Unidad 04

Contabilidad para Emprendedores – Unidad 04

Material Didáctico Complementario
Contabilidad para Emprendedores
Unidad IV

Manejo de las cuentas de Clientes y Proveedores

© Todos los derechos reservados.
Santo Domingo. República Dominicana.
Versión 1. 1


Tabla de contenido

Objetivos: ...................................................................................................................................... 3
Introducción .................................................................................................................................. 3
Compras ........................................................................................................................................ 4
La función de compras en una empresa ................................................................................... 4
Principales objetivos de la función de compras ........................................................................ 4
Gestionar mejor las compras .................................................................................................... 4
Aspectos financieros de las compras ........................................................................................ 6
Descuento por pronto pago .................................................................................................. 6
El plan de compra .......................................................................................................................... 7
Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar ........................................................................... 11
Clasificación de las cuentas por cobrar ................................................................................... 11
Documentos por cobrar .............................................................................................................. 12
Descuentos en cuentas por cobrar ..................................................................................... 14
Manejo de las Cuentas por Cobrar ...................................................................................... 15
Contabilizar las ventas con tarjeta de crédito ..................................................................... 16
Procedimientos para manejo de libros cuentas por pagar ......................................................... 16
Cuentas por pagar ................................................................................................................... 16
Documentos por pagar ............................................................................................................ 16
Notas débito y notas crédito ....................................................................................................... 18
Notas crédito .......................................................................................................................... 19
Bibliografía .................................................................................................................................. 21

Versión 1. 2


Unidad IV.
Manejo de las cuentas de Clientes y Proveedores

Objetivos:
 Conocer los aspectos principales a considerar para gestionar mejor las compras.
 Conocer los aspectos financieros relacionados con las compras.
 Conocer en qué consiste un plan de compra.
 Contabilizar las ventas y compras a crédito.
 Contabilizar los recibos de documentos y el descuento de cuentas por cobrar y por
pagar.
 Manejar los libros de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
 Manejar notas débito y crédito.
Introducción

La función de compras en la empresa es con frecuencia un área donde se manejan una
importante cantidad de recursos, por lo que su adecuada gestión es fundamental. Fijar un plan
de compras adecuado y asegurar su control y seguimiento debería recibir una gran atención por
los gestores de las empresas.
Las empresas comerciales, tanto mayoristas como minoristas, generan el ingreso vendiendo
artículos o mercancías. En la contabilidad de las empresas comerciales se requiere de algunas
técnicas adicionales para contabilizar las compras y ventas de mercancías. En esta unidad
estaremos introduciendo estos nuevos conceptos y prácticas para mejor comprensión de la
contabilidad para emprendedores.
Versión 1. 3


Compras

La función de compras en una empresa

Importancia y objetivos
La función de compras en la empresa tiene la responsabilidad de las adquisiciones de todo tipo
de productos y servicios necesarios para que pueda desarrollar su actividad adecuadamente.
Es una función de gran importancia puesto que afecta en muchos aspectos, tanto de carácter
productivo (calidad y fiabilidad del producto final, eficacia del proceso de producción) como de
carácter económico (costes e inversión, lo que afectará a la rentabilidad del negocio), así como
de carácter financiero (pagos a proveedores y la política de financiación comercial a través de
proveedores y acreedores).
Las compras intervienen de forma directa en el resultado de la empresa.
Una reducción de solamente un 1% en los costes de compra de una empresa podría tener
repercusiones muy importantes en el beneficio, sobre todo en aquellas de carácter comercial o
con importantes volúmenes de subcontratación. En definitiva, en aquellas en las que las
compras de bienes y servicios repercutan de forma muy significativa en la cuenta de pérdidas y
ganancias.
Principales objetivos de la función de compras

a) Minimizar costes y maximizar el beneficio.
b) Apoyar en la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa, plasmados en su
plan de negocio.
c) Minimizar los riesgos de roturas de stocks o fallos en el suministro de bienes y servicios.
d) Mantener el nivel de calidad adecuado
La importancia de una gestión de compras no solo debe ser eficaz en plazos y calidad de
productos y servicios sino muy ajustada en precio y con un efecto financiero también importante
derivado de los plazos de pago.
Gestionar mejor las compras

