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ESMERALDAS - ECUADOR
DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
ECONOMICAS
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Comunicación virtual
Se denomina comunidad virtual o comunidad digital1 a aquella sección de datos
procesados entre sí, cuyos vínculos, interacciones, relaciones, comunicaciones, y técnicas
tienen lugar, no en un espacio virtual sino en un espacio físico como el CPU. Las
comunidades virtuales se forman a partir de procesos similares entre un grupo de personas,
que su trabajo es organizar en secciones la gran red de Internet. Se organizan y se llevan
a cabo a partir de servicios en linea. Puede ser de cualquier tema o de cualquier estudio
tecnológico, no hay negaciones. Las comunidades saben que son redes, evolucionan de
este modo, ampliando los miembros, diversificándose entre sí, nacen en el ciberespacio.2
El término de comunidad virtual fue utilizado por primera vez por Howard Rheinhold, en su
Libro: La comunidad virtual: Una sociedad sin fronteras, escrito en 1994.
Historia
La idea comunidades virtuales surge a principios de los años ´90 cuando aparece Internet,
y en el caso de comunidades informáticas anteriores, a la implementación de ARPANETy
el desarrollo de los BBS. Las primeras comunidades virtuales nacen en la década de los
años ´70 y se multiplicaron durante los años ´80, científicas, académicas y militares en el
caso de ARPANET, y civiles para las BBS. Pero no es sino hasta los años ´90 cuando se
desarrollan de forma exponencial, gracias al levantamiento de la prohibición del uso
comercial de Internet, al nacimiento de la World Wide Web (WWW) y la generalización de
herramientas como el correo electrónico, los chats y la mensajería instantánea.
Los usuarios civiles, sin acceso a Internet, implementaron y popularizaron el uso
del BBS o Bulletin Board System (‘Sistema de Tablón de Anuncios’), un sistema que
funcionaba mediante acceso por módem mediante línea telefónica a una central (el BBS)
que podía basarse en una o más líneas telefónicas. En los BBS era posible entablar
conversaciones, publicar comentarios, intercambiar archivos, etc. Por lo mismo que eran
accedidos por línea telefónica, eran comunidades independientes. Era muy común en la
época que individuos particulares utilizaran sus equipos propios de casa para proveer el
servicio hasta con un solo módem de entrada.
Hoy en día, las comunidades virtuales son una herramienta muy útil desde un punto de vista
empresarial, ya que permiten a las organizaciones mejorar su dinámica de trabajo interno,
las relaciones con sus clientes o incrementar su eficiencia procedimental. En cuanto a su
función social, las comunidades virtuales se han convertido en un lugar en el que el
individuo puede desarrollarse y relacionarse con los demás, actuando así como un
instrumento de socialización y de esparcimiento.
Según estimaciones de Kozinets (1999), en el año 2000 existían en la red más de 40
millones de comunidades virtuales. En el caso de las organizaciones para el desarrollo,
los voluntarios en línea juegan un papel crucial en la creación y desarrollo de comunidades
virtuales.
BBS vs Internet
A la aparición de Internet y su libre acceso a la comunidad civil en general, los BBS cayeron
en desuso rápidamente pues la limitante de compartir un solo espacio era ampliamente
superada por el libre acceso a Internet a muchas redes a la vez, permitiendo crear grupos
de intereses diversos y contactarlos en una misma sesión telefónica.
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Además, el creciente interés por Internet de distintos grupos impulsó el desarrollo de
tecnologías como bases de datos y mayor seguridad que permitieron al público en general
montar, de manera más económica, grupos de interés con alcances mayores rebasando
las fronteras de los países sede y obteniendo intercambio con otros grupos de interés a
largas distancias sin la necesidad de cerrarse a conexiones telefónicas con grupos únicos.
Aunque algunos de los BBS más famosos migraron sus plataformas a Internet, es poco
común su uso para las nuevas generaciones que han crecido con las plataformas más
populares, que actualmente permiten crear comunidades en muy pocos minutos como los
grupos de Yahoo! Groups y Microsoft Groups entre otros.
Definición
Una comunidad virtual es un grupo de personas que comprende sujetos (individuales,
colectivos, institucionales) que:
Desean interactuar para satisfacer sus necesidades o llevar a cabo roles específicos.
Comparten un propósito determinado que constituye la razón de ser de la comunidad
virtual.
Con unos sistemas informáticos que median las interacciones y facilitan la cohesión
entre los miembros.
El mayor freno que existe al desarrollo de comunidades es la dificultad de organización
interna de las mismas.Plantilla:Cita comunidades virtuales En muchos casos, se pierde
demasiado tiempo creando la estructura de la comunidad, con lo que se llega a perder el
verdadero sentido de la misma, confundiendo la estructura con el ser del grupo.[cita requerida]
La comunidad Virtual queda definida por 3 aspectos distintos:
Objetivos
Los objetivos principales de la comunidad virtual son los siguientes:
Tipos
Hay diferentes tipos de comunidades virtuales
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Foros de discusión (moderados, no moderados, abiertos o cerrados).
Redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram).
Correo electrónico y grupos de correo electrónico.
Grupos de noticias.
Videoconferencias.
Chat (webchat, chats tipo IRC, multimedia chats).
Dimensión de Usuario Múltiple: es un sistema que permite a sus usuarios convertirse
en el personaje que deseen y visitar mundos imaginarios en los que participar junto a
otros individuos en juegos u otro tipo de actividad.
Gestores de contenido.
Sistemas Peer to Peer (P2P).
BBS (sistema de tablón de anuncios).
Y además de las de carácter informático, existen las que se enlazan a través de otros
medios:
Cajas de chat populares a inicio de los 90, consistían en una central telefónica en la
que coincidían varios usuarios.
Comunidades de radioaficionados, tan antiguas como el mismo invento y vigentes aún
en canales de radio abierta e intercambian información sin estar físicamente en el
mismo sitio.
Televisivas, generalmente con un programa como anfitrión que concentra los contactos
de los miembros e intercambia con ellos a través de la emisión televisiva.
Aspectos a considerar
A continuación se muestran cuáles son los principales aspectos a considerar para alcanzar
el máximo desarrollo de las iniciativas empresariales sustentadas en comunidades
virtuales:5
Branding
Marketing de relaciones
Reducción de costos
Provisión de ingresos
Desarrollo de nuevos productos
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Introducción de nuevos productos
Creación de barreras a la entrada
Adquisición de nuevos clientes
Cibercultura
Correos de voz
El buzón de voz es un sistema centralizado de manejo de mensajes telefónicos para un
gran grupo de personas. Permite a los usuarios recibir, almacenar y gestionar mensajes de
voz de las personas que le llaman cuando se encuentra ausente o con la línea ocupada.1
Los buzones de voz se han convertido en una funcionalidad siempre presente en los
sistemas telefónicos de casi todas las compañías. Están disponibles en sistemas
de telefonía fija, móvil y en aplicaciones de software como Asterisk o FreeSWITCH.
Características
En su configuración más básica, provee únicamente las funcionalidades de una
contestadora automática, sin embargo es un sistema mucho más sofisticado, que provee
múltiples funcionalidades.
Es capaz de:
En esta figura se muestra como interactúa un sistema de buzón de voz con una PBX.
Supongamos que se llama a una de las extensiones de la PBX desde la red pública (A). La
llamada es enrutada hacia la extensión correspondiente (B). Si el dueño de dicha extensión
no responde luego de cierto tiempo, la PBX encamina la llamada hacia el sistema de buzón
de voz (C), al mismo tiempo le comunica al sistema a qué extensión le corresponde dicha
llamada (D).
La CPU le ordena a la interfaz telefónica, que controla la tarjeta de interfaz de línea, que
responda la llamada. A continuación, reconoce el destinatario del mensaje, busca su saludo
introductorio de casilla y le ordena al controlador de disco que lo reproduzca. Éste se
encarga también de reproducir las instrucciones (“Deje su mensaje luego de escuchar la
señal, para terminar corte o…”). El sistema de interfaz de teléfono, digitaliza el mensaje y
lo transmite al controlador de disco para ser almacenado en el disco de mensajes. Algunos
sistemas de buzón de voz, mezclan la información del mensaje con el fin de obtener mayor
seguridad.
La CPU guarda la localización del mensaje en el disco del sistema. Luego, envía una señal
a la PBX (D), indicándole que encienda la luz de mensaje recibido.
Cuando el dueño de la casilla, ve que recibió un mensaje, llama a la extensión
correspondiente al sistema de buzón de voz para poder escuchar el mismo. La PBX alerta
(D) a la CPU de que quien realiza el llamado es el dueño de la casilla. Ésta redirecciona la
llamada a la interfaz de teléfono. Al mismo tiempo busca toda la información del dueño de
la casilla en el disco del sistema, especialmente la contraseña. El controlador de disco pide
que se ingrese la contraseña; la CPU verifica que ésta coincida con la que se encuentra en
el disco del sistema para permitir que se siga con proceso. Una vez garantizado que es el
dueño quien solicita la casilla, la CPU le presenta las opciones (“Usted tiene un mensaje
nuevo, para escucharlo presione 1, para guardarlo presione 2,...”). Estas opciones las
presenta el controlador de disco mientras que la CPU espera escuchar el tono del número
digitado. Si la opción digitada es la de escuchar el mensaje, la CPU lo busca en el disco del
sistema y le dice al controlador del sistema que reproduzca el mensaje, éste lo envía a la
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interfaz de línea telefónica quien lo transforma de un flujo de datos a sonido y lo envía a la
tarjeta de interfaz de teléfono en donde el usuario está conectado.
De esta manera, el dueño de la casilla puede escuchar sus mensajes.
Conferencia de datos
navegación Ir
Conferencia de datos se refiere a sesiones de comunicación entre dos o más participantes
que comparten datos informáticos en tiempo real. Se pueden controlar o compartir
dispositivos de interacción y presentación como pantalla, teclado, ratón, cámara, etc. Se
suele usar para distinguir de conferencia de video o conferencia de audio.
Los datos pueden consistir en la pantalla, documentos, gráficos, dibujos y aplicaciones que
se pueden ver, anotar o manipular por los participantes.
Véase también[editar]
Vídeo Conferencia
navegación Ir
Una videoconferencia.
Videoconferencia o videollamada es la comunicación simultánea bidireccional
de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en
lugares alejados entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de
otro tipo como el intercambio de gráficos, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde
el ordenador, etc.
Definición
Una videoconferencia es una conferencia emitida a través de un aparato electrónico, a
tiempo real, que permite la visualización del emisor y receptor estando ambos a distancia.
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La videoconferencia es la compresión digital de los flujos de audio y vídeo en tiempo real.
Su implementación nos brinda importantes beneficios, como el trabajo colaborativo entre
personas geográficamente distantes y una mayor integración entre algunos grupos de
trabajo.
Esta permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados
entre sí, permitiendo el intercambio de información gráfica, de imágenes, la transferencia
de archivos, de vídeo, de voz, permite compartir el escritorio de una computadora, hacer
presentaciones, etc.
