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Manual de referencia Excel 2003

Microsoft Excel 2003


1. Introducción.-
Microsoft Excel 2003 es una aplicación de hoja de cálculo incluida en el conjunto de aplicaciones
Microsoft Office. Llamamos hoja de cálculo al programa que se ocupa de llevar la contabilidad en
la computadora. Estas hojas se utilizan principalmente para trabajar con números y texto. Y son
útiles para organizar información como ordenar alfabéticamente listados de personas, registros, o
bien calcular y analizar datos mediante fórmulas matemáticas.

1.1. Pantalla de Excel.-


Muchos de los elementos que se ven en la ventana de Excel 2003 son comunes a la mayoría de
otros programas como Word, PowerPoint y las versiones anteriores de Excel. Sin embargo, hay
algunos que solamente se encuentran en Excel 2003.

Los archivos de Excel se le lama libros que tiene la extensión XLS. Cada libro de trabajo se
compone inicialmente con 3 hojas de cálculo, pero se puede agregar más o eliminarlos, cambiar
nombre, moverlas.
Para poder realizar estas operaciones debemos hacer clic derecho con el ratón lo cual en la
etiqueta de la hoja de cálculo aparecerá una serie de opciones a realizar.

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Las hojas de cálculo se componen de:


: Columnas: encabezadas por una letra, que tienen un orden alfabético desde A hasta IV.
: Filas: Encabezadas por un número, desde 1 hasta 65536 filas.
: Celdas: Es la intersección de una fila y una columna, se les denomina con la letra de la
columna y el número de la fila: A2, B7.
: Rango: Excel esta compuesto por varias celdas continuas, que se les denomina con el
nombre de la primera celda, dos puntos y el nombre de la ultima: A4:A16, A5:C12.

Para poder desplazarnos por la hoja de cálculo hacemos clic con el ratón en la celda donde
queremos ir, como también podemos utilizar la barra de desplazamiento, las siguientes
combinaciones de teclas también nos permiten movernos a lo largo de la hoja de cálculo.

Al pulsar El cursor
ï Una celda hacia la izquierda
ð Una celda hacia la derecha
ñ Una celda hacia arriba
ò Una celda hacia abajo
CTRL+ï A la primera celda de la fila
CTRL+ð A la ultima celda ocupada de la fila
CTRL+ñ A la primera celda de la columna
CTRL+ò A la ultima celda ocupada de la
columna
AV PÁG Una pantalla hacia abajo
RE PÁG Una pantalla hacia arriba
ALT+AV PAG Una pantalla hacia la derecha
ALT+RE PAG Una pantalla hacia la izquierda
CTRL+INICIO A la celda A1
CTRL+FIN A la ultima celda ocupada
CTRL+AV PAG A la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PAG A la hoja anterior del libro
F5 o CTRL+I: Nos sale el cuadro Ir a donde
escribimos la referencia de la celda.

1.2. Partes de la ventana de Excel 2003.-


1.2.1. Libro.-
El libro es un archivo exclusivo creado por Excel 2003.

1.2.2. Barra de título.-

La barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la hoja de cálculo.

1.2.3. Barra de menús.-

La barra de menús muestra todos los menús que se encuentran disponibles en Excel 2003. El
contenido de cualquier menú puede verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón
izquierdo del ratón.

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1.2.4. Barra de herramientas.-


Algunos comandos de los menús tienen imágenes o iconos asociados. Estas imágenes también
pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.

1.2.5. Títulos de las columnas.-

Una hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales está identificada
por una letra o combinación de letras.

1.2.6. Títulos de las filas.-

Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales está identificada por
un número.

1.2.7. Cuadro de nombres.-

Muestra la dirección de la selección actual o de la celda activa.

1.2.8. Barra de fórmulas.-

Muestra información ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o actual. En


la barra de fórmulas también puede editarse el contenido de una celda.

Celda.-

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Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia dirección. En la
figura anterior, la dirección de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda
seleccionada se denomina indicador de la celda.
La hoja de cálculo de Excel está compuesta de columnas y filas, en cuya intersección se
encuentran unos cuadros pequeños llamados celdas. La celda activa, o celda con la que se puede
trabajar, tendrá un borde oscuro. Todas las otras celdas tendrán un borde gris claro. Cada celda
tiene su nombre compuesto de dos partes la letra de la columna y el número de la fila.

En la siguiente imagen la celda C3, formada por la intersección de la columna C y la fila 3, tiene el
borde oscuro. Es la celda activa.

Términos importantes
: Cada celda tiene su propia dirección compuesta de la letra de la columna y el número de
fila.
: La celda activa es la celda que recibe información o un comando del usuario.
: La celda activa está identificada por un borde más oscuro llamado indicador de la celda.

1.2.9. Botones de navegación y etiquetas de las hojas.-

Estos botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de
Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última
hoja de cálculo de un libro.
Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo
específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe
tener por lo menos una hoja de cálculo.

1.2.10. Barra de desplazamiento.-


La barra de desplazamiento vertical ubicada junto al borde
derecho de la pantalla se utiliza para desplazarse hacia arriba o hacia
abajo de la hoja de cálculo. La barra de desplazamiento
horizontal ubicada en la parte inferior de la pantalla se utiliza para

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desplazarse hacia la izquierda o hacia la derecha de la hoja de cálculo.

1.2.11. Barra panel de tareas.-


Proporciona fácil acceso a las herramientas, botones y menús utilizados con más frecuencia.

1.3. Entrada de datos.-


Para introducir información en una celda vacía, nos desplazamos hasta ella y escribimos, al acabar
pulsamos ENTER. Si una vez que henos comenzado a escribir deseamos anular lo escrito y dejar
la celda tal y como estaba pulsamos ESC.
Si la celda ya contiene información y nos situamos sobre ella, a comenzar a escribir se borrara el
contenido, para evitar esto y conseguir modificar la información deberemos pulsar F2, con lo que
entraremos en modo edición, otra forma de ingresar es haciendo doble clic en la celda.
: Texto: Es todo aquello que Excel no es capaz de reconocer como otro tipo de datos, al
introducirlo se alinea a la izquierda de la celda
: Números: Solo introduciremos números y la coma si hay decimales, pero no pesetas ni
puntos, se alinean a la derecha de la celda.
: Formulas: todas las formulas empiezan por el signo =, en pantalla veremos el resultado y
en la barra de formulas la formula. Puede ser una formula basada en valores absolutos
(=5*111), o tomar sus datos de otras celdas (=C5*D5), en cuyo caso cada vez que
actualicemos una de las celdas a las que hace referencia la formula el resultado de esta se
actualizara automáticamente.
: Funciones: Para realizar operaciones mas complejas, escribiremos el signo (=), el
nombre de la función y los parámetros entre paréntesis.
: Fechas y horas: Necesariamente para poder cambiarlos el formato se debe seguir los
siguientes pasos: Clic en el menú Formato / Celdas / Numero, donde elegimos el
formato adecuado.

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1.4. Manejo del Mouse (Ratón).-


El ratón adopta diferentes formas según la acción que se realiza:

Seleccionar Cambiar tamaño


fila y columnas

Mover Controlar el
relleno

1.5. Formas de seleccionar.-


Para poder seleccionar una celda hacemos clic en ella cuando el ratón adopta la forma que vemos
en la imagen, para seleccionar un rango hacemos clic en la primera celda del rango y arrastramos
hasta la última celda, también hacemos clic en la primera celda, mantenemos pulsada MAYUS y
hacemos clic en la ultima celda que es muy útil para rangos amplios.

