SAP HR

Travel Management

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  1 
 Travel Expense Management 
Course Detail 
To understand Travel Expense Management

Ø Content
Ø Benefits & Advantages
Ø Cycle
Ø Integration
Ø Processes
Ø Infotypes

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  2 
 SAP Travel Management

• Travel Management handles 
Ø Enter Travel Request 

Ø Approve Travel Request 

Ø Post actual travel expense 

Ø Perform possible revisions 

Ø Retroactive accounting 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  3 
 Benefits  of SAP Travel Management
Benefits  of SAP Travel Management 

•  Is an end­to­end solution requiring no development or additional 
interfaces 

•  Is completely integrated with all surrounding and follow­on 
processes in the mySAP.com e­business platform 

•  Provides a global solution in local (country­specific) versions 

•  Reduces indirect costs by automating organization processes 
and workflow 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  4 
 Advantages of SAP Travel Management
Advantages of SAP Travel Management 

•  Ensures improved compliance with company travel policy 

•  Strengthens  organization  ability  to  aggregate  your  buying 

power to negotiate prices and rates with travel providers 

•  Provides  a  reliable  analysis  of  travel  information  and  costs 

through  synchronization  with  SAP  and  your  GDS  (Global 
Distribution System) 

•  Its  easy­to­use  functions  are  offered  as  an    employee  self­ 

service, available 24/ 7, online and offline 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  5 
 Advantages of SAP Travel Management
Advantages of SAP Travel Management 

•  Its efficient accounting cycles and up­to­date cost information 
results in better cash flow 

•  Maximizes your SAP investment by increasing your return on 
investment 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  6 
 Travel Management Cycle 

•  The Travel Management 
module contains the 
complete range of 
procedures from entering 
a travel request, and 
approving it, to posting 
the actual travel expenses 
and carrying out possible 
revisions and retroactive 
accounting

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  7 
Integration aspects of SAP Travel Management
Integration aspects of SAP Travel Management 

AMADEUS 
AMADEUS 
(External 
(External 
Reservation 
Reservation 
System) 
System) 

SAP Travel 
SAP Travel 
Management 
Management 

CO 
CO  FINANCE 
FINANCE 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  8 
Integration with HR Payroll
Integration with HR Payroll 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  9 
Integration aspects of SAP Travel Management 
SAP Travel Management can be integrated with FI/CO Module and 
AMADEUS ( External Reservation System) 

Key benefits of Integration of SAP Travel Management with Amadeus 
•Integrated self­service booking and travel expense via a quick and 
paperless electronic workflow 

•Complete synchronization of online and offline transactions, supporting 
the single point of contact and ‘one stop shopping’ philosophy for the 
traveler. 

•Consolidated data repository offers travel management transparency, 
control and detailed reporting 

•Creation of unique profiles in SAP and export of profiles to Global 
Distribution Systems (GDS)

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  10 
Integration aspects of SAP Travel Management 
SAP Travel Management with Amadeus ensures compliance of your 
company and statutory rules on reimbursement, automatically recognizing 
which cost centre the travel expenses should be assigned to as well as the 
bank details of the employee in order to reimburse expenses incurred. 

Key benefits of Integration of SAP Travel Management with FI/CO 

•We can post Travel expense reports to their assigned cost center by 
integrating SAP Travel Management with FI/CO Module

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  11 
SAP Travel Management Process 
SAP Travel Management supports all the processes for 
handling trips and integrates them in the settlement, 
taxation and reimbursement cycle. 

This includes 
ØTravel Request 
ØTravel planning 
ØBooking trips, and also 
ØSettling Travel Expenses 
ØTransferring the settlement results to other business 
functional areas

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  12 
Travel Request 
The traveler uses the R/3 system to submit a travel request 
to the relevant superior. 

The  travel  request  supplies  the  superior  with  information 

such as 
Ødate 

Ødestination 

Øpurpose of trip 

Øthe transportation and accommodation required 

Øthe requested advance an estimated cost of the trip
www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  13 
Travel Planning 
After  travel  request  has  been  approved,  the  traveler 
determines  the  available  traveler  services  (flight,  hotel,  car 
rentals  In  Germany  –  Train)  in  the  travel  plan  and  book 
them on the line in the R/3 system. 

The  reservation  takes  place  via  a  Global  Distribution 

System (GDS) that must be connected with R/3 System.

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  14 
Travel Expenses Booking 
After completion of the trip, the traveler complete his or her 
Travel  Expense  Report,  includes  all  necessary  data  and 
documents. 

The expense department checks the travel expense reports 
and the original documents and receipts. 

After  completing  this  activity  the  travel  expense  report  is 

sent  to  supervisor  for approval  who  can  than  release  it  for 
settlement

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  15 
SAP Travel Management Environment
SAP Travel Management Environment 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  16 
required Infotypes for Travel Management (Travel 
Expenses)
Expenses) 
•  Mandatory Infotypes required for Travel Management (Travel 
Expenses) 
0001  Organizational Assignment 
0002  Personal Data 
0017  Travel Privileges 
0006  Addresses 
0009  Bank Details 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  17 
Need for Infotypes
Need for Infotypes 

Each employee must have at least the following infotypes before going 
on  a business trip : 
Ø 0001 Organizational Assignment 
Ø 0002 Personal Data 
Ø 0017 Travel Privileges 

The personnel action Hiring ( TE Mini Master)

contains exactly the info types necessary for
travel Management and presents them, one
after the other, for initial entry. Existing HR
Master Data can be changed or supplemented
at ant time 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  18 
Need for Infotypes
Need for Infotypes 

The infotypes addresses (0006) and Bank 
Details (0009) are necessary if we : 
i) Want to generate vendor master records in FI 
for corresponding personnel numbers in HR 
automatically 
ii) Utilize a form of data medium exchange 
( DME) 
Note : The infotypes Actions (0000) and Settlement Status 
(0003) are automatically created when an employee is hired. 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  19 
Infotypes required for Travel Planning 

•  Optional Infotypes required for Travel Planning 

0470  Travel Profile 
0471  Flight Preference 
0472  Hotel Preference 
0473  Car Rental Preference 
0474  Rail Preference (At present only for Germany) 
0475  Customer Program

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  20 
Use of Travel Planning infotypes 
The traveler can enter the data as below 

ü  personal preferences in the infotypes Flight Preference (0471) 
ü  Hotel Preference (0472) 
ü  Car Rental Preference (0473) 
ü  Rail preference (0474). 

