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GESTÃO DE ESTOQUE:

GUIA PRÁTICO PARA ATACADISTAS


E IMPORTADORES

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Introdução 03

O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos 06


Capítulo 1

O que não fazer? 12


Capítulo 2

Dicas para o sucesso 16


Capítulo 3

Escolhendo a ferramenta ideal 19


Capítulo 4

Conclusão 23

Sobre a Mainô 25
INTRODUÇÃO

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Introdução

Muitas pessoas ainda consideram a área de estoque


apenas como um fluxo operacional de uma empresa — com
movimentação de mercadorias, rotinas de recebimento e
expedição, realização de inventário, entre outras tarefas. De
fato, essa é uma área que possui um trabalho que, comumente,
recebe baixos níveis de planejamento de uma empresa, já
que as decisões são tomadas apenas no nível do planejamento
operacional, diferentemente dos planejamentos tático e
estratégicos, que contemplam departamentos e a empresa
como um todo.

Porém, muitas vezes pode passar despercebido o fato de


que algumas decisões tomadas, assim como o planejamento
realizado, têm o poder de impactar nos resultados de outras
áreas, principalmente nos setores de compras, comercial e
financeiro. Um mau planejamento realizado pela equipe de

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Introdução

gestão do estoque pode fazer com que o setor de compras, por exemplo, faça aquisições equivocadas, o
que pode prejudicar, por sua vez, o setor de vendas, no que diz respeito à disponibilidade de mercadorias.
Nesses casos, o setor financeiro também precisaria lidar com prejuízos financeiros relativos à compra
errada de produtos e à perda de vendas por falta de disponibilidade.

Nesse sentido, a gestão de estoque representa uma área importante e que deve ser gerida
da forma mais eficiente possível, especialmente no que diz respeito aos atacadistas e
importadores, uma vez que essa rotina representa a essência do negócio de empresas
desse setor.

Pensando nisso, decidimos criar este ebook: um guia prático de gestão de estoque, com algumas dicas
que podem melhorar ainda mais o gerenciamento de sua empresa. Quer aprender um pouco mais a
respeito desse assunto? Então confira a seguir!

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O QUE É NECESSÁRIO PARA A
CLASSIFICAÇÃO E PADRONIZAÇÃO
DOS PRODUTOS

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O que é necessário para a classificação e
padronização dos produtos

O primeiro passo para uma gestão de estoque eficiente é


padronizar e organizar os produtos. Por isso, neste tópico
falaremos um pouco mais sobre como isso pode ser feito e
qual a importância desse trabalho. Veja:

CLASSIFICAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DOS PRODUTOS

Essa primeira etapa é fundamental para que a gestão de um


estoque seja feita da forma mais adequada possível. Atacadistas
costumam trabalhar com uma grande variedade de produtos,
para atender os varejistas em suas necessidades — e essa
variedade, tanto de categoria quanto de tipo de produtos, quando
não é bem organizada, pode trazer problemas para a área.

Vamos a um exemplo prático: imagine um atacadista que


atende varejistas do ramo eletrônico. Esse atacadista trabalha

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O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos

com itens de diversas categorias, como celulares, tablets, smartphones etc. Dentro de cada categoria,
existem tipos diferentes de produtos. Para que o controle desses produtos seja feito da melhor maneira
possível, o ideal é que seu cadastro seja padronizado, principalmente, no que diz respeito à nomenclatura
que será usada. Cada produto deve possuir apenas um código e um nome — e, na hora de realizar
o cadastro de novos itens, é importante fazer uma verificação, para analisar se esse item já possui um
cadastro no sistema.

Feito isso, é hora de alocar esses itens em cada espaço dentro do estoque. O ideal é que os itens
sejam armazenados, de acordo com as categorias, por tipo e por giro, e frequência de saída. Assim, os
smartphones devem estar localizados em uma área específica para isso, sendo separados por marcas,
por exemplo — sendo que cada modelo, de cada marca, possui uma locação específica para isso. Os
produtos que possuem maior giro devem ficar armazenados nas locações mais acessíveis e perto da
área de expedição, por exemplo.

