Modo de Instalacion Del Sismedv2

Manual de Usuario
Módulo de Logística
Parte III – Sub Módulo Pedidos
Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local
Versión del Aplicativo 18.07.00

De fecha 21 de diciembre del 2018
Manual de Usuario – Módulo de Logística – Parte III – Sub Módulo Pedidos
INDICE
I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO .................................................................. 3
1.1. SUB MÓDULO DE PEDIDOS ........................................................................ 3
1.1.1. Registro de Pedidos ...................................................................................3

1.1.1.1. Pedidos Programados (PECOSA) .................................................................... 4
1.1.1.2. Pedidos de Compra B/S (Ajuste) ................................................................... 17
1.1.1.3. Pedidos de Compra por Encargo .................................................................. 46
1.1.1.4. Pedidos (PECOSA) por Encargo .................................................................... 57
1.1.2. Autorización del Pedido ...........................................................................65

1.1.3. Seguimiento del Pedido ...........................................................................82
1.1.4. Pedidos Consolidado para Compra ........................................................87
1.1.5. Registro de Gastos Generales .................................................................97
1.1.5.1. Registro de Gastos Generales No Proyectado............................................. 99
1.1.5.2. Registro de Gastos Generales Proyectado ................................................ 106
1.1.6. Compras por Encargo ............................................................................116
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I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO
En esta sección se describe la funcionalidad que contiene el Sub Módulo Pedidos,

detallando cada una de las opciones y describiendo las funcionalidades de cada una de
ellas.
1.1. SUB MÓDULO DE PEDIDOS
El Sub Módulo Pedidos permite a los Usuarios de los Centros de Costo, generar Pedidos
Programados y No Programados de Bienes, Servicios y por Encargo. Asimismo, permite
al Usuario Responsable, autorizar los Pedidos y generar los Consolidados para su
incorporación en el PAO, para su posterior adquisición.
Además, registrar los requerimientos de Gastos Generales adicionales al Cuadro de

Necesidades y ejecutar las Compras por Encargo.
A continuación se muestran las opciones que están contenidas en este Sub Módulo:
1.1.1. Registro de Pedidos
Esta opción permite a los Usuarios de los Centros de Costo, registrar Pedidos Programados
provenientes del Registro de Cuadro de Necesidades para ser atendidos directamente
mediante una PECOSA, Pedidos de Compra No Programados por Centro de Costo,
Pedidos de Compra por Encargos y Pedidos de Encargos para ser atendidos directamente
mediante una PECOSA.
El ingreso al menú Registro de Pedidos es siguiendo la ruta: “Pedidos - Registro de

Pedidos”, como se muestra a continuación:
-3-
1.1.1.1. Pedidos Programados (PECOSA)
Esta opción permite al Usuario generar Pedidos Comprobantes de Salida (PECOSA), de

los Bienes Programados en el Cuadro de Necesidades.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Pedidos Programados

(PECOSA)”, como se muestra a continuación:
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos, la misma

que muestra el filtro Año el cual permite seleccionar el período en el cual se generarán los
Pedidos Programados. Además, en la parte intermedia de la ventana se muestra la relación
de los Centros de Costo de primer nivel con su correspondiente Sede, Responsable y
Número de Personas asignadas al Centro de Costo.
Procedimiento para Registrar un Pedido Programado
Para registrar un Pedido Programado, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla del

Centro de Costo de primer nivel correspondiente. El Sistema mostrará la ventana Registro
de Pedidos, la misma que en la parte superior contiene los siguientes filtros de selección:
 Año: Permite seleccionar el año en el cual se registrarán los Pedidos, activando la

barra de despliegue .
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 Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un

check en , se visualizará la información de todos los Meses.
 Pedidos: Permite seleccionar el número correlativo de los Pedidos mostrados en

pantalla. Marcando con un check en , se visualizará la información de todos
los Pedidos generados.
 Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue o ingresando al ícono Buscar .
 Responsable: Al seleccionar el Centro de Costo muestra automáticamente el

Responsable.
Insertar Pedido Programado
En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic

con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción .
El Sistema mostrará una ventana donde el Usuario deberá registrar los siguientes datos
principales del Pedido:
 Nº Pedido: Muestra automáticamente el número correlativo del Pedido. Puede ser

editado por el Usuario.
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 B/S: Por defecto muestra Tipo ‘Bien’.
 Estado: Muestra el estado Pendiente, VB Jefe o Autorizado según corresponda.
 Fecha: Muestra la Fecha de registro del Pedido. Puede ser editada por el Usuario.
 Fecha de Autorización: Muestra la Fecha de autorización del Pedido, siempre y

cuando éste se encuentre autorizado.
 Meta: Permite seleccionar la Meta sobre la cual se afectará el gasto del Pedido,
activando la barra de despliegue . En la lista Se muestran las Metas asignadas al
Centro de Costo.
 Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplirá con el Pedido solicitado,

activando la barra de despliegue . En la lista se mostrarán todas las Tareas:
Comunes, Personalizadas y Estratégicas. Solo se mostrarán las Tareas que están
relacionadas a la Meta y FF/Rb seleccionada.
 Tipo Uso: Permite seleccionar el Tipo de Uso de los ítems a solicitar, activando la
barra de despliegue . En la lista solo se mostrarán los Tipos de Uso relacionados
a la Tarea seleccionada:
 : Permite marcar con un check si el Pedido es para ser entregado a

un Destino Externo. Al marcar con un check, se activará el campo Destino, donde
el Usuario deberá seleccionar el lugar destino del Pedido, activando la barra de
despliegue . En la lista se mostrarán los destinos registrados en la opción Tablas
– Logística.
 Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionará el Pedido,

ingresando a la carpeta amarilla .
 Motivo: Permite registrar el motivo o razón que origina el Pedido.
Registrado los datos del Pedido, el Usuario dará clic en el ícono Grabar , mostrando
el Sistema, el siguiente mensaje al Usuario:
Dando clic en Sí, quedará grabado el registro, el cual mostrará una carpeta amarilla ,
donde el Usuario podrá ingresar para verificar los datos registrados.
-6-
Insertar Ítems del Pedido
En la parte derecha de la ventana, el Usuario insertará los ítems que se solicitarán en el

Pedido, para ello el Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho
del mouse y seleccionará la opción Insertar Bien.
Al seleccionar la opción se mostrará una ventana de búsqueda. Para visualizar

los ítems, el Usuario podrá realizar una búsqueda por: Descripción, Código Ítem, Unidad
de Medida, Clasificador, Monto o Nombre Común, seguidamente ingresar el dato a buscar
en el campo Dato, se podrá hacer uso del comodín (%) en la búsqueda realizada, por
ejemplo al buscar por Nombre común y poner en el campo Dato el comodín %, se
mostrarán todos los ítems que tengan un nombre común. Si se ha seleccionado el campo
de búsqueda Descripción ingresar el dato en el campo del mismo nombre. Luego dar
Enter o clic en el icono Buscar .
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En la ventana solo se listarán los ítems registrados en el Cuadro de Necesidades en

función a la búsqueda realizada, mostrando los siguientes datos: Código ítem, Descripción,
Unidad de Medida, Clasificador, Cantidad y Nombre Común. El Usuario deberá ingresar la
Cantidad a solicitar.
Luego, dar clic en el ícono Grabar .
Validación:
Si el monto solicitado supera el monto Programado
del mes, el Sistema mostrará el siguiente mensaje
al Usuario:
Los ítems insertados se visualizarán en la ventana Registro de Pedidos, Para insertar

las Especificaciones Técnicas del ítem ingresará a la carpeta amarilla .
El Sistema mostrará la ventana Registro de Pedidos, donde el Usuario activará el menú

contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción
.
-8-
En la parte Inferior de la ventana mostrará la siguiente información:
 Programada: Cantidad del ítem Programado en el Cuadro de Necesidades.
 Autorizada: Cantidad del ítem Autorizada a la fecha.
 Por Solicitar: Cantidad del ítem que se requiere.
 Atendida: Cantidad Atendida del ítem.
Además muestra los siguientes botones:
 : Ingresando a este botón, mostrará la ventana con el detalle de la

Programación Mensual del ítem en el Cuadro de Necesidades.
 : Ingresando a este botón, mostrará una ventana adicional donde se

apreciará un Cuadro estadísticos Mensual de cómo se está consumiendo el Bien.
-9-
Para culminar con el registro del Pedido, el Usuario deberá dar clic en el ícono Grabar ,
mostrando el siguiente mensaje:
Dando clic en el botón SI, culminará el Registro del Pedido
VB Jefe
Para dar VB al Pedido generado por el solicitante del Centro de Costo, el Usuario que
cuente con la Autorización de dar VB a los Pedidos, dará clic en el botón .
 Nota: Para dar VB a los Pedidos, el Usuario deberá tener el rol de Aprobación en el perfil de
Usuario.
El Pedido pasará del Estado Pendiente a VB Jefe, asimismo para retornar al Estado
Pendiente el Usuario dará clic en el botón .
 Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar el Pedido, éste deberá encontrarse en Estado
Pendiente.
-10-
 Copiar Pedido Programado
El Sistema permite al Usuario realizar la copia de toda la información de un Pedido de

Compra para el registro de otro Pedido.
Para ello el Usuario seleccionará el Pedido a copiar y dará clic en el botón
Validación:
La copia de Pedidos no está permitido para
Pedidos PpR, mostrando el Sistema el siguiente
mensaje al Usuario:
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, donde dará clic en Sí, para
confirmar la copia.
El Sistema generará el nuevo pedido en Estado Pendiente, conteniendo la misma

información del Pedido copiado El Pedidos generado se mostrará al final de la lista de
Pedidos.
-11-
Reporte Solicitud de Pedido
Para que el Usuario imprima la Solicitud de Pedido, dará clic en el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrándose la ventana ‘Selección de Reporte’.
El Usuario seleccionará la opción Formato de Registro de Pedido

y marcando con un check en el campo Visualizar Clasificador se
visualizará en la solicitud, el clasificador de gasto de los ítems.
Para visualizar la solicitud de Pedido, dar clic en el icono Imprimir de la ventana. Se

mostrará el formato de solicitud de Pedido, con la siguiente información: código,
descripción ,especificaciones técnicas, clasificador en caso se haya marcado el campo
, cantidad solicitada y unidad de medida del ítem, así como un campo para
la firma del solicitante del Pedido y la firma del Jefe del Centro de Costo que autoriza la
solicitud de Pedido.
-12-
Además, el Sistema permitirá configurar los siguientes campos: Personalización del Título
y si se muestra o no las Firmas en el Formato, desde el Sub Módulo Tablas - Parámetros
– Configuración Inicial.
REPORTES DESDE LA VENTANA DE REGISTRO DE PEDIDO
Para obtener los reportes de Pedidos Programados, desde la ventana principal de Registro
de Pedidos, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir de la barra de herramientas.
Luego se mostrará las siguientes opciones:
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 Relación de Pedidos.- Muestra la relación de los Pedidos Programados indicando la

siguiente información: Número y Fecha del Pedido, Código y Descripción del Centro de
Costo y Estado. La información se agrupará por Mes.
 Relación de Pedidos de Compra por Ítems: Al seleccionar esta opción, el Sistema

presentará la ventana Reporte, que muestra los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e
Ítem, los cuales podrán ser seleccionados activando el ícono Buscar o marcando con
un check , para visualizar toda la información.
Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte con la siguiente

información: Fecha y Número de Pedido, Estado, Código, Centro de Costo, Unidad de Uso,
Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y datos de la PECOSA.
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 Relación de Pedidos por Centro de Costo: En esta opción, el Usuario podrá seleccionar
el Centro de Costo activando la barra de despliegue . Marcando con un check
mostrará Todos.
Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte con la siguiente

información: Centro de Costo, Tipo de Pedido, Número y Fecha del Pedido, Fecha de
Aprobación, Número de Contrato, entre otros. Asimismo, el Estado y Responsable del
Centro de Costo.
 Relación de Pedidos de Compra Aprobados: Al seleccionar esta opción, el Sistema

presentará la ventana Reporte, que activarán el filtro de Estado y se deberá de seleccionar
algún estado.
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Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte Relación de

Pedidos de Compra Aprobados, el mismo que detalla la relación de PECOSAS con el
estado seleccionado e indicando la siguiente información: Número y Fecha de Pedido,
Fecha de V°B°, Fecha Aprobación, Nro. PAO, Indicador, Nro. Orden, Expediente SIAF,
Nro. Pecosa, Responsable del VB Jefe
 Relación de PECOSAS: Ingresando a esta opción, el Usuario obtendrá una relación de

todos los Pedidos que tienen como estado PECOSA o PECOSA Parcial.

(PECOSA), el mismo que detalla la relación de PECOSAS agrupadas por mes, indicando
la siguiente información: Número y Fecha de PECOSA, Centro de Costo, Nº Pedido, FF/Rb
y Valor.
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 Relación de Reserva de Pedidos: Al seleccionar esta opción, el Sistema presentará la

ventana Reporte, que activarán el filtro de FF/Rb, Meta y Clasificador de Gasto y se deberá
de seleccionar uno o todos.

