Control

Concepto e importancia
Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización,
dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos
recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y
técnicas sistematizadas.
Importancia:
La importancia de la administración, está en que imparte efectividad a los
esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y
relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y
proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
Características:
1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a
conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la
planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control.
Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas,
personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un
objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de
una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados.
Porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La
administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en
las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos
esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque
lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración
es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en
todos los sistemas políticos existentes.
2. Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros
fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a
los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un
pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no
nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se auxilie
de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su
carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno
administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar,
de controlar, de organizar, etc.
4. Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración.
Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente
general, hasta el último mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir,
se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos
establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por
ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la
eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho,
economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, ciencia
política.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
Sus principios

1. División del trabajo. La especialización permite que el individuo acumule

experiencia, y mejore continuamente sus habilidades; de tal modo, pueda
ser cada vez más productivo.

2. Autoridad. El derecho a dictar órdenes junto con las cuales debe ir

equilibrada la responsabilidad de su función.

3. Disciplina. Los empleados deben de obedecer, pero este tema tiene dos
caras: los empleados obedecerán, solo la gerencia hace su parte
proporcionando una buena lección.

4. Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin

otras líneas de mando en conflicto.

5. Unidad de dirección. La gente contratada para la misma clase de

actividades debe de tener los mismos objetivos en un solo plan. Esto es
esencial para asegurar la unidad y la coordinación en la empresa. La
unidad del comando no existe sin la unidad de la dirección, pero no fluye
necesariamente de ella.

6. Subordinación del interés individual (al interés general). La administración

debe de considerar que las metas de las empresas son siempre supremas.

7. Remuneración. El pago es un motivador importante pero cuando Fayol

analiza un número de posibilidades, precisa que no existe un sistema de
remuneración perfecto.
 8. Centralización (Descentralización). Este es un tema de grado dependiendo
de la condición del negocio y de la calidad del personal.

9. Cadena escalonada (línea de autoridad). Una jerarquía es necesaria para la

unidad de la dirección. Pero la comunicación lateral es también
fundamental, mientras que los superiores sepan que está ocurriendo tal
comunicación. La cadena escalonada se refiere al número de niveles en la
jerarquía desde la autoridad de mayor nivel hasta el más bajo de la
organización. No debe ser muy amplia o consistir de demasiados niveles.

10. Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El primero

disminuye la pérdida de tiempo y la manipulación innecesaria de materiales.
El segundo se logra con la organización y la selección.

11. Acción. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una combinación

de amabilidad y justicia. Tratar bien a los empleados es importante lograr
equidad.

12. Estabilidad de la contratación del personal. Los empleados trabajan mejor si

tienen la seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera. Una
contratación insegura y un alto índice de rotación de personal de forma
contraria a la organización.

13. Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta

manera es una fuente de la fortaleza para la organización. Aun cuando
puede implicar un sacrificio de la vanidad personal de parte de muchos
gerentes.

14. Espíritu de cuerpo. La administración debe de fomentar la motivación moral

de sus empleados. Fayol llega aún más lejos: ”El necesario un verdadero
talento para coordinar esfuerzos, provocar el entusiasmo, utilizar las
capacidades de cada persona, y recompensar a cada uno según sus
méritos, sin despertar posibles celos y disturbar las relaciones armoniosas.”

