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Informit_S2.fhm 18.10.2007 13:04 Uhr Seite 1

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Probedruck
Die perfekte Büroorganisation

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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

12 11 10

ISBN 978-3-8272-4552-6

© 2010 by Markt+Technik Verlag,

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Lektorat: Brigitte Bauer-Schiewek, bbauer@pearson.de
Fachlektorat: Georg Weiherer
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Druck und Verarbeitung: Firmengruppe APPL, aprinta druck, Wemding
Printed in Germany
Im Überblick
Teil 1: Grundlagen und Neuheiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1 Installieren und starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
2 Die Programmoberflächen und weitere Neuheiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3 Arbeiten mit Office-Dokumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
4 Programmübergreifende Standardbefehle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Teil 2: Textverarbeitung mit Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
5 Texte eingeben und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
6 Textdokumente formatieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
7 Zusätzliche Elemente in den Text einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
8 Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Teil 3: Tabellenkalkulation mit Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
9 Daten eingeben und bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
10 Berechnungen und Analysen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
11 Die optische Gestaltung der Daten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
12 Weitere Excel-Funktionen und Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Teil 4: Datenbanken mit Access 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
13 Die Datenbankobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
14 Tabellen und Abfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
15 Formulare und Berichte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
16 Weitere Access-Funktionen und Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Teil 5: Kommunikation mit Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
17 Konten und Kontakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
18 Der Austausch von E-Mail-Nachrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
19 Der Kalender und die Aufgaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
20 Die Outlook-Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Teil 6: Die weiteren Office-2010-Programme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
21 Präsentationen mit PowerPoint 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
22 Publikationen mit Publisher 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584
23 Notizen mit OneNote 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612
Teil 7: Gemeinsame Aufgaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
24 Druck und Seriendruck. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
25 Teamarbeit und Freigabe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668
26 Grafische Elemente und zugehörige Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 696
27 Weitere gemeinsam benutzte Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 726
28 Automatisieren mit Makros und VBA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 744
29 Die Anpassung mit XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764
Stichwortverzeichnis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800
 Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis
Einführung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
Die CD-ROM zum Buch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Teil 1: Grundlagen und Neuheiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1 Installieren und starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1.1 Die Erstinstallation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.1.1 Die Installation starten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.1.2 Die angepasste Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.2 Die Programmwartung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
1.2.1 Deinstallieren oder Ändern von Programmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
1.3 Starten und Beenden von Programmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
1.3.1 Ein Programm über das Menü Start starten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
1.3.2 Der erste Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
1.3.3 Ein Office-Programm beenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
1.4 Hilfsmittel zum Programmstart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
1.4.1 Verknüpfungen benutzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
1.4.2 Die Starteigenschaften festlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
1.4.3 Microsoft Outlook 2010 automatisch öffnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
1.4.4 Mehrere Office-Versionen gemeinsam nutzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

2 Die Programmoberflächen und weitere Neuheiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

2.1 Die Programmfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.1.1 Die Elemente des Bildschirms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.1.2 Arbeiten mit dem Programmfenster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.2 Die neue Programmsteuerung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.2.1 Das Menüband. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.2.2 Die Standardregisterkarten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.2.3 Die kontextbezogenen Registerkarten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.2.4 Das Arbeiten mit dem Menüband . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.2.5 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
2.2.6 Die Kontextmenüs und die Minisymbolleiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.2.7 Die Registerkarte Datei. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

7
Inhaltsverzeichnis

2.3 Die Programmoptionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

2.3.1 Der Bereich Allgemein. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.3.2 Die Spracheinstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
2.3.3 Das Menüband anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
2.3.4 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
2.3.5 Das Sicherheitscenter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
2.4 Die Programmhilfen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
2.4.1 Der Zugang zur Hilfe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
2.4.2 Die Startseite der Hilfe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
2.4.3 Offline- und Online-Inhalte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
2.4.4 Die Symbolleiste im Hilfefenster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
2.4.5 Der Bereich Hilfe auf der Registerkarte Datei. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
2.5 Weitere interessante Neuheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
2.5.1 Bei allen Programmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
2.5.2 Neuheiten bei Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
2.5.3 Neuheiten bei Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
2.5.4 Neuheiten bei den weiteren Programmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

3 Arbeiten mit Office-Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

3.1 Ein neues Dokument erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
3.1.1 Leeres Dokument. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
3.1.2 Vorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
3.2 Dokumente speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
3.2.1 Zum ersten Mal speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
3.2.2 Die Navigation zwischen den Speicherorten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.2.3 Die Dateiformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
3.2.4 Datei erneut speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
3.2.5 Dokument umbenennen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
3.2.6 Speicheroptionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
3.2.7 Weitere Optionen zum Speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
3.2.8 Vorlagen speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
3.2.9 Ein Dokument schließen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
3.3 Dokumente öffnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
3.3.1 Die zuletzt verwendeten Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
3.3.2 Das Dialogfeld Öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
3.3.3 Öffnen von Dokumenten aus älteren Programmversionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
3.3.4 Nach Dokumenten suchen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

8
 Inhaltsverzeichnis

3.3.5 Frühere Versionen eines Dokuments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

3.3.6 Die Dokumentwiederherstellung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
3.4 Die Eigenschaften eines Dokuments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
3.4.1 Die Übersicht zu den Eigenschaften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
3.4.2 Die Eigenschaften im Dokument anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
3.4.3 Alle Eigenschaften anzeigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

4 Programmübergreifende Standardbefehle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

4.1 Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
4.1.1 Die Rechtschreibprüfung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
4.1.2 Die Einstellungen zur Dokumentprüfung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
4.1.3 Sprachfunktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
4.1.4 Weitere Funktionen zum Recherchieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
4.1.5 Die AutoKorrektur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
4.2 Verschieben oder Kopieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
4.2.1 Grundprinzipien der Arbeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
4.3 Die Zeichenformatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
4.3.1 Vorgehensweisen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
4.3.2 Schriftart, Schriftgrad und Schriftschnitt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
4.3.3 Weitere Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
4.3.4 Farbgebung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
4.3.5 Formatierung ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
4.4 Weitere Standardwerkzeuge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
4.4.1 Arbeiten mit Dokumentfenstern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
4.4.2 Befehle und Eingaben rückgängig machen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
4.4.3 Den Vergrößerungsmaßstab einstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
4.4.4 Farben und Muster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Teil 2: Textverarbeitung mit Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

5 Texte eingeben und bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

5.1 Das Programmfenster von Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
5.2 Text eingeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
5.2.1 Zeichen eingeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
5.2.2 Nicht druckbare Zeichen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
5.2.3 Wörter zählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
5.2.4 Zeilen- und Absatzabstand. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

9
Inhaltsverzeichnis

5.3 Text korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

5.3.1 Die Korrekturfunktionen bei Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
5.3.2 Einfache manuelle Korrekturen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
5.3.3 Automatisierte Eingaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
5.4 Text bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
5.4.1 Markieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
5.4.2 Verschieben oder Kopieren mit Drag & Drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
5.5 Gehe zu, Suchen und Ersetzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
5.5.1 Gehe zu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
5.5.2 Suchen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
5.5.3 Ersetzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
5.6 Die Gestaltung des Arbeitsbereichs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
5.6.1 Ansichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
5.6.2 Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

6 Textdokumente formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

6.1 Dokumentformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
6.1.1 Abschnitte erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
6.1.2 Die Seite einrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
6.1.3 Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
6.1.4 Der Seitenhintergrund. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
6.1.5 Rahmen und Schattierung für die Seite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
6.2 Absatz- und Zeichen­formatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
6.2.1 Die Gruppe Absatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
6.2.2 Das Dialogfeld Absatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
6.2.3 Tabulatorstopps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
6.2.4 Nummerierung und Aufzählungszeichen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
6.2.5 Rahmen und Schattierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
6.2.6 Zeichenformatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
6.3 Zeilen- und Seitenumbruch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
6.3.1 Die Silbentrennung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
6.3.2 Seitenumbruch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
6.4 Format- und Dokumentvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
6.4.1 Grundlegende Arbeiten mit Formatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
6.4.2 Elemente im Dokument kennzeichnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
6.4.3 Erscheinungsbild ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

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 Inhaltsverzeichnis

7 Zusätzliche Elemente in den Text einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

7.1 Textelemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
7.1.1 Symbole, Sonderzeichen und Formeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
7.1.2 Schnellbausteine. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
7.1.3 Datum und Uhrzeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
7.1.4 Signaturzeile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
7.1.5 Initiale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
7.2 Referenzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
7.2.1 Fuß- und Endnoten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
7.2.2 Beschriftungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
7.2.3 Querverweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
7.3 Indizes und Verzeichnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
7.3.1 Indizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
7.3.2 Inhaltsverzeichnis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

8 Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

8.1 Der Navigationsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
8.1.1 Die Grundaufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
8.1.2 Die Struktur des Dokuments ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
8.2 Arbeiten in der Gliederungsansicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
8.2.1 Eingaben in der Gliederungsansicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
8.2.2 Die Gliederung bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
8.3 Zentral- und Filialdokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
8.3.1 Zentraldokument in Filialdokumente aufteilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
8.3.2 Filialdokumente zusammenführen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
8.4 Die Word-Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
8.4.1 Der Bereich Anzeige. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
8.4.2 Der Bereich Erweitert. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Teil 3: Tabellenkalkulation mit Excel 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

9 Daten eingeben und bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

9.1 Die Elemente der Oberfläche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
9.1.1 Fenster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
9.1.2 Arbeitsbereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

11
Inhaltsverzeichnis

9.2 Tabellenblätter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

9.2.1 Die Navigation zwischen den Blättern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
9.2.2 Blätter organisieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
9.2.3 Darstellungsoptionen für Blätter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
9.2.4 Formatoptionen für Blätter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
9.3 Daten eingeben und bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
9.3.1 Das Grundprinzip der Eingabe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
9.3.2 Zellen und Bereiche markieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
9.3.3 Zahlenwerte eingeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
9.3.4 Texteingaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
9.4 Tabellen editieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
9.4.1 Daten verschieben und kopieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
9.4.2 Ausfüllen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
9.4.3 Zellbereiche einfügen oder löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
9.4.4 Zellbereiche löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
9.4.5 Suchen und Ersetzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

10 Berechnungen und Analysen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

10.1 Berechnungen mit Formeln und Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
10.1.1 Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
10.1.2 Relative und absolute Bezüge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
10.1.3 Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
10.1.4 Fehlermeldungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
10.1.5 Formelüberwachung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
10.2 Zellen benennen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
10.2.1 Namen einfügen und anzeigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
10.2.2 Namen verwenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
10.3 Datenanalysen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
10.3.1 Daten zusammenfassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
10.3.2 Tabellen gliedern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
10.4 Datentools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

11 Die optische Gestaltung der Daten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

11.1 Formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
11.1.1 Einfache Zellenformate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
11.1.2 Schriftformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

12
 Inhaltsverzeichnis

11.1.3 Ausrichtung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

11.1.4 Zahlenformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
11.1.5 Rahmen, Linien und Muster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
11.1.6 Zeilen und Spalten formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
11.1.7 Formatvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
11.1.8 Bedingte Formatierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
11.2 Diagramme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
11.2.1 Diagramm erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
11.2.2 Diagramm ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
11.2.3 Vorlagen verwenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
11.2.4 Diagrammelemente ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
11.2.5 Beschriftungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
11.2.6 Analysewerkzeuge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
11.3 Sparklines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
11.3.1 Einen Trend anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
11.3.2 Sparklines verfeinern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

12 Weitere Excel-Funktionen und Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

12.1 Listen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
12.1.1 Daten aus anderen Quellen übernehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
12.1.2 Excel-Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
12.1.3 Filtern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
12.1.4 Sortieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
12.1.5 PivotTables und PivotCharts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
12.2 Die Optionen für Excel 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
12.2.1 Die am häufigsten verwendeten Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
12.2.2 Formeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
12.2.3 Speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
12.2.4 Erweitert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Teil 4: Datenbanken mit Access 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

13 Die Datenbankobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336

13.1 Eine Datenbank erstellen oder öffnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
13.1.1 Eine neue, leere Datenbank anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
13.1.2 Datenbank auf Basis einer Vorlage erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
13.1.3 Eine Access-Datenbank öffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

13
Inhaltsverzeichnis

13.2 Der Navigationsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

13.2.1 Die Elemente des Navigationsbereichs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
13.2.2 Kategorien und Gruppen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
13.2.3 Eigene Ordnungselemente erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
13.2.4 Weitere Verwaltungsaufgaben im Navigationsbereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
13.3 Datenbankobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
13.3.1 Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
13.3.2 Abfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
13.3.3 Formulare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
13.3.4 Berichte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
13.3.5 Weitere Datenbankobjekte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349

14 Tabellen und Abfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

14.1 Tabellen definieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
14.1.1 Eine neue Tabelle anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
14.1.2 Einen Tabellenentwurf editieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
14.2 Grundlagen des Datenbank­entwurfs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
14.2.1 Das Grundprinzip. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
14.2.2 Das Vergeben von Primärschlüsseln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
14.2.3 Tabellen verknüpfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
14.2.4 Beziehungen zwischen Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
14.2.5 Die referentielle Integrität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
14.3 In Tabellen arbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
14.3.1 Felddaten eingeben und korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
14.3.2 Daten speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
14.3.3 Datensätze bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
14.3.4 Summen und andere statistische Auswertungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
14.3.5 Sortieren und Filtern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
14.3.6 Datensätze filtern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
14.3.7 Suchen und Ersetzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
14.4 Abfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
14.4.1 Abfragen erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
14.4.2 Eine Abfrage über den Entwurf anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
14.4.3 Die Abfrage-Assistenten benutzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
14.4.4 Editieren in der Entwurfsansicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
14.4.5 Aktionen in Auswahlabfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

14
 Inhaltsverzeichnis

14.4.6 Beziehungen zwischen Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

14.4.7 Filtern der Ergebnisse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
14.4.8 Parameterabfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
14.4.9 Feldinhalte berechnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
14.5 Arbeiten mit Aktionsabfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
14.5.1 Sicherheitsüberlegungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
14.5.2 Die Tabellenerstellungsabfrage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
14.5.3 Die Aktualisierungsabfrage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

15 Formulare und Berichte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

15.1 Formulare und Berichte erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
15.1.1 Ein Formular erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
15.1.2 Die Ansichten eines Formulars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
15.1.3 Einen Bericht erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
15.1.4 Die Berichtsansichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
15.2 Formulare und Berichte editieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
15.2.1 Die Werkzeuge im Überblick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
15.2.2 Die Bindung an Tabellen oder Abfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
15.2.3 Steuerelemente einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
15.2.4 Die Steuerelemente anordnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
15.2.5 Elemente formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
15.3 Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen und Berichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
15.3.1 Berechnungen in Formularen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
15.3.2 Auswertungen in Berichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
15.3.3 Sortieren und Gruppieren in Berichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

16 Weitere Access-Funktionen und Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

16.1 Arbeiten mit Makros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
16.1.1 Das Makrofenster anzeigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
16.1.2 Makroaktionen festlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
16.1.3 Makros ausführen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
16.1.4 Eingebettete Makros und Datenmakros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
16.2 Anwendungsparts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
16.2.1 Hinzufügen eines Anwendungsparts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
16.2.2 Die Anwendungsparts unter Schnellstart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
16.2.3 Blankoformulare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

15
Inhaltsverzeichnis

16.3 Die Programmoptionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

16.3.1 Die Kategorie Allgemein. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
16.3.2 Die Kategorie Aktuelle Datenbank. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
16.3.3 Die Kategorie Datenblatt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
16.3.4 Die Kategorie Objekt-Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
16.3.5 Die Kategorie Clienteinstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Teil 5: Kommunikation mit Outlook 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447

17 Konten und Kontakte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450

17.1 Die Oberfläche in der Übersicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
17.1.1 Der Navigationsbereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
17.1.2 Der Ansichtsbereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
17.1.3 Der Lesebereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
17.1.4 Die Aufgabenleiste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
17.1.5 Der Bereich Outlook Heute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
17.2 Konten einrichten und bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
17.2.1 Typen von Internetkonten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
17.2.2 Konten einrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
17.2.3 Konten bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
17.3 Die Kontakte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
17.3.1 Bereichselemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
17.3.2 Kontaktdaten eingeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
17.3.3 Kontaktdaten korrigieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
17.3.4 Kontaktgruppen als Verteilerlisten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
17.4 Der Zugang zu sozialen Netzwerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
17.4.1 Den Connector einrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
17.4.2 Arbeiten mit dem Personenbereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473

18 Der Austausch von E-Mail-Nachrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

18.1 Die Outlook-Ordner für E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
18.2 Nachrichten erstellen, senden und empfangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
18.2.1 Eine Nachricht erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
18.2.2 Senden und Übertragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
18.2.3 Nachrichten empfangen und lesen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
18.2.4 Beantworten und Weiterleiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

16
 Inhaltsverzeichnis

18.3 Arbeiten mit Anlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484

18.3.1 Anlagen senden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
18.3.2 Anlagen verarbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
18.4 Werkzeuge zur Verwaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486
18.4.1 Ansichten und Anordnungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
18.4.2 Elemente suchen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
18.4.3 Arbeiten mit Suchordnern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
18.4.4 Mit Ordnern arbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
18.4.5 Kategorien verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496
18.4.6 Kennzeichnung und Erinnerungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
18.4.7 Elemente löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
18.5 Das Arbeiten mit Regeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
18.5.1 Regeln für bestimmte Nachrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
18.5.2 Allgemeine Regeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
18.5.3 Der Junk-E-Mail-Filter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505

19 Der Kalender und die Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508

19.1 Der Kalender. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
19.1.1 Bereichselemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
19.1.2 Einzelne Termine eintragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
19.1.3 Wiederkehrende Termine verwenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
19.1.4 Ereignisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
19.1.5 Mit Terminen arbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
19.1.6 Besprechungen und Terminplanung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
19.1.7 Terminplanung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
19.1.8 Den Kalender veröffentlichen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
19.2 Die Aufgaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
19.2.1 Die Elemente des Bereichs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
19.2.2 Einzelne Aufgaben festlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527
19.2.3 Wiederkehrende Aufgaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
19.2.4 Aufgabenanfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

20 Die Outlook-Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534

20.1 Die Sicherheitseinstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
20.1.1 Die Kategorie E-Mail-Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
20.1.2 Die Kategorie Anlagenbehandlung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537

17
Inhaltsverzeichnis

20.1.3 Die Kategorie Automatischer Download. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538

20.1.4 Die Kategorie Programmgesteuerter Zugriff. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
20.2 Die sonstigen Outlook-Optionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
20.2.1 E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
20.2.2 Optionen der Kategorie Kontakte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
20.2.3 Optionen für den Kalender. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
20.2.4 Die Kategorie Aufgaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
20.2.5 Die Kategorie Erweitert. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542

Teil 6: Die weiteren Office-2010-Programme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547

21 Präsentationen mit PowerPoint 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550

21.1 Arbeiten mit der Programm­oberfläche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
21.1.1 Bildschirmelemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
21.1.2 Vorlagen benutzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
21.2 Ansichten und Arbeitsebenen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
21.2.1 Die Ansichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
21.2.2 Die Arbeitsebenen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
21.3 Folieninhalte bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
21.3.1 Folien erstellen und Layout wählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
21.3.2 Texte eingeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
21.3.3 Texte formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
21.3.4 Objekte einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
21.4 Am Master arbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
21.4.1 Der Folienmaster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
21.4.2 Der Notizenmaster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
21.4.3 Weitere Master. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
21.4.4 Die Arbeit am Master beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
21.5 Präsentation einrichten und vorführen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
21.5.1 Arbeiten in der Foliensortierung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
21.5.2 Folienübergänge festlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577
21.5.3 Animation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578
21.5.4 Die Einstellungen zum Ablauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581
21.5.5 Die Bildschirmpräsentation starten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582

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 Inhaltsverzeichnis

22 Publikationen mit Publisher 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584

22.1 Die Programmoberfläche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
22.1.1 Eine Publikation erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
22.1.2 Der Navigationsbereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
22.1.3 Die Lineale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
22.2 Seiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
22.2.1 Die Seite einrichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590
22.2.2 Neue Seiten einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
22.2.3 Schemas für Farben und Schriften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
22.2.4 Hintergrundgestaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
22.2.5 Gestaltungsvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
22.3 Texte einfügen und bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
22.3.1 Textfelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
22.3.2 Textfeldeigenschaften einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
22.3.3 Text in den Rahmen einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604
22.3.4 Texte bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
22.3.5 Texte formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
22.4 Weitere Elemente einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
22.4.1 Seitenbestandteile benutzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
22.4.2 Grafische Elemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610

23 Notizen mit OneNote 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

23.1 Notizbücher, Abschnitte und Seiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612
23.1.1 Die Programmoberfläche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612
23.1.2 Notizbücher. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
23.1.3 Abschnitte im Notizbuch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615
23.1.4 Seiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
23.2 Notizen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 619
23.2.1 Tippen oder Schreiben von Notizen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 619
23.2.2 Formatieren und kennzeichnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
23.2.3 Suchen im Notizbuch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622
23.2.4 Werkzeuge zum Zeichnen benutzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624
23.3 Elemente einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
23.3.1 Datum und Uhrzeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
23.3.2 Dokumente oder Dateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627
23.3.3 Audio und Video. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629

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Inhaltsverzeichnis

Teil 7: Gemeinsame Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633

24 Druck und Seriendruck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636

24.1 Druckeinstellungen für alle Office-Programme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636
24.1.1 Den Drucker wählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637
24.1.2 Der Ausdruck. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
24.1.3 Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
24.1.4 Die weiteren Einstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
24.2 Drucken unter Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
24.2.1 Die Einstellungen für Textseiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
24.2.2 Briefumschläge und Etiketten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
24.3 Drucken unter Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642
24.3.1 Besondere Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642
24.3.2 Die Druckvorbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
24.4 Drucken bei anderen Office-Programmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648
24.4.1 Drucken bei Microsoft Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648
24.4.2 Drucken bei Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651
24.4.3 Drucken bei Microsoft PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
24.5 Seriendokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
24.5.1 Vorbereitungen aus Word heraus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656
24.5.2 Empfängerliste bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
24.5.3 Vorbereitungen aus anderen Programmen heraus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659
24.5.4 Adressinformationen einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661
24.5.5 Über den Assistenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666
24.5.6 Briefumschläge und Etiketten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666

25 Teamarbeit und Freigabe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668

25.1 Die Freigabe vorbereiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668
25.1.1 Die Problemprüfung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668
25.1.2 Schutzfunktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
25.2 Allgemeine Funktionen zum Freigeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676
25.2.1 Dokumente per E-Mail versenden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676
25.2.2 Im Web speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678
25.2.3 Dokumente im Web bearbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679
25.2.4 In SharePoint speichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
25.2.5 Das Dateiformat ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684

20
 Inhaltsverzeichnis

25.3 Besonderheiten bei einzelnen Programmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 685

25.3.1 Microsoft Access 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 685
25.3.2 Microsoft PowerPoint 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 690
25.3.3 Microsoft Publisher 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694

26 Grafische Elemente und zugehörige Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 696

26.1 Grafische Objekte einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 696
26.1.1 Zeichnungsobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697
26.1.2 Bilddateien. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 698
26.1.3 WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 700
26.1.4 ClipArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701
26.1.5 Schematische Darstellungen mit SmartArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 702
26.1.6 Textfelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704
26.1.7 Screenshot erstellen und einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
26.2 Gemeinsam nutzbare Werkzeuge zur Bearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
26.2.1 Einfache Einstellungen über die Maus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
26.2.2 Detaileinstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706
26.3 Die Zeichentools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708
26.3.1 Formen ändern und zusätzliche Elemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708
26.3.2 Farben, Linien, Schatten und 3D-Effekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709
26.3.3 WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710
26.3.4 Anordnen und gruppieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 712
26.3.5 Zeichnungsbereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
26.3.6 Textfelder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
26.4 Bildtools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714
26.4.1 Das Bild anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714
26.4.2 Bildbereiche freistellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716
26.4.3 Formatvorlagen für Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717
26.4.4 Zuschneiden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718
26.5 SmartArt-Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718
26.5.1 Entwurf. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718
26.5.2 Formatieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 722
26.6 Videotools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723
26.6.1 Wiedergabe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723
26.6.2 Das Videoformat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723
26.6.3 Wiedergabeoptionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 724

21
Inhaltsverzeichnis

27 Weitere gemeinsam benutzte Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 726

27.1 Tabellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727
27.1.1 Eine Tabelle erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727
27.1.2 Eingaben in Tabellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729
27.1.3 Tabellen editieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729
27.2 Diagramme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729
27.2.1 Den Diagrammtyp wählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730
27.2.2 Inhalte festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731
27.2.3 Diagramm ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731
27.3 Objekte aus anderen Programmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732
27.3.1 Ein leeres Objekt erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732
27.3.2 Objekte aus vorhandenen Dateien erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734
27.3.3 Text aus Datei einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734
27.4 Textmarken und Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734
27.4.1 Textmarken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735
27.4.2 Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736
27.5 Wissenschaftliche Formeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737
27.5.1 Grundbegriffe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737
27.5.2 Formeln selbst erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740
27.5.3 Von Grund auf selbst aufbauen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740
27.5.4 Formel editieren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742
27.5.5 Die Formeln im Dokument. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743

28 Automatisieren mit Makros und VBA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 744

28.1 Makros bei Word und Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 744
28.1.1 Ein Makro erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745
28.1.2 Ein Makro ausführen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 746
28.1.3 Speichern von Dokumenten mit Makros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
28.2 Grundlagen der Arbeit mit VBA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
28.2.1 Den Editor anzeigen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
28.2.2 Codefenster erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 749
28.2.3 Prozeduren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 750
28.2.4 Steueranweisungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752
28.2.5 Variable und Konstante. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753
28.2.6 Zugriff auf Zellinhalte bei Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755
28.2.7 Auswahl und Aktionen bei Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 757

22
 Inhaltsverzeichnis

28.2.8 Daten in Access auslesen und zurückgeben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 762

28.2.9 Ereignisprozeduren bei Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 762
28.2.10 Kompilieren und testen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763

29 Die Anpassung mit XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764

29.1 Einführung in XML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764
29.1.1 Markups und Tags. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765
29.1.2 Schemas und Transformationen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 766
29.2 XML in Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767
29.2.1 Öffnen von XML-Dateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767
29.2.2 Arbeiten mit XML-Schemas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768
29.2.3 Übernehmen von XML-Tags. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 769
29.2.4 Speichern von XML-Daten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 772
29.2.5 XML-Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 773
29.3 Die neuen Office-Dateiformate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 774
29.3.1 Die Struktur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 774
29.3.2 Die einzelnen Bestandteile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775
29.4 Die Gestaltung der Word-Oberfläche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776
29.4.1 Das Prinzip der Manipulation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 777
29.4.2 Ressourcen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 780
29.4.3 Anwendungen für Standardelemente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 784
29.4.4 Anwendungen für benutzer­definierte Steuerelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 790
29.4.5 Programmoptionen einstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 793
29.5 Das Prinzip der Anpassung bei Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795
29.5.1 Vorarbeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795
29.5.2 Eine Systemtabelle erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 796
29.5.3 Die Anpassung wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 797

Stichwortverzeichnis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 800

23
Einführung

Einführung
Willkommen zu Microsoft Office 2010 Professional. Wer ein Buch zu diesem Thema aufschlägt,
der hat sicherlich eine gewisse Ahnung davon, was man mit den Programmen dieses Pakets
machen kann. Wir können uns daher in dieser Einleitung kurz halten, Ihnen einen Überblick
über den generellen Leistungsumfang dieses Produkts ersparen und gleich zum Inhalt die-
ses Buchs kommen. Sie finden darin alles, was Sie für die Arbeit mit der Version 2010 von
Microsoft Office wissen müssen. Es ist in sieben Teile gegliedert. Jeder Teil beginnt mit einer
einführenden Doppelseite, auf der die Inhalte des Teils skizziert sind.
»» Im ersten Teil des Buchs wollen wir uns mit einigen Aspekten beschäftigen, die Sie kennen
sollten, bevor Sie sich an die Arbeit mit den einzelnen Programmen des Pakets machen. Sie
finden darin Hinweise zur Installation, eine Einführung in die Arbeit mit den Elementen der
neuen Programmoberfläche – insbesondere dem seit der Version 2007 neuen Menüband
– und die Techniken der Verwaltung von Dokumenten wie das Erstellen neuer, leerer Do-
kumente, das Speichern von Dokumenten, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen
bereits vorhandener Dokumente. Wir werden auch auf einige wichtige Befehle eingehen,
die von allen Programmen gemeinsam genutzt werden.
»» In den folgenden Teilen beschäftigen wir uns mit den einzelnen Programmen des Pakets
– also Word für die Textverarbeitung, Excel für die Tabellenkalkulation, Access für Daten-
banken, Outlook für die Kommunikation, PowerPoint zum Erstellen von Präsentationen,
Publisher für das Desktop-Publishing und OneNote für kurze Notizen. Wir gehen auf alle
wichtigen Elemente dieser Programme ein und zeigen Ihnen, wie man damit wirkungsvoll
umgeht. Besonders herausgestellt werden die jeweiligen Neuheiten. Außerdem werden wir
die wichtigsten Optionen zur Anpassung des Programms an Ihre persönlichen Wünsche
und Anforderungen aufzeigen.
»» Im letzten Teil des Buchs beschäftigen wir uns mit Aspekten, die alle Programme der
Office 2010-Famile gemeinsam betreffen. Die Bestandteile der einzelnen Programme sind
ja so weit modularisiert, dass Sie die wichtigsten Funktionen in allen Einzelprogrammen in
derselben Weise verwenden können. Die Kapitel dieses Teils betreffen beispielsweise die
optische Aufbereitung durch grafische Elemente, das Drucken von Dokumenten oder die
Automatisierung von Abläufen durch Makros oder die Programmiersprache VBA.

Zu den Softwarevoraussetzungen
Wenn Sie die in diesem Buch beschriebenen Hinweise selbst am Rechner nachvollziehen wol-
len, sollten Sie über Microsoft Office in der Version 2010 verfügen. Wir haben für dieses Buch
Windows 7 als Betriebssystem verwendet und empfehlen dieses Betriebssystem auch Ihnen.
Auf einige Unterschiede zum Betrieb unter Windows Vista oder Windows XP gehen wir aber an
den entsprechenden Stellen ein.

24
 Einführung

Über den Autor

Michael Kolberg ist seit 1984 als Berater und Autor selbstständig. Er hat etwa 150 Bücher
bei verschiedenen Verlagen geschrieben – insbesondere zu Themen im Bereich der Microsoft-
Office-Programme und deren Anwendung im betriebswirtschaftlichen Bereich. Davor studier-
te er Musik, Luft- und Raumfahrttechnik sowie Betriebswirtschaft und arbeitete für sieben
Jahre für die Unternehmensberatungsfirma McKinsey & Co., Inc. und war für einige Zeit leiten-
der Controller bei einem großen deutschen Einzelhandelskonzern.

Die CD-ROM zum Buch

Auf der beiliegenden CD-ROM finden Sie Folgendes:
»» Das Buch als farbiges eBook. Damit können Sie auch unterwegs schnell mal etwas nach-
schlagen.
»» Außerdem finden Sie auf der CD-ROM die Mehrzahl der in diesem Buch verwendeten Bei-
spiele. Sie können diese zum Experimentieren verwenden und müssen die erforderlichen
Daten nicht mehr selbst eingeben. Die Dateien dafür sind in Unterordnern organisiert, die
als Namen die jeweilige Kapitelnummer tragen.

Schreiben Sie uns!

Autor und Verlag sind immer bemüht, Ihnen als unseren Kunden und Lesern die optimale In-
formation zum Thema zu bieten. Scheuen Sie sich deshalb nicht, uns über Fehler und andere
Ärgernisse zu informieren. Nur so können wir laufend an der Verbesserung unserer Bücher
arbeiten. Aber auch Lob, Erfolgserlebnisse und Ihre Ergebnisse interessieren uns. Schreiben
Sie uns unter info@pearson.de, Ihre Mails werden sofort an den Autor weitergeleitet!

Ihre Markt+Technik-Buchlektorin und der Autor dieses Buchs

Brigitte Bauer-Schiewek
Michael Kolberg

25
Teil 1
Grundlagen und
Neuheiten

Kapitel 1
Installieren und starten 30

Kapitel 2
Die Programmoberflächen und weitere Neuheiten 44

Kapitel 3
Arbeiten mit Office-Dokumenten 82

Kapitel 4
Programmübergreifende Standardbefehle 106
Teil 5  •  Grundlagen und Neuheiten
In diesem ersten Buchteil wollen wir uns mit
einigen Aspekten beschäftigen, die Sie ken-
nen sollten, bevor Sie sich an die Arbeit mit
den einzelnen Programmen von Office 2010
machen. Wenn Sie das Programm­paket
bereits von einer seiner vorherigen Versio­nen
her kennen, werden Ihnen einige Aspekte
davon wahrscheinlich schon bekannt sein. Wir
empfehlen Ihnen aber, die Kapitel dieses Teils
zumindest zu überfliegen, da sich in der aktu-
ellen Programmversion auch bei den Grund­
lagen – manchmal etwas versteckt – einige
Neuheiten zeigen. Dieser Rat gilt besonders
für Leser, die nur auf Erfahrungen mit Office
2003 – und nicht auf die Kenntnis der
direkten Vorgänger­version 2007 – zurück-
greifen können.

28

Kapitel 1: Installieren und starten
Viele Anwender werden dieses Buch wohl erst zur Hand
nehmen, nachdem sie Office 2010 installiert haben. Mit
dem Thema Installation hängen aber auch andere As-
pekte – wie die Programmpflege, dessen Erweiterung
durch Zusätze und die Behandlung von Updates – zu-
sammen. Deswegen wird dieser Bereich gleich zu Anfang
behandelt. Windows verfügt über eine Reihe von Metho-
den, die Ihnen das Öffnen von Programmen erleichtern
können. Dazu gehören beispielsweise Verknüpfungen
oder das automatische Starten. Darauf werden wir im
letzten Abschnitt dieses Kapitels eingehen.
Kapitel 2: Die Programmoberflächen und
weitere Neuheiten
Das folgende Kapitel führt Sie in die Grundlagen ein, die
Sie beherrschen sollten, um mit Microsoft Office ver-
nünftig arbeiten zu können. Dazu gehört die Kenntnis
der Elemente der Programmoberfläche – insbesondere
das bei der Version 2010 neue Menüband und die Re-
gisterkarte Datei. Wir wollen dieses Kapitel auch gleich
dazu nutzen, Sie mit den weiteren Elementen der Ober-
flächen der einzelnen Programme bekannt zu machen.
Außerdem werden wir Ihnen die wichtigsten Neuerun-
gen der einzelnen Programme des Pakets vorstellen
und auch gleich noch sagen, wo in diesem Buch Sie die
Details zur Arbeit mit diesen Neuerungen finden.
Grundlagen und Neuheiten
Kapitel 3: Arbeiten mit Office-Dokumenten
Die Arbeitsdateien mit Ihren Eingaben werden in Mi-
crosoft Office als Dokumente bezeichnet. Die wesent­
lichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung
dieser Dokumente – wie das Speichern oder Öffnen –
werden bei den unterschiedlichen Microsoft-Office-Pro-
grammen auf die gleiche Weise abgewickelt. Sie sollten
diese Dinge kennen, bevor Sie sich mit Fragen wie der
Texteingabe oder der Berechnung von Zahlenwerten
beschäftigen. Hier haben sich bei der Version 2010 im
Vergleich zu den Vorgängerversionen einige interessan-
te Neuerungen ergeben!
Kapitel 4: Programmübergreifende
Standardbefehle
Neben der im vorherigen Kapitel angesprochenen Do-
kumentenverwaltung können Sie auch viele weitere Be-
fehle in allen Programmen der Office-Familie auf diesel-
be oder zumindest fast dieselbe Weise einsetzen. Damit
wir uns bei der Behandlung dieser Dinge nicht andau-
ernd wiederholen, wollen wir zumindest einen Teil da-
von in diesem Kapitel abhandeln, bevor wir in die Details
der Arbeit mit den einzelnen Programmen gehen. Dabei
beschränken wir uns aber auf die Funktionen, die Sie
zur Eingabe von Daten in den einzelnen Programmen
benötigen werden. Weitere programmübergreifende
Tätigkeiten – wie beispielsweise das Drucken, das Illust-
rieren von Dokumenten oder das Freigeben für eine ge-
meinsame Bearbeitung – handeln wir in dem Teil zu den
gemeinsamen Aufgaben ab (à Kapitel 24 bis 28).
29
Kapitel 1
Installieren und starten
Wahrscheinlich werden Sie dieses Buch erst zur Hand
nehmen, nachdem Sie Microsoft Office 2010 bereits
installiert haben. Wenn wir trotzdem dieses Buch mit
einem Kapitel zur Installation beginnen, so liegt das
daran, dass mit diesem Thema auch andere Aspek-
te zusammenhängen, von denen zumindest einige für
Sie interessant sein könnten: Beispielsweise sollten Sie
wissen, wie man nur ausgewählte Teile von Office 2010
einrichtet. Außerdem wollen wir auch noch einige Worte
über das effektive Starten der Programme verlieren.
»» Bei der Erstinstallation von Office – oder eines der
in diesem Paket enthaltenen Programme – müssen
Sie über das Setupprogramm festlegen, welche
Form von Installation Sie wünschen (à Abschnitt 1.1).
Bei einer typischen Installation werden beispiels-
weise nur die Komponenten des Programms von
dem Datenträger auf die Festplatte kopiert, die der
durchschnittliche Anwender in der Regel benötigt.
»» Je nach Form der ursprünglich vorgenommenen In-
stallation des Programms sind gegebenenfalls nur
ein Teil der in Office vorhandenen Komponenten auf
Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie weitere Kom-
ponenten benötigen oder nicht benötigte entfernen
wollen, können Sie sich der Programmwartung be-
dienen (à Abschnitt 1.2).
»» Zum Starten eines der Office-Programme ver-
wenden Sie dieselben Methoden wie zum Starten
30
anderer Programme (à Abschnitt 1.3). Wir wollen
uns in diesem Abschnitt auch kurz mit einigen As-
pekten beschäftigen, die beim ersten Starten nach
der Installation auftauchen. Dazu gehören die Auf-
forderung zur Aktivierung des Programms und die
Angaben zur Installation der aktuellen Service- und
Sicherheits-Updates.
»» Windows verfügt daneben noch über eine Reihe von
weiteren Methoden, die Ihnen das Öffnen von Pro-
grammen erleichtern können (à Abschnitt 1.4). Dazu
gehören beispielsweise Verknüpfungen oder das
automatische Starten.
1.1 Die Erstinstallation
Vor dem Installieren sollten Sie unter Umständen die
Mindestanforderungen überprüfen, die das Programm
an den Rechner stellt (à Tabelle 1.1). Bei der Version
2010 ist das aber nicht so wichtig, da dieses Paket mit
den Ressourcen des Rechners sparsam umgeht und die
notwendigen Anforderungen erfüllt sind, wenn eines
der Betriebssysteme Windows XP, Windows Vista oder –
natürlich am besten – Windows 7 auf dem Rechner läuft.
Es dreht sich bei diesen Anforderungen also nur darum,
dass ausreichend Speicherplatz auf der Festplatte zur
Verfügung steht. Sie benötigen aber nur ca. 3 GB für
eine Standardinstallation. Das Erstellen von Sicherungs-
kopien von allen wichtigen Daten ist sinnvoll. Eine Siche-
rung ist besonders dann angeraten, wenn Sie bereits
eine vorherige Version von Microsoft Office benutzt und
bestimmte Vorlagen erstellt oder modifiziert haben.
 Die Erstinstallation

Bereich Anforderung
Prozessor 500.MHz.oder.besser
Speicher 256.MB.RAM.oder.mehr ..512.MB.wird.für.Grafikfunktionen,.Outlook-Sofortsuche.und.bestimmte.erweiterte.Funk-
tionen.empfohlen ..Grammatik.und.kontextbezogene.Rechtschreibprüfung.in.Word.2010.werden.nur.aktiviert,.
wenn.der.Computer.über.1.GB.RAM.verfügt .
Freier.Platz.auf.der.Festplatte 3.GB.–.ein.Teil.dieses.Speicherplatzes.wird.nach.der.Installation.freigegeben,.wenn.das.ursprüngliche.Down-
loadpaket.von.der.Festplatte.entfernt.wird .
Bildschirmauflösung 1 .024.x.768.oder.höhere.Auflösung
Betriebssystem Windows.XP.mit.Service.Pack.3,.Windows.Vista.mit.SP1,.Windows.7,.Windows.Server.2003.R2.mit.MSXML.6 .0,.
Windows.Server.2008.

Tabelle 1.1 Die Systemanforderungen sind relativ gering.

1.1.1 Die Installation starten
Starten Sie den Computer wie gewohnt, schließen Sie
alle gegebenenfalls bereits vorhandenen Office-Anwen-
dungen und legen Sie den Datenträger in das entspre-
chende Laufwerk. Danach wird das Setupprogramm
nach dem Beantworten einer Aufforderung im Allge-
meinen automatisch gestartet.
Sollte die AutoRun-Funktion für das Lauf-
TIPP werk nicht verfügbar sein und kein automati-
scher Start erfolgen, verwenden Sie Start/Ausführen.
Bei Windows 7 als Betriebssystem drücken Sie einfach
die Tastenkombination Ý+R. Geben Sie im Feld Öff-
nen den Befehl zum Starten des Installationsprogramms
ein. Wenn Sie beispielsweise für die Installation ein
Laufwerk mit dem Kennzeichen D: benutzen, geben Sie
im Feld Öffnen die Zeile D:/setup ein. Bestätigen Sie mit
Æ oder durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
32 Bit oder 64 Bit
Neu bei Office 2010 ist, dass Sie sich zwischen zwei ver-
schiedenen Versionen entscheiden können – 32 Bit und
64 Bit. Sie sollten bei der Wahl der für Sie geeigneten
Version gleich die folgenden Punkte beachten:
» Die 32-Bit-Version kann auch auf Betriebssystemen
installiert werden, die mit einer 64-Bit-Architektur
arbeiten. Die Zahlen müssen also nicht überein-
stimmen. Umgekehrt ist dies jedoch nicht möglich.
Die 64-Bit-Version von Office 2010 kann nicht unter
einem 32-Bit-Betriebssystem installiert werden.
» Der – zunächst einzig wichtige – Vorteil der 64-Bit-
Version von Office 2010 liegt darin, dass Dateien
verwaltet werden können, die größer sind als 2 GB.
Das betrifft wohl vordringlich die Programme Excel
und Access.
» Die gesamte Architektur der Office-Programme ist
aber auf 32 Bit ausgelegt. Das betrifft besonders
Steuerelemente, Add-Ins und VBA von Microsoft und
anderen Anbietern. Heute sind noch keine Add-Ins
vorhanden, die die Synchronisierung zwischen den
Office-Programmen und anderen Elementen und
Geräten – beispielsweise Ihrem Telefon und Outlook
– durchführen können.
Microsoft empfiehlt selbst, zunächst die 32-Bit-Version
zu verwenden – es sei denn, Sie müssen mit sehr großen
Dateien arbeiten! Wie schon gesagt: Diese Version läuft
auch unter Windows 7 x64.
Wenn Ihr Office-2010-Installationsdatenträger sowohl
die 32-Bit- als auch die 64-Bit-Version enthält, wird stan-
dardmäßig bei der Installation die 32-Bit-Version von
Office 2010 verwendet, und zwar auch dann, wenn auf
Ihrem Computer die 64-Bit-Version von Windows ausge-
führt wird. Eine Ausnahme zeigt sich aber, wenn auf ei-
nem Rechner mit einem 64-Bit-Betriebssystem bereits
eine 64-Bit-Version von Office installiert war. Dann wird
standardmäßig ebenfalls die 64-Bit-Version von Office
installiert.

31
Kapitel 1 • Installieren und starten
Wenn Sie gezielt die 64-Bit-Version von
ACHTUNG Office installieren wollen, müssen Sie die
automatisch gestartete Installationsroutine abbrechen
und im Office-2010-Datenträger zunächst zum Ordner
x64 wechseln. Doppelklicken Sie dann auf Setup.exe.
Die vorbereitenden Angaben
Anschließend wird die Begrüßungsseite der Installation
angezeigt und die Installationsroutine beginnt. In allen
folgenden Fenstern finden Sie eine kleine Schaltfläche
mit einem Fragezeichen darin. Klicken Sie darauf, um
zusätzliche Informationen zu den im Fenster angebo-
tenen Optionen zu erhalten. Auf den ersten Seiten des
Installations-Assistenten müssen Sie zunächst einige
Angaben machen, bevor Sie die eigentliche Installation
durchführen können:
» Sie müssen zunächst den 25-stelligen Product Key
eingeben. Sie finden diese Angabe auf Ihrem Echt-
heitszertifikat oder auf dem Aufkleber auf der Rück-
seite der Hülle für den Datenträger. Zwischen großen
und kleinen Buchstaben wird nicht unterschieden.
Die Trennstriche brauchen Sie bei der Eingabe nicht
mit einzutippen. Nach der vollständigen Eingabe
wird der Schlüssel über das Internet geprüft.
» Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatische On-
lineaktivierung meines Produktes versuchen ange-
schaltet lassen, können Sie sich später meist ein
manuelles Aktivieren ersparen (à unten). Bestätigen
Sie danach durch einen Klick auf die Schaltfläche
Weiter.
» Sie müssen dann bestätigen, dass Sie die Bedingun-
gen des Endbenutzer-Lizenzvertrags akzeptieren.
Die Schaltfläche Weiter können Sie erst anwählen,
nachdem Sie das Kontrollkästchen Ich stimme den
Bedingungen dieses Vertrags zu aktiviert haben. Kli-
cken Sie dann erneut auf Weiter.
Die Form der Installation festlegen
Anschließend wird ein Dialogfeld mit der Überschrift
Gewünschte Installation auswählen angezeigt. Dieses
Dialogfeld ist wichtig! Sie entscheiden damit, wie mit be-
reits vorhandenen Office-Installationen verfahren wer-
den soll. Die darin angezeigten Optionen unterscheiden
sich teilweise je nach den gegebenen Voraussetzungen.
32
» Eine Option mit der Überschrift Jetzt installieren
wird angezeigt, wenn auf dem Computer keine frü-
here Version von Microsoft Office installiert ist.
Wenn Sie diese wählen, können Sie eine vollständige
Installation mit Ausnahme einiger spezieller Dateien
ausführen.
» Wenn auf dem Computer eine frühere Version von
Microsoft Office installiert ist, wird oben die Option
Upgrade angezeigt. Damit führen Sie eine vollstän-
dige Installation mit Ausnahme einiger spezieller
Dateien aus. Frühere Microsoft-Office-Versionen auf
dem Computer werden automatisch entfernt!
» Mit der Option Anpassen können Sie eine bestimmte
Auswahl zu den einzelnen Aspekten der Installation
treffen, einschließlich der installierten Programme
und der Installationsverzeichnisse. Wählen Sie diese
Option auch immer dann, wenn Sie eine bestimmte
Auswahl installieren möchten.
1.1.2 Die angepasste Installation
Wir beschreiben im Folgenden den Installationsvorgang
für die Option Anpassen. Die nachfolgenden Schritte
entfallen zum größten Teil, wenn Sie eine andere Option
benutzen. Nach Wahl von Anpassen meldet sich ein
Fenster, das über vier Registerkarten verfügt. Je nach-
dem, was Sie bei der Installation anpassen wollen, müs-
sen Sie zuerst die Einstellungen auf den entsprechen-
den Registerkarten abarbeiten. Klicken Sie erst dann
auf Upgrade, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen
durchgeführt haben!
Die früheren Versionen von Office aktualisieren
Sollte auf Ihrem Rechner eine vorherige Version von
Microsoft Office gefunden worden sein, meldet sich
zuerst die Registerkarte Update, in der Sie festlegen
müssen, wie mit dieser Version verfahren werden soll
(à Abbildung 1.1).
» Über Alle früheren Versionen entfernen legen Sie
fest, dass frühere Versionen von Microsoft Office
deinstalliert werden und anschließend nicht mehr
benutzt werden können. Es werden dabei aber kei-
ne persönlichen Daten wie beispielsweise selbst er-
stellte Dateien oder Benutzereinstellungen entfernt.
Enthält die neue Office-Version einige Programme

Abbildung 1.1 Bestimmen Sie, wie mit der Vorversion verfahren
werden soll.
nicht, die im Rahmen der früheren Office-Version
installiert wurden, werden diese älteren Programme
möglicherweise nicht automatisch entfernt.
» Wenn Sie Alle früheren Versionen beibehalten wäh-
len, können Sie anschließend sowohl Office 2010 als
auch die bereits installierte Vorversion benutzen.
Das gilt aber nicht für Outlook: Von diesem Pro-
gramm können nicht zwei Versionen auf demselben
Computer vorhanden sein! Wenn Sie eine frühere
Version von Outlook behalten möchten, müssen
Sie auf der Registerkarte Installationsoptionen aus-
drücklich auswählen, dass Outlook 2010 nicht instal-
liert werden soll (à unten).
» Nachdem Sie Nur die folgenden Anwendungen ent-
fernen gewählt haben, können Sie über die Optionen
darunter festlegen, welche der bereits vorhandenen
Anwendungen entfernt werden sollen.
Theoretisch ist ein Parallelbetrieb verschie-
TIPP dener Version möglich. Sie müssen aber bei
jedem Starten einer Version mit einer zwar automati-
schen, aber zeitaufwändigen Umstellung der System-
einstellungen rechnen. Wir empfehlen Ihnen daher, auf
eine bereits installierte ältere Version von Office zu ver-
zichten, da sich diese manchmal mit der aktuellen Ver-
sion in die Quere kommen kann.
Die Erstinstallation
Abbildung 1.2 Wählen Sie die gewünschten Anwendungen aus.
Die zu installierenden Programme auswählen
Auf der Registerkarte Installationsoptionen müssen Sie
angeben, welche Produkte Sie installieren wollen (à Ab-
bildung 1.2). Welche Produkte zur Verfügung gestellt
werden, hängt natürlich von dem jeweiligen von Ihnen
benutzten Editionenpaket ab.
Das Symbol neben jedem An-
wendungsprogramm kennzeich-
net, wie das Programm stan-
dardmäßig installiert wird. Sie
können die Form ändern, indem Sie auf dessen Symbol
klicken und dann ein anderes Symbol aus der angezeig-
ten Liste auswählen.
» Mit Von 'Arbeitsplatz' ausführen wird das
Programm auf der Festplatte installiert und gespei-
chert, wenn Sie das Setup abschließen. Ein grau ein-
gefärbtes Symbol zeigt an, dass einige untergeord-
nete Programmelemente nicht auf der Festplatte
installiert und gespeichert werden.
» Die Option Alle von 'Arbeitsplatz' ausführen
bewirkt, dass das Programm mit allen untergeord-
neten Elementen auf der Festplatte installiert und
gespeichert wird, wenn Sie das Setup abschließen.
Das Symbol wird auf weißem Hintergrund angezeigt.
33
Kapitel 1 • Installieren und starten
» Mit Bei der ersten Verwendung installiert
wird das Programm auf der Festplatte installiert,
wenn Sie es zum ersten Mal verwenden. Dann kann
der Zugriff auf die CD oder den Netzwerkserver er-
forderlich sein, von der bzw. dem Sie die Installation
ursprünglich ausgeführt haben. Auch hier kann das
Symbol grau eingefärbt sein, um anzuzeigen, dass
einige untergeordnete Programmelemente nicht auf
der Festplatte installiert und gespeichert werden.
» Wenn Sie Nicht verfügbar auswählen, wird
das jeweilige Programm nicht installiert und steht
anschließend nicht zur Verfügung. Es kann aber spä-
ter nachinstalliert werden.
Wenn Sie auf das Pluszeichen vor einem
HINWEIS Programmsymbol klicken, werden die zu
diesem Programm vorhandenen Unterelemente ange-
zeigt. Sie können dann regeln, welche davon Sie instal-
lieren möchten (à unten).
Den Speicherort festlegen
Auf der Registerkarte Dateispeicherort können Sie an-
geben, in welchem Verzeichnis die Installation durchge-
führt werden soll. Sie können auch auf Durchsuchen kli-
cken und dann das gewünschte Verzeichnis auswählen.
In der Mehrzahl der Fälle können Sie es bei dem vom
Programm gelieferten Vorschlag belassen. Eine Ände-
rung empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie so-
wohl die Version 2010 als auch eine frühere Version des
Programms auf Ihrem Rechner betreiben wollen. In ei-
nem solchen Fall könnten Sie den Namen des Verzeich-
nisses durch die Angabe 2010 – oder auch durch Office
14 – erweitern. Notwendig ist eine solche Trennung in
separate Ordner zwar nicht, sie hilft aber bei einem spä-
teren Durchsuchen der einzelnen Ordner.
Die Benutzerinformationen
Auf der Registerkarte Benutzerinformationen geben
Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Initialen und den
Namen Ihrer Organisation – beispielsweise Ihrer Firma
– ein. Die Einstellungen werden zunächst aus den Anga-
ben für das Betriebssystem übernommen, können aber
hier für die Programme von Microsoft Office abgeändert
werden. Diese Daten werden von einigen Elementen in
Microsoft Office verwendet, um die Dokumenturheber-
schaft zurückverfolgen zu können und eine Zuordnung
34
der von Ihnen vorgenommenen Änderungen oder Kom-
mentare zu Ihrer Person für andere Benutzer, die ein
Dokument bearbeiten, zu ermöglichen. Die Eingabe der
Informationen ist optional und kann später noch geän-
dert werden.
Die Installation durchführen
Nachdem Sie die Eingaben auf diesen vier Registerkar-
ten vorgenommen haben, können Sie durch einen Klick
auf die Schaltfläche Jetzt installieren die eigentliche In-
stallation starten. Den Status dieses Vorgangs können
Sie am Bildschirm kontrollieren. Nach Abschluss der In-
stallation erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Sie können
an dieser Stelle im Internet über Office.com nach zu-
sätzlichen Komponenten, Aktualisierungen und Sicher-
heitsupdates suchen und diese installieren lassen. Hin-
weise dazu finden Sie anschließend. Nach einem Klick
auf Schließen werden Sie gegebenenfalls aufgefordert,
einen Neustart des Rechners durchzuführen.
1.2 Die Programmwartung
Je nach Form der ursprünglich vorgenommenen Instal-
lation des Programms sind gegebenenfalls nur ein Teil
der in Microsoft Office vorhandenen Komponenten auf
Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie weitere Kompo-
nenten benötigen oder nicht benötigte entfernen wol-
len, können Sie sich der Programmwartung bedienen.
1.2.1 Deinstallieren oder Ändern
von Programmen
Um Änderungen an der Installation durchzufüh-
ren, schließen Sie alle Office-Programme und
legen dann zur Sicherheit den Microsoft-Office-
Datenträger in das Laufwerk. Öffnen Sie die System-
steuerung und doppelklicken Sie in der klassischen
Ansicht auf Programme und Funktionen. Ein Fenster
wird angezeigt, in dem die momentan installierten Pro-
gramme angezeigt werden. Nach dem Markieren des
Eintrags Microsoft Office … 2010 in dieser Liste finden
Sie oben mehrere Schaltflächen, über die Sie die Dar-
stellung im Fenster regeln und bestimmte Aktionen
starten können.
» Mit Deinstallieren können Sie das Programm wieder
entfernen. Meist müssen Sie nach der Auswahl die-
ser Schaltfläche noch zusätzliche Angaben machen.
 Die Programmwartung

» Über Ändern können Sie bei einigen Programmen –

auch Microsoft Office 2010 – die dafür installierten
Funktionen ändern.

Ändern der Office-2010-Installation

Um neue Komponenten hinzuzufügen oder einzelne
installierte zu entfernen, wählen Sie die Schaltfläche
Ändern. Daraufhin wird der Konfigurations-Assistent
gestartet und anschließend das Dialogfeld mit mehre-
ren Optionen zur Wartung geöffnet. Wählen Sie unter
den angebotenen Optionen die gewünschte:
» Features hinzufügen oder entfernen benutzen Sie,
wenn Sie einzelne Programmelemente entfernen
oder hinzufügen möchten.
» Reparieren kann hilfreich sein, wenn Office oder be-
stimmte Komponenten nicht mehr einwandfrei funk- Abbildung 1.3 Die Installationsoptionen erlauben ein Ändern der
tionieren. installierten Programme.

» Über die Option Entfernen können Sie Microsoft

Symbol vor dem Namen einer Komponente können Sie
Office 2010 von Ihrem Computer entfernen.
erkennen, ob diese Komponente installiert ist. Wenn Sie
eine Änderung wünschen, öffnen Sie das entsprechende
Änderungen gegenüber den Standardein-
TIPP stellungen können Sie auch bereits bei der
Listenfeld und wählen Sie die gewünschte Installations-
art aus. Beachten Sie, dass einige Komponenten noch
ersten Installation vornehmen, indem Sie die Option
über weitere Unterebenen verfügen, die Sie wiederum
Benutzerdefinierte Installation wählen.

Office-Programme hinzufügen oder entfernen

Nach Wahl von Features hinzufügen oder entfernen
und einem Klick auf Weiter wird die schon von der Erst-
installation bekannte Registerkarte Installationsoptio-
nen angezeigt (à Abbildung 1.3).
Sie können dann angeben, welche Office-Anwendung
Sie komplett entfernen oder hinzufügen wollen. Klicken
Sie dazu auf das kleine schwarze Dreieck in der jeweili-
gen Schaltfläche und benutzen Sie dieselben Methoden
wie die der anfänglichen benutzerdefinierten Installa-
tion. Wählen Sie beispielsweise Nicht verfügbar, wenn
Sie das Programm nicht installiert haben möchten. Es
gelten die oben genannten Optionen. Klicken Sie dann
auf Weiter. Die Installation wird entsprechend Ihren
Anweisungen geändert.

Komponenten hinzufügen oder entfernen

Durch einen Klick auf das Pluszeichen vor einem Pro-
grammnamen können Sie die dazu vorhandenen Un- Abbildung 1.4 Auch Unterkomponenten der Programme können
terkomponenten anzeigen lassen (à Abbildung 1.4). Am hinzugefügt oder entfernt werden.

35
Kapitel 1 • Installieren und starten

durch einen Klick auf den Knoten anzeigen lassen kön-

nen. Hierin können Sie einzelne Komponenten für jedes
der installierten Office-Programme an- und abschalten.
Ein Klick auf das Symbol mit dem Minuszeichen schließt
einen Knoten wieder. Klicken Sie dann auch hier auf
Weiter. Die Installation der Unterkomponenten wird ent-
sprechend Ihren Anweisungen geändert.

Oft übersehen wird die Gruppe Office-

ACHTUNG Tools. Diese beinhaltet Anwendungs- und
Unterstützungsdateien zur Verwendung mit Microsoft
Office – wie Microsoft Graph oder Microsoft Office Pic-
ture Manager. Sie sollten gegebenenfalls diese Listen
durcharbeiten und die Komponenten zur Installation ak-
tivieren, die Sie eventuell benötigen. Nicht benötigte
Komponenten können Sie entfernen.

1.3 Starten und Beenden von

Programmen
Sie verwenden zum Starten eines Office-Programms
zunächst dieselben Methoden wie zum Starten eines
anderen Programms. Nach dem ersten Starten eines
Office-Programms müssen Sie noch einige Einstellun-
gen vornehmen. Diese gelten dann für alle Programme
des installierten Pakets.
1.3.1 Ein Programm über das Menü Start
starten
Den Zugang zu den auf dem Rechner installierten Mi-
crosoft-Office-Programmen finden Sie über die Schalt-
fläche Alle Programme im Start-Menü.
» Öffnen Sie das Start-Menü, indem Sie auf die Schalt-
fläche Start in der Taskleiste klicken. Oder verwen-
den Sie dazu die üblichen Tasten.
» Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des Start-Me-
nüs auf die Schaltfläche Alle Programme und klicken
Sie mit der linken Maustaste. Die Liste der auf dem
Computer installierten Programme wird angezeigt.
Sie finden darin auch die Gruppe Microsoft Office.
» Um den Inhalt einer Gruppe anzuzeigen, führen Sie
den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und kli-
cken Sie darauf. Der Inhalt der Gruppe wird geöffnet
(à Abbildung 1.5).
Abbildung 1.5 Sie starten ein Office-Programm wie jedes andere
über das Startmenü von Windows.
» Sie finden jetzt darin alle von Ihnen installierten
Office-Komponenten. Hier können Sie eines dieser
Programme durch einen Linksklick darauf starten.
Nach einer kurzen Einblendung des Programmlogos
wird die Oberfläche angezeigt.
1.3.2 Der erste Start
Nach dem ersten Starten eines Programms müssen Sie
noch einige zusätzliche Angaben vornehmen. Dazu ge-
hören die Wahl des Dateiformats, das Aktivieren, das
Festlegen der Datenschutzoptionen und die Regelung
für das Update.
Die Wahl des Standards für die Dateiformate
Geben Sie nach dem ersten Programmaufruf an, wel-
ches Dateiformat Sie als Standard für die Arbeit mit
Word, Excel und PowerPoint verwenden wollen (à Abbil-
dung 1.6). Microsoft geht damit möglichen zukünftigen
Gefahren aus dem Weg, denen es schon bis zum Jahr
2009 wegen der festen Integration des Internet Explo-
rers in das Betriebssystem Windows ausgesetzt war.
Deswegen werden Ihnen gleich zu Beginn der Arbeit mit

36

Office 2010 zwei Formate zum Speichern Ihrer Arbeit
zur Verfügung gestellt.
Abbildung 1.6 Wählen Sie, welches Dateiformat Sie als Standard
für die Arbeit mit einigen Office-Programmen benutzen wollen.
» Seit der Version 2007 verfügen praktisch alle Office-
Programme über neue Dateiformate, die den Namen
Office Open XML-Format tragen. Dabei handelt es
sich um einen offenen Standard für Bürodokumen-
te, der den Datenaustausch zwischen verschiedenen
Anwendungen ermöglicht bzw. vereinfacht.
» Neu bei der Version 2010 ist die Unterstützung des
freien Dokumentformats OpenDocument in der Ver-
sion 1.1, das sonst vor allem bei OpenOffice.org ge-
nutzt wird. Dieses Format wurde ursprünglich von
Sun Microsystems entwickelt und durch die Organi-
sation OASIS (Organization for the Advancement of
Structured Information Standards) als Standard für
Dateiformate von Bürodokumenten spezifiziert und
als internationale Norm veröffentlicht.
Wollen Sie die Dateien, die Sie mit Word und den ande-
ren genannten Programmen erzeugen, immer nur mit
den jeweiligen Office-Programmen in der Version 2010
weiterbearbeiten, sollten Sie die Option Office Open
XML-Formate aktivieren und über OK bestätigen.
Auf weitere Informationen zu den Unter-
HINWEIS schieden zwischen diesen Dateiformaten
werden wir noch eingehen (à Kapitel 3).
Starten und Beenden von Programmen
Aktivieren
Das Aktivieren geschieht im Anschluss an die Installati-
on beim ersten Start des Programms. Die Aufforderung
dazu meldet sich automatisch. Zur Aktivierung erstellt
das Programm aus der Seriennummer der erworbenen
Software und »unbedenklichen Informationen zur ein-
gesetzten Hardware« – das sind einige typische Merk-
male der Hardware Ihres Systems – eine sogenannte
Identifikationsnummer. Diese beiden Angaben werden
bei Microsoft gespeichert und sollen sicherstellen, dass
Ihre Seriennummer des Produkts nicht auf weiteren
Rechnern installiert und aktiviert werden kann.
Die Aktivierung kann entweder direkt über das Internet
erfolgen oder per Anruf bei Microsoft:
» Wenn Sie die Aktivierung – und gegebenenfalls die
Registrierung – über das Netz durchführen wollen,
müssen Sie bereits die Einrichtung einer funktions-
fähigen Internetverbindung vorgenommen haben.
Aktivieren Sie die entsprechende Option und klicken
Sie dann auf Weiter. Die Verbindung zum Aktivie-
rungsserver wird daraufhin hergestellt und der Aus-
tausch der Daten erfolgt automatisch.
» Bei der Aktivierungsvariante per Telefon wird zuerst
eine mehrstellige Zahlenkolonne durch Drücken der
Telefontasten übermittelt und dann eine ebenso lan-
ge über einen Sprachcomputer zurückdiktiert; dies
erfordert also ein gewisses Maß an Konzentration
und Geduld.
Beenden Sie die Aktivierung durch einen Klick auf
Fertig stellen. Der Erfolg wird gemeldet.
Wie Sie die Aktivierung zu einem späteren
TIPP Zeitpunkt manuell durchführen oder den
Schlüssel für Ihre Produktkopie ändern können, be-
schreiben wir Ihnen, nachdem wir Ihnen einige Ein-
zelheiten der neuen Programmoberfläche vorgestellt
haben (à Kapitel 2).
Die Datenschutzoptionen
Nachdem Sie die Aktivierung abgeschlossen haben,
müssen Sie in einem mit Microsoft Office schützen und
verbessern überschriebenen Fenster festlegen, wie Sie
es in Zukunft mit der Kommunikation des Programms
über das Internet zu Microsoft halten wollen (à Abbil-
dung 1.7).
37
Kapitel 1 • Installieren und starten

Abbildung 1.7
Die Einstellungen zu den
Datenschutzoptionen

Updates können die Sicherheit eines Rechners verbes- Beim ersten Starten von Microsoft Out-
sern. Der normale Anwender möchte ja meist den Com-
HINWEIS look 2010 meldet sich ein Assistent, mit
puter für produktive Zwecke – welche auch immer – ein- dessen Hilfen Sie ein E-Mail-Konto einrichten können.
setzen und dazu gehören die Fragen der Sicherheit nur Auf diese Besonderheiten beim Starten von Outlook
bedingt. Da die Welt aber nun einmal schlecht ist, ist er gehen wir später ein (à Kapitel 17).
trotzdem gezwungen, sich damit zu beschäftigen. Für
ihn ist es wahrscheinlich die beste Strategie, das Auf-
spüren solcher Lücken den Experten auf diesem Gebiet 1.3.3 Ein Office-Programm beenden
zu überlassen und möglichst schnell und vollständig
Um ein Office-Programm zu beenden, stehen die unter
von deren Erkenntnissen zu profitieren. Er sollte sich
Windows üblichen Verfahren zur Verfügung: Klicken Sie
also bezüglich der Informationen zu neu entdeckten Si-
auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der
cherheitslücken immer auf dem neuesten Stand halten
Titelleiste des Anwendungsfensters oder öffnen Sie im
und diese anschließend wirksam mit den angebotenen
Menüband die Registerkarte Datei und klicken Sie auf
Hilfsmitteln schließen. Die Wahl der Option Nur Updates
Beenden. Falls die vorher geöffnete Datei Elemente ent-
installieren ist darum zu empfehlen.
hält, die geändert und noch nicht gespeichert wurden,
wird nachgefragt, ob diese Änderungen vor dem Schlie-
Mit den Einstellungen im Fenster Micro-
ACHTUNG soft Office schützen und verbessern
ßen gespeichert werden sollen (à Abbildung 1.8 links).
legen Sie auch das Verhalten hinsichtlich Updates für
Aber auch wenn Sie sich dazu entschlie-
Windows fest. Um den Bereich zur Regelung dieser ACHTUNG ßen sollten, die Eingaben oder Änderun-
Frage zu betreten, doppelklicken Sie in der System-
gen in der Datei nicht zu speichern, können Sie bei der
steuerung von Windows auf Windows Update. Im dann
Office-Version 2010 in vielen Fällen auf diese Daten spä-
angezeigten Fenster finden Sie die Möglichkeiten zur
ter noch zugreifen. Das Warnfeld hat dann eine etwas
Einstellung.
andere Form (à Abbildung 1.8 rechts). Welche Bedin-
gungen vorhanden sein müssen, damit diese Situation
eintritt, beschreiben wir zusammen mit den weiteren
Informationen zu den Themen der Dateiverwaltung im
übernächsten Kapitel (à Kapitel 3).

38

Abbildung 1.8  Wollen Sie speichern? Beachten Sie die Unterschiede zwischen den beiden Dialogfeldern. Links gehen die Daten
verloren, rechts können Sie sie zurückholen.
1.4 Hilfsmittel zum Programmstart
Microsoft Windows verfügt neben der eben beschriebe-
nen grundlegenden Technik noch über eine Reihe von
weiteren Methoden, die Ihnen das Öffnen von Program-
men erleichtern und auch gleich spezielle Einstellungen
beim Starten anwenden.
1.4.1 Verknüpfungen benutzen
Sie können Verknüpfungen zu den am häufigsten ver-
wendeten Programmen erstellen. Sie erhalten damit
die Möglichkeit, schneller auf solche Programme zu-
zugreifen, so dass Sie nicht mehr diverse Ordner im
Start­menü öffnen müssen. Als Ort für die Ablage einer
solchen Programmverknüpfung bietet sich vor allem
der Desktop an, aber auch der linke Bereich des Start-
menüs und die Taskleiste sind dafür möglich. Durch ei-
nen Doppelklick auf ein Verknüpfungssymbol zu einem
Programm öffnen Sie das dahinter stehende Programm.
Starten und Beenden von Programmen
Verknüpfung über einen Eintrag im Startmenü
anlegen
Mehrere Methoden zum Erstellen einer Verknüpfung
sind üblich – wir wollen Ihnen zunächst die einfachste
davon vorstellen.
»» Navigieren Sie im Startmenü zu dem Bereich, in
dem Sie die Symbole für die Office-Programme fin-
den. Öffnen Sie dazu das Startmenü, klicken Sie auf
Alle Programme und dann auf die Gruppe Microsoft
Office.
»» Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Pro-
grammsymbol, zu dem Sie eine Verknüpfung anle-
gen wollen. Im Kontextmenü werden Ihnen mehrere
Befehle angezeigt – darunter auch solche zum An­
legen von Verknüpfungen zu gewählten Programm
(à Abbildung 1.9).
Abbildung 1.9 
Sie haben mehrere Möglichkeiten,
eine Verknüpfung zu einem Pro-
gramm anzulegen.
39
Kapitel 1 • Installieren und starten
» Über den Befehl An Taskleiste anheften sorgen Sie
dafür, dass in der Taskleiste ein Symbol für das Pro-
gramm abgelegt wird.
» Mit An Startmenü anheften bewirken Sie, dass oben
links im Startmenü ein Verknüpfungssymbol er-
scheint.
» Wenn Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop an-
legen wollen, wählen Sie zunächst Senden an und
dann Desktop (Verknüpfung erstellen).
Viele Benutzer legen – wie eben beschrieben
TIPP – Verknüpfungen zu Programmen auf dem
Desktop ab. Geöffnete Fenster können die Sicht auf den
Desktop jedoch blockieren. Die Verknüpfung in der
Taskleiste behebt dieses Problem, da diese auch bei ge-
öffneten Fenstern sichtbar ist.
Eine Verknüpfung auf Basis des Programmsymbols
erstellen
Eine Sache sollten Sie beachten, wenn Sie – wie eben
beschrieben – eine Verknüpfung auf der Basis der Ein-
tragungen im Startmenü vornehmen. Bei diesen Ele-
menten handelt es bereits um Verknüpfungen. Eine
auf Basis einer Verknüpfung angelegte Verknüpfung
erlaubt es nicht, zusätzliche Programmoptionen für den
Start festzulegen. Wenn Sie dies vorhaben sollten, soll-
40
ten Sie als Basis der Verknüpfung das Symbol für das
Programm selbst benutzen.
Dazu müssen Sie zunächst über den Windows-Explorer
zu dem Ordner der Festplatte navigieren, der die Office-
2010-Programme selbst beinhaltet. Bei einer Standar-
dinstallation auf der Festplatte C: finden Sie sie unter
C:\Programme\Microsoft Office\.... Markieren Sie dort
das Office-Programm, zu dem eine Verknüpfung erstellt
werden soll – beispielsweise das Programm WINWORD.
Wählen Sie dann den Typ der Verknüpfung über das
Kontextmenü aus (à Abbildung 1.10).
Ein Programm über eine Verknüpfung starten
Zum Starten eines Programms über eine Verknüpfung
im Startmenü oder in der Taskleiste reicht ein einfacher
Klick aus. Wenn Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop
abgelegt haben, müssen Sie darauf doppelklicken, um
das Programm zu starten (à Abbildung 1.11).
Automatisches Starten
Wenn Sie nach dem Hochfahren Ihres Computers sowie-
so immer dasselbe Programm öffnen – beispielsweise
Outlook 2010 zum Abruf von E-Mails – ist es praktisch,
wenn dieses automatisch gleich nach dem Start von
Windows geöffnet wird. Dazu legen Sie im Ordner Auto-
start das Programm oder – besser noch – eine Verknüp-
Abbildung 1.10
Verknüpfungen können
auch direkt auf Basis der
Programmsymbole selbst
angelegt werden.

Abbildung 1.11  Hier wurden Verknüpfungen im linken Bereich des
Startmenüs, in der Taskleiste und auf dem Desktop angelegt.
fung dazu ab. Standardmäßig werden beim Starten von
Windows keine Programme geöffnet. Um eines dazu zu
bewegen, verwenden Sie die folgenden Schritte:
»» Erstellen Sie eine Verknüpfung zum gewünschten
Programm auf dem Desktop.
»» Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und
wählen Sie Kopieren – oder auch Ausschneiden – aus
dem Kontextmenü.
»» Öffnen Sie dann das Startmenü, klicken Sie auf Alle
Programme und dann auf den in diesem Bereich
angezeigten Eintrag Autostart. Der Inhalt dieses
Bereichs wird angezeigt. Standardmäßig finden Sie
hier zunächst die Anzeige (Leer). Klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf den Ordner Autostart und
wählen Sie dann Öffnen aus dem Kontextmenü.
»» Setzen Sie den Mauszeiger in diesen Bereich und kli-
cken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie dann
im Kontextmenü den Eintrag Einfügen aus.
1.4.2 Die Starteigenschaften festlegen
Über das Dialogfeld zum Befehl Eigenschaften des Kon-
textmenüs zu einer Verknüpfung können Sie diverse
Para­meter der Verknüpfung ändern.
Hilfsmittel zum Programmstart
Allgemeine Optionen
Einige Optionen können für alle Verknüpfungen festge-
legt werden – auch für die im Startmenü angezeigten.
Auf der Registerkarte Allgemein werden die Grundda-
ten zusammengefasst. Die Registerkarte Verknüpfung
zeigt den Typ des Elements an und wo sich das Element
befindet, auf das diese Verknüpfung verweist (à Abbil-
dung 1.12).
Abbildung 1.12  Die Eigenschaften einer Verknüpfung –
hier zu Microsoft Word 2010.
»» Ausführen in gibt den Ordner an, der das ursprüngli-
che Element oder einige dazugehörige Dateien ent-
hält.
»» Das Feld Tastenkombination dient zur Eingabe ei-
ner Tastenkombination, mit der Sie ein Programm
starten oder zu einem Programm wechseln kön-
nen. Tastenkombinationen enthalten automatisch
Ÿ+Ç. Geben Sie hier die Taste ein, die Sie
dieser Kombination hinzufügen möchten. Um bei-
spielsweise die Tastenkombination Ÿ+Ç+O
zu definieren, geben Sie einfach O ein. Die Tasten
È, Æ, Å, þLeerÿ, þDruckÿ, ¢ oder à können
in Tastenkombinationen nicht verwendet werden.
Außerdem darf die Tastenkombination von keinem
anderen Programm verwendet werden. Anderenfalls
funktioniert die Zugriffstaste nicht.
41
Kapitel 1 • Installieren und starten
» Ausführen bestimmt, wie das Element angezeigt
werden soll, wenn Sie die Verknüpfung aufrufen: in
einem Standardfenster, als Vollbild (maximiert) oder
als Schaltfläche auf der Taskleiste (minimiert).
Spezielle Startoptionen
Ein Office-Programm kann mit verschiedenen Startop-
tionen aufgerufen werden. Im Feld Ziel auf der Regis-
terkarte Verknüpfung ist der Pfad zum Programm ver-
merkt. Dieses Feld kann aber nur ausgewählt werden,
wenn Sie die Verknüpfung direkt auf Basis des Pro-
grammsymbols angelegt haben.
Durch Eingabe eines zusätzlichen Befehlszeilenschal-
ters am Ende des Pfads können Sie ein Office-Programm
mit unterschiedlichen Optionen starten (à Tabelle 1.2).
Schalter Beschreibung
/a Zum.Starten.des.Programms.ohne.automati-
sches.Laden.von.Add-Ins.und.Dokumentvorlagen.
(bei.Word.einschließlich.der.Dokumentvorlage.
Normal).
/l<Add-in-Pfad> Starten.des.Programms.und.anschließendes.
Laden.eines.bestimmten.Add-Ins..
/m Starten.des.Programms.ohne.Ausführen.von.
AutoExec-Makros.(à Kapitel.28).
/m<Makroname> Starten.des.Programms.und.Ausführen.eines.
bestimmten.Makros ../m.verhindert.auch,.dass.
AutoExec-Makros.ausgeführt.werden ...
/n Starten.einer.neuen.Instanz.des.Programms,.
ohne.dass.ein.Dokument.geöffnet.wird ..
Dokumente,.die.in.der.ersten.Instanz.geöffnet.
wurden,.sind.aber.über.die.zweite.Instanz.nicht.
zugänglich ..
/t<Vorlagenname> Starten.des.Programms.mit.einem.Dokument,.das.
auf.einer.anderen.Vorlage.als.der.Vorlage.Normal.
basiert ..
/w Starten.einer.neuen.Instanz.mit.einem.leeren.
Dokument ..Auch.hier.sind.Dokumente,.die.in.der.
ersten.Instanz.geöffnet.wurden,.über.die.zweite.
Instanz.nicht.zugänglich .
Tabelle 1.2 Beim Starten des Programms können zusätzliche
Schalter benutzt werden – hier für Word.
42
Beachten Sie, dass die Möglichkeit zur
ACHTUNG Eingabe solcher zusätzlicher Startoptio-
nen nur dann im Dialogfeld Eigenschaften zur Verfü-
gung steht, wenn Sie beim Anlegen der Verknüpfung
vom Programm selbst ausgegangen sind.
1.4.3 Microsoft Outlook 2010 automatisch
öffnen
Viele Anwender möchten, dass beim Hochfahren des
Rechners das Programm Outlook 2010 automatisch
geöffnet und ein Nachrichtenaustausch vorgenommen
wird. Um dies zu erreichen, verwenden Sie die folgen-
den Schritte:
» Erstellen Sie auf dem Desktop eine Verknüpfung zu
Outlook 2010.
» Markieren Sie das Verknüpfungssymbol und wählen
Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
» Lassen Sie im Dialogfeld der Registerkarte Verknüp-
fung anzeigen. Legen Sie im Feld Ausführen fest,
dass das Programm beim Starten als Schaltfläche
auf der Taskleiste – also minimiert – angezeigt wer-
den soll. Bestätigen Sie mit OK.
» Kopieren – oder besser verlagern – Sie diese Ver-
knüpfung in den Ordner Autostart (à oben).
» Starten Sie Ihren Rechner neu. Rechts in der Task-
leiste erscheint ein Symbol für Outlook. Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf dieses Symbol und
aktivieren Sie die Option Ausblenden, wenn mini-
miert (à Abbildung 1.13).
Abbildung 1.13 Das Outlook-Symbol in der Taskleiste verfügt über
mehrere Optionen.

1.4.4 Mehrere Office-Versionen
gemeinsam nutzen
Wir hatten es oben schon angesprochen: Wenn Sie meh-
rere Versionen von Office auf Ihrem Rechner installiert
haben, müssen Sie bei jedem Aufruf einer Version mit
einer zwar automatischen, aber zeitaufwändigen Um-
stellung der Systemeinstellungen rechnen. Dazu meldet
sich immer ein Konfigurations-Assistent der jeweiligen
Office-Version. Dies dauert besonders bei Word einige
Zeit. Sie können das aber durch eine Manipulation in
der Registrierung ändern.
Sie sollten die nachfolgend beschriebe-
ACHTUNG nen Änderungen in der Registrierung
wirklich nur dann durchführen, wenn Sie über ausrei-
chende Erfahrungen auf diesem Gebiet verfügen. Auf
jeden Fall ist es angebracht, die Registrierungsdaten-
bank vorher zu sichern.
» Rufen Sie den Registrierungseditor auf, indem Sie
regedit in das Suchfeld des Startmenüs eintippen
und dann auf den anschließend angezeigten Link
oben im Startmenü klicken.
Hilfsmittel zum Programmstart
» Navigieren Sie über den Bereich auf der linken Seite
des Fensters zu der Ebene HKEY_CURRENT_USER\
Software\Microsoft\Office. Sie finden darin mehrere
Unterebenen. Die Zahlen stehen für die einzelnen
vorhandenen Office-Versionen: 11.0 steht für Office
2003, 12.0 steht für Office 2007 und 14.0 steht für
Office 2010.
» Wenn Sie die automatische Meldung des Konfigu-
rations-Assistenten beim Öffnen von Word 2010
abschalten wollen, navigieren Sie weiter runter zur
Ebene 14.0\Word\Options.
» Fügen Sie einen neuen DWord-Schlüssel hinzu. Dazu
klicken Sie mit der rechten Maustaste in den rech-
ten Fensterbereich, wählen Neu und dann DWORD-
Wert (à Abbildung 1.14). Achten Sie darauf, ob Sie mit
einem 32-Bit- oder einem 64-Bit-System arbeiten.
» Benennen Sie den neuen DWord-Schlüssel mit No-
Rereg.
» Doppelklicken Sie auf den Namen des Schlüssels und
geben Sie den Wert 1 ein. Bestätigen Sie und verlas-
sen Sie regedit.
Anschließend meldet sich nach dem Starten von Word
2010 der Konfigurations-Assistent nicht mehr.
Abbildung 1.14
Einen neuen Schlüssel in
der Registrierung erzeugen
43
Kapitel 2
Die Programmoberflächen
und weitere Neuheiten
In diesem Kapitel geht es um die neuen Oberflächen der
Office-Programme in der Version 2010 im Allgemeinen
und die wichtigsten weiteren Neuheiten bei den einzel-
nen Programmen im Speziellen.
»» Wir wollen zunächst kurz auf die Arbeit mit den Pro-
grammfenstern eingehen, die sich nach dem Starten
eines Programms auf dem Bildschirm zeigen (à Ab-
schnitt 2.1). Hier gibt es aber nicht viel Neues zu ver-
melden, abgesehen von einigen Dingen, die sich bei
der Arbeit mit dem aktuellen Betriebssystem Win-
dows 7 ergeben.
»» Wichtiger ist der folgende Abschnitt, in dem wir
auf die Methoden zur Steuerung der Programme
eingehen (à Abschnitt 2.2). Das vielleicht wichtigs-
te Element der Oberfläche ist das Menüband, das
(fast) alle Elemente zur Steuerung eines Office-Pro-
gramms beherbergt. Dieses Menüband ersetzt die
aus den noch weit verbreiteten Programmversionen
2003 her bekannte Struktur der Menüs und Symbol-
leisten. Absolut neu darin ist in der Version 2010 die
Registerkarte Datei, die die von der Vorversion 2007
her vielleicht bekannte Schaltfläche Office ablöst.
Dieses Element dient zum Verwalten von Dateien
44
und dateispezifischen Daten. Kurz gesagt, führen Sie
damit Aufgaben mit Dateien, aber nicht innerhalb
von Dateien aus. In diesem Zusammenhang werden
Sie daher für diesen Bereich häufig auch auf den
Begriff Backstage-Bereich stoßen.
»» Wir wollen dieses Kapitel auch gleich dazu nutzen,
Sie mit den weiteren Elementen der Oberflächen
bekannt zu machen. Dazu gehören beispielsweise
der Zugang zu den Programmoptionen (à Abschnitt
2.3), die wichtigsten Bereiche darin und die Nutzung
der integrierten Programmhilfen (à Abschnitt 2.4).
»» Außerdem werden wir Ihnen auch die wichtigsten
Neuerungen der einzelnen Programme des Pakets
vorstellen und zusätzlich noch sagen, wo in diesem
Buch Sie die Details der Arbeit mit diesen Neuerun-
gen finden (à Abschnitt 2.4.5).
2.1 Die Programmfenster
Nach dem Starten eines Microsoft Office 2010-Pro-
gramms wird – nach kurzer Einblendung des Programm-
logos – die Oberfläche des Programms angezeigt. Bei
einigen Programmen – beispielsweise Word oder Excel –
wird auch gleich ein neues Dokument erstellt, in dem Sie
Ihre Eingaben vornehmen können (à Abbildung 2.1). Bei
anderen Programmen – beispielsweise Access – müssen
Sie zunächst eine neue Datenbank anlegen.

2.1.1 Die Elemente des Bildschirms
Machen Sie sich vor der Arbeit an einem Dokument
zunächst einmal mit den wesentlichen Elementen ei-
nes solchen Programmfensters vertraut. Im Folgenden
werden wir Ihnen die wichtigsten Techniken der Ar-
beit damit kurz vorstellen; sie unterscheiden sich aber
kaum von denen bei der Arbeit mit den Vorversionen
von Microsoft Office oder anderen Programmen. Details
zu den einzelnen Programmen werden dann in den ein-
zelnen Kapiteln im jeweiligen Funktionszusammenhang
erläutert.
»» Die Titelleiste des Fensters enthält den Dokument-
und den Programmnamen sowie ganz links das
Symbol zum Öffnen des Systemmenüs. Ganz rechts
befinden sich die Schaltflächen zum Regeln der
Fensterdarstellung sowie zum Schließen des Fens-
ters.
»» In dieser Titelleiste und in dem Bereich direkt darun-
ter finden Sie praktisch alle Elemente, die zur Steue-
Die Programmfenster
Abbildung 2.1 
Die Programmoberfläche eines
Office-2010-Programms – hier
die von Microsoft Word 2010
rung des Programms notwendig sind. Dazu gehören
das Menüband und die Symbolleiste für den Schnell-
zugriff (à unten).
»» Den Großteil des Bildschirms nimmt der eigentli-
che Arbeitsbereich des Programms ein. Hier geben
Sie den Inhalt Ihres Dokuments ein. Bei Word kenn-
zeichnet die blinkende Einfügemarke in Form eines
senkrechten Strichs die Stelle, an der die eingege-
benen Zeichen auf dem Bildschirm – also auch im
Dokument – erscheinen. Ähnlich ist das bei anderen
Programmen.
»» In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters
werden unter anderem Hinweise zum Programm­
ablauf angezeigt. Diese unterscheiden sich je nach
Programm.
Einige dieser Elemente können Sie über das Fenster­
der Optionen abschalten, wieder einschalten und auch
an Ihre speziellen Arbeitsgewohnheiten anpassen
(à unten).
45
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten

2.1.2 Arbeiten mit dem Programmfenster

Die Techniken zum Arbeiten mit einem solchen Pro-
grammfenster entsprechen denen, die Sie wahrschein-
lich schon von anderen Anwendungen kennen, die unter
Windows laufen. Bei der Arbeit mit Windows 7 ergeben
sich dabei allerdings einige Besonderheiten, auf die wir
noch einmal schnell eingehen wollen.

Symbole in der Taskleiste
Nach dem Starten von Programmen werden Symbole
dafür in der Windows-Taskleiste angezeigt. Das Symbol
für das gerade aktive Fenster wird darin mit einem et-
was helleren Hintergrund und mit einem leicht stärke-
ren Rahmen angezeigt. Sie können diese Symbole be-
nutzen, um zu einem anderen Programm zu wechseln.
Ein Klick auf das Symbol in der Taskleiste öffnet das
Fenster für die Anwendung.
Wenn Sie mit Windows 7 als Betriebssystem arbeiten,
sollten Sie die folgenden Besonderheiten beachten.
»» Wenn Sie den Mauszeiger auf ein Programmsymbol
in der Taskleiste bewegen, wird ein Symbol für das
Programmfenster angezeigt. Wie diese Darstellung
der Elemente erfolgt, ist auch eine Frage der Leis-
tungsfähigkeit des Computers. Leistungsstärkere
Rechner sorgen automatisch dafür, dass diese Ele-
mente in Form von Miniaturansichten angezeigt wer-
den. Die Form der Darstellung können Sie aber auch
über die Einstellungen zu den Systemeigenschaften
von Windows 7 regeln.
»» Der Sinn dieser Form der Anzeige zeigt sich erst
dann richtig, wenn Sie in einem Anwendungspro-
gramm mehrere Dateien geöffnet haben – beispiels-
weise mehrere Dokumente im Programm Microsoft
Word (à Abbildung 2.2): Dass mehrere Dateien vor-
handen sind, erkennen Sie daran, dass das Symbol
für die Anwendung als Gruppe mehrerer Symbole
angezeigt wird. Damit wird der Eindruck vermittelt,
mehrere Symbole lägen direkt hintereinander. Wenn
Sie den Mauszeiger auf diese Symbolgruppe bewe-
gen, werden die Namen der dazugehörenden Fens-
ter – also Anwendung und die gerade geöffneten
Dateien – eingeblendet.
Abbildung 2.2  Fenstersymbole in der Taskleiste bei Windows 7
»» Wenn Sie den Mauszeiger in eine solche Liste hinein
bewegen, haben Sie auch die Möglichkeit, das Fens-
ter über die dann darin auftauchende kleine Schalt-
fläche zu schließen.
Größe und Position des Fensters ändern
Sollte ein zu groß eingestelltes oder maximiertes Fens-
ter die Aussicht auf die anderen Fenster versperren,
können Sie sich zum Wechseln einer der anschließend
beschriebenen Methoden bedienen.
Am rechten Rand der Titelleiste eines Fensters finden
Sie drei – für Windows-Anwendungen typische – Schalt-
flächen, über die Sie durch einen Klick die Fensterdar-
stellung regeln sowie das Programm schließen können
(à Tabelle 2.1).
Symbol Name und Wirkung
Minimieren: reduziert das Fenster zu einem Symbol in der
Taskleiste. Ein Klick auf dieses Symbol zeigt den Inhalt
wieder an.
Maximieren: schaltet von der Fensterdarstellung auf die
volle Bildschirmgröße um. Damit nutzen Sie den zur Ver­
fügung stehenden Platz voll aus.
Verkleinern: schaltet von der vollen Bildschirmgröße zur
vorher eingestellten Fensterdarstellung um.
Schließen: schließt das Anwendungsprogramm. Vorher
sollten Sie Ihre Eingaben in diesem Programm speichern.
Tabelle 2.1  Die Schaltflächen in der Titelleiste
»» Außerdem können Sie sowohl die Lage als auch die
Größe mit der Maus direkt über den Fensterrahmen
verändern (à Tabelle 2.2).

46

Aktion Beschreibung
Sie.können.die.Lage.eines.solchen.Fensters.auf.dem.
Bildschirm.verschieben,.indem.Sie.den.Mauszeiger.auf.die.
Titelleiste.setzen,.die.Maustaste.gedrückt.halten.und.das.
Fenster.über.die.Maus.an.eine.andere.Position.ziehen ..An.
de.r.gewünschten.Stelle.lassen.Sie.die.Maustaste.los .
Über.die.Ecken.eines.Fensters.können.Sie.die.Größe.und.
Breite.eines.Fensters.diagonal.verändern ..Setzen.Sie.den.
Mauszeiger.auf.eine.Ecke.und.ziehen.Sie.die.neue.Größe.
bei.gedrückt.gehaltener.Maustaste ..Die.neuen.Proportio-
nen.werden.angezeigt .
Um.die.Breite.des.Programmfensters.zu.ändern,.setzen.Sie.
den.Mauszeiger.auf.den.rechten.oder.linken.Fensterrand.
und.ziehen.diesen.bei.gedrückt.gehaltener.Maustaste.in.
die.gewünschte.Richtung .
Entsprechend.können.Sie.die.Höhe.des.Programmfensters.
ändern,.indem.Sie.den.oberen.oder.unteren.Fensterrand.
über.die.Maus.auf.eine.neue.Größe.ziehen .
Tabelle 2.2 Aktionen zum Ändern eines Fensters
Bei Windows 7 können Sie ein nicht maxi-
TIPP miertes Fenster maximieren, indem Sie die
Titelleiste an den oberen Bildschirmrand ziehen. Das
funktioniert auch umgekehrt: Ist ein Fenster maximiert,
können Sie es zur vorher eingestellten Größe zurück-
bewegen, indem Sie die Titelleiste vom oberen Bild-
schirmrand auf eine Stelle in der Bildschirmmitte be-
wegen.
Fenster andocken
Die bei Windows 7 neue Funktion Aero Snap vereinfacht
das Arbeiten mit Fenstern. Vor allem für Anwender, die
mit vielen Fenstern gleichzeitig hantieren, dürfte das
interessant sein.
» Wenn Sie die Titelleiste eines Fensters an den lin-
ken oder rechten Bildschirmrand verschieben, bis
der Mauszeiger den Bildschirmrand berührt, wird
die Fenstergröße so angepasst, dass jeweils die eine
Hälfte des Bildschirms davon eingenommen wird.
Dadurch lassen sich bequem zwei Fenster direkt
nebeneinander postieren. Sobald ein so gesetztes
Fenster vom Bildschirmrand entfernt wird, nimmt
das Fenster die ursprünglichen Maße wieder an.
Die neue Programmsteuerung
» Wenn Sie den unteren Rand eines nicht maximierten
Fensters nach unten bis zur Taskleiste ziehen, wird
das Fenster nur in seiner Höhe maximiert, die Breite
bleibt wie vorher eingestellt. Um wieder zum vorhe-
rigen Zustand zurückzukehren, verschieben Sie den
unteren Fensterrand wieder nach oben.
Sie können das aktuell geöffnete Fenster auch über
die Tastatur neu positionieren: Die Tastenkombination
Ý+{ sorgt beispielsweise dafür, dass das Fenster an
der linken Seite des Desktops angedockt wird, Ý+}
dockt es rechts an. Mit Ý+| wird das Fenster maxi-
miert, mit Ý+| kehren Sie zurück zur vorher einge-
stellten Fenstergröße.
2.2 Die neue Programmsteuerung
Bis zur Version 2003 fanden Sie die wichtigsten Elemen-
te zur Steuerung eines Microsoft-Office-Programms
in den Menüs und den Symbolleisten. Um eine Aktion
auszuführen, mussten Sie oft eine Reihe von Stellen mit
der Maus anklicken: Sie mussten zuerst das Menü öff-
nen und darin oft noch ein Untermenü anzeigen lassen.
Dann mussten Sie einen Befehl wählen. Die gewünsch-
ten Einstellungen mussten Sie in einem Dialogfeld fest-
legen, das oft über mehrere Registerkarten verfügte.
Schließlich mussten Sie diese Angaben bestätigen.
2.2.1 Das Menüband
Mit der Programmversion 2007 wurde dieses System
durch die Multifunktionsleiste abgelöst. Diese Technik
wurde in der aktuellen Version 2010 konsequent weiter-
entwickelt. Die Multifunktionsleiste trägt jetzt den ein-
prägsamen Namen Menüband und Sie werden schnell
feststellen, dass Sie bedeutend weniger Mausklicks be-
nötigen, um eine Aktion durchzuführen (à Abbildung
2.3). Am oberen Rand des Menübands finden Sie meh-
rere Registerkarten vor. Jede Registerkarte bezieht
sich auf eine Art von Aktivität – beispielsweise liefert
die Registerkarte Einfügen alle Werkzeuge, die Sie zum
Einfügen von Elementen benötigen. Innerhalb einer
Registerkarte sind die einzelnen Elemente in Gruppen
zusammengefasst.
47
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
» Der Hauptvorteil der Arbeit mit dem Menüband be-
steht wohl darin, dass es die Aufgaben und Einstiegs-
punkte vereint, die früher über verschiedene Menüs,
Symbolleisten, Aufgabenbereiche und andere Kom-
ponenten der Benutzeroberfläche angezeigt wer-
den mussten. Diese werden jetzt in Registerkarten
und Gruppen darin zusammengefasst. Nun müssen
Sie nur noch an einer einzigen Stelle nach Befehlen
suchen und nicht mehr an verschiedenen Orten.
» Der wesentliche Nachteil dieser Idee von Microsoft
besteht darin, dass wohl jeder Anwender einige Zeit
brauchen wird, bis er sich in dieser neuen Struktur so
gut zurechtfindet, dass er keine Zeit mehr mit dem
Suchen nach bestimmten Befehlen und Funktionen
verbringen muss. Nach einiger Zeit der Arbeit mit
den Programmen der Office-Generation 2010 stellt
sich aber ein intuitives Verständnis ein.
Es ist übrigens mit den programmeigenen
ACHTUNG Werkzeugen nicht möglich, das Menü-
band zu löschen oder durch die Symbolleisten und
48
Abbildung 2.3
Das Menüband er-
setzt die Menüs und
die Symbolleisten –
hier bei Word 2010.
Menüs aus den früheren Versionen von Microsoft Office
zu ersetzen. Sie können aber das Menüband und seine
Elemente an Ihre Vorstellungen anpassen (à unten).
Außerdem existieren im Internet Zusatzprogramme, die
eine weitere Anpassung ermöglichen. Beispielsweise
finden Sie unter http://beqiraj.net/post/Klassisches-
Menue-fuer-Office-2010-gratis-herunterladen.aspx auch
eine Möglichkeit, die klassische Menüstruktur wieder
anzuzeigen. Durchgetestet haben wir das aber nicht.
2.2.2 Die Standardregisterkarten
Am oberen Rand des Menübands finden Sie die Laschen
für mehrere Registerkarten. Klicken Sie darauf, um die
jeweiligen Inhalte anzuzeigen. Jede Registerkarte be-
zieht sich auf eine Art von Aktivität – beispielsweise lie-
fert in Word die Registerkarte Einfügen alle Werkzeuge,
die Sie zum Einfügen von Elementen in ein Dokument
benötigen. Von Vorteil für den Anwender ist, dass er bei
allen Office-Programmen oft dieselben Befehle findet
(à Abbildung 2.4 und Abbildung 2.5).
Abbildung 2.4
Die Registerkarte
Einfügen bei Word
beinhaltet alle Befeh-
le, die Sie zum Einfü-
gen von Elementen
benötigen.
Abbildung 2.5
Die Registerkarte
Einfügen bei Excel
beinhalt ähnliche
Elemente.
 Die neue Programmsteuerung

Die Gruppen in den Registerkarten
Innerhalb einer Registerkarte sind die ein-
zelnen Elemente in Gruppen zusammen-
gefasst. Das sind die Bereiche innerhalb
des Menübands, die durch senkrechte
Trennstriche voneinander abgesetzt sind. Diese verfü-
gen über eine Gruppenbezeichnung – beispielsweise
Kopf- und Fußzeile in der Registerkarte Einfügen von
Word. Microsoft ist der Meinung, dass diese Gruppenbil-
dung das Auffinden der einzelnen Werkzeuge erleich-
tert, da diese Gruppen immer bestimmte Aufgaben­
typen zusammenfassen. Das stimmt unserer Meinung
nach nur bedingt: Oft gibt es auch Gruppen, die Elemen-
te zusammenfassen, die nirgendwo sonst hineingepasst
haben.
Nun können Sie eine der in der Liste angezeigten
Optionen auswählen, indem Sie darauf klicken.
»» Beachten Sie, dass einige der Befehlsschalt-
flächen mit Pfeilspitzen auch über eine einfa-
che Einschalt- oder Umschaltfunktion verfü-
gen, die Sie auswählen können, indem Sie auf eine
Stelle in der Schaltfläche außerhalb der Pfeilspitze
klicken. Eine unterschiedliche Farbgebung weist Sie
darauf hin, ob Sie die Liste der Optionen aufklappen
oder die Schaltfläche direkt ansprechen wollen.
Die Kataloge
Einige Befehlsschaltflächen verfügen über eine Kata-
logfunktion. Sie ermöglichen eine Auswahl aus mehre-
ren Alternativen. Es gibt mehrere Typen von Katalogen:

Die Befehle »» Allgemein bekannt dürften die Schaltflächen sein,

bei denen Sie durch einen Klick auf eine nach unten
»» Was sich innerhalb einer Gruppe befindet, wird von
weisende Pfeilspitze eine Liste von Alternativen an-
Microsoft als Befehle oder Befehlsschaltflächen be-
zeigen lassen können. Typische Beispiele dafür sind
zeichnet. Viele dieser Elemente verfügen über die-
bei der Mehrzahl der Programme die Listen zu den
selbe Funktionsweise wie die von den Vorversionen
Schaltflächen Schriftart und Schriftgrad der Gruppe
bekannten Schaltflächen der Symbolleisten bzw. die
Schriftart (à Abbildung 2.6).
Menübefehle:Bei einigen dieser Befehle handelt es
sich um Umschalter, die durch einen Klick darauf ein-
und ausgeschaltet werden können. Beispielsweise
finden Sie in der Gruppe Schriftart der Registerkar-
te Start bei fast allen Programmen die Schaltfläche
Fett , mit der Sie eine Darstellung des gerade mar-
kierten Bereichs in Fettdruck bewirken oder diese
wieder abschalten können. Eine unterschiedliche
Farbgebung kennzeichnet den jeweiligen Zustand.
»» Andere Befehlsschaltflächen bewirken die Durchfüh-
rung einer Aktion oder leiten diese zumindest ein.
Beispielsweise können Sie durch einen Klick auf die
Schaltfläche Kopieren in der Gruppe Zwischen-
ablage in der Registerkarte Start bewirken, dass ein
vorher im Dokument markierter Bereich in die Win-
dows-Zwischenablage kopiert wird.
»» Andere Befehlsschaltflächen erlauben es,
eine Liste mit weiteren Optionen aufzuklap-
pen. Sie erkennen diese Typen daran, dass sie
mit einer meist nach unten zeigenden kleinen Pfeil- Abbildung 2.6 
spitze ausgestattet sind. Ein Beispiel dafür finden Über die Listen-
felder können Sie
Sie in der Gruppe Zwischenablage der Registerkarte die Schriftart und
Start in der Schaltfläche Einfügen. Sie lassen diese den Schriftgrad
Liste anzeigen, indem Sie auf die Pfeilspitze klicken.   einstellen.

49
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten
»» Andere Kataloge sind bereits in die Gruppen ei-
ner Registerkarte integriert. Bei Word finden Sie
beispielsweise in der Gruppe Formatvorlagen der
Registerkarte Start einen Katalog mit Formatvorla-
gen (à Abbildung 2.7). Von diesen Vorlagen sind im
Menü­band aber zunächst nur wenige Alternativen
sichtbar.
»» Sie können einen solchen Katalog aufklappen, indem
Sie auf die Schaltfläche Weitere klicken – das ist
die Schaltfläche mit der kleinen nach unten weisen-
den Pfeilspitze mit dem darüber liegenden Strich.
Dann werden Ihnen weitere Alternativen angezeigt,
aus denen Sie die jeweils gewünschte durch einen
Klick auswählen können (à Abbildung 2.8).
50
Abbildung 2.7 
Einige Kataloge
sind in die Gruppen
des Menübands
integriert – hier
beispielsweise die
Formatvorlagen.
Der Zugang zu den Dialogfeldern
Aber auch die aus früheren Versionen her bekannten
Dialogfelder sind nicht völlig von den Oberflächen der
Programme verbannt worden. Viele Gruppen verfügen
rechts neben der Gruppenbezeichnung über eine kleine
Schaltfläche mit einem nach rechts unten weisenden
Pfeil. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Dialogfeld ange-
zeigt, in dem Sie meist alle Befehle finden, die Sie auch
über die Befehlsschaltflächen der Gruppe finden. In vie-
len Fällen finden Sie darin noch zusätzliche Optionen.
Bei Word zeigen Sie beispielsweise über die Schaltflä-
che zur Gruppe Schriftart das gleichnamige Dialogfeld
an, in dem Sie einige weitere zusätzliche Schriftpara­
meter für den vorher markierten Bereich einstellen kön-
nen. Manche dieser Dialogfelder verfügen – wie auch
bei den früheren Programmversionen – über mehrere
Registerkarten.
Abbildung 2.8 
Kataloge können
Sie aufklappen.
Sie erhalten dann
Zugriff auf viele wei-
tere Alternativen.
 Die neue Programmsteuerung

Abbildung 2.9 
Die kontextbezogenen
Registerkarten Tabellen-
tools/Entwurf und Tabellen-
tools/Layout werden gezeigt,
wenn bei Word eine Tabelle
markiert ist.

2.2.3 Die kontextbezogenen Befehl in der aktuellen Situation nicht ausgeführt

Registerkarten werden kann.
»» Bei einer geringeren Breite des Programmfensters
Zusätzlich zu den eben erwähnten standardmäßigen Be-
werden die Befehlsschaltflächen in den weniger
fehlsregisterkarten verwendet Office 2010 noch ein wei-
wichtigen Gruppen ausgeblendet und nur noch die
teres Element – die kontextbezogenen Befehlsregister-
Gruppennamen selbst angezeigt. Wenn Sie in einem
karten. Diese werden je nach Kontext – also je nachdem,
solchen Zustand einen Befehl aus einer solchen
an welchem Objekt Sie arbeiten oder welche Aufgabe
Gruppe ansprechen wollen, müssen Sie die Gruppe
Sie gerade ausführen –neben den standardmäßigen
erst aufklappen, indem Sie auf die dann angezeigte
Registerkarten angezeigt. Wenn Sie beispielsweise in
Pfeilspitze unter der Gruppenbezeichnung klicken
Word eine Tabelle erstellt haben, werden zusätzlich die
(à Abbildung 2.10).
kontextbezogenen Befehlsregisterkarten Tabellentools/
Entwurf und Tabellentools/Layout angezeigt (à Abbil-
dung 2.9). Diese Registerkarten stehen nur zur Verfü-
gung, solange das jeweilige Objekt – beispielsweise die
Tabelle – markiert ist.

2.2.4 Das Arbeiten mit dem Menüband

Um sich schnell an die Arbeit mit dem neuen Menüband
zu gewöhnen, sollten Sie auch die folgenden Punkte im
Gedächtnis behalten:
»» Standardmäßig wird beim Öffnen eines Dokuments
meist die Registerkarte Start angezeigt. Sie können Abbildung 2.10  Bei einer geringeren Breite des Programm­
zu einer anderen Registerkarte wechseln, indem Sie fensters müssen Sie Gruppen erst aufklappen.
auf die dazugehörende Lasche klicken. Auch Tasten-
kombinationen stehen Ihnen dafür zur Verfügung
»» Manche der Steuerelemente im Menüband sind be-
(à unten).
schriftet, andere nicht. Welche Elemente beschriftet
»» Wenn Schaltflächen im Menüband in abgeblendeter sind, hängt auch von der Breite des Anwendungs-
Form angezeigt werden, bedeutet das, dass dieser fensters ab. Wenn Sie diese verringern, verschwin-
den einige der Beschriftungen.

51
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten

Abbildung 2.11
Im minimierten Zustand sind
nur die Namen der Register-
karten sichtbar.

Das Minimieren des Menübands herstellen wollen, wählen Sie nochmals diesen Befehl.
Sie können auch die Tastenkombination Ÿ+É be-
Wenn Sie mehr Platz auf dem Bildschirm benötigen,
nutzen, um das Menüband zu minimieren oder wieder-
können Sie das Menüband minimieren.
herzustellen.
» Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Menüband
minimieren rechts im Fenster auf Höhe der Na-
Das Verwenden der Tastatur zur Steuerung
men der Registerkarten. Das hat den Erfolg, dass
nur noch die Namen der Registerkarten angezeigt Für den Fall, dass Sie lieber die Tastatur als die Maus
werden, nicht mehr ihre Inhalte (à Abbildung 2.11). verwenden, bieten die Programme mit Menüband eine
Reihe von Tastenkombinationen an, mit denen Sie Auf-
» Aus dem minimierten Zustand heraus können Sie
gaben schnell auch ohne die Maus erledigen können.
die Befehle des Menübands verwenden, indem Sie
Dabei spielt es keine Rolle, an welcher Stelle im Pro-
auf die gewünschte Registerkarte klicken. Die Inhal-
gramm Sie sich befinden. Sie können diese Tastenkom-
te werden dann angezeigt und Sie können den ge-
binationen immer verwenden, auch wenn das Menü-
wünschten Befehl wählen. Nach dieser Wahl wird das
band minimiert ist.
Menüband wieder minimiert.
» Drücken Sie die Taste Ç und lassen Sie sie wieder
» Wenn Sie zur normalen Darstellung zurückkehren
los. Die Information zu den Zugriffstasten der obers-
wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Menüband
ten Ebene wird angezeigt (à Abbildung 2.12). Kleine
erweitern auf Höhe der Namen der Registerkar-
Indikatoren zeigen an, durch welche Tasten Sie Zu-
ten. Das Menüband wird dann wieder vollständig an-
griff zu den einzelnen Elementen erhalten.
gezeigt.
» Drücken Sie die Taste, die als Zugriffstasteninfo ne-
Auch der Befehl Menüband minimieren in der ben, unter oder über dem gewünschten Element an-
TIPP Liste zur Schaltfläche Symbolleiste für den gezeigt wird. Je nach der gedrückten Taste können
Schnellzugriff anpassen erlaubt ein Minimieren des weitere Zugriffstasteninfos angezeigt werden (à Ab-
Menübands (à unten). Wenn Sie das Menüband wieder- bildung 2.13). Wenn beispielsweise die Registerkarte

Abbildung 2.12
Die Zugriffstasten auf der
ersten Ebene zeigen die
Codes zum Auswählen der
Registerkarten.

Abbildung 2.13
Die Zugriffstasten für die
zweite Ebene beziehen sich
auf die einzelnen Befehle in-
nerhalb einer Registerkarte.

52
 Die neue Programmsteuerung

Start aktiv ist, werden die Zugriffstasteninfos für die Weitere Hinweise zum Speichern und zu
Gruppen und Befehle dieser Registerkarte ange-
HINWEIS damit zusammenhängenden Befehlen fin-
zeigt. Kombinationen aus mehreren Zeichen müs- den Sie im nachfolgenden Kapitel über die Dateiver-
sen hier nacheinander über die Tastatur eingegeben waltung (à Kapitel 3). Über das Rückgängig machen,
werden, nicht zusammen. Wiederholen und Wiederherstellen reden wir im Kapitel
über die programmübergreifenden Standardbefehle
» Drücken Sie so lange die entsprechenden Tasten, bis
(à Kapitel 4).
Sie den Buchstaben des gewünschten Befehls oder
der gewünschten Option drücken können.
Das schnelle Anpassen der Symbolleiste für den
» Wenn Sie die Auswahlaktion abbrechen wollen, drü- Schnellzugriff
cken Sie nochmals die Ç-Taste. Die Zugriffstasten-
Sie können die Symbolleiste für den Schnellzugriff auch
infos werden dann wieder ausgeblendet.
anpassen, damit sie Befehle enthält, die Sie persönlich
häufig verwenden. Sie können auch die Position ändern,
2.2.5 Die Symbolleiste für den an der die Symbolleiste angezeigt wird. Dazu klicken Sie
Schnellzugriff auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff
anpassen. Eine Liste mit Optionen wird geöffnet (à Ab-
Links oben in bzw. über dem Menü-
bildung 2.14).
band befindet sich noch eine kleine
Symbolleiste, die mit Symbolleiste für den Schnellzu-
griff bezeichnet wird. Das ist die einzige übrig gebliebe-
ne Symbolleiste. Diese Symbolleiste beinhaltet bei den
meisten Programmen standardmäßig vier Schaltflächen
(à Tabelle 2.3). Sie finden darin die Möglichkeit für den
sofortigen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten
Befehle – wie beispielsweise Speichern und Rückgängig.
Einige davon können aber nur angewählt werden, wenn
bereits Eingaben oder Änderungen im Dokument vorge-
nommen wurden.

Symbol Name und Wirkung
Speichern:.speichert.das.aktuell.geöffnete.Dokument ..
Wenn.es.bisher.noch.nicht.gespeichert.wurde,.wird.das.
Dialogfeld.Speichern unter.angezeigt,.in.dem.Sie.dem.
Dokument.einen.Namen.geben.und.den.Speicherort.und.
das.Dateiformat.festlegen.können .
Rückgängig:.macht.einen.gerade.gewählten.Befehl.oder.
eine.Eingabe.wieder.rückgängig .
Wiederherstellen:.ein.rückgängig.gemachter.Befehl.oder.
eine.Eingabe.wird.wiederhergestellt .
Wiederholen:.wiederholt.–.beispielsweise.bei.Word.–.die.
gerade.vorgenommene.Eingabe .
Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.–.erlaubt.es,.
weitere.Befehle.in.der.Symbolleiste.anzeigen.zu.lassen.
oder.wieder.daraus.zu.entfernen .
Abbildung 2.14
Die Symbolleiste kann
angepasst werden.
Die mit einem Häkchen versehenen Optionen in der Lis-
te werden in der Symbolleiste angezeigt. Klicken Sie auf
eine Option, um sie anzuzeigen oder aus der Symbol-
leiste zu entfernen.
Auf weitere Möglichkeiten zur Anpassung
HINWEIS dieser Symbolleiste werden wir weiter un-
ten in diesem Kapitel noch zu sprechen kommen, wenn
wir über die Programmoptionen sprechen. Sie können
damit jeden beliebigen Befehl in dieser Symbolleiste an-
siedeln.

Tabelle 2.3 Die Schaltflächen in der Symbolleiste für den

Schnellzugriff

53
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten
Die Symbolleiste verschieben
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann sich an
zwei Positionen befinden: Die Standardposition ist oben
links; außerdem kann sie unterhalb des Menübands
angezeigt werden. Sie ist damit näher am eigentlichen
Arbeitsbereich. Zum Einstellen der Position benutzen
Sie die Option Unter dem Menüband anzeigen.
2.2.6 Die Kontextmenüs und die
Minisymbolleiste
Beibehalten als Element der Programmsteuerung wur-
den die Kontextmenüs. Das sind Listen der wichtigsten
Befehle für eine bestimmte Stelle auf der Oberfläche.
Auch die mit der Programmversion 2007 eingeführte
Minisymbolleiste ist noch vorhanden.
54
Die Kontextmenüs
Sie lassen ein Kontextmenü anzeigen, indem Sie auf
eine bestimmte Stelle mit der rechten Maustaste klicken
(à Abbildung 2.15). Welche Befehle darin dann aufgelis-
tet werden, ist eine Frage der Stelle, auf die Sie geklickt
haben. Wenn Sie beispielsweise im Programm Word auf
eine Stelle im Hauptbereich des Programmfensters kli-
cken, liefert Ihnen das Kontextmenü vordringlich Befeh-
le zum Formatieren und zum Einfügen von Elementen.
Das sind ja genau die Dinge, die Sie wahrscheinlich am
häufigsten an einer solchen Stelle tun werden.
Die Minisymbolleiste
Außerdem wird bei einem Rechtsklick im Hauptbereich
eines Programmfensters ein als Minisymbolleiste be-
nanntes Element eingeblendet (à Abbildung 2.15). Darin
Abbildung 2.15 
Ein Klick mit der rechten Maus-
taste zeigt ein Kontext­menü
und die Minisymbolleiste an.

finden Sie Schaltflächen für die wichtigsten Formatie-
rungsoptionen – beispielsweise solche für Fett, Kursiv
oder die Auswahlmöglichkeiten für die Schriftart oder
den Schriftgrad.
Die Minisymbolleiste allein wird bei einigen
TIPP Programmen auch angezeigt, wenn Sie im
Dokument einen Bereich markieren – beispielsweise
mehrere Zeichen oder Wörter.
2.2.7 Die Registerkarte Datei
Eine Sonderrolle unter den Registerkarten des Men-
übands nimmt die Registerkarte Datei ein. Die unter-
schiedlichen Farben, die die Programme der neuen
Office-Generation für diese Schaltfläche verwenden, lie-
fern Ihnen einen zusätzlichen Hinweis dazu, in welchem
Programm Sie sich gerade befinden. Das ist für den er-
Die neue Programmsteuerung
fahrenen Anwender vielleicht etwas trivial, aber auch
wieder nett. Die Registerkarte Datei löst die Schaltflä-
che Office der Programmversion 2007 ab. Wenn Sie
darauf klicken, wird die bei allen Programmen der Mi-
crosoft-Office-Familie so genannte Backstage-Ansicht
angezeigt (à Abbildung 2.16).
Diese Ansicht dient zum Verwalten von Dateien und
dateispezifischen Daten. Kurz gesagt, führen Sie in die-
ser Ansicht Aufgaben mit Dateien, aber nicht innerhalb
von Dateien aus. Natürlich finden Sie darin alle Befehle,
die Sie zum Speichern, Öffnen, Schließen und Anlegen
von neuen Office-Dateien benötigen.
» Ein Klick auf Speichern speichert die von Ihnen
vorgenommenen Änderungen mit den bereits fest-
gelegten Einstellungen. Hatten Sie das Dokument
vorher noch nicht gespeichert, wird das Dialogfeld
Speichern unter angezeigt, in dem Sie dem Doku-
Abbildung 2.16
Die Registerkarte Datei bei
Microsoft Word 2010 – hier wurde
darin der Bereich Informationen
markiert.
55
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
ment einen Namen geben und den Speicherort und
das Dateiformat festlegen können.
» Auch ein Klick auf Speichern unter zeigt das gleich-
namige Dialogfeld an, über das Sie beispielswei-
se das Dokument unter einem anderen Namen, an
einem anderen Ort oder in einem anderen Datei-
format speichern können.
» Öffnen zeigt das gleichnamige Dialogfeld an, über
das Sie ein bereits gespeichertes Dokument auswäh-
len und öffnen können.
» Schließen schließt das aktuell geöffnete Dokument.
Hatten Sie vorher Änderungen durchgeführt und
noch nicht gespeichert, werden Sie gefragt, ob Sie
diese jetzt speichern wollen.
» Der Bereich Informationen bietet beispielsweise eini-
ge neue Funktionen, die das gemeinsame Bearbeiten
von Dateien vereinfachen. Sie können darüber Doku-
mente schützen oder für eine Freigabe vorbereiten.
» Unter Zuletzt verwendet haben Sie einen schnellen
Zugriff auf die Dokumente, die Sie kürzlich im Pro-
gramm geöffnet hatten. Damit müssen Sie nicht
mehr das Dokument suchen oder den entsprechen-
den Speicherort einstellen.
» Über Neu können Sie ein neues Dokument für das
aktuelle Programm erstellen. Bei allen Programmen
wird ein Fenster angezeigt, über das Sie eine Vorla-
ge oder ein vollständig leeres Dokument auswählen
können.
» Der Bereich Drucken im Menü Datei erlaubt es, alle
Druckaufgaben – inklusive der für den Ausdruck
wichtigen Seiteneinstellungen – von einer zentralen
Stelle her anzusprechen.
» Über den Bereich Speichern und Senden – bei Access
heißt er Speichern und Veröffentlichen – haben Sie
Zugang auf alle Befehle, die Sie zum gemeinsamen
Bearbeiten Ihrer Dateien mit anderen Personen be-
nötigen.
» Auch die Optionen, mit denen Sie das Programm an
Ihre Vorlieben anpassen können, lassen sich über
diese Backstage-Ansicht ansprechen.
» Beenden schließt das Office-Programm.
56
Auf alle Bereiche des Menüs Datei gehen
HINWEIS wir an anderen Stellen in diesem Buch
noch intensiv ein: Hinweise zum Bereich Informationen
sowie zum Speichern, Öffnen, Schließen und Anlegen
neuer Dateien über Neu und zu den damit zusammen-
hängenden Optionen finden Sie in Kapitel 3. Über das
Drucken reden wir in Kapitel 24, über das Speichern und
Senden in Kapitel 25. Auf den Bereich Optionen kom-
men wir weiter unten in diesem Kapitel und an anderen
Stellen noch zu sprechen.
2.3 Die Programmoptionen
Wenn Ihnen Microsoft Office aus der Version 2003 her
bekannt ist, kennen Sie sicherlich das Dialogfeld, das
Sie über den Befehl Optionen im Menü Extras aufrufen
konnten. Im Rahmen der Neugestaltung der Benutzer-
oberfläche finden Sie diesen Befehl jetzt unter Optionen
innerhalb der Registerkarte Datei. Ein Klick auf diese
Schaltfläche zeigt ein Fenster mit mehreren Bereichen
an, zwischen denen Sie über die Schaltflächen im linken
Teil des Fensters wählen können (à Abbildung 2.17).
Bei praktisch allen Programmen der Office-Familie fin-
den Sie in dieser Navigationsspalte mehrere Bereiche,
die durch einen dünnen Strich voneinander abgegrenzt
sind:
» Die Überschriften in den beiden unteren Bereichen
davon sind im Prinzip bei allen Office-Programmen
identisch. Wenn Sie hier Änderungen vornehmen,
gelten diese gleichermaßen auch für die anderen
Programme der Familie. Es gibt aber auch einige
wenige Ausnahmen, in denen sich die Optionen bei
den Programmen unterscheiden.
» Der obere Teil der Überschriften bezieht sich auf
die Arbeit mit dem Programm, von dem aus Sie das
Fenster mit den Optionen aufgerufen haben. Sie
finden darin die unterschiedlichsten Formen von
Optionen. Allerdings besteht hier auch manchmal
die Möglichkeit, allgemeingültige Einstellungen zu
regeln: Der Bereich Dokumentprüfung erlaubt bei-
spielsweise das Festlegen diverser Optionen für die
Rechtschreibprüfung und die automatische Fehler-
korrektur für das aktuelle Programm einerseits und
Office allgemein andererseits.

Wir wollen anschließend auf einige wichtige Bereiche
unter diesen Optionen eingehen.
Einige andere Bereiche unter den Optio-
HINWEIS nen werden wir im jeweiligen Zusammen-
hang mit den entsprechenden Aufgaben behandeln: Auf
die Einstellungen zur Dokumentprüfung gehen wir in
Kapitel 4 im Zusammenhang mit der Rechtschreibprü-
fung und der AutoKorrektur ein. Dasselbe gilt für die
Optionen im Bereich Sprache. Die Optionen zum Spei-
chern behandeln wir in Kapitel 3. Die möglichen Einstel-
lungen in dem bei Word oder Excel als Erweitert be-
zeichneten Bereich unterscheiden sich stark abhängig
vom gerade verwendeten Programm. Andere Program-
me zeigen außerdem noch weitere Bereiche an. Sie fin-
den Informationen dazu in den jeweiligen Teilen dieses
Buchs zu den einzelnen Programmen.
2.3.1 Der Bereich Allgemein
Über den Bereich Allgemein in der Navigationsspalte
der Optionen haben Sie Zugriff auf eine Zusammen-
fassung der Optionen, die der typische Anwender des
Programms am häufigsten ändern möchte (à Abbildung
2.17). Einige Optionen darin sind bei allen Office-Pro-
grammen identisch – andere unterscheiden sich.
Die Programmoptionen
Abbildung 2.17
Der Bereich Allgemein unter den
Optionen – hier bei Word – zeigt die
wichtigsten Einstellungen an.
Auf die bei den einzelnen Programmen
HINWEIS unterschiedlichen Optionen gehen wir
noch innerhalb der Kapitel zu den einzelnen Program-
men gesondert ein.
Benutzeroberflächenoptionen
Unter der Überschrift Benutzeroberflächenoptionen fin-
den Sie einige Einstellungen, die für Sie interessant sein
können:
» Über das Kontrollkästchen Minisymbolleiste für die
Auswahl anzeigen können Sie festlegen, ob diese
Symbolleiste automatisch angezeigt werden soll,
wenn Sie einen Bereich im Dokument markieren
– beispielsweise bei Word mehrere Zeichen oder
Wörter.
» Ein Einschalten von Livevorschau aktivieren bewirkt,
dass die Auswirkungen eines Befehls direkt im Do-
kument angezeigt werden, wenn Sie den Mauszei-
ger auf die entsprechende Befehlsschaltfläche im
Menüband bewegen. Haben Sie beispielsweise im
Programm Word einen Textbereich markiert und be-
wegen Sie den Mauszeiger auf eine Option in einem
Katalog im Menüband, wird die Auswirkung dieser
Auswahl direkt im Text angezeigt. Damit haben Sie
die Möglichkeit, die möglichen Auswirkungen zu kon-
57
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten
trollieren, bevor Sie wirklich auf die Befehlsschalt-
fläche klicken.
»» Über das Listenfeld Farbschema können Sie
einstellen, mit welchen Farben sich Micro­
soft Office 2010 auf dem Bildschirm präsen-
tieren soll. Sie haben die Auswahl zwischen den drei
Alternativen Blau, Silber und Schwarz.
»» Über das Listenfeld QuickInfo-Format regeln Sie,
ob bzw. wie kleine Programmhilfen zu den Befehls-
schaltflächen im Menüband angezeigt werden sol-
len, wenn Sie den Mauszeiger darauf bewegen. Die
Grundeinstellung für diese Option lautet Featurebe-
schreibungen in QuickInfos anzeigen. Wenn Sie den
Mauszeiger auf eine Befehlsschaltfläche bewegen,
bewirkt dies, dass sowohl der Name der Befehls-
schaltfläche – gegebenenfalls mit dem dazugehö-
renden Tastaturkürzel – als auch eine weitere Be-
schreibung zu diesem Befehl eingeblendet werden.
Wenn Sie stattdessen die Einstellung Featurebe-
58
schreibungen nicht in QuickInfos anzeigen benutzen,
wird die zusätzliche Beschreibung der Auswirkung
des Befehls nicht mit angezeigt. Die dritte Alterna-
tive – QuickInfos nicht anzeigen – blendet alle diese
Anzeigen aus.
Microsoft-Office-Kopie personalisieren
Die Angaben in den Feldern darunter werden bei der
Installation festgelegt. Sie personalisieren Ihre Kopie
von Microsoft Office insgesamt. Ändern Sie hier gege-
benenfalls Benutzername und/oder Initialen.
2.3.2 Die Spracheinstellungen
Nach einem Klick auf die Kategorie Sprache in den Opti-
onen können Sie die Standardbearbeitungssprache für
Microsoft Office 2010 festlegen. Die bereits aktivierten
Bearbeitungssprachen werden im Dialogfeld in der Liste
rechts angezeigt. Standardmäßig sind nur die Sprachen
Deutsch (Deutschland) und Englisch (USA) installiert.
Abbildung 2.18 
Sie können in Microsoft Office
mit mehreren Benutzersprachen
arbeiten.

Zu einer Bearbeitungssprache gehören das Tastaturlay-
out und die Korrekturhilfen für die jeweilige Sprache. Die
Korrekturhilfen umfassen sprachspezifische Werkzeuge
wie Wörterbücher für die Rechtschreib- und Gramma-
tikprüfung oder Schaltflächen für die Absatzrichtung.
Aktivieren einer Sprache in Windows 7
Wenn Sie mit einer weiteren Bearbeitungssprache ar-
beiten wollen, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass
diese im Betriebssystem aktiviert ist. Dann können Sie
diese Sprache auch in einem Office-Programm benut-
zen.
» Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung und kli-
cken Sie in der Kategorie Zeit, Sprache und Region
auf den Link Anzeigesprache ändern. Im gleichnami-
gen Dialogfeld wählen Sie die Registerkarte Tastatu-
ren und Sprachen.
» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Tastaturen än-
dern auf der Registerkarte Tastaturen und Sprachen
können Sie die installierten Tastaturen kontrollieren
und weitere hinzufügen. Regeln Sie gegebenenfalls
zunächst die Einstellung für die Standardeingabe-
sprache. Diese wird beim Starten von Windows
automatisch benutzt. Im Bereich darunter werden
zusätzlich installierte Sprachen angezeigt.
» Sie können über die Schaltfläche Hinzufügen im
Dialogfeld Textdienste und Eingabesprache weitere
Sprach/Tastatur-Kombinationen hinzufügen. Wäh-
len Sie in der Liste zunächst die Sprache und dar-
unter das dazu gewünschte Tastaturlayout. Nach
einem Klick auf Vorschau können Sie die Belegung
der Tasten für das Tastaturlayout anzeigen lassen.
» Schließen Sie alle zur Systemsteuerung gehörenden
Dialogfelder per Klick auf die Schaltfläche OK.
Einstellen einer Sprache zu einem Office-Programm
Nachdem Sie die zu verwendende Bearbeitungssprache
über das Betriebssystem installiert haben, können Sie
diese in einem Office-Programm nutzen. Klicken Sie im
Bereich Sprachen der Optionen auf den Pfeil mit dem
Feld, das standardmäßig mit Weitere Bearbeitungsspra-
chen hinzufügen beschriftet ist, und wählen Sie die hin-
zuzufügende Sprache aus. Klicken Sie dann auf Hinzu-
Die Programmoptionen
fügen. Die Sprache erscheint anschließend in der Liste.
Bestätigen Sie die Einstellungen über OK. Nachdem Sie
die Standardsprache geändert haben, müssen Sie alle
Office-2010-Programme schließen und danach erneut
öffnen, damit die vorgenommene Änderung wirksam
wird.
Wenn der Computer nicht ordnungsge-
ACHTUNG mäß für die hinzugefügte Bearbeitungs-
sprache konfiguriert ist, wird in der Spalte Tastaturlay-
out oder Dokumentprüfung möglicherweise Nicht
aktiviert bzw. Nicht installiert angezeigt.
Die Reihenfolge der Anzeige- und Hilfesprachen
Die Reihenfolge der Sprachen im Bereich Anzeige-
und Hilfesprachen auswählen entspricht der Rei-
henfolge, in der die Sprachen in Microsoft Office
verwendet werden. Ein Eintrag mit dem Namen An Mi-
crosoft Windows anpassen darin bedeutet, dass die
Sprache benutzt wird, die auch das Betriebssystem ver-
wendet. Wenn Sie die Reihenfolge ändern wollen, kli-
cken Sie auf die Sprache, die Sie als Standardsprache
festlegen möchten, und klicken Sie dann auf den Pfeil,
bis die Sprache oben in der Liste mit dem Zusatz <Stan-
dardeinstellung> hinter dem Namen angezeigt wird.
Nachdem Sie die Standardsprache geändert haben,
müssen Sie alle Office-2010-Programme schließen und
anschließend erneut öffnen, damit die vorgenommene
Änderung wirksam wird.
Die QuickInfo-Sprache
QuickInfos sind kleine Popupfenster, in denen eine kur-
ze kontextbezogene Hilfe eingeblendet wird, wenn Sie
mit dem Mauszeiger auf ein Anzeigeelement wie eine
Schaltfläche, eine Registerkarte, ein Steuerelement in
einem Dialogfeld oder ein Menü zeigen. Sie können die
dafür zu verwendende Sprache ändern. Wenn die ge-
wünschte Sprache nicht in der Liste vorhanden ist, müs-
sen Sie gegebenenfalls weitere Sprachdienste hinzufü-
gen. Klicken Sie auf Weitere QuickInfo-Sprachen von
Office.com beziehen und folgen Sie dann den Download-
und Installationsanweisungen. Wenn Sie die QuickInfo-
Sprache in einem Microsoft-Office-Programm festlegen,
wird sie für alle Microsoft-Office-Programme festgelegt.
59
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten

2.3.3 Das Menüband anpassen
Die Programme der Office-Version 2010 liefern die Mög-
lichkeit, die Registerkarten des Menübands und deren
Inhalte an Ihre Wünsche anzupassen. Das ist eine der
wesentlichen Neuheiten bei dieser Version. Sie können
neue Registerkarten mit eigenen Namen erstellen, die-
se mit Gruppen versehen und in diesen Gruppen Befehle
ansiedeln. Die Werkzeuge dazu finden Sie in der Kate-
gorie Menüband anpassen unter den Optionen (à Abbil-
dung 2.19).
»» Im rechten Listenfeld finden Sie die bereits vorhan-
denen Registerkarten des jeweiligen Office-Pro-
gramms. Welche Typen von Registerkarten in der
Liste angezeigt werden, können Sie über das darüber
befindliche Listenfeld regeln. In der Grundeinstel-
lung werden hier die Hauptregisterkarten angezeigt.
Sie können aber auch mit Registerkarten für Tools
die kontextbezogenen Registerkarten anzeigen las-
sen oder die Einstellung Alle Registerkarten wählen.
Beachten Sie auch, dass sich durch einen Klick auf
die kleine Schaltfläche mit dem Pluszeichen die Na-
men der einzelnen Gruppen in den jeweiligen Regis-
terkarten anzeigen lassen.
»» Das Listenfeld auf der linken Seite zeigt die im Pro-
gramm verfügbaren Befehle. Beachten Sie hier, dass
beim Aufruf des Bereichs Menüband anpassen in
der Liste zunächst nur Häufig verwendete Befehle
aufgelistet werden. Weitere Befehle finden Sie, wenn
Sie eine andere Option über Befehle auswählen ein-
stellen. Beispielsweise können Sie hier die Einstel-
lung Alle Befehle benutzen und haben dann Zugriff
auf alle im Programm vorhandenen Befehle. Darun-
ter befinden sich auch solche, die Sie vielleicht noch
nie kennengelernt haben.
Wir wollen Ihnen in den folgenden Abschnitten zeigen,
über welche Möglichkeiten dieser Bereich verfügt.

Abbildung 2.19  Das Menüband eines Programms kann beliebige Befehle aufnehmen – auch solche, die man selten verwendet.

60
 Die Programmoptionen

Abbildung 2.20
Bis auf die Re-
gisterkarte Start
wurden alle anderen
Registerkarten
ausgeblendet.

Vorhandene Registerkarten ein- und ausblenden Zugang zu allen Werkzeugen, die Sie zum Erstellen von
Makros und zum Arbeiten mit VBA benötigen. Mit den
Die bereits in einem Programm standardmäßig vorhan-
Schaltflächen der Gruppe Steuerelemente können Sie
denen Registerkarten können Sie ausblenden (à Abbil-
beispielsweise Schaltflächen in der Tabelle erstellen,
dung 2.20). Dazu müssen Sie nur das Kontrollkästchen
wobei ein Klick darauf eine bestimmte Aktion bewirkt.
vor dem Namen der Registerkarte deaktivieren. Wenn
Die Gruppe XML ist etwas für Experten auf diesem Ge-
Sie die Registerkarte später wieder anzeigen lassen
biet.
wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen wieder. Die
Registerkarte Datei ist übrigens die einzige Registerkar-
Auf die Arbeit mit einigen Elementen die-
te, die nicht ausgeblendet werden kann. HINWEIS ser Registerkarte gehen wir im letzten
Teil dieses Buchs ein (à Kapitel 28).
Die Registerkarte Entwicklertools
Fast alle Office-Programme verfügen über eine mit Ent- Eine neue Registerkarte erstellen
wicklertools bezeichnete Registerkarte, die Werkzeuge
Um eine neue Registerkarte zu erstellen, markieren Sie
zum Automatisieren des Programms beinhaltet (à Ab-
im rechten Listenfeld zunächst die bereits vorhandene
bildung 2.21). Diese Registerkarte ist standardmäßig ab-
Registerkarte, nach der die neu zu erstellende angezeigt
geschaltet. Um damit arbeiten zu können, müssen Sie
werden soll. Klicken Sie dann auf Neue Registerkarte.
diese erst auf den Bildschirm bringen, indem Sie das
Eine neue Karte wird mit einer ersten Gruppe erstellt.
Kontrollkästchen vor dem Namen einschalten.
Sie trägt zunächst den Namen Neue Registerkarte (Be-
Die Inhalte dieser Registerkarte unterscheiden sich nutzerdefiniert) und beinhaltet auch schon eine Gruppe
teilweise je nach Programm. In den meisten Fällen fin- mit dem Namen Neue Gruppe (Benutzerdefiniert) (à Ab-
den Sie darin – unter anderem – die drei Gruppen Code, bildung 2.22 links).
Steuerelemente und XML. Die Gruppe Code liefert den

Abbildung 2.21
Die Registerkarte
Entwicklertools
liefert zusätzliche
Werkzeuge.

61
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten

Abbildung 2.22 
Eine neue Registerkarte und eine
neue Gruppe wurden erstellt –
  sie sollten noch benannt werden.

Eine weitere Gruppe hinzufügen

Sie können sowohl den bereits vorhandenen als auch
den von Ihnen selbst erstellten Registerkarten neue
Gruppen hinzufügen. Überladen Sie die Registerkarte
aber nicht, sonst wird die Arbeit damit unübersichtlich.
Wenn Sie einer Registerkarte eine weitere Gruppe hin-
zufügen wollen, markieren Sie die Gruppe, nach der die
neue erstellt werden soll, und klicken Sie auf Neue Grup-
pe. Eine neue Gruppe wird erstellt. Sie trägt wieder den
Namen Neue Gruppe (Benutzerdefiniert) (à Abbildung
2.22 rechts).

Registerkarten und Gruppen benennen

Sie können sowohl den standardmäßig vorhandenen
Elementen – also Registerkarten und Gruppen – als auch
den von Ihnen hinzugefügten einen anderen Namen ge-
ben. Markieren Sie das Element in der Liste, klicken Sie
dann auf die Schaltfläche Umbenennen, geben Sie dem
Element den gewünschten Namen und bestätigen Sie
durch einen Klick auf OK.
Befehle zu einer Gruppe hinzufügen
Der eigentliche Sinn beim Hinzufügen neuer Register-
karten und Gruppen besteht natürlich darin, einen Raum
im Menüband zu schaffen, in dem Sie Befehlsschaltflä-
chen ansiedeln können. Um einen Befehl hinzuzufügen,
markieren Sie zunächst die Gruppe, die den Befehl bein-
halten soll. Markieren Sie dann im linken Listenfeld den
Befehl, den Sie hinzufügen wollen. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Hinzufügen zwischen den beiden Listen.
Der Befehl erscheint als Unterpunkt zur Gruppe (à Ab-
bildung 2.23).
Abbildung 2.23  Eine neue Registerkarte mit einer
neuen Gruppe und drei Befehlen darin
Die Reihenfolge der Elemente festlegen
Wenn Sie die Reihenfolge der Elemente im Menü­
band ändern wollen, markieren Sie das zu ver-
schiebende Element – also die Registerkarte, die
Gruppe oder den Befehl – und benutzen Sie die beiden
Schaltflächen mit den Pfeilspitzen rechts im Fenster.
Die Anpassungen exportieren
Wenn Sie sich die Mühe gemacht haben, ein eigenes
Menüband mit neuen Registerkarten, Gruppen und Be-
fehlen darin zu erstellen, möchten Sie dieses vielleicht
auch auf anderen Rechnern benutzen. Dazu klicken Sie
auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren rechts
unten im Bereich Menüband anpassen und wählen den
Befehl Alle Anpassungen exportieren. Dieser Befehl

62

heißt so, weil damit nicht nur die Anpassungen des
Menübands, sondern auch die der Symbolleiste für den
Schnellzugriff exportiert werden. Geben Sie im Dialog-
feld Datei speichern der Exportdatei einen Namen und
bestätigen Sie über Speichern.
Übertragen Sie die Datei auf einen anderen Rechner,
öffnen Sie den Bereich Menüband anpassen unter den
Optionen, klicken Sie auf Importieren/Exportieren und
wählen Sie Anpassungsdatei importieren. Navigieren
Sie im Dialogfeld Datei öffnen zu dem Ordner, in dem
die Anpassungsdatei abgelegt ist, und öffnen Sie sie.
Die Anpassungen zurücksetzen
Wenn Sie benutzerdefinierte Anpassungen wieder ent-
fernen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen. Wählen
Sie Alle Anpassungen zurücksetzen und bestätigen Sie
das daraufhin angezeigte Meldungsfeld mit Ja.
Die Tastenkombinationen anpassen
Manchmal benötigen Sie einen Befehl nur so selten,
dass es sich nicht lohnt, dafür eine Schaltfläche im Men-
üband abzulegen. Sie können sich den Aufwand sparen,
wenn Sie für diesen Befehl eine Tastenkombination
vereinbaren. Bei Word – und nur da – können Sie bei-
spielsweise nach einem Klick auf Anpassen neben der
Bezeichnung Tastenkombinationen das Dialogfeld Tas-
tatur anpassen auf den Bildschirm bringen, das Sie für
diesen Zweck verwenden können (à Abbildung 2.24).
Die Programmoptionen
»» Wählen Sie zunächst über das Listenfeld Kategori-
en auf der linken Seite die Kategorie aus, zu der der
Befehl gehört, für den Sie eine Tastenkombination
vereinbaren wollen.
»» Die zu der ausgewählten Kategorie gehörenden
Befehle werden dann im Listenfeld Befehle auf der
rechten Seite angezeigt. Markieren Sie hier den Be-
fehl, für den Sie eine Tastenkombination festlegen
wollen.
»» Der nächste Punkt ist wichtig: Sie müssen
auch festlegen, für welche Fälle die Tas-
tenkombination verfügbar sein soll. Bei
Word haben Sie beispielsweise die Wahl zwischen
dem aktuell geöffneten Dokument und der Vorlage,
auf der dieses basiert.
»» Setzen Sie dann die Schreibmarke in das Feld Neue
Tastenkombination und drücken Sie die gewünsch-
te Kombination auf der Tastatur. Falls Sie eine Tas-
tenkombination gewählt haben, die bereits einem
Befehl zugewiesen wurde – standardmäßig oder be-
nutzerdefiniert –, wird das links im Dialogfeld neben
der Bezeichnung Derzeit zugewiesen an: angezeigt.
Wenn Sie es bei Ihrer Wahl belassen, wird die derzeit
benutzte Zuordnung nach der Bestätigung durch die
Ihre überschrieben.
»» Durch einen Klick auf Zuordnen wird die Tastenkom-
bination festgelegt. Das Dialogfeld bleibt zum Festle-
Abbildung 2.24 
Für alle Befehle können bei Word individuelle
­Tastenkombinationen eingerichtet werden.
Das gilt aber nur für dieses Programm.
63
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten
gen weiterer Kombinationen geöffnet. Sie können es
durch einen Klick auf Schließen wieder ausblenden.
Beachten Sie außerdem die folgenden wichtigen Punkte:
»» Die von Ihnen festgelegten Zuordnungen müssen
gespeichert werden, bevor Sie das Dokument schlie-
ßen. Hatten Sie gefordert, dass die Tastenkombina-
tion in der Vorlage gespeichert werden soll, meldet
sich ein Dialogfeld mit einer entsprechenden Nach-
frage.
»» Wenn Sie zu den werksmäßigen Zuordnungen zu-
rückkehren wollen, klicken Sie auf Alle zurücksetzen.
2.3.4 Die Symbolleiste für den
Schnellzugriff anpassen
Die Wahl der Option Weitere Befehle im Menü der Sym-
bolleiste für den Schnellzugriff öffnet das Dialogfeld
für die Optionen mit aktivierter Kategorie Symbolleiste
für den Schnellzugriff, über die Sie dieser Symbolleis-
te zusätzliche Befehle hinzufügen können (à Abbildung
2.25).
Abbildung 2.25  Das Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Rechts werden die bereits vorhandenen Befehle aufgelistet.
64
»» In dem großen Feld auf der linken Seite finden Sie
eine Liste der Befehle, die Sie der Symbolleiste hin-
zufügen können. Wenn Sie das tun wollen, markieren
Sie den Befehl und klicken Sie auf die Schaltfläche
Hinzufügen in der Mitte zwischen den beiden Listen.
»» Beachten Sie wieder, dass beim Aufruf dieses Be-
reichs in der Liste zunächst nur Häufig verwendete
Befehle aufgelistet werden. Weitere Befehle finden
Sie, wenn Sie eine andere Option über Befehle aus-
wählen einstellen. Beispielsweise können Sie hier die
Einstellung Alle Befehle benutzen und haben dann
Zugriff auf alle im Programm vorhandenen Befehle.
Darunter befinden sich auch solche, die Sie vielleicht
noch nie kennengelernt haben.
»» Ähnlich gehen Sie vor, wenn Sie einen in der Sym-
bolleiste angezeigten Befehl aus dieser entfernen
möchten. Markieren Sie ihn in der Liste auf der rech-
ten Seite und klicken Sie auf Entfernen.
»» Über die beiden Schaltflächen am rechten
Rand des Fensters können Sie die Reihenfolge
der Anzeige der Befehle in der Leiste ändern.

Markieren Sie vorher den Befehl, den Sie in der Liste
verschieben wollen, und klicken Sie – gegebenenfalls
mehrfach – auf eine der beiden Schaltflächen mit
den Pfeilspitzen, um ihn nach oben oder unten zu
verschieben.
Klicken Sie auf OK, nachdem Sie alle gewünschten Be-
fehle hinzugefügt haben.
Befehle aus dem Menüband übernehmen
Sie können der Symbolleiste für den Schnellzugriff ei-
nen Befehl auch direkt über die im Menüband angezeig-
ten Befehle hinzufügen. Dazu klicken Sie im Menüband
auf die entsprechende Registerkarte oder Gruppe, um
die Befehle anzuzeigen, die Sie der Symbolleiste für
den Schnellzugriff hinzufügen möchten. Klicken Sie
dann mit der rechten Maustaste auf den Befehl und kli-
cken Sie im Kontextmenü auf Zu Symbolleiste für den
Schnellzugriff hinzufügen.
Die Inhalte der meisten Kataloge, wie die
ACHTUNG Werte für den Einzug und den Abstand
sowie einzelne Formatvorlagen, die ebenfalls im Menü-
band angezeigt werden, können der Symbolleiste für
den Schnellzugriff aber nicht hinzugefügt werden.
2.3.5 Das Sicherheitscenter
Wenden wir uns an dieser Stelle einem wichtigen Ele-
ment unter den Bereichen zu, die für Office-Programme
allgemein gelten: Der Bereich Sicherheitscenter dient
zum Festlegen der Einstellungen für Sicherheit und
Datenschutz für alle Programme von Office 2010. Bei
der Version 2007 wurde dafür noch der etwas seltsame
Name Vertrauensstellungscenter verwendet.
Die Wirkung des Sicherheitscenters
Beginnen wir mit einem Beispiel zur Wirkung dieses
Werkzeugs: Wenn Sie eine Datei öffnen, die Elemente
enthält, die nicht diesen Anforderungen entsprechen,
wird in Office 2010 eine Statusleiste angezeigt, die be-
reits einige Angaben zur Natur der Bedrohung enthält.
Beinhaltet die Datei beispielsweise Makros, wird das
gemeldet (à Abbildung 2.26). Wenn diese Meldung auf-
taucht, sind die möglicherweise gefährlichen Elemente
– wie Makros oder anderer VBA-Code – zunächst deakti-
viert. Dann können Sie entscheiden, ob diese Elemente
trotzdem ausführbar sein sollen. Klicken Sie dazu auf
Die Programmoptionen
Inhalt aktivieren. Sie sollten das aber nur tun, wenn Sie
sicher sind, dass das Element aus einer vertrauenswür-
digen Quelle stammt
Abbildung 2.26 Eine Sicherheitswarnung taucht beim Öffnen
auf, wenn das Dokument Bestandteile enthält, die gefährlich
werden könnten.
Wenn Sie weitere Informationen zu dieser Meldung
wünschen, klicken Sie in dieser Leiste auf die angezeig-
te Meldung – beispielsweise auf Makros wurden deakti-
viert. Dadurch wird der Bereich Informationen auf der
Registerkarte Datei angezeigt, in dem Sie unter Sicher-
heitswarnung weitere Hinweise zur Natur der Gefähr-
dung erhalten (à Abbildung 2.27).
Ein Klick auf die Schaltfläche Inhalt aktivieren liefert
mindestens zwei Optionen:
» Alle Inhalte aktivieren bewirkt, dass die
bisher gesperrten Dinge wirksam werden. Beispiels-
weise können Makros und VBA-Code ausgeführt
werden. Diese Option können Sie auch durch einen
Klick auf die Schaltfläche Inhalt aktivieren in der Sta-
tusleiste mit der Warnung auswählen. Sie sollten das
nur tun, wenn Sie sicher sind, dass das Element aus
einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
» Wenn Sie stattdessen auf Erweiterte Optionen kli-
cken, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie auch
entscheiden können, ob Sie den Inhalt für die mo-
mentane Sitzung aktivieren wollen (à Abbildung
2.28).
Das Sicherheitscenter anzeigen
Der Bereich Sicherheitscenter unter den Optionen dient
zum Festlegen der Einstellungen für Sicherheit und Da-
tenschutz für alle Programme von Office 2010. Die An-
wahl dieses Bereichs zeigt zunächst ein Übersichtsfens-
ter an. Details liefert ein Klick auf die darin befindliche
Schaltfläche Einstellungen für das Sicherheitscenter
(à folgende Abschnitte). Sie öffnen damit ein separa-
tes Fenster, das auf seiner linken Seite über mehrere
Schaltflächen verfügt, über die Sie einzelne Bereiche
anzeigen lassen können. Die Anzahl dieser Schaltflä-
chen variiert je nach Programm.
65
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten

Abbildung 2.27 
Die Optionen zur Sicherheitswarnung
finden Sie im Bereich Informationen
der Registerkarte Datei.

Der Bereich Vertrauenswürdige Herausgeber

Unter einem Herausgeber versteht Microsoft einen Ent-
wickler, der ein Makro, ein Add-In oder eine andere Er-
weiterung erstellt hat, die von Ihnen und von anderen
Personen verwendet werden kann. Vertrauenswürdige
Herausgeber sind Entwickler, die das Projekt mit einer
digitalen Signatur signiert haben. Diese digitale Signa-
tur muss gültig und aktuell sein – also nicht abgelaufen
– und das Zertifikat, das der digitalen Signatur zugeord-
net ist, muss von einer vertrauenswürdigen Zertifizie-
rungsstelle ausgestellt sein.
Die Daten eines solchen Herausgebers werden im
Bereich Vertrauenswürdige Herausgeber im Sicher-
heitscenter angezeigt.
»» Sie können einen Eintrag auf der Registerkarte Ver-
trauenswürdige Herausgeber löschen, indem Sie die
entsprechende Zeile markieren und dann auf Entfer-
Abbildung 2.28  Die erweiterten Optionen zur Sicherheitswar- nen klicken.
nung. Lesen Sie die Warnung durch.
»» Klicken Sie in der Liste Vertrauenswürdige Heraus-
geber auf den Namen des Herausgebers, dessen
Zertifikat Sie anzeigen möchten, und klicken Sie
dann auf Anzeigen.

66

Der Bereich Vertrauenswürdige Speicherorte
Ein vertrauenswürdiger Speicherort ist normalerweise
ein Ordner auf der Festplatte oder auf einer Netzwerk-
freigabe. Jede Datei, die Sie an einem vertrauenswür-
digen Speicherort ablegen, kann ohne eine Überprü-
fung durch das Sicherheitscenter geöffnet werden. Im
Bereich Vertrauenswürdige Speicherorte innerhalb des
Sicherheitscenters können Sie diese Speicherorte ein-
richten und kontrollieren (à Abbildung 2.29).
Ein vertrauenswürdiger Speicherort kann also ein Ord-
ner auf der Festplatte oder auf einer Netzwerkfreigabe
sein:
»» Es ist immer sicherer, einen lokalen Ordner wie ei-
nen Unterordner im Ordner Dokumente unter Mi-
crosoft Windows 7 bzw. Vista oder in Eigene Dateien
unter Microsoft Windows XP zu verwenden, sofern
Sie ein Anmeldekennwort für Microsoft Windows
zum Schutz des Computers verwenden. Bei dem
Kennwort sollte es sich um ein sicheres Kennwort
handeln. Sie sollten aber nicht den gesamten Ord-
ner Dokumente oder Eigene Dateien als vertrauens-
würdigen Speicherort vorsehen. Erstellen Sie einen
Unterordner in Dokumente oder Eigene Dateien und
bestimmen Sie nur diesen Ordner als vertrauens-
würdigen Speicher­­ort.
Die Programmoptionen
Abbildung 2.29 
Der Bereich Vertrauenswürdige
Speicherorte
»» Speicherorte, die sich nicht auf Ihrem Computer be-
finden – beispielsweise Netzwerkordner – sind weni-
ger sicher. Sie sollten keinen öffentlichen Ordner auf
einer Netzwerkfreigabe zum vertrauenswürdigen
Speicherort für Ihre Dateien bestimmen.
Um einen neuen vertrauenswürdigen Speicherort zu er-
stellen, klicken Sie im Bereich Vertrauenswürdige Spei-
cherorte des Sicherheitscenters auf Neuen Speicherort
hinzufügen. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie
den Ort definieren können.
»» Geben Sie in das Feld Pfad den Namen des Ordners
ein, den Sie als vertrauenswürdigen Speicherort ver-
wenden möchten, oder klicken Sie auf Durchsuchen,
um nach dem Ordner zu suchen.
»» Wenn Sie einen vertrauenswürdigen Speicherort er-
stellen möchten, der sich nicht auf Ihrem Computer
befindet, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ver-
trauenswürdige Speicherorte im Netzwerk zulassen.
Das ist aber nicht zu empfehlen.
»» Wenn Sie Unterordner als vertrauenswürdige Spei-
cherorte einschließen möchten, aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Unterordner dieses Speicherorts
sind ebenfalls vertrauenswürdig.
67
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
» In das Feld Beschreibung können Sie einen beliebi-
gen Text als Beschreibung für den Zweck des ver-
trauenswürdigen Speicherorts eingeben.
» Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie einen solchen Speicherort als
ACHTUNG nicht mehr vertrauenswürdig zurückstu-
fen möchten, markieren Sie ihn unter Pfad im Bereich
Vertrauenswürdige Speicherorte des Sicherheitscen-
ters, klicken Sie auf Entfernen und dann auf OK. Sie kön-
nen die vertrauenswürdigen Speicherorte auch durch
Einschalten eines Kontrollkästchens vorübergehend de-
aktivieren lassen. So muss bei Bedarf nicht alles erneut
eingerichtet werden.
Die Registerkarte Add-Ins
Ähnlich wie Makros (à Kapitel 28) können Add-Ins von
Hackern ausgenutzt werden, um umfangreiche Schäden
anzurichten, wie beispielsweise das Verbreiten eines Vi-
rus. Da es viele verschiedene Add-Ins gibt, die nicht von
Microsoft stammen, müssen spezifische Kriterien erfüllt
werden, bevor ein Add-In als vertrauenswürdig einge-
stuft wird. Auf der Registerkarte Add-Ins im Dialogfeld
Sicherheitscenter können Sie die Einstellungen für Add-
Ins allgemein regeln. Aktivieren Sie hier die gewünsch-
ten Optionen. Standardmäßig sind sie alle abgeschaltet.
Änderungen darin werden erst nach dem Beenden und
erneuten Starten des Programms wirksam.
» Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anwendungs-
Add-Ins müssen von einem vertrauenswürdigen He-
rausgeber signiert sein, wenn das Sicherheitscenter
überprüfen soll, ob eine digitale Signaturdatei, die
das Add-In enthält, vorhanden ist. Ist der Heraus-
geber nicht vertrauenswürdig, wird das Add-In vom
Office-Programm nicht geladen. In der Statusleis-
te wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass das
Add-In deaktiviert wurde.
» Das Kontrollkästchen Benachrichtigung für nicht sig-
nierte Add-Ins deaktivieren (Code bleibt deaktiviert)
ist nur verfügbar, wenn Sie das erste Kontrollkäst-
chen aktiviert haben. In bestimmten Situationen ist
die DLL-Datei, die das Add-In enthält, möglicherwei-
se nicht signiert. In diesen Fällen werden von einem
68
vertrauenswürdigen Herausgeber signierte Add-Ins
aktiviert, während nicht signierte Add-Ins im Hinter-
grund deaktiviert werden.
» Benutzen Sie Alle Anwendungs-Add-Ins deaktivieren
(möglicherweise Funktionsbeeinträchtigung), wenn
Sie Add-Ins grundsätzlich nicht vertrauen. Alle Add-
Ins werden ohne Benachrichtigung deaktiviert, und
alle anderen Kontrollkästchen für Add-Ins stehen
nicht mehr zur Verfügung.
Der Bereich ActiveX-Einstellungen
Über den Bereich ActiveX-Einstellungen des Sicher-
heitscenters können Sie ActiveX-Steuerelemente ak-
tivieren oder deaktivieren. Die Einstellungen beziehen
sich auf ActiveX-Steuerelemente in Dateien, die sich
nicht an einem vertrauenswürdigen Speicherort befin-
den oder bei denen es sich nicht um vertrauenswürdige
Dokumente handelt. Wenn Sie die Datei an einem ver-
trauenswürdigen Speicherort ablegen, erhalten Sie kei-
ne der nachfolgend erwähnten Warnungen.
» Mit der Option Alle Steuerelemente ohne Benach-
richtigung deaktivieren werden alle ActiveX-Steuer-
elemente in den Dokumenten deaktiviert.
» Die Wirkung von Eingabeaufforderung anzeigen, be-
vor ... unterscheidet sich je nachdem, ob VBA-Code
im Dokument vorhanden ist: Ist solcher vorhanden,
werden alle ActiveX-Steuerelemente deaktiviert und
die Statusleiste wird angezeigt. Klicken Sie zum Ak-
tivieren der Steuerelemente auf Inhalt aktivieren.
Anderenfalls werden bestimmte Steuerelemente mit
minimalen Einschränkungen aktiviert und die Sta-
tusleiste wird nicht angezeigt.
» Die Standardeinstellung ist Eingabeaufforderung
anzeigen, bevor alle Steuerelemente mit minimalen
Einschränkungen aktiviert werden. Auch hier wird je
nach dem Vorhandensein von VBA-Code unterschie-
den: Bei Dokumenten mit VBA-Code werden alle
ActiveX-Steuerelemente deaktiviert und die Status-
leiste wird angezeigt.
» Die Option Alle Steuerelemente ohne Einschränkun-
gen und ohne Eingabeaufforderung aktivieren wird
nicht empfohlen.

Der Bereich Einstellungen für Makros
Der Zweck eines Makros besteht darin, häufig auszu-
führende Aufgaben zu automatisieren (à Kapitel 28).
Dahinter verbergen sich oft leistungsfähigere VBA-
Programme, die einen Code verwenden, mit dem viele
Befehle auf einem Computer ausgeführt werden kön-
nen. Aus diesem Grund stellen Makros ein potenzielles
Sicherheitsrisiko dar. Hacker können ein bösartiges
Makro durch ein Dokument einschleusen, das nach dem
Öffnen des Dokuments ausgeführt wird und möglicher-
weise einen Virus auf dem Computer verbreitet.
Die Gefahr geht dabei besonders von sogenannten Au-
toMakros aus, die automatisch in bestimmten Situatio-
nen – etwa beim Öffnen des Dokuments – ausgeführt
werden. Deswegen kann ein Makro standardmäßig in
einem Dokument erst aktiviert werden, nachdem das
Sicherheitscenter die folgenden Punkte überprüft hat:
»» Das Makro wurde vom Entwickler mit einer digitalen
Signatur signiert und die digitale Signatur ist gültig
und aktuell – also nicht abgelaufen.
»» Das der digitalen Signatur zugeordnete Zertifikat
wurde von einer bekannten Zertifizierungsstelle
ausgestellt.
»» Der Entwickler, der das Makro signiert hat, ist ein
vertrauenswürdiger Herausgeber.
Erkennt das Sicherheitscenter ein Problem bei einer
dieser Vo­raussetzungen, wird das Makro standardmä-
ßig deaktiviert und ein Dialogfeld angezeigt, um Sie auf
Die Programmoptionen
ein potenziell unsicheres Makro hinzuweisen. Sie sollten
das Makro nur aktivieren, wenn Sie sicher sind, dass es
aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt. Je nach
dem darin angezeigten Hinweis können unterschiedli-
che Verfahrensweisen notwendig sein.
Sie haben im Bereich Einstellungen für Makros des Si-
cherheitscenters die Möglichkeit, diese Standardverhal-
tensweise zu ändern. Vier Optionen stehen zur Verfü-
gung (à Abbildung 2.30):
»» Aktivieren Sie Alle Makros ohne Benachrichtigung
deaktivieren, wenn Sie Makros nicht vertrauen. Alle
Makros sowie Sicherheitshinweise zu Makros werden
deaktiviert. Dokumente mit nicht signierten Makros,
die Sie für vertrauenswürdig halten, können Sie an
einen vertrauenswürdigen Speicherort verschieben
(à vorherige Abschnitte). Diese werden dann ohne
Überprüfung durch das Sicherheitssystem des Si-
cherheitscenters ausgeführt.
»» Die Option Alle Makros mit Benachrichtigung deak-
tivieren ist die Grundeinstellung. Wählen Sie diese,
wenn Makros deaktiviert werden sollen, Sie jedoch
benachrichtigt werden möchten, falls Makros vor-
handen sind.
»» Die Einstellung Alle Makros außer digital signierten
Makros deaktivieren ist mit der Option Alle Makros
mit Benachrichtigung deaktivieren identisch, außer
dass das Makro ausgeführt werden kann, wenn es
von einem vertrauenswürdigen Herausgeber sig-
niert wurde, dem Sie bereits vertrauen. Wenn Sie
Abbildung 2.30 
Der Bereich Einstellungen
für Makros
69
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
den Herausgeber nicht als vertrauenswürdig einge-
stuft haben, werden Sie benachrichtigt. So können
Sie auswählen, ob Sie die signierten Makros aktivie-
ren oder dem Herausgeber vertrauen möchten. Alle
nicht signierten Makros werden ohne Benachrichti-
gung deaktiviert.
» Wählen Sie die Option Alle Makros aktivieren (nicht
empfohlen; potenziell gefährlicher Code kann ausge-
führt werden), um die Ausführung aller Makros zu-
zulassen. Bei dieser Einstellung ist der Computer für
Angriffe durch potenziell bösartigen Code gefähr-
det, deshalb ist sie nicht zu empfehlen.
Wenn Sie die Makroeinstellungen im Si-
ACHTUNG cherheitscenter ändern, werden sie aus-
schließlich für das Office-Programm geändert, das Sie
derzeit verwenden. Die Makroeinstellungen für andere
Office-Programme werden nicht geändert.
Der Bereich Geschützte Ansicht
Dateien aus dem Internet und von anderen potenziell
unsicheren Speicherorten können Viren, Würmer oder
andere Arten von Malware enthalten, die auf Ihrem
Computer Schaden anrichten können. Zum Schutz Ihres
Computers werden Dateien, die von diesen potenziell
unsicheren Speicherorten stammen, in der geschützten
Ansicht geöffnet. Unter Verwendung der geschützten
Ansicht können Dateien ohne allzu großes Risiko gele-
sen und ihre Inhalte untersucht werden.
Diese geschützte Ansicht ist ein schreibgeschützter Mo-
dus, in dem die meisten Bearbeitungsfunktionen deak-
tiviert sind. Sie erkennen sie nach dem Öffnen der Da-
tei an der Angabe Geschützte Ansicht in der Titelleiste
und in der gelb hinterlegten Statusleiste unterhalb des
Menübands.
Wenn Sie die Datei lesen, aber nicht bearbeiten wollen,
kann sie in der geschützten Ansicht geöffnet bleiben.
Wenn Sie wissen, dass die Datei von einer vertrauens-
würdigen Quelle stammt, und wenn Sie die Datei bear-
beiten, speichern oder drucken möchten, können Sie
die geschützte Ansicht verlassen. Nachdem Sie die ge-
schützte Ansicht verlassen haben, wird die Datei zu ei-
nem vertrauenswürdigen Dokument.
» Zum Verlassen der geschützten Ansicht klicken Sie
in der Statusleiste auf Bearbeitung aktivieren, wenn
70
die Schaltfläche angezeigt wird. Folgen Sie andern-
falls den Anweisungen zum Beenden der geschütz-
ten Ansicht.
» Wenn die Statusleiste in roter Farbe angezeigt wird,
finden Sie in der Statusleiste die Schaltfläche Bear-
beitung aktivieren nicht. Wenn Sie dann die Datei
bearbeiten wollen, öffnen Sie das Menü Datei und
klicken Sie auf Trotzdem bearbeiten. Diese Schaltflä-
che Trotzdem bearbeiten wird angezeigt, um darauf
aufmerksam zu machen, dass ein erhöhtes Risiko
besteht, wenn Sie die Bearbeitung in diesem Modus
aktivieren. Gehen Sie vorsichtig vor und achten Sie
darauf, dass die Quelle der Datei zuverlässig und Ih-
nen bekannt ist.
Sie können die Einstellungen für die geschützte Ansicht
im Sicherheitscenter anzeigen oder ändern. Wählen Sie
Geschützte Ansicht und dann die gewünschte Option:
» Mit Geschützte Ansicht für Dateien aus dem Inter-
net aktivieren wird das Internet wird als unsichere
Quelle angesehen, weil es Benutzern mit böswilligen
Absichten unzählige Möglichkeiten bietet.
» Geschützte Ansicht für Dateien an potenziell un-
sicheren Speicherorten aktivieren zielt auf Ordner
auf dem Computer oder im Netzwerk, die als un-
sicher eingestuft werden, beispielsweise der Ordner
Temporäre Internetdateien. Systemadministratoren
können auch andere Ordner als potenziell unsichere
Speicherorte festlegen.
» Geschützte Ansicht für Outlook-Anlagen aktivieren
ist wirksam, wenn Anlagen in E-Mails von unzuver-
lässigen oder unbekannten Quellen stammen.
Der Bereich Vertrauenswürdige Dokumente
Vertrauenswürdige Dokumente sind Dateien, die aktive
Inhalte aufweisen und ohne Anzeige der Warnungen in
der Statusleiste geöffnet werden. Ein typischer Fall ist,
dass Sie ein Dokument aus einem Netzwerkspeicherort
öffnen. Sie werden dann über das Dialogfeld Sicher-
heitswarnung gefragt, ob Sie das Dokument zu einem
vertrauenswürdigen Dokument machen wollen. Nach-
dem ein Dokument als vertrauenswürdig eingestuft
wurde, wird es nicht mehr in der geschützten Ansicht
geöffnet. Die Aufforderung in der Statusleiste erscheint
jedoch wieder, wenn die Datei, nachdem sie zuletzt als
vertrauenswürdig eingestuft wurde, verschoben wurde.

Die generellen Einstellungen zu diesem Sicherheitsbe-
reich nehmen Sie unter Vertrauenswürdige Dokumente
innerhalb des Sicherheitscenters vor.
»» Wenn Vertrauenswürdigkeit von Dokumenten in ei-
nem Netzwerk zulassen aktiviert ist, wird das Dialog-
feld Sicherheitswarnung nicht mehr für Dateien an
Netzwerkspeicherorten angezeigt.
»» Mit Vertrauenswürdige Dokumente deaktivieren wird
das Dialogfeld Sicherheitswarnung bei jedem Öffnen
von Dateien angezeigt.
»» Durch einen Klick auf Bereinigen löschen Sie die Lis-
te der Dokumente, die zuvor als vertrauenswürdig
eingestuft wurden. Die Statusleiste wird dann wie-
der für diese Dokumente angezeigt.
Der Bereich Statusleiste
In der Statusleiste werden Sicherheitshinweise ange-
zeigt, wenn potenziell unsichere, aktive Inhalte in dem
geöffneten Dokument enthalten sind (à oben). So kann
das Dokument beispielsweise ein nicht signiertes Makro
oder ein Makro mit einer ungültigen Signatur enthalten.
Um Sie auf das Problem hinzuweisen, wird in solchen
Fällen standardmäßig ein von Microsoft als Statusleis-
te bezeichnetes Element eingeblendet. Verwechseln
Sie dies nicht mit der auch als Statusleiste bezeichne-
ten Leiste am unteren Rand des Anwendungsfensters.
Wenn Sie keine solchen Benachrichtigungen erhalten
möchten, können Sie die Statusleiste deaktivieren. Dazu
dient der Bereich Statusleiste im Sicherheitscenter.
»» Standardmäßig ist Meldungsleiste in allen Anwendun­
gen anzeigen, wenn aktiver Inhalt, wie z.B. ActiveX-
Steuerelemente, gesperrt ist aktiviert. Benachrich-
tigungen der Statusleiste werden also angezeigt,
sobald potenziell unsicherer Inhalt deaktiviert wur-
de. Das Optionsfeld ist übrigens nicht aktiviert, wenn
Sie im Sicherheitscenter unter Einstellungen für Ma-
kros das Optionsfeld Alle Makros ohne Benachrichti-
gung deaktivieren aktiviert haben. Sie erhalten dann
keine Benachrichtigungen der Statusleiste, das ist
dann aber auch nicht notwendig.
»» Mithilfe von Informationen zu gesperrtem Inhalt
niemals anzeigen wird die Statusleiste deaktiviert.
Unabhängig von den Sicherheitseinstellungen im Si-
cherheitscenter erhalten Sie keine Benachrichtigun-
gen bei möglichen Sicherheitsproblemen.
Die Programmoptionen
Der Bereich Einstellungen für den Zugriffsschutz
Sie haben die Möglichkeit, im Sicherheitscenter im
Bereich für den Zugriffsschutz Änderungen an den
Einstellungen vorzunehmen, so dass Sie eine gesperr-
te Datei öffnen, bearbeiten und speichern können. Es
empfiehlt sich aber, keine Änderungen an den Standar-
deinstellungen vorzunehmen, die eine Bearbeitung der
gesperrten Dateitypen zulassen. Durch Aktivieren der
einzelnen Kontrollkästchen in den Spalten Öffnen und
Speichern können Sie festlegen, welche Dateitypen mit
Word 2010 nicht geöffnet und nicht gespeichert werden
können. Beachten Sie auch die Optionen im unteren Be-
reich des Fensters:
»» Wenn Ausgewählte Dateitypen nicht öffnen gewählt
ist, wird beim versuchten Dateizugriff eine Fehler-
meldung angezeigt.
»» Bei Ausgewählte Dateitypen in geschützter Ansicht
öffnen werden die ausgewählten Dateitypen in der
geschützten Ansicht geöffnet. Die Schaltfläche Be-
arbeitung aktivieren ist in der Statusleiste und der
Backstage-Ansicht deaktiviert.
»» Auch bei Ausgewählte Dateitypen in der geschütz-
ten Ansicht öffnen und Bearbeitung erlauben wer-
den die ausgewählten Dateitypen in der geschütz-
ten Ansicht geöffnet. Hier ist aber die Schaltfläche
Bearbeitung aktivieren in der Statusleiste und der
Backstage-Ansicht aktiviert.
Der Bereich Datenschutzoptionen
Über die Registerkarte Datenschutzoptionen regeln Sie
den für Sie im Allgemeinen unsichtbaren Kommunikati-
onsfluss zwischen Ihrem Rechnersystem und Microsoft
über das Internet. Extrem auf Sicherheit ausgerichtete
Anwender sehen vielleicht auch hierin ein mögliches
Risiko. Auf jeden Fall hat Microsoft damit eine zusam-
menfassende Stelle geschaffen, über die diese Kommu-
nikation kontrolliert werden kann.
Im oberen Abschnitt dieses Bereichs finden Sie sieben
Optionen, die für Sie interessant sein könnten. Die Ein-
stellungen, die Sie hier vornehmen, sind gültig für alle
bzw. die Mehrzahl der Office-2010-Programme.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Verbindung mit Mi-
crosoft Office.com herstellen … aktivieren, werden
die aktuellsten Hilfeinhalte auf Ihren Computer her-
71
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten

untergeladen. Sie müssen mit dem Internet verbun- Die Optionen im Abschnitt darunter sind spezifisch für
den sein, um die Downloads empfangen zu können. das jeweilige Office-Programm. Bei Microsoft Word fin-
Es wird nicht das gesamte Hilfesystem heruntergela- den Sie hier beispielsweise die folgenden Optionen:
den, sondern nur der Artikel in der Hilfe, auf den Sie
»» Wenn Sie die Option Vor dem Drucken, Speichern
im Feld mit den Suchergebnissen klicken.
oder Senden einer Datei mit Überarbeitungen oder
»» Das Aktivieren von Datei in bestimmten Abständen Kommentaren warnen einschalten, erhalten Sie eine
herunterladen … bewirkt, dass eine Datei auf den Warnmeldung, wenn Sie versuchen, ein Dokument
Rechner heruntergeladen wird, damit bei instabilem mit Überarbeitungen zu drucken, zu speichern oder
Verhalten oder einem Absturz des Computers au- zu senden.
tomatisch das Tool Microsoft-Office-Diagnose aus-
»» Über Zufallszahlen zur Verbesserung der Kombinier-
geführt wird. Sie werden in einem solchen Fall von
genauigkeit speichern verbessern Sie die Chancen,
Microsoft gefragt, ob Fehlerberichte für bestimmte
ein optimales Ergebnis beim Zusammenführen von
Arten von Fehlermeldungen gesendet werden sollen.
Überarbeitungen mehrerer Bearbeiter zu erzielen.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Beim Programm zur
»» Beim Aktivieren von Ausgeblendete Markups beim
Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit anmelden
Öffnen oder Speichern anzeigen wird sichergestellt,
aktivieren, sammelt Microsoft automatisch Informa-
dass alle Überarbeitungen, die noch in einem Doku-
tionen von Ihrem Computer, einschließlich der Feh-
ment enthalten sind, beim Öffnen oder Speichern
lermeldungen, die von der Software generiert wer-
des Dokuments angezeigt werden. Dadurch können
den, des Zeitpunkts, zu dem die Fehlermeldungen
Sie unerwünschte Änderungen vor dem Senden an
generiert werden, der Art der verwendeten Compu-
Bearbeiter aus dem Dokument entfernen.
terausstattung, etwaiger Schwierigkeiten Ihres Com-
puters beim Ausführen von Microsoft-Software und »» Die Option Beim Speichern persönliche Daten aus
ob die Hardware bzw. Software erwartungsgemäß Dateieigenschaften entfernen ist in Excel, Power-
und schnell reagiert. Alle an Microsoft gesendeten Point und Word deaktiviert und in Publisher und
Informationen sind aber angeblich anonym. SharePoint Designer aktiviert. In den Programmen
mit deaktivierter Option ist die Option nur verfüg-
»» Durch Aktivieren von Installierte Office-Anwendun-
bar, wenn Sie ein Dokument bearbeiten, das in einer
gen automatisch erkennen … wird die Suche in Of-
früheren Office-Version erstellt wurde, und Sie die
fice.com auf Ergebnisse konzentriert, die sich auf die
Option in der jeweiligen Version zum Entfernen per-
Office-Programme beziehen, die auf Ihrem Rechner
sönlicher Daten verwendet haben. Klicken Sie auf
installiert sind.
die Schaltfläche Dokumentprüfung, um persönliche
»» Ist Microsoft Office-Dokumente auf mögliche Spoo- Informationen aus diesem Dokument zu entfernen.
fingangriffe auf internationale Domänennamen
»» Die Schaltfläche Dokumentprüfung existiert nur bei
überprüfen aktiviert, ist die Erkennung gefälschter
den Programmen Excel, PowerPoint und Word. Durch
Websites zum Schutz vor Phishing-Schemas einge-
einen Klick darauf können Sie persönliche Informa-
schaltet. Falls eine Verknüpfung mit einer Website
tionen und andere ausgeblendete Daten aus Doku-
mit einem gefälschten Domänennamen erkannt
menten entfernen, die mit den Programmen in der
wird, werden Sie in einem Sicherheitshinweis be-
Version 2010 und früheren Versionen erstellt wurden.
nachrichtigt.
»» Mit Dem Aufgabenbereich 'Recherchieren' das Prü-
fen auf neue Dienste und deren Installation erlauben 2.4 Die Programmhilfen
ermöglichen Sie es den Programmen, automatisch
Denken Sie bei Problemen während Ihrer Arbeit mit
auf neue Recherchedienste zu prüfen und diese zu
einem Office-Programm immer daran, dass das Pro-
installieren.
gramm über ein umfangreiches Hilfesystem verfügt,
das Sie jederzeit aufrufen können. Dieses Hilfesystem

72

wurde in der Version 2010 verbessert: Im Gegensatz zu
früheren Versionen bietet die aktuelle Version im selben
Hilfefenster einen einfachen Zugriff auf die Endbenut-
zerhilfe und die Entwicklerhilfe. Sie können auf Wunsch
die Suche problemlos auf die Entwicklerhilfe beschrän-
ken. Der gesamte Inhalt der Endbenutzer- und Entwick-
lerhilfe ist auf Office.com verfügbar.
2.4.1 Der Zugang zur Hilfe
Um schnell zu den gewünschten Informationen zu ge-
langen, sollten Sie die folgenden Methoden zum Aufruf
der Hilfe kennen:
»» Den Zugang zur Hilfe erhalten Sie, indem Sie auf
die Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des
Menübands klicken. Denselben Effekt erreichen Sie,
indem Sie É drücken. Daraufhin wird die Startsei-
te der Hilfe angezeigt (à Abbildung 2.31). Jedes Pro-
gramm in Microsoft Office weist eine eigene Hilfe-
Homepage auf, auf der Sie sich einen Überblick über
das Programm verschaffen können.
Abbildung 2.31  Die Startseite zur Hilfe – hier für Microsoft Word
Die Programmhilfen
»» Die Mehrzahl der Dialogfelder in den Office-Pro-
grammen verfügt über eine eigene Schaltfläche
für den Zugang zur Hilfe. Wenn Sie darauf klicken,
sollte automatisch eine Hilfeseite zu den Optionen
im aktuell geöffneten Dialogfeld angezeigt werden.
Wenn für das Dialogfeld kein Hilfethema verfügbar
ist, wird die Startseite der Hilfe angezeigt.
»» Auch die Hilfe zu vielen Steuerungselementen im
Menüband können Sie auf diese Weise gezielt an-
sprechen. Setzen Sie den Mauszeiger auf das ent-
sprechende Element und drücken Sie É.
2.4.2 Die Startseite der Hilfe
Auf der Startseite können Sie zu speziellen Hilfethemen
navigieren:
»» Benutzen Sie die Optionen darin, um zu bestimmten
Themenbereichen weitere Unterpunkte anzuzeigen.
Beispielsweise können Sie im Programm Word durch
einen Klick auf Anzeigen der Hilfe eine Übersicht
zu den Unterpunkten dazu anzeigen lassen. Sie kön-
nen sich damit stufenweise durch die Hierarchie des
Hilfesystems zum gewünschten Thema vorarbeiten.
»» Ebenso können Sie durch einen Klick auf die Schalt-
fläche Inhaltsverzeichnis einblenden in der Sym-
bolleiste auf der linken Seite des Fensters ein Inhalt-
verzeichnis zur Hilfe einblenden lassen (à Abbildung
2.32). Wenn Sie hier auf einen Themenbereich kli-
cken, werden die Unterpunkte dazu eingeblendet.
Navigieren Sie in der Hierarchie weiter nach unten,
bis Sie auf eine Textzeile mit einem davor stehen-
den Fragezeichen stoßen. Ein Klick auf ein solches
Element zeigt den Inhalt des Themas im rechten
Bereich des Fensters an.
»» Sie können auch zu anderen Themen navigieren
oder nach Themen suchen, indem Sie die Frage in
das Feld Geben Sie die zu suchenden Wörter ein ein-
geben und anschließend über die Taste Æ oder
durch einen Klick auf Suchen bestätigen.
73
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten

Abbildung 2.32 
Das Inhaltsverzeichnis zur Hilfe –
die Buchsymbole können Sie auf-
  und zuklappen.

2.4.3 Offline- und Online-Inhalte

Sie können auswählen, welche Version der Microsoft-
Office-Hilfethemen angezeigt werden soll: Sie können
einerseits die auf dem Computer im Rahmen von Micro­
soft Office installierten Hilfethemen verwenden oder
andererseits die auf Microsoft Office Online verfüg­
baren Hilfethemen.
»» Welche Version benutzt wird, erfahren Sie durch die
Abbildung 2.33  Entscheiden Sie zwischen online und offline.
Anzeige in der unteren rechten Ecke des Hilfefens-
ters. Hier finden Sie beispielsweise eine der Anzei-
gen Verbunden mit Office.com oder Offline . 2.4.4 Die Symbolleiste im Hilfefenster
»» Zur generellen Wahl der Version öffnen Sie im Hilfe- Beachten Sie auch die Schaltflächen in der Symbolleiste
fenster die mit Verbindungsstatus bezeichnete Liste des Hilfefensters (à Tabelle 2.4).
zu dieser Schaltfläche und wählen die gewünschte
Option (à Abbildung 2.33 links). Jedes Mal, wenn Sie
Symbol Name und Wirkung
nun ein Hilfefenster in einem beliebigen Microsoft-
Office-Programm öffnen, wird im Hilfefenster Inhalt Zurück: zeigt die vorher angezeigte Seite der Hilfe
von der ausgewählten Quelle angezeigt. wieder an. Ist nur verfügbar, wenn die Seite vorher
gewechselt wurde.
In den meisten Fällen ist Inhalte von Office.com die op-
timale Option. In manchen Situationen können Sie je- Weiter: schaltet nach der Wahl von Zurück wieder zur
doch Inhalte von diesem Computer anzeigen auswählen vorher angezeigten Seite.
– beispielsweise wenn keine Internetverbindung besteht Anhalten: stoppt das Herunterladen der Hilfeinhalte aus
oder wenn der Office.com-Server nicht verfügbar ist. dem Internet.
Es kann vorkommen, dass Sie vorübergehend Hilfein- Aktualisieren: lädt die aktuelle Hilfeseite nochmals
halte online durchsuchen oder suchen möchten. Dazu herunter.
ändern Sie die Option in der Liste Suchen und geben Tabelle 2.4  Die Schaltflächen der Symbolleiste im Hilfefenster
an, welcher Inhalt gesucht und durchsucht werden soll
(à Abbildung 2.33 rechts).

74

Symbol Name und Wirkung
Zurück:.zeigt.die.vorher.angezeigte.Seite.der.Hilfe.
wieder.an ..Ist.nur.verfügbar,.wenn.die.Seite.vorher.
gewechselt.wurde .
Weiter:.schaltet.nach.der.Wahl.von.Zurück.wieder.zur.
vorher.angezeigten.Seite .
Anhalten:.stoppt.das.Herunterladen.der.Hilfeinhalte.aus.
dem.Internet .
Aktualisieren:.lädt.die.aktuelle.Hilfeseite.nochmals.
herunter .
Tabelle 2.4 Die Schaltflächen der Symbolleiste im Hilfefenster
(Forts.)
Mit der Einstellung Im Vordergrund anzeigen
TIPP wird das Hilfefenster nur im Vordergrund vor
Microsoft-Office-Programmen angezeigt. Diese Einstel-
lung hat keine Auswirkung auf andere Anwendungen,
die nicht Bestandteil von Microsoft Office sind.
Die Programmhilfen
2.4.5 Der Bereich Hilfe auf der
Registerkarte Datei
Zugang zu den Programmhilfen haben Sie auch noch
über den Bereich Hilfe auf der Registerkarte Datei
(à Abbildung 2.34).
Die Links im zentralen Bereich dieses Fensters bewirken
keine wesentlich neuen Aktionen:
» Durch einen Klick auf Microsoft Office-Hilfe lassen
Sie das Hilfefenster anzeigen (à oben).
» Erste Schritte führt Sie zu einer Webseite mit einem
Artikel zu speziellen Aufgaben und Funktionen des
Programms. Sie finden darin auch Links zu den Neu-
heiten.
» So erreichen Sie uns verbindet Sie mit der Seite
Microsoft Hilfe und Support im Internet.
» Über Optionen lassen Sie die Programmoptionen
anzeigen (à oben).
Abbildung 2.34
Auch der Bereich Hilfe in der
Registerkarte Datei liefert den
Zugang zur Programmhilfe.
75
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
» Auf Updates prüfen zeigt eine Information über Sinn
und Zweck der Updates an und öffnet außerdem den
Bereich Windows-Updates aus der Systemsteuerung,
über den Sie auch die Aktualisierung von Office-Pro-
grammen einstellen können.
Wenn Sie Ihre Programmkopie noch nicht aktiviert ha-
ben, können Sie das über dieses Fenster tun. Klicken
Sie dazu auf den Link Product Key ändern im rechten
Bereich. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld mit der
Überschrift Product Key eingeben. Wir hatten es bereits
erwähnt: Zur Aktivierung erstellt das Programm aus
der Seriennummer der erworbenen Software und un-
bedenklichen Informationen zur eingesetzten Hardware
– das sind einige typische Merkmale der Hardware Ihres
Systems – eine sogenannte Identifikationsnummer. Die-
se beiden Angaben werden bei Microsoft gespeichert
und sollen sicherstellen, dass Ihre Seriennummer des
Produkts nicht auf weiteren Rechnern installiert und
aktiviert werden kann.
2.5 Weitere interessante Neuheiten
Die wichtigen Neuheiten der Oberfläche der Program-
me zur Generation 2010 haben wir damit angesprochen.
Aber auch direkt darunter zeigt die neue Version bei
praktisch allen Programmen mehr oder weniger interes-
sante Neuheiten, über die wir nun noch einen Überblick
liefern wollen.
2.5.1 Bei allen Programmen
Einige dieser Neuheiten sind bei (fast) allen Program-
men der Office-Familie zu finden. Wir wollen sie hier zu-
sammenfassen:
Neue Dateiformate
Seit der Version 2007 gibt es bei Microsoft Excel auch
neue Dateiformate. Diese ermöglichen es Ihnen, die Da-
ten über verschiedene Speicher- und Abfragesysteme
hinweg mit höherer Sicherheit gemeinsam zu nutzen.
Während die Dateien der Excel-Version 2003 noch die
Namenserweiterung .xls trugen, lautet diese jetzt .xlsx
bzw. .xlsm. Bei Word werden statt .doc die Kürzel .docx
und .docm benutzt. In beiden Fällen repräsentiert der
letzte Buchstabe m, dass die Datei einen Code enthält.
Die Vielfalt der Formate wurde mit der Programmver-
sion 2010 noch vergrößert. Neu ist beispielsweise die
76
Unterstützung des freien Dokumentformats OpenDocu-
ment in der Version 1.1. Mehr zu diesen Dateiformaten
erfahren Sie später (à Kapitel 3).
Die Freigabe
Der Bereich Speichern und Senden auf der Register-
karte Datei fasst alle Werkzeuge zusammen, die auf
irgendeine Weise mit der Verteilung von Dokumenten
in elektronischer Form zusammenhängen (à Abbildung
2.35). Dabei kommen zusätzliche Aspekte ins Spiel, die
sowohl die Sicherheit als auch andere Dinge betref-
fen. Sie finden darin beispielsweise sowohl die Befehle
für die Ablage auf einem Server als auch den Wechsel
des Dateiformats oder – beispielsweise im Programm
Publisher – die Vorbereitung für den professionellen
Druck.
Die folgenden Punkte könnten bereits an dieser Stelle
interessant sein:
» Wenn Sie ein freigegebenes Dokument öffnen, wird
es automatisch zwischengespeichert, so dass Sie
offline Änderungen daran vornehmen können, die
dann automatisch synchronisiert werden, sobald Sie
wieder online arbeiten. Beim Arbeiten außerhalb des
Büros müssen Sie also keine lokalen Kopien mehr er-
stellen oder Ihre Änderungen nach der Rückkehr ins
Büro manuell mit dem Serverdokument zusammen-
führen.
» Mehrere Autoren können ein Dokument gleichzeitig
bearbeiten, wobei die verschiedenen Änderungen
synchronisiert werden. Autoren haben die Möglich-
keit, den Zugriff auf Dokumentbereiche zu blockie-
ren, während sie daran arbeiten.
Eine ausführliche Beschreibung der Werk-
HINWEIS zeuge im Bereich Speichern und Senden
für alle Office-Programme finden Sie in Kapitel 25.
Office Web Apps
Office Web Apps sind Online-Begleitprodukte zu Word,
Excel, PowerPoint und OneNote, mit denen der Benut-
zer von überall aus auf seine Dokumente zugreifen
kann. Zwei Möglichkeiten der Nutzung sind möglich:
» Einerseits können alle Anwender ihre Dokumente
über Windows Live in einem SkyDrive-Ordner im
 Weitere interessante Neuheiten

Abbildung 2.35 
Die Kategorie Speichern und Sen-
den auf der Registerkarte Datei
fasst viele Aufgaben zusammen.

Internet speichern. Zusätzliche Installationen sind Die Einfügevorschau

dafür nicht erforderlich. Nachdem Sie Dokumente
Nach dem Einfügen aus der Zwischenablage müssen Sie
von Programmen wie Word, Excel und PowerPoint
jetzt weder auf Rückgängig klicken noch die Daten neu
an einem Speicherort im Web abgelegt haben, kön-
formatieren. Sie können für die aus der Zwischenablage
nen Sie diese über Office Web Apps problemlos und
eingefügten Daten eine Vorschau und somit verschiede-
direkt im Browser anzeigen lassen. Sie können auch
ne mögliche Ergebnisse anzeigen, bevor Sie das Einfü-
dort neue Dokumente erstellen und einfache Ände-
gen der Daten ausführen (à Abbildung 2.36).
rungen vornehmen, wobei Ihnen fast alle Elemente
der vertrauten Office-Benutzeroberfläche zur Verfü-
gung stehen (à Kapitel 25).
»» Unternehmen können aber auch ihren eigenen Mi-
crosoft SharePoint Server 2010 zur Verwaltung ein-
setzen. Dazu müssen Sie Office Web Apps auf dem
Server installieren. Der Word-Anzeigedienst, der Ex-
cel-Berechnungsdienst und die PowerPoint-Dienst-
anwendung werden damit der Liste der gemeinsam
genutzten SharePoint-Dienste hinzugefügt. Zum
Bearbeiten in Word oder für OneNote-Dateien sind
keine zusätzlichen SharePoint-Dienste erforderlich.

Abbildung 2.36  Über die Einfügeoptionen können Sie noch vor
dem Einfügen von Daten steuern, wie diese im Dokument erschei-
nen sollen – hier bei Word und bei Excel.

77
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Neue Werkzeuge für den Umgang mit Bildern
Die Kommunikation von Ideen in Programmen ist bei-
spielsweise auch bei Programmen wie Word oder Excel
nicht auf die Anzeige von Texten, Zahlen oder Diagram-
men beschränkt. Sie können auch viele grafische Ele-
mente benutzen und müssen kein Grafikdesigner sein,
um professionell und elegant aussehende Bilder zu er-
stellen.
» Mit der Screenshot-Funktion erstellen Sie schnell
eine Bildschirmabbildung und fügen diese Ihrer Da-
tei hinzu. Dieses Werkzeug eignet sich besonders für
Dokumentationen.
» An den eingefügten Bildern können Sie sehr einfach
Korrekturen vornehmen und künstlerische Effek-
te darauf anwenden. Beispielsweise können Sie die
Farbintensität und den Farbton von Bildern optimie-
ren oder deren Helligkeit, Kontrast oder Schärfe an-
passen, ohne ein zusätzliches Bildbearbeitungspro-
gramm verwenden zu müssen.
» Eine weitere verbesserte Bildbearbeitungsoption ist
die Möglichkeit, unerwünschte Teile eines Bilds – wie
beispielsweise den Hintergrund – mehr oder minder
automatisch zu entfernen, um die eigentliche Bild-
aussage zu akzentuieren oder hervorzuheben oder
um ein störendes Detail zu entfernen.
Wie man bei der Bearbeitung von einge-
HINWEIS fügten Bildern vorgeht, sagt Ihnen das
Kapitel 26.
Mathematische Gleichungen
Um anderen Personen, die sich zwar etwas in der Ma-
thematik – nicht aber in Excel – auskennen, zu verdeut-
lichen, wie eine Formel zu interpretieren ist, können
Sie die Formel zusätzlich in Form einer Gleichung auf
dem Blatt als Text anzeigen lassen. Alle Programme
stellen dafür eine spezielle Funktion bereit, die auch
die Darstellung von komplizierten mathematischen Zu-
sammenhängen in einer grafisch ansprechenden Form
ermöglicht. Die Technik hat aber keinerlei Bezug zur
Berechnung, sondern dient nur der Illustration.
Wie man mit solchen Formeln arbeitet,
HINWEIS erfahren Sie in Kapitel 27.
78
2.5.2 Neuheiten bei Word 2010
Wenden wir uns jetzt den individuellen Neuheiten der
einzelnen Programme zu: Bei Microsoft Word 2010
wurde besonders die Navigation in umfangreichen Do-
kumenten verbessert. Zudem gibt es neue Werkzeuge
für den Feinschliff des Erscheinungsbilds der fertigen
Dokumente, um deren Wirkung zu optimieren.
Der neue Dokumentnavigationsbereich
Der Navigationsbereich auf der linken Seite des Word-
Fensters erlaubt es, Dokumente durch Ziehen und Able-
gen von Abschnitten auf einfache Weise neu zu organi-
sieren (à Abbildung 2.37). Sie müssen also keine langen
Abschnitte mehr kopieren und einfügen, um die Struk-
tur des Dokuments neu zu gestalten.
Die Suche
Der neue Navigationsbereich findet auch bei der Suche
Verwendung und vereinfacht das Suchen in umfangrei-
chen Dokumenten. Nach dem Starten der Suche meldet
sich bei Word 2010 links auf dem Bildschirm der Arbeits-
bereich Navigation (à Abbildung 2.38). Geben Sie darin
im Suchen-Feld – das ist das Feld, in dem zunächst der
Ausdruck Dokument durchsuchen steht – die Zeichen-
folge ein, nach der gesucht werden soll. Bereits nach
Eingabe der ersten Zeichen werden die Stellen im Doku-
ment markiert, an denen diese Zeichen verwendet wur-
den. Auch im Bereich Navigation werden die Abschnitte
mit den Fundstellen im Text aufgelistet. Darin wird oben
auch die Anzahl der Fundstellen genannt.
Hinweise zum Arbeiten mit der neuen
HINWEIS Suchfunktion in Word finden Sie im Kapi-
tel über das Eingeben und Bearbeiten von Text (à Kapi-
tel 5).
2.5.3 Neuheiten bei Excel 2010
Neben den oben schon angesprochenen Neuerungen,
die alle Office-Programme betreffen, bietet Excel 2010
auch einige programmspezifische Neuheiten.

Abbildung 2.38 Die Suchergebnisse werden bereits nach
Eingabe der ersten Zeichen sowohl im Dokument als auch im
Navigationsbereich angezeigt.
Weitere interessante Neuheiten
Abbildung 2.37
Der neu gestaltete Navi-
gationsbereich bietet die
Möglichkeit zum schnellen
Ändern der Struktur des
Dokuments.
Datenschnitte
Ein PivotTable-Bericht ist ein interaktiver Kreuztabel-
lenbericht, der Daten zusammenfasst und analysiert. In
früheren Versionen von Excel können Sie Berichtsfilter
verwenden, um die Daten darin zu filtern, es ist aber
nicht einfach, den aktuellen Filterstatus zu erkennen. In
Microsoft Excel 2010 haben Sie die Möglichkeit, zum Fil-
tern der Daten Datenschnitte zu verwenden. Die Funkti-
on für Datenschnitte wird in Form von Schaltflächen be-
reitgestellt, auf die Sie klicken können, um Daten schnell
zu filtern. Darüber hinaus wird bei Datenschnitten auch
der aktuelle Filterstatus angegeben, so dass Sie sofort
erkennen können, was genau in einem gefilterten Pivot-
Table-Bericht angezeigt wird.
Die Arbeit mit Datenschnitten beschreibt
HINWEIS das Kapitel 12.
79
Kapitel 2  •  Die Programmoberflächen und Neuheiten
Sparklines
Sparklines sind kleine Diagramme, die in eine Zelle pas-
sen und die neben den Daten eine visuelle Übersicht
eines Trends in den Daten bereitstellen (à Abbildung
2.39).
Abbildung 2.39  Mit Hilfe von Sparklines können Sie Trends in
einer Zahlenreihe schnell als kleine Grafik anzeigen lassen.
Erweiterungen für die bedingte Formatierung
Mithilfe der bedingten Formatierung können unter Ver-
wendung von Datenbalken, Farbskalen und Symbolsät-
zen interessante Zellen oder Zellbereiche hervorgeho-
ben, ungewöhnliche Werte herausgestellt und Daten
optisch dargestellt werden. Bei Excel 2010 wurden die
Möglichkeiten der Arbeit mit diesen Elementen noch
erweitert.
2.5.4 Neuheiten bei den weiteren
Programmen
Die weiteren Programme von Office 2010 in der Profes-
sional-Edition beinhalten natürlich ebenfalls die oben
angesprochenen allgemeinen Neuerungen. Zusätzlich
gibt es aber auch dort programmspezifische Neuheiten.
Hier folgt ein Überblick. Auf die Details werden wir in
den Teilen dieses Buchs eingehen, die sich auf das je-
weilige Programm beziehen.
Access 2010
Access 2010 beinhaltet Änderungen und Erweiterungen
in der Benutzeroberfläche. Wenn Sie das Programm aus
der Version 2003 kennen, ist der Navigationsbereich
für Sie wahrscheinlich neu. Dieser ersetzt und erweitert
die Funktionalität des Datenbankfensters. Außerdem
80
gibt es eine größere Zahl von sonstigen Neuerungen.
Hier folgen die wichtigsten:
»» Sie können Webdatenbanken erstellen, die auf ei-
nem SharePoint-Server bereitgestellt werden, auf
dem Access Services ausgeführt wird. Die Inhalte
einer solchen Webdatenbank können über einen
Webbrowser eingesehen werden, Access selbst ist
nicht erforderlich.
»» Zusätzlich zum Verknüpfen mit externen Datenquel-
len wie Excel-Arbeitsmappen und SharePoint-Listen
können Sie nun eine Verbindung mit Daten in Web­
sites erstellen, die eine Webdienstschnittstelle be-
reitstellen. Sie können beispielsweise eine Verknüp-
fung mit Daten in der Website eines Online-Händlers
einrichten und anschließend eine eigene Anwen-
dung zum Anzeigen von Artikeln oder Auslösen von
Bestellungen erstellen.
»» Das Erstellen von Tabellen wurde vereinfacht: Sie
können ohne die Definition von Feldern gleich mit
der Eingabe von Daten in einem Datenblatt begin-
nen. Der bestmögliche Datentyp für die einzelnen
Felder wird dann automatisch ermittelt. Wenn Sie
den Datentyp oder das Anzeigeformat eines neuen
oder vorhandenen Felds ändern müssen, können Sie
dazu die Befehle im Menüband auf der Registerkarte
Felder verwenden.
»» Mit dem neuen Datentyp Berechnet können Sie in ei-
ner Tabelle ein Feld erstellen, das auf einer Berech-
nung anderer Felder in derselben Tabelle basiert. Sie
benötigen dazu also keine separate Abfrage mehr.
»» Access 2010 verfügt über einen Makro-Generator,
der eine einfachere Oberfläche hat. Sie können auch
direkt über die Tabellentools den Ereignissen in der
Tabelle Makros zuordnen: Damit können Sie Aktio-
nen ausführen lassen, wenn ein Datensatz geändert,
eingefügt oder gelöscht wird. Diese Makros dienen
beispielsweise zum Überprüfen der Gültigkeit von
Daten oder zum Durchführen von Berechnungen.
»» Mit Anwendungsparts können Sie einer Datenbank
recht einfach zusätzliche Funktionen hinzufügen.
Dabei handelt es sich um Vorlagen, die einen Teil
einer Datenbank beinhalten – beispielsweise eine
vorformatierte Tabelle oder eine Tabelle mit einem
zugeordneten Formular oder Bericht.

Outlook 2010
In Outlook 2010 wurde die Programmsteuerung über
das Menüband jetzt vollständig integriert. Zusätzlich
gibt es noch einige interessante Neuerungen:
»» Outlook verwaltet jetzt E-Mail-Konten aus mehreren
Postfächern, auch aus Diensten der Konkurrenz bei-
spielsweise googlemail.
»» Die neue Unterhaltungsansicht hilft Ihnen, die wach-
sende Nachrichtenflut zu bändigen. Sie können da-
mit schnell die Nachrichten zusammen anzeigen las-
sen, die mit einer anderen Person unter demselben
Betreff ausgetauscht wurden.
»» QuickSteps ermöglicht es Ihnen, mehrere Arbeits-
schritte zu einem Schritt zusammenzufassen und
diesen dann mit einem einzelnen Klick zu erledigen.
»» Der Terminkalender ist übersichtlicher geworden
und bietet zusätzliche Möglichkeiten für Gruppen­
arbeiten.
»» Sie haben auch die Möglichkeit, Outlook mit Win-
dows Live oder anderen sozialen Netzwerken – wie
Facebook oder Flickr – direkt zu verbinden.
PowerPoint 2010
PowerPoint 2010 bietet mehr Neuerungen, als man viel-
leicht nach dem ersten Aufruf des Programms vermu-
tet. Besonders zu erwähnen sind diese:
»» Mithilfe von Abschnitten können Sie umfangreiche
Foliengruppen zusammenfassen und organisieren.
Sie können damit eine Präsentation einfacher ge-
meinsam mit anderen Benutzern erstellen. Beispiels-
weise könnte jeder Kollege für die Vorbereitung der
Folien eines bestimmten Abschnitts verantwortlich
sein.
»» Sie können eine Präsentation mit einer anderen
vergleichen und diese dann sofort mithilfe der Funk-
tion zum Zusammenführen und Vergleichen kombi-
nieren. Dies ist hilfreich, wenn Sie Präsentationen
zusammen mit anderen Benutzern bearbeiten und
Änderungen per E-Mail und Netzwerkfreigaben aus-
tauschen.
Weitere interessante Neuheiten
»» Zwei Präsentationen können nebeneinander mit
sämtlichen Animationseffekten und der vollständi-
gen Medienunterstützung auf einem einzigen Bild-
schirm ausgeführt werden.
»» Die Befehle für Übergänge und Animationen finden
Sie nun auf eigenen Registerkarten und die dort vor-
handenen Werkzeuge sind professioneller und reich-
haltiger geworden.
»» Wenn Sie in PowerPoint 2010 Videos in Ihre Präsen-
tationen einfügen, werden diese Videos Teil der Prä-
sentationsdatei. Es gehen keine Videodateien mehr
verloren. Videos lassen sich jetzt in HD-Qualität in
Präsentationen einbinden. Sie können Ihre Videos
auch mit programmeigenen Mitteln kürzen, synchro-
nisierten Überlagerungstext hinzufügen oder auch
langsam ausblenden. Genau wie bei Bildern können
Sie Rahmen, Schatten, Spiegelungen, Leuchteffekte,
weiche Kanten, 3D-Drehung, Abschrägungen und
weitere Designereffekte hinzufügen.
»» Präsentationen können als Video aufgezeichnet
werden. Die Größe der damit entstehenden Multime-
diadatei und damit die Qualität des Videos können
Sie steuern.
»» Über Ihr Windows-Live-Konto oder eine SharePoint-
Website können Sie Ihre Bildschirmpräsentation di-
rekt an andere Standorte übertragen. Die Empfän-
ger benötigen dafür weder PowerPoint noch eine
Software für Webkonferenzen.
OneNote 2010
Neu in der Edition Office 2010 Professional ist das Pro-
gramm OneNote 2010. Dabei handelt es sich um ein No-
tizbuchprogramm, in das Sie Bemerkungen, Gedanken,
Ideen, Skizzen, Erinnerungen und viele anderen Arten
von Informationen eintragen können. Im Gegensatz zu
anderen Programmen ist dieses Werkzeug nicht an ein
Seitenformat für Dokumente gebunden, sondern be-
nutzt zur Eingabe einen freien Zeichenbereich, in dem
Sie Text, Grafiken und Bilder an beliebiger Stelle anord-
nen können. Die Techniken der Eingabe sind identisch
mit jenen, die Sie auch in anderen Programmen der
Micro­soft Office 2010-Familie verwenden.
81
Kapitel 3
Arbeiten mit Office-
Dokumenten
Die von Ihnen in einem Office-Programm eingegebe-
nen Daten werden in Dateien verwaltet, die meist als
Dokumente bezeichnet werden. Die grundlegenden
Techniken zum Verwalten dieser Dokumente sollten
Sie kennen, bevor Sie sich an die eigentliche Arbeit der
Dateneingabe machen.
» Zu diesen Aufgaben gehört das Erstellen neuer, lee-
rer Dokumente für weitere Aufgaben (à Abschnitt
3.1). Sie können bei den meisten anderen Office-
Programmen dabei von einem vollständig leeren
Dokument ausgehen oder eine der mitgelieferten
Vorlagen benutzen.
» Das Speichern von Dokumenten – zusammen mit den
von Ihnen eingegebenen Daten – ist natürlich beson-
ders wichtig (à Abschnitt 3.2). Office 2010 benutzt
hier standardmäßig die seit der Version 2007 neu
eingeführten Formate, ältere Formate können aber –
mit einigen Einschränkungen – nach wie vor benutzt
werden. Außerdem gibt es auch neue Formate.
» Hinsichtlich der Techniken zum Öffnen bereits vor-
handener Dokumente haben sich bei der Version
2010 einige Neuheiten ergeben (à Abschnitt 3.3). In-
teressant ist besonders, dass Sie auch nicht gespei-
cherte Dokumente unter gewissen Voraussetzungen
wieder auf den Bildschirm bringen können.
82
» Im letzten Abschnitt dieses Kapitels wollen wir Ihnen
noch zeigen, wie Sie die Eigenschaften für Doku-
mente anzeigen und zuordnen (à Abschnitt 3.4).
Das Prinzip der Arbeit ist wie von früher her gewohnt,
der Zugang zu diesen Tätigkeiten hat sich aber auf-
grund der geänderten Benutzeroberfläche geändert. Im
Vergleich zur Programmversion 2007 verwenden Sie
dafür nicht mehr die Befehle aus der Liste zur Schaltflä-
che Office, sondern aus der Registerkarte Datei.
3.1 Ein neues Dokument erstellen
Nach dem Starten eines Office-Programms wird bei der
Mehrzahl der Programme in der Standardeinstellung ein
neues Dokument erstellt. In einem solchen Dokument
können Sie Ihre Daten eingeben und später speichern.
Eine Ausnahme in diesem Verhalten des
HINWEIS automatischen Öffnens eines Dokuments
beim Starten zeigen die Programme Access, Publisher
und Outlook. Auf diese speziellen Verhaltensweisen
werden wir bei der Behandlung dieser Programme ein-
gehen (à Kapitel 17 und 22).
Wenn Sie während derselben Sitzung mit dem Programm
ein weiteres leeres Dokument benötigen, müssen Sie
dieses zuerst erstellen. Dazu klicken Sie zunächst auf
die Registerkarte Datei und dann auf Neu (à Abbildung
3.1). Dann legen Sie fest, was Sie als Nächstes tun wol-
len: Sie können mit einem leeren Dokument oder mit
einer Vorlage starten.

