UNIDAD 1

COMPRAS Y SUMINISTROS

UNADISTA EN FORMACION
YESSICA DEL CARMEN JIMENEZ ALTAMAR COD: 1065598245

TUTORA: AMALFI BABILONIA ZAMBRANO

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS
(ECACEN).

OCTUBRE DE 2018.
 1. DE CADA TEMA DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE REALIZA UN RESUMEN,
RESALTANDO AQUELLOS ASPECTOS RELEVANTES.

Unidad 1_Gestión de Compras: La Gestión de Compras, Sistema de Reabastecimiento de Mercancías,

Proveedores, E Business, E Commerce.

1. LA GESTIÓN DE COMPRAS

Sistema integral de compras: las compras se constituyen en la primera función de la cadena de

suministro. Esto debido a que el inicio de este importante proceso depende de las necesidades de
materias primas y materiales de empaque identificadas para los procesos productivos; así como de los
repuestos para las tareas de mantenimiento; recurso humano necesario; horas de montacargas
requeridas en el centro de distribución; cantidad de papel para fotocopias, etc. Tal determinación de
actividades nace de la planeación y pronóstico de la demanda que realice una determinada compañía.
Sin embargo, la función de compras se integra a este proceso, al igual que al de innovación y
desarrollo, como un agente conocedor de las fuentes de aprovisionamiento y, por ende, de aquellos
actores capaces de satisfacer de manera óptima los requerimientos de adquisición de la empresa

Objetivos de compras
En las compañías modernas, algunos de los objetivos que persigue la gestión del abastecimiento son:
•Satisfacer los clientes internos y externos, entregándoles oportunamente los productos y servicios
solicitados, a precios competentes y con los niveles de calidad requeridos.
• Conservar óptimos niveles de inventarios, que permitan obtener un equilibrio entre el nivel de servicio
ofrecido a los clientes, el índice de agotados y la inversión de capital en stocks. Se pretende ofrecer un
alto nivel de servicio con un bajo índice de agotados y optimizar el dinero invertido en existencias
(tener una alta rotación del inventario).
• Desarrollar acuerdos con proveedores, generalmente a largo plazo, que posibiliten optimizar las
relaciones comerciales entre las partes, obteniendo mutuos beneficios.
• Garantizar el mejor precio de compra del mercado. Obtener costos bajos acordes con calidad y
servicio.

Compras globales y corporativas.

Muchas industrias tienen cadenas de suministro globales. Comienzan con el abastecimiento de
componentes y materias primas de todo el mundo; sin embargo, pocas organizaciones tienen los
procesos de innovación a escala mundial. Es decir, muy pocas veces las compañías tienen actividades
de innovación que integren conocimientos distintivos de todo el mundo y desarrollar compras
consolidadas de productos similares de sus empresas y por economías de escala obtener descuentos
financieros relevantes y realizar una sola operación logística que reduzca los costos por consolidar
carga en la importación de la mercancía

Compras como función logística

En principio, la gestión de compras y de aprovisionamiento se presenta como encaminada a la
adquisición, reposición y, en general, a la administración y entrega de materiales e insumos
indispensables para el adecuado desempeño de la organización; con el objetivo de obtener calidad,
cantidad y precio justo; con un equilibrio sostenido entre la compañía y el proveedor para beneficio
mutuo. Bajo el enfoque logístico esta área adquiere un papel más preponderante, en la medida que actúa
como agente integrador entre clientes y proveedores; formando así parte del concepto de cadena de
abastecimiento.

Principales funciones de compras.

• Revisión de requerimientos.
• Selección de proveedores.
• Ubicación de órdenes.
• Programación de entregas.
• Análisis de propuestas comerciales de proveedores
• Manejo de negociaciones con proveedores.
• Seguimiento de órdenes de compra.
• Entrevista al personal de compras.
• Gestión de quejas de clientes

Enfoque Tradicional – Enfoque de Logística

De este enfoque de las compras, derivado de la óptica logística, nace el concepto de la orden perfecta,
el cual resume en una sola variable todos aquellos factores de eficiencia y buenas prácticas que se
deben tener en cuenta al momento de gestionar el aprovisionamiento de una compañía. Por lo general,
esta noción se traslada a un indicador, el cual lleva el mismo nombre, por medio del cual es posible
controlar la eficiencia de este importante proceso.

2. SISTEMA DE REABASTECIMIENTO DE MERCANCÍAS

Modelo del lote óptimo económico Conocido como el EOQ, este modelo es la fuente de todos los
esquemas de cálculo para la compra de materias primas y de mercancías en las empresas de hoy. Parte
del concepto de cubrir la demanda esperada por la compañía, los costos de gestión de las órdenes de
compra y los costos del inventario. Como aspecto relevante cabe destacar que el EOQ no es un modelo
que pueda cubrir las fluctuaciones presentes en las variables de la demanda y de los tiempos de entrega.
Esto hace que su aplicación sea adecuada para aquellos productos que presentan demanda estacional,
con diferencias muy bajas entre los niveles reales de ventas y los pronosticados.
Sistemas de revisión periódica.
A diferencia de los sistemas de punto de reorden, en los de revisión periódica los inventarios no se
revisan en forma continua; se hacen revisiones en intervalos fijos y predeterminados, los stocks de
reabastecimiento que se solicitan varían. El inventario disponible se compara con el nivel deseado y la
diferencia entre los dos es la cantidad requerida, Normalmente, se hacen combinaciones y variantes
entre ambos sistemas acoplándose a las necesidades de cada organización.

