Fiche pratique

Réf. : 0370

Date de publication :
21 décembre 2013
Date de dernière validation :
28 novembre 2016
Suivre les plans d’actions et
impliquer les acteurs de
l’entreprise
Cette fiche est issue de Génie
: industriel | Métier : responsable qualité

par Olec KOVALEVSKY

Mots-clés Extrait du sommaire :

Action | Plan d’action | Plan
d’amélioration | Suivi action |
Impliquer | Implication
[...]
0556 Mettre en œuvre le principe d’amélioration continue dans un SMQ
0340 Faire une revue de processus
0370 Suivre les plans d’actions et impliquer les acteurs de l’entreprise
0456 Faire une revue de direction
1157 Établir les supports pour la remontée d’informations sur les anomalies
[...]

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Suivre des plans d’actions
Vous venez de mettre en place un plan d’actions et vous avez la responsabilité de le mener à terme en
respectant la date visée par votre direction.
Comment faire adhérer les parties prenantes ?
• Conservation de la motivation de chacun des acteurs pour faire avancer les actions.
• Communication de l’avancement du plan d’actions.
• Relance des acteurs en charge des actions.
Comment tenir à jour le plan d’action ?
• Informations pertinentes à partager : avancement, retard, difficultés rencontrées.
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En pratique
Étape 1
Faire adhérer les parties prenantes
En tant que responsable du plan d’action, vous devez
vous donner les moyens afin :
• d’atteindre l’objectif visé à travers la réalisation du
plan d’action ;
• de tenir la date cible fixée pour l’objectif visé.
À l’établissement de la première version du plan
d’action
Les destinataires sont l’ensemble des ressources
contributrices aux actions (livrables à fournir aux dates
fixées). Chaque ressource aura une vision globale du
plan d’action, en termes de :
• livrables à fournir ;
• délais de livraison des livrables ;
• ressources impliquées ;
• dépendances éventuelles avec d’autres actions du
plan.
Il est important de communiquer votre plan d’action à
votre direction, représentant votre « client ». C’est en
effet la direction qui vous a fixé l’objectif à atteindre
dans un délai fixé. En lui communiquant la première
version du plan d’action, vous allez lui apporter une
première information factuelle quant à votre capacité
à atteindre l’objectif.
À fréquence régulière
Les ressources contributrices et la direction (client de
votre plan d’action) doivent être destinataires du plan
d’action réactualisé.
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Vis-à-vis des ressources, cela permet de partager une
« photographie » mettant en évidence :
• l’avancement des actions à travers des commen-
taires apportés à chacune des actions du plan ;
• les retards éventuellement pris dans la réalisation de
certaines actions : délai à recaler avec les ressources
concernées.
Le fait de communiquer régulièrement vous permet de
maintenir une mobilisation de l’ensemble des acteurs
en vue de l’atteinte de l’objectif. Il faut absolument évi-
ter l’effet « tunnel » en laissant les différents acteurs, y
compris la direction évidemment, sans information sur
l’avancement du plan d’action. Ceci est le point-clé
pour l’adhésion des parties prenantes.
Étape 2
Tenir à jour le plan d’action
Le plan d’actions doit être tenu à jour régulièrement :
• ajout des nouvelles actions identifiées au cours de
la réalisation du plan d’actions et qui nécessitent
un suivi de votre part en tant que responsable de
ce plan ;
• avancement des actions du plan d’actions par ajout
de commentaires.
En complétant la cellule « Comment » associée à
chacune des actions du plan d’action - Réf. Internet :
22748.dtou1754, vous allez pouvoir tracer l’avance-
ment des différentes actions :
• points déjà traités ;
• points encore à traiter ;
• risques de dérive.
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Exemple
Extrait d’un plan d’action « Gestion des déchets » :

Plan d’action
Désignation du plan d’action Gestion des déchets
Responsable du plan d’action Pascal Weber
Mettre en place des filières de recyclage des déchets de l’atelier de fabrication de cartes
Objectif à atteindre
électroniques
Délai de mise en œuvre 12/2011
Mise à jour du 20/09/2011
Quoi ? Qui ? Quand ? Comment ?
15/06/2011 : La liste des natures de
Identifier les natures des déchets Responsable production 30/06/2011
déchets est établie. Action soldée.
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20/09/2011 : Les contrats ont été mis

Mettre en place des contrats
avec les différentes filières de
recyclage
Sensibiliser le personnel de
production au tri des déchets
Faire le bilan après deux mois de
fonctionnement
en place avec deux prestataires. Les
contenants de recyclage seront fournis par
Responsable achats 30/09/2011 les prestataires.
31/07/2011 : Les fournisseurs ont été
identifiés. Demandes d’offre de service en
cours.
20/09/2011 : Création de panneaux
d’affichage en cours, pour fin septembre.
Responsable QSE 15/10/2011
La sensibilisation du personnel est
programmée début octobre.
01/06/2011 : Bilan financier avec les
Responsable QSE fournisseurs, qualité des tris des déchets
par le personnel de production.

