Principales herramientas para la Gestión de Riesgos SSO

Auditoría, una herramienta para la mejora continua

Auditoría, una herramienta para la mejora continua

Las auditorías son empleadas en los SGSST como una herramienta dentro de las acciones de verificación y
evolución constante.

¿Qué podría hacer un Comité Paritario de Higiene y Seguridad para asegurar que en su empresa cumplen con lo
establecido en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) o, qué herramientas podría emplear un
supervisor de calidad para afirmar que los procesos de su área cumplen con los estándares de la compañía? En
ambos casos, aplicar una auditoría sería una opción confiable, cuyo resultado avalaría si se cumple o no con lo
normado.
Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado, el cual permite obtener evidencias de
una actividad, sistema o proceso para evaluar de forma objetiva su conformidad con el estándar establecido al
respecto, que puede ser una norma internacional, reglamento de la empresa, decreto, ley u otro. Por ejemplo, se
puede auditar el programa de prevención de la compañía, para determinar el cumplimiento de los requisitos
planteados en su creación y su apego a la Ley 16.744.

 Un valioso aporte que tiene el realizar una auditoría es que fomenta la mejora continua, a través
de la revisión y evaluación de la actividad, proceso o programa versus el patrón,
norma o modelo establecido.

En esta oportunidad se profundizará acerca de las auditorías, los diferentes tipos que existen, cómo aplicar y
desarrollar un programa para ejecutarlas de forma eficiente y regularmente en las empresas, incorporándolas
como una herramienta de provecho, dentro de la verificación y mejora de un Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

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Auditoría, una herramienta para la mejora continua

Conceptos básicos

 Auditor: Persona que prepara y desarrolla la auditoría, debe contar con las competencias, habilidades y
conocimientos pertinentes para su ejecución.
 Auditado: Persona, empresa, programa, proceso o área sobre la cual se aplica la auditoría.
 Alcance de la auditoría: Se refiere a la extensión y límites de la auditoría, contempla una descripción de las
unidades de la organización, actividades y procesos, además del período de tiempo que se requiere y el
ámbito de la auditoría, por ejemplo: calidad, medio ambiente, SST, procedimiento específico, disposiciones
legales, etc.
 Criterios de auditoría: Son patrones de medición, entre ellos se encuentran las las políticas, procedimientos,
reglamentos o requisitos que se emplean como modelo de referencia, con el cual se comparan las
evidencias de la actividad o proceso auditado.
 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información, que sea
pertinente para comparar con los criterios de auditoría. Éstas pueden ser documentadas o no, pero sí
verificables.
 Hallazgos de la auditoría: Es el resultado de comparar y evaluar las evidencias recopiladas con los criterios
de la auditoría.
 Programa de auditoría: Hace referencia a una auditoría o el conjunto de varias establecidas para un período
de tiempo determinado, éstas son orientadas a un propósito específico. El programa debe incluir todas las
actividades necesarias para preparar, organizar y realizar las auditorías.
 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y acuerdos realizados entre el cliente, auditado y auditor o
equipo de auditores para ejecutar la auditoría.
 Conclusiones de la auditoría: Es el resultado de una auditoría, el cual es proporcionado por el auditor o
equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos.

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Tipos de Auditorías

Existen diferentes tipos de auditorías, según quien la ejecuta, qué se audita, alcance o cuándo se desarrolla; pero
se destacan las siguientes:

 Auditoría combinada o integrada: es cuando se auditan dos o más sistemas, por ejemplo un sistema de
gestión de la calidad, un sistema de gestión ambiental o un sistema de salud ocupacional y seguridad.
 Auditoría conjunta: es cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado.

 Auditoría de primera parte: es realizada por o en nombre de la empresa para la revisión de la dirección y con
otros fines internos, ésta puede ser la base de una auto declaración de conformidad y mayormente los
auditores son empleados de la misma.
 Auditoría de segunda parte: son realizadas por partes que tienen un interés en la empresa, como los
clientes, proveedores, contratistas o por otras personas en su nombre.
 Auditoría de tercera parte: son realizadas por organizaciones auditoras independientes y externas, tales
como aquellas que proporcionan la certificación o el registro de conformidad, según los requisitos de la
norma auditada.

