Evenemangshandbok  MCHK  
 
En  handledning  för  arrangörer    
Råd  och  tips.  Samt  lite  erfarenheter.  
 
Ibland  går  saker  och  ting  inte  riktigt  som  man  önskar  eller  tänkt  sig.    
Läs  längre  ned  på  sidan  om  vår  handlingsplan  vid  kriser!  
 
Förberedelser  
Planeringen  bör  påbörjas  i  mycket  god  tid.  Man  bör  vara  några  personer  med  erfarenhet  
från  sådant  arbete.  
 
En  god  idé  är  att  kontrollera  med  Trafikverket  eller  annan  myndighet  så  att  inte  
vägarbete  av  större  omfattning  pågår  under  evenemanget.  Normalt  behövs  inte  
polistillstånd  för  träffar  av  vår  omfattning.  Men  det  kan  vara  bra  att  få  veta  att  inte  
polismyndigheten  i  ditt  distrikt  lämnat  tillstånd  till  något  annat  arrangemang  som  kan  
kollidera  med  den  tilltänkta  aktiviteten  och  det  är  bra  att  de  vet  vad  som  försiggår.  
 
Är  det  ett  evenemang  som  återupprepas  sedan  tidigare  år  kan  det  vara  värt  att  diskutera  
eventuella  förändringar  i  upplägget.  Ny  bana?  Lägga  till  en  moppe-­‐slinga?  Byta  startplats  
eller  målgång?  
 
Kanske  det  kan  vara  en  tanke  att  lägga  en  del  av  slingan  genom  tättbebyggt  område  så  
att  åskådare  och  andra  intresserade  kan  ta  del  av  våra  fordon.  Kanske  start  eller  mål-­‐
plats  på  torget  för  att  visa  upp  vår  hobby?  Vi  bör  vara  där  folk  finns  även  om  det  också  
är  trevligt  att  åka  på  en  liten  avskild  skogsväg  en  del  av  slingan.  
 
Planering  
Kontakta  markägare  tidigt  om  man  ska  åka  av  allmän  väg  för  att  placera  en  kontroll  på  
någon  undanskymd  plats.  
 
Gör  upp  en  budget  för  evenemanget  med  kostnader  och  eventuella  intäkter  i  form  av  
deltagaravgifter  och  sponsring.  
 
Planera  noga  när  och  var  evenemanget  ska  annonseras  ut,  när  inbjudan  ska  sändas  och  
till  vilka  anmälan  ska  sändas,  sista  anmälningsdag  och  om  bekräftelse  ska  meddelas  och  
hur.  
 
Skapa  en  krisgrupp  och  följ  checklistan  i  dokumentet  ”Handlingsplan  vid  kriser”.  
 
Kontakta  eventuella  sponsorer  i  god  tid  och  meddela  dem  vad  ni  ”erbjuder”  som  
motprestation  till  deras  sponsring.  
 

  1  
Allmän  hänsyn  och  artighet  mot  markägare,  handikappade,  andra  trafikanter  och  
åskådare  är  inte  bara  en  självklarhet.  Det  ger  också  hobbyn  och  klubben  gott  rykte.  
 
Utse  en  starter  och  en  prisutdelare  tidigt.  
 
Tillresande  deltagare  känner  som  regel  inte  till  trakterna  lika  väl  som  banläggaren  så  
sätt  upp  hänvisningsskyltar  där  minsta  tveksamhet  råder.  
 
Varje  träff  är  ett  utmärkt  tillfälle  att  sälja  klubbregalia.  Kanske  också  klubbregalier  från  
MCHK  Riks?  
   
