Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
PROPOSAL SKRIPSI
i
LEMBAR PERSETUJUAN
CALON PEMBIMBING TUGAS AKHIR
1. Judul : Analisis dan Perancangan Aplikasi Pengelolaan
Arsip Berbasis Web
2. Personalia Tugas Akhir
- Nama Mahasiswa 1 : Muhammad Alfathan Putranto
NIM : 4815040027
IPK :
Sub Judul : Analisis dan Perancangan Aplikasi Pengelolaan
Arsip Berbasis Web
Calon Pembimbing : Indri Neforawati , S.T., M.T.
3. Perkiraan Biaya : Rp 900.000,-
4. Alokasi Waktu Pelaksanaan : 4 Bulan
ii
PENILIAN PROPOSAL TUGAS AKHIR
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTER
TOPIK/JUDUL : Analisis dan Perancangan Aplikasi Pengelolaan
Arsip Berbasis Web
KRITERIA TUGAS AKHIR
Depok,.............................
Penilai
………………………………………
NIP.
iii
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Zaman yang semakin berkembang modern mendorong perubahan pada
aktivitas manusia diberbagai bidang, baik secara langsung maupun tidak langsung,
perkembangan yang paling cepat adalah perkembangan teknologi informasi.
Perubahan teknologi informasi menyentuh banyak bidang, contohnya pada
penggunaan telepon genggam. Dahulu telepon genggam hanya dapat digunakan
untuk telepon dan mengirim pesan singkat, namun saat ini dengan telepon genggam
kita bisa membaca, menonton, mengirim pesan elektronik, bahkan membayar
transaksi.
Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi
pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan
pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu juga
pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi akan meningkatkan efisiensi,
efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting
untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah institusi.
Semua kegiatan yang dilakukan oleh institusi tersebut, baik itu berupa proposal,
surat-menyurat maupun dokumen-dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi
yang terekam tersebut merupakan bukti dan juga memori bagi institusi yang
bersangkutan.Arsip akan terus bertambah seiring berjalannya waktu serta semakin
kompleksnya kegiatan dan fungsi institusi. Oleh karena itu, arsip perlu ditata
dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang
efektif, efisien, dan produktif demi kemajuan institusi. Tentu saja hal tersebut harus
sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan
informasi maupun fisiknya
Dengan mengacu Undang – undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang
Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU
Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kearsipan, dan Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik maka dibuat suatu aplikasi Arsip
Elektronik (E-Arsip). Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau
4
diterima dan disimpan) dalam format elektronik.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis tertarik untuk
melakukan penelitian dan merancang sebuah Aplikasi dengan judul “Analisis dan
Perancangan Aplikasi Arsip Berbasis Web”
2. Perumusan Masalah
Bagaimana membangun sebuah manajemen arsip untuk mengefektifkan
proses pengarsipan di lingkungan Perguruan Tinggi khususnya di Politeknik
Negeri Jakarta.
3. Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat diuraikan perumusan masalah
untuk dibahas dalam penelitian ini yaitu:
4. Tujuan
Dengan melihat latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka tujuan
dari penelitian ini adalah:
1. Membangun sebuah aplikasi Manajemen Arsip yang sesuai dengan
Politeknik Negeri Jakarta.
2. Mengurangi resiko hilangnya arsip
3. Mempercepat dalam proses pencarian arsip
4. Meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa, dosen, karyawan, dan pihak
pengelolah.
5. Manfaat
Manfaat dari sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Memberikan arahan yang jelas kepada seluruh pelaksana tentang komitmen
terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik.
5
2. Menjamin terpenuhinya kebuktian, akuntabilitas, dan ketentuan hukum
pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik.
3. Menurunkan tingkat risiko yang berhubungan dengan pengelolaan arsip
elektronik.
4. Meningkatkan efisiensi proses bisnis, pemberian layanan.
a. Pengumpulan Kebutuhan
Developer dan klien bertemu dan menentukan tujuanumum, kebutuhan
yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya.
Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal pengumpulan
kebutuhan.
b. Perancangan
Perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili semua aspek
software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype.
c. Evaluasi prototype
Klien mengevaluasi prototype yang dibuat dan digunakan untuk
memperjelas kebutuhan software.
6.2 Pendekatan Utama
a. Throw-Away
Prototype dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan
prototype digunakan untuk membuat produk akhir (final), kemudian prototype
tersebut dibuang (tak dipakai).
6
b. Incremental
Produk finalnya dibuat sebagai komponen-komponen yang terpisah.
