Funciones de la Administración

Las 5 funciones de la administración fueron identificadas por el ingeniero francés Henri Fayol en su libro
"Administración Industrial y General" publicado en 1916 y que le valió un gran reconocimiento mundial. A
pesar de contar con más de 100 años, estas funciones continúan siendo de gran relevancia en la actualidad.

Las funciones de la administración son: Planeación, Organización, Integración de Personal, Dirección y

Control. Estas cinco funciones se enfocan en la relación entre el personal y su administración, y proveen
puntos de referencia para que los problemas puedan ser resueltos de forma creativa.

¿A qué se refiere cada una de las funciones de la administración y por qué es esencial que todo
administrador las conozca y practique para obtener los mejores resultados en su empresa?

Función de Planeación
Planificar es ver hacia el futuro. Es decidir por adelantado qué se va a hacer, cómo se va a hacer, cuando se
va a hacer y quién lo va a hacer. Es trazar un mapa de dónde se encuentra la organización y hacia donde
queremos llegar.
De acuerdo con Fayol, esbozar un buen plan de acción es la parte más difícil de las 5 funciones de la
administración. Esto requiere la participación activa de toda la organización, estableciendo metas a cumplir
en un orden lógico.

En cuanto al tiempo e implementación, el administrador debe planificar a corto y largo plazo, enlazando y
controlando en diferentes niveles de la organización. Para garantizar continuidad, debe tomar en cuenta los
recursos disponibles de la empresa y la flexibilidad del personal.

Función de Organización
Una organización solamente puede funcionar bien si está bien organizada. Esto significa que debe haber
suficiente capital, personal e insumos para que la organización se desarrolle correctamente y construya una
estructura funcional.

La organización involucra la identificación de las responsabilidades a realizar, agrupar las responsabilidades

en departamentos o divisiones, y especificar las relaciones organizacionales. El objetivo es lograr un
esfuerzo coordinado entre todos los elementos de la organización.

Una estructura organizacional con una buena división de funciones y tareas es de crucial importancia.
Cuando la cantidad de funciones aumenta, la organización se expande tanto horizontal como verticalmente,
requiriendo un tipo distinto de liderazgo.

La organización debe tomar en cuenta la delegación de autoridad y responsabilidades, así como la extensión
del control entre las unidades supervisoras.

Función de Integración de Personal

La integración de personal se refiere a llenar los puestos de trabajo con la gente idónea para cada puesto, en
el momento idóneo. Requiere determinar las necesidades de personal, redactar descripciones de puestos,
reclutamiento y selección del personal.

Al recibir órdenes e instrucciones de trabajo claras, los empleados saben exactamente lo que se requiere de
ellos. El desempeño del personal será optimizado si se les dan instrucciones concretas con respecto a las
actividades que deben realizar.

Función de Dirección

Dirigir es liderar a los empleados de tal manera que se alcancen los objetivos de la organización. Esto
implica asignar adecuadamente los recursos y proveer un sistema de soporte efectivo.

Cuando todas las actividades funcionan de manera harmoniosa, la organización funciona mejor. Los
administradores exitosos tienen integridad, excepcionales destrezas interpersonales, comunican de forma
clara y basan sus decisiones en auditorías regulares. Son capaces de motivar a un equipo y de hacer que los
empleados tomen iniciativas.

Uno de los problemas cruciales en la dirección es conseguir el balance correcto entre el énfasis en las
necesidades de personal y el énfasis en la producción económica.

Función de Control
El control permite evaluar la calidad en todas las áreas y detectar si la organización se ha desviado del plan o
corre el peligro de desviarse. Así puede asegurarse un rendimiento de alta calidad y resultados satisfactorios,
mientras se mantiene un ambiente ordenado y a salvo de problemas.

El control se lleva a cabo en un proceso de 4 pasos:

 Establecimiento de estándares de rendimiento basados en los objetivos de la organización

 Medición y reporte del rendimiento real
 Comparación de los resultados de la medición con los estándares
 Tomar las medidas de corrección o prevención necesarias

Otras formas de estructurar las funciones

La estructura de Fayol se ha utilizado y ha sido sometida a prueba desde la publicación de su libro en 1916.
Estas funciones se extendieron en pocos años desde Francia hacia el resto del mundo, y aunque muchos
intentaron diferentes formas de organizar el conocimiento administrativo, la mayoría de los autores
adoptaron la estructura de Fayol u otra muy similar.

Algunos académicos han organizado el conocimiento administrativo en torno a los papeles de los
administradores. Aunque se han hecho algunas contribuciones valiosas con este enfoque, en el que también
se evidencia la planeación, organización, integración de personal, dirección y control, el enfoque basado en
los papeles tiene ciertas limitaciones.

Por eso hoy en día, a pesar de que Fayol las enumeró hace más de 100 años, las funciones de los gerentes
continúan siendo practicamente las mismas. Ciertos autores sugieren agregar una sexta función: la función
de Previsión.

Función de Predicción o Pronóstico

Para Fayol, la predicción formaba parte de la planeación, por lo que va implícita en sus funciones
administrivas. Sin embargo, años más tarde algunos autores separaron esta función de la planeación para
convertirla en una sexta función (que en la práctica se convierte en la primera función).

La función de predicción indica que el administrador debe examinar el futuro para luego diseñar un plan de
acción. Implica estimar los eventos relevantes y problemas del futuro basándonos en los acontecimientos
pasados y presentes. Para ello, la utilización de técnicas estadísticas puede ser muy útil. Una buena previsión
permite tener una buena base para la planeación.