Att  tänka  på  vid  planeringen  
• Banans  längd  bör  vara  mellan  5  och  10  mil.  Mopedbanan  bör  vara  3–6  mil.  
• Är  antalet  deltagare  begränsat  så  måste  detta  meddelas  i  inbjudan.  
• Meddela  också  om  anmälan  är  obligatorisk  eller  om  det  räcker  med  ”drop-­‐in”.  
• Antalet  kontroller  begränsas  av  antalet  funktionärer  
• Beräkna  stort  utrymme  för  startplats.  Tänk  på  att  vissa  kommer  med  sina  fordon  
på  släpvagnar  och  behöver  uppställning  för  bil  och  släp.  
• Markera  en  tydlig  plats  för  funktionärer  att  dela  ut  handlingar  för  träffen.  
• Det  är  bra  med  en  högtalaranläggning  så  att  funktionärerna  kan  göra  sin  stämma  
hörda.  
• Se  gärna  till  att  det  finns  en  ”starter”  med  god  kännedom  om  olika  märken  och  
fabrikat.  Med  en  väl  förberedd  startlista  och  ”rätt”  uppgifter  i  anmälan  kan  detta  
tillföra  evenemanget  en  hel  del.  
• Skyltar  och  vägvisningar  ska  placeras  så  de  ej  skymmer  trafiken  eller  andra  
skyltar.  
   
Inbjudan  
Inbjudan  ska  minst  innehålla  
·                Evenemangets  namn  
·                Arrangör  
·                Eventuell  startavgift  
·                Datum,  veckodag  starttid  
·                Startplats  och  ev  vägbeskrivning  till  startplats  
·                Typ  av  frågor  t  ex  mc-­‐frågor,  kultur  eller  annat.  
·                Kontaktpersoner  för  anmälan  med  e-­‐post,  telefonnummer  
·                Ev.  sista  anmälningsdag  
 
Meddela  om  det  ingår  fika  eller  mat  i  ev.  startavgift  samt  om  det  finns  att  köpa  vid  start,  
någon  kontroll  eller  vid  målgång  
 
Tipsa  om  lämpliga  ställen  för  övernattning  t  ex  hotell,  vandrarhem  eller  stugor.  Kanske  
är  hotell/pensionat/stugby  en  potentiell  sponsor?  
 
Informera  om  det  förekommer  eventuella  entréavgifter  om  målet  är  en  utflykt  till  något  
speciellt  ställe.  
 
Skriv  att  ”Krav  för  att  delta  är  att  fordon  och  utrustning  ska  följa  gällande  lagar  och  
regler”.  Meddela  om  ytterligare  krav  tillkommer  t  ex  typ  eller  årsmodell.  

  2  
Anmälningsblankett  
Anmälningar  ska  kunna  tas  emot  via  olika  kanaler.  Naturligtvis  via  post  men  också  via  
mail  och  telefon.  Kanske  också  på  Facebook  eller  via  egna  hemsidan.  
 
Be  dem  som  anmäler  sig  att  så  utförligt  som  möjligt  beskriva  sitt  fordon.  Minsta  
uppgifter  borde  vara  
·                Fabrikat  
·                Modell  
·                Årsmodell  
·                Antalet  kubik  
   
Färdbeskrivning/Road  map  
Lägg  gärna  ner  mycket  energi  på  detta  dokument.  Kom  ihåg  att  deltagarna  inte  är  lika  
välbekanta  med  vägsträckningen  som  arrangören.  Var  övertydlig.  Kolla  alla  detaljer  två  
gånger.  Det  är  minst  sagt  pinsamt  med  felnavigeringar  som  beror  på  anvisningarna,  
särskilt  om  det  delas  ut  priser.  
 
Sätt  gärna  upp  skyltar  längs  färdvägen  så  att  deltagarna  känner  sig  trygga  med  att  de  är  
på  rätt  spår.  Helst  samma  morgon/förmiddag  som  evenemanget  då  dessa  skyltar  kan  
”försvinna”.  
 
Om  någon  kontroll  är  förlagd  i  närheten  av  hölada  eller  annan  ekonomibyggnad  så  
måste  ni  på  vägbeskrivningen  informera  om  att  rökning  är  förbjuden  på  sådan  plats.  
Informera  också  deltagarna  om  risken  för  riskerna  för  brand  på  gräsbevuxen  mark.  
 
