Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 1 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Control Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 2 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

1. OBJETIVO

Mantener un fondo de operaciones para realizar compras menores de manera ordenada y

controlada, que no sean de inversión y que no puedan pagarse con cheque.

2. ALCANCE
Los lineamientos establecidos en el presente procedimiento deben ser adoptados y
aplicados por todos los colaboradores de Transportes Monja Blanca, S.A. y empresas
relacionadas.

3. RESPONSABLES
 Lidera el Proceso: Gerente Financiero.
 Vela por el cumplimiento del procedimiento: Coordinador de Control Interno.
 Cumple con lo establecido en el presente documentos: Custodios y Usuarios de
Fondos de Caja Chica, Coordinador de Contabilidad.

4. DEFINICIONES

4.1. Atención de visitantes: Son considerados atenciones al visitante aquellos gastos

menores no recurrentes, por alimentación, suministros y materiales especiales que
Transportes Monja Blanca no mantiene por lo general, transporte (taxi, bus) en caso de
ser necesario, siempre y cuando estos no excedan del monto autorizado en este
documento.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Control Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 3 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

4.2. Compras menores: Son todas aquellas compras de bienes y/o servicios que se realizan
con el fondo de caja chica y que su monto es menor o igual al autorizado por el
presente documento.
4.3. Custodio de Fondos de Caja Chica: Colaborador interno al que se le asigna la
responsabilidad del manejo del Fondo de Caja Chica, por lo que no deberá prestar o
delegar el manejo a otras personas, ni siquiera a ejecutivos encargados de autorizar
desembolsos.
4.4. Fondo de Caja Chica: Se refiere al dinero en efectivo con que cuenta una empresa
determinada para cubrir gastos menores, para usos específicos por su cuantía, así
como para realizar gastos de emergencia que por su carácter no es posible elaborar
un cheque o pedido de compras.
4.5. Factura: Documento legal por medio del cual se transmite el derecho sobre un bien o
servicio a la persona física o jurídica que requiere de los mismos y por medio del cual
dicha persona se obliga a retribuir una suma determinada de dinero al oferente del
bien o servicio en un plazo determinado.
4.6. Matriz de Autorizaciones (MDA): Es un documento oficinal que contiene los nombres y
puestos de funcionarios que puedan autorizar diferentes transacciones de acuerdo a
su monto y concepto. Este documento es revisado, aprobado y divulgado
periódicamente, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento para el
mantenimiento del presente documento.
4.7. Producto o Mercancía: Desde el punto de vista comercial, es cualquier material que
puede ser ofrecido al mercado para su compra, para su utilización o para su
consideración. Es cualquier bien, servicio o idea capaz de motivar y satisfacer a un
comprador.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Control Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 4 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

4.8. Proveedor: Persona individual o jurídica que abastece de bienes o presta servicios a una
organización para que ésta cumpla con sus objetivos.

4.9. Proveedor Recurrente: Proveedores a los que se les compra más de una vez al año.

4.10. Responsable del gasto: Se refiere al colaborador facultado para autorizar cargos dentro del
centro de costo del área o departamento respectivo.

4.11. Vale de Caja Chica: Documento o recibo de caja que se elabora con carácter provisional,
como mecanismo de control y registro para retiros parciales del fondo de caja chica.

5. DESARROLLO

5.1. Lineamientos de aplicación general

5.1.1. Los funcionarios que autorizan la creación, el monto a asignar, las

modificaciones y cancelaciones de un Fondo de Caja Chica debe ser el
Gerente General y/o Gerente Administrativo, a quienes corresponde autorizarlo.

5.1.2. Debe existir una adecuada segregación de funciones entre el personal que
solicita, revisa, aprueba y registra transacciones y documentos.

5.1.3. El colaborador a cargo de un Fondo de Caja Chica, no podrá utilizar el mismo

para:

 Financiamiento personal y/o otorgar préstamos a otros colaboradores para

cubrir gastos personales.
 Pagos/anticipos por conceptos de sueldos, salarios, comisiones, vacaciones,
ni de ningún otro pago relacionado con la compensación de personal como
tributo a un trabajo realizado.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Control Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 5 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

 Cambio de cheques personales a terceros.

