SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

Accounting and Administrative Procedures Manual for Soil and

Water Conservation District and Watershed Conservancy District Offices in

Kentucky - Kentucky Division of Conservation - 2007

Fiscal Year - Each district shall operate on a fiscal year that begins on July 1 and
ends on June 30.

Reviewing banking procedures, deposits, billing and claims for payment should
be done, especially by the treasurer, on a regular basis to satisfy the board that all
are valid. It is suggested that the board rotate a thorough review process through
the supervisors so that each member only has the job once every few meetings.

Questions to ask for testing that a bill (claim for payment) is valid include:

 Do I know the claimant? (To explore the possibility of fictitious vendors on

the claims)
 If I don’t actually know the claimant, am I at least aware the district is doing
business with him/her? (also fictitious claims)
 Is there any indication, or is there specific knowledge, that the product or
service has been received? (also fictitious claims)
 Is the bill arithmetically correct? Do quantities multiplied by unit prices
compute correctly? Does the total add up correctly? Never assume that a bill is
correct just because it was prepared by a computer.
 Does the correct amount of the bill agree with the amount on the list
submitted to the board?
 In the case of payroll checks, does the gross (overall total minus
deductions) amount agree with the authorized pay rate times the hours
worked, for the employee?
 Is the claim “certified under penalty of perjury?”
 Was paying of all bills approved at the board meeting and recorded in the
minutes?
 Other tests for the correctness of paid amounts are to:
 Select at random, items from the approved bills list and inspect the canceled
checks in the bank statement used to pay them, to make sure the payee and
amount agree, and there is no indication of alteration. (Payments are made in
accordance with official authorization.)
 Select at random canceled checks from the bank statements and find the
items they paid on the list of approved bills. (Check for unauthorized
disbursements)
  Inspect canceled checks for authorized signatures and also for unauthorized
disbursements.
 Check whether the expenditure is charged to the correct account and fund.
(To evaluate the reliability of the cash disbursements journal.)

Actions Constituting Fraud

1. Any dishonest or fraudulent act.

2. Forgery or alteration of any document or account belonging to the county

conservation district.

3. Forgery or alteration of a check, bank draft, or any other financial document.

4. Misappropriation of funds, securities, supplies, equipment, or other assets of the

county conservation district.

5. Impropriety in the handling or reporting of money or financial transactions.

6. Disclosing confidential and proprietary information to outside parties.

7. Accepting or seeking anything of material value from contractors, vendors, or

persons providing goods or services to the conservation district. Exception: gifts
less than a nominal value ($25 or less each year).

8. Destruction, removal or inappropriate use of records, furniture, fixtures, and

equipment.

9. Any similar or related irregularity.

Assets – Assets are probable future economic benefits obtained or controlled by

the district as a result of past transactions or events. These can be cash, banking
accounts, money market accounts, certificates of deposit, land, buildings,
outbuildings, equipment, money owed to the district, or inventory of goods
purchased to resell. Assets of the district are classified as current assets, fixed
assets, and other assets and once acquired should be properly recorded on a
schedule and kept on file at the conservation district office. The list must be
maintained and updated regularly with the information below about each:

 Date of acquisition
 Method of acquisition
 Name and address of vendor
 Abbreviated description and location of asset
 Cost
 Fund and account/category from which purchased
 Estimated life
 Date, method, and authorization of disposition of asset.

All assets should be periodically inventoried and the list maintained and updated
regularly, preferably every year.

Current assets are assets that are available or can be made readily available to
meet the cost of operations or to pay current liabilities. Some examples are:
 Cash, including cash on hand, petty cash, and money in the bank

Recordkeeping – Good records are a must to:

 Effectively carry out programs

 Document previous actions and policies
 Secure legal and financial rights of districts
 Protect the rights of citizens directly or indirectly affected by the actions of
the district
 Record the history and intent of public policy
 Respond to any Open Records Request

There is a special responsibility under Kentucky statutes for employees of the

conservation district to see that information created in the course of daily
business, public records, (whatever format-paper, electronic, or other) as defined
by statute, is maintained, organized and available for use. This is emphasized in
the language of the state’s Open Records Act (KRS 61.870), and that of the
state Archives and Records Act (KRS 171.740). The intent is “…to ensure
efficient administration of government and to provide accountability of government
activities, public agencies are required to manage and maintain their records
according to the requirements of these statutes.”

