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Unidad
2
Aplicaciones
de
Excel
Avanzado
I.-‐
Introducción
o
motivación
inicial
Estimados(as)
estudiantes,
Bienvenidos
a
la
primera
actividad
virtual
correspondiente
a
la
unidad
2
del
módulo
de
“Informática
Aplicada
a
la
Administración”.
En
esta,
se
realizará
un
recorrido
dinámico
por
las
funciones
y
aplicaciones
avanzadas
de
Excel.
Serán
abarcados
tópicos
tales
como
la
combinación
de
funciones,
aplicaciones
de
correspondencia
y
funciones
de
macro,
las
cuales
son
herramientas
y
utilidades
que
brinda
este
programa
de
ofimática.
La
dinámica
laboral
actual
exige
eficiencia
en
las
labores
administrativas.
Excel
es
una
herramienta
de
gran
apoyo
para
registrar,
planear,
organizar,
dirigir
y
controlar
recursos
de
manera
eficaz.
Para
esto,
Excel
ofrece
un
variado
conjunto
de
herramientas
y
funciones;
todas
potencialmente
útiles
para
tomar
decisiones
de
una
forma
más
fácil
y
sencilla.
Con
el
aprendizaje
y
el
uso
de
esta
herramienta
de
ofimática,
es
posible
manipular
datos
de
manera
rápida,
oportuna
y
veraz;
y
más
aún,
posibilita
la
obtención
de
información
concluyente
a
partir
de
estos.
Para
el
estudiante,
es
una
herramienta
que
ayuda
a
fortalecer
competencias
para
insertarse
con
éxito
al
mundo
laboral
y
económico
del
siglo
XXI.
Les
invitamos
por
tanto
a
participar
con
entusiasmo
y
dedicación
en
este
mundo
de
la
informática
aplicada
a
la
administración,
con
herramientas
más
avanzadas
en
esta
segunda
unidad.
Los
aprendizajes
esperados
para
esta
unidad
son:
• Administran
las
herramientas
y
funciones
de
Excel
avanzado,
Confeccionan
formularios
para
el
ingreso
de
información
en
bases
de
datos
y
Macros,
utilizando
diferentes
elementos
de
las
paletas
de
herramientas,
aplicándolas
a
la
gestión
administrativa.
blanco
adyacente
en
el
que
el
usuario
puede
escribir
los
datos
para
cada
columna,
hasta
un
máximo
de
32
columnas.
En
un
formulario
de
datos,
es
factible
nuevas
filas,
buscar
nuevas
filas
mediante
navegación
o,
según
el
contenido
de
la
celda,
actualizar
o
eliminar
filas.
Si
una
celda
contiene
una
formula,
su
resultado
se
muestra
en
el
formulario
de
datos,
pero
no
puede
cambiar
la
fórmula
mediante
dicho
formulario.
Ejemplo:
En
primer
lugar,
se
debe
verificar
que
se
encuentre
activo
el
botón
“Formulario”,
en
la
parte
superior
izquierda
de
su
pantalla
en
la
barra
de
herramientas
personalizadas
de
su
archivo
Excel.
En
caso
contrario,
se
debe
incorporar
de
la
siguiente
forma:
a. Debe
seleccionar
mediante
un
clic
en
la
flecha
al
final
de
la
barra
de
herramientas
personalizadas
seleccionar
“Mas
comandos”,
que
es
la
penúltima
opción.
b. Con
lo
anterior
se
despliega
un
cuadro
de
dialogo
“Opciones
de
Excel”
y
debe
seleccionar
en
“Comandos
disponibles
“Comandos
que
no
están
en
la
cinta
de
opciones”
y
luego
seleccionar
“Formulario”.
Segundo;
debe
ingresar
los
encabezados
de
la
base
de
datos
que
quiere
construir,
conjuntamente
con
las
funciones
que
permitan
calcular
por
ejemplo,
promedio
y
estado
de
aprobado;
mediante
funciones
lógicas
y
condicionales
que
entreguen
un
formato
para
una
mejor
presentación,
si
así
lo
desea:
Tercero,
ingresar
los
datos
para
poblar
la
base
con
la
información
necesaria,
para
esto,
se
debe:
d. Una
vez
ingresados
los
datos
en
el
cuadro
de
dialogo
nombrado:
“Base
de
Datos”,
nombre
que
toma
del
nombre
de
la
hoja
de
cálculo
del
archivo
que
se
está
trabajando,
se
debe
hacer
clic
en
el
botón
“Nuevo”
y
se
prosigue
con
el
siguiente
calculo.
