Matriz de Requisitos Legales

MACROPROC
MATRIZ D
EJE
TIPO DE SEDE #N/A
MACROPROCESO/PROCESO #N/A
NOMBRE DE LA UNIDAD LOCAL
NOMBRE DE QUIEN ELABORO FECHA DE ELABORACI
NOMBRE DE QUIEN REVISA FECHA DE REVISIÓN
NOMBRE DE QUIEN APRUEBA FECHA DE APROBACI
REQ
Numéro o Organismo
Tipo de Requisito Fecha de expedición
identificador emisor
Resolución 900 5/3/2002 ICBF

Resolución 128 5/28/2010 AGN


Constitución política Asamblea Nacional
Constitución Política 00/00/1991
de Colombia Constituyente
Ley Ley 397 8/7/1997
Congreso de la
Ley 1712 de 2014 3/6/2014
República
Presidencia de la
Decreto 1515 de 2013 7/19/2013 República de
Colombia
Archivo General de
Acuerdo 07 de 1994 6/29/1994
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 11 de 1996 5/22/1996
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 48 de 2000 5/5/2000
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 47 de 2000 5/5/2000
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 49 de 2000 5/5/2000
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 50 de 2000 5/6/2000
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 60 de 2001 10/30/2001
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 38 de 2002 9/20/2002
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 04 de 2013 3/15/2013
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 42 de 2002 10/31/2002
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 02 de 2004 1/23/2004
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 027 de 2006 10/31/2006
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 03 de 2013 3/15/2013
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 05 de 2013 3/15/2013
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 02 de 2014 3/14/2014
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 06 de 2014 10/15/2014
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 07 de 2014 10/15/2014
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 8 de 2014 10/31/2014
la Nación
Archivo General de
Acuerdo 03 de 2015 2/17/2015
la Nación
Presidente de la
Decreto 410 3/27/1971
Republica
Congreso de la
Ley 1564 7/12/2012
República
Congreso de la
Ley 599 7/24/2000
República
Congreso de la
Ley 906 8/31/2004
República
Presidente de la
Decreto 2663 8/5/1950
Republica
Congreso de la
Ley 4 11/5/1912
República
Congreso de la
Ley 23 1/28/1982
República
Congreso de la
Ley 39 4/3/1981
República
Congreso de la
Ley 44 2/5/1993
República
Congreso de la
Ley 45 7/19/1923
República
Congreso de la
Ley 47 10/30/1920
República
Congreso de la
Ley 57 7/5/1985
República
Congreso de la
Ley 80 10/28/1993
República
Congreso de la
Ley 190 6/6/1995
República
Congreso de la
Ley 270 3/7/1996
República
Congreso de la
Ley 489 12/29/1998
República
Congreso de la
Ley 527 8/18/1999
República
Congreso de la
Ley 594 7/14/2000
República
Congreso de la
Ley 640 1/5/2001
República
Congreso de la
Ley 734 2/5/2002
República
Congreso de la
Ley 795 1/14/2003
República
Congreso de la
Ley 951 3/31/2005
República
Congreso de la
Ley 962 7/8/2005
República
Congreso de la
Ley 975 7/25/2005
República
Congreso de la
Ley 1105 2006.
República
Congreso de la
Ley 1150 7/16/2007
República
Congreso de la
Ley 1185 3/12/2008
República
Congreso de la
Ley 1273 1/5/2009
República
Congreso de la
Ley 1448 6/10/2011
República
Congreso de la
Ley Estatutaria 1581 10/17/2012
República
Congreso de la
Ley 1712 3/6/2014
República
Presidente de la
Decreto 2274 11/2/1988
Republica
Presidente de la
Decreto 4800 12/20/2011
República
Presidente de la
Decreto 1515 7/19/2013
República
Presidente de la
Decreto 4110 12/9/2004
República
Presidente de la
Decreto 1474 de 1997: 5/30/1997
República
Presidente de la
Decreto 1748 10/12/1995
República
Presidente de la
Decreto 103 1/20/2015
República
Presidente de la
Decreto 106 1/21/2015
República
Presidente de la
Decreto 29 1/14/2015
República
Presidente de la
Decreto 1100 6/17/2014
República
Presidente de la
Decreto 1798 8/6/1990
República
Presidente de la
Decreto 19 1/10/2012
República
Presidente de la
Decreto 2649 12/29/1993
República
Presidente de la
Decreto 3354 11/18/1954
República
Presidente de la
Decreto 2578 12/13/2012
República
Decreto 805 4/25/2013 Presidente de la República
Presidente de la
Decreto 2364 11/22/2012
República
Presidente de la
Decreto 2609 12/14/2009
República
Presidente de la
Decreto 2482 12/3/2012
República
Presidente de la
Decreto 2693 12/21/2012
República
Archivo General de
Circular 1 1997
la Nación
Archivo General de
Circular 2 1997
la Nación
Archivo General de
Circular 1 4/29/2011
la Nación
Archivo General de
Circular 7 12/20/2002
la Nación
Archivo General de
Circular 4 6/6/2003
la Nación
Archivo General de
Circular 12 1/21/2004
la Nación
Archivo General de
Circular 16 2011
la Nación
Archivo General de
Circular 20 2011
la Nación
Archivo General de
la Nación
Archivo General de
la Nación
Archivo General de
la Nación
Archivo General de
Circular 5 2012
la Nación
Archivo General de
la Nación
Archivo General de
la Nación
Norma Técnica NTC 1673 . 9/17/1986 icontec
Norma Técnica NTC 4095 9/18/2013 icontec