Los principales atributos a considerar por parte del responsable de compras, dada su
repercusión en la empresa y en sus cifras a nivel económico y financiero son:
Versión 1. 4


Calidad
Precio
Cantidad
Servicio
Flexibilidad
Imagen
Condiciones de pago

Ilustración 1. Atributos de la compra
La calidad del producto a comprar
La calidad influirá en el producto final de la empresa, en el número de unidades que se venden,
en el precio al que se venden y en el valor de los inventarios, así como en su eventual
obsolescencia.
Para mejorar el control de la calidad de las compras cabe realiza un inventario de los
proveedores que presentan defectos de calidad, redefinir los pliegos de condiciones funcionales
y establecer programas de calidad conjuntamente con los proveedores o un grupo seleccionado
de ellos.
El precio o costo de compra
El coste de compra en sentido amplio incluye el precio pagado, transportes, fletes, seguros,
embalajes, aranceles, etc. Este aspecto influye en el coste de materiales reflejado en la cuenta
de resultados y en el valor del inventario, especialmente en sectores en que pueda haber
fluctuaciones de precios.
La cantidad a comprar
En los últimos años se han potenciado en muchas empresas las técnicas de producción just in
time (JIT), que buscan minimizar los inventarios a través de una gestión muy eficiente de los
mismos y de las compras.
La compra de inventarios y la acumulación de existencias o stocks tienen la contrapartida de los
costos de almacenamiento y vigilancia, seguros, la posible obsolescencia y el costo financiero
derivado de la acumulación de activos que requieren de recursos financieros.
La financiación del proveedor cubre en cierta medida la necesidad de recursos financieros, sin
costo financiero explícito (no se suele pagar intereses por el retraso del pago a proveedores, en
plazos habituales) pero con un claro costo implícito (el descuento por pronto pago que se dejaría
Versión 1. 5


de disfrutar). En caso de acumulación excesiva de inventarios o largos períodos de
almacenamiento, la empresa podría necesitar recurrir a financiación de entidades financieras.
El servicio que puede dar el proveedor
Ya sea el exigido por el comprador (cumplimiento de plazos, servicio postventa), ya sea el
propuesto por el vendedor.
Las condiciones de pago
El plazo de pago, la forma de pago, las garantías sobre el pago, la moneda y lugar de pago son
aspectos que pueden tener repercusión en aspectos económicos y financieros de la empresa.
La imagen de la empresa
Que el vendedor percibe a través de sus contactos profesionales con el comprador.
La flexibilidad
La capacidad de soportar y adaptarse a cambios en la demanda de clientes es otro elemento
fundamental en la gestión de las compras, por su efecto en el número de ventas y en el precio
a cargar al cliente, así como para minimizar inventarios obsoletos o sin salida.
Aspectos financieros de las compras
Las compras entre empresas se suelen producir en dos formas:
 Al contado
 A crédito
Las operaciones a crédito se suelen instrumentar a través de facturas o a través de efectos
comerciales.
Cuando la operación de compra se cierra a crédito, se produce una financiación por parte del
proveedor hacia la empresa. Es una financiación de carácter espontáneo, no negociada, por lo
general. Y como tal, no tiene un costo financiero explícito, un tipo de interés de pago obligatorio
por la empresa compradora.
Sin embargo, la financiación de proveedores puede tener un costo implícito, que es el descuento
por pronto pago que se dejaría de conseguir si se deja agotar el plazo concedido.
El costo del crédito de proveedores está relacionado con las condiciones de pago que ofrezcan
los proveedores y del volumen de compras de la empresa, así como del descuento por pronto
pago.
Descuento por pronto pago