Automáticamente
se
va
poblando
la
base
de
datos
y
los
cálculos
ingresados
también
se
van
incorporando
a
esta
base
de
datos
sin
poder,
desde
este
cuadro
de
diálogo,
corregir
las
formulas
ni
las
funciones
condicionales
que
pudieran
estar
ingresadas
con
anticipación.
e. Y
así
sucesivamente,
hasta
completar
la
base
de
datos,
con
la
aplicación
automática
de
funciones
si
las
ingreso
antes
de
iniciar
el
llenado
del
formulario.
Ø Funciones
anidadas
para
base
de
datos.
Una
función
anidada,
es
una
función
que
está
dentro
de
otra,
por
lo
que
podemos
construir
tantas
funciones
anidadas,
como
funciones
podamos
anidar.
Excel
permite
el
utilizar
funciones
como
uno
de
los
argumentos
de
otra
función,
esto
se
conoce
como
funciones
anidadas.
Uno
de
los
argumentos
de
otra
función
quiere
decir,
lo
que
una
función
cumple,
o
su
sintaxis,
va
a
estar
dentro
del
argumento
de
otra
función.
Realicemos
un
par
de
ejemplos
con
opciones
diferentes
de
anidados:
Ejemplo
1:
SI
EL
PROMEDIO
DE
LOS
DATOS
DE
LA
COLUMNA
A
ES
MAYOR
A
50,
,
SUME
LOS
DATOS
DE
LA
COLUMNA
B
(
las
columnas
de
datos
van
de
A1
a
A5
y
de
B1
a
B5):
Lo
que
hacemos
es
usar
una
función
condicional
SI,
que
nos
permite
anidar
una
función
promedio
y
una
función
suma,
para
lograr
un
resultado
automático
dependiendo
de
los
valores
que
se
ingresen
en
ambas
columnas,
principalmente
la
columnas
A
(A1
a
A5),
en
este
caso,
como
se
muestra
el
ejemplo,
el
resultado
es
30,
pero
si
cambiáramos
los
Ejemplo
2:
Si
de
una
planilla
de
evaluaciones
dependiendo
de
la
calificación
se
define
el
estado
del
alumno
en
cuanto
a
su
rendimiento,
esto
es:
En
la
primera
función
que
está
marcada
con
azul,
si
se
fijan,
no
están
fijadas
las
celdas
que
definimos
como
parámetros,
esto
implica
que
si
copiamos
la
función
para
los
demás
de
la
lista,
el
resultado
será
erróneo.
Claro,
para
5
casos
se
puede
ir
uno
a
uno
y
se
demorará
poco
tiempo
en
hacer
las
funciones
en
cada
caso,
pero
si
son
500
en
la
lista
o
tal
vez
más,
se
hace
necesario
ser
eficiente
en
la
construcción
de
la
función
y
fijar
los
parámetros.
Ahora
bien,
solo
resta
copiar
la
función
para
todos
casos
de
la
lista.
De
lo
contrario,
de
no
fijar,
deberíamos
escribir
en
cada
función
el
texto
señalados
en
los
parámetros
y
las
letras
de
calificación
en
la
función
con
cada
texto
encerrados
entre
comillas,
para
que
la
función
las
pueda
leer
y
tomar,
pero
este
no
es
el
caso,
porque
la
idea
de
Excel
es
hacer
más
eficiente
la
gestión
ya
que
si
en
algún
momento
se
desea
cambiar
la
letra
de
calificación,
solo
se
cambian
desde
los
parámetros.
Instituto
Profesional
AIEP.
Educación
Online
2015
Ø Validación
de
datos
de
entrada.
La
validación
de
datos
de
entrada,
tal
como
lo
señala
Excel,
permite
evitar
la
entrada
de
datos
no
válidos
en
una
celda.