Norma Técnica NTC 4436: 7/22/1998 icontec
Norma Técnica NTC 5029: 12/19/2001 icontec
NTC 512-1 Y NTC

Norma Técnica 12/12/2007 icontec
512-2
NTC 1544.
Norma Técnica 8/6/1980 icontec
ICONTEC.
Norma Técnica NTC-BS 7799-2 icontec
ISO-IEC 27001 2013 icontec
Documentos
Norma Técnica icontec
Electrónicos CIA:
Norma Técnica ISAD (G) 10/30/2003 icontec
Norma Técnica ISO 15489: icontec

MACROPROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
MATRIZ DE VERIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES
TOTAL REQUERIMIENTOS 0
RESUMEN REQU
SI CUMPLE 0
0
NO CUMPLE 0
00
FECHA DE ELABORACIÓN 00
0
FECHA DE REVISIÓN
0 0.1 0.2 0.3
FECHA DE APROBACIÓN
REQUISITOS APLICABLES
Artículo / Parágrafo / Numeral CUMPLE?
Título
(Incluya el texto del requerimiento) SI/NO
Por medio de la cual se

adopta la Tabla de
Retención Documental y
se establecen
procedimientos para la Toda la Resolución SI
organización de los
Archivos del Instituto
Colombiano de Bienestar
Familiar.
Por la cual se actualiza el

Proceso de Gestión de
Peticiones, Quejas,
Artículo 8 SI
Reclamos, Denuncias y
Sugerencias en el ICBF y
se deroga una resolución.
Por la cual se modifica la

Resolución No. 1616 de
2006 y se reglamenta la Artículo 3. Grupo Administrativo SI
estructura del ICBF en el
Nivel Regional y Zonal.
Por la cual se estructuran
los Grupos Internos de
Trabajo de las
dependencias de la Sede
Artículo 20. Grupo de Gestión Documental SI
de la Dirección General
del Instituto Colombiano
de Bienestar Familiar y se
dictan otras disposiciones

adopta la guía para el
manejo de la Gestión
Documental en el Instituto Toda la Resolución SI
Familiar y se revoca una
Resolución.

adopta el nuevo logo
símbolo y se aprueba el
Manual de Imagen Artículo 1 y 2 SI
Corporativa del Instituto
Familiar - ICBF.
Por la cual se establecen

medidas de austeridad en
el manejo de los recursos Artículo 6 SI
del ICBF y se derogan
unas resoluciones.
Por la cual se actualiza la

metodología de
evaluación de TRD y de
TVD, se deroga la
Resolución 0047 del 13 Toda la Resolución SI
de marzo de 2000 y se
conforma el Pre-Comité
Evaluador de
Documentos.
Por la cual se establece
el régimen especial para
otorgar, reconocer,
suspender, renovar y
cancelar las personerías
jurídicas y licencias de
funcionamiento a las
instituciones del Sistema
Nacional de Bienestar Artículo 18, 19 y 22. Resquisitos técnico-administrativos. SI
Familiar, que prestan
servicios de protección
integral, y para autorizar
a los organismos
acreditados para
desarrollar el programa
de adopción
internacional.
Por la cual se actualiza y

se estructura el Comité
Institucional de Desarrollo
Art. 5 Secretaría Ténica SI
Administrativo y se
derogan unas
Resoluciones.
Por la cual se actualizan y

se adoptan las Tablas de
Toda la Resolución SI
Retención Documental en
el ICBF
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y
en archivos de entidades públicas y privadas.
20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y
difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos
de comunicación.
23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general
o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.
63.Los bienes de uso público, los parques naturales, las
tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de
resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son inalienables,
imprescriptibles e inembargables. Reglamentado por la Ley
1675 de 2013.
Constitución Política de 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el
SI
Colombia acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de
oportunidades, por medio de la educación permanente y la
enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas
las etapas del proceso de creación de la identidad nacional.
71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística
son libres. Los planes de desarrollo económico y social
incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.
El Estado creará incentivos para personas e instituciones
que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las
demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos
especiales a personas e instituciones que ejerzan estas
actividades.
72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la
protección del Estado. Reglamentado por la Ley 1675 de
2013. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales
que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación
y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se
encuentren en manos de particulares y reglamentará los
Titulo II. Artículo 4. Definición de patrimonio cultural de la
Nación. Modificado por el art. 1, Ley 1185 de 2008. El
patrimonio cultural de la Nación está constituido por todos
los bienes y valores culturales que son expresión de la
nacionalidad colombiana, tales como la tradición, las
costumbres y los hábitos, así como el conjunto de bienes
Patrimonio Cultural de la
inmateriales y materiales, muebles e inmuebles, que poseen SI
Nación
un especial interés histórico, artístico, estético, plástico,
arquitectónico, urbano, arqueológico, ambiental, ecológico,
lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, científico,
testimonial, documental, literario, bibliográfico museológico,
antropológico y las manifestaciones, los productos y las
representaciones de la cultura popular.
“por medio de la cual se