Beachten Sie gleich die neuen Navigationsmöglichkei-
ten unterhalb von Verfügbare Vorlagen in diesem Fens-
ter:
»» Nachdem Sie die Ebene gewechselt haben – bei-
spielsweise nachdem Sie auf eine Vorlagengruppe
geklickt haben – können Sie über den nach links wei-
senden Pfeil wieder zur zuvor gewählten Ebene
zurückwechseln.
»» Danach können Sie die vorher besuchte Ebene wie-
der ansteuern, indem Sie auf den nach rechts wei-
senden Pfeil klicken.
»» Ein Klick auf Start bringt Sie zur Startseite
des Bereichs Neu – das ist jene, die beim Aufruf des
Bereichs angezeigt wird.
Ein neues Dokument erstellen
Abbildung 3.1 
Der Bereich Neu der
­Registerkarte Datei –
hier bei Word – dient
zum ­Erstellen neuer
Dokumente.
3.1.1 Leeres Dokument
Oben im Bereich Neu finden Sie eine Reihe von Optio-
nen, die Sie als Grundlage für das neue Dokument be-
nutzen können. Wenn Sie von einem vollständig leeren
Dokument ausgehen wollen, belassen Sie es zunächst in
der Grundeinstellung. Diese heißt bei Word Leeres Do-
kument, bei Excel Leere Arbeitsmappe.
Klicken Sie auf Erstellen. Das Programm er-
stellt ein neues, leeres Dokument. Dieses er-
hält standardmäßig zunächst den Standard-
namen für Dokumente dieses Programms
– bei Word heißt dieser einfach Dokument – mit einer
angehängten Zahl. Diese Zahl wird bei jedem neu
erstellten Dokument während der Sitzung mit Word
jeweils um 1 erhöht ­– auf Dokument1 folgt Dokument2
83
Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
usw. Bei Excel finden Sie als Namen die Bezeichnung
Mappe – wiederum mit einer angehängten Zahl.
3.1.2 Vorlagen
Wenn Sie häufig ein Dokument mit derselben Grund-
struktur erstellen müssen – beispielsweise bei monat-
lichen Abrechnungen –, sollten Sie für diesen Zweck
Vorlagen verwenden, in denen die konstant bleibenden
Elemente – wie beispielsweise die Absenderadresse bei
einem Brief – bereits eingegeben sind. Auf diese Weise
brauchen Sie solche Elemente nicht immer vollständig
neu zu erstellen.
Die Verwendung einer Vorlage bietet zwei Vorteile: Erst
einmal werden Vorlagen in einem separaten Ordner ver-
waltet, also nicht mit normalen Dateien gemischt, und
sind damit leichter zu finden. Nachdem Sie eine solche
Vorlage geöffnet und darin die speziellen Daten einge-
geben haben, wird beim Aufruf des Befehls Speichern
oder nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltflä-
che automatisch das Dialogfeld Speichern unter ange-
zeigt, in dem Sie einen Dateinamen für die Datei mit
den speziellen Daten eingeben müssen (à unten). Auf
dieser Weise wird verhindert, dass Sie die später noch
zu verwendende leere Vorlage mit konkreten Daten
überschreiben.
Man kann es nicht oft genug erwähnen:
ACHTUNG Auch die Option Leeres Dokument bei
Word benutzt eine Vorlage. Diese beinhaltet zwar keine
Textinhalte, aber Einstellungen für den Standard von
Parametern wie Schriftart, Schriftgröße usw.
Die Beispielvorlagen
Einige dieser Vorlagen werden bereits
bei der Installation von Office auf Ihrem
Rechner abgelegt. Sie finden diese nach
einem Klick auf die Schaltfläche Bei-
spielvorlagen im Bereich Neu der Regis-
terkarte Datei. Beispielsweise finden Sie bei Word diver-
se Vorlagen für Briefe oder Berichte. Auch bei Excel
können Sie aus Tabellen für unterschiedliche Aufgaben
wählen. Wir empfehlen Ihnen, die vorhandenen Beispiel-
vorlagen bei allen Programmen einmal durchzublättern,
um das Angebot zu überprüfen.
84
Wenn Sie im Fenster das Symbol für eine Vor-
lage markiert haben, wird rechts eine Ansicht
der Vorlage skizziert. Das gilt aber nur, wenn
Sie die Vorlage bereits auf Ihrer Festplatte
installiert haben. Wenn Sie eine solche Vorlage für Ihr
Dokument benutzen wollen, markieren Sie sie und kli-
cken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
Nach dem Öffnen einer Vorlage können Sie diese für die
entsprechende Aufgabe – beispielsweise das Schreiben
von eigenen Rechnungen – verwenden. Geben Sie ein-
fach die benötigten Daten ein. Anschließend können Sie
sie speichern. Beachten Sie, dass Sie Änderungen in der
Vorlage auch wiederum als Vorlage speichern können
(à unten).
Die Vorlagen auf Office.com
Im Abschnitt unterhalb der Überschrift Of-
fice.com-Vorlagen des Bereichs Neu der Re-
gisterkarte Datei finden Sie mehrere Gruppen
von Vorlagen, die Sie über das Internet her-
unterladen können. Klicken Sie auf eine sol-
che Gruppenüberschrift – beispielsweise auf Belege –,
um die darin verfügbaren Inhalte anzuzeigen. Auch hier
empfehlen wir Ihnen, die im Netz vorhandenen Vorla-
gen bei allen Programmen einmal durchzublättern, um
das verfügbare Angebot zu überprüfen.
Um eine diese Vorlagen auf Ihrem Rechner
nutzen zu können, müssen Sie sie zuerst her-
unterladen. Markieren Sie die gewünschte
Vorlage und klicken Sie rechts im Fenster auf
Download. Damit wird auch gleich ein neues Dokument
auf der Basis dieser Vorlage erstellt.
Die zuletzt verwendeten Vorlagen
Auf die von Ihnen bereits benutzten Vorlagen
können Sie später auch zugreifen, nachdem
Sie auf die Schaltfläche Zuletzt verwendete
Vorlagen im oberen Abschnitt des Bereichs
Neu auf der Registerkarte Datei geklickt ha-
ben. Im Fenster werden sowohl die bereits benutzten
Beispielvorlagen aufgelistet als auch die, die Sie von Of-
fice.com heruntergeladen hatten. Das ermöglicht auch
den Zugriff, wenn eine Internetverbindung gerade nicht
zur Verfügung steht. Markieren Sie die Vorlage und be-
stätigen Sie dann über Erstellen oder führen Sie einen
Doppelklick auf dem Symbol aus.

3.2 Dokumente speichern
Um mit den in einem Dokument vorgenommenen Ein-
gaben zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten zu
können, müssen Sie sie vor dem Schließen oder dem
Beenden des Programms speichern. Dabei müssen Sie
– wie üblich – zwischen dem ersten und den weiteren
Speichervorgängen unterscheiden:
» Beim ersten Speichern geben Sie dem Dokument ei-
nen Namen und legen fest, auf welchem Laufwerk
und in welchem Ordner die Datei abgelegt werden
soll.
» Beim wiederholten Speichern sorgen Sie im Allge-
meinen nur dafür, dass Erweiterungen oder Ände-
rungen des Dokuments erhalten bleiben. Angaben
zum Speicherort oder Dateinamen müssen Sie nicht
mehr vornehmen, es sein denn, Sie wollen diese
oder andere Speicherparameter ändern.
3.2.1 Zum ersten Mal speichern
Zum ersten Speichern wählen Sie den Befehl Speichern
unter auf der Registerkarte Datei oder klicken Sie auf
die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für
den Schnellzugriff. Das Dialogfeld Speichern unter wird
angezeigt (à Abbildung 3.2). Legen Sie darin die Para-
Dokumente speichern
meter – den Speicherort, also Laufwerk und Ordner, den
Dateinamen und gegebenenfalls das Dateiformat – fest
(hierzu gleich mehr). Nachdem Sie das getan haben,
führen Sie die Speicherung durch, indem Sie auf die
Schaltfläche Speichern klicken.
Der Speicherort
Den gewünschten Speicherort müssen Sie je nach ver-
wendetem Betriebssystem auf unterschiedliche Weise
einstellen. Standardmäßig benutzen die Office-Pro-
gramme bei Windows Vista den Unterordner Dokumen-
te im persönlichen Ordner des Benutzers, bei Windows
XP den Ordner Eigene Dateien. Bei Windows 7 wird die
Bibliothek Dokumente verwendet. Wünschen Sie einen
anderen Ordner, müssen Sie ihn zuerst auswählen. Wie
man das möglichst schnell tut, sagen wir Ihnen gleich im
folgenden Abschnitt.
Eine einfache Möglichkeit zum Wechseln des
TIPP Laufwerks besteht im Eintippen der Lauf-
werkskennung (Buchstabe und Doppelpunkt – beispiels-
weise F:) im Textfeld für den Dateinamen und einer an-
schließenden Bestätigung mit Æ. Das Dialogfeld
Speichern unter bleibt geöffnet und zeigt die Ordner-
struktur des gewählten Laufwerks an.
Abbildung 3.2
Über das Dialogfeld Speichern
unter legen Sie den Dateinamen,
das Dateiformat und den
Speicherort fest.
85
Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten

Dateiname Sie können eine Datei direkt in einem be-

TIPP stimmten Ordner auf einem bestimmten
Beim Aufruf des Dialogfelds Speichern unter wird au-
Laufwerk speichern, indem Sie zusätzlich den Pfad an-
tomatisch das Feld Dateiname markiert. Hier wird bei
geben. Wollen Sie beispielsweise die Datei Bilanz auf
einem noch leeren Dokument eine Kurzform des au-
einem Wechseldatenträger im Laufwerk F: speichern,
tomatisch vergebenen Namens angezeigt – wenn Sie
geben Sie F:Bilanz ein und bestätigen dann.
beispielsweise bei Word das Dokument Dokument1 zum
ersten Mal speichern wollen, heißt dieser Name Dok1.
Bei Excel wird Mappe1 angezeigt. Hatten Sie bei Word 3.2.2 Die Navigation zwischen den
bereits Text eingegeben, wird der Anfang des Textes als Speicherorten
Dateiname vorgeschlagen. Sie können es zwar bei die-
Beim Speichern – und später beim Öffnen – von Doku-
sem Namensvorschlag belassen, sollten aber der Datei
menten arbeiten Sie wie bei den Vorversionen mit den
besser einen anderen Namen geben. Wählen Sie hierfür
Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen. Wie man mit
eine Bezeichnung, die Auskunft über den Inhalt gibt –
diesen oder damit verwandten Dialogfeldern in Win-
also statt Dok1 besser Brief Finanzamt 2010-12-02.
dows im Detail umgeht, ist eigentlich eine Frage für ein
Buch über dieses Betriebssystem. Die nachfolgenden
Beachten Sie auch, dass Sie eine spätere Su-
TIPP che nach einem bestimmten Dokument ein-
Ausführungen beziehen sich auf die Arbeit mit dem Be-
triebssystem Windows 7. Bei Vista ergeben sich kaum
facher gestalten, wenn Sie bei der Namenswahl immer
Abweichungen davon, bei XP allerdings schon.
dieselbe Struktur verwenden. Beispielsweise könnten
Sie bei allen Briefen den Namen immer mit Brief begin- Über den Navigationsbereich navigieren
nen, bei Berichten immer mit Bericht. Alternativ können
Standardmäßig wird links im Dialogfeld Speichern un-
Sie bei Briefen aber auch immer mit dem Namen des
ter ein Navigationsbereich angezeigt (à Abbildung 3.3).
Empfängers beginnen.
Sollte er ausgeblendet sein, können Sie ihn über Organi-
sieren/Layout/Navigationsbereich wieder sichtbar ma-
Bei der Namensvergabe für eine neue Datei müssen Sie
chen. Über diese Liste können Sie die Speicherorte in ei-
sich an verschiedene Regeln halten, damit Windows den
neuen Namen akzeptiert:
» Der komplette Dateiname darf bis zu 255 Zeichen
lang sein.
» Leerzeichen im Dateinamen sind erlaubt.
» Die folgenden Zeichen sind in Dateinamen nicht er-
laubt: /, \, >, <, *, ?, ", :, ; und |.
» Der Dateiname muss mit einer Zahl oder einem
Buchstaben beginnen. Im Namen sind alle Buchsta-
ben und Zahlen sowie die folgenden Zeichen erlaubt:
_, $, !, -, &, #, %, ~, ^ und @.
» Folgende Ausdrücke dürfen für Dateinamen nicht
verwendet werden: CON, AUX, COM1, COM2, COM3,
COM4, LPT1, LPT2, LPT3, PRN und NUL.

Abbildung 3.3
Der Navigationsbereich links
im Dialogfeld Speichern unter
erlaubt einen schnellen Wech-
sel zu anderen Speicherorten.

86

ner hierarchischen Struktur anzeigen lassen. Beachten
Sie für die Arbeit damit die folgenden Punkte:
» Der Behälter, dessen Inhalt gerade im Hauptbereich
des Dialogfelds angezeigt wird, ist im Navigationsbe-
reich unterlegt. Wollen Sie den Inhalt eines anderen
Behälters anzeigen lassen, sorgen Sie über die Pfeil-
spitzen dafür, dass die gewünschte Ebene angezeigt
wird, und klicken Sie diese an. Der Inhalt wird dann
im Hauptbereich des Dialogfelds wiedergegeben.
» Wenn Sie den Mauszeiger in den Bereich des Navi-
gationsfensters bewegen, werden darin Symbole
mit kleinen Pfeilspitzen angezeigt. Die Eintragungen
mit einer nach rechts zeigenden weiß eingefärbten
Pfeilspitze verfügen über Unterordner. Sie können
diese aktuell machen, indem Sie auf die entspre-
chende Zeile klicken. Eine so geöffnete Ebene wird
durch eine nach rechts unten weisende schwarze
Pfeilspitze gekennzeichnet. Durch einen Klick darauf
können Sie die Unterelemente wieder ausblenden.
» Wenn in dem gerade angezeigten Ordner weitere
Unterordner angezeigt werden, können Sie einen
solchen aktuell machen, indem Sie darauf doppelkli-
cken. Dasselbe gilt für die einzelnen Laufwerkssym-
bole auf der Ebene Computer.
Eine Schaltfläche für den gerade überge-
ACHTUNG ordneten Ordner – wie etwa bei Windows
XP – finden Sie bei Windows 7 – wie schon bei Windows
Vista – nicht mehr.
Über die Titelleiste navigieren
Sie können auch über die Eintragungen in der Titelleiste
des Dialogfelds navigieren. Die Techniken dazu sind viel-
leicht für die früheren Anwender von XP etwas gewöh-
nungsbedürftig, aber durchaus interessant.
Zurück und wieder vorwärts
Nachdem Sie im Dialogfeld die Ebene gewechselt ha-
ben, können Sie mit Hilfe der beiden blauen Pfeilsym-
bole in der linken oberen Fensterecke vor- und
zurückschalten. Der nach links zeigende Pfeil zeigt die
vorher gewählte Ebene wieder an. Danach können Sie
durch einen Klick auf den nach rechts zeigenden Pfeil
wieder zurückspringen. Ein Klick auf das Symbol rechts
von den beiden Pfeilen öffnet eine Liste mit den Ebe-
Dokumente speichern
nen der Hierarchie, innerhalb derer Sie sich gerade be-
wegen.
3.2.3 Die Dateiformate
Bevor wir fortfahren, sollten wir einige Worte über die
bei den Office-Programmen zur Verfügung stehenden
Dateiformate verlieren. In der Voreinstellung werden die
Dateien im Standardformat des jeweiligen Programms
gespeichert. Bei Word lautet dieses Format beispiels-
weise Word-Dokument. Sollten Sie Ihre Dateien immer
nur mit Word 2010 weiterbearbeiten wollen, besteht
kein Grund, von dieser Grundeinstellung abzuweichen.
Wollen Sie Ihre Dateien aber später auch in ein anderes
Programm einlesen, müssen Sie gegebenenfalls ein ent-
sprechendes Dateiformat wählen. Dazu bedienen Sie
sich der Einträge im Listenfeld Dateityp im Dialogfeld
Speichern unter. Wählen Sie hier das gewünschte Da-
teiformat. Über die Angabe im Feld Dateityp können Sie
Ihre Datei beispielsweise auch als Webseite speichern.
Wenn Sie ein bestimmtes Dateiformat als
TIPP Standarddateiformat verwenden möchten,
öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie auf
Optionen. Klicken Sie dann auf Speichern und unter Do-
kumente speichern im Feld Dateien in diesem Format
speichern auf das Dateiformat, das standardmäßig ver-
wendet werden soll (à unten).
Das Office Open XML-Format
Seit der Version 2007 verfügen praktisch alle Office-
Programme über neue Dateiformate, die den Namen
Office Open XML-Format tragen. Dabei handelt es sich
um einen offenen Standard für Bürodokumente, der
den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwen-
dungen ermöglicht bzw. vereinfacht. Die bis zur Version
2003 verwendeten Formate – beispielsweise .doc für
Word, .xls für Excel oder .ppt für PowerPoint – waren
zwar weltweit etabliert, aber nicht offen dokumentiert
und mussten bei Microsoft lizenziert werden. Die neuen
Formate wurden eingeführt, da vor allem Regierungen,
aber auch manche Unternehmen gefordert hatten, dass
nur noch offen dokumentierte, herstellerunabhängige,
standardisierte Dateiformate benutzt werden sollen.
Dass eine Datei in einem dieser neuen Formate vorliegt,
erkennen Sie an der aus vier Buchstaben bestehenden
Namenserweiterung; die ersten drei Buchstaben dar-
87
Kapitel 3  •  Arbeiten mit Office-Dokumenten
in geben Aufschluss über das zuständige Office-Pro-
gramm, der letzte Buchstabe liefert zusätzliche Infor-
mationen (à Tabelle 3.1).
Dateityp Office 2003 Office 2007/2010
Word-Dokument .doc .docx
Word-Dokument mit Makros .doc .docm
Word-Vorlage .dot .dotx
Word-Vorlage mit Makros .dot .dotm
Excel-Arbeitsmappe .xls .xlsx
Excel-Arbeitsmappe mit Makros .xls .xlsm
Excel-Vorlage .xlt .xltx
Excel-Vorlage mit Makros .xlt .xltm
Tabelle 3.1  Einige Dateinamenserweiterungen
Als Grundlage der seit der Version 2007 verwendeten
Dateiformate wird XML benutzt. XML ist die Abkürzung
für Extensible Markup Language – englisch für erwei-
terbare Auszeichnungssprache. Der Name deutet die
Funktion an: Sie können damit in Dateien einzelne wich-
tige Daten kennzeichnen, auf die andere Werkzeuge zu-
greifen können – etwa so, als würden Sie in Ihren Akten
wichtige Stellen mit einem Marker kennzeichnen. Der
Vorgang der Kennzeichnung wird als Markup – also Mar-
kieren – bezeichnet. Dabei werden als Tags oder Token
bezeichnete Codeelemente in den Datenbestand einge-
fügt, die die Bedeutung einzelner Elemente definieren.
Der Einsatz von XML bietet beispielsweise einfachere
Möglichkeiten zur Informationswiederherstellung und
damit mehr Sicherheit. Da XML visuell lesbar ist, kön-
nen Sie beschädigte Dateien auch im Editor öffnen und
zumindest Teile der Informationen wiederherstellen.
Sie sollten vielleicht noch wissen, dass die neuen Office-
Dateiformate eine Art von .zip-komprimiertem XML
darstellen. Um das zu verstehen, können Sie einmal in
Word eine Testdatei erstellen, diese mit einigen Inhalten
versehen und unter dem Namen test speichern. Dann
können Sie die Datei außerhalb von Word die Datei von
test.docx in test.docx.zip umbenennen. Es ist sinnvoll,
bei Windows dafür zuerst das Kontrollkästchen Erwei-
terungen bei bekannten Dateitypen ausblenden auf der
Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zu den Ordneroptio­
88
nen abzuschalten. Beim Umbenennen taucht ein Warn-
hinweis auf, den Sie aber missachten können, wenn es
sich hier wirklich um eine Testdatei handelt und wenn
Sie keine anderen Änderungen an den Inhalten vorneh-
men. Durch dieses Umbenennen ändert sich das Datei-
symbol in das eines komprimierten Ordners. Sie können
dann den damit angezeigten Ordner wie einen norma-
len komprimierten Ordner öffnen (à Abbildung 3.4). Sie
finden darin mehrere Unterordner und Dateien.
Abbildung 3.4  Der Inhalt einer umbenannten .docx-Datei
Die einzelnen Dateien in dieser Struktur können Sie mit
einem normalen Editor oder in Ihrem Browser öffnen.
»» Der Ordner word beinhaltet den größten Teil der
Tätigkeiten, die Sie am Dokument in Word durchge-
führt haben.
»» In der Datei document.xml sind auch beispielsweise
die eigentlichen Texteingaben im Dokument abge-
legt. Hier zeigt sich der Vorteil der Verwendung von
XML: Da XML-Daten in einem Textformat und nicht
in einem Binärformat gespeichert werden, sind sie
direkt lesbar.
»» Im Ordner _rels werden die Abhängigkeiten zwischen
den einzelnen Bestandteilen gespeichert und zwar
je Part in einer eigenen Datei mit der Erweiterung
.rels. Wenn Sie beispielsweise in Word einen Test mit
eingebetteten Bildern gespeichert haben, finden Sie
– wie gerade beschrieben – den Text in der Datei
document.xml im Ordner word, die Verweise auf die
eingebetteten Bilder sind in der Datei /word/_rels/
document.xml.rels. Es gibt auch immer eine Datei
/_rels/.rels, in der der Gesamtzusammenhang der
einzelnen Bestandteile festlegt wird. Diese Datei
ist die erste Datei, die beim Öffnen in Word gelesen
wird.
»» Der Ordner docProps enthält in den Dateien core.
xml, app.xml und custom.xml diverse Metadaten zu
Dokumenteigenschaften wie beispielsweise Autor,
Speicherdatum und mehr.

Das OpenDocument-Format
Neu ist außerdem die Unterstützung des freien Doku-
mentformats OpenDocument in der Version 1.1, das
sonst vor allem bei OpenOffice.org genutzt wird. Dieses
Format wurde ursprünglich von Sun Microsystems ent-
wickelt und durch die Organisation OASIS als Standard
für Dateiformate von Bürodokumenten spezifiziert und
als internationale Norm veröffentlicht. Auch OpenDocu-
ment nutzt für das eigentliche Dokument eine an HTML
angelehnte Auszeichnungssprache, kann aber mit be-
liebigen weiteren XML-Sprachen ergänzt werden. Sie
erkennen eine Datei dieses Formats an einer Namens-
erweiterung, die mit .od – für Dokumente – bzw. mit .ot –
für Vorlagen – beginnt. Beispiele wären .odt für ein Text-
dokument, .ods für eine Kalkulationstabelle oder .ott für
eine Textvorlage.
Die Vorteile der Verwendung dieses Dateiformats sind
offensichtlich: Sie können das Dokument problemlos
in den meisten anderen Büroanwendungen öffnen und
weiter verarbeiten. Allerdings gehen viele Details, die
Sie mit einem Office-2010-Programm Ihrem hinzufügen,
beim Speichern in diesem Programm verloren. Wenn
Sie dieses Format verwenden wollen, sollten Sie immer
vorher eine Sicherungsdatei im Standardformat des je-
weiligen Office-Programms anlegen.
Auf der Begleit-CD finden Sie im Ordner
HINWEIS 03 zwei Word-Dateien und eine Excel-Da-
tei mit dem Namen OpenDocument, in denen die unter-
stützten, teilweise unterstützten und nicht unterstütz-
ten Elemente aufgelistet werden. Als Quelle dafür
diente die Programmhilfe. Bei den unterstützten Ele-
menten bleiben alle Einstellungen erhalten. Bei den teil-
weise unterstützten Elementen gehen keine Texte oder
Daten verloren, es bestehen jedoch möglicherweise Un-
terschiede in der Formatierung. Einige Elemente von
Word 2010 und Excel 2010 werden vom OpenDocument-
Format nicht unterstützt. Sie sollten diese in Word oder
Excel nicht anwenden, wenn Sie das Dokument im
OpenDocument-Format speichern möchten.
Kompatibilität
Wir erwähnten es schon am Anfang dieses Abschnitts
und auch gerade vorher: Wenn Sie Ihre mit einem Of-
fice-2010-Programm erstellten Daten nur in dieser Pro-
grammversion weiterverarbeiten wollen, besteht kein
Dokumente speichern
Grund, von den automatisch eingestellten neuen Datei-
formaten abzuweichen. Nur damit wird garantiert, dass
die im Office-2010-Programm für das Dokument einge-
stellten Details erhalten bleiben.
Beachten Sie aber die folgenden Bemerkungen zur
Kompatibilität:
» In Office 2010 können Sie Dateien in den Formaten
früherer Office-Versionen speichern. Auch dabei
gehen einige Details verloren. Wenn Sie eine Wei-
terverarbeitung in einer früheren Office-Version an-
streben, sollten Sie das erste Speichern gleich vor-
nehmen, bevor Sie mit den Eingaben im Dokument
beginnen. Das Office-2010-Programm wechselt dann
in den Kompatibilitätsmodus, in dem Sie nur noch
Funktionen benutzen können, die verlustfrei über-
nommen werden können.
» Auch wenn Sie in Office 2010 eine Datei öffnen,
die mit einer Vorversion dieses Programms erstellt
wurde, wechselt das Office-2010-Programm in den
Kompatibilitätsmodus. Dies hat den Vorteil, dass Än-
derungen im Dokument ohne zusätzliche Angaben
im ursprünglichen Dateiformat abgelegt werden und
dass Sie keine Office-2010-Funktionen benutzen, die
mit diesem nicht kompatibel sind. Wenn Sie die vol-
le Funktionalität von Office 2010 benutzen wollen,
müssen Sie die Datei erst über das Dialogfeld Spei-
chern unter im Standardformat des jeweiligen Pro-
gramms speichern.
» Besonderheiten treten auf, wenn Sie in einer mit
einer Vorversion erstellten Datei individuelle An-
passungen an der Oberfläche vorgenommen haben
– beispielsweise wenn Sie in einem Word-2003-Do-
kument zusätzliche Menüs, Menübefehle oder Sym-
bolleisten eingefügt haben. Diese werden nach dem
Öffnen in Office 2010 auf der speziellen Registerkar-
te Add-Ins angezeigt.
» Wenn Sie eine in einem Office-2010-Format gespei-
cherte Datei in früheren Office-Versionen weiterver-
arbeiten wollen, können Sie auch die erforderlichen
Dateikonverter herunterladen. Wechseln Sie auf
dem Computer, auf dem die ältere Office-Version
installiert ist, zum Microsoft Download Center und
laden Sie das Microsoft Office Compatibility Pack für
Word-, Excel- und PowerPoint-2007-Dateiformate
herunter. Damit diese Konverter funktionieren, muss
89
Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
die ältere Microsoft-Office-Version zuerst mit einem
Service Pack aktualisiert werden. Installieren Sie
zuerst den Service Pack für Ihre Office-Version und
laden Sie dann den Konverter herunter.
» Es gibt auch einige wenige Details, in denen sich Of-
fice 2007 und 2010 unterscheiden – beispielsweise
verfügt Word 2010 für Aufzählungen über zusätz-
liche Nummerierungsformate, die in Word 2007
weder angezeigt noch bearbeitet werden können.
Wie Sie sehen, ist der Wechsel des Formats
TIPP relativ unproblematisch, es können aber Pro-
bleme auftauchen. Wir empfehlen, über den Bereich In-
formationen in der Registerkarte Datei unter Auf Prob-
leme überprüfen vorher eine Kompatibilitätsprüfung
vorzunehmen und dann das Speichern über Dateityp
ändern im Bereich Speichern und Senden der Register-
karte Datei vorzunehmen (à Kapitel 25).
3.2.4 Datei erneut speichern
Wichtig ist ein häufiges Speichern der Datei während
der Arbeit am Dokument. Ist die Datei schon einmal ge-
speichert worden, führt ein Aufruf von Speichern auf
der Registerkarte Datei oder ein Klick auf die Schaltflä-
che Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzu-
griff zu einer kommentarlosen weiteren Speicherung.
Gespeichert wird dabei immer nur das gerade aktuelle
Dokument.
Wenn Sie eine bereits gespeicherte Datei noch einmal
unter einem anderen Namen oder an einem anderen
Ort speichern wollen, wählen Sie erneut den Befehl
Speichern unter und geben dann den gewünschten
Namen beziehungsweise das gewünschte Laufwerk und
den Ordner für die Datei an.
3.2.5 Dokument umbenennen
Wenn Ihnen der Name eines Dokuments nicht mehr
gefällt, können Sie es umbenennen. Dabei gehen Sie
genau so vor, wie Sie es vom Umbenennen anderer
Dateien unter Windows her kennen: Sorgen Sie dafür,
dass das Dokument geschlossen ist, und öffnen Sie den
Windows-Explorer. Wechseln Sie in den Ordner, der das
gewünschte Dokument enthält. Klicken Sie die Datei,
die Sie umbenennen wollen, mit der rechten Maustaste
an. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Umbenen-
90
nen. Der Bearbeitungsmodus für den Namen wird akti-
viert. Tippen Sie den neuen Namen ein oder editieren
Sie den vorhandenen. Bestätigen Sie den neuen Namen
mit Æ. Schließen Sie den vorher geöffneten Ordner
wieder. Sie können für diese Tätigkeiten aber auch ei-
nes der Dialogfelder Öffnen oder Speichern unter ver-
wenden. Auch hier darf die entsprechende Datei jedoch
nicht geöffnet sein.
3.2.6 Speicheroptionen
Über Speicheroptionen in der Liste der Befehle zu Tools
im Dialogfeld Speichern unter lassen Sie den Bereich
Speichern im Fenster zu den Programmoptionen an-
zeigen. Hier können Sie festlegen, in welcher Form Ihre
Dokumente gespeichert und wie oft die Wiederherstel-
lungsinformationen für Ihre Dokumente gesichert wer-
den sollen (à Abbildung 3.5).
Dokumente speichern
Der erste Abschnitt in diesem Bereich trägt bei Word
den Namen Dokumente speichern, bei Excel Arbeits-
mappe speichern usw. Mit den Optionen darin legen
Sie das Standarddateiformat und die Verwendung von
automatischen Sicherungsdateien fest.
» Die Option Dateien in diesem Format speichern er-
möglicht die Festlegung der Voreinstellung für das
im Feld Dateityp angezeigte Format im Dialogfeld
zum Speichern von Dateien. Benutzen Sie beispiels-
weise bei Word eine andere Option als Word-Doku-
ment, wenn Sie Word nur als Dateigenerator für an-
dere Programme verwenden wollen.
» Mithilfe der Einstellungen zu den AutoWiederher-
stellen-Informationen können Sie in bestimmten
Intervallen automatisch eine Datei mit Wiederher-
stellungsinformationen für das Dokument anlegen
lassen. Falls der Computer nicht mehr reagiert oder
es zu einem Stromausfall gekommen ist, öffnet das
Office-Programm beim nächsten Programmstart
diese Datei. Sie enthält dann möglicherweise unge-
speicherte Daten, die andernfalls verloren wären.
Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert. Durch
Abschalten des Kontrollkästchens können Sie das
regelmäßige Speichern verhindern, was nicht emp-
fehlenswert ist. Im Bereich daneben legen Sie fest,
wie häufig die Informationen gespeichert werden
sollen. Geben Sie hier einen Wert zwischen 1 und

120 Minuten ein. Das Aktivieren von AutoWieder-
herstellen bietet einen weiteren Vorteil. Wenn die
Option aktiviert ist, werden bei einem Neustart des
Programms nach einer unvorhergesehenen Been-
digung bestimmte Aspekte des Programmzustands
wiederhergestellt. Wenn Sie beispielsweise mit meh-
reren Excel-Arbeitsmappen gleichzeitig arbeiten,
wird jede Datei in einem separaten Fenster geöffnet.
Wenn Excel abstürzt, werden nach einem Neustart
die Arbeitsmappen wieder geöffnet und die Fenster
werden in demselben Zustand wie vor dem Absturz
wiederhergestellt, einschließlich der Informationen
in der markierten Zelle.
» Neu in der Version 2010 ist die Option Beim Schlie-
ßen ohne Speichern die letzte automatisch wieder-
hergestellte Datei beibehalten. Diese ist standard-
mäßig aktiviert und interessant: Wenn Sie eine Datei
beim Schließen oder Beenden des jeweiligen Pro-
gramms nicht gespeichert hatten, bleiben die darin
eingegebenen Daten oder Änderungen trotzdem er-
halten und können wieder angezeigt werden (à un-
ten). Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das
Programm genügend Zeit hatte, die AutoWiederher-
stellen-Informationen abzulegen.
Dokumente speichern
Abbildung 3.5
Über den Bereich Speichern
in den Optionen legen Sie
die Standardeinstellung für
das Speichern fest – hier
für das Programm Word.
» Dateispeicherort für AutoWiederherstellen zeigt den
Standardspeicherort für die AutoWiederherstellen-
Datei an. Geben Sie in dieses Textfeld den Pfad ein,
den Sie als Speicherort für diese Datei verwenden
möchten. Oder benutzen Sie die Schaltfläche Durch-
suchen, um zu dem gewünschten Speicherort zu
navigieren.
» Unter Standardspeicherort können Sie einen Stan-
dardarbeitsordner mit dem vollständigen Pfad an-
geben. Dieser Ordner ist dann in den Öffnen- und
Speichern-Dialogfeldern voreingestellt. Auch hier
können Sie wieder den Pfad zu dem gewünschten
Speicherort direkt in das Textfeld eingeben oder die
Schaltfläche Durchsuchen verwenden.
Die in der wiederhergestellten Datei ent-
ACHTUNG haltene Menge neuer Daten ist abhängig
von dem Speicherintervall, das in einem Microsoft-Of-
fice-Programm zum Speichern der Wiederherstellungs-
datei verwendet wird. Wird beispielsweise die Wieder-
herstellungsdatei lediglich alle 15 Minuten gespeichert,
gehen die in den letzten 14 Minuten vor einem Strom-
ausfall oder einem anderen Problem durchgeführten
Änderungen verloren.
91
Kapitel 3  •  Arbeiten mit Office-Dokumenten

Offlinebearbeitungsoptionen auf einem Server
Unter den Offlinebearbeitungsoptionen für Dateien auf
einem Dokumentverwaltungsserver können Sie über
Ausgecheckte Dateien speichern in den Speicherort an-
geben, in dem Sie ausgecheckte Dokumente speichern
möchten (à Abbildung 3.5). Über das Textfeld Speicher-
ort für Serverentwürfe können Sie den Pfad angeben,
den Sie als Speicherort für Serverentwürfe verwenden
möchten. Alternativ können Sie auch auf Durchsuchen
klicken, um einen Speicherort für Serverentwürfe zu
suchen.
Genauigkeit beim Freigeben
Unter Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments
beibehalten können Sie bei Word dafür sorgen, dass
Leser beim Bearbeiten des Dokuments auf anderen
Rechnern die Schriftarten im Dokument sehen und ver-
wenden können, auch wenn sie auf deren Computern
nicht installiert sind. Die Datei wird damit größer. Stan-
dardmäßig ist der Name des aktuellen Dokuments ein-
gestellt. Wenn Sie diese Einstellung für ein anderes ge-
öffnetes Dokument festlegen wollen, wählen Sie es aus.
»» Durch Aktivieren von Schriftarten in der Datei ein-
betten können Sie die Schriftarten im Dokument
speichern, die im Dokument verwendet werden.
»» Nach dem Aktivieren dieser Option sind die beiden
weiteren Optionen unter Genauigkeit beim Freige-
ben dieses Dokuments beibehalten wählbar: Mit Nur
im Dokument verwendete Zeichen einbetten werden
nur die Schriftarten eingebettet, die in dem Doku-
ment tatsächlich verwendet werden. Wenn Sie 32
oder weniger Zeichen einer Schriftart verwenden,
werden lediglich diese Zeichen von Word einge-
bettet. Über Allgemeine Systemschriftarten nicht
einbetten werden nur Schriftarten eingebettet, die
nicht allgemein auf Computern installiert sind, auf
denen Microsoft Windows und Office ausgeführt
werden.
3.2.7 Weitere Optionen zum Speichern
Im Dialogfeld Speichern unter können Sie beim Spei-
chern noch eine Reihe weiterer Optionen einstellen, die
für Sie vielleicht interessant sein können. Dazu gehören
beispielsweise Einstellungen zur Sicherheit durch ein
Kennwort und andere Dinge. Den Zugriff auf diese Op-
tionen haben Sie über das kleine Menü zur Schaltfläche
Tools. Welche Optionen hier verfügbar sind, unterschei-
det sich etwas je nach Office-Programm.
Abbildung 3.6  Weitere Optionen zum Speichern können über die
Schaltfläche Tools eingestellt werden – hier für Word (links) und
Excel (rechts).
Dateisicherheit
Durch diverse Maßnahmen können Sie beispielsweise
ein Dokument vor der Anzeige oder der Änderung durch
Unbefugte schützen: Zum einen können Sie beim Spei-
chern einer Datei als zusätzliche Option ein Kennwort
festlegen, das zum erfolgreichen Öffnen dieser Datei
eingegeben werden muss. Darüber hinaus ist es mög-
lich, ein Schreibschutzkennwort festzulegen, das zum
Speichern von Änderungen in der Datei benötigt wird.
Öffnen Sie dazu im Dialogfeld Speichern unter das Menü
zur Schaltfläche Tools und wählen Sie dort den Befehl
Allgemeine Optionen. Daraufhin wird ein Dialogfeld an-
gezeigt, in dem Sie – unter anderem – Kennwörter zum
Öffnen und/oder zum Ändern des Dokuments vergeben
können (à Abbildung 3.7).
Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschrei-
bung unterschieden. Um das Ablesen durch andere Per-
sonen zu verhindern, erfolgt die Anzeige bei der Kenn-
worteingabe in Form von Punkten. Das Kennwort muss
beim Festlegen aus Sicherheitsgründen noch einmal
wiederholt werden.
Sowohl bei Word als auch bei Excel können Sie hier zwei
verschiedene Typen von Kennwörtern festlegen:
»» Wenn Sie im Feld Kennwort zum Öffnen ein Kenn-
wort angeben, kann das Dokument nur von Perso-
nen geöffnet werden, denen das korrekte Kennwort
bekannt ist.

92

» Unter Kennwort zum Ändern können Sie ein Kenn-
wort angeben, damit andere Benutzer das Dokument
nur schreibgeschützt öffnen und keine Bearbeitun-
gen speichern können. Sie können zwar Änderun-
gen in der Datei durchführen, diese aber nicht unter
demselben Namen und im selben Ordner speichern.
Ein Speichern unter einem anderen Namen oder in
einem anderen Ordner ist aber möglich.
» Unabhängig von der Kennwortvergabe können Sie
bei Word über die Option Schreibschutz empfehlen
festlegen, dass der Benutzer beim Öffnen des Do-
kuments die Option Schreibgeschützt aktivieren soll.
Das heißt, beim Öffnen kann der Benutzer entschei-
den, ob das Dokument mit oder ohne Schreibschutz
geöffnet wird. Ohne zusätzliche Kennwortvergabe
bringt diese Option natürlich keinen Schutz.
Bei Word zeigt ein Klick auf die Schaltflä-
HINWEIS che Dokument schützen rechts auf dem
Bildschirm einen Aufgabenbereich an, in dem Sie fest-
legen können, welche Dinge eine andere Person ändern
darf.
Dokumente speichern
Abbildung 3.7
Bei Word (links) und Excel
(rechts) können Sie den
Dokumentinhalt durch die
Zuweisung von Kennwörtern
schützen.
Beim Öffnen einer kennwortgeschützten Da-
TIPP tei wird zunächst das Kennwort abgefragt.
Wurde ein Kennwort zum Öffnen der Datei vergeben,
müssen Benutzer dieses Dokuments das Kennwort ein-
geben, wenn sie die Datei öffnen wollen. Wurde ein
Kennwort für den Schreibschutz vergeben, muss der
Benutzer dieses eingeben, um das Dokument öffnen zu
können. Der Schreibschutz ist dann abgeschaltet. Alter-
nativ kann er das Dokument aber durch einen Klick auf
die Schaltfläche Schreibgeschützt im entsprechenden
Modus öffnen. Ein Speichern des Dokuments – mit oder
ohne Änderungen – ist dann nur unter einem anderen
Namen oder an einem anderen Ort möglichSie können
einige Office-Programme so einstellen, dass eine Siche-
rungskopie jedes Mal gespeichert wird, wenn Sie ein Do-
kument speichern. Das kann Ihre Arbeit schützen, wenn
das Originaldokument beschädigt ist oder gelöscht
wird. Bei der Sicherungskopie handelt es sich um die
Version des Dokuments, die vor dem letzten Speichern
gespeichert wurde. Das heißt, dass die letzten Änderun-
gen nicht in die Sicherungskopie übernommen wurden.
Mit der Sicherungskopie wird jedoch verhindert, dass
das Dokument vollständig verloren geht. Hinweise dazu
finden Sie im Abschnitt zu den programmspezifischen
Optionen (à Kapitel 8 für Word und Kapitel 12 für Excel).
93
Kapitel 3  •  Arbeiten mit Office-Dokumenten
3.2.8 Vorlagen speichern
Auch wenn Sie Ihre Daten in einem Dokument eingege-
ben haben, das Sie auf der Basis einer Vorlage erstellt
haben, gehen Sie im Prinzip genauso vor. Beachten Sie
aber hier einige Besonderheiten:
Auf Basis von Vorlagen erstellte Dokumente
speichern
Wenn Sie Ihre Daten – also die Struktur der Vorlage
zusammen mit den von Ihnen eingegebenen Informa-
tionen – speichern wollen, wählen Sie Speichern in der
Symbolleiste für den Schnellzugriff oder Speichern
unter auf der Registerkarte Datei (à oben). Weisen Sie
dieser speziellen Rechnung einen geeigneten Namen
zu, beispielsweise MeineRechnung 01-02-2010. Als
Speicherort wird automatisch der Standardordner ein-
gestellt und als Dateityp Word-Dokument. Die – leere –
Vorlage selbst wird damit also nicht überschrieben und
kann später erneut benutzt werden.
Personalisierte Vorlagen selbst speichern
Wenn Sie eine dieser Vorlagen häufiger benutzen wol-
len, sollten Sie sie personalisieren, beispielsweise nicht
gewünschte Elemente entfernen und/oder zusätzliche
Daten, Ihren Namen, bestimmte Formate oder andere
Dinge hinzufügen. Zum Personalisieren müssen Sie die
Vorlage öffnen, die Änderungen vornehmen und dann
die geänderte Vorlage wiederum als Vorlage speichern.
Auch dazu wählen Sie Speichern in der Symbolleiste für
den Schnellzugriff oder Speichern unter und weisen der
Vorlage einen eigenen Namen zu (à unten). Wählen Sie
aber als Dateityp beispielsweise die Option Word-Vor-
lage.
Abbildung 3.8  Wollen Sie speichern?
94
Eigene Vorlagen speichern
Neben den mitgelieferten Vorlagen können Sie auch
mit eigenen Vorlagen arbeiten. Zunächst müssen Sie
die Vorlage aus einem ganz normalen Dokument erstel-
len. Geben Sie in einem solchen Dokument die konstant
bleibenden Elemente ein und lassen Sie alle speziellen
Daten weg. Speichern Sie dieses Dokument dann unter
einem geeigneten Namen mit dem Dateityp Word-Vor-
lage. Der Ordner Vorlagen wird dabei automatisch als
Speicher­ort verwendet. Anschließend können Sie diese
selbst erstellte Vorlage genauso benutzen wie die stan-
dardmäßig mitgelieferten.
3.2.9 Ein Dokument schließen
Auf dem Bildschirm nicht mehr benötigte Dokumente
können Sie schließen. Das verbessert den Überblick. Sie
entfernen das Dokument damit aus dem Arbeitsspei-
cher, beenden des Programm selbst aber nicht. Wäh-
len Sie dazu Schließen auf der Registerkarte Datei
oder klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche ganz
rechts in der Titelleiste des Dokumentfensters (nicht
des Programmfensters!).
Falls keine Änderungen im Dokument durchgeführt
wurden, wird das Dokument sofort geschlossen. Wurden
Änderungen vorgenommen, die bislang nicht gesichert
wurden, werden Sie gefragt, ob Sie diese speichern
möchten (à Abbildung 3.8).
Aber auch, wenn Sie sich dazu entschließen sollten, die
Eingaben oder Änderungen in der Datei nicht zu spei-
chern, können Sie bei der Office-Version 2010 in vielen
Fällen auf diese Daten später noch zugreifen (à Abbil-
dung 3.8 rechts). Auf die Frage, welche Bedingungen
vorhanden sein müssen, damit diese Situation eintritt,
gehen wir gleich noch ein.

3.3 Dokumente öffnen
Ein vorher gespeichertes Dokument können Sie in einer
späteren Arbeitssitzung weiterbearbeiten. Dazu müs-
sen Sie es wieder in dem entsprechenden Programm
öffnen. Nach dem Öffnen erscheint das Dokument wie-
der in derselben Form auf dem Bildschirm, die es vor
dem letzten Speichern hatte. Zum Öffnen stehen meh-
rere Möglichkeiten zur Verfügung.
3.3.1 Die zuletzt verwendeten Dokumente
Auf der Registerkarte Datei finden Sie bei fast allen Of-
fice-Programmen einen Bereich mit dem Namen Zuletzt
verwendet (à Abbildung 3.9). Dieser wird beim Öffnen
der Registerkarte auch immer gleich automatisch ange-
zeigt, nachdem Sie einmal eine Datei mit dem jeweiligen
Programm gespeichert hatten. Darin werden die zuletzt
von Ihnen geöffneten Dateien aufgelistet. Um eines der
hier gezeigten Dokumente wieder zu öffnen, klicken Sie
auf das Symbol mit seinem Namen.
Dokumente öffnen
Die Pinnsymbole
Beachten Sie auch die kleinen Symbole mit den Pinn­
nadeln rechts neben den Namen der Dokumente:
»» Standardmäßig finden Sie neben den Einträgen in
diesem Fenster ein kleines Symbol für einen liegen-
den Pinn . Dies deutet an, dass die Datei nur so
lange im Bereich Zuletzt verwendet angezeigt wird,
bis dieser voll ist. Wenn Sie nach einiger Zeit viele
Dateien geöffnet hatten, wird der jeweils älteste Ein-
trag aus der Liste entfernt und durch neuere ersetzt.
»» Wenn Sie auf ein Symbol mit einem liegenden Pinn
klicken, wechselt das Symbol zu einem eingesteck-
ten Pinn . Dies deutet an, dass das Dokument auch
dann immer im Bereich Zuletzt verwendet angezeigt
wird, wenn die Liste so groß wird, dass Dokumente
mit liegenden Pinns durch andere ersetzt werden.
Abbildung 3.9 
Über den Bereich Zuletzt ver-
wendet auf der Registerkarte
Datei haben Sie einen schnellen
Zugriff auf die kürzlich verwen-
deten Dokumente.
95
Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
Wenn Sie also auf bestimmte Dokumente im-
TIPP mer wieder schnell zugreifen wollen, sorgen
Sie dafür, dass diese mit einem Symbol für einen einge-
steckten Pinn ausgestattet sind.
Der Zugriff auf die nicht gespeicherten Dokumente
In der Kategorie Zuletzt verwendet der Registerkarte
Datei finden Sie unten noch eine unscheinbare kleine,
aber wichtige Option: Durch einen Klick auf Nicht ge-
speicherte Dokumente wiederherstellen rufen Sie das
Dialogfeld Öffnen auf. Darin ist ein mit UnsavedFiles
bezeichneter Ordner eingestellt, in dem Sie die Dateien
finden, die Sie nicht gespeichert hatten. Sie können die-
se Dokumente aus diesem Ordner wie gewohnt öffnen.
Ob Sie Zugriff auf eine nicht gespeicher-
ACHTUNG
te Datei haben, hängt davon ab, ob das
Programm Zeit hatte, die AutoWiederherstellen-Infor-
mationen für die Datei zu speichern. Die Häufigkeit die-
ses Speichervorgangs legen Sie über den Bereich Spei-
chern im Fenster zu den Programmoptionen fest.
96
Der Schnellzugriff
Unten im Bereich Zuletzt verwendet finden Sie ferner
eine Option mit dem Namen Schnellzugriff auf diese An-
zahl zuletzt verwendeter Dokumente mit der – manch-
mal abgeblendeten – Standardeinstellung 4 dahinter.
Darüber regeln Sie, dass eine bestimmte Anzahl der zu-
letzt verwendeten Dokumente als separate Eintragun-
gen im linken Bereich der Registerkarte Datei angezeigt
werden sollen. Durch Aktivieren dieser Option sorgen
Sie zunächst dafür, dass die Namen der Dokumente an-
gezeigt werden. Anschließend können Sie deren Anzahl
festlegen. Ein Deaktivieren blendet die Namen der Do-
kumente im Bereich der Kategorien der Registerkarte
Datei wieder aus.
3.3.2 Das Dialogfeld Öffnen
Wenn Sie die gewünschte Datei nicht im Bereich Zuletzt
verwendet finden, wählen Sie den Befehl Öffnen auf der
Registerkarte Datei, um das Dialogfeld Öffnen anzuzei-
gen (à Abbildung 3.10).
Abbildung 3.10
Das Dialogfeld Öffnen zeigt
die im Standardspeicherort
gespeicherten Dateien an.
 Dokumente öffnen

Hinsichtlich Speicherort und Dateityp finden Sie hier Die Schaltfläche Öffnen im Dialogfeld verfügt über ein
viele Ähnlichkeiten zu den Möglichkeiten im Dialogfeld Drop-down-Menü. Mithilfe der Befehle in diesem Menü
Speichern unter. können Sie ein Dokument auf unterschiedliche Arten
öffnen (à Abbildung 3.11 rechts).
»» Standardmäßig wird nach dem ersten Aufruf des
Dialogfelds – wie beim Speichern – der Inhalt des
Standardordners angezeigt. Bei Windows 7 wird die
Bibliothek Dokumente benutzt. Bei Vista ist das der
Unterordner Dokumente im persönlichen Ordner des
Benutzers, bei Windows XP der Ordner Eigene Da-
teien. Wünschen Sie einen anderen Ordner, müssen
Sie ihn zuerst auswählen (à oben). Auch die übri-
gen Schaltflächen in diesem Dialogfeld dienen zum
großen Teil der Navigation zwischen den einzelnen
Ordnern und haben meist dieselbe Funktion wie im
Dialogfeld Speichern unter.

»» Im Hauptbereich des Dialogfelds werden die im ak- Abbildung 3.11  Die Schaltfläche Öffnen verfügt über
tuell eingestellten Ordner vorhandenen Unterord- verschiedene Optionen.
ner und solche Dateien angezeigt, die der Angabe
im Feld Dateityp entsprechen. Der Standarddateityp
»» Öffnen öffnet die markierte Datei regulär.
des jeweiligen Programms ist hier die Voreinstel-
lung für den Dateityp. Damit werden alle Typen von »» Schreibgeschützt öffnen öffnet die Datei so, dass
Dateien angezeigt, die mit Microsoft Word geöffnet Änderungen nicht in derselben Datei gespeichert
werden können – mit Ausnahme der als Dateiexport werden können.
erstellten Fremdformate (à Abbildung 3.11 links).
»» Als Kopie öffnen erlaubt es, mit einer Kopie der mar-
Letztere können Sie durch Wahl eines anderen Da-
kierten Datei zu arbeiten. Sie können dann diese Da-
teityps anzeigen lassen. Das brauchen Sie aber nur
tei speichern, ohne damit das Original zu verändern.
zu tun, wenn Sie eine Datei aus einer anderen An-
wendung importieren wollen oder die unterschiedli- »» Im Browser öffnen zeigt die Datei im Webbrowser an.
chen Typen von Dateien einschränken wollen. Diese Option ist nur für Webdokumente verfügbar.

Öffnen »» Mit In geschützter Ansicht öffnen können Dateien

Um eine Datei zu öffnen, markieren Sie sie und führen
Sie dann einen Doppelklick auf der Markierung aus oder
klicken Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche
Öffnen. Alternativ können Sie auch im Feld Dateiname
den gewünschten Dateinamen eingeben und dann auf
die Schaltfläche Öffnen klicken. Sobald Sie in diesem
Feld die ersten Buchstaben eingeben, wird der Rest des
Namens vom Programm ergänzt, wenn sich eine Datei
mit diesen Anfangsbuchstaben im aktuellen Ordner be-
findet.
ohne allzu großes Risiko gelesen und ihre Inhalte un-
tersucht werden, wenn die Datei aus dem Internet
und von anderen potenziell unsicheren Speicher­
orten stammt.
»» Öffnen und reparieren sollten Sie verwenden, wenn
das Programm feststellt, dass die Datei beschädigt
ist. Damit wird versucht, die unbeschädigten Teile
der Datei zu öffnen. Fehler werden anschließend an-
gezeigt.

97
Kapitel 3  •  Arbeiten mit Office-Dokumenten

Mehrere Dokumente öffnen

Sie können bei den meisten Office-Programmen auch
mehrere Dokumente in einem Arbeitsgang öffnen. Dazu
halten Sie die Ÿ-Taste gedrückt und markieren die
Namen der zu öffnenden Dokumente, indem Sie sie mit
der Maus anklicken. Ein weiterer Klick auf einen bereits
markierten Namen deaktiviert die Markierung wieder,
solange Sie die Ÿ-Taste gedrückt halten. Um eine
gemeinsame Markierung mehrerer Dateinamen aufzu-
heben, lassen Sie die Ÿ-Taste los und klicken dann
auf einen beliebigen Dateinamen.

Öffnen vom Desktop aus

Sie können Dokumente auch vom Windows-Desktop her
öffnen, ohne zuerst das zugehörige Programm öffnen
zu müssen.
»» Wenn bei Windows 7 das jeweilige Office-Programm
links im Startmenü angezeigt wird – beispielsweise
weil Sie dort eine Verknüpfung dazu abgelegt hat- Abbildung 3.12  Die Sprungliste im Startmenü von Windows 7.
ten, erscheint in diesem Menü neben dem Symbol Hier werden nach dem Markieren eines Programms die zuletzt
für die Anwendung eine kleine Pfeilspitze. Ein Klick geöffneten Dokumente angezeigt.
darauf zeigt rechts die Namen der mit dem Pro-
gramm erstellten Dateien an (à Abbildung 3.12). Da-
durch erübrigt sich in vielen Fällen das lange Suchen
nach einer kürzlich verwendeten Datei. Damit ent-
fällt natürlich die bei den Vorversionen von Windows
vorhandene Schaltfläche Zuletzt verwendet rechts
im Startmenü.
»» Diese Sprunglisten finden Sie auch an mehreren
anderen Stellen – besonders wichtig ist sie bei den
Symbolen in der Taskleiste. Sie zeigen diese neue
Funktion beispielsweise durch einen Rechtsklick auf
ein Symbol für eines der Standardprogramme in der
Taskleiste an (à Abbildung 3.13). Dies ermöglicht es
Ihnen, komfortabel auf die Dateien zuzugreifen, die
Sie kürzlich benutzt haben.
Abbildung 3.13  Die Sprungliste zum Programmsymbol in der
»» Andere Dokumente können Sie öffnen, indem Sie zu Taskleiste erlaubt auch das Öffnen von Dokumenten.
dem Ordner navigieren, in dem diese abgelegt sind
– beispielsweise der Ordner Eigene Dateien oder die
Bibliothek Dokumente – und auf dem betreffenden
Dateisymbol einen Doppelklick ausführen. Sie kön-
nen auch die Verknüpfungen zu Ihren wichtigen
Arbeitsdateien auf dem Desktop anzeigen lassen.
Durch einen Doppelklick starten Sie dann das Pro-
gramm und öffnen gleichzeitig die Arbeitsdatei.

98

3.3.3 Öffnen von Dokumenten aus älteren
Programmversionen
Beim Öffnen einer Datei, die in einer Version vor der
Generation 2007 von Office erstellt wurde, wird diese
zunächst im sogenannten Kompatibilitätsmodus ange-
zeigt. Damit werden einige Werkzeuge des Office-2010-
Programms zunächst deaktiviert, um sicherzustellen,
dass die gerade geöffnete Datei später noch in der äl-
teren Programmversion weiterbearbeitet werden kann.
»» Wenn Sie an einer so im Kompatibilitätsmodus ge-
öffneten Datei Änderungen durchführen und diese
speichern, wird automatisch das ursprüngliche – alte
– Dateiformat benutzt.
»» Wenn Sie das für die Programmversionen 2007 und
2010 eigene Dateiformat zum Speichern benutzen
wollen, können Sie das über das Dialogfeld Speichern
unter erreichen, indem Sie das gewünschte Format
über das Feld Dateityp einstellen und anschließend
auf Speichern klicken. Die Originaldatei wird dabei
nicht überschrieben und steht für die Bearbeitung
mit der Vorversion weiter zur Verfügung.
»» Um nach dem Öffnen einer Datei im
Kompatibilitätsmodus wieder den vollen
Zugriff auf alle Werkzeuge der aktuellen
Programmversion zu haben, müssen Sie
sie konvertieren. Dazu öffnen Sie die Registerkarte
Datei und wählen den Bereich Informationen. Kli-
cken Sie dort auf die Schaltfläche Konvertieren. Eine
Warnung wird angezeigt, in der Sie über die Konse-
quenzen informiert werden (à Abbildung 3.14). Nach
der Bestätigung über OK wird die Datei in das neue
Format umgewandelt. Gespeichert wird noch nicht,
allerdings ist im Dialogfeld Speichern unter jetzt im
Feld Dateityp das Format für die aktuelle Office-Ver-
sion eingestellt.
Dokumente öffnen
3.3.4 Nach Dokumenten suchen
Wenn Sie ein Dokument, an dem Sie früher gearbeitet
haben, nicht mehr finden können, sollten Sie sich der
Suchen-Funktion des Betriebssystems bedienen. Bei
Windows 7 haben Sie zum Suchen nach Dateien meh-
rere Möglichkeiten. Sorgen Sie dabei dafür, dass auch
alle externen Speicher – inklusive der früher verwende-
ten Netzlaufwerke – in den Suchvorgang eingeschlos-
sen werden. Prüfen Sie auch CD-Laufwerke und sons-
tige Wechselspeicher. Ein Ausfüllen der Felder auf den
Registerkarten des Dialogfelds Eigenschaften kann bei
einer späteren Suche hilfreich sein (à unten).
Suchen über das Windows-Startmenü
Sie können das Startmenü von Windows direkt dazu
verwenden, nach Programmen, anderen Dateien und
Ordnern zu suchen. Tippen Sie dazu in das Sucheld, das
standardmäßig mit Programme/Dateien durchsuchen
beschriftet ist, den Namen des gewünschten Objekts
(Programm, Datei oder Ordner) ein. Die Programme,
Dateien oder Ordner, in denen der Text der Eingabe ent-
halten ist, werden dann im Bereich darüber angezeigt.
Klicken Sie auf die Zeile mit dem Dateinamen, um die
Datei im dazugehörenden Programm zu öffnen.
Suchen über den Windows-Explorer oder ein
Dialogfeld
Sie können den Start einer solchen Suche auch ansto-
ßen, indem Sie die Eingabe des Suchbegriffs in einem
beliebigen Ordnerfenster des Windows-Explorers im
Feld oben rechts vornehmen. Diese Möglichkeit haben
Sie auch innerhalb von Word oben rechts in den Dialog-
feldern Speichern unter oder Öffnen (à Abbildung 3.15).
Beachten Sie aber, dass in diesem Fall die Suche nur in-
nerhalb des vorher aktuellen Ordners und der darin ent-
haltenen Unterordner durchgeführt wird. Wenn Sie also
Abbildung 3.14 
Warnhinweis beim
Konvertieren
99
Kapitel 3  •  Arbeiten mit Office-Dokumenten
den gesamten Rechner durchsuchen wollen, sollten Sie
vorher das Fenster zur Ebene Computer wählen.
»» Die Suche beginnt wieder sofort nach der Eingabe
der ersten Zeichen. Sie können hier auch mit Platz-
haltern arbeiten: ? steht für ein beliebiges Zeichen,
* steht für eine beliebige Zeichenkette. Nachdem
Sie eine Suche durch Eingabe eines Suchbegriffs
in einem beliebigen Ordnerfenster gestartet haben,
wechselt der Ordner zum Suchordner. Das merken
Sie zunächst einmal daran, dass oben in der Navi-
gationszeile nicht mehr der ursprünglich gewählte
Speicherort allein, sondern mit der Bezeichnung
Suchergebnisse in davor angezeigt wird.
»» Im Hauptbereich des Ordnerfensters werden Datei-
en oder Ordner als Suchergebnisse angezeigt, wenn
der Suchbegriff mit dem Namen der Datei oder ge-
wissen Dateieigenschaften übereinstimmt. Textdo-
kumente werden auch dann angezeigt, wenn der
Suchbegriff im Text des Dokuments enthalten ist. Sie
können eine der in den Suchergebnissen angezeig-
ten Dateien durch einen Doppelklick auf ihre Zeile
oder ihr Symbol öffnen.
100
Abbildung 3.15 
Auch das Suchen-Feld in
einem Explorer-Fenster
ermöglicht die Suche.
Meist werden Sie von der Vielzahl der Suchergebnisse
fast erschlagen. Beachten Sie die folgenden Hinweise
zur effektiven Durchführung:
»» In dieser Liste finden Sie auch die Möglichkeit, die
Ergebnisse über einen Suchfilter hinsichtlich Ände-
rungsdatum und Größe einzuschränken.
»» Die schon einmal verwendeten Suchbegriffe werden
in einer Liste angezeigt, wenn Sie in das Suchenfeld
klicken. Sie können diese dann erneut verwenden.
»» Um die Suchergebnisse wieder auszublenden und
den Inhalt des vorher gewählten Ordners wieder
vollständig anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die
Schaltfläche mit dem Kreuz im Feld zur Eingabe das
Suchbegriffs.
Filterfunktionen einsetzen
Die Verwendung boolescher Filter stellt eine weitere
Möglichkeit dar, um präzisere Suchen auszuführen. Sol-
che Filter ermöglichen es, Suchwörter mittels einfacher
Logik zu verknüpfen (à Tabelle 3.2). Die Filterfunktionen
UND oder ODER müssen vollständig in Großbuchstaben
eingegeben werden.
 Dokumente öffnen

Filter Beispiel Zu suchende Datei

UND Dokument UND 1 Dateien, die sowohl das Wort Dokument als auch die Zahl 1 enthalten (auch wenn diese Elemente nicht
direkt nebeneinander stehen)
NICHT Dokument NICHT 1 Dateien, die das Wort Dokument, aber nicht die Zahl 1 enthalten
ODER Dokument ODER 1 Dateien, die das Wort Dokument oder die Zahl 1 enthalten
Anführungszeichen "Dokument 1" Dateien, die den genauen Ausdruck Dokument 1 enthalten
Klammern (Dokument 1) Dateien, die das Wort Dokument und die Zahl 1 in beliebiger Reihenfolge enthalten
> Datum: >01.05.10 Dateien, die einen bestimmten Wert überschreiten, z.B. Dateien mit einem Datum nach dem 01.05.10
< Größe: < 2 MB Dateien, die einen bestimmten Wert unterschreiten, z.B. Dateien, die weniger als 2 MB groß sind. Sie
können auch andere Größeneinheiten angeben, beispielsweise KB und GB.

Tabelle 3.2  Filterfunktionen in der Suche können sehr dienlich sein.

3.3.5 Frühere Versionen eines Dokuments
Wir hatten es oben bereits erwähnt. Während der Arbeit
an einem Dokument werden automatisch AutoWieder-
herstellen-Informationen gespeichert. Bei den früheren
Versionen der Office-Programme dienten diese eigent-
lich nur dazu, im Falle eines Absturzes ein Wiederher-
stellen zu ermöglichen. In der Office-Version 2010 kön-
nen Sie auf diese auch bequem zugreifen und so eine
frühere Version des Dokuments wieder anzeigen las-
sen. Im Bereich Informationen der Registerkarte Datei
finden Sie unter Versionen eine Liste der verfügbaren
Versionen (à Abbildung 3.16). Beachten Sie aber, dass
es sich hier nur um Versionen handelt, die während der

Abbildung 3.16  Den Zugriff auf frühere Versionen haben Sie über den Bereich Informationen der Registerkarte Datei.

101
Kapitel 3  •  Arbeiten mit Office-Dokumenten
aktuellen Sitzung mit dem Programm als AutoWieder-
herstellen-Informationen zwischengespeichert wurden.
Die meisten davon gehen verloren, wenn Sie die Datei
schließen.
Ein Klick auf die Schaltfläche Versionen ver-
walten zeigt die Optionen Entwurfsversio-
nen wiederherstellen und Alle Entwurfsver-
sionen löschen. Sie können zum Öffnen
einer dieser Versionen auch auf eines der weiter rechts
angezeigten Symbole für die Versionen klicken. Wenn
Sie eine dieser Versionen auf diese Weise öffnen, zeigt
eine Warnung an, dass es sich nicht um die zuletzt ge-
speicherte Version handelt (à Abbildung 3.17). Beachten
Sie, dass diese Datei schreibgeschützt ist.
»» Wenn Sie darin auf Wiederherstellen klicken, über-
schreiben Sie die zuletzt gespeicherte Version mit
der gerade geöffneten Vorversion.
»» Es empfiehlt sich auf jeden Fall, vorher auf Verglei-
chen zu klicken. Die Versionen können dann kontrol-
liert werden.
102
Abbildung 3.17 
Eine Warnung zeigt an, dass es
sich nicht um die zuletzt gespei-
cherte Version handelt.
3.3.6 Die Dokumentwiederherstellung
Auch bei der aktuellen Version kann es vorkommen, dass
ein Microsoft-Office-Programm unerwartet geschlos-
sen wird, bevor Sie Änderungen speichern können. In
diesem Fall wird nach einem erneuten Starten des Of-
fice-Programms links im Fenster der Aufgabenbereich
Dokumentwiederherstellung mit bis zu drei wiederher-
gestellten Versionen der Datei angezeigt (à Abbildung
3.18). Dann können Sie bestimmen, welche Version Sie
behalten möchten.
Für jede im Bereich Dokumentwiederherstellung ange-
zeigte Datei stehen die Befehle Öffnen, Speichern unter
und Löschen zur Auswahl. Diese Optionen finden Sie
in der Liste zur Datei, wenn Sie in der Liste Verfügbare­
Dateien auf den Pfeil neben der wiederhergestellten
Datei klicken.
»» Wenn Sie die wiederhergestellte Version der Datei
überprüfen möchten, klicken Sie auf Öffnen.
»» Um die Datei umzubenennen und als neue Version
zu speichern, klicken Sie auf Speichern unter.
»» Möchten Sie diese wiederhergestellte Version der
Datei löschen, klicken Sie auf Löschen.
 Dokumente öffnen

Abbildung 3.18 Der Bereich Dokumentwiederherstellung erlaubt ein Retten der Informationen.

Die Eigenschaften können für das Verwal-

3.4 Die Eigenschaften eines HINWEIS ten von Dokumenten sehr dienlich sein.
Dokuments Wenn Sie das Dokument aber später an andere Benut-
zer freigeben wollen, verraten die Angaben darin viel-
Sie können für ein Dokument diverse Eigenschaften de-
leicht mehr, als Ihnen lieb ist. Microsoft Office stellt Ih-
finieren, die es Ihnen unter anderem erleichtern, dieses
nen deswegen eine Möglichkeit zur Verfügung, ein
Dokument später schneller wieder zu finden. Ein Teil
Dokument vor der Freigabe auf das Vorhandensein sol-
dieser Dateieigenschaften wird vom Programm auto-
cher Informationen zu prüfen und diese gegebenenfalls
matisch ermittelt und festgelegt – beispielsweise der
automatisch entfernen zu lassen. Darauf werden wir in
Speicherort, die Größe oder das Datum der Erstellung
Kapitel 25 zu sprechen kommen.
und des letzten Zugriffs. Sie können aber auch eige-
ne Eigenschaften definieren. Dazu gehören der Name
des Autors, eine Beschreibung des Inhalts und mehrere
Stichwörter.

103
Kapitel 3  •  Arbeiten mit Office-Dokumenten
3.4.1 Die Übersicht zu den Eigenschaften
Eine Übersicht zu den wichtigsten Eigenschaften wird
Ihnen rechts im Bereich Informationen der Registerkar-
te Datei angezeigt (à Abbildung 3.16). Sie finden dort
beispielsweise Angaben zur Größe der Datei, zum Da-
tum der letzten Änderung oder zum Autor des Doku-
ments. Viele Informationen davon sind erst verfügbar,
nachdem die Datei zum ersten Mal gespeichert wurde.
Wenn Sie darin auf die Pfeilspitze neben der Überschrift
Eigenschaften klicken, wird eine Liste von weiteren Be-
fehlen angezeigt, über die Sie die Eigenschaften der
Datei bearbeiten können (à Abbildung 3.19). Beachten
Sie in diesem Zusammenhang auch den Link Alle Eigen-
schaften anzeigen weiter unten in diesem Bereich.
Abbildung 3.19 
Sie können wählen,
welche Eigenschaf-
ten wo angezeigt
werden sollen.
104
3.4.2 Die Eigenschaften im Dokument
anzeigen
Wenn Sie in dieser Liste die Option Dokumentbereich
anzeigen wählen, wird über dem Dokument ein zusätz-
licher Bereich angezeigt, in dem Sie bereits einige An-
gaben zu den Eigenschaften vornehmen oder editieren
können (à Abbildung 3.20).
Wenn Sie die Option Erweiterte Eigenschaften aus der
Liste zur Schaltfläche Dokumenteigenschaften wählen,
wird ein Dialogfeld mit fünf Registerkarten angezeigt,
auf denen die Eigenschaften des Dokuments angezeigt
oder eingegeben werden können.
»» Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie generelle
Angaben zum Namen, zur Größe und zum Speicher-
ort der Datei etc. Diese Angaben werden erst ange-
zeigt, nachdem die Datei einmal gespeichert wurde.
»» Die Registerkarte Zusammenfassung ermöglicht die
Angabe zusätzlicher Informationen zum Dokument.
Diese Angaben können Ihnen helfen, die Datei spä-
ter wiederzufinden, da Sie beim Suchen nach dem
Dokument darauf zugreifen können. Sie können
Abbildung 3.20 
Die Dokumenteigenschaften
im Dokument

einen Titel und ein Thema eingeben. Eine Kategorie
erlaubt eine einfachere Einordnung. Mit Stichwör-
tern vereinfachen Sie eine eventuelle Suche nach
der Datei. Durch Aktivieren von Miniaturen … spei-
chern bewirken Sie, dass eine entsprechende Abbil-
dung für die Vorschau – beispielsweise im Dialogfeld
Öffnen – erstellt wird.
»» Die Registerkarte Statistik liefert eine Zusammen-
fassung der Datums- und Benutzerangaben für die
Erstellung und Änderung des Dokuments.
»» Auf der Registerkarte Inhalt finden Sie eine Liste der
Inhalte des Dokuments, bei Word beispielsweise die
Anzahl der Seiten, Absätze, Zeilen usw., bei Excel
werden hier die Namen der Blätter in der Arbeits-
mappe angezeigt.
»» Die Registerkarte Anpassen erlaubt das Festlegen
benutzerdefinierter Eigenschaften und das Verknüp-
fen dieser Eigenschaften mit bestimmten Inhalten
der Datei. Über eine Kombination von Einstellungen
Die Eigenschaften eines Dokuments
in den Feldern Name, Typ und Wert können Sie eine
Eigenschaft definieren. Klicken Sie anschließend auf
Hinzufügen, um die Eigenschaft zu übernehmen.
Im unteren Bereich werden die bereits festgelegten
Eigen­schaften angezeigt.
3.4.3 Alle Eigenschaften anzeigen
Wir hatten es schon erwähnt: Die Liste zu den Eigen-
schaften wird im Bereich Informationen der Regis-
terkarte Datei angezeigt. Hier lassen sich auch einige
Eigenschaften – wie Autor, Kommentar, Titel usw. – ein-
geben und ändern. Wenn Sie die Eigenschaften vor ei-
nem Speichervorgang kontrollieren und vielleicht noch
abändern wollen, verringern Sie die Höhe des Dialog-
felds Speichern unter, indem Sie seinen unteren Rand
mit Hilfe der Maus nach oben verschieben. Die Anzei-
ge von Navigationsbereich und Speicherort wird dann
ausgeblendet und die wichtigsten Eigenschaften zum
Dokument werden eingeblendet (à Abbildung 3.21). Sie
können hier auch geändert werden.
Abbildung 3.21 
Die Eigenschaften werden im Dialog-
feld Speichern unter angezeigt.
105
Kapitel 4
Programmübergreifende
Standardbefehle
Viele Befehle können Sie in allen Programmen der Of-
fice-Familie auf dieselbe oder zumindest fast dieselbe
Weise einsetzen. Damit wir uns bei der Behandlung die-
ser Dinge nicht andauernd wiederholen müssen, wol-
len wir zumindest einen Teil davon in diesem Kapitel
abhandeln, bevor wir in die Details der Arbeit mit den
einzelnen Programmen gehen. Etwas mehr erfahrenen
Benutzern werden diese bereits zum größten Teil be-
kannt sein:
»» In allen Programmen finden Sie beispielsweise allge-
meine Korrekturfunktionen – wie die Rechtschreib-
oder Grammatikprüfung und diverse Möglichkeiten
zum Nachschlagen und Übersetzen (à Abschnitt 4.1).
»» Bei der Eingabe kommt es häufig vor, dass Textpas-
sagen oder Zahlenwerte von einer Stelle an eine an-
dere verschoben oder dorthin kopiert werden müs-
sen. Dafür gibt es unter Windows Standardmethoden
für die Vorgehensweise, bei den Office-Programmen
können aber noch zusätzliche Techniken eingesetzt
werden (à Abschnitt 4.2).
»» Auch für die Grundelemente der Zeichenformatie-
rung – also beispielsweise das Festlegen von Schrift-
art und Schriftgröße – finden Sie in fast allen Pro-
grammen dieselben Werkzeuge (à Abschnitt 4.3).
106
Bei einigen Programmen gibt es dafür aber noch
spezielle Werkzeuge.
»» Daneben gibt es noch eine Reihe weiterer Werkzeu-
ge und Befehle, die im Prinzip in allen Programmen
der Familie Microsoft Office vorhanden sind. Dazu
gehören beispielsweise das Rückgängigmachen und
Wiederherstellen von Befehlen und Eingaben, die
Einstellung der Vergrößerung auf dem Bildschirm,
das Verwenden von Symbolzeichen in einem Doku-
ment oder das Arbeiten mit Farben (à Abschnitt 4.4).
Wir wollen uns in diesem Kapitel zunächst auf die Dinge
konzentrieren, die Ihnen bereits bei der Dateneingabe
und -bearbeitung in den einzelnen Programmen begeg-
nen werden. Auf andere programmübergreifende Funk-
tionen – wie beispielsweise das Drucken oder die Freiga-
be – gehen wir im letzten Teil dieses Buchs ein (à Kapitel
24 bis 28).
4.1 Allgemeine Korrektur- und
Recherchefunktionen
Besonders wichtig sind die allgemeinen
Korrekturfunktionen, die Sie in leicht
unterschiedlicher Form in allen Pro-
grammen vorfinden. Natürlich ist der
Haupteinsatzbereich vordringlich in der Textverarbei-
tung zu sehen, aber Sie können diese Werkzeuge auch
in anderen Arbeitsbereichen – wie in der Tabellenkal­
kulation, beim Erstellen von Publikationen und Präsen-

tationen sowie in Datenbanken – verwenden. Die Be-
fehlsschaltflächen dazu finden Sie in der Gruppe
Dokumentprüfung. Diese ist bei Word und Excel bei-
spielsweise in der Registerkarte Überprüfen angesie-
delt.
4.1.1 Die Rechtschreibprüfung
Mit der Rechtschreibprüfung können Sie das gesamte
Dokument oder einen markierten Bereich auf Fehler
hinsichtlich der Rechtschreibung untersuchen und ge-
gebenenfalls korrigieren lassen. Für die Rechtschreib-
prüfung stellt Microsoft Office interne Wörterbücher
zur Verfügung. Diese Wörterbücher sind bei allen Pro-
grammen der Familie dieselben. Sie können aber auch
eigene Wörterbücher verwenden, in die Sie Einträge
einfügen können, die nicht bekannt sind.
Bei fast allen Programmen können Sie eine
Prüfung nach Abschluss der Eingaben
durchführen. Dazu klicken Sie auf die Schalt-
fläche Rechtschreibung und Grammatik bzw. Recht-
schreibung in der Gruppe Dokumentprüfung der Regis-
terkarte Überprüfen. Wenn Sie nur einen bestimmten
Bereich im Dokument prüfen wollen, markieren Sie die-
sen zuerst. Dem Wörterbuch nicht bekannte Wörter und
Konstruktionen werden dann im Dialogfeld Rechtschrei-
bung und Grammatik bzw. Rechtschreibung gemeldet.
Sie können die Korrekturen direkt in diesem Dialogfeld
vornehmen (à Abbildung 4.1). Bei einem Rechtschreib-
fehler wird im Feld Nicht im Wörterbuch das unbekannte
Wort in roter Schrift hervorgehoben.
Abbildung 4.1 Vermeintliche Rechtschreibfehler werden in roter
Schrift angezeigt.
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
» Unter Vorschläge wird ein Vorschlag oder eine Liste
mit Vorschlägen für die Korrektur angezeigt. Wählen
Sie hier die korrekte Schreibweise des Wortes aus
oder korrigieren Sie das Wort im darüber liegenden
Feld manuell.
» Ein Klick auf Einmal ignorieren behält die Schreib-
weise bei diesem Wort bei, meldet aber bei einem
weiteren Auftreten die Schreibweise erneut als Feh-
ler.
» Mit Alle ignorieren legen Sie fest, dass die Schreib-
weise des Wortes innerhalb des gesamten Bereichs
beibehalten und in diesem Dokument nicht mehr als
Fehler gemeldet wird.
» Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wur-
de, es dem Programm aber unbekannt ist, können
Sie es über die Schaltfläche Zum Wörterbuch hinzu-
fügen in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen.
» Ändern korrigiert das Wort entsprechend Ihrer Aus-
wahl im Feld Vorschläge beziehungsweise entspre-
chend Ihrer Korrektur im Feld Nicht im Wörterbuch.
» Bei einer Bestätigung über Alle ändern wird sowohl
das aktuell hervorgehobene als auch jedes weitere
Auftreten dieses Wortes entsprechend Ihrer Aus-
wahl im Feld Vorschläge beziehungsweise entspre-
chend Ihrer Korrektur im Feld Nicht im Wörterbuch
geändert.
» AutoKorrektur übernimmt die fehlerhafte und die
korrekte Schreibweise in die AutoKorrektur-Funk-
tion.
Im Programm Word können die Recht-
HINWEIS schreibfehler auch direkt im Hauptfenster
des Dokuments angezeigt und korrigiert werden. Darauf
und auf die Möglichkeit zur Grammatikprüfung in die-
sem Programm gehen wir im zweiten Teil dieses Buchs
ein (à Kapitel 5).
107
Kapitel 4  •  Programmübergreifende Standardbefehle
4.1.2 Die Einstellungen zur
Dokumentprüfung
Nach einem Klick auf Optionen im Dialogfeld Recht-
schreibung und Grammatik bzw. Rechtschreibung wer-
den die Optionen zur Dokumentprüfung angezeigt. Sie
können dieses Fenster auch auf den Bildschirm bringen,
indem Sie die Registerkarte Datei öffnen und dann in
den Optionen den Bereich Dokumentprüfung wählen. Im
Fenster werden die Optionen zur Einstellung für dieses
Werkzeug in mehreren Abschnitten angezeigt (à Abbil-
dung 4.2).
108
Abbildung 4.2 
Die Einstellungen zur Dokument-
prüfung finden Sie unter den
Programmoptionen.
Allgemeine Einstellungen
Die Rechtschreibprüfung ist seit der Office-2007-Ge-
neration durchweg einheitlicher geworden. Einige der
Optionen für die Rechtschreibprüfung sind nun global
verfügbar. Wenn Sie eine dieser Optionen in einem Of-
fice-Programm ändern, wird diese Änderung auch für
alle anderen Office-Programme übernommen. Im Be-
reich Dokumentprüfung unter den Optionen sind das
diejenigen, die unter Bei der Rechtschreibkorrektur in
Microsoft Office-Programmen zusammengefasst sind:
»» Sind Optionen aktiviert, deren Bezeichnung mit ... ig-
norieren endet, werden die entsprechenden Elemen-
te bei der Rechtschreibprüfung nicht berücksichtigt
– dies betrifft Wörter in GROSSBUCHSTABEN, Wör-
ter mit Zahlen sowie Internet- und Dateiadressen.

»» Wiederholte Wörter kennzeichnen macht genau das,
was es sagt.
»» Sie können ferner die neue deutsche Rechtschrei-
bung ein- oder ausschalten.
»» Großbuchstaben behalten Akzent weist Sie auf Groß-
buchstaben mit Akzent hin, denen der Akzent fehlt.
Wenn Sie die französische Sprache verwenden, ist
diese Option standardmäßig immer aktiviert, da das
Wörterbuch für diese Sprache Großbuchstaben mit
Akzent umfasst.
»» Ist Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch aktiviert,
werden gegebenenfalls vorhandene Vorschläge aus
geöffneten Benutzerwörterbüchern nicht mit ange-
zeigt.
»» Die Rechtschreibprüfung enthält seit Office 2007
das reformierte Französisch-Wörterbuch. In Office
2003 handelte es sich hierbei um ein Add-In, das
separat installiert werden musste.
Benutzerwörterbücher
Auch die Eintragungen in die Benutzerwörterbücher
werden für alle Office-Programme gemeinsam geregelt.
Über die Schaltfläche Benutzerwörterbücher können
Sie eine Liste mit allen geöffneten Benutzerwörterbü-
chern anzeigen lassen sowie neue Wörterbücher anle-
gen (à Abbildung 4.3). Wenn Sie mehrere davon erstellt
haben, wählen Sie hier das Wörterbuch aus, in das be-
stimmte Schreibweisen aufgenommen werden sollen.
Abbildung 4.3  Die Benutzerwörterbücher
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
»» Über Wortliste bearbeiten können Sie die vorhande-
nen Einträge in dem vorher markierten Wörterbuch
kontrollieren, editieren, erweitern oder löschen
(à Abbildung 4.4). Sie finden hier beispielsweise
alle Ergänzungen, die Sie über die Schaltfläche Zum
Wörterbuch hinzufügen im Dialogfeld Rechtschrei-
bung und Grammatik in das aktuelle Wörterbuch auf-
genommen haben. Falls Sie versehentlich ein falsch
geschriebenes Wort aufgenommen haben, können
Sie es markieren und löschen. Über das Feld Wort/
Wörter können Sie auch neue Wörter hinzufügen.
Um ein Wort zu bearbeiten, löschen Sie es zuerst
und fügen Sie es dann in der gewünschten Schreib-
weise hinzu.
»» Wenn Sie viel mit Fachausdrücken zu tun haben,
können Sie dafür spezielle Wörterbücher anlegen.
Um ein neues Wörterbuch anzulegen, klicken Sie im
Dialogfeld Benutzerwörterbücher auf Neu. Geben
Sie im Feld Dateiname den Namen des neuen Benut-
zerwörterbuchs ein und klicken Sie auf Speichern.
Neue Wörterbücher müssen Sie aktivieren: Überprü-
fen Sie im Dialogfeld Benutzerwörterbücher, ob das
Kontrollkästchen neben dem Namen des betreffen-
den Wörterbuchs aktiviert ist. Außerdem deaktivie-
ren Sie auf der Registerkarte Rechtschreibung und
Grammatik das Kontrollkästchen Vorschläge nur aus
Hauptwörterbuch.
Abbildung 4.4  Der Inhalt eines Benutzerwörter-
buchs.
109
Kapitel 4  •  Programmübergreifende Standardbefehle

»» Im Dialogfeld Benutzerwörterbücher sind alle Wör-

terbücher aufgelistet, die für die Rechtschreibprü-
fung in Word zur Verfügung stehen. Wenn Sie ein
Wörterbuch von einem Drittanbieter erworben und
auf dem Computer installiert haben, müssen Sie
es hier verfügbar machen. Wenn das gewünschte
Wörterbuch im Dialogfeld Benutzerwörterbücher
nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Hinzufügen, öff-
nen Sie den Ordner, der das gewünschte Benutzer­
wörterbuch enthält, und doppelklicken Sie auf die
Wörterbuchdatei.
»» Wenn Sie ein Wörterbuch als Standardwörterbuch
verwenden möchten, klicken Sie auf den Namen des Abbildung 4.5  Die im Dokument verwendete Sprache können Sie
Wörterbuchs und dann auf Standard ändern. festlegen – meist wird sie aber auch automatisch erkannt.

4.1.3 Sprachfunktionen »» Im Betriebssystem installierte Sprachen werden

Sie können – beispielsweise bei Word –
Dokumente in anderen Sprachen verfas-
sen oder auch mehrere Sprachen in ei-
nem Dokument verwenden. Außerdem
können Sie den Text im Dokument oder Teile davon in
andere Sprachen übersetzen lassen. Die Befehle dazu
finden Sie in der Gruppe Sprache der Registerkarte
Überprüfen.
Die verwendete Sprache für die
Rechtschreibprüfung einstellen
Das Programm sollte die Sprache, in der Ihr Text
verfasst ist, und die darin enthaltenen fremdspra-
chigen Ausdrücke automatisch erkennen. Falls
das Programm damit Probleme hat, können Sie diese
über das Dialogfeld Sprache in der Liste beheben (à Ab-
bildung 4.5). Dieses lassen Sie anzeigen, indem Sie die
Liste zu Sprache in der Gruppe Sprache der Register-
karte Überprüfen öffnen und darin Sprache für die
Korrektur­hilfen festlegen wählen. Markieren Sie bei
mehrsprachigen Dokumenten gegebenenfalls vorher
die einzelnen Textbereiche und legen Sie dann für diese
die Sprache individuell fest.
oben im Listenfeld angezeigt, damit sie schneller
wieder zugewiesen werden können.
»» Für einige Sprachen können Sie zwischen landesspe-
zifischen Varianten wählen, zum Beispiel Deutsch
(Deutschland) und Deutsch (Schweiz).
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Rechtschreibung und
Grammatik nicht prüfen aktivieren, wird im markier-
ten Bereich keine Prüfung in der gewählten Sprache
durchgeführt.
»» Die Option Sprache automatisch erkennen sollte
dafür sorgen, dass Word in einer anderen Sprache
geschriebene Textabschnitte automatisch richtig
interpretiert. Das funktioniert jedoch meist nur bei
etwas längeren Abschnitten und auch dort nicht
immer zuverlässig.
»» Nach einem Klick auf Als Standard festlegen wird die
gewählte Sprache als neue Standardsprache einge-
tragen.
Übersetzungen
Die Liste zur Schaltfläche Übersetzen – beispielsweise
bei Word und Excel – beinhaltet drei Optionen, über die
Sie ein Dokument als Ganzes oder ausgewählte Teile
davon in andere Sprachen übersetzen können (à Abbil-
dung 4.6).

110

Vertrauen Sie diesen maschinellen Über-
ACHTUNG setzungsprogrammen nur bedingt. Eine
einfache Qualitätsprüfung können Sie durchführen, in-
dem Sie einen Text erst in eine andere Sprache überset-
zen und dann zurück übersetzen lassen. Oft zeigt sich
dabei ein starkes Maß an »Kreativität«.
Abbildung 4.6 Die Optionen zum Übersetzen
Wählen Sie darin zunächst den Befehl Sprache für Über-
setzung auswählen. Das Fenster Optionen für die Über-
setzungssprache wird angezeigt. Es verfügt über zwei
Bereiche – Sprache für die Übersetzungshilfe auswäh-
len und Dokumentübersetzungssprachen auswählen
(à Abbildung 4.7). Gegebenenfalls müssen Sie in beiden
die gewünschte Sprache bzw. Sprachkombination ein-
stellen.
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
Anschließend können Sie über die Optionen im Kata-
log zur Schaltfläche Übersetzen die gewünschte Aktion
auswählen:
» Die Option Dokument übersetzen sendet den Inhalt
des Dokuments in unverschlüsselter Form an einen
Online-Dienst. Sie müssen dem nach Wahl des Be-
fehls noch zustimmen. Anschließend wird Ihr Brow-
serprogramm geöffnet und die Übersetzung wird auf
einer Webseite präsentiert. Sie können diesen Text
mit den üblichen Methoden kopieren und in Ihr Do-
kument übernehmen oder in ein neues Dokument
einfügen.
» Wenn Sie einen Textbereich markiert und in der
Liste zu Übersetzen die Option Ausgewählten Text
übersetzen gewählt haben, wird rechts auf dem Bild-
schirm der Aufgabenbereich Recherchieren mit be-
reits ausgewählter Funktion Übersetzen eingeblen-
det. Die zunächst benutzte Sprache entspricht der
vorher eingestellten. Sie können über das Feld Nach
auch eine andere Sprache wählen.
» Als dritte Möglichkeit können Sie Übersetzungshilfe
benutzen. Wenn Sie danach den Mauszeiger auf ein
Wort im Text bewegen, wird die Übersetzung dazu
in einem zusätzlichen Feld eingeblendet. Über die
Schaltflächen in diesem Feld können Sie beispiels-
weise diese Übersetzung in die Zwischenablage
kopieren.
Abbildung 4.7
Wählen Sie eine Sprach-
kombination aus.
111
Kapitel 4  •  Programmübergreifende Standardbefehle

4.1.4 Weitere Funktionen zum mehrere Recherchen durchgeführt haben, können Sie
Recherchieren über die beiden Schaltflächen mit dem nach rechts und
dem nach links zeigenden Pfeil zwischen diesen wech-
Eine bereits für Office 2003 neu eingerichtete Funk­tion
seln.
nennt sich Recherchieren . Damit lassen sich
Referenzinformationen zu bestimmten Begriffen sam- Wörterbuch
meln. Als Quellen können Sie die vorhandenen Wörter-
Über die Option Wörterbuch können Sie die Bedeutung
bücher, Enzyklopädien oder das Internet verwenden.
eines Wortes nachschlagen lassen (à Abbildung 4.8
Dazu lassen Sie über den Befehl Recherchieren in der
rechts). Sie finden unter den Ergebnissen auch Beispie-
Gruppe Dokumentprüfung den Aufgabenbereich Re-
le für die Verwendung des Wortes und weitere Informa-
cherchieren anzeigen (à Abbildung 4.8 links). Geben Sie
tionen.
dann im Feld Suchen nach den Begriff ein, zu dem Sie
Informationen wünschen. Ein vorher im Dokument mar- Thesaurus
kierter Textbereich wird automatisch in das Feld über-
Damit die Feinheiten der deutschen Sprache auch im
nommen. Legen Sie im Listenfeld unterhalb von Su-
Zeitalter des Computers nicht untergehen, können Sie
chen nach fest, in welchem Nachschlagewerk gesucht
den Thesaurus einsetzen, um Ersatzwörter für ein Wort
werden soll. Standardmäßig können Sie beispielsweise
zu suchen – beispielsweise dann, wenn Sie die häufige
– wie schon oben angesprochen – eine Übersetzung vor-
Wiederholung eines Wortes in einem Text umgehen
nehmen lassen oder im Wörterbuch oder im Thesaurus
möchten. Markieren Sie das Wort, zu dem Sie Synonyme
nachschlagen lassen. Sie können auch diverse Quellen
suchen. Klicken Sie dann auf Thesaurus in der Gruppe
im Internet zurate ziehen.
Dokumentprüfung. Sie können den Begriff auch direkt
Bestätigen Sie durch einen Klick auf die grüne Schaltflä- im Feld Suchen nach im Aufgabenbereich Recherchie-
che mit dem Pfeil. Die Ergebnisse werden anschließend ren eingeben. Klicken Sie dann auf die grüne Schaltflä-
im entsprechenden Listenfeld angezeigt. Nachdem Sie che mit dem Pfeil, um die Suche zu starten.

Abbildung 4.8 
Eine Recherche liefert unter-
  schiedliche Informationen.

112

»» In manchen Fällen müssen Sie zuerst die Bedeutung
des Wortes bestimmen. Diese Bedeutungen sind fett
formatiert. Durch einen Klick auf das Minuszeichen
vor einer Bedeutung blenden Sie die darunter ge-
zeigten Synonyme aus. Ein Klick auf das dann ange-
zeigte Pluszeichen blendet sie wieder ein.
»» Markieren Sie das gewünschte Ersatzwort und öff-
nen Sie das zugehörige Menü, um das Wort an der
markierten Stelle in das Dokument zu übernehmen
oder es in die Zwischenablage zu kopieren. Der Be-
fehl Nachschlagen in diesem Menü führt dazu, dass
das in der Liste mit Synonymen markierte Wort
selbst in das Feld Suchen nach übernommen wird.
Optionen zur Recherche
Ein Klick auf Recherche-Optionen ganz unten im Aufga-
benbereich öffnet ein Dialogfeld, über das Sie festlegen
können, welche Suchdienste standardmäßig verwendet
und im Listenfeld angezeigt werden sollen (à Abbildung
4.9). Aktivieren Sie hier die gewünschten Dienste. Wenn
Sie Enzyklopädieprogramme auf Ihrem Rechner instal-
liert haben, können auch diese mit in die Suchfunktion
eingeschlossen werden. Über die Schaltfläche Dienste
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
hinzufügen können Sie – nachdem Sie eine Verbindung
zum Internet hergestellt haben – weitere Suchdienste in
Anspruch nehmen.
4.1.5 Die AutoKorrektur
Über die AutoKorrektur können Sie beispielsweise
typi­sche Tippfehler, die Ihnen häufiger unterlaufen,
automatisch bei der Eingabe korrigieren lassen. Aber
auch andere Eingaben können umgewandelt werden:
Wenn Sie beispielsweise die drei Zeichen (r) eingeben,
wird das automatisch in das Symbol ® geändert. Das
Programm führt diese Korrekturen unmittelbar durch,
nachdem Sie die þLeerÿ-Taste gedrückt haben, um ein
neues Wort zu beginnen.Ist dieses Werkzeug aktiviert,
wird zunächst ein kleiner blauer Balken angezeigt,
wenn Sie den Mauszeiger in der Nähe von Text positio-
nieren, der automatisch korrigiert wurde. Dieser Balken
wird zum Schaltflächensymbol AutoKorrektur-Optionen,
wenn Sie darauf zeigen. Nach einem Klick auf dieses
Symbol können Sie aus mehreren Optionen auswählen
– beispielsweise die Korrektur rückgängig machen oder
die AutoKorrektur-Funktion für dieses Wort deaktivie-
ren (à Abbildung 4.10).
Abbildung 4.9 
Aktivieren Sie die gewünschten Dienste.
113
Kapitel 4  •  Programmübergreifende Standardbefehle
Abbildung 4.10  Sie aus mehreren Optionen auswählen – beispiels-
Mit der Schaltfläche
für die AutoKorrektur
arbeiten
»» Über die Optionen im Bereich darunter können Sie
Wie dieses Werkzeug arbeiten soll, können Sie im Fens-
ter für die Optionen nach einem Klick auf die Schaltflä-
che AutoKorrektur-Optionen im Bereich Dokumentprü-
fung regeln. Das ruft ein Dialogfeld auf den Bildschirm,
welches – je nach Programm – über eine unterschiedli-
che Zahl von Registerkarten verfügt.
Die Registerkarte AutoKorrektur
Über die Registerkarte AutoKorrektur können Sie die
generellen Einstellungen zum Ersetzen bestimmen
(à Abbildung 4.11).
»» Im Listenfeld im unteren Bereich werden automa-
»» Ist ganz oben auf der Registerkarte das Kontroll-
kästchen Schaltflächen für AutoKorrektur-Optionen
anzeigen aktiviert, wird zunächst ein kleiner blauer
Balken angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger in der
Nähe von Text positionieren, der automatisch korri-
giert wurde. Dieser Balken wird zum Schaltflächen-
114
symbol AutoKorrektur-Optionen, wenn Sie darauf
zeigen. Durch einen Klick auf dieses Symbol können
weise die Korrektur rückgängig machen oder die Au-
toKorrektur-Funktion für dieses Wort deaktivieren.
typische Fehler korrigieren lassen: Bei zwei Groß-
buchstaben am Anfang eines Wortes wird der zweite
automatisch in einen Kleinbuchstaben umgewan-
delt, der erste Buchstabe eines Satzes, einer Tabel-
lenzelle und Wochentage werden großgeschrieben.
Unbeabsichtigtes Verwenden der fESTSTELLTASTE
korrigieren schaltet die Â-Taste ab und korrigiert
die Eingabe automatisch, wenn diese Taste einge-
schaltet war und Sie ein Wort mit einem Kleinbuch-
staben begonnen und anschließend Großbuchsta-
ben eingegeben haben.
tische Ersetzungsvorschriften angezeigt. Wenn Sie
beispielsweise die drei Zeichen (r) eingeben, wird
das automatisch in das Symbol ® umgewandelt.
Weitere automatisch zu ersetzende Eingaben kön-
nen Sie selbst definieren. Sie können diesen Bereich
auch dazu benutzen, um für Sie typische Tippfehler
Abbildung 4.11 
Die Registerkarte AutoKorrektur ermöglicht
das Einstellen der Grundfunktionen.

– sogenannte Buchstabendreher – automatisch kor-
rigieren zu lassen. Wenn Sie beispielsweise dazu nei-
gen, statt des Wortes Dialogfeld häufig das Wort Di-
alogfled zu tippen, geben Sie in den Feldern Ersetzen
und Durch die falsche und die korrekte Schreibweise
hierfür ein und klicken dann auf die Schaltfläche
Hinzufügen. Sobald Ihnen nach dem Schließen des
Dialogfelds bei der nächsten Eingabe dieser Fehler
unterläuft, wird er automatisch korrigiert. Wollen Sie
einen Eintrag aus der AutoKorrektur-Liste entfer-
nen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann
auf die Schaltfläche Löschen.
»» Wenn Sie generell verhindern wollen, dass während
der Eingabe die in der AutoKorrektur-Liste aufge-
führten Rechtschreibfehler automatisch korrigiert
und Wörter ersetzt werden, deaktivieren Sie ober-
halb der Felder Ersetzen und Durch das Kontrollkäst-
chen Während der Eingabe ersetzen.
Ausnahmen definieren
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Ausnahmen öff-
nen Sie ein Dialogfeld, über das sich Ausnahmen für die
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
auf der Registerkarte AutoKorrektur festgelegten Erset-
zungsregeln definieren lassen:
»» Auf der Registerkarte Erster Buchstabe legen Sie die
Ausnahmen für das Unterdrücken der Großschrei-
bung nach Abkürzungen fest.
»» Entsprechend legen Sie auf der Registerkarte WOrt­
anfang GRoß die Ausnahmen für bestimmte techni-
sche Bezeichnungen fest.
»» Die Registerkarte Andere erlaubt die Angabe von
Wörtern, die nicht automatisch korrigiert werden
sollen.
Die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe
Mittels der Registerkarte AutoFormat während der Ein-
gabe im Dialogfeld zum Befehl AutoKorrektur-Optionen
können Sie bei Word während der Eingabe von Text ei-
nige Formatierungen automatisch durchführen lassen
(à Abbildung 4.12).
Wenn Sie die Option Schaltflächen für AutoKorrektur-
Optionen anzeigen auf der Registerkarte AutoKorrektur
aktiviert haben, können Sie auch die automatischen
Abbildung 4.12 
Auch automatische Formatierungen können
durchgeführt werden.
115
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
Korrekturen durch AutoFormat während der Eingabe
ablehnen, wenn Ihnen das Ergebnis nicht zusagt. Wie
bei der Texteingabe-AutoKorrektur wird unterhalb der
automatisch formatierten Stelle ein kleiner blauer Bal-
ken angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf zurück-
bewegen. Klicken Sie auf diesen Balken beziehungswei-
se die kleine Schaltfläche, um das Menü aufzuklappen,
über dessen Befehle sich unter anderem die Formatie-
rung rückgängig machen lässt.
Im Bereich Während der Eingabe ersetzen können Sie
durch Aktivierung der betreffenden Optionen dafür sor-
gen, dass die dort genannten Elemente entsprechend
ersetzt werden. Standardmäßig werden beispielsweise
"gerade" durch „typografische“ Anführungszeichen
oder Brüche – wie 1/2 – durch Sonderzeichen – wie ½
– ersetzt.
Der Bereich Während der Eingabe übernehmen ist bei
Word interessant. Sie können hier festlegen, welche der
hier aufgelisteten Formatierungen automatisch vorge-
nommen werden sollen:
» Automatische Aufzählung erstellt aus einer Liste
eine Aufzählung, wenn Sie am Absatzanfang ein
Sternchen, einen Bindestrich oder Ähnliches, jeweils
gefolgt von einem Leerzeichen oder Tabstopp, ein-
geben. Wenn Sie nach Eingabe des Textes die Taste
Æ drücken, um das nächste Listenelement hin-
zuzufügen, wird automatisch das nächste Aufzäh-
lungszeichen eingesetzt. Wenn Sie die Aufzählung
beenden wollen, drücken Sie zweimal Æ oder ein-
mal die Ã-Taste.
» Entsprechend erstellt Automatische Nummerierung
eine nummerierte Liste, wenn Sie am Absatzanfang
eine Zahl oder einen Buchstaben eingeben, auf die/
den ein Punkt, ein Leerzeichen, eine schließende
Klammer oder ein Tabstopp folgt.
» Rahmenlinien bewirkt, dass die Eingabe von drei
Bindestrichen oberhalb des Absatzes in eine dünne
Rahmenlinie umgesetzt wird. Verwenden Sie Unter-
striche für dicke Linien und Gleichheitszeichen für
Doppellinien.
» Mit Tabellen wird bei Word eine Tabelle eingefügt,
wenn Sie eine Folge von Bindestrichen und Pluszei-
chen eingeben. Beispielsweise legt die Zeichenfolge
+ - - - + - - - + eine zweispaltige Tabelle an.
116
» Ist Integrierte Formatvorlagen für Überschriften ak-
tiviert, wird einer Eingabe nach zweimaligem Drü-
cken der Æ-Taste die Überschrift-Formatvorlage
zugewiesen.
Im Bereich Während der Eingabe automatisch ersetzen
geben Sie für Listeneinträge, Einzüge und Formatvor-
lagen die gewünschten automatisch vorzunehmenden
Korrekturen an.
In Word wird im Dialogfeld AutoKorrektur
TIPP noch eine weitere Registerkarte mit dem
Namen AutoFormat angezeigt. Die Optionen darin, die
Bestandteil von Office 2003 waren, sind seit der Version
Office 2007 nicht enthalten. Sie können diese Register-
karte also ignorieren. Die Registerkarte AutoKorrektur
von Mathematik werden wir im Zusammenhang mit
der Eingabe von mathematischen Formeln ansprechen
(à Kapitel 27).
4.2 Verschieben oder Kopieren
Bei der Eingabe kommt es häufig vor, dass Textpassa-
gen oder Zahlenwerte von einer Stelle an eine andere
verschoben oder dorthin kopiert werden müssen.
4.2.1 Grundprinzipien der Arbeit
Hierbei können Sie mit der Maus mit Drag & Drop, mit
den entsprechenden Befehlen oder mit der Zwischen-
ablage arbeiten. Wie üblich gelten diese Aktionen nur
für den markierten Bereich.
Mit der Maus – Drag & Drop
Zum Verschieben eines Bereichs mit der Maus markie-
ren Sie zunächst den gewünschten Bereich. Bewegen
Sie dann den Mauszeiger in die Markierung, drücken Sie
die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben
Sie anschließend den Mauszeiger – zusammen mit dem
am Mauszeiger angezeigten gestrichelten Rechteck –
zur gewünschten Stelle. Lassen Sie abschließend die
Maustaste los, um den Bereich hierher zu verschieben.
Wenn Sie den markierten Bereich kopieren wollen, ge-
hen Sie wie beim Verschieben vor, halten Sie aber zu-
sätzlich die Ÿ-Taste gedrückt, woraufhin am Maus-
zeiger ein zusätzliches Pluszeichen angezeigt wird, um
zu kennzeichnen, dass eine Kopie angelegt wird.
 Verschieben oder Kopieren

Mit Elementen der Gruppe Zwischenablage Sie können auch die üblichen Tastenkürzel
TIPP zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen
Wenn Sie das Verschieben oder Kopieren
verwenden. Diese lauten Ÿ+C zum Kopieren,
über Elemente des Menübands abwickeln
Ÿ+X zum Ausschneiden und Ÿ+V zum Einfü-
wollen, müssen Sie die Wirkung von drei
gen. Bei Word können Sie auch mit Ê einen vorher
Funktionen kennen, mit denen Sie diese
markierten Text ausschneiden beziehungsweise mit
Aktionen durchführen können: Ausschneiden , Kopie-
Á+Ê kopieren. Wenn Sie dann die Einfügemarke an
ren und Einfügen. Sie finden diese bei praktisch allen
die gewünschte Stelle bewegen und die Taste Æ drü-
Programmen in der Gruppe Zwischenablage auf der
cken, wird der ausgeschnittene oder kopierte Bereich
Registerkarte Start.
an der aktuellen Cursorposition eingefügt.
» Wenn Sie einen markierten Bereich ausschneiden,
wird dieser aus dem Dokument entfernt und in der Die Einfügeoptionen
Zwischenablage abgelegt.
Nach dem Einfügen wird neben dem eingefügten Ele-
» Auch beim Kopieren wird der markierte Bereich in ment die Schaltfläche Einfügeoptionen ange-
die Zwischenablage verschoben, er verbleibt aber zeigt, über deren Liste Sie zusätzliche Einstellungen
auch – im Gegensatz zum Ausschneiden – an seiner vornehmen können (à Abbildung 4.13). Klicken Sie auf
ursprünglichen Stelle im Dokument. die Schaltfläche, um die verfügbaren Optionen anzu-
zeigen. Die Mehrzahl der Optionen bezieht sich im All-
» Wenn sich durch ein vorheriges Ausschnei-
gemeinen auf das Format des einzufügenden Bereichs.
den oder Kopieren ein Element in der Zwi-
Je nach Art des Objekts können hier aber auch andere
schenablage befindet, können Sie es an einer
Einstellmöglichkeiten angeboten werden.
beliebigen Stelle im selben oder in einem anderen
Dokument wieder einfügen. Einfügen steht nur zur
Verfügung, wenn sich ein Element in der Zwischen-
ablage befindet.
Durch Einsatz einer Kombination dieser Funktionen
können Sie Bereiche verschieben oder kopieren. In je-
dem Fall müssen Sie den Bereich vor einer Aktion mar- Abbildung 4.13 Nach dem Einfügen können Sie wählen, in wel-
kieren. Wenn Sie an der Zielstelle vor dem Einfügen ei- cher Form der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll.
nen Bereich markieren, wird der im Bereich markierte
Text durch den kopierten/verschobenen Text ersetzt.
Wenn sich Text in der Zwischenablage befindet und
» Um ein Element zu verschieben, wählen Sie nach Sie diesen einfügen, stehen Ihnen beispielsweise drei
dem Markieren den Befehl Ausschneiden. Das Ele- Optionen zur Verfügung:
ment verschwindet daraufhin vom Bildschirm. Set-
» Ursprüngliche Formatierung beibehalten : zeigt
zen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle, an die
den Text nach dem Einfügen mit derselben Formatie-
das Element verschoben werden soll. Wählen Sie
rung an, über die er beim vorherigen Ausschneiden
nun den Befehl Einfügen. Das Element erscheint
oder Kopieren verfügte.
daraufhin an der gewählten Stelle.
» Formatierung zusammenführen : Übernimmt die
» Um ein Element zu kopieren, markieren Sie es und
an der Zielstelle vorhandene Formatierung. Das ist
wählen Sie den Befehl Kopieren. Klicken Sie dann
beispielsweise bei der Verwendung von Formatvor-
auf die Stelle, an der das kopierte Element erschei-
lagen wichtig.
nen soll, und wählen Sie Einfügen. Daraufhin wie
eine Kopie des markierten Bereichs an der aktuellen » Nur Text übernehmen : ignoriert die Formatierung
Cursorposition eingefügt. des vorher ausgeschnittenen oder kopierten Textes
und übernimmt die Formatangabe an der Zielstelle.

117
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
Bei anderen Programmen finden Sie hier andere
Optionen.
Neu bei der Version 2010 ist, dass Sie zwischen diesen
Optionen bereits beim Einfügen selbst wählen können.
Klicken Sie dazu nicht direkt auf die Schaltfläche Ein-
fügen, sondern auf die darunter angezeigte Pfeilspitze
(à Abbildung 4.14). Sie können dann wählen, wie einge-
fügt werden soll.
Abbildung 4.14 Die Optionen zum Einfügen können auch direkt
beim Einfügen angezeigt und ausgewählt werden – hier bei Word
und Excel.
Die Anzeige der Schaltfläche Einfügeoptio-
TIPP nen kann im Bereich Erweitert im Fenster zu
den Programmoptionen deaktiviert werden. Soll die
Schaltfläche nur für den Moment ausgeblendet werden,
drücken Sie È.
118
Inhalte einfügen
Wenn Sie unter den Einfügeoptionen den Befehl Inhalte
einfügen wählen, haben Sie noch mehr Möglichkeiten
(à Abbildung 4.15). Was Ihnen im Dialogfeld angeboten
wird, hängt davon ab, was für ein Element sich momen-
tan in der Zwischenablage befindet. Bei Text in der Ab-
lage finden Sie beispielsweise andere Optionen als bei
einer Grafik.
Die Office-Zwischenablage
Wie schon erwähnt, wird das zuletzt kopierte oder aus-
geschnittene Element immer in der Systemzwischenab-
lage von Microsoft Windows abgelegt. Zusätzlich verfü-
gen die Programme der Office-Familie auch über eine
eigene Zwischenablage. Diese Microsoft Office-Zwische-
nablage verfügt über eine Funktion, die es ermöglicht,
bis zu 24 unterschiedliche Inhalte abzulegen.
Zur Arbeit mit diesen Inhalten dient der Aufgabenbe-
reich Zwischenablage. Dieser kann – je nach Konfigura-
tion – automatisch angezeigt werden, sobald Sie mehr
als ein Element kopiert oder ausgeschnitten haben. Auf
jeden Fall können Sie ihn aber auf den Bildschirm brin-
gen, nachdem Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem
nach unten rechts weisenden Pfeil neben der Gruppen-
bezeichnung Zwischenablage geklickt haben (à Abbil-
dung 4.16).
Abbildung 4.15
Über Inhalte einfügen haben Sie
eine noch größere Auswahl.
 Verschieben oder Kopieren

Abbildung 4.16 
Über die Office-Zwischenablage können
Sie mehrere Elemente ablegen und diese
  bei Bedarf wieder einfügen.

»» In der Titelleiste wird angezeigt, wie viele Inhalte »» Über die Schaltfläche Optionen ganz unten im Auf-
bereits in der Zwischenablage abgelegt sind. Sind gabenbereich öffnen Sie ein Menü, mit dessen Be-
in dieser Zwischenablage bereits 24 Elemente vor- fehlen Sie das Verhalten der Zwischenablage steu-
handen, wird bei einem weiteren Kopieren oder Aus- ern können (à Abbildung 4.17).
schneiden das Element, das als Erstes dort einge-
fügt wurde, wieder daraus entfernt.
»» Nachdem Sie eines der im Listenfeld angezeigten
Elemente markiert und auf den nach unten zeigen-
den Pfeil geklickt haben, können Sie über ein kleines
Menü wählen, ob Sie dieses Element an der aktuell
markierten Stelle einfügen wollen oder ob es aus der
Zwischenablage entfernt werden soll.
Abbildung 4.17  Das Verhalten der Office-Zwischenablage können
»» Über die Schaltflächen oberhalb des Listenfelds kön- Sie individuell steuern.
nen Sie außerdem alle Elemente der Zwischenabla-
ge an der aktuellen Cursorposition einfügen oder die
Zwischenablage leeren.

Befehl
Office-Zwischenablage automatisch anzeigen
Office-Zwischenablage anzeigen wenn Strg+C
zweimal betätigt wurde
Sammeln ohne Anzeige der Office-
Zwischenablage
Office-Zwischenablagensymbol auf Taskleiste
anzeigen
Beim Kopieren Status bei Aufgabenbereich
anzeigen
Beschreibung
Die Zwischenablage wird automatisch angezeigt, wenn zwei Ausschneide-/Kopierbefehle ohne
eine Eingabe dazwischen aufeinander folgen.
Die Zwischenablage wird über die entsprechende Tastenkombination auf den Bildschirm gebracht.
Alle ausgeschnittenen oder kopierten Elemente werden in der Zwischenablage gesammelt, ohne
dass diese angezeigt wird.
Ein Symbol für die Zwischenablage wird in der Taskleiste angezeigt. Die Steuerung kann dann über
das Kontextmenü zu diesem Symbol erfolgen. Das funktioniert auch bei Nicht-Office-Programmen.
Beim Kopieren wird eine QuickInfo zum Symbol in der Taskleiste angezeigt, in der die Anzahl der
Elemente in der Zwischenablage angegeben wird.

Tabelle 4.1  Die Optionen der Zwischenablage

119
Kapitel 4  •  Programmübergreifende Standardbefehle
4.3 Die Zeichenformatierung
Eine weitere Funktionsgruppe,
die Ihnen in fast allen Program-
men der Office-2010-Familie be-
gegnen wird, ist die Zeichenfor-
matierung. Sie finden die Werkzeuge dazu einerseits in
der Gruppe Schriftart der Registerkarte Start. Nicht alle
Befehle darin sind bei allen Programmen vorhanden,
wohl aber die Mehrzahl. Außerdem stehen Ihnen die
wichtigsten Befehle dafür auch immer über die Mini-
symbolleiste zur Verfügung, die automatisch angezeigt
wird, sobald Sie einen Datenbereich markieren (à Abbil-
dung 4.18).
Abbildung 4.18  Auch die Minisymbolleiste hält Werkzeuge zur
Formatierung bereit.
Für die Darstellung einzelner oder mehrerer Zeichen
(Buchstaben, Ziffern usw.) können Sie die Schriftart,
deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen
usw.), die Position (normal, tiefgestellt oder hochge-
stellt) sowie die Farbe und einige weitere Effekte fest-
legen.
4.3.1 Vorgehensweisen
Hinsichtlich der Vorgehensweise beim Formatieren gibt
es einige allgemeine Grundregeln, die Sie beachten
sollten, um den Aufwand für diesen Arbeitsschritt mög-
lichst gering zu halten.
»» Zunächst sollten Sie immer erst die Formate festle-
gen, mit denen der größte Teil des Dokuments dar-
gestellt werden soll – beispielsweise bei Word die
Grundschrift für den Fließtext. Anschließend können
Sie einzelne Teile des Textes – also einzelne Zeichen,
Wörter, Sätze oder Absätze – in einer von diesem
Standard abweichenden Form formatieren.
120
»» Von diesen Grundformaten abweichende Formatie-
rungen können Sie parallel zur Eingabe des Textes
oder aber auch nach dessen Fertigstellung festlegen.
Im ersten Fall schalten Sie vor jedem Textteil, der ab-
weichend vom gewählten Standard dargestellt wer-
den soll, auf das neue Format um, geben den Textteil
ein und schalten anschließend wieder zurück. Der
Vorteil dieses Vorgehens liegt darin, dass der auf
dem Bildschirm dargestellte Zeilenumbruch bereits
dem Druckbild entspricht. Wollen Sie den Text erst
nach Abschluss der Eingabe formatieren, müssen
Sie die Stellen, die vom Standardformat abweichen,
zuerst markieren und dann die betreffenden Forma-
tierungsanweisungen ausführen.
Bevor Sie einen Formatbefehl für die Schrift auswählen,
müssen Sie zunächst den zu formatierenden Textbe-
reich markieren. Wollen Sie das Zeichenformat für ein
ganzes Wort festlegen, genügt es, die Einfügemarke an
eine beliebige Stelle im Wort zu setzen. In allen anderen
Fällen müssen Sie zum Zuweisen eines Zeichenformats
den gesamten zu formatierenden Bereich markieren.
4.3.2 Schriftart, Schriftgrad und
Schriftschnitt
Die wichtigsten Parameter einer Schrift sind deren Art
und Größe:
»» Die beiden wesentlichen Arten von Schriften sind
die Serifenschriften, auch Antiqua – englisch ro-
man – genannt, und die serifenlosen, auch Grotesk
– oder englisch modern – genannt. Serifen sind bei
einer Schrift die geschwungenen oder rechtecki-
gen Enden der Striche, auch Endstriche genannt.
Serifenlose Schriften werden vielfach als modern
empfunden und zunehmend auch in umfangreichen
Texten eingesetzt. Man sollte jedoch beachten, dass
bei größeren Texten Serifenschriften für die meisten
Menschen eine bessere Lesbarkeit mit sich bringen.
Eine Schrift, bei der die Zeichen verschiedene Zei-
chenbreiten (diese werden als Dickten bezeichnet)
haben, nennt man Proportionalschrift. Dies ist für
die meisten Druckschriften heute der Standard.
Schriften, die im Gegensatz dazu für jedes Zeichen
die gleiche Breite aufweisen, werden als dicktenglei-
che – oder englisch monospaced – Schriften bezeich-
 Die Zeichenformatierung

net. Kennzeichnend für Schreibschriften ist, dass die

Zeichen in einem Wort fast oder konkret aneinander
anschließen, so dass das Bild einer handgeschriebe-
nen Schrift entsteht. Symbolschriften ermöglichen
die Darstellung von grafischen Symbolen.
»» Schriftgrößen werden in Punkt gemessen. 1 Punkt
entspricht 0,351 mm oder 1/72 Zoll. Eine Serifen-
schrift zwischen 8 und 10 Punkt ist gut lesbar. Bei
Dokumenten, die mit normalem Abstand zwischen
Augen und Papier gelesen werden, sollte die Grund-
schrift einen Schriftgrad zwischen 8 und 12 Punkt
aufweisen. Für Informationen, die aus größerer Ent-
fernung gelesen werden, gelten natürlich andere
Regeln. Für Anmerkungen, Hinweise und Fußnoten
empfehlen sich Schriftgrade von 6 bis 10 Punkt. Sie
sollten jedenfalls ein bis zwei Punkt kleiner als der
Schriftgrad der Grundschrift sein. Überschriften
müssen Texte gliedern und eine schnelle Suche im
Text erleichtern, deshalb sollten sie sich vom Grund-
text abheben. Die hierfür zu verwendende Schrift-
größe ist sehr stark von der Art des Dokuments ab-
hängig.
Um die Schriftart und -größe für einen bestimmten
Textbereich festzulegen, markieren Sie diesen und wäh-
len die gewünschten Parameter aus den Listenfeldern
Schriftart und Schriftgrad aus.
»» Die Einstellung der Schriftart nehmen Sie über das  
entsprechende Listenfeld vor (à Ab-
Abbildung 4.19  Zum Einstellen von Schriftart und Schriftgrad
bildung 4.19 links). Die Mehrzahl der Schriften in verwenden Sie die Kataloge.
diesem Katalog sind OpenType-Schriften, die mit
einem O-Symbol gekennzeichnet sind. Diese wer-
»» Mithilfe der beiden Schaltflächen Schriftart vergrö-
den mit Windows mitgeliefert und können auf jedem
ßern und Schriftart verkleinern können Sie die
grafikfähigen Drucker gedruckt werden. Mit diesen
Größe der Schrift des markierten Bereichs stufen-
Schrifttypen können auch spezielle Varianten ab-
weise an Ihre Vorstellungen anpassen. Die Pfeilspit-
gebildet werden (à Kapitel 6). Bei den Schriften mit
zen darin dienen nicht zum Aufklappen von Listen,
dem vorangestellten doppelten T handelt es sich um
sie beschreiben nur die Richtung der Änderung der
sogenannte TrueType-Schriften. Schriften mit dem
Größe.
vorangestellten Druckersymbol sind Schriften, die
Ihnen der festgelegte Drucker zur Verfügung stellt; Wählen Sie einen Schriftschnitt, um den vorher mar-
sie ändern sich also je nach verwendetem Drucker. kierten Teil des Textes hervorzuheben.
»» Über das Listenfeld Schriftgrad in diesem Be- »» Eine fette Darstellung benutzt man häufig zum
reich legen Sie die Größe der Schrift fest (à Abbil- Hervorheben von Begriffen etc., die nicht überse-
dung 4.19 rechts). Schriftgrößen werden in Punkt ge- hen werden sollen. Gehen Sie bei der Anwendung im
messen. 1 Punkt entspricht 0,351 mm bzw. 1/72 Zoll. Textkörper besser sparsam damit um.

121
Kapitel 4  •  Programmübergreifende Standardbefehle

»» Die kursive Darstellung ist dezenter und eignet

sich besser für die Hervorhebung längerer Passa-
gen.
»» Zum Unterstreichen können Sie zwischen meh-
reren Optionen wählen: Sie können zwischen meh-
reren Linienarten und der zu verwendenden Farbe
wählen.
»» Auch ein Durchstreichen ist möglich. Sie sollten
aber dieses Format nur in Ausnahmefällen für Kor-
rekturen benutzen.  
Abbildung 4.20  Schriftfarbe und Texthervorhebungsfarbe
4.3.3 Weitere Optionen
Wenn Ihnen die zur Verfügung gestellten Designfarben
Beachten Sie auch die Schaltflächen für zusätzliche
nicht genügen, können Sie auch eigene Farben zusam-
Aufgaben bei der Formatierung:
menstellen. Klicken Sie dazu im Listenfeld Schriftfarbe
»» Tiefgestellt erzeugt tiefer gestellten Text in klei- auf Weitere Farben. Im daraufhin angezeigten Dialog-
nerer Schriftgröße. Verwenden Sie diese Option bei- feld können Sie eine andere Farbe auswählen (à unten).
spielsweise für Indizes.
»» Hochgestellt erzeugt hochgestellten Text in klei- 4.3.5 Formatierung ändern
nerer Schriftgröße. Verwenden Sie diese Option bei- Microsoft Office stellt verschiedene Verfahren zur Ver-
spielsweise für Exponenten. fügung, die im markierten Bereich verwendeten Forma-
te zu ändern. Zur Korrektur können Sie entweder die
»» Groß-/Kleinschreibung liefert diverse Alterna-
einzelnen Formatierungen individuell ändern oder be-
tiven, den markierten Text in großen oder kleinen
stimmte Formatierungen durch andere ersetzen.
Buchstaben anzuzeigen. Es ist vermutlich überflüs-
sig zu erwähnen: Sie ändern damit nicht die Buch- Um eine zugewiesene Formatierung zu ändern, kön-
staben selbst, nur die Art der Formatierung. nen Sie genauso wie beim ursprünglichen Formatieren
vorgehen: Markieren Sie das zu formatierende Element
4.3.4 Farbgebung und legen Sie die Parameter des Formats über die ent-
sprechenden Werkzeuge neu fest – beispielsweise über
Zur Farbgebung der Schrift stehen Ihnen zwei weitere
die Gruppe Schriftart der Registerkarte Start. Denken
Parameter zur Verfügung.
Sie daran, dass einige der Schaltflächen in der Gruppe
»» Im Listenfeld Schriftfarbe wählen Sie die Farbe Schriftart als Umschalter wirken. Um beispielsweise ein
der Schrift aus (à Abbildung 4.20 links). Mit Auto- fett formatiertes Wort wieder normal darzustellen, mar-
matisch wird die Standardtextfarbe unter Windows kieren Sie das Wort und klicken Sie dann auf die akti-
verwendet. Darunter stehen Ihnen mehrere Design- viert dargestellte Schaltfläche Fett.
farben und noch weiter unten einige Standardfarben
Sie können auch ein für ein Textelement festgelegtes
zur Verfügung.
Format auf ein anderes übertragen:
»» Wenn Sie innerhalb eines Textbereichs einen Ab-
»» Dazu markieren Sie zunächst das Element, dessen
schnitt farblich besonders hervorheben wollen, be-
Format Sie übertragen wollen. Bei einem Zeichen-
nutzen Sie das Werkzeug Texthervorhebungsfarbe
format reicht es aus, wenn Sie die Einfügemarke an
(à Abbildung 4.20 rechts). Damit wird der Hin-
eine beliebige Stelle in den so formatierten Textbe-
tergrund hinter dem vorher markierten Textbereich
reich setzen.
eingefärbt.

122

»» Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Format über-
tragen in der Gruppe Zwischenablage der Regis-
terkarte Start.
»» Markieren Sie abschließend das Element, auf das
das Format übertragen werden soll.
Wenn Sie auf der Schaltfläche Format übertragen einen
Doppelklick ausführen, bleibt die Funktion nach dem
Übertragen auf das Zielelement aktiviert. Sie können
dann anschließend weitere Elemente anklicken, um
auch diesen das Format zuzuweisen. Ein Drücken der
Taste È oder ein erneuter Klick auf die Schaltfläche
schaltet die Funktion wieder aus
Formatierung löschen entfernt bei Word die gesamte
Zeichenformatierung aus dem vorher markierten Be-
reich.
4.4 Weitere Standardwerkzeuge
Daneben gibt es noch eine Reihe weiterer Werkzeuge
und Befehle, die im Prinzip bei alle Programmen der
Familie Microsoft Office vorhanden sind. Dazu gehören
Weitere Standardwerkzeuge
beispielsweise das Rückgängigmachen und Wiederher-
stellen von Befehlen und Eingaben, die Einstellung der
Vergrößerung auf dem Bildschirm, das Verwenden von
Symbolzeichen in einem Dokument oder das Arbeiten
mit Farben.
4.4.1 Arbeiten mit Dokumentfenstern
Sie werden feststellen, dass nicht alle Programme der
Office-Familie dieselben Stile bei ihren Benutzerober-
flächen benutzen. Einige Programme erlauben es bei-
spielsweise, gleichzeitig mehrere Dokumente geöffnet
zu halten.
»» Wenn jeweils nur ein einzelnes Dokument geöff-
net sein kann, spricht man von einem sogenann-
ten Single-Document Interface – abgekürzt SDI. Ein
Beispiel für die SDI-Oberfläche ist das Programm
Access. Es kann nur ein einzelnes Dokument geöff-
net werden und dieses wird automatisch geschlos-
sen, wenn Sie ein anderes öffnen.
»» Können mehrere Dokumente in einer Anwendung
gleichzeitig geöffnet sein, bezeichnet man das als
Abbildung 4.21 
Excel kann mehrere Do-
kumentfenster anzeigen.
123
Kapitel 4  •  Programmübergreifende Standardbefehle

Multiple-Document Interface – abgekürzt MDI. Micro­
soft Excel ist ein Beispiel für eine MDI-Oberfläche.
In Excel haben Sie beispielsweise die Möglichkeit,
mehrere Dokumente gleichzeitig anzuzeigen, wobei
jedes Dokument in einem eigenen Dokumentfenster
innerhalb des Anwendungsfensters erscheint (à Ab-
bildung 4.21).
»» Anders ist es bei Word: Rein technisch gesehen wird
beim Öffnen mehrerer Word-Dokumente nur eine
Instanz von Word geöffnet, der Benutzer hat aber
den Eindruck, als würden zwei oder mehr Versionen
existieren. Sie können diese Einstellungen ändern
und Word dazu bewegen, ein ähnliches Verhalten
wie beispielsweise Excel zu zeigen. Dazu müssen Sie
in den Word-Optionen die Kategorie Erweitert öff-
nen und im Bereich Anzeigen das Kontrollkästchen
Alle Fenster in der Taskleiste anzeigen deaktivieren.
Mehrere geöffnete Dokumente können dann in so-
genannten Dokumentfenstern innerhalb des Anwen-
dungsfensters angezeigt werden.
Fensterdarstellung ändern
Mithilfe der drei Schaltflächen rechts oben in der Titel-
leiste eines Fensters können Sie die Anzeige zwischen
den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und
Symbol wechseln (à Tabelle 4.2). Diese Werkzeuge wer-
den Ihnen wahrscheinlich schon bekannt sein. Bei Excel
gelten die Techniken sowohl für das Anwendungsfens-
ter als auch für die Dokumentfenster darin.
Zwischen Fenstern wechseln
Haben Sie mehrere Dokumente geöffnet, wird bei Win-
dows XP und Vista jedes einzelne in einem separaten
Fenster geöffnet, deren Namen als separate Schaltflä-
chen in der Taskleiste angezeigt werden. Klicken Sie
auf eine dieser Schaltflächen, um zum gewünschten
Dokument zu wechseln. Wenn Sie mit Windows 7 als Be-
triebssystem arbeiten, sollten Sie die folgenden Beson-
derheiten beachten:
»» Wenn Sie den Mauszeiger auf ein Programmsymbol
in der Taskleiste bewegen, wird ein Symbol für das
Programmfenster angezeigt. Wie diese Darstellung
der Elemente erfolgt, ist natürlich auch eine Frage
der Leistungsfähigkeit des Computers. Leistungs-
stärkere Rechner sorgen automatisch dafür, dass
diese Elemente in Form von Miniaturansichten an-
gezeigt werden. Wenn Sie in einem Anwendungspro-
gramm mehrere Dateien geöffnet haben – beispiels-
weise mehrere Dokumente im Programm Microsoft
Word –, erkennen Sie das daran, dass das Symbol für
die Anwendung als Gruppe mehrerer Symbole ange-
zeigt wird ( Abbildung 4.22): Wenn Sie den Maus-
zeiger auf diese Symbolgruppe bewegen, werden
die Namen der dazugehörenden Fenster – also An-

Symbol Beschreibung
Die Fensterdarstellung erlaubt es, die Größe und Position des Fensters zu verändern. Haben Sie mehrere Dokumente geöffnet,
können Sie diese in unterschiedlicher Form überlappend oder nebeneinander darstellen. Von der Vollbilddarstellung können Sie
mit dieser Schaltfläche zur Fensterdarstellung zurückschalten.
Mit einem Klick auf diese Schaltfläche schalten Sie zurück zur Vollbilddarstellung. Damit nutzen Sie den zur Verfügung stehenden
Platz voll aus, können aber immer nur ein Dokument auf dem Bildschirm kontrollieren.
Wenn Sie ein geöffnetes Dokument im Augenblick nicht benötigen, können Sie dessen Fenster durch einen Klick auf diese Schalt-
fläche zum Symbol in der Taskleiste reduzieren. Um das dazugehörende Fenster wieder zu öffnen, klicken Sie einfach auf das
betreffende Symbol in der Taskleiste.
Ein Klick auf diese Schaltfläche schließt das Fenster.

Tabelle 4.2  Schaltflächen regeln die Form der Fensterdarstellung.

124

wendung und die gerade geöffneten Dateien – ein-
geblendet.
»» Wenn Sie den Mauszeiger in eine solche Liste hinein
bewegen, haben Sie auch die Möglichkeit, das Fens-
ter über die dann darin auftauchende kleine Schalt-
fläche zu schließen.
Bei Word und Excel können Sie auch das
Dokument über die Schaltfläche Fenster
wechseln auf der Registerkarte Ansicht
auswählen. Das gerade aktive Dokument
ist hier mit einem Häkchen gekennzeich-
net. Access erlaubt beispielsweise nur das Öffnen von
jeweils einer Datenbank. Outlook erlaubt die Wahl eines
Elements im Prinzip nur über die Taskleiste.
4.4.2 Befehle und Eingaben rückgängig
machen
Das Programm merkt sich während der Arbeit an einem
Dokument Ihre durchgeführten Aktionen und Eingaben.
Das bedeutet, dass Sie die meisten Eingaben und Be-
fehle auch wieder rückgängig machen können und auch
anschließend wiederherstellen können:
»» Falls Sie also einen Befehl irrtümlich aufgerufen
oder eine falsche Eingabe vorgenommen haben,
können Sie dies durch einen Klick auf die Schalt-
fläche Rückgängig in der Symbolleiste für den
Schnellzugriff widerrufen. Die zuletzt durchgeführte
Aktion wird dann rückgängig gemacht.
Weitere Standardwerkzeuge
Abbildung 4.22 
Fenstersymbole in der
Taskleiste bei Windows 7
»» Über das Listenfeld zu dieser
Schaltfläche können Sie auch
mehrere nacheinander ausge-
führte Befehle oder Eingaben
in einem Arbeitsschritt wider-
rufen. Mehrere hintereinander
durchgeführte Aktionen können nur insgesamt als
Kette von Eingaben widerrufen werden. Es ist also
beispielsweise nicht möglich, lediglich die fünftletzte
Aktion zu widerrufen; Sie müssen hierfür alle fünf
zuletzt getätigten Aktionen rückgängig machen.
»» Auch beim Rückgängigmachen kann man sich irren.
Um den zuletzt rückgängig gemachten Befehl wie-
der gültig zu machen, klicken Sie auf die Schaltflä-
che Wiederherstellen in der Symbolleiste für den
Schnellzugriff.
»» Bei einigen Programmen – bei-
spielsweise Excel – können Sie
über das Listenfeld zu dieser
Schaltfläche mehrere rückgän-
gig gemachte Befehle in einem
Schritt wiederherstellen. Das ist aber nur bei einigen
Programmen der Familie möglich.
Außerdem stehen Ihnen für diese Aufgaben auch Tas-
tenkombinationen zur Verfügung (à Tabelle 4.3).
Tasten Beschreibung
Ÿ+Z Aktion rückgängig machen
Ÿ+Y Rückgängig gemachte Aktion wiederherstellen
Tabelle 4.3  Tastenkürzel zum Rückgängigmachen und Wieder-
herstellen
125
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle

Der Speicher, in dem die Informationen zum

TIPP Rückgängigmachen abgelegt werden, wird
gelöscht, sobald Sie das aktuelle Dokument speichern.
Nach dem Speichern können Sie also keine der vorher
durchgeführten Aktionen mehr rückgängig machen!

4.4.3 Den Vergrößerungsmaßstab

einstellen
Über die Zoomfunktion eines Programms können Sie
festlegen, in welchem Maße das Dokument auf dem
Bildschirm vergrößert beziehungsweise verkleinert dar-
gestellt werden soll. Wenn Sie die Anzeige vergrößern,
können Sie den Text besser lesen, wenn Sie sie verklei-
nern, sehen Sie mehr vom Dokument.
Praktisch alle Programme verfügen im rechten Bereich
der Statusleiste über mehrere Elemente, über die Sie
den Vergrößerungsmaßstab ändern können. Der Pro-
zentwert links zeigt den aktuell eingestellten Maßstab
an. Durch Klicks auf die kleinen Schaltflächen mit dem
Plus- und dem Minuszeichen können Sie den Maßstab
der Darstellung stufenweise verändern, über den Schie- Abbildung 4.24
beregler dazwischen lassen sich auch Zwischenwerte Das Dialogfeld Zoom
bei Word (links) und
einstellen. Excel (rechts)
Außerdem finden Sie im Menüband auf der Register-
karte Ansicht meist eine Gruppe mit dem Namen Zoom,
über deren Befehlsschaltflächen Sie die Vergrößerung » Über die weiteren Optionen können Sie beispielswei-
einstellen können (à Abbildung 4.23). se bei Word die Anzeige so einstellen, dass entweder
die gesamte Seitenbreite (inklusive Rand), die Text-
breite (also die Seite ohne Rand) oder die Ganze Sei-
te vollständig angezeigt wird. Diese Optionen sind
nur in der Ansicht Seitenlayout und in der Seitenan-
sicht verfügbar.
Abbildung 4.23 Die Gruppe Zoom bei Word und Excel » Wenn Sie bei Word die Option Mehrere Seiten ak-
tivieren, legen Sie über die darunter angezeigte
Ein Klick auf die Schaltfläche Zoom darin zeigt ein Schaltfläche mit dem Monitor fest, wie viele Seiten
Dialogfeld an, über das Sie den gewünschten Maß- angezeigt werden sollen. Diese Option wirkt nur in
stab einstellen können (à Abbildung 4.24) der Ansicht Seitenlayout und in der Seitenansicht.
Für die einzelnen Ansichten eines Dokuments kön-
» Die häufig verwendeten Darstellungsmodi können
nen Sie unterschiedliche Vergrößerungsmaßstäbe
Sie durch Wählen von 200 %, 100 % oder 75 % usw.
einstellen.
einstellen. Im Feld Prozent oder Benutzerdefiniert
können Sie aber auch einen Zahlenwert im Bereich » Bei Excel können Sie durch Wahl von An Markierung
zwischen 10 % und 500 % eingeben. anpassen bewirken, dass ein vorher markierter Zell-
bereich maximal vergrößert wird.

126

4.4.4 Farben und Muster
Alle Programme verfügen über unterschiedliche Mög-
lichkeiten, Farben für bestimmte Zwecke im Dokument
einzusetzen. Sie können beispielsweise Farben für Texte
und Hintergründe wählen. Auf Details dazu werden wir
in den Kapiteln über das Formatieren eingehen (à bei-
spielsweise Kapitel 6 oder 12).
Die Standardfarben
Befehlsschaltflächen zur Wahl einer Farbe zeigen in fast
allen Fällen eine kleine Liste an, in der die verfügbaren
Farben dargestellt sind (à Abbildung 4.25, links).
Abbildung 4.25  Die Liste der Farben
 
Weitere Standardwerkzeuge
Zusätzliche Farben
Wenn Ihnen die in der Liste angezeigten Farben nicht
ausreichen, können Sie neue Farben mischen. Das er-
reichen Sie über das Dialogfeld Farben, das Sie über die
Schaltfläche Weitere Farben in der Liste zur Farbwahl
anzeigen lassen. Sie können hier entweder die Auswahl
über die verfügbaren Basisfarben vornehmen oder die
Farben vollkommen frei mischen (à Abbildung 4.26). Da-
für stehen Ihnen mehrere Farbmodelle zur Verfügung.
»» Über die Registerkarte Standard können Sie eine
weitere Standardfarbe auswählen (à Abbildung 4.25
links). Klicken Sie in dem Farbsechseck auf eine sol-
che Basisfarbe. Rechts unten im Dialogfeld finden
Sie dann die Felder Neu und Aktuell, über die Sie die
bisherige und die neue Farbe vergleichen können.
Zum Vergleich reicht es aus, dass Sie den Mauszei-
ger auf einer Farbe ruhen lassen.
»» Über die Registerkarte Benutzerdefiniert können
Sie eine Farbe aus den Basisfarben selbst mischen
(à Abbildung 4.25 rechts). Durch Verschieben der
Marke im Feld können Sie die Farbe ändern. Durch
Verschieben in der Horizontalen ändern Sie den
Farbton, durch Verschieben in der Vertikalen die
Sättigung.
Abbildung 4.26 
Eine neue Farbe erstellen
127
Kapitel 4  •  Programmübergreifende Standardbefehle
 
»» Alternativ zum Verschieben der Marke über die
Maus können Sie die Farbe auch durch Eingabe von
Zahlenwerten festlegen. Wählen Sie dazu zuerst ein
Farbmodell aus. Wenn Sie das Farbmodell HSL ge-
wählt haben, können Sie die Farbparameter Farbton,
Sättigung und Intensität auch durch Eingabe der
Werte oder über die Drehfelder regeln. Haben Sie
das Farbmodell RGB gewählt, können Sie die Farb­
parameter auch über die Intensitäten der drei Ele-
mentarfarben Rot, Grün und Blau regeln.
Nach der Bestätigung wird die von Ihnen definierte Far-
be in der Liste unter Zuletzt verwendete Farben ange-
zeigt und kann wie die anderen Farben verwendet wer-
den.
Muster und Fülleffekte
In einigen Fällen finden Sie im Farbkatalog auch die Op-
tion Fülleffekte – bei Word beispielsweise im Katalog zur
Seitenfarbe auf der Registerkarte Seitenlayout. Nach
einem Klick darauf wird das gleichnamige Dialogfeld
geöffnet, mit dessen Hilfe Sie Ihre Seiten mit speziellen
Hintergrundeffekten versehen können. Auf vier Regis-
terkarten können Sie zwischen verschiedenen Verläu-
fen, Strukturen, Mustern und Grafiken die gewünschte
Hintergrundgestaltung auswählen.
128
Abbildung 4.27 
Als Fülleffekt kön-
nen Sie Farbverläu-
fe oder Strukturen
verwenden.
Auf der Registerkarte Graduell haben Sie die Wahl zwi-
schen einfarbigen, zweifarbigen und vordefinierten
Farbverläufen (à Abbildung 4.27 links).
»» Je nachdem, welche Option Sie im Bereich Farben
wählen, ändern sich die Einstellungen, die Sie in die-
sem Bereich vornehmen können.
»» Ist die Option Einfarbig aktiviert, klappen Sie für Far-
be 1 das Drop-down-Listenfeld zum Wählen einer Far-
be auf. Danach können Sie durch Ziehen des Feldes
darunter die Helligkeit des Farbverlaufs einstellen.
»» Bei Zweifarbig müssen Sie zunächst im entsprechen-
den Drop-down-Listenfeld die erste Farbe einstellen
und dann in einem weiteren Drop-down-Listenfeld
die zweite Farbe auswählen.
»» Bei Verwenden einer Voreinstellung wählen Sie im
Drop-down-Listenfeld den gewünschten Stimmungs-
effekt – beispielsweise Früher Sonnenuntergang
oder Abenddämmerung – aus.
»» Unter Schattierungsarten wählen Sie die Richtung
aus, in der der Farbverlauf erfolgen soll. Danach
werden im Feld Varianten die zur gewählten Schat-
tierungsart möglichen Darstellungen angezeigt. Kli-
cken Sie auf das Feld der Variante, die Sie verwen-
den möchten.

 
Über die Registerkarte Struktur haben Sie Zugriff auf
eine große Auswahl von Strukturfüllungen, wie zum
Beispiel verschiedenfarbiger Marmor, Pergament oder
Sand (à Abbildung 4.28 rechts).
»» Markieren Sie das Feld der Strukturfüllung, die Sie
zuweisen wollen, und bestätigen Sie Ihre Wahl mit
OK.
»» Mit Weitere Strukturen öffnen Sie ein Dialogfeld,
über das Sie eine andere Datei auswählen können,
die Sie als Hintergrund verwenden wollen.
Auf der Registerkarte Muster stehen verschiedene Mus-
ter mit wählbaren Vorder- und Hintergrundfarben zur
Verfügung (à Abbildung 4.27 links).
Weitere Standardwerkzeuge
Abbildung 4.28 
Als Fülleffekt kön-
nen Sie aber auch
Muster oder Grafik-
dateien verwenden.
»» Legen Sie über die Drop-down-Listenfelder Vorder-
grund und Hintergrund die gewünschten Farben des
Musters fest.
»» Markieren Sie im Bereich Muster das Feld des Mus-
ters, das Sie zuweisen wollen, und bestätigen Sie
Ihre Wahl mit OK.
Über die Registerkarte Grafik können Sie eine Grafik als
Hintergrundbild hinzufügen (à Abbildung 4.27 rechts).
Sie sollten aber wie bereits angesprochen darauf ach-
ten, beispielsweise ein niedrig auflösendes Bild zu ver-
wenden, damit die Ladezeiten nicht zu hoch werden.
Klicken Sie auf Grafik auswählen, um über ein weiteres
Dialogfeld die gewünschte Grafik anzugeben. Bestäti-
gen Sie Ihre Wahl mit OK. Die gewählte Grafik wird dann
im Feld Beispiel angezeigt.
129
Teil 2
Textverarbeitung
mit Word 2010

Kapitel 5
Texte eingeben und bearbeiten 134

Kapitel 6
Textdokumente formatieren 158

Kapitel 7
Zusätzliche Elemente in den Text einfügen 192

Kapitel 8
Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen 206
Teil 5  •  Textverarbeitung mit Word 2010
Das Programm Microsoft Word ist inner-
halb der Microsoft Office 2010-Familie
für den Bereich Textverarbeitung
zuständig. Die Aufgaben einer solchen
Art von Programm sind Ihnen wahr-
scheinlich bereits bekannt: Sie können
damit Texte eingeben, korrigieren und
formatieren. Dieser Teil des Buchs ist in
vier Kapitel gegliedert, in denen wir
Ihnen alle wichtigen Funktionen des
Programms vorstellen.

132

Kapitel 5: Texte eingeben und bearbeiten
Sie können in ein Word-Dokument Text eingeben, indem
Sie die Tastatur wie eine Schreibmaschine benutzen.
Für die Eingabe und Korrektur helfen Ihnen mehrere
Werkzeuge, die über das reine Tippen hinausgehen. Die-
se sollten Sie kennen, um bei der Arbeit keine Überra-
schungen zu erleben.
Kapitel 6: Textdokumente formatieren
Anschließend – oder auch parallel zur Eingabe – können
Sie das Dokument formatieren – also optisch gestalten.
Microsoft Word stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkei-
ten zur Verfügung. Die verschiedenen Elemente eines
Textes lassen sich individuell formatieren. Die wichtigs-
ten Gestaltungsmerkmale betreffen den Satzspiegel
des gesamten Dokuments, die Gestaltung der Absätze
und – nicht zuletzt – die der einzelnen Zeichen. Sie soll-
ten sich auch mit den Dokument- und Formatvorlagen
auskennen, die Ihnen eine flexible Gestaltung des Er-
scheinungsbilds ermöglichen.
Textverarbeitung mit Word 2010
Kapitel 7: Zusätzliche Elemente in den Text
einfügen
Nach oder während der Eingabe des Textes können Sie
weitere Elemente in das Textdokument übertragen. In
vielen Fällen sind beispielsweise Datum- und/oder Uhr-
zeitangaben sowie Seitenzahlen erforderlich. Microsoft
Word stellt auch mehrere Werkzeuge für die Arbeit mit
umfangreichen Dokumenten unter dem Stichwort Refe-
renzen bereit, über die Sie Fußnoten, Beschriftungen,
Indizes und Verzeichnisse in das Dokument einfügen
können.
Kapitel 8: Weitere Word-Funktionen und
Optionen
Sie können Microsoft Word nicht nur zum Schreiben von
Briefen oder anderen kürzeren Dokumenten verwen-
den, sondern auch zum Verfassen von umfangreicheren
und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten. Wir zeigen
Ihnen, wie man mit Hilfe des neuen Navigationsbereichs
Dokumentstrukturen organisiert. Wie alle Programme
des Pakets Office verfügt auch Word über vielfältige
Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Pro-
gramms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziel-
len Arbeitsgewohnheiten. Darauf gehen wir im letzten
Teil dieses Kapitels ein.
Denken Sie daran, dass Sie in Word auch
HINWEIS viele Funktionen einsetzen können, die in
(fast) allen Office-Programmen benutzt werden können
– beispielsweise können Sie grafische Elemente in Ihr
Dokument einfließen lassen und dieses so informativer
und interessanter gestalten. Diese Funktionen sprechen
wir im Teil über die von den Programmen gemeinsam
bewältigten Aufgaben an (à Kapitel 24 bis 28).
133
Kapitel 5
Texte eingeben und
bearbeiten
Nachdem Sie Microsoft Word gestartet haben, können
Sie sofort mit dem Schreiben beginnen. Dabei helfen Ih-
nen verschiedene Werkzeuge – die für die Eingabe und
Bearbeitung wichtigsten werden in diesem Kapitel zu-
sammengefasst.
» Wir wollen Ihnen zuerst die Elemente der Oberfläche
des Programms Word 2010 vorstellen (à Abschnitt
5.1).
» Die Methoden zur Texteingabe entsprechen den für
ein solches Programm üblichen (à Abschnitt 5.2).
Einige Besonderheiten sollten Sie aber beachten,
beispielsweise die nichtdruckbaren Sonderzeichen.
» Dann wollen wir die Methoden zur Korrektur anspre-
chen (à Abschnitt 5.2.4). Falls Ihnen bei der Eingabe
ein Fehler unterlaufen ist, können Sie ganz einfach
die Einfügemarke zurück zu der betreffenden Stel-
le bewegen und den Fehler korrigieren. Außerdem
stellt Ihnen Microsoft Word mit der Rechtschreib-
und Grammatikprüfung und der AutoKorrektur
Werkzeuge zur Erleichterung der Eingabe zur Ver-
fügung.
134
» Einer der wesentlichen Vorteile der Arbeit mit dem
Computer gegenüber der mit der Schreibmaschine
besteht darin, dass Sie Ihren Text jederzeit bear-
beiten – also verändern oder erweitern können. Sie
können beispielsweise Textelemente – also Zeichen,
Wörter, Sätze, Absätze usw. – an andere Stellen
kopieren, verschieben, löschen oder durch andere
Elemente ersetzen (à Abschnitt 5.4).
» Mithilfe der Funktionen Suchen und Ersetzen können
Sie im gesamten Dokument nach Zeichen, Wörtern
oder Textpassagen suchen und diese auch durch
andere ersetzen lassen (à Abschnitt 5.5).
» Nachdem Sie mit den Grundtechniken der Einga-
be und Bearbeitung vertraut sind, Sie sollten auch
gleich noch wissen, dass Microsoft Word Ihnen meh-
rere Ansichten für die Darstellung von Dokumenten
auf dem Bildschirm zur Verfügung stellt, die Sie in
verschiedenen Stadien der Bearbeitung eines Doku-
ments gezielt einsetzen können (à Abschnitt 5.6).
Im Ordner 05 auf der Begleit-CD finden Sie
CD-ROM einige kleine Dateien, mit deren Hilfe Sie
die in diesem Kapitel beschriebenen Tätigkeiten nach-
vollziehen können, ohne selbst Texte eingeben zu müs-
sen. Wahrscheinlich benötigen Sie diese aber nicht.

5.1 Das Programmfenster von Word
Nach dem Starten von Microsoft Word wird – nach einer
kurzen Einblendung des Programmlogos – die Oberflä-
che des Programms zusammen mit einem leeren Doku-
ment angezeigt (à Abbildung 5.1). Machen Sie sich vor
der Arbeit an einem Dokument zunächst einmal mit den
typischen Elementen dieser Oberfläche vertraut. Im Fol-
genden werden diese Elemente kurz vorgestellt, Details
werden dann in den folgenden Kapiteln im jeweiligen
Zusammenhang erläutert.
» Die Titelleiste des Fensters enthält den Dokument-
und den Programmnamen sowie ganz links das Sym-
bol zum Öffnen des Systemmenüs und ganz rechts
die Schaltflächen zum Regeln der Fensterdarstel-
lung sowie zum Schließen des Fensters.
» In dieser Titelleiste und in dem Bereich direkt da-
runter finden Sie praktisch alle Elemente, die zur
Steuerung des Programms notwendig sind. Dazu
gehören die Symbolleiste für den Schnellzugriff und
das Menüband (à Kapitel 2).
Das Programmfenster von Word
Abbildung 5.1
Die Programmoberfläche
von Microsoft Word 2010
» Den Großteil des Bildschirms nimmt der eigentliche
Arbeitsbereich des Programms ein. Hier geben Sie
den Inhalt Ihres Dokuments ein. Der Mauszeiger
hat die Form eines großen I, sofern er sich inner-
halb des eigentlichen Textbereichs befindet. Er kann
aber auch andere Formen – beispielsweise im Rah-
men der Funktion Klicken und Eingeben – annehmen
(à unten). Die blinkende Einfügemarke in Form eines
senkrechten Strichs kennzeichnet die Stelle, an der
die eingegebenen Zeichen auf dem Bildschirm – also
auch im Dokument – erscheinen.
In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters wer-
den unter anderem Hinweise zum Programmablauf an-
gezeigt (à Tabelle 5.1).
Einige dieser Elemente können Sie über
ACHTUNG das Kontextmenü zur Statusleiste ab-
schalten, wieder einschalten und auch an Ihre speziel-
len Arbeitsgewohnheiten anpassen (à Kapitel 8). Die
nachfolgenden Ausführungen beschreiben das Verhal-
ten des Programms mit den automatisch gewählten
Standardeinstellungen.
135
Kapitel 5  •  Texte eingeben und bearbeiten

Anzeige Beschreibung
Die Einfügemarke befindet sich auf Seite 1 in einem Dokument, das insgesamt 1 Seite umfasst. Ein Klick auf die
Schaltfläche zeigt das Dialogfeld Gehe zu an, über das Sie zu anderen Stellen im Dokument navigieren können.
Im Dokument sind 0 Wörter eingegeben worden. Ein Klick zeigt das Dialogfeld Wörter zählen an ( unten).

Wenn im Dokument keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler erkannt wurden, finden Sie ein Symbol mit einem
Häkchen. Sind Fehler vorhanden, wird das durch eine andere Form der Schaltfläche angezeigt. Ein Klick darauf
startet dann die Rechtschreibprüfung ( Kapitel 4 und unten).
Die Standardsprache für die Dokumentprüfung im Dokument ist Deutsch. Ein Klick darauf erlaubt die Wahl einer
anderen Sprache.
Zurzeit werden keine Makros aufgezeichnet. Ein Klick auf diese Schaltfläche startet die Aufzeichnung
( Kapitel 28). Diese Anzeige erfolgt nur, wenn die Registerkarte Entwicklertools eingeblendet ist ( Kapitel 2).
Über diese Schaltflächen können Sie zwischen unterschiedlichen Ansichten für das Dokument wählen ( unten).

Die Zahl mit dem Prozentzeichen zeigt den aktuell eingestellten Vergrößerungsmaßstab an. Ein Klick darauf
zeigt das Dialogfeld Zoom an, über das Sie einen anderen Maßstab wählen können ( Kapitel 4).
Ein schnelles Ändern des Vergrößerungsmaßstabes ist auch über den Schieberegler möglich. Setzen Sie den
Mauszeiger darauf und verschieben Sie die Maus mit gedrückt gehaltener Maustaste ( Kapitel 4).

Tabelle 5.1  Wichtige Anzeigen in der Statusleiste

5.2 Text eingeben »» Kleinbuchstaben und Zahlen erzeugen Sie durch

Drücken der entsprechenden Taste. Um Großbuch-
Nachdem Sie Microsoft Word gestartet haben, können staben oder die oben auf einer Taste angezeigten
Sie sofort mit dem Schreiben beginnen, indem Sie die Zeichen zu erzeugen, halten Sie gleichzeitig die Tas-
Tastatur wie die einer Schreibmaschine benutzen. te Á gedrückt.
»» Wenn Sie die Â-Taste drücken, werden alle Buch-
5.2.1 Zeichen eingeben staben als Großbuchstaben dargestellt. Zum Ab-
Wenn Sie die Arbeit des Eintippens von Text in einem schalten dieses Modus drücken Sie noch einmal Â.
Programm für Textverarbeitung noch nicht gewohnt
»» Für einen Zwischenraum zwischen Wörtern benut-
sind, sollten Sie grundsätzlich einige Besonderheiten
zen Sie beispielsweise die þLeerÿ-Taste.
beachten:
»» Wird ein Wort am Ende einer Zeile zu lang, so dass es
»» Das zu einer gedrückten Taste gehörende Zeichen
nicht mehr in die Zeile passt, wird es automatisch in
wird auf dem Bildschirm an der durch die Einfüge-
die nächste Zeile gesetzt. An einen Zeilenvorschub
marke gekennzeichneten Stelle eingefügt. Durch die
– wie bei der Schreibmaschine – brauchen Sie also
fortlaufende Eingabe von Zeichen werden die Einfü-
nicht zu denken.
gemarke und damit das Ende des Dokuments auto-
matisch nach hinten verschoben. Die Einfügemarke »» Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie
kann nicht hinter das Ende des Dokuments bewegt die Taste Æ.
werden. Beachten Sie, dass sich die Einfügemarke
»» Eine zusätzliche Leerzeile können Sie durch ein
unter Umständen in einem anderen als dem gerade
zweites Drücken der Taste Æ erreichen.
auf dem Bildschirm angezeigten Teil des Dokuments
befindet. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um den
angezeigten Bereich zu verschieben.

136

HINWEIS
In der Textverarbeitung mit dem Compu-
ter gilt aber: Wollen Sie zwischen zwei
Absätzen einen Leerraum schaffen, erreichen Sie das
besser über das Setzen eines entsprechendes Absatz-
abstands – also einen Formatierungsbefehl (à Kapitel 6).
5.2.2 Nicht druckbare Zeichen
Wenn Sie die Schaltfläche Alle anzeigen in der Grup-
pe Absatz der Registerkarte Start aktiviert haben, wer-
den neben Ihren Eingaben auch noch andere Zeichen
auf dem Bildschirm angezeigt (à Tabelle 5.2). Diese Zei-
chen werden nicht ausgedruckt, sie dienen lediglich der
Information. Beispielsweise können Sie am Vorhanden-
sein des Zeichens ¶ erkennen, dass Sie am Ende einer
Zeile mit der Taste Æ eine Absatzmarke gesetzt ha-
ben. Ein hochgestellter, auf der Zeilenhöhe zentrierter
Punkt symbolisiert ein Leerzeichen. Nachdem dieses
Zeichen auch noch etwas größer als das Interpunktions-
zeichen Punkt ist, ist es nicht mit dem Satzendezeichen
zu verwechseln.
Zeichen Bedeutung
Absatzmarke.
.(ein.auf.Zeilenhöhe.zentrierter.Punkt) Leerzeichen.
Tabulatorsprung.
Manueller.Zeilenwechsel.
Tabelle 5.2 Die Anzeige von nicht druckbaren Zeichen kann die
Interpretation erleichtern .
Die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen
TIPP mag anfangs etwas störend wirken, sie ist
aber in gewissen Arbeitssituationen sehr hilfreich, bei-
spielsweise wenn es darum geht, herauszufinden, war-
um eine bestimmte Textanordnung nicht wie beabsich-
tigt ausfällt. Wenn Sie sich beispielsweise darüber
wundern, warum ein Abstand zwischen zwei Wörtern
etwas größer ist als üblich, kann das daran liegen, dass
Sie zwischen diesen beiden versehentlich ein Tabulator-
zeichen gesetzt haben. Dies erkennen Sie auf dem Bild-
schirm, wenn Sie Alle anzeigen eingeschaltet haben.
Text eingeben
5.2.3 Wörter zählen
Für Autoren oder Texter, die nach Anzahl der Wörter
entlohnt werden, ist vielleicht gleich hier der Befehl
Wörter zählen in der Gruppe Dokumentprüfung der
Registerkarte Überprüfen interessant, mit dem auf die
Schnelle die Anzahl der Wörter im gesamten Dokument
oder im zuvor markierten Bereich festgestellt werden
kann (à Abbildung 5.2).
Abbildung 5.2
Die eingegebenen Zeichen,
Wörter, Zeilen und Absätze
können Sie zählen lassen.
Achten Sie darauf, dass in der Grundeinstellung des
Dialogfelds nicht nur die Zeichen und Wörter im ei-
gentlichen Text selbst, sondern auch die in Textfeldern,
Fuß- und Endnoten mitgezählt werden. Sie können das
ändern, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen
im Dialogfeld abschalten.
5.2.4 Zeilen- und Absatzabstand
Mit Microsoft Office Word 2007 wurde eine neu konzi-
pierte Standardvorlage zum Erstellen von Dokumenten
eingeführt, die – unter anderem – auch über eine grö-
ßeren Standardwert für den Zeilenabstand und größere
Anstände zwischen den Absätzen verfügt.
» Der Zeilenabstand ist um 15% größer als bei Word in
der Version 2003. Dies dient dazu, mehr Leerraum
zwischen Textblöcken zu schaffen, um den Text les-
barer zu gestalten.
» Der Abstand zwischen den Absätzen wurde erwei-
tert, damit der Anwender nicht mehr zweimal die
Taste Æ drücken muss, um zusätzlichen Leerraum
zu schaffen.
137
Kapitel 5  •  Texte eingeben und bearbeiten
Wenn Sie zu der von Word 2003 her gewohnten Darstel-
lung zurückkehren möchten, verwenden Sie die folgen-
den Schritte:
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern. Wählen
Sie Stil-Set und dann Word 2003.
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern. Wählen
Sie Schriftarten und klicken Sie unter Integriert auf
Larissa Klassisch.
»» Wenn Sie alle neuen Dokumente mit dem Format-
vorlagensatz und den Schriftarten von Word 2003
erstellen wollen, klicken Sie dann noch in der Grup-
pe Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern und
dann auf Als Standard festlegen.
Wenn Sie später wieder zur von Word 2010 standard­
mäßig benutzten Form zurückkehren wollen, müssen
Sie wieder zum Word-2010-Formatvorlagensatz und
zu den Office-Schriftarten wechseln. Sie können die
Standard­einstellungen wiederherstellen, indem Sie in
der Gruppe Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern
klicken, dann Stil-Set wählen und auf Auf die Schnellfor-
matvorlagen aus der Vorlage zurücksetzen klicken.
5.3 Text korrigieren
Fehler bei der Eingabe passieren natürlich (fast) immer.
Sie sollten also wissen, wie man solche korrigiert. Das
geht sehr einfach.
5.3.1 Die Korrekturfunktionen bei Word
Es ist eigentlich überflüssig, zu erwähnen, dass Ihnen
bei Word 2010 die schon angesprochenen Korrektur-
funktionen der Office-Familie zur Verfügung stehen
( Kapitel 4): Über die AutoKorrektur können Sie ty-
pische Tippfehler, die Ihnen häufiger unterlaufen, au-
tomatisch bei der Eingabe korrigieren lassen. Mit der
Rechtschreibprüfung können Sie beispielsweise das
gesamte Dokument oder einen markierten Bereich auf
Fehler hinsichtlich Rechtschreibung untersuchen und
gegebenenfalls korrigieren lassen. Bei Word ergeben
sich aber dabei noch einige Besonderheiten, auf die wir
hier eingehen wollen.
138
Die Prüfung im Hintergrund
Bei Word ist die Rechtschreib- und Grammatikprüfung
im Hintergrund standardmäßig automatisch eingeschal-
tet. Das bedeutet, dass beim Schreiben von Text das
Rechtschreib- und Grammatikprogramm aktiv ist.
»» Rechtschreibfehler werden mit einer roten Wellen-
linie auf dem Bildschirm gekennzeichnet werden
( Abbildung 5.3). Zur Korrektur eines durch eine
rote Wellenlinie gekennzeichneten Rechtschreibfeh-
lers klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das
betreffende Wort, um über das Kontextmenü zu ent-
scheiden, ob und wie zu korrigieren ist.
»» Die Grammatikprüfung funktioniert ähnlich wie
die Rechtschreibprüfung. Zur Kennzeichnung von
Grammatikfehlern wird eine grüne Wellenlinie be-
nutzt ( Abbildung 5.4). Auch hier können Sie über
das Kontextmenü die Optionen für die Korrektur
festlegen.
Auch in der Statusleiste wird bei Word das Vorhanden-
sein von Fehlern vermerkt. Durch einen Klick auf die
Schaltfläche können Sie bewirken, dass die Stellen
mit Schreibfehlern markiert und Vorschläge zur Korrek-
tur eingeblendet werden.
Die nachträgliche Prüfung
Wenn Sie bei Word durch einen Klick auf
Rechtschreibung und Grammatik in der
Gruppe Dokumentprüfung der Registerkarte
Überprüfen die Prüfung erst nachtäglich vornehmen,
werden auch Grammatikfehler in diesem Dialogfeld
gemeldet. Im oberen Bereich des Dialogfelds wird die
Regelverletzung in grüner Schrift hervorgehoben ( Ab­
bildung 5.5).
»» Unter Vorschläge werden Vorschläge zum Beheben
des Grammatikfehlers angezeigt.
»» Klicken Sie auf Ändern, um die im Feld Vorschläge
markierte Änderung durchzuführen oder die im Feld
darüber vorgenommene Korrektur auszuführen.
»» Einmal ignorieren überspringt die als Regelverlet-
zung gemeldete Stelle und setzt die Prüfung fort.
»» Regel ignorieren überspringt alle Stellen im Doku-
ment, an denen Word eine solche Regelverletzung
sieht, und setzt die Prüfung fort.
 Text korrigieren

Abbildung 5.3 
Die Prüfung der Rechtschrei-
bung im Hintergrund bewirkt,
dass Rechtschreibfehler mit
roten Schlangenlinien unter-
strichen werden.

Abbildung 5.4 
Auch Fehler in der Grammatik
werden mit Korrekturvor-
schlägen angezeigt.

Abbildung 5.5 
Grammatikfehler werden in
grüner Schrift angezeigt.

139
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten

5.3.2 Einfache manuelle Korrekturen Bewegungsrichtung Tastenkombination

Falls Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist, Ein.Zeichen.nach.links {
müssen Sie zur Korrektur die Einfügemarke zurück zu
der betreffenden Stelle bewegen. Setzen Sie dann dort Ein.Zeichen.nach.rechts }
die gewünschten Zeichen ein und/oder entfernen Sie Ein.Wort.nach.links Ÿ+{
die nicht gewünschten.
Ein.Wort.nach.rechts Ÿ+}
Die Einfügemarke bewegen Ein.Absatz.nach.oben Ÿ+|
Die Einfügemarke können Sie nur innerhalb des bereits
Ein.Absatz.nach.unten Ÿ+~
eingegebenen Textes bewegen. Bei der Arbeit mit der
Maus setzen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Eine.Zelle.nach.links.(in.einer.Tabelle) Á+Å
Stelle und klicken dann. Zum Bewegen der Einfüge- Eine.Zelle.nach.rechts.(in.einer.Tabelle) Å
marke mit der Tastatur dienen die Pfeiltasten bezie-
hungsweise Kombinationen aus Ÿ und einer Taste Eine.Zeile.nach.oben |
(à Tabelle 5.3). Eine.Zeile.nach.unten ~
Zeichen löschen An.das.Zeilenende ¤
Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten ¢ oder An.den.Zeilenanfang £
à löschen, nachdem Sie die Einfügemarke an die ent-
An.den.oberen.Rand.des.Fensters Ç+Ÿ+¦
sprechende Stelle im Text gesetzt haben (à Tabelle 5.4).
An.den.unteren.Rand.des.Fensters Ç+Ÿ+¥
Wollen Sie mehrere zusammenhängende Buchstaben
löschen, können Sie das natürlich Buchstabe für Buch- Eine.Bildschirmseite.aufwärts.(Bildlauf) ¦
stabe erledigen. Sinnvoller ist es aber, den zu löschen- Eine.Bildschirmseite.abwärts.(Bildlauf) ¥
den Textabschnitt zuerst als Ganzes zu markieren und
dann in einem Zug zu löschen. An.den.Anfang.der.nächsten.Seite Ÿ+¦
An.den.Anfang.der.vorherigen.Seite Ÿ+¥
Zeichen einfügen
Um ein zusätzliches Zeichen im Text einzufügen, setzen An.das.Ende.des.Dokuments Ÿ+¤
Sie die Einfügemarke einfach an die Stelle, an der es An.den.Anfang.des.Dokuments Ÿ+£
erscheinen soll, und geben es dann ein.
Zur.letzten.Bearbeitungsstelle Á+Í
Zeichen überschreiben Nach.dem.Öffnen.eines.Dokuments.zu.der. Á+Í
Microsoft Word verfügt zusätzlich – beziehungsweise Stelle.im.Dokument,.an.der.Sie.vor.dem.
alternativ – zum standardmäßig eingeschalteten Einfü- letzten.Schließen.gearbeitet.haben
gemodus über einen Überschreibmodus. Dieser bewirkt, Tabelle 5.3 Tasten zum Bewegen der Schreibmarke durch das
dass beim Eintippen weiterer Zeichen innerhalb eines Dokument
vorhandenen Textes die nach der Position der Einfü-
gemarke stehenden Zeichen überschrieben werden. Taste(n) Beschreibung
Sie schalten den Überschreibmodus durch Drücken der
¡-Taste ein und durch erneutes Drücken dieser Taste ¢ Löscht.das.Zeichen.nach.der.Einfügemarke .
wieder aus. Ã Löscht.das.Zeichen.vor.der.Einfügemarke .

Diese Möglichkeit ist aber standardmä- Ÿ+Ã Löscht.das.Wort.links.von.der.Einfügemarke .

ACHTUNG ßig zunächst ausgeschaltet und muss Ÿ+¢ Löscht.das.Wort.rechts.von.der.Einfügemarke .
erst über den Bereich Erweitert unter den Word-Optio-
Tabelle 5.4 Tastenkürzel zum Löschen von Zeichen oder Wörtern
nen aktiviert werden (à Kapitel 8).

140

5.3.3 Automatisierte Eingaben
Mit der Funktion Klicken und Eingeben können Sie ein-
fach per Doppelklick auf die gewünschte Stelle im Do-
kument präzise an dieser Position Text, Grafiken etc.
einfügen, ohne zuerst einen Einzug, eine links- oder
rechtsbündige Ausrichtung oder Ähnliches festlegen zu
müssen – seien Sie also vorsichtig mit einem unkontrol-
lierten Klicken auf leere Stellen im Dokument. Welche
Art von Formatierung vom Programm für den Absatz
gewählt wird, können Sie vor dem Doppelklick am Sym-
bol der Einfügemarke ablesen.
Symbol Erzeugt ...
einen.linksbündigen.Absatz .
einen.linksbündigen.Absatz.mit.Erstzeileneinzug .
einen.zentrierten.Absatz .
einen.rechtsbündigen.Absatz .
Tabelle 5.5 Klicken und Eingeben
Word füllt beim Klicken und Eingeben die Lücke zwi-
schen dem vorhandenen Text und dem neuen Absatz
automatisch mit Standardabsätzen auf. Diese Funktion
steht Ihnen nur in den Ansichten Seitenlayout, Weblay-
out und Vollbild-Lesemodus zur Verfügung. Außerdem
muss die entsprechende Option auf der Registerkar-
te Erweitert im Fenster Word-Optionen aktiviert sein
(à Kapitel 8).
5.4 Text bearbeiten
Einer der wesentlichen Vorteile der Arbeit mit dem
Computer gegenüber der mit der Schreibmaschine
besteht darin, dass Sie Ihren Text jederzeit verändern
oder erweitern können. Sie können beispielsweise Text-
elemente – also Zeichen, Wörter, Sätze, Absätze usw.
– an andere Stellen kopieren oder verschieben. Die we-
sentlichsten Befehle für ein solches Editieren von Text
finden Sie in der Gruppe Zwischenablage in der Regis-
terkarte Start. Auf das Arbeiten damit sind wir bereits
eingegangen (à Kapitel 4). Bei Word können Sie aber
dafür auch mit einfacheren Methoden – wie beispiels-
weise Drag & Drop – arbeiten.
Text bearbeiten
5.4.1 Markieren
Das Verschieben und Kopieren von Textelementen ver-
langt – wie auch viele andere Befehle zum Bearbeiten
– ein vorheriges Markieren des betreffenden Textbe-
reichs. Eine Markierung erkennen Sie an der unterleg-
ten Darstellung auf dem Bildschirm. Markieren können
Sie mit der Tastatur oder mit der Maus.
Markieren mit der Maus
Um einen Bereich mit der Maus zu markieren, überstrei-
chen Sie diesen mit gedrückt gehaltener Maustaste.
Mithilfe eines Doppelklicks können Sie schnell Wörter
oder mit einem dreifachen Mausklick ganze Absätze
markieren.
» Um einen Bereich zusammenhängender Zeichen zu
markieren, bewegen Sie den Zeiger auf den Anfang
des zu markierenden Bereichs, drücken die Maustas-
te und halten sie gedrückt, während Sie den Maus-
zeiger zum anderen Ende des Bereichs bewegen.
Lassen Sie abschließend die Maustaste los.
» Wollen Sie mehrere zusammenhängende Wörter
markieren, halten Sie die Maustaste nach dem Dop-
pelklick zum Markieren eines Wortes gedrückt und
erweitern Sie dann die Markierung in die gewünsch-
te Richtung.
» Zum Markieren einer Zeile klicken Sie am linken
Rand – in der sogenannten Markierungsspalte – auf
Höhe der gewünschten Zeile. Wollen Sie mehrere
aufeinanderfolgende Zeilen markieren, markieren
Sie die erste Zeile und halten Sie die Maustaste ge-
drückt. Bewegen Sie dann die Maus in die entspre-
chende Richtung abwärts oder aufwärts, bis alle
gewünschten Zeilen markiert sind.
» Doppelklicken Sie am linken Rand in der Markie-
rungsspalte auf der Höhe des Absatzes, um diesen
zu markieren. Wollen Sie mehrere aufeinanderfol-
gende Absätze markieren, halten Sie anschließend
die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Maus-
zeiger entsprechend abwärts beziehungsweise auf-
wärts.
» Um das gesamte Dokument zu markieren, klicken Sie
dreimal am linken Rand in der Markierungsspalte.
Um eine Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf
eine beliebige Stelle außerhalb der Markierung.
141
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Sie können auch mehrere, nicht zusammen-
TIPP hängende Textpassagen in einem Dokument
markieren. Dazu halten Sie die Ÿ-Taste gedrückt und
markieren nacheinander die gewünschten Stellen. Las-
sen Sie dann die Taste los, bleiben diese Stellen mar-
kiert. Wenn Sie anschließend eine andere Stelle auf dem
Bildschirm anklicken, wird die vorher eingestellte Mar-
kierung wieder aufgehoben.
Markieren mit der Tastatur
Zum Markieren mit der Tastatur stehen unterschiedli-
che Verfahren zur Verfügung:
» Sie können die Á-Taste gedrückt halten und die
Markierung mit den Tasten zum Positionieren der
Einfügemarke erweitern (à Tabelle 5.3).
» Außerdem können Sie mit dem Erweiterungsmodus
arbeiten. Dabei können Sie die Markierung allein
mit den Tasten zum Positionieren der Einfügemarke
definieren, ohne die Á-Taste gedrückt zu halten.
Diesen Modus schalten Sie durch Drücken der Taste
Ð an. Mit Ð schalten Sie den Erweiterungsmo-
dus auch wieder aus.
142
Abbildung 5.6
Zum Markieren von Text-
abschnitten können Sie bequem
mit der Maus arbeiten.
» Um das gesamte Dokument zu markieren, können
Sie auch auf der Registerkarte Start in der Gruppe
Bearbeiten in der Liste zur Schaltfläche Markieren
den Befehl Alles markieren wählen.
Um eine bestehende Markierung wieder aufzuheben,
klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des mar-
kierten Bereichs.
5.4.2 Verschieben oder Kopieren mit
Drag & Drop
Zum Verschieben eines Bereichs mit der Maus mit Drag
& Drop markieren Sie zunächst den gewünschten Be-
reich (à Abbildung 5.7). Bewegen Sie dann den Mauszei-
ger in die Markierung, drücken Sie die Maustaste und
halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie anschließend
den Mauszeiger – zusammen mit dem am Mauszeiger
angezeigten gestrichelten Rechteck – zur gewünschten
Stelle (à Abbildung 5.8). Lassen Sie abschließend die
Maustaste los, um den Bereich hierher zu verschieben
(à Abbildung 5.9).

TIPP
Wenn Sie den markierten Bereich kopieren
wollen, gehen Sie wie beim Verschieben vor,
halten aber zusätzlich die Ÿ-Taste gedrückt, worauf-
hin am Mauszeiger ein zusätzliches Pluszeichen ange-
zeigt wird, um zu kennzeichnen, dass eine Kopie ange-
legt wird.
Gehe zu, Suchen und Ersetzen
Abbildung 5.7
Zum Verschieben eines Text-
bereichs müssen Sie diesen erst
markieren.
Abbildung 5.8
Verschieben Sie dann den
Bereich. Ein kleines Symbol zeigt
die aktuelle Position an.
Abbildung 5.9
Lassen Sie an der gewünschten
Stelle die Maustaste los. Der
Bereich wird verschoben.
5.5 Gehe zu, Suchen und Ersetzen
Über die Gruppe Bearbeiten der Register-
karte Start im Menüband können Sie mehre-
re Werkzeuge einsetzen, die zum gezielten
Navigieren und zum Ersetzen von Textele-
menten benutzt werden können. Sie haben die Möglich-
keit, zu einer bestimmten Stelle im Dokument zu sprin-
gen, nach einem Begriff suchen zu lassen oder einen
Begriff automatisch durch einen anderen zu ersetzen.
Alle diese Funktionen werden ab der aktuellen Position
143
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
der Einfügemarke ausgeführt. Befindet sich diese nicht
am Dokumentanfang, wird am Ende des Dokuments ab-
gefragt, ob am Anfang fortgefahren werden soll. Wenn
Sie nur einen bestimmten Bereich des Dokuments nach
einem Begriff durchsuchen lassen wollen, müssen Sie
diesen Bereich zunächst markieren.
5.5.1 Gehe zu
Anstatt durch ein Dokument mithilfe
der Bildlaufleisten oder der Tastatur
zu blättern, können Sie auch zu be-
stimmten Elementen springen und
damit auch gleich die Einfügemarke zu dieser Stelle ver-
schieben. Dazu lassen Sie die Registerkarte Start anzei-
gen, öffnen in der Gruppe Bearbeiten das Drop-down-
Menü zur Schaltfläche Suchen und wählen dann den
Befehl Gehe zu. Geben Sie dann an, welche Stelle ange-
steuert werden soll (à Abbildung 5.10).
Abbildung 5.10 Mit Gehe zu können Sie gezielt zu einem Textele-
ment in dem Dokument wechseln.
» Wählen Sie zuerst im Listenfeld Gehe zu Element die
Art des Elements aus, zu dem Sie springen wollen –
beispielsweise Seite oder Abschnitt.
» Geben Sie dann auf der rechten Seite des Dialog-
felds die entsprechende Nummer des Elements –
beispielsweise die Nummer der Seite, der Fuß-/End-
note, der Tabelle – oder den Namen des Felds ein. Für
einige Elemente – beispielsweise Textmarke, Feld,
Kommentar oder Objekt – wird anstelle des Textfelds
ein Drop-down-Listenfeld angezeigt, aus dem Sie ei-
nen Eintrag wählen können. Beispielsweise können
Sie hier die Textmarke festlegen, zu der gesprungen
werden soll. Bei der Wahl von Seite können Sie auch
mithilfe von zusätzlichen Vorzeichen relative Sprün-
ge bewirken: Eine Eingabe von +6 bewegt die Einfü-
gemarke um sechs Seiten nach vorn, –6 um sechs
144
Seiten zurück. Die Eingabe 8 ohne Vorzeichen posi-
tioniert die Einfügemarke auf Seite 8.
» Solange Sie im Feld Seitenzahl eingeben – oder bei
anderen Elementen im entsprechend benannten
Feld – noch nichts eingegeben haben, können Sie
durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter einen
Sprung zur nächsten Seite – beziehungsweise zum
nächsten gewählten Element – durchführen.
» Sobald Sie im Feld Seitenzahl eingeben etwas ange-
ben, wird die Schaltfläche Weiter in Gehe zu umbe-
nannt. Klicken Sie darauf, um die Einfügemarke ent-
sprechend Ihren Eingaben zu verschieben.
» Über Zurück können Sie, wenn im Feld Seitenzahl
eingeben – oder bei anderen Elementen im entspre-
chend benannten Feld – noch nichts eingegeben
wurde, zur vorherigen Seite – beziehungsweise zum
vorherigen gewählten Element – springen.
Durch Drücken von Á+Í können Sie zu
TIPP den letzten drei Stellen zurückspringen, an
denen Sie Text eingegeben oder geändert haben.
Hinweise zum Einfügen von Textmarken
HINWEIS finden Sie in Kapitel 27.
5.5.2 Suchen
Sie können in Ihrem Dokument nach
Textpassagen, speziellen Elementen
und/oder Formatierungen suchen las-
sen. Positionieren Sie dazu die Einfü-
gemarke an beliebiger Stelle des Dokuments oder mar-
kieren Sie einen Bereich, wenn nur dieser durchsucht
werden soll. Dazu lassen Sie die Registerkarte Start
anzeigen und wählen in der Gruppe Bearbeiten erst
Suchen und dann den Befehl Suchen.
Der neue Dokumentnavigationsbereich und die
Suche
Die Navigation in umfangreichen Dokumenten wurde
vereinfacht. Dokumente können durch Ziehen und Able-
gen von Abschnitten auf einfache Weise neu organisiert
werden. Darüber hinaus kann jetzt durch inkrementelles
Suchen nach Inhalten gesucht werden. Sie müssen also
keine langen Dokumentabschnitte mehr kopieren und

einfügen oder ganz genau wissen, wonach Sie suchen,
um fündig zu werden.
Die einfache Suche
Wenn Sie im Katalog der Befehle zu Suchen auf Suchen
klicken, wird links im Programmfenster der neue Aufga-
benbereich Navigation angezeigt ( Abbildung 5.11).
Abbildung 5.11  Sie nach weiteren Vorkommen einer längeren Text-
Über den neuen Arbeitsbereich
Navigation können Sie suchen
lassen.
»» Geben Sie darin im Suchen-Feld – das ist das Feld, in
dem zunächst der Ausdruck Dokument durchsuchen
steht – die Zeichenfolge ein, nach der gesucht wer-
den soll. Bereits nach Eingabe der ersten Zeichen
werden die Stellen im Dokument markiert, an denen
diese Zeichen verwendet wurden. Auch im Bereich
Navigation werden die Abschnitte mit den Fundstel-
Gehe zu, Suchen und Ersetzen
len im Text aufgelistet. Darin wird oben auch die
Anzahl der Fundstellen aufgelistet.
»» Sie können dann auf die beiden Schaltflächen Such­
ergebnis vor und Suchergebnis zurück im Na-
vigationsbereich klicken und damit die einzelnen
Fundstellen markieren. Die jeweils markierte Stelle
wird im Dokument grün unterlegt und die im Navi-
gationsbereich angezeigte Textpassage wird jeweils
angezeigt.
»» Je mehr Zeichen Sie eingeben, desto präziser wird
die Suche. Damit wird auch meist die Anzahl der
Fundstellen geringer.
»» Wenn Sie einen der vorherigen Suchläufe wieder-
holen wollen, können Sie den zu verwendenden
Suchtext auch über das Listenfeld auswählen. Wenn
passage suchen wollen, sollten Sie diese Passage
zuerst in die Zwischenablage kopieren und dann
im Feld Suchen nach über die Tastenkombination
Ÿ+V einfügen.
»» Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche Wei-
tersuchen beginnt das Programm mit der Suche.
Microsoft Word markiert dann die erste Fundstelle.
Durch nochmaliges Klicken auf die Schaltfläche Wei-
tersuchen wird die Suche nach dem nächsten Vor-
kommen des Suchtextes fortgesetzt.
Abbildung 5.12 
Die Suchergebnisse werden bereits
nach Eingabe der ersten Zeichen
sowohl im Dokument als auch im
Navigationsbereich angezeigt.
145
Kapitel 5  •  Texte eingeben und bearbeiten
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Gefundene Elemente
markieren in auf der Registerkarte Suchen aktivie-
ren, können Sie in einem Arbeitsgang alle Vorkom-
men des Suchtextes markieren lassen. Ein Klick auf
die Schaltfläche Alle suchen – diese Bezeichnung er-
setzt Weitersuchen – markiert die Stellen im gewähl-
ten Bereich. Durch Bewegen der Einfügemarke oder
durch Drücken von È schalten Sie die Markierung
wieder ab.
Die Optionen zur Suche
Wenn Sie im Navigationsbereich auf die kleine Schalt-
fläche Suchoptionen und zusätzliche Suchbefehle kli-
cken, wird ein Menü mit weiteren Befehlen aufgeklappt.
Abbildung 5.14 
Den Zugang zu den
Suchoptionen liefert
ein Klick auf die
kleine Schaltfläche
mit der Pfeilspitze.
146
Abbildung 5.13 
Je genauer Sie den Suchbegriff
formulieren, desto weniger Fund-
stellen werden markiert.
Durch einen Klick auf Optionen darin zeigen Sie das
Dialog­feld Suchoptionen an ( Abbildung 5.15).
»» Sie können festlegen, ob bei der Suche zwischen
Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden
soll oder nicht. Wenn Sie beispielsweise nach Meier
suchen und Groß-/Kleinschreibung beachten akti-
viert haben, wird der Eintrag MEIER nicht als Fund-
stelle gemeldet.
»» Mit Nur ganzes Wort suchen legen Sie fest, ob der
eingegebene Be­griff nur als ganzes Wort oder auch
dann gemeldet werden soll, wenn er als Teil eines
Wortes auftritt. Ist diese Option aktiviert, wird bei-
spielsweise Meierling bei der Suche nach Meier nicht
angezeigt.
»» Sie können im Suchtext auch Platzhalterzeichen
benutzen – aktivieren Sie hierzu das entsprechen-
de Kontrollkästchen ( Tabelle 5.6). Wollen Sie bei-
spielsweise nach den Namen Meier, Maier, Mayer
usw. suchen, geben Sie M??er ein.

Die klassische Form der Suche
Wenn Sie sich mit dieser neuen Form
des Suchens nicht anfreunden kön-
nen, klicken Sie in der Liste der Befeh-
le zur Schaltfläche Suchen in der
Gruppe Bearbeiten auf Erweiterte Suche. Dann wird Ih-
nen das aus den Vorversionen her bekannte Dialogfeld
Suchen und Ersetzen mit aktivierter Registerkarte Su-
chen angezeigt ( Abbildung 5.16). Geben Sie im Feld
Suchen nach den Begriff ein und klicken Sie auf Weiter-
suchen. Standardmäßig wird das nächste Auftreten des
Suchbegriffs im Dokument markiert. Ist das nicht der
Fall, sollten Sie die erweiterten Suchoptionen kontrollie-
ren ( unten).
Die erweiterte Suche
Wenn Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf der
Registerkarte Suchen auf die Schaltfläche Erweitern
klicken, können Sie zusätzliche Optionen definieren
( Abbildung 5.17). Der Name der Schaltfläche ändert
sich daraufhin in Reduzieren, womit die zusätzlichen
Suchoptionen wieder ausgeblendet werden.
»» Begonnen wird die Suche an der aktuellen Position
der Einfügemarke. Über das Drop-down-Listenfeld
Gehe zu, Suchen und Ersetzen
Abbildung 5.15 
Zum Suchen können Sie
Optionen einstellen.
Abbildung 5.16 
Auch das klassische
Dialogfeld zum Suchen ist
weiterhin verfügbar.
Suchen können Sie bestimmen, in welcher Richtung
gesucht werden soll. Mit Gesamt können Sie das voll-
ständige Dokument durchsuchen lassen. Andernfalls
werden Sie gefragt, ob die Suche fortgesetzt werden
soll, wenn das Ende oder der Anfang des Dokuments
erreicht ist.
»» Sie können festlegen, ob bei der Suche zwischen
Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden
soll oder nicht. Wenn Sie beispielsweise nach Meier
suchen und Groß-/Kleinschreibung beachten akti-
viert haben, wird der Eintrag MEIER nicht als Fund-
stelle gemeldet.
»» Mit Nur ganzes Wort suchen legen Sie fest, ob der
eingegebene Be­griff nur als ganzes Wort oder auch
dann gemeldet werden soll, wenn er als Teil eines
Wortes auftritt. Ist diese Option aktiviert, wird bei-
spielsweise Meierling bei der Suche nach Meier nicht
angezeigt.
»» Sie können im Suchtext auch Platzhalterzeichen
benutzen – aktivieren Sie hierzu das entsprechen-
de Kontrollkästchen ( Tabelle 5.6). Wollen Sie bei-
spielsweise nach den Namen Meier, Maier, Mayer
usw. suchen, geben Sie M??er ein.
147
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Zeichen Sucht ...
* nach.einer.beliebigen.Anzahl.von.Zeichen .
? nach.einem.beliebigen.Zeichen .
\* nach.dem.Zeichen.* .
\? nach.dem.Zeichen.? .
Tabelle 5.6 Gängige Platzhalterzeichen für die Suche
Wenn als Sprache Englisch gewählt ist, kön-
TIPP nen Sie nach ähnlich geschriebenen Wörtern
oder nach zusammengehörigen Wortformen suchen
lassen. Gemeint sind hier beispielsweise unterschiedli-
che Deklinationsformen eines Verbs.
Weitere Optionen
Wenn Sie die Option Alle hervor-
heben in der Liste zur Schaltflä-
che Lesehervorhebung auf der Registerkarte Suchen
aktivieren, können Sie in einem Arbeitsgang alle Vor-
kommen des Suchtextes im Dokument markieren las-
sen. Durch Wahl von Hervorhebung löschen blenden Sie
diese Markierung wieder aus.
148
Abbildung 5.17
Weitere Suchoptionen
stehen zur Verfügung.
Legen Sie im Listenfeld zur Schalt-
fläche Suchen in fest, welcher Be-
reich des Dokuments durchsucht werden soll. Sie haben
hier die Wahl zwischen Hauptdokument, Kopf- und Fuß-
zeilen sowie Fußnoten. Es werden aber nur die bereits
eingerichteten Bereiche angeboten. Ein Klick auf die
Schaltfläche Alle suchen – diese Bezeichnung ersetzt
Weitersuchen – markiert die Stellen im gewählten Be-
reich.
Formate und sonstige Elemente einbeziehen
Über die Liste zur Schaltfläche Format können Sie so-
wohl nach Formatierungen als auch nach formatierten
Zeichenfolgen im Dokument suchen lassen (à Abbildung
5.18, links). Suchen Sie nach einem Begriff, der in be-
stimmter Weise formatiert ist, geben Sie diesen im Feld
Suchen nach an und legen Sie die betreffende Forma-
tierung über die Schaltfläche Format fest. Wenn Sie le-
diglich eine bestimmte Formatierung suchen, geben Sie
nur die betreffende Formatierung über die Schaltfläche
Format an und lassen Sie das Feld Suchen nach leer. Das
ausgewählte Format wird unterhalb des Feldes Suchen
nach angezeigt. Um ein Format wieder aus den Such-
kriterien zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Keine Formatierung.
 Gehe zu, Suchen und Ersetzen

TIPP
Sie können über die Liste zur Schaltfläche 5.5.3 Ersetzen
Format nacheinander mehrere Formateigen-
Als Erweiterung zum Suchen können Sie einen gefun-
schaften auswählen und nach dem gemeinsamen Auf-
denen Text durch einen anderen ersetzen lassen. Dazu
treten suchen lassen – beispielsweise können Sie so
lassen Sie die Registerkarte Start anzeigen und wählen
Stellen mit dem Absatzformat Zentriert und dem Zei-
in der Gruppe Bearbeiten den Befehl Ersetzen .
chenformat Fett ausfindig machen lassen.
Einfaches Ersetzen
Über die Schaltfläche Sonderformat öffnen Sie eine Lis-
Die Registerkarte Ersetzen im Dialogfeld Suchen und
te, mit deren Einträgen Sie nach Steuerzeichen suchen
Ersetzen wird angezeigt. Geben Sie dann den Such- und
lassen können (à Abbildung 5.18, rechts). Die Wahl ei-
den Ersatzbegriff ein (à Abbildung 5.18). Diese sonsti-
nes solchen Elements fügt einen Code im Feld Suchen
gen Optionen entsprechen denen auf der Registerkarte
nach ein – beispielsweise ^t für einen Tabstopp oder ^p
Suchen (à vorherige Abschnitte). Wiederum können Sie
für eine Absatzmarke. Wenn Sie den betreffenden Code
Formate oder sonstige Elemente mit in den Ersetzungs-
auswendig wissen, können Sie ihn auch direkt in das
vorgang einschließen – Sie können also beispielsweise
Feld Suchen nach eingeben.
ein Format durch ein anderes ersetzen lassen.

Abbildung 5.19 Bestimmte Zeichenfolgen durch andere ersetzen

lassen – hier nur die Grundfunktionen

Wie dann ersetzt wird, hängt von der Art Ihrer Bestäti-
gung ab:
» Wenn Sie mit Ersetzen bestätigen, werden Sie bei
der nächsten Fundstelle erneut gefragt, ob ersetzt
werden soll oder nicht.
» Wenn Sie Weitersuchen verwenden, wird der mar-
kierte Begriff an der aktuellen Stelle nicht ersetzt.
» Bestätigen Sie mit Alle ersetzen, wird der im Feld
Suchen nach eingegebene Begriff im gesamten Text
automatisch durch den im Feld Ersetzen durch ein-
gegebenen Begriff ersetzt.
Abbildung 5.18 Sie können auch Formatierungen und
Steuerzeichen suchen lassen. Sie können über die Liste zur Schaltfläche
TIPP Format nacheinander mehrere Formateigen-
schaften auswählen und nach dem gemeinsamen Auf-
treten suchen lassen – beispielsweise können Sie so
Stellen mit dem Absatzformat Zentriert und dem Zei-
chenformat Fett ausfindig machen lassen.

149
Kapitel 5  •  Texte eingeben und bearbeiten

Abbildung 5.20 
Bestimmte Zeichenfolgen durch
andere ersetzen lassen – hier die
erweiterten Funktionen.

Ersetzen mit Optionen Symbol Bedeutung

Auch auf der Registerkarte Ersetzen stehen Ihnen die
Nach einem Feld suchen
erweiterten Optionen zur Verfügung, die Sie schon vom
Suchen her kennen. Nach einer Endnote suchen
Suchen von der Programmoberfläche aus Nach einer Fußnote suchen
Auch über drei Schaltflächen unterhalb der vertika-
len Bildlaufleiste können Sie schnell nach bestimm- Nach einem Kommentar suchen
ten Elementen im Dokument suchen lassen. Das ist
Nach einem Abschnitt suchen
insbesondere bei umfangreichen Dokumenten ein nicht
zu unterschätzender Vorteil. Durch einen Klick auf die Nach einer Seite suchen
Schaltfläche mit der Kugel in der Mitte lässt sich das
Feld Browseobjekt auswählen öffnen, über das Sie das Öffnet das Dialogfeld Suchen und Ersetzen,
Element festlegen können, nach dem gesucht werden Registerkarte Gehe zu
soll ( Abbildung 5.21 und Tabelle 5.7). Öffnet das Dialogfeld Suchen und Ersetzen,
Registerkarte Suchen
Nach einer Bearbeitung suchen

Abbildung 5.21  Nach einer Überschrift suchen

Browseobjekt auswählen
Nach einer Grafik suchen
Mithilfe der blauen Doppelpfeile unterhalb der vertika- Nach einer Tabelle suchen
len Bildlaufleiste können Sie die zuletzt im Dialogfeld
Suchen und Ersetzen definierte Suche nach oben oder Tabelle 5.7  Über die Symbole können Sie das zu suchende Objekt
nach unten fortsetzen, ohne das Dialogfeld erneut öff- auswählen.
nen zu müssen.

150

5.6 Die Gestaltung des
Arbeitsbereichs
Sie sollten auch gleich wissen, dass Microsoft Word Ih-
nen mehrere Ansichten für die Darstellung von Doku-
menten auf dem Bildschirm zur Verfügung stellt, die Sie
in verschiedenen Stadien der Bearbeitung eines Doku-
ments gezielt einsetzen können. Zur Kontrolle dieser
Eigenschaften benutzen Sie die Befehle der Gruppen
in der Registerkarte Ansicht im Menüband ( Abbildung
5.22). Beachten Sie beim Betrachten dieser Register-
karte auch, dass Sie darüber diverse Elemente ein- und
ausblenden können, die Ihnen bei der Bearbeitung des
Dokuments hilfreich sind.
5.6.1 Ansichten
Wichtig sind aber zunächst die grundsätzlichen Formen
der Ansicht, mit denen ein Textdokument auf dem Bild-
schirm angezeigt werden kann. Die Form wählen Sie
über die Befehlsschaltflächen in der Grup-
pe Dokument­ansichten der Registerkarte Ansicht. Zwi-
schen den jeweiligen Ansichten können Sie auch mit­hilfe
der Schaltflächen unten in der Statusleiste wechseln.
Abbildung 5.22  Die Registerkarte Ansicht
Die Gestaltung des Arbeitsbereichs
Seitenlayout
Standardansicht ist jetzt die Ansicht Seitenlayout.
Darin können Sie Text eingeben, bearbeiten und
formatieren und erhalten gleichzeitig eine druck-
getreue Darstellung Ihres Dokuments. Sie können hier
Kopf- und Fußzeilen bearbeiten sowie Seitenränder und
Spalten definieren ( Abbildung 5.23). Die zusätzlich
einblendbaren horizontalen und vertikalen Lineale hel-
fen Ihnen bei der Positionierung.
Zwischen den Seiten des Dokuments wird standardmä-
ßig ein Zwischenraum angezeigt. Durch einen Klick auf
diesen Leerraum können Sie ihn aus- und wieder ein-
blenden.
Vollbild-Lesemodus
Die Ansicht mit dem Namen Vollbild-Lesemodus
stellt den Inhalt des Dokuments in einer opti-
mierten Form zum bequemen Arbeiten am Bild-
schirm dar. Diese Ansicht eignet sich besonders für eine
abschließende Kontrolle des Inhalts. Sie können hierin
aber auch Korrekturen vornehmen. Eine Kontrolle des
Zeilen- und Seitenumbruchs ist in der Standardeinstel-
lung dieser Ansicht jedoch nicht möglich, da die Texte
zur besseren Lesbarkeit optisch vergrößert werden
( Abbildung 5.24).
151
Kapitel 5  •  Texte eingeben und bearbeiten

Abbildung 5.23  Die Ansicht Seitenlayout

Abbildung 5.24  Der Vollbild-Lesemodus ist gut geeignet zum Korrekturlesen.

152
 Die Gestaltung des Arbeitsbereichs

Im Vollbild-Lesemodus werden Bildschirmelemente Weblayout

und das Menüband entfernt. Stattdessen verfügt dieser
Die Ansicht Weblayout verwenden Sie wäh-
Modus über eine eigene kleine Symbolleiste, mit deren
rend der Gestaltung von Webseiten. In dieser Ansicht
Schaltflächen Sie die Feinheiten dieser Ansicht steuern
wird Ihr Dokument wie bei der Anzeige in einem Web-
können. Interessant sind hier die Optionen der Schalt-
browser dargestellt – also als fortlaufende Seite ohne
flächen Tools und Ansichtsoptionen ( Abbildung 5.25).
Seitenumbrüche. Außerdem wird der Zeilenumbruch
Sie finden hierin sowohl die Möglichkeiten zum Recher-
automatisch an die Fensterbreite angepasst.
chieren, zur Übersetzung oder zur Eingabe von Kom-
mentaren als auch diverse Optionen für die Darstellung.

 
Abbildung 5.25  Tools und Ansichts­optionen

153
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten

Gliederung
Die Ansicht Gliederung eignet sich besonders
zum Überarbeiten der Struktur umfangreicher Doku-
mente. Sie ermöglicht das Ein- und Ausblenden ver-
schiedener Gliederungsebenen sowie das Höher- oder
Tieferstufen dieser Ebenen. Kapitelüberschriften müs-
sen hierzu mit einer einheitlichen und nummerierten
Formatvorlage formatiert sein (à Abbildung 5.26).

Mehr zur Arbeit mit dieser Ansicht finden

HINWEIS Sie im Kapitel über die weiteren Word-
Funktionen (à Kapitel 8).

Abbildung 5.26
Die Ansicht Gliederung – beachten
Sie die Einzüge, anhand derer Sie
die Struktur des Dokuments erken-
nen können.

154

Entwurf
Zum Eingeben, Bearbeiten und Formatieren von Text
können Sie auch in der Ansicht Entwurf ar-
beiten. In dieser Ansicht sind zwar alle Zeichen- und
Absatzformate sichtbar, das Layout einer Seite wird
jedoch vereinfacht dargestellt, um eine schnelle Text­
eingabe und -bearbeitung zu ermöglichen. Beispiels-
weise werden Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen, Hin-
tergründe, Zeichnungsobjekte und Bilder sowie einige
andere Elemente nicht angezeigt. Diese Ansicht eignet
sich vor allem für das fortlaufende Eingeben und auch
für das Formatieren von Text – wenn Sie über einen eini-
germaßen leistungsfähigen Rechner verfügen, können
Sie aber auf diese Ansicht verzichten und stattdessen
standardmäßig in der Ansicht Seitenlayout arbeiten.
Die Gestaltung des Arbeitsbereichs
5.6.2 Zusätzliche Elemente ein- und
ausblenden
Über die Optionen in der Gruppe Anzei-
gen der Registerkarte Ansicht können
Sie bei der Mehrzahl der eben beschrie-
benen Ansichten zusätzliche Elemente
ein- und ausschalten.
Lineal
Ein Aktivieren der Option Lineal zeigt ein waagerech-
tes und ein senkrechtes Zeilenlineal an ( Abbildung
5.27). Sie können dieses verwenden, wenn Sie Elemente
genauer positionieren müssen. Auch ein Klick auf die
Schaltfläche Lineal oberhalb der senkrechten Bildlauf-
leiste erfüllt diese Funktion.
Abbildung 5.27 
Zwei Lineale werden
angezeigt.
155
Kapitel 5  •  Texte eingeben und bearbeiten

Der Navigationsbereich Kapitelüberschriften müssen hierzu mit einer einheitli-

chen und nummerierten Formatvorlage formatiert sein
Zu jeder der zuvor angesprochenen Ansichten können
( Kapitel 6). Verwenden Sie dieses zusätzliche Ele-
Sie zusätzlich einen Navigationsbereich einblenden las-
ment, um auf schnelle Weise durch das Dokument zu
sen, der bei den früheren Versionen als Dokumentstruk-
navigieren und Ihre Position im Dokument zu verfolgen:
tur bezeichnet wurde. Aktivieren Sie dazu in der Gruppe
Wenn Sie auf eine Überschrift in der Dokumentstruktur
Anzeigen der Registerkarte Ansicht das Kontrollkäst-
klicken, wechselt Word zur entsprechenden Überschrift
chen Navigationsbereich. Dabei handelt es sich um ei-
im Dokument, zeigt diese im oberen Bereich des Fens-
nen separaten Fensterausschnitt, in dem eine Liste der
ters an und markiert die Überschrift in der Dokument-
im Dokument enthaltenen Überschriften angezeigt wird
struktur. Die Breite der Spalte können Sie mit der Maus
( Abbildung 5.28).
regeln.

Abbildung 5.28 
Der Navigations-
bereich – früher
hieß er Dokument-
struktur.

156
 Die Gestaltung des Arbeitsbereichs

Miniaturansichten
Interessant ist beispielsweise das Einblenden der Mini-
aturansichten: Nach dem Klicken auf die mittlere der
drei Schaltflächen unterhalb des Suchfelds im Navigati-
onsbereich wird im linken Bildschirmbereich eine Spal-
te mit kleinen Seitensymbolen angezeigt, über die Sie
schnell zwischen den einzelnen Seiten navigieren kön-
nen ( Abbildung 5.29).
Gitternetzlinien
Die Befehlsschaltfläche Gitternetzlinien sorgt dafür,
dass auf der Arbeitsfläche ein Raster eingeblendet wird.
Sie können dieses als Hilfsinstrument für die genauere
Positionierung – beispielsweise von eingefügten grafi-
schen Elementen – benutzen.

Abbildung 5.29 
Der Navigations-
bereich zeigt im
linken Bereich ein
Inhaltsverzeichnis
zum Navigieren
durch das Doku-
ment an.

157
Kapitel 6
Textdokumente
formatieren
Neben der Eingabe und Bearbeitung von Text gehört
zu den wichtigsten Aufgaben der Textverarbeitung die
optische Gestaltung der Elemente eines Dokuments.
Diesen Arbeitsschritt bezeichnet man als Formatieren.
Microsoft Word stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkei-
ten zur Verfügung und unterscheidet dabei zwischen
Dokument-, Absatz- und Zeichenformaten:
»» Dokumentformate liefern die Randbedingungen
für die weitere Formatierung. Dazu gehören bei-
spielsweise das Format der Seiten und der Satz-
spiegel – also der zu bedruckende Bereich der Seite
( Abschnitt 6.1). Diese Formate gelten im einfachs-
ten Fall für das gesamte Dokument. Wenn einzelne
Bereiche des Dokuments anders als der Rest darge-
stellt werden sollen – beispielsweise mit einer ande-
ren Spaltenzahl oder mit verschiedenen Kopf- und
Fußzeilen –, müssen Sie das Dokument in mehrere
Abschnitte unterteilen und diese entsprechend for-
matieren.
»» Für einen Absatz können Sie die Ausrichtung, die
Einzüge, die Abstände zwischen den Absätzen und
zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes, die
Position der Tabulatorstopps, Nummerierung und
Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierungen
sowie andere Parameter definieren ( Abschnitt
158
6.2). Für die Darstellung einzelner Zeichen oder
Wörter können Sie Zeichenformate wie beispielswei-
se Schriftart, Schriftgröße, Schriftstil (normal, fett,
unterstrichen usw.) und Schriftfarbe sowie weitere
Effekte einstellen.
»» Erst nachdem die Formatierung des Dokuments
vorgenommen ist, sollten Sie eine Silbentrennung
und einen manuellen Seitenumbruch durchführen
lassen, um den Flattersatz an den Rändern bezie-
hungsweise bei Blocksatz die Lücken zwischen den
Wörtern zu reduzieren und die endgültige Seiten-
trennung festzulegen ( Abschnitt 6.3).
»» Der längerfristig einfachste Weg, einem Dokument
ein durchgängiges Format zuzuweisen, besteht in
der Anwendung einer Formatvorlage ( Abschnitt
6.4). Dieser Themenkreis ist für den damit unerfah-
renen Anwender etwas kompliziert, Sie sollten sich
aber zumindest mit den Grundbegriffen dieses The-
mas auseinandersetzen.
6.1 Dokumentformate
In diesem ersten Abschnitt wollen wir uns zunächst den
Formaten zuwenden, die sich auf das gesamte Dokument
oder zumindest auf einen Teil davon beziehen. Dazu
gehören beispielsweise das zu verwendende Papierfor-
mat, die Randeinstellungen und die Papierausrichtung.
Diese Formatierungsoptionen sind auf der Registerkar-
te Seitenlayout zusammengefasst ( Abbildung 6.1).
 Dokumentformate

Abbildung 6.1
Die Registerkarte Seitenlayout fasst
die Optionen für die Dokumenten-
formatierung zusammen.

Beachten Sie auch, dass Sie einige diese

HINWEIS Einstellungen bei der Version 2010 auch
über den Bereich Drucken auf der Registerkarte Datei
festlegen können (à Kapitel 24).