Reserva de Pedidos, el mismo que detalla la relación de los Pedidos Reservados,
agrupados por FF/Rb, Genérica, Clasificador, Meta, mostrando la información de Centro
de Costos, Tipo (bien o Servicios) Nro. de documento, Código y nombre del ítem, Montos
Disp. SIAF, Reserva de Pedidos, Saldo Disp.
1.1.1.2. Pedidos de Compra B/S (Ajuste)
Esta opción permite generar los Pedidos de Compra de bienes y servicios no programados
en el Cuadro de Necesidades, los mismos que se incorporarán al PAO Actualizado para su
adquisición.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Pedidos de Compra de B/S”,

como se muestra a continuación:
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Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos de

Compra, la misma que contiene el filtro Año, el cual permite seleccionar el período en el
cual se generarán los pedidos. Además, en la parte intermedia de la ventana se mostrará
la relación de los Centros de Costo de primer nivel con su correspondiente Sede,
Responsable y Número de personas asignadas al mismo.
DESCRIPCION DE LA VENTANA
Al ingresar a la carpeta amarilla del Centro de Costo correspondiente, el Sistema

presentará la ventana Registro de Pedidos de Compra, la misma que en la parte superior
contiene los siguientes filtros de selección:
Filtros:
 Año: Permite seleccionar el año de registro del pedido, activando la barra de

despliegue .
 Mes: Permite seleccionar el mes de registro del pedido. Marcando con un check en
se seleccionará todos los Meses.
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 Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo que realiza el pedido,

activando la barra de despliegue o ingresando al ícono Buscar .
 Responsable: Muestra automáticamente el Responsable al seleccionar el Centro

de Costo.
 Tipo: Permite seleccionar el Tipo de ítem (bien o servicio), activando la barra de

despliegue .
 Pedidos: Permite seleccionar un pedido de compra. Marcando con un check en

, se seleccionará todos los pedidos generados.
Seleccionado los filtros, en la ventana se mostrarán la relación de Pedidos de Compra que

han sido generados. Para visualizar el detalle del pedido, así como el detalle del ítem,
ingresar a la carpeta amarilla del pedido o ítem correspondiente.
Parámetros de Configuración Inicial para Pedidos
Para el registro de Pedidos No programados de bienes y servicios, existen diferentes

parámetros que podrán ser configurados de acuerdo a la necesidad de cada Unidad
Ejecutora. Dichos parámetros se encuentran descritos en la opción de Parámetros de
Configuración inicial del Sub Módulo Tablas.
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PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN PEDIDO DE COMPRA DE B/S
Para registrar un Pedido No Programado para compra, realizar el siguiente

procedimiento:
1. En la parte superior de la ventana seleccionar el Año, Mes, Centro de Costo, y Tipo

(bien o servicio). Luego, activar el menú contextual dando clic con el botón derecho
del mouse y seleccionar la opción .
2. El Sistema presentará la siguiente ventana, en la cual el Usuario registrará los datos

generales del pedido, los cuales se detallan a continuación:
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 Nº Pedido: Muestra automáticamente el número correlativo del pedido,

pudiendo ser editado por el Usuario, si se tiene configurado en ‘Parámetros
de Configuración Inicial’, Edición de Correlativo Pedido el valor 1 – Activo.
 B/S: Muestra el tipo de ítem a registrar.
 Estado: Muestra el estado del pedido Pendiente, VB Jefe o Autorizado

según corresponda.
 Fecha: Muestra la fecha de registro, pudiendo ser editada por el Usuario.
 Fecha de Autorización: Muestra la fecha de autorización del pedido, siempre

y cuando éste se encuentre autorizado.
 Meta: Permite seleccionar la Meta sobre la cual se afectará el gasto del

pedido, activando la barra de despliegue . Solo se mostrarán las Metas
asignadas al Centro de Costo.
 Fte. Fto / Rubro: Permite seleccionar la FF/Rb sobre la cual se afectará el

gasto del Pedido, activando la barra de despliegue . Solo se mostrarán las
Fuentes de Financiamiento relacionadas a la Meta seleccionada.
 Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplirá con el pedido, activando

la barra de despliegue . Solo se mostrarán las Tareas Comunes,
Personalizadas y Estratégicas, relacionadas a la Meta y FF/Rb seleccionada.
 Sub Producto: Si la meta selecciona es estratégica, el código del sub

producto se mostrará en este campo.
 Meta Física: Después de haber seleccionado la meta y la tarea, si la meta

seleccionada es estratégica se mostrará por defecto la Meta Física de
-21-
Ejecución registrada en el módulo de PpR, la cual no podrá ser modificada en

el pedido.
 Tipo Uso: Permite seleccionar el tipo de uso de los ítems a solicitar, activando
la barra de despliegue . Solo se mostrarán los tipos de uso relacionados a
la Tarea seleccionada.
 Externo: Permite indicar si el pedido es para ser entregado a un destino

externo. Para ello se deberá tener configurado en Parámetros de
Configuración Inicial el valor Sí – Con Manejo de Destino.
Al marcar con un check se activará el campo Destino, en el cual se

seleccionará el lugar destino del pedido. Solo se mostrarán los destinos
registrados en la opción Tablas – Logística.
 Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionará el pedido,

ingresando a la carpeta amarilla .
 Motivo: Permite registrar el motivo o razón que origina el pedido.
3. Registrado los datos del pedido, dar clic en el ícono Grabar , mostrando el
Sistema el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí para grabar el
registro:
4. En registro se mostrará en la lista de pedidos y en estado Pendiente, asimismo se

mostrará una carpeta amarilla en la cual al ingresar a ella se podrá verificar los
datos registrados.
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5. Seguidamente, se procederá a registrar los ítems que conforman el pedido, para

ello activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionar la opción Insertar Bien o Insertar Servicio, según el tipo de pedido
seleccionado.
Si la meta del pedido es Estratégica, se mostrará las opciones /

.
6. El Sistema mostrará la ventana de búsqueda de ítems. De ser un pedido de bienes,

el Usuario podrá realizar una búsqueda por: Descripción, Código Ítem, Valor,
Unidad de Uso, Clasificador, Precio Referencial o Nombre Común, seguidamente
ingresar el dato a buscar en el campo Dato se podrá hacer uso del comodín (%),
por ejemplo al buscar por Nombre común y poner en el campo Dato el comodín %,
se mostrarán todos los ítems que tengan un nombre común. Si se ha seleccionado
el campo de búsqueda Descripción ingresar el dato en el campo del mismo
nombre. Luego dar Enter o clic en el icono Buscar . Para el caso un pedido de
servicios, se podrá realizar una búsqueda por: Precio Referencial, Ítem, Monto,
Unidad de Uso y Clasificador.
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7. En la ventana solo se listarán en función a la búsqueda realizada, mostrando los

siguientes datos: Código ítem, Descripción, Unidad de Uso, Cantidad y Nombre
Común. El Usuario deberá ingresar la Cantidad a solicitar en el caso de bienes o el
Valor en el caso se servicios.
Si la meta del pedido es Estratégica, se mostrará la ventana PPR con el tipo de

ingreso por defecto “Insumo del Kit”¸ en la cual se visualizará solo los insumos
programados en la fase Aprobado y estado Cerrado para el Punto de Atención (KIT)
en función a los campos de búsqueda y al Programa, Producto de la Meta y Tarea
(Sub Producto) seleccionado por el Usuario.
Si se elige el tipo de ingreso “Insumo Equivalente”, se mostrarán aquellos ítems

relacionados a la familia y clasificador de gasto del insumo, que se encuentren en
-24-
el Kit del punto de atención seleccionado, con tipo de cálculo 4 y que pertenezcan
a los grupos 09, 35, 49, 51 y 58.
Asimismo, se visualizará a modo de consulta la Meta Física de Ejecución, En caso

ésta se modifique en el módulo de PpR, no se cambiará en los pedidos ya
registrados.
Validación:
Si la Meta Física de Ejecución es igual a cero, no
se podrá registrar la cabecera del pedido,
mostrando el Sistema el siguiente mensaje al
Usuario:
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Para el caso de insumos de tipo de cálculo 4, por defecto se mostrará calculada la

cantidad referencial a solicitar, el Usuario podrá modificar dicha cantidad, tomando
en cuenta que no puede ser mayor a la indicada.
Validación:
Si el insumo es de tipo de cálculo 4, del tipo de
ingreso “Insumo del Kit” y se registra una cantidad
mayor a la calculada, al grabar, el Sistema
mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
8. Seleccionado los ítems, dar clic en el ícono Grabar .
Validaciones:
Si en Parámetros de Configuración Inicial, la
opción “Validación de Registro de Pedido No
Programado” se encontrara configurado con el
valor “1 – Si – Validación de Pedidos no
Programados”, el Sistema realizará las siguientes
validaciones:
a) Si el ítem se encontrara Programado en el

Cuadro de Necesidades, el Sistema solicitará
se ingrese la justificación de la solicitud como
Pedido No Programado.
-26-
b) Si el ítem no cuenta con precio estimado en el

Catálogo Precio, el Sistema mostrará el
siguiente mensaje al Usuario:
c) Si no se cuenta con Saldo Presupuestal SIAF a

nivel de FF/Rb, Meta, Genérica y Clasificador
de Gasto, mostrará el siguiente mensaje al
Usuario:
9. Los ítems insertados se visualizarán en el detalle del pedido.
10. Para eliminar un ítem del pedido, se debe activar el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Eliminar Bien o Eliminar
Servicio, según el tipo de pedido seleccionado.
Si la meta del pedido es Estratégica, se mostrará las opciones /

.
-27-
11. Para modificar la cantidad solicitada del ítem en un pedido, ingresar a la carpeta
amarilla del ítem correspondiente. El Sistema mostrará la ventana Registro de
Pedidos.
 Nota: Para pedidos de compra con tipo de meta PpR, no se podrá modificar la cantidad.
12. Para registrar las Especificaciones Técnicas en el caso de bienes o los Términos
de Referencia en el caso de servicios, ingresar a la carpeta amarilla del ítem
correspondiente:
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El Sistema mostrará la ventana Registro de Pedidos, en la cual el Usuario activará

el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la
opción para el caso de bienes o
para el caso de servicios.
En ambos casos, el Sistema insertará un registro en blanco, en el cual el Usuario

registrará el Rubro y las Especificaciones Técnicas/Términos de Referencia.
Asimismo, en esta ventana se podrá modificar la cantidad solicitada para el caso de
bienes o el valor para el caso de servicios.
13. Finalizado el registro del pedido, proceder a darle Visto Bueno dando clic en el
botón VB Jefe para su posterior Autorización por el área correspondiente.
 Nota: El botón VB solo se mostrará activo si el Usuario cuenta con el Rol de “Aprobación”
de Pedidos de Compra de B/S en el perfil de Usuario.
El pedido pasará del estado Pendiente a VB Jefe. Para retornar a Pendiente, dar
clic en el botón .
-29-
 Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar un pedido, éste deberá encontrarse
en estado Pendiente.
PEDIDO PROVISIONAL DE ALMACÉN (PPA)
Para el caso de las Unidades Ejecutoras que pertenecen al Sector Salud, si el Centro
de Costo que genera el pedido se encuentra configurado en el Módulo de
Configuración como Responsable de los Medicamentos, en la ventana del registro del
pedido se mostrará el campo PECOSA PPA .
Si el pedido es para solicitar la Atención de los bienes en el Almacén Especializado

de Medicamentos, se procederá a marcar con un check el campo PECOSA PPA.
Seguidamente, al insertar los ítems del pedido, en la ventana solo se mostrarán los
bienes de todos los Pedidos Provisionales de Almacén previamente generados. El
Usuario registrará la cantidad de los bienes correspondientes a solicitar, luego dará
clic en el icono Grabar .
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Luego del Visto Bueno y Autorización del pedido, en la ventana Atención del
Pedido del Almacén Especializado de Medicamentos se mostrará el pedido para la
atención y generación de la PECOSA correspondiente.
RESERVA DE PEDIDOS
El Sistema realizará la Reserva del Pedido de Bienes o Servicios en estado VB Jefe,

siempre y cuando se tenga configurado el valor 1 – Si – Validación de Pedidos no
Programados en parámetro ‘Validación de Registro de Pedido No Programado’ en
Tablas – Parámetros – Parámetros de Configuración Inicial.
La Reserva se realizará a nivel de Meta, Fuente de Financiamiento y Clasificador.