Que
es
y
no
es
válido,
es
una
configuración
de
quien
construye
el
validador,
y
para
ellos
puede
dar
instrucciones
a
Excel,
mediante
esta
herramienta,
para
que
las
ejecute,
y
genere
un
mensaje
de
error
o
de
consulta
por
si
desea
continuar
a
pesar
del
error,
por
dar
algunas
opciones.
Veamos
un
ejemplo:
En
una
lista
de
curso
se
ingresan
las
notas
de
los
alumnos
y
se
quiere
que
no
se
cometa
el
error
de
ingresarle
una
nota
mayor
a
7,0
ni
un
valor
negativo,
ya
que
dentro
del
promedio
que
generará
esta
información
puede
resultar
errónea.
Se
quiere
que
el
validador
genere
un
mensaje
de
“si
desea
continuar”
o
simplemente
genere
un
error
que
no
permita
el
ingreso,
generando
un
mensaje
de
lo
permitido.
Veamos
cómo
queda:
Tenemos
una
pequeña
base
con
nombre
de
alumnos
y
las
columnas
de
notas,
se
posicione
en
la
primera
celda
de
la
primera
nota
a
ingresar
del
primer
alumno,
luego
teniendo
la
pestaña
“Datos”
activa,
se
selecciona,
“validación
de
datos”
y
luego
lo
mismo,
otra
vez
“validación
de
datos”
y
con
ello
se
despliega
el
cuadro
de
dialogo
“Validación
de
datos:
En
este
cuadro
de
dialogo
de
“Validación
de
datos”,
es
posible
de
configurar
las
condiciones
del
contenido
de
las
celdas,
también
el
mensaje
de
entrada
y
en
mensaje
de
error,
tal
como
se
muestra
en
las
siguientes
figuras:
Como
se
trata
de
nota
de
0
a
7,0
se
deja
expresado
en
el
cuadro
de
dialogo
tal
como
se
aprecia
en
los
punto
marcados
con
una
estrella
roja.
Luego
de
dar
aceptar,
se
mostraré
el
mensaje
al
posicionarse
en
la
celda
y
luego
seleccionamos
“Mensaje
de
error
y
muestra
lo
siguiente:
En
mensaje
de
error,
se
puede
seleccionar
estilo,
título
del
mensaje
y
el
mensaje
de
error,
veamos
opciones:
Si
se
elige
detener,
arrojará
el
siguiente
mensaje
al
ingresar
un
número
erróneo:
Muestra
el
mensaje
de
lo
que
debes
colocar
y
en
el
mensaje
de
error,
muestra
título
ERROR
y
el
mensaje
dice
lo
que
se
colocó
nota
ingresada
No
Corresponde,
Volver
a
ingresar.
Pero
si
ahora
elegimos
“advertencia”,
se
verá
de
la
siguiente
forma:
Podemos
apreciar,
que
una
vez
seleccionado
“Texto
que
contiene”,
se
despliega
dicho
cuadro
de
dialogo,
en
el
cual
primero,
se
debe
seleccionar
la
variable
“Si”,
luego
el
formato
predeterminado
“Relleno
rojo,
con
texto
rojo
oscuro”,
para
después
solo
aceptar
y
ya
pueden
ver
como
en
la
columna
“Cumple”,
se
marca
con
rojo
en
donde
dice
“Si”.
Y
si
por
el
contrario,
seleccionamos
“No”,
esto
queda
de
la
siguiente
forma,
ver
figuras:
Primero
se
selecciona
formato
personalizado,
con
ello
se
despliega
el
cuadro
de
dialogo
“Formato
de
Celda”,
a
la
que
se
pincha
la
pestaña
“fuentes”,
luego
el
estilo
“Negrita”
y
después
el
“Color”
de
la
fuente,
para
que
posterior
a
ello,
se
seleccione
pestaña
“Relleno”
y
se
selecciona
el
color
celesta
más
claro
que
se
pueda
apreciar,
como
lo
vemos
en
la
siguiente
figura:
Podemos
apreciar
cómo
quedaría
la
columna
“Cumple”
Luego
se
fija
la
“celda
Vinculada”
en
la
función
y
se
copia
para
el
lado
derecho
y
se
ajustan
los
formatos
de
cada
celda
para
que
muestre
el
valor
o
contenido
como
corresponde.