Para seleccionar varias celdas o rangos no adyacentes seleccionamos el primer rango y


mantenemos pulsada CTRL mientras seleccionamos los demás.
Para seleccionar todas las celdas de la hoja hacemos clic en el botón Seleccionar todo.
Para seleccionar una fila o una columna hacemos clic en el encabezado de fila o de columna, para
poder seleccionar varias filas o columnas, hacemos clic en el encabezado de la primera y
arrastramos.

1.6. Mover.-
Cuando colocamos el ratón en el borde de una celda o un rango, el ratón adopta la forma de
flechas, si arrastramos, movemos el contenido.
Si mantenemos pulsada la tecla CTRL mientras arrastramos el ratón, en lugar de mover, copia.
Para insertar la celda o rango que movemos entre celdas existentes, mantenemos pulsada
MAYUS.
Para arrastrar la selección a una hoja de cálculo diferente del libro, mantenemos presionada la
tecla ALT y arrastramos a la etiqueta de la hoja.

2. Trabajos con Microsoft Excel 2003.-


2.1. Empezar a trabajar con Excel.-
Si es la primera vez que va a trabajar con Excel deberá hacer un doble clic sobre el icono de la
aplicación. El icono lo encontrará probablemente en el botón Inicio/ Todos los programas /

Microsoft Office / Microsoft Office Excel 2003.

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2.2. Crear un libro de trabajo.-


Siga los siguientes pasos para crear un libro de trabajo:
: Clic en el menú Archivo.
: Elegimos la opción Nuevo.

: En el panel de tareas de Excel en el sector derecho clic en Libro en blanco.

Otra forma de crear un nuevo libro de trabajo clic en botón de la barra de herramientas
estándar . Por lo tanto se habrá creado un nuevo libro de trabajo.

2.3. Guardar el libro de trabajo.-


Es aconsejable guardar el libro por primera vez antes de empezar a trabajar en la hoja de datos.
Siga los siguientes pasos para guardar el libro de trabajo:
: Clic en el menú Archivo.
: Elegimos la opción Guardar.

La primera vez que se guarda un documento se debe establecer el nombre del documento y el
lugar de almacenamiento. Por eso, la primera vez que se guarda un archivo se abre la ventana
Guardar como.

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: Haga clic en el menú despegable Guardar en y decida en qué ubicación desea guardar el
archivo. Haga clic en Disco de 3 1/2 (A:) para guardar el archivo en un disquete, o en
Disco local (C:) para guardarlo en la computadora.
: Escriba un nuevo nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo.
: Haga clic en el botón Guardar.
Al pulsar el botón Guardar, Excel dará automáticamente al nombre del documento una extensión
“.xls”.
Las siguientes veces que se guarde un documento no habrá que escribir de nuevo el nombre y el
lugar en el que se quiera guardar el archivo. Simplemente se debe pulsar el botón o el menú
Archivo / Guardar y el archivo se guardarán automáticamente con el mismo nombre y en el
mismo sitio.
Es importante guardar los cambios del documento cada cierto tiempo, pues si no se guardan y la
máquina se apaga por cualquier razón se perderá toda la información no guardada.
Si se desea guardar el archivo en otro sitio o con otro nombre se debe seleccionar el menú
Archivo / Guardar Como y en esta ventana escribir otro nombre y seleccionar otro lugar de
almacenamiento.

2.4. Abrir un documento ya creado.-


Siga los siguientes pasos para abrir un libro de trabajo guardado:
: Clic en el menú Archivo.
: Elegimos la opción Abrir.

: Se abrirá el cuadro de diálogo Abrir.

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: En la lista Buscar en, haga clic en la unidad de disco, carpeta u otra ubicación, el archivo
que desea abrir.
: En la Lista de carpetas, abra la que contiene el archivo. Una vez que aparezca el archivo
deseado, haga clic en él para seleccionarlo.
: Haga clic en el botón Abrir.

2.5. Cerrar un libro.-


Siga los siguientes pasos para cerrar un libro de Excel 2003 existente:
: Seleccione Archivo en la barra de menús.
: Elegimos la opción Cerrar, entonces el libro situado en la ventana de Excel se cerrará.

: Excel 2003 le solicitará que guarde la información en el caso de que haya ingresado datos
o modificado el libro entre la última vez que guardó el archivo y el momento en que lo
cierra.

2.6. Asignación nombres en las hojas de calculo.-


Al principio de este curso, aprendió que las etiquetas de las hojas se denominan Hoja1, Hoja2 y
Hoja3, y aparecen en la parte inferior de la pantalla. Estos no son nombres muy elocuentes. Excel
2003 le permite asignar nombres descriptivos para cada hoja de cálculo de un libro -Chequeras,
Informes, Cuentas- de manera de poder ubicar la información rápidamente.
Siga los siguientes pasos para asignarle un nombre a una hoja de cálculo:
: Haga doble clic en la etiqueta de la hoja de cálculo para seleccionarla. Un recuadro
negro resaltará el texto.

: Escriba un nombre nuevo para la hoja de cálculo.

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: Pulse la tecla Intro.


: La hoja de cálculo ya cuenta con un nombre propio.

2.7. Insertar hojas de calculo.-


En Excel 2003, cada libro nuevo viene con tres hojas de cálculo etiquetadas como Hoja1, Hoja2
y Hoja3. Usted puede insertar nuevas hojas de cálculo si fuera necesario, o bien eliminar otras
que ya no necesita.

Siga los siguientes pasos para insertar una nueva hoja de cálculo:
: Seleccione el menú Insertar hacemos clic en la opción Hoja de cálculo.

: Una nueva etiqueta de hoja de cálculo se agrega en la parte inferior de la pantalla. Se


llamará Hoja4, Hoja5 o el siguiente número secuencial de hoja que corresponda al libro.

2.8. Eliminar hojas de calculo.-


Se puede eliminar cualquier hoja de cálculo de un libro, inclusive aquéllas que tienen
información. Recuerde, un libro debe tener una hoja de cálculo como mínimo.
Siga los siguientes pasos para eliminar una o más hojas de cálculo:
: Haga clic en la(s) hoja(s) que desea eliminar.
: Seleccione Edición hacemos clic en la opción Eliminar hoja en la barra de menús.

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: Si la hoja que quiere eliminar contiene información, aparecerá el siguiente cuadro de


diálogo de eliminar celdas.
: Haga clic en el botón Eliminar para suprimir la hoja de cálculo y toda la información que
contiene.

2.9. Mover hojas de calculo.-


Recuerde que al mover una hoja de cálculo, estará llevándola a una nueva ubicación en este u
otro libro.
Siga los siguientes pasos para mover una hoja de cálculo:
: Seleccione la hoja de cálculo que desea mover/copiar.
: Seleccione Edición hacemos clic en la opción Mover o copiar hoja en la barra de
menús.
: En el cuadro de diálogo Mover o copiar, utilice los cuadros despegables para seleccionar
el nombre del libro al que habrá de desplazar la hoja de cálculo (el valor predeterminado
es el libro actual), así como la ubicación de la hoja dentro del libro.