Public records are recorded information (in paper, electronic and other format)
created or received by the conservation district board of supervisors and
employees that document a transaction or activity by or with any public official or
employee of that agency. As defined by KRS 171.410, public records are “all
books, papers, maps, photographs, cards, tapes, disks, diskettes, recordings and
other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, which
are prepared, owned, used, in the possession of, or retained by a public agency.”

PREGUNTAS

En base al texto Recordkeeping responde lo siguiente:

1- En la primera oración, ¿qué significa “are a must”?

2- ¿Qué signifca “intent”?

3- Haciendo uso de sus diccionarios y/o glosarios, traduce el párrafo.

1 “Select at random canceled checks from the bank statements” significa

. “Seleccione los estados bancarios aquellos cheques cancelados previamente
seleccionados”.
Falso
Verdade
ro

2 En el contexto de la lectura anterior, “claimant”

. significa “solicitante”.
Verdade
ro
Falso

3 The claim is “certified under penalty of perjury” significa “La solicitud de

. pago está certificada ‘bajo pena de cometer perjurio’”
Falso
Verdade
ro

4 Los “current assets” son aquellos activos que se encuentran

. disponibles para cubrir costos de las operaciones o para cubrir pasivos
corrientes o cuentas por pagar.
Falso
Verdade
ro

5 “Misappropriation”
. significa:
Expropiaci
ón
Inapropiad
o
Usurpació
n
Expropiad
o
Malversaci
ón

6 “Forgery”
. significa:

Olvido

Forrajería

Faltante
Falsificaci
ón
Focalizaci
ón

7
. Haga coincidir las expresiones en a-d con sus traducciones
1 abbreviated a ubicación del
. description . activo
2 b actualiza
location of asset
. . do
3 c vida
updated
. . estimada
4 d descripción
estimated life
. . abreviada

8
Hacer coincidir las palabras a-e con sus traducciones
.
1 money market a cuentas de mercado
. accounts . monetario
 2 b activos
fixed assets
. . fijos
3 c edificaciones
current assets
. . anexas
4 d activo circulante o
money owed
. . flotante
5 e dineros
outbuildings
. . adeudados

9 La revisión de los procedimientos bancarios realizada por el tesorero de

. manera regular incluye:
ninguna de las
anteriores
todas las anteriores
facturación
solicitudes de pago
depósitos

10
. A partir del texto anterior, conecta las expresiones a-c con sus
traducciones
1 a Documentar una
Secure legal rights
. . transacción
2 Provide b Garantizar los derechos
. accountability . legales
3 Document a c Brindar
. transaction . transparencia

11
. Encontrar la traducción correcta de los
siguientes verbos
1 a pose
own
. . er
2 prepar b conserv
 . e . ar
3 c prepar
retain
. . ar
4 d utiliza
use
. . r

12 La palabra “county” significa

. “país”
Falso
Verdade
ro

13
. El término “recordkeeping” en el contexto
contable significa:
Todos los anteriores
Mantenimiento de registros
contables
Captura de datos
Gestión de registros
Mantenimiento de archivos

14
.
De acuerdo a lo expresado en el párrafo sobre bienes, éstos son
beneficios pasados obtenidos o controlados por el distrito.
Falso
Verdade
ro

15 La palabra “bill”
. significa
 cuenta
billete
ra
cartel
era
billete
factur
a

16
. Luego de leer el texto anterior, identificar, Acciones
fraudulentas:
Publicación de información confidencial
Aceptación de prebendas de contratistas, etc.
Uso apropiado de los registros y bienes muebles e
inmuebles de la empresa
Aceptación de pago por servicios prestados
Publicación de información pública

17
. “Public records” son
Discos
Ninguno de los
anteriores
Registros públicos de
todo tipo
Exclusivamente textos
en papel
Todos los anteriores

