AUDITORÍA AL SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES SUIT ALCALDÍA

DE BUENAVISTA QUINDÍO

ESTIVEN RIOS OSORIO

MEYER ALEXANDER SUÁREZ HERRERA

LUIS FERNANDO HERNANDEZ CALDERÓN

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

ARMENIA QUINDÍO

2016

8
AUDITORÍA AL SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES SUIT ALCALDÍA

DE BUENAVISTA QUINDÍO

ESTIVEN RIOS OSORIO

MEYER ALEXANDER SUÁREZ HERRERA

LUIS FERNANDO HERNANDEZ CALDERÓN

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON (FUNEC)

INGENIERÍA DE SISTEMAS

ARMENIA QUINDIO

2016

9
 NOTA DE ACEPTACIÓN

Firma del Presidente del jurado

Firma del jurado

Firma del jurado

_______________________________________________

Armenia, Mayo de 2016

10
 Dedicatoria

En primer lugar a Dios por darnos la vida, la salud y la capacidad para poder cumplir esta

meta con este gran logro en nuestras vidas, a nuestras familias, especialmente nuestros padres

por su apoyo incondicional en este largo proceso, y a los buenos tutores que se interesaron en

compartirnos sus conocimientos con honestidad y compromiso, queriendo siempre que seamos

unos profesionales con valores y ética.

11
 Agradecimientos

Gracias a Dios por darnos las herramientas para alcanzar este logro, a cada uno de los

profesores que aportaron a nuestros conocimientos, pero en especial A NUESTROS PADRES,

que con su dedicación, compromiso y acompañamiento nos permitieron ser las personas que

somos hoy en día y hoy es gracias a eso que podemos decir que seremos ingenieros profesionales

e íntegros en nuestra vida laboral y personal.

12
 Resumen

Se desea realizar una auditoría al Sistema de Información SUIT (Sistema único de

información de trámites) de la Alcaldía de Buenavista Quindío con el fin de medir la eficiencia y

eficacia que este tiene frente a la ciudadanía y las instituciones.

1. Sistemas de información.

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el

propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el

nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de

acciones. (Peña, 2006).

Otros autores como Peralta (2008), de una manera más acertada define sistema de

información como: conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las

actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional

necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso humano que interactúa

con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

1.1. Actividades de un sistema de información

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de información. (Sistemas, 2016)

a. Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información

toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o

automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario,

13
mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros

sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de

entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de

diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y

el mouse, entre otras. (Sistemas, 2016)

b. Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o

capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el

sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta

información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La

unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o

diskettes y los discos compactos (CD-ROM). (Sistemas, 2016)

c. Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para

efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos

pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están

almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en

información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras

cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que

contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. (Sistemas, 2016)

d. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información

para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de

salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los

plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede

14
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una

interface automática de salida. (Sistemas, 2016)

Auditoría

En una auditoría se detectan "no conformidades", es decir discrepancias entre lo que

exige la Norma de referencia y se define en el manual de Calidad y documentos anexos, o entre

éstos y la forma de operar en la realidad. Como toda herramienta, tenemos que hacer un buen uso

de la auditoría. No la debemos utilizar para encontrar errores, culpabilizar a las personas, los

departamentos... para investigar problemas. Si hacemos un buen uso de ellas, no debemos

temerlas pues realmente son los mejores medios que tenemos para verificar que la empresa está

realizando el trabajo conforme se ha establecido. (Asociación española para la calidad, 2016)

Un aspecto importante es que auditoría no es sinónimo de inspección, o de supervisión,

las cuales se llevan a cabo con el único propósito de controlar un proceso o verificar la

conformidad de un producto. (Asociación española para la calidad, 2016)

El sistema único de información y tramites SUIT es un instrumento de apoyo para la

implementación de la política de racionalización de trámites que administra el departamento

administrativo de la función pública en virtud de la ley 962 del 2005 y el decreto 019 de 2012,

sistema que tiene como propósito ser la única fuente valida de la información de los tramites que

todas las instituciones del estado ofrecen a la ciudadanía. SUIT es el repositorio de los trámites

y procedimientos administrativos orientados al usuario que ofrecen las instituciones de orden

nacional y territorial. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2016)

El SUIT es un sistema electrónico de administración de información de trámites y

servicios de la Administración Pública Colombiana que opera a través del Portal del Estado

15
Colombiano, administrado por el DAFP por mandato legal, en alianza estratégica con el

Ministerio de Comunicaciones - Programa Gobierno en Línea.

Guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la administración

pública y manual del usuario SUIT.

Este sistema permite integrar la información y actualización de los trámites y servicios de las

entidades de la administración pública para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera

centralizada y en línea. (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2016)

Figura1

16
 Abstract

The Only System Information and formalities SUIT is a support tool for Policy

Implementation Rationalization formalities adminis the Administrative Department of Public

Service under Law 962 of 2005 and Decree 019 of 2012, This System intended to be the only

valid source of information procedures that all institutions of the State offered to citizens. Game

is the repository of procedures and user-oriented Administrative Procedures offered by the

institutions of national and territorial.

The game is an opera Electronic System of Information Management procedures and

services of the Colombian Civil Service Through the Portal of the Colombian State, administered

by the DAFP by legal mandate, in Strategic Partnership with the Ministry of Communications -

Government Online Program . MANUAL GUIDE FOR REGISTRATION AND

STREAMLINING PROCEDURES AND SERVICES PUBLIC ADMINISTRATION AND

USER'S GAME This system allows integrating information and update procedures and services

Entities Public Administration to facilitate Citizens Consultation centrally and offline.

17
 Tabla de contenido
1. Introducción .......................................................................................................................................... 20
2. Identificación del problema.................................................................................................................. 22
2.1 Planteamiento del problema ........................................................................................................... 22
2.2 Formulación del problema ............................................................................................................. 23
3. Objetivo general .................................................................................................................................... 24
3.1 Objetivos específicos ....................................................................................................................... 24
4. Justificación ........................................................................................................................................... 25
5. Marco Teórico ....................................................................................................................................... 26
Ejes temáticos de la estrategia Gobierno en Línea ............................................................................ 26
Actores clave de la estrategia ................................................................................................................ 26
Marco Normativo .................................................................................................................................. 28
¿Qué es un Trámite? ............................................................................................................................. 30
¿Qué es un Servicio? ............................................................................................................................. 30
Fases o etapas de la Política Anti-trámites ......................................................................................... 31
6. Tipo de estudio ...................................................................................................................................... 32
7. Desarrollo de la Metodología ............................................................................................................... 33
7.1 Identificación de la entidad auditada ............................................................................................ 33
8. Plan de auditoría .................................................................................................................................... 37
9. Aplicación de la auditoría .................................................................................................................... 39
Informe de hallazgos ............................................................................................................................. 44
10. Conclusiones ........................................................................................................................................ 50
Bibliografía ................................................................................................................................................ 52

18
ÍNDICE DE TABLAS, CUADROS Y FIGURAS

Cuadro 1. Aspectos positivos y negativos de la globalización.

Figura 1. Lista de las mayores economías del mundo en millones de dólares corrientes.

Figura 2. Teoría de Taylor.

Figura 3. Retroalimentación del ambiente.

19
 1. Introducción

Con el auge de las nuevas tecnologías de información y comunicaciones, los entes de

orden nacional y territorial se ven en la obligación de estar a la vanguardia de la tecnología, ya

que los el mismo sistema lo exige.

Para ello, los entes de control y los diferentes ministerios han desarrollado diferentes

plataformas para que las alcaldías y gobernaciones alimenten en tiempo real la información que

se ejecuta en dichas entidades, con el fin de brindar transparencia en el ejercicio propio de la

administración pública, y así reducir la brecha tecnológica que existe entre el ciudadano y las

administraciones municipales y departamentales mediante la eficiencia, transparencia y

participación, mejorando la prestación de los servicios a los ciudadanos, cambiando imagen

desfavorable que tiene la ciudadanía hacia los servidores públicos y entidades públicas de

nuestro País.

A raíz de esto, la presidencia de la república, a través del ministerio de tecnologías de la

información y comunicaciones, viene adelantando una serie de decretos para que las entidades

públicas implementen una estrategia que contenga los puntos anteriormente mencionados, dicha

estrategia se llamó Gobierno en línea.

Gobierno en línea es el nombre que recibe la estrategia de gobierno electrónico (e-

government) en Colombia, que busca construir un Estado más eficiente, más transparente y más

participativo gracias a las TIC.