: Haga clic en la casilla de verificación Crear una copia para copiarla.


: Haga clic en el botón Aceptar para mover la hoja a su nueva ubicación.

2.10. Copiar hojas de calculo.-


Recuerde que por copiar una hoja, se entiende realizar una copia exacta de ella.
Siga los siguientes pasos para copiar una hoja de
cálculo:
: Seleccione la hoja de cálculo que desea
mover/copiar.
: Seleccione Edición hacemos clic en la opción Mover
o copiar hoja en la barra de menús.
: En el cuadro de diálogo Mover o copiar, utilice los
cuadros despegables para seleccionar el nombre del
libro en el que habrá de copiar la hoja de cálculo (el
valor predeterminado es el libro actual), así como la
ubicación de la hoja dentro del libro.
: Haga clic en la casilla de verificación Crear una
copia.
: Haga clic en el botón Aceptar para crear una copia
exacta de la hoja y desplazarla a la ubicación seleccionada.

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2.11. Insertar filas y columnas en las hojas de cálculo.-


2.11.1. Insertar filas.-
Excel le permite agregar una fila a su hoja de cálculo en el lugar donde la necesite, y desplaza las
filas ya existentes hacia abajo para hacerle lugar a la fila nueva.
Siga los siguientes pasos para agregar una fila:
: Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar una fila nueva.
: Seleccione Insertar hacemos clic en la opción Filas en la barra de menús.

: Se agregará a la hoja de cálculo una fila nueva arriba de la celda originalmente seleccionada
por usted.
Seleccione varias filas antes de elegir Insertar para agregar filas rápidamente. Excel inserta el
mismo número de filas que las que seleccionó originalmente.

2.11.2. Insertar columnas.-


Excel le permite agregar una columna en el lugar donde la necesite, y desplaza las columnas ya
existentes para hacerle lugar a la columna nueva.
Siga los siguientes pasos para insertar una columna:
: Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna nueva.
: Seleccione Insertar haga clic en la opción Columnas en la barra de menús.
: Aparecerá en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna existente.
Usted también puede seleccionar varias columnas antes de elegir Insertar para agregar columnas
rápidamente. Excel inserta el mismo número de columnas que las que seleccionó originalmente.

2.11.3. Eliminar filas y columnas.-


La eliminación de columnas y filas se realiza prácticamente de la misma manera que su inserción.
Siga los siguientes pasos para eliminar una fila y toda la información que contiene:
: Seleccione una celda en la fila que desea eliminar.
: Seleccione Edición y hacemos clic en la opción Eliminar en la barra de menús.
: Haga clic en el botón de radio Toda la fila en el cuadro de diálogo Eliminar celdas.

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: Haga clic en el botón Aceptar.

Siga los siguientes pasos para eliminar una columna y toda la información que contiene:
: Seleccione una celda en la columna que desea eliminar.
: Seleccione Edición y hacemos clic en la opción Eliminar en la barra de menús.
: Haga clic en el botón de radio Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar
celdas.

: Haga clic en el botón Aceptar.

2.12. Cambiar la altura de filas o la anchura de columnas.-


Si colocamos el ratón entre los encabezados de 2 columnas o de 2 filas, el ratón adopta la forma
de 2 flechas, si arrastramos, podemos cambiar la anchura o la altura tanto de la fila y la columna.

Con Microsoft Excel se puede realizar el ajuste perfecto, en vez de arrastrar hacemos doble clic
las columnas seleccionadas se adoptaran automáticamente al contenido de las celdas.

2.12.1. Ajuste ancho de la columna.-


Si queremos que sea para todas las Columnas debemos seleccionar primero si es para una
Columna nos ponemos en la Columna que deseamos dar ajuste.
Siga los siguientes pasos para el ajuste de la columna:
: Ubíquese en la celda que desea realizar el ajuste.
: Clic en la barra de menús Formato.

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: Elegimos la opción Columna.


: Clic en ancho por defecto el alto es 10,71 para todas las Columnas.

: Aumentamos a 25 el ancho de Columna Luego Clic en el botón Aceptar.

2.12.2. Ajuste alto de filas.-


Si queremos que sea para todas las filas debemos seleccionar primero si es para una fila nos
ponemos en la fila que deseamos realizar el ajuste.
Siga los siguientes pasos para el ajuste de la columna:
: Ubíquese en la celda que desea realizar el ajuste.
: Clic en la barra de menús Formato.
: Elegimos la opción Fila.
: Clic en alto por defecto el alto es 12,75 para todas las filas.
: Aumentamos a 25 el alto de la fila Luego Clic en Aceptar.

2.13. Ingresar datos en una celda.-


Entendemos por texto a la información que no es un número ni una fórmula. Los números son
valores utilizados para hacer cálculos. Las fórmulas son los cálculos matemáticos.
Siga estos pasos para ingresar datos en una celda:
: Seleccione con un clic del ratón la celda en que desea ingresar información.
: Comience a escribir los datos. Al hacerlo, aparecerá un punto de inserción en la celda.

: Los datos se pueden ingresar en la celda o en la barra de fórmulas.

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: Los datos ingresados aparecerán en la celda activa y en la barra de fórmulas.


: Observe los botones Cancelar y Introducir en la barra de fórmulas.

: Al seleccionar el botón Introducir se dará por concluido el ingreso de información y


se desactivarán los botones de la barra de fórmulas.
La función Auto completar de Excel lleva la cuenta del texto ya ingresado en una columna. Si los
primeros caracteres que ingresa en una celda concuerdan con una entrada ya existente en esa
columna, Microsoft Excel se encargará de completar el resto por usted.

2.14. Modificar datos en una celda.-


Es probable que con el tiempo deba modificar y editar los datos ya ingresados en una hoja de
cálculo. He aquí dos métodos para lograrlo.
Siga los siguientes pasos para modificar los
datos en una celda:
: Haga doble clic en la celda que contiene la
información que debe modificar.
: La celda se abrirá y podrá modificarla
directamente.
: Realice los cambios necesarios.
: Pulse la tecla Enter o haga clic en el botón
Introducir situado en la barra de fórmulas
para completar el ingreso de
información.

2.15. Modificar datos.-


Es probable que con el tiempo deba modificar y editar los datos ya ingresados en una hoja de
cálculo. He aquí dos métodos para lograrlo.
Método rápido y sencillo:
: Haga clic en la celda que contiene la información que debe modificar.
: Escriba la nueva información. El nuevo texto reemplazará al texto existente.
Si el texto original es demasiado extenso y sólo necesita una pequeña modificación (corrección de
una falta de ortografía), edite la entrada.
Siga los siguientes pasos para modificar los datos en una celda:
: Haga doble clic en la celda que contiene la información que debe modificar.

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Manual de referencia Excel 2003

: La celda se abrirá y podrá modificarla directamente.


: Realice los cambios necesarios.
: Pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en la barra de fórmulas
para completar el ingreso de información.
2.16. Combinar celdas.-
Excel 2003 dispone de otra opción de alineación llamada combinar y centrar. Al combinar,
estará seleccionando varias celdas y creando una más grande. A continuación, podrá centrar el
contenido en la nueva celda combinada.
Para centrarlo de manera uniforme en las dos celdas, combine las celdas y céntrelo.