En la actualidad, las limitaciones técnicas, tales como el sonido deficiente, la mala calidad
de las imágenes, la poca fiabilidad, la complejidad y el costo, han quedado atrás dando
lugar a videoconferencias de alta calidad con audio, vídeo, transferencia de archivos y de
un costo más que accesible a la mayoría de los interesados.
Es decir, la videoconferencia ofrece hoy en día una solución accesible a la necesidad de
comunicación, con sistemas que permiten el transmitir y recibir información visual y sonora
entre puntos o zonas diferentes evitando así los gastos y pérdida de tiempo que implican el
traslado físico de la persona.
Estas ventajas hacen a la videoconferencia el segmento de mayor crecimiento en el área
de las telecomunicaciones.
Historia
Analogías simples de videoconferencias se pueden rastrear en épocas de la invención de
la televisión. Estos sistemas de videoconferencia, por lo general, se componían de dos
sistemas de Circuito cerrado de televisión conectados a través de cable coaxial o radio. Un
ejemplo de ello fue la red del Postzentralamt Reich (oficina de correo) alemán, creada en
Berlín y otras ciudades desde 1936 hasta 1940.12
Durante los primeros vuelos espaciales tripulados, la NASA utilizó dos enlaces
de radiofrecuencia (UHF o VHF), uno en cada dirección. También los canales de televisión
utilizaban habitualmente este tipo de videoconferencia para informar desde lugares
distantes. Luego los enlaces móviles a los satélites por medio de camiones especialmente
equipados se convirtieron en algo común.
Esta técnica era muy costosa y no podían ser utilizadas en aplicaciones como
la telemedicina, educación a distancia o reuniones de negocios. Los intentos de utilizar las
redes de telefonía normal para transmitir vídeo de exploración lenta, como los primeros
sistemas desarrollados por AT&T, no funcionaron, debido a la mala calidad de imagen y la
falta de técnicas eficientes de compresión de vídeo. Contaban con una transmisión de video
de 30 cuadros por segundo; las imágenes eran en blanco y negro, para lo cual se valían de
una línea telefónica convencional.3
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Un Picturephone de 1972.
No fue hasta la década de 1980 que las redes digitales de transmisión de telefonía se hizo
posible, como RDSI, asegurando una velocidad mínima (por lo general 128 kilobits/s) para
vídeo comprimido y transmisión de audio. Durante este tiempo, hubo también
investigaciones sobre otras formas de vídeo digital y comunicación de audio. Muchas de
estas tecnologías, como "media space", no son tan utilizados en la actualidad como la
videoconferencia, pero fueron un área importante de investigación.45 Los primeros sistemas
dedicados comenzaron a aparecer en el mercado al mismo tiempo que las redes de RDSI
se expandían en el mundo. Uno de los primeros sistemas comerciales de Videoconferencia
vendido a las empresas provino de PictureTel Corp. que tuvo una oferta pública inicial en
noviembre de 1984. Los sistemas de videoconferencia en los 90' evolucionaron
rápidamente de costosos equipos de propiedad, software y requisitos de red a una
tecnología de base normal a disposición del público en general a un costo razonable.
Finalmente, en la década de 1990, la videoconferencia basada en IP (Internet Protocol) se
hizo posible, y se desarrollaron tecnologías de compresión de vídeo más eficaces ,
permitiendo videoconferencias desde el escritorio o computadora personal (PC). En 1992,
CU-SeeMe fue desarrollada en Cornell por Tim Dorcey et al. En
1995 Intel y Microsoft trabajan juntos para una estandarización inicial de actividades para
sistemas de comunicación de VoIP. En ese mismo año la primera videoconferencia pública
y emisión de paz entre los continentes de América del Norte y África tuvo lugar, vinculando
una feria tecnológica en San Francisco con un techno-rave y cyberdeli en Ciudad del Cabo.
En la ceremonia de apertura de los Juegos Olímpicos de Invierno en Nagano, Japón, Seiji
Ozawa llevó a cabo la Oda a la Alegría de la Novena Sinfonía de Beethoven
simultáneamente en los cinco continentes en tiempo casi real.
En la década del 2000, la videotelefonía se popularizó a través de servicios de Internet
gratuitos como Messenger o iChat, programas de telecomunicaciones en línea que
promueve la videoconferencia a prácticamente todas las localidades con conexión a
Internet.
En mayo de 2005, los primeros sistemas de alta definición de video conferencia, producidos
por LifeSize Communications, fueron exhibidos en la feria Interop en Las Vegas, Nevada,
capaz de proporcionar 30 fotogramas por segundo a una resolución de pantalla 1280 x
720.6 En la actualidad, resolución de alta definición aún no se ha convertido en una
característica estándar, pero es ofrecida por los mejores proveedores o más importantes
en el mercado de la videoconferencia.
Unos meses más tarde NETConference Sitio Web NETConference mostró su plataforma
de Videoconferencias Online, la primera en servicios distribuidos en la nube o cloud, más
similar a las Conferencias Web que a sistemas de videoconferencia propiamente dichos,
no obstante esta plataforma superó ampliamente las expectativas dadas sus avanzadas
características y calidad de servicio que permiten ofrecer varias calidades de vídeo, alta
definición hasta FullHD, al tiempo que incluyó una importante función hasta entonces poco
tenida en cuenta, la Seguridad en las comunicaciones, la seguridad ofrecida superaba en
gran modo a las anteriores, un gran salto en seguridad ya que no solo permitía conexiones
cifradas, si no que además encriptaba las propias comunicaciones, permitiendo a las
empresas y entidades poder adoptar medidas eficaces en materia de seguridad de
comunicaciones.
En 2012, MashMeTV [1] lanzaría al mercado un nuevo concepto que revolucionaría la
videoconferencia: la videocolaboración. Este nuevo servicio incluiría a la videoconferencia
como núcleo del transcurso de múltiples actividades colaborativas, como la compartición
de documentos o la posibilidad de ver vídeos de forma totalmente sincronizada mientras la
videoconferencia se mantiene online. Actualmente existe una demanda creciente de
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empresas que han dado el salto de la videoconferencia al video colaboración, la cual ha
supuesto un importante avance tecnológico con la implementación de Wert como sustituto
de la tecnología Flash.
El 19 de mayo de 2013 el aventurero británico Daniel Hughes hizo la videoconferencia
desde mayor altura. Para ello realizó una video llamada con un Smartphone dotado de un
modem satélite BGAN a la BBC desde la cima del monte Everest, a 8.848 metros sobre el
nivel del mar7.
Tecnología
La tecnología básica utilizada en sistemas de videoconferencia es la compresión digital de
audio y vídeo en tiempo real que llega por Enlace por un Circuito de la señal Fibra Óptica y
en forma simultánea por señal de evento por satélite los 2 Consolas. El hardware o software
que realiza la compresión se llama códec (codificador / decodificador). Se pueden lograr
tasas de compresión de hasta 1:500. El flujo digital resultante de 1s y 0s se divide en
paquetes etiquetados, que luego se transmiten a través de una red digital (por lo general
ISDN o IP).
Hay, básicamente, dos tipos de sistemas de videoconferencia:
1- Sistemas de videoconferencia dedicados: Posee todos los componentes necesarios
empaquetados en un solo equipo, por lo general una consola con una cámara de vídeo de
alta calidad controlada remotamente. Hay varios tipos de dispositivos de videoconferencia
dedicada:
Seguridad
La gran mayoría de las soluciones para conferencia web utilizan protocolo de
cifrado SSL de 128 bits para el acceso seguro a las salas de conferencia y alguno a 256
bits, no obstante estos niveles quedan ya obsoletos.
Los grandes fabricantes, Polco o Tandera, ofrecen de forma opcional la implementación de
servidores de seguridad que ofrecen cifrado de hasta 1024 bits, encareciendo notablemente
el coste total de propiedad y precio final de las soluciones.
Por el momento solo la plataforma NETConference Sitio Web NETConference es capaz de
ofrecer un nivel superior a los 1024 bits, nivel que actualmente usan las plataformas
financieras y bancarias, así como de cifrar las propias comunicaciones hasta 4096 bits, lo
que le convierte en la plataforma de comunicaciones más segura y la única capaz de ser
usada por todos aquellos que se encuentren incluidos en alguno de los niveles de la Ley de
Protección de Datos española o LOPD.
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Videoconferencia en la educación
El uso de las videoconferencias por parte de profesores y alumnos supone beneficios, para
las entidades educativas. Estos beneficios son: Esta técnica hace inclusión de un nuevo
concepto propia de la enseñanza concepto de espacio educativo en el que se superan las
barreras de la separación física a distancia; dando lugar por lo tanto a nuevas formas de
organización, metodologías e interacciones.
- Ahorro de costos; ya que evita desplazamientos, gastos en viáticos9 y contaminación.
- Intercambio de ideas, conocimientos e información.
- Aumento en productividad y ventaja competitiva entre los usuarios de este medio
tecnológico
- Una alternativa adicional para el mejor aprovechamiento de los recursos de computo
- Reunir académicos situados en diferentes lugares geográficos.
- Planear estrategias de investigación y cooperación.
Es muy importante la motivación de los alumnos, informarles de la experiencia a que van a
ser sometidos:, cuáles van a ser los medios técnicos, las materias, la duración, los
participantes en la experiencia la cual contempla un período previo de selección materias y
de estudio conjunto de metodología, así como del material pedagógico más adecuado para
acompañar la clase (apuntes, vídeo...)
La anterior nos ayuda a reflexionar y a multiplicar los diversos beneficios de la
videoconferencia en la educación, además esto significará para el docente innovador,
cambios en sus metodologías e imprescindible ser portador de la competencia tecnológica.
Skype
Skype es la herramienta más popular, con una calidad de audio y vídeo excelente, está
disponible para todo sistema operativo, desde Windows a Mac, pasando por Android,
Kindle, etc. Es gratuita en su versiónica. Permite hacer gratuitamente videoconferencias de
hasta 25 personas.
Google Hangouts
Hangouts como herramienta de Google, se caracteriza por su potencia. Permite de forma
gratuita videoconferencias grupales de hasta 12 usuarios, con elevada velocidad y calidad
de transmisión sobre la base de los potentes servidores de Google.
Otros
FaceTime, Facebook, WhatsApp, Google Duo y BlackBerry Messenger también permiten
videollamadas.
Salas Virtuales
Las salas virtuales (virtual romos) para reuniones o conferencias utilizando servicios de Internet, son
actualmente ya una solución consolidada para mejorar el rendimiento del negocio en empresas de
todo tipo de tamaño, incluidas las pymes.