Procesos y reglas
Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
1. Establecimiento de los medios de control.
2. Operaciones de recolección de datos.
3. Interpretación y valoración de los resultados.
4. Utilización de los mismos resultados.
La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del
administrador.
La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La tercera,
suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.
Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay
que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.
1. ¿Qué mostrará mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido?
2. ¿Qué puede indicarnos lo que podría mejorarse?
3. ¿Cómo medir más rápidamente cualquier desviación anormal?
4. Qué informará mejor "quien" es responsable de las fallas?
5. ¿Qué controles son los más baratos y amplios a la vez?
6. ¿Cuáles son los más fáciles y automáticos?
Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la
organización:
1. La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de
control. Por eso, cuando el control "rompe" los canales de la organización
sistemáticamente, distorsiona y trastorna ésta. Vgr: los reportes que se
obliga a los obreros, entre otros, que entreguen a contabilidad u otro
departamento de control "directamente", tienden a distorsionar la
organización.
2. Además, los mismos controles pierden eficacia. Vgr: muchas veces el dato
escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe
hacerles el jefe de cada departamento, que es quien tiene la visión general
del mismo.
Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la
función controladora, para aplicar el que sea más útil.
1. Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente
clasificación de los medios de control:
2. Puramente personales, vgr: supervisión, revisión de operaciones, entre
otros.
3. Para lo que se refiere a la "naturaleza de la función controladora", ubique lo
que se refiere a "los medios de control".
Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema
que exija rebasar lo calculado en la previsión, hace que, o bien no pueda
adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control como
inservible. Muchos están en contra del empleo de controles, precisamente por su
inflexibilidad.
Por ello es tan útil el empleo de los presupuestos flexibles. En ellos se registran en
forma gráfica sobre el eje de las ordenadas, los gastos fijos, como rectas
horizontales, y las variables proporcionales, como líneas oblicuas. En el eje de las
abscisas se señala el número de unidades producidas, vendidas, etc. Con ello se
puede calcular el costo de producción, venta, etc., que corresponde a cada
número de unidades. Así, en el ejemplo usado, el costo de producir 1.000
unidades será de $15.000; el de 3.000 será de $22.000, etc.
Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones. El control de tipo
"histórico", mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces, cuando reporta una
desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el
contrario, deben actualizarse lo más que se pueda.
Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen "preestablecida"
su norma o estándar, aunque éste sea aproximado, vgr.:presupuestos,
pronósticos, estimaciones, etcétera.
Los controles debe ser claros para todos cuantos d algunas manera han de
usarlos. De ahí la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele
ser la tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer
valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el máximo
efecto del control, y éste no se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo
entienden perfectamente.
Por la misma razón, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre
la necesidad de los controles y sobre su táctica y terminología, a quienes han de
intervenir en su operación.
Clasificación de los medios de control administrativos
Las operaciones de control son técnicas especializadas. Se mencionaran los
diversos campos y las técnicas más usadas en cada uno de estos.
Principales controles sobre ventas Con mayor razón que en otros controles,
conviene llevarlos gráficamente para poder observar y analizar tendencias, puntos
débiles, etc. Como principales, mencionaremos los controles de ventas: Por
volumen total de las mismas ventas Por tipo de artículos vendidos Por volumen de
ventas estacionales Por el precio de artículos vendidos Por utilidades producidas
Por los diversos tipos de ventas Principales controles de producción
Principales controles de producción. Control de inventarios: materias primas,
partes y herramientas, productos, etc. De operaciones productivas: fijación de
rutas, programas y abastecimientos De calidad: fijación de estándares, empíricos
o estadísticos, inspecciones. De tiempo y métodos de operación: con base en
estudios de tiempo y movimientos, o aun en simples promedios de años anteriores
De desperdicios: fijación de sus mínimos tolerables y deseables De mantenimiento
y conservación: tiempo de máquinas paradas, costos, etc.
Controles contables y financieros. Dada su importancia para una empresa, sirve
como medios de control en otras secciones, de ahí la injerencia de los contadores
en ellas. Los estados financieros Sistemas de contabilidad de costos Auditoria
interna y externa Control de depreciaciones y adiciones Control de efectivo en caja
Control de recuperación de inversiones Control de costos y utilidades de en cada
campo de la empresa Control de acciones, obligaciones y valores en general
Control de calidad en la administración. Estos constituyen en realidad lo estudiado
en cada de los elementos administrativos. Calificación de méritos, diagramas de
proceso, de flujo, etc. En otras materias específicas como la administración
personal, la producción, las ventas.
Controladores generales. Esta categoría están comprendidos por todos aquellos
que pueden ser utilizados en todos los campos y con toda clase de fines. Se
deben considerar como instrumentos para controlar la operación de cualquier área
Tiene por objetivo garantizar que reciba oportunamente los ejecutivos que los
requieran aquellos informes, reportes, concentraciones. Ejemplo: reportes,
graficas, estadísticas, tendencias, agendas, etc. control Concurrente
Control directivo o concurrente. El control concurrente ocurre mientras que una
actividad está en marcha. Implica la regulación de las actividades en curso que
son parte del proceso de la transformación para asegurarse de que se conforman
con los estándares de organización. El control concurrente se diseña para
asegurarse de que las actividades del trabajo del empleado producen los
resultados correctos.
Control concurrente. El control concurrente, o de "durante", incluye la supervisión
de las actividades que forman parte del proceso de transformación, con objeto de
asegurar que tales actividades se desarrollan conforme a las normas establecidas
para el negocio. En este tipo de control se hace énfasis en la identificación de
aquellas dificultades que se pudieran presentar en el proceso productivo y que
pudieran dar como resultado productos o servicios deficientes.
Sistemas modernos
Los sistemas administrativos son de vital importancia para cualquier tipo de
empresa, independientemente cual sea la actividad económica de estas, si no
tenemos un sistema muy organizado, y muy claro para poder mejorar cada día el
servicio hacia nuestros clientes no podrá ser una empresa exitosa por lo que para
los diferentes tipos de empresa.
 Administración
El concepto de administración hace referencia al funcionamiento, la estructura y el
rendimiento de las organizaciones. El término proviene del latín ad-ministrare
(“servir”) o ad manus trahere (“manejar” o “gestionar”).
La noción también puede utilizarse para nombrar a una autoridad pública, como el
gobierno de un territorio, o a los responsables de una entidad privada, como los
directivos de una empresa.
La administración puede ser entendida como la disciplina que se encarga de
realizar una gestión de los recursos (ya sean materiales o humanos) en base a
criterios científicos y orientada a satisfacer un objetivo concreto.
Por otra parte, la administración pública de un Estado es el conjunto de los
organismos que se encargan de aplicar las directivas indispensables para el
cumplimiento de las leyes y las normas. Los edificios públicos y los funcionarios
también componen a la administración pública, que aparece como el nexo entre el
poder político y la ciudadanía.
Hay veces en que el término administración se utiliza para denominar a la ciencia
social conocida como administración de empresas. Esta ciencia estudia la
organización de las compañías y la forma en que gestionan los recursos, los
procesos y los resultados de sus actividades
 Técnica del Pert
Las Técnicas de Revisión y Evaluación de Programas (o Proyectos), comúnmente
referidas con la abreviatura PERT (del inglés, Program Evaluation and Review
Techniques), es una técnica estadística y modelo para la administración y gestión
de proyectos inventado en 1957 por la Oficina de Proyectos Especiales de la
Marina de Guerra del Departamento de Defensa de EE. UU. como parte del
proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde submarino. Este proyecto
fue una respuesta directa a la crisis del Sputnik.
PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en
completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e
identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.
Este modelo de proyecto fue el primero de su tipo, y supuso un nuevo impulso
para la administración científica, fundada por el fordismo y el taylorismo. No son
muy comunes otros tipos de modelos de proyectos, prácticamente todos se basan
en PERT de algún modo. Solo el método de la ruta crítica (CPM) de la
Corporación DuPont fue inventado casi en la misma época que PERT.
 Graficas de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo
largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de
las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de
cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las
tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se
muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar
en secuencias de tiempo concretas.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El
inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá
representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo
desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los
recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.