Bekräftelse  
Bekräftelse  till  deltagarna  med  följande  uppgifter  
·                Välkommen.  Namn  på  arrangemanget  
·                Datum  och  första  starttid  
·                Startplats  
·                Startavgift  och  hur  den  betalas  
·                Kontaktperson  för  ändringar  och  avbokningar  
     
Deltagarförteckning  
Tänk  på  att  en  deltagarförteckning  är  uppskattad.  Den  bör  innehålla  startnummer,  namn  
på  förare/ägare  samt  information  om  fordonet.  Detta  kan  förberedas  i  förväg  genom  att  
begära  in  dessa  uppgifter  från  deltagarna.  
 
Resultatlista  behöver  publiceras  på  lämpligt  sätt.  Glöm  inte  att  ange  frågorna  och  rätta  
svaren.  
   
Allmänt  
För  att  komma  ifråga  i  prislistan  skall  förare  och  mc  uppfylla  de  lagar  och  förordningar  
som  gäller  vid  färd  på  allmän  väg.  
Besiktning  av  fordon  genomförs  för  att  säkerställa  följande  
·                Registreringsskylt  
·                Fungerande  färdbelysning  eller  dispenshandlingar  
·                Fungerande  bromsar.  (Ej  provkörning)  
·                Godkända  däck  

  3  
  
Besiktning  av  förare  och  passagerare  ska  säkerställa  
·                Körkort  
·                Godkänd  hjälm  
·                Nykterhet  
Arrangörernas  uppföljning  av  ovanstående  bör  genomföras  på  ett  grannlaga  och  positivt  
sätt  och  förutsätta  att  deltagarna  tar  sitt  ansvar  när  de  väl  är  medvetna  om  bestämmel-­‐
serna.  
 
Funktionärer  
Antalet  funktionärer  kan  variera  från  fall  till  fall.  Det  är  viktigt  att  det  finns  tillräckligt  
med  folk  vid  start,  vid  alla  kontroller  och  vid  målgång.  Detta  för  att  undvika  stockningar  
och  långa  väntetider.  Är  deltagarantalet  stort  kanske  det  går  att  dubblera?  Antalet  
kontroller?  
 
Ett  aldrig  så  välplanerat  arrangemang  kan  bli  ett  praktfullt  fiasko  om  det  inte  finns  
intresserade  och  tillräckligt  många  funktionärer.  Det  är  naturligtvis  bra  om  funktio-­‐
närerna  är  insatta  i  vår  hobby  men  det  viktigaste  är  att  de  får  utförliga  och  entydiga  
instruktioner.  Om  funktionärerna  säger  en  sak  och  den  som  räknat  ut  resultatet  har  en  
annan  uppfattning  kan  det  skapa  problem  och  irritation.  
 
Samla  gärna  funktionärerna  till  en  genomgång  före  evenemanget  och  fördela  arbets-­‐
uppgifterna.  Det  är  bra  om  alla  funktionärer  får  ta  del  av  alla  instruktioner  så  att  de  
förstår  helheten.  
 
Glöm  inte  informera  funktionärerna  om  krisorganisationen  och  ge  dem  telefonnummer  
till  alla  i  gruppen.  
     
Reportage  
För  medlemmarna  i  en  rikstäckande  klubb  som  MCHK  är  det  omöjligt  att  delta  i  alla  
evenemang.  Därför  är  MCHK-­‐tidningen,  hemsidan  och  Facebook  en  viktig  förbindelse-­‐
länk  inom  klubben.  Kontakta  redaktionskommittén  i  god  tid  för  att  få  in  förhandsinfor-­‐
mation  om  evenemanget  samt  bestämma  vem  som  ska  ta  bilder  och  skriva  text  från  
evenemanget.  
 