Ø Botones
de
Opción.
Los
botones
de
opción
permiten
a
un
usuario
de
Excel
hacer
una
selección
dentro
de
una
lista
de
posibilidades
y
en
todo
momento
tener
un
único
elemento
seleccionado.
Es
posible
incorporar
botones
de
opción
como
“control
de
Formularios”
o
como
“Controles
ActiveX”,
y
se
ejemplificarán
ambas
posibilidades.
Inicialmente,
se
revisará
la
opción
de
controles
de
formulario
en
Excel.
Se
crearán
grupos
de
botones
de
opción
en
Excel,
independientes
a
pesar
de
encontrarse
en
la
misma
hoja.
Primero
se
debe
abrir
Excel
y
luego
verificar
que
la
pestaña
o
ficha
“Programador”
se
encuentre
activa,
en
el
caso
de
Office
anteriores
a
2010.
En
Office
2010,
dicha
ficha
se
encuentra
siempre
activa.
Siempre
hay
que
validar
que
Excel
tenga
activa
las
“opciones”
siguiendo
los
siguientes
pasos:
• Hacer
clic
en
el
botón
con
el
título
“archivo”,
que
se
encuentra
en
la
parte
superior
izquierda
• Con
la
acción
anterior,
se
despliegan
dos
grupos
de
botones
de
opción;
el
primero
son
“Controles
de
formulario”
y
el
segundo
son
“Controles
de
ActiveX”.
• En
esta
oportunidad,
se
mostrará
el
uso
de
“Controles
de
Formulario”.
Para
ello,
debe
seleccionarse
el
primer
grupo,
que
lleva
dicho
nombre,
el
cual
se
destaca
en
la
imagen
con
una
flecha
y
un
círculo
en
rojo.
Corresponde
al
“Botón
de
opción”
(control
de
formularios)
lo
que
se
expone
en
cuadro
de
información
al
posicionar
el
mouse
en
como
se
aprecia
en
la
siguiente
imagen:
Ejemplo:
a. Construya
una
pequeña
lista
que
arroje
por
ejemplo
el
resultado
del
promedio
de
edad
de
mujeres
y
otra
lista
que
arroje
el
promedio
de
edad
de
los
hombres,
utilizando
la
función
“SI”,
la
cual
a
quedado
expuesta,
obtenemos
los
promedios
por
sexo.
b. Se
posiciona
con
el
cursor
a
un
costado
de
la
lista
y
siguiendo
los
pasos
anteriores
crea
la
primera
opción
“Promedio
de
edad
de
Mujeres.
c. Luego
siguiendo
los
mismos
pasos,
crear
una
segunda
opción
“Promedio
de
edad
de
Hombres
d. Luego,
se
efectúa
clic
con
el
botón
derecho
en
algunas
de
estas
dos
opciones
y
se
selecciona
“Formato
de
control”,
tal
como
aparece
en
la
imagen:
e. Luego,
es
desplegado
un
cuadro
de
diálogo
que
solicita
asignar
la
celda
donde
aparecerá
el
1
o
el
2
de
la
alternativa
seleccionada,
según
corresponda.
Este
cuadro
debe
tener
seleccionada
la
opción
de
valor
“Activado”
y
dar
un
clic
al
botón
aceptar.
f. Luego,
se
posiciona
en
I3
e
I5
y
se
vincula
el
resultado
mediante
la
función
condicional
“SI”,
del
cual
se
deja
expresada
la
función
para
una
mayor
comprensión
del
ejemplo,
como
se
ve
en
el
siguiente
cuadro
de
imagen:
g. Ahora,
sólo
resta
una
mejor
presentación.
Para
ello,
se
aplican
formato
y
formato
condicional.
Se
especifica
en
la
celda
F4
un
color
de
fuente
blanca
para
que
no
se
aprecie
si
el
resultado
es
1
o
si
es
2.
Luego
nos
posicionamos
tanto
en
I3
e
I5
y
se
aplica
formato
condicional.