Desain produk finalnya secara keseluruhan hanya ada satu, tetapi dibagi dalam
komponenkomponen lebih kecil yang terpisah (independent).
c. Evolutionary
Pada metode ini, prototipenya tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasi
desain berikutnya. Dalam hal ini, sistem atau produk yang sebenarnya dipandang
sebagai evolusi dari versi awal yang sangat terbatas menuju produk final atau
produk akhir.
a. Waktu
Membangun prototype membutuhkan waktu, sehingga seringkali
prototype dipakai jika waktunya cepat. Hingga muncul istilah rapid prototyping.
b. Rencana
Sebagian manajer proyek tidak memiliki pengalaman untuk menyatukan
proses prototyping dengan keseluruhan rencana perancangan.
c. Fitur Non-Fungsional
Seringkali fitur sistem yang paling penting merupakan fitur non-
fungsional seperti safety dan reliability, tidak disertakan dalam prototyping.
d. Kontrak
Proses desain kadang dibatasi oleh kontrak antara desainer dengan klien
yang mempengaruhi aspek teknik dan manajerial.
a. Storyboard
Storyboard adalah bentuk prototype yang paling sederhana berupa gambaran
secara grafis dari tampilan sistem yang akan dibangun tanpa fungsi dari sistem.
b. Simulasi Fungsi Terbatas
Fungsi sistem disertakan pada prototype tidak sekadar gambar dari
7
tampilannya saja.
c. High-Level Programming
Support Hyper Talk adalah contoh dari special-purpose high-level
programming language yang memudahkan desainer membuat fitur tertentu dari
sebuah sistem interaktif.
8
B. TINJAUAN PUSTAKA
1. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu pernah dilakukan oleh Sukron Amin dan Kondar
Siahaan (2016) dari Program Studi Magister Sistem Informasi, STIKOM Dinamika
Bangsa, Jambi, berupa penerapan sistem manajemen arsip pada STIT (Sekolah
Tinggi Ilmu Tarbiyah) dengan berbasis web. Penerapan sistem ini bertujuan untuk
Menganalisis dan merancang aplikasi Manajemen Arsip yang terintegrasi dengan
Sistem Informasi di Kampus Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Kabupaten
Tebo yang bertujuan untuk mengurangi resiko hilangnya arsip dan mempercepat
dalam proses pencarian arsip sehingga kebutuhan pelayanan kepada masyarakat,
karyawan, dosen dan pihak yang berkepentingan dengan data-data kampus bisa
terlayani dengan mudah.
Penelitian yang dilakukan oleh Yosephin dwi tatalia dan Nia setiawati tahun
2016 dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Arsip Salatiga Berbasis Web
dengan CodeIgniter dan Materialize (Studi Kasus: Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Salatiga)”. Penelitian ini menggunakan pengembangan metode prototype
model. Sistem dibangun menggunakan framework CodeIgniter dengan pola
arsiktektur MVC serta Materialize CSS untuk membangun web responsive. Hasil
yang diperoleh adalah sebuah sistem informasi berbasis web yang mampu
mengelola arsip dan memberikan informasi mengenai koleksi arsip Salatiga kepada
masyarakat.
9
3. Pengertian Website
Website dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan
informasi data teks, data gambar, data animasi, suara, video dan gabungan dari
semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu
rangkaian bangunan yang saling terkait, dimana masing-masing dihubungkan
dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink) (Maya Destiningrum & Qadhli Jafar
Adrian, 2017).
d. Hasil akhir diperoleh dari proses perankingan yaitu penjumlahan dari perkalian
matriks ternormalisasi R dengan vektor bobot sehingga diperoleh nilai terbesar
yang dipilih sebagai alternatif terbaik sebagai solusi.
10
c. Menghitung jarak obyek dengan centroid / rata – rata.
d. Kelompokan obyek.
e. Jika kelompok data hasil perhitungan baru sama dengan hasil perhitungan
kelompok data baru maka selesailah perhitungannya.
6. Pengertian MySQL
MySQL (My Structured Query Language) adalah suatu sistem basis data
relasi atau Relational Database Managemnt System (RDBMS) yang mampu
bekerja secara cepat dan mudah digunakan MySQL juga merupakan program
pengakses database yang bersifat jaringan, sehingga sapat digunakan untuk aplikasi
multi user (banyak pengguna) (Maya Destiningrum & Qadhli Jafar Adrian, 2017).
7. Pengertian PHP
9. Pengertian Kecamatan
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun
2018 Kecamatan atau yang disebut dengan nama lain adalah bagian wilayah dari
11
daerah kabupaten/kota yang dipimpin oleh camat yang didampingi jajarannya di
instansi terkait dalam melakasankan kegiatan administrative di wilayah terkait.
12
B. BENTUK SKRIPSI
1. Deskripsi Program Aplikasi
13
a. Proses Mengelola Data Kriteria dan Pegawai
14
b. Proses Penentuan Kinerja Pegawai
15
c. Proses Lihat Evaluasi Kinerja
16
Gambar 4 menunjukan diagram use case dari aplikasi, terdapat tiga aktor yang
terlibat didalamnya, yaitu Admin, Pimpinan dan Pegawai.
Admin adalah aktor yang mempunyai peran dalam mengelola data pegawai
dan data kriteria. Admin dapat menambah, menghapus dan merubah data
kriteria maupun data pegawai.
Pimpinan adalah aktor utama dalam aplikasi ini, pimpinan akan melakukan
penilaian terhadap pegawai sesuai kriteria yang tersedia. Setelah semua
pegawai dinilai kinerjanya baru sistem dapat menentukan kinerja pegawai
dan perangkingan atas kinerja pegawai dan menampilkan hasilnya yang
berguna untuk melakukan evaluasi terhadap pegawainya.
Pegawai adalah aktor yang dapat melihat hasil evaluasi kinerja yang
diberikan oleh pimpinan.
17
C. JADWAL PELAKSANAAN
E. PERKIRAAN BIAYA
Jumlah
18
DAFTAR PUSTAKA
19