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DAI-AI-1072-2016
INFORME GENERAL
Quito - Ecuador
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
CONTENIDO PÁGINA
- Carta de Presentación
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
- Motivos del examen 2
Objetivos del examen 2
- Alcance del examen 2
Base Legal 2
Estructura Orgánica 3
Objetivos de la entidad 5
Monto de recursos examinados 6
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Ausencia de normativa interna para regular Proceso de Gestión 7
de Pasajes
Archivo de documentación del Proceso de Gestión de Pasajes 11
Pasajes Caducados 21
ANEXOS:
1 Nómina de servidores relacionados con el examen 31
2 Pasajes Caducados 32
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Quito DM,
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Gerente General ?ROBADO POR:..
Banco de Desarrollo del Ecuador B.P. )1)101-01G ,
Ciudad
I II
De mi consideración
Atentamente,
Base legal
El Banco del Estado, se creó como una institución autónoma de derecho Público, con
finalidad social o pública, mediante Decreto Supremo 774 del 17 de septiembre de 1976,
publicado en el Registro Oficial No. 183 del 31 del mismo mes y año, cuya ley estatutaria
se dictó por Decreto Supremo de Gobierno No. 3731 de 6 de agosto de 1979, promulgada
2
••
•
en el Registro Oficial No. 8 del 22 de agosto de 1979 y reformada mediante Decreto Ley
No. 14, publicada en el Registro Oficial No. 257 del 26 de agosto de 1983. •
e
Su nombre no data de la misma fecha de su creación; fue que mediante Decreto Ley que o
el 6 de agosto de 1979, se expidió la Ley Estatutaria del "Banco de Desarrollo del Ecuador' •
- BEDE-, fecha desde la cual comienza su funcionamiento como persona jurídica autónoma
de derecho privado con finalidad social y pública.
Se rigió por la Codificación a la Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado, publicada
en el Registro Oficial Suplemento No. 196 de 26 de enero de 2006 y supletoriamente por
las disposiciones aplicables de las leyes financieras societarias, hasta el 11 de septiembre
de 2014.
El nombre actual de "Banco de Desarrollo del Ecuador B.P.", tiene su origen en el Decreto
Ejecutivo 867 suscrito el 30 de diciembre de 2015 por el Presidente Constitucional de la
República del Ecuador, mediante el cual reorganiza al Banco del Estado cambiándolo de
denominación y definiéndole como una entidad del sector financiero público, con personería
jurídica propia, con autonomía administrativa, financiera y presupuestaría, que se regirá por
las disposiciones del Código Orgánico Monetario y Financiero, este Decreto, las normas
que emita la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera, los organismos de
control, la Junta General de Accionistas del Banco, su respectivo Directorio; y, en los
demás, las normas de su Estatuto Social y las que rigen a las instituciones públicas.
Estructura orgánica
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•
Objetivos de la entidad •
5
Monto de los recursos examinados
MATRIZ I
11
Nombre de Cuenta Año 2011 Año 2012 Año 2013 Año 2014 Año 2015 Total'l
1 '
Viáticos Nacionales 93 690,86 86 798,28 100051,77 164 256,44 257 334,00 702 131,35
Viáticos Exterior 9536,93 3400,94 3496,00 5932,40 12 236,40 34 602,67
Pasajes Nacionales 75 139,71 89264,32 90 599,92 132 724,11 179 398,93 567 126,99
Pasajes Exterior 5813,09 4370,60 3595,14 4100,00 10 630,70 28 509,53
Total 184 180,59 183 834,14 197 742,83 307 012,95 459 600,03 1 332 370,54
Fuente: CGIFS WEB REPORT - CONTABILIDAD
Servidores relacionados
Anexo 1
6
o
o
o
o
CAPÍTULO II
7
"...Preparar y difundir el estatuto de gestión de procesos, además de los manuales,
procedimientos, reglamentos, instructivos y otras normas que sean necesarias para
el cumplimiento de los objetivos institucionales (...)".
8
•
•
"...me permito indicar que a partir del mes de junio de 2014, el señor Subgerente de
Gestión Institucional delegó a la Lcda.... Asesora de la Gerencia General y Dirección
de Talento Humano a fin de indicar la gestión para el levantamiento de la normativa
interna por procesos; los procedimientos fueron levantados por cada uno de los
analistas responsables de sus procesos.- En la pestaña de Estructura de Proceso
en la carpeta RGTH Gestión de Talento Humano se encuentran los Flujo gramas y
los archivos Script gth5.3 del procedimiento para Viáticos en el País y el Script5.4
Viáticos en el Extranjero, los mismos que entraron en vigencia a partir de febrero
de 2015(1..)".
Conclusión
Recomendación
A la Gerente Administrativa
10
mencionados como para el pago por gastos administrativos generados en cambios o
reembolsos, considerando la razón que motive el aplazamiento o suspensión de la
comisión.