En el ámbito comercial, cuando se produce una compra‐venta entre empresas, se suelen
expresar las condiciones de pago de la siguiente forma.
P%/n neto ÷ m días
 P%: es el porcentaje de descuento por pronto pago dentro de n días.
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 n: es el número de días durante los que se disfruta el descuento por pronto pago.
 m: número máximo de días que se conceden para el pago.
El descuento por pronto pago se suele expresar como el volumen en porcentaje que se
descontaría de la venta y no está referido a ningún ámbito temporal, sino que es un descuento
sobre el volumen de la compra. Sin embargo, este descuento se puede valorar a nivel financiero
para comparar con otras fuentes de financiación en la empresa, como líneas de crédito o
préstamos.
Ejemplo
Una empresa compra por valor de 100.000 pesos y recibe la siguiente oferta del proveedor
2/10, neto 30 días
Si decide aceptar la oferta, el coste por la compra que debería pagar sería de 100.000 –
2%*100.000 = 98.000 pesos.
Posiblemente disponga de una línea de crédito en su Banco con un costo anual del 7%, por lo
que su costo financiero si aceptara el descuento del proveedor para el período del adelanto sería
de 98.000 * 7%* (20/360) = 381 pesos.
Si decide no aceptar el descuento por pronto pago, el interés anual equivalente sería calculable
como sigue:
(2/98) * (360/20) *100 = 36,73 %
Aplicado a 100.000 pesos:
100.000 *36,73%*(20/360) = 2.040 pesos
De forma anualizada y aunque no aparece como costo explícito para la empresa, el recurso a la
financiación de proveedores podría resultar más costoso que la bancaria, cuando existe la
opción de aprovechar un descuento por pronto pago, suponiendo que el costo de la financiación
bancaria no supere ciertos valores.
En conclusión, la empresa debe valorar la opción de la financiación a través del proveedor,
considerando que aunque no tiene costo explícito puede tener un costo implícito muy elevado,
derivado del descuento por pronto pago que se dejaría de disfrutar.
El plan de compra

El plan de compra incluye el conjunto de acciones realizadas por la empresa para gestionar mejor
sus compras.
Entre estas acciones cabría realizar las siguientes:
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Negociación Recepción y
Petición de Selección de
y Control de Administración Curva ABC
oferta proveedores Adjudicación Calidad