18
.
Ejemplos de activo
circulante son:
Cheques
Dinero en el banco
Efectivo para gastos
menores
 Efectivo disponible
Efectivo

19
. “Bank draft” significa
Letra de cambio a la
vista
Borrador final
Cheque de caja
Letra bancaria
Cartilla militar

20
. Según la definición de KRS 171.410, los registros públicos
consisten en:
Cintas, discos, diskettes y
grabaciones
Mapas y fotografías
Libros y papeles
Todos los anteriores
Todo otro material
documental
 Refiriéndonos
nuevamente a los 14
1 puntos de Deming:
. Hacer coincidir las

palabras, con sus

traducciones:
a reflejo de una tasa de
. mejora
1 efficienc
. y b se mide con relación a
. expectativas
2
flextime proceso participativo
. c
de fijación y
.
Kaizen construcción de metas
4 learning d mejora que involucra a
. curve . obreros y directivos.
5 elección horaria
MBO e con cumplimiento
.
. de jornada y
objetivos.

En el mapa de procesos, en la etapa de cierre de los encabezados

2
específicos del balance aparecen una serie de controles. ¿Cuáles de
.
ellos podemos identificar?:
Revisión de todos los asientos por el Gerente de Contaduría
Identificación de riesgos y controles específicos al proceso en
cuestión
Preparación mensual de cronograma de cierre de libros,
responsables de completar tareas específicas y fechas límite
 Verificación de datos financieros entre los que se incluyen
variaciones cambiarias
Roles de seguridad con derecho de acceso según necesidad

Según el Mapa del Flujo de Procesos; El personal del área de GL es

3
responsable de hacer los asientos de activos fijos, nóminas,
.
amortizaciones pagados por adelantado, etc.
Verdade
ro
Falso

4
Un “collective bargaining agreement” es:
.
Un acuerdo de palabra entre un empleador y un gremio
Un acuerdo escrito que es resultado de negociaciones entre un
empleador y un gremio
Un documento que fija condiciones de trabajo y el modo de
zanjar disputas
Un acuerdo que tiene una vigencia definida
Un contrato que tiene una vigencia indefinida

5
“Collective bargaining” significa negociación colectiva.
.

Verdade
ro
Falso

6 Respecto a la lectura Leadership Management Glossary and

. Definitions: Hacer coincidir las palabras, con sus traducciones:
1 a orientación,
assessing
. . terapia
2 b medición comparativa de
counseling
. . desempeño
c otorgamiento de
 3 empowerm
. poderes
. ent
d limitación,
4
constraint . restricción
.
e revisiones para determinar
5 benchmarki
. temas clave
. ng

7 Una organización de empleados (aunque no necesariamente constituida

. como sindicato) puede negociar:
wages,
grievances,
todas las respuestas son
correctas
ninguna de las respuestas es
correcta
work disputes,

8 Mapa del Flujo de Procesos. Entre las funciones del General

. Ledger Group está/n:
Asiento manual del informe de
inventario
Asiento automático del informe de
inventario
Asiento de los gastos devengados
Recepción del informe de inventario
Recepción de hoja de cálculo de
ventas

En el Mapa del Flujo de Procesos en la página 26 del módulo. El

9
“General Ledger Group” es el grupo que es responsable de la
.
contabilidad general
Verdade
ro
Falso
 Refiriéndonos nuevamente a los 14 puntos de Deming, es
10
imprescindible realizar inspecciones constantes para lograr la
.
calidad.
Verdade
ro
Falso

11 ¿Qué prefijo hay que anteponer a “bursement” para decir

. “desembolso”?
Dis
In
Over
Und
er
Co

12 ¿Qué prefijo hay que anteponer a “physical” para expresar el

. concepto de algo no tangible?

No
Un
No
t
In
No
n

13 Hacer coincidir las palabras a-e con sus traducciones

.
a interferencia con objetivos,
1 . conducta alejada de la ética
job enrichment
. b aumento en cantidad de
2 decision . tareas.
. making c aumento y control en cantidad
3 job . de tareas.
. enlargement valores, creencias,
d
4 suposiciones y normas
culture .
. compartidos en el largo plazo.
5 conflict of análisis de información,
e
. interest solución de conflictos y arribo a
.
conclusiones lógicas.