 Compras programadas de activos fijos que deben manejarse a través del
proceso del proceso de compra por cheque.
 Fraccionar facturas con el objetivo de eludir los montos autorizados en la
Matriz de Autorizaciones (MDA).

5.2. Solicitud de apertura o aumento/disminución de Fondo de Caja Chica:

5.2.1. La apertura o aumento de un Fondo de Caja Chica se realiza con el fin de contar con
una disponibilidad inmediata de efectivo que permita la agilización del pago de gastos
menores no recurrentes, operativos, administrativos o de mantenimiento.

5.2.2. El monto de Caja Chica se establece de acuerdo a las necesidades del área que lo
solicita, el área de control interno es responsable de realizar el análisis de las necesidades y
evaluar si el monto solicitado es el indicado y donde éste es autorizado por el Gerente
General y/o Gerente Administrativo.

5.2.3. La apertura o aumento/disminución del Fondo puede ser solicitado por el Gerente del
área y con conocimiento del Gerente General; el coordinador de Control Interno evalúa la
solicitud y la justificación con la información proporcionada por el área solicitante y solicita
la autorización del Gerente General, para el efecto se debe llenar el registro “Solicitud y
Manejo de Fondo de Caja Chica”.

5.3 Entrega, traslado o cancelación de Fondos de Caja Chica.

5.3.1. El coordinador de Control Interno es el encargado de realizar la entrega, traslado

y/o retiro por cancelación definitiva del Fondo de Caja Chica.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Control Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 6 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

5.3.2. El Coordinador de Control Interno solicita al área de Contabilidad la emisión del cheque
a nombre del colaborador que será Custodio del Fondo de Caja Chica y debe formalizar la
entrega del mismo con el registro “Carta de Responsabilidad”.

5.3.3. El Coordinador de Control interno remite una copia del registro “Carta de
Responsabilidad Caja Chica” al área de RRHH/Nóminas en un plazo de cinco días para dejar
constancia en el expediente del colaborador, de la entrega del Fondo de Caja Chica que
lo acredita como Custodio del mismo.

5.3.4. Es responsabilidad del Custodio del Fondo de Caja Chica y Gerente de área a la que
pertenece, solicitar al Coordinador de Control Interno el traslado de Fondo de Caja Chica a
otro colaborador, o bien para la cancelación definitiva del Fondo de Caja Chica; el
Coordinador de Control Interno debe llenar el registro “Solicitud y Manejo de Fondo de Caja
Chica en el cual se indica la razón del traslado o cancelación y quién autoriza es el Gerente
General y/o Gerente Administrativo. En caso de ser un traslado debe indicar, si éste, será de
forma permanente o temporal (entiéndase temporal cuando se asigne a otro colaborador
por ausencia o enfermedad del Custodio actual. De ser un traslado permanente ver el inciso
5.3.3.

5.3.5 El fondo de caja chica no debe ser entregado al nuevo custodio en caso sea un
traslado permanente o darse por cancelado hasta que el Coordinador de Control Interno
realice el respectivo arqueo de Caja Chica. Cuando sea por un traslado temporal basta con
que el custodio del fondo informe al Coordinador de Control Interno por medio de correo
electrónico, no es necesario realizar arqueo de caja.

5.3.4 El fondo de caja chica se da por cancelado cuando el Coordinador de Control Interno
realiza el arqueo de Caja Chica y el custodio del fondo firma el registro de “Finiquito de
Cancelación Fondo de Caja Chica”, el cual debe enviar una copia a RRHH.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Control
Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 7 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

3.3.7 En caso de existir faltantes, favor referirse al punto 5.6.2 Arqueos de Fondos de caja
Chica.

5.4. Requerimiento de fondos para el pago de facturas

5.4.1. Todo colaborador nombrado en la MDA puede solicitar retiros parciales del Fondo
Caja Chica por medio del registro “Vale de Caja Chica”, el cual el colaborador debe firmar
de recibido.