Trevliga  bilder  från  vackra  vägavsnitt  är  uppskattade.  Gärna  på  fordon  som  rör  sig  och  
helst  så  tydliga  att  det  går  att  se  så  många  detaljer  som  möjligt  på  hojen.  Bilder  i  
startögonblicket  är  bra  för  att  det  kan  ge  rörelse  i  bilden.  Glöm  inte  att  fotografera  
funktionärer  och  pristagare.  Helst  inte  för  många  bilder  på  ”gubbar  som  fikar”.  
 
Det  är  ett  ”måste”  att  få  med  så  många  detaljer  som  möjligt  om  fordonet  på  bilden.  Det  är  
av  stort  intresse  för  många.  
 
Hur  texten  är  utformad  är  skribentens  ensak.  Men  glöm  inte  att  påpeka  arrangörens  
namn,  namn  på  funktionärer  samt  eventuella  sponsorer  och  andra  som  bidragit  till  
evenemangets  genomförande  
   
 

  4  
Pressmeddelande  
Lokalpressen  kan  vara  intresserade  av  evenemang  i  närområdet.  Speciellt  om  det  är  
gamla  mc  som  knattrar  omkring!  Och  det  är  också  intressant  för  deras  läsare  att  veta  
vad  som  pågår  i  trakten.  
 
De  behöver  hjälp  att  formulera  sina  texter  så  hjälp  dem  gärna.  Men  de  är  själva  
ansvariga  för  sina  texter  så  kräv  inte  rättelser,  förtydliganden  o.d.  Beskriv  startplats  och  
starttid,  lite  om  vägsträckning  samt  om  kontroller  där  man  kan  beskåda  och  lyssna  till  
fordonen.  Det  kan  vara  bra  att  plocka  ut  någon  eller  några  intressanta  fordon  och  
beskriva  dem.  
 
Var  noga  med  att  det  inte  är  en  hastighetstävling  utan  en  frågesport  på  hjul.  (Ordet  som  
tävling  och  möjligen  rally  kan  associera  till  snabbåkning),  en  gemensam  utflykt  med  
frågor  som  berör  hobbyn.  Beskriv  hur  många  som  beräknas  åka  banan.  Varför  inte  lägga  
en  kontroll  på  stora  torget  för  att  visa  upp  sig?  Eller  lägga  målgången  där  det  finns  folk  
t  ex  köpcentra  eller  idrottsplatsen?  
 
Glöm  inte  namn  och  kontaktuppgifter  till  arrangörerna.  Och  att  MCHK  är  en  riks-­‐
täckande  intresseorganisation  med  många  olika  lokala  evenemang  och  med  totalt    
ca  5  000  medlemmar!  
 
Intervju  
Det  optimala  är  att  få  bli  intervjuade  innan  träffen  så  att  detta  sänds/skrivs  innan  
starten.  Informera  ungefär  samma  som  i  pressreleasen  och  kom  ihåg  att  det  inte  är  en  
tävling  utan  en  träff  med  frågekontroller.  
   
Exempel  på  pressmeddelande  
Motorcykelhistoriska  klubben  (MCHK)  bildades  1965  och  är  en  ideell  förening  för  
intresserade  av  gamla  motorcyklar.  MCHK  är  riksomfattande  och  har  cirka  5  000  
medlemmar.  MCHK  är  ansluten  till  Motorhistoriska  riksförbundet  (MHRF)  och  till  VMCC  
(Vintage  Motorcycle  Club)  i  England  samt  till  våra  vänföreningar  i  Norden.  MCHK  har  
lokalavdelningar  för  lokala  träffar  och  specialsektioner  för  t  ex.  racing,  rundbana,  militär  
och  motocross.  
 
MCHK  ger  ut  sin  medlemstidning  med  både  tekniskt,  historiskt  och  klubbinnehåll  fyra  
gånger  per  år.  Det  är  en  tidning  med  omvittnat  hög  kvalitet.  Klubbar  och  sektioner  
anordnar  årligen  ett  hundratal  träffar  runt  om  i  landet.  
 
