Analisis dan Perancangan Aplikasi

Pengelolaan Arsip Berbasis Web

PROPOSAL SKRIPSI

Muhammad Alfathan Putranto

4815040027

PROGRAM STUDI D4 TEKNIK INFORMASTIKA

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTER
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
2019

i
 LEMBAR PERSETUJUAN
CALON PEMBIMBING TUGAS AKHIR
1. Judul : Analisis dan Perancangan Aplikasi Pengelolaan
Arsip Berbasis Web
2. Personalia Tugas Akhir
- Nama Mahasiswa 1 : Muhammad Alfathan Putranto
NIM : 4815040027
IPK :
Sub Judul : Analisis dan Perancangan Aplikasi Pengelolaan
Arsip Berbasis Web
Calon Pembimbing : Indri Neforawati , S.T., M.T.
3. Perkiraan Biaya : Rp 900.000,-
4. Alokasi Waktu Pelaksanaan : 4 Bulan

Depok, 28 Januari 2019

[Indri Neforawati , S.T., M.T.]

[23072014090119801027]

ii
 PENILIAN PROPOSAL TUGAS AKHIR
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTER
TOPIK/JUDUL : Analisis dan Perancangan Aplikasi Pengelolaan
Arsip Berbasis Web
KRITERIA TUGAS AKHIR

KRITERIA INDIKATOR BOBOT SKOR NILAI

NO PENILAIAN

Orientasi a. Latar Belakang

Permasalahan dan b. Perumusan
1 Pustaka Masalah 25
c. Tujuan
d. Tinjauan Pustaka
Pola
Penyelesaian
2 Metode Pelaksanaan 25
Masalah

3 Manfaat Hasil Manfaat 25

Fisibilitas a. Jadwal Pelaksanaan
Sumber Daya b. Personalia TA
4 15
c. Perkiraan Biaya
Kebahasaan a. Bahasa Proposal 10
5 b. Daftar Pustaka
NILAI TOTAL
1) Masing-masing kriteria diberi skor 1, 2, 4, dan 5 (1=sangat kurang, 2=kurang,
4=baik, 5=sangat baik) yang mencerminkan skor seluruh butir yang dinilai
dalam masing-masingkriteria.
2) Nilai = Skor x Bobot, Nilai Total =N1+N2+N3+N4+N5
3) Hasil Penilaian : Nilai Total >= 400 (Diterima) ; Nilai Total < 400(Ditolak)

* Coret yang tidak perlu Saran untuk Pengusul :

Depok,.............................
Penilai

………………………………………
NIP.

iii
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Zaman yang semakin berkembang modern mendorong perubahan pada
aktivitas manusia diberbagai bidang, baik secara langsung maupun tidak langsung,
perkembangan yang paling cepat adalah perkembangan teknologi informasi.
Perubahan teknologi informasi menyentuh banyak bidang, contohnya pada
penggunaan telepon genggam. Dahulu telepon genggam hanya dapat digunakan
untuk telepon dan mengirim pesan singkat, namun saat ini dengan telepon genggam
kita bisa membaca, menonton, mengirim pesan elektronik, bahkan membayar
transaksi.
Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi
pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan
pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu juga
pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi akan meningkatkan efisiensi,
efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting
untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah institusi.
Semua kegiatan yang dilakukan oleh institusi tersebut, baik itu berupa proposal,
surat-menyurat maupun dokumen-dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi
yang terekam tersebut merupakan bukti dan juga memori bagi institusi yang
bersangkutan.Arsip akan terus bertambah seiring berjalannya waktu serta semakin
kompleksnya kegiatan dan fungsi institusi. Oleh karena itu, arsip perlu ditata
dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang
efektif, efisien, dan produktif demi kemajuan institusi. Tentu saja hal tersebut harus
sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan
informasi maupun fisiknya
Dengan mengacu Undang – undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang
Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU
Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kearsipan, dan Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik maka dibuat suatu aplikasi Arsip
Elektronik (E-Arsip). Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau

4
diterima dan disimpan) dalam format elektronik.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis tertarik untuk
melakukan penelitian dan merancang sebuah Aplikasi dengan judul “Analisis dan
Perancangan Aplikasi Arsip Berbasis Web”

2. Perumusan Masalah
Bagaimana membangun sebuah manajemen arsip untuk mengefektifkan
proses pengarsipan di lingkungan Perguruan Tinggi khususnya di Politeknik
Negeri Jakarta.

3. Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat diuraikan perumusan masalah
untuk dibahas dalam penelitian ini yaitu:

1. Membangun menajemen arsip untuk mengelolah persuratan di Institusi agar

arsip dapat mudah ditemukan dan tersusun dengan baik.
2. Mengelola Persuratan (SK Dosen, SK Rektor, SK Karyawan, SK Pendirian
Gedung, dll), Nilai, Data Mahasiswa.

4. Tujuan
Dengan melihat latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka tujuan
dari penelitian ini adalah:
1. Membangun sebuah aplikasi Manajemen Arsip yang sesuai dengan
Politeknik Negeri Jakarta.
2. Mengurangi resiko hilangnya arsip
3. Mempercepat dalam proses pencarian arsip
4. Meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa, dosen, karyawan, dan pihak
pengelolah.

5. Manfaat
Manfaat dari sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Memberikan arahan yang jelas kepada seluruh pelaksana tentang komitmen
terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik.

5
 2. Menjamin terpenuhinya kebuktian, akuntabilitas, dan ketentuan hukum
pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik.
3. Menurunkan tingkat risiko yang berhubungan dengan pengelolaan arsip
elektronik.
4. Meningkatkan efisiensi proses bisnis, pemberian layanan.

6. Metode Pelaksanaan Skripsi

Untuk menyelesaikan sistem ini akan digunakan metode prototype. Berikut
adalah penjelasannya, prototype adalah pengembangan yang cepat dan pengujian
terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru, melalui proses interaksi
berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Panduan
ini berisi definisi dari prototype. Definisi ini berisi proses, pendekatan utama,
masalah potential dan teknik pembuatan dalam prototype.

6.1 Proses Pada Model Prototype

a. Pengumpulan Kebutuhan
Developer dan klien bertemu dan menentukan tujuanumum, kebutuhan
yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya.
Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal pengumpulan
kebutuhan.

b. Perancangan
Perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili semua aspek
software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype.

c. Evaluasi prototype
Klien mengevaluasi prototype yang dibuat dan digunakan untuk
memperjelas kebutuhan software.
6.2 Pendekatan Utama

a. Throw-Away
Prototype dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan
prototype digunakan untuk membuat produk akhir (final), kemudian prototype
tersebut dibuang (tak dipakai).

6
 b. Incremental
Produk finalnya dibuat sebagai komponen-komponen yang terpisah.
Desain produk finalnya secara keseluruhan hanya ada satu, tetapi dibagi dalam
komponenkomponen lebih kecil yang terpisah (independent).

c. Evolutionary
Pada metode ini, prototipenya tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasi
desain berikutnya. Dalam hal ini, sistem atau produk yang sebenarnya dipandang
sebagai evolusi dari versi awal yang sangat terbatas menuju produk final atau
produk akhir.

6.3 Masalah Potensial

a. Waktu
Membangun prototype membutuhkan waktu, sehingga seringkali
prototype dipakai jika waktunya cepat. Hingga muncul istilah rapid prototyping.

b. Rencana
Sebagian manajer proyek tidak memiliki pengalaman untuk menyatukan
proses prototyping dengan keseluruhan rencana perancangan.

c. Fitur Non-Fungsional
Seringkali fitur sistem yang paling penting merupakan fitur non-
fungsional seperti safety dan reliability, tidak disertakan dalam prototyping.

d. Kontrak
Proses desain kadang dibatasi oleh kontrak antara desainer dengan klien
yang mempengaruhi aspek teknik dan manajerial.

6.4 Teknik Pembuatan dalam Prototype

a. Storyboard
Storyboard adalah bentuk prototype yang paling sederhana berupa gambaran
secara grafis dari tampilan sistem yang akan dibangun tanpa fungsi dari sistem.
b. Simulasi Fungsi Terbatas
Fungsi sistem disertakan pada prototype tidak sekadar gambar dari

7
tampilannya saja.

c. High-Level Programming
Support Hyper Talk adalah contoh dari special-purpose high-level
programming language yang memudahkan desainer membuat fitur tertentu dari
sebuah sistem interaktif.