Interactúe con cualquier persona (empleado, cliente o socio de la organización) en cualquier lugar y
a cualquier hora para finalizar los proyectos de manera más rápida. Comparta aplicaciones,
presentaciones y documentos de la empresa, productos y servicios, o incluso el escritorio de su
PC en tiempo real con los usuarios que usted determine, cada uno localizado en diferentes
ubicaciones físicas. Estas son tan solo algunas de las principales ventajas que ofrecen estos servicios
web de salas virtuales. Una sala virtual es un servicio web accesible desde el navegador o a veces
utilizando un software propietario, en donde interactúan una serie de usuarios invitados al evento
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y coordinados por un usuario moderador, los cuales comparten dentro de dicho entorno virtual,
contenidos de video, chat, audio e intercambio de documentos.
Las salas virtuales tienen dos aplicaciones preponderantes dentro de las pymes; la primera y de mayor
impacto es como herramienta de la fuerza de ventas. Imagine que su empresa tiene clientes
dispersos en diferentes localidades, y su catálogo de productos o servicios se actualiza
periódicamente, con lo que sus agentes vendedores cada tanto tiempo tienen que ir a visitar a sus
clientes para hacer las presentaciones y nuevas adecuaciones sobre sus productos. En vez de hacer
todo esto al modo tradicional ahora piense hacerlo desde un entorno virtual accesible desde el
navegador web de su cliente vía una invitación por e-mail que usted le envía. Usando la sala virtual
su equipo desde sus oficinas matriz puede realizar la tarea de ventas de forma global a toda su cartera
de cliente (o grupo de clientes invitados), y todo sin ser sensible a la distancia geográfica entre
participantes. Rápido, fácil y económico (esto último por los ahorros en viáticos y viajes que se
suprimen).
La otra aplicación de fuerte demanda de las salas virtuales en las pymes es la del auto-entrenamiento
y dirección administrativa del grupo a distancia. Muchas pymes están distribuidas entre diversas
oficinas localizadas en diferentes localidades, o bien tienen socios, colaboradores o distribuidores
dispersos geográficamente. Una sala virtual nos es de gran utilidad para realizar las ponencias de los
cambios más recientes en la estrategia comercial de la organización sin movilizar a ninguna persona,
así como para brindar entrenamiento básico sobre los cambios en el catálogo de productos de la
empresa, nuevas disposiciones gerenciales y prácticas empresariales, etc.
Las salas virtuales pueden implementarse bajo dos modalidades. La primera sería adquirir un
software propietario para este propósito; instalarlo en un servidor web de la empresa, y desde ahí
ofrecer por nosotros mismos el servicio de la sala virtual. En esta modalidad el proveedor dominante
a nivel mundial es Microsoft con su Office Comunicativos Server.
La segunda modalidad seria en un servicio Sahas bajo pago de renta (que por cuestiones
económicas es lo más utilizado en las pymes). En este rubro el líder mundial indiscutible es Web Ex
con su servicio Meeting Center. Aquí también Microsoft tiene presencia con Office Live Meeting,
que también trabaja bajo modalidad Sahas.
Claro está que existen otros proveedores locales (a cada país) que han desarrollado sus propias
herramientas y servicios de salas virtuales; no hacemos referencia de ellos en esta ocasión ya que no
tenemos referencia particular de sus servicios en comparación con los de Web Ex y Microsoft que en
este post referimos.
Más Información | Web Ex Más Información | Microsoft Office Live Meeting Más Información
| Microsoft Office Comunicativos Server En Tecnología Pyme | Sahas
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Base de datos relacionales
Navegación Ir
Véase también: Base de datos objeto-relacional
La base de datos relacional (BDR) es un tipo de base de datos (BD) que cumple con
el modelo relacional (el modelo más utilizado actualmente para implementar las BD ya
planificadas).
Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd,1 de los
laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo
paradigma en los modelos de base de datos.2
Características comunes
Elementos
Véase también: Dato
Relaciones (características en común)
En una BDR, todos los datos se almacenan y se accede a ellos por medio de relaciones
previamente establecidas.
Relaciones base
Las relaciones que almacenan datos son llamadas relaciones base y su implementación
es llamada "tabla".
Relaciones derivadas
Otras relaciones no almacenan datos, pero son calculadas al aplicar operaciones
relacionales. Estas relaciones son llamadas relaciones derivadas y su implementación es
llamada "vista" o "consulta". Las relaciones derivadas son convenientes ya que expresan
información de varias relaciones actuando como si fuera una sola tabla.
Restricciones
Una restricción es una limitación que obliga el cumplimiento de ciertas condiciones en la
BD.
Algunas no son determinadas por los usuarios, sino que son inherentemente definidas por
el simple hecho de que la BD sea relacional. Algunas otras restricciones las puede definir
el usuario, por ejemplo, usar un campo con valores enteros entre 1 y 10.
Las restricciones proveen un método de implementar "reglas" en la base de datos.
Las restricciones limitan los datos que pueden ser almacenados en las tablas.
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Usualmente se definen usando expresiones que dan como resultado un valor booleano,
indicando si los datos satisfacen la restricción o no.
Las restricciones no son parte formal del modelo relacional, pero son incluidas porque
juegan el rol de organizar mejor los datos. Las restricciones son muy discutidas junto con
los conceptos relacionales.
Dominios
Un dominio describe un conjunto de posibles valores para cierto atributo. Como un dominio
restringe los valores del atributo, puede ser considerado como una restricción.
Matemáticamente, atribuir un dominio a un atributo significa "cualquier valor de este atributo
debe ser elemento del conjunto especificado".
Distintos tipos de dominios son: enteros, cadenas de texto, fecha, no procedurales, etc.
Cada tabla puede tener uno o más campos cuyos valores identifican de forma única cada
registro de dicha tabla, es decir, no pueden existir dos o más registros diferentes cuyos
valores en dichos campos sean idénticos. Este conjunto de campos se llama clave única.
Pueden existir varias claves únicas en una determinada tabla, y a cada una de éstas suele
llamársele candidata a clave primaria.
Clasificación de Claves
Clave primaria
Artículo principal: Clave primaria
Una clave primaria es una clave única (puede estar conformada por uno o más campos de
la tabla) elegida entre todas las candidatas que define unívocamente a todos los demás
atributos de la tabla para especificar los datos que serán relacionados con las demás tablas.
La forma de hacer esto (relación entre tablas) es por medio de claves foráneas.
Clave externa o foránea
Artículo principal: Clave foránea
Una clave foránea es una referencia a una clave en otra tabla, determina la relación
existente en dos tablas. Las claves foráneas no necesitan ser claves únicas en la tabla
donde están y sí a donde están referenciadas.
Por ejemplo, el código de departamento puede ser una clave foránea en la tabla de
empleados. Se permite que haya varios empleados en un mismo departamento, pero habrá
uno y sólo un departamento por cada clave distinta de departamento en la tabla de
departamentos.
Clave índice
Véase también: Índice (base de datos)
Las claves índices surgen con la necesidad de tener un acceso más rápido a los datos. Los
índices pueden ser creados con cualquier combinación de campos de una tabla. Las
consultas que filtran registros por medio de estos campos, pueden encontrar los registros
de forma no secuencial usando la clave índice.
Las bases de datos relacionales incluyen múltiples técnicas de ordenamiento, cada una de
ellas es óptima para cierta distribución de datos y tamaño de la relación.
Los índices generalmente no se consideran parte de la base de datos, pues son un detalle
agregado. Sin embargo, las claves índices son desarrolladas por el mismo grupo de
programadores que las otras partes de la base de datos.
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Procedimientos almacenados
Artículo principal: Procedimientos almacenados
Un procedimiento almacenado es código ejecutable que se asocia y se almacena con la
base de datos. Los procedimientos almacenados usualmente recogen y personalizan
operaciones comunes, como insertar un registro dentro de una tabla, recopilar información
estadística, o encapsular cálculos complejos. Son frecuentemente usados por un API por
seguridad o simplicidad.
Los procedimientos almacenados no son parte del modelo relacional, pero todas las
implementaciones comerciales los incluyen.
Estructura
La base de datos se organiza en dos marcadas secciones; el esquema y los datos (o
instancia).
El esquema es la definición de la estructura de la base de datos y principalmente almacena
los siguientes datos:
Manipulación de la información
Para manipular la información utilizamos un lenguaje relacional, actualmente se cuenta con
dos lenguajes formales el álgebra relacional y el cálculo relacional. El álgebra relacional
permite describir la forma de realizar una consulta, en cambio, el cálculo relacional sólo
indica lo que se desea devolver.
El lenguaje más común para construir las consultas a bases de datos relacionales es
el SQL (Estructurad Quera Lenguaje), un estándar implementado por los principales
motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales integradas.
En el modelo relacional los atributos deben estar explícitamente relacionados a un nombre
en todas las operaciones, en cambio, el estándar SQL permite usar columnas sin nombre
en conjuntos de resultados, como el asterisco taquigráfico ( * ) como notación de consultas.
Al contrario del modelo relacional, el estándar SQL requiere que las columnas tengan un
orden definido, lo cual es fácil de implementar en una computadora, ya que la memoria es
lineal.
Es de notar, sin embargo, que en SQL el orden de las columnas y los registros devueltos
en cierto conjunto de resultado nunca está garantizado, a no ser que explícitamente sea
especificado por el usuario.
Ventajas y desventajas
Ventajas
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Lógica de base de datos
Composición de cinco modelos de base de
datos
Un modelo de base de datos (Data
Información Estructurada) es un tipo de
modelo de datos que determina la estructura
lógica de una base de datos y de manera
fundamental determina el modo de
almacenar, organizar y manipular los datos.
Entre los modelos lógicos comunes para
bases de datos se encuentran:
Modelo jerárquico
Modelo en red
Modelo relacional
Modelo entidad–relación
Modelo entidad–relación extendido
Base de datos orientada a objetos
Modelo documental
Modelo entidad–atributo–valor
Modelo en estrella
Los modelos físicos de datos incluyen:
Índice invertido
Fichero plano
Otros modelos lógicos pueden ser:
Modelo asociativo
Modelo multidimensional
Modelo cultivarlo
Modelo semántico
Base de datos XML
Grafo etiquetado
Triplestore'l'
Relaciones y funciones
Un sistema de gestión de base de datos puede implementar uno o varios modelos. La
estructura óptima depende de la natural organización de los datos de la aplicación y de los
requisitos de ésta, que incluyen ritmo de transacciones, fiabilidad, mantenibilidad,
escalabilidad y coste. La mayor parte de los sistemas de gestión de bases de datos están
construidos sobre un modelo de datos concreto, aunque es posible que soporten más de
uno.
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Sobre los distintos modelos físicos de datos se puede implementar cualquier modelo lógico.
La mayoría del software de base de datos ofrece al usuario cierto control sobre la
implementación física, dado el impacto que tiene en las prestaciones.
Un modelo no es sólo un modo de estructurar los datos: también define el conjunto de
operaciones que se pueden realizar con los datos. Por ejemplo el modelo relacional define
operaciones como SELECT y JOIN. Aunque esas operaciones no se ofrezcan
explícitamente en un lenguaje de consultas dado, proporcionan la base sobre la que un
lenguaje de consultas se diseña.