20
 Esto significa que el Gobierno Prestará los mejores servicios en línea al ciudadano

logrará la excelencia en la gestión, empoderará y generará confianza en los ciudadanos,

impulsará y facilitará las acciones requeridas para avanzar en los Objetivos de Desarrollo

Sostenible -ODS, facilitando el goce efectivo de derechos a través del uso de TIC. (Ministerio de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2016)

21
 2. Identificación del problema

El departamento administrativo de la función pública implementó el Sistema único de

información de trámites para que todas las instituciones públicas del Estado registren los tramites

que se realizan en cada una de ellas, con el fin de contar con una fuente única y válida donde los

ciudadanos puedan consultar los tramites que brindan dichas entidades, pero lo que se busca en

esta auditoría es analizar qué tan efectiva es dicha plataforma para los ciudadanos, ya que con

una simple consulta verbal a una pequeña parte de la población podemos afirmar que el

Departamento Administrativo de la Función Pública tuvo fallas en la divulgación de dicha

plataforma.

2.1 Planteamiento del problema

Esta investigación surge a raíz de que en Colombia en la actualidad por directiva

nacional, todas las entidades gubernamentales tienen que implementar sistemas de información

que permitan Promover el uso de las TICs facilitando el acceso de la ciudadanía a la

información sobre trámites y a su ejecución por medios electrónicos, estos trámites a veces

puedan estar a disposición de los usuarios, pero estos en muchas ocasiones no conocen la

existencia de dichas plataformas y en muchas casos no saben cómo consultar dicha información

y en el peor de los casos no se sabe si la información que se brinda en dichas plataformas es fácil

de asimilar y entender para la ciudadanía.

22
2.2 Formulación del problema

¿Cómo influyen los sistemas de información y que tan útiles son?

¿La información contenida es verdadera?

¿La ciudadanía conoce la existencia de esta plataforma y sabe utilizarla?

¿Qué hace la entidad para dar a conocer estos servicios?

23
 3. Objetivo general

Auditar y evaluar cada uno de los componentes que conforman la plataforma SUIT

(SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITES) para poder determinar que tan

importante es este sistema de información e identificar posibles falencias o debilidades que tenga

este sistema desde su proceso de implementación hasta el de consulta.

3.1 Objetivos específicos

• Evaluar el nivel de cumplimiento que tiene la entidad respecto al proceso de

implementación de esta plataforma.

• Evaluar la utilidad y el impacto que tiene esta plataforma y el nivel de

conocimiento que tiene la población sobre este sistema.

• Evaluar cada uno de los procesos y metodologías que se llevan a cabo para la

inscripción de un trámite o servicio.

24
 4. Justificación

El trabajo quiere brindar una descripción general de lo que es la plataforma del SUIT

(sistema único de información y trámites) evaluando y analizando cada uno de los componentes

que conforman esta plataforma que se encuentra habilitada, para la consulta de trámites y

servicios que se pueden hacer en la entidad.

Este trabajo aplicaremos algunos conceptos vistos en el seminario que nos permitirá

reforzar y aplicar algunos elementos de auditoría vistos en el seminario de grado, para así poder

determinar y evaluar la importancia y valor que tiene esta plataforma a la hora de consultar un

trámite y verificar que tan importante es el servicio que esta brinda a la comunidad.

Es importante dar a conocer por medio de la investigación que esta plataforma está

reglamentada desde el gobierno nacional y que el Departamento Administrativo de la Función

Pública es responsable de formular, instrumentalizar, difundir y asesorar las políticas de

Racionalización de Trámites, Gestión de Calidad y Desarrollo Administrativo, y de administrar

el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT.

25
 5. Marco Teórico

Ejes temáticos de la estrategia Gobierno en Línea

TIC para el Gobierno Abierto: Busca construir un Estado más transparente y

colaborativo, donde los ciudadanos participan activamente en la toma de decisiones gracias a las

TIC.

TIC para servicios: Busca crear los mejores trámites y servicios en línea para responder a

las necesidades más apremiantes de los ciudadanos.

TIC para la gestión: Busca darle un uso estratégico a la tecnología para hacer más eficaz

la gestión administrativa.

Seguridad y privacidad de la información: Busca guardar los datos de los ciudadanos

como un tesoro, garantizando la seguridad de la información.

Actores clave de la estrategia

Ciudadano: Son los principales beneficiarios de la Estrategia, ya que con ella tienen a su

disposición una amplia oferta de trámites, servicios y canales de comunicación en línea para

interactuar con las entidades públicas. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones, 2016)

Así mismo pueden participar en la toma de decisiones de asuntos de interés público,

hacer sus peticiones, quejas, reclamos y denuncias para manifestar sus necesidades, y exigir el

26
cumplimiento de sus derechos y contribuir en el mejoramiento de la gestión de las entidades

públicas. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2016)

Funcionario: Son los principales encargados de conocer, implementar, garantizar el

cumplimiento y monitorear los resultados de la estrategia de Gobierno en línea en las entidades

públicas del orden territorial y nacional con el fin de construir un Estado más eficiente y

transparente gracias a las TIC. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones, 2016)

