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PREMISSAS
Deverá ser desenvolvida uma interface onde possam ser visualizados por todos os
colaboradores da APSA.
Essa interface deverá se disponibilizada para todos os colaboradores da APSA.
objetivo
No entanto, uma empresa é sempre formada por mais de um setor e todos somam
esforços para fazer o negócio acontecer. E é exatamente por essa razão que a
integração entre departamentos é tão importante.
Todavia, isso não costuma acontecer, pois muitos profissionais só sabem o que
acontecem no setor em que atuam. E para que a empresa funcione bem, é ideal
que todos os colaboradores tenham, ao menos, uma visão básica do todo do qual
fazem parte.
Abaixo, listamos algumas dicas de como gerar a integração entre setores na sua
organização. Confira!
Em síntese, uma empresa que não estimula uma boa comunicação é incapaz de
ser integrada. E é por isso que se valer de ferramentas online, intranet ou redes
sociais corporativas é uma excelente estratégia.
Todavia, ao focar em estratégias de longo prazo, pode ser que uma análise mais
cuidadosa seja deixada de lado, como a ação que deverá ser seguida pelos
diferentes setores da organização.
Por essa razão, é primordial que, na definição da estratégia, seja definido como
cada setor contribuirá individualmente para a obtenção dos resultados.
Isso faz com que cada colaborador saiba melhor como cada área funciona e gera
integração entre os setores.
Mas ainda que, na teoria, o endomarketing possa parecer muito atrativo, ele só é
capaz de proporcionar resultados relevantes se estiver acompanhado de um
planejamento adequado e estratégico.
É preciso que se conheça muito bem quem são os públicos internos e se definir
com precisão quais são os resultados que se deseja, por exemplo, o objetivo de
gerar a integração entre os setores.
Para ser um gestor eficaz, você deve conhecer os processos de cada departamento
e qual o papel que eles desempenham para o conjunto da empresa. Somente
assim, conseguirá informar toda a equipe, de modo que, por exemplo, o gerente
de logística entenda o que o responsável pelas contas a pagar tem a fazer, e o
gerente de vendas saiba como contribuir com as tarefas de recursos humanos.
O compartilhamento de informações ajuda os diferentes departamentos a
trabalhar juntos, sendo essencial para o aumento da eficiência. Integrar
diferentes equipes significa treinar e capacitar seus membros até o ponto em que
sejam aptos a realizarem o trabalho uns dos outros. De modo que, se o
representante de vendas estiver doente, qualquer colaborador possa substituí-lo,
sem perda para a produtividade média.
8 - Uma ação simples que gera efeitos positivos é a criação de uma caixa de
sugestões, que deve ficar em um local de grande circulação. Sem pedir que o
colaborador identifique-se, a área de RH pode orientar os profissionais a
apresentarem ideias, opiniões que melhorem o funcionamento tanto do
departamento que atuam quanto dos demais setores da organização. Entretanto,
deve-se ficar atento para que esse espaço não seja utilizado para receber críticas
infundadas e de cunho pessoal.
9 - Quando se tem dúvidas sobre até que ponto vão as atribuições de um setor,
há pessoas preferem ficar quietas e permanecem com questionamentos para si.
Com isso, acreditam que evitarão possíveis constrangimentos. Nesse caso a área
de RH precisa manter suas portas abertas, para que colaboradores obtenham
respostas. E quando alguém pedir uma informação sobre outro setor, o RH pode
aproveitar a oportunidade para falar sobre outras atribuições do setor que é foco
da conversa.
Existe uma ótima ferramenta para estreitar a relação entre departamentos: o job
rotation - que compreende um processo de remanejamento ou
redimensionamento das lotações internas da empresa. Através desse recurso, os
colaboradores se familiarizam com outras atividades e, em alguns casos, surge o
interesse dos funcionários por um processo de aprendizagem que os levem a uma
ascensão futura. O também é visto job rotation como um caminho eficaz para o
desenvolvimento de equipes.