Étape 3 Attention
Attention

Relancer les parties prenantes
Avant la mise à jour « officielle » du plan d’action
La communication de votre plan d’action est un acte
« officiel », dans le sens où il est transmis à l’ensemble
des acteurs, y compris la direction en tant que client.
Avant de diffuser le plan d’action, il faut faire un point,
de manière informelle, avec chacun des acteurs afin de
recueillir les dernières informations.
Avec chaque responsable d’action, il s’agit de valider
l’avancement du livrable :
• Difficultés rencontrées en termes de ressources ?
• Difficultés rencontrées en termes techniques ?
• Tenue de la date de livraison du livrable de l’action ?
• Nécessité de compléter le plan d’action avec de
nouvelles actions ?
• Actions à solder suite à la livraison des livrables
demandés ?
Les informations, ainsi recueillies, vous permettent de
tenir à jour les commentaires associés à chacune de
vos actions.
Avant une date d’échéance d’une action
Pour chacune des actions de votre plan d’action,
vous allez faire un suivi individuel des responsables
des livrables afin de vous assurer de l’avancement
des actions et ainsi éviter également l’effet « tunnel »
vis-à-vis de vous.
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Il ne faudrait pas vous retrouver à une date d’échéance d’une
action et apprendre que celle-ci n’a pas avancé du tout, ceci
quel que soit le motif évoqué par le responsable de l’action.
Cette situation aurait nécessairement une conséquence sur la
réussite de votre objectif de réussite du plan d’action !
Relancer les parties prenantes permet d’identifier
rapidement les événements pouvant compromettre
l’atteinte de l’objectif visé par le plan d’action. L’anti-
cipation des événements perturbants vous permet de
prendre des décisions sans être sous la contrainte de
la date associée au plan d’action : engagement vis-à-
vis de la direction.
Notre conseil
Datez l’avancement des actions
L’avancement des actions à travers la cellule « Com-
ment ? » de l’outil tableur - Réf. Internet : 22748.
dtou1754 doit être actualisé par date. Cela permet de
reconstituer une chronologie dans la réalisation des
actions/décisions.
Informez régulièrement
Tenez au courant les ressources contributrices et la
direction (client du plan d’actions) afin de garder une
dynamique dans la phase de réalisation du plan d’ac-
tions. Cette communication permet non seulement
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d’éviter l’effet « tunnel » (manque d’information par- plan d’actions au fil des informations recueillies. Cela
tagée) mais également d’alerter la direction en cas de ne veut pas dire qu’il faille le diffuser à chaque mise
difficultés rencontrées (sujet technique, allocation de à jour. La diffusion devra se baser sur la nécessité de
ressources, par exemple) pour l’atteinte de l’objectif à conserver une dynamique du plan d’actions, en évitant
la date visée. un effet « tunnel ».
À quelle fréquence faut-il suivre les responsables
des actions ?
Évitez les erreurs
Il est clair qu’il faut faire au moins une relance. Faut-il
Ne laissez pas sans information en faire plus ? Probablement, en tenant compte :
Les acteurs du plan d’actions, y compris la direction • de la nature de l’action : ressources nécessaires pour
(client du plan d’action) doivent être tenus au courant l’obtention du livrable (exemple : 1 heure de travail
dans chaque étape. ou 50 heures de travail) ;
Ne laissez pas le plan d’actions dans sa version • de la disponibilité des ressources car les ressources
initiale sans aucune mise à jour ne sont que très rarement dédiées à un plan
Le plan d’actions est un outil qui traduit un mouvement, d’actions ;
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une dynamique. Il est donc fondamental de le tenir à • du niveau de communication « naturel » entre
jour, dans le but de faire adhérer les parties prenantes les acteurs du plan d’actions et vous : remontée
autour de l’objectif commun. d’information en cas de difficulté.
Relancez
Relancez les responsables des actions avant la date Pour aller + loin
d’échéance de remise des livrables.
Glossaire
Foire aux questions Action
Phase durant laquelle le responsable de l’action va
À quelle fréquence faut-il mettre à jour son plan
effectuer un travail ayant pour conséquence la fourni-
d’actions ?
ture d’un élément livrable.
La mise à jour du plan d’actions est importante dans
Élément livrable
la mesure où l’avancement du plan d’actions sert
d’outil de communication aux contributeurs (« Où en Ce que vous attendez de la part du responsable d’une
sommes-nous dans la réalisation des actions ? ») mais action : un document, un gabarit de contrôle, des opé-
également à la direction (« Allons-nous atteindre l’ob- rateurs formés, etc.
jectif fixé ? »). Il est donc important de tenir à jour le

Saisissez la Référence Internet 22748.0370 dans le moteur de recherche du site

Les plus Internet www.techniques-ingenieur.fr pour accéder aux mises à jour de cette fiche ainsi que
la Réf. Internet des rubriques suivantes :

Outils téléchargeables
• 22748.dtou1754 – Définir un plan d’action : Qui fait quoi ? Quand ? Comment ?

Fiches associées
• 22748.0433 – Modéliser la planification de tâches à l’aide du diagramme de Gantt
• 22748.0369 – Comment définir un plan d’actions ?
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