LEY 594 DE 2000

Esta  legislación nos permite dar a conocer los conceptos sobre los distintos tipos de archivos como los
son el archivo público, privado, total, entre otros.

Sin esta ley una entidad sería muy desorganizada y no sabrían en dónde están los
distintos documentos que se generan dentro de la empresa, institución, municipio,
departamento, e incluso de un país.  Además esta ley nos enriquece en dichos
conocimientos como lo es saber que el documento de archivo lleva el registro de
información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones. También comprende la función archivística las cuales son
las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, allí se
expone la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.

También este estatuto regula el proceder de los funcionarios y enseña cómo se

archivan y como se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro
de una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., Esta
norma igualmente nos enseña sobre el patrimonio documental son los documentos
conservados por su valor histórico o cultural los cuales son unos de los más
importantes que pueda contener dicha ley.
 ARCHIVISTICA
Es el estudio teorico y practico de los principios, procedimientos
y problemas concernientes al almacenamiento de documentos,
buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo,
que pueda ser consultada y clasificada.
CONCEPTO BASCICO DE LA ARCHIVISTICA
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: es un conjunto de principios,
métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente
organización y funcionamiento de los archivos.
 LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL COMPRENDE: entiéndase por
serie documental al conjunto de documentos que tienen
características comunes; el mismo tipo de documental o el mismo
asunto y que por consiguientes son archivados, usados,
transferidos o eliminados como unidad.
 SIGNACION: signatura consiste en asignar símbolos particulares a
los documentos para su identificación dichos símbolos remplazan
a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su
inmediata localización.
 SELECCIÓN DOCUMENTAL: es un proceso archivístico que consiste
en identificar, analizar y evaluar todos los documentos.
 DESCRICCION DUCUMENTAL: es un proceso que consiste en
elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan
conocer, localizar y contralar las series documentales.
 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: mantenimiento del soporte t
texto, mediante medidas de preservación y restauración de los
documentos de archivos.
 SERVICIO: prestamos, consulta, búsqueda, exhibición,
reproducción del acervo documental de la institución.
 FONDO DOCUEMENTAL: conjunto total de documentos o archivos
reunidos por una institución en el ejercicio de sus actividades y
funciones.
 Sección documental: conjunto de documentos procedente de una
unidad orgánica o división en cumplimiento en sus funciones.
 Principios de procedencia: establece que la organización
documental los documentos producidos por una institución u
organismo no deben mezclarse con los de otra.
 Principio de orden original: establece que en una organización
documental no se debe modificar la organización transferida a un
fondo, por una unidad productora en el nivel de archivo
correspondiente.
 Documentos de valor temporal: por su contenido dejan de ser
imprescindible y sin transcendencia. Carecen de valor al
cumplirse su fin administrativo, fiscal, contable. Legal,
administrativo y otros que los origino.
 Documentos de valor permanente: indispensable para la entidad
de origen o para otras entidades.
 Cuadro de clasificación de documentos: es un esquema donde se
encuentra estructuradas las series documentales de cada unidad
orgánica que conforman las secciones de un fondo documental.
MODALIDAD DE ARCHIVOS EN COLOMBIA
Se clasifican en:
ARCHIVO ACTIVO: está conformado por la historia clínica de los
pacientes que están recibiendo o han recibido atención en los últimos
5 años.
ARCHIVO PASIVO: está conformado por las historias clínicas de los
pacientes que han fallecido y las historias de pacientes con más de 5
años de no haber concurrido al establecimiento de salud.
ARCHIVO ESPECIAL: conformado por las HC que por su contenido son
de implicancia médico-legal ya sea por el diagnostico, o por las
circunstancias que motivaron la demanda o por las circunstancias de
los usuarios (VIH/sida u otras enfermedades) y que por lo tanto
requieren de un manejo especial, aquí también se incluyen las HC que
hayan sido solicitadas por la PNP, u oreas instancias de poder
normativo.
ARCHIVO CENTRALIZADO: es el sistema por el cual se archivan todas
las historias clínicas activas, en un solo ambiente.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

Los establecimientos están obligados a organizar, mantener y
administrar los archivos de HC activos, pasivos y especiales funcionara
en espacios físicos separados.
METODO CONVENCIONAL DE ARCHIVO
Forma de organizar las HC en estricto orden numérico ascendente,
siguiendo una secuencia consecutiva según el orden de inscripción.

METODOS DE ARCHIVO
Es la forma de organizar las HC en el archivo clínico.
METODO CONVENCIONAL: en este método las historias clínicas o
carpetas familiares se archivan en estricto orden numérico ascendente
siguiendo una secuencia consecutiva según el orden de inscripción.
Es útil en archivos clínicos con un volumen inferior a 10.000 HC.
METODO DIGITO TERMINAL: es un método rápido, seguro y preciso de
archivar las HC o carpetas familiares basadas en un principio
matemático que asegura una distribución igual entre 100 secciones.

METODO DIGITO TERMINAL SIMPLE: es una modalidad de método de

archivo digito terminal en el cual el archivo se divide en 100 secciones
que comienzan por 00 al 99 y las historias se archivan en la sección
correspondiente a los dos últimos dígitos del número y en orden
consecutivo, es a0plicable en archivos cuyo volumen de historias es
mayor de 10.000 y menor de 100.000.
METODO DIGITO TERMINAL COMPUESTO: es un método más
complejo permite archivar las historias de manera más rápida, segura y
precisa. Se divide al archivo inicialmente en 100 secciones (00 – 99)
cada una de las cuales a su vez se subdivide en 100 divisiones. Para
archivar una HC se toma como primer elemento los dos últimos
números, los cuales substituyen su sección, luego se toman los dos
números centrales y se ubica la división dentro de la sección
correspondiente. Los dos primeros números sirven para ubicar el orden
consecutivo que le corresponde dentro de la división respectiva. Este
método es aplicable en archivos cuyo volumen es mayor de 100.000
historias.

CONSERVACION DE LA HISTORIA CLINICA

El tiempo de conservación de la HC en el ARCHIVO ACTIVO es de 5
años considerando la fecha de última atención al paciente.
El tiempo de conservación de la HC en el ARCHIVO PASIVO es de 15
años considerando la fecha de traslado al archivo pasivo. Al pasar al
archivo pasivo las historias conservan su número original.