Modelos tempranos
Estos modelos que se describen a continuación fueron populares en las décadas 1960-
1970, pero hoy en día se encuentran sólo en sistemas heredados. Se caracterizan
principalmente por tener características de navegación con fuertes conexiones entre la
estructura física y la lógica, y poseen alta dependencia en los datos.
Modelo jerárquico
Modelo jerárquico
En un modelo jerárquico, los datos están organizados en una estructura arbórea (dibujada
como árbol invertido o raíz), lo que implica que cada registro sólo tiene un padre. Las
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estructuras jerárquicas fueron usadas extensamente en los primeros sistemas de gestión
de datos de unidad central, como el Sistema IMS por IBM, y ahora se usan para describir
la estructura de documentos XML. Esta estructura permite relaciones 1:N entre los datos, y
es muy eficiente para describir muchas relaciones del mundo real: tablas de contenido,
ordenamiento de párrafos y cualquier tipo de información anidada.
Sin embargo, la estructura jerárquica es ineficiente para ciertas operaciones de base de
datos cuando el camino completo no se incluye en cada registro. Una limitación del modelo
jerárquico es su incapacidad para representar de manera eficiente la redundancia en datos.
En la relación Padre-hijo: El hijo sólo puede tener un padre pero un padre puede tener
múltiples hijos. Los padres e hijos están unidos por enlaces. Todo nodo tendrá una lista de
enlaces a sus hijos.
Modelo de red
Modelo en red
El modelo de red expande la estructura jerárquica, permitiendo relaciones N:N en una
estructura tipo árbol que permite múltiples padres. Antes de la llegada del modelo relacional,
el modelo en red era el más popular para las bases de datos. Este modelo de red (definido
por la especificación CODASYL) organiza datos que usan en dos construcciones básicas,
registros y conjuntos. Los registros contienen campos que puede estar organizados
jerárquicamente, como en el lenguaje COBOL. Los conjuntos definen relaciones N:N entre
registros: varios propietarios, varios miembros. Un registro puede ser un propietario de
varios conjuntos, y miembro en cualquier número de conjuntos.
El modelo en red es una generalización del modelo jerárquico, en tanto está construido
sobre el concepto de múltiples ramas (estructuras de nivel inferior) emanando de uno o
varios nodos (estructuras de nivel alto), mientras el modelo se diferencia del modelo
jerárquico en que las ramas pueden estar unidas a múltiples nodos. El modelo de red es
capaz de representar la redundancia en datos de una manera más eficiente que en el
modelo jerárquico.
Las operaciones del modelo de red se realizan por de navegación: un programa mantiene
la posición actual, y navega entre registros siguiendo las relaciones entre ellos. Los
registros también pueden ser localizados por valores claves.
Aunque no es una característica esencial del modelo, las bases de datos en red
implementan sus relaciones mediante punteros directos al disco. Esto da una velocidad de
recuperación excelente, pero penaliza las operaciones de carga y reorganización.
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Entre los SGBD más populares que tienen arquitectura en red se encuentran Total e IDMS.
IDMS logró una importante base de usuarios; en 1980 adoptó el modelo relacional y SQL,
manteniendo además sus herramientas y lenguajes originales.
La mayoría de bases de datos orientadas a objetos (introducidas en 1990) usan el concepto
de navegación para proporcionar acceso rápido entre objetos en una red. Objectivity/DB,
por ejemplo, implementa 1:1, 1:N, N:1 y N:N entre distintas bases de datos. Muchas bases
de datos orientadas a objetos también soportan SQL, combinando así la potencia de ambos
modelos.
Modelo de fichero invertido
En un fichero invertido o de índice invertido, los datos contenidos se usan como claves en
una tabla de consulta (look tabla), y los valores en la tabla se utilizan como punteros a la
localización de cada instancia. Esta es también la estructura lógica de los índices de bases
de datos modernas, los cuales introducen sólo el contenido de algunas columnas en esa
tabla de consulta. El modelo de fichero invertido puede poner los índices en ficheros planos
para acceder a sus registros de manera eficiente.
Implementaciones notables de este modelo de datos la realizó Adabas de Software AG,
aparecida en 1970. Adobas logró una importante base de usuarios y está soportada aún
hoy. En la década de 1980 adoptó el modelo relacional y SQL, manteniendo sus propias
herramientas y lenguajes.
Modelo relacional
Artículo principal: Modelo relacional
El modelo fue introducido por E.F. Cid en 19701 con el objetivo de querer hacer los SGBD
más independientes de las aplicaciones. Es un modelo matemático definido en términos
de lógica de predicados y teoría de conjuntos, y se han implementado con él SGBDs
para mainframe, ordenadores medios y microordenadores.
Los productos referidos como base de datos relacional de hecho implementan un modelo
que es sólo una aproximación al modelo matemático definido por Codd. Existen tres
términos usados con profusión en el modelo relacional de bases de
datos: relaciones, atributos y dominios. Una relación equivale a una tabla con filas y
columnas. Las columnas de una relación se llaman con rigor atributos, y el dominio es el
conjunto de valores que cada atributo puede tomar.
La estructura básica de datos del modelo relacional es la relación (tabla), donde la
información acerca de una determinada entidad (p. ej. "empleado") se almacena en tuplas
(filas), cada una con un conjunto de atributos (columnas). Las columnas de cada tabla
enumeran los distintos atributos de la entidad (el nombre del "empleado", dirección y
número de teléfono, p. ej.), de modo que cada tupla de la relación "empleado" representa
un empleado específico guardando los datos de ese empleado concreto.
Todas las relaciones (es decir, tablas) en una base de datos relacional han de seguir unas
mínimas reglas:
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1. el orden de los atributos es irrelevante
2. no puede haber tupas repetidas
3. cada atributo sólo puede tener un valor.
Una base de datos puede contener varias tablas, cada una similar al modelo plano. Una de
las fortalezas del modelo relacional es que un valor de atributo coincidente en dos registros
(filas) –en la misma o diferente tabla– implica una relación entre esos dos registros. Es
posible también designar uno o un conjunto de atributos como "clave", que permitirá
identificar de manera única una fila en una tabla.
Dicha clave que permite identificar de manera unívoca una fila en una tabla se denomina
"clave primaria". Las claves son habitualmente utilizadas para combinar datos de dos o más
tablas. Por ejemplo, una tabla de empleados puede contener una columna denominada
"departamento"", cuyo valor coincida con la clave de una tabla denominada
"departamentos". Las claves son esenciales a la hora de crear índices, que facilitan la
recuperación rápida de datos de tablas grandes. Una clave puede estar formada por
cualquier columna o por una combinación de varias columnas, denominándose clave
compuesta. No es necesario definir todas las claves por adelantado; una columna puede
usarse como clave incluso si no estaba previsto en origen.
Una clave que tenga un significado en el mundo físico (tal como un nombre de persona,
el ISBN de un libro o el número de serie de un coche) a veces se denomina clave "natural".
Si no existe una clave natural viable, se puede asignar un sucedáneo arbitrario (como dar
a una persona un número de empleado). En la práctica la mayor parte de las bases de
datos tienen a la vez claves sucedáneas y naturales, dado que las claves sucedáneas
pueden usarse internamente para crear enlaces íntegros entre filas, mientras que las claves
naturales tienen un uso menos fiable a la hora de buscar o enlazar con otras bases de
datos.
El lenguaje de interrogación más común utilizado con las bases de datos relacionales es
el Estructurad Quera Lenguaje (SQL).
Modelo dimensional
El modelo dimensional2 es una adaptación especializada del modelo relacional usado para
almacenar datos en depósitos de datos, de modo que los datos fácilmente puedan ser
extraídos usando consultas OLAP. En el modelo dimensional, una base de datos consiste
en una sola tabla grande de datos que son descritos usando dimensiones y medidas. Una
dimensión proporciona el contexto de un hecho (como quien participó, cuando y donde
pasó, y su tipo). Las dimensiones se toman en cuenta en la formulación de las consultas
para agrupar hechos que están relacionados. Las dimensiones tienden a ser discretas y
son a menudo jerárquicas; por ejemplo, la ubicación podría incluir el edificio, el estado y el
país. Una medida es una cantidad que describe el dato, tal como los ingresos. Es importante
que las medidas puedan ser agregados significativamente -por ejemplo, los ingresos
provenientes de diferentes lugares puedan sumarse.
En una consulta OLAP, las dimensiones y los hechos son agrupados y añadidos juntos para
crear un informe. El modelo dimensional a menudo es puesto en práctica sobre el modelo
relacional usando un esquema de estrella, consistiendo en una tabla que contiene los datos
y tablas circundantes que contienen las dimensiones. Dimensiones complicadas podrían
ser representadas usando múltiples tablas, usando un esquema de copo de nieve.
Un almacén de datos (data warehouse) puede contener múltiples esquemas de estrella que
comparten tablas de dimensión, permitiéndoles ser usadas juntas. El establecimiento de un
conjunto de dimensiones estándar es una parte importante del modelado dimensional.
Modelos post-relacionales
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Los productos que ofrecen un modelo de datos más general que el relacional se denominan
a veces post-relational.3 Como términos alternativos se oyen incluyen "bases de datos
híbridas", "bases de datos relacionales potenciadas con objetos" entre otros. El modelo de
datos de esos productos incorpora relaciones pero no limitadas por las restricciones del
principio de información de E.F. Codd, que requiere que toda información en la base de
datos debe ser modelada en términos de valores en relaciones nada más4
Algunas de estas extensiones al modelo relacional integran conceptos de tecnologías que
preceden el modelo relacional. Por ejemplo permiten representar un grafo dirigido con
árboles en los nodos. La compañía sones implementa este concepto en su GraphDB.
Algunos productos post-relacionales amplían los sistemas relacionales con caracterśiticas
no relacionales. Otros han llegado al mismo punto añadiendo características relacionales a
modelos pre-relacionales. Paradójicamente esto ha permitido a productos históricamente
pre-relacionales, como por ejemplo PICK y MUMPS, razonar su esencia post-relactional.
El Resource Space Model es un modelo de datos no relacional basado en clasificación
multi-dimensional.5
Modelo de grafo
Las bases de datos de grafos permiten incluso una estructura más general que una base
de datos en red, cualquier nodo puede estar conectado a cualquier otro.
Modelo multivaluados
Artículo principal: MultiValue
Las bases de datos multivaluadas contienen datos arracimados, en el sentido de que
pueden almacenar los datos del mismo modo que las bases de datos relacionales, pero
además permiten un nivel de profundidad al que las relacionales sólo se pueden aproximar
utilizando subtablas. Esto es prácticamente igual al modo en que XML representa los datos,
donde un campo/atributo dado puede contener múltiples valores a la vez. El multivalor se
puede considerar una forma de XML comprimida.
Un ejemplo puede ser una factura, la que puede ser vista como:
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Modelo orientado a objetos
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Diseño de tablas
aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos
en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos
proporciona Access 2007.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar
sus opciones.