6.1.1 Abschnitte erstellen

Gerade haben wie es schon angedeutet: In Microsoft
Word lassen sich innerhalb eines Dokuments verschie-
dene Abschnitte festlegen, für die unterschiedliche
Einstellungen für Dokumentformate angegeben wer-
den können. Beispielsweise könnten Sie einen Teil des
Dokuments im Hochformat und einen anderen Teil im
Querformat gestalten oder Sie könnten auf bestimm-
ten Seiten des Dokuments einen zusätzlichen Rand für
Notizen vorsehen. Ein Abschnitt ist also ein Teil eines
Dokuments, für den bestimmte Einstellungen hinsicht-
lich des Dokumentenformats gelten. Zu den für jeden
Abschnitt einzeln einstellbaren Optionen gehören un-
terschiedliche Layouts innerhalb einer Seite, aber auch
andere Eigenschaften, wie beispielsweise die Form der Abbildung 6.2 Abschnittswechsel können manuell eingefügt
Zeilennummerierung, die Spaltenanzahl oder die Inhal- werden.
te der Kopf- und Fußzeilen. Die Trennung zwischen zwei
aufeinanderfolgenden Abschnitten wird als Abschnitts- Setzen Sie die Einfügemarke vorher an die Stelle im
umbruch bezeichnet. Dokument, an der ein Abschnittswechsel durchgeführt
werden soll, öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Um-
Manueller Abschnittswechsel brüche und wählen Sie die gewünschte Option aus.
Zum Einfügen von Abschnitten dienen die Optionen im
unteren Bereich der Liste zur Schaltfläche Umbrüche
(à Abbildung 6.2). Der obere Teil der Befehle darin
fasst die Optionen zum Seitenumbruch zusammen. Dar-
auf werden wir später eingehen (à unten).

Abbildung 6.3 Mehrere Alternativen für den Abschnittswechsel

159
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren

»» Mit Nächste Seite fügt Word einen Abschnittsum- Automatischer Abschnittswechsel

bruch ein und beginnt den neuen Abschnitt auf der
Der wohl typischste Fall von Dokumenten mit mehreren
nächsten Seite ( Abbildung 6.3 links). Damit wird
Abschnitten besteht darin, dass Sie einem mehrseitigen
also automatisch ein Seitenwechsel durchgeführt.
Dokument unterschiedliche Abschnittsformate für die
Benutzen Sie diese Form des Abschnittsumbruchs
geraden und die ungeraden Seiten zuweisen. So können
beispielsweise, um ein neues Kapitel im Dokument
Sie – beispielsweise in einem Buch – die Seitenzahlen
zu beginnen. Sie können dann die Kapitel mit unter-
auf den geraden Seiten links oben, auf den ungeraden
schiedlichen Kopf- und/oder Fußzeilen versehen.
Seiten rechts oben anzeigen lassen. Sie können über die
»» Mit Fortlaufend fügt Word einen Abschnittsumbruch Registerkarte Layout des Dialogfelds Seite einrichten
ein und beginnt den neuen Abschnitt auf derselben unterschiedliche Seitenlayoutparameter festlegen und
Seite ( Abbildung 6.3 Mitte). Das ist beispielsweise so dafür sorgen, dass Seiten mit geraden und ungera-
dann sinnvoll, wenn Sie den Text im oberen Teil ei- den Seitenzahlen oder auch die erste Seite eines Doku-
ner Seite einspaltig, den im unteren Teil aber mehr- ments als unterschiedliche Abschnitte behandelt wer-
spaltig anzeigen lassen wollen. Da die Spaltenzahl den ( Abbildung 6.4). Sie können auch dafür sorgen,
immer für einen Abschnitt gilt, benötigen Sie hier dass die erste Seite eines Dokuments als unterschiedli-
einen Abschnittsumbruch. cher Abschnitt behandelt wird. Beispielsweise fügt man
auf der ersten Seite oft keine Seitenzahl ein.
»» Mit Ungerade Seite oder Gerade Seite fügt Word ei-
nen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen Dieses Dialogfeld bringen Sie auf den Bildschirm, in-
Abschnitt auf der nächsten ungeraden oder geraden dem Sie auf die kleine Schaltfläche rechts neben der
Seite ( Abbildung 6.3 rechts). Wenn ein Kapitel im Gruppenbezeichnung Seite einrichten klicken.
Dokument beispielsweise immer mit einer ungera-
den bzw. einer geraden Seite beginnen soll, verwen-
den Sie eine dieser Abschnittsumbruchoptionen.
Ist der Text vor dem Abschnittsumbruch nicht lang
genug, wird automatisch eine leere Seite eingefügt.
Ist die Schaltfläche Alle anzeigen in der Gruppe
Absatz der Registerkarte Start aktiviert, wird ein sol-
cher Abschnittsumbruch durch eine Doppellinie mit
dem zentrierten Begriff Abschnittswechsel auf dem
Bildschirm angezeigt. Ein solches Doppelliniensymbol
markiert das Ende des vorherigen Abschnitts und spei-
chert bestimmte Formatierungselemente des Bereichs.
Dazu gehören die oben erwähnten Randeinstellungen,
Papierformat und -ausrichtung, Papierzufuhr für einen
Drucker, vertikale Ausrichtung, Kopf- und Fußzeilen,
Spalten, Seitennummerierung, Zeilennummern sowie
Fuß- und Endnoten. Wenn Sie einen solchen Abschnitts-
umbruch löschen, wird der vorhergehende Text in den
folgenden Abschnitt übernommen, wobei ihm auch die
Abschnittsformatierung dieses Abschnitts zugewiesen
wird. Beachten Sie auch, dass mit der letzten Absatz-
marke im Dokument die Abschnittsformatierung für
den letzten Abschnitt im Dokument festgelegt wird –
oder für das ganze Dokument, falls es keine Abschnitte Abbildung 6.4  Legen Sie das Seitenlayout fest.
enthält.

160

» Über das Listenfeld zu Abschnittsbeginn geben Sie
an, wo der neue Abschnitt anfangen soll. Um bei-
spielsweise nur zwischen geraden und ungeraden
Seiten zu unterscheiden, belassen Sie es bei der
Grundeinstellung Neue Seite.
» Im Bereich Kopf- und Fußzeilen legen Sie die Opti-
onen für diese Bereiche fest. Gerade/ungerade an-
ders erstellt für Seiten mit gerader Seitenzahl an-
dere Kopf- beziehungsweise Fußzeilen als für Seiten
mit ungerader Seitenzahl. Erste Seite anders erstellt
für die erste Seite des gewählten Dokumentbereichs
eine andere Kopf- beziehungsweise Fußzeile als für
die folgenden Seiten. Unter Abstand vom Seitenrand
legen Sie die Abstände der Kopf-/Fußzeile zum Rand
des Papiers fest.
» Wählen Sie im Listenfeld Vertikale Ausrichtung die
gewünschte Option für die Ausrichtung des Textes
zwischen dem oberen und dem unteren Seitenrand.
Die Einstellung Blocksatz wirkt sich nur auf volle Sei-
ten aus; nur zum Teil beschriebene Seiten werden
hierbei am oberen Seitenrand ausgerichtet.
» Über die Schaltfläche Ränder können Sie den ge-
wünschten Bereich mit einem Rahmen versehen
(à unten).
» Über die Schaltfläche Zeilennummern können Sie
eine fortlaufende Zeilennummerierung am linken
Rand des festgelegten Bereichs einfügen.
6.1.2 Die Seite einrichten
Nachdem Sie – gegebenenfalls
– die einzelnen Abschnitte be-
stimmt haben, können Sie die
Seitenformate dafür festlegen.
Haben Sie keine Unterteilung in Abschnitte vorgenom-
men, gelten diese Seitenformate für das gesamte Doku-
ment. Dabei bildet das Format des zu verwendenden
Papiers die erste wichtige Randbedingung. Dieses kön-
nen Sie entweder im Hochformat oder Querformat be-
nutzen. Außerdem definieren die Seitenränder dann
den Bereich der Seite, den Sie für den Inhalt Ihres Doku-
ments nutzen können. Um diese Parameter festzulegen,
benutzen Sie die Befehle der Gruppe Seite einrichten
auf der Registerkarte Seitenlayout.
Dokumentformate
Nach einer Unterteilung des Dokuments
ACHTUNG in Abschnitte sollten Sie vor dem Fest-
legen eines Formats immer die Einfügemarke zuerst
in den Abschnitt setzen, für den die Angaben gelten
sollen.
Das Papierformat
Im Allgemeinen empfiehlt es sich, zunächst das Papier-
format – also die Größe des für den Ausdruck zu verwen-
denden Papiers und dessen Ausrichtung – festzulegen.
Öffnen Sie dazu den Katalog zur Schaltfläche Größe
in der Gruppe Seite einrichten. Diese Liste be-
inhaltet die gängigsten Formate (à Abbildung 6.5 links).
Wählen Sie die gewünschte Papiergröße aus.
Nach Wahl der Option Weitere Papierformate wird ein
Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die verschiedenen Pa-
rameter auf drei Registerkarten einstellen können. Sie
können zur Anzeige auch auf die kleine Schaltfläche
rechts neben der Gruppenbezeichnung klicken. Über die
Registerkarte Papier können Sie das zu verwendende
Papierformat entweder aus einer Liste der internatio-
nal gängigen Formate auswählen oder es über die Fel-
der Breite und Höhe selbst definieren (à Abbildung 6.5
rechts). Die Standardwerte für diese Parameter werden
über die Einstellungen im Betriebssystem festgelegt.
Die beiden Listenfelder unter Papierzufuhr haben für
Sie nur dann Bedeutung, wenn Sie über einen Drucker
mit mehreren Einzugsschächten verfügen.
Auf allen Registerkarten finden Sie das Listenfeld Über-
nehmen für, über das Sie angeben, für welchen Teil des
Dokuments die gewählten Einstellungen gelten sollen.
» Mit Gesamtes Dokument werden die Einstellungen
für das Dokument insgesamt gesetzt. Das ist auch
die Grundeinstellung.
» Bei Wahl von Dokument ab hier gelten die im Dialog-
feld festgelegten Einstellungen ab der aktuellen Po-
sition der Einfügemarke. An der aktuellen Cursorpo-
sition wird hierbei ein Abschnittswechsel eingefügt.
» Die Option Markierten Text bewirkt, dass die Einstel-
lungen nur für den vorher markierten Bereich gel-
ten. Davor und dahinter wird ein Abschnittswechsel
eingefügt.
161
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren

Abbildung 6.5 
Der Katalog zur Schaltfläche Größe
beinhaltet bereits viele Papier­
formate; weitere Formate finden
  Sie im Dialogfeld Seite einrichten.

»» Die Option Markierte Abschnitte bezieht die Einstel- der linken Seite ein Spiegelbild des Layouts der rechten
lungen auf vorher markierte Abschnitte. Seite. Sie haben es dann beispielsweise nicht mehr mit
einem rechten und linken Rand einer Seite zu tun, son-
»» Mit Aktuellen Abschnitt ist nur der Abschnitt von
dern mit einem äußeren und einem inneren Rand.
den Einstellungen betroffen, in dem sich die Ein­
fügemarke gerade befindet.
Ein Klick auf die Schaltfläche Orientie-
rung zeigt zwei Optionen dafür an: Hoch-
format und Querformat. Die Bedeutung
dieser Alternativen dürfte klar sein.

Die Seitenränder
Nach der Wahl des Papierformats können Sie
die Seitenränder festlegen. Gemeint sind die
nicht bedruckten Bereiche oben, unten, rechts
und links. Benutzen Sie die Schaltfläche Seitenränder in Abbildung 6.6 
der Gruppe Seite einrichten. Die Liste dazu erlaubt eine Der Katalog für
die Seitenrän-
schnelle Auswahl zwischen mehreren Alternativen
der beinhaltet
( Abbildung 6.6). Die Option Gespiegelt in der Liste zu die wichtigsten
Seitenränder tut, was ihr Name andeutet: Bei einem ge- Alternativen
bundenen mehrseitigen Dokument bildet das Layout dafür.

162
 Dokumentformate

Nach Wahl der Option Benutzerdefinierte Seitenränder

wird das schon erwähnte Dialogfeld Seite einrichten
angezeigt. Sie können zur Anzeige auch auf die kleine
Schaltfläche rechts neben der Gruppenbezeichnung
klicken. Auf der Registerkarte Seitenränder legen Sie
im gleichnamigen Bereich die Randeinstellungen für die
Seite fest ( Abbildung 6.7). Dabei empfiehlt sich eine
bestimmte Reihenfolge bei der Eingabe:
»» Legen Sie zuerst unter Ausrichtung fest, ob Sie ein
Layout im Hochformat oder im Querformat wün-
schen.
»» Wenn Sie mit einem mehrseitigen Dokument arbei-
ten, sollten Sie über das Listenfeld Mehrere Seiten
festlegen, wie das Druckergebnis aussehen soll
( Tabelle 6.1).
»» Legen Sie dann im oberen Bereich der Registerkarte
im Bereich Seitenränder die Randeinstellungen fest.
Die Bezeichnungen für die Ränder ändern sich je
nach Wahl der Einstellungen im Listenfeld Mehrere
Seiten. Bei der Einstellung Standard finden Sie hier
die Bezeichnungen Oben, Unten, Links und Rechts. Abbildung 6.7  Über das Dialogfeld können Sie die Ränder
Gegenüberliegende Seiten zeigt Oben, Unten, Innen individuell gestalten.

Option Beschreibung Beispiel

Standard Benutzen Sie diese Option, wenn die Seitenränder immer gleich bleiben.

Gegenüberliegende Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, das in einer buchähnlichen Form publiziert werden soll,
Seiten können Sie durch Wahl dieser Option dafür sorgen, dass die Innen- und Außenränder entsprechend
vertauscht, das heißt spiegelverkehrt, dargestellt werden.

2 Seiten pro Blatt Die Seite wird sozusagen halbiert, so dass zwei kleine Seiten auf ein Blatt Papier passen. Die Ränder
werden dann spiegelverkehrt dargestellt, damit Innen- und Außenrand jeweils identisch sind.

Buch Hiermit werden Buchseiten definiert; anschließend steht eine weitere Option zur Verfügung: Seiten
pro Broschüre. Damit können Sie die Anzahl der Seiten festlegen.

Tabelle 6.1  Mehrseitige Dokumente können unterschiedlich gestaltet werden.

163
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
und Außen an. Entsprechendes gilt für die anderen
Optionen im Listenfeld Mehrere Seiten.
» Im Feld Bundsteg geben Sie an, wie viel Weißraum
zum Binden des Dokuments zugegeben werden soll.
Ist im Listenfeld Mehrere Seiten die Option Gegen-
überliegende Seiten oder 2 Seiten pro Blatt aktiviert,
wird der Bundsteg den Innenrändern hinzugefügt,
ansonsten dem linken oder dem oberen Rand.
» Die Bundstegposition kann nur für Standardseiten
(Hoch- oder Querformat) angegeben werden, für
alle anderen Optionen im Listenfeld Mehrere Seiten
ist die Position festgelegt und kann nicht geändert
werden.
Denken Sie daran: Auf allen Registerkar-
ACHTUNG ten finden Sie das Listenfeld Überneh-
men für, über das Sie angeben, für welchen Teil des
Dokuments die gewählten Einstellungen gelten sollen
(à oben).
Die Spaltenzahl
Nachdem Sie über das Dialogfeld zum Befehl Seite ein-
richten zumindest das Papierformat und die Randein-
stellungen festgelegt haben, können Sie bei Bedarf die
Anzahl der fortlaufenden Spalten ändern. Auch diese
Spalteneinstellungen werden auf das gesamte Doku-
ment oder auf einzelne Abschnitte innerhalb des Doku-
ments angewendet. Positionieren Sie zunächst die Ein-
fügemarke entsprechend.
164
Mit Microsoft Word können – je nach Papierformat und
Randeinstellungen – bis zu 45 Spalten auf einer Seite
dargestellt werden. Kleinere Formate oder breitere Rän-
der erlauben weniger Spalten. Den Abstand zwischen
den Spalten können Sie festlegen. Auf Wunsch können
Sie zwischen den Spalten vertikale Linien ziehen las-
sen. Auch hier haben Sie über die Liste zur Schaltfläche
Spalten in der Gruppe Seite einrichten die Mög-
lichkeit zur schnellen Wahl zwischen den am häufigsten
verwendeten Alternativen (à Abbildung 6.8 links). Be-
achten Sie in diesem Katalog auch die beiden Optionen
Links und Rechts. Diese ermöglichen es, eine schmale
Spalte – eine sogenannte Marginalspalte – am Rand ein-
zurichten.
Über die Option Weitere Spalten der Liste können Sie
die Spalten mit einem höheren Detailgrad einstellen
(à Abbildung 6.8 rechts). Legen Sie in dem dann ange-
zeigten Dialogfeld zunächst einmal fest, wie viele Spal-
ten definiert werden sollen:
» Wenn Sie mehrere Spalten gleicher Breite benöti-
gen, können Sie deren Anzahl unter Voreinstellun-
gen durch einen Klick auf eine der beiden Optionen
Zwei oder Drei oder über das Feld Spaltenanzahl ein-
stellen. Durch einen Klick auf Eine können Sie auch
wieder zu einer einspaltigen Darstellung zurückkeh-
ren.
» Alternativ können Sie unter Voreinstellungen mit
Links oder Rechts zwei Spalten definieren, bei de-
nen – in der Grundeinstellung – die eine halb so breit
ist wie die andere.
Abbildung 6.8
Die wichtigsten Einstellungen für die Spalten
finden Sie im Katalog. Das Dialogfeld Spalten
erlaubt eine Feineinstellung.

Anschließend können Sie die Einstellungen für die Spal-
ten verfeinern. Die Felder im Bereich Breite und Abstand
ermöglichen eine individuelle Anpassung der einzelnen
Spalten.
»» Wenn das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite
aktiviert ist, können im Bereich Breite und Abstand
nur die Daten in der ersten Zeile geändert werden.
Alle anderen Spalten werden automatisch auf Satz-
spiegelbreite angepasst. Bei mehr als drei Spalten
lässt sich mittels der dann angezeigten Bildlaufleiste
durch die Liste blättern.
»» Ist das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite de-
aktiviert, können alle Spalten individuell eingestellt
werden. Word berechnet den jeweils noch zur Verfü-
gung stehenden Platz und schlägt die entsprechen-
den Werte vor.
»» Durch Aktivieren von Zwischenlinie wird zwischen
den Spalten eine vertikale Linie eingefügt, die so
lang ist wie die längste Spalte.
»» Legen Sie über das Listenfeld Übernehmen für fest,
für welchen Bereich im Dokument die Spaltendefi-
nition gelten soll. Die hier angezeigten Alternativen
unterscheiden sich je nachdem, ob bereits Abschnit-
te im Dokument existieren und ob Sie vor dem Auf-
ruf des Dialogfelds einen Bereich markiert hatten.
»» Wenn Sie unter Übernehmen für die Option Doku-
ment ab hier gewählt haben, können Sie durch Akti-
vieren von Neue Spalte beginnen dafür sorgen, dass
an der aktuellen Cursorposition eine neue Spalte
anfängt.
Die Breite der Spalten können Sie nach dem Erstellen
auch über das horizontale Lineal verändern. Verschie-
ben Sie dazu die entsprechenden Spaltenmarken. Ein
Doppelklick auf eine Spaltenmarke öffnet das Dialogfeld
Spalten.
Dokumentformate
6.1.3 Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen
Zur Eingabe von Kopf- und Fußzeilen sowie
Seitenzahlen dienen die Befehle in der
Gruppe Kopf- und Fußzeile der Registerkar-
te Einfügen. Kopf- und Fußzeilen werden –
zumindest bei einfachen Dokumenten – auf allen Seiten
des Dokuments in der gleichen Form angezeigt und
müssen auch nur einmal für das gesamte Dokument
eingegeben werden. Ausnahmen bilden hier die Fälle, in
denen Sie im Dokument mehrere Bereiche definiert ha-
ben oder in denen Sie Unterschiede zwischen geraden
und ungeraden Seiten wünschen ( oben). In diesen
Fällen müssen Sie die Kopf- und Fußzeilen für jeden
Bereich – beziehungsweise für alle geraden und für alle
ungeraden Seiten – separat festlegen.
Kopf- und Fußzeilen anzeigen
Um diese Zeilen zu definieren, wählen Sie Kopfzeile
oder Fußzeile in der Gruppe Kopf-
und Fußzeile. Wenn Sie die Listenfelder zu diesen Be-
fehlsschaltflächen benutzen, haben Sie darin die Aus-
wahl zwischen verschiedenen Formen des Layouts
( Abbildung 6.9).
Nach der Wahl werden die entsprechenden Bereiche im
Dokument eingefügt. Bei einigen der für die Kopf- und
Fußzeilen bereitgestellten Alternativen sind ein zent-
rierter Tabstopp für die Mitte der Seite und ein rechts-
bündiger Tabstopp am rechten Rand bereits vordefi-
niert. Sie können diese Tabulatorstopps als Haltepunkte
für linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Eintra-
gungen benutzen, aber auch eigene Einstellungen – wie
beispielsweise andere Tabulatoreinstellungen, mehrere
Absätze usw. – definieren.
Kopf- und Fußzeilen bearbeiten
Zusätzlich wird eine kontextbezogene Registerkarte mit
dem Namen Kopf- und Fußzeilentools im Menüband an-
gezeigt. Dieses beinhaltet Schaltflächen zum Einfügen
der in den Kopf- und Fußzeilen am häufigsten benutz-
ten Elemente sowie solche für einen schnellen Wechsel
zwischen diesen Zeilen. Wenn Sie die Schaltflächen zum
Einfügen benutzen, markieren Sie vorher die Stelle in
der Kopf-/Fußzeile, an der Sie das Element einfügen
wollen.
165
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren
 
»» Über die Listen zu den beiden Schaltflä-
chen Kopfzeile oder Fußzeile in der
Gruppe Kopf- und Fußzeile können Sie
das gewählte Layout für die bereits an-
gezeigten Elemente ändern. Ein vorheriges Markie-
ren ist nicht notwendig. Sie ersetzen damit das be-
reits vorhandene Layout. Bereits vorgenommene
Eingaben werden ersetzt.
»» Wenn Sie feste Texte in ein Element dieser Zeilen
eingeben wollen, markieren Sie es und geben Sie
den Text ein. Sie können hierüber auch Grafiken ein-
fügen oder Schnellbausteine benutzen ( folgende
Abschnitte).
»» Wenn Sie ein Datum oder eine Uhrzeitanga-
be in einen Bereich dieser Zeilen einfügen
wollen, markieren Sie den Bereich und wäh-
len Sie die entsprechende Befehlsschaltfläche.
166
Abbildung 6.9 
Die Alternativen für
die Layouts von Kopf-
und Fußzeilen
»» Die Schaltflächen in der Gruppe Navigation die-
nen zum Bewegen zwischen Kopf- und Fußzeilen
( Tabelle 6.2).
»» Über die ersten beiden Optionsschaltflächen in
der Gruppe Optionen können Sie festlegen, wie die
Kopf- und Fußzeilen bei mehrseitigen Dokumenten
gestaltet werden sollen. Untersch. gerade ungerade
Seiten erstellt für Seiten mit gerader Seitenzahl an-
dere Kopf- beziehungsweise Fußzeilen als für Seiten
mit ungerader Seitenzahl. Erste Seite anders erstellt
für die erste Seite des gewählten Dokumentbereichs
eine andere Kopf- beziehungsweise Fußzeile als für
die folgenden Seiten. Sie können diese Einstellungen
auch über die Registerkarte Layout im Dialogfeld
Seite einrichten vornehmen.
 Dokumentformate

Symbol Beschreibung Bereich verlassen

Wechselt bei markierter Fußzeile zur
Kopfzeile.
Wechselt bei markierter Kopfzeile zur
Fußzeile.
Zeigt die Kopf- beziehungsweise Fuß-
zeile des vorherigen Bereichs an.
Zeigt die Kopf- beziehungsweise Fuß-
zeile des nächsten Bereichs an.
Wenn Sie die Arbeit an den Kopf- und Fuß-
zeilen abschließen wollen, klicken Sie auf
die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile schlie-
ßen in der Gruppe Schließen. Nach der Eingabe der Da-
ten für die Kopf-/Fußzeile und dem Schließen der An-
sicht werden die eingefügten Informationen in der
Seitenlayoutansicht in einer leichteren Schriftfarbe –
beispielsweise in einem hellen Grau – auf allen Seiten
des Dokuments angezeigt. Das symbolisiert, dass diese
Elemente unabhängig vom Fließtext sind. Wenn Sie Än-
derungen daran vornehmen möchten, müssen Sie einen
Doppelklick auf dem Element ausführen.

Übernimmt die Kopf-/Fußzeile vom Seitenzahlen

vorherigen Abschnitt. Diese Schaltflä- Mit der Befehlsschaltfläche Seitenzahl in der
che ist nur ansprechbar, wenn Sie mit
Gruppe Kopf- und Fußzeile der Registerkarte Einfügen
mehreren Abschnitten im Dokument
werden im Dokument Platzhalter für die automatische
arbeiten.
Seitennummerierung eingesetzt. Die Liste zu dieser
Tabelle 6.2  Die Funktionen der Schaltflächen in der Gruppe Schaltfläche enthält Alternativen für die Position der
Navigation Seitenzahlen. Nach Auswahl einer solchen können Sie
das Format der Seitenzahlen festlegen ( Abbildung 6.11).
»» Dokumenttext anzeigen blendet den Text im eigent-
lichen Dokument zwischen Kopf- und Fußzeile ein
oder aus.

Position
Über die Elemente der Gruppe Position
können Sie die Abstände der Kopf- und Fuß-
zeilen vom oberen und unteren Rand der
Seite einstellen. Benutzen Sie die beiden
Drehfelder oder geben Sie die gewünschten Zahlen­
werte direkt ein.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Ausrichtung-
stabstopp einfügen wird das Dialogfeld Ausrichtung-
stabstopp angezeigt, über das Sie die Feinheiten der
Ausrichtung der Elemente in der Zeile steuern können
( Abbildung 6.10).

Abbildung 6.10 
Das Dialogfeld Ausrichtungs­
tabstopp Abbildung 6.11  Die Positionierung der Seitenzahlen bestimmen
Sie über einen Katalog.

167
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
Über die Option Seitenzahlen formatieren in der Liste
zu Seitenzahl rufen Sie ein zusätzliches Dialogfeld auf
den Bildschirm, über das Sie das für die Nummerierung
zu verwendende Zahlenformat festlegen (à Abbildung
6.12).
Abbildung 6.12
Seitenzahlenformat
und Farben für den
Hintergrund
» Es stehen im entsprechenden Listenfeld mehrere
Zahlenformate zur Verfügung. In der Grundeinstel-
lung werden arabische Zahlen verwendet. In den
einzelnen Abschnitten des Dokuments können Sie
unterschiedliche Formate benutzen.
» Wenn Sie das Kontrollkästchen Kapitelnummer ein-
beziehen aktivieren, erhalten Sie Zugriff auf die
darunter gezeigten Listenfelder. Mit diesen können
Sie der Seitenzahl die Nummerierung der gewähl-
ten Überschriftenebene hinzufügen – beispielsweise
in der Form II-10 für Seite 10 in Kapitel II. Kapitel-
überschriften müssen hierzu mit einer einheitlichen
und nummerierten Formatvorlage formatiert sein
(à Kapitel 6).
» Im Bereich Seitennummerierung können Sie festle-
gen, mit welcher Zahl die Nummerierung beginnen
soll. Das ist wichtig, wenn Sie beispielsweise die ein-
zelnen Kapitel eines Buchs auf verschiedene Doku-
mente aufgeteilt haben.
Wenn Sie ein aus mehreren Dateien beste-
TIPP hendes Gesamtdokument mit fortlaufenden
Seitenzahlen versehen wollen, können Sie dieses auch
in ein Masterdokument eingliedern.
168
6.1.4 Der Seitenhintergrund
Wenn Sie nicht gerade mit fertig bedruck-
tem Papier arbeiten, könnten die Optio-
nen der Gruppe Seitenhintergrund auf
der Registerkarte Seitenlayout für Sie in-
teressant sein. Sie können darüber eine Hintergrundfar-
be festlegen, die Seiten mit Rahmenlinien an den Rän-
dern versehen oder ein Wasserzeichen auf den Seiten
simulieren.
Um ein solches Element nur zu ausgewählten
TIPP Seiten hinzuzufügen, müssen Sie das Doku-
ment in Abschnitte unterteilen (à oben). Wenn Sie ein
Wasserzeichen beispielsweise nur auf das Inhaltsver-
zeichnis in einem Dokument anwenden möchten, müs-
sen Sie drei Abschnitte erstellen: einen Abschnitt mit
dem Deckblatt, einen Abschnitt mit dem Inhaltsver-
zeichnis und einen Abschnitt mit dem restlichen Doku-
menttext.
Farben und Muster
Um die gesamte Seite mit einem Hintergrund – beispiels-
weise einer Farbe oder einem Muster oder Bild – zu ver-
sehen, benutzen Sie die Liste zur Schaltfläche Seiten-
farbe im Bereich Seitenhintergrund. Nach
dem Öffnen des Katalogs zu dieser Schaltfläche können
Sie eine Farbe auswählen. Es stehen Ihnen mehrere
Designfarben und einige Standardfarben zu Verfügung.
Beachten Sie, dass sich die gewählte Hintergrundfarbe
von der verwendeten Schriftfarbe deutlich unterschei-
den sollte, um die Schrift lesbar zu halten. Wenn Ihnen
die zur Verfügung gestellten Designfarben nicht genü-
gen, können Sie auch eigene Farben zusammenstellen.
Klicken Sie dazu in der Liste auf Weitere Farben. Im da-
raufhin angezeigten Dialogfeld können Sie eine andere
Farbe auswählen (à Kapitel 4).
Fülleffekte
Nach einem Klick auf Fülleffekte in dieser Liste wird das
gleichnamige Dialogfeld geöffnet, mit dessen Hilfe Sie
Ihre Seiten mit speziellen Hintergrundeffekten versehen
können. Auf vier Registerkarten können Sie zwischen
verschiedenen Verläufen, Strukturen, Mustern und Gra-
fiken die gewünschte Hintergrundgestaltung auswählen
(à Kapitel 4).
 Dokumentformate

Wasserzeichen Die Abkürzung SFWM steht für So Früh Wie

TIPP Möglich und wurde aus den englischen ASAP
Unter einem Wasserzeichen versteht man traditionell
– für As Soon As Possible – übersetzt. SFWM wird aus-
schwächere Hintergrundbilder auf dem Papier. Bei Word
schließlich in Microsoft Office verwendet und ist sonst
handelt es sich um hinter dem Dokumenttext ange-
ungebräuchlich.
zeigten Text bzw. angezeigte Bilder. Wasserzeichen ge-
stalten ein Dokument interessanter oder geben den Sta-
Wenn Sie ein eigenes Wasserzeichen erstellen wollen,
tus des Dokuments an, indem Sie es beispielsweise als
klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Wasserzeichen. Im
»Entwurf« kennzeichnen. Wasserzeichen werden in der
Dialogfeld Gedrucktes Wasserzeichen haben Sie dann
Drucklayoutansicht und in der Ansicht Vollbild-Lesemo-
die Wahl zwischen mehreren Alternativen (à Abbildung
dus oder auf einem gedruckten Dokument angezeigt.
6.14).
Sie können ein vordefiniertes Wasserzeichen aus einem
Katalog mit Wasserzeichentexten oder ein Wasserzei-
chen mit einem benutzerdefinierten Text einfügen.
Mit dem Befehl Wasserzeichen in der Grup-
pe Seitenhintergrund können Sie solche Effekte auf
Ihren Druckseiten nachahmen. Klicken Sie im ange-
zeigten Wasserzeichenkatalog auf ein vordefiniertes
Wasserzeichen – beispielsweise Eilt oder Nicht kopieren
(à Abbildung 6.13).

Abbildung 6.14 Ein Wasserzeichen selbst erstellen

» Wenn Sie die Option Textwasserzeichen einschalten,

können Sie im Feld Text den Inhalt für den Wasser-
zeichentext eingeben. Sie können den Text dann
auch über die Felder Schriftart, Größe, Farbe und
über die Optionen zu Layout formatieren.
» Wenn Sie ein Bild als Wasserzeichen verwenden
möchten, aktivieren Sie Bildwasserzeichen und kli-
cken Sie dann auf Bild auswählen. Wählen Sie das
gewünschte Bild aus und klicken Sie dann auf Ein-
fügen. Wählen Sie unter Skalieren eine Prozentzahl
aus, um das Bild in einer bestimmten Größe ein-
zufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aus-
waschen, um das Bild aufzuhellen, so dass die Text-
anzeige nicht gestört wird.

Um ein Wasserzeichen so anzuzeigen, wie es

TIPP auf der gedruckten Seite aussehen wird, ver-
wenden Sie die Drucklayoutansicht.

Abbildung 6.13 Der Wasserzeichenkatalog

169
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren
6.1.5 Rahmen und Schattierung für die
Seite
Sie können die Seiten eines Dokuments mit Rahmenlini-
en an den Rändern versehen. Außerdem können Sie den
Seiten eine Schattierung unterlegen ( unten).
Um Linien an die Ränder der Seite zu setzen, benutzen
Sie die Schaltfläche Seitenränder in der Grup-
pe Seitenhintergrund. Daraufhin wird das Dialogfeld
Rahmen und Schattierung mit der Registerkarte Seiten-
rand geöffnet ( Abbildung 6.15).
Abbildung 6.15  Rahmen und Schattierung
»» Es empfiehlt sich, zuerst die Formatvorlage, die Far-
be und die Breite (oder besser gesagt, die Stärke) der
Linien beziehungsweise des Rahmens festzu­legen.
»» Anschließend können Sie sich für eine der Optionen
im Bereich Einstellung entscheiden. Das Ergebnis
wird in der Vorschau angezeigt.
»» Über die Schaltflächen im Feld Vorschau oder durch
den Klick auf eine entsprechende Stelle in der Vor-
schau können Sie einzelne Linien der eingestellten
Linienart, -farbe und -stärke definieren.
»» Durch einen Klick auf ein bereits vorhandenes Ele-
ment in der Vorschau blenden Sie es aus. Um alle
Rahmen oder Linien wieder zu entfernen, wählen Sie
unter Einstellungen die Option Ohne.
170
»» Um die Art und/oder die Farbe einer Rahmenlinie
nachträglich zu ändern, wählen Sie zuerst die neue
Art und/oder Farbe aus und klicken dann in der Vor-
schau auf das zu ändernde Linienelement.
»» Hatten Sie einen Textbereich markiert, können Sie
mit den Optionen im Listenfeld Übernehmen für
festlegen, wofür der Rahmen gelten soll. Die Grund-
einstellung im Listenfeld Übernehmen für ist die Op-
tion Gesamtes Dokument. Alternativ können Sie nur
die Seiten des aktuellen Abschnitts, die erste Seite
des aktuellen Abschnitts oder alle Abschnittsseiten
bis auf die erste Seite mit dem Rahmen verzieren.
»» Zusätzlich finden Sie hier das Listenfeld Effekte,
über das Sie grafische Elemente anstelle von Linien
für den Seitenrahmen verwenden können.
Über die Schaltfläche Optionen können Sie die Abstän-
de des Rahmens beziehungsweise der Linie zum Seiten-
rand einstellen ( Abbildung 6.16). Die Werte für Oben,
Unten, Links und Rechts können individuell eingestellt
werden. Die Wirkung wird in der Vorschau skizziert.
Abbildung 6.16 
Der Abstand zum
Seitenrand ist ein-
stellbar.
»» Das Listenfeld Gemessen von verfügt über zwei Op-
tionen: Seitenrand und Text. Legen Sie hier fest, von
wo aus die darüber angegebenen Abstände gemes-
sen werden sollen. Nur wenn Text ausgewählt wird,
 Absatz- und Zeichenformatierung

stehen die Kontrollkästchen Absatzrahmen und Ta-
bellenränder am Seitenrand ausrichten, Kopfzeile
umgeben und Fußzeile umgeben zur Verfügung.
» Mit Absatzrahmen und Tabellenränder am Seiten-
rand ausrichten bewirken Sie, dass zusätzliche Rah-
men um Absätze und Tabellen rechts, links, oben
beziehungsweise unten mit dem Seitenrahmen ab-
schließen.
» Wenn Sie Immer im Vordergrund anzeigen aktivie-
ren, überlagert der Rahmen alle Objekte, die sich mit
ihm überschneiden.
Sie können auch mehrere Absätze markie-
TIPP ren, die dieselben Absatzformate aufweisen
sollen, und diesen dann die gewünschten Formate in ei-
nem Arbeitsgang zuweisen (à Kapitel 5).
Die Ausrichtung
Für die Einstellung der Ausrichtung und der Einzüge ei-
nes Absatzes stehen Ihnen in der Gruppe Absatz vier
Schaltflächen zur Verfügung: Damit kann ein
Absatz neben der standardmäßigen linksbündigen Aus-
richtung auch zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz
ausgerichtet sein (à Tabelle 6.3).

6.2 Absatz- und Zeichen- Die Einzüge

formatierung Ein Absatz kann mit einem rechten und/oder einem lin-
ken Einzug versehen werden. Über zwei Schaltflächen
Ein Absatz wird in Microsoft Word – wie in praktisch al- im Bereich Absatz der Registerkarte Start können
len Textverarbeitungsprogrammen – als der Bereich vor Sie den Einzug vergrößern und verkleinern (à Tabelle
einer Absatzmarke definiert, die Sie durch Drücken der 6.4).
Taste Æ erzeugen. Ist die Option Alle anzeigen in
der Gruppe Absatz der Registerkarte Start aktiviert, Der Zeilenabstand
wird die Absatzmarke auf dem Bildschirm durch das
Auch den gewünschten Zeilenabstand können Sie über
Zeichen ¶ angezeigt. In diesem Zeichen sind alle defi-
ein Listenfeld zu einer Schaltfläche regeln (à Abbildung
nierten Absatzformate enthalten.
6.17). Oben im Katalog stehen Ihnen sechs Alternativen
mit Zahlenwerten zur Verfügung; die Standardeinstel-
Wenn Sie in einem mit Absatzformaten
ACHTUNG versehenen Absatz die Taste Æ betäti-
lung ist 1,15, was das Bild eines einfachen Zeilenabstands
vermittelt. Über die beiden letzten Optionen im Katalog
gen, übernimmt der damit erstellte neue Absatz die For-
können Sie jeweils einen Zeilenabstand vor oder nach
matierungsmerkmale des vorherigen. Wird das Zeichen
dem aktuellen Absatz hinzufügen. Der Befehl Zeilen-
¶ gelöscht, gehen diese Formate verloren, der Absatz
abstandsoptionen zeigt das Dialogfeld Absatz an, auf
wird mit dem darauf folgenden Absatz verbunden und
das wir gleich näher eingehen werden.
übernimmt seine Formateinstellungen.

6.2.1 Die Gruppe Absatz

Der Standardabsatz eines Doku-
ments ist linksbündig ausgerichtet
und zeigt weder Einzüge noch An-
fangs- oder Endabstände. Der Zeilen-
abstand passt sich automatisch an die maximal vorhan-
dene Zeichengröße an. Um diese Einstellungen zu
Abbildung 6.17
ändern, setzen Sie die Einfügemarke an einer beliebi- Die Optionen zum
gen Stelle in den gewünschten Absatz und benutzen die Zeilenabstand
Werkzeuge der Gruppe Absatz auf der Registerkarte
Start.

171
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren

Option Beschreibung Beispiel

Links: Der linke Rand wird bündig abgeschlossen,
rechts flattert der Rand.

Zentriert: Die Zeilen stehen in der Mitte, beide Ränder

flattern.

Rechts: Der rechte Rand wird bündig abgeschlossen,

links flattert der Rand.

Blocksatz: Der rechte und der linke Rand werden bündig

abgeschlossen.

Tabelle 6.3  Vier Alternativen für die Absatzausrichtung stehen zur Verfügung.

Option Beschreibung Beispiel

Einzug vergrößern: Der linke Rand wird nach jedem Klick
auf die Schaltfläche um 1,25 cm nach rechts verschoben.

Einzug verkleinern: Hatten Sie einen Einzug festgelegt,

können Sie ihn durch einen Klick wieder schrittweise um
1,25 cm verkleinern.

Tabelle 6.4  Ein linker Einzug kann eingestellt werden.

172

6.2.2 Das Dialogfeld Absatz
Eine zusammenfassende Darstellung der Parameter für
die Formatierung eines Absatzes können Sie einblenden
lassen, indem Sie im Bereich Absatz auf das kleine Pfeil-
symbol unten rechts klicken ( Abbildung 6.18). Mithilfe
der Optionen im daraufhin angezeigten Dialogfeld Ab-
satz können Sie sämtliche Änderungen am vorher mar-
kierten Absatz in einem Schritt vornehmen. Die gewähl-
ten Optionen werden in der Vorschau skizziert.
Einzüge und Abstände
Über die Registerkarte Einzüge und Abstände im Dialog-
feld Absatz legen Sie die wesentlichen Absatzparame-
ter fest ( Abbildung 6.18).
Abbildung 6.18  Einzüge und Abstände festlegen
»» Über das Listenfeld Ausrichtung können Sie
den Absatz linksbündig, zentriert, rechts-
bündig oder im Blocksatz ausrichten.
»» Ein Absatz kann mit einem rechten und/oder einem
linken Einzug versehen werden. Gemessen wird von
dem durch das Dokument- oder Abschnittsformat
Absatz- und Zeichen­formatierung
definierten linken beziehungsweise rechten Rand.
Durch Eingabe einer negativen Zahl wird ein negati-
ver Einzug – also eigentlich ein »Auszug« – erzeugt;
der Absatz ragt dann über den Rand hinaus. Über
zwei Schaltflächen in der Gruppe Absatz der Regis-
terkarte Start können Sie den Einzug vergrößern
und verkleinern.
»» Für die erste Zeile des Absatzes ist über
das Listenfeld Sondereinzug ein separater
Einzug einstellbar ( Tabelle 6.5). Damit
können Sie den linken Einzug so gestalten, dass sich
die erste Zeile des Absatzes anders verhält als die
folgenden. Gemessen wird hierbei von dem durch
den linken Einzug bestimmten Nullpunkt. Wählen Sie
zuerst eine Option aus dem Listenfeld und geben Sie
dann im Feld Um einen Wert ein.
»» Vor und hinter einem Absatz können Sie einen Ab-
stand festlegen. Beispielsweise sollte der Abstand
oberhalb und unterhalb einer Überschrift ausrei-
chend groß und jeweils so gewählt sein, dass klar
ist, zu welchem Bereich die Überschrift gehört. Das
erübrigt das Einfügen von Leerzeilen, wenn Sie Ab-
sätze optisch voneinander absetzen wollen. Benut-
zen Sie dazu die Felder Vor und Nach im Bereich
Abstand. Diese Werte werden in der Einheit Punkt
angegeben. 1 Punkt entspricht 0,351 mm oder 1/72
Zoll. Verwenden Sie zur Eingabe die Drehfelder oder
tippen Sie den gewünschten Wert direkt in das Feld
ein. Verbreitet ist ein Abstand von 0,5 Zeilen zur
Erhöhung der Lesbarkeit – bei einer Schriftgröße
von 10 Punkt mit einem Zeilenabstand von 12 Punkt
also ein Abstand von 6 Punkt.
»» Die Abstände zwischen den Zeilen können
Sie separat regeln. Der Zeilenabstand lässt
sich als Vielfaches des Standardwerts an-
geben – beispielsweise Einfach oder Dop-
pelt. Der Standardwert wird durch das größte in der
Zeile verwendete Zeichen bestimmt. Sie können
aber auch ein Mindestmaß oder mit Genau einen ex-
akten Zeilenabstand angeben. Diesen müssen Sie
dann im Feld Von präzisieren. Nach Angabe eines ex-
akten Zeilenabstands wird dieser nicht mehr an die
Zeichengröße angepasst. Bei einem zu großen
Schriftgrad überschneiden sich daher die Zeilen.
173
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren

Option Beispiel
Einzug/Links: verschiebt.den.linken.Rand.des.Absatzes.
nach.rechts .

Einzug/Rechts: verschiebt.den.rechten.Rand.des.
Absatzes.nach.links .

Sondereinzug/Erste Zeile:.verschiebt.den.Anfang.der.
ersten.Zeile.des.Absatzes.nach.rechts .

Sondereinzug/Hängend:.verschiebt.die.Folgezeilen.
einen.Absatzes.nach.rechts .

Tabelle 6.5 Die für Einzüge verfügbaren Optionen

Wenn Sie die Lineale anzeigen lassen, werden im hori-
zontalen Lineal die Einzüge für den Absatz angezeigt, in
dem sich die Einfügemarke befindet (à Abbildung 6.19
und Tabelle 6.6). Gegebenenfalls müssen Sie zuerst da-
für sorgen, dass das Lineal angezeigt wird. Das tun Sie
durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche Lineal
oberhalb der vertikalen Bildlaufleiste.
Mithilfe der Maus können Sie die Einzüge verändern.
Setzen Sie den Mauszeiger auf das Symbol und ver-
schieben Sie es mit gedrückt gehaltener Maustaste.
Symbol Beschreibung
Rechter.oder.linker.Einzug
Erstzeileneinzug
Erlaubt.ein.gemeinsames.Verschieben.von.linkem.Einzug.
und.Erstzeileneinzug .
Tabelle 6.6 Im Lineal werden die festgelegten Einzüge durch
entsprechende Symbole repräsentiert.
Zeilen und Seitenumbruch
Sie können für den Absatz festlegen, wie er bei einem
Seitenwechsel umbrochen werden soll. Darüber hinaus
ist es möglich, die automatische Silbentrennung sowie
die Zeilennummerierung zu steuern. Verwenden Sie
dazu die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch im
Dialogfeld Absatz (à Abbildung 6.20).
» Durch den programmeigenen Seitenumbruch kann
es passieren, dass die erste Zeile eines Absatzes am
Ende einer Seite beginnt und der Rest davon erst
auf der folgenden Seite angezeigt wird. So etwas be-
zeichnet man in der Typografie als Schusterjungen.
Genauso wäre es möglich, dass die letzte Zeile eines
Absatzes auf der Folgeseite erscheint. Die typografi-
sche Bezeichnung dafür ist Hurenkind. Beides wird
als schwerer handwerklicher Fehler angesehen, da
die Ästhetik des Satzspiegels dadurch stark beein-
trächtigt wird. Ein Aktivieren der Option Absatz-
kontrolle bewirkt, dass keine einzelne Zeile eines
Absatzes am Ende oder am Anfang einer Seite ange-

Abbildung 6.19 Die Einzüge werden im horizontalen Lineal angezeigt.

174
 Absatz- und Zeichen­formatierung

»» Unter der Überschrift Formatierungsausnahmen

können Sie außerdem regeln, dass für den Absatz
keine Zeilennummern angezeigt werden und keine
Silbentrennung durchgeführt wird.

6.2.3 Tabulatorstopps
Tabulatoren dienen als Haltepunkte innerhalb einer
Zeile. Durch Drücken der Taste Å springt die Einfü-
gemarke zum nächsten Tabulatorstopp. Standardmäßig
sind linksbündige Tabulatorstopps alle 1,25 cm gesetzt.
Individuell gesetzte Stopps können unterschiedlich aus-
gerichtet und mit Füllzeichen versehen werden. Beim
manuellen Setzen eines neuen Tabulatorstopps werden
alle standardmäßig gesetzten Stopps links davon für
diesen Absatz unwirksam.

Über das Dialogfeld Tabstopps setzen

Tabulatorstopps können absatzspezifisch definiert
werden. Um eigene Stopps festzulegen, setzen Sie die
Einfügemarke in den betreffenden Absatz, öffnen das
Abbildung 6.20  Ein Absatz kann Zeilen- und Seitenumbruch Dialogfeld Absatz und klicken auf Tabstopps. Legen Sie
automatisch steuern. anschließend im Dialogfeld die gewünschten Einstellun-
gen fest. Diese gelten nur für den markierten Absatz
zeigt wird. Wenn ein Absatz auf zwei Seiten verteilt ( Abbildung 6.21).
wird, erscheinen also immer mindestens zwei Zeilen
davon auf jeder dieser Seiten. Besteht der Absatz
nur aus drei Zeilen, wird er in diesem Fall insgesamt
auf der Folgeseite gezeigt.
»» Diesen Absatz zusammenhalten verhindert generell
ein Aufteilen des Absatzes auf zwei Seiten. Das kann
manchmal sinnvoll sein, führt aber bei längeren Ab-
sätzen zu vielen leeren Stellen auf den Seiten.
»» Nicht vom nächsten Absatz trennen garantiert, dass
der aktuelle zusammen mit dem folgenden Absatz Abbildung 6.21 
auf derselben Seite erscheint. Das ist beispielsweise Tabulatorstopps können
wichtig für Überschriften, die nicht als letzter Absatz individuell gesetzt und
auf einer Seite stehen dürfen. mit Füllzeichen versehen
werden.
»» Seitenumbruch oberhalb bewirkt, dass mit dem Ab-
»» Geben Sie im Feld Tabstoppposition die gewünschte
satz automatisch eine neue Seite begonnen wird. Bei
Position für den neuen Tabstopp ein. Gemessen wird
einem Dokument mit mehreren Kapiteln können Sie
hier vom linken Satzspiegelrand aus.
die Kapitelüberschrift mit dieser Option ausstatten
und so dafür sorgen, dass jedes Kapitel mit einer »» Wählen Sie die Form der Ausrichtung und gegebe-
neuen Seite beginnt. nenfalls das Füllzeichen. Letztere werden in den
nicht durch andere Zeichen belegten Raum vor ei-
nem Tabstopp gesetzt.

175
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren

» Bestätigen Sie über die Schaltfläche Festlegen, um Symbol Beschreibung

den neuen Tabstopp zu setzen und das Dialogfeld
geöffnet zu halten. Sie können dann weitere Tabula- Linksbündiger.Tabstopp
torstopps hinzufügen.
Zentrierter.Tabstopp
» Die manuell eingegebenen Tabulatorstopps werden
im Listenfeld unterhalb von Tabstoppposition auf-
Rechtsbündiger.Tabstopp
gelistet. Um einen gesetzten Tabstopp zu entfernen,
markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf
die Schaltfläche Löschen. Über Alle löschen entfer- Dezimal-Tabstopp.–.bei.Zahlenangaben.werden.die.
nen Sie alle manuell festgelegten Tabstopps. Die Dezimaltrennzeichen.–.also.Punkt.oder.Komma.–.
übereinander.gesetzt .
standardmäßig gesetzten linksbündigen Tabstopps
werden dann wieder gültig. Tabstopp.zum.Einfügen.einer.vertikalen.Linie

Über das Lineal Tabstopps setzen

Im horizontalen Lineal werden die manuell gesetzten
Tabulatorstopps durch kleine Markierungen angezeigt.
Die Standardstopps werden hier nicht vermerkt! Sie
müssen zuerst dafür sorgen, dass das Lineal angezeigt
wird. Das tun Sie durch einen Klick auf die kleine Schalt-
fläche Lineal oberhalb der vertikalen Bildlaufleiste.
Das Lineal wird oben im Textbereich des Dokuments an-
gezeigt (à Abbildung 6.22).
Sie können die Stopps hier auch direkt setzen bezie-
hungsweise ändern.
» Sie können einen Tabstopp und sein Füllzeichen set-
zen, indem Sie im Lineal auf die gewünschte Stelle
doppelklicken. Dadurch öffnen Sie das Dialogfeld
Tabstopps, in dem die Stelle, an der Sie auf das Line-
al geklickt hatten, bereits als Position für den neuen
Tabstopp vermerkt ist.
» Auch wenn Sie einen einfachen Klick im Lineal
durchführen, setzen Sie an dieser Stelle einen Tab-
stopp. Welche Ausrichtung der Tabstopp hat, müs-
sen Sie vorher regeln. Klicken Sie dazu so lange in
das kleine Feld mit dem Rahmen am linken Rand des
Lineals, bis die gewünschte Ausrichtung eingestellt
ist (à Tabelle 6.7). Die jeweils aktive Art der Ausrich-
tung wird durch ein Symbol gekennzeichnet.
Tabelle 6.7 Symbole für unterschiedliche Formen von Stopps.
» Um einen Tabstopp zu löschen, setzen Sie den Maus-
zeiger auf sein Symbol im Lineal und ziehen Sie es
dann mit gedrückt gehaltener Maustaste aus dem
Lineal heraus.
» Zum Ändern der Position setzen Sie den Mauszeiger
auf das betreffende Symbol im Lineal und verschie-
ben es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte
Stelle.
Um tabellarische Aufstellungen zu erzeu-
HINWEIS gen, können Sie – anstatt mit Tabulator-
stopps zu arbeiten – auch eine Tabelle in den Text einfü-
gen (à Kapitel 7).
6.2.4 Nummerierung und
Aufzählungszeichen
Aufeinanderfolgende Absätze können nummeriert oder
mit Aufzählungszeichen versehen werden. Aufzählungs-
zeichen oder Nummern werden vor den Absatz gesetzt
und der Absatz selbst wird um ein bestimmtes Maß ein-
gezogen. Markieren Sie dazu die gewünschten Absätze
und wählen Sie dann den entsprechenden Befehl.

Abbildung 6.22 Die Tabulatoren werden im Lineal angezeigt – beachten Sie die kleinen Marken darin.

176
 Absatz- und Zeichenformatierung

Aufzählungslisten
Unter einer Aufzählungsliste versteht man eine Folge
von Absätzen, die sich mit einem Blickfangzeichen am
Zeilenanfang vom Fließtext abheben.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Aufzählungszei-
chen in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start
können Sie dafür sorgen, dass die anschließend durch
Drücken von Æ erzeugten Absätze mit einem Aufzäh-
lungszeichen versehen werden. Wenn Sie die Liste zur
Schaltfläche öffnen, können Sie ein grafisches Symbol
als Aufzählungszeichen festlegen, indem Sie dort ein- Abbildung 6.24
fach eine der sieben angebotenen Varianten markieren Ein neues Aufzählungs-
(à Abbildung 6.23). Nach dem Bestätigen werden die zeichen definieren
Absätze in der gewählten Form formatiert. Durch Wahl
der Option Ohne heben Sie die Formatierung als Auf- » Die Schaltfläche Bild öffnet das Dialogfeld Bildauf-
zählungsliste wieder auf. zählungszeichen, in dem Sie ein anderes grafisches
Symbol auswählen können. Hier können Sie über die
Schaltfläche Importieren auch eigene Grafiksymbole
für den Einsatz als Aufzählungszeichen hinzufügen.
» Über die Einträge des Listenfelds Ausrich-
tung regeln Sie die Ausrichtung des Zeichens
Abbildung 6.23 vom für den Absatz festgelegten linken Einzug.
Legen Sie die Form der
Aufzählungszeichen Wenn Sie zu Beginn einer Zeile ein Sternchen
fest. TIPP (oder ein anderes Aufzählungszeichen) ein-
geben und dann die þLeerÿ-Taste oder die Å-Taste
Um für ein Aufzählungszeichen eine andere Form zu
drücken, wird dieser Absatz automatisch als Beginn
wählen oder die Abstände zwischen Aufzählungszei-
einer Aufzählungsliste interpretiert, sobald Sie zum
chen und Text zu ändern, wählen Sie in dieser Liste zu-
Abschluss des Absatzes die Taste Æ drücken. Ein
erst eine der dort angebotenen Varianten und klicken
zweimaliges Drücken von Æ beendet die Aufzählungs-
dann auf Neues Aufzählungszeichen definieren. Neh-
liste wieder. Das funktioniert jedoch nur, wenn die ent-
men Sie anschließend die Einstellungen im daraufhin
sprechende Option in den Word-Optionen aktiviert ist
angezeigten Dialogfeld vor (à Abbildung 6.24).
(à unten).
» Im Bereich Aufzählungszeichen können Sie die Ge-
staltung des gewünschten Zeichens festlegen. Zu- Nummerierte Listen
griff auf die Parameter zur Zeichenformatierung
Eine nummerierte Liste besteht aus aufeinanderfol-
erhalten Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche
genden Absätzen, die mit einer fortlaufenden Numme-
Schriftart. Daraufhin wird das Dialogfeld Schriftart
rierung versehen sind. Beim Löschen, Einfügen oder
angezeigt, in dem Ihnen alle üblichen Zeichenforma-
Umstellen von Absätzen in dieser Folge wird die Num-
te – beispielsweise auch Größe und Farbe – zur Ver-
merierung automatisch angepasst.
fügung stehen.
Um einen oder mehrere Absätze mit einer solchen For-
» Über die Schaltfläche Symbol öffnen Sie das Dialog-
matierung zu versehen, markieren Sie den gewünsch-
feld Symbol, in dem Sie ein anderes Sonderzeichen
ten Bereich und klicken Sie auf die Schaltfläche Num-
festlegen können.
merierung in der Gruppe Absatz der Registerkarte

177
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren

Start. Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche entfernt

die Formatierung als nummerierte Liste wieder. Wenn
Sie die Liste zur Schaltfläche öffnen, können Sie eine
bestimmte Form der Formatierung wählen ( Abbildung
6.25). Hier haben Sie die Wahl zwischen unterschiedli-
chen Nummerierungsarten Nach dem Bestätigen wer-
den die Absätze in der gewählten Form formatiert.
Durch Wählen der Option Ohne können Sie eine vorher
eingestellte Nummerierung wieder abschalten.

Abbildung 6.26 
Über das Dialogfeld
definieren Sie ein neues
Format für die Numme-
rierung.

»» Das gewählte Nummerierungsformat wird anschlie-

Abbildung 6.25 
Wählen Sie die Numme-
rierungsart aus.
Um für die Nummerierung eine andere Form zu wählen,
mit einer bestimmten Nummer zu beginnen oder die
Abstände zwischen Nummer und Text zu ändern, mar-
kieren Sie in der Liste zu Nummerierung zunächst eine
der sieben dort angebotenen Nummerierungsarten. Kli-
cken Sie dann auf Neues Zahlenformat definieren und
nehmen Sie die Einstellungen im da­raufhin angezeigten
Dialogfeld vor ( Abbildung 6.26).
»» Beginnen Sie mit der Einstellung im Feld
Zahlenformatvorlage. Hier können Sie zwi-
schen unterschiedlichen integrierten For-
men des eigentlichen Nummerierungszei-
chens wählen. Wenn Sie den Eintrag (ohne) wählen,
wird die vorhandene Nummerierung entfernt, alle
anderen Einstellungen, zum Beispiel Abstände, blei-
ben aber erhalten. Beachten Sie gegebenenfalls,
dass Word  2010 neue Nummerierungsformate mit
fester Stellenzahl bereitstellt, etwa 001, 002, 003...
oder 0001, 0002, 0003 ...
ßend im Feld Zahlenformat angezeigt. Hier können
Sie dem gewählten Format weitere Zeichen – Klam-
mer, Punkt, Leerzeichen usw. oder anderen Text
vor oder hinter dem hellgrau unterlegten Numme-
rierungsformat – hinzufügen. Hiermit können Sie
beispielsweise aus dem Format 1. das Format Zum 1.
Punkt machen.
»» Mit der Angabe unter Ausrichtung regeln Sie
die Position des Nummerierungszeichens re-
lativ zum Text des Absatzes.
Die Option Nummerierungswert festlegen unten in der
Liste zur Schaltfläche Nummerierung ist erst dann ver-
fügbar, wenn vor den aktuell zu formatierenden Absät-
zen bereits Absätze mit einem Nummerierungsformat
versehen sind. Durch Wahl dieser Option können Sie
den Anfangswert der Nummerierung festlegen.
»» Standardmäßig ist die Option Neue Liste beginnen
gewählt. Das bedeutet, dass beim Formatieren der
Absätze mit der Nummerierung neu begonnen wird.
»» Wenn Sie eine nummerierte Liste durch ein ande-
res Absatzformat unterbrechen und anschließend
mit der nummerierten Liste fortfahren möchten,
müssen Sie für den zweiten Teil der Liste die Option
Vorherige Liste fortsetzen wählen. Damit sorgen Sie
dafür, dass die Nummerierung des zweiten Teils an
die des ersten anschließt.

178

Wenn Sie zu Beginn einer Zeile eine Zahl ein-
TIPP geben und dann die þLeerÿ-Taste oder die Å-
Taste drücken, wird dieser Absatz automatisch als Be-
ginn einer nummerierten Liste interpretiert, sobald Sie
zum Abschluss des Absatzes die Taste Æ drücken. Ein
zweimaliges Drücken von Æ beendet die Liste wieder.
Das funktioniert nur, wenn die Option Automatische
Aufzählung auf der Registerkarte AutoFormat im Dia-
logfeld zum Befehl AutoKorrektur in den Word-Optionen
aktiviert ist (à folgende Abschnitte).
Gegliederte Listen
Eine gegliederte Liste zeichnet sich – im Gegensatz zu
einer nummerierten Liste – durch eine hierarchische
Struktur aus. Die einzelnen Ebenen können dabei durch
Nummerierungen und/oder Aufzählungszeichen ge-
kennzeichnet werden. Bis zu neun Ebenen können auf
diese Weise erstellt werden.
Zum Erstellen einer solchen Liste gibt es mehrere Mög-
lichkeiten. Am einfachsten geht es, wenn Sie die Forma-
tierung während der Texteingabe vornehmen. Markie-
ren Sie dazu zunächst den ersten Absatz der obersten
Ebene, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste mit meh-
reren Ebenen im Bereich Absatz der Registerkarte
Start. Legen Sie dann den gewünschten Gliederungstyp
in der Liste fest (à Abbildung 6.27).
Abbildung 6.27
Die Optionen zur Liste
mit mehreren Ebenen
Absatz- und Zeichenformatierung
Nach dem Bestätigen wird der Absatz mit dem gewähl-
ten Hierarchiekennzeichen – einer Zahl, einem Symbol,
dem Wort Artikel oder Ähnliches – versehen. Geben Sie
dann – wenn nicht schon geschehen – den Text zu dieser
Ebene ein.
Nach Drücken der Taste Æ erstellen Sie einen neuen
Absatz derselben Hierarchieebene. Sie müssen dann
festlegen, ob dieser Absatz diese Ebene behalten, eine
andere Ebene der Gliederung erhalten oder Bestandteil
des eigentlichen Textes werden soll:
» Um den Absatz auf der aktuellen Ebene zu belassen,
geben Sie den Text zu dieser Ebene ein.
» Um einen Absatz eine Ebene tiefer – oder später hö-
her – zu stufen, benutzen Sie die Schaltflächen zum
Steuern des Einzugs im Bereich Absatz der Register-
karte Start (à Tabelle 6.8).
Symbol Beschreibung
.Stuft.das.Listenelement.um.eine.Ebene.nach.oben .
.Stuft.das.Listenelement.um.eine.Ebene.nach.unten .
Tabelle 6.8 Abkürzungen zum Steuern der zu verwendenden
Ebene
» Um den Absatz zum Bestandteil des Fließtextes zu
machen, drücken Sie nochmals die Taste Æ.
Um für die Gliederung eine andere Form festzulegen,
wählen Sie in der Liste zur Schaltfläche Liste mit mehre-
ren Ebenen zunächst eine der sieben dort angegebenen
Varianten aus. Klicken Sie dann auf Neue Liste mit meh-
reren Ebenen definieren und nehmen die Einstellungen
im daraufhin angezeigten Dialogfeld vor (à Abbildung
6.28). Sie können darin durch einen Klick auf Erweitern
zusätzliche Optionen anzeigen lassen.
» Wählen Sie dann zuerst über das Listenfeld Klicken
Sie auf die Ebene … die Gliederungsebene aus, die
Sie ändern wollen. Die gewählte Ebene wird in der
Vorschau markiert.
» Nehmen Sie dann die Einstellung für diese Ebene im
Listenfeld Formatierung für Zahl eingeben vor. Hier
können Sie zwischen unterschiedlichen Formen von
Nummerierungen wählen.
179
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren

Abbildung 6.28 
Die Form der Gliederung können Sie anpassen –
das Dialogfeld wurde bereits erweitert.

»» Das gewählte Format wird im Feld Zahlenformatvor- »» Durch Aktivieren von Nummerieren nach Norm lässt
lage ... angezeigt. Hier können Sie – wie zuvor für sich die Auswahl der zur Verfügung stehenden Zah-
die Nummerierung beschrieben – dem vorher ge- lenformate auf deutsche Normen beschränken.
wählten Format weitere Zeichen – Klammer, Punkt,
»» Durch Aktivieren von Liste neu beginnen nach be-
Leerzeichen usw. – hinzufügen.
ginnt die Nummerierung der aktuellen Ebene von
»» Beginnen mit erlaubt das Setzen eines Startwerts. vorne, wenn es sich bei der vorhergehenden Ebene
um eine höhere Ebene handelt; die Nummerierung
»» Über die Felder Zahlenausrichtung und Ausrichtung
wird fortgesetzt, wenn die vorhergehende Ebene
regeln Sie die Position des Nummerierungszeichens
eine niedrigere Ebene ist.
relativ zum Text des Absatzes.
Um für die Gliederung eine generell neue Form festzu-
»» Über die Schaltfläche Erweitern lassen sich im un-
legen, wählen Sie in der Liste zur Schaltfläche Liste mit
teren Teil des Dialogfelds weitere Optionen zum An-
mehreren Ebenen die Option Neuen Listentyp definie-
passen des Gliederungsformats einblenden.
ren und nehmen Sie die Einstellungen im daraufhin an-
»» Bei Bedarf können Sie der ausgewählten Ebene über gezeigten Dialogfeld vor. Im Feld Name können Sie der
das Feld Verbinden mit Vorlage eine vorhandene neu zu definierenden Liste einen Namen geben.
Formatvorlage zuweisen.
»» Ein Tabstopp, ein Leerzeichen oder nichts kann im
Anschluss an das Gliederungssymbol über das Feld
Text danach eingefügt werden.

180
 Absatz- und Zeichenformatierung

6.2.5 Rahmen und Schattierung

Absätze, Tabellen, Grafiken, Textfelder oder ganze Sei-
ten können mit Rahmenlinien versehen werden. Außer-
dem können Sie eine Schattierung unterlegen.

Absatzrahmen
Um einen Absatz mit Linien an bestimmten Seiten oder
mit einem vollständigen Rahmen zu versehen, benutzen
Sie nach dem Markieren des Absatzes die Schaltfläche
Rahmenlinie in der Gruppe Absatz der Register-
karte Start. Für diese Schaltfläche gibt es eine Vorein-
stellung. Standardmäßig heißt sie Rahmenlinie unten.
Ein Klick auf die Schaltfläche sorgt also für eine Linie
unter dem Absatz. Durch Aufklappen der Liste zu die-
ser Schaltfläche können Sie aber andere Formen der
Linienbildung wählen (à Abbildung 6.29). Nachdem Sie
eine dieser Optionen gewählt haben, wird diese als neue
Voreinstellung für die Schaltfläche benutzt.
Abbildung 6.29
Um einen Absatz kann ein
Rahmen gezeichnet werden.
Wollen Sie einen gemeinsamen Rahmen um
TIPP mehrere aufeinanderfolgende Absätze zie-
hen, müssen Sie diese vorher auch gemeinsam mar-
kieren.
Sollte Ihnen die Auswahl in der Liste zur Schaltfläche
Rahmenlinie … nicht genügen, klicken Sie darin auf die
Option Rahmen und Schattierung. Im gleichnamigen
Dialogfeld können Sie auf der Registerkarte Rahmen
zusätzliche Optionen einstellen (à Abbildung 6.30).
Abbildung 6.30 Das Dialogfeld erlaubt zusätzliche Einstellungen
für einen Rahmen.
Schattierung
Absätze, einzelne Textabschnitte, Tabellen und Textfel-
der können über die Schaltfläche Schattierung in
der Gruppe Absatz der Registerkarte Start mit einer
Schattierung versehen werden. Beachten Sie, dass
sich die gewählte Hintergrundfarbe von der verwende-
ten Schriftfarbe deutlich unterscheiden sollte, um die
Schrift lesbar zu halten. Nach dem Öffnen der Liste zu
dieser Schaltfläche können Sie eine Farbe auswählen.
Es stehen Ihnen 60 Designfarben und zehn Standardfar-
ben zur Verfügung.
Wenn Ihnen die zur Verfügung gestellten Designfarben
nicht genügen, können Sie auch eigene Farben zusam-
menstellen. Klicken Sie dazu in der Liste auf Weitere
Farben. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie
eine andere Farbe auswählen (à Kapitel 4).
Muster
Wirkliche Schraffuren – also Muster – können Sie über
die Registerkarte Schattierung im Dialogfeld Rahmen
und Schattierung erzeugen. Sie rufen es über die Option
Rahmen und Schattierung in der Liste zur Schaltfläche
Rahmenlinie in der Gruppe Absatz der Registerkarte
Start auf den Bildschirm.
» Bestimmen Sie unter Füllung die Grundfarbe für den
markierten Bereich. Über den Listeneintrag Weite-
re Farben können Sie unter zusätzlichen Farben die

181
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren

gewünschte auswählen und auch eigene Farben mi-

schen.
»» Wenn Sie diese Grundfarbe mit einem zusätzlichen
Muster versehen wollen, können Sie dies im Bereich
Muster durch Definieren von Linienart und Farbe
erledigen. Wenn Sie hier eine andere Option als
Transparent wählen, können Sie über das darunter
liegende Listenfeld Farbe eine Farbe für die Schraf-
fur festlegen. Die Option Automatisch entspricht der
Standardtextfarbe von Windows.
»» Im Feld Vorschau wird die gewählte Kombination von
Farbe und Muster zur Kontrolle angezeigt.

6.2.6 Zeichenformatierung
Die Grundwerkzeuge zur Zei-
chenformatierung sind bei fast
allen Programmen von Office
2010 identisch. Wir haben sie des-
halb bereits im Kapitel über die programmübergreifen- Abbildung 6.31  Schrifteinstellungen können auf vielfältige Weise
abgewandelt werden.
den Standardbefehle angesprochen ( Kapitel 4). Die
häufig verwendeten Parameter zur Zeichenformatie-
»» Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie zu-
rung – beispielsweise Schriftart, -größe und -farbe so-
sätzliche Effekte auswählen. Einige dieser Effekte
wie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – kön-
können gemeinsam aktiviert werden, andere schlie-
nen Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in
ßen sich aus, wie beispielsweise Hochgestellt und
der Gruppe Schriftart einstellen. Im Programm Word
Tiefgestellt.
gibt es zu diesem Thema aber noch einige Besonder­
heiten zu erwähnen – dabei geht es um die speziellen Die Registerkarte Erweitert
Einstellungen, die Sie über das Dialogfeld Schriftart
Über die Registerkarte Erweitert im Dialogfeld Schrift-
vornehmen können.
art können Sie Zeichen sperren, unterschneiden sowie
Dieses Dialogfeld können Sie einblenden lassen, indem hoch- oder tiefstellen ( Abbildung 6.32).
Sie in der Gruppe Schriftart der Registerkarte Start auf
»» Skalieren streckt oder komprimiert die Zeichen hori-
das kleine Pfeilsymbol unten rechts neben der Grup-
zontal um einen bestimmten Prozentsatz. Eingaben
penbezeichnung klicken.
von 1 bis 600 sind möglich.
Die Registerkarte Schriftart »» Über den Abstand vergrößern oder verkleinern Sie
Mithilfe der Optionen im daraufhin angezeigten Dialog- den Abstand zwischen den Zeichen entsprechend
feld können Sie sämtliche Änderungen an den markier- dem im Feld Von angegebenen Maß. Die Option Er-
ten Zeichen in einem Schritt vornehmen ( Abbildung weitert bewirkt ein Sperren des Textes: Der Abstand
6.31). Die gewählten Optionen werden in der Vorschau zwischen den Zeichen wird vergrößert. Schmal be-
skizziert. wirkt ein Unterschneiden – auch als Kerning bezeich-
net: Die Abstände zwischen den Zeichen werden
»» Im oberen Bereich des Dialogfelds finden Sie die
verkleinert. Das wird häufig für große Schriftgrade
schon vom Menüband und der Minisymbolleiste
verwendet, um zu groß wirkende Abstände auszu-
her bekannten Möglichkeiten zur Einstellung – wie
gleichen.
Schriftart, Schriftschnitt, Größe usw.

182

Abbildung 6.32  Texte können gesperrt oder unterschnitten
werden.
»» Über das Listenfeld Position können Sie den Text in
Bezug auf eine gedachte Grundlinie um exakte Wer-
te hoch- oder tiefstellen. Im Gegensatz zu den Opti-
onen Hochgestellt oder Tiefgestellt auf der Register-
karte Schriftart wird hiermit die Schriftgröße nicht
automatisch reduziert. Achten Sie aber darauf, dass
der Zeilenabstand dadurch beeinflusst werden kann.
»» Wenn Sie eine automatische Unterschneidung
wünschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Un-
terschneidung ab und geben im Feld daneben den
Schriftgrad ein, ab dem Sie das Kerning anpassen
möchten.
Neu in Word 2010 ist der untere Bereich auf der Regis-
terkarte Erweitert im Dialogfeld Schriftart. Er dient zur
Feinabstimmung von Text mit OpenType-Schriften. Die-
se neuen Elemente können mit jeder OpenType-Schrift-
art verwendet werden.
»» Unter dem Begriff Ligatur versteht man die Ver-
schmelzung zweier oder mehrerer Buchstaben zu
einer gemeinsamen Einheit. Typischer Weise ver-
wendet man Ligaturen, wenn zwei Buchstaben mit
Oberlängen – wie t oder f – aufeinanderfolgen. Ohne
Absatz- und Zeichen­formatierung
Ligatur würde eine Lücke zwischen den Buchstaben
entstehen Solche optischen Lücken, auch bedingt
durch den normalen Zeichenabstand, stören beim
flüssigen Lesen ( Abbildung 6.33).
Abbildung 6.33  Ein Text ohne und mit Standardligatur. Beachten
Sie den Abstand zwischen den Buchstaben.
»» Über die Optionen darunter liefert Word 2010 er-
weiterte Funktionen – beispielsweise zur Darstellung
von Zahlenzeichen –, um einen typografischen Fein-
schliff zu erzielen ( Abbildung 6.34).
Abbildung 6.34  Zwei Optionen zur Darstellung von Zahlen.
Beachten Sie beispielsweise die Zahl 1.
»» Im Listenfeld zu Stil-Sets finden Sie eine Reihe
von Optionen, mit denen Sie die Ausprägung für
die meisten Schriftarten beeinflussen können. Die-
se sind einfach nur von 1 bis 20 durchnummeriert
( Abbildung 6.35).
Abbildung 6.35  Zwei verschiedene Stil-Sets bei der Schrift
Gabriola
Die eben angesprochenen Möglichkeiten werden aber
nicht von allen Schriften unterstützt. Prüfen Sie auch,
ob die Möglichkeit zur Nutzung dieser erweiterten For-
matierungselemente nicht deaktiviert wurde: Im Be-
reich Erweitert unter den Word-Optionen finden Sie
unter den Layoutoptionen die Option Formatierungs-
features für OpenType-Schriftarten deaktivieren. Diese
Layoutoptionen müssen Sie erst durch einen Klick auf
den gleichnamigen Link ganz unten im Fenster unter-
halb von Kompatibilitätsoptionen für anzeigen lassen.
Schalten Sie gegebenenfalls dieses Kontrollkästchen ab.
183
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren
6.3 Zeilen- und Seitenumbruch
Erst nachdem die Formatierung des Dokuments vorge-
nommen ist, sollten Sie eine Silbentrennung und einen
manuellen Seitenumbruch durchführen lassen, um den
Flattersatz an den Rändern beziehungsweise bei Block-
satz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren
und die endgültige Seitentrennung festzulegen.
6.3.1 Die Silbentrennung
Bei der Silbentrennung werden Wörter, die nicht mehr
in eine Zeile passen, automatisch getrennt. Der dabei
eingefügte Trennstrich ist ein bedingter Trennstrich. Er
wirkt nur dann als Trennstrich, wenn sich die entspre-
chende Silbe am Ende der Zeile befindet. Passt das ge-
trennte Wort aufgrund von Textverschiebungen wieder
in eine Zeile, ist der Trennstrich nicht mehr sichtbar.
Wählen Sie die Registerkarte Seitenlayout und klicken
Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Silbentrennung
. Wählen Sie dann die gewünschte Option aus
( Abbildung 6.36). Standardmäßig ist die Silbentren-
nung bei jedem neuen Dokument abgeschaltet. Wenn
Sie nur den Text in einem bestimmten Bereich trennen
lassen möchten, markieren Sie diesen vorher.
Abbildung 6.36  Verwenden von geschützten Leerzeichen, geschützten
Die Silbentrennung ist
bei neuen Dokumenten
abgeschaltet.
Automatische Silbentrennung
Um festzulegen, wie getrennt wird, klicken Sie in der
Befehlsliste zur Schaltfläche Silbentrennung auf Sil-
bentrennungsoptionen. Im Dialogfeld Silbentrennung
können Sie die Einstellungen vornehmen ( Abbildung
6.37).
Abbildung 6.37 
Die Parameter für die
automatische Silbentren-
nung können Sie festlegen.
184
Bei aktiviertem Kontrollkästchen Automatische Silben-
trennung führt Microsoft Word während der Textein-
gabe automatisch die Silbentrennung durch. Wenn Sie
nachträglich Text einfügen oder löschen, passt sich die
Silbentrennung entsprechend an.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatische Sil-
bentrennung einschalten, wird im Dokument immer
eine solche vorgenommen.
»» Standardmäßig werden auch Wörter in Großbuchsta-
ben getrennt. Falls dies nicht erwünscht sein sollte,
können Sie dies durch Abschalten der Option Wörter
in Großbuchstaben trennen unterbinden.
»» Im Feld Silbentrennzone geben Sie die Position zum
rechten Rand an, bis zu der Microsoft Word versu-
chen soll zu trennen. Je breiter die Silbentrennzone,
umso weniger Silben werden getrennt – je kleiner die
Silbentrennzone, desto mehr wird der rechte Rand
ausgeglichen.
»» Über Aufeinanderfolgende Trennstriche können Sie
regeln, wie viele untereinander stehende Zeilen mit
einem Trennstrich enden dürfen.
Kontrolle
In manchen Fällen führt die automatische Silbentren-
nung zu unerwünschten Ergebnissen. Sie sollten also
immer eine nachträgliche Kontrolle durchführen. Durch
Trennstrichen und bedingten Trennstrichen können Sie
die automatische Silbentrennung so gestalten, dass
typische Fehler reduziert werden.
»» Wenn Sie bei einer Kopplung von mehreren Wörtern
mittels eines Bindestrichs – beispielsweise bei MS-
DOS – vermeiden möchten, dass nach dem Binde-
strich getrennt wird, benutzen Sie statt des normalen
Minuszeichens auf der Tastatur einen geschützten
Trennstrich. Diesen fügen Sie mit Ÿ+Á+-
oder über die Registerkarte Sonderzeichen des Dia-
logfeldes Symbol ein.
»» Wenn zwei durch ein Leerzeichen verbundene Wör-
ter – wie beispielsweise Wilhelm  II – nicht getrennt
werden dürfen, verwenden Sie statt des normalen
Leerzeichens ein geschütztes Leerzeichen. Dazu be-
nutzen Sie die Tastenkombination Ÿ+Á+þLeerÿ
oder die Registerkarte Sonderzeichen.
 Zeilen- und Seitenumbruch

Soll ein Wort im Bedarfsfall an einer bestimmten dann durchführen, wenn Sie alle Korrekturen ein-
­Stelle getrennt werden, fügen Sie an der entspre- gegeben haben. Falls Sie Ihr Dokument formatieren
chenden Stelle durch Drücken von Ÿ+- einen wollen, sollten Sie die Silbentrennung erst anschlie-
beding­ten Trennstrich ein – beispielsweise bei Wör- ßend durchführen, da sich die Proportionen der Ele-
tern wie Modem¬auswahl oder Autoren¬nennung. mente im Dokument durch das Formatieren ändern.
­Anderenfalls könnte die automatische Silbentrennung
zu unerwünsch­ten Ergebnissen führen – zum Beispiel 6.3.2 Seitenumbruch
Mode­-mauswahl oder Autorennen­-nung.
Microsoft Word umbricht die Seiten Ihres Dokuments
Manuelle Silbentrennung standardmäßig automatisch im Hintergrund. Jede die
Länge einer Seite beeinflussende Änderung im Text
Sollten dem Programm beim Trennen Fehler unterlau-
führt zu einer Verschiebung aller nachfolgenden Seiten-
fen, können Sie im Dialogfeld Silbentrennung durch Kli-
umbrüche. Um an einer bestimmten Stelle im Dokument
cken auf die Schaltfläche Manuell die Silbentrennung
– sinnvoller Weise am Anfang eines Absatzes oder einer
auch von Hand erledigen. Positionieren Sie vorher die
Zeile – einen gezielten Seiten- oder Spaltenumbruch
Einfügemarke am Anfang des Dokuments oder markie-
durchzuführen, markieren Sie die gewünschte Stelle im
ren Sie den Bereich, in dem manuell getrennt werden
Dokument.
soll. Für Wörter, die getrennt werden könnten, wird ein
Dialogfeld eingeblendet ( Abbildung 6.38). Sie können aber auch an einer beliebigen Stelle im Do-
kument – nicht nur am Beginn einer Seite – einen neuen
Abschnitt beginnen. Dann fügen Sie einfach an der ge-
wünschten Stelle einen Seitenumbruch ein. Verwenden
Sie hierfür auf der Registerkarte Seitenlayout in der
Gruppe Seite einrichten die Befehlsschaltfläche Umbrü-
che ( Abbildung 6.39). Über die Optionen im obe-
Abbildung 6.38  Die Silbentrennung kann auch manuell gesteu- ren Bereich der Liste zu dieser Schaltfläche können Sie
ert werden.
mehrere Arten von Umbrüchen einfügen.
»» Der dünne senkrechte Strich im Feld Trennvorschlag
kennzeichnet, bis zu welchem Zeichen das Wort
noch in die Zeile passen würde.
»» Der blinkende Cursor zeigt die Stelle, an der vom
Programm die Silbentrennung vorgenommen würde.
Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf
Ja. Das Wort wird dann an dieser Stelle getrennt und
das nächste zu trennende Wort wird gesucht.
»» Wollen Sie das Wort an einer Stelle trennen, die vor
dem Trennvorschlag liegt, positionieren Sie zuerst
den Cursor an der gewünschten Stelle im Feld Trenn-
vorschlag und klicken Sie dann auf die Schaltfläche
Ja.
»» Bei einem Klick auf Nein wird das Wort nicht ge-
trennt. Anschließend wird das nächste zu trennende
Wort im Text angezeigt. Abbildung 6.39 
Sie können auch
»» Da sich die Position der Wörter in einer Zeile meist einen manuellen
ändert, wenn Sie Korrekturen im Dokument durch- Umbruch durch-
führen.
führen, sollten Sie die manuelle Silbentrennung erst

185
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
» Die Option Seite unterbricht den automatisch durch-
geführten Umbruch an der markierten Stelle. Alle
darauf folgenden – automatischen – Seitenumbrü-
che werden an diesen manuell gesetzten angepasst.
Ein manueller Seitenumbruch wird im Dokument als
gepunktete Linie angezeigt, wenn über die Schalt-
fläche Alle anzeigen in der Gruppe Absatz der Re-
gisterkarte Start die Anzeige der nicht druckbaren
Zeichen aktiviert ist.
» Um bei mehrspaltigen Dokumenten mit einer neuen
Spalte zu beginnen, benutzen Sie die Option Spalte.
» Ein Textumbruch beendet die aktuelle Zeile und ver-
anlasst, dass der Text erst unterhalb eines Bilds, ei-
ner Tabelle oder eines anderen Objekts fortgesetzt
wird.
Um einen manuell eingefügten Umbruch zu entfernen,
markieren Sie ihn per Doppelklick und löschen ihn dann
– wie jedes Zeichen – durch Drücken von ¢.
6.4 Format- und Dokumentvorlagen
Der längerfristig einfachste Weg, einem Dokument ein
durchgängiges Format zuzuweisen, besteht in der An-
wendung einer Formatvorlage. Dieser Themenkreis ist
für den damit unerfahrenen Anwender etwas kompli-
ziert. Der Grund dafür liegt einerseits in der Vielfalt der
damit vorhandenen Möglichkeiten, ergibt sich aber auch
daraus, dass man mit den dabei verwendeten Begriffen
leicht durcheinandergerät. Darum wollen wir gleich mit
einer kurzen Begriffsdefinition beginnen:
» Eine Formatvorlage oder Vorlage ist eine Zusam-
menfassung von Formatangaben – beispielsweise
hinsichtlich Schriftart, -größe oder Absatzabstand.
Sie können eine solche Vorlage auf einzelne Elemen-
te im Text anwenden.
» Ein Formatvorlagensatz oder Vorlagensatz ist die
Bezeichnung für alle in einem Dokument verwende-
ten Formatvorlagen.
» Schnellformatvorlagen sind ein Teil des Formatvor-
lagensatzes. Darin sind im Allgemeinen diejenigen
Formatvorlagen enthalten, die Sie wahrscheinlich
am häufigsten verwenden werden.
186
» Designs bilden seit der Office-Version 2007 eine zu-
sätzlich Ebene, mit deren Hilfe Sie dem Dokument
schnell andere Farben und Schriftarten zuweisen
können.
» Eine Dokumentvorlage beinhaltet einen Satz von
Formatvorlagen, aber noch mehr: Sie können dar-
über beispielsweise alle Parameter auf den Bereich
Seite einrichten vorgeben. Wenn Sie auf Basis einer
Dokumentvorlage ein neues Dokument erstellen,
sind diese Einstellungen bereits vorhanden.
6.4.1 Grundlegende Arbeiten mit
Formatvorlagen
Wie eben erwähnt, ist eine Formatvorlage eine Defini-
tion für die Darstellung von Absätzen und Zeichen. Ein
neues Word-Dokument verfügt bereits über eine Reihe
von Vorlagen, mit deren Hilfe Sie den einzelnen Ele-
menten eines Textes mehr oder minder automatisch
bestimmte Formatierungsparameter zuweisen können.
Zum Arbeiten damit benutzen Sie die Befehlsschaltflä-
chen in der Gruppe Formatvorlagen auf der Register-
karte Start.
Beispielsweise können Sie im Dokument jeden Absatz
für die zweite Überschriftenebene markieren und die-
sem dann ein Format mit dem Namen Überschrift 2 zu-
weisen. Damit wird dieser Absatz mit den in der Vor-
lage festgelegten Parametern angezeigt. Wenn Sie das
Format dieser Überschriftenebene später für das Doku-
ment ändern wollen, brauchen Sie diese Änderung nur
in der Formatvorlage durchzuführen. Alle mit dieser
Vorlage verbundenen Bereiche ändern ihr Format dann
automatisch.
Die in diesem Abschnitt beschriebenen
ACHTUNG Techniken beziehen sich zunächst einmal
immer nur auf das aktuell geöffnete Dokument. Wenn
Sie sie für andere oder viele Dokumente einsetzen wol-
len, werden Sie im Allgemeinen mit einer Dokumentvor-
lage arbeiten (à unten).

6.4.2 Elemente im Dokument
kennzeichnen
Die erste Aufgabe beim Arbeiten mit Formatvorlagen
besteht also darin, einzelne Elemente im Text mit ei-
nem Vorlagennamen zu kennzeichnen. Bevor Sie solche
Kennzeichnungen vornehmen, ist der gesamte Text zu-
nächst mit der Formatvorlage Standard versehen. Sie
müssen also nur noch die Elemente separat kennzeich-
nen, die eine andere Vorlage benutzen sollen – beispiel-
weise Überschriften oder Hervorhebungen im Text.
Über Schnellformatvorlagen
Dazu markieren Sie das entsprechende Ele-
ment – beispielsweise eine Überschrift – und
öffnen die Liste zum Befehl Schnellformatvor-
lagen im Bereich Formatvorlagen ( Abbildung 6.40).
Abbildung 6.40 
Die Schnellformat­
vorlagen
Wählen Sie dann in der Liste den Vorlagentyp
aus, mit dem das vorher markierte Element
gekennzeichnet werden soll. Die einzelnen
Typen darin sind immer mit der Überschrift
AaBbCcDd gekennzeichnet. Diese Buchstabenfolge soll
aber nur das Format anzeigen, das Sie damit zuweisen.
Bedeutsam sind die Angaben in der Zeile darunter – bei-
spielsweise Standard, Überschrift 1, Überschrift 2 usw.
Wenn Sie den zugewiesenen Typ wieder entfernen wol-
len, markieren Sie das Element und wählen die Option
Formatierung löschen unten in der Liste der Schnell-
formatvorlagen oder drücken die Tastenkombination
Ÿ+þLeerÿ.
Format- und Dokumentvorlagen
Über die Liste der Formatvorlagen
Manche Anwender finden die Arbeit mit dem Bereich
Schnellformatvorlagen unbequem, da die Anzeige der
einzelnen Vorlagen etwas unübersichtlich ist. Sie arbei-
ten lieber mit einer einfacheren Liste der Formatvorla-
gen. Diese bringen Sie durch einen Klick auf das kleine
Pfeilsymbol rechts neben der Gruppenbeschriftung
Formatvorlagen auf den Bildschirm. Ein Fenster mit dem
Namen Formatvorlagen wird angezeigt ( Abbildung
6.41). Durch Aktivieren der Option Vorschau anzeigen
können Sie die Grundeinstellungen für die Formatie-
rung in der Liste sichtbar machen.
Abbildung 6.41  Formatvorlagen (ohne und mit Vorschau
anzeigen)
Hier erkennen Sie auch gleich, dass diese Liste drei
Typen von Vorlagen beinhaltet:
»» Diejenigen mit dem Buchstaben dahinter sind sol-
che, für die ein Zeichenformat festgelegt ist.
»» Die Vorlagen, die mit dem Zeichen gekennzeichnet
sind, verfügen über ein Absatzformat.
»» Sind beide Kennzeichnungen vorhanden, bedeu-
tet das, dass sowohl Zeichen- als auch Absatzfor­
mate in der Vorlage vorhanden sind.
187
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren
Auch hier gehen Sie zum Zuweisen einer Vorlage zu
einem Element im Text so vor, dass Sie zuerst das Ele-
ment markieren und dann auf die gewünschte Vorlage
in der Liste klicken.
6.4.3 Erscheinungsbild ändern
Als Ergebnis der Kennzeichnung der Elemente mit einer
Formatvorlage sind diese Elemente mit den Formaten
ausgezeichnet, die der aktuelle Vorlagensatz des Do-
kuments verwendet. Word verfügt standardmäßig über
eine Reihe von bereits definierten Vorlagensätzen, die
Sie nun dem Dokument als Ganzes zuweisen können. In-
dem Sie den zu verwendenden Vorlagensatz wechseln,
können Sie schnell das Erscheinungsbild des gesamten
Dokuments ändern.
Vorlagensatz zuweisen
Dazu öffnen Sie auf der Registerkarte Start
in der Gruppe Formatvorlagen die Liste zum
Befehl Formatvorlagen ändern, wählen darin
die Option Stil-Set und wählen einen Satz aus
( Abbildung 6.42). Die einzelnen Elemente des Doku-
ments, die Sie vorher unterschiedlich gekennzeichnet
hatten, werden je nach dem gewählten Vorlagensatz in
unterschiedlicher Form dargestellt.
Abbildung 6.42  Über ein Stil-Set können Sie einen Satz von
Formatvorlagen auswählen.
188
Designelemente zuweisen
Diese Wahl eines Formatvorlagensatzes ist aber nur ein
Schritt. Bei Word 2003 war das noch die einzige Mög-
lichkeit, das Aussehen des Dokuments zu ändern. Seit
Word 2007 ist noch eine zusätzliche Dimension hinzu-
gekommen. Hier sind zumindest die verwendeten Far-
ben und Schriftarten noch offen und können separat
eingestellt werden.
Ein Design ist eine Kombination aus einem Farbdesign,
einem Schriftartendesign und einem Effektdesign und
kann mit einer einzigen Auswahl auf das ganze Doku-
ment angewendet werden. Ein Dokumentdesign besteht
aus mehreren Formatierungsoptionen, die einen Satz
von Designfarben, einen Satz von Designschriftarten
und einen Satz von Designeffekten – das ist eine Gruppe
von visuellen Attributen, die auf Elemente in einer Datei
angewendet werden – umfassen. Jedes Dokument, das
Sie in Microsoft Word erstellen, verfügt über ein Design
– selbst leere, neue Dokumente. Das Standarddesign ist
das Office-Design, mit einem weißen Hintergrund und
dunklen, sanften Farben.
Nachdem Sie also einen Vorlagensatz eingestellt haben,
können Sie über die Wahl von Farben oder Schriftarten
in der Liste zum Befehl Formatvorlagen ändern diese
Parameter noch zusätzlich ändern ( Abbildung 6.43).
»» Über Farben stehen Ihnen eine Vielzahl von einzel-
nen Farbpaletten zur Verfügung. Zusätzliche können
Sie nach einem Klick auf Neue Design­farben erstel-
len selbst definieren ( Abbildung 6.43 links).
»» In der Liste zu Schriftarten finden Sie mehrere Sätze
von Kombinationen zweier Schriftarten. Beispiels-
weise sorgt die Kombination Larissa dafür, dass für
Überschriften die Schriftart Cambria verwendet wird
und für den normalen Fließtext die Schriftart Calibri
( Abbildung 6.43 rechts).
»» Neu bei Word 2010 ist, dass Sie auch die Möglichkeit
haben, über die Formatvorlagen schnell die Absatz-
abstände ändern zu können ( Abbildung 6.44).
 Format- und Dokumentvorlagen

Abbildung 6.43 
  Farben und Schriftarten

Abbildung 6.44 
Die Absatzabstände ändern

189
Kapitel 6  •  Textdokumente formatieren
Über das Seitenlayout
Über die Schaltflächen in der Gruppe Designs der Re-
gisterkarte Seitenlayout öffnen Sie Listen mit Alternati-
ven, die jeweils Kombinationen von Designschriftarten,
Designfarben und Designeffekten zusammenfassen.
Markieren Sie darin die gewünschte Gestaltungsvor­
lage. Die Wirkung einer Alternative können Sie direkt
im Dokument kontrollieren, indem Sie den Mauszeiger
auf einer der Optionen ruhen lassen.
»» Über die Schaltfläche Design können Sie eine
der Voreinstellungen für die Kombination die-
ser Elemente wählen ( Abbildung 6.45 links).
Diese setzen aber meist voraus, dass Sie zum Forma-
tieren des Dokuments die Standard-Überschriftfor-
 
190
matvorlagen – wie Überschrift 1, Überschrift 2 etc. –
benutzt haben ( oben). Eine besondere Markierung
einzelner Textelemente müssen Sie aber dann nicht
mehr vornehmen.
»» Sie können auch die einzelnen Elemente eines sol-
chen integrierten Designs separat ansprechen. Dazu
benutzen Sie die Schaltflächen Designfarben ,
Designschriftarten und Designeffekte in der
Gruppe Designs. Sie öffnen darüber jeweils eine
Liste, über die Sie den entsprechenden Parameter
einstellen können ( Abbildung 6.45 rechts und Ab-
bildung 6.46). Auch hier ist keine spezielle Markie-
rung im Text notwendig. Die Optionen betreffen das
gesamte Dokument.
Abbildung 6.45 
Die integrierten Designs
 Format- und Dokumentvorlagen

Standard festlegen
Wenn Sie mit einer Kombination von Formatvorlagen-
satz, Farben und Schriftarten immer wieder arbeiten,
können Sie auch dafür sorgen, dass diese beim Erstellen
eines neuen Dokuments immer automatisch eingestellt
ist. Dazu nehmen Sie bei einem beliebigen Dokument
zuerst die gewünschten Einstellungen vor und klicken
dann auf Als Standard festlegen in der Liste zur Schalt-
fläche Formatvorlagen ändern.

Abbildung 6.46 
Die Designschriftarten
  und die Designeffekte

191
Kapitel 7

Zusätzliche Elemente in » Sie können Indizes und Verzeichnisse in das Doku-

ment einfügen (à Abschnitt 7.3): Der Index enthält
den Text einfügen Stichwörter mit den entsprechenden Seitenverwei-
sen darauf, wo im Dokument Informationen zum
jeweiligen Stichwort zu finden sind. Bei einem Ver-
zeichnis handelt es sich beispielsweise um das klas-
Nach oder auch während der Texteingabe können Sie
sische Inhaltsverzeichnis, das automatisch anhand
weitere textbezogene oder grafische Elemente in das
der Überschriften im Dokument generiert wird. Es
Dokument einfügen. Dazu gehören beispielsweise Son-
können aber auch verschiedene andere Arten von
der- oder Steuerzeichen, Datums- und/oder Uhrzeitan-
Verzeichnissen erstellt werden, beispielsweise Lite-
gaben, Schnellbausteine – ganz früher einmal als Au-
ratur-, Rechtsgrundlagen-, Abbildungs- oder Tabel-
toTexte bezeichnet – bzw. Bilderelemente oder Fotos.
lenverzeichnisse.
Als Werkzeuge dienen hier vor allem die betreffenden
Befehle auf der Registerkarte Einfügen.
Die Registerkarte Einfügen bei Word bein-
» Wir wollen uns zunächst einmal mit einigen typi- HINWEIS haltet ebenfalls viele Elemente, die Sie
schen Textelementen beschäftigen, die Sie oft in das auch bei vielen anderen Programmen der Generation
eigentliche Dokument selbst einfügen werden (à Ab- Office 2010 finden. Wir werden diese zusammenfassend
schnitt 7.1). Dazu gehören beispielsweise Schnell- im letzten Teil dieses Buchs über die gemeinsamen Auf-
bausteine oder die Angaben für Datum und Uhrzeit, gaben behandeln. Die Werkzeuge zum Einfügen von
aber auch anderes. grafischen Elementen in ein Dokument finden Sie in
Kapitel 26, das Arbeiten mit Tabellen, Diagrammen
» Damit sich Leser besser in Ihrem Dokument zurecht-
und anderen Objekten in Kapitel 27.
finden, stehen unter dem Begriff Referenzen fol-
gende Funktionen zur Verfügung (à Abschnitt 7.2):
Fuß- und Endnoten können in gedruckten Texten für
Erläuterungen, Kommentare, Verweise und Quellen-
angaben verwendet werden. Tabellen, Abbildungen
und verschiedene andere Elemente im Dokument
lassen sich mit einer fortlaufenden automatischen
Beschriftung versehen. Damit ist es beispielsweise
auch möglich, im Dokument Querverweise auf Abbil-
dungen, Tabellen und andere Elemente einzufügen.

192

7.1 Textelemente
Zu den typischen Elementen, die Sie in ein Dokument
einfügen werden, gehören Symbole und Sonderzeichen,
Schnellbausteine oder eine Signaturzeile zum Signieren
von Dokumenten oder eine Initiale.
7.1.1 Symbole, Sonderzeichen und
Formeln
Für die Eingabe von Zeichen, auf die Sie über
die Tastatur nicht direkt zugreifen können,
stellt Word den Befehl Symbole in der Gruppe
Symbole auf der Registerkarte Einfügen zur
Verfügung. Sie haben so Zugriff auf einen großen Vor-
rat an Zeichen, die Sie über die Tastatur nur mithilfe von
ANSI-Zeichen eingeben könnten. Beispielsweise lässt
sich das Zeichen ½ mithilfe des Codes Ç+0189
(auf der Zehnertastatur – die Taste ´ muss ge-
drückt sein) eingeben.
Symbole
Setzen Sie die Einfügemarke an die richtige Stelle im
Dokument und öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche
Symbol. Bei Word können Sie zunächst eine Liste mit
den am häufigsten verwendeten Symbolen öffnen. Viel-
leicht finden Sie darin bereits das gewünschte Symbol.
Die Wahl von Weitere Symbole zeigt das Dialogfeld Sym-
bol an (à Abbildung 7.1).
Textelemente
» Der verfügbare Zeichenvorrat lässt sich durch Wahl
einer anderen Schriftart beeinflussen. Währungs-
kennzeichen wie beispielsweise €, £, ¥, Brüche wie
¼, ½, ¾, sprachenabhängige Umlaute und andere Zei-
chen wie à, á, â, ã, å, æ oder Ähnliches können Sie
in allen gängigen Schriftarten einfügen. Einen Satz
häufig verwendeter mathematischer Zeichen finden
Sie in der Schriftart Symbol. Grafische Elemente fin-
den Sie unter anderem in der Schriftart Wingdings.
» Die meisten Schriftarten verfügen über verschiede-
ne Subsets, in denen Zeichen für unterschiedliche
Einsatzzwecke zusammengefasst sind – Sie finden
im Listenfeld Subset meist die Gruppen Lateinisch,
Griechisch, Kyrillisch, Hebräisch, aber auch geomet-
rische Formen oder Linienzeichen.
Im Listenfeld in der Mitte des Dialogfelds werden die
verfügbaren Symbole angezeigt. Fügen Sie das ge-
wünschte Zeichen durch einen Doppelklick oder durch
Markieren und anschließendes Bestätigen über die
Schaltfläche Einfügen an der aktuellen Cursorposition
in das Dokument ein.
Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen ei-
TIPP nes Zeichens geöffnet, um die Eingabe weite-
rer Symbole zu ermöglichen. Wenn Sie ein weiteres Zei-
chen einfügen wollen, klicken Sie zunächst auf eine
beliebige Stelle im Dokument und setzen Sie dann die
Einfügemarke an die gewünschte Stelle. Klicken Sie an-
schließend wieder das Dialogfeld an und fügen Sie dann
das Symbol wie beschrieben ein.
Abbildung 7.1
Hierüber können Sie auf einfache
Weise Symbole in Ihr Dokument
einfügen.
193
Kapitel 7 • Zusätzliche Elemente in den Text einfügen

Tastenkürzel definieren Sonderzeichen

Für häufig verwendete Sonderzeichen können Sie über Die Registerkarte Sonderzeichen ermöglicht das Einfü-
die Schaltfläche Tastenkombination für das gerade im gen von Steuerzeichen und häufig verwendeten Sym-
Dialogfeld markierte Zeichen ein Tastenkürzel definie- bolen (à Abbildung 7.2). Am Anfang der Liste Zeichen
ren. Im Dialogfeld Tastatur anpassen ist das Symbol im finden Sie eine Reihe von Elementen, die auch den au-
Feld Befehle dargestellt. Setzen Sie die Einfügemarke in tomatischen Zeilenumbruch in einer Zelle beeinflussen.
das Feld Neue Tastenkombination und drücken Sie die
gewünschte Kombination. Sie können eine oder meh-
rere der Tasten Á, Ç und Ÿ mit einer anderen
Taste kombinieren. Die gewählte Kombination wird an-
gezeigt. Durch Drücken einer weiteren Kombination
kann auch diese dem Symbol zugeordnet werden. Wenn
Sie eine eingegebene Kombination vor der Bestätigung
ändern wollen, müssen Sie sie zuerst löschen.

Wenn die von Ihnen eingegebene Kombinati-

TIPP on bereits einer bestimmten Aufgabe zuge-
ordnet ist, wird dies im Dialogfeld angezeigt. Wenn Sie
dann die gerade festgelegte Tastenkombination bestäti-
gen, wird sie der neuen Aufgabe zugeordnet. Das gilt
auch für die in Microsoft Word standardmäßig vorhan-
denen Tastenkürzel – beispielsweise Á+Ô für den Abbildung 7.2 Symbole und Sonderzeichen sind über ein Dialog-
Befehl Speichern. Durch einen Klick auf die Schaltfläche feld verfügbar.
Alle zurücksetzen können Sie alle benutzerdefinierten
Tastenkombinationen aus der Vorlage entfernen und » Den Halbgeviertstrich kennen Sie wahrscheinlich
die in Word standardmäßig vorhandenen Tastenkombi- eher unter dem Begriff Gedankenstrich. Sie benut-
nationen wieder wirksam machen. zen ihn zur optischen Trennung von in einem Satz
eingefügten Nebenbemerkungen – wie etwa auch in
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zuordnen über- diesem Satz.
nehmen Sie die eingegebene(n) Kombination(en). Nach
» Ein bedingter Trennstrich trennt ein Wort dann,
dem Bestätigen werden die für das vorher markierte
wenn es sich am Ende einer Zeile befindet. Befindet
Zeichen eingegebene(n) Kombination(en) im Feld Aktu-
sich das Wort in der Mitte einer Zeile, erscheint das
elle Tasten aufgelistet. Sie können eine solche Tasten-
Trennzeichen nicht im Ausdruck. Sie können dieses
folge wieder löschen, indem Sie sie dort markieren und
Zeichen benutzen, wenn die automatische Silben-
dann auf Entfernen klicken.
trennung von Microsoft Word Wörter immer an ei-
ner falschen oder einer ungünstigen Stelle trennt.
Standardmäßig wird eine solche Tastenkom-
TIPP bination in der Vorlage Normal gespeichert.
Beispielsweise kann die Automatik dazu führen,
dass Word das Wort Autorennennung zwischen Au-
Das heißt, dass sie in allen Dokumenten zur Verfügung
torennen und nung trennt. Sinnvoller ist hier sicher-
steht, die auf dieser Vorlage basieren. Wenn die neue
lich eine Trennung zwischen Autoren und nennung.
Tastenkombination für eine andere Vorlage verwendet
Das erreichen Sie durch die Eingabe eines bedingten
werden soll, müssen Sie sie über das Drop-down-Listen-
Trennstrichs an der betreffenden Stelle.
feld Speichern in auswählen, bevor Sie auf die Schaltflä-
che Zuordnen klicken. » Der geschützte Trennstrich ist ein Bindestrich, mit
dem verhindert wird, dass eine Wortkopplung mit
Bindestrich am Zeilenende getrennt wird. Beim Ver-
wenden eines normalen Minuszeichens als Binde-

194
 Textelemente

strich zwischen zwei Wörtern wird dieses Zeichen
als Trennzeichen verwendet, wenn das erste der
beiden Wörter am Zeilenende steht. Wollen Sie bei-
spielsweise vermeiden, dass ein Ausdruck wie LH2-
LOX-Triebwerk am Bindestrich zwischen LH2 und
LOX getrennt wird, benutzen Sie einen geschützten
Trennstrich statt des normalen Bindestrichs.
»» Das geschützte Leerzeichen zwischen zwei Wörtern
vermeidet, dass diese Wörter durch einen Zeilenum-
bruch getrennt werden. Typische Beispiele dafür fin-
den Sie bei Namen von Königen – etwa Ludwig XIV –,
bei denen der Name und die nachfolgende römische
Zahl nicht in verschiedenen Zeilen stehen sollten.
Sie können zum Einfügen solcher Steuer- und Sonder-
zeichen auch Tastenkürzel verwenden (à Abbildung 7.2
und Kapitel 30).
Einen Schnellbaustein erstellen
Um einen neuen Schnellbaustein zu erstellen, geben Sie
den dafür gewünschten Text zunächst in ein Dokument
ein. Falls gewünscht, können Sie den Text auch formatie-
ren und/oder zusätzliche Elemente – wie Grafiken oder
Ähnliches – mit eingeben. Markieren Sie dann den ge-
samten Bereich, den Sie als Schnellbaustein verwenden
wollen, öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Schnellbau-
steine in der Gruppe Text der Registerkarte Einfügen
und klicken Sie auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog
speichern. Weisen Sie anschließend im Dialogfeld Neu-
en Baustein erstellen dem Textbaustein einen Namen
zu (à Abbildung 7.4). Die ersten Zeichen des markier-
ten Bereichs werden als Voreinstellung für den Namen
des Eintrags angezeigt. Sie sollten diese Voreinstellung
durch eine einprägsame, kurze und eindeutige Bezeich-
nung ersetzen.

7.1.2 Schnellbausteine
Sie können häufig verwendete Textpassagen als Schnell-
bausteine speichern und so immer wieder
schnell an der gewünschten Position im Text einfügen.
Auf diese Weise müssen Sie immer wiederkehrende
Texte nicht jedes Mal neu schreiben, sondern Sie kön-
nen sie aus dem Speicher zurückrufen. Das funktioniert
übri­gens auch mit Grafiken.
Bereits vor einer Definition eigener Bausteine verfügt
der Katalog zu dieser Schaltfläche über einige Eintra-
gungen, die allerdings auf Ihren Namen und Ihre Initia- Abbildung 7.4  Ein neuer Schnellbaustein wird hinzugefügt.
len beschränkt sind (à Abbildung 7.3).

Abbildung 7.3 
Einige Bausteine sind standard-
mäßig bereits vorhanden.

195
Kapitel 7  •  Zusätzliche Elemente in den Text einfügen

Beachten Sie auch die restlichen Felder im Dialogfeld

Neuen Baustein erstellen:
»» Im Feld Katalog werden Sie wahrscheinlich keine Än-
derungen durchführen wollen. Die Grundeinstellung
Schnellbausteine sorgt dafür, dass der Baustein in
diesem Katalog gespeichert wird.
»» Wenn Sie häufig mit vielen Schnellbausteinen ar-
beiten, sollten Sie sich überlegen, ob Sie diese nicht
in verschiedenen Kategorien organisieren sollten.
Standardmäßig werden Schnellbausteine in der Ka-
tegorie Allgemein abgelegt. Durch Öffnen der Liste Abbildung 7.5  Einen definierten Baustein einfügen
zum Feld Kategorie können Sie nach Wahl von Neue
Kategorie erstellen weitere Kategorien definieren. Oder Sie geben die ersten Buchstaben vom Namen des
Geben Sie der Kategorie einen Namen und bestäti- Elements ein und drücken – sofern in der eingeblen-
gen Sie diesen. Die Kategorie steht anschließend in deten QuickInfo der korrekte Text angezeigt wird – die
der Liste zur Verfügung. Æ-Taste. Damit Letzteres funktioniert, muss die Op-
tion Schaltfläche für AutoKorrektur-Optionen anzeigen
»» Wichtig im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen ist
auf der Registerkarte AutoKorrektur im Fenster zu den
das Feld Speichern in. Darüber legen Sie mit Building
Word-Optionen aktiviert sein (à Kapitel 8).
Blocks fest, dass der Baustein allgemein für alle Do-
kumente nutzbar sein soll. Alternativ können Sie den Einen Schnellbaustein bearbeiten
Baustein aber auch in der aktuell benutzten Doku-
Um die so definierten Bausteine zu editieren, wählen
mentvorlage ablegen.
Sie Organizer für Bausteine im Katalog zu den Schnell-
»» Über das Feld Optionen können Sie regeln, ob genau bausteinen. Im gleichnamigen Dialogfeld wird eine Lis-
der vorher markierte Inhalt als Schnellbaustein be- te der vorhandenen Bausteine angezeigt. Nachdem Sie
nutzt oder ob diesem eine Absatzmarke hinzugefügt darin den gewünschten markiert haben, können Sie
werden soll. Sie können für den Baustein auch eine ihn Löschen oder seine Eigenschaften bearbeiten. Das
eigene Seite verwenden. Dialog­feld zu Eigenschaften bearbeiten entspricht dem
Dialogfeld Neuen Baustein erstellen.
Bestätigen Sie das Anlegen des Schnellbausteins ab-
schließend durch einen Klick auf OK.
7.1.3 Datum und Uhrzeit
Einen definierten Schnellbaustein in den Text Über die Schaltfläche Datum und Uhrzeit
einfügen auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text kön-
Um einen definierten Schnellbaustein in ein Dokument nen Sie das aktuelle Datum, die aktuelle Uhrzeit oder
einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke an die ge- beide Angaben in Ihr Dokument einfügen. Setzen Sie
wünschte Stelle und wählen dann auf der Registerkarte vorher die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im
Einfügen in der Gruppe Text den betreffenden Eintrag Dokument. Im Dialogfeld Datum und Uhrzeit können
über die Liste zur Schaltfläche Schnellbausteine aus Sie entscheiden, in welcher Form die Daten eingefügt
(à Abbildung 7.5). Alternativ können Sie den entspre- werden sollen (à Abbildung 7.6).
chenden Namen des Bausteins im Dokument eintippen
und dann – ohne ein zusätzliches Leerzeichen eingefügt
zu haben – Ë drücken.

196

Abbildung 7.6  Legen Sie das Format für Datums-/Uhrzeitanga-
ben fest.
»» Über das Listenfeld Sprache bewirken Sie, dass die
sprachtypischen Formate für Datums- und Uhrzeit-
angaben angezeigt werden. Im Feld Verfügbare For-
mate können Sie dann zwischen unterschiedlichen
Formaten wählen.
»» Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Datums-
und/oder Uhrzeitangabe entweder zum Zeitpunkt
des Einfügens oder zum jeweils aktuellen Zeitpunkt
anzeigen zu lassen. Wenn Sie das Kontrollkästchen
Automatisch aktualisieren deaktiviert lassen, wer-
den Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Einfü-
gens angezeigt, das heißt, die Angaben ändern sich
später nicht. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen,
wird später der aktuelle Zeitpunkt angezeigt.
7.1.4 Signaturzeile
Eine digitale Signaturzeile kann als Unterschrift in ei-
nem papierlosen Signierprozess für Dokumente wie
Verträge oder andere Abkommen eingesetzt werden.
Eine Signaturzeile erstellen
Wählen Sie Microsoft Office-Signaturzeile
aus der Liste zur Schaltfläche Signaturzeile in der Grup-
pe Text auf der Registerkarte Einfügen. Über das dann
angezeigte Informationsfenster haben Sie auch Zugriff
auf kommerzielle Dienste, mit deren Hilfe Sie digitale Si-
gnaturen hinzufügen können.
Textelemente
Anschließend wird das Dialogfeld Signatureinrichtung
angezeigt (à Abbildung 7.7). Geben Sie hier die Infor-
mationen zu der Person ein, die in dieser Signaturzeile
signieren wird. Wenn Sie dem Signierer Anweisungen
bereitstellen möchten, geben Sie diese in das entspre-
chende Feld ein.
Abbildung 7.7  Das Dialogfeld Signatureinrichtung
Klicken Sie auf OK. Diese Informationen werden di-
rekt neben der Signaturzeile im Dokument angezeigt
(à Abbildung 7.8). Eine solche Signaturzeile sieht wie
ein typischer Signaturplatzhalter in einem gedruckten
Dokument aus, unterscheidet sich aber bezüglich der
Funktionsweise (à unten).
Abbildung 7.8  Eine Signaturzeile wurde dem Dokument
hinzugefügt.
Ein Dokument signieren
Sie können natürlich das Dokument ganz normal auf
Papier ausdrucken und unterschreiben. Wenn Sie oder
Ihre Organisation aber zusätzlich über ein digitales Zer-
tifikat verfügen, können Sie die Vorteile einer papierlo-
sen Signatur nutzen. Der Autor des Dokuments kann im
Dialogfeld Signatureinrichtung Informationen über den
vorgesehenen Signierer sowie Anweisungen für den
Signierer angeben. Wenn eine elektronische Kopie des
197
Kapitel 7  •  Zusätzliche Elemente in den Text einfügen

Dokuments an den vorgesehenen Signierer gesendet 7.1.5 Initiale

wird, sieht diese Person die Signaturzeile und eine Be-
Der Befehl Initiale zählt technisch gesehen wohl
nachrichtigung, dass ihre Signatur erforderlich ist.
eher zu den Absatzformaten, da Sie damit den jeweils
Wenn Sie die Funktionsweise einmal austesten wollen, ersten Buchstaben eines Absatzes in eine spezielle –
doppelklicken Sie auf die Signaturzeile. Wenn Sie noch vergrößerte – Form bringen (à Abbildung 7.10).
über kein Zertifikat verfügen, haben Sie über das Dia-
logfeld Digitale ID anfordern nochmals die Möglichkeit,
ein solches zu erwerben. Dann wird das Dialogfeld Sig-
nieren angezeigt (à Abbildung 7.9).

Abbildung 7.10  Mit einer Initiale wird der erste Buchstabe

im Absatz vergrößert angezeigt.

Setzen Sie hierfür die Einfügemarke in den gewünsch-

ten Absatz und rufen Sie dann im Menüband auf der
Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text den Befehl
Initiale auf. Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte
Form aus und legen Sie gegebenenfalls über den Befehl
Initialoptionen weitere Optionen fest (à Abbildung 7.11).

Abbildung 7.9  Das Dialogfeld Signieren

»» Geben Sie Ihren Namen in das Feld neben dem X ein,

um eine gedruckte Version Ihrer Signatur hinzuzu-
fügen.
»» Klicken Sie auf den Link Bild auswählen, um ein Bild
Ihrer schriftlichen Signatur auszuwählen. Suchen Sie
im Dialogfeld Signaturbild auswählen den Speicher-
ort der Signaturbilddatei, wählen Sie die gewünsch-
te Datei aus und klicken Sie dann auf Auswählen.
»» Ein Tablet-PC-Benutzer kann mithilfe der Freihand-
funktion mit seinem Namen in dem Feld neben dem  
X unterschreiben. Abbildung 7.11  Das Einfügen einer Initiale und die Initialoptionen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Signieren. Wenn ein Do-

kument digital signiert wurde, ist es schreibgeschützt,
um Änderungen am Inhalt des Dokuments zu verhin-
dern. Wenn dem Dokument eine sichtbare Darstellung
einer Signatur hinzufügt wird, wird gleichzeitig eine
digitale Signatur hinzugefügt, um die Identität des Sig-
nierers zu authentifizieren.
»» Über die Varianten Im Text und Im Rand im Bereich
Position legen Sie die Grundform der Initiale fest.
»» In den darunter liegenden Feldern können Sie die
Schriftart, die Initialhöhe und den Abstand vom Text
angeben.

198

7.2 Referenzen
Sie können Ihre Dokumente mit Fußnoten, Beschriftun-
gen, Querverweisen, Indizes und Verzeichnissen verse-
hen. Microsoft Word stellt für die Arbeit mit derartigen
Elementen auf der Registerkarte Verweise die betref-
fenden Werkzeuge bereit (à Abbildung 7.12).
7.2.1 Fuß- und Endnoten
Fuß- oder Endnoten benutzt man im Allge-
meinen dazu, dem Leser zu einem bestimm-
ten Begriff oder einer Aussage im Fließtext
zusätzliche Erläuterungen zu liefern, die im
Fließtext selbst von der beabsichtigten Argumentation
ablenken würden. Solche erläuternden Ergänzungen
werden in Microsoft Word entweder als Fußnoten am
Ende der aktuellen Seite oder als Endnoten am Ende
des Dokuments angezeigt. Die Befehlsschaltflächen da-
für finden Sie in der Gruppe Fußnoten der Registerkarte
Verweise.
Fußnoten einfügen
Eine Fußnote oder eine Endnote besteht aus zwei mit-
einander verknüpften Teilen: dem Fußnotenzeichen im
eigentlichen Fließtext und dem Fuß- beziehungsweise
Endnotentext am Ende der Seite. Sie können in eine
Fußnote Text von beliebiger Länge eingeben und diesen
Text wie normalen Text formatieren.
Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Do-
kument, an der das Fußnotenzeichen erscheinen
soll. Wählen Sie dann den Befehl Fußnote einfü-
gen in der Gruppe Fußnoten der Registerkarte Verweise.
Die Fußnote wird erzeugt und die Schreibmarke springt
in den Fußnotenbereich (à Abbildung 7.13).
Referenzen
Abbildung 7.12 
Die Befehle der Registerkarte
Verweise
Abbildung 7.13  Fußnoten werden in einem eigenen Bereich
angesiedelt.
Geben Sie hier den gewünschten Text
ein. Sie können praktisch alle Befehle
zur Bearbeitung und Formatierung
nutzen, die Ihnen auch im normalen
Fließtext zur Verfügung stehen.
Durch einen Doppelklick auf das Symbol für die Fußnote
können Sie zwischen der Fußnote und dem eigentlichen
Text wechseln. Sie können für eine erweiterte Navigati-
on auch die Optionen zur Befehlsschaltfläche Nächste
Fußnote in der Gruppe Fußnoten benutzen.
Endnote einfügen
Zum Einfügen einer Endnote gehen Sie entsprechend
vor. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Doku-
ment, an der das Endnotenzeichen erscheinen soll. Wäh-
len Sie dann den Befehl Endnote einfügen
in der Gruppe Fußnoten der Registerkarte Verweise.
Zusätzliche Optionen
Wo und wie die Fuß- und/oder Endnoten im Dokument
gehandhabt werden sollen, können Sie über ein Dia-
logfeld steuern, das Sie durch einen Klick auf die klei-
ne Schaltfläche neben der Gruppenbezeichnung auf
den Bildschirm bringen (à Abbildung 7.14).
199
Kapitel 7 • Zusätzliche Elemente in den Text einfügen

Wenn Sie die Optionen für die erste Fußnote

TIPP oder Endnote festgelegt haben, können Sie
alle weiteren Fußnoten durch Drücken von Ç+Ÿ+F
und alle weiteren Endnoten durch Drücken von
Ç+Ÿ+D definieren.

7.2.2 Beschriftungen
Sie können die unterschiedlichsten Doku-
mentelemente – beispielsweise Abbildun-
gen, Tabellen, Formeln usw. – mit einer fort-
laufenden automatischen Beschriftung
versehen, um beispielsweise an anderen Stellen im Do-
Abbildung 7.14 Legen Sie die Einstellungen für Fußnoten
kument auf diese Elemente verweisen zu können. Wenn
und/oder Endnoten fest. Sie eine weitere Beschriftung zwischen vorhandenen
Beschriftungen einfügen oder Beschriftungen aus dem
Dokument entfernen, wird die Nummerierung sowohl
» Legen Sie als Erstes fest, ob Sie die Fußnoten oder
der beschrifteten Elemente als auch die der Verweis-
die Endnoten steuern wollen, indem Sie die entspre-
stelle(n) automatisch angepasst. Mit der Beschriftungs-
chende Option wählen, und bestimmen Sie gegebe-
funktion ist es beispielsweise auch möglich, Abbildungs-
nenfalls im zugehörigen Drop-down-Listenfeld den
oder Tabellenverzeichnisse in einem Dokument zu
Ort, an dem der Fuß-/Endnotentext erscheinen soll.
erstellen. Zum Einsatz solcher Funktionen benutzen Sie
» Wenn Sie eine der Optionen im Drop-down-Listenfeld die Befehlsschaltfläche in der Gruppe Beschriftungen
Zahlenformat wählen, hat das den Vorteil, dass die der Registerkarte Verweise.
Fuß-/Endnotenzeichen zusammen mit den dazuge-
hörigen Texten automatisch verwaltet werden. Wird Beschriftung einfügen
beispielsweise zwischen zwei vorhandenen Fußno- Markieren Sie die Stelle im Dokument, der Sie
ten eine neue eingefügt oder ein Textbereich mit eine Beschriftung zuweisen wollen, beispiels-
Fußnoten verschoben, sorgt das Programm automa- weise unterhalb einer Tabelle oder einer Abbil-
tisch für eine Aktualisierung der Nummerierung. dung. Wählen Sie dann Beschriftung einfügen in der
Gruppe Beschriftungen auf der Registerkarte Verweise
» Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie ein
und legen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die
beliebiges Zeichen zur Kennzeichnung der Fuß-/
Art und Position der Beschriftung fest (à Abbildung
Endnote angeben. In diesem Fall wird aber keine
7.15).
automatische Aktualisierung der Fuß-/Endnoten
durchgeführt. Über die Schaltfläche Symbol können
Sie ein geeignetes Zeichen auswählen.
» Über Beginnen bei können Sie die Anfangsziffer für
die automatische Nummerierung festlegen. So kön-
nen Sie bei einem aus mehreren Dateien bestehen-
den Dokument für eine fortlaufende Nummerierung
der Fuß-/Endnoten sorgen.
» In den Drop-down-Listenfeldern Nummerierung und
Änderungen übernehmen für können Sie die festge-
legten Einstellungen gegebenenfalls auch nur auf Abbildung 7.15 Bestimmen Sie die Art der Beschriftung und
Abschnitte im Dokument oder markierte Bereiche deren Position.
anwenden lassen.

200
 Referenzen

»» Den Eintrag im Feld Beschriftung können Sie erwei-

tern oder auch komplett neu schreiben. Definieren
Sie hier aber nur den Typ der Bezeichnung – bei-
spielsweise Abbildung oder Bild –, lassen Sie den
eigent­lichen Inhalt noch weg.
»» Wenn Sie mehrere unterschiedliche Arten
von Elementen in Ihrem Dokument be-
schriften wollen, beispielsweise sowohl Ab-
bildungen als auch Tabellen, müssen Sie im
Feld Bezeichnung die aktuell gewünschte auswählen.
Standardmäßig haben Sie hier die Wahl zwischen
den Kategorien Abbildung, Formel und Tabelle.
Nach dem Bestätigen über OK wird an der aktuellen
Cursorposition die festgelegte Beschriftung zusammen
mit einer Nummer eingefügt (à Abbildung 7.16). Geben
Sie nun den dazugehörenden Text – beispielsweise die
Beschreibung der Abbildung – ein.
Abbildung 7.16 
Ein Bild wurde
beschriftet.
Abbildung 7.17  Sie können eigene Beschriftungen definieren.
»» Wie die aktuell gewählte Beschriftung nummeriert
werden soll, legen Sie nach einem Klick auf die
Schaltfläche Nummerierung fest (à Abbildung 7.17,
rechts). Sie können im daraufhin angezeigten Dia-
logfeld das Format der Nummerierung wählen und
die Kapitelnummer mit in die Beschriftung einbezie-
hen.
»» Das Dialogfeld, das Sie über die Schaltfläche Auto-
Beschriftung aufrufen, erlaubt die Zuordnung von
automatischen Bezeichnungen zu Elementen, die
Sie aus anderen Anwendungen einfügen (à Abbil-
dung 7.18). Im Listenfeld Beschriftung beim Einfügen
hinzufügen werden die Anwendungen angezeigt, die
vom Programm unterstützt werden. Aktivieren Sie
das Kontrollkästchen links neben dem Element, dem
automatisch eine Beschriftung hinzugefügt werden
soll. Wählen Sie im Drop-down-Listenfeld Bezeich-
nung einen Kategorienamen für die Beschriftung
aus. Möchten Sie eine weitere Kategorie für das
markierte Element erstellen, klicken Sie auf Neue
Beschriftung und geben Sie dann die gewünschte
Bezeichnung ein.

Zusätzliche Optionen
Im Dialogfeld Beschriftung stehen Ihnen noch zusätzli-
che Optionen zur Verfügung:
»» Wenn Sie ein Element im Text – beispielsweise eine
Abbildung – vor dem Aufrufen des Dialogfelds mar-
kiert haben, lässt sich über das Drop-down-Listen-
feld Position festlegen, wo die Beschriftung hinzuge-
fügt werden soll. Abbildung 7.18 
AutoBeschriftung
»» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Neue Bezeich- listet Elemente
nung können Sie eigene Beschriftungsbezeichnun- aus anderen An-
wendungen auf.
gen definieren (à Abbildung 7.17, links).

201
Kapitel 7  •  Zusätzliche Elemente in den Text einfügen

7.2.3 Querverweise »» Markieren Sie im Feld Für welche Beschriftung das

Element, auf das der Verweis Bezug nehmen soll,
Mithilfe von Querverweisen können Sie in Ihrem Doku-
und klicken Sie dann auf Einfügen, um den Querver-
ment Verweise auf bestimmte andere Stellen oder Ele-
weis in den Dokumenttext eintragen zu lassen (à Ab-
mente in diesem Dokument angeben. Ein Querverweis
bildung 7.20).
bezieht sich beispielsweise auf eine Abbildung, eine
Tabelle oder eine Überschrift. Solche Verweise werden
automatisch aktualisiert, wenn Sie im Dokument Ände-
rungen durchführen, die beispielsweise die Reihenfolge
der Elemente, auf die verwiesen wird, betreffen.
Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Do-
kument, an der der Verweis eingetragen werden soll,
und wählen Sie dann Querverweis in der Gruppe Be-
schriftungen auf der Registerkarte Verweise. Legen Sie
im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Querverweis
fest (à Abbildung 7.19).

Abbildung 7.20  Ein Verweis auf eine Abbildung

7.3 Indizes und Verzeichnisse

Mithilfe von Indizes und Verzeichnissen – beispielsweise
einem Inhalts- oder einem Abbildungsverzeichnis – kön-
nen Sie den Lesern längerer Dokumente die Möglichkeit
bieten, sich darin schneller zurechtzufinden.

Abbildung 7.19  Fügen Sie über das Dialogfeld Querverweise ein.
»» Wählen Sie im Drop-down-Listenfeld Verweistyp
den Elementtyp aus, für den Sie einen Querverweis
erstellen möchten. Aufgelistet werden hier alle de-
finierten Kategorien wie beispielsweise mit der
Standardformatvorlage formatierte Überschriften,
Textmarken, Abbildungen, Tabellen etc.
»» Im Drop-down-Listenfeld Verweisen auf legen Sie
fest, was Sie in den Text des Querverweises einbe-
ziehen möchten – beispielsweise das Wort Abbildung
und die zugehörige Nummer. Die Elemente in dieser
Liste beziehen sich auf die Auswahl im Drop-down-
Listenfeld Verweistyp.
7.3.1 Indizes
Ein Index enthält Stichwörter mit den ent-
sprechenden Seitenverweisen darauf, wo im
Dokument Informationen zu dem entspre-
chenden Stichwort zu finden sind. Zur Steue-
rung der dafür notwendigen Eingaben benutzen Sie die
Gruppe Index der Registerkarte Verweise.
Einen Indexeintrag erstellen
Bevor Sie ein Stichwortverzeichnis generieren
können, müssen Sie die entsprechenden Stellen
in Ihrem Dokument als Indexeinträge kennzeich-
nen. Setzen Sie dazu die Einfügemarke an die Stelle im
Dokument, an der ein Indexeintrag eingefügt werden
soll, oder markieren Sie den Text im Dokument, der an
dieser Stelle als Indexeintrag verwendet werden soll.
Wählen Sie dann Eintrag festlegen in der Gruppe Index

202

auf der Registerkarte Verweise. Im nun angezeigten
Dia­logfeld Indexeintrag festlegen können Sie den Ein-
trag spezifizieren sowie weitere Einträge definieren
(à Abbildung 7.21).
Abbildung 7.21 
Definieren Sie über dieses
­Dialogfeld die Indexeinträge.
»» Falls Sie vor dem Aufruf des Dialogfelds Text mar-
kiert haben, wird dieser im Feld Haupteintrag ange-
zeigt. Sie können den gewünschten Eintrag hier aber
auch direkt eingeben oder bearbeiten.
»» Im Feld Untereintrag können Sie einen Unterpunkt
zum Haupteintrag definieren. Wollen Sie mit mehr
als zwei Ebenen arbeiten, geben Sie diese auch hier
ein – jeweils getrennt durch einen Doppelpunkt.
»» Im Bereich Optionen wird standardmäßig auf die ak-
tuelle Seite des Eintrags verwiesen. Über die Option
Querverweis kann aber auch ein Verweis auf einen
anderen Indexeintrag festgelegt werden. Den Vorga-
betext Siehe können Sie ändern. Mit Seitenbereich
lässt sich auf eine bereits definierte Textmarke ver-
weisen.
»» Für das Seitenzahlenformat können Sie zwischen
Fett und Kursiv wählen oder beide Formate kom­
binieren, wenn Sie bei mehreren Seitenangaben zu
einem Indexeintrag den Haupteintrag besonders
kennzeichnen möchten.
»» Über die Schaltfläche Alle festlegen werden alle Stel-
len im Dokument als Indexeintrag gekennzeichnet,
bei denen die Schreibweise exakt mit dem Hauptein-
trag übereinstimmt.
Indizes und Verzeichnisse
Mit Festlegen schließen Sie die Definition des aktuellen
Eintrags ab. Das Dialogfeld bleibt danach für die Kenn-
zeichnung weiterer Indexeinträge im Dokument geöff-
net. Sie können also zwischen dem Dialogfeld und dem
Text beliebig hin- und herwechseln. Schließen Sie das
Dialogfeld mit Abbrechen, nachdem Sie alle Einträge im
Dokument gekennzeichnet haben.
Indexeinträge werden als verborgen formatierte Feld-
funktion in das Dokument eingefügt. Sie können sie
sichtbar machen, wenn Sie die Option Alle anzeigen
eingeschaltet haben (à Abbildung 7.22). Sie können den
Eintrag dann auch direkt im Dokument editieren, passen
Sie aber auf, dass Sie dabei nur den in Anführungszei-
chen gesetzten Bereich ändern, nicht die Elemente der
Feldfunktion {XE "…"}.
Abbildung 7.22  Ein Indexeintrag im Dokument –
die Option Alle anzeigen wurde eingeschaltet.
Den Index erstellen
Nachdem Sie die zu erfassenden Einträge im Dokument
gekennzeichnet haben, können Sie diese im eigentli-
chen Index zusammenfassen. Setzen Sie hierfür die
Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der der In-
dex erstellt werden soll – in der Regel am Ende des Do-
kuments –, und klicken Sie dann auf Index einfügen
in der Gruppe Index auf der Registerkarte Verweise. Im
Dialogfeld legen Sie die gewünschte Formatierung fest
(à Abbildung 7.23). Die Einträge im Feld Seitenansicht
dienen nur als Vorschau mit einem Beispieltext.
203
Kapitel 7  •  Zusätzliche Elemente in den Text einfügen

7.3.2 Inhaltsverzeichnis
Zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses
verwenden Sie die Befehle in der Gruppe
Inhaltsverzeichnis der Registerkarte Ver-
weise. Standardmäßig erstellt Word ein In-
haltsverzeichnis auf der Basis der integrierten Über-
schrift-Formatvorlagen (à Kapitel 6). Damit wird die
Gliederung des Textes erkannt und im Inhaltsverzeich-
nis wiedergegeben.

Inhaltsverzeichnis erstellen
Um ein Inhaltsverzeichnis an einer bestimmten
Stelle im Dokument einfügen zu lassen, setzen
Sie die Einfügemarke an die betreffende Stelle
und öffnen dann die Liste zur Schaltfläche Inhaltsver-
zeichnis in der gleichnamigen Gruppe. Darin können Sie
zwischen unterschiedlichen Formen wählen (à Abbil-
Abbildung 7.23  Hierüber formatieren und erstellen Sie das Stich-
dung 7.24).
wortverzeichnis.

»» Wählen Sie unter Typ, ob die Untereinträge in sepa-

raten Zeilen mit Einzug oder nacheinander, durch
Semikolon getrennt, in einer Zeile angeordnet wer-
den sollen.
»» In wie vielen Spalten der Index gesetzt werden soll,
können Sie im entsprechenden Feld festlegen.
»» Sie können die Seitenzahlen rechtsbündig – statt
direkt hinter dem Eintrag – anzeigen lassen. Diese
Option ist nicht für Fortlaufend wählbar. Wenn Sie
unter Typ die Option Eingezogen und außerdem Sei-
tenzahlen rechtsbündig gewählt haben, können Sie
ein Füllzeichen zwischen Indexeintrag und Seiten-
zahl einfügen lassen.
»» Im Drop-down-Listenfeld Formate stehen Ihnen meh-
rere integrierte Darstellungsmöglichkeiten für Indi-
zes zur Verfügung. Am flexibelsten bleiben Sie, wenn
Sie die Option Von Vorlage wählen und das Format
der einzelnen Ebenen gegebenenfalls über Ändern
anhand der Index-Formatvorlagen bestimmen.
Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird
der Index an der aktuellen Cursorposition im Dokument Abbildung 7.24  Der Katalog für die Inhaltsverzeichnisse
generiert.
Nach der Wahl einer Option wird das Inhaltsverzeichnis
erstellt (à Abbildung 7.25).

204
 Indizes und Verzeichnisse

»» Über das Drop-down-Listenfeld For-

mate stehen Ihnen mehrere integrier-
te Darstellungsmöglichkeiten für ein
Inhaltsverzeichnis zur Verfügung. Am
flexibelsten bleiben Sie, wenn Sie die Option Von
Vorlage wählen und das Format der einzelnen Ebe-
nen gegebenenfalls über Ändern anhand der Ver-
zeichnis-Formatvorlagen bestimmen.
Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird das
Inhaltsverzeichnis an der aktuellen Cursorposition im
Dokument generiert.

Abbildung 7.25  Ein Inhaltsverzeichnis wurde erstellt. Weitere Optionen

Über die Schaltfläche Optionen lassen Sie das Dialog-
Über die Option Inhaltsverzeichnis einfügen in diesem
feld Optionen für Inhaltsverzeichnis anzeigen, in dem
Katalog können Sie vorher die Form der Einträge im
Sie die zu berücksichtigenden Ebenen festlegen können
Verzeichnis festlegen (à Abbildung 7.26).
(à Abbildung 7.27).

Abbildung 7.27  Sie können bestimmen, aus welchen Vorlage­

elementen das Inhaltsverzeichnis generiert wird.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Formatvorlagen aktivie-

ren, wird das Verzeichnis anhand der Formatvorlagen er-
Abbildung 7.26  Legen Sie die Struktur des Inhaltsverzeichnisses
fest.
stellt, ansonsten auf Basis der Verzeichniseintragsfelder.
In der Liste unter Verfügbare Formatvorlagen werden
die für das Dokument definierten Vorlagen angezeigt.
»» Die Seitenzahlen können Sie anzeigen lassen oder
Standardmäßig werden zunächst die Überschriften im
ausblenden. Außerdem können Seitenzahlen rechts-
Dokument für das Inhaltsverzeichnis verwendet. Diese
bündig angeordnet werden oder direkt auf die ent-
sind mit einem Häkchen versehen. Sie können aber auch
sprechende Überschrift folgen. Wenn Sie sie rechts-
jede andere Formatvorlage als Eintrag für das Inhalts-
bündig setzen lassen, können Sie ein Füllzeichen
verzeichnis verwenden. Geben Sie dazu neben der Be-
zwischen Eintrag und Seitenzahl definieren.
zeichnung für die Vorlage in der Spalte Inhaltsverzeich-
nisebene die entsprechende Zahl für die gewünschte
Ebene ein, also beispielsweise 4 für Ebene 4.

205
Kapitel 8
Weitere Word-Funktionen
und ‑Optionen
Wenn Sie Microsoft Word nicht nur zum Schreiben von
Briefen oder anderen kurzen Dokumenten verwenden
wollen, sondern auch zum Verfassen von längeren
und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten, dürften die
Techniken, die in diesem Kapitel vorgestellt werden, in-
teressant für Sie sein. Word bietet eine ganze Reihe von
Werkzeugen, die Ihnen das Organisieren Ihrer Doku-
mente beziehungsweise der Dokumentinhalte erleich-
tern.
»» Mit der aktuellen Version von Word wurde die Na-
vigation in umfangreichen Dokumenten vereinfacht
(à Abschnitt 8.1). Dokumente können durch Ziehen
und Ablegen von Abschnitten auf einfache Weise
neu organisiert werden.
»» Das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht
es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Fluss der
Argumentation im Dokument festzulegen oder zu
korrigieren (à Abschnitt 8.2). Beispielsweise können
Sie darin angeben, in welcher Reihenfolge Sie Ihre
Aussagen zu Papier bringen wollen und ob eine Aus-
sage als selbstständiges Element in der Argumen-
tationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen
Aussage dargestellt werden soll.
206
»» Mithilfe eines Zentraldokuments – auch Masterdoku-
ment genannt – kann ein mehrere Teile umfassen-
des Werk, beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln
bestehendes Buch, in einem Dokument zusammen-
gefasst und verwaltet werden (à Abschnitt 8.3). Ein
solches Zentraldokument enthält meist nur Ver-
knüpfungen zu den einzelnen Filial- beziehungswei-
se Unterdokumenten.
»» Im letzten Abschnitt dieses Kapitels wollen wir auch
noch auf die Optionen zum Programm Word einge-
hen, über die Sie eine Vielzahl von Einstellungen
vornehmen und das Programm an Ihre persönlichen
Erfordernisse anpassen können (à Abschnitt 8.4).
8.1 Der Navigationsbereich
In der aktuellen Version von Word wurde die Navigati-
on in umfangreichen Dokumenten vereinfacht. Der neu
eingeführte Navigationsbereich leistet mehr als die
von den Vorversionen her bekannte Dokumentstruktur:
Dokumente können durch Ziehen und Ablegen von Ab-
schnitten auf einfache Weise neu organisiert werden.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Dokument mit
Formatvorlagen für Überschriften versehen haben. Da-
rüber hinaus kann jetzt durch inkrementelles Suchen
nach Inhalten gesucht werden. Dabei wird automatisch
das gesamte Dokument durchsucht. Die ersten Zeichen,
die im Dokument gefunden werden und mit der Suchzei-
chenfolge übereinstimmen, werden markiert. Sie müs-

sen also keine langen Dokumentabschnitte mehr kopie-
ren und einfügen oder ganz genau wissen, wonach Sie
suchen, um fündig zu werden.
8.1.1 Die Grundaufgaben
Die Aufgabe des Navigationsbereichs besteht zunächst
einmal darin, die Struktur des Dokuments in verkürzter
Form darzustellen. Sie können darin die Logik Ihrer Ar-
gumentation überprüfen.
Den Navigationsbereich anzeigen lassen
Zur Anzeige des Navigationsbereichs schalten Sie auf
der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen die
Option Navigationsbereich ein. Daraufhin wird im linken
Bereich des Bildschirms eine Spalte angezeigt, in der
die Überschriftenebenen im Dokument vermerkt wer-
den (à Abbildung 8.1). Die Breite dieser Spalte können
Sie – wie gewohnt – mit Hilfe der Maus verändern.
Der Navigationsbereich
Abbildung 8.1 
Der Navigationsbereich
wird links angezeigt.
Die Register
Der Bereich verfügt über drei Register, die Sie je nach
Aufgabenstellung einsetzen können:
»» Standardmäßig ist der Bereich Durchsuchen der
Überschriften in Ihren Dokument aktiviert. Dann
wird die Struktur der Überschriftenebenen im Doku-
ment angezeigt und Sie können damit zwischen den
einzelnen Abschnitten wechseln.
»» Die beiden anderen Register Durchsuchen der Sei-
ten in Ihrem Dokument und Durchsuchen der Ergeb-
nisse der aktuellen Suche eignen sich hauptsächlich
für die Suche im Dokument (à unten).
Die Navigation
Durch einen Klick auf eine der darin angezeigten Über-
schriftenebenen können Sie schnell zu der entspre-
chenden Stelle im Dokument wechseln. Sie können zum
Wechsel auch die beiden Schaltflächen mit den Pfeil­
spitzen rechts oben im Navigationsbereich benut-
zen.
207
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und -Optionen
Neu ist, dass Sie die Ebenen in der Dokumentgliederung
reduzieren können, um geschachtelte Überschriften
auszublenden, so dass Sie selbst bei tief strukturierten,
komplexen, umfangreichen Dokumenten problemlos mit
der Gliederung arbeiten können. Zum Ausblenden der
Unterebenen klicken Sie auf die nach rechts unten wei-
sende Pfeilspitze links neben einer Ebene. Dass unter-
halb einer Überschriftenebene noch weitere Ebenen im
Dokument vorhanden sind, erkennen Sie an der weißen
nach rechts weisenden Pfeilspitze.
Die Suche über den Navigationsbereich
Über das Suchen-Feld oben im Navigationsbereich ha-
ben Sie die Möglichkeit, direkt nach Zeichenfolgen im
Dokument suchen zu lassen. Sobald Sie damit beginnen,
darin Text einzugeben, werden die Fundstellen im Do-
kument farbig hervorgehoben (à Abbildung 8.2). Außer-
dem werden die Abschnitte, in denen die Zeichenfolge
gefunden wurde, markiert. Die Anzahl der Fundstellen
wird ebenfalls angezeigt.
Abbildung 8.2 Eine Suche im Navigationsbereich markiert auch
die Abschnitte, in denen der Suchbegriff auftaucht.
» Über das Menü zum Feld Suchen können Sie die wei-
teren wesentlichen Befehle zum Suchen bzw. Erset-
zen ansteuern.
208
» Durch einen Klick auf die Schließen-Schaltfläche im
Feld Suchen schalten Sie die Suchfunktion wieder
ab.
» Wenn Sie im Navigationsbereich das Register Durch-
suchen der Seiten in Ihrem Dokument anzeigen
lassen, werden darin Miniaturansichten der Seiten
angezeigt, in denen die Fundstellen auftauchen
(à Abbildung 8.3 links). Wenn Sie scharfe Augen ha-
ben, finden Sie darin bereits die gewünschte Seite
und können diese durch einen Mausklick im Haupt-
fenster anzeigen lassen.
» Nach Wahl des Register Durchsuchen der Ergebnisse
der aktuellen Suche werden die Fundstellen im Zu-
sammenhang aufgelistet (à Abbildung 8.3 rechts).
Auch hier können Sie durch einen Klick auf ein Ele-
ment in der Liste zum jeweiligen Bereich im Doku-
ment navigieren.
8.1.2 Die Struktur des Dokuments ändern
Sie können den Navigationsbereich auch dazu benut-
zen, die Struktur des Dokuments zu ändern oder das
Dokument durch die Eingabe weiterer Überschriften-
ebenen zu erweitern. Außerdem können Überschriften
und deren Inhalt gelöscht, ausgeschnitten und kopiert
werden.
Ebenen verschieben
Zum Ändern der Dokumentgliederung können Sie Über-
schriften innerhalb eines Dokuments ziehen und able-
gen. Klicken Sie zunächst im Register Durchsuchen der
Überschriften in Ihrem Dokument auf die Überschrifte-
nebene, die Sie zu einer anderen Stelle im Dokument
verlagern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt
und verschieben Sie den Zeiger in senkrechte Richtung
(à Abbildung 8.4 links). Lassen Sie die Maustaste an der
gewünschten Stelle los. Der vorher markierte Bereich
wird verschoben (à Abbildung 8.4 rechts).
Beachten Sie, dass mit einer Ebene im-
ACHTUNG mer auch die dazugehörenden Unterebe-
nen mit verschoben werden.
 Der Navigationsbereich

Abbildung 8.3 
Die beiden anderen Register
im Navigationsbereich liefern
weitere Möglichkeiten zur
  Navigation.

Abbildung 8.4 
Überschriftenebenen können mit
  der Maus verschoben werden.

209
Kapitel 8  •  Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
Weitere Aktionen im Navigationsbereich
Für weitere Aktionen können Sie das Kontextmenü zum
Navigationsbereich benutzen (à Abbildung 8.5). Markie-
ren Sie immer zuerst die Überschriftenebene, an der Sie
Änderungen durchführen wollen.
Abbildung 8.5  Das Kontextmenü zum Navigationsbereich bein-
haltet viele nützliche Befehle.
»» Die Ebene der markierten Überschrift innerhalb des
Dokuments lässt sich einfach ändern. Verwenden Sie
die Befehle Höher stufen bzw. Tiefer stufen. Damit
ändern Sie auch immer die Ebenen der zu der mar-
kierten Überschrift gehörenden Unterebenen.
»» Sie können auch einfach neue Überschriften zum
Dokument hinzufügen – beispielsweise um vergesse-
ne Abschnitte hinzuzufügen. Markieren Sie dazu die
gewünschte Stelle und verwenden Sie Neue Über-
schrift vor bzw. Neue Überschrift nach. Damit erstel-
len Sie im Dokument zunächst einen leeren Absatz,
der mit der Formatvorlage der vorher markierten
Überschrift formatiert ist. Den dazugehörenden Text
können Sie gleich im Hauptfenster eintragen.
210
»» Der Befehl Neue Unterüberschrift fügt nach den be-
reits vorhandenen Unterebenen eine weitere Über-
schrift der tieferen Ebene ein. Auch damit erstellen
Sie im Dokument zunächst einen leeren Absatz, der
mit der Formatvorlage der vorher markierten Über-
schrift formatiert ist. Den dazugehörenden Text
müssen Sie gleich im Hauptfenster eintragen.
»» Über Löschen können Sie die markierte Überschrift
samt der gegebenenfalls vorhandenen Unterebenen
aus dem Dokument entfernen.
»» Der Befehl Überschrift und Inhalt auswählen mar-
kiert den entsprechenden Bereich im Dokument
selbst und der Befehl Überschrift und Inhalt drucken
führt zur Ausgabe des Bereichs auf dem Drucker.
»» Die drei letzten Befehle im Kontextmenü arbeiten
unabhängig von der gerade im Navigationsbereich
vorgenommenen Markierung: Mit Alle Ebenen er-
weitern und Alle Ebenen reduzieren können Sie die
einzelnen Unterebenen ausblenden oder wieder an-
zeigen lassen. Über die Optionen im Untermenü zu
Überschriftenebenen anzeigen können Sie regeln,
bis zu welcher Gliederungsebene die Überschriften
im Navigationsbereich angezeigt werden sollen.
8.2 Arbeiten in der
Gliederungsansicht
Auch das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht
es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Aufbau Ihres
Dokuments überblicken und gegebenenfalls korrigieren
zu können. Sie können darin festlegen, in welcher Rei-
henfolge Ihre Aussagen im Dokument erscheinen sollen
und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der
Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer an-
deren Aussage angeordnet werden soll.
Um zur Gliederungsansicht zu wechseln, wech-
seln Sie im Menüband zur Registerkarte Ansicht
und klicken auf die Schaltfläche Gliederung im
Bereich Dokumentansichten oder Sie benutzen die
gleichbedeutende kleine Schaltfläche Gliederung rechts
unten im Programmfenster in der Statusleiste (à Abbil-
dung 8.6). Beachten Sie in der dann angezeigten An-
sicht gleich die Registerkarte Gliederung. Wichtig sind
für uns zunächst nur die Schaltflächen in der Gruppe
Gliederungstools.

Hatten Sie nur ein noch leeres Dokument geöffnet, fin-
den Sie im Hauptbereich des Fensters lediglich ein Kreis-
symbol mit einem Minuszeichen (à Abbildung 8.6).
Enthält das aktuelle Dokument bereits Inhalte, hängt
die Darstellung davon ab, ob Sie bereits zuvor Textele-
mente mit den integrierten Formatvorlagen Überschrift
1, Überschrift 2 etc. entsprechend gekennzeichnet ha-
ben (à Kapitel 6). Ist das der Fall, werden diese als Glie-
derungsebenen angezeigt.
8.2.1 Eingaben in der Gliederungsansicht
Im Allgemeinen arbeitet man in dieser Ansicht vorzugs-
weise auf der Ebene von Überschriften. Sie können hierin
aber auch Eingaben bis hinunter zum eigentlichen Text-
körper vornehmen und Bearbeitungen durchführen. Da
die Gliederungsansicht jedoch über eine auf ihre speziel-
len Zwecke der Organisation ausgerichtete Darstellungs-
form verfügt, sollten Sie für ausführlichere Arbeiten am
Textkörper besser zur Seitenlayoutansicht wechseln.
Arbeiten in der Gliederungsansicht
Abbildung 8.6 
Ein Dokument zeigt in der
Gliederungsansicht eine
weitere Registerkarte an.
Die oberste Ebene
Wenn Sie in einem noch leeren Dokument in
der Gliederung eine Eingabe durchführen,
wird dem Absatz damit automatisch die For-
matvorlage Überschrift 1 zugewiesen. Das
erkennen Sie in der Gliederungsansicht dar-
an, dass im Feld Gliederungsebene der Aus-
druck Ebene 1 steht, solange der Absatz
markiert ist. Wenn Sie von der Gliederungs-
ansicht zur Ansicht Seitenlayout wechseln, ist im Be-
reich der Schellformatvorlagen die Option Überschrift 1
eingestellt. Auch weitere Absätze, die Sie dann nach
Drücken der Æ-Taste eingeben, tragen diese Kenn-
zeichnung. Word nimmt in der Gliederungsansicht also
an, dass Sie zunächst einmal die Überschriften der
obersten Ebene eingeben wollen – beispielsweise die
Überschriften der Kapitel (à Abbildung 8.7).
Abbildung 8.7 
Vier Elemente der obersten Gliederungs-
ebene werden angezeigt.
211
Kapitel 8  •  Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
Untere Ebenen
Um unterhalb einer mit Ebene 1 markierten Ebene arbei-
ten zu können, gehen Sie wie folgt vor:
»» Setzen Sie die Einfügemarke an das Ende des bereits
eingegebenen Textes für eine Überschrift der Ebene
1 – beispielsweise an das Ende der Überschrift Kapi-
tel 1.
»» Drücken Sie die Taste Æ. Word nimmt zunächst an,
dass Sie eine weitere Ebene 1 einfügen wollen, und
weist dem Absatz eine entsprechende Markierung
zu.
»» Wechseln Sie dann die Ebene. Das können Sie auf
zwei Arten tun: Entweder Sie stellen über das Feld
Gliederungsebene die Ebene Ebene 2 ein. Die Liste
zum Feld Gliederungsebene enthält neun Überschrif-
tenebenen. Sie könnten auch jede andere Ebene ein-
stellen, im Allgemeinen wird man nach der Ebene 1
die Ebene 2 verwenden. Anschließend können Sie
den Text für die Überschrift dieser Ebene eingeben
(à Abbildung 8.8).
Sie können zum Wechsel auf die nächste Ebene nach
der Eingabe eines neuen Absatzes aber auch einfach
die Schaltfläche Tiefer stufen benutzen. Dadurch
weisen Sie dem Absatz automatisch die nächst tiefere
Ebene zu.
Fahren Sie auf diese Weise mit dem Aufbau der Über-
schriftenebenen des Dokuments fort. Wenn Sie bei-
212
spielsweise unterhalb von Ebene 2 eine Ebene 3 einrich-
ten wollen, setzen Sie die Einfügemarke an das Ende der
Überschrift von Ebene 2, drücken Sie die Taste Æ und
ändern Sie die Ebene des neuen Absatzes in Ebene 3.
Die Ebene des Textkörpers
Natürlich besteht ein Dokument nicht nur aus Über-
schriften, sondern üblicherweise auch aus normalem
Text. Um irgendwo zwischen den Überschriften einen
solchen Fließtext einzufügen, setzen Sie die Einfüge-
marke an das Ende der davor stehenden Überschrif-
tenebene, drücken Sie die Taste Æ und wechseln Sie
die Ebene des neuen Absatzes in Textkörper. Geben Sie
dann den Text auf dieser Ebene ein (à Abbildung 8.9).
Sie können zum Zuweisen dieser Ebene auch einfach
auf die Schaltfläche Tieferstufen zu Textkörper kli-
cken.
8.2.2 Die Gliederung bearbeiten
Zum Bearbeiten einer Gliederung sind meist zwei ver-
schiedene Aufgaben zu bewerkstelligen: Zum einen
muss die Reihenfolge einzelner Abschnitte – Überschrif-
tenebenen mit den dazugehörigen Unterpunkten und
Texten – geändert werden, ohne dass sich dabei deren
Gliederungsebene ändert. Zum anderen ergibt sich
manchmal auch die Notwendigkeit, die Gliederungs-
ebene oder Einzugsebene bestimmter Abschnitte zu
ändern, diese also höher oder tiefer zu stufen. Details
dazu finden Sie in den nachfolgenden Ausführungen.
Abbildung 8.8 
Zwei Gliederungsebenen –
die Unterebene ist eingezogen.
 Arbeiten in der Gliederungsansicht

Abbildung 8.9 
Zwei Überschriftenebenen und Textkörper –
beachten Sie die Einzüge.

Ebenen anzeigen und ausblenden »» Sie können zum einen die Anzahl der in
der Ansicht anzuzeigenden Ebenen ge-
In der Grundeinstellung werden nach dem Wechseln zur
nerell festlegen. Dazu wählen Sie im
Gliederungsansicht alle Ebenen im Dokument inklusive
Drop-down-Listenfeld zur Schaltfläche
der Bestandteile des Textkörpers vollständig angezeigt.
Ebene anzeigen in der Gruppe Gliede-
Sie können aber die Dokumentstruktur in der Regel bes-
rungstools die gewünschte Anzahl aus.
ser überblicken und sich leichter durch das Dokument
Beispielsweise können Sie durch Wahl
bewegen und größere Textabschnitte neu anordnen,
von Ebene 1 bestimmen, dass nur die Überschriften
wenn Sie die Anzeige so reduzieren, dass nur die von
der ersten Ebene angezeigt werden. Wollen Sie wie-
Ihnen gewünschten Überschriftenebenen und Teile des
der sämtliche Ebenen inklusive Textkörper anzeigen,
Textkörpers angezeigt werden. Beachten Sie, dass nur
wählen Sie im Drop-down-Listenfeld die Option Alle
mit den integrierten Überschrift-Formatvorlagen oder
Ebenen. Beachten Sie, dass die Ebenen, zu denen
Absatzgliederungsebenen formatierte Elemente ein-
ausgeblendete Unterebenen – dazu gehört auch
und ausgeblendet werden können.
Textkörper – existieren, durch einen grauen Strich
besonders gekennzeichnet sind (à Abbildung 8.10).

Abbildung 8.10 
Ebene 1 anzeigen und
  Ebene 2 anzeigen

213
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und -Optionen
» Manchmal geht es schneller, wenn Sie stattdessen
die Schaltfläche Gliederung erweitern und Glie-
derung reduzieren benutzen. Damit können Sie
die Anzeige schrittweise – also Ebene für Ebene – er-
weitern oder reduzieren.
» Sie können auch nur die Gliederung innerhalb eines
bestimmten Bereichs reduzieren, indem Sie auf das
Symbol mit dem Pluszeichen links neben der be-
treffenden Überschrift doppelklicken. Ein zweiter
Doppelklick blendet die Unterebenen wieder ein.
» Auch ein zu langer Textkörper erschwert die Über-
sicht in der Gliederungsansicht. Um den Textkörper
im gesamten Dokument bis auf die erste Zeile in je-
dem Abschnitt auszublenden, aktivieren Sie die Op-
tion Nur erste Zeile in der Gruppe Gliederungstools.
Die auf die Zeile folgenden Auslassungspunkte wei-
sen anschließend darauf hin, dass weitere Textzeilen
reduziert sind. Um den Text wieder vollständig anzu-
zeigen, deaktivieren Sie diese Option.
» Formatierungen können Sie in der Gliederungsan-
sicht nicht vornehmen. Dazu wechseln Sie zu einer
anderen Ansicht. Wenn Sie später die Zeichenfor-
matierung in dieser Ansicht – beispielsweise große
Schriftarten oder Kursivschrift – irritiert, können Sie
die Gliederung als einfachen Text anzeigen. Deakti-
vieren Sie dazu die Option Textformatierung anzei-
gen. Durch Aktivieren schalten Sie die Formatierung
wieder an.
Elemente markieren
Bevor Sie beginnen, Elemente in der Gliederungsan-
sicht zu verschieben oder auf andere Art zu bearbeiten,
müssen Sie zunächst das, was Sie bearbeiten wollen,
markieren. Das geht am einfachsten mit der Maus: Um
einen Bereich – also eine Überschrift samt der in den
Ebenen darunter vorhandenen Überschriften und dem
214
Abbildung 8.11
Bereiche können
insgesamt mit den
dazu gehörenden
Überschriften
markiert werden.
dazugehörigen Textkörper – zu markieren, klicken Sie
auf das kleine Symbol links von der betreffenden Über-
schrift. Um nur den Textkörper einer Ebene zu markie-
ren, klicken Sie auf den Punkt links vom betreffenden
Text (à Abbildung 8.11).
Beachten Sie dabei zwei wichtige Punk-
ACHTUNG te: Die unter der markierten Ebene vor-
handenen Ebenen werden – inklusive des Textkörpers –
mit markiert! Und wenn Sie eine Überschrift mit
reduziertem untergeordnetem Text markieren, wird
auch der reduzierte Text markiert, obwohl er in der An-
zeige nicht zu sehen ist.
Die Reihenfolge ändern
Ein häufig durchgeführter Arbeitsschritt bei der Bear-
beitung eines Dokuments besteht darin, die Reihenfolge
bestimmter Abschnitte zu ändern. In der Normalansicht
und der Seitenlayoutansicht können Sie für diese Auf-
gaben die Befehle der Gruppe Zwischenablage auf der
Registerkarte Start zum Ausschneiden und Einfügen
von Text benutzen. Einfacher arbeiten Sie aber in die-
sen Fällen in der Gliederungsansicht mit den entspre-
chenden Schaltflächen oder durch Verschieben mit der
Maus.
» Zum Verschieben eines Dokumentabschnitts samt
seiner Unterelemente markieren Sie ihn zunächst,
indem Sie auf das Symbol links neben der betref-
fenden Überschrift klicken. Um diesen Bereich dann
im Dokument nach hinten zu verschieben, klicken
Sie anschließend – falls notwendig mehrmals – auf
die Schaltfläche Nach unten . Um einen Abschnitt
nach oben zu verschieben, benutzen Sie die Schalt-
fläche Nach oben. Beachten Sie, dass dabei die zuge-
wiesene Gliederungsebene nicht verändert wird. Die
zur markierten Ebene gehörigen Unterüberschriften
 Zentral- und Filialdokumente

und der Textkörper werden damit ebenfalls verscho- 8.3 Zentral- und Filialdokumente
ben.
Der zweite große Aufgabenbereich für die Ansicht
» Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie das
Gliederung ist das Arbeiten mit Zentral- und Filialdoku-
betreffende Gliederungssymbol – das Pluszeichen
menten. Ein Zentraldokument – auch Masterdokument
links neben der Überschrift – mit der Maus nach oben
genannt – ist ein Behälter für eine bestimmte Anzahl
oder unten verschieben. Beim Ziehen mit der Maus
von separaten Unterdokumenten, die auch als Filialdo-
zeigt Microsoft Word für jede mögliche Einfügepo-
kumente bezeichnet werden. Mithilfe eines Masterdoku-
sition eine horizontale Linie an. Lassen Sie an der
ments kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk
gewünschten Stelle die Maustaste los, um dem Ab-
– beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes
schnitt die neue Position zuzuweisen. Der Abschnitt
Buch – auf einfache Weise organisiert und verwaltet
wird vor der durch die Markierung gekennzeichne-
werden. Dazu erstellen Sie die einzelnen Teile in sepa-
ten Stelle eingefügt und behält seine ursprüngliche
raten Dateien, den Filialdokumenten, und fassen diese
Gliederungsebene bei. Auch in diesem Fall werden
im Zentraldokument zusammen. Das Zentraldokument
die dazugehörigen Unterüberschriften und der Text-
enthält dann meist nur Verknüpfungen zu den einzel-
körper ebenfalls mit verschoben.
nen Filialdokumenten, die dazu verwendet werden, Ko-
Die Einzugsebenen ändern pien der Filialdokumente in das Zentraldokument ein-
zufügen. Sie können diese Technik verwenden, um ein
In der Gliederungsansicht lassen sich Überschriften
umfangreiches Dokument in einzelne Teile aufzuspal-
auch höher oder tiefer stufen. Beispielsweise können
ten, zu organisieren und zu verwalten.
Sie damit eine Überschrift samt Textkörper und even-
tuellen Unterüberschriften eine Ebene tiefer setzen und
Bevor Sie einen Satz von Zentral- und Fi-
so zu einem Unterpunkt der vorherigen Ebene machen. ACHTUNG lialdokumenten erstellen, sollten Sie zu-
Markieren Sie zunächst den Abschnitt, den Sie neu ein- nächst einen gemeinsamen Speicherort für diese Datei-
ordnen wollen. Benutzen Sie dann die entsprechenden en festlegen. Legen Sie dazu beispielsweise über den
Schaltflächen auf der Registerkarte Gliederung des Windows-Explorer einen entsprechenden Ordner an.
Menübands. Wenn Sie bereits vorhandene Word-Dokumente als Fili-
aldokumente verwenden möchten, verschieben oder
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Tiefer stufen , um
kopieren Sie die betreffenden Dokumente in diesen Ord-
den Abschnitt eine Ebene zurückzustufen. Klicken
ner.
Sie auf die Schaltfläche Höher stufen , um den Ab-
schnitt eine Ebene höher zu setzen. Klicken Sie so
Zur Arbeit mit Zentral- und Filialdokumenten
oft auf die entsprechende Schaltfläche, bis die ge-
arbeiten Sie mit der Gruppe Zentraldokument
wünschte Ebene erreicht ist.
auf der Registerkarte Gliederung. Wenn diese
» Um schnell einer Überschrift oder einem Textkör- ausgeblendet dargestellt wird, müssen Sie zuerst auf
per die erste Gliederungsebene zuzuweisen, klicken die Schaltfläche Dokument anzeigen klicken.
Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche Höher
stufen zu Überschrift 1 . Um umgekehrt eine Über- 8.3.1 Zentraldokument in Filialdokumente
schrift in Textkörper umzuwandeln, klicken Sie auf aufteilen
Tieferstufen zu Textkörper .
Im Allgemeinen werden Sie ein Zentraldokument mit
Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie die be-
bereits vorhandenen Filialdokumenten füllen wollen
treffenden Gliederungssymbole für die Überschriften
(à unten). Wir wollen trotzdem zunächst einmal von
und Textkörper nach dem Markieren des entsprechen-
dem Fall ausgehen, in dem Sie die Filialdokumente di-
den Bereichs mit der Maus nach links beziehungsweise
rekt im Zentraldokument erstellen, da dabei einige
nach rechts ziehen. Auch hierbei passen die dazugehö-
wichtige Punkte klarer werden.
rigen Unterüberschriften und der Textkörper ihre Glie-
derungsebene entsprechend an.

215
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und -Optionen

Ein Zentraldokument erstellen Alternativ können Sie auch ein bestehendes

TIPP Dokument in ein Zentraldokument umwan-
Wenn Sie ein Zentraldokument später in Filialdokumen-
deln: Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zentraldoku-
te aufteilen wollen, müssen Sie zunächst das Zentral-
ment verwenden möchten, und weisen Sie jeder Über-
dokument anlegen.
schrift eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu.
» Dazu erstellen Sie innerhalb von Microsoft Word Wechseln Sie dann in die Gliederungsansicht.
ein neues Dokument. Aktivieren Sie dann gleich zu
Anfang die Gliederungsansicht, indem Sie auf die Filialdokumente aus dem Zentraldokument heraus
Schaltfläche Gliederung im Bereich Dokumenten- erstellen
ansichten klicken oder Sie benutzen die gleichbe-
Nachdem das Zentraldokument damit über eine Gliede-
deutende kleine Schaltfläche Gliederung rechts un-
rung verfügt, können Sie die Filialdokumente anhand
ten im Programmfenster in der Statusleiste.
der bereits vorhandenen Gliederungsüberschrift erstel-
» Geben Sie die Überschrift für den Gesamttitel des len. Dabei werden im Prinzip die Überschriften und
Dokuments und darunter die Überschriften für je- deren Unterebenen durch die vorher separat gespei-
den Abschnitt ein, den Sie später als Filialdokument cherten Dateien ersetzt.
benutzen wollen. Wenn Sie nach der Eingabe einer
» Dazu markieren Sie in der Gliederungsansicht im
Überschriftenzeile die Taste Æ drücken, wird jede
Zentraldokument die Überschriften, die Sie als Filial-
dieser Ebenen automatisch mit der integrierten
dokumente verwenden möchten (à Abbildung 8.13).
Überschrift-Formatvorlage Ebene 1 – bzw. Über-
Wenn Sie mehrere Überschriften der obersten dafür
schrift 1 – formatiert.
verwendeten Ebene markieren, werden nachfolgend
» Weisen Sie den Überschriften für die Filialdokumen- mehrere Filialdokumente erstellt – für jede Über-
te eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. schrift der Ebene eines.
Sie können mit einer von mehreren Alternativen
arbeiten: Wenn Sie nur auf einer Ebene arbeiten
wollen, verwenden Sie Ebene 1 für jedes Filialdoku-
ment (à Abbildung 8.12 links). Sie können aber das
Zentraldokument auch mit einem übergeordneten
Titel versehen (à Abbildung 8.12 rechts). In diesem
Fall können Sie die darunter liegenden Überschrif-
ten eine Ebene tiefer stufen. Dazu können Sie die
Schaltflächen des Bereichs Gliederungstools benut-
zen (à oben).
» Im weiteren Vorgehen können Sie dann unterhalb Abbildung 8.13 Der Abschnitt Kapitel 1 ist insgesamt markiert.
der Ebenen der Überschriften für die einzelnen Fili-
aldokumente weitere Eingaben vornehmen. Sie kön- » Klicken Sie nach dem Markieren in der Gruppe Zent-
nen beispielsweise weitere Unterebenen und auch raldokument auf die Schaltfläche Erstellen .
Eingaben für den Textkörper festlegen. Gehen Sie Die vorher markierte Überschrift wird dann als
dazu genauso vor, wie bei einem normalen Doku- Überschrift eines Filialdokuments umfunktioniert
ment in der Gliederungsansicht (à oben). (à Abbildung 8.14).

Abbildung 8.12
Zwei Alternativen für die Gestaltung
eines Zentraldokuments

216

»» Word fügt einen fortlaufenden Abschnittswechsel
vor und hinter jedem Filialdokument ein. Das erken-
nen Sie aber erst dann, wenn Sie auf der Register-
karte Start im Bereich Absatz die Schaltfläche Alle
anzeigen aktiviert haben. Ein solcher Abschnitts-
umbruch speichert die Formatierungselemente des
Bereichs, beispielsweise Randeinstellungen, Seiten-
ausrichtung, Kopf- und Fußzeilen sowie fortlaufende
Seitenzahlen (à Kapitel 4).
Auf diese Weise können Sie weitere Filialdokumente im
Zentraldokument erstellen und diese danach auch be-
reits mit weiteren Inhalten versehen.
Sie sollten gleich wissen, dass die erste Überschrift der
Markierung mit der Formatvorlage – oder mit der Glie-
derungsebene – formatiert ist, die für den Beginn des
jeweiligen Filialdokuments verwendet wird. Haben Sie
beispielsweise das Zentraldokument mit der Überschrift
Ebene 1 versehen und darunter mehrere Überschriften
der Ebene 2 eingegeben, müssen Sie mindestens eine
dieser Überschriften der Ebene 2 markieren, um diese
Überschrift in ein Filialdokument umzuwandeln.
Speichern
Geben Sie dann den Befehl zum Speichern des Zent­
raldokuments. Dazu gehen Sie wie üblich bei Word vor.
Zentral- und Filialdokumente
Abbildung 8.14 
Ein Filialdokument in einem Zentraldokument.
Der Unterschied zum Speichern eines normalen Word-
Dokuments besteht darin, dass dabei auch automatisch
die gerade erstellten Filialdokumente gespeichert wer-
den. Darum empfiehlt es sich, zum Speichern einen se-
paraten Ordner zu verwenden.
Word verwendet beim automatischen Speichern der
Filialdokumente jeweils die ersten Zeichen der Über-
schrift, die Sie in der Gliederungsansicht den einzelnen
Dokumenten zugewiesen haben. So wird ein Filialdoku-
ment, das mit der Gliederungsüberschrift Kapitel 1 be-
ginnt, Kapitel 1.docx genannt. Dies können Sie über das
Dialogfeld Speichern unter oder das Dialogfeld Öffnen
kontrollieren.
Filialdokument reduzieren
Die Wirkung der bisher durchgeführten Tä-
tigkeiten wird klarer, wenn Sie in der Gruppe
Zentraldokument auf die Schaltfläche Filial-
dokumente reduzieren klicken. Dann erkennen Sie auf
dem Bildschirm, dass der Inhalt des als Filialdokument
definierten Bereichs eigentlich nicht mehr Bestandteil
des Zentraldokuments ist. Stattdessen finden Sie im
Zentraldokument einen Hyperlink zum Speicherort des
Filialdokuments (à Abbildung 8.15).
Abbildung 8.15 
Das Filialdokument wurde reduziert.
217
Kapitel 8  •  Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
Wollen Sie zur vorherigen – vollständigen – Darstellung
zurückkehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Filial­
dokumente erweitern in der Gruppe Zentraldokument.
Der Hyperlink wird dann wieder durch den Inhalt des
Filialdokuments ersetzt (à Abbildung 8.14).
Filialdokument öffnen
Nachdem Sie das Speichern durchgeführt haben, kön-
nen Sie die damit erzeugten Filialdokumente auch sepa-
rat öffnen (à Abbildung 8.16). Gehen Sie dazu wie üblich
vor (à Kapitel 3). Sie können dann an diesem Dokument
wie gewohnt weiterarbeiten und es mit weiteren Inhal-
ten füllen.
Nachdem Sie das Filialdokument erneut gespeichert
haben können Sie zum Zentraldokument zurückkeh-
ren. Die am Filialdokument durchgeführten Erweiterun-
gen werden dann auch im Zentraldokument angezeigt.
Standardmäßig werden die Inhalte nach dem Öffnen
zunächst in reduzierter Form dargestellt. Zur vollstän-
digen Anzeige müssen Sie wieder auf die Schaltfläche
Filialdokumente erweitern in der Gruppe Zentraldoku-
ment klicken.
218
Abbildung 8.16 
Ein Filialdokument verfügt am Ende
über einen Abschnittswechsel.
Verknüpfung aufheben
Seien Sie vorsichtig mit der Schaltfläche Verknüpfung
aufheben . Wenn Sie den Bereich eines
bereits ausgegliederten Filialdokuments im Zentral­
dokument markieren und dann auf diese Schaltfläche in
der Gruppe Zentraldokument klicken, wird die Verknüp-
fung zwischen den beiden separaten Dateien aufgeho-
ben und der Inhalt des Filialdokuments wird wieder als
fester Bestanteil in das Zentraldokument übernommen.
Die Datei des Filialdokuments wird dabei aber nicht ge-
löscht.
Filialdokument weiter aufteilen
Manchmal wollen Sie ein Filialdokument weiter auftei-
len – beispielsweise dann, wenn Sie den zweiten Teil
eines Kapitels in einer separaten Datei ablegen wollen.
Setzen Sie dazu die Einfügemarke im Zentraldokument
innerhalb des aufzuteilenden Filialdokument an die
Stelle, nach der die Teilung vorgenommen werden soll,
und klicken Sie auf Teilen in der Gruppe Zentral-
dokument. Als Erfolg wird der Bereich nach der Einfüge-
marke in ein neues Filialdokument übernommen (à Ab-
bildung 8.17). Nach dem Speichern wird auch eine neue
Datei dafür erstellt.
Abbildung 8.17 
Ein Filialdokument wurde geteilt.

8.3.2 Filialdokumente zusammenführen
Das Grundprinzip der Arbeit mit Zentral- und Filialdoku-
menten dürfte damit klar geworden sein. Meist werden
Sie aber in der Praxis insofern anders vorgehen, als Sie
bereits bestehende Dokumente als Filialdokumente in
einem Zentraldokument zusammenstellen.
»» Dazu erstellen Sie ein neues Dokument, das Sie an-
schließend als Zentraldokument nutzen wollen. Sie
können dafür auch ein bereits vorhandenes Word-
Dokument öffnen. Wechseln Sie zur Ansicht Gliede-
rung und markieren Sie dort die Stelle, an der ein
bestehendes Dokument eingefügt werden soll.
»» Klicken Sie dann im Bereich Zentraldokument der
Registerkarte Gliederung auf Einfügen, navigieren
Sie zum Speicherort des einzufügenden Dokuments,
markieren Sie dieses und bestätigen Sie über Öff-
nen. Daraufhin wird der Inhalt des Dokuments als
Filialdokument angezeigt (à Abbildung 8.18).
Fahren Sie auf diese Weise mit dem Einfügen weiterer
Dokumente fort. Wenn Sie ein Dokument zwischen zwei
bereits eingefügte Filialdokumente setzen wollen, stel-
len Sie sicher, dass Sie vorher in eine Leerzeile zwischen
den bereits vorhandenen Filialdokumenten klicken.
Nachdem Sie auf diese Weise das Zentraldokument de-
finiert haben, können Sie die einzelnen Filialdokumente
gemeinsam bearbeiten.
Automatische Anpassungen
Wenn Sie innerhalb der Filialdokumente bereits Fuß-
noten oder Beschriftungen verwendet haben, werden
die Fußnoten nach dem Zusammenfügen der Filialdo-
kumente zu einem Gesamtwerk automatisch neu num-
meriert; die Nummerierung der Beschriftung muss mit
Zentral- und Filialdokumente
Hilfe der Option Felder aktualisieren auf den aktuellen
Stand gebracht werden. Dies gilt in beiden Fällen al-
lerdings nur dann, wenn die automatischen Standards
für die Fußnoten- bzw. die Beschriftungsnummerierung
verwendet wurden. Auch eine bereits vergebene Seiten-
nummerierung wird nur dann automatisch aktualisiert,
wenn Sie diese nicht händisch eingegeben bzw. nicht
die Funktion Beginnen mit im Filialdokument verwendet
haben!
Eingaben und Änderungen
Eingaben und Änderungen in bereits vorhandenen In-
halten können Sie innerhalb des Zentraldokuments
– zum Teil aber auch in den Filialdokumenten – durch-
führen. Direkt zum Zentraldokument gehörende Inhalte
können Sie natürlich nur direkt in diesem bearbeiten.
»» Die Reihenfolge der Filialdokumente im Zentraldo-
kument können Sie über die Schaltflächen im
Bereich Gliederungstools (à oben) oder per Drag &
Drop mit der Maus verändern. Nummerierte Inhalte
in den Filialdokumenten werden dabei automatisch
angepasst.
»» Um den Inhalt eines Filialdokuments zu bearbeiten,
können Sie zum einen dieses Dokument separat öff-
nen und dann darin arbeiten. Zum Öffnen können Sie
entweder wie gewohnt das Dialogfeld Öffnen benut-
zen oder auf den in der reduzierten Ansicht des Mas-
terdokuments angezeigten Hyperlink mit gedrückter
Ÿ-Taste klicken. Auch nach dem Klicken auf den
Hyperlink zeigt Microsoft Word das Filialdokument in
einem separaten Dokumentfenster an. Zum anderen
können Sie die Eingaben oder Änderungen in einem
Filialdokument auch direkt im Zentraldokument in
der nicht reduzierten Ansicht vornehmen.
Abbildung 8.18 
Ein Filialdokument wurde eingefügt.
219
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und -Optionen

Zur Anzeige von Details können Sie das Masterdo- 8.4.1 Der Bereich Anzeige
kument auch in einer anderen Ansicht als der Gliede-
Mithilfe der Optionen im Bereich Anzeige können Sie die
rungsansicht anzeigen lassen – beispielsweise in der
Darstellung des Dokuments in den verschiedenen An-
Ansicht Seitenlayout. Wenn Sie in einer solchen Ansicht
sichten des Programms anpassen.
Änderungen direkt im Zentraldokument vornehmen, sei
es im Zentraldokument selbst oder in einem darin in- Optionen für die Seitenanzeige
tegrierten Filialdokument, sollten Sie sich davon über-
» Mit Leerraum zwischen Seiten in der Drucklayoutan-
zeugen, dass Sie diese Änderungen an der richtigen
sicht anzeigen können Sie bestimmen, ob die oberen
Stelle vornehmen. Die Abschnittswechselmarkierungen
und unteren Seitenränder mit dem Inhalt von Kopf-
liefern die entsprechenden Hinweise. Diese werden aber
und Fußzeile angezeigt werden sollen.
nur angezeigt, wenn Sie auf der Registerkarte Start im
Bereich Absatz die Schaltfläche Alle anzeigen akti- » Textmarkerzeichen anzeigen bewirkt, dass markier-
viert haben. ter Text auf dem Bildschirm und in gedruckten Doku-
menten dargestellt wird.
Filialdokument sperren
» Ist Dokument-QuickInfos beim Daraufzeigen anzei-
Wenn Sie Änderungen und Ergänzungen am Inhalt
gen aktiviert, werden Informationen – wie beispiels-
der Filialdokumente nur in der Datei des Filialdoku-
weise URLs und Kommentare von Bearbeitern – in
ments selbst durchführen wollen, können Sie im Zent-
Pop-up-Feldern angezeigt. Die QuickInfos werden
raldokument auf die Schaltfläche Dokument sperren
angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen
klicken. Das Symbol eines Vorhängeschlos-
Hyperlink, ein Kommentarverweiszeichen oder ähn-
ses links im Bereich der Filialdokumente zeigt an, dass
lichen Inhalt zeigen.
diese im Zentraldokument nicht bearbeitet werden kön-
nen. Ist diese Option abgeschaltet, werden Änderungen Formatierungszeichen
beim Speichern automatisch auch in die separate Datei
Die Optionen unter Diese Formatierungszeichen immer
des Filialdokuments übernommen.
auf dem Bildschirm anzeigen liefern die Einstellungen
dafür, welche Zeichen nach wie vor angezeigt werden,
8.4 Die Word-Optionen wenn Sie auf die Schaltfläche Alle anzeigen auf der
Registerkarte Start in der Gruppe Absatz klicken, die
Den Zugang zu den wesentlichsten Möglichkeiten Option also auf Ausblenden stellen (à Tabelle 8.1).
der Anpassung von Microsoft Word finden Sie in dem
Fenster, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche
Symbol Element angezeigt als
Optionen innerhalb der Registerkarte Datei auf den
Bildschirm bringen. Sie haben damit einen Bereich zur Tabstoppzeichen.als.Pfeile
Verfügung, über den Sie eine Vielzahl von Einstellungen
Leerzeichen.zwischen.einzelnen.Wörtern.als.Punkte
vornehmen und Microsoft Word an Ihre persönlichen
Erfordernisse anpassen. Absatzmarken.mit.einem.Absatzsymbol

Einige der links im Fenster zu den Optionen angezeigten Ausgeblendeter Text.als.Inhalt.mit.einer.gepunkteten.Linie.

Bereiche gelten für die Office-2010-Programmen allge-
mein bzw. zeigen dieselben Möglichkeiten zur Einstel-
lung. Die Optionen zum Sicherheitscenter finden Sie in
Kapitel 2, die Dokumentprüfung wird in Kapitel 4 ange-
sprochen.
unter.dem.Text.
Bedingte Trennstriche.–.die.angeben,.an.welcher.Stelle.
ein.Wort.am.Ende.einer.Zeile.getrennt.werden.soll.–.als.
Hakensymbol
Objektanker.–.der.Ort,.an.dem.ein.Objekt.in.einem.bestimm-
ten.Absatz.verankert.ist.–.als.Ankersymbol

Tabelle 8.1 Die nicht druckbaren Formatierungszeichen

220

Wählen Sie die Option Alle Formatierungszeichen anzei-
gen aus, um sämtliche Formatierungszeichen anzuzei-
gen, unabhängig davon, ob das zu den jeweiligen Op-
tionen gehörende Kontrollkästchen aktiviert ist. Wenn
Sie diese Option deaktivieren, werden nur die Forma-
tierungszeichen angezeigt, die im Bereich darüber ak-
tiviert sind.
Druckoptionen
Über die Druckoptionen steuern Sie die Vorgänge beim
Ausdrucken:
»» Wählen Sie die Option In Word erstellte Zeichnungen
drucken aus, um alle im Dokument erstellten Zeich-
nungsobjekte mit zu drucken. Wenn Sie diese Option
deaktivieren, wird der Druckvorgang möglicherwei-
se beschleunigt. Word druckt dann anstelle der ein-
zelnen Zeichnungsobjekte ein leeres Feld.
»» Auch wenn Sie Hintergrundfarben und -bilder dru-
cken deaktivieren, wird der Druckvorgang mögli-
cherweise beschleunigt.
»» Ist Dokumenteigenschaften drucken aktiviert, wer-
den die Dateiinformationen des Dokuments nach
dem Dokument auf einer eigenen Seite gedruckt.
Word speichert diese Dateiinformationen im Doku-
mentinformationsbereich.
»» Mit Ausgeblendeten Text drucken können Sie dafür
sorgen, dass als ausgeblendet formatierter Text mit
gedruckt wird. Die gepunktete Unterstreichung, die
auf dem Bildschirm unter dem ausgeblendeten Text
angezeigt wird, wird nicht mit gedruckt.
»» Über Felder vor dem Drucken aktualisieren erreichen
Sie, dass alle Felder in einem Dokument – beispiels-
weise automatische Bild- und Absatznummerierun-
gen – vor dem Drucken aktualisiert werden.
»» Wählen Sie die Option Verknüpfte Daten vor dem
Drucken aktualisieren aus, um alle verknüpften In-
formationen – beispielsweise verknüpfte Bilder – in
einem Dokument vor dem Drucken zu aktualisieren.
8.4.2 Der Bereich Erweitert
Im Bereich Erweitert unter den Word-Optionen hat
Micro­soft die eigentlich wichtigen Einstellmöglichkei-
ten zum Programm zusammengefasst. Beispielsweise
werden die Einstellungen für das Eingeben, Bearbeiten,
Die Word-Optionen
Kopie­ren und Verschieben von Daten festgelegt. Wir
können hier nur auf die wichtigsten davon eingehen.
Bearbeitungsoptionen
Mit den Bearbeitungsoptionen werden die Einstellungen
für Eingabe- und Bearbeitungsvorgänge in Dokumenten
festgelegt.
»» Über Eingabe ersetzt markierten Text geben Sie an,
ob ein vorher markierter Bereich durch eine Eingabe
überschrieben wird. Wenn Sie dieses Kontrollkäst-
chen deaktivieren, fügt Word den neuen Text vor
dem markierten Text ein, ohne ihn zu ersetzen.
»» Wenn Automatisch ganze Wörter markieren aktiviert
ist, wird das ganze Wort markiert, wenn Sie einen
Teil eines Worts und dann einen Teil des nächsten
Worts markieren. Außerdem markiert Word ein Wort
und das Leerzeichen nach diesem Wort, wenn Sie
auf ein Wort doppelklicken.
»» Nach dem Einschalten von Drag und Drop für Text
zulassen können Sie markierten Text durch Ziehen
mit der Maus verschieben oder kopieren.
»» Über STRG + Klicken zum Verfolgen eines Hyperlinks
verwenden können Sie das Bearbeiten des Texts von
Hyperlinks erleichtern. Ist diese Option aktiviert,
müssen Sie die Ÿ-Taste drücken und dabei auf
die Verknüpfung klicken, um der Verknüpfung zu
folgen. Wenn diese Option deaktiviert ist, wechselt
Word bereits beim Klicken auf die Verknüpfung zum
Ziel der Verknüpfung, ohne dass Sie die Ÿ-Taste
drücken müssen.
»» Ist Automatisch beim Einfügen von AutoFormen ei-
nen neuen Zeichenbereich erstellen eingeschaltet,
wird beim Einfügen eines Zeichnungsobjekts ein Zei-
chenbereich eingefügt. Ein solcher Zeichenbereich
erleichtert das Anordnen von Zeichnungselementen
und Bildern sowie deren Verschieben als Einheit.
»» Mit Intelligente Absatzmarkierung verwenden wird
beim Markieren des ganzen Absatzes die Absatz-
marke mit markiert. Damit bleibt beispielsweise die
Formatierung des Absatzes automatisch erhalten,
wenn Sie den Absatz ausschneiden und einfügen.
»» Ist Einfügemarke mit Bildlauf verschieben einge-
schaltet, wird der Cursor beim Bildlauf nach oben
oder nach unten verschoben. Wenn Sie nach dem
221
Kapitel 8  •  Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
Durchführen eines Bildlaufs eine der Pfeiltasten drü-
cken, steht der Cursor auf der aktuell angezeigten
Seite und nicht an seiner vorhergehenden Position.
»» Wenn EINFG-Taste zum Steuern des Überschreib-
modus verwenden aktiviert ist, können Sie die
¡-Taste verwenden, um den Überschreibmodus
zu aktivieren oder zu deaktivieren.
»» Mit Überschreibmodus verwenden wird dieser Mo-
dus generell verwendet: Beim Eingeben von Text
wird vorhandener Text zeichenweise ersetzt.
»» Ist Aufforderung zur Vorlagenaktualisierung einge-
schaltet, werden Sie beim Ändern von Text, auf den
eine Formatvorlage angewendet wurde, gefragt, ob
Sie die Formatvorlage auf den geänderten Text er-
neut anwenden wollen. Sie können dann die Format-
vorlage basierend auf der zuletzt vorgenommenen
Änderung aktualisieren oder die Formatierung der
Formatvorlage erneut anwenden.
»» Mit Standardformatvorlage für Aufzählungen oder
nummerierte Listen verwenden werden Listenfor-
matvorlagen statt auf der Grundlage der Aufzäh-
lungsformatvorlage auf der Grundlage der Stan-
dard-Absatzformatvorlage erstellt.
»» Wählen Sie die Option Klicken und Eingeben aktivie-
ren aus, um Eingaben an einer leeren Stelle im Doku-
ment durch Doppelklicken auf diesen leeren Bereich
durchführen zu können. Dieses Werkzeug ist nur in
der Seitenlayoutansicht und in der Weblayoutan-
sicht verfügbar.
»» Unter Standard-Absatzformatvorlage wählen Sie die
Formatvorlage aus, die beim Klicken und Eingeben
auf den Text angewendet werden soll.
Ausschneiden, Kopieren und Einfügen
Über den Abschnitt darunter können Sie das Ausschnei-
den, Kopieren und Einfügen von Elementen steuern. Die
ersten vier Optionen bestimmen das Standardverhalten
beim Einfügen von Elementen in das Dokument:
»» Über Einfügen innerhalb desselben Dokuments wird
das Verhalten beim Einfügen von Inhalt innerhalb
desselben Dokuments angezeigt, aus dem Sie den
Inhalt kopiert haben.
222
»» Mit Einfügen zwischen zwei Dokumenten wird das
Standardverhalten beim Einfügen von Inhalt ange-
zeigt, der aus einem anderen Dokument in Word ko-
piert wurde.
»» Die Optionen unter Einfügen zwischen Dokumenten,
wenn Formatvorlagendefinitionen nicht übereinstim-
men legen das Standardverhalten beim Einfügen
von Inhalt fest, der aus einem anderen Dokument in
Word kopiert wurde. Zudem wird die Formatvorlage
angezeigt, die dem kopierten Text zugewiesen und in
dem Dokument anders definiert ist, in das der Text
eingefügt wird.
»» Mit Einfügen aus anderen Programmen wird das
Standardverhalten beim Einfügen von Inhalt an-
gezeigt, der aus einem anderen Programm kopiert
wurde.
Wählen Sie für diese Optionen in der Drop-down-Liste
eine der folgenden Einstellungen (à Tabelle 8.2):
Option Wirkung
Ursprüngliche Zeichenformate und direkte Formatierungen, die
Formatierung auf den kopierten Text angewendet wurden, wer-
beibehalten den beibehalten. Direktformatierungen umfassen
Formate, die in der Absatzformatvorlage nicht
enthalten sind.
Formatierung Für den Text werden die Eigenschaften der For-
zusammenführen matvorlage in dem Abschnitt übernommen, in den
er eingefügt wird. Formatierungen zum Hervor­
heben, wie Fett- oder Kursiv-Formatierungen, die
nur auf einen Teil der Markierung angewendet
sind, bleiben dagegen erhalten.
Nur den Text Alle Formatierungselemente werden verworfen.
übernehmen Für den Text werden die Eigenschaften der For-
matvorlage in dem Abschnitt übernommen, in den
er eingefügt wird.
Tabelle 8.2  Optionen zum Einfügen innerhalb desselben
Dokuments
»» Mit Bilder einfügen als wird angezeigt, wie Word am
Text ausgerichtete Bilder in das Dokument einfügt.
Sie können Bilder in einer Zeile mit dem Text einfü-
gen, zulassen, dass Bilder mit dem Text verschoben
werden können, oder Text um ein Bild vor oder hin-
ter dem Bild anordnen.

»» Ist EINFG-Taste zum Einfügen verwenden aktiviert,
können Sie den Inhalt der Office-Zwischenablage
mithilfe der Taste ¡ in ein Dokument einfügen.
»» Mit Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn
Inhalt eingefügt wird bewirken Sie, dass die Schalt-
fläche Einfügeoptionen beim Einfügen von Inhalt an-
gezeigt wird. Mit den Optionen zu dieser Schaltflä-
che können Sie die Einstellungen außer Kraft setzen
oder ändern, die Sie in diesem Abschnitt des Dialog-
felds Word-Optionen vornehmen.
»» Über Intelligentes Ausschneiden und Einfügen kön-
nen Sie die Formatierung beim Einfügen von Text
automatisch anpassen. Wenn Sie dieses Kontroll-
kästchen aktiviert haben, können Sie weitere Einfü-
geoptionen festlegen: Klicken Sie auf die Schaltflä-
che Einstellungen, um das gleichnamige Dialogfeld
zu öffnen. Darin können Sie Abstände und Formatie-
rungen beim Zusammenführen, Ausschneiden und
Einfügen von Text steuern.
Dokumentinhalt anzeigen
Der Abschnitt Dokumentinhalt anzeigen steuert die An-
zeigeparameter für den Dokumentinhalt. Die Optionen
in diesem Abschnitt erklären sich teilweise selbst. Auf
einige davon sollten wir aber noch eingehen:
»» Wählen Sie Textumbruch im Dokumentfenster anzei-
gen, um Text am Dokumentfenster umzubrechen, so
dass er sich auf dem Bildschirm leichter lesen lässt.
Der Umbruch ändert sich dabei je nach Fensterbrei-
te.
»» Mit Platzhalter für Grafiken anzeigen können Sie
anstelle der in den Dokumenten eingefügten Bilder
ein leeres Feld anzeigen. Mit dieser Option wird die
Durchführung eines Bildlaufs in Dokumenten be-
schleunigt, die eine große Anzahl von Bildern ent-
halten.
»» Mit Zeichnungen und Textfelder auf dem Bildschirm
anzeigen werden Objekte angezeigt, die in der Sei-
tenlayoutansicht oder in der Weblayoutansicht mit
den Word-Zeichentools erstellt wurden. Deaktivieren
Sie das Kontrollkästchen, um Objekte auszublenden
und gegebenenfalls die Anzeige von Dokumenten
mit mehreren Zeichnungen zu beschleunigen. Zeich-
nungen werden auch dann gedruckt, wenn Sie das
Kontrollkästchen deaktivieren.
Die Word-Optionen
»» Textanimation anzeigen hat nur eine Wirkung, wenn
Sie animiertem Text in Dokumenten anzeigen lassen
wollen, die in einer älteren Version als Word 2007
erstellt wurden. Mit der aktuellen Version von Word
kann kein animierter Text mehr erstellt werden.
»» Textmarken anzeigen bewirkt, dass Textmarken auf
dem Bildschirm angezeigt werden. Bei einem Ele-
ment, dem Sie eine Textmarke zuweisen, wird das
in Klammern angezeigt. Wenn Sie einer Stelle eine
Textmarke zuweisen, wird die Textmarke als Strich
dargestellt. Die Klammern und Striche werden in ge-
druckten Dokumenten nicht dargestellt.
»» Textbegrenzungen anzeigen zeigt für Textränder,
Spalten und Absätze gepunktete Linien an. Die Be-
grenzungen dienen Layoutzwecken und werden in
gedruckten Dokumenten nicht dargestellt.
»» Über Zuschnittsmarken anzeigen können Sie die
Ecken von Rändern anzeigen lassen.
»» Ist Feldfunktionen anstelle von Werten anzeigen ak-
tiviert, werden anstelle von Feldwerten in den Do-
kumenten die entsprechenden Feldfunktionen an-
gezeigt. So kann beispielsweise { TIME @\"MMMM,
d, YYYY" } anstelle des aktuellen Datums angezeigt
werden. Unabhängig von dieser Einstellung können
Sie immer zwischen der Anzeige von Feldfunktionen
und Feldergebnissen wechseln, indem Sie Ç+Ñ
drücken.
»» Mit Feldschattierung wird angezeigt, ob und wann
Felder schattiert dargestellt werden. Durch eine
Schattierung können Felder besser erkannt werden.
Wählen Sie in der Liste die Option Immer oder Wenn
ausgewählt aus, um die Felder zu schattieren. Die
Schattierung wird auf dem Bildschirm, nicht jedoch
im gedruckten Dokument dargestellt.
»» Wenn Sie mit einem Rechner mit sehr begrenzten
Ressourcen arbeiten, sollten Sie Konzeptschriftart in
Entwurfs- und Gliederungsansichten verwenden be-
nutzen, um die Bildschirmanzeige von Dokumenten
zu beschleunigen. Über Name wählen Sie dann die
Schriftart für die Dokumententwürfe aus, mit Größe
bestimmen Sie den Schriftgrad der Entwurfsschrift-
art.
»» Ein Klick auf Schriftarten ersetzen öffnet das gleich-
namige Dialogfeld. Mit dieser Option können Sie er-
223
Kapitel 8  •  Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen

mitteln, ob das aktive Dokument Schriftarten enthält,
die auf dem Computer nicht verfügbar sind. Wenn im
Dokument Schriftarten enthalten sind, die auf dem
Computer nicht verfügbar sind, können Sie mithilfe
dieses Dialogfelds eine Ersatzschriftart festlegen.
Anzeigen
Über den Abschnitt Anzeigen regeln Sie die standard-
mäßige Anzeige diverser Elemente auf der Oberfläche.
»» Im Feld Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumen-
te anzeigen geben Sie die Anzahl von Elementen zwi-
schen 1 und 50 ein, die in der Liste Zuletzt verwende-
te Dokumente angezeigt werden sollen. Den ersten
neun Dateien in der Liste wird eine Tastenkombinati-
on zugewiesen. Sie können diese Dokumente öffnen,
indem Sie die Tastenkombination Ç+D, dann die
Taste V und anschließend eine Taste zwischen 1
und 9 drücken.
»» Über Maße in folgenden Einheiten anzeigen können
Sie die Maßeinheit auswählen, die für das horizonta-
le Lineal sowie für Maße verwendet werden soll, die
Sie in Dialogfeldern eingeben.
»» Über Breite des Formatvorlagenbereichs in Ent-
wurfs- und Gliederungsansichten geben Sie eine po-
sitive Dezimalzahl – wie beispielsweise 3 cm – in das
Feld ein, um den Formatvorlagenbereich zu öffnen,
in dem die Namen der auf den Text angewendeten
Formatvorlagen angezeigt werden. Geben Sie den
Wert 0 ein, um die Anzeige zu schließen.
»» Mit Pixel für HTML-Features anzeigen können Sie
Pixel als Standardeinheit für Maße in Dialogfeldern
verwenden, die sich auf HTML-Elemente beziehen.
»» Ist Alle Fenster in der Taskleiste anzeigen aktiviert,
wird jedes in einem Office-Programm geöffnete
Fenster in der Windows-Taskleiste als Symbol ange-
zeigt. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivie-
ren, wird in der Taskleiste für jedes Programm ein
Symbol angezeigt.
»» Tastenkombinationen in QuickInfos, die Horizontale
Bildlaufleiste und die Vertikale Bildlaufleiste können
angezeigt und ausgeblendet werden.
»» Mit Vertikales Lineal im Seitenlayout anzeigen kön-
nen Sie seitlich am Dokumentfenster ein vertikales
Lineal anzeigen. Achten Sie darauf, dass Sie auch
das Kontrollkästchen Lineal in der Gruppe Anzeigen
auf der Registerkarte Ansicht im Menüband aktiviert
haben.
»» Wenn Sie Zeichenpositionierung für Layout anstatt
für Lesbarkeit optimieren einschalten, wird die Zei-
chenposition bei der Darstellung im gedruckten
Dokument im Hinblick auf Textblöcke exakter ange-
zeigt. Abstände zwischen Zeichen können aber ver-
zerrt dargestellt werden, wenn diese Option aktiviert
ist. Eine bessere Lesbarkeit am Bildschirm erzielen
Sie, wenn Sie diese Option deaktivieren.
Drucken
Im Abschnitt Drucken sind die allgemeinen Druckoptio-
nen zusammengefasst. Beachten Sie, dass die verfügba-
ren Optionen vom verwendeten Drucker abhängig sind.
Einige der Einstellmöglichkeiten unter diesen Druckop-
tionen seien kurz erwähnt:
»» Entwurfsqualität verwenden druckt das Dokument
mit einer minimalen Formatierung, wodurch der
Druckvorgang beschleunigt wird. Nicht alle Drucker
unterstützen diese Funktion.
»» Drucken im Hintergrund bewirkt, dass Sie während
des Druckens weiterarbeiten können. Diese Option
erfordert aber einen größeren verfügbaren Arbeits-
speicher. Wenn die Arbeit mit dem Dokument beim
Drucken sehr langsam wird, deaktivieren Sie diese
Option.
»» Wenn Sie Seiten in umgekehrter Reihenfolge dru-
cken aktivieren, werden mehrseitige Dokumente in
umgekehrter Reihenfolge ausgedruckt, die letzte
Seite also zuerst. Sollen Briefumschläge im Doku-
ment mit gedruckt werden, aktivieren Sie dieses
Kontrollkästchen nicht.
»» Wählen Sie die Option XML-Tags drucken aus, um die
XML-Tags für die in einem XML-Dokument verwen-
deten XML-Elemente zu drucken. An das Dokument
muss ein Schema angefügt sein, und die durch das
angefügte Schema bereitgestellten Elemente müs-
sen angewendet werden. Die Tags werden im ge-
druckten Dokument angezeigt.
»» Mit Feldfunktionen anstelle von Werten drucken wer-
den anstelle von Feldergebnissen die dazugehören-
den Feldfunktionen gedruckt.