Det  finns  många  skäl  till  att  ägna  sig  åt  den  historiska  motorcykelhobbyn.  Det  kan  vara  
av  nostalgiska  skäl  eller  att  man  är  intresserad  av  teknik  och  vill  återställa  en  mc  i  
originalskick.  Det  kan  vara  glädjen  att  träffa  goda  vänner  och  göra  en  sommarutflykt  på  
en  gammal  välputsad  och  bra  fungerande  historisk  motorcykel.  
 
Beskriv  startplats,  tänkt  vägsträckning,  kontroller  där  det  är  bra  att  ta  foton  samt  tid  och  
plats  för  målgång.  Beskriv  någon  mc  som  deltar  med  ägare,  modell,  foto  och  gärna  lite  
historik.  
 
Glöm  inte  att  lämna  uppgift  om  kontaktperson  och  kontaktuppgifter  och  när  han  säkrast  
kan  träffas  på  telefon  eller  möte.  

  5  
    
Sponsorer  
Det  är  välkommet  om  man  kan  få  sponsring  av  sitt  evenemang.  Men  det  kräver  
naturligtvis  en  motprestation  av  er!  Tänk  på  att  visa  uppmärksamhet  och  ge  era  
sponsorer  generöst  tillbaka  inom  ramarna  för  er  överenskommelse.  Be  om  att  få  skyltar  
och  dekaler  att  sätta  upp  på  start-­‐  och  målplats,  klipp  in  loggor  i  kallelser  och  resulta-­‐
tlistor.  Be  att  få  använda  deras  maillistor  eller  lokaler  för  att  göra  reklam  för  ert  evene-­‐
mang.  Engagera  någon  som  prisutdelare.  Det  finns  många  sätt  att  uppmärksamma  
sponsorer!  Var  kreativa.  
 
Åtgärder  efter  evenemanget  
Se  till  att  alla  skyltar,  avspärrningsband  med  mera  tas  in.  Plocka  upp  eventuellt  skräp  
som  blivit  liggande  på  startplats  och  på  alla  kontroller.  Skyltar  med  MCHK  emblem  som  
sitter  kvar  är  dålig  reklam  och  gör  att  man  inte  är  välkommen  tillbaka.  
 
Sammanställ  bilder  och  text  och  sänd  till  redaktionen  på  MCHK  Riks  för  publicering  på  
hemsida  eller  i  tidningen.  
 
Publicera  resultaten  på  er  egen  hemsida  eller  via  den  kanal  ni  informerat  om  före  start.  
 
Tacka  
Ett  vänligt  tack  till  alla  som  bidragit  till  evenemangets  genomförande  bör  sändas  inom  
en  vecka.  Det  kan  vara  till  
·                Markägare  
·                Tillståndsgivare  
·                De  som  upplåtit  plats  för  start  och  mål.  
·                Sponsorer  
·                Funktionärer  
·                Andra  engagerade.  
·                Eventuellt  till  deltagare  om  detta  utlovats  
 
Ett  tack  betyder  att  man  är  ihågkommen  och  gör  det  lättare  att  återkomma  för  att  be  om  
hjälp.  
 

  6  
Handlingsplan  vid  kriser  
 
Krisplan  vid  olycka  med  personskada,  skada  på  miljö  eller  egendomsskada.  
   
Vid  Olyckshändelse  
• Ta  hand  om  skadade  personer  med  prioritering  på  andning  och  blödning.    
OBS:  Rör  ej  hjälm  om  det  inte  behövs  för  att  hjälpa  andning  eller  för  att  stoppa  
blödning.  
• Larma  112.  Uppge  namn.  Varifrån  du  ringer.  Färdväg.  Typ  av  olycka.  Antal  
skadade.  Typ  av  skada  
• Spärra  av  olycksplatsen  
• Möt  upp  polis  och  räddningspersonal  
• Samla  beredskapsgruppen  
• Besl  
• Besluta  om  träffen  ska  avbrytas  eller  fortsätta.  Meddela  alla  funktionärer  om  
beslutet  
•  
 
1.  Inledning  
Denna  handlingsplan  vid  kriser  är  en  förberedande  planering  för  MCHK  vid  händelser  
som  inte  kan  hanteras  med  egna  resurser  och  som  kan  leda  till  publik  uppmärksamhet.  
Handlingsplanen  ska  fungera  som  vägledning  vid  beslut  som  ska  fattas  av  beredskaps-­‐
gruppen  i  de  fall  en  händelse  inträffar  i  samband  med  verksamhet  där  MCHK  är  på  något  
sätt  medverkar.  
 