En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
· El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos
que tiene la columna.
· Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
· Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una
tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
· Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas
con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que
esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña
Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:
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Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al
tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo
de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior
de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar
más características del campo, características que veremos
con detalle en la unidad temática siguiente.
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga
que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en
la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.
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Gestión de Relaciones
PUBLICACIÓN DE LA NUEVA ISO 9001:2015
Todas las normas ISO son revisadas periódicamente con el objetivo de adaptar sus
requisitos a los cambios que se producen en el mercado y a las necesidades expresadas por
los consumidores.
Con más de 1,1 millones de certificados emitidos en todo el mundo, la norma ISO 9001
ayuda a las organizaciones a demostrar a sus clientes que puedan ofrecer productos y
servicios de muy buena calidad. También actúa como una herramienta para optimizar sus
procesos y hacerlos más eficientes en lo que hacen, permitiendo a las organizaciones a
adaptarse a un mundo cambiante, al proporcionar una base coherente para el crecimiento y
el éxito sostenido.
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NUEVA ISO 9001:2015 – SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
La reciente publicación de la version 2015 cuenta con importantes cambios que hacen que
la norma ISO 9001 se inserte firmemente en la concepcion de los negocios del siglo 21. Las
versiones anteriores de la norma ISO 9001 tenian muchos requisitos para procedimientos y
registros documentados, pero ahora el foco está en el rendimiento de las organizaciones, lo
que se logró mediante la combinación del enfoque a procesos, el ciclo Planificar-Hacer-
Verificar-Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos.
Los principios de la gestión de la calidad en los que sustenta la norma ISO 9001:2015
son los siguientes:
1. ENFOQUE AL CLIENTE
Reconocer clientes directos e indirectos como los que reciben el valor de la organización.
Comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes y sus expectativas.
Vincular los objetivos de la organización con las necesidades y expectativas del cliente.
Comunicar las necesidades y expectativas de los clientes en toda la organización.
Medir y monitorear la satisfacción del cliente y tomar las acciones apropiadas.
Determinar y realizar acciones en interés de las necesidades y expectativas que pueden
afectar la satisfacción del cliente.
Gestionar activamente relaciones con los clientes para lograr el éxito sostenido.
2. LIDERAZGO:
Los líderes de todos los niveles establecen la unidad de propósito y crean las condiciones
en que las personas se dedican a la consecución de los objetivos de calidad de la
organización.
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3. COMPROMISO DE LAS PERSONAS
4. ENFOQUE DE PROCESOS
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PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – ENFOQUE DE PROCESOS
Definir los objetivos del sistema y los procesos necesarios para alcanzarlos.
Establecer la autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas para la gestión de
procesos.
Comprender las capacidades de la organización y determinar los recursos y restricciones
previas a la acción.
Determinar las interdependencias de proceso y analizar el efecto de las modificaciones a
los procesos individuales en el sistema como un todo.
Administrar los procesos y sus interrelaciones como un sistema para lograr los objetivos
de calidad de la organización de manera eficaz y eficiente.
Asegurar que la información necesaria está disponible para operar y mejorar los procesos
y para monitorear, analizar y evaluar el desempeño del sistema global.
Administrar los riesgos que pueden afectar a los resultados de los procesos y en general
los resultados del sistema de gestión de calidad.
5. MEJORA
Acciones a tomar:
Las decisiones basadas en el análisis y evaluación de los datos y la información son más
propensos a producir los resultados deseados.
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PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD – GESTION DE LAS RELACIONES
Para el éxito sostenido, una organización gestiona sus relaciones con las partes
interesadas, como los proveedores o el entorno social cercano.
Determinar las partes interesadas pertinentes (tales como proveedores, socios, clientes,
inversionistas, empleados y la sociedad en su conjunto) y su relación con la organización.
Determinar y priorizar las relaciones con partes interesadas que deben ser gestionados.
Establecer relaciones que equilibren ganancias a corto plazo con las consideraciones a
largo plazo.
Generar y compartir información, conocimientos y recursos con las partes interesadas
pertinentes.
Medir el desempeño y proporcionar retroalimentación a las partes interesadas, según
proceda, para mejorar las iniciativas de mejora.
Establecer el desarrollo colaborativo y mejorar las actividades con proveedores, socios y
otras partes interesadas.
Fomentar y reconocer las mejoras y los logros de los proveedores y socios.
1. Familiarizarse con el nuevo documento. Mientras que algunas cosas han cambiado,
muchas otras permanecen igual. Una matriz de correlación ayuda a identificar si las partes
de la norma se han trasladado a otras secciones.
2. Identificar las lagunas organizativas que deben que abordar para cumplir con los nuevos
requisitos.
3. Desarrollar un plan de implementación de los nuevos requisitos.
4. Proporcionar formación y sensibilización adecuada para todas las partes que tienen un
impacto en la eficacia de la organización.
5. Modificar el sistema de gestión de calidad existente para cumplir con los requisitos
revisados.
6. Dedicar especial cuidado al asesoramiento que se recibe, ya que esta versión ISO
9001:2015 exige que este asesoramiento esté basado no sólo en el mero conocimiento de
los requisitos normativos sino, y sobre todo, en formación académica de alto nivel y
experiencia gerencial para entender el negocio.
7. Hacer un Diagnóstico ISO 9001:2015 de la situación del SGC con respecto a los nuevos
requisitos.
Para ello se requiere utilizar una herramienta tecnológica específicamente diseñada para
administrar de manera integrada, ágil y eficaz todos los componentes de un Sistema de
Gestión.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que
resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta,
sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos
a medida y software as a servicie (software en la nube).
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Gestión de Registro
Introducción
La Gestión de registros es el área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático
de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos;
incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información
y prueba de las actividades y operaciones de la organización. La Gestión de registros regula
las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra
persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La Gestión de registros
en una organización incluye:
Todas las organizaciones necesitan identificar el marco reglamentario que afecta a sus
actividades y los requisitos para documentarlas. Las políticas y los procedimientos de las
organizaciones deberían reflejar la aplicación del marco reglamentario en sus procesos de
negocio. Una organización debería poder probar a través de sus documentos que realiza sus
actividades de acuerdo con el marco reglamentario.
Beneficios
Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades propias
de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con el marco
reglamentario y facilitar la necesaria rendición de cuentas, las organizaciones deberían crear
y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de dichos
documentos durante todo el tiempo que sea necesario. Para lograr esto, las organizaciones
deberían establecer y llevar a cabo un exhaustivo programa de gestión de documentos en el
que:
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Determinar los documentos que deberían ser creados en cada proceso y la
información que es necesaria incluir en dichos documentos.
Decidir la forma y la estructura en que los documentos deberían crearse e incorporarse
al sistema, y las tecnologías que tienen que usarse.
Determinar los metadatos que deberían crearse junto al documento y a lo largo de los
procesos relacionados con el mismo y cómo se vincularán y gestionarán dichos
metadatos a lo largo del tiempo.
Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los
procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación
necesarios para cumplirlos.
Decidir cómo organizar los documentos de manera que cumplan los requisitos
necesarios para su uso.
Evaluar los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos que testimonien
las actividades realizadas.
Que se conserven los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo del
tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y las expectativas
de la sociedad.
Que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la
política de la organización.
Que se garantice que los documentos se conservan en un entorno seguro.
Que se garantice que los documentos sólo se conservan durante el periodo de tiempo
necesario o requerido.
Que se identifiquen y evalúen las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o
calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una
mejor creación o gestión de los documentos.
Plan de archivo
El plan de archivo es una esquema integral que incluye las series documentales,
organización de los documentos, la ubicación de los documentos, las intrucciones para la
transferencia de documentos, las instrucciones de retención y disposición de los
documentos, y otras instrucciones específicas que ofrecen una guía para la gestión eficaz de
los registros.
El plan de archivo de OpenKM especifica cómo se organizan los registros una vez han sido
creados o recibidos, proporciona un "roadmap" para los registros creados y mantenidos por
una unidad organizativa y facilita la disposición de los registros.
El plan de archivo se crea detallando las series documentales en cada unidad organizativa,
así como proporcionar información de como se gestionan y por quién.
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Funcionalidades
El plan de archivo de OpenKM describe cada una de las series documentales dentro de la
organización, el lugar dónde deben almacenarse, el programa de retención, la disposición, y
la persona o personas responsables de su gestión. Consiste en:
Herencia
Seguridad
Gestión de registros
Buscador
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El establecimiento de vínculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan
una representación continua de la actividad.
La garantía de que los documentos se denominan de un modo coherente a lo largo del
tiempo.
La ayuda en la recuperación de todos los documentos relacionados con una función o una
actividad concretas.
La definición de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos.
La atribución de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de
documentos u operar en los mismos.
La distribución de la responsabilidad de la gestión de determinados grupos de
documentos.
La distribución de los documentos para la realización de las tareas oportunas.
El establecimiento de plazos y medidas de conservación y disposición apropiadas.
Cuadros de clasificación
Catalogación
Disposición
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DISEÑO DE FORMULARIOS
Encabezados, secciones de detalle y pies
Crear nuevo formulario con herramientas de diseño
o Cuadro de herramientas
o Lista de campos
o Barra de herramientas Formato
o Propiedades cuadro de texto
o Propiedades de etiqueta
o Propiedades del formulario
Resultado del diseño
Para empezar a construir un nuevo formulario, abra la base de datos. Seleccione la tabla
o consulta que desea utilizar en el formulario en la ventana Base de datos. Seleccione
Nuevo formulario en la lista desplegable del botón Nuevo objeto de la barra de
herramientas, o elija Formulario en el menú Insertar, y Microsoft Access presentará el
cuadro de diálogo Nuevo formulario, mostrado en la siguiente figura.
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En el cuadro combinado situado en la parte inferior del cuadro de diálogo, Access
visualiza el nombre de la tabla o consulta que ha sido seleccionada en la ventana Base de
datos. Si desea seleccionar una tabla o consulta diferente, puede abrir la lista desplegable
del cuadro combinado para ver todas las tablas y consultas de la base de datos.
Seleccione Modo de ver Diseño en el cuadro de diálogo y después pulse el botón Aceptar.
Access abre la ventana Formulario en el modo de ver Diseño y además muestra una caja
de herramientas que contiene las diversas herramientas de diseño.
Access visualiza un formulario con una sección de detalle en blanco (una cuadricula gris).
Puede señalar el borde de la sección de detalle con el puntero del ratón y arrastrarlo para
ampliar o reducir dicha sección. Podemos eliminar la cuadrícula de puntos de la sección
de detalle eligiendo la orden Cuadrícula en el menú Ver. Si desea añadir encabezados y
pies al formulario, elija la orden Encabezado/Pie del formulario del menú Formato.
Los números introducidos en los parámetros Línea X y Línea Y indican a Microsoft Access
el número de intervalos por unidad de medida que desea en la cuadrícula de diseño.
Podemos proporcionar un número comprendido entre 1 (el más espaciado) y 64 (el más
fino).