Siga los siguientes pasos para combinar dos celdas en una:


: Seleccione las celdas que desea combinar. Pueden ser celdas en una columna, filas o
columnas y filas.
: Haga clic en el botón Combinar y centrar en la barra de herramientas de formato.
: Las dos celdas ya están combinadas en una, es decir presenta como una celda.

2.17.Alineación de texto y números en las celdas mediante el uso de la barra de herramientas de


formato.-
Muy posiblemente ya haya observado que Excel 2003 alinea automáticamente el texto con el
margen izquierdo y los números con el margen derecho para facilitar su lectura.

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Manual de referencia Excel 2003

Excel 2003 le permite cambiar la alineación automática de texto y números para que se alineen
con el margen izquierdo, con el derecho o queden centrados. La siguiente ilustración muestra
la diferencia entre estos tipos de alineación aplicados a las etiquetas (texto).
Emplee los botones situados en la barra de herramientas de formato para alinear a la
izquierda, centrar o alinear a la derecha texto y números.

Siga los siguientes pasos para alinear texto y números en una celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Haga clic en el botón Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Justificar
situado en la barra de herramientas de formato.
: El texto o los números contenidos en las celdas adoptarán la alineación seleccionada.

2.18. Alineación horizontal.-


En párrafos anteriores hemos aprendido a alinear texto y números mediante los botones de
alineación situados en la barra de herramientas de formato. También podrá definir la alineación
mediante la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Siga los siguientes pasos para cambiar la alineación horizontal:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Seleccione Formato haga clic en la opción Celdas en la barra de menús.

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Manual de referencia Excel 2003

También puede hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas
en el menú contextual.
: Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
: Haga clic en la ficha Alineación.

: Haga clic en el cuadro despegable Horizontal y seleccione una de las opciones para la
alineación horizontal.
: Haga clic en Aceptar para aplicar la alineación horizontal a las celdas seleccionadas.

2.19. Alineación vertical.-


También puede definir la alineación vertical del contenido de una celda, de manera similar a la
alineación horizontal. En la sección de alineación vertical, la información de la celda se puede
ubicar en la parte superior, en el medio o en la parte inferior de la celda. El valor predeterminado
es Inferior.

Siga los siguientes pasos para cambiar la alineación vertical:


: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Seleccione Formato haga clic en la opción Celdas en la barra de menús.
También puede hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas en el
menú contextual.
: Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
: Haga clic en la ficha Alineación.

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: Haga clic en el cuadro despegable Vertical y seleccione una de las opciones para la
alineación vertical.
: Haga clic en Aceptar para aplicar la alineación vertical a las celdas seleccionadas.

2.20. Control del texto.-


La sección Control del texto le permite controlar la manera en que Excel 2003 presentará la
información en una celda. Hay tres formas de controlar el texto: Ajustar texto, Reducir hasta
ajustar y Combinar celdas.
La opción Ajustar texto concatena el contenido de una celda en varias líneas en caso de que la
información sea demasiado extensa para caber en ese ancho de columna. También aumenta el alto
de la celda.
La opción Reducir hasta ajustar achica el tamaño de la fuente para que quepa en las celdas
seleccionadas; cuanto más texto haya, más pequeño se verá en la celda.
La opción Combinar celdas también puede aplicarse mediante el uso del botón Combinar
y centrar situado en la barra de herramientas de formato.
Siga los siguientes pasos para cambiar el control del texto:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Seleccione Formato haga clic en la opción Celdas en la barra de menús.
: Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
: Haga clic en la ficha Alineación.
: Haga clic en alguna de las casillas de verificación Ajustar texto, Reducir hasta ajustar o
Combinar celdas o combínelas según sus necesidades.
: Haga clic en el botón Aceptar.

2.21. Orientación del texto.-


El cuarto tipo de alineación de celdas en el cuadro de diálogo Formato de celdas es la
orientación del texto, que permite rotar el texto 90 grados hacia arriba o hacia abajo.

Siga los siguientes pasos para cambiar la orientación del texto:


: Seleccione una celda o rango de celdas donde desea cambiar la orientación del texto.
: Seleccione Formato haga clic en la opción Celdas en la barra de menús.
: Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
: Haga clic en la ficha Alineación.
: Aumente o disminuya el número que aparece en el campo o cuadro de número Grados.
: Haga clic en el botón Aceptar.

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2.22. Eliminar datos en una celda.-


Para eliminar datos existentes e una celda siga los siguientes pasos:
: Seleccione con un clic del ratón la celda que contiene la información que debe eliminar.
: Haga clic en la información que aparece en la barra de fórmulas.
: Haga clic en el botón Cancelar para borrar la información ingresada y desactivar los
botones de la barra de fórmulas.
Otra forma de eliminar datos en una celda.
: Seleccione con un clic del ratón la celda que contiene la información que debe eliminar.
: Pulse la tecla Suprimir. O bien,
: Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Borrar contenido en el
menú contextual.

2.23. Funciones deshacer y repetir.-


A veces, quizás cometa un error en una hoja de cálculo, como por ejemplo ingresar un número
equivocado en una celda. Excel 2003 le permite deshacer esa operación. Utilice el Botón
Deshacer en la barra de herramientas estándar. Se puede recuperar la última acción.
Siga los siguientes pasos para deshacer acciones recientes en forma individual:
: Haga clic en el botón Deshacer.
Siga los siguientes pasos para deshacer varias acciones recientes simultáneamente:
: Haga clic en la flecha situada junto al botón Deshacer.
: Seleccione en la lista las operaciones que desea deshacer.

o
: Microsoft Excel deshace la acción seleccionada y todas las que figuran con anterioridad a
ésta en la lista.
Una acción de Deshacer puede cancelarse mediante la aplicación de una acción de Rehacer.
Esto resulta muy útil cuando realizó por error una operación de Deshacer. Recuerde, sólo es
posible Rehacer una acción si no ha modificado una hoja de cálculo desde que se ejecutó la última
operación de Deshacer:
Siga los siguientes pasos para Rehacer una operación de Deshacer:
• Pulse el botón Rehacer.
Siga los siguientes pasos para rehacer al mismo tiempo varias acciones deshechas:
• Haga clic en la flecha situada junto al botón Rehacer.
• Seleccione en la lista las operaciones que desea rehacer.
• Microsoft Excel cancela la acción de Deshacer.

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2.24. Controlador de relleno, series.-


Si arrastramos el controlador de relleno de una celda o rango, Excel examinara el contenido de los
datos introducidos, donde pude realizar dos operaciones como:
Copiar: Al arrastrar hacia la derecha o hacia abajo copia el contenido de la celda o rango.

Para poder rellenar ubicamos en el punto de relleno y arrastramos hacia abajo o hacia la derecha,
lo cual se copiara de forma automática hasta donde quedamos que se copie.

Serie: si el principio de una serie por Ej.: “Lunes” completa la serie “Martes”, “Miércoles” y así
sucesivamente.

Si queremos crear una serie, pero al arrastrar el controlador de relleno no completa la serie si no
que copia el contenido de la celda, hemos de seleccionar los dos primeros elementos de la serie
antes de arrastrar el punto de relleno:

2.25. Funciones de cortar, copiar, pegar.-


Las funciones de cortar, copiar y pegar son sumamente útiles en Excel 2003. Le permitirán
copiar y/o cortar rápidamente información de las celdas (texto, números o fórmulas) y pegarla en
otras. Estas operaciones le evitan tener que escribir siempre la misma información.
Los botones Cortar, Copiar y Pegar se encuentran ubicados en la barra de herramientas
estándar.

