BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Organisasi perkantoran merupakan salah satu bidang kegiatan dalam
administrasi perkantoran, yaitu pengelompokan dan pengaturan berbagai macam
kegiatan yang dipandang perlu setelah sebelumnya diadakan perencanaan
dalam rangka usaha penyelenggaraan perkantoran guna guna membantu pucuk
pimpinan dalan pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.

Kegiatan yang dilakukan dalam ruang lingkup organisasi modern perkantoran

terdiri atas kegiatan pengelompokan dan penyusunan tugas-tugas operasional
kantor yang harus dilakukan, penentuan lokasi gedung kantor, penyusunan tata
ruang kantor, penunjukan dan pengelompokan orang-orang atau personil yang
harus melaksanakan pekerjaan kantor, penyusunan tata cara atau prosedur
pelaksanaan tugas-tugas operasional kantor, penyusunan formulir yang
digunakan dalam perkerjaan kantor.

B. Tujuan Penyusunan
Adapun tujuan dalam penyusunan makalah ini yaitu :
1. Memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen
2. Memperluas pengetahuan mengenai sistem administrasi perkantoran

C. Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini yaitu :
1. Pengertian dan Ruang lingkup Organisasi
2. Prinsip Organisasi
3. Fungsi Organisasi
4. Ruang lingkup administrasi Perkantoran Modern
5. Peran Manajer Kantor

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah penyusunan dan pengelompokan kegiatan dan orang-orang
yang melaksanakan kegiatan tersebut dalam usaha mencapai tujuan bersama
yang ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat dinjau dari dua sudut pandang
yaitu :

1. Organisasi dapat dipandang sebagai “wadah” atau tempat dimana kegiatan-

kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan .
Maksud dari orgasasi sebagai wadah yaitu sifatnya relative statis artinya
sekali ditetapkan susunan atau strukturnya, tidak berubah-rubah selama
waktu tertentu, apabila terdapat perubahan kebutuhan yang diakibatkan oleh
pengaruh lingkungan misalnya: karena perkembangan masyarakat dan
faktor-faktor lain yang berubah, baru diadakan penyesuaian dalan susunan
organisasi yang bersangkutan, biasanya setelah kurun waktu lima tahun atau
lebih. Sebagai contoh misalnya organisasi kelurahan atau desa yang semula
membawahi 8 lingkungan atau dukuh, sebagai akibat dari makin
meningkatnya jumlah penduduk dan makin banyaknya macam-macam
pelayanan yang harus dilakukan, maka dipecah menjadi 2 buah kelurahan
atau desa.
2. Organisasi sebagai proses dimana analisis interaksi antara orang-orang
yang menjadi anggota organisasi itu.
Organisasi sebagai proses menyoroti interaksi antara orang-orang didalam
organisasi itu, karenanya organisasi sebagai proses sifatnya lebih dinamis
dibandingkan dengan organisasi sebagai wadah. Organisasi sebagai proses
membawa kita kepada pembahasan berbagai hubungan manusia dalam
organisasi tersebut, yaitu hubungan formal atau kedinasan, yang biasanya
diatur dalam hukum pendirian organisasi yang bersangkutan atau terlihat
pada struktur organisasi dengan adanya hierarki atau jenjang jabatan dalam
organisasi tersebut, dan hubungan informal yang timbul sebagai akibat dari
interaksi atau kontak pribadi antara orang-orang dalam organisasi itu.
2
B. Ruang Lingkup Organisasi Perkantoran
Adapun yang menjadi ruang lingkup organisasi tergantung dari tujuan organisasi
yang bersangkutan dan kegiatan-kegiatan apa yang harus dilakukan dalam
usaha mencapai tujuan tersebut, dan yang menjadi ruang lingkup organisasi
perkantoran yaitu :
1. Melayani pekerjaan operatif yang harus dilakukan guna mencapai tujuan
organisasi, misalnya menyelenggarakan tata usah/ surat menyurat,
melaksanakan pembukuan keuangan, melakukan pencatatan hasil kegiatan
seperti hasil produksi, hasil penjualan dan kegiatan lain yang berifat
menunjang
2. Menyediakan keterangan atau informasi bagi pimpinan organisasi sebagai
bahan untuk pengambilan keputusan dan perumusah kebijakan organisasi
3. Membantu kelancaran dalam pengembangan organisasi sesuai dengan
perubahan yang diperlukan sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi.

C. Prinsip Organisasi
Dalam organisasi memiliki unsur-unsur pokok yaitu manusia, tujuan, tugas
pekerjaan dan peralatan/fasilitas, dengan demikian tiap organisasi harus memiliki
unsur tersebut baik organisasi itu bersifat organisasi Negara/pemerintah yang
mengatur dan memberi pelayanan terhadap masyarakat atau bersifat
niaga/bisnis yang menghasilkan barang dan jasa serta menjual kepada
masyarakat dengan mencari keuntungan atau bersifat sosial/kemasyarakatan
yang memberikan bantuan serta pelayanan kepada masyarakat tanpa mencari
keuntungan.