 Técnica del CPM

En la planeación de una obra, es necesario contar con una herramienta que me
permita a través de un diagrama, esquematizar todas las actividades en la que se
divide el proyecto; especificando el tipo de relación entre una y otra así como su
duración.
Una herramienta que me permita estimar el tiempo más corto en el que es posible
completar un proyecto es el método de la ruta crítica (CPM-Critical Path Method) o
del camino crítico. Este es un algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y
plazos en la planificación de proyectos. El objetivo principal es determinar la
duración de un proyecto, donde cada una de las actividades del mismo tiene una
duración estimada. La duración de las actividades que forman la ruta crítica
determina la duración del proyecto entero y las diferencias con las otras rutas que
no sean la crítica se denominan tiempos de holgura. Un proyecto puede tener más
de una ruta crítica.
El método de la ruta crítica usa tiempos ciertos o estimados y consiste
prácticamente en:
-Identificar todas las actividades que involucra el proyecto
-Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes y
cuál debe seguir después.
-Construir una red o diagrama conectando las diferentes actividades a sus
relaciones de precedencia.
-Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
-Identificar la ruta crítica y las holguras de las actividades que componen el
proyecto.
-Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.
 Técnica del RAMPS
Es el más reciente entre los métodos de Ruta Crítica. Su nombre se forma
también de las siglas Resource Allocation and Multi ProjectSchedulling: Programa
de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la
forma en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios
proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia.
Auditorias El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias
tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de
los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones
gerenciales.

Enfoque social según el Acuerdo Ministerial 123 A. (actuar del director

dentro su comunidad educativa).
De conformidad con lo que establece el Acuerdo Gubernativo 123 "A",
"Reglamento de la Supervisión Técnica Escolar" el supervisor escolar es un ente
que entre sus funciones está la de contribuir a la superación de los docentes, a la
resolución de los conflictos, a poner en marcha los programas y proyectos
establecidos por el Ministerio de Educación, a la aplicación de la norma cuando
fuese necesario. Se establece que la supervisión escolar está bajo el Supervisor
departamental educativo.
A finales de 1989, debido a que los supervisores educativos apoyaron a los
docentes en una huelga que duró cuatro meses, el Ministro de Educación de esa
época destituye a todos los supervisores y crea una figura temporal denominada
"Coordinadores Educativos".
Como resultado de tal acción, el sistema educativo no estaba marchando bien,
pues no había control, no se seguían los lineamientos, por lo que en 1992 se creó
la nueva figura del Supervisor Educativo, la cual vino a recuperar el espacio
perdido y a retomar la acción de acompañamiento y asesoramiento.
En mayo de 1996, mediante el Acuerdo Gubernativo 165-96, se crean las
Direcciones Departamentales de Educación. En su artículo 7º. establece que "la
supervisión educativa de la jurisdicción que corresponda queda incorporada a la
Dirección Departamental de Educación respectiva, siendo en consecuencia el
Director Departamental de Educación el jefe inmediato superior de dicha
supervisión".
En 1999 el Ministro de Educación crea paralelo a los supervisores la figura del
Coordinador Técnico Administrativo, sin una base legal, solamente con un manual
de funciones, (tomadas en su mayoría del Acuerdo Gubernativo 123 "A" y de la
Ley de Servicio Civil). Con esto pretendía que se mejorara la atención al cliente y
que cada supervisor tuviera una cantidad reducida de establecimientos.
Para el año 2003 existían tres figuras, lo que ocasionaba, en algunos casos,
fricción pues quienes poseían nombramiento de supervisor educativo se sentían
con más derechos que aquellos que estaban asignados como coordinadores.
Todo esto hizo que en este año 2006, se nivelaran las categorías, y ha venido a
mejorar las relaciones entre todos.
Por ser una figura de carácter técnico administrativo, en muchas ocasiones es
visto como el malo de la película debido a que se deben aplicar sanciones y
muchas veces drásticas.