Em primeiro lugar, você precisa entender que não é uma visita e sim um processo
de conhecimento. A proposta é que cada um mostre o dia-a-dia de seu trabalho e
a rotina que envolve a produção. Por isso, é importante que você conte
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Projeto Número: Localizador:
PRO PJX 001 1
No. Revisão: Data de Homologação: Páginas:
00 anexo
exatamente como é seu trabalho. Lembre-se: o que para você é normal e comum,
para o outro pode ser uma novidade. Então, não tenha vergonha de falar sobre o
seu trabalho em detalhes, contando tudo que você faz para que a empresa possa
oferecer aos clientes uma madeira excelente. Quando você tem a clareza de todos
os procedimentos é mais fácil identificar melhorias e fazer melhor o seu trabalho.
Tenha orgulho e felicidade em compartilhar conhecimento. Invista seu tempo
para troca de energia. Também é importante que você seja receptivo quando
receber um colega de trabalho, investindo seu tempo de forma produtiva,
compartilhando conhecimento de verdade, com paciência e bom humor. Afinal, o
que você faz é muito importante para nós!
Utilizando indicadores
Fazer uso de indicadores que meçam a integração de diversas áreas é cada vez
mais rotineiro. Avaliar o resultado final como uma junção dos resultados de cada
setor é também uma forma de agregar informação, pois mostra como cada equipe
é corresponsável pelo resultado do indicador final — ou seja, todos trabalham por
um objetivo comum.
Restrições
O detalhamento das informações dos clientes deve ser restrito de acordo com
o nível e atividades desempenhadas por cada colaborador;
Os prazos, custos operacionais e investimentos foram definidos no
planejamento de projetos 2018 e deverão ser novamente aprovados pela
Diretoria da APSA, antes de seu comprometimento.
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Projeto Número: Localizador:
PRO PJX 001 1
No. Revisão: Data de Homologação: Páginas:
00 anexo
Premissas
Deverá ser desenvolvida uma interface onde possam ser visualizados todos os
relacionamentos (de todos os negócios) dos clientes;
Essa interface deverá se disponibilizada para todos os colaboradores
envolvidos em tarefas de atendimento;
Os dados deverão estar preparados para apresentação em ambiente web
(browsers Chrome, Internet Explorer e Firefox) e mobile (smartphones);
Para a identificação dos clientes deverá ser utilizado obrigatoriamente seus
CPFs/CNPJs, isto é, para o funcionamento pleno da solução, todos os clientes
devem ter seu CPF/CNPJ informado nos sistemas APSA;
A unificação do sistema de atendimento será abordada em projeto específico.
Meta
Disponibilizar até DEZ/2018 uma solução de tecnologia (interface) que permita a
visualização dos setores a APSA (todos os negócios), por todos os colaboradores
APSA envolvidos na atividade de integração entre os setores, e possibilite
sugestões de melhorias no setor e maximização dos resultados dos negócios.
Produtos
Requisitos de Negócio;
o Lista de negócios x papéis (relacionamentos);
o Lista de informações relevantes por relacionamento (negócio x papel);
o Lista de informações relevantes x sistemas de informação;
Especificação Técnica;
o Integração de dados de Condomínios;
o Integração de dados de Folha de Pagamento;
o Integração de dados de Locações;
o Integração de dados de Seguros;
o Integração de dados de Vendas;
Entregas;
o Integração de dados de Condomínios;
o Integração de dados de Folha de Pagamento;
o Integração de dados de Locações;
o Integração de dados de Seguros;
o Integração de dados de Vendas;
o Interface de consulta dos dados.
Equipe
Os integrantes iniciais da equipe de elaboração do projeto são listados abaixo,
com seu respectivo foco de trabalho e sua área de lotação na empresa:
Gestor do Projeto: Marcelo Assunção;
Equipe de Projeto;
Aprovação de Requisitos de Negócios e wireframe da Interface: Gerentes
Gerais de Negócios (Captação, Condomínio, Gestão Total e Imóveis)
Aprovação de Especificações Técnicas e Contratação de Fornecedores:
Gerente Geral de Backoffice
Gestor Sistemas SMK e SISPRO: Grace Haui;
Gestor Sistema MXM: Roberto Capri (MXM);
Gestores Sistemas Legados (desenvolvimento interno): Grace Haui e
Marcelo Assunção
Representantes das Áreas de Negócio: cada Gerente Geral de Negócio
deverá indicar um ou mais colaboradores para acompanhar todo o
levantamento de requisitos, especificações técnicas, desenvolvimento de
wireframe e validação da solução.