En el caso de los modelos de reaprovisionamiento periódico, la respuesta a la pregunta cuánto pedir es,
aparentemente, sencilla: se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente determinado (una
vez por semana o una vez por mes, por ejemplo), conocido como período de reaprovisionamiento, este
modelo de reaprovisionamiento tiende a utilizarse cuando existen demandas reducidas de muchos
artículos y resulta conveniente unificar las peticiones de varios de ellos en un solo pedido, con el fin de
aminorar los costos de lanzamiento o para obtener descuentos por volumen.

Modelo de reaprovisionamiento continuo (revisión perpetua)

Es aquel en que se mantiene un registro perpetuo de los inventarios. Los registros se revisan en forma
continua. Este sistema se basa en reordenar las cantidades necesarias, una vez se llegue a un punto
mínimo llamado punto de reorden. Básicamente, este punto está definido y afectado por variables
como: la demanda
 3. PROVEEDORES.
Selección, evaluación y certificación de proveedores
El área de gestión de compras debe estar familiarizada con la estrategia general de la empresa; debe
saber lo que se espera de ella. El análisis comienza pues por determinar las necesidades del
comprador y las áreas donde suelen presentarse problemas, en los cuales los proveedores podrían
aportar soluciones

Selección de proveedores

El análisis y selección de proveedores es uno de los procesos claves en la organización, ya que genera
y mantiene la competitividad de la misma. Existen cuatro elementos que enmarcan la visión estratégica del
análisis y selección de proveedores, los cuales se desarrollan a continuación

Identificación, asesoría y racionalización de la base de proveedores

• Definición de necesidades de la compañía, Elaboración del perfil de proveedores requeridos, Identificación

de proveedores potenciales, Escogencia de proveedores competitivos, Definición de principios de seguimiento
y evaluación, Determinación de indicadores de gestión.

Son muchos los criterios para la selección de proveedores. Cada empresa varía su análisis de acuerdo a
sus necesidades particulares. Veamos los más comunes.

Oportunidad en la entrega de los productos solicitados, Precios y estabilidad financiera, Lugar de entrega
(instalaciones de la compañía o en el lugar establecido por nosotros), Cantidad de bienes, según la solicitud de
la organización, Marca o especificaciones del producto requeridos por la empresa, Credibilidad en el mercado,
Información oportuna acerca del pedido (orden de compra).

.Los criterios de selección de proveedores se pueden reunir en una matriz que integre las distintas variables de
decisión, así como la importancia dada a cada una por la compañía; a fin de obtener una calificación ponderada
de cada pro-veedor analizado. Este proceso puede ser motivado por la necesidad de escoger un suplidor de un
bien (como materias primas y materiales de empaque) o de un servicio o por la ampliación de la base de
proveedores de la empresa.

4. E-BUSINESS.

El e-business consiste en introducir tecnologías de la comunicación para realizar las actividades de un

negocio, de igual manera se define como el conjunto de nuevas tecnologías y nuevas estrategias de
negocio para desarrollar estos negocios en línea, sin embargo es necesario aclarar que el e-business no
es un negocio de tecnologías sino un negocio de cualquier naturaleza que utiliza las nuevas tecnologías
para mejorar la gestión, es un cambio radical en el concepto tradicional de las compras que recoge todo
el conjunto de actividades económicas que se realizan por internet, ya sea de compra, venta, venta de
productos o de prestación de servicios; el único requisito universal para el e-business es un ordenador y
una conexión a Internet.

Ventajas

- La realización del negocio es en el mismo instante

- Relación directa y sincrónica entre el cliente y el vendedor

- No es necesario movilizarse para realizar el negocio

- No existe límite geográfico de actuación

- Ahorro de tiempo y dinero

- Servicio 24 horas, 7 días a la semana

- No es necesario una localización física

Desventaja

- El costo de cambiar de proveedor es mínimo.

- La comparación entre proveedores es mayor

 ESCOGER UNA EMPRESA DE SU ENTORNO, MEDIANTE LA INFORMACIÓN OBTENIDA DE
LA MISMA DETECTAR LAS POSIBLES FALENCIAS QUE SE PRESENTAN Y PUEDEN AFECTAR
UN PROCESO NORMAL EN UNA GESTIÓN DE COMPRAS.

Empresa escogida

Hospital Alejandro Maestre Sierra (ariguani magdalena)

No analizar el proceso de compra.