En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la
crea la Ley de
información, toda persona puede conocer sobre la existencia
Transparencia y del
y acceder a la información pública en posesión o bajo control
Derecho de Acceso a la SI
de los sujetos obligados”, lo cual requiere que las entidades
Información Pública
cumplan a plenitud la Ley General de Archivos y sus normas
Nacional y se dictan otras
complementarias.
disposiciones”
Por el cual se reglamenta la
Ley 80 de 1989 en lo
concerniente a las
transferencias secundarias y
de documentos de valor Toda el Decreto SI
histórico al Archivo General
de la Nación, a los archivos
generales de los entes
territoriales
Por el cual se adopta y se

expide el Reglamento
Articulo 1 al 3 SI
General de Archivos
Por el cual se establecen

criterios de conservación y
Artículo 1 al 6 SI
organización de
documentos
Por el cual se desarrolla el

artículo 59 del capítulo 7
-conservación de
documentos-, del
Artículo 1 al 6 SI
reglamento general de
archivos sobre conservación
preventiva, conservación y
restauración documental

artículo 43 del Capítulo V
“Acceso a los Documentos
de
Archivo”, del AGN del Artículo 5, alteraciones SI
Reglamento General de
Archivos sobre
“Restricciones por
razones de conservación”
"Por el cual se desarrolla el

artículo 61 del capítulo 7º de
conservación documentos el
reglamento general de Artículo 1 al 6 SI
archivos sobre "condiciones
de edificios y locales
destinados a archivos"
"Prevención de deterioro de
los documentos de archivo y
situaciones de riesgo"
Artículo 1 al 6 SI
"Prevención de deterioro de
los documentos de archivo y
situaciones de riesgo"
"Por el cual se establecen
pautas para la
administración de las
comunicaciones oficiales en Artículo 1 al 16 SI
las entidades públicas y las
privadas que cumplen
funciones públicas"
artículo 15 de la Ley
Artículo 1 al 3 SI
General de Archivos 594 de
2000
Por el cual se reglamentan

parcialmente los Decretos
2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento
para la
elaboración, presentación,
Artículo 1 al 21 SI
evaluación, aprobación e
implementación de las
Tablas de Retención
Documental y las
Tablas de Valoración
Documental.

los criterios para la
organización de los archivos
de
gestión en las entidades
públicas y las privadas que
Artículo 1 al 8 SI
cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan
los artículos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000.
“Por el cual se establecen

los lineamientos básicos
Artículo 1 al 3 SI
para la organización de
fondos acumulados”
"Por el cual se modifica el
Acuerdo No. 07 del 29 de Artículo 1 al 2 SI
junio de 1994"
“Por medio del cual se
reglamenta parcialmente el
Decreto 2578 de 2012, se
adopta y reglamenta el
Artículo 1 al 7 SI
Comité Evaluador de
Documentos del Archivo
General de la Nación y se
dictan otras disposiciones”
los criterios básicos para la
clasificación, la ordenación y
descripción de las entidades
públicas y privadas que
cumplen funciones públicas
y se dictan otras
disposiciones
"Por medio del cual se

establecen los criterios
básicos para creación,
conformación,
SI
organización, control y
consulta de los expedientes
de archivo y se dictan otras
disposiciones"

desarrollan los artículos 46,
47 y 48 del Título XI
“Conservación de
Documentos” de la Ley 594
de 2000.

establecen los lineamientos
para la reconstrucción de NO
expendientes y se dictan
otras disposiciones."

las especificaciones
técnicas y los requisitos
para la prestación de los
servicios de depósito,
custodia, organización,
reprografía y conservación Artículo 1 al 15 NO
de documentos de archivo y
demás procesos de la
función archivística en
desarrollo de los articulos
13° y 14° y sus parágrafos1°
y 3° de la ley 594 de 2000."
lineamientos generales para
las entidades del Estado en
cuanto a la gestión de
documentos electronicos
generados como resultado
del uso de medios
NO
electrónicos de conformidad
con lo establecido en el
capitulo IV de la ley 1437 de
2011, se reglamenta el
articulo 21 de la ley 594 de
2000 y el capitulo IV del
Decreto 2609 de 2012"
Por el cual se expide el 19, 26, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 55, 59, 61, 68, 69, 70,
SI
Código de Comercio 619

expide el Código General 243,251, 252 al 259, 261 al 264, 268, 269, 272. 273, 279,
SI
del Proceso y se dictan 281, 282
otras disposiciones.
192,194( modificado por el art. 25 de la Ley 1288 de 2009.)

Por la cual se expide el 286,287,288,289,,291,292,293, 294,309,418( Modificado por
SI
Código Penal. el art. 25, Ley 1288 de 2009) 418 b to. Modificado por el art.
25, Ley 1288 de 2009) 419,431,463
Por la cual se expide el

Código de Procedimiento
155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265,
Penal. (Corregida de NO
275(Parágrafo. Adicionado por el art. 1, Ley 1652 de 2013. )
conformidad con el Decreto
2770 de 2004)".
"Sobre Código Sustantivo 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489 ( Articulo 151
SI
del Trabajo" modificado por la ley 1429 de 2010 articulo 19)
Código de Régimen Político 289, 315, 316, 320 ( Ver Concepto de la Secretaría General
SI
y Municipal 70 de 2003) y 337
Sección primera derechos patrimoniales y sección segunda

Sobre derechos de autor. NO
derechos morales
Por la cual se elimina la

exigencia del papel sellado
2 SI
y se suprime el impuesto
correspondiente
Sobre derechos de autor,