Definição de Atividades
Cronograma
Documento em anexo.
Plano de Comunicação
O que Interessados Quando Como Onde Quem
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Projeto Número: Localizador:
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No. Revisão: Data de Homologação: Páginas:
00 anexo
(Meio)
Reuniões deGestores de Conform Convocaç Presencial Gerente de
Trabalho Sistemas e e ões e Atas / Email Projeto
Representante planejam
s das Áreas de ento
Negócio
Acompanham Gerentes Semanal Apresenta Email Gerente de
ento de Gerais, ção da Projeto
Atividades Gestores de evolução
Sistemas e do
Representante cronogra
s das Áreas de ma
Negócio físico/fina
nceiro
Prestação de Diretor e Mensal Apresenta Presencial Gerente de
Contas do Gerente de ção da / eMail Projeto
Projeto Projeto, posição
Gerentes atualizada
Gerais do projeto
Situações Gerentes Eventual Formato Presencial Gerente de
Emergenciais Gerais, mais / eMail Projeto
ou de Conflito Gestores de adequado
Sistemas e para a
Representante situação
s das Áreas de em
Negócio questão
Definição de Gerentes Eventual Document Email Gerente de
Requisitos de Gerais e o de Projeto
Negócios Representante definição
s das Áreas de de
Negócio requisitos
de
negócios
Aprovação de Diretor e Conform Document Email Gerentes
Requisitos de Gerente de e o de Gerais de
Negócios Projeto, planejam aprovação Negócios
Gerentes ento de
Gerais e requisitos
Representante de
s das Áreas de negócios
Negócio
Solicitação de Diretor e Eventual Document Email Gerentes
Alteração de Gerente de o de Gerais de
Requisitos de Projeto, alteração Negócios
Negócios Gerentes de
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Projeto Número: Localizador:
PRO PJX 001 1
No. Revisão: Data de Homologação: Páginas:
00 anexo
Gerais e requisitos
Representante de
s das Áreas de negócios
Negócio
Especificação Gerentes Eventual Document Email Gerente de
de Requisitos Gerais, o de Projeto
Técnicos Gestores de especifica
Sistemas e ção de
Representante requisitos
s das Áreas de técnicos
Negócio
Aprovação de Diretor e Conform Document Email Gerente Geral
Alteração de Gerente de e o de de Backoffice
Requisitos Projeto, planejam aprovação
Técnicos Gestores de ento de
Sistemas, requisitos
Gerentes técnicos
Gerais e
Representante
s das Áreas de
Negócio
Solicitação de Diretor e Eventual Document Email Gerente de
Alteração de Gerente de o de Projeto
Requisitos Projeto, alteração
Técnicos Gestores de de
Sistemas, requisitos
Gerentes técnicos
Gerais e
Representante
s das Áreas de
Negócio
Contratação Diretor e Conform Document Email Gerente de
de Fornecedor Gerente de e o de Projeto
Projeto, planejam indicação
Gestores de ento de
Sistemas e fornecedor
Gerentes
Gerais
Aprovação de Diretor e Conform Document Email Gerentes
WireFrame Gerente de e o de Gerais de
Projeto, planejam aprovação Negócios
Gestores de ento de
Sistemas, wirefram
Gerentes
Gerais e
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Projeto Número: Localizador:
PRO PJX 001 1
No. Revisão: Data de Homologação: Páginas:
00 anexo
Representante
s das Áreas de
Negócio
Entrega de Diretor e Conform Document Email Gerente de
Solução para Gerente de e o de Projeto
Validação Projeto, planejam entrega de
Gestores de ento solução
Sistemas, para
Gerentes validação
Gerais e
Representante
s das Áreas de
Negócio
Aceite da Diretor e Conform Document Email Gerentes
Solução Gerente de e o de aceite Gerais de
Projeto, planejam da Negócios
Gestores de ento solução
Sistemas,
Gerentes
Gerais e
Representante
s das Áreas de
Negócio