OBJETIVOS Delini grant que debeImportanci pa un lugar | dt El manejo de la documentacién producida en una empresa puede llegar a convertit- hang in seen uno de los mayores dolores de cabeza si no se cuenta con parimetros definidos enema de organizacién y conttol ; yeu Los archivos de una entidad son fuente de comprobacidn y de informacidn de todos Un segundo 1 los hechos y realizaciones reflejadas a través del tiempo. rapciaat Ps en la simplifc duplicida La informacién que contienen y la forma cémo se encuentra ordenada son un claro kibicidad yc 7s ines : mate innecesarios,« indicativo de la propia organizacién interna de la entidad. Por lo tanto, cuando no se conden tiene una produccién de documentos controlada y debidamente organizada, tarde 0 A 508 que favore temprano comenzarin a verse los efectos de este problema en [a imagen institucional Igualmente, ¢ ‘que establece tapas, permits elementos de} veccién de sus decisiones en ¢ PR ed doemlie La solucién a esta problemitica es buscar el establecimiento de un sistema de infor- macién normalizado de produccién, conservacién, evaluacién y recuperacién, Ello puede lograrse através dela conjugacion de esfterzos por parte de grupos represen tativos de la entidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como Comité de Archivo 0 de Administracién de Documentos. la unificacién d Es un érgano interno de la entidad, de carécter asesor en todos los aspectos relacio- bade pica nados con la organizacién, manejo y concrol de los documentos de una entidad. prodacainnl copias, formara cada erimice, n cia externa ¢ in conservacién de | se lograré alcans dimientos para ( Funciones: En y recomendar p. organizacién coc Desde tna persp 1. Proponer laa de los docum Procedimient 2. Asesorar y dar Figura 8-01, Una de las funciones del Archivo General de la Nacién es aprobat, en comité las tablas de retencién de {os document las diferentes organizaciones estatales. 138raconvertir- ros definidos 1idn de todos son un claro cuando no se zada, tarde o nsticucional, ma de infor- sracién. Ello los represen- pnoce como E 4 tos relacio- lentidad, fretencién de Importancia: El Comité de Archivo ocu pa un lugar de gran importancia en el marco de las decisiones que se relacio- nan con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe Y genera una empresa. Un segundo factor de importancia radica en la simplificacién de papeleo incl y la dupl idad y conservacién de documentos innecesatios, que se tradutcen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recur- sos que favorecen a la empresa Igualmente, el control y normalizacién tablece el Comité en sus diversas etapas, permitea los drectivos contar con clementos de juicio que les facilita la pro- yeccidn de sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso. Funciones y Objetivos: El objetivo fun- damental del Comité de Archivo debe ser aunificacién de criterias y la normaliza- cién de procedimientos que abarquen la produccién de documentos, ntimero de copias, formatos y papeleria a utilizar en cada trimite, manejo de corresponden- cia externa e interna, lugar y tiempo de REGLAMENTO G DE ARCHIVOS Figura 8: conservacién de archivos, ete. es decis dle todo el proceso documenta. Este objetivo se logi dimientas para Correspondencia y Archivo, Fanciones: En cérminos generale: y recomendar pautas y procedimi organizacién coordinada de los docu rf alcanzar mediante la redacci6n, publicacién y uso de un Manual de Proce- la funcién del Comité de Archivo es la de asesorar os que faciliten cl logro de los objetivos de la nentos que produce la entidad Desde una perspectiva més detallada, estas Funciones serén enere otras las siguientes 1. Proponer la adopcién de politicas y normas que coadyuven al inejo eficiente de los documentos que produce la entidad y asesorar la redaccién del Manual de Procedimiencos. 2 Asesorar y dar muesta a las consultas que sobre el manejo y administracion de los documentos y archivos se formulen