TEMA 05.

- LA MAGIA DE LA IMPORTACIÓN DESDE EXCEL

El importador del DS-CONT es una de las características (entre otras) que marcan la diferencia con otros
software de contabilidad. Explicaremos primero las razones que motivaron a la creación del importador.

En el funcionamiento de todo software se puede identificar las siguientes fases:

Fig. 5.1. Fases del funcionamiento del Software

 INPUT (Ingreso de datos)

 PROCESO (Cálculos y procesamiento realizado por el computador)
 OUTPUT (Obtención de resultados, generalmente en forma de reportes)

En el funcionamiento del software contable, estas fases implican:

Fig. 5.2. Fases del funcionamiento del Software desde el punto de vista Contable

En la intención de hacernos una idea de la importancia del Importador del DS-CONT, vamos a estimar muy
someramente tiempos para cada fase.
 La fase de INPUT, es decir, el ingreso de los asientos requiere mayor tiempo y esfuerzo. Podemos estimar
que requiere aproximadamente el 80% del tiempo de toda la actividad contable.
 La fase de proceso requiere un mínimo de tiempo, más aún si se considera que lo realiza el computador y
que el DS-CONT ha sido diseñado aplicando el criterio de “Asiento ingresado, Asiento procesado”. Podemos
estimar que requiere un 1%.
 La fase de OUTPUT, es decir, la fase de obtención, análisis e interpretación de resultados, requiere más o
menos un 19%.

Fig. 5.3. Estimación de tiempos en proceso Contable

En este escenario, se ha afrontado el desafío de reducir considerablemente el tiempo correspondiente a la
fase del INPUT. El importador de DS-CONT es una primera respuesta a este desafío, y consideramos que el
tiempo requerido para esta fase se ha reducido entre un 60% a 70% (Ver la Lección 2 más adelante, para la
fundamentación de estos estimados).

Fig. 5.4. Estimación de tiempos en proceso Contable Computarizado

Con el Importador del DS-CONT se puede importar desde hojas EXCEL información de: Asientos, Cuentas
contables, RUCS, etc.

Para una mejor comprensión, este tema se ha organizado en 4 lecciones:

Lección 1. ¿Qué es el Importador del DS-CONT

El importador del DS-CONT es una herramienta que permite importar datos desde hojas EXCEL al DS-
CONT, sin que existan formatos predefinidos de importación. La única restricción es que los datos estén en
una hoja EXCEL y en formato tabular.

El Importador del DS-CONT es un módulo diseñado para tener un funcionamiento inteligente, con el cual,
de una manera fácil podemos importar miles de asientos en cuestión de minutos (mil asientos en menos de
3 minutos), ahorrando así sustancialmente tiempos de digitación.

Por ejemplo, si se tiene la información de ventas en hojas EXCEL, similares a la mostrada en la siguiente
figura:
 Fig. 5.5. Hoja EXCEL con datos de Ventas.

Ésta puede ser importada por el DS-CONT muy fácil y rápidamente.

Antes de profundizar en el proceso de importación, hagamos un análisis de la información de la hoja EXCEL,

la cual debe tener las siguientes características:

 Cada fila representa un comprobante de pago, en consecuencia, en cada fila debe estar la información del
comprobante de pago, necesaria para registrarla en la contabilidad.
 Las columnas pueden estar en CUALQUIER orden, NO obedecen a ningún formato predefinido.
 El número de columnas puede ser mayor al necesario. Es decir, cada fila puede tener más información de la
que se necesita en la contabilidad; por tanto, TAMPOCO obedecen a un formato predefinido.
 Los textos de cabecera de cada columna NO son relevantes, sólo son referenciales. TAMPOCO obedecen a
un formato predefinido.
 El número de filas debe ser igual al número de comprobantes de pago que se desea importar (pueden ser
varios miles)

El DS-CONT en el proceso de importación primero verifica la validez y consistencia de los datos, notificando
que datos no son válidos y las razones porque no lo son. Sólo importa y almacena en la base de datos
información válida y consistente.

Lección 2. ¿Por qué Importar datos?

Hay dos razones principales para importar datos.

1. Facilidad en la digitación de datos en EXCEL

Los programas de Contabilidad ofrecen módulos para ingresar asientos, pero, estos módulos no pueden
competir en simplicidad y facilidad con EXCEL, es más fácil digitar datos en EXCEL. Muchos profesionales de
la contabilidad prefieren digitar sus datos al detalle en hojas electrónicas y solamente los resúmenes
ingresan a su software de contabilidad. (En el DS-CONT se importan los datos a nivel detalle).

Adicionalmente, la digitación de información en una hoja electrónica puede ser realizada por personas sin o
poco conocimiento de contabilidad (obviamente bajo las directrices del profesional contable), en cualquier
sitio y en cualquier máquina (que tenga EXCEL).

Esta característica toma especial relevancia sobre todo cuando estamos apremiados por el tiempo. Por
ejemplo, cuando tenemos que ingresar los datos de toda una contabilidad en pocos días u horas. En estos
casos se puede utilizar varias computadoras, dividir el trabajo por libros auxiliares y/o periodos, luego la
información de cada libro auxiliar y/o periodo podemos hacerla digitar en EXCEL. Finalmente, la información
de las hojas EXCEL podemos importarlos con el DS-CONT, donde la importación de cada hoja se realiza en
menos de 5 minutos.