Tillämpliga  delar  i  denna  handlingsplan  används  som  stöd  för  klubbledning  vid  olyckor  
och  händelser  l  som  inträffar  i  samband  med  utflykter  av  olika  slag.  
   
2.  Beredskapsgrupp  vid  träffar  
Vid  all  verksamhet  som  bedrivs  inom  MCHK  ska  utses  en  beredskapsgrupp  som  
ansvarar  för  att  lämpliga  åtgärder  vidtas  vid  krissituationer.    
 
Kontaktuppgifter  till  de  personer  som  ingår  i  gruppen  ska  dokumenteras  och  finnas  
tillgänglig  för  alla  deltagare.  Det  ska  finnas  en  aktuell  och  för  alla  tillgänglig  telefonlista.  
 
Gruppen  larmas/sammankallas  vid  olycka  eller  annan  allvarlig  händelse  Gruppen  
samlas  på  särskilt  förberedd  och  angiven  plats.  
   
3.  Uppgifter  för  beredskapsgruppen  
Dessa  arbetsuppgifter  ska  redan  vara  fördelade  inom  beredskapsgruppen.  Bör  gås  
igenom  före  varje  träff.  
 
Utredning  kommer  att  göras  av  polis  eller  annan  part.  Utse  någon  att  föra  protokoll/-­‐
dagbok  över  tider  och  aktiviteter.  Du  kommer  att  glömma!  
• Kontakta  anhöriga  
• Ge  akut  krisstöd  till  de  närmast  berörda  på  skadeplatsen  
• Vid  allvarlig  olycka  som  kan  förväntas  bli  offentlig,  ta  hellre  det  obekväma  
beslutet  att  ställa  in,  i  synnerhet  om  arrangemang/arrangör  kan  bli  ha  något  
ansvar  för  det  inträffade.  

  7  
 • Intern  information  till  övriga  deltagare  i  träffen.  Använd  funktionärerna.  
• Information.  Särskilt  viktigt  är  att  tydligt  framföra  ett  beklagande  av  det  som  
inträffat  och  att  alla  ansträngningar  kommer  att  göras  för  att  ta  hand  om  skadade  
på  bästa  sätt,  underrätta  anhöriga  och  ta  hand  om  dem.  
• Räkna  med  att  media  kommer.  Var  förberedd.  Informera  sakligt.  Dra  inga  egna  
slutsatser  om  händelseförloppet.  Hänvisa  i  förekommande  fall  till  den  utredning  
som  kommer  att  göras  av  polis,  räddningstjänst,  sjukvården  m.fl.  Redogör  för  vad  
du  vet  och  inget  annat.  Gör  ett  skriftligt  pressmeddelande.  
• Underrätta  Arbetsmiljöverket  (gäller  om  skadad  är  anställd  hos  arrangören)  
• Stöd  till  klubbkamrater.  
   
4.  Telefonlista,  Larm  
·              Ambulans  112  
·              Polis  114  14  (Vid  nödläge  112)  
·              Sjukvårdsrådgivningen  1177  (Vid  akuta  besvär  112)  
·              Giftinformation  08–331231  (Vid  akuta  fall  112)  
·              Arbetsmiljöverket  (jour  nr.)  08-­‐737  15  55  
 
5.  Lokala  telefonnummer*)  
·              Akutmottagning,  sjukhus  
·              Vårdcentral  
·              Taxi  
   
*)  Inför  varje  tävling  kompletteras  handlingsplanen  med  lokala  telefonnummer,  
adressuppgifter  för  användning  i  nödsituationer.  
 

  8