Arquivamento e Ordenacao de Documentos PDF

MP-PI
MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ
Noções de Arquivologia
Arquivamento e Ordenação de Documentos
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Prof. Élvis Miranda
SUMÁRIO
10. Arquivamento e Ordenação de Documentos...............................................3
10.1. Modelos de arquivos e tipos de pastas....................................................3
10.2. Tipos de arquivamento.........................................................................9
10.2.1. Arquivamento vertical.......................................................................9
10.2.2. Arquivamento horizontal.................................................................. 10
10.3. Guia-fora......................................................................................... 11
10.4. Métodos de arquivamento.................................................................. 12
10.4.1. Método alfabético........................................................................... 13
10.4.5. Sistemas de arquivamento............................................................... 42
10.4.5.1. Sistema direto............................................................................. 42
10.4.5.2. Sistema indireto.......................................................................... 43
10.4.6. Etapas do arquivamento.................................................................. 45
10.4.7. Escolha do método a ser adotado..................................................... 48
Questões de Concurso................................................................................ 52
Gabarito................................................................................................. 113
Gabarito Comentado................................................................................ 115
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ÉLVIS MIRANDA
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de
Brasília, com pós-graduação em Gerência de Projetos. É Analista Ju-
diciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos
do TJDFT. Autor de obras voltadas para concursos públicos na área de
Arquivologia.
10. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Além de controlar o prazo de guarda dos documentos, sua tramitação, cuidar
de sua conservação e quem pode acessá-los, outra atribuição do arquivo é, natu-
ralmente, guardar os documentos e mantê-los em ordem, de forma que se possa
localizá-los quando necessário.
Garanto que isso não é novidade para você, uma vez que seu arquivo pesso-
al deve ser rigorosamente organizado, certo? Ok, talvez não seja tão organizado
quanto você gostaria que fosse, mas nesta aula você vai perceber que já usa diver-
sos métodos arquivísticos que são objeto de prova e nem sabia.
Comecemos então pelas embalagens e mobiliários normalmente utilizados nos
arquivos para a guarda de documentos.
10.1. Modelos de arquivos e tipos de pastas
Ao contrário das bibliotecas, onde os livros, para facilitar a pesquisa, costumam
ser armazenados soltos nas estantes, no arquivo é importante utilizar embalagens
que protejam os documentos durante o período em que estarão guardados e tam-
bém que facilitem a pesquisa. Nesse caso, é comum a utilização de pastas, caixas
ou envelopes.
Os modelos de pastas mais utilizados nos arquivos são:
1) Pastas suspensas
2) Pastas A-Z
3) Pastas em L
4) Pastas sanfonadas
As pastas suspensas são as mais comuns, muito utilizadas nos arquivos corren-
tes. Nelas, são agrupados documentos soltos, como ofícios, memorandos e contra-
tos, que são ordenados dentro de cada pasta e guardados em armários ou arquivos
de gavetas. O nome pasta suspensa vem justamente do fato de que elas ficam
suspensas quando armazenadas. Normalmente, contam com uma guia, na qual é
anotado o nome ou assunto a que se referem os documentos nelas acondicionados
(lembra dos termos? Documento na embalagem = acondicionado; documento no
mobiliário = armazenado).
Pastas suspensas
As pastas A-Z são pastas que contam com um gancho central, no qual os do-
cumentos são perfurados e inseridos. Esta pasta é armazenada em pé, geralmente
em armários e estantes e, ao contrário do que o nome diz, não permite apenas a

ordem alfabética, mas também a ordem numérica ou qualquer outra que a em-
presa aplique aos documentos ali depositados. É também bastante utilizada nos
arquivos correntes, montados nos setores de trabalho.
Pastas A-Z
As pastas em L são utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicio-
namentos maiores. Geralmente coloridas, elas permitem criar subdivisões dentro
de outras pastas. É provável que você as utilize em seu arquivo pessoal.
Pastas em L
As pastas sanfonadas são aquelas que apresentam várias divisórias, de modo
que os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabé-
tica ou qualquer outro critério adotado pela instituição. São bastante utilizadas nos
arquivos pessoais, mas podem ser encontradas também em arquivos institucionais.
Pasta sanfonada
No caso das caixas, geralmente são utilizadas as chamadas caixas box ou cai-
xas de arquivo (indevidamente chamadas de caixas de arquivo morto por pessoas
não ligadas à área de arquivo). Podem ser de papelão ou de plástico. A bibliografia
sugere as de papelão como mais adequadas, pois apresentam maior durabilidade
e menor acidez, conservando melhor os documentos ali depositados. São bastante
utilizadas nos arquivos intermediários e seu tamanho é próprio para o acondicio-
namento de folhas A4 ou ofício, não havendo a necessidade de dobrá-las quando
guardadas.
Caixa box ou caixa de arquivo
Uma vez apresentadas as pastas, vamos aos modelos de arquivos presentes
nos arquivos. O mais tradicional é o arquivo de gavetas, em que os documentos são
armazenados, geralmente, em pastas suspensas. É utilizado, quase sempre, nos
arquivos correntes e é bastante prático na busca dos documentos.
Arquivo de gavetas
Outro modelo de arquivo é aquele destinado a guardar documentos em formato
de ficha, sendo, portanto, chamado de fichário. Com o advento dos sistemas infor-
matizados, os fichários perderam muito do status que possuíam anos atrás, sendo
hoje bem menos utilizados, mas ainda é possível encontrá-los em instituições que
se utilizam de fichas em seu dia a dia. Você já deve ter visto esse modelo em aca-
demias, clínicas ou até mesmo em bibliotecas que ainda não foram informatizadas.
Arquivo fichário
Os arquivos deslizantes, por sua vez, são formados por fileiras de estantes
agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a abertura na
estante em que se deseja colocar ou buscar o documento. É uma alternativa para
otimizar o espaço do ambiente, mas é relativamente cara, tanto na instalação
quanto na manutenção, o que exige um estudo detalhado para verificar sua apli-
cabilidade. Geralmente é adotada em empresas que não dispõem de outro espaço
para guardar seus documentos.
Arquivos deslizantes
Na prática, qual o melhor modelo de pasta ou de arquivo? Depende do material
a ser arquivado (papel, mídia digital, fitas de vídeo...), do tamanho dos documen-
tos e até mesmo da frequência de uso deles. O responsável pelo arquivamento
deve analisar todos esses aspectos para definir a melhor embalagem e o melhor
mobiliário para cada situação.
10.2. Tipos de arquivamento
Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados
em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados:
vertical ou horizontal.
10.2.1. Arquivamento vertical
Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados lado a lado, um atrás
do outro (na posição vertical, como o nome diz). O arquivamento vertical tem como
vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado
sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba por prejudicar a conservação
dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma.
É altamente recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos do-
cumentos é mais frequente; tanto é que as pastas suspensas e as pastas A-Z, mais
utilizadas nessa idade, adotam este tipo de arquivamento. Também é largamente
utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas de arquivo são armazenadas
dessa forma.
Exemplo de arquivamento vertical
10.2.2. Arquivamento horizontal
Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados uns sobre os outros,
formando pilhas de documentos. Apesar de conservar melhor os documentos, o ar-
quivamento horizontal acaba por dificultar a busca a eles, uma vez que, para pegar
qualquer documento, há a necessidade de remover os outros que estão por cima
dele.
Exemplo de arquivamento horizontal

Este tipo de arquivamento é recomendado para os arquivos permanentes, em
que a preservação do documento é extremamente importante, devido ao valor
histórico da documentação. Também é recomendado para documentos de grandes
dimensões, como mapas e plantas.
Para variar um pouco, o examinador costuma misturar vantagens e aplicações dos
dois tipos de arquivamento. Muito cuidado com isso na sua prova.
Como vimos em aula anterior, o procedimento de colocar os documentos em
embalagens que ajudam a protegê-los é chamado de acondicionamento. O proce-
dimento de colocar o documento, acondicionado ou não, no mobiliário apropriado,
de acordo com suas características físicas é chamado de armazenamento. Uma vez
acondicionado e armazenado, podemos dizer que o documento está devidamente
arquivado. Ou seja, acondicionamento + armazenamento = arquivamento.
10.3. Guia-fora
Se você achou estranho o nome, não se assuste; é algo bastante comum nos
arquivos e de fácil entendimento. Guia-fora nada mais é do que um formulário pre-
enchido com os dados do documento desarquivado, colocado no lugar dele, para
indicar sua localização e facilitar o rearquivamento.
Dessa forma, quando o documento sai do arquivo, fica esta guia no lugar dele:
daí o nome guia-fora (indicador do que está fora do arquivo). Você já deve ter visto
esta situação em uma locadora, por exemplo, quando o funcionário coloca dentro
da capa do filme a via contendo os dados do cliente, para indicar quem está com o
filme e o prazo de devolução. Esta guia é importante, principalmente, para arquivos
que não têm controle informatizado de empréstimo de documentos.
10.4. Métodos de arquivamento
Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os
documentos em ordem dentro do arquivo. Existem diversas formas de ordenação
aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia técnica e algumas
regras para a sua utilização. Essas regras são abordadas na bibliografia arquivística
(mais uma vez pela nossa amiga Marilena Leite Paes, em sua obra Arquivo: teoria
e prática, na qual dedicou um capítulo para esse assunto).
Na minha experiência como professor de cursinho há mais de uma década,
percebo que este é um assunto que não costuma agradar aos alunos, devido ao
grande número de regras. De qualquer forma, é bom ressaltar que é um assunto
muito cobrado e que, portanto, você deve dar especial atenção a ele, apesar de
tudo. Tentarei buscar exemplos práticos de cada método de arquivamento, a fim de
tornar o entendimento o menos cansativo possível.
Para facilitar, vamos começar apresentando um esquema do que iremos traba-
lhar, no qual podemos verificar os métodos de arquivamento aplicados aos arqui-
vos.
Você percebeu que existem vários métodos básicos de arquivamento. Teremos

de ver, neste módulo, cada um deles e suas regras. Não se desespere, a coisa não
é tão complicada. Depois de estudar cada um, você terá um volume bem razoável
de questões para fixar o assunto. Elas estarão reunidas ao final do módulo, sempre
ordenadas por assunto, de forma que você pode optar por resolvê-las à medida que
for concluindo cada método, se achar mais conveniente.
10.4.1. Método alfabético
Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os documentos

são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exem-
plo). É bastante aplicado no dia a dia das instituições. Os arquivos que contêm
as pastas dos clientes, dos fornecedores ou dos empregados da instituição, por
exemplo, podem ser ordenados pelo nome dessas pessoas ou instituições, o que
caracteriza a utilização do método alfabético.
A bibliografia apresenta ainda uma variante do método alfabético, que é o mé-
todo variadex (é isto mesmo: variadex). Nesse método, além de colocar os docu-
mentos em ordem alfabética, ainda há a utilização de cores para indicar as letras
iniciais, de forma que o arquivamento se torna mais fácil, uma vez que a cor ajuda
a localizar a posição do documento dentro do arquivo.
Podemos, inclusive, acrescentar essa informação em nosso esquema, acrescen-
tando o método variadex à frente do método alfabético, para não esquecer.
O método variadex é uma variante do método alfabético, uma vez que, primeira-
mente, ordenam-se os documentos por nome. Não caia na história de que ele pode
ser utilizado com números. Ele é sempre alfabético.
Bem, você já sabe que o método alfabético é aquele em que os documentos são
ordenados por nome e agora já dá para resolver as questões desse assunto, certo?
Vejamos, então, se você está preparado para esse assunto analisando algumas
questões aplicadas em provas anteriores.
(FUNCAB/PREF. SÃO MATEUS/ES) Utilizando o método alfabético de arquivamento,
qual dos nomes descritos nas alternativas seria colocado na frente dos demais?
a) Rui Alencar.
b) Ricardo Silva.
c) Antônio Pereira.
d) José Carvalho.
e) Hugo Borges.
(CESGRANRIO/BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método
numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a
cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou
registro, como apresentado a seguir:
1) Alba Santos Silva;

2) Bárbara Assunção;
3) Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social;
4) Alcedo Costa;
5) Ricardo Alves; e
6) Banco do Brasil
A ordenação alfabética destes documentos terá a seguinte sequência:
a) 1, 2, 3, 4, 5, 6
b) 1, 4, 6, 3, 2, 5
c) 3, 6, 4, 5, 2, 1
d) 5, 2, 6, 3, 4, 1
e) 6, 5, 4, 3, 2, 1
Comentário:
Se você respondeu a alternativa C na primeira questão (Antônio Pereira é o primei-
ro na ordenação dos nomes apresentados alfabeticamente) e a letra B na segunda
opção (a ordenação seria Alba Santos Silva, Alcedo Costa, Banco do Brasil, Banco
Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social, Bárbara Assunção e Ricardo Al-
ves, em ordem alfabética), você faz parte daqueles que seriam surpreendidos com
o gabarito destas questões, que, na verdade, é A (Rui Alencar é o primeiro dos
nomes, em ordem alfabética) e D (sim, Ricardo Alves é o primeiro em ordem alfa-
bética na segunda questão).
Isso porque, para ordenar nomes alfabeticamente, existem algumas regras (que
inclusive são internacionais) que fundamentam essa operação. O problema é que
essas regras não “pegaram” no Brasil e quase ninguém utiliza. Na prova, essa apli-
cação é obrigatória e acaba enganando muita gente. Parabéns, você agora passará
a fazer parte daqueles candidatos preparados para esse tipo de questão.
Como eu disse, são regras internacionais, e no Brasil temos inclusive uma nor-
ma da ABNT (norma 6023) que fundamenta este assunto. Não sugiro que você leia
essa regra, pois os examinadores costumam utilizar como bibliografia o livro da
Marilena Leite Paes, no qual ela apresenta as regras e exemplos de cada uma. Até
mesmo esses exemplos utilizados pela autora costumam ser aplicados nas provas,
às vezes com leves alterações. Por isso, vou transcrever as regras como se apre-
sentam na bibliografia, para que você se acostume com o palavreado das questões,
e tentarei explicar de forma mais inteligível cada uma. Vamos lá, então?
10.4.1.1. Regras de Alfabetação
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, que são chamadas de regras
de alfabetação.
1ª Regra:
“Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa”
Marilena Leite Paes
Você percebeu que a ordenação não se dá pelo primeiro nome da pessoa, e sim
pelo último sobrenome dela, que é deslocado para o início, após o qual devemos
colocar uma vírgula e completar com o primeiro nome (aqui chamado de prenome)
e o segundo nome, e os demais, se houver. Dessa forma, a ordenação se dá pelo
último sobrenome da pessoa, e não pelo primeiro nome dela como fazemos nor-
malmente no Brasil. Não é à toa que as passagens aéreas são emitidas dessa forma
ou a relação de autores na bibliografia de trabalhos acadêmicos exige essa forma
de apresentação dos nomes. Ela é feita justamente para permitir a ordenação alfa-
bética no padrão internacional.
Em alguns casos, podemos nos deparar com pessoas que têm o mesmo sobre-
nome no final. Como proceder nessa situação? Nesse caso, considere o prenome,
pois é o que vem logo após o último sobrenome quando levamos este último para
o início.
“Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vítor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor”
Marilena Leite Paes
Esta é a regra básica para ordenação de nomes. O problema é que existem al-
gumas exceções, e são elas que o examinador aplica nas questões para tentar com-
plicar a vida do candidato. É possível que você já tenha aplicado esta regra quando
organizou autores em sua monografia ou em trabalhos da faculdade ou mesmo do
ensino médio. Ocorre que, na maioria das faculdades e escolas, os professores só
conhecem a primeira regra (quando conhecem) e não exigem as exceções. Vamos
a elas, então, para não ter problemas em sua prova.

2ª Regra:
“Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se

separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor”
Marilena Leite Paes
Quando nos deparamos com sobrenomes compostos no final do nome da pessoa

(formados por substantivo e adjetivo ou ligados por hífen), não devemos separar
as palavras que formam esse sobrenome, pois a regra é levar o último sobrenome
para o início, e não a última palavra. No primeiro exemplo apresentado, o último
sobrenome da pessoa é Castelo Branco, e não Branco, e por isso não se deve levar
só a última palavra para o início (“Branco, Camilo Castelo” estaria errado).
Você percebeu que, na prática, continuamos com a mesma lógica da primeira
regra, ou seja, ainda estamos organizando pelo último sobrenome da pessoa.
3ª Regra:
“Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes formados por um adjetivo ou substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
Vasconcelos, Maria Luísa”
Marilena Leite Paes
Esta regra também não trouxe novidades, já que sobrenomes de Santos não dei-
xam de ser compostos por substantivo e adjetivo (Santa Clara, Santa Cruz, Santa
Fé...) e, por isso, seguem a mesma regra anterior.
4ª Regra:
“As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes

iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José”
Marilena Leite Paes
Esta regra é aplicada quando, no arquivamento, o primeiro nome foi abreviado

e não se sabe qual é o primeiro nome da pessoa. Você já deve ter percebido que
não se deve abreviar o último sobrenome, mas os outros podem ser abreviados,
se houver necessidade (o mais comum é abreviar o sobrenome do meio). Agora
você sabe por que não se deve abreviar o último sobrenome: porque é ele que será
utilizado para a ordenação. Quando o primeiro nome está abreviado, coloque-o no
início da letra a que está vinculado, como a regra sugere.
5ª Regra:
“Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são conside-
rados (ver também regra nº 9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do”
Marilena Leite Paes
Esse é um caso muito comum no Brasil. Os sobrenomes Silva, Costa, Araújo,

Oliveira e outros normalmente aparecem antecedidos pelas palavras de, da, do ou
dos. Quando levamos o último sobrenome para o início, a preposição não é consi-
derada, da mesma forma que a conjunção “e”, como no caso do nome “José Pereira
e Sousa”, que deve ser ordenado como “Sousa, José Pereira e”.
6ª Regra:
“Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho
são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na
ordenação alfabética.
Exemplo:
Antonio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antonio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique”
Marilena Leite Paes
Aqui temos uma regra para tratar de sobrenomes de parentesco, ou seja, casos
em que a pessoa tem, ao final de seu nome, um sobrenome que indica que herdou
o nome completo do pai, do tio ou do avô. Você certamente conhece alguém com
um sobrenome assim. Nesse caso, o sobrenome de parentesco deve ir para o iní-
cio acompanhado do sobrenome anterior, como nos exemplos apresentados. Isso
acontece porque, formalmente, a pessoa deve ser tratada pelo sobrenome anterior,
e não pelo sobrenome de parentesco (não existe senhor Júnior, e sim senhor Mo-
reira Júnior, por exemplo).
O sobrenome de parentesco, de acordo com as regras, não deve ser considerado
quando os nomes são ordenados, ou seja, no caso do nome “Viana Neto, Henrique”,
após o Viana, consideramos diretamente o nome Henrique, pulando o sobrenome
de parentesco Neto, que deve ser ignorado na alfabetação. Ele só será considerado
em casos em que o nome completo é rigorosamente igual, como destaca Marilena
Leite Paes:
“Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de ele-

mento de distinção.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de”
Marilena Leite Paes
7ª Regra:
“Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo,
entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)”
Marilena Leite Paes
Quando a autora afirma que os títulos não são considerados, ela está se referin-
do ao fato de que eles são deslocados para o final, entre parênteses.
Uma questão muito comum, como você verá na coletânea ao final desta aula, é
dizer que os títulos SÃO considerados na alfabetação. Ou seja, o examinador sim-
plesmente exclui a palavra NÃO da bibliografia para tornar a questão incorreta.
8ª Regra:
“Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
espanhóis e orientais (ver regras nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge”
Marilena Leite Paes
Você deve ter reparado que a regra para nomes estrangeiros é a mesma regra
geral aplicada aos brasileiros, não? O problema é que existem exceções, e essas
exceções é que são inseridas nas questões para tentar complicar a vida do candi-
dato. Vamos a elas, então!
9ª Regra:
“As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum
é considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra
maiúscula.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon”
Marilena Leite Paes
No caso de sobrenomes estrangeiros, é comum que haja uma partícula ante-
cedendo o último sobrenome. O correto é considerar essa partícula quando for
escrita com letra maiúscula, pois, nesse caso, essa partícula faz parte do último
sobrenome. Isso é muito comum em sobrenomes italianos (Da Vinci, Di Caprio,
Di Rossi...), holandeses (Van Gogh, Van Basten, Van Persie), irlandeses (O’Brian,
O’Neill), escoceses (Mc Donalds, Mc Lane, Mc Cartney) e outros.
Quando essa partícula é minúscula, ela não faz parte do último sobrenome e,
por isso, não deve ser considerada.
10ª Regra:
“Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome de família do pai.
Exemplo:
Jose de Oviedo Y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel
Oviedo Y Baños, Jose de
Pina de Mello, Francisco de”
Marilena Leite Paes
A autora cita os nomes espanhóis, mas, na prática, a regra vale para qualquer
país que fale espanhol, ou seja, países hispânicos. Nesse caso, os nomes são or-
denados pelo penúltimo sobrenome, e não pelo último, como manda a regra geral.
Isso ocorre porque, na tradição espanhola, o sobrenome paterno vem antes do
materno, e, na prática, as pessoas são tratadas pelo penúltimo sobrenome, que
representa a família. Lionel Andres Messi Cuccinatti é conhecido como Messi, Die-
go Armando Maradona Franco é conhecido como Maradona, e assim por diante.
11ª Regra:
“Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apre-
sentam.
Exemplo:
Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Li Yutang”
Marilena Leite Paes
No caso de nomes orientais e árabes, a regra determina que eles não devem
sofrer qualquer alteração. Isso ocorre porque, na tradição oriental, o sobrenome da
pessoa vem no início do nome dela. É isso mesmo: no início. No caso de Mao Tsé
Tung, por exemplo, o sobrenome é Mao, e já está no início, o que significa que o
nome não precisa ser alterado para que possa ser ordenado alfabeticamente.
12ª Regra:
“Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser trans-
critos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os
artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Library of Congress (The)”
Marilena Leite Paes
Para nomes de empresas, basta que o artigo inicial seja deslocado para o final e
colocado entre parênteses. Se não houver artigo no início, não precisa ser feita ne-
nhuma alteração, bastando que o nome seja organizado como se apresenta. Você
observou que há um exemplo em inglês na bibliografia, o que faz com que surjam
exemplos nessa língua nas provas.
13ª Regra:
“Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os nú-

meros arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre pa-
rênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)
Marilena Leite Paes
Nos nomes de eventos, basta que o numeral do início seja deslocado para o fi-
nal, entre parênteses. Se não houver numeral no início, não é necessária qualquer
alteração.
Qualquer questão sobre ordenação alfabética deve ser resolvida utilizando-se as re-
gras de alfabetação, mesmo que a questão não coloque essa informação no enun-
ciado. É um assunto bastante frequente nas provas e que leva muitos candidatos a
errar questões que, a princípio, julgavam extremamente fáceis.
10.4.2. Método geográfico
Outra maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou
procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método utilizado
é chamado de geográfico. Para o método geográfico, não existem regras interna-
cionais como no alfabético, mas, em sua obra, Marilena Leite Paes sugere algumas
regras para facilitar a busca dos documentos ordenados por esse método, e essas
regras viram obrigatoriedade nas questões. Vamos a elas, então!
10.4.2.1. Ordenação por cidade
“Quando o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a ri-

gorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
Campos (Rio de Janeiro)
Itacoatiara (Amazonas)
Lorena (São Paulo)
Manaus (Amazonas)
Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
São Paulo (São Paulo)
É imprescindível que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, por-
que há cidades com o mesmo nome em diferentes estados”.
Marilena Leite Paes
Quando os documentos são ordenados por cidade, a autora sugere que simples-
mente a ordenação seja feita de forma alfabética, a partir dos nomes das cidades.
O detalhe a mais é que, ao final de cada cidade, o estado deve ser destacado entre
parênteses.
10.4.2.2. Ordenação por estado
“Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em pri-
meiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
Pasta do estado do Amazonas
Manaus
Itacoatiara
Pasta do estado do Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
Campos
Pasta do estado de São Paulo
São Paulo
Lorena
Nesse caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos
nomes dos estados”.
Marilena Leite Paes
Quando os documentos são ordenados por estado, a autora sugere que os es-
tados sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima, primeiro veio
o estado de Amazonas, depois Rio de Janeiro e depois São Paulo). Dentro de cada
estado, a regra é começar pela capital, independentemente da ordem alfabética, e
depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a capital. A vantagem é
que a capital, por ser a mais utilizada, estará mais acessível.
10.4.2.3. Ordenação por país
“Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar

o país. A primeira cidade dentro de cada país será a capital, seguida das demais cidades,
ordenadas alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta da França
Paris
Lyon
Pasta de Portugal
Lisboa
Coimbra
Porto”
Marilena Leite Paes
Quando os documentos são ordenados por país, a autora sugere a mesma regra
aplicada aos estados, ou seja, que os países sejam ordenados alfabeticamente (no
exemplo citado acima, primeiro veio a pasta da França e depois a pasta de Por-
tugal). Dentro de cada país, a regra é começar pela capital, independentemente
da ordem alfabética, e depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a
capital.
O mais comum, nos casos de questões práticas que sugerem a ordenação de locais,
é a ordenação por estado. A ordenação por cidade é menos frequente e a orde-
nação por país é quase inexistente, como você poderá confirmar na coletânea de
questões ao final desta unidade.
10.4.3. Método numérico
Como o nome sugere, o método numérico é aquele em que os documentos são

ordenados por número. A bibliografia adotada na elaboração de questões de pro-
vas sugere três subdivisões para o método numérico, que são: numérico simples,
numérico cronológico e numérico dígito-terminal.
10.4.3.1. Numérico simples
“O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspon-

dente ou cliente – pessoa física ou jurídica –, obedecendo-se à ordem de entrada ou de
registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.
Exemplo:
1. Paulo de Castro
2. Walter Rodrigues
3. Luiz Carlos Ribeiro
4. Banco Nacional
5. Oswaldo Peixoto”
Marilena Leite Paes
Como o próprio nome indica, o método numérico simples é bastante simples:

basta numerar os documentos sequencialmente e ordená-los pelo número que re-
ceberam. É isso mesmo. Não é à toa que o nome do método é numérico simples.
É bastante utilizado, por exemplo, para a ordenação de pastas de funcionários,
clientes, fornecedores e outras situações em que, para cada pessoa, é atribuído um
número, como por exemplo o número de matrícula ou cadastro.
No caso de vagar uma pasta no arquivo, o número pode ser utilizado para um
novo documento. É importante que haja um índice que possa ser utilizado para
identificar o número sob o qual o nome procurado foi arquivado (veremos esse de-
talhe quando falarmos em métodos diretos e indiretos).
10.4.3.2. Numérico cronológico
“Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade
é adotada em quase todas as repartições públicas”.
Marilena Leite Paes
O método numérico cronológico é aquele em que trabalhamos com data. A au-

tora sugere que pode ser utilizado combinado com o número do documento, porque
é comum nos órgãos públicos documentos com um número de identificação, acres-
cido de seu ano, como por exemplo: Processo 127/2015, em que 2015 é o ano do
processo.
Na prática, no entanto, é bastante comum que a ordenação considere apenas a
data (dia, mês ou ano), o que não deixa de configurar, até com mais propriedade,
este método.
10.4.3.3. Numérico dígito-terminal
“Este método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros de arqui-

vamento de grandes volumes de documentos, cujo elemento principal de identificação
é o número.
Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma pe-
culiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em grupos de dois dígitos
cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Decompondo-se o número 829.319, tem-se os seguintes grupos: 82-93-19.

