CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO (DE)

Jefe Oficina de Planeación ART Nivel: Estratégico Versión 01 Aprobado: 05/10/2017

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO

OBJETIVO GENERAL DEL PROCESO: Asesorar a la Dirección General de la Agencia y a las demás dependencias en la formulación y seguimiento de las políticas, planes, programas, proyectos y en el el desarrollo,
implementación y mantenimiento del SIG, orientados al cumplimiento de la misón y objetivos institucionales.

Inicia con el diseño de documentos y lineamientos para la construcción de políticas, planes, programas y proyectos orientados a la gestión y operación de la agencia;
ALCANCE DEL PROCESO: prosigue con él apoyo y acompañamiento de la formulación y seguimiento a la planificación y gestión estratégica así como al funcionamiento del Sistema Integrado de
Gestión y finaliza con la formulación e implementación de acciones de mejoramiento a la gestión.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los procedimientos mencionados, describirán políticas de operación especificas para orientar la gestión.

INDICADORES (Ver Hoja de Vida Indicadores del Proceso : Direccionamiento Estratégico

Riesgos de Gestión: (Consultar Mapa de riesgos)

RIESGOS
Riesgos de Corrupción: (Si aplica - Consulta Mapa de riesgos)

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

ENTRADA SALIDA

No. PROVEEDOR INSUMO ACTIVIDAD(ES) PRODUCTO / SERVICIO CLIENTE

(INTERNO / EXTERNO) REGISTRO REGISTROS (INTERNO / EXTERNO)

INICIO / PLANEAR

Diseñar metodologías, y Plan Estratégico

herramientas para la planeacion de Plan de Acción institucional.
1 la gestión de la Agencia: Planes de Acción (GIT o por Procesos) GIT y Procesos de la ART
(planes, programas, proyectos y Plan anticorrupción
políticas.)

Definir actividades propias del GIT

Plan de acción del GIT o proceso relacionado con
2 / proceso para la operación del Oficina de Planeación
actividades del plan estratégico.
mismo.
Formular y presentar la
programación presupuestal y de
* Plan Nacional de Desarrollo Presupuesto desagregado (Decreto de Liquidación
Gobierno Nacional inversión de proyectos de la
*Plan Sectorial Agricultura de Presupuesto )
Ministerio de Agricultura y Agencia. GIT y Procesos de la ART
3 * Decreto de Liquidación de Presupuesto anual de la ART
Desarrollo Rural Comité de contratacion
Presupuesto General de la Proyectos de Inversión
Entidades
Nación Plan de Adquisiciones
Gubernamentales del
* Decreto de 2366 de 2015
orden Nacional,
* Decreto 893 de Mayo 2017
Departamental y Territorial
Directrices del DNP Plan y/o cronogramas para la implementación y
Entidades Privadas
Plan de desarrollo Definir el plan de diseño, seguimiento de:
Comunidad, Actores y
4 Plan estratégico implementacion y sostenibilidad * Políticas de administración y operación SIGART, GIT y Procesos de la ART
beneficiarios de los
sectorial del Sistema de Gestión de la ART * Manuales, procesos, procedimientos
Programas
Plan estratégico de la * Repositorio de documentos controlados
Unidad Anteproyecto de
presupuesto
GIT y Proceos de la ART Definir la metodología para la Documento guía para la medición y seguimiento de
formulación, medición y indicadores
5 GIT y Procesos de la ART
seguimiento de indicadores de Formato de Hoja de vida de indicadores.
*MIPG
gestión de la ART

Determinar e implementar la Política de Riesgos.

metodología para la adminstración Documentos y/o formatos para la identificación,
6 de los riesgos de proceso y de valoración y tratamiento de riesgos de procesos y GIT y Procesos de la ART
corrupción de la ART. de corrupción (Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano).

Indicadores y riesgos del proceso identificados

Identificar indicadores y riesgos del
7 Oficina de Planeación
proceso formatos y documetnos para la identificaion y
documetnacion de indicadores de la ART.
 DESARROLLO / HACER
Socializar:
Proceso de Gestión
Nomograma del proceso, Políticas,planes,progrmas,
Estratégica
metodologías, instrumentos, proyectos, instrumentos y GIT y Procesos de la ART
Usuarios de aplicativos Políticas, planes, proyectos y herramientas,
1 herramientas para la planeacion herramientas para la planeación Usuarios y proveedores a Nivel
activos de nivel Nacional socializadas y publicadas.
insitucional insitucional Nacional
(DNP y otros) para la
"planeación" ART

normatividad, metodologías,
Todas las dependencias - Actividad: planeación estratégica
2 instrumentos, herramientas para Realizar la planeación estratégica GIT y Procesos de la ART
Todos los procesos documento Plan estratégico institucional
la planeacion insitucional
Entidades públicas

1. Solicitud de formulacion de planes (por áreas,

Acompañar en la formulacion y por procesos, correo- memorando)
actualización a :
2. compilación de documentos plan diligenciados
Entidades
Planeación Estratégica. según aplique:
Gubernamentales
Normatividad aplicable, Planes de Acción Institucional y del (por áreas, por procesos, por proyectos)
GIT y Procesos de la ART. GIT y Procesos de la ART
metodologías, instrumentos, proceso, Proyecto s de Inversión
3 Comité de Contratación Comités y Entidades
herramientas para la planeacion Ejecución presupuestal. Plan de Acción institucional.
Comité Directivo y otros. Gubernamentales
insitucional Indicadores de gestión y del Planes de acción
proceso Plan Anticorrupción
Gestión de riesgos de procesos y Indicadores
de corrupción. mapa de riesgos