Ilustración 2. Plan de compras.
Petición de ofertas
La petición de ofertas es importante ya que consigue una serie de efectos: comprometerá el
suministrador a la hora de proveer el producto o servicio objeto de la compra, fija las
especificaciones técnicas del producto o servicios, marca los plazos y las condiciones de entrega,
la calidad requerida y las posibles penalizaciones por incumplimiento.
Selección de proveedores
La selección de proveedores es una tarea fundamental, porque los proveedores son clave en el
funcionamiento de una empresa. Cabe estudiar en concreto los siguientes factores respecto a
los proveedores.
 Localización geográfica.
 Nivel de especialización.
 Características del servicio o producto que ofrece: calidad, cantidad, precios....
 Productos o servicios adicionales.
 Presentación.
 Posibles garantías ofrecidas.
 Bonificaciones y descuentos.
 Servicio de información y asesoramiento.
 Servicio de postventa.
 Los plazos de entrega.
 Condiciones y facilidades de pago.
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Negociación y adjudicación
En esta fase cabe el estudio y análisis de ofertas, previo a su adjudicación.
Para fijar objetivos en la compra, hay que comparar las ofertas de diversos proveedores,
ponerlos en competencia.
Para ello habría que analizar diversos parámetros para llegar a tomar una decisión, en especial
el precio y demás condiciones, el plazo de entrega y de pago y la calidad.
El comprador negocia, basándose en todos estos parámetros, debe conocer perfectamente el
producto a comprar así como las necesidades de su empresa y el mercado. Todo comprador
debe fijarse objetivos en la negociación que aplicará posteriormente para compararlos con los
resultados obtenidos.
Una vez tomada la decisión, corresponde adjudicar la compra al proveedor seleccionado, y con
ayuda de servicios jurídicos, redactar el contrato o documentación a firmar con el proveedor.
Recepción y control de calidad
Una vez recibida la mercancía, se debe vigilar que el aprovisionamiento se realice sin incidencias,
que se cumplen los plazos establecidos, asegurar el abastecimiento en plazo y forma y vigilando
cualquier posible incidencia para su inmediata solución. Para esta tarea cabe utilizar
herramientas de gestión informáticas.
Otro punto importante a la hora de recibir las mercancías es hacer un análisis de la calidad de
los productos suministrados. Para evaluar su calidad existen una serie de normas técnicas de
inspección y ensayo así como auditorias, registros y certificaciones de calidad.
Administración
La fase posterior es la relativa a la administración de pedidos, facturas y pagos, a cargo de
personal de administración, y que deben apoyarse en los modernos sistemas de gestión y
programas informáticos específicos para este tema, para mejorar el control y la toma de
decisiones.
Curva ABC
Cabe también realizar el análisis de una distribución ABC o curva de Pareto aplicada al valor de
los productos comprados.
Pareto observó empíricamente que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los
«pocos de mucho» y los «muchos de poco». Se establecían así dos grupos de proporciones 80‐
20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20% de población, poseía el 80% de algo y el
grupo mayoritario, formado por un 80% de población, el 20% de ese mismo algo.
No obstante, estas cifras son aproximadas, no exactas. Esta idea se aplica también en economía,
en relación con el reparto de los bienes naturales y la riqueza mundial.
Una de las aplicaciones más conocidas es su uso para análisis de ventas o comercial. Las
compañías que realizan un análisis de facturación respecto al número de clientes constatan que,
aproximadamente, el 80% de la facturación depende del 20% de los clientes. Casi nunca se
observa una relación 80‐20 exacta, pero la desproporción entre volumen de ventas y número
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de clientes suele ser constatada. Con esta información se puede decidir qué clientes son
estratégicos y cuáles tienen menor importancia.
El principio de Pareto puede aplicarse a la logística y es de gran utilidad en la planificación de la
distribución cuando los productos se agrupan o clasifican por su nivel de ventas, también
conocido como «Distribución A‐B‐C».
A efectos del departamento de compras, se puede aplicar también el Principio de Pareto. Para
ello, se podría en primer lugar identificar las compras en tres categorías, A, B y C, en línea con lo
que muestra el gráfico.

Ilustración 3.Distribución A‐B‐C
Las tres zonas de la figura corresponden a tres tipos de compra cuyos efectos e importancia son
muy diferentes para la empresa. El plan de compra que se elabore, tendrá que tenerlo en cuenta.
En la zona A, el 20% de los productos comprados suponen el 80% del valor total de compra. Los
de la zona B añaden un 30% más de productos hasta completar un 95% del total comprado,
mientras que la zona C incorpora un 50% del total de productos que suponen solo un 5% del
valor de las compras.
Zona A
Las compras de la zona A, se refieren a productos que constituyen para la empresa los mayores
recursos, el mayor valor. Sin embargo, estas compras a veces escapan a la responsabilidad de
los compradores, ya que a veces se confían a expertos cuya formación es más técnica que
comercial, por ejemplo: las inversiones en informática, en edificios en maquinaria de producción
o materias primas compradas en mercados internacionales. A menudo son productos de alta
tecnología, así como también productos suministrados por un solo fabricante. Suponiendo un
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valor tan importante de las compras, la empresa debe controlar de forma muy exhaustiva estas
operaciones.
Zona B
La zona B comprende compras específicas siguiendo un plan y compras de mantenimiento.
Tienen un valor medio y la empresa debe ponerse énfasis en estos productos, si bien tienen
menor importancia que los de la zona A.
Zona C
Respecto a la zona C, si el comprador no ha establecido con antelación un plan de compra podría
dedicar inútilmente más de la mitad de su tiempo a las compras de esta zona, que de hecho no
representan más del 5% de la cifra total de compras.
Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar

Cuentas por Cobrar
Suarez y Mujica (2006) en su libro Fundamentos de la Contabilidad I dice: las cuentas por cobrar
se originan cuando se realiza una venta a crédito y representan el monto total que adeudan los
clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; están representadas
por facturas. Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su saldo es deudor.
Clasificación de las cuentas por cobrar
Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
1. Provenientes de ventas de bienes o servicios.
2. No provenientes de venta de bienes o servicios.
Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios.
Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de
bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de una "factura"
por parte del cliente.
Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como
"cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en
el balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo
vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría
de los casos, es de doce meses.
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Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a créditos.
Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por
transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.
Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el Balance General en el grupo
de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del ciclo normal
de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.
De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no
provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos:
1. Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo.
2. Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a
efectivo.
Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo.
Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo. El origen de
estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las siguientes:
1. Cuentas por cobrar a trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el
de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su
propio consumo.
2. Intereses por cobrar: Se refiere a derechos por cobrar surgidos como consecuencia de
haber prestado dinero a terceros.
3. Reclamaciones por cobrar a compañías de seguro: Será registrados en esta cuenta
aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan
a las compañías de seguros.
4. Reclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el caso en
que la empresa compra una mercancía de contado y, posteriormente, tal mercancía es
devuelta al proveedor por cualquier razón. SI se ha convenido en que el proveedor
devolverá el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancías en
forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta "reclamaciones
por cobrar a proveedores".
5. Cuentas por cobrar a los accionistas: Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los
accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía
deban del capital que suscribieron.
Documentos por cobrar
Un documento por cobrar es una promesa incondicional hecha por escrito de pagar en una fecha
futura una suma de dinero definida.
Una persona que firma un documento y por tanto se promete pagar se denomina aceptante o
girado. La persona a quien se le va a hacer el pago se denomina beneficiario.
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Contabilización de las Cuentas por cobrar y Manejo de Libros de Control de Cuentas
Todas las cuentas por cobrar generalmente se trasladan a una sola cuenta en el mayor general.
Los asientos en la cuenta Cuentas por Cobrar pueden identificarse convenientemente
escribiendo el nombre del aceptante de la cuenta en la columna Detalle sobre cada línea usada
para registrar el recibo o cobro de una cuenta por cobrar.
Una vez otorgado un crédito al cliente, se procederá a realizar la anotación en el libro control de
cuentas por cobrar.
Asiento ilustrativo:
Suponga que la Empresa GP el día 1ero de abril realizó las siguientes transacciones comerciales:
1) vendió a crédito $1, 500,000 a distribuidora JK en juegos de Sala Milenia.
2) Venta a plaza lama en juegos de sala norma y comedores Madeline por valor de
$800,000.00 con un 30% al momento de la compra y el resto para saldar en 45 días.
El asiento para registrar la adquisición de la cuenta por cobrar es el siguiente:
Empresa GP
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO
TuÜ|ÄB ECDE D VâxÇàtá ÑÉÜ VÉuÜtÜ DE 7 D?HCC?CCCACC
ixÇàtá ID 7 D?HCC?CCCACC
exz|àÜÉ wx äxÇàt t vÜ°w|àÉ t
W|áàÜ|uâ|wÉÜt ]^ yvtàâÜt 6HILK
Xyxvà|äÉ DD 7 EGC?CCCACC
VâxÇàtá ÑÉÜ VÉuÜtÜ DE 7 HIC?CCCACC
ixÇàtá ID 7 KCC?CCCACC
exz|áàÜÉ wx äxÇàt t cÄtét _tÅt vÉÇ

âÇ FC8 wx |Ç|v|tÄ ç âÇt wxâwt ÑtÜt
átÄwtÜ xÇ GH w•táA YtvàA 6HILL

Pasando el registro al libro Control de Cuentas por Cobrar:
Registro de Clientes deudores (Clientes que compraron a crédito/Ventas a crédito)
Cuentas por Cobrar
Fecha Cliente Transacción Factura Deuda Pagado Fecha de Saldo
No. pago
$ $ $
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Abril, 1 Distribuidora Venta de Juego de 55698 1,500,000 ‐ ‐ 1,500,000
JK Sala Milenia
Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 Juegos 55699 540,000 ‐ ‐ 560,000

de Sala Norma y 3
Comedores
Madeline.