Industria TI, academia, organizaciones: Son actores fundamentales para la estrategia,

ya que con su implementación podrán desarrollar alianzas y oportunidades de negocio con las

entidades públicas del orden nacional y territorial. (Ministerio de Tecnologías de la Información

y las Comunicaciones, 2016)

Son beneficiados por los acuerdos marco de precios para TI, participan en los programas

de fortalecimiento a la industria de TI y en los programas de financiación a proyectos de

innovación. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2016)

Como ya mencionamos, el SUIT es un instrumento de apoyo para la implementación de

la política de racionalización de trámites que administra el departamento administrativo de la

función pública, pero que es o en que consiste la política de racionalización y apunta claramente

en la Estrategia Gobierno en línea en el eje temático de TIC PARA SERVICIOS.

27
Marco Normativo

En la búsqueda permanente por lograr un adecuado acercamiento de la Administración

Pública con el ciudadano y el empresario, se han ejecutado acciones de carácter normativo que

permitan racionalizar los trámites, a fin de lograr que estos sean simples, eficientes, directos y

oportunos. A continuación, se enuncian algunas de las normas que orientan la racionalización de

procesos, procedimientos y trámites en las entidades públicas:

• Constitución Política de 1991 (Artículos 83, 84, 209 y 333): Establece el principio de la

buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios

de la función administrativa, de la actividad económica y la iniciativa privada.

• Decreto 2150 de 1995: Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites

innecesarios en la Administración Pública.

• Ley 190 de 1995: Se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la

Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción

administrativa.

• Ley 489 de 1998 (Artículo 18): Establece la supresión y simplificación de trámites

como política permanente de la Administración Pública.

• Documento CONPES 3292 de 2004: Establece un marco de política para que las

relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y

eficientes, utilizando estrategias de simplificación, racionalización, normalización y

automatización de los trámites ante la administración pública.

28
 • Ley 962 de 2005: Se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares

que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

• Decreto 4669 de 2005: Fija el procedimiento para aprobación de nuevos trámites, crea

el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites (GRAT), como instancia consultiva

del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones.

• Decreto 1151 de 2008: Establece los lineamientos generales de la Estrategia de

Gobierno en Línea de la República de Colombia a implementar por fases y se dictan otras

disposiciones.

• Decreto 1879 de 2008: Requisitos documentales exigibles a los establecimientos de

Comercio para su apertura y operación.

• Decreto 235 de 2010: Por el cual se regula el intercambio de información entre

entidades para el cumplimiento de funciones públicas.

• Decreto 2280 de 2010: Por el cual se modifica el artículo 3º del Decreto 235 de 2010.

• Ley 1450 de 2011: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.

• Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción: Por la cual se dictan normas orientadas a

fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la

efectividad del control de la gestión pública.

• Decreto Ley 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar

regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

29
 • Decreto 1450 de 2012: Por el cual se reglamenta el Decreto Ley 019 de 2012.

Política de racionalización

La política de racionalización se fundamenta principalmente en dos objetivos.

 Simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y

procedimientos administrativos.

 Promover el uso de las TICs facilitando el acceso de la ciudadanía a la

información sobre trámites y a su ejecución por medios electrónicos.

¿Qué es un Trámite?

Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los

usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley.

El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o

solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre

éste, aceptando o denegando la solicitud.

¿Qué es un Servicio?

Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar

la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad. Para todos los

efectos de la presente Guía y de publicación en el Sistema Único de Información de Trámites -

SUIT se entenderán los servicios como los procedimientos administrativos que deben ser

publicados en el PEC a que alude la Ley 962 de 2005.

30
Fases o etapas de la Política Anti-trámites

Para garantizar que la información sea efectiva para la ciudadanía y se establezcan

mecanismos que faciliten la obtención de los productos o servicios públicos, se deben desarrollar

las siguientes etapas:

Figura 2

(Departamento Administrativo de la Función Pública, 2016)

31
 6. Tipo de estudio

Se pretende aplicar un método de auditoría para evaluar este sistema de información y

encontrar así mismo las falencias o debilidades que tiene este sistema de información a travez de

testeos y pruebas directamente en la plataforma, también se aplicaran técnicas que nos permitan

recopilar datos para determinar la utilidad que este sistema presta a la comunidad.

32
 7. Desarrollo de la Metodología

La información recopilada es muy importante para la entidad y se puede levantar a través

de los documentos y normativas que se encuentren en el municipio.