224

»» Über Blattvorderseite für Duplexdruck drucken und
Blattrückseite für Duplexdruck drucken können Sie
einen zweiseitigen Druck auch auf Druckern durch-
führen, die über keine Duplexfunktion verfügen. Da-
mit wird jeweils die Blattvorderseite oder die Blatt-
rückseite – also nur die ungeraden oder die geraden
Seiten eines Dokuments – in einem Durchlauf be-
druckt. Die Seiten werden in umgekehrter Reihenfol-
ge gedruckt, sodass die Seiten in der richtigen Rei-
henfolge gedruckt werden, wenn Sie den Stapel zum
Bedrucken der Blattrückseite umgedreht haben.
»» Mit Inhalt an das Papierformat A4 oder 8,5 x 11 Zoll
anpassen können Sie Dokumente automatisch an-
passen, die so konzipiert sind, dass das Papierformat
8,5 x 11 Zoll auf ein A4-Papier passt, oder so, dass
ein A4-Format auf ein Papier mit dem Format 8,5
x 11 Zoll passt. Diese Option ist nur wirksam, wenn
das Papier im Format A4 oder 8,5 x 11 Zoll im Dru-
cker nicht mit der Papiergröße übereinstimmt, die in
Word auf der Registerkarte Seitenlayoutansicht fest-
gelegt ist. Diese Option wirkt sich nur auf den Druck
aus, nicht auf die Formatierung.
»» Über den Standardschacht wird der Druckerschacht
festgelegt, der standardmäßig verwendet wird. Um
die Vorgaben des Druckers zu verwenden, wählen
Sie die Option Druckereinstellungen verwenden aus.
Um einen bestimmten Schacht auszuwählen, wählen
Sie ihn in der Liste aus. Die Optionen in der Liste
hängen von der Konfiguration des Druckers ab.
Beim Drucken dieses Dokuments
Die Einstellungen unterhalb der Überschrift Beim Dru-
cken dieses Dokuments gelten standardmäßig für das
aktuelle Dokument. Wählen Sie das Dokument aus,
auf das diese Druckeinstellungen angewendet werden.
Wählen Sie in der Liste den Namen eines Dokuments
aus, das bereits geöffnet ist, oder wählen Sie den Ein-
trag Alle neuen Dokumente aus, so dass die Einstellung
auf alle Dokumente angewendet wird, die Sie erstellen.
Nur Formulardaten drucken bewirkt, dass die in ein On-
lineformular eingegebenen Daten gedruckt werden, das
Formular selbst aber nicht.
Speichern
Der Bereich unter der Überschrift Speichern bestimmt,
wie Word beim Speichern eines Dokuments vorgeht.
Die Word-Optionen
»» Mit Bestätigung vor dem Speichern von 'Normal.dot'
sorgen Sie dafür, dass Sie beim Schließen von Word
gefragt werden, ob Änderungen gespeichert werden
sollen, die an der Standarddokumentvorlage vorge-
nommen wurden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen
deaktivieren, werden Änderungen automatisch ge-
speichert, ohne Sie darüber zu informieren.
»» Immer Sicherungskopie erstellen bewirkt das auto­
matische Erstellen einer Sicherungskopie im Arbeits-
ordner bei jedem Speichervorgang. Word ergänzt
den Dateinamen mit Sicherungskopie von und fügt
an alle Sicherungskopien die Dateierweiterung .wbk
an. Jede Sicherungskopie ersetzt die vorherige Ver-
sion. Die Sicherungskopien werden im selben Ordner
wie die Originaldokumente gespeichert.
»» Wenn Sie Remote gespeicherte Dateien auf Compu-
ter kopieren und beim Speichern aktualisieren ein-
schalten, wird die Kopie einer in einem Netzlaufwerk
oder in einem Wechsellaufwerk gespeicherten Datei
temporär gespeichert. Beim Speichern der lokalen
Kopie speichert Word die vorgenommenen Änderun-
gen in der Originalversion. Wenn die Originaldatei
nicht verfügbar ist, fordert Word Sie auf, die Datei an
einem anderen Ort zu speichern, um Datenverluste
zu vermeiden.
»» Wählen Sie die Option Speicherung im Hintergrund
zulassen aus, um das Dokument während der Ar-
beit zu speichern. Während Word eine automatische
Speicherung im Hintergrund vornimmt, wird in der
Statusleiste darauf hingewiesen.
Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments
beibehalten
Für die Optionen unter Genauigkeit beim Freigeben
dieses Dokuments beibehalten müssen Sie wieder das
Dokument auswählen, auf das diese Einstellungen an-
gewendet werden. Wählen Sie in der Liste den Namen
eines bereits geöffneten Dokuments oder den Eintrag
Alle neuen Dokumente aus, so dass die Einstellung auf
alle Dokumente angewendet wird, die Sie erstellen.
»» Nach Aktivieren von Formulardaten als durch Trenn-
zeichen getrennte Textdatei speichern können Sie
die in ein Onlineformular eingegebenen Daten als
eine einzelne, durch Tabstopptrennzeichen getrenn-
te Textdatei im Nur-Text-Format speichern. Anschlie-
225
Kapitel 8  •  Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen

ßend können Sie den Inhalt der Datei in eine Daten- Entwurf klicken. Nehmen Sie dann einige Änderun-
bank importieren. gen am Dokument vor und speichern Sie das Doku-
ment.
»» Die Option Sprachspezifische Daten einbetten be-
zieht sich auf die Spracherkennungsfunktion für »» Mit Seitenumbruch im Hintergrund werden die Sei-
Office. Wenn Sie sie einschalten, werden diverse zu- ten des Dokuments während der Bearbeitung auto-
sätzliche Daten im Dokument gespeichert. Die Datei matisch neu nummeriert. Diese Option ist nur in der
kann dann sehr groß werden! Entwurfs- und in der Gliederungsansicht verfügbar.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wer-
Allgemein den Seitenzahlen erst aktualisiert, wenn Sie in die
Unter Allgemein sind Einstellmöglichkeiten für visuelle Seitenlayoutansicht wechseln.
und akustische Effekte bei bestimmten Programmereig-
»» Unter Postanschrift geben Sie die Adresse ein, die
nissen zu finden.
Word als Standardabsenderadresse für Umschläge
»» Über Feedback mit Sound bereitstellen werden be- und Briefe verwenden soll.
stimmten Aktionen oder Ereignissen in Word oder
anderen Office-Programmen Klangdateien hinzuge- Dateispeicherorte
fügt. So kann Word beispielsweise beim Abschließen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Dateispeicherorte
eines Prozesses einen Sound abspielen. Um den mit werden die Standardspeicherorte sowie Suchpfade für
einem Ereignis verknüpften Sound zu ändern, öff- Dokumente, Vorlagen und andere Elemente aufgelistet,
nen Sie den Ordner für Sounds und Audiogeräte in die in Word erstellt oder verwendet werden (à Abbildung
der Systemsteuerung. Zum Abspielen der meisten 8.19). Um hier Änderungen vorzunehmen, klicken Sie im
Sounds muss auf dem Computer eine Soundkarte Listenfeld auf den betreffenden Eintrag und dann auf
installiert sein. die Schaltfläche Ändern. Legen Sie anschließend den
neuen Standardspeicherort fest. Die Standardspeicher-
»» Feedback mit Animation animiert die Bewegung des
orte für Vorlagen und der AutoStart-Ordner werden als
Mauszeigers in Word und anderen Office-Program-
vertrauenswürdige Speicherorte behandelt. Wenn Sie
men. Mit dieser Option können Sie außerdem einen
bewegten Cursor für Aktionen, wie Drucken, Spei-
chern, automatische Formatierung und Operationen
zum Suchen und Ersetzen, auswählen.
»» Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen
bewirkt, dass beim Öffnen von Dateien, die in einem
anderen Programm erstellt wurden, ein Dialogfeld
zur Auswahl des Dateikonverters angezeigt wird. De-
aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Word
automatisch einen Dateikonverter auswählen soll.
»» Ist Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktua-
lisieren eingeschaltet, werden Inhalte, die mit ande-
ren Dateien verknüpft sind, bei jedem Öffnen eines
Dokuments aktualisiert.
»» Mit Öffnen eines Dokuments in der Entwurfsansicht
zulassen können Sie ein Dokument in der Entwurfs-
ansicht öffnen. Damit ein Dokument standardmäßig
in der Entwurfsansicht geöffnet wird, müssen Sie
diese Option aktivieren und dann auf der Register-
karte Ansicht in der Gruppe Dokumentansichten auf Abbildung 8.19  Die Speicherorte für Dateien

226
 Die Word-Optionen

den Speicherort ändern, stellen Sie sicher, dass es sich
bei dem neuen Ordner um einen sicheren Speicherort
handelt.
Weboptionen
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weboptionen im
Abschnitt Allgemein können Sie über fünf Registerkar-
ten festlegen, wie Microsoft Word Webseiten erstellen
und formatieren soll. Bestimmte Formate beschleuni-
gen das Herunterladen und Speichern von Webseiten
in einem Webbrowser und die Webseiten beanspruchen
weniger Speicherplatz. Beachten Sie aber, dass unter-
schiedliche Browser und Browserversionen nicht alle
Formate unterstützen.
Kompatibilitätsoptionen
Auch im Bereich Kompatibilitätsoptionen definieren Sie
Kompatibilitätsaspekte für Dokumente, die mit einer
älteren Word-Version beziehungsweise einem anderen
Textverarbeitungsprogramm erstellt wurden, um sie so
ähnlich wie möglich in der aktuellen Version von Word
darzustellen. Wählen Sie das Dokument aus, auf das die-
se Einstellungen angewendet werden. Wählen Sie in der
Liste den Namen eines bereits geöffneten Dokuments
oder den Eintrag Alle neuen Dokumente aus, so dass die
Einstellung auf alle Dokumente angewendet wird, die
Sie erstellen.
»» Unter Dokument so gestalten,
als ob es erstellt wurde in wäh-
len Sie das Textverarbeitungs-
programm aus, das zum Öffnen
des Dokuments verwendet wer-
den soll. Die Einstellungen in
der Liste von Layoutoptionen
ändern sich entsprechend dem
ausgewählten Textverarbei-
tungsprogramm. Um eine eige-
ne Konfiguration von Einstellungen anzugeben,
wählen Sie die Option Benutzerdefiniert aus.
»» Ein Klick auf das kleine weiße Dreieck vor Layoutop-
tionen listet Optionen für das Layout des Dokuments
auf. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die ge-
wünschten Optionen.

227
Teil 3
Tabellenkalkulation
mit Excel 2010

Kapitel 9
Daten eingeben und bearbeiten 232

Kapitel 10
Berechnungen und Analysen 254

Kapitel 11
Die optische Gestaltung der Daten 276

Kapitel 12
Weitere Excel-Funktionen und Optionen 308
Teil 5  •  Tabellenkalkulation mit Excel 2010
Das Programm Microsoft Excel ist
innerhalb der Microsoft-Office-Familie
für den Bereich Tabellenkalkulation
zuständig. In den vier Kapiteln dieses
Teils stellen wir Ihnen die wichtigsten
Punkte bei der Arbeit mit diesem
Programm vor.

230

Kapitel 9: Daten eingeben und bearbeiten
Excel-Dateien werden als Arbeitsmappen bezeichnet.
Eine Arbeitsmappe besteht aus mehreren Blättern, in
denen die Daten organisiert werden. Die Blätter einer
Mappe können auch als verschiedene Fenster auf dem
Bildschirm dargestellt werden. Die Tabellenblätter lie-
fern ein Raster aus Spalten und Zeilen, in dessen Ele-
mente – die Zellen – Texte und Zahlenwerte eingetragen
werden können. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Werk-
zeuge zur Eingabe und Korrektur.
Kapitel 10: Berechnungen und Analysen
Auf der Basis dieser Eingaben können Sie Berechnun-
gen durchführen. Excel beinhaltet dafür eine Vielzahl
von Werkzeugen. Neben einfachen Berechnungen – wie
beispielsweise dem Bilden von Summen – können Sie
in den Tabellen auch komplexe Analysen durchführen.
Beispielsweise können Sie mithilfe der Konsolidierungs-
funktion eine zusammenfassende Darstellung von Da-
ten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. Mithilfe
von Szenarios können Sie mehrere Ergebnisse auf der
Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten.
Tabellenkalkulation mit Excel 2010
Kapitel 11: Die optische Gestaltung der
Daten
Mit Formatbefehlen bestimmen Sie die optische Ge-
staltung. Das gilt auch für Excel. Zahlenwerte können
in unterschiedlichen Formen – beispielsweise mit einem
Prozent- oder Währungszeichen – angezeigt werden.
Zusätzliche Formatelemente erlauben die Wahl von
Schriftarten und -größen, Farben, Mustern, Rahmen und
mehr. Die eingegebenen oder errechneten Zahlenwerte
können Sie außerdem grafisch in Form von Diagrammen
anzeigen lassen. Unterschiedliche Formen von Diagram-
men erlauben es, Ihre Daten in der jeweils gewünschten
Form zu präsentieren.
Kapitel 12: Weitere Excel-Funktionen und
Optionen
Im letzten Kapitel dieses Teils über Microsoft Excel ge-
hen wir noch auf einige weitere Funktionen dieses Pro-
gramms ein – beispielsweise auf das Arbeiten mit Listen.
Wie alle Programme des Pakets Microsoft Office verfügt
auch Excel über Möglichkeiten zum individuellen Anpas-
sen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen
und speziellen Arbeitsgewohnheiten.
Denken Sie daran, dass Sie auch in Excel
HINWEIS viele Funktionen einsetzen können, die in
(fast) allen Office-Programmen benutzt werden können
– beispielsweise können Sie grafische Elemente in Ihr
Dokument einfließen lassen und dieses so informativer
und interessanter gestalten. Diese Funktionen sprechen
wir im Teil über die gemeinsamen Aufgaben an (à Kapi-
tel 24 bis 28).
231
Kapitel 9
Daten eingeben
und bearbeiten
In diesem Kapitel wollen wir uns mit der Eingabe von Da-
ten in Excel 2010 und deren Bearbeitung beschäftigen.
Es liefert also die Grundlagen für die Arbeit mit diesem
Programm. Das nächste Kapitel zeigt Ihnen dann, wie
Sie auf Basis dieser Daten Berechnungen und Analysen
durchführen können.
» Wir wollen Sie zunächst mit den Besonderheiten der
Arbeit mit der Oberfläche des Programms vertraut
machen (à Abschnitt 9.1). Excel verfügt hier über ei-
nige Besonderheiten, die Sie kennen sollten.
» Eine Arbeitsmappe ist in mehrere – standardmäßig
sind es drei – Blätter unterteilt, auf oder in denen
Sie Ihre Eingaben vornehmen können. Diese Un-
terteilung erlaubt es Ihnen, verschiedene – zusam-
mengehörende – Tabellen in einer gemeinsamen
Arbeitsmappe abzulegen. Auf die Arbeit mit diesen
Blättern wollen wir im zweiten Abschnitt eingehen
(à Abschnitt 9.2).
» Dann werden wir Ihnen zeigen, wie man in die-
sen Blättern Daten eingibt und diese korrigiert
(à Abschnitt 9.3).
» Der letzte Abschnitt dieses Kapitels beschäftigt sich
mit dem Editieren von bereits vorhandenen Einga-
ben in Tabellen. Wir wollen beispielsweise zeigen,
232
wie man Zellen oder Zellbereiche kopiert oder ver-
lagert, einfügt und löscht (à Abschnitt 9.4).
Die Mehrzahl der in diesem Kapitel ge-
HINWEIS zeigten Beispiele finden Sie auf der Be-
gleit-CD zu diesem Buch im Ordner 09. Sie müssen sie
nur benutzen, wenn Sie die Ausführungen selbst nach-
vollziehen wollen und Ihnen die Eingabe der Daten zu
mühsam ist.
9.1 Die Elemente der Oberfläche
Die Oberfläche von Microsoft Excel 2010 besteht aus
dem Anwendungsfenster, in dem die wesentlichsten
Steuerungselemente angezeigt werden, und einem
Dokumentfenster, in dem Sie Ihre Daten eingeben und
bearbeiten können (à Abbildung 9.1).
» Das Anwendungsfenster von Microsoft Excel ist der
durch den äußeren Rahmen umschlossene Bereich.
Es beinhaltet ein als Arbeitsmappe bezeichnetes
Dokument. Diese Arbeitsmappe hat zunächst den
allgemeinen Namen Mappe1, der in der Titelleiste
des Anwendungsfensters angezeigt wird.
» Eine Arbeitsmappe beinhaltet mehrere – standard-
mäßig drei – Arbeitsblätter, die auch als Tabellen-
blätter bezeichnet werden. Zwischen diesen Blättern
können Sie per Mausklick auf eines der Blattregister
Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 im unteren Bereich
des Fensters wechseln.

»» Ein Tabellenblatt selbst besteht aus einem recht-
eckigen Gitternetz mit 16.384 Spalten und bis zu
1.048.576 Zeilen. Die Spalten sind von links nach
rechts mit den Buchstaben A bis Z beschriftet. Nach
Z wird die Beschriftung mit AA bis AZ fortgeführt,
dann BA bis BZ usw. bis XFD. Die Zeilen sind von 1 bis
1048576 nummeriert. Damit stehen 1.500% mehr
Zeilen und 6.300% mehr Spalten als bei Excel 2003
zur Verfügung.
»» Die Schnittflächen der Spalten und Zeilen werden
als Zellen bezeichnet. Eine Zelle ist die Grundein-
heit der Tabelle. Hier werden die einzelnen Daten
eingegeben. In eine Zelle lassen sich bis zu 32.767
Zeichen eingeben, wobei jedoch nur 1.024 Zeichen
in einer Zelle angezeigt werden. Die restlichen Zei-
chen lassen sich in der Bearbeitungsleiste einsehen.
Zellen werden mit den Bezeichnungen der dazuge-
hörenden Spalte und Zeile benannt. Beispielsweise
trägt die Zelle in der oberen linken Ecke – also die in
der ersten Zeile der ersten Spalte – den Namen A1.
Diese Angabe wird auch als Zelladresse bezeichnet.
Mindestens eine der Zellen ist immer markiert. Die-
se erkennen Sie an der stärkeren Umrandung. Beim
Öffnen von Excel mit einer leeren Arbeitsmappe ist
beispielsweise die Zelle A1 markiert.
Die Elemente der Oberfläche
Abbildung 9.1 
Die Excel-Arbeitsfläche
beinhaltet Tabellenblätter mit
einem gitterförmigen Netz.
»» Der Mauszeiger hat die Form eines Kreuzes, solange
er sich innerhalb der Tabelle befindet. Wenn Sie die-
sen Mauszeiger auf eine Zelle bewegen und dann die
linke Maustaste drücken, wird diese Zelle aktiviert.
Den Erfolg erkennen Sie an der stärkeren Umran-
dung der Zelle.
»» Oben im Programmfenster finden Sie das Menüband
(unter Office 2007 als Multifunktionsleiste bezeich-
net), das die Menüs und die Symbolleisten der frü-
heren Versionen bis Office 2003 ersetzt ( Kapitel
2). Unterhalb des Menübands befindet sich eine so-
genannte Bearbeitungsleiste. In dieser erscheinen
während der Eingabe die eingegeben Zeichen. Spä-
ter werden hierin die Inhalte der gerade markierten
Zelle angezeigt.
»» Am unteren Rand des Excel-Fensters befindet sich
die Statusleiste, die nützliche Informationen und zu-
sätzliche Elemente zur Steuerung be­reit­hält.
»» Über die Bildlaufleisten können Sie den im Fenster
angezeigten Bereich der Tabelle mit den üblichen
Methoden verschieben: Klicken Sie auf die entspre-
chende Pfeilschaltfläche, um eine weitere Zeile oder
Spalte anzuzeigen; verschieben Sie das Bildlauffeld,
um größere Bereiche zu überspringen. Durch Kli-
233
Kapitel 9  •  Daten eingeben und bearbeiten
cken auf den Bereich zwischen Bildlauffeld und Pfeil-
schaltflächen erreichen Sie eine Bewegung um die
Breite beziehungsweise Höhe des Bildschirms.
9.1.1 Fenster
Beachten Sie, dass Excel – im Gegensatz zur Standard­
einstellung von Word – über ein eigenes Dokumentfens-
ter verfügt, dessen Einstellungen Sie separat – also als
Fenster im Fenster – regeln können. Mithilfe der drei
Schaltflächen auf der Höhe der Namen der Register-
karten im Menüband können Sie die Anzeige zwischen
den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und
Symbol wechseln ( Abbildung 9.2).
Dazu benutzen Sie die üblichen kleinen Schaltflächen in
der oberen rechten Ecke der Titelleiste eines Fensters.
Wenn das Dokumentfenster in der Fensterdarstellung
geöffnet ist, lässt sich die Form der Anzeige auch über
das Systemmenü des Fensters regeln. Hierüber können
Sie unter anderem auch die Position und Größe des
Fensters ändern.
Fenster für mehrere Arbeitsmappen
Wenn mehrere Arbeitsmappen geöffnet sind, können
diese in separaten Fenstern angezeigt werden. Auch die
unterschiedlichen Tabellenblätter einer Mappe lassen
sich in verschiedenen Fenstern anzeigen. Durch unter-
schiedliche Darstellungsweisen dieser Fenster können
234
Sie den Arbeitsbereich an Ihre momentanen Erforder­
nisse anpassen.
»» Die gerade aktive Arbeitsmappe erkennen Sie am
farbigen oder zumindest stärker durchgezeichneten
Rahmen. Um eine andere Arbeitsmappe zu aktivie-
ren, klicken Sie eine beliebige sichtbare Stelle in ihr
an.
»» Haben Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, werden
diese – je nach verwendeter Windows-Version – ent-
weder als separate Symbole oder als Symbolgruppe
in der Windows-Taskleiste angezeigt. Klicken Sie auf
eines dieser Symbole, um zur gewünschten Arbeits-
mappe zu wechseln. Weitere geöffnete Programme
werden ebenfalls in der Taskleiste angezeigt.
Die Befehle zum Arbeiten mit Fenstern
sind in der Gruppe Fenster auf der Regis-
terkarte Ansicht des Menübands zusam-
mengefasst. Dort ist die gerade aktive
Mappe in der Liste zur Schaltfläche Fens-
ter wechseln mit einem Häkchen gekennzeichnet. Um
das aktive Fenster zu wechseln, klicken Sie auf eine Stel-
le im gewünschten Fenster oder auf das betreffende
Symbol in der Taskleiste oder wählen es über den ent-
sprechenden Eintrag in der Liste zur Schaltfläche Fens-
ter wechseln aus. Zum Wechseln können Sie auch die
Tastatur verwenden ( Tabelle 9.1).
Abbildung 9.2 
Das Excel-Dokument kann als
separates Fenster innerhalb
des Programmfensters ange-
zeigt werden.

Taste(n) Beschreibung
Î Zum nächsten Fenster in einer geteilten
Mappe
Á+Î Zum vorhergehenden Fenster in einer
geteilten Mappe
Ÿ+Î Zum nächsten Arbeitsmappenfenster
Ÿ+Á+Î Zum vorhergehenden Arbeitsmappenfenster
Tabelle 9.1  Tasten zum Wechseln zwischen Fenstern
Fenster anordnen
Sie können über die Befehle der Gruppe Fenster auch
ein neues Fenster für die aktive Arbeitsmappe erstellen,
die Fenster anordnen und ein- beziehungsweise aus-
blenden oder durch geeignete Teilung eines Fensters
gleichzeitig verschiedene Bereiche anzeigen lassen.
Durch eine geeignete Anordnung der Fenster auf der
Arbeitsfläche können Sie sich viel Arbeit sparen.
Wenn Sie unterschiedliche Teile einer Arbeitsmappe
gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigen lassen wol-
len, wählen Sie in der Gruppe Fenster den Befehl Neues
Fenster . Microsoft Excel öffnet dann ein neu-
es Fenster, das die gleichen Informationen wie die aktive
Tabelle enthält. Der Name des ursprünglichen Fensters
wird durch eine Zahl erweitert. In den verschiedenen
Fenstern können Sie – beispielsweise durch Wechseln
der aktiven Tabelle – unterschiedliche Bereiche der
Arbeits­mappe anzeigen lassen.
Vergrößerungsmaßstab
Der Maßstab der Anzeige der verschiedenen Fenster ei-
ner Arbeitsmappe kann über den Befehl Zoom auf der
Registerkarte Ansicht separat für jedes einzelne Fens-
ter geändert werden ( Kapitel 4). Auf diese Weise kön-
nen Sie ein Fenster für den groben Überblick und eines
für Feinarbeiten verwenden.
Automatisch anordnen
Wenn Sie mehrere Fenster geöffnet haben, können Sie
diese auf dem Bildschirm automatisch übersichtlich an-
ordnen lassen. Dazu wählen Sie den Befehl Alle anord-
nen in der Gruppe Fenster der Registerkarte
Ansicht und dann im Dialogfeld die gewünschte Option
( Abbildung 9.3). Wenn Sie mehrere Arbeitsmappen
geöffnet haben, können Sie durch Aktivieren des Kon-
Die Elemente der Oberfläche
trollkästchens Fenster der aktiven Arbeitsmappe errei-
chen, dass nur diese entsprechend angeordnet werden.
Abbildung 9.3 
Fenster können automatisch
angeordnet werden.
Die Option Überlappend ist besonders gut für Fälle ge-
eignet, in denen Sie größere Bereiche eines Fensters be-
nutzen, aber auch schnell zwischen einzelnen Fenstern
wechseln wollen.
Ganzer Bildschirm
In einigen Fällen empfiehlt es sich, den Bereich des
Menübands auszublenden und die gesamte Bildschirm-
fläche für die Tabelle zu nutzen. Das erreichen Sie über
den Befehl Ganze Bildschirmansicht ein/aus in der
Gruppe Arbeitsmappenansicht der Registerkarte An-
sicht. Ein Doppelklick auf die Titelleiste oder das Drü-
cken der È-Taste zeigt wieder die normale Ansicht an.
Fenster aus- und einblenden
Wenn Sie ein Fenster momentan nicht benötigen, kön-
nen Sie es ausblenden lassen. Es ist dann weiterhin
geöffnet, aber nicht mehr auf dem Bildschirm sichtbar.
Dazu aktivieren Sie das Fenster und wählen in der Grup-
pe Fenster den Befehl Ausblenden . Ein ausgeblende-
tes Fenster wird beim Wechseln zwischen den Fenstern
oder beim Wählen des Befehls Alle anordnen in der
Gruppe Fenster nicht mehr berücksichtigt.
Ausgeblendete Fenster können Sie individuell wieder
anzeigen lassen. Wählen Sie dazu den Befehl Einblen-
den in der Gruppe Fenster. Im Dialogfeld markieren
Sie zunächst das gewünschte Fenster und klicken dann
auf OK.
Nebeneinander vergleichen
Über den Befehl Nebeneinander anzeigen in der
Gruppe Fenster können Sie die Inhalte zweier geöffne-
ter Mappen schnell vergleichen ( Abbildung 9.4). Dies
empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie verschiedene
235
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Versionen einer Tabelle aufeinander abstimmen wollen.
Das aktive und das mit diesem zu vergleichende Fenster
werden nach Wahl des Befehls übereinander eingeblen-
det.
» Außerdem wird die Schaltfläche Synchroner Bildlauf
wählbar. Hiermit lässt sich bewirken, dass bei ei-
ner Änderung des angezeigten Bereichs in einem
Fenster derselbe Bereich im anderen Fenster ange-
zeigt wird.
» Wenn Sie nach einem Verschieben eines der Fens-
ter in dieser vergleichenden Darstellung wieder zur
Standardanordnung der Fenster zurückkehren wol-
len, brauchen Sie nur auf die Schaltfläche Fenster-
position zurücksetzen zu klicken.
9.1.2 Arbeitsbereiche
Wenn Sie regelmäßig mit mehreren gleichzeitig geöff-
neten Arbeitsmappen oder verschiedenen Fenstern ar-
beiten, können Sie diese gemeinsam als sogenannten
Arbeitsbereich speichern und auch wieder öffnen. In
dieser Arbeitsbereichsdatei werden nicht nur die Na-
men der Arbeitsmappen, sondern auch die Größe und
Position der dafür verwendeten Fenster gespeichert.
236
Abbildung 9.4
Fenster können miteinander
verglichen werden.
Die Daten in den Arbeitsmappen selbst
ACHTUNG werden beim Speichern des Arbeitsbe-
reichs nicht gespeichert. Vergessen Sie also nicht, diese
separat zu speichern.
Arbeitsbereich speichern
Legen Sie zuerst den Arbeitsbereich in der
gewünschten Form fest. Öffnen Sie dazu alle
Arbeitsmappen, die der Arbeitsbereich um-
fassen soll, und ordnen Sie die Fenster dafür wie ge-
wünscht an. Wählen Sie dann Aufgabenbereich spei-
chern (Microsoft meint wahrscheinlich Arbeitsbereich
speichern) in der Gruppe Fenster der Registerkarte An-
sicht. Die Elemente in diesem Dialogfeld und deren Ver-
wendung entsprechen denen im Dialogfeld Speichern
unter (siehe Kapitel 3). Geben Sie hier den gewünschten
Dateinamen ein. Als Standard wird hierfür resume ver-
wendet. Sie können aber auch einen anderen Namen
verwenden. Der Dateityp Arbeitsbereiche wird automa-
tisch eingestellt.
Arbeitsbereich wiederherstellen
Ein gespeicherter Arbeitsbereich lässt sich wie eine
herkömmliche Datei öffnen. Wählen Sie dazu auf der
Registerkarte Datei den Befehl Öffnen. Im anschließend
angezeigten Dialogfeld wählen Sie gegebenenfalls den

Ordner aus, in dem die Arbeitsbereichsdatei abgelegt
wurde. Die Elemente in diesem Dialogfeld sind diesel-
ben wie die im Dialogfeld zum Öffnen von Dokumenten
(siehe Kapitel 3). Wählen Sie als Dateiformat den Typ
Arbeitsbereiche oder Alle Excel-Dateien und wählen Sie
dann unter den angezeigten Dateien die gewünschte
Arbeitsbereichsdatei aus. Nach dem Öffnen des Arbeits-
bereichs werden alle Arbeitsmappen so angeordnet, wie
sie in der Arbeitsbereichsdatei gespeichert wurden.
9.2 Tabellenblätter
Arbeitsmappen beinhalten Tabellenblätter, in denen Sie
Ihre Daten und Berechnungen eingeben können. Stan-
dardmäßig enthält eine Arbeitsmappe drei Tabellenblät-
ter, in denen Sie die Daten eingeben können. Sie können
diese Anzahl im Fenster für die Excel-Optionen erhöhen
oder verringern (à Kapitel 12).
Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten ei-
TIPP nes Blatts sind im Kontextmenü für das Blatt-
register zusammengefasst. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf ein Blattregister, um dieses Menü anzu-
zeigen. Sie können darüber die Blätter benennen, kopie-
ren und verschieben, zusätzliche Blätter einfügen oder
nicht benötigte löschen.
9.2.1 Die Navigation zwischen den
Blättern
Von den Blättern einer Arbeitsmappe ist immer nur ei-
nes aktiv. Welches Blatt gerade aktiv ist, erkennen Sie
an der hervorgehobenen Darstellung der Registerla-
sche am unteren Rand des Fensters . Nach
dem Erstellen einer neuen Arbeitsmappe ist das immer
das Blatt Tabelle1.
Das Blatt wechseln
Wenn Sie ein anderes Blatt anzeigen wollen
– beispielsweise um darin Daten einzuge-
ben –, müssen Sie das gewünschte Blatt über das Blatt-
register aktivieren, indem Sie auf die entsprechende
Registerlasche klicken. Klicken Sie beispielsweise auf
die Lasche Tabelle2, um dieses Blatt zu aktivieren und
anzuzeigen.
Tabellenblätter
Aus Platzgründen sind aber am unteren Fensterrand
immer nur die Registerlaschen von einigen Blättern
sichtbar. Wie viele das sind, hängt auch von den Namen
ab, die Sie den Blättern gegeben haben (à folgende Ab-
schnitte). Bei der Standardanzahl von drei Blättern pro
Mappe sind alle drei Registerlaschen sichtbar. Wenn Sie
später der Mappe weitere Blätter hinzufügen, sind meist
einige Blattregister verdeckt. Sie können dann den Re-
gisterteiler – der kleine senkrechte Balken vor der hori-
zontalen Bildlaufleiste – weiter nach rechts ziehen, um
mehr Blattregister anzuzeigen (à Abbildung 9.5). Das
empfiehlt sich, wenn Sie beispielsweise mit vier Blättern
arbeiten und oft zwischen dem ersten und dem vierten
wechseln müssen.
Abbildung 9.5 Der Registerteiler ist verschiebbar. Beachten Sie
das Mauszeigersymbol mit dem Doppelpfeil rechts neben den
Blattregistern.
Wenn Sie aber die Registerlaschen aller Blätter in der
Mappe nicht gleichzeitig anzeigen wollen, können Sie
die Registerlaufpfeile benutzen, um nicht an-
gezeigte Blattregister sichtbar zu machen. Ein Klick auf
einen der Registerlaufpfeile verschiebt nur die gerade
angezeigten Registerlaschen, wechselt aber nicht die
aktive Tabelle. Zum endgültigen Wechseln müssen Sie
anschließend noch auf die Lasche des Blatts klicken.
Einen schnellen Wechsel zwischen benachbarten Blät-
tern können Sie auch mit Tastenkombinationen errei-
chen (à Tabelle 9.2).
Taste(n) Beschreibung
Ÿ+¦ Wechselt.zum.nächsten.Blatt
Ÿ+¥ Wechselt.zum.vorherigen.Blatt
Á+Ó Fügt.ein.neues.Tabellenblatt.ein.
Tabelle 9.2 Zum Wechseln des Tabellenblatts oder zum Einfügen
können Sie auch Tasten einsetzen.
237
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Gemeinsames Bearbeiten von Blättern
Sie können mehrere Blätter einer Mappe gemeinsam
markieren, um sie anschließend in einem Arbeitsgang
zu bearbeiten – beispielsweise löschen, ausblenden
oder jeweils danach ein weiteres Blatt einfügen. Mar-
kieren Sie dazu die Blätter gemeinsam, indem Sie die
Ÿ-Taste gedrückt halten und dann die Registerla-
schen der zu bearbeitenden Tabellen anklicken. Alle
markierten Registerlaschen werden dann in weißer Far-
be angezeigt. Solange Sie Blätter gemeinsam markiert
haben, gelten die Befehle für alle Blätter: Eine Eingabe
in eine Zelle eines Blatts wird beispielsweise in allen
markierten Blättern vorgenommen.
Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Blätter wie-
der aufzuheben und nur ein Blatt auszuwählen, klicken
Sie auf die Registerlasche des gewünschten Blatts. Wol-
len Sie nur ein Blatt aus der gemeinsamen Markierung
ausschließen, halten Sie die Ÿ-Taste gedrückt und
klicken dann auf die betreffende Registerlasche.
Wenn Sie mehrere Arbeitsblätter ge-
ACHTUNG meinsam markiert haben, sind viele Be-
fehlsschaltflächen abgeblendet und können nicht ange-
sprochen werden.
9.2.2 Blätter organisieren
Bezüglich der Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe
sind Sie nicht auf die standardmäßig vorgegebene Zahl
von drei beschränkt: Sie können weitere hinzufügen,
238
aber auch nicht benötigte löschen. Außerdem können
Sie Blätter kopieren und durch Verschieben in eine an-
dere Reihenfolge bringen. Zum Arbeiten benutzen Sie
beispielsweise die Befehle in den Listen zu den Schalt-
flächen Einfügen, Löschen und Format der Gruppe Zel-
len auf der Registerkarte Start (à Abbildung 9.6).
Ein Blatt einfügen
Wenn Sie ein neues Blatt in die Mappe einfügen und die-
ses neue Blatt an das Ende der Liste der bereits vorhan-
denen Blätter stellen wollen, klicken Sie auf Tabellen-
blatt einfügen rechts neben den Blattregistern.
Sie können das neue Blatt aber auch an einer beliebigen
Stelle innerhalb des Blattregisters einfügen. Aktivieren
Sie dazu zunächst das Blatt, vor dem Sie das neue einfü-
gen wollen. Wollen Sie beispielsweise zwischen Tabelle1
und Tabelle2 eine neue Tabelle einfügen, markieren Sie
Tabelle2. Wählen Sie dann den Befehl Blatt einfügen in
der Liste zur Schaltfläche Einfügen der Gruppe Zellen.
Das neue Tabellenblatt wird daraufhin links vom mar-
kierten eingefügt.
Für den Namen des neuen Blatts wird die anfängliche
Nummerierung fortgesetzt. Hatten Sie bisher die Blät-
ter mit den Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 in
Ihrer Mappe, trägt das neue den Namen Tabelle4. Das
gilt auch, wenn Sie vorher ein Blatt gelöscht haben. Hat-
ten Sie beispielsweise vorher Tabelle2 gelöscht – sind
also nur Tabelle1 und Tabelle3 in der Mappe –, wird dem
neuen Blatt der Name Tabelle4 gegeben. Wenn aber die
Arbeitsmappe nach dem Löschen eines Blatts gespei-
Abbildung 9.6
Einige Befehle zum Organisieren
von Blättern

chert, geschlossen und erneut geöffnet wird, wird der
Name des gelöschten Tabellenblatts erneut vergeben –
ein neu eingefügtes Blatt hat dann in diesem Beispiel
den Namen Tabelle2.
Wenn beim Hinzufügen eines neuen Tabel-
TIPP lenblatts dieses an der falschen Stelle im
Blattregister erscheint, markieren Sie es zunächst und
verschieben Sie es dann (à unten).
Blatt löschen
Um ein Blatt aus der Arbeitsmappe zu entfernen, akti-
vieren Sie dieses Blatt und wählen dann Blatt löschen
in der Liste zur Schaltfläche Löschen der Gruppe Zellen
der Registerkarte Start. Beachten Sie den anschließend
angezeigten Warnhinweis, der Sie darauf aufmerksam
macht, dass mit dem Blatt auch alle darin enthaltenen
Daten – sofern in dem Blatt tatsächlich Daten vorhan-
den sind – für immer verschwinden. Mehrere Blätter
können Sie in einem Arbeitsgang löschen, indem Sie sie
vorher gemeinsam markieren.
Blatt verschieben oder kopieren
Das Verschieben oder das Kopieren von Blättern inner-
halb einer Arbeitsmappe und zwischen verschiedenen
Arbeitsmappen hat meist organisatorische Gründe.
» Durch Verschieben können Sie die Blätter einer
Mappe in die gewünschte Reihenfolge bringen – bei-
spielsweise wichtige an den Anfang und weniger
wichtige an das Ende stellen.
» Das Kopieren eines Blatts bietet sich an, wenn Sie
bestimmte Daten in einem Blatt – beispielsweise Ta-
bellenüberschriften – in derselben Form in weiteren
Blättern verwenden wollen.
Verschieben und Kopieren können Sie sowohl innerhalb
einer Mappe als auch zwischen verschiedenen Mappen.
In beiden Fällen können Sie sowohl direkt mit der Maus
als auch über ein Dialogfeld arbeiten: Zum Verschie-
ben mit der Maus aktivieren Sie das gewünschte Blatt
und verschieben es dann mittels der Maus an die ge-
wünschte Stelle in der Blattregisterleiste. Sie können es
zwischen zwei Blättern derselben oder in einer anderen
geöffneten Arbeitsmappe ablegen. Der zwischen den
Tabellenblätter
Registerlaschen angezeigte Pfeil kennzeichnet die Stel-
le, an der das Blatt eingefügt wird. Wollen Sie das Blatt
kopieren, halten Sie während des gesamten Vorgangs
die Ÿ-Taste gedrückt. Dabei wird ein zusätzliches
Pluszeichen neben dem Mauszeiger angezeigt.
Oder Sie markieren zuerst das zu verschiebende oder
zu kopierende Blatt und wählen dann den Befehl Blatt
verschieben/kopieren aus dem Kontextmenü zum Blatt-
register oder in der Liste zur Schaltfläche Format in der
Gruppe Zellen der Registerkarte Start. Im Dialogfeld
(fast) gleichen Namens können Sie angeben, wohin das
gerade aktive Blatt kopiert oder verschoben werden soll
(à Abbildung 9.7).
Abbildung 9.7
Über dieses Dialogfeld
lassen sich Tabellen-
blätter verschieben
oder kopieren.
» Über das Feld Zur Mappe können Sie angeben, wel-
che Mappe das Blatt aufnehmen soll. Hier werden
alle geöffneten Mappen angezeigt. Die zusätzliche
Option (neue Arbeitsmappe) bedeutet genau das,
was Sie vermuten: Sie können darüber das Blatt in
eine Arbeitsmappe verschieben oder kopieren, die
dabei erst erstellt wird.
» Nachdem Sie die gewünschte Mappe als Ziel ausge-
wählt haben, werden im Feld Einfügen vor die in die-
ser Mappe vorhandenen Blätter angezeigt. Markie-
ren Sie in dieser Liste die Tabelle, vor der das Blatt
eingefügt werden soll.
» Ob kopiert oder verschoben werden soll, regeln Sie
über das Kontrollkästchen Kopie erstellen. Ist es ak-
tiviert, wird kopiert, anderenfalls verschoben.
Nach dem Bestätigen über OK wird das Blatt entweder
an die gewählte Stelle kopiert oder verschoben.
239
Kapitel 9  •  Daten eingeben und bearbeiten

9.2.3 Darstellungsoptionen für Blätter

Mithilfe von mehreren zusätzlichen Optionen können
Sie die Anzeige eines Blatts auf dem Bildschirm so ver-
ändern, dass die Eingabe und Bearbeitung von Daten in
den Zellen erleichtert wird: Sie können bestimmte Zell-
bereiche fixieren oder das Blatt in mehrere Bereiche
aufgeteilt anzeigen lassen.

Bereiche fixieren
Wenn Sie die Zeilen- und Spaltenüberschriften auf dem
Bildschirm sehen wollen, während Sie durch eine um-
fangreichere Tabelle blättern, können Sie einen Aus-
schnitt mit den ersten Zeilen und Spalten eines Fens-
ters auf dem Bildschirm fixieren. Dazu markieren Sie in
dem Fenster, in dem Sie Ausschnitte fixieren wollen, die
Zelle, die unterhalb und/oder rechts der zu fixierenden
Zeilen und/oder Spalten liegt. Dann öffnen Sie die Liste
zum Befehl Fenster einfrieren in der Gruppe Fenster auf
der Registerkarte Ansicht des Menübands und wählen
die gewünschte Option aus ( Abbildung 9.8).
Abbildung 9.8  Die Optionen zum Befehl Fenster einfrieren
Als Ergebnis sehen Sie zunächst nur zwei etwas stär-
ker gezeichnete Linien in der Tabelle ( Abbildung 9.9).
Die eigentliche Wirkung erkennen Sie erst, wenn Sie zu
weiter rechts und weiter unten liegenden Zellen navi-
gieren: Die Zeilen oberhalb der Linie bleiben auf dem
Bildschirm angezeigt, auch dann, wenn tiefer liegende
Teile der Tabelle angezeigt werden. Ebenso bleiben die
Spalten links der Linie auch dann auf dem Bildschirm
angezeigt, wenn weiter rechts liegende Teile der Tabelle
angezeigt werden ( Abbildung 9.9).
Abbildung 9.9  Fixierte Bereiche bleiben immer auf dem Bild-
schirm angezeigt.
Um eine solche Fixierung wieder aufzuheben, wählen
Sie in der Liste zum Befehl Fenster einfrieren den Ein-
trag Fixierung aufheben. Das Einfrieren von Ausschnit-
ten hat übrigens keinen Einfluss auf den Ausdruck. Sie
können beim Drucken aber eine ähnliche Funktion ein-
schalten ( Kapitel 24).
Blatt teilen
Sie können ein Fenster in mehrere Ausschnitte teilen
und in diesen Ausschnitten unterschiedliche Bereiche
des Fensters anzeigen. Zum Teilen dienen die beiden
Teilungsmarken oberhalb der senkrechten und rechts
von der waagerechten Bildlaufleiste. Wenn Sie den
Mauszeiger auf eine dieser Teilungsmarken setzen, än-
dert sich der Zeiger in einen Doppelpfeil ( Abbildung
9.10). Ziehen Sie dann den Fensterteiler an die ge-
wünschte Stelle. Um die geteilten Ausschnitte anschlie-
ßend zu verändern, ziehen Sie den Fensterteiler oder
die Teilungsmarke an die gewünschte Stelle. Beachten
Sie auch, dass mehrere Bildlaufleisten eingeblendet
werden, über die Sie die in den einzelnen Ausschnitten
anzuzeigenden Bereiche individuell regeln können.
Alternativ können Sie die Teilung eines Fensters auch
über den Befehl Teilen in der Gruppe Fenster auf
der Registerkarte Ansicht des Menübands bewirken. In
diesem Fall müssen Sie vorher die Spalte oder Zeile be-
ziehungsweise die Zelle markieren, an der die Teilung
durchgeführt werden soll.

240

Wenn Sie sowohl die senkrechten als auch die waage-
rechten Teilungsmarken verwenden, können Sie vier
verschiedene Ausschnitte erstellen. Im Gegensatz zu
verschiedenen Fenstern einer Arbeitsmappe zeigen
hier zwei übereinander liegende Ausschnitte dieselben
Spalten, zwei nebeneinander liegende Ausschnitte die-
selben Zeilen an.
Um die Teilung in einem Fenster aufzuheben, doppel-
klicken Sie auf einen beliebigen Teil des Fensterteilers
oder klicken nochmals auf Teilen .
9.2.4 Formatoptionen für Blätter
Über weitere Befehle in der Liste zur Schaltfläche
Format der Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start
können Sie Blätter umbenennen, aus- und einblenden,
einen Hintergrund einstellen oder eine Farbe für die
Registerlasche wählen. Markieren Sie vor dem Aufruf
des gewünschten Befehls das zu formatierende Blatt.
Ein Blatt umbenennen
Sie können jedem Blatt einen eigenen Namen geben.
Aktivieren Sie dazu das entsprechende Blatt und wäh-
len Sie dann den Befehl Umbenennen in der Liste zur
Schaltfläche Format der Gruppe Zellen oder doppelkli-
cken Sie in der Blattregisterleiste auf den Namen des
betreffenden Blatts. Als Ergebnis wird zunächst der
bisher verwendete Name des Blatts – beispielsweise Ta-
belle1 – markiert . Geben Sie dann den neu-
en Namen ein oder editieren Sie den alten, indem Sie
die Einfügemarke per Maus oder Pfeiltasten an die ge-
wünschte Stelle im Namen setzen und die entsprechen-
den Zeichen löschen oder hinzufügen.
Zwei Blätter in einer Arbeitsmappe dür-
ACHTUNG fen nicht denselben Namen tragen.
Tabellenblätter
Abbildung 9.10
Fenster können in Ausschnitte
unterteilt werden.
Farbiges Blattregister
Über den Befehl Registerfarbe in der Liste zur Schaltflä-
che Format der Gruppe Zellen können Sie die Laschen
der Blattregisterleiste einfärben. Das erleichtert das
Organisieren: Sie können beispielsweise Blättern mit
ähnlichen Inhalten die gleiche Farbe zuweisen. Nach-
dem Sie das Blattregister eingefärbt haben, erkennen
Sie das gerade aktive Blatt am weißen Hintergrund der
Registerlasche mit einer zusätzlichen Markierung in der
gewählten Farbe.
Blatt aus- und einblenden
Sie können Blätter aus der Arbeitsmappe vorüberge-
hend ausblenden, ohne sie dadurch zu löschen. Auf
die auf einem solchen Blatt eingegebenen Daten kann
auch im ausgeblendeten Zustand – beispielsweise über
Formeln – zugegriffen werden. Der Sinn eines solchen
Ausblendens liegt darin, dass man damit Blätter, deren
Inhalte selten oder nie geändert werden müssen, in der
Blattregisterleiste nicht anzeigt und so die Navigation
zwischen den häufiger benutzten Blättern erleichtert.
Zum Ausblenden aktivieren Sie zunächst das betreffen-
de Blatt, wählen dann den Befehl Blatt ausblenden im
Untermenü Ausblenden & Einblenden in der Liste zur
Schaltfläche Format der Gruppe Zellen.
Ausgeblendete Blätter können Sie selektiv über den Be-
fehl Einblenden im Untermenü Ausblenden & Einblen-
den in der Liste zur Schaltfläche Format der Gruppe
Zellen wieder anzeigen. Im Dialogfeld werden die aus-
geblendeten Blätter der Arbeitsmappe aufgelistet. Mar-
kieren Sie das Blatt, das Sie wieder einblenden wollen,
und bestätigen Sie dann.
241
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Ein Ausblenden kann nur dann durchgeführt
TIPP werden, wenn mehr als eine Tabelle in der
Arbeitsmappe vorhanden ist. Die letzte Tabelle kann
also nicht ausgeblendet werden.
Hintergrundbild
Um eine Grafik als Hintergrundbild zu einer Tabelle ein-
zusetzen, wählen Sie den Befehl Hintergrund
in der Gruppe Seite einrichten der Registerkarte Seiten-
layout und legen anschließend die gewünschte Datei
fest. Es empfiehlt sich, bei einem Hintergrundbild vorab
die Helligkeit zu erhöhen und den Kontrast zu verrin-
gern. Sonst heben sich die eingegebenen Daten nicht
genügend ab. Auf diese Weise eingefügte Hintergründe
können nicht mit ausgedruckt werden.
9.3 Daten eingeben und bearbeiten
In die Zellen einer Tabelle können Sie Texte und Zahlen-
werte eingeben. Texteingaben dienen meist als Titel für
Bereiche, Zeilen oder Spalten. Zahlen können als ein-
zelne Daten eingegeben werden und ermöglichen – und
darin liegt die wesentlichste Aufgabe von Excel – das
Durchführen von Berechnungen.
9.3.1 Das Grundprinzip der Eingabe
Beschäftigen wir uns zunächst kurz mit dem Grund-
prinzip der Eingaben in Excel: In der Regel – aber nicht
immer – wird jede Eingabe in einer anderen Zelle der
Tabelle vorgenommen. Das gilt auch umgekehrt: Jede
Zelle kann nur eine Eingabe aufnehmen.
Eingaben
Markieren Sie vor einer Eingabe also immer zuerst die
Zelle, in der Sie die Eingabe vornehmen wollen. Der ein-
fachste Weg dazu besteht darin, die gewünschte Zelle
anzuklicken; Sie können aber auch andere Techniken
benutzen. Die gerade markierte Zelle erkennen Sie an
einem Rahmen um die Zelle. Geben Sie dann die Daten
über die Tastatur ein. Die aktuellen Eingaben werden
während der Eingabe sowohl in der Bearbeitungsleiste
unterhalb des Menübands als auch in der gerade akti-
ven Zelle angezeigt.
242
Wenn eine Eingabe nicht in der ge-
ACHTUNG wünschten Zelle der Tabelle erscheint,
haben Sie wahrscheinlich vergessen, die Zelle vor der
Eingabe zu markieren. Ihre Eingaben werden immer in
der aktuell markierten Zelle der Tabelle dargestellt!
Bestätigen
Jede Eingabe müssen Sie durch eine Bestätigung ab-
schließen. Dazu können Sie sowohl die Schaltflächen in
der Bearbeitungsleiste als auch die Tastatur verwenden
(à Tabelle 9.3 und Tabelle 9.4). Nach dem Bestätigen
werden in der Grundeinstellung Texteingaben linksbün-
dig und Zahlenwerte rechtsbündig angezeigt. Logische
Konstanten werden zentriert.
Symbol Beschreibung
Zum.Bestätigen.klicken.Sie.auf.dieses.Symbol.in.der.Bear-
beitungsleiste.oder.Sie.bestätigen.über.die.Tastatur .
Wenn.Sie.sich.vor.dem.Bestätigen.dazu.entschließen.
sollten,.die.Eingabe.doch.nicht.vorzunehmen,.drücken.Sie.
È.oder.klicken.auf.dieses.Symbol .
Tabelle 9.3 Die Schaltflächen zum Bestätigen und Verwerfen von
Eingaben
Taste(n) Beschreibung
Æ Bestätigen.und.die.Zelle.darunter.markieren
Å Bestätigen.und.die.Zelle.rechts.daneben.
markieren
Á+Å Bestätigen.und.die.Zelle.links.daneben.
markieren
Pfeiltasten. Bestätigen.und.die.Zelle.in.der.Richtung.der.
({,.|,.},.~) verwendeten.Pfeiltaste.markieren
Tabelle 9.4 Verschiedene Tasten dienen zum Bestätigen von
Eingaben.
Sie können die automatische Bewegung bei
TIPP Verwendung der Æ-Taste über Excel-Optio-
nen auf der Registerkarte Datei ändern (à Kapitel 12).

Korrigieren
Fehler bei der Text- oder Zahleneingabe können Sie
während der Eingabe oder auch erst nachträglich kor-
rigieren.
»» Während der Eingabe – also vor dem Bestätigen –
können Sie die links vom Cursor stehenden Zeichen
durch Drücken der Ã-Taste löschen.
»» Wenn Sie schon bestätigt haben, müssen Sie die Zel-
le mit den zu korrigierenden Daten zunächst erneut
markieren. Klicken Sie dann in der Bearbeitungsleis-
te die zu bearbeitende Stelle an. Die Einfügemarke
erscheint in Form eines senkrechten Strichs. Korri-
gieren Sie dann den Zellinhalt und bestätigen Sie
abermals. Statt in der Bearbeitungsleiste können Sie
Eingaben auch in der Zelle selbst korrigieren. Dazu
doppelklicken Sie in der Zelle, führen die Korrektur
durch und bestätigen.
Die Korrektur in der Zelle selbst ist nur möglich, wenn
das Kontrollkästchen Direkte Zellbearbeitung zulassen
in den Excel-Optionen aktiviert ist ( Kapitel 12).
Daten eingeben und bearbeiten
9.3.2 Zellen und Bereiche markieren
Nicht nur die eben beschriebenen Eingaben, sondern
auch viele Befehle beziehen sich immer auf die gerade
aktive Zelle oder einen Bereich von Zellen. Durch das
vorherige Markieren stellen Sie sicher, dass Sie genau
die gewünschte Stelle in der Tabelle bearbeiten. Zum
Markieren können Sie sich verschiedener Methoden be-
dienen.
Mit der Maus
Am schnellsten markieren Sie eine Zelle oder einen
Zellbereich mithilfe der Maus. Das gilt jedenfalls dann,
wenn die zu markierenden Zellen bereits in dem auf
dem Bildschirm angezeigten Ausschnitt der Tabelle
sichtbar sind oder sich in unmittelbarer Nachbarschaft
befinden ( Abbildung 9.11).
»» Um eine einzelne Zelle zu markieren, bewegen Sie
den Mauszeiger auf die Zelle und klicken sie dann
mit der linken Maustaste an.
»» Wenn Sie mehrere Zellen, die in Form eines recht-
eckigen Bereichs zusammenhängen, gemeinsam mar-
Abbildung 9.11 
Sie können einzelne Zellen oder
aber auch Zellbereiche markieren.
243
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
kieren wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf eine
Ecke des zu markierenden Zellbereichs und über-
streichen Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste den
Bereich.
» Zum Markieren einer ganzen Zeile klicken Sie auf
den Zeilenkopf – das ist das Feld, in dem die Zeilen-
nummer angezeigt wird. Wollen Sie mehrere auf-
einanderfolgende Zeilen markieren, halten Sie die
Maustaste gedrückt und verschieben Sie dann den
Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Zei-
len.
» Zum Markieren von Spalten gehen Sie entsprechend
vor: Klicken Sie auf den Spaltenkopf – also das Feld,
in dem der oder die Buchstaben zur Spaltenkennung
angezeigt werden. Mehrere nebeneinander liegen-
de Spalten markieren Sie, indem Sie die Maustaste
gedrückt halten und den Mauszeiger über die Köpfe
der zu markierenden Spalten verschieben.
» Sie können auch Zellen, die nicht in Form eines recht-
eckigen Blocks zusammenhängen, gemeinsam mar-
kieren. Markieren Sie dazu die erste Zelle oder den
ersten Bereich und drücken Sie dann die Ÿ-Taste.
Halten Sie diese gedrückt und wählen Sie die nächs-
te Zelle oder den nächsten Bereich.
Die Verwendung der Bildlaufleisten verschiebt zunächst
nur den im Fenster angezeigten Ausschnitt der Tabelle.
Um eine Zelle zu aktivieren, müssen Sie sie danach noch
markieren.
Über die Tastatur
Mithilfe der Pfeiltasten und zusätzlichen Tastenkom-
binationen können Sie die Zellen ebenfalls markieren
(à Tabelle 9.5). Wenn Sie mehrere zusammenhängen-
de Zellen gemeinsam markieren wollen, halten Sie die
Á-Taste gedrückt und verwenden Sie dieselben Tas-
tenkombinationen wie beim Markieren einzelner Zellen.
In Tabellen mit gesperrten und nicht gesperr-
TIPP ten Zellen können Sie mithilfe von Å bezie-
hungsweise Á+Å zwischen den nicht gesperrten
Zellen springen. Voraussetzung dafür ist, dass der
Schutz für das Dokument aktiviert ist.
244
Taste(n) Wirkung
|,.~,.{,.} Um.eine.Zelle.nach.oben,.unten,.links.oder.
rechts.bewegen
Ÿ+Pfeiltaste An.den.Rand.des.aktuellen.Datenblocks.bewegen
£ An.den.Anfang.der.Zeile.bewegen
Ÿ+£ An.den.Anfang.des.Tabellenblatts.bewegen
Ÿ+¤ Zur.letzten.verwendeten.Zelle.im.Tabellenblatt.
bewegen
¥ Um.eine.Bildschirmseite.nach.unten.bewegen
¦ Um.eine.Bildschirmseite.nach.oben.bewegen
Ç+¥ Um.eine.Bildschirmseite.nach.rechts.bewegen
Ç+¦ Um.eine.Bildschirmseite.nach.links.bewegen
Tabelle 9.5 Tasten und Tastenkombinationen zum Markieren von
Zellen
Über das Namenfeld
Welche Zelle oder welcher Bereich gerade markiert ist,
wird im Namenfeld im linken Teil der Bearbeitungsleiste
angezeigt . Einfache Adressangaben – wie
beispielsweise A1 oder Z120 – zeigen die Adresse einer
einfachen Zelle an. Eine längere Adressangabe mit ei-
nem Doppelpunkt oder einem Semikolon darin bedeu-
tet, dass mehrere Zellen markiert sind.
Sie können dieses Feld auch dazu benutzen, einzel-
ne oder mehrere Zellen zu markieren, indem Sie Ihre
Adresse(n) darin eingeben und anschließend mit der
Taste Æ bestätigen (à Tabelle 9.6). Die betreffende
Zelle wird daraufhin markiert. Diese Technik eignet sich
besonders dann, wenn Sie zwischen Zellen wechseln
wollen, die weit voneinander entfernt liegen.
Haben Sie bereits Namen für Zellen oder
TIPP Zellbereiche definiert (à Kapitel 10), können
Sie im Namenfeld auch einen solchen Namen eingeben
oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten
Bereich zu markieren.

Beispiel Beschreibung
Z120 Um eine Zelle zu markieren, geben Sie deren Adresse
ein. Das empfiehlt sich besonders für größere
Sprünge.
B2:F4 Um einen Bereich mehrerer Zellen zu markieren,
geben Sie die Adressen zweier Eckzellen – getrennt
durch einen Doppelpunkt – ein.
C:C Zum Markieren einer Spalte geben Sie den Kenn-
buchstaben der Spalte zweimal – getrennt durch
einen Doppelpunkt – ein.
6:6 Wenn Sie eine ganze Zeile markieren wollen, verfah-
ren Sie genauso mit der Kennnummer der Zeile.
H2;I3;J4;J5 Um mehrere, nicht zusammenhängende Zellen oder
Zellbereiche zu markieren, geben Sie die Adressen –
getrennt durch Semikola – ein.
Tabelle 9.6  Das Namenfeld zeigt die Markierung an. Sie können
darin auch Eingaben vornehmen, um Bereiche zu markieren.
Über das Dialogfeld Gehe zu
Ebenfalls für weitere Sprünge – oder nachdem Namen
in der Tabelle definiert wurden – eignet sich das Dia-
logfeld zum Befehl Gehe zu, den Sie in der Liste zur Be-
fehlsschaltfläche Suchen und Auswählen in der Gruppe
Bearbeiten der Registerkarte Start finden ( Abbildung
9.12). Geben Sie im Feld Verweis die Adresse der Zel-
le oder des Bereichs ein, die oder der markiert werden
soll. Nach dem Bestätigen über OK wird die Markierung
durchgeführt.
 
Abbildung 9.12  Über Gehe zu können Sie schnell zu anderen
Stellen springen.
Daten eingeben und bearbeiten
»» Nach mehrfacher Anwendung von Gehe zu werden
die letzten vier Ziele des Befehls im Feld Gehe zu
aufgelistet, und zwar beginnend mit dem letzten
angesteuerten Ziel. Sie können unter den hier auf-
gelisteten Adressen und Namen das Ziel der Markie-
rung auswählen. Haben Sie bereits Namen in der Ta-
belle definiert, werden diese ebenfalls als mögliche
Sprungadressen mit aufgelistet.
»» Ein Klick auf die Schaltfläche Inhalte im Dialogfeld
Gehe zu zeigt ein weiteres Dialogfeld an, über das
Sie zu Zellen mit bestimmten Formen von Inhalten
springen können ( folgende Abschnitte).
9.3.3 Zahlenwerte eingeben
Sie können in eine Tabelle Zahlen in unterschiedlichen
Formaten eingeben, ohne dass Sie spezielle Formatan-
weisungen geben müssen. Dazu gehören sowohl nor-
male Zahlenwerte als auch Datums- und Uhrzeitanga-
ben und logische Konstanten. Sollten Sie das Format
nachträglich ändern wollen, benutzen Sie die entspre-
chenden Formatierungsbefehle ( Kapitel 11).
Normale Zahlenwerte
Im Prinzip geben Sie einen Zahlenwert so über die Tas-
tatur ein, wie er in der Tabelle dargestellt werden soll
( Abbildung 9.13). Einige Dinge sollten Sie aber zusätz-
lich beachten.
»» Positive Zahlen geben Sie direkt ein. Bei negativen
Zahlen setzen Sie ein Minuszeichen davor.
»» Dezimalzahlen können mit maximal 15 Stellen hinter
dem Dezimalzeichen eingegeben werden. Als Dezi-
malzeichen wird in der Grundeinstellung das in den
Ländereinstellungen des Betriebssystems gewählte
Zeichen akzeptiert. Die deutschsprachigen Instal-
lationen von Windows benutzen dafür das Komma.
Wenn Sie einen Punkt verwenden, wird die Eingabe
als Datumswert interpretiert.
Excel zeigt im Format Standard die Stellen hinter
dem Komma nur so weit wie notwendig an. Wenn
Sie beispielsweise eine Dezimalzahl mit einer 0 als
letzter Ziffer hinter dem Dezimalkomma eingeben,
wird diese nach dem Bestätigen nicht angezeigt. Die
Anzeige der Stellen hinter dem Komma regeln Sie
über die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld Zellen
formatieren ( Kapitel 11). Die Anzeige in der Tabelle
245
Kapitel 9  •  Daten eingeben und bearbeiten
ist dann unabhängig davon, wie viele Ziffern Sie hin-
ter dem Komma eingeben.
»» Durch Anfügen oder Voranstellen des Währungszei-
chens € schalten Sie das Währungsformat ein. Die
Leerstelle zwischen der Zahl und dem Währungs-
zeichen können Sie bei der Eingabe weglassen. Au-
tomatisch werden bei mehr als dreistelligen Zah-
lenwerten Tausendertrennzeichen eingefügt. Eine
Eingabe von 1000 € führt also zur Anzeige von 1.000
€. Die Form dieses Trennzeichens ist aber abhängig
von der Ländereinstellung – so wird beispielsweise in
der Schweiz ein Hochkomma als Tausendertrennzei-
chen verwendet. Auch hier ist eine beliebige Anzahl
von Dezimalstellen möglich. Negative Werte im Wäh-
rungsformat werden in der Grundeinstellung auto-
matisch rot dargestellt.
»» Brüche können ebenfalls direkt eingegeben werden.
Wichtig ist, dass Sie die Eingabe mit einer ganzen
Zahl beginnen und zwischen dieser und dem Bruch
ein Leerzeichen einfügen. Für den Wert 2/3 verwen-
den Sie also die Eingabe 0 2/3. Wenn bei Eingabe
eines Bruchs dieser in eine Datumsangabe umge-
wandelt wird, haben Sie wahrscheinlich vergessen,
zuerst eine führende 0 einzugeben. Setzen Sie nach
der 0 eine Leerstelle und anschließend den ge-
wünschten Bruchausdruck.
246
Abbildung 9.13 
Zahlenwerte können in unterschiedlicher
Form eingegeben werden.
»» Durch Anfügen des Prozentzeichens schalten Sie
das Prozentformat für diese Eingabe ein. Ein Wert
von 100% entspricht dem Zahlenwert 1,00.
»» Auch das Format für die wissenschaftliche Darstel-
lung – das die Eingabe von Zehnerpotenzen benutzt
– können Sie direkt zur Eingabe verwenden. Um bei-
spielsweise den Wert 1234 in diesem Format einzu-
geben, schreiben Sie 1,234E3 – für 1,234*103. Auch
kleine Zahlen können Sie in diesem Format einge-
ben. Um den Wert 0,001234 in diesem Format einzu-
geben, schreiben Sie 1,234E–3 – für 1,234*10–3.
»» Andere Einheiten – wie beispielsweise Fremdwäh-
rungsangaben oder Mengeneinheiten – sollten Sie
nicht direkt eingeben. Eingaben dieser Art erschei-
nen zwar in der Zelle, werden aber als Text inter-
pretiert und mit einem solchen können Sie keine
Berechnungen durchführen. Sie können dafür aber
Sonderformate definieren, die die Einheit nach Ein-
gabe des Zahlenwerts mit anzeigen.
»» Wenn Sie eine Zahl als Text eingeben wollen, stellen
Sie dem Wert ein einfaches Anführungszeichen (')
voraus. Eine solche Eingabe wird – wie jede Textein-
gabe – automatisch linksbündig angezeigt, das An-
führungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in
der Bearbeitungsleiste. Auf der Basis von Zahlen im
Textformat können keine numerischen Berechnun-
gen durchgeführt werden.

Falsche Anzeige?
In einigen Fällen werden Sie bemerken, dass der in der
Zelle angezeigte Wert zumindest optisch nicht dem ent-
spricht, was Sie über die Tastatur eingegeben haben.
Das kann mehrere Gründe haben:
»» Haben Sie für eine Zelle einmal eine Eingabe ge-
wählt, die das Format der Zelle ändert, wird die Zelle
auf dieses Format gesetzt. Haben Sie die Zelle bei-
spielsweise durch Eingabe von 65% auf das Prozent-
format gesetzt, führt eine nachfolgende Eingabe in
derselben Zelle als Dezimalzahl wieder zur Anzeige
im Prozentformat. Eine Eingabe von 5 wird dann als
500% angezeigt. Um das zu vermeiden, müssen Sie
das Zahlenformat der Zelle auf das Standardformat
zurücksetzen – beispielsweise indem Sie die Zelle
markieren und dann Ÿ+& drücken.
»» Wesentlich für die Anzeige einer eingegebenen Zahl
ist auch die Breite der Zelle beziehungsweise der
Spalte, zu der diese Zelle gehört ( Abbildung 9.14).
Ist diese zu klein, erfolgt die Anzeige möglicherwei-
se in einer anderen Form als gewünscht. Wenn Sie
beispielsweise in eine Zelle eine längere Zahl – etwa
1000000 – eingegeben haben, wird diese Eingabe
nur in dieser Form angezeigt, wenn die Breite aus-
reicht – also Raum für mindestens sieben Stellen
vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, wird automa-
tisch zur wissenschaftlichen Anzeige umgeschaltet:
Der Zahlenwert erscheint als 1E+06. Ist die Breite
auch zur Anzeige in dieser Form zu gering, erschei-
nen lediglich #-Zeichen in der Zelle. Das ist aber
keine Fehlermeldung, Berechnungen auf der Basis
eines in dieser Form angezeigten Zahlenwerts funk-
tionieren wie gewünscht. Zum Ändern der Anzeige
müssen Sie einfach die Spaltenbreite vergrößern
( Kapitel 11).
Abbildung 9.14  In allen Zellen wurde derselbe Zahlenwert ein-
gegeben. Unterschiedlich Spaltenbreiten bewirken verschiedene
Anzeigen.
Daten eingeben und bearbeiten
Datums- und Uhrzeitangaben
Auch Datumswerte und Uhrzeitangaben können mit un-
terschiedlichen Formaten direkt in die Zellen der Tabel-
le eingegeben werden ( Abbildung 9.15). Solche Werte
werden intern als normale Zahlen verarbeitet, aber mit
einem besonderen Format angezeigt. Beispielsweise
entspricht das Datum 24.12.2010 der Zahl 40536, die
Uhrzeitangabe 12:00 dem Wert 0,5. Normale Zahlen-
werte, Datum- und Uhrzeitangaben können durch Wahl
eines anderen Formats entsprechend umgewandelt
werden.
Abbildung 9.15  Datum und Uhrzeit können in mehreren Forma-
ten eingegeben werden.
»» Zur Eingabe einer vollständigen Datumsangabe in
Zahlenwerten verwenden Sie eines der Formate Tag.
Monat.Jahr – beispielsweise 11.6.2010 –, Tag-Monat-
Jahr – beispielsweise 11-6-2010 – oder Tag/Monat/
Jahr – beispielsweise 11/6/2010. Tag und Monat kön-
nen dabei als ein- oder zweistellige Zahl, das Jahr
als zwei- oder vierstellige Zahl eingegeben werden.
Alle drei Eingabeformen werden standardmäßig
nach dem Bestätigen in der Tabelle im Format Tag.
Monat.Jahr angezeigt.
»» Im Fall von Datumsangaben können auch Abkür-
zungen für den Monatsnamen eingegeben werden.
Wenn Sie den Monat ausschreiben, wird die Eingabe
nach dem Bestätigen automatisch durch die Abkür-
zung ersetzt.
»» Auch die Uhrzeit können Sie direkt eingeben. Ver-
wenden Sie eines der Eingabeformate Stunde:Minute
oder Stunde:Minute:Sekunde. Stunde, Minute und
Sekunde können als ein- oder zweistellige Zahl ein-
gegeben werden, die Anzeige erfolgt immer zwei-
stellig.
247
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten

Um die aktuellen Daten für Datum und/oder Uhrzeit aus den abgeschnitten, wenn sich in der Zelle rechts davon
dem Betriebssystem zu übernehmen, können Sie Tas- eine Eingabe befindet. Für eine vollständige Anzeige
tenkombinationen verwenden. Diese Daten ändern sich müssen Sie in diesem Fall die Spaltenbreite vergrößern
zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr. (à Kapitel 11).

Tasten Beschreibung
Ÿ+. Aktuelles.Datum.einfügen.
Ÿ+: Aktuelle.Uhrzeit.einfügen.

Tabelle 9.7 Tastenkürzel für das aktuelle Datum und die aktuelle
Uhrzeit
Abbildung 9.16 Zu lange Texteingaben werden abgeschnitten,
wenn sich in der Zelle rechts davon ein Eintrag befindet.
Wollen Sie erreichen, dass Datum und Uhr-
TIPP zeit nach jeder Berechnung der Tabelle aktu-
alisiert werden, benutzen Sie die Funktion =JETZT(). Für Texteingaben können Sie außerdem
TIPP mehrere Methoden der AutoKorrektur und
Logische Konstante eine Rechtschreibprüfung vornehmen (à Kapitel 4).
Über die AutoKorrektur-Optionen können Sie Tippfeh-
Auch die beiden logischen Konstanten WAHR und
ler, die Ihnen häufig unterlaufen, automatisch korrigie-
FALSCH können Sie direkt in eine Zelle eingeben. Be-
ren lassen. Außerdem finden Sie hier die bereits vorde-
achten Sie, dass es sich hierbei nicht um Texteingaben,
finierten Codes für eine vereinfachte Eingabe von
sondern um die Zahlenwerte 1 und 0 handelt, die in
Sonderzeichen. Weitere Sonderzeichen können Sie defi-
einem besonderen Format angezeigt werden. Um das
nieren. Viele der hier verfügbaren Optionen sind natür-
auch optisch zu zeigen, werden die logischen Konstan-
lich bei einem Programm für Textverarbeitung wichti-
ten zentriert und in Großbuchstaben – auch wenn Sie
ger, haben aber auch in Excel ihren Sinn.
Kleinbuchstaben zur Eingabe verwenden – angezeigt.

Wollen Sie die Wörter Wahr oder Falsch tat-

TIPP sächlich als Texteingabe in einer Zelle ver- 9.4 Tabellen editieren
wenden, stellen Sie dem Wort ein einfaches Anfüh-
Der letzte Abschnitt dieses Kapitels beschäftigt sich mit
rungszeichen (') voran. Eine solche Eingabe wird – wie
dem Editieren von bereits vorhandenen Eingaben in Ta-
jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt,
bellen. Wir wollen zeigen, wie man Zellen oder Zellberei-
das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle,
che kopiert oder verschiebt, einfügt und löscht.
aber in der Bearbeitungsleiste.

9.4.1 Daten verschieben und kopieren

9.3.4 Texteingaben
Texteingaben dienen meist als Titel für Tabellen oder als
Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen. Auch hier gelten
die üblichen Methoden zur Eingabe: Markieren Sie zu-
erst die gewünschte Zelle und geben Sie dann den Text
ein. Ihre Eingaben erscheinen in der Bearbeitungsleis-
te und der vorher markierten Zelle (à Abbildung 9.16).
Beachten Sie aber eine Besonderheit: Texteingaben,
die für die eingestellte Spaltenbreite zu lang sind, wer-
Einträge in Zellen können Sie an andere Stellen in der
Tabelle kopieren oder verschieben. Dazu können Sie mit
Drag & Drop oder mit Ausschneiden beziehungsweise
Kopieren und Einfügen arbeiten. Beachten Sie, dass sich
beim Kopieren von Zellen, die Bezugsadressen beinhal-
ten, absolute und relative Bezüge unterschiedlich ver-
halten. Was diese absoluten und relativen Bezüge sind
und worin die Unterschiede beim Kopieren bestehen,
beschreiben wir etwas später in diesem Kapitel.

248
 Tabellen editieren

Drag & Drop Über die Zwischenablage

Am schnellsten funktioniert das Kopieren oder Ver- Zum Verschieben oder Kopieren von Zellbereichen kön-
schieben mittels Maus und Drag & Drop. nen Sie ebenso die Zwischenablage von Windows oder
Office verwenden ( Kapitel 4). Markieren Sie auch in
»» Markieren Sie zuerst die entsprechende(n)
diesem Fall zunächst die Zelle(n), die verschoben oder
Zelle(n) und positionieren Sie den Zeiger
kopiert werden soll(en). Beachten Sie die folgenden Be-
auf einem Rand des Auswahlrahmens.
sonderheiten für Excel:
Dass Sie die richtige Stelle gewählt haben, erkennen
Sie daran, dass sich der Zeiger in einen Vierfachpfeil »» Der anfangs markierte Bereich wird von
ändert. Wenn Sie die Auswahl kopieren – nicht ver- einem blinkenden Laufrahmen umgeben.
schieben – wollen, drücken Sie zusätzlich die Das ist das Zeichen dafür, dass sich eine
Ÿ-Taste und halten sie gedrückt. Ein zusätzliches Kopie dieses Bereichs in der Zwischenablage befin-
Pluszeichen wird in diesem Fall neben dem Mauszei- det. Er kann jetzt noch an weiteren Stellen eingefügt
ger eingeblendet. werden. Um den Rahmen abzuschalten, drücken Sie
die Taste È.
»» Ziehen Sie die Auswahl zu dem Bereich, in
den Sie die Daten verschieben oder kopie- »» Die Schaltfläche Einfügeoptionen wird unmit-
ren wollen. Während des Ziehens zeigt ein telbar unterhalb der eingefügten Auswahl angezeigt
Rahmen die neue Position an. Die aktuelle ( Abbildung 9.17). Wenn Sie auf die Schaltfläche kli-
Einfügeadresse wird in der QuickInfo angezeigt. cken, wird ein Menü angezeigt, in dem Sie auswählen
Wenn Sie sich an der gewünschten Stelle befinden, können, wie die Informationen in das Arbeitsblatt
lassen Sie die Maustaste los. eingefügt werden sollen. Die Verfügbarkeit der Op-
tionen hängt von der Art des einzufügenden Inhalts,
»» Sollen die Zellen mit den einzufügenden
vom Programm, aus dem die einzufügenden Daten
Daten zwischen vorhandenen Zellen plat-
stammen, sowie vom Format der Inhalte, in die Sie
ziert werden, halten Sie beim Kopieren be-
einfügen möchten, ab.
ziehungsweise Verschieben zusätzlich die
Á-Taste gedrückt und bringen den Mauszeiger
über eine Gitternetzlinie. Die Stelle, an der eingefügt
wird, wird entsprechend gekennzeichnet. Vorhande-
ne Zellen und Daten werden verschoben, um Raum
für die neuen Zellen zu schaffen.
»» Ist das Ziel eine andere Tabelle in derselben Arbeits-
mappe, müssen Sie den Mauszeiger über das Blattre-
gister führen. Sobald der Mauszeiger das Blattregis-
ter berührt, wird die Zieltabelle aktiviert. Bewegen
Sie dort die Daten an die gewünschte Stelle.
»» Ist das Ziel eine andere geöffnete Arbeitsmappe,
ziehen Sie die markierten Zellen einfach vom einen Abbildung 9.17  Die Optionen zum Einfügen
in das andere Dokumentfenster. Ordnen Sie vorher
die Fenster entsprechend an ( oben).

249
Kapitel 9  •  Daten eingeben und bearbeiten

Inhalte vor dem Einfügen kontrollieren Inhalte einfügen

Beim Einfügen aus der Zwischenabla-
ge können Sie die einzufügenden Da-
ten nicht nur einfach übernehmen,
sondern auch gleich noch abwandeln.
Dazu können Sie einerseits die Einfü-
geoptionen verwenden und dann an-
geben, wie die Daten verwendet wer-
den sollen. Klicken Sie zum Einfügen
aus der Zwischenablage auf die Pfeil-
spitze zur Schaltfläche Einfügen.
Wählen Sie in der Liste aus, was Sie
einfügen wollen ( Tabelle 9.8).
Über den Befehl Inhalte einfügen in der Liste zur Schalt-
fläche Einfügen auf der Registerkarte Start erhalten
Sie Zugriff auf eine Reihe weiterer Optionen, über die
Sie bestimmte Teilelemente des gewählten Elements
aus der Zwischenablage einfügen und/oder zusätzli-
che Operationen mit dem Einfügen verknüpfen können
( Abbildung 9.18). Sorgen Sie vor der Wahl des Befehls
Inhalte einfügen dafür, dass sich Excel-Daten in der Zwi-
schenablage befinden, indem Sie die entsprechenden
Daten kopieren oder ausschneiden. Anderenfalls haben
Sie nur die Möglichkeit, die Art des Objekts zu wählen,
als das der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden
soll.

Einfügen: ist die Standardeinstellung

Formeln: fügt nur die in der Bearbeitungsleiste angezeigten Formeln der kopierten Daten ein

Formeln und Zahlenformat: übernimmt neben den Formeln auch das eingestellte Zahlenformat

Ursprüngliche Formatierung beibehalten: übernimmt beim Einfügen die Formate der Quelldaten

Keine Rahmenlinien: entfernt beim Einfügen im Quellbereich vorhandene Rahmen und Linien

Breite der Ursprungsspalte beibehalten: übernimmt beim Einfügen die Breite der Spalte der Quelldaten

Transponieren: vertauscht beim Einfügen Zeilen und Spalten. Dazu muss sich ein Bereich aus mehreren Zeilen und Spalten in der
Zwischenablage befinden.
Werte: fügt nur die in den Zellen angezeigten Werte der kopierten Daten ein. Formeln werden nicht übernommen.

Werte und Zahlenformat: übernimmt nur die Werte – nicht die Formeln – und das eingestellte Zahlenformat.
Andere Formate – beispielsweise Zeichenformate – werden nicht übernommen.
Werte und Quellformatierung: übernimmt nur die Werte – nicht die Formeln – und alle Formate aus dem Quellbereich

Formatierung: übernimmt nur das für den Quellbereich eingestellte Format. Daten werden dabei nicht eingefügt.

Verknüpfung einfügen: erzeugt eine Formel mit einem Bezug zum Quellbereich. Der Inhalt ändert sich, sobald der Inhalt des
­Quellbereichs geändert wird.
Grafik: fügt den Inhalt als Grafik ein. Mit diesem Ergebnis können Sie später keine Berechnungen mehr durchführen.

Verknüpfte Grafik: fügt den Inhalt als Grafik ein. Der Inhalt ändert sich, sobald der Inhalt des Quellbereichs geändert wird.

Tabelle 9.8  Die Optionen zum Einfügen

250

Abbildung 9.18  Elemente können in unterschiedlicher Form
eingefügt werden.
»» Im oberen Bereich des Dialogfelds Inhalte einfügen
können Sie festlegen, was von den kopierten oder
ausgeschnittenen Daten eingefügt werden soll. Sie
können hier beispielsweise wählen, ob Sie aus der
Zwischenablage alle Inhalte, nur die Text-, Zahlen-
und Formeleingaben oder bestimmte Formate über-
nehmen wollen.
»» Die zweite Optionsgruppe unter der Überschrift
Vorgang ermöglicht zusätzliche Operationen der ko-
pierten oder ausgeschnittenen Zahlenwerte mit an-
deren Werten. Wenn sich in dem Bereich, in dem die
Daten eingefügt werden sollen, bereits Zahlenwerte
befinden, können Sie die einzufügenden zu den be-
reits vorhandenen addieren, von ihnen subtrahieren,
damit multiplizieren oder dividieren.
»» In allen Fällen können Sie zusätzlich leere Zeilen
eliminieren lassen oder Spalten und Zeilen vertau-
schen. Aktivieren Sie hierzu das beziehungsweise
die entsprechenden Kontrollkästchen.
Relative und absolute Bezüge
Wir hatten es schon angesprochenen: Microsoft Excel
unterscheidet zwischen absoluten, relativen und ge-
mischten Bezügen, die sich beim Kopieren der Zellin-
halte unterschiedlich verhalten. Standardmäßig werden
relative Bezüge verwendet. Sie formulieren einen Be-
zug als absolut, indem Sie vor dem Buchstaben für die
Spalte und der Zahl für die Zeile jeweils ein $-Zeichen
eingeben. Statt der Eingabe =B2 verwenden Sie also
die Eingabe =$B$2. Gemischte Bezüge bilden eine Kom-
bination aus relativen und absoluten Elementen. Zwei
Tabellen editieren
Typen von gemischten Bezügen sind möglich: ein relati-
ver Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, bei-
spielsweise in der Form =$B2, und ein relativer Spalten-
bezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise
in der Form =B$2.
Relative, absolute und gemischte Bezugsadressen kön-
nen Sie natürlich einfach über die Tastatur eingeben.
Außerdem können Sie einen eingegebenen relativen
Bezug vor dem Bestätigen in einen absoluten oder ei-
nen gemischten Bezug umwandeln, indem Sie direkt
nach der Eingabe oder dem Markieren der Zelle ent-
sprechend oft Ì drücken. Haben Sie beispielsweise
den relativen Bezug B2 eingegeben, bewirkt ein erstes
Drücken von Ì die Umwandlung in den absoluten Be-
zug $B$2. Wollen Sie diesen in einen gemischten Bezug
mit relativer Spaltenadresse und absoluter Zeilenadres-
se umwandeln, drücken Sie nochmals Ì. Damit erhal-
ten Sie B$2. Wollen Sie die Form des gemischten Be-
zugs umkehren, drücken Sie nochmals Ì. Das erzeugt
$B2. Nochmaliges Drücken von Ì liefert wieder den
ursprünglich eingegebenen relativen Bezug. Bestätigen
Sie abschließend die Eingabe.
Auf dieselbe Weise können Sie die Art des Bezugs nach-
träglich ändern. Sie können dazu in der Bearbeitungs-
leiste in einer Formel jeden einzelnen Bezug oder aber
auch die gesamte Formel markieren und dann die Form
der Bezüge mittels Drücken von Ì wechseln. Bestäti-
gen Sie abschließend wieder die Eingabe.
Beim Kopieren von Zellinhalten wirkt sich die Form der
verwendeten Bezüge auf das Ergebnis aus:
»» Relative Bezüge werden beim Kopieren an die Adres-
sen der neuen Position angepasst.
»» Absolute Bezüge beziehen sich nach dem Kopieren
auf dieselben Zelladressen.
»» Beim Kopieren von gemischten Bezügen wird der
relative Teil der Adresse an die neue Position ange-
passt, der absolute Teil bleibt kons­tant.
9.4.2 Ausfüllen
Wenn die Zellen, in die kopiert werden soll, direkt neben,
unter oder über den Zellen liegen, die kopiert werden
sollen, können Sie den Kopierprozess einfacher gestal-
ten, indem Sie die Ausfüllfunktion von Microsoft Excel
nutzen. Außerdem können Sie diese Technik dazu be-
251
Kapitel 9  •  Daten eingeben und bearbeiten
nutzen, bestehende Datenreihen zu erweitern und da-
mit fortzuschreiben.
Ausfüllen über Befehlsschaltfläche
Markieren Sie die Zelle, die kopiert werden soll, zu-
sammen mit dem benachbarten Bereich, in den aus-
gefüllt werden soll. Wählen Sie dann den gewünschten
Befehl in der Liste zur Befehlsschaltfläche Füllbereich
der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Start
( Abbildung 9.19).
»» Die ersten vier Optionen im Untermenü erlauben ein
Ausfüllen in unterschiedliche Richtungen. Der Befehl
Rechts kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Be-
reichs in die rechts angrenzenden Zellen. Um in die
links angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie
den Befehl Links. Der Befehl Unten kopiert den In-
halt einer Zelle oder eines Bereichs in die darunter
liegenden Zellen. Um die letzte Zeile der Auswahl in
die oben angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen
Sie den Befehl Oben. Je nachdem, was Sie markiert
haben, sind immer nur bestimmte Optionen verfüg-
bar. Der Rest wird abgeblendet angezeigt.
»» Die Option Blocksatz im Untermenü zum Befehl Aus-
füllen ordnet die Textinhalte von Zellen so an, dass
diese den markierten Bereich ausfüllen. Zahlen oder
Formeln können nicht bündig angeordnet werden.
252
»» Der Befehl Über Arbeitsblätter im Untermenü zum
Befehl Ausfüllen kopiert den Inhalt des im aktiven
Tabellenblatt markierten Zellbereichs in denselben
Zellbereich aller anderen markierten Blätter einer
Gruppe. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn meh-
rere Blätter markiert sind.
Texte und Zahlenwerte werden wie angezeigt kopiert,
Formeln und Funktionen verhalten sich entsprechend
der Form der verwendeten Bezüge.
Datenreihen ausfüllen
Sie können mit Füllbereich auch automatisch eine Da-
tenreihe erstellen beziehungsweise eine vorhandene
ausweiten lassen. Geben Sie hierzu zumindest das erste
Element der Reihe ein und markieren Sie dann den Be-
reich, in dem Sie die Reihe erstellen wollen. Wählen Sie
anschließend den Befehl Reihe in der Liste zur Befehls-
schaltfläche Füllbereich in der Gruppe Bearbeiten.
Geben Sie im Dialogfeld Reihe die Parameter für die
Fortschreibung der Reihe an ( Abbildung 9.20). Wenn
Sie mehrere Spalten und Zeilen markiert haben, müs-
sen Sie über Reihe in angeben, ob die Reihe in Spalten
oder in Zeilen erstellt werden soll. Außerdem ergeben
sich einige Unterschiede für reine Zahlenreihen und
Reihen aus Datumswerten.
Abbildung 9.19 
Zellinhalte können Sie in mehrere
benachbarte Zellen kopieren.

Abbildung 9.20  Mit Reihe können Sie auch Datenreihen
erstellen.
Unter Typ geben Sie die Art der Fortschreibung an. Sie
legen damit fest, um welchen Wert die Daten von Feld
zu Feld ansteigen sollen:
»» Linear bedeutet, dass der Wert von Zelle zu Zelle um
einen konstanten Wert erhöht wird. Die Reihe 1, 2, 3,
4, 5 usw. ist eine lineare Reihe. Den Wert, um den die
Reihe erhöht werden soll, legen Sie über Inkrement
fest. Alternativ können Sie hier auch den Wert für
das letzte Feld der Reihe im Feld Endwert eingeben.
Das Inkrement wird dann automatisch errechnet.
»» Mit Geometrisch geben Sie an, dass die Reihe einer
geometrischen Struktur folgen soll. Solche Reihen
vervielfachen den Wert von Element zu Element –
Tabellen editieren
beispielsweise ist 1, 2, 4, 8, 16 usw. eine geometrische
Reihe.
»» Wenn Sie die Option AutoAusfüllen wählen, wird der
im Feld Inkrement eingegebene Wert ignoriert.
»» Wenn Sie die Option Datum aktivieren, müssen Sie
im Gruppenfeld Zeiteinheit eine Einheit wählen. Auf
diese Weise können Sie einen Datumswert tage­
weise, monatlich oder jährlich fortschreiben. Die
Option Wochentag bedeutet hier, dass nur die Tage
von Montag bis Freitag benutzt werden. Auch hier
können Sie ein Inkrement angeben – beispielsweise
3, wenn nur jeder dritte Monat in der Reihe verwen-
det werden soll.
Nach dem Bestätigen wird die Datenreihe erstellt.
AutoAusfüllen mit der Maus
Die Funktion AutoAusfüllen ermöglicht das
Ausfüllen allein durch Ziehen mit der Maus.
Markieren Sie die Zelle(n) mit den zu kopierenden Daten
und positionieren Sie den Zeiger auf dem Ausfüllkäst-
chen – das schwarze Quadrat in der rechten unteren
Ecke der Auswahl. Der Zeiger wechselt zur Form eines
Kreuzes. Drücken Sie die Maustaste und markieren Sie
dann den Bereich, der mit Daten ausgefüllt werden soll.
Lassen Sie abschließend die Maustaste los. Die Daten
werden fortgeschrieben ( Abbildung 9.21).
Abbildung 9.21 
Verschiedene Daten werden unter-
schiedlich fortgeschrieben.
253
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten

Abbildung 9.22
Die Daten werden fortgeschrieben.

Wenn Sie ein Ausfüllkästchen in der Aus- füllen-Mauszeiger angezeigt. Beachten Sie, dass sich
ACHTUNG wahl nach oben oder nach links ziehen dabei andere Ergebnisse zeigen (à Abbildung 9.22).
und in den ausgewählten Zellen anhalten, ohne es zuvor
an der ersten Spalte oder an der obersten Zeile vorbei- 9.4.3 Zellbereiche einfügen oder löschen
gezogen zu haben, werden die Daten in der Auswahl ge-
löscht. Falls Sie zwischen Zellen, in denen Sie bereits Daten
eingegeben haben, zusätzliche Eingaben vornehmen
» Texteingaben werden wie eingegeben fortgeschrie- wollen, brauchen Sie die vorhandenen Eingaben nicht
ben, sofern sie nicht über Benutzerdefinierte Lis- zu verschieben. Sie können stattdessen Spalten, Zeilen,
ten bearbeiten im Fenster der Excel-Optionen als einzelne Zellen oder Zellbereiche in die Tabelle einfü-
Element einer Reihe aufgelistet sind (à Kapitel 12). gen. Auf ähnliche Weise können Sie auch Elemente aus
Beispielsweise werden Textangaben für Monate und der Tabelle entfernen. Benutzen Sie dazu die Befehls-
Wochentage fortgeschrieben, da sie in der Grundein- schaltflächen zur Gruppe Zellen auf der Registerkarte
stellung des Programms als Liste eingetragen sind. Start (à Abbildung 9.23).
» Zahlenwerte, Datums- und kombinierte Angaben
werden fortgeschrieben: Zahlenwerte werden um
den Wert 1 erhöht. Datumsangaben werden jeweils
um einen Tag erhöht. Uhrzeitangaben werden um
eine Stunde erhöht. Bei aus Texten und Zahlenwer-
ten kombinierten Angaben wird der Zahlenteil um
jeweils 1 erhöht.
» Die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen wird unmit-
telbar unterhalb der Füllauswahl angezeigt. Wenn
Sie auf die Schaltfläche klicken, wird ein Menü an-
gezeigt, das Optionen für den Umgang mit dem
Text oder den Daten beim Ausfüllen enthält – Zel- Abbildung 9.23 Die Befehle zum Einfügen und zum Löschen
len kopieren benutzt Inhalte und Formate, alterna-
tiv können Sie nur die Formate oder nur die Inhalte Zeilen und Spalten einfügen
fortschreiben. Die Verfügbarkeit der Optionen hängt
Sie können leere Spalten und Zeilen mithilfe der Maus
vom einzufügenden Inhalt, vom Programm, aus dem
oder mit Befehlen erzeugen: Bei der Arbeit über das
die einzufügenden Daten stammen, sowie vom For-
Menüband markieren Sie die Spalte(n) oder Zeile(n),
mat des Textes beziehungsweise der Daten, die Sie
vor der/denen die neue(n) Spalte(n) beziehungsweise
einfügen möchten, ab.
Zeile(n) eingefügt werden soll(en), und wählen Sie dann
Wenn Sie beim Ausfüllen zusätzlich die Ÿ-Taste drü- in der Liste zur Befehlsschaltfläche Einfügen den Befehl
cken, erreichen Sie ein reines Kopieren der Eingaben. Blattspalten einfügen beziehungsweise Blattzeilen ein-
Ein zusätzliches Pluszeichen wird dann neben dem Aus- fügen.

254

Sie können auch mehrere Spalten oder Zei-
TIPP len in einem Arbeitsgang markieren und da-
mit neue Zeilen beziehungsweise Spalten einfügen.
Leere Zellen zwischendurch einfügen
Markieren Sie einen Zellbereich links oder unterhalb
der Stelle, an der Sie neue Zellen einfügen wollen.
Wählen Sie dann in der Liste zur Befehlsschaltfläche
Einfügen den Befehl Zellen oder im Kontextmenü den
Befehl Zellen einfügen und legen Sie dann fest, wie die
bereits vorhandenen Zellen verschoben werden sollen
(à Abbildung 9.24, links).
Abbildung 9.24 Einzelne Zellen können eingefügt und gelöscht
werden.
» Mit den ersten beiden Optionen im Dialogfeld Zellen
einfügen können Sie entscheiden, ob der markierte
Bereich und die daran angrenzenden Zellen nach
rechts oder nach unten verschoben werden sollen.
» Die beiden unteren Optionen erlauben es, eine gan-
ze Zeile oberhalb oder eine ganze Spalte links vom
markierten Bereich einzufügen. Besteht dieser mar-
kierte Bereich aus mehreren Zellen, werden entspre-
chend viele Spalten beziehungsweise Zeilen einge-
fügt.
Zellen einfügen mit der Maus
Beim Einfügen von Zellen durch Ziehen des
Ausfüllkästchens verschieben Sie Zellen mit
bereits vorhandenen Eingaben nach unten oder nach
rechts. Definieren Sie dabei, wie viel Platz Sie schaffen
wollen. Wählen Sie den Zellbereich so groß, dass Sie die
gewünschte Anzahl von Zellen einfügen können. Positi-
onieren Sie den Mauszeiger auf dem Ausfüllkästchen.
Drücken Sie die Á-Taste und halten Sie sie gedrückt.
Der Mauszeiger nimmt die Form eines Doppelpfeils an.
Tabellen editieren
» Ziehen Sie den Mauszeiger nach rechts, wenn Sie
rechts vom markierten Zellbereich Platz schaffen
wollen. In dem aufgezogenen Bereich werden neue
Zellen eingefügt. Die vorhandenen Zellen werden
nach rechts verschoben.
» Ziehen Sie den Mauszeiger nach unten, wenn Sie
unterhalb des markierten Bereichs Platz schaffen
wollen. In dem aufgezogenen Bereich werden neue
Zellen eingefügt. Die vorhandenen Zellen werden
nach unten verschoben.
9.4.4 Zellbereiche löschen
In Zellen eingegebene Daten können natür-
lich bei Bedarf wieder gelöscht werden. Dazu
drücken Sie nach dem Markieren einfach die Taste ¢.
Sie können Zellbereiche auch direkt über die Maus lö-
schen: Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Aus-
füllkästchen in der unteren rechten Ecke der Auswahl.
Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt. Ziehen
Sie das Ausfüllkästchen in die obere linke Ecke des vor-
her markierten Bereichs. Die ganze Auswahl
wird grau angezeigt. Lassen Sie die Maustas-
te los. Die direkten Eingaben im Bereich werden darauf-
hin gelöscht. Vorhandene Formate und Kommentare
bleiben erhalten.
Anstatt nur die Inhalte von Zellbereichen zu löschen,
können Sie Zellbereiche – auch ganze Spalten oder Zei-
len – vollständig entfernen. Auch hier können Sie Be-
fehle verwenden oder mit der Maus arbeiten. Denken
Sie aber vorher daran, dass Formeln und Funktionen
mit Bezügen, die sich auf eine gelöschte Zelle beziehen,
nach dem Löschen andere – meist falsche – Werte auf-
weisen.
Markieren Sie zunächst den Zellbereich, den Sie löschen
wollen. Öffnen Sie dann die Liste zur Schaltfläche Lö-
schen in der Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start
und wählen Sie den entsprechenden Befehl. Wenn Sie
hier Zellen löschen wählen, wird das Dialogfeld Löschen
angezeigt, in dem Sie angeben müssen, wie die verblei-
benden Zellen verschoben werden sollen (à Abbildung
9.24, rechts).
» Mit den beiden Optionen im oberen Bereich können
Sie die Zellen rechts vom vorher markierten Bereich
nach links rücken beziehungsweise die darunter ge-
legenen Zellen nach oben.
255
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten

» Die Optionen darunter entfernen die zu den mar-

kierten Zellen gehörenden Zeilen beziehungsweise
Spalten vollständig.

Die Ergebnisse eines solchen Vorgangs

ACHTUNG entsprechen nicht immer den Erwartun-
gen. Überlegen Sie vorher genau, welche Verschiebung
Sie wünschen. Formeln in Zellen, die sich auf die ge-
löschten Bereiche beziehen, zeigen nach dem Löschen
eine Fehlermeldung.
Sie können einzelne Zellen auch direkt mit der Maus lö-
schen. Dazu markieren Sie den Bereich und positionie-
ren den Mauszeiger unten rechts auf dem Ausfüllkäst-
chen. Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt.
Drücken Sie Á und ziehen Sie das Ausfüllkästchen
nach oben. Der Mauszeiger nimmt daraufhin die Form
eines Doppelpfeils an. Lassen Sie dann die Maustaste
und die Á-Taste los. Die Zellen werden gelöscht und
die unterhalb des markierten Bereichs liegenden Zellen
werden nach oben verschoben.
9.4.5 Suchen und Ersetzen
Sie können eine Tabelle oder einen
markierten Bereich nach Zeichen
oder Zeichenfolgen durchsuchen
und diese – wenn gewünscht –
durch andere ersetzen lassen. Dazu
benutzen Sie die Optionen in der
Liste zur Befehlsschaltfläche Su-
chen und Auswählen in der Gruppe
Bearbeiten auf der Registerkarte
Start.
Suchen
Zum Suchen markieren Sie in der Tabelle gegebenen-
falls den Bereich, den Sie durchsuchen wollen. Falls nur
eine Zelle markiert wurde, durchsucht Microsoft Excel
die ganze Tabelle. Wählen Sie dann in der Liste den Be-
fehl Suchen. Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird
angezeigt (à Abbildung 9.25).
Abbildung 9.25 Sie können nach Zellinhalten und Formaten
suchen lassen.
» Geben Sie in das Feld Suchen nach das oder die
Zeichen ein, nach denen gesucht werden soll. Sie
können dabei beliebige Buchstaben, Zahlen, Satz-
zeichen oder die Stellvertreterzeichen * und ? ver-
wenden (à Tabelle 9.9). Um nach den Zeichen * oder
? selbst zu suchen, müssen Sie dem Zeichen eine
Tilde (˜) voranstellen.
Zeichen Beschreibung
* Steht.für.eine.beliebige.Anzahl.von.Zeichen
? Steht.für.ein.beliebiges.Zeichen
Tabelle 9.9 Stellvertreterzeichen können zum Suchen benutzt
werden.
» Sie können auch – nur oder zusätzlich – ein Format
angeben, nach dem gesucht werden soll. Öffnen Sie
dazu im Dialogfeld Suchen und Ersetzen das Menü
zur Schaltfläche Format und wählen Sie dann eine
der angezeigten Optionen: Der Befehl Format öff-
net das Dialogfeld Format suchen, in dem Sie eine
oder mehrere Formatangaben – wie beispielsweise
eine fett formatierte Zahl mit zwei Stellen hinter
dem Dezimalzeichen – festlegen können. Wenn Sie
mit komplexen Formatangaben arbeiten, sollten Sie
den Befehl Format von Zelle wählen benutzen und
anschließend auf eine Zelle klicken, die dieselben
Formate enthält wie die zu suchende.
Sie starten den Suchprozess über die Schaltfläche Wei-
tersuchen. Die erste Fundstelle wird daraufhin in der
Tabelle markiert. Setzen Sie den Suchprozess über die
Schaltfläche Weitersuchen fort.

256
 Tabellen editieren

Optionen die ersetzt werden sollen, und im Feld Ersetzen durch

diejenigen, die stattdessen eingefügt werden sollen.
Die Optionen im unteren Bereich des Dialogfelds Su-
Auch hier können Sie zusätzlich oder nur Formate fest-
chen und Ersetzen erlauben es, den Suchprozess weiter
legen (à Abbildung 9.26). Die sonstigen Optionen ent-
zu spezifizieren. Sie werden erst angezeigt, nachdem
sprechen den bei der Registerkarte Suchen beschriebe-
Sie auf die Schaltfläche Optionen geklickt haben.
nen (à vorherige Abschnitte).
» Über das erste Listenfeld mit dem Namen Suchen
können Sie angeben, ob die Suche in der aktuellen
Tabelle oder in der gesamten Arbeitsmappe durch-
geführt werden soll.
» Das mit Durchsuchen bezeichnete Listenfeld darun-
ter erlaubt es, die Suchrichtung festzulegen. Sie kön-
nen entweder in Zeilen (von links nach rechts) oder
in Spalten (von oben nach unten) suchen lassen.
» Über Suchen in können Sie festlegen, wo gesucht
werden soll. Microsoft Excel sucht nur an der von
Ihnen angegebenen Stelle nach den eingegebenen Abbildung 9.26 Sie können bestimmte Zellinhalte und/oder
Formate ersetzen.
Zeichen.
» Über die beiden Kontrollkästchen können Sie fest- Zum Ersetzen können Sie sich folgender Vorgehenswei-
legen, dass beim Suchen zwischen Groß- und Klein- sen bedienen:
schreibung unterschieden wird und dass nur Stellen
» Wählen Sie die Schaltfläche Weitersuchen, wenn Sie
gemeldet werden, bei denen eine vollständige Über-
das nächste Vorkommen der Zeichen markieren las-
einstimmung zwischen eingegebenem Suchbegriff
sen wollen, ohne den gefundenen Begriff zu erset-
und vollständigem Zellinhalt vorliegt. Bei Deakti-
zen.
vierung von Gesamten Zellinhalt vergleichen wird
beispielsweise bei der Suche nach Kosten auch der » Wählen Sie Ersetzen, um die angegebenen Zeichen
Begriff Herstellungskosten angezeigt. zu ersetzen und automatisch das nächste Vorkom-
men des Suchbegriffs markieren zu lassen.
Wenn Sie Á gedrückt halten, während Sie
TIPP auf die Schaltfläche Weitersuchen klicken,
» Wählen Sie Alle ersetzen, wenn Microsoft Excel
automatisch jedes Vorkommen des angegebenen
kehrt Microsoft Excel die Suchrichtung um und sucht
Begriffs suchen und entsprechend ersetzen soll.
von rechts nach links in Zeilen beziehungsweise von
unten nach oben in Spalten. Inhalte suchen
Um Zellen mit speziellen Eigenschaften zu markieren,
Ersetzen können Sie das Dialogfeld Inhalte auswählen verwen-
Um eine Zeichenkette gegen eine andere auszutau- den, das Sie über den gleichnamigen Befehl in der Liste
schen, wählen Sie den Befehl Ersetzen. Wenn das Dia- zur Befehlsschaltfläche Suchen und Auswählen anzei-
logfeld Suchen und Ersetzen vorher geöffnet war, gen lassen. Stellen Sie im Dialogfeld die Option ein, die
können Sie dafür auch die Registerkarte Ersetzen akti- die zu markierende Zelle beschreibt. Nach dem Bestäti-
vieren. Geben Sie im Feld Suchen nach die Zeichen ein, gen werden die entsprechenden Zellen markiert.

257
Kapitel 10

Berechnungen » Die wirkliche Leistungsfähigkeit von Excel zeigt sich

besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komple-
und Analysen xere Formen der Kalkulationen und Analysen mit
speziellen Zielrichtungen durchführen (à Abschnitt
10.3).
Die in die einzelnen Zellen einer Tabelle eingegebenen
Einige der in diesem Kapitel gezeigten
Zahlen ermöglichen – und darin liegt die wesentlichste HINWEIS Beispiele finden Sie auf der Begleit-CD im
Aufgabe von Excel – das Durchführen von Berechnun-
Ordner 10. Sie müssen diese wiederum nur benutzen,
gen: Wenn Sie beispielsweise in zwei Zellen die Werte
wenn Sie die Ausführungen selbst nachvollziehen wol-
für den Umsatz und die Kosten eingeben, können Sie in
len und Ihnen die Eingabe der Daten zu mühsam ist.
einer dritten Zelle den Gewinn – als Differenz zwischen
Umsatz und Kosten – über eine Formel berechnen.
Wenn sich die Ausgangsdaten für Umsatz und/oder Kos- 10.1 Berechnungen mit Formeln und
ten anschließend ändern, ändert sich auch der Gewinn.
In diesem Kapitel wollen wir uns mit den unterschiedli-
Funktionen
chen Methoden beschäftigen, mit denen Sie derartige
Microsoft Excel kann Berechnungen auf der Basis von
Berechnungen durchführen können.
eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder Funk-
» Microsoft Excel kann Berechnungen auf der Basis tionen durchführen.
von eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder
» Für einfachere Berechnungen verwenden Sie For-
Funktionen durchführen (à Abschnitt 10.1). Für ein-
meln, in denen Werte miteinander verknüpft werden.
fachere Berechnungen verwenden Sie Formeln, in
Meist verknüpfen Sie damit Zelladressen – beispiels-
denen Werte miteinander verknüpft werden. Funkti-
weise in der Form =A1+A2+A3+A4. Für die Berech-
onen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen
nung werden dann die Inhalte dieser Adressen be-
unter Verwendung bestimmter Werte – die soge-
nutzt.
nannten Argumente – ausführen.
» Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berech-
» Das Benennen von Zellen oder Zellbereichen kann
nungen unter Verwendung bestimmter Werte – die
hilfreich sein (à Abschnitt 10.2). Ein Benennen hilft
sogenannten Argumente – ausführen. Beispielswei-
Ihnen sowohl bei der Navigation in der Tabelle als
se berechnet die Funktion SUMME die Summe meh-
auch bei der Formulierung von Berechnungsanwei-
rerer Zahlenwerte, bei denen die Adressen der zu
sungen.
addierenden Zellen als Argumente dienen.

258

Am Anfang noch ein kurze Bemerkung: Wenn Sie nur
einfache Zwischenberechnungen durchführen müssen,
können Sie dazu die – zumindest früher – als AutoBe-
rechnen bezeichnete Funktion benutzen und das Ergeb-
nis in der Statusleiste anzeigen ( Abbildung 10.1). Dazu
markieren Sie den Bereich in der Tabelle, für den Sie die
Berechnungen durchführen möchten. Standardmäßig
werden die Summe, die Anzahl und der Mittelwert der
Werte in den markierten Zellen in der Statusleiste des
Programmfensters angezeigt.
10.1.1 Formeln
Formeln sind Gleichungen, die Berechnungen für Wer-
te im Arbeitsblatt durchführen. Formeln beginnen mit
einem Gleichheitszeichen, gefolgt von der eigentlichen
Gleichung. Eine solche Gleichung kann unterschiedliche
Aufgaben und Inhalte haben. Im Allgemeinen wird sie
dazu verwendet, aus den Inhalten von zwei oder mehr
Zellen einen Wert zu errechnen. Die Zelle, die die Formel
enthält, wird als abhängige Zelle bezeichnet, weil ihr
 
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Abbildung 10.1 
AutoBerechnen zeigt
Zwischenergebnisse an.
Wert von Werten in anderen Zellen abhängt. In einem
einfachen Beispiel können Sie die Inhalte zweier Zellen
in einer abhängigen Zelle addieren. Wenn sich die Aus-
gangswerte in den Zellen A1 und A2 befinden, können
Sie dazu die Formel =A1+A2 benutzen ( Abbildung 10.2
links). Der Vorteil der Verwendung von Zelldressen in
der Formel wird klar, wenn Sie die Werte in den Bezugs-
zellen ändern ( Abbildung 10.2 rechts). Die Zelle mit
der Formel zeigt weiterhin das richtige Berechnungs-
ergebnis, da sich die Formel nicht auf die Zahlenwerte,
sondern auf die Adressen der Zellen bezieht, in denen
diese Zahlen eingegeben wurden.
Die Adressen, die eine Formel benutzt, werden auch
als die Bezüge der Formel bezeichnet. Mithilfe solcher
Bezüge können Sie Daten aus unterschiedlichen Teilen
eines Arbeitsblatts in einer einzigen Formel verwenden
oder den Wert einer Zelle in verschiedenen Formeln ein-
setzen ( Tabelle 10.1). Sie können Bezüge auf Zellen in
anderen Arbeitsblättern derselben Arbeitsmappe oder
in anderen Arbeitsmappen definieren.
Abbildung 10.2 
Das Ergebnis ändert
sich, wenn sich die Aus-
gangswerte ändern.
259
Kapitel 10  •  Berechnungen und Analysen

Anwendung Beispiel
Im einfachsten Fall besteht die Formel aus zwei Zahlen, die durch einen Operator verknüpft sind. Sie besteht aus =2003+2
einem einleitenden Gleichheitszeichen und dem zu berechnenden Ausdruck.
Mithilfe von Übertragungsformeln können Sie Zellinhalte in andere Zellen übertragen. Den Formelausdruck sehen Sie =D2
in der Bearbeitungsleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und der Adresse der Bezugszelle. Die
Übertragung funktioniert auch bei Texten als Zellinhalt.
Im Allgemeinen besteht der Formelausdruck aus Bezügen auf Zelladressen, die mit Operatoren verknüpft sind. Den =D2-D3
Formelausdruck sehen Sie in der Bearbeitungsleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und den
über Operatoren verknüpften Adressen der Bezugszellen.
Sie können auch Texteingaben miteinander verknüpfen. Zum Verknüpfen von Textzellen verwenden Sie den Operator =A2&" und "&A4
&. Die Verwendung eines arithmetischen Operators führt zu einer Fehlermeldung. Zusätzliche Textelemente können
Sie – in Anführungszeichen eingeschlossen – einfügen.
Formeln können sich auch auf andere Tabellen derselben Arbeitsmappe beziehen. Dazu müssen Sie als Bezug vor der =Tabelle2!D4
eigentlichen Zelladresse den Namen der Tabelle – gefolgt von einem Ausrufezeichen – angeben.
Auch die Übernahme von Daten aus den Tabellen anderer Arbeitsmappen ist möglich. Zusätzlich zur eigentlichen =[Mappe2.xlsx]Tabelle1!D4
Zelladresse müssen Sie hier – in eckige Klammern eingeschlossen – den Namen der Arbeitsmappe und den Namen
der Tabelle, gefolgt von einem Ausrufezeichen, voranstellen.

Tabelle 10.1  Formeln können verschiedene Aufgaben wahrnehmen.

Formeln eingeben der Eingabe einer Formel ein Syntaxfehler unterlaufen

Zur Eingabe einer Formel markieren Sie zunächst die
Zelle, in der Sie die Formel eingeben wollen. Geben Sie
dann ein Gleichheitszeichen und anschließend die For-
mel ein. Im Allgemeinen verknüpfen Sie dazu Zelladres-
sen oder Werte mithilfe von sogenannten Operatoren
– beispielsweise können Sie auf diese Weise in der Zelle
A3 die Summe der Werte in den Zellen A1 und A2 mit
der Formel =A1+A2 berechnen ( Tabelle 10.2). Das Plus-
zeichen ist in diesem Fall der Operator. Bestätigen Sie
die Eingabe mit den üblichen Methoden. Sollte Ihnen bei
Operator Funktion
+ Addieren
– Subtrahieren
* Multiplizieren
/ Dividieren
^ Potenzieren
& Texte verknüpfen
sein, wird das von Microsoft Excel – zusammen mit ei-
nem Korrekturvorschlag – gemeldet.
Alternativ können Sie die in der Formel miteinander
zu verknüpfenden Zelladressen nacheinander mit der
Maus auswählen. Man redet dann auch von der Methode
des »Zeigens«. Angenommen, Sie wollen wieder in der
Zelle A3 die Summe der Zellen A1 und A2 mit =A1+A2
berechnen, dann gehen Sie wie folgt vor:
»» Klicken Sie auf die Zelle A3 und geben Sie ein Gleich-
heitszeichen ein.
»» Klicken Sie dann – ohne vorher zu bestätigen – auf
die Zelle A1. In der Bearbeitungsleiste steht nun =A1.
»» Fügen Sie über die Tastatur ein Pluszeichen hinzu
und klicken Sie anschließend auf die Zelle A2.
»» In der Bearbeitungsleiste steht jetzt die vollständige
Formel =A1+A2. Nach dem Bestätigen ist die Formel
funktionsfähig.

Tabelle 10.2  Operatoren verknüpfen Zelladressen oder Werte.

260

Standardmäßig wird eine Tabelle nach jedem
TIPP Bestätigen einer Eingabe oder Änderung neu
berechnet. Das können Sie über die Excel-Optionen
ändern (à Kapitel 12). Wenn Sie diese automatische
Berechnung abgeschaltet haben, können Sie eine Neu-
berechnung durch die Eingabe einer Tastenkombination
bewirken (à Tabelle 10.2).
Taste(n) Beschreibung
Ñ Alle.geöffneten.Blätter.berechnen
Á+Ñ Aktives.Tabellenblatt.und.darauf.bezogene.Blätter.
berechnen.
Tabelle 10.3 Tastenkürzel zum manuellen Berechnen
Formeln korrigieren
Um eine Formel zu korrigieren, markieren Sie zunächst
die Zelle, in der die Formel steht. Die einzelnen Bezugs-
adressen in der Formel werden daraufhin in der Bearbei-
tungsleiste verschiedenfarbig dargestellt (à Abbildung
10.3). In der Tabelle werden die Zellen mit denselben
Farben markiert. Auf diese Weise sehen Sie schnell, auf
welche Zellen sich die Formel bezieht.
Abbildung 10.3
Korrekturen können
über die Tastatur oder
mit der Maus vorge-
nommen werden.
Zur Korrektur können Sie zum einen in die Zelle selbst
oder in die Bearbeitungsleiste an der zu bearbeitenden
Stelle klicken und die Änderung manuell über die Tas-
tatur vornehmen. Zum anderen können Sie die farbig
markierten Bezugszellen mit der Maus an andere Stel-
len in der Tabelle verschieben. Beispielsweise können
Sie eine Formel =A1+A2 in =A1+B2 ändern, indem Sie
die farbige Markierung der Zelle A2 auf die Zelle B2 ver-
schieben.
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Wenn eine Formel einen falschen Wert
ACHTUNG als Ergebnis zeigt, haben Sie wahrschein-
lich die Formel nicht korrekt eingegeben. Excel berech-
net zusammengesetzte Ausdrücke in der üblichen Rei-
henfolge: Zuerst werden die Inhalte von Ausdrücken in
Klammern berechnet, dann werden Exponenten berech-
net, es folgen die Berechnungen von Multiplikationen
und Divisionen, Additionen und Subtraktionen bilden
den Abschluss. Das Beispiel =(1+2)*3+4 wird also in fol-
gender Reihenfolge berechnet: (1+2) ergibt 3, 3*3 er-
gibt 9, 9+4 ergibt 13.
10.1.2 Relative und absolute Bezüge
Microsoft Excel unterscheidet zwischen absoluten, rela-
tiven und gemischten Bezügen, die sich beim Kopieren
der Zellinhalte unterschiedlich verhalten (à folgende
Abschnitte). Standardmäßig werden relative Bezüge
verwendet. Sie formulieren einen Bezug als absolut, in-
dem Sie vor dem Buchstaben für die Spalte und der Zahl
für die Zeile jeweils ein $-Zeichen eingeben. Statt der
Eingabe =B2 verwenden Sie also die Eingabe =$B$2. Ge-
mischte Bezüge bilden eine Kombination aus relativen
und absoluten Elementen. Zwei Typen von gemischten
Bezügen sind möglich: ein relativer Spaltenbezug mit ei-
nem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form
=$B2, und ein relativer Spaltenbezug mit einem absolu-
ten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =B$2.
Bezugsformen eingeben
Relative, absolute und gemischte Bezugsadressen kön-
nen Sie natürlich einfach über die Tastatur eingeben.
Außerdem können Sie einen eingegebenen relativen
Bezug vor dem Bestätigen in einen absoluten oder ei-
nen gemischten Bezug umwandeln, indem Sie direkt
nach der Eingabe oder dem Markieren der Zelle ent-
sprechend oft Ì drücken. Haben Sie beispielsweise
den relativen Bezug B2 eingegeben, bewirkt ein erstes
Drücken von Ì die Umwandlung in den absoluten Be-
zug $B$2. Wollen Sie diesen in einen gemischten Bezug
mit relativer Spaltenadresse und absoluter Zeilenadres-
se umwandeln, drücken Sie nochmals Ì. Damit erhal-
ten Sie B$2. Wollen Sie die Form des gemischten Be-
zugs umkehren, drücken Sie nochmals Ì. Das erzeugt
$B2. Nochmaliges Drücken von Ì liefert wieder den
ursprünglich eingegebenen relativen Bezug. Bestätigen
Sie abschließend die Eingabe.
261
Kapitel 10  •  Berechnungen und Analysen

Zwischen Bezugsformen wechseln

Auf dieselbe Weise können Sie die Art des Bezugs nach-
träglich ändern. Sie können dazu in der Bearbeitungs-
leiste in einer Formel jeden einzelnen Bezug oder aber
auch die gesamte Formel markieren und dann die Form
der Bezüge mittels Drücken der Ì-Taste wechseln.
Bestätigen Sie abschließend wieder die Eingabe.

10.1.3 Funktionen
Funktionen sind ein Spezialfall von Formeln. Sie er-
leichtern die Eingabe oder ermöglichen komplexere
Formen der Berechnung. Beispielsweise ist bereits
beim Addieren der Inhalte mehrerer Zellen die Einga-
be einer einfachen Formel recht aufwändig – etwa mit
=A1+A2+A3+A4+A5+A6. Einfacher geht es in diesem
Fall mit einer Funktion: =SUMME(A1:A6). Außerdem er-
möglichen Funktionen Formen von Berechnungen, die
Sie über normale Formeln nicht oder nur sehr aufwän-
dig ausführen können. Beispielsweise könnten Sie mit
=SIN(PI()/2) den Sinus der Zahl π/2 berechnen.
Auch eine Funktion beginnt mit einem Gleichheitszei-
chen, gefolgt von dem Funktionsnamen – beispiels­
weise SUMME. Anschließend folgen die Argumente der
Funktion, die durch Semikola getrennt und zusammen
in einer Klammer eingeschlossen werden müssen. Fast
alle Funktionen verlangen Argumente. Argumente sind
Werte oder Adressen, aus denen die Funktion den Funk-
tionswert errechnet. Beispielsweise ist im Funktionsaus-
druck =SIN(A1) das Argument der Wert in der Zelladres-
se A1, bei =SUMME(A1:A6) befinden sich die Werte im
Bereich A1:A6. Einige Funktionen benötigen keine Ar-
gumente, aber auch diese müssen mit zwei Klammern
abgeschlossen werden: Um beispielsweise den Wert der
Zahl π anzuzeigen, benutzen Sie die Funktion =PI().
Der Funktions-Assistent
Funktionen können Sie wie normale Formeln direkt ein-
tippen. Während Sie die Funktion eingeben, wird eine
QuickInfo eingeblendet, die Sie hinsichtlich der Syntax
und den Argumenten unterstützt. Einfacher ist es aber,
wenn Sie den Funktions-Assistenten benutzen.
»» Markieren Sie dazu zunächst die Zelle, in die Sie die
Funktion eingeben wollen, und klicken Sie auf die
Schaltfläche Funktion einfügen in der Bearbei-
tungsleiste ( Abbildung 10.4).
Abbildung 10.4  Funktionen können über einen Assistenten
eingefügt werden.
»» Wählen Sie im Dialogfeld die ge-
wünschte Funktion aus. Durch vorheri-
ge Wahl einer Kategorie können Sie
eine Vorauswahl treffen. Die Kategorie
Alle umfasst sämtliche Tabellenfunkti-
onen. Markieren Sie die gewünschte
Funktion und bestätigen Sie Ihre Wahl
über OK. Einige Beispiele dafür finden Sie anschlie-
ßend.
Sie können im Feld Funktion suchen auch eine Be-
schreibung der gewünschten Funktion eingeben und
durch Anklicken der Schaltfläche OK eine Suche
durchführen lassen. Beispielsweise geben Sie den
Text Wurzel ziehen ein. Der Assistent wechselt da-
raufhin zur Kategorie Empfohlen, in der geeignete
Funktionen aufgelistet werden. Das funktioniert un-
serer Meinung nach aber mehr schlecht als recht.
»» Nach der Wahl der Funktion geben Sie im folgenden
Dialogfeld des Assistenten die für die Funktion erfor-
derlichen Argumente ein ( Abbildung 10.5). Je nach
Art der Funktion finden Sie hier im oberen Bereich
ein oder mehrere Felder für diese Argumente. Sie
können da­rin Zahlenwerte, Bezüge, Formeln oder
weitere Funktionen in die Bearbeitungsfelder für die
Argumente eingeben. Im unteren Bereich finden Sie
Hinweise zur Natur der Funktion und der Argumente.
»» Wenn Sie auf eine der Schaltflächen am rechten
Rand eines solchen Eingabefelds klicken, wird das

262

Abbildung 10.5  Die Argumente werden festgelegt.
Dialogfeld verkleinert, so dass Sie die Bezugszel-
len durch Zeigen in der Tabelle markieren können
( Abbildung 10.6). Klicken Sie anschließend auf
die Schaltfläche am rechten Rand der Zeile zum
Festlegen der Argumente, um das Dialogfeld wieder
komplett anzeigen zu lassen.
»» Ein Klick auf die Schaltfläche OK schließt die Arbeit
mit dem Assistenten ab. In der Bearbeitungsleiste
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Abbildung 10.6  Das verkleinerte Dialogfeld verbessert die Sicht
auf die Tabelle.
wird das Ergebnis der Arbeit angezeigt. Nach dem
Bestätigen wird die Funktion dann in die aktive Zelle
eingefügt und das Ergebnis dort angezeigt.
Die Registerkarte Formeln
Jeder Anwender wird aufgrund seines Aufgabenspek-
trums vordringlich mit bestimmten Funktionen oder
Funktionskategorien arbeiten. Viele Funktionen wer-
den Sie vielleicht nie anwenden, einige sind aber von
allgemeinem Interesse. Die Registerkarte Formeln des
Menübands von Excel stellt in der Gruppe Funktionsbib­
liothek mehrere Befehlsschaltflächen bereit, über die
Sie die gerade benötigte Funktion auswählen können
( Abbildung 10.7).
Abbildung 10.7 
Die Registerkarte Formeln beinhaltet
in der Gruppe Funktionsbibliothek
Kataloge mit vielen Funktionen.
263
Kapitel 10  •  Berechnungen und Analysen

Abbildung 10.8 
Einige Funktionen – beispiels-
weise SUMME – verfügen über
eine automatische Auswahl der
Bezugszellen.

Wenn Sie wissen, welcher Gruppe die benötigte Funkti- men angezeigt ( Abbildung 10.8). Wenn der auto-
on zugeordnet ist, können Sie sie aus der Liste zu einer matisch gewählte Bereich korrekt ist, bestätigen Sie.
Befehlsschaltfläche auswählen. Die Funktion wird dann Das Ergebnis erscheint.
eingefügt und muss noch mit den notwendigen Parame-
»» Wenn die automatisch gewählte Auswahl nicht Ih-
tern versehen werden.
ren Wünschen entspricht, können Sie nach dem
Die wichtigsten Funktionen Aufruf der Funktion und vor der Bestätigung den
gewünschten Bereich mit der Maus markieren und
Die wahrscheinlich für Sie wichtigsten Funktionen – wie
dann bestätigen.
SUMME, MITTELWERT usw. – sind in der Funktionsbiblio-
thek unter dem Befehl AutoSumme zu erreichen. Diese – Auf dieselbe Weise funktionieren auch die Funktionen
und auch einige andere – Funktionen verfügen über eine MITTELWERT, ANZAHL, MAX und MIN.
Besonderheit: Wenn Sie beispielsweise eine Summe di-
Wegen ihrer großen Bedeutung können Sie Funktionen
rekt neben oder unter einem Block von Zahlenwerten
SUMME, MITTELWERT, ANZAHL, MAX und MIN auch di-
berechnen wollen, werden beim Einfügen der Funktion
rekt über die entsprechende Schaltfläche in der Gruppe
automatisch die Adressen dieser benachbarten Zellen
Bearbeiten in der Registerkarte Start abrufen.
als Argumente für die Funktion eingefügt. Wenn diese
Automatik nicht die von Ihnen gewünschten Bezugszel- Mathematische und trigonometrische Funktionen
len markiert, können Sie diese aber auch selbst durch
Viele Grundfunktionen für typische Berechnungen fin-
Verschieben des Bereichs mit der Maus festlegen. Wenn
den Sie beispielsweise im Bereich Mathematik/Trigono-
Sie für den zu verwendenden Bereich bereits einen Na-
metrie.
men definiert haben, können Sie diesen aber auch ein-
fach über die Tastatur eingeben. »» ABS(Zahl): der Absolutwert der Zahl
»» Wenn Sie eine Summe von Zellinhalten berechnen »» BOGENMASS(Winkel): wandelt ein Winkelmaß von
wollen, markieren Sie die Zelle, in der die Sum- Grad in das Bogenmaß um
menformel erscheinen soll – beispielsweise die Zel-
»» COS(Zahl): der Kosinus der Zahl
le rechts neben dem Block der Zellen mit den zu
summierenden Werten. Lassen Sie die Registerkar- »» EXP(Zahl): die Exponentialfunktion
te Formeln anzeigen und öffnen Sie das Menü zur
»» GANZZAHL(Zahl): der ganzzahlige Teil der Zahl
Schaltfläche AutoSumme in der Gruppe Funktions-
bibliothek. Nach Wahl des Befehls SUMME wird der »» LN(Zahl): der natürliche Logarithmus der Zahl
automatisch gewählte Bereich durch einen Laufrah-

264

» LOG10(Zahl): der Logarithmus einer Zahl zur Basis
10
» PI(): die Zahl p mit einer Genauigkeit von 15 Stellen
» POTENZ(Zahl;Potenz): die Potenz der Zahl
» REST(Zahl:Divisor): der Rest der Division einer Zahl
durch einen Divisor
» SIN(Zahl): der Sinus der Zahl
» SUMME(Zahl1;Zahl2;): die Summe der Zahlen
» TAN(Zahl): der Tangens der Zahl
» VORZEICHEN(Zahl): das Vorzeichen der Zahl
» WURZEL(Zahl): die Quadratwurzel der Zahl
Die Funktion PI() benutzt keine Argu-
ACHTUNG mente, die Klammern müssen aber trotz-
dem eingegeben werden, um anzuzeigen, dass es sich
um eine Funktion handelt.
Über die Funktion POTENZ können Sie Po-
TIPP tenzen berechnen. Beispielsweise berechnet
=POTENZ(2;3) die dritte Potenz von 2. Stattdessen kön-
nen Sie aber auch den Ausdruck =2^3 benutzen. Auch
zur Berechnung von Wurzeln höherer Ordnung können
Sie beispielsweise die Funktion POTENZ benutzen. Die-
se erlaubt auch den Einsatz von nicht ganzen Zahlen als
Argument für die Potenz. Sie können damit beispiels-
weise die dritte Wurzel aus einem Argument ziehen. Hö-
here Wurzeln lassen sich ebenfalls mit dem Potenzope-
rator ^ berechnen. Der Ausdruck =2^(1/3) berechnet
beispielsweise die dritte Wurzel aus 2.
Textfunktionen
Interessant sind manchmal auch die Textfunktionen.
Sie können damit beispielsweise in verschiedenen Zel-
len vorhandene Texteintragungen zu einem gemeinsa-
men Text in einer anderen Zelle zusammenfassen. Sie
können Funktionen beispielsweise auch einsetzen, um
Formatierungen einzustellen. Beispielsweise können Sie
Zahlenwerte mit Einheiten oder anderen zusätzlichen
Bezeichnungen versehen.
» DM(Zahl;Dezimalstellen): wandelt eine Zahl in einen
Text im Währungsformat um
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
» ERSETZEN(AlterText:ErstesZeichen;AnzahlZeichen;
NeuerText): ersetzt eine bestimmte Anzahl von Zei-
chen in einem Text
» GLÄTTEN(Text): löscht die Leerzeichen im Text
» GROSS(Text): wandelt einen Text in Großbuchstaben
um
» GROSS2(Text): wandelt die ersten Buchstaben in ei-
nem Text in Großbuchstaben um
» KLEIN(Text): wandelt einen Text in Kleinbuchstaben
um
» LÄNGE(Text): bestimmt die Anzahl der Zeichen in
einem Text
» SÄUBERN(Text): löscht alle nicht druckbaren Zei-
chen aus einem Text. Damit können Sie beispielswei-
se nach dem Import aus anderen Anwendungspro-
grammen die unerwünschten Zeichen entfernen.
» TEIL(Text;ErstesZeichen;AnzahlZeichen): liefert eine
bestimmte Anzahl von Zeichen aus einem Text, be-
ginnend mit einem bestimmten Zeichen darin
» WERT(Text): wandelt ein als Text angegebenes Argu-
ment in einen Zahlenwert um
Funktionen für Datum und Uhrzeit
Mit Hilfe der Funktionen im Bereich Datum und Zeit las-
sen sich Kalkulationen mit Datums- und Uhrzeitangaben
durchführen. Beispielsweise können Sie das aktuelle Da-
tum ausgeben lassen.
» ARBEITSTAG(Ausgangsdatum;Tage): gibt die fortlau-
fende Zahl eines Datums an, die um eine bestimmte
Anzahl von Arbeitstagen nach einem Ausgangsda-
tum liegt
» BRTEILJAHRE(Anfangsdatum;Enddatum): die An-
zahl der Jahre zwischen einem Anfangs- und einem
Enddatum
» DATUM(): die fortlaufende Zahl des angegebenen
Datums
» HEUTE(): die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums
» JAHR(): die Jahreszahl eines fortlaufenden Datums
» JETZT(): die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums
und der aktuellen Uhrzeit
265
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
» MONAT(): die Monatszahl eines fortlaufenden Da-
tums
» NETTOARBEITSTAGE(Anfangsdatum;Enddatum): die
Anzahl der Arbeitstage in einem Zeitintervall. Nicht
zu den Arbeitstagen gezählt werden Wochenenden
sowie Feiertage.
» TAG(): Tageszahl eines fortlaufenden Datums
» WOCHENTAG(): Wochentag eines fortlaufenden Da-
tums
Die Funktion JETZT() benutzt keine Ar-
ACHTUNG gumente, die Klammern müssen aber
trotzdem eingegeben werden, um anzuzeigen, dass es
sich um eine Funktion handelt.
Einige Datumsberechnungen lassen sich aber auch ganz
ohne Funktionen durchführen. Beispielsweise können
Sie Ihr Alter in Tagen ganz schnell durch Subtraktion
zweier Datumsangaben bestimmen (à Abbildung 10.9).
Abbildung 10.9 Datumsdifferenzen können durch Subtraktion
zweier Datumswerte ermittelt werden.
Funktionen aus dem Bereich Finanzmathematik
Die Bezeichnung der Gruppe Finanzmathematik in der
Funktionsbibliothek ist nicht nur für Spezialisten in die-
sem Bereich interessant, sondern für alle Personen, die
sich für Geldanlagen interessieren.
» BW(Zins;Zeitraum;Zahlung;Zukunftswert;F): der Bar-
wert eines Zukunftswerts zu einem Zinssatz über
einen Zeitraum
» IKV(Werte;Schätzwert): interner Zinsfuß einer Inves-
tition
» RMZ(Zins;Zeitraum;Barwert;Zukunftswert;F): die re-
gelmäßige Zahlung über einen Zeitraum, die einem
Barwert oder einem Zukunftswert zu einem Zinssatz
entspricht
266
» ZINS(Zeitraum;Zahlung;Barwert;Zukunftswert;F;
Schätzwert): der Zinssatz, der notwendig ist, damit
eine regelmäßige Zahlung über einen Zeitraum ei-
nem Gegenwartswert oder einem Zukunftswert ent-
spricht
» ZW(Zins;Zeitraum;Zahlung;Barwert;F): der Zukunfts-
wert eines Barwerts zu einem Zinssatz über einen
Zeitraum
» ZZR(Zins;Zeitraum;Barwert;Zukunftswert;F): der Zeit-
raum, in dem ein Barwert bei einem Zinssatz zu
einem Zukunftswert anwächst
Sie können darüber beispielsweise schnell berechnen,
auf welchen Betrag ein Sparguthaben anwachsen wird,
wenn Sie es zu einem bestimmten Zinssatz über einen
gewissen Zeitraum anlegen. Geben Sie zuerst die Grund-
daten für die Berechnung ein. Sie benötigen dafür An-
gaben zur Zinsrate, zum Zeitraum der Anlage und zur
Höhe der jährlichen Einzahlungen. Benutzen Sie dann
die Funktion ZW, um den Wert der Anlage in der Zukunft
zu berechnen (à Abbildung 10.10).
Abbildung 10.10 Die Funktion ZW berechnet den zukünftigen
Wert einer Spareinlage.
Funktionen wie BW oder ZW – aber auch
ACHTUNG andere – berücksichtigen immer die Rich-
tung der Zahlungsströme. Wenn Sie Einzahlungen zu
einem Sparvertrag an ein Institut leisten und diese als
positiven Wert angeben, wird der zukünftige Wert der
Anlage als negative Zahl angezeigt, da der Wert an Sie
zurückfließt. Sie können Irritationen vermeiden, indem
Sie ein Minuszeichen vor die Berechnungsformel set-
zen.

Logische Funktionen
Die Funktionen im Bereich Logik liefern zum großen Teil
Ergebnisse in der Form WAHR oder FALSCH.
»» WENN(Bedingung;DannWert;SonstWert): führt eine
Berechnung in Abhängigkeit von einer Bedingung
durch
»» NICHT(Wahrheitswert): kehrt den Wahrheitswert um
»» ODER(Wahrheitswert1;Wahrheitswert2;…):
liefert WAHR, wenn ein Argument WAHR ist
»» UND(Wahrheitswert1;Wahrheitswert2;…):
liefert WAHR, wenn alle Argumente WAHR sind
Eine Ausnahme in dieser Gruppe ist die Funktion WENN.
Diese ermöglicht die Wahl oder die Berechnung eines
Werts in Abhängigkeit davon, ob eine bestimmte Bedin-
gung zutrifft oder nicht zutrifft. Beispielsweise können
Sie die WENN-Funktion dazu verwenden, zu bestim-
men, ob und in welcher Höhe Steuern zu zahlen sind
( Abbildung 10.11).
Abbildung 10.11  Die WENN-Funktion gehört zu der Gruppe der
logischen Funktionen.
Die WENN-Funktion besitzt drei Parameter:
»» Im ersten Parameter wird meist ein Vergleich zweier
Werte mittels eines logischen Operators formuliert
( Tabelle 10.4). Das Ergebnis eines solchen Ver-
gleichs ist entweder true (wahr) oder false (falsch).
Beispielsweise hat in der oben gezeigten Tabelle der
Vergleich des Ausdrucks C4>0 den Wert false, da der
Wert in der Zelle C4 nicht größer als 0 ist. Der Aus-
druck B4>0 dagegen ist aus entsprechenden Grün-
den true.
»» Im zweiten Parameter der WENN-Funktion – der vom
ersten durch ein Semikolon getrennt ist – wird ange-
geben, welchen Wert die Funktion liefern soll, falls
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Operator Vergleich
= Gleich
< Kleiner als
> Größer als
<= Kleiner oder gleich
>= Größer oder gleich
<> Ungleich
Tabelle 10.4  Logische Operatoren ermöglichen Vergleiche.
der erste Parameter den Wert true annimmt. Im oben
gezeigten Beispiel heißt das: Ist Gewinn vor Steuern
positiv, werden Steuern in Höhe von 50% dieses
Werts fällig. Das erreichen Sie beispielsweise in der
Zelle C5 durch die Funktion =WENN(C4>0;0,5*C4;0).
»» Der dritte Parameter – vom zweiten wiederum durch
ein Semikolon getrennt – gibt an, welcher Wert gelie-
fert werden soll, falls der erste Parameter den Wert
false annimmt. Ist in unserem Beispiel Gewinn vor
Steuern negativ, sind keine Steuern zu zahlen. Auch
das erreichen Sie in der Zelle C5 durch die Funktion
=WENN(C4>0;0,5*C4;0).
Funktionen zum Nachschlagen und Verweisen
Über die Gruppe der Funktionen zum Nachschla-
gen und Verweisen können Sie aus einem Wertebereich
­einen geeigneten Wert für eine Berechnung heraus­
suchen lassen wollen.
»» SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex):
sucht in der ersten Spalte einer Tabellenmatrix nach
einem Wert und gibt in der gleichen Zeile einen Wert
aus einer anderen Spalte in der Tabellenmatrix zu-
rück
»» WVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Zeilenindex):
Hierbei wird die erste Zeile eines Bereichs nach
­einer Übereinstimmung durchsucht. Dann geht sie
in eine andere Zeile und ermittelt dort einen dazu-
gehörenden Wert.
»» SPALTE(Bezug): gibt die Spaltennummer des jewei-
ligen Zellbezugs zurück. Beispielsweise gibt die For-
mel =SPALTE(D10) den Wert 4 zurück, da es sich bei
Spalte D um die vierte Spalte handelt.
267
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
» ZEILE(Bezug): gibt die Zeilennummer des jeweiligen
Zellbezugs zurück.
» INDEX(Bezug;Zeile;Spalte;Bereich): gibt einen Wert
oder den Bezug zu einem Wert aus einer Tabelle
oder einem Bereich zurück.
Beispielsweise könnten Sie einen zu einem Umsatz pas-
senden Prämienwert aus einer Tabelle heraussuchen
lassen (à Abbildung 10.12). Der rechte Block legt eine
Staffel fest. Ist der Wert kleiner als 100000, beträgt der
Rabatt 0 %. Ab 100000 und unterhalb von 250000 gibt
es 5 % Rabatt usw. Die Funktion =SVERWEIS(B2;E2:F5;2)
benutzt den in der Zelle B2 eingetragenen Wert für den
Umsatz und sucht dann in der ersten Spalte des Be-
reichs E2:F5 nach einer geeigneten Zeile. Dann geht sie
in die 2. Spalte des Bereichs E2:F5 und ermittelt dort
den dazugehörenden Rabattwert.
Beachten Sie, dass man in solchen und ähnli-
TIPP chen Fällen oft besser mit absoluten Bezü-
gen in der Formel arbeitet. Wenn Sie in der Zelle C2 den
Formelausdruck =SVERWEIS(B2;$E$2:$F$5;2) benut-
zen, können Sie diesen Ausdruck einfach in die weiteren
Zellen der Spalte nach unten kopieren und müssen die
Formel nicht in jede betreffende Zelle manuell neu ein-
tippen.
268
Funktionen verschachteln
In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, eine
Funktion als eines der Argumente einer anderen Funk-
tion zu verwenden. Um beispielsweise den Mittelwert
mehrerer Zahlenwerte zu berechnen und das Ergebnis
mit einem Zahlenwert zu vergleichen, verschachteln
Sie innerhalb einer Berechnungsvorschrift die Funktion
MITTELWERT in die Funktion WENN (à Abbildung 10.13).
Sie können den Funktions-Assistenten verwenden, um
Formeln als Argumente zu verschachteln. Beispielswei-
se könnten Sie darüber zunächst die Funktion WENN
eingeben lassen und dann im Feld Prüfung den Aus-
druck für die Funktion MITTELWERT eingeben.
Wenn eine verschachtelte Funktion als
ACHTUNG Argument verwendet wird, muss sie den
gleichen Werttyp wie das Argument zurückgeben. Wenn
das Argument beispielsweise WAHR oder FALSCH zu-
rückgibt, muss die verschachtelte Funktion ebenfalls
WAHR oder FALSCH zurückgeben.
Abbildung 10.12
Mit SVERWEIS können Sie passende Werte
aus einer Tabelle heraussuchen lassen.
Abbildung 10.13
Diese Formel beinhaltet eine
verschachtelte Funktion.
 Berechnungen mit Formeln und Funktionen

Meldung Beschreibung
#BEZUG! Die.Formel.bezieht.sich.auf.eine.unzulässige.Zelle:.Sie.haben.beispielsweise.Zellen.gelöscht,.auf.die.sich.andere.Formeln.beziehen,.
oder.Sie.haben.beim.Verschieben.einige.Zellen.in.Zellen.eingefügt,.auf.die.sich.andere.Formeln.beziehen ..
#DIV/0! In.einer.Formel.wurde.eine.Division.durch.null.versucht:.Sie.haben.beispielsweise.als.Divisor.einen.Bezug.auf.eine.leere.Zelle.oder.
auf.eine.Zelle.mit.dem.Inhalt.null.verwendet ..
#NAME? Ein.Name.wird.nicht.erkannt,.der.in.einer.Formel.verwendet.wird:.Sie.haben.beispielsweise.einen.in.der.Formel.verwendeten.Bezug.
gelöscht.oder.einen.Namen.verwendet,.der.nicht.existiert ..Oder.Sie.haben.den.Namen.falsch.eingegeben ..
#NULL! Sie.haben.eine.Schnittmenge.von.zwei.Bereichen.angegeben,.die.sich.nicht.überschneiden:.Sie.haben.beispielsweise.einen.
falschen.Bereichsoperator.oder.einen.falschen.Bezug.verwendet ..
#NV Dieser.Fehlerwert.wird.angezeigt,.wenn.ein.Wert.in.einer.Funktion.oder.Formel.nicht.verfügbar.ist ..Wenn.bestimmte.Zellen.des.
Tabellenblatts.Daten.enthalten.sollen,.diese.Daten.aber.noch.nicht.verfügbar.sind,.geben.Sie.in.diese.Zellen.#NV.ein ..Formeln,.die.
sich.auf.diese.Zellen.beziehen,.geben.in.diesem.Fall.#NV.zurück.und.führen.keine.Berechnung.des.Werts.durch ..
#WERT! Der.Typ.eines.Arguments.oder.Operanden.ist.falsch:.Sie.haben.beispielsweise.Text.an.einer.Stelle.der.Formel.eingegeben,.an.der.
eine.Zahl.oder.ein.Wahrheitswert.erforderlich.ist ..Oder.Sie.haben.einem.Operator.oder.einer.Funktion,.die.einen.einzelnen.Wert.
erfordern,.einen.Bereich.zugewiesen ..
#ZAHL! Es.besteht.ein.Problem.mit.einer.Zahl:.Sie.haben.beispielsweise.ein.unzulässiges.Argument.in.einer.Funktion.verwendet,.die.
ein.numerisches.Argument.erfordert ..Oder.Sie.haben.eine.Formel.eingegeben,.deren.Ergebnis.zu.groß.oder.zu.klein.ist,.um.in.
Microsoft.Excel.dargestellt.zu.werden ..

Tabelle 10.5 Einige typische Fehlermeldungen

10.1.4 Fehlermeldungen sichtbar machen (à Abbildung 10.14). Sie finden die da-
Fehlermeldungen in der Tabelle können eigentlich nur zugehörenden Werkzeuge in der Registerkarte Formeln.
dann auftauchen, wenn Sie eine Formel oder Funktion
eingeben, bei der irgendetwas nicht stimmt. Die dann
von Excel angezeigten Ausdrücke liefern Ihnen einen
Hinweis zur möglichen Ursache des Fehlers (à Tabelle
10.5).

Die Schaltfläche Spur zum Fehler wird neben

TIPP der Zelle angezeigt, in der ein Formelfehler
aufgetreten ist. Außerdem wird ein grünes Dreieck links
oben in der Zelle dargestellt. Wenn Sie auf den Pfeil
neben Spur zum Fehler klicken, wird eine Liste mit Op-
tionen für die Fehlerüberprüfung angezeigt.
10.1.5 Formelüberwachung
Bei komplexeren Berechnungen in größeren Tabellen
ergeben sich Strukturen, die später – besonders für ei-
nen Anwender, der nicht an der Entwicklung des Formel-
werks beteiligt war – nicht immer einfach nachzuvollzie-
hen sind. Über die Formelüberwachung können Sie die
in einer Tabelle vorhandenen Berechnungsstrukturen
Abbildung 10.14 Über die Befehle der Gruppe Formelüber-
wachung können Sie Berechnungsstrukturen besser sichtbar
machen.
Prüfung auf gleiche Formelstruktur
In vielen Fällen weisen die Formeln einer Tabelle gleiche
oder ähnliche Strukturen auf. Wenn Sie beispielsweise
in einer Tabelle den Umsatz, die Kosten und den sich
daraus ergebenden Gewinn über mehrere Jahre hinweg
darstellen, muss für jedes Jahr der Gewinn als Differenz
zwischen Umsatz und Kosten des Jahres ermittelt wer-
den. Excel vergleicht in einem solchen Fall die Struktur
der Formel in einer Zelle mit der Struktur der Formeln
in den Nachbarzellen. Wenn sich in einer solchen Rei-

269
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
he Abweichungen ergeben, wird das automatisch durch
einen Indikator in Form eines kleinen grünen Dreiecks
links oben in der betreffenden Zelle gekenn-
zeichnet (à Abbildung 10.15).
Abbildung 10.15 Der Fehlerindikator zeigt Abweichungen in
Formelstrukturen auf.
Dieser Indikator zeigt nur an, dass die Formel in dieser
Zelle von den anderen Formeln im Bereich abweicht.
Nach dem Markieren der Zelle mit dem Indikator kön-
nen Sie über eine Schaltfläche die Befehle zur Korrektur
anzeigen lassen. Beispielsweise können Sie mithilfe des
Befehls Formel von links kopieren die Formel aus der lin-
ken Nachbarzelle übernehmen.
Welche Fälle durch einen Indikator gekenn-
TIPP zeichnet werden sollen, können Sie über die
Excel-Optionen einstellen (à Kapitel 12).
Formelüberwachungsmodus
Um einen Überblick über alle in der Tabelle verwende-
ten Formeln zu erhalten, können Sie den Befehl Formeln
anzeigen in der Gruppe Formelüberwachung auf der
Registerkarte Formeln wählen. Daraufhin werden in den
Zellen statt der Berechnungsergebnisse die dahinter
stehenden Formeln angezeigt. Die Breite der Spalten
270
wird automatisch vergrößert (à Abbildung 10.16). Zur
Anzeige der Berechnungsergebnisse schalten Sie die-
sen Modus wieder aus.
Formelauswertung
Die Idee hinter einer Formel ist manchmal nicht einfach
auf den ersten Blick zu verstehen. Das gilt besonders
dann, wenn sich eine Formel auf Zellen bezieht, die
auch wieder Formeln beinhalten. Um eine solche Be-
rechnungskette schrittweise nachvollziehen zu können,
eignet sich die Formelauswertung . Mar-
kieren Sie am besten zuerst die Zelle mit der Formel,
die am Ende einer Berechnungskette steht. Wählen
Sie dann den Befehl Formelauswertung in der Gruppe
Formelüberwachung der Registerkarte Formeln. Im Dia-
logfeld wird links unter Bezug die Adresse der markier-
ten Zelle und im Feld Auswertung die Formel angezeigt
(à Abbildung 10.17). Ein Element der Formel ist dabei
unterstrichen.
» Wenn Sie nachvollziehen wollen, wie diese Formel
die in der Tabelle vorhandenen Zahlenwerte in das
Ergebnis umsetzt, klicken Sie mehrmals auf die
Schaltfläche Auswerten. Nach jedem Klick wird der
unterstrichene Teil durch den Zahlenwert ersetzt,
auf den dieser Teil der Formel Bezug nimmt.
» In komplexeren Tabellen können sich Formeln auf
Zelladressen beziehen, die ihrerseits wiederum For-
meln beinhalten. Durch einen Klick auf die Schalt-
fläche Einzelschritt können Sie solche Kettenbezüge
nacheinander durchlaufen und die Formeln im Dia-
logfeld sichtbar machen. Nach jedem Klick auf die
Schaltfläche werden Informationen zum gerade im
Dialogfeld unterstrichenen Teil geliefert. Diese wer-
den jeweils in einer neuen Zeile angezeigt. Die unter-
schiedliche Farbgebung gibt Auskunft darüber, wie
die einzelnen Teile der so angezeigten Berechnungs-
Abbildung 10.16
Die Inhalte der Formeln
können angezeigt werden.
 Berechnungen mit Formeln und Funktionen

Abbildung 10.17 
Die Formelauswertung kann
die Funktionsweise von For-
meln und Funktionen erklären.

kette zusammenhängen. Das funktioniert so lange,

bis eine Zelle erreicht wird, die keine Formel, son-
dern einen konstanten Zahlenwert beinhaltet.
»» Sobald Sie den ersten Einzelschritt durchgeführt ha-
ben, wird die Schaltfläche Prozedurschritt verfügbar.
Darüber können Sie in der aktuellen Ebene den For-
melausdruck durch den Zahlenwert ersetzen.
Abbildung 10.18  Die Spur zum Nachfolger zeigt die Zellen an, die
Berechnungsstrukturen verfolgen auf die aktuelle Zelle Bezug nehmen.
Speziell für den Fall, dass Fehlerwerte in der Tabelle auf-
tauchen, sollten Sie noch einige Techniken zum Verfol- »» Die Spur zum Vorgänger kennzeich-
gen der Berechnungsstrukturen kennenlernen. Markie- net alle Zellen, auf die die vorher markierte Zelle
ren Sie die zu überprüfende Zelle und wählen Sie einen Bezug nimmt. Alle im Bezug direkt vorhergehenden
der Befehle im linken Bereich der Gruppe Formelüber- Zellen werden durch blaue Spurpfeile angezeigt
wachung: ( Abbildung 10.19). Doppelklicken Sie auf einen
Spurpfeil, um die Zelle am Pfeilende zu markieren.
»» Die Spur zum Nachfolger kennzeich-
net alle Zellen, die auf die vorher markierte Zelle
Bezug nehmen, durch blaue Spurpfeile ( Abbildung
10.18). Doppelklicken Sie auf einen solchen Spurpfeil,
um die Zelle am Ende des Pfeils zu markieren. Ge-
strichelte Spurpfeile mit einem Symbol an der Spitze
beziehen sich auf andere Tabellen.

Abbildung 10.19  Die Spur zum Vorgänger zeigt die Zellen an, auf
die die aktuelle Zelle Bezug nimmt.

271
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen

» Mit den Optionen in der Liste zum Befehl Pfeile

entfernen können Sie die angezeigten
Spuren wieder ausblenden.

Wenn Sie einen Überblick über die Original-

TIPP spurpfeile behalten möchten, drucken Sie
das Tabellenblatt mit den eingeblendeten Spurpfeilen
aus, bevor Sie die Änderungen vornehmen.

10.2 Zellen benennen

Einzelne Zellen oder zusammen-
hängende Zellbereiche können
mit einem Namen versehen wer- Abbildung 10.20 Namen können eingegeben oder übernommen
werden.
den. Beispielsweise können Sie
die Zeile in der Tabelle, in der der Umsatz angegeben
wird, mit dem Namen Umsatz versehen. Das Benennen Namen übernehmen
von einzelnen Zellen oder Zellbereichen vereinfacht das Wenn Sie Beschriftungen – besonders Zeilenbeschrif-
Arbeiten. Die verwendeten Namen können Sie beispiels- tungen – in Ihrer Tabelle verwendet haben, können
weise statt der Bezugsadressen in Formeln und Funktio- Sie diese als Namen für die entsprechenden Bereiche
nen verwenden. Die Befehle zum Arbeiten mit Namen übernehmen lassen. Markieren Sie dazu den gesamten
finden Sie in der Gruppe Definierte Namen auf der Re- Zellbereich – inklusive der Zeilen- und Spaltenbeschrif-
gisterkarte Formeln. tungen –, für dessen Teile Sie die Namen definieren
möchten, und wählen Sie dann Aus Auswahl erstellen
10.2.1 Namen einfügen und anzeigen in der Gruppe Definierte Namen der Re-
gisterkarte Formeln. Im Dialogfeld Namen aus Auswahl
Sie können Namen für Zellbereiche selbst definieren
erstellen müssen Sie angeben, welche Beschriftungen
oder automatisch aus in der Tabelle vorhandenen Zei-
in der Tabelle für die Namen verwendet werden sollen
len- oder Spaltenbeschriftungen ableiten lassen.
(à Abbildung 10.21). Wenn Sie – wie meist üblich – die Be-
Namen selbst definieren schriftungen aus der ersten Zeile und der ersten Spalte
verwenden wollen, aktivieren Sie die beiden Kontroll-
Markieren Sie den Bereich in der Tabelle, den Sie mit
kästchen Oberster Zeile und Linker Spalte.
einem Namen versehen wollen, und wählen Sie dann
den Befehl Namen definieren in der Grup-
pe Definierte Namen. Der von Ihnen markierte Bereich
wird im Dialogfeld Neuer Name unter Bezieht sich auf
angezeigt und kann dort gegebenenfalls editiert wer-
den (à Abbildung 10.20).
Den gewünschten Namen legen Sie im Feld Name fest.
Wenn innerhalb der Markierung oder daneben Beschrif-
tungen vorhanden sind, schlägt Microsoft Excel für den
markierten Bereich einen Namen vor. Sie können diesen
Namensvorschlag auch editieren.

Abbildung 10.21 Namen können auch aus den Überschriften

übernommen werden.

272
 Zellen benennen

Wenn Sie die Inhalte von Zellen mit Zah- men übernehmen. Im Dialogfeld können Sie durch eine
ACHTUNG len als Namen verwenden wollen, müs- entsprechende Markierung festlegen, welche Namen
sen diese Zahlen als Text eingegeben worden sein – übernommen werden sollen (à Abbildung 10.22).
etwa in der Form '2010.

10.2.2 Namen verwenden

Haben Sie in der Tabelle Namen für Zellen oder Berei-
che definiert, können Sie diese benutzen, um die so be-
nannten Elemente zu markieren oder in Formeln und
Funktionen darauf Bezug zu nehmen.

Bereiche markieren
Definierte Namen werden im Namenfeld
links in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Sie
können diese dazu verwenden, die Zelle(n)
zu markieren. Öffnen Sie hierfür die Liste
und wählen Sie dann aus dem aufgeklappten Namenfeld
einen Namen aus. Der benannte Bereich wird markiert.
Sie können den gewünschten Namen auch über die Tas-
tatur direkt im vorher angeklickten Namenfeld einge-
ben und so den Bereich markieren.
Abbildung 10.22 Adressen können durch Namen ersetzt werden.
Namen als Bezug verwenden
Durch Namen wird auch die Eingabe von Formeln und
Unten in diesem Dialogfeld können Sie regeln, was wie
Funktionen stark vereinfacht. Sie brauchen dann nicht
ersetzt werden soll. Einige dieser Optionen zeigen Sie
mehr die Zelladressen zu verwenden, sondern benutzen
an, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken:
einfach die Namen. Markieren Sie zuerst die Zelle, in der
Sie die Formel oder Funktion einfügen wollen. Anschlie- » Die Option Relative/Absolute Bezugsart ignorieren
ßend können Sie die Formel direkt über die Tastatur ersetzt Verweise durch Namen, ohne die Form der
eingeben, indem Sie die Namen benutzen. Beispiels- Bezüge zu berücksichtigen. Wenn Sie das Kontroll-
weise könnten Sie in einer entsprechenden Tabelle zum kästchen deaktivieren, ersetzt Excel absolute Be-
Berechnen des Gewinns statt der Formel =B2-B3 den züge durch absolute Namen, relative Bezüge durch
Ausdruck =Umsatz-Kosten verwenden. Voraussetzung relative Namen und gemischte Verweise durch ge-
dafür wäre, dass beispielsweise der Bereich B2:C2 mit mischte Namen.
dem Namen Umsatz und der Bereich B3:C3 mit dem Na-
» Wenn Sie Zellbezüge in benannten Zeilen und Spal-
men Kosten versehen wurde. Beachten Sie dabei, dass
ten nicht durch die Namen dieser Spalten und Zeilen
die Formel in den Zellen B4 und C4 immer =Umsatz-
ersetzen wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkäst-
Kosten lautet.
chen Zeilen- und Spaltennamen verwenden.
Bezüge durch Namen ersetzen » Soll der Zeilen-/Spaltenname nicht entfallen, wenn
Anfänglich durch Zelladressen eingegebene Bezüge sich die Formel in der gleichen Zeile/Spalte wie die
können Sie nachträglich durch Namen ersetzen lassen. Bezugszelle befindet, deaktivieren Sie das bezie-
Markieren Sie dazu den Zellbereich, in dem Sie Namen hungsweise die entsprechende(n) Kontrollkästchen
verwenden wollen. Öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Bei gleicher Spalte entfällt Spaltenname oder Bei
Namen definieren und wählen Sie dann die Option Na- gleicher Zeile entfällt Zeilenname.

273
Kapitel 10  •  Berechnungen und Analysen
»» Wählen Sie unter Reihenfolge der Namen die ent-
sprechende Option, um die Reihenfolge festzulegen,
in der zusammengesetzte Namen verwendbare Be-
züge ersetzen.
10.3 Datenanalysen
Die wirkliche Leistungsfähigkeit von Excel zeigt sich
besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komplexere
Formen der Kalkulationen und Analysen mit speziellen
Zielrichtungen durchführen. Dieser Abschnitt liefert ei-
nen Überblick darüber, was alles möglich ist: Mithilfe der
Konsolidierungsfunktion können Sie eine zusammenfas-
sende Darstellung von Daten einer oder mehrerer Ta-
bellen bewirken. Datentabellen und Matrixtabellen bie-
ten ein schnelles Verfahren, tabellarische Auflistungen
zu erstellen.
Den Zugang zur Mehrzahl der Funktionen für die Ana-
lyse und Zusammenfassung finden Sie über verschie-
dene Befehlsschaltflächen in der Registerkarte Daten
( Abbildung 10.23).
10.3.1 Daten zusammenfassen
Besonders bei größeren Dokumenten ist die Zusam-
menfassung einzelner Daten oft wichtig, um zu überge-
ordneten Aussagen zu kommen. Beispielsweise könn-
ten Sie die Geschäftsdaten einzelner Länder zu einer
Tabelle mit Gesamtdaten zusammenfassen lassen. Das
erreichen Sie durch normale Additionsformeln, Sie kön-
nen aber auch die Funktion Konsolidieren von Microsoft
Excel verwenden. Dabei werden Daten aus einem oder
mehreren Quellbereichen in einem Zielbereich zusam-
mengefasst. Quellbereiche und Zielbereich können sich
in verschiedenen Tabellen oder Arbeitsmappen befin-
den. Sie können bis zu 255 Quellbereiche zu einem Ziel-
bereich zusammenfassen.
274
Markieren Sie zuerst einen Zielbereich für die Ergeb-
nisse der Konsolidierung. Dieser kann sich im selben
Blatt wie die zu konsolidierenden Daten, auf einem an-
deren Blatt oder auch in einer anderen Arbeitsmappe
befinden. Wählen Sie dann den Befehl Konsolidieren
in der Gruppe Datentools der Registerkarte Daten
( Abbildung 10.24).
»» Wählen Sie zunächst unter Funktion die Art, mit
der die noch zu bestimmenden Quellbereiche zu-
sammengefasst werden sollen. Über das Listenfeld
können Sie eine der typischen Funktionen – Summe,
Anzahl, Mittelwert, Maximum, Minimum usw. – aus-
wählen.
»» Anschließend müssen Sie angeben, welche Daten
zusammengefasst werden sollen. Dazu definieren
Sie unter Verweis den Quellbereich. Sie können ihn
nach dem Anklicken des Felds in der Tabelle markie-
ren. Wählen Sie nach dem Festlegen eines Quellbe-
reichs die Schaltfläche Hinzufügen. Der eingegebene
Bezug wird daraufhin in das Listenfeld Vorhandene
Verweise eingefügt. Anschließend können Sie wei-
tere Quellbereiche auf dieselbe Weise hinzufügen.
Wollen Sie einen der so definierten Bereiche aus der
Liste entfernen, markieren Sie ihn und klicken Sie
dann auf die Schaltfläche Löschen.
»» Um anzugeben, welche Beschriftungen bei der Kon-
solidierung nach Kategorien verwendet werden sol-
len, aktivieren Sie entweder das Kontrollkästchen
Oberster Zeile oder Linker Spalte beziehungsweise
beide Kontrollkästchen. Microsoft Excel kopiert die-
se Beschriftungen als Zeilen- und Spaltenüberschrif-
ten in den Zielbereich.
»» Um die Daten im Zielbereich automatisch aktualisie-
ren zu lassen, wenn sich die Daten in einem Quell-
bereich ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Verknüpfungen mit Quelldaten.
Abbildung 10.23 
Die Registerkarte Daten beinhaltet
einige interessante Befehle.

Nach dem Bestätigen werden im zuvor markierten Ziel-
bereich die konsolidierten Daten angezeigt.
Wenn Sie unterschiedliche Arbeitsmappen in
TIPP verschiedenen Ordnern für die Quell- und
Zielbereiche verwenden, müssen Sie den Pfad, den Na-
men der Arbeitsmappe und den der Tabelle zusammen
mit dem Zellbezug angeben.
10.3.2 Tabellen gliedern
Mit der Gliederungsfunktion von
Microsoft Excel können Sie errei-
chen, dass einzelne Bereiche – bei-
spielsweise Zeilen oder Spalten
mit untergeordneten Detailangaben – wahlweise ein-
und ausgeblendet werden können. Wie eine Tabelle ge-
gliedert wird, können Sie entweder automatisch festle-
gen lassen oder selbst bestimmen. Die Werkzeuge dazu
finden Sie in der Gruppe Gliederung der Registerkarte
Datenanalysen
Abbildung 10.24
Teilbereiche werden
zusammengefasst.
Daten. Sie können darüber eine manuelle oder eine au-
tomatische Gliederung erstellen und Detailelemente
ein- und ausblenden.
AutoGliederung
Automatische Gliederungen können Sie für Tabellen
erstellen, in denen Zeilen andere Zeilen oder Spalten
andere Spalten über Formeln zusammenfassen. Bei ei-
ner solchen Zusammenfassung wird es sich oft um ein
Summieren handeln, es können aber auch andere Typen
von Formeln verwendet werden.
Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle und
wählen Sie dann den Befehl Gruppieren in der Gruppe
Gliederung. Aus der Liste zu diesem Befehl verwenden
Sie AutoGliederung. Die Tabelle wird daraufhin automa-
tisch unter Verwendung der vorhandenen Formeln und
der Richtung der Bezüge gegliedert (à Abbildung 10.25).
Hatten Sie sowohl spaltenweise als auch zeilenweise
Zusammenfassungen eingegeben, wird sowohl nach
Spalten als auch nach Zeilen gegliedert.
275
Kapitel 10  •  Berechnungen und Analysen
Ebenen ein- und ausblenden
Nach dem Ausführen der Gliederungsfunktion wer-
den links von den Zeilen und oberhalb der Spalten
mit den Formeln Symbole angezeigt, über die Sie die
untergeordneten Zeilen beziehungsweise Spalten
anzeigen und ausblenden können ( Abbildung 10.26).
Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen mit dem Plus- be-
ziehungsweise Minuszeichen oberhalb des entspre-
chenden Spalten- oder links neben dem entsprechen-
den Zeilenkopf.
Außerdem können Sie bestimmte Ebenen von Zei-
len und Spalten für die gesamte Tabelle aus- und
wieder einblenden, indem Sie in der linken oberen Ecke
der Tabelle auf das Symbol mit der Nummer für die ent-
sprechende Ebene klicken. Klicken Sie beispielsweise
auf die Schaltfläche mit der 1, um nur die obersten Glie-
derungsebenen anzuzeigen.
 
276
Abbildung 10.25 
Automatische Gliederungen orientieren
sich an der Berechnungsstruktur.
Benutzerdefinierte Gliederung
Etwas aufwändiger als bei der Anwendung der Funkti-
on AutoGliederung müssen Sie vorgehen, wenn keine
Formeln auf eine Gliederungsmöglichkeit hinweisen. Sie
können dann eine Gliederungsstruktur selbst erstellen,
indem Sie einzelne aufeinanderfolgende Zeilen oder
Spalten zu Gruppen zusammenfassen.
Markieren Sie hierzu zunächst den Bereich in der Ta-
belle, den Sie zu einer Ebene zusammenfassen wollen.
Wählen Sie dann Gruppieren in der Liste zum Befehl
Gruppieren. Wenn Sie keine vollständigen Zeilen oder
Spalten markiert hatten, müssen Sie entscheiden, wel-
che Form gewählt werden soll. Nach dem Bestätigen
wird die Gliederung erstellt – die markierten Elemente
werden zu einer Ebene zusammengefasst.
Abbildung 10.26 
Details können ein- und
ausgeblendet werden.

Wo die zu der so erstellten Gruppe gehörende Haupt-
zeile liegt, können Sie über das Dialogfeld Einstellungen
festlegen, das Sie durch einen Klick auf die kleine Pfeil-
spitze neben dem Gruppennamen Gliederung anzei-
gen lassen ( Abbildung 10.27).
Abbildung 10.27  Die Richtung können Sie festlegen.
10.4 Datentools
Sie können auch weitergehende Analy-
sen durchführen. Sehr interessant sind
die Methoden Szenarien oder Zielwert-
suche. Bei Excel benutzen Sie für der-
artige Fragestellungen einige Befehle in der Gruppe
Daten­tools der Registerkarte Daten.
Szenarien
Bei der Arbeit mit Szenarien geht es um die Frage, wie
sich Ergebnisse ändern, wenn bestimmte Ausgangsgrö-
ßen andere Werte annehmen. Beispielsweise können Sie
Datentools
bei einer Vorhersage der Gewinnentwicklung bestimm-
te Daten für einen pessimistischen, einen wahrschein-
lichen und einen optimistischen Fall festlegen und die
unterschiedlichen Ergebnisse für diese Fälle berechnen.
Excel ermöglicht es, für diese Berechnungen ein und
dieselbe Tabelle zu verwenden und die Annahmen für
die unterschiedlichen Fälle in dieser zu speichern. Sze-
narios müssen natürlich erst definiert werden:
»» Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die ge-
wünschten Zusammenhänge durch entsprechende
Formeln wiedergegeben werden. Für das Beispiel ei-
ner Gewinnvorhersage erstellen Sie eine Tabelle, in
der feste Werte für Umsatz und Kosten eingegeben
werden und der Gewinn durch Subtraktion ermittelt
wird.
»» Öffnen Sie dann die Liste zur Be­
fehlsschaltfläche Was-wäre-wenn-
Analyse in der Gruppe Datentools
und wählen Sie den Befehl Szena-
rio-Manager. Wenn noch kein Szenario definiert wur-
de, müssen Sie zuerst eines erstellen.
»» Wählen Sie dazu die Schaltfläche Hinzufügen im
angezeigten Dialogfeld ( Abbildung 10.30). An-
schließend geben Sie dem Szenario einen Namen
und legen die in der Tabelle veränderbaren Zellen
– beispielsweise die Zellen für den Umsatz und für
die Kosten – fest.
Abbildung 10.28 
Legen Sie fest, welche Werte
veränderbar sein sollen.
277
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
» Nach dem Bestätigen legen Sie im Dialogfeld Sze-
nariowerte die Werte für die veränderbaren Zellen
fest (à Abbildung 10.28). Auf diese Weise können Sie
mehrere Szenarien erstellen.
Abbildung 10.29
Für die veränderbaren
Zellen müssen Werte
gesetzt werden.
Um zu verhindern, dass andere Personen Än-
TIPP derungen an den Szenarien in der Tabelle
selbst vornehmen, aktivieren Sie im Dialogfeld Szenario
hinzufügen das Kontrollkästchen Änderungen verhin-
dern. Aktivieren Sie außerdem den Blattschutz.
Um eines der definierten Szenarien in der Tabelle anzu-
zeigen, wählen Sie wieder den Befehl Szenario-Manager
in der Liste zur Befehlsschaltfläche Was-wäre-wenn-
Analyse in der Gruppe Datentools. Im Feld Szenarien
des Dialogfelds werden die bereits definierten Szena-
rien angezeigt (à Abbildung 10.30). Markieren Sie das
gewünschte Szenario und wählen Sie dann Anzeigen. Je
nach gewähltem Szenario werden in der Tabelle unter-
schiedliche Werte angezeigt.
Abbildung 10.30 Die definierten Szenarien können jederzeit
wieder angezeigt werden.
278
» Um Änderungen an einem Szenario vorzunehmen,
markieren Sie es und klicken dann auf Bearbeiten.
Zum Entfernen benutzen Sie die Schaltfläche Lö-
schen.
» Über die Schaltfläche Zusammenführen können Sie
Szenarien aus verschiedenen Arbeitsmappen und
Blättern zu einem Satz zusammenfassen. Öffnen Sie
dazu vorher alle Arbeitsmappen, die die entspre-
chenden Szenarien enthalten.
Zielwertsuche
Einfachste Optimierungsaufgaben ohne Nebenbedin-
gungen können Sie lösen, indem Sie den Wert in einer
angegebenen Zelle so lange verändern lassen, bis die
Formel, die – mittelbar oder unmittelbar – auf diese Zel-
le zurückgreift, ein gewünschtes Ergebnis liefert. Das
Problem könnte beispielsweise darin bestehen, bei ei-
ner vorhandenen Kostenstruktur den Break-Even-Wert
zu bestimmen – also den Umsatz, bei dem gerade ein
Gewinn von 0 erwirtschaftet wird.
» Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der ein formel-
mäßiger Zusammenhang zwischen den einzelnen
Daten definiert wird. Beispielsweise können Sie den
Gewinn berechnen, indem Sie vom Umsatz sowohl
den Anteil der variablen Kosten als auch die fixen
Kosten abziehen. Im vorliegenden Beispiel geschieht
das in der Zelle B4 mit der Formel =B1-B2*B1-B3.
» Wählen Sie nun den Befehl Ziel-
wertsuche in der Liste zur Be-
fehlsschaltfläche Was-wäre-wenn-
Analyse in der Gruppe Datentools.
Geben Sie im dann angezeigten Dialogfeld im Feld
Zielzelle die Adresse der Zelle an, für die ein be-
stimmter Wert gefordert werden soll, und benutzen
Sie das Feld Zielwert, um diesen Wert anzugeben
(à Abbildung 10.31). Das Feld Veränderbare Zelle
muss die Adresse der Zelle beinhalten, deren Wert
verändert werden soll, um das gewünschte Ergebnis
zu erzielen.
 Datentools

Abbildung 10.31 
Zielzelle, Zielwert und der veränderbare
Wert müssen definiert werden.

»» Nach dem Bestätigen wird – wenn möglich – die Lö- das zusätzlich angezeigte Dialogfeld Status der Ziel-
sung geliefert und in die veränderbare Zelle wird der wertsuche können Sie den Wert bestätigen oder den
Wert geschrieben, der die Zielvorgabe erfüllt. Über Vorgang abbrechen ( Abbildung 10.32).

Abbildung 10.32 
Das Ergebnis wird
angezeigt.

279
Kapitel 11

Die optische Gestaltung » Sparklines sind neu in Microsoft Excel 2010

(à Abschnitt 11.3). Eine Sparkline ist ein sehr kleines
der Daten Diagramm in einem Arbeitsblatt, das Daten visuell
darstellt. Mit Sparklines können Sie beispielsweise
Trends für eine Wertereihe innerhalb einer Zelle auf-
zeigen.
In diesem Kapitel wollen wir uns mit der optischen Dar-
stellung der Zahlenwerte in Excel-Tabellen beschäfti-
Für weitere optische Verfeinerungen kön-
gen. Dazu gehören zwei Aspekte: das Formatieren und HINWEIS nen Sie die Tabelle über verschiedene Op-
die Darstellung der Daten in Diagrammen.
tionen mit zusätzlichen Objekten – wie Textelementen,
» Wir wollen Ihnen zunächst einige Werkzeuge zur Ab- Grafiken oder Medienclips – versehen (à Kapitel 26).
wicklung einfacher Formatierungsaufgaben zeigen
und anschließend auf die individuellen Möglichkei-
Einige der in diesem Kapitel gezeigten
ten zur Formatierung einzelner Zellen und Zellberei- HINWEIS Beispiele finden Sie auf der Begleit-CD im
che eingehen (à Abschnitt 11.1). Dazu gehören sowohl
Ordner 11. Sie müssen Sie wiederum nur benutzen, wenn
Angaben zur Form der Anzeige – beispielsweise die
Sie die Ausführungen selbst nachvollziehen wollen und
Darstellung mit einem Prozent- oder Währungszei-
Ihnen die Eingabe der Daten zu mühsam ist.
chen – als auch solche zu grafischen Fragen – wie
beispielsweise die Wahl der Schriftart.
» Mit Microsoft Excel haben Sie die Möglichkeit, Ihre 11.1 Formatieren
Daten grafisch in Form von Diagrammen zu präsen-
Für die Formate aller neuen Tabellen sind standard-
tieren (à Abschnitt 11.2). Diagramme sind mit den
mäßig bestimmte Voreinstellungen festgelegt. Ge-
Tabellendaten verknüpft, aus denen sie erstellt wur-
nerell wird die Schriftart Calibri in der Schriftgröße 11
den, und werden immer dann aktualisiert, wenn Sie
verwendet. Die Spaltenbreite beträgt 10,71 Zeichen, die
Ihre Tabelle aktualisieren. Es werden also immer die
Zeilenhöhe 15,00 Punkt. Wenn Sie bestimmte Forma-
aktuellen Daten der Tabelle im Diagramm angezeigt.
teinstellungen – beispielsweise Schriftart, Schriftgröße,
Solche Diagramme können entweder als eingebet-
Zahlenformat usw. – für alle neuen Tabellen ändern wol-
tete Diagramme innerhalb eines Tabellenblatts oder
len, öffnen Sie die Arbeitsmappe und benutzen Sie die
als separate Diagrammblätter in der Arbeitsmappe
Werkzeuge der vier Gruppen Schriftart, Ausrichtung,
erstellt werden.
Zahl und Formatvorlagen in der Registerkarte Start des
Menübands (à Abbildung 11.1).

280

11.1.1 Einfache Zellenformate
Für eine etwas individuellere Formatierung einzelner
Zellen oder Zellbereiche können Sie über die Mini-
symbolleiste arbeiten, die automatisch angezeigt wird,
wenn Sie einen Bereich markieren und auf die rechte
Maustaste klicken ( Abbildung 11.2).
Abbildung 11.2  Die wichtigsten Formate werden in der Mini­
symbolleiste – oberhalb der Markierung – zusammengefasst.
Um die für eine Zelle definierten Formateinstellungen
auf andere Teile der Tabelle zu übertragen, markieren
Sie die Zelle mit dem gewünschten Format und klicken
dann auf die Schaltfläche Format übertragen in der
Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start. Kli-
cken Sie anschließend auf die Zelle oder markieren Sie
den Bereich, auf die beziehungsweise den Sie das For-
mat übertragen wollen.
Formatieren
Abbildung 11.1 
Benutzen Sie zum Formatie-
ren die Schaltflächen auf der
Registerkarte Start.
11.1.2 Schriftformate
Für Text- oder Zahleneingaben können
Sie die Schriftart, den Schriftstil, die
Schriftgröße, die Form der Unterstrei-
chung, die Schriftfarbe und andere Ge-
staltungsoptionen festlegen. Die Werkzeuge zur Zei-
chenformatierung sind bei fast allen Programmen der
Office-Generation 2010 identisch. Wir haben sie deswe-
gen schon in unserem Kapitel über die programmüber-
greifenden Standardbefehle angesprochen (à Kapitel
4). Für das schnelle Arbeiten verwenden Sie die Be-
fehlsschaltflächen der Gruppe Schriftart auf der Regis-
terkarte Start. Markieren Sie den zu formatierenden
Bereich und wählen Sie dann den gewünschten Befehl.
Wenn Sie noch weitere Details benötigen oder eine zu-
sammenhängende Bearbeitung über ein Dialogfeld vor-
ziehen, klicken Sie nach dem Markieren des zu forma-
tierenden Bereichs auf die Schaltfläche mit dem nach
rechts unten weisenden Pfeil neben der Gruppenbe-
zeichnung Schriftart. Die Registerkarte Schrift im Dia-
logfeld Zellen formatieren wird angezeigt. Sie können
darüber die Schriftart, den Schriftstil, die Größe der
Schrift, deren Farbe und weitere Effekte einstellen.
Auch Tastenkombinationen stehen Ihnen für die wich-
tigsten Schriftformate zur Verfügung ( Tabelle 11.1).
Tasten Beschreibung
Ÿ+Á+F Fett ein- oder ausschalten
Ÿ+Á+K Kursiv ein- oder ausschalten
Ÿ+Á+U Unterstrichen ein- oder ausschalten
Ÿ+5 Durchstreichen ein- oder ausschalten
Tabelle 11.1  Für die wichtigsten Schriftformate stehen auch
Tastenkürzel zur Verfügung.
281
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten

Im Allgemeinen werden Sie für alle Zeichen eines Ein- Symbol Beschreibung
trags in einer Zelle dasselbe Format benutzen. Sie
können aber auch innerhalb einer Zelle unterschied- Den Zelleintrag vertikal – oben, mittig oder unten –
liche Schriftformate zuweisen. Auf diese Weise lassen ausrichten
sich beispielsweise innerhalb einer Zelle tief- oder Den Inhalt der Zelle linksbündig, zentriert, rechts-
hochgestellte Zeichen für Indizes und Exponenten er- bündig ausrichten
zeugen. Wählen Sie dazu zunächst die Zelle, in der Sie
Den Inhalt der Zelle über mehrere Spalten zentrieren
die Formateinstellungen vornehmen wollen. Markieren
Sie dann den Bereich des Zellinhalts in der Bearbei-
Den Einzug verkleinern, vergrößern
tungsleiste, den Sie formatieren wollen, und legen Sie
die gewünschten Schriftparameter für den markierten
Den Zellinhalt vertikal oder diagonal drehen
Bereich fest. Das eingestellte Format wird nur in der
Zelle selbst angezeigt, nicht in der Bearbeitungsleiste
Die Zeile so vergrößern, dass der Inhalt der Zelle
( Abbildung 11.3).
vollständig angezeigt wird

Tabelle 11.2  Die wichtigsten Befehle können Sie über die Gruppe
Ausrichtung ansprechen.

Abbildung 11.3  In einer Zelle können unterschiedliche Schriftfor-

mate verwendet werden.

 
11.1.3 Ausrichtung
Abbildung 11.4  Die Optionen zum Verbinden und zentrieren und
Standardmäßig werden in einer Zelle Text- zur Ausrichtung
werte linksbündig, Zahlenwerte rechts-
bündig und Wahrheitswerte zentriert
ausgerichtet. Sie können diese Voreinstel-
lungen ändern und außerdem die horizontale und verti-
kale Ausrichtung, den Einzug in der Zelle, den Winkel
und diverse andere Parameter einstellen. Die wesent-
lichsten Ausrichtungsparameter können Sie über die
entsprechenden Schaltflächen in der Gruppe Ausrich- Abbildung 11.5  Verbinden und zentrieren ermöglicht die Darstel-
tung einstellen ( Tabelle 11.2). Markieren Sie vorher den lung von gemeinsamen Überschriften.
zu formatierenden Zellbereich.
Wenn Sie noch weitere Details benötigen oder eine
Einige dieser Schaltflächen beherbergen Listen, die wei-
zusammenhängende Bearbeitung über ein Dialogfeld
tere Optionen anbieten ( Abbildung 11.4).
vorziehen, klicken Sie nach dem Markieren des zu for-
Beispielsweise können Sie über Verbinden und zentrie­ matierenden Bereichs auf die Schaltfläche mit dem
ren dafür sorgen, dass benachbarte Zellen zu einer Zelle nach rechts unten weisenden Pfeil neben der Gruppen-
zusammengefasst werden und der Inhalt der Zelle links bezeichnung Ausrichtung. Die Registerkarte Ausrich-
in diesem Zellverbund zentriert angezeigt wird. Markie- tung im Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt
ren Sie vor der Anwendung dieses Befehls die Zelle mit ( Abbildung 11.6 und Tabelle 11.3). Sie können darüber
den Nachbarzellen ( Abbildung 11.5). den Text in den Zellen ausrichten und weiter anpassen.

282
 Formatieren

sie hierüber aber auch oben oder in der Mitte (Verteilt)

Abbildung 11.6  Die Ausrichtung der Zelleinträge kann eingestellt
werden.
Das hier wichtigste Feld ist jenes mit
der Bezeichnung Horizontal im Bereich
Textausrichtung. Hierüber stellen Sie
die waagerechte Ausrichtung ein.
Über das Feld Vertikal legen Sie die senkrech-
te Ausrichtung der Einträge in den Zellen fest.
Der Effekt ist nur sichtbar, wenn Sie die Höhe
der betroffenen Zeile vergrößern. Standardmäßig wer-
den Einträge unten in der Zelle angezeigt. Sie können
anzeigen lassen. Die Option Blocksatz bewirkt, dass ein
längerer Text umbrochen, also auf mehrere Zeilen auf-
geteilt wird.
Die Einstellmöglichkeiten im Gruppenfeld
Orientierung eignen sich besonders für Fäl-
le, in denen eine Spaltenüberschrift – ge-
messen an den sonstigen Inhalten dieser
Spalte – recht lang ist. In solchen Fällen spart
es Platz, wenn Sie die Überschrift schräg
oder senkrecht stellen. Zur senkrechten An-
ordnung klicken Sie auf das Feld mit dem senkrechten
Eintrag Text. Um den Inhalt schräg zu stellen, verschie-
ben Sie im Feld daneben den Zeiger auf die gewünschte
Position oder geben im Feld Grad den gewünschten Win-
kel ein. Letzteres ermöglicht eine feinere Einstellung.
Weitere Optionen bieten die Kontrollkästchen im Ab-
schnitt Textsteuerung:
»» Zeilenumbruch legt fest, ob ein Zeilenumbruch vor-
genommen werden soll, wenn der Zellinhalt länger
als die Spaltenbreite ist. Wenn diese Option akti-
viert ist, erfolgt bei mehreren Wörtern in der Zelle
der Umbruch automatisch. Bei einem langen Wort
sollten Sie an einer geeigneten Stelle über die Bear-
beitungsleiste einen Trennstrich einfügen. Um einen
längeren Texteintrag in einer Zelle gezielt an einer
Stelle zu umbrechen, verwenden Sie die Tastenkom-
bination Ç+Æ.

Option Beschreibung
Standard Grundeinstellung: Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert
Links (Einzug) Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach rechts eingezogen.
Zentriert Zentriert den Zellinhalt.
Rechts (Einzug) Richtet den Inhalt am rechten Zellrand aus. Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um
diese Zahl von Zeichen nach links eingezogen.
Ausfüllen Der Inhalt der aktiven Zelle wird wiederholt, bis der markierte Bereich gefüllt ist.
Blocksatz Richtet den Inhalt rechts- und linksbündig aus; ist nur bei mehrzeiligen Texteingaben relevant.
Über Auswahl zentrieren Zentriert die Daten in einer Zelle innerhalb des vorher markierten Zellbereichs.
Verteilt (Einzug) Wenn die Zelle einen Text mit einem Leerzeichen enthält, wird der Teil vor dem Leerzeichen linksbündig, der Teil danach
rechtsbündig ausgerichtet.

Tabelle 11.3  Bei der horizontalen Ausrichtung gibt es mehrere Alternativen.

283
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten

» An Zellgröße anpassen bewirkt, dass die Schriftgrö-

ße so verkleinert wird, dass die Zelle ganz ausgefüllt
wird.
» Mit Zellen verbinden können Sie zwei oder mehr
benachbarte Zellen, die Sie vorher gemeinsam mar-
kiert haben, zu einer einzigen verbinden.
» Über das Drop-down-Listenfeld Textrichtung unter
Von rechts nach links können Sie bestimmen, in wel-
che Richtung der Text laufen soll. Das ist aber abhän-
gig von der Spracheinstellung: Wenn eine Sprache
eingestellt ist, deren Textrichtung standardmäßig
von links nach rechts läuft, ist eine anderweitige Ein-
stellung hier wirkungslos.

11.1.4 Zahlenformate
Zahlen in einer Tabelle – dazu gehören auch
Datums- und Uhrzeitangaben sowie Wahr-
heitswerte – können in unterschiedlichen
Formaten angezeigt werden. Einige Zahlen-
formate können Sie auch über die entsprechenden
Schaltflächen in der Gruppe Zahl auf der Registerkarte
Start im Menüband einstellen (à Tabelle 11.4). Markieren
Sie vorher den zu formatierenden Zellbereich.
Symbol Beschreibung
Über.das.Listenfeld.können.Sie.die.Form.der.Dar-
stellung.einer.Zahl.auswählen.–.beispielsweise.als.
Dezimalzahl,.Prozentzahl.usw .
Den.Inhalt.der.Zelle.in.unterschiedlichen.Währungs-
formaten,.im.Prozentformat.oder.mit.Tausender-
trennzeichen.darstellen
Eine.Dezimalstelle..hinzufügen.und.entfernen
Tabelle 11.4 Die wichtigsten Befehle können Sie über die Gruppe
Zahl ansprechen.
Wiederum gibt es hier Befehlsschaltflächen, deren Ka-
taloge mehrere Optionen beinhalten (à Abbildung 11.7).
Auf deren Bedeutung werden wir gleich noch eingehen.
Abbildung 11.7 Die Optionen zu Zahlenformat und
Buchhaltungszahlenformat
Feinheiten über das Dialogfeld einstellen
Auch hier können Sie wieder zusammenhängend über
ein Dialogfeld arbeiten. Klicken Sie nach dem Markie-
ren des zu formatierenden Bereichs auf die Schaltfläche
mit dem nach rechts unten weisenden Pfeil neben
der Gruppenbezeichnung Zahl. Die Registerkarte Zah-
len im Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt
(à Abbildung 11.8 bis Abbildung 11.9). Wählen Sie hier zu-
erst eine Kategorie und bestimmen Sie dann die zusätz-
lichen Parameter. Beachten Sie, dass sich einige Inhalte
auf der Registerkarte ändern (können), wenn Sie die
Kategorie wechseln. Die Wirkung der aktuell gewählten
Einstellungen wird im Feld Vorschau skizziert.
Beachten Sie, dass einige der Format-
ACHTUNG optionen mit einem kleinen Sternchen
gekennzeichnet sind. Diese reagieren auf Änderungen
der Einstellungen im Bereich Region und Sprache der
Systemsteuerung von Windows. Wenn Sie dort auf der
Registerkarte Formate Änderungen durchführen, wird
diese Änderung auch in Excel übernommen. Der Sinn
dieser Sache liegt darin, dass Anwender mit anderen

284

Regionaleinstellungen die Angaben mit den Einstellun-
gen sehen, die sie gewohnt sind. Formatoptionen ohne
Sternchen reagieren nicht auf andere Vorgaben aus
dem Betriebssystem.
Standardformate
Die ersten zehn Kategorien werden Sie wahrscheinlich
am häufigsten verwenden:
»» Die Kategorie Standard bewirkt die Übernahme der
Grundeinstellungen, die Sie schon von der Daten-
eingabe über die Tastatur her kennen. Zahlenwerte
werden mit allen Dezimalstellen (bei ausreichender
Spaltenbreite; maximal 15 Zeichen) angezeigt.
»» Die Kategorie Zahl erlaubt die Wahl der Dezimal-
stellen und unterschiedliche Darstellungsformen für
negative Zahlenwerte ( Abbildung 11.8). Aktivieren
Sie das Kontrollkästchen 1000er-Trennzeichen ver-
wenden, wenn zwischen den Tausendern – in der
deutschsprachigen Version – jeweils ein Punkt ge-
setzt werden soll. Die Form des Trennzeichens wird
über die Ländereinstellung des Betriebssystems ge-
regelt. In der schweizer Version wird ein Hochkom-
ma als Tausendertrennzeichen verwendet.
Abbildung 11.8  Im Format Zahl können Zahlen mit mehreren
Dezimalstellen angezeigt werden.
Formatieren
»» Die Kategorie Währung erlaubt die
Wahl unterschiedlicher Währungs-
zeichen, die Festlegung der Zahl der
Dezimalstellen und die separate
Darstellungsform von negativen Zahlenwerten. Das
Tausendertrennzeichen wird bei dieser Kategorie
automatisch gesetzt.
»» Buchhaltung erlaubt die Ausrichtung der Zahlen-
werte an Währungssymbolen und Dezimaltrennzei-
chen in einer Spalte – unabhängig von einer separat
gewählten Ausrichtung.
»» In der Kategorie Datum haben Sie die Wahl zwischen
unterschiedlichen Darstellungsformen für Datum-
sangaben. Wählen Sie zuerst unter Gebietsschema
den betreffenden Eintrag. Damit erreichen Sie, dass
die für diese Region üblichen Alternativen zur Dar-
stellung im Listenfeld Typ angezeigt werden. Sie
können darin reine Datums-, reine Uhrzeit- und ge-
mischte Formate auswählen.
»» Für die Kategorie Uhrzeit stehen entsprechende
Optionen zur Verfügung. Normale Zahlenwerte kön-
nen in Datums- oder Uhrzeitangaben umformatiert
werden – und umgekehrt: Das Datum 1. Jul. 2010
entspricht dem Zahlenwert 40360 und entspricht
damit dem 40360. Tag nach dem 1.1.1900. Die Uhr-
zeitangabe 18:30 entspricht dem Zahlenwert 0,77
– 24:00 Uhr entspricht dem Wert 1. Kombinationen
von Datum und Uhrzeit werden entsprechend umge-
rechnet.
»» Das Format Prozent multipliziert den Zahlenwert mit
dem Faktor 100 und setzt ein %-Zeichen hinzu. Bei-
spielsweise wird die Eingabe 0,65 im Format Prozent
als 65% dargestellt. Legen Sie außerdem die Zahl
der Stellen hinter dem Komma fest.
»» Das Format Bruch erlaubt die Darstellung als Bruch-
zahl. Die Eingabe 1,25 kann beispielsweise als 1 1/4
oder als 1 2/8 dargestellt werden. Legen Sie unter
Typ die Form der Darstellung des Bruchs fest.
Auch Tastenkombinationen stehen Ihnen für die wich-
tigsten Zahlenformate zur Verfügung ( Tabelle 11.5).
285
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten

Tasten Format
Ÿ+& Standardzahlenformat
Ÿ+$ Standardwährungsformat mit zwei Dezimalstellen
(negative Werte werden rot formatiert)
Ÿ+% Prozentformat ohne Dezimalstellen
Ÿ+" Exponentielles Zahlenformat mit zwei Dezimalstellen
Ÿ+# Ein benutzerdefiniertes Datumsformat mit Tag,
Monat und Jahr

Tabelle 11.5  Für die wichtigsten Zahlenformate gibt es Tasten­

kürzel.

Sonderformate
Die Kategorie Sonderformat ist besonders beim For-
matieren von Listen und Datenbankeinträgen hilfreich.
Beispielsweise finden Sie hier Formate für die Postleit-
zahlen und Versicherungsnummern unterschiedlicher
Länder. Geben Sie hier zuerst das Gebietsschema an.
Unter Typ wählen Sie dann das gewünschte Format aus.
Benutzerdefinierte Formate
Um Zahlenformate zu definieren, die von den in der Lis-
te angezeigten abweichen, verwenden Sie die Kategorie
Benutzerdefiniert ( Abbildung 11.9). Diese Kategorie
erlaubt es, fast jedes Format für Zahlen sowie Datums-
und Uhrzeitangaben zu definieren. Wählen Sie unter
den im Listenfeld Typ aufgelisteten Formaten zunächst
den Typ, der Ihren Vorstellungen am nächsten kommt.
Durch das Bearbeiten eines solchen integrierten For-
mats wird dieses nicht verändert, sondern es wird ein
neues hinzugefügt. Einige der hier angezeigten symbo-
lischen Formate bestehen aus zwei oder drei Abschnit-
ten, die jeweils durch ein Semikolon voneinander ge-
trennt sind. Wenn nur zwei Abschnitte angegeben sind,
wird der erste Abschnitt für positive Zahlen und Nullen
benutzt, der zweite für negative. Ein dritter Abschnitt
wird für Nullwerte und Text verwendet.
»» Im Textfeld Typ können Sie das gewählte Format ab-
ändern. Das Format wird mithilfe von Zahlenformat-
codes definiert. Benutzen Sie die Codes #, 0 und ?
zur Angabe der Zahlenformate ( Tabelle 11.6).
Abbildung 11.9  Auch benutzerdefinierte Formate können erstellt
werden.
Zeichen Beschreibung
# Zeigt nur signifikante Ziffern an, nicht signifikante
Nullen werden ignoriert.
0 Zeigt nicht signifikante Nullen an, wenn eine Zahl we-
niger Stellen aufweist als Nullen im Format vorhanden
sind.
? Fügt auf beiden Seiten der Dezimalstelle Leerzeichen
für nicht signifikante Nullen ein, um Dezimalzahlen am
Dezimalkomma auszurichten.
Tabelle 11.6  Zahlenformate werden mit Codes gekennzeichnet.
»» Zur Anzeige eines Punkts als Tausendertrennzei-
chen fügen Sie einen Punkt in das Zahlenformat ein.
»» Die Farbe für einen Abschnitt des Formats wird ein-
gestellt, indem Sie den Namen der Farbe in eckigen
Klammern eingeben.
»» Um Zahlenformate zu definieren, die nur dann an-
gewendet werden, wenn eine Zahl eine angegebene
Bedingung erfüllt, schließen Sie die Bedingung in
eckige Klammern ein. Die Bedingung setzt sich aus
einer Farbangabe und einem Wert zusammen.

286

11.1.5 Rahmen, Linien und Muster
Sie können einzelne Zellen oder Zellbereiche mit Rah-
men, Linien oder Mustern versehen. Auf diese Weise
können Sie eine optische Strukturierung der Tabellen
vornehmen oder bestimmte Zellen oder Bereiche be-
sonders betonen. Denken Sie aber auch hier an einen
angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente
könnten die Seriosität der Aussage gefährden.
Über die Befehlsschaltflächen Rahmenlinie und
Füllfarbe der Gruppe Schriftart auf der Registerkar-
te Start des Menübands können Sie die wichtigsten Ein-
stellungen sofort vornehmen ( Abbildung 11.10). Mar-
kieren Sie vorher die gewünschten Zellen in der Tabelle.
 
Abbildung 11.10  Die Kataloge zu den Befehlsschaltflächen
Rahmenlinie und Füllfarbe
Für Entwürfe mit höherem Detailgrad können Sie auch
hier wieder zusammenhängend über ein Dialogfeld
arbeiten. Klicken Sie nach dem Markieren des zu for-
matierenden Bereichs auf die Schaltfläche mit dem
nach rechts unten weisenden Pfeil neben einer der
Gruppenbezeichnungen Schriftart, Ausrichtung oder
Zahl. Das Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt.
Benutzen Sie hierin die Registerkarten Rahmen oder
Ausfüllen ( Abbildung 11.11). Die Wirkung der aktuell ge-
wählten Einstellungen wird auch hier im Feld Vorschau
skizziert.
Formatieren
Rahmen und Linien
Rahmen und Linien sind ähnliche Elemente. Ein Rah-
men ist eine Linie, die eine Zelle oder einen Zellbe-
reich voll umschließt. Zum Festlegen markieren Sie
den gewünschten Zellbereich und wählen dann die
Registerkarte Rahmen im Dialogfeld zum Befehl Zellen
( Abbildung 11.11). Hier können Sie Position, Stärke und
Farbe der Linienelemente festlegen. Das Ergebnis wird
in der Vorschau angezeigt.
Abbildung 11.11  Über die Registerkarte Rahmen können Sie
Linien­elemente einfügen.
Da Sie jedes Linienelement nach der Auswahl noch än-
dern können, spielt es im Prinzip keine Rolle, in welcher
Reihenfolge Sie bei der Festlegung von Position, Art
und Farbe vorgehen. Für ein schnelles Arbeiten emp-
fiehlt es sich aber, immer zuerst Art und Farbe der zu
verwendenden Linien einzustellen. Das erledigen Sie
durch Auswahl in den Feldern auf der rechten Seite des
Dialogfelds. Anschließend legen Sie fest, wo die Linien­
elemente erscheinen sollen. Alle Linien weisen dann die
gewählte Art und Farbe auf. Auch wenn Sie Art und/
oder Farbe wechseln wollen, geht es schneller, wenn Sie
das vor dem Festlegen der Position der Linie erledigen.
»» Mit den drei Schaltflächen unter Voreinstellungen
können Sie die am häufigsten auftretenden Fälle
einstellen ( Tabelle 11.7). Sie können diese Optionen
auch als Voreinstellung benutzen, die Sie anschlie-
ßend über weitere Schaltflächen abwandeln können.
287
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten

Symbol Beschreibung gewünschten Zellbereich und wählen Sie dann die Re-
gisterkarte Ausfüllen im Dialogfeld zum Befehl Zellen.
Mit der Rahmenoption Außen können Sie einen vorher Hier können Sie den markierten Zellbereich mit einer
markierten Zellbereich mit einem umgebenden Rahmen einfachen Hintergrundfarbe versehen und/oder ein zu-
versehen.
sätzliches Muster verwenden.
Mit der Option Innen setzen Sie nur Linien im Inneren des
markierten Bereichs.
»» Wählen Sie aus den 50 Farben im oberen Bereich
der Registerkarte zunächst eine Grundfarbe für den
Über die Option Keine entfernen Sie alle bisher festgeleg- markierten Bereich. Im Feld Beispiel wird die gewähl-
ten Linienelemente. te Farbe angezeigt. Die zehn zusätzlichen Farben im
Tabelle 11.7  Verschiedene Voreinstellungen ermöglichen ein Bereich ganz oben benutzt Microsoft Excel stan-
schnelles Arbeiten. dardmäßig für Diagramme.
»» Wenn Sie die eingestellte Grund-
»» Das Ergebnis der Auswahl wird in der Vorschau an-
farbe mit einem zusätzlichen Mus-
gezeigt. Durch Klicken auf eine entsprechende Stel-
ter versehen wollen, benutzen Sie
le können Sie ein weiteres Element mit der vorher
dazu die Einstellungen über die
eingestellten Linienart und -farbe erstellen. Ein Klick
Listenfelder Musterfarbe und Musterformat. Hier
auf ein bereits vorhandenes Element blendet es wie-
können Sie einerseits die Form des Musters und an-
der aus.
dererseits dessen Farbe bestimmen. Benutzen Sie
»» Die Schaltflächen links und unterhalb des Vorschau- Automatisch, wenn Sie die Farbauswahl für das Mus-
felds benutzen Sie, um einzelne Linienelemente um ter Microsoft Excel überlassen wollen. Das Ergebnis
den oder in dem markierten Bereich zu setzen. Auch wird wieder im Feld Beispiel angezeigt.
hier können Sie durch einen weiteren Klick auf eine
»» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fülleffekte
der Schaltflächen das betreffende Element wieder
können Sie einen solchen für den vorher ausgewähl-
abschalten.
ten Zellbereich festlegen ( Abbildung 11.12).
»» Eine weitere Möglichkeit zum Positionieren von Lini-
en besteht darin, an der gewünschten Stelle im Feld
für die Vorschau einen Klick durchzuführen. Damit
erzeugen Sie dort eine Linie. Ein Klick auf eine schon
vorhandene Linie entfernt diese wieder.
»» Um alle Rahmen oder Linien aus einem vorher mar-
kierten Bereich wieder zu entfernen, wählen Sie die
Voreinstellung Keine. Um ein einzelnes bereits ein-
gefügtes Element zu löschen, klicken Sie auf die ent-
sprechende Schaltfläche im Bereich Rahmen oder
Sie klicken direkt auf das Element in der Vorschau.
»» Um die Art und/oder die Farbe eines Elements nach-
träglich zu ändern, wählen Sie zuerst die neue Art
und/oder Farbe und klicken dann in der Vorschau auf
das zu ändernde Element.

Muster
Zum Erzeugen eines Zellhintergrunds – beispielsweise
farbig oder gemustert – in einem Zellbereich dient eine Abbildung 11.12  Die Fülleffekte
separate Registerkarte. Markieren Sie zunächst den

288

Beachten Sie, dass sich die gewählte Hin-
TIPP tergrundgestaltung von der verwendeten
Schriftfarbe gut unterscheiden sollte, damit die Zell-
inhalte lesbar sind.
11.1.6 Zeilen und Spalten formatieren
Microsoft-Excel-Tabellen besitzen zunächst einen Stan-
dardwert für die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite, den
Sie über die Formatvorlage Standard regeln können
(à Abschnitt 11.1.7). Sie können diese Standardwerte
mithilfe der Befehlsschaltfläche Format in der Gruppe
Zellen auf der Registerkarte Start oder direkt über die
Maus an die speziellen Erfordernisse der Spalten und
Zeilen anpassen.
Bei Spalten, deren Höhe Sie nicht speziell
TIPP festgelegt haben oder die auf eine optimale
Höhe eingestellt wurden, ändert sich bei der Wahl eines
größeren Schriftgrads für den Zellinhalt automatisch
die Zeilenhöhe. Die Höhe einer Zeile wird automatisch
an die größte, in dieser Zeile verwendete Schriftart an-
gepasst. Nachdem Sie die Höhe einer Zeile manuell ge-
ändert haben, werden größere Schriften oft nicht mehr
vollständig angezeigt, da die Zeile die eingestellte Höhe
behält.
Befehlsschaltflächen verwenden
Markieren Sie zunächst die zu ändernde(n) Zeile(n) oder
Spalte(n) oder wählen Sie jeweils eine Zelle aus der zu
ändernden Zeile oder Spalte. Verwenden Sie dann die
Formatieren
Optionen in der Liste zur Schaltfläche Format
in der Gruppe Zellen des Registers Start (à Abbildung
11.13, links).
» Über die Befehle Zeilenhöhe und Spaltenbreite in
der Liste können Sie die Maße für den markierten
Bereich über zwei kleine Dialogfelder einstellen
(à Abbildung 11.13, Mitte und rechts). Die Zeilenhöhe
wird in Punkt angegeben. Ein Punkt entspricht 0,35
mm. Werte zwischen 0 und 409,5 sind zugelassen.
Bei einer Eingabe von 0 wird die Spalte ausgeblen-
det. Die Spaltenbreite wird in Zeichen gemessen.
Zugelassen sind Spaltenbreiten zwischen 0 und 255.
Bei einer Breite von 0 wird die Spalte ausgeblendet.
» Der Befehl Zeilenhöhe automatisch anpassen stellt
die Höhe so ein, dass die größte in dieser Zeile ver-
wendete Schrift vollständig dargestellt wird. Bei
einem maximalen Schriftgrad von 10 Punkt wird
beispielsweise eine Zeilenhöhe von 12,75 Punkt ge-
wählt: 12 Punkt für die Zeile selbst und 0,75 Punkt
für die Linien des Gitternetzes.
» Spaltenbreite automatisch anpassen sorgt dafür,
dass die Breite der Spalte so angepasst wird, dass
der längste Eintrag in der Spalte vollständig ange-
zeigt wird.
» Wenn die Anzeige der Inhalte von bestimmten Zei-
len oder Spalten nicht notwendig ist, können Sie
diese aus- und bei Bedarf wieder einblenden. Der In-
halt ausgeblendeter Zeilen oder Spalten bleibt aber
weiterhin vorhanden und wird bei entsprechenden
Berechnungen mit berücksichtigt. Dazu benutzen
Sie den Befehl Ausblenden und Einblenden. Dass
eine Zeile oder Spalte ausgeblendet ist, erkennen
Sie an der fehlenden Nummer beziehungsweise
dem fehlenden Buchstaben und dem etwas dickeren
Trennstrich zwischen den entsprechenden Zeilen-
und Spaltenköpfen.
Abbildung 11.13
Zeilenhöhe und Spaltenbreite
können geändert werden.
289
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
» Mit dem Befehl Standardbreite setzen Sie alle Spal-
ten der Tabelle, deren Breite Sie nicht vorher ma-
nuell festgelegt hatten, auf einen bestimmten Wert,
den Sie in einem Dialogfeld angeben müssen. Die
Markierung spielt bei diesem Befehl keine Rolle.
Mit der Maus
Um mit der Maus die Zei-
lenhöhe/Spaltenbreite
festzulegen, ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des
Zeilenkopfs beziehungsweise die rechte Begrenzungsli-
nie des Spaltenkopfs mit gedrückter Maustaste an die
gewünschte Stelle. Die neuen Werte für Breite bezie-
hungsweise Höhe werden während des Ziehens ange-
zeigt. Sie können mit diesem Verfahren auch Spalten
und Zeilen ausblenden, indem Sie eine Breite/Höhe von
0 einstellen.
Um die Höhe oder Breite benachbarter Zeilen oder Spal-
ten zu ändern, markieren Sie diese vorher gemeinsam.
Ziehen Sie dann die rechte Begrenzungslinie des Spal-
tenkopfs, um die Spaltenbreite zu ändern, oder ziehen
Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfs, um die
Zeilenhöhe zu ändern.
» Zum Festlegen der optimalen Einstellungen doppel-
klicken Sie auf die Linie rechts vom entsprechenden
Spaltenkopf beziehungsweise auf die Linie unter-
halb des entsprechenden Zeilenkopfs.
» Eine breite Markierung im Spaltenkopf und eine feh-
lende Spaltenkennzeichnung zeigen an, dass aus-
geblendete Spalten vorhanden sind. Positionieren
Sie den Mauszeiger dort und ziehen Sie dann nach
rechts, um die Spalte wieder einzublenden.
» Eine breite Markierung im Zeilenkopf und eine feh-
lende Zeilennummer zeigen an, dass ausgeblendete
Zeilen vorhanden sind. Um eine ausgeblendete Zeile
wieder einzublenden, positionieren Sie den Zeiger
direkt unterhalb der Markierung für die ausgeblen-
dete Zeile und ziehen Sie sie dann nach unten.
Lange Einträge in einzelnen Zellen können
TIPP Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens
Zeilenumbruch auf der Registerkarte Ausrichtung im
Dialogfeld Zellen formatieren in mehreren Zeilen aufge-
teilt anzeigen lassen, ohne dabei die Spalte insgesamt
verbreitern zu müssen.
290
11.1.7 Formatvorlagen
Mithilfe eines Dokumentdesigns kön-
nen Sie eine ganze Tabelle schnell
und variabel formatieren. Ein sol-
ches Dokumentdesign ist eine Grup-
pe von Formatierungsoptionen, die aus einer Gruppe
von Designfarben, einer Gruppe von Designschriftarten
und einer Gruppe von Designeffekten besteht. Excel
verfügt dafür über mehrere eingebaute Formatvorla-
gen, von denen Sie dann eine über die angezeigte Liste
wählen können (à Abbildung 11.14). Damit eine Tabelle
auf ein bestimmtes Dokumentdesign reagieren kann,
müssen Sie einzelnen Elementen darin unterschiedliche
Zellenformatvorlagen zuweisen. Danach können Sie ihr
Aussehen schnell ändern, indem Sie ein anderes Design
darauf anwenden.
Vorlagen zuweisen
Um eine vorhandene Formatvorlage zu verwenden,
markieren Sie zunächst den zu formatierenden Tabel-
lenbereich und wählen Sie dann auf der Registerkarte
Start aus der Gruppe Formatvorlagen den Befehl Zel-
lenformatvorlage. Wählen Sie eine Zellformatvorlage
für den markierten Bereich aus (à Abbildung 11.14). Nach
dieser Wahl werden die dafür eingestellten Parameter in
der Zelle angezeigt. Wiederholen Sie diese Schritte für
weitere Zellbereiche.
Bei Tabellen, auf deren Elemente noch keine Formatvor-
lagen angewendet wurden, haben verschiedene Designs
nur die Auswirkung, dass die verwendete Schrift in der
gesamten Tabelle geändert wird. Das gilt auch für die
Bezeichnung in den Spalten- und Zeilenköpfen der Ta-
belle.
Ein anderes Design wählen
Nach dem Zuweisen von Zellformatvorlagen kön-
nen Sie der Tabelle ein anderes Design zuweisen
und damit Schriftarten und Falben schnell än-
dern. Lassen Sie die Registerkarte Seitenlayout anzei-
gen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Designs. Die Liste
der auf Ihrem Rechner verfügbaren Designs wird ange-
zeigt (à Abbildung 11.15). Wählen Sie darin ein Design
aus. Danach wird das Format für den markierten Be-
reich übernommen. Beachten Sie dabei die Wahl der
anderen Schriftarten, Farben und die Darstellung des
Pfeilsymbols.

