CÓDIGO: FO-GDO-05

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

VERSIÓN: 03 PAGINA: 1 de 5
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FECHA: 15/02/2013
FORMATO DE ACTA DE REUNIÓN VIGENCIA: 2013

ACTA No. Fecha: Octubre 1 Hora Inicio: 10:00am LUGAR: Sala C- Edificio Albert Einstein
de 2018 Hora Final: 12m

Objetivo de la Reunión: Seguimiento Convenios: 833 Unillanos – MEN y 858 Unillanos - MEN

Responsable de la Reunión: Luis Alfredo Rodríguez Umaña

CONVOCADOS / ASISTENTES

Asistió
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO / DEPENDENCIA
SI NO
Ricardo Murillo Pacheco Coordinador Convenio 858 Unillanos -MEN X
Yesenia Leal Profesional Apoyo Convenio 858 X
Luis Alfredo Rodríguez Umaña Director General de Proyección Social X
Coordinadora Convenio 833 Unillanos –
Gina Lorena García Martínez X
MEN
Profesional Apoyo Convenio 833 Unillanos
Angélica González X
– MEN
Profesional Apoyo Convenio 833 Unillanos
Diana Milena Serrato X
–MEN
Contador Público - Convenio 833
William Salamanca X
Unillanos – MEN
Ana María Gutiérrez Abogada – Oficina Jurídica X
Yuly Paola Díaz Vacca Profesional - Rectoría X

AGENDA:
1. Seguimiento al Convenio 833 Unillanos –MEN
2. Seguimiento al Convenio 858 Unillanos - MEN

DESARROLLO DE LA AGENDA:
El Ingeniero Alfredo da inicio a la reunión a las 10:10 a.m., presentó saludo y manifestó que es la primera vez
que como Director General de Proyección Social realiza esta reunión para conocer los avances de los
proyectos, que con la profesora Gina García se ha reunido y aún no lo ha hecho con el profesor Ricardo Murillo.
Indica que para el caso del convenio 833 en un comienzo el presupuesto se hizo demasiado desglosado,
diferente al convenio 858. Seguidamente dio la palabra a la profesora Gina García y ella a su vez solicitó el
motivo de la reunión por la cual habían sido citados, a lo cual la profesional Yuly Paola Díaz Vaca manifestó que
era por varios puntos:

1. Respecto al presupuesto general y al seguimiento de la ejecución presupuestal, desea conocer la

dinámica de cambios que se han presentado en el mismo.
2. Tiene la inquietud respecto a los informes financieros que se han presentado al MEN e indica la
obligación de la universidad en cumplir con lo indicado en los artículos 41 y 21 de los convenios
respecto a los informes financieros.
3. Preocupación respecto a la contrapartida por parte de la universidad que es grande. Indicó que ha
estado trabajando en una tabla con el proyecto 833, el cual más adelante presentará.
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En este punto la abogada Ana María Gutiérrez manifestó que en el caso del convenio 833 han presentado
varios documentos para la conformación de nuevas alianzas y posibles aportantes, para lo cual es importante
conocer que el MEN está enterado estas.

Teniendo en cuenta que el motivo de la reunión es realizar seguimiento a los dos convenios enunciados
suscritos con el Ministerio de Educación Nacional con respecto a:

- Informes presentados al aliado. (¿al aliado? O al MEN?)

- Reporte y proyección de contrapartidas.
- Definición y ajustes a las alianzas.

Se abordaron los puntos de la siguiente manera:

1. Seguimiento al Convenio 833 Unillanos –MEN

La profesora Gina Lorena García Coordinadora del proyecto informa que se realizó reunión en Bogotá para
presentación del nuevo supervisor del convenio por parte del MEN y realizar hacer seguimiento al avance
técnico de los convenios.

En dicha reunión se abordó el tema de las alianzas, informando al MEN que se están gestionando alianzas con
entidades nuevas que quieren participar en el proceso y que se presentaron casos de entidades que por
circunstancias de fuerza mayor no pudieron continuar con su participación. Desde el MEN se reconoce la
importancia de vincular más instituciones siempre que esto contribuya a mejorar el impacto del convenio en la
zona y fortalezca las bases para nuevos proyectos. Es claro para el Ministerio que mientras más alianzas
existan, mucho mejor, pues contribuyen a consolidar y desarrollar los objetivos del proyecto y los productos
comprometidos.