Berdasarkan data diatas suatu organisasi yang baik harus memiliki prinsip atau
ciri pokok sebagai berikut :
 Terdapat tujuan yang jelas,
 Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap anggota organisasi
 Adanya kesatuan perintah dan kesatuan arah
 Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab
 Adanya pembagian tugas pekerjaan yang merata dan sesuai
3
  Susunan atau struktur organisasi
 Pola dasar organisasi harus relative permanen/tetap
 Adanya jaminan stabilitas jabatan atau pekerjaan (security of tenure)
 Pemberian balas jasa atau imbalan kepada anggota organisasi.

D. Fungsi Organisasi
Hakikat organisasi adalah pembagian tugas. Pembagian tugas tersebut
dilakukan dalam usaha untuk mencapai tujuan sehingga dapat dikatakan pula
bahwa organisasi merupakan alat/sarana untuk mencapai tujuan. Dengan
demikian organisasi berfungsi sebagai sarana atau cara agar pencapaian tujuan
lebih mudah dilakukan dari pada sendiri tanpa pembentukan suatu organisasi.

Jadi organisasi mempunyai fungsi atau sifat tugas sebagai berikut :

1. Sebagai alat/ sarana untuk mencapai tujuan dengan sistem kerja sama antara
orang-orang dalam mencapai tujuan
2. Sebagai kelompok atau himpunan orang-orang (wadah) dalam melaksanakan
kerja sama tersebut
3. Sebagai proses pembagian tugas/pekerjaan yang harus dilakukan dalam
usaha pencapai tujuan.
Sedangkan administrasi hakikatnya adalah menyelenggarakan kegiatan
perkantoran. Kegiatan perkantoran dilakukan dalam rangka membantu puncak
pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan
organisasi.

Berdasarkan pengertianny, administrasi berfungsi sebagai sarana atau alat untuk

mencapai tujuan organisasi. Fungsi administrasi atau sifat tugas yang serupa
dengan organisasi sebagai berikut :
 Sebagai kelompok orang yang melakukan kerja sama
 Sebagai pelaksana yang melaksanakan tugas dengan menggunakan alat-
alat, sarana, materi dan perlengkapan
 Sebagai pembantu pimpinan agar dapat bekerja secara efektif dan efisien
dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

4
E. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Modern
Organisasi perkantoran seperti dikemukakan dalam pendahuluan dapat diartikan
sebagai pengelompokan dan pengaturan berbagai macam kegiatan operasional
dalam rangka penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan
organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisai.

Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan
administrative (tata usaha) yang dapt dilakukan dengan tangan atau
mesin,contoh : kantor pusat tata usaha universitas , kator secretariat kecamatan,
dan sebagainya , sedangkan tata usaha atau administrasi dalam arti sempit
mempunyai tiga peranan pokok yaitu :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan keterangan atau informasi bagi pucuk pimpinan organisasi
untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat
3. Membantu kelancaran pengembangan organisasi secara keseluruhan.

F. Peranan Manajer Administrasi Kantor

Sebagai seorang kepala dalam pengumpulan , pemrosesan, penyimpanan,
pemakaian dan pendistribusian informasi, seorang manajer administrasi kantor
memainkan peranan penting dalam proses pengambilan keputusan dengan
kemungkinan penggunaan biaya yang minimum, dengan ketepatan informasi dan
berguna di setiap waktu.

Dalam suatu perusahaan manajer kantor mungkin dia adalah seorang akuntan,
dan dibeberapa perusahaan lain manajer kantor adalah manajer personalia atau
keuangan yang bertanggung jawab dalam pengawasan dan pengarahan
bermacam-macam aktivitas kantor, atau mungkin manajer kantor dia adalah
kepala bagian kantor yang bertanggung jawab untuk menjabarkan tugas-tugas
kepada semua bagian.

Dalam analisis para ahli mengenai peranan manajer kantor , ada tiga aktivitas
utama yang sering dilakukan oleh manajer kantor adalah memelihara hubungan
dengan karyawan dengan cara mendengarkan pendapat mereka, analisis
5
jabatan dan mangadakan komunikasi-komunikasi tertulis (pembuat surat-surat
dan laporan).

Hal ini sama juga dikemukakan oleh Schmidt dan Waner, mereka menemukan
bahwa manajer kantor menghabiskan sebagian waktunya terutama untuk
berkomunikasi secara lisan dan tulisan, dengan perbandingan dua kali lebih
banyak komunikasi lisannya daripada tulisan.

6
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kantor merupakan tempat suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah,
swasta, maupun lembaga masyarakat. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam
ruang lingkup Organisasi Perkantoran adalah pengelompokan orang-orang atau
personil kantor, dan penataan ruang lingkup organisasi kantor, dalam setiap
organisasi terdapat unsur-unsur organisasi yang terdiri dari manusia, tujuan,
tugas dan peralatan.

Tempat dan pusat kegiatan yang ada hubungannya dengan usaha pencapaian
tujuan organisasi dalam arti Negara atau perusahaan disebut kantor, kegiatan
kantor disebut juga dengan kegiatan tata usaha memegang peranan penting
dalam tiga hal yaitu :
1. Melayani pekerja operatif guna mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Sedangkan ruang lingkup kegiatan administrasi perkantoran mencakup yang

ada didalam organisasi dan diluarnya, terutama yang berkaitan dengan
tanggung jawab operasional suatu organisasi, baik Negara maupun niaga.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor. Jakarta.

Sugandha Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam
Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.
Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung : Sinar
Baru.