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Manual de referencia Excel 2003

Las funciones Cortar, Copiar y Pegar también aparecen como opciones en el menú Edición.
También se podría utilizar para poder realizar estas operaciones el teclado:
Cortar Crtl + X
Copiar Crtl + C
Pegar Crtl + V

2.25.1. Copiar y pegar el contenido de las celdas.-


La función Copiar le permite copiar información seleccionada de la hoja de cálculo y ubicarla
temporalmente en el portapapeles, un archivo de almacenamiento temporal en la memoria de su
computadora. La función Pegar le permite seleccionar cualquiera de los elementos del
portapapeles y colocarlo en otra celda de la misma hoja de cálculo, o incluso en otra hoja de
cálculo.
Siga los siguientes pasos para copiar y pegar:
: Seleccione la celda o las celdas que se desea duplicar.

: Haga clic en el botón Copiar en la barra de herramientas estándar.


: El borde de las celdas afectadas se asemejará a un "desfile de hormigas".
: Haga clic en la celda en que desea colocar la información duplicada. La celda quedará
resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la
primera celda en que desea colocar la información duplicada.
: Pulse la tecla Enter. La información se copiará en su nueva ubicación.
Asegúrese de no pegar información en celdas que ya contienen datos. Si lo hace, borrará la
información contenida en la celda.
Podrá copiar información de distintos orígenes, entre ellos sitios Web, mensajes electrónicos y
otras aplicaciones de Office como Word y PowerPoint, y pegarla en una hoja de cálculo de Excel.

2.25.2. Cortar y pegar el contenido de las celdas.-


La función Cortar le permite eliminar información de las celdas de una hoja de cálculo. La
información cortada puede pegarse en otra celda, siempre y cuando lo haga antes de efectuar otra
operación. Si no pega inmediatamente la información cortada, ésta se borrará del portapapeles de
Office.
Siga los siguientes pasos para cortar y pegar:
: Seleccione la celda o celdas que desea cortar es decir mover de un lugar a otro lugar.

: Haga clic en el botón Cortar en la barra de herramientas estándar.


: La información que contiene se borrará.
: El borde de las celdas afectadas se asemejará a un "desfile de hormigas".
: Haga clic en la celda en que desea colocar la información duplicada. La celda quedará
resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la
primera celda en que desea colocar la información duplicada.
: Pulse la tecla Intro. La información se pegará en su nueva ubicación.

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Manual de referencia Excel 2003

Tal vez no desee pegar la información cortada. Puede usar Cortar sólo para borrar información de
una celda.

3. Manejo de las formulas.-


En sus épocas de estudiante, probablemente haya tenido que memorizar ciertas fórmulas para
resolver problemas matemáticos. Microsoft Excel emplea estas mismas fórmulas para realizar
cálculos en una hoja de cálculo.
Una fórmula puede ser una combinación de valores, números o referencias de celdas y operadores
aritméticos (+, -, /, *, =) dentro de una expresión algebraica. En Excel, todas las fórmulas deben
comenzar con el signo igual (=).
Para realizar operaciones con números o referencias de celdas o rangos, los operadores son:

Para escribir ^ pulsamos la tecla del acento circunflejo que esta al lado de la tecla P mas
MAYUSC y continuación la barra espaciadora.

3.1. Creación de una formula sencilla.-


En Excel, una fórmula sencilla contiene una sola operación aritmética: un primer número más un
segundo número es igual a un tercer número. Crear una fórmula sencilla es tan fácil como escribir
2+2. La única diferencia es que en Excel todas las formulas deben comenzar con el signo igual
(=). Si en Excel escribe nada más que 2+2, la celda sólo mostrará "2+2". Deberá comenzar la
ecuación con el signo igual, o sea =2+2. Esto es válido para cualquier fórmula, sencilla o
compleja, de suma, resta, multiplicación o división.
Sumemos dos números para crear un tercero, 150+345=495. En Excel 2003, esto se expresa con
la fórmula =150+345, tal como se muestra a continuación.

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Manual de referencia Excel 2003

3.1.1. Formula sencilla de suma.-


Microsoft Excel 2003 le permite sumar de forma vertical como también de forma horizontal, es
decir le permite incluir referencias de celdas en las fórmulas.
Una fórmula puede sumar los valores de dos celdas, por ejemplo, A3;B3 y A4;B4. Escriba los
valores que desee en estas dos celdas y la fórmula ajustará la respuesta como corresponda.

Siga los siguientes pasos para realizar una suma:


: Escriba el signo igual (=) en la celda que se va mostrar el resultado (C3), para que Excel
2003, sepa que comienza la definición de la fórmula.
: Escriba el número de celda que contiene el primer número de la suma (por ejemplo, A3).
: Escriba el signo más (+) para que Excel sepa que se realizará una suma.
: Escriba el número de celda que contiene el segundo número de la suma (por ejemplo,
B3).

: Pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en la barra de fórmulas
para completar el ingreso de la fórmula.

3.1.2. Creación de una formula sencilla de resta por otro método de señalar y hacer clic.-
En la definición de las fórmulas pueden utilizarse números o referencias de celdas. En lugar de
escribir el número o la referencia de celda, también podrá utilizar el ratón para seleccionar las
celdas que utilizará en la fórmula. Mediante este método, escriba una fórmula sencilla que reste
una celda de otra: =A3-A4.

Siga los siguientes pasos para crear una fórmula sencilla de resta mediante el método de
señalar y hacer clic:
: Escriba el signo igual (=) en la celda del resultado (A5), para que Excel sepa que
comienza la definición de la fórmula.
: Haga clic en la primera celda que desea incluir en la fórmula (por ejemplo, A3).
: Escriba el signo menos (-) para que Excel sepa que se realizará una resta.
: Haga clic en la próxima celda de la fórmula (A4, por ejemplo).

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Manual de referencia Excel 2003

: Si la fórmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto
y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la fórmula.
: Pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en la barra de fórmulas
para completar el ingreso de la fórmula.

3.1.3. Creación de una fórmula sencilla de multiplicación.-


La creación de fórmulas de multiplicación es muy similar a la creación de fórmulas de suma y
resta. Para multiplicar dos celdas, A3 y A4, deberá insertar entre ellas un operador de
multiplicación (*) =A3*A4.

Siga los siguientes pasos para crear una fórmula sencilla que multiplique el contenido de
dos celdas:
: Escriba = en la celda que se muestra el resultado (A5).
: Haga clic en la primera celda que desea incluir en la fórmula (por ejemplo, A3).
: Escriba un operador aritmético (por ejemplo, el símbolo de multiplicación *). El
operador aparecerá en la celda y en la barra de fórmulas.
: Haga clic en la próxima celda de la fórmula (A4, por ejemplo).
: Si la fórmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto
y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la fórmula.
: Pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en la barra de fórmulas
para completar el ingreso de la fórmula.