Para el cálculo de la reserva, el Sistema tomará en cuenta el precio estimado de los
ítems del Catálogo Precio.
Cabe indicar que para realizar esta reserva, el Sistema verificará si el ítem se
encuentra programado en Cuadro de Necesidades, si cuenta con Disponibilidad
Presupuestal y si existe Stock de Almacén.
VERIFICAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Para verificar la Disponibilidad Presupuestal del pedido, el Usuario ingresará al botón

.
-31-
Cabe indicar que para que el Usuario pueda verificar la Disponibilidad Presupuestal,
se deberá tener configurado el valor 1 – Si – Validación de Pedidos no Programados
el parámetro ‘Validación de Registro de Pedido No Programado’ en Tablas –
Parámetros – Parámetros de Configuración Inicial.
Validación:
Si el Pedido no cuenta con Disponibilidad
Presupuestal, al ingresar al botón, el Sistema
El Sistema mostrará la ventana Disponibilidad Presupuestal, mostrando la

Disponibilidad SIAF, Reserva de Pedidos y Saldo Disponible a nivel de FF/Rb, Meta,
Cadena Funcional y Clasificador de Gasto.
ASIGNAR TAREAS POR CENTRO DE COSTO/META/FF
Al ingresar al botón el Usuario podrá realizar la asociación de las Tareas

(Comunes, Estratégicas, y Personalizadas) con las Metas/FF/Rb del Centro de Costo.
-32-
Al ingresar a este botón, el Sistema presentará la ventana Tareas por Centro de

Costo/Meta/FF, mostrando en la parte superior las Tareas Comunes, Personalizadas y
Estratégicas registradas en el Sistema, en la cual el Usuario podrá realizar lo siguiente:
Modificar datos de la Tarea

El Usuario podrá modificar el Tipo de Uso o Estado de la Tarea (Activo/Desactivo),
activando la barra de despliegue de la columna correspondiente.
Registrar Tareas Personalizadas

Para registrar una Tarea Personalizada, el Usuario activará el menú contextual
dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción
Al final de la lista, el Sistema agregará un registro en blanco, donde se ingresará

el nombre, Tipo (Acción de Control, Actividad, Proyecto, Obras, Programa), Tipo
de Uso, cantidad de Meta Física, Unidad de Medida y Estado de la Tarea.
-33-
Luego de registrar la Tarea Personalizada, dar clic en el icono Grabar .
 Nota: Las Tareas Personalizadas se identifican al inicio del código con la letra ‘P’.
Eliminar Tarea
Para eliminar una Tarea, el Usuario activará el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionará la opción
.
 Nota: Las Tareas Estratégicas no podrán ser eliminadas.
Validación:
Si la Tarea estuviera registrada en algún
movimiento, el Sistema mostrará un mensaje al
Usuario indicando el movimiento donde se
encuentra la Tarea:
El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, donde dará clic en Sí, para
efectuar la eliminación.
-34-
Asignar Meta(s)/FF/Rb por Tarea
Asimismo, el Usuario podrá realizar la asignación de Meta(s)/FF/Rb por Tarea para

el Centro de Costo.
Para ello, seleccionar la Tarea y en el filtro Fase seleccionar la Fase de la

Programación donde se desea realizar la asociación.
Seguidamente, en la sección Meta/FF/Rb – Disponibles x Asignar ubicada en la

parte inferior de la ventana, marcar con un check la(s) Meta(s) a asignar y dar
clic en el icono Grabar . (Las Metas seleccionadas se moverán a la sección
Metas/FF/RB - Asignadas ubicado en la parte intermedia de la ventana).
 Nota: Solo se mostrarán la(s) Meta(s)/FF/Rb relacionadas al Centro de Costo y que están
disponibles por Asignar.
Extornar Metas asignadas
Para realizar el extorno de Metas asignadas a una Tarea para el Centro de Costo,
en la sección Meta/FF/Rb – Asignadas el Usuario marcará con un check las
-35-
Metas a extornar y dará clic en el botón . (Las Metas extornadas se

moverán a la sección Metas/FF/Rb – Disponibles x Asignar). Finalmente dará clic
en el icono Grabar .
COPIA DE PEDIDOS NO PROGRAMADOS
El Sistema permite realizar copia de toda la información de los Pedidos de Bienes o

Servicios No Programados para el registro de otros Pedidos No Programados.
Para ello el Usuario deberá realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar el pedido a copiar y dar clic en el botón .
Validación:
La copia de Pedidos No Programados no aplica
para Pedidos PpR, mostrando el Sistema mostrará
el siguiente mensaje al Usuario:
-36-
2. El Sistema solicitará la confirmación de la copia del pedido, con el siguiente

mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:
3. Si en Parámetros de Configuración Inicial se tiene configurado el parámetro

‘Validación de Registro de Pedido No Programado’ =0, es decir sin validación
de Pedido No Programado, el Sistema muestra la ventana Copia de Pedido.
Esta ventana contiene los siguientes modos de copia de pedidos:
 Copia Directa: Permite realizar la copia de un pedido a otro, para el mismo

centro de costo / meta / FF-Rb / Tarea. Para ello, se deberá indicar la
cantidad de copias que se desee realizar.
 Copia Múltiple: Permite realizar la copia de un pedido a otro, para diferentes

centros de costo / meta / FF-Rb / Tarea; teniendo como máximo 50 destinos
por copia.
 Nota: De tener configurado el parámetro ‘Validación de Registro de Pedido No

Programado’ = 1, con validación de Pedido No Programado, el Sistema generará
automáticamente una copia del Pedido
Al dar clic en el botón Grabar , el Sistema solicitará la confirmación de la

cantidad de copias a generar, al cual dará clic en Sí.
-37-
4. Los Pedidos generados se visualizarán al final de la lista del correspondiente

Centro de Costo para el cual se realizó la copia, en estado Pendiente y con fecha
del Sistema del momento en que fue generada la copia, manteniendo el
correlativo numérico de los Pedidos No Programados.
REGISTRO DE COMISIONADOS
El Sistema permite realizar el registro de múltiples comisionados para los ítems de pedidos
de servicio (pasajes aéreos) que pertenezcan a las siguientes familias:
 90-10-0001 - Traslado de Personal por Comisión de Servicio

 90-10-0003 - Traslado de Personal por Capacitación
 90-10-0004 - Traslado de Personal de Otros Organismos
Se podrá insertar un Comisionado seleccionando el ítem correspondiente y dando clic en

el icono Comisionado ubicado al lado derecho del registro.
 Nota: Esta opción sólo se encuentra habilitada para el Ministerio de Economía y Finanzas.
-38-
El Sistema presentará la ventana para el registro de Comisionado, desde la cual el usuario

puede Insertar o Eliminar un Comisionado, siempre que el pedido se encuentre en estado
Pendiente.
Insertar Comisionado:
Para insertar un Comisionado, el Usuario activará el menú contextual dando clic

con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción .
Al seleccionar esta opción se mostrará una ventana con el Listado de Personal

Activo y que tenga asignado algún Centro de Costo para el año del Pedido No
Programado seleccionado.
La búsqueda del Personal se podrá realizar por Código, Nombre y Tipo de

Empleado.
El usuario deberá seleccionar un Comisionado y hacer clic en el botón Aceptar, el

personal seleccionado se mostrará en la ventana previa de Comisionados.
-39-
El usuario deberá hacer clic en el botón Grabar para registrar el comisionado,

mostrando un mensaje de confirmación:
Al hacer clic en el botón Salir se cerrará la ventana de Comisionados.
Validación:
Sólo se puede registrar como máximo 10
comisionados, en caso se intente registrar
más, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario:
Eliminar Comisionado:
Para eliminar un comisionado, el usuario selecciona previamente el registro a

eliminar y activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionará la opción
El sistema solicitará la confirmación de la eliminación del Comisionado, al dar clic

en Sí se procederá a realizar la eliminación del registro seleccionado.
-40-
FORMATO DE REGISTRO DE PEDIDO
Para obtener el formato del registro de un Pedido, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
de la barra de herramientas.
El Sistema mostrará la ventana Selección de Reporte, en la cual el Usuario seleccionará

la opción Formato de Registro de Pedido. Para visualizar el Clasificador de Gasto de los
ítems solicitados, marcar con un check el campo Visualizar Clasificador
. Seguidamente, dar clic en el icono Imprimir .
El Sistema mostrará el Pedido de Compra o Pedido de Servicio, según corresponda,

mostrando la siguiente información: Dirección Solicitante, Entregar a, Fecha Pedido, Tarea,
Motivo, Cadena Programática, Detalle del Pedido (Código ítem, Descripción,
Especificaciones Técnica/ Termino de Referencia, Clasificador de Gasto, Valor, Unidad de
Medida, Lista de Comisionados), y los campos para la Firma del Solicitante y Firma que
Autoriza el Pedido.
-41-
 Nota: En el Formato Registro de Pedido de tipo Servicio se mostrarán los Comisionados

que haya registrado el usuario.
REPORTES
Para visualizar los Reportes de los Pedidos No Programados, el Usuario dará clic en el
ícono Imprimir de la barra de herramientas.
El Sistema mostrará la ventana Selección de Reporte, en la cual el Usuario seleccionará

la opción de reporte correspondiente y dará clic en el icono Imprimir . Los reportes
contenidos en esta ventana se detallan a continuación:
 Relación de Pedidos.- Este reporte muestra la relación de los Pedidos para Compra, para
el Tipo (Bien o Servicio) y Desde/Hasta la fecha indicada en la ventana Selección de
Reporte:
-42-
El reporte mostrará la siguiente información del Pedido: Tipo (Bien o Servicio), Fecha
Desde y Hasta donde se ha obtenido la información, Número, Fecha, Código, Centro de
Costo y Estado. La información se mostrará agrupada por mes.
 Relación de Ítems de Pedidos: Este reporte muestra la relación de los Pedidos para
Compra agrupado por ítem, para el Tipo (Bien o Servicio), Desde/Hasta, y el Grupo, Clase,
Familia o Ítem, indicados en la ventana Selección de Reporte:
-43-
El reporte mostrará la siguiente información: Tipo (Bien o Servicio), Fecha Desde y Hasta
donde se ha obtenido la información, Fecha de Pedido, Número de Pedido, Estado, Código
ítem, Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y datos
de la PECOSA ( Número y Fecha).
 Relación de PECOSAS: Este reporte muestra la relación de los Pedidos que tienen estado
PECOSA o PECOSA Parcial. Este reporte aplica solo para Bienes. El Usuario indicará en
la ventana la fecha desde y hasta donde se buscará la información.
El reporte mostrará la siguiente información: Desde/Hasta donde se ha obtenido la

información, Número de PECOSA, Fecha, Centro de Costa, Número de Pedido, FF/Rb, y
Valor. La relación se mostrará agrupada por mes.
-44-
 Relación de Pedidos de Compra Aprobados: Este reporte muestra la relación de los

Pedidos de Compra Aprobados de Tipo (Bien o Servicio), Desde/Hasta y el Estado
indicado en la ventana Selección de Reporte:
El reporte mostrará la siguiente información: Número de Pedido, Fecha de Pedido, Fecha

de V°B°, Fecha Aprobación, Nro. PAO, Indicador, Nro. Orden, Expediente SIAF, Nro.
Pecosa, Responsable del VB Jefe.
-45-
1.1.1.3. Pedidos de Compra por Encargo
En esta opción, el Sistema permite a la Unidad Ejecutora Encargada generar los Pedidos
de Compra de bienes y servicios requeridos por otras Entidades a las cuales se denomina
Encargantes, para su posterior adquisición y distribución.
Luego de realizar la carga de la información correspondiente a Encargos Recibidos en el

Sub Módulo Tablas – opción Encargos, el Usuario podrá generar, aprobar y autorizar los
Pedidos de Compra por Encargo para su consolidación en el PAO Encargos.
El ingreso a la opción Pedido de Compra por Encargo es siguiendo la ruta: “Pedidos -

Registro del Pedido - Pedidos de Compra por Encargo”, como muestra la siguiente
ventana:
DESCRIPCION DE LA VENTANA
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos de

Encargos Recibidos, visualizándose en la cabecera el filtro Año, el cual indica el periodo
de los Pedidos de Compra por Encargo; y en la parte inferior los Centros de Costo
principales de la Entidad de acuerdo a la estructura de la Tabla de Centros de Costo.
Ingresando a la carpeta amarilla del Centro de Costo seleccionado, se visualizará la

ventana Lista de Pedidos de Encargos Recibidos, mostrando la relación de pedidos por
Encargo generados en el Sistema con los siguientes datos: Pedido Encargo (Número,
Fecha, Estado), Encargante, Centro de Costo, D.N.T.P. (Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público), Entidad y Número de Expediente.
Asimismo, la información mostrada en la ventana se podrá consultar por los filtros ubicados
en la cabecera de la ventana, los cuales se detallan a continuación:
-46-
 Año: Indica el periodo de los Pedidos de Compras por Encargo.
 Mes: Permite seleccionar el mes del Pedido activando la barra de despliegue

. Marcando con un check se visualizará la información de todos los meses.
 Pedido Nro.: Permite registrar el número de Pedido de Encargo.

despliegue .
 DNTP: Permite seleccionar los Pedidos cuyo presupuesto está controlado por la
Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público, activando la barra de
despliegue . Marcando con un check mostrará ambas opciones.
 Entidad Encargante: Permite seleccionar la Entidad Encargante del Pedido de

Compra, activando la barra de despliegue . Marcando con un check ,
mostrará todas las Entidades Encargantes.
-47-
Asimismo, al seleccionar la Entidad Encargante se mostrará el nombre del responsable.
REGISTRÓ DE PEDIDOS POR ENCARGO
En la parte central de la Ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic con el
botón derecho del mouse y seleccionará la opción .
Se mostrará la ventana Registro Pedido de Encargos Recibidos, con los siguientes

campos para su registro:
.
 Nº Pedido: El Sistema muestra el número correlativo, el cual es editable.
 Fecha Pedido: El Sistema muestra la fecha de Registros, la cual es editable.
 Estado: El Sistema indicará el Estado del Pedido.
 D.N.T.P: Seleccionar si el presupuesto del Pedido está controlado por la Dirección