Día 6 de abril, la tienda distribuidora JK realizó un abono de $300,000 a la compra realizada el
día 1ero, asiento contable sería así:
Empresa GP
DIARIO GENERAL
TuÜ|ÄB ECDE I Xyxvà|äÉ DD 7 FCC?CCCACC
VâxÇàtá ÑÉÜ VÉuÜtÜ DE 7 FCC?CCCACC
exz|áàÜÉ wxÄ tuÉÇÉ t Ät ytvàâÜt
6 HILK wx W|áàÜ|uâ|wÉ ]^

Pasando el asiento al libro Control de Cuentas por Cobrar:
Cuentas por Cobrar
Fecha Cliente Transacción Fact. Deuda Pagado Fecha de Saldo
No. pago
$ $ $
Abril, 1 Distribuidora JK Venta de Juego de 55698 1,500,000 ‐ ‐ 1,500,000

Sala Milenia
Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 Juegos 55699 540,000 ‐ ‐ 560,000

de Sala Norma y 3
Comedores
Madeline.
Abril, 6 Distribuidora JK Abono a cuenta 55698 1,500,000 300,000 Abril, 6 1,200,000
Descuentos en cuentas por cobrar

Suponga usted el cliente Distribuidora JK realiza el pago total antes de los 90 días y la empresa
decide realizar un descuento de $6,000.00 al monto de su deuda, el asiento contable sería así:
Versión 1. 14


Empresa GP
DIARIO GENERAL
`tÜéÉB ECDE FD Xyxvà|äÉ DD 7 D?DLG?CCCACC
WxávâxÇàÉá ç WxäÉÄâv|ÉÇxá xÇ ixÇàtá II 7 I?CCCACC
VâxÇàtá ÑÉÜ VÉuÜtÜ DE 7 D?ECC?CCCACC
exz|áàÜÉ wx átÄwÉ àÉàtÄ t Ät ytvàâÜt
6 HILK wx W|áàÜ|uâ|wÉ ]^ Åtá âÇ
wxávâxÇàÉ ÑÉÜ ÑÜÉÇàÉ ÑtzÉA

Pasando el registro al Libro Control de Cuentas por Cobrar:
Cuentas por Cobrar
Fecha Cliente Transacción Fact. No. Deuda Pagado Fecha de Saldo
pago
$ $ $
Abril, 1 Distribuidora Venta de 55698 1,500,000 ‐ ‐ 1,500,000

JK Juego de Sala
Milenia
Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 55699 540,000 ‐ ‐ 560,000

Juegos de Sala
Norma y 3
Comedores
Madeline.
Abril, 6 Distribuidora Abono a 55698 1,500,000 300,000 Abril, 6 1,200,000

JK cuenta
Marzo, 31 Distribuidora Saldo a cuenta 55698 1,200,000 1,200,000 Marzo, 31 ‐

JK

Manejo de las Cuentas por Cobrar

1. Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por
cobrar con el mayor general.
2. Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.
3. Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja, deben:
Versión 1. 15


a) Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación
y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las
diferencias encontradas.
b) Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el
saldo en el mayor.
4. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser
rotados con frecuencia.
5. Los despachos de mercancías en consignación deben ser manejados separadamente
de las ventas y las cuentas por cobrar.
Contabilizar las ventas con tarjeta de crédito
Muchas empresas minoristas evitan el riesgo de las cuentas incobrables haciendo ventas a
crédito a los clientes que presenten tarjetas de crédito conocidas como Visa y Master Card. Por
pagares de venta con tarjetas de crédito recibidos por el comerciante se depositan en el banco
por el crédito inmediato, siendo por tanto equivalentes a una venta de contado. Las ventas a
clientes que utilicen tarjetas de crédito bancarias se registran como ventas en efectivo.
Procedimientos para manejo de libros cuentas por pagar