11
"...Del período 2013 hasta agosto de 2014 no se encontraron archivos dentro de
esta Dirección.- A partir de septiembre de 2014 la Gerencia Administrativa, solicitó
el cambio del responsable de viáticos y pasajes de ese entonces.., a la Dirección
de Bienes y Servicios, y desde esa fecha el proceso de pasajes ha sido llevado por
la Dirección de Bienes y Servicios (...)".
12
Con memorando VSH-004-2016 de 19 de julio de 2016, la Directora de Bienes y Servicios
Encargada, manifestó:
"...En alcance al Memorando No. VCH-003-2016, adjunto dos carpetas BENE cabe
recalcar que fueron localizadas en el archivo pasivo de la Dirección de Bienes y
Servicios, las mismas que fueron foliadas en el orden encontrado (...)".
13
El número 15 de la Descripción de Funciones de la Dirección de Recursos Humanos del
Manual Orgánico Funcional del Banco del Estado aprobado mediante Decisión 2009-GGE-
055 de 19 de junio de 2009, establece:
La cláusula Décima Octava de la Administración del Contrato, suscrito entre el Banco del
Estado y la Empresa Euroviajes & Tur S.A., determina:
"...Los pagos se lo realizará de manera mensual previa entrega del reporte y facturas
por parte de la CONTRATISTA por sus servicios, en el cual se detalle: el número de
pasajes nacionales e internacionales emitidos, utilizados, sin utilizar y
reembolsados, con indicación de la fecha de vencimiento y previo informe de
aprobación de/Administrador del Contrato (...)".
La cláusula Décima de la Administración del Contrato, suscrito entre el Banco del Estado y
TAME Línea Aérea del Ecuador, estipula:
El número 4.6 Responsabilidades del Banco del Estado, de los términos de referencia del
contrato suscrito con TAME, especifica:
14
"...Será responsable por la correcta administración en el manejo de toda información
que obtenga por los boletos emitidos...- El control de la utilización de los boletos
emitidos serán responsabilidad del Banco del Estado (...)".
15
La Directora de Administración de Talento Humano Encargada, en funciones del 10 de abril
de 2013 al 15 de enero de 2014, mediante memorando BDE-SEG-2016-0813-M de 15 de
julio de 2016, manifestó:
La Directora Administración de Talento Humano antes citada, indicó que el Servidor a cargó
de pasajes pasó a pertenecer a la Dirección de Bienes y Servicios, por cuanto el Estatuto
Orgánico de Gestión de Procesos se encontraba en proceso de reestructura, y una de las
reformas era que dicha Dirección se haga cargo del proceso de pasajes; sin embargo, no
presenta documentación de sustento al respecto, además la Directora de Administración
de Talento Humano en memorando BDE-DATH-2016-1251-M de 11 de agosto de 2016,
certifica que no existe acción de personal de traslado del servidor.
clieetficta
17
En comunicación de 14 de julio de 2016, la Directora de Administración de Talento Humano
en funciones durante el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2014 y el 31 de
enero de 2015, expuso:
Además posterior a la lectura del borrador del informe, con comunicación de 8 de agosto
de 2016, señaló:
18
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"...A fin de supervisar los procesos y operaciones relacionadas a este tema puntual
de Viáticos, Subsistencias y Pasajes; en mi Administración, dispuse y designé a los
servidores antes mencionados "controlar, custodiar y hacer seguimiento" del archivo
e información de dicho proceso, ya que el trabajo es responsabilidad de cada uno
de los integrantes que conforman la Dirección (...)".
La respuesta emitida por el servidor, confirma el contenido del comentario, al señalar que
el procedimiento para custodia de los reportes se lo realizaba de manera digital, tomando
información de la base de datos del sistema Flycard de TAME E.P y exportándola a Excel,
lo que demuestra que la documentación generada en este proceso no se archivaba.
20
para los contratos suscritos con Euroviajes y TAME; tampoco demostraron la existencia de
actas de entrega — recepción de los documentos requeridos.
Conclusión
Recomendación
A la Directora de Administración de Talento Humano
Pasajes Caducados
El Banco del Estado actual Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., el 03 de junio de 2014,
suscribió con TAME Línea Aérea del Ecuador un contrato para la prestación del servicio de
la emisión de pasajes aéreos en rutas nacionales, para las autoridades, funcionarios,
servidores del Banco, con vigencia hasta el 31 de diciembre de 2015, por 237 997,13 USD,
sin IVA. Adicionalmente, el 27 de noviembre de 2015 se suscribió un contrato
complementario por 20 000,00 USD sin IVA. La Administración de estos contratos se
designó a la Directora de Administración de Talento Humano, quien debió ceñirse a las
14A/75/»,
21
condiciones generales y específicas de los pliegos que forman parte del contrato, con
autorización para realizar las gestiones inherentes a su ejecución.