General de Endeudamiento y Tesoro Público
 Tipo de Entidad: Seleccionar si es Interna o Externa.
-48-
 Encargante: Seleccionar la Entidad Encargante.
 Nro. Convenio: Seleccionar el número de Convenio.
 Nro. Doc. Ref.: Registrar un número de documento de referencia.
 Fecha Doc. Ref.: Ingresar la fecha del documento de referencia.
 Centro de Costo: El Sistema muestra el nombre del Centro de Costo.
 Responsable: Indica el nombre de la persona responsable del Centro de Costo.
 Tarea: Seleccionar la Tareas relacionadas al Centro de Costo.
 Tipo de Uso: Seleccionar el Tipo de Uso correspondiente a la Tarea:

- Apoyo Social
- Consumo
- Producción
- Recursos Humanos
- Ventas
 Moneda: Seleccionar la moneda.
 Tipo de Cambio: Muestra el valor cambiario de la moneda.
 Exp. SIAF: Seleccionar el Número de Expediente SIAF relacionado al Pedido.
 Resumen del Encargo: Registrar el concepto del Encargo.
Luego de registrar todos los campos, el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,
mostrándose al Usuario el siguiente mensaje al Usuario:
-49-
Dando clic en el botón SI, concluirá con el proceso de grabación. Seguidamente, al dar clic
en el ícono Salir el Sistema mostrará la ventana Lista de Pedidos de Encargos
Recibidos con los datos actualizados.
Detalle de Pedidos por Encargo
Seleccionando un registro, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla , mostrándose la

ventana Detalle de Pedidos de Encargos. En esta ventana se realizará el registro del
detalle del Pedido de Compra por Encargo, insertando los Clasificadores de Gasto, Ítems
y montos correspondientes, para luego dar VºBº y continuar con el procedimiento.
El registro de esta información se realizará de la siguiente manera:
 Insertar Clasificador x Encargo
Para insertar un Clasificador de Gasto, el Usuario activará el menú contextual dando clic
con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda:
/ .
-50-
Al seleccionar la opción , el Sistema mostrará la ventana

Registro Clasificador del Encargo, en la cual se marcará los Clasificadores que se
requiera con un check y se registrará una Glosa y el Monto.
Dando clic en el ícono Grabar , mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual

dará clic en Sí:
 Insertar Bien / Servicio
En la parte central de esta ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic
con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda:
/ .
-51-
Al seleccionar la opción se mostrará la ventana de Búsqueda. Para

visualizar los ítems, el Usuario podrá realizar una búsqueda por: Unidad de Uso,
Descripción, Código Ítem o Nombre Común, seguidamente ingresar el dato a buscar en
el campo Dato, se podrá hacer uso del comodín (%) en la búsqueda realizada, por
ejemplo al buscar por Nombre común y poner en el campo Dato el comodín %, se
mostrarán todos los ítems que tengan un nombre común. Luego dar Enter o clic en el
icono Buscar mostrándose los ítems que correspondan al Clasificador
seleccionado.
Seguidamente, registrar la Cantidad y Precio por ítem, calculando el Sistema la columna

Valor y marcándose con un check .
Luego dará clic en el ícono Grabar , mostrándose el siguiente mensaje al Usuario,

al cual dará Sí:
-52-
 Insertar Expediente SIAF
En la parte inferior de esta ventana, el Sistema permitirá insertar los datos del
Expediente SIAF. El Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón
derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda: /
.
Al seleccionar la opción , mostrará la ventana de Registro

Expedientes SIAF, en la cual se registrará la cantidad y el monto requerido por cada
expediente.
Dando clic en el ícono Grabar , mostrará la siguiente pregunta, al cual dará clic en
Sí para culminar con el proceso:
-53-
Finalmente, el Usuario deberá dar VºBº al Pedido de Compra por Encargo dando clic en
el botón , mostrándose la siguiente pregunta:
Dando clic en el botón Aceptar, el Sistema mostrará la ventana Registro de Fecha

Cuadro, donde el Usuario deberá registrar la Fecha del Cuadro de Adquisición.
Seguidamente, al dar clic en el ícono Grabar , el Sistema mostrará el siguiente

mensaje:
Dando clic en el botón Aceptar, el botón se deshabilitará y se habilitará el botón

, finalizando los registros en esta ventana.
-54-
 Consulta de Datos
- Al ingresar a la carpeta amarilla , el Sistema mostrará la ventana Registro

Pedido de Encargos Recibidos, donde el Usuario podrá consultar los datos
registrados previamente en esta ventana.
Para hacer modificaciones, deberá extornar el VºBº ingresando al botón .
- Al ingresar a la carpeta amarilla , el Sistema mostrará la ventana Modificación

del Requerimiento de Encargo, donde el Usuario podrá realizar cambios en los
campos Monto y Glosa del Requerimiento.
-55-
Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema mostrará el siguiente mensaje:
Dando clic en el botón Aceptar, se visualizará la ventana Registro Bienes/Servicios del

Encargo, mostrándose con los siguientes datos: Clasificador de Gasto, Monto, Nro.
Encargo, Nro. Convenio, Fecha Encargo, Estado, Glosa, Tipo B/S, Unidad de Uso, Grupo,
Clase, Familia, Ítem, Moneda y Tipo Cambio. Asimismo, podrá realizar búsquedas de ítems
dando clic en el ícono Buscar y visualizar las Especificaciones Técnicas ingresando a
la carpeta amarilla .
Deberá registrar o confirmar el monto del Bien / Servicio.
REPORTE DE PEDIDOS DE ENCARGO – RECIBIDO
En la parte superior de la ventana Lista de Pedidos de Encargos Recibidos, dando clic

en el ícono Imprimir , se visualizará la ventana Reportes con las siguientes opciones:
a) Seleccionando la opción Relación de Pedidos de Encargos Recibidos, el Usuario

dará clic en ícono Imprimir , para visualizar el reporte Listado de Pedidos por
Encargos Recibidos, conteniendo la siguiente información por mes: Número de
-56-
Convenio, Resumen del Pedido, UE. Encargante, Fecha del Pedido, Moneda, Tipo de
Cambio (TC) y Monto en Soles.
b) Seleccionar la opción Pedido de Encargos Recibidos, el Usuario registrará el período

a solicitar en los campos en blanco. Luego, dando clic en el ícono Imprimir , el
Sistema presentará el formato Pedido de Encargos Recibidos, conteniendo la
siguiente información: Entidad Encargante, Convenio, Dirección del Solicitante,
Personal a Entregar, Fecha y Justificación del Pedido.
Asimismo, mostrará el Clasificador de Gasto, Código y Descripción o Especificaciones

Técnicas, Cantidad o Valor y Unidad Medida del Ítem.
1.1.1.4. Pedidos (PECOSA) por Encargo
En esta opción, el Sistema permite generar Pedidos de los bienes y servicios que fueron
adquiridos como Compras por Encargo, con la finalidad de autorizar su atención por
Almacén y generar las PECOSAS respectivas.
El ingreso a la opción Pedidos (PECOSA) por Encargos es siguiendo la ruta: “Pedidos -

Pedidos (PECOSA) por Encargo”, como se muestra a continuación:
-57-
Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos

(PECOSA) de Encargos, la misma que contiene el filtro Año, que indica el período en el
cual se registrarán los Pedidos. Asimismo, la relación de Centros de Costo principales
registrados en Tablas - Centros de Costo.
Ingresando a la Carpeta amarilla del Centro de Costo seleccionado, el Sistema mostrará

la ventana Registro de Pedidos (PECOSA) por Encargo, donde el Usuario podrá
registrar o eliminar los Pedidos. Cuenta con los siguientes filtros y botones:
 Año: Año en el cual se registrarán los Pedidos por Encargo.
 Mes: Mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un check , se visualizará la

información de todos los meses.
-58-
 Pedidos: Permite seleccionar el Número correlativo de los Pedidos generados.

Marcando con un check se visualizarán Todos.
 Centro de Costo: Permite realizar la búsqueda por Centro de Costo activando la barra
de despliegue .Al seleccionar un C.C se mostrará automáticamente el Nombre del
Responsable.
 : Al ejecutar este botón el Sistema permitirá hacer una Copia de la

información del Pedido seleccionado, el mismo que podrá ser modificado.
 : Al seleccionar este botón, el Sistema muestra las Tareas asignadas por

Centro de Costo.
Asimismo, permite al Usuario registrar o eliminar nuevas Tareas activando el menú

contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionando la opción que
corresponda: / .
o Dando clic al botón se adicionará una línea en blanco, para registrar los
datos de: Tarea (el código se genera automáticamente), Nombre de la Tarea, Tipo
de Tarea, Actividad/Proyecto, Presupuesto, Uso, Cantidad, Unidad de Medida y
Estado.
o Dando clic al botón , el Sistema borrará la Tarea en la que se encuentra

ubicado el Usuario.
Luego de registrar todos los campos, el Usuario dará clic en el ícono Grabar .
-59-
PROCEDIMIENTO PARA REGISTROS
 Registro del Pedido
En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda: /
.
Seleccionando se mostrará la ventana Registro de Pedidos (PECOSA) por

Encargo, con los siguientes campos para su registro:
 Nº Pedido: El Sistema asigna automáticamente el número correlativo del Pedido.

Puede ser editable configurando la opción desde Parámetros Ejecutora.
 B/S: Bien o Servicio.
 Estado: Muestra el Estado actual del Pedido.
 Fecha: Fecha de registro del Pedido.
 Fecha de Autorización: Fecha de autorización del Pedido.
 Meta: Muestra las Metas relacionadas con el Centro de Costo, activando la barra
de despliegue .
 Tarea: Muestra las Tareas relacionadas al Centro de Costo, activando la barra de

despliegue .
-60-
 Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso asignado al ítem.
 : Al dar check en este recuadro, se activará el campo Destino, para

seleccionar el lugar de entrega del Pedido, de acuerdo a los destinos registrados
en la opción Tablas – Logística.
 Entregar a: Muestra el Listado del Personal, para seleccionar al responsable de

la recepción del Pedido.
 Motivo: Permite registrar el motivo o razón que origina el Pedido.
 Destino: Muestra las siguientes opciones de Destino del Pedido.
Luego de seleccionar el Destino, el Usuario ingresará al botón . Dependiendo

del destino que seleccionó, el Sistema mostrará la ventana Centro de Costo o Externo.
Marcará con un check en los lugares de entrega y dará clic en el ícono Grabar .
Esta ventana cuenta además, con los botones , que mostrará los destinos
seleccionados y , que mostrará todos los destinos registrados en Tablas Logística –
Destinos de Atención.
Luego de registrar todos los campos, el Usuario dará clic en el ícono Grabar ,
mostrando el Sistema, el siguiente mensaje:
Dando SI, quedará grabado el registro, el cual mostrará una carpeta amarilla, donde el
Usuario podrá ingresar para verificar los datos registrados.
-61-
 Registro del Bien
Seguidamente, en la parte derecha de la ventana, el Usuario activará el menú contextual

dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción que corresponda:
/ .
Al seleccionar la opción se mostrará una ventana de búsqueda. Para visualizar

los ítems, el Usuario podrá realizar una búsqueda por: Código Ítem, Descripción, Monto o
Nombre Común, seguidamente ingresar el dato a buscar en el campo Dato, se podrá hacer
uso del comodín (%) en la búsqueda realizada, por ejemplo al buscar por Nombre común
y poner en el campo Dato el comodín %, se mostrarán todos los ítems que tengan un
nombre común. Si se ha seleccionado el campo de búsqueda Descripción ingresar el
dato en el campo del mismo nombre. Luego dar Enter o clic en el icono Buscar .
De acuerdo a los datos seleccionados, en la parte inferior de la ventana se mostrarán los

ítems, debiendo registrarse la cantidad en la columna respectiva.
-62-
Seguidamente, el Usuario dará clic en el ícono Guardar .
Luego de registrar los datos se mostrará la siguiente ventana:
En la parte inferior de la ventana se visualiza el Código y Descripción del Ítem así como el
botón Distribución de Ítems por Destino. Ingresando a este botón, el Sistema presenta
la ventana Matriz de Ítems y Destinos, que muestra mostrando el Código y Descripción
del Ítem, la cantidad Total solicitada, el Total Acumulado y la Unidad de Uso.
Para visualizar, modificar o incorporar información, el Usuario ingresará a la carpeta

amarilla del ítem. El Sistema mostrará la ventana Registro de Pedidos.
-63-
En la parte superior de esta ventana mostrará los siguientes campos: Meta, Tarea, Clase,
Familia, Bien y Unidad de Medida. Estos campos no podrán ser modificados.
En la parte Central de esta ventana se cuenta con los siguientes campos:
 Cantidad Solicitada: Cantidad solicitada por el Centro de Costo, puede ser

modificado.
 Cantidad Autorizada: Cantidad autorizada por el Responsable del Centro de Costo
 Cantidad Atendida: Cantidad que ha sido atendida.
Asimismo, el Sistema permitirá insertar/eliminar Especificaciones Técnicas. Ubicándose

en este campo, el Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del
mouse y seleccionará la opción , adicionando filas en la columna
Rubro y Especificaciones Técnicas.
De igual manera podrá eliminar los registros, seleccionando la opción