Abbildung 11.15  Durch Wahl eines anderen Designs können Sie
schnell Schriftarten und Farben ändern.
Formatieren
Abbildung 11.14 
Formatvorlagen liefern die
Standardwerte der Tabelle.
Neue Designelemente wählen
Sie können zu jedem eingestellten Design auch die
Schriftarten, die Farben und die sonstigen Effekte än-
dern. Lassen Sie die Registerkarte Seitenlayout anzei-
gen und wählen Sie in der Gruppe Designs einen an-
deren Satz von Designschriftarten, Designfarben oder
Designeffekten ( Kapitel 6).
11.1.8 Bedingte Formatierung
Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie errei-
chen, dass Microsoft Excel ein Format in Abhängigkeit
von bestimmten Bedingungen selbstständig zuweist.
Damit bewirken Sie, dass Zellen, in denen Berechnungs-
ergebnisse angezeigt werden, in Abhängigkeit von der
Höhe des Ergebnisses unterschiedliche Formate zeigen.
Beispielsweise lassen sich geringe Werte mit einem
­roten, mittlere mit einem gelben und hohe Werte mit
einem grünen Hintergrund kennzeichnen.
Markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich und
öffnen Sie dann die Liste zur Schaltfläche Bedingte For-
matierung in der Gruppe Formatvorlagen auf der Re-
gisterkarte Start. In dieser Liste können Sie über zwei
Stufen zunächst die Form der Formatierung wählen
( Abbildung 11.16).
291
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten

Der Manager für Regeln zur bedingten Formatierung

Bei jeder Anwendung eines Befehls zur bedingten For-
matierung auf denselben Bereich wird immer eine neue
Regel erstellt. Bei mehrfacher Anwendung gelten dann
mehrere Regeln gleichzeitig. Benutzen Sie den Manager
für Regeln zur bedingten Formatierung, um die nicht er-
wünschten Regeln zu löschen. Oder löschen Sie die vor-
handene Regel, bevor Sie eine neue Regel formulieren.
» Markieren Sie den Zellbereich, für den die Regel gel-
ten soll, und lassen Sie die Registerkarte Start anzei-
gen. Öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Bedingte
Formatierung in der Gruppe Formatvorlagen der Re-
gisterkarte Start und wählen Sie darin die Option Re-
Abbildung 11.16 Formate ändern sich in Abhängigkeit vom Wert geln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln
in der Zelle.
zur bedingten Formatierung wird angezeigt, in dem
gegebenenfalls bereits definierte Regeln angezeigt
Nach dieser Wahl müssen Sie die Werte konkretisieren,
werden.
bei denen Excel von einem Format auf ein anderes um-
schalten soll. Wenn Sie beispielsweise die Option Zwi-
schen ausgewählt hatten, müssen Sie zwei Zahlenwerte
eingeben und dann das dafür gewünschte Format fest-
legen (à Abbildung 11.17).

Abbildung 11.17 Die Formate werden an Bedingungen geknüpft. Abbildung 11.18 Über den Manager für Regeln zur bedingten
Formatierung können Sie auch komplexe Regeln erstellen.

Wenn die bei der bedingten Formatierung an-

TIPP gegebenen Bedingungen nicht richtig inter-
» Wenn Sie eine (weitere) Regel für den aktuellen Be-
reich aufstellen wollen, klicken Sie auf Neue Regel.
pretiert werden, liegt die Ursache dafür meist darin,
Das Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie eine sol-
dass sich die Bedingungen überlappen: Wird bei mehre-
che definieren können. Oben im Dialogfeld können
ren definierten Bedingungen mehr als eine Bedingung
Sie einen Regeltyp auswählen. Belassen Sie es für
durch den Inhalt einer Zelle erfüllt, wendet Microsoft
diese Übung bei der Voreinstellung Alle Zellen basie-
Excel nur die Formatierungseinstellungen der ersten er-
rend auf ihren Werten formatieren.
füllten Bedingung an.
» Im Bereich Regelbeschreibung bearbeiten können
Sie die Details zur Regel festlegen. Angenommen,
Sie wollen die Zahlenwerte mit einer abgestuften
Farbskala kennzeichnen, die von rot (für die kleins-
ten Werte) über gelb bis nach grün (für die kleinsten
Werte) reicht. Dazu wählen Sie in der Liste Format-
stil die Option 3-Farben-Skala.

292
 Diagramme

11.2 Diagramme die oberste Zeile, bei einer spaltenförmigen Darstel-

lung durch die am weitesten links stehende Spalte
Mit Microsoft Excel haben Sie die Möglichkeit, Ihre Da- gebildet. Die anderen markierten Zeilen oder Spal-
ten grafisch in Form von Diagrammen zu präsentieren. ten werden dann im Diagramm in der Senkrechten
Diagramme sind mit den Tabellendaten verknüpft, aus angezeigt.
denen sie erstellt wurden, und werden immer dann ak-
»» Wenn sich in den betreffenden Zeilen oder Spalten
tualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. Es wer-
nur Daten befinden, die auch im Diagramm darge-
den also immer die aktuellen Daten der Tabelle im Dia-
stellt werden sollen, können Sie durch einen Klick
gramm angezeigt. Solche Diagramme können entweder
die gesamte Zeile beziehungsweise Spalte markie-
als eingebettete Diagramme innerhalb eines Tabellen-
ren, ansonsten führen Sie eine Bereichsmarkierung
blatts oder als separate Diagrammblätter in der Arbeits-
durch. Auch nicht direkt aufeinanderfolgende Zeilen
mappe erstellt werden.
oder Spalten können Sie einzeln markieren, indem
Excel stellt Ihnen diverse Typen von Diagrammen für Sie die Ÿ-Taste gedrückt halten.
unterschiedliche Zwecke zur Verfügung. Sie können
»» Achten Sie darauf, dass Überschriften, die als Grund-
sie in der Grundform über den Diagramm-Assistenten
lage für die waagerechte Achse dienen sollen, immer
erstellen und anschließend verfeinern. Die Wahl eines
auch markiert werden müssen. Texte in Spalten- und
Diagrammtyps sollte sich vordringlich an der Art der
Zeilenüberschriften können Sie ebenfalls markieren,
darzustellenden Aussage und nicht an ästhetischen
das müssen Sie aber nicht. Wenn Sie sie markieren,
Gesichtspunkten orientieren. Viele Diagrammtypen
werden diese Texte automatisch als Voreinstellung
können außerdem in dreidimensionaler Form angezeigt
für Achsenbezeichnungen und Legenden verwendet.
werden. Für diese gelten im Prinzip dieselben Richtli-
nien wie für ihre zweidimensionalen Brüder. Sie sehen »» Wenn Sie zusätzliche Texte markieren, achten Sie
interessanter aus, sind aber oft schwerer zu lesen. darauf, dass die Zelle in der oberen linken Ecke leer
ist. Andernfalls wird der Eintrag an dieser Stelle als
11.2.1 Diagramm erstellen Element der waagerechten Achse missverstanden.
Wir haben es eben schon gesagt: Diagramme können
bequem erstellt werden. Im Prinzip verwenden Sie dazu
bei der Version 2010 nur zwei Schritte: Sie markieren
die im Diagramm darzustellenden Daten und wählen
den Typ für das Diagramm.

Daten markieren
Der erste Schritt zum Erstellen eines Diagramms be-
steht darin, die Daten in der Tabelle zu markieren, die im
Diagramm dargestellt werden sollen ( Abbildung 11.19).
Wenn Sie sich die Arbeit erleichtern wollen, sollten Sie
dabei einige Dinge beachten.
»» Wenn Sie planen, Werte in einem Diagramm mit
senkrecht aufeinander angeordneten Achsen zu
erstellen – also beispielsweise als Balkendiagramm,
Säulendiagramm oder Liniendiagramm –, sollten Sie
immer gleich mindestens zwei Datenreihen markie-
ren. Diese können in Zeilen oder in Spalten angeord-
net sein. Die horizontale Achse wird in der Grundein-
stellung bei einer zeilenförmigen Darstellung durch
Abbildung 11.19  Sie können den Zahlenbereich zusammen mit
den Überschriften markieren.
»» Kreis- und Ringdiagramme können nur eine einzelne
Datenreihe wiedergeben – beispielsweise den Anteil
einzelner Produkte am Gesamtumsatz. Daher sollten
Sie auch in der Tabelle nur eine Datenreihe markie-
ren. Wenn Sie mehrere Reihen markieren, wird nur
die oberste beziehungsweise die am weitesten links
stehende im Diagramm benutzt.
Excel benutzt eine sogenannte Vorzugsform für Dia-
gramme. Diese bestimmt, welcher Typ benutzt wird,
wenn Sie keine speziellen Angaben zum Typ machen.

293
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten

Standardmäßig ist dies das Säulendiagramm. Sie kön-
nen aber auch einen anderen Typ einstellen. Wenn Sie
nach dem Markieren der Daten die Ó-Taste drücken,
wird ein Diagramm in dieser Vorzugsform erstellt und
als separates Blatt eingefügt. Sie können auch ein Dia-
gramm eines beliebigen Typs erstellen, indem Sie nach
dem Markieren der Daten auf die entsprechende Schalt-
fläche in der Gruppe Diagramme der Registerkarte Ein-
fügen klicken.
Diagrammtyp auswählen
Nachdem Sie die darzustellenden Daten in der Tabelle
markiert haben, benutzen Sie die Befehlsschaltflächen
in der Gruppe Diagramme des Registers Einfügen. Darin
finden Sie zunächst einmal sechs Grundformen.
Öffnen Sie die Liste zu einer der dort gezeigten Optio-
nen und wählen Sie die gewünschte Unterform des Dia-
gramms aus ( Abbildung 11.20).
Einen zusammenfassenden Überblick über alle zur Ver-
fügung gestellten Typen bekommen Sie, nachdem Sie
auf die kleine Schaltfläche neben der Gruppenbe-
zeichnung Diagramme geklickt haben. Wählen Sie dar-
in zuerst links den gewünschten Typ aus und legen Sie
dann die spezielle Form fest.
Nach einer solchen Wahl wird das Diagramm erstellt
( Abbildung 14.5). Es wird standardmäßig als einge-
bettetes Diagramm in der zugrunde liegenden Tabelle
angezeigt. Sie können die voreingestellten Parameter
anschließend ändern und/oder die Diagrammelemente
verfeinern.

Diagramm Beschreibung
In einem Säulendiagramm werden die Datenbereiche als nebeneinanderstehende Säulen angezeigt. Sie vermitteln den Eindruck, als
würde für jeden Abschnitt der waagerechten Achse ein Wert existieren – beispielsweise ein Umsatzwert für jedes Jahr.

Balkendiagramme erfüllen dieselben Zwecke wie Säulendiagramme, die Elemente werden aber waagerecht angezeigt. Im üblichen
Querformat erlauben sie meist die Anzeige von mehr Details.

Liniendiagramme werden vordringlich dazu verwendet, einen Trend über die Zeit aufzuzeigen. Sie erwecken den Eindruck einer
kontinuierlichen Entwicklung.

Mit Kreisdiagrammen können Sie die Verteilung von Einzelwerten im Verhältnis zu deren Summe anzeigen. Ein Kreisdia­gramm eignet
sich nicht zur Darstellung einer Entwicklung. Es kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden.

Bei Punktdiagrammen werden die zugrunde liegenden Werte paarweise angezeigt. Die Reihenfolge der Eingabe der Datenpaare in
der Tabelle spielt keine Rolle, da die Werte im Diagramm sortiert werden.

Flächendiagramme weisen dieselben Charakteristika wie Liniendiagramme auf, mit dem Unterschied, dass die Fläche unter der Linie
eingefärbt wird. Damit werden kleinere Werte im Hintergrund durch größere im Vordergrund verdeckt.

Weitere fasst eine Reihe von weiteren Typen zusammen, die Sie vielleicht weniger häufig verwenden werden.

Tabelle 11.8  Unterschiedliche Diagrammtypen eignen sich für unterschiedliche Aufgaben.

294
 Diagramme

Abbildung 11.20 
    Wählen Sie die Unterform aus.

Abbildung 11.21 
Ein Diagramm wurde erstellt.

295
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Bei eingebetteten Diagrammen können Sie
TIPP die zugrunde liegenden Daten einfach kont-
rollieren, indem Sie das Diagramm markieren. Die Daten
werden daraufhin farbig eingerahmt. Die Markierung
kann mit der Maus geändert werden.
Diagramm löschen
Nicht (mehr) benötigte Diagramme können Sie jederzeit
aus der Arbeitsmappe entfernen. Bei einem Diagramm
auf einem separaten Blatt verfahren Sie wie üblich beim
Löschen eines Blatts (à Kapitel 9). Haben Sie das Blatt
als Objekt in eine Tabelle eingefügt, markieren Sie es
zunächst, indem Sie darauf klicken, und drücken Sie die
¢-Taste.
11.2.2 Diagramm ändern
Nach dem Erstellen eines Diagramms lassen sich der
Speicherort (eingebettet oder separates Blatt), die Po-
sition und/oder Größe des Diagramms sowie der Typ
des Diagramms mit wenigen Schritten abändern. Für
derartige grundlegende Änderungen benutzen Sie die
Befehlsschaltflächen der Gruppen der Registerkarte
Diagrammtools/Entwurf (à Abbildung 11.22).
Abbildung 11.22 Die Registerkarte Diagrammtools/Entwurf
Den Ort der Anzeige ändern
Um die Platzierung des Diagramms in der Ar-
beitsmappe festzulegen, markieren Sie zu-
nächst das Diagramm und wählen dann den
Befehl Diagramm verschieben in der Gruppe Ort der au-
tomatisch angezeigten kontextbezogenen Registerkar-
te Diagrammtools/Entwurf. Im Dialogfeld Diagramm
verschieben können Sie die Platzierung neu festlegen
(à Abbildung 11.23).
296
Abbildung 11.23 Das Diagramm verschieben
Legen Sie fest, wo das Diagramm angezeigt werden soll.
Sie können es als neues Blatt in die Arbeitsmappe ein-
fügen. In diesem Fall können Sie dem Blatt gleich einen
eigenen Namen geben oder die Voreinstellung – bei-
spielsweise Diagramm1 – übernehmen. Alternativ dazu
lässt sich das Diagramm als Objekt in ein von Ihnen fest-
legbares Tabellenblatt einfügen.
Position und Größe
Hinsichtlich der Festlegung der Position und Größe ei-
nes Diagramms müssen Sie zwischen eingebetteten
Diagrammen und solchen auf einem separaten Blatt
unterscheiden.
» Bei einem eingebetteten Diagramm können Sie die
Position und Größe des Diagramms nachträglich än-
dern. Markieren Sie das Diagramm, indem Sie darauf
klicken. Verwenden Sie dann die Ziehpunkte, um die
Größe und/oder die Proportionen des Diagramms
mit der Maus zu ändern. Um die Lage auf dem Ta-
bellenblatt zu verändern, halten Sie die Maustaste
gedrückt und verschieben die Maus. Die neue Posi-
tion beziehungsweise die neuen Maße werden durch
einen gestrichelten Rahmen angezeigt.
» Bei einem Diagramm auf einem separaten Blatt kön-
nen Sie die Größe in Abhängigkeit von der jeweiligen
Fenstergröße einstellen.
Diagrammtyp ändern
Um den gewählten Typ des Diagramms zu än-
dern, markieren Sie das Diagramm und klicken
auf die Befehlsschaltfläche Diagrammtyp än-
dern in der Gruppe Typ der Registerkarte Entwurf. Da-
durch öffnet sich die Diagrammtyp-Palette (à Abbildung
11.24). Wählen Sie darin zuerst links den gewünschten
Typ aus und legen Sie dann die spezielle Form fest.

Abbildung 11.24  Hier können Sie einen anderen Typ auswählen.
Datenreihen ändern
Unter Datenreihen versteht man zusammengehörige
Datenpunkte in einem Diagramm. Jede Datenreihe in
einem Diagramm besitzt eine eindeutige Farbe bzw. ein
eindeutiges Muster und wird in der Diagrammlegende
dargestellt. In einem Diagramm können eine oder meh-
rere Datenreihen dargestellt werden. Kreisdiagramme
können lediglich eine Datenreihe enthalten.
Zum Ändern der aktuell angezeigten Datenreihe(n) ak-
tivieren Sie das Diagramm und klicken dann auf die Be-
fehlsschaltfläche Daten auswählen in der Gruppe Daten
der Registerkarte Entwurf. Daraufhin wird das Dialogfeld
Datenquelle auswählen angezeigt ( Abbildung 11.25).
Sie können die Eintragungen darin benutzen, um den
gesamten dargestellten Datenbereich zu kontrollieren
Diagramme
oder zu ändern. Änderungen der Angaben auf die-
ser Registerkarte sind nur notwendig, wenn Sie einen
grundsätzlich anderen Bereich im Diagramm darstellen
lassen wollen.
»» Das Feld Diagrammdatenbereich zeigt den Bereich
der im Diagramm gezeichneten Arbeitsblattdaten
an. Wenn Sie die Quelldaten des Diagramms ändern
möchten, markieren Sie den bestehenden Bereich
und geben Sie dann einen neuen Bereich ein. Sie
können auch auf das Feld Diagrammdatenbereich
klicken und dann den Bereich auf dem Arbeitsblatt
markieren. Mit der Schaltfläche zum Reduzieren des
Dialogfelds am rechten Ende dieses Felds wird das
Dialogfeld vorübergehend minimiert und verscho-
ben, so dass Sie Zellen auf dem Arbeitsblatt markie-
ren können. Wenn das Dialogfeld wieder vollständig
angezeigt werden soll, klicken Sie nach dem Markie-
ren des Bereichs erneut auf diese Schaltfläche.
»» Über die Schaltfläche Zeile/Spalte wechseln wird die
Datenreihe im Diagramm entweder anhand der Zei-
len oder anhand der Spalten des Arbeitsblatts ge-
zeichnet.
»» Unterhalb von Legendeneinträge (Reihen) werden
die Namen vorhandener Datenreihen aufgelistet. Sie
können Datenreihen hinzufügen, bearbeiten und aus
dem Diagramm entfernen, ohne die Daten auf dem
Arbeitsblatt zu ändern. Klicken Sie auf Hinzufügen,
um dem Diagramm eine neue Datenreihe hinzuzu-
fügen, klicken Sie auf Bearbeiten, um die vorher
ausgewählte Datenreihe zu ändern, klicken Sie auf
Entfernen, um die im Feld Legendeneinträge (Rei-
Abbildung 11.25 
Das Dialogfeld Datenquelle auswählen
297
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten

hen) ausgewählten Datenreihen aus dem Diagramm

zu entfernen.
»» Über die Schaltflächen Nach oben und Nach unten
können Sie eine ausgewählte Datenreihe im Lis-
tenfeld Legendeneinträge (Reihen) nach oben oder
nach unten verschieben. Dadurch wird die Reihen-
folge geändert, in der die Datenreihen im Diagramm
gezeichnet werden.
»» Unterhalb von Horizontale Achsenbeschriftungen
(Rubrik) werden vorhandene horizontale Achsenbe-
schriftungen aufgelistet. Klicken Sie auf die Schalt-
fläche Bearbeiten, um diese zu ändern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgeblendete und
leere Zellen, um ausgeblendete Arbeitsblattwerte im
Diagramm zu zeichnen und um festzulegen, wie leere
Arbeitsblattzellen in einer Datenreihe im Diagramm an-
gezeigt werden sollen ( Abbildung 11.26).
Abbildung 11.26  Ausgeblendete und leere Zellen, Einstellungen
Sie können eine Reihe direkt im Diagramm löschen.
Markieren Sie dazu die Datenreihe und drücken Sie die
¢-Taste. Sie können neue Datenreihen auch direkt
von der Tabelle in das Diagramm kopieren.
Zeilen und Spalten vertauschen
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeile/
Spalte wechseln in der Gruppe Daten der Regis-
terkarte Entwurf können Sie schnell die zugrun-
de liegenden Spalten im Diagramm vertauschen.
11.2.3 Vorlagen verwenden
Mithilfe der beiden Gruppen Diagrammlayouts und Dia-
grammformatvorlagen können Sie schnell das Erschei-
nungsbild des Diagramms ändern und auch Platzhalter
für zusätzliche Elemente – wie Überschriften oder Ach-
senbeschriftungen – einblenden ( Abbildung 11.27).
Abbildung 11.27  Diagrammlayouts und Diagrammformatvorlagen
Das Gesamtlayout ändern
Die Optionen in der Liste zur Schaltfläche Schnelllayout
in der Gruppe Diagrammlayouts ermöglichen es, dem
Diagramm auf einfache Weise ein Layout zuzuordnen,
ohne erst die einzelnen Schritte zur Anzeige von Titeln
und sonstigen Beschriftungen separat durchführen zu
müssen. Sie können auf diese Weise schnell das Dia-
gramm mit Platzhaltern für diese Elemente versehen.
Das Grafikformat des Diagramms ändern
Über die Optionen in der Gruppe Diagrammformatvorla-
gen können Sie den Elementen des Diagramms schnell
eine andere Farbgebung zuweisen. Nachdem Sie die Lis-
te dazu geöffnet haben, werden Ihnen eine Vielzahl von
Alternativen angeboten ( Abbildung 11.29). Die Optio-
nen unterscheiden sich je nach dem eingestellten Dia-
grammtyp. Die Farbsystematik ist aber bei allen Typen
dieselbe.
11.2.4 Diagrammelemente ändern
Wenn Ihnen die eben gezeigten Werkzeuge nicht ge-
nügen, können Sie auch die einzelnen Elemente eines
Diagramms nach dem Erstellen ändern oder verfeinern.
Um ein Element eines Diagramms zur Bearbeitung aus-
zuwählen, müssen Sie es markieren. Dazu benutzen Sie
die Befehlsschaltflächen in den Gruppen der Register-
karte Diagrammtools/Layout ( Abbildung 11.30).

298
 Diagramme

Abbildung 11.28 
Mit Hilfe von Schnelllayouts
können Sie schnell Platzhalter
erzeugen – hier beispielsweise
Diagrammtitel und Achsentitel.

Abbildung 11.29 
Optionen in der Gruppe
Diagrammformat­vorlagen

Abbildung 11.30 
Die Registerkarte
Diagrammtools/
Layout

299
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten
Auswahl eines Elements
Was Sie im Diagramm ändern
wollen, müssen Sie oft erst aus-
wählen. Klicken Sie entweder das
gewünschte Element direkt im
Diagramm an oder verwenden Sie die Liste in der Grup-
pe Aktuelle Auswahl auf der Registerkarte Diagramm-
tools/Layout ( Abbildung 11.31).
Abbildung 11.31  ben. In der Regel verwendet man dafür entweder
Die Liste in der Gruppe
Aktuelle Auswahl
Welches Element eines Diagramms gerade markiert ist,
erkennen Sie an den es umgebenden Markierungspunk-
ten. Ein Klick auf ein Element einer Datenreihe markiert
die gesamte Reihe. Ein zweiter Klick (kein Doppelklick)
auf ein solches Element markiert dieses separat. Bei
Textelementen können Sie mit einem zweiten Klick die
Einfügemarke in den Text setzen und diesen ändern.
Von vordringlichem Interesse in einem Diagramm sind
natürlich die Teile, deren Größe die Werte in der zugrun-
de liegenden Tabelle wiedergeben. Hier kann es sich – je
nach Typ des Diagramms – um Säulen, Kreissegmen-
te, Linien, Flächen oder Punkte handeln. Meist befin-
den sich mehrere Elemente eines Typs innerhalb eines
Diagramms, also beispielsweise mehrere Säulen oder
Kreissegmente. Excel spricht in diesem Fall von Daten-
reihen und damit sind sowohl die grafischen Elemente
als auch die dahinter stehenden Wertebereiche in der
Tabelle gemeint.
Aber auch die weiteren Elemente sind zum Verständnis
der Aussage eines Diagramms zum Teil von großer Be-
deutung:
»» Die Hintergrund- oder Diagrammfläche füllt den
Fenster- oder Objektrahmen aus. Auf ihr befinden
sich alle sonstigen Elemente des Diagramms. Sie
kann mit Farben oder Mustern versehen werden.
300
»» Auf der eigentlichen Zeichnungsfläche werden die
Datenreihen dargestellt. Auch sie kann Farben oder
Muster aufnehmen.
»» Die Mehrzahl der Diagrammtypen verfügt über Ach-
sen. Bei zweidimensionalen Diagrammen sind es
deren zwei, die mit Rubrikenachse (X) für die waa-
gerechte Achse und Größenachse (Y) für die senk-
rechte Achse bezeichnet werden. Bei dreidimen­
sionalen Diagrammen kommt noch die sogenannte
Reihenachse hinzu. Achsen werden in der Grund-
einstellung links und unterhalb der Datenreihen an-
geordnet, aber auch eine zusätzliche Achse rechts
davon ist möglich.
»» Der Titel sollte den Inhalt des Diagramms beschrei-
eine Kurzbezeichnung, wie etwa Umsatzentwick-
lung, oder einen aktionsbezogenen Satz, beispiels-
weise Der Umsatz steigt wieder. Zusätzlich kann das
Diagramm auch noch mit einem Untertitel versehen
werden. Hierin liefert man meist zusätzliche Erklä-
rungen – beispielsweise eine zusätzliche Angabe für
den Zeitbereich – etwa Für die Jahre 1999 bis 2003
– oder auch eine Angabe zur Maßeinheit der darge-
stellten Werte – wie in Mio. €.
»» Achsenbezeichnungen sind ein absolutes Muss. Sie
beinhalten einerseits die Erklärung der dargestellten
Werte – beispielsweise mit Umsatz (in Mio. €) – und
andererseits die Skala, die eine Interpretation und
ein Ablesen der Werte ermöglicht. Die dargestellten
Datenreihen können aber auch separat beschriftet
werden, womit sich die Angabe einer Skala manch-
mal erübrigt. Eine solche Form der Beschriftung
macht Diagramme aber etwas unübersichtlich.
»» Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im
Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung
der einzelnen Datenreihen. Sie können sie an ver-
schiedenen Stellen auf der Hintergrundfläche plat-
zieren.
»» Gitternetzlinien – das sind die zusätzlichen senkrech-
ten und waagerechten Linien auf der Zeichnungsflä-
che – verbessern die Lesbarkeit der im Diagramm
dargestellten Größen. Sie können waagerechte und/
oder senkrechte Gitternetzlinien verwenden.
 Diagramme

»» Über eine Datentabelle können Sie die dargestellten des Dialogfeld. Wählen Sie zunächst links das Element
Daten zusätzlich anzeigen. Darin werden nur die im aus, mit dem Sie das Diagramm versehen wollen, und
Diagramm benutzten Werte der Tabelle angezeigt. stellen Sie anschließend rechts die Parameter dafür ein.

Diagrammflächen Nach der Auswahl der Kategorie Füllungen im Dialog-

feld Zeichnungsfläche formatieren werden Parameter
Beginnen wir mit den Flächen, auf denen ein Diagramm
angezeigt, über die Sie solche Effekte definieren kön-
angezeigt wird. Das ist zwar nicht das wichtigste Ele-
nen ( Abbildung 11.33). Die vielen Möglichkeiten darin
ment, aber es beinhaltet Optionen, die auch bei vielen
verführen leicht dazu, den Hintergrund der Diagramme
anderen Elementen eines Diagramms auftauchen wer-
zu überladen. Seien Sie also etwas vorsichtig damit, so
den. Alle Diagramme verfügen über einen Hintergrund
dass die eigentliche Aussage des Dia­gramms im Vor-
– Diagrammfläche genannt – und eine oder mehrere
dergrund immer betont bleibt. Wenn Sie einen Satz von
Zeichnungsflächen. 2D-Diagramme verfügen über eine
mehreren Diagrammen zu einem Themenbereich er-
einzige Zeichnungsfläche, 3D-Diagramme über zwei
stellen, sollten Sie bei allen Diagrammen mit denselben
Wände und eine Bodenfläche. Diese Flächen können Sie
Effek­ten arbeiten.
individuell formatieren.
»» Keine Füllung meint, was es sagt: Die Diagrammflä-
Aktivieren Sie dazu zunächst die Fläche, die Sie for-
che bleibt leer.
matieren wollen, und wählen Sie dann über die Gruppe
Hintergrund die entsprechende Befehlsschaltfläche. Die »» Eine Einfarbige Füllung erlaubt die Wahl einer Far-
Option Weitere Zeichnungsflächenoptionen in dieser be und über Transparenz die Wahl eines Grads für
Liste öffnet ein aus mehreren Registerkarten bestehen- die Durchsichtigkeit. Wählen Sie hier eine möglichst

Abbildung 11.32 
Diagrammflächen können
eingefärbt werden.

301
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten

Abbildung 11.33  Füllungen können auch graduell gestaltet wer- Abbildung 11.34  Auch die Rahmenfarbe können Sie festlegen.
den – also verlaufen.
Die beiden letzten Registerkarten für die Diagrammflä-
chen erlauben das Festlegen von Schatten und Einstel-
hohe Transparenz, um das Diagramm optisch nicht
lungen für ein 3D-Format.
zu überladen.
»» Wählen Sie auf der Registerkarte Schatten zunächst
»» Die Option Farbverlauf erlaubt die Wahl eines gleich-
über Voreinstellungen die Form und über Farbe die
mäßigen Farbübergangs. Es stehen unter Vorein-
Farbe des Schattenwurfs. Anschließend können Sie
gestellte Farben eine Reihe von Grundmustern zur
die Transparenz und weitere Parameter dafür ein-
Verfügung, die Sie über weitere zusätzliche Optio-
stellen.
nen variieren können. Das Feld Richtung im unteren
Bereich erlaubt die Wahl der Richtung des Farbver- »» Für die 3D-Einstellung stehen unterschiedliche Para-
laufs. meter – wie Abschrägung, Tiefe und Oberfläche – zur
Verfügung.
»» Über Bild- oder Texturfüllung erreichen Sie, dass
eine Struktur für den Hintergrund gewählt wird. Kli-
Datenreihen formatieren
cken Sie zur Auswahl auf die Schaltfläche Textur.
Ein Klick auf die Schaltfläche Datei zeigt das Dialog- Die Formate für die einzelnen Datenreihen in einem Dia-
feld Grafik einfügen an, über das Sie eine Grafik als gramm können Sie einstellen.
Grundlage für eine weitere Struktur öffnen können.
Aktivieren Sie dazu zunächst die Datenreihe, die Sie
Legen Sie dann unter den Anordnungsoptionen fest,
formatieren wollen. Klicken Sie dann auf Auswahl for-
wie die Grafik die markierten Diagrammelemente
matieren. Das Dialogfeld Datenreihen formatieren
ausfüllen soll.
wird daraufhin angezeigt. Welche Forma-
Über die beiden nächsten Kategorien im Dialogfeld tierungsoptionen Ihnen jeweils zur Verfügung stehen,
Zeichnungsfläche formatieren können Sie die Rah- hängt vom Typ des Elements ab. Hier wird beispielswei-
menfarbe und die Rahmenarten festlegen ( Abbildung se zwischen Flächen, Linien und Punkten unterschieden.
11.34).

302

Wollen Sie nur einen einzelnen Datenwert –
TIPP beispielsweise eine einzelne Säule – forma-
tieren, markieren Sie diesen durch einen zweiten Klick
darauf.
Wenn Sie im Diagramm mindestens zwei Datenreihen
darstellen lassen, können Sie der vorher markierten
Datenreihe eine primäre oder eine sekundäre Achse zu-
weisen. Die Sekundärachse wird auf der rechten Seite
des Diagramms angezeigt und verfügt über eine sepa-
rate Skalierung. Das Verwenden einer solchen zweiten
Achse ist zu empfehlen, wenn in der Senkrechten ver-
schiedene Daten mit unterschiedlichen Dimensionen,
beispielsweise € und kg, und/oder starken Größenunter-
schieden, beispielsweise eine mit einem Maximalwert
von 1000 und eine mit 1 als Maximum, dargestellt wer-
den solleDie sonstigen Optionen zeigen – je nach Dia-
grammtyp – unterschiedliche Inhalte.
» Bei Balken- und Säulendiagrammen können Sie unter
anderem den Abstand zwischen den Balken/Säulen
festlegen. Über das Feld Reihenachsenüberlappung
regeln Sie, ob und wie weit die zu einer Rubrik ge-
Diagramme
Abbildung 11.35
Einzelne Datenreihen
können ebenfalls speziell
formatiert werden.
hörenden Elemente übereinander angezeigt werden
sollen. Der Wert 0 setzt sie direkt nebeneinander,
schaltet die Überlappung also aus. Abstandsbrei-
te regelt den Abstand zwischen den Balken/Säulen
zweier Rubriken. Bei gestapelten Diagrammformen
können Sie durch Aktivieren von Verbindungslinien
auch Linien zwischen den einzelnen Abschnitten des
Stapels ziehen lassen.
» Kreis- und Ringdiagramme zeigen andere Optio-
nen. Über Winkel des ersten Segments können Sie
beispielsweise den Winkel des ersten Segments zur
Senkrechten festlegen.
» Punkt- und Liniendiagramme erlauben das Einfär-
ben der Punkte und Verbindungslinien.
» Bei Blasendiagrammen können Sie Einstellungen
zur Größe und Farbe der Blasen vornehmen: Mit den
Optionen unter Größe repräsentiert bestimmen Sie,
ob die Fläche oder der Durchmesser der Blase für
den zugrunde liegenden Wert stehen soll. Wenn Sie
Blasendurchmesser wählen, treten im Allgemeinen
größere Unterschiede hinsichtlich der Größe auf.
303
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Blasengröße anpassen an legt fest, wie groß die Bla-
se – relativ zum vom Programm gewählten Standard
– gezeichnet werden soll. Damit können Sie alle Bla-
sen insgesamt vergrößern oder verkleinern. Je grö-
ßer der eingegebene Wert, desto größer die Blase.
Negative Blasen anzeigen bewirkt, dass Blasen ohne
Füllfarbe gezeichnet werden, wenn die zugrunde
liegenden Werte negativ sind. Punktfarbunterschei-
dung weist jedem Datenpunkt eine andere Farb-
oder Stiloption zu.
» Bei Netzdiagrammen können Sie die Achsenbe-
schriftung ein- und ausschalten.
Achsen und Gitternetzlinien
Wenden wir uns als Nächstes den Achsen des Dia-
gramms zu. Bei der Mehrzahl der Diagramme mit Ach-
sen wird an diesen Achsen automatisch eine Skala für
die angezeigten Daten eingefügt. Sie können sowohl die
Achsen als auch die dazugehörenden Skalen und deren
Beschriftung ein- und ausschalten sowie zusätzliche
Optionen dazu einstellen.
304
Um die Einstellungen dafür festzulegen, benutzen
Sie die Befehlsschaltfläche Achsen in der gleich-
namigen Gruppe auf der Registerkarte Diagramm-
tools/Layout. Wenn ein Diagramm über Achsen verfügt,
können Sie in der Liste dazu zunächst die Achse aus-
wählen, die Sie einstellen wollen. In einem Untermenü
zu der gewählten Option nehmen Sie jeweils die
gewünschten Grundeinstellungen für die Achse vor
(à Abbildung 11.37). Sie können hierüber beispielsweise
die gesamte Achse oder die Beschriftung dazu ein- und
ausblenden sowie die Richtung und auch einige Forma-
te bestimmen.
3D-Diagramme verfügen über drei Achsen,
TIPP die separat ein- und ausgeschaltet werden
können.
Nach einem Klick auf die Option Weitere Optionen …
können Sie die Einstellungen für die jeweilige Achse im
Detail regeln. Die Optionen dafür unterscheiden sich
teilweise zwischen der horizontalen und der vertikalen
Achse.
Abbildung 11.36
Die Achsen können separat
eingestellt werden.
 Diagramme

Abbildung 11.37 
Die Grundoptionen
für die Achsen

Die horizontale Achse

Die Optionen in der Kategorie Achsenoptionen für die
waagerechte Achse dienen beispielsweise zum Fest-
legen der Art der zu benutzenden Teilstrichbeschrif-
tungen. Hauptstriche unterteilen die Achsen an den
Stellen, an denen auch ein Hauptgitternetz angezeigt
werden würde – also beispielsweise zwischen den Rub­
riken. Zusätzliche Hilfsstriche unterteilen die Achsen an
den Stellen, an denen auch ein Hilfsgitternetz angezeigt
werden würde – also beispielsweise zwischen den Rubri-
ken. Auch andere Einstellungen können hierüber vorge-
nommen werden ( Abbildung 11.38).
Über die Kategorie Ausrichtung legen Sie beispielsweise
die Textrichtung für Beschriftungen an der Achse fest.
Die Kategorie Zahl erlaubt die Wahl des Zahlenformats.

Die vertikale Achse

Die Optionen für die vertikale Achse ermöglichen unter-
schiedliche Formen der Skalierung ( Abbildung 11.39).
Sie können sich durch Aktivieren der einzelnen Optio-
Abbildung 11.38  Die Grundoptionen zur horizontalen Achse
nen im oberen Bereich des Dialogfelds einer automa-
tischen Einstellung bedienen oder die entsprechenden wenden und die angezeigten Zahlenwerte durch eine
Werte selbst eintragen. Als zusätzliche Optionen kön- separate Angabe der Einheiten – beispielsweise Tausen-
nen Sie beispielsweise eine logarithmische Skala ver- de – verkürzen.

305
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten
Abbildung 11.39  Die Einstellungen für die vertikale Achse
»» Logarithmische Skalierung schreibt eine logarithmi-
sche Skala an die Größenachse. Das ist besonders
dann interessant, wenn sich die darzustellenden
Werte in der Größe stark voneinander unterschei-
den. Beachten Sie, dass damit nur positive Werte
dargestellt werden können.
»» Über Anzeigeeinheiten können Sie eine gemeinsame
Einheit an der Achse einfügen und damit die einzel-
nen anzuzeigenden Zahlen verkürzen.
»» Mit Horizontale Achse schneidet können Sie festle-
gen, wo die waagerechte Achse die senkrechte Ach-
se schneiden soll. Das ist besonders für Fälle inter-
essant, in denen negative Werte für die waagerechte
Achse vorhanden sind.
Gitternetz ein- und ausschalten
Daneben erleichtern Gitternetzlinien das Ablesen der
im Diagramm dargestellten Werte. Ein Hauptgitternetz
unterteilt die Achsen grob, das Hilfsgitternetz fügt eine
zusätzliche Unterteilung hinzu. Zum Ein- oder Ausschal-
ten von Gitternetzlinien aktivieren Sie zunächst das Dia-
gramm und wählen dann die Befehlsschaltfläche Gitter-
netzlinien in der Gruppe Achsen auf der Registerkarte
306
Diagrammtools/Layout. Sie können – getrennt für die
horizontale und die vertikale Achse – ein Hauptgitter-
netz und ein Hilfsgitternetz ein-/ausschalten. Ein Haupt-
gitternetz bildet Linien zwischen den Rubriken bezie-
hungsweise an den mit Zahlen markierten Stellen der
senkrechten Achse. Ein Hilfsgitternetz liefert zusätzli-
che Linien. Standardmäßig wird für die vertikale Achse
das Hauptgitternetz angezeigt.
11.2.5 Beschriftungen
Diagramme gewinnen erst dann an Aussagekraft, wenn
klar zu erkennen ist, was in ihnen dargestellt wird. Dazu
benötigt ein Diagramm einen Titel und Achsenbeschrif-
tungen. Sie können das Diagramm nachträglich mit
diesen Elementen versehen. Alle eingefügten Beschrif-
tungen können Sie nachträglich hinsichtlich der zu ver-
wendenden Schriftparameter formatieren. Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf die Beschriftung und
benutzen Sie die Elemente der dann angezeigten Mini-
symbolleiste.
Diagrammtitel
Zum Einfügen eines Titels markieren Sie zu-
nächst das Diagramm und wählen anschlie-
ßend die Befehlsschaltfläche Diagrammtitel in
der Gruppe Beschriftun­gen der kontextbezogenen Re-
gisterkarte Diagrammtools/Layout. Sie können in der
Liste dazu zwischen drei Optionen auswählen ( Ab­bil­
dung 11.40 links).
Wählen Sie in der Liste die gewünschte Option aus. Das
fügt zunächst ein Feld mit dem Text Diagrammtitel in
das Diagramm ein. Sie können diesen Text – wie alle
Texte im Diagramm – nachträglich direkt im Diagramm
bearbeiten. Markieren Sie dazu zunächst das Diagram-
melement, das Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie dann
auf die Stelle im Text, an der Sie Änderungen durchfüh-
ren wollen, und bearbeiten Sie den Text mit denselben
Verfahren, die Sie zum Bearbeiten der Inhalte von Ta-
bellenzellen verwenden.
Ein Klick auf Weitere Titeloptionen zeigt das Fenster
Diagrammtitel formatieren an. Die Mehrzahl der Kate-
gorien darin entspricht denen, die Sie schon von den
Diagrammflächen her kennen ( vorherige Abschnit-
te). Nach Wahl von Ausrichtung können Sie den Ti-
tel über mehrere Optionen für das Layout anpassen
( Abbildung 11.40 rechts).

 
Achsentitel
Achsentitel sind im Allgemeinen notwendig, da
sie dem Betrachter sagen, was dargestellt wird.
Zum Einfügen eines Titels für die Achsen mar-
kieren Sie zunächst das Diagramm. Öffnen Sie dann die
Liste zur Befehlsschaltfläche Achsentitel in der Gruppe
Beschriftungen der Registerkarte Diagrammtools/Lay-
out. In der Liste zur Schaltfläche finden Sie mehrere
Möglichkeiten für die Grundeinstellung. Je nach Dia-
grammtyp stehen Ihnen hier unterschiedlich viele Fel-
der zur Verfügung: Bei Kreis- und Ringdiagrammen kön-
nen Sie keine Titel eingeben, da diese Diagramme keine
Achsen haben. Diagramme mit Achsen verfügen zumin-
dest über zwei Unteroptionen. Flächendiagramme ver-
fügen über drei Achsen, die Sie benennen können.
Haben Sie eine oder mehrere Datenreihen einer Sekun-
därachse zugeordnet, können Sie auch für diese separa-
te Beschriftungen benutzen.
Ein Klick auf Weitere Optionen ... zeigt das Fenster Ach-
sentitel formatieren an. Die Mehrzahl der Registerkar-
ten darin entspricht denen, die Sie schon von den Dia-
grammflächen her kennen ( vorherige Abschnitte).
Diagramme
Abbildung 11.40 
Lassen Sie einen
Titel anzeigen.
Legenden
Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Dia-
gramm angezeigt werden – zur Identifizierung der ein-
zelnen Datenreihen. Für die Darstellung gibt es einige
Optionen. Aktivieren Sie zunächst das Diagramm und
öffnen Sie dann die Liste zur Befehlsschaltfläche Le-
gende in der Gruppe Beschriftungen der Regis-
terkarte Diagrammtools/Layout. In der Befehlsliste zur
Schaltfläche finden Sie mehrere Möglichkeiten für die
Grundeinstellung.
Ein Klick auf Weitere Legendenoptionen zeigt das Fens-
ter Legende formatieren an. Die Mehrzahl der Kate-
gorien darin entspricht denen, die Sie schon von den
Diagrammflächen her kennen ( vorherige Abschnitte).
Unter Legendenoptionen können Sie unter der Über-
schrift Legendenposition wählen, wo die Legende im
Diagramm angezeigt werden soll. Standardmäßig setzt
Microsoft Excel die Legende rechts innerhalb der Dia-
grammfläche ein. Sie können eine Legende mit der
Maus verschieben beziehungsweise das gesamte Le-
gendenfeld in der Größe ändern.
307
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten
Datenbeschriftungen
In manchen Fällen wird man sich dazu entscheiden, die
grafischen Elemente im Diagramm zusätzlich mit Zah-
lenwerten zu versehen. Aktivieren Sie dazu das Dia-
gramm und öffnen Sie dann die Liste zur Befehlsschalt-
fläche Datenbeschriftungen in der
Gruppe Beschriftungen der Registerkarte Diagramm-
tools/Layout. In der Liste zur Schaltfläche finden Sie
mehrere Möglichkeiten für die Grundeinstellung.
Ein Klick auf Weitere Datenbeschriftungsoptionen zeigt
das Fenster Datenbeschriftungen formatieren an. Die
Mehrzahl der Kategorien darin entspricht denen, die
Sie schon von den Diagrammflächen und anderen Be-
schriftungen her kennen ( vorherige Abschnitte). In
der Kategorie Beschriftungsoptionen können Sie wäh-
len, was wo im Diagramm angezeigt werden soll. Die
verfügbaren Optionen unterscheiden sich wieder – zu-
mindest teilweise – je nach Diagrammtyp. Folgende Ele-
mente stehen (fast) immer zur Verfügung: Wert zeigt
die Werte der Datenpunkte an, Kategoriename zeigt
für alle Datenpunkte die zugehörige Beschriftung der
waagerechten Achse an und Datenreihenname die der
Größenachse. Bei Flächendiagrammen blendet diese
Option die Namen der Datenreihen ein. Die zusätzliche
Option Legendensymbol in Beschriftung einschließen
bewirkt, was sie sagt: Neben den Datenbeschriftungen
werden im Diagramm entsprechende Legendensymbo-
le mit dem zugewiesenen Format und der festgelegten
Farbe angezeigt.
Kreis- und Ringdiagramme erlauben andere Optionen.
Über Prozentsatz zeigen Sie beispielsweise die prozen-
tuale Aufteilung an. Zusätzlich können Sie auch hier die
Werte selbst oder die Beschriftungen anzeigen lassen.
Sie können auch wieder die Legendensymbole neben
der Datenbeschriftung platzieren und mit der Option
Führungslinien anzeigen in Kreisdiagrammen eine Linie
vom Kreissegment zur zugehörigen Beschriftung ein-
setzen.
Datentabelle
Wenn die Notwendigkeit auftauchen sollte, das Dia-
gramm und die zugrunde liegende Tabelle zusammen
darzustellen, liefert die Datentabelle eine Lösung, die
wenig Raum beansprucht. Sie können damit auch in
separaten Diagrammblättern die Daten selbst anzeigen
308
lassen. Es werden nur die Daten dargestellt, die auch im
Diagramm benutzt werden.
Zur Anzeige einer Datentabelle aktivieren Sie das Dia-
gramm und öffnen dann die Liste zur Befehlsschaltflä-
che Datentabelle in der Gruppe Beschriftun-
gen der Registerkarte Diagrammtools/Layout. In der
Befehlsliste zur Schaltfläche finden Sie mehrere Mög-
lichkeiten für die Grundeinstellung.
Für die Datentabelle stehen einige Formatierungsopti-
onen zur Verfügung. Ein Klick auf Weitere Datentabel-
lenoptionen zeigt das Fenster Datentabelle formatieren
an. Über die Optionen im linken Bereich können Sie die
Form und Farbe der in der Datentabelle zu verwenden-
den Linien festlegen. Auf der Registerkarte Datentabel-
lenoptionen lässt sich bestimmen, wo Linien in der Da-
tentabelle gezogen werden sollen. Sie können mehrere
Optionen aktivieren. Horizontal zeigt nur innen horizon-
tale Linien an, Vertikal zeigt nur innen vertikale Linien
an, Gliederung zeigt nur den umgebenden Rahmen an.
Durch Aktivieren von Legendensymbole anzeigen schal-
ten Sie die Darstellung dieser Elemente innerhalb der
Datentabelle an. Das kann dem Betrachter beim Identi-
fizieren der Werte helfen.
11.2.6 Analysewerkzeuge
Über die Befehlsschaltflächen in der Gruppe Analyse
der Registerkarte Diagrammtools/Layout können Sie
dem Diagramm zusätzliche Verfeinerungen hinzufügen
( Abbildung 11.41). Mithilfe der Trendlinienfunktion kön-
nen Sie Ausgleichskurven oder grafische Vorhersagen in
Ihre Diagramme einfügen. Über Fehlerindikatoren lässt
sich für die Mehrzahl der Diagrammtypen die Anzeige
eines Fehlerbereichs bewirken. Sie können damit dem
Be­trachter zeigen, dass es sich bei den im Diagramm
dargestellten Daten nicht um genaue Zahlen, sondern
um Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs handelt.
Trendlinien
Zum Erstellen einer solchen Trendlinie markie-
ren Sie zunächst das Diagramm und öffnen dann
die Liste zur Befehlsschaltfläche Trendlinie un-
terhalb von Analyse auf der Registerkarte Diagramm-
tools/Layout. Legen Sie die Grundeinstellungen für die
Trendlinie fest. Wählen Sie unter den sechs Alternativen

Abbildung 11.41  Die Gruppe Analyse
den für Ihre Daten geeigneten Typ aus. Wenn Sie vorher
noch keine einzelne Datenreihe ausgewählt haben,
müssen Sie angeben, welche Datenreihe mit einem sol-
chen Indikator versehen werden soll. Trendlinien kön-
nen nur für Diagramme mit Achsen – also nicht für
Kreis-, Ring- oder Blasendiagramme – erstellt werden.
Ein Klick auf Weitere Trendlinienoptionen zeigt das
Dialog­feld Trendlinie formatieren an ( Abbildung 11.42).
Besonders interessant ist darin die Kategorie Trend-
linienoptionen. Die restlichen Registerkarten kennen
Sie schon von anderen Formatierungsaufgaben her
( vorherige Abschnitte).
Einige Optionen darin bedürfen vielleicht einer zusätz-
lichen Erklärung:
»» Wenn Sie den Typ Polynomisch gewählt haben, kön-
nen Sie im Feld Reihenfolge die Ordnung des Poly-
noms festlegen.
»» Wenn Sie die Option Benutzerdefiniert im Gruppen-
feld Name der Trendlinie gewählt haben, können Sie
eine Bezeichnung für die Trendlinie eingeben. Diese
wird dann in der Legende angezeigt.
»» Im Gruppenfeld Prognose können Sie festlegen, um
wie viele Perioden die Trendlinie vor und hinter die
vorhandenen Daten extrapoliert werden soll.
Diagramme
Abbildung 11.42  Aktivieren Sie die Art der Kurve.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Schnittpunkt akti-
vieren, geht die Trendlinie durch den im Feld rechts
davon angegebenen Wert.
»» Mit Formel im Diagramm anzeigen können Sie zu-
sätzlich die zur Berechnung der Trendlinie verwen-
dete Funktion im Diagramm anzeigen lassen.
»» Die Option Bestimmtheitsmaß im Diagramm darstel-
len zeigt ein Maß für die Genauigkeit der Trendaus-
sage im Diagramm an.
Fehlerindikatoren
Mithilfe von Fehlerindikatoren können Sie
für die Mehrzahl der Diagrammtypen die
Anzeige eines Fehlerbereichs bewirken. Sie
können damit dem Betrachter zeigen, dass es sich bei
den im Diagramm dargestellten Daten nicht um genaue
Zahlen, sondern um Werte innerhalb eines bestimmten
Bereichs handelt. Markieren Sie zunächst das Diagramm
und öffnen Sie dann die Liste zur Befehlsschaltfläche
Fehlerindikatoren der Gruppe Analyse auf der Register-
309
Kapitel 11  •  Die optische Gestaltung der Daten
 
karte Diagrammtools/Layout. Legen Sie die Grundein-
stellungen für den Indikator fest ( Abbildung 11.43
links). Auch hier müssen Sie – wenn Sie vorher noch kei-
ne einzelne Datenreihe ausgewählt haben – angeben,
welche Datenreihe mit einem solchen Indikator verse-
hen werden soll ( Abbildung 11.43 rechts).
Nach Wahl von Weitere Fehlerindikatorenoptionen kön-
nen Sie Feineinstellungen für die Anzeige vornehmen
( Abbildung 11.44).
Abbildung 11.44  Der Fehlerindikator beschreibt einen
Genauigkeitsbereich.
310
Abbildung 11.43 
Legen Sie Fehlerindikatoren fest.
»» Unter Anzeige wählen Sie die Form der Fehlerdar-
stellung. Solche Bereiche können entweder nach
oben, nach unten oder in beide Richtungen ange-
zeigt werden.
»» Die Optionen unter Fehlerbetrag liefern alternative
Möglichkeiten zum Festlegen der Größe des Feh-
lers. Sie können diese als konstanten Wert oder
Prozentsatz eingeben. Die Option Prozentsatz zeigt
bei größeren Basisdaten auch größere Fehler an.
Standardabweichung(en) verwendet für den Feh-
lerbetrag eine bestimmte – festlegbare – Anzahl
von Standardabweichungen vom Mittel der grafisch
dargestellten Werte. Standardfehler benutzt für den
Fehlerbetrag den Standardfehler. Sie können auch
im Feld Benutzerdefiniert einen Wert eingeben, um
einen in der Tabelle definierten Wert als Fehlerbe-
trag für die einzelnen Datenpunkte zu verwenden.
11.3 Sparklines
Sparklines sind neu in Microsoft Excel 2010. Eine Spark­
line ist ein sehr kleines Diagramm in der Zelle eines
Arbeits­blatts, das Daten visuell darstellt. Mit Sparklines
können Sie Trends für eine Wertereihe aufzeigen. Um
eine größtmögliche Wirkung zu erzielen, sollten Sie eine
Sparkline in der Nähe der zugehörigen Daten positio-
nieren. Sie können auch in eine Zelle Text eingeben und
eine Sparkline als Hintergrund verwenden.

11.3.1 Einen Trend anzeigen
Sorgen Sie dafür, dass sich neben
den Datenreihen, zu denen Sie
Spark­lines benutzen wollen, leere
Zellen befinden. Das ist zwar nicht
unbedingt notwendig, vereinfacht aber die Anzeige.
Markieren Sie die Zelle, in der die Sparkline erscheinen
soll, und wählen Sie die Registerkarte Einfügen im Menü­
band. Klicken Sie auf die Gruppe Sparklines und wählen
Sie eine Form. Sie haben hier die Wahl zwischen drei
Typen. Ein Klick auf die jeweilige Schaltfläche zeigt das
Dialogfeld Sparklines erstellen an ( Abbildung 11.45).
Sparklines
Klicken Sie im Dialogfeld Sparklines erstellen in das Feld
Datenbereich und markieren Sie dann in der Tabelle den
Bereich, der als Grundlage für das kleine Diagramm die-
nen soll. Bestätigen Sie über OK. Die Sparkline wird im
vorher markierten Feld erstellt ( Abbildung 11.46).
11.3.2 Sparklines verfeinern
Solange die Zelle mit der Sparkline markiert ist, wird
die Registerkarte Sparklinetools/Entwurf angezeigt. Sie
können darüber die Sparkline abwandeln oder verfei-
nern. Benutzen Sie beispielsweise den Katalog Format-
vorlage.
Abbildung 11.45 
Eine Sparkline erstellen
Abbildung 11.46 
Eine Sparkline wurde
eingefügt.
311
Kapitel 12
Weitere Excel-Funktionen
und Optionen
Im letzten Kapitel dieses Teils über Microsoft Excel 2010
wollen wir noch auf einige weitere Funktionen dieses
Programms eingehen – beispielsweise auf das Arbeiten
mit Listen. Wie alle Programme des Office-Pakets ver-
fügt auch Excel über Möglichkeiten zum individuellen
Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präfe-
renzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten.
» Eine Liste ist ein zusammenhängender Bereich in ei-
ner Tabelle, der zum Organisieren, Verarbeiten und
Abrufen von Informationen aus umfangreichen Da-
tenbeständen dient (à Abschnitt 12.1). Eine solche
Liste kann in Excel als Datenbank verwendet werden.
Mithilfe von PivotTables können Sie interaktive Über-
sichtstabellen erstellen, anhand derer Sie die Daten
der Liste zusammenfassen und analysieren können.
» Microsoft Excel verfügt über eine Vielzahl von Op-
tionen zur individuellen Anpassung des Programms
an Ihre persönlichen Präferenzen (à Abschnitt 12.2).
Den Zugang zu den wesentlichsten Möglichkeiten
der Anpassung finden Sie vor allem in dem Pro-
grammbereich, den Sie durch einen Klick auf die
Schaltfläche Excel-Optionen der Registerkarte Da-
tei auf den Bildschirm bringen. Sie holen damit ein
Fenster auf den Bildschirm, über das Sie mittels der
Schaltflächen im linken Teil mehrere Bereiche anzei-
gen lassen können.
312
HINWEIS
Einige der in diesem Kapitel gezeigten
Beispiele finden Sie auf der Begleit-CD im
Ordner 12. Benutzen Sie diese, wenn Sie die Ausführun-
gen selbst nachvollziehen wollen und Ihnen die Eingabe
der Daten zu mühsam ist.
12.1 Listen
Eine Liste ist ein zusammenhängender Bereich in einer
Tabelle, der zum Organisieren, Verarbeiten und Abrufen
von Informationen aus umfangreichen Datenbeständen
dient. Eine solche Liste kann als Datenbank verwendet
werden: Dabei stellen die Spalten die einzelnen Felder
und die darunter liegenden Zeilen die einzelnen Da-
tensätze dar. In der ersten Zeile einer Liste steht die
Überschriftenzeile mit den Feldnamen. Jeder einzelne
Auftrag darunter in dieser Liste wäre ein Datensatz
beziehungsweise eine Zeile mit den entsprechenden
Informationen.
Verschiedene Filterfunktionen erlau-
ben es, nur die Zeilen anzuzeigen, die
einen bestimmten Wert enthalten
oder eine Reihe von Kriterien erfül-
len. Sie können in die Liste Teilergebniszeilen einfügen,
in denen Daten der Liste zusammengefasst werden.
Außerdem können Sie Teilsummen für die Werte der
Datensätze bilden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Mit-
hilfe von PivotTables können Sie eine interaktive Über-
sichtstabelle erstellen, anhand derer Sie die Daten der
Liste zusammenfassen und analysieren können. Die
 Listen

Werkzeuge dafür finden Sie in der Gruppe Sortieren und Besser ist es aber, wenn Sie solche Dateien nicht direkt
Filtern in der Registerkarte Daten. öffnen, sondern importieren. Dann meldet sich der Text-
konvertierungs-Assistent, der die einzelnen Teile einer
Zeile auf die Spalten der Tabelle aufteilt. Sie müssen
12.1.1 Daten aus anderen Quellen
dafür nur einige Angaben bezüglich des Datentyps der
übernehmen Textdatei machen.
Der mühsamste Teil beim Arbeiten mit Listen besteht » Dazu markieren Sie die Zelle, an der später die
meist darin, die Datenblöcke zu erstellen. Dafür stehen importierten Daten beginnen sollen. Öffnen
Ihnen in Excel mehrere Hilfsfunktionen zur Verfügung, Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie in
die Sie in der Gruppe Externe Daten abrufen auf der der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus Text.
Registerkarte Daten finden. Markieren Sie im Dialogfeld Textdatei importieren
die Datei, die die gewünschten Textdaten enthält,
Daten aus Textdateien importieren und klicken Sie auf Importieren. Das startet den
Oft liegen Daten, die Sie in einer Datentabelle bearbei- Assistenten.
ten wollen, zunächst nur in einem Textformat vor. Sie
» Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den
können solche Dateien in Excel importieren. Dazu öff-
Datentyp aus (à Abbildung 12.1). Für die Mehrzahl
nen Sie im Dialogfeld Öffnen die Liste zu der norma-
der Fälle benutzen Sie die Option Getrennt. Klicken
lerweise mit Excel-Dateien beschrifteten Schaltfläche
Sie dann auf Weiter.
und wählen darin die Option Textdateien. Markieren Sie
dann die gewünschte Textdatei und klicken Sie anschlie-
ßend auf Öffnen.
» Wenn die Daten in der Textdatei durch Tabulatorzei-
chen und Absatzmarken voneinander getrennt sind,
werden sie danach ohne weiteres Zutun als Tabelle
angezeigt. Die einzelnen Bestandteile werden in die-
sem Fall auf mehrere Zellen aufgeteilt.
» Sind die Daten durch Leerzeichen oder Kommata
voneinander getrennt, wird automatisch der Text-
konvertierungs-Assistent gestartet, mit dessen Hilfe
Sie die Datenbestandteile auf die einzelnen Zeilen
der Tabelle verteilen können. Darauf werden wir
gleich noch zu sprechen kommen.
Abbildung 12.1 Legen Sie den Datentyp fest – beachten Sie be-
Zum Importieren kleinerer Datenbestände
TIPP können Sie aber auch die Zwischenablage sonders die Optionen Getrennt und Feste Breite.

benutzen: Öffnen Sie über ein Explorer-Fenster die ent-

» Aktivieren Sie im zweiten Schritt unter Trennzeichen
sprechende Datei beispielsweise im Editor oder in Word-
die Option für das Zeichen, mit dem die einzelnen
Pad. Markieren Sie den gesamten Inhalt der Datei und
Elemente getrennt sind (à Abbildung 12.2). Meist ist
kopieren Sie ihn in die Zwischenablage. Markieren Sie in
das ein Tabstopp. Unten im Dialogfeld des Assisten-
Excel die gewünschte Zelle und klicken Sie auf Einfügen
ten werden im Feld Vorschau die Datenfelder ange-
auf der Registerkarte Start.
zeigt. Wenn Sie nicht wissen, über welchen Datentyp
die Textdatei verfügt, probieren Sie mehrere Optio-
nen aus und kontrollieren Sie die Vorschau. Das Ziel
ist, dass die Daten in getrennten Spalten angezeigt
werden.

313
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen

Abbildung 12.3 Sie müssen angeben, welche Tabelle oder

Abfrage die gewünschten Daten enthält.

» Markieren Sie das Format, in dem die Daten im Ta-

Abbildung 12.2 Legen Sie das verwendete Trennzeichen fest – bellenblatt angezeigt werden sollen, und kontrollie-
meist werden Sie hier Tabstopp verwenden. ren Sie den Ort, an dem die Daten in die Mappe ein-
gefügt werden sollen (à Abbildung 12.4). Sie können
» Klicken Sie auf Fertig stellen. Geben Sie dann noch ihn hier noch ändern.
an, wo die zu importierenden Daten eingefügt wer-
den sollen. Nach Abschluss der Arbeit mit dem As-
sistenten sind die einzelnen Bestandteile einer Zeile
der Textdatei auf verschiedene Spalten der Tabelle
aufgeteilt.

In einem dritten Schritt des Assistenten kön-

TIPP nen Sie Formate für die einzelnen Spalten
festlegen. Meist erübrigt sich das aber.

Daten aus Access importieren

Sie können in Excel auch Daten importieren, die in ei-
ner Access-Tabelle oder -Abfrage vorliegen. Dazu müs-
sen Sie zunächst die Datenbank auswählen, in der die
Daten gespeichert sind. Eine Datenbank enthält meist
mehrere Daten und/oder Abfragen. Wenn das der Fall
ist, müssen Sie anschließend angeben, in welchem die-
ser Objekte die gewünschten Daten vorliegen.
» Markieren Sie die Zelle, an der später die im-
portierten Daten beginnen sollen. Öffnen Sie
die Registerkarte Daten und klicken Sie in der
Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus Access. Mar-
kieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen die
Access-Datei, die die gewünschten Daten enthält,
und klicken Sie auf Öffnen.
» Markieren Sie die Tabelle oder Abfrage, die die ge-
wünschten Daten enthält, und klicken Sie auf OK
(à Abbildung 12.3).
Abbildung 12.4 Wählen Sie das Format aus und kontrollieren Sie
den Ort, an dem die Daten eingefügt werden sollen.
» Nach einem weiteren Klick auf OK werden die Daten
importiert.
Daten aus dem Web importieren
Das Internet ist eine Quelle für viele Daten. Sie können
diese auf einfache Weise von einer Webseite überneh-
men. Dazu müssen Sie die gewünschte Webseite aus-
wählen und dann festlegen, welche Daten Sie daraus
übernehmen wollen.
» Markieren Sie die Zelle, an der später die im-
portierten Daten beginnen sollen. Öffnen Sie
die Registerkarte Daten und klicken Sie in der
Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus dem Web.
» Geben Sie im Dialogfeld Neue Webabfrage die Adres-
se der Seite ein, von der aus Sie Daten importieren

314

wollen, und klicken Sie auf OK. Daten, die Sie über-
nehmen können, sind mit einem Pfeil auf gelbem Un-
tergrund versehen. Klicken Sie auf einen dieser Pfei-
le. Die Daten werden markiert ( Abbildung 12.5).
Abbildung 12.5  Wählen Sie die zu importierenden Daten aus.
»» Klicken Sie auf Importieren und bestätigen Sie noch-
mals, wo die Daten in Ihre Mappe eingefügt werden
sollen.
Daten aktualisieren
Insbesondere Daten, die Sie aus dem Web im-
portiert haben, können sich in kurzer Zeit än-
dern. Um die gerade aktuellen Daten in der
Mappe verfügbar zu haben, wählen Sie zunächst das
Blatt aus, auf dem die importierten Daten abgelegt sind.
Wählen Sie dann die Registerkarte Daten, öffnen Sie in
der Gruppe Verbindungen die Liste zu Alle aktualisieren
und wählen Sie Aktualisieren.
Daten automatisch aktualisieren lassen
Bequemer ist es natürlich, für eine automatische Aktua-
lisierung zu sorgen . Auch das ist möglich:
Listen
»» Wählen Sie das Blatt aus, auf dem die importierten
Daten abgelegt sind. Wählen Sie die Registerkarte
Daten und öffnen Sie in der Gruppe Verbindungen
den Katalog zur Schaltfläche Alle aktualisieren. Kli-
cken Sie darin auf den Befehl Verbindungseigen-
schaften ( Abbildung 12.6).
Abbildung 12.6  Über die Verbindungseigenschaften können Sie
für eine periodische Aktualisierung sorgen.
»» Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisierung
alle. Geben Sie rechts davon einen Wert für die
Minu­ten ein und bestätigen Sie über OK.
12.1.2 Excel-Tabellen
Neu bei Excel ist seit der Version 2007 der etwas miss-
verständliche Begriff Tabelle. Damit ist nicht ein Tabel-
lenblatt gemeint, sondern eine besondere Form der Dar-
stellung von Daten auf einem solchen Tabellenblatt. Mit
einer Tabelle können Sie Bereiche definieren, in denen
Daten in einer Liste zusammengefasst werden. Das hat
den Vorteil, dass Sie Sortier- und Filterfunktionen dar-
in durchführen können, ohne dass rechts neben diesem
Bereich vorhandene Eintragungen davon betroffen wer-
den.
315
Kapitel 12  •  Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Eine Excel-Tabelle erstellen
Eine Tabelle müssen Sie zunächst erstellen. Sorgen Sie
dafür, dass der Datenbestand in einem geschlossenen
Tabellenbereich vorliegt. Keine leeren Zeilen oder Spal-
ten dürfen vorhanden sein. Die Zeilen müssen über eine
identische Struktur verfügen. Letzteres betrifft bei-
spielsweise die Formeln ( Abbildung 12.7).
Abbildung 12.7  Die Grunddaten müssen über eine identische
Struktur verfügen.
»» Markieren Sie dann mindestens eine Zelle des Be-
reichs, in dem bereits Daten eingegeben wurden. Sie
können auch den gesamten Bereich mit den Daten
markieren.
»» Klicken Sie dann auf Tabelle in der Gruppe
Tabellen der Registerkarte Einfügen im Menü­
band. Excel sollte den Bereich der Liste auto-
matisch ermitteln. In einem Dialogfeld müssen Sie
ihn aber noch be­stätigen ( Abbildung 12.8).
Abbildung 12.8 
Bestätigen Sie den
Tabellenbereich.
»» Sie können die Größe der Tabelle verändern, indem
Sie die Markierung in der unteren rechten Ecke ver-
schieben. Beachten Sie die zusätzliche Option Tabel-
le hat Überschriften.
316
»» Nach dem Bestätigen über OK wird die Excel-Tabelle
erstellt. Jede Spalte verfügt über eine Überschrift
mit einer Schaltfläche zum Sortieren und Filtern.
Außerdem wird der Tabellenbereich automatisch
formatiert. Sie können das Erscheinungsbild aber
später noch ändern.
Abbildung 12.9  Eine Excel-Tabelle wurde erstellt.
Als Tabelle formatieren
Alternativ können Sie zum Erstellen einer Tabelle den
Befehl Als Tabelle formatieren in der Gruppe Formatvor-
lagen der Registerkarte Start verwenden. Markieren Sie
auch hier zunächst den Bereich in der Tabelle, den Sie
formatieren wollen. Wenn Sie eine einzelne Zelle daraus
wählen, bestimmt Microsoft Excel den Bereich für Sie,
indem alle Nachbarzellen, die über eine Eingabe ver-
fügen, ebenfalls markiert werden. Andere Zellbereiche
der Tabelle, die durch leere Zellen von diesem Bereich
getrennt sind, werden nicht automatisch mit einge-
schlossen. Im Katalog zum Befehl Als Tabelle formatie-
ren bestimmen Sie das gewünschte Format. Nach dem
Bestätigen wird das Format für den markierten Bereich
übernommen.
AutoVervollständigen
Wenn Sie die Liste von Grund auf in eine Tabelle einge-
ben müssen, ermöglicht die Funktion AutoVervollstän-
digen die schnelle Eingabe von sich wiederholenden
Einträgen in einer Spalte ( Abbildung 12.10).
»» Falls die ersten Buchstaben eines neuen Spaltenein-
trags mit denen eines bereits vorhandenen Eintrags
in dieser Spalte übereinstimmen, setzt Microsoft Ex-

Abbildung 12.10 Die Funktion AutoVervollständigen hilft bei sich
wiederholenden Einträgen in einer Spalte.
cel automatisch die restlichen Zeichen ein. Haben
Sie beispielsweise in einer Spalte schon einmal den
Vornamen Beatrix – sonst aber keinen mit dem Buch-
staben B beginnenden Namen – eingegeben, genügt
bereits die Eingabe des ersten Buchstabens, um Be-
atrix als neue Eingabe zu erzeugen. Sie müssen im-
mer so viele Buchstaben eingeben, bis eine eindeu-
tige Identifikation möglich ist. Um den Vorschlag des
Programms zu akzeptieren, bestätigen Sie einfach
mit der Æ-Taste. Um ihn zu ignorieren, setzen Sie
die Eingabe in der gewünschten Weise fort.
» Falls Microsoft Excel den Eintrag selbst nicht ermit-
teln kann, können Sie auch einen über die Liste der
Einträge im Kontextmenü auswählen, das Sie durch
einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Zelle
anzeigen lassen können. Wählen Sie darin den Be-
fehl Dropdown-Auswahlliste, um die Liste der Einträ-
ge in der Spalte einzusehen, und wählen Sie dann in
dieser Liste den gewünschten Eintrag aus.
» Interessant ist außerdem, dass die in der Liste bereits
vorhandenen Formate oder Berechnungsformeln
übertragen werden. Sie brauchen die Zelleinträge in
der neuen Zeile also weder separat zu formatieren
noch eventuell benutzte Formeln zu kopieren.
Die Funktion AutoVervollständigen steht in
TIPP Excel immer zur Verfügung, nicht nur, wenn
Sie Datenbereiche aufbauen. In manchen Fällen ist sie
aber mehr störend als hilfreich.
Listen
Solange mindestens eine Zelle in einer Excel-Tabelle
markiert ist, wird im Menüband die Registerkarte Tabel-
lentools/Entwurf angezeigt. Sie beinhaltet viele Werk-
zeuge zum Arbeiten mit Excel-Tabellen. Beispielsweise
öffnet bei zusammengefasstem Menüband ein Klick auf
Schnellformatvorlagen eine Liste mit verschiedenen
Layoutalternativen für die Excel-Tabelle. Bei vollständig
angezeigtem Menüband werden die Layoutalternativen
direkt in der Gruppe Tabellenformatvorlagen angezeigt.
12.1.3 Filtern
Durch Filtern können Sie die für Sie gerade wichtigen
Datensätze in der Liste anzeigen lassen. Die anderen
Zeilen werden vorübergehend ausgeblendet. Zwei Fil-
terfunktionen stehen zur Verfügung:
» Über die Option Filter können Sie solche Datensätze
aus einer Liste herausfiltern, bei denen die Einträ-
ge in einer Spalte einen bestimmten Wert enthalten
oder eine Reihe von Kriterien erfüllen.
» Mit dem Befehl Spezialfilter haben Sie die Möglich-
keit, die Daten der Liste unter Verwendung eines
separaten Kriterienbereichs zu filtern. Zusätzlich
können Sie die Ergebnisse der Filterung an eine an-
dere Stelle in der Tabelle oder in eine andere Tabelle
kopieren lassen.
Der einfache Filter
Die Feldnamen einer Excel-Tabelle sind mit Pfeilen zum
Öffnen von Menüs ausgestattet. Wählen Sie darüber die
Filterkriterien aus, indem Sie das Menü für die Spalte
öffnen, für die Sie die Kriterien eingeben wollen. Die Lis-
te beinhaltet alle Einträge in der Spalte sowie zusätzli-
che Optionen (à Abbildung 12.11).
Filtern nach Feldeinträgen
Wenn Sie einen der aufgelisteten Feldeinträge wählen,
werden die Datensätze herausgefiltert, die über diesen
Eintrag verfügen.
» Klicken Sie in der Überschriftzeile auf die Pfeilspitze
in der Spalte, nach deren Inhalten Sie filtern wollen.
» Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen (Alles aus-
wählen), um es abzuschalten.
317
Kapitel 12  •  Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Abbildung 12.11  Mit dem AutoFilter können Sie über ein Listen-
feld die Einträge filtern.
»» Klicken Sie anschließend auf das Optionskästchen
für den Eintrag, der angezeigt bleiben soll. Beispiels-
weise können Sie für das Feld Wohnort nach dem
Eintrag München filtern.
Klicken Sie auf OK. Dass ein Filter noch aktiv ist, erken-
nen Sie an dem anders dargestellten Pfeil im entspre-
chenden Feld. In  Abbildung 12.12 handelt es sich bei-
spielsweise um das Feld Name.
Abbildung 12.12  Eine Liste wurde gefiltert.
Die Option (Alles auswählen) im Katalog bewirkt, dass
wieder alle Einträge in der Liste angezeigt werden.
Zahlenfilter
Auf dieselbe Weise können Sie bei Spalten mit Zahlen-
werten die Unteroptionen zum Listeneintrag Zahlenfil-
ter wählen. Hier haben Sie neben der Möglichkeit zur
318
Auswahl aus den in der Spalte vorhandenen Werten
auch die Möglichkeit, ein Filterkriterium selbst festzule-
gen ( Abbildung 12.13).
Optionen wie Ist gleich oder Ist nicht gleich zeigen ein
Dialogfeld an, in dem Sie den gewünschten Wert einge-
ben können.
Abbildung 12.13  Die Optionen für den Zahlenfilter
Top 10
Mit der Option Top 10 im Untermenü zu Zahlenfilter
können Sie eine bestimmte Anzahl oder einen bestimm-
ten Prozentsatz der Datensätze anzeigen lassen. Diese
Möglichkeit trifft natürlich vordringlich auf Felder mit
numerischem Inhalt zu. Sie haben hier die Möglichkeit,
jeweils die obersten oder die untersten Werte anzei-
gen zu lassen – beispielsweise die obersten 15 oder die
untersten 5 ( Abbildung 12.14).
Abbildung 12.14 
Über Top 10 filtern
Sie die Spitzenwerte
heraus.
Wählen Sie im linken Feld, ob Sie die obersten oder die
untersten Werte anzeigen lassen wollen. Geben Sie im
mittleren Feld an, wie viele Elemente oder wie viel Pro-

zent der Gesamtheit nach dem Filtern angezeigt werden
sollen. Legen Sie im rechten Feld fest, ob eine bestimm-
te Anzahl oder ein Prozentsatz der Gesamtheit nach
dem Filtern angezeigt werden soll.
Benutzerdefinierter AutoFilter
Sie können über das Untermenü zu Zahlenfilter oder
Textfilter auch mit der Option Benutzerdefinierter Filter
das Dialogfeld Benutzerdefinierter AutoFilter anzeigen
lassen, in dem Sie zusätzliche Filterkriterien angeben
können. In diesem Dialogfeld lassen sich maximal zwei
vergleichende Filterkriterien für eine Spalte festlegen.
Diese beiden Kriterien können Sie durch eine Und- oder
eine Oder-Bedingung verknüpfen und damit bewirken,
dass die Kriterien zusammen oder alternativ wirken
(à Abbildung 12.15).
Abbildung 12.15 Einen benutzerdefinierten Filter verwenden
Wählen Sie im linken Feld einen Vergleichsoperator aus
und geben Sie rechts den Wert ein, den Sie zusammen
mit dem Vergleichsoperator verwenden möchten, oder
wählen Sie einen aus dem Listenfeld aus. Dieses Listen-
feld beinhaltet alle in der Spalte vorhandenen Daten.
Wenn Sie zwei Kriterien verwenden wollen, wählen Sie
entweder die Option Und oder die Option Oder und wie-
derholen die Schritte.
Wenn nach der Eingabe von Filterkriteri-
ACHTUNG en alle Datensätze aus der Liste ver-
schwinden, liegt das daran, dass keiner der Datensätze
die eingegebenen Filterkriterien erfüllt.
Spezialfilter
Die Arbeit mit dem Spezialfilter ist umständlicher, bietet
aber mehrere zusätzliche Möglichkeiten. Dazu müssen
Listen
Sie zuerst in der Tabelle mit der Liste einen Zellbereich
für die Kriterien definieren, in dem die Spaltenüber-
schriften zusammen mit den Auswahlkriterien angege-
ben werden. Am übersichtlichsten geht das oberhalb
der eigentlichen Liste. Sie können den Kriterienbereich
auch an jeder anderen Stelle der Tabelle festlegen. Die
Lage oberhalb der Liste hat den Vorteil, dass die Namen
der Feldspalten übereinanderliegen und dass die Liste
später erweitert werden kann, ohne dass der Kriterien-
bereich dadurch überschrieben würde.
» Dazu fügen Sie beispielsweise zunächst oben im Ta-
bellenblatt mehrere Zeilen ein und kopieren dann
in die oberste Zeile die Zeile mit den Spaltenüber-
schriften.
» Geben Sie anschließend unterhalb dieser kopierten
Überschriften die Filterkriterien ein. Wollen Sie bei-
spielsweise aus einer Namensliste alle Einträge mit
dem Nachnamen Kiddo herausfiltern, können Sie
hier das Kriterium *Kiddo eingeben (à Abbildung
12.16).
Abbildung 12.16 Ein Spezialfilter benutzt einen separaten
Kriterienbereich.
» Markieren Sie eine Zelle in der Liste – nicht im Krite-
rienbereich – und wählen Sie dann Erweitert
in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Register-
karte Daten. Im Dialogfeld Spezialfilter müssen Sie
die Adressen für den Listenbereich und den Krite-
rienbereich angeben. Sie können dazu den Bereich
in der Tabelle mithilfe der Maus markieren oder die
Adressen selbst eintippen (à Abbildung 12.17).
319
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Abbildung 12.17
Listen- und Kriteri-
enbereich müssen
festgelegt werden.
» Die Wahl der Option unter Aktion legt fest, wo die Er-
gebnisse des Vorgangs gezeigt werden sollen. Liste
an gleicher Stelle filtern sorgt dafür, dass die Liste
selbst gefiltert wird. Nicht den Kriterien entspre-
chende Datensätze werden aus der Liste ausgeblen-
det (à Abbildung 12.18).
Abbildung 12.18 Das Ergebnis des Filterns
Um die Ergebnisse in einem anderen Tabel-
TIPP lenblatt ablegen zu können, müssen Sie zu-
erst zu diesem wechseln und den Befehl dann von dort
aus aufrufen.
Ergebnisse an anderer Stelle
Wollen Sie die Ergebnisse der Filterung nicht nur anzei-
gen, sondern weiterverarbeiten, empfiehlt es sich, diese
automatisch an eine andere Stelle kopieren zu lassen.
Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Spezialfilter die Opti-
on An eine andere Stelle kopieren und geben Sie dann
im Feld Kopieren nach den Zellbereich an, in den die Er-
gebnisse des Filterprozesses kopiert werden sollen. Es
reicht aus, wenn Sie dazu auf die Zelle in der oberen
linken Ecke des Zielbereichs klicken.
320
Um sicherzustellen, dass in der Liste doppelt
TIPP vorhandene Datensätze nur einmal ange-
zeigt werden, aktivieren Sie im Dialogfeld Spezialfilter
das Kontrollkästchen Keine Duplikate.
12.1.4 Sortieren
Die Einträge in einer Liste können nach mehreren Kri-
terien gleichzeitig sortiert werden. Wenn in dem Feld,
nach dem zuerst sortiert wird, bei mehreren Datensät-
zen derselbe Eintrag vorliegt – wenn beispielsweise der-
selbe Name mehrfach auftritt –, tritt das zweite Sortier-
kriterium in Kraft. Entsprechendes gilt für das zweite
und dritte Kriterium usw. Auf diese Weise können Sie
dafür sorgen, dass die Datensätze in fast jede beliebige
Reihenfolge gebracht werden können.
Sortiert werden kann nach Zahlenwerten, Texteinträ-
gen sowie Datums- und Uhrzeitangaben. Zusätzliche
Sortierfolgen können Sie unter den Excel-Optionen ein-
geben (à unten). Hier sind bereits die Namen der Wo-
chentage und der Monate als Reihenfolge vorgegeben.
Wenn Sie solche also in einer Tabelle verwendet haben,
können Sie auch danach sortieren lassen.
Einfaches Sortieren
Wollen Sie die Liste nur nach einem Kriterium sortieren,
können Sie dazu auch die entsprechende Schaltfläche
in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkar-
te Daten verwenden. Markieren Sie zunächst eine Zelle
in der Spalte, nach der die Liste sortiert werden soll, und
klicken Sie dann je nach Sortierwunsch auf die Schalt-
fläche Aufsteigend (A bis Z) oder auf die Schaltfläche
Absteigend (Z bis A).
Der Befehl Sortieren
Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen
Sie dann Sortieren in der Gruppe Sortieren und
Filtern auf der Registerkarte Daten. Das Dialog-
feld Sortieren wird geöffnet (à Abbildung 12.19).
» Wählen Sie das erste Sortierkriterium aus, indem
Sie unter Sortieren nach das Feld angeben, nach
dessen Einträgen sortiert werden soll. Im Listenfeld
dazu werden alle Spaltenüberschriften in der Liste
aufgeführt. Über die Liste zu Sortieren nach können
Sie angeben, ob nach den Werten oder nach einem

Formatierungskriterium sortiert werden soll. Legen
Sie auch fest, ob auf- oder absteigend sortiert wer-
den soll.
»» Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren wollen,
klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen.
Eine weitere Zeile mit der gleichen Struktur wird an-
gezeigt. Geben Sie hier die entsprechenden Anwei-
sungen ein.
»» Mit Daten haben Überschriften geben Sie an, ob die
Überschriftenzeile auch markiert wurde. Wenn Sie
vor dem Aufrufen des Befehls zum Sortieren nur
eine Zelle in der Liste gewählt hatten, erfolgt die
Einstellung automatisch. Haben Sie aber die Über-
schriftenzeile markiert und aktivieren das Kontroll-
kästchen nicht, wird diese Zeile in den Sortiervor-
gang mit eingeschlossen.
Sortieroptionen
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Optionen im Dia-
logfeld Sortieren zeigen Sie ein zusätzliches Dialogfeld
an, über das sich weitere Sortieroptionen einstellen
lassen ( Abbildung 12.20). Sie können hierüber auch
angeben, ob zwischen Groß- und Kleinschreibung un-
terschieden und ob nach Spalten oder Zeilen sortiert
werden soll.
Abbildung 12.20 
Zusätzliche Sortieroptionen
können eingestellt werden.
Listen
Abbildung 12.19 
Sie können eine Liste nach
Kriterien sortieren lassen.
12.1.5 PivotTables und PivotCharts
Was sich hinter dem Begriff PivotTable verbirgt, ist auf
den ersten Blick nicht so leicht zu verstehen. Wenn man
aber erst einmal den Sinn begriffen hat, wird man die-
ses Werkzeug für bestimmte Aufgaben gern einsetzen.
Es handelt sich dabei um eine interaktive Übersichts-
tabelle, anhand derer Sie die Daten der Liste zusam-
menfassen und analysieren können. Durch Ziehen und
Ablegen der Felder in dieser Tabelle können Sie Daten
ordnen, organisieren und analysieren. Bei dem in die-
sem Kapitel benutzten Beispiel können Sie mit einer
solchen Analyse beispielsweise eine Tabelle erzeugen,
in der die einzelnen Aufträge nach Datum und Wohnort
des Kunden aufgelistet werden. Der überragende Vor-
teil einer PivotTable besteht darin, dass Sie die Achsen
der Tabelle – im Beispiel Datum und Wohnort – schnell
gegen andere Spalten der Liste austauschen können.
PivotTable erstellen
Um eine PivotTable zu erstellen, müssen Sie zunächst
die Grundstruktur der PivotTable über die drei Schritte
eines Assistenten festlegen. Anschließend werden diese
Grundstruktur und die kontextbezogene Registerkarte
PivotTable-Tools angezeigt. Mithilfe dieser Elemente
können Sie dann die gewünschten Feinheiten einstellen.
Markieren Sie zumindest eine Zelle in der Liste
oder dem Datenblock und wählen Sie dann den
Befehl PivotTable in der Liste zur gleichnamigen
Schaltfläche der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte
Einfügen. Geben Sie anschließend die gewünschten Da-
ten in den Dialogfeldern des Assistenten an ( Abbildung
12.21).
321
Kapitel 12  •  Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Abbildung 12.21  Der Assistent erstellt die Grundstruktur.
»» Definieren Sie – falls der Datenbereich nicht auto-
matisch erkannt wurde – den zu bearbeitenden Ta-
bellenbereich. Ein Klick auf die Schaltfläche Dialog
reduzieren rechts vom Feld Tabelle/Bereich verklei-
nert das Dialogfeld und erlaubt es, den Bereich mit
der Maus zu markieren.
322
»» Anschließend geben Sie an, wo die PivotTable er-
stellt werden soll. Da eine solche Tabelle recht um-
fangreich sein kann, ist es meist besser, sie in einem
neuen Arbeitsblatt zu erstellen.
Damit haben Sie nur die Grunddaten – die Verbindung
mit der Datenquelle und die Position – für die PivotTable
festgelegt. Als Ergebnis wird die PivotTable-Feldliste an-
gezeigt, über die Sie bestimmen müssen, welche Daten
wie angezeigt werden sollen. Markieren Sie dazu einen
Namen in der Liste und ziehen Sie ihn an die Stelle,
an der er in der fertigen PivotTable angezeigt werden
soll ( Abbildung 12.22). Sie können bereits angeord­
nete Symbole innerhalb der Tabelle verschieben oder
sie zurück­setzen, indem Sie sie aus der Tabelle heraus­
ziehen.
Zur Ablage stehen Ihnen hier vier Bereiche zur Ver-
fügung: Mit den Spaltenbeschriftungen und Zeilenbe-
schriftungen bilden Sie den Rahmen für die Tabelle. Den
Abbildung 12.22 
Felder müssen zuerst positioniert
werden.

eigentlichen Tabelleninhalt – die Werte – legen Sie im
Hauptbereich ab. Sie müssen mindestens Felder für die
Spalten- und Zeilenbezeichnungen sowie für Datenfel-
der in der Tabelle angeben. Eine zusätzliche Dimensi-
on können Sie über den Berichtsfilter definieren, mit
dessen Hilfe Sie verschiedene Seiten der Tabelle anzei-
gen lassen können. Auf der Basis der Position dieser
Feldnamen erstellt Microsoft Excel dann die PivotTable
( Abbildung 12.23). Die Quelldaten in der Liste bleiben
dabei unverändert. Sie können die Lage der Feldnamen
in der Tabelle jederzeit durch Ziehen mit der Maus än-
dern – beispielsweise ein Spaltenfeld gegen ein Zeilen-
feld oder gegen ein Datenfeld austauschen – und damit
die Struktur der Tabelle ändern.
Die Felder ermöglichen außerdem ein Aus- und Ein-
blenden einzelner Feldinhalte und damit ein beliebiges
Filtern der Tabelle. Öffnen Sie dazu das Menü zu der
Spalten-, Zeilen- oder Seitenüberschrift und deaktivie-
ren Sie die Elemente, die in der PivotTable nicht berück-
sichtigt werden sollen. Ein Doppelklick auf ein Datenfeld
zeigt die Details dazu in einer separaten Tabelle an.
Listen
Abbildung 12.23 
Die PivotTable besteht aus Spalten-,
Zeilen- und Datenfeldern.
Datenschnitte
In Microsoft Excel 2010 haben Sie die Möglichkeit, zum
Filtern der Daten in einem PivotTable-Bericht Daten-
schnitte zu verwenden. Datenschnitte sind einfach zu
verwendende Filterkomponenten, die eine Reihe von
Schaltflächen enthalten, mit denen Sie die Daten in
einem PivotTable-Bericht schnell filtern können, ohne
zuvor Drop-down-Listen für die Suche nach den zu fil-
ternden Elementen öffnen zu müssen. Die Funktion für
Datenschnitte wird in Form von Schaltflächen bereitge-
stellt, auf die Sie klicken können, um PivotTable-Daten
schnell zu filtern. Darüber hinaus wird bei Datenschnit-
ten auch der aktuelle Filterstatus angegeben, so dass
Sie sofort erkennen können, was genau in einem gefil-
terten PivotTable-Bericht angezeigt wird.
»» Markieren Sie eine beliebige Stelle im Pi-
votTable-Bericht, für den Sie einen Daten-
schnitt erstellen möchten. Klicken Sie dann
auf der Registerkarte PivotTable-Tools/Optionen in
der Gruppe Sortieren und Filtern auf Datenschnitt
einfügen. Aktivieren Sie im Dialogfeld Datenschnitt
auswählen das Kontrollkästchen der PivotTable-Fel-
der, für die Sie einen Datenschnitt erstellen möchten
( Abbildung 12.24).
»» Klicken Sie auf OK. Für jedes aktivierte Feld wird ein
Datenschnitt angezeigt ( Abbildung 12.25).
323
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Abbildung 12.24
Geben Sie an, für welches
Feld ein Datenschnitt erstellt
werden soll.
» Klicken Sie in den einzelnen Datenschnitten auf das
Element, nach dem gefiltert werden soll.
» Um die Filterwirkung wieder abzuschalten, klicken
Sie auf die Schaltfläche Filter löschen . daraufhin automatisch auf der Basis der Einstellungen
324
Um einen Datenschnitt zu entfernen, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf das Datenschnittobjekt und wäh-
len Sie … entfernen – beispielsweise 'Wohnort' entfer-
nen – aus dem Kontextmenü.
Um Datenschnitte zu formatieren, klicken Sie
TIPP auf den zu formatierenden Datenschnitt. Da-
durch wird die Registerkarte Datenschnitttools/Optio-
nen angezeigt. Wählen Sie in der Gruppe Datenschnitt-
Formatvorlagen das gewünschte Format aus. Bei
reduzierter Anzeige des Menübands müssen Sie in der
Gruppe Datenschnitt-Formatvorlagen die Liste zur
Schaltfläche Schnellformatvorlagen öffnen.
PivotChart
Sie können die Ergebnisse der PivotTable auch grafisch
darstellen lassen. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte
Einfügen in der Gruppe Tabellen in der Liste zur Schalt-
fläche PivotTable den Befehl PivotChart. Zum Erstellen
der Datenstruktur arbeiten Sie auch dieses Mal über die
Feldliste und gehen dabei genauso vor, wie oben für das
Erstellen der Tabelle beschrieben. Das Diagramm wird
Abbildung 12.25
Ein Datenschnitt wurde erstellt.

in der Tabelle erstellt. Auch hierin können Sie wieder
über die Pfeile die Elemente wählen, die im Diagramm
berücksichtigt werden sollen. Die Auswahl können Sie
getrennt für die Seitenfelder, die Zeilenfelder und die
Spaltenfelder vornehmen.
12.2 Die Optionen für Excel 2010
Den Zugang zu den wesentlichsten Möglichkeiten
der Anpassung von Microsoft Excel finden Sie in dem
Fenster, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche
Optionen innerhalb der Registerkarte Datei auf den
Bildschirm bringen. Sie haben damit einen Bereich zur
Verfügung, über den Sie eine Vielzahl von Einstellungen
vornehmen und Microsoft Excel an Ihre persönlichen
Erfordernisse anpassen.
Einige der links im Fenster zu den Optio-
HINWEIS nen angezeigten Bereiche gelten für die
Office-2010-Programme allgemein bzw. zeigen diesel-
ben Möglichkeiten zur Einstellung. Die Optionen zum
Sicherheitscenter sind in Kapitel 2 erläutert, die Doku-
mentprüfung wird in Kapitel 3 angesprochen.
12.2.1 Die am häufigsten verwendeten
Optionen
In der ersten Kategorie Allgemein der Excel-Optionen
finden Sie eine Zusammenfassung der Optionen, die
der typische Anwender am häufigsten ändern möchte.
Auf den Großteil der hier angezeigten Elemente sind wir
ebenfalls schon eingegangen (à Kapitel 2). Dazu gehö-
ren die Einstellmöglichkeiten unter den Überschriften
Benutzeroberflächenoptionen und Microsoft Office-
Kopie personalisieren. Speziell interessant für Excel
sind hier die Optionen im mittleren Bereich unter Beim
Erstellen neuer Arbeitsmappen.
» Mit Folgende Schriftart verwenden legen Sie die
Standardschriftart für neue Tabellenblätter und
Arbeitsmappen fest. Eine neue Schriftart wird erst
nach dem nächsten Öffnen von Microsoft Excel wirk-
sam.
» Über Schriftgrad stellen Sie hier die Standardgröße
für die Schrift ein. Eine neue Schriftgröße wird erst
nach dem nächsten Öffnen von Microsoft Excel wirk-
sam.
Die Optionen für Excel 2010
» Wählen Sie unter Standardansicht für neue Blätter
die Ansicht aus, die beim Starten von Excel stan-
dardmäßig angezeigt werden soll. Sie können Nor-
male Ansicht, Umbruchvorschau oder Seitenlayout-
ansicht auswählen.
» Mit Die folgende Anzahl Blätter aufnehmen können
Sie die vorgegebene Anzahl von Tabellenblättern in
einer neuen Arbeitsmappe festlegen (maximal 52).
Standardmäßig werden in einer neuen Arbeitsmap-
pe drei Tabellenblätter automatisch geöffnet.
12.2.2 Formeln
Mit den Optionen der Kategorie Formeln legen Sie fest,
wann und wie Formeln in geöffneten Arbeitsmappen be-
rechnet werden.
Berechnungsoptionen
Unter der Überschrift Berechnungsoptionen können Sie
die Art der Berechnung bestimmen:
» Standardmäßig wird eine Neuberechnung nach je-
der Eingabe durchgeführt. Alle abhängigen Formeln
werden also berechnet, sobald ein Wert, eine Formel
oder ein Name geändert wird. Da jede Berechnung
Zeit erfordert, empfiehlt es sich besonders bei Ta-
bellen mit vielen Formeln, den Berechnungsmodus
auf Manuell umzuschalten. Geöffnete Arbeitsmap-
pen werden in diesem Fall nur dann neu berechnet,
wenn Sie in diesem Abschnitt das Kontrollkästchen
Vor dem Speichern die Arbeitsmappe neu berech-
nen aktivieren oder die Ñ-Taste drücken. Wenn
Sie Automatisch außer bei Datentabellen wählen,
werden alle abhängigen Formeln – außer bei Mehr-
fachoperationen – berechnet. Mehrfachoperationen
können durch Aktivieren des Kontrollkästchens Vor
dem Speichern die Arbeitsmappe neu berechnen in
diesem Abschnitt oder durch Drücken der Ñ-Taste
berechnet werden.
» Auf der rechten Seite können Sie nach Aktivieren
von Iterative Berechnung aktivieren festlegen, wie
oft oder wie genau Berechnungen in Zirkelbezügen
durchgeführt werden sollen. Von einer Iteration
spricht man, wenn das Ergebnis einer Berechnung
wiederum als Ausgangswert derselben Berechnung
verwendet wird. Diese manchmal etwas eigenartig
anmutenden Berechnungsvorschriften dienen meist
325
Kapitel 12  •  Weitere Excel-Funktionen und Optionen
dazu, sich schrittweise an einen Lösungswert anzu-
nähern. Standardmäßig wird ein Iterationsvorgang
nach 100 Operationen abgebrochen oder wenn sich
die Berechnungsergebnisse um weniger als 0,001
ändern. Sie können die Anzahl der Iterationen be-
grenzen, indem Sie die eingegebenen Werte ändern.
Arbeiten mit Formeln
Der Bereich unter der Überschrift Arbeiten mit Formeln
regelt einige Einstellungen für die Eingabe und Bearbei-
tung von Berechnungsformeln.
»» Durch Aktivieren von Z1S1-Bezugsart erreichen Sie,
dass sowohl Spalten als auch Zeilen numerisch be-
zeichnet werden. In diesem Fall müssten Sie bei-
spielsweise für die Adressierung der Zelle D2 als Be-
zug Z2S4 angeben. Standardmäßig erhalten Spalten
alphabetische und Zeilen numerische Bezeichnun-
gen.
»» Das Kontrollkästchen AutoVervollständigen-Formel
ist standardmäßig aktiviert. Damit wird bewirkt, dass
nach der Eingabe eines Gleichheitszeichens und ei-
nes anschließenden Anfangsbuchstabens eine Liste
mit gültigen Funktionen, Namen und Textzeichen-
folgen bereitgestellt wird, aus der Sie einfach einen
Eintrag übernehmen können. Damit reduzieren Sie
die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Eingabe.
»» Auch das Kontrollkästchen Tabellennamen in For-
meln verwenden ist standardmäßig aktiviert und er-
Option
Zellen mit Formeln, die zu einem Fehler führen
Inkonsistente berechnete Spaltenformel in Tabellen
Zellen, die zweistellige Jahreszahlen beinhalten
Zahlen, die als Text formatiert sind …
Formeln, die sich nicht auf alle Zellen im Bereich beziehen
Nicht gesperrte Zellen, die Formeln enthalten
Formeln, die sich auf leere Zellen beziehen
Tabelle 12.1  Einige Bedingungen für Fehlermeldungen
326
leichtert die Arbeit mit Tabellendaten bzw. ge­staltet
diese intuitiver, wenn Sie Formeln verwenden, die
auf eine Tabelle verweisen.
»» GetPivotData-Funktionen für PivotTable-Bezüge ver-
wenden gibt den Typ des Zellbezugs an, der für eine
Zelle einer PivotTable erstellt wird, wenn Sie in einer
Formel außerhalb der PivotTable ein Semikolon ver-
wenden.
Fehlerüberprüfung
Unter der Überschrift Fehlerüberprüfung können Sie
die Einstellungen zur Überprüfung auf logische Fehler
in der Tabelle vornehmen.
»» Standardmäßig ist die Prüfung im Hintergrund ak-
tiviert. Wird in einer Zelle ein Fehler entdeckt, wird
diese Zelle durch einen grünen Indikator in der obe-
ren linken Ecke gekennzeichnet. Über das Listenfeld
der Schaltfläche neben Fehler mit der folgenden Far-
be kennzeichnen können Sie die Farbe für den Indi-
kator auswählen.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche Ignorierte Fehler
zurücksetzen, um die Fehlerprüfung für die aktuelle
Arbeitsmappe erneut durchzuführen.
Regeln für die Fehlerüberprüfung
Unter der Überschrift Regeln für die Fehlerüberprüfung
können Sie festlegen, welche Fälle Excel als Ursache für
eine Fehlermeldung ansehen soll (à Tabelle 12.1).
Beschreibung
Formeln, die zu fehlerhaften Ergebnissen führen, werden als Fehler angezeigt.
Formeln in einem Bereich des Arbeitsblatts, die von anderen Formeln im gleichen
Bereich abweichen, werden als Fehler behandelt.
Formeln, die Zellen im Textformat mit zweistelligen Jahreszahlen enthalten, werden als
Fehler betrachtet.
Als Text formatierte Zahlen oder solche, denen ein Apostroph vorangestellt ist, werden
als Fehler angezeigt.
Formeln, die bestimmte Zellen in einem Bereich auslassen, werden als Fehler gemeldet.
Ungesperrte Zellen, die eine Formel enthalten, werden als Fehler angezeigt.
Formeln, die auf leere Zellen verweisen, werden als Fehler behandelt.
 Die Optionen für Excel 2010

12.2.3 Speichern diese Arbeitsmappe deaktivieren schaltet die Funktion

In der Kategorie Speichern der Excel-Optionen können
Sie festlegen, in welcher Form Ihre Arbeitsmappen ge-
speichert und wie oft die Wiederherstellungsinformati-
onen für Ihre Dokumente gesichert werden sollen. Die
Optionen unter den Überschriften Arbeitsmappen spei-
chern und Offlinebearbeitungsoptionen für Dateien auf
dem Dokumentverwaltungsserver haben wir schon im
Kapitel über das Arbeiten mit Dokumenten im ersten
Teil dieses Buchs angesprochen (à Kapitel 3).
Wir hatten dort bereits erwähnt, dass Sie
ACHTUNG jetzt die letzte automatisch gespeicherte
Version einer Datei aufbewahren können, für den Fall,
dass Sie diese Datei versehentlich ohne Speichern
schließen, so dass Sie sie beim nächsten Öffnen wieder-
herstellen können. Damit diese Möglichkeit zur Verfü-
gung steht, müssen die beiden Kontrollkästchen Auto-
Wiederherstellen-Informationen speichern und Beim
Schließen ohne Speichern die letzte automatisch ge-
speicherte Version beibehalten aktiviert sein.
AutoWiederherstellen-Ausnahmen für
Unter der Überschrift AutoWiederherstellen-Ausnah-
men für können Sie die Arbeitsmappe angeben, für die
Sie AutoWiederherstellen deaktivieren oder aktivieren
möchten. Wählen Sie die gewünschte Arbeitsmappe in
diesem Listenfeld aus. AutoWiederherstellen nur für
AutoWiederherstellen für die Arbeitsmappe aus, die Sie
im Listenfeld ausgewählt haben.
Beibehalten der grafischen Darstellung der
Arbeitsmappe
Unter Grafische Darstellung der Arbeitsmappe beibehal-
ten geben Sie an, welche Farben in früheren Excel-Versi-
onen angezeigt werden. Ein Klick auf Farben ermöglicht
die Bearbeitung der Farbpalette, die verwendet wird,
wenn die aktive Arbeitsmappe in einer früheren Excel-
Version geöffnet wird. Für einige aktuelle Excel-Elemen-
te – beispielsweise Linien- und Kommentarindikatoren
– wird diese Farbpalette ebenfalls verwendet.
12.2.4 Erweitert
In der Kategorie Erweitert der Excel-Optionen hat Mi-
crosoft eine Vielzahl von Optionen zusammengefasst.
Beispielsweise werden die Einstellungen für das Einge-
ben, Bearbeiten, Kopieren und Verschieben von Daten
festgelegt. Außerdem enthält dieser Bereich Einstell-
möglichkeiten, die den Wechsel von einem anderen
Tabellenkalkulationsprogramm beziehungsweise einer
anderen Excel-Version erleichtern.
Bearbeitungsoptionen
Mit zwei Ausnahmen sind die Einstellmöglichkeiten im
Abschnitt Bearbeitungsoptionen alle aktiviert (à Tabelle
12.2).

Option
Markierung nach dem Drücken
der Eingabetaste verschieben
Dezimalkomma automatisch
einfügen
Ausfüllkästchen und Drag &
Drop von Zellen aktivieren
Direkte Zellbearbeitung zulassen
Vor dem Überschreiben von
Zellen warnen
Beschreibung
Die.Markierung.einer.Zelle.wird.automatisch.verschoben,.nachdem.Sie.zum.Bestätigen.einer.Eingabe.die.Æ-
Taste.gedrückt.haben ..Beim.Bestätigen.mit.Á+Æ.wird.die.Markierung.in.die.entgegengesetzte.Richtung.
verschoben ..Legen.Sie.über.das.Listenfeld.Richtung.fest,.in.welche.Richtung.verschoben.werden.soll .
Hiermit.können.Sie.eine.automatische.Eingabe.eines.Dezimalzeichens.bewirken ..Ist.das.Kontrollkästchen.nicht.
aktiviert,.muss.das.Dezimalzeichen.manuell.eingegeben.werden ..Bei.einer.positiven.Angabe.für.Stellenanzahl.
wird.das.Dezimalzeichen.um.die.entsprechenden.Zeichen.nach.links.gesetzt,.bei.einem.negativen.Wert.nach.
rechts .
Das.Verschieben.und.Kopieren.von.Zellinhalten.durch.Ziehen.wird.ermöglicht ..
Das.direkte.Bearbeiten.innerhalb.einer.Zelle.selbst.wird.durch.Doppelklicken.auf.die.Zelle.ermöglicht ..
Bevor.bei.der.Anwendung.von.Drag.&.Drop.der.Inhalt.von.Zellen.in.anderen.Zellen.abgelegt.wird,.die.bereits.
Daten.beinhalten,.wird.eine.Meldung.eingeblendet .

Tabelle 12.2 Einige wichtige Optionen zum Bearbeiten von Zellinhalten

327
Kapitel 12  •  Weitere Excel-Funktionen und Optionen

Option
Datenbereichsformate und
-formeln erweitern
Automatische Prozenteingabe
aktivieren
AutoVervollständigen für Zell­
werte aktivieren
Beschreibung
Bei Eingaben in eine neue Zeile einer Liste werden Formate und Formeln automatisch übernommen, wenn diese
mindestens dreimal in den vorhergehenden fünf Zeilen verwendet wurden.
Eingaben in Zellen, die auf das Prozentformat gesetzt sind, werden automatisch durch 100 dividiert. Beispiels-
weise erscheint die Eingabe 2 als 2,00%.
Hierdurch wird das automatische Eintragen von Text ermöglicht.

Tabelle 12.2  Einige wichtige Optionen zum Bearbeiten von Zellinhalten (Forts.)

Ausschneiden, Kopieren und Einfügen
Unterhalb von Ausschneiden, Kopieren und Einfügen
finden Sie drei Optionen, die spezielle Verhaltensweisen
bei diesen Operationen steuern:
»» Durch Auswählen von Schaltfläche für Einfügeopti-
onen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird wird in
Excel automatisch ein Dialogfeld mit speziellen Opti-
onen beim Einfügen angezeigt, wie etwa Nur Forma-
tierung und Zellen verknüpfen.
»» Mit dem zweiten Eintrag Schaltflächen für Einfü-
geoptionen anzeigen wird in Excel automatisch ein
Dialogfeld mit speziellen Optionen beim Einfügen
von Zellen, Zeilen oder Spalten angezeigt, wie etwa
Gleiches Format wie Zelle oben und Formatierung
löschen.
»» Wenn Eingefügte Objekte mit übergeordneten Zel-
len ausschneiden, kopieren und sortieren aktiviert
ist, werden Grafikobjekte, Schaltflächen, Textfelder,
Zeichnungsobjekte und Bilder und ihre zugeordne-
ten Zellen beim Ausschneiden, Kopieren, Filtern und
Sortieren in einem Arbeitsblatt beibehalten.
Anzeige
Unter der Überschrift Anzeige finden Sie in der Kate-
gorie Erweitert mehrere Einstellmöglichkeiten für die
Anzeige von Elementen:
»» Die Option Diese Anzahl zuletzt verwendeter Doku-
mente anzeigen bewirkt, dass auf der Registerkar-
te Datei unter Zuletzt verwendete Dokumente eine
Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappen an-
gezeigt wird. Sie können diese Arbeitsmappe damit
schnell aufrufen. Geben Sie die Anzahl der Arbeits-
mappen an, die angezeigt werden sollen. Erlaubt
sind Werte zwischen 0 und 50.
»» Mit Linealeinheiten können Sie die Einheiten aus-
wählen, die für das Lineal in der Layoutansicht an-
gezeigt werden sollen.
»» Über Bearbeitungsleiste anzeigen lässt sich die Be-
arbeitungsleiste oben im Arbeitsblatt ein- oder aus-
blenden.
»» Unterhalb von Für Zellen mit Kommentaren Folgen-
des anzeigen wählen Sie aus, wie Kommentare im
Arbeitsblatt angezeigt werden: Keine Kommentare
und Indikatoren blendet Kommentare und Kommen-
tarindikatoren in Zellen aus, an die Kommentare an-
gefügt sind. Nur Indikatoren, und Kommentare nur
beim Daraufzeigen zeigt zunächst ein kleines Drei-
eck in der oberen rechten Ecke einer Zelle an, wenn
der Zelle ein Kommentar zugewiesen ist. Kommenta-
re werden angezeigt, wenn Sie den Zeiger auf einer
Zelle mit einem Kommentar positionieren. Kommen-
tare und Indikatoren zeigt generell den Kommentar
und den Kommentarindikator an.
Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen
Wie die Überschrift Optionen für diese Arbeitsmappe
anzeigen schon andeutet, gelten die Optionen in die-
sem Abschnitt zunächst nur für die aktuell gewählte
Mappe (à Tabelle 12.3). Hatten Sie mehrere Arbeitsmap-
pen geöffnet, können Sie über das Listenfeld neben der
Abschnittsüberschrift die Arbeitsmappe auswählen, für
die die folgenden Optionen gelten sollen.

328
 Die Optionen für Excel 2010

Option
Horizontale Bildlaufleiste
anzeigen
Vertikale Bildlaufleiste anzeigen
Blattregisterkarten anzeigen
Datumswerte im Menü 'AutoFilter'
gruppieren
Objekte anzeigen als
Wirkung
Zeigt die horizontale Bildlaufleiste unten auf dem Arbeitsblatt an.
Zeigt die vertikale Bildlaufleiste rechts auf dem Arbeitsblatt an.
Zeigt die Registerkarten der Arbeitsblätter an, damit Sie zwischen den einzelnen Arbeitsblättern wechseln und
diese auswählen können. Die Registerkarten für die Arbeitsblätter werden unten im Fenster des Arbeitsblatts
angezeigt.
Ändert die hierarchische Gruppierung von Datumswerten in der Liste der Datumswerte unten im Menü AutoFilter
für einen Datumsfilter in nicht hierarchische Datumswertlisten. Beispielsweise können Sie nach zweistelligen
Jahreszahlen filtern, indem Sie in einer nicht hierarchischen Liste manuell eine entsprechende Auswahl treffen.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um Grafikobjekte in der Arbeitsmappe anzuzeigen oder auszu-
blenden: Alle zeigt alle Grafikobjekte, Schaltflächen, Textfelder, Zeichnungsobjekte und Bilder an, Nichts (Objekte
ausblenden) blendet alle Grafikobjekte, Schaltflächen, Textfelder, Zeichnungsobjekte und Bilder aus.

Tabelle 12.3  Optionen für die Arbeitsmappe

Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen Formeln

Auch hier weist die Überschrift Optionen für dieses Ar-
beitsblatt anzeigen bereits darauf hin, dass die Optio-
nen in diesem Abschnitt nur für das gewählte Arbeits-
blatt gelten. Wenn die Mappe mehrere Blätter enthält,
können Sie das gewünschte über das Listenfeld neben
der Abschnittsüberschrift auswählen. Für dieses gelten
dann die folgenden Optionen (à Tabelle 12.4).
Die Optionen des Abschnitts Formeln beziehen sich auf
den Einsatz der Hardware zur Berechnung. Sie sind
eigent­lich nur interessant, wenn Sie mit extrem formel­
intensiven Arbeitsblättern arbeiten und parallel dazu
andere Arbeiten am Rechner durchführen möchten.
»» Die Option Multithreadberechnung aktivieren ist
standardmäßig aktiviert. Sie ermöglicht eine schnel-
le Berechnung durch die Verwendung sämtlicher im

Option
Zeilen- und Spaltenüberschriften
einblenden
Anstelle der berechneten Werte Formeln in
Zellen anzeigen
Seitenumbrüche einblenden
In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen
Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine
Gliederung angewendet wurde
Gitternetzlinien einblenden
Gitternetzlinienfarbe
Wirkung
Zeigt Zeilennummern links auf dem Arbeitsblatt und Spaltenbuchstaben oben auf dem Arbeitsblatt an.
Zeigt die Formeln in Zellen an, nicht die Werte, die durch diese Formeln berechnet werden.
Zeigt Seitenumbrüche an, die automatisch von Excel festgelegt wurden.
Zeigt in Zellen mit Nullwert eine 0 an.
Zeigt Gliederungssymbole an. Gliederungssymbole werden nur anzeigt, wenn auf dem Arbeitsblatt eine
Gliederung enthalten ist.
Zeigt Gitternetzlinien für Zellen an. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Drucken unter Gitter-
netzlinien in der Gruppe Tabellenblattoptionen auf der Registerkarte Seitenlayout aktiviert ist, damit Sie
Gitternetzlinien drucken können.
Legt die Gitternetzlinienfarbe fest. Wenn Sie auf Automatisch klicken, wird die in der Systemsteuerung
vordefinierte Gitternetzlinienfarbe verwendet.

Tabelle 12.4  Optionen für das Arbeitsblatt

329
Kapitel 12  •  Weitere Excel-Funktionen und Optionen

Option
Verknüpfungen mit anderen
Dokumenten aktualisieren
Genauigkeit wie angezeigt
festlegen
1904-Datumswerte verwenden
Externe Verknüpfungswerte
speichern
Wirkung
Berechnet und aktualisiert Formeln, die Verweise auf andere Anwendungen einschließen.
Ändert gespeicherte Werte in Zellen dauerhaft von vollständiger Genauigkeit (15 Stellen) auf das angezeigte
Format, einschließlich Dezimalstellen.
Ändert das Anfangsdatum, von dem alle Daten berechnet werden, von 01.01.1900 in 02.01.1904. Dieses alternative
System hat seinen Ursprung in der Excel-Version für den Macintosh und hat unter Windows nur für spezielle
Fälle Vorteile. Vermeiden Sie auf jeden Fall eine Änderung in der Einstellung, wenn Sie in einer Mappe schon
Datumswerte eingegeben haben. Anderenfalls erhalten Sie eine falsche Anzeige.
Speichert Kopien der Werte, die in externen Dokumenten, die mit einem Excel-Arbeitsblatt verknüpft sind,
enthalten sind. Nimmt ein Arbeitsblatt mit Verknüpfungen zu umfangreichen Bereichen in einem externen
Dokument ungewöhnlich viel Speicherplatz in Anspruch oder dauert es sehr lange, bis es geöffnet wird, können
durch Deaktivieren des Kontrollkästchens Externe Verknüpfungswerte speichern der belegte Speicherplatz sowie
die Zeit bis zum Öffnen des Arbeitsblatts reduziert werden.

Tabelle 12.5  Optionen für Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe

Computer verfügbaren Prozessoren bzw. die Ver- Benutzerdefinierte Listen bearbeiten

wendung der manuell angegebenen Anzahl von Pro-
zessoren.
»» Anzahl von Berechnungsthreads ermöglicht die An-
gabe einer spezifischen Anzahl von Prozessoren, die
für die Berechnung verwendet werden.
»» Auch die Option Alle Prozessoren auf dem Computer
verwenden ist standardmäßig aktiviert. Sie ermög-
licht die Verwendung sämtlicher auf dem Computer
verfügbaren Prozessoren. Alternativ können Sie
über Manuell eine spezifische Anzahl von Prozesso-
ren angeben, die Sie verwenden möchten. Erlaubt
sind hier Werte zwischen 1 und 1024.
Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe
Die Optionen unter der Überschrift Beim Berechnen
dieser Arbeitsmappe beziehen sich – wieder einmal –
zunächst nur auf die aktuell gewählte Mappe (à Tabelle
12.5). Hatten Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, kön-
nen Sie über das Listenfeld neben der Abschnittsüber-
schrift die Arbeitsmappe auswählen, für die die Optio-
nen gelten sollen.
Allgemein
Unter der Überschrift Allgemein finden Sie eine Reihe
von Optionen, die nirgendwo anders zugeordnet wer-
den konnten (à Tabelle 12.6).
Mit den Optionen, die Sie nach einem Klick auf die
Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten auf
den Bildschirm bringen, werden aus Datenreihen Listen
erstellt, die zum AutoAusfüllen verwendet werden kön-
nen (à Abbildung 12.26). Eine benutzerdefinierte Liste
kann auch als benutzerdefinierte Sortierreihenfolge
zum Sortieren einer Liste oder einer PivotTable einge-
setzt werden.
»» Im Listenfeld Benutzerdefinierte Listen werden die
vorhandenen integrierten und benutzerdefinierten
Listen angezeigt. Um eine neue Zeile hinzuzufügen,
markieren Sie zuerst den Eintrag Neue Liste und ge-
ben dann die einzelnen Bestandteile im Feld Listen-
einträge Zeile für Zeile ein. Klicken Sie abschließend
auf Hinzufügen, um die neue Liste aufzunehmen.
»» Alternativ können Sie einen Bezug auf einen Bereich
in einer Tabelle angeben, aus dem Sie eine Liste de-
finieren möchten. Ein Klick auf Importieren erzeugt
die Liste anschließend aus dem im Feld Liste aus Zel-
len importieren angezeigten Bereich.
»» Um eine selbst definierte Liste zu editieren, mar-
kieren Sie sie im Feld Benutzerdefinierte Listen. Die
Bestandteile werden dann im Feld Listeneinträge
­angezeigt und können dort geändert werden.

330

Option
Feedback mit Sound
Feedback mit Animation
Andere Anwendungen ignorieren, Verhindert den Austausch von Daten mit anderen Anwendungen, die einen dynamischen Datenaustausch
die Dynamischen Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) verwenden.
(Dynamic Data Exchange, DDE)
verwenden
Aktualisieren von automatischen
Verknüpfungen anfordern
Fehler in Benutzeroberflächen in
Add-Ins anzeigen
Inhalt für die Papierformate A4
oder 8,5 x 11 Zoll skalieren
Beim Start alle Dateien öffnen in
Tabelle 12.6  Allgemeine Optionen
Die Optionen für Excel 2010
Wirkung
Gibt verfügbare Sounds wieder, die Microsoft-Office-Programmereignissen, wie dem Öffnen, Speichern, Drucken
von Dateien und dem Anzeigen von Fehlermeldungen, zugeordnet sind. Die den verschiedenen Ereignissen zu-
geordneten Sounds können Sie in der Systemsteuerung von Windows im Dialogfeld Audioeigenschaften ändern.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Feedback mit Sound in einem Office-Programm aktivieren bzw. deaktivieren, gilt
dies auch für alle anderen Office-Programme. Wenn Sie den Sound, der einem Ereignis zugeordnet ist, ändern
möchten, öffnen Sie den Ordner Sounds in der Systemsteuerung von Windows. Zur Wiedergabe der meisten
Sounds benötigt ein Computer eine Soundkarte.
Zeigt Verschiebungen und Änderungen auf dem Arbeitsblatt beim Einfügen oder Löschen von Zellen, Zeilen oder
Spalten an. Durch Animation kann die Grafikleistung auf einigen Systemen beeinträchtigt werden.
Zeigt eine Meldung an, über die Sie die Aktualisierung verknüpfter Elemente bestätigen können.
Zeigt Fehler in der Benutzeroberfläche von Add-Ins an, die Sie installieren und verwenden.
Für einige Länder oder Regionen ist das Standardpapierformat Letter, für andere A4. Aktivieren Sie dieses
Kontrollkästchen, wenn Dokumente, die dem Standardpapierformat eines anderen Gebietsschemas (z.B. Letter)
entsprechen, in Excel automatisch angepasst werden sollen, so dass diese Dokumente korrekt im Standardpa-
pierformat für Ihr Land bzw. Ihre Region gedruckt werden. Diese Option wirkt sich nur auf den Ausdruck aus, hat
jedoch keine Auswirkungen auf die Formatierung in Ihrem Dokument.
Beim Starten werden automatisch Dateien aus dem hier angegebenen Ordner in Excel geöffnet. Geben Sie den
vollständigen Pfad zu dem Ordner in das Textfeld ein, um den Speicherort der Dateien anzugeben.
Abbildung 12.26 
Weitere benutzerdefinierte
Listen können erstellt werden.
331
Teil 4
Datenbanken mit
Access 2010

Kapitel 13
Die Datenbankobjekte 336

Kapitel 14
Tabellen und Abfragen 350

Kapitel 15
Formulare und Berichte 390

Kapitel 16
Weitere Access-Funktionen und Optionen 426
Teil 5  •  Datenbanken mit Access 2010
Microsoft Access 2010 ist ein Programm,
das Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung
stellt, die Sie für Ihre tägliche Arbeit an
einer relationalen Datenbank brauchen.
Darin werden gespeicherte Daten in
Tabellen mit Feldern und Datensätzen
organisiert. Ein Datensatz besteht also
aus den Eingaben in mehreren – für alle
Datensätze gleichen – Feldern, die nur
einen bestimmten Typ von Information
enthalten dürfen. Wie jede Generation
von Office verfügt auch die Version 2010
über eine Vielzahl von Neuheiten. Einige
davon sind wichtiger oder zumindest
interessant, andere weniger.

334

Kapitel 13: Die Datenbankobjekte
Zunächst werden Sie mit den Grundlagen der Arbeit
mit Microsoft Access vertraut gemacht. Sie lernen die
Elemente der neuen Benutzeroberfläche kennen und
erfahren, wie sie eingesetzt werden. Außerdem zeigen
wir Ihnen auch gleich, welche Funktionen die einzelnen
Objekte einer Access-Datenbank und die anderen Ele-
mente der Oberfläche besitzen.
Kapitel 14: Tabellen und Abfragen
In Tabellen werden bei Access die eigentlichen Daten
abgelegt, auf die sich alle anderen Access-Datenbank-
objekte beziehen. Wie die meisten anderen Access-Ob-
jekte verfügen Tabellen über zwei Modi: die Entwurfsan-
sicht und die Datenblattansicht. Wir zeigen Ihnen, wie
man Tabellen anlegt und Daten darin eingibt, und wir
liefern auch Hinweise dazu, nach welchen generellen
Prinzipien man Tabellen in einer Datenbank organisiert.
Anschließend geht es um Abfragen. Die Grundaufga-
be einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze
oder Teile davon aus Tabellen herauszufiltern und das
Ergebnis nach bestimmten Kriterien zu sortieren.
Datenbanken mit Access 2010
Kapitel 15: Formulare und Berichte
Das folgende Kapitel handelt von der Arbeit mit For-
mularen und Berichten. Ein Formular ist ein Microsoft-
Access-Datenbankobjekt, das die Eingabe, Ansicht und
Änderung von in Tabellen gespeicherten Daten ermög-
licht. Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener
Datensätze zusammen und werten sie aus. So erkennen
Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Da-
ten. Diese beiden Typen von Datenbankobjekten verfü-
gen über viele Gemeinsamkeiten und wir wollen darum
die wichtigsten davon gemeinsam vorstellen.
Kapitel 16: Weitere Access-Funktionen und
Optionen
Im letzten Kapitel zu Access 2010 finden Sie zunächst
eine Einführung in die Möglichkeiten zum Automati-
sieren des Programms mit Hilfe von Makros. Außer-
dem verfügt auch Microsoft Access über eine Vielzahl
von Optionen, über die Sie viele Einstellungen an Ihre
persönlichen Vorstellungen anpassen können. Auf die
wichtigsten davon wollen wir hier eingehen.
335
Kapitel 13

Die Datenbankobjekte CD-ROM

Die Beispiele zu diesem Kapitel finden Sie
auf der Begleit-CD im Ordner 13 in der Da-
tei Datenbank13. Beachten Sie, dass diese Datenbank
Objekte enthält, die das Sicherheitscenter in seiner
Eine Access-Datenbank besteht als mehreren Daten-
Grundeinstellung dazu bewegen, eine Warnmeldung an-
bankobjekten – wie beispielsweise Tabellen, Abfragen,
zuzeigen (à Kapitel 2)!
Berichten und Formularen. Wichtig bei der Arbeit mit
diesem Programm ist zunächst, dass Sie wissen, was
diese Objekte tun und wie man sie bearbeitet.
13.1 Eine Datenbank erstellen oder
» Microsoft Access verhält sich insofern anders als öffnen
die meisten anderen Mitglieder der Office-Familie –
wie beispielsweise Word oder Excel –, als nach dem
Wenn Sie eigene Daten verwalten möchten, müssen Sie
Öffnen des Programms nicht automatisch eine neue
dafür eine neue Datenbank anlegen. Dazu können Sie
Datenbank angelegt wird. Nach dem Start wird der
von einer zunächst vollständig leeren Datenbank aus-
Bereich Neu der Registerkarte Datei angezeigt. Da-
gehen oder eine der mit dem Programm ausgelieferten
rin müssen Sie zunächst eine neue Datenbank an-
oder über das Internet beziehbaren Vorlagen benutzen.
legen oder über Öffnen die zu bearbeitende Daten-
bank wählen (à Abschnitt 13.1).
13.1.1 Eine neue, leere Datenbank anlegen
» Nach dem Erstellen oder Öffnen einer Datenbank
Wenn Sie von Grund auf neu beginnen wollen, müssen
wird links im Anwendungsfenster der Navigationsbe-
Sie eine neue, leere Datenbank anlegen. Access kann
reich für die Datenbank angezeigt (à Abschnitt 13.2).
immer nur eine Datenbank geöffnet halten. Wenn Sie
Dieser Navigationsbereich ersetzt das Datenbank-
eine andere Datenbank verwenden wollen, sollten Sie
fenster aus früheren Access-Versionen – beispiels-
die aktuell geöffnete vorher schließen. Die anschlie-
weise 2003. Er ist das zentrale Element der Oberflä-
ßend beschriebene Vorgehensweise erstellt eine Daten-
che und Sie sollten wissen, wie man damit arbeitet.
bank, in der noch keine Objekte enthalten sind.
» Im Navigationsbereich werden die einzelnen Daten-
» Falls der Bereich Neu momentan nicht angezeigt
bankobjekte aufgelistet. Wichtig darin sind zunächst
wird – beispielsweise weil Sie gerade mit einer an-
einmal Tabellen, Abfragen, Berichte und Formulare.
deren Datenbank arbeiten –, öffnen Sie die Regis-
Wie werden Ihnen demonstrieren, wie man diese
terkarte Datei und wählen Sie die Option Neu. Das
Elemente in unterschiedlichen Ansichten auf den
Fenster wird dann auf dem Bildschirm angezeigt.
Bildschirm bringt und wozu diese Objekte dienen
(à Abschnitt 13.3).

336

»» Klicken Sie in diesem Fenster auf die
Schaltfläche Leere Datenbank. Im rechten
Bereich des Fensters Neu wird der Bereich
Leere Datenbank angezeigt (à Abbildung
13.1).
»» Im Feld Dateiname wird zunächst der von Access au-
tomatisch erstellte vorläufige Name der Datenbank
– beispielsweise Datenbank1 – übernommen. Tippen
Sie dort den Namen ein, unter dem Sie die Daten-
bank speichern wollen. Wenn Sie keine Dateinamen-
erweiterung angeben, wird sie von Access automa-
tisch hinzugefügt, aber nicht angezeigt. Lesen Sie
auch die anschließenden Absätze über die Regeln
für Dateinamen und die zur Verfügung stehenden
Dateiformate (à folgende Abschnitte).
Eine Datenbank erstellen oder öffnen
Abbildung 13.1 
Geben Sie rechts einen
Dateinamen ein.
»» Klicken Sie auf Erstellen. Die Datenbank wird erstellt.
In Access wird die Datenbank mit einer leeren Tabel-
le namens Tabelle1 erstellt und Tabelle1 wird in der
Datenblattansicht geöffnet (à Abbildung 13.2). Der
Cursor wird in die erste leere Zelle in der Spalte Zum
Hinzufügen klicken gesetzt.
Sie könnten jetzt direkt mit der Eingabe von Daten in
die Tabelle beginnen. Auf Details dazu werden wir spä-
ter eingehen (à Kapitel 14). Wenn Sie die Tabelle nicht
benötigen oder sich erst später mit dem Anlegen von
Tabellen in dieser neuen Datenbank beschäftigen wol-
len, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen im Ta-
bellenfenster. Die Tabelle wird dann aus der Datenbank
entfernt.
337
Kapitel 13  •  Die Datenbankobjekte
Den Speicherort festlegen
Um beim Erstellen der Datenbank den Speicherort der
Datei nicht beim Standardverzeichnis zu belassen, kli-
cken Sie im Fenster Neu auf die Schaltfläche Öffnen
neben dem Feld Dateiname. Das Dialogfeld Neue Daten-
bankdatei wird angezeigt. Navigieren Sie zum neuen
Speicherort und klicken Sie auf OK (à Kapitel 13). Der
Speicherort ist dann eingestellt. Anschließend erstellen
Sie die Datenbank wie eben beschrieben.
Das Dateiformat festlegen
Mit Office Access 2007 wurden neue Dateierweiterun-
gen eingeführt. Wichtig ist hier besonders, dass das bei
den Vorgängerversionen übliche Format .mdb seit der
Version 2007 durch das Format .accdb ersetzt wurde.
Wenn Sie also eine in der Version 2010 erstellte Daten-
bank später nur in einer Vorgängerversion von 2010
weiterbearbeiten wollen, können Sie sie gleich in einem
geeigneten Format speichern. Das erreichen Sie im Di-
alogfeld Neue Datenbankdatei durch die Wahl der ent-
sprechenden Option im Listenfeld Dateityp (à Abbildung
13.3). Beachten Sie aber, dass damit einige Befehle der
Version 2010 nicht mehr angesprochen werden können.
Abbildung 13.3  Mehrere Formate stehen zur Verfügung.
338
Abbildung 13.2 
Datenbank und Tabelle
werden angelegt.
13.1.2 Datenbank auf Basis einer Vorlage
erstellen
Mit Microsoft Access werden auch einige Vorlagen aus-
geliefert, die Ihnen einen Teil der Arbeit beim Erstellen
von typischen Geschäftsdokumenten – wie beispiels-
weise die Verwaltung von Aufgaben oder Kontakten –
abnehmen. Im Bereich Vorlagen im linken Bereich des
Fensters finden Sie mehrere Vorlagenkategorien. Diese
Vorlagen sind so wie sie sind sofort einsetzbar, damit
Sie schnell mit Ihrer Arbeit beginnen können. Andern-
falls können Sie die Vorlage als Ausgangsbasis zum Er-
stellen einer Datenbank verwenden, die Ihre speziellen
Anforderungen erfüllt.
13.1.3 Eine Access-Datenbank öffnen
Wenn Sie eine gespeicherte Datenbank in Access öffnen
wollen, gehen Sie vor wie bei den anderen Programmen
der Office-Familie (à Kapitel 3). Öffnen Sie die Regis-
terkarte Datei und wählen Sie den Bereich Öffnen. Das
Dialogfeld Öffnen wird mit dem Inhalt des Standardord-
ners angezeigt. Navigieren Sie gegebenenfalls zu dem
Speicherort, an dem Sie die Datenbank abgelegt hatten,
und markieren Sie die Datenbank. Doppelklicken Sie auf
den Namen der Datenbank oder markieren Sie ihn und
klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Die Datenbank
wird in Microsoft Access geöffnet.
Öffnen von Datenbanken aus der Vorversion
Die Datenbank aus einer früheren Version kann in
Office Access 2010 geöffnet werden. Die Datenbank­
objekte werden im Navigationsbereich angezeigt. Wenn

Sie – beispielsweise bei einer Access-2003-Datenbank
– außerdem benutzerdefinierte Symbolleisten oder Me­
nü­leisten erstellt haben, werden diese auf der Register-
karte Add-Ins als eine oder mehrere Gruppen angezeigt.
Jede Gruppe verwendet den der benutzerdefinierten
Symbolleiste oder Menüleiste ursprünglich zugewiese-
nen Namen. Sie können verwendet werden, wenn dies
sinnvoll erscheint. Wenn Ihre Datenbank keine benut-
zerdefinierte Symbolleiste enthält, bleibt die Register-
karte Add-Ins ausgeblendet.
13.2 Der Navigationsbereich
Nach dem Öffnen einer Datenbank wird links im Anwen-
dungsfenster der Navigationsbereich für die geöffnete
Datenbank angezeigt, in dem die einzelnen Datenbank­
objekte aufgelistet werden (à Abbildung 13.4). Dieser
Navigationsbereich ersetzt das Datenbankfenster aus
der früheren Access-Version 2003. Dieser Bereich ist
das zentrale Element in Microsoft Access, vom dem aus
Sie zu allen Teilbereichen einer Datenbank – Tabellen,
Abfragen, Formularen usw. – navigieren können.
13.2.1 Die Elemente des
Navigationsbereichs
Der Navigationsbereich links im Fenster beinhaltet
eine Reihe von Details, die Sie kennen sollten, um da-
mit effek­tiv arbeiten zu können. Der folgende Abschnitt
liefert­eine Übersicht.
Der Navigationsbereich
Abbildung 13.4 
Eine Datenbank wurde geöffnet.
»» Der Navigationsbereich wird in Office Access 2010
standardmäßig beim Öffnen einer Datenbank ange-
zeigt, auch bei Datenbanken, die in früheren Ver-
sionen von Access erstellt wurden. Sie können das
standardmäßige Anzeigen des Navigationsbereichs
verhindern, indem Sie eine globale Programmoption
festlegen. Dazu wählen Sie in den Access-Optionen
den Bereich Aktuelle Datenbank und schalten unter
Navigation die Option Navigationsbereich anzeigen
aus ( vorherige Abschnitte). Diese Option ist stan-
dardmäßig eingeschaltet. Wenn der Navigationsbe-
reich ausgeblendet ist, können Sie ihn anzeigen, in-
dem Sie auf den vertikalen Text Navigationsbereich
klicken oder Ó drücken. Es wird empfohlen, den
Navigationsbereich nur dann auszublenden, wenn
Sie mit einem Formular oder einer Übersicht ar-
beiten oder eine andere Methode zum Öffnen von
Daten­bankobjekten verwenden.
»» Über die Schaltfläche zum Öffnen/Schließen der
Verkleinerungsleiste können Sie den Naviga­
tionsbereich kurzfristig verkleinern und wieder
vollständig anzeigen lassen. Nutzen Sie diese
Möglichkeit, wenn Sie mehr Platz auf dem Bild-
schirm für die einzelnen Datenbankobjekte
benöti­gen. Der Bereich wird dabei nicht ganz
ausgeblendet. Wenn Sie das erreichen wollen,
deakti­vieren Sie das Kontrollkästchen Navigations­
bereich anzeigen im Bereich Aktuelle Datenbank
unter­den Access-Optionen.
339
Kapitel 13  •  Die Datenbankobjekte
»» Die im Navigationsbereich angezeigten Gruppen
können entweder nur mit ihrer Überschrift oder
mit ihrem Inhalt angezeigt werden. Klicken Sie zum
Wechsel zwischen diesen Formen auf die Schaltflä-
che mit den nach oben oder nach unten zeigenden
Pfeilspitzen . der einzelnen Gruppen ein- oder ausblenden.
»» Über das zum Navigationsbereich gehörende Menü
legen Sie die Kategorien fest, nach denen der Be-
reich der Datenbankobjekte gruppiert werden soll
(à Abbildung 13.5).
Abbildung 13.5  neriert, Sie können den einzelnen Objekten jedoch
Das Menü zum Navigations-
bereich
»» Über das Kontextmenü zur Überschriftzeile des Na-
vigationsbereichs können Sie diverse Befehle zur
Einstellung des Navigationsbereichs wählen, bei-
spielsweise das Öffnen des Dialogfelds Navigations-
optionen (à folgende Abschnitte). Durch Klicken mit
der rechten Maustaste weiter unten im Navigations-
 
340
bereich können Sie eine Reihe von Aufgaben ausfüh-
ren, die Sie aus dem Kontextmenü aufrufen können
(à Abbildung 13.6). Sie können Kategorien ändern,
die Elemente im Bereich sortieren und Details wie
beispielsweise das Erstellungsdatum für die Objekte
»» Auch wenn Sie ein Objekt markieren, können Sie mit
der rechten Maustaste eine Aufgabe im Kontextme-
nü auswählen. Beachten Sie, dass sich die Befehle
des Kontextmenüs je nach Typ des ausgewählten
Objekts unterscheiden. Wenn Sie beispielsweise auf
eine Tabelle klicken, können Sie die Tabellendaten in
Word veröffentlichen oder die Tabelle nach Excel ex-
portieren. Wenn Sie dagegen ein Makro auswählen,
stehen Ihnen weniger Befehle zur Verfügung.
»» Jedes Objekt in einer Access-Datenbank besitzt
eine Reihe von Eigenschaften. Dazu gehören das Er-
stellungsdatum und der Typ des Objekts. In Access
werden die meisten Eigenschaften automatisch ge-
auch eine Beschreibung hinzufügen. Klicken Sie im
Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf
das Element, für das Sie Eigenschaften anzeigen
oder festlegen möchten, und klicken Sie auf Eigen-
schaften. Das Dialogfeld Eigenschaften wird ange-
zeigt, wobei der Name des Objekts dem Titel des
Dialogfelds angefügt wird. Geben Sie optional eine
Beschreibung des Objekts in das Feld Beschreibung
ein.
Abbildung 13.6 
Beachten Sie die unterschiedlichen
Kontextmenüs.

13.2.2 Kategorien und Gruppen
Der Navigationsbereich unterteilt die Datenbankobjekte
in Kategorien und diese Kategorien enthalten Gruppen.
Diese Gruppen wiederum enthalten die einzelnen Da-
tenbankobjekte, also Tabellen, Abfragen, Formulare und
Berichte.
Die Standardform der Anzeige
Über die Wahl der Kategorie regeln Sie, wie die einzel-
nen Objekte der Datenbank im Navigationsbereich in
Gruppen zusammengefasst werden:
» Die Standardkategorie für neu in Access 2010 er-
stellte Datenbanken lautet Tabellen und damit ver-
bundene Sichten und die Standardgruppe in dieser
Kategorie ist Alle Tabellen. Dieser Standardgruppen-
name wird oben im Navigationsbereich angezeigt.
Die Kategorie Tabellen und damit verbundene Sich-
ten gruppiert die Objekte in einer Datenbank ent-
sprechend den damit verbundenen Tabellen. Wenn
beispielsweise eine Tabelle mit dem Namen Tabelle1
an ein Formular, eine Abfrage und einen Bericht ge-
bunden ist, werden diese Objekte im Navigations-
bereich in einer Gruppe namens Tabelle1 gruppiert
(à Abbildung 13.7 links).
» Bei Datenbanken, die mit früheren Versionen von
Access erstellt wurden, lautet die Standardkategorie
Objekttyp und die Standardgruppe ist Alle Access-
Objekte (à Abbildung 13.7 rechts). Dabei werden
die Komponenten in der Datenbank nach dem Typ
gruppiert. Die Tabellen befinden sich dabei in einer
Gruppe mit der Bezeichnung Tabellen, die Abfragen
in einer Gruppe Abfragen usw.
Der Navigationsbereich
» Einige Objekte können mehrmals in der Kategorie
Tabellen und damit verbundene Sichten vorkommen.
Wenn ein Objekt auf mehr als einer Tabelle basiert,
ist es jeweils in den für die einzelnen Tabellen er-
stellten Gruppen vorhanden. Wenn Sie verdoppelte
Objekte ausblenden möchten, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf das betreffende Objekt und
anschließend auf In dieser Gruppe ausblenden.
Wenn Sie eine nicht vertrauenswürdige Da-
TIPP tenbank öffnen, dann blockiert Access stan-
dardmäßig die möglicherweise schädlichen Inhalte. Die
blockierten Objekte werden in einer Gruppe mit der Be-
zeichnung Nicht verwandte Objekte angezeigt. Sie müs-
sen zunächst angeben, dass Sie der Datenbank vertrau-
en, um ein Objekt wieder seiner normalen Gruppe
zuzuordnen oder deaktivierte Objekte zu öffnen.
Andere Formen der Anzeige
Wenn Sie die Objekte anders gruppieren möchten, kön-
nen Sie über das Menü oben im Navigationsbereich eine
andere Kategorie auswählen (à Abbildung 13.8).
» Oben in diesem Menü finden Sie die Überschrift Na-
vigieren zur Kategorie. Darunter werden die vorde-
finierten und benutzerdefinierten Kategorien der
geöffneten Datenbank angezeigt. Das Häkchen gibt
die aktuell ausgewählte Kategorie an. Wählen Sie die
Kategorie aus, die sich am besten für eine logische
Gruppierung der Datenbankobjekte eignet. Wenn Sie
beispielsweise die Kategorie Objekttyp verwenden,
erstellt der Bereich getrennte Gruppen für Tabellen,
Formulare, Berichte usw. (à Abbildung 13.7 rechts). In
Abbildung 13.7
Zwei Alternativen für die Anzeige im Navigations-
bereich – Alle Tabellen und Alle Access-Objekte
341
Kapitel 13 • Die Datenbankobjekte
Abbildung 13.8 Das Menü zum Navigationsbereich erlaubt unter-
schiedliche Darstellungsformen.
jeder Gruppe werden wiederum diejenigen Objekte
angezeigt, die logisch dazugehören – die Tabellen-
gruppe zeigt nur Tabellen an usw.
» Im unteren Bereich des Menüs finden Sie die Über-
schrift Nach Gruppe filtern. Darunter werden die
vordefinierten oder benutzerdefinierten Gruppen
in einer oben bestimmten Kategorie aufgelistet. Sie
erkennen die globale Gruppe für eine bestimmte
Kategorie, da dem Gruppennamen das Wort Alle an-
gefügt wird. Wenn Sie beispielsweise die Kategorie
Tabellen und damit verbundene Sichten auswählen,
wird in Access eine globale Gruppe mit dem Namen
Alle Tabellen erstellt. Darüber hinaus wird dieser
342
Name als Menütitel verwendet, bis Sie eine ande-
re Gruppe auswählen. Wenn Sie andere Kategorien
auswählen, ändern sich die Gruppen. Wählen Sie die
Kategorie Objekttyp, finden Sie unten Gruppen für
die einzelnen Typen.
Sie können die Elemente im Menü zwar nicht
TIPP direkt filtern, jedoch ermöglichen die Kate-
gorien und Gruppen eine Art von Filterung. Angenom-
men, Sie möchten nur Abfragen anzeigen. Dazu wählen
Sie die Kategorie Objekttyp aus und wählen dann Abfra-
gen im Gruppenbereich des Menüs aus.
13.2.3 Eigene Ordnungselemente erstellen
Falls die vordefinierten Kategorien und Gruppen Ihren
Anforderungen nicht entsprechen, können Sie benut-
zerdefinierte Gruppen erstellen. Auch diese Möglichkeit
ist neu in Access 2007.
Erstellen von benutzerdefinierten Kategorien und
Gruppen
Erstellen Sie benutzerdefinierte Kategorien und Grup-
pen, wann immer Sie die Gruppen und Objekte im Na-
vigationsbereich beschränken oder anpassen möchten.
Wenn Sie eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen,
wird sie für die geöffnete Datenbank erstellt und bleibt
in dieser Datenbank. Sie können benutzerdefinierte
Kategorien und Gruppen nicht auf andere Datenbanken
übertragen.
Abbildung 13.9
Die Navigationsoptionen
 Der Navigationsbereich

Benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen werden im te zu verschieben: Die einfachste besteht darin, den Be-
Dialogfeld Navigationsoptionen erstellt und verwaltet fehl Zur Gruppe hinzufügen aus dem Kontextmenü zum
(à Abbildung 13.9). Sie können es über die Access-Optio- Objekt zu verwenden (à Abbildung 13.10). Sie können
nen oder das Kontextmenü zum Navigationsbereich auf aber die Datenbankobjekte per Drag & Drop oder durch
den Bildschirm holen. Sie finden darin zwei Listenfelder Kopieren und Einfügen zuweisen.
– Kategorien und Gruppen. Wenn Sie links eine Katego-
rie ausgewählt haben, werden rechts die dazu vorhan-
denen Gruppen angezeigt.
Um neue Ordnungselemente zu erstellen, verwenden
Sie grob die folgenden Schritte:
» Zuerst erstellen Sie eine benutzerdefinierte Kate-
gorie. Dazu klicken Sie auf Element hinzufügen und
geben der Kategorie dann einen Namen. Sie können
auch die in Access bereitgestellte Kategorie Benut-
zerdefiniert verwenden, diese markieren und ihr
nach einem Klick auf Umbenennen einen anderen
Namen geben. Sie können einer Datenbank maximal
zehn benutzerdefinierte Kategorien hinzufügen.
» Sorgen Sie dafür, dass mindestens eine Gruppe für
die neue Kategorie definiert ist. Zunächst würden
sich sämtliche Objekte der Kategorie in der stan- Abbildung 13.10 Eine Tabelle zuweisen
dardmäßig vorhandenen Gruppe mit dem Namen
Nicht zugewiesene Objekte befinden. Diese Gruppe » Wenn Sie die benutzerdefinierten Gruppen mit den
wird in Access automatisch erstellt, wenn Sie eine gewünschten Objekten aufgefüllt haben, können Sie
benutzerdefinierte Kategorie anlegen. Sie können die Gruppe Nicht zugewiesene Objekte sowie alle an-
aber auch eigene Gruppen definieren. Dazu kli- deren Gruppen, die nicht angezeigt werden sollen,
cken Sie auf Gruppe hinzufügen und benennen die ausblenden. Dazu aktivieren Sie im Kontextmenü für
Gruppe. die Kategorie das Kontrollkästchen Nur … anzeigen.
Schließen Sie das Dialogfeld Navigationsoptionen. Die
neue benutzerdefinierte Gruppe können Sie jedoch im Wenn Sie einer benutzerdefinierten Gruppe
Navigationsbereich noch nicht sehen, da sie noch nicht
TIPP ein Datenbankobjekt hinzufügen, wird eine
angezeigt wird. Sie müssen die neue Gruppe zuerst ein- Verknüpfung zu diesem Objekt erstellt. Sie verschieben
blenden und der Gruppe Objekte hinzufügen: oder kopieren also nicht das Objekt selbst. Wenn Sie
eine Verknüpfung in einer benutzerdefinierten Gruppe
» Öffnen Sie das Menü im Navigationsbereich und
umbenennen oder löschen, wirken sich diese Änderun-
klicken Sie im oberen Abschnitt des Menüs auf die
gen nicht auf das übergeordnete Objekt, sondern ledig-
neue benutzerdefinierte Kategorie. Die für die Kate-
lich auf die Verknüpfung aus. Beachten Sie aber, dass
gorie erstellten Gruppen werden im unteren Bereich
Verknüpfungen nur in benutzerdefinierten Kategorien
des Menüs zusammen mit der Gruppe Nicht zuge-
und Gruppen vorhanden sein können. Sobald Sie mit
wiesene Objekte angezeigt.
Objekten außerhalb einer benutzerdefinierten Gruppe
Wählen Sie im Navigationsbereich in der Gruppe Nicht arbeiten, verwenden Sie direkt das Objekt. Sie können
zugewiesene Objekte die Elemente aus, die Sie in der beispielsweise problemlos eine Verknüpfung zu einer
benutzerdefinierten Gruppe verwenden möchten, und Tabelle in einer benutzerdefinierten Gruppe löschen.
verschieben Sie sie in diese Gruppe. In Access gibt es Wenn Sie jedoch eine vordefinierte Kategorie oder
verschiedene Möglichkeiten, die ausgewählten Elemen- Gruppe öffnen und eine Tabelle löschen, beeinträchtigt

343
Kapitel 13  •  Die Datenbankobjekte
das möglicherweise Teile der Funktionalität oder die
­gesamte Funktionalität der Datenbank.
Ändern oder Löschen von Kategorien und Gruppen
Die in Access bereitgestellten vordefinierten Kategorien
können nicht gelöscht werden. Es ist nicht möglich, eine
vordefinierte Kategorie zu löschen, eine Gruppe hinzu-
zufügen oder Gruppen zu entfernen. Diese Möglichkei-
ten haben Sie jedoch, wenn Sie eine benutzerdefinierte
Kategorie erstellen und dieser Kategorie benutzerdefi-
nierte Gruppen hinzufügen. Sie können außerdem jede
der Gruppen in einer vordefinierten Kategorie und jedes
der Objekte in diesen Gruppen ausblenden.
13.2.4 Weitere Verwaltungsaufgaben im
Navigationsbereich
Neben dem Öffnen von in der Datenbank enthaltenen
Objekten können Sie über den Navigationsbereich noch
eine Reihe weiterer Verwaltungsaufgaben durchführen.
Suchen im Navigationsbereich
Mithilfe des Felds Suchen können Sie Objekte in großen
Datenbanken schnell finden, indem Sie einen Teil des
Objektnamens oder den ganzen Namen eingeben. Um
diese Option nutzen zu können, müssen Sie über das
Kontextmenü zur Überschrift des Navigationsbereichs
die Option Suchleiste aktivieren. Während der Eingabe
werden im Navigationsbereich alle Gruppen ausgeblen-
det, die keine mit der Suche übereinstimmenden Objek-
te enthalten. Sollte der Bereich also plötzlich leer ange-
zeigt werden, müssen Sie einen anderen Text eingeben.
Wenn Sie die Suche abbrechen und ausgeblendete
Gruppen wiederherstellen möchten, löschen Sie den
Suchtext oder klicken Sie auf Suchzeichenfolge löschen
rechts neben dem Feld Suchen.
Umbenennen oder Löschen von Objekten
Sie können jedes der Objekte in einer Datenbank über
den Navigationsbereich umbenennen oder löschen:
»» Zum Umbenennen markieren Sie das Objekt und
drücken Ê oder klicken mit der rechten Maustaste
auf das Objekt und klicken dann auf Umbenennen.
Für den Objektnamen wird Schreibzugriff erteilt. Ge-
ben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie die
344
Taste Æ. Das Umbenennen ist relativ unproble-
matisch. Falls Sie den Namen eines Objekts ändern,
wird versucht, diese Änderung an alle abhängigen
Datenbankobjekte weiterzugeben. Namensänderun-
gen können jedoch nicht über VBA-Code weiterge-
geben werden. Sie müssen die Weitergabe manuell
vornehmen, sonst wird der Code beschädigt. Damit
Namensänderungen weitergegeben werden können,
müssen Sie außerdem die Objektnamenautokorrek-
tur aktivieren.
»» Zum Löschen eines Datenbankobjekts klicken Sie im
Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf
das Objekt und anschließend auf Löschen. Sie kön-
nen es stattdessen auch markieren und ¢ drü-
cken. Berücksichtigen Sie jedoch, dass das Löschen
eines Objekts die Funktionalität der Datenbank be-
einträchtigen kann.
Ein- oder Ausblenden von Gruppen und Objekten
Die Gruppen in vordefinierten und benutzerdefinierten
Kategorien können ausgeblendet werden. Das Aus-
blenden von Gruppen und Objekten beeinträchtigt die
Funktionalität der Datenbank nicht. Außerdem können
Sie einige oder alle Objekte einer bestimmten Gruppe
ausblenden. Solche ausgeblendeten Gruppen und Ob-
jekte können vollständig unsichtbar gemacht oder im
Navigationsbereich als halbtransparente, deaktivierte
Symbole angezeigt werden. Die folgenden Hinweise lie-
fern einige Beispiele dafür:
»» Wenn Sie nur ein einzelnes Objekt ausblenden wol-
len, wählen Sie den Befehl Eigenschaften – also
Tabellen­eigenschaften, Abfrageeigenschaften usw.
– aus dem Kontextmenü zum im Navigationsbereich
markierten Objekt. Schalten Sie im dazugehörenden
Dialogfeld die Option Ausgeblendet ein und bestäti-
gen Sie.
»» Um eine Gruppe in einer Kategorie auszublenden,
klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten
Maustaste auf die Titelleiste der auszublendenden
Gruppe und anschließend auf Ausblenden. Wenn Sie
die ausgeblendeten Gruppen als halbtransparente,
deaktivierte Symbole anzeigen möchten, klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf die ausgeblendete
Gruppe und dann auf Einblenden.

Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Objekten
Die Regeln für das Löschen eines Datenbankobjekts
treffen auch auf das Ausschneiden eines Objekts zu.
Falsches Ausschneiden beeinträchtigt möglicherweise
Teile der Datenbank oder die gesamte Datenbank. Mit-
hilfe von Kopieren und Einfügen können Sie folgende
Aktionen ausführen:
» Zum Ausschneiden eines Objekts müssen Sie zuerst
das Objekt schließen, falls es geöffnet ist. Klicken Sie
im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste
auf das Objekt, das Sie ausschneiden möchten, und
wählen Sie Ausschneiden aus dem Kontextmenü. Sie
können auch die Tastenkombination Ÿ+X be-
nutzen.
» Zum Kopieren eines Objekts wählen Sie im selben
Kontextmenü den gleichnamigen Befehl oder drü-
cken Sie Ÿ+C.
» Für das Einfügen eines Objekts wählen Sie Einfügen
aus dem Kontextmenü oder drücken Ÿ+V. Beim
Ziel einer solchen Aktion kann es sich um eine Stelle
im selben Navigationsbereich handeln oder um den
Navigationsbereich einer anderen Datenbank. Sie
müssen dem so eingefügten Objekt anschließend
noch einen Namen geben.
13.3 Datenbankobjekte
Vom Navigationsbereich aus können Sie auf alle Objek-
te einer Datenbank – wie beispielsweise Tabellen, Ab-
fragen, Berichte und Formulare – zugreifen und diese
verwalten. Für was diese Objekte gut sind, erklären wir
gleich am Beispiel. Sie sollten aber zunächst wissen,
dass die Methoden zum Öffnen und Bearbeiten für alle
Objekte praktisch dieselben sind. Alle diese Objekte ver-
fügen über zumindest zwei Ansichten – die Datenblatt-
ansicht und die Entwurfsansicht.
» Wenn Sie die Daten in einem Objekt sehen wollen,
verwenden Sie eine Datenblattansicht. Wählen Sie
das Objekt im Navigationsbereich aus und doppel-
klicken Sie darauf. Alternativ dazu können Sie das
oder die Objekt(e) auf den Arbeitsbereich in Access
ziehen. Sie können auch mehrere Objekte gleichzei-
tig auswählen, indem Sie beim Markieren die Taste
Ÿ gedrückt halten und diese dann gemeinsam
ausführen lassen. Sie können im Dialogfeld Naviga-
Datenbankobjekte
tionsoptionen auch eine Option festlegen, mit der
Objekte durch einen einzigen Klick geöffnet werden.
» Wenn Sie am Entwurf eines Objekts etwas ändern
wollen, klicken Sie im Navigationsbereich mit der
rechten Maustaste auf das gewünschte Datenban-
kobjekt und dann auf Entwurfsansicht. Stattdessen
können Sie das Objekt auch einfach markieren und
Ÿ+Æ drücken.
Sie können eine Ansicht über die eben beschriebenen
Methoden öffnen. Nachdem eine Ansicht angezeigt wird,
können Sie auch einige Elemente in der Statusleiste am
unteren Rand des Fensters benutzen, um zwischen den
zur Verfügung stehenden Ansichten zu wechseln. Mit-
hilfe der Steuerelemente im rechten Bereich
der Statusleiste können Sie schnell für das aktive Fens-
ter zwischen den verfügbaren Ansichten umschalten.
Wir hatten es anfangs bereits erwähnt: Die
CD-ROM Beispiele zu den Objekten einer Datenbank
finden Sie auf der Begleit-CD im Ordner 13 in der Datei
Datenbank13. Beachten Sie, dass diese Datenbank Ob-
jekte enthält, die das Sicherheitscenter in seiner Grund-
einstellung dazu bewegen, eine Warnmeldung auszuge-
ben (à Kapitel 2)!
13.3.1 Tabellen
Tabellen bilden die Grundlage einer jeden Microsoft-
Access-Datenbank. In Tabellen werden die eigentlichen
Daten abgelegt. Alle weiteren Datenbankobjekte beru-
hen auf den Daten in solchen Tabellen. Erst nachdem
Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie also auch
Abfragen, Formulare oder Berichte erstellen, die auf
den Daten in den Tabellen basieren. Mit Tabellen – ihrer
Definition und der Eingabe von Daten – befassen wir uns
im folgenden Kapitel (à Kapitel 14).
Die Datenblattansicht einer Tabelle
Eine in der Datenbank vorhandene Tabelle können Sie
über den Navigationsbereich öffnen, um so die darin
abgelegten Daten einzusehen: Klicken Sie – wenn noch
notwendig – auf die Gruppe Tabellen in der Objektspalte
links im Navigationsbereich. Doppelklicken Sie auf das
im Navigationsbereich angezeigte Symbol für die Tabel-
le oder markieren Sie es nur und ziehen Sie es auf den
Arbeitsbereich in Access. Der Inhalt der Tabelle wird an-
gezeigt (à Abbildung 13.11).
345
Kapitel 13 • Die Datenbankobjekte
Eine solche Tabelle ist eine Liste mit Zeilen und Spalten,
die an den Block eines Buchhalters oder an ein Excel-
Arbeitsblatt erinnern.
» Eine Tabelle beinhaltet mehrere Felder (mindestens
eines), deren Namen in den Spaltenüberschriften
wiedergegeben werden.
» In den darunterliegenden Zeilen werden Eintragun-
gen zu diesen Feldern angezeigt. Die Summe der
Eintragungen in einer Zeile wird als Datensatz be-
zeichnet.
Seit der Version 2007 von Access werden
TIPP Datenbankobjekte standardmäßig als Doku-
mente im Registerkartenformat anstelle von übereinan-
der angeordneten Fenstern angezeigt. Bei Datenban-
ken, die mit einer früheren Version von Access erstellt
wurden, werden standardmäßig überlappende Fenster
verwendet. Wenn Sie die klassische Anzeige vorziehen,
können Sie die Darstellung ändern. Wählen Sie die Re-
gisterkarte Datei und klicken Sie anschließend auf Op-
tionen. Im Dialogfeld Access-Optionen klicken Sie im
Navigationsbereich auf Aktuelle Datenbank. Unter den
Anwendungsoptionen können Sie unter Dokumentfens-
teroptionen die Darstellungsform einstellen. Die Einstel-
lung Dokumentregisterkarten anzeigen gilt jeweils für
die aktuelle Datenbank. Sie muss – bzw. kann – also für
jede Datenbank separat festgelegt werden. Nachdem
Sie die Einstellung für Dokumentregisterkarten anzei-
gen geändert haben, müssen Sie die Datenbank schlie-
ßen und wieder öffnen, damit die Änderungen wirksam
werden.
346
Abbildung 13.11
Tabellen sind nach Feldern
und Datensätzen organisiert.
Die Entwurfsansicht einer Tabelle
Bevor Sie Daten in eine Tabelle eingeben können, müs-
sen Sie die Struktur der Tabelle definieren. Im einfachs-
ten Fall bedeutet das, dass Sie angeben, welche Felder
in der Tabelle vorhanden sein sollen und welche Daten-
typen diese Felder aufnehmen dürfen. Dazu benutzen
Sie oft eine spezielle Entwurfsansicht. In dieser kön-
nen Sie später auch Änderungen an der Tabellenstruk-
tur vornehmen. Zur Anzeige einer Tabelle im Entwurf
markieren Sie das im Navigationsbereich angezeig-
te Symbol für die Tabelle und klicken mit der rechten
Maustaste darauf. Wählen Sie dann Entwurfsansicht.
Stattdessen können Sie das Objekt auch einfach mar-
kieren und Ÿ+Æ drücken. Die Entwurfsansicht der
Tabelle wird angezeigt (à Abbildung 13.12).
Hier zeigt sich aber auch eine der Neuheiten der ak-
tuellen Programmversion: Viele Dinge, die Sie bei den
Vorgängerversionen noch über diese Entwurfsansicht
erledigen mussten, können Sie bei Access 2010 auch in
der Datenansicht der Tabelle erledigen. Darauf werden
wir noch eingehen (à Kapitel 14).
Zwischen den Ansichten umschalten
Zwischen diesen beiden Ansichten können Sie
schnell über die Schaltfläche Ansicht in der Grup-
pe Ansichten im Menüband umschalten. Sie fin-
den die Gruppe beim Arbeiten mit Tabellen in mehreren
Registerkarten – beispielsweise auf den Registerkarten
Start und Tabellentools/Entwurf.

Hinweise zum Arbeiten mit den verschie-
HINWEIS denen Ansichten einer Tabelle erhalten
Sie in Kapitel 14.
13.3.2 Abfragen
Abfragen basieren auf den Daten einer oder mehrerer
Tabellen. Mit Abfragen veranlassen Sie Microsoft Ac-
cess dazu, spezielle Daten aus den zugrunde liegen-
den Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen.
Beispielsweise kann eine Abfrage so gestaltet werden,
dass aus einer zugrunde liegenden Tabelle nur noch
bestimmte Datensätze angezeigt werden – beispiels-
weise alle Kunden mit einem bestimmten Wohnort. Kli-
cken Sie zum Öffnen einer Abfrage auf die Schaltfläche
Abfragen in der Objektspalte des Navigationsbereichs.
Doppelklicken Sie dann auf das Symbol für die Abfra-
ge oder markieren Sie es nur und klicken Sie auf die
Schaltfläche Öffnen. Der Inhalt der Abfrage wird ange-
zeigt (à Abbildung 13.13).
Datenbankobjekte
Abbildung 13.12
In der Entwurfsansicht definieren
Sie die Struktur.
Auch Abfragen müssen erst definiert werden. Dazu
dient wiederum eine spezielle Entwurfsansicht. Um die-
se Ansicht für eine vorhandene Abfrage anzuzeigen,
gehen Sie ähnlich wie bei Tabellen vor: Markieren Sie
das im Navigationsbereich angezeigte Symbol für die
Abfrage und klicken Sie mit der rechten Maustaste dar-
auf. Wählen Sie dann Entwurfsansicht.
Abfragen sind ein wesentlicher Bestand-
HINWEIS teil des Programms Access. Wir werden
uns damit in Kapitel 14 ausführlicher beschäftigen.
13.3.3 Formulare
Formulare ermöglichen unter anderem eine bequeme
Form der Eingabe und Bearbeitung von Daten, die in ei-
ner dem Formular zugrunde liegenden Tabelle abgelegt
werden. Ein Formular ist also ein Datenbankobjekt, mit
dem Sie Daten aus einer Tabelle oder einer Abfrage ent-
weder eingeben, bearbeiten oder anzeigen können. Be-
347
Kapitel 13  •  Die Datenbankobjekte

Abbildung 13.13 
Abfragen liefern eine Auswahl
aus den Daten einer Tabelle.
Hier wurde nach den Nachnamen
Simon gefiltert.

stimmte Benutzer müssen beispielsweise nur einige Fel-
der in einer Tabelle mit vielen Feldern anzeigen können.
Wenn Sie diesen Benutzern ein Formular bereitstellen,
das nur diese Felder enthält, erleichtern Sie ihnen den
Umgang mit der Datenbank. Sie können einem Formular
auch Schaltflächen und andere Funktionalitäten hinzu-
fügen, um häufig ausgeführte Aktionen zu automatisie-
ren. Ein zusätzlicher Vorteil gegenüber der Bearbeitung
der Daten in Tabellen selbst besteht darin, dass Sie hier
auch Tabellen, Grafiken, Bilder, Töne und Videos anzei-
gen können.
Zum Öffnen eines Formulars klicken Sie auf die Schalt-
fläche Formulare in der Objektspalte des Navigationsbe-

Abbildung 13.14 
Auch Bilder können in Formularen
wiedergegeben werden.

348
 Datenbankobjekte

reichs. Doppelklicken Sie auf das im Navigationsbereich

angezeigte Symbol für das Formular oder markieren
Sie es nur und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
Der Inhalt des Formulars wird abschließend angezeigt
(à Abbildung 13.14). Auf die Arbeit mit Formularen ge-
hen wir in Kapitel 15 intensiver ein.
Es ist vermutlich überflüssig zu erwähnen: Auch For-
mulare müssen zuerst definiert werden, und dazu dient
wieder eine Entwurfsansicht, die Sie mit den schon
oben für Tabellen und Abfragen beschriebenen Metho-
den auf den Bildschirm holen. Zum ersten Erstellen ei-
nes Formulars hält Access aber eine größere Zahl von
Standardbefehlen und Assistenten bereit, die Ihnen
einen Teil der Definitionsarbeit abnehmen.

13.3.4 Berichte
Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Da-
tensätze zusammen und werten sie gemeinsam aus. So
erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Abbildung 13.15 Berichte fassen die Daten zusammen.
Ihren Daten. Zum Anzeigen klicken Sie auf die Schalt-
fläche Berichte in der Objektspalte des Navigationsbe-
Auf die Arbeit mit Makros wird in Kapitel
reichs. Doppelklicken Sie auf das im Navigationsbereich HINWEIS 16 eingegangen. Die Grundzüge der Auto-
angezeigte Symbol für den Bericht oder markieren Sie
matisierung mit VBA liefert das Kapitel 28.
es nur und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Der
Inhalt des Berichts wird anschließend angezeigt (à Ab-
bildung 13.15). Die aktuelle Programmversion unterstützt
TIPP keine Datenzugriffsseiten mehr, die Ihnen
Hinweise zur Arbeit mit Berichten erhal- vielleicht noch von Access 2003 her bekannt sind. Wenn
HINWEIS ten Sie in Kapitel 15. Sie ein Dateneingabeformular über das Web bereitstel-
len möchten, können Sie Ihre Datenbank auf einem
SharePoint-Server zur Verfügung stellen und die Werk-
13.3.5 Weitere Datenbankobjekte zeuge verwenden, die Windows SharePoint Services be-
Access beinhaltet noch zwei weitere Typen von Daten- reitstellt. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, die mit einer
bankobjekten, die zur Automatisierung von Abläufen früheren Version von Access erstellt wurde und die
eingesetzt werden können: Mit Makros lassen sich ein- Datenzugriffsseiten enthält, können Sie die Seiten im
fachere Arbeitsabläufe in der Microsoft-Access-Daten- Windows Internet Explorer anzeigen. Diese Seiten las-
bank automatisieren. Komplexe Verfahren zur Auto- sen sich jedoch nicht bearbeiten.
matisierung können Sie in Microsoft Access mit Visual
Basic for Applications – abgekürzt VBA – aufbauen. Die
einzelnen Programmelemente legen Sie in den Modulen
ab.

349
Kapitel 14
Tabellen und Abfragen
Wie Sie bereits aus dem vorherigen Kapitel wissen, bil-
den Tabellen die Grundlage einer Datenbank. Darin wer-
den die eigentlichen Daten abgelegt, auf die sich alle
anderen Access-Datenbankobjekte beziehen. Eine einfa-
che Datenbank enthält möglicherweise nur eine einzige
Tabelle. Für die meisten Datenbanken werden jedoch
mehrere Tabellen benötigt. Sie wissen auch schon, dass
man mit Hilfen von Abfragen bestimmte Filterfunkti-
onen auf die Daten einer Tabelle anwenden kann. Wir
wollen in diesem Kapitel zeigen, wie man solche Objekt-
typen entwirft und damit arbeitet.
» Zur Definition der Struktur einer Tabelle müssen
Sie in Access 2010 mehrere Aufgaben erledigen: Sie
müssen eine neue leere Tabelle anlegen, in dieser
Feldnamen bestimmen und sie anschließend spei-
chern. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten und
Sie sollten diese kennen, um je nach Situation die
beste davon benutzen zu können (à Abschnitt 14.1).
» Nachdem Sie prinzipiell wissen, wie Tabellen ange-
legt werden, können wir uns fragen, nach welchen
generellen Prinzipien man Tabellen in einer Daten-
bank organisiert (à Abschnitt 14.2). Sie erfahren,
wie Sie diese Informationen auf die entsprechenden
Tabellen und Spalten aufteilen und wie sich diese
Tabellen aufeinander beziehen.
350
» Anschließend können Sie sich daran machen, die
Tabelle mit Daten zu füllen und diese zu bearbeiten
(à Abschnitt 14.3). Daten geben Sie in der Datenblatt-
ansicht der Tabelle ein. Die Techniken dazu sind ein-
fach zu beherrschen und Sie müssen nur einige Be-
sonderheiten beachten.
» Dann wollen wir uns den Abfragen zuwenden. Die
Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, be-
stimmte Datensätze – oder Teile davon – aus Tabellen
herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten
Kriterien zu sortieren. Man spricht dabei von einer
Auswahlabfrage (à Abschnitt 14.4). Zur Definition
einer Abfrage können Sie verschiedene Techniken
einsetzen
» Neben der Auswahlabfrage können Sie noch eine
Reihe von Aktionsabfragen einsetzen (à Abschnitt
14.5). Sie können damit beispielsweise neue Daten-
sätze in einer Tabelle erstellen oder bestimmte an-
dere löschen.
Wenn Sie die in diesem Kapitel gezeigten
CD-ROM Beispiele an Ihrem Rechner selbst nach-
vollziehen wollen, können Sie dazu die im Ordner 14 der
Begleit-CD vorhandenen Beispieldatenbanken benut-
zen. Darin liefert Datenbank14a die Daten zum Arbeiten
in Tabellen, Datenbank14b können Sie verwenden, um
Beziehungen zwischen Tabellen aufzubauen, und Daten-
bank14c liefert Material für das Erstellen von Abfragen.
 Tabellen definieren

Abbildung 14.1 
Die Werkzeuge zum Erstellen
von Tabellen finden Sie in
der Gruppe Tabellen auf der
Registerkarte Erstellen.

14.1 Tabellen definieren
Zur Definition der Struktur einer Tabelle müssen Sie in
Microsoft Access nur wenige Aufgaben erledigen: Sie
müssen eine neue leere Tabelle anlegen, in dieser Feld-
namen bestimmen und sie anschließend speichern.
14.1.1 Eine neue Tabelle anlegen
Bevor Sie eine Tabelle definieren können, muss na-
türlich eine Datenbank geöffnet sein, die diese Tabel-
le aufnehmen kann (à Kapitel 13). Wenn Sie eine neue
Datenbank anlegen, wird dabei standardmäßig auch
immer eine neue Tabelle erstellt. Sie können diese für
die Eingabe der Daten verwenden oder sie gleich nach
dem Erstellen der Datenbank schließen und damit lö-
schen. Wenn Sie dann später eine oder weitere Tabellen
anlegen wollen, benutzen Sie die Optionen in der Grup-
pe Tabellen der Registerkarte Erstellen des Menübands
(à Abbildung 14.1 und Tabelle 14.1).
Sie können sich darüber mehrerer Vorgehensweisen be-
dienen: Einerseits können Sie eine leere Tabelle direkt in
der Datenblattansicht erstellen und anschließend darin
Feldnamen und Feldinhalte eingeben. Andererseits kön-
nen Sie den Tabellenentwurf verwenden, der eine Viel-
falt von zusätzlichen Möglichkeiten liefert.
Eine neue Tabelle in der Datenansicht anlegen
Sie können einerseits Tabellen in der Ansicht definieren,
in der Sie später auch die Daten anzeigen werden. Die
Methode eignet sich vor allem dann, wenn Sie als Fel-
dinhalte nur Textinhalte eingeben wollen und sich nicht
mit der etwas aufwändigeren Entwurfsansicht herum-
plagen möchten.
»» Falls nötig, wählen Sie im Menüband der bereits ge-
öffneten Datenbank die Registerkarte Erstellen.
»» Klicken Sie in dieser Registerkarte in der Grup-
pe Tabelle auf Tabelle. Daraufhin wird im Ar-
beitsbereich des Programms eine neue Tabelle
angelegt (à Abbildung 14.2). Einen vorläufigen Namen
dafür erstellt das Programm automatisch. Automa-
tisch wird auch eine erste Feldspalte mit der Be-
zeichnung ID erstellt, deren Inhalte als Zähler für die
Datensätze dienen. In einem solchen Feld können
Sie keine Eingaben vornehmen. Die entsprechenden
Einträge werden automatisch generiert (à folgende
Abschnitte).

Symbol Name und Wirkung

Tabelle: erstellt eine neue Tabelle in der Datenblattansicht. Sie können darin direkt mit der Eingabe von Inhalten beginnen.

SharePoint-Listen: Sie können eine Tabelle in der Datenbank erstellen, in die aus einer SharePoint-Liste importiert wird oder die mit
dieser verknüpft ist.

Tabellenentwurf: erstellt eine neue Tabelle in der Entwurfsansicht. Sie müssen darin die Feldnamen und die Datentypen angeben.
Anschließend können Sie zur Datenblattansicht umschalten und dann die Inhalte eingeben.

Tabelle 14.1  Die Alternativen zum Anlegen von Tabellen auf der Registerkarte Erstellen

351
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
» Die Schreibmarke ist automatisch in der ersten Zeile
der zweiten Feldspalte der Tabelle positioniert. Sie
können dort direkt mit der Eingabe von Feldinhalten
beginnen. Wenn Sie die Tabelle zum Speichern von
Daten zu Personen benutzen wollen, tragen Sie hier
beispielsweise einen Nachnamen ein. Bevor Sie das
aber tun, sollten Sie den folgenden Punkt berück-
sichtigen.
» Alle Felder einer Tabelle
sind mit einem Felddaten-
typ versehen: Dieser ent-
scheidet, welche Eingaben
in diesem Feld akzeptiert
werden. In der Standardein-
stellung wird automatisch
zunächst der Felddatentyp
Text verwendet. Wenn Sie
aber als erste Eintragung in
einem Feld einen Zahlen-
wert eingeben, legen Sie
damit den Datentyp dieses Felds auf Zahl fest. Sie
können aber auch vor jeder Eintragung eines Feld-
werts den Felddatentyp selbst festlegen. Klicken Sie
dazu auf die Pfeilspitze rechts neben Zum Hinzufü-
gen klicken und wählen Sie den Typ aus. Mehr zu den
einzelnen Felddatentypen erfahren Sie weiter unten
in diesem Kapitel.
» Wir sagten es gerade: Sie können direkt mit der
Eingabe von Feldinhalten beginnen. Sobald Sie die
Eingabe im ersten Feld abgeschlossen haben, wird
das Feld automatisch benannt. Als Name wird Feld1
352
Abbildung 14.2
Eine leere Tabelle in der Datenblattansicht
verwendet. Außerdem wird ein weiterer leerer Da-
tensatz erzeugt. Felder werden also bei der gerade
beschriebenen Form des Erstellens einer Tabelle
automatisch benannt – Feld1, Feld2 usw. Meist wer-
den Sie aber diese Namen selbst festlegen wollen
– beispielsweise mit Nachname, Vorname usw. Sie
können in der Datenblattansicht die automatisch
vergebenen Feldnamen ändern, indem Sie auf den
Namen doppelklicken und den bisherigen Namen
überschreiben oder editieren. In Microsoft Access
vergebene Namen dürfen bis zu 64 Zeichen lang
sein und können aus einer – mit einigen Einschrän-
kungen – beliebigen Kombination von Buchstaben,
Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen bestehen.
Nicht zugelassen sind die Zeichen . (Punkt), ! (Ausru-
fezeichen), ' (Akzentzeichen), [ sowie ] (eckige Klam-
mern) und die Steuerzeichen (ASCII-Werte 0 bis 32).
Außerdem dürfen Namen nicht mit einem Leerzei-
chen beginnen.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der
Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das Dialogfeld
Speichern unter wird angezeigt. Geben Sie einen
endgültigen Namen für die Tabelle ein. Bestätigen
Sie über OK. Der Entwurf der Tabelle ist jetzt zusam-
men mit den bereits eingegebenen Feldinhalten ge-
speichert.
Nachdem Sie einen Feldwert eingetragen
ACHTUNG haben, kann der Felddatentyp in dieser
Ansicht nicht mehr geändert werden. Benutzen Sie
dazu dann die Entwurfsansicht der Tabelle (à unten).

Den Standarddatentyp für Felder in neuen
TIPP Tabellen oder für Felder, die Sie zu vorhande-
nen Tabellen hinzufügen, können Sie in der Kategorie
Objekt-Designer unter den Access-Optionen einstellen.
Eine neue Tabelle in der Entwurfsansicht anlegen
Etwas komplizierter, aber ungleich vielfältiger ist die
Möglichkeit, zur Definition einer Tabelle die Entwurfs-
ansicht zu verwenden. Sie haben hierin aber die Option,
für die einzelnen Felder bestimmte Namen festzulegen
und auch einzelne Datentypen für die Inhalte zu fordern.
» Klicken Sie auf der Registerkarte Erstel-
len in der Gruppe Tabellen auf Tabellen-
entwurf. Daraufhin wird im Arbeitsbe-
reich das Fenster für den Tabellenentwurf angezeigt
(à Abbildung 14.3). Hierbei werden noch keine Feld-
bezeichnungen oder andere Eingaben automatisch
vergeben. Alle diese Dinge müssen – oder können –
Sie selbst festlegen. Zu dieser Definition der Struk-
tur gehören zwingend das Festlegen der Feldnamen
und der dazugehörenden Felddatentypen und Feldei-
genschaften. Optional ist eine zusätzliche Beschrei-
bung für die einzelnen Felder.
» Beginnen Sie sinnvollerweise mit der Eintragung in
der Spalte Feldname.
Tabellen definieren
» Wechseln Sie dann in derselben Zei-
le zur Spalte Felddatentyp. Einen
schnellen Wechsel dorthin bewirken
Sie mit Å oder – in der Grundein-
stellung des Programms – mit Æ.
Hier müssen Sie für jedes Feld einen
geeigneten Typ festlegen (à folgen-
de Abschnitte).
» Wechseln Sie mit Å oder Æ zur Spalte Beschrei-
bung. In dieser Spalte können Sie eine zusätzliche
Erklärung zur Bedeutung des Feldnamens eingeben.
Das lohnt sich beispielsweise dann, wenn Sie für die
Feldnamen weniger verständliche Abkürzungen ver-
wendet haben.
» Geben Sie auf dieselbe Weise weitere Feldzeilen ein.
Zur jeweils nächsten Zeile können Sie von der Spalte
Beschreibung wieder mit Å oder Æ springen.
» Für weitere Arbeiten müssen Sie die Tabelle zuerst
speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Geben Sie
einen endgültigen Namen für die Tabelle ein und be-
stätigen Sie über OK.
» Ein Warnhinweis wird angezeigt, der Sie darauf hin-
weist, dass Sie noch keinen Primärschlüssel definiert
haben. Darauf gehen wir später noch ein.
Abbildung 14.3
Im Tabellenentwurf werden die
Felder untereinander aufgelistet.
353
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen

Zwischen den Ansichten umschalten Feldeigenschaften verstehen

Spätestens jetzt haben Sie gemerkt, dass eine Ta- Im unteren Bereich des Fensters können Sie nach Wahl
belle über mindestens zwei Ansichten verfügt – des Typs die Eigenschaften für das Feld festlegen (à Ab-
die Entwurfsansicht and die Datenblattansicht. bildung 14.4). Mit der Taste Î können Sie übrigens
Zwischen diesen beiden Ansichten können Sie schnell schnell zwischen dem oberen und dem unteren Fenster-
über die Gruppe Ansichten im Menüband umschalten. abschnitt wechseln.
Sie finden die Gruppe beim Arbeiten mit Tabellen in
mehreren Registerkarten – beispielsweise in den Regis-
terkarten Start und Tabellentools/Entwurf. Die Schalt-
fläche Ansicht verfügt auch über ein zusätzliches Lis-
tenfeld, über das Sie die gerade gewünschte Ansicht
einstellen können. Außerdem finden Sie in der rechten
unteren Ecke eines Tabellenfensters mehrere kleine
Schaltflächen, die ebenfalls den Wechsel zu unter-
schiedlichen Ansichten ermöglichen.

14.1.2 Einen Tabellenentwurf editieren Abbildung 14.4 Die Eigenschaften ändern sich je nach Feld-
Nachdem Sie diese Grundtechniken kennen, können datentyp.
wir uns mit den Details zu diesem Themenbereich be-
schäftigen. Einige Editieraufgaben können Sie in der
Eine kurze Hilfe zu den Feldeigenschaften
Datenblattansicht der Tabelle vornehmen. Ungleich TIPP wird rechts unten im Dialogfeld angezeigt,
vielfältiger sind jedoch die Möglichkeiten, die Ihnen in
nachdem Sie das Feld markiert haben.
der Entwurfsansicht der Tabelle zur Verfügung stehen.

Datentypen verstehen
Durch die Wahl des Felddatentyps ent-
scheiden Sie, welche Eingaben in die-
sem Feld akzeptiert werden. In der
Standardeinstellung wird automatisch
zunächst der Felddatentyp Text ver-
wendet. Andere Typen können Sie über
das Listenfeld wählen, das Sie zu die-
sem Feld öffnen können (à Tabelle 17.2).
Nach Wahl eines Felddatentyps ändern
sich die Angaben in dem mit Feldeigenschaften über-
schriebenen unteren Teil des Fensters für den Tabellen-
entwurf. Sie können hierin bestimmte Eigenschaften
des oben definierten Felddatentyps festlegen (à folgen-
de Abschnitte).
Den Standarddatentyp für Felder in neuen
TIPP Tabellen oder für Felder, die Sie zu vorhande-
nen Tabellen hinzufügen, können Sie auf der Register-
karte Objekt-Designer unter den Access-Optionen ein-
stellen (à Kapitel 16).
Diese Parameter sind teilweise für die einzelnen Feld-
datentypen unterschiedlich:
» Die Eigenschaft Feldgröße dient beim Felddatentyp
Text zum Festlegen der maximalen Anzahl von Zei-
chen im Feld. Bei Datentypen für Zahlen – beispiels-
weise bei den Typen Zahl oder Währung – regeln Sie
hierüber die Größe und den Typ der Zahlen, die im
Feld eingegeben werden können. Die gebräuchlichs-
ten Einstellungen sind Double und Long Integer.
» Über das Feld Format bestimmen Sie für Zahlenfel-
der das Ausgabeformat – also wie der eingegebene
Wert im Feld angezeigt werden soll.
» Das Eingabeformat beschreibt ein Muster für alle
Daten, die in diesem Feld eingegeben werden kön-
nen. Ein Klick auf die Schaltfläche dazu startet den
Eingabeformat-Assistenten.
» Für den Typ Zahl steht zusätzlich die Eigenschaft
Dezimalstellenanzeige zur Verfügung. Hiermit re-
geln Sie die Anzahl der Stellen rechts vom Dezimal-
zeichen. Die Option Automatisch regelt die Anzahl
durch die Angabe im Feld Format.

354
 Tabellen definieren

Datentyp Anwendungsbereich
Text Verwenden Sie diesen Felddatentyp für kürzere Texteingaben oder Zahlenwerte, mit denen Sie später nicht rechnen
wollen – beispielsweise Telefonnummern, Postleitzahlen oder Ähnliches. Bis zu 255 Zeichen können pro Feld eingegeben
werden. Niedrigere Werte erhöhen die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Memo Der Felddatentyp Memo dient zur Eingabe längerer Texte. Bis zu 63.999 Zeichen können in solche Felder eingegeben
werden.
Zahl Verwenden Sie diesen Typ bei Feldern für Daten, mit denen Sie auch rechnen wollen – also für Zahlenwerte. Welches
Format hier benutzt werden soll, regeln Sie über die zugehörenden Feldeigenschaften (siehe unten). Beachten Sie, dass
für Zahlenangaben mit Währungskennzeichen ein eigenes Format zur Verfügung steht.
Datum/Uhrzeit Dieser Typ eignet sich für die Anzeige von Inhalten im Datums- und Uhrzeitformat. Sie können für die Anzeige im Bereich
Feldeigenschaften zwischen verschiedenen Formaten wählen.
Währung Verwenden Sie diesen Felddatentyp für die Anzeige einer Zahl zusammen mit einem Währungskennzeichen.
AutoWert Bei Wahl dieses Typs setzt Microsoft Access für jeden Datensatz automatisch eine Zahl in das Feld ein. Standardmäßig
wird fortlaufend nummeriert und die Nummerierung beginnt bei 1. Es ist immer nur ein AutoWert-Feld in einer Tabelle
erlaubt.
Ja/Nein Verwenden Sie diesen Felddatentyp für logische Werte wie Ja/Nein, Wahr/Falsch, Ein/Aus bzw. alle sonstigen Felder, die
einen von zwei möglichen Werten enthalten.
OLE-Objekt Verwenden Sie den Felddatentyp OLE-Objekt in Fällen, in denen in anderen Programmen erstellte Objekte in ein Formular
oder einen Bericht eingefügt werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Grafiken, Fotos, Klänge, aber auch Access-
Tabellen und Word-Doku­mente.
Hyperlink Hiermit können Sie Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen eingeben, die als Text abgespeichert und als Hyperlink-
adresse verwendet werden können. Das empfiehlt sich für die Darstellung von Webadressen in der Datenbank.
Anlage Dient zum Speichern von Bildern, Grafiken, Office-Dateien oder einem beliebigen Dateityp. Dieser Datentyp ist neu in der
Version 2007.
Berechnet In Access 2010 können Sie diesen Datentyp zum Erstellen eines berechneten Felds in einer Tabelle verwenden. Dadurch
kann das Ergebnis der Berechnung wesentlich einfacher angezeigt und in der Datenbank verwendet werden.
Nachschlage-Assistent Erstellt ein Feld, das es Ihnen ermöglicht, einen Wert aus einer anderen Tabelle oder aus einer Liste von Werten mit Hilfe
eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds zu wählen. Mit dieser Option wird der Nachschlage-Assistent gestartet
(siehe unten).

Tabelle 14.2  Viele Datentypen stehen zur Verfügung.

»» Beim Felddatentyp AutoWert legen Sie über Neue
Werte fest, wie neue Werte für das AutoWert-Feld
erstellt werden sollen.
»» In Feldern vom Typ Memo legen Sie die neue Text-
formateigenschaft auf Rich-Text oder Nur-Text fest.
Rich-Text erlaubt eine weitergehende Zeichenforma-
tierung im Feld.
Viele Eigenschaften treffen aber auch auf mehrere oder
sogar alle Felddatentypen zu.
»» Die Beschriftung regelt die Bezeichnung des Felds
in einem Formular. Wenn Sie keine Beschriftung ein-
geben, wird der in der Tabelle festgelegte Feldname
verwendet.
»» Der Standardwert wird in neuen Datensätzen auto-
matisch hinzugefügt. Ein Klick auf die Schaltfläche
startet den Ausdrucks-Editor.
»» Über die Gültigkeitsregel können Sie einen Ausdruck
eingeben, der die Werte, die Sie im Feld eingeben

355
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
können, einschränkt. Ein Klick auf die Schaltfläche
startet den Ausdrucks-Editor.
»» Mit der Gültigkeitsmeldung können Sie die Fehler-
meldung eingeben, die erscheinen soll, wenn der ein-
gegebene Wert nicht der Gültigkeitsregel entspricht.
»» Die Eigenschaft Eingabe erforderlich regelt, ob im
Feld eine Eingabe erforderlich ist oder nicht.
»» Mit Indiziert geben Sie hier an, ob und wie das Feld
indiziert werden soll. Ein Index beschleunigt das Su-
chen oder Sortieren, verlangsamt aber das Aktuali-
sieren. Die Wahl von Ja (Ohne Duplikate) verbietet
die Eingabe von schon einmal vorhandenen Werten.
Es empfiehlt sich, die Felder zu indizieren, in denen
Sie häufig suchen, die Sie sortieren oder die Sie in
Abfragen mit Feldern in anderen Tabellen verknüp-
fen. Sie sollten aber keine Felder indizieren, in denen
voraussichtlich viele verschiedene Werte gespei-
chert werden. Anderenfalls können Abfragen ver-
langsamt werden. Sie können keine Felder vom Da-
tentyp Memo, Hyperlink oder OLE-Objekt indizieren.
14.2 Grundlagen des Datenbank­
entwurfs
Das Prinzip des Anlegens von Tabellen in einer Mi-
crosoft-Access-Datenbank haben wir gerade behandelt.
Jetzt können wir uns fragen, nach welchen generellen
Prinzipien man Tabellen in einer Datenbank organisiert.
Sie erfahren, wie Sie entscheiden, welche Informatio-
nen benötigt werden, wie Sie diese Informationen auf
die entsprechenden Tabellen und Spalten aufteilen und
wie sich diese Tabellen aufeinander beziehen.
14.2.1 Das Grundprinzip
Für ein richtiges Datenbankdesign gibt es eigentlich nur
ein Prinzip, das Sie verinnerlichen sollten, und das lau-
tet:
Doppelt vorhandene Informationen sind schlecht, da da-
durch Platz verschwendet wird, die Geschwindigkeit der
Verarbeitung abnimmt und die Wahrscheinlichkeit von
Fehlern und Inkonsistenzen steigt.
Wenn man das oben genannte Prinzip beherzigt, ergibt
sich daraus die Konsequenz, dass man die in der Daten-
356
bank vorhandenen Informationen so in Tabellen aufteilt,
dass darin immer nur die absolut notwendigen Informa-
tionen vorhanden sind. Bei einfachen Datenbeständen
spielt das keine große Rolle: Wenn Sie beispielsweise
nur eine einfache Adressdatenbank erstellen möchten,
kommen Sie meist mit einer einzigen Tabelle aus, die
beispielsweise Feldnamen wie Nachname, Vorname,
Straße, Hausnummer usw. enthält. Wenn eine Daten-
bank umfangreichere Aufgaben erledigen muss, werden
Sie meist mit noch mehr Tabellen arbeiten. Beispiels-
weise könnte man die Aufgaben für die Kundenverwal-
tung und für die Auftragsverwaltung auf mehrere Tabel-
len verteilen:
»» Eine erste Tabelle enthält beispielsweise nur die Na-
men der Personen und zusätzlich ein Identifikations-
element – etwa eine Kundennummer –, das diesen
Personendaten zugeordnet ist. Beachten Sie, dass
bei solchen Tabellenkonfigurationen jeder Kunde
nur ein einziges Mal in der Tabelle auftauchen soll.
»» In welcher Branche ein Kunde sein Geschäft be-
treibt, ist für die Ablauforganisation vielleicht weni-
ger wichtig, aber für bestimmte statistische Auswer-
tungen interessant. Diese Daten könnten Sie darum
in einer separaten Tabelle ablegen. Wenn Sie bereits
über eine Tabelle mit den Namen der Kunden verfü-
gen, brauchen Sie darin zur eindeutigen Zuordnung
nur noch die eine Feldspalte für die Kundennummer
zu benutzen.
»» Die Adressdaten der Kunden könnten Sie in einer
weiteren Tabelle ablegen. Diese Daten lassen sich
beispielsweise dazu verwenden, Informationsmate-
rial an Ihre Kunden zu senden. Wiederum muss hier
die Tabelle ein Identifikationsfeld beinhalten, so dass
man weiß, welcher Person die jeweilige Adresse zu-
zuordnen ist. Für Kunden, die über zwei oder mehre-
re Adressen verfügen, ist der Inhalt dieses Identifika-
tionsfelds in dieser Tabelle identisch.
Wenn Sie eine solche Struktur in die Praxis umsetzen
wollen, müssen Sie also mit drei Tabellen arbeiten:
»» In der ersten befinden sich die Felder für den Namen
und eine Identifikation. Letztere sollte eindeutig
sein, damit sie immer eine einzelne Kombination aus
Nachname und Vorname identifiziert. Bei Fällen, in
denen zwei verschiedene Personen mit identischen
 Grundlagen des Datenbankentwurfs

Vor- und Nachnamen in der Datenbank auftauchen, » Klicken Sie auf den Datensatzmarkierer für das Feld,
muss sich die Identifikationsnummer unterscheiden. das Sie als Primärschlüsselfeld benutzen wollen.
Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie diesem
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Primärschlüssel
Element den Datentyp AutoWert zuordnen und da-
der Registerkarte Tabellentools/Entwurf
für sorgen, dass die Feldeigenschaft Indiziert auf Ja
des Menübands. Das für den Primärschlüssel ge-
(Ohne Duplikate) gesetzt ist. Sie sollten diesem Feld
wählte Feld wird durch ein Schlüsselsymbol gekenn-
einen Primärschlüssel zuordnen.
zeichnet (à Abbildung 14.5).
» In der Tabelle mit den Informationen für die Bran-
che gehen Sie ähnlich vor. Jedem Kunden sollte eine
Branche zugeordnet werden. Dafür reicht hier aber
die Angabe der Kundennummer, die wiederum nur
einmal in der Tabelle auftauchen sollte.
» Die dritte Tabelle beinhaltet die verschiedenen Ad-
ressen. Auch hier muss die Identifikationsnummer
vorhanden sein, damit Adressdatensätze einem Na-
men zugeordnet werden können. Wenn Sie auch die
Möglichkeit haben wollen, einem Kunden mehrere
Adressen zuzuordnen, sollten Sie hier nicht den Da-
tentyp AutoWert verwenden.
Eine solche Aufteilung hält die Datenbestände für ver-
schiedene betriebswirtschaftliche Bereiche schlank.

Abbildung 14.5 Ein Symbol zeigt das Schüsselfeld an.

14.2.2 Das Vergeben von Primärschlüsseln
Ein wichtiger Punkt beim Datenbankentwurf ist die
» Beachten Sie, dass durch das Setzen
Vergabe von Primärschlüsseln. Jede Tabelle sollte eine
eines Primärschlüssels automatisch
Spalte oder einen Satz Spalten enthalten, durch die die
auch die Feldeigenschaft Indiziert auf die Einstel-
einzelnen in der Tabelle gespeicherten Zeilen eindeutig
lung Ja (Ohne Duplikate) gesetzt wird. Das bedeutet,
identifiziert werden. Dies ist oft eine eindeutige Identi-
dass Sie in dem Feld bei verschiedenen Datensätzen
fizierungsnummer – beispielsweise eine Artikelnummer
keine identischen Inhalte eingeben können. Bei ei-
oder eine Bestellnummer. In Access werden Primär-
nem Feld vom Datentyp AutoWert ist das sowieso
schlüsselfelder verwendet, um schnell Daten aus meh-
nicht möglich. Wenn Sie aber ein Feld mit einem an-
reren Tabellen zuzuordnen und zu kombinieren.
deren Datentyp als Primärschlüsselfeld verwenden
Ein Schlüsselfeld einfügen würden, könnten Sie auch Duplikate zulassen.
Da die Bedingung des eindeutigen Inhalts manchmal
Wenn beim Entwurf der Tabelle kein Schlüs-
nur schwierig zu erfüllen ist, zum Beispiel bei Namen, TIPP selfeld angegeben wurde, wird beim Spei-
die ja durchaus mehrfach vorkommen können, werden
chern abgefragt, ob ein solches gesetzt werden soll.
häufig AutoWert-Felder als Schlüssel eingesetzt, bei de-
Hatten Sie bei der Felddefinition ein Feld vom Typ Auto-
nen der Inhalt von Access automatisch weitergezählt
Wert eingefügt, wird der Primärschlüssel automatisch
wird. Für das Schlüsselfeld wird von Microsoft Access
auf dieses Feld gesetzt. Andernfalls wird automatisch
automatisch ein Index angelegt, d.h., die Inhalte werden
ein Schlüsselfeld mit dem Namen ID vom Datentyp
sortiert, um einen schnellen Zugriff auf die Daten zu ge-
Auto-Wert eingefügt.
währleisten.

357
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Die Wirkungsweise des Primärschlüssels
Sehr oft verwendet eine Tabelle nur ein einziges Pri-
märschlüsselfeld. Beachten Sie die folgenden Richtlini-
en, die auch die Wirkungsweise eines Primärschlüssels
weiter verdeutlichen:
» Wenn Sie bereits ein eindeutiges Datenfeld in der Ta-
belle benutzen, können Sie dieses als Primärschlüs-
sel verwenden. Beispielsweise haben Artikelnum-
mern meist diese Eigenschaften: Jeder Artikel hat
eine Nummer und zu jeder Nummer gibt es einen
Artikel.
» Ein Wert eines Primärschlüsselfelds darf in einer
Tabelle nicht mehrfach vorkommen. Beachten Sie
also, dass Sie solche Artikelnummern nur dann als
Primärschlüsselfeld in einer Tabelle verwenden kön-
nen, wenn die Werte in dieser Spalte immer für jeden
Datensatz unterschiedlich sind. Aus diesem Grund
sollten Sie meist auch keine Namen – wie die von
Artikeln oder Personen – als Primärschlüssel ver-
wenden, da diese oft nicht eindeutig sind. Es ist bei-
spielsweise leicht möglich, dass in der Tabelle zwei
Personen mit dem gleichen Namen vorhanden sind.
» Ein Primärschlüsselfeld muss immer einen Wert ha-
ben. Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt die Zuweisung
des Werts in dieser Spalte aufgehoben werden kann,
kann er nicht als Komponente eines Primärschlüs-
sels verwendet werden.
» Aus den vorher genannten Gründen sollten Sie auch
immer ein Feld für den Primärschlüssel auswählen,
dessen Wert nicht geändert wird. Sollte eine solche
Änderung passieren, muss sie überall dort durchge-
führt werden, wo auf dieses Feld Bezug genommen
wird, und das kann leicht zu Komplikationen führen.
In manchen Fällen möchten Sie möglicher-
TIPP weise zwei oder mehr Felder verwenden,
durch die gemeinsam der Primärschlüssel einer Tabelle
bereitgestellt wird. In diesem Fall müssen Sie dafür sor-
gen, dass die Kombination der Inhalte den oben ge-
nannten Kriterien entspricht.
358
14.2.3 Tabellen verknüpfen
Wenn Sie dann Daten, die Sie in verschiedenen Tabellen
abgelegt haben, gemeinsam darstellen wollen, können
Sie das über eine Verknüpfung der Tabellen erreichen.
Notwendig dafür ist ein Feld, mit dem eine Beziehung
zwischen den Datensätzen der Tabellen hergestellt wer-
den kann. In unseren vorherigen Beispielen wäre dies
das Feld Kundennummer, das in allen Tabellen vorhan-
den ist. Zum Definieren einer solchen Beziehung gibt es
mehrere Methoden. Einerseits können Sie diese direkt
in einer Abfrage deklarieren (à unten).
Eine Beziehung definieren
Wenn Sie Tabellen definieren, werden Sie bei dieser Tä-
tigkeit ja meist auch schon wissen, welche Beziehungen
zwischen den Elementen der Tabellen vorhanden sein
sollen. Nach der Definition der Tabellen können Sie
dann die gewünschten Zusammenhänge zwischen die-
sen auch über ein separates Dialogfeld festlegen.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Beziehun-
gen in der Gruppe Einblenden/Ausblenden
der Registerkarte Datenbanktools. Ein spe-
zielles Datenbankobjekt muss dafür nicht geöffnet
sein. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird eingeblen-
det (à Abbildung 14.6).
» Markieren Sie nacheinander die Tabellen, zwischen
denen Sie Beziehungen definieren möchten, und kli-
cken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Beenden
Sie die Arbeit mit dem Dialogfeld durch einen Klick
auf Schließen. Das Fenster Beziehungen wird ange-
zeigt, in dem die Feldnamen der Tabellen wiederge-
geben werden.
» Um beispielsweise eine Beziehung zwischen den
Feldern Kundennummer herzustellen, ziehen Sie ei-
nes dieser Felder auf das andere. Automatisch wird
das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten angezeigt,
in dem Sie die Form der Beziehung regeln können
(à Abbildung 14.7, links).
» Beachten Sie die Anzeige zu Beziehungstyp unten im
Dialogfeld. Wenn Sie den Typ der Beziehung ändern
wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüp-
fungstyp. Sie finden im dann angezeigten Dialogfeld
drei Optionen, über die Sie angeben können, welche

Datensätze angezeigt werden sollen (à Abbildung
14.7, rechts). Darauf werden wir gleich noch einge-
hen.
» Wenn Sie das Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften
angezeigt hatten, schließen Sie es. Klicken Sie dann
auf die Schaltfläche Erstellen. Im Fenster Beziehun-
gen wird die Verknüpfung durch eine Verbindungs-
linie symbolisiert.
Schließen Sie dann das Fenster Beziehungen. Damit ha-
ben Sie eine Verknüpfung definiert, die auch automa-
tisch anzeigt, wenn Sie mit diesen Tabellen eine gemein-
same Abfrage gestalten.
Grundlagen des Datenbankentwurfs
Abbildung 14.6
Über das Dialogfeld Tabelle anzeigen wäh-
len Sie die Tabellen aus, zwischen denen
Sie Beziehungen definieren wollen.
Abbildung 14.7
Hier wird eine Beziehung zwi-
schen den Feldern definiert.
Wenn Sie weitere vorhandene Tabellen oder
TIPP Abfragen hinzufügen wollen, klicken Sie auf
die Schaltfläche Beziehungen in der Gruppe Einblen-
den/Ausblenden der Registerkarte Datenbanktools. Das
Dialogfeld Tabelle anzeigen wird wieder eingeblendet.
Festlegen des Verknüpfungstyps
Einer der Werte, die Sie für eine Beziehung festle-
gen können, ist der Verknüpfungstyp. Anhand dieses
Parameters erkennt Access, welche Datensätze in ein
Abfrageergebnis aufgenommen werden sollen. Zum
Festlegen des Verknüpfungstyps lassen Sie das Dia-
359
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
logfeld Beziehungen bearbeiten anzeigen (à Abbildung
14.7, links). Beim Anlegen einer neuen Verknüpfung er-
scheint es – wie zuvor beschrieben – automatisch auf
dem Bildschirm. Hatten Sie schon eine Verknüpfung
festgelegt, doppelklicken Sie im Fenster Beziehungen
auf die angezeigte Verbindungslinie oder wählen Sie
auf der Registerkarte Beziehungstools/Entwurf in der
Gruppe Tools den Befehl Beziehungen bearbeiten. Kli-
cken Sie in diesem Dialogfeld auf Verknüpfungstyp. Das
Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften wird angezeigt
(à Abbildung 14.7, rechts).
»» Gehen wir noch einmal von dem zuvor gezeigten
Beispiel aus, in dem die Tabelle mit den Kundenna-
men und die mit den Branchen anhand der gemein-
samen Felder Kundennummer verknüpft wurden. Mit
dem Standardverknüpfungstyp 1 – der auch als inne-
re Verknüpfung bezeichnet wird – gibt eine solche
Verknüpfung nur die Zeilen wieder, bei denen die ge-
meinsamen Felder übereinstimmen.
»» Angenommen, Sie möchten alle Kunden einschlie-
ßen, auch diejenigen, für die im obigen Beispiel noch
keine Branche angegeben worden ist. Hierzu müs-
sen Sie den Verknüpfungstyp von einer inneren Ver-
knüpfung in eine sogenannte linke äußere Verknüp-
fung ändern, indem Sie den Typ 2 aktivieren. Eine
solche linke äußere Verknüpfung gibt alle Zeilen aus
der Tabelle auf der linken Seite der Beziehung und
nur diejenigen Zeilen zurück, die mit der Tabelle
rechts übereinstimmen.
»» Eine rechte äußere Verknüpfung gibt alle Zeilen auf
der rechten Seite und nur diejenigen Zeilen zurück,
die mit der Tabelle links übereinstimmen.
 
360
Links und rechts bezieht sich hier auf die Position der
Tabellen im Dialogfeld Beziehungen bearbeiten, nicht im
Fenster Beziehungen. Bestätigen Sie abschließend über
OK. Wenn Sie eine der Optionen 2 oder 3 auswählen,
wird auf der Beziehungslinie ein Pfeil angezeigt (à Ab-
bildung 14.8). Dieser Pfeil zeigt auf die Seite der Bezie-
hung, die nur übereinstimmende Zeilen anzeigt.
14.2.4 Beziehungen zwischen Tabellen
An den eben gezeigten Beispielen wurde auch
gleich klar, dass es unterschiedliche Formen
solcher Beziehungen gibt: Wenn ein Kunde
bereits mehrere Aufträge vergeben hat, existieren zu
jedem Kundendatensatz mehrere Auftragsdatensätze.
Einen solchen Fall bezeichnet man als 1:n-Beziehung.
Wenn hingegen jedem Datensatz einer Tabelle nur ge-
nau ein Datensatz einer anderen Tabelle zugeordnet
werden kann, spricht man von einer 1:1-Beziehung.
1:1-Beziehungen
Bei der einfachsten Form der Verknüpfung werden Ta-
bellen über in allen Tabellen vorhandene Felder mit
gleichen, eindeutigen Inhalten in Beziehung gesetzt.
Diese Beziehung zwischen den Tabellen wird 1:1-Bezie-
hung genannt, da für jeden Datensatz in einer Tabelle
ein Datensatz in einer anderen Tabelle vorhanden ist.
Zum Beispiel könnte eine Tabelle eine nur einmal vor-
kommende Kundennummer und die Namen der Kunden
enthalten. Eine zweite Tabelle könnte die Kundennum-
mer und zusätzliche Angaben zur Branche enthalten.
Durch eine Verknüpfung dieser beiden Tabellen über die
Kundennummer ist eine Abfrage möglich, bei der alle
Daten dieser beiden Tabellen zusammengefügt werden
(à vorherige Abschnitte).
Abbildung 14.8 
Eine linke und eine rechte
äußere Verknüpfung
 Grundlagen des Datenbankentwurfs

Damit die Eindeutigkeit der Zuordnung ga-

TIPP rantiert ist, sollten Sie Tabellen über Felder
verknüpfen, bei denen in beiden Fällen die Feldeigen-
schaft Indiziert auf Ja (Ohne Duplikate) eingestellt ist.
Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie die Felder
mit einem Primärschlüssel versehen.

1:n-Beziehung
Anders verhält es sich bei einer 1:n-Beziehung, bei der
die zur Verknüpfung der Tabellen verwendeten Felder
keine eindeutige, sondern eine mehrdeutige Beziehung
zulassen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine
der Tabellen zwar über ein eindeutiges Primärschlüssel-
feld Kundennummer verfügt, in einer zweiten Tabelle
die einzelnen Kundennummern aber mehrfach auftau-
chen – beispielsweise im Zusammenhang mit verschie-
denen Adressen, über die ein Kunde verfügt. In einer
Abfrage würden Kunden, die über mehrere Adressen
verfügen, mehrfach auftauchen.
Auch eine solche Beziehung können Sie bereits nach
dem Erstellen der Tabellen definieren.
» Öffnen Sie das Fenster Beziehungen durch einen
Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Grup-
pe Einblenden/Ausblenden der Registerkarte Daten-
banktools. In diesem Fenster werden die bereits defi-
nierten Beziehungen wieder angezeigt.
» Wenn Sie eine neue Beziehung hinzufügen
wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Tabel-
le anzeigen in der Gruppe Beziehungen der
kontextbezogenen Registerkarte Beziehungstools.
Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.
» Markieren Sie darin die gewünschte Tabelle und kli-
cken Sie auf Hinzufügen. Anschließend können Sie
auf Schließen klicken. Das Fenster zeigt die vorher
ausgewählten Tabellen an.
» Ziehen Sie das Feld aus der einen Tabelle auf das in
der anderen, zu dem die Beziehung erstellt werden
soll. Das Dialogfeld Beziehung bearbeiten wird ange-
zeigt, in dem unten bereits der Beziehungstyp mit 1:n
vermerkt ist (à Abbildung 14.9).
» Klicken Sie auf Erstellen. Wieder wird eine Verbin-
dungslinie angezeigt, die die Form der Beziehung
kennzeichnet.
Abbildung 14.9 Eine 1:n-Beziehung bearbeiten
» Sie können dann das Fenster Beziehungen schlie-
ßen. Speichern Sie die eventuell vorgenommenen
Änderungen.
Auch in diesem Fall können Sie die gerade er-
TIPP stellte Verknüpfung kontrollieren und gege-
benenfalls modifizieren. Die automatisch gewählte Opti-
on Beinhaltet nur die Datensätze, bei denen die Inhalte
der verknüpften Felder beider Tabellen identisch sind
bewirkt hier beispielsweise, dass Kunden, für die noch
keine Adresse eingegeben wurde, nicht mit angezeigt
werden.
14.2.5 Die referentielle Integrität
Im Dialogfeld Beziehungen bearbeiten finden Sie im un-
teren Bereich ein Kontrollkästchen mit dem Namen Mit
referentieller Integrität (à Abbildung 14.9). Das ist ein
Regelsystem, das Microsoft Access verwendet, um zu
kontrollieren, wie Beziehungen zwischen Datensätzen
in verknüpften Tabellen nach Änderungs- oder Lösch-
operationen geregelt werden sollen. Sie können diese
Option dann aktivieren, wenn das Feld aus der Primär-
tabelle über einen Primärschlüssel oder über einen
eindeutigen Index verfügt und die verknüpften Felder
denselben Datentyp haben.
Nach dem Aktivieren stehen Ihnen zwei weitere Optio-
nen zur Verfügung, die auch den Sinn dieses Instru-
ments verdeutlichen:
» Wenn Sie das Kontrollkästchen Aktualisierungswei-
tergabe an verwandte Felder aktivieren, werden bei
jedem Ändern eines Primärschlüsselwerts in der Pri-
märtabelle automatisch auch die entsprechenden
Werte in der verknüpften Tabelle mit aktualisiert.