O arquivamento dos documentos é feito considerando-se em primeiro lugar os dois
últimos algarismos, seguindo-se os dois anteriores, se os dois últimos forem iguais, e
assim sucessivamente.
Quando restar apenas um dígito no primeiro grupo, ele deve ser completado com o nú-
mero 0. Exemplo: 41.567 -> 04-15-67”.
Marilena Leite Paes
Este método é adotado quando há documentos com muitos algarismos, em que

a ordenação se torna trabalhosa e muito sujeita a erros de arquivamento. Na prá-
tica, os números são dispostos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para
a esquerda, formando pares, e depois o arquivamento é feito pelos dois últimos
algarismos.
Não entendeu? Vamos a um exemplo prático:
Se você tivesse que ordenar os números a seguir:
56.212
86.212
94.217
218.703
672.789
972.689
Observe que os números já estão ordenados de forma crescente (como acon-

tece no método numérico simples). Ao utilizarmos o método dígito-terminal, em
primeiro momento, temos de separar os algarismos em grupos de dois algarismos,
lidos da direita para a esquerda, completando o último grupo (que no caso estará
no início do número) com 0, se sobrar apenas um algarismo. Os números apresen-
tados ficariam assim:
05-62-12
08-62-12
09-42-17
21-87-03
67-27-89
97-26-89
Após a separação em grupos de dois algarismos, a ordenação é feita conside-

rando-se o último grupo de dois algarismos. Se estes forem iguais, considera-se
os dois anteriores e assim por diante. A ordenação no exemplo em questão ficaria
assim:
1º) 21-87-03
2º) 05-62-12
3º) 08-62-12
4º) 97-26-89
5º) 67-27-89
Em questões envolvendo ordenação de números utilizando-se o método dígito-

-terminal, sempre aparecerão documentos terminados nos mesmos dígitos, o que
exigirá lembrar que deve-se considerar os dois anteriores.
A utilização do método dígito-terminal é aconselhada quando trabalhamos com

documentos com número de identificação contendo muitos algarismos. Na sua
obra, Marilena Leite Paes apresenta exemplos em que os números são compostos
por 6 algarismos, o que resulta na separação em três grupos. Por isso, normalmen-
te as questões de prova apresentam números com essa quantidade de algarismos.
10.4.4. Método ideográfico
O método ideográfico é aquele em que os documentos são ordenados por as-

sunto. É muito utilizado nas instituições e até no nosso arquivo pessoal. É bem pro-
vável que você organize seu material de estudo por matérias ou disciplinas. Nesse
caso, podemos afirmar que você está utilizando este método de arquivamento.
Como os documentos são ordenados por assunto ou tema, também encontramos
na bibliografia arquivística este método chamado de método temático ou simples-
mente método por assunto. Portanto, considere as três formas como corretas.
Marilena Leite Paes (mais uma vez ela) faz a seguinte observação a respeito da
ordenação de documentos por assunto:
“O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácil aplicação, pois depende
da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das ativi-
dades institucionais”.
Marilena Leite Paes
O que a autora destaca é que, na ordenação por assunto, o responsável pelo
arquivamento terá que ler o documento, interpretá-lo e identificar seu assunto, o
que exige conhecimentos acerca dos assuntos tratados no documento e um amplo
conhecimento das atividades realizadas pela instituição. Não é, portanto, um mé-
todo de fácil aplicação.
Outro detalhe a ser observado a respeito do método de arquivamento por as-
sunto é que, uma vez criadas as pastas de cada assunto, é importante que elas
sejam ordenadas de forma que permitam a localização do assunto desejado. Nesse
caso, podemos utilizar a ordenação alfabética ou numérica para os assuntos.
10.4.4.1. Método ideográfico alfabético
Neste caso, as pastas dos assuntos são ordenadas alfabeticamente dentro do
arquivo. Parece simples, não? Só que aqui a bibliografia sugere duas formas dife-
rentes de ordenação alfabética: aquela em que os assuntos são ordenados em um
único nível, e aquela em que os assuntos são ordenados em diversos níveis hierar-
quizados. Complicou? Não se desespere. Não é tão complicado quanto parece.
10.4.4.1.1. Método dicionário
No método dicionário, os assuntos são ordenados simplesmente em ordem al-

fabética, como apresentado no esquema a seguir:
–– Aposentadoria
–– Cirurgias
–– Diárias
–– Empréstimos
–– Férias
–– Financiamentos
–– Licenças
–– Transferências
–– Viagens
Você observou que, no exemplo apresentado, os assuntos estão rigorosamente

em ordem alfabética, sem a separação por área, o que caracteriza a classificação
ou ordenação em um único nível. Essa forma de ordenação de assuntos caracteriza
o método dicionário. Ele é chamado dessa forma porque é assim que as palavras
são ordenadas no dicionário.
10.4.4.1.2. Método enciclopédico
Após ser apresentado ao método dicionário, sua dúvida passa a ser: como seria
a ordenação em vários níveis hierarquizados? Essa forma de ordenação dos assun-
tos vai caracterizar o método enciclopédico. Neste método, os assuntos são dis-
tribuídos por áreas, ordenadas alfabeticamente, que por sua vez são subdivididas
em assuntos mais específicos, criando-se, assim, o segundo nível de ordenação,
e outros níveis, se for necessário. Cada nível será sempre apresentado em ordem
alfabética.
Ficou difícil de entender? Fica mais fácil quando buscamos um exemplo prático.
Os mesmos assuntos apresentados anteriormente ficariam assim distribuídos:
FINANÇAS
Empréstimos
Financiamentos
Bancários
Rurais
PESSOAL
Aposentadoria
Diárias
Férias
Licenças
Maternidade
Paternidade
Transferências
SAÚDE
Cirurgias
Exames
Exames de sangue
Exames de urina
Você pode observar que os assuntos foram distribuídos em três níveis hierar-
quizados (poderíamos criar novos níveis, se necessário). Todos os níveis estão
ordenados alfabeticamente. Os documentos relativos à licença-maternidade serão
arquivados na pasta de PESSOAL, na subpasta Licenças e na subdivisão Licença-
-maternidade. Se você achou complicado, é só lembrar como você organiza as
pastas no seu computador. Percebeu? O Windows Explorer utiliza esse mesmo es-
quema para ordenar as pastas. É o chamado método enciclopédico. Ele tem esse
nome porque, nas enciclopédias, os volumes são organizados por área e, em cada
volume, os assuntos são ordenados alfabeticamente.
O método dicionário apresenta os assuntos ordenados alfabeticamente em um úni-
co nível (sem subdivisões) e o método enciclopédico apresenta os assuntos orde-
nados alfabeticamente em diferentes níveis hierarquizados. Ambos estão inseridos
no método ideográfico, temático ou método de arquivamento por assunto.
10.4.4.2. Método ideográfico numérico
Em um primeiro momento, parece óbvio que os assuntos sejam ordenados al-
fabeticamente. Ocorre que também podemos organizá-los por número, e eu diria
que essa ordenação é até mais utilizada nas instituições. Parece estranho? Não é
tão complicado. Nesse caso, os assuntos são codificados e a ordenação é feita por
meio dos códigos de assunto.
É a mesma forma que os assuntos são distribuídos, por exemplo, no edital do
concurso. Imagine o exemplo a seguir:
1. PORTUGUÊS
1.1. Interpretação de texto
1.2. Gramática
1.2.1. Classes de palavras
1.2.1.1. Substantivo
1.2.1.2. Adjetivo
1.2.1.3. Verbo
1.2.1.4. Preposição
2. INFORMÁTICA
2.1. Hardware
2.2. Software
3. ARQUIVOLOGIA
3.1. Conceitos Básicos
3.2. Ciclo vital dos documentos
3.2.1. Valor dos documentos
3.2.2. Arquivo corrente
3.2.3. Arquivo intermediário
3.2.4. Arquivo permanente
3.2.5. Tabela de temporalidade
Perceba que os assuntos estão distribuídos de forma hierarquizada, como no
método enciclopédico que vimos há pouco, mas nesse caso não são ordenados de
forma alfabética, e sim pelos números que receberam, que representam seus res-
pectivos códigos.
Sua dúvida agora é: como esta forma será aplicada aos documentos dentro do
arquivo? Vamos analisar o passo a passo desta operação:
1) Codificação dos assuntos da instituição, criando o plano de classificação;
2) Anotação dos códigos de classificação nos documentos;
3) Ordenação do arquivo pelos códigos de classificação.
O primeiro passo seria levantar todos os assuntos trabalhados na instituição,
criando um esquema hierarquizado em que cada assunto receberá um código. Para
essa atividade, é imprescindível que o responsável conheça bastante a estrutura e

as atividades desenvolvidas pelo órgão, pois deverá abordar todas as atividades de

forma detalhada. Esse levantamento resultará na criação do Plano de classificação
da instituição.
Se tiver curiosidade, pesquise no Google o termo plano de classificação e você
terá como resultado exemplos de planos de diversos órgãos diferentes. Vamos ima-
ginar um plano de classificação bem resumido para entender como ele funciona.
1. PESSOAL
1.1. Cadastro
1.1.1. Admissão
1.1.2. Férias
1.1.3. Diárias
1.2. Treinamento
1.2.1. Estágios
1.2.2. Cursos
2. FINANÇAS
2.1. Empréstimos
2.1.1. Rurais
2.1.2. Bancários
2.2. Financiamentos
2.2.1. Imobiliários
2.2.2. Comerciais
3. INFORMÁTICA
3.1. Redes
3.2. Sistemas
Observe que a lógica é a mesma do método enciclopédico. A diferença é que

aqui cada assunto recebe um código. Cada instituição desenvolverá seu próprio
plano de classificação, pois os assuntos e as atividades variam de órgão para órgão.
O segundo passo é anotar, em cada documento que ingressa na instituição (seja

documento produzido ou recebido), o seu código de assunto. Essa codificação é
realizada, normalmente, no setor de protocolo, na atividade de classificação (se-
paração por assunto ou por área). Veja que o plano de classificação auxilia o proto-
colo a identificar a área para a qual o documento será entregue. No nosso exemplo,
todo documento cujo código inicie com 1 será encaminhado à área de pessoal,
documentos cujo código comece com 2 será encaminhado à área financeira e que
comecem com o código 3, para a área de informática.
Anotação do código no documento
Em um último momento, o arquivo será ordenado pelos códigos de classificação.
Nesse momento, observa-se o código anotado na primeira página do documento
(ou capa, em se tratando de processo), que identificará a pasta ou o local em que
o documento será arquivado.

Organização do arquivo por código
Em resumo: cria-se o plano de classificação com os códigos, anota-se o código
em cada documento quando de sua entrada e, finalmente, organiza-se o arquivo
pelos códigos de classificação. Para não ficar só nisso, este método ainda pode ser
subdivido em dois métodos distintos: decimal e duplex.
10.4.4.2.1. Método ideográfico numérico decimal
Neste método, os assuntos são distribuídos em, no máximo, 10 áreas. Cada
área, por sua vez, terá, no máximo, 10 subdivisões, e isso se repete em cada nível
criado. É por isso que o método é chamado de decimal.
É o método utilizado nas bibliotecas, por exemplo. Pode parecer estranho, mas
a biblioteca é organizada em 10 áreas, a partir de um plano de classificação que
a biblioteconomia chama de CDU (Classificação Decimal Universal). Não acredita?
Pois bem, a CDU divide todo o conhecimento humano em 10 áreas, codificadas de
0 a 9:
0 – Generalidades
1 – Filosofia
2 – Religião
3 – Ciências Sociais
4 – Classe vaga
5 – Matemática e ciências naturais
6 – Ciências aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 – Arte. Lazer. Jogos. Esportes
8 – Linguagem. Linguística. Literatura
9 – Geografia. História
A partir dessas áreas, temos todos os assuntos devidamente codificados em
níveis hierarquizados, sendo que cada nível criado é identificado por apenas um
algarismo (de 0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos ter
infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado terá sempre 10 opções.
Por exemplo, a classe 3, de Ciências Sociais, pode ser subdividida de 30 a 39.
No caso, 34 identifica a área de Direito. Portanto, todo código relacionado à área de
Direito começa com 34. A área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em no máximo
10 subclasses: 340 a 349 (Direito Civil, por exemplo, está no código 347). A cada
três algarismos, é colocado um ponto para facilitar a leitura. Assim, podemos ter
um livro classificado no código 347.124.569.32. Esse livro trata do assunto 3 (Ci-
ências Sociais), 34 (Direito), 347 (Direito Civil) e assim por diante.
Veja que toda a biblioteca é organizada dessa forma, e cada livro tem seu código
de assunto anotado em sua lombada, de modo que, no momento em que os livros
são separados para guarda, basta olhar esses códigos e guardar nos locais corre-
tos. Essa forma de ordenação facilita consideravelmente a vida dos funcionários do
arquivo, pois não há necessidade de ler os documentos para poder guardá-los.

Só para efeito de exemplo, no TJDFT adotamos esta metodologia para a orde-

nação de nossa documentação, incluindo os processos judiciais. Um processo re-
ferente a homicídio, por exemplo, é classificado no código 211.1, a partir de nosso
plano de classificação.
2. Criminal
21. Crimes contra a pessoa
211. Crimes contra a vida
211.1 Homicídio
211.2 Suicídio
211.3 Aborto
211.4 Infanticídio
...
Não se desespere, não há necessidade de decorar os códigos de cada assunto,
até porque, na Arquivologia, ao contrário da Biblioteconomia, cada instituição cria
seu próprio plano de classificação. O importante é conhecer a metodologia.
10.4.4.2.2. Método ideográfico numérico duplex
Funciona da mesma forma que o método decimal, ou seja, os assuntos são

codificados e ordenados hierarquicamente, só que, nesse caso, não há a limitação
de 10 áreas por nível. Assim, os códigos devem ser criados colocando-se um tra-
ço para identificar o nível. Se adotássemos este método no TJDFT, para o mesmo
exemplo anterior, teríamos:
2 – Criminal
2-1 Crimes contra a pessoa
2-1-1 Crimes contra a vida
2-1-1-1 Homicídio
2-1-1-2 Suicídio
2-1-1-3 Aborto
2.1.1.4 Infanticídio
Parece a mesma coisa? A diferença é que poderíamos, nesse caso, chegar a
códigos de assunto mais ou menos assim: 2-15-18-21-4, por exemplo. Observe
que, em alguns níveis, temos códigos que ultrapassam o limite de 10, imposto no
método decimal, em que cada nível será representado por apenas um código (de 0
a 9). O traço se torna necessário para podermos identificar cada nível.
Enfim, o método ideográfico é bastante interessante e muito utilizado nas insti-
tuições e devem-se observar todos esses detalhes para que ele possa ser aplicado
com eficiência.
10.4.5. Sistemas de arquivamento
Todos esses métodos vistos até agora podem ser classificados em dois siste-
mas: diretos ou indiretos. Essa classificação está relacionada à forma como se
busca os documentos no arquivo, de forma direta ou indireta. Como assim? Bem,
vamos à explicação.
10.4.5.1. Sistema direto
Sistemas diretos são aqueles que não exigem a adoção de um índice auxiliar
para localizar os documentos no arquivo, ou seja, a busca é feita diretamente no
local em que ele está arquivado. Fazem parte deste sistema os métodos alfabético,
geográfico e ideográficos alfabéticos (tanto o dicionário quanto o enciclopédico).
Não entendeu? Talvez seja mais fácil entender se você verificar o que são os mé-
todos indiretos.
10.4.5.2. Sistema indireto
Sistemas indiretos são aqueles que, para buscar o documento no arquivo, há a

necessidade de se consultar um índice alfabético que remeta ao número em que o
documento está arquivado. São classificados neste sistema os métodos numérico
simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e os métodos ideográficos
numéricos (tanto o decimal quanto o duplex).
Todos os métodos que trabalham com letra (alfabético, geográfico e ideográficos

alfabéticos) são considerados diretos, e todos os métodos que, de alguma forma,
trabalham com números são classificados como indiretos. A grande maioria das
questões envolvendo o assunto não exige a interpretação do que é método direto
ou indireto, apenas cobra exemplos de cada sistema.
Já sabemos que os métodos alfabéticos são diretos e os métodos numéricos

são indiretos. Agora é importante entender o porquê dessa classificação. Vamos
a exemplos práticos, então. Imagine que você tenha que resolver algum assunto
em um órgão público, Detran, INSS, TRE…, ou em uma empresa privada qualquer,
seja a academia que você frequenta, uma escola em que você já estudou, o hospi-
tal onde você costuma ser atendido etc. Você é capaz de dizer, neste momento, o
número da sua carteira de habilitação, seu número de PIS/PASEP, o número do seu
título de eleitor, seu número de matrícula na academia, seu número de matrícula
em todas as escolas em que você já estudou, o número do seu prontuário nos hos-
pitais em que você já foi atendido? Se a resposta é sim, você não é deste mundo...
Brincadeiras à parte, não se pode esperar que o usuário que chega ao arquivo
em busca de informações saiba o número do documento que ele procura. Pode até
acontecer, mas não é comum. O mais natural é que o usuário forneça apenas o
seu nome, e o profissional do arquivo terá de buscar o documento a partir dessa
informação.
Se o arquivo está organizado por nome, problema resolvido. O nome que o
usuário informou é o suficiente para ir diretamente em busca do documento, por
isso chamamos de métodos diretos. Ora, se o seu chefe solicita que você busque
a pasta do Sr. José Pereira Tavares, você já sabe que está na letra T, de Tavares, e
vai diretamente até ela. Se ele solicita a pasta de Portugal, você vai diretamente
na letra P e a localiza. Se a solicitação foi pela pasta de férias e os assuntos foram
ordenados alfabeticamente, você vai até a letra F e localiza a pasta. Fácil, não?
O problema é quando os documentos foram organizados por número ou por
códigos numéricos. Quando você vai a uma biblioteca, por exemplo, você sabe o
título do livro, autor ou assunto do livro que você deseja, mas provavelmente não
sabe o código sob o qual ele está organizado na biblioteca. Para que o usuário bus-
que o livro desejado na estante, é necessário a disponibilização de um sistema, no
qual ele poderá pesquisar pelo nome do autor ou do livro e o sistema informará o
código em que ele está arquivado. É, portanto, uma busca indireta, pois exige que
passemos pelo índice antes de ir para o documento.
Isso acontece em todas as situações em que a ordenação é feita por número.
Analise, por exemplo, sua agenda telefônica. Provavelmente você não sabe de cor
o número de todos os seus contatos (ou sabe?). É necessário, portanto, que você
mantenha um índice (que é a sua agenda) para que você, após consultar esse ín-
dice, obtenha o número desejado e faça sua ligação. É um perfeito exemplo de um
sistema indireto de busca pelo nome desejado. A busca na agenda é direta, mas se
chega ao número desejado indiretamente. Viu só? Não é tão difícil.
Esse índice pode ser tanto informatizado, que é o mais comum hoje em dia,
como pode ser manual, por meio de listas impressas ou fichários, que eram mais
comuns anos atrás.
A desvantagem do sistema indireto é que a busca passa a depender desse índi-
ce, e quando o sistema está fora do ar não há como localizar qualquer documento.
10.4.6. Etapas do arquivamento
Ao se arquivar os documentos, podemos identificar algumas etapas, que Mari-
lena Leite Paes chama de “operações de arquivamento”. São elas:
–– Inspeção;
–– Estudo;
–– Classificação;
–– Codificação;
–– Ordenação;
–– Guarda dos documentos.
Inspeção
“Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se os mes-
mos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do
último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.”
Marilena Leite Paes
A etapa de inspeção consiste, basicamente, em verificar se o documento que
chegou para ser arquivado realmente já foi concluído ou foi encaminhado ao arqui-
vo por engano. É importante evitar que documentos que deveriam estar tramitando
sejam guardados antes de sua conclusão.
Estudo
“Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe de-
verá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem
feitas referências cruzadas.”
Marilena Leite Paes
Nesta etapa o documento é lido e analisado, de forma a identificar os dados que
deverão servir de base para a localização posterior do arquivo, ou seja, assunto,
interessado, origem... É isso que a autora chama de “entrada”. Quando esta etapa
já tiver sido realizada no protocolo, que é o correto, o serviço do arquivo fica bas-
tante facilitado.
Classificação
“Concluído o estudo do documento, o arquivista passa à etapa de classificação, que con-

siste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas.
A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso,
é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos
que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.”
Marilena Leite Paes
Esta etapa representa conclusão da etapa de estudo, em que as informações
obtidas na leitura do documento passam a identificá-lo no arquivo, possibilitan-
do sua posterior localização. A classificação do documento exige, portanto, que o
profissional de arquivo conheça as atividades da instituição, a fim de classificar os
documentos corretamente. Não é à toa que, para essa atividade, podemos utilizar
o plano de classificação, relação que contará com todos os assuntos da instituição
e seus respectivos códigos (lembra dos métodos decimal e duplex?), instrumento
que facilitará bastante a realização desta etapa.
Codificação
“Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspon-

dentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e co-
res.”
Marilena Leite Paes
Uma vez classificado, atribui-se ao documento um código (se a organização for
por código), cor (se a ordenação é feita por cores), ou o nome em que ele será ar-
quivado. Esse código ou nome servirá para guardar o documento e, quando ele sair
do arquivo, será importante para o seu rearquivamento. Lembra do código anotado
nos livros na biblioteca?
Ordenação
“É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas.