Cuadro de herramientas
La caja de herramientas contiene los botones de todos los controles que se pueden
utilizar en el diseño de un formulario. Cuando desee colocar un determinado control en el
formulario, pulse el botón correspondiente a ese control en la caja de herramientas.
Cuando desplace el puntero del ratón sobre el formulario, cambiará su apariencia
convirtiéndose en un icono que representa la herramienta que ha sido seleccionada. Sitúe
el puntero del ratón en el lugar donde desea colocar el control, y pulse el botón izquierdo
del ratón para colocar el control sobre el formulario. Si desea cambiar el tamaño del
control en el momento de su colocación en el formulario, haga clic y arrastre el puntero del
ratón al tamaño deseado. (También puede cambiar el tamaño de un control una vez
colocado arrastrando sus bordes o esquinas.)
Botón Asistente para controles. Pulse este botón para activar el Asistente para controles.
Cuando este botón aparece presionado, un Asistente para controles le ayudará a
introducir las propiedades del control siempre que cree un nuevo grupo de opción, cuadro
combinado, cuadro de lista o botón de comando.
Herramienta Etiqueta. Utilice esta herramienta para crear controles de etiqueta que
contengan un texto fijo en el formulario. Por omisión, la mayor parte de los controles
poseen un control de etiqueta asociado a los mismos. Puede utilizar esta herramienta
para crear etiquetas independientes en los encabezados o para colocar instrucciones en
el formulario.
Herramienta Cuadro de texto. Utilice esta herramienta para crear controles de cuadro de
texto para visualizar campos de texto, números, fechas, horas y memo en el formulario.
Puede unir un cuadro de texto a uno de los campos de la tabla o consulta subyacente. Si
permite actualizar un cuadro de texto que depende de un campo, podrá cambiar el valor
de dicho campo (de la tabla o consulta subyacente) introduciendo un nuevo valor en el
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cuadro de texto. También podemos utilizar un cuadro de texto para el cálculo de valores
utilizando expresiones.
Herramienta Grupo de opciones. Utilice esta herramienta para crear un grupo de opciones
que contenga uno o más botones de alternar, botones de opción o casillas de verificación.
Podemos asignar un valor numérico independiente para cada botón o casilla de
verificación que se incluya en el grupo. Cuando posea más de un botón o casilla de
verificación en un grupo, sólo uno de ellos podrá estar seleccionado en un momento dado,
y el valor asignado a ese botón o casilla seleccionada se convertirá en el valor del grupo
de opciones. Puede seleccionar uno de los botones o casillas del grupo como valor
predeterminado para el grupo. Si enlaza el grupo de opción a un campo de la tabla o
consulta subyacente, podría establecer un nuevo valor para el campo al seleccionar un
botón o casilla del grupo.
Herramienta Botón de alternar. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de
alternar que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o sí/no. Cuando
hace clic en un botón de alternar, su valor pasa a ser -1 (para representar activado,
verdadero o sí) y el botón aparecerá presionado. Haga clic en este botón de nuevo y su
valor pasara a ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botón de
alternar en un grupo de opción y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un
grupo con varios botones de alternar, cualquier botón de alternar, botón de opción o
casilla de verificación previamente elegido será desactivado cuando haga clic en un nuevo
botón de alternar y éste adquiera el valor activado. Si enlaza el botón de alternar a un
campo de la tabla o consulta subyacente, podrá alternar el valor del campo haciendo clic
en el botón de alternar.
Herramienta Botón de opción. Utilice esta herramienta para crear un control de botón de
opción (también denominado algunas veces control de botón de radio) que contenga un
valor activado/desactivado, verdadero/falso o si/no. Cuando hace clic en un botón de
opción, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o si) y aparecerá un
circulo negro en el centro del botón. Haga clic en este botón de nuevo y su valor pasará a
ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botón de opción en un
grupo de opciones y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un grupo con varios
botones de opción, cualquier botón de alternar, botón de opción o casilla de verificación
previamente elegido será desactivado cuando haga clic en un nuevo botón de opción para
activarlo. Si enlaza el botón de opción a un campo de la tabla o consulta subyacente,
podrá alternar el valor del campo haciendo clic en el botón de opción.
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Herramienta Cuadro combinado. Utilice esta herramienta para crear un cuadro combinado
que contenga una lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que pueda
ser editado. Para crear la lista, puede introducir los valores en la propiedad Origen de la
fila del control. También puede especificar una tabla o una consulta como origen de los
valores de la lista. Microsoft Access visualiza el valor actualmente seleccionado en el
cuadro de texto. Cuando pulse el botón de flecha abajo situado en el extremo derecho del
cuadro, Access muestra los valores de la lista. Elija un nuevo valor en la lista para
cambiar el valor del control. Si el cuadro combinado está unido a un campo de la tabla o
consulta subyacente, podrá cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la
lista. Puede enlazar varias columnas a la lista, y ocultar una o más columnas de la lista
estableciendo la anchura de la lista de la columna a 0. También puede enlazar el valor
actual del control a una columna oculta. Cuando cierra el cuadro combinado, Access
visualiza el valor de la primera columna cuya anchura es mayor que 0. Cuando abre la
lista del cuadro, Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de cero.
Herramienta Cuadro de lista. Utilice esta herramienta para crear un cuadro de lista que
contenga una lista con los posibles valores para el control. Para crear la lista, puede
introducir los valores en la propiedad Origen de la fila del control. También es posible
especificar una tabla o una consulta como origen para los valores de la lista. Los cuadros
de lista siempre permanecen abiertos, y Access destaca cl valor actualmente
seleccionado en el cuadro de lista. Elija un nuevo valor en la lista para cambiar el valor del
control. Si el cuadro de lista está unido a un campo de la tabla o consulta subyacente,
puede cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la lista. Puede enlazar
varias columnas a la lista, y ocultar una o más columnas de la lista estableciendo la
anchura de la lista de la columna a 0. También puede enlazar el valor actual del control a
una columna oculta. Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de 0 y
pueden ser incluidas dentro de la anchura definida para el control.
Herramienta Botón de comando. Utilice esta herramienta para crear un control de botón
de comando que pueda activar una macro o un procedimiento en VBA.
Herramienta Imagen. Utilice esta herramienta para añadir una imagen estática en su
formulario. No podrá editar la imagen en el formulario, ya que es almacenada por Access
en un formato que resulta muy eficiente en términos de velocidad de aplicación y tamaño.
Si desea almacenar una imagen como fondo para su formulario, puede establecer la
propiedad del formulario Imagen.
Herramienta marco de objeto dependiente. Utilice esta herramienta para hacer disponible
en el formulario un objeto OLE de datos subyacentes. Access puede visualizar la mayor
parte de las imágenes y gráficos directamente en el formulario. Para los demás objetos,
Access presente el icono de la aplicación en la cual fue creado el objeto. Por ejemplo, si el
objeto es un objeto de sonido creado por el programa Grabadora de sonidos, aparecerá
un icono de un micrófono en el formulario.
P á g i n a 43 | 70
Herramienta Salto de página. Utilice esta herramienta para añadir un salto de página entre
las múltiples páginas de un formulario.
Herramienta Línea. Utilice esta herramienta para añadir líneas al formulario y mejorar así
su apariencia.
Cuando selecciona una herramienta distinta del botón Seleccionar objetos, quedará sin
seleccionar después de utilizar la herramienta para colocar un control en el formulario. Si
planifica crear varios controles utilizando la misma herramienta (por ejemplo, una serie de
casillas de verificación en un grupo de opciones) haga doble clic en el botón de
herramienta en la caja de herramientas para "bloquear" el botón y que permanezca
seleccionado después de colocar el primer control. Puede anular el bloqueo de esa
herramienta pulsando cualquier otro botón de herramienta (incluyendo la herramienta
Seleccionar objetos).
Lista de campos
Cuando utilice la lista de campos para colocar un control para un campo en el formulario,
en primer lugar pulse el botón de la herramienta que desee. (La herramienta
predeterminada es un control de cuadro de texto.) A continuación, arrastre el campo
deseado desde la lista de campos hacia la posición deseada en el formulario. Si elige un
control que no es apropiado para el tipo de datos, Access selecciona el control
predeterminado para dicho tipo de datos. Por ejemplo, si elige cualquier control que no
sea un control de marco de objeto dependiente para un objeto OLE, Access crea
automáticamente un control de marco de objeto dependiente. Si intenta arrastrar y soltar
un campo utilizando un control de subformulario/subinforme, marco de objeto
independiente, línea, rectángulo o salto de página, Access crea en su lugar un cuadro de
texto o un control de marco de objeto dependiente.
P á g i n a 44 | 70
Barra de herramientas Formato
A través de esta barra de herramientas también puede establecer el color de fondo de las
secciones del formulario. De izquierda a derecha, las opciones son las siguientes:
Seleccionar objeto Este cuadro de lista se utiliza para seleccionar un determinado objeto
en el formulario. Esto es particularmente útil si coloca varios controles en la parte superior
de otro control.
Nombre de fuente Se utiliza para establecer la fuente de las etiquetas, cuadros de texto,
botones de comando, botones de alternar, cuadros combinados y cuadros de lista.
Color de fondo Se utiliza para establecer el color del fondo del control o área del
formulario. Además puede establecer el color del fondo a transparente.
Color del texto Se utiliza para establecer el color del texto del control.
Color de los bordes Se utiliza para establecer el color del borde del control. Además,
puede establecer este color a transparente.
Ancho de los bordes Se utiliza para establecer la anchura del borde desde extrafino hasta
una anchura de 6 puntos.
Efecto especial Se utiliza para establecer la apariencia del control a plano, elevado,
hundido, sombreado o cincelado.
P á g i n a 45 | 70
NOTA: Sólo puede seleccionar uno de los botones de alineación en un momento dado. Si
no pulsa un botón, la alineación será establecida a General (los datos del texto se alinean
a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha).
En los campos Auto numéricos, cuyo valor no puede ser cambiado por el usuario, debería
modificar este control para evitar que pueda ser seleccionado en el formulario. Para evitar
la selección de un control, establezca la propiedad Activado del control a No. Access
sombrea un control cuando ha sido desactivado, pero no está bloqueado. Establezca a Sí
la propiedad Bloqueado para indicar que no será posible actualizar este control El control
no estará sombreado, y no podrá acceder al mismo utilizando el tabulador ni seleccionarlo
en el formulario en el modo de ver Formulario. Si especificamos los parámetros para las
propiedades Formato, Lugares decimales o Máscara de entrada en el momento de la
definición del campo de una tabla, Access copiará esos mismos ajustes en cualquier
cuadro de texto que dependa de ese campo. Cualquier dato que se introducido mediante
el uso del formulario deberá cumplir la regla de validación definida en la tabla; sin
embargo, puede definir una regla más restrictiva para este formulario. A menos que
proporcione un valor predeterminado en la hoja de propiedades, las nuevas filas heredan
los valores predeterminados de la tabla. La propiedad Texto de la barra de estado obtiene
su valor del parámetro introducido en la propiedad Descripción del campo de la tabla.