Manual y/o lineamientos de Operación del SIG

Requisitos legales y Plan de trabajo ejecutado
Comité Institucional de Control
reglamentarios Cuadro de mando integral (Indicadores
Interno
Plan de mantenimiento y implementado
Proceso Gestión Administrar y coordinar el diseño e Comité Desarrollo
4 mejoramiento del Sistema de Registros MERCURIO - SIGART
Estratégica implementación del SIG Administrativo
Gestión. Actividades de mantenimiento y mejoramiento del
GIT y Procesos de la ART
Directrices, metodologías y SIG.
planes del SIG. Controlar y actualizar los documentos vigentes del
SIG.

Todas las dependencias -

correos, notificaciones escritas, reuniones,
Todas las dependencias - * Plan de Adquisiciones Todos los procesos,
actualizar la planeación y
Todos los procesos, *actas de comité
ejecución presupuestal según actualizaciones de presupuesto efectuadas
5 * comité de contratacion * Decreto de Liquidación * comité de contratacion
requerimiento (SIIF, SECOP II, SUIFP, SPI)
* Ministerio de Hacienda de Presupuesto
* DPP * Proyectos de Inversión DIRECCION GENERAL
CONSEJO DIRECTIVO

Solicitudes medio electronico o apoyar a los PDET mediante el cartografia, bases de datos., memorandos, correos
6 Todos los GIT todos los procesos
fisico sistema de informacion geográfica electronnicos, orfeos

* Alertas a procesos/GIT en relacion con los

reportes periodicos de:

Plan de Acción institucional.

7 Oficina de Planeación
Oficina de Planeación
GIT y Procesos de la ART
Planes de acción
medir la gestión de la entidad Plan Anticorrupción
DIRECCION GENERAL
Indicadores
CONSEJO DIRECTIVO
mapa de riesgos

* Informes de seguimiento

Realizar el reporte de indicadores

reporte, seguimiento a indicadores del proceso
8 Oficina de Planeación Matriz de riesgos del proceso de avances en el cumplimiento de Oficina de Planeación -SIG
la gestión y planeación

Hoja de vida de indicadores del Realizar el reporte de la gestión reporte, seguimiento a riesgos/controles del proceso
9 Oficina de Planeación Oficina de Planeación -SIG
proceso. del riesgo
 SEGUIMIENTO / VERIFICAR

Información consolidada de: Revisar la información y soportes

1 GIT y Procesos ART
Plan Estratégico Institucional.
Plan de Acción institucional.
Planes de acción de Procesos
Presupuesto de la vigencia
INFORMES DE SEGUIMIENTO A LA PLANEACION
para el seguimiento de los Planes,
Y GESTIÓN GIT y Procesos de la ART
programas, proyectos y ejecución
* Notificaciones (Sistema de alerta), acorde a los
presupuestal para emitir alertas y
planes y los mecanismos de control establecidos DIRECCION GENERAL
recomendaciones respecto del
para cada uno. CONSEJO DIRECTIVO
avance y ejecución.

Proceso de Reporte, seguimiento a Veririficar el resultado del análisis Proceso Direccionamiento

Identificación de alertas y sugerencias
2 Direccionamiento indicadores de los indicadores de gestión y del Estratégico
Estratégico proceso. GIT y Procesos de la ART

Revisar los planes de mitigación o

Reporte, seguimiento a las tratamiento de los risgos asociados Acciones y metas revisadas e identificación de
Proceso de
acciones Mapas de Riesgos, al proceso de GE. alertas o correctivos a las mismas. Proceso Direccionamiento
Direccionamiento
3 Analizar el seguimiento reportado Estratégico
Estratégico
por los procesos sobre las Procesos de la ART
Procesos de la ART
acciones en las actividades para
mitigar los riesgos

MEJORA / ACTUAR

Informes resultado de auditorías

Internas y Externas
Proceso Direccionamiento
Resutlado análisis de indicadores
Estratégico
de gestión del Proceso DE.
Proceso de Evaluación y
1 Resultado revisión del Proceso
Seguimiento
Resultado Revisión por la
Entes externos de Control
Dirección
Resultado revisión Mapa de
Riesgos del proceso y riesgos de
corrupción de DE.
Proceso DE.
Identificación y formulacion de * Plan de mejoramiento del proceso
Proceso de Evaluación y
acciones correctivas, preventivas y
seguimiento.
de mejora (ACPM) Actualización del proceso y sus procedimientos: a
Comités
partir de actividades, metas y productos,
modificados

FIN

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO

1.. Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones.

PROCEDIMIENTOS 2. Procedimiento Control y Trámite de Proyectos de Inversión.
3. Procedimiento de mejora continua.
4. Administración del riesgo.

Nota: ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

El presente documento de caracteriazción de proceso, fue aprobado mediante:
Nombre: Nombre: Nombre: Janeth C. Camacho
Cargo: Cargo: Cargo: Jefe Oficina de Planeación
área: área: área: Oficina de Planeación

FORMATO: CP-SIG-02 ( Versión 01 - 26/05/2017 )