8
B. TINJAUAN PUSTAKA

1. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu pernah dilakukan oleh Sukron Amin dan Kondar
Siahaan (2016) dari Program Studi Magister Sistem Informasi, STIKOM Dinamika
Bangsa, Jambi, berupa penerapan sistem manajemen arsip pada STIT (Sekolah
Tinggi Ilmu Tarbiyah) dengan berbasis web. Penerapan sistem ini bertujuan untuk
Menganalisis dan merancang aplikasi Manajemen Arsip yang terintegrasi dengan
Sistem Informasi di Kampus Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (STIT) Kabupaten
Tebo yang bertujuan untuk mengurangi resiko hilangnya arsip dan mempercepat
dalam proses pencarian arsip sehingga kebutuhan pelayanan kepada masyarakat,
karyawan, dosen dan pihak yang berkepentingan dengan data-data kampus bisa
terlayani dengan mudah.
Penelitian yang dilakukan oleh Yosephin dwi tatalia dan Nia setiawati tahun
2016 dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Arsip Salatiga Berbasis Web
dengan CodeIgniter dan Materialize (Studi Kasus: Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Salatiga)”. Penelitian ini menggunakan pengembangan metode prototype
model. Sistem dibangun menggunakan framework CodeIgniter dengan pola
arsiktektur MVC serta Materialize CSS untuk membangun web responsive. Hasil
yang diperoleh adalah sebuah sistem informasi berbasis web yang mampu
mengelola arsip dan memberikan informasi mengenai koleksi arsip Salatiga kepada
masyarakat.

2. Pengertian Rancang Bangun

Rancang bangun merupakan serangkaian prosedur untuk menerjemahkan hasil
analisis dari sebuah sistem ke dalam bahasa pemrograman untuk mendeskripsikan
dengan detail bagaimana komponenkomponen sistem diimplementasikan
(Zulfandri, et all, 2014).
Ladjamudin (2014), menjelaskan bahwa perancangan adalah kegiatan yang
memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-
masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem
yang terbaik.

9
3. Pengertian Website
Website dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan
informasi data teks, data gambar, data animasi, suara, video dan gabungan dari
semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu
rangkaian bangunan yang saling terkait, dimana masing-masing dihubungkan
dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink) (Maya Destiningrum & Qadhli Jafar
Adrian, 2017).

4. Algoritma Simple Additive Weight (SAW)

Metode SAW merupakan metode yang juga dikenal dengan metode
penjumlahan berbobot. Metode SAW membutuhkan proses normalisasi matriks
keputusan (X) ke suatu skala yang dapat diperbandingkan dengan semua rating
alternatif yang ada. ada beberapa tahapan untuk menyelesaikan suatu kasus
menggunakan metode SAW ini :

a. Menentukan kriteria-kriteria yang akan dijadikan acuan dalam pengambilan

keputusan, yaitu Ci.

b. Menentukan rating kecocokan setiap alternatif pada setiap kriteria.

c. Membuat matriks keputusan berdasarkan kriteria(Ci), kemudian melakukan

normalisasi matriks berdasarkan persamaan yang disesuaikan dengan jenis
atribut (atribut keuntungan ataupun atribut biaya) sehingga diperoleh matriks
ternormalisasi R.

d. Hasil akhir diperoleh dari proses perankingan yaitu penjumlahan dari perkalian
matriks ternormalisasi R dengan vektor bobot sehingga diperoleh nilai terbesar
yang dipilih sebagai alternatif terbaik sebagai solusi.

5. Algoritma Clustering K-Means

Algoritma K-Means yaitu algoritma pengelompokan iterative yang
melakukan partisi set data ke dalam beberapa (K) cluster yang sudah ditetapkan di
awal. Langkah – langkah dalam penggunaan algoritma K-Means:

a. Menentukan Jumlah cluster data.

b. Tentukan titik pusat cluster.

10
c. Menghitung jarak obyek dengan centroid / rata – rata.

d. Kelompokan obyek.

e. Jika kelompok data hasil perhitungan baru sama dengan hasil perhitungan
kelompok data baru maka selesailah perhitungannya.

6. Pengertian MySQL
MySQL (My Structured Query Language) adalah suatu sistem basis data
relasi atau Relational Database Managemnt System (RDBMS) yang mampu
bekerja secara cepat dan mudah digunakan MySQL juga merupakan program
pengakses database yang bersifat jaringan, sehingga sapat digunakan untuk aplikasi
multi user (banyak pengguna) (Maya Destiningrum & Qadhli Jafar Adrian, 2017).