NO
funcionarios públicos.
Sobre conservación de
99 SI
documentos bancarios
Sobre protección del

patrimonio documental y SI
artístico.
por la cual se ordena la
Ley modificada por el Decreto Ley 2150 de 1995, Decreto
publicidad de los actos y SI
Ley 2150 de 199
documentos oficiales.
Estatuto de Contratación 39 ( Parágrafo.- Derogado por el art. 32, Ley 1150 de 2007)
SI
Administrativa. Artículo 56
Por la cual se dictan normas

tendientes a preservar la
moralidad en la
Administración Pública y se 27 y 79 SI
fijan disposiciones con el fin
de erradicar la corrupción
administrativa.
Sobre uso y valor probatorio

de las nuevas tecnologías 95 SI
en los despachos judiciales
por la cual se dictan normas

sobre la organización y
funcionamiento de las
entidades del orden
nacional, se expiden las
disposiciones, principios y
36 y 37 SI
reglas generales para el
ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales
15 y 16 del artículo 189 de
la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones.

define y reglamenta el
acceso y uso de los
mensajes de datos, del
comercio electrónico y de 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13 NO
las firmas digitales, y se
establecen las entidades de
certificación y se dictan
dicta la Ley General de
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales
Archivos y se dictan otras SI
4124 de 2004, 1100 de 2014.
disposiciones.
Descargar PDF
Por la cual se modifican

normas relativas a la
Art. 15 Conciliación ante servidores públicos. SI
conciliación y se dictan otras
disposiciones". Conciliación.
Por la cual se expide el Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 y Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21 (Ver

SI
Código Disciplinario Único. Concepto de la Secretaría General 75 de 2003) .
Artículo 22. Conservación de archivos y documentos (Ver

Por la cual se ajustan
Decreto 89 de 2008, por el cual se reglamentan parcialmente
algunas normas del Estatuto
el artículo 326 numeral 2 literal i) del Estatuto Orgánico del
Orgánico del Sistema SI
Sistema Financiero, modificado por el artículo 76 de la Ley
Financiero y se dictan otras
795 de 2003 y el artículo 22 de la Ley 964 de 2005) Ver
disposiciones
Sentencia de la Corte Constitucional 1042 de 2003.
Ver Resolución de la Contraloría General de la República

5674 de 2005 , Ver Circular de la Contraloría General de la
Por la cual se crea el acta
República 11 de 2006, Ver Directiva Distrital 07 de 2006, Ver SI
de informe de gestión
Directiva de la Procuraduría General de la Nación 06 de
2007
Por la cual se dictan

disposiciones sobre Arts. 3 inciso 3, acceso a los registros y archivos de la
racionalización de trámites y Administración Pública en los términos previstos por la
procedimientos Constitución y las Leyes) y Art. 28. ( Artículo declarado
administrativos de los EXEQUIBLE por el cargo analizado, 'principio de unidad de
SI
organismos y entidades del materia', por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-
Estado y de los particulares 832-06 de 11 de octubre de 2006, Magistrado Ponente Dr.
que ejercen funciones Jaime Córdoba Triviño).
públicas o prestan servicios
públicos.

disposiciones para la
reincorporación de
miembros de grupos
(Capítulo X “conservación de Archivos”, art. 56 deber de
armados organizados al
memoria, art. 56A Deber judicial de memoria, art. 57
margen de la ley, que SI
medidas de preservación de los archivos, art. 58 medidas
contribuyan de manera
para facilitar el acceso a los archivos).
efectiva a la consecución de
la paz nacional y se dictan
otras disposiciones para
acuerdos humanitarios.
modifica el Decreto-ley 254
de 2000, sobre
procedimiento de liquidación Art. 25, parágrafo 1°, Archivo de procesos y de
NO
de entidades públicas de la reclamaciones y sus soportes.
Rama Ejecutiva del Orden
disposiciones.

introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia
en la Ley 80 de 1993 y se
dictan otras disposiciones artículo 3 (Declarado EXEQUIBLE por la Corte
generales sobre la Constitucional mediante Sentencia C-259-08 de 11 de marzo
contratación con Recursos de 2008, Magistrado Ponente Dr. Jaime Córdoba Triviño.) y
SI
Públicos. Se introducen 8 ( Conc. Ley 1712 de 2014; Art. 9; Art. 10 ; Art. 11 Lit. g)
medidas para la eficiencia y
la transparencia en la Ley
80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales
sobre la contratación con
recursos públicos
Por la cual se modifica y

adiciona la Ley 397 de 1997
–Ley General de Cultura– y
se dictan otras
art. 1 Integración patrimonio cultural de la Nación, art. 14-2
disposiciones.Modifica y NO
Registro de bienes de interés cultural.
adiciona Ley 397 de 1997
LEY General de cultura y se
adicionan otras
disposiciones

modifica el Código Penal, se
crea un nuevo bien jurídico
tutelado - denominado "de
la protección de la
información y de los datos"-
SI
y se preservan
integralmente los sistemas
que utilicen las tecnologías
de la información y las
comunicaciones, entre otras
disposiciones.

