CONCEPTOS BÁSICOS

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un

mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser
utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar
información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las

cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número
específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS.

Campo: Es un dato, componentes o variable
de un elemento de la BD. (Código, nombre,
salario cargo, fecha ciudad.)

Registro: Conjunto de campos asociados entre

sí, que definen una entidad o un elemento de
una base de datos. Registro es igual conjunto
de campos.

Tablas o Base de datos: Conjuntos de registros

del mismo tipo

TIPOS DE CAMPO

 Numérico

 Alfanumérico

 Fecha

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 FILTROS EN EXCEL
Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de
un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o
rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique
para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite

aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado
oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

1. Autofiltro.
2. Filtro avanzado.

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que

requieran de filtros con criterios simples.

Filtro avanzado

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del
Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los
datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.
CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL
Para crear un
filtro podemos utilizar
el comando Filtro que
se encuentra en la
ficha Datos dentro del
grupo Ordenar y
filtrar.

Al pulsar el botón Filtro

se colocarán flechas
en el extremo derecho
de cada uno de los
encabezados de
columna de nuestros
datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro
también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar >
Filtro.

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 CÓMO USAR LOS FILTROS EN EXCEL
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la
flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos
los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una
caja de selección a la izquierda de cada uno.

Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual
aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos
utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los
elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de
manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.

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Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el
criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la
columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un
filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente
indicándonos que existen filas ocultas.

FILTRAR POR VARIAS COLUMNAS

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos
filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes
a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte
y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la
columna Región:

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Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen
ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos
para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos
en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor
será la segmentación de datos que obtendremos.

CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la
flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de
“Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos
elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos
filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola
acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en
la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

FILTRAR EN EXCEL BUSCANDO VALORES

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la
cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha
lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una
búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra
“este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista
de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:

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Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos
identificar fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar
el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos.
También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el
símbolo de interrogación (?).

FILTROS DE TEXTO EN EXCEL

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en
una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de
menú llamada Filtros de texto como la siguiente:

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Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo
que nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por
ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro
de diálogo:

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza

por”, entonces Excel mostrará solamente los elementos de la
columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.

FILTROS DE NÚMERO EN EXCEL

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores
numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal
como lo puedes observar en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de
número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o
simplemente aquellos que son superiores al promedio.

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 FILTROS DE FECHA EN EXCEL
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos
proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen:

Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana
o ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses,
trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.

FILTRAR POR COLOR EN EXCEL

No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por
color que nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario
que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de
formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las
herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de
formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a
$850 en la columna Total.

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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de
la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro
de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.

TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y
analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias
en ellos.

Crear una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y
gráficos dinámicos.

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Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del
almacén, con el número de referencia y el mes de compra. Además,
sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder
examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello, vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica.

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde

aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que
queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso, indicamos que vamos a seleccionar los datos de un

rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo
nueva. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o
rango, debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar,
incluyendo las cabeceras y pulsamos aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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 Desde este panel, podemos personalizar la forma en que van a verse los datos
en la tabla dinámica. Con esta herramienta, podríamos construir una tabla dinámica
con la siguiente estructura:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla, incluiremos el total del Importe para cada

Referencia en cada Mes.

Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados
a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo, deberíamos arrastrar el campo REF a , el

campo MES a y, finalmente, el campo IMPORTE a la sección
.

Tras realizar la tabla dinámica, este sería el resultado obtenido.

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 SUBTOTALES PERSONALIZADOS EN TABLAS DINÁMICAS
Cuando trabaja con un informe de tabla dinámica, puede mostrar u
ocultar subtotales de los campos individuales de columna y fila, mostrar u
ocultar totales generales de columna y fila para el informe completo, y
calcular los subtotales y los totales generales con o sin elementos filtrados.

Subtotal de los campos de fila y columna

1. En una tabla dinámica, seleccione un elemento de un campo de fila
o columna. Asegúrese de que es un campo y no un valor.
2. En la pestaña analizar, en el grupo Campo activo, haga clic
en Configuración de campo.

Esto muestra el cuadro de diálogo Configuración de campo.

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 3. En el cuadro de diálogo Configuración de campo, en Subtotales,
realice una de las siguientes acciones:
o Para obtener el subtotal de una fila externa o etiqueta de
columna mediante la función de resumen predeterminada,
haga clic en Automático.
o Para quitar los subtotales, haga clic en Ninguno.
Nota: Si un campo contiene un elemento calculado, no puede cambiar la
función de resumen de subtotales.
o Para usar una función diferente, para mostrar más de un tipo
de subtotal, o para obtener el subtotal de una fila interna o
etiqueta de columna, haga clic en Personalizado (si esta
opción está disponible) y, después, seleccione una función.

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 VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos es una funcionalidad de Excel que te permitirá
establecer limitaciones sobre los tipos de datos, así como sobre los valores
a introducir en una celda determinada.

Tendrás el poder de obligar a un usuario de tu hoja de cálculo a introducir

un valor correcto para las necesidades que persigue la hoja. Esto evitará
infinidad de errores no deseados y aumentará notablemente la
productividad del usuario de la hoja.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. Desde

ahí podremos escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos
círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación
de datos.

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que

vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de
validaciones.

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En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el
dato sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier
valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de
texto y personalizada.

Por ejemplo, si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números

enteros en esa celda: si el usuario intenta escribir un número decimal,
aparecerá un mensaje de error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la

opción Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores
estén entre 2 y 8. Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos
escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor
de los disponibles en la lista.

En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos

valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en forma
de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje

que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar
de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error

que queremos que se le muestre al usuario cuando introduzca en la
celda un valor incorrecto.

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 ORDENAR DATOS, ASCENDENTE / DESCENDENTE

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos

siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple,
es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la
vez, siguiendo una jerarquía.

Seleccionar los datos a ordenar

Seleccione un rango de datos tabulares, como A1:L5 (varias filas y

columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir la primera
fila de encabezados, los cuales identifican cada columna.

Ordenar de forma rápida y sencilla

1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic

en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número
menor al mayor).

3. Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o

del número mayor al menor).

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Especificar criterios para ordenar

Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar y otros
criterios, como la fuente o los colores de la celda.

1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee
ordenar.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic

en Ordenar para mostrar la ventana emergente Ordenar.

3. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna

en la que desea ordenar.

4. En la lista Ordenar según, elija Valores, Color de celda, Color de

fuente o Icono de celda.

5. En la lista Orden, elija el orden en el que desea aplicar la operación

de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o
descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto, o
bien de menor a mayor o de mayor a menor para números).

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 REFERENCIAS
https://exceltotal.com

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