Para la realización de esta auditoría además de la elaboración del plan de auditoria de

utilizara y aplicaran métodos de recolección de información como encuestas que permitan al

auditor obtener información que la entidad no tiene a la mano para poder medir y alcanzar los

objetivos de esta auditoría.

7.1 Identificación de la entidad auditada

Misión

El municipio de Buenavista como entidad territorial, desarrollara constantemente

procesos de inclusión e incidencia político administrativa y de participación comunitaria, que

permitan el encadenamiento de acciones concretas generadoras de desarrollo social, competitivo,

agropecuario, turístico y ambiental, en el marco del ordenamiento territorial, con enfoque social

como soporte de la gobernabilidad, direccionados al fortalecimiento y acompañamiento de cada

uno de los sectores y grupos poblacionales del municipio, enlutados en los principios

orientadores y los estamentos de ley. (Alcaldía de Buenavista Quindío, 2016)

Visión

En el 2024, Buenavista será reconocida como pilar de desarrollo económico, social,

estructural, educativo, agropecuario, ambiental, turístico e institucional, con igualdad de

oportunidades, con un gobierno, incluyente, soberano y humano desde los ciclos vitales como

33
esencia de buena gobernabilidad con calidad, en armonía con el medio ambiente y conservando

nuestra identidad de un lugar, donde se puede vivir en tranquilidad y paz. (Alcaldía de

Buenavista Quindío, 2016)

Funciones

Que mediante el Acuerdo número 06 de Febrero siete (07) de 2.002, el Honorable

Concejo Municipal de Buenavista Quindío, facultó al alcalde municipal para determinar la nueva

estructura administrativa del municipio.

Que el Alcalde municipal, haciendo uso de las facultades anteriormente señaladas,

expidió el Decreto número 016 del Primero de Abril de 2002 “Por medio del cual se define la

Estructura orgánica para la administración Municipal de Buenavista Quindío y se dictan otras

disposiciones”. (Alcaldía de Buenavista Quindío, 2016)

Que como consecuencia de lo anterior, corresponde al Alcalde municipal establecer el

manual específico de funciones por niveles y señalar los requisitos mínimos para el ejercicio de

las funciones en la administración municipal de Buenavista Quindío. (Alcaldía de Buenavista

Quindío, 2016)

Objetivos

La entidad tiene como objetivo principal realizar todas aquellas acciones concernientes a

la función pública establecida en los documentos municipales y en las leyes nacionales. (Alcaldía

de Buenavista Quindío, 2016)

Identificación del municipio:

Nombre del municipio: BUENAVISTA

NIT: 890001879-0

Código Dane: 63111

34
 Gentilicio: BUENAVISTEÑOS

Otros nombres que ha recibido el municipio: EL TOLRÁ

Escudo

El día 20 de agosto de 1977, el Periodista LIBARDO ACEVEDO, presentó el proyecto

del escudo de armas de Buenavista. Desde entonces ha sido utilizado como el oficial en todos los

actos de la Administración Municipal. Esta diagramado en estilo francés, ya que parece ser que

de aquella Nación son oriundos los Granadinos, quienes a su vez fueron los fundadores de El

Tolrá – hoy Buenavista, Al igual que la bandera, lleva los colores amarillo, verde y azul, cuyo

significado es el siguiente: azul, ancestro o descendencia; amarillo, Riqueza y verde Esperanza.

Dentro de las principales características del escudo tenemos: tres tunjos, uno representa la cultura

Quimbaya, otro la Pijao y por último la nativa. Un palo de Cafeto sobresale representando la

principal fuente de nuestra economía; En el centro un sol naciente simboliza el despertar de la

aurora que adorna el nuestro paisaje. El Riachuelo representa los recursos naturales y entre los

rayos del sol aparece la fecha (1966) año en que Buenavista se erige como Municipio, en la parte

superior aparece una corona que es el símbolo del augurio de un futuro triunfante. En la posición

inferior del escudo, entre la cinta que ondea, se aprecia la leyenda: “Buenavista Tierra del

Paisaje” como alegoría a la panorámica que le ha hecho merecedora del apelativo “ Buenavista,

Mirador del Quindío”. (Alcaldía de Buenavista Quindío, 2016)