Nessa operação os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classifi-
cadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias”.
Marilena Leite Paes
Ordenação, como o próprio nome diz, significa colocar os documentos em or-
dem, a partir dos códigos recebidos e da classificação adotada (por nome, por
assunto, por data...). Essa ordenação dos documentos antes de serem arquivados
facilita a guarda, pois o responsável conseguirá reunir documentos a serem arqui-
vados na mesma pasta antes de levá-los para guarda, evitando assim voltar várias
vezes ao mesmo local para guardar novos documentos.
Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito)
“É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da atenção

dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho.
Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja ´guardado´
dentro do móvel.”
Marilena Leite Paes
A guarda seria, portanto, a colocação do documento no local a ele designado. É
o arquivamento propriamente dito. Deve ser feito com bastante cuidado, a fim de
que o documento não seja guardado em local errado, o que inviabilizará sua loca-
lização posterior.
Cuidado com a possibilidade de que o examinador misture os conceitos das etapas
apresentadas. As etapas são complementares e fáceis de confundir uma com a
outra, o que acaba por dificultar a vida do candidato. Não é a parte mais cobrada
deste assunto. As formas de arquivamento (alfabético, geográfico, numérico...)
aparecem com muito mais frequência em provas de concurso, mas é bom estar
preparado para este assunto.
10.4.7. Escolha do método a ser adotado
Depois de tantos métodos diferentes, chegou a hora de organizar o seu arquivo

e você vai se deparar com a seguinte situação: como escolher o método adequado
para organizar seus documentos? Qual é o melhor método de arquivamento, que
permitirá uma rápida localização dos documentos quando necessário? Vamos à bi-
bliografia buscar a resposta.
Segundo Marilena Leite Paes, a escolha do método a ser utilizado deve levar em
consideração a natureza dos documentos e também a estrutura e o funcionamento
da entidade que está tendo seu arquivo organizado.

Ou seja, o melhor método de arquivamento depende do que será organizado.
Depende de qual documento você está organizando e depende de qual instituição
você está organizando. No arquivo, temos centenas ou milhares de documentos
diferentes, e cada um deles poderá ser organizado de maneiras distintas. Na sua
casa, por exemplo, você pode organizar suas contas em ordem cronológica e seus
diplomas por assunto. Na empresa é a mesma coisa, as folhas de pagamento po-
dem ser ordenadas por mês/ano e as pastas dos servidores em ordem alfabética.
Dessa forma, a escolha do método adotado depende da natureza dos documen-
tos a serem classificados (organizados). Depende muito, também, da estrutura e
do funcionamento da instituição. Uma empresa pode, por exemplo, organizar seus

contratos por cidade, já que está localizada em diversos locais diferentes, e outra
empresa da mesma natureza pode organizar apenas pelo número do contrato, já
que funciona em apenas um local. Como você vê, a escolha do método depende
muito do funcionamento da empresa.
É possível, e bem comum, a mistura de métodos a fim de otimizar a organização
e facilitar a busca dos documentos. Quer um exemplo? Imagine uma empresa que
precise organizar os contratos com seus clientes. Ela pode separar os contratos por
local (estados, por exemplo). Dentro de cada estado, os documentos podem ser
organizados por ano, e dentro do ano podem ser organizados pelo nome do cliente.
ALAGOAS
2015
DE A-Z
2016
DE A-Z
2017
DE A-Z
Observe que, nesse exemplo, utilizamos primeiramente o método geográfico

(ao separar por estado), que se apresenta como método principal, e os métodos
numérico cronológico (ao ordenar por ano) e alfabético (ao organizar os contratos
por nome), que se apresentam como métodos secundários nesse esquema.
Ao organizar o arquivo, acabamos por criar vários esquemas desses para cada docu-
mento, de acordo com a necessidade da instituição que estamos organizando, ou seja,
não há uma fórmula mágica para organizar um arquivo. Cada situação deve ser anali-
sada, de modo a identificar a forma que melhor atenda as necessidades da empresa.
Em sua casa, por exemplo, você poderia organizar suas contas primeiramente
separando por assunto (água, luz e telefone, por exemplo), e, em seguida, orga-
nizar dentro do assunto por mês/ano. Nesse caso, você estaria utilizando os méto-
dos ideográfico e cronológico. É provável que você já faça essa organização e nem
havia percebido. Se você utiliza celular com várias operadoras, pode ainda separar
as contas telefônicas de acordo com o nome da operadora, e aí também estará uti-

lizando o método alfabético. Está vendo só? É muito comum organizar documentos
utilizando vários métodos ao mesmo tempo.
Quando você for resolver as questões ao final do módulo, faça uma análise e
tente verificar quais métodos eu utilizo para classificar as questões. Você perceberá
que elas estão ordenadas por assunto, dentro do assunto por ano, dentro do ano
por banca, e dentro da banca pelo nome do órgão a que o concurso se refere. Ao
final, elas ainda são numeradas sequencialmente. Ou seja, temos aí pelo menos
quatro métodos de arquivamento: ideográfico (em vários níveis), numérico crono-
lógico, alfabético (em dois níveis, pela banca e pelo órgão), e numérico simples.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Alfabético
2017
Cespe-UnB
ESAF
FCC
Anatel
DPF
STJ
1
2
Questões que afirmarem que o arquivo deve ser organizado por um único méto-
do ou que determinado método é sempre melhor que os demais estão incorretas.
Cada empresa deve criar a metodologia de arquivamento que atenda as suas ne-
cessidades.
Ao se planejar a maneira como os documentos serão arquivados, criando uma
estrutura envolvendo os métodos selecionados, o profissional está elaborando a
classificação ou o arranjo do arquivo. Nas idades corrente e intermediária, é mais
comum utilizarmos o termo classificação, e, na idade permanente, é mais comum
utilizarmos o termo arranjo, mas ambos são sinônimos, se considerarmos seu sig-
nificado.
Se você analisar, por exemplo, como os anúncios são ordenados nos classifica-
dos do jornal, perceberá que estão envolvidos os métodos aqui estudados.
Primeiramente, os anúncios são separados por assunto (método ideográfico).
Cada tipo de anúncio é ordenado de acordo com a forma como o usuário irá pro-
curá-lo. Por exemplo: imóveis são separados por tipo de imóvel (casas, aparta-
mentos…), o que poderíamos entender como mais uma classificação por assunto.
Dentro do tipo de imóvel, o critério é a localização (método ideográfico), e dentro
da localização ainda há a separação por número de quartos (método numérico sim-
ples).
Os veículos, por sua vez, são separados por tipo de veículo (carros, motos, ca-
minhões), o que seria o método ideográfico. Os carros são organizados por monta-
dora (Fiat, Ford, Volkswagen…), o que caracteriza o método alfabético. Dentro da
montadora os veículos são ordenados por modelo, mais uma vez em ordem alfa-
bética, e dentro do modelo são ordenados por ano, o que seria o método numérico
cronológico.
Percebeu como os métodos aqui estudados estão presentes no seu dia a dia?
Não é à toa que a seção em que se encontram os anúncios é chamada de CLASSI-
FICADOS. Os anúncios estão classificados de acordo com a necessidade do usuário.
Na empresa é a mesma coisa. Cada instituição criará o arranjo ou a classificação
que melhor atenda suas necessidades.
QUESTÕES DE CONCURSO
Arquivamento Horizontal/Vertical
1. (CESPE–UNB/STM/2018) Os documentos de valor permanente que apresentem
grandes formatos, como mapas plantas e cartazes, devem ser armazenados hori-
zontalmente.
2. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo ho-
rizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.
3. (CESPE–UNB/FUB/2008) A opção pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato
de que o material armazenado é enquadrado como arquivo descartável.
Material de Acondicionamento
4. (CESPE–UNB/FUB/2014) As plantas devem ser armazenadas em arquivos de
aço com até quatro gavetas e acondicionadas em pastas suspensas.
5. (CESPE–UNB/FUB/2014) Os documentos de arquivo em suporte papel devem
ser acondicionados, a depender de suas dimensões, em caixas–arquivo ou pastas
suspensas.
6. (CESPE–UNB/FUB/2014) As medidas das embalagens devem respeitar formatos
padronizados e devem ser superiores às dos documentos que nelas serão abrigados.
7. (CESPE–UNB/STF/2013) Acondicionar os documentos dos arquivos correntes em
suporte papel em caixas–arquivo de plástico e colocar essas caixas em estantes de
aço é a ação mais indicada tecnicamente.
8. (CESPE–UNB/ANCINE/2012) A melhor forma de acondicionar um cartaz consiste
em dobrá-lo e, em seguida, arquivá-lo em uma pasta de papelão, do tipo suspensa.
9. (CESPE–UNB/IBAMA/2012) Recomenda-se acondicionar os documentos carto-
gráficos em pastas suspensas e armazená-los em estantes de aço com pintura
antioxidante.
10. (CESPE–UNB/ANCINE/2012) Armazenamento é o sistema que recebe o docu-
mento, acondicionado ou não, para ser guardado.
11. (CESPE–UNB/MEC/2009) Arquivamento é o conjunto das operações de acondi-
cionamento e armazenamento de documentos.
12. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) Arquivamento é o conjunto das operações desti-
nadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
Método Alfabético
13. (CESPE–UNB/TRE–RJ/2012) A disposição de documentos pelo nome dos clien-
tes corresponde à ordenação do tipo unitermo.
14. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Entre os métodos de arquivamento, o alfabé-
tico é aquele que considera como elemento principal o nome.
15. (CESPE–UNB/MEC/2009) Quando as pastas que contêm documentos de arqui-
vo de determinado setor são dispostas pelo nome dos correspondentes, isso carac-
teriza a utilização do método de arquivamento do tipo unitermo.
16. (CESPE–UNB/FUB/2008) A organização de arquivos pela ordem alfabética pres-
supõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.
17. (CESPE–UNB/FUB/2008) Os documentos constantes em cada uma das pastas
organizadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma sequência
numérica.
18. (CESPE–UNB/SECAD–TO/2008) O método alfabético é um dos métodos de arqui-
vamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.
19. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento alfabético considera
o nome como elemento principal.
Método Variadex
20. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) Além dos códigos numéricos e alfabéticos,
outra forma adicional de organização de arquivos é aquela realizada por meio do
uso de cores, de forma a facilitar a localização dos itens.
21. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) O método de arquivamento variadex adota cores
preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de
documentos.
Regras de Alfabetação
22. (CESPE–UNB/EBC/2011) Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por
exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
23. (CESPE–UNB/EBC/2011) Os sobrenomes que referem grau de parentesco (fi-
lho, sobrinho, neto) devem vir acompanhados do último sobrenome na alfabetação.
Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como Sousa Sobrinho,
José Maria de.
24. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes
compostos de um substantivo e um adjetivo devem ser separados. O nome Roberto
Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como: “Azul, Roberto Monte”.
25. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Os nomes de pessoas físicas que exprimam
grau de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último so-
brenome, mas não devem ser considerados na ordenação alfabética.
26. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Em pastas arquivadas a partir dos nomes de pes-
soas físicas, deve-se considerar, no arquivamento, sempre o último sobrenome e de-
pois o prenome. O nome João Silva, por exemplo, deve ser referido como Silva, João.
27. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Caso haja pasta em que constem pessoas físi-
cas com sobrenomes iguais, a primeira pessoa que deve ser referida é a que apre-
sentar o prenome com o menor número de letras.
formados com as palavras Santa, Santo ou São não devem ser separados. O nome
Antônio São Jorge, por exemplo, deve ser referido como São Jorge, Antônio.
29. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Na alfabetação do nome Roberto de Santana
Júnior, deve ser considerada a seguinte forma: Júnior, Roberto de Santana.
30. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Para alfabetar o seguinte nome: II Conferência
de Física Quântica, o número romano deve ser colocado por extenso e assim entrar
na alfabetação, como apresentado a seguir: Segundo Conferência de Física Quântica.
31. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A regra de alfabetação para nomes de pesso-
as físicas considera o último sobrenome e depois o prenome. Por exemplo, o nome
Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria José.
32. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenação mais usados é o
alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
sentido, considere a lista alfabética seguinte.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Branco, Camilo Castelo
Du Pont, Jean
Goethe, Johann Wolfgang von
Herrera Cortez, Carmem
Houaiss, Manoel Silva e
Li Cheng Tsai
Lybrary of Congress (The)
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
Paula, Gabriel Santa
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que os nomes de Mário de Andrade e
Pedro Álvares Cabral estão na ordem de alfabetação correta, pois, nos nomes de
pessoas físicas, deve-se considerar o último sobrenome e depois o prenome.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud Ahmadinejad fo-
ram ordenados erradamente, pois, em ambos os casos, foi considerado o prenome
e não o sobrenome para a alfabetação.
A Barateira Ltda
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que os artigos e preposições não devem ser considerados
para a alfabetação, como acontece corretamente nos nomes de Mário de Andrade
e Manoel Silva e Houaiss.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que os nomes de Camilo Castelo Branco e Gabriel Santa Pau-
la estão corretamente alfabetados, pois seguem a regra de se considerar o último
sobrenome.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que a ordenação dos nomes da Fundação Getúlio Vargas e da
estrangeira The Lybrary of Congress está correta, pois foram transcritos como se
apresentam, mas sem considerar os artigos e preposições, assim como estabelece
a regra referente a nomes de instituições.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que o nome Johann Wolfgang von Goethe está ordenado
corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado erroneamente, pois foi consi-
derada a partícula, quando a regra esclarece que artigos e preposições não devem
ser considerados.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista
acima, podemos afirmar que a ordenação do nome Carmem Herrera Cortez está
errada, pois foi realizada com base no penúltimo sobrenome e não no último sobre-
nome, como é indicado pelas regras de alfabetação.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que nomes de empresas e instituições devem ser transcritos
como se apresentam; portanto, o nome da empresa A Barateira Ltda. está alfabe-
tado corretamente.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que o nome Jorge Maciel Neto está ordenado erradamente,
pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e, portanto, deve ser entendido
como parte integrante do último sobrenome, mas não deve ser considerado na or-
denação alfabética.
41. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) O método de arquivamento alfabético
exige a aplicação das regras de alfabetação. Em cada uma das opções a seguir é
apresentado um nome e um suposto resultado da aplicação das regras de alfabe-
tação. Quanto ao correto emprego das regras de alfabetação nos nomes apresen-
tados, assinale a opção correta.
a) Roberto Castelo Branco –> Branco, Roberto Castelo.
b) Michel São Paulo –> Paulo, Michel S.
c) Paulo de Almeida –> Almeida, Paulo de
d) Juliano de Lourenço Neto –> Neto, Juliano de Lourenço
42. (CESPE–UNB/TRE–MG/2009) Os nomes a seguir estão corretamente ordena-
dos, de acordo com as regras de alfabetação.
Bezerra, Alberto Luiz
Moreira, Maria Madalena
Santa Cruz, Antônio
Torres, Alisson
Torres, A.
Torres, Beatriz
José, Rogério São
Paulo, Carlos São
Rita, Simone Santa
45. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) Assinale a opção em que a aplicação das re-
gras de alfabetação está correta.
a) Branco, Roberto Castelo
Lobo, José Santos
Rosa, Carlos Monte
b) Almeida, José de
Andrade, Ronaldo d’
Souto, Arnaldo de
c) Cristo, Alberto Santo
Paulo, Antônio São
Rita, Carlos Santa
d) Primeiro Congresso de Serviço Social
Segundo Congresso de Serviço Social
Terceiro Congresso de Serviço Social
46. (CESPE–UNB/MCT/2008) Na alfabetação de nomes de espanhóis, o registro é
feito pelo prenome.
47. (CESPE–UNB/MCT/2008) Na ordenação alfabética de pastas abertas por nome
de personalidades, os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados
após o nome completo, entre parênteses.
48. (CESPE–UNB/ME/2008) Considere os seguintes nomes.
Antonio Silva
José Sousa
B. dos Santos
Roberto Teixeira Neto
Carlos Monte Alegre
Ministro Paulo de Tarso
Antonia Heredia Herrera
III – Congresso Nacional de Arquivologia
Aplicando-se corretamente as regras de alfabetação, a ordenação alfbética dos no-
mes acima ficaria da forma apresentada a seguir.
Congresso Nacional de Arquivologia (III)
Heredia Herrera, Antonia
Monte Alegre, Carlos
Santos, B. dos
Silva, Antonio
Sousa, José
Tarso, Paulo de (Ministro)
Teixeira Neto, Roberto
49. (CESPE–UNB/MPE–AM/2008) Segundo as regras de alfabetação utilizadas no
método de arquivamento alfabético, os sobrenomes
compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
50. (CESPE–UNB/MPE–AM/2008) No arquivamento de fichas por nome de pessoas,
quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabética do prenome.
51. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) Na ordenação alfabética de pastas de um arquivo
por nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o preno-
me. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
52. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) Os sobrenomes que exprimem grau de parentes-
co, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do
último sobrenome, mas são considerados na ordenação alfabética.
53. (CESPE–UNB/SEBRAE/2008) O método alfabético de organização de documen-
tos tem como base as regras de alfabetação para disposição dos nomes.
54. (CESPE–UNB/SEAD–UEPA/2008) Considerando as regras de alfabetação para
arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a op-
ção em que todas as propostas estão adequadas a este tipo de arquivamento.
a) Barbosa, Antonio Augusto
Cardoso, Pedro Henrique de Araújo
Ferreira, João Batista
Ferreira, José de Arimatéia
Neto, Afonso de Almeida Costa
b) Bernardes, Professor Carlos Augusto
Campos, Professor Diogo de Lima
Rangel, Coordenador Felipe Bernardes
Rangel, Professor Eduardo de Almeida
Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva
c) Branco, Carlos Alberto Castelo
Carneiro, Patrícia de Souza
Oliveira, Fernando Afonso
Pereira, Maria Adelaide
Queiroz, João Carlos de Souza
d) Brochado, Marcos André
Gonçalves, Ricardo André de Assis
Ramalho, J. Pedro
Ramalho, João Batista
Silva, Pedro Antonio da
55. (CESPE–UNB/STJ/2008) A disposição alfabética de pastas de documentos de
um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.
56. (CESPE–UNB/STJ/2008) A disposição abaixo está correta, pois foi feita de pa-
lavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra.
Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Monteiro
Montenegro
57. (CESPE–UNB/TST/2008) A sequência alfabética a seguir está de acordo com as
regras de alfabetação.
Alencastro, Marcelo Pereira d´
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antonio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
São Tiago, Vicente de Paula de
Bernardes, Ministro Marcus Afonso
Fagundes, Demóstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeus Antonio de Souza
Júnior, Thiago Pereira de Moura
Lima, Pedro Augusto Morais
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva
60. (CESPE–UNB/TJDFT/2008) Com base nas regras de alfabetação, os nomes a
seguir estão corretamente apresentados.
Araújo, José C. da Silva (Desembargador)
Barbosa Neto, Pedro Paulo
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
61. (CESPE–UNB/TSE/2007) A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês
é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse
sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo.
I – Campos, Milton de Sousa
Ferreira, André
Muller, Paul
Sousa, Antônio José
II – Almeida, Pedro de
Almeida Filho, João
São Paulo, Carlos
Braga Sobrinho, Antônio
III – I Conferência de Gestão de Documentos
Quarto Workshop sobre Avaliação
Segundo Congresso Nacional de Arquivologia
Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos
Assinale a opção correta.
a) Todos os itens estão certos.
b) Apenas um item está certo.
c) Apenas os itens I e II estão certos.
d) Apenas os itens I e III estão certos.
62. (CESPE–UNB/ANCINE/2006) Considerando-se as regras de alfabetação para

arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, está incorreta
a sequência a seguir:
– Junqueira, Antonio Carlos
– Negra, Marco Antonio Serra
– Neto, Carlos José de Araújo
– Souza, José Paulo de
63. (CESPE–UNB/DETRAN–PA/2006) João Barbosa arquiva-se como Barbosa, João.
64. (CESPE–UNB/DETRAN–PA/2006) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo

Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo.
65. (CESPE–UNB/DETRAN–PA/2006) Nos sobrenomes com as palavras Santa, San-

to ou São: Carlos São Paulo arquiva-se como Paulo, Carlos São.
66. (CESPE–UNB/DETRAN–PA/2006) Nos sobrenomes com artigos e preposições:

Ricardo d´Ávila arquiva-se como Ávila, Ricardo d´.
67. (CESPE–UNB/DOCAS–PA/2006) A sequência de nomes a seguir atende às re-

gras de alfabetação:
Araújo, José Alberto de
Castro, Diogo de Farias
Ferreira, Maria Aparecida
Lima, Paulo
Oliveira, Benedito Martins de
Abreu, Paulo de (Ministro)
Barbosa, José Pedro
Barbosa, Maria Aparecida
Silva, José Ricardo da
Sobrinho, Ricardo Pereira
Gonçalves, Paulo de Abreu
Magalhães, Pedro Antônio de
São Tiago, Heitor de
Teles, Manoel de Souza
Villa-Lobos, Henrique
70. (CESPE–UNB/INPI/2006) Método alfabético é um método de arquivamento di-
reto de documentos cujo principal elemento é o nome.
A esse respeito e considerando as regras pertinentes, julgue as propostas de alfa-
betação apresentadas nos itens a seguir.
I – Cabral, Pedro Álvares
Colombo, Cristóvão
Ferreira, J.
Ferreira, José
Neto, Afonso de Almeida
II – Almeida, Benedito de Souza