361
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
Haben Sie beispielsweise den Wert im Primärschlüs-
selfeld geändert, werden damit auch die entspre-
chenden Werte in der verknüpften Tabelle geändert.
Wenn Sie verhindern möchten, dass Änderungen an
einem Primärschlüsselfeld in der Primärtabelle vor-
genommen werden können, wenn es in der verknüpf-
ten Tabelle verknüpfte Datensätze gibt, wählen Sie
Mit referentieller Integrität und deaktivieren dann
Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder.
»» Beim Aktivieren von Löschweitergabe an verwand-
te Datensätze werden bei jedem Löschen eines
Datensatzes in der Primärtabelle automatisch die
verknüpften Datensätze in der verknüpften Tabelle
gelöscht. Wenn Sie in unserem Beispiel einen Kun-
den in einer Tabelle löschen, werden damit auch
die Aufträge des Kunden in der anderen Tabelle ge-
löscht. Wenn Sie verhindern möchten, dass Daten-
sätze aus der Primärtabelle gelöscht werden kön-
nen, wenn es in der verknüpften Tabelle verknüpfte
Datensätze gibt, aktivieren Sie nur Mit referentieller
Integrität, lassen aber Löschweitergabe an verwand-
te Datensätze deaktiviert.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Mit referentieller Inte-
grität aktiviert haben, werden die beiden darunter an-
gezeigten Kontrollkästchen aktivierbar. Mit den beiden
nachfolgenden Aufgaben können Sie die Wirkung dieser
beiden wichtigen Elemente austesten. Diese setzen vor-
aus, dass Sie die vorherigen Aufgaben in diesem Kapitel
bereits durchgeführt haben.
14.3 In Tabellen arbeiten
Nachdem Sie – wie vorher beschrieben – die Struktur
einer Tabelle entweder über einen Assistenten oder ma-
nuell erstellt haben, können Sie sich daran machen, die
Tabelle mit Daten zu füllen. Daten geben Sie in der Da-
tenblattansicht der Tabelle ein. Die Techniken dazu sind
einfach zu beherrschen und Sie müssen nur einige Be-
sonderheiten beachten, die in diesem Abschnitt ange-
sprochen werden. Denken Sie aber daran, dass Sie über
die Verwendung von Formularen eine in den meisten
Fällen weit bequemere Möglichkeit haben, Ihre Daten in
eine Tabelle einzugeben (à Kapitel 15).
362
14.3.1 Felddaten eingeben und korrigieren
In der Datenblattansicht der Tabelle können Sie die Feld-
daten eingeben und eingegebene Felddaten korrigieren.
Als zusätzliche Werkzeuge dienen die Schaltflächen in
der Gruppe Datensätze auf der Registerkarte Start des
Menübands. Lassen Sie also zunächst die gewünschte
Tabelle in der Datenblattansicht anzeigen. Dazu öffnen
Sie – wenn nötig – die Gruppe Tabellen in der Objekt-
spalte links im Navigationsbereich. Doppelklicken Sie
auf das im Navigationsbereich angezeigte Symbol für
die Tabelle oder markieren Sie es nur und ziehen Sie es
auf den Arbeitsbereich in Access. Der Inhalt der Tabelle
wird angezeigt. Nach dem Öffnen einer Tabelle in der
Datenblattansicht ist automatisch immer das erste Feld
im ersten Datensatz markiert. Wenn Sie Daten in einer
noch leeren Tabelle eingeben wollen, können Sie also
sofort damit beginnen.
Einen neuen Datensatz anlegen
Sind bereits Datensätze in der Tabelle vorhanden, müs-
sen Sie zunächst den Datensatz markieren, in dem Sie
mit der Eingabe beginnen wollen. Im Allgemeinen wer-
den Sie die Daten in der ersten freien Zeile der Tabelle
eingeben wollen. Diese Zeile ist zusätzlich auch durch
den Datensatzmarkierer am linken Rand der Tabel-
le markiert. Klicken Sie diesen Datensatz mit der Maus
an. Der neue Datensatz wird daraufhin markiert und die
Schreibmarke erscheint im ersten Feld dieses Satzes
(à Abbildung 14.10).
Daneben gibt es noch weitere Methoden zum Anlegen
eines neuen Datensatzes, die Sie kennen sollten:
»» Sie können auf das Steuerelement Neu in der
Gruppe Datensätze der Registerkarte Start im Menü­
band klicken.
»» In der Zeile zur Navigation am unteren Rand des
Fensters können Sie auf die Schaltfläche Neuer (lee-
rer) Datensatz klicken (à folgende Abschnitte).
»» Auch über die Optionen der Liste zur
Schaltfläche Gehe zu in der Gruppe Su-
chen der Registerkarte Start im Menü­
band können Sie durch Wahl von Neu
einen neuen Datensatz erzeugen.

Abbildung 14.10 Die Tabelle ist bereit zur Eingabe eines neuen Datensatzes.
» Sie können zum Markieren eines neuen Datensatzes
auch die Tastenkombination Ÿ++ drücken oder
einfach das erste Feld der letzten Zeile anklicken.
Daten eingeben
Nach dem Markieren eines Felds können Sie die Da-
ten eingeben. Nach der ersten Eingabe in einem Feld
wird der Datensatz durch ein Schreibstiftsymbol in
der Markierungsspalte gekennzeichnet. Außerdem wird
gleich noch ein neuer leerer Datensatz erstellt. Um von
einem Feld zum nächsten zu wechseln, benutzen Sie die
Tasten Æ, Å oder }. Nachdem Sie die Eingaben an
einem Datensatz abgeschlossen haben, kommen Sie mit
diesen Tasten zum ersten Feld eines neuen Datensatzes.
Über die Kategorie Clienteinstellungen in den
TIPP Access-Optionen können Sie einstellen, wel-
che Wirkung eine Betätigung von Æ hat. Ebenso kön-
nen Sie hier das Standardverhalten einiger weiterer
Tasten definieren (à Kapitel 16).
Beachten Sie für die Eingabe in speziellen Feldern noch
die folgenden Hinweise:
» In einem AutoWert-Feld können keine Eingaben
durchgeführt werden. Diese Werte werden von
Microsoft Access automatisch gesetzt.
» In Nachschlagefeldern können Sie nach
einem Klick auf die Pfeilspitze oder nach
Drücken von Ì einen der eingestellten Werte aus-
wählen. Sie können auch zusätzliche Daten über die
In Tabellen arbeiten
Tastatur eingeben, das ist aber nur möglich, wenn
die Eigenschaft Nur Listeneinträge für dieses Feld
auf Nein geschaltet ist. Hatten Sie vereinbart, dass
für ein Nachschlagefeld mehrere Werte zugelassen
werden sollen, werden für die Optionen zu diesem
Feld Kontrollkästchen angezeigt. Sie können Ele-
mente in der Liste aktivieren oder deaktivieren und
dann auf OK klicken, um die Optionen zu überneh-
men. Die ausgewählten Elemente werden im Mehr-
fachwertfeld gespeichert und jeweils durch Kommas
getrennt angezeigt.
» Wenn Sie ein Eingabeformat definiert
haben – beispielsweise für die Eingabe einer Post-
leitzahl oder einer Telefonnummer –, werden die
Möglichkeiten zur Eingabe durch die Anzeige von
Unterstrichen oder anderen Zeichen eingeschränkt.
Nur Eingaben in den so gekennzeichneten Bereichen
sind möglich.
» Wenn Sie die Schreibmarke in
ein Feld mit dem eben für das
neue Feld gewählten Datentyp
Datum/Uhrzeit setzen, taucht
rechts von diesem Feld eine
kleine Kalenderschaltfläche auf.
Wenn Sie darauf klicken, wird
ein Kalenderfenster geöffnet,
über das Sie einen Datumswert auswählen können.
Der Kalender kann für ein Feld oder ein Steuerele-
ment mithilfe einer Eigenschaft optional deaktiviert
werden.
363
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
»» Felder mit dem Datentyp Ja/Nein zeigen in der
Daten­blattansicht ein Kontrollkästchen. Klicken Sie
darauf, um es ein- oder auszuschalten. Sie können
den Wert eines Kontrollkästchens in einem Feld nach
dem Markieren auch durch Betätigung der Taste
þLeerÿ umschalten.
»» Felder vom Typ OLE-Objekt können Sie auch in der
Datenansicht der Tabelle mit Daten füllen, indem Sie
die Option Objekt einfügen aus dem Kontextmenü zu
einem solchen Feld benutzen. Grafische Inhalte kön-
nen aber in dieser Ansicht nicht angezeigt werden.
Wir werden darum erst im Kapitel über die Eingaben
in Formularen darauf zu sprechen kommen (à Kapi-
tel 15).
»» Felder vom Typ Memo sind meist dafür gedacht, län-
gere Texte aufzunehmen. Zur Eingabe von Daten in
ein solches Feld eignet sich das Fenster Zoom. Sie
rufen es nach dem Markieren des Felds über die Tas-
tenkombination Á+Ê auf den Bildschirm. Geben
Sie darin den gewünschten Text ein und bestätigen
Sie über OK. Der Text wird dann in das Feld übertra-
gen.
Mithilfe spezieller Tastenkombinationen können Sie die
Eingabe von bestimmten Feldinhalten beschleunigen
(à Tabelle 14.3).
Tastenkürzel Wirkung
Ÿ+; Einfügen des aktuellen Datums
Ÿ+: Einfügen der aktuellen Uhrzeit
Ÿ+Ç+þLeerÿ Einfügen des Standardwerts für ein Feld
Ÿ+# Einfügen des Werts aus dem vorherigen
Datensatz
Tabelle 14.3  Tastenkürzel für bestimmte Feldinhalte
14.3.2 Daten speichern
Um das Speichern der in der Datenansicht eingegebe-
nen Elemente brauchen Sie nicht zu kümmern. Sobald
Sie die Eingabe in einem Datensatz abschließen und ei-
nen anderen Datensatz markieren, werden die neu ein-
gegebenen Daten automatisch in die Tabelle geschrie-
ben.
364
Wenn Sie bei umfangreichen Eingabearbeiten innerhalb
eines Datensatzes die Daten zwischendurch speichern
wollen, wählen Sie Speichern in der Gruppe Daten-
sätze der Registerkarte Start im Menüband oder drü-
cken Sie die Tastenkombination Á+Æ.
Gerade vorgenommene Änderungen können Sie rück-
gängig machen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche
Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzu-
griff. Wenn Sie den Befehl vor dem Wechsel zu einem
anderen Datensatz benutzen, wird die letzte Eingabe
rückgängig gemacht. Nach einer vorher durchgeführ-
ten vollständigen Eingabe eines neuen Datensatzes
wird immer der gesamte Datensatz entfernt.
14.3.3 Datensätze bearbeiten
Mehrere Bearbeitungsvorgänge betreffen alle Felder ei-
nes Datensatzes. Sie können beispielsweise Datensätze
kopieren oder aus der Tabelle löschen. Ein Verschieben
von Datensätzen ist zwar möglich, eine solche Aktion
macht aber in Datenbanken wenig Sinn, da die Reihen-
folge der Eintragungen in einer Tabelle praktisch keine
Bedeutung hat. Auch andere Datensatzaktionen sind
möglich.
Datensatz markieren
Bevor Sie einen Datensatz als Ganzes bearbeiten, müs-
sen Sie ihn als Einheit markieren.
»» Beim Arbeiten mit der Maus klicken Sie dazu den
entsprechenden Datensatzmarkierer am linken Rand
des Tabellenfensters an. Der gerade markierte Da-
tensatz wird optisch hervorgehoben.
»» Wenn sich die Schreibmarke bereits in einem Feld
des Datensatzes befindet, den Sie markieren wollen,
können Sie auch die Liste zum Steuerelement Mar-
kieren in der Gruppe Suchen öffnen und darin die
Option Markieren auswählen.
Zwischen markierten Datensätzen können Sie schnell
wechseln. Dazu stehen mehrere Methoden zur Verfü-
gung. An bequemsten geht es über die Navigations-
schaltflächen am unteren Rand des Formularfensters
(à Abbildung 14.11 und Tabelle 14.4).
Abbildung 14.11  Die Navigation zwischen den Datensätzen.
 In Tabellen arbeiten

Sie können die Nummer des gewünschten Datensatzes Wenn Sie vorher nicht den gesamten
auch direkt in dieser Leiste eingeben. Klicken Sie in das Datensatz, sondern nur ein Feld darin
Feld, in dem normalerweise die Anzahl der Datensätze markiert hatten, können Sie zum
angezeigt wird, und geben Sie die Nummer des aus­ Löschen­ des Datensatzes den Befehl
zuwählenden Datensatzes ein. Bestätigen Sie mit der Daten­satz löschen in der Liste der Unterbefehle zur
Taste Æ. Schaltfläche Löschen in der Gruppe Datensätze der
Register­karte Start verwenden. Die Wahl der Option
Löschen­entfernt nur die aktuelle Markierung innerhalb
Symbol Tasten Wirkung
eines Felds.
Ÿ+£ Zum ersten Datensatz
14.3.4 Summen und andere statistische
Ÿ+| Zum jeweils vorherigen Datensatz
Auswertungen
Ÿ+~ Zum jeweils nächsten Datensatz
Neu in der Datenblattansicht ist eine Summenzeile, in
Ÿ+¤ Zum letzten Datensatz der Sie eine Summe, eine Anzahl, einen Mittelwert, ein
Maximum, ein Minimum, eine Standardabweichung oder
Ÿ++ Neuen Datensatz anlegen eine Varianz hinzufügen können.

Zum Datensatz mit der vorher Eine Summe berechnen

eingegebenen Zahl
Zum Erstellen einer solchen Zeile verwenden Sie die fol-
Tabelle 14.4  Die Schaltflächen zur Navigation zwischen den genden Schritte:
Datensätzen
»» Öffnen Sie die gewünschte Tabelle in der Datenblatt­
ansicht. Klicken Sie innerhalb der Gruppe Daten­
Auch über die Optionen der Liste zur Schaltfläche Gehe
sätze der Registerkarte Start auf das Steuerelement
zu in der Gruppe Suchen der Registerkarte Start des
Summen . Unterhalb des vorhandenen Daten­
Menübands können Sie zwischen bestimmten Daten­
bestands in der Tabelle wird eine neue Zeile einge-
sätzen wechseln.
blendet (à Abbildung 14.12).
Einen Datensatz löschen
Nicht mehr benötigte Datensätze können Sie löschen.
Da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann,
sollten Sie damit vorsichtig sein. Dazu gehen Sie wie
folgt vor:
»» Setzen Sie die Einfügemarke in den entsprechen-
den Datensatz oder markieren Sie den gewünschten
Daten­satz.
Abbildung 14.12  Die Summenzeile wird angezeigt.
»» Klicken Sie in der Gruppe Datensätze der Register-
karte Start auf die Schaltfläche Löschen . Auch »» Markieren Sie nacheinander die Felder in der Sum-
die Tastenkombination Ÿ+- löscht einen Daten- menzeile, für die in dieser Zeile Auswertungen des
satz, falls dieser vorher vollständig markiert war. In Datenbestands angezeigt werden sollen. Öffnen Sie
allen Fällen wird ein Warnfeld angezeigt. die Liste durch einen Klick auf den nach unten zei-
genden Pfeil.
»» Wenn Sie den Datensatz wirklich löschen wollen,
bestäti­gen Sie durch einen Klick auf Ja. »» Handelt es sich bei dem entsprechenden
Feld um ein Textfeld, können Sie darin nur
auswählen, ob in der Summenzeile die Anzahl der
Datensätze oder kein Eintrag angezeigt werden soll.

365
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen

»» Bei numerischen Feldern können Sie
hier zwischen zusätzlichen Optionen
wählen. Typisch wären wohl Auswer-
tungen für die Summe, den Mittel-
wert oder die Anzahl der Eintragun-
gen in diesem Feld. Zum Auswählen
zeigen Sie mit der Maus und klicken auf die ge-
wünschte Option.
Nach dieser Wahl werden die Daten in der Summen-
zeile angezeigt (à Abbildung 14.13). Wenn Sie weitere
Datensätze eingeben oder die Daten in vorhandenen
ändern, werden die Angaben in der Summenzeile
automatisch aktualisiert.
Abbildung 14.13  Die Auswertungen werden in der Summenzeile
angezeigt.
Durch einen weiteren Klick auf die Schaltfläche Sum-
men wird die Zeile wieder ausgeblendet. Ein erneuter
Klick blendet sie wieder ein. Die vorher vorgenomme-
nen Einstellungen hinsichtlich der Art der Auswertung
bleiben dabei erhalten.
14.3.5 Sortieren und Filtern
Eine typische Aufgabe in der Tabelle einer
Datenbank ist das Sortieren der Datensät-
ze oder das Filtern nach bestimmten Kri-
terien. Die Werkzeuge dafür finden Sie in
der Gruppe Sortieren und Filtern der Registerkarte
Start des Menübands.
den Vornamen sortieren wollen. In einem solchen Fall
müssen Sie die Sortierarbeit in umgekehrter Reihen-
folge vornehmen: Sortieren Sie die Tabelle zuerst nach
den Vornamen und dann nach den Nachnamen. Der je-
weils letzte Sortiervorgang ist immer der dominante.
Nach einem Feld sortieren
Zum Sortieren der Datensätze nach den Eintragungen
in einer Feldspalte gehen Sie in den folgenden Schritten
vor:
»» Lassen Sie die Tabelle in der Datenblatt-Ansicht an-
zeigen und setzen Sie die Einfügemarke in ein belie-
biges Feld der Spalte, nach deren Inhalten die Daten-
sätze sortiert werden sollen, oder markieren Sie die
gesamte Spalte.
»» Wenn Sie die Datensätze nach den Inhalten dieser
Feldspalte aufsteigend sortieren lassen wollen, kli-
cken Sie auf die Schaltfläche Aufsteigend in der
Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte
Start des Menübands. Ein Klick auf Absteigend
zeigt die umgekehrte Reihenfolge an. Sie können
diese Befehle auch aus dem Kontextmenü zur Titel-
leiste der Spalte wählen.
Beachten Sie, dass die Richtung der Sortierung durch
einen kleinen Pfeil neben dem Namen des Felds in der
Zeile der Überschriften angezeigt wird .
Sie können aber auch die Werte sortieren, indem Sie die
Optionen aus dem Kontextmenü zu einer Feldspalte ver-
wenden (à Abbildung 14.14). Die darin angezeigten Op-
tionen unterscheiden sich je nach Datentyp des Felds.

Datensätze sortieren
Sie können die Datensätze einer Tabelle auch nach den
Einträgen in einem bestimmten Feld sortieren lassen.
Beachten Sie, dass sich diese Aufgabe auch auf mehrere
Felder beziehen kann. Wenn eine Tabelle beispielsweise
Felder für den Vornamen und den Nachnamen von Kon-
taktpersonen enthält, werden Sie meist nach den Nach-
namen und – bei Fällen mit gleichen Nachnamen – nach Abbildung 14.14  Sortieren über das Kontextmenü

366

Bei einem Datumsfeld finden Sie darin beispielsweise
Optionen Nach Datum sortieren …, bei einem Textfeld
Von A bis Z sortieren usw.
Die Sortierung ausschalten
Um die Wirkung einer Sortierungsaktion wieder auszu-
schalten und zur originalen Reihenfolge der Datensätze
zurückzukehren, klicken Sie auf Sortierung entfernen
in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Register-
karte Start.
14.3.6 Datensätze filtern
Über einen Filter können Sie sehr einfach die Anzei-
ge auf Datensätze beschränken, die in einem Feld be-
stimmte Inhalte haben. Access verfügt über mehrere
Filterfunktionen. Da Sie später wahrscheinlich Ihre
Datensätze vordringlich in einem Formular bearbeiten
werden, werden wir diese Funktionen erst dort intensi-
ver behandeln.
Nach einem Feldinhalt filtern
Eine typische Aufgabe besteht darin, in der Tabelle nur
noch solche Datensätze anzeigen zu lassen, die in ei-
nem Feld einen bestimmten Inhalt haben. Beispielswei-
se könnten Sie wollen, dass in einer Tabelle mit Kontak-
ten nur noch solche mit einem bestimmten Nachnamen
gezeigt werden.
»» Lassen Sie die Tabelle in der Datenblatt-Ansicht an-
zeigen und setzen Sie die Einfügemarke in ein be-
liebiges Feld der Spalte, deren Inhalte zum Filtern
benutzt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise
In Tabellen arbeiten
eine Spalte Nachname benutzen, können Sie Eintra-
gungen mit einem bestimmten Nachnamen heraus­
filtern.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern in der
Gruppe Sortieren und Filtern auf der Register-
karte Start. Für die Spalte wird ein zusätzli-
ches Fenster geöffnet, in dessen unterem Bereich
alle in dieser Spalte vorhandenen Feldinhalte aufge-
listet werden. Ein Häkchen vor einem solchen Ein-
trag bedeutet, dass Datensätze mit diesem Inhalt in
der Tabelle angezeigt werden (à Abbildung 14.15).
»» Deaktivieren Sie die Anzeige für die Feldinhalte, die
herausgefiltert werden sollen, indem Sie die Anzeige
des Häkchens durch einen Klick darauf abschalten.
Bei vielen Elementen in der Liste geht das am ein-
fachsten, indem Sie zuerst die Option (Alle auswäh-
len) deaktivieren. Das schaltet die Kontrollkästchen
für alle Elemente in der Liste ab. Aktivieren Sie dann
das Element, nach dem gefiltert werden soll.
»» Bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf
OK. Die Datensätze, die dem Filterkriterium nicht
entsprechen, werden aus der Tabelle ausgeblendet
(à Abbildung 14.16). Unten in der Tabelle wird durch
die Anzeige Gefiltert der Zustand ver-
merkt. Sie können darauf klicken, um zum ungefil-
terten Zustand zurückzukehren. Daraufhin wird Un-
gefiltert angezeigt. Ein Klick auf Ungefiltert macht
den vorher eingestellten Filter wieder wirksam.
Wenn ein Filter definiert wurde, können Sie auch schnell
zwischen dem gefilterten und dem ungefilterten Zu-
Abbildung 14.15 
Standardmäßig werden alle Datensätze
angezeigt – das erkennen Sie an den
Häkchen in den Optionskästchen.
367
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen

Abbildung 14.16 
Die Tabelle wurde gefiltert – beachten
Sie das Symbol neben dem Feldnamen
Nachname und den Hinweis Gefiltert.

stand hin- und herschalten. Klicken Sie dazu auf die Daten suchen
Schaltfläche Filter ein/aus in der Gruppe Sortieren
»» Um in Tabellen nach bestimmten Einträgen suchen
und Filtern auf der Registerkarte Start.
zu lassen, gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
Weitere Filtermethoden »» Setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld, in
Alternativ können Sie auch eine Methode verwenden, dem gesucht werden soll. Wollen Sie in der gesam-
die bei mehreren Datensätzen in der Tabelle oft schnel- ten Tabelle suchen lassen, markieren Sie die gesam-
lere Ergebnisse liefert. te Tabelle.
»» Setzen Sie die Einfügemarke diesmal in ein beliebi- »» Wählen Sie Suchen in der Gruppe Suchen auf
ges Feld mit dem Inhalt, den Sie zum Filtern verwen- der Registerkarte Start des Menübands. Das
den wollen. Wenn Sie beispielsweise nach einem be- Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit aktivierter
stimmten Nachnamen filtern wollen, setzen Sie sie in Registerkarte Suchen wird angezeigt (à Abbildung
ein Feld mit diesem Namen. 14.17). Nehmen Sie darin die gewünschten Einstellun-
gen vor.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche
Auswahl in der Gruppe Sortie-
ren und Filtern auf der Regis-
terkarte Start. In der Liste fin-
den Sie mehrere Alternativen
zur Filterung. Wählen Sie hier die gewünschte aus.
Wenn Sie beispielsweise Ist gleich "Lichtblau" wäh-
len, werden nur noch Datensätze angezeigt, die die-
sen Namen als Inhalt der Spalte haben.
Sie können in einer Tabelle auch andere Techniken zum
Abbildung 14.17  Geben Sie hier den Suchbegriff ein.
Filtern einsetzen. Beispielsweise können Sie die Op-
tionen Formularbasierender Filter oder Spezialfilter/-
»» Geben Sie im Feld Suchen nach die Zeichenfolge ein,
sortierung aus der Liste der Schaltfläche Erweitert in
nach der gesucht werden soll. Geben Sie für diese
der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte
Übung den Wert Simon ein.
Start verwenden.
»» Über das Feld Suchen in können Sie festlegen, in
14.3.7 Suchen und Ersetzen welchen Bereichen gesucht werden soll. Hatten Sie
vorher ein Feld markiert, können Sie die Suche da-
Sie können in der Tabelle nach bestimmten
rauf beschränken. Sie können die Markierung auch
Feldinhalten suchen und sie bei Bedarf durch
bei einem geöffneten Dialogfeld ändern.
andere Inhalte ersetzen lassen. Die Werkzeu-
ge dazu finden Sie in der Gruppe Suchen auf »» Das Feld Vergleichen erlaubt es, die Lage des Such-
der Registerkarte Start im Menüband. Diese Aufgaben begriffs innerhalb des Felds einzuschränken. Wählen
können Sie aber ebenfalls in Formularen erledigen und Sie Ganzes Feld, wenn außer dem Suchbegriff kei-
wahrscheinlich ist das auch der Ort, an dem Sie es spä- ne weiteren Zeichen im Feld mehr vorhanden sein
ter vordringlich tun werden. dürfen. Dagegen erfolgt bei Teil des Feldinhalts auch

368
 In Tabellen arbeiten

eine Meldung, wenn noch weitere Zeichen im Feld Ersetzen mit geöffneter Registerkarte Ersetzen zu
vorhanden sind. Bei Anfang des Feldinhalts muss der öffnen (à Abbildung 14.18).
Suchbegriff am Anfang in Feld stehen.
» Im Feld Suchen bestimmen Sie die Suchrichtung. Mit
Abwärts gelangen Sie beispielsweise zum nächsten
Datensatz, in dem der Suchbegriff auftaucht.
» Bestätigen Sie über die Schaltfläche Weitersuchen.
Die erste Fundstelle in der Tabelle wird gekennzeich-
net.
» Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen bleibt weiterhin
geöffnet und Sie können durch ein erneutes Ankli- Abbildung 14.18 Die Registerkarte Ersetzen
cken von Weitersuchen nach einer weiteren Fund-
stelle suchen lassen. Sie beenden die Suche über die Nehmen Sie im Dialogfeld die notwendigen Einstellun-
Schaltfläche Abbrechen. gen vor. Diese entsprechen denen, die Sie schon vom
Dialogfeld Suchen her kennen.
Platzhalter verwenden
Wie ersetzt werden soll, regeln Sie über die Schaltflä-
Sie können bei der Formulierung des Suchbegriffs Platz-
chen auf der rechten Seite des Dialogfelds:
halter verwenden: ? steht für ein beliebiges einzelnes
Zeichen; * steht für eine beliebige Zeichenfolge; [ ] ent- » Wenn Sie zuerst den Suchbegriff anzeigen lassen
spricht einem einzelnen Zeichen innerhalb der eckigen wollen, bestätigen Sie über Weitersuchen. Die erste
Klammern; [!] entspricht einem einzelnen beliebigen Fundstelle wird markiert.
Zeichen, das in der eckigen Klammer nicht enthalten ist;
» Um den Begriff an dieser Fundstelle auszutauschen,
[–] steht für ein einzelnes beliebiges Zeichen innerhalb
klicken Sie auf Ersetzen.
des angegebenen Bereichs und # entspricht einem ein-
zelnen numerischen Zeichen. » Um bei allen im angegebenen Bereich vorhandenen
Fundstellen einen Austausch durchzuführen, klicken
Andere Methoden zum Suchen Sie auf Alle ersetzen.
Access hält auch noch einen schnelleren Weg zur Su-
» Schließen Sie das Dialogfeld anschließend, indem
che bereit. Geben Sie im standardmäßig mit Suchen
Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
bezeichneten Feld in der Navigationszeile unten in der
Tabelle den Begriff ein, nach dem Sie suchen. Nach der
Über die Registerkarte Clienteinstellungen
Bestätigung über die Taste Æ wird das erste Feld mar- TIPP im Dialogfeld Access-Optionen können Sie
kiert, das diesen Begriff enthält. Bei jeder weiteren Be-
das Standardverhalten für Suchen/Ersetzen-Operatio-
tätigung von Æ wird eine weitere Fundstelle markiert.
nen regeln (à Kapitel 16): Die Option Schnelle Suche
Daten ersetzen durchsucht das aktuelle Feld und meldet nur Felder, in
denen der gesamte Feldinhalt dem Suchbegriff ent-
Sie können bestimmte Zeichenfolgen in der Tabelle
spricht. Mit der Option Allgemeine Suche werden alle
durch andere ersetzen lassen. Gehen Sie dazu in den
Felder durchsucht und die Felder gefunden, in denen ein
folgenden Schritten vor:
Teil des Feldinhalts dem Suchbegriff entspricht. Über
» Setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld Feldanfang-Suche wird das aktuelle Feld durchsucht und
der Tabelle, in der ersetzt werden soll, oder markie- es werden alle Felder gefunden, in denen der Anfang
ren Sie die gesamte Spalte. des Feldinhalts dem Suchbegriff entspricht.
» Klicken Sie in der Gruppe Suchen der Registerkarte
Start auf Ersetzen, um das Dialogfeld Suchen und

369
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
14.4 Abfragen
Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimm-
te Datensätze – oder Teile davon – aus Tabellen heraus-
zufiltern und das Ergebnis nach bestimmten Kriterien
zu sortieren. Man spricht dabei von einer Auswahlab-
frage. Sie können dieses Aufgabenspektrum noch er-
weitern und außerdem über diverse Aktionsabfragen
bestimmte Datensätze aktualisieren oder löschen oder
auch neue Tabellen darüber erstellen lassen.
14.4.1 Abfragen erstellen
Um in einer Datenbank eine neue Abfrage zu erstellen,
benötigen Sie zumindest eine Tabelle in der Datenbank,
deren Daten als Grundlage für die Arbeit dienen kön-
nen. Wenn Sie bereits Abfragen definiert haben, können
Sie auch den damit erzeugten Datenbestand als Grund-
lage für eine weitere – darauf aufbauende – Abfrage
benutzen. Beispielsweise können Sie in einer ersten
Abfrage die zu einem bestimmten Kunden gehörenden
Datensätze herausfiltern und dann nochmals einen Fil-
ter einsetzen, der die Daten aus dem laufenden Monat
herausfiltert.
Eine Abfrage erstellen Sie über die schon bekannte Re-
gisterkarte Erstellen im Menüband. Sie benutzen hier
die Gruppe Abfragen. Sie können darüber direkt zum
Entwurf einer Abfrage wechseln oder eine Abfrage über
einen Assistenten erstellen.
14.4.2 Eine Abfrage über den Entwurf
anlegen
Beginnen wir gleich mit der Arbeit über den Abfrageent-
wurf. Diese Vorgehensweise ist zwar etwas komplizier-
ter, schafft aber gleich das notwendige Verständnis der
Grundlagen für den Einsatz dieses Objekttyps. Wenn Sie
eine Abfrage über den Abfrageentwurf erstellen wollen,
370
Abbildung 14.19 
Abfragen konstruieren Sie über Befehle
der Registerkarte Erstellen/Gruppe
Abfragen.
müssen Sie zumindest in drei Schritten vorgehen: Sie
müssen zunächst die zu verwendende(n) Tabelle(n) aus-
wählen. Dann müssen Sie die in der Abfrage zu verwen-
denden Felder festlegen und schließlich müssen Sie das
Ergebnis anzeigen lassen.
Der erste Schritt besteht also darin, die in der Abfrage
zu verwendende(n) Tabelle(n) festzulegen. Dazu benut-
zen Sie die folgende Vorgehensweise:
»» Wählen Sie die Registerkarte Erstellen
und klicken Sie auf die Schaltfläche Abfra-
geentwurf in der Gruppe Abfragen. Das
Dialogfeld Tabelle anzeigen erscheint.
Da die in einer Abfrage definierten Vorschriften auf
den Daten einer oder mehrerer Tabellen oder anderer
Abfragen basieren, müssen Sie in diesem Dialogfeld
entscheiden, welche Tabellen oder – wenn bereits vor-
handen – sonstigen Abfragen Sie als Grundlage für die
neue Abfrage verwenden möchten. Bestätigen Sie über
Hinzufügen. Das Dialogfeld bleibt geöffnet und erlaubt
so das Hinzufügen weiterer Tabellen. Wenn Sie keine
weiteren Tabellen benötigen, beenden Sie die Auswahl
durch einen Klick auf Schließen.
Wenn Sie das Dialogfeld später wieder benötigen
– beispielsweise um eine weitere Tabelle zur Ab-
frage hinzuzufügen –, können Sie es durch einen
Klick auf die Schaltfläche Tabelle anzeigen in der Grup-
pe Abfragesetup der Registerkarte Abfragetools/Ent-
wurf wieder einblenden lassen.
Die Entwurfsansicht der Abfrage wird angezeigt (à Ab-
bildung 14.20). Der Bildschirm zeigt ein aus zwei Teilen
bestehendes Fenster. Im oberen Teil werden in individu-
ellen Listen die in den ausgewählten Tabellen und Ab-
fragen vorhandenen Feld­namen angezeigt. Der untere
Teil wird als Entwurfsbereich bezeichnet. In diesem Be-
reich können Sie die Regeln der Abfrage mit der Maus
zusammenstellen.

Nachdem Sie den ersten Schritt zur Erstellung der Ab-
frage vorgenommen haben, wird oben die kontextbezo-
gene Registerkarte Abfragetools angezeigt.
Navigation im Abfrageentwurf
Zur Navigation in der Entwurfsansicht für die Abfra-
ge können Sie die Maus oder die Tastatur verwenden.
Wollen Sie die Tastatur benutzen, müssen Sie zwischen
dem Navigations- und dem Bearbeitungsmodus unter-
scheiden, bei denen einige Tasten unterschiedliche Be-
deutungen haben. Im Navigationsmodus können Sie die
Pfeiltasten und entsprechenden Tastenkombinationen
zur Bewegung zwischen den Feldern verwenden. Im Be-
arbeitungsmodus können Sie diese Tasten und Kombi-
nationen dazu verwenden, innerhalb eines Feldinhalts
zwischen den Zeichen zu navigieren. Über die Taste Ê
wechseln Sie zwischen dem Bearbeitungsmodus und
dem Navigationsmodus.
Für umfangreichere Eingaben in einem Feld können Sie
sich der Zoom-Funktion bedienen, die Sie über Á+Ê
aufrufen. Sie öffnen damit das Dialogfeld Zoom, das die
Eingabe in mehreren Zeilen erlaubt.
Abfragen
Abbildung 14.20 
Im Entwurfsbereich definieren
Sie die Abfrage.
Standardmäßig wird mit der eben beschriebe-
nen Vorgehensweise zunächst eine Auswahlab-
frage erstellt. Das erkennen Sie auch an der
Markierung Auswählen in der Gruppe Abfragetyp. Auf
andere Typen werden wir später eingehen.
Felder in die Abfrage übernehmen
Um den Inhalt eines Felds in der Abfrage anzeigen zu
lassen, müssen Sie den Feldnamen aus der Feldliste in
den Entwurfsbereich übernehmen. Dazu gehen Sie in
den folgenden Schritten vor:
»» Markieren Sie in der Liste der Felder den Namen des
zu übernehmenden Felds.
»» Drücken Sie die Maustaste, halten Sie sie gedrückt
und verschieben Sie den Feldnamen in die Zeile Feld
im Entwurfsbereich.
»» Lassen Sie die Maustaste los. Der Name wird in der
Feldzeile angezeigt. Die Zeile darunter zeigt die Her-
kunftstabelle an. Das aktivierte Kontrollkästen zwei
Zeilen tiefer bedeutet, dass dieses Feld später in der
Datenblattansicht angezeigt wird.
371
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
»» Fügen Sie auf dieselbe Weise Felder hinzu, die in
der Abfrage angezeigt werden sollen. Benutzen Sie
dafür die jeweils nächste Spalte im Entwurfsbereich
und markieren Sie diese. Sie können auch einmal
anders vorgehen und den Inhalt über die Liste aus-
wählen, die Sie durch einen Klick auf den Pfeil in der
Zeile Feld anzeigen lassen (à Abbildung 14.21).
Alle Felder übernehmen
Um alle vorhandenen Feldnamen einer
Tabelle in den Abfrageentwurfsbereich
zu übernehmen, können Sie das in der
Liste der Feldnamen angezeigte Symbol
mit dem Sternchen verwenden und die-
ses Element in die Zeile Feld schieben. Eine solche
Aktion sorgt zwar für die Darstellung aller Inhalte, Sie
können aber mit einer solchen zusammenfassenden
Übernahme keine der nachfolgend beschriebenen Filter
oder Aus­wahlaktionen durchführen.
Zwischen Ansichten wechseln
Anders als beim Erstellen einer Tabelle, können
Sie bei der Abfrage zwischen Entwurfs- und Da-
tenblattansicht hin- und herschalten, ohne die
372
Abbildung 14.21 
Die zu übernehmenden Felder
werden im unteren Bereich des
Fensters angezeigt.
Struktur der Abfrage vorher speichern zu müssen. Min-
destens ein Zielfeld muss dabei in der Abfrage bereits
definiert sein. Zum Wechseln zwischen den Ansichten
klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht in der Gruppe
Ergebnisse der Registerkarte Abfragetools/Entwurf.
Standardmäßig schalten Sie damit von der Entwurfsan-
sicht zur Datenblattansicht um. In der Datenblattansicht
werden die Ergebnisse der Abfrage angezeigt. Um zur
Entwurfsansicht zurückzuschalten, klicken Sie wieder
auf die Schaltfläche Ansicht. Sie könnten dann weitere
Felder hinzufügen oder Änderungen an der Definition
durchführen.
Abfrage speichern und schließen
Wenn Sie die Abfrage zu einem späteren Zeitpunkt
wieder verwenden wollen, müssen Sie sie speichern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der
Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das schon bekann-
te Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Geben Sie
einen Namen für die Abfrage ein und bestätigen Sie
über die Schaltfläche OK.
Schließen Sie die Abfrage durch einen Klick auf die üb-
liche Schaltfläche in der Titelleiste. Ein Symbol für
die neu erstellte Abfrage wird im Navigationsbereich

angezeigt. Von dort aus können Sie sie – wie üblich –
entweder in der Entwurfs- oder der Datenblattansicht
öffnen. Beachten Sie, dass in der Standardansicht des
Navigationsbereichs eine Abfrage in derselben Gruppe
wie die zugrunde liegende Tabelle angezeigt wird.
Weitere Formen der Ansicht
Standardmäßig wird bei einer Abfra-
ge durch einen Klick auf die Schalt-
fläche Ansicht immer zwischen Ent-
wurfsansicht und Datenblattansicht
umgeschaltet. Im Listenfeld zur
Schaltfläche Ansicht finden Sie noch
weitere Optionen. Beispielsweise
können Sie über die SQL-Ansicht
eine Abfrage unter Verwendung der
Abfragesprache SQL im SQL-Fens-
ter erstellen oder zumindest anzei-
gen lassen. Änderungen, die im
SQL-Fenster vorgenommen werden, erscheinen auto-
matisch auch in der Abfrageentwurfsansicht und umge-
kehrt. Wenn Sie beispielsweise im SQL-Fenster ein Feld
hinzufügen, erscheint dieses Feld auch im Abfrageent-
wurfsbereich. Hinweise zur Arbeit in der SQL-Ansicht
finden Sie im Hilfesystem unter dem Stichwort SQL.
14.4.3 Die Abfrage-Assistenten benutzen
Wenn Sie sich nicht der – bei umfangreichen Abfragen
– etwas mühevollen Arbeit der Definition von Abfragen
unterwerfen wollen, benutzen Sie zum Erstellen einer
Abfrage einen der Abfrage-Assistenten. Die Grundtech-
niken für diese Arbeit kennen Sie schon vom Einsatz
des Tabellenassistenten her.
Access stellt hier vier Assistenten bereit und
den Zugang zu diesen erhalten Sie immer
auf dieselbe Weise. Wählen Sie die Register-
karte Erstellen im Menüband und klicken Sie auf die
Schaltfläche Abfrage-Assistent in der Gruppe Abfragen.
Das Dialogfeld Neue Abfrage wird angezeigt, über das
Sie den gewünschten Assistenten auswählen können.
»» Der Auswahlabfrage-Assistent liefert dieselbe Form
von Ergebnis wie die zuvor beschriebene Vorge-
hensweise über den Abfrageentwurf.
Abfragen
»» Mithilfe einer Kreuztabellenabfrage können Sie bei-
spielsweise Daten einer Tabelle in Form einer Matrix
organisieren lassen. Eine solche Kreuztabelle zeigt
zusammengefasste Werte – beispielsweise Summen,
Anzahl und Durchschnittswerte – für ein Feld an und
gruppiert diese nach einer Reihe von Kategorien, die
untereinander auf der linken Seite des Datenblatts
als Zeilenbeschriftungen erscheinen, sowie nach ei-
ner anderen Reihe von Kategorien, die am oberen
Rand des Datenblatts als Spaltenüberschriften an-
gezeigt werden. Sie erzeugen damit also im Prinzip
das, was auch als PivotTable bezeichnet wird.
»» Der Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche liefert eine
ähnliche Form von Ergebnissen, nur dass hier die
Datensätze herausgefiltert werden, in denen bei von
Ihnen wählbaren Feldern identische Feldinhalte auf-
tauchen.
»» Der Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche ver-
wendet als Grundlage zwei Tabellen. Sie können da-
mit Datensätze in der ersten Tabelle aufspüren, die
in keiner Beziehung zu den Datensätzen der zweiten
Tabelle stehen. Beinhaltet die erste Tabelle beispiels-
weise Kundennamen und die zweite die Umsätze mit
Kunden, können Sie mit diesem Assistenten die Kun-
den in der ersten Tabelle anzeigen lassen, mit denen
keine Umsätze getätigt wurden.
14.4.4 Editieren in der Entwurfsansicht
Einen – wie eben beschrieben erstellten – Abfrageent-
wurf können Sie natürlich nachträglich ändern. Wech-
seln Sie dazu – wenn nötig – zur Entwurfsansicht und
verwenden Sie die Befehlsschaltflächen in der Gruppe
Abfragesetup (à Abbildung 14.22 und Tabelle 14.5).
Abbildung 14.22  Die Optionen in der Gruppe Abfragesetup
373
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen

Symbol Name und Wirkung Sie mit den Inhalten eines Felds Berechnungen durch-
führen, es aber selbst nicht anzeigen lassen wollen.
Tabelle anzeigen – zeigt das Dialogfeld Tabelle
anzeigen wieder an (à oben). Sie können hierü- Abfrageeigenschaften
ber weitere Tabellen in den Abfrageentwurf mit
Die für eine Abfrage definierten Parameter sind im
einbeziehen (à folgende Abschnitte).
Fenster Abfrageeigenschaften zusammengestellt. Sie
Zeilen einfügen – fügt eine zusätzliche Zeile in können sie hierin kontrollieren, ändern und ergänzen.
den Bereich Kriterien ein. Um die Abfrageeigenschaften anzuzeigen, wählen Sie
Zeilen löschen – löscht die vorher markierte Zeile den Befehl Eigenschaftenblatt in der
aus dem Bereich Kriterien. Gruppe Einblenden/Ausblenden der Registerkarte Ab-
fragetools/Entwurf (à Abbildung 14.23).
Generator – ruft den Ausdruck-Generator auf den
Bildschirm, über den Sie komplexe Formen von
Berechnungen formulieren können.
Spalten einfügen – fügt links von einer markier-
ten Spalte eine leere Spalte in den Entwurfsbe-
reich ein.
Spalten löschen – entfernt die vorher im Ent-
wurfsbereich markierte Spalte.
Zurückgeben – ermöglicht die Beschränkung
der in der Datenblattansicht angezeigten Daten
(à folgende Abschnitte). Standardmäßig werden
alle Ergebnisse angezeigt.

Tabelle 14.5  Die Schaltflächen in der Gruppe Abfragesetup

Spalten markieren
Wenn Sie ein bereits übernommenes Feld
wieder aus der Abfrage entfernen wollen,
markieren Sie die gesamte Spalte durch
einen Klick auf den Bereich oberhalb der
Details zum Entwurf. Wenn der Mauszeiger die Form ei-
nes nach unten gerichteten Pfeils annimmt, merken Sie,
dass Sie an der richtigen Stelle sind. Nach dem Klick ist
die Feldspalte markiert. Sie können sie dann beispiels-
weise löschen oder links davon eine weitere Spalte ein-
fügen.
Spalten ausblenden
Wenn Sie ein neues Feld im Entwurfs­
bereich einfügen, wird dabei auch auto-
matisch das Kontrollkästchen in der Zeile
Anzeigen aktiviert. Das sorgt dafür, dass
die Inhalte dieses Felds in der Datenblattansicht ange-
zeigt werden. Durch Deaktivieren dieses Kästchens kön-
nen Sie die Anzeige der entsprechenden Feldspalte ver-
hindern. Das ist beispielsweise dann notwendig, wenn
Abbildung 14.23 
Einige Abfrage­
eigenschaften
Einige Eigenschaften sind hier von besonderem Inte­
resse:
»» Wenn Sie Alle Felder ausgeben auf Ja schalten, wer-
den in der Datenblattansicht der Abfrage immer
alle Felder der Tabelle wiedergegeben – unabhängig
davon, welche Feldsymbole Sie im Abfragebereich
benutzen.
»» Sie können die Eigenschaft Keine Duplikate verwen-
den, wenn Sie Datensätze ausschließen möchten,
die mehrfach vorkommende Daten in den in der
Datenblattansicht angezeigten Feldern enthalten.
»» Über Max Datensätze können Sie einen Zähler ein-
geben, der die Anzahl der angezeigten Datensätze
beschränkt.
Zusätzliche Hinweise zu diesen und weiteren Eigen-
schaften finden Sie anschließend.

374

14.4.5 Aktionen in Auswahlabfragen
Wir haben es zuvor schon angesprochen: Die im vorhe-
rigen Abschnitt beschriebene Abfrage ist die Standard-
form der Abfrage – die Auswahlabfrage. Das erkennen
Sie auch an der Markierung in der Gruppe Abfragetyp
(à Abbildung 14.24). Verwenden Sie diese in Fällen, in
denen es beispielsweise darum geht, nur bestimmte Fel-
der einer Tabelle anzeigen zu lassen, alle Felder einer
Tabelle darzustellen, den Namen eines Felds zu ändern,
die Daten einer Tabelle nach bestimmten Kriterien zu
filtern oder zu sortieren und Kombinationen dieser ge-
nannten Fälle zu realisieren.
Mit einer solchen Auswahlabfrage können Sie eine Viel-
zahl von einfachen Aktionen durchführen: Sie können
beispielsweise die Daten sortieren lassen, die Namen
der Felder ändern oder Spitzenwerte anzeigen lassen.
Sie können die Daten auch filtern. Mit dieser wichtigen
Funktion wollen wir uns im folgenden Abschnitt be-
schäftigen.
 
Abfragen
Abbildung 14.24 
Über die Abfragetools legen Sie fest,
was die Abfrage bewirken soll.
Daten sortieren
Eines der wesentlichsten Einsatzgebiete von Abfragen
besteht darin, die Werte in der zugrunde liegenden Ta-
belle nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Dazu ver-
wenden Sie die Einstellmöglichkeiten im Feld Sortierung
im Entwurfsbereich.
»» Erstellen Sie die gewünschte Abfrage oder öffnen
Sie eine bestehende in der Entwurfsansicht.
»» Geben Sie an, was sortiert werden soll, indem Sie
in der entsprechenden Spalte in das Feld der Zeile
Sortierung klicken. Benutzen Sie für diese Übung die
Feldspalte Nachname.
»» Wählen Sie die Form der Sortierung
über das Listenfeld zu dieser Zeile aus
(à Abbildung 14.25, links). Wählen Sie beispielsweise
Aufsteigend.
»» Schalten Sie zur Kontrolle zur Datenblattansicht
(à Abbildung 14.25, rechts). Die Datensätze werden
nach den Inhalten des Felds Nachname aufsteigend
sortiert.
Abbildung 14.25 
Hier wird die Richtung der
Sortierung gewählt.
375
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
Nach mehreren Feldern sortieren
Wollen Sie nach mehreren Feldern sortieren lassen,
bestimmt die Reihenfolge der Feldnamen im Entwurfs-
bereich die Sortierreihenfolge (à Abbildung 14.26). Ist
Nachname das erste Feld, wird zunächst nach Nachna-
me sortiert. Die Sortierung unter Vorname kommt erst
zur Wirkung, wenn es Felder gibt, die über einen identi-
schen Eintrag im Feld Nachname verfügen.
Wollen Sie bei der Sortierung mit einer anderen Reihen-
folge arbeiten, müssen Sie zusätzliche Felder einfügen
und diese dann von der Anzeige ausschalten (à Abbil-
dung 14.27).
Felder umbenennen
Sie können den angezeigten Namen des Felds ändern.
Dazu geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Feld
 
376
Abbildung 14.26 
Nach mehreren Feldern sortieren
Abbildung 14.27 
Nach mehreren Feldern in anderer
Reihenfolge sortieren
einen entsprechenden Ausdruck in der Form Neuer
Feldname:Alter Feldname ein.
»» Erstellen Sie eine Abfrage oder öffnen Sie eine vor-
handene.
»» Geben Sie in der ersten Spalte der Zeile Feld einen
Ausdruck wie Ausdruck Name:Nachname ein. Der
Eintrag in der Zeile Tabelle wird in diesem Fall auto-
matisch hinzugefügt. Wenn die Abfrage auf mehre-
ren Tabellen basiert, die über identische Feldnamen
verfügen, müssen Sie den Eintrag selbst wählen.
»» Schalten Sie um zur Datenblattansicht. In der
Datenblattansicht werden die Daten dann un-
ter der neuen Spaltenüberschrift angezeigt
(à Abbildung 14.28).
Abbildung 14.28 
Die neue Spaltenüberschrift wird
angezeigt.

Spitzenwerte anzeigen
Sie können in einer Abfrage die Spitzenwerte in einem
Feld anzeigen lassen. Führen Sie gegebenenfalls zuerst
eine Sortierung in der Abfrage durch, um die Datensät-
ze in die gewünschte Reihenfolge zu bringen.
»» Erstellen Sie eine Abfrage wie oben beschrieben und
fügen Sie in den Entwurfsbereich je eine Spalte für
die gewünschten Tabellenfelder hinzu.
»» Geben Sie an, was sortiert werden soll, indem Sie in
der entsprechenden Spalte in das Feld der Zeile Sor-
tierung klicken. Wählen Sie die Art der Sortierung
über das Listenfeld zu dieser Zeile aus.
»» Öffnen Sie das Listenfeld zur Schaltfläche
Zurückgeben in der Gruppe Abfragesetup
der Registerkarte Abfragetools/Entwurf. Le-
gen Sie darin entweder fest, wie viele Daten-
sätze angezeigt werden sollen, oder wählen
Sie, welcher Prozentsatz der Daten­sätze angezeigt
werden soll. Sie können die Anzahl der Datensätze
oder den Prozentsatz auch direkt eingeben.
»» Schalten Sie zur Kontrolle zur Datenblattansicht. Die
Datensätze mit den höchsten Werten werden ange-
zeigt (à Abbildung 14.29).
Um die Auswahl wieder abzuschalten, wählen Sie über
die Schaltfläche Zurückgeben die Option Alle. In der
Abfrage werden wieder alle Werte angezeigt. Wenn Sie
beispielsweise das Gegenteil erreichen wollen – also
die geringsten Werte einer Tabelle anzeigen wollen –,
sortieren Sie das entsprechende Feld in aufsteigender
Reihenfolge.
 
Abfragen
Zusammenfassende Funktionen einsetzen
Sie können anstelle der Feldinhalte für die Datenfelder
auch zusammenfassende Auswertungen – wie die Sum-
me oder die Anzahl, das Minimum, das Maximum oder
andere statistische Kenngrößen – anzeigen lassen.
»» Erstellen Sie eine neue Abfrage oder benutzen Sie
als Basis eine bestehende. Fügen Sie in den Ent-
wurfsbereich wieder je eine Spalte für die zu ver-
wendenden Tabellenfelder ein.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche Summen in
der Gruppe Einblenden/Ausblenden der Re-
gisterkarte Abfragetools/Entwurf im Menü­
band. Im Entwurfsbereich wird eine neue Zeile mit
dem Namen Funktion eingefügt. Standardmäßig ist
hier die Funktion Gruppierung eingestellt. Das
bedeutet, dass in der Abfrage die Datensätze der
zugrunde liegenden Tabelle aufgelistet werden.
»» Markieren Sie eine Spalte im Entwurfs-
bereich. Wählen Sie in der Spalte Funk-
tion die Funktion aus, die Sie zur
Auswer­tung benutzen wollen. Bei-
spielsweise können Sie durch Wahl von
Anzahl die Zahl der Datensätze an­
zeigen lassen. Sie können für verschie-
dene Spalten unterschiedliche Funktionen einsetzen
(à Abbildung 14.30 links).
»» Schalten Sie zur Kontrolle zur Datenblattansicht. In
der Datenblattansicht werden dann die Ergebnisse
angezeigt. Sie finden hier beispielsweise die Anzahl
der Kunden und die Summe der Rechnungsbeträge
(à Abbildung 14.30 rechts).
Abbildung 14.29 
Die Spitzenwerte werden
angezeigt – hier die
Datensätze mit den fünf
höchsten Werten im Feld
Nettoumsatz.
377
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen

Abbildung 14.30
Die Anzahl und die
Summe werden
angezeigt.

Die Wirkung der Funktion können Sie durch Eine 1:1-Beziehung definieren
TIPP einen nochmaligen Klick auf die Funktionen
Bei der einfachsten Form der Verknüpfung können Ta-
wieder abschalten. Ein weiterer Klick schaltet die ge-
bellen über in allen Tabellen vorhandene Felder mit
wählte Funktion wieder ein. Wenn Sie für ein Feld meh-
gleichen, eindeutigen Inhalten in Beziehung gesetzt
rere verschiedene Funktionen benutzen wollen – bei-
werden.
spielsweise die typischen statistischen Kenngrößen
Anzahl und Mittelwert –, fügen Sie dieses Feld mehrfach » Wählen Sie die Registerkarte Erstellen und klicken
in die Abfrage ein und benutzen Sie für die einzelnen Sie auf die Schaltfläche Abfrageentwurf in der Grup-
Spalten die gewünschten Funktionen. pe Abfragen. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen er-
scheint.
14.4.6 Beziehungen zwischen Tabellen » Übernehmen Sie nacheinander die gewünschten
Tabellen in den Abfrageentwurf. Schließen Sie dann
Was Beziehungen zwischen Tabellen bedeuten, soll-
das Dialogfeld Tabelle anzeigen. Die Entwurfsansicht
ten Sie schon wissen, wenn Sie den Abschnitt über die
der Abfrage wird angezeigt.
Grundlagen des Datenbankentwurfs weiter oben im Ka-
pitel gelesen haben. Wenn Sie – wie dort beschrieben » Um beispielsweise eine Beziehung zwischen den Fel-
– Beziehungen zwischen Tabellen definiert haben und dern herzustellen, ziehen Sie eines dieser Felder auf
diese Tabellen in den Entwurf einer Abfrage überneh- das andere. Die Verknüpfung wird durch eine Verbin-
men, werden die Beziehungen mit übernommen und als dungslinie symbolisiert (à Abbildung 14.31).
Verbindungslinien zwischen den Feldern angezeigt. Sie
können aber im Abfrageentwurf auch direkt neue Bezie-
hungen zwischen Feldern definieren.
Wenn Sie mehrere Tabellen innerhalb einer Abfrage
kombinieren, Verwendet Access – wie nachfolgend be-
schrieben – einige Standardeinstellungen. Sie können
diese anfänglichen Standardwerte in der Abfrage außer
Kraft setzen, die von der Beziehung bereitgestellten
Werte stellen sich jedoch häufig als die richtigen her-
aus. Da Daten in allen Datenbanken, außer in den ein-
fachsten, häufig aus mehreren Tabellen verglichen und
zusammengebracht werden, kann es zeitsparend und
von Vorteil sein, durch Erstellen von Beziehungen Stan-
dardwerte festzulegen.
Abbildung 14.31 Die Felder werden verknüpft.

378

»» Bestimmen Sie dann wieder, welche Felder in der
Abfrage angezeigt werden sollen.
»» Zum Wechseln zwischen den Ansichten klicken Sie
auf die Schaltfläche Ansicht in der Gruppe Ergebnis-
se der Registerkarte Abfragetools/Entwurf. In der
Datenblattansicht werden die Ergebnisse der Abfra-
ge angezeigt.
Eine 1:n-Beziehung definieren
Anders verhält es sich bei einer 1:n-Beziehung, bei der
die zur Verknüpfung der Tabellen verwendeten Felder
keine eindeutige, sondern eine mehrdeutige Beziehung
zulassen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine
der Tabellen zwar über ein eindeutiges Primärschlüssel-
feld Kundennummer verfügt, in einer zweiten Tabelle
die einzelnen Kundennummern aber mehrfach auftau-
chen – beispielsweise im Zusammenhang mit verschie-
denen Adressen, über die ein Kunde verfügt (à Abbil-
dung 14.32).
Abbildung 14.32  Die Verknüpfung wird automatisch erstellt.
Übernehmen Sie wieder die in der Abfrage anzuzei-
genden Felder in den Entwurfsbereich. Zum Wechseln
zwischen den Ansichten klicken Sie auf die Schaltflä-
che Ansicht in der Gruppe Ergebnisse der Registerkarte
Abfragetools/Entwurf. In der Datenblattansicht werden
die Ergebnisse der Abfrage angezeigt. Kunden, die über
mehrere Adressen verfügen, tauchen mehrfach auf.
Die Form der Verknüpfung ändern
Wie zuvor schon angesprochen, können Sie diese an-
fänglichen Standardwerte in der Abfrage außer Kraft
setzen, die von der Beziehung bereitgestellten Werte
stellen sich jedoch häufig als die richtigen heraus. Da
Daten in allen Datenbanken, außer in den einfachsten,
häufig aus mehreren Tabellen verglichen und zusam-
Abfragen
mengebracht werden, kann es zeitsparend und von Vor-
teil sein, durch Erstellen von Beziehungen Standardwer-
te festzulegen.
»» Wechseln Sie – wenn notwendig – zur Ent-
wurfsansicht der Abfrage, indem Sie auf die
Schaltfläche Ansicht in der Gruppe Ergebnisse
der Registerkarte Abfragetools/Entwurf klicken.
»» Doppelklicken Sie auf die Verbindungslinie zwischen
den Feldern, die die Verknüpfung symbolisiert. Sie
finden im dann angezeigten Dialogfeld drei Optio-
nen, über die Sie angeben können, welche Datensät-
ze angezeigt werden sollen. Auf die Details dazu sind
wir schon eingegangen (à oben).
»» Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und
bestätigen Sie über OK.
14.4.7 Filtern der Ergebnisse
Eine weitere wichtige Aufgabe von Auswahlabfragen
liegt im Filtern der Daten. Sie können dabei ein einzel-
nes oder mehrere Kriterien einsetzen. Bei mehreren
Kriterien können Sie diese durch UND oder ODER mitei­
nander verknüpfen – die Kriterien also gemeinsam oder
alternativ einsetzen. Dazu verwenden Sie die Zeilen Kri-
terien im Entwurfsbereich.
Ein einfaches Filterkriterium einsetzen
Wenn Sie beispielsweise dafür sorgen wollen, dass nur
Datensätze mit einem bestimmten Inhalt als Ergebnis
angezeigt werden, benutzen Sie diesen Inhalt der Zeile
Kriterien.
»» Erstellen oder öffnen Sie die Abfrage
wie gewohnt. Geben Sie in der Zeile
Kriterien die Filterbedingung ein. Sie
können beispielsweise einfach einen in
der Tabelle verwendeten Feldinhalt eingeben – etwa
den Ort München. Access setzt die erforderlichen
Anführungszeichen davor und danach, wenn Sie sie
nicht selbst eingeben.
»» Schalten Sie um zur Datenblattansicht der Ab-
frage. Darin werden dann nur diejenigen Da-
tensätze angezeigt, die den Filterbedingungen
entsprechen.
379
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
 
 
Mehrere Kriterien zum Filtern verwenden
Sie können beim Filtern mehrere Kriterien verwenden
und diese entweder über eine UND- oder eine ODER-Be-
dingung verknüpfen. Eine UND-Verknüpfung zeigt nur
Daten an, die beiden Kriterien genügen, bei ODER muss
mindestens ein Kriterium zutreffen.
»» Kriterien für eine UND-Verknüpfung von Filterbedin-
gungen werden in derselben Zeile, aber in anderen
Spalten im Entwurfsbereich eingegeben.
»» Kriterien für eine ODER-Verknüpfung von Filterfor-
meln werden in weiteren Zeilen derselben Spalte im
Entwurfsbereich eingegeben (à Abbildung 14.33).
»» Sie können auch einen Mix von UND und ODER ver-
wenden (à Abbildung 14.34).
Für die Reihenfolge der Filterbedingungen gilt, dass
die Kriterien von oben nach unten bzw. von links nach
rechts ausgewertet werden. Das bedeutet, dass zuerst
alle mit ODER verknüpften Kriterien eines Felds verar-
beitet werden, bevor die mit UND verknüpften Bedin-
gungen für dieses Feld zum Tragen kommen.
380
Abbildung 14.33 
UND-Verknüpfung und
ODER-Verknüpfung
Abbildung 14.34 
Ein Mix von UND
und ODER
Platzhalter in Filterkriterien
Sie können bei der Formulierung der Filterkriterien
Platzhalter verwenden (à Tabelle 14.6). Beispielsweise
steht das Zeichen ? für ein beliebiges einzelnes Zeichen
und das Zeichen * steht für eine beliebige Kette von Zei-
chen. Nachdem Sie die Eingabe bestätigt haben, wird
dieser Ausdruck in der internen Syntax des Programms
mit dem vorangestellten Wie versehen.
Beispiel Wirkung für
Wie “A*“ Alle Einträge, die mit A beginnen
Wie “*A“ Alle Einträge, die mit A enden
Wie “A*“ Oder “B*“ Alle Einträge, die mit A oder B beginnen
Wie “[A-C]*“ Alle Einträge, die mit A, B oder C beginnen
Tabelle 14.6  Platzhalter für den Filter
Andere Filterkriterien
Wollen Sie nach Einträgen filtern, die nicht einem Kri-
terium entsprechen, sondern kleiner, größer oder ein-
fach nur anders sind als der als Kriterium verwendete
Wert, müssen Sie mit logischen Vergleichsoperatoren
arbeiten (à Tabelle 14.7). Auf diese Weise können Sie
beispielsweise nur solche Einträge anzeigen lassen, in
denen die Zahlenwerte über einem bestimmten Betrag
liegen.

Beispiel Wirkung
= 20 Alle.Einträge,.die.20.lauten
< > 20 Alle.Einträge,.die.nicht.20.lauten
> 20 Alle.Einträge,.die.größer.sind.als.20
< 20 Alle.Einträge,.die.kleiner.sind.als.20
> = 20 Alle.Einträge,.die.größer.oder.gleich.20.sind
< = 20 Alle.Einträge,.die.kleiner.oder.gleich.20.sind
Tabelle 14.7 Vergleichskriterien für den Filter
Sie können diese Operatoren nicht nur für Zahlenwer-
te, sondern auch für Texteinträge einsetzen (à Tabelle
14.8).
Beispiel Wirkung
< "Simon" Alle.Einträge,.die.im.Alphabet.vor.Simon.stehen
< = "Simon" Simon.und.alle.Einträge,.die.im.Alphabet.vor.Simon.
stehen
> "Simon" Alle.Einträge,.die.im.Alphabet.nach.Simon.stehen
> = "Simon" Simon.und.alle.Einträge,.die.im.Alphabet.nach.Simon.
stehen
= "Simon" Alle.Einträge,.die.Simon.lauten
< > "Simon" Alle.Einträge,.die.nicht.Simon.lauten
Tabelle 14.8 Vergleichskriterien für Textfelder
14.4.8 Parameterabfragen
Eine Parameterabfrage ist kein eigener Abfragetyp,
sondern sie erweitert die Flexibilität von Abfragen. Mit-
tels einer solchen Parameterabfrage können Sie errei-
chen, dass beim Öffnen einer Abfrage zunächst nach
dem Wert eines Parameters gefragt wird. Nachdem Sie
diesen eingegeben und bestätigt haben, werden in der
Abfrage nur noch Datensätze ausgegeben, die diesem
Wert entsprechen.
Eine einfache Parameterabfrage benutzen
Sie können eine einfache Parameterabfrage benutzen,
die Sie bei jedem Ausführen zur Angabe eines Werts
auffordert, nachdem die Datensätze gefiltert werden.
Abfragen
» Erstellen Sie eine Abfrage auf Basis der gewünsch-
ten Tabelle und übernehmen Sie die Felder.
» Geben Sie in der Zeile Kriterien einen
Text ein, der bei der Ausführung der
Abfrage als Eingabeaufforderung er-
scheinen soll – beispielsweise den Text
Nachname: Setzen Sie diese Aufforderung in eckige
Klammern. Diese erzeugen Sie über die Tastenkom-
binationen Ç+91 und Ç+93 (die Zahlen
auf der Zehnertastatur).
» Führen Sie die Abfrage aus. Oder schalten
Sie zur Datenblattansicht um. Die definierte
Eingabeaufforderung wird anschließend ein-
geblendet (à Abbildung 14.35).
Abbildung 14.35
Das Dialogfeld Parameter-
wert eingeben
» Nennen Sie das Kriterium, für das die Abfrage
durchgeführt werden soll. Geben Sie hier einen der
in der Tabelle vorhandenen Einträge – beispielsweise
Simon – ein. Sie müssen hierbei keine Anführungs-
zeichen eingeben.
» Bestätigen Sie über die Schaltfläche OK. Die Daten-
sätze, die dem Kriterium entsprechen, werden in der
Datenblattansicht angezeigt.
Sie können einen solchen Parameter auch
TIPP für mehrere Feldspalten eingeben. Die Auf-
forderungen werden dann bei der Ausführung der Ab-
frage nacheinander eingeblendet.
Vergleichen anhand von ungleichen Werten
Möglicherweise möchten Sie einen Para-
meter auflisten, die Abfrage soll jedoch
keine Zeilen mit einem übereinstimmen-
den Wert zurückgeben, sondern Zeilen,
für die andere Vergleichskriterien gelten. Sie lassen da-
mit beispielsweise die Datensätze anzeigen, bei denen
der Umsatz mit den Kunden eine bestimmte Grenze
überschreitet. Wenn Sie nach einem Minimalumsatz ab-
381
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
fragen wollen, könnten Sie hier den Ausdruck >[Minima-
lumsatz]: eingeben. Setzen Sie die Aufforderung wieder
in eckige Klammern.
14.4.9 Feldinhalte berechnen
Nachdem Sie jetzt das Grundprinzip der Arbeit mit
Auswahlabfragen kennen, können wir uns einer weite-
ren wichtigen Aufgabe dieser Objektgruppe zuwenden:
dem Berechnen von Daten aus den Grunddaten einer
Tabelle. Zum Berechnen können Sie einerseits mit den
üblichen Operatoren – beispielsweise für die Addition
oder Multiplikation – arbeiten. Auch Verkettungsope-
rationen sind möglich, die zwei Zeichenfolgen zu einer
neuen Zeichenfolge kombinieren. Außerdem stehen Ih-
nen in Microsoft Access eine Vielzahl von eingebauten
Funktionen zur Verfügung, von denen Sie zumindest ei-
nige kennen sollten. Sie können darüber beispielsweise
arithmetische oder finanzmathematische Berechnun-
gen durchführen, Zeichenfolgen bearbeiten, Kalkula­
tionen mit Datums- und Zeitwerten ermitteln, Formate
festlegen und mehr.
Texteingaben bearbeiten
Wenn Sie Zeichenfolgen als Feldinhalte verwenden, kön-
nen Sie diese über Operatoren und geeignete Funktio-
nen ändern lassen und daraus auch neue Zeichenfolgen
erstellen. Die vorhandenen Daten lassen sich beispiels-
weise miteinander verknüpfen: So können Sie die Ein-
tragungen in zwei Feldern, Vorname und Nachname, zu
einem Feld Name zusammenführen. Dazu verwenden
Sie den Verkettungsoperator &.
»» Erstellen Sie eine neue Abfrage auf Basis einer ge-
eigneten Tabelle in der Entwurfsansicht. Überneh-
men Sie dafür die Felder Vorname und Nachname in
den Entwurfsbereich.
»» Definieren Sie im Entwurfsbereich ein neues Feld
Name, in dem die Inhalte dieser Felder – getrennt
durch ein Leerzeichen – zusammengefasst werden.
382
Wenn Sie in solchen Ketten neben den Feldinhalten
auch mit festen Daten – dazu gehören auch Leerzei-
chen – arbeiten wollen, müssen Sie diese in Anfüh-
rungszeichen setzen. Verwenden Sie beispielsweise
den Ausdruck Name: [Vorname] & " " & [Nachname]
(à Abbildung 14.36). Die eckigen Klammern können
Sie bei der Eingabe auch weglassen. Access setzt sie
automatisch, nachdem Sie die Eingabe abgeschlos-
sen haben.
»» Schalten Sie zur Kontrolle zur Datenblattansicht um.
Die Kombination der beiden Bestandteile wird mit
angezeigt.
Einige weitere Funktionen aus diesem Bereich sind viel-
leicht von Interesse:
»» Die Funktion StrReverse kehrt die Reihenfolge der
eingegebenen Zeichenkette um.
»» Mithilfe der StrVgl-Funktion können Sie zwei Zei-
chenfolgen vergleichen. Diese Funktion gibt eine
Ganzzahl zurück: Ein positiver Ergebniswert weist
darauf hin, dass die erste Zeichenfolge größer als
die zweite ist. Ein negatives Ergebnis zeigt an, dass
die erste Zeichenfolge kleiner ist. 0 bedeutet, dass
beide Zeichenfolgen übereinstimmen.
»» Sie können die gesamte Zeichenfolge mithilfe der
Funktionen Großbst und Kleinbst in Groß- bzw. Klein-
buchstaben konvertieren.
»» Die Funktion Rechts ermittelt eine bestimmte Anzahl
von Zeichen am Ende einer Zeichenkette. Wie viele
Zeichen extrahiert werden sollen, müssen Sie über
ein zusätzliches Argument angeben.
»» Die Länge-Funktion gibt die Anzahl der Zeichen in
der Folge zurück.
»» In einigen Situationen ist es notwendig, nachstehen-
de oder führende Leerzeichen aus einer Zeichenfol-
ge zu entfernen. Das können Sie mithilfe der Glät-
ten-Funktion erreichen.
Abbildung 14.36 
In der dritten Spalte wird die
Berechnung durchgeführt

Berechnungen mit Zahlenwerten
Berechnungen führen Sie aber wahrscheinlich meist
mit Zahlenwerten durch. Bei einer einfachen arithmeti-
schen Berechnung werden die Werte mithilfe von arith-
metischen Operatoren miteinander verknüpft (à Tabelle
14.9).
Operator Verwendung
+ Addiert zwei Werte.
- Subtrahiert einen Wert von einem anderen.
* Multipliziert zwei Werte.
/ Dividiert einen Wert durch einen anderen.
\ Dividiert, gibt aber nur eine ganze Zahl zurück.
^ Erhebt einen Wert zum Exponenten eines anderen Werts.
Mod Gibt den Rest einer Division zurück.
Tabelle 14.9  Arithmetische Operatoren
»» Die Operatoren +, –, * und / bedürfen wohl keiner
weiteren Erklärung.
»» Der Operator ^ ermöglicht Berechnungen mit Expo-
nenten. Beispielsweise quadriert X^2 den Wert von
X. Wenn Sie für den Exponenten eine Zahl kleiner
als 1 verwenden, können Sie damit Wurzeln ziehen.
X^(1/2) berechnet beispielsweise die Quadratwurzel
aus X, der Ausdruck X^(1/3) die dritte Wurzel. Die
Basis kann nur einen negativen Wert haben, wenn
der Exponent eine ganze Zahl ist.
»» Mithilfe des Operators \ ermitteln Sie den ganzzah-
ligen Wert einer Division. Mit diesem Operator kön-
nen nur ganzzahlige Typen ermittelt werden. Der
Ausdruck 5\2 liefert beispielsweise das Ergebnis 2.
»» Den verbleibenden Rest der Division können Sie
über Mod ermitteln. Mod steht für Modulo und gibt
den Rest an, der bei einer Division eines Dividenden
(der Zahl über dem Bruchstrich) durch einen Divisor
(der Zahl unter dem Bruchstrich) übrig bleibt. Der
Ausdruck 5 Mod 2 ergibt beispielsweise 1.
Sie können mehrere Operatoren in einer Anweisung
verwenden und so zu etwas komplizierten Berechnun-
gen kommen. Solche komplexen Ausdrücke können vie-
Abfragen
le verschiedene Typen von Operatoren enthalten. Bei
rein numerischen Ausdrücken folgen die Operatoren
einem exakten Vorrangsmuster:
»» Generell gilt zunächst die alte Regel Punktrechnung
vor Strichrechnung – was bedeutet, dass in einer Be-
rechnungskette zuerst die Verknüpfungen mit den
Operatoren * (für Multiplikation) und / (für Division)
durchgeführt werden müssen und dann die Verknüp-
fungen über + (für Addition) und – (für Subtraktion).
Eine Berechnungskette wie 5+4*3–2/1 ergibt also 15,
denn 4*3=12, 2/1=2 und 5+12-2=15, weil die Operato-
ren * und / eine höhere Priorität haben als die Ope-
ratoren + und –.
»» Vorrang und Orientierung können mit Klammeraus-
drücken gesteuert werden. Wenn Sie einen Ausdruck
in Klammern setzen, erzwingen Sie damit, dass die-
ser Ausdruck ungeachtet des Operatorvorrangs zu-
erst ausgewertet wird. Wenn also zwei Werte mitei-
nander addiert und das Ergebnis mit einem dritten
Wert multipliziert werden soll, müssen Sie die zuerst
zu addierenden Werte in Klammern setzen, bevor Sie
die Multiplikation durchführen. Beispielsweise ergibt
die Anweisung (5+4)*3 den Wert 27, denn 5+4=9
und 9*3=27. Entsprechendes gilt beispielsweise für
eine Subtraktion vor einer Division.
Beispielsweise können Sie mithilfe solch einfacher Ope-
ratoren aus einem Nettobetrag die Mehrwertsteuer und
den Bruttobetrag berechnen.
»» Erstellen Sie eine Abfrage auf Basis einer Tabelle,
die ein Feld mit einer Preisangabe enthält. Überneh-
men Sie dieses Feld.
»» Definieren Sie im Entwurfsbereich ein neues Feld
MwSt, in dem die Mehrwertsteuer zu den Inhalten
dieses Felds berechnet wird. Verwenden Sie dazu
den Ausdruck MwSt: 0,19*[Preis].
»» Definieren Sie ein weiteres Feld Preis+ MwSt, in
dem die Felder Preis und MwSt addiert werden.
Verwenden Sie dazu den Ausdruck Preis+ MwSt:
[Preis]+[MwSt] (à Abbildung 14.37).
»» Damit die so berechneten Zahlenwerte auch gleich
im richtigen Format angezeigt werden, lassen Sie
das Eigenschaftenblatt durch einen Klick auf die
gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe Ein-
383
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen
blenden/Ausblenden anzeigen. Markieren Sie dann
nacheinander die neu erstellten Spalten und wählen
Sie für diese in der Zeile Format des Eigenschaften-
blatts die Option Euro aus.
»» Schließen Sie das Eigenschaftenblatt durch einen
Klick auf die übliche Schaltfläche in der Titelleiste.
»» Schalten Sie zur Kontrolle um zur Datenblattansicht.
Das Ergebnis der Berechnung wird angezeigt.
Wenn Sie ein wenig von Mathematik verstehen, wird Ih-
nen der Einsatz einiger anderer mathematischer Funk-
tionen schnell verständlich sein:
»» Mit der Funktion Abs wird der absolute Wert einer
Zahl – also der Wert ohne Vorzeichen – berech-
net. Beispielsweise ergibt Abs(14,7) den Wert 14,7,
Abs(-3,1) erzeugt 3,1.
»» Das Vorzeichen eines Zahlenwerts können Sie über
Vorzchn bestimmen. Der Rückgabewert ist entweder
+1 oder –1. Beispielsweise liefert Vorzchn(14,7) den
Wert 1, Vorzchn­(-3,1) erzeugt –1.
»» Mit der QWurzel-Funktion berechnen Sie die Quad-
ratwurzel einer Zahl. Beispielsweise liefert QWur-
zel(4) den Wert 2. Höhere Wurzeln können Sie auch
über den Operator ^ bestimmen.
»» Die Funktion Logarithmus errechnet den natürlichen
Logarithmus einer Zahl. Der natürliche Logarithmus
ist der Logarithmus zur Basis e. Die Konstante e ent-
spricht ungefähr dem Wert 2,718282. Das erforderli-
che Argument muss ein positiver Wert sein.
384
Abbildung 14.37 
Hier wird die Steuer berechnet.
»» Mit Exponential wird eine Potenz zur Basis e zurück-
gegeben. Die Umkehrung – den natürlichen Logarith-
mus – berechnen Sie über die Funk­tion Logarithmus.
»» Zum Runden eines Zahlenwerts auf die nächste gan-
ze Zahl benutzen Sie die Funktion Runden. Beispiels-
weise liefert Runden(2.8) den Wert 2.
»» Zur Berechnung von trigonometrischen Funktionen
verwenden Sie Funk­tionen wie Sin, Cos und Tan. Den
Kotangens können Sie als reziproken Wert des Tan-
gens ermitteln. In allen Fällen müssen Sie den Ra-
dianten des Winkels benutzen. Wenn Sie also einen
Winkel in Grad vorliegen haben, müssen Sie ihn erst
in Rad umrechnen.
Domänenaggregatfunktionen
Unter einer Domäne versteht man eine Gruppe von Da-
tensätzen, die beispielsweise durch eine Abfrage defi-
niert wird. Domänenaggregatfunktionen geben statisti-
sche Informationen zu einer bestimmten Domäne oder
einer Gruppe von Datensätzen zurück. Alle vorhandenen
Funktionen dieser Art benutzen dieselbe Form von Syn-
tax. Diese lautet Domänenaggregatfunktion(Ausdruck,
Domäne, Kriterien). Die ersten beiden Kriterien sind er-
forderlich, das dritte ist optional (à Tabelle 14.10).
Sie können eine solche Domänenaggregatfunktion bei-
spielsweise in der Zeile Kriterien oder in einem berech-
nenden Feld einer Auswahlabfrage verwenden, um die
Ergebnisse auf Datensätze zu beschränken, in denen
bestimmte Kriterien zutreffen (à Tabelle 14.11).
 Abfragen

Argument Beschreibung
Ausdruck Ein Ausdruck, der das Feld mit den numerischen Daten identifiziert. Meist können Sie hierfür einfach den Namen des
Felds verwenden.
Domäne Ein Zeichenfolgenausdruck, der die Datensätze identifiziert, die die Domäne bilden. Es kann sich um einen Tabellennamen
oder um einen Namen für eine Abfrage handeln, die keinen Parameter erfordert.
Kriterien Ein Zeichenfolgenausdruck zur Beschränkung des Datenbereichs, für den die DAvg-Funktion ausgeführt wird. Wenn dieses
Argument nicht angegeben wird, wertet die DAvg-Funktion für die gesamte Domäne aus. Ein in Kriterien angegebenes
Feld muss auch in der Domäne enthalten sein.

Tabelle 14.10  Die Argumente der Domänenaggregatfunktionen

Funktion Beschreibung
DAvg Sie können die DAvg-Funktion verwenden, um den Mittelwert einer Wertemenge in einer angegebenen Datensatzgruppe
zu bestimmen. Sie können in einem berechneten Feldausdruck einer Berechnungsabfrage entweder die DAvg-Funktion
oder die Avg-Funktion verwenden. Wenn Sie die DAvg-Funktion verwenden, wird für die Werte vor dem Gruppieren der
Daten ein Mittelwert berechnet. Beim Verwenden der Avg-Funktion werden die Daten zunächst gruppiert, bevor für die
Werte im Feldausdruck ein Mittelwert berechnet wird. Wenn es sich beim Datentyp des Felds, von dem Ausdruck abgeleitet
wird, um eine Zahl handelt, gibt die DAvg-Funktion den Datentyp Double zurück.
DCount Verwenden Sie die DCount-Funktion, um die Anzahl der Datensätze in einer Domäne zu zählen, wenn die einzelnen Werte
nicht relevant sind. Das Argument Ausdruck kann zwar eine Berechnung für ein Feld durchführen, aber die DCount-Funkti-
on hält einfach die Anzahl der Datensätze fest. Der Wert einer von Ausdruck ausgeführten Berechnung ist nicht verfügbar.
DFirst und DLast Sie können die Funktionen DFirst und DLast verwenden, damit ein zufällig ausgewählter Datensatz aus einem bestimm-
ten Feld in einer Tabelle oder einer Abfrage zurückgegeben wird, wenn Sie einfach irgendeinen Wert aus diesem Feld
benötigen. Wenn der erste oder letzte Datensatz in einer Datensatzgruppe zurückgegeben werden soll, sollten Sie eine
auf- oder absteigend sortierte Abfrage erstellen und die TopValues-Eigenschaft auf 1 festlegen.
DLookup Sie können die DLookup-Funktion verwenden, um den Wert eines bestimmten Felds aus einer angegebenen Datensatz-
gruppe abzurufen. Die Funktion gibt einen einzelnen Feldwert zurück, der auf den unter Kriterien angegebenen Informa-
tionen basiert. Obwohl das Argument Kriterien optional ist, gibt die DLookup-Funktion einen zufällig abgerufenen Wert in
der Domäne zurück, wenn Sie keinen Wert für Kriterien angeben. Wenn kein Datensatz die Bedingungen unter Kriterien
erfüllt oder wenn Domäne keine Datensätze enthält, gibt die DLookup-Funktion einen Nullwert zurück.
DMin und DMax Mithilfe der Funktionen DMin und DMax ermitteln Sie die Mindest- und Höchstwerte in einer bestimmten Datensatzgruppe.
Die Funktionen geben jeweils den Mindest- und den Höchstwert zurück, der die Bedingungen unter Kriterien erfüllt. Wenn
Ausdruck numerische Daten identifiziert, geben die Funktionen numerische Werte zurück. Wenn Ausdruck Zeichenfol-
gendaten identifiziert, geben die Funktionen die alphabetisch erste bzw. letzte Zeichenfolge zurück. Die Funktionen
ignorieren Nullwerte in dem Feld, auf das Ausdruck verweist. Wenn jedoch kein Datensatz die Bedingungen unter Kriterien
erfüllt oder wenn Domäne keine Datensätze enthält, geben die Funktionen DMin und DMax einen Nullwert zurück.
DStDev und DStDevP Um die Standardabweichung von Werten in einer angegebenen Domäne zu schätzen, können Sie die DStDev- und die
DStDevP-Funktion verwenden. Verwenden Sie die DStDevP-Funktion, um eine Population auszuwerten, und die DStDev-
Funktion, um eine Stichprobe der Population auszuwerten. Wenn sich Domäne auf weniger als zwei Datensätze bezieht
oder wenn weniger als zwei Datensätze die angegebenen Kriterien erfüllen, geben die DStDev- und die DStDevP-Funktion
einen Nullwert aus, was darauf hinweist, dass keine Standardabweichung berechnet werden kann.

Tabelle 14.11  Domänenaggregatfunktionen

385
Kapitel 14  •  Tabellen und Abfragen

Funktion Beschreibung
DSum Zur Berechnung der Summe einer Wertemenge in einer angegebenen Datengruppe können Sie die DSum-Funktion
verwenden. Wenn kein Datensatz das Argument Kriterien erfüllt oder wenn Domäne keine Datensätze enthält, gibt die
DSum-Funktion einen Nullwert zurück.
DVar und DVarP Um die Varianz von Werten in einer angegebenen Datensatzgruppe zu schätzen, können Sie die DVar- und die DVarP-
Funktion verwenden. Verwenden Sie die DVarP-Funktion, um die Varianz für eine Population zu berechnen, und die
DVar-Funktion, um die Varianz für eine Stichprobe einer Population zu berechnen. Wenn sich Domäne auf weniger als zwei
Datensätze bezieht oder wenn weniger als zwei Datensätze die Kriterien erfüllen, geben die Funktionen einen Nullwert
aus, was darauf hinweist, dass keine Varianz berechnet werden kann.

Tabelle 14.11  Domänenaggregatfunktionen (Forts.)

14.5 Arbeiten mit Aktionsabfragen
Neben der Auswahlabfrage können Sie noch eine Rei-
he anderer Abfrage­typen einsetzen. Zum Einstellen des
gewünschten Typs benutzen Sie die Schaltflächen in der
Gruppe Abfragetyp auf der Registerkarte Abfragetools/
Entwurf im Menüband (à Tabelle 14.12).
Standardmäßig ist hier der Typ Auswahlabfrage aktiv.
Wenn Sie einen anderen Typ verwenden wollen, klicken
Sie darauf.

Symbol Auswahltyp
Auswahl – erstellt die in den vorherigen Abschnitten intensiv beschriebene Auswahlabfrage.

Tabelle erstellen – liefert eine Abfrage, mit deren Hilfe Sie neue Tabellen erstellen können.

Anfügen – fügt Datensätze aus einer Tabelle an die einer anderen Tabelle an.

Aktualisieren – ändert die Datensätze in einer Tabelle anhand von Ihnen bestimmbarer Kriterien.

Kreuztabelle – erstellt eine Kreuztabelle – eine PivotTable – auf Basis eine Tabelle.

Löschen – entfernt Datensätze aus der zugrunde liegenden Tabelle.

Union-Abfrage – eine Abfrage, die den UNION-Operator verwendet, um die Ergebnisse zweier oder mehrerer Auswahlabfra-
gen zu kombinieren.
Pass-Through-Abfrage – eine SQL-Abfrage zum Senden von Befehlen direkt an einen ODBC-Datenbankserver. Mithilfe
solcher Abfragen arbeiten Sie direkt mit den Tabellen auf dem Server, anstatt die Daten durch das Microsoft-Jet-Daten-
bankmodul zu verarbeiten.
Datendefinition – eine SQL-spezifische Abfrage, die DDL-Anweisungen (für Data Definition Language) enthält. Mit diesen
Anweisungen können Sie Objekte in der Datenbank erstellen oder ändern.

Tabelle 14.12  Die Optionen in der Gruppe Abfragetyp

386

14.5.1 Sicherheitsüberlegungen
Einige Abfragetypen ändern die Daten in den zugrunde
liegenden oder anderen Tabellen. Es handelt sich hier-
bei also um recht gefährliche Werkzeuge. Wenn Sie eine
der Aktionsabfragen aktiviert haben, werden Sie darum
bei der Ausführung einer solchen Abfrage vor den mög-
lichen Konsequenzen gewarnt. Erst wenn Sie in dieser
Warnung auf Ja klicken, werden die Daten in der Tabelle
geändert.
Da Sie die Ergebnisse einer Aktualisierungsabfrage
nicht rückgängig machen können, sollten Sie die Da-
tenbank sichern, bevor Sie eine Aktualisierungsabfrage
ausführen. Indem Sie eine Sicherung erstellen, garan-
tieren Sie, dass Sie die Änderungen wieder zurückneh-
men können.
Die Datenbank sichern
Um die aktuell geöffnete Datenbank zu sichern, verwen-
den Sie die folgenden Schritte:
» Öffnen Sie die Registerkarte Datei, wählen Sie Spei-
chern und Veröffentlichen und dann Datenbank si-
chern im Bereich Erweitert.
» Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Na-
men und Speicherort für die Sicherungskopie an und
klicken Sie dann auf Speichern.
» Die ursprüngliche Datei wird von Access geschlos-
sen, eine Sicherungskopie wird erstellt und die ur-
sprüngliche Datei wird wieder geöffnet.
» Schließen Sie die ursprüngliche Datei, wenn Sie eine
Sicherung wiederherstellen möchten, und benennen
Sie sie um, damit für die Sicherungskopie der Name
der ursprünglichen Version verwendet werden kann.
Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der ur-
sprünglichen Version zu und öffnen Sie dann die um-
benannte Sicherungskopie in Access.
Arbeiten mit Aktionsabfragen
TIPP
Standardmäßig sind in Access alle Aktions-
abfragen – also beispielsweise Aktualisie-
rungs-, Anfüge-, Lösch- oder Tabellenerstellungsabfra-
gen – deaktiviert, sofern sich die Datenbank nicht an
einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet oder
die Datenbank nicht signiert und nicht vertrauens-
würdig ist. Wenn Sie keine dieser Aktionen ausgeführt
haben, können Sie trotzdem die Abfrage für die aktuelle
Datenbanksitzung nur aktivieren, indem Sie auf der Sta-
tusleiste auf Inhalt aktivieren klicken.
Eine Auswahlabfrage vor einer Aktionsabfrage
durchführen
Die sicherste Methode der Verwendung einer Auswahl-
abfrage ist das vorherige Erstellen einer Auswahlab-
frage, mit der Ihre Auswahlkriterien getestet werden.
Angenommen, Sie möchten bestimmte Datensätze ak-
tualisieren. Dazu können Sie zunächst einer Auswahl-
abfrage Kriterien hinzufügen, bis alle Datensätze wie
gewünscht zurückgegeben werden. Wenn Sie sicher
sind, dass die Abfrage die richtigen Datensätze erstellt,
können Sie die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungs-
abfrage konvertieren, die Aktualisierungskriterien ein-
geben und anschließend die Abfrage zum Ändern der
ausgewählten Werte ausführen.
14.5.2 Die Tabellenerstellungsabfrage
Über den Befehl Tabellenerstellungsabfrage können Sie
die über die Abfrage erstellten Datenkombinationen in
einer neuen Tabelle ablegen lassen. Das empfiehlt sich
beispielsweise auch, wenn Sie die Daten aus mehreren
Tabellen in einer neuen Tabelle zusammenfassen möch-
ten. Das Risiko beim Arbeiten mit einer solchen Abfrage
ist gering, da vorhandene Datenbankobjekte nicht ge-
ändert werden und Sie die neue Tabelle später wieder
löschen können.
387
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Eine Tabellenerstellungsabfrage durchführen
Beginnen wir mit einem einfachen Beispiel. Die in einer
bereits bestehenden Tabelle vorhandenen Daten sollen
in einer neuen Tabelle abgelegt werden.
» Erstellen Sie eine neue Abfrage auf der Basis dieser
Tabelle und fügen Sie nacheinander die Felder in ein-
zelnen Feldspalten hinzu.
» Wählen Sie in der Gruppe Abfragetyp auf der
Registerkarte Abfragetools/Entwurf des Menü-
bands den Abfragetyp Tabelle erstellen. Das
Dialogfeld Neue Tabelle erstellen wird angezeigt
(à Abbildung 14.38).
Abbildung 14.38 Das Dialogfeld Neue Tabelle erstellen
» Legen Sie im Dialogfeld Neue Tabelle erstellen die
gewünschten Parameter fest. Geben Sie unter Tabel-
lenname einen Namen ein, den Sie nicht bereits ver-
wendet haben. Falls Sie den Namen einer schon ver-
wendeten Tabelle verwenden, werden deren Inhalte
durch die neue Tabelle überschrieben. Im unteren
Bereich des Dialogfelds können Sie auch bestimmen,
dass die neue Tabelle in einer anderen Datenbank
erstellt werden soll. Bestätigen Sie über die Schalt-
fläche OK.
» Sie können die Abfrage direkt aus der Ent-
wurfsansicht heraus ausführen. Klicken Sie
dazu auf die Schaltfläche Ausführen. Eine
Meldung wird angezeigt, in der Sie auf die Wirkung
der Abfrage hingewiesen werden.
» Wenn Sie in diesem Dialogfeld Ja wählen, wird die
neue Tabelle erstellt. Das Ergebnis können Sie durch
Öffnen der neu erstellten Tabelle über den Naviga-
tionsbereich kontrollieren.
388
14.5.3 Die Aktualisierungsabfrage
Eine Aktualisierungsabfrage verwenden Sie dann, wenn
Sie die Daten einer zugrunde liegenden Tabelle abän-
dern lassen wollen. Beispielsweise könnten Sie die Preise
in Ihren Rechnungen automatisch um einen bestimmten
Faktor erhöhen. Sie können damit aber einer Datenbank
keine neuen Datensätze hinzufügen oder vollständige
Datensätze daraus löschen. Neue Datensätze fügen Sie
mit einer Anfügeabfrage hinzu und vollständige Daten-
sätze können Sie mit einer Löschabfrage löschen. Aller-
dings können Sie mit einer Aktualisierungsabfrage die
Daten in einem oder mehreren Feldern auf einen Null-
wert festlegen.
Sie können eine Aktualisierungsabfrage
TIPP nicht für Felder benutzen, die sich aus Be-
rechnungen ergeben, denn die Werte in berechneten
Feldern befinden sich nicht dauerhaft in Tabellen.
Außerdem nicht für Primärschlüsselfelder, die Bestand-
teile von Tabellenbeziehungen sind, sofern Sie nicht
festlegen, dass die Beziehungen Aktualisierungen
automatisch an Schlüsselfelder und verknüpfte Felder
weitergeben. Wenn Aktualisierungen weitergegeben
werden, aktualisiert Access automatisch alle Fremd-
schlüsselwerte in einer untergeordneten Tabelle, wenn
Sie den Primärschlüsselwert in einer übergeordneten
Tabelle ändern.
Eine Aktualisierung durchführen
Beispielsweise könnten Sie die Preise in einer Artikel-
tabelle automatisch um einen bestimmten Faktor erhö-
hen.
» Erstellen Sie eine neue Abfrage und übernehmen
Sie darin die Felder, die Sie aktualisieren möchten.
Die ausgewählten Felder werden in der Zeile Feld im
Abfrageentwurfsbereich angezeigt.
» Optional können Sie mindestens ein Kriterium in die
Zeile Kriterien des Abfrageentwurfsbereichs ein-
geben. Damit sorgen Sie dafür, dass nur diejenigen
Datensätze aktualisiert werden, die dem Kriterium
entsprechen.

»» Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrage-
tools/Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf
Ausführen. Überprüfen Sie, ob die Abfrage
die Datensätze zurückgibt, die Sie aktualisieren
möchten.
»» Wenn diese Prüfung zufriedenstellend verlaufen
ist, klicken Sie auf der Registerkarte Abfragetools/
Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren
. Dabei wird dem Abfrageentwurfsbereich
die Zeile Aktualisieren hinzugefügt.
»» Geben Sie in diese Zeile die Aktualisierungsvor-
schrift ein. Sie können hier jeden gültigen Ausdruck
verwenden. Beispielsweise können Sie dafür sorgen,
dass in den ausgewählten Datensätzen der Preis um
den Faktor 1,1 – also 10 % – erhöht wird.
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrage-
tools/Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf
Ausführen. Eine Warnmeldung wird ange-
zeigt.
»» Klicken Sie auf Ja, um die Abfrage auszuführen und
die Daten zu aktualisieren.
Arbeiten mit Aktionsabfragen
Aktualisieren mit den Daten einer anderen Tabelle
Wenn Sie die Daten in einer Tabelle mit den Daten einer
anderen Tabelle aktualisieren möchten, beachten Sie,
dass die Datentypen der Quell- und Zielfelder entweder
übereinstimmen oder kompatibel sein müssen. Wenn
Sie die Daten in einer Tabelle mit den Daten einer an-
deren aktualisieren und kompatible statt übereinstim-
mende Datentypen verwenden, werden von Access die
Datentypen dieser Felder in der Zieltabelle konvertiert.
Deshalb sind einige Daten in der Zieltabelle möglicher-
weise abgeschnitten.
Zum Aktualisieren von Daten in einer Tabelle mit den
Daten einer anderen Tabelle sind im Wesentlichen die
folgenden Schritte erforderlich:
»» Erstellen Sie eine Aktualisierungsabfrage und fügen
Sie der Abfrage die Quell- und die Zieltabellen hinzu.
»» Verknüpfen Sie die Tabellen in den Feldern, die die
verwandten Informationen enthalten.
»» Fügen Sie der Zeile Feld des Abfrageentwurfsbe-
reichs die Namen der Zielfelder hinzu.
»» Fügen Sie der Zeile Aktualisieren des Abfrage­
entwurfsbereichs die Namen der Quellfelder hin-
zu. Verwenden Sie dabei die Syntax [Quelltabelle].
[Quellfeld].
389
Kapitel 15
Formulare und Berichte
Formulare und Berichte sind wohl die Objekte einer
Microsoft-Access-Datenbank, die Sie nach der Definition
der Tabellen und Abfragen am häufigsten verwenden
werden:
» Ein Formular zeigt die Inhalte einer Tabelle oder Ab-
frage – meist auf separaten Seiten – an. Sie können
die Daten darin einsehen, ändern oder erweitern.
Im Prinzip tun Sie damit also nicht viel mehr, als Sie
auch in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfra-
ge tun würden. Sie können es aber damit auch we-
niger erfahrenen Anwendern einfach machen, mit
einer Access-Datenbank zu arbeiten, indem Sie ihm
die Bearbeitung über ein Formular ermöglichen.
» Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus Ta-
bellen oder Abfragen abgerufen werden, sowie aus
Informationen, die mit dem Berichtsentwurf gespei-
chert werden, wie Beschriftungen, Überschriften
und Grafiken. Über Berichte fassen Sie die Daten
verschiedener Datensätze zusammen und werten
sie aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen
und Trends in Ihren Daten. Sie können in einem
solchen Bericht praktisch jede Information wie ge-
wünscht darstellen.
390
Diese beiden Typen von Datenbankobjekten verfügen
über viele Gemeinsamkeiten:
» Wir wollen Ihnen in diesem Kapitel zunächst einmal
zeigen, mit welchen Werkzeugen des Programms
man schnell einfache Formulare und Berichte erstel-
len kann (à Abschnitt 15.1). Oft reichen diese aus, um
die gewünschten Ergebnisse zu erhalten.
» Auf die etwas komplexeren Aufgaben des Editierens
und Verfeinerns dieser Objekte gehen wir dann an-
schließend ein (à Abschnitt 15.2). Wir zeigen Ihnen,
wie man weitere Steuerelemente in Formulare und
Berichte einfügt, diese anordnet und formatiert.
» Im letzten Teil dieses Kapitels dreht es sich dann um
zusätzliche Möglichkeiten zum Berechnen, Sortieren
und Gruppieren in diesen Datenbankobjekten (à Ab-
schnitt 15.3).
Wenn Sie die in diesem Kapitel angespro-
CD-ROM chenen Aufgaben selbst nachvollziehen
wollen, können Sie dafür die Beispiele aus dem Ordner
15 der Begleit-CD verwenden. Datenbank15a liefert das
Material zum Erstellen von Formularen und Berichten,
Datenbank15b können Sie zum Editieren dieser Daten-
bankobjekte verwenden und Datenbank15c zeigt die
Beispiele zum Berechnen, Filtern und Gruppieren.

15.1 Formulare und Berichte
erstellen
Ein Formular ist ein Datenbankobjekt, das die Eingabe,
Ansicht und Änderung von in Tabellen gespeicherten
Daten ermöglicht. Sie können sich Formulare wie Fens-
ter vorstellen, durch die Benutzer die Datenbank sehen
und auf die Datenbank zugreifen. Ein solches Formular
besteht im Wesentlichen aus einer Arbeitsfläche, auf
der verschiedene Typen von Steuerelementen angeord-
net werden können. In diesen Steuerelementen werden
die vorhandenen Feldinhalte einer Tabelle angezeigt.
Wenn Sie dort neue Inhalte eingeben oder vorhandene
ändern, werden diese Daten in der zugrunde liegenden
Tabelle gespeichert. Je nach Steuerelement gibt es ver-
schiedene Optionen, wie die darin angezeigten Objekte
im Formular manipuliert werden können. Formulare bie-
ten Ihnen die Möglichkeit, zusätzlich zu den Textdaten
der Tabelle die Datenbank mit Bildern, Grafiken, Tabel-
len, Klängen und Videos zu versehen. Da Sie zu jeder
Tabelle mehrere Formulare erstellen können, haben Sie
die Möglichkeit, immer nur die gerade benötigten Daten
auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen.
15.1.1 Ein Formular erstellen
Beim Entwurf eines Formulars beginnt man entweder
mit einer leeren Arbeitsfläche und fügt darin von Hand
alle gewünschten Steuerelemente ein. Oder man lässt
sich einfach mit Hilfe anderer Befehle ein Formular au-
tomatisch entwerfen, das möglichst nahe an die eige-
nen Vorstellungen herankommt. Die Werkzeuge dafür
finden Sie in der Gruppe Formulare auf der Registerkar-
te Erstellen (à Abbildung 15.1 und Tabelle 15.1).
In einigen Fällen müssen Sie die dem Formular zugrun-
de liegende Tabelle oder Abfrage vorher im Naviga­
tionsbereich markieren.
Formulare und Berichte erstellen
Symbol Name und Wirkung
Formular: erstellt ein einfaches Formular, in dem
jeweils ein Datensatz angezeigt wird. Als Ergebnis
werden alle in einer Tabelle oder Abfrage vorhande-
nen Felder im Formular angezeigt.
Formularentwurf: erstellt ein neues leeres Formular
in der Entwurfsansicht. Inhalt und Form der darin
anzuzeigenden Daten müssen Sie anschließend mit
Hilfe von Steuerelementen selbst festlegen.
Leeres Formular: erstellt ein leeres Formular in der
Layoutansicht.
Formular-Assistent: erlaubt das Erstellen eine
Formulars mit Hilfe eine Assistenten, in dem Sie die
zu verwendenden Tabellen bzw. Abfragen und Felder
auswählen können.
Navigation: beinhaltet mehrere Alternativen zum Er-
stellen von Navigationsformularen, die dazu dienen,
dem Benutzer den Aufruf einzelner Datenbankobjek-
te zu vereinfachen.
Weitere Formulare: öffnet eine Liste mit weiteren
Optionen zum Erstellen von Formularen.
Tabelle 15.1  Die Schaltflächen in der Gruppe Formulare
Beachten Sie auch gleich den Inhalt des Katalogs zur
Befehlsschaltfläche Weitere Formulare. Drei Optionen
darin sind vielleicht besonders wichtig:
»» Mehrere Elemente: erstellt ein Formular, in dem
mehrere Datensätze mit einem Datensatz pro Zeile
angezeigt werden.
»» Geteiltes Formular: erstellt ein geteiltes Formular,
das im oberen Teil ein Datenblatt zeigt, im unteren
Teil ein Eingabeformular.
»» PivotChart: erstellt ein PivotChart auf der Basis der
Tabellendaten.
Abbildung 15.1 
Beachten Sie die
Gruppe Formulare der
Registerkarte Erstellen.
391
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
Erstellen eines einfachen Formulars
Beginnen wir damit, ein einfaches Formular zu erstellen,
das alle der in einer Tabelle definierten Felder benutzt.
Das ist meist die schnellste Methode, um ein brauchba-
res Formular zu erzeugen. Nicht benötigte Felder kön-
nen Sie später löschen. Verwenden Sie zum anfängli-
chen Erstellen die folgenden Schritte:
»» Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle
oder Abfrage, deren Inhalte im Formular angezeigt
werden soll.
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in
der Gruppe Formulare auf Formular. Als Er-
gebnis wird das Formular in der Layoutan-
sicht angezeigt (à Abbildung 15.2). In dieser Ansicht
können Sie Entwurfsänderungen am Formular vor-
nehmen, während Daten bereits angezeigt werden.
Beispielsweise können Sie die Größe der Textfelder
an die Daten anpassen (à unten).
»» Beachten Sie auch gleich, dass die Felder der ver-
wendeten Tabelle – oder Abfrage – automatisch in
einer als Layout bezeichneten Struktur angezeigt
werden. Dieses Layout ist in dieser Ansicht durch ei-
nen umgebenden gestrichelten Rahmen gekenn-
zeichnet. Oben links neben diesem Rahmen finden
Sie eine kleine Schaltfläche mit einem Vierfachpfeil.
392
Abbildung 15.2 
Ein einfaches Formular
in der Layoutansicht
Wenn Sie darauf klicken, wird das gesamte Layout
markiert.
»» Speichern Sie das Formular. In der Grundeinstellung
enthält es zunächst den Namen der zugrunde lie-
genden Tabelle oder Abfrage. Sie können einen an-
deren Namen verwenden – beispielsweise Formular1.
»» Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, kön-
nen Sie es schließen. Sie finden es in der Standard­
einstellung im Navigationsbereich unterhalb der Ta-
belle, auf die sich die Daten beziehen.
Erstellen eines geteilten Formulars
Die Option Geteiltes Formular ist neu seit Access 2007.
Damit wird ein Formular in der Layoutansicht erstellt, in
dem die Daten gleichzeitig in zwei Ansichten angezeigt
werden – in der Formularansicht und in der Datenblatt­
ansicht. In dieser doppelten Ansicht können Sie bei-
spielsweise mit dem Datenblattteil des Formulars einen
Datensatz schnell finden und diesen anschließend mit
dem Formularteil anzeigen oder bearbeiten. Gehen Sie
in den folgenden Schritten vor:
»» Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle
oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden
soll. Oder öffnen Sie diese Datengrundlage in der
Datenblattansicht.

»» Öffnen Sie in der Registerkarte Erstellen in der Grup-
pe Formulare den Katalog zur Schaltfläche Weitere
Formulare und wählen Sie dort Geteiltes Formular.
Das Formular wird erstellt und in der Layoutansicht
angezeigt (à Abbildung 15.3). Es zeigt die Daten in
zwei Ansichten an: Oben finden Sie die Daten in ei-
ner Formularansicht, in der jeweils nur ein Daten-
satz gezeigt wird. Darunter finden Sie eine Daten-
blattansicht für die zusammenfassende Anzeige der
Datensätze. Die beiden Ansichten sind mit derselben
Datenquelle verbunden und werden ständig mitein-
ander synchronisiert. Wenn Sie ein Feld in einem Teil
des Formulars markieren, wird dasselbe Feld auch im
anderen Teil des Formulars markiert. Daten können
in beiden Teilen hinzugefügt, bearbeitet oder ge-
löscht werden.
»» Speichern Sie das Formular . In der Grundeinstel-
lung erhält es wieder den Namen der zugrunde lie-
genden Tabelle oder Abfrage. Speichern Sie es bei-
spielsweise unter den Namen Formular2.
»» Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, kön-
nen Sie es schließen . Sie finden es im Naviga­
tions­bereich unterhalb von Tabelle2.
Erstellen eines Formulars mit mehreren Datensätzen
Wenn Sie ein Formular vorziehen, das mehrere Daten-
sätze gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigt, sollten
Formulare und Berichte erstellen
Abbildung 15.3 
Ein geteiltes Formular
in der Layoutansicht
Sie die Option Mehrere Elemente verwenden. Das Er-
gebnis gleicht insofern einem Datenblatt, als die Daten
in Zeilen und Spalten angeordnet sind, und es werden
mehrere Datensätze gleichzeitig angezeigt. Diese Form
bietet jedoch mehr Anpassungsoptionen als ein Daten-
blatt. So können Sie grafische Elemente, Schaltflächen
und andere Steuerelemente hinzufügen (à unten).
Gehen Sie dafür in den folgenden Schritten vor:
»» Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle
oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
»» Öffnen Sie in der Registerkarte Erstellen in der Grup-
pe Formulare den Katalog zur Schaltfläche Weitere
Formulare und wählen Sie dort Mehrere Elemente.
Das Formular wird erstellt und in der Layoutansicht
angezeigt (à Abbildung 15.4).
»» Beachten Sie, dass auch in diesem Fall automatisch
ein Layout erstellt wird, dass sich an dem umgeben-
den gestrichelten Rahmen und an der links oben
vorhandenen Schaltfläche mit dem Vierfachpfeil
zeigt. In diesem Fall benutzt das Layout gleich zwei
Bereiche: Die Feldnamen werden oben in einem als
Formularkopf bezeichneten Bereich wiedergegeben,
die Feldinhalte selbst im Detailbereich darunter. Der
Vorteil ist, dass die Feldnamen in der Formularan-
sicht auch dann angezeigt werden, wenn Sie die Fel-
der weiter unten im Detailbereich markiert haben.
393
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
Abbildung 15.4  Mehrere Elemente in der Layoutansicht
»» Speichern Sie das Formular . In der Grundeinstel-
lung erhält es wieder den Namen der zugrunde lie-
genden Tabelle oder Abfrage.
»» Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, kön-
nen Sie es schließen .
Erstellen eines leeren Formulars
Sie können auch ein Formular von Grund auf neu er-
stellen. Das kann sich – besonders wenn Sie nur wenige
Felder in das Formular einbeziehen möchten – als sehr
schnelle Methode erweisen. Sie brauchen dann die nicht
erwünschten Felder nicht mehr zu löschen.
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in
der Gruppe Formulare auf Leeres Formular.
Eine Tabelle oder Abfrage brauchen Sie in
diesem Fall nicht auszuwählen. Ein leeres Formular
wird in der Layoutansicht angezeigt.
»» Außerdem wird mit der Feldliste ein Fenster ange-
zeigt, in dem alle Tabellen und alle Felder aufgelistet
werden können. Wenn die Tabellen nicht bereits an-
gezeigt werden, klicken Sie auf den Link Alle Tabel-
len anzeigen.
»» Die Felder einer Tabelle blenden Sie ein bzw. aus,
indem Sie auf die links vor dem Tabellennamen ste-
henden Plus- oder Minuszeichen klicken.
»» Um Felder in das Formular einzufügen, gibt es meh-
rere Methoden. Nur die einfachste davon wollen wir
394
Ihnen an dieser Stelle vorstellen. Ziehen Sie jedes
Feld einzeln mit der Maus aus der Feldliste auf die
Formularfläche. Sie können diese auch mit gedrückt
gehaltener Ÿ-Taste gemeinsam markieren und
dann gleichzeitig auf das Formular ziehen.
»» Speichern Sie das Formular. Wenn Sie Felder aus der
Tabelle1 in das Formular eingefügt hatten, finden Sie
es im Navigationsbereich unterhalb dieser Tabelle.
Hatten Sie das Formular gespeichert, ohne Felder
aus einer Tabelle einzufügen, wird es in der Gruppe
Nicht verwandte Objekte im Navigationsbereich an-
gezeigt, da es mit keiner Tabelle oder Abfrage ver-
bunden ist.
»» Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, kön-
nen Sie es schließen.
Auf weitere Details zum Gestalten eines Formulars wer-
den wir später eingehen (à unten).
Verwenden des Formular-Assistenten
Um genauer festzulegen, welche Felder auf dem Formu-
lar angezeigt werden, können Sie anstelle der eben be-
schriebenen Werkzeuge auch den Formular-Assistenten
verwenden. Damit definieren Sie, wie die Daten grup-
piert und sortiert werden sollen, und Sie können Fel-
der aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden,
sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und
Abfragen zuvor angegeben haben.
»» Markieren Sie im Navigationsbereich das Objekt
Tabelle1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen
in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent .
Die erste Seite des Assistenten wird angezeigt.
»» Wählen Sie im Listenfeld Tabellen/Abfragen die Da-
tengrundlage aus. Die vorher markierte Tabelle wird
hier als Voreinstellung angezeigt, kann aber noch
geändert werden. Benutzen Sie hier die Tabelle1.
»» Bestimmen Sie dann, welche Felder Sie in das For-
mular übernehmen wollen. Übernehmen Sie die Fel-
der in der Reihenfolge, in der sie später im Bericht
vorkommen sollen. Markieren Sie dazu das Feld in
der Liste Verfügbare Felder und klicken Sie auf die
Schaltfläche mit dem nach rechts zeigenden Pfeil
. Der Feldname wird dann im Bereich Ausgewähl-
te Felder angezeigt.
 Formulare und Berichte erstellen

» Klicken Sie nach der Auswahl der Felder auf Weiter

und wählen Sie das Layout für Ihr Formular aus. Das
gewählte Layout wird links im Fenster skizziert.
» Klicken Sie auf Weiter und legen Sie dann noch das
Format für das Formular fest – der jeweils markierte
Stil wird links in einer Vorschau skizziert.
» Geben Sie abschließend dem Formular einen Namen
Abbildung 15.5
– beispielsweise Formular6 – und entscheiden Sie
Der Katalog zur
dann, was als Nächstes getan werden soll. Befehlsschaltfläche
Navigation
» Bestätigen Sie über die Schaltfläche Fertig stellen.
Das Formular wird erstellt und in der gewählten An-
sicht geöffnet. Wenn Sie auf der letzten Seite des Elemente des Navigationsformulars erscheinen sol-
Assistenten die Option Formular öffnen, um Informa- len.
tionen anzuzeigen oder einzugeben gewählt hatten,
» Sie erzeugen damit ein übergeordnetes Formular,
wird die Formularansicht angezeigt.
in dem Sie über die Registerkarten am oberen Rand
» Speichern brauchen Sie das Formular nicht mehr. Zugriff zu anderen Datenbankobjekten haben. Wenn
Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, kön- Sie zur Formularansicht wechseln, wird das Feld
nen Sie es schließen. [Neues hinzufügen] ausgeblendet. Um zusätzliche
Registerkarten für weitere Datenbankobjekte zu er-
Falls das Formular Felder aus verschiedenen stellen, müssen Sie zur Layoutansicht zurückschal-
TIPP Tabellen und Abfragen enthalten soll, klicken ten.
Sie weder auf Weiter noch auf Fertig stellen, nachdem
Sie die Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf 15.1.2 Die Ansichten eines Formulars
der ersten Seite des Formular-Assistenten ausgewählt
Wie Sie beim Erstellen der Formulare
haben. Wiederholen Sie stattdessen die Schritte zum
über die unterschiedlichen Werkzeuge
Auswählen einer Tabelle oder Abfrage und klicken Sie
gesehen haben, verfügen die Objekte
auf weitere Felder, die Sie in das Formular einfügen
über verschiedene Ansichten. Nach-
möchten. Klicken Sie dann auf Weiter oder Fertig stel-
dem Sie ein Formular erstellt oder ge-
len, um den Vorgang fortzusetzen.
öffnet haben, können Sie zwischen die-
sen schnell wechseln.
Navigationsformulare benutzen
» Falls notwendig, öffnen Sie das Formular durch ei-
Navigationsformulare sollen dem Benutzer den Aufruf
nen Doppelklick auf dessen Symbol im Navigations-
einzelner Datenbankobjekte vereinfachen. Sie finden
bereich.
dazu im Katalog in der Registerkarte Erstellen sechs
Alternativen, die alle ein Navigationsformular erzeu- » Öffnen Sie in der Gruppe Ansichten auf der Register-
gen. Die Unterschiede zeigen sich nur in der Anordnung karte Start im Menüband das Listenfeld zur Schalt-
der Elemente darin (à Abbildung 15.5). fläche Ansicht.
» Zum Erstellen eines solchen Formulartyps wählen » Wählen Sie die gewünschte Ansicht aus der Liste
Sie eine davon. Das erstellt ein mit Navigationsfor- aus.
mular bezeichnetes Element.
Auch durch einen Klick auf eine der kleinen Schaltflä-
» Sorgen Sie dann dafür, dass auch der Inhalt des Na-
chen in der unteren rechten Ecke des Formular-
vigationsbereichs angezeigt wird. Ziehen Sie daraus
fensters können Sie zwischen diesen Ansichten wech-
mit Hilfe der Maus nacheinander die Datenbankob-
seln.
jekte auf den Bereich [Neues hinzufügen], die als

395
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
Bevor wir in den nächsten Abschnitten auf Details zum
Arbeiten in diesen Ansichten eingehen, wollen wir die
wesentlichsten Aspekte dazu noch einmal zusammen-
fassen:
»» Die Formularansicht ist die Ansicht, in der Sie spä-
ter das fertige Formular meist benutzen werden. In
dieser Ansicht können Sie Daten kontrollieren oder
neue eingeben. Änderungen im Erscheinungsbild
sind darin nicht möglich.
»» Die Layoutansicht ist die intuitivste Ansicht für For-
mularänderungen und kann für fast alle Änderungen
verwendet werden, die Sie an einem Access-2010-
Formular vornehmen möchten. In der Layoutansicht
wird das Formular tatsächlich ausgeführt, so dass
Sie die Daten fast genau so sehen, wie sie in der For-
mularansicht angezeigt werden. Sie können jedoch
in dieser Ansicht auch Änderungen am Formular-
entwurf vornehmen. Da die Daten beim Ändern des
Formulars angezeigt werden, ist diese Ansicht zum
Festlegen der Größe von Steuerelementen oder zum
Durchführen nahezu jeder anderen Aufgabe, die sich
auf die Darstellung und Benutzerfreundlichkeit des
Formulars auswirkt, sehr hilfreich.
»» Bestimmte Aufgaben können in der Layoutansicht
nicht durchgeführt werden. Für diese Aufgaben
müssen Sie in die Entwurfsansicht wechseln. Diese
bietet eine Ansicht der Struktur des Formulars mit
einem höheren Detailgrad. Sie können den Kopfzei-
len-, Detail- und Fußzeilenbereich für das Formular
anzeigen. Das Formular wird nicht ausgeführt, wenn
es in der Entwurfsansicht angezeigt wird, so dass Sie
die zugrunde liegenden Daten nicht sehen können,
während Sie Änderungen am Entwurf vornehmen.
»» In der Datenblattansicht eines Formulars werden
die Inhalte ähnlich wie in einer Tabelle angezeigt
(à unten).
Abbildung 15.6  Beachten Sie die Gruppe Formulare der Registerkarte Erstellen.
396
15.1.3 Einen Bericht erstellen
Um einen Bericht zu erstellen, benötigen Sie – wie bei
einem Formular – einen zugrunde liegenden Datenbe-
stand. Dabei kann es sich um eine Tabelle mit den Ori-
ginaldaten oder um eine Abfrage handeln. Auf dieser
Basis können Sie den Bericht erstellen, den Sie anschlie-
ßend speichern müssen. Die Werkzeuge zum Erstellen
finden Sie in der Gruppe Berichte auf der Registerkarte
Erstellen im Menüband.
Zum Anlegen eines Berichts gehen Sie ähnlich wie schon
von anderen Objekten – beispielsweise einem Formular
– her gewohnt vor: Sie verwenden die Schaltflächen auf
der Registerkarte Erstellen im Menüband – diesmal die
in der Gruppe Berichte (à Abbildung 15.6).
Sie haben darüber die Möglichkeit, einen Bericht auf
verschiedene Weisen zu erstellen (à Tabelle 15.2).
Symbol Name und Wirkung
Bericht: erstellt einen Bericht auf der Basis der aktuell
geöffneten oder in der Navigationsleiste markierten
Tabelle oder Abfrage. Alle Felder der Datengrundlage
werden in den Bericht übernommen.
Berichtsentwurf: erstellt einen Bericht in der Ent-
wurfsansicht. Sie müssen anschließend die Eingaben
für die Elemente des Berichts selbst vornehmen.
Leerer Bericht: erstellt ein leeres Berichtsformular,
in dem Sie die erforderlichen Steuerelemente selbst
einfügen müssen.
Berichts-Assistent: startet einen Assistenten, über den
Sie einen Bericht selbst definieren können.
Etiketten: startet einen Assistenten zum Erstellen von
Etiketten.
Tabelle 15.2  Die Schaltflächen in der Gruppe Berichte

Einen Basisbericht erstellen
Am schnellsten kann ein Bericht über die Schaltfläche
Bericht auf der Registerkarte Erstellen im Menüband
erstellt werden, da das Generieren umgehend ohne Ein-
gabeaufforderungen erfolgt. Da diese Abfragen wegfal-
len, kommt man schneller zu einem Ergebnis. Im Bericht
werden alle Felder aus einer zugrunde liegenden Tabelle
oder Abfrage angezeigt. Das hat auch einige Nachteile,
da hier nicht die Möglichkeit besteht, einen bestimmten
Stil zu wählen oder einen Titel festzulegen. Solche Grö-
ßen müssen Sie dann anschließend festlegen.
Verwenden Sie dafür die folgenden Schritte:
»» Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle
oder Abfrage, auf der der Bericht basieren soll, oder
öffnen Sie diese Datenquelle. Verwenden Sie bei-
spielsweise Tabelle1.
»» Holen Sie die Registerkarte Erstellen im Men-
üband in den Vordergrund. Klicken Sie in der
Gruppe Berichte auf Bericht. Der Bericht wird
sofort erstellt und in der Layoutansicht angezeigt
(à Abbildung 15.7). Die gestrichelten Linien darin
kennzeichnen die Seitenumbrüche.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der
Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das Dialogfeld
Speichern unter wird angezeigt.
Formulare und Berichte erstellen
»» Weisen Sie dem Bericht einen Namen zu und bestä-
tigen Sie über OK.
»» Wenn Sie den Bericht gerade nicht benötigen, kön-
nen Sie ihn schließen . Beim nächsten Öffnen des
Berichts werden die aktuellsten Daten aus der Da-
tensatzquelle angezeigt.
Den Berichts-Assistenten verwenden
Mit dem Berichts-Assistenten können Sie die im Bericht
angezeigten Felder präziser auswählen. Außerdem kön-
nen Sie angeben, wie die Daten gruppiert und sortiert
werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren
Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Be-
ziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor
angegeben haben.
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der
Gruppe Berichte auf Berichts-Assistent . Der As-
sistent wird gestartet. Er führt Sie nacheinander
durch die einzelnen Schritte zur Erstellung des Be-
richts.
»» Legen Sie im oberen Bereich auf der ersten Seite
fest, welche der vorhandenen Tabellen oder Abfra-
gen als Grundlage für den Bericht dienen soll. Stan-
dardmäßig ist bereits das aktuell geöffnete oder
gerade markierte Objekt gewählt. Alle sonst noch
in der Datenbank vorhandenen Elemente dieser Art
Abbildung 15.7 
Der Bericht in der Layoutansicht
397
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
werden im Listenfeld Tabellen/Abfragen aufgelistet
und können von dort aus gewählt werden. Verwen-
den Sie für diese Aufgabe die Tabelle2.
»» Nach dieser Wahl werden die in der Datengrundlage
vorhandenen Felder in der Liste Verfügbare Felder
angezeigt. Bestimmen Sie, welche Felder Sie in den
Bericht übernehmen wollen. Übernehmen Sie die
Felder in der Reihenfolge, in der sie später im Be-
richt vorkommen sollen. Markieren Sie dazu das Feld
in der Liste Verfügbare Felder und klicken Sie auf die
Schaltfläche mit dem nach rechts zeigenden Pfeil.
Der Feldname wird dann im Bereich Ausgewählte
Felder angezeigt.
»» Wechseln Sie über die Schaltfläche Weiter zur nächs-
ten Seite des Assistenten. Wenn Sie stattdessen auf
Fertig stellen klicken, werden die folgenden Schritte
des Assistenten übersprungen und der Assistent be-
nutzt seine Grundeinstellungen.
»» Legen Sie dann fest, nach welchen Feldern gruppiert
werden soll. Wenn gruppiert werden soll, wählen Sie
das gewünschte Feld in der Liste links und klicken
Sie auf die Schaltfläche mit dem nach rechts zeigen-
den Pfeil. Wenn Sie nach mehreren Feldern gruppie-
ren, können Sie die Reihenfolge dieser Gruppierung
über die Schaltflächen Priorität ändern.
398
»» Legen Sie nach einem Klick auf Weiter fest, nach
welchen Feldern sortiert werden soll. Wählen Sie
über die erste Liste das Feld aus, nach dessen In-
halten die Datensätze zuerst sortiert werden sollen.
Über die nachfolgenden Felder können Sie innerhalb
dieser Sortierung nach anderen Inhalten sortieren
lassen. Standardmäßig wird immer aufsteigend sor-
tiert. Durch einen Klick auf Aufsteigend schalten Sie
für dieses Feld auf eine absteigende Reihenfolge um.
»» Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie das Layout für
Ihren Bericht aus. Wählen Sie für diese Aufgabe die
Option Einspaltig.
»» Klicken Sie auf Weiter und legen Sie das Format für
den Bericht fest. Der jeweils markierte Stil wird links
im Fenster in einer Vorschau skizziert.
»» Geben Sie abschließend dem Bericht einen Namen
und entscheiden Sie dann, was als Nächstes getan
werden soll.
»» Bestätigen Sie über die Schaltfläche Fertig stellen.
Der Bericht wird erstellt und in der gewählten An-
sicht geöffnet. Hatten Sie die Berichtsvorschau ge-
wählt, wird der Bereich in der Seitenansicht ange-
zeigt (à Abbildung 15.8).
»» Speichern brauchen Sie den Bericht nicht mehr. An-
schließend können Sie ihn schließen .
Abbildung 15.8 
Der Bericht in der
Seitenansicht

Wenn Sie Felder aus mehreren Tabellen oder
TIPP Abfragen in einen Bericht einfügen möchten,
klicken Sie nach dem Auswählen der Felder aus der ers-
ten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Be-
richts-Assistenten nicht auf Weiter oder Fertig stellen.
Wiederholen Sie stattdessen die beschriebenen Schrit-
te, um eine weitere Tabelle oder Abfrage auszuwählen.
Klicken Sie auf die Felder, die Sie in den Bericht einbe-
ziehen möchten. Klicken Sie dann erst auf Weiter oder
Fertig stellen, um fortzufahren.
Berichte manuell anlegen
Wenn Sie die Werkzeuge Bericht oder Berichts-Assis-
tent nicht verwenden möchten, können Sie den Bericht
über Leerer Bericht oder Berichtsentwurf völlig neu
erstellen. Das kann sich, besonders wenn Sie nur weni-
ge Felder in den Bericht einbeziehen möchten, als sehr
schnelle Methode erweisen, erfordert aber bei Berich-
ten mit vielen Feldern denselben Aufwand wie das ma-
nuelle Erstellen von Formularen. Es ist auch die bessere
Möglichkeit, wenn Sie spezielle Anforderungen an die
Optik des Berichts haben.
Beim Erstellen eines leeren Berichts spielt es im Prinzip
keine Rolle, welche Tabelle oder Abfrage schon geöffnet
oder gerade im Navigationsbereich markiert ist.
» Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in
der Gruppe Berichte auf Leerer Bericht. Ein
leerer Bericht wird in der Layoutansicht ange-
zeigt. Außerdem wird mit der Feldliste ein Fenster
angezeigt, das alle Tabellen und Abfragen auflistet.
» Die Felder einer Tabelle oder Abfrage blenden Sie
ein bzw. aus, indem Sie auf die links vor dem Objekt-
namen befindlichen Plus- oder Minuszeichen klicken.
» Um Felder in den Bericht einzufügen, ziehen Sie je-
des Feld einzeln auf die Berichtsfläche. Gehen Sie
genauso vor, wie vorher für das Erstellen von For-
mularen beschrieben. Sie können auch mit gedrückt
gehaltener Ÿ-Taste Felder gemeinsam markieren
und dann gleichzeitig auf den Bericht ziehen. Sie
können es sich auch einfacher machen, indem Sie
auf die Feldbezeichnung in der Feldliste einen Dop-
pelklick ausführen. Das entsprechende Feld wird
dann automatisch auf die Berichtsfläche übertra-
gen. Es wird dort gegebenenfalls nach der gerade
Formulare und Berichte erstellen
markierten Feldbezeichnung eingefügt. Gehen Sie
also am besten in der Reihenfolge vor, in der die Fel-
der später im Bericht erscheinen sollen.
Wie man die Anzeigen in der Layoutan-
HINWEIS sicht editiert oder erweitert, erfahren Sie
später. Verwenden Sie beispielsweise die Werkzeuge
der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Be-
richtslayouttools/Format, um dem Bericht ein Logo, ei-
nen Titel, Seitenzahlen oder das Datum und die Uhrzeit
hinzuzufügen.
Einen Berichtsentwurf erstellen
Sie können in Access 2010 auch komplexe Berichte er-
stellen. Dazu verwenden Sie am besten die Entwurfsan-
sicht des Berichts.
» Um in einer bereits geöffneten Datenbank
einen neuen Entwurf für einen neuen Be-
richt zu erstellen, öffnen Sie im Menüband
die Registerkarte Erstellen. Klicken Sie dann in der
Gruppe Berichte auf die Schaltfläche Berichtsent-
wurf. Die Entwurfsansicht für den neuen Bericht
wird angezeigt (à Abbildung 15.9).
In diesem Entwurf gehen Sie ähnlich vor, wie bei dem
vorher vorgestellten Formularentwurf. Sie müssen alle
Steuerelemente selbst erstellen. Wir werden später dar-
auf eingehen (à unten).
15.1.4 Die Berichtsansichten
Sie haben eben wahrscheinlich ge-
merkt, dass bereits beim Erstellen des
Berichts unterschiedliche Ansichten
als Ergebnis der Arbeit auftauchen.
Alle Berichte können aber in allen An-
sichten angezeigt werden. Aktivieren
Sie dazu die entsprechende Option in
der Liste zur Schaltfläche Ansicht. Sie
finden diese auf der Registerkarte
Start in der Gruppe Ansichten. Aber
auch andere Registerkarten verfügen über diese Grup-
pe mit dieser Schaltfläche – beispielsweise die Register-
karte Berichtslayouttools/Entwurf oder die Registerkar-
te Berichtentwurfstools/Entwurf. Standardmäßig finden
Sie darin vier Formen der Ansicht. Beachten Sie gleich,
dass durch einen einfachen Klick auf diese Schaltfläche
399
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
standardmäßig immer zwischen der Berichtsansicht
und der Layoutansicht hin- und hergeschaltet wird. Die
anderen Formen der Ansicht müssen Sie aus der Liste
zur Schaltfläche auswählen.
Diese vier Ansichten können Sie auch über die vier klei-
nen Schaltflächen im rechten Bereich der Sta-
tusleiste ansteuern.
»» Die seit der Version 2007 neue Berichtsansicht er-
möglicht eine aussagekräftige, präzise Darstellung
von Berichten, ohne dass diese gedruckt oder in der
Vorschau angezeigt werden müssen. Sie dient zum
Arbeiten mit Berichtsergebnissen am Bildschirm.
Um Details zu bestimmten Datensätzen zu erhal-
400
Abbildung 15.9 
Der leere Bericht verfügt
über drei Bereiche.
ten, verwenden Sie die schon vorher beschriebenen
Filtertechniken. Diese Ansicht eignet sich beispiels-
weise auch dafür, bestimmte Ergebnisse mit dem
Kopier­befehl in der Zwischenablage zu erfassen und
in andere Anwendungen einzufügen.
»» Mit der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderun-
gen vornehmen, während Sie gleichzeitig die Daten
anzeigen lassen. Beispielsweise können Sie ein Feld
hinzufügen, indem Sie dieses aus dem neuen Bereich
Feldliste ziehen, oder aber Eigenschaften mithilfe
des Eigenschaftenblatts ändern. Die Layout­ansicht
unterstützt die neuen gestapelten und tabellari-
schen Layouts – also Steuerelementgruppen, die Sie
als Ganzes bearbeiten können, damit Felder, Spalten,

Zeilen oder ganze Layouts problemlos neu angeord-
net werden können. In der Layoutansicht können Sie
außerdem ein Feld entfernen oder Formatierungen
hinzufügen.
»» Eine noch größere Zahl von Möglichleiten zum Edi-
tieren finden Sie in der Entwurfsansicht des Berichts.
Sie können darin dem Bericht neue Steuerelemen-
te und Felder hinzufügen. Das Eigenschaftenblatt
ermöglicht es Ihnen, auf zahlreiche Eigenschaften
zuzugreifen, mit denen Sie den Bericht anpassen
können. Standardmäßig besteht ein solcher Be-
richtsentwurf zunächst aus drei Abschnitten – dem
Seitenkopf, dem Detailbereich und dem Seitenfuß.
Es können aber noch weitere Bereiche darin auf­
tauchen.
»» Die Seitenansicht stellt den Bericht so dar, wie er
beim Ausdruck erscheinen würde. Die Ansicht wird
durch die Einstellungen für den standardmäßig ein-
gestellten oder in Access gewählten Drucker beein-
flusst. Sie verfügt im Menüband über die Register-
karte Seitenansicht, über deren Gruppen Sie das
Layout der Berichtsseiten für den Ausdruck beein-
flussen können.
15.2 Formulare und Berichte
editieren
Welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, For-
mulare und Berichte auf der Basis von Tabellen oder
Abfragen in Access zu erstellen, haben Sie bereits er-
fahren. Die Werkzeuge dazu erzeugen – mehr oder min-
der automatisch – schnell die gewünschten Datenbank-
objekte. Wenn Ihnen die damit produzierten Ergebnisse
für Ihre Zwecke nicht ausreichen, müssen Sie sich etwas
tiefer mit Möglichkeiten des Entwurfs dieser Objekte
beschäftigen. Sie können dazu von einem bestehenden
Formulare und Berichte editieren
Formular oder Bericht ausgehen oder aber auch dieses
Datenbankobjekt von Grund auf neu entwerfen. In bei-
den Fällen können Sie sowohl in der Entwurfsansicht als
auch in der Layoutansicht arbeiten. Wir wollen Ihnen
zunächst einen Überblick über diese Werkzeuge liefern.
15.2.1 Die Werkzeuge im Überblick
Zum Editieren eines Formulars oder Berichts können
Sie sowohl in der Entwurfsansicht als auch in der Lay-
outansicht arbeiten. Die Grundwerkzeuge sind in beiden
Fällen dieselben, allerdings bietet die Entwurfsansicht
noch einige zusätzliche Möglichkeiten, die Ihnen in der
Layoutansicht nicht zur Verfügung stehen.
Die Registerkarten
Sie finden die wichtigsten Befehle in mehreren Regis-
terkarten, die eingeblendet werden, wenn Sie mit dem
Formular oder Bericht zur Entwurfsansicht oder zur
Layoutansicht wechseln. In allen Fällen werden die drei
Registerkarten Entwurf, Anordnen und Format ange-
zeigt. Beachten Sie, dass viele Befehle in den Register-
karten identisch sind.
»» Am wichtigsten ist vielleicht die Registerkarte For-
mularentwurfstools/Entwurf (à Abbildung 15.10). Die
Gruppe Designs erlaubt es, ein Design auf das For-
mular oder den Bericht anzuwenden. In einem De-
sign sind jeweils Kombinationen von Designschrift-
arten und Designfarben zusammengefasst. Über die
wichtige Gruppe Steuerelemente können Sie weitere
Steuerelemente im Formular oder Bericht ansiedeln.
»» Die Befehle auf der Registerkarte Formularentwurf-
stools/Anordnen setzen Sie ein, wenn Sie im Bericht
oder im Formular mit einem Layout arbeiten wollen
(à Abbildung 15.11). Sie können darüber das zugrun-
de liegende Layout ändern und zusätzliche Elemen-
te hinzufügen oder löschen. Mit einigen Ausnahmen
Abbildung 15.10 
Die Registerkarte Formular-
entwurfstools/Entwurf
401
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
finden Sie bei Berichten und Formularen in den An-
sichten Entwurf und Layout identische Befehle.
»» Die Registerkarte Formularentwurfstools/Format be­
inhaltet – Sie vermuten es schon – die Werkzeuge
zum Formatieren von Steuerelementen (à Abbildung
15.12). Für den Einstieg wichtig ist hier besonders
die Gruppe Auswahl. Mit dem Listenfeld oben kön-
nen Sie unter den bereits im Formular oder Bericht
eingefügten Steuerelementen eines zur Bearbei-
tung auswählen. Ein Klick auf die Schaltfläche Alles
markieren in dieser Gruppe sorgt dafür, dass alle
eingefügten Steuerelemente gemeinsam markiert
werden.
Das Eigenschaftenblatt
Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigen-
schaften des Formulars und der zugehörigen Steuer-
elemente zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzu-
zeigen, drücken Sie die Ì-Taste oder klicken Sie auf
die gleichnamige Schaltfläche auf der Registerkarte
Anordnen.
Das Eigenschaftenblatt ist in zwei Bereiche unterteilt:
»» Oben verfügt es über ein aufklappba-
res Listenfeld, über dessen Inhalte Sie
festlegen können, für welchen Be-
standteil des Formulars Sie die Eigen-
schaften anzeigen lassen wollen. Der
gerade gewählte Auswahltyp wird un-
402
Abbildung 15.11 
Die Registerkarte Formular-
entwurfstools/Anordnen
Abbildung 15.12 
Die Registerkarte Formular-
entwurfstools/Format
terhalb der Titelleiste des Eigenschaftenblatts ange-
zeigt. Außerdem wird in der Layoutansicht des For-
mulars der entsprechende Bereich markiert.
»» Die Liste im Bereich darunter zeigt die Eigenschaf-
ten an, die Sie für den oben eingestellten Bereich
einstellen können. Sie finden darin vier Register-
karten für einzelne Gruppen von Eigenschaften und
eine, in der Alle Eigenschaften zusammengefasst
werden.
»» Besonders interessant sind die Parameter auf der
Registerkarte Daten (à Abbildung 15.13 links): In der
Eigenschaft Datenquelle wird die zugrunde liegende
Tabelle oder Abfrage angezeigt. Über das Listenfeld
dazu können Sie ein anderes Objekt als Datengrund-
lage wählen. Über die darunter angezeigten Eigen-
schaften Filter zulassen, Bearbeitungen zulassen,
Löschen zulassen, Anfügen zulassen usw. regeln Sie,
ob diese Aktionen bei der Arbeit im Formular erlaubt
werden sollen.
»» Die Registerkarte Format zeigt eine Vielzahl von For-
mateinstellungen an (à Abbildung 15.13 rechts). Sie
können hierüber beispielsweise über Beschriftung
regeln, welcher Text in der Titelleiste des Formulars
in der Datenansicht angezeigt werden soll. Sie kön-
nen hier auch die Farbgebung festlegen.
»» Alle Eigenschaften des Formulars werden auf der
Registerkarte Alle nochmals zusammengefasst.

 
Zusätzliche Bereiche anzeigen
Wenn Sie bereits mehrere Formulare und Berichte er-
stellt haben, werden Sie gemerkt haben, dass diese
Datenbankobjekte über mehrere Bereiche verfügen
können. Das sind beispielsweise der Detailbereich und
die Bereiche Seitenkopf/-fuß und Formularkopf/-fuß
bzw. Formularkopf/-fuß. Je nachdem, welche Methode
Sie zum Erstellen benutzt haben, werden diese bereits
angezeigt oder auch nicht. Haben Sie zum Erstellen ei-
nes Formulars den Befehl Formularentwurf verwendet,
finden Sie nur einen Detailbereich (à Abbildung 15.14
links). Beim Berichtsentwurf werden Ihnen gleich der
 
Formulare und Berichte editieren
Abbildung 15.13 
Das Eigenschaftenblatt
Seitenkopf, der Detailbereich und der Seitenfuß ange-
zeigt (à Abbildung 15.14 rechts).
Angezeigt werden diese Bereiche in allen Ansichten,
eingestellt werden können sie aber nur über die An-
sicht Entwurf. Sie regeln die anzuzeigenden Bereiche
über das Kontextmenü, das Sie durch einen Klick auf
eine leere Stelle im Entwurf anzeigen lassen. Bei einem
Formular finden Sie darin die Befehle Seitenkopf/-fuß
und Formularkopf/-fuß, bei einem Bericht die Befehle
Seitenkopf/-fuß und Berichtskopf/-fuß. In allen Fällen
können Sie die gewünschten Bereiche hier ein- und aus-
schalten.
Abbildung 15.14 
Bereiche beim Erstellen im
Entwurf – für ein Formular
und einen Bericht
403
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
ACHTUNG
Durch Abschalten von Seitenkopf/-fuß
schalten Sie die Anzeige der Bereiche
Seitenkopf und Seitenfuß ein und aus. Dadurch werden
aber auch gleichzeitig alle bereits in diesen Bereichen
vorgenommenen Eingaben gelöscht!
Sie sollten wissen, über welche Aufgaben diese Berei-
che verfügen:
» Den Detailbereich benutzen Sie zur Anzeige der ein-
zelnen Daten. Hier fügen Sie wohl den Großteil der
Steuerelemente ein.
» Die in den Bereichen Seitenkopf und Seitenfuß ein-
gegebenen Daten erscheinen in den Datenansichten
und beim Drucken auf jeder Seite. Sie können hier
also Spaltenüberschriften und zusammenfassende
Informationen unterbringen. Bei Formularen, die ja
im Allgemeinen auf dem Bildschirm benutzt werden,
sind diese Bereiche meist überflüssig.
Die Bereiche Formularkopf bzw. Berichtskopf erschei-
nen als Überschriften auf dem Bildschirm und beim
Ausdruck auf der ersten Seite. Der Formularfuß und
der Berichtsfuß werden am Ende des Formulars oder
Berichts – beim Ausdruck auf der letzten Seite – ange-
zeigt. Hier können Sie zusammenfassende Ergebnisse
– wie beispielsweise Summen oder andere statistische
Auswertungen – für die Daten im Formular oder Bericht
darstellen (à unten).
Um den Raum festzulegen, den Sie im Formu-
lar oder Bericht für die einzelnen Bereiche zur
Verfügung stellen wollen, verschieben Sie die entspre-
chenden Begrenzungslinien. Setzen Sie dazu den Maus-
zeiger auf die einen Bereich abschließende Begren-
zungslinie und verschieben Sie diese mit gedrückt
gehaltener Maustaste.
Die gesamte Breite bzw. Höhe eines Formulars
oder Berichts in der Datenansicht regeln Sie, in-
dem Sie in der Entwurfsansicht die helle Hintergrundflä-
che vergrößern oder verkleinern. Verschieben Sie dazu
die Begrenzungslinien über die Maus. Beim Verkleinern
der Breite sollten Sie beachten, dass bereits eingefügte
Steuerelemente damit nicht ausgeblendet werden kön-
nen. Sie können also die Entwurfsfläche immer nur so
weit verkleinern, dass diese Elemente noch angezeigt
werden.
404
15.2.2 Die Bindung an Tabellen oder
Abfragen
Sie haben es wahrscheinlich schon gemerkt. Wenn Sie
ein Formular oder einen Bericht gezielt auf der Basis
einer Tabelle oder Abfrage erstellt haben, werden da-
mit auch automatisch die Daten in diesem zugrunde
liegenden Datenobjekt angezeigt. Anders ist das, wenn
Sie beispielsweise zum Erstellen eine der Optionen For-
mularentwurf, Leeres Formular, Berichtsentwurf oder
Leerer Bericht benutzt haben. Hier erstellt Access zu-
nächst ein noch vollständig leeres Datenbankobjekt, das
noch an keine Tabelle oder Abfrage gebunden ist. Wel-
che Tabelle oder Abfrage das sein soll, müssen Sie erst
angeben. Mit denselben Methoden können Sie unter be-
stimmten Voraussetzungen auch die zugrunde liegende
Datenbasis ändern.
Mit den beim Erstellen des Formulars durchgeführten
Aktionen haben Sie bereits die wesentlichen Eigen-
schaften des Formulars festgelegt. Diese Eigenschaften
können Sie über ein Dialogfeld einsehen und – bei Be-
darf – ändern. Beispielsweise könnten Sie darüber eine
andere Tabelle als Grundlage wählen.
» Markieren Sie – falls notwendig – das Formular als
Ganzes, indem Sie auf den Formularmarkierer
in der oberen linken Ecke des Formularentwurfs
klicken. Dass Sie das Formular als Ganzes markiert
haben, erkennen Sie an dem schwarzen Punkt in die-
sem Feld.
» Klicken Sie dann auf Eigenschaftenblatt in
der Gruppe Tools oder drücken Sie die
Ì-Taste. Das Fenster Eigenschaftenblatt
zeigt die für das gesamte Formular definierten Ei-
genschaften auf mehreren Registerkarten an (à Ab-
bildung 15.15). Besonders wichtig sind hier die Eigen-
schaften auf der Registerkarte Daten. Darauf werden
wir gleich noch eingehen.
» Achten Sie auf die Anzeige Auswahltyp im
oberen Bereich dieses Fensters. Damit le-
gen Sie fest, welche Eigenschaften im Fenster ange-
zeigt werden sollen. Bei einem noch leeren Formular
können Sie hier über die beiden Optionen Formular
und Detailbereich wechseln. Hatten Sie bereits Steu-
erelemente in das Formular eingefügt, finden Sie
hier noch mehr Elemente.

 
»» Wenn Sie keine Änderungen an den Eigenschaften
vornehmen wollen, schließen Sie das Dialogfeld
durch einen Klick auf die Schaltfläche in der Titel-
leiste.
15.2.3 Steuerelemente einfügen
Die wohl wichtigste Aufgabe beim Überarbeiten von
Formularen und Berichten besteht wohl im Einfügen,
Kontrollieren, und Anpassen der darin angezeigten
Steuerelemente. Steuerelemente sind die Objekte, die
Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das An-
zeigen und Bearbeiten von Information zum Optimieren
der Benutzeroberfläche – wie Bezeichnungsfelder und
Bilder – ermöglichen. Das am häufigsten verwendete
Steuerelement ist das Textfeld. Es gibt jedoch auch an-
dere Steuerelemente, wie beispielsweise Bezeichnungs-
felder, Kontrollkästchen und Unterformulare/Unterbe-
richte.
Wie oben bereits erwähnt, können Sie diese Elemente
sowohl über die Layout- als auch über die Entwurfs­
ansicht einfügen und bearbeiten. Das gilt sowohl für
Formulare als auch für Berichte.
Formulare und Berichte editieren
Abbildung 15.15 
Die Eigenschaften des Formulars
Die prinzipiellen Methoden zum Einfügen
Wir hatten es gerade schon angesprochen:
Die wichtigste Tätigkeit bei der Arbeit in der
Entwurfsansicht besteht im Einfügen von
Steuerelementen. Voraussetzung ist fast immer, dass
das Formular oder der Bericht bereits an eine Tabelle
oder Abfrage gebunden ist, in der die Daten enthalten
sind, die im Steuerelement angezeigt werden sollen.
Dann stehen Ihnen zum Einfügen im Prinzip immer zwei
Methoden zur Verfügung: Sie können die Feldliste be-
nutzen und daraus eines der vorhandenen Felder in den
Entwurf ziehen oder Sie können sich der Befehlsschalt-
flächen in der Gruppe Steuerelemente auf der Register-
karte Berichtentwurftools/Entwurf im Menüband bedie-
nen.
Wir wollen Ihnen in diesem Abschnitt zunächst einmal
das Prinzip des Einfügens vorstellen und auch beschrei-
ben, auf welche Unterschiede Sie bei den einzelnen An-
sichten und Layouts achten müssen. Auf weitere wich-
tige Details zum Einfügen von Elementen gehen wir
später noch ein.
405
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte

Die Bedeutung des Layouts

Wir hatten es bei unseren Bemerkungen zum Erstellen
von Formularen und Berichten schon angesprochen
(à oben): Viele der Werkzeuge auf der Registerkarte
Erstellen des Menübands erzeugen Formulare oder Be-
richte, die bereits über ein Layout verfügen. Die Lay-
outs für Steuerelemente sind Führungslinien, mit denen
die Steuerelemente horizontal und vertikal angeordnet
werden, um Ihrem Formular ein einheitliches Aussehen
zu verleihen. Sie können sich ein Steuerelementlayout
als eine Tabelle vorstellen, in der jede Tabellenzelle ein
Steuerelement enthält. Steuerelementlayouts liegen in
zwei Varianten vor: tabellarisch (à Abbildung 15.16) und
gestapelt (à Abbildung 15.17).

Das Arbeiten über die Feldliste

In der Feldliste werden die Tabellen und Ab-
fragen und deren Felder angezeigt, die Sie
zum Aufbau eines Formulars oder Bericht
benutzen können. Die Anzeige dieser Liste erreichen
Sie durch einen Klick auf die Option Vorhandene Felder
hinzufügen in der Gruppe Tools oder durch Drücken von
Ç+Ð.
»» Hatten Sie das Formular oder den Bericht noch nicht
an eine Tabelle oder Abfrage gebunden, werden in
der Liste zunächst nur die möglichen Datengrundla-
gen angezeigt (à Abbildung 15.18 links). Durch einen
Klick auf das Pluszeichen vor einer Tabelle oder Ab-
frage können Sie die darin verfügbaren Felder anzei-
gen lassen (à Abbildung 15.18 rechts).
Abbildung 15.16  Ein Formular in einem gestapelten Layout
»» Wenn Sie das Formular oder den Bericht bereits an
eine Tabelle oder Abfrage gebunden hatten, werden
in der Feldliste nur die Felder aus dieser Datengrund-
lage angezeigt. Gegebenenfalls werden aber unten
in der Feldliste auch mögliche Verknüpfungen zu an-
deren Datenbehältern angezeigt.
Zum Einfügen eines Felds in Form eines Steuerelements
setzen Sie den Mauszeiger auf das gewünschte Feld in
der Feldliste, halten die Maustaste gedrückt und ver-
schieben es in den Entwurf des Formulars oder Berichts.
Welche Freiheiten Sie dann bei der Positionierung des

Abbildung 15.17 
Ein Formular in
einem tabellari-
schen Layout

406

 
Elements haben, hängt davon ab, ob das Formular oder
der Bericht bereits über ein Layout verfügt oder nicht.
Ob ein Layout vorhanden ist, wird auch durch die Me-
thode geregelt, die Sie zum Erstellen des Formulars
oder Berichts gewählt haben. Fast alle Befehle zum Er-
stellen erzeugen bereits ein Layout.
»» Wenn Sie die Felder in ein sonst noch vollständig lee-
res Formular oder einen solchen Bericht einfügen,
können Sie in der Entwurfsansicht das Feld frei nach
Ihren Wünschen positionieren (à Abbildung 15.19
links). In der Layoutansicht wird das Feld zunächst
im gestapelten Layout eingefügt, über eine Opti-
onsschaltfläche können Sie aber zu einem tabella-
rischen Layout wechseln (à Abbildung 15.19 rechts).
»» Wenn bereits Felder im Formular oder im Bericht
vorhanden sind, beschränkt das bereits eingestellte
Layout die Möglichkeiten der Positionierung: War ein
gestapeltes Layout eingestellt, können Sie in dieser
Ansicht neue Felder nur in der damit vorgegebenen
Form einfügen. Entsprechendes gilt für ein tabellari-
sches Layout.
»» In der Ansicht Entwurf können Sie aber neue Felder
auch dann frei positionieren, wenn bereits Felder
und ein Layout vorhanden sind. Die neu eingefügten
Felder werden dem Layout nicht hinzugefügt, Sie
können das aber später noch ändern.
 
Formulare und Berichte editieren
Abbildung 15.18 
Die Feldliste ohne Verknüpfung
Auf weitere wichtige Details zum Einfügen von Elemen-
ten aus der Feldliste gehen wir später noch ein.
Das Arbeiten über die Gruppe Steuerelemente
Die zweite Methode zum Einfügen von Steuerelementen
in ein Formular oder in einen Bericht besteht darin, die
Schaltflächen in der Gruppe Steuerelemente auf der Re-
gisterkarte Berichtentwurftools/Entwurf im Menüband
zu benutzen. Welche Befehle in dieser Gruppe verfüg-
bar sind, hängt davon ab, ob Sie ein Formular oder einen
Bericht entwerfen und ob Sie dafür die Ansicht Layout
oder die Ansicht Entwurf benutzen. Bei einem Formular
finden Sie in der Ansicht Entwurf mehr Steuerelemente
als in der Ansicht Layout (à Abbildung 15.20). Dasselbe
finden Sie bei einem Bericht. Stellen Sie also vor dem
Einfügen immer erst eine geeignete Ansicht ein.
Die Vielzahl der im Programm verfügbaren Steuerele-
mente macht das Arbeiten an einem Formular interes-
santer als die Arbeit in Tabellen. Wir können nicht auf
alle diese Werkzeuge intensiv eingehen; die nachfolgen-
den Ausführungen liefern aber einen Überblick über die
wichtigsten Aspekte.
»» Kontrollkästchen können in der Datenansicht an-
geklickt werden, um anzuzeigen, dass ein bestimm-
ter Sachverhalt zutrifft. In der dem Formular zugrun-
de liegenden Tabelle wird der Status des Kästchens
Abbildung 15.19 
Das Einfügen in der
Entwurfsansicht und
in der Layout­ansicht
407
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
 
als Zahlenwert vermerkt. Haben Sie sinnvollerweise
das Feld mit dem Felddatentyp Ja/Nein versehen,
werden diese Zahlenwerte auch in der Tabelle als
Kontrollkästchen angezeigt. Über das Eigenschaf-
tenblatt dazu können Sie unter anderem regeln, ob
ein dreifacher Status – aktiviert, nicht aktiviert oder
unbestimmt – erlaubt werden soll und welcher Stan-
dardwert benutzt werden soll.
»» Auch ein Optionsfeld wird angeklickt, um anzu-
zeigen, dass ein bestimmter Sachverhalt zutrifft. Die
Funktion von Optionsfeldern ist im Prinzip dieselbe
wie die von Kontrollkästchen. Das Ergebnis eines
angeklickten Optionsfelds ist eine Zahl, die im ver-
bundenen Tabellenfeld gespeichert wird. Auch hier
können Sie über das Eigenschaftenblatt dazu unter
anderem regeln, ob ein dreifacher Status – aktiviert,
nicht aktiviert oder unbestimmt – erlaubt werden
soll und welcher Standardwert benutzt werden soll.
»» Eine Umschaltfläche erfüllt dieselbe Aufgabe.
Auch sie wird angeklickt, um anzuzeigen, dass ein
bestimmter Sachverhalt zutrifft. Das Ergebnis einer
angeklickten Umschaltfläche ist eine Zahl, die im
verbundenen Tabellenfeld gespeichert wird. Nach
dem Einfügen einer Umschaltfläche wird ein leeres
Steuer­element ohne Bezeichnungsfeld eingefügt. Im
Allgemeinen werden Sie eine Bezeichnung direkt in
die Schaltfläche schreiben. Klicken Sie dazu in das
Steuerelement und tippen Sie den Text ein oder
benutzen Sie das Eigenschaftenblatt zur Eingabe.
Meist müssen Sie die Breite der Schaltfläche vergrö-
ßern, um den gesamten Text anzuzeigen.
408
Abbildung 15.20 
Der Katalog der Steuerelemente
für ein Formular – in den Ansichten
Entwurf und Layout
»» Eine Optionsgruppe dient zur Aufnahme mehre-
rer Steuerelemente vom Typ Kontrollkästchen, Op-
tionsfeld oder Umschaltfläche, die alle denselben
Sachverhalt betreffen. Innerhalb einer Optionsgrup-
pe mit Optionsfeldern kann jeweils nur ein Steuer-
element aktiviert sein; die damit gegebenen Alterna-
tiven schließen sich also gegenseitig aus. Nach dem
Einfügen einer Optionsgruppe wird zunächst nur ein
Rahmen mit einem oben links angezeigten Bezeich-
nungsfeld angezeigt. Die Bezeichnung können Sie
direkt oder über das Fenster Eigenschaften dazu än-
dern. Fügen Sie anschließend die gewünschten Op-
tionsfelder, Kontrollkästchen oder Umschaltflächen
ein. Setzen Sie so viele Schaltflächen in die Options-
gruppe wie erforderlich. Durch Anklicken der in der
Optionsgruppe enthaltenen Elemente wird eine Aus-
wahl getroffen, die als Zahl in dem mit der Options-
gruppe verbundenen Tabellenfeld gespeichert wird.
»» In einem Listenfeld werden Daten immer aus ei-
ner Liste ausgewählt. Anders als bei Kombinations-
feldern ist die Liste stets geöffnet. Für die Herkunft
der Daten in der Liste werden vornehmlich Tabellen,
Abfragen oder Einträge im Feld Datensatzherkunft
im Eigenschaftenfenster zum Listenfeld verwendet.
Die Vorgehensweise beim Erstellen von Listenfel-
dern ist etwas komplizierter als die beim Erstellen
der vorher beschriebenen Steuerelemente. Benut-
zen Sie deshalb den Steuerelementassistenten.
»» Eine Befehlsschaltfläche löst, wenn sie angeklickt
wird, ein Makro oder eine Ereignisprozedur aus. Zur
Verdeutlichung der Bedeutung der Schaltfläche kann
sie mit Text oder einer Grafik versehen werden. Ein

Beispiel dafür, wie man Befehlsschaltflächen für das
Ausführen von Makros einsetzen kann, finden Sie in
Kapitel 16.
»» Ein Ungebundenes Objektfeld zeigt Objekte an,
die nicht mit einem bestimmten Datensatz verbun-
den sind. Auf allen Datensätzen wird also dasselbe
Objekt angezeigt. Im Gegensatz zu gebundenen Ob-
jektfeldern werden Sie bei diesem Typ vom Steue-
relement bereits bei der Eingabe aufgefordert, das
anzuzeigende Objekt anzugeben. Die Technik dazu
entspricht dem Zuordnen von Objekten zu einem
gebundenen Objektfeld und wird in der folgenden
Lektion angesprochen.
»» Mit den beiden Steuerelementen Linie und Recht-
eck können Sie Ihre Formulare optisch aufberei-
ten. Über die Linie-Schaltfläche fügen Sie eine Linie
in ein Formular ein: Positionieren Sie den Mauszeiger
nach des Auswahl des Steuerelements im Formular
an einem Endpunkt der geplanten Linie. Drücken Sie
die Maustaste, halten Sie sie gedrückt und führen Sie
den Mauszeiger auf den anderen Endpunkt der Linie.
Lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Über die
Rechteck-Schaltfläche erstellen Sie ein Rechteck in
einem Formular: Ziehen Sie nach der Auswahl über
die Gruppe Steuerelemente bei gedrückter Maus-
taste das Rechteck in der gewünschten Größe an
der entsprechenden Position im Formular auf. For-
 
Formulare und Berichte editieren
matangaben – wie beispiels­weise Strichstärke oder
Farbe – regeln Sie über die Registerkarte Format im
Eigenschaftenblatt zum Steuerelement.
»» Die Schaltfläche Seitenumbruch in der Gruppe
Steuerelemente dient dazu, einen Seitenwechsel an
der gewünschten Stelle in einzelne Formulare einzu-
fügen. Diese Schaltfläche kommt beim Ausdruck zur
Wirkung (à Kapitel 24).
Eigenschaften von Steuerelementen kontrollieren
Alle für ein Steuerelement vorgenommenen Einstellun-
gen können Sie über das Dialogfeld Eigenschaften kon-
trollieren und – bei Bedarf – verändern.
»» Doppelklicken Sie in das Steuerelement.
Sie können es auch nur markieren und an-
schließend auf die Schaltfläche Eigen-
schaftenblatt im Menüband klicken. Die Eigenschaf-
ten werden – wie schon oben für das Formular als
Ganzes beschrieben – in mehreren Registerkarten
aufgelistet.
»» Für alle Steuerelemente interessant sind hier die
Eigenschaften auf der Registerkarte Daten: Die Ei-
genschaft Steuerelementinhalt gibt an, an welches
Feld der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage
das Steuerelement gebunden ist (à Abbildung 15.21
links). Über das Listenfeld können Sie hier auch ein
anderes Feld wählen.
Abbildung 15.21 
Die Eigenschaften für ein
­Steuerelement
409
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
» Die Registerkarte Format im Eigenschaftenblatt
zeigt eine Vielzahl von Formateinstellungen an
(à Abbildung 15.21 rechts). Sie können hierüber bei-
spielsweise über Sichtbar regeln, ob das Steuerele-
ment zu sehen sein soll. Für Zahlenwerte können Sie
hier auch das Format und die Anzahl der Dezimal-
stellen regeln.
» Alle Eigenschaften des Steuerelements werden auf
der Registerkarte Alle des Eigenschaftenblatts noch-
mals zusammengefasst. Falls notwendig, können Sie
hier die gewünschten Änderungen durchführen.
» Nach Abschluss der Arbeit an einem Steuerelement
können Sie das Dialogfeld schließen oder ein an-
deres Steuerelement markieren, um dessen Eigen-
schaften zu bearbeiten.
Den Steuerelement-Assistenten verwenden
Für die Arbeit mit den Schaltflächen in der Gruppe Steu-
erelemente, die in ihrer Funktion etwas schwieriger zu
handhaben sind, können Sie sich außerdem des Steue-
relement-Assistenten bedienen. Wenn Sie beispielswei-
se Steuerelemente wie ein Kombinationsfeld oder ein
Listenfeld auf die eben beschriebenen Methoden in das
Formular einfügen, müssen Sie meist nachträglich meh-
rere Eigenschaften einstellen. Diese Tätigkeit können
Sie sich bei Verwendung des Assistenten sparen.
In diesem Beispiel lernen Sie den Assistenten zur Ein-
gabe eines Kombinationsfelds kennen. In einem solchen
Feld können Daten entweder wie in einem Textfeld ein-
gegeben oder aus einer Drop-down-Liste ausgewählt
werden. Als Herkunft der Daten für die Drop-down-Liste
werden hauptsächlich Tabellen, Abfragen oder Einträ-
ge im Feld Datensatzherkunft im Eigenschaftenfenster
zum Kombinationsfeld verwendet.
» Öffnen Sie den Katalog zum Befehl Steuerelemente
und schalten Sie die Funktion des Steuerelementas-
sistenten ein, indem Sie auf die Schaltfläche Steuer-
element-Assistenten verwenden klicken.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Kombinationsfeld
im Katalog Steuerelemente und klicken Sie dann die
Stelle im Formularentwurf an, an der Sie das Steuer-
element einfügen wollen. Der Assistent wird gestar-
tet. Nehmen Sie auf den einzelnen Seiten die not-
wendigen Angaben vor und klicken Sie anschließend
immer auf Weiter.
410
» Geben Sie an, woher das Kombinationsfeld seine
Werte beziehen soll. Wählen Sie beispielsweise Das
Kombinationsfeld soll die Werte einer Tabelle oder
Abfrage entnehmen.
» Geben Sie an, welche Tabelle oder Abfrage verwen-
det werden soll.
» Wählen Sie dann, welches Feld der Tabelle benutzt
werden soll.
» Sie können anschließend angeben, in welcher Rei-
henfolge die Liste sortiert werden soll.
» Sie können auch die Breite des Listenfelds bestim-
men.
» Bei der Frage nach dem Speichern des Werts werden
Sie meist die Option Wert speichern in Feld wählen.
» Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen. Ein Kom-
binationsfeld wird mit den vorgenommenen Einstel-
lungen erstellt.
Über die Option Nur Listeneinträge auf der
TIPP Registerkarte Daten im Eigenschaftenfenster
zum Kombinationsfeld wird bestimmt, ob nur Einträge
aus der Drop-down-Liste gewählt oder auch andere Ein-
gaben über die Tastatur vorgenommen werden dürfen.
Eingaben in Kopfzeile und Fußzeile
Die Befehle der Gruppe Kopfzeile/Fuß-
zeile in der Registerkarte Berichtent-
wurfstools/Entwurf erlauben es, Ele-
mente in diesen Zeilen des Formulars
oder Berichts einzufügen oder bereits vorhandene zu
ändern, ohne dass Sie vorher eine spezielle Markierung
durchführen müssen.
Symbol Name und Wirkung
Logo.:.ermöglicht.eine.Änderung.des.links.oben.
im.Formular.oder.Bericht.angezeigten.Logos ..
Sie.können.es.durch.eine.andere.Grafikdatei.
ersetzen .
Titel.:.fügt.einen.Titel.zum.Formular.oder.Bericht.
hinzu.oder.erlaubt.eine.Änderung.desselben .
Tabelle 15.3 Die Elemente der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile

Symbol Name und Wirkung
Datum und Uhrzeit: fügt dem Objekt die aktuellen
Daten von Datum und Uhrzeit hinzu.
Seitenzahlen: Nur in einem Bericht können Sie
Seitenzahlen anzeigen lassen. Da Formulare übli-
cherweise auf dem Bildschirm angezeigt werden,
erübrigt sich das bei diesen Objekten.
Tabelle 15.3  Die Elemente der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile (Forts.)
15.2.4 Die Steuerelemente anordnen
Nachdem Sie Steuerelemente zur Anzeige der einzel-
nen Feldinhalte im Formular oder Bericht eingefügt ha-
ben, wollen Sie wahrscheinlich deren Lage später auch
ändern, neue Steuerelemente hinzufügen oder andere
Änderungen durchführen können. Für derartige Aufga-
ben helfen Ihnen die Befehle der Registerkarte Anord-
nen (à Abbildung 15.11).
Die Anordnung ohne Layout
Solange Sie noch kein Layout eingesetzt haben, sind
Sie in der Entwurfsansicht hinsichtlich der Anordnung
der Steuerelemente im Formular oder Bericht völlig frei.
Die Position und die Größe eines vorhandenen Steue-
relements können Sie direkt über die Maus ändern.
Das funktioniert bei Formularen und Berichten in den
Ansichten Layout und Entwurf. Wählen Sie zuerst das
Steuerelement aus, indem Sie darauf klicken. Ein ausge-
wähltes Element wird mit einem farbigen Rahmen ver-
sehen. Sie können auch gleich mehrere Steuerelemente
auswählen, indem Sie die Á-Taste gedrückt halten
und die Elemente nacheinander anklicken.
Sie können das im Formular markierte Steuerelement
einfach an andere Positionen verschieben. Dabei müs-
sen Sie unterscheiden, ob das zugehörige Bezeich-
nungsfeld mit vorschoben werden soll oder nicht. Diese
Unterscheidung regeln Sie durch den Ansatzpunkt für
die Maus:
»» Wenn das Bezeichnungsfeld mit
verschoben werden soll, setzen
Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Stelle des Fel-
drahmens – nicht aber auf einen der Ziehpunkte. Der
Mauszeiger nimmt das Aussehen eines Vierfach-
pfeils an.
Formulare und Berichte editieren
»» Soll nur das Feld selbst – nicht
aber das Bezeichnungsfeld – ver-
schoben werden, setzen Sie den Mauszeiger auf den
linken oberen Eckpunkt im Feld. Der Zeiger ändert
sich in das Symbol eines Vierfachpfeils.
»» Entsprechend können Sie auch
nur das Bezeichnungsfeld ver-
schieben. Setzen Sie den Mauszeiger auf den linken
oberen Eckpunkt im Bezeichnungsfeld. Der Zeiger
ändert sich wieder in das Symbol eines Vierfach-
pfeils.
Drücken Sie dann an der gewählten Stelle die Maustas-
te, halten Sie sie gedrückt und verschieben Sie das Ele-
ment an die gewünschte Position im Formular. Lassen
Sie die Maustaste wieder los.
Die Größe eines Elements können Sie ebenfalls ein-
fach über die Maus ändern. Markieren Sie dazu das ge-
wünschte Steuerelement durch einen Klick darauf. Dar-
aufhin wird es mit Ziehpunkten umgeben. Bewegen Sie
den Maus­zeiger auf einen der Ziehpunkte.
»» Benutzen Sie einen der mittleren
Ziehpunkte an den Seiten des
Rahmens, um entweder die Breite oder die Größe zu
verändern. Der Mauszeiger nimmt die Form eines
senkrecht oder waagerecht ausgerichteten Doppel-
pfeils an.
»» Verwenden Sie einen der Zieh-
punkte in einer Ecke, um die Grö-
ße und Breite in einem Arbeitsgang zu ändern. Der
Mauszeiger hat die Form eines diagonal ausgerichte-
ten Doppelpfeils.
Drücken Sie in allen Fällen die Maustaste, halten Sie sie
gedrückt und verschieben Sie den Ziehpunkt, bis die ge-
wünschte Größe erreicht ist.
Hilfsmittel zur Ausrichtung
Zum freien Ausrichten von Steuerelementen in der
Ansicht Entwurf stehen Ihnen zwei Hilfsmittel zur Ver-
fügung, die Sie über das Kontextmenü zu einer freien
Stelle im Entwurfsfenster anzeigen lassen können.
»» Über Lineal lassen Sie eine horizontale und eine ver-
tikale Linealleiste einblenden. Während Sie ein Steu-
411
Kapitel 15 • Formulare und Berichte

erelement verschieben oder seine Größe ändern, Das Layout benutzen

werden darin seine Abmessungen markiert.
» Mit Raster können Sie ein solches anzeigen lassen.
Auch dieses kann Ihnen beim Positionieren helfen.
Außerdem gibt es noch ein unsichtbares Raster, das be-
wirkt, dass beim Verschieben oder Ändern der Größe
eines Steuerelements immer nur bestimmte Positionen
und Größen möglich sind. Sie finden die Möglichkeit
zur Einstellung dafür im Eigenschaftenblatt für das ak-
tuelle Formular oder den Bericht unten auf der Regis-
terkarte Format unter Raster X und Raster Y. Raster
X regelt die Einstellung in der Waagerechten, Raster Y
die in der Senkrechten. Der bei beiden Eigenschaften
standardmäßig eingestellte Wert 10 bedeutet, dass eine
Änderung von Größe und Position nur in Schritten von
1/10 cm – also 1 mm – möglich ist. Wollen Sie erreichen,
dass nur Änderungen in Schritten von 0,5 cm möglich
sein sollen, stellen Sie hier den Wert 2 ein – für 1/2 cm.
Wenn Sie eine möglichst freie Beweglichkeit wünschen,
benutzen Sie die Einstellung 64. Das ist das erlaubte
Maximum für diesen Parameter.
Eine Änderung der Werte für Raster X
ACHTUNG und Raster Y wirkt sich erst auf die Lage
und Größe bereits eingefügter Steuerelemente aus,
wenn Sie sie verschieben oder vergrößern bzw. verklei-
nern. Die Werte wirken aber sofort auf neu einzufügen-
de Steuerelemente.
Über die Bedeutung des Layouts hatten wir schon ge-
sprochen. Die Layouts für Steuerelemente sind Füh-
rungslinien, mit denen die Steuerelemente horizontal
und vertikal angeordnet werden, um Ihrem Formular
ein einheitliches Aussehen zu verleihen. Wenn Sie in
der Entwurfsansicht von einem leeren Formular aus-
gehen und darin Steuerelemente einfügen, wird dabei
zunächst keines der programmeigenen Layouts ver-
wendet. Sie können die Steuerelemente nach Belieben
im Formular anordnen. Auch etwas extravagante Dar-
stellungen sind in dieser Form möglich, wohl aber nicht
immer sinnvoll.
Wenn Sie jetzt ein Layout auf die Steuer-
elemente anwenden, zwingen Sie sie da-
mit in ein bestimmtes Raster. Markieren
Sie zuerst die Elemente gemeinsam, für
die das Layout gelten soll, und wählen Sie dann einen
der Befehle Gestapelt oder Tabelle in der Gruppe Tabelle
der Registerkarte Anordnen.
» Wenn Sie die Option Gestapelt verwenden, wer-
den die Steuerelemente vertikal angeordnet, wie
auf einem Papierformular, mit einer Beschriftung
links neben dem Steuerelement (à Abbildung 15.22).
Gestapelte Layouts sind immer in einem Formular-
abschnitt enthalten. Beachten Sie, dass nach der
Anwendung dieses Befehls im Entwurf ein Gitternetz
um die Steuerelemente gesetzt wird.

Die Feineinstellung über die Eigenschaften

Sie können zum Einstellen von Lage und Grö-
ße eines Steuerelements auch über das Ei-
genschaftenblatt arbeiten. Markieren Sie das
oder die Steuerelement(e), die Sie einstellen wollen, und
klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Eigen-
Abbildung 15.22
schaftenblatt. Die für die Lage und Größe wichtigen Ei- Ein gestapeltes
genschaften finden Sie auf der Registerkarte Format. Layout
Mit Oben und Links stellen Sie die Entfernung der obe-
ren linken Ecke des Steuerelements vom linken oberen » Beim Layout Tabelle werden die Steuerelemente
Rand ein. Über Breite und Höhe regeln Sie die Größe des in Zeilen und Spalten wie ein Tabellenblatt ange-
Steuerelements. Mit diesen Eigenschaften können Sie ordnet und mit Beschriftungen am oberen Rand im
auch Werte einstellen, die nicht denen entsprechen, die Formularkopf versehen (à Abbildung 15.23). Tabella-
über Raster X und Raster Y gefordert werden. rische Steuerelementlayouts überspannen also im-

412

mer zwei Abschnitte eines Formulars. Unabhängig
davon, in welchem Abschnitt sich die Steuerelemen-
te befinden, die Beschriftungen befinden sich immer
im Abschnitt darüber.
Ein Layout wird beim Erstellen des Formulars
TIPP in vielen Fällen automatisch eingestellt. Bei-
spielsweise bewirkt ein Klick auf Formular in der Regis-
terkarte Erstellen automatisch die Verwendung eines
gestapelten Steuerelementlayouts. Bei der Arbeit über
den Assistenten können Sie wählen, welches Steuerele-
mentlayout Sie wünschen.
Das Layout wechseln
In einem Formular können sich mehrere Steuerelement-
layouts beider Typen befinden. So können Sie beispiels-
weise ein tabellarisches Layout zum Erstellen einer Da-
tenzeile für einen Datensatz verwenden und dann ein
oder mehrere gestapelte Layouts darunter, die mehr
Daten aus demselben Datensatz enthalten.
Wenn Sie ein gesamtes Layout von einem Layouttyp in
einen anderen ändern wollen, verwenden Sie die folgen-
den Schritte:
» Markieren Sie das gesamte Steuerelementlayout, in-
dem Sie auf das orangefarbene Layoutauswahlfeld
in der oberen linken Ecke des Layouts klicken. Alle
Zellen im Layout werden dann markiert.
» Klicken Sie auf der Registerkarte Anordnen in der
Gruppe Steuerelementlayout auf den gewünschten
Layouttyp – Tabellarisch oder Gestapelt. Sie können
auch die Optionen aus dem Kontextmenü zum Lay-
outauswahlfeld verwenden.
Formulare und Berichte editieren
Abbildung 15.23
Ein tabellarisches Layout
Auch das Layout für einzelne Steuerelemente lässt
sich ändern. Beispielsweise können Sie einzelne Steu-
erelemente einem vorhandenen Layout hinzufügen, ein
Steuerelementlayout in zwei Layouts teilen oder ein
Steuerelement innerhalb eines Steuerelementlayouts
verschieben, indem Sie es an den gewünschten Ort zie-
hen.
Sie können auch mit der rechten Maustaste
TIPP auf eine Stelle im Steuerelementlayout kli-
cken, die Option Layout aus dem Kontextmenü wählen
und dann auf den gewünschten Layouttyp klicken.
Im Layout mit Zeilen und Spalten arbeiten
Wenn Sie ein Layout festgelegt haben, können Sie mit
Hilfe der Befehle in der Gruppe Zeilen und Spalten auf
der Registerkarte Anordnen schnell Veränderungen im
Aufbau der Struktur der Steuerelemente durchführen.
Auch das funktioniert sowohl bei Formularen als auch
bei Berichten in der Layout- und der Entwurfsansicht
und auch bei beiden Layouttypen.
Die Befehle helfen Ihnen beispielsweise dabei, Raum für
weitere Steuerelemente zu schaffen, ohne die bereits
vorhandenen vorher individuell verschieben zu müssen.
Das Prinzip der Anwendung ist einfach: Markieren Sie
das bereits vorhandene Steuerelement, vor, hinter, über
oder unter dem Sie Platz schaffen wollen, und klicken
Sie auf eine der Befehlsschaltflächen Darüber einfügen,
Darunter einfügen, Rechts einfügen oder Links einfügen
(à Tabelle 15.4). Damit werden die bereits vorhandenen
Elemente des Rasters entsprechend verschoben.
413
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
Befehl Wirkung
Fügt eine Zeile oberhalb der Markierung ein. Die Elemen-
te des Layouts unterhalb der Markierung werden nach
unten verschoben.
Fügt eine Zeile unterhalb der Markierung ein. Befinden
sich unterhalb der gewählten Markierung Elemente des
Layouts, werden diese nach unten verschoben.
Fügt eine Spalte links von der Markierung ein. Bereits
vorhandene Elemente werden nach rechts verschoben.
Fügt eine Spalte rechts von der Markierung ein. Befinden
sich rechts von der gewählten Markierung Elemente des
Layouts, werden diese nach rechts verschoben.
Tabelle 15.4  Vier Schaltflächen dienen zum Einfügen von Spalten
und Zeilen.
Nachdem Sie den Raum für zusätzliche Steuerelemente
geschaffen haben, können Sie diese mit den üblichen
Methoden einfügen (à oben). Die so hinzugefügten
Spalten oder Zeilen werden automatisch dem Layout
hinzugefügt.
»» Oft werden Sie in die Verlegenheit kommen, einzel-
ne Spalten oder Zeilen gemeinsam bearbeiten zu
wollen – beispielsweise wenn Sie den Steuerelemen-
ten darin ein gemeinsames Format zuweisen wollen.
Dazu markieren Sie zumindest ein Steuerelement in
der Spalte oder Zeile und klicken dann in der Grup-
pe Zeilen und Spalten der Registerkarte Berichtent-
wurfstools/Anordnen auf den Befehl Spalte auswäh-
len oder Zeile auswählen .
Der Bereich mit den Steuerelementen wird dann ge-
meinsam markiert.
»» Mit den oben angesprochenen Be-
fehlsschaltflächen Darüber einfügen,
Darunter einfügen, Rechts einfügen
oder Links einfügen sorgen Sie dafür,
dass immer ganze Zeilen oder Spalten als zusätzli-
cher Raum für neue Steuerelemente eingefügt wer-
den. Manchmal werden Sie aber nur ein Steuerele-
ment in ein vorhandenes Raster einfügen wollen,
ohne dabei gleich ganze neue Zeilen oder Spalten
schaffen zu wollen. Dafür helfen Ihnen die Befehle
der Gruppe Zusammenführen/Teilen der Register-
karte Berichtentwurfstools/Anordnen.
414
»» Wenn Sie unter oder rechts neben einem vorhande-
nen Steuerelement Raum für ein zusätzliches Ele-
ment schaffen wollen, markieren Sie es und wählen
Sie einen der Befehle Vertikal teilen oder Horizon-
tal teilen in dieser Gruppe. Das funktioniert auch
andersherum: Wenn Sie den Platz für zwei oder
mehrere nebeneinander liegende Steuerelemente
zusammenfassen wollen, markieren Sie diese zuerst
gemeinsam, indem Sie sie mit gedrückt gehaltener
Ÿ-Taste anklicken. Wählen Sie dann Zusammen-
führen der Gruppe Zusammenführen/Teilen. Das
funktioniert aber nur, wenn einer der beiden Plätze
noch kein Steuer­element beinhaltet.
»» Die Anordnung der Steuerelemente in
der Senkrechten ist ebenfalls einfach
zu verändern. Dafür dienen die beiden
Befehls­schaltflächen in der Gruppe Ver-
schieben auf der Registerkarte Berichtentwurfs­
tools/Anordnen. Sorgen Sie zunächst dafür, dass das
zu verschiebende Steuerelement markiert ist. In der
Mehrzahl der Fälle werden Sie dabei mehrere zu-
sammengehörende Elemente markieren müssen –
beispielsweise ein Textfeld und das dazugehörende
Bezeichnungsfeld. Mit Nach oben oder Nach unten
verschieben Sie die markierten Elemente in die ge-
wünschte Richtung vor oder nach das nächste be-
nachbarte Feld.
Über die Gruppe Position der Regis-
terkarte Berichtentwurfstools/An-
ordnen können Sie mehrere Fein­
heiten der Darstellung der Daten
innerhalb des jeweiligen Steuerelements regeln und bei
Formularen auch festlegen, wie sich ein Feld verhalten
soll, wenn die eingegebenen Daten zu lang für eine voll-
ständige Darstellung sind.
Der Abstand zwischen Daten und Rahmen
»» Den Abstand zwischen den Daten in einem Steuer-
element und dem umgebenden Rahmen regeln Sie
über den Befehl Seitenränder steuern in der Grup-
pe Position der Registerkarte Formularlayouttools/
Anordnen. Hier stehen Ihnen vier Alternativen zur
Verfügung. Markieren Sie zuerst wieder das Steue-
relement, auf das sich der Befehl beziehen soll. Zur
Feineinstellung der einzelnen Ränder benutzen Sie
die Eigenschaften Oberer Rand, Unterer Rand, Lin-

ker Rand und Rechter Rand im Eigenschaftenblatt
zum Steuerelement.
»» Wenn Sie zum Erstellen eines Formulars eine der
oben vorgestellten automatischen Methoden benut-
zen, werden vom Programm zwischen den Steuer-
elementen Abstände gesetzt. Diese können Sie über
den Befehl Textabstand bestimmen in der Gruppe
Position der Registerkarte Formularlayouttools/
Anordnen ändern. Die dort gewählte Einstellung
betrifft immer den Abstand zwischen dem gerade
markierten und dem nachfolgenden Steuerelement.
Zur Feineinstellung der einzelnen Abstände benut-
zen Sie die Eigenschaften Textabstand oben, Textab-
stand unten, Textabstand links und Textabstand
rechts im Eigenschaftenblatt zum Steuerelement
»» Der Begriff Anker beschreibt, wie sich der Rahmen
um ein Steuerelement verhalten soll, wenn die dar-
in anzuzeigenden Daten zu groß sind, um in der für
das Element gewählten Größe vollständig angezeigt
werden zu können. Damit können Sie dafür sorgen,
dass ein Feld im Formular nicht eine feste Position
und/oder Lage einnimmt, sondern sich je nach Fens-
tergröße ändert. Hatten Sie für ein Feld beispielswei-
se die Option Nach unten dehnen eingestellt, ändert
sich die Größe des Felds nach unten, wenn Sie das
Fenster nach unten erweitern. Die Wirkung hat na-
türlich erst in der Formularansicht ihren Sinn. Diese
Aufgabenstellung ist vordringlich für die Darstellung
von Feldern vom Typ Memo interessant, die ja länge-
re Texte beinhalten können.
Die Ausrichtung festlegen
In der Entwurfsansicht für ein Formular oder einen Be-
richt finden Sie auf der jeweiligen kontextbezogenen
Registerkarte Anordnen noch eine Gruppe mit dem
Namen Anpassung und Anordnung. Diese erfüllt unter-
schiedliche Funktionen.
Mit Hilfe der Optionen im Katalog zu Größe/Abstand
können Sie die Größe und die Position von Steuerele-
menten einzeln und gemeinsam automatisch einstellen
lassen. Einige der dort vorhandenen Befehle setzen
voraus, dass Sie vorher mehrere Steuerelemente ge-
meinsam markiert haben, um ihre Lage und/oder Grö-
ße aneinander anzupassen. Wenn Sie diese Befehle auf
einzelne Steuerelemente anwenden wollen, müssen Sie
beachten, dass ein vorhandenes Layout oft als Restrik-
Formulare und Berichte editieren
tion wirkt. Unter Umständen müssen Sie das Layout zu-
erst entfernen.
»» Über die Optionen unter Größe stellen Sie unter an
Textgröße die Höhe eines Steuerelements so ein, das
die darin angezeigten Daten vernünftig aussehen.
Am Raster richtet die Ränder des Steuerelements
an dem unsichtbaren Raster aus, das Sie über die
Eigenschaften Raster X und Raster Y im Eigenschaf-
tenblatt zum Formular oder Bericht einstellen kön-
nen. Um die Befehle am höchsten, am niedrigsten,
am breitesten und am schmalsten nutzen zu können,
müssen Sie vorher mindestens zwei Steuerelemen-
te markieren. Wenn Sie dann beispielsweise am
schmalsten auswählen, wird die Breite aller dieser
Elemente auf die Maße des schmalsten davon ge-
setzt.
»» Auch die Befehle unter Abstand setzen voraus, dass
Sie mehrere Steuerelemente markiert haben. Sie
bewirken dann beispielsweise über Identisch verti-
kal, dass zwischen den Steuerelementen derselbe
vertikale Abstand eingestellt wird. Durch Klicken auf…
vergrößern und … verringern können Sie die Abstän-
de verändern.
»» Mit Raster und Lineal können Sie diese Hilfsmittel
zur Positionierung ein- und ausschalten. Ist Am Ras-
ter aus eingeschaltet, können Sie beim Verschieben
oder bei einer Änderung der Größe die Ränder des
Steuerelements nur an dem unsichtbaren Raster
ausrichten, das Sie über die Eigenschaften Raster X
und Raster Y einstellen können. Das ist meist sinn-
voll. Zum freien Einstellen müssen Sie aber diese
Option abschalten.
»» Wenn Sie zwei oder mehr Steuerelemente gemein-
sam markieren und dann Gruppieren im Bereich
Gruppierung wählen, verbinden Sie diese Steuerele-
mente zu einer Gruppe. Sie können dann nur noch
gemeinsam verschoben oder in ihrer Größe geändert
werden. Das ist beispielsweise sinnvoll, nachdem Sie
mehrere Optionen in einer Gruppe zusammenge-
fasst haben. Über Gruppierung aufheben lassen sich
die Steuerelemente wieder einzeln einstellen.
Die Befehle im Katalog zu Ausrichten funktionieren ähn-
lich. Sie müssen zuerst zwei oder mehr Steuerelemente
markieren. Dann bewirkt beispielsweise die Wahl von
Linksbündig, dass ihr linker Rand mit dem des am wei-
415
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte

testen links stehenden Elements fluchtet. Rechtsbündig erelement bereits eingestellt, wirkt sich eine Änderung
richtet zwei oder mehrere Elemente so aus, dass ihr im Design auf dieses Steuer­element nicht aus.
rechter Rand mit dem des am weitesten rechts stehen-
»» Über die Schaltfläche Designs können Sie eine der
den Elements fluchtet. Beim Verwenden eines Layouts
Voreinstellungen für die Kombination dieser Ele-
– beispielsweise Gestapelt – ist das bereits automatisch
mente wählen (à Abbildung 15.24). Die Wirkung einer
gegeben. Die Optionen eignen sich aber gut, wenn Sie
Alternative lässt sich direkt im Dokument kontrollie-
die Position einiger Felder geändert haben und sie an-
ren, indem Sie den Mauszeiger auf einer der Optio-
schließend wieder auf gemeinsame Führungslinien set-
nen ruhen lassen. Die Wirkung zeigt sich beispiels-
zen wollen.
weise in anderen Hintergrundfarben für bestimmte
Die beiden Schaltflächen In den Vor- Bereiche des Datenbankobjekts oder in anderen
dergrund und In den Hintergrund zei- Schriftarten.
gen ihre Wirkung nur, wenn Sie zwei
Steuerelemente so angeordnet haben, dass sie sich
überlappen. Legen Sie hiermit fest, ob das gerade mar-
kierte Feld im Vordergrund oder im Hintergrund gezeigt
werden soll. Wenn Sie beispielsweise ein Bild als Hinter-
grund zu einem Formular oder Bericht eingefügt haben,
müssen Sie dafür sorgen, dass sich dieses wirklich im
Hintergrund befindet. Anderenfalls werden die Steuer-
elemente von diesem Bild verdeckt.

15.2.5 Elemente formatieren

Auf das Formatieren von Formularen und Berichten sind
wir schon oben im Abschnitt über die Layoutansicht
eingegangen. Sie können das Formular und die darin
eingefügten Steuerelemente aber auch in der Entwurfs-
ansicht des Formulars gestalten. Bei diesen Tätigkeiten
geht es vor allem um das Ändern der Größe und der
Position der Felder, aber auch um das Formatieren des
Formulars als Ganzes oder seiner einzelnen Bestandtei-
le. Zur Arbeit benutzen Sie die Registerkarte Formular-
entwurfstools/Format (à Abbildung 15.12 auf Seite 402).
Designs
Über die Schaltflächen in der Gruppe
Designs der Registerkarte Berichts-
entwurfstools/Entwurf bzw. Formular-
entwurfstools/Entwurf öffnen Sie Lis-
ten mit Alternativen, die jeweils Kombinationen von
Designschriftarten und Designfarben zusammenfassen.
Diese Optionen wirken sich zunächst einmal auf das ge-
samte Datenbankobjekt aus. Eine besondere Markie-
rung einzelner Textelemente müssen Sie aber dann
nicht mehr vornehmen. Ausgeschlossen sind jedoch
Elemente, die Sie vorher schon individuell formatiert
hatten. Wurde beispielsweise die Schriftart für ein Steu-
Abbildung 15.24 
Die integrierten
Designs
»» Sie können auch die einzelnen Elemente eines sol-
chen integrierten Designs separat ansprechen. Dazu
benutzen Sie die Schaltflächen Farben oder Schrift-
arten in der Gruppe Designs. Sie öffnen darüber je-
weils eine Liste, über die Sie den entsprechenden
Parameter einstellen können. Auch hier ist keine
spezielle Markierung notwendig. Die Optionen be-
treffen das gesamte Objekt.
»» Auch bei den Designfarben sind Sie nicht auf die Vor-
einstellungen beschränkt. Wenn Sie eine neue Farb-
kombination erstellen wollen, öffnen Sie die Liste zu
Farben und wählen Sie darin Neue Designfarben er-
stellen. Das gleichnamige Dialogfeld wird angezeigt.
In der linken Spalte finden Sie die Elemente, für die
Sie einzelne Farben einstellen können. Die Wahl neh-
men Sie über die Farbliste vor. Ihre Auswahl wird
im Beispiel auf der rechten Seite angezeigt. Durch

416

scharfes Hinsehen finden Sie hier auch eine Erklä-
rung dafür, was die Bezeichnungen im linken Bereich
des Dialogfelds bedeuten. Geben Sie vor der Bestä-
tigung über Speichern der Farbkombination noch
einen sinnvollen Namen, unter dem Sie sie später in
der Liste der Farben wiederfinden können.
»» Auch die Schriftarten lassen sich erweitern. Öffnen
Sie die Liste zu Schriftarten und wählen Sie darin
Neue Designschriftarten erstellen. Im dann ange-
zeigten Dialogfeld legen Sie fest, welche Schriften
für die Überschriften und für den Textkörper ver-
wendet werden sollen. Sie können über die Listenfel-
der aus den auf Ihrem Rechner vorhandenen Schrif-
ten einen neuen Satz erstellen. Geben Sie diesem
einen aussagefähigen Namen und bestätigen Sie
über Speichern.
Gesamtes Formular formatieren
Zum Formatieren eines Formulars können Sie eines der
vordefinierten AutoFormate in der Layoutansicht be-
nutzen oder einzelne Parameter individuell einstellen.
Im Eigenschaftenblatt zum Detailbereich finden Sie bei-
spielsweise diverse interessante Möglichkeiten (à Abbil-
dung 15.25).
 
Formulare und Berichte editieren
»» Ziemlich weit oben im Eigenschaftenblatt für das
Formular oder den Bericht finden Sie mehrere Zei-
len, über die Sie regeln, welche Ansichten zugelas-
sen sind und welche Ansicht standardmäßig beim
Öffnen verwendet werden soll. Die Optionen, die auf
das Wort zulassen enden – wie beispielsweise For-
mularansicht zulassen –, beschreiben, welche Alter-
nativen Ihnen beim Öffnen der Liste zur Schaltfläche
Ansicht und unten rechts in der Statusleiste ange-
zeigt werden. Die Standardeinstellungen für diesen
Bereich hängen auch von der Methode ab, die Sie
zum Erstellen des Datenbankobjekts benutzt haben.
Haben Sie beispielsweise ein Formular über den Be-
fehl Mehrere Elemente erstellt, so ist die Standard-
ansicht auf Endlosformular eingestellt und nur die
Formularansicht kann alternativ dazu eingestellt
werden. Sie können hier aber weitere Ansichten zu-
lassen, indem Sie in der gewünschten Zeile die Op-
tion Ja einstellen. Ebenso können Sie regeln, in wel-
cher Ansicht das Formular standardmäßig geöffnet
werden soll.
»» Weiter unten im Eigenschaftenblatt für das Formular
oder den Bericht finden Sie mehrere Optionszeilen,
über die Sie angeben können, welche Navigations-
Abbildung 15.25 
Die Eigenschaften
des Formulars und
des Detailbereichs
417
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte

hilfen in den Datenansichten des Datenbankobjekts
angezeigt werden sollen. Sie können hier beispiels-
weise einstellen, ob Datensatzmarkieren, Naviga­
tionsschaltflächen, Trennlinien, Bildlaufleisten oder
die üblichen Schaltflächen zur Fenstersteuerung im
Objekt angezeigt werden sollen.
»» Oder Sie verwenden die Liste zum
oberen Feld in der Gruppe Auswahl
der kontextbezogenen Registerkarte
Format. Sie finden darin die Namen
aller eingefügten Steuerelemente. Nach der Aus-
wahl wird das Element wieder farbig markiert.

Hintergrund »» Als dritte Möglichkeit wählen Sie das Feld über das
Feld Auswahltyp im Fenster Eigenschaftenblatt aus.
Die Gruppe Hintergrund in der Registerkarte Format
Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie das Ei-
(entweder unter Formularentwurfstools oder Berichts-
genschaftenblatt bereits geöffnet haben. Daraufhin
entwurfstools) erlaubt – je nach Typ des Datenbankob-
wird das Feld – zusammen mit dem dazugehörenden
jekts – entweder die Darstellung eines Hintergrundbilds
Bezeichnungsfeld – markiert.
oder einer alternierenden Zeilenfarbe.
»» Sie können nebeneinanderliegende Elemente auf
»» Um ein Formular oder einen Bericht mit
einfache Weise mit der Maus markieren. Setzen Sie
einem Bild als Hintergrund zu versehen,
den Mauszeiger an eine freie Stelle im Formular au-
klicken Sie in der Gruppe Hintergrund der
ßerhalb der zu markierenden Elemente, drücken Sie
Registerkarte Format auf Hintergrundbild und wäh-
die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Ziehen
len dann Durchsuchen. Navigieren Sie anschließend
Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste einen Rah-
zum gewünschten Speicherort und wählen Sie das
men auf, der alle zu markierenden Felder zumindest
Bild aus. Nach der Bestätigung wird das Bild in voller
berührt. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los.
Größe als Hintergrund angezeigt. Wenn Sie das Bild
Die Felder werden – gemeinsam mit den dazuge-
erst einfügen, nachdem Sie bereits andere Steuer-
hörenden Bezeichnungen – markiert. Nicht neben-
elemente angeordnet haben, wird es vor diesen Ele-
einanderliegende Elemente können Sie ebenfalls
menten platziert, da die zuletzt eingefügten Elemen-
gemeinsam markieren, indem Sie während des Kli-
te die vorherigen verdecken. Um die Steuerelemente
ckens die Á-Taste gedrückt halten.
wieder sichtbar zu machen, müssen Sie das Bild
markieren und den Befehl In den Hintergrund in der »» Um alle Elemente im Formular zu markieren, klicken
Gruppe Anpassung und Anordnung der kontextbezo- Sie auf Alles markieren in der Gruppe Auswahl der
genen Registerkarte Anordnen ansprechen. Registerkarte Formularentwurfstool/Format oder drü­
cken Sie Ÿ+A.
»» Die Datenblattansicht eines Formulars kann – wie
eine Tabelle – mit einer wechselnden Zeilenfarbe Formate für Steuerelemente einstellen
ausgestattet werden.
Zum Regeln der Details für die Form der Anzeige der
Einzelne Steuerelemente markieren einzelnen Steuerelemente benutzen Sie wiederum das
Eigenschaftenblatt zum vorher markierten Element. Sie
Einen bedeutenden Arbeitsaufwand verursacht erfah-
finden darin eine Vielzahl interessanter Möglichkeiten,
rungsgemäß das individuelle Formatieren der in das
die sich aber teilweise je nach Typ des Steuerelements
Formular eingefügten Steuerelemente. Bevor Sie ein
unterscheiden. Auch über die Gruppen Schriftart und
Steuerelement bearbeiten, müssen Sie es zuerst mar-
Zahl der Registerkarte Formularentwurfstools/Format
kieren.
können Sie die einzelnen Formatparameter eines vor-
»» Wenn Sie nur ein einzelnes Feld markieren wollen, her markierten Steuerelements regeln.
klicken Sie auf das entsprechende Feld. Die farbige
»» Eine große Zahl von Schaltflächen dient zur Einstel-
Umrandung zeigt die Markierung an.
lung der Zeichenformate der Texte in den Feldern
(à Kapitel 4). Außerdem sind drei Optionen für die
Ausrichtung der Daten im Feld vorhanden.

418

» Die Elemente der Gruppe Zahl sind nur ansprechbar,
wenn im Steuerelement Daten mit dem Typ Zahl an-
gezeigt werden (à Tabelle 15.5).
Symbol Name und Wirkung
Format:.legt.das.Zahlenformat.für.die.Anzeige.fest ..
Die.in.der.Liste.verfügbaren.Optionen.hängen.vom.
Datentyp.des.aktuell.markierten.Felds.ab .
Währungsformat,.Prozentformat.und.Kommazahlen-
. . format übernehmen:.benutzt.eines.dieser.Formate.
für.die.Anzeige
Dezimalstellen hinzufügen,.Dezimalstellen löschen:.
. zeigt.eine.zusätzliche.Dezimalstelle.an.oder.
entfernt.eine.solche
Tabelle 15.5 Die Schaltflächen für die Anzeige von Zahlenfeldern
» Beachten Sie auch die Schaltfläche Format übertra-
gen in dieser Gruppe. Damit können Sie die für
ein Feld festgelegten Schriftformate auf ein anderes
Feld übertragen. Markieren Sie das Feld, dessen For-
mate Sie übernehmen wollen, und klicken Sie auf die
Schaltfläche Format übertragen. Dem Mauszeiger
wird ein Pinselsymbol hinzugefügt. Klicken Sie dann
auf das Feld, auf das Sie die Formate übertragen wol-
len. Die Formateinstellungen werden übernommen.
Wenn Sie zur Übernahme auf die Schaltflä-
TIPP che Format übertragen doppelklicken, kön-
nen Sie das gewählte Format nacheinander auf mehrere
Felder anwenden, indem Sie auf diese klicken. Nachdem
Sie diesen Vorgang beendet haben, klicken Sie noch-
mals auf Format übertragen oder drücken Sie die È-
Taste.
Bedingte Formatierung
Mithilfe der bedingten Formatierung erreichen Sie,
dass Microsoft Access ein Format in Abhängigkeit von
bestimmten Bedingungen selbstständig zuweist. Damit
bewirken Sie beispielsweise, dass Zellen, in denen Zah-
lenwerte angezeigt werden, in Abhängigkeit von der
Höhe des Werts unterschiedliche Formate zeigen. Bei-
spielsweise lassen sich geringe Werte mit einem roten,
mittlere mit einem gelben und hohe Werte mit einem
grünen Hintergrund kennzeichnen. Das Ganze funktio-
niert aber auch mit anderen Datentypen.
Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen
Die Aktivierfolge bestimmen
Die Aktivierfolge bestimmt, in welcher Rei-
henfolge die Steuerelemente angesteuert
werden, wenn Sie beispielsweise die Taste
Å betätigen. Um diese festzulegen, klicken Sie auf die
Befehlsschaltfläche Aktivierreihenfolge in der Gruppe
Tools der Registerkarte Entwurf. Das Dialogfeld Reihen-
folge wird angezeigt. Rechts darin finden Sie die aktuell
definierte Reihenfolge. Um diese zu ändern, verschie-
ben Sie das gewünschte Feld über die Maus.
15.3 Berechnen, Sortieren und
Filtern in Formularen und
Berichten
Sie können berechnete Steuerelemente verwenden, um
die Ergebnisse einer Berechnung anzuzeigen. Der fol-
gende Abschnitt liefert Ihnen einen Überblick über das
entsprechende Vorgehen.
15.3.1 Berechnungen in Formularen
Textfelder werden am häufigsten als berechnete Steu-
erelemente verwendet, da sie viele verschiedene Da-
tentypen anzeigen können. Jedoch kann jedes Steue-
relement, das eine Steuerelementinhalt-Eigenschaft
besitzt, als berechnetes Steuerelement verwendet wer-
den. Oft ist es nicht sinnvoll, einen bestimmten Steuer-
elementtyp als berechnetes Steuerelement zu verwen-
den, da das Steuerelement nicht auf die gleiche Weise
aktualisiert werden kann wie ein gebundenes oder un-
gebundenes Steuerelement. Wenn Sie beispielsweise
ein Kontrollkästchen auf einem Formular platzieren und
dann einen Ausdruck in die Steuerelementinhalt-Eigen-
schaft des Kontrollkästchens eingeben, können Sie das
Kontrollkästchen nicht mehr durch Anklicken aktivieren
oder deaktivieren. Das Kontrollkästchen wird anhand
der Ergebnisse des Ausdrucks aktiviert oder deaktiviert
angezeigt. Wenn Sie auf das Kontrollkästchen klicken,
erscheint eine Warnmeldung in der Access-Statusleiste:
Das Steuerelement kann nicht bearbeitet werden; es ist
an den Ausdruck gebunden.
Berechnende Felder für die Datensätze
Sie können berechnete Steuerelemente für jeden ein-
zelnen Datensatz verwenden, um die Ergebnisse einer
419
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Berechnung anzuzeigen. Eine gute Möglichkeit zum Er-
stellen eines berechneten Steuerelements ist es, zuerst
ein ungebundenes Steuerelement zu erstellen und dann
zum Erstellen eines Ausdrucks die Steuerelementinhalt-
Eigenschaft des gebundenen Steuerelements zu bear-
beiten. Diese Vorgehensweise funktioniert problemlos,
solange Sie sicherstellen, dass der Name des Steuerele-
ments mit keinem der im Ausdruck enthaltenen Feldna-
men Konflikte verursacht.
Angenommen, ein Formular zeigt die Artikel und den
Einzelpreis an. Sie können dann ein berechnetes Text-
feld hinzufügen, in dem die Mehrwertsteuer ausgewie-
sen wird.
» Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht. In
dieser werden neben dem schon bekannten Detail-
bereich noch zwei weitere Bereiche angezeigt – der
Formularkopf und der Formularfuß.
» Fügen Sie im Detailbereich ein ungebundenes Text-
feld ein und löschen Sie das automatisch mit ein-
gefügte Bezeichnungsfeld (à Abbildung 15.26).
Abbildung 15.26 Ein Formular in der Entwurfsansicht
» Öffnen Sie das Eigenschaftenblatt zum übrig ge-
bliebenen Textfeld. Markieren Sie dazu das Steuer-
element und drücken Sie Ì. Geben Sie dann auf
der Registerkarte Daten einen Ausdruck in das Ei-
genschaftenfeld Steuerelementinhalt ein – hier bei-
spielsweise den Ausdruck =[Preis]*0,19. Sie können
diesen Ausdruck auch direkt in das Feld schreiben.
Setzen Sie außerdem das Format auf Euro.
» Sie können ein Übriges tun und in der Entwurfs-
ansicht das Format des Felds an die anderen Felder
im Formular anpassen. Dazu markieren Sie eines der
ursprünglichen Textfelder – beispielsweise das Feld
Preis – und klicken auf die Schaltfläche Format über-
tragen in der Gruppe Schriftart der Registerkarte
420
Berichtentwurfstools/Entwurf. Klicken Sie dann auf
das Feld für die Berechnung der Mehrwertsteuer.
» Wenn Sie noch eine Spaltenbeschriftung wünschen,
fügen Sie ein Bezeichnungsfeld im Formularkopf ein
und geben Sie darin den Ausdruck MwSt ein. Auch
hier können Sie über die Schaltfläche Format über-
tragen in der Gruppe Schriftart für eine Anpas-
sung der Formate sorgen.
» Um die Wirkung zu kontrollieren, wechseln Sie zur
Formularansicht. Für jeden Artikel wird die Mehr-
wertsteuer berechnet.
Wenn Sie zum Eingeben eines Ausdrucks in
TIPP das Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt
mehr Platz benötigen, drücken Sie Á+Ê, um das
Dialogfeld Zoom zu öffnen. Der Ausdrucks-Generator ist
ein Werkzeug, das eine Liste häufig verwendeter Aus-
drücke enthält, die Ihnen zur Auswahl stehen. Klicken
Sie zur Anzeige auf die Schaltfläche mit den drei Aus-
lassungspunkten neben dem Eigenschaftenfeld Steuer-
elementinhalt.
Wenn ein Formular auf einer Abfrage basiert,
TIPP können Sie den Ausdruck auch statt in ein
berechnetes Steuerelement direkt in die Abfrage einge-
ben. Dadurch wird möglicherweise die Leistung verbes-
sert. Wenn Sie Summen für Datensatzgruppen berech-
nen möchten, können Sie außerdem leichter den Namen
eines berechneten Felds in einer Aggregatfunktion – wie
Summe, Anzahl, Mittelwert oder Varianz – eingeben, die
Sie zum Berechnen von Gesamtsummen verwenden.
Zusammenfassende Berechnungen
Sie können auch Berechnungen anstellen, die Daten in
den einzelnen Datensätzen zusammenfassen. Um ein
Beispiel für diese Formen der Berechnung zu demonst-
rieren, können Sie die Anzahl der Datensätze in einem
Formular – bzw. in der zugrunde liegenden Tabelle – zäh-
len lassen.
» Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht.
» Fügen Sie im Bereich Formularfuß ein ungebunde-
nes Textfeld ein. Geben Sie in das automatisch mit
eingefügte Bezeichnungsfeld den Ausdruck Anzahl
 Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen

Artikel ein. Im Textfeld selbst benutzen Sie den Aus- »» Im Textfeld selbst führen Sie die Berechnung mit
druck =Anzahl([Artikelnummer]). Sie könnten auch dem Ausdruck =[Preis]*[Absatzmenge] durch (à Ab-
=Anzahl([Preis]) benutzen (à Abbildung 15.27). bildung 15.28).