2. Integración con otros sistemas

Muchas empresas ya cuentan con software de ventas, compras, caja etc. Software con el que por ejemplo ya
se emiten los comprobantes de pago. Al momento de efectuar una venta, el vendedor digita toda la
información del comprobante de pago y ésta se almacena en la base de datos del software de Ventas. Si la
información ya está en la base de datos, entonces, para que volver a digitarlos en la contabilidad,
incurriendo en pérdida de tiempo y recursos.
Es en este contexto que el DS-CONT se integra fácilmente con cualquier otro sistema (sin necesidad de
efectuar procesos previos de coordinación o compatibilización de formatos, ni depender de personal
técnico – informático). La única condición es que estos otros sistemas reporten la información a hojas EXCEL
para que el DS-CONT las pueda importar. La siguiente figura ilustra este proceso de integración:

Fig. 5.6. Importación de Datos desde Excel.

Lección 3. Lección 3. Más hechos, m

enos palabras. Importemos información de Ven

Lección 3. Más hechos, menos palabras. Importemos información de Ventas.

Consideraciones iníciales

Antes de efectuar la secuencia de pasos correspondientes a esta lección, previamente iniciar el DS-CONT
(tal como se explicó en lecciones anteriores). La pantalla principal del DS-CONT debe ser similar a:

. Más hechos,
menos palabras. ImportemFig. 5.7. Pantalla principal del DS-CONT.

Tener abierta una hoja EXCEL con la información de ventas (como resultado de digitación directa en la hoja o
reporte de un software de ventas). Puede ser similar a:

información de Ventas. Fig. 5.8. Hoja EXCEL con datos de Ventas.

 Para explicar el proceso de importación se revisarán los siguientes tópicos:
 Iniciar el módulo del Importador General
 Iniciar el módulo de Importar Asientos
 Pegar la información de la hoja EXCEL en el importador
 “Instruir” al DS-CONT los criterios de importación
 Indicarle al DS_CONT que "recuerde" el proceso para futuras ocasiones
 Verificar e importar RUC´s
 Verificar consistencia de la información de los asientos
 Importar asientos
 Verificar el proceso de Importación

3.1.- Iniciar el módulo del Importador General

Fig. 5.9. Inicialización del módulo del Importador.

Se mostrará la pantalla principal del subsistema de Importación, similar a la figura:

Lección 4. ¿La magia de la Importación se habrá realizado?

Una vez efectuado el proceso de importación, es necesario revisar si la importación se realizó

satisfactoriamente.

Para empezar con el proceso de revisión de la importación de asientos, ubíquese en la pantalla principal del
importador.

4.1.- Iniciar el módulo Revisar Asientos Importados

Fig. 5.38. Pantalla principal del módulo del Importador.

Se mostrará las opciones del Menú

Fig. 5.39. Ingresar al módulo de Revisar Asientos.

Se mostrará la pantalla correspondiente al módulo de Revisar Asientos.

Fig. 5.40. Módulo de Revisar Asientos.

En esta pantalla se puede considerar tres áreas principales (las demarcadas con los recuadros rojos).

El DS_CONT sólo muestra la última importación (Ver área 1), porque asume que es esta importación la que
desea revisar. Sin embargo, se puede recuperar y revisar también las otras importaciones.

Fig. 5.40. Recuperar importaciones.

4.2.- Revisar asientos importados

Para seleccionar una importación, ubicar el cursor sobre la importación que se desea revisar (Área 1). Notar,
que en el área 2, automáticamente se mostrará los asientos correspondientes a la importación seleccionada.
(Utilizar las teclas de cursor para desplazarse de una importación a otra en la relación de importaciones).

Si se desea revisar la información a detalle de cualquier asiento de la importación seleccionada, ubicar el

cursor sobre dicho asiento (Área 2); automáticamente en el área 3 se mostrará la información del asiento.
(Utilizar las teclas de cursor para desplazarse de un asiento a otro sobre la relación de asientos de una
importación).

4.3.- Eliminar todo un proceso de importación

Si al revisar una importación se detecta que hubo errores considerables en el proceso de importación (Por
ejemplo, que se importó sobre un libro inadecuado, en un periodo que no corresponde, etc.), entonces, tal
vez se podría considerar la posibilidad de borrar toda la importación y volver a efectuar correctamente el
proceso de importación.

El DS_CONT permite eliminar toda una importación (incluido los asientos correspondientes a esta
importación) de la manera siguiente:

Fig. 5.40. Borrar importaciones

 4.4.- Eliminar algunos asientos de un proceso de importación

Al revisar una importación cabe también la posibilidad de que sólo algunos asientos presentan algún tipo de
error, en consecuencia, sólo éstos deben borrarse.

El DS_CONT permite eliminar sólo algunos asientos de la manera siguiente:

Fig. 5.40. Borrar asientos de importaciones.