Diario de administración de registros

La implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos: Un estudio de caso del sector público
Keith Gregory

Información artículo:
Para citar este documento:
Keith Gregory, (2005), "Implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos", Records Management Journal, vol. 15 Iss 2 pp
80 -. 85
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http://dx.doi.org/10.1108/09565690510614229

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Gary P. Johnston, David V. Bowen, (2005), "Los beneficios de los sistemas electrónicos de gestión de registros: una revisión general de los
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http://dx.doi.org/10.1108/09565690510632319

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Management Journal, vol. 15 Iss 3 pp 150-157 http://dx.doi.org/10.1108/09565690510632337 Brendan E. Asogwa, (2012), "El reto de la gestión de
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RMJ
15,2
La implementación de un sistema de gestión
de documentos electrónicos
Un estudio de caso del sector público
80
Keith Gregory
NHS Compras y Agencia de Abastecimiento, Chester, Reino Unido

Resumen Propósito - Este artículo trata de examinar la aplicación práctica de un sistema de gestión de documentos electrónicos en
el Compras y Abastecimiento Agencia Nacional de Salud, una agencia del gobierno del Reino Unido.

Diseño / metodología / enfoque - En él se examinan las cuatro etapas principales de la especificación y selección del sistema a través de la
evaluación posterior a la ejecución y la identi fi ca las lecciones aprendidas en el contexto de la organización fi co y su cultura de
mantenimiento de registros.

Recomendaciones - La implantación de un sistema de ERM provoca un cambio cultural masivo que puede ser más fácil con el apoyo
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de la alta dirección. Sin embargo, los resultados deseados también se puede lograr con un equipo fuerte si la alta dirección faculta al
proyecto, pero no involucrarse personalmente.
La originalidad / valor - Este artículo le dará una visión a aquellas organizaciones que están pensando en implementar un sistema de
ERM.

Palabras clave entrega de documentos electrónicos, Servicio Nacional de Salud, Gestión de la información

Tipo de papel Caso de estudio

Introducción
La obtención en un sistema de gestión de documentos electrónicos (ERM) es un proceso largo y complejo. Cada
organización que lleva a cabo un programa de ERM pasará a través de las mismas etapas, pero cada viaje es único para
cada organización. Esto es debido a que cada organización tiene un conjunto diferente de los deseos y necesidades y un
conjunto diferente de las culturas en el que estos deseos y necesidades están actuando. Los gerentes de proyecto deben
ser capaces de seguir una serie de hitos a lo largo de un camino elegido, sino que también deben estar preparados para ir
fuera de los caminos de vez en cuando y seguir su propia ruta.

Thereare cuatro etapas claras eachorganisationmustgo throughbut eachexperiencewill, sin duda, ser diferentes. La
etapa previa a la adjudicación que se caracteriza por todo lo que tiene que hacer antes de la adjudicación del contrato; la
etapa de desarrollo es sobre el trabajo que tiene que hacer entre bastidores una vez que tenga el software; la fase de
puesta en marcha iswhen el sistema está siendo utilizado por primera grupos piloto y la fase de evaluación es el trabajo que
tiene que hacer para establishhowsuccessful theproject hasbeenonceeveryone isusing theERMsystem. Es una historia
complicada de aprender nuevas habilidades, la frustración y la lucha intelectual.

Es un proceso sin fin, incluso cuando todo el sistema está en funcionamiento nunca se deja de aprender. Aprender
sobre el propio sistema, el aprendizaje acerca de las preferencias de los usuarios y aprender acerca de cómo la cultura
de la organización funciona tanto en los usuarios y el sistema.
Gestión de registros Vol. 15 No. 2, 2005
pp. 80-85
Antes de considerar las etapas de un sistema de ERM es importante mirar brevemente en la cultura de la
q Emerald Group Publishing Limited 0956-5698
organización y la tradición de gestión de registros que existía en el momento.
DOI 10.1108 / 09565690510614229
 Cultura de mantenimiento de registros Implementar
La Agencia de Compras y Abastecimiento NHS (la Agencia) es un organismo ejecutivo del Departamento de Salud, un
un SGDEA
departamento del gobierno central del Reino Unido. Se formó en abril de 2000 a partir de un antiguo cuerpo NHS. Lo
más importante a destacar es que no existía una cultura de mantenimiento de registros corporativos en la Agencia.