.
Para culminar con el registro del Pedido, el Usuario deberá dar clic en el ícono Grabar
, mostrándose el siguiente mensaje:
Dando clic en el botón Sí, culminará el Registro del Pedido.
- Seguidamente dará clic en el botón para aprobar el Pedido por Encargo, el

mismo que cambiará a . Posteriormente será autorizado en la opción
Autorización del Pedido.
-64-
Para visualizar la solicitud del Pedido, dará clic en el ícono Imprimir de la cabecera de
la ventana Registro de Pedidos, mostrándose la siguiente ventana:
Marcando con un check se visualizará en la Solicitud, el Clasificador de Gasto de los

ítems. Luego, dando clic en el ícono Imprimir , mostrará el formato Solicitud de
Pedido Nº, el cual contiene información del Solicitante, Fecha de Solicitud, Tarea y
Justificación, así como la Cadena Presupuestal, el Código y Descripción/Especificaciones
Técnicas del Ítem, Cantidad y Unidad de Medida.
1.1.2. Autorización del Pedido
Esta opción permite al área de Logística o la que haga sus veces, el tratamiento que deben
dar al Pedido Programado y No Programado, tomando la decisión si se compra todo o una
parte, si se deniega total o parcialmente, si se genera PECOSA total o parcial.
Además, proporciona información de la Disponibilidad Presupuestal y saldos del
Presupuesto Compromiso Anual – PCA de cada Pedido.
El ingreso a la opción Autorización del Pedido es siguiendo la ruta: “Pedidos -

Autorización del Pedido”, como muestra la siguiente ventana:
-65-
Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Autorización de Pedidos, la

misma que contiene los filtros de búsqueda Año y Centro de Costo, así como la relación
de Centros de Costo registrados en Tablas – Centros de Costo.
 Año: Indica el año correspondiente a la Autorización del Pedido.
 Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de

despliegue . Marcando con un check mostrará todos los Centros de Costo.
Luego de la selección de los filtros correspondientes, el Sistema muestra la ventana con la

relación de Centros de Costos de la Unidad Ejecutora.
-66-
A la derecha de los Centros de Costo se muestran dos columnas: Pendientes Bienes y

Pendientes Servicios. Estas columnas indican la cantidad de Pedidos que se encuentran
en Estado VºBº, pendientes de Autorización. Los registros se muestran en los siguientes
colores:
 Color Negro: Indica que el Centro de Costo no tiene Pedidos pendientes de

autorización.
 Color Verde: Indica que el Centro de Costo tiene Pedidos en Estado VºBº o
Pendientes de Autorización.
Autorización de Pedidos
Para efectuar la autorización de los Pedidos, el Usuario Responsable ingresará a la carpeta

amarilla del Centro de Costo correspondiente, mostrando el Sistema la ventana
Autorización de Pedidos.
La ventana Autorización de Pedidos contiene: Identificador de Procedencia del Pedido,

Identificador de ítem para Compra o Atención por Almacén, filtros y botones que se
describirán a continuación:
a. Identificador de Procedencia del Pedido

Existen dos tipos de procedencia de Pedidos que son Pedidos Programados (CN) y
Pedidos No Programados (PC), eso se puede identificar en cada uno de los Pedidos en la
columna Tipo:
-67-
b. Identificador de ítem para Compra o Atención por Almacén
Al seleccionar un Pedido, en la parte izquierda de la ventana se mostrará los ítems

correspondientes al Pedido.
Cuando un ítem de Tipo bien no cuenta con Stock en Almacén es identificado para Compra
(PPTAL), caso contrario, es identificado para ser atendido por Almacén (STOCK).
Para que el Sistema muestre este indicador, se deberá tener configurado en Parámetros
de Configuración Inicial del Módulo de Logística el valor 1 – Sí-Validación de Pedidos
no Programados en la opción Validación de Registro de Pedido No Programado.
c. Filtros
 Tipo de Ppto: Activando la barra de despliegue , el Sistema permite seleccionar el

Tipo Presupuesto Institucional o Encargos.
 Año: Indica el año de Ejecución de la Autorización del Pedido.
 Mes: Indica el mes de la Autorización del Pedido. Marcando con un check en

Todos, se visualizará la información de todos los meses.
 Estado: Permite seleccionar los siguientes Estados: VB Jefe, Aprobado, Denegado,

PECOSA Parcial por firmar, PECOSA Parcial, PECOSA por firmar, PECOSA y
Atendido. Marcando con un check en Todos, se visualizarán todos los Pedidos con
sus respectivos Estados.
-68-
d. Botones:
- Consulta PCA: Dando clic en el botón , el Sistema mostrará la ventana

PCA, la cual permite consultar los Saldos de la Programación de Compromiso Anual –
PCA: Reserva Presupuestal, Reserva Compromiso anual, y Fase Compromiso, a nivel
de Fuente de Financiamiento/Rubro, Categoría y Genérica del Gasto.
- Disponibilidad Presupuestal: Dando clic al botón , el Sistema mostrará

la ventana Disponibilidad Presupuestal, la cual permite consultar los saldos
presupuestales de cada Pedido a nivel Marco Presupuestal, Reserva Presupuestal,
Reserva Compromiso Anual y Compromiso, por Fuente de Financiamiento/Rubro, Meta,
Cadena Funcional y Clasificador de Gasto.
- Genera PAO: Ejecutando este botón, el Sistema permitirá generar el Consolidado del
Pedido en el PAO Actualizado.
- Autorizar: Mediante este botón, el Sistema permite autorizar el Pedido de Compra.
- Desautorizar: Este botón permite al Usuario extornar la Autorización del Pedido de

Compra.
PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZAR PEDIDO
La oficina de Logística podrá determinar la forma en que serán atendidos los

requerimientos de las Áreas Usuarias o Centros de Costo:
-69-
1. Autorización para Compra
2. Autorización para Atención en Almacén
1. Autorización para Compra
Para Autorizar un pedido para Compra, realizar el siguiente procedimiento:
Seleccionar el pedido correspondiente en estado VB Jefe, luego dar clic en el botón

, con lo cual el Sistema realizará automáticamente la autorización para
Compra por la cantidad total solicitada de cada ítem, cambiando el Estado del Pedido
de “VB Jefe” a “Aprobado”.
Seguidamente, dar clic en el botón Autorizar , mostrándose el siguiente

mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí para efectuar la autorización:
2. Autorización para Atención en Almacén
Si el bien cuenta con stock disponible en Almacén, realizar el siguiente procedimiento:
Seleccionar el pedido correspondiente en estado VB Jefe e ingresar a la carpeta

amarilla del ítem correspondiente.
-70-
El Sistema mostrará la ventana Autorización de Pedidos de Compra¸ en la cual el

Usuario seleccionará el Almacén, Cuenta Contable y registrará en la columna
Cantidad x aprobar la cantidad a atender por la misma o menor cantidad solicitada:
Cabe indicar que si el ítem es identificado para ser atendido por Almacén, el Usuario
podrá aprobarlo para Compra, para ello registrará la cantidad a autorizar en el campo
Cantidad aprobada.El campo Estado cambiará a y se activará el
check del campo .
-71-
Asimismo, desde esta ventana se podrá registrar las Especificaciones Técnicas del
bien, ingresando al botón . En la ventana de Especificaciones, el
Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y
seleccionará la opción . Para eliminar el registro,
seleccionará la opción .
Una vez registrada la Cantidad a Autorizar, dará clic en el ícono Grabar ,

mostrándose el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:
VALIDACIÓN DE CONTROL DE LOTES Y FECHA DE VENCIMIENTO
Asimismo, de acuerdo al Método de Valuación aplicado por la Entidad, el Usuario

podrá seleccionar un Método de Valuación los cuales se explican a continuación:
Método de Valuación Promedio.
Para la Autorización del con Método de Valuación Promedio, el Sistema presenta dos
alternativas para registrar la cantidad por Aprobar, dependiendo si el ítem seleccionado
está asignado Con Lote o Sin Lote.
-72-
- Sin Lote:
Para los ítems que trabajan Sin control de Lote, el Sistema presentará los datos a
nivel de Fecha de Movimiento y Marca, indicando además el Precio Promedio,
Saldo y Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrará las cantidades x Aprobar, permitiéndole el Sistema ingresar

cantidades en uno o varios registros.
- Con Lote:
Para los ítems que trabajan Con Lote, el Sistema presentará los datos por Fecha
de Expiración, indicando además Fecha de Movimiento, Marca, Lote, Saldo y
Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrará las cantidades x Aprobar, permitiéndole el Sistema ingresar

cantidades en uno o varios registros.
Método de Valuación PEPS -Primera Entrada Primera Salida.

Para la Autorización del Pedido de Compra con Método de Valuación PEPS el
Sistema presentará los datos por Fecha de Movimiento, indicando además Marca,
Saldo y Cantidad x Aprobar.
El Usuario registrará las cantidades a Aprobar, donde el Sistema validará la

aprobación de acurdo al primer ingreso que se haya realizado. No podrá aprobar
la atención de otro registro hasta que el primero haya quedado con stock cero (0).
Para grabar los registros, el Usuario dará clic en el ícono Grabar .
-73-
Dando clic en el botón Sí, el Sistema culminará con el proceso y los datos
Aprobados se visualizarán en el campo Autorización de Pedidos de Compra.
Si la cantidad aprobada por Aprobar es mayor a la cantidad Programada en el año,

el Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
Asimismo, si la cantidad aprobada es mayor a la cantidad solicitada, el Sistema

Seguidamente, dará clic en el ícono Salir , mostrándose las cantidades

autorizadas en la columna Cantidad Autorizada de la ventana Autorización de
Pedidos.
Una vez aprobado el pedido, se procede con la generación de la PECOSA, la cual

se realiza en el Sub Módulo de Almacén, opción Atención de Pedidos.
Servicios.- Para el caso de servicios, el Sistema mostrará la siguiente ventana, en la

cual el Usuario registrará el Valor Aprobado por el mismo o menor monto solicitado,
-74-
asimismo, activará con un check el campo P.Cont. , para indicar que el Pedido
es para atención mediante Contrato.
 Nota: Si el servicio se encuentra presente en un Contrato habilitado con el check P.Cont, al guardar
el ítem se omite la validación de Disponibilidad Presupuestal además no genera Reserva de
Pedido.
Asimismo, desde esta ventana se podrá registrar los Términos de Referencia del
servicio, ingresando al botón . En la ventana, el Usuario activará el menú
contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción
. Para eliminar el registro, seleccionará la opción
.
Una vez registrado el Valor Aprobado, dar clic en el ícono Grabar , mostrándose el
siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí:
Validación:
Si en el Pedido de Servicio se indicó que es para
atención mediante Contrato y el ítem no
se encontrara asociado a un Pedido de Contrato,
el Sistema mostrará el siguiente mensaje al
Usuario :
-75-
MODIFICACIÓN DE LA RESERVA DE PEDIDOS PARA COMPRA
A continuación se describen los casos que modificarían la Reserva de Pedidos para

Compra durante la etapa de Autorización:
1. Si la cantidad o monto autorizado de un ítem de tipo Bien o Servicio, es menor a lo

solicitado, el Sistema liberará la Reserva del Pedido por el monto no aprobado, para
la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al ítem.
2. Si la cantidad o monto de un ítem de tipo Bien o Servicio es denegado, el Sistema

liberará la Reserva por el monto denegado, para la Fuente de Financiamiento, Meta y
Clasificador de Gasto asociados al ítem.
-76-
3. Si un ítem de tipo Bien es identificado para Compra, pero se aprueba para ser Atendido
por Almacén, el Sistema liberará la Reserva por el monto originado durante el registro
del Pedido, para la Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados
al ítem.
4. Si un ítem de tipo Bien es identificado para ser atendido por Almacén, pero se aprueba
para ser Atendido para Compra, el Sistema generará la Reserva del Pedido, por la
Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto asociados al ítem.
 Nota: Para este último caso, la Reserva podría generar que el Saldo Disponible se muestre en
negativo.
Es necesario considerar que la Reserva del Pedido se liberará o generará una vez que se
seleccione alguno de los siguientes botones: Autorizar o Para Compra, según
corresponda.
-77-
PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DEL PAO
Una vez que el Pedido ha sido Autorizado por cualquiera de los dos tipos de
procedimientos, el Usuario continuará con el proceso, dando clic en el botón ,
mostrando la ventana PAO que cuenta con dos opciones:
- Generar PAO.
- Incorporar a un PAO existente.
Para el caso que la Unidad Ejecutora, no distinga la Fuente de Financiamiento desde la

generación del Pedido, al ejecutar la opción , el Sistema mostrará la ventana
Fuentes/Rubros, donde seleccionará la Fuente de Financiamiento correspondiente y dará
clic en el botón y luego se continuará con el procedimiento antes descrito.
Si la fuente de financiamiento fue registrada desde la generación del Pedido, al Generar el