P á g i n a 46 | 70
Propiedades de etiqueta
Para ajustar el tamaño de una etiqueta de forma rápida, haga clic en la etiqueta y elija la
orden Tamaño del menú Formato, y después seleccione Al contenido en el submenú.
Haga clic en cualquier parte fuera de la sección de detalle del formulario o seleccione la
orden Seleccionar formulario del menú Edición, y la hoja de propiedades visualizará las
propiedades del formulario.
P á g i n a 47 | 70
Las propiedades que comienzan con Al activar registro en la hoja de propiedades pueden
ser configuradas para ejecutar macros o procedimientos en VBA. Los eventos asociados
con las propiedades pueden activar acciones de macro.
NOTA: Si establece un ajuste para los ejes X e Y superior a 9 para el sistema métrico, no
será capaz de ver los puntos de la cuadrícula.
Para seleccionar todos los controles de un área vertical, haga clic en la regla horizontal
sobre el área que contiene los controles que desea seleccionar. Del mismo modo, para
seleccionar todos los controles en un área horizontal, haga clic en la regla vertical.
Pulse el botón Modo de ver Formulario de la barra de herramientas para ver el formulario.
Para modificar el tamaño de la ventana Formulario de forma que se ajuste a los límites del
diseño de su formulario, seleccione la orden Ajustar al formulario en el menú Ventana.
Pulse el botón Guardar en la barra de herramientas o seleccione la orden Guardar del
menú Archivo para almacenar el diseño de su nuevo formulario.
P á g i n a 48 | 70
Diseño de Consultas
La vista Diseño de consulta permite la creación y edición de consultas de bases de datos.
En la ventana de un archivo de base de datos, pulse en el icono Consultas; a continuación,
elija Editar ▸ Editar
La mayoría de las bases de datos utilizan consultas para filtrar u ordenar las tablas de
bases de datos para que muestren los registros en el equipo. Las vistas proporcionan las
mismas funciones que las consultas, pero en el servidor. Si la base de datos se encuentra
en un servidor que admite vistas, puede utilizar dichas vistas para filtrar los registros del
servidor a fin de acelerar el tiempo de visualización.
Al seleccionar el comando Crear vista de la ficha Tablas de un documento de base de
datos, verá la ventana Diseño de vista que es similar a la ventana Diseño de consulta que
se describe aquí.
La vista Diseño
Para crear una consulta, haga clic en el icono Consultas de un documento de base de datos
y, a continuación, haga clic en Crear consulta en vista Diseño. La consulta se define en el
panel inferior de la vista Diseño. Para definir una consulta, especifique los nombres de
campos de la base de datos que se deben incluir, así como los criterios de visualización de
los campos. Para reorganizar las columnas en el panel inferior de la vista Diseño, arrastre la
cabecera a otra posición, o bien, seleccione la columna y oprima Ctrl + ↑, ↓, ← o →.
Si desea probar una consulta, haga doble clic en el nombre de la consulta en el documento
de base de datos. El resultado de la consulta se muestra en una tabla similar a la vista de
origen de datos. Nota: la tabla que se muestra es temporal.
F4 Vista previa
F5 Ejecutar consulta
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Examinar
Al abrir el diseño de consulta por vez primera, puede pulsar en Añadir tablas. Verá un
cuadro de diálogo en el que deberá seleccionar la tabla en la que se basará la consulta.
Haga doble clic en los campos para agregarlos a la consulta. Arrastre y coloque para definir
relaciones.
Borrar tablas
Para borrar una tabla de la vista de diseño, pulse en el margen superior de la ventana de la
tabla y active el menú contextual. Con la orden Borrar borrará la tabla de la vista de
diseño. Otra opción es pulsar la tecla (Supr).
Las tablas y su tamaño pueden definirse a voluntad. Para desplazar una tabla se pulsa con el
ratón el margen superior y se lleva a la posición deseada. Para aumentar o disminuir el
tamaño de presentación, arrastre el borde hacia una de las esquinas.
Si, por ejemplo, dispone de una hoja de cálculo de artículos identificados mediante un
número de artículo y una hoja de cálculo de clientes en la que se registran todos los
artículos pedidos por un cliente mediante el número de artículo correspondiente, entonces
existe una relación entre los campos de datos "número de artículo". Si desea crear una
consulta que devuelva todos los artículos pedidos por un cliente, deberá recuperar datos de
dos hojas de cálculo. Para ello deberá indicar a LibreOffice cuál es la relación entre los
datos contenidos en ambas hojas.
Para hacerlo, pulse un campo de datos de una tabla (p. ej. el campo de datos "Referencia"
de la tabla de clientes) y, con la tecla del ratón pulsada, arrástrelo al campo de datos de la
otra tabla ("Referencia" de la tabla de artículos). Cuando suelte el botón del ratón, se
muestra una línea que vincula los dos campos en las dos ventanas. La condición de que el
contenido de los dos campos de datos debe ser idéntico se introduce en la consulta SQL
resultante.
Sólo se puede crear una consulta basada en varias hojas relacionadas si se utiliza
LibreOffice como interfaz para una base de datos relacional.
P á g i n a 50 | 70
En una consulta no es posible acceder a tablas de bases de datos distintas. Las consultas de
varias tablas sólo pueden crearse dentro de una misma base de datos.
Al hacer una doble pulsación en la línea de conexión entre dos campos vinculados o al
acceder a la orden de menú Insertar - Relación nueva, se puede especificar el tipo de
vínculo en el diálogo Relaciones.
Eliminar relaciones
Para eliminar los vínculos entre dos tablas, seleccione con el ratón la línea de vínculo y
pulse la tecla (Supr).
Seleccione en primer lugar todos los nombres de campo de las tablas que desee agregar a la
consulta. Para ello utilice la técnica de arrastrar y soltar o haga una doble pulsación en los
nombres de campo de la ventana de la tabla. Mediante arrastrar y soltar, utilice el ratón para
arrastrar un nombre de campo de la ventana de la tabla al área inferior de la ventana de
diseño de consulta. Al hacerlo puede decidir en qué columna desea agregar el campo.
Seleccione un nombre de campo haciendo una doble pulsación en él. Se agregará a la
siguiente columna libre.
P á g i n a 51 | 70
Guardar consulta
Esquema
Filtrado de datos
Para filtrar los datos de la consulta, establezca las preferencias deseadas en el área inferior
de la vista Diseño. Dispone de las siguientes líneas:
Campo
Escriba el nombre del campo de datos al que hace referencia en la consulta. Los parámetros
de las filas inferiores hacen referencia a este campo. Si activa una celda pulsando en ella
con el ratón verá un botón de flecha que le permitirá seleccionar un campo. La opción
"Nombre de tabla.*" selecciona todos los campos de datos y los criterios son válidos para
todos los campos de la tabla.
Alias
Especifica un alias. Este alias se mostrará en la consulta en lugar del nombre de campo. De
esta forma se pueden emplear etiquetas de columna definidas por el usuario. Por ejemplo, si
el campo de datos se denomina NºRef. y desea que en la consulta aparezca NúmRef.,
escriba NúmRef. como alias.
Por ejemplo:
Tabla
P á g i n a 52 | 70
Aquí se muestra la tabla de base de datos correspondiente al campo de datos seleccionado.
Si activa una celda haciendo clic en ella, se muestra una flecha que permite seleccionar otra
tabla de la consulta actual.
Ordenar
Visible
Criterios
Introduzca en cada fila un criterio adicional para el filtrado. Los diferentes criterios de una
columna se vinculan por una relación del tipo O.
Por otra parte, es posible introducir una fila para funciones mediante el menú contextual de
los títulos de fila en el área inferior del diseño de consulta:
Funciones
Si trabaja con la base de datos HSQL, el cuadro de lista en la fila Función incluye las
siguientes opciones:
Sin
No se ejecuta ninguna función
función
P á g i n a 53 | 70
a) COUNT (*): Si introduce un asterisco como argumento se calculan
todos los registros de datos de la tabla.
En SQL la función para sumar, por ejemplo, se presenta del modo siguiente:
También se pueden asignar alias a las funciones. Para que en el título de la columna no se
muestre el nombre de la función, introduzca el nombre deseado en Alias.
Ejemplo:
Ejemplos
En el siguiente ejemplo se realiza una consulta en dos tablas: una tabla "Artículos" con el
campo "Referencia" y otra tabla, "Proveedores", con el campo "nombre_proveedor".
Además, ambas tablas disponen de un campo de datos común llamado "num_proveedor".
Para crear una consulta que contenga todos los proveedores que suministran más de tres
artículos, es necesario seguir los pasos siguientes:
Funciones
Nombre de tabla
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Nombre del Alias
Valores unívocos
Por ejemplo, si el nombre "Pérez" aparece varias veces en la base de datos de direcciones,
elija la opción Valores inequívocos para especificar en la consulta que el nombre "Pérez"
aparezca una sola vez.
En el caso de una consulta que incluye varios campos, la combinación de valores de todos
los campos debe ser inequívoca, de modo que el resultado pueda obtenerse a partir de un
registro específico. Por ejemplo, supongamos que su agenda contiene "Pérez de Madrid"
una vez y "Pérez de Barcelona" dos veces. La orden Valores inequívocos hace que la
consulta utilice los campos "apellido" y "ciudad" y devuelva como resultado "Pérez de
Madrid" una vez y "Pérez de Barcelona" una vez.
Límites
Si se añade un límite obtendrá cuantas filas haya especificado. Si no utiliza el límite, verá
todos los registros que correspondan con los criterios de la consulta.
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El operador = no se mostrará en los campos de consulta. Si
proporciona un valor sin operador, se adoptará automáticamente el
operador =.
... el contenido del campo no se corresponde con la expresión
<> distinto de
introducida.
> mayor que ... el contenido del campo es mayor que la expresión introducida.
< menor que ... el contenido del campo es menor que la expresión introducida.
mayor que o ... el contenido del campo es idéntico o mayor que la expresión
>=
igual a introducida.
menor que o ... el contenido del campo es menor o igual que la expresión
<=
igual a introducida.
IS NOT EMPTY IS NOT NULL no está vacío ... el campo de datos no está vacío.
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comprendido
BETWEEN x AND ... el campo de datos contiene un valor
BETWEEN x AND y en el intervalo
y comprendido entre x y y.
[x,y]
no
NOT BETWEEN x AND NOT BETWEEN x comprendido ... el campo de datos contiene un valor
y AND y en el intervalo no comprendido entre x y y.
[x,y]
tiene el valor
= FALSE = FALSE ... el campo de datos tiene el valor False.
False
Ejemplos
='Sra.' muestra los campos de datos que contengan «Sra.»
LIKE 'd?me' Devuelve los nombres de los campos que contienen tanto «dime» como «dame».
LIKE 'S*' Muestra los campos de datos con contenidos como «Sol».