35
Bandera

La Bandera de Buenavista está conformada por tres franjas de tela distribuidas así: Una

en forma de triángulo de color “Azul Fuerte”, simboliza nuestro ancestro, localizado en la parte

izquierda de la bandera, haciendo ángulos con los extremos de los colores amarillo y verde y con

la división de los mismos en la mitad de la bandera. Otra en forma rectangular en la parte

superior de color amarillo, ocupando la mitad de la bandera en sentido horizontal simbolizando

la riqueza de nuestro suelo. Y la otra también rectangular de color verde, en la parte inferior

simbolizando la esperanza y ocupa también la mitad de la bandera. Sobre la autoría de este

símbolo Municipal, se tiene como oficial que fue diseñada por el señor JOSE LEONEL

OCAMPO ZULUAGA, y la confección de la primera bandera, es decir, de la que fue presentada

a la comunidad Buenavista como proyecto de bandera, se debe a la esposa del señor Ocampo

Zuluaga la señora ADALGIZA RUIZ. (Alcaldía de Buenavista Quindío, 2016)

Himno

Autor: LUIS EDUARDO JARAMILLO PUERTA

36
 8. Plan de auditoría
UNIREMINGTON
PLAN DE AUDITORÍA
VERSIÓN: 1
CÓDIGO: A1-FR07 PÁGINA 37 de 6

FECHA:

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA:

Verificar y evaluar la eficiencia de la plataforma SUIT para poder determinar el nivel de

satisfacción que tiene el usuario frente a esta plataforma y saber el nivel de cumplimiento
que tiene la entidad en cuanto a la implementación del sistema.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA:

Cubre los procesos de implementación, seguimiento y consulta.

CRITERIOS DE AUDITORÍA:

ISO 9001 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos (2008.11.14).

Ley 1712 de 2014 articulo 17 sistemas de información.

EQUIPO AUDITOR:

Estiven Ríos Osorio

Meyer Alexander Suárez Herrera

Luis Fernando Hernández Calderón

FECHA DE EJECUCION DE LA AUDITORÍA: 15/05/2016

REUNION DE APERTURA: HORA:

REUNION DE CIERRE: HORA:

37
 Proceso/Actividad/Requisito por
Fecha Hora Auditor Auditado
auditar.

Implementación Meyer Julián Botache

Alexander
Suárez Herrera Líder Gel

Seguimiento Estiven Ríos Blanca Galvis

Osorio (control inferno)

Consulta. Luis Julian Botache

Fernando
Hernández Líder Gel

Elaboración de las conclusiones de Estiven Ríos

la auditoría Osorio

Reunión de cierre. Estiven Ríos

Osorio

Estiven Ríos Osorio

AUDITOR LÍDER

38
 9. Aplicación de la auditoría
UNIREMINGTON

APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA

CÓDIGO: A1- VERSIÓN: 1

PÁGINA 39 de 6
FR08

FECHA: PROCESOS: IMPLEMENTACIÓN, No.01

SEGUIMIENTO, CONSULTA

AUDITOR (S): AUDITADO (S):

ESTIVEN RÍOS OSORIO PLATAFORMA SUIT

MEYER ALEXANDER SUAREZ JULIAN BOTACHE (líder de sistemas)

HERRERA
BLANCA ROSA GALVIS(control interno)

LUIS FERNANDO HERNÁNDEZ

DOCUMENTOS RELACIONADOS: REQUISITOS:

GUÍA DE USUARIO PLATAFORMA SUIT.

GUÍA PARA LA RACIONALIZACIÓN DE ISO 9001:

TRÁMITES.
Ley 1712 de 2014 articulo 17 sistemas de

39
 información.

OBJETIVO: ALCANCE:

Objetivo Auditoría: Verificar y evaluar la Los procesos de implementación, seguimiento y

eficiencia de la plataforma SUIT para poder consulta.

determinar el nivel de satisfacción que tiene el

usuario frente a esta plataforma y saber el

nivel de cumplimiento

CUMPLE
N. PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO

IMPLEMENTACIÓN

existe pero esta X

1 ¿Se ha establecido, documentado, desactualizado

implementado y mantenido el plan de

gobierno en línea en la alcaldía?

¿Existe un manual que identifica los X

procesos y tramites que se van a registrar en

40
 CUMPLE
N. PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO

2 la alcaldía?

¿La entidad tiene definido personal para la

3 administración de la plataforma?

¿La implementación de esta plataforma

4 representa un gasto para la entidad?

¿Existe un manual para la implementación y X

5 desarrollo de las fases de la política anti

tramites?

SEGUIMIENTO

6 ¿Se vigila que la información contenida en X

41
 CUMPLE
N. PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO

la plataforma sea veraz?

¿La entidad realiza el seguimiento, la X

7
medición y el análisis de la plataforma?