PAO, el Sistema verificará que el ítem seleccionado, cuente con Precio de Última Compra,
en caso contrario mostrará la ventana Actualización Masiva de Precios, para el registro
correspondiente.
-78-
Luego de dar clic en el ícono Grabar , el Sistema mostrará la ventana Secuencia del
Sistema, indicando el número correlativo del PAO, el cual puede ser modificado por el
Usuario.
Dando clic en el botón Aceptar, mostrará el siguiente mensaje:
Dando clic en el botón Aceptar, el Sistema presentará la siguiente ventana, en la cual se

registrará los datos generales del PAO.
A partir del año 2016, en el campo Proc. Selección de acuerdo al valor del PAO se
mostrarán los nuevos procedimientos de selección según la nueva Ley de Contrataciones
N° 30225 y su Reglamento, incluyendo el procedimiento “49- Procedimiento Especial de
Contratación”, el cual es exclusivo para las contrataciones relacionadas a la ocurrencia
-79-
del fenómeno del niño. Asimismo, se seguirán mostrando los antiguos procesos de
selección, a excepción de los procesos relacionados a los Decretos de Urgencia del año
2009.
Luego dará clic en el ícono Grabar , mostrándose el siguiente mensaje:
Dará clic en el botón Aceptar, para continuar con el procedimiento en la opción PAO
Actualizado.
Impacto en la Reserva de Pedido:

Al generar el PAO, el cálculo de la Reserva del Pedido se actualizará automáticamente
tomando en cuenta el precio de última compra de los ítems que generaron el PAO, a nivel
de Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador de Gasto.
Incorporar a un PAO existente:

Al seleccionar la opción , el Sistema presentará la ventana PAO,
la misma que muestra los PAO existentes con información de Número de PAO, Tipo B/S,
Especificaciones Técnicas, Valor Estimado y Procedimiento de Selección. Para incorporar
el Pedido a uno de ellos, marcará con un check en la columna PAC.
Seguidamente dará clic en el ícono Grabar , mostrándose la siguiente pregunta.
-80-
Dando clic en el botón SI, el Sistema preguntará si desea incluir este PAO al Plan de
Adquisiciones y Contrataciones – PAC, ya que en el presente caso, al incorporar el Pedido,
el nuevo proceso puede cambiar a una Menor Cuantía.
Dando clic en el botón SI, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:
Dará clic en el botón Aceptar, para continuar con el procedimiento en la opción PAO
Actualizado.
PROCEDIMIENTO PARA DESAUTORIZAR UN PEDIDO DE COMPRA
Para desautorizar un Pedido de Compra o Servicio, el Usuario deberá dar clic en el botón
, mostrando el Sistema la siguiente pregunta:
Dando clic en el botón Si, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:
-81-
Dando clic en el botón Aceptar, culminará el proceso de desautorización.
Si el Pedido de Compra o Servicio se encuentre en PAO Actualizado, el Sistema mostrará

el siguiente mensaje:
1.1.3. Seguimiento del Pedido
Esta opción permite al Usuario realizar una consulta del estado de un Pedido o el de realizar
el seguimiento del Pedido. Para ello se tendrán diversos estados del Pedido y de esta
manera se podrá conocer si el Pedio realizado esta en estado pendiente, PECOSA,
Aprobado, etc.
El ingreso a la opción Seguimiento del Pedido es siguiendo la ruta: “Pedidos -

Seguimiento del Pedido”, como muestra la siguiente ventana:
Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Seguimiento de Pedidos, la

misma que contiene los filtros de búsqueda Año, Tipo, Estado, Centro de Costo, rangos
de Fecha y Personal que realizo el Registro del Pedido
Así mismo en esta venta se presentara la Lista de Pedido y el Listado de ítems que
corresponde al Pedido seleccionado.
-82-
 Año: Indica el año correspondiente al Seguimiento del Pedido.
 Tipo: Activando la barra de despliegue , el Sistema permite seleccionar el Tipo,

pudiendo ser Bien o Servicio.
 Estado: Permite seleccionar los siguientes Estados: VB Jefe, Aprobado, Denegado,

PECOSA Parcial por firmar, PECOSA Parcial, PECOSA por firmar, PECOSA y Atendido.
Así mismo se podrá seleccionar Todos, donde se visualizarán todos los Pedidos con
sus respectivos Estados.
 Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de

despliegue . Marcando con un check mostrará todos los Centros de Costo.
 Rango de Fechas: Permite seleccionar un rango de Fecha, para ello se deberá de

registrar una Fecha de Inicio y una Fecha Fin.
 Registrado por: Permite seleccionar al personal que registró Pedidos, activando la

barra de despliegue . Marcando con un check mostrará todos los Responsables.
-83-
Luego de la selección de los filtros correspondientes, el Sistema muestra la ventana con la

Lista de Pedidos.
Al seleccionar un Pedido, el parte inferíos nos mostrara el Listado de Ítems

correspondientes al Pedido seleccionado y se podrá visualizar el estado de cada ítem.
REPORTES GENERALES
Para visualizar los Reportes, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose
las una lista de opciones de Reportes.
-84-
Seguidamente, seleccionará una de las opciones, para visualizar los Reportes:
 Relación de Pedidos: Al seleccionar esta opción, el Sistema mostrará el reporte de

‘Relación de Pedidos de Compra’, mostrando los siguientes datos: Número y Fecha
del Pedido, Código, Centro de Costo y Estado, a nivel de tipo de Bien y rango de fechas,
agrupado por Mes.
 Relación de Pedidos de Compra por Ítems: Al seleccionar esta opción, el Sistema

mostrará los siguientes filtros: Grupo, Clase, Familia e Ítem, los cuales podrán ser
seleccionados activando el ícono Buscar . Marcando con un check mostrará
Todos.
Luego de seleccionar los filtros, dando clic en el ícono Imprimir , visualizará el

reporte respectivo, el mismo que muestra información de los Pedidos de Bienes y
Servicios indicando el Código y Descripción del Ítem, Fecha y Número del Pedido,
Estado, Código y Descripción del Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada,
Cantidad Autorizada, Número y Fecha de la PECOSA.
-85-
 Relación de PECOSAS: Al seleccionar esta opción, el Usuario deberá dar clic en el

icono Imprimir .
El Sistema mostrará el reporte ‘Relación de PECOSAS’ con los siguientes datos:

Número de PECOSA, Fecha, Centro de Costo, Número de Pedido, Fuente de
Financiamiento y Valor, a nivel de Tipo de Bien y desde un rango de fecha.
 Reporte de Reserva de Pedidos: Al seleccionar esta opción, se mostrará los siguientes

filtros: Fuente de Financiamiento, Meta y Clasificador, luego de seleccionar los filtros
correspondientes, el Usuario deberá dar clic en el icono Imprimir .
-86-
El Sistema mostrará el Reporte de Reserva de Pedidos, mostrando los siguientes

datos: Fuente de Financiamiento, Genérica, Clasificador de Gasto, Meta, Disponibilidad
SIAF, Reserva de Pedidos y Saldo Disponibilidad.
1.1.4. Pedidos Consolidado para Compra
Esta opción permite al Usuario realizar consultas de los Consolidados de los Pedidos
Autorizados enviados al PAO Actualizado, indicando además información del Centro de
Costo solicitante, la fecha del Requerimiento y el valor del Consolidado.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Pedidos Consolidados para

Compra”, como muestra la siguiente ventana:
-87-
Ingresando a esta opción, el Sistema presentará la ventana Pedido Consolidado, la

misma que muestra los siguientes filtros de búsqueda: Año, Mes, Origen, Tipo de Proceso,
Crédito Fiscal, Tipo B/S, Estado y Número de Requerimiento, los cuales se detallan a
continuación:
 Año: Permite filtrar la información por año de generación de los Pedidos.
 Mes: Permite filtrar la información por el mes del Consolidado. Marcando con un
check se mostrará por todos los meses del año.
 Origen: Permite filtrar la información por el origen de los Consolidados

correspondientes a Pedidos Programados, No Programados o Ambos.
 Crédito Fiscal: Permite filtrar la información por los Consolidados destinados a

Venta (Crédito Fiscal) Marcando con un check o Todos.
 Tipo B/S: Permite filtrar la información por los consolidados de bienes o servicios.
-88-
 Tipo Proceso: Permite filtrar la información por Procedimiento de Selección de

acuerdo al registro en el PAO Actualizado.
 Estado: Permite filtrar la información por los siguientes Estados: Autorizado,

Autorizado PAO, Autorizado Contrato, Autorizado P.S., Pendiente, O/C, O/S.
Todos.
 N. de Requer: Permite filtrar la información por Número de Requerimiento. Luego

de ingresar el número dar Enter para ejecutar la búsqueda. Para visualizar
nuevamente todo el listado borrar el número ingresado y dar Enter.
Al seleccionar un registro de Consolidado, el Sistema mostrará en la sección derecha de

la ventana la relación de los Pedidos que fueron consolidados.
Detalle del Pedido Consolidado
Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema presentará la ventana Pedido

Consolidado, conteniendo la pestaña Detalle de Pedido Consolidado, que muestra la
siguiente información: Fecha del Consolidado, Estado, Fecha de Autorización y Tipo de
Proceso.
-89-
Asimismo, a la derecha de la ventana, se visualizarán los botones, ,

y , éste último se muestra cuando la Programación está
configurada con Control de Techo Presupuestal. En la parte inferior, los botones
y .
Asimismo, muestra la siguiente información:
1. Listado de Ítems que conforman el Pedido Consolidado
Ingresando a la carpeta amarilla del ítem seleccionado, se muestra la ventana

Registro de Pedidos, donde el Usuario podrá visualizar los siguientes datos del Ítem:
Tipo, Grupo, Clase, Familia, Catálogo Bienes/Servicios. Además, la Unidad de
Adquisición, Cantidad Autorizada, Precio Unitario y Valor Total.
Asimismo, al dar clic en el botón , el Sistema presentará la

ventana Consulta de Especificaciones Técnicas, la misma que permite visualizar los
datos registrados en el Pedido.
-90-
Dará clic en el ícono Salir para volver a la ventana Pedido Consolidado.
2. En la parte inferior izquierda de la ventana, muestra los datos de la Distribución
Presupuestal. Ingresando a la carpeta amarilla , el Sistema presenta la

ventana Cantidad Autorizada, donde el Usuario visualizará los siguientes datos del
Pedido: Meta, Clasificador, Fuente de Financiamiento, Tipo de Impuesto, FF Impuesto,
Tasa, Cantidad y Monto Impuesto.
Para salir de la ventana dar clic en el ícono Salir .
3. En la parte inferior derecha de la ventana presenta los datos de los Centros de Costos
relacionados al Consolidado.
-91-
DESCRIPCIÓN DE BOTONES
1. Consulta PCA: Dando clic al botón , el Sistema presenta la ventana PCA

con información de la Programación de Compromiso Anual para el Consolidado
seleccionado.
2. Precio Masivo
Dando clic al botón , el Usuario podrá consultar los siguientes datos del
Ítem: Código y Descripción, Unidad de Medida, Cantidad, Precio y Valor.
-92-
3. Disponibilidad Presupuestal
Mediante el botón , el Usuario visualizará los siguientes datos de la
Disponibilidad Presupuestal para el Consolidado seleccionado: FF/Rubro, Meta, Código
y Descripción del Clasificador de Gasto, Código y Descripción del Centro de Costo,
Marco Presupuestal, Reserva, F.C y Saldo Presupuestal.
4. Resumen Presupuestal
Al dar clic al botón , el Sistema mostrará la Fuente de Financiamiento,
Función, Programa, Genérica del Gasto, Medio de Pago y Valor en Soles del
Consolidado.
5. Datos Generales
Dando clic al botón el Sistema muestra a modo de consulta la siguiente
información del Consolidado: Periodo, Estado, Fecha y Número del Consolidado, Tipo
Bienes/Servicios, Fecha de Autorización, Centro de Costo, Número de Solicitud,
Responsable del Centro de Costo, Tipo Presupuesto, Moneda, Tipo de Cambio, Origen,
Procedimiento de Selección, Tipo Compra, Modalidad de Adquisición.
-93-
REPORTES
Para visualizar los reportes de Pedidos Consolidados, el Usuario dará clic en el ícono
Imprimir de la ventana principal, mostrándose las siguientes opciones:
 Requerimiento de Consolidado de Pedidos: Dando Aceptar a esta opción, el Sistema

mostrará reporte respectivo con la relación de ítems por Consolidado, indicando los
siguientes datos: Tipo B/S, Número y Fecha del Consolidado, Fecha de Aprobación,
Concepto, Valor Total y Moneda, Código y Descripción de los Ítem, Unidad de Medida,
Cantidad, Precio, Valor Referencial, Afectación Presupuestal, Código y Descripción del
Centro de Costo y Cantidad.
-94-
 Solicitud de Cotización: Al dar Aceptar a esta opción, el Sistema presentará la

ventana Invitación a Postores, donde el Usuario podrá seleccionar el tipo de Solicitud
de Cotización General o personalizada para un Postor.
Si selecciona la opción General, se generará una solicitud de Cotización sin nombre del
Postor.
Al seleccionar la opción Postor, se activarán los campos de la derecha de la ventana,

donde ejecutará el ícono Buscar , mostrándose la ventana Búsqueda de Datos, donde
seleccionará al Postor.
-95-
Al dar clic en el botón Aceptar en el Postor seleccionado, los demás campos se registrarán
automáticamente, excepto el campo Fax, que deberá ser digitado.
Luego dará clic en el botón Aceptar, para visualizar el formato de la Solicitud, el mismo
que contiene los siguientes datos: Nombre, Dirección, Teléfono y Número de Ruc del
Proveedor; Número y Fecha del Consolidado, Concepto y Documento de Referencia.
Asimismo, indica la Cantidad Requerida, Unidad de Medida, Descripción y
Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio, Precio Unitario y Precio Total.
 Detalle de Requerimiento de Consolidado: Al dar Aceptar a esta opción, el Sistema

muestra el reporte respectivo conteniendo los siguientes datos: Tipo Bien/Servicio,
Número y Fecha de Consolidado, Fecha de Aprobación, Documento de Referencia,
Concepto, Valor total y Moneda, Código y Descripción del Ítem, Unidad de Medida,
Cantidad, Valor Referencial, Cadena Presupuestal, código del Centro de Costo y Nº del
Pedido.
-96-
1.1.5. Registro de Gastos Generales
Esta opción permite al Usuario efectuar los requerimientos de Servicios de Gastos

