Objetivo

En este documento tiene por objeto mostrarle cómo Registrar Comprobantes de Caja. Así
mismo los Tipos de Comprobantes e Informes de Caja.

Para que Registrar Comprobantes de Caja

La Registración de Comprobantes de Caja nos permiten llevar un control sobre los ingresos y
egresos de valores de una Caja. De esta manera esta opción permite registrar los
comprobantes de caja, bancos y fondos a rendir. De acuerdo a la definición que se
haga de los tipos de comprobante, se pueden registrar: pagos a proveedores, anticipos
a proveedores, cobros a clientes, anticipos de clientes, gastos por caja, pagos al
personal, depósitos bancarios, retiros de cajeros, créditos y débitos bancarios.

Se pueden identificar los siguientes circuitos dentro de los movimientos de caja:

 Compras: Son los comprobantes de caja que se relacionan con comprobantes

de compras, se visualizan en los informes de cuentas corrientes de compras
 Ventas: Son los comprobantes de caja que se relacionan con comprobantes de
ventas, se visualizan en los informes de cuentas corrientes de ventas
 Fondos a Rendir: permiten realizar un seguimiento de los valores entregados
a una persona. El sistema lleva una cuenta corriente por cada persona que
recibe un fondo a rendir.

Como registrar un Comprobante de Caja

Para registrar un Comprobante de Caja debemos dirigirnos al módulo Caja, en la barra de
menú Caja y luego Comprobantes de Caja.

Una vez que accedemos a la ventana Trabajar Con Comprobantes de Caja debemos seleccionar
el Tipo de Comprobante de Caja que deseamos registrar (indispensable para la habilitación del
botón Agregar).
 DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos contables son soportes que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especial cuidado en el momento de elaborarlos y realizar varias copias como la
empresa lo exija.
Como es lógico también están organizadas en carpetas y libros de contabilidad
que contengan el tipo y concepto, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean de fácil acceso y justificables se deben soportar con los
documentos pertinentes para cada una de ellas.
COMO SE CLASIFICAN
Los documentos contables se clasifican de la siguiente forma:

 Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa.
Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas
de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
 Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Actualmente hay documentos que se archivan y se registran, teniendo en cuenta
las normas de cada empresa se realizan el debido proceso, entre ellos tenemos:

 Factura
 Nota de Débito
 Nota de Crédito
 Ticket
 Recibo
 Pagaré
 Cheque
 Nota de Crédito Bancaria
 Orden de Compra
 Nota de Venta
 Remito

LOS MÁS UTILIZADOS

 Recibo de caja.
  Recibo de consignación bancaria.
 Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros.
 Factura de compra-venta
 Cheque
 Comprobante de pago
 Letra de cambio
 Pagaré
 Nota Débito
 Nota Crédito
 Recibo de caja menor
 Nota de contabilidad
 Comprobante diario de contabilidad.

DEFINICION Y EJEMPLO

1. Recibo de caja:

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que
suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o
retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir
solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o
en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

Factura de compra-venta
4.
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del

comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada

expresamente como factura de venta. Numeración en orden consecutivo.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de
expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. Indicar la
calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
 5. Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado "beneficiario". El cheque contiene:
 Nombre: quien ha de pagar el cheque (banco).
 Lugar: ciudad o municipio de pago.
  Fecha de emisión.
 Un espacio precedido del signo $ para el valor del cheque en números.
 La indicación si es a la orden o al portador.
 Orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero, la cual
se registra en letras.
 Firma: de quien expide el cheque.
 Sello.

Partes del cheque:

 Librador o girador: emite el cheque, da la orden de pagar una suma
determinada de dinero (deudor).
 Librado o girado: es el banco o una entidad de crédito a la cual se le
ordena el pago del cheque con los fondos del librador.
 Tenedor tomador o beneficiario: es la persona a quien se le hace el
cheque, la cual cobra la totalidad del dinero.

Característica:
 Literalidad: significa que vale única y exclusivamente por el valor que se
plasma en el cheque.

Clases de cheque:
 No negociable: es el cheque que lleva la palabra no negociable o
páguese al primer beneficiario.

 Cheques Negociables: Son aquellos que pueden endosarse (firmando el

beneficiario en la parte posterior del documento) tantas veces como sea
necesario (endosos subsecuentes). El beneficiario puede depositar los fondos
del cheque en una cuenta bancaria o bien, cobrarlos en efectivo en el banco
contra el que se expidió el cheque.

 Cruzado: generalmente se le cruzan dos líneas paralelas en la parte

superior izquierda y se hace efectivo consignándose en cualquier banco.
 Especialmente cruzado: este solo se consigna en el banco que está
escrito en medio de las dos líneas paralelas ubicadas en la parte
superior izquierda.

 General: se cobra en efectivo o se consigna en cualquier banco.

 Especial: se cobra en efectivo solo en el banco señalado.

 Posfechado: se inserta una fecha posterior a la que se libra,

pretendiendo acentuar al tomador que no hay fondos hasta el día que se
ha colocado en el cheque.
 De gerencia o de caja: es el librado por un banco a cargo de sus
dependencias donde se puede comprar negociable a menos que el
banco le inserte la clausula no negociable.

 Por ventanilla: cheque de emergencia puesto al servicio de los clientes

del banco cuando necesitan retirar fondos de una cuenta aviente de su
cuenta pero no posee chequera.

 Abono a cuenta: es un cheque nominativo en el que se anota la

clausula abono en cuenta y se le dice al banco que se le prohíbe ser
retirado en efectivo.
 Certificado: le dice al banco que le certifique que tiene fondos.

 Viajero: es el librado por un banco a su cargo para ser pagado en una

su sede principal dentro del país o en el extranjero.
  Fiscal: librados por cualquier concepto, a la orden de la nación,
entidades territoriales, establecimientos públicos, empresas industriales
y empresas comerciales del estado.

6. Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en
forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa.
7. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y
ventas a crédito.
El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por
pagar.
8. Los Quedan
“Los Quedan” documentos facilitadores en las actividades civiles y mercantiles:
Dichos documentos son utilizados también en el régimen especial de las facturas
cambiarias y los recibos de las mismas (D.L. No. 774 del 24 de noviembre de 1999, D.O.
No. 240, Tomo 345, del 23 de diciembre de 1999), dicha normativa expresa que los
“quedan” no tiene valor cambiario alguno, eso sí, constituirán prueba del recibo de
facturas cambiarias por parte del comprador o adquirente de los servicios; ahora bien, si
el comprador o adquirente no devuelve al vendedor o prestador la factura cambiaria
aceptada al día siguiente de su recibo, para el caso de que la operación se ejecute en la
misma plaza o dentro de un término de 5 días contados desde la fecha de su recibo,
cuando la operación se realiza en diferente plaza; podrá acudir al Juez de lo Mercantil a
fin de que en audiencia señalada al efecto, cite al comprador o adquirente, requiriéndole a
su vez, la presentación de las facturas aceptadas, o manifieste su razón para negar la
aceptación.
9. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.

8. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.
9. Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el
cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
10. Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.

11. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes
y cierre.
12. Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.