3.1.4. Creación de una fórmula sencilla de división.-


La creación de fórmulas de división es muy similar a la creación
de fórmulas de suma, resta y multiplicación. Para dividir el
contenido de la celda B3 por la celda B4, deberá insertar entre
ellas un operador de división (/) =B3/B4.
Siga los siguientes pasos para crear una fórmula sencilla
que divida una celda por otra:
: Escriba el signo igual (=) celda (B5), para que Excel
sepa que comienza la definición de la fórmula.
: Haga clic en la primera celda que desea incluir en la fórmula (por ejemplo, B3).
: Escriba un operador aritmético (por ejemplo, el símbolo de división /). El operador
aparecerá en la celda y en la barra de fórmulas.
: Haga clic en la próxima celda de la fórmula (por ejemplo, B4).
: Si la fórmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto
y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la fórmula.
: Muy importante: pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en la
barra de fórmulas. Con este paso concluye la fórmula.

3.2.Formulas complejas.-

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Manual de referencia Excel 2003

Las fórmulas sencillas tienen una sola operación aritmética, mientras que las fórmulas complejas
incluyen más de una.
En las operaciones aritméticas, es muy importante mantener el orden. Al ingresar una fórmula
compuesta de varias operaciones (suma, resta y división), Excel 2003 sabrá que tiene que
ejecutarlas en un determinado orden. El orden de las operaciones es el siguiente:
1. Operaciones entre paréntesis
2. Cálculos que incluyan exponentes potenciales (elevación a una potencia)
3. Multiplicación y división, sea cual fuere que aparezca en primer término
4. Suma y resta, sea cual fuere que aparezca en primer término
Respetando este orden, veamos cómo se calcula la fórmula 120/(8-5)*4-2 en la siguiente figura:

3.2.1. Creación de formulas complejas.-


En una fórmula compleja, Excel 2003 sigue automáticamente un orden estándar de operaciones.
Por lo tanto, si desea calcular en primer término una parte de la fórmula, colóquela entre
paréntesis.
A modo de ejemplo, digamos que si deseamos sumar el contenido de las celdas A3 y A4, y luego
multiplicar la respuesta por los datos de la celda B5, entonces necesitaríamos definir la siguiente
fórmula: =(A3+A4)*B5.

Siga los siguientes pasos para realizar esta actividad.-


: Ingrese los números que desea calcular.
: Haga clic en la celda en que desea que aparezca el resultado de la fórmula.
: Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definición de la fórmula.
: Escriba un paréntesis de apertura, o (
: Haga clic en la primera celda que desea incluir en la fórmula (por ejemplo, A3).
: Escriba el signo más (+) para que Excel sepa que se realizará una suma.
: Haga clic en la segunda celda de la fórmula. La referencia A4 aparecerá en el lugar
donde desea colocar el resultado.
: Finalice la operación A3+A4 al agregar un paréntesis de cierre, o )

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Manual de referencia Excel 2003

: Escriba el operador aritmético siguiente, o el símbolo de multiplicación (*), para que


Excel sepa que se va a realizar una multiplicación.
: Haga clic en la tercera celda que desea incluir en la fórmula, la celda B5.
: Muy importante: pulse la tecla Enter o haga clic en el botón Introducir situado en
la barra de fórmulas. Con este paso concluye la fórmula.

3.3.Usos de las funciones.-


Una función es una fórmula predefinida que nos permite realizar operaciones matemáticas
comunes y complejas. Las funciones le ahorrarán el tiempo de escribir largas fórmulas. A modo
de ejemplo, digamos que podrá utilizar -entre otras- una función de Excel denominada Promedio
para hallar rápidamente el promedio de un rango de números. O bien, usar la función SUMA
para sumar un rango de celdas. Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes.
Cada función tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la
función produzca los resultados deseados.
Sintaxis:
1. Todas las funciones comienzan con el signo =.
2. A continuación del signo = se encuentra el nombre de la función [por ejemplo,
SUMA].
3. Los argumentos -números, texto o referencias de celdas- deben figurar entre
paréntesis. Si hay más de un argumento, éstos deben estar separados por comas.
He aquí un ejemplo de una función con un solo argumento, que suma el rango de celdas B3 a
B10:

He aquí un ejemplo de una función con más de un argumento, que calcula el promedio de los
números en un rango de celdas: B3 a B10 y C3 a C10:

Excel tiene cientos de funciones (fórmulas predefinidas) diferentes para ayudarlo a hacer
cálculos. Como usted ya sabe, crear fórmulas individuales es una tarea difícil y lenta. Si utiliza las
funciones que trae Excel, ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

3.3.1. Las funciones de Excel 2003.-


Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes. A los efectos de este curso, trataremos algunas de
las funciones más comunes.
Entre las funciones estadísticas se encuentran:
: SUMA - permite sumar todos los números de un rango de celdas.
: PROMEDIO - permite obtener el promedio de un rango de celdas Media aritmética de
los argumentos.
: CONTAR - cuenta el número de celdas que contiene números y los números que hay en
la lista de argumentos en un rango de celdas.

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Manual de referencia Excel 2003

: MAX – devuelve el valor máximo de una lista de valores, omite los valores lógicos y el
texto en un rango de celdas.
: MIN - identifica el número más bajo en un rango de celdas.
: HIPERVINCULO – crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado
en el disco duro, en un servidor de red o Internet.

Entre las funciones financieras se encuentran:


: Tasas de interés
: Pagos de préstamos
: Montos de depreciación de artículos
Entre las funciones de fecha y hora se encuentran:
: FECHA - Devuelve el número de serie que representa una cierta fecha.
: DIASEM – Devuelve un numero del 1 al 7 que identifica el día de la semana.
: DIAS360 - Calcula la cantidad de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días.
: NSHORA - Devuelve el número de serie de una cierta hora.
: HORA - Convierte un número de serie en hora.
: MINUTOS - Convierte un número de serie en minuto.
: HOY - Devuelve el número de serie de la fecha actual.
: MES - Convierte un número de serie en un mes.
: AÑO - Convierte un número de serie en un año.
No es necesario que aprenda las funciones de memoria. Simplemente debe tener una idea acerca
de ellas.

3.3.2. Suma de un rango de datos.-


La función Suma le permite crear una fórmula que incluye un rango de celdas, por ejemplo:
varias celdas en una columna o en una fila.
Siga los siguientes pasos para calcular la SUMA de un rango de datos:
: Escriba los números que desea incluir en la fórmula, en celdas separadas en la columna A
(por ejemplo: en la celda A3 escriba 138, en la A4 escriba 354, en la A5 escriba 324, en la
A6 escriba 79 y en la A7 escriba 971).
: Ubique la celda donde se va almacenar el resultado activando el signo (=), escriba la
función SUMA seguido del signo igual y abra paréntesis
(.
: Haga clic en la primera celda (A3) que desea incluir en
la fórmula.
: Mediante el método de hacer clic escriba dos puntos (:)y
haga clic en la ultima celda (A7) y cierre paréntesis).
: El total aparecerá en la celda A8 o en la celda que se
encuentra inmediatamente debajo del rango seleccionado
y presionamos la tecla Enter.
Observe que la fórmula [=SUMA (A3:A7)] ha sido definida en la celda A8.

3.3.3. Promedio de un rango de números.-


La función Promedio permite calcular el promedio de un rango de números. Esta función puede
seleccionarse desde el menú despegable (Autosuma).

