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República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria


Universidad Valle del Momboy
Extensión La Grita

Participante:
Ana Karina Zambrano
Licenciado:
José Martínez
La Grita, Enero 2019
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual
incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas
o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Incluso, en él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno
y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se está realizando o no adecuadamente. Además Los manuales
administrativos son necesarios para una empresa ya que estos sirven de
apoyo para poder tener una mejor organización dentro de la organización,
puesta que la estructura de esta, resultan demasiado complejas. Las
empresas cada día crecen más por lo tanto incrementa la necesidad y
modificación de los manuales. Es por lo anterior que se considera necesario
que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa,
es la preparación de manuales.
En consiguiente, El manual de procedimientos es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.
Sin embargo, las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar
el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales
de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder
desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades
a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y
objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

Por otra parte, el sistema de control interno aparte de ser una política
de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas
de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores
resultados, con calidad y eficiencia. Cuando hablamos de manuales también
nos encontramos con el administrativo que son documentos escritos que
concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con
el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa,
unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales,
reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso
del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que
la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se


utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que
contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo
que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Por otra parte, son documentos eminentemente dinámicos que deben
estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las
necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles
e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que
deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden
a mejorar la eficiencia de la empresa.

No obstante, un manual sin revisión y análisis cuyo contenido


permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta
útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y
objetivos de la dirección de la misma. Existen diversos tipos de manuales,
primeramente se encuentran los que están de acorde a su contenido como los
Manuales históricos, Manuales de organización, que se dividen en General y
específico de Organización, también se derivan los Manuales de políticas y
Manuales de contenido múltiple, pero de igual manera existen manuales por
su función específica, tal es el caso de los que se elaboran según las
necesidades de cada departamento, como compras, ventas, producción,
finanzas, entre otros, de igual manera se mencionan los Manuales de
procedimientos, integrados por Generales y Específicos, están los Manuales
de personal que como los anteriores, también se agrupan en General de
personal y Específico de reclutamiento y por último se encuentran los
Manuales específicos de auditoría interna.
Finalmente, los manuales de procedimientos son una herramienta que
da mucho valor a una organización al ser correctamente implementada. Si lo
hacemos de la manera incorrecta se puede convertir en una iniciativa fallida
que solo nos implique un gasto. La clave para garantizar el éxito es seguir un
método, utilizar estándares y una estrategia para llevarlo a cabo. No debemos
considerar realizarlo como un esfuerzo aislado sino como un proyecto en
donde debemos involucrar a las diferentes áreas y responsable que conforman
nuestra organización. Solo las pequeñas empresas son la que pueden llevar a
cabo iniciativas, donde una persona sea la que defina el manual. A pesar de
eso siempre es recomendable involucrar después a todos los demás
integrantes en el conocimiento, uso y mantenimiento del manual de
procedimientos.

Además, los manuales administrativos nos proporcionan aspectos


positivos por el hecho de contar con ellos, un gran problema con las pymes
actualmente es que no se enfocan en la creación de los mismos, dejando pasar
de esta manera, las muchas ventajas y beneficios que nos brindan al tenerlos
en una organización. Cabe notar que dichos manuales tienen una gran
importancia, porque son instrumentos útiles en la capacitación del personal,
aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través
del tiempo y por lo tanto, evitan conflictos entre los diversos puestos que
existen en la empresa, ya que todas las responsabilidades y objetivos a seguir
se encuentran determinados por escrito, haciendo más eficiente al personal
dentro de la organización.

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