A padronização no cadastro dos produtos é importante tanto para verificar a existência de um cadastro
previamente, para evitar que o mesmo item seja cadastrado mais de uma vez, quanto para evitar furos

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O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos

de estoque no inventário. Já a organização é importante para que a produtividade dos colaboradores


seja otimizada, uma vez que todos saberão onde cada item estará localizado.

COMPRA E VENDA

Como dissemos no início deste material, a gestão de estoque pode influenciar diretamente nas rotinas
dos setores de compra e comercial. Infelizmente, ainda podemos encontrar empresas em que cada área
atua isoladamente e sem integração — cada uma em busca de seus objetivos.

No que diz respeito à melhoria de resultados e à área de gestão de estoque, a melhor maneira de fazer
uma gestão mais eficiente e aprimorar os números da empresa como um todo é fazendo com que a
comunicação entre essas áreas seja fluida e constante. Dessa forma, quando as áreas de compras,
comercial e gestão de estoque atuam em conjunto, é possível estabelecer previsões de demanda mais
assertivas, programar a compra apenas dos produtos que se fazem necessários e na frequência correta,
evitando deixar o estoque abarrotado ou perder vendas por falta de itens. Além de evitar a compra de
produtos obsoletos ou com baixa saída no estoque, entre outros.

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O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos

Essa integração contribui para que as três áreas otimizem suas rotinas, potencializem seus resultados e
apresentem benefícios para a empresa como um todo, uma vez que as perdas e faltas de produtos serão
minimizadas ou até mesmo eliminadas.

ROTINA E CONTROLE

Depois que a padronização, o cadastro e a alocação dos itens no estoque são realizados, é a hora de
planejar a rotina do setor.

Para isso, é importante que a integração entre as áreas seja parte da rotina da empresa.

Além disso, vale dizer que, um dos principais pontos no que diz respeito ao controle de estoque, é o
inventário dos materiais. O inventário é a contagem e conferência do estoque, que é feito pela comparação
entre o estoque físico com o estoque contábil — aquele disponível nos registros. Essa tarefa ajuda a
identificar perdas, por validade, defeito ou obsolescência, além de extravios, avarias, e a encontrar quais
são as possíveis causas dessas ocorrências, criando um plano de ação para que elas não voltem a ocorrer.

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O que é necessário para a classificação e padronização dos produtos

Apesar da importância de se realizar um inventário geral de tempos em tempos, o ideal é que as empresas
realizem, também, os inventários cíclicos — em que cada divisão do estoque é inventariada separadamente.
Como esses inventários ocorrem com maior frequência, a identificação das causas de não conformidades
acaba se tornando mais fácil e as ações realizadas são mais efetivas.

Além da realização de inventários, é importante que haja a criação e a gestão de indicadores de


desempenho. Esses indicadores apresentam os resultados das rotinas das diferentes áreas e ajudam
na análise do desempenho de cada uma delas, mostrando se as metas foram atingidas, apontando os
índices de não conformidade, resultados das ações etc.

Alguns indicadores importantes para a área de estoque, que podem ser controlados, são: índices de
perdas — e por quais motivos — índices de produtividade, nível de serviço de atendimento de pedidos,
giro de estoque dos produtos, ponto de ressuprimento, entre outros. A rotina e o controle de estoque
são importantes para ajudar a manter a organização, seguir o planejamento, aprimorar os resultados e
alcançar as metas propostas pela gestão.

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O QUE NÃO FAZER?

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O que não fazer?