¿El DAFP hace seguimiento a la X

plataforma?
8
9. ¿La plataforma cuenta con estándares de X

seguridad como validación de usuario entre

otros?

CONSULTA

10. ¿Existe un manual o guía del usuario para X

la consulta de trámites?

11. ¿Existe algún método para realizar la X

revisión periódica del Sistema?

12. ¿Se mide la satisfacción del cliente respecto X

42
 CUMPLE
N. PREGUNTAS COMENTARIOS
SI NO

la información contenida en la plataforma?

13. ¿Se tiene conocimiento de la cantidad de X

usuarios que consultan la plataforma?

14. ¿Los empleados de la organización conocen X

la plataforma?

15. ¿Se realizó un plan de divulgación y X

socialización de la plataforma con los

ciudadanos?

16. ¿Se puede medir el nivel de cumplimiento X

que tiene la entidad respecto a la

implementación e inscripción de los

tramites.

17. ¿El municipio cuenta con puntos wifi X

gratuitos?

18. ¿La plataforma es compatible con los X

navegadores más comunes?

43
Informe de hallazgos

Aspectos por resaltar

 La entidad tiene definida una persona para administrar y actualizar el sistema de

información y está contemplado en el plan anticorrupción.

 El sistema de información es práctico para el usuario y fácil de consultar.

 La plataforma es compatible con todos los navegadores

Aspectos por mejorar

 la entidad debe comprometerse mas con la comunidad y socializar con todos los

funcionarios este sistema para que asi mismo se conozcan las distintas plataformas que

se manejan.

REQUISITO NO CONFORMIDAD No. Acc.

Se evidencia que se ha establecido e implementado el plan de gobierno

en línea pero no está actualizado hasta la fecha.

44
Se evidencia que no existe un manual del usuario para la consulta de

tramites

10

No se evidencia en ningún medio la utilización de encuestas o

aplicativos que permitan medir la satisfacción o percepción que el

cliente tiene respecto a este sistema de información. 12

La entidad o administrador de la plataforma no tiene forma de saber

cuántos usuarios están consultando la plataforma

13

Se evidencia que solamente el 10% de los empleados de la alcaldía

tienen conocimiento de la existencia de La plataforma lo que quiere

decir que no hay planes ni registros de socialización sobre este sistema

14
de información.

45
Se evidencia que no hay registros ni planes de socialización que la

entidad haya realizado respecto al uso y existencia de este sistema de

información.
15

Se evidencia que la alcaldía tiene un nivel de cumplimiento del 11%

respecto a la inscripción de trámites, esta cifra se saca de la página

principal del SUIT. 16

46
 10. Análisis delos resultados

A continuación analizaremos una tabla construida con algunos datos que arroja la

plataforma del SUIT donde se muestra a las diferentes alcaldías del departamento del Quindío y el

nivel de cumplimiento que llevan hasta el momento.

PUESTO ENTIDAD POR INCLUIR AL INVENTARIO INSCRITOS TOTAL AVANCE

1 ALCALDÍA MUNICIPAL DE SALENTO 0 70 70 100%

2 ALCALDÍA MUNICIPAL DE QUIMBAYA 18 65 86 77%

3 ALCALDÍA MUNICIPAL DE CÓRDOBA 2 61 80 76%

4 ALCALDÍA MUNICIPAL DE PIJAO 7 59 82 71%

5 ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA TEBAIDA 37 47 90 50%

6 ALCALDÍA MUNICIPAL DE ARMENIA 85 30 115 25%

7 ALCALDÍA MUNICIPAL DE GÉNOVA 69 15 86 17%

8 ALCALDÍA MUNICIPAL DE CALARCÁ 73 10 90 11%

9 ALCALDÍA MUNICIPAL DE BUENAVISTA 71 10 86 11%

10 ALCALDÍA MUNICIPAL DE CIRCASIA 73 5 86 6%

11 ALCALDÍA MUNICIPAL DE FILANDIA 77 5 86 6%

12 ALCALDÍA MUNICIPAL DE MONTENEGRO 80 4 86 4%

 Se puede evidenciar que la columna avance muestra el nivel de cumplimiento de

la entidad respecto a la inscripción de trámites y esta es del 11% lo que indica que la alcaldía

a nivel departamental ocupa el 9 puesto respecto a las demás alcaldías del departamento.

47
 La tabla nos dice que Buenavista solamente tiene inscritos 10 tramites de 86 a

inscribir, tiene 71 trámites pendientes y aunque la tabla no lo muestra tiene 4 trámites

pendientes por aprobación.