Organización
Guatemala está dividida en 22 departamentos, y éstos a su vez en municipios,
(332 en total). En servicio hay 141 supervisores con nombramiento de Supervisor
Educativo y 224 de Profesional I con funciones de Supervisor Educativo. A cada
supervisor le corresponde un distrito escolar el cual oscila entre 14 a 50
establecimientos educativos tanto del área urbana como rural, (tanto del sector
oficial como privado y por cooperativa).
Entre los establecimientos a supervisar hay del nivel preprimario, primario y
medio. Son pocos lo supervisores que atienden solamente un nivel. Como se
podrá observar los problemas son variopintos y por consiguiente se debe tener
una habilidad tal como para resolver situaciones de diferente nivel.
Las actuaciones están contenidas en un Plan Operativo Anual, POA, en donde se
establecen las visitas que se realizarán en el año, así como otras acciones a
realizar.
Evaluación del desempeño:
En la actualidad existen dos tipos de personal en servicio: los presupuestados y
los contratados. A estos últimos es a los únicos que se les ha evaluado en su
desempeño. En el caso del supervisor educativo únicamente interviene en la
evaluación del docente contratado como director del centro. La evaluación
consiste en una hoja de entrevista con indicadores de actuación tanto a nivel
docente como con la comunidad. Los resultados únicamente los utilizan para la
recontratación. Esto ha permitido que la mayoría continúe laborando. Al
supervisor educativo no se le evalúa constantemente.
Capacitaciones
Con motivo de la Reforma Educativa, se ha involucrado al supervisor educativo en
las capacitaciones de actualización docente como facilitadores del proceso de
capacitación de los mismos. Las capacitaciones consisten en cálculo matemático,
comprensión lectora y otros temas que le servirán para el desarrollo de su clase.
En cuanto a la preparación en sí como administradores de la educación a nivel
Departamental se llevan capacitaciones de reforzamiento y actualización en la
aplicación de la norma y sobre relaciones humanas. Hay que hacer notar que
éstas no son constantes.

Objetivos
ARTICULO 1º. Son objetivos específicos de la supervisión técnica escolar, los
siguientes:

a) Desarrollar en los maestros, la comprensión acerca de la finalidad,

características y funciones de los distintos niveles educativos y su relación.
b) Estimular en los maestros el interés por profundizar y actualizar sus
conocimientos sobre la educación.
c) Contribuir a estrechar las relaciones entre el maestro y la comunidad para
promover el desarrollo de la misma.
d) Orientar a los maestros en la solicitud de los problemas que surjan en los
educandos, y prestar su colaboración en forma directa cuando sea
solicitada.
e) Coordinar el trabajo de los maestros para que haya armonía en la labor
docente a efecto de alcanzar los mismos objetivos generales.
f) Estimular a los maestros cuya labor docente sea satisfactoria,
proporcionándoles oportunidades de mejoramiento profesional.
g) Asistir a los maestros que presenten requerimientos, especialmente a los
recién incorporados al ejercicio de la profesión.
h) Colaborar en la solución de los problemas docentes de los maestros, en el
desarrollo de los programas escolares, en la correcta interpretación y
aplicación de los principios y técnicas didácticas modernas y de evaluación
del rendimiento escolar y del trabajo docente.
i) Estimular en el maestro el deseo de superación profesional.
j) Investigar la causa de los problemas que afectan la educación y proponer
soluciones.
k) Propiciar buenas relaciones sociales entre los miembros del personal,
alumnos y comunidad.
l) Divulgar la labor desarrollada por la escuela para lograr la comprensión,
simpatía y ayuda de la comunidad.
m) Orientar en las técnicas de supervisión, Organización y Administración
escolares a los directores de escuelas de los diversos niveles educativos.