Artículo 144 De los archivos sobre violaciones a los
medidas de atención,
derechos humanos e infracciones al derecho internacional
asistencia y reparación
humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado
integral a las víctimas del SI
interno (Ver Nral. 2, art. 5, Decreto Nacional 4803 de 2011).
conflicto armado interno y
Artículo 145 Acciones en materia de memoria histórica.
se dictan otras
( Parágrafo 2°. Adicionado por el art. 29, Ley 1719 de 2014. )
disposiciones.
disposiciones generales
Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013. SI
para la protección de datos
personales.
Por medio de la cual se crea

la Ley de Transparencia y
del Derecho de Acceso a la
SI
Información Pública
disposiciones.
Por el cual se reglamenta el

artículo 337 del código de 4 SI
régimen político y municipal
y la ley 57 de 1985
Por el cual se reglamenta la Ley

114 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones. SI

Ley 80 de 1989 en lo
concerniente a las
transferencias secundarias y
de documentos de valor
histórico al Archivo General
SI
de la Nación, a los archivos
generales de los entes
territoriales, se derogan los
Decretos 1382 de 1995 y
998 de 1997 y se dictan
Modificado por el Decreto Nacional 4485 de 2009

SI
Ver la Circular del D.A.F.P. 06 de 2005
Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Certificaciones laborales de
art. 9 información laboral empleados. SI
Empleadores.
Por el cual se dictan normas

para la emisión, cálculo,
redención y demás
condiciones de los bonos
pensionales y se Artículos 1 ( Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 1513
reglamentan los Decretos de 1998), 47,49 y 62). SI
leyes 656, 1299 y 1314 de
1994, y los artículos 115,
siguientes y concordantes
de la Ley 100 de 1993
Archivos laborales
informáticos.
Por medio del cual se
reglamenta parcialmente la
Articulos 4, 52 SI
Ley 1712 de 2014 y se
dictan otras disposiciones.

Título VIII de la Ley 594 de
2000 en materia de
inspección, vigilancia y
control a los archivos de las
Artículo 1 al 48 NO
entidades del Estado y a los
documentos de carácter
privado declarados de
interés cultural; y se dictan
por medio del cual se

reglamenta el proceso de
entrega y/o transferencia de
los archivos públicos de las
entidades que se suprimen,
fusionen, privaticen o
liquiden; se desarrolla el NO
artículo 20 de la Ley 594 de
2000 y el artículo 39 del
Decreto-ley 254 de 2000 y
se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se reglamenta

parcialmente la Ley 397 de
1997, modificada por la Ley
1185 de 2008 en lo relativo
al Patrimonio Cultural de la Artículo 1 al 12 NO
Nación de naturaleza
documental archivística y la
Ley 594 de 2000 y se dictan

31, 32 y 33 (Ver Ley 962 de 2005) SI
sobre libros de comercio.
Conservación de libros y
papeles de los
comerciantes. (Artículos 31
a 33).
para suprimir o reformar
regulaciones,
procedimientos y trámites Artículo 4, 5 SI
innecesarios existentes en
la Administración Pública

Contabilidad en General y
se expiden los principios o
123 y 134 SI
normas de contabilidad
generalmente aceptados en
Colombia
Prohibe adulteración,
Ver Ley 594 de 2000 que trata por medio de la cual se dicta
recorte y doblez de
la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
microfilmes y prohibe la NO
incrementación de
documentos microfilmados.

Sistema Nacional de
Archivos, se establece la Capitulo I El Sistema Nacional de Archivos
Red Nacional de Archivos, Artículo 1 y 2
se deroga el Decreto 4124 Capitulo II Evalucación de documentos de archivo. SI
de 2004 y se dictan otras Artículo 21, 22, 24, 25.
disposiciones relativas a la Capitulo III Archivos
administración de los
archivos del Estado

artículo 173 del Decreto 019 Artículo 1 al 13 NO
de 2012
reglamenta el artículo 7 de
la Ley 597 de 1999, sobre la
SI
firma electrónica y se dictan
reglamente el Título V de la
Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58
y 59 de la Ley 1437 de 2011
y se dictan otras Artículo 1 al 38 SI
disposiciones en materia de
Gestión Documental para
todas las Entidades del
Estado.
se establecen los Por el cual se establecen los lineamientos generales para la

lineamientos generales para integración de la planeación y la gestión.
SI
la integración de la
planeación y la gestión.
los /íneamientos generales
de la Estrategia de
Gobierno en Linea de la
República de Colombia, se Artículo 1 al 12 SI
reglamentan parcialmente
las Leyes 1341 de 2009 y
1450 de 2011 y se dictan
Exhortación al cumplimiento
de la legislación básica Establecer la política archivística en el Pais SI
sobre archivos en Colombia.
Parámetros a tener en
cuenta para implementación
SI
de nuevas tecnologías en
los archivos públicos.
Protección de archivos por

NO
ola invernal
Organización y
conservación de los
documentos de archivo de
SI
las Entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden
Nacional
Organización de las
SI
Historias Laborales
Orientaciones para el
cumplimiento de la Circular
Nº 004 de 2003 SI
(Organización de las
Historias Laborales).
Manejo de los expedientes
SI
contractuales.
le corresponde al área en la
que se origina el contrato o
convenio (etapa
precontractual) y al
supervisor e interventor del
mismo (etapa contractual y
poscontractual), asegurar
que en el expediente de
SI
cada contrato repose la
totalidad de la
documentación producida
durante cada etapa de la
contratación, incluidos los
informes tanto del
contratista como del
supervisor o interventor.
Directrices o Lineamientos
al Manejo y Administración
de los Archivos de las SI
Entidades Señaladas en la
Ley 1444 De 2011
Responsabilidad del AGN y

del SNA respecto a los
archivos de DDHH y
Memoria Histórica en la SI
Implementación de la Ley
1448 de 2011, “Ley de
Víctimas”
Censo de Archivos e
Inventario documental
relacionados con la atención SI
a víctimas de Conflicto
Armado en Colombia
Recomendaciones para
llevar a cabo procesos de
digitalización y
SI
comunicaciones oficiales
electrónicas en el marco de
la iniciativa cero papel
Alcance de la expresión:
“Cualquier medio técnico
SI
que garantice su
reproducción exacta”
Directrices para la
elaboración de tablas de SI
retención documental
Papel y cartón: papel para