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Principios de la Auditoría

Éstos hacen de la auditoría una herramienta eficaz y fiable de apoyo a las políticas y controles de gestión, pues
brindan información valiosa acerca del sistema, proceso o área para que se pueda mejorar su desempeño. Los
principios están orientados unos a la actividad propia de auditar y otros al auditor.

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Perfil del Auditor

La elección del auditor es todo un proceso, porque debe cumplir con parámetros que establece la compañía,
además depende del ámbito donde se desenvuelva y el área que se espera auditar (Medio Ambiente, SST,
calidad, otras). La competencia debería ser evaluada a través de un proceso, donde se consideran: el
comportamiento personal y la habilidad para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridas, a través de la
educación, experiencia laboral, entrenamiento de auditor y experiencia en auditoría.
Entre las principales competencias y habilidades que debe tener el auditor se encuentran el conocimiento de los
procesos transversales de la empresa, el alcance de la auditoría a realizar y comprensión del código, norma,
procedimiento o ley de referencia.
Asimismo, el auditor ha de contar con ciertas habilidades blandas como facilidad de decisión y pensamiento
crítico. Es recomendable que para el área de Seguridad y Salud en el Trabajo, se delegue la responsabilidad de
auditar a un trabajador que tenga experiencia en prevención de riesgos, supervisión o dirección de personal y
haya sido miembro del Comité Paritario de Higiene y Seguridad (CPHS).
A continuación un desglose del perfil adecuado para realizar la labor de auditor.

Habilidades Personales 

1.- Honestidad y discreción.

2.- Diplomacia y buen dominio de las relaciones humanas.
3.- Decisión para obtener conclusiones oportunas, basadas en el análisis y razonamiento lógico.
4.- Mentalidad abierta y disposición para considerar ideas o puntos de vista alternativos.
5.- Debe ser observador, versátil y persistente.
6.- Seguridad de sí mismo, que se desenvuelva de forma independiente, pero con una eficiente relación con
los otros.
7.- Excelente comunicación.

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Conocimientos 

Debe conocer:
1.- Los componentes del sistema de gestión.
2.- Los sistemas de información y tecnología para la autorización, seguridad, distribución y control de
documentos, datos y registros.
3.- El tamaño, estructura, funciones y relaciones del centro de trabajo.
4.- Los procesos generales del negocio y la terminología relacionada.
5.- Costumbres sociales y culturales del auditado.
6.- Leyes, reglamentos, códigos; contratos y acuerdos; tratados y convenciones internacionales, vinculados a
la auditoría a realizar.

Competencias Específicas 

1.- Comprensión del alcance de la auditoría.

2.- Entendimiento del contexto de las operaciones de la organización.
3.- Experiencia profesional aplicando: ejercicio del juicio, solución de problemas y comunicación
interpersonal.
4.- Experiencia como auditor, actuando bajo la dirección y orientación de un líder de equipo auditor.

Cabe destacar que a pesar de contar con el perfil indicado, los auditores junior deberían pasar por varios
procesos, dirigidos por expertos en el área, antes de guiar una auditoria solos o liderar un equipo de auditores.
Las organizaciones establecen los niveles de educación, experiencia laboral, formación y experiencia como
auditor, necesarios para lograr los conocimientos y habilidades adecuados para el programa de auditoría que se
pretenda aplicar.

Responsabilidades
Previamente, se hizo mención del perfil que debe tener el auditor y los principios, los cuales estarían guiando su
desempeño durante la auditoría, donde debe cumplir con las siguientes responsabilidades:

 Planificar, organizar su trabajo y hacer un uso eficaz de los recursos.

 Aplicar los principios, procedimientos y técnicas apropiados para que la auditoría se realice de forma
coherente y sistemática.
 Identificar y dar orden de prioridad a los documentos de referencia.

 Respetar el horario y calendario acordados.

 Recopilar información.