La Agencia negocia contratos en nombre de la NHS y es responsable de la negociación de algunos de los

contratos más importantes en el NHS. De las drogas a equipos médicos y equipos de RM, sándwiches, gas y 81
electricidad, a los efectos de escritorio y sillas de ruedas, la Agencia ha negociado por lo general el contrato.
Debido a que puede aprovechar las economías de escala, utilizando la gran capacidad de compra de la NHS, por
lo general se puede negociar mejores acuerdos para el NHS.

Hay alrededor de 330 empleados en cuatro sitios diferentes (lectura, Chester, Normanton y Shef de campo),
incluyendo casi 60 trabajadores a domicilio. La Agencia cuenta con secciones de sus propios recursos humanos, finanzas
y TI. Cualquier sistema ERM tiene que abarcar todas estas funciones.

Una gran cantidad de personas en la Agencia son expertos absolutos en su campo elegido. Por desgracia, lo que
también ocurrió fue que esta especialización y la falta de una cultura de gestión de registros condujeron a una “mentalidad
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de silo” donde todo el mundo se desarrolló sus propias formas de trabajar y había poco intercambio de conocimientos e
ideas.
Esto se puso en relieve muy agudo cuando se llevó a cabo una auditoría de la información. Esta fue la
primera tarea muy como jefe de proyecto del proyecto de ERM y fue una experiencia de castigo. No sólo era
evidente que cada sección trabajó de manera diferente, sino también que cada sección cree que su forma de
trabajar era la mejor manera de hacer las cosas y era todos los demás que tenía los problemas.

Esto fue cierto incluso de una sección donde la gente confesaron no ser capaz de encontrar nada de su trabajo, por lo
que salvó a todos sus documentos en tres o cuatro diferentes archivos - sólo para estar en el lado seguro. Y había una
sección que lo encontró difícil hacer un seguimiento de todos los archivos que habían creado, así que tenían un expediente
llamado “¿Dónde está todo?” - no es un comienzo muy prometedor.

Pero ayudó a concentrar la mente. Para cumplir con los objetivos establecidos en el La modernización de Gobierno ( 1999)
de papel blanco, y para prepararse para la introducción de la Acta de Libertad de Información ( 2000) implicaría un cambio
cultural enorme para la Agencia. Para continuar utilizando los mismos sistemas no estructurados, que siempre habían sido
utilizados habrían hecho prácticamente imposible para buscar y encontrar lo que se necesita cuando se le preguntó por la
información en el marco del Acta de Libertad de Información. La Agencia no podía permitirse el lujo de dejar que eso ocurra.

Por lo tanto era necesario un sistema corporativo y estructurado que le permitió buscar y encontrar información de forma
rápida y eficaz; un sistema de ERM que ayudó a que se convierta en “un centro de conocimiento, la experiencia y la
excelencia en nombre de la función de compras en el NHS”. El NHS se parece a la Agencia para el asesoramiento y
orientación sobre la compra de materias y por lo que debe estar en la vanguardia de las mejores prácticas no sólo en la
compra, sino en todos los aspectos de lo que hace. Y que también incluye la gestión de documentos.

Así que la primera vacilante Se adoptaron medidas para ser una organización de intercambio de conocimientos
en lugar de alentar tácitamente “silos” de conocimiento, donde cada sección más o menos sabe lo que está
haciendo, pero nadie más lo hace. El gran problema en trabajar en silos es que nadie puede ver la imagen
completa - la Agencia no sabe lo que sabe la Agencia. Un sistema ERM ayuda a descomponer estos cial arti fi
pero muy potente
 RMJ barreras para el cambio. Un sistema de ERM es, por lo tanto, mucho más que una pieza de software - también se trata
de un cambio cultural. Embarcarse en este viaje, inevitablemente, significa cambiar completamente la forma en que las
15,2
personas trabajan, piensan y actúan. Esto es, con mucho, el mayor desafío y es algo por lo que uno nunca deja de
disculparse.
Las personas son a menudo muy conservadora. No les gusta el cambio y que no les gustan los nuevos
sistemas informáticos y, más que eso, odio tener que pensar en cómo funcionan.
82

El proceso de pre-premio
El inicio del proyecto es donde comienza el trabajo duro. Es el momento en el que se aprende más acerca de lo que la
implementación de un sistema de ERM se trata. Hay mucho que aprender y, para aquellos que, como nosotros, que son
completamente nuevos para ERM el mejor lugar para comenzar es el sitio web de National Archives
(www.nationalarchives.gov.uk), que tiene una gran cantidad de ayuda y consejos sobre dónde para iniciar y cómo proceder.