Es
decir,
si
el
valor
resultante
es
cero,
que
su
color
de
fuente
y
fondo
sea
blanco
y
mostrará
solo
el
resultado
de
la
opción
que
se
marque:
blanco
adyacente
en
el
que
el
usuario
puede
escribir
los
datos
para
cada
columna,
hasta
un
máximo
de
32
columnas.
En
un
formulario
de
datos,
es
factible
nuevas
filas,
buscar
nuevas
filas
mediante
navegación
o,
según
el
contenido
de
la
celda,
actualizar
o
eliminar
filas.
Si
una
celda
contiene
una
formula,
su
resultado
se
muestra
en
el
formulario
de
datos,
pero
no
puede
cambiar
la
fórmula
mediante
dicho
formulario.
Ejemplo:
f. Luego,
con
lo
anterior,
aparecerá
el
botón
de
“Formulario”,
que
está
identificado
en
un
círculo
rojo
en
la
siguiente
imagen:
Segundo;
debe
ingresar
los
encabezados
de
la
base
de
datos
que
quiere
construir,
conjuntamente
con
las
funciones
que
permitan
calcular
por
ejemplo,
promedio
y
estado
de
aprobado;
mediante
funciones
lógicas
y
condicionales
que
entreguen
un
formato
para
una
mejor
presentación:
Tercero,
ingresar
los
datos
para
poblar
la
base
con
la
información
necesaria,
para
esto,
se
debe:
f. Ingresar
los
datos
del
encabezado
de
cada
columna,
con
las
formulas
y
formatos
a
su
elección
para
que
su
ingreso
y
cálculos
automáticos
se
apliquen
al
mismo
tiempo
que
se
ingresa
la
información
a
la
base
de
datos.
g. Hacer
clic
en
cualquier
parte
del
encabezado
h. Luego,
clic
en
el
botón
“Formulario”
y
se
despliega
el
cuadro
de
dialogo
para
ingresar
los
datos,
tal
como
se
muestra
en
la
siguiente
imagen:
Ø Combinación
de
correspondencia
con
información
de
la
base
de
datos.
Es
posible
combinar
correspondencia
con
información
de
base
de
datos,
usando
un
archivo
Word,
en
donde
existirá
un
documento
estándar,
el
cual
será
combinado
con
datos
de
una
planilla
Excel.
Esto
es
útil
cuando
se
desea
enviar
documentos
a
varias
personas,
con
la
modificación
de
sólo
algunos
datos.
Word
permite
crear
documentos
combinados,
en
la
cual
se
combina
la
información
personalizada
con
el
texto
estándar
o
repetitivo.
Para
una
combinación
de
documentos
se
deben
seguir
los
siguientes
pasos:
a. En
primer
lugar
se
crea
la
planilla
o
base
de
datos
en
Excel,
que
es
el
que
contiene
los
datos.
b. Se
crea
el
documento
estándar
en
Word,
en
donde
se
colocarán
los
datos.
c. Se
aplican
los
comandos
de
combinación
que
permiten
la
emisión
de
tantos
documentos
Word,
como
datos
en
la
lista
o
base
de
datos
de
Excel.
Ejemplo.
§ Se
crea
base
de
datos
en
Excel
con
información
de
alumnos
(recreación
con
datos
inventados),
la
que
expone
su
nombre,
fecha
de
nacimiento,
edad,
sexo,
notas,
promedio
y
estado
final
de
reprobado
o
aprobado,
como
se
muestra
en
la
siguiente
imagen:
o Seleccionar
la
Hoja
que
corresponda
y
aceptar
11.-‐
Confeccionan
Macros,
utilizando
diferentes
elementos
de
las
paletas
de
herramientas,
aplicándolas
a
la
gestión
administrativa.
Ø Botones
para
macros.