7. Pengertian PHP

PHP merupakan script yang menyatu dengan HTML (HyperText Markup

Language) dan berada pada server. Dengan PHP ini Anda dapat membuat beragam
aplikasi berbasis website, mulai dari halaman website yang sederhana sampai
aplikasi komplek yang membutuhkan koneksi ke database (Sri Ipnuwati, 2014).
PHP ini dapat membuat aplikasi berbasis website, mulai dari halaman
website yang sederhana sampai aplikasi komplek yang membutuhkan koneksi ke
database dan memungkinkan membuat halaman website yang cepat dalam diakses

8. Pengertian Kinerja Pegawai

Kinerja merupakan hasil dari suatu proses atau tingkat keberhasilan
seseorang atau keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan
tugasnya baik secara kualitas maupun kuantitas (Ririn Nur Indah Sari & Hady Siti
Hadijah, 2016).
Dari definisi kinerja di atas dapat disimpulkan bahwa kinerja pegawai
adalah hasil kerja pegawai secara keseluruhan atau selama periode tertentu baik
secara kualitas maupun kuantitas berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dan
disepakati terlebih dahulu.

9. Pengertian Kecamatan
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun
2018 Kecamatan atau yang disebut dengan nama lain adalah bagian wilayah dari

11
daerah kabupaten/kota yang dipimpin oleh camat yang didampingi jajarannya di
instansi terkait dalam melakasankan kegiatan administrative di wilayah terkait.

12
B. BENTUK SKRIPSI
1. Deskripsi Program Aplikasi

Aplikasi penentuan kinerja pegawai ini berfungsi untuk memberikan

penentuan terhadap kinerja pegawai tersebut, menentukan pegawai terbaik dan
pegawai dapat mengetahui hasil dari penilaian kinerja yang diberikan. Aplikasi ini
memiliki 3 fitur utama yang dimiliki masing-masing aktor yaitu:

a. Fitur Mengelola Data Kriteria dan Pegawai oleh Admin

Fitur ini digunakan oleh admin untuk mengelola data kriteria atau pegawai
seperti menambahakan, mengubah dan menghapus kriteria atau pegawai
dikarenakan kriteria penentuan pegawai bisa berubah dan pegawai yang berkerja
bisa dimutasi atau pension yang menyebabkan tidak bekerja ditempat terkait.

b. Fitur Penentuan Kinerja Pegawai

Fitur ini dapat diakses oleh pimpinan untuk menentukan kinerja pegawai
dari kriteria yang sudah tersedia, pimpinan melakukan penilaian terhadap pegawai-
pegawainya. Selanjutnya setelah penilaian sudah terisi semua maka dapat
dilakukanlah penilaian terhadap pegawai.
c. Fitur Lihat Evaluasi Hasil Kinerja
Fitur ini dapat digunakan oleh pegawai untuk melihat hasil kinerja yang
telah dilakukan terhadap para pegawai. Sehingga pegawai dapat melakukan
evaluasi terhadap kinerja yang telah dilakukan selama bekerja.

2. Cara Program Aplikasi

Alur Program aplikasi dapat diketahui dengan diagram flowchart. Berikut
adalah flowchart dari 3 fitur utama aplikasi penentuan kinerja pegawai:

13
 a. Proses Mengelola Data Kriteria dan Pegawai

Gambar 1. Flowchart Mengelola Data Pegawai dan Kriteria

Gambar 1 menunjukan flowchart mengelola data pegawai dan kriteria yang

dilakukan oleh admin. Admin mempunyai tugas dalam menambahkan, menghapus
dan mengubah data pegawai dan kriteria.

14
 b. Proses Penentuan Kinerja Pegawai

Gambar 2. Flowchart Penentuan Kinerja Pegawai

Gambar 2 menunjukan flowchart penentuan kinerja pegawai yang dilakukan oleh

pimpinan. Pimpinan melakukan login terlebih dahulu kemudian memilih menu
penentuan kinerja pegawai dan selanjutnya pimpinan menilai seluruh pegawai.
Setelah diisi semua barulah melakukan penentuan kinerja pegawai dan dilakukan
perangkingan terhadap para pegawai. Hasil kinerja tersebut akan otomatis berada
di pimpinan dan di masing masing pegawai.