Abbildung 15.27  Eine Berechnung im Formularfuß

»» Wechseln Sie in die Layout- oder Formularansicht Abbildung 15.28  Die Berechnung des Umsatzes
und überprüfen Sie, ob das berechnete Steuerele-
ment erwartungsgemäß funk­tions­fähig ist.
»» Öffnen Sie das Eigenschaftenblatt. Benen-
nen Sie das neu eingefügte Feld mit Um-
15.3.2 Auswertungen in Berichten satz. Setzen Sie außerdem die Eigenschaft
Sie können in Berichten – genau wie in Formularen – zu- Format für dieses Feld auf Euro.
sätzliche berechnete Felder zu den Datensätzen einfü-
»» Schalten Sie zur Kontrolle um zur Berichtsansicht.
gen. Außerdem können Sie in jedem Bericht, der Zahlen
Für jeden Datensatz wird der Umsatz ausgegeben.
enthält, Summen, Mittelwerte, Prozentsätze oder lau-
fende Summen verwenden, um die Daten verständli- Zusammenfassende Berechnungen
cher und aussagekräftiger zu machen.
Mit Hilfe von Aggregatfunktionen können Sie zusam-
Berechnungen zu einzelnen Feldern menfassende Berechnungen im Bericht durchführen.
Ein typischer Fall für eine solche Auswertung ist die
Sie können auch zusätzliche Berechnungen zu den ein-
Zusammenfassung der in einem Bericht angezeigten
zelnen Datensätzen im Bericht durchführen. Auf die an-
Werte. In der Entwurfsansicht können Sie die Platzie-
dere Möglichkeit der zusammenfassenden Berechnun-
rung und die Darstellung von zusammenfassenden Be-
gen gehen wir anschließend ein. Ein Beispiel für eine
rechnungen recht gut steuern. In gruppierten Berichten
solche einfache Berechnung wäre die Bestimmung der
können Sie Summen oder andere Aggregatfunktionen
Produktumsätze aus den Werten für den Preis und der
in der Kopf- oder Fußzeile jeder Gruppe platzieren. Be-
Absatzmenge der einzelnen Produkte.
richtweite Aggregatfunktionen lassen sich im Berichts-
»» Öffnen Sie einen Bericht, in dem Sie eine solche kopf- oder Berichtsfußabschnitt platzieren.
Auswertung durchführen möchten, in der Entwurfs-
»» Öffnen Sie einen Bericht, in dem Sie eine solche
ansicht.
Auswertung durchführen möchten, in der Entwurfs-
»» Fügen Sie im Detailbereich rechts von den bereits ansicht.
vorhandenen Feldern ein zusätzliches ungebunde-
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtentwurf-
nes Textfeld ein. Sie können das Feld direkt benen-
stools/Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf
nen, indem Sie in das automatisch mit eingefügte
Textfeld. Dann legen Sie fest, wo das Ergebnis der
Bezeichnungsfeld den Ausdruck Umsatz eingeben.
Berechnung angezeigt werden soll.

421
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
»» Klicken Sie entweder auf eine Stelle im Grup-
penkopf- oder im Gruppenfußabschnitt, um eine
Summe oder einen Mittelwert für eine Daten-
satzgruppe zu berechnen.
»» Klicken Sie entweder auf eine Stelle im Berichts-
kopf- oder im Berichtsfußabschnitt, um eine Ge-
samtsumme oder einen Mittelwert für alle Daten-
sätze im Bericht zu berechnen.
Das Textfeld wird in dem Abschnitt eingefügt, in dem
Sie geklickt haben. Benutzen Sie für diese Aufgabe
den Berichtsfußabschnitt.
»» Markieren Sie das eingefügte Textfeld. Wenn das
Eigenschaftenblatt nicht angezeigt wird, drücken Sie
Ì, um es anzuzeigen. Wählen Sie im Eigenschaf-
tenblatt die Registerkarte Daten. Geben Sie im Eigen-
schaftenfeld Steuerelementinhalt einen Ausdruck
ein, der entweder die Summe-Funktion zum Berech-
nen einer Summe oder die Mittelwert-Funktion zum
Berechnen eines Mittelwerts verwendet. Benutzen
Sie für diese Aufgabe den Ausdruck =Summe(Umsatz)
oder =Summe(Preis*Absatzmenge).
»» Öffnen Sie das Eigenschaftenblatt. Benen-
nen Sie das neu eingefügte Feld mit Um-
satz. Setzen Sie außerdem die Eigenschaft
Format für dieses Feld auf Euro.
422
»» Schalten Sie zur Kontrolle um zur Berichtsansicht.
Am Ende des Berichts wird der Gesamtumsatz be-
rechnet.
Eine Aggregatfunktion in der Layoutansicht
Die Layoutansicht bietet übrigens die schnellste Mög-
lichkeit, einem Bericht Summen, Mittelwerte und ande-
re Aggregatfunktionen hinzuzufügen.
»» Öffnen Sie den Bericht, in dem Sie eine solche Aus-
wertung durchführen möchten, in der Layoutansicht.
»» Klicken Sie auf ein beliebiges Feld, dessen Inhalte
ausgewertet werden sollen. Wenn Sie beispielswei-
se einer Spalte mit Zahlen eine Summe hinzufü-
gen möchten, klicken Sie auf eine der Zahlen in der
Spalte.
»» Wählen Sie in der Liste zur
Schaltfläche Summen in der
Gruppe Gruppierung und Sum-
men auf der Registerkarte Ent-
wurf die gewünschte Aggregat-
funktion. Access fügt dem
Berichtsfuß ein Textfeld hinzu
und stellt dessen Eigenschaft
Steuerelementinhalt auf einen Ausdruck ein, der die
gewünschte Berechnung ausführt. Wenn der Bericht
Gruppierungsebenen enthält, wird in Access außer-
dem jedem Gruppenfuß ein Textfeld hinzugefügt,
das dieselbe Berechnung ausführt.
Abbildung 15.29 
Die Berechnung er-
folgt im Berichtsfuß.

Das Feld mit dem Ergebnis der Berechnung wird vom
Programm automatisch platziert. Wenn Sie die Position
ändern möchten, können Sie es mit der Maus innerhalb
des Berichtsfußes verschieben.
15.3.3 Sortieren und Gruppieren in
Berichten
Standardmäßig werden die Datensätze im Bericht in
der Reihenfolge angezeigt, in der sie in der zugrunde
liegenden Tabelle oder Abfrage aufgelistet werden. Sie
können die Reihenfolge, in der Ihre Daten im Bericht er-
scheinen, individuell festlegen und auch Gruppen defi-
nieren, in denen die Daten angeordnet werden sollen.
»» Wenn Sie einen Bericht drucken, möchten Sie die
Datensätze in der Regel in einer bestimmten Reihen-
folge anordnen. Sie können beispielsweise beim Dru-
cken einer Namensliste die Datensätze alphabetisch
nach Nachnamen sortieren.
»» Bei vielen Berichten reicht das Sortieren der Daten-
sätze nicht aus. Es empfiehlt sich möglicherweise, die
Datensätze in Gruppen zu unterteilen. Eine Gruppe
ist eine Sammlung von Datensätzen, einschließlich
eventueller einführender oder zusammenfassender
Informationen, die mit den Datensätzen angezeigt
werden, beispielsweise eine Kopfzeile. Eine Gruppe
besteht aus einem Gruppenkopf, gegebenenfalls ver-
schachtelten Gruppen, Detaildatensätzen und einem
Gruppenfuß.
Dazu verwenden Sie die Elemente in der Gruppe Grup-
pierung und Summen der Registerkarte Entwurf in der
Layout- oder der Entwurfsansicht (à Tabelle 15.6).
Symbol Name und Wirkung
Gruppieren und Sortieren – zeigt unten in der Entwurfs-
oder Layoutansicht den Bereich Gruppieren, Sortieren und
Summe an oder blendet ihn aus.
Summen – fügt eine Summe oder andere zusammenfas-
sende Funktionen hinzu.
Details ausblenden – bewirkt, dass nach dem Erstel-
len einer Gruppierung oder Sortierung lediglich die
Gesamtergeb­nisse angezeigt werden – also nur die
Informationen in den Kopf- und Fußzeilen.
Tabelle 15.6  Die Elemente der Gruppe Gruppierung und Summen
Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen
Ein Klick auf die Schaltfläche Gruppieren und Sortieren
bewirkt zunächst, dass unten in der Layout- oder der
Entwurfsansicht der Bereich Gruppieren, Sortieren und
Summe angezeigt wird (à Abbildung 15.30).
Abbildung 15.30  Der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe
Das Arbeiten in diesem Bereich Gruppieren, Sortieren
und Summe bietet Ihnen die meisten Möglichkeiten zum
Hinzufügen oder Ändern von Gruppen, Sortierreihenfol-
gen oder Summenoptionen in einem Bericht. Auch hier
empfiehlt sich die Layoutansicht für die Bearbeitung, da
Sie besser sehen können, wie sich Ihre Änderungen auf
die Darstellung der Daten auswirken. Sie können aber
auch die Entwurfsansicht dafür benutzen. Sie können
bis zu zehn Gruppierungs- und Sortierebenen in einem
Bericht definieren.
Gruppieren
In der Grundeinstellung wird keine Gruppierung vorge-
nommen: Alle Datensätze werden auf derselben Ebene
dargestellt. Durch eine Gruppierung führen Sie eine zu-
sätzliche Ebene in die Struktur ein. Wenn Sie beispiels-
weise eine Sortierung nach einem Feld Nachname vor-
genommen haben, können Sie über eine Gruppierung
dafür sorgen, dass alle Datensätze mit derselben Ein-
tragung in diesem Feld zusammengefasst dargestellt
werden. Unterschiedliche Eintragungen in einem Feld
Vorname werden dann als Elemente dieser Gruppe an-
gezeigt.
Die Gruppierung ermöglicht es Ihnen, Gruppen von Da-
tensätzen optisch zu gliedern und einführende sowie
zusammenfassende Daten für jede Gruppe anzuzeigen.
Im folgenden Beispiel werden die Inhalte des Berichts
nach Eintragungen im Feld Nachname gruppiert.
»» Öffnen Sie den anfangs erstellten Bericht Bericht1 in
der Layoutansicht. Klicken Sie auf der Registerkar-
te Entwurf in der Gruppe Gruppierung und Summen
auf Gruppieren und Sortieren. Access zeigt den Be-
reich Gruppieren, Sortieren und Summe an (à Abbil-
dung 15.31).
423
Kapitel 15  •  Formulare und Berichte
»» Klicken Sie darin auf Gruppe hinzufügen. Die vorhan-
denen Feldnamen werden aufgelistet. Klicken Sie auf
einen dieser Feldnamen oder auf Ausdruck unter der
Feldliste, um einen Ausdruck einzugeben. Benutzen
Sie hier das Feld Nachname. Sobald Sie ein Feld aus-
gewählt oder einen Ausdruck eingegeben haben,
wird die Gruppierung in Access dem Bericht hinzu-
gefügt. In der Layoutansicht wird die Gruppierung
sofort angezeigt (à Abbildung 15.32).
Sortieren
Wenn Sie einen Bericht drucken, möchten Sie die Daten-
sätze in der Regel in einer bestimmten Reihenfolge an-
ordnen. Sie können beispielsweise beim Drucken einer
Namensliste die Datensätze alphabetisch nach Nach-
namen sortieren. Sortieren können Sie innerhalb einer
bereits vorgenommenen Gruppierung oder aber auch
allgemein in Berichten, in denen noch keine Gruppie-
rung vorgenommen wurde. Wir wollen in dieser Aufga-
be zunächst das Sortieren innerhalb einer Gruppierung
demonstrieren.
»» Öffnen Sie den eben bereits benutzten Bericht Be-
richt1 in der Layout­ansicht. Klicken Sie auf der Re-
424
Abbildung 15.31 
Der Bereich Gruppieren,
Sortieren und Summe wird
angezeigt.
gisterkarte Entwurf in der Gruppe Gruppierung und
Summen auf Gruppieren und Sortieren. Access zeigt
den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe an
(à Abbildung 15.31).
»» Wenn Sie eine neue Sortier- oder Gruppierungsebe-
ne hinzufügen möchten, klicken Sie auf Gruppe hin-
zufügen oder Sortierung hinzufügen. Dem Bereich
Gruppieren, Sortieren und Summe wird eine neue
Zeile hinzugefügt und eine Liste mit verfügbaren
Feldern wird angezeigt (à Abbildung 15.33).
»» Klicken Sie auf einen dieser Feldnamen oder auf
Ausdruck unter der Feldliste, um einen Ausdruck
einzugeben. Benutzen Sie hier das Feld Vorname.
Sobald Sie ein Feld ausgewählt oder einen Ausdruck
eingegeben haben, wird die Sortierung in Access
dem Bericht hinzugefügt. In der Layoutansicht wird
die Gruppierung oder die Sortierreihenfolge sofort
angezeigt.
Wenn Sie die Priorität einer Gruppierungs- oder Sor-
tierebene ändern möchten, klicken Sie auf die Zeile im
Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe und dann auf
den Pfeil nach oben oder nach unten auf der rechten
Seite der Zeile.
Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen

Abbildung 15.32 
Der Bericht wurde gruppiert
– beachten Sie die Eintragun-
gen in der Spalte Nachname.

Abbildung 15.33 
Sortieren nach Nachname

425
Kapitel 16

Weitere Access-Funktionen »» Wie jedes Programm der Office-Familie verfügt auch

Microsoft Access 2010 über eine Vielzahl von Optio-
und Optionen nen, über die Sie viele Einstellungen an Ihre persön-
lichen Vorstellungen anpassen können (à Abschnitt
16.4). Öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken
Sie dann auf die Schaltfläche Optionen.
In diesem letzten Kapitel zu Microsoft Access 2010 wol-
len wir noch auf zwei Dinge eingehen, die beim Arbeiten
mit Access 2010 dienlich sein können – die Nutzung von 16.1 Arbeiten mit Makros
Makros und die Programmoptionen.
Mit Makros lassen sich Arbeitsabläufe in der
»» Zunächst dreht es sich um eine kurze Darstellung der
Microsoft-Access-Datenbank automatisie-
Arbeit mit Makros in Access (à Abschnitt 16.1). Diese
ren. Microsoft Access benutzt zum Steuern
bieten die Möglichkeit, einfache Aufgaben schnell zu
von automatischen Programmabläufen ei-
erledigen, ohne sich mit den Problemen der Syntax
nen anderen Weg als beispielsweise Word oder Excel
einer Programmiersprache wie VBA herumplagen zu
(à Kapitel 28). Um in Access ein Makro zu erstellen,
müssen. Bei der Version 2010 wurde der Programm-
müssen Sie zunächst das Makrofenster anzeigen lassen.
bereich zum Erstellen solcher Elemente neu gestal-
Darin müssen Sie die einzelnen Aktionen sowie die Ar-
tet. Sie können auch direkt über die Tabellentools
gumente für das Makro festlegen. Anschließend können
den Ereignissen in der Tabelle Makros zuordnen: Da-
Sie das Makro unter einem geeigneten Namen spei-
mit lassen sich Aktionen ausführen, wenn ein Daten-
chern.
satz geändert, eingefügt oder gelöscht wird. Diese
Makros dienen beispielsweise zum Überprüfen der
Gültigkeit von Daten oder zum Durchführen von Be- 16.1.1 Das Makrofenster anzeigen
rechnungen. Ein Makro ist meist ein selbstständiges Objekt in
Microsoft Access und Sie erstellen es – wie jedes
»» Neu bei Access 2010 sind die Anwendungsparts
andere Datenbankobjekt – über die Registerkarte
(à Abschnitt 16.2 und Abschnitt 16.3). Dies sind Vor-
Erstellen des Menübands. Um ein neues Makro zu erstel-
lagen, die einen bestimmten Teil einer Datenbank
len, klicken Sie auf die Schaltfläche Makro in der Gruppe
beinhalten. Sie können damit Gruppen von beliebi-
Makros und Code. Das Makrofenster wird angezeigt
gen Datenbankobjekten in die Datenbank einfügen –
(à Abbildung 16.1).
beispielsweise können Sie damit mit einem einzigen
Mausklick eine komplette Adressverwaltung in eine
Datenbank integrieren.

426

Das Fenster für den Makroentwurf verfügt über eine ei-
gene Leiste mit dem Namen Makrotools/Entwurf, in der
Sie alle Werkzeuge für den Makroentwurf finden.
16.1.2 Makroaktionen festlegen
Ein Makro besteht aus einer oder mehreren Aktionen,
die manchmal auch als Befehle bezeichnet werden. Die
einzelnen Aktionen legen Sie in den einzelnen Zeilen
des Makrofensters – den Aktionszeilen – in der Spalte
Aktion fest. Jede Zeile beinhaltet eine Aktion und die
Aktionen werden später von oben nach unten abgear-
beitet. Leere Zeilen in der Liste werden bei der Ausfüh-
rung übersprungen. Welche Aktionen Sie verwenden,
hängt natürlich davon ab, was das Makro tun soll. Bei-
spielsweise können Sie mit ÖffnenBericht einen bereits
in der Datenbank bestehenden Bericht öffnen.
»» Sie definieren eine Aktion, indem Sie das Listenfeld
zum zunächst mit Neue Aktion hinzufügen benann-
ten Feld aufklappen und die gewünschte Aktion aus-
wählen (à Abbildung 16.2). Die Aktionen werden in
alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.
Arbeiten mit Makros
Abbildung 16.1 
Das vorerst noch leere Makrofenster
»» Wählen Sie hier beispielsweise die Aktion Öffnen-
Bericht. Die gewählte Aktion wird in der Spalte an-
gezeigt (à Abbildung 16.3). Im Feld rechts unten im
Fenster erscheint während der Auswahl ein kurzer
Hilfetext zur gewählten Aktion.
»» Wechseln Sie zur Spalte Kommentar und geben Sie
einen Kommentar für die Aktion ein. Kommentare
sind optional, helfen Ihnen aber später, den Sinn
einer Aktion nachzuvollziehen. Der Rahmen für die
erste Aktion ist damit festgelegt. Unten im Dialog-
feld werden die Aktionsargumente eingeblendet, die
Sie noch festlegen müssen.
»» Fahren Sie nach der Eingabe der Aktionsargumen-
te fort, indem Sie auf dieselbe Weise die weiteren
gewünschten Aktionen in die folgenden Zeilen des
Makrofensters eingeben.
Standardmäßig ist die Option Alle Aktionen
anzeigen in der Gruppe Einblenden/Ausblen-
den der Registerkarte Makrotools/Entwurf de-
aktiviert. Das bedeutet, dass in Access 2010 die Liste
427
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen

Abbildung 16.2 
Wählen Sie eine Aktion aus der Liste aus.

Abbildung 16.3 
Eine Aktion wurde definiert.

428

der Aktionen auf solche Elemente reduziert ist, die in
nicht vertrauenswürdigen Datenbanken zulässig sind.
Aktionsargumente festlegen
Nach dem Hinzufügen einer Aktion zu einem Makro
legen Sie die Argumente für die Aktion fest. Diese Akti-
onsargumente sind zusätzliche Informationen, die von
Makroaktionen benötigt werden, und nur teilweise opti-
onal. Wenn Sie beispielsweise die Aktion ÖffnenBericht
verwenden wollen, müssen Sie unter den Aktionsargu-
menten den Namen des zu öffnenden Formulars an-
geben.
» Klicken Sie auf die Zeile, in der Sie eine Aktion festle-
gen wollen. Bei der Mehrzahl der Aktionsargumente
können Sie den Wert aus einem Listenfeld auswäh-
len. Klicken Sie dazu auf die nach unten weisende
Pfeilspitze im Feld und wählen Sie das Argument.
Das Argument ist damit festgelegt.
» Fahren Sie mit der Angabe der sonstigen Argumen-
te fort. Einige Argumente sind optional. Setzen Sie
aber Aktionsargumente möglichst immer in der Rei-
henfolge, in der diese aufgelistet sind, da bestimmte
Argumente die Auswahl nachfolgender Argumente
beeinflussen.
Wenn es sich bei den Einstellungen der Akti-
TIPP onsargumente um den Namen eines bereits
erstellten Datenbankobjekts handelt, können Sie das
Argument durch Ziehen des Objekts aus dem Naviga-
tionsbereich in das Feld Objektname der Aktion fest-
legen. Die notwendigen Argumente für diese Aktion
werden dann automatisch festgelegt.
Für einige Aktionsargumente – beispielsweise bei
Bedingungen – können oder müssen Sie Ausdrücke
verwenden. Diese können Sie entweder direkt in die
entsprechenden Felder eintippen oder über den Aus-
drucks-Generator aufbauen.
Weitere Aktionen hinzufügen
Um weitere Aktionen hinzuzufügen, gehen Sie wie eben
beschrieben vor: Öffnen Sie das Listenfeld zum zu-
nächst mit Neue Aktion hinzufügen benannten Feld und
wählen Sie die gewünschte Aktion aus.
Arbeiten mit Makros
Wie vollständig die für eine Aktion fest-
gelegten Argumente im Entwurfsbereich
angezeigt werden sollen, können Sie
über die beiden Schaltflächen Aktionen erweitern und
Aktionen reduzieren in der Gruppe Reduzieren/Erwei-
tern steuern. Nachdem Sie auf Aktionen reduzieren ge-
klickt haben, werden die Aktionen nur noch zeilenweise
aufgelistet.
Makro benennen und Fenster schließen
Ein neu erstelltes Makro müssen Sie – wie jedes ande-
re Datenbankobjekt – speichern. Anschließend können
Sie das Fenster schließen und sich anderen Aufgaben
zuwenden.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der
Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das Dialogfeld
Speichern unter wird angezeigt. Geben Sie dem
Makro einen Namen und bestätigen Sie. Benutzen
Sie möglichst Namen, die die Funktionsweise des
Makros erklären.
» Schließen Sie das Makrofenster durch einen Klick
auf die übliche Schaltfläche. Das neu erstellte Makro
wird im Navigationsbereich unter Nicht verwandte
Objekte als eigenständiges Objekt angezeigt. Die An-
zeige erfolgt auch im Aktionskatalog unter In dieser
Datenbank/Makros.
16.1.3 Makros ausführen
Sie haben mehrere Möglichkeiten, die definierten Mak-
ros auszuführen: Einerseits können Sie ein Makro über
mehrere Methoden manuell ausführen. Das ist beson-
ders wichtig, wenn Sie die Wirkungsweise des Makros
noch austesten wollen. Sie können Makros aber auch
– und das ist wohl der für eine Automatisierung von
Formularen oder Berichten interessantere Weg – als Re-
aktion auf ein Ereignis ausführen lassen, beispielsweise
durch einen Klick auf eine Befehlsschaltfläche in einem
Formular.
Manuelle Ausführung aus dem Makrofenster heraus
Zum Testen eines gerade erstellten Makros lassen Sie es
über das Makrofenster ausführen. Andererseits können
Sie das Makro direkt ausführen lassen, indem Sie über
den Navigationsbereich arbeiten.
429
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen
Um die Funktionsfähigkeit eines gerade erstellten Mak-
ros zu testen, können Sie es direkt über das Fenster für
den Makroentwurf ausführen lassen.
»» Wenn das Makro nicht im Makrofenster geöffnet ist,
markieren Sie es – beispielsweise das eben erstellte
Makro1 – im Navigationsbereich. Öffnen Sie das Kon-
textmenü zu diesem Element und wählen Sie darin
Entwurfsansicht. Das Makro wird wieder im Makro­
fenster angezeigt.
»» Klicken Sie in der Gruppe Tools im Menüband
für die Makrotools auf die Schaltfläche Aus-
führen. Das Makro wird ausgeführt. Die in
ihm festgelegten Aktionen werden abgearbeitet: Der
Bericht Bericht1 wird angezeigt.
»» Stellen Sie die Ausgangssituation wieder her, indem
Sie den Bericht schließen.
Wenn bei dieser direkten Ausführung Probleme auftau-
chen sollten, können Sie durch eine schrittweise Aus-
führung das Makro Aktion für Aktion ausführen lassen.
»» Klicken Sie in der Gruppe Tools im Menüband für die
Makrotools auf die Schaltfläche Einzelschritt . Die
schrittweise Ausführung wird eingeschaltet.
»» Klicken Sie dann wieder auf die Schaltfläche
Ausführen. Die erste Aktionszeile wird aus-
geführt. Das Dialogfeld Einzelschritt wird
angezeigt.
»» Prüfen Sie die Wirkung. Klicken Sie dann auf die
Schaltfläche Schritt, um die nächste Aktionszeile
auszuführen. Fahren Sie auf diese Weise fort.
»» Um die schrittweise Ausführung wieder abzuschal-
ten, klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche Ein-
zelschritt . Vergessen Sie diesen Schritt nicht! Der
Modus bleibt sonst eingeschaltet.
Über den Navigationsbereich ausführen
Der einfachste, aber nicht der am häufigsten angewand-
te Weg, eines der bereits erstellten Makros auszuführen,
besteht in der Ausführung über den Navigationsbereich.
»» Lassen Sie den Navigationsbereich anzeigen und
wählen Sie die Objektgruppe, in der das Makro ange-
zeigt wird. Haben Sie für den Navigationsbereich die
Darstellungsform Objekttyp gewählt, finden Sie das
Makro unter Makros. Bei Tabellen und damit verbun-
430
dene Sichten wird es unter Nicht verwandte Objekte
eingeordnet.
»» Doppelklicken Sie auf das markierte Makro. Das vor-
her markierte Makro wird ausgeführt.
»» Stellen Sie die Ausgangssituation wieder her, indem
Sie den Bericht schließen.
Über das Menüband ausführen
Wenn Sie gerade ein anderes Objekt als den Naviga-
tionsbereich auf dem Bildschirm haben, können Sie
die definierten Makros auch über eine Schaltfläche im
Menü­band ausführen lassen.
»» Wählen Sie die Registerkarte Datenbanktools
im Menüband. Klicken Sie darin in der Grup-
pe Makro auf die Schaltfläche Makro ausfüh-
ren. Das Dialogfeld Makro ausführen wird angezeigt.
»» Geben Sie den Namen des auszuführenden Makros
ein oder wählen Sie es aus dem Listenfeld aus. Dar-
in werden alle in der Anwendung definierten Makros
aufgelistet.
»» Bestätigen Sie Ihre Wahl durch einen Klick auf OK.
Das Makro wird ausgeführt und die darin festgeleg-
ten Aktionen werden abgearbeitet.
16.1.4 Eingebettete Makros und
Datenmakros
Die eben beschriebenen normalen Makros erscheinen
als eigenständige Objekte im Navigationsbereich der
Datenbank. Vor dort aus können sie beispielsweise
auch ausgeführt werden (à oben). Daneben gibt es in
der aktuellen Programmversion aber auch Makros, die
nicht als separate Objekte im Navigationsbereich unter
Makros gespeichert werden. Das sind die eingebetteten
Makros und die Datenmakros:
»» Der Begriff des eingebetteten Makros ist neu seit
Access 2007. Eingebettete Makros unterscheiden
sich von eigenständigen Makros darin, dass sie in
den Ereigniseigenschaften von Formularen, Berich-
ten oder Steuerelementen gespeichert werden. Das
kann das Verwalten Ihrer Datenbank erleichtern, da
Sie nicht mehrere Datenbankobjekte nachverfolgen
müssen, die Makros für ein Formular oder für einen
Bericht enthalten. Außerdem werden Makros in das

Formular oder in den Bericht eingeschlossen: Wenn
Sie dieses Objekt kopieren, importieren oder expor-
tieren, bleibt es darin erhalten. Eingebettete Makros
sind generell vertrauenswürdig, weil sie automatisch
am Ausführen bestimmter potenziell unsicherer Vor-
gänge gehindert werden.
» Datenmakros sind neu in Access 2010. Mit Hilfe sol-
cher Elemente können Sie Ereignissen, die in Tabel-
len auftreten, eine Programmlogik hinzufügen – bei-
spielsweise kann ein Hinzufügen, Aktualisieren oder
ein Löschen von Daten in einer Tabelle das Starten
von Makroaktionen bewirken, die eine Prüfung hin-
sichtlich Gültigkeit und Fehlerfreiheit von Daten in
einer Tabelle durchführen. Datenmakros werden –
wie eingebettete Makros in Berichten oder Formu-
laren – nicht im Navigationsbereich unter Makros
angezeigt. Es gibt zwei Haupttypen von Datenmak-
ros: einerseits die sogenannten ereignisgesteuerten
Datenmakros, die von Tabellenereignissen ausgelöst
werden, und andererseits die sogenannten benann-
ten Datenmakros, die als Reaktion auf einen Aufruf
anhand des Namens ausgeführt werden.
Eingebettete Makros
Um ein eingebettetes Makro für einen Bericht oder
ein Formular zu erstellen, gehen Sie in den folgenden
Schritten vor:
» Öffnen Sie das Datenbankobjekt, das das
Makro enthalten soll, in der Entwurfsan-
sicht oder der Layoutansicht. Drücken Sie
Ì, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, oder
benutzen Sie die Befehlsschaltfläche im Menüband.
» Wählen Sie im Eigenschaftenfenster das Steuerele-
ment oder den Abschnitt, das oder der die Ereignis-
eigenschaft enthält, in die Sie das Makro einbetten
möchten, und klicken Sie auf die Registerkarte Er-
eignis.
» Klicken Sie auf die Generator-Schaltfläche neben
dem Eigenschaftenfeld für das Ereignis, dem das
Makro zugeordnet werden soll. Das Dialogfeld Gene-
rator auswählen wird angezeigt.
» Wählen Sie darin die Option Makro-Generator und
klicken Sie dann auf OK. Das Fenster für den Makro-
entwurf wird angezeigt.
Arbeiten mit Makros
» Geben Sie die Aktionen für das Makro ein. Wenn Ihr
Makro fertig ist, klicken Sie auf Speichern und dann
auf Schließen.
Das Makro wird immer dann ausgeführt, wenn die Ereig-
niseigenschaft ausgelöst wird.
Ereignisgesteuerte Datenmakros
Tabellenereignisse erfolgen, wenn Sie in einer Tabel-
le Daten hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Sie
können ein Datenmakro so programmieren, dass es
unmittelbar nach einem dieser drei Ereignisse oder
unmittelbar vor einem Lösch- oder Änderungsereignis
ausgeführt wird.
Gehen Sie wie folgt vor, um ein Datenmakro einem Ta-
bellenereignis in der Datenblattansicht zuzuordnen:
» Öffnen Sie über den Navigationsbereich die Tabelle,
der Sie ein Datenmakro hinzufügen möchten, in der
Datenblattansicht.
» Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellen-
tools/Tabelle in der Gruppe Vorabereignisse
oder der Gruppe Nachfolgeereignisse auf die
Schaltfläche für das Ereignis, dem Sie das Makro zu-
ordnen möchten. Um beispielsweise ein Datenmakro
zu erstellen, das nach dem Löschen eines Datensat-
zes aus der Tabelle ausgeführt wird, klicken Sie auf
Nach Löschung.
» Der Makro-Generator wird geöffnet. Wenn bereits
zuvor ein Makro für dieses Ereignis erstellt wurde,
wird dieses darin geöffnet.
» Fügen Sie die Aktionen hinzu, die das Makro ausfüh-
ren soll (à oben). Speichern und schließen Sie das
Makro über die Schaltflächen in der Gruppe Schlie-
ßen. Einen Namen müssen Sie nicht vergeben.
Beachten Sie, dass hier nicht alle Aktio-
ACHTUNG nen zur Verfügung stehen, die Sie vom
Erstellen von eigenständigen Makros her kennen.
Alternativ zur Arbeit in der Datenblattansicht können
Sie das Makro auch über die Entwurfsansicht der Tabel-
le anlegen:
» Öffnen Sie über den Navigationsbereich die Tabelle,
der Sie ein Datenmakro hinzufügen möchten, in der
Entwurfsansicht.
431
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/Ent-
wurf in der Gruppe Feld-, Datensatz- und Tabellener-
eignisse auf Datenmakros erstellen und wählen Sie
dann aus dem Katalog das Ereignis, zu dem Sie das
Makro definieren wollen.
»» Der Makro-Generator wird geöffnet. Wenn bereits
zuvor ein Makro für dieses Ereignis erstellt wurde,
wird dieses darin geöffnet.
»» Definieren Sie die Aktionen, die das Makro ausführen
soll (à oben). Speichern und schließen Sie das Makro
über die Schaltflächen in der Gruppe Schließen.
Editieren von Datenmakros
Da ein Datenmakro nicht als eigenständiger Eintrag im
Navigationsbereich der Datenbank auftaucht, müssen
Sie zum Editieren eines solchen Makros anders vorge-
hen als bei eigenständigen Makros. Sie müssen in der
Datenblatt- oder Entwurfsansicht der Tabelle die Befeh-
le im Menüband verwenden, um Datenmakros zu bear-
beiten, umzubenennen oder zu löschen.
Wenn Sie die für ein ereignisgesteuertes Datenmakro
festgelegten Aktionen ändern wollen, verwenden Sie
die folgenden Schritte:
»» Öffnen Sie über den Navigationsbereich die Tabelle,
die das zu bearbeitende Datenmakro enthält, in der
Datenblattansicht.
»» Lassen Sie die Registerkarte Tabellentools/Tabelle
anzeigen. Die Ereignisse, für die Makros definiert
wurden, sind in der Gruppen Vorabereignisse und
Nachfolgeereignisse hervorgehoben (à Abbildung
16.4).
»» Klicken Sie auf das Ereignis für das Makro, das Sie
bearbeiten möchten. Um beispielsweise das Daten-
432
makro zu bearbeiten, das nach dem Löschen eines
Datensatzes aus der Tabelle ausgeführt wird, klicken
Sie auf Nach Löschung.
»» Der Makro-Generator wird geöffnet, in dem Sie mit
dem Bearbeiten des Makros beginnen können.
Sie können die Bearbeitung auch von der Entwurfs­
ansicht der Tabelle aus ansprechen. Klicken Sie auf der
Registerkarte Tabellentools/Entwurf in der Gruppe­Feld-,
Datensatz- und Tabellenereignisse auf Daten­makros er-
stellen und wählen Sie dann aus dem Katalog das Makro
zu dem Ereignis, das Sie bearbeiten wollen (à Abbildung
16.4). Auch hier sind die Ereignisse, zu denen bereits
Makros definiert wurden, farblich gekennzeichnet.
Ein definiertes Datenmakro löschen oder
umbenennen
Da ein Datenmakro nicht als eigenständiger Eintrag im
Navigationsbereich der Datenbank auftaucht, müssen
Sie zum Löschen eines solchen Makros anders vorge-
hen als bei eigenständigen Makros:
In der Entwurfsansicht der Tabelle klicken
Sie auf der Registerkarte Tabellentools/
Entwurf in der Gruppe Feld-, Datensatz-
und Tabellenereignisse auf Makro umbenennen/löschen.
»» In der Datenblattansicht der Tabelle klicken
Sie auf der Registerkarte Tabellentools/
Tabelle in der Gruppe Benannte Makros auf
Benanntes Makro und wählen Sie dann den Befehl
Makro umbenennen/löschen.
»» In beiden Fällen wird das Dialogfeld Datenmakro-
Manager angezeigt, in dem alle für die Tabellen de-
finierten Makros aufgelistet werden (à Abbildung
16.5).
Abbildung 16.4 
Ereignisse mit bereits de-
finierten Makros werden
farbig gekennzeichnet.
 Anwendungsparts

Abbildung 16.5 
Der Datenmakro-Manager

»» Um ein Makro zu entfernen, klicken Sie in der ent- 16.2.1 Hinzufügen eines Anwendungsparts
sprechenden Zeile auf den Link Löschen. Diesen
Anwendungsparts sind eigenständige Objekte und zum
Vorgang müssen Sie bestätigen. Das Löschen wird
Erstellen eines solchen müssen Sie vorher kein anderes
erst nach einem Schließen und anschließenden Öff-
Objekt markieren. Sie können einen Anwendungspart
nen der Tabelle wirksam.
jeder Datenbank ohne Änderungen oder minimal ange-
So viel zum Automatisieren von Aufgaben in einer passt hinzufügen.
Access-Datenbank mit Hilfe von Makros. Sicherlich kön-
»» Zum Einfügen öffnen Sie die Datenbank, der Sie ei-
nen Sie viele mögliche Aufgaben mit dieser Technik
nen Anwendungspart hinzufügen möchten.
erledigen, wohl aber nicht alle. Beachten Sie also auch
unsere Anmerkungen zum Thema VBA (à Kapitel 28). »» Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen und öff-
nen Sie den Katalog zur Schaltfläche Anwendungs-
parts in der Gruppe Vorlagen (à Abbildung 16.6).
16.2 Anwendungsparts
Neu bei Access 2010 sind Anwendungsparts. Dabei han-
delt es sich um Vorlagen, die einen bestimmten Teil ei-
ner Datenbank beinhalten. Sie können damit Gruppen
von beliebigen Datenbankobjekten in die Datenbank
einfügen – beispielsweise können Sie damit mit einem
einzigen Mausklick eine komplette Adressverwaltung in
eine Datenbank integrieren. Ein Anwendungspart kann
einfach nur eine einzelne Tabelle sein, aber auch meh-
rere zusammengehörige Objekte umfassen – wie bei-
spielsweise eine Tabelle und ein gebundenes Formular.

Abbildung 16.6 
­Der Katalog zu den
­Anwendungsparts

433
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen
»» Klicken Sie auf den Anwendungspart, den Sie hin-
zufügen möchten. Was Sie als Erfolg sehen können
bzw. auch nicht sehen, hängt vom gewählten Anwen-
dungspart ab.
16.2.2 Die Anwendungsparts unter
Schnellstart
Wenn Sie sich mit den Möglichkeiten, die Ihnen diese
Anwendungsparts bieten, vertraut machen möchten,
sollten Sie zuerst mit den Optionen im Bereich Schnell-
start beginnen. Diese erstellen selbstständig Tabellen,
Formulare und Berichte für bestimmte Tätigkeiten. Wir
zeigen Ihnen nachfolgend zwei Beispiele dafür:
434
Der Anwendungspart Aufgaben in der Gruppe Schnell-
start erstellt eine Tabelle und zwei Berichte (à Abbil-
dung 16.7).
»» Über das Formular Aufgabendetails können Sie die
Daten zu einer Aufgabe eingeben (à Abbildung 16.8).
Die mit dem kleinen roten Sternchen versehenen
Felder müssen ausgefüllt werden. Die Datumsfelder
verfügen über eine Navigatorschaltfläche. Klicken
Sie nach der Eingabe auf Speichern und Schließen,
wenn Sie die Eingabe abschließen wollen, oder auf
Speichern und neuer Eintrag, wenn Sie gleich eine
weitere Aufgabe hinzufügen wollen. Die Daten wer-
den in der Tabelle Aufgaben abgelegt.
Abbildung 16.7 
Die Aufgaben mit der
Tabelle
Abbildung 16.8 
Das Formular Aufga-
bendetails erlaubt die
Eingabe der Daten.

»» Das Formular AufgabeDB listet die eingegebenen
Aufgaben in der Datenblattansicht auf (à Abbildung
16.9). Sie können die Eingaben darin beispielsweise
nach bestimmten Kriterien sortieren lassen (à Kapi-
tel 10).
Der Anwendungspart Kontakte unter Schnellstart er-
stellt eine Datenbank mit einer Tabelle, einer Abfrage
und mehreren Formularen und Berichten (à Abbildung
16.10).
»» Die Tabelle Kontakte darin nimmt die Daten zu Ihren
Kontakten auf.
»» Zur Eingabe neuer Daten können Sie das Formular
Kontaktdetails benutzen (à Abbildung 16.11).
Anwendungsparts
»» Um ein Foto hinzuzufügen, klicken Sie mit der rech-
ten Maustaste auf das dafür vorgesehene Feld und
wählen Anlagen verwalten aus dem Kontextmenü.
Im dann angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf Hin-
zufügen und wählen die gewünschte Bilddatei aus.
»» Über die automatisch erstellten Schaltflächen Spei-
chern und neuer Eintrag oder Speichern und schlie-
ßen können Sie die Eingabe eines Datensatzes ab-
schließen.
»» Über die sonstigen automatisch erstellten Formula-
ren und Berichte erhalten Sie zusammenfassende
Darstellungen der Daten für Ihre Kontakte.
Abbildung 16.9 
Die Aufgaben werden
aufgelistet.
Abbildung 16.10 
Die Wirkung des Anwen-
dungsparts Kontakte und
die Tabelle dazu
435
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen

Abbildung 16.11 
Das Formular zu den
Kontaktdetails

16.2.3 Blankoformulare
Etwas anders ist das bei den Elementen in der oberen
Gruppe Blankoformulare. Diese erzeugen – wie der
Name schon andeutet – alle nur ein Formular, das Sie
noch spezifizieren müssen. Die Unterschiede zwischen
den einzelnen Anwendungsparts zeigen sich im Design
der damit erzeugten Formulare.
Der Anwendungspart 1 Oben erzeugt beispielsweise ein
einspaltiges Formular mit Bezeichnungen über den Fel-
dern (à Abbildung 16.12).
Inhalte sind noch nicht definiert, sie müssen erst noch
festgelegt werden. Dazu öffnen Sie das so erstellte Abbildung 16.12  Die Anwendung von 1 Oben
Formular aus dem Navigationsbereich heraus in der
Entwurfsansicht.

436

Anwendungsparts selbst erstellen
Um einen Anwendungspart selbst zu erstellen, verwen-
den Sie die folgenden Schritte:
» Erstellen Sie eine Datenbank, die alle Komponenten
enthält, über die der Anwendungspart verfügen soll.
Meist wird es sich dabei um Objekte ohne Daten han-
deln, notwendig ist das aber nicht.
» Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie
den Bereich Speichern und Veröffentlichen.
» Wählen Sie unter Dateitypen die Option Datenbank
speichern als und dann rechts unter Datenbank-
dateitypen die Option Vorlage. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Speichern unter, um das Dialogfeld
Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen zu öff-
nen (à Abbildung 16.13).
Abbildung 16.13 Eine neue Vorlage erstellen
» Wenn Sie die Datenbank als Anwendungspart im
Menüband verfügbar haben wollen, müssen Sie
unten im Dialogfeld das Kontrollkästchen Anwen-
dungspart aktivieren.
» Bestätigen Sie über OK.
Die Programmoptionen
Anschließend finden Sie im Katalog zu Anwendungs-
parts eine neue Option, über die Sie alle vorher definier-
ten Objekte in jede weitere Datenbank einfügen können.
Wenn Sie einen so erstellten Anwendungs-
TIPP part wieder aus dem Katalog entfernen wol-
len, öffnen Sie den Katalog, klicken mit der rechten
Maustaste auf das dazugehörende Symbol und wählen
im Kontextmenü den Eintrag Vorlagenteil aus Katalog
löschen aus.
16.3 Die Programmoptionen
Auf die Arbeit mit den wichtigsten Programmoptionen
für die Office-Programme sind wir bereits im ersten Teil
dieses Buchs eingegangen (à Kapitel 2 und Kapitel 4).
Beispielsweise erlaubt der Bereich Dokumentprüfung
das Festlegen diverser Optionen für die Rechtschreib-
prüfung und die automatische Fehlerkorrektur. In die-
sem Abschnitt wollen wir uns jetzt den Optionen zuwen-
den, die speziell für Access 2010 gelten.
16.3.1 Die Kategorie Allgemein
In der ersten Kategorie unter den Access-Optionen fin-
den Sie eine Zusammenfassung der Optionen, die der
typische Anwender am häufigsten ändern möchte. In
der Gruppe Datenbanken erstellen können Sie festle-
gen, mit welchem Dateiformat und an welchem Ort
neue Datenbanken gespeichert werden sollen:
» Über Standarddateiformat für leere
Datenbank regeln Sie das Format, das
Access beim Speichern einer neu er-
stellten Datenbank benutzen soll. Standardmäßig
wird das Format Access 2007 verwendet. Ein Ändern
dieser Einstellung ist eigentlich nur sinnvoll, wenn
Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Datenbanken
ohne vorherige Konvertierung mit älteren Versionen
des Programms geöffnet werden können.
» Der Standarddatenbankordner wird beim Speichern
neuer Datenbanken und Dateien verwendet. Stan-
dardmäßig ist das beispielsweise bei Windows Vista
und Windows 7 der Unterordner Dokumente im per-
sönlichen Ordner des aktuellen Benutzers. Geben
Sie den Ordnernamen manuell ein oder klicken Sie
auf Durchsuchen, um den Ordner zu suchen.
437
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen
»» Die Option für die Sortierreihenfolge bei neuer Da-
tenbank legt fest, nach welcher Reihenfolge die
Inhalte in einer neuen Datenbank sortiert werden,
wenn Sie den entsprechenden Befehl dazu geben.
Diese Reihenfolge ist abhängig von der Sprachregi-
on. Die Standardeinstellung ist Allgemein. Sie müs-
sen diese nur ändern, wenn Sie Datenbanken für ei-
nen anderen Sprachraum erstellen wollen.
16.3.2 Die Kategorie Aktuelle Datenbank
Die Optionen der Kategorie Aktuelle Datenbank gelten
lediglich für die aktuell geöffnete Datenbank. Öffnen
Sie vor dem Festlegen also zuerst die gewünschte Datei.
Damit eine Änderung in diesem Bereich wirksam wird,
muss – bis auf wenige Ausnahmen – die aktuelle Daten-
bank geschlossen und neu geöffnet werden.
Anwendungsoptionen
Unter der Überschrift Anwendungsoptionen finden Sie
eine Reihe von allgemeinen Optionen:
»» Unter Anwendungstitel können Sie einen Namen für
Ihre Datenbank eingeben. Der Name wird in der Ti-
telleiste von Windows angezeigt.
»» Sie können auch den Namen einer Bitmap- oder
Symboldatei als Anwendungssymbol verwenden. Ein
solches Symbol wird in der Titelleiste der Access-Da-
tenbank angezeigt. Geben Sie den Namen der Grafik-
datei ein oder klicken Sie auf Durchsuchen, um das
Dialogfeld Anwendungssymbol anzuzeigen. Wenn
Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Als Formular-
und Berichtssymbol verwenden aktivieren, wird das
Symbol auch oben in den Formularen und Berichten
der aktuell geöffneten Datenbank aufgenommen.
»» Über Formular anzeigen legen Sie fest, dass beim
Öffnen der Datenbank automatisch ein bestimmtes
Formular angezeigt wird. In einem solchen Formular
können Sie dann beispielsweise Schaltflächen mit
zugeordneten Makros eingeben, die die Navigati-
on in der Datenbank erleichtern. Soll kein Formular
geöffnet werden, wählen Sie hier (keines) aus. Die
Datenbank muss geschlossen und neu geöffnet wer-
den, damit die angegebene Option wirksam wird.
438
»» Statusleiste anzeigen sorgt dafür, dass die Status-
leiste im unteren Bereich des Access-Fensters ein-
oder ausgeschaltet wird. Auch hier muss die Daten-
bank geschlossen und neu geöffnet werden, damit
die angegebene Option wirksam wird.
»» Über die drei Alternativen unter Dokumentfenster­
optionen können Sie steuern, wie verschiedene
Objekte im Access-Anwendungsfenster angezeigt
werden: Überlappende Fenster ermöglicht das Öff-
nen und Anzeigen mehrerer Fenster für die einzel-
nen Objekte. Wenn Sie zusätzlich den Navigations-
bereich ausblenden, entspricht das am ehesten der
klassischen Ansicht der Vorversion des Programms.
Dokumente im Registerkartenformat ist die Stan­
dard­einstellung. Hierbei wird immer nur ein einzel-
nes Objekt angezeigt. Über Dokumentregisterkarten
anzeigen werden Registerkarten benutzt, die oben
in jedem geöffneten Datenbankobjekt angezeigt
werden.
»» Die Option Access-Spezialtasten verwenden erlaubt
die Verwendung von bestimmten Zugriffstasten
(à Tabelle 16.1):
Tasten Wirkung
Ó Blendet den Navigationsbereich ein oder aus.
Ÿ+G Zeigt das Direktfenster im Visual Basic-Editor
an.
Ç+Ó Startet den Visual Basic-Editor.
Ÿ+þUntbrÿ Beim Arbeiten mit einem Office Access 2010-Projekt
werden durch Drücken dieser Tastenkombination
keine Datensätze mehr vom Server abgerufen.
Tabelle 16.1  Zusätzliche Zugriffstasten
»» Wenn Sie Beim Schließen komprimieren aktivieren,
wird die Datenbank automatisch beim Schließen
komprimiert und repariert.
»» Über Beim Speichern persönliche Daten aus Datei-
eigenschaften entfernen werden persönliche Infor-
mationen automatisch aus den Dateieigenschaften
entfernt, wenn Sie die Datei speichern. Dazu gehö-

ren beispielsweise Angaben auf der Registerkarte
Details im Dialogfeld zu den Eigenschaften der Datei.
»» Wenn Sie Steuerelemente mit Windows-Design auf
Formularen verwenden eingeschaltet lassen, wird
das Design der Windows-Steuerelemente auf For-
mularen und Berichten verwendet. Diese Einstellung
wird nur wirksam, wenn Sie ein anderes Windows-
Design als das Standarddesign verwenden. Benut-
zen Sie die Möglichkeiten zur Einstellung im Bereich
Anzeige der Windows-Systemsteuerung.
»» Über Layoutansicht aktivieren schalten Sie die An-
zeige der Schaltfläche Layoutansicht auf der Access-
Statusleiste ein. Denken Sie auch daran, dass die
Layoutansicht für einzelne Datenbankobjekte deak-
tiviert werden kann. Deshalb wird sie möglicherwei-
se auch dann nicht immer angezeigt, wenn Sie diese
Option aktivieren.
»» Wenn Sie Entwurfsänderungen für Tabellen in der
Datenblattansicht aktivieren einschalten, können Sie
Änderungen in Tabellen vornehmen, während Sie in
der Datenblattansicht arbeiten.
»» Ist Auf abgeschnittene Zahlenfelder prüfen aktiviert,
werden die Zahlen in der Form ##### angezeigt,
wenn die Spalte zu schmal ist, um den gesamten
Wert anzuzeigen. Ist die Option deaktiviert, werden
nur Teile des Zahlenwerts angezeigt.
»» Unter den beiden Alternativen für Bildeigenschaften-
Speicherformat können Sie wählen, wie eingefügte
Bilddateien gespeichert werden sollen: Mit Quell-
bildformat beibehalten (kleinere Dateigröße) werden
Bilder im Originalformat gespeichert. Das reduziert
meist die Größe der Datenbank. Über Alle Bilddaten
in Bitmaps konvertieren (mit Access 2003 und früher
kompatibel) wird eine Kopie der ursprünglichen Bild-
datei in einem Bitmap-Format erstellt.
Navigation
Wie Sie wissen, benutzt Access seit der Version 2007
kein Datenbankfenster mehr. Dafür dient jetzt der Navi-
gationsbereich links im Anwendungsfenster. Die Optio­
nen unter der Überschrift Navigation erlauben einige
Einstellungen dafür – sie gelten für die aktuelle Daten-
bank:
Die Programmoptionen
»» Navigationsbereich anzeigen blendet den standard-
mäßigen Navigationsbereich ein oder aus. Wenn der
Bereich versehentlich ausgeblendet wird, drücken
Sie Ó, um ihn anzuzeigen.
»» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Navigati-
onsoptionen wird das gleichnamige Dialogfeld an-
gezeigt. Verwenden Sie es, um die Kategorien und
Gruppen zu ändern, die im Navigationsbereich ange-
zeigt werden. Sie können auch verschiedene globale
Optionen im Navigationsbereich festlegen oder än-
dern: Ausgeblendete Objekte anzeigen bewirkt, dass
ausgeblendete Objekte als halbtransparente, deak-
tivierte Symbole wiedergegeben werden. Deaktivie-
ren Sie diese Option, wenn Sie Objekte vollständig
ausblenden möchten. Systemobjekte anzeigen zeigt
auch Systemobjekte – wie beispielsweise Systemta-
bellen – an. Über die beiden Optionen Einfaches Kli-
cken und Doppelklicken regeln Sie, wie Objekte aus
dem Navigationsbereich heraus geöffnet werden
sollen.
Menüband- und Symbolleistenoptionen
Über den Bereich Menüband- und Symbolleistenopti-
onen können Sie die Anzeige von benutzerdefinierten
Elementen des Menübands und Symbolleisten regeln,
die Sie in einer Vorversion von Access erstellt hatten,
oder aber auch ein selbst definiertes Menüband einstel-
len.
»» Über Name des Menübands wählen Sie den Namen
einer benutzerdefinierten Menüleistengruppe aus
der Liste aus.
»» Mit Kontextmenüleiste legen Sie die Standardmenü-
leiste für Kontextmenüs fest oder ändern die Menü-
leiste.
»» Ist die Option Vollständige Menüs zulassen einge-
schaltet, werden vollständige Menüs statt nur die am
häufigsten verwendeten Befehle angezeigt.
»» Wenn Sie Standardkontextmenüs zulassen aktivie-
ren, werden Kontextmenüs angezeigt, wenn Sie mit
der rechten Maustaste auf ein Datenbankobjekt im
Navigationsbereich oder auf ein Steuerelement in
einem Formular oder einem Bericht klicken.
439
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen
Optionen für Objektnamen-Autokorrektur
Die Einstellungen unter Optionen für Objektnamen-Au-
tokorrektur können wichtig werden, wenn Sie die Namen
von Objekten in der Datenbank ändern und garantieren
wollen, dass Bezüge nach einer solchen Änderung noch
funktionieren.
»» Wenn Informationen zu Objektnamenautokorrektur
nachverfolgen aktiviert ist, werden die zum Beheben
von Namensfehlern erforderlichen Informationen
von Access gespeichert. Fehler werden jedoch erst
behoben, wenn Sie die Option Objektnamenautokor-
rektur ausführen auswählen.
»» Mit Objektnamenautokorrektur ausführen werden
Namensfehler von Access behoben, sobald sie auf-
treten. Wenn Sie die Option Informationen für Ob-
jektnamenautokorrektur protokollieren ausgewählt
haben, nicht jedoch diese Option, werden Fehler­
daten gespeichert, bis Sie die Option auswählen.
»» Über Änderungen für Objektnamenautokorrektur
protokollieren protokolliert das Programm die Än-
derungen, die an einer Datenbank vorgenommen
werden, wenn Namensfehler korrigiert werden. Die
Daten werden in einer Tabelle mit der Bezeichnung
AutoCorrect.log gespeichert.
Optionen der Filteranwendung für Datenbank
Die Optionen im Abschnitt Optionen der Filteranwen-
dung … steuern verschiedene Elemente: beispielsweise
den Umfang der Wertelisten, die für ein bestimmtes Feld
im Fenster Formularbasierter Filter angezeigt werden.
Je mehr Optionen ausgewählt werden, umso mehr Wer-
tetypen kommen in den Filteroperationen zum Einsatz.
»» Über die drei Kontrollkästchen unter der Überschrift
Liste anzeigen von Werten in regeln Sie, welche Wer-
te in die Wertelisten eingeschlossen werden sollen,
die im Fenster Formularbasierter Filter angezeigt
werden.
»» Unter Keine Listen anzeigen, wenn mehr als diese
Anzahl Zeilen gelesen wird geben Sie die maxima-
le Anzahl an Datensätzen ein, die gelesen werden
sollen, während die Werteliste für einen formularba-
sierten Filter erstellt wird. Es wird keine Werteliste
angezeigt, wenn die Anzahl der Datensätze, die für
440
die Liste erforderlich sind, die von Ihnen angegebe-
ne Anzahl übersteigt. Alle Wertelisten enthalten le-
diglich eindeutige Werte, auch wenn die Felder nicht
indiziert sind. Die Standardeinstellung ist 1000.
16.3.3 Die Kategorie Datenblatt
Über die Kategorie Datenblatt können Sie die Stan­dard­
einstellungen für diverse Formatangaben regeln.
Gitternetzlinien und Zelleffekte
Unter Gitternetzlinien und Zelleffekte bestimmen Sie,
in welcher Form Zellen in Datenblättern und Abfrage­
ergebnissen standardmäßig angezeigt werden sollen:
»» Mit Standardgitternetzlinien legen Sie fest, welche
Gitternetzlinien angezeigt werden sollen. Über Hori­
zontal und Vertikal können Sie die beiden Bestand-
teile wahlweise ein- oder ausblenden lassen.
»» Der Standardzelleffekt regelt das Layout für Zellen
in Datenblättern und Abfrageergebnissen. Sie finden
dafür die Alternativen Flach, Erhöht und Vertieft.
»» Über die Standardspaltenbreite legen Sie die Stan-
dardbreite der Spalten in Datenblättern und Abfra-
geergebnissen fest. Geben Sie je nach dem in den
Einstellungen von Windows angegebenen Maßsys-
tem eine Maßeinheit in Zentimetern oder Zoll ein.
Standardschriftart
Die Optionen unter Standardschriftart bestimmen den
Schriftgrad, die Schriftbreite und andere Formate für
Text, der in Datenblättern und Abfrageergebnissen an-
gezeigt wird. Beachten Sie, dass im Allgemeinen kursi-
ver Text auf einem Computerbildschirm schlechter zu
lesen ist.
16.3.4 Die Kategorie Objekt-Designer
Mit den Optionen der Kategorie Objekt-Designer passen
Sie die Einstellungen zum Erstellen und Ändern von Da-
tenbankobjekten an.
Entwurfsansicht für Tabellen
Unter der Überschrift Entwurfsansicht für Tabellen fin-
den Sie die Standardeinstellungen, die beim Erstellen
neuer Tabellen Anwendung finden. Diese gelten auch,

wenn Sie einer vorhandenen Tabelle neue Felder hinzu-
fügen:
»» Standardfeldtyp legt den Datentyp für Felder fest,
Standardtextfeldgröße bestimmt die maximale An-
zahl von Zeichen, die Sie in Felder mit dem Datentyp
Text eingeben können. Sie dürfen die maximale An-
zahl von 255 Standardzeichen nicht überschreiten.
Über Standardzahlenfeldgröße bestimmen Sie die
Größe für Felder mit dem Datentyp Zahl.
»» Im Feld AutoIndex beim Importieren/Erstellen geben
Sie die ersten oder letzten Zeichen eines Feldna-
mens ein. Beim Importieren von Feldern aus einer
externen Datei oder beim Hinzufügen von Feldern zu
einer Tabelle werden alle Felder, deren Namen mit
den hier eingegebenen Zeichen übereinstimmen,
automatisch von Access indiziert. Trennen Sie die
Zeichenfolgen durch ein Semikolon. Wenn Sie bei-
spielsweise name;ort eingeben, werden Felder mit
den Namen Nachname und Wohnort von Access in-
diziert.
»» Über das Kontrollkästchen Schaltfläche 'Optionen
für Eigenschaften aktualisieren' anzeigen können
Sie die Anzeige der Schaltfläche Aktualisieren der
Eigenschaft-Optionen ein- und ausschalten. Diese
Schaltfläche wird angezeigt, wenn Sie eine Eigen-
schaft eines Felds in einer Tabelle ändern.
Abfrageentwurf
Unter der Überschrift Abfrageentwurf regeln Sie Fein-
heiten für die Arbeit beim Entwurf einer Abfrage (à Ka-
pitel 14). Diese Optionen gelten nur für neue Abfragen,
die Sie mit der aktuellen Instanz von Access erstellen.
»» Die Option Tabellennamen anzeigen zeigt die Zeile
Tabelle im Abfrageentwurfsbereich an oder blendet
sie aus. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die
Quellen von Feldern in einer auf mehreren Tabellen
basierenden Abfrage kont­rollieren müssen.
»» Wenn die Option Alle Felder ausgeben ausgewählt
ist, fügt Access den Abfragen eine Select *-Anwei-
sung hinzu. Diese Anweisung ruft dann alle Felder in
den zugrunde liegenden Tabellen oder Abfragen für
eine bestimmte Abfrage ab. Sie sollten dieses Kont-
rollkästchen deaktiviert lassen, wenn Sie nur die Fel-
Die Programmoptionen
der anzeigen möchten, die Sie mithilfe des Abfrage-
Designers hinzufügen.
»» AutoVerknüpfung aktivieren sorgt dafür, dass eine
innere Verknüpfung zwischen zwei Tabellen automa-
tisch erstellt wird, wenn Sie den Abfrage-Designer
verwenden. Dafür müssen beide Tabellen ein Feld
mit demselben Namen und Datentyp verwenden und
eines dieser Felder muss ein Primärschlüssel sein.
Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie
die Beziehung manuell definieren möchten.
»» Unter Schriftart zum Erstellen von Abfragen können
Sie Schriftart und Schriftgrad für den Abfrage-Desi-
gner festlegen (vorherige Abschnitte).
»» Die beiden Optionen unter SQL Server-kompatible
Syntax (ANSI 92) sind nur dann wichtig, wenn Sie
Abfragen in Microsoft SQL Server-Datenbanken aus-
führen möchten. Sie können die ANSI-92-Syntax ent-
weder für alle Abfragen verwenden oder nur für alle
neuen Datenbanken. Beachten Sie, dass bei der Wahl
der ersten Option vorhandene Abfragen, die mithilfe
des älteren ANSI-89-Standards geschrieben wurden,
möglicherweise nicht ausgeführt werden können
oder unerwartete Ergebnisse zurückgeben.
Entwurfsansicht für Formulare/Berichte
Die Optionen unter der Überschrift Entwurfsansicht
für Formulare/Berichte definieren das Markierungsver-
halten, wenn Sie beim Entwerfen eines Formulars oder
eines Berichts ein Rechteck zum Auswählen von Steu-
erelementen ziehen. Die Optionen sind für alle offenen
und geschlossenen Access-Datenbanken sowie für alle
künftig erstellten Datenbanken wirksam.
»» Unter Markierungsverhalten legen Sie fest, wie Sie
das Auswahlrechteck ziehen müssen: Mit Teilweise
eingerahmt reicht es aus, wenn das Auswahlrechteck
einen Teil eines Steuerelements oder einer Steuer-
elementgruppe mit einschließt, bei Voll eingerahmt
muss das Auswahlrechteck ein Steuerelement oder
eine Steuerelementgruppe vollständig einschließen.
»» Im Feld Formularvorlage können Sie den Namen ei-
nes vorhandenen Formulars eingeben. Dieses For-
mular wird dann zur Vorlage für alle neuen Formula-
re. Diese Formulare erhalten dieselben Bereichs- und
441
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen
Steuerelementeigenschaften wie die Vorlage. Die
Standardvorlage ist Normal.
»» Entsprechendes gilt für die Option Berichtsvorlage.
Geben Sie den Namen eines vorhandenen Berichts
ein. Dieser Bericht wird zur Vorlage für alle neuen
Berichte.
»» Wenn Sie Immer Ereignisprozeduren verwenden
einschalten, wird der Visual-Basic-Editor gestartet,
anstatt das Dialogfeld Generator auswählen anzu-
zeigen.
Fehlerüberprüfung in der Entwurfsansicht für
Formulare/Berichte
Access platziert Fehlerindikatoren in Steuerelementen,
die einen oder mehrere Fehlertypen aufweisen. Die Indi-
katoren werden je nach festgelegter Textrichtung in der
oberen linken oder oberen rechten Ecke des Steuerele-
ments als Dreiecke dargestellt. Die Standardfarbe eines
Indikators ist Grün. Sie können die Farbe jedoch Ihren
Anforderungen entsprechend ändern. Unten im Bereich
Objekt-Designer finden Sie einige Optionen für die An-
zeige und Wirkung dieser Fehlerüberprüfung:
»» Fehlerüberprüfung aktivieren aktiviert oder deakti-
viert die Fehlerüberprüfung in Formularen und Be-
richten. Die Fehlerüberprüfung ist standardmäßig
aktiviert.
»» Die Bezeichnung Auf nicht dazugehöriges Bezeich-
nungsfeld und Steuerelement prüfen beschreibt
schon die Wirkung: Wenn Sie ein Steuerelement und
ein Bezeichnungsfeld auswählen, wird von Access
geprüft, ob die ausgewählten Objekte zusammenge-
hören. Wird ein Fehler festgestellt, wird die Schaltflä-
che Spur zum Fehler anstelle des üblichen Fehlerin-
dikators angezeigt. Die Schaltfläche Spur zum Fehler
wird auch dann angezeigt, wenn das Bezeichnungs-
feld oder das Steu­er­ele­ment zu einem anderen Ob-
jekt gehört.
»» Ähnlich funktioniert Auf neue nicht dazugehörige
Bezeichnungsfelder prüfen. Das Programm über-
prüft alle neuen Bezeichnungsfelder, um sicherzu-
stellen, dass sie zu einem Steuerelement gehören.
Diese Einstellung gilt nur für Formulare.
442
»» Auf Tastenkombinationsfehler prüfen bewirkt, dass
nach doppelten Tastenkombinationen und ungülti-
gen Tastenkombinationen – beispielsweise Leerzei-
chen – gesucht und eine Liste mit Alternativen ange-
zeigt wird. Diese Einstellung gilt nur für Formulare.
»» Mit Auf ungültige Steuerelementeigenschaften
prüfen werden die Steuer­elemente auf ungültige
Einstellungen in den Eigenschaften überprüft – bei-
spielsweise ungültige Ausdrücke oder Feldnamen.
»» Wenn Sie Auf allgemeine Berichtfehler prüfen ein-
schalten, werden Ihre Berichte auf allgemeine Fehler
überprüft, wie beispielsweise ungültige Sortierrei-
henfolgen oder nicht dem ausgewählten Papierfor-
mat entsprechende Breiten. Diese Einstellung gilt
nur für Berichte.
»» Mit der Schaltfläche Farbe des Fehlerindikators le-
gen Sie die Farbe des dreieckigen Fehlerindikators
fest (à vorherige Abschnitte).
16.3.5 Die Kategorie Clienteinstellungen
Mit der Kategorie Clienteinstellungen unter den Access-
Optionen hat Microsoft wieder einmal ein Auffangbe-
cken für Optionen geschaffen, die nirgendwo sonst un-
tergebracht werden konnten.
Bearbeiten
Unter der Überschrift Bearbeiten finden Sie beispiels-
weise Optionen, die Fragen der Wirkung bestimmter
Tasten zur Steuerung und viele weitere Aspekte betref-
fen:
»» Die Wahl einer der drei Optionen unter Cursor
mit Eingabetaste bewegen bestimmt, wie sich die
Schreibmarke bewegen soll, wenn Sie Æ drü-
cken: Mit Nicht bewegen bleibt der Cursor im aktu-
ellen Feld. Mit Nächstes Feld wechselt der Cursor
zum nächsten Feld. Das nächste Feld befindet sich
standardmäßig je nach Einstellung der Textrichtung
rechts oder links vom aktuellen Feld. Bei Nächster
Datensatz wird zum aktuellen Feld des nächsten Da-
tensatzes gewechselt. Der nächste Datensatz befin-
det sich direkt unter dem aktuellen Datensatz.
»» Die Optionen im Abschnitt Cursorverhalten bei Ein-
tritt in Feld beeinflussen das Verhalten der Tasten

Æ, Å und der Pfeiltasten, wenn mit diesen Tas-
ten die Schreibmarke zwischen Feldern in Formula-
ren und Datenblättern verschoben wird. Sie können
darüber entweder das gesamte Feld markieren las-
sen oder die Schreibmarke an den Anfang des Felds
bzw. das Ende des Felds setzen.
»» Unter Funktion der Pfeiltasten können Sie entwe-
der mit Nächstes Feld dafür sorgen, dass der Cursor
nach dem Drücken von } oder { in das nächste
Feld gesetzt wird. Drücken Sie Ê, um den Cursor
bei dieser Einstellung zwischen den Zeichen eines
ausgewählten Felds zu verschieben. Oder Sie benut-
zen Nächstes Zeichen. Das verschiebt den Cursor
nach dem Drücken von } oder { zum nächsten
oder vorherigen Zeichen.
»» Cursor stoppt bei erstem/letztem Feld verhindert,
dass der Cursor mit } oder { vom ersten oder
letzten Feld zum vorherigen oder nächsten Daten-
satz verschoben wird.
»» Die Optionen im Abschnitt Suchen/Ersetzen-Stan-
dard steuern das Verhalten von Such- und Suchen/
Ersetzen-Vorgängen im Programm und sind global
in Access wirksam: Schnelle Suche durchsucht das
aktuelle Feld und vergleicht das gesamte Feld mit
dem Suchbegriff. Allgemeine Suche durchsucht alle
Felder und vergleicht jeden Teil eines Felds mit dem
Suchbegriff. Feldanfang-Suche durchsucht das ak-
tuelle Feld und vergleicht die ersten Zeichen eines
Felds mit dem Suchbegriff.
»» Unter Bestätigen legen Sie fest, ob zusätzliche Di-
alogfelder bei bestimmten Operationen angezeigt
werden sollen. Datensatzänderungen zeigt bei jeder
Änderung eines Datensatzes eine Bestätigungsmel-
dung an. Löschen von Dokumenten zeigt bei jedem
Löschen eines Datenbankobjekts eine Bestätigungs-
meldung an. Aktionsabfragen zeigt bei jedem Aus-
führen einer Anfüge-, Aktualisierungs-, Lösch- oder
Tabellenerstellungsabfrage eine Bestätigungsmel-
dung an.
»» Über Standardrichtung bestimmen Sie, in welcher
Richtung neue Elemente – beispielsweise Felder in
einer Tabelle – angezeigt werden. Von links nach
rechts legt neue Objekte mit der für englische und
Die Programmoptionen
europäische Sprachbenutzer bekannten Schreib­
richtung von links nach rechts fest. In dieser Ein-
stellung wird beispielsweise das erste Feld in einer
Tabelle beginnend in der linken Spalte angezeigt,
neue Felder werden rechts von der Spalte hinzuge-
fügt und das Datensatznummernfeld und die Navi-
gationsschaltflächen in der Datenblattansicht wer-
den in der unteren linken Ecke positioniert. Unter
der Überschrift Allgemeine Ausrichtung können Sie
festlegen, wie die Zeichen innerhalb eines Felds er-
scheinen. Die Optionen sind nur interessant, wenn
Sie neben dem bei uns üblichen Textfluss von links
nach rechts auch andere Formen verwenden: Mit
Benutzeroberflächen-Modus wird die Zeichenanzei-
ge mit der auf der Benutzeroberfläche verwende-
ten Sprache vereinheitlicht. Wenn bei der Sprache
– wie im Deutschen – die Schreibrichtung von links
nach rechts verläuft, werden die Zeichen links aus-
gerichtet. Mit Textmodus können Sie fordern, dass
der angezeigte Text gemäß der Richtung des ersten
sprachspezifischen Zeichens ausgerichtet wird.
»» Wenn Sie unter Cursorbewegung die Option Logisch
eingestellt haben, bewegt sich die Schreibmarke ge-
mäß der Sprachrichtung. Wenn Sie beispielsweise
die Pfeiltasten verwenden, um sich im arabischen
und dann im englischen Text in dem gleichen Satz
zu bewegen, bewegt sich die Einfügemarke im ara-
bischen Text von rechts nach links und startet dann
ganz links ab dem ersten Zeichen des englischen
Worts in der Schreibrichtung von links nach rechts.
Mit Visuell legen Sie die Cursorbewegung so fest,
dass innerhalb eines bidirektionalen Texts beim
nächsten visuell angrenzenden Zeichen fortgefah-
ren wird. Wenn Sie beispielsweise die Pfeiltasten ver-
wenden, um sich von rechts nach links im arabischen
und dann im englischen Text in dem gleichen Satz zu
bewegen, zeigt die Einfügemarke im arabischen Text
von rechts nach links und setzt den Vorgang dann
ganz links bei dem Zeichen des englischen Worts in
der Schreibrichtung von links nach rechts fort.
»» Mit Datenblatt IME-Steuerelement wählen Sie bei der
Eingabe von Daten in ein Tabellendatenblatt den ost-
asiatischen IME-Modus. Das wird Sie wahrscheinlich
weniger interessieren.
443
Kapitel 16  •  Weitere Access-Funktionen und Optionen
»» Standardmäßig verwendet eine Datenbank den Gre-
gorianischen Kalender. Durch Aktivieren von Hijri-
Kalender verwenden können Sie dafür sorgen, dass
für Datumsverweise der islamische Mondkalender
verwendet wird.
Anzeigen
Die Optionen unter der Überschrift Anzeigen fassen
wieder einmal diverse unterschiedliche Elemente zu-
sammen:
»» Mit Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente
anzeigen legen Sie die Anzahl von zuletzt geöffne-
ten Dateien fest, die links auf der Registerkarte Datei
angezeigt werden.
»» Statusleiste zeigt die Statusleiste am unteren Rand
des Access-Fensters an.
»» Animationen anzeigen aktiviert animierte Elemente,
wie das animierte Einfügen neuer Spalten in Daten-
blätter.
Drucken
Unter Drucken legen Sie den standardmäßigen Rand bei
Datenblättern, Modulen, neuen Formularen und Berich-
ten fest. Sie können Werte verwenden, die zwischen null
und der Breite oder der Höhe einer gedruckten Seite
liegen. Für individuelle Einstellungen beim Drucken ein-
zelner Objekte ändern Sie den Rand vorhandener For-
mulare oder Berichte durch Klicken auf die Microsoft
Office-Schaltfläche. Wählen Sie darin Drucken, klicken
Sie auf Drucken und klicken Sie im Dialogfeld Drucken
auf Einrichten.
Allgemein
Die Alternativen unter Allgemein beinhalten weitere
Optionen, die Microsoft nirgendwo anders unterbringen
konnte:
»» Entwickler können das Kontrollkästchen Fehler des
Benutzeroberflächen-Add-Ins anzeigen aktivieren,
um Fehler im Anpassungscode der Benutzeroberflä-
che anzuzeigen.
»» Feedback mit Sound gibt eine Klangdatei wieder, die
Programmereignissen in Microsoft Office 2010 zu-
444
geordnet ist – beispielsweise dem Öffnen, Speichern
und Drucken von Dateien und Anzeigen von Fehler-
meldungen. Die Dateien, die den verschiedenen Er-
eignissen zugewiesen sind, können in der Windows-
Systemsteuerung im Dialogfeld Audioeigenschaften
geändert werden.
»» Unter Vierstellige Jahreszahlenformatierung kön-
nen Sie das Standardformat für Jahreszahlen auf
vier Ziffern festlegen. Die Einstellung können Sie
entweder In dieser Datenbank verwenden oder In
allen Datenbanken verwenden.
Erweitert
Interessanter sind aber die Optionen unter der Über-
schrift Erweitert in der Kategorie Clienteinstellungen
der Access-Optionen:
»» Wenn Sie Zuletzt verwendete Datenbank beim Star-
ten von Access öffnen einschalten, öffnet das Pro-
gramm die zuletzt verwendete Datenbank, anstatt
den Bereich Neu im Register Datei anzuzeigen.
»» Über die Optionen unter Standardöffnungsmodus
legen Sie fest, wie Datenbanken standardmäßig ge-
öffnet werden sollen: Freigegeben öffnet eine vor-
handene Datenbank so, dass sie zur gemeinsamen
Nutzung freigegeben ist. Dies ist die Standardeins-
tellung. Exklusiv öffnet eine vorhandene Datenbank
zur ausschließlichen Verwendung durch einen ein-
zelnen Benutzer.
»» Die Grundeinstellung unter Standard bei Datensatz-
sperrung ist Keine Sperren – Datensätze bleiben zum
Bearbeiten geöffnet. Alle Datensätze sperrt alle Da-
tensätze im geöffneten Formular oder Datenblatt
sowie Datensätze in allen zugrunde liegenden Tabel-
len. Datensätze bleiben gesperrt, solange die Objek-
te geöffnet sind. Bearbeiteter Datensatz sperrt aus-
schließlich den Datensatz, den Sie bearbeiten.
»» Mit Datenbanken mit Sperrung auf Datensatzebene
öffnen wird die Sperrung auf Datenbankebene zur
Standardeinstellung für die aktuell geöffnete Da-
tenbank. Wenn Sie das Kontrollkästchen abschalten,
wird die Sperrung auf Seitenebene zur Standardein-
stellung für die geöffnete Datenbank.
 Die Programmoptionen

Über die Optionen darunter können Sie einige weitere werden. Diese Einstellung tritt nur dann in Kraft,
Einstellungen treffen: wenn die Datenbank in einem Netzwerk gemeinsam
genutzt wird. Gültige Werte sind 0 bis 32.766. Der
»» OLE/DDE-Timeout (s) legt das Intervall in Sekunden
Standardwert ist 1.500. Der Wert 0 verhindert Aktu-
fest, nach dem Access einen fehlgeschlagenen OLE-
alisierungen.
oder DDE-Versuch wiederholt. Gültige Werte sind 0
bis 300. Der Standardwert ist 30. »» Datenaktualisierungsintervall (ms) ist die Anzahl von
Millisekunden, nach denen in Access ein geänderter
»» Anzeigeaktualisierungsintervall (s) betrifft die An-
Datensatz gespeichert wird, der durch einen ande-
zahl von Sekunden, nach denen Access Datensätze
ren Benutzer gesperrt ist. Gültige Werte sind 0 bis
in Datenblatt- oder Formularansichten automa-
1.000. Der Standardwert ist 250.
tisch aktualisiert. Gültige Werte sind 0 bis 32.766.
Der Standardwert lautet 60. Der Wert 0 verhindert »» Unter DDE-Vorgänge können Sie angeben, wie DDE-
Aktualisierungen. Anfragen anderer Anwendungen von Access behan-
delt werden sollen. Sie können sie ignorieren oder
»» Anzahl der Datenaktualisierungsversuche beschreibt
zulassen. Im zweiten Fall ermöglicht Access das Ak-
die Häufigkeit, mit der Access versucht, einen geän-
tualisieren von DDE-Verknüpfungen entsprechend
derten Datensatz zu speichern, der durch einen an-
dem im Feld Anzeigeaktualisierungsintervall (s) an-
deren Benutzer gesperrt ist. Gültige Werte sind 0 bis
gegebenen Intervall.
10. Der Standardwert ist 2.
»» Unter Befehlszeilenargumente geben Sie Argumen-
»» ODBC-Anzeigeaktualisierungsintervall (s) bestimmt
te ein, die beim Starten von Access oder Öffnen ei-
das Intervall, nach dem in Access über eine ODBC-
ner Access-Datenbank ausgeführt werden.
Verbindung erfasste Daten automatisch aktualisiert

445
Teil 5
Kommunikation mit
Outlook 2010

Kapitel 17
Konten und Kontakte 450

Kapitel 18
Der Austausch von E-Mail-Nachrichten 474

Kapitel 19
Der Kalender und die Aufgaben 508

Kapitel 20
Die Outlook-Optionen 534
Teil 5  •  Kommunikation mit Outlook 2010
In Microsoft Outlook 2010 sind alle
wichtigen Kommunikations-, Planungs-,
Organisations- und Verwaltungswerk-
zeuge des Programmpakets Office
2010 zusammengefasst: Sie finden
darin Verwaltungsbereiche für den
Austausch von E-Mail- und sonstigen
elektronischen Nachrichten, für Ihre
Kontakte, Ihren Kalender und Ihre
Aufgaben.

448

Kapitel 17: Konten und Kontakte
Im ersten Kapitel dieses Teils dreht es sich zunächst
um die wichtigsten Elemente der Oberfläche des Pro-
gramms. Dann wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie die zur
Kommunikation notwendigen Konten einrichten, und
auch gleich noch auf die Kontakte eingehen, die für eine
effektive Abwicklung von E-Mail-Nachrichten als Grund-
lage dienen können.
Kapitel 18: Der Austausch von
E-Mail-Nachrichten
Im Anschluss befassen wir uns mit dem wohl wichtigs-
ten Bereich des Programms – dem Austausch von Nach-
richten mittels E-Mail. Sie finden in diesem Kapitel alle
notwendigen Hinweise für die Arbeit damit. Sehr inte-
ressant sind auch die im Programm benutzten Werk-
zeuge zur Verwaltung, die Sie übrigens in den anderen
Bestandteilen und Bereichen des Programms – wie Kon-
takte und Termine usw. – fast auf dieselbe Weise einset-
zen können.
Kommunikation mit Outlook 2010
Kapitel 19: Der Kalender und die Aufgaben
Die Funktionen im Ordner Kalender helfen Ihnen, Ihre
Termine im Auge zu behalten: Sie können damit sowohl
kürzere als auch ganztägige oder mehrtägige Aktivi-
täten planen. Mit Hilfe der Funktionen im Ordner Auf-
gaben können Sie Ihre Aktivitäten – ähnlich wie bei ei-
ner handgeschriebenen Aufgabenliste – verwalten und
kontrollieren. Sie können sich an den rechtzeitigen Ab-
schluss einer Aufgabe erinnern lassen.
Kapitel 20: Die Outlook-Optionen
Im letzten Kapitel dieses Teils geht es wieder um die im
Programm verfügbaren Optionen. Wir werden hier auch
speziell auf Sicherheitsaspekte bei der Arbeit mit dem
Programm eingehen. Neben diesen Sicherheitseinstel-
lungen gibt es aber noch diverse weitere Optionen oder
Programmeinstellungen.
449
Kapitel 17

Konten und Kontakte »» Der neue Outlook Connector für soziale Netzwerke
verbindet Sie mit den von Ihnen verwendeten sozi-
alen und Unternehmensnetzwerken, einschließlich
Microsoft SharePoint, Windows Live und anderen
Microsoft Outlook beinhaltet aufgrund seiner speziellen
beliebten Websites von Drittanbietern ( Abschnitt
Aufgabenstellung als Anwendung für die Kommunika-
17.4). Sie können Informationen über die Personen in
tion und Organisation von Daten andere Programm-
Ihrem Netzwerk erhalten und mit diesen in Kontakt
elemente als Programme wie beispielsweise Microsoft
bleiben, ohne Outlook verlassen zu müssen.
Word oder Excel. Das gilt besonders für die Version
2010. Sie mit diesen Elementen vertraut zu machen, ist
die Aufgabe dieses ersten Kapitels: 17.1 Die Oberfläche in der Übersicht
»» Die prinzipiellen Funktionen von Outlook 2010 sind
Wenn Sie Outlook – bzw. Office – auf einem Rechner
fast identisch mit denen der Vorgängerversion.
installieren, bei dem noch keine Vorversion vorhanden
Allerdings finden Sie jetzt in allen Bereichen des
war, wird beim ersten Starten dieses Programms auch
Programms das Menüband – bei der Version 2007
ein Assistent gestartet, um ein Konto zu konfigurieren.
mussten Sie den Hauptbildschirm noch über Menüs
Klicken Sie im Begrüßungsfenster dieses Assistenten
und Symbolleisten steuern. Wir wollen Sie darum in
auf Weiter und folgen Sie dann den einzelnen Schritten.
einem Überblick mit den einzelnen Fenstern des Pro-
gramms vertraut machen ( Abschnitte 17.1). »» Wenn Sie vor der Installation von Outlook bereits
ein anderes E-Mail-Programm eingerichtet und ge-
»» Danach sollten Sie sich mit der Einrichtung von Kon-
nutzt haben – beispielsweise Outlook Express unter
ten beschäftigen. Beim ersten Starten von Outlook
Windows XP oder Windows Mail unter Windows Vista
wird nach der Aufforderung, das Produkt zu regis-
bzw. Windows 7 –, werden Sie gefragt, ob Sie die da-
trieren, auch ein Assistent gestartet, der Sie bittet,
für benutzten Kontoeinstellungen auch für Outlook
ein Konto zu konfigurieren. Sie können das aber
übernehmen möchten. Wenn Sie Aktualisieren wäh-
auch später durchführen ( Abschnitt 17.2).
len und auf Weiter klicken, ist Outlook zufrieden und
»» Wir wollen uns auch gleich mit der Eingabe von Kon- die Einstellungen werden übernommen.
taktdaten beschäftigen. Für den im nächsten Kapitel
»» Wenn Sie das vorher benutzte Konto nicht überneh-
angesprochenen Austausch von E-Mails ist das zwar
men möchten, benutzen Sie die Option Nicht aktuali-
nicht unbedingt notwendig, es bedeutet aber eine
sieren und klicken auf Weiter. Sie werden dann erneut
erheblich Erleichterung ( Abschnitt 17.3).
gefragt, ob Sie ein E-Mail-Konto einrichten wollen.
Wählen Sie Ja und klicken Sie erneut auf Weiter.

450

Sie können aber auch abbrechen und diesen Assisten-
ten später manuell starten. Die Vorgehensweise ist
dann – mit Ausnahme der einleitenden Dialogfelder –
dieselbe ( unten).
Anschließend wird – nach einer kurzen Einblendung des
Programmlogos – die Arbeitsfläche des Programms an-
gezeigt. Die Oberfläche besteht aus mehreren Fenstern,
in denen die wichtigsten Elemente automatisch ange-
zeigt werden ( Abbildung 17.1 und unten).
Abbildung 17.1  Die Outlook-Oberfläche in der Standardeinstellung
Die Oberfläche in der Übersicht
Wenn Sie noch keine Änderungen am Erscheinungsbild
des Programms vorgenommen haben, werden bei Out-
look nach dem Start vier Fenster angezeigt: der Naviga-
tionsbereich, das Informationsfenster, der Lesebereich
und die Aufgabenleiste. Für jeden dieser Bereiche bzw.
Fenster gibt es Standardansichten. Außerdem können
Sie selbst benutzerdefinierte Ansichten erstellen. Über
die Registerkarte Ansicht im Menüband können Sie –
unter anderem – die Navigationsleiste, die Symbolleis-
ten und die Statusleiste ab- und wieder anschalten.
451
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
17.1.1 Der Navigationsbereich
Mit den Symbolen im Navigationsbereich – früher als
Outlook-Leiste bezeichnet – sollten Sie sich zuerst be-
schäftigen, wenn Sie mit dem Programm zum ersten
Mal arbeiten. Sie greifen damit direkt auf die verschie-
denen Funktionen des Programms zu – beispielsweise
auf den E-Mail-Verkehr, den Kalender, die Kontakte und
andere Bereiche (à Abbildung 17.2 links).
Abbildung 17.2 Der Navigationsbereich und die Formen der
Ansicht
Allgemeine Einstellungen
Zur Ansicht des Navigationsbereichs stehen Ihnen über
die Liste zu Navigationsbereich in der Gruppe Layout
auf der Registerkarte Ansicht mehrere Alternativen zur
Verfügung (à Abbildung 17.2 rechts). Standardmäßig ist
hier die Option Normal eingeschaltet. Wenn Sie mehr
Platz auf dem Bildschirm brauchen, können Sie die Op-
tion Minimiert wählen. Damit wird die Leiste dieses Be-
reichs zu einer schmalen Spalte am linken Fensterrand
verkleinert. Durch einen Klick auf die Schaltflächen mit
den beiden nach rechts zeigenden Pfeilspitzen oben in
dieser Leiste lassen Sie den Navigationsbereich wie-
der vollständig anzeigen. Ein weiterer Klick auf diese
Schaltfläche minimiert ihn wieder.
452
TIPP
Die Breite des Navigationsbereichs auf dem
Bildschirm können Sie über die Maus regeln.
Setzen Sie den Mauszeiger auf die rechte Begrenzungs-
linie des Bereichs, halten Sie die Maustaste gedrückt
und verschieben Sie die Linie.
Der untere Abschnitt
Der Navigationsbereich besteht aus
zwei – in einigen Programmbereichen
sind es auch mehrere – Abschnitten,
die untereinander angeordnet sind.
Wichtig ist zunächst einmal der untere
Abschnitt im Navigationsbereich: hier
finden Sie mehrere Schaltflächen, mit
denen Sie zu den einzelnen Programm-
bereichen wechseln können. Standardmäßig werden
hier zunächst Schaltflächen für die am häufigsten be-
nutzten Bereiche angezeigt. Sie können aber auch wei-
tere Bereiche anzeigen lassen.
Wichtig für ein effektives Arbeiten mit dem Programm
ist die Kenntnis der Techniken für einen schnellen Wech-
sel zwischen den einzelnen Bereichen.
» Nach dem Starten des Programms wird in der Grund-
einstellung der Bereich E-Mail angezeigt. Klicken Sie
beispielsweise auf Kontakte, um die Kontakte anzu-
zeigen. Als Erfolg wird im selben Fenster der Inhalt
des Moduls im Hauptbereich des Bildschirms ange-
zeigt. Der Inhalt des Hauptbereichs wechselt also je
nach dem gewählten Modul.
» Sie können aber ein Outlook-Modul auch in einem
eigenen Fenster anzeigen lassen, das dann zusätz-
lich angezeigt wird. Klicken Sie die entsprechende
Schaltfläche im Navigationsbereich mit der rechten
Maustaste an und wählen Sie den Befehl In neuem
Fenster öffnen. Sie können dafür sowohl die Kontext-
menüs der großen als auch die der kleinen Schaltflä-
chen benutzen.
» Wenn Sie die Navigation über Tastenkombinationen
bevorzugen, können Sie auch diese verwenden, bei-
spielsweise Ÿ+1 für E-Mail, Ÿ+2 für Kalen-
der und Ÿ+3 für Kontakte.
 Die Oberfläche in der Übersicht

Die waagerechte Trennlinie zwischen den Be- Der Bereich der Favoriten
TIPP reichen im Navigationsbereich können Sie
Haben Sie unten im Navigations-
nach oben oder unten verschieben und so mehr Raum
bereich den Programmbereich E-
entweder für den oberen oder den unteren Teil schaf-
Mail gewählt, werden darin oben
fen. Wenn Sie die Linie nach unten schieben, werden
mehrere Favoritenordner ange-
nicht mehr alle Schaltflächen im unteren Teil des Navi-
zeigt. Beachten Sie gleich, dass Sie die Anzeige über
gationsbereichs angezeigt. Im oberen Bereich steht
den Befehl Favoriten in der Liste zur Schaltfläche Navi-
aber mehr Platz für die dort angezeigten Elemente zur
gationsbereich in der Gruppe Layout auf der Register-
Verfügung.
karte Ansicht an- und abschalten. Standardmäßig finden
Sie hier Kopien der Ordner Posteingang und Gesendete
Der obere Bereich Elemente.
Der obere Teil des Navigationsbereichs zeigt Elemente
Sie können in diesem Bereich auch weitere Ordner hin-
an, die sich je nach dem unten gewählten Programm-
zufügen, sie entfernen oder anders anordnen. Zum Hin-
modul unterscheiden (à Abbildung 17.3). Haben Sie bei-
zufügen oder Entfernen von Ordnern aus den Favoriten-
spielsweise den Bereich E-Mail gewählt, werden dort die
ordnern klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den
einzelnen Unterordner dieses Bereichs angezeigt, beim
Ordner, der hinzugefügt bzw. entfernt werden soll, und
Bereich Kalender finden Sie hier ein Kalenderelement
wählen Sie anschließend im Kontextmenü In Favoriten
zur Datumsnavigation und darunter Optionen für die
anzeigen bzw. Aus Favoriten entfernen. Oder klicken Sie
Wahl der Ansicht.
auf einen Ordner und ziehen Sie ihn in die Ordnerliste
im Favoritenordner, um den Ordner hinzuzufügen, oder
Was genau im Programmmodul E-Mail im aus der Liste, um den Ordner zu entfernen.
ACHTUNG oberen Teil des Navigationsbereichs an-
gezeigt wird, ist eine Frage von mehreren Dingen: Hat- 17.1.2 Der Ansichtsbereich
ten Sie beispielsweise mit Office 2010 ein Update auf
Der größte Teil des Bildschirms ist in der Grundeinstel-
der Basis einer bereits vorhandenen Vorversion durch-
lung des Programms durch den Ansichtsbereich belegt.
geführt, werden für Outlook meist die vorhandenen Ein-
In diesem werden die Elemente des aktuell gewählten
stellungen übernommen. Auch die eingerichteten Kon-
Outlook-Moduls – wie E-Mail-Nachrichten, Termine, Kon-
ten beeinflussen die Anzeige (à unten).
takte, Aufgaben usw. – angezeigt. Im Bereich E-Mail fin-
den Sie darin den Nachrichtenverkehr, unter Kontakte
werden die eingegebenen Daten zu Ihren Kontakten an-

Abbildung 17.3
Die Anzeigen im oberen Teil
unterscheiden sich – hier die
Bereiche E-Mail, Kalender
und Kontakte.

453
Kapitel 17  •  Konten und Kontakte
 
gezeigt ( Abbildung 17.4). Auch andere Inhalte können
hier wiedergegeben werden.
Ansichten
Zur Anzeige der Outlook-Elemente in diesem Bereich
können Sie zwischen verschiedenen Formen wählen:
Das Programm verfügt über verschiedene Standardfor-
men von Ansichten – wie Tabellen oder Karteikarten –,
die die Elemente in einer bestimmten Weise im Fenster
anordnen. In welcher Sortierung die Elemente in einer
Ansicht dargestellt werden, können Sie zusätzlich über
einzelne Anordnungen wählen.
Die Befehle dazu unterscheiden sich je nach dem ge-
rade gewählten Funktionsbereich. Im Bereich Kontakte
finden Sie andere als im Bereich Kalender. Wenn Sie bei-
spielsweise den Bereich Kontakte gewählt haben, kön-
nen Sie über den Katalog zum Befehl Ansicht ändern
in der Gruppe Aktuelle Ansicht der Registerkarte Start
zwischen verschiedenen Darstellungen der Anzeige
 
454
Abbildung 17.4 
Der Ansichtsbereich für E-Mail
und für Kontakte
wählen ( Abbildung 17.5). Entsprechendes gilt auch für
Ihre E-Mail-Nachrichten.
Outlook verfügt aber über fünf Standardtypen für die
Ansicht, mit deren Struktur Sie sich gleich zu Beginn
vertraut machen sollten: Dies sind die Tabellenansicht,
die Ansicht Zeitskala, die Tages-/Wochen-/Monatsan-
sicht, die Kartenansicht und die Symbolansicht.
»» In einer Tabellenansicht – beispielsweise
der Ansicht Telefon im Bereich Kontakte –
werden die Elemente in einem Raster aus
Zeilen und Spalten angezeigt ( Abbildung 17.6).
Jede Zeile unter einer Überschriftzeile steht für ein
Element. Die Details zu den Elementen werden in
den Spalten der Tabelle angezeigt. Eine Tabellenan-
sicht eignet sich besonders gut zum Anzeigen von
Nachrichten, Aufgaben und Details zu einem beliebi-
gen Element. Welche Spaltenüberschriften – und da-
mit welche Elemente der Liste – angezeigt werden,
können Sie über den Befehl Ansichtseinstellungen in
Abbildung 17.5 
Der Kataloge zu Ansicht ändern für
die Kontakte und die Nachrichten

der Gruppe Aktuelle Ansicht der Registerkarte An-
sicht regeln. Sie können weitere Details zu den Ele-
menten hinzufügen, indem Sie Spalten hinzufügen
oder löschen. Außerdem können Sie die Elemente
nach bestimmten Kriterien filtern, sortieren oder
gruppieren.
Abbildung 17.6  Die Kontakte in einer Tabellenansicht
»» In einer Kartenansicht werden die Elemente als
einzelne Karten ähnlich wie Adresskarteikarten an-
gezeigt ( Abbildung 17.7). Die Ansicht eignet sich
besonders zum Anzeigen von Kontakten und ande-
ren Elementen in alphabetischer Reihenfolge. Kli-
cken Sie auf die Buchstaben in der Registerleiste
auf der rechten Seite, um rasch zwischen den Kar-
Die Oberfläche in der Übersicht
ten mit unterschiedlichen Buchstaben zu wechseln.
Die Spaltenbreiten können Sie – gemeinsam für alle
Spalten – über die Maus regeln, indem Sie einen der
Trennstriche zwischen den Spalten verschieben.
Andere Detaillierungsgrade können Sie darstellen,
indem Sie Felder in einem Element hinzufügen bzw.
löschen oder Elemente nach den von Ihnen angege-
benen Kriterien filtern.
Abbildung 17.7  Elemente des Ordners Kontakte als Adresskartei-
karten
»» In einer Tages-/Wochen-/Monatsansicht werden die
Elemente in einem Kalender angeordnet, ähnlich wie
in einem Tagesplaner im Papierformat ( Abbildung
17.8). Sie können damit die Elemente in Zeitblöcken
für Tage, Wochen oder einen Monat betrachten. In
Abbildung 17.8 
Der Kalender in der
Ansicht Arbeitswoche
455
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
einer solchen Ansicht können Sie über Schaltflächen
in der Gruppe Anordnen der Registerkarte Start
zwischen der Darstellung Tag, Arbeitswoche, Woche
oder Monat wechseln (à Kapitel 19).
Mit jedem Ansichtstyp sind weiterhin speziel-
TIPP le Druckformate verbunden, die Sie auswäh-
len, um entweder eine Ansicht oder ein Element zu dru-
cken.
Anordnungen
Innerhalb einer Ansicht können Sie mit Anordnungen
arbeiten. Eine Anordnung ist eine vordefinierte Kombi-
nation aus einer Ansicht, einer Gruppierung und einer
Sortierung. Im Bereich E-Mail können Sie beispielswei-
se über den Katalog zum Befehl Anordnen nach in der
Gruppe Anordnung der Registerkarte Ansicht einstellen,
in welcher Reihenfolge die Nachrichten sortiert werden
sollen (à Kapitel 18).
456
17.1.3 Der Lesebereich
Das Vorschaufenster aus früheren Versionen von Out-
look wurde neu gestaltet und für das Lesen von E-Mail-
Nachrichten und anderen Inhalten optimiert. Mit Hilfe
dieses Lesebereichs können Sie sich zum gerade in ei-
ner Ansicht markierten Element zusätzliche Informati-
onen anzeigen lassen (à Abbildung 17.9). Wie ein Blatt
Papier ist der Lesebereich senkrecht angeordnet und
zeigt bei Verwendung des neuen Mehrzeilenlayouts fast
doppelt so viele Informationen auf dem Bildschirm an
wie das alte Vorschaufenster.
Ob und wo dieser Lesebereich angezeigt
wird, können Sie über die gleichnamige
Schaltfläche in der Gruppe Layout der Re-
gisterkarte Ansicht festlegen. Sie können
ihn entweder Rechts oder Unten vom
Hauptfenster anzeigen oder ganz abschalten lassen.
Über den Befehl Optionen in dieser Liste können Sie
einige Einstellungen für Nachrichten vornehmen.
Abbildung 17.9
Ansicht eines Kontakts
mit Lesebereich

17.1.4 Die Aufgabenleiste
Ein weiteres Fenster, das standardmä-
ßig im Programmfester angezeigt wird,
nennt sich Aufgabenleiste ( Abbildung
17.10). Über den Katalog zur Aufgaben-
leiste in der Gruppe Layout der Regis-
terkarte Ansicht können Sie festlegen,
ob dieses Fenster Normal, Minimiert
oder Aus gezeigt wird. In dieser Leiste
können Sie einen Datumsnavigator, die anstehenden
Termine und eine Liste der noch nicht abgeschlossenen
Aufgaben anzeigen lassen.
Abbildung 17.10  die Termine, Aufgaben oder Nachrichten jeweils im
Die Aufgabenleiste
Die Oberfläche in der Übersicht
17.1.5 Der Bereich Outlook Heute
Der Bereich Outlook Heute bietet einen vollständigen
Überblick über den gesamten aktuellen Tag. Sie finden
hier eine Zusammenfassung anstehender Termine, der
zu erledigenden Aufgaben und eine Übersicht über die
noch zu bearbeitenden Nachrichten.
Anzeigen
Seit der Version 2007 wird der Bereich Outlook Heu-
te beim Starten nicht mehr automatisch angezeigt. Sie
können jetzt die Anzeige durch einen Klick auf Persönli-
che Ordner im Navigationsbereich bewirken. Die Ebene
Persönliche Ordner kann – je nach Form der Installation
auch die Bezeichnung Outlook tragen. Nach der Instal-
lation ist diese Seite – bis auf einen Hinweis auf die Be-
grüßungsnachricht von Microsoft – noch leer. Sie wird
später automatisch gefüllt, wenn Sie Termine im Kalen-
der und Aufgaben in den entsprechenden Programmbe-
reichen eintragen ( Abbildung 17.11).
Zu den Details wechseln
In der standardmäßig angezeigten Ansicht werden die
für den aktuellen Tag anstehenden Termine im Kalen-
der, die durchzuführenden Aufgaben sowie die noch
nicht bearbeiteten Nachrichten in drei nebeneinander
gesetzten Spalten angezeigt. Sie können von hier aus
schnell zu den einzelnen Elementen wechseln.
»» Um zu den Details der in Outlook Heute zusammen-
gefassten Ordner zu wechseln, klicken Sie auf eine
der Überschriften Kalender, Aufgaben oder Nach-
richten. Im entsprechenden Ordner können Sie dann
Zusammenhang bearbeiten.
Abbildung 17.11 
Der Bereich Outlook Heute fasst
aktuelle Daten zusammen.
457
Kapitel 17  •  Konten und Kontakte
»» Wollen Sie zu einem dieser Ordner wechseln und
gleich auch einen der angezeigten Termine, eine
Aufgabe oder eine Nachricht markieren, klicken Sie
direkt auf dieses Element.
»» Darüber hinaus können Sie auf der Seite Outlook
Heute einige häufig auftretende Änderungen aus-
führen, beispielsweise können Sie abgeschlossene
Aufgaben als erledigt markieren. Klicken Sie dazu
auf das Kontrollkästchen. Die Aufgabe wird dann
durchgestrichen angezeigt. Ein weiterer Klick zeigt
sie wieder als nicht erledigt an.
Anpassen
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Outlook Heute
anpassen in der Titelleiste öffnet sich ein Dialogfeld,
über das Sie das Erscheinungsbild von Outlook Heute
ändern können. Nach einer Änderung der Einstellungen
kehren Sie über die Schaltfläche Änderungen speichern
zur Anzeige von Outlook Heute zurück.
»» Durch Aktivieren der Option Beim Start direkt zu
Outlook Heute wechseln können Sie bewirken, dass
dieser Ordner direkt beim Starten von Outlook auto-
matisch angezeigt wird. Hierdurch werden die ande-
ren Einstellungen unter den Outlook-Optionen über-
schrieben, die definieren, welchen Ordner Outlook
beim Programmstart anzeigen soll.
»» Über die Schaltfläche Ordner wählen können Sie den
Ordner wählen, aus dem die Nachrichten angezeigt
werden sollen. Standardmäßig wird der Ordner Post-
eingang verwendet. Eine Änderung empfiehlt sich
hier nur, wenn Sie an Sie gerichtete Nachrichten in
einem anderen Ordner ablegen lassen.
»» Unter der Überschrift Kalender können Sie die An-
zahl der Tage einstellen, für die Elemente im Ordner
Kalender angezeigt werden sollen.
»» Im Bereich Aufgaben können Sie wählen, was in der
Aufgabenliste angezeigt werden soll. Sie können ei-
nerseits alle anstehenden Aufgaben oder nur die für
den aktuellen Tag wählen. Durch Aktivieren von Ein-
schließlich Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum bewir-
ken Sie im letzteren Fall die zusätzliche Anzeige von
Aufgaben, für die kein Datum eingegeben wurde.
Außerdem können Sie hier die Liste der Aufgaben
nacheinander nach zwei Kriterien sortieren lassen.
458
Standardmäßig wird nur nach dem Fälligkeitsdatum
sortiert. Wenn regelmäßig viele Aufgaben angezeigt
werden, können Sie mit dem Feld anschließend nach
zusätzlich ein zweites Sortierkriterium benutzen.
»» Über den Bereich Formate können Sie zwischen fünf
Darstellungsformaten für das Gesamtbild wählen.
17.2 Konten einrichten und
bearbeiten
Zur Kommunikation mit der Außenwelt benötigen Sie
Konten. Konten können bei Outlook 2010 für diverse
Zwecke eingerichtet werden. Am wichtigsten darunter
sind natürlich jene, die Sie zum Austausch von Nach-
richten per E-Mail benötigen.
17.2.1 Typen von Internetkonten
Bevor wir uns weiter mit der manuellen Einrichtung von
Konten beschäftigen, hier eine kurze Zwischenbemer-
kung: Die Unterschiede zwischen den beiden wichtigs-
ten E-Mail-Konten für den Kontakt zu Mailservern im
Internet sollten Sie kennen. Das sind zunächst einmal
die Typen POP3 und IMAP. Die Namen stehen für das
jeweils benutzte Protokoll. Beide Protokolle stellen Re-
geln dar, wie zwei Rechner, die an das Internet ange-
schlossen sind, miteinander kommunizieren müssen,
um elektronische Nachrichten austauschen zu können.
Der Unterschied besteht im Wesentlichen in der Form
der Verwaltung von Nachrichten: Der Vorteil von POP
ist die Möglichkeit, nach der Übertragung der Nachrich-
ten die Verbindung beenden und offline weiterarbeiten
zu können. IMAP setzt normalerweise eine bestehende
Verbindung zum Server voraus.
»» POP steht für Post Office Protocol. Bei POP3 befin-
den sich alle Nachrichten in einem einzigen Ord-
ner des Servers. Beim Öffnen dieses Ordners wird
der Inhalt – einschließlich der Anhänge – in den
Speicherbereich des lokalen Systems kopiert und
anschließend – bei der Mehrzahl der Dienstanbieter
standardmäßig – vom Server gelöscht. Die anschlie-
ßende Verwaltung findet auf dem lokalen System
statt. Ein Nachteil entsteht, wenn Sie Ihre Nachrich-
ten auf verschiedenen Computern bearbeiten wol-
len. Heruntergeladene Nachrichten sind lokal auf der

Festplatte des Systems gespeichert, von dem aus Sie
den Download vorgenommen haben. Um von einem
anderen Ort aus an diese Nachrichten zu kommen,
muss man Kontakt zu diesem Rechner haben.
»» IMAP steht für Internet Message Access Protocol.
Bei IMAP findet die gesamte Nachrichtenverwaltung
auf dem Server statt. Damit hat man von jedem Ort,
von dem man seine Mail abruft, den gleichen Stand
an gelesenen, noch nicht gelesenen oder gelöschten
Nachrichten. Über ein IMAP-Konto werden einge-
hende Nachrichten nicht mehr wie gewohnt direkt
auf Rechner heruntergeladen, sondern Sie erhal-
ten – wie bei einem Newsserver – zunächst nur eine
Liste der Nachrichten mit den Betreffzeilen. Die
Nachricht wird erst dann angezeigt, wenn Sie einen
Doppelklick darauf ausführen. Sie können darüber
hinaus auf dem Server Ordner einrichten, in die Sie
Nachrichten verschieben können. IMAP erlaubt au-
ßerdem, zunächst nur die Titel der Mail anzuschau-
en und auszuwählen, welche Mail man vom Server
laden und lesen möchte. Gerade bei Nachrichten mit
Anhängen verkürzen sich so die Ladezeiten erheb-
lich.
Konten einrichten und bearbeiten
17.2.2 Konten einrichten
Wir haben es oben schon erwähnt: Beim ersten Starten
von Outlook nach der Installation wird auch ein Assis-
tent gestartet, der Sie darum bittet, ein Konto zu konfi-
gurieren. Wenn die Arbeit des Assistenten zur Einrich-
tung eines E-Mail-Kontos nicht erfolgreich gewesen sein
sollte, müssen Sie dieses manuell konfigurieren. Das
müssen Sie auch tun, wenn Sie weitere Konten hinzufü-
gen oder vorhandene ändern oder löschen wollen. Dazu
öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen darin die
Kategorie Informationen.
Oben in dieser Kategorie finden Sie unter Kontoinfor-
mationen eine Liste, in der die bereits eingestellten
Konten angezeigt werden. Wenn Sie ein neues Konto
manuell hinzufügen wollen, klicken Sie auf die Schalt-
fläche Kontoeinstellungen und wählen Sie im daraufhin
geöffneten Drop-down-Menü den Befehl Kontoeinstel-
lungen aus. Das Dialogfeld Kontoeinstellungen wird an-
gezeigt, über das Sie ein neues Konto erstellen oder das
bzw. die bereits eingerichteten Konten kontrollieren und
gegebenenfalls ändern können ( Abbildung 17.12). Das
Dialogfeld verfügt über mehrere Registerkarten, über
die Sie – neben E-Mail-Konten – noch verschiedene an-
dere Arten von Konten kontrollieren können ( unten).
Abbildung 17.12 
Im Dialogfeld Kontoeinstellungen werden
die vorhandenen Konten aufgelistet.
459
Kapitel 17  •  Konten und Kontakte
Die bereits vorhandenen Konten werden im mittleren
Bereich des Fensters zeilenweise aufgelistet. Die Schalt-
flächen darüber dienen zur Kontrolle des in dieser Liste
markierten Kontos ( Tabelle 17.1). Einige davon sind erst
wählbar, nachdem Sie ein Konto markiert haben.
Symbol Wirkung
Neu Startet einen Assistenten zum Einrichten eines neuen
Kontos.
Reparieren Startet ebenfalls den Assistenten zum Einrichten.
Markieren Sie vorher das gewünschte Konto.
Ändern Benutzen Sie diesen Befehl, um die Kontoeinstellungen
einzusehen und sie zu ändern.
Als Standard Legt das vorher markierte Konto als Standard fest.
festlegen
Löschen Löscht das vorher markierte Konto.
Verschiebt das markierte Konto nach oben. Es wird
dann beim Nachrichtenaustausch vor den anderen
verwendet.
Verschiebt das markierte Konto nach unten.
Tabelle 17.1  Die Befehlsschaltflächen für die Kontoeinstellungen
460
Der Assistent zum Einrichten neuer Konten
Zum Einrichten eines neuen Kontos klicken Sie im Dia-
logfeld Kontoeinstellungen auf der Registerkarte E-Mail
auf die Schaltfläche Neu. Anschließend müssen Sie zu-
nächst den zu verwendenden Servertyp festlegen. Kli-
cken Sie dann auf Weiter. Das Dialogfeld mit der Über-
schrift Konto automatisch einrichten wird angezeigt
( Abbildung 17.13). Sie müssen im folgenden Fenster die
Grunddaten für Ihr E-Mail-Konto eingeben.
»» Im Feld Ihr Name geben Sie den Anzeigenamen an,
der zu Ihrer E-Mail-Adresse gehört. Beim Versenden
von Nachrichten wird dieser Name im Feld Von in
den von Ihnen ausgehenden Nachrichten angezeigt.
»» Das Feld E-Mail-Adresse nimmt die Adresse auf, die
verwendet werden soll, um über dieses Konto E-Mail-
Nachrichten an Sie zu senden. Die Adresse muss das
Format name@anbieter besitzen.
»» Im Feld Kennwort geben Sie das Kennwort ein, das
Ihnen von Ihrem Internetdienstanbieter zugewiesen
wurde. Aus Sicherheitsgründen werden die Einga-
ben in diesem Feld durch Sternchen ersetzt.
Abbildung 17.13 
Geben Sie die Grunddaten ein.

Nach einer Bestätigung über Weiter versucht der Assis-
tent, mit diesen Daten eine Verbindung zum Server auf-
zubauen. Wenn Sie mit einer Wählverbindung arbeiten,
müssen Sie zuerst die Verbindung zum Internet herstel-
len. Zunächst wird versucht, eine verschlüsselte Verbin-
dung herzustellen. Sollte Ihr Dienstanbieter eine solche
Form nicht zur Verfügung stellen, wird das gemeldet.
Anschließend wird automatisch versucht, eine unver-
schlüsselte Verbindung aufzubauen. Der Erfolg wird
gemeldet. Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig stellen.
Sollte der Assistent keine Verbindung her-
TIPP stellen können, müssen Sie die Konfiguration
manuell durchführen (à unten).
Konto manuell einrichten
Wenn Sie eine vollständige Kontrolle über die Verbin-
dungsdaten haben wollen, aktivieren Sie im Dialogfeld
die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Server-
typen manuell konfigurieren und klicken Sie auf Weiter
(à Abbildung 17.13). Im folgenden Fenster müssen Sie
dann die Art des Kontos spezifizieren. Wählen Sie Inter-
net-E-Mail und bestätigen Sie über Weiter.
Konten einrichten und bearbeiten
Im Dialogfeld Internet-E-Mail-Einstellungen geben Sie
die Benutzer-, Anmelde- und Serverinformationen ein
(à Abbildung 17.14). Die dafür notwendigen Daten erhal-
ten Sie von Ihrem Dienstanbieter.
» Im Feld Ihr Name geben Sie den Anzeigenamen an,
der zu Ihrer E-Mail-Adresse gehört. Beim Versenden
von Nachrichten wird dieser Name im Feld Von in
den von Ihnen ausgehenden Nachrichten angezeigt.
» Das Feld E-Mail-Adresse gibt die Adresse an, die zu
verwenden ist, um über dieses Konto E-Mail-Nach-
richten an Sie zu senden. Die Adresse muss das For-
mat name@anbieter besitzen.
» Unter Kontotyp legen Sie den Typ des Kontos fest.
Die oben beschriebenen beiden Alternativen POP3
und IMAP stehen zur Verfügung.
» In den Feldern Posteingangsserver und Postaus-
gangsserver (SMTP) geben Sie die Server für Ihre
eingehenden und ausgehenden Nachrichten an.
Auch diese Daten erhalten Sie von Ihrem Dienstan-
bieter.
» Unter Benutzername geben Sie Ihren Kontonamen
an. Dieser kann dem Teil Ihrer E-Mail-Adresse links
Abbildung 17.14
Geben Sie Ihre Daten ein.
461
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
vom @-Zeichen entsprechen. Bei T-Online geben Sie
hier die Benutzernummer ein.
» Im Feld Kennwort geben Sie das Kennwort ein, das
Ihnen von Ihrem Internetdienstanbieter zugewiesen
wurde. Aus Sicherheitsgründen werden die Einga-
ben in diesem Feld durch Sternchen ersetzt. Das
Kennwort für den Zugang per POP wird aber unver-
schlüsselt übertragen.
» Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort spei-
chern, wenn dieses in Outlook gespeichert werden
soll. Sie müssen dann das Kennwort bei der Verbin-
dungsaufnahme nicht jedes Mal erneut eingeben.
Allerdings können dann auch andere Personen von
Ihrem System aus das Konto benutzen.
» Ein Aktivieren von Anmeldung mithilfe der gesicher-
ten Kennwortauthentifizierung (SPA) erforderlich
bewirkt, dass Sie sich beim Server damit anmelden.
In diesem Fall müssen Sie sich meist auch dann beim
Server anmelden, wenn eine Verbindung bereits be-
steht.
Nach der Eingabe der Daten in diesem Dialogfeld müs-
sen Sie gegebenenfalls über die Schaltfläche Weitere
Einstellungen zusätzliche Informationen zur Abwick-
lung des Nachrichtenverkehrs festlegen. Ob diese not-
wendig sind, erfahren Sie von Ihrem Dienstanbieter.
Kontoeinstellungen testen
Anschließend sollten Sie die Funktionsfähigkeit Ihrer
Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche
Kontoeinstellungen testen kontrollieren. Vergewissern
Sie sich, dass Ihr Computer mit dem Internet verbunden
werden kann. Falls Sie für Ihr Kennwort die Option Kenn-
wort speichern nicht aktiviert hatten, müssen Sie dieses
zusätzlich eingeben. Der Testverlauf wird in einem Dia-
logfeld dargestellt. Nacheinander werden die Netzwerk-
verbindung hergestellt, die Server für den Postausgang
und den Posteingang gesucht, die Anmeldung beim
Eingangsserver vorgenommen und eine Testnachricht
gesendet. Nach einem Klick auf Schließen und einem
weiteren Klick auf Weiter wird gemeldet, dass das Konto
eingerichtet wurde. Bestätigen Sie über Fertig stellen.
462
17.2.3 Konten bearbeiten
Auch um die eingerichteten Konten zu kontrollieren und
gegebenenfalls zu bearbeiten, arbeiten Sie über das
Dialogfeld Kontoeinstellungen, das Sie über die Regis-
terkarte Datei auf den Bildschirm bringen (à oben).
Vorhandenes Konto reparieren
Wenn ein Konto einmal funktioniert hat, jetzt aber plötz-
lich nicht mehr, können Sie versuchen, es automatisch
reparieren zu lassen. Dazu markieren Sie im Dialogfeld
Kontoeinstellungen das Konto und klicken auf Reparie-
ren. Die vorher von Ihnen eingegebenen Einstellungen
hinsichtlich Name, E-Mail-Adresse, Kennwort werden
dann übernommen und der Assistent versucht erneut,
mit diesen Daten eine Verbindung zum Server aufzu-
bauen (à Abbildung 17.13 auf Seite 460). Wenn Sie mit
einer Wählverbindung arbeiten, müssen Sie zuerst die
Verbindung zum Internet herstellen.
Sie sollten diese Möglichkeit zur Reparatur
TIPP nur dann verwenden, wenn der Assistent bei
der ersten Einrichtung des Kontos schon einmal erfolg-
reich war. Anderenfalls vergeuden Sie damit nur Zeit.
Einstellungen ändern
Über Ändern wird das bereits beim Einrichten des vor-
her markierten Kontos verwendete Dialogfeld ange-
zeigt (à Abbildung 17.14 auf Seite 461). Hier können Sie
die Einstellungen zum Konto ändern. Das sollten Sie
aber nur tun, wenn sich bei der Arbeit mit dem Konto
Probleme ergeben.
Den Standard und die Reihenfolge festlegen
Wenn Sie mehr als ein Konto verwenden, können Sie
angeben, welches Konto das Standardkonto ist, so dass
es als erstes Konto verarbeitet wird. Markieren Sie dazu
das gewünschte Konto und wählen Sie die Schaltfläche
Als Standard festlegen. Microsoft Outlook sendet Ihre
Nachrichten mit dem Standardkonto, es sei denn, Sie
wählen manuell ein anderes Konto aus (à Kapitel 18).
Über die beiden Schaltflächen Nach oben und Nach
unten können Sie die Reihenfolge der Konten ändern.
Wenn ein Konto in der Liste nach oben verschoben wird,
wird es vor den in der Liste tiefer platzierten Konten
verarbeitet.

Konto löschen
Ein Klick auf Entfernen löscht das vorher markierte
Konto aus der Liste. Wenn Sie seine Einstellungen spä-
ter noch benötigen, sollten Sie das Konto vorher expor-
tieren oder zumindest seine Daten notieren.
Datendatei
Unten im Dialogfeld Kontoeinstellungen wird angezeigt,
an welchen Speicherort die über das markierte Konto
neu eingehenden Nachrichten weitergeleitet werden.
Dieser Bereich ist nur interessant, wenn Sie mit mehr
als einer Datendatei oder mehr als einem Ordner für
den Posteingang darin arbeiten. Über die Schaltfläche
Ordner wechseln können Sie festlegen, an welche Da-
tendatei bzw. welchen Ordner darin der Posteingang
übertragen werden soll. Für jedes der eingerichteten
Konten steht hier eine Option zur Verfügung. Sie kön-
nen hier beispielsweise die über alle Konten empfange-
nen Nachrichten an einen einzigen Ordner weiterleiten.
17.3 Die Kontakte
Wir wollen uns auch gleich mit der Eingabe von Kon-
taktdaten beschäftigen. Für den in nächsten Kapitel
angesprochen Austausch von E-Mails ist das zwar nicht
unbedingt notwendig, es bedeutet aber eine große Er-
leichterung. Dazu verwenden Sie den Outlook-Ordner
Kontakte – das ist der Speicherort für die Daten der Per-
sonen und Unternehmen, mit denen Sie kommunizieren
möchten. Sie können hierin mehrere Adressen, Tele-
fon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen oder sonstige
private oder geschäftliche Informationen übersichtlich
in mehreren Formularen aufnehmen. Ganz nach Bedarf
können diese Informationen umfassend oder kurz ge-
halten sein.
17.3.1 Bereichselemente
Machen Sie sich zu Beginn mit den typi-
schen Elementen dieses Programmbe-
reichs vertraut: Zur Anzeige der Kontak-
te wählen Sie in der Navigationsleiste
den Ordner Kontakte. Über In neuem
Fenster öffnen im Kontextmenü zum
Symbol in der Navigationsleiste können Sie den Bereich
auch in einem separaten Fenster öffnen.
Die Kontakte
Das Hauptfenster
Standardmäßig wird der Inhalt dieses Outlook-
Ordners in der Ansicht Visitenkarten angezeigt
(à Abbildung 17.15). In dieser Ansicht werden die
wichtigsten Daten – wie Name, Postadresse, Tele-
fon- und Faxnummern sowie die E-Mail-Adresse –
in Blöcken zusammengefasst. Natürlich werden
jeweils nur die bereits eingegebenen Daten ange-
zeigt. Mithilfe des Registers am rechten Rand ge-
langen Sie aber schnell zum gewünschten Anfangs-
buchstaben. Sie können auch zusätzliche Register für
einige Sprachen anzeigen lassen, die keine lateinischen
Buchstaben benutzen.
Über die Gruppe Ansicht ändern der Regis-
TIPP terkarte Start passen Sie diese Voreinstel-
lung an Ihre Wünsche an (à Abbildung 17.5 auf Seite
454). Beispielsweise können Sie andere Felder anzeigen
lassen oder die Elemente anders sortieren oder filtern.
17.3.2 Kontaktdaten eingeben
In einer Tabellenansicht für den Ordner Kontakte kön-
nen Sie einen neuen Kontakt direkt über das standard-
mäßig mit Hier klicken, um Kontakt zu erstellen bezeich-
nete Feld eingeben (à Abbildung 17.6 auf Seite 455).
Durch Drücken von Å wechseln Sie nach der Einga-
be in einem Feld zum nächsten Feld. Allerdings sind Sie
hier auf die Eingabe der in der jeweiligen Ansicht an-
gezeigten Felder beschränkt. Um gleich mehrere Daten
für einen neuen Kontakt einzutragen, müssen Sie über
das Fenster Kontakt arbeiten. Zum Aufruf stehen Ihnen
mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
» Ist der Bereich Kontakte bereits aktuell, klicken Sie
zum Erstellen eines neuen Kontakts auf die Schalt-
fläche Neuer Kontakt in der Gruppe Neu der Regis-
terkarte Start.
» Außerhalb des Ordners Kontakte öffnen Sie den Ka-
talog zur Schaltfläche Neue Elemente in der Gruppe
Neu und klicken anschließend auf Kontakt.
Im Dialogfeld Unbekannt – Kontakt, das als Titel später
den von Ihnen eingegebenen Namen des Kontakts er-
hält, können Sie ganz nach Bedarf die Informationen
umfassend oder kurz gehalten eingeben (à Abbildung
17.16). Beispielsweise können Sie sich bei Geschäftspart-
463
Kapitel 17  •  Konten und Kontakte

Abbildung 17.15 
Die Kontakte in der Ansicht Visitenkarten

Abbildung 17.16 
Das Formular zum Eingeben
der Kontaktdaten.

464

nern auf Namen und E-Mail-Adresse beschränken, bei
Freunden und Bekannten hingegen ausführlichere An-
gaben wie Privatadresse, Spitzname, diverse Telefon-
nummern und den Geburtstag aufnehmen.
Ist unter den Outlook-Optionen im Bereich
TIPP Kontakte die Einstellung Beim Speichern
neuer Kontakte auf Duplikate überprüfen aktiviert, öff-
net sich bei erneuter Eingabe eines schon existierenden
Namens ein Dialogfeld, in dem Sie entweder den neuen
Kontakt nochmals hinzufügen oder den vorhandenen
Kontakt mit den neuen Informationen aktualisieren kön-
nen.
Name und Firma
Im oberen linken Bereich können Sie alle mit dem Na-
men und der Firma des Kontakts zusammenhängenden
Daten in den Feldern Name, Position und Firma direkt
eintragen.
Wenn Sie einen Namen oder eine Adresse
für einen Kontakt eingeben, spaltet Out-
look diese(n) in Teile auf und platziert jeden
Teil in einem eigenen Feld. Dadurch können Sie später
Kontakte nach einem beliebigen Teil des Namens oder
der Adresse sortieren, gruppieren oder filtern. Über das
Listenfeld Speichern unter wählen Sie, in welcher Form
der Eintrag in der Liste der Kontakte gespeichert wer-
den soll. Outlook schlägt standardmäßig eine Einord-
nung nach dem Nachnamen vor. Sie können die Kon-
taktinformationen auch unter dem Vornamen, dem
Firmennamen oder einem beliebigen anderen Wort ein-
ordnen, anhand dessen Sie den Kontakt schnell finden.
Über die Optionen zum Ordner Kontakte wählen Sie die
Voreinstellung für die Reihenfolge der Bestandteile des
Namens eines neu eingegebenen Kontakts. Über das
Feld Namensreihenfolge unter den Outlook-Optionen im
Bereich Kontakte können Sie die Voreinstellung für die
Reihenfolge der Bestandteile des Namens eines neu ein-
gegebenen Kontakts wählen.
Internet
Im Bereich Internet können Sie eine oder
mehrere E-Mail-Adressen für den Kontakt
erfassen. Wenn der Kontakt über mehrere
Adressen verfügt, wählen Sie zuerst über
das Listenfeld, welche Adresse Sie eingeben oder än-
Die Kontakte
dern wollen. Geben Sie dann die E-Mail-Adresse ein. Im
Feld Anzeigen als wird nach Eingabe einer E-Mail-Adres-
se in der Voreinstellung die Form angezeigt, die Outlook
beispielsweise im Adressbuch verwendet. Sie können
diese Anzeige editieren. Die eingegebene Adresse selbst
wird davon aber nicht beeinflusst.
Wenn der Kontakt eine eigene Webseite besitzt, ver-
merken Sie die URL dazu im Feld Webseite. Im Feld IM-
Adresse können Sie für Kontakte, die Instant Messaging
verwenden, die Adresse eingeben. Wenn der Kontakt
geöffnet ist, wird der Onlinestatus des Kontakts in der
Infoleiste angezeigt. Der Onlinestatus des Kontakts
erscheint ebenfalls in der Infoleiste einer E-Mail-Nach-
richt, falls die im Feld Von: angezeigte Adresse in Ihrer
Liste enthalten ist. Durch Klicken auf die Infoleiste kön-
nen Sie eine Sofortnachricht senden.
Telefonnummern
Im Bereich Telefonnummern können
Sie eine Vielzahl von Rufnummern ein-
geben. Mit Geschäftlich, Privat, Fax ge-
schäftl. und Mobiltelefon stehen Ihnen
zunächst vier Felder als Voreinstellung
zur Verfügung. Über die zu diesen Fel-
dern gehörenden Listen können Sie das
entsprechende Feld durch ein Feld für
eine andere Telefonnummer ersetzen.
Die vorher im ursprünglich angezeigten
Feld vorgenommenen Eingaben bleiben
aber erhalten und können durch einen
erneuten Wechsel wieder angezeigt
werden. Auf diese Weise werden alle
im Listenfeld aufgelisteten Felder mit
Telefonnummern versehen. Sie können
aber immer nur vier davon im Fenster
Kontakt anzeigen.
Geben Sie im Feld neben dem Pfeil die Telefonnum-
mer ein. Verwenden Sie das Format +Landesvorwahl
(Ortskennzahl) Ortsnummer. Bei diesem kanonischen
Adressformat handelt es sich um ein universelles For-
mat für Telefonnummern, die von der Windows-TAPI
(Telefonie-API) erkannt werden (Tabelle 17.2). In einigen
Adressbuchprogrammen werden Nummern in diesem
Format gespeichert. Wenn eine Nummer nicht richtig
gewählt wird, können Sie die Nummer in diesem Format
speichern oder eingeben. Durch dieses Format werden
465
Kapitel 17  •  Konten und Kontakte

Komponente Beschreibung
+ Gibt an, dass die Nummer im kanonischen Format vorliegt.
Landeskennzahl Die Standardlandeskennzahl, mit der das Land bzw. die Region für eine Telefonnummer angegeben wird. Diese Zahl
besteht aus einer oder mehreren Ziffern zwischen 0 und 9. Die Landeskennzahl wird durch ein Leerzeichen von den
folgenden Komponenten abgetrennt.
(Ortskennzahl) Diese Kennzahl enthält eine oder mehrere Ziffern zwischen 0 und 9 und wird durch Klammern von den übrigen Kompo-
nenten abgetrennt. Diese Komponente entfällt für Länder, in denen keine Ortskennzahlen verwendet werden.
Teilnehmernummer Diese Zahl besteht aus einer oder mehreren Ziffern zwischen 0 und 9, Formatierungszeichen oder Steuerzeichen für
den Wählvorgang. Die Teilnehmernummer darf keines der Zeichen (, ) oder ^ enthalten. Bei Formatierungszeichen in der
Teilnehmernummer handelt es sich in der Regel um Leerzeichen, Punkte und Bindestriche. Mithilfe von Formatierungs-
zeichen können Telefonnummern gut lesbar angezeigt werden. Diese Zeichen werden von TAPI nicht berücksichtigt und
wirken sich daher nicht auf den Wählvorgang aus.

Tabelle 17.2  Das Kanonische Adressformat

die Komponenten einer Telefonnummer explizit erkannt Im Feld darüber wird die Nummer in dem für Outlook
und von TAPI gemäß der für ein Land bzw. für eine Regi- gewünschten Format angezeigt.
on anzuwendenden Wählregeln übersetzt.
Adressen
»» Wenn Sie die Landeskennzahl und die Ortskennzahl
Der Bereich Adressen des Formulars Kon-
für eine Telefonnummer nicht angeben, verwendet
takt liefert Raum für mehrere Anschrif-
die automatische Wahlwiederholung die Einstellun-
ten des Kontakts. Für jeden Kontakt las-
gen im Feld Wahlparameter des Dialogfelds Neuer
sen sich bis zu drei Adressen eingeben.
Telefonanruf. Die automatische Wahlwiederholung
Wählen Sie zunächst über das Listenfeld die Adresse
ist auch nicht in der Lage, Buchstaben als Bestand-
und welche Art von Informationen – geschäftliche, pri-
teil der Telefonnummer zu erkennen.
vate oder andere – Sie erfassen wollen. Geben Sie dann
»» Sie können nach der Telefonnummer Wählhinwei- die Daten ein.
se eingeben – beispielsweise Nebenstelle 2120 oder
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Adresse wird das
nicht vor 12:00. Diese Hinweise werden von der auto-
Dialogfeld Adresse überprüfen angezeigt, über das Sie
matischen Wahlwiederholung ignoriert.
die Adressdaten spezifizieren oder auch erweitern kön-
Um die Einzelheiten zur Telefonnummer einzublenden, nen ( Abbildung 17.18). Ist die Option Diesen Dialog …
doppelklicken Sie auf die unterstrichene Telefonnum- einblenden in diesem Dialogfeld aktiviert, wird das Dia-
mer. Über die Felder Land/Region, Ort/Vorwahl und logfeld im Bedarfsfall auch automatisch geöffnet.
Ortsanschluss können Sie die einzelnen Bestandteile
der Rufnummer separat eingeben ( Abbildung 17.17).

Abbildung 17.17  Das Dialogfeld Telefonnummer überprüfen Abbildung 17.18  Das Dialogfeld Adresse überprüfen

466

» Mithilfe des Listenfelds Land/Region können Sie das
Land aus einer Liste auswählen. In der Standardein-
stellung wird zunächst das Land gewählt, für das Sie
Ihr System registriert haben.
Wenn Sie mehrere Adressen zu einem Kon-
TIPP takt eingegeben haben, sollten Sie angeben,
welche davon beim Erstellen eines Briefs an diesen Kon-
takt als Voreinstellung für die Postanschrift verwendet
werden soll. Wählen Sie dazu im Formular Kontakt die
entsprechende Adresse über das Listenfeld aus und
aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Post-
anschrift. Diese Adresse wird auch zum Drucken von
Adressetiketten und Briefumschlägen oder zum Erstel-
len von Serienbriefen verwendet (à Kapitel 24).
Ein Bild aufnehmen
Wenn Sie über ein digitales Bild des Kontakts ver-
fügen, können Sie dieses mit anzeigen lassen. Kli-
cken Sie auf Bild in der Gruppe Optionen der Re-
gisterkarte Kontakt und wählen Sie Bild hinzufügen. Das
öffnet den Ordner, in dem standardmäßig Bilder auf Ih-
rem Rechner gespeichert werden. Bei Windows Vista ist
das beispielsweise der Unterordner Bilder im persönli-
chen Ordner des Benutzers, bei Windows 7 die Biblio-
thek Bilder. Markieren Sie hier die Datei und klicken Sie
auf Öffnen.
Die Kontakte
Wollen Sie das Bild später ändern, benutzen Sie diesel-
be Schaltfläche und wählen Sie dann einen der Befehle
Bild ändern oder Bild entfernen.
Visitenkarte
Über die Schaltfläche Visitenkarte in der Grup-
pe Optionen der Registerkarte Kontakt können
Sie festlegen, welche Informationen zu einem
Kontakt in der Ansicht Visitenkarte angezeigt werden
sollen. Im Dialogfeld Visitenkarte bearbeiten wird links
oben die Visitenkarte zum Kontakt angezeigt (à Ab-
bildung 17.19). Über den Bereich Felder darunter können
Sie weitere Felder hinzufügen, nicht erwünschte Felder
entfernen oder die Reihenfolge der Anzeige ändern.
Zum Formatieren eines Felds markieren Sie es im Be-
reich Felder und benutzen dann die Schaltflächen im
Bereich Bearbeiten. Über die Optionen im Bereich Kar-
tenentwurf oben links im Dialogfeld können Sie das Lay-
out – besonders die Position des Bilds – verändern oder
auch der Karte eine Hintergrundfarbe zuweisen. Letzte-
res ist praktisch, wenn Sie einige Visitenkarten beson-
ders hervorheben möchten.
Zuordnen
Ein Klick auf die Schaltfläche Zuordnen im
Formular für die Dateneingabe zum Kontakt
verbindet Sie mit der Website http://www.
Abbildung 17.19
Eine Visitenkarte bearbeiten
467
Kapitel 17  •  Konten und Kontakte
bing.com/maps/, auf der die eingegebene Adresse in ei-
ner Landkarte angezeigt wird. Möglicherweise finden
Sie hier noch weitere Informationen.
Kategorien
Über die Schaltflächen in der Gruppe Kategorien auf
der Registerkarte Kontakt können Sie einige weitere
Angaben zum Kontakt vornehmen.
»» Wenn Sie die Option Privat aktivieren, werden
die zum Kontakt eingegebenen Informationen nicht
angezeigt, wenn andere Benutzer mit einer entspre-
chenden Berechtigung auf die im Ordner gespei-
cherten Informationen zugreifen.
»» Über die Liste zu Kategorisieren können
Sie dem Kontakt eine Kategorie zuweisen. Diese wird
anschließend im daneben liegenden Feld angezeigt
( Kapitel 18).
»» Die Liste zu Nachverfolgung erlaubt
das Festlegen einer Kategorie zum Nachverfolgen
der Eintragungen ( Kapitel 18).
Weitere Informationen zum Kontakt
Weitere Möglichkeiten zur Eingabe
von Informationen für einen Kontakt
finden Sie in der Gruppe Anzeigen
auf der Registerkarte Kontakt des
Formulars Kontakt.
»» Über Details lassen sich weitere Informationen zu
diesem Kontakt festlegen, auch das Geburtsdatum
( Abbildung 17.20). Eingaben in einem der Felder
Geburtstag und Jahrestag werden automatisch in
den Kalender übertragen. Geben Sie das Datum di-
rekt ein oder öffnen Sie durch einen Klick auf die
nach unten zeigende Pfeilspitze rechts neben dem
Feld den Datumsnavigator, in dem Sie das Datum
auswählen können.
468
»» Mit Zertifikate lassen sich die Daten speichern, die
zum Erstellen verschlüsselter E-Mails an diesen Kon-
takt verwendet werden sollen. Um die digitale ID
eines Kontakts zu erhalten, bitten Sie diesen, Ihnen
eine mit einer digitalen Unterschrift versehene E-
Mail-Nachricht zu senden. Öffnen Sie dann die Nach-
richt, der als Anlage eine digitale ID beigefügt ist.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Na-
men im Feld Von: und anschließend im Kontextmenü
auf Zu den Kontakten hinzufügen. Falls sich in Ihrer
Kontaktliste bereits ein Eintrag für diese Person
befindet, klicken Sie auf Vorhandenen Kontakt mit
neuen Daten aus diesem aktualisieren. Die digitale
ID wird damit zusammen mit dem Kontakteintrag
für diesen Empfänger gespeichert. Sie können nun
verschlüsselte E-Mail-Nachrichten an diese Person
senden.
»» Über Alle Felder haben Sie Zugriff auf alle zum ak-
tuellen Kontakt gespeicherten Felder. Eintragun-
gen zu einigen dieser Felder können Sie hier auch
direkt korrigieren. Wählen Sie gegebenenfalls über
das Listenfeld Auswählen aus, welche Felder für den
aktuellen Kontakt angezeigt werden sollen. Einen
vollständigen Überblick liefert die Option Alle Kon-
taktfelder. Über die Schaltfläche Neu können Sie ein
zusätzliches Feld erstellen. Dieses Feld steht Ihnen
dann auch für alle sonstigen Kontakte zur Verfü-
gung. Über die Schaltfläche Eigenschaften können
Sie die Eigenschaften des aktuell markierten Felds
anzeigen lassen.
Kontaktdaten speichern
Nach Eingabe der Daten für einen neuen Kon-
takt klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
& schließen. Wollen Sie weitere Kontakte einge-
ben, klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche Spei-
chern und neuer Kontakt. In der Liste zu dieser Schalt-
Abbildung 17.20 
Die Detailangaben zum Kontakt

fläche finden Sie auch die Option Kontakt in dieser
Firma, über die die Firmendaten gleich übernommen
werden können.
Wenn Sie in Outlook einen neuen Kontakt hinzufügen,
erhalten Sie von Outlook gegebenenfalls eine Rück-
meldung mit dem Hinweis, dass der Kontakt bereits
existiert, und der Option, die neuen Informationen mit
dem bereits vorhandenen Kontakteintrag zusammenzu-
führen ( Abbildung 17.21). Das passiert aber nur dann,
wenn unter den Outlook-Optionen im Bereich Kontakte
das Kontrollkästchen Beim Speichern neuer Kontakte
auf Duplikate überprüfen aktiviert ist.
»» Wenn Sie die Option Neuen Kontakt hinzufügen wäh-
len, wird der neue Kontakt dem Ordner hinzugefügt.
Es sind jetzt zwei Kontakte mit demselben Namen
vorhanden. Um diese beiden Kontakte voneinander
zu unterscheiden, ergänzen Sie einen der beiden am
besten mit einem weiteren Vornamen.
»» Wenn Sie Informationen des ausgewählten Kontakts
aktualisieren wählen, werden die Daten aus dem
neuen Kontakt in diejenigen Felder des vorhandenen
Kontakts kopiert, die abweichende Daten enthalten.
Damit Sie die Informationen aus dem ursprünglichen
Kontakt wiederherstellen können, wird beim Kopieren
von neuen Daten eine Kopie des ursprünglichen Kon-
takts im Ordner Gelöschte Elemente aufbewahrt.
Die Kontakte
Abbildung 17.21 
Ein bereits vorhandener Kontakt wird gemeldet.
17.3.3 Kontaktdaten korrigieren
Änderungen in den Daten zu einem Kontakt können di-
rekt im Lesebereich der aktuellen Ansicht eingegeben
und auch dort bearbeitet werden ( Abbildung 17.22).
Für eine umfangreichere Korrektur verwenden Sie bes-
ser wieder das Formular zur Eingabe der Kontaktdaten,
das Sie durch einen Doppelklick auf einen Kontakt wie-
der auf den Bildschirm bringen können.
17.3.4 Kontaktgruppen als Verteilerlisten
Eine Kontaktgruppe ist eine Zusammenstellung von
Kontakten, die Sie für unterschiedliche Zwecke ver-
wenden können. Nach dem Bilden einer solchen Liste
können Sie beispielsweise Nachrichten in einem Ar-
beitsschritt an eine Gruppe von Kontakten senden. Den
Empfängern werden in der Zeile An: sowohl ihr eigener
Name als auch die Namen aller anderen Empfänger an-
gezeigt – nicht der Name der Verteilerliste. Sie können
Verteilerlisten in Nachrichten, Aufgabenanfragen, Be-
sprechungsanfragen und in anderen persönlichen Ver-
teilerlisten verwenden.
Verteilerliste definieren
Verteilerlisten müssen Sie natürlich erst definieren:
Wenn Sie beispielsweise häufig Nachrichten an ein Pro-
jektteam senden, erstellen Sie am besten eine Vertei-
lerliste mit dem Namen Projektteam, in der die Namen
aller Mitglieder des Teams vermerkt sind.
469
Kapitel 17  •  Konten und Kontakte
»» Ist der Outlook-Bereich Kontakte aktiv, wählen Sie in
der Gruppe Neu der Registerkarte Start den Befehl
Neue Kontaktgruppe.
»» Aus jedem anderen Outlook-Bereich können Sie eine
neue Kontaktgruppe einrichten, indem Sie Kontakt-
gruppe aus der Liste zu Neue Elemente in der Grup-
pe Neu der Registerkarte Start ansprechen.
Im Fenster, das zunächst mit Unbenannt – Kontaktgrup-
pe bezeichnet ist, geben Sie im Feld Name der Vertei-
lerliste einen geeigneten Namen ( Abbildung 17.23).
Dieser Name wird anschließend auch als Titel für das
Dialogfeld verwendet.
470
Abbildung 17.22 
Die Korrektur ist über den
Lesebereich möglich.
Definieren Sie die Mitglieder der
Gruppe: Klicken Sie auf die Schalt-
fläche Mitglieder auswählen und
bestimmen Sie, aus welchem
Adress­buch Sie einen Kontakt aus-
wählen wollen. Über die Option
Neuer E-Mail-Kontakt können Sie hier auch die Daten zu
einer Person eingeben, die Sie nicht unbedingt in Ihren
Outlook-Kontakten speichern wollen. Mit Aus Outlook-
Kontakten können Sie aus den bereits vorhandenen
Kontaktdaten die gewünschten auswählen.
Abbildung 17.23 
Das Fenster zur
Definition einer
Kontaktgruppe

»» Über das Listenfeld Adressbuch wählen Sie das zu
verwendende Adress­buch.
»» Zur Auswahl können Sie den Namen im Feld unter
Suchen eintippen oder im darunterliegenden Lis-
tenfeld markieren. Klicken Sie anschließend auf die
Schaltfläche Mitglieder.
»» Halten Sie die Ÿ-Taste gedrückt, um mehrere
Kontakte nacheinander zu markieren.
»» Verfahren Sie genauso für weitere Mitglieder der
Gruppe.
Nach Abschluss der Definition der Mitglieder wählen Sie
die Schaltfläche Speichern und schließen in der Symbol-
leiste und schließen Sie das Dialogfeld.
Wenn Sie einen Kontakt in die Verteilerliste aufnehmen
wollen, der bisher nicht im Adressbuch vorhanden ist,
klicken Sie im Fenster Verteilerliste auf die Schaltfläche
Neu hinzufügen. Im Dialogfeld können Sie den neuen
Kontakt festlegen.
Verteilerliste anzeigen
Definierte Verteilerlisten werden im Ordner Kontakte
angezeigt. Sie werden durch ein zusätzliches Symbol
mit zwei Personen charakterisiert ( Abbildung 17.24).
»» Durch einen Doppelklick auf die Gruppeneintragun-
gen lassen Sie ein Dialogfeld anzeigen, in dem die
Mitglieder der Gruppe aufgelistet werden. Hierüber
können Sie die Gruppe auch editieren.
Der Zugang zu sozialen Netzwerken
»» Wollen Sie eine Gruppe löschen, markieren Sie sie
in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche
Löschen. Gelöscht wird dabei nur die Gruppendefi­
nition, nicht aber die einzelnen Mitglieder.
17.4 Der Zugang zu sozialen
Netzwerken
Der neue Outlook Connector für soziale Netzwerke er-
möglicht es Ihnen, Informationen über die Personen in
Ihrem Netzwerk zu erhalten und mit diesen in Kontakt
zu bleiben, ohne Outlook verlassen zu müssen. In Out-
look bleiben Sie also über das Internet über den Status
und die Aktivitäten Ihrer Kontakte auf dem Laufenden.
Wenn Outlook 2010 und Microsoft Office SharePoint
Server 2010 verwendet werden, kann damit auch auto-
matisch eine Verbindung mit den SharePoint-Websites
der Organisation hergestellt werden.
17.4.1 Den Connector einrichten
Standardmäßig ist der Connector für soziale Netzwer-
ke minimiert und wird als einzelne Zeile unten im Lese­
bereich angezeigt.
Den Personenbereich anzeigen
Wenn Sie dieses Kommunikationsmittel verwenden
möchten, klicken Sie auf den Pfeil zum Erweitern oder
ziehen Sie den oberen Rand des minimierten Bereichs
Abbildung 17.24 
Kontakte und Gruppe
471
Kapitel 17  •  Konten und Kontakte
nach oben, bis er die gewünschte Größe aufweist. Da-
durch wird der sogenannte Personenbereich geöffnet
( Abbildung 17.25).
Abbildung 17.25  Der – noch leere – Connector für soziale
Netzwerke
Falls der Bereich für den Connector im Lesebereich
nicht angezeigt wird, kann es dafür mehrere Gründe
geben:
»» Die Parameter der Anzeige regelt
der Befehlskatalog zur Schaltflä-
che Personenbereich in der gleich-
namigen Gruppe auf der Register-
karte Ansicht. Über die ersten drei
Befehle darin – also Normal, Mini-
miert oder Aus – können Sie die Anzeige des Perso-
nenbereichs bestimmen. Kontoeinstellungen zeigt
das Dialogfeld an, über das Sie beispielsweise Ver-
bindungen zu anderen sozialen Netzwerken herstel-
len können ( Abbildung 17.26).
»» Der Outlook Connector kann deaktiviert sein. Um
ihn zu aktivieren, öffnen Sie die Registerkarte Da-
tei und klicken Sie auf Optionen, um das Dialogfeld
Outlook-Optionen zu öffnen. Klicken Sie auf Add-Ins,
wählen Sie im Listenfeld Verwalten die Einstellung
COM-Add-Ins und klicken Sie dann auf Gehe zu. Ak-
tivieren Sie das Kontrollkästchen Microsoft Outlook
Connector für soziale Netzwerke und bestätigen Sie.
Add-Ins bereitstellen
Um dieses Werkzeug nutzen zu können, müssen Sie ein
Add-In für jedes soziale Netzwerk aus dem Internet her-
unterladen und installieren. Diese Add-Ins werden nicht
von Microsoft bereitgestellt. Klicken Sie dazu im Katalog
472
zu Personenbereich der Registerkarte Ansicht auf Kon-
toeinstellungen. Im nachfolgend angezeigten Dialogfeld
finden Sie einen Link mit der Bezeichnung Online ver-
fügbare Anbieter für soziale Netzwerke anzeigen.
Sie werden dann mit einer Webseite verbunden, auf der
die bei Microsoft bekannten Anbieter solcher Add-Ins
angezeigt werden. Klicken Sie hier auf den gewünsch-
ten. Sie können auch die Webseite des Netzwerks direkt
benutzen, um herauszufinden, ob diese den Outlook
Connector für soziale Netzwerke unterstützt. Sie sollten
darin eine Beschreibung zum weiteren Vorgehen und
auch einen weiteren Link finden, der Ihnen das Herun-
terladen des betreffenden Add-Ins ermöglicht. Orientie-
ren Sie sich an den dort angezeigten Details. Im Prinzip
müssen Sie wahrscheinlich immer erst Outlook been-
den, dann das Installationsprogramm von der Websei-
te des Anbieters herunterladen und ausführen. Welche
Einstellungen Sie während der Installation vornehmen
müssen, hängt vom Anbieter ab. Vertrauen Sie generell
nur solchen Diensten, die Sie kennen.
Wenn Sie anschließend Outlook wieder öffnen, ist un-
ter Umständen der Connector bereits funktionsfähig.
Meist müssen Sie das Netzwerk aber zuerst aktivieren.
Öffnen Sie den Befehlskatalog zur Schaltfläche Perso-
nenbereich in der gleichnamigen Gruppe auf der Regis-
terkarte Ansicht und klicken Sie auf Kontoeinstellungen.
Im dazugehörenden Dialogfeld aktivieren Sie das Konto,
geben die notwendigen Anmeldedaten ein und bestäti-
gen ( Abbildung 17.26).
Deaktivieren von Outlook Connector
Wenn Sie den Personenbereich ausblenden wollen, kli-
cken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe
Personenbereich auf Personenbereich und dann auf
Aus.
Um den Outlook Connector vollständig zu deaktivieren,
öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie auf
Optionen. Damit wird das Dialogfeld Outlook-Optionen
geöffnet. Klicken Sie auf Add-Ins, wählen Sie im Listen-
feld Verwalten die Einstellung COM-Add-Ins und klicken
Sie dann auf Gehe zu. Deaktivieren Sie das Kontroll­
kästchen Microsoft Outlook Connector für soziale Netz-
werke und bestätigen Sie.
 Der Zugang zu sozialen Netzwerken

17.4.2 Arbeiten mit dem Personenbereich

Aus dem Personenbereich greifen Sie auf die in Out-
look Connector verfügbaren Informationen zu Ihren
Netzwerkaktivitäten zu. Darin werden Kontaktdaten
angezeigt, einschließlich Bilder sowie Aktivitäten wie
E‑Mail-Nachrichten, Anlagen, Kalenderelemente und
Sofortnachrichten.
Beachten Sie auch die folgenden Besonderheiten:
»» Wenn Sie in Outlook ein Element ausgewählt haben,
das eine andere Person einbezieht, werden die Da-
ten dieser Person im Personenbereich angezeigt.
Haben Sie beispielsweise im Lesebereich eine E-Mail
markiert, deren Absender auch Mitglied des instal-
lierten sozialen Netzwerks ist, werden die zu dieser
Person gehörenden Aktivitäten usw. angezeigt.
»» Wenn Sie in das gerade ausgewählte Outlook-Ele-
ment mehr als eine Person einbezogen ist, werden
Bilder der weiteren Personen in der Titelleiste am
oberen Rand des Personenbereichs angezeigt. Kli-
Abbildung 17.26  Die Kontoverwaltung für die sozialen Netzwerke
cken Sie auf eines dieser Bilder, damit Informationen
zu der von Ihnen ausgewählten Person im Personen-
bereich angezeigt werden.
Wenn Sie andere Informationen zu der Person im Perso-
nenbereich anzeigen möchten, können Sie auf eine der
Registerkarten an der Seite des Listenfensters klicken.
Der Outlook Connector verfügt dort standardmäßig
über sechs Elemente ( Tabelle 17.3). Klicken Sie auf ein
beliebiges Element darin, um es zu öffnen.

Schaltfläche Name und Bedeutung

Alle Aktivitäten und Nachrichten der ausgewählten Person werden aufgeführt.

RSS-Feeds – beispielsweise aus dem Blog der gewählten Person – werden angezeigt.

Enthält eine Liste der E-Mail-Nachrichten, die kürzlich mit der ausgewählten Person ausgetauscht wurden.

Anlagen, die Sie an diese Person gesendet oder von ihr empfangen haben, werden angezeigt.

Gibt eine Liste der Besprechungen und Termine wieder, in die Sie und die ausgewählte Person einbezogen sind, sowohl
für die Vergangenheit als auch für die Zukunft.
Hier werden die jüngsten Statusaktualisierungen aufgeführt, die die ausgewählte Person in ihren sozialen Netzwerken
vorgenommen hat.

Tabelle 17.3  Die Schaltflächen im Outlook Connector

473
Kapitel 18
Der Austausch von
E-Mail-Nachrichten
Eines der wichtigsten Funktionselemente von Microsoft
Outlook ist die Kommunikation per E-Mail, mit deren Hil-
fe Sie Nachrichten mit anderen Personen austauschen.
Mit den Techniken dieses Austauschs beschäftigt sich
dieses Kapitel:
»» In einigen einleitenden Informationen wollen wir Sie
zunächst mit den wichtigsten Elementen dieses Be-
reichs vertraut machen (à Abschnitt 18.1).
»» Zum Verfassen einer Nachricht wählen Sie als Ers-
tes das gewünschte Format. Sie können die pro-
grammeigenen Einstellungen benutzen oder eigene
wählen. Sie müssen dann die Adresse(n) des oder
der Empfänger angeben, an den/die die Nachricht
gesendet werden soll. Anschließend verfassen Sie
die Nachricht und senden Sie ab (à Abschnitt 18.2).
Standardmäßig werden beim Senden Ihrer Nach-
richten auch an Sie gerichtete Informationen an Ihr
System übermittelt. Ist das der Fall, können Sie diese
jetzt anzeigen und lesen. Sie können beispielsweise
darauf antworten oder sie an einen anderen Emp-
fänger weiterleiten.
474
»» Nach oder während des Verfassens der eigentlichen
Nachricht können Sie nach Wunsch Anlagen hin-
zufügen (à Abschnitt 18.3). Anlagen sind beispiels­
weise selbstständige Dateien, die Sie zusammen mit
der Nachricht an den Empfänger übermitteln.
»» Genauso wie Dateien verwalten Sie auch Nachrich-
ten. Sie können Elemente auswählen, danach suchen
lassen, sie kopieren, verschieben, separat speichern
oder löschen. Zusätzlich können Sie diese Elemente
auch sortieren, filtern oder gruppieren, Verknüpfun-
gen zwischen unterschiedlichen Elementen erstellen
und einzelne Elemente besonders kennzeichnen.
Diese letzten Abschnitte in diesem Kapitel liefern
einen Überblick über die dafür vorhandenen Werk­
zeuge (à Abschnitt 18.4 und Abschnitt 18.5).
18.1 Die Outlook-Ordner für E-Mail
Zur Anzeige des Bereichs E-Mail wählen Sie
im unteren Teil des Navigationsbereichs
die gleichnamige Schaltfläche (à auch Ka-
pitel 17). Nach der Wahl dieses Moduls wird
im mittleren Teil des Navigationsbereichs
für jedes eingerichtete E-Mail-Konto die oberste Ordne-
rebene für den Nachrichtenverkehr angezeigt. Die Un-
terebenen zu diesen Ordnern können Sie über die klei-
nen Schaltflächen mit dem Plus- und dem Minuszeichen
aus- und einblenden.

Wir hatten es im vorherigen Kapitel
ACHTUNG schon erwähnt: Was genau im Pro-
grammmodul E-Mail im oberen Teil des Navigationsbe-
reichs angezeigt wird, ist eine Frage von mehreren Din-
gen: Hatten Sie beispielsweise mit Office 2010 ein
Update auf der Basis einer bereits vorhandenen Vorver-
sion durchgeführt, werden für Outlook meist die vor-
handenen Einstellungen übernommen. Das betrifft
auch die Namen der einzelnen Ordner: Sie finden darin
– je nach Installation – beispielsweise die Bezeichnun-
gen Objekte oder Elemente. Auch die eingerichteten
Konten beeinflussen die Anzeige. Die nachfolgenden
Beschreibungen beziehen sich auf eine Neuinstallation
und auf ein einzelnes Konto für den Nachrichtenaus-
tausch.
Sie finden in diesem Bereich mehrere Verknüpfungen
zu Outlook-Ordnern zur Arbeit mit E-Mail-Nachrichten
– Entwürfe, Gelöschte Elemente, Gesendete Elemente,
Junk-E-Mail, Postausgang, Posteingang und Suchord-
ner. Die Inhalte eines Ordners lassen Sie durch einen
Klick auf sein Symbol im Navigationsbereich im Infor-
mationsfenster anzeigen. Hierin verfügen zumindest
die Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendete Ele-
mente und Entwürfe und Gelöschte Elemente über eine
identische Struktur.
Die Outlook-Ordner für E-Mail
Abbildung 18.1
Die einzelnen Ebenen im Navigationsbereich
können ein- und ausgeblendet werden.
» Im Posteingang werden die auf Ihren Rechner her-
untergeladenen Nachrichten angezeigt. Sie können
hier gelesen und bearbeitet – beispielsweise abge-
legt, beantwortet oder weitergeleitet – werden.
» Der Postausgang beinhaltet Nachrichten, die Sie
noch nicht gesendet haben. Wenn Sie Outlook been-
den und sich dort noch nicht gesendete Nachrichten
befinden, werden Sie darauf hingewiesen.
» Bereits gesendete Nachrichten werden als Kopien im
Ordner Gesendete Elemente abgelegt. Damit verfü-
gen Sie über eine Kontrolle darüber, wem Sie wann
welche Nachricht gesendet haben.
» Im Ordner Entwürfe speichern Sie Nachrichten –
oder Fragmente davon –, die Sie später versenden
oder als Vorlage für zukünftige Nachrichten verwen-
den können.
» Im Ordner Gelöschte Elemente werden in der Grund-
einstellung des Programms die Elemente verwahrt,
die Sie aus einem Arbeitsordner gelöscht haben.
» Der Ordner Junk-E-Mail dient zur Ablage von Nach-
richten, die von Outlook als Werbung oder ähnlich
unerwünschte Sendungen identifiziert wurden.
475
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» Über den Suchordner finden Sie Nachrichten, die
bestimmten, von Ihnen festlegbaren Kriterien ent-
sprechen. Standardmäßig sind das die Unterordner
Große Nachrichten, Ungelesene Nachrichten und
Zur Nachverfolgung. Sie können aber auch eigene
Unterordner erstellen.
Standardmäßig sind im oberen Teil des Navigations-
bereichs außerdem mehrere Verknüpfungen abgelegt.
Sie können auch weitere Verknüpfungen hier anlegen.
Diese Elemente dienen einem schnelleren Zugang zu
diesen Ordnern: Sie müssen die am häufigsten benutz-
ten Ordner nicht in der Liste suchen, was sich aber erst
bei mehreren E-Mail-Konten positiv auf die Arbeitsge-
schwindigkeit auswirkt. Bei einem neu installierten Pro-
gramm finden Sie hier nur die Verknüpfungen zu Post-
eingang und Gesendete Elemente. Sobald Sie längere
Zeit mit Outlook gearbeitet haben, werden hier aber
auch zusätzliche Verknüpfungen angezeigt – beispiels-
weise zu Ungelesene Nachrichten und Zur Nachverfol-
gung.
18.2 Nachrichten erstellen, senden
und empfangen
Um eine neue E-Mail zu verfassen, müssen Sie das For-
mular zum Erstellen einer neuen Nachricht öffnen und
ein Nachrichtenformat und einen E-Mail-Editor zum Ver-
fassen des Inhalts auswählen. Danach müssen Sie den
Empfänger der Nachricht festlegen und den Inhalt der
Nachricht eingeben. Anschließend senden Sie die Nach-
richt ab. In der Standardeinstellung des Programms
werden beim Senden auch die an Sie gerichteten Nach-
richten übermittelt. Sie können sie dann lesen und ge-
gebenenfalls beantworten oder weiterleiten.
18.2.1 Eine Nachricht erstellen
Sie können eine neue Nachricht aus dem Bereich E-Mail,
dem Ordner Kontakte oder einem beliebigen anderen
Outlook-Modul heraus erstellen.
»» Um aus dem Bereich E-Mail heraus eine
neue Nachricht zu erstellen, brauchen Sie
nur auf die Schaltfläche Neue E-Mail-
Nachricht in der Gruppe Neu der Registerkarte Start
zu klicken.
476
»» Aus dem Outlook-Ordner Kontakte heraus kön-
nen Sie den oder die als Empfänger gedachten
Kontakt(e) markieren und wählen dann E-Mail-Nach-
richt in der Gruppe Kommunizieren der
Registerkarte Start.
»» In allen Outlook-Ordnern finden
Sie außerdem in der Gruppe Neu
der Registerkarte Start den Be-
fehl Neue Elemente. Wenn Sie die
Liste dazu öffnen, finden Sie dar-
in alle Elemente, die Sie neu an­
legen können – darunter auch
E‑Mail-Nachricht.
In allen Fällen erscheint nach dem Befehl zum Erstellen
einer neuen Nachricht ein leeres Standardformular für
die Nachricht (à Abbildung 18.2). Haben Sie die Aktion
aus dem Ordner Kontakte nach dem Markieren eines
Kontakts gestartet, werden die Daten des Empfängers
bereits im Formular angezeigt.
Unterhalb des Menübands finden Sie einige Schaltflä-
chen zum Erstellen der Nachricht (à Tabelle 18.1). Ma-
chen Sie sich kurz mit deren Bedeutung vertraut.
Symbol Wirkung
Senden sendet die Nachricht und schließt das For-
mular. Die Nachricht wird in der Standardeinstellung
zunächst im Ordner Postausgang abgelegt. Andere
Einstellungen sind möglich.
Von erlaubt die Auswahl eines speziellen E-Mail-Kontos
für den Versand der Nachricht (à folgende Abschnit-
te). Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn
mehrere Konten eingerichtet wurden.
Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an
den/die die Nachricht adressiert werden soll (à folgen-
de Abschnitte).
Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen
damit den hier eingetragenen Empfängern eine Kopie
der E-Mail zukommen (à folgende Abschnitte).
Tabelle 18.1  Schaltflächen im Formular für eine neue Nachricht

Das Nachrichtenformat wählen
Bevor Sie die Nachricht eingeben, sollten Sie
sich über das zu verwendende Format im Kla-
ren sein. Dafür stehen Ihnen die Alternativen
HTML, Rich-Text und Nur Text zur Verfügung.
Die Wahl eines dieser Formate bestimmt die Möglichkei-
ten der Gestaltung und für den Einsatz zusätzlicher
Funktionen in der Nachricht. Außerdem verfügen diese
Formate auch über unterschiedliche Sicherheitsaspekte
(à Kapitel 20). Die Auswahl treffen Sie über den Bereich
Format auf der Registerkarte Text formatieren des Menü­
bands.
»» HTML steht für Hypertext Markup Language. Wählen
Sie das Format HTML, wenn Sie in Ihrer Nachricht
die Möglichkeit zur Verwendung einer reichhaltigen
Textformatierung – mit Nummerierung, Aufzäh-
lungszeichen usw. –, horizontaler Linien, Hintergrün-
de und HTML-Design wünschen. Eine der wichtigsten
Eigenschaften von HTML besteht außerdem in der
Möglichkeit, Hyperlinks zu definieren. Sie können
außerdem Briefpapier und Signaturen verwenden.
»» Wählen Sie das Format Rich-Text, wenn Sie nur Merk-
male wie Textformatierung, Aufzählungszeichen und
Ausrichtung verwenden möchten. Sie können auch
Signaturen einsetzen.
Nachrichten erstellen, senden und empfangen
Abbildung 18.2 
Das noch leere Formular für
eine neue Nachricht
»» Nur Text – oder unformatierter Text – enthält, wie der
Name schon sagt, keine Formatierungen. Sie können
auch hier eine Signatur verwenden, aber ohne For-
matierung derselben. Wenn Sie Nachrichten mit un-
formatiertem Text erhalten, können Sie eine Schrift-
art für die Anzeige der Nachrichten festlegen.
Bei der Wahl des Formats sollten Sie bedenken, wel-
che Möglichkeiten dem Empfänger zur Anzeige des-
selben zur Verfügung stehen. Wenn Sie den Großteil
Ihrer E-Mail-Nachrichten über das Internet versenden,
empfiehlt sich die Verwendung eines unformatierten
Texts, anstatt Formatierungen anzuwenden, die in dem
Programm des Empfängers möglicherweise nicht ange-
zeigt werden. Sie haben damit fast die Garantie, dass
der Inhalt der Nachricht den Empfänger erreicht – un-
abhängig vom dort verwendeten Programm. Im Gegen-
satz dazu setzt das Format Rich-Text praktisch die Ver-
wendung von Outlook auf der Empfängerseite voraus.
Bei im HTML-Format gesendeten Nachrichten können
Ihre Formate theoretisch immer vom Empfänger ange-
zeigt werden. Allerdings weigern sich einige Mailserver,
HTML-Nachrichten zu übertragen, und verlegen wich-
tige Bestandteile einer Nachricht in diesem Format
in eine – nicht unbedingt lesbare – Anlage. Außerdem
blockt ein Großteil der erfahrenen Empfänger den Emp-
fang von E-Mail-Nachrichten ab, die nicht im Format Nur
Text gesendet sind.
477
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Den Empfänger festlegen
In den Feldern im oberen Bereich des Formulars Nach-
richt – direkt unter den Symbolleisten – geben Sie die
Adressen des oder der Empfänger(s) Ihrer Nachricht
ein. Standardmäßig finden Sie zur Eingabe der Emp-
fängeradressen die Zeilen An und Cc. In diesen Feldern
geben Sie die Adressen der Empfänger Ihrer Nachricht
ein.
»» Im Feld An nennen Sie den/die Empfänger, an
den/die die Nachricht adressiert werden soll.
»» Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag.
Sie lassen damit den hier eingetragenen Empfän-
gern eine Kopie der E-Mail zukommen.
Zusätzlich können Sie mit Bcc eine zusätzliche
Zeile zur Adresseingabe anzeigen lassen. Notwen-
dig ist das aber nicht. Den Befehl dazu finden Sie
im Menüband auf der Registerkarte Optionen in der
Gruppe Felder anzeigen. Bcc steht für Blind Carbon
Copy – also Blindkopie – und funktioniert ähnlich wie Cc.
Auch hier können Sie Empfänger auflisten, die eine Ko-
pie erhalten sollen. Diese Zeile ist aber insofern »blind«,
als sie den unter An und Cc aufgelisteten Empfängern
nicht angezeigt wird. Die unter Bcc aufgeführten Emp-
fänger bleiben also den eigentlichen Adressaten der
Nachricht verborgen.
Über das Feld Von können Sie bei mehrere eingerichte-
ten Konten das zu verwendende Konto wählen. In der
Grundeinstellung ist hier das Standardkonto markiert.
Außerdem erlaubt die Liste zu dieser Schaltfläche die
Wahl von Weitere E-Mail-Adresse. Diesen Befehl können
Sie beispielsweise zur Eingabe Ihres Namens verwen-
den, wenn Sie von einem fremden System aus Nachrich-
ten versenden wollen (à Abbildung 18.3).
Abbildung 18.3  Von einer anderen Adresse aus senden
Zur Eingabe der Adresse(n) des oder der Empfänger(s)
gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können die Adresse
478
selbst eintippen oder aus dem Ordner Kontakte wählen.
Sie können jeweils mehrere Empfänger eingeben. Als
Trennzeichen zwischen mehreren Empfängern verwen-
den Sie ein Semikolon. Ist die Option Komma als Trenn-
zeichen für mehrere Nachrichtenempfänger zulassen in
der Kategorie E-Mail unter den Outlook-Optionen akti-
viert, können Sie auch ein Komma anstelle eines Semi-
kolons verwenden (à Kapitel 20).
»» Das direkte Eintippen der Empfängeradressen in den
Feldern An:, Cc: oder Bcc empfiehlt sich nur dann,
wenn der Empfänger nicht bereits im Ordner Kon-
takte vermerkt ist und Sie ihn dort auch nicht auf-
nehmen wollen – beispielsweise bei einer einmaligen
Nachricht an diese Person. Sie können zu diesem
Zweck eine Adresse auch von anderen Stellen in das
Adressfeld kopieren.
»» Wenn sich die Adresse des Empfängers bereits im
Ordner Kontakte befindet, wird nach dem Eintippen
der ersten Buchstaben des Namens dieses Kontakts
ein Vorschlag für die Adresse geliefert. Das geschieht
auch, wenn Sie bereits einmal eine Nachricht an ei-
nen Empfänger gesendet haben, der sich nicht in Ih-
ren Kontakten befindet. Haben Sie unterschiedliche
Adressen mit denselben Anfangsbuchstaben ver-
wendet, wird eine Liste eingeblendet, die die Namen
und Adressen auflistet, die mit den eingegebenen
Buchstaben beginnen. Personen, an die Sie in letzter
Zeit am häufigsten E-Mails gesendet haben, stehen
oben in der Liste mit Namensvorschlägen. Namen,
die Sie selten verwenden, werden in der Liste weiter
unten bzw. gar nicht mehr angezeigt. Wenn Sie wei-
tere Buchstaben eingeben, aktualisiert sich die Lis-
te automatisch, so dass nur die Namen aufgeführt
werden, die noch mit Ihrer Eingabe übereinstimmen.
Sie können auf den gewünschten Empfänger klicken,
sobald Sie diesen in der Liste sehen.
Wenn Sie die Adresse bereits im Ordner Kontakte (à Ka-
pitel 17) eingetragen haben, können Sie den dort ver-
wendeten Namen direkt in das Adressfeld eintragen
und brauchen nicht die exakte Adresse zu verwenden.
Durch einen Klick auf eine der links von den Adressfel-
dern angezeigten Schaltflächen öffnen Sie das
Dialogfeld Namen auswählen, über das Sie die Auswahl
– selektiv für die drei Felder An, Cc oder Bcc – vorneh-
men können.

»» Wählen Sie das zu verwendende Adressbuch über
das Feld Adressbuch. Im Listenfeld werden zumin-
dest das Persönliche Adressbuch sowie das Outlook-
Adressbuch (Ordner Kontakte) mit den entspre-
chenden Unterordnern – wenn definiert – angezeigt.
Außerdem werden die festgelegten Verzeichnis-
dienste mit aufgelistet.
»» Markieren Sie nacheinander die gewünschten Na-
men auf der linken Seite des Dialogfelds und klicken
Sie anschließend auf eines der Felder An, Cc oder
Bcc – je nachdem, in welchem Feld der Empfänger
auftauchen soll. Eine Mehrfachauswahl ist ebenso
möglich.
»» Sie können auch einfach im Adressbuch auf einen
Eintrag doppelklicken. Der Name wird dann in das
Feld An übernommen.
Wollen Sie eine der so ausgewählten Adressen wieder
aus der Liste der Empfänger entfernen, markieren Sie
ihn in einem der Felder An, Cc oder Bcc und drücken Sie
die ¢-Taste.
Outlook verfügt über eine automatische Über-
prüfung der eingegebenen Namen: Wird eine
genaue Übereinstimmung gefunden, wird der
Name nach dem Wechsel zu einem anderen Feld unter-
strichen angezeigt. Sie können eine Überprüfung auch
gezielt durchführen lassen: Wählen Sie den Befehl Na-
men überprüfen im Bereich Namen der Registerkarte
Nachricht im Menüband. Im Dialogfeld Namen überprü-
fen müssen Sie – falls der Name mehrfach im Adress-
buch eingetragen ist oder falls zu einem Namen mehre-
re Adressen existieren – den gewünschten auswählen.
Dieses Dialogfeld meldet sich auch automatisch vor
dem Senden, wenn noch nicht bereinigte Namenskon-
flikte bestehen. Die automatische Überprüfung wird nur
durchgeführt, wenn Sie die Option Namen automatisch
überprüfen in der Kategorie E-Mail unter den Outlook-
Optionen aktiviert haben (à Kapitel 20).
Die Betreff-Zeile
Geben Sie im Feld Betreff: einen Hinweis darüber ein,
worum es in der Nachricht geht. Diese Information wird
– neben Ihrem Namen – dem Empfänger bei praktisch
jedem Mail-Programm angezeigt. Der in diesem Feld
eingefügte Hinweis wird anschließend auch als Titel des
Dialogfelds Nachricht verwendet.
Nachrichten erstellen, senden und empfangen
Die Nachricht eingeben
Geben Sie im Feld darunter Ihre Nachricht ein. Nach-
dem Sie die Schreibmarke in das Feld für die Nachricht
bewegt haben, können Sie sofort mit dem Schreiben
beginnen. Die nachfolgenden Ausführungen beschrei-
ben das Verhalten des Programms mit den automatisch
gewählten Standardeinstellungen. Viele von diesen Ein-
stellungen lassen sich über die Editor-Optionen in der
Kategorie E-Mail unter den Outlook-Optionen an Ihre
Erforder­nisse und Arbeitsgewohnheiten anpassen.
Anschließend oder bereits während der Eingabe kön-
nen Sie den Text der Nachricht formatieren. Der Editor
erlaubt eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Gestaltung,
auf die wir bereits im Teil über Word 2010 eingegangen
sind.
Weitere Optionen festlegen
Vor dem Senden können Sie mehrere Optionen zu Ih-
rer Nachricht definieren. Über diese Nachrichtenoptio-
nen können Sie eine Stufe für die Wichtigkeit und die
Vertraulichkeit wählen, die Sicherheitseinstellungen
bestimmen, Abstimmungs- und Verlaufsoptionen festle-
gen und Optionen für die Übermittlung einstellen. Au-
ßerdem können Sie eine E-Mail-Signatur und ein Brief-
papier wählen.
Die wichtigsten Optionen stellen Sie
über die Befehle in der Gruppe Katego-
rien der Registerkarte Nachricht des
Menübands ein. Sie können darüber
die Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen oder
dem Empfänger einen Prioritätsvermerk zukommen
lassen.
»» Über den Befehl Nachverfolgung legen Sie fest, dass
die aktuelle Nachricht für Sie eine bestimmte Be-
deutung hat. Sie können über die Liste zum Befehl
angeben, dass eine Aufgabe erstellt werden soll,
über die Sie auf diese Nachricht hingewiesen wer-
den (à Abbildung 18.4 links). Den Termin für diese
Aufgabe können Sie festlegen. Außerdem können
Sie fordern, dass eine Erinnerung eingeblendet wird,
wenn dieser Termin nahe kommt. Über den Befehl
Benutzerdefiniert in der Liste zur Schaltfläche lässt
sich ferner festlegen, für wen diese Kennzeichnung
gelten soll. Aktivieren Sie die entsprechenden Kont-
rollkästchen (à Abbildung 18.4 rechts).
479
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
 
»» Mithilfe der beiden anderen Befehle im Bereich Kate-
gorien weisen Sie der Nachricht eine Prioritätsstufe
zu. Standardmäßig ist die Stufe Normal. Klicken Sie
auf Wichtigkeit: hoch oder Wichtigkeit: niedrig, um
das zu ändern. Ein nochmaliger Klick auf die schon
einmal gewählte Schaltfläche schaltet zurück zu
normaler Priorität.
Ein Klick auf die kleine Schaltfläche rechts neben
der Unterschrift Kategorien zeigt das Dialogfeld Eigen-
schaften an, über das Sie dieselben und noch weitere
Einstellungen für die aktuelle Nachricht treffen können.
18.2.2 Senden und Übertragen
Nachdem Sie eine Nachricht verfasst und gegebenen-
falls die Optionen dafür festlegt haben, können Sie sie
absenden. Dazu müssen Sie eventuell das zu verwen-
dende Konto auswählen und das Formular für die neue
Nachricht schließen. In Abhängigkeit von der Konfigu-
ration Ihres Systems wird die Nachricht dann entweder
automatisch übermittelt oder Sie müssen in einem se-
paraten Schritt die Übermittlung – das Senden der aus-
gehenden und den Empfang der eingehenden Nachrich-
ten – vornehmen.
Senden
Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der
Symbolleiste des Formulars. Das Formular wird
daraufhin geschlossen und die Nachricht wird so
weit wie möglich auf den Weg gebracht. Wie weit, ist
480
Abbildung 18.4 
Legen Sie die Nachricht zur
Nachverfolgung fest.
eine Frage der Konfiguration Ihres Systems und der ge-
wählten Einstellungen. Wenn Sie diesen Sendevorgang
nicht durchführen, werden in der Grundeinstellung neu
erstellte, aber nicht abgesendete Nachrichten im Ord-
ner Entwürfe in die Warteschlange gestellt. Übrigens
erfolgt dieses Speichern bereits während der Arbeit an
einer Nachricht standardmäßig in einem Drei-Minuten-
Rhythmus.
In der Grundeinstellung gelten die folgenden Regeln
beim Senden:
»» Besteht eine Verbindung zum Netz, versucht Out-
look, die Nachricht sofort an den im Konto ange-
gebenen Server zu senden. Dafür ist die Option Bei
bestehender Verbindung sofort senden im Bereich
Erweitert unter den Outlook-Optionen verantwort-
lich. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden die
Nachrichten generell zuerst im Ordner Postausgang
gespeichert, von wo aus sie erst nach Anklicken von
Senden/Empfangen weitergeleitet werden.
»» Auch wenn Sie mit einem rein lokalen System arbei-
ten – beispielsweise ein mobiler Rechner ohne per-
manente Anbindung an ein Netz – landet die Nach-
richt zunächst im Ordner Postausgang. Dort kann
Sie noch kontrolliert oder editiert werden. Sollten
Sie das tun wollen, können Sie sie durch einen Dop-
pelklick auf die entsprechende Zeile wieder öffnen.
Damit ändern Sie allerdings den Status der Nach-
richt und die Nachricht kann nicht gesendet werden.
Einen solchen geänderten Status erkennen Sie nach

einem Blick in den Posteingang daran, dass die Kopf-
zeile nicht mehr kursiv angezeigt wird. In diesem Fall
müssen Sie einfach den Status der Nachricht wieder
zurücksetzen, indem Sie sie öffnen und nochmals
auf die Schaltfläche Senden klicken.
Übertragen
Wenn keine permanente Verbindung zum Netz besteht,
müssen Sie die endgültige Übertragung aus dem Ord-
ner Postausgang heraus manuell starten. Dafür benut-
zen Sie die Befehle der Registerkarte Senden/Emp-
fangen des Menübands (à Abbildung 18.5). Sie können
dafür mit den Standardeinstellungen arbeiten oder aus-
gewählte Übertragungsvorgänge oder Verbindungen
benutzen Microsoft Outlook stellt die Verbindung zum
Server Ihres Dienstanbieters her und führt den Nach-
richtenaustausch durch. Empfangene Nachrichten wer-
den im Ordner Posteingang angezeigt.
Abbildung 18.5  Die Registerkarte Senden/Empfangen im
Menüband
Es geht aber auch einfacher: Als eine sehr sinnvolle
Neuerung bei Outlook 2010 finden Sie in der Symbol-
leiste für den Schnellzugriff ebenfalls die Schaltfläche
Alle Ordner senden/empfangen . Ein Klick darauf er-
füllt diese Aufgabe.
Standardeinstellung zum Übertragen
Wenn Sie alle ausgehenden und eingehen-
den Nachrichten übertragen möchten, kli-
cken Sie auf der Registerkarte Senden/
Empfangen in der Gruppe Senden und Empfangen auf
Alle Ordner senden und empfangen oder drücken Sie
Ñ. Dabei wird die standardmäßig eingestellte DFÜ-
Verbindung verwendet. In einem kurzzeitig angezeigten
Dialogfeld sehen Sie den Status der Übermittlung.
Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Dieses Dialog-
feld während der Übermittlung nicht anzeigen können
Sie die Anzeige verhindern.
Nachrichten erstellen, senden und empfangen
Wenn Sie den Status der Übermittlung länger be-
trachten wollen, klicken Sie in der Gruppe Down-
load auf Status anzeigen. Sie können hier kont-
rollieren, ob alle Übertragungsvorgänge ohne Fehler
ausgeführt wurden. Ein weiterer Klick darauf blendet
das Dialogfeld wieder aus.
Ausgewählte Übertragungsvorgänge
Wenn Sie zum Starten der Übertragung die anderen Be-
fehle auf der Registerkarte Senden/Empfangen in der
Gruppe Senden und Empfangen verwenden, können Sie
auswählen, was genau übertragen werden soll. Welche
Befehle hier verfügbar sind, hängt davon ab, welche
Konten und Übermittlungsgruppen Sie auf Ihrem Sys-
tem installiert haben (à Abbildung 18.6).
Abbildung 18.6  Das Senden und Empfangen von Gruppen
»» Falls bei Ihnen mehrere E-Mail-Konten installiert
sind, haben Sie die Möglichkeit, die Nachrichten für
jedes Konto einzeln zu übermitteln.
»» Haben Sie mehrere Übermittlungsgruppen einge-
richtet, können Sie auch diese für die Übermittlung
separat ansprechen. Diese früher als Schnellsyn-
chronisierungsgruppen bekannten Elemente fas-
sen auf einfache Weise verschiedene Konten- und
Ordnerkombinationen zu Gruppen für das Senden
und Empfangen zusammen. Sie können hiermit das
Übermittlungsverhalten steuern – beispielsweise au-
tomatisch die Häufigkeit der Verbindungsaufnahme
mit dem Server oder die Einbeziehung bestimmter
Ordner in die Übermittlung. Hier wird auch festge-
legt, welche Aufgaben während einer Nachrichten-
übermittlung in welcher Reihenfolge ausgeführt
werden.
18.2.3 Nachrichten empfangen und lesen
Wenn Sie für die Übertragung den Befehl Alle Ordner
senden und empfangen gewählt haben, werden auch
die an Sie gerichteten Nachrichten auf Ihren Rechner
481
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
heruntergeladen und im Ordner Posteingang angezeigt
(à Abbildung 18.7).
Der Ordner Posteingang
Im Bereich E-Mail wird die Anzahl der empfangenen,
aber noch nicht gelesenen Nachrichten im Navigations-
bereich angezeigt. Standardmäßig erfolgt diese Anzei-
ge an mindestens zwei Stellen:
»» Einerseits finden Sie innerhalb von Persönliche Ord-
ner den Ordner Posteingang. Persönliche Ordner
kann bei einer anderen Installationsform auch den
Namen Outlook tragen. Die Anzahl der neuen Nach-
richten wird darin in Klammern angezeigt.
»» In der Grundeinstellung des Programms ist der Ord-
ner Posteingang auch unterhalb von Favoriten vor-
handen. Falls keine Favoriten vorhanden sind, kön-
nen Sie sie selbst einrichten (à Kapitel 17).
Klicken Sie auf eine der Anzeigen für den Posteingang,
um den Inhalt dieses Ordners im Hauptbereich des Pro-
gramms anzuzeigen (à Abbildung 18.7).
»» Im Posteingang werden nicht gelesene Nachrichten
standardmäßig in fetter Schrift angezeigt, die be-
reits gelesenen erscheinen in normaler Schrift. Der
Status einer Nachricht wird erst dann auf Gelesen
gestellt, nachdem gewisse Bedingungen erfüllt sind.
482
Abbildung 18.7 
Der Posteingang
mit empfangenen
Nachrichten.
Diese können Sie über das Dialogfeld Lesebereich in
der Kategorie Erweitert unter den Outlook-Optionen
einstellen (à Kapitel 20). Standardmäßig wird eine
Nachricht immer als Gelesen gekennzeichnet, wenn
sie im Lesebereich angezeigt und dann zu einer an-
deren Nachricht gewechselt wurde. Dieser Status
lässt sich aber auch manuell ändern: Sie können
über die Befehle Als gelesen markieren und Als un-
gelesen markieren im Kontextmenü zu einer Nach-
richt den gewünschten Status zuweisen.
»» Außerdem werden die im aktuellen Ordner enthal-
tenen Nachrichten in der zeitlichen Reihenfolge von
Datum und Zeit des Eintreffens angezeigt. Innerhalb
dieser Liste wird eine zusätzliche Gruppierung durch
die Zeilen Heute, Gestern, Letzte Woche usw. oder
durch die Anzeige des Wochentags vorgenommen.
Über die Schaltflächen mit der kleinen Pfeilspitze zu
diesen Gruppierungszeilen blenden Sie die Gruppe
aus bzw. ein.
Die Nachrichten können aber auch in unterschiedlichen
Ansichten angezeigt und/oder sortiert werden. Mit­
hilfe der Befehle zur Schaltfläche Anordnen nach in der
Gruppe Anordnung der Registerkarte Ansicht lassen
sich diese Voreinstellungen an Ihre Wünsche anpassen.
Beispielsweise können Sie andere Felder anzeigen oder
die Elemente anders sortieren oder filtern (à unten).

Eine E-Mail öffnen
Um eine Nachricht vollständig anzuzeigen, doppelkli-
cken Sie auf eine Nachrichtenzeile. Die Nachricht wird
in einem Formular angezeigt, das auch wieder über ein
eigenes Menüband verfügt. Beachten Sie aber vor dem
Öffnen einer Nachricht von einem Ihnen nicht bekann-
ten Absender die erforderlichen Sicherheitsmaßnah-
men. (à Kapitel 20).
»» Die Angaben des Senders werden in abgeblendeter
Form angezeigt. Die Nachricht selbst kann nicht edi-
tiert werden.
»» Über die beiden Schaltflächen Vorheriges Element
und Nächstes Element in der Symbolleiste für
den Schnellzugriff wechseln Sie zu anderen Nach-
richten.
»» Wenn eine im Format HTML gesendete Nachricht
grafische Elemente enthält, werden diese aus Si-
cherheitsgründen standardmäßig nicht mit herun-
tergeladen. Oben in der Nachricht werden Sie über
diese Tatsache informiert. Klicken Sie auf diese In-
formationszeile, um die dann verfügbaren Optionen
dafür anzuzeigen (à Abbildung 18.8). Wenn Sie darin
Bilder downloaden wählen, werden die grafischen In-
halte der Nachricht heruntergeladen.
Abbildung 18.8  Bilder werden nicht automatisch herunter­
geladen.
»» Fremdsprachige Nachrichten können Sie übersetzen
lassen. Stellen Sie eine Verbindung zum Internet her,
markieren Sie den zu übersetzenden Bereich in der
Nachricht und wählen Sie Übersetzen in der Gruppe
Bearbeiten. Wenn Sie in der Liste dazu den Befehl
Element übersetzen wählen, werden Sie mit einem
Onlinedienst verbunden, in dem Sie die Quell- und
die Zielsprache wählen und eine Übersetzung anfor-
dern können.
Nachrichten erstellen, senden und empfangen
Abbildung 18.9  Sie können eine Nachricht übersetzen lassen.
18.2.4 Beantworten und Weiterleiten
In der Mehrzahl der Fälle werden Sie auf den Empfang
einer Nachricht reagieren wollen. Sie können beispiels-
weise darauf antworten oder die Nachricht an einen an-
deren Empfänger weiterleiten. Sie sparen sich die für
die erneute Eingabe der Adressen benötigte Zeit, wenn
Sie direkt von der empfangenen Nachricht ausgehen.
Zum Antworten bzw. Weiterleiten verfahren Sie im Prin-
zip genauso wie beim Senden einer von Ihnen selbst er-
stellten Nachricht.
E-Mail beantworten
Die Befehle oder Schaltflächen zum Antworten können
Sie bei markierter Nachricht im Ordner Posteingang
oder – falls Sie die Nachricht geöffnet haben – über das
Formular ansprechen.
»» Wenn Sie nur dem eigentlichen Verfasser
der Nachricht antworten wollen, markieren
Sie im Posteingang die Nachricht und wäh-
len Sie den Befehl Antworten in der gleichnamigen
Gruppe der Registerkarte Start. Hatten Sie die Nach-
richt bereits geöffnet, klicken Sie auf Antworten in
der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Nach-
richt des Menübands.
»» Klicken Sie auf Allen antworten in der Regis-
terkarte Start, wenn Sie Ihre Antwort auch
den unter Cc aufgelisteten zusätzlichen
Empfängern zukommen lassen wollen. Hatten Sie
die Nachricht bereits geöffnet, klicken Sie auf Allen
antworten in der Gruppe Antworten der Registerkar-
te Nachricht des Menübands.
483
Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten

In beiden Fällen öffnet sich das Formular für die Ant-
wort auf die Nachricht. Der oder die Empfänger ist/sind
bereits vermerkt. In der Betreffzeile finden Sie die ur-
sprüngliche Eingabe mit dem vorangestellten AW:. Stan-
dardmäßig wird die eigentliche Nachricht im unteren
Teil nochmals angezeigt.
Wie der ursprüngliche Text der Nachricht beim Weiter-
leiten oder beim Antworten auf eine Nachricht behan-
delt werden soll, legen Sie im Bereich Antworten und
Weiterleiten im Bereich E-Mail unter den Outlook-Optio-
nen fest (à Kapitel 20). Geben Sie nun Ihre Antwort ein.
Zusätzlich können Sie noch einige Optionen einstellen
oder ändern:
» Wenn Sie auf eine Nachricht antworten,
wird in Outlook das Format verwendet, in
dem die Nachricht ursprünglich erstellt
worden ist. Dadurch wird auch sicherge-
stellt, dass E-Mail-Empfänger die Antworten sofort
lesen können. Sie haben allerdings die Möglichkeit,
für Ihre Antwort ein anderes Format anzugeben.
Wählen Sie dazu nach dem Öffnen des Formulars auf
der Registerkarte Text formatieren in der Gruppe
Format das gewünschte Nachrichtenformat.
» Sie können die für die Antwort gülti-
gen Optionen wie die Einstellungen
zu Sicherheit und Vertraulichkeit,
Abstimmung, Verlauf und Übermitt-
lung für die Antwort ändern. Gehen Sie dabei genau-
so vor wie beim Verfassen einer Nachricht.
Klicken Sie nach der Eingabe Ihrer Antwort und
dem Festlegen der gewünschten Optionen auf
Senden, um die Antwort auf den Weg zu bringen.
Hier gilt wieder das schon für das Verfassen eigener
Nachrichten Gesagte: Wie weit die Antwort zunächst
gelangt, ist eine Frage der Konfiguration Ihres Systems
und der gewählten Einstellungen.
Wenn Sie die Option Fenster der Original-
TIPP nachricht beim Antworten und Weiterleiten
schließen in der Kategorie E-Mail der Outlook-Optionen
aktivieren, erübrigt sich ein manuelles Schließen des
Fensters mit der Originalnachricht, wenn Sie auf diese
geantwortet oder sie weitergeleitet haben (à Kapitel
20).
Weiterleiten
Um eine empfangene Nachricht an andere
Empfänger weiterzuleiten, markieren Sie die
Nachricht und wählen Sie die Schaltfläche Wei-
terleiten in der Gruppe Antworten. Auch hier können
Sie den Befehl bei einer bereits geöffneten Nachricht im
Formular für die Nachricht ansprechen.
» In der Betreffzeile finden Sie die ursprüngliche Ein-
gabe mit dem vorangestellten WG:.
» Die Empfängeradressen müssen Sie noch angeben.
Zusätzliche Anlagen und Eingaben im Textbereich
können Sie ebenfalls noch vornehmen.
Klicken Sie nach der Eingabe der Adresse des
Empfängers und der gewünschten Optionen auf
Senden, um die Weiterleitung auf den Weg zu
bringen. Wiederum gilt das schon für das Verfassen ei-
gener Nachrichten Gesagte: Wie weit die Nachricht zu-
nächst gelangt, ist eine Frage der Konfiguration Ihres
Systems und der gewählten Einstellungen.
Ist die Option Weitergeleitete Nachrichten speichern in
der Kategorie E-Mail unter den Outlook-Optionen akti-
viert, wird nach dem Weiterleiten einer Nachricht eine
Kopie davon automatisch im Ordner Gesendete Elemen-
te gespeichert.
18.3 Arbeiten mit Anlagen
Sie können einer Nachricht Dateien oder Elemente
aus Outlook hinzufügen. Der Empfänger einer solchen
Nachricht kann die Anlagen öffnen oder eingefügte
Outlook-Elemente in sein Programm integrieren.
18.3.1 Anlagen senden
Um als Sender einer Nachricht ein solches Element
einzufügen, verwenden Sie die Befehle der Gruppe Ein-
schließen auf der Registerkarte Einfügen im Menüband
des Nachrichtenformulars.
Datei anfügen
Wenn Sie Ihrer Nachricht eine Datei als Anlage
hinzufügen möchten, wählen Sie den Befehl Da-
tei anfügen aus diesem Bereich. Das öffnet bei
Vista als Betriebssystem ein Fenster mit dem Inhalt des

484

persönlichen Ordners des Benutzers als Inhalt, bei Win-
dows 7 die Bibliothek Dokumente. Die Optionen in die-
sem Dialogfeld entsprechen denen in den Dialogfeldern
zum Öffnen oder Speichern (à Kapitel 3).
Navigieren Sie von dort aus zum gewünschten Spei-
cherort, markieren Sie die einzufügende Datei und
bestätigen Sie über Einfügen. Im oberen Bereich des
Nachrichtenformulars erscheint eine Zeile mit dem Na-
men Angefügt, in der Name und Größe der eingefügten
Datei vermerkt sind. Bringen Sie anschließend die Nach-
richt wie gewohnt auf den Weg.
Ein Element einfügen
Um der Nachricht ein Element aus Microsoft
Outlook hinzuzufügen, wählen Sie den Be-
fehl Element anfügen aus demselben Be-
reich im Menüband. Im Dialogfeld Element einfügen
wählen Sie zuerst den Outlook-Ordner und dann das
Element aus diesem Ordner (à Abbildung 18.10).
Abbildung 18.10  Das Dialogfeld Element einfügen
Arbeiten mit Anlagen
Im Bereich Einfügen als rechts oben im Dialogfeld ha-
ben Sie zwei Möglichkeiten: Mit Nur Text fügen Sie das
Element als Textbestandteil der Nachricht ein. Anlage
verfährt mit dem Element wie beim Einfügen einer Da-
tei. Beim Arbeiten über einen Server, bei dem sowohl
Sender als auch Empfänger auf die Elemente zugreifen
können, finden Sie hier noch die Option Verknüpfung.
Damit werden die entsprechenden Daten nicht kopiert,
sondern es wird ein Zeiger auf dieses Element erstellt.
Anlagen in der Nachricht
Die eingefügten Dateien und Elemente werden dann
im neu angezeigten Feld Angefügt angegeben (à Abbil-
dung 18.11).
18.3.2 Anlagen verarbeiten
Hat der Sender seiner Nachricht eine Datei als Anla-
ge beigefügt, wird das im oberen Bereich des Postein-
gangs durch ein Büroklammersymbol gekennzeichnet.
Als Empfänger können Sie die Anlage aus der Nachricht
heraus öffnen oder speichern. Empfangene Anlagen
enthalten möglicherweise Viren und Würmer, die Ihrem
Computer auf unterschiedliche Weise schaden können.
Sie sollten sich über die möglichen Auswirkungen im
Klaren sein. Das gilt besonders für Anlagen von Nach-
richten von Ihnen unbekannten Sendern. Standardmä-
ßig sperrt Microsoft Outlook auch Anlagedateien, die
Viren enthalten können. Dabei wird aber keine Garantie
dafür übernommen, dass erhaltene Anlagen virenfrei
sind.
Nachrichten mit Anlagen öffnen
Öffnen Sie zunächst die Nachricht, die die zu öffnende
Dateianlage enthält. Die Anlage wird in der Nachricht in
einer separaten Zeile unter der Zeile Betreff angezeigt
Abbildung 18.11 
Zwei Dateien wurden
als Anlage eingefügt.
485
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
(à Abbildung 18.12). In einigen Fällen erfolgt die Anzeige
der Anlage in einer Rich-Text-Nachricht im Textbereich
selbst.
Die Anlagenvorschau
Mithilfe der Anlagenvorschau zeigen Sie die Dateien an,
ohne die Anlagen in einem separaten Fenster anzeigen
zu müssen. Sie klicken einfach im Lesebereich auf das
Anlagensymbol, um die Datei anzuzeigen. Bei der Ins-
tallation von Outlook 2010 werden mehrere Dateivor-
schauen automatisch eingefügt. Dazu gehören Elemen-
te von Outlook 2010 sowie Dokumente von Word, Excel
oder PowerPoint, wenn Sie mit der Office-Version 2007
oder 2010 erstellt wurden. In diesem Fall wird der Inhalt
der Anlage direkt im Fenster angezeigt. Gegebenenfalls
müssen Sie vorher auf Dateivorschau klicken (à Abbil-
dung 18.13). Weitere Dateivorschauen können von einer
Website heruntergeladen werden.
486
Abbildung 18.12 
Anlage in der Nachricht
»» Doppelklicken Sie bei einer sicheren Anlage
auf das Symbol für die Anlage, um sie mit ei-
nem der auf Ihrem Rechner installierten Pro-
gramme zu öffnen.
»» Es ist aber immer sicherer, eine Anlage zu-
erst zu speichern und dann über ein Antivi-
renprogramm zu untersuchen. Die Option
Speichern unter ermöglicht ein Speichern auf Ihrem
Rechner. Die Arbeit mit dem nachfolgend angezeig-
ten Dialogfeld entspricht der mit dem Dialogfeld
zum Speichern (à Kapitel 3).
18.4 Werkzeuge zur Verwaltung
Fast genauso wie Dateien auf Ihrem Rechner verwalten
Sie auch Nachrichten innerhalb von Outlook. Sie kön-
nen Elemente auswählen, danach suchen lassen, sie
Abbildung 18.13 
Die Anlagenvorschau

kopieren, verschieben, separat speichern oder löschen.
Zusätzlich können Sie diese Elemente auch sortieren,
filtern oder gruppieren, Verknüpfungen zwischen unter-
schiedlichen Elementen erstellen und einzelne Elemen-
te besonders kennzeichnen. Dieser Abschnitt liefert ei-
nen Überblick über die dafür vorhandenen Werkzeuge.
18.4.1 Ansichten und Anordnungen
Die Übersichtlichkeit der Darstellung der Nachrichten
im Informationsfenster können Sie durch diverse Maß-
nahmen erhöhen: Der einfachste Schritt dazu besteht
darin, geeignete Anordnungen zu verwenden oder die
Elemente auf diverse Weisen sortieren lassen. Die Ein-
stellungen dazu nehmen Sie über die Registerkarte
Ansicht vor (à Abbildung 18.14).
 
Abbildung 18.15  Die Optionen zum Anordnen und für die
Unterhaltungseinstellungen
Werkzeuge zur Verwaltung
Abbildung 18.14 
Die Registerkarte Ansicht
Geeignete Anordnungen einstellen
Der erste Schritt zur Erhöhung der Übersicht besteht in
der Wahl einer geeigneten Anordnung. Sie legen damit
fest, in welcher Reihenfolge die Elemente im Informati-
onsfenster aufgelistet werden sollen. Die Befehle dazu
finden Sie in der aktuellen Version des Programms in
der Gruppe Anordnung der Registerkarte Ansicht. Der
Befehl Anordnen nach darin beinhaltet vordefinierte
Kombination aus einer Gruppierung und einer Sortie-
rung. Es gibt zwölf vordefinierte Standardanordnungen
(à Abbildung 18.15 links).
Unterhaltungen
Standardmäßig sind die Nachrichten nach Datum (Un-
terhaltungen) sortiert. Sollte die Option Datum (Unter-
haltungen) in der Liste zum Befehl Anordnen nach nicht
verfügbar sein, müssen Sie das Kontrollkästchen Als
Unterhaltungen anzeigen in der Gruppe Unterhaltungen
der Registerkarte Ansicht aktivieren.
Diese Anordnung nach Unterhaltungen ist wohl auch
für die Mehrzahl der Anwender sinnvoll. Dabei werden
Nachrichten mit demselben Betreff in Unterhaltungen
gruppiert, die erweitert oder reduziert angezeigt wer-
den können. So können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten
schneller durchgehen und Nachrichten oder Unterhal-
tungen mit weniger Klicks bearbeiten
»» Nachrichten, die Teil einer Unterhaltung sind, sind
links mit einer Pfeilspitze versehen. Wenn Sie darauf
klicken, werden die zu der Unterhaltung gehörenden
Nachrichten eingeblendet. Die Nachrichten in einer
Unterhaltung werden mit der jeweils neuesten Nach-
richt oben angezeigt. Beim Empfang einer Nachricht
wird die gesamte Unterhaltung an den Anfang der
Nachrichtenliste verschoben. Wenn Sie in der Nach-
richtenliste auf eine Unterhaltungskopfzeile klicken,
wird die Unterhaltung im Lesebereich mit der neues-
ten Nachricht an oberster Stelle angezeigt.
487
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» In allen Unterhaltungen mit ungelesenen Nach-
richten ist die oberste Zeile fett formatiert und die
Anzahl von ungelesenen Nachrichten wird neben
dem Betreff angezeigt. Wenn Sie die Unterhaltung
erweitern, werden ungelesene Nachrichten mit fett
formatierter Kopfzeile angezeigt. In erweiterten Un-
terhaltungen ist der Zusammenhang zwischen den
Nachrichten sowie etwaigen Antworten und zuge-
hörigen Nachrichten aus anderen Ordnern visuell
dargestellt.
Beachten Sie auch die Befehle im Kontextmenü zu einer
Nachricht im Strang einer Unterhaltung:
»» Über die Option Ignorieren darin bewirken Sie, dass
alle zu der von Ihnen ausgewählten Unterhaltung zu-
gehörigen Nachrichten entfernt und weitere Nach-
richten zu diesem Strang automatisch in den Ordner
Gelöschte Elemente verschoben werden. Diese Ak-
tion können Sie nach dem Markieren auch über die
Befehlsschaltfläche Unterhaltung abweisen in der
Gruppe Löschen der Registerkarte Start bewirken.
»» Daneben gibt es hier auch den Befehl Aufräumen.
Damit können Sie ältere Nachrichten aus einem
Strang löschen, die sonst bei jeder weiteren Antwort
mit aufgelistet werden. Diesen Befehl können Sie
auch über Aufräumen in der Gruppe Löschen der
Registerkarte Start ausführen. Markieren Sie vorher
in der Nachrichtenliste die Unterhaltung oder eine
beliebige Nachricht in der Unterhaltung.
Wenn Sie die Option Datum (Unterhaltungen) gewählt
haben, ist in der Gruppe Unterhaltungen auch die Op-
tion Unterhaltungseinstellungen wählbar (à Abbildung
18.15 rechts). Sie finden darin weitere Optionen für die
Anzeige. Wichtig ist hier Nachrichten aus anderen Ord-
nern anzeigen. Ist diese Option aktiviert, werden bei-
spielsweise auch Ihre im Ordner Gesendete Elemente
abgelegten Antworten in der Unterhaltungsliste mit
angezeigt.
Abbildung 18.16  Die Überschriftzeile für Nachrichten
488
Weitere Anordnungen
Alternativ dazu können Sie aber im Katalog Anordnen
nach auch andere Anordnungen benutzen:
»» Wenn zusätzlich die Option In Gruppen anzeigen un-
ten in der Liste aktiviert ist, werden die Nachrichten
durch zusätzlich eingeschobene Zeilen wie Datum:
Heute, Datum: Gestern usw. untergliedert. Über die
Schaltflächen mit dem Plus- und Minuszeichen zu
diesen Gruppierungszeilen können Sie die Gruppe
aus- und einblenden.
»» Wenn Sie nach einer Nachricht mit einer Anlage su-
chen, kann die Anordnung Anlagen für Sie interes-
sant sein. Dabei werden die Nachrichten in solche
gruppiert, die Anlagen oder keine Anlagen enthal-
ten.
In allen Anordnungen können Sie über die Felder in der
Überschriftzeile eine Sortierung innerhalb der Anord-
nung vornehmen.
Sortieren
Es wurde bereits erwähnt: Standardmäßig werden die
empfangenen Nachrichten in der zeitlichen Reihenfol-
ge von Datum und Zeit des Eintreffens angezeigt. In-
nerhalb dieser Liste wird eine zusätzliche Gruppierung
durch die Zeilen Heute, Gestern, Letzte Woche usw. vor-
genommen. Wenn Sie viele Nachrichten erhalten, ist
das nicht unbedingt die sinnvollste Form der Anzeige.
Wenn sich bereits viele Nachrichten in einem Ordner
befinden, können Sie sich zum Organisieren einer der
in allen Outlook-Ordnern einsetzbaren Werkzeuge zum
Sortieren oder Gruppieren bedienen. Sie reduzieren da-
mit zwar nicht die Anzahl der Nachrichten, sorgen aber
für einen besseren Überblick. Sie benutzen dazu die
Überschriftzeile im Informationsfenster (à Abbildung
18.16).
Darin werden die wichtigsten Informationen einer Nach-
richt – teilweise durch Symbole, teilweise im Klartext –
angezeigt (à Tabelle 18.2). Welche Spalten angezeigt
werden, können Sie durch Anpassen des Formulars
regeln. Die in der Grundeinstellung vorhandenen Infor-

Symbol Bedeutung
In der Spalte Wichtigkeit finden Sie Symbole für die
durch den Sender der Nachricht gewählte Stufe.
Hier werden Nachrichten markiert, für die eine
Erinnerung festgelegt wurde.
In der Spalte Symbol kennzeichnen unterschiedliche
Symbole die Art der Nachricht – beispielsweise
gelesene Nachricht, nicht gelesene Nachricht usw.
Die Spalte Anlagen zeigt ein Büroklammersymbol,
wenn der Nachricht eine Anlage beigefügt ist.
Die Spalte Von zeigt den Sender der Nachricht an.
In der Spalte Betreff wird der vom Sender der
Nachricht in der Betreff-Zeile eingegebene Text
wiedergegeben.
Die Spalte Erhalten zeigt an, wann Sie die Nachricht
erhalten haben.
In der Spalte Größe wird der Umfang der Nachricht –
inklusive der enthaltenen Anlagen – angezeigt.
Haben Sie Kategorien für die Elemente festgelegt,
werden sie in dieser Spalte angezeigt.
In der Spalte Kennzeichnungsstatus wird beispiels-
weise ein Symbol angezeigt, wenn die Nachricht zur
Nachverfolgung gekennzeichnet ist.
Tabelle 18.2  Symbole in der Kopfzeile
mationen sollten aber in der Mehrzahl der Fälle ausrei-
chen, eine bestimmte Nachricht zu identifizieren.
Bei Tabellenansichten können Sie ein Sortieren der
vorhandenen Elemente schnell über die Felder in den
Spaltenüberschriften erreichen. Diese Sortierung bleibt
aber nur für die aktuelle Sitzung mit Outlook erhalten
und wird bei einem zukünftigen Öffnen des Programms
wieder durch die für die Ansicht festgelegte Stan-
dardreihenfolge ersetzt.
»» Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste
nach den Eintragungen in dieser Spalte sortieren zu
lassen. Eine nach unten weisende Pfeilspitze
Abbildung 18.17  Der Suchbereich Sofortsuche
Werkzeuge zur Verwaltung
in einer Spaltenüberschrift zeigt an, dass die Liste
nach den Eintragungen in dieser Spalte aufsteigend
sortiert ist.
»» Um die Sortierfolge umzukehren, klicken Sie die
Spaltenüberschrift nochmals an. Beachten Sie die
Richtung der Pfeilspitze .
»» Klicken Sie auf eine andere Spaltenüberschrift, um
nach den Eintragungen in dieser Spalte zu sortieren.
Nach welcher Zeile gerade sortiert wird, erkennen
Sie an der Anzeige der Pfeilspitze.
»» Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, wer-
den zuerst alle Elemente nach dem ersten Feld sor-
tiert und dann, innerhalb dieser Sortierung, noch-
mals nach dem zweiten Feld.
18.4.2 Elemente suchen
Wenn Sie in den Outlook-Ordnern viele Elemente abge-
legt haben, kann es schwierig werden, das gewünschte
Element zu finden. Noch komplizierter wird dies, wenn
Sie neben den standardmäßig abgelegten Ordnern wei-
tere als parallele oder Unterordner hinzugefügt haben
oder mit mehreren Konten arbeiten (à Kapitel 17). Für
solche Fälle bieten Ihnen die Suchfunktionen des Pro-
gramms die Möglichkeit, Nachrichten, Termine, Kontak-
te und Aufgaben schnell aufzufinden. Sie können die
nach einer erfolgreichen Suche angezeigten Ergebnisse
sortieren, gruppieren und ändern, um die Informationen
auf unterschiedliche Weise zu organisieren. Es gibt zwei
Suchmethoden: die Suche und die erweiterte Suche. Ei-
nerseits stehen Ihnen in allen Ansichten bereits in den
Informationsfenstern eigene Suchbereiche zur Verfü-
gung. Andererseits finden Sie nach dem Starten eines
Suchvorgangs eine eigene Registerkarte Suchtools/Su-
chen, die weitere Suchfunktionen beinhaltet.
Die einfache Suche
Jeder Bereich in Outlook – beispielsweise E-Mail, Kon-
takte, Kalender – verfügt mit der Sofortsuche über ei-
nen eigenen Suchbereich, den Sie im oberen Bereich
des jeweiligen Informationsfensters direkt unten oder
neben der Überschrift finden (à Abbildung 18.17).
489
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Um nach einem Element in diesem Bereich zu suchen,
geben Sie den Begriff hier im Feld ein. Sie können auch
einfach Ÿ+E drücken, um die Einfügemarke im Feld
Sofortsuche zu platzieren.
»» Der Suchprozess beginnt bereits während der Ein-
gabe. Die Elemente, die den eingegebenen Text ent-
halten, werden im Bereich mit den Ergebnissen der
Sofortsuche angezeigt, wobei der gesuchte Text her-
vorgehoben wird. In vielen Fällen müssen Sie die Ein-
gabe also nicht vollständig durchführen, sondern Sie
können aus den darunter angezeigten Ergebnissen
das Gewünschte auswählen. Anlagen werden durch-
sucht, die Suchergebnisse aus Anlagen werden je-
doch nicht hervorgehoben.
»» Sobald Sie damit begonnen haben, einen Suchbe-
griff einzutippen, wird im Menüband die zusätzliche
Registerkarte Suchtools/Suchen angezeigt (à Abbil-
dung 18.18). Die Befehle darin unterscheiden sich je
nach dem vorher gewählten Outlook-Bereich. Diese
Registerkarte wird auch angezeigt, sobald Sie in das
Suchenfeld geklickt haben.
»» Die Suche wird zunächst im aktuellen
Ordner durchgeführt. Wenn Sie sie auf
andere Ordner ausdehnen wollen, navi-
gieren Sie zum Ende der Liste mit den Suchergebnis-
sen und klicken Sie dort auf Suchen Sie erneut in
Alle … Elemente. Sie können zum Erweitern der
Suche auch auf die entsprechende Schaltfläche in
der Gruppe Bereich – beispielsweise auf Alle E-Mail-
Elemente – klicken.
»» Wenn Sie den Suchvorgang abgeschlossen haben,
können Sie die Suche bereinigen, indem Sie neben
dem Feld der Sofortsuche auf Suche schließen kli-
cken. Daraufhin werden wieder alle Elemente in der
Liste des Informationsfensters angezeigt.
490
Abbildung 18.18 
Die Suche im Bereich E-Mail
In der Gruppe Verfeinern der Registerkarte Suchtools/
Suchen können Sie die Suche mithilfe einer Reihe von
Kriterienoptionen spezifischer gestalten. Die Suchfel-
der, die Sie damit hinzufügen, sind abhängig davon,
wo Sie sich in Outlook befinden. Sie können hier Ein-
tragungen vornehmen, wenn Sie die Suche spezifischer
gestalten wollen – beispielsweise lassen Sie im Bereich
Posteingang nach Nachrichten suchen, die einen be-
stimmten Betreff enthalten.
Ihre letzten zehn Suchvorgänge werden ge-
speichert und können wieder verwendet
werden. Klicken Sie nach dem Starten der
Sofortsuche auf der Registerkarte Suchtools/Suchen in
der Gruppe Optionen auf Zuletzt verwendete Suchvor-
gänge und wählen Sie anschließend den Suchbegriff,
den Sie erneut verwenden möchten.
Die erweiterte Suche
Die erweiterte Suche verfügt über eine Vielzahl von
Optionen, mit deren Hilfe Sie Ihre Suche sehr detailliert
gestalten können. Beispielsweise können Sie nach allen
Nachrichten von einer bestimmten Person suchen, die
an einem bestimmten Tag nur an Sie allein gesendet
wurden. Darüber hinaus können Sie nach beliebigen
Dateien auf Ihrem Computer oder einem verfügbaren
Netzlaufwerk suchen.
Klicken Sie in das Feld Sofortsuche, um die Regis-
terkarte Suchentools/Suchen anzuzeigen. Öffnen Sie
darin in der Gruppe Optionen die Liste zu Suchtools und
wählen Sie den Befehl Erweiterte Suche. Im Dialogfeld
Erweiterte Suche legen Sie die Suchkriterien fest.
»» Legen Sie zuerst im oberen Bereich über das Lis-
tenfeld Suchen nach fest, wo gesucht werden soll.
Standardmäßig wird der Ordner angezeigt, aus dem
heraus Sie die erweiterte Suche gestartet haben. Sie
können aber auch einen anderen Bereich wählen.