Cuentas por pagar
Una cuenta por pagar es cualquier importe adeudado como resultado de una compra de bienes
o servicios en términos de crédito. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce meses se
registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un tiempo superior a
doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo.
Control de las Cuentas por Pagar
El objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los pagos de la empresa
para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar intereses por no realizar los
pagos en tiempo y forma, así como tener la mercancía cuando lo requiera la empresa sin
contratiempos para que pueda seguir sus operaciones.
Documentos por pagar
Los documentos por pagar son emitidos cuando se obtiene un préstamo bancario. Otras
transacciones de las cuales pueden surgir documentos por pagar incluyen la compra de bienes
raíces, o equipo costoso, la compra de mercancía, y la sustitución de un documento por una
cuenta por pagar vencida.
Ejercicios de ejemplo:
La empresa Suministros para Oficinas realiza las siguientes transacciones en julio 6:
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 compró mercancías a crédito a Papelcol por $14,800 términos, 2/10, n/30 (2% de
descuento si paga antes de los 10 días, ningún descuento pasada la fecha). Factura
#2025
 Compró sillas y mesas de oficinas a crédito a la empresa Madera del Este por un
monto de $45,000.00, para saldar en 30 días. Factura #4567.
El asiento contable sería:
Suministros para Oficinas
DIARIO GENERAL
]âÄ|ÉBECDE I VÉÅÑÜtá DG 7 DG?KCCACC
VâxÇàtá ÑÉÜ ctztÜ GD 7 DG?KCCACC
exz|àÜÉ wx Ät VÉÅÑÜt t vÜ°wà|É t Ät
xÅÑÜxát ctÑxÄvÉÄ YtvàâÜt 6ECEH
VÉÅÑÜtá DG 7 GH?CCCACC
VâxÇàtá ÑÉÜ ctztÜ GD 7 GH?CCCACC
exz|áàÜÉ wx Ät vÉÅÑÜt t `twxÜt wxÄ
Xáàx ÑtÜt átÄwtÜ xÇ FC w•táA YtvàâÜt
6GHIJ

El pase al Libro Control de Cuentas por Pagar sería:
Registro de Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar
Fecha Proveedor Transacción Fact. No. Deuda Pagado Fecha de Saldo
$ $ pago $
Julio, 6 Papelcol Compra de 2025 14,800 ‐ ‐ 14,800
suministros
Julio, 6 Madera del Compra de 4567 45,000 ‐ ‐ 45,000
Este sillas y mesas
de oficina

Descuentos en Cuentas por pagar
En Julio 12 La empresa realiza el pago a la factura #2025 de la empresa Papelcol dentro del
periodo de descuento.
El asiento contable sería:
Versión 1. 17


Suministros para Oficinas
DIARIO GENERAL
]âÄ|ÉBECDE DE VâxÇàtá ÑÉÜ ÑtztÜ GD 7 DG?KCCACC
Xyxvà|äÉ DD 7 DG?HCGACC
WxávâxÇàÉá ç wxäÉÄâv|ÉÇxá xÇ vÉÅÑÜtá DH 7 ELIACC
exz|àÜÉ wxÄ ÑtzÉ àÉàtÄ t Ät YtvàâÜt
6ECEH wx ctÑxÄvÉÄ Åtá xÄ E8 wx
wxávâxÇàÉ tÑÄ|vtuÄxA

El pase al Libro Control de Cuentas por Pagar sería:
Registro de Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar
Fecha Proveedor Transacción Fact. No. Deuda Pagado Fecha Saldo
$ $ de pago $
Julio, 6 Papelcol Compra de 2025 14,800 ‐ ‐ 14,800
suministros
Julio, 6 Madera del Compra de 4567 45,000 ‐ ‐ 45,000
Este sillas y mesas
de oficina
Julio, 12 Papelcol Compra de 2025 14,800 14,800 – 2%= Julio, 12 ‐
suministros 14,504.