Ejemplo
de
asignación
de
un
botón
a
una
macro:
Para
poder
copiar
de
una
lista
en
vertical
otro
lugar
en
horizontal
dele
seleccionarse
pegado
especial
y
debe
estar
seleccionada
la
opción
transponer,
tal
como
se
visualiza
en
la
imagen
3.-‐
Una
vez
lista
la
hoja
de
cálculo,
se
procederá
a
gravar
la
macro
con
los
cálculos
de
la
oferta
de
créditos
a
la
base
de
datos
usando
las
funciones
básicas
de
Excel
y
de
cálculo
de
cuota
de
crédito
llamada
en
Excel
función
“Pago”
4.-‐
Importante
que
cuando
se
realice
la
grabación
el
procedimiento
sea
limpio
y
sin
errores
para
que
la
ejecución
de
la
macro
sea
eficiente,
para
ello
se
realizan
las
siguientes
etapas:
a. Se
inicia
grabación
presionando
el
botón
que
está
en
parte
superior
en
el
cuadro
de
código
como
se
muestra
en
esta
figura
en
marcado
en
rojo
o
también
mediante
el
icono
o
botón
que
se
encuentra
en
parte
inferior
de
la
tabla
como
se
muestra
en
la
siguiente
figura:
b. Luego
aparece
el
cuadro
de
dialogo
de
“Grabar
macro”
en
donde
se
debe
ingresar
”Nombre
de
la
macro”
que
se
está
creando,
luego
el
“Método
abreviado”
de
ejecución
de
la
macro,
permite
indicar
el
lugar
en
donde
se
quiere
guardar
la
macro
en
el
PC
y
también
es
posible
dar
una
descripción
de
esta
en
mismo
cuadro,
como
se
muestra
en
la
siguiente
imagen:
c. Y
se
inicia
grabación
de
macro,
por
lo
que
se
inicia
la
rutina
que
esperas
realice
la
macro
cada
vez
que
se
ejecute,
que
respecto
del
ejemplo,
se
selecciona
la
columna
de
datos
ingresados
en
la
hoja
“cotización”,
se
copia
y
se
penga
en
la
hoja
llamada
“base
cotizantes”,
pero
se
debe
seleccionar
primero
el
botón
derecho
del
mouse,
luego
“Pegado
especial
y
en
pegado
especial,
seleccionar
“Valores”
y
debe
quedar
con
un
VºBº
la
opción
de
“Transponer”,
con
la
finalidad
que
los
datos
que
están
en
una
columna
queden
en
una
fila,
como
se
aprecia
en
cuadro
de
dialogo
de
la
siguiente
imagen:
d. En
este
caso
se
pega
en
la
fila
30
esperando
construir
bases
de
no
más
de
29
integrantes,
para
que
durante
el
proceso
de
grabación
poder
ordenar
la
base
y
así
va
quedando
construida
y
ordenada
según
criterio
de
ejecutador,
por
ejemplo
por
“Nombre”,
luego
se
vuelve
a
la
hoja
cotización,
se
seleccionan
las
celdas
que
no
tienen
formulas,
teniendo
presionado
el
botón
control
y
al
terminar
se
digita
la
tecla
suprimir
del
teclado,
para
finalizar
se
hace
clic
en
el
botón
de
inicio
de
macro
para
terminar
con
la
grabación
e. Luego
se
crea
un
botón
para
activar
la
macro,
para
lo
cual
se
siguen
los
pasos
de
el
punto
1,
pero
en
esta
ocasión
se
selecciona
como
vinculo
la
macro
recién
creada,
como
lo
vemos
en
la
siguientes
imágenes:
A
este
botón
se
le
puede
renombrar
y
luego
darle
enter,
luego
se
verá
como
un
botón
y
la
pasar
con
el
mouse
sobre
dicho
botón
que
ahora
se
llama”Ingresar
y
Limpiar”,
se
verá
como
una
mano
y
al
hacer
clic,
la
macro
se
ejecutará,
e
ingresará
el
dato
en
la
hoja
“base
de
cotizaciones”
y
lo
ordenará
Ø Eliminación
y
modificación
de
macros.
Para
modificar
una
macro,
se
deben
seguir
las
siguientes
instrucciones:
Debe
estar
activada
la
pestaña
Al
ampliar
el
cuadro
de
dialogo
“Creación
de
macro,
funciones
y
botones
para
uso
de
macro”
el
cual
se
puede
desplazar
por
toda
la
programación,
presionando
la
tecla
F8
Y
es
posible
ir
modificando
a
su
antojo
rangos
o
selecciones
de
datos
respecto
de
lo
que
ha
quedado
en
la
macro
creada.