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 Confirmar que la evidencia es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones.
 Representar al equipo auditor frente al cliente y al auditado.

 Organizar, orientar y dirigir al equipo auditor.

 Prevenir y resolver conflictos.

 Preparar y completar el informe de auditoría.

Gestión de un Programa de Auditoría

Cuando una empresa requiere realizar una auditoría debe establecer un programa, para orientar y contribuir con
la efectividad durante la ejecución. Gestionar un programa de auditorías consiste en planificar, programar y
realizar toda la actividad previa al trabajo en terreno o documental.
En esta etapa previa a la auditoría las jefaturas puntualizan cuántas veces al año se va a auditar, el alcance del
proceso y las normas, leyes o reglamentos que servirán de criterio para el auditor realizar su trabajo. Asimismo,
durante este tiempo se debe contactar al auditado para notificarle de la actividad, el tiempo en que se realizará,
entre otros detalles que deberá considerar para el momento en que se aplique. Por su parte, el auditor debe
desarrollar la lista de chequeo, organizar su trabajo y preparar el material para auditar.
Es importante destacar, que en un programa se pueden tener auditorías con distintos objetivos, alcance y planes
de trabajo; por ejemplo si una empresa cuenta con varios centros de trabajo, la primera auditoria puede destinarla
solo a la Región Metropolitana y la segunda a las regiones, siendo así tanto el alcance, como la duración,
complejidad, ubicación de las actividades, entre otros aspectos serán distintos.
No obstante, para tener una buena gestión de un programa de auditoría es necesario:

Establecer los objetivos 

Se precisa lo que espera lograr con la auditoría, tomando en consideración las prioridades de la dirección,
propósitos comerciales, requisitos legales, reglamentarios, contractuales y del sistema de gestión; necesidad
de evaluar a los proveedores (especialmente en Prevención de Riesgos), requisitos del cliente, necesidades
de las partes interesadas y los riesgos de la organización.

Definir amplitud y recursos 

La amplitud está determinada por el tamaño, naturaleza y complejidad de la organización que se audite,
además del objetivo, alcance, necesidad de acreditación o certificación, conclusiones de auditorías previas,
cambios significativos en la empresa y aspectos idiomáticos, culturales y sociales.

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Determinar los recursos 

Se deben considerar: los recursos financieros, las técnicas de auditoría, los procesos necesarios para
alcanzar y mantener y mejorar la competencia de los auditores, disponibilidad de auditores y expertos
técnicos.

Precisar los detalles de la implementación 

Se establece el calendario de la auditoría, informa a los involucrados de las actividades que le competen y
se establece un proceso de evaluación de los auditores y su continuo desarrollo. Asimismo, se asegura la
selección de los equipos de auditores, el plan de trabajo, control de los registros, revisión y aprobación de
los informes, y seguimiento si es aplicable.

Definir los registros a realizar 

En cuanto a las auditorías individuales se establecen los registros del plan de trabajo e informes tales como
de no conformidad, acciones correctivas y preventivas, seguimiento y el de la auditoría misma. Además,
están los registros relacionados con el personal de la auditoría, entre ellos: competencias y evaluación de
desempeño del auditor, selección del equipo auditor y mejora de competencias.

Seguimiento y revisión 

Se hace necesario hacer un seguimiento del programa de auditoría, para confirmar que se esté cumpliendo
con lo establecido (calendario, objetivos, programa) y evaluar a través de indicadores de desempeño, si
existe alguna oportunidad de mejora. Se deben revisar las necesidades y expectativas cambiantes de las
partes, practicas alternativas, coherencia en el desempeño.

En base a lo estudiado en este artículo, te invitamos a responder la siguiente pregunta y compartirla con
los demás alumnos en el Foro a continuación.

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Pregunta de Aplicación
Dada la alta frecuencia de accidentes ocasionados por la
empresa 'Limpieza Vertical', dedicada a la limpieza de vidrios en
altura, su principal cliente pide que se realice una Auditoría ¿De
qué tipo de Auditoría se trata?, ¿cuáles serían los objetivos de la
Auditoría?

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