5.4.2 Para que un Vale de Caja Chica sea efectivo debe estar debidamente autorizado por
el Jefe Inmediato facultado para autorizar según el MDA y autorizado por el custodio de caja
chica. En caso de que el autorizador facultado no esté disponible, el vale debe ser autorizado
respetando la jerarquía de puestos del área solicitante según el MDA a excepción de
Gerentes de Área y Gerente General, quien no requiere autorización del Jefe Inmediato más
que su propia autorización.

5.4.3. Los colaboradores que soliciten un vale de caja chica tienen un plazo de 3 días hábiles
para liquidar el desembolso a excepción de los puestos del área de compras que por la
naturaleza de estas tienen un plazo máximo de 5 días para liquidar los vales de caja chica.

5.4.4. No se puede girar un segundo Vale al mismo colaborador, si el primero aún no ha sido
liquidado dentro del plazo establecido, a excepción del Área de Compras, que por la
naturaleza de su trabajo requieren vales por empresa o proyecto que forman parte de la
corporación: así mismo de los Gerentes y/o Gerente General.

5.4.5. Un vale no puede ser autorizado por la misma persona que lo solicita.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Control
Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 8 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

5.4.6. El monto máximo aceptable por factura a reembolsar es de Q. 1,200.00. Gastos arriba
de dicho monto deben ser manejados a través de cheque con el procedimiento de
compras. En caso de excepciones, si el monto de la compra supera el monto autorizado de
los gastos que tiene monto establecido, el custodio del fondo tendrá un 10% de margen del
monto autorizado para aceptar o liquidar el comprobante, si pasa de este porcentaje el
exceso deberá autorizar el Gerente Financiero.

5.4.7. Se pueden realizar compras por medio de caja chica cumpliendo con el
“Procedimiento de Compras”, los lineamientos específicos de este tipo de compras son los
siguientes:

 Compras de poca recurrencia y de poca rotación.

 Compras donde el proveedor no provee crédito para la compra.
 Compras menores o iguales a Q. 1,200.00.

5.5 Liquidación del Fondo de Caja Chica

5.5.1. Es responsabilidad del colaborador solicitante y del Custodio del Fondo de Caja Chica,
presentar y/o recibir únicamente comprobantes de las liquidaciones que sean emitidos a
nombre de la empresa que corresponde el egreso y que cuente con los requisitos fiscales
mínimos requeridos, en caso de no ser así, los desembolsos realizados no pueden ser
reintegrados y se procede al cobro de Vale de Caja Chica, al Custodio responsable. En caso
de excepciones, las mismas deben ser justificadas y aprobadas por el área de Contabilidad
directamente en el reverso de la factura.

5.5.2. Todas las facturas y comprobantes que justifiquen la liquidación de un Vale de Caja
Chica deben especificar el concepto del gasto, además deben indicar en el reverso de la
factura el objeto de imputación (Centro de Costo donde se cargarán los gastos).

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Control
Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 9 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

El custodio del Fondo de Caja Chica no acepta comprobantes con descripciones de

consumos varios, misceláneos, compras varias, etc., los mismos deben estar claramente
detalladas.

5.5.3. Todas las facturas y comprobantes deben estar debidamente razonadas y autorizadas
según el MDA que solicitó el vale de Caja Chica.

5.5.4. Las compras que realizan por medio del Procedimiento de Compras, deben liquidarse
con los siguientes documentos:

 Factura
 Pedido de compras, pago de contado
 Recepción de bienes o servicios

5.5.5. Con el propósito que las facturas queden registradas dentro del mes al que
corresponde el gasto, el Custodio del Fondo de Caja Chica debe presentar su liquidación
como mínimo una cada viernes según sea el movimiento que se tenga o bien una vez al mes
en los primeros 5 días del mes siguiente, para lo cual debe utilizar el registro “Liquidación de
Caja Chica”. Dicha liquidación debe incluir revisión y/o aprobación por parte del Gerente
Administrativo de Área al que pertenece el Custodio del Fondo.