Notas débito y notas crédito
Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para
realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones
que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.
Si la mercancía comprada a crédito no es satisfactoria y se debe devolver al proveedor (o si se
acuerda una reducción en el precio), se puede preparar una nota débito por parte de la empresa
compradora y enviarla al proveedor. La nota débito informa al proveedor que su cuenta está
siendo debitada (reducida) por el comprador y le explica los motivos.
Asiento Contable Nota débito:

Cuentas por pagar xxxx
Descuentos y devoluciones en compras xxxx
Para registrar
la nota de debito
otorgada a Prices, SRL Santo Domingo. República Dominicana.
Versión 1. 18


Por ejemplo, si el Almacén El Golfista recibe una factura de compra por $10,000 de Implementos
Deportivos para pagar en 30 días, el asiento sería:

Noviembre 3 Compras $10,000.00
Cuentas por pagar $ 10,000.00
Para registrar la factura de compra de

Implementos Deportivos.

Suponiendo que de la mercancía comprada se encuentran piezas con defecto y se acuerda una
reducción en factura de un 2% por acuerdo entre las empresas, el asiento para registrar el pago
de la factura sería:

Noviembre 8 Cuentas por pagar $10,000.00
Efectivo $ 9,800.00
Descuentos y devoluciones en compra $ 200.00

Para registrar el pago de la factura

con el 2% de descuento otorgado.

Datos Obligatorios de la Notas Débito
Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe,

cantidad que devuelves, importe total.
Notas crédito
El vendedor, una vez informado de la devolución de la mercancía dañada (o después de acordar
una reducción en el precio) enviara al comprador una nota crédito indicándole que la cuenta por
cobrar del cobrador ha sido acreditada (reducida).
Versión 1. 19


Observe que la expedición de una nota crédito tiene el mismo efecto sobre la cuenta del cliente
que el recibo del pago del cliente, es decir, la cuenta por cobrar se acredita (se reduce). Por
tanto, es importante que un empleado con autorización para preparar notas crédito no se le
permita manejar recibos de efectivo de clientes. Si estas dos funciones se le asignan al mismo
empleado, la persona podría tomar parte del efectivo recibido de los clientes y encubrir este
robo expidiendo una nota crédito.
Asiento Contable Nota crédito:

Descuentos y devoluciones en ventas xxxx
Cuentas por cobrar xxxx
Para registrar la nota credito

otorgada a Prices, SRL

Versión 1. 20


Bibliografía

MEIGS & MEIGS. Contabilidad, La base para decisiones gerenciales. McGRAW‐HILL
Interamericana, S.A. 2da. Edición. 1977.
Scott Besley. Fundamentos de Administración Financiera. McGRAW‐HILL.12 Ava. Edición. 2002.
Horngren, Contabilidad Financiera. 7ma. Edición. Prentice Hall. 2000
Wise Business, SRL. Curso: Contabilidad para Emprendedores. Uso con cooperación del autor.
Versión 1. 21

Unidad 04

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Contabilidad para Emprendedores – Unidad 04

exz|áàÜÉ wx äxÇàt t cÄtét _tÅt vÉÇ

Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 Juegos 55699 540,000 ‐ ‐ 560,000

Abril, 1 Distribuidora JK Venta de Juego de 55698 1,500,000 ‐ ‐ 1,500,000

Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 Juegos 55699 540,000 ‐ ‐ 560,000

Abril, 6 Distribuidora JK Abono a cuenta 55698 1,500,000 300,000 Abril, 6 1,200,000

Abril, 1 Distribuidora Venta de 55698 1,500,000 ‐ ‐ 1,500,000

Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 55699 540,000 ‐ ‐ 560,000

Abril, 6 Distribuidora Abono a 55698 1,500,000 300,000 Abril, 6 1,200,000

Marzo, 31 Distribuidora Saldo a cuenta 55698 1,200,000 1,200,000 Marzo, 31 ‐

Para registrar la factura de compra de

Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe,

Para registrar la nota credito

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