15
 c. Proses Lihat Evaluasi Kinerja

Gambar 3. Flowchart Lihat Evaluasi Kinerja

Gambar 3 menunjukan flowchart lihat evaluasi kinerja. Pegawai melakukan login

terlebih dahulu, selanjutnya memilih lihat hasil penentuan kinerja, sehingga para
pegawai dapat mengetahui kinerja mereka selama bekerja.
Rancangan Program Aplikasi

Gambar 4. Diagram Use Case Aplikasi Penentuan Penilaian Kinerja

16
Gambar 4 menunjukan diagram use case dari aplikasi, terdapat tiga aktor yang
terlibat didalamnya, yaitu Admin, Pimpinan dan Pegawai.

 Admin adalah aktor yang mempunyai peran dalam mengelola data pegawai
dan data kriteria. Admin dapat menambah, menghapus dan merubah data
kriteria maupun data pegawai.
 Pimpinan adalah aktor utama dalam aplikasi ini, pimpinan akan melakukan
penilaian terhadap pegawai sesuai kriteria yang tersedia. Setelah semua
pegawai dinilai kinerjanya baru sistem dapat menentukan kinerja pegawai
dan perangkingan atas kinerja pegawai dan menampilkan hasilnya yang
berguna untuk melakukan evaluasi terhadap pegawainya.
 Pegawai adalah aktor yang dapat melihat hasil evaluasi kinerja yang
diberikan oleh pimpinan.

17
C. JADWAL PELAKSANAAN

Tabel 1 Timeline Proyek

Bulan ke-1 Bulan ke-2 Bulan ke-3 Bulan ke-4

No
Kegiatan Minggu ke- Minggu ke- Minggu ke- Minggu ke-
.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pembuatan
1
Proposal
Pengumpulan
2
Proposal
4 Seminar Proposal
5 Analisis Kebutuhan
Pembuatan
6
Aplikasi
7 Pengujian Aplikasi
8 Penulisan Laporan
9 Bimbingan
Pendafataran
10
Sidang

E. PERKIRAAN BIAYA

Tabel 2. Perkiraan Biaya

No Nama Barang Banyak Jumlah Harga

1

Jumlah

18
 DAFTAR PUSTAKA

Adrian, Q. J. & Destiningrum, M. (2017).Sistem Informasi Penjadwalan Dokter

Berbasis Website dengan Menggunakan Framework Codeigniter (Studi
Kasus : Rumah Sakit Yukun Medical Centre). Jurnal TEKNOINFO, Vol.
11, No. 2, 2017, 30-37. ISSN 1693 0010.
Anata, Y. 2017. Promosi dan Demosi Pejabat DKI Jakarta.
http://mediaindonesia.com/read/detail/85842-promosi-dan-demosi-
pejabat-dki-di-2017. 24 Januari 2018 (20:43)
Ladjamudin, A.B.,(2014). Analisis dan Desain Sistem Informasi Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Linda Maulida (2018). Penerapan Dataminning Dalam Mengelompokan
Kunjungan Wisatawan Ke Objek Wisata Unggulan Di Provinsi DKI Jakarta
Dengan K-Means.Jurnal Informatika Sunan Kalijaga.Vol.2, No. 3 Januari
2018, ISSN 2527-5836
Frieyadie (2016). Penerapan Metode Simple Additive Weight (SAW) dalam Sistem
Pendukung Keputusan Promosi Kenaikan Jabatan. Jurnal Pilar Nusa
Mandiri.Vol.XIII, No. 1 Maret 2016
Ipnuwati, S. (2014). Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Toko Minak
Singa. Jurnal Sistem Informasi dan Telematika, ISSN 2087-2062.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2018 Kecamatan.
Kementrian Sekertariat Negara Republik Indonesia.Jakarta.
Sari, R.N.I, dan Hadijah,H.S. (2016). Peningkatan Kinerja Pegawai Melalui
Kepuasan Kerja dan Disiplin Kerja. Jurnal Manajamen Perkantoran. Vol
1,No 1, Agustus 2016.
Zulfandri, Hidayatuloh, S., Anas, M.(2014). Rancang Bangun Aplikasi Polikinik
Gigi (Studi Kasus : Poliklinik Gigi Kejaksaan Agung RI). Prosiding
Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen, ISSN : 2302-3740

19