Un plan de implementación compleja fue ideado y utilizado para todos los meses para anotar el progreso y
comprobar las cosas bien se habían hecho. Y cada mes tenía que ser cambiado para reflejar el trabajo que en
realidad se había hecho y para incorporar el nuevo trabajo que había que hacer. Esta es la parte más difíciles del
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proceso porque al comienzo del proyecto, es muy difícil saber exactamente dónde va. Es casi como tener una
secuencia de comandos no se puede leer en la oscuridad y no se puede encender la luz porque no se puede
conseguir su venda de los ojos!

Es importante extraer el grupo del proyecto de todas las funciones y especialidades dentro de la organización.
También será necesaria una gama de calidades y experiencia para asegurar la máxima aceptación por parte de los
usuarios. Es importante que el grupo del proyecto están dispuestos a viajar con el director del proyecto. Sin embargo,
estar dispuestos a realizar cambios en el grupo de proyecto si son necesarias. El proyecto puede tomar nada hasta tres
años para completar lo que es muy posible que el grupo de proyecto que se inicia el proyecto no va a ser el que lo
termina. No subestime la cantidad de trabajo necesario, ni la cantidad de tiempo que tomará. Esté preparado para
cambiar al grupo si la dinámica no está funcionando o si la gente realmente no pueden permitirse el lujo de pasar el
tiempo haciendo el trabajo necesario. La gente tiene que hacer trabajos reales y sería absurdo creer que todo el mundo
puede disponer de tiempo para trabajar en un proyecto que consume mucho tiempo. Puede ser mejor, para la salud a
largo plazo del proyecto, contar con un equipo pequeño y dedicado que haga el trabajo duro y un grupo estrategia de
nivel más alto que el sello de goma decisiones clave. Este método de trabajo puede ser más eficaz, pero equilibrada
contra esto es el hecho de que es mucho menos representativo.

Quizás la tarea más importante en esta primera etapa del proyecto es el desarrollo de los “Requisitos
funcionales” - un documento con todo lo que quiere (y necesita) el sistema ERM a hacer.

Esto puede ser un proceso lento ya que los requisitos de un sistema de este tipo son muchos y complejos. El
documento de la Agencia redactó fue de más de 100 páginas de largo con cientos y cientos de diferentes criterios
elaborados a partir de tres fuentes principales: el Archivo Nacional (2002) Requisitos funcionales, la MoReq
Europea (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos) especi fi cación (MoReq especí fi
cación, 2001) y sus propias necesidades, idiosincrásicas particulares. En esta etapa del proyecto la importancia de
cada uno de los requisitos no puede ser entendido y ciertamente no habrá ningún concepto de lo que todos parecen
o cómo operan en la práctica, pero es importante saber que la
 proveedores potenciales frente a todos y cada uno de ellos y explicar cómo van a trabajar. Implementar
un SGDEA
necesitará el documento de requisitos funcionales para ser revisados ​en etapas regulares durante todo el
proyecto para comprobar que el sistema es el que el equipo del proyecto pensó que había ordenado. Arquitectura de
la información se basa en un buen diseño y el documento de requisitos funcionales es el modelo.

83
La fase de desarrollo
El duro trabajo realmente comienza una vez que llegue el software. Este es el momento en el que se aprende más sobre la
implementación de un sistema de ERM. Es donde el modelo se convierte en un modelo.

Usted tiene que conocer el sistema, entender sus peculiaridades y debilidades y aprender todo en el documento de 100
páginas realmente funciona. Si, como la Agencia, no hay presupuesto para dar cabida a una gran cantidad de consultores para
mostrar cómo funciona, entonces hay una gran cantidad de aprender a hacer. Y es una curva de aprendizaje muy empinada. Antes
que los demás se puede dejar sueltos en el sistema del equipo de proyecto debe saber que adentro hacia afuera. No es bueno la
gente que viene con problemas si el equipo no sabe las soluciones. Es probable que no es necesario para los especialistas que se
convierta en la gestión de documentos, pero es absolutamente vital que los administradores de registros aprender algunas
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habilidades de TI.

Uno de los pilares fundamentales del sistema de ERM es el fi l plan corporativo (también conocido como un
esquema de clasi fi cación de negocios). Esto será difícil de diseñar y aún más di fi culto de implementar. Va a ser muy
complicado conseguir que la gente trabaje más corporativamente. Se vuelve aún más compleja, ya que puede ser
necesario para desafiar a sus formas de pensar. Todos los libros de texto dicen que el mejor diseño para un fi
corporativa le Plan se basa en la función en lugar de trabajar individual o en equipo. Esto se debe a que las funciones
son menos propensos a cambiar con el tiempo. Por otra parte, un plan de fi le funcional puede dar una ventaja si un
tesauro necesita ser diseñado e implementado. El nombre de cada uno de los archivos formará parte del tesauro.