SI
escribir e imprimir
Norma General para la

SI
Descripción Archivística.
Información y
documentación . Papel para
documentos de archivo, SI
requisitos para la
permanencia y durabilidad.
Norma sobre Medición de

SI
Archivos.
Especificaciones de
SI
Rotulado.
Documentación: indización.
SI
Terminología
Sistemas de gestión de la
seguridad de la información SI
(SGSI)
Estandar para la seguridad

SI
del a información
Manual para Archiveros SI
Norma Internacional
General de Descripción SI
Archivística
Gestión integral de los

SI
sistemas archivísticos
RESUMEN REQUISITOS APLICABLES
00
00
0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9 1
Evidencia de
Observaciones
cumplimiento
Se encuentran en proceso
Documental publicadas
de actualización
en la intranet
PR19.MPA1.P5
Procedimiento
Recepción
Comunicaciones
Oficiales Entrada
Funciones de archivo y
gestión documental en
las Regionales y Centros
Zonales
Funciones de archivo y
gestión documental en la
sede de la Dirección
General
G1.MPA1.P5 Guía para

la Gestión Documental Se encuentran en proceso
ICBF v2 de actualización

la Gestión Documental
ICBF v2
Formatos para carta y
oficio
PR8 MPA1 P5 Envío de

Comunicaciones
Oficiales v2
Documental versión
de actualización
2012
La TRD se encuentra en
SIM proceso de actualización.
Tablas de Retención Las transferencias se
Documental versión encuentran en proceso de
2012 planeación y continuidad
Transferencias de Casas a las actividades de
de Adopción (IAPAS) revisión, inventario en
estado natural y enbalaje.
Actas de Comité
Documental versión
2012
Procesos,
Procedimientos, Guías,
de actualización
Manuales e Instructivos
Documental, ítem de
de actualización
disposición y justificación
Item de Niveles de
Acceso.
Mini manual de
de actualización
aplicación de TRD y
organización de archivos
de gestión
Esta en proceso de
elaboración,
M02.MPA1.P5 Manual
procedimiento de
de Transferencias
transferencias
Documentales
documentales
secundarias.
Glosario de términos
archivísticos.
Se encuentra en proceso
ICBF
de actualización
ICBF Se encuentra en proceso
F5.PR22.MPA1.P5 de actualización
Referencia Cruzada v1
Testigo
PR24.MPA1.P5 de actualización.
Procedimiento Se encuentra en proceso
Intervención de de formulación y
documentos con alto planeación del Sistema
grado de biodeterio Integrado de
Conservación

ICBF
PR24.MPA1.P5 Se encuentra en proceso
Procedimiento de actualización
Intervención de
documentos con alto
grado de biodeterio
de actualización.
de formulación y
planeación del Sistema
Integrado de
Conservación SIC
Dentro de las
actualizaciones de la
G1.MPA1.P5 Guía para la
Gestión Documental
ICBF, se considera este
tema.
En proceso formulación
del PGD y del SIC
PR8 MPA1 P5
Procedimiento de envió Se encuentra en proceso
de comunicaciones de actualización
oficiales
F4 PR20 MPA1 P5
Formato Unico Inventario
de actualización
Documental
MO1.MPA1.P5 Mini-
manual Aplicación de la
Tabla de Retención
Documental y
Organización de
Archivos de Gestión en
el ICBF v1
PR22 MPA1 P5
de actualización
Organización de
Archivos y Tabla de
Retención Documental
PR26.MPA1.P5
Eliminación por
Aplicación de Tabla de

ICBF Se encuentra en proceso
F4 PR20 MPA1 P5 de actualización
Documental
PR23.MPA1.P5
Organización de un Se encuentra en proceso
Fondo Documental de actualización
Acumulado
Presentación de la
actualización de las TRD
para convalidación del
AGN
de actualización
ICBF
PR22 MPA1 P5
Organización de Se encuentra en proceso
Archivos y Tabla de de actualización
PR22 MPA1 P5 Se encuentra en proceso

Organización de de formulación y
Archivos y Tabla de planeación del Programa
Retención Documental de Gestión Documental
de construcción
Bodega de Funza La bodega la Estradita