Los gastos típicos o comunes permitidos en el reporte de liquidación de Fondo de Caja Chica
son los siguientes conceptos:

 Envío de paquetes y correspondencia.

 Parqueos de colaboración siempre y cuando no excedan de un monto de Q. 25.00
diarios de un mismo colaborador.
 Gastos de movilización del personal (buses, taxis).
 Combustible para uso administrativo de oficinas.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Control
Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 10 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

 Reembolso por desayunos, almuerzos y/o cenas en reuniones (aplica cuando el

mismo se dé dentro de las instalaciones y se encuentran fuera del horario laboral). Ver
Anexo No. 1.
 Atención de visitantes.
 Repuestos menores de mantenimiento y/o infraestructura.
 Agua purificada.
 Refacciones por celebraciones.
 Compra de medicinas en caso de emergencia.
 Útiles y Suministros.

5.5.6. Conceptos adicionales deben ser autorizados únicamente por el Gerente General y/o
Gerente Administrativo, en el reverso de la factura y los mismos ser exclusivamente en caso
de emergencia.

5.5.7. El custodio del Fondo de Caja Chica es el encargado de verificar:

 Que los montos de las facturas coincidan con la Liquidación del Fondo de Caja Chica
y que sean facturas/comprobantes originales (no copia).
 Que las facturas/comprobantes cumplan los requisitos fiscales.
 Que las facturas/comprobantes se encuentren razonados y autorizadas.
 Que la compra corresponda a rubros autorizados en Caja Chica.
 Que las facturas/comprobantes correspondan al mes que se está liquidando.

5.6. Arqueos de fondo de caja chica

5.6.1. Para los fondos de caja chica que el Coordinador de Control Interno o a quien delegue,
realiza como parte de la labor de control, arqueos periódicos y sorpresivos para asegurar el
cumplimiento.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Control
Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 11 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

5.6.2. Los sobrantes de dinero detectados mediante arqueos de sorpresivos del Fondo de
Caja Chica, deben ser depositados a una cuenta corriente de la compañía y los faltantes
deben ser cancelados de forma inmediata por el Custodio responsable del Fondo. En caso
de no contar con el efectivo para cubrir la falta, se solicitará al Custodio autorice un
descuento del faltante a través de la planilla de nómina.

5.6.3. Se establece un límite de tolerancia, en cuanto a los sobrantes, estos se recogen si el

monto es >= a Q. 100.00; en caso de faltante el límite de tolerancia es >= a Q. 10.00.

5.7. Custodia y archivo de liquidaciones de Fondos de Caja Chica

5.7.1. La custodia y archivo de los documentos originales, tales como:

facturas/comprobantes y demás documentos de soportes, son responsabilidad del área de
Contabilidad.

5.8. Sanciones

5.8.1. Cualquier infracción al presente Procedimiento, es objeto de llamada de atención por

escrito al Jefe Inmediato superior al responsable, con copia a RRHH para su archivo en el
expediente de personal, así como el debido reintegro de los gastos no elegibles.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS GENERADOS

1. Solicitud y Manejo de Fondos de Caja Chica.

2. Carta de Responsabilidad o Pagare de Caja Chica.

3. Vale de Caja Chica.

4. Liquidación de Caja Chica.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Control
Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Interno
 Código: TMB-CI-PR-0001

No. Versión: 1

Página 12 de 12

Procedimiento de Fondos de Caja Chica

5. Arqueo de Caja Chica.

6. Finiquito de Cancelación de Caja Chica.

7. Matriz de Autorizaciones.

Anexo No. 1

Tablo de Montos Autorizados para Alimentación

Alimentación Monto Autorizado Lunes a sábado

Si el ingreso a
labores es
Desayuno 25
antes de las
6:00 horas.

De las 12:00
Almuerzo 35 horas a las 14
horas.
A partir de las
Cena 35
20:00 horas.

ELABORA REVISA APRUEBA

Nombre: Mario Nombre: Diego Neftali Ac Nombre: Ing. Julio Ibáñez

Puesto: Coordinador de Control
Puesto: Gerente Financiero Puesto: Gerente General
Interno