Será, sin embargo, será más fácil decirlo que hacerlo para obtener secciones se pongan de acuerdo sobre un plan de archivo. Por
ejemplo, una sección puede decir que necesitan, por ejemplo, la administración de los archivos. Otra sección puede decir que de fi
nitivamente no quieren que la administración de los archivos. Por lo tanto, en caso de que sea o no? No hay respuestas fáciles. Es un
trabajo de ficción de culto extremadamente dif. Pero, tiene que ser dicho, el plan de fi corporativa le es uno de los mayores éxitos del
equipo de proyecto. Desde su introducción se ha producido una importante reorganización y, porque se basa funcionalmente en lugar de
equipo o de la sección de base, prácticamente ningún trabajo ha sido necesario reestructurarlo.

Nada resume la experiencia de la Agencia del proyecto MTC mejor que los programas de retención y eliminación.
Antes de ERM cada sección trabajaron a sus propios principios de disposición - pero no fue coordinada sobre una
base en todo el Organismo. áreas individuales como de recursos humanos, las finanzas y las secciones de compra
tenían sus propios programas de retención y eliminación individuales; el proyecto de ERM a todos ellos reunidos en
una única política para la primera vez. Y ahora, cuando alguien quiere abrir un nuevo archivo, el sistema selecciona
automáticamente el horario de la retención y disposición de su matriz. Es una obra maestra de diseño, porque la gente
sólo tiene que decidir dónde el expediente irá y el sistema selecciona automáticamente el programa pertinente de
eliminación.

Una vez que el sistema ha sido construido es finalmente listo para otras personas para empezar a usarlo. Aquí es donde
los grupos pilotos entran en juego. Y el viejo dicho de que ningún plan de batalla sobrevive más de primer contacto con el
enemigo es absolutamente cierto, por lo que una ERM
 RMJ sistema se refiere. Una vez que el sistema deja el grupo del proyecto y empieza a ser utilizada por otras personas es donde el
trabajo duro comienza realmente.
15,2

La fase de puesta en marcha

Puede ser dif fi cil de obtener suficientes equipos de voluntarios para estar en el grupo piloto. Esto es en parte porque
estarán demasiado ocupados para asumir un nuevo proyecto y en parte debido al miedo a lo nuevo. De hecho, puede
84 incluso ser dif fi cil de conseguir algunos equipos totalmente a bordo. Siempre habrá personas que preguntan si es
obligatoria; si les afecta. Su sección es diferente a los demás - ¿no sabes? Tiene requisitos especiales y por lo tanto
no se puede utilizar el sistema como todos los demás. La pregunta siempre será el mismo. Y también lo hará la
respuesta, por supuesto.

Por desgracia, tiene que haber un elemento de compulsión cuando se implementa un sistema de ERM. Si las
personas se les da la opción de usar o llevar en la forma en que siempre han trabajado, que se de fi nitivamente
nunca, nunca optar por trabajar de manera diferente. Ellos siempre preferirán continuar el camino que siempre
han trabajado. Se necesita una mezcla de persuasión y la coacción para que la gente a utilizar el sistema - los
dos palos y zanahorias. O, siendo muy inteligente, los palos se verá como las zanahorias, ya que, por desgracia,
son los palos que mejor funcionan. Puede ser que el mayor palo más eficaz es deshabilitar las viejas formas de
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funcionar por completo. La Agencia trató esto y, curiosamente, el uso de ERM se disparó en la acumulación de
apagar las unidades antiguas.

Nunca se sabe qué preguntas que la gente va a pedir o de qué manera van a meterse en un lío hasta que
empiezan a utilizar el sistema por sí mismos. Lo que el equipo piensa que es fácil y sencillo, bien podría ser difícil y
complicado para todos los demás. La construcción de un sistema de ERM necesita la guía de un idiota a todo. Y no
es suficiente con sólo escribir las guías y los puso en un sitio de intranet; La gente tiene que ser dicho que están
allí. No hay absolutamente ningún sustituto para la comunicación y muy a menudo la mejor manera de hacerlo es
mediante el correo electrónico. No hay garantía, sin embargo, que incluso si se envía un correo electrónico que el
personal lo leerá. El plan de comunicación debe ser sofisticada y de gran alcance. Uno de los métodos de
comunicación no será satisfactorio.

El correo electrónico es un tema muy interesante y emotiva para la gestión de documentos. Más que cualquier otro sistema, la gente siente

que los sistemas de correo electrónico pertenecen a ellos. Incluso si sus carpetas de correo electrónico están llenos de documentos

relacionados con el trabajo, decisiones, etc., para que hagan mover el correo electrónico en el sistema de ERM es un gran problema. En lo

personal, creo que el correo electrónico es un método de comunicación, no es un método de almacenamiento - pero es un mensaje que sólo se

está filtrando lentamente a través. Muchas decisiones son tomadas por el correo electrónico y las bandejas de entrada de las personas a

menudo tienen más información que sus unidades compartidas. Poco a poco el mensaje está llegando que el lugar correcto para el

almacenamiento de trabajo es el MTC no electrónica en cajas. Pero la gente está menos dispuesto a renunciar a sus carpetas de correo

electrónico de lo que son sus unidades compartidas. Por lo que el palo y la zanahoria son necesarias de nuevo. La Agencia está teniendo un día

de amnistía de correo electrónico y la intención es comenzar a reducir el tamaño de las carpetas de correo electrónico de todo el mundo. Es una

buena manera de concentrar la mente de las personas.

Cuando se construye el sistema ERM, uno de los más puestos de trabajo que requieren mucho tiempo es asegurarse de que la gente
pueda trabajar en las áreas que necesitan para funcionar, pero no pueden tener acceso a áreas que no necesitan. Por ejemplo, es posible
que no desea que todos sean capaces de ver y leer todos los recursos humanos, las finanzas o la planificación de emergencias archivos.
Así que hay que tomar el tiempo para asegurarse de que cada componente se puede acceder por cualquier equipo necesita para acceder
a ella. Hay cientos de archivos en cientos de carpetas así que esto no es un trabajo fácil. Pero cuando lo haces
 y hacer las cosas bien es tan gratificante como la mejor música o la poesía. Es a la vez una ciencia y un arte. Implementar
un SGDEA
Siempre hay más de un sistema de ERM que las personas están capacitados para utilizar. Por lo tanto, el nivel de
formación impartida a todo el mundo necesita para ser considerado. formación básica Un día completo será suficiente.
Francamente, era más que suficiente para algunas personas. superusuarios pueden ser necesarios en cada sección. Si
estas personas se les da la formación de un día de entrenamiento de extra que podrán ayudar a sus colegas. Más que
eso, habrá un campeón en cada sección. La formación es, por supuesto, el mayor compromiso continuo y es donde 85
realmente comienza el trabajo duro.

La etapa de evaluación
El equipo se ha implementado con éxito el sistema de ERM y todo el mundo es, en mayor o menor medida, de
usarlo. Estamos empezando a mirar las lecciones aprendidas.

Lecciones aprendidas
Todos los libros de texto dicen que es vital para conseguir la alta dirección buy-in para el proyecto de ERM. A
pesar de la alta dirección buy-in es muy deseable, es posible, si usted está decidido y resuelto, para implementar
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un sistema de ERM sin ella. Los resultados deseados pueden alcanzarse si la alta dirección faculta al equipo de
proyecto para producir los resultados, pero no involucrarse personalmente.

El mayor reto, sin duda, enfrentado es el cambio cultural masivo necesario para traer a un sistema de ERM. Sin
duda, cualquier sistema de ERM es un desafío intelectual masiva - Es necesario comprender cómo una nueva pieza
de software funciona, usted tiene que ser capaz de explicar esto a los demás y hay que conseguir que la gente a
pensar, actuar y trabajar de manera diferente. A desarrollar habilidades y conocimientos series que nunca creyó
posible.
Nunca será suficiente, o el derecho, los recursos, tanto en términos de precio y el personal. Pero hacerlo de la forma
en que la Agencia lo hizo, con un pequeño equipo dedicado, el equipo tiene que estar muy motivado y apoyarse unos a
otros, ya que es poco probable que conseguir mucha ayuda gracias o de cualquier otro lugar.

La instalación de un sistema de ERM es siempre una tarea mucho más grande de lo que nadie piensa.
Se tomará todo el tiempo, dinero y personas que se pueden lanzar en él. Es una tarea sin fin, ingrata y,
personalmente, he disfrutado cada minuto de él.

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