SUPUESTO TEÓRICO SOBRE ENSOBRADO DE CORREO

El ordenanza de un Negociado del Ayuntamiento de Cartagena recibe la comunicación de un superior, a las

8:00 horas, de la necesidad de enviar por correo la cantidad de 2.600 “notificaciones”, en el día de hoy.

Describe el proceso de producción de dichas notificaciones, con sus correspondientes albaranes, y preparación para
su posterior recogida por el Servicio de Correos.

SOLUCIÓN:

Para el desarrollo de dicho supuesto, vamos a establecer un orden cronológico:

En primer lugar cabe puntualizar: que será el Departamento Informático de este negociado, el que se encargue de
confeccionar e imprimir la relación de notificaciones y de los correspondientes acuses de recibo que deben
acompañarlas.

Una vez que el Departamento de Informática haya confeccionado la documentación necesaria a enviar, en este
caso notificaciones con sus acuses de recibo, seleccionaremos una “muestra” que pasaremos al responsable de la
oficina correspondiente, para que compruebe que el contenido del envío es correcto. Una vez dado el visto bueno para
su envío, procederemos:

En primer lugar: el ensobrado.

Dado que se trata de un número importante de notificaciones, requerirá la ayuda de un auxiliar para la realización de
dicho encargo. Dado que los acuses de recibo están impresos en tamaño folio y cada folio contiene tres acuses,
estos deberán ser cortados en un troquel, lo que nos permitirá dividir todo el volumen en paquetes de 100 unidades
con numeración consecutiva.

Para realizar el ensobrado, usaremos la máquina “ensobradora” de la que dispone este SERVICIO.

Una vez encendida dicha máquina tendremos que realizar una serie de comprobaciones, tales como que dispone del
agua suficiente para asegurar un cierre del sobre idóneo.

Dado que vamos a enviar correo certificado, el sobre deberá llevar estampada la palabra: “NOTIFICACION”.

El tamaño será el de sobre normalizado, cuyas dimensiones están comprendidas entre:

o Mínimas de 14 x 9 cm.
o máximas de 23,5 x 12cm.
o espesor máximo 5 mm.,
o peso máximo unitario: 20 gr.,

El sobre será con ventanilla en el lado izquierdo y deberá contener la palabra “Franqueo Pagado” en el ángulo
superior derecho, así como la dirección del organismo remitente, en el lado izquierdo

En cumplimiento del, el artículo 17.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, Ley 31/1995 de 8 Noviembre,
en la que se dispone que “el empresario deberá proporcionar a sus trabajadores equipos de protección individual
adecuados para el desempeño de sus funciones y velar por el uso efectivo de los mismos cuando, por la naturaleza
de los trabajos realizados, sean necesarios, en nuestro caso, dispondremos de “cascos”, para evitar daños en los
oídos, producidos por los posibles ruidos u otros factores derivados de la utilización continuada de la máquina de
ensobrado de manera continua, los cuales deberemos usar.

Una vez hayamos seleccionado la tarea adecuada en la máquina, depositaremos el número de sobres correctos en ella.
Los folios deberán estar bien aireados y bien encuadrados para evitar atascos en la máquina.
 Para optimizar el trabajo, dividiremos el ensobrado en lotes de 100 unidades, que emparejaremos después con
los paquetes de acuses de recibo, que también habremos dividido previamente en idénticos paquetes de 100
unidades.

Seguidamente, pegaremos los acuses de recibo a las notificaciones, haciendo coincidir los números de acuses
con los destinatarios.

ALBARANES DE ENTREGA

Una vez que están todas las notificaciones preparadas, confeccionaremos el albarán de entrega para la oficina de
correos.

La generación de albaranes se realizará mediante un programa informático, para ello deberemos seleccionar la
aplicación de correos “On line”.

El alta el albarán deberá contener:

o la fecha de entrega, que será la del día en que se realiza.

o el número de contrato que tenemos adjudicado.
o la referencia o número de orden de entrega.
o Deberemos especificar que el envío es de notificaciones.

Deberemos detallar el número de envíos según los tramos de peso, así como, si el envío es: local, destino 1, o
destino 2.

o Serán locales: los envíos que tengan el código postal entre el 30.201 y 30.310 ambos inclusive.
o Destino1: las capitales de provincia dentro del territorio español
o Destino 2: el resto

Una vez relleno el albarán se procederá a su impresión, sellado y firma por duplicado.

Al ser un envío de notificaciones, deberá acompañarse, también por duplicado, una relación detallada y desglosada
de: El destinatario, la dirección y el número de código de barras o número de actuación. Esta información será
facilitada por el equipo informático.

Dicha relación deberá contener:

o la fecha de envío
o el sello del organismo
o el sello de “NOTIFICACION”.

Una vez preparado el envío, (es decir: todas las notificaciones, junto con el albarán y la relación de correos) lo
depositaremos en un lugar previamente destinado al efecto, para ser recogido por el servicio de correo postal, el cual
tiene convenido una hora de recogida, que es a última hora de la mañana, alrededor de las 13:30 h.

Hasta el momento de la recogida, el Ordenanza es el responsable de la custodia del envío, por lo que debemos
evitar que nadie, salvo nosotros, manipule dicho envío.

Una vez que el encargado de correos recoja el envío nuestro cometido habrá finalizado.