Já sabemos que erros e planejamento inadequado na gestão


de estoque podem trazer consequências para outras áreas
também. Esses problemas podem, inclusive, comprometer a
saúde financeira de uma empresa. Portanto, eles devem ser
evitados a qualquer custo. Sendo assim, neste tópico falaremos
sobre alguns desses erros que devem ser evitados:

NÃO SE PREOCUPAR COM O PLANEJAMENTO

A área de estoque, para conseguir potencializar seus


resultados, não deve atuar como uma área reativa — que
trabalha de acordo com as demandas. Isso quer dizer
que, mesmo sendo uma área com foco operacional e
rotinas estabelecidas, o gestor deve se preocupar com o
planejamento de recebimentos, de expedição, de gestão
de risco, entre outros.

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O que não fazer?

NÃO SE ADEQUAR NOS PICOS DE SAZONALIDADE

Alguns produtos sofrem a sazonalidade, ou seja, vendem mais em determinadas épocas do ano do que
em outras. Por isso, além de se programar para comprar quantidades maiores desses itens, com um pouco
de antecedência, é preciso planejar seu armazenamento dentro do estoque e monitorar a operação tanto
de entrega dos fornecedores quanto do giro desses itens no estoque, e de expedição desses materiais.

NÃO FAZER OS CONTROLES ADEQUADOS

A falta de controles — principalmente de indicadores — impede que o gestor da área tenha uma visão
melhor de suas operações. Afinal, certos riscos e oportunidades só podem ser identificados quando
existe esse acompanhamento. No entanto, assim como a falta, o excesso de controles também pode
prejudicar a tomada de decisões. Isso porque, com tantos indicadores disponíveis, é difícil saber qual
deles priorizar. Portanto, o ideal é que apenas os controles que estejam alinhados com a estratégia da
empresa sejam mantidos. Outros indicadores podem ser geridos pelos líderes de equipe, mas não de
forma a afetar o planejamento dos gerentes, por exemplo.

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O que não fazer?

NÃO REALIZAR A INTEGRAÇÃO

Como dissemos, é fundamental que as áreas alinhem suas estratégias e trabalhem em sintonia. Quando
elas trabalham isoladamente, com objetivos diferentes, podem acontecer conflitos de objetivos,
equívocos no entendimento e no atendimento das necessidades, entre outros problemas, que interferem
nos resultados de forma negativa.

REALIZAR CONTROLES MANUAIS

Infelizmente, ainda podemos nos deparar com gestores e empreendedores que acreditam que podem
gerenciar uma área como essa apenas com a ajuda de planilhas e anotações manuais.

Esses recursos podem até ser úteis em alguns casos, como na hora de criar os indicadores de
desempenho, por exemplo, mas, no que diz respeito à gestão da área, os controles manuais aumentam
o risco de erros, de extravio de informações, de retrabalho, além de diminuírem a confiabilidade e a
segurança das informações.

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DICAS PARA O SUCESSO

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Dicas para o sucesso

Assim como falamos sobre o que deve ser evitado, trouxemos


também neste tópico algumas dicas de sucesso, que
contribuirão para melhorar a gestão e também para aprimorar
os resultados de seu negócio.

UTILIZE UMA FERRAMENTA DE GESTÃO

Existem ferramentas e softwares de gestão no mercado,


que são capazes de atender às necessidades e os recursos
que uma empresa possui para investir em tecnologia. A
relação custo-benefício dessas ferramentas é extremamente
compensatória, uma vez que é possível encontrar soluções
com custo acessível, trazendo inúmeros benefícios para
a gestão, como automatização dos processos, maior
segurança, integração das áreas, compartilhamento de
informações, entre outros.

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Dicas para o sucesso

FAÇA UM CONTROLE MAIS RIGOROSO PARA OS PRODUTOS PERECÍVEIS E DE ALTO VALOR

Produtos perecíveis - ou que se tornam obsoletos mais rapidamente - devem ser constantemente
monitorados e sua reposição deve ser feita de forma que os primeiros a chegar sempre serão os primeiros
a sair: técnica do PEPS. Isso ajuda a evitar perdas por falta do controle de validade de itens. Quanto aos
produtos de alto valor, o ideal é que sejam armazenados em uma área separada do restante do estoque
e com a entrada limitada de funcionários.