Archivo Central e esta en proceso de
Histórico adecuación señalización y
dotación de elementos de
Bodega La Estradita seguridad, dotación de
Archivo Central SDN estantería, ….
de construcción
Plan de sistema de
gestión documento
electrónico de archivo
(SGDEA)
Documental ítem de
de actualización
tiempos de retención
Documental Se encuentran en proceso
identificación de tipos de actualización
documentales.
Documental ítem nivel
de acceso de acuerdo
con la confidencialidad o Pendiente la elaboración
reserva del documento, de la política de gestión
ítem tipos documentales. documental del ICBF
ICBF
Actualización en el tema
PR8 MPA1 P5
relacionado con la cadena
Procedimiento de envió
de custodia y manejo de
de comunicaciones
correspondencia ante un
oficiales
implicado
Tablas de Retencion
Documental en la
descripción de los tipos
documentales
En proceso de
actualización
ICBF
Pendiente la elaboración
de la política de gestión
documental del ICBF
Tabla de Retención
Documental ítem En proceso de
disposición final y actualización
justificación
Pendiente la elaboración
de la política de gestión
documental del ICBF
Tabla de Retención
En proceso de
Documental ítem
actualización
M02.MPA1.P5 Manual
En proceso de
de Transferencias
actualización
Documentales
Página web e intranet
Documental
conformación de series y En proceso de
subseries documentales, actualización
ítem de tiempos de
retención

En proceso de
actualización
ICBF
Uso de sw SIM, SIGA,

Zafiro y Power Fille para
digitalización de
expedientes y registro de
información.
Resolución 7000 de
2013 Por la cual se
actualiza y se estructura
el Comité Institucional de Actas del Comité
Desarrollo Administrativo
y se derogan unas
Resoluciones.
En proceso de planeación
e implementación del uso
de firmas electrónicas,
inclusión de correos
electrónicos en SGDE.
Pendiente la formulación
y planeación del
Procesos,
Programa de Gestión
Documental para su
posterior implementación
y seguimiento
Tabla de Retención
Documental, tipo
documental de las
Historias de Atención
Responsabilidad de
Procesos,
funcionarios y
constratistas frente a los
archivos.
Series asignadas al área
Documental ítem
financiera
Documental, subserie
Informes de Gestión -
Tipo Documental
Procesos,
Expedientes de Series
misionales que atienden
este tipo de poblacion:
Programas, Historias de
Atención, SIM -
Focalización de
población.
No se han recibido
funciones de entidades
liquidadas o en liquidación
ni transferencias de
archivos
Publicación en el
SECOP
Pendiente identificación
de bienes de carácter
cultural para iniciar el
proceso de registro ante
mincultura
Uso de software para la

creación y producción
En proceso la
documental (SIM) y uso
conformación del Sistema
de sw para la
de Gestión Documental
digitalización de
de Archivos SGDEA
expedientes misionales
(Zafiro y Power File)
Focalización de
población atendida.
Series y Subseries
asignadas a expedientes
relacionados con este
tema: Programas,
PQRS, Historias de
Atención
Documental en el ítem
de niveles de acceso
Documental en el ítem
de niveles de acceso
F4 PR20 MPA1 P5
Documental
Serie de programas
Pendiente visita técnica a

Creación del Archivo
las instalaciones por parte
Histórico del ICBF
del ICBF. (AGN)
Procesos,
Serie Historias Laborales

y PQRS
Serie Historias
Laborales, Nomina
Tabla de Retención
Documental
Manual de imagen
Esta en proceso de
corporativa
elaboración el Programa
F4 PR20 MPA1 P5
(PGD)
Documental
Consulta y préstamo de
expedientes
Tabla de Retención
Documental Pendiente proceso de
Procesos, inspección por parte del
procedimientos, guías, AGN
manules, formatos
Una vez el ICBF, se

suprima, fusione, privatice
o liquide se aplicará el
presente decreto.
La documentación del
archivo histórico del ICBF,
hasta la fecha no ha sido
declarada Bienes de
Interes Cultural (BIC)
como lo indica el decreto.
Tabla de Retención
Documental, serie
documental Libros
Contables
PR26 MPA1 P5
Procedimiento
Eliminación por
Retención
Esta en proceso de
elaboración el Plan de
Iniciativa oficina cero
Sistema de Gestión de
papel
Documento Electrónico de
Archivo (SGDEA)
Tabla de Retención
Documental, serie
documental Libros
Contables
PR26 MPA1 P5
Procedimiento
Eliminación por
Retención
Esta en proceso de
elaboración preservación
de la información a largo
plazo
Tabla de Retención
Documental aprobada
mediante Resolución
900 de 2002 del AGN
Esta en proceso de
elaboración el Plan de
Documento Electrónico de
Archivo (SGDEA)
Subdirección de
recursos tecnológicos
Esta en proceso de
formulación el Programa
Tabla de Retención
Documenta, procesos,
(PGD)
procedimientos,
Esta en proceso de
manuales, guias,
formulanción el plan del
instructivos publicados
en la Intranet.
Documento Electrónico
(PGD)
Esta en proceso de
formulanción el plan del
Uso de software SIM,
SIGA
Documento Electrónico
(PGD)
Esta obligación le
corresponde a cada
Dirección Regional con el
objetivo de proteger la
información que produce
el ICBF
Tabla de Retención
Documental
Guia de Gestión Esta en proceso de
Documental formulación el plan de
Mini-manual aplicación preservación a largo plazo
TRD y organización de
archivos de gestión
Esta en proceso de
Tabla de Retención
formulación instructivo
Documental
parala organización de
Historias Laborales
Esta en proceso de
Tabla de Retención
formulación instructivo
Documental
parala organización de
Historias Laborales
Dirección de
Contratación
Dirección de
Contratación
Mini-manual aplicación
de TRD y organización Se encuentra en proceso
de archivos de gestión de actualización los
Manual de transferencias manuales
documentales
Tabla de Retención
Documental Versión
2012
Serie Documental
GESTIÓN DE CUPOS
PARA EL PROCESO
ADMINISTRATIVO DE
RESTABLECIMIENTO
DE DERECHOS
Tabla de Retención
Documental Versión
2012
Serie Documental
Programas
Especializados Bajo la
Modalidad de Víctimas
de Conflicto Armado
IT1 PR19 MPA1 P5

