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Matriz de análise
Introdução
Realizar um evento requer bastante planejamento. Muito do que produzimos, desde algo
complexo como a construção de um prédio, ou o dimensionamento de um equipamento para uma
indústria, ou algo mais simples como a criação de uma home page, parte de um planejamento e
para ser bem sucedido, este precisa ser bem elaborado.
A organização de um evento seja ele de qualquer espécie, cultural, empresarial, etc, mostram
características que nos faz classificar como projeto: é único, faseado, temporário, ou seja, tem
começo, meio e fim.
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É muito importante que o Gestor gerencie os procedimentos da gestão do evento a fim de evitar
a duplicação de esforços e ferramentas.
Para uma execução bem realizada, o organizador (aqui chamado gestor), deve definir muito bem
tudo que envolve o evento; deve delegar funções, traçar o fluxo adequado de informações, todas
as prioridades. A comunicação em um projeto é uma arma poderosa para o sucesso, por isso é
muito importante que todos os envolvidos estejam muito bem conectados sobre o evento.
O papel do Gestor é extremamente importante, sendo ele o responsável por todo o processo que
envolve a realização do evento desde a concepção do projeto, levando-se em conta diversos
fatores que o faz responsável pelo sucesso ou fracasso do mesmo.
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Processos de execução: O gerente de projeto deve coordenar os recursos para realizar o
que foi planejado com base no plano de gerenciamento do projeto e seus planos auxiliares.
Possibilitam as entregas do projeto ao executar, por meio da integração de pessoas,
organizações e recursos, o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto;
Para cada desejo, determinam-se alguns caminhos para que possamos estabelecer nossos
objetivos de forma clara e criarmos algumas regras que facilitarão o cumprimento de nossas
metas. Um show, uma turnê, um espetáculo teatral, por exemplo, podem ser nomeados
de “projetos”, pois tem características que permitem esta nomeação: merecem um planejamento,
são temporários e sempre envolvem riscos e incertezas, no entanto, são conquistas que nos dão
prazer, satisfação de dever cumprido, pois são desafiadores.
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Termo de Abertura de Projeto (TAP)
Objetivo Estratégico:
Nome do Projeto: CCC Rock in Concert
Cliente: Público da região (aberto)
Local do Evento: Centro de Eventos FIERGS
Gerente do Projeto: Ricardo Ferrari
Patrocinador: CCC Produção: DT Produções
Dados do Projeto
Exposição da marca
Fortalecimento da marca
Justificativa
Manter-se em evidência
Fortalecer contatos para novos eventos
Marketing cultural
Objetivos Obtenção de vantagem competitiva no mercado
Lucratividade
Evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de
Descrição do Produto Rock da década de 80 com recursos fornecidos
principalmente pela CCC. Evento para 100.000 pessoas.
Contratação de fornecedores de serviços de fast food para
praça de alimentação, equipe de segurança. Equipamento
Recursos Necessários para iluminação, sonorização de ambiente e multimídia,
internet, já disponível na sede do evento. Patrocinadores
complementares em troca de exposição da Marca.
Prazo 5 meses entre organização e divulgação
Investimento R$ 1.500.000,00 de orçamento
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Cronograma de Marcos
Marco Data
Iniciação 03/07/2017
Locação do Espaço de Eventos 31/07/2017
Contratação de Fornecedores 03/09/2017
Venda do primeiro lote de ingressos 03/09/2017
Venda do segundo lote de ingressos 03/10/2017
Venda do terceiro lote de ingressos 03/11/2017
Realização dos Shows 15/12/2017
Encerramento 20/12/2017
Partes interessadas
Nome Expectativa
Patrocinadores Exposição de marca e negócios
Serviços públicos Antecedência na comunicação
Bandas Pagamento e exposição
Comunidade Impacto minimizado no dia-a-dia
Público-alvo Organização e diversão
Serviços contratados Antecedência e pagamento
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Organizar um evento não é uma tarefa fácil, porém para que todo esse trabalho fique mais leve
e menos complicado possível, é necessário um gerenciamento bem definido e muito organizado.
Definir equipes;
Treinar equipes;
Selecionar as bandas;
Definir agenda das bandas;
Fechar contrato com as bandas;
Contratar montagem de infraestrutura metálica;
Contratar empresa de montagem e desmontagem;
Montar a infraestrutura;
Contratar fornecedores de fast food;
Contratar empresa de segurança;
Buscar patrocinadores complementares;
Contratar agência de publicidade;
Em se tratando de estrutura organizacional tem-se que a CCC é uma empresa familiar, fundada
por uma família de italianos que se estabeleceram no Brasil como comerciantes; em pouco tempo
tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no Brasil.
Normalmente esse tipo de empresa tem uma estrutura enxuta, o que é um ponto forte, além de
outros pontos como: comando único e centralizado permitindo reações rápidas em situação de
emergência; importantes relações comerciais e comunitárias em função do nome respeitado;
organização interna leal e dedicada; grupo interessado e reunido em torno do fundador. Como
pontos fracos destacam-se: exigência de dedicação exclusiva dos familiares, priorizando os
interesses da empresa; falta de planejamento para médio e longo prazos; descapitalização da
empresa pelos herdeiros em desfrute próprio; falta de preparação/formação para os herdeiros.
Em contrapartida a DT Produções adquirida pela empresa CCC com o intuito de usá-la como
incubadora e executora de eventos trata-se de uma empresa cuja estrutura organizacional é
baseada em matriz balanceada onde a autonomia do GP é baixa a moderada e o orçamento do
projeto é aprovado em conjunto com o dono da CCC. A atuação do GP é integral ao passo que a
atuação da equipe é parcial.
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Considerações finais
Produzir um evento realmente não é tarefa fácil, mas já dizia Confúcio: “Escolhe um
trabalho de que gostes e não terás que trabalhar nem um dia na tua vida”. Para
deixar a coisa mais equilibrada lançamos mão do Gerenciamento de Projetos, que
quando bem definido e bem organizado permite gerir toda a organização da forma
muito mais consistente.
Referências bibliográficas
PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: Ciclo de Vida do Projeto. Disponível em: <
https://www.oficinadanet.com.br/post/14645-guia-pmbok-ciclo-de-vida >. Acesso em 07 de
Novembro de 2017.
Gestão de eventos: 6 dicas imperdíveis para tudo fluir sem stress. Disponível em: <
https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/ >. Acesso em 07 de Novembro de
2017.
BRITTO, J.; FONTES, N. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São
Paulo: Editora Aleph, 2006.