Con relación a los informes manifiesta que se han presentado informes mensuales técnicos y financieros, los
cuales han sido enviados con copia a jurídica y a proyección social, mes a mes desde febrero. En el caso del
informe financiero del mes de agosto no ha sido posible enviarlo, aun cuando por su parte ya está listo para
envío el informe técnico y el informe financiero realizado por el contador del proyecto; sin embargo, la
profesional de apoyo Yuly Paola Díaz ha indicado que no es posible enviar dicho informe hasta tanto no se
incluyan las contrapartidas de las alianzas; ése ha sido el motivo de la demora en el envío de ése informe. Ante
esto la profesional de poyo Yuly Paola Díaz manifestó que ella ha adelantado un trabajo de las contrapartidas y
que cuando llegue la luz lo presentaría (debido a que el fluido eléctrico se fue). Manifestó la profesora Gina
Lorena García que el reporte de contrapartida de los meses anteriores solo se ha realizado por concepto de
recurso humano correspondiente a las horas asignadas a los docentes que participan en el convenio y para el
caso del convenio que coordina el profesor Ricardo Murillo con contrapartidas de algunos de los aliados.

El Contador del proyecto William Salamanca indica que los informes financieros se presentan en los formatos
que dispone el MEN, en los cuales solo se pueden incluir los recursos efectivamente pagados. A partir del mes
de julio, se incluyó un formato adicional en el cual se reporta el total de recursos comprometidos, el total de
efectivo pagado y toda la información que se solicita en el numeral 41 de la cláusula segunda del Convenio 833
Unillanos – MEN.

Ana María informa que para la liquidación de los convenios los informes financieros deben contar con el Vo.Bo.
de la Oficina de Contabilidad, por lo que se solicita adelantar el proceso de revisión con Contabilidad con corte a
agosto. (Se dijo por parte de la abogada Ana María que el Visto Bueno de Contabilidad se realizaba para la
LIQUIDACIÓN de los convenios, NO para corte de agosto, por lo tanto es importante aclarar este punto)

La profesora Gina informa que en el MEN están satisfechos con el trabajo realizado por la Universidad de los
Llanos en los dos convenios.
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Está pendiente la presentación de los informes mensuales de agosto y septiembre, por falta de la aprobación de
la contrapartida de Unillanos. (ya escrito en la parte de arriba)

La Abogada Ana María solicita que se presente realice el Acta de la última reunión con el MEN con el fin de dar
paso a la suscripción de las nuevas alianzas. A lo cual la profesora Gina manifestó que en realidad ve difícil que
el Ministerio vaya a generar un acta de la reunión porque fueron muchos los puntos abordados y si lo que se
quiere es que ellos conozcan y acepten que existen nuevos aliados, esto se puede hacer por medio de un
correo electrónico.

La profesora Gina presentó un bosquejo de formato de oficio de certificación de aporte en especie por parte de
las alianzas, en donde se especifica lo aportado y para qué fin, el cual es firmado por el representante legal de
la Institución, Asociación o entidad. A lo cual se indicó que para las contrapartidas la universidad lo que hacía
era recopilar las certificaciones de contrapartida en especie y las enviaba al ministerio.

También manifestó la profesora Gina Lorena que en Bogotá radicó un oficio dirigido al supervisor del Convenio
Dr. Edgar Hernán Rodríguez Ariza, solicitando una constancia sobre los entregables equipos, elementos,
maquinaria etc, que se dejarán a cada municipio para las comunidades.

Al finalizar, la profesora Gina presentó el presupuesto para culminar el primer desembolso y el presupuesto para
el segundo desembolso que está por llegar, manifestando que ha proyectado una estrategia de incluir
actividades de entregables para el tercer desembolso, en el segundo desembolso, con el propósito de tener
productos del tercer desembolso para poderlo solicitar lo más pronto posible, lo anterior debido a que el
proyecto culmina el 30 de noviembre.

2. Seguimiento al Convenio 858 Unillanos – MEN

El profesor Ricardo indica que se han presentado informes mensuales técnicos y financieros al MEN, se ha
reportado contrapartida correspondiente a recurso humano el cual se solicita hablar con la oficina de personal
ya que están entregando las certificaciones sin las horas correspondientes y el profesor ha tenido que
certificarlas, por ello retrasan los procesos, también indica que pasa los informes en los formatos establecidos
por el MEN.

Paola sugiere utilizar el mismo formato que presentó el convenio 833, para reportar el valor de recursos
comprometidos, el valor de recursos efectivamente pagados y la información que solicita el MEN en el numeral
21 de la cláusula dos “Compromisos de las partes”.

Para la realización del Diplomado que se tiene programado en este convenio 858, el Ing. Alfredo aclara que
debe presentarse ante la Dirección General de Proyección Social para los respectivos avales del contenido
temático, por ser educación continuada.

El Profesor Ricardo informa que se ha adelantado el proceso de diligenciamiento de la ficha del curso de peces
con la Profesional de Proyección Social Joanna Vanegas, sin embargo indica que se encuentra pendiente el
aval por parte del Consejo de Facultad de la FCARN para remitir los documentos a la Dirección General de
Proyección Social.