Generales solicitados por los Centros de Costo, los mismos que serán incorporados en el
PAO Actualizado para su posterior ejecución.
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Registro de Gastos Generales”,

como muestra la siguiente ventana:
Al ingresar a la opción Registro de Gastos Generales, el Sistema presentará la ventana

Gastos Generales, la misma que contiene los siguientes filtros: Año, Mes, Tipo
Bienes/Servicios, Centro de Costo y Estado.
Además contiene la siguiente información del Requerimiento: Crédito Fiscal, Número de

Requisición, Centro de Costo, Glosa, Fecha de Requerimiento, Estado, Mes Calendario,
Autorización Calendario, PAC, Número de Cuadro, Moneda y Valor.
-97-
Filtros:
 Año: Indica el año de generación de los Pedidos.
 Tipo de B/S: Siempre se visualizara el tipo Servicio.
 Crédito Fiscal: Marcando con un check filtrará los Consolidados destinados al

Consumo Institucional, Venta (Crédito Fiscal), o Todos.
 Estado: Permite filtrar la información por los siguientes Estados: Autorizado,

Pendiente, O/C, O/S. Todos.
 Mes: Permite seleccionar el mes del Consolidado. Marcando con un check

mostrará todos los meses del año.

despliegue .
 Gastos Generales: Permite Seleccionar si el Registro del Gasto General tendrá

una PAO No Proyectado (para generar una certificación en el PAO Actualizado) o
un PAO Proyectado (relacionar los servicios a una certificación existente en el PAO
Actualizado).
-98-
1.1.5.1. Registro de Gastos Generales No Proyectado
Para realizar el registro de los Gastos Generales No Proyectado, el Usuario deberá realizar
el siguiente procedimiento:
1- Seleccionar “No Proyectado” en la opción de Gastos General y luego activar el menú

contextual y seleccionar la opción .
El Sistema presentará la ventana Gastos Generales No Proyectados, la misma que

cuentas con dos Pestañas: Gastos Generales y Detalle de Gastos Generales.
2- En la pestaña , el Usuario deberá registrar la siguiente información:

Periodo, Número y Fecha de Requerimiento, Estado, Tipo B/S, Centro de Costo,
Responsable, Tipo Presupuesto, Moneda, Tipo de Cambio y Origen. Asimismo, el
Usuario deberá completar la información en los campos Número de Solicitud y Glosa.
-99-
3- Luego de ingresar la información dar clic en el ícono Grabar , para activar la pestaña
, donde el Usuario deberá registrar los ítems de servicios
requeridos, para lo cual activará el menú contextual y seleccionará la opción
El Sistema presentará la ventana Gastos Generales No Proyectados.
4- Seleccionar la información correspondiente en los siguientes filtros:
-100-
 Flag. Porcentaje de Gasto General: Indicar si la distribución se realizará de manera

porcentual entre los Centros de Costo. Para ello, se presenta dos opciones:
- Si: La distribución del gasto será porcentual entre los Centros de Costo.
- No: Los montos serán ingresados por el Usuario.
 Actividad/Proyecto: Indicar si la Meta es de Actividad o Proyecto.
 Fte. Fto. / Rubro: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro.
 Tarea: Seleccionar la Tarea.
 Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso de la Tarea.
 Rubro: Seleccionar el Rubro del Servicio.
 Servicio: Seleccionar el Ítem perteneciente al Rubro seleccionado, ejecutando el

ícono Buscar y luego dar clic en el botón .
Seguidamente grabará los registros, dando clic en el ícono Grabar .
5- En esta ventana, para efectuar el registro de los Gastos Generales, el Usuario activará
el menú contextual en la parte inferior de la ventana, y seleccionará la opción que
corresponda: / .
-101-
5.1 Asimismo, para eliminar un Centro de Costo, el Usuario seleccionará la opción

del menú contextual, mostrándose la siguiente pregunta:
Dando clic en el botón Si, se eliminará el Ítem seleccionado.
5.2 Al seleccionar la opción , el Sistema presentará la ventana

Centros de Costos, donde activará la barra de despliegue para seleccionar un
Centro de Costo, o marcará con un check para seleccionar todos los Centros de
Costo relacionados al Servicio.
6- Si el Usuario seleccionó la opción NO en el flag de Porcentaje, registrará el monto

correspondiente en la columna Valor Total y dará clic en el ícono Grabar .
-102-
Si seleccionó la opción SI en el Flag de Porcentaje, el Sistema mostrará en la parte inferior

de la ventana el campo Monto Total, donde registrará el importe total del Servicio.
Asimismo, la columna % Ctro. Debe mostrarse con un total porcentual de 100% para que
el Sistema realice el cálculo. Dando clic en el botón el Sistema distribuirá el monto
entre los Centros de Costo registrados.
7- Para registrar los Términos de Referencia del servicio, el Usuario dará clic en el botón
. El Sistema mostrará la ventana Registro de Términos de Referencia,
en la cual el Usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del
mouse y seleccionará la opción para registrar los Rubros y
los Términos de Referencia. Asimismo, para eliminar un Término de Referencia
seleccionará la opción .
-103-
8- Dar clic al ícono Salir , para que el Sistema muestre en la pestaña Detalle de
Gastos Generales, la información de la Distribución Presupuestal por Centro de Costo
y Tarea.
Autorización Del Registro De Gastos Generales No Proyectado
Para realizar el Proceso Autorización Gasto General No Proyectado, el Usuario deberá

realizar el siguiente procedimiento:
1- Dar clic en el botón . El Sistema mostrará la siguiente pregunta:
Dando clic en el botón Si, se activarán el campo y el botón .
-104-
2- Marcar con un check en el campo para generar el PAO correspondiente.

El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario:
Al seleccionar el botón Si, el Sistema presentará la ventana Secuencia del Sistema

indicando que se va a generar un número de PAO, el cual es editable:
Al seleccionar No, el Sistema borra el Mensaje al Usuario y desactivará el check en

el campo .
3- Dando clic en el botón el Sistema mostrará la ventana Datos del PAO, donde
deberá registrar la información respectiva.
4- Seguidamente dar clic en el ícono Grabar y luego en el ícono Salir , para

visualizar el registro en la opción PAO Actualizado del Sub Módulo Programación.
-105-
1.1.5.2. Registro de Gastos Generales Proyectado
Para realizar el registro de los Gastos Generales Proyectado, el Usuario deberá realizar el
siguiente procedimiento:
1- Seleccionar Proyectado en la opción de Gastos General y luego activar el menú

contextual, y seleccionar la opción .
2- El Sistema presentará la ventana Gastos Generales Proyectados, la misma que

cuentas con dos Pestañas: Gastos Generales y Detalle de Gastos Generales.
3- En la pestaña , el Usuario deberá registrar la siguiente información:

Número y Fecha de Requerimiento, Centro de Costo, Número de Solicitud,
Responsable, Tipo Presupuesto (Presupuesto Institucional, Encargos), Moneda,
Origen (Requerimiento No Programado, Requerimiento Programado, Requerimiento
Programado / No Programado) y Glosa.
-106-
4- Luego de ingresar la información dar clic en el ícono Grabar . El Sistema activará

la pestaña , en la cual el Usuario registrará los ítems de servicios
requeridos, para lo cual activará el menú contextual y seleccionará la opción
5- El Sistema presentará la ventana Gastos Generales Proyectados, en la cual el

Usuario registrará la siguiente información.
 Flag. Porcentaje de Gasto General: Indicar si la distribución se realizará de

manera porcentual entre los Centros de Costo. Para ello, se presenta dos opciones:
- Si: La distribución del gasto será porcentual entre los Centros de Costo.
- No: Los montos serán ingresados por el Usuario.
 Actividad/Proyecto: Indicar si la Meta es de Actividad o Proyecto.
 Fte. Fto. /Rubro: Seleccionar la Fuente de Financiamiento y Rubro.
 Tarea: Seleccionar la Tarea.
 Tipo de Uso: Muestra el Tipo de Uso de la Tarea.
 Rubro: Seleccionar el Rubro del Servicio.
 Servicio: Seleccionar el Ítem perteneciente al Rubro seleccionado, ingresando al

ícono Buscar .
-107-
 Clasificador de Gasto: Seleccionar el Clasificador de Gasto del servicio

seleccionado.
6- Luego, se insertará los Centros de Costo, activando el menú contextual dando clic con
el botón derecho del mouse y seleccionando la opción .
7- El Sistema mostrará la ventana Centros de Costos, en la cual el Usuario activará la

barra de despliegue para seleccionar un Centro de Costo según la Plantilla de
Gastos Generales.
8- Si el Usuario seleccionó la opción NO en el flag de Porcentaje, registrará el monto

correspondiente en la columna Valor Total y dará clic en el ícono Grabar .
Si seleccionó la opción SI en el Flag de Porcentaje, el Usuario registrará el monto total

del Servicio en el campo Monto Total. Asimismo, la columna % Ctro debe registrarse
con un total porcentual de 100% para que el Sistema realice el cálculo. Luego dará clic
en el botón para que el Sistema distribuya el monto total entre los Centros de
Costo registrados en función los porcentajes indicados.
-108-
Validación:
El total porcentual debe sumar 100%, caso
contrario al Procesar el Monto Total, el Sistema
9- Luego dar clic en el icono Grabar y luego en Salir , para que el Sistema muestre
en la pestaña Detalle de Gastos Generales la información de la Distribución
Presupuestal por Centro de Costo y Tarea.
Asimismo, el Sistema permitirá insertar más de un ítem (Servicios Generales). Para ello
luego de registrado el primer ítem, se volverá a activar el menú contextual dando clic
con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción y procederá con
el registro del gasto proyectado.
-109-
Autorización del Registro de Gastos Generales Proyectado
Para realizar el Proceso Autorización del Gasto General Proyectado, el Usuario deberá
realizar el siguiente procedimiento:
1- Dar clic en el botón .
 Nota: Para poder realizar modificaciones o eliminar ítems al registro del Gasto General
Proyectado, éste deberá encontrarse Desautorizado.
2- El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar la Autorización:
-110-
3- Seguidamente, el Sistema activará el botón , al cual dará clic para

proceder con la asociación del Gasto General con un Certificado de un PAO
Proyectado.
4- El Sistema mostrará la ventana Asociación de PAO Proyectado a Gasto General

mostrando todas las certificaciones relacionadas al Rubro del requerimiento. El Usuario
deberá seleccionar el Certificado correspondiente y dar clic en el icono Guardar :
Validaciones:
a) En caso que el Servicio General tenga dos o
más rubros, el Usuario deberá seleccionar un
PAO Proyectado que tenga los mismos
Clasificadores de los Rubros de Servicios
Generales, de lo contrario el Sistema mostrará
el siguiente mensaje al Usuario:
b) Si alguno de los Clasificadores del PAO

Proyectado no cuente con disponibilidad
presupuestal , el Sistema mostrará el siguiente
mensaje al Usuario:
-111-
5- El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, al cual dará clic en Sí, para
efectuar la asociación:
6- El Sistema mostrará el siguiente mensaje al Usuario, indicando el número del Cuadro

de Adquisición y la Orden de Servicio generado automáticamente:
7- Para finalizar dar clic en Aceptar y luego en el ícono Salir . El Usuario podrá
visualizar la Orden de Servicio generada en el Sub Módulo Adquisiciones.
BOTONES DE PROCESOS Y CONSULTAS
El Usuario podrá realizar diversos procesos y consultas sobre el Registro de Gastos