Almeida, Carolina de Assis
Castelo Branco, José Humberto
Gonçalves, Hamilton
Lima, Augusto de Oliveira
III – Alencastro, Pedro Ferreira d’
Barbosa, Pedro Paulo
Garcia, José Antonio Lima
Marins, Diego César de Almeida
Tiago, Carlos Alberto de São
IV – Carvalho, Maria Aparecida de
Fagundes, Vicente da Silva
Magalhães, Gilberto
Villa-Lobos, Heitor de Jesus
Ximenes, Paulo Barbosa
V – Campos, Professor Carlos Castro
Reis, Professor Luiz Augusto da Silva
Estão certos apenas os itens
a) I e III.
b) I e V.
c) II e III.
d) II e IV.
e) IV e V
71. (CESPE–UNB/IPAJM/2006) É correto afirmar que a estrutura a seguir está de
acordo com as regras de alfabetação.
Araújo, José Paulo de
Castelo, Afonso Rodrigues Pereira
Castelo, Afonso Carlos de Oliveira
Lima, Bernardo Pimentel de
72. (CESPE–UNB/MPE–TO/2006) Quando o principal elemento a ser considerado
no arquivamento é o nome, o método alfabético é o mais simples de ser utilizado.
Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de nomes, a seguinte
sequência está correta.
Almeida, Paulo Roberto de
Barbosa, Marco André de Paula
Branco, Paulo de Tarso Castelo
Brito, Reginaldo Barbosa de
73. (CESPE–UNB/MPE–TO/2006) De acordo com as regras de alfabetação, a sequ-
ência a seguir está correta.
Barros, Antonio de Souza (Promotor)
Fagundes, Paulo de Almeida (Desembargador)
Gonçalo, Reginaldo da Silva (Procurador)
Lima, Pedro Antonio de Araújo (Procurador)
74. (CESPE–UNB/ANS/2005) Considerando as regras de alfabetação está correta a
sequência abaixo.
Andrade, Sibelius de
Barbosa, Rodolfo de Campos
Júnior, Pedro de Alcântara
Lima, Bernardete Barbosa
75. (CESPE–UNB/SEAD–EGPA/2005) O arquivamento de documentos a partir dos
nomes de seus autores obedece a um conjunto de regras denominadas regras de
alfabetação. Assinale a opção que, a partir dos nomes dados, apresenta proposta
incorreta de arquivamento.
a) Nomes:
Paulo Monte Verde
Arquivamento:
Verde, Paulo Monte
b) Nomes:
João Barbosa
Paulo Santos
Arquivamento:
Barbosa, João
Santos, Paulo
c) Nomes:
Marilda Teixeira
Aníbal Teixeira
Arquivamento:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
d) Nomes:
Jonas Vieira
J. Vieira
Arquivamento:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
e) Nomes:
Pedro de Almeida
Lúcia da Câmara
Arquivamento:
Almeida, Pedro de
Câmara, Lúcia da
76. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) A sequência alfabética a seguir não está de acor-
do com as regras de alfabetação para arquivamento de nomes.
– Filho, Manoel Arantes
– Júnior, Pedro Pereira
– Sobrinho, José Vieira.
77. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) A estrutura hipotética de arquivo descrita a se-
guir está de acordo com as regras de alfabetação.
– Araújo, Professor José de
– Júnior, Coordenador Afonso
– Lima, Diretor Pedro de
– Menezes, Paulo César de.
78. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) Segundo as regras de alfabetação, a titulação é
um elemento a ser considerado ao se adotar o método de arquivamento alfabético.
79. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) Considere que o TRE/MT adotará o método de ar-
quivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Assinale a opção cujo
nome está representado corretamente.
a) Neto, Antonio Pereira de Souza
b) de Camargo, Luisa Maria Pontes
c) Branco, Solange Ribeiro Castelo
d) Sato, Akiko Yamamoto
e) Muller, Paul
80. (CESPE–UNB/TRT 16ª REG/2005) Em determinado arquivo corrente optou-se
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
mo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a
outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobreno-
me exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue. Observando as regras
do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, julgue
os itens que se seguem.
Os autores espanhóis deverão ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco
Baños e Oviedo, Francisco Carbalhal.
Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do pre-
nome. Assim, na hipótese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, João Villa
antes de Lobos, Otávio Villa.
No arquivo, primeiro virá Juvenal de Almeida e depois Marcelo da Câmara, pois os
artigos e preposições como o “de” e o “da” não são considerados no momento de
classificar o artigo pelo método alfabético.
No que concerne à classificação dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue.
o item que se segue.
Nos locais em que aparecem três pessoas com sobrenome Santos, a classificação
será na seguinte ordem: primeiro Santos, J., pois a inicial abreviada terá preferên-
cia às demais, independentemente de qual seja o nome abreviado; em segundo,
Santos, Jonas dos; e o terceiro será Santos, José dos.
Na situação descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, An-
tônio Almeida.
86. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o
último sobrenome e depois o prenome.
87. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a or-
dem alfabética do prenome.
88. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
89. (CESPE–UNB-seSPA–PA/2004) Artigos, conjunções e preposições, tais como a,
o, de, d’, da, do, e, um, uma, são considerados para a ordenação.
90. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) Os sobrenomes que exprimem grau de paren-
tesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do
último sobrenome.
91. (CESPE–UNB/INFRAERO/1997) Considere os seguintes nomes próprios.
I – Henrique Viana Neto
II – Antônio Almeida Filho
III – Henrique Vianna
IV – Washington Bayle Júnior
V – Paulo Ribeiro Sobrinho
VI – Washington Baily
Assinale a opção que apresenta, em arquivística, a ordenação alfabética correta.
a) II – I – III – V – VI – IV
b) II – VI – IV – V – I – III
c) VI – II – IV – I – V – III
d) VI – IV – II – V – III – I
e) II –IV – VI – V – III – I
92. (CESPE–UNB/INFRAERO/1997) Considere os seguintes nomes de firmas, em-
presas e instituições:
I – EMBRATEL
II – A COLEGIAL
III – COMPANHIA PROGRESSO LTDA.
IV – BARBOSA LIMA & CIA.
V – THE LIBRARY OF CONGRESS
VI – FUNDAÇÃO CIDADE DA PAZ
Em arquivística, a ordenação alfabética correta é:
a) IV, III, II, I, VI, V.
b) II, IV, III, I, VI, V.
c) II, III, IV, I, V, VI.
d) IV, II, III, I, VI, V.
e) III, II, IV, I, VI, V.
Método Geográfico
93. (CESPE–UNB/FUB/2014) De acordo com o método geográfico de ordenação, as
pastas devem ser distribuídas pela procedência dos documentos.
94. (CESPE–UNB/TJAL/2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento
de identificação seja cidade e não estado, a capital deve ser destacada.
95. (CESPE–UNB/DPU/2010) Considere que os documentos de um determinado
setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situa-
ção, o método de arquivamento adotado denomina-se
a) por assunto.
b) onomástico.
c) geográfico.
d) ideográfico.
e) alfabético.
96. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Na disposição das pastas do arquivo, quando
o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a ordem
alfabética por cidades, com especial destaque para a capital.
97. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) O método geográfico é muito preciso, mas tem
aplicações muito específicas, uma vez que está embasado na identificação de ca-
racterísticas geográficas, como bacias hidrográficas, cadeias de montanhas, planí-
cies, planaltos, flora e fauna.
98. (CESPE–UNB/ANAC/2009) A ordenação geográfica, que é típica do sistema di-
reto, tem como elemento principal o correspondente.
99. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) No arquivamento de documentos cujo principal
elemento seja a procedência, é correta a seguinte ordenação.
MINAS GERAIS: Belo Horizonte/Ouro Preto/Uberlândia
PARANÁ: Curitiba/Londrina/Paranaguá
100. (CESPE–UNB/ME/2008) Quando se organiza um arquivo por estados da Fede-
ração, as capitais são ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade, mas
quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado da Federa-
ção, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar.
101. (CESPE–UNB/ME/2008) Na correspondência com outros países, as pastas de-
vem ser alfabetadas, em primeiro lugar, pelo país, em ordem alfabética. Dentro de
cada país, primeiro virá a capital. As pastas das demais cidades serão alfabetadas
em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
102. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) O método geográfico de arquivamento de docu-
mentos é o método indicado quando o principal elemento a ser considerado em um
documento é a procedência.
103. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) Em um arquivo que contenha uma pasta para cada
uma das cidades do estado de Roraima, se o método adotado para a classificação das
pastas for o alfabético, deve-se observar a ordem alfabética por cidades, havendo des-
taque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta será a primeira.
104. (CESPE–UNB/STJ/2008) O método de ordenação dos documentos a partir do
uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.
105. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) Na adoção do método de arquivamento geográ-
fico em que o elemento diferenciador seja a unidade da federação, na sequência
são ordenadas as capitais, seguidas dos demais municípios.
106. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento geográfico conside-
ra a data do documento como elemento principal.
107. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) O método geográfico de arquivamento tem
como elemento principal a procedência ou local.
Métodos Numéricos
108. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) O método de arquivamento numérico sim-
ples, além da ordem numérica, considera a data em que o documento foi produzido.
109. (CESPE–UNB/STM/2011) Por meio do método Variadex, atribui-se um núme-
ro ao documento, em ordem crescente, de acordo com a entrada deste no arquivo.
110. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A atribuição de um número a cada corres-
pondente (pessoa física ou pessoa jurídica) obedecendo à ordem de entrada ou de
registro, sem qualquer preocupação com a
ordenação alfabética, é característica do método numérico simples. Uma possível
atribuição por esse método é apresentada a seguir:
Pasta 1 – Moreira, Marina;
Pasta 2 – Aarão, João Bosco;
Pasta 3 – Alves, Flávio José.
111. (CESPE–UNB/ANTAQ/2009) O método numérico simples determina a nume-
ração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois
dígitos cada um. Por exemplo: 52–63–19.
112. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) O método numérico cronológico leva
em consideração a ordem numérica e a procedência do documento.
113. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) Uma representação correta do método
numérico simples é 22–93–17.
114. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) O método numérico é o que dispõe todas as
pastas e documentos de um arquivo em sequência numérica crescente, indepen-
dentemente do arranjo alfabético e obedecendo à ordem de entrada.
115. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) O método numérico simples constitui-se na atri-
buição de um número e de uma letra a cada documento de pessoa física ou jurídica.
116. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) Simples e dígito-terminal são métodos numéri-
cos de arquivamento.
117. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O método de arquivamento dígito-terminal
apresenta como desvantagem a lentidão na recuperação da informação.
118. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento numérico pode ser
dividido em numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.
119. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) A ordenação cronológica não faz parte dos
métodos numéricos de arquivamento.
120. (CESPE–UNB/STM/2004) No método numérico simples, a recuperação da in-
formação obedecerá ao número atribuído ao documento.
Método Ideográfico
121. (CESPE–UNB/FUB/2014) O método de arquivamento por assunto é aplicado
exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades–meio da
organização.
122. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) O método de classificação de documentos por
assunto é dependente de interpretação arquivística, o que o torna, portanto, um
método de difícil aplicação.
123. (CESPE–UNB/TJAL/2012/ADAPTADA) Analisada determinada situação arqui-
vística, optou-se por uma metodologia de arquivamento por assunto. Assinale a
opção que identifica o método de arquivamento por assunto.
a) numérico–cronológico
b) alfabético
c) ideográfico
d) variadex
e) dígito-terminal
124. (CESPE–UNB/TJAL/2012) A ordenação por assunto não tem regras ou méto-
dos evidentes.
125. (CESPE–UNB/CNPQ/2011) O método de arquivamento por assunto não é de
fácil aplicação, visto que a definição do local de arquivamento depende da interpre-
tação dos documentos.
126. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) O método de arquivamento por assunto
deve, pela sua característica, ser aplicado exclusivamente aos documentos que se
refiram às atividades fim ou específica da organização.
127. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A criação de pastas para o arquivamento de
documentos a partir dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de
trabalho indica o uso do método ideográfico.
128. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) O método temático tem como eixo a identifica-
ção de temas ou assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. Esse
método deve ser utilizado combinado com o alfabético, que serve para ordenar os
temas elencados.
129. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenamento considerados
mais eficientes é o ideográfico, no qual os documentos recebem números dispostos
em três grupos de dois dígitos cada um, que são lidos da direita para a esquerda, for-
mando pares. Nesse caso, o arquivamento é feito considerando um grupo de cada vez.
130. (CESPE–UNB/ANAC/2009) Pastas de um arquivo classificadas como acordos,
convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exem-
plos da utilização do método de arquivamento por assunto.
131. (CESPE–UNB/ANAC/2009) É possível encontrar vários esquemas padroni-
zados de classificação por assunto em arquivos, entre eles o esquema dígito–
cronológico.
132. (CESPE–UNB/ANATEL/2009) A divisão da documentação em classes, confor-
me os temas, caracteriza o método de arquivamento dígito-terminal.
133. (CESPE–UNB/ANATEL/2009) O método de arquivamento por assunto depen-
de da interpretação dos documentos e de um amplo conhecimento das atividades
organizacionais.
134. (CESPE–UNB/MEC/2005) A classificação por assunto é utilizada com o obje-
tivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema e agilizar sua recuperação.
135. (CESPE–UNB/TRE–AL/2004) No método de arquivamento ideográfico, o prin-
cipal elemento a ser adotado para a recuperação da informação é o assunto.
136. (CESPE–UNB/ANTAQ/2009) No arquivamento por assunto, pode ser adotado
o método alfabético ou o método numérico. O método alfabético deve ser aplicado
quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada
forem pequenos.
137. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) Na classificação alfabética por assunto, os
arquivos serão organizados conforme a data de entrada do assunto.
138. (CESPE–UNB/FUB/2008) Considere que uma empresa organiza seus docu-
mentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabética. Neste caso, os
documentos relativos a férias devem se localizar após dos documentos relativos a
diárias e antes daqueles que tratam de transferência.
mentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabética. Caso seja
acrescentada, em determinado momento, uma pasta relativa a nomeações, essa
pasta deverá ser colocada no último item do arquivo, até que nela sejam inseridos
todos os documentos relacionados assunto.
140. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) No método alfabético dicionário, os temas obede-
cem a uma rigorosa ordem alfabética e apresentam-se de maneira hierarquizada,
obedecendo a um título genérico.
Métodos Ideográficos Numéricos
141. (CESPE–UNB/STM/2018) O instrumento utilizado para a classificação dos do-
cumentos de arquivo é o inventário analítico.
142. (CESPE–UnB/ANVISA/2016) Na gestão de documentos, a atividade arquivís-
tica de classificação atribui ao documento um código representativo do seu conte-
údo informativo.
143. (CESPE–UNB/FUB/2016) A elaboração do plano ou do código de classificação
dos documentos de arquivo da UnB exige conhecimento da relação entre as unida-
des, da organização e do funcionamento dos órgãos da universidade.
144. (CESPE–UNB/ANATEL/2014) A classificação de documentos de arquivo é utili-
zada para se permitir a organização desses documentos e seu acesso rápido quan-
do necessário. Na ausência de um código ou plano de classificação, pode-se utilizar
o modelo padrão existente nas bibliotecas.
145. (CESPE–UNB/ANTAQ/2014) A classificação de documentos de arquivo é feita
em instituições públicas ou privadas, com base em um instrumento universal de
classificação.
146. (CESPE–UNB/FUB/2014) A classificação de documentos de arquivo é realiza-
da após a aplicação da tabela de temporalidade de documentos.
147. (CESPE–UNB/FUB/2014) O instrumento adequado para a classificação de do-
cumentos de arquivo é o código de classificação de documentos ou plano de clas-
sificação.
148. (CESPE–UNB/FUB/2014) O método duplex é utilizado na classificação ideo-
gráfica dos documentos.
149. (CESPE–UNB/FUB/2014) A tabela de temporalidade de documentos de arquivo
é o instrumento de gestão arquivística responsável pela organização dos documentos.
150. (CESPE–UNB/BACEN/2013) Ao realizar a classificação de seus documentos a
partir da tabela de temporalidade, uma instituição efetua a gestão da informação.
151. (CESPE–UNB/PCDF/2013) A classificação de documentos de arquivo é reali-
zada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominado tabela de
temporalidade.
152. (CESPE–UNB/DPF/2013) O instrumento elaborado para a classificação dos
documentos de arquivo é o plano de destinação de documentos.
153. (CESPE–UNB/FUB/2013) A classificação dos documentos de arquivo é feita a
partir da transferência dos documentos ao arquivo intermediário.
154. (CESPE–UNB/MI/2013) Os documentos de arquivo devem ser classificados a
partir de um código ou plano de classificação de documentos baseado nas funções
e atividades desenvolvidas no órgão de onde se originam.
155. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) O reconhecimento da espécie documental é um
elemento fundamental para a correta classificação de um documento de arquivo.
156. (CESPE–UNB/STF/2013) A classificação de documentos tem um instrumento
específico para ser realizada nos arquivos, que é denominado plano de destinação.
157. (CESPE–UNB/DPRF/2012) Classificar um documento é estabelecer uma clas-
se com documentos de características semelhantes, identificadas por um título.
158. (CESPE–UNB/TJRR/2012) A classificação de documentos de arquivo deve ser
realizada de acordo com o Código Decimal Universal.
159. (CESPE–UNB/CNPQ/2011) O código de classificação de documentos de ar-
quivo é aplicado a partir da transferência do documento do arquivo corrente para
o arquivo intermediário.
160. (CESPE–UNB/CNPQ/2011) O processo de elaboração do código de classifica-
ção de documentos de arquivo estabelece relação direta com as funções e as ativi-
dades desenvolvidas no órgão ou na empresa.
161. (CESPE–UNB/CNPQ/2011) Por meio do método de arquivamento decimal, é
atribuído, para cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem
crescente.
162. (CESPE–UNB/EBC/2011) A existência de pastas separadas de ofícios, memo-
randos, relatórios, projetos indica a utilização do método decimal de classificação.
163. (CESPE–UNB/STM/2011) Aplica-se o código de classificação exclusivamente
em arquivos permanentes, pois somente neste tipo de arquivo essa classificação
facilita o acesso aos documentos.
164. (CESPE–UNB/ANTAQ/2009) Uma das vantagens apresentadas pelo método
duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
165. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) O método decimal é um método nu-
mérico ideográfico.
166. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) Uma das vantagens apresentadas pelo método
de arquivamento duplex é a possibilidade de criação de classes ilimitadas.
167. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) Uma das vantagens do método de arquivamento
duplex é que ele possibilita a criação de uma infinidade de classes.
168. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O método de arquivamento duplex apresenta
como desvantagem à definição de apenas dez classes.
169. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O método de arquivamento numérico decimal
possibilita a criação de mais de 10 classes.
170. (CESPE–UNB/TERRACAP/2004) O método decimal possibilita a expansão ili-
mitada de subdivisões.
Métodos Diretos/Indiretos
171. (CESPE–UNB/FUB/2014) O método de sistema direto facilita a operação de
arquivamento dos documentos.
172. (CESPE–UNB/TJAL/2012) A ordenação numérica é método direto, pois a pes-
quisa ocorre exatamente no documento.
173. (CESPE–UNB/TJAL/2012) A ordenação alfabética é método direto e utiliza o
nome para dispor os documentos ou as pastas, sem a necessidade de instrumento
auxiliar.
174. (CESPE–UNB/STM/2011) No método numérico simples, um método de arqui-
vamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o
documento.
175. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Uma desvantagem do método numérico de
arquivamento é ser do sistema indireto, que implica a consulta a um índice ou a um
código para localizar o documento..
176. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) O método numérico simples é considerado di-
reto, pois permite que a busca do documento seja feita diretamente no local onde
se acha guardado.
177. (CESPE–UNB/ANAC/2009) A localização dos documentos de arquivo nos mé-
todos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.
178. (CESPE–UNB/FUB/2009) O método alfabético faz parte de sistemas indiretos
de arquivamento, e necessita de um índice para a localização dos documentos.
179. (CESPE–UNB/IBRAM/2009) O método numérico é um método de arquiva-
mento indireto.
180. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) Os métodos de arquivamento do siste-
ma direto são aqueles que exigem a consulta de um índice ou de um código
181. (CESPE–UNB/HEMOBRÁS/2008) Os métodos de arquivamento pertencem a
dois grandes sistemas: direto e indireto. O método alfabético é considerado do sis-
tema semidireto.
182. (CESPE–UNB/MCT/2008) Os métodos de arquivamento pertencem a dois gran-
des sistemas: direto e indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema direto.
183. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) O método alfabético é considerado um método
indireto de arquivamento por não dispensar o uso de índice para localizar ou arqui-
var qualquer documento.
184. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) No método de arquivamento alfabético, adota-se
a consulta de índices para a localização dos documentos.
185. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) Os métodos de arquivamento decimal e duplex
necessitam de adoção de um índice alfabético.
186. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) O método numérico simples é de consulta indire-
ta pelo fato de adotar um índice onomástico para as atividades de arquivamento.
187. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) Uma das desvantagens do método de arquiva-
mento alfabético é a utilização de instrumentos auxiliares para a recuperação das
informações.
188. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O método de arquivamento geográfico é consi-
derado um método indireto de arquivamento.
Guia-Fora
189. (CESPE–UNB/ANEEL/2010) O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamen-
to dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.
190. (CESPE–UNB/DPU/2010) A finalidade da adoção da guia–fora nos arquivos
consiste em
(a) possibilitar a identificação dos documentos arquivados equivocadamente.
(b) indicar os documentos que foram retirados do arquivo.
(c) facilitar o rearquivamento dos documentos.
(d) registrar os descartes efetuados no acervo arquivístico.
(e) indicar os documentos que estão destinados a restauração.
191. (CESPE–UNB/TRE–AL/2004) Ocorrendo o empréstimo de documentos do
acervo, o profissional responsável pelo arquivamento e desarquivamento deve uti-
lizar a guia–fora para indicar a retirada do documento.
Etapas do Arquivamento
192. (CESPE–UNB/STM/2018) Após a classificação do documento, é necessário
ordená-lo, ou seja, determinar a posição em que esse documento vai ser disposto
em uma unidade de classificação.
193. (CESPE–UNB/SEE–DF/2017) A classificação define a organização física dos
documentos arquivados.
194. (CESPE–UNB/SEE-DF/2017) Ordenação é uma fase posterior à classificação
dos documentos.
195. (CESPE–UNB/ANATEL/2014) O arquivamento de documentos é um ato físico,
ao passo que a ordenação é a disposição intelectual dos documentos em uma uni-
dade de classificação.
196. (CESPE–UNB/ANTAQ/2014) A sequência adequada para a organização do do-
cumento de arquivo é o arquivamento, a ordenação e a classificação.
197. (CESPE–UNB/FUB/2014) A sequência para a organização dos documentos
consiste em classificação, ordenação e, arquivamento.
198. (CESPE–UNB/ANP/2013) Conforme terminologia própria da arquivologia, reali-
za-se o arquivamento quando dispõem-se os documentos de determinada maneira.
199. (CESPE–UNB/DPF/2013) A organização de documentos de arquivo envolve
a classificação, a ordenação e o arquivamento. A classificação e a ordenação são
operações intelectuais e o arquivamento, uma operação física.
200. (CESPE–UNB/ANAC/2012) Após o encerramento da tramitação de um docu-
mento, ele deve ser, nesta ordem, arquivado, ordenado e classificado.
201. (CESPE–UNB/MCTI/2012) A ordenação de documento é uma atividade ante-
rior à classificação e posterior ao arquivamento.
202. (CESPE–UNB/TJRR/2012) Ordenação refere-se à ação de dispor segundo de-
terminada ordem, que pode ser, entre outras, alfabética, cronológica ou geográfica,
os documentos dentro de uma unidade de classificação.
203. (CESPE–UNB/TRE-RJ/2012) A classificação do documento de arquivo é feita
a partir de um código ou plano de classificação e efetivada mediante a anotação
desse código no próprio documento.
204. (CESPE–UNB/EBC/2011) A inspeção é a primeira etapa de uma operação de
arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para
verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
205. (CESPE–UNB/EBC/2011) A classificação é o último momento da operação de
arquivamento e consiste na colocação do documento em uma ordem estabelecida,
que pode ser numérica, alfabética ou por procedência.
206. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A leitura de cada documento, feita para atri-
buir ao registro documental a entrada e a existência de antecedentes, é operação
de arquivamento denominada estudo.
207. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A classificação é uma das operações de ar-
quivamento feita a partir da interpretação dos documentos.
208. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A operação de apor, nos documentos, sím-
bolos que correspondem ao método de arquivamento adotado (letras, números,
letras e números e cores) denomina-se protocolo.
209. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) O êxito do trabalho de arquivamento dos
documentos passa necessariamente pela destinação, operação que se destina à
colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
210. (CESPE–UNB/INCA/2010) Em uma rotina de arquivamento, a primeira etapa
a ser desenvolvida é a inspeção, a qual consiste na verificação da destinação de
cada documento.
211. (CESPE–UNB/ANTAQ/2009) As operações de arquivamento são inspeção, es-
tudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
212. (CESPE–UNB/FUB/2008) A codificação de um arquivo refere-se à colocação
de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classifica-
ção e o método de arquivamento adotados.
213. (CESPE–UNB/ME/2008) Apor os símbolos correspondentes ao método de ar-
quivamento adotado é uma atividade conhecida como codificação dos documentos.
214. (CESPE–UNB/SEBRAE/2008) A disposição de documentos de acordo com a
classificação é uma operação denominada codificação.
215. (CESPE–UNB/CENSIPAM/2006) Os documentos encaminhados para arquiva-
mento devem ser identificados com o respectivo código de classificação — um
conjunto de símbolos, normalmente letras e(ou) números —, derivado do plano de
classificação do órgão ou instituição.
216. (CESPE–UNB/IGEPREV–PA/2005) A codificação implica na colocação de iden-
tificadores em cada documento de modo a recuperá-lo com facilidade.
217. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O arquivamento de documentos é uma ativida-
de anterior à de classificação de documentos.
218. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) O arquivamento de documentos constitui uma
etapa posterior à classificação atribuída aos documentos.
219. (CESPE–UNB/TERRACAP/2004) O arquivamento é uma etapa posterior à clas-
sificação de documentos, mediante a adoção de um plano de classificação.
220. (CESPE–UNB/STJ/2004) Antes de seu arquivamento, os documentos devem
ser devidamente classificados.
221. (CESPE–UNB/TRE–AL/2004) Os procedimentos teóricos da arquivística indi-
cam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a
qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.
Escolha do Método a Ser Adotado
222. (CESPE–UNB/SEE–DF/2017) Deve-se organizar a documentação arquivística
nas fases intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que
pode ter sido descartada na fase corrente.
223. (CESPE–UNB/FUB/2014) O método de arquivamento de documentos de ar-
quivo mais utilizado é o decimal.
224. (CESPE–UNB/SUFRAMA/2014) A definição do método de ordenação a ser
adotado em um conjunto documental se dá de acordo com o suporte documental.
225. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) Em um arquivo eficaz, o principal elemento para
a recuperação dos documentos deve ser o número do documento.
226. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) O método de arquivamento tem influência dire-
ta na eficiência do processo de recuperação de documentos.
227. (CESPE–UNB/STF/2013) Ordenação consiste na disposição dos documentos
dentro de uma unidade de classificação, sendo a cronológica um de seus tipos.
228. (CESPE–UNB/EBC/2011) As correspondências (ofícios e memorandos) devem
ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências
recebidas.
229. (CESPE–UNB/ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de
arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da
organização que produz ou recebe.
230. (CESPE–UNB/ANAC/2009) Nome, local, número, data e assunto são os ele-
mentos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos docu-
mentos de arquivo.
231. (CESPE–UNB/ANATEL/2009) A análise cuidadosa do gênero e da natureza dos
documentos que chegam a um órgão público ou que dele saem é suficiente para se
determinar a escolha dos métodos principal e auxiliares de arquivamento a serem
adotados na organização da documentação corrente.
232. (CESPE–UNB/ANATEL/2009) Os documentos arquivados nos diversos setores
do órgão público podem ser ordenados de várias maneiras; entre elas, destacam-se
as seguintes classificações: ostensiva, sigilosa, particular, oficial, interna e externa.
233. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) A atividade de classificação de docu-
mentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimentos não só da em-
presa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a serem classificados.
234. (CESPE–UNB/MEC/2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, de-
finir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação.
235. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) Considere que uma unidade de arquivo apre-
sente a seguinte organização do seu acervo.
PESSOAL
CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes/de Gonçalves até Lima/de Miranda até Oliveira
GAMA: de Abreu até Ferreira/de Garcia até Maciel
VEÍCULOS
MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquiva-
mento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos
secundários, o geográfico e o alfabético.
236. (CESPE–UNB/FUB/2008) O arquivamento aleatório é indicado para organizar
documentos protocolados em uma mesma data.
237. (CESPE–UNB/FUB/2008) O arquivamento de documentos pode ser feito pri-
mariamente pela ordem cronológica, vedado o sequenciamento adicional pela or-
dem alfabética.
238. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) O arquivamento de um documento somente
deverá ser feito quando ele tiver de ser inutilizado.
239. (CESPE–UNB/HEMOBRÁS/2008) A atividade de classificação de documentos
de arquivo exige do responsável conhecimentos da administração à qual está vin-
culado e também da natureza dos documentos a serem classificados.
240. (CESPE–UNB/HEMOBRÁS/2008) A documentação de um arquivo de um setor
de trabalho de uma empresa deve ser organizada de acordo com seus caracteres
essenciais, particularmente o suporte e o formato, e sempre vai exigir uma media-
ção técnica para seu acesso.
241. (CESPE–UNB/STJ/2008) A organização e a classificação dos documentos de
uma organização devem ser feitas pelo tipo documental.
242. (CESPE–UNB/MPE–AM/2008) O método de arquivamento é determinado ape-
nas pela espécie dos documentos.
243. (CESPE/UNB–SEAD–PCPA/2007) Um arquivo bem organizado deve permitir,
quando necessário, que, além do responsável pelo arquivamento, outros servidores
que necessitem consultá-lo façam com facilidade e agilidade. Existem várias alter-
nativas para a organização de arquivos, que podem ser utilizadas isoladamente ou
combinadas. Essas alternativas não incluem a técnica de classificação
a) alfabética
b) imediata
c) por assunto
d) por data
244. (CESPE–UNB/ANCINE/2006) Considerando a hipótese de arquivamento a se-
guir, é correto afirmar que o principal critério utilizado para tal fim foi o de arqui-
vamento por assunto.
FILIAIS
– Centro-Oeste
– Nordeste
– Norte
– São Paulo
PESSOAL – FOLHA DE PAGAMENTO
– de A até J
– de K até M
– de N até Z
FORNECEDORES
– Equipamentos de Escritório
– Matéria-prima
– Máquinas de grande porte
245. (CESPE–UNB/CENSIPAM/2006) Existem vários métodos que utilizam núme-