»» Im unteren Bereich des Dialogfelds spezifizieren
Sie auf vier Registerkarten die Suchkriterien. Die
Eintragungen in den dort zur Verfügung stehenden
Feldern ändern sich, je nachdem, welchen Eintrag
Sie für das Feld Suchen nach gewählt haben. Der
Name der ersten Registerkarte entspricht Ihrer Wahl
im Feld Suchen nach. Haben Sie dort beispielsweise
Dateien gewählt, heißt diese Registerkarte Datei.
Die Suchoptionen
Sie sollten sich mit den Optionen vertraut ma-
chen, die Ihnen für das Suchen in Outlook zur
Verfügung stehen. Dazu öffnen Sie das Menü
Datei und wählen dann Optionen und darin Durchsu-
chen. Alternativ klicken Sie in das Feld Sofortsuche und
öffnen auf der Registerkarte Suchentools/Suchen in der
Gruppe Optionen die Liste zu Suchtools und wählen Sie
den Befehl Suchoptionen. Wählen Sie im Dialogfeld die
gewünschten Optionen aus (à Abbildung 18.19).
Unter der Überschrift Ergebnisse finden Sie einige Opti-
onen, die bei der Form der Suche helfen:
»» Über Nur Ergebnisse anzeigen aus können Sie ein-
stellen, welche Ordner beim Starten der Suche be-
rücksichtigt werden sollen. Beachten Sie, dass stan-
dardmäßig nur im gerade aktuellen Ordner gesucht
wird.
Werkzeuge zur Verwaltung
Abbildung 18.19 
Die Optionen zum Durchsuchen
»» Durch Aktivieren von Beim Durchsuchen aller Ob-
jekte Nachrichten im Ordner ‚Gelöschte Elemente‘
in jeder Datendatei einschließen erreichen Sie, dass
beim Durchsuchen aller Nachrichten gelöschte Ele-
mente in die Suche mit einbezogen werden.
»» Ergebnisse bei der Eingabe anzeigen (falls möglich)
– diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie
nicht möchten, dass die Suchergebnisse während
der Eingabe angezeigt werden, deaktivieren Sie die-
ses Kontrollkästchen. Möglicherweise möchten Sie
Suchergebnisse erst dann angezeigt bekommen,
wenn Sie die Taste Æ drücken oder auf die Schalt-
fläche Suchen klicken. Die Schaltfläche Suchen ist
nur ansprechbar, wenn diese Option deaktiviert wur-
de.
»» Ist Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl ange-
zeigter Ergebnisse beschleunigen aktiviert, begrenzt
Outlook die Anzahl der angezeigten Ergebnisse, um
die Suche zu beschleunigen und die aktuellsten Ele-
mente anzuzeigen. Im Bereich Sofortsuche wird eine
Meldung mit einem Hinweis auf diese Begrenzung
angezeigt. Sie können auf die Meldung klicken, um
ein Dialogfeld zu öffnen und alle Ergebnisse anzu-
zeigen.
491
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten

»» Über Gesuchte Begriffe in den Ergebnissen hervorhe- »» Geben Sie einen Namen für den Suchordner ein.
ben sorgen Sie dafür, dass Fundstellen hervorgeho-
»» Klicken Sie auf Kriterien und wählen Sie die ge-
ben werden. Klicken Sie zum Ändern der Hervorhe-
wünschten Optionen aus. Beispielsweise können Sie
bungsfarbe auf Ändern und wählen Sie anschließend
für den vordefinierten Suchordner Große Nachrich-
im Dialogfeld Farbe eine Farbe aus.
ten die Größe einstellen.

18.4.3 Arbeiten mit Suchordnern Hinzufügen weiterer Suchordner

Bei einem Suchordner handelt es sich um einen virtuel- Zusätzlich zu den Standardsuchordnern ver-
len Ordner, der eine Ansicht sämtlicher E-Mail-Elemente fügt Outlook über eine Liste vordefinierter Su-
bietet, die bestimmte Suchkriterien erfüllen. So ermög- chordner. Vordefinierte Suchordner können
licht der Suchordner Ungelesene Nachrichten das An- mithilfe eigener Suchkriterien angepasst werden. Um
zeigen aller noch nicht gelesenen Nachrichten von ei- einen dieser vordefinierten Suchordner zu benutzen,
nem zentralen Ort aus, auch wenn sich die Nachrichten klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf der Registerkarte
in verschiedenen E-Mail-Ordnern befinden. Suchordner Ordner in der Gruppe Neu auf Neuer Suchordner. Sie
können keine Suchergebnisse aus verschiedenen Da- können auch die Tastenkombination Ÿ+Á+P ver-
tendateien enthalten. wenden. Das Dialogfeld Neuer Suchordner wird ange-
zeigt (à Abbildung 18.21).
Die vordefinierten Suchordner
Im Navigationsbereich befinden sich bereits drei Stan-
dardsuchordner. Wählen Sie einen davon aus, um seinen
Inhalt anzuzeigen.
»» Kategorisierte E-Mail beinhaltet Elemente, denen
eine Farbkategorie zugewiesen wurde.
»» Große Nachrichten umfasst Elemente, die größer als
100 Kilobyte sind.
»» Ungelesene Nachrichten enthält Elemente, die als
Ungelesen markiert sind.
Die Kriterien, mit denen diese Ordner arbei-
ten sollen, können Sie selbst festlegen.
Markieren Sie im Navigationsbereich den
vordefinierten Suchordner. Lassen Sie im Menüband die
Registerkarte Ordner anzeigen und klicken Sie in der
Abbildung 18.21  Einen neuen Suchordner erstellen
Gruppe Aktionen auf Diesen Suchordner anpassen
(à Abbildung 18.20).
Markieren Sie den darin vordefinierten Suchordner. Un-
ten im Dialogfeld können Sie dann unter der Überschrift
Suchordner anpassen die zu verwendenden Suchkriteri-
en angeben. Wählen Sie außerdem das zu durchsuchen-
de Postfach aus. Suchordner können keine Suchergeb-
nisse aus verschiedenen Datendateien enthalten. Nach
einer Bestätigung über OK wird der neue Suchordner
erstellt.
Auch die selbst erstellten Suchordner können Sie spä-
Abbildung 18.20  Einen Suchordner anpassen ter anpassen. Klicken Sie zum Ändern der Kriterien mit

492
 Werkzeuge zur Verwaltung

der rechten Maustaste auf den gewünschten Suchord-

ner und wählen Sie Diesen Suchordner anpassen aus
dem Kontextmenü. Anschließend können Sie die Krite-
rien neu festlegen. Die Kriterien der Suchordner in der
Gruppe Nachrichten lesen können aber nicht geändert
werden.
Wenn Sie einen Suchordner löschen, werden die im
Suchordner angezeigten E-Mail-Nachrichten nicht an
ihrem ursprünglichen Speicherort gelöscht, da diese
Elemente in diesem Ordner lediglich angezeigt wer-
den. Wenn Sie jedoch eine oder mehrere in einem Su-
chordner angezeigte E-Mail-Nachrichten öffnen oder Abbildung 18.22 
Das Dialogfeld Neuen
auswählen und diese anschließend löschen, werden die Ordner erstellen
Nachrichten aus dem entsprechenden Outlook-Ordner
gelöscht.
fügt wird. Sie können aber neue Ordner auch als Unter-
ordner zu einem bereits vorhandenen Ordner erstellen
18.4.4 Mit Ordnern arbeiten – beispielsweise zwei Kontakte-Ordner für die getrennte
Wenn Ihnen auf Ihrem System eine entsprechend große Aufnahme von privaten und geschäftlichen Kontakten
Auswahl an Speicherordnern zur Verfügung steht, kön- unterhalb des bereits vorhandenen Ordners Kontakte.
nen Sie selbst entscheiden, wo und wie Sie in Zukunft
Nach der Bestätigung wird der neue Ordner erstellt.
Ihre persönlichen Informationen verwalten. Sie können
Im Navigationsbereich können Sie das Ergebnis kont-
weitere Order – auch Unterordner zu bereits vorhan-
rollieren. Je nach Typ des neuen Ordners werden dazu
denen Ordnern – hinzufügen, die Ordner in einzelnen
Verknüpfungen in den entsprechenden Modulen ange-
Gruppen unterschiedlich organisieren – beispielsweise
legt. Beachten Sie, dass dabei unter Umständen weite-
umbenennen, kopieren oder verschieben.
re Ordner automatisch erstellt werden. Beispielsweise
Neue Ordner anlegen werden beim Erstellen von Unterordnern im Ordner
Posteingang auch gleichnamige Unterordner im Ordner
Sie können neue Outlook-Ordner erstellen. Dabei
Gelöschte Elemente erstellt.
kann es sich um unterschiedliche Typen von Ord-
nern handeln – je nachdem, für welchen Zweck Sie
Selbst definierte Ordner verwalten
den Ordner benötigen. Wählen Sie Neuer Ordner in der
Gruppe Neu der Registerkarte Ordner. Es spielt dabei Mit selbst definierten Ordnern können Sie
keine Rolle, welchen Ordner Sie aktuell geöffnet haben. einige Aktionen durchführen, die Ihnen
Für den Betrieb im lokalen System können Sie die Ord- das spätere Ändern Ihrer Ordnerorganisa-
ner der Standardtypen Aufgabe, E-Mail und Bereitstel- tion erleichtern. Die Befehle dazu finden
lung (Posteingang, Postausgang, Gelöschte Elemente), Sie – wenn Sie den entsprechenden Ordner markiert ha-
Journal, Kalender, Kontakt und Notizen erstellen (à Ab- ben – in der Gruppe Aktionen der Registerkarte Ordner.
bildung 18.22).
»» Selbst erstellte Ordner können Sie umbe-
Im Listenfeld im unteren Bereich müssen Sie den be- nennen. Markieren Sie dazu den Ordner
reits vorhandenen Ordner markieren, unter dem der und wählen Sie Ordner umbenennen in der
neue Ordner erstellt werden soll. Unterhalb der Ebene Gruppe Aktionen. Geben Sie dem Ordner im Naviga-
Persönliche Ordner – diese Ebene kann bei einer ande- tionsbereich einen neuen Namen oder editieren Sie
ren Installationsform auch Outlook heißen – können Sie den alten. Sie können auch die bei Windows übliche
jeden der zur Verfügung gestellten Typen einfügen – Methode des Umbenennens nach einem langsam
beispielsweise einen neuen Kontakte-Ordner, der dann ausgeführten zweifachen Klick auf einen Ordnerna-
parallel zum bereits vorhandenen in die Struktur einge- men im Navigationsbereich anwenden.

493
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» Die Option Ordner verschieben in der
Gruppe Aktionen ermöglicht das Verschieben des
aktuellen Ordners an eine andere Stelle im System
der aktuell angezeigten Speicherorte. Der Befehl
Ordner kopieren erlaubt ein Kopieren
des Ordners. Wählen Sie anschließend den Ort aus,
zu dem Sie den Ordner verschieben oder kopieren
wollen. Markieren Sie dazu in der Liste den Ordner
oder Unterordner, unterhalb dessen Sie den aktuel-
len Ordner ansiedeln wollen.
»» Mittels Ordner löschen in der Gruppe Ak-
tionen können Sie den aktuellen Ordner und seinen
Inhalt in den Ordner Gelöschte Elemente verlagern.
Vollständig gelöscht wird erst dann, wenn Sie diesen
Ordner leeren.
Elemente in Ordner verschieben oder kopieren
Einzelne Elemente in Outlook – beispielsweise Nachrich-
ten – lassen sich als Ganzes in andere Ordner kopieren
oder verschieben. Vor einer solchen Bearbeitungsak-
tion müssen Sie zunächst kennzeichnen, welches Ele-
ment Sie meinen. Um ein Werkzeug – beispielsweise
einen Befehl zum Verschieben – für ein bestimmtes Ele-
ment nutzen zu können, müssen Sie dieses als Element
zuerst auswählen. Das erreichen Sie in jeder Ansicht
durch einen einfachen Klick auf das Element. Bei einer
Kartenansicht klicken Sie beispielsweise auf die Karten-
überschrift. Das ausgewählte Element wird dann mar-
kiert dargestellt. Sie können auch mehrere Elemente in
einem Ordner gemeinsam auswählen, wenn Sie diese
mit demselben Werkzeug behandeln wollen:
»» Um mehrere aneinander angrenzende Elemente zu
markieren, klicken Sie auf das erste Element, halten
dann die Á-Taste gedrückt und klicken auf das
letzte Element. In einer Symbolansicht können Sie
auch mithilfe der Maus einen Rahmen um diese zie-
hen.
»» Um nicht nebeneinander liegende Elemente zu mar-
kieren, klicken Sie auf das erste Element, halten die
Ÿ-Taste gedrückt und klicken dann auf die weite-
ren Elemente.
Die Befehle zum Kopieren und Verschieben eines Ele-
ments lassen sich in allen Microsoft-Office-Programmen
mit wenigen Unterschieden auf dieselbe Weise ein­
setzen – auch in Microsoft Outlook. Für die Standard­
494
aktionen des Kopieren und Verschiebens können Sie
also auch hier die Windows-Zwischenablage verwenden.
»» Am schnellsten funktioniert das Kopieren oder Ver-
schieben meist mittels Maus und Drag & Drop. Mar-
kieren Sie zuerst das zu bearbeitende Element und
positionieren Sie den Zeiger darauf. Wenn Sie das
Element kopieren – und nicht verschieben – wollen,
drücken Sie zusätzlich die Ÿ-Taste und halten
Sie diese gedrückt. Ein zusätzliches Pluszeichen
erscheint neben dem Mauszeiger. Ziehen Sie das
Element zu dem Bereich, in den Sie es verschieben
oder kopieren wollen – beispielsweise einen geeig-
neten Ordner in der Navigationsleiste. Wenn Sie sich
an der gewünschten Stelle befinden, lassen Sie die
Maustaste los.
»» Zum Verschieben oder Kopieren von Elementen
können Sie die Windows-Zwischenablage verwen-
den. Markieren Sie auch in diesem Fall zunächst das
Element, das verschoben oder kopiert werden soll.
Benutzen Sie dann die üblichen Befehle Ausschnei-
den oder Kopieren und Einfügen im Kontextmenü.
Schaltflächen dafür stehen auf der obersten Ebene
von Outlook nicht zur Verfügung.
Zusätzlich verfügt Outlook noch über wei-
tere Möglichkeiten zum Kopieren und Ver-
schieben, die sich ausschließlich auf Ele-
mente als Ganzes beziehen. Dazu können
Sie Befehle in der Gruppe Verschieben in der Register-
karte Start benutzen. Diese Technik ist aus zwei Grün-
den die bequemere:
»» Einerseits können Sie das Ziel des Verschiebens
direkt anwählen, müssen also nicht in zwei Stufen
über eine Zwischenablage arbeiten.
»» Andererseits können Sie den Befehl sowohl auf in
einer Ansicht markierte Elemente als auch auf das
gerade geöffnete Element ohne weitere Markierung
einsetzen.
Der Befehl Verschieben verfügt über eine Liste, mit de-
ren Hilfe Sie das vorher markierte Element verschieben
oder kopieren können.
Nach einem Klick auf In anderen Ordner oder In Ordner
kopieren öffnet sich ein Dialogfeld, über das Sie den ge-
wünschten Zielordner auswählen können. Da Elemente
immer nur in einen Ordner eines entsprechenden Typs

Abbildung 18.23  Die Befehle zu Verschieben
verlagert werden können, hängt die zur Verfügung
gestellte Auswahl vom Typ des vorher markierten Ele-
ments ab.
Arbeiten mit QuickSteps
Die Gruppe QuickSteps der Register-
karte Start verfügt über Befehle, mit
denen Sie sich Aktionen wie das Ver-
schieben von Elementen vereinfa-
chen können. Aber auch andere Befehle – wie beispiels-
weise das Weiterleiten von Nachrichten – können Sie
darüber ansprechen.
Der anfangs mit Verschieben in: ? benannte Befehl ist
zunächst nur ein Platzhalter. Wenn Sie darauf klicken,
müssen Sie erst angeben, in welchen Ordner Sie damit
anschließend das vorher markierte Element verschie-
ben wollen (à Abbildung 18.24).
Abbildung 18.24  Das Verschieben von Elementen einrichten
»» Wählen Sie zunächst über das mit Ordner auswäh-
len benannte Feld den Ordner aus, in den später ver-
schoben werden soll. Im Listenfeld dazu finden Sie
auf der obersten Ebene die von Ihnen erstellten Ord-
ner. Sie können aber über In anderen Ordner auch
jeden weiteren Ordner des Programms auswählen
oder aber auch über Immer nach Ordner fragen be-
Werkzeuge zur Verwaltung
wirken, dass Sie später nach dem Ansprechen des
Befehls über den Zielordner entscheiden können.
»» Für das Feld Name wird zunächst der Namen des
ausgewählten Zielordners übernommen. Sie können
aber auch einen beliebigen Namen dafür eingeben.
Nach einem Klick auf Speichern ist der Befehl eingerich-
tet. Ein Klick darauf verschiebt jetzt das vorher markier-
te Element in den angegebenen Zielordner.
Wir hatten es bereits erwähnt: Sie können auch die Aus-
führung anderer Befehle über QuickSteps regeln. Zum
Einrichten öffnen Sie den Katalog zur Gruppe Quick-
Steps und wählen den entsprechenden Befehl in der
Liste zu Neuer QuickStep (à Abbildung 18.25).
Abbildung 18.25  Einen neuen QuickStep einrichten
»» Die Option In Ordner verschieben darin funktioniert
genauso wie der anfangs beschriebene Befehl Ver-
schieben in: ?. Sie können hierüber einen weiteren
Befehl zum Verlagern in einen anderen Ordner ein-
richten.
»» Kategorisieren und verschieben funktioniert ähnlich
– zusätzlich zum Verschieben wird das Element auch
noch mit einer Kategorie versehen (à unten). Kenn-
zeichnen und verschieben arbeitet entsprechend.
»» Außerdem können Sie beispielsweise noch Quick-
Steps zum Erstellen einer neuen Nachricht oder zum
Weiterleiten an eine bestimmte Adresse einrichten.
Wenn Sie die von Ihnen eingerichteten QuickSteps
später bearbeiten möchten, klicken Sie auf die kleine
Schaltfläche mit dem nach rechts unten zeigenden
Pfeil neben der Gruppenbezeichnung. Sie können auch
QuickSteps verwalten im Katalog zur Gruppe Quick-
495
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Steps wählen. Im gleichnamigen Dialogfeld werden
die eingerichteten QuickSteps aufgelistet (à Abbildung
18.26). Markieren Sie darunter das Element, das Sie be-
arbeiten wollen.
Abbildung 18.26  Die QuickSteps verwalten
»» Über die Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie
die Reihenfolge ändern, in der die QuickSteps im
Katalog angezeigt werden. Sorgen Sie dafür, dass
die am häufigsten benutzten möglichst weit oben
angezeigt werden. Das erspart Ihnen ein Öffnen des
Katalogs.
Nach einem Klick auf Bearbeiten wird wieder das Dialog-
feld angezeigt, das Sie schon beim Einrichten benutzt
haben. Löschen entfernt den QuickStep aus der Liste.
18.4.5 Kategorien verwenden
Neben dem Sortieren und Gruppieren
können Sie bei Outlook mithilfe wei-
terer Funktionen auch auf spezielle
Organisieroptionen zurückgreifen.
Beispielsweise ordnen Sie den Elementen verschiedene
Kategorien zu, die Sie zur gemeinsamen Darstellung
und Filterung benutzen können. Die Gruppe Kategorien
auf der Registerkarte Start fasst die wichtigsten Mög-
lichkeiten zum Organisieren der Inhalte zusammen.
496
Gelesene und nicht gelesene Nachrichten
Eine sehr einfache Form der Zuordnung einer Kategorie
besteht darin, einer Nachricht den Status Gelesen oder
Ungelesen zuzuordnen. In der Standardeinstellung des
Programms werden Nachrichten automatisch als Gele-
sen gekennzeichnet, wenn Sie sie für einen bestimmte
Zeit haben anzeigen lassen oder wenn Sie zur nächsten
Nachricht wechseln. Sie können aber den Status der
Nachricht auch durch einen Klick auf Ungelesen/gele-
sen umschalten.
Kategorisieren
Farbkategorien können innerhalb von Mi-
crosoft Office Outlook sowohl Nachrichten
und Kontakten als auch Terminen, Aufgaben
usw. zugewiesen werden. Das Zuweisen von Farbkatego-
rien für Nachrichten ermöglicht Ihnen eine schnelle Er-
kennung der Nachrichten, wodurch sie mit verwandten
Elementen in Verbindung gebracht werden können. Sie
können Nachrichten mehrere Farbkategorien zuweisen
oder eine Schnellklickkategorie verwenden. Bei der letz-
teren Form müssen Sie nur einmal auf die Nachricht kli-
cken, um ihr direkt im Posteingang eine Farbkategorie
zuzuweisen.
Farbkategorien werden übrigens nicht mehr in der Win-
dows-Registrierung, sondern in der Standarddatendatei
gespeichert. Wenn Sie ein Exchange-Server-Konto ver-
wenden, sind Ihre Kategorien damit nun auf allen Com-
putern verfügbar, auf denen Sie arbeiten.
Um einem Element – beispielsweise einer Nachricht
oder einem Kontakt – eine Kategorie zuzuweisen, mar-
kieren Sie es bzw. ihn und klicken auf die Schaltfläche
Kategorisieren in der Gruppe Kategorien
der Registerkarte Start. Damit öffnen Sie eine Liste, aus
der Sie zwischen anfangs sechs Farbkategorien eine
auswählen können (à Abbildung 18.27 links). Sie können
auch mit der rechten Maustaste auf das Element klicken,
im Kontextmenü den Befehl Kategorisieren wählen und
anschließend eine Farbkategorie auswählen.
Wenn Sie einem Element zum ersten Mal eine der Stan-
dardfarbkategorien zuweisen, werden Sie zum Umbe-
nennen der Kategorie aufgefordert (à Abbildung 18.27
rechts). Ein Umbenennen ist zwar nicht notwendig, kann
sich aber langfristig als sinnvoll erweisen. Beispielswei-
se könnten Sie der Farbkategorie Rot den Namen Wich-

tig geben. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch die Far-
be der Kategorie ändern sowie eine Tastenkombination
auswählen.
Abbildung 18.27  Die Liste zur Schaltfläche Kategorisieren und
das Dialogfeld zum Umbenennen
Neue Kategorien erstellen
Eine Farbkategorie muss in der Liste für Farbkategorien
aufgeführt sein, damit sie zugewiesen werden kann. Ist
die Farbkategorie nicht aufgeführt, können Sie in einem
Schritt eine neue Farbkategorie erstellen und diese ei-
nem Element erstmals zuweisen. Dazu klicken Sie im
Listenfeld zur Schaltfläche Kategorisieren auf Alle Ka-
tegorien, um das Dialogfeld Farbkategorien zu öffnen.
»» Zum Erstellen einer neuen Kategorie wählen Sie in
diesem Dialogfeld die Schaltfläche Neu (à Abbildung
18.28 links). Über das Feld Name können Sie die Ka-
tegorie benennen. Über Farbe wählen Sie eine Farbe,
die zur Kennzeichnung benutzt wird. Sie können der
Kategorie auch eine Tastenkombination zuweisen.
Diese Kombination können Sie benutzen, um einem
vorher markierten Element über die Tastatur eine
Kategorie zuzuweisen. Die Bezeichnung CTRL steht
für die Ÿ-Taste. Im Menü Kategorisieren werden
nur die 15 zuletzt verwendeten Farbkategorien an-
gezeigt.
 
Werkzeuge zur Verwaltung
»» Wenn Sie eine Kategorie benennen oder den vorher
vergebenen Namen ändern wollen, klicken Sie im Di-
alogfeld Farbkategorien auf Umbenennen. Sie kön-
nen dann den Namen der Kategorie im Dialogfeld
editieren.
Mithilfe des Dialogfelds Farbkategorien lassen sich ei-
nem Element auch schnell und einfach mehrere Kate-
gorien zuweisen. Aktivieren Sie zum Zuweisen einer
Farbkategorie aus dem Dialogfeld Farbkategorien das
Kontrollkästchen der gewünschten Farbkategorie.
Das Verwenden einer Schnellklickkategorie
Wenn Sie eine Schnellklickkategorie festlegen, können
Sie mit nur einem Klick einem Element in Ihrem Post-
eingang oder in einer beliebigen Nachrichtenliste eine
Farbkategorie zuweisen. Dies ist besonders hilfreich,
wenn Sie sich auf ein Hauptprojekt konzentrieren oder
häufig Elemente in Kategorien wie Wichtig, Umgehend
prüfen usw. einordnen wollen. Diese Form der Katego-
rie müssen Sie erst festlegen. Dazu klicken Sie in der
Symbolleiste auf Kategorisieren und anschließend auf
Schnellklick festlegen. Wählen Sie in der Drop-down-
Liste des Dialogfelds eine Farbkategorie aus und bestä-
tigen Sie (à Abbildung 18.28 rechts).
Um die definierte Schnellklickkategorie einzusetzen,
klicken Sie beispielsweise in Ihrem Posteingang neben
einer Nachricht auf die Spalte Kategorien. Dadurch
werden der Spalte die für die Schnellklickkategorie fest-
gelegten Farben hinzugefügt. Wenn Sie die Nachricht
öffnen, erscheinen sowohl die Farbe als auch der Name
der Farbkategorie in der Kopfzeile. Das Zuweisen einer
Schnellklickkategorie zu anderen Outlook-Elementen
kann auf dieselbe Weise erfolgen, wenn die Elemente in
einer Tabellenansicht oder in der Aufgabenleiste ange-
zeigt werden.
Abbildung 18.28 
Neue Kategorie erstellen und
eine Schnellklickkategorie
497
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Wird die Schnellklickkategorie geändert, ändert dies
nicht die Farbkategorie, die zuvor gekennzeichneten
Nachrichten zugewiesen wurde.
18.4.6 Kennzeichnung und Erinnerungen
Wenn Sie noch bestimmte Dinge mit einem Element
vorhaben – beispielsweise einen Brief an eine Kontakt-
person schreiben wollen –, aber im Augenblick keine
Zeit dazu finden, sollten Sie das Element kennzeichnen.
Das Element wird daraufhin mit einer zusätzlichen Be-
merkung oder einem Symbol versehen. Sie erreichen
damit auch – und das ist das eigentlich Wichtige –, dass
dieses gekennzeichnete Element als eine neue Aufgabe
vermerkt und in Elementen wie der Aufgabenliste des
Programms aufgelistet wird.
Kennzeichnung durchführen
Markieren Sie das Element und klicken Sie
auf die Schaltfläche Zur Nachverfolgung in
der Gruppe Kategorien der Registerkarte
Start. Sie finden in den damit angezeigten Listen eine
Reihe von Terminangaben – beispielsweise Heute, Mor-
gen. Hiermit bestimmen Sie den Termin, zu dem die
Kennzeichnung beginnen soll, und die Fälligkeits- und
Erinnerungstermine. Sie können auch auf die Schaltflä-
che Zur Nachverfolgung im Kontextmenü zum Element
klicken.
Zusätzlich steht Ihnen die Option Benutzerdefiniert zur
Verfügung (à Abbildung 18.29). Sie können dafür bei-
spielsweise ein benutzerdefiniertes Datum angeben.
Abbildung 18.29  Die benutzerdefinierte Kennzeichnung
»» Über die Option im Listenfeld Kennzeichnung legen
Sie fest, welche Art von Nachverfolgung Sie wün-
498
schen. Diese Optionen unterscheiden sich, je nach-
dem, welche Art von Element Sie vorher gewählt
haben.
»» Über die Felder Beginnt am und Fällig am öffnen Sie
einen Datumsnavigator, über den Sie das Fälligkeits-
datum festlegen können. Ein Klick auf die Schaltflä-
che Heute markiert das aktuelle Datum.
Auswirkungen
Wenn einem Outlook-Element – beispielsweise einer
Nachricht oder einem Kontakt – eine Kennzeichnung
hinzugefügt wird, erscheint in der Aufgabenleiste, im
Kalender unter Tägliche Aufgabenliste und unter Auf-
gaben in der Aufgabenliste ein entsprechender Hinweis.
Außerdem wird in Tabellenansichten das gekennzeich-
nete Element mit einer optischen Kennzeichnung ver-
sehen.
Erinnerung
Wenn Sie ein Element zur Nachverfolgung gekennzeich-
net haben, können Sie sich zum Zeitpunkt der Fälligkeit
durch die Anzeige eines Dialogfelds daran erinnern
lassen. Beim Kennzeichnen von Elementen wird zu-
nächst keine Erinnerung für das Element ausgewählt.
Eine Erinnerung wählen Sie aus, indem Sie in der Liste
Zur Nachverfolgung auf Erinnerung hinzufügen klicken.
Damit wird das schon bekannte Dialogfeld Benutzer-
definiert angezeigt, in dem aber das Kontrollkästchen
Erinnerung bereits aktiviert ist (à Abbildung 18.29). Sie
können darin das Datum und den Zeitpunkt für die Erin-
nerung einstellen.
Außerdem können Sie nach einem Klick auf die Schalt-
fläche mit dem Lautsprechersymbol dafür sorgen, dass
die im Feld darunter angegebene Klangdatei abgespielt
wird, sobald das Dialogfeld Erinnerung auf dem Bild-
schirm auftaucht. Sie können auch eine andere Klang-
datei verwenden. Zum festgelegten Zeitpunkt meldet
sich ein Dialogfeld, das Sie an das gekennzeichnete Ele-
ment erinnert (à Kapitel 19).
»» In der Titelleiste wird die Anzahl der Elemente ange-
zeigt, das Listenfeld in der Mitte führt die zur Erinne-
rung anstehenden Elemente auf.
»» Um ein Element zu bearbeiten, doppelklicken Sie da-
rauf oder markieren Sie es und bestätigen Sie über
die Schaltfläche Element öffnen.

»» Falls Sie gerade zu beschäftigt sind, um sich um eine
Erledigung zu kümmern, wählen Sie aus dem Listen-
feld Erneut erinnern in der unteren rechten Ecke ei-
nen Zeitraum für eine erneute Erinnerung aus. Sie
können aus einem Bereich zwischen 5 Minuten und
2 Wochen wählen. Bestätigen Sie über die Schaltflä-
che Erneut erinnern. Nach Ablauf der Zeit meldet
sich die Erinnerungsfunktion erneut.
»» Ein Klick auf die Schaltfläche Schließen entfernt das
Dialogfeld vom Bildschirm.
Die Schnellklickkennzeichnung
Wie bei der Kategorisierung gibt es auch für die Nach-
verfolgung eine Möglichkeit, eine Kennzeichnung durch
einen einfachen Mausklick festzulegen. Dazu klicken Sie
in einer Tabellenansicht bei einem Element auf die Spal-
te Kennzeichnungsstatus.
Standardmäßig ist die Schnellklickkennzeichnung auf
Heute festgelegt. Sie können ihr jedoch ein anderes
Datum zuweisen oder eine benutzerdefinierte Schnell-
klickkennzeichnung als Standard erstellen. Dazu wählen
Sie zunächst in der Liste der Optionen zur Kennzeich-
nung die Option Schnellklick festlegen und dann das
neue Standarddatum für die Kennzeichnung (à Abbil-
dung 18.30). Anschließend kann diese Kennzeichnung
Nachrichten und Kontakten schnell zugewiesen werden.
 
Abbildung 18.30  Schnellklick festlegen und entsprechende
Optionen
Ein späteres Ändern der Schnellklickkennzeichnung hat
keine Auswirkungen auf zuvor bereits gekennzeichnete
Elemente.
Kennzeichnungen löschen
Eine gesetzte Kennzeichnung lässt sich über den Be-
fehl Kennzeichnung löschen in der Liste der Befehle zur
Schaltfläche Zur Nachverfolgung in der Gruppe Katego-
rien der Registerkarte Start oder über das Kontextmenü
Werkzeuge zur Verwaltung
zum Element wieder entfernen. Der Befehl Als erledigt
kennzeichnen im selben Menü hingegen belässt eine
Markierung am Element, ändert aber die Darstellung.
Nachrichten nach Kategorien filtern
Wenn Sie Elemente mit Hilfe von Kategorien oder ande-
ren Kennzeichnungen markiert haben, können Sie mit
Hilfe des Befehls E-Mail filtern in der Gruppe Suchen der
Registerkarte Start bewirken, dass nur noch bestimmte
Elemente angezeigt werden (à Abbildung 18.31).
Abbildung 18.31  Nach Kategorien können Sie auch filtern.
18.4.7 Elemente löschen
Um ein Element zu löschen, markieren Sie es und
wählen Sie Löschen in der gleichnamigen Gruppe
der Registerkarte Start. Das Element wird aus
dem aktuellen Ordner entfernt – es wird damit in allen
Ansichten zu diesem Ordner nicht mehr angezeigt – und
in den Ordner Gelöschte Elemente verlagert. Dieser
Ordner funktioniert ähnlich wie der Windows-Papier-
korb. Gelöschte Elemente bleiben so lange darin erhal-
ten, bis der Ordner – entweder manuell oder automa-
tisch – geleert wird.
Gelöschte Elemente wiederherstellen
Die im Ordner Gelöschte Elemente zwischengelagerten
Elemente können Sie wiederherstellen. Um ein Element
aus dem Ordner Gelöschte Elemente heraus wieder in
einen anderen Ordner zu verschieben, gehen Sie ge-
nauso vor wie beim Verschieben zwischen sonstigen
Ordnern. Markieren Sie das Element und benutzen Sie
die Befehle in der Gruppe Verschieben. Wählen Sie an-
schließend den gewünschten Zielordner aus.
499
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Den Ordner Gelöschte Elemente leeren
Wenn Sie ein Element im Ordner Gelöschte Ele-
mente löschen, wird es endgültig entfernt. Dazu
können Sie – wie in allen Modulen – nach dem
Markieren des Elements den Befehl Löschen in der
gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Start verwen-
den.
Das Löschen lässt sich auch automatisieren, beispiels-
weise durch Aktivieren des Kontrollkästchens Bei Been-
den von Outlook den Ordner „Gelöschte Elemente“ lee-
ren im Bereich Erweitert unter den Outlook-Optionen.
Wenn Sie diese Option wählen, sollten Sie sich dessen
aber auch bewusst sein: Die gelöschten Nachrichten
können mit normalen Mitteln nicht wieder hergestellt
werden.
18.5 Das Arbeiten mit Regeln
Unter Regeln müssen Sie sich Vorschriften für Aktionen
vorstellen, die Outlook beim Eintreten gewisser Bedin-
gungen automatisch mit den davon betroffenen Nach-
richten durchführt. Sie können ein- und ausgehende
Nachrichten automatisch verschieben, löschen, weiter-
leiten oder kennzeichnen. So können Sie beispielsweise
die folgenden Aktionen automatisch durchführen las-
sen. Sie können:
»» alle Nachrichten von einem bestimmten Absender
nach Eintreffen in Ihrem Posteingang in einen be-
stimmten Ordner an einen anderen Empfänger wei-
terleiten.
»» beim Versenden oder Empfangen von Nachrichten
mit einer bestimmten Eintragung im Feld Betreff
oder einem anderen Elemente eine bestimmte Ka-
tegorie zuweisen.
»» erreichen, dass Outlook Sie benachrichtigt, wenn
Nachrichten, die mit einer hohen Priorität markiert
sind, im Posteingang eintreffen.
»» eine Benachrichtigung einrichten, beispielsweise
eine Meldung oder einen Klang, die beim Eintreffen
wichtiger Nachrichten aktiviert wird,
»» veranlassen, dass der Server auf eine bestimmte Art
von Nachricht automatisch mit einer von Ihnen er-
stellten Nachricht antwortet.
500
Nachdem Sie eine Regel erstellt haben, wendet das
Programm diese auf Nachrichten in Ihrem Posteingang
oder auf zur Sendung anstehende Nachrichten an – je
nachdem, auf welche Nachrichten die Regel zielen soll.
Sie können die von Ihnen erstellten Regeln ein- oder
ausschalten und Sie können die Reihenfolge ändern, in
der Regeln angewendet werden. Sie können Ihre Regeln
mit Ausnahmen versehen, beispielsweise, wenn eine
Nachricht mit einer Nachverfolgungsaktion gekenn-
zeichnet oder als besonders wichtig markiert ist. Eine
Regel wird nicht auf eine Nachricht angewendet, wenn
eine der von Ihnen angegebenen Ausnahmen zutrifft.
Außerdem können Sie Regeln manuell ausführen. Da-
bei können Sie Regeln auch auf Nachrichten anwenden,
die sich bereits in Ihrem Posteingang oder in einem an-
deren Ordner befinden. Sie können Regeln importieren
und exportieren.
Sie können eine Regel auf verschiedene Arten erstel-
len. Entweder erstellen Sie eine neue Regel und geben
alle Bedingungen selbst vor, oder Sie kopieren eine
bereits vorhandene Regel und ändern sie. Falls bereits
eine Nachricht vorliegt, die einigen der Bedingungen
entspricht, auf die Nachrichten mit Hilfe der Regel ge-
prüft werden sollen, können Sie eine Regel basierend
auf dieser Nachricht erstellen und dann die noch fehlen-
den Bedingungen angeben. Beispielsweise können Sie
eine Nachricht aus einem Schriftverkehr auswählen und
dann eine Regel erstellen, mit der der Schriftverkehr
ignoriert wird.
18.5.1 Regeln für bestimmte Nachrichten
Ein einfacher und schneller Weg zum Festlegen der ge-
wünschten Bedingung für eine Regel besteht darin, von
einer vorhandenen Nachricht auszugehen. Markieren
Sie dazu die Nachricht, auf der die Regel basieren soll.
Öffnen Sie die Liste zu Regeln in der Gruppe
Verschieben der Registerkarte Start und wählen Sie
Regel erstellen. Im dann angezeigten Dialogfeld können
Sie im oberen Bereich die Bedingungen aktivieren, die
eintreffen müssen, damit die noch zu definierende Re-
gel später ausgeführt wird. Sie können mit den Feldern
Von…, Betreff enthält und Gesendet an bis zu drei Bedin-
gungen einschalten (à Abbildung 18.32).
Der mit Folgendes ausführen benannte Bereich im Dia­
logfeld dient zum Festlegen der Aktionen, die ausge-
führt werden sollen, wenn die oben gewählten Bedin-
 Das Arbeiten mit Regeln

»» Wenn Sie im oberen Teil beispielsweise Nachrichten

mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner
verschieben gewählt haben, können Sie im unteren
Teil über den Link bestimmten Wörtern festlegen,
auf welche Wörter sich die Regel beziehen soll und
über den Link Zielordner bestimmen, in welchen
Ordner die Nachricht verschoben werden soll.
»» Wenn Sie im oberen Teil beispielsweise Nachrichten
bestimmter Personen verschieben gewählt haben,
können Sie im unteren Teil über den Link einer Per-
son/Verteilerliste festlegen, auf welche Absender
Abbildung 18.32  Die Regelbestandteile basieren auf einer sich die Regel beziehen soll und über den Link Ziel-
Nachricht. ordner bestimmen, in welchen Ordner die Nachricht
verschoben werden soll.
gungen eintreffen. Sie können hier beispielsweise die
Sie können diese Angaben bereits hier nach einem Klick
Nachricht gleich in den Ordner Gelöschte Dokumente
auf den Link vornehmen, der Assistent wird Sie in den
verschieben lassen, wenn alle Nachrichten vom oben
folgenden Schritten aber noch bezüglich der hier zu
angezeigten Absender dies sinnvoll erscheinen lassen.
verwendenden Parameter abfragen.

18.5.2 Allgemeine Regeln Bestätigen Sie danach über Weiter. Wenn Sie es nicht
schon vorher getan haben, können Sie anschließend
Wenn Sie nicht von einer bereits vorhandenen Nach-
bestimmte Bedingungen festlegen, bei deren Eintref-
richt ausgehenden können oder die Bedingungen für
fen die Regel angewendet werden soll (à Abbildung
die Aktionen allgemeiner formulieren wollen, benutzen
18.33). Aktivieren Sie im oberen Teil des Dialogfelds die
Sie in der Liste zu Regeln in der Gruppe Verschieben der
gewünschte(n) Bedingungszeile(n).
Registerkarte Start den Befehl Regeln und Warnungen
verwalten. Das – anfangs fast noch leere – Dialogfeld Re-
geln und Benachrichtigungen wird angezeigt. Darüber
können Sie Ihre Regeln definieren.
Um eine neue Regel festzulegen, klicken Sie im Dia-
logfeld auf die Schaltfläche Neue Regel. Im Dialogfeld
können Sie dann entscheiden, ob Sie zur Definition eine
Vorlage verwenden oder die Regel selbst definieren
wollen.

Regel aus Vorlage

Nach der Wahl von Neue Regel können Sie im oberen
Teil des Dialogfelds das gewünschte Prinzip der Vorlage
wählen. Anschließend können Sie im unteren Teil des
Dialogfelds die Regel genauer spezifizieren. Die hier zur
Verfügung stehenden Optionen unterscheiden sich ja
nach dem oben gewählten Prinzip. In diesem unteren
Bereich werden die vom Ihnen eingestellten Bestand-
teile der Regel gesammelt dargestellt. Die hier zur Ver-
fügung stehenden Optionen unterscheiden sich je nach
dem oben gewählten Prinzip:
Abbildung 18.33  Regel-Assistent – Bedingungen festlegen

501
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Diese Bedingung wird dann im unteren Teil des Dialog-
felds zusammen mit den bereits festgelegten sonstigen
Bedingungen angezeigt. Auch hier müssen Sie in einigen
Fällen durch einen Klick auf den zusätzlich angezeigten
Link die Bedingung genauer spezifizieren. Wenn Sie im
Dialogfeld aber mehrere Bedingungen auswählen, wird
die Regel nur für die Nachrichten übernommen, die alle
Bedingungen erfüllen.
Nach der Bestätigung über Weiter legen Sie fest, was
passieren soll, wenn die vorher angegebenen Bedingun-
gen eintreffen (à Abbildung 18.34). Gehen Sie vor wie
im vorherigen Schritt: Aktivieren Sie im oberen Teil die
gewünschte Aktion und legen Sie anschließend – falls
erforderlich – im unteren Teil die gewünschten Einstel-
lungen nach einem Klick auf den entsprechenden Link
fest. Beispielsweise können Sie über den Link Zielord-
ner bestimmen, in welchen Ordner die Nachricht ver-
schoben werden soll, wenn die vorher genannten Bedin-
gungen eintreffen.
Abbildung 18.34  Regel-Assistent – Aktionen festlegen
Im folgenden Schritt legen Sie auf die gleiche Weise die
Ausnahmen für die Anwendung der Regel fest, falls Sie
solche wünschen. Beispielsweise können Sie über den
Link bestimmten Wörtern festlegen, bei welchen Wör-
502
tern im Betreff: diese Regel nicht angewendet werden
soll.
Im abschließenden Schritt geben Sie der Regel einen
Namen und bestimmen den Einsatz. Im unteren Teil
werden alle Bestandteile der Regel zusammengefasst.
Durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollkäst-
chens können Sie die Regel auch auf bereits im Ordner
Posteingang vorhandene Nachrichten anwenden lassen.
Wenn Sie mehrere Konten betreiben, können Sie auch
fordern, dass die eben erstellte Regel für alle gelten soll.
Nach einer Bestätigung über Fertig stellen wird die
Regel im Dialogfeld Regel-Assistent zusammen mit den
schon früher erstellten Regeln angezeigt.
Regel ohne Vorlage
Sie können auch Regeln erstellen, ohne eine der eben
beschriebenen Vorlagen zu verwenden. Dazu wählen
Sie im ersten Schritt des Regel-Assistenten unter der
Überschrift Regel ohne Vorlage erstellen, ob Sie eine Re-
gel für ankommende oder für ausgehende Nachrichten
erstellen wollen. In beiden Fällen können Sie in Abhän-
gigkeit von bestimmten Bedingungen diese Nachricht
automatisch mit einer Kategorie oder Wichtigkeitsstufe
versehen, eine Kopie in einem bestimmten Ordner able-
gen, Kopien an andere Empfänger senden usw.
Nach der Bestätigung über Weiter müssen Sie eine oder
mehrere Bedingung(en) formulieren, bei deren Eintref-
fen die Regel angewendet werden soll (à Abbildung
18.35). Aktivieren Sie im oberen Bereich die gewünschte
Bedingung und legen Sie dann im unteren Bereich nach
einem Klick auf den entsprechenden Link die Einstellun-
gen fest.
Die nachfolgenden Schritte des Assistenten entspre-
chen dem oben beschrieben Fall des Festlegens einer
Regel auf Basis einer Vorlage: Legen Sie die Aktionen
für den Fall fest, in dem die eben festgelegten Bedingun-
gen eintreten (à Abbildung 18.34). Wenn Sie bestimmte
Ausnahmen für den Einsatz der Regel wünschen, kön-
nen Sie diese im folgenden Schritt festlegen. Im ab-
schließenden Schritt geben Sie der Regel einen Namen
und bestimmen den Einsatz. Im unteren Teil werden alle
Bestandteile der Regel zusammengefasst. Nach einer
Bestätigung über Fertig stellen wird die Regel im Dia-
logfeld Regel-Assistent zusammen mit den schon früher
erstellten Regeln angezeigt.

Abbildung 18.35  Regel-Assistent – Bedingungen festlegen
Regeln anwenden
Die von Ihnen erstellten Regeln werden im Dialogfeld
Regel-Assistent aufgelistet. Sie können hier angeben,
ob die Regel automatisch oder manuell angewendet
werden soll.
»» Zum Einschalten oder Ausschalten einer Regel akti-
vieren oder deaktivieren Sie im Feld Regeln (in der
angezeigten Reihenfolge angewendet) das Kontroll-
kästchen neben der Regel. Alle aktivierten Regeln
werden automatisch angewendet. Ob eine Regel
angewendet werden soll, wenn eine Nachricht im
Posteingang eintrifft oder wenn Sie eine Nachricht
senden, haben Sie bereits beim Erstellen der Regel
festgelegt.
»» Regeln werden in der Reihenfolge von oben nach un-
ten übernommen. Dies ist insofern wichtig, als wei-
ter unten in der Liste stehende Regeln nicht mehr
auf eine Nachricht wirken, wenn diese bereits durch
weiter oben stehende Regeln verschoben wurde. Mit
Hilfe der Schaltflächen Nach oben und Nach unten
können Sie die markierte Regel in der Liste
nach oben oder unten verschieben.
Das Arbeiten mit Regeln
»» Über Kopieren können Sie eine vorher markierte Re-
gel kopieren. Wenn Sie mehrere Nachrichtenkonten
eingerichtet haben, können Sie dabei zunächst wäh-
len, für welches Konto die Kopie eingesetzt werden
soll. Anschließend wird die Kopie der Regel erstellt.
»» Eine Regel – das gilt natürlich auch für Kopien – kön-
nen Sie ändern. Markieren Sie dazu die Regel und
klicken Sie auf Ändern. Anschließend müssen Sie
die einzelnen Schritte des Regel-Assistenten erneut
durchlaufen und an den entsprechenden Stellen die
gewünschten Änderungen durchführen. Sobald Sie
alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie
die noch verbleibenden Schritte überspringen, in-
dem Sie auf Fertig stellen klicken.
Abbildung 18.36  Die Optionen zum Ändern einer Regel
»» Über Umbenennen können Sie der Regel einen an-
deren Namen zuweisen.
Regeln testen
Besonders dann, wenn Sie eine Regel definiert haben
sollten, die Nachrichten automatisch löscht, sollten Sie
die Wirkung des Filters für einige Zeit testen, um sicher-
zustellen, dass Sie keine erwünschten Nachrichten ent-
fernen. Das Verschieben der Nachrichten in den Ordner
Gelöschte Elemente ist ein guter Weg dazu, da Sie dann
immer noch die Möglichkeit haben, die Nachricht in die-
sem Ordner zu kontrollieren und gegebenenfalls in den
Ordner Posteingang zurückzuschieben.
Sorgen Sie aber für den Testzeitraum dafür, dass die
gleich noch beschriebene Option Ordner „Gelöschte
Elemente“ beim Beenden leeren ausgeschaltet ist. Wenn
die Regel nach der Testzeit funktioniert, empfiehlt es
sich, die dadurch als Spam klassifizierten Nachrichten
automatisch löschen zu lassen.
503
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Regeln manuell anwenden
Das manuelle Anwenden von Regeln empfiehlt sich,
wenn sich Regeln auf Nachrichten auswirken sollen, die
bereits Ihrem Posteingang oder einem anderen Ordner
zugestellt wurden. Wählen Sie dazu Jetzt ausführen im
Dialogfeld Regel-Assistent. Über das Dialogfeld Regeln
jetzt anwenden können Sie festlegen, welche der defi-
nierten Regeln worauf angewendet werden soll (à Ab-
bildung 18.37).
Abbildung 18.37  Die Regeln jetzt anwenden
»» Aktivieren Sie im Feld Anzuwendende Regeln wählen
die Regel(n), die Sie einsetzen wollen.
»» Im Feld Anwenden im Ordner wird der Ordner ange-
zeigt, auf den die Regel(n) eingesetzt werden. Über
Durchsuchen können Sie einen anderen Ordner da-
für wählen. Unterordner können wahlweise mit ein-
bezogen werden.
»» Über Regeln anwenden auf können Sie entscheiden,
auf welche Nachrichten die Regel(n) angewandt wer-
den soll(en).
Durch einen Klick auf Jetzt ausführen bewirken Sie den
Einsatz der aktivierten Regel(n).
Regeln importieren und exportieren
Sie können Regeln importieren und exportieren. Klicken
Sie dazu auf die Schaltfläche Optionen. Im Dialogfeld
können Sie die gewünschte Aktion festlegen.
504
»» Nach Wahl von Regeln exportieren wird das Dialog-
feld Speichern unter geöffnet, in dem Sie einen Na-
men und Speicherort für die Regeldatei festlegen
müssen. Regeln werden in einer Datei mit der Er-
weiterung .rwz gespeichert. Sie können eine Siche-
rungskopie der Regeln erstellen, indem Sie die Re-
geln mit diesem Verfahren in eine Datei exportieren.
»» Beim Importieren von Regeln werden diese an das
Ende der Liste der Regeln im Regel-Assistenten an-
gefügt. Im Regel-Assistenten kann nur jeweils ein
Satz Regeln gleichzeitig importiert werden.
Regeln für Anfragen und Dokumente
Der Regel-Assistent behandelt Besprechungsanfragen,
Aufgabenanfragen und Dokumente als Nachrichten.
Daher können Sie eine Regel erstellen, mit der alle Ele-
mente, bei denen sich der Begriff Besprechung im Feld
Betreff befindet, sowie alle Aufgaben- oder Bespre-
chungsanfragen, die dieses Kriterium erfüllen, verscho-
ben werden. Allerdings sind einige wenige Aspekte zu
beachten, wenn Sie Regeln für diese Elementtypen er-
stellen:
»» Wird ein Element in einen Ordner verschoben, der
kein Nachrichtenordner ist, funktioniert dies mögli-
cherweise nicht. Wird beispielsweise eine Nachricht
(mit Hilfe einer Regel) in den Kalender verschoben,
wird kein neuer Termin erstellt.
»» Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Auf-
gabenanfrage anhand einer Regel in den Ordner Ge-
löschte Elemente verschoben wird, wird der Status
im Originalelement nicht aktualisiert.
»» Wird eine Besprechungsanfrage in den Ordner Ge-
löschte Elemente verschoben, wird die Besprechung
nicht in den Kalender eingetragen.
»» Sie können eine Besprechung oder eine Aufgabe
nicht mit Hilfe einer Regel kennzeichnen.
»» Regeln, die für die Anwendung beim Senden von
Nachrichten erstellt wurden, werden beim Senden
von Aufgaben- und Besprechungsanfragen nicht an-
gewendet.

18.5.3 Der Junk-E-Mail-Filter
Neben dem Regelassistenten verhindert bei Outlook
2010 zusätzlich der Junk-E-Mail-Filter den Empfang un-
erwünschter E-Mail-Nachrichten. Dieser Filter sortiert
keine bestimmten Absender oder Nachrichtentypen
aus, sondern basiert auf dem Inhalt der Nachricht all-
gemein und ermittelt anhand einer erweiterten Analyse
der Nachrichtenstruktur die Wahrscheinlichkeit, dass es
sich um eine Junk-E-Mail handelt. Jede Nachricht, die
der Filter abfängt, wird in einen speziellen Ordner Junk-
E-Mail verschoben, aus dem Sie die Nachrichten zu ei-
nem späteren Zeitpunkt abrufen und anzeigen können.
Dieses Werkzeug ist standardmäßig aktiviert, aber der
Schutzgrad ist auf Niedrig festgelegt, um nur die of-
fensichtlichsten Junk-E-Mail-Nachrichten zu erkennen.
Sie können den Schutzgrad verstärken, wodurch mögli-
cherweise aber auch legitime Nachrichten abgefangen
werden. Zum Einstellen dieses Parameters öffnen Sie
die Liste zum Befehl Junk-E-Mail-Filter in der Gruppe
Löschen der Registerkarte Start und wählen Junk-E-
Mail-Optionen (à Abbildung 18.38 links).
 
Das Arbeiten mit Regeln
Allgemeine Optionen
Auf der ersten Registerkarte des Dialogfelds Junk-E-
Mail-Optionen können Sie die allgemeinen Optionen
zum Verhalten des Filters festlegen (à Abbildung 18.38
rechts). Wählen Sie dann den gewünschten Schutzgrad
aus (à Tabelle 18.3).
Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Als Junk-E-Mail
identifizierte Nachrichten nicht in den Junk-E-Mail-Ord-
ner verschieben, sondern endgültig löschen können Sie
dafür sorgen, dass entsprechende Nachrichten gelöscht
werden, anstatt sie in den Ordner Junk-E-Mail zu ver-
schieben. Seien Sie vorsichtig damit, da der Filter zwar
meist aber nicht immer richtig funktioniert.
Phishingfilter
Da wir uns gerade mit Junk-E-Mail beschäftigen, wol-
len wir auch gleich ein damit verwandtes Thema an-
sprechen – das Phishing. Dabei handelt es sich um eine
Vorgehensweise, durch die Sie zum Offenlegen privater
Informationen wie Kontonummern oder Kennwörtern
verleitet werden sollen. Phishingnachrichten werden
Abbildung 18.38 
Die Einstellungen zum
Junk-E-Mail-Filter
505
Kapitel 18  •  Der Austausch von E-Mail-Nachrichten

Einstellung Bemerkungen
Keine automatische Filterung Obwohl diese Einstellung den automatischen Junk-E-Mail-Filter ausschaltet, wertet Microsoft Office Outlook
2003 die Nachrichten weiterhin anhand der Domänennamen und E-Mail-Adressen in Ihrer Liste der Blockier-
ten Absender aus und die Nachrichten werden nach wie vor in den Ordner Junk-E-Mail verschoben.
Niedrig Wenn Sie nur wenige Junk-E-Mail-Nachrichten erhalten und alle Nachrichten mit Ausnahme der offensicht-
lichsten Junk-E-Mail-Nachrichten anzeigen möchten, wählen Sie diese Option aus.
Hoch Wenn Sie eine große Zahl von Junk-E-Mail-Nachrichten erhalten, wählen Sie diese Option aus. Sie soll-
ten jedoch regelmäßig die in den Ordner Junk-E-Mail verschobenen Nachrichten überprüfen, weil einige
erwünschte Nachrichten möglicherweise ebenfalls dorthin verschoben werden.
Nur sichere Absender und Empfänger Alle E-Mail-Nachrichten, deren Absender sich nicht in der Liste Sichere Absender befinden, sowie alle .
Nachrichten an Adressenlisten, die sich nicht in der Liste Sichere Empfänger befinden, werden wie Junk-
E-Mail-Nachrichten behandelt.

Tabelle 18.3  Einige wichtige Einstellungen im Filter

oftmals von irreführenden E-Mail-Adressen aus gesen-
det und enthalten nicht vertrauenswürdige Hyperlinks
zu unzulässigen Websites, die Sie zum Übermitteln
privater Informationen drängen. Diese Informationen
werden von Kriminellen dazu genutzt, Ihre Identität, Ihr
Geld oder gar beides zu stehlen.
Da das Unterscheiden zwischen Phishing-E-Mails und
seriösen Nachrichten, wie sie beispielsweise von Ihrer
Bank versendet werden, nicht immer einfach ist, wer-
den alle eingehenden Nachrichten vom Junk-E-Mail-
Filter ausgewertet, um festzustellen, ob eine Nachricht
möglicherweise verdächtig ist, verdächtige Hyperlinks
enthält oder von einer unzulässigen E-Mail-Adresse
stammt. Das Erkennen verdächtiger Nachrichten ist
immer aktiviert. Wenn der Filter eine Nachricht als ver-
dächtig einschätzt, wird die Nachricht an den Ordner
Junk-E-Mail gesendet, das Format der Nachricht wird
in reinen Text umgewandelt und die Hyperlinks in der
Nachricht werden deaktiviert.
Zur Kontrolle dieser Verfahrensweise dienen die beiden
unteren Optionen auf der Registerkarte Optionen des
Dialogfelds Junk-E-Mail-Optionen.
»» Mit Hyperlinks und sonstige Funktionen in Phishing-
nachrichten deaktivieren werden Hyperlinks sowie
die Funktionen Antworten und Allen antworten in
Phishingnachrichten deaktiviert.
»» Über Bei verdächtigen Domänennamen in E-Mail-
Adressen warnen werden Sie gewarnt, wenn ein
Domänenname bestimmte Zeichen verwendet, um
den Eindruck zu erwecken, es handle sich um eine
bekannte Marke oder Website. Dahinter steht die
Absicht, Ihnen weiszumachen, dass es sich um eine
seriöse E-Mail-Adresse handelt, obwohl die Adresse
in Wirklichkeit unzulässig ist.
Beachten Sie auch die folgenden Hinweise, derartige
Versuche aufzudecken:
»» In den meisten seriösen Unternehmen sind Richtlini-
en in Kraft, die das Anfordern persönlicher Informa-
tionen per E-Mail untersagen. Vertrauen Sie keiner
Nachricht, in der persönliche Informationen ange-
fordert werden, auch dann nicht, wenn die Nachricht
authentisch erscheint.
»» Bei vielen Phishingmethoden werden Sie aufgefor-
dert, Anlagen zu öffnen, durch die Ihr Computer mit
einem Virus oder mit Spyware infiziert werden kann.
Wenn Spyware auf Ihren Computer heruntergeladen
wurde, können die Tastaturanschläge bei der Anmel-
dung bei Ihren Onlinekonten erfasst werden. Sie soll-
ten jede Anlage, die Sie anzeigen möchten, zuerst
speichern und vor dem Öffnen mit einem aktuellen
Antivirusprogramm prüfen.
»» Oft werden Phishingnachrichten mit irreführenden
Hyperlinks ausgestattet, so dass ein Benutzer nicht
erkennen kann, ob ein Hyperlink zuverlässig ist. Es
kann sich dabei beispielsweise um einen maskierten
Hyperlink handeln: Dabei werden Sie durch einen
Klick darauf nicht zur angegebenen Adresse, son-
dern zu einer anderen Adresse geführt. Seien Sie

506

auch misstrauisch, wenn eine URL das @-Zeichen
enthält. Der Grund dafür liegt darin, dass Brow-
ser alle Zeichen in der URL ignorieren, die vor ei-
nem @-Zeichen angegeben sind. Außerdem werden
Homographie-Angriffe verwendet: Dabei wird bei-
spielsweise in der URL statt eines lateinischen Buch-
stabens ein ähnlich aussehendes Zeichen aus dem
griechischen oder kyrillischen Alphabet eingesetzt.
Es ist immer am besten, unbekannte URLs vorher
manuell in den Browser einzutippen!
Erweiterte Optionen
Auf den weiteren drei Registerkarten dieses Dialogfelds
können Sie – zusätzlich zu den allgemeinen Optionen
– durch Definition von Junk-E-Mail-Listen die standard-
mäßige Verhaltensweise des Filters für Nachrichten von
bestimmten Absendern korrigieren. Es gibt dafür drei
Filterlisten: Sichere Absender, Sichere Empfänger und
Blockierte Absender.
»» Wenn Sie feststellen, dass der Filter versehentlich
E-Mail-Nachrichten eines bestimmten Absenders als
Junk-E-Mail kennzeichnet, Sie das aber nicht wün-
schen, können Sie den Absender dieser Nachricht
zur Liste Sichere Absender hinzufügen. E-Mail-Adres-
sen und Domänennamen in dieser Liste werden nie
als Junk-E-Mail behandelt, unabhängig vom Inhalt
der Nachricht. Außerdem werden Nachrichten von
Personen im Ordner Kontakte nie als Junk-E-Mail
gekennzeichnet. Wenn Sie ein Microsoft Exchange
Server-E-Mail-Konto verwenden, werden auch die
Namen und E-Mail-Adressen in der globalen Adress-
liste automatisch als sicher betrachtet. Beachten Sie,
Das Arbeiten mit Regeln
dass Sie über die Registerkarte Optionen in diesem
Dialogfeld Outlook so konfigurieren können, dass nur
Nachrichten von Absendern akzeptiert werden, die in
der Liste Sichere Absender aufgeführt sind. Dadurch
haben Sie vollständige Kontrolle darüber, welche
Nachrichten Ihren Posteingang erreichen.
»» Wenn Sie zu Adressen- oder Verteilerlisten gehören,
können Sie diese Namen zur Liste Sichere Empfän-
ger hinzufügen, damit Nachrichten, die Sie an diese
E-Mail-Adressen oder Domänennamen senden, un-
abhängig von ihrem Inhalt nie als Junk-E-Mail-Nach-
richten behandelt werden.
»» Die Liste Blockierte Absender schützt Sie vor Nach-
richten von bestimmten E-Mail-Adressen oder Do-
mänennamen. Nachrichten von Personen oder
Domänennamen in dieser Liste werden immer als
Junk-E-Mail gekennzeichnet, unabhängig vom Inhalt
der Nachricht. Wenn sich ein Name oder eine E-Mail-
Adresse versehentlich sowohl in der Liste Blockierte
Absender als auch in der Liste Sichere Absender be-
findet, hat die Liste der sicheren Absender Vorrang
vor der Liste der blockierten Absender.
Die Vorgehensweise zum Hinzufügen von E-Mail-
Adressen oder Domänennamen in die Listen Sichere
Absender, Sichere Empfänger und Blockierte Absender
ist identisch: Klicken Sie auf der jeweiligen Register­
karte auf die Schaltfläche Hinzufügen und geben Sie die
E-Mail-Adresse oder den Internet-Domänennamen ein.
Nach der Bestätigung werden diese Elemente der Liste
hinzugefügt. Sie können die Elemente der Listen auch –
jeweils als Block – exportieren und importieren.
507
Kapitel 19
Der Kalender und
die Aufgaben
Mit Outlook können Sie nicht nur Kontakte verwalten
oder Nachrichten austauschen, sondern auch Ihre Tä-
tigkeiten planen:
»» Die Funktionen im Outlook-Ordner Kalender im Pro-
gramm helfen Ihnen, Ihre Termine im Auge zu be-
halten. Sie können sowohl eine Aktivität von kür-
zerer Dauer als auch ganztägige oder mehrtägige
Aktivitäten planen. Ihre Eintragungen in diesem
Programmmodul können nach Tagen, Wochen oder
Monaten angeordnet angezeigt werden ( Abschnitt
19.1). Mithilfe des Datumsnavigators können Sie
schnell einen oder mehrere – auch nicht zusammen-
hängende – Tage im Kalender auswählen und Ihre
Termine eingeben.
»» Mithilfe der Funktionen im Modul Aufgaben können
Sie Aktivitäten – ähnlich wie bei einer handgeschrie-
benen Aufgabenliste – nachverfolgen ( Abschnitt
19.2). Aufgaben sind mit den Terminen im Kalender
insofern verwandt, als auch diese meist an einen be-
stimmten Zeitpunkt geknüpft sind. Deswegen weisen
die Funktionen in diesem Modul auch Ähnlichkeiten
mit denen im Bereich Kalender auf. Aufgaben müs-
sen aber nicht mit einem Termin verbunden sein.
508
Es gibt bei Outlook noch zwei weitere Programmmodu-
le, auf die wir aber in diesem Buch nicht weiter eingehen
können:
»» Mit Notizen können Sie auf bequeme Art und Weise
Informationen erfassen und nachverfolgen. Notizen
können alle Arten von textbasierten Informationen
enthalten und in Microsoft Outlook 2010, auf Ihrem
Desktop oder in anderen Ordnern auf Ihrem Compu-
ter abgelegt werden.
»» Das Journal zeichnet automatisch von Ihnen aus-
gewählte Aktionen auf, die sich auf bestimmte Kon-
takte beziehen, und trägt die Aktionen mit diesem
Kontakt in einer Zeitskalaansicht ein. Sie können das
Journal auch verwenden, um andere Microsoft-Out-
look-Elemente zu verfolgen, beispielsweise E-Mail-
Nachrichten oder Besprechungen.
19.1 Der Kalender
Beschäftigen wir uns zunächst mit dem Kalender. Sie
können darin Ihre Termine eingeben. Für die Zeitpla-
nung einer Einzelperson unterscheidet Outlook zwi-
schen Terminen und Ereignissen. Ein Termin ist eine
von Ihnen geplante Aktivität, die Sie nach Belieben im
Kalender eintragen können. Wie in der Praxis sorgen
Sie aber dafür, dass sich die einzelnen Termine nicht
überschneiden. Dafür werden im Programm durch die
eingegebenen Termine Zeitblöcke belegt und die dafür

verwendete Zeit wird als gebucht angegeben. Ein Ereig-
nis ist eine Aktivität, die mindestens 24 Stunden dauert.
Diese Daten können Sie dann in verschiedenen Ansich-
ten anzeigen lassen und editieren.
19.1.1 Bereichselemente
Zur Anzeige des Kalenders wählen Sie in
der Navigationsleiste oder über die Ord-
nerliste den Ordner Kalender. Über In
neuem Fenster öffnen im Kontextmenü
zum Symbol in der Navigationsleiste kön-
nen Sie den Bereich in einem eigenen Fenster öffnen.
Machen Sie sich zu Beginn mit den typischen Elementen
dieses Programmbereichs vertraut ( Abbildung 19.1):
»» Sie können die für die einzelnen Bereiche zugewie-
sene Fläche auf dem Bildschirm verändern, indem
Sie die Trennlinie dazwischen mit der Maus verschie-
ben. Auf diese Weise können Sie die Oberfläche an
Ihre Bedürfnisse anpassen.
Der Kalender
»» Der Datumsnavigator dient zum schnellen Wechsel
zu einem anderen Datum. Hier werden – je nach auf
dem Bildschirm zur Verfügung stehendem Platz –
die Tage eines Monats oder mehrere Monate als Ta-
belle angezeigt. Sie finden ihn standardmäßig rechts
in der Aufgabenleiste. Ist diese abgeschaltet, wird er
links im Navigationsbereich des Programms ange-
zeigt.
»» Im Hauptbereich wird der Kalender angezeigt. Des-
sen Umfang können Sie nach Tagen, Wochen oder
Monaten einstellen. In diesem Kalender werden
die bereits eingegebenen Ereignisse und Aufgaben
aufgelistet. In der Tages- und der Wochenansicht
können Sie freie und gebuchte Zeiten voneinander
abheben, indem Sie ihnen unterschiedliche Farben
zuweisen. Klicken Sie auf ein Ereignis, um Detailin-
formationen dazu anzeigen zu lassen.
Die Standardeinstellung für die Hintergrundfarbe legen
Sie über die Kategorie Kalender unter den Outlook-
Optio­nen fest ( Kapitel 20).
Abbildung 19.1 
Der Outlook-Kalender –
noch keine Termine
wurden eingetragen.
509
Kapitel 19  •  Der Kalender und die Aufgaben
Der Datumsnavigator
Wir hatten es gerade schon ange-
sprochen: Den Datumsnavigator fin-
den Sie standardmäßig rechts in der
Aufgabenleiste. Ist diese abgeschal-
tet, wird er links im Navigationsbe-
reich des Programms angezeigt. Die-
ser Datumsnavigator dient zum schnellen Wechsel zu
einem anderen Datum. Das aktuelle Datum wird durch
ein rot umrandetes Feld markiert. Um ein anderes Da-
tum zu wählen, klicken Sie auf das entsprechende Feld.
Das gewählte Datum wird dunkler unterlegt. Fett forma-
tierte Einträge kennzeichnen Tage, für die bereits Ter-
mine eingetragen wurden. Über die beiden Schaltflä-
chen mit den Pfeilspitzen wechseln Sie zu zeitlich
benachbarten Monaten. Für einen schnellen Wechsel zu
weiter entfernt liegenden Monaten setzen Sie den
Mauszeiger auf den Monatsnamen in der Titelleiste und
halten die Maustaste gedrückt. Wählen Sie den ge-
wünschten Monat im Listenfeld aus.
Die Tagesansicht
Standardmäßig wird der Kalender in der Tages-
ansicht gestartet ( Abbildung 19.2). Hier ge-
ben Sie Termine ein, die zu einer bestimmten
Tageszeit oder Stunde wahrgenommen werden müssen.
Sie können aber auch andere Ansichten verwenden
( folgende Abschnitte).
Abbildung 19.2  Der Kalender in der Tagesansicht
510
»» Über die beiden Pfeilspitzen neben der Datum-
sanzeige können Sie schnell zum vorherigen oder
zum nächsten Tag wechseln, ohne den Datumsnavi-
gator bemühen zu müssen.
»» Um weitere Zeitbereiche für den aktuellen Tag an-
zeigen zu lassen, benutzen Sie die Bildlaufleiste am
rechten Rand des Teilfensters.
Die Ansicht Arbeitswoche
Ist in der Gruppe Anordnung die Option
Arbeits­woche aktiviert, beinhaltet die Ansicht
nur die Arbeitstage der Woche ( Abbildung
19.3). Welche Tage das sind, können Sie übrigens über
die Kategorie Kalender unter den Outlook-Optionen ein-
stellen. Auch hier können Sie weitere Termine eingeben.
Beachten Sie, dass die beiden Pfeilspitzen neben der
Datumsanzeige Sie hier zur vorigen bzw. nächsten
Arbeits­woche führen.
Abbildung 19.3  Die Ansicht Arbeitswoche
Weitere Ansichten
Daneben stehen Ihnen noch weitere Ansichten zur Ver-
fügung:
»» Einen Überblick über die Termine der laufenden
Woche erhalten Sie in der Wochenansicht .
Hier werden auch die Tage des Wochenendes mit an-
gezeigt.
»» Die Ansicht Monat beinhaltet mehrere Optionen,
über die Sie den Detailgrad einstellen können
( Abbildung 19.4). Die Unterschiede wirken sich
aber erst nach der Eingabe von Terminen aus.
 Der Kalender

den aktuellen Tag anstehenden und die überfälligen

Abbildung 19.4 
Für die Ansicht Monat stehen
Aufgaben angegeben ( Abbildung 19.5). In der Monats-
mehrere weitere Optionen zur ansicht wird diese Liste nicht angezeigt. Durch einen
Verfügung. Doppelklick auf die Aufgabenbeschreibung können Sie
das Formular zur Aufgabe öffnen ( unten).
Navigationshilfen
In der Gruppe Gehe zu der Registerkarte 19.1.2 Einzelne Termine eintragen
Start finden Sie zwei Befehlsschaltflächen, Wenn in einer der Unteransichten der Tages-/Wochen-/
die Ihnen das Durchführen der häufigsten Monatsansicht die Zeitskala angezeigt wird, können Sie
Navigationsaufgaben erleichtern. Sie kön- einfach den Mauszeiger auf ein Feld in dieser Skala be-
nen diese in jeder Ansicht des Kalenders ansprechen. wegen. Daraufhin wird darin Klicken Sie hier, um einen
Termin hinzuzufügen angezeigt. Tun Sie das und geben
»» Ein Klick auf Heute markiert in der eingestell-
Sie dem Termin einen Namen ( Abbildung 19.6). Der
ten Ansicht den aktuellen Tag. Die Ansicht wird
Termin wird dann unter dem eingetragenen Namen zum
dabei nicht gewechselt. Mit einer Ausnahme:
verwendeten Zeitpunkt vermerkt.
Wenn Sie bei eingestellter Ansicht Arbeitswoche an
einem Wochenende auf Heute klicken, werden der
Samstag und der Sonntag mit eingeblendet.
»» Nächste 7 Tage schaltet um zur Anzeige aller
Tage der Woche.

Die Aufgabenleiste
Über die Liste zum Befehl Tägliche
Aufgabenliste in der Gruppe Layout
der Registerkarte Ansicht können Sie
dafür sorgen, dass unterhalb des Ka-
lenders die anstehenden Aufgaben an-
gezeigt werden. Standardmäßig ist die-
se Liste aktiviert, sie kann aber auch Abbildung 19.6  Die Grunddaten für einen Termin können Sie
minimiert oder abgeschaltet werden. Darin sind die für direkt im Kalender eintragen.

Abbildung 19.5 
Der Aufgabenblock
befindet sich unten
im Kalender.

511
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
Um mehr Daten zu einem neuen Termin einzutragen,
müssen Sie das Dialogfeld Termin nutzen. Zum Aufruf
stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
» Am einfachsten ist es, auf der gewünschten Zeitzeile
im Kalender einen Doppelkick auszuführen. Der da-
bei gewählte Tag und Zeitpunkt werden dann bereits
automatisch in die entsprechenden Felder im Dialog-
feld eingetragen.
» Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf ein
solches Feld lassen Sie das Kontextmenü anzeigen,
über das Sie unterschiedliche Termintypen wählen
können. Die Anfangszeiten sind dann durch die Wahl
des angeklickten Felds vorgegeben.
» Wird beispielsweise der für den Termin gewünschte
Tag gerade nicht angezeigt, können Sie auch einfach
im Kalender in der Gruppe Neu der Registerkarte
Start auf Neuer Termin klicken.
» Aus einem anderen Bereich des Programms
Outlook heraus klicken Sie in der Register-
karte Start auf Neue Elemente und wählen
dann die Option Termin.
512
In allen Fällen wird das Fenster Termin angezeigt, in
dem Sie den Termin konkretisieren können. In diesem
zunächst mit Unbenannt – Termin bezeichneten Fens-
ter können Sie weitere Angaben zum Termin definieren
(à Abbildung 19.7). Nach Eingabe einer Bezeichnung
für den Termin im Feld Betreff wird Ihr Eintrag auch als
Name verwendet. Im oberen Bereich des Dialogfelds
finden Sie ein Menüband, dessen Schaltflächen Ihnen
die Arbeit der Eingabe oder die Änderung von Terminen
erleichtern.
Wenn Sie später zusätzliche Daten zu einem
TIPP bereits eingegebenen Termin eingeben oder
die vorhandenen Daten ändern wollen, öffnen Sie das
Dialogfeld durch einen Doppelklick auf die entsprechen-
de Stelle im Kalender.
Auf der Registerkarte Termin tragen Sie die Daten für
den neuen Termin ein:
» Im Feld Betreff geben Sie dem Termin einen Namen.
Dieser wird später im Kalender angezeigt. Wählen
Sie also möglichst eine kurze, aber treffende Be-
zeichnung.
Abbildung 19.7
Die Registerkarte Termin im
Fenster zum Anlegen eines
Termins ermöglicht die Eingabe
der wichtigsten Daten.

» Geben Sie im Feld darunter den Ort an, an dem der
Termin wahrgenommen werden soll. Eine Eintra-
gung ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich dabei
nicht um Ihren üblichen Arbeitsplatz handelt. Über
das Listenfeld können Sie den Ort auch aus den bis-
her verwendeten Eintragungen für dieses Feld aus-
wählen.
» Im Bereich Datum/Uhrzeit tra-
gen Sie den Zeitraum, an dem
der Termin stattfindet, direkt
über die Tastatur ein. Zur Aus-
wahl des Datums können Sie
auch auf die neben den einzel-
nen Feldern stehende Schaltflä-
che mit dem schwarzen Dreieck
klicken und die Daten aus dem dann angezeigten Da-
tumsnavigator auswählen. Verwenden Sie dieselben
Methoden wie im Kalenderelement im Navigations-
bereich oder in der Aufgabenleiste.
» Das Listenfeld zur Auswahl der Uhrzeit er-
laubt die Wahl in Schritten von je einer hal-
ben Stunde. Sollten Sie einen anderen Zeit-
punkt benötigen, können Sie diesen direkt in
das Feld eingeben.
» Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Er-
eignis, wenn es sich um ein solches Ereignis handelt.
Die Felder für die Start- und die Endzeit werden dann
ausgeblendet.
Statt Zahlenangaben können Sie für ein Da-
TIPP tum oder eine Uhrzeit auch eine Beschrei-
bung in Worten – ein sogenanntes AutoDatum – einge-
ben. Die Beschreibung wird dann vom Programm in ein
Zahlenformat umgewandelt. Wenn Sie beispielsweise
heute in zwei Wochen in einem Datumsfeld eingeben,
werden in Outlook die korrekten Zahlen für den Tag, den
Monat und das Jahr angezeigt.
Solange das Fenster Termin geöffnet ist, können Sie
über die Gruppen Optionen und Kategorien des Menü-
bands zusätzlich Feinheiten für den Termin festlegen.
Ist das Fenster bereits geschlossen, können Sie es durch
einen Doppelklick auf den Termin wieder anzeigen las-
sen.
Der Kalender
» Im Feld Erinnerung in der Gruppe Optionen legen Sie
fest, um welche Zeit im Voraus Sie an den Termin
erinnert werden möchten. Die Standardeinstellung
steht auf 15 Minuten – das sollte ausrei-
chen, um zu einem Termin im Hause pünktlich zu
erscheinen. Den Standardwert für den Erinnerungs-
zeitraum stellen Sie im Dialogfeld zu den Outlook-
Optionen in der Kategorie Kalender über die Option
Standarderinnerungen ein.
» Unten in der Liste zum Feld Erinnerung finden Sie
auch die Option Sound. Darüber können Sie die
Klangdatei wählen, mit der Sie auf den Termin auf-
merksam gemacht werden möchten. Deaktivieren
Sie darin die Option Diesen Sound abspielen, wenn
Sie keinen akustischen Hinweis wünschen.
» Über das Listenfeld Anzeigen als be-
stimmen Sie, wie der aktuelle Termin
im Kalender angezeigt werden soll.
Standardmäßig wird die für einen Ter-
min eingegebene Zeitspanne als Be-
schäftigt vermerkt. Unsichere Termine können Sie
beispielsweise als Mit Vorbehalt anzeigen lassen. Die
Einstellung Frei erlaubt es später, zu mit Terminen
besetzten Zeitpunkten noch weitere Termine einzu-
geben.
» Nach einem Klick auf Zeitzonen in der Gruppe Opti-
onen werden zwei zusätzliche Felder eingeblendet,
in denen Sie eine andere Zeitzone wählen können.
Nachdem Sie das getan haben, gelten die bereits
eingegebenen Uhrzeitangaben für den Termin für
diese Zeitzone. Haben Sie beispielsweise die Zeitzo-
ne New York … eingestellt und arbeiten Sie in der
Zeitzone Amsterdam, Berlin …, erscheint der Termin
nach der Bestätigung im Hauptfenster zu einem spä-
teren Zeitpunkt. Das benötigen Sie beispielsweise,
um Ihre Termine mit Kontaktpersonen zu koordinie-
ren, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
» Das Feld Kategorisieren in der Gruppe Ka-
tegorien erlaubt die zusätzliche Wahl einer
Farbe, mit der das Terminfeld im Kalender
angezeigt wird. Sie können diese Option nutzen,
wenn Sie mit verschiedenen Typen von Terminen ar-
beiten – beispielsweise privaten und geschäftlichen
– und später in der Lage sein möchten, diese einfach
zu trennen.
513
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben

» Wenn Sie die Option Privat aktivieren, werden

die zum Termin eingegebenen Informationen nicht
angezeigt, wenn andere Benutzer mit einer entspre-
chenden Berechtigung auf die im Ordner gespei-
cherten Informationen zugreifen.
» Außerdem finden Sie in der Gruppe Kategorien noch
die beiden Optionen Wichtigkeit: hoch und Wich-
tigkeit: niedrig , mit deren Hilfe Sie eine Prioritäts-
stufe für den Termin festlegen können. Standard-
mäßig ist keine dieser Stufen eingestellt, was einer
Priorität Normal entspricht.
Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche
Speichern & schließen in der Gruppe Aktionen.
Der Termin wird dann im Kalender vermerkt.
Die Höhe des Felds in der Zeitskala entspricht der Länge Abbildung 19.8 Das Dialogfeld Terminserie
des Termins.
Termin
19.1.3 Wiederkehrende Termine verwenden
Unter Termin können Sie einen Start- und einen End-
In ihrer Standardform sind Termine einmalig, sie er-
zeitpunkt oder – ersatzweise für den Endzeitpunkt –
scheinen daher auch nur einmal im Kalender. Sie kön-
eine Dauer für den wiederkehrenden Termin angeben.
nen aber im Kalender mit sogenannten Serien arbeiten,
Sollten Sie diese Daten bereits im Dialogfeld Termin
bei denen sich Termine oder Ereignisse in bestimmten
festgelegt haben, werden sie von dort aus übernom-
Abständen wiederholen – beispielsweise bei einer wö-
men, können hier aber editiert werden.
chentlichen Teambesprechung oder bei Jahrestagen.
Bei der Kalenderfunktion von Microsoft Outlook müs- Serienmuster
sen Sie dafür keine separaten Kalendereinträge erstel-
Wählen Sie unter Serienmuster im linken Bereich die
len, sondern Sie definieren sogenannte Terminserien
Periode, mit der die Aufgabe auftaucht. Standardmäßig
anhand eines Musters und einer Dauer. Diese Termine
ist hier Wöchentlich gewählt. Je nach Wahl der Option
werden dann automatisch an den entsprechenden
ändern sich die sonstigen Möglichkeiten zur Einstellung
Tagen in den Kalender eingetragen.
in diesem Bereich.
Terminserie definieren » Die Option Täglich erlaubt die Festlegung für jeden
Wählen Sie im Fenster zur Definition des Termins Tag, für einen bestimmten Tagesrhythmus – bei-
die Schaltfläche Serientyp in der Gruppe Optio- spielsweise jeden dritten Tag – oder jeden Arbeits-
nen. Sie können auch direkt im Kalender den Be- tag.
fehl Neue Terminserie aus dem Kontextmenü zu einer
» Mit Wöchentlich können Sie über Jede/Alle fest-
Zeitzeile wählen. Im Dialogfeld Terminserie spezifizie-
legen, ob der Termin für jede Woche oder mit be-
ren Sie das Wiederholungsmuster für den Termin
stimmten Abständen gelten soll. Außerdem können
(à Abbildung 19.8).
Sie den oder die gewünschten Tag(e) bestimmen
(à Abbildung 19.8).
Wenn Sie einen als wiederkehrend definier-
TIPP ten Termin wieder in einen normalen – ein- » Haben Sie die Option Monatlich gewählt, können Sie
maligen – Termin umwandeln möchten, klicken Sie im entweder den Termin auf einen bestimmten Tag ei-
Dialogfeld Terminserie auf die Schaltfläche Serie entfer- nes Monats oder einen Wochentag einer bestimmten
nen in der unteren rechten Ecke.

514

Woche im Monat legen – beispielsweise jeden ersten
Montag im Monat.
»» Bei Wahl der Option Jährlich können Sie entweder
mit der Variante Jedes/Alle … Jahr(e) ein festes
Datum im Jahr bestimmen oder mit Am ein auf die
Kalenderwoche bezogenes Datum angeben. Welche
Tage der Woche als Arbeitstage gelten sollen, be-
stimmen Sie über die Kalenderoptionen.
Seriendauer
Im unteren Bereich des Dialogfelds Terminserie können
Sie festlegen, von wann bis wann die Serie dauern soll.
Als Beginn wird – wenn vorhanden – das im Dialogfeld
Termin eingegebene Datum als Voreinstellung über-
nommen. Sie können es direkt im Feld editieren oder
dazu den Datumsnavigator verwenden. Legen Sie au-
ßerdem über eines der Felder Kein Enddatum, Endet
nach oder Endet am fest, wie lange die Terminserie dau-
ern soll.
Ergebnis
Bestätigen Sie nach der Definition des Zeitras-
ters über die Schaltfläche OK. Ihre Einstellun-
gen werden im Dialogfeld Termin in der mit Se-
rie bezeichneten Zeile angegeben. Speichern Sie dann
die Serie genauso, wie Sie auch einen Einzeltermin spei-
chern. Er wird anschließend im Kalender angezeigt. Die
Länge des Felds charakterisiert wieder die Zeitdauer
des Termins.
Bearbeiten einer Terminserie
Nach der Definition einer Terminserie können Sie diese
bearbeiten. Doppelklicken Sie auf den Termin. Über das
Dialogfeld Terminserie öffnen müssen Sie festlegen, ob
Sie die gewünschten Änderungen für alle zukünftigen
Termine oder nur für einen einzelnen Termin der Serie
durchführen möchten. Durch Wahl von Dieses Serie-
nelement öffnen haben Sie die Möglichkeit, Änderun-
gen zu dem speziellen Einzeltermin vorzunehmen, ohne
die anderen Termine der Serie zu beeinflussen.
»» Um eine Änderung in allen Terminen der Serie durch-
zuführen, wählen Sie Die Serie öffnen. Das Dialog-
feld Terminserie wird angezeigt. In diesem können
Sie beispielsweise den Ort oder den Betreff ändern.
Der Kalender
»» Um den Zeitpunkt, das Serienmuster oder die
Seriendauer für alle Termine einer Serie zu
ändern, rufen Sie den Menübefehl Serientyp
auf oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltflä-
che und ändern Sie dann die gewünschten Optionen.
»» Wenn Sie nur den aktuellen Termin der Serie än-
dern möchten, öffnen Sie diesen Termin, wählen
im Dialogfeld Terminserie öffnen die Option Dieses
Serienelement öffnen und nehmen die Änderungen
auf der Registerkarte Termin vor. Beispielsweise
könnten Sie festlegen, dass dieser Einzeltermin aus-
nahmsweise vorverlegt wird, oder Sie fügen speziel-
le Kommentare hinzu.
19.1.4 Ereignisse
Ein Ereignis ist eine Aktivität, die mindestens 24 Stun-
den dauert. Beispiele für Ereignisse sind eine Messe, Ihr
Urlaub oder ein Kurs. Wie im Fall der Termine können Er-
eignisse einmalig oder im jährlichen Rhythmus auftau-
chen. Ereignisse und jährliche Ereignisse belegen keine
Zeitblöcke in Ihrem Kalender; stattdessen erscheinen
sie als Banner unterhalb der Tagesbezeichnung.
Einmalige Ereignisse
Ein Standardereignis ist einmalig und kann zwischen ei-
nem und mehreren Tagen dauern. Zur Eingabe in den
Kalender gehen Sie genauso vor wie bei der Eingabe ei-
nes normalen Termins. Aktivieren Sie im Fenster für die
Termindaten dann die Option Ganztägiges Ereignis. In
dem dann mit Unbenannt – Ereignis bezeichneten Dia-
logfeld können Sie die Details dazu festlegen. Nach Ein-
gabe einer Bezeichnung für das Ereignis im Feld Betreff
wird der Eintrag auch als Name verwendet.
Die einzelnen Felder im Dialogfeld Ereignis unterschei-
den sich nicht wesentlich von denen im Dialogfeld Ter-
min ( Abbildung 19.7 auf Seite 512). Beachten Sie aber
die folgenden Abweichungen:
»» Als Eckdaten für den Beginn und das Ende stehen
Ihnen also nur die Datumsangaben zur Verfügung.
»» Legen Sie im Feld Beginnt um den Anfangstag des
Ereignisses fest. Durch eine Eingabe in diesem Feld
ändern Sie gleichzeitig die Eintragung im Feld Endet
um auf dasselbe Datum.
515
Kapitel 19  •  Der Kalender und die Aufgaben
»» Falls es sich um ein mehrtägiges Ereignis handelt,
ändern Sie den Wert im Feld Endet um besser erst,
nachdem Sie die Eintragung im Feld Beginnt um
durchgeführt haben.
»» Wenn Sie nach der Eingabe von Anfangs- und End-
termin später den Anfangstermin verschieben, wird
auch der Endtermin um dieselbe Anzahl von Tagen
verschoben, die Länge des Ereignisses bleibt gleich.
Für das Feld Gebucht wird standardmäßig
die Eintragung Frei eingestellt. Sie können
also weiterhin Termine für die durch das
Ereignis belegte Zeitspanne annehmen –
beispielsweise für ein Treffen während ei-
nes Messebesuchs oder den Besuch des Zahnarztes an
Ihrem Geburtstag. Wollen Sie eine solche Doppelbele-
gung ausschließen, wählen Sie eine andere Option.
Wiederkehrende Ereignisse
Wie Termine können sich auch Ereignisse in ei-
nem bestimmten Rhythmus wiederholen. Selbst
in einem solchen Fall brauchen Sie die Daten nur
einmal anhand eines Musters zu definieren. Diese Ereig-
nisse werden dann automatisch an den entsprechenden
Tagen in den Kalender eingetragen. Wählen Sie im Dia-
logfeld zur Definition des Ereignisses die Schaltfläche
516
Serientyp. Im Dialogfeld Terminserie spezifizieren Sie
das Wiederholungsmuster für den Termin. Auch dieses
Dialogfeld entspricht in der Struktur seiner Entspre-
chung bei der Eingabe von einzelnen Terminen
( Abbildung 19.8 auf Seite 514) Aufgrund des Ereignis­
charakters ist die Dauer mit einer ganzen Zahl von Ta-
gen angegeben. Als Voreinstellung werden die – gege-
benenfalls bereits vorgenommenen – Eintragungen im
Dialogfeld Ereignis übernommen. Sie können hier aber
Änderungen dieser Daten vornehmen. Für das Serien-
muster stehen – wie im Fall eines Serientermins – die
Optionen Täglich, Wöchentlich, Monatlich und Jährlich
zur Verfügung.
19.1.5 Mit Terminen arbeiten
Nach der Eingabe und Speicherung werden die Termine
in jeder Ansicht des Kalenders vermerkt ( Abbildung
19.9). Sie können sie darin kontrollieren und bearbeiten.
Wie bei den Vorgängerversionen des Programms kön-
nen Sie durch einen Doppelklick auf einen Eintrag das
Terminfenster wieder anzeigen lassen und dort Details
zum Termin einsehen oder Änderungen durchführen.
Wenn es sich bei der Eintragung um eine Terminserie
handelt, müssen Sie angeben, ob Sie einen einzelnen
Termin dieser Serie oder die gesamte Serie anzeigen
Abbildung 19.9 
Einige Termine in der
Ansicht Arbeitswoche

lassen wollen. Änderungen müssen Sie speichern, bevor
Sie das Fenster schließen.
Neu bei der Version 2010 ist, dass nach dem Markieren
eines Termins durch einen Einfachklick die Registerkar-
te Kalendertools/Termin angezeigt wird (à Abbildung
19.10). Sie finden darin praktisch dieselben Möglichkei-
ten zur Bearbeitung wie im Terminfenster.
Termine verschieben
Um einen Termin zu verschieben, können Sie das da-
zugehörende Formular öffnen und in diesem die neu-
en Zeitangaben vornehmen. Einfacher ist es aber, das
entsprechende Element im Kalender über die Maus auf
eine neue Uhrzeit oder im Datumsnavigator auf ein neu-
es Datum zu verschieben. Beim Ändern eines Termins,
an dem außer Ihnen noch andere Personen beteiligt
sind – beispielsweise eine Besprechung –, werden Sie
gefragt, ob diese über Ihre Änderungswünsche infor-
miert werden sollen.
» Zum Ändern des Termins unter Beibe-
halten seiner Länge setzen Sie den
Mauszeiger in die obere linke Ecke des
Elements. Um den Termin zu einem anderen Zeit-
punkt am selben Tag zu verschieben, bewegen Sie
das Element zum gewünschten Anfangszeitpunkt in
der Tagesspalte der Ansicht. Zum Verschieben auf
einen anderen Tag zum selben Zeitpunkt bewegen
Sie das Element auf den gewünschten Tag im Da-
tumsnavigator. Um sowohl das Datum als auch die
Uhrzeit eines Termins zu ändern, verschieben Sie
den Termin zuerst im Datumsnavigator auf das ge-
wünschte Datum, klicken im Datumsnavigator auf
das Datum und ziehen den Termin dann im Kalender
auf die gewünschte Stunde.
» Um die Dauer eines Termins nach hin-
ten zu verändern, setzen Sie den Maus-
zeiger auf den unteren Rand des Ele-
Der Kalender
Abbildung 19.10
Die Registerkarte Kalender-
tools/Termin
ments. Ein Doppelpfeil wird angezeigt. Verlängern
oder verkürzen Sie den Termin durch Verschieben
des unteren Rands. Entsprechend können Sie die
Dauer des Termins durch Verschieben des Anfangs-
zeitpunkts verändern.
Handelt es sich bei dem zu verschieben-
ACHTUNG den Termin um eine Terminserie, wird
nur die ausgewählte Instanz des Termins verschoben.
Um alle Instanzen eines Termins zu verschieben, öffnen
Sie den Termin, benutzen Sie den Befehl Serientyp und
ändern Sie das Serienmuster.
19.1.6 Besprechungen und Terminplanung
Neben Ihren persönlichen Terminen erlaubt Microsoft
Outlook auch die Koordination von Terminen mit ande-
ren Personen. Dazu dienen die beiden Bereiche Bespre-
chungen und Terminplanung.
Besprechungen
Einen Sonderfall der Termine finden Sie in den soge-
nannten Besprechungen. Dies sind Termine, zu denen
Sie andere Personen einladen. Um eine Besprechung
einzurichten, klicken Sie im Programmbereich Kalender
auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue
Besprechung . Oder wählen Sie in einem
beliebigen Programmbereich den Befehl Besprechung
aus der Liste zur Schaltfläche Neue Elemente in der
Gruppe Neu.
Hatten Sie bereits einen Termin festgelegt, mar-
kieren Sie diesen und klicken Sie in der Gruppe
Teilnehmer der Registerkarte Kalendertools/
Termin auf Teilnehmer einladen. Die Daten des vorher
markierten Termins werden dann im Dialogfeld über-
nommen.
Das zeigt das Dialogfeld Besprechung an, das dem
Terminfenster ähnelt, aber weitere Elemente aufweist
517
Kapitel 19  •  Der Kalender und die Aufgaben
( Abbildung 19.11). Automatisch wird auch die Register-
karte Besprechung aktiviert.
Geben Sie zunächst wieder die Grunddaten für den
Termin ein:
»» Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein.
»» Geben Sie im Feld Ort eine Beschreibung oder einen
Ort ein. Wenn Sie ein Microsoft-Exchange-Konto ver-
wenden, klicken Sie auf Räume, um einen der ver-
fügbaren Räume auszuwählen.
»» Wählen Sie in den Listen Beginnt und Endet die
Start- und Endzeiten für die Besprechung aus. Wenn
Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis akti-
vieren, wird das Ereignis als ganztägiges Ereignis an-
gezeigt, das von Mitternacht bis Mitternacht dauert.
»» Möchten Sie Besprechungen basierend auf einer
anderen Zeitzone planen, klicken Sie auf der Regis-
terkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf
Zeitzonen.
»» Geben Sie im Textkörper für die Besprechung Infor-
mationen ein, die Sie für die Empfänger freigeben
möchten. Sie können auch Dateien anfügen.
518
Abbildung 19.11 
Teilnehmer einladen
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche An. Im Dialogfeld
können Sie die Teilnehmer und gegebenenfalls auch die
benötigten Ressourcen auswählen.
»» Markieren Sie die Namen der für die Besprechung
notwendigen Personen und klicken Sie auf die
Schaltfläche Erforderlich. Verfahren Sie entspre-
chend mit optional notwendigen Teilnehmern.
»» Um den Namen einer eingeladenen Person wieder
zu entfernen, markieren Sie ihn und drücken Sie auf
die ¢-Taste.
»» Wenn Sie über den Microsoft Exchange Server arbei-
ten, können Sie nicht nur Personen zu Besprechun-
gen einladen, sondern auch Ressourcen einplanen
– beispielsweise den Konferenzraum, in dem die Be-
sprechung stattfinden soll, oder den Projektor, den
Sie für eine Präsentation benötigen. Damit Sie eine
Ressource einplanen können, muss die Ressource
von einer Person in der Organisation so eingerich-
tet worden sein, dass sie auf dem Server über ein
eigenes Postfach verfügt. Weiterhin muss Ihnen die
Berechtigung erteilt worden sein, Ressourcen, die
diese Ressource einschließt, einzuplanen.

Schließen Sie anschließend das Dialogfeld durch einen
Klick auf OK. Die eingeladenen Personen werden im
oberen Bereich des Terminformulars angezeigt. Die Da-
ten zu den eigentlichen Besprechungsterminen können
wie andere im Terminformular eingegeben werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die
Einladungen abzuschicken. Besprechungsanfra-
gen werden wie normale E-Mail-Nachrichten ge-
sendet und empfangen. Es gelten also hier die für die
Kommunikation festgelegten Einstellungen ( Kapitel
18). Nach dem Senden wird die Anfrage in Ihrem Kalen-
der als Termin vermerkt.
Besprechungsanfragen beantworten
Die Besprechungsanfrage wird wie eine normale E-Mail-
Nachricht empfangen. Nach dem Öffnen werden die
Daten der Anfrage in einem Kalender und als Text ange-
zeigt ( Abbildung 19.12). Die Anfrage verfügt über die
eigene Registerkarte Besprechung.
Der Kalender
Über die Optionen zur Schaltflä-
che Antwort ändern können Sie
Annehmen, Mit Vorbehalt zusagen,
Ablehnen oder eine Andere Zeit
vorschlagen. Wenn Sie auf die
Schaltfläche Annehmen klicken,
können Sie über ein Dialogfeld
entscheiden, ob Sie Ihrer Zusage
vor dem Senden eine Bemerkung zufügen möchten.
Über Antwort vor dem Senden bearbeiten können Sie
der Antwort auf die Anfrage noch zusätzliche Informa­
tionen hinzufügen.
Nach dem Antworten auf eine solche Anfrage wird die-
se standardmäßig aus dem Posteingang entfernt und im
Ordner Gelöschte Elemente gespeichert. Das geschieht
aber nur dann, wenn die Option Besprechungsanfra-
gen und -benachrichtigungen nach Antwort aus Post-
eingang löschen im Bereich E-Mail unter den Outlook-
Optionen aktiviert ist ( Kapitel 20). Falls Sie zugesagt
Abbildung 19.12 
Eine Besprechungsanfrage
519
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
haben, wird der Termin der Besprechung zusätzlich in
Ihren Kalender eingetragen.
Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im
Posteingang angezeigt. Sie können die Antworten ver-
folgen, indem Sie eine Besprechung öffnen und im Dia-
logfeld Besprechung auf der Registerkarte Teilnehmer-
verfügbarkeit auf Teilnehmerstatus anzeigen klicken.
Sie haben auch die Möglichkeit, einer bestehenden
Besprechung Personen hinzuzufügen oder eine Bespre-
chung neu anzusetzen.
Besprechungsserien
Sie können auch zu Besprechungsserien einladen. Ge-
hen Sie dazu zunächst genauso vor wie bei der Einla-
dung zu einer Einzelbesprechung: Geben Sie im Dialog-
feld Besprechung den oder die Namen der Person(en)
ein, die Sie zu der Übertragung einladen möchten, ge-
ben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung für die Be-
sprechung ein und wählen Sie in den Feldern Beginnt
um und Endet um jeweils einen Zeitpunkt.
Klicken Sie im Formular Besprechung auf die Schaltflä-
che Serientyp und legen Sie das Muster fest. Senden
Sie dann die Einladung(en) ab. Dabei verfahren Sie im
Prinzip genauso wie beim Festlegen eines normalen
Serientermins (à oben).
520
19.1.7 Terminplanung
Mit Hilfe der Planungsfunktion im Kalender können
Sie für einen neuen Termin einen Zeitpunkt suchen
(lassen), der nicht mit schon vorhandenen Terminen
in Konflikt steht. Dabei können Sie als Randbedingung
entweder die Termine in Ihrem Kalender oder – bei Be-
sprechungen – die Termine aller Besprechungsteilneh-
mer berücksichtigen. Die Techniken dafür sind in beiden
Fällen identisch, beim Planen von Besprechungen kom-
men jedoch zusätzliche Elemente zum Einsatz.
Es empfiehlt sich generell, vorher einen Tag
TIPP oder eine Uhrzeit im Kalender zu markieren.
Dieser Termin wird dann als Startzeitpunkt für die Pla-
nung übernommen.
Eigene Termine planen
Um den Terminplaner allein für die Arbeit im
eigenen Kalender einzusetzen, wechseln Sie
im Termin-Fenster zur Terminplanung. Dazu
klicken Sie in der Gruppe Anzeigen im Menüband auf die
gleichnamige Schaltfläche. Es empfiehlt sich, vorher im
Kalender den entsprechenden Tag oder Zeitraum zu
kennzeichnen. Im rechten Teil des Fensters können Sie
in einer Zeitachsenansicht den geplanten Termin ein-
ordnen (à Abbildung 19.13):
Abbildung 19.13
Die Terminplanung im
Termin-Fenster
 Der Kalender

»» Bereits vorher eingetragene Termine werden in der
Zeitachse durch blaue Blöcke gekennzeichnet.
»» Die im Kalender oder im Dialogfeld Termin gegebe-
nenfalls vorher gewählte Zeitspanne wird als senk-
rechter Balken in der Zeitachse markiert.
»» Über das Listenfeld Zoom in der oberen
linken Ecke können Sie den Maßstab der Dar-
stellung der Zeitachse festlegen und so ent-
weder mehr Details oder eine längere Zeit-
spanne anzeigen lassen.
Ihre Aufgabe besteht nun darin, für den neuen Termin
einen Platz zu finden, der noch nicht durch einen ande-
ren Termin belegt ist:
»» Dazu können Sie den Terminbalken mit der Maus zu
anderen Zeiten verschieben, indem Sie eine andere
Stelle im Zeitraster anklicken. Sie können ihn gege-
benenfalls auch verkürzen oder erweitern, wenn Sie
die für den Termin vorgesehene Zeitdauer ändern
wollen. Diese Daten können Sie auch über die Felder
Beginnt und Endet unterhalb des Felds mit der Zeit-
achse regeln.
»» Durch Anklicken einer der beiden Schaltflächen
AutoAuswahl oder << können Sie
den neuen Terminblock automatisch auf die nächste
oder vorherige freie Stelle im Kalender verschieben
lassen.
Abschließend bestätigen Sie die Einstellungen durch ei-
nen Klick auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
Der Termin wird in Ihrem Kalender vermerkt.
»» Zur Wahl der Teilnehmer und Ressourcen klicken Sie
auf die Schaltfläche Weitere einladen. Im Unterme-
nü legen Sie fest, ob Sie die Teilnehmer aus Ihrem
Adressbuch oder einem öffentlichen Ordner hinzu-
fügen wollen. Bei den Teilnehmern können Sie unter-
scheiden, ob es sich dabei um erforderliche oder um
zusätzliche Personen handelt.
»» Über das Menü zur Schaltfläche Optionen bestim-
men Sie, wie bei der Planung vorgegangen werden
soll. Über das Untermenü zum Befehl AutoAuswahl
darin können Sie beispielsweise angeben, welche
Personen und Ressourcen bei der Planung mit be-
rücksichtigt werden sollen.
Anschließend gehen Sie genauso wie bei der Planung
Ihrer eigenen Termine vor. Hier werden allerdings die
freien Zeiten aller eingeladenen Personen und der be-
nötigten Ressourcen berücksichtigt. Mit der AutoAus-
wahl können Sie einen freien Zeitraum für alle Teilneh-
mer suchen.
19.1.8 Den Kalender veröffentlichen
Sie können Ihre Kalenderinformationen für andere Per-
sonen freigeben. Die Werkzeuge dazu finden Sie im Kon-
textmenü zum Kalender im Navigationsbereich – spezi-
ell im Untermenü zum Befehl Freigeben ( Abbildung
19.14).

Gruppentermine planen
Um bei der Planung die Termine in den Kalendern meh-
rerer Personen berücksichtigen zu können, müssen Sie
Zugang zu deren Kalendern haben.
Wählen Sie den Befehl Neue Besprechung. Im
Dialogfeld Besprechung planen legen Sie den
Termin fest und klicken dann auf Terminpla-
nung. Ihnen wird wieder ein Fenster angezeigt, das dem
oben beschriebenen für die Terminplanung entspricht
( Abbildung 19.13). Hier müssen Sie zunächst die Teil-
nehmer festlegen und deren Termine abfragen. Abbildung 19.14  Das Kontextmenü zu einem Kalender

521
Kapitel 19  •  Der Kalender und die Aufgaben
Standardmäßig finden Sie hier zumindest zwei wichtige
Optionen:
»» Sie können einen Kalender, den Sie besitzen, in einer
E-Mail-Nachricht an andere Personen senden. Hier-
bei handelt es sich um eine Art Internetkalender, der
als Kalendersnapshot bezeichnet wird. Dafür benut-
zen Sie den Link Kalender per E-Mail senden.
»» Sie können außerdem – und das ist vielleicht noch
interessanter – Ihren Kalender veröffentlichen und
festlegen, wer auf den Kalender zugreifen darf.
Dafür dient beispielsweise der Link Auf Office.com
veröffentlichen.
Kalender über E-Mail senden
Sie können Ihren Kalender in einer E-Mail-Nachricht an
andere Personen senden. Hierbei handelt es sich um
eine Art Internetkalender, der als Kalendersnapshot
bezeichnet wird. Der Kalender wird im Text der E-Mail-
Nachricht angezeigt. Ein Outlook-Benutzer, der den
Kalendersnapshot empfängt, kann den Kalender als
Outlook-Kalender öffnen. Dabei lassen sich der Kalen-
dersnapshot und der aktuelle Kalender nebeneinander
oder überlagert anzeigen.
Klicken Sie im Kontextmenü zum Kalender im Naviga-
tionsbereich auf den Befehl Freigeben und wählen Sie
dann Kalender per E-Mail senden. Das Dialogfeld Ka-
lender über E-Mail senden wird angezeigt ( Abbildung
19.15).
Abbildung 19.15  Einen Kalender über E-Mail senden
522
»» Wählen Sie zuerst aus der Liste Kalender den zu
sendenden Kalender aus. Hier ist standardmäßig
Ihr Standardkalender ausgewählt. Dies ist der, der
zum Anzeigen Ihrer Frei/Gebucht-Informationen für
andere Benutzer verwendet wird und der außerdem
Besprechungsanfragen annimmt.
»» Wählen Sie nun aus der Liste Datums-
bereich den Umfang der in die Nach-
richt einzuschließenden Kalender­
daten aus. Wenn Sie einen großen
Datumsbereich wählen, wird eine große E-Mail-Nach­
richt erstellt. Sie können auch die Option Datum
­angeben wählen, um einen benutzerdefinierten Da-
tumsbereich einzugeben.
»» Wählen Sie in der Liste Detail die Art der Daten aus,
die den Empfängern angezeigt werden sollen. Stan-
dardmäßig ist nur die Option Nur Verfügbarkeit aus-
gewählt. Keine der Optionen schließt als privat ge-
kennzeichnete Elemente ein, es sei denn, Sie ändern
in der Option Erweitert die Verfügbarkeitsoption.
»» Optional können Sie die eingeschlossenen Informati-
onen auf die Arbeitszeit beschränken, indem Sie das
Kontrollkästchen Nur Zeit innerhalb meiner Arbeits-
zeit anzeigen auswählen. Klicken Sie auf den Link
Arbeitszeit festlegen, um Ihre Arbeitszeit festzule-
gen ( folgende Abschnitte).
»» Wenn Sie auf die Schaltfläche Einblenden neben
Erweitert klicken, können Sie weitere Optionen ein-
stellen: Details von als privat markierten Elementen
einschließen ist nur wählbar, wenn für Details Einge-
schränkte Details oder Alle Details festgelegt sind.
Das Vorhandensein privater Elemente wird ausge-
schlossen, weitere Informationen werden jedoch
nicht freigegeben. Mit Anlagen in Kalenderelemen-
ten einschließen werden alle Anlagen in Kalender-
elementen mit in die Nachricht eingeschlossen Für
diese Option muss Detail auf Alle Details festgelegt
sein. Dadurch kann die Größe der E-Mail-Nachricht
erheblich zunehmen.
»» Unter E-Mail-Layout können Sie auf Tagesplan oder
Liste der Ereignisse klicken, um Ihren Zeitplan oder
eine Liste der Ereignisse einzufügen.
 Der Kalender

Nach einem Klick auf OK wird eine Nachricht er-

stellt, die die von Ihnen vorher festgelegten Da-
ten enthält. Wenn der Kalender keine Elemente
enthält, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie
die Option haben, die E-Mail-Nachricht abzubrechen.
Geben Sie im Feld An die Adresse der Person ein, an die
Sie die Abonnementinformationen senden möchten,
und klicken Sie auf Senden. Empfänger von Kalender-
snapshots empfangen Änderungen am Kalender nur,
wenn Sie einen neuen Kalendersnapshot senden.

Auf Office.com veröffentlichen

Um Ihren Kalender zu veröffentlichen, klicken Sie im
Kontextmenü zum Kalender im Navigationsbereich auf
den Befehl Freigeben und wählen Sie dann Auf Office.
com veröffentlichen. Wenn Sie Zugriff auf einen Web-
server haben, der das WebDAV-Protokoll unterstützt,
können Sie Ihren Kalender stattdessen auf diesem Ser-
ver veröffentlichen. Beim Veröffentlichen auf Office.
com können Sie jedoch besser steuern, wer auf Ihren
Kalender zugreift.
Wenn Sie zum ersten Mal einen Kalender
ACHTUNG auf Office.com veröffentlichen, müssen
Sie sich mit Ihrem Windows Live ID-Konto anmelden.
Verfügen Sie über kein Konto, können Sie ein Konto er-
stellen. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bild-
schirm. Klicken Sie auf Anmelden und geben Sie Ihre
Adresse und das Kennwort ein. Sie müssen die Nut-
zungsbedingungen lesen, Ihre Adressen eingeben und
auf Ich stimme zu klicken. Geben Sie dann die Daten zu
Ihrem Benutzerprofil ein und klicken Sie auf Weiter. Kli-
cken Sie abschließend auf Fertig stellen, um den Kalen-
der zu veröffentlichen.
Anschließend wird das Dialogfeld Kalender auf Microsoft
Office.com veröffentlichen angezeigt. Darin legen Sie
die Details zur Veröffentlichung fest (à Abbildung 19.16).
» Wählen Sie im Bereich neben Zeitspanne
die Anzahl der Tage, für die Sie Ihren
Kalender freigeben möchten.
» Wenn Sie auf den Pfeil neben Detail klicken, können
Sie die Anzahl der Details auswählen, die Sie freige-
ben möchten.
Abbildung 19.16 Den Kalender auf Microsoft Office.com
veröffentlichen
» Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen
Nur Zeit innerhalb meiner Arbeitszeit anzeigen, um
die Anzeige der freigegebenen Details auf solche
zu beschränken, die innerhalb Ihrer angegebenen
Arbeitszeit liegen.
» Wählen Sie neben Berechtigungen, ob Ihre Kalen-
derinformationen von jedermann oder nur von be-
stimmten Personen angezeigt werden können. Wenn
Sie hier Nur eingeladene Benutzer … wählen, erzeu-
gen Sie einen eingeschränkten Zugriff. Es können
also nur Benutzer, die Sie einladen, Ihren Kalender
auch tatsächlich anzeigen. Bei der Wahl dieser Op-
tion wird nach dem Veröffentlichen des Kalenders
eine Freigabe-E-Mail-Nachricht geöffnet. Diese Nach-
richt können Sie an die E-Mail-Adressen sämtlicher
Personen senden, denen Sie Zugriff auf Ihren Ka-
lender gewähren möchten. Die Freigabenachricht
enthält einen Hyperlink zu dem Kalender sowie eine
beliebige, von Ihnen verfasste Nachricht.
Mit Jeder kann diesen Kalender abonnieren erzeu-
gen Sie einen uneingeschränkten Zugriff: Eine An-
meldung per Windows Live ID-Konto oder mittels
eines anderen Diensts ist nicht erforderlich.
» Nach einem Klick auf Erweitert wird ein Dialogfeld
angezeigt, in dem Sie die Upload-Methode auswäh-
len. Außerdem können Sie hier angeben, ob die an
dem Outlook-Kalender vorgenommenen Aktualisie-
rungen automatisch auf Office.com wiedergegeben
werden sollen.

523
Kapitel 19  •  Der Kalender und die Aufgaben
Klicken Sie abschließend auf OK. Nach der Freigabe ei-
nes Kalenders ändert sich das Kalendersymbol im Navi-
gationsbereich.
Nach dem erfolgreichen Freigeben des Kalenders kön-
nen Sie andere Personen zum Anzeigen und Abonnie-
ren des Kalenders einladen. Klicken Sie auf Ja, um an-
dere Personen über den veröffentlichten Kalender zu
informieren, wenn Sie zum Senden einer freigegebenen
Einladung aufgefordert werden.
Dem Nachrichtentext lassen sich beliebige Inhal-
te hinzufügen. Ein Hyperlink zu dem veröffent-
lichten Kalender wird der Nachricht beim Sen-
den automatisch hinzugefügt. Wenn Sie zum
Senden der freigegebenen Nachricht bereit sind, kli-
cken Sie auf Senden.
Änderungen an der Freigabe
Wenn Sie Änderungen an einem auf Office.com frei-
gegebenen Kalender vornehmen möchten, klicken Sie
im Navigationsbereich des Kalenders mit der rechten
Maustaste auf den freigegebenen Kalender, wählen
Sie im Kontextmenü Freigeben. Im Untermenü finden
Sie dann eine Reihe zusätzliche Optionen ( Abbildung
19.17). Beispielsweise wird mit Optionen für die Veröf-
fentlichung ändern das schon bekannte Dialogfeld Ka-
lender auf Office.com veröffentlichen wieder angezeigt
( Abbildung 19.16). Ändern Sie darin die Details zur Ver-
öffentlichung.
Abbildung 19.17  Die Optionen zu einem freigegebenen Kalender
524
19.2 Die Aufgaben
Mithilfe der Funktionen im Modul Aufgaben können Sie
Aktivitäten – ähnlich wie bei einer handgeschriebenen
Aufgabenliste – nachverfolgen. Aufgaben sind mit den
Terminen im Kalender insofern verwandt, als auch die-
se meist an einen bestimmten Zeitpunkt geknüpft sind.
Deswegen weisen die Funktionen in diesem Modul auch
Ähnlichkeiten mit denen im Bereich Kalender auf. Auf-
gaben müssen aber nicht mit einem Termin verbunden
sein.
19.2.1 Die Elemente des Bereichs
Zur Anzeige der Aufgaben wählen Sie in
der Navigationsleiste oder über die Ord-
nerliste den Ordner Aufgaben. Über In
neuem Fenster öffnen im Kontextmenü
zum Symbol in der Navigationsleiste öff-
nen Sie den Bereich in einem separaten
Fenster. Die von Ihnen definierten oder von anderen
Personen übernommenen Aufgaben werden in der Auf-
gabenliste verwaltet und können dort bearbeitet wer-
den.
Die Symbole in der ersten Spalte der Tabelle beschrei-
ben unterschiedliche Arten von Aufgaben. Ein Häkchen
in der zweiten Spalte zeigt an, dass die Aufgabe bereits
erledigt ist. Beachten Sie auch die folgenden Formatie-
rungen: Ist eine Aufgabe bereits überfällig, wird sie in
der Aufgabenleiste rot markiert. Wird sie grau ange-
zeigt, haben Sie sie als erledigt eingestuft. Zusätzlich
wird sie durchgestrichen. Diese Farben lassen sich über
die Kategorie Aufgaben unter den Outlook-Optionen
ändern ( Kapitel 20). Durch einen Klick in eine Spalte
der Überschriftenzeile können Sie die Liste nach diesem
Parameter sortieren lassen.
Die Ansichten
Die Aufgaben werden standardmäßig
in einer Tabellendarstellung angezeigt,
die als Vorgangsliste bezeichnet wird.
Darin werden die anstehenden Aufga-
ben in Termingruppen angezeigt. Die Liste ist standard-
mäßig gefiltert, so dass nur die noch nicht erledigten
Aufgaben erscheinen. Andere Formen der Ansicht sind
möglich. Diese wählen Sie über den Katalog zu Ansicht

ändern in der Gruppe Aktuelle Ansicht der Registerkar-
te Ansicht (à Abbildung 19.19).
Abbildung 19.19 Diverse Ansichten stehen zur Verfügung.
Beispielsweise können Sie über die Ansicht Einfache Lis-
te alle definierten Aufgaben anzeigen lassen, inklusive
derer, Sie sie schon erledigt haben. Die Mehrzahl dieser
Ansichten verwendet eine Tabellenform und weist zu-
Die Aufgaben
Abbildung 19.18
Die Aufgaben in der
Vorgangsliste
mindest ein Symbol, den Namen der Aufgabe und meist
auch das Fälligkeitsdatum auf. Einige Ansichten halten
zusätzliche Informationen über die einzelnen Aufgaben
bereit.
Mithilfe des Befehls Ansichten verwalten im
TIPP Katalog zu Ansicht anpassen können Sie die-
se Voreinstellungen Ihren Wünsche anpassen. Beispiels-
weise lassen Sie andere Felder anzeigen, die Elemente
anders sortieren oder die Anzeige filtern.
Die Formen der Sortierung
Über die Optionen zum Befehl Anordnen nach in
der Gruppe Anordnung der Registerkarte An-
sicht haben Sie die Wahl, wie die einzelnen Auf-
gaben in der eingestellten Ansicht sortiert werden sol-
len (à Abbildung 19.20). Die darin möglichen Befehle
unterscheiden sich teilweise abhängig von der gewähl-
ten Einstellung für Ansicht ändern. Über den Befehl In
525
Kapitel 19  •  Der Kalender und die Aufgaben
Gruppen anzeigen darin sorgen Sie dafür, dass zwischen
den einzelnen Abschnitten Trennzeilen – wie beispiels-
weise für das Datum – eingeblendet werden.
Abbildung 19.20 
Alternativen für die Form
der Anordnung innerhalb
einer Ansicht
Die Vorschau über den Lesebereich
Über das Untermenü zum Befehl Lese­
bereich in der Gruppe Layout können Sie
dafür sorgen, dass die Details zu einer
Aufgabe in einem zusätzlichen Lesebe-
reich angezeigt werden. Dieser Bereich
   
526
kann Rechts oder Unten angezeigt werden. Sie verän-
dern die für die einzelnen Bereiche zugewiesene Fläche
auf dem Bildschirm, indem Sie die Trennlinie dazwi-
schen über die Maus verschieben.
Die Aufgabenleiste
Für einen schnellen Einblick in die anstehenden Auf-
gaben steht Ihnen die Aufgabeleiste zur Verfügung
( Abbildung 19.21 links). Standardmäßig wird diese Auf-
gabenleiste in allen Ansichten von Outlook angezeigt,
Sie können sie jedoch aktivieren oder deaktivieren. Au-
ßerdem können Sie nach Bedarf die Größe der Aufga-
benleiste mit den üblichen Methoden verändern.
Die Aufgabenleiste besteht standardmäßig aus drei Tei-
len: dem Datums­navigator, dem Abschnitt Termine und
der Aufgabenleiste. Welche davon angezeigt werden
sollen, regeln Sie über die Liste zum Befehl Aufgaben-
leiste in der Gruppe Layout der Registerkarte Ansicht
( Abbildung 19.21 Mitte).
Für einige Feineinstellungen benutzen Sie den Befehl
Optionen ( Abbildung 19.21 rechts). In dem angezeigten
Dialogfeld können Sie auch die Kontrollkästchen für alle
Teile der Aufgabenleiste deaktivieren, die nicht ange-
zeigt werden sollen.
Abbildung 19.21 
Die Aufgabenleiste und
die Befehle zum Regeln
der Darstellung
 Die Aufgaben

»» Standardmäßig wird im Datumsnavigator ein Ka- 19.2.2 Einzelne Aufgaben festlegen

lender angezeigt. Sie können die Anzahl der ange-
Neue Aufgaben können Sie direkt im Informationsfens-
zeigten Kalender ändern, indem Sie die Breite des
ter, über die Aufgabenleiste oder über das Formular
Aufgabenleistenfensters ändern. Die Kalender wer-
Aufgabe eintragen.
den dann horizontal nebeneinander angeordnet. Um
weitere Kalender in vertikaler Anordnung anzuzei- Kurze Aufgabenvermerke
gen, geben Sie im Dialogfeld Optionen der Aufga-
Kurze Aufgabenvermerke – bei denen Sie beispielsweise
benleiste die genaue Anzahl der Kalender an. Geben
nur den Namen der Aufgabe und einen Termin eingeben
Sie im Textfeld Anzahl von Monatszeilen eine Zahl
wollen – können Sie direkt über die Vorgangsliste über
von 0 bis 9 an. Natürlich wird beim Erhöhen der An-
die Aufgabenleiste eingeben. Klicken Sie dazu in einer
zahl der im Datumsnavigator angezeigten Monate
Tabellenansicht auf den Eintrag Hier klicken, um Auf-
die Fläche des Datumsnavigators vergrößert.
gabe zu erstellen unterhalb der Überschriftzeile. Eine
Zudem steht Ihnen eine minimierte Version der neue Aufgabenzeile wird geöffnet ( Abbildung 19.22).
Aufgabenleiste zur Verfügung, die auf dem Bild-
Geben Sie in der Spalte Aufgabenbetreff der Aufgabe
schirm weniger Platz einnimmt. Dazu wählen Sie in
einen Namen und legen Sie in der Spalte Fällig am den
der Liste zum Befehl Aufgabenleiste in der Gruppe
Termin für die Aufgabe fest. Einen schnellen Wechsel
Layout der Registerkarte Ansicht die Option Mini-
zum nächsten Feld erreichen Sie mit der Taste Å.
miert. Die Aufgabenleiste kann durch Drücken von
Das Datum für die Fälligkeit können Sie über einen Da-
Ç+Ê aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn
tumsnavigator auswählen. Das aktuelle Datum ist darin
Sie die Aufgabenleiste aktivieren bzw. deaktivieren
markiert. Damit legen Sie für die Aufgabe natürlich nur
oder die Leiste in einer bestimmten Ansicht mini-
diese beiden Größen fest. Für zusätzliche Daten müssen
miert anzeigen, wird die Einstellung nur auf diese
Sie über das Fenster Aufgabe arbeiten.
Ansicht angewendet. Wenn Sie die Aufgabenleiste
beispielsweise in der Ansicht E-Mail deaktivieren, Zum Abschluss klicken Sie eine beliebige Stelle im Infor-
ist die Leiste immer deaktiviert, wenn Sie zu E-Mail mationsfenster an. Durch Drücken von Æ öffnen Sie
wechseln, auch wenn das Programm neu gestartet gleichzeitig eine neue Aufgabenzeile, so dass Sie schnell
wird. In anderen Ansichten wie Kalender, Notizen und mehrere Aufgaben hintereinander eingeben können.
Aufgaben bleibt sie dagegen aktiviert. Um die Aufga-
benleiste in der Standardgröße wiederherzustellen, Über die Aufgabenleiste eingeben
wählen Sie in der Liste zum Befehl Aufgabenleiste in der Alternativ dazu können Sie Eingaben auch über die Auf-
Gruppe Layout der Registerkarte Ansicht die Option gabenleiste vornehmen. Das empfiehlt sich beispiels-
Normal. weise dann, wenn diese Leiste in anderen Bereichen
des Programms angezeigt wird und Sie zur Eingabe
nicht erst zum Bereich Aufgaben wechseln wollen. Hier

Abbildung 19.22 
Aufgabenzeile mit aufgeklappten
Datumsnavigator

527
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
können Sie aber nur eine Bezeichnung für die Aufgabe
vornehmen – keine Terminangabe. Die Aufgabe wird für
den aktuellen Tag eingetragen. Wenn Sie einen ande-
ren Termin wünschen, müssen Sie diesen anschließend
noch ändern.
Über das Formular eingeben
Um gleich mehr Daten als nur den Namen und den Fäl-
ligkeitstermin für eine neue Aufgabe einzutragen, müs-
sen Sie über das Formular Neue Aufgabe arbeiten.
» Ist der Bereich Aufgaben bereits aktiviert, klicken Sie
zum Erstellen einer neuen Aufgabe auf die Schaltflä-
che Neue Aufgabe in der Gruppe Neu der
Registerkarte Start.
» Andernfalls – beispielsweise im Programmbereich
E-Mail – öffnen Sie in der Gruppe Neu der Register-
karte Start die Liste zu Neue Elemente und wählen
Aufgabe.
In dem zunächst mit dem zusätzlichen Titel Unbenannt
– Aufgabe bezeichneten Fenster können Sie die Aufgabe
definieren (à Abbildung 19.23). Der Name des Fensters
ändert sich, sobald Sie der Aufgabe im Feld Betreff
einen Namen zugewiesen haben.
528
Wenn Sie zusätzliche Daten zu einer be-
HINWEIS reits bestehenden Aufgabe eingeben
oder die vorhandenen Daten ändern wollen, öffnen Sie
das Dialogfeld durch einen Doppelklick auf eine beliebi-
ge Stelle der entsprechenden Aufgabenzeile. Durch
Mehrfachauswahl können Sie auch die Dialogfelder zu
mehreren Elementen in einem Arbeitsgang öffnen.
Nach der Anzeige des Fensters wird auch die Register-
karte Aufgabe angezeigt. Im Bereich darunter können
Sie die wesentlichen Daten für die neue Aufgabe ein-
tragen:
» Im Feld Betreff geben Sie der Aufgabe einen Namen.
Es empfiehlt sich, dafür eine kurze, aber jederzeit
verständliche Bezeichnung zu wählen. Dieser Name
wird anschließend auch für die Bezeichnung des
Dialogfelds verwendet.
» In den neben den Überschriften
Beginnt am und Fällig am ge-
zeigten Feldern geben Sie den
Termin für die Aufgabe an. Letz-
terer kann ein Endtermin für die
Erledigung sein, genauso aber
auch ein wichtiger Zwischen-
Abbildung 19.23
Fenster zum Definieren
einer neuen Aufgabe

termin, zu dem Sie beispielsweise den Stand der Ar-
beit kontrollieren möchten. Sie können die Eingabe
direkt vornehmen oder das Kalenderelement benut-
zen. Klicken Sie darin auf das gewünschte Datum.
Ein Klick auf Heute darin sorgt für einen Eintrag
unter dem aktuellen Datum.
»» Im Feld Status geben Sie den Sta-
tus des Fortschritts der Arbeit an
der Aufgabe an. Die Eintragung in
diesem Feld wird angezeigt, wenn Sie einen Status-
bericht senden.
»» Legen Sie im Feld Priorität den Grad der
Wichtigkeit der Aufgabe fest. Wenn Sie
hier keine Auswahl treffen, wird die Prioritätsstufe
Normal verwendet. Die gewählte Stufe wird später in
der Aufgabenleiste durch Symbole gekennzeichnet.
»» Über % erledigt geben Sie gegebenenfalls an, zu
welchem Prozentsatz die Aufgabe bereits bearbeitet
ist.
»» Wenn Sie an die Durchführung der Aufgabe im
Voraus erinnert werden möchten, aktivieren Sie
das Kontrollkästchen Erinnerung und legen Sie in
den rechts daneben liegenden Feldern einen Termin
dafür fest. Sie können ein Datum und eine Uhrzeit
eingeben.
»» Über die Schaltfläche mit dem Lautsprecher le-
gen Sie fest, dass zur Erinnerung eine Klangdatei
abgespielt werden soll.
Die Aufgaben
»» Der untere Bereich des Dialogfelds liefert Raum für
Notizen.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Details
in der Gruppe Anzeigen der Registerkarte Aufgabe im
Menüband wird unten im Fenster der gleichnamige Be-
reich angezeigt. Darüber können Sie Angaben zum Zeit-
punkt der Erledigung und eine Abrechnung für den zur
Erledigung der Aufgabe getätigten Aufwand machen
( Abbildung 19.24).
»» Im Feld Erledigt am können Sie das Datum für den
Abschluss der Aufgabe eingeben oder aus einem Ka-
lenderelement wählen. Durch Eingabe eines Datums
in diesem Feld wird der Status der Aufgabe ab die-
sem Datum auf Erledigt gesetzt.
»» Die darunter liegenden Felder erlauben die Eingabe
von Daten für den zur Abwicklung erwarteten Ge-
samtaufwand, den bisher geleisteten Ist-Aufwand,
die geleisteten Reisekilometer, zusätzliche Informa-
tionen zur Abrechnung und die mit der Aufgabe as-
soziierten Firmen. Alle diese Daten müssen jeweils
manuell aktualisiert werden.
»» Im Feld Liste aktualisieren werden die Kontakte auf-
gelistet, deren Aufgabenliste bei einer Änderung der
Aufgabe ebenfalls aktualisiert wird.
Wenn Sie zu den Grunddaten der Aufgabe zurückkehren
wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe
in der Gruppe Anzeigen.
Abbildung 19.24 
Der Bereich Details
für eine Aufgabe
529
Kapitel 19  •  Der Kalender und die Aufgaben
Aufgabe speichern
Bestätigen Sie die Definition der Aufgabe ab-
schließend durch einen Klick auf die Schaltflä-
che Speichern & schließen. Die Aufgabe wird
dann in der Liste vermerkt.
Aufgabe korrigieren
Um die Definition einer Aufgabe später zu korrigieren,
doppelklicken Sie im Informationsfenster auf die Aufga-
benzeile. Das Formular zur Definition der Aufgabe wird
erneut angezeigt. Nehmen Sie hier die Korrekturen vor
und bestätigen Sie diese erneut über die Schaltfläche
Speichern & schließen. Um die Aufgabe zu entfernen,
verwenden Sie die Schaltfläche Löschen.
Erinnerungen
Wenn Sie die Erinnerungsfunktion eingeschaltet haben,
werden Sie zum definierten Zeitpunkt an die Aufgabe
erinnert ( Abbildung 19.25).
Abbildung 19.25  Eine Erinnerung
»» Durch einen Klick auf die Schaltfläche Element öff-
nen können Sie das Dialogfeld zur markierten Auf-
gabe öffnen und dort beispielsweise Änderungen im
Zeitplan vornehmen. Das Öffnen erreichen Sie auch
durch einen Doppelklick auf die Erinnerungszeile.
»» Über die Schaltfläche Schließen teilen Sie dem Pro-
gramm mit, dass Sie keine weitere Erinnerung zu
dieser Aufgabe mehr wünschen.
»» Klicken Sie auf Erneut erinnern, wenn Sie den Termin
der Erinnerung verschieben möchten. Standardmä-
ßig erfolgt die nächste Erinnerung 5 Minuten später.
530
Eine solche Verschiebung erreichen Sie durch einen
Klick auf die Schaltfläche. Über das zur Schaltfläche
gehörende Listenfeld können Sie auch eine andere
Zeitspanne wählen.
19.2.3 Wiederkehrende Aufgaben
Einige Aufgaben müssen in bestimmten Abständen wie-
derholt ausgeführt werden. Solche Serien von sich wie-
derholenden Aufgaben werden in der Aufgabenleiste in
der Spalte Serie durch ein spezielles Symbol gekenn-
zeichnet. Wenn Sie ein Element der Aufgabe als erle-
digt markieren, wird das nächste Element automatisch
in der Aufgabenleiste mit einem Fälligkeitsdatum zum
angegebenen Intervall angezeigt.
Serienmuster
Periodisch wiederkehrende Aufgaben müssen
Sie nur einmal eintragen. Klicken Sie dazu wäh-
rend der Definition der Aufgabe auf die Schalt-
fläche Serientyp. Im Dialogfeld Aufgabenserie legen Sie
das Zeitraster fest ( Abbildung 19.26).
Abbildung 19.26  Das Dialogfeld Aufgabenserie
Wählen Sie zunächst unter Serienmuster im linken Be-
reich die Periode, mit der die Aufgabe auftaucht. Stan-
dardmäßig ist hier Wöchentlich gewählt. Je nach Ihrer
Wahl ergeben sich im Dialogfeld unterschiedliche zu-
sätzliche Optionen. Die Techniken hierbei entsprechen
denen, die Sie auch für den Kalender einsetzen ( oben).
In allen Fällen können Sie durch Aktivieren der Option
Neue Aufgabe erstellen ... dafür sorgen, dass nach Er-
ledigung der Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt
eine neue Aufgabe mit demselben Betreff erstellt wird.
»» Die Option Täglich erlaubt die Festlegung für jeden
Tag, für einen bestimmten Tagesrhythmus – bei-

spielsweise jeden dritten Tag – oder jeden Arbeits-
tag. Welche Tage der Woche als Arbeitstage gelten
sollen, bestimmen Sie über die Kalenderoptionen
( Kapitel 20).
»» Mit Wöchentlich können Sie über Jede/Alle fest-
legen, ob der Termin für jede Woche oder mit be-
stimmten Abständen gelten soll. Außerdem können
Sie den oder die gewünschten Tag(e) bestimmen.
»» Haben Sie die Option Monatlich gewählt, können Sie
entweder den Termin auf einen bestimmten Tag ei-
nes Monats oder einen Wochentag einer bestimmten
Woche im Monat legen – beispielsweise jeden ersten
Montag im Monat.
»» Bei Wahl der Option Jährlich können Sie entweder
mit der Variante Jeden ein festes Datum im Jahr
bestimmen oder mit Am ein auf die Kalenderwoche
bezogenes Datum angeben.
Im unteren Abschnitt des Dialogfelds legen Sie die Dau-
er der Serie fest.
»» Als Beginn wird – wenn vorhanden – das im Dialog-
feld Aufgabe eingegebene Datum als Voreinstellung
übernommen. Sie können es direkt im Feld editieren
oder dazu den Datumsnavigator verwenden.
Die Aufgaben
»» Legen Sie außerdem über eines der Felder Kein End-
datum, Endet nach oder Endet am fest, wie lange die
Terminserie dauern soll.
Ergebnis
Bestätigen Sie nach der Definition des Zeitrasters über
die Schaltfläche OK. Speichern Sie anschließend die
Aufgabe. Ihre Einstellungen werden im Dialogfeld Auf-
gabe in der mit Serie bezeichneten Zeile angegeben
( Abbildung 19.27).
Wenn Sie eine als wiederkehrend definierte Aufgabe
wieder in eine normale – einmalige – Aufgabe umwan-
deln möchten, deaktivieren Sie im Dialogfeld Aufgabens-
erie die gleichnamige Option in der unteren linken Ecke.
19.2.4 Aufgabenanfragen
Um Aufgaben an andere Personen zu delegieren, arbei-
ten Sie mit Aufgabenanfragen. Ein Vorgesetzter kann
beispielsweise eine Aufgabe einem Untergebenen über-
tragen, ebenso ein Mitarbeiter einem Teamkollegen. Für
eine solche Aktion sind also mindestens zwei Personen
erforderlich: eine Person zum Senden einer Aufgaben-
anfrage und eine weitere Person zum Beantworten der
Anfrage. Der Empfänger einer Aufgabenanfrage kann
die Aufgabe dann annehmen, ablehnen oder einer ande-
Abbildung 19.27 
Eine Aufgabe und eine
definierte Aufgabenserie
531
Kapitel 19  •  Der Kalender und die Aufgaben
ren Person weiter übertragen. Sobald die Aufgabe ange-
nommen worden ist, hält Outlook den Status der Aufga-
be in Ihrer Aufgabenleiste stets auf dem neuesten Stand.
Aufgabenanfrage erstellen
Sie übertragen eine Aufgabe an eine Person, indem Sie
eine Aufgabenanfrage an diese Person senden. Aufga-
ben können nur übertragen werden, wenn beide Par-
teien Outlook zum Senden und Empfangen von E-Mail
verwenden.
Öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Neue Elemente in
der Gruppe Neu der Registerkarte Start und wählen Sie
den Befehl Aufgabenanfrage. Im Dialogfeld Aufgabe le-
gen Sie die Adresse des oder der Empfänger(s) fest und
definieren die Details zur Aufgabe ( Abbildung 19.28).
»» Geben Sie in das Feld An den oder die Namen der
Person(en) ein, an die Sie die Aufgabe übertragen
möchten. Durch einen Klick auf die Schaltfläche An
können Sie die Namen aus den zur Verfügung ste-
henden Adressbüchern auswählen.
»» Die Daten für die eigentliche Aufgabe legen Sie im
darunter liegenden Teil des Dialogfelds genauso fest
wie beim Definieren einer Aufgabe für Ihre eigenen
Zwecke.
»» Über die beiden Optionen im mittleren Teil des Dia-
logfelds können Sie eine Aktualisierte Kopie dieser
Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und ei-
nen Statusbericht an mich senden, sobald die Auf-
gabe erledigt ist. Wenn Sie eine Aufgabe mehreren
532
Personen gleichzeitig übertragen, können Sie keine
aktualisierte Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgaben-
liste verwalten. Um Tätigkeiten mehreren Personen
zu übertragen und von Outlook kontinuierlich über
den Status informiert zu werden, teilen Sie die Tätig-
keiten in einzelne Aufgaben auf und übertragen Sie
diese Tätigkeiten.
Wenn die Aufgabe wiederholt ausgeführt wer-
den soll, rufen Sie den Serien­typ auf und legen
Sie das Zeitraster fest.
Eine vorhandene Aufgabe zuweisen
Auch wenn die Aufgabe bei Ihnen bereits defi-
niert wurde, können Sie sie anderen Personen
zuweisen. Öffnen Sie dazu die zuzuweisende
Aufgabe und klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe
in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Aufgabe zuweisen.
Senden
Um die Aufgabenanfrage an den Empfänger zu
übermitteln, klicken Sie auf Senden ( Abbildung
19.28). Mit dem Senden einer Aufgabenanfrage
verlieren Sie den Status als Eigentümer der Auf-
gabe. Nur der Eigentümer oder der temporäre Eigentü-
mer der Aufgabe kann die Aufgabe aktualisieren. Sie
verwalten eine aktualisierte Kopie der Aufgabe in Ihrer
Aufgabenliste und empfangen Statusberichte zur Auf-
gabe, wenn Sie diese Optionen im Formular vor dem
Senden aktiviert hatten. Sie haben aber keine Möglich-
keit, Informationen wie das Fälligkeitsdatum für die Auf-
Abbildung 19.28 
Eine Aufgabenanfrage festlegen

gabe zu ändern. Haben Sie es sich vor dem Senden noch
einmal anders überlegt, klicken Sie auf Aufgabe nicht
übertragen im Bereich Aufgabe verwalten.
Beantworten einer Aufgabenanfrage
Eine an Sie gerichtete Aufgabenanfrage erhalten Sie wie
jede andere E-Mail-Nachricht. Öffnen Sie die Nachricht,
die die Aufgabenanfrage enthält ( Abbildung 19.29).
Wenn Sie eine Aufgabenanfrage erhalten, sind Sie der
vorübergehende Eigentümer der Aufgabe. Sie können
die Aufgabe annehmen, ablehnen oder einer anderen
Person übertragen.
Übernehmen einer Aufgabenanfrage
Wenn Sie die übertragene Aufgabe annehmen
möchten (oder müssen), klicken Sie auf Zusagen
in der Gruppe Antworten im Menüband. Wenn Sie
die Aufgabe annehmen, werden Sie zum permanenten
Eigentümer und sind damit die einzige Person, die die
Angaben zur Aufgabe ändern darf. In dem nachfolgend
angezeigten Dialogfeld können Sie entscheiden, wie Sie
dem Sender der Aufgabe antworten möchten.
»» Klicken Sie auf Antwort sofort senden und bestäti-
gen Sie, um die Aufgabe kommentarlos zu überneh-
men.
»» Um die Aufgabe zu übernehmen und einen Kom-
mentar zurückzusenden, klicken Sie auf Antwort vor
dem Senden bearbeiten und geben Sie Ihren Kom-
mentar ein. Sie können hier auch Terminangaben
ändern. Anschließend klicken Sie auf die Schaltflä-
che Senden.
Die Aufgaben
Ablehnen einer Aufgabenanfrage
Um die Anfrage zurückzuweisen, klicken Sie auf
Ablehnen in der Gruppe Antworten des Men-
übands. Wenn Sie die Aufgabe ablehnen, haben
Sie die Möglichkeit, eine Begründung anzugeben. An-
schließend wird die Aufgabe an die Person zurückgesen-
det, von der Sie die Aufgabenanfrage erhalten haben.
Aufgabenanfrage weiterreichen
Wenn Sie die Aufgabe einer anderen Person übertra-
gen, können Sie festlegen, dass stets eine aktualisier-
te Kopie davon in Ihrer Aufgabenliste gespeichert wird
und Sie Statusberichte dazu erhalten. Das Eigentum
an der Aufgabe geht aber in diesem Fall an die Person
über, der Sie die Aufgabe zugeordnet haben, sofern zu-
gestimmt wird.
Öffnen Sie die Nachricht mit der Aufgabenanfra-
ge und wählen Sie Aufgabe zuweisen in der
Gruppe Aufgabe verwalten des Menübands. Ge-
ben Sie in das Feld An: den Namen der Person ein, an die
Sie die Aufgabe weiterreichen möchten. Aktivieren bzw.
deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Aktualisierte Ko-
pie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern
und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe
erledigt ist. Klicken Sie abschließend auf die Schaltflä-
che Senden in der Symbolleiste.
Als erledigt markieren
Wenn Sie die übernommene Aufgabe abge-
schlossen haben, können Sie auf die Schaltflä-
che Als erledigt markieren in der Gruppe Aufga-
be verwalten des Menübands klicken.
Abbildung 19.29 
Eine Aufgabenanfrage
533
Kapitel 20
Die Outlook-Optionen
Dieses Kapitel befasst sich mit Sicherheitsaspekten bei
der Arbeit mit dem Programm Outlook 2010. Dabei wer-
den zwei Bereiche angesprochen:
»» Einerseits geht es um die in Outlook 2010 enthalte-
nen Bordmittel zum Einstellen der Parameter für die
Sicherheit. Im für die Version 2010 neu geschaffe-
nen Sicherheitscenter finden Sie die Einstellungen
für Sicherheit und Datenschutz für alle Programme
von Office 2010 ( Abschnitt 20.1).
»» Daneben verfügen der Bereich E-Mail und auch die
anderen Outlook-Bereiche über eine große Zahl von
Möglichkeiten zur individuellen Anpassung an Ihre
persönlichen Präferenzen ( Abschnitt 20.2).
20.1 Die Sicherheitseinstellungen
Im Sicherheitscenter finden Sie die Einstellungen für die
Sicherheit und den Datenschutz für alle Programme von
Office 2010. Zur Anzeige klicken Sie in der Registerkarte
Datei auf Optionen, wählen dann Sicherheitscenter und
klicken auf Einstellungen für das Sicherheitscenter. Sie
öffnen damit ein separates Fenster, das links über meh-
rere Schaltflächen verfügt, mit denen Sie einzelne Ka-
tegorien anzeigen lassen. Ein Großteil der dort vorhan-
denen Optionen wurde bereits angesprochen ( Kapitel
2). Bei Outlook 2010 finden Sie hier aber noch weitere
Elemente vor.
534
20.1.1 Die Kategorie E-Mail-Sicherheit
Da viele Internetnutzer vertrauliche Informationen per
E-Mail senden, wird es immer wichtiger, dass in E-Mail
versandte Dokumente nicht gefälscht sind und gesen-
dete Nachrichten nicht von einer anderen Person als
dem beabsichtigten Empfänger abgefangen und gele-
sen werden können. Hier geht es also nur darum, wie
Sie dem Empfänger garantieren können, dass eine emp-
fangene Nachricht wirklich von Ihnen stammt, und wie
Sie den Inhalt einer Nachricht so sichern, dass dritte
Personen oder Institutionen diesen nicht allzu einfach
lesen können. Für beide Zwecke verwenden Sie ein digi-
tales Zertifikat, oft abgekürzt mit digitaler ID.
Eine digitale ID setzt sich aus einem öffentlichen
Schlüssel, einem privaten Schlüssel und einer digitalen
Signatur zusammen. Wenn Sie eine Nachricht digital si-
gnieren, fügen Sie ihr Ihre digitale Signatur und Ihren
öffentlichen Schlüssel hinzu. Die Empfänger können an-
hand Ihrer digitalen Signatur Ihre Identität überprüfen.
Ihren öffentlichen Schlüssel verwenden Empfänger, um
Ihnen verschlüsselte E-Mail-Nachrichten zu senden, die
nur Sie mit Ihrem privaten Schlüssel lesen können. Um
verschlüsselte Nachrichten zu senden, muss das ver-
wendete Adressbuch digitale IDs der Empfänger enthal-
ten. Auf diese Weise können Sie die öffentlichen Schlüs-
sel der Empfänger verwenden, um Nachrichten zu
verschlüsseln. Wenn ein Empfänger eine verschlüsselte
Nachricht erhält, wird sie mit seinem privaten Schlüssel
zum Lesen entschlüsselt.

Diese Verfahrensweise regelt die Kategorie E-Mail-
Sicherheit im Sicherheitscenter (à Abbildung 20.1).
Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten
Der Bereich Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten erlaubt
die Wahl der Standardeinstellungen für die Sicherung
ausgehender Nachrichten:
» Mit Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten
verschlüsseln sichern Sie alle ausgehenden Nach-
richten mit den darunter gewählten Standardein-
stellungen.
» Über Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur
hinzufügen wird allen ausgehenden Nachrichten
eine digitale Signatur hinzugefügt, so dass die Emp-
fänger überprüfen können, ob die Nachrichten von
Ihnen stammen und nicht geändert wurden.
» Signierte Nachrichten als Klartext senden bedeutet,
dass Empfänger, deren Programme für den Empfang
der Nachrichten solche Signaturen nicht unterstüt-
zen, die Nachricht ohne Überprüfung der digitalen
Signatur lesen dürfen.
Die Sicherheitseinstellungen
Abbildung 20.1
Die Kategorie E-Mail-Sicherheit
im Sicherheitscenter
» S/MIME-Bestätigung anfordern, wenn mit S/MIME
signiert gewährleistet, dass nur signierte S/MIME-
Nachrichten empfangen werden, die sicher sind.
S/MIME steht für Secure Multipurpose Inter-
TIPP net Mail Extensions und ist eine Spezifikation
für sichere E-Mail-Nachrichten, die das X.509-Format
für digitale Zertifikate sowie verschiedene Verschlüs-
selungsalgorithmen verwendet. Dabei wird eine Bestä-
tigung dafür angefordert, dass eine Nachricht un-
verändert empfangen wurde. Sie enthält außerdem
Informationen darüber, wer die Nachricht geöffnet hat
und wann sie geöffnet wurde. Diese Überprüfungsinfor-
mationen werden als Nachricht im Posteingang zurück-
gegeben.
Über das Listenfeld Standardeinstellungen können Sie
unter den von Ihnen definierten Verschlüsselungsein-
stellungen die für die Grundeinstellung gültige wählen.
Nach einer Programminstallation sind hierfür noch kei-
ne Eintragungen vorhanden. Klicken Sie auf die Schalt-
fläche Einstellungen, um diese festzulegen (à Abbildung
20.2).
535
Kapitel 20  •  Die Outlook-Optionen
Abbildung 20.2  Die Möglichkeiten zur Einstellung der Sicherheit
Geben Sie oben im Dialogfeld der Sicherheitseinstellung
einen Namen. Dieser erscheint später im Feld Standard­
einstellung der Kategorie E-Mail-Sicherheit im Sicher-
heitscenter. Wenn Sie mehrere Einstellungen definiert
haben, können Sie dort die zu benutzende auswählen.
»» Über das Listenfeld Kryptografieformat können Sie
zwischen S/MIME und Exchange-Sicherheit wählen.
Zum Senden über das Internet verwenden Sie S/
MIME.
»» Aktivieren Sie Standardeinstellung für dieses Format
kryptografischer Nachrichten, wenn Sie die Einstel-
lungen in diesem Dialogfeld als Standard für das im
Listenfeld Sicherheitsformat eingestellte Format
festlegen wollen.
»» Über die darunter liegende Option Standardsicher-
heitseinstellung für alle kryptografischen Nachrich-
ten können Sie zusätzlich festlegen, dass diese Ein-
stellungen für alle Formate gelten sollen.
»» Durch Einschalten des Kontrollkästchens Signierten
Nachrichten diese Zertifikate hinzufügen bewirken
Sie, dass einer signierten Nachricht standardmäßig
eine Kopie des Zertifikats hinzugefügt wird. Aktivie-
ren Sie diese Option, wenn der Empfänger Ihre digi-
tale ID erhalten soll, damit er Ihnen verschlüsselte
Nachrichten senden kann.
536
Bestätigen Sie die Einstellungen im Dialogfeld Sicher-
heitseinstellungen ändern abschließend durch einen
Klick auf die Schaltfläche OK.
Digitale IDs (Zertifikate)
Der Bereich unter der Überschrift Digitale IDs (Zertifika-
te) dient zum Arbeiten mit solchen. Dies stellt eine Mög-
lichkeit dar, im Internet Ihre Identität nachzuweisen. Es
existieren verschiedene Klassen von digitalen IDs, die
jeweils einen unterschiedlichen Grad an Vertrauenswür-
digkeit nachweisen. In der genauen Definition weichen
hier die Zertifizierungsstellen etwas voneinander ab.
Zertifikate anfordern
Bevor Sie eine digitale ID benutzen können, müssen Sie
eine solche erwerben. Digitale IDs werden von unab-
hängigen Zertifizierungsagenturen ausgegeben. Nach
einem Klick auf die Schaltfläche Digitale ID anfordern
werden Sie mit einer entsprechenden Webseite ver-
bunden, über die Sie weitere Informationen zu diesem
Thema erhalten und über die auch ein Zugriff auf die
Adresse von VeriSign besteht, die Sie mit einer solchen
ID versorgen kann. Die Adressen diverser weiterer Zerti-
fizierungsstellen finden Sie im Internet. Diese Zertifizie-
rungsstellen verfügen über unterschiedliche Verfahren,
wie Sie eine ID erwerben können. Achten Sie auf die
exakte Einhaltung der gegebenen Hinweise.
Einstellungen zur digitalen ID
Nach dem Erhalt der digitalen ID erstellt Outlook 2010 in
einigen Fällen (das hängt von der ID bzw. deren Herstel-
ler ab) automatisch Sicherheitseinstellungen auf deren
Basis. Meist müssen Sie die Einstellungen aber selbst
vornehmen. Dazu wählen Sie wieder über die Schalt-
fläche Einstellungen in der Kategorie E-Mail-Sicherheit
im Sicherheitscenter das Dialogfeld Sicherheitseinstel-
lungen ändern ( Abbildung 20.2). Hier müssen Sie das
Zertifikat oder die zu verwendenden Zertifikate über
den Bereich Zertifikate und Algorithmen bestimmen.
Durch einen Klick auf Auswählen neben dem Feld Signa-
turzertifikat können Sie eines der auf Ihrem Rechner für
diesen Zweck abgelegten Zertifikate auswählen. Ent-
sprechendes gilt für das Feld Verschlüsselungszertifikat.
Im Normalfall wird eine Liste mit einem oder mehreren
Einträgen angezeigt. Diese Einträge beinhalten die IDs,
die Sie für das aktuelle Konto erhalten haben. Markie-

ren Sie den gewünschten und bestätigen Sie. Denken
Sie daran, dass Sie diese Tätigkeit für die beiden Auf-
gaben – digitale Signatur und Verschlüsselung– separat
durchführen müssen. Sie können dafür verschiedene
Zertifikate oder dasselbe verwenden, vorausgesetzt, es
ist für beide Aufgaben geeignet.
Nachdem Sie im Dialogfeld Zertifikat auswählen ein Zer-
tifikat markiert haben, lassen Sie dessen Eigenschaften
durch einen Klick auf Zertifikat anzeigen überprüfen.
Die Registerkarte Details liefert Informationen über alle
im Zertifikat gefundenen Felder, Erweiterungen und
zugeordneten Eigenschaften. Der Zertifizierungspfad
beschreibt die Struktur einer Kette miteinander ver-
bundener Zertifikate. Über die Registerkarte Vertrauen
können Sie angeben, ob Sie diesem Zertifikat vertrau-
en. Für Ihre eigenen Zertifikate ist das wohl weniger
relevant.
Nachdem Sie das oder die zu verwendende(n)
Zertifikat(e) gewählt haben, wird der Name unter Name
der Sicherheitseinstellung angezeigt und Sie können die
sonstigen Einstellungen vornehmen.
»» Über das Listenfeld Kryptografieformat haben Sie
die Wahl zwischen S/MIME und Exchange-Sicherheit.
Zum Senden über das Internet verwenden Sie S/
MIME.
»» Aktivieren Sie Standardeinstellung für dieses Format
kryptografischer Nachrichten, wenn Sie die Einstel-
lungen in diesem Dialogfeld als Standard für das im
Listenfeld Sicherheitsformat eingestellte Format
festlegen wollen.
»» Über die darunterliegende Option Standardsicher-
heitseinstellung für alle kryptografischen Nachrich-
ten können Sie zusätzlich festlegen, dass diese Ein-
stellungen für alle Formate gelten sollen.
»» Durch Einschalten der Option Signierten Nachrich-
ten dieses Zertifikat hinzufügen fügen Sie einer sig­
nierten Nachricht standardmäßig eine Kopie des
Zertifikats hinzu. Aktivieren Sie diese Option, wenn
der Empfänger Ihre digitale ID erhalten soll, damit er
Ihnen verschlüsselte Nachrichten senden kann.
Bestätigen Sie die Einstellungen im Dialogfeld Sicher-
heitseinstellungen ändern abschließend durch einen
Klick auf die Schaltfläche OK. Outlook 2003 erlaubt das
Die Sicherheitseinstellungen
Arbeiten mit unterschiedlichen Sicherheitseinstellun-
gen. Über die Schaltfläche Neu können Sie eine neue
Einstellung definieren. Alle folgenden Optionen müssen
dann neu festgelegt werden.
Als Nur-Text lesen
So schön das Format HTML ist, birgt es doch eine we-
sentliche Gefahrenquelle, da sich hinter der eigentli-
chen Nachricht Skripts und ActiveX-Elemente verber-
gen können. Das HTML-Format wird auch gerne von
Spamversendern benutzt, um festzustellen, ob eine E-
Mail-Adresse tatsächlich existiert. Sobald die Nachricht
vom Empfänger geöffnet wird, erfolgt gleichzeitig ein
Zugriff auf die Website des Spamversenders. Dieser Zu-
griff wird protokolliert und so lässt sich feststellen, dass
der Empfänger seine Nachrichten tatsächlich abruft.
Einen gewissen Schutz dagegen bieten die standardmä-
ßigen Einstellungen für die Sicherheitszone. Wenn Sie
trotz dieser oben beschriebenen Einstellungen besorgt
wegen möglicher Viren in Nachrichten sind, sollten Sie
alle Nachrichten ausschließlich im Format Nur-Text ver-
arbeiten.
Sie können festlegen, dass Outlook alle Nachrichten,
die Sie öffnen, automatisch im Format Nur-Text anzeigt.
Wählen Sie dazu die Kategorie E-Mail-Sicherheit im
Sicherheitscenter und aktivieren Sie das Kontrollkäst-
chen Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen.
Sie können auch das Kontrollkästchen Digital signierte
Nachrichten im Nur-Text-Format lesen aktivieren, um
zusätzlich die mit einer digitalen Signatur versehenen
Nachrichten einzuschließen. Damit schalten Sie aber
die Funktion der digitalen Signatur aus. Sie können die
Nachricht zwar lesen, aber die Überprüfung der Signa-
tur kann nicht ausgeführt werden und Sie wissen nicht
sicher, wer der Absender ist und ob die Nachricht geän-
dert wurde.
20.1.2 Die Kategorie Anlagenbehandlung
Bei Anlagen handelt es sich um Dateien oder Elemen-
te, die als Teil einer E-Mail-Nachricht versendet werden
können. Aufgrund der großen Verbreitung von Outlook
war dieses Programm in der Vergangenheit das Ziel
zahlreicher Virusangriffe, von denen Millionen Benutzer
betroffen waren. Dateianlagen in empfangenen E-Mail-
Nachrichten können Würmer und andere Viren enthal-
537
Kapitel 20  •  Die Outlook-Optionen
ten, beispielsweise die Viren ILOVEYOU und Melissa.
Würmer und andere Viren können den Benutzer auszu-
tricksen, indem sie vorspiegeln, über eine andere Datei-
endung zu verfügen. Wenn Sie beispielsweise auf Ihrem
Bildschirm eine Datei mit der Bezeichnung Love-Letter-
For-You finden, ist die Versuchung groß, diese einmal
durch einen Doppelklick auf das Symbol zu öffnen. Wür-
de stattdessen Love-Letter-For-You.txt.vbs angezeigt
werden, würden einigermaßen erfahrene Benutzer auf
ein Öffnen verzichten.
Innerhalb von Outlook können Sie zusätzliche Einstel-
lungen über die Kategorie Anlagenbehandlung im Si-
cherheitscenter regeln.
»» Die vorhandenen Programme zur Anlagenvorschau
sind standardmäßig aktiviert. Sollen keine Program-
me zur Anlagenvorschau verwendet werden, klicken
Sie zum Deaktivieren aller Programme auf Anlagen-
vorschau deaktivieren.
»» Wenn Sie bestimmte Programme zur Anlagen- und
Dokumentvorschau deaktivieren möchten, lassen
Sie Anlagenvorschau deaktivieren abgeschaltet und
klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen- und Doku-
mentvorschau. Das Dialogfeld Dateivorschauoptio-
nen öffnet sich. Deaktivieren Sie darin das Kontroll-
kästchen der nicht zu verwendenden Anwendung
und klicken Sie anschließend auf OK.
Gesperrte Dateitypen
Microsoft hat Maßnahmen ergriffen, um die Benutzer
vor potenziell gefährlichen Dateien zu schützen, bei de-
ren Ausführung möglicherweise schädliche Skripte akti-
viert werden: Bereits seit Outlook 2003 erfolgt ein Ver-
gleich des Dateityps aller Anlagen in empfangenen und
gesendeten Nachrichten mit den Dateitypen in der Liste
der Dateitypen für die E-Mail-Sicherheit von Anlagen.
Bei einer Anlage mit einem Dateityp, der Code enthal-
ten kann, der ohne Warnung ausgeführt wird, wird die
Anlage blockiert. Das Programm ist so konzipiert, dass
Sie die Sperrung von Anlagen ohne größeren Aufwand
nicht aufheben können. Office-2010-Dateitypen – bei-
spielsweise *.docx- oder *.xlsx-Dateien oder die Dateity-
pen der entsprechenden Vorgängerversionen –, die am
häufigsten zwischen Personen ausgetauscht werden,
werden nicht gesperrt.
538
Wenn Sie gesperrte Dateien trotzdem übermitteln
möchten, stehen Ihnen dafür verschiedene Möglichkei-
ten zur Verfügung:
»» Benennen Sie die Dateien vorübergehend um und
verwenden Sie dabei einen Dateityp, der nicht in der
Liste der gesperrten Dateitypen enthalten ist. Nen-
nen Sie die Datei Datei.exe beispielsweise in Datei.
exe_umbenannt und fügen Sie die Datei dann zur
E-Mail-Nachricht hinzu. Sie können in der Nachricht
Anweisungen für den Empfänger einschließen, da-
mit dieser die Datei unter dem korrekten Namen auf
seinem Computer speichern kann.
»» Verwenden Sie ein Programm wie beispielsweise
WinZip oder die in Windows verfügbare Optionen
zum Komprimieren, um die Dateien zu einem Paket
zusammenzufassen, bevor Sie sie zur E-Mail-Nach-
richt hinzufügen. Sie können in der Nachricht Anwei-
sungen bereitstellen, die erklären, wie die Dateien
aus dem Paket extrahiert werden, um dem Empfän-
ger den Zugriff auf die Dateien zu erleichtern.
20.1.3 Die Kategorie Automatischer
Download
Wenn Sie mit der Grundeinstellung HTML arbeiten
wollen, sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die
in Nachrichten mit diesem Format enthaltenen Bilder
oder Sounds werfen. Manchmal sind diese Bilder oder
Sounds nicht in der Nachricht selbst enthalten, son-
dern sie werden von einem Webserver heruntergela-
den, sobald Sie die E-Mail-Nachricht öffnen oder in der
Vorschau anzeigen. Absender von Werbenachrichten
nutzen diese Funktion oft zu ihrem Vorteil, indem sie
sogenannte Websignale in ihre Nachrichten einbetten.
Ein Websignal benachrichtigt den Webserver, wenn die
Nachricht gelesen oder in der Vorschau angezeigt wird,
um auf diese Weise die E-Mail-Adresse zu überprüfen.
Dies führt dann häufig dazu, dass noch mehr Werbung
an Sie gesendet wird.
Zum besseren Schutz ist Outlook 2010 standardmäßig
so konfiguriert, dass das automatische Herunterladen
von Bildern aus dem Internet blockiert wird. Sie kön-
nen diese Automatik über die Kategorie Automatischer
Download im Sicherheitscenter kontrollieren und än-
dern.

»» Standardmäßig ist die übergeordnete Option Bilder
in HTML-Nachrichten oder RSS-Elementen nicht au-
tomatisch herunterladen akti­viert. Wenn Sie sie ab-
schalten, bedeutet das einen automatischen Down-
load für alle Nachrichten. Sie können diese Option
aber auch akti­viert lassen und dann mehrere Un-
teroptionen ein- oder ausschalten.
»» Wenn Sie wünschen, dass Inhalte von diesem Ab-
sender in Zukunft immer automatisch heruntergela-
den werden, fügen Sie dessen E-Mail-Adresse oder
Domäne zu Ihrer Liste sicherer Absender hinzu. E-
Mail-Nachrichten von bzw. an E-Mail-Adressen oder
Domänennamen, die sich in den Listen Sichere Ab-
sender und Sichere Empfänger befinden, werden als
Ausnahmen behandelt. Ihr Inhalt wird immer kom-
plett heruntergeladen.
20.1.4 Die Kategorie Programmgesteuerter
Zugriff
In manchen Fällen erscheinen Sicherheitswarnungen,
wenn durch ein Programm versucht wird, auf die Kon-
taktinformationen im Outlook-Adressbuch zuzugreifen
oder E-Mails in Ihrem Auftrag zu senden. Solche Pro-
gramme sind oft nicht vertrauenswürdig und aufgrund
des potenziellen Risikos wird diese Sicherheitswarnung
angezeigt.
In vielen Fällen können Sie diese Sicherheitswarnungen
verhindern, indem Sie ein Antivirenprogramm installie-
ren und sicherstellen, dass es regelmäßig aktualisiert
wird. Auch über die Sicherheitseinstellungen der Kate-
gorie Programmgesteuerter Zugriff im Sicherheitscen-
ter können Sie die Anzeige solcher Sicherheitswarnun-
gen regeln:
»» Die Option Bei verdächtigen Aktivitäten Warnhinweis
anzeigen, wenn mein Antivirusprogramm inaktiv
oder veraltet ist (empfohlen) ist die Standardeinstel-
lung in Outlook 2010. Verdächtige Aktivitäten sind
der Versuch, durch ein nicht vertrauenswürdiges
Programm auf Outlook zuzugreifen.
»» Die sicherste Einstellung ist Bei verdächtigen Akti-
vitäten immer Warnhinweis anzeigen. Sie werden
immer aufgefordert, eine Ver­trauens­entscheidung
zu treffen, wenn durch ein Programm versucht wird,
auf Outlook zuzugreifen.
Die sonstigen Outlook-Optionen
»» Die Einstellung mit der geringsten Sicherheit ist Bei
verdächtigen Aktivitäten nie Warnhinweis anzeigen
(nicht empfohlen).
20.2 Die sonstigen Outlook-Optionen
Neben den im vorherigen Abschnitt angesprochenen
Einstellungen zur Sicherheit verfügt Outlook 2010 über
eine große Zahl von Möglichkeiten zur individuellen An-
passung an Ihre persönlichen Präferenzen.
20.2.1 E-Mail
Den Großteil dieser Möglichkeiten zur Anpassung fin-
den Sie im Fenster der Outlook-Optionen in der Kate-
gorie E-Mail.
Das Format neuer Nachrichten
Im Bereich Nachrichtenformat legen Sie das
Standardformat für ausgehende E-Mail-Nach-
richten fest. Sie können mit Microsoft Outlook
Nachrichten in drei Formaten senden und empfangen:
HTML, Rich-Text und Nur-Text. Über das Listenfeld Nach-
richt in diesem Format verfassen bestimmen Sie eines
dieser drei Formate als Standardnachrichtenformat, das
Sie grundsätzlich für neue Nachrichten verwenden wol-
len. Sie können jedoch jederzeit für einzelne Nachrich-
ten ein anderes Format wählen.
Briefpapier und Signatur
»» Ausgehenden Nachrichten können Sie automatisch
eine Signatur oder eine elektronische Visitenkarte
hinzufügen. Seit der Outlook-Version 2003 besteht
die Möglichkeit, dass Sie für jedes E-Mail-Konto
eine eigene Standard-E-Mail-Signatur verwenden
können. Eine Signatur müssen Sie zuerst erstellen.
Klicken Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen auf
die Schaltfläche Signaturen. Über die Registerkarte
E-Mail-Signatur im Dialogfeld Signaturen und Brief-
papier können Sie neue Signaturen erstellen und
vorhandene bearbeiten.Um eine neue Signatur zu
erstellen, wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-
Signatur die Schaltfläche Neu. Im Dialogfeld Neue
Signatur weisen Sie im ersten Feld der Signatur ei-
nen Namen zu und bestätigen über OK.
539
Kapitel 20  •  Die Outlook-Optionen
»» Anschließend können Sie den Inhalt der Signatur
festlegen. Geben Sie im Bereich unterhalb der Über-
schrift Signatur bearbeiten den gewünschten Text
ein. Anschließend können Sie diesen mithilfe der
darüber liegenden Schaltflächen formatieren: Über
die Schaltfläche Schriftart stellen Sie die Parameter
für die zu verwendende Schrift – Schriftart, Schrift-
schnitt, Grad, Farbe usw. – ein. Die Schaltfläche Ab-
satz zeigt ein Dialogfeld zur Wahl der Ausrichtung
an.
»» Oben rechts auf der Registerkarte E-Mail-Signatur
können Sie außerdem festlegen, für welches Konto
und für welchen Zweck die Signatur verwendet wer-
den soll.
Wenn Sie als Format für neue Nachrichten die Option
HTML gewählt haben, können Sie die Schriftart und
– mithilfe von Briefpapier – auch den Hintergrund der
Nachricht ändern. Nach einem Klick auf die Schaltflä-
che Briefpapier und Schriftarten können Sie eine Stan-
dardeinstellung dafür festlegen. Sie öffnen damit zu-
nächst das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier. Auf
der Registerkarte Persönliches Briefpapier finden Sie
verschiedene Möglichkeiten zur Wahl eines Designs und
der zu verwendenden Schriftart für mehrere Zwecke.
»» Mit einem Klick auf die Schaltfläche Design öffnen
Sie ein weiteres Dialogfeld, das den Namen Design
oder Briefpapier? trägt. Durch Wahl einer Option
im Listenfeld Design auswählen können Sie ent-
weder ein Layout für die Schrift ohne Hintergrund
oder ein Hintergrundbild für Ihre Nachrichten wäh-
len. Die Optionen für letzteren Zweck sind mit dem
Zusatz (Briefpapier) gekennzeichnet. Dieses wird
dann generell verwendet. Individuell können Sie ein
Briefpapier über den Befehl Signatur in der Gruppe
Einschließen der Registerkarte Nachricht beim Er-
stellen einer Nachricht einsetzen.
»» Weiter unten auf der Registerkarte Persönliches
Briefpapier im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier
können Sie die Schriftarten wählen, die Sie stan-
dardmäßig in Ihren Nachrichten verwenden wollen.
Hier wird zwischen mehreren Zwecken unterschie-
den: Sie können – getrennt für Zum Verfassen einer
Nachricht, Zum Antworten oder Weiterleiten … und
Erstellen und Lesen unformatierter Textnachrich-
540
ten – die Schriftparameter durch einen Klick auf
die Schaltfläche Schriftart einstellen. In allen Fällen
können Sie im Dialogfeld Schriftart die Schriftart,
den Schriftschnitt, den Grad, diverse Darstellungs-
optionen sowie die Farbe wählen.
Den Lesebereich anpassen
Über die Schaltfläche Lesebereich im Abschnitt Outlook-
Bereiche der Kategorie E-Mail können Sie das Verhalten
und die Anzeige dieses Anzeigefensters ändern. Durch
Aktivieren von Im Lesebereich angezeigte Nachrichten
als gelesen markieren sorgen Sie dafür, dass die hierin
angezeigten Nachrichten nach einer bestimmten – von
Ihnen festzulegenden – Zeit automatisch als gelesen
markiert werden. Außerdem können Sie mit Element
als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt fest-
legen, dass das Element entsprechend markiert wird,
wenn Sie zur nächsten Nachricht in der Liste wechseln.
Einzeltastenlesen mit Leertaste bewirkt, dass Sie die
þLeerÿ-Taste zum Blättern durch die einzelnen Nachrich-
ten in der Vorschau verwenden können.
Nachrichteneingang
Im Abschnitt Nachrichteneingang der Kategorie E-Mail
regeln Sie die Anzeige beim Empfang neuer Nachrich-
ten. Das trifft natürlich nur für den Fall einer perma-
nenten Verbindung zum Internet zu. Sie können eine
Klangdatei abspielen lassen, den Mauszeiger kurzzeitig
ändern und das Symbol eines Briefumschlags im rech-
ten Bereich der Taskleiste anzeigen lassen. Neu seit
der Outlook-Version 2007 ist hier die Option Desktop-
benachrichtigung anzeigen: Wenn neue Nachrichten in
Ihrem Posteingang eintreffen, blendet Outlook auf dem
Desktop eine Benachrichtigung ein und langsam wieder
aus, selbst wenn Sie gerade ein anderes Programm ver-
wenden. Darin werden der Name des Absenders, der Be-
treff und eine kurze Textvorschau eingeblendet, so dass
Sie erkennen, ob die neue Nachricht dringend ist, zur
späteren Bearbeitung markiert werden soll oder igno-
riert werden kann, ohne Ihre Arbeit in einem anderen
Programm zu unterbrechen. Die Desktopbenachrichti-
gung enthält Schaltflächen zum Öffnen, Kennzeichnen
oder Löschen der E-Mail-Nachricht. Nach einem Klick
auf die Schaltfläche Desktopbenachrichtigungen kön-
nen Sie einstellen, wie lange und wie transparent diese
Anzeige angezeigt werden soll.

Unterhaltungen aufräumen
Der Abschnitt Unterhaltungen aufräumen ist neu in
Outlook 2010. Sie regeln damit die Funktionalität des
gleichnamigen Werkzeugs für Unterhaltungsstränge
( Kapitel 18). Standardmäßig werden beim Aufräumen
die Elemente in den Ordner Gelöschte Objekte verscho-
ben. Sie können aber auch einen anderen Ordner festle-
gen. Klicken Sie dazu auf Durchsuchen und nehmen Sie
die Auswahl vor. Darunter finden Sie eine Reihe zusätz-
licher Optionen, deren Bedeutung sich eigentlich selbst
erklärt.
Antworten und Weiterleitungen
Im Abschnitt Antworten und Weiterleitungen der Kate-
gorie E-Mail bestimmen Sie, wie der ursprüngliche Text
der Nachricht beim Weiterleiten oder beim Antworten
auf eine Nachricht behandelt werden soll. Für beide Fäl-
le stehen Ihnen über die Listenfelder fünf Optionen zur
Auswahl. Sie haben beispielsweise bei einer Nachricht
mit vielen Fragen darin die Möglichkeit, Ihre Antworten
direkt hinter die Fragen zu setzen und trotzdem dem
Empfänger eine einfache Unterscheidungsmöglichkeit
zwischen Frage und Antwort zu geben.
Nachrichten speichern
Die Optionen unter der gemeinsamen Überschrift Nach-
richten speichern in der Kategorie E-Mail legen fest, wo,
wann und welche Nachrichten automatisch gespeichert
werden sollen: Beispielsweise werden standardmäßig
nicht gesendete Nachrichten während der Bearbeitung
im Ordner Entwürfe in einem 3-Minuten-Rhythmus ge-
speichert. Sie können über das Listenfeld In diesem
Ordner speichern einen anderen Speicherplatz wählen.
Den Rhythmus ändern Sie im Feld darüber.
Im Bereich darunter legen Sie fest, wo und wie Nach-
richten und Antworten darauf gespeichert werden, was
beim Eintreffen neuer Nachrichten passieren soll und
welche Standardeinstellungen beim Senden benutzt
werden sollen.
Nachrichten senden
Der Abschnitt Nachrichten senden regelt die Standard­
einstellungen für das Senden von Nachrichten. Sie fin-
den hier wieder mehrere Optionen: Beispielsweise kön-
nen Sie über die beiden Listenfelder Standardstufe für
Die sonstigen Outlook-Optionen
Wichtigkeit und Standardstufe für Vertraulichkeit die
Standardeinstellung für diese beiden Größen einstel-
len. Abweichungen von der hier getroffenen Einstellung
können Sie für jede Nachricht individuell vornehmen.
Verlauf
Über den Abschnitt Verlauf der Kategorie E-Mail be-
wirken Sie beispielsweise, dass Sie oder der Absender
einer Nachricht über den Empfang beim Empfänger in-
formiert werden.
»» Unter Für alle gesendeten Nachrichten Folgendes
anfordern können Sie zwei Optionen aktivieren, die
bewirken, dass Ihnen nach dem Lesen der Nachricht
durch den Empfänger oder der Übermittlung eine
Bestätigungsmeldung zugesendet wird.
»» Die drei Optionskästchen im Bereich direkt darunter
regeln, was passieren soll, wenn eine von Ihnen emp-
fangene Nachricht eine Lesebestätigung fordert.
20.2.2 Optionen der Kategorie Kontakte
Über die Optionen der Kategorie Kontakte können Sie
diesen Bereich an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnhei-
ten anpassen.
»» Über das Feld Namensreihenfolge (Standard) kön-
nen Sie die Voreinstellung für die Reihenfolge der
Bestandteile des Namens eines neu eingegebenen
Kontakts auswählen.
»» Das Feld Ablagereihenfolge (Standard) erlaubt es
Ihnen, zwischen unterschiedlichen Sortierfolgen in
der Anzeige zu wählen.
»» Ist das Kontrollkästchen Beim Speichern neuer Kon-
takte auf Duplikate überprüfen aktiviert, wird bei er-
neuter Eingabe eines schon existierenden Namens
ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie entweder den
neuen Kontakt nochmals hinzufügen oder den vor-
handenen Kontakt mit den neuen Informationen
aktualisieren können.
»» Nach dem Aktivieren der Option Zusätzliches Regis-
ter anzeigen können Sie auf der rechten Seite des
Hauptfensters im Bereich Kontakte zusätzlich eine
Indexleiste mit anderen als lateinischen Buchstaben
anzeigen lassen.
541
Kapitel 20  •  Die Outlook-Optionen

20.2.3 Optionen für den Kalender »» Mit Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen

Auch die Kategorie Kalender in den Outlook-Optionen
können Sie an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten
anpassen. Beispielsweise legen Sie Rahmenbedingun-
gen für die Arbeitswoche und weitere Kalenderoptionen
fest.
Arbeitszeit
Beispielsweise definieren Sie mit den Optionen unter
Arbeitswoche Ihre persönliche Arbeitswoche. Sollten
Sie als selbstständiger Unternehmer an allen sieben Ta-
gen der Woche arbeiten, können Sie hier die Einstellun-
gen dafür vornehmen.
»» Mit den beiden Feldern Beginnt und Endet legen Sie
Ihre persönlichen Geschäftszeiten fest.
»» Aktivieren Sie die Wochentage, die Sie als Arbeitsta-
ge definieren wollen. Sie können hier jeden Tag ein-
zeln aktivieren oder deaktivieren. Nur diese Wochen-
tage werden in der Ansicht Arbeitswoche angezeigt.
»» Unter Erster Wochentag legen Sie fest, welcher Wo-
chentag als erster Tag im Kalender in der Wochen-
ansicht oder der Ansicht Arbeitswoche angezeigt
werden soll.
»» Über die Option Erste Jahreswoche wählen Sie, wel-
che Woche als erste Woche im Jahr gelten soll. Ihre
Wahl hat Auswirkungen auf die Anzeige der Wochen-
nummern im Datumsnavigator.
Kalenderoptionen
Darunter können Sie zusätzliche Optionen einstellen.
Beachten Sie die vielleicht wichtigsten:
»» Über die Schaltfläche Feiertage hinzufügen bewir-
ken Sie, dass die für ein Land geltenden gesetzli-
chen Feiertage im Kalender vermerkt werden. Das
ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie Termine mit
Personen aus anderen Ländern abstimmen müssen.
Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Feiertage in Kalen-
der eintragen die Länder, für die Sie eine Eintragung
wünschen. Nach der Bestätigung werden die Feierta-
ge für die gewählten Länder zunächst automatisch
importiert. Sie werden im Kalender in allen Ansich-
ten angezeigt.
bewirken Sie eine entsprechende Anzeige der Num-
mern der Wochen des Jahres im Datumsnavigator.
»» Mit Hintergrundfarbe bestimmen Sie die Farbe für
den Kalenderhintergrund.
20.2.4 Die Kategorie Aufgaben
Über die Kategorie Aufgaben im Fenster Outlook-Optio-
nen können Sie diesen Arbeitsbereich an Ihre persönli-
chen Arbeitsgewohnheiten anpassen.
»» Ein Aktivieren von Erinnerung für Aufgaben mit Fäl-
ligkeitsdatum aktivieren erstellt anhand der Zeitan-
gabe im Feld Erinnerung automatisch eine Erinne-
rung für Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum.
»» Über Meine Aufgabenliste … aktualisieren bewirken
Sie, dass in der Aufgabenliste eine Kopie aller de-
legierten Aufgaben gespeichert wird. Die Aufgaben
werden automatisch aktualisiert, wenn sich der Sta-
tus der Aufgaben ändert.
»» Die Option Statusbericht senden … bewirkt, dass ein
Statusbericht gesendet wird, wenn eine übertragene
Aufgabe als erledigt markiert wird.
»» Über die beiden Listenfelder mit Farbe für … bestim-
men Sie, in welchen Farben überfällige und erledigte
Aufgaben angezeigt werden sollen.
20.2.5 Die Kategorie Erweitert
In der Kategorie Erweitert im Fenster Outlook-Optionen
finden Sie eine Vielzahl von weiteren Einstellungen des
Programms.
Outlook-Bereiche
Auf die Bedeutung einiger Schaltflächen im Abschnitt
Outlook-Bereiche sind wir schon eingegangen.
»» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Navigati-
onsbereichsoptionen öffnet sich das gleichnamige
Dialogfeld, über das Sie festlegen, für welche Pro-
grammbereiche im unteren Teil des Navigationsbe-
reichs Schaltflächen angezeigt werden. Sie schalten
die Schaltflächen durch einen Klick auf das links
stehende Kontrollkästchen ein und aus. Mithilfe der

542
 Die sonstigen Outlook-Optionen

Schaltflächen Nach oben bzw. Nach unten können

Sie die Lage der gerade markierten Schaltfläche im
Stapel verändern. Ein Klick auf Zurücksetzen stellt
die Standardeinstellungen wieder her. Das gilt so-
wohl für die Reihenfolge als auch für die Anzahl der
Elemente.
»» Die Schaltfläche Aufgabenleiste öffnet ein kleines
Dialogfeld, über das Sie einige Grundeinstellungen
für die Anzeige dieser Leiste festlegen können.
Standardmäßig wird in der Leiste nur ein Kalender-
element angezeigt. Sie können die Anzahl der Kalen-
der, die vertikal angezeigt werden sollen, angeben:
Geben Sie unter Datumsnavigator in das Textfeld
Anzahl von Monatszeilen eine Zahl von 0 bis 9 ein.

Starten und Beenden von Outlook

Über Outlook in diesem Ordner starten legen Sie fest,
welche Ordner des Programms nach dem Starten auto-
matisch angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird
hier der Ordner Posteingang angezeigt. Wollen Sie ei- Abbildung 20.3  Legen Sie die Regeln für die AutoArchivierung
nen anderen Bereich anzeigen lassen, klicken Sie auf fest.
Durchsuchen und wählen Sie den gewünschten Ordner.
Unter AutoArchivierung alle ... Tage legen Sie fest, wie
Die Option Beim Beenden von Outlook den Ordner ‚Ge-
oft der Prozess durchgeführt werden soll. Aktivieren Sie
löschte Objekte‘ leeren ist standardmäßig deaktiviert
AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen, wenn Sie
und das ist gut so. Meist ist es besser, diesen Ordner vor
vor der Archivierung gefragt werden möchten, ob archi-
dem Entfernen der darin enthaltenen Elemente noch
viert werden soll. Anderenfalls wird der Prozess auto-
einmal zu kontrollieren, anstatt die Automatik zu benut-
matisch durchgeführt.
zen. Das gilt besonders dann, wenn Sie Regeln erstellt
haben, die Nachrichten automatisch in diesen Ordner Im Bereich unter der Überschrift Bei der AutoArchivie-
verlagern. rung legen Sie die speziellen Regeln fest:

AutoArchivierung »» Mit Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ord-

Mit der AutoArchivierung können Sie alte Elemente in
regelmäßigen Abständen entweder löschen oder ver-
schieben. Verschoben wird in eine Archivierungsdatei.
Dieses Archiv ist eine separate Datei, die Sie jederzeit
wieder in Outlook importieren können. Beim Archivie-
ren wird die bestehende Ordnerstruktur in die Archivda-
tei übertragen. Wenn sich der Ordner, den Sie archivie-
ren möchten, in einem übergeordneten Ordner befindet,
wird dieser übergeordnete Ordner in der Archivdatei
erstellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen
für Autoarchivierung, um die Verfahrensweise zu kon­
trollieren oder abzuändern (à Abbildung 20.3).
ner) bestimmen Sie, dass E-Mails gelöscht werden,
die älter sind als die oben unter Auto­Archivierung
alle ... Tage eingegebene Zeitspanne.
»» Durch Aktivieren von Alte Elemente archivieren oder
löschen legen Sie zunächst nur fest, dass auch die
sonstigen Outlook-Elemente zum für die AutoAr-
chivierung festgelegten Zeitpunkt archiviert oder
gelöscht werden sollen. Ob nun archiviert oder ge-
löscht wird, bestimmen Sie über die darunterliegen-
den Optionen für die Standardordnereinstellungen
für Archivierung.

543
Kapitel 20  •  Die Outlook-Optionen

»» Legen Sie unter Elemente löschen, wenn älter als ...

fest, ab welchem Alter einzelne Elemente gelöscht
oder an eine andere Stelle verschoben werden sol-
len.
»» Aktivieren Sie Alte Elemente verschieben nach ...,
wenn Sie diese Elemente nicht löschen, sondern ar-
chivieren wollen. Geben Sie an, in welchem Pfad und
unter welchem Dateinamen archiviert werden soll.
»» Wollen Sie die Elemente nicht archivieren, sondern
löschen, wählen Sie Alte Elemente endgültig löschen.
»» Haben Sie Archivordner in Ordnerliste anzeigen akti-
viert, können Sie später schnell auf diesen zugreifen
und archivierte Elemente öffnen.
Wenn Sie die Schaltfläche Einstellungen auf alle Ordner
anwenden anklicken, werden die in diesem Dialogfeld
festgelegten Regeln für alle Outlook-Ordner übernom-
men – auch für solche, für die Sie bereits separate Ein-
stellungen getroffen haben.

Erinnerungen
Abbildung 20.4  Das Dialogfeld Senden-Empfangen-Gruppen
Im Bereich Erinnerungen können Sie vorgeben, was
standardmäßig passieren soll, wenn eine Erinnerung
fällig wird.
definiert, in der alle eingerichteten Konten zusammen-
Senden und Empfangen gefasst sind.
Im Bereich Senden/Empfangen legen Sie das Sende- Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie die Ein-
und Empfangsverhalten für Nachrichten und Dokumen- stellungen für die oben markierte Gruppe getrennt für
te fest. Ist hier die Option Bei bestehender Verbindung den Online- und den Offlinebetrieb festlegen:
sofort senden aktiviert, werden Ihre Nachrichten bei ei-
»» Ist Diese Gruppe bei der Übermittlung mit einbezie-
ner bestehenden Verbindung sofort an den Mailserver
hen (F9) aktiviert, wird die oben markierte Gruppe
im Netz weitergeleitet. Besteht die Verbindung nicht,
bei der Wahl des Befehls Alle Ordner senden/emp-
wird versucht, sie aufzubauen. Wenn Sie die Option de-
fangen in der Gruppe Senden und Empfangen der
aktivieren, werden die Nachrichten generell zuerst im
Registerkarte Senden/Empfangen oder beim Drü-
Ordner Postausgang gespeichert, von wo aus sie wei-
cken von Ñ mit eingeschlossen.
tergeleitet werden.
»» Durch Aktivieren von Automatische Übermittlung
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Senden/Emp-
alle ... Minuten sorgen Sie dafür, dass mit der ange-
fangen öffnen Sie das Dialogfeld Senden-Empfangen-
gebenen Häufigkeit eine Übermittlung vorgenom-
Gruppen (à Abbildung 20.4). In Übermittlungsgruppen
men wird.
wird festgelegt, welche Aufgaben während einer Nach-
richtenübermittlung in welcher Reihenfolge ausgeführt »» Entsprechend können Sie durch Automatische Über-
werden. Im Listenfeld im oberen Bereich der Dialog- mittlung beim Beenden des Programms dafür sor-
felds werden die definierten Gruppen aufgelistet. In gen, dass beim Schließen von Outlook eine abschlie-
der Grundeinstellung ist nur eine Übermittlungsgruppe ßende Übermittlung vorgenommen wird.

544

Sie können eine neue Übermittlungsgruppe erstellen,
die eines oder mehrere der in Outlook eingerichteten
E-Mail-Konten enthält. Anschließend legen Sie das Ver-
halten für diese Gruppe fest. Beispielsweise können Sie
bestimmen, ob ein Konto beim Senden und/oder Emp-
fangen von Nachrichten mit eingeschlossen werden soll
oder ob Nachrichten von einem Konto gesendet, emp-
fangen oder beides werden sollen.
DFÜ-Verbindungen
Über die Optionen unter der Überschrift DFÜ-Verbin-
dung können Sie einige Einstellungen zur DFÜ-Verbin-
dung vornehmen.
»» Ist Vor dem Wechsel der DFÜ-Verbindung warnen
gewählt, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt,
Die sonstigen Outlook-Optionen
wenn Sie die DFÜ-Verbindung wechseln. Alternativ
können Sie fordern, dass immer die bestehende Ver-
bindung gewählt wird.
»» Bei einer Übermittlung im Hintergrund automatisch
wählen bewirkt, dass die Anzeige von Dialogfeldern
während des Übertragungsvorgangs unterdrückt
wird, so dass Sie während dieser Zeit an anderen
Aufgaben im Programm arbeiten können.
»» Bei einer nur temporären Verbindung zum Internet
empfiehlt es sich, die Option Verbindung nach ma-
nueller Übermittlung trennen aktiviert zu halten.
Damit wird die Verbindung nach dem Download und
dem Senden aus dem Postausgang automatisch ge-
schlossen.
545
Teil 6
Die weiteren Office-
2010-Programme

Kapitel 21
Präsentationen mit PowerPoint 2010 550

Kapitel 22
Publikationen mit Publisher 2010 584

Kapitel 23
Notizen mit OneNote 2010 612
Teil 5  •  Die weiteren Office-2010-Programme
Die Edition Professional von Office 2010
verfügt noch über drei weitere Pro-
gramme: PowerPoint 2010 dient zum
Erstellen von Multimediapräsentationen,
mit Publisher 2010 bearbeiten Sie Publi-
kationen und OneNote 2010 arbeitet als
Notizbuch. Diese drei Programme benut-
zen viele Elemente und Funktionen, die
auch die in den vorherigen Teilen dieses
Buchs angesprochenen Hauptprogramme
des Pakets – besonders Word – verwen-
den. Wir wollen uns hier auf diejenigen
Aspekte der Arbeit beschränken, in denen
PowerPoint, Publisher und OneNote
Besonderheiten zeigen. Wir empfehlen
Ihnen darum, diese Programme erst dann
zu verwenden, wenn Sie sich zumindest
mit Microsoft Word etwas auskennen.

548

Kapitel 21: Präsentationen mit
PowerPoint 2010
Im Kapitel zum Programm PowerPoint 2010 wollen wir
Sie mit den Prinzipien der Arbeit an Präsentationen
vertraut machen: Wir stellen die Elemente der Oberflä-
che von PowerPoint vor und zeigen Ihnen, welche Mög-
lichkeiten Sie haben, mit dem Erstellen von Präsentatio-
nen zu beginnen. Auf dieser Basis können Sie sich dann
daranmachen, eine Präsentation mit konkreten Inhalten
zu erstellen.
Kapitel 22: Publikationen mit
Publisher 2010
Mit Hilfe von Microsoft Publisher 2010 können Sie Texte
und grafische Elemente in einem professionellen Layout
zusammenfassen und so wirkungsvolle Publikationen
erstellen. Wie man dabei vorgeht, beschreibt dieses Ka-
pitel. Wir sagten es gerade: Sie sollten sich vor Beginn
der Arbeit mit Publisher in Dingen wie der Texteingabe
mit Microsoft Word bereits auskennen.
Die weiteren Office-2010-Programme
Kapitel 23: Notizen mit OneNote 2010
OneNote 2010 ist ein Notizbuchprogramm, in das Sie
Bemerkungen, Gedanken, Ideen, Skizzen, Erinnerungen
und viele andere Arten von Informationen eintragen
können. Im Gegensatz zu anderen Programmen ist die-
ses Werkzeug nicht an ein Seitenformat für Dokumente
gebunden, sondern es benutzt zur Eingabe einen freien
Zeichenbereich, in dem Sie Text, Grafik und Bilder an
beliebiger Stelle anordnen können. Die Techniken der
Eingabe sind identisch mit denen, die Sie auch in an-
deren Programmen der Microsoft Office 2010-Familie
verwenden. Wir können uns also auch in diesem Kapitel
auf die Besonderheiten bei der Arbeit mit OneNote be-
schränken.
549
Kapitel 21
Präsentationen mit
PowerPoint 2010
In diesem Kapitel wollen wir Sie mit den Prinzipien der
Arbeit an Präsentationen mit dem Programm Power-
Point 2010 vertraut machen:
»» Wir beginnen damit, Sie mit den Elementen der
Oberfläche von PowerPoint vertraut zu machen,
und zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben,
mit dem Erstellen von Präsentationen zu beginnen
(à Abschnitt 21.1).
»» Es stehen Ihnen zum Bearbeiten der Präsentation
mehrere Ansichten zur Verfügung. Diese können
Sie für die verschiedenen Aufgaben gezielt einset-
zen. Bevor Sie daran gehen, konkrete Inhalte in eine
Präsentation einzugeben, sollten Sie sich mit diesen
unterschiedlichen Ansichten vertraut machen und
auch die einzelnen Arbeitsebenen kennenlernen
(à Abschnitt 21.2).
»» Dann können Sie damit beginnen, eine Präsentation
mit konkreten Inhalten zu erstellen. Wir zeigen Ih-
nen, wie man neue Folien erstellt, ihnen ein Layout
zuweist und sie mit Textaussagen oder Objekten füllt
(à Abschnitt 21.3).
»» Die Folien verfügen im Hintergrund über eine Mas-
terebene. Diese dient dazu, allen Elementen ein ein-
heitliches Erscheinungsbild zuzuweisen. Auf diesem
Master sind Schriftformate, Einzugsebenen, Design
550
sowie Position und Größe von Bereichen für alle Foli-
en einer Präsentation festgelegt. Die wichtigsten Ar-
beiten mit dieser Ebene wollen wir Ihnen vorführen
(à Abschnitt 21.4).
»» Nachdem Sie alle Folien einer Präsentation erstellt
und auch die gewünschten Objekte hinzugefügt
haben, können Sie jetzt noch einige letzte Schritte
durchführen: Sie können Übergänge zwischen den
Folien festlegen und einzelne Elemente animieren.
Dann können Sie die Präsentation vorführen (à Ab-
schnitt 21.5).
21.1 Arbeiten mit der Programm­
oberfläche
Nach dem Starten des Programms PowerPoint 2010
wird automatisch eine neue Präsentation erstellt. Inso-
fern verhält sich das Programm anders als seine Vor-
gänger aus dem Jahr 2003 und es ähnelt in seinem
Verhalten mehr den Programmen Word und Excel. Diese
Präsentation wird in der Ansicht Normal mit einer neu-
en leeren Folie angezeigt. Sie sollten sich zunächst ein-
mal mit den Elementen dieses Bildschirms beschäftigen
und die Möglichkeiten zum Erstellen einer Präsentation
Ihrer Wahl kennenlernen.
21.1.1 Bildschirmelemente
Standardmäßig wird das Menüband mit der nach dem
Starten aktiven Registerkarte Start im oberen Bereich
des Programmfensters angezeigt. Das Menüband ver-
 Arbeiten mit der Programm­oberfläche

Abbildung 21.1 
Die Oberfläche von PowerPoint
– beim Starten wird bereits eine
neue Präsentation erzeugt.

fügt bei PowerPoint 2010 jetzt über die acht Register- gelistet. Dieser Ort erleichtert Ihnen die Navigation
karten Start, Einfügen, Entwurf, Übergänge, Animatio- innerhalb der einzelnen Folien einer Präsentation.
nen, Bildschirmpräsenta­tion, Überprüfen und Ansicht
»» Im Hauptfenster – dem sogenannten Folienbereich
– eine mehr als bei der Vorgängerversion. Bevor Sie da-
– wird eine Großansicht der links aktuell markierten
mit beginnen, Ihre eigenen Inhalte zu erzeugen, machen
Folie angezeigt. Nach dem Start ist das zunächst
Sie sich mit den typischen Elementen des Programms
eine leere Titelfolie. Auf dieser Folie geben Sie in
vertraut (à Abbildung 21.1):
den dafür vorgesehenen Platzhaltern den Text für
»» Im Hauptbereich des Bildschirms finden Sie bei der die einzelnen Folien ein. Die darin vorhandenen Tex-
Ansicht Normal in der Grundeinstellung drei Teilfens- te dienen als Platzhalter, die Sie durch Ihre eigenen
ter. Den diesen Fenstern zugewiesenen Platz können Aussagen ersetzen können. Außerdem können Sie
Sie auch durch Verschieben der Fensterränder mit diverse Objekte einfügen.
der Maus Ihren Anforderungen entsprechend verän-
»» Unterhalb des Hauptfensters finden Sie das soge-
dern.
nannte Notizenfeld, in dem Sie nach einem Ankli-
»» Links auf dem Bildschirm werden auf cken Notizen zu der gerade aktuellen Folie machen
der Registerkarte Folien alle Folien der können.
Präsentation in Miniaturbildgröße auf-

551
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010

Symbol Name und Bedeutung

Foliennummer: zeigt die Nummer der aktuellen Folie an.

Designname: zeigt das aktuelle Design der Präsentation an.

Sprache: zeigt die aktuelle Spracheinstellung an.

Schaltflächen zum schnellen Wechsel zwischen den Ansichten: Hierüber können Sie zwischen Normalansicht und Folien­
sortieransicht wechseln und die Bildschirmpräsentation starten.
Zoommodus: zeigt den aktuellen Vergrößerungsmaßstab an. Ein Klick öffnet das Dialogfeld Zoom zum Einstellen eines
anderen Faktors.
Zoomregler: Durch Verschieben des Felds nach links bzw. nach rechts können Sie den Zoomfaktor über die Maus
verkleinern bzw. vergrößern.
Passt die Folie an die aktuelle Fenstergröße an.

Tabelle 21.1  Die Elemente in der Statusleiste

»» Die Statusleiste am unteren Rand zeigt auf der lin- nicht auf Basis der standardmäßig gewählten Vorlage
ken Seite Informationen über die Präsentation wie auf­bauen wollen, öffnen Sie die Registerkarte Datei und
beispielsweise in diesem Fall die Folien­nummer, das klicken Sie dann auf Neu, um eine Vorlage auszuwählen
Foliendesign und die Spracheinstellung an. Auf der (à Abbildung 21.2).
rechten Seite befinden sich drei Schaltflächen, über
In diesem Dialogfeld müssen Sie zuerst im linken Bereich
die Sie schnell zu anderen Ansichten einer Präsen-
unter Vorlagen wählen, womit Sie eine neue Präsenta-
tation wechseln können. Daran anschließend werden
tion beginnen wollen. Ihnen stehen unter Verfügbare
das Zoomfeld und der Zoomregler angezeigt, über
Vorlagen und Designs mehrere integrierte Vorlagen zur
beide Elemente können Sie die Größe der Anzeige
Verfügung. Zusätzlich können Sie unter Office.com-Vor-
der aktuellen Folie regeln (à Tabelle 21.1). Durch Dop-
lagen Präsentationsvorlagen aus dem Internet herun-
pelklicken auf einige Elemente der Statusleiste wer-
terladen. Je nachdem, was Sie markiert haben, wird im
den weiterführende Dialogfenster geöffnet.
Bereich rechts daneben eine Auswahl der vorhandenen
Präsentationen angezeigt.
21.1.2 Vorlagen benutzen
»» Wenn Sie in diesem Dialogfeld die Option Beispiel-
Wenn Sie die Versionen 2003 des Programms kennen,
vorlagen benutzen, werden die vorhandenen Vor-
waren Sie es bei der Arbeit damit gewohnt, zuerst einen
lagen eingeblendet, aus denen Sie die gewünschte
bestimmten Präsentationstyp, eine leere Präsentation,
wählen können. Diese Grundlage für die Präsentati-
eine Präsentationsvorlage mit mehreren Folien und be-
on ist anschließend noch veränderbar (à Abbildung
reits vorhandenem Inhalt oder eine Designvorlage aus-
21.3).
zuwählen, bevor Sie zur eigentlichen Oberfläche des
Programms gelangt sind. Auch dieses hat sich seit der »» Wenn Sie in diesem Dialogfeld die Option Designs
Generation Office 2007 im Zuge der neuen Funktiona- benutzen, werden die vorhandenen Designs ein-
lität geändert. geblendet, aus denen Sie das gewünschte wählen
können. Diese Designs können Sie auch nachträg-
Falls Sie sich wundern, wo die relativ bequem zu be-
lich während der Bearbeitung einer Präsentation in
arbeitenden Vorlagen geblieben sind, haben Sie keine
Power­Point zuweisen (à Abbildung 21.4).
Sorge: Es gibt sie noch. Wenn Sie Ihre Präsentation

552
Arbeiten mit der Programm­oberfläche

Abbildung 21.2 
Wählen Sie aus, was
Sie tun möchten.

Abbildung 21.3 
Im Programm verfügbare
Beispielvorlagen

553
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010

Abbildung 21.4 
Im Programm installierte Designs
ermöglichen die Zuweisung unter-
schiedlicher Farben und Schriften.

»» Bei der Wahl von Meine Vorlagen wird ein weiteres 21.2 Ansichten und Arbeitsebenen
Dialogfeld geöffnet, über das Sie von Ihnen erstellte
oder geänderte Vorlagen hinzufügen können. Bevor Sie daran gehen, konkrete Inhalte in eine Präsen-
tation einzugeben, sollten Sