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“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”.

Clase de documentos

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y


comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir
y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar
y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la


información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus
actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida,


almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

Diferencia entre documento de archivo y documento electrónico:

Documento de archivo Documento electrónico


El registro esta acogido en un medio, Recoge información en un medio cuyos
cuya información se hace accesible a símbolos solo pueden ser leídos por un
través de símbolos implícitos en él. ordenador.
El contenido es inseparable de su Su contenido puede ser separado de su
medio o soporte. soporte original, para ser transferido a
otros.
Su valor probatorio se mide por las Su autenticidad depende del hardware
características de autenticidad, entre y software en el cual fue creado, y esta
ellas la firma. solo se podrá mantener si se conserva
en su estructura original.
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO SIMILITUD DIFERENCIA

Determinado por el lugar Toda la información Similitud en En el documento


donde se encuentra toda generada, enviada, recibida, la de archivo:
la información producida o almacenada o acumulada organización El registro se
recibida por una entidad por medio electrónico, delos encuentra en un
pública o privada en razón también se encuentran documentos. medio cuya
a sus actividades o documentos electrónicos de información
funciones archivo que cumplen su Tiene el es accesible a
acción durante todo el ciclo mismo través de la
vital documental, como son objetivo el escritura manual
los archivos de gestión, cuales y se
central e histórico. mantener la mantiene en papel.
información El contenido no se
organizada y puede separar de
protegida, a su soporte, por lo
fin de que cual se garantiza
sea fácil su la integridad de la
localización información en el
en el documento.
momento de
que sea El valor
requerida la documental se
información. puede determinar
por su
autenticidad, entre
ellas por la firma.
Los documentos
se mantienen en
carpetas tangibles,
que se archivan en
archivadores.

En el documento
electrónico:
La información se
recibe en un medio
cuyos símbolos
solo puede ser
leídos por medio
de la
computadora. Su
contenido puede
ser desglosado de
su texto original,
para llevarse a
otro documento,
siendo así más
fáciles de vulnerar
su contenido
alterándolos o
perdiendo la
información. Los
documentos se
archivan en
carpetas
electrónicas o
virtuales y se
conservan
en formatos
digitales. La
autenticidad del
documento
depende del
programa en el
cual se haya
creado.