Entre junio de 2014 y diciembre de 2015, se emitieron 1 510 pasajes por un valor de
276 011,44 USD, los cuales no fueron utilizados en su totalidad, existiendo pasajes
reembolsados y caducados, conforme se detalla a continuación:
Como se puede observar de los 1 510 pasajes emitidos, existen: 1 257 utilizados, 135
reembolsados, 56 abiertos y 62 caducados, por estos últimos se pagó 7 627,23 USD;
3951,12 USD por 35 pasajes caducados en la ruta para la cual fueron emitidos y
3 676,11 USD por 27 pasajes de los cuales se utilizó una sola ruta, conforme se detalla en
el anexo 2.
La cláusula Décima de la Administración del Contrato, suscrito entre el Banco del Estado y
TAME Línea Aérea del Ecuador, estipula:
En los términos de referencia del contrato suscrito con TAME, los números 4.6 y 4.7
Responsabilidades del Banco del Estado y Reembolsos, especifican:
"... El Banco del Estado exclusivamente de manera mensual, podrá solicitar por
escrito los reembolsos de boletos no utilizados.., detallando el número del boleto
aéreo, nombre, cédula de identidad del pasajero y ruta no utilizada...-Los
reembolsos debe ser pedido dentro de la validez del ticket aéreo...- En los
reembolsos se descontarán los respectivos gastos administrativos...- La solicitud de
reembolsos es responsabilidad directa del Banco del Estado (...)".
23
La Norma de Control Interno 100-01 Control Interno, enfatiza:
24
El 15 de julio de 2016, mediante comunicación, la Directora de Administración de Talento
Humano en funciones entre el 28 de abril y el 31 de agosto de 2014, expresó:
Además el 05 de agosto de 2016, posterior a la lectura del borrador del informe, informó:
25
El 14 de julio de 2016, la Directora de Administración de Talento Humano Encargada, por
el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2014 y el 31 de enero de 2015,
manifestó:
"...debo aclarar que cuando hice la entrega recepción de los trámites esto es 2 de
febrero de 2015, no existían pasajes caducados ni por caducarse ya que todos
estaban vigentes en esa fecha, por lo que debieron haberse utilizado o pedir su
reembolso a TAME EP antes de su caducidad (...)".
"...Debo aclarar una vez más que en mi período de gestión solo existió la adquisición
de boletos los mismos que se adquirieron a partir del 3 de junio de 2014, no
existieron boletos caducados ni por caducarse; ya que estos se caducan luego del
año de adquisición, es decir que la caducidad se produce a partir del mes de junio
de 2015, período en el cual ya no estaba a cargo de la Dirección de Administración
de Talento Humano, por consiguiente no podía entregar información de pasajes por
caducarse por cuanto aún estaban vigentes al dejar el encargo al 31 de enero de
2015(...)".
Además, posterior a la lectura del borrador del informe, mediante memorando BDE-DATH-
2016-1228-M de 5 de agosto de 2016, manifestó:
"... El último período de emisión de pasajes al interior con la empresa TAME E.P.,
lo realice (sic) del 11 de febrero de 2015 al 05 de febrero de 2016, periodo (sic) en
el cual los mencionados tickets aéreos aun (sic) mantenían vigencia cuatro meses...
se reportaba a los servidores que no han hecho uso de los mismos para su
justificación o nueva programación; o solicitar a la empresa TAME E.P, el respectivo
reembolso, una vez realizada la solicitud en un lapso de 15 días TAME E.P. procedía
a reembolsar mediante notas de crédito a favor del Banco de Desarrollo del Ecuador,
el valor respectivo, como respaldo a este procedimiento adjunto copias de; Tres
correos electrónicos enviados a los servidores informando sobre status de pasajes
aéreos...- Dos correos de descargo ... de las servidoras ...- Correo de descargo ...
28
del Señor ...- Correo de descargo ... de la señorita ...- Correo electrónico de 25 de
noviembre de 2015, ... solicitando reembolso de tickts (sic) no utilizados con sello y
firma de recepción de la E.P. TAME...- Nota de crédito N° 001-006-000004815 de
09 de diciembre de 2015, emitida por la empresa TAME a favor del Banco (...)".
Las respuestas emitidas por las Directoras de Administración de Talento Humano en sus
respectivos períodos de gestión y por el servidor encargado de la gestión de pasajes por el
período comprendido entre el 1 de abril de 2014 y el 4 de febrero de 2015, no desvirtúan el
contenido del comentario, en razón de que no presentan documentación que evidencie: la
entrega de ésta al dejar el cargo, ni de su gestión respecto a los pasajes no utilizados que
29
permanecieron abiertos durante un año sin que se solicite su reembolso, ocasionando que
estos se caduquen.
Conclusión
Recomendación
A la Gerente Administrativa
A la Gerente General
Atentamente
711
'arma VallejQpedoya
Auditor General
30