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Manual de referencia Excel 2003

Siga los siguientes pasos para calcular el promedio de un rango de datos:


: Haga clic en el celda que va calcular el promedio, escriba el signo (=) acompañado por la
función PROMEDIO y abra paréntesis (.
: Haga clic en la primera celda (A2) que desea incluir en la fórmula, acompañado por dos
puntos y haga clic en la celda (A7).

: El promedio aparecerá en la celda A8 o en la celda que se encuentra inmediatamente


debajo del rango seleccionado.
: Luego presionamos la tecla Enter.
Y así podremos utilizar varias funciones definidas por Microsoft Excel 2003.
Ejemplos de otras funciones:

3.4.Formato de celdas.-
3.4.1. Formato de los números.-
Los números en Excel pueden adoptar distintos formatos: fecha, hora, porcentajes o decimales.
Siga los siguientes pasos para darle formato a los números en una celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Seleccione Formato y haga clic en la opción Celdas en la barra de menús.

También puede hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas
en el menú contextual.

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Manual de referencia Excel 2003

: Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Formato de celdas.


: Haga clic en la ficha Número.

: Seleccione Número en la lista despegable que figura a continuación de Categoría.


: Utilice las flechas del cuadro Posiciones decimales para seleccionar la cantidad de
posiciones decimales. Por ejemplo, si selecciona 2, en pantalla aparecerá 13,50; si
selecciona 3, en pantalla aparecerá 13,500.
: Haga clic en la casilla de verificación Usar separador de miles si desea que se coloquen
puntos (1.000) en el número.
: Utilice la lista que figura en el cuadro Números negativos para indicar cómo se verán
los números inferiores al cero.
: Haga clic en el botón Aceptar.

3.4.2. Formato de la fecha.-


Excel 2003 permite darle formato a la fecha de distintas maneras. He aquí algunos ejemplos:
16 de Julio de 2007
16/07/07
16-Jul-07
Siga los siguientes pasos para darle formato a la fecha en una celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Seleccione Formato elija la opción Celdas en la barra de menús.
: Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Formato de celdas.
: Haga clic en la ficha Número.
: Seleccione Fecha en la lista despegable que figura a continuación de Categoría.

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Manual de referencia Excel 2003

: Seleccione el formato de fecha deseado en la lista despegable Tipo.


: Haga clic en el botón Aceptar.

3.4.3. Formato de la hora.-


Excel 2003 permite darle formato a la hora de distintas maneras. He aquí algunos ejemplos:
13:30
1:30 PM
Siga los siguientes pasos para darle formato a la hora en una celda:
: Seleccione el rango de celdas que desea formatear.
: Seleccione Formato elija la opción Celdas en la barra de menús.
: Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Formato de celdas.
: Haga clic en la ficha Número.
: Seleccione Hora en la lista despegable que figura a continuación de Categoría.

: Seleccione el formato de hora deseado en la lista despegable Tipo.


: Haga clic en el botón Aceptar.

3.4.4. Formato de porcentaje.-


Algunas veces deseará visualizar ciertos números como porcentajes.
Siga los siguientes pasos para expresar los números como porcentaje:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Seleccione Formato elija la opción Celdas en la barra de menús.
: Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Formato de celdas.
: Haga clic en la ficha Número.

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Manual de referencia Excel 2003

: Seleccione Porcentaje en la lista despegable que figura a continuación de Categoría.


: Utilice las flechas del cuadro Posiciones decimales para seleccionar la cantidad de
posiciones que aparecerán a la derecha de cada número.
: Haga clic en el botón Aceptar.
A si existen otras categorías más esta opción formato de celdas.

3.5.Tipo, Tamaño y Color de fuente.-


Con Microsoft Excel 2003 una fuente está compuesta de tres elementos: Tipo, o estilo de la letra;
Tamaño y Color de la letra. Si bien la fuente predeterminada de una hoja de cálculo es Arial, 10
puntos, el tipo de letra y su tamaño pueden cambiarse fácilmente.
También UD puede agregar los tipos de fuentes desde Windows si tiene disponible el Software.

3.5.1. Tipo de fuente.-


Siga los siguientes pasos para aplicar un tipo de fuente a una celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista del nombre de la
fuente en la barra de herramientas de formato.

: Aparecerá una lista despegable de todas las fuentes disponibles.

: Seleccione el tipo de fuente de su preferencia.


: La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará la fuente que acaba de elegir.

3.5.2. Tamaño de fuente.-


La lista de tamaños varía de un tipo a otro de fuente. Por ejemplo, los tamaños de la fuente Arial
son: 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48 y 72.
Siga los siguientes pasos para aplicar un tamaño de fuente a los datos de una celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista del tamaño de la
fuente en la barra de herramientas de formato.

: Aparecerá una lista despegable de todos los tamaños de fuentes disponibles.

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Manual de referencia Excel 2003

: Seleccione el tamaño de la fuente de su preferencia.


: La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará el nuevo tamaño de la fuente que acaba
de elegir.

3.5.3. Color de fuente.-


Siga estos pasos para aplicar color a los datos de la celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Haga clic en la flecha hacia abajo situada hacia la derecha del cuadro de lista del color de
la fuente.

: Aparecerá una lista despegable de todos los colores disponibles.

: Seleccione el color de su preferencia.


: La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará el nuevo color de la fuente que acaba de
elegir.

3.6.Subrayado, Cursiva y Negrita.-


Además del tipo, tamaño y color de fuente, también pueden aplicarse estos atributos: negrita,
cursiva y subrayado a cualquier texto o números en las celdas.
Siga los siguientes pasos para seleccionar los atributos de una fuente:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones incluidas en la barra de herramientas de
formato.

: Botón Negrita (Ctrl + N si está ejecutando Excel 2003 en español).


: Botón Cursiva (Ctrl + K si está ejecutando Excel 2003 en español).
: Botón Subrayado (Ctrl + S si está ejecutando Excel 2003 en español).

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Manual de referencia Excel 2003

: El atributo correspondiente (negrita, cursiva o subrayado) se aplicará a la fuente.


Los botones Negrita, Cursiva y Subrayado situados en la barra de herramientas de formato
funcionan como interruptores. Al pulsarlos una vez se activarán y al pulsarlos nuevamente, se
desactivarán.

3.7.Agregar bordes a las celdas.-


Excel 2003 permite aplicar bordes a las celdas de su hoja de cálculo para destacar información
importante o asignar nombres a las columnas o filas.

3.7.1. Bordes a las celdas.-


Siga los siguientes pasos para agregar bordes a una celda o rango de celdas:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Haga clic en la flecha situada junto al botón Bordes.
: Aparecerá en pantalla la lista despegable de bordes.

: Seleccione un estilo de borde.


: El borde seleccionado se aplicará a las celdas seleccionadas.

3.7.2. Color a las celdas.-


Excel 2003 permite aplicar colores a las celdas de su hoja de cálculo para destacar la importancia
de cierta información.
Siga los siguientes pasos para agregar color a una celda:
: Seleccione una celda o rango de celdas.
: Haga clic en la flecha situada junto al botón del Color de relleno. Aparecerá en pantalla
un menú despegable de colores de relleno.

: Seleccione un color de relleno.

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Manual de referencia Excel 2003

: El color elegido se aplicará a la celda seleccionada.

4. Asistente para gráficos.-


Microsoft Excel le permite crear distintos gráficos de acuerdo a las plantillas de diseño.