Generales, seleccionando botones: Consulta PCA, Autorización, Disponibilidad
Presupuestal, Resumen Presupuestal y Autorización Total x Ítems, ubicados en la
pestaña Detalle de Gastos Generales.
-112-
a- , el Usuario podrá consultar la Programación de Compromiso Anual, con

los campos FF, Rb, Cat, Tran/Gen, PCA, Reserva Presupuestal, Reserva de
Compromiso Anual, Fase de Compromiso y Saldo PCA.
b- , Permite realizar la Autorización de cada Requerimiento realizado
c- , el Sistema muestra la Disponibilidad Presupuestal de cada Requisición

del PAO, con los campos FF/Rb, Meta, Clasificador, Techo, PAO Modificado, PAO
Autorizado Presupuestal, Techo Reservado, Ejecución y Disponibilidad Presupuestal.
d- , el Usuario podrá consultar el Resumen Presupuestal de cada

Requisición, mostrando los siguientes datos: Año, FF, Rb, Meta, Clasificador y Valor.
e- , Permite realizar la Autorización Total x Ítem de cada

Requerimiento.
-113-
REPORTES
Para visualizar los reportes de Gastos Generales, el Usuario dará clic en el ícono Imprimir
de la ventana principal, mostrándose las siguientes opciones:
 Requerimiento de Gastos Generales.- Este reporte muestra la relación de ítems de

Gastos Generales, indicando los siguientes datos: Tipo Servicio, Número y Fecha del
Requerimiento, Fecha de Aprobación, Número de Documento, Concepto, Valor Total y
Moneda, Código y Descripción de los Ítem, Unidad de Medida, Valor Referencial,
Afectación Presupuestal, Código y Descripción del Centro de Costo y Valor, así como
los Términos de Referencia.
 Solicitud de Cotización.- Este reporte generará la Solicitud de Cotización. El Sistema

presentará la ventana Invitación a Postores, en la cual el Usuario podrá seleccionar el
tipo de Solicitud de Cotización General o Personalizada para un Postor.
Al seleccionar la opción Postor, se activarán los campos de la derecha de la ventana,

donde ejecutará el ícono Buscar , mostrándose la ventana Búsqueda de Datos,
donde seleccionará al Postor.
-114-
Al dar en el Postor seleccionado, los demás campos se registrarán

automáticamente, excepto los campos Teléfono y Fax, que deberán ser digitados.
Luego dará clic en el botón , para visualizar el formato de la Solicitud, el mismo
que contiene los siguientes datos: Nombre, Dirección, Teléfono y Número de Ruc del
Proveedor; Número y Fecha del Requerimiento, Concepto y Documento de Referencia.
Asimismo indica el servicio requerido, Descripción y Términos de Referencia del
Servicio, Precio Unitario y Precio Total. Asimismo, mostrará un campo para firma del
Área de Logística.
 Nota: La opción General, muestra la Solicitud de Cotización sin los datos del Postor.
 Detalle de Requerimiento de Gastos Generales.- Este reporte muestra el detalle de

Requerimiento de Gastos Generales, mostrando la siguiente información: Tipo Servicio,
Número y Fecha del Requerimiento, Fecha de Aprobación, Documento de Referencia,
Concepto, Valor total y Moneda, Código y Descripción del Ítem, Unidad de Medida, Valor
Referencial, Cadena Presupuestal, Código del Centro de Costo, Valor y los Términos
de Referencia. Asimismo, muestra un campo para la firma del Responsable.
-115-
1.1.6. Compras por Encargo
El Usuario Responsable de la Compra, luego de revisar el contenido del Pedido o Pedidos

por Encargo, lo aprueba y autoriza. Enviándolo luego al Consolidado de Pedido al PAO
Actualizado.
El ingreso a la opción Compra por Encargo es siguiendo la ruta: “Pedidos - Compra por
Encargo”, como muestra la siguiente ventana:
Esta opción permitirá al Usuario consultar las compras por encargo emitidas en el periodo
seleccionado, al ingresar el Sistema visualiza la ventana Compras por Encargo, la misma
que muestra en la parte superior los siguientes filtros de selección: Año, Mes, Tipo B/S,
Estado, D.N.T.P, Entidad Encargante y Número de Encargo.
Seleccionar los siguientes filtros:
 Año: Indica el año de Proceso de la Compra por Encargo.
-116-
 Mes: Permite seleccionar el mes de la Compra. Marcando con un check , se

visualizará la información de todos los meses.
 Estado: Filtra los diferentes estados en que se encuentra el Pedido
 Tipo B/S: Permite filtrar un tipo de Bien o Servicio.
 DNTP: Indica si el Pedido se encuentra dentro de la Dirección Nacional de Tesoro

Público.
 Entidad Encargante: Muestra las Entidades Encargantes Registradas.
 N° Encargo: Muestra los números de Encargos registrados. Marcando con un check

, se visualizará todos números de encargos.
Asimismo, se muestra un listado de las compras realizadas por Encargo.
COMPRAS POR ENCARGO

Ingresando a la carpeta amarilla de cada registro, se visualizará la ventana Compras
por Encargo.
-117-
El Sistema permitirá al Usuario visualizar los siguientes datos de la compra:
1- En la cabecera se muestra Número de Requerimiento, Fecha Requerimiento, Estado,

Número de Pedido, Fecha de Pedido, Fecha de Autorización, Encargante, Tipo Entidad,
Tarea, D.N.T.P (indica que el recurso proviene de la Dirección General de Tesoro
Público), Centro de Costo y Responsable.
2- En el detalle del Ítem se visualiza el Código, Descripción, Unidad de Uso, Cantidad,

Precio Unitario y el Valor en Soles.
1
Al seleccionar la carpeta amarilla de cada ítem, se muestra la ventana Consulta
de Especificaciones Técnicas donde el Usuario podrá visualizar los datos de: Tipo,
Ítem B/S, Número, Rubro y Especificación Técnica.
3- En el detalle del Campo Descripción del Ítem se mostrará los campos de Expediente
SIAF, Meta, FF, Rb, Clasificador, descripción del Clasificador, Cantidad y Valor en
Soles.
2
Al ingresar a la carpeta amarilla , el sistema muestra la ventana Cantidad
Autorizada donde el Usuario podrá visualizar la Meta, Clasificador, Fte Financiamiento,
Tipo de Impuesto, Fte Fto de Impuesto, Tasa, Cantidad y Monto de Impuesto.
-118-
4- Al dar clic al botón , se mostrará una ventana indicando la Fuente de

Financiamiento, Función, Programa, Genérica del Gasto y Valor en Soles.
Asimismo, cuenta con las siguientes opciones:
- Botón Desautorizar
Al ingresar al botón , el Sistema permite al Usuario cambiar el estado de la
Compra.Se muestra la siguiente pregunta:
Al presionar el botón Si , se inicia el proceso y el estado del botón cambia a: .
-119-
- Botón Precio Masivo

Al presionar el botón el Usuario podrá registrar los precios unitarios de los
ítems, automáticamente se activará el recuadro con un check .
Luego de registrar los precios ejecutar el ícono Grabar y luego el ícono Salir .
Cuadro Adquisición?: Al marcar esta opción con check se activará

el campo al registrar la fecha, el Sistema enviará el Consolidado directamente
a la Etapa de Cuadro de Adquisición y, posterior elaboración de la Orden de Compra-Guía
de Internamiento u Orden de Servicio. Se aplica en el caso de Entidades que están en
etapa de implementación y estén regularizando sus Órdenes.
- Botón PAO?: Si presiona el botón el Sistema se enviará el Consolidado de

Pedido al PAO Actualizado (Plan Anual de Obtención Actualizado).
El Usuario podrá visualizar el Detalle de Pedidos por PAO ejecutando el botón

.
-120-
REPORTES
Para visualizar los reportes de Compras por Encargo, el Usuario dará clic en el ícono
Imprimir de la ventana principal, mostrándose las siguientes opciones:
Seguidamente, seleccionará una de las opciones, para visualizar la ventana Reportes.
 Reporte de Requerimiento del Encargo: Muestra en la cabecera los datos de Tipo de

Bien, Número de Requerimiento, Fecha de Requerimiento, Fecha de Aprobación,
Documento, Concepto, Valor total, Moneda y Cuadro de Adquisiciones, en el detalle del
Reporte se muestra los campos Ítem, Descripción Unidad de Medida, Cantidad, Precio,
Valor referencia, Afectación Presupuestal con sus campos.
Al seleccionar la opción Solicitud de Cotización, el Sistema muestra la siguiente

ventana:
Active la barra de despliegue para seleccionar el Postor, Destinatario, Dirección,

Teléfono y Fax, seleccionar el ícono para seleccionar un postor de la lista.
Luego de seleccionar los filtros correspondientes, dará clic en el botón , para

visualizar el reporte:
-121-
 Reporte de Solicitud de Cotización: Muestra en la cabecera los datos generales del

Proveedor Nombre, dirección, Teléfono, Ruc, Número de Consolidado, Fecha,
Concepto y Documento, en el detalle de la Solicitud se muestra los datos de: Cantidad
Requerida, Unida de Medida, Descripción, Precio Unitario y Precio Total.
-122-
Autor: Oficina General de Tecnologías de la

Información - SIGA
Fecha de Publicación: 04/01/2019
-123-

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Manual de Usuario

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versión del Aplicativo 18.07.00

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO .................................................................. 3

1.1. SUB MÓDULO DE PEDIDOS ........................................................................ 3

1.1.1. Registro de Pedidos ...................................................................................3

1.1.2. Autorización del Pedido ...........................................................................65

1.1.6. Compras por Encargo ............................................................................116

I. FUNCIONALIDAD DEL SUB MÓDULO

En esta sección se describe la funcionalidad que contiene el Sub Módulo Pedidos,

1.1. SUB MÓDULO DE PEDIDOS

Además, registrar los requerimientos de Gastos Generales adicionales al Cuadro de

1.1.1. Registro de Pedidos

El ingreso al menú Registro de Pedidos es siguiendo la ruta: “Pedidos - Registro de

1.1.1.1. Pedidos Programados (PECOSA)

Esta opción permite al Usuario generar Pedidos Comprobantes de Salida (PECOSA), de

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Pedidos - Pedidos Programados

Al ingresar a esta opción, el Sistema presentará la ventana Registro de Pedidos, la misma

Procedimiento para Registrar un Pedido Programado

Para registrar un Pedido Programado, el Usuario ingresará a la carpeta amarilla del

 Año: Permite seleccionar el año en el cual se registrarán los Pedidos, activando la

 Mes: Permite seleccionar el mes al que corresponde el Pedido. Marcando con un

 Pedidos: Permite seleccionar el número correlativo de los Pedidos mostrados en

 Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

 Responsable: Al seleccionar el Centro de Costo muestra automáticamente el

Insertar Pedido Programado

En la parte izquierda de la Ventana, el Usuario activará el menú contextual dando clic

 Nº Pedido: Muestra automáticamente el número correlativo del Pedido. Puede ser

 B/S: Por defecto muestra Tipo ‘Bien’.

 Estado: Muestra el estado Pendiente, VB Jefe o Autorizado según corresponda.

 Fecha de Autorización: Muestra la Fecha de autorización del Pedido, siempre y

 Tarea: Permite seleccionar la Tarea que se cumplirá con el Pedido solicitado,

 : Permite marcar con un check si el Pedido es para ser entregado a

 Entregar a: Permite seleccionar el personal quien recepcionará el Pedido,

 Motivo: Permite registrar el motivo o razón que origina el Pedido.

Insertar Ítems del Pedido

En la parte derecha de la ventana, el Usuario insertará los ítems que se solicitarán en el

Al seleccionar la opción se mostrará una ventana de búsqueda. Para visualizar

En la ventana solo se listarán los ítems registrados en el Cuadro de Necesidades en

Luego, dar clic en el ícono Grabar .

Los ítems insertados se visualizarán en la ventana Registro de Pedidos, Para insertar

El Sistema mostrará la ventana Registro de Pedidos, donde el Usuario activará el menú

En la parte Inferior de la ventana mostrará la siguiente información:

 Programada: Cantidad del ítem Programado en el Cuadro de Necesidades.

 Autorizada: Cantidad del ítem Autorizada a la fecha.

 Por Solicitar: Cantidad del ítem que se requiere.

 Atendida: Cantidad Atendida del ítem.

Además muestra los siguientes botones:

 : Ingresando a este botón, mostrará la ventana con el detalle de la

 : Ingresando a este botón, mostrará una ventana adicional donde se

Dando clic en el botón SI, culminará el Registro del Pedido

 Copiar Pedido Programado

El Sistema permite al Usuario realizar la copia de toda la información de un Pedido de

Para ello el Usuario seleccionará el Pedido a copiar y dará clic en el botón

El Sistema generará el nuevo pedido en Estado Pendiente, conteniendo la misma

Reporte Solicitud de Pedido

El Usuario seleccionará la opción Formato de Registro de Pedido

Para visualizar la solicitud de Pedido, dar clic en el icono Imprimir de la ventana. Se

REPORTES DESDE LA VENTANA DE REGISTRO DE PEDIDO

Luego se mostrará las siguientes opciones:

 Relación de Pedidos.- Muestra la relación de los Pedidos Programados indicando la

 Relación de Pedidos de Compra por Ítems: Al seleccionar esta opción, el Sistema

Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte con la siguiente

Seguidamente, dará clic en el ícono Imprimir , mostrándose el reporte con la siguiente