MANTENHA O ESTOQUE EM NÍVEIS ACEITÁVEIS DE MERCADORIA

Estoques baixos demais podem fazer com que sua empresa deixe de fornecer itens para o varejo.
Níveis altos de estoque representam riscos de perdas e obsolescência, além de elevar os custos de
armazenamento dos produtos. O ideal é fazer a reposição levando em consideração o giro do produto, o
tempo que o fornecedor demora para entregar e, dependendo da visão do gestor, manter uma margem
de segurança para caso haja um aumento repentino nas vendas.

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ESCOLHENDO A
FERRAMENTA IDEAL

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Escolhendo a ferramenta ideal

Como observado no tópico anterior, existem ferramentas


no mercado que podem atender às necessidades de cada
empresa.

O problema é que muitos gestores acabam


tendo dúvidas de como deve ser a escolha
da ferramenta ideal para seu modelo de
negócio. Aqui, vamos falar sobre o que deve
ser levado em consideração na hora de fazer
essa escolha:

FUNCIONALIDADES

É importante avaliar quais são as funcionalidades que cada


sistema apresenta e comparar com o que sua empresa

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Escolhendo a ferramenta ideal

precisa. Essa análise é importante, já que muitas vezes a empresa pode adquirir um produto mais
caro, pagando por aplicações que não serão utilizadas. É preciso considerar que existem outras com
um custo mais baixo, capazes de atender suas necessidades.

RELAÇÃO CUSTO-BENEFÍCIO

Como a oferta de ferramentas de gestão é variada, é preciso avaliar o que está sendo oferecido, com
relação ao que será pago. É, praticamente, a mesma questão do tópico anterior: é preciso analisar se o
investimento compensa a aquisição.

SUPORTE

É preciso avaliar se — e como! — a empresa oferece suporte para o sistema. É importante saber se
no preço estão inclusos os treinamentos necessários para que a equipe que utilizará a ferramenta e,
principalmente, saber qual é a disponibilidade da equipe de suporte para ajudar a sanar possíveis
problemas que possam surgir com a ferramenta.

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Escolhendo a ferramenta ideal

TEMPO DE IMPLEMENTAÇÃO

Algumas empresas possuem um tempo de implementação diferente das demais. Por isso, é preciso
avaliar qual é a urgência de sua empresa por esses serviços e em quanto tempo a empresa fornecedora
do software poderá disponibilizar a ferramenta para utilização.

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CONCLUSÃO

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Conclusão

Como podemos ver, a gestão de estoque é uma área muito importante dentro de uma empresa,
especialmente, quando o ramo de atividade do negócio é o atacado. Essa gestão envolve planejamento,
controle, integração com outras áreas e, ainda, pode causar impactos em outros resultados. Sendo assim,
é bem mais importante do que muitas pessoas imaginam.

Portanto, se preocupar com uma gestão eficiente é fundamental para que a empresa possa melhorar
seus resultados, aumentar o faturamento, reduzir custos, aumentar a satisfação dos clientes e obter uma
vantagem competitiva com relação à concorrência.

Já parou para pensar em como está sendo feita a gestão de estoque em sua empresa? Não? Então
analise seus processos e veja o que pode ser melhorado agora mesmo! E conte com a Mainô Sistemas
para esclarecer suas dúvidas!

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A Mainô é uma startup responsável pela criação de produtos de
sistemas de gestão. Esses sistemas são softwares em nuvem, pensados
exclusivamente para empresas no ramo de comércio. Esses softwares
fazem a gestão completa do estoque, emissão de NF-e e boletos,
gestão financeira e, muito mais.

Atualmente, a Mainô trabalha com os seguintes produtos:

»» COMEX NF-e: gestão de estoque, NF e finanças (focado para


importadores);
»» TRAXO: gestão de estoque, emissão de NF-e e financeiro
(Focado em Atacadistas)
»» Plug-in para e-commerce.

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