4.1. Tipos de gráficos.-


Gráfico de columnas
El gráfico de columnas utiliza barras verticales o columnas para mostrar los valores de las
diferentes categorías. Son excelentes para mostrar las fluctuaciones de los valores durante el
transcurso del tiempo.

Gráfico de barras
El gráfico de barras es similar al de columnas excepto que utiliza barras horizontales en lugar de
verticales (columnas). Al igual que el gráfico de columnas, el de barras muestra fluctuaciones de
los valores durante el transcurso del tiempo.

Gráfico de líneas
El gráfico de líneas muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y también presenta una serie
de marcadores conectados durante el transcurso del tiempo.

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Manual de referencia Excel 2003

Gráfico circular
El gráfico circular muestra la contribución de cada valor al total del gráfico. Este tipo de gráfico
es una manera muy efectiva de mostrar la relación de las partes con respecto al todo, o los
porcentajes de un total.

Gráfico de áreas
El gráfico de áreas destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso del tiempo y muestra
la relación de las partes con respecto al todo.

Otros gráficos:
Otros gráficos que pueden crearse en Excel 2003 son:

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Manual de referencia Excel 2003

[XY (Dispersión)], Anillos, Radial, Superficie, Burbujas, Cotizaciones, Cilíndrico, Cónico y


Piramidal.

4.2. Componentes de un grafico.-


Los gráficos son la representación visual de los datos incluidos en una hoja de cálculo. Simplifican
la visualización de datos comparativos, patrones y tendencias.

Datos de origen
Rango de celdas que componen un gráfico. El gráfico se actualiza automáticamente cada vez que
se modifica la información de las celdas.

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Manual de referencia Excel 2003

Título
Título del gráfico.
Leyenda
Es la clave del gráfico, ya que identifica lo que representa cada color en el gráfico.
Ejes
Denominación de las partes verticales y horizontales de un gráfico. Al eje vertical a menudo se lo
denomina Y, y al horizontal, X.
Serie de datos
Los valores graficados propiamente dichos. Estos son, normalmente, las filas o columnas de los
datos de origen.
Eje de valores
Se denomina así al eje que representa los valores o unidades de los datos de origen.
Eje de categorías
Se denomina así al eje que identifica a cada serie de datos.

4.3. Creación de un grafico.-


Excel 2003 permite crear gráficos de distintas maneras. La forma más rápida de crear y modificar
sus gráficos es mediante la barra de herramientas Gráfico.
Siga los siguientes pasos para mostrar la barra de herramientas Gráfico en su pantalla:
: Seleccione Ver elija la opción Barras de herramientas y haga clic en Gráfico en la barra
de menús.

: Componentes de la barra de herramientas Gráfico:

Cuadro de lista Objetos del gráfico


Este cuadro de lista permite seleccionar los distintos componentes del gráfico para modificarlos.
Formato de área de gráfico
Se utiliza para dar formato a aquella parte del gráfico que está actualmente seleccionada.
Tipo de gráfico

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Manual de referencia Excel 2003

Utilice este menú despegable para seleccionar los distintos tipos de gráficos. Usted podrá cambiar
el tipo de gráfico cuando lo desee.
Leyenda
Muestra u oculta la leyenda del gráfico.
Tabla de datos
Muestra u oculta los datos de origen realmente usados para crear el gráfico.
Por filas
Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las filas (eje Y).
Por columnas
Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las columnas (eje X).
Texto en ángulo
Utilice esta opción para cambiar la inclinación de los rótulos de los ejes X e Y.

4.4. Crear grafico.-


Algunas veces querrá crear un gráfico y colocarlo en una hoja separada del libro. Una hoja
separada con un gráfico se llama hoja de gráfico. Las hojas de gráfico pueden destacar sus
gráficos, en especial cuando trabaja con hojas de cálculo muy complicadas.
Siga los siguientes pasos para desplazar un gráfico incrustado a una hoja de gráfico:
: Selecciónelo las celdas para crear un grafico.
: Seleccione Insertar de la barra de menús, elija la opción Grafico.
: Lo cual aparecerá un cuadro de dialogo es asistente para gráficos paso 1 de 4: tipo de
grafico.

: En el cuadro de diálogo elija el tipo de grafico y un subtipo de grafico, luego haga clic en
el botón siguiente.
: Luego aparecerá un cuadro de dialogo, elegimos las series en filas o columnas y clic en el
botón siguiente.

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Manual de referencia Excel 2003

: Lo cual aparecerá un cuadro de dialogo, para poder especificar el Titulo, Eje, Líneas de
división, Leyenda, Rotulo de datos y Tabla de datos, una vez especificado hacemos
clic en el botón siguiente.

: Aparecerá un cuadro de dialogo para poder colocar e grafico ya sea como una hoja nueva
o como un objeto y hacemos clic en finalizar.

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Manual de referencia Excel 2003

5. Vista previa de la pagina a imprimir.-


Excel 2003 ofrece la función Vista preliminar que muestra una imagen más pequeña de la página
impresa directamente en la pantalla de su computadora. La vista preliminar es un excelente medio
para revisar el formato y asegurarse de que las columnas, filas y márgenes estén exactamente
donde usted los desea.
Siga los siguientes pasos para obtener acceso a la vista preliminar:
: Seleccione Archivo Vista preliminar en la barra de menús. O BIEN,
Haga clic en el botón Vista preliminar en la barra de herramientas estándar.

: En el modo de vista preliminar, el documento adopta un tamaño adecuado de manera


que toda la página quede visible en su pantalla. Simplemente revise el formato y diseño en
general de la hoja de cálculo.

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Manual de referencia Excel 2003

El botón Zoom de la vista preliminar agrandará la información para que sea más legible. Para salir
de esta vista preliminar haga clic en -Cerrar-. Aparecerá de nuevo la vista con todas las páginas de
la hoja en cuestión. Para salir de esta vista previa de salto de página, vaya al menú -Ver- y haga clic
en -Normal-.

5.1. Imprimir una hoja de calculo.-


La tarea de impresión en Excel se ejecuta de forma similar a otras aplicaciones de Office,
Microsoft Word entre ellas. Tal como lo hemos expresado anteriormente, Excel imprime toda la
hoja de cálculo a menos que el usuario indique lo contrario.
Siga los siguientes pasos para imprimir una hoja de cálculo:
: Seleccione Archivo elija la opción Imprimir en la barra de menús.
: Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Imprimir.
: Especifique el nombre de la impresora donde se imprimirá la hoja de cálculo. Si tiene una
sola impresora en su hogar u oficina, Excel automáticamente imprimirá allí.
: En Intervalo de páginas, seleccione si desea imprimir Todas o cierto rango de páginas
Páginas desde n Hasta y, donde "n" e "y" son los números correspondientes a las
páginas primera y última del intervalo.
: En la sección Imprimir, podrá especificar: Selección, Hojas activas o Todo el libro, es
decir todas las hojas que componen el libro. Salvo indicación en contrario, Excel imprime
las hojas activas.

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Manual de referencia Excel 2003

: Seleccione Número de copias que desea imprimir. Para ello, haga clic en las flechas hacia
arriba o hacia abajo situadas a la derecha del cuadro.
: Haga clic en botón Aceptar para imprimir la hoja de cálculo.

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