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Resumo
A gestão de documentos arquivísticos em instituições pressupõe a implementação de política,
normas e procedimentos, de um organismo técnico arquivístico, de recursos materiais e de pessoal
capacitado. Quando se trata da gestão integrada onde se pressupõe que os procedimentos de
arquivo integrem as ações das fases corrente, intermediária e permanente, há de se empenhar em
criar uma estrutura arquivística ampla em toda a instituição, que permita o uso de instruções
arquivísticas comuns que conduzam ao eficiente acesso de documentos necessários a tomadas de
decisões e a preservação de atributos documentais para servir como prova e testemunho.
Pretende-se relatar as experiências do Arquivo Central da Universidade Estadual de Campinas, no
desenvolvimento e implantação de sistemas informatizados que integram regras e ações
arquivísticas, de uso corporativo.
Abstract
Archivistical document management requires the implementation of politics, standards and process,
of technical archivist unit, of material recourses and of able staff. Integrate management requires
archivistical process be able relate actions in three ages: current age; intermediary age and;
permanent age. The institution has a mission of creating ample an archivistical structure, which
disposes the standards instructions for access of fundamental documents that help efficient
decision and preservation of documents metadata’s, which it will use for prove and witness. This
paper presents the experiences of Central Archive of University of Campinas in the development
and implementation of informatics systems that integrates rules and archivistical actions.
1 Introdução
O projeto original
2 Metodologia
Data de 1992, a decisão de analisar os procedimentos realizados nos
protocolos e arquivos da Universidade a fim de melhorá-los e informatizar de
forma plena os seus processos de trabalho.
Foram cerca de 13 meses de atividades, divididas em 5 frentes
principais:
3 Resultados e Discussão
3.1 A Informatização
3.4 As normas
3.6 Recomendações/Atualizações
4 Conclusão
Notas
1. Agradecimentos: toda equipe da UNICAMP que atuou no projeto, em especial a Arlete A.
Roveram Awaihara (DGA) e ao Pedro Emiliano Paro, que coordenou o projeto;
2. Criado em 1989 pela Deliberação CONSU A-39/89 e reformulado em 1995 pela
Deliberação CONSU A-8/95.
3. Controlavam os seus processos, o Hospital de Clínicas (HC) e o Centro de Atendimento
Integral a Saúde da Mulher (CAISM), de forma independente;
4. O Reitor havia criado em 1986, o Grupo Executivo da Reforma Administrativa da
Universidade Estadual de Campinas, que teve como objetivos apresentar à Reitoria o
Plano Diretor da Reforma Administrativa da Universidade, propor alternativas de
informatização e implantação de técnicas adequadas quanto à organização e métodos
administrativos, apresentar estimativa de recursos humanos, materiais e financeiros para
viabilização das propostas do grupo e gerir os procedimentos relativos à implantação da
reforma administrativa. (UNICAMP Portaria GR 364/86, de 10 de outubro de 1986).
5. Com o apoio da Agência de Formação Profissional da UNICAMP e parcerias com a
Associação dos Arquivistas de São Paulo e Conselho Regional de Biblioteconomia, o
SIARQ oferece cursos de atualização para os funcionários, sobre temas como:
preservação, gerenciamento de documentos digitais, arquivos correntes, vocabulário
controlado, gestão do conhecimento. Além de realizar diversas oficinas e encontros
internos sobre temas específicos do sistema.
Referências
CASTILHO, Ataliba Teixeira de. Discurso do Prof. Ataliba Teixeira de Castilho. In:
SEMINÁRIO NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITÁRIOS, 1., 1991, Campinas.
Atas... Campinas: UNICAMP, 1992. p. xi-xvi.