El profesor Ricardo menciona la preocupación de la compra de equipos del convenio 858, al tramitar por la
dependencia de vicerrecursos, ya que verificando en la gestión del convenio 833 han tenido dificultades, el cual
Paola sugiere que al tramitar es mejor direccionar al jefe de vicerrecursos para que sea realizado sin
dificultades,

También el profesor indica que los elementos y herramientas que se necesitan deben ser instalados y
entregados a los beneficiarios de arauquita, por lo tanto el ingeniero Alfredo menciona que se debe tramitar una
certificación para almacén y no ser ingresados a la universidad, ya que él también ha gestionado de esta
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manera en otros convenios, por lo anterior se debe tener en cuenta de buscar un proveedor el cual lleven los
elementos con destino arauquita.

El ingeniero Alfredo supervisor de los convenios menciona que aclaradas las dudas y en contexto de lo hablado,
el firmaría los documentos para tramitar y agilizar los procesos de los convenios.

Compromisos de la reunión:

Con el fin de dar cumplimiento a los compromisos de Unillanos en el marco del convenio se acuerda:

 Elaborar y proponer el acta al supervisor del convenio de reunión de seguimiento realizada en Bogotá
con el MEN. Nosotros no nos comprometimos a elaborar y proponer acta al supervisor sino a: Generar
un correo electrónico solicitando que el MEN acepte la vinculación de alianzas nuevas que sean apoyo
como contrapartida.
 Entregar un valor estimado base del valor de la alianza en cada uno de los convenios de acuerdo con la
gestión adelantada.
 Realizar proyección de contrapartida desde febrero hasta noviembre con base en los valores de aportes
que realicen aliados a cada convenio. Esta es una labor pendiente de Yuly Paola Díaz
 Enviar el esquema financiero y de sostenibilidad definitivo que hace parte integral de las minutas de los
convenios para realizar la proyección de la contrapartida para cada convenio. Este esquema financiero
ya fue enviado desde el inicio del proyecto a proyección social, jurídica y a Yuly Paola.

La ejecución de los recursos debe obedecer a un proceso de planeación por lo que para verificar la ejecución de
los recursos pendientes por ejecutar se solicita:

 Presupuesto general que contemple los ajustes realizados.

TAREAS Y COMPROMISOS

No. TAREA/ACTIVIDAD RESPONSABLE ENTREGA

1 Enviar el esquema financiero y de Gina Lorena García Octubre 2 de 2018 Este
sostenibilidad definitivo de cada convenio en Ricardo Murillo esquema financiero del
formato Word y pdf. nuevamente MEN ya fue enviado a
DGPS, Jur, Yuly Paola
2 Enviar al correo de Proyección Social y a Gina Lorena García Octubre 2 de 2018 Estos
Paola Díaz los informes financieros Ricardo Murillo informes financieros
mensuales con soportes presentados a la mensuales ya han sido
fecha al MEN, nuevamente enviados a DGPS, Jur, Yuly
Paola
3 Definición de valor base de aportes de Gina Lorena García Octubre 3 de 2018
aliados Convenio 833 Unillanos – MEN Octubre 10 de 2018
4 Definición de valor base de aportes de Ricardo Murillo Octubre 3 de 2018 Ricardo
aliados Convenio 858 Unillanos – MEN no se comprometió a esto
5 Presupuesto final por objetivos ajustado Gina Lorena García Octubre 4 de 2018
Ricardo Murillo Octubre 8 de 2018
6 Proyección de contrapartida desde febrero Paola Díaz Octubre 5 de 2018
hasta noviembre con base en los valores de
aportes que realicen aliados a cada convenio.
Proyección de contrapartida general con Gina Lorena García Octubre 12 de 2018
base en los valores de aportes que realicen Ricardo Murillo
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aliados a cada convenio.

7 Entrega del acta de reunión de seguimiento Gina Lorena García Octubre 5 de 2018 No
realizada en Bogotá con el MEN. Redactar y Ricardo Murillo Este es establecimos esta fecha,
enviar al MEN correo electrónico informando un compromiso que NO proyectamos el 12 de
que existen nuevas alianzas y posibilidad de asumimos en la reunión, octubre de 2018
más alianzas de contrapartida en los porque NO vamos a
proyectos, solicitando recibido y aceptación redactar, elaborar y
de las mismas. solicitar al MEN un acta
que no se hizo en
Bogotá y además porque
se explicó en la reunión
que era muy difícil que el
MEN fuera a generar un
acta de esa reunión por
los múltiples puntos que
se abordaron durante
tres horas. Si lo que se
requiere es que el MEN
conozca que hay la
vinculación de NUEVOS
alianzas, esto puede
hacerse a través de un
correo electrónico.

Observaciones:

En constancia firman,

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NOMBRE NOMBRE
Cargo Cargo

FIRMA FIRMA
NOMBRE NOMBRE
Cargo Cargo