BETWEEN 10 Muestra los campos de datos con contenidos comprendidos entre los valores 10 y
AND 20 20. (Puede tratarse tanto de campos de texto y como de cifras.)
Muestra los campos de datos con los valores 1, 3, 5, 7. Si, por ejemplo, el campo de
IN (1; 3; 5; 7) datos contiene una referencia, se puede definir una consulta que muestre el
artículo en cuestión con el número introducido.
NOT IN
Muestra los campos de datos que no contienen «Pérez».
('Perez')
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LikeSecuencia de escape: {escape 'escape-carácter'}
Por ejemplo: select * from Articulo where Nom_articulo like 'The *%' {escape '*'}
Este ejemplo proporciona todas las entradas en las que el nombre del artículo comienza con
'The *'. También es posible buscar caracteres, que de lo contrario se interpretan como
comodines, por ejemplo *, ?, _, % o el punto.
Por ejemplo: select articulo.* from {oj articulo LEFT OUTER JOIN pedidos ON
referencia=pedidos.ANR}
Para consultar el contenido de un cuadro de texto simplemente hay que definir la expresión
entre comillas. No se diferencia entre mayúsculas y las minúsculas.
Los campos de fecha se representan como #Date# para identificarlos. Las fechas, horas y
constantes (expresiones literales) de fecha y hora usadas en las condiciones pueden ser del
tipo SQL Escape Syntax o SQL2.
Todas las expresiones de fecha (literales) deben entrecomillarse con comillas simples. (Para
más detalles, consulte la documentación de la base de datos y conector específicos que esté
utilizando.)
Para filtrar los campos Si/No de tablas dBase, use la siguiente sintaxis:
P á g i n a 59 | 70
Estado Criterio de consulta Ejemplo
La sintaxis depende del sistema de base de datos utilizado. Debe tener en cuenta que los
campos Sí/no se pueden definir de forma distinta (únicamente 2 estados en lugar de 3).
Consultas paramétricas
Las consultas paramétricas permiten a los usuarios introducir valores durante la ejecución.
Estos valores se utilizan en los criterios de selección de los registros que se mostrarán. Cada
valor posee un nombre de parámetro asociado, el cual se utiliza para preguntar a los
usuarios cuándo se ejecuta la consulta.
Los nombres de los parámetros van precedidos de dos puntos en las vistas de Diseño y SQL
de las consultas. Esto puede emplearse en cualquier sitio donde puedan aparecer valores. Si
el mismo valor debe aparecer más de una vez en la consulta, se reutilizará el nombre del
parámetro correspondiente.
En el más sencillo de los casos, donde los usuarios proporcionan un valor que se ajusta para
igualarlo, tan solo hace falta introducir el nombre del parámetro precedido por dos puntos
en la fila Criterio. En el modo SQL esto debe escribirse así: WHERE "Campo"
= :Nombre_del_parámetro
Pueden utilizarse las consultas paramétricas como el origen de datos de los subformularios,
a fin de permitir a los usuarios restringir los registros mostrados.
P á g i n a 60 | 70
Entrada de parámetros
El cuadro de diálogo Entrada de parámetros solicita que se proporcionen los valores del
parámetro. Escriba un valor para cada parámetro de consulta y confírmelo pulsando en
Aceptar u oprimiendo Intro.
Los usuarios pueden utilizar los caracteres comodines de SQL «%» (cadena arbitraria) o
«_» (carácter sencillo arbitrario) como parte del valor para obtener registros con criterios
más complejos.
Modo SQL
SQL son las siglas en inglés de Structured Query Language (‘lenguaje de consultas
estructurado’), que designa un conjunto de instrucciones para actualizar y gestionar bases
de datos relacionales.
La consulta se puede formular directamente en código SQL. Sin embargo, debe tenerse en
cuenta que la sintaxis especial depende del sistema de base de datos que se utilice.
Al introducir el código SQL de forma manual es posible crear consultas específicas en SQL
que no sean compatibles con las superficies gráficas del Diseño de consulta. Estas
consultas deben ejecutarse en el modo SQL nativo.
Si pulsa el símbolo Ejecutar directamente la orden SQL en la vista SQL podrá formular una
consulta no procesada por Libre Office.
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Diseño de Informes
Access proporciona varias herramientas que le ayudarán a crear rápidamente informes atractivos
y fáciles de leer que presentan los datos de manera que mejor se adapte a las necesidades de sus
usuarios. Puede usar los comandos en la ficha crear para crear un informe sencillo con un solo clic.
Puede usar al Asistente para informes para crear un informe más complicado o puede crear un
informe agregando todos los datos y dar formato a los elementos usted mismo.
Independientemente del método que elija, probablemente le será al menos algunos cambios en el
diseño del informe para que se muestre a los datos de la forma que desee. En este artículo se
describe el proceso de diseño de un informe general y, a continuación, se muestra cómo agregar
elementos de diseño específicos al informe.
Por ejemplo, puede usar una fila para obtener información de producto y, a continuación,
varias filas extensibles para ventas de ese producto y por último, una fila de totales de
ventas para el producto. A continuación, la secuencia se repite para el siguiente producto y
P á g i n a 62 | 70
así sucesivamente hasta el final del informe. O bien, quizás el informe sea un listado
sencillo de los datos en la tabla, en cuyo caso el esbozo puede contener solo una serie de
filas y columnas.
Nota: Esta técnica también es muy útil si va a diseñar un informe de otra persona. En este
caso, la otra persona puede dibujar el esbozo antes de empezar a trabajar. Después de crear
el esbozo, determine qué tabla o las tablas contienen los datos que desea mostrar en el
informe. Si una sola tabla contiene todos los datos, puede basar el informe directamente en
dicha tabla. Más a menudo, los datos que desea que se almacenan en varias tablas debe
reunir en una consulta, antes de poder mostrar en el informe. La consulta puede insertarse
en la propiedad origen de registros del informe, o puede crear una consulta guardada,
independiente y base el informe en el.
Cada informe tiene una o varias secciones de informe. Las secciones que se encuentra en
todos los informes es la sección de detalles. En esta sección se repite una vez para cada
registro de la tabla o consulta que se basa el informe. Otras secciones suelen opcional y
repita menos y normalmente se usan para mostrar información común para un grupo de
registros, una página del informe o todo el informe.
La siguiente tabla describe donde se encuentra cada sección y cómo se usa normalmente la
sección.
P á g i n a 63 | 70
Para obtener información sobre cómo agregar o quitar el encabezado del informe y
secciones de pie de página o secciones de encabezado y pie de página, vea la sección
Agregar o quitar informe o una página secciones encabezado y pie de página en este
artículo. Puede agregar las secciones de encabezado y pie de grupo mediante el panel
agrupación, orden y Total en la vista Diseño o la vista Diseño.
La mayoría de los informes se organizan en una tabla o un diseño apilado, pero Access le
ofrece la flexibilidad para utilizar casi cualquier disposición de los registros y los campos
que desee.
Diseño tabular Diseño tabular es similar a una hoja de cálculo. Etiquetas están en la
parte superior y los datos están alineados en columnas debajo de las etiquetas. Tabular hace
referencia a la tabla apariencia de los datos. Este es el tipo de informe que Access se crea al
hacer clic en el informe en el grupo informes de la ficha crear. El diseño tabular es una
buena usar si el informe tiene un número relativamente pequeño de los campos que desea
mostrar en un formato de lista simple. La siguiente ilustración muestra un informe de
empleados que se creó mediante un diseño tabular.
Diseño apilado Un diseño apilado es similar a un formulario que rellenar al abrir una
cuenta bancaria o realizar una compra de un proveedor en línea. Con la etiqueta de cada
elemento de datos y los campos están apilados uno sobre otro. Este diseño es una buena
idea para los informes que contienen demasiados campos para mostrar en formato tabular,
P á g i n a 64 | 70
es decir, el ancho de las columnas excede el ancho del informe. La siguiente ilustración
muestra un informe de empleados que se creó mediante un diseño apilado.
Nota: En el Asistente para informes, este diseño se conoce como un diseño en columnas.
Justificar el diseño Si utiliza al Asistente para informes para crear el informe, puede usar
un formato justificado. Este diseño usa todo el ancho de la página para mostrar los registros
como compacta como sea posible. Por supuesto, puede lograr los mismos resultados sin
usar al Asistente para informes, pero puede ser un proceso concienzudo para alinear los
campos exactamente. La siguiente ilustración muestra un informe de empleados que se creó
usando con formato justificado del Asistente de informe.
P á g i n a 65 | 70
datos, los campos extiendan fuera del borde de la página. Si utiliza un diseño apilado, cada
registro ocupa mucho más espacio vertical que residuos de papel y hace que el informe sea
más difícil de leer.
Principio de página
Las líneas naranjas indican las filas y columnas del diseño de control y están visibles solo
cuando el informe está abierto en la vista Diseño o la vista Diseño. Diseños de control
ayudan a lograr una alineación uniforme de los datos en filas y columnas, y hacen que sea
más fácil agregar, cambiar el tamaño o quitar campos. Con las herramientas de los grupos
de la tabla y la posición en la ficha Organizar (disponible en la vista presentación o vista
Diseño), puede cambiar un tipo de diseño de control a otro, y puede quitar controles de
diseños de modo que se puede colocar el controles donde desee en el informe. Nota: Si usa
Access 2007, puede encontrar estas herramientas en el grupo Diseño de controles en la
ficha Organizar.
Principio de página
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Agregar secciones de encabezado y pie de informe o una página
Cada informe tiene una sección de detalle y también puede contener secciones de
encabezado del informe, encabezado, pie de página y pie de página del informe.
Además, si hay niveles de agrupamiento en el informe, es posible que vea
encabezados de grupo o pies de página (por ejemplo, el Archivo como encabezado
de la ilustración anterior). De forma predeterminada, los encabezados de grupo y los
pies de página se denominan usando el nombre del campo o expresión que es la
base del grupo. En este caso, el nombre del campo de agrupación es "Archivar
como".
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Quitar secciones de encabezado y pie de informe o una página
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ser subrayadas varias palabras en un campo y varias otras palabras en el mismo campo
pueden estar en cursiva. Sin embargo, todavía se puede establecer un estilo de formato
general del cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato de cuadro de texto
se aplica solo al texto que no se ha formateado específicamente utilizando el formato de
texto enriquecido.
Establecer el formato de estilos para un cuadro de texto que muestra un campo de texto
enriquecido
Utilice la siguiente tabla como guía para configurar propiedades del control de los
datos adjuntos.
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Propiedad Configuración
o Imagen o icono muestra gráficos como imágenes y
otros archivos como iconos. Esta es la configuración
predeterminada.
Mostrar como o Icono muestra todos los archivos como iconos.
o Clip muestra un icono de clip seguido del número de
archivos adjuntos entre paréntesis.
3. Si está utilizando el control para mostrar los gráficos, ajustar el tamaño del control
de datos adjuntos para que pueda ver la cantidad de detalle que desee.
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