Codificación y etiquetado de los activos fijos.

Para un eficiente control de los bienes de la empresa es necesario la identificación,

rotulación o plaqueo de los mismos, para este procedimiento tenemos que definir el nivel de
detalle de control que queremos dar al inventario físico, es decir podemos identificar bienes
considerados activos fijos (vehículos, muebles, equipo etc.) y también podemos identificar a
bienes considerados de control o bienes menores (teclados, mouse, papeleras etc.) esto
dependerá de la política de la empresa y el rango de control que desea implementar.

El material que va a identificar y que va adherido a cada bien puede ser etiquetas o placas
metálicas esto dependerá del tipo del bien, normalmente las placas metálicas son las que
garantizan mayor durabilidad y resistencia y se utilizan en bienes que se encuentran a la
intemperie y soporta el castigo del clima o a su vez bienes que se encuentran en un ambiente
que sería imposible que una etiqueta lo soporte.

Para la etiqueta es recomendable utilizar material de seguridad VOID que garantiza la

inviolabilidad de la misma, una vez despegada la etiqueta, la leyenda “VOID” aparece sobre
la superficie, resultando imposible volver a adherir la etiqueta sin que se evidencie su
remoción, muy útil para los bienes, ya que estas pueden ser removidas y adheridas a otro
bien de similares características. El tamaño, diseño y adhesivo de la etiqueta deben ser
considerados según el tipo de artículo a identificar.

El código de barras que contiene la etiqueta o placa metálica, por ser un sistema
alfanumérico puede contener cualquier composición de dígitos que el usuario desee. Pero
lo recomendable es tener un número secuencial mismo que permite el enlace del activo o
bien de control con la base de datos, que es en donde encontraremos toda la información
detallada conforme el sistema permita.

Muchas empresas configuran un código compuesto que incluyen iniciales de ciertas

variables como el tipo de activo, ubicación, departamento y hasta el funcionario, más el
consecutivo del código. Este tipo de codificación en las placas y etiquetas no aporta ningún
valor agregado al proceso de control, los bienes pueden presentar una alta trazabilidad y
pueden variar con mucha frecuencia estas variables por lo que sería necesaria la
remarcación de los bienes. El código de barras del activo o bien debe ser único desde su
activación hasta la baja del mismo.

El Control de activos fijos, es una tarea extremadamente vulnerable

cuando no se controla. Cuando no se contabilizan en forma correcta,
pueden llegar a generar consecuencias impositivas para la empresa.
Realizamos la toma física y/o valoración de cada uno de los bienes físicos que
posee la organización, de acuerdo a técnicas recomendadas para el efecto. Esta
observación no causará interrupción a los procesos operativos y/o
administrativos, adoptando las seguridades pertinentes en las áreas
restringidas.

Codificación y etiquetado
La codificación de los activos se lo hará de preferencia en una forma secuencial,
no es necesario utilizar un código estructurado, debido a que al leer el código de
barras este nos dará toda la información relacionada con el activo, usuario,
departamento, ciudad, centro de costo y todas las características físicas del bien.
 El material a utilizarse para la identificación de los bienes es de acuerdo al castigo
que sufra el bien, en algunos casos es necesario utilizar placas metálicas de acero
inoxidable, o etiquetas de polipropileno impresa mediante transferencia térmica y
con un protector transparente de vinilo. El diseño de la placa y la etiqueta se
coordinara entre las partes
Conciliación con registros contables
Con la información obtenida, se concilia y actualiza con los registros contables que
disponga la compañía incorporando los ajustes y/o reclasificaciones sugeridas por
nosotros y aceptadas por la empresa. Al realizar éste proceso se determina:
 Confirmar la existencia de los bienes
 Listado de bienes que constan en los registros contables y no fueron ubicados
físicamente.
 Listado de bienes ubicados físicamente y no se encuentran en los registros
contables.
 Determinar los bienes obsoletos, inservibles y/o que no existan para proceder a la
baja de activo