In  the  Customer  program  Infotype  (0475)  traveler  can  store  loyalty 
programs such as Lufthansa Miles & More or travel card details. 

We can  use  Travel  Profile  info  type  (0470)  to  assign  employees  to 
certain set of travel policies.

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  21 
 Travel Privileges IT0017 
•  The control parameters 
for Travel Expenses are 
stored per employee in 
the Infotype Travel 
Privileges (0017). 
Examples are the 
reimbursement group 
travel costs and the 
statutory and enterprise­ 
specific reimbursement 
groups for 
accommodations and 
meals. 

•  The travel privileges 
control, among other 
things, the 
reimbursement amounts 
that the settlement 
program uses and the 
kinds of receipts that can 
be entered for an 
employee. www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  22 
 Travel Privileges IT0017..contd 

•  Travel privileges must be 
created in master data for 
each employee who is 
allowed to go on business 
trips. 

•  Depending on the 
cumulation procedure 
chosen in the IMG activity 
Define miles/kms 
cumulation, fields in the 
Travel costs area are 
shown or hidden

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  23 
 The Start  Screen of Travel Manager 
•  In the Travel Manager the 
employee has a complete 
overview of all his trips (travel 
requests, travel plans and travel 
expense reports). Each of these 
objects can be created or 
changed from the Travel 
Manager. The Travel Manager 
was developed for the 
occasional user. 

•  You can decide whether you 
want to use the travel requests, 
travel plans and travel expense 
reports together or only parts of 
them:

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  24 
 The Start  Screen of Travel Manager..contd 
•  With a travel request the employee 
expresses the intention of 
undertaking a business trip and 
forwards this, if necessary, to an 
internal travel center. 
•  You can use a travel plan to plan a 
trip in detail and to book the travel 
items. The trip preferences stored 
as infotypes are taken into 
consideration for this. A travel plan 
can be created by both an internal 
travel center and the employee 
himself. 
•  The travel expense report 
presents a collection of all the trip 
facts relevant to settlement. These 
form the basis for the calculation of 
the trip reimbursement amounts 
according to the respective national 
law and for posting these in 
accounting. If amounts occur that 
are taxable, these can be 
transferred to HR Payroll.

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  25 
 Initial  Screen of Travel Manager 
•  Transaction Code ­ TRIP 
•  Navigation Path – Human Resources → Travel Management → 
Travel Manager 

The Initial Screen is divided into two main areas : 
•  In the upper area, we can 
•  Create a travel request 
•  Book flights, hotels and rental cars ( create travel plan) 
•  Create a travel expense report 

q  Note – Alarm Indicator 
•  If we have not processed a trip a further within a certain period of 
time, the corresponding travel request, travel plan or travel expense 
report is marked with an alarm indicator       as a warning. These 
warnings indicate that you should take immediate action to handle 
these.

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  26 
Personnel Settings
Personnel Settings 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  27 
 Personnel Settings screen description 
Transaction Code ­ TRIP 
Navigation Path – Human Resources → Travel Management → Travel Manager 
Description – In above screen we can make the following personal settings for the 
Travel Manager via 
Which trips are to be displayed in the list of all trips : 
All Trips 
Trips of last 12 months 
All Trips of the current year 
How wide the overview area is to be when you start the 
Travel Manager 
How many entries are to be stored in the personal input help 

We can determine for text fields, country and region fields and assignment objects 
how many of the values we use are to be noted by the system and displayed when 
you call the personal input help. 

Note : If we do not want to use the personal input help, enter the value  “zero” in 
these fields

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  28 
Overview List of Trips
Overview List of Trips 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  29 
The Infocenter: Screen View of Travel Manager
The Infocenter: Screen View of Travel Manager 

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  30 
 Travel Expenses Settlement 
•  All trips with the 
status approved/to 
be settled are settled 
via the settlement 
program 
RPRTEC00. 
•  For test purposes 
you can select 
individual trips and 
settle these using 
the dialog 
transactions. The 
end of the trip may 
not fall in a future 
payroll period.

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  31 
 Travel Expenses Settlement
Travel Expenses Settlement …
… contd 
•  On the basis of the trip data 
entered, the settlement 
program determines 
settlement results (especially 
the reimbursement amounts) 
for trips for specific payroll 
periods and stores them in 
the PCL1 file. The trips must 
end before the end date of 
the payroll period in order to 
be settled. 
•  If the status of the control 
record period in Payroll is 
New personnel control record 
or Exit payroll, the next 
higher control record period 
is used as payroll period.

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  32 
 Travel Expenses Payment 
•  You can forward the 
settlement results to Financial 
Accounting (FI), to HR Payroll 
or to non­SAP systems for 
payment. 

•  Payment by means of data 
medium exchange is also 
possible.

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  33 
 Travel Expense Management 
Course summary 
You must be familiar with

Ø Content
Ø Benefits & Advantages
Ø Cycle
Ø Integration
Ø Processes
Ø Infotypes

www.sap­ 
www.sap ­topjobs.com 
topjobs.com  34