 Para medir el nivel de conocimiento que los habitantes tienen sobre el municipio se toma

una muestra de 50 habitantes a los cuales se les realizo la siguiente encuesta arrojando

los siguientes resultados.

SI NO %
pregunta 1 3 47 6,38%
pregunta 2 1 49 2,04%
pregunta 3 1 49 2,04%
pregunta 4 1 49 2,04%

De la muestra tomada se puede evidenciar que solamente el 6.38% conoce la plataforma y

que el 2.04% alguna vez han consultado la plataforma asegurando que la consulta se puede hacer

de manera fácil y que la información contenida allí es de utilidad.

48
 Se puede evidenciar que el conocimiento que tiene la población respecto a la existencia de

esta plataforma es muy deficiente.

49
 11. Conclusiones

Terminando este trabajo de auditoría e investigación se pueden sacar varias conclusiones

respecto a esta plataforma llamada SUIT cuya función es la de orientar e informar al ciudadano

sobre los tramites y procedimientos que se pueden realizar en una entidad.

. FIGURA 3

140 120%
120 100%
100 80%
80
60%
60
40 40%
20 20%
0 0%
GÉNOVA
PIJAO

FILANDIA
SALENTO

CALARCÁ
TEBAIDA

CIRCASIA

MONTENEGRO
QUIMBAYA

ARMENIA

BUENAVISTA
CÓRDOBA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

POR INCLUIR AL INVENTARIO INSCRITOS TOTAL AVANCE

 Se puede concluir que la entidad ha descuidado este proceso de actualización e

inscripción de tramites en la plataforma ya que según la gráfica podemos concluir que la

alcaldía de Buenavista actualmente ocupa el noveno lugar entre los 12 municipios que

conforman el departamento y esto se debe a que no se le hizo el seguimiento necesario a la

persona encargada de actualizar esta plataforma y no se le presto la atención requerida este

proceso lo que quirede cir que a nivel de inscripción de tramites la alcaldia muesta un estado

muy deficiente respecto de las demás alcaldías.

50
  Se puede evidenciar que el conocimiento que tiene la entidad respecto a la

existencia de esta plataforma es muy deficiente ya que para determinar este nivel de

conocimiento se realizó una encuesta a los funcionarios de la entidad en donde se le hacen

preguntas a los funcionarios respecto al nivel de conocimiento que tienen sobre esta

plataforma y se evidencia que solamente el 8.9% de los funcionarios de la entidad conocen

el sistema de información.

Se toma una muestra de la población del municipio de Buenavista Quindío y se le

realiza la misma encuesta a 50 personas de la comunidad donde se puede evidenciar que

solamente el 4% de la población conoce esta plataforma lo que nos lleva a concluir y

como se evidencio en la auditoría que la entidad nunca realizo un proceso de

socialización o divulgación de la plataforma no está cumpliendo los fines para la cual se

creó lo que nos lleva a concluir que esta plataforma no ha tenido el impacto esperado en

el municipio, además para agregar Buenavista es un municipio muy pequeño donde la

gente puede dirigirse directamente a la alcaldía a realizar la averiguación del trámite o

proceso que requieran sin tener que desplazarse una larga distancia, esta aplicación sería

útil para la gente que vive en la veredas que si se encuentran más distante del municipio,

siempre y cuando esta gente cuente con acceso a internet ya que este es otro factor

determinante para poder evaluar la utilidad de la plataforma.

 Para Evaluar cada una de las metodologías y procesos que se siguieron en la

entidad para la implementación de esta plataforma estudiamos y revisamos las fases de la

implementación de esta plataforma suministrada por el DAFP (departamento administrativo

de la función pública donde se puede evidenciar que esta entidad tiene bien definidas las

51
 fases para todo el proceso de implementación de la plataforma basándose en las políticas de

racionalización descritas al principio de este documento.

Por tanto se puede apreciar que esta plataforma además cumple con las políticas

de seguridad de la información que deben tener las plataformas, porque cuenta con un rol

de usuario administrador quien es la persona encargada de la inscripción de los tramites,

este usuario previamente autorizado por el máximo jefe de la entidad en este caso el

alcalde, cuando la plataforma se encuentra inactiva por mas de diez minutos esta cierra

sesión automáticamente lo que evita el uso de la misma por una persona no autorizada en

caso de que el administrador de la plataforma por algún descuido deje su puesto de

trabajo, la plataforma cuenta con todos los manuales y guía para la implementación e

inscripción de tramites lo que hace fácil al administrador del sistemas el registro de

dichos procedimientos.

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