ros e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o nu-
mérico simples, o numérico–cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o
dígito-terminal.
246. (CESPE–UNB/CENSIPAM/2006) O método geográfico tem por eixo aspectos

geográficos como, por exemplo, nomes de localidades. O método ideográfico ou
temático tem por eixo os assuntos presentes nos documentos, por isso também
é chamado de método por assunto. Em ambos os métodos, a utilização pode ser
conjugada à do método alfabético.
247. (CESPE–UNB/DOCAS–PA/2006) Para facilitar a localização dos documentos, o

assistente administrativo, além de separá-los por classe, deve ordená-los dentro de
cada pasta, caixa, gaveta ou outra embalagem que for utilizada. Para isso, ele deve
utilizar os chamados métodos de arquivamento ou métodos de ordenação, entre os
quais identificam-se o método alfabético, o numérico, o cronológico e o geográfico.
248. (CESPE–UNB/MPE–TO/2006) A escolha mais adequada do método de arqui-
vamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura
da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.
249. (CESPE–UNB/IGEPREV–PA/2005) A escolha do método de arquivamento pos-

sui uma relação direta com as atividades funcionais da organização a que se desti-
na, pois precisa atender às necessidades da mesma.
250. (CESPE–UNB/IGEPREV–PA/2005) Independentemente do método adotado, é
necessário que haja flexibilidade para permitir a expansão do arquivo frente às pro-
váveis demandas futuras e haja simplicidade para permitir a plena compreensão e
consulta pelos usuários.
251. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) Considerando as hipóteses de arquivamento a
seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas
foram empregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cro-
nológico.
VEÍCULOS
– Goiás
– Minas Gerais
– São Paulo/Capital
– São Paulo/Interior
PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO
– de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A.
– de Castro, Maria S. até Dias, Paulo, R.
PAGAMENTOS
– antes de 1980
– de 1981 a 1985
– de 1986 a 1989
252. (CESPE–UNB/FUNCAP–PA/2004) Devido à natureza de seus documentos e
ao seu estágio de evolução, para o arquivamento de arquivos correntes, deve ser
utilizado o método alfabético.
253. (CESPE–UNB/DPF/2004) Para bem ordenar os documentos, o responsável
pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numé-
rico–cronológico.
254. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) O método de arquivamento é determinado
pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
255. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento é determinado em
função da espécie e da data do documento.
256. (CESPE–UNB/STM/2004) Os documentos de arquivo obedecem a um método
de arquivamento único.
257. (CESPE–UNB/TRE–AL/2004) No que se refere ao arquivamento de documen-
tos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.
Arranjo (Classificação)/Arquivamento
258. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) O instrumento arquivístico empregado para a
correta classificação de documentos é intitulado plano de destinação.
259. (CESPE–UNB/DPU/2010) O instrumento auxiliar adotado na gestão de docu-
mentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses
documentos denomina-se plano de
a) descarte
b) retenção
c) arquivamento
d) avaliação
e) classificação
260. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) Quando a unidade de arquivo distribui os do-
cumentos recebidos para guarda em sequência alfanumérica, diz-se que, nesse
caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou classificação.
261. (CESPE–UNB/MTE/2008) De acordo com as orientações do Arquivo Nacional
para a classificação de documentos de arquivos na administração pública federal,
os documentos, quando produzidos ou recebidos nos setores de trabalho, antes de
serem ordenados, devem ser classificados e, em seguida, higienizados.
262. (CESPE–UNB/TST/2008) Arranjo e classificação são operações distintas.
263. (CESPE–UNB/ANVISA/2007) Documentos transferidos a arquivos intermediá-
rios devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.
264. (CESPE–UNB/PREF. RIO BRANCO-AC/2007) Classificação e arranjo são opera-
ções distintas e têm princípios norteadores diferentes.
265. (CESPE–UNB/TSE/2007) Alterações na organização dos documentos interme-
diários podem ser feitas sem o consentimento do acumulador.
266. (CESPE–UNB/INPI/2006) Arranjo é o processo destinado a colocar ou distri-
buir os documentos de arquivo em uma sequência estabelecida pela organização.
267. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) A teoria arquivística preconiza que a forma de
classificação das correspondências e dos demais documentos da PRG/DF deve obe-
decer a um plano de classificação.
268. (CESPE–UNB/MEC/2005) Cada organização deve elaborar seu próprio plano
de classificação, de acordo com suas peculiaridades.
GABARITO
1. C 28. C 55. E 82. C 109. E

2. E 29. E 56. E 83. C 110. C
3. E 30. E 57. C 84. C 111. E
4. E 31. E 58. E 85. E 112. E
5. C 32. C 59. E 86. C 113. E
6. C 33. E 60. C 87. C 114. C
7. E 34. C 61. b 88. C 115. E
8. E 35. E 62. C 89. E 116. C
9. E 36. C 63. C 90. E 117. E
10. C 37. E 64. C 91. b 118. C
11. C 38. E 65. E 92. d 119. E
12. C 39. E 66. C 93. C 120. C
13. E 40. C 67. C 94. E 121. E
14. C 41. b 68. E 95. c 122. C
15. E 42. C 69. C 96. E 123. c
16. E 43. E 70. d 97. E 124. E
17. E 44. E 71. E 98. E 125. C
18. C 45. b 72. E 99. C 126. E
19. C 46. E 73. C 100. E 127. C
20. C 47. C 74. E 101. C 128. E
21. C 48. C 75. a 102. C 129. E
22. E 49. C 76. C 103. E 130. E
23. C 50. C 77. E 104. E 131. E
24. E 51. C 78. E 105. C 132. E
25. C 52. E 79. E 106. E 133. C
26. C 53. C 80. E 107. C 134. C
27. E 54. d 81. E 108. E 135. C
136. C 165. C 194. C 223. E 252. E

137. E 166. C 195. C 224. E 253. C
138. C 167. C 196. E 225. E 254. C
139. E 168. E 197. C 226. C 255. E
140. E 169. E 198. E 227. C 256. E
141. E 170. E 199. E 228. E 257. E
142. C 171. C 200. E 229. C 258. E
143. C 172. E 201. E 230. C 259. E
144. E 173. C 202. C 231. E 260. C
145. E 174. E 203. C 232. E 261. E
146. E 175. C 204. C 233. C 262. E
147. C 176. E 205. E 234. C 263. C
148. C 177. E 206. C 235. C 264. E
149. E 178. E 207. C 236. E 265. E
150. E 179. C 208. E 237. E 266. C
151. E 180. E 209. E 238. E 267. C
152. E 181. E 210. C 239. C 268. C
153. E 182. C 211. C 240. E
154. C 183. E 212. C 241. E
155. E 184. E 213. C 242. E
156. E 185. C 214. E 243. b
157. C 186. C 215. C 244. C
158. E 187. E 216. C 245. E
159. E 188. E 217. E 246. C
160. C 189. C 218. C 247. C
161. E 190. c 219. C 248. C
162. E 191. C 220. C 249. C
163. E 192. C 221. C 250. C
164. C 193. C 222. E 251. C
GABARITO COMENTADO
Arquivamento Horizontal/Vertical
1. (CESPE–UNB/STM/2018) Os documentos de valor permanente que apresentem
grandes formatos, como mapas plantas e cartazes, devem ser armazenados hori-
zontalmente.
Certo.
Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. O arquiva-
mento vertical facilita o desarquivamento, e é recomendado para documentos mui-
to utilizados, sendo, portanto, mais utilizado na idade corrente. Para documentos
de grandes dimensões ou permanentes, é indicado o arquivamento horizontal, que
favorece a conservação dos documentos.
2. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo ho-
rizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.
Errado.
Na verdade, o arquivamento do tipo vertical é o mais indicado para os arquivos
correntes, por facilitar a busca dos documentos.
3. (CESPE–UNB/FUB/2008) A opção pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato
de que o material armazenado é enquadrado como arquivo descartável.
Errado.
A opção pelas pastas nos arquivos correntes é visando facilitar seu manuseio (ar-
quivamento vertical) e não por se tratar de documentos descartáveis.
Material de Acondicionamento
4. (CESPE–UNB/FUB/2014) As plantas devem ser armazenadas em arquivos de
aço com até quatro gavetas e acondicionadas em pastas suspensas.
Errado.
Plantas devem ser armazenadas em arquivos de aço de forma horizontal, e não
acondicionadas em pastas suspensas (onde ficariam de forma vertical).
5. (CESPE–UNB/FUB/2014) Os documentos de arquivo em suporte papel devem
ser acondicionados, a depender de suas dimensões, em caixas–arquivo ou pastas
suspensas.
Certo.
Documentos de arquivo em papel devem ser acondicionados, normalmente, em
caixas–arquivo ou pastas suspensas.
6. (CESPE–UNB/FUB/2014) As medidas das embalagens devem respeitar formatos
padronizados e devem ser superiores às dos documentos que nelas serão abrigados.
Certo.
O item apresenta corretamente procedimentos que visam conservar melhor os
documentos.
7. (CESPE–UNB/STF/2013) Acondicionar os documentos dos arquivos correntes em
suporte papel em caixas–arquivo de plástico e colocar essas caixas em estantes de
aço é a ação mais indicada tecnicamente.
Errado.
A dica é válida para o arquivo intermediário, e não para o arquivo corrente (em-
bora as caixas devam ser de papelão, e não de plástico). Nos arquivos correntes,
normalmente os documentos são acondicionados em pastas e armazenados em
armários ou arquivos de aço.
8. (CESPE–UNB/ANCINE/2012) A melhor forma de acondicionar um cartaz consiste
em dobrá-lo e, em seguida, arquivá-lo em uma pasta de papelão, do tipo suspensa.
Errado.
Não é recomendado dobrar documentos para guardá-los. Documentos de grandes
dimensões, como plantas e cartazes, devem ser acondicionados em pastas grandes
e de forma horizontal, visando à sua conservação.
9. (CESPE–UNB/IBAMA/2012) Recomenda-se acondicionar os documentos carto-
gráficos em pastas suspensas e armazená-los em estantes de aço com pintura
antioxidante.
Errado.
Documentos cartográficos (mapas e plantas) devem ser arquivados em pastas de
grandes dimensões e de forma horizontal.
Arquivamento = acondicionamento + armazenamento.
10. (CESPE–UNB/ANCINE/2012) Armazenamento é o sistema que recebe o docu-

mento, acondicionado ou não, para ser guardado.
Certo.
Armazenamento é a etapa que consiste em guardar os documentos nos mobiliários
ou locais em que serão arquivados.
11. (CESPE–UNB/MEC/2009) Arquivamento é o conjunto das operações de acondi-

cionamento e armazenamento de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de arquivamento.
12. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) Arquivamento é o conjunto das operações desti-

nadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente a definição de arquivamento.
Método Alfabético
13. (CESPE–UNB/TRE–RJ/2012) A disposição de documentos pelo nome dos clien-
tes corresponde à ordenação do tipo unitermo.
Errado.
A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação alfa-
bética, e não do tipo unitermo.
14. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Entre os métodos de arquivamento, o alfabé-
tico é aquele que considera como elemento principal o nome.
Certo.
O método alfabético é aquele que ordena os documentos por nome.
15. (CESPE–UNB/MEC/2009) Quando as pastas que contêm documentos de arqui-
vo de determinado setor são dispostas pelo nome dos correspondentes, isso carac-
teriza a utilização do método de arquivamento do tipo unitermo.
Errado.
A organização pelo nome dos correspondentes (das pessoas) caracteriza, na ver-
dade, a utilização do método alfabético.
16. (CESPE–UNB/FUB/2008) A organização de arquivos pela ordem alfabética pres-
supõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.
Errado.
A organização alfabética é aquela em que os documentos são organizados por
nome, e não por assunto e número.
17. (CESPE–UNB/FUB/2008) Os documentos constantes em cada uma das pastas
organizadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma sequên-
cia numérica.
Errado.
Os documentos organizados de forma alfabética serão organizados por nome, e
não por número.
18. (CESPE–UNB/SECAD–TO/2008) O método alfabético é um dos métodos de ar-
quivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.
Certo.
No método alfabético, os documentos são organizados por nome.
19. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento alfabético considera
o nome como elemento principal.
Certo.
No método alfabético, os documentos são organizados por nome.
Método Variadex
20. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) Além dos códigos numéricos e alfabéticos,
outra forma adicional de organização de arquivos é aquela realizada por meio do
uso de cores, de forma a facilitar a localização dos itens.
Certo.
A organização utilizando cores (método variadex) facilita o arquivamento dos do-
cumentos.
21. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) O método de arquivamento variadex adota cores
preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de
documentos.
Certo.
Ao utilizar cores, o método variadex facilita a localização dos documentos nos
arquivos.
Regras de Alfabetação
22. (CESPE–UNB/EBC/2011) Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por
exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
Errado.
Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados na alfabetação.
Devem ser deslocados para o final entre parênteses. No caso apresentado, Profes-
sor Roberto de Jesus deve ser organizado como Jesus, Roberto de (Professor).
23. (CESPE–UNB/EBC/2011) Os sobrenomes que referem grau de parentesco (fi-
lho, sobrinho, neto) devem vir acompanhados do último sobrenome na alfabetação.
Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como Sousa Sobrinho,
José Maria de.
Certo.
O item apresenta corretamente uma das regras de alfabetação, referente a sobre-
nomes de parentesco.
compostos de um substantivo e um adjetivo devem ser separados. O nome Roberto
Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como: “Azul, Roberto Monte”.
Certo.
Roberto Monte Azul deve ser arquivado como: Monte Azul, Roberto.
25. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Os nomes de pessoas físicas que exprimam
grau de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último so-
brenome, mas não devem ser considerados na ordenação alfabética.
Certo.
O item apresenta corretamente a regra de alfabetação, que trata dos sobrenomes
de parentesco.
26. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Em pastas arquivadas a partir dos nomes de pes-

soas físicas, deve-se considerar, no arquivamento, sempre o último sobrenome e de-
pois o prenome. O nome João Silva, por exemplo, deve ser referido como Silva, João.
Certo.
O item apresenta corretamente o arquivamento do nome apresentado.
27. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) Caso haja pasta em que constem pessoas físi-

cas com sobrenomes iguais, a primeira pessoa que deve ser referida é a que apre-
sentar o prenome com o menor número de letras.
Errado.
No caso de sobrenomes iguais, deve-se analisar a ordem alfabética do prenome.

formados com as palavras Santa, Santo ou São não devem ser separados. O nome
Antônio São Jorge, por exemplo, deve ser referido como São Jorge, Antônio.
Certo.
O item apresenta corretamente a regra de alfabetação, que trata dos nomes de Santos.
29. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Na alfabetação do nome Roberto de Santana
Júnior, deve ser considerada a seguinte forma: Júnior, Roberto de Santana.
Errado.
Na alfabetação do nome Roberto de Santana Júnior, deve ser considerada a seguin-
te forma: Santana Júnior, Roberto de.
30. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Para alfabetar o seguinte nome: II Conferência
de Física Quântica, o número romano deve ser colocado por extenso e assim entrar
na alfabetação, como apresentado a seguir: Segundo Conferência de Física Quântica.
Errado.
Para alfabetar o nome “II Conferência de Física Quântica”, o número romano deve
ser colocado no final, entre parênteses, como apresentado a seguir: Conferência
de Física Quântica. (II).
31. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A regra de alfabetação para nomes de pesso-
as físicas considera o último sobrenome e depois o prenome. Por exemplo, o nome
Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria José.
Errado.
O nome Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria
José da.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que os nomes de Mário de Andrade e Pedro Álvares Cabral
estão na ordem de alfabetação correta, pois, nos nomes de pessoas físicas, deve-se
considerar o último sobrenome e depois o prenome.
Certo.
Os nomes citados estão corretamente grafados para o arquivamento em ordem
alfabética, de acordo com as regras de alfabetação.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud Ahmadinejad fo-
ram ordenados erradamente, pois, em ambos os casos, foi considerado o prenome
e não o sobrenome para a alfabetação.
Errado.
Os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud Ahmadinejad foram ordenados corretamen-
te, pois nomes orientais e árabes devem ser ordenados como se apresentam, de
A Barateira Ltda
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que os artigos e preposições não devem ser considerados
para a alfabetação, como acontece corretamente nos nomes de Mário de Andrade
e Manoel Silva e Houaiss.
Certo.
O item apresenta corretamente uma das regras de alfabetação e seus exemplos na
lista de nomes apresentada.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
acima, podemos afirmar que os nomes de Camilo Castelo Branco e Gabriel Santa
Paula estão corretamente alfabetados, pois seguem a regra de se considerar o
último sobrenome.
Errado.
De acordo com as regras de alfabetação, os nomes de Camilo Castelo Branco e Gabriel
Santa Paula devem ser grafados: Castelo Branco, Camilo e Santa Paula, Gabriel.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que a ordenação dos nomes da Fundação Getúlio Vargas e da
estrangeira The Lybrary of Congress está correta, pois foram transcritos como se
apresentam, mas sem considerar os artigos e preposições, assim como estabelece
a regra referente a nomes de instituições.
Certo.
Os nomes citados foram grafados corretamente quando da ordenação alfabética,
de acordo com as regras de alfabetação.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que o nome Johann Wolfgang von Goethe está ordenado
corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado erroneamente, pois foi consi-
derada a partícula, quando a regra esclarece que artigos e preposições não devem
ser considerados.
Errado.
Os dois nomes citados foram grafados corretamente, de acordo com as regras de
alfabetação, pois partículas estrangeiras só devem ser consideradas se iniciarem
com letra maiúscula.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
acima, podemos afirmar que a ordenação do nome Carmem Herrera Cortez está
errada, pois foi realizada com base no penúltimo sobrenome e não no último sobre-
nome, como é indicado pelas regras de alfabetação.
Errado.
De acordo com as regras de alfabetação, nomes espanhóis devem ser ordenados
considerando o penúltimo sobrenome. Desta forma, o nome Carmem Herrera Cor-
tez foi grafado corretamente na lista apresentada.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que nomes de empresas e instituições devem ser transcritos
como se apresentam; portanto, o nome da empresa A Barateira Ltda. está alfabe-
tado corretamente.
Errado.
De acordo com as regras de alfabetação, nomes de empresas e instituições devem
ser transcritos como se apresentam, mas, se possuírem artigo no início, este deve
ser deslocado para o final entre parênteses. No caso em questão, A Barateira Ltda.
deveria ser grafado: Barateira Ltda. (A).
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
ma, podemos afirmar que o nome Jorge Maciel Neto está ordenado erradamente,
pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e, portanto, deve ser entendido
como parte integrante do último sobrenome, mas não deve ser considerado na or-
denação alfabética.
Certo.
O nome Jorge Maciel Neto realmente foi grafado erradamente. De acordo com as
regras, ele deve ser ordenado da seguinte forma: Maciel Neto, Jorge.
41. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) O método de arquivamento alfabético
exige a aplicação das regras de alfabetação. Em cada uma das opções a seguir é
apresentado um nome e um suposto resultado da aplicação das regras de alfabe-
tação. Quanto ao correto emprego das regras de alfabetação nos nomes apresen-
tados, assinale a opção correta.
a) Roberto Castelo Branco –> Branco, Roberto Castelo.
b) Michel São Paulo –> Paulo, Michel S.
c) Paulo de Almeida –> Almeida, Paulo de
d) Juliano de Lourenço Neto –> Neto, Juliano de Lourenço
Letra b.
O item “c” apresenta o nome Paulo de Almeida organizado de forma correta (Al-
meida, Paulo de), seguindo as regras de alfabetação. Nos demais itens, a organi-
zação correta seria:
a) Errada. Roberto Castelo Branco – Castelo Branco, Roberto.
b) Errada. Michel São Paulo – São Paulo, Michel.
d) Errada. Juliano de Lourenço Neto – Lourenço Neto, Juliano de.
Bezerra, Alberto Luiz
Moreira, Maria Madalena
Santa Cruz, Antônio
Certo.
Os nomes estão corretamente organizados em ordem alfabética.
Torres, Alisson
Torres, A.
Torres, Beatriz
Errado.
Os nomes não estão organizados corretamente, de acordo com as regras de alfa-
betação. Iniciais abreviativas de prenomes devem ter precedência na ordenação de
sobrenomes iguais. Assim, a ordenação correta seria:
Torres, A
Torres, Alisson
Torres, Beatriz
José, Rogério São
Paulo, Carlos São
Rita, Simone Santa
Errado.
Os nomes não estão organizados corretamente, de acordo com as regras de alfa-
betação. Sobrenomes com as partículas “São”, “Santo” ou “Santa” não devem ser
separados do sobrenome anterior. Assim, a ordenação correta seria:
Santa Rita, Simone
São José, Rogério
São Paulo, Carlos
45. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) Assinale a opção em que a aplicação das re-
gras de alfabetação está correta.
a) Branco, Roberto Castelo
Lobo, José Santos
Rosa, Carlos Monte
b) Almeida, José de
Andrade, Ronaldo d’
Souto, Arnaldo de
c) Cristo, Alberto Santo
Paulo, Antônio São
Rita, Carlos Santa
d) Primeiro Congresso de Serviço Social
Segundo Congresso de Serviço Social
Terceiro Congresso de Serviço Social
Letra b.
A letra “b” apresenta os nomes organizados de forma correta, utilizando-se o mé-
todo alfabético. Nos demais itens, a ordem correta seria:
a) Castelo Branco, Roberto
Lobo, José Santos
Monte Rosa, Carlos
c) Santa Rita, Carlos
Santo Cristo, Alberto
São Paulo, Antônio
d) Congresso de Serviço Social (Primeiro)
Congresso de Serviço Social (Segundo)
Congresso de Serviço Social (Terceiro)
46. (CESPE–UNB/MCT/2008) Na alfabetação de nomes de espanhóis, o registro é
feito pelo prenome.
Errado.
Na alfabetação de sobrenomes espanhóis, o registro é feito pelo penúltimo so-
brenome.
47. (CESPE–UNB/MCT/2008) Na ordenação alfabética de pastas abertas por nome
de personalidades, os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados
após o nome completo, entre parênteses.
Certo.
Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados no final, entre
parênteses.
48. (CESPE–UNB/ME/2008) Considere os seguintes nomes.
Antonio Silva
José Sousa
B. dos Santos
Roberto Teixeira Neto
Carlos Monte Alegre
Ministro Paulo de Tarso
Antonia Heredia Herrera
III – Congresso Nacional de Arquivologia
Aplicando-se corretamente as regras de alfabetação, a ordenação alfbética dos no-
mes acima ficaria da forma apresentada a seguir.
Congresso Nacional de Arquivologia (III)
Heredia Herrera, Antonia
Monte Alegre, Carlos
Santos, B. dos
Silva, Antonio
Sousa, José
Tarso, Paulo de (Ministro)
Teixeira Neto, Roberto
Certo.
Os nomes foram arquivados corretamente, segundo as regras de alfabetação.
49. (CESPE–UNB/MPE–AM/2008) Segundo as regras de alfabetação utilizadas no
método de arquivamento alfabético, os sobrenomes compostos de substantivo e
adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Certo.
Sobrenomes compostos por substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não se
separam.
50. (CESPE–UNB/MPE–AM/2008) No arquivamento de fichas por nome de pessoas,
quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabética do prenome.
Certo.
No caso de sobrenomes iguais, a organização é feita pelo prenome.
51. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) Na ordenação alfabética de pastas de um arquivo

por nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o preno-
me. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Certo.
O item apresenta corretamente a primeira regra de alfabetação.
52. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) Os sobrenomes que exprimem grau de parentes-

co, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do
último sobrenome, mas são considerados na ordenação alfabética.
Errado.
Sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante
do último sobrenome, mas não são considerados na alfabetação.
53. (CESPE–UNB/SEBRAE/2008) O método alfabético de organização de documen-

tos tem como base as regras de alfabetação para disposição dos nomes.
Certo.
Ao se organizar documentos em ordem alfabética, devem ser consideradas as re-
gras de alfabetação.
54. (CESPE–UNB/SEAD–UEPA/2008) Considerando as regras de alfabetação para
arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a op-
ção em que todas as propostas estão adequadas a este tipo de arquivamento.
a) Barbosa, Antonio Augusto
Cardoso, Pedro Henrique de Araújo
Ferreira, João Batista
Ferreira, José de Arimatéia
Neto, Afonso de Almeida Costa
b) Bernardes, Professor Carlos Augusto
Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva
c) Branco, Carlos Alberto Castelo
Carneiro, Patrícia de Souza
Oliveira, Fernando Afonso
Pereira, Maria Adelaide
Queiroz, João Carlos de Souza
d) Brochado, Marcos André
Gonçalves, Ricardo André de Assis
Ramalho, J. Pedro
Ramalho, João Batista
Silva, Pedro Antonio da
Letra d.
Apenas a letra “d” apresenta os nomes organizados corretamente de acordo com
as regras de alfabetação.
55. (CESPE–UNB/STJ/2008) A disposição alfabética de pastas de documentos de
um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.
Errado.
Nomes de instituições e nomes de eventos também contam com regras de alfabetação.
56. (CESPE–UNB/STJ/2008) A disposição abaixo está correta, pois foi feita de pa-
lavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra.
Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Monteiro
Montenegro
Errado.
A ordenação correta dos nomes apresentados seria:
Monteiro
Montenegro
Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Alencastro, Marcelo Pereira d´
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antonio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
São Tiago, Vicente de Paula de
Certo.
Os nomes apresentados estão corretamente ordenados de acordo com as regras
de alfabetação.
Bernardes, Ministro Marcus Afonso
Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira
Queiroz, Juiz Amadeus Antonio de Souza
Errado.
Bernardes, Marcus Afonso (Ministro)
Fagundes, Carlos Ferreira (Desembargador)
Queiroz, Amadeu Antonio de Souza (Juiz)
Júnior, Thiago Pereira de Moura
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Errado.
Bernardes Neto, Alfonso Henrique
Moura Júnior, Thiago Pereira de
60. (CESPE–UNB/TJDFT/2008) Com base nas regras de alfabetação, os nomes a
seguir estão corretamente apresentados.
Araújo, José C. da Silva (Desembargador)
Barbosa Neto, Pedro Paulo
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
Certo.
Os nomes apresentados estão corretamente ordenados de acordo com as regras
de alfabetação.
61. (CESPE–UNB/TSE/2007) A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês
é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse
sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo.
I – Campos, Milton de Sousa
Ferreira, André
Muller, Paul
II – Almeida, Pedro de
Almeida Filho, João
São Paulo, Carlos
Braga Sobrinho, Antônio
III – I Conferência de Gestão de Documentos
Quarto Workshop sobre Avaliação
Segundo Congresso Nacional de Arquivologia
Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos
Assinale a opção correta.
a) Todos os itens estão certos.
b) Apenas um item está certo.
c) Apenas os itens I e II estão certos.
d) Apenas os itens I e III estão certos.
Letra b.
Apenas o item “I” está corretamente ordenado. Nos demais itens, a ordem correta
seria:
II – Almeida Filho, João
Almeida, Pedro de
Muller, Paul
III – Conferência de Gestão de Documentos (I)
Congresso Nacional de Arquivologia (Segundo)
Seminário sobre Preservação de Documentos (Terceiro)
Workshop sobre Avaliação (Quarto)
62. (CESPE–UNB/ANCINE/2006) Considerando-se as regras de alfabetação para
arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, está incorreta
a sequência a seguir:
– Negra, Marco Antonio Serra
– Neto, Carlos José de Araújo
Certo.
A sequência colocada está incorretamente apresentada. A sequência correta seria:
– Araújo Neto, Carlos José de
– Serra Negra, Marco Antonio
63. (CESPE–UNB/DETRAN–PA/2006) João Barbosa arquiva-se como Barbosa, João.
Certo.
João Barbosa é organizado pelo último sobrenome.
64. (CESPE–UNB/DETRAN–PA/2006) Nos sobrenomes compostos: Paulo Castelo
Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo.
Certo.
Paulo Castelo Branco apresenta sobrenome composto de substantivo e adjetivo e,
portanto, deverá ser arquivado como Castelo Branco, Paulo.
65. (CESPE–UNB/DETRAN–PA/2006) Nos sobrenomes com as palavras Santa, San-
to ou São: Carlos São Paulo arquiva-se como Paulo, Carlos São.
Errado.
Na verdade, Carlos São Paulo deve ser arquivado como São Paulo, Carlos.
66. (CESPE–UNB/DETRAN–PA/2006) Nos sobrenomes com artigos e preposições:
Ricardo d´Ávila arquiva-se como Ávila, Ricardo d´.
Certo.
As preposições não são consideradas. Portanto, Ricardo d´Ávila deve ser arquivado
como Ávila, Ricardo d´.
Araújo, José Alberto de
Castro, Diogo de Farias
Ferreira, Maria Aparecida
Lima, Paulo
Oliveira, Benedito Martins de
Certo.
A sequência colocada está corretamente apresentada de acordo com as regras de
alfabetação.
Sobrinho, Ricardo Pereira
Errado.
A sequência apresentada não atende às regras de alfabetação. A sequência correta
seria:
Pereira Sobrinho, Ricardo
Gonçalves, Paulo de Abreu
Magalhães, Pedro Antônio de
São Tiago, Heitor de
Teles, Manoel de Souza
Villa-Lobos, Henrique
Certo.
alfabetação.
70. (CESPE–UNB/INPI/2006) Método alfabético é um método de arquivamento di-
reto de documentos cujo principal elemento é o nome. A esse respeito e conside-
rando as regras pertinentes, julgue as propostas de alfabetação apresentadas nos
itens a seguir.
I – Cabral, Pedro Álvares
Ferreira, J.
Ferreira, José
Neto, Afonso de Almeida
II – Almeida, Benedito de Souza
Almeida, Carolina de Assis
Castelo Branco, José Humberto
Gonçalves, Hamilton
Lima, Augusto de Oliveira
Tiago, Carlos Alberto de São
IV – Carvalho, Maria Aparecida de
Fagundes, Vicente da Silva
Magalhães, Gilberto
Villa-Lobos, Heitor de Jesus
Ximenes, Paulo Barbosa
V – Campos, Professor Carlos Castro
Reis, Professor Luiz Augusto da Silva
Estão certos apenas os itens
a) I e III.
b) I e V.
c) II e III.
d) II e IV.
e) IV e V
Letra d.
Os itens “II” e “IV” apresentam corretamente os nomes apresentados de acordo
com as regras de alfabetação. Nos demais itens, a ordenação correta seria:
I – Almeida Neto, Afonso de
Ferreira, J.
Ferreira, José
São Tiago, Carlos Alberto de
V – Campos, Carlos Castro (Professor)
Campos, Diogo de Lima (Professor)
Rangel, Felipe Bernardes (Coordenador)
Rangel, Eduardo de Almeida (Professor)
Reis, Luiz Augusto da Silva (Professor)
71. (CESPE–UNB/IPAJM/2006) É correto afirmar que a estrutura a seguir está de
Errado.
seria:
72. (CESPE–UNB/MPE–TO/2006) Quando o principal elemento a ser considerado
no arquivamento é o nome, o método alfabético é o mais simples de ser utilizado.
Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de nomes, a seguinte
sequência está correta.
Branco, Paulo de Tarso Castelo
Errado.
seria:
Castelo Branco, Paulo de Tarso
73. (CESPE–UNB/MPE–TO/2006) De acordo com as regras de alfabetação, a sequ-
ência a seguir está correta.
Barros, Antonio de Souza (Promotor)
Fagundes, Paulo de Almeida (Desembargador)
Gonçalo, Reginaldo da Silva (Procurador)
Lima, Pedro Antonio de Araújo (Procurador)
Certo.
alfabetação.
74. (CESPE–UNB/ANS/2005) Considerando as regras de alfabetação está correta a
sequência abaixo.
Júnior, Pedro de Alcântara
Errado.
A ordenação dos nomes apresentados, de acordo com as regras de alfabetação,
seria:
Alcântara Júnior, Pedro de
75. (CESPE–UNB/SEAD–EGPA/2005) O arquivamento de documentos a partir dos
nomes de seus autores obedece a um conjunto de regras denominadas regras de
alfabetação. Assinale a opção que, a partir dos nomes dados, apresenta proposta
incorreta de arquivamento.
a) Nomes:
Paulo Monte Verde
Arquivamento:
Verde, Paulo Monte
b) Nomes:
João Barbosa
Paulo Santos
Arquivamento:
Barbosa, João
Santos, Paulo
c) Nomes:
Marilda Teixeira
Aníbal Teixeira
Arquivamento:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
d) Nomes:
Jonas Vieira
J. Vieira
Arquivamento:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
e) Nomes:
Pedro de Almeida
Lúcia da Câmara
Arquivamento:
Almeida, Pedro de
Câmara, Lúcia da
Letra a.
seria:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
76. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) A sequência alfabética a seguir não está de acor-
do com as regras de alfabetação para arquivamento de nomes.
– Filho, Manoel Arantes
– Júnior, Pedro Pereira
– Sobrinho, José Vieira.
Certo.
A ordenação apresentada realmente não está correta. A ordenação correta seria:
– Arantes Filho, Manoel
– Pereira Júnior, Pedro
– Vieira Sobrinho, José
77. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) A estrutura hipotética de arquivo descrita a se-
guir está de acordo com as regras de alfabetação.
– Araújo, Professor José de
– Júnior, Coordenador Afonso
– Lima, Diretor Pedro de
– Menezes, Paulo César de.
Errado.
seria:
– Araújo, José de (Professor)
– Afonso Júnior (Coordenador)
– Lima, Pedro de (Diretor)
– Menezes, Paulo César de
78. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) Segundo as regras de alfabetação, a titulação é
um elemento a ser considerado ao se adotar o método de arquivamento alfabético.
Errado.
Os títulos não são considerados ao se organizar nomes em ordem alfabética. São
colocados no final, entre parênteses.
79. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) Considere que o TRE/MT adotará o método de ar-
quivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Assinale a opção cujo
nome está representado corretamente.
a) Neto, Antonio Pereira de Souza
b) de Camargo, Luisa Maria Pontes
c) Branco, Solange Ribeiro Castelo
d) Sato, Akiko Yamamoto
e) Muller, Paul
Errado.
“Muller, Paul” é o único nome arquivado corretamente. A ordenação dos demais
nomes seria:
Souza Neto, Antonio Pereira de Souza
Camargo, Luisa Maria Pontes de
Castelo Branco, Solange Ribeiro
Akiko Yamamoto Sato
Os autores espanhóis deverão ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco
Baños e Oviedo, Francisco Carbalhal.
Errado.
Os autores espanhóis devem ser organizados da seguinte forma:
Baños Molinero, Pacco
Carbalhal y Oviedo, Francisco
Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do pre-
nome. Assim, na hipótese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, João Villa
antes de Lobos, Otávio Villa.
Errado.
Villa-Lobos, João
Villa-Lobos, Otávio

No arquivo, primeiro virá Juvenal de Almeida e depois Marcelo da Câmara, pois os
artigos e preposições como o “de” e o “da” não são considerados no momento de
classificar o artigo pelo método alfabético.
Certo.
Artigos e preposições não são considerados na ordenação alfabética. Portanto, os
nomes apresentados seriam organizados da seguinte forma:
Almeida, Juvenal de
Câmara, Marcelo da
No que concerne à classificação dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue.
Certo.
Na organização de nomes orientais, os nomes são registrados exatamente como se
apresentam. Portanto, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue.
o item que se segue.
Nos locais em que aparecem três pessoas com sobrenome Santos, a classificação
será na seguinte ordem: primeiro Santos, J., pois a inicial abreviada terá preferên-
cia às demais, independentemente de qual seja o nome abreviado; em segundo,
Santos, Jonas dos; e o terceiro será Santos, José dos.
Certo.
Iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na organização de sobrenomes
iguais.
Na situação descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, An-
tônio Almeida.
Errado.
Almeida Neto, Antonio
Carvalho Filho, Pedro
86. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o
último sobrenome e depois o prenome.
Certo.
Esta é a primeira regra de alfabetação.
87. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) No caso de sobrenomes iguais, prevalece a or-
dem alfabética do prenome.
Certo.
Na ordenação alfabética, quando aparecem sobrenomes iguais, a ordenação é feita
pelo prenome.
88. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Certo.
Esta é a segunda regra de alfabetação.
89. (CESPE–UNB-seSPA–PA/2004) Artigos, conjunções e preposições, tais como a,
o, de, d’, da, do, e, um, uma, são considerados para a ordenação.
Errado.
De acordo com a quinta regra de alfabetação, artigos e preposições não são consi-
derados na ordenação alfabética.
90. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) Os sobrenomes que exprimem grau de paren-
tesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do
último sobrenome.
Errado.
De acordo com a sexta regra de alfabetação, sobrenomes que exprimem grau de
parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome.
91. (CESPE–UNB/INFRAERO/1997) Considere os seguintes nomes próprios.
I – Henrique Viana Neto
II – Antônio Almeida Filho
III – Henrique Vianna
IV – Washington Bayle Júnior
V – Paulo Ribeiro Sobrinho
VI – Washington Baily
Assinale a opção que apresenta, em arquivística, a ordenação alfabética correta.
a) II – I – III – V – VI – IV
b) II – VI – IV – V – I – III
c) VI – II – IV – I – V – III
d) VI – IV – II – V – III – I
e) II –IV – VI – V – III – I
Letra b.
A ordem correta de arquivamento dos dados apresentados seria:
Almeida Filho, Antônio
Bayle Júnior, Washington
Baily, Washington
Ribeiro Sobrinho, Paulo
Viana Neto, Henrique
Vianna, Henrique
92. (CESPE–UNB/INFRAERO/1997) Considere os seguintes nomes de firmas, em-
presas e instituições:
I – EMBRATEL
II – A COLEGIAL
III – COMPANHIA PROGRESSO LTDA.
IV – BARBOSA LIMA & CIA.
V – THE LIBRARY OF CONGRESS
VI – FUNDAÇÃO CIDADE DA PAZ
Em arquivística, a ordenação alfabética correta é:
a) IV, III, II, I, VI, V.
b) II, IV, III, I, VI, V.
c) II, III, IV, I, V, VI.
d) IV, II, III, I, VI, V.
e) III, II, IV, I, VI, V.
Letra d.
A ordem correta de arquivamento dos dados apresentados seria:
BARBOSA LIMA & CIA.
COLEGIAL (A)
COMPANHIA PROGRESSO LTDA.
EMBRATEL
FUNDAÇÃO CIDADE DA PAZ
LIBRARY OF CONGRESS (THE)
Método Geográfico
93. (CESPE–UNB/FUB/2014) De acordo com o método geográfico de ordenação, as
pastas devem ser distribuídas pela procedência dos documentos.
Certo.
O método geográfico de ordenação é aquele que organiza os documentos pelo local
ou pela procedência deles.
94. (CESPE–UNB/TJAL/2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento
de identificação seja cidade e não estado, a capital deve ser destacada.
Errado.
Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e
não estado, a capital deve ser ordenada alfabeticamente como qualquer outra ci-
dade. A capital é destacada no início, quando o principal elemento de identificação
for o estado, e não a cidade.
95. (CESPE–UNB/DPU/2010) Considere que os documentos de um determinado
setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situa-
ção, o método de arquivamento adotado denomina-se
a) por assunto.
b) onomástico.
c) geográfico.
d) ideográfico.
e) alfabético.
Letra c.
O método geográfico tem como elemento principal a procedência ou o local do do-
cumento.
96. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Na disposição das pastas do arquivo, quando
o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a ordem
alfabética por cidades, com especial destaque para a capital.
Errado.
Na disposição das pastas do arquivo, quando o elemento de identificação é a cida-
de e não o estado, as cidades devem ser dispostas alfabeticamente, sem destaque
para a capital. O destaque para a capital ocorre na ordenação quando o principal
elemento de identificação é o estado, e não a cidade.
97. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) O método geográfico é muito preciso, mas tem
aplicações muito específicas, uma vez que está embasado na identificação de ca-
racterísticas geográficas, como bacias hidrográficas, cadeias de montanhas, planí-
cies, planaltos, flora e fauna.
Errado.
O método geográfico organiza os documentos por local ou procedência (cidade,
estado ou país). Portanto, não considera os elementos citados no item.
98. (CESPE–UNB/ANAC/2009) A ordenação geográfica, que é típica do sistema di-
reto, tem como elemento principal o correspondente.
Errado.
O método de arquivamento geográfico tem como elemento principal o local ou a
procedência do documento.
99. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) No arquivamento de documentos cujo principal
elemento seja a procedência, é correta a seguinte ordenação.
MINAS GERAIS: Belo Horizonte/Ouro Preto/Uberlândia
PARANÁ: Curitiba/Londrina/Paranaguá
Certo.
Os dados colocados estão corretamente apresentados, segundo a ordenação geo-
gráfica por estado.
100. (CESPE–UNB/ME/2008) Quando se organiza um arquivo por estados da Fede-
ração, as capitais são ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade, mas
quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado da Federa-
ção, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar.
Errado.
Na ordenação por estado, a capital deve ser alfabetada em primeiro lugar. Na or-
denação por cidade, as cidades são ordenadas alfabeticamente, indicado o estado
ao final, entre parênteses.
101. (CESPE–UNB/ME/2008) Na correspondência com outros países, as pastas de-
vem ser alfabetadas, em primeiro lugar, pelo país, em ordem alfabética. Dentro de
cada país, primeiro virá a capital. As pastas das demais cidades serão alfabetadas
em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Certo.
O item apresenta corretamente a regra de organização para a ordenação por país,
no método geográfico.
102. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) O método geográfico de arquivamento de docu-
mentos é o método indicado quando o principal elemento a ser considerado em um
documento é a procedência.
Certo.
No método geográfico, o principal elemento a ser considerado é o local ou a pro-
cedência.
103. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) Em um arquivo que contenha uma pasta para
cada uma das cidades do estado de Roraima, se o método adotado para a classifi-
cação das pastas for o alfabético, deve-se observar a ordem alfabética por cidades,
havendo destaque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta
será a primeira.
Errado.
A regra apresentada vale para o método geográfico, e não para o método alfabético.
104. (CESPE–UNB/STJ/2008) O método de ordenação dos documentos a partir do
uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.
Errado.
O método citado é o geográfico, e não o duplex.
105. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) Na adoção do método de arquivamento geográ-
fico em que o elemento diferenciador seja a unidade da federação, na sequência
são ordenadas as capitais, seguidas dos demais municípios.
Certo.
O item apresenta corretamente a regra para a ordenação por estado, no método
geográfico.
106. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento geográfico conside-
ra a data do documento como elemento principal.
Errado.
O método geográfico considera o local ou a procedência como elemento principal, e
não a data, que é o principal elemento do método numérico–cronológico.
107. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) O método geográfico de arquivamento tem
como elemento principal a procedência ou local.
Certo.
O método geográfico organiza os documentos pelo local ou pela procedência.
Métodos Numéricos
108. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) O método de arquivamento numérico sim-
ples, além da ordem numérica, considera a data em que o documento foi produzido.
Errado.
O método de arquivamento numérico simples considera apenas o número que foi
atribuído ao documento.
109. (CESPE–UNB/STM/2011) Por meio do método Variadex, atribui-se um núme-
ro ao documento, em ordem crescente, de acordo com a entrada deste no arquivo.
Errado.
A definição apresentada se refere ao método numérico simples, e não ao método
variadex.
110. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A atribuição de um número a cada corres-
pondente (pessoa física ou pessoa jurídica) obedecendo à ordem de entrada ou de
registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, é característica do
método numérico simples. Uma possível atribuição por esse método é apresentada
a seguir:
Pasta 1 – Moreira, Marina;
Pasta 2 – Aarão, João Bosco;
Pasta 3 – Alves, Flávio José.
Certo.
O item apresenta corretamente dados organizados, utilizando-se o método numé-
rico simples.
111. (CESPE–UNB/ANTAQ/2009) O método numérico simples determina a nume-