Correspondencia y Iniciativa oficina cero
Gestión Documental papel
Documento Digital
PR18 MPA1 P5
Procedimiento
Verificacion Registro y
Clasificacion Documento Se encuentra en proceso
Electronico de actualización el
IT1 PR19 MPA1 P5 procedimiento
Correspondencia y
Gestión Documental
Documento Digital
Mini-manual aplicación
de actualización la TRD
de TRD y organización
de archivos de gestión
de formulación la Tabla de
Tabla de Retención
Valoración Documental
Documental versión 4
(TVD)
Papeleria Institucional
ICBF
Guia para la Gestión
Documental Se encuentra en proceso
Mini-manual aplicación de actualización la guía y
de TRD y organización el mini-manual
de archivos de gestión
Tabla de Retención
de formulación el plan de
Documental
preservación a largo plazo
Ficha técnica de
inspección y verificación Se encuentra en proceso
para el recibo de de actualización
productos
F6.PR22.MPA1.P5
Rótulo Caja
F1.PR22.MPA1.P5
Formato de Identificación
de Expedientes
F2.PR22.MPA1.P5
Formato Identificación de
Mueble
Banco terminológico de Se encuentra en proceso

series, subseries y de actualización el CCD y
tipologías documentales, el banco termininológico
Cuadro de clasificación de series, subseries y
documental tipologías documentales.
Niveles de acceso de la
información identificado
en la TRD, como:
de actualización la TRD.
confidencia, de reserva,
publico, privado
Niveles de acceso de la
información identificado
en la TRD, como:
confidencia, de reserva,
de actualización la TRD.
publico, privado
Subdirección de
Recursos Tecnológicos
PR18 MPA1 P5 Se encuentra en proceso

Procedimiento de formulación plan de
Verificacion Registro y sistema de gestión de
Clasificacion Documento documento electrónico de
Electronico archivo (SGDEA)
Tabla de Retención
Documental, niveles de
de formulación plan de
descripción (serie,
sistema de gestión de
subserie, fechas)
documento electrónico de
Adquisición de software
archivo (SGDEA)
Open File
Tabla de Retención
Documental
Guia para la Gestión
Documental
de actualización TRD,
Mini-manual de
guía y mini-manual
aplicación de TRD y
organización de Archivos
de Gestión
F2 PR4 MPE2 v7

Matriz de Requisitos Legales

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MACROPROC

TIPO DE SEDE #N/A

NOMBRE DE LA UNIDAD LOCAL

NOMBRE DE QUIEN ELABORO FECHA DE ELABORACI

NOMBRE DE QUIEN REVISA FECHA DE REVISIÓN

NOMBRE DE QUIEN APRUEBA FECHA DE APROBACI

Resolución 900 5/3/2002 ICBF

Resolución 6707 8/16/2013 ICBF

Resolución 2859 5/14/2013 ICBF

Resolución 1888 8/10/2006 ICBF

Resolución 555 2/22/2010 ICBF

Resolución 3959 7/26/2012 ICBF

Resolución 128 5/28/2010 AGN

Resolución 7000 8/23/2013 ICBF

Resolución 1234 3/4/2014 ICBF

Ley Ley 397 8/7/1997

Decreto 805 4/25/2013 Presidente de la República

Norma Técnica NTC 1673 . 9/17/1986 icontec

Norma Técnica NTC 4095 9/18/2013 icontec

Norma Técnica NTC 5029: 12/19/2001 icontec

NTC 512-1 Y NTC

Norma Técnica NTC-BS 7799-2 icontec

ISO-IEC 27001 2013 icontec

Norma Técnica ISAD (G) 10/30/2003 icontec

Norma Técnica ISO 15489: icontec

Por medio de la cual se

Por la cual se actualiza el

Por la cual se modifica la

Por medio de la cual se

Por medio de la cual se

Por la cual se establecen

Por la cual se actualiza la

Por la cual se actualiza y

Por la cual se actualizan y

“por medio de la cual se

Por el cual se adopta y se

Por el cual se establecen

Por el cual se desarrolla el

Por el cual se desarrolla el

"Por el cual se desarrolla el

Por el cual se reglamentan

Por el cual se establecen

“Por el cual se establecen

"Por medio del cual se

“Por medio del cual se

“Por medio del cual se

"Por el cual se establecen

Por medio de la cual se

192,194( modificado por el art. 25 de la Ley 1288 de 2009.)

Por la cual se expide el

Sección primera derechos patrimoniales y sección segunda

Por la cual se elimina la

Sobre derechos de autor,

Sobre protección del

Por la cual se dictan normas

Sobre uso y valor probatorio

por la cual se dictan normas

Por medio de la cual se

Por la cual se modifican

Por la cual se expide el Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 y Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21 (Ver

Artículo 22. Conservación de archivos y documentos (Ver

Ver Resolución de la Contraloría General de la República

Por la cual se dictan

Por la cual se dictan