14 ¿Qué palabra usamos junto con “mark” para formar una palabra
. compuesta que significa “marca de fábrica”?
Nation
al
Factor
y
Count
er
Trade
Brand

15
Hacer coincidir las palabras, con sus traducciones:
.
1 exclusionary a orden de suspensión y
. process . desistimiento
2 b proceso de
fair share
. . exclusión
3 cease-and-desist c punto
. order . muerto
4 d tarifa de
impasse
. . matriculación
5 e cuota sindical
initation fee
. . nivelada
16
El área de TI es responsable de generar:
.
La hoja de cálculo de ventas
El informe del registro de inventario
El cierre de cuentas por pagar
El imprimir el resumen del informe de inventario que incluye
todos las transacciones del mes
El libro mayor

17 ¿Qué sufijo hay que agregar a “receive” para que signifique “por
. cobrar” en “accounts receiv….”?
ing
agog
ue
able
ical
er

18 ¿Qué prefijo hay que anteponer a “tangible” para expresar el

. sentido opuesto?
Pr
e
U
n
In
D
e
Bi

19 Hacer coincidir las palabras con sus

. traducciones:
1 checkof a representa
 . f . nte
2 b deducci
agent
. . ón
3 c quej
award
. . a
4 grievan d adjudicaci
. ce . ón
5 free e oportunis
. rider . ta

20 Según lo expresan los 14 puntos de Deming, la filosofía de la

. dirección está orientada a incrementar únicamente su rentabilidad.
Verdade
ro
Falso

79,25%
Cómo logro la regularidad de la materia?
Para obtener la regularidad de la materia, tenés que tener en cuenta
algunas condiciones de cursado:
1. Si tu materia es con Teleclase, deberás tener un 75% de
asistencia a los encuentros presenciales, aprobar 3 de los 4
trabajos prácticos de la materia con una nota mínima de 5 puntos y
participar de los forosconsignados por tu profe virtual.
2. Si tu materia es Virtual, deberás aprobar 3 de los 4 trabajos
prácticos y 3 de los 4 foros consignados por el profesor virtual de la
materia con una nota mínima de 5 puntos.

Recordá que la regularidad de las materias la conservás por 18

meses, contados desde la fecha de regularización de la asignatura.
Sin embargo, podés perder la regularidad si te aplazan o tenes
ausente en 3 (tres) turnos de examen, aún cuando te queden meses
de regularidad.
¿Cómo promociono mis materias?
La promoción de la materia es directa, esto significa que no deberás
rendir el Exámen Final.

Para obtener esta condición deberás:

1. Aprobar los 2 examenes parciales de cada materia con un
promedio igual o superior a 7, y sin haber obtenido una nota menor a
5. Podés promocionar también a través del examen integrador.

2. Aprobar con una calificación de 5 o más, 3 de los 4 trabajos

prácticos consignados en cada materia.

3. Si la materia tiene cursado con teleclases, deberás cumplir con un

75% de asistencia.

PRIMER AÑO

PRIMER CUATRIMESTRE SEGUNDO CUATRIMESTRE

Regiones Turísticas Bienes Patrimoniales

 PRIMER AÑO

Turísticos

Herramientas para Ceremonial y Legislación Turística

Protocolo I

Inglés Técnico Turístico Y Servucción

Principios de Administración Recursos Turísticos I

SEGUNDO AÑO

TERCER CUATRIMESTRE CUARTO CUATRIMESTRE

Planificación Territorial y Turismo Recursos Turísticos II

Sostenible

Marketing de Productos y Animación – Manejo del Tiempo

Servicios Turísticos Libre

Estadística y Análisis de Nuevas Tecnologías Aplicadas al

Información Turismo

Gestión de Recursos Humanos Gestión de Calidad en los

Servicios Turísticos

TERCER AÑO

QUINTO CUATRIMESTRE

Integración Profesional: El Estudio De Caso

Seminario De Práctica Profesional