ração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois
dígitos cada um. Por exemplo: 52–63–19.
Errado.
O método apresentado é o numérico dígito-terminal, e não o numérico simples.
112. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) O método numérico cronológico leva

em consideração a ordem numérica e a procedência do documento.
Errado.
O método numérico cronológico leva em consideração a data de entrada do docu-
mento, e não a procedência.
113. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) Uma representação correta do método

numérico simples é 22–93–17.
Errado.
O número apresentado foi organizado pelo método numérico dígito-terminal, e não
pelo numérico simples.
114. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) O método numérico é o que dispõe todas as
pastas e documentos de um arquivo em sequência numérica crescente, indepen-
dentemente do arranjo alfabético e obedecendo à ordem de entrada.
Certo.
No método numérico simples, os documentos são organizados e localizados pelo
número que é atribuído a eles.
115. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) O método numérico simples constitui-se na atri-
buição de um número e de uma letra a cada documento de pessoa física ou jurídica.
Errado.
No método numérico simples, os documentos são organizados apenas por números.
116. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) Simples e dígito-terminal são métodos numéri-
cos de arquivamento.
Certo.
O método numérico simples é subdividido nos métodos simples, cronológico e
dígito-terminal.
117. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O método de arquivamento dígito-terminal
apresenta como desvantagem a lentidão na recuperação da informação.
Errado.
O método dígito-terminal apresenta como vantagem maior agilidade na recupera-
ção da informação, uma vez que trabalha apenas com os dois últimos algarismos.
118. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento numérico pode ser

dividido em numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.
Certo.
dígito-terminal.
119. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) A ordenação cronológica não faz parte dos

métodos numéricos de arquivamento.
Errado.
dígito-terminal.
120. (CESPE–UNB/STM/2004) No método numérico simples, a recuperação da in-

formação obedecerá ao número atribuído ao documento.
Certo.
No método numérico simples, os documentos são organizados e localizados pelo
número que é atribuído a eles.
Método Ideográfico
121. (CESPE–UNB/FUB/2014) O método de arquivamento por assunto é aplicado
exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades–meio da
organização.
Errado.
O método de arquivamento por assunto pode ser aplicado a qualquer área da ins-
tituição, e não exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas ativi-
dades–meio da organização.
122. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) O método de classificação de documentos por
assunto é dependente de interpretação arquivística, o que o torna, portanto, um
método de difícil aplicação.
Certo.
Organizar documentos por assunto exige a leitura deles e sua interpretação, o que
torna o método de difícil aplicação se comparado aos outros métodos.
123. (CESPE–UNB/TJAL/2012/ADAPTADA) Analisada determinada situação arqui-
vística, optou-se por uma metodologia de arquivamento por assunto. Assinale a
opção que identifica o método de arquivamento por assunto.
a) numérico-cronológico
b) alfabético
c) ideográfico
d) variadex
e) dígito-terminal
Letra c.
O método ideográfico é aquele que organiza os documentos por assunto.
124. (CESPE–UNB/TJAL/2012) A ordenação por assunto não tem regras ou méto-
dos evidentes.
Errado.
Existem regras para a ordenação por assunto de forma alfabética ou numérica.
125. (CESPE–UNB/CNPQ/2011) O método de arquivamento por assunto não é de
fácil aplicação, visto que a definição do local de arquivamento depende da interpre-
tação dos documentos.
Certo.
Para a utilização do método ideográfico (por assunto), há a necessidade de se in-
terpretar cada documento a ser organizado, a fim de identificar seu assunto, o que
torna o método de difícil aplicação.
126. (CESPE–UNB/SEDUC–AM/2011) O método de arquivamento por assunto
deve, pela sua característica, ser aplicado exclusivamente aos documentos que se
refiram às atividades fim ou específica da organização.
Errado.
Os métodos de arquivamento podem ser aplicados a todos os documentos da ins-
tituição, independentemente da área destes documentos.
127. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A criação de pastas para o arquivamento de
documentos a partir dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de
trabalho indica o uso do método ideográfico.
Certo.
O método ideográfico organiza os documentos por assunto/tema.
128. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) O método temático tem como eixo a identifica-
ção de temas ou assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. Esse
método deve ser utilizado combinado com o alfabético, que serve para ordenar os
temas elencados.
Errado.
O método temático ou ideográfico pode ser combinado com o método alfabético ou
numérico.
129. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenamento considerados
mais eficientes é o ideográfico, no qual os documentos recebem números dispostos
em três grupos de dois dígitos cada um, que são lidos da direita para a esquerda, for-
mando pares. Nesse caso, o arquivamento é feito considerando um grupo de cada vez.
Errado.
O item apresenta a definição do método numérico dígito-terminal, e não do método
ideográfico.
130. (CESPE–UNB/ANAC/2009) Pastas de um arquivo classificadas como acordos,
convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exem-
plos da utilização do método de arquivamento por assunto.
Errado.
No exemplo apresentado, os documentos foram organizados por espécie de docu-
mento e não pelo assunto de que tratam.
131. (CESPE–UNB/ANAC/2009) É possível encontrar vários esquemas padroniza-
dos de classificação por assunto em arquivos, entre eles o esquema dígito–cro-
nológico.
Errado.
Não existe o método de arquivamento dígito-cronológico. Os esquemas básicos de
classificação por assunto são: dicionário, enciclopédico, duplex e decimal.
132. (CESPE–UNB/ANATEL/2009) A divisão da documentação em classes, confor-
me os temas, caracteriza o método de arquivamento dígito-terminal.
Errado.
A divisão de documentos em classes (assuntos) caracteriza o método ideográfico,
e não o dígito-terminal.
133. (CESPE–UNB/ANATEL/2009) O método de arquivamento por assunto depen-
de da interpretação dos documentos e de um amplo conhecimento das atividades
organizacionais.
Certo.
Para a organização por assunto (método ideográfico), é necessário que o respon-
sável pelo arquivamento conheça bem os documentos e a instituição que está
organizando.
134. (CESPE–UNB/MEC/2005) A classificação por assunto é utilizada com o obje-
tivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema e agilizar sua recuperação.
Certo.
A organização por assunto (método ideográfico) organiza os documentos por tema/
assunto.
135. (CESPE–UNB/TRE–AL/2004) No método de arquivamento ideográfico, o prin-
cipal elemento a ser adotado para a recuperação da informação é o assunto.
Certo.
A organização por assunto (método ideográfico) organiza os documentos por tema/
assunto.
Métodos Ideográficos Alfabéticos
136. (CESPE–UNB/ANTAQ/2009) No arquivamento por assunto, pode ser adotado
o método alfabético ou o método numérico. O método alfabético deve ser aplicado
quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada
forem pequenos.
Certo.
Quando o volume de assuntos for pequeno, é recomendado o método ideográfico
alfabético, ao passo que, quando o volume de assuntos for grande, é recomendado
o método ideográfico numérico.
137. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) Na classificação alfabética por assunto, os
arquivos serão organizados conforme a data de entrada do assunto.
Errado.
Na organização alfabética por assunto, os assuntos são organizados alfabeticamen-
te, e não por data.
mentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabética. Neste caso, os
documentos relativos a férias devem se localizar após dos documentos relativos a
diárias e antes daqueles que tratam de transferência.
Certo.
Na organização alfabética por assunto, a ordenação das pastas apresentadas seria:
Diárias
Férias
Transferências
mentos em pastas, separando-os por assunto em ordem alfabética. Caso seja
acrescentada, em determinado momento, uma pasta relativa a nomeações, essa
pasta deverá ser colocada no último item do arquivo, até que nela sejam inseridos
todos os documentos relacionados assunto.
Errado.
Na organização alfabética por assunto, os assuntos são ordenados alfabeticamente,
à medida que são inseridos no arquivo.
140. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) No método alfabético dicionário, os temas obede-
cem a uma rigorosa ordem alfabética e apresentam-se de maneira hierarquizada,
obedecendo a um título genérico.
Errado.
No método dicionário, não há um esquema hierarquizado. Esta é uma característica
do método de arquivamento enciclopédico.
Métodos Ideográficos Numéricos
141. (CESPE–UNB/STM/2018) O instrumento utilizado para a classificação dos do-
cumentos de arquivo é o inventário analítico.
Errado.
O instrumento utilizado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano
de classificação, e não o inventário analítico, como afirma o item.
142. (CESPE–UnB/ANVISA/2016) Na gestão de documentos, a atividade arquivís-
tica de classificação atribui ao documento um código representativo do seu conte-
údo informativo.
Certo.
A atividade de classificação pode ser entendida como aquela em que os documen-
tos recebem códigos, identificando seus assuntos principais.
143. (CESPE–UNB/FUB/2016) A elaboração do plano ou do código de classificação
dos documentos de arquivo da UnB exige conhecimento da relação entre as unida-
des, da organização e do funcionamento dos órgãos da universidade.
Certo.
Para a elaboração do plano de classificação da instituição, é imprescindível que o
profissional conheça a estrutura e o funcionamento da instituição, bem como as
atividades desenvolvidas por ela.
144. (CESPE–UNB/ANATEL/2014) A classificação de documentos de arquivo é utili-
zada para se permitir a organização desses documentos e seu acesso rápido quan-
do necessário. Na ausência de um código ou plano de classificação, pode-se utilizar
o modelo padrão existente nas bibliotecas.
Errado.
Cada instituição desenvolve o seu próprio plano de classificação, contendo os có-
digos pelos quais os documentos serão classificados. A classificação utilizada nas
bibliotecas não se aplica a documentos de arquivo.
145. (CESPE–UNB/ANTAQ/2014) A classificação de documentos de arquivo é feita
em instituições públicas ou privadas, com base em um instrumento universal de
classificação.
Errado.
Cada instituição desenvolve o seu próprio plano de classificação, contendo os códi-
gos pelos quais os documentos serão classificados.
146. (CESPE–UNB/FUB/2014) A classificação de documentos de arquivo é realiza-
da após a aplicação da tabela de temporalidade de documentos.
Errado.
A classificação de documentos de arquivo é realizada quando ingressam ou são
produzidos na instituição, e não após a aplicação da tabela de temporalidade de
documentos.
147. (CESPE–UNB/FUB/2014) O instrumento adequado para a classificação de
documentos de arquivo é o código de classificação de documentos ou plano de
classificação.
Certo.
O item apresenta corretamente informações acerca do código de classificação de
documentos ou plano de classificação.
148. (CESPE–UNB/FUB/2014) O método duplex é utilizado na classificação ideo-
gráfica dos documentos.
Certo.
O método duplex é uma subdivisão da classificação ideográfica dos documentos.
149. (CESPE–UNB/FUB/2014) A tabela de temporalidade de documentos de ar-
quivo é o instrumento de gestão arquivística responsável pela organização dos
documentos.
Errado.
O plano de classificação, e não a tabela de temporalidade de documentos de ar-
quivo, é o instrumento de gestão arquivística responsável pela organização dos
documentos.
150. (CESPE–UNB/BACEN/2013) Ao realizar a classificação de seus documentos a
partir da tabela de temporalidade, uma instituição efetua a gestão da informação.
Errado.
A classificação é feita a partir do plano de classificação, e não da tabela de tempo-
ralidade.
151. (CESPE–UNB/PCDF/2013) A classificação de documentos de arquivo é reali-
zada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominado tabela de
temporalidade.
Errado.
A classificação de documentos de arquivo é realizada a partir do plano de classifi-
cação, e não da tabela de temporalidade.
152. (CESPE–UNB/DPF/2013) O instrumento elaborado para a classificação dos
documentos de arquivo é o plano de destinação de documentos.
Errado.
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano
de classificação, e não o plano de destinação de documentos, como o item sugere.
O plano de destinação é utilizado para controlar o destino final (eliminação ou guar-
da permanente) dos documentos acumulados pela instituição.
153. (CESPE–UNB/FUB/2013) A classificação dos documentos de arquivo é feita a
partir da transferência dos documentos ao arquivo intermediário.
Errado.
A classificação dos documentos de arquivo é feita a partir de sua produção ou entra-
da na instituição, e não no momento de sua transferência ao arquivo intermediário.
154. (CESPE–UNB/MI/2013) Os documentos de arquivo devem ser classificados a
partir de um código ou plano de classificação de documentos baseado nas funções
e atividades desenvolvidas no órgão de onde se originam.
Certo.
O plano de classificação, que definirá os códigos de assunto dos documentos, deve
ser elaborado com base nas funções e atividades desenvolvidas no órgão de onde
se originam.
155. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) O reconhecimento da espécie documental é um
elemento fundamental para a correta classificação de um documento de arquivo.
Errado.
A classificação dos documentos é feita pelo assunto dos documentos, e não pela
sua espécie documental.
156. (CESPE–UNB/STF/2013) A classificação de documentos tem um instrumento

específico para ser realizada nos arquivos, que é denominado plano de destinação.
Errado.
A classificação de documentos é realizada utilizando-se o plano de classificação.
157. (CESPE–UNB/DPRF/2012) Classificar um documento é estabelecer uma clas-

se com documentos de características semelhantes, identificadas por um título.
Certo.
O item apresenta corretamente a metodologia utilizada na criação de um plano de
classificação, em que os assuntos são dispostos hierarquicamente.
158. (CESPE–UNB/TJRR/2012) A classificação de documentos de arquivo deve ser

realizada de acordo com o Código Decimal Universal.
Errado.
A classificação de documentos de acordo com o Código Decimal Universal é utiliza-
da nas bibliotecas, e não se aplica aos arquivos. Nos arquivos, cada instituição deve
criar a sua própria codificação de acordo com as atividades realizadas no órgão.
159. (CESPE–UNB/CNPQ/2011) O código de classificação de documentos de ar-
quivo é aplicado a partir da transferência do documento do arquivo corrente para
o arquivo intermediário.
Errado.
Os documentos podem ser codificados e organizados por este código desde sua
criação ou entrada na instituição, ou seja, já na fase corrente.
160. (CESPE–UNB/CNPQ/2011) O processo de elaboração do código de classifica-
ção de documentos de arquivo estabelece relação direta com as funções e as ativi-
dades desenvolvidas no órgão ou na empresa.
Certo.
Os códigos de classificação adotados no método decimal/duplex para a ordenação
dos documentos são criados a partir das atividades desenvolvidas na instituição.
161. (CESPE–UNB/CNPQ/2011) Por meio do método de arquivamento decimal, é
atribuído, para cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem
crescente.
Errado.
O item apresenta a definição do método numérico simples e não do método decimal.
162. (CESPE–UNB/EBC/2011) A existência de pastas separadas de ofícios, memo-
randos, relatórios, projetos indica a utilização do método decimal de classificação.
Errado.
O item apresenta um arquivo organizado por espécies documentais e não pelo mé-
todo decimal, em que os assuntos são codificados e os documentos são organiza-
dos por código de assunto.
163. (CESPE–UNB/STM/2011) Aplica-se o código de classificação exclusivamente
em arquivos permanentes, pois somente neste tipo de arquivo essa classificação
facilita o acesso aos documentos.
Errado.
O código de classificação, característica dos métodos de arquivamento ideográfico
numéricos (decimal e duplex), pode ser aplicado desde a idade corrente.
164. (CESPE–UNB/ANTAQ/2009) – Uma das vantagens apresentadas pelo método
duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
Certo.
O método duplex apresenta como vantagem a possibilidade de se criar inúmeras
classes.
165. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) – O método decimal é um método nu-
mérico ideográfico.
Certo.
O método decimal está inserido nos métodos ideográficos e organiza os documen-
tos numericamente.
166. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) Uma das vantagens apresentadas pelo método
de arquivamento duplex é a possibilidade de criação de classes ilimitadas.
Certo.
classes.
167. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) Uma das vantagens do método de arquivamento
duplex é que ele possibilita a criação de uma infinidade de classes.
Certo.
classes.
168. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O método de arquivamento duplex apresenta
como desvantagem à definição de apenas dez classes.
Errado.
classes. É o método decimal que limita o número de classes a 10.
169. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O método de arquivamento numérico decimal

possibilita a criação de mais de 10 classes.
Errado.
O método decimal é limitado a 10 classes.
170. (CESPE–UNB/TERRACAP/2004) O método decimal possibilita a expansão ili-

mitada de subdivisões.
Errado.
O método decimal é limitado a 10 classes.
Métodos Diretos/Indiretos
171. (CESPE–UNB/FUB/2014) O método de sistema direto facilita a operação de

arquivamento dos documentos.
Certo.
Por dispensar o uso de índice para localizar os documentos, os métodos do sistema
direto facilitam a operação de arquivamento dos documentos.
172. (CESPE–UNB/TJAL/2012) A ordenação numérica é método direto, pois a pes-
quisa ocorre exatamente no documento.
Errado.
A ordenação numérica é um método indireto, pois a pesquisa exige a adoção de um
índice que remeta ao número com o qual o documento foi arquivado.
173. (CESPE–UNB/TJAL/2012) A ordenação alfabética é método direto e utiliza
o nome para dispor os documentos ou as pastas, sem a necessidade de instru-
mento auxiliar.
Certo.
A ordenação alfabética é um método direto, pois não exige a adoção de um índice
auxiliar para localizar os documentos.
174. (CESPE–UNB/STM/2011) No método numérico simples, um método de ar-
quivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar
o documento.
Errado.
O método numérico simples é um método de arquivamento do tipo indireto, e não
direto, pois necessita de um índice que permite localizar o documento no local em
que foi arquivado.
175. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) Uma desvantagem do método numérico de
arquivamento é ser do sistema indireto, que implica a consulta a um índice ou a um
código para localizar o documento.
Certo.
Os métodos numéricos são caracterizados como métodos indiretos, pois exigem a
consulta a um índice ou a um código para localizar os documentos arquivados. Pode
ser considerada uma desvantagem o fato de que, estando o índice indisponível, não
há como localizar o documento.
176. (CESPE–UNB/EMBASA/2010) O método numérico simples é considerado di-
reto, pois permite que a busca do documento seja feita diretamente no local onde
se acha guardado.
Errado.
O método numérico simples é um método indireto, pois exige a consulta de um
índice remissivo para chegar ao local em que o documento está arquivado.
177. (CESPE–UNB/ANAC/2009) A localização dos documentos de arquivo nos mé-
todos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.
Errado.
Os métodos do sistema direto não necessitam de índice auxiliar para localizar os
documentos. Esta é uma característica dos métodos do sistema indireto.
178. (CESPE–UNB/FUB/2009) O método alfabético faz parte de sistemas indiretos
de arquivamento, e necessita de um índice para a localização dos documentos.
Errado.
O método alfabético é, na verdade, um método direto de arquivamento, por dis-
pensar o uso de índice para localizar os documentos.
179. (CESPE–UNB/IBRAM/2009) O método numérico é um método de arquiva-
mento indireto.
Certo.
O método numérico é um método indireto de arquivamento.
180. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) Os métodos de arquivamento do siste-
ma direto são aqueles que exigem a consulta de um índice ou de um código
Errado.
Métodos diretos são aqueles que não exigem a consulta de um índice para se recu-
perar (localizar) um documento no arquivo.
181. (CESPE–UNB/HEMOBRÁS/2008) Os métodos de arquivamento pertencem a
dois grandes sistemas: direto e indireto. O método alfabético é considerado do sis-
tema semidireto.
Errado.
O método alfabético é considerado um método de arquivamento direto.
182. (CESPE–UNB/MCT/2008) Os métodos de arquivamento pertencem a dois gran-
des sistemas: direto e indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema direto.
Certo.
O método alfabético é considerado um método de arquivamento direto.
183. (CESPE–UNB/MPE–RR/2008) O método alfabético é considerado um método
indireto de arquivamento por não dispensar o uso de índice para localizar ou arqui-
var qualquer documento.
Errado.
O método alfabético é considerado um método de arquivamento direto, pois dis-
pensa o uso de índice para a localização de documentos.
184. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) No método de arquivamento alfabético, adota-se
a consulta de índices para a localização dos documentos.
Errado.
No método alfabético, não há a necessidade de se utilizar um índice auxiliar para a
localização de documentos, uma vez que se trata de um método direto.
185. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) Os métodos de arquivamento decimal e duplex
necessitam de adoção de um índice alfabético.
Certo.
Decimal e duplex, uma vez que organizam por número, são considerados métodos
indiretos de arquivamento.
186. (CESPE–UNB/ANTAQ/2005) O método numérico simples é de consulta indire-
ta pelo fato de adotar um índice onomástico para as atividades de arquivamento.
Certo.
No método numérico simples, há a necessidade de se utilizar um índice por nome
(onomástico) para a localização de documentos, por se tratar de método indireto.
187. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) Uma das desvantagens do método de arquiva-
mento alfabético é a utilização de instrumentos auxiliares para a recuperação das
informações.
Errado.
No método alfabético, não há a necessidade de se utilizar um índice auxiliar para a
localização de documentos, uma vez que se trata de um método direto.
188. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O método de arquivamento geográfico é consi-
derado um método indireto de arquivamento.
Errado.
O método geográfico é um método direto.
Guia–Fora
189. (CESPE–UNB/ANEEL/2010) O emprego da guia–fora objetiva o rearquiva-
mento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.
Certo.
A guia–fora é colocada no local do documento emprestado, com o objetivo de faci-
litar o rearquivamento dos documentos.
190. (CESPE–UNB/DPU/2010) A finalidade da adoção da guia–fora nos arquivos
consiste em
a) possibilitar a identificação dos documentos arquivados equivocadamente.
b) indicar os documentos que foram retirados do arquivo.
c) facilitar o rearquivamento dos documentos.
d) registrar os descartes efetuados no acervo arquivístico.
e) indicar os documentos que estão destinados a restauração.
Letra c.
A finalidade da adoção da guia–fora nos arquivos consiste em facilitar o rearquiva-
mento dos documentos.
191. (CESPE–UNB/TRE–AL/2004) Ocorrendo o empréstimo de documentos do
acervo, o profissional responsável pelo arquivamento e desarquivamento deve uti-
lizar a guia-fora para indicar a retirada do documento.
Certo.
A guia–fora é o instrumento utilizado para controlar a retirada do documento do
arquivo.
Etapas do Arquivamento
192. (CESPE–UNB/STM/2018) Após a classificação do documento, é necessário
ordená-lo, ou seja, determinar a posição em que esse documento vai ser disposto
em uma unidade de classificação.
Certo.
Quando do seu arquivamento, o documento deve ser classificado (separado por assun-
to), e depois ordenado, ou seja, disposto de forma lógica (em ordem alfabética, nu-
mérica ou geográfica, por exemplo), de forma que possa ser localizado com facilidade.
193. (CESPE–UNB/SEE–DF/2017) A classificação define a organização física dos
documentos arquivados.
Certo.
Entende-se por classificação ou arranjo a definição de como os documentos serão
organizados no arquivo.
194. (CESPE–UNB/SEE–DF/2017) Ordenação é uma fase posterior à classificação
dos documentos.
Certo.
Entende-se por ordenação o ato físico de colocar os documentos em ordem a partir
da classificação definida anteriormente. Portanto, o ato de ordenar os documentos
é posterior à classificação.
195. (CESPE–UNB/ANATEL/2014) O arquivamento de documentos é um ato físico,
ao passo que a ordenação é a disposição intelectual dos documentos em uma uni-
dade de classificação.
Certo.
O arquivamento de documentos é um ato físico, ao passo que a ordenação é uma
atividade intelectual, uma vez que consiste no planejamento de como os documen-
tos serão ordenados.
196. (CESPE–UNB/ANTAQ/2014) A sequência adequada para a organização do do-
cumento de arquivo é o arquivamento, a ordenação e a classificação.
Errado.
A sequência de operações para arquivamento dos documentos é: inspeção, estudo,
classificação, codificação, ordenação e guarda (arquivamento).
197. (CESPE–UNB/FUB/2014) A sequência para a organização dos documentos
consiste em classificação, ordenação e, arquivamento.
Certo.
O item apresenta corretamente a sequência para a organização dos documentos.
198. (CESPE–UNB/ANP/2013) Conforme terminologia própria da arquivologia, reali-
za-se o arquivamento quando dispõem-se os documentos de determinada maneira.
Errado.
Quando os documentos são dispostos de determinada maneira, é realizada a etapa
de ordenação, e não de arquivamento.
199. (CESPE–UNB/DPF/2013) A organização de documentos de arquivo envolve
a classificação, a ordenação e o arquivamento. A classificação e a ordenação são
operações intelectuais e o arquivamento, uma operação física.
Errado.
A classificação (definição de como o documento será organizado no arquivo) é uma
operação intelectual, enquanto a ordenação (ato de efetuar a disposição dos docu-
mentos de acordo com a classificação) e o arquivamento (colocação do documento
em sua respectiva pasta, caixa ou estante, por exemplo) são atividades físicas.
200. (CESPE–UNB/ANAC/2012) Após o encerramento da tramitação de um docu-
mento, ele deve ser, nesta ordem, arquivado, ordenado e classificado.
Errado.
A classificação é uma etapa anterior à ordenação dos documentos.
201. (CESPE–UNB/MCTI/2012) A ordenação de documento é uma atividade ante-
rior à classificação e posterior ao arquivamento.
Errado.
A ordenação de documento é uma atividade posterior à classificação e anterior ao
arquivamento.
202. (CESPE–UNB/TJRR/2012) Ordenação refere-se à ação de dispor segundo de-
terminada ordem, que pode ser, entre outras, alfabética, cronológica ou geográfica,
os documentos dentro de uma unidade de classificação.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de ordenação de documentos.
203. (CESPE–UNB/TRE–RJ/2012) A classificação do documento de arquivo é feita
a partir de um código ou plano de classificação e efetivada mediante a anotação
desse código no próprio documento.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de classificação de documentos.
204. (CESPE–UNB/EBC/2011) A inspeção é a primeira etapa de uma operação de

arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para
verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
Certo.
O item apresenta corretamente a definição de inspeção.
205. (CESPE–UNB/EBC/2011) A classificação é o último momento da operação de

arquivamento e consiste na colocação do documento em uma ordem estabelecida,
que pode ser numérica, alfabética ou por procedência.
Errado.
A ordenação é que consiste na colocação do documento em uma ordem estabele-
cida, que pode ser numérica, alfabética ou por procedência.
206. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A leitura de cada documento, feita para atri-

buir ao registro documental a entrada e a existência de antecedentes, é operação
de arquivamento denominada estudo.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito do procedimento denominado estudo.
207. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A classificação é uma das operações de ar-
quivamento feita a partir da interpretação dos documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito do procedimento denominado classifi-
cação.
208. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) A operação de apor, nos documentos, sím-
bolos que correspondem ao método de arquivamento adotado (letras, números,
letras e números e cores) denomina-se protocolo.
Errado.
A operação de apor, nos documentos, símbolos que correspondem ao método de
arquivamento adotado (letras, números, letras e números e cores), denomina-se
codificação.
209. (CESPE–UNB/CETURB–ES/2010) O êxito do trabalho de arquivamento dos
documentos passa necessariamente pela destinação, operação que se destina à
colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
Errado.
A operação que se destina à colocação do documento na respectiva pasta, caixa,
arquivo ou estante é denominada guarda, e não destinação.
210. (CESPE–UNB/INCA/2010) Em uma rotina de arquivamento, a primeira etapa
a ser desenvolvida é a inspeção, a qual consiste na verificação da destinação de
cada documento.
Certo.
A inspeção consiste em verificar se o destino do documento é realmente o arqui-
vamento.
211. (CESPE–UNB/ANTAQ/2009) As operações de arquivamento são inspeção, es-
tudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente as operações de arquivamento.
212. (CESPE–UNB/FUB/2008) A codificação de um arquivo refere-se à colocação
de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classifica-
ção e o método de arquivamento adotados.
Certo.
O item apresenta corretamente a definição de codificação dos documentos.
213. (CESPE–UNB/ME/2008) Apor os símbolos correspondentes ao método de ar-
quivamento adotado é uma atividade conhecida como codificação dos documentos.
Certo.
214. (CESPE–UNB/SEBRAE/2008) A disposição de documentos de acordo com a
classificação é uma operação denominada codificação.
Errado.
A disposição dos documentos em um arquivo de acordo com sua classificação é
chamada de ordenação e não codificação.
215. (CESPE–UNB/CENSIPAM/2006) Os documentos encaminhados para arquiva-
mento devem ser identificados com o respectivo código de classificação — um
conjunto de símbolos, normalmente letras e(ou) números —, derivado do plano de
classificação do órgão ou instituição.
Certo.
Antes de serem arquivados, os documentos devem ser codificados.
216. (CESPE–UNB/IGEPREV–PA/2005) A codificação implica na colocação de iden-
tificadores em cada documento de modo a recuperá-lo com facilidade.
Certo.
217. (CESPE–UNB/TRE–MT/2005) O arquivamento de documentos é uma ativida-
de anterior à de classificação de documentos.
Errado.
Antes de serem arquivados, os documentos devem ser classificados.
218. (CESPE–UNB/TRE–GO/2005) O arquivamento de documentos constitui uma
etapa posterior à classificação atribuída aos documentos.
Certo.
219. (CESPE–UNB/TERRACAP/2004) O arquivamento é uma etapa posterior à clas-
sificação de documentos, mediante a adoção de um plano de classificação.
Certo.
220. (CESPE–UNB/STJ/2004) Antes de seu arquivamento, os documentos devem
ser devidamente classificados.
Certo.
221. (CESPE–UNB/TRE–AL/2004) Os procedimentos teóricos da arquivística indi-
cam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a
qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.
Certo.
Escolha do Método a Ser Adotado
222. (CESPE–UNB/SEE–DF/2017) Deve-se organizar a documentação arquivística
nas fases intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que
pode ter sido descartada na fase corrente.
Errado.
A organização da documentação deve se dar desde o início, ou seja, desde a pri-
meira fase do ciclo vital, a fase corrente.
223. (CESPE–UNB/FUB/2014) O método de arquivamento de documentos de ar-
quivo mais utilizado é o decimal.
Errado.
Não há um método de arquivamento mais ou menos utilizado em arquivo.
224. (CESPE–UNB/SUFRAMA/2014) A definição do método de ordenação a ser
adotado em um conjunto documental se dá de acordo com o suporte documental.
Errado.
A definição do método de ordenação a ser adotado em um conjunto documental
se dá de acordo com o estudo da natureza dos documentos e a estrutura e o fun-
cionamento da instituição, e não a partir do suporte documental dos documentos.
225. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) Em um arquivo eficaz, o principal elemento para
a recuperação dos documentos deve ser o número do documento.
Errado.
O método mais eficaz depende do arquivo a ser organizado. Não podemos afirmar
que a organização por número é a mais eficiente sem analisar o arquivo a ser
organizado.
226. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) O método de arquivamento tem influência dire-
ta na eficiência do processo de recuperação de documentos.
Certo.
Escolher o método adequado de acordo com o arquivo a ser organizado tem influ-
ência direta na eficiência do processo de recuperação de documentos.
227. (CESPE–UNB/STF/2013) Ordenação consiste na disposição dos documentos
dentro de uma unidade de classificação, sendo a cronológica um de seus tipos.
Certo.
A ordenação cronológica (por data) é uma das maneiras de se colocar os documen-
tos em ordem.
228. (CESPE–UNB/EBC/2011) As correspondências (ofícios e memorandos) devem
ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências
recebidas.
Errado.
Ofícios e memorandos devem ser organizados por assunto, a fim de facilitar a re-
cuperação (localização) deles.
229. (CESPE–UNB/ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de
arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da
organização que produz ou recebe.
Certo.
A escolha do método de arquivamento a ser utilizado em um arquivo deve conside-
rar os documentos a serem arquivados e a estrutura da instituição que está sendo
organizada.
230. (CESPE–UNB/ANAC/2009) Nome, local, número, data e assunto são os ele-
mentos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos docu-
mentos de arquivo.
Certo.
Os documentos de um arquivo podem ser organizados por nome, local, número,
data e assunto, de acordo com o método a ser adotado.
231. (CESPE–UNB/ANATEL/2009) A análise cuidadosa do gênero e da natureza dos
documentos que chegam a um órgão público ou que dele saem é suficiente para se
determinar a escolha dos métodos principal e auxiliares de arquivamento a serem
adotados na organização da documentação corrente.
Errado.
Além da análise dos documentos, para a determinação dos métodos a serem ado-
tados em um arquivo, é necessário o estudo da estrutura e funcionamento da ins-
tituição a ser organizada.
232. (CESPE–UNB/ANATEL/2009) Os documentos arquivados nos diversos setores
do órgão público podem ser ordenados de várias maneiras; entre elas, destacam-se
as seguintes classificações: ostensiva, sigilosa, particular, oficial, interna e externa.
Errado.
Os exemplos apresentados não se referem a formas de organização de documentos.
233. (CESPE–UNB/SEAD–CEHAP–PB/2009) A atividade de classificação de docu-
mentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimentos não só da em-
presa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a serem classificados.
Certo.
Conhecer os documentos e as características da instituição são requisitos indispen-
sáveis para a classificação (organização) dos documentos em um arquivo.
234. (CESPE–UNB/MEC/2009) É possível, na escolha do método de arquivamen-
to, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da docu-
mentação.
Certo.
Na organização de documentos, é possível utilizar vários métodos de arquivamento
simultaneamente.
235. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) Considere que uma unidade de arquivo apre-
sente a seguinte organização do seu acervo.
PESSOAL
CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes/de Gonçalves até Lima/de Miranda até Olivei-
ra
GAMA: de Abreu até Ferreira/de Garcia até Maciel
VEÍCULOS
MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquiva-
mento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos
secundários, o geográfico e o alfabético.
Certo.
O esquema de organização apresentado utiliza os métodos ideográfico (por assun-
to), geográfico e alfabético.
236. (CESPE–UNB/FUB/2008) O arquivamento aleatório é indicado para organizar
documentos protocolados em uma mesma data.
Errado.
Não existe o arquivamento aleatório.
237. (CESPE–UNB/FUB/2008) O arquivamento de documentos pode ser feito pri-
mariamente pela ordem cronológica, vedado o sequenciamento adicional pela or-
dem alfabética.
Errado.
O arquivamento pode ser feito combinando métodos distintos, de acordo com a
necessidade da instituição.
238. (CESPE–UNB/FUNDAC–PB/2008) O arquivamento de um documento somente
deverá ser feito quando ele tiver de ser inutilizado.
Errado.
O arquivamento é feito quando o documento necessitar cumprir um prazo de guar-
da, antes de sua eliminação.
239. (CESPE–UNB/HEMOBRÁS/2008) A atividade de classificação de documentos
de arquivo exige do responsável conhecimentos da administração à qual está vin-
culado e também da natureza dos documentos a serem classificados.
Certo.
Na definição do arranjo (forma que o documento será organizado), é necessário
considerar as características do documento e a estrutura da instituição.
240. (CESPE–UNB/HEMOBRÁS/2008) A documentação de um arquivo de um setor
de trabalho de uma empresa deve ser organizada de acordo com seus caracteres
essenciais, particularmente o suporte e o formato, e sempre vai exigir uma media-
ção técnica para seu acesso.
Errado.
A organização do arquivo é feita pelos próprios funcionários da instituição, levan-
do-se em consideração as características dos documentos e a estrutura e o funcio-
namento do órgão.
241. (CESPE–UNB/STJ/2008) A organização e a classificação dos documentos de
uma organização devem ser feitas pelo tipo documental.
Errado.
A organização dos documentos deverá ser feita da forma que melhor atenda às
necessidades do órgão.
242. (CESPE–UNB/MPE–AM/2008) O método de arquivamento é determinado ape-
nas pela espécie dos documentos.
Errado.
O método de arquivamento a ser utilizado deve considerar tanto os documentos a
serem arquivados como a estrutura e o funcionamento da instituição em questão.
243. (CESPE/UNB–SEAD–PCPA/2007) Um arquivo bem organizado deve permitir,
quando necessário, que, além do responsável pelo arquivamento, outros servidores
que necessitem consultá-lo façam com facilidade e agilidade. Existem várias alter-
nativas para a organização de arquivos, que podem ser utilizadas isoladamente ou
combinadas. Essas alternativas não incluem a técnica de classificação
(a) alfabética
(b) imediata
(c) por assunto
(d) por data
Letra b.
Não existe o método de arquivamento imediato.
244. (CESPE–UNB/ANCINE/2006) Considerando a hipótese de arquivamento a se-
guir, é correto afirmar que o principal critério utilizado para tal fim foi o de arqui-
vamento por assunto.
FILIAIS
– Centro–Oeste
– Nordeste
– Norte
– São Paulo
PESSOAL – FOLHA DE PAGAMENTO
– de A até J
– de K até M
– de N até Z
FORNECEDORES
– Equipamentos de Escritório
– Matéria–prima
– Máquinas de grande porte
Certo.
to), geográfico e alfabético.
245. (CESPE–UNB/CENSIPAM/2006) Existem vários métodos que utilizam núme-
ros e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o nu-
mérico simples, o numérico–cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o
dígito-terminal.
Errado.
Os métodos numéricos não são, necessariamente, mais eficientes que os outros
métodos. O melhor método depende dos documentos a serem arquivados e da es-
trutura da instituição em questão.
246. (CESPE–UNB/CENSIPAM/2006) O método geográfico tem por eixo aspectos
geográficos como, por exemplo, nomes de localidades. O método ideográfico ou
temático tem por eixo os assuntos presentes nos documentos, por isso também
é chamado de método por assunto. Em ambos os métodos, a utilização pode ser
conjugada à do método alfabético.
Certo.
Tanto o método geográfico como o método ideográfico podem ser combinados com
o método alfabético.
247. (CESPE–UNB/DOCAS–PA/2006) Para facilitar a localização dos documentos, o
assistente administrativo, além de separá-los por classe, deve ordená-los dentro de
cada pasta, caixa, gaveta ou outra embalagem que for utilizada. Para isso, ele deve
utilizar os chamados métodos de arquivamento ou métodos de ordenação, entre os
quais identificam-se o método alfabético, o numérico, o cronológico e o geográfico.
Certo.
O item apresenta corretamente exemplos de métodos de arquivamento adotados
nos arquivos.
248. (CESPE–UNB/MPE–TO/2006) A escolha mais adequada do método de arqui-
vamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura
da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.
Certo.
A escolha do método depende dos documentos a serem organizados e da estrutura
da instituição em questão.
249. (CESPE–UNB/IGEPREV–PA/2005) A escolha do método de arquivamento pos-
sui uma relação direta com as atividades funcionais da organização a que se desti-
na, pois precisa atender às necessidades da mesma.
Certo.
A escolha do método a ser utilizado deve atender às necessidades da instituição.
250. (CESPE–UNB/IGEPREV–PA/2005) Independentemente do método adotado, é
necessário que haja flexibilidade para permitir a expansão do arquivo frente às pro-
váveis demandas futuras e haja simplicidade para permitir a plena compreensão e
consulta pelos usuários.
Certo.
O método adotado no arquivo deve ser flexível e de fácil compreensão.
251. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) Considerando as hipóteses de arquivamento a
seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas
foram empregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cro-
nológico.
VEÍCULOS
– Goiás
– Minas Gerais
– São Paulo/Capital
– São Paulo/Interior
PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO
– de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A.
– de Castro, Maria S. até Dias, Paulo, R.
PAGAMENTOS
– antes de 1980
– de 1981 a 1985
– de 1986 a 1989
Certo.
to), geográfico, alfabético e cronológico.
252. (CESPE–UNB/FUNCAP–PA/2004) Devido à natureza de seus documentos e
ao seu estágio de evolução, para o arquivamento de arquivos correntes, deve ser
utilizado o método alfabético.
Errado.
Nos arquivos correntes, o método a ser adotado dependerá dos documentos a se-
rem organizados.
253. (CESPE–UNB/DPF/2004) Para bem ordenar os documentos, o responsável
pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numé-
rico–cronológico.
Certo.
O item apresenta alguns dos métodos de arquivamento a serem adotados nos
arquivos.
254. (CESPE–UNB/SESPA–PA/2004) O método de arquivamento é determinado
pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Certo.
O método a ser adotado no arquivo depende dos documentos a serem arquivados
e da estrutura e funcionamento da instituição.
255. (CESPE–UNB/SGA–DF/2004) O método de arquivamento é determinado em
função da espécie e da data do documento.
Errado.
A escolha do método depende dos documentos a serem organizados e da estrutura
da instituição em questão.
256. (CESPE–UNB/STM/2004) Os documentos de arquivo obedecem a um método
de arquivamento único.
Errado.
O arquivo pode adotar quantos métodos forem necessários, de forma a melhor or-
ganizar seus documentos.
257. (CESPE–UNB/TRE–AL/2004) No que se refere ao arquivamento de documen-
tos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.
Errado.
O arquivo pode adotar quantos métodos forem necessários, de forma a melhor or-
ganizar seus documentos.
Arranjo (Classificação)/Arquivamento
258. (CESPE–UNB/SERPRO/2013) O instrumento arquivístico empregado para a
correta classificação de documentos é intitulado plano de destinação.
Errado.
O instrumento arquivístico empregado para a correta classificação de documentos
é o plano de classificação, e não o plano de destinação, como afirma o item.
259. (CESPE–UNB/DPU/2010) O instrumento auxiliar adotado na gestão de docu-
mentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses
documentos denomina-se plano de
(a) descarte
(b) retenção
(c) arquivamento
(d) avaliação
(e) classificação
Letra e.
O instrumento auxiliar que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recupe-
ração desses documentos denomina-se plano de classificação.
260. (CESPE–UNB/DFTRANS/2008) Quando a unidade de arquivo distribui os do-
cumentos recebidos para guarda em sequência alfanumérica, diz-se que, nesse
caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou classificação.
Certo.
Arranjo é a disposição física dos documentos em um arquivo, a partir de métodos
predeterminados pela instituição.
261. (CESPE–UNB/MTE/2008) De acordo com as orientações do Arquivo Nacional
para a classificação de documentos de arquivos na administração pública federal,
os documentos, quando produzidos ou recebidos nos setores de trabalho, antes de
serem ordenados, devem ser classificados e, em seguida, higienizados.
Errado.
Antes de serem arquivados, os documentos devem ser classificados. Não há neces-
sidade de serem higienizados quando do arquivamento.
262. (CESPE–UNB/TST/2008) Arranjo e classificação são operações distintas.
Errado.
Arranjo e classificação são sinônimos e representam a disposição dos documentos
de acordo com os métodos predeterminados pela instituição.
263. (CESPE–UNB/ANVISA/2007) Documentos transferidos a arquivos intermediá-
rios devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Certo.
Quando ocorre a transferência de documentos para o arquivo intermediário, os do-
cumentos devem conservar a classificação que lhes foi dada nos setores de trabalho.
264. (CESPE–UNB/PREF. RIO BRANCO-AC/2007) Classificação e arranjo são opera-
ções distintas e têm princípios norteadores diferentes.
Errado.
Arranjo e classificação são sinônimos e representam a disposição dos documentos
de acordo com os métodos predeterminados pela instituição.
265. (CESPE–UNB/TSE/2007) Alterações na organização dos documentos interme-
diários podem ser feitas sem o consentimento do acumulador.
Errado.
Quando ocorre a transferência de documentos para o arquivo intermediário, os do-
cumentos devem conservar a classificação que lhes foi dada nos setores de trabalho.
266. (CESPE–UNB/INPI/2006) Arranjo é o processo destinado a colocar ou distri-
buir os documentos de arquivo em uma sequência estabelecida pela organização.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de arranjo.
267. (CESPE–UNB/PRG–DF/2005) A teoria arquivística preconiza que a forma de
classificação das correspondências e dos demais documentos da PRG/DF deve obe-
decer a um plano de classificação.
Certo.
Cada instituição deve desenvolver o seu plano de classificação, que permitirá defi-
nir a forma como os seus documentos serão dispostos no arquivo.
268. (CESPE–UNB/MEC/2005) Cada organização deve elaborar seu próprio plano
de classificação, de acordo com suas peculiaridades.
Certo.
Cada instituição deve desenvolver o seu plano de classificação, que permitirá defi-
nir a forma como os seus documentos serão dispostos no arquivo.

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MP-PI

MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ

Gabarito Comentado................................................................................ 115

10. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS

Além de controlar o prazo de guarda dos documentos, sua tramitação, cuidar

de sua conservação e quem pode acessá-los, outra atribuição do arquivo é, natu-

ralmente, guardar os documentos e mantê-los em ordem, de forma que se possa

localizá-los quando necessário.

sos métodos arquivísticos que são objeto de prova e nem sabia.

Comecemos então pelas embalagens e mobiliários normalmente utilizados nos

arquivos para a guarda de documentos.

10.1. Modelos de arquivos e tipos de pastas

Ao contrário das bibliotecas, onde os livros, para facilitar a pesquisa, costumam

ser armazenados soltos nas estantes, no arquivo é importante utilizar embalagens

que protejam os documentos durante o período em que estarão guardados e tam-

Os modelos de pastas mais utilizados nos arquivos são:

suspensas quando armazenadas. Normalmente, contam com uma guia, na qual é

anotado o nome ou assunto a que se referem os documentos nelas acondicionados

(lembra dos termos? Documento na embalagem = acondicionado; documento no

cumentos são perfurados e inseridos. Esta pasta é armazenada em pé, geralmente

em armários e estantes e, ao contrário do que o nome diz, não permite apenas a

arquivos correntes, montados nos setores de trabalho.

As pastas em L são utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicio-

namentos maiores. Geralmente coloridas, elas permitem criar subdivisões dentro

de outras pastas. É provável que você as utilize em seu arquivo pessoal.

As pastas sanfonadas são aquelas que apresentam várias divisórias, de modo

arquivos pessoais, mas podem ser encontradas também em arquivos institucionais.

xas de arquivo (indevidamente chamadas de caixas de arquivo morto por pessoas

não ligadas à área de arquivo). Podem ser de papelão ou de plástico. A bibliografia

sugere as de papelão como mais adequadas, pois apresentam maior durabilidade

e menor acidez, conservando melhor os documentos ali depositados. São bastante

utilizadas nos arquivos intermediários e seu tamanho é próprio para o acondicio-

namento de folhas A4 ou ofício, não havendo a necessidade de dobrá-las quando

Caixa box ou caixa de arquivo

Uma vez apresentadas as pastas, vamos aos modelos de arquivos presentes

nos arquivos. O mais tradicional é o arquivo de gavetas, em que os documentos são

armazenados, geralmente, em pastas suspensas. É utilizado, quase sempre, nos

arquivos correntes e é bastante prático na busca dos documentos.

Outro modelo de arquivo é aquele destinado a guardar documentos em formato

para guardar seus documentos.

Na prática, qual o melhor modelo de pasta ou de arquivo? Depende do material

tos e até mesmo da frequência de uso deles. O responsável pelo arquivamento

mobiliário para cada situação.

10.2. Tipos de arquivamento

Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados

em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados:

10.2.1. Arquivamento vertical

Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados lado a lado, um atrás

vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado

sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba por prejudicar a conservação

É altamente recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos do-

utilizadas nessa idade, adotam este tipo de arquivamento. Também é largamente

utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas de arquivo são armazenadas

Exemplo de arquivamento vertical

10.2.2. Arquivamento horizontal

Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados uns sobre os outros,

formando pilhas de documentos. Apesar de conservar melhor os documentos, o ar-

qualquer documento, há a necessidade de remover os outros que estão por cima

Exemplo de arquivamento horizontal

Este tipo de arquivamento é recomendado para os arquivos permanentes, em

que a preservação do documento é extremamente importante, devido ao valor

histórico da documentação. Também é recomendado para documentos de grandes

dimensões, como mapas e plantas.