Dentro de la entidad hay deficiencias que no permiten saber de forma certera las cantidades de insumos
agotados por dependencia, debido que las personas encargadas de llevar el control de estas gestiones hay días
del mes que no realizan este control ocasionando, descontrol en las cifras reales de los inventarios, esto es un
constante y lo atribuye a que siendo la entidad tan grande y manejar altos volúmenes de inventarios no cuenten
con un software donde se pueda llevar el control sobre los inventaros diarios de todo los recursos que se
consumen

No planificar las compras e ir con demasiada prisa.

Como en la entidad no hay claridad ni planificación de los diferentes insumos que se requieren ni existe una
alineación con el stock de todas las dependencias, sus necesidades y las necesidades del almacén como único
distribuidor dentro del hospital; es que deben tomar acciones inmediatas que permita frenar estas incidencias en
cuanto a la planificación de los pedidos posibilitando hacerlos de manera sincronizada y detalladamente;
permitiéndoles contar con diversificación de sus proveedores para obtener buenos precios y calidad de los
insumos en general que puedan brindar posibilidades de pagos fraccionados bimestrales como opción de
mantener los presupuesto disponibles para estas compras, de esta forma la entidad no generara sobre facturación
de compras extemporáneas por faltantes en el almacén, ya que esto conlleva a disminución de los presupuesto.
No involucrar a todos los interesados desde el primer momento hasta el final.
No involucra a todas las personas responsables de las diferentes dependencias en cargadas de llevar los controles
sobre los inventarios de sus insumos; incluyendo el almacén; procesos importantes puesto que ayuda a que los
encargados de realizar las gestiones de compra tengan cifras certeras sobre todo los insumos faltantes requeridos, esto
ayudando a garantizar que la compra final cumpla con todo los requisitos necesarios evitando equivocaciones en la
gestión de compras.

Fallos en la concepción de la propuesta de compra.

Es importante que el hospital replantee los mecanismos utilizados para realizar las propuestas a los diferentes
proveedores esto con el objetivo que todas las propuestas que lleguen de los proveedores se ajusten al máximo
a los requisitos y necesidades de la empresa, de esta forma el hospital tendrá la oportunidad de mejor la
selección de proveedores que le brinden buenos precios y productos de buena calidad, esto con el objetivo de
reducir gasto que actualmente reflejan en sus balances.

Exceso de simplificación del proceso de compras: elegir solo por precio.

La entidad está incurriendo en que hace la selección de sus proveedores de forma limitada según sus
conveniencias económicas, escogiendo aquellos que le ofrezcan precios bajos.

POSIBLES ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN ACORDE CON LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE

COMPRAS.

 Contar con diversificación de proveedores, para realizar las compras de los suministros requeridos en el
hospital, buscando también sostener diferentes relaciones comerciales que ofrezcan buenos precios,
calidad en los insumos, posibles cambios por fechas de expiración, etc. y formas comércieles de pagos
con fechas flexibles.

 Tener un control estricto por dependencias de los insumos, a través de un programa en Excel que les
permita ir dando de baja los insumos agotados en general, de esta forma se podrá tener claridad de todo
stock de insumos en general, para realizar las futuras compras.
 Considerar el almacén como único distribuidor principal dentro del hospital de todos los diferentes
insumos requeridos tanto en la parte hospitalaria como en la parte administrativa de insumo para las
oficinas, aseo, etc.

 Realizar una planificación detallada de los diferentes insumos de forma trimestral, donde se realice un
control de los insumos con más demanda de gasto al igual que con los de minina rotación de gasto, de
esta forma se podrá adquirir volúmenes de insumos logrando mejores descuento, y a su vez tener un
inventario preciso sin faltantes ni con insumos no utilizados, que generen perdidas por vencimientos.

 involucra a todas las personas responsables de las diferentes dependencias en cargadas de llevar los
controles sobre los inventarios de sus insumos; de esta forma la entidad podrá realizar un excelente
gestión de compras y suministros equilibrado, de esta forma se evitara sobre costos por compras
adicionales que generen sobrecosto en los rubros presupuestados.

 Realizar las compras utilizado mecanismo a corto plazo con los proveedores, y evitar pagar con tarjetas
de créditos o tipos de créditos ofrecidos por estos, con el fin de minimizar el pago en los intereses,
logrando con esto mantener las cifras de los presupuestos adecuados para las futuras compras.

Si la entidad logra implementar estas estrategias para mejor la gestión en general de las compras,
estaría mejorando sus procesos generales de los sistemas integrados de planificación de los
diferentes insumos que se requieren en alineación con el stock de todas las dependencias, sus
necesidades y las necesidades del almacén como único distribuidor dentro del hospital,

 Involucrar todo el personal requerido responsable en las gestiones de inventarios de los

suministros terminados.
 Diversificación de sus proveedores para mejorar la rentabilidad de los presupuestos asignados
 Tener optimas relaciones comerciales y entrega oportuna de los suministros
 Utilizar el presupuesto de forma adecuada evitando sobre costo
 Almacén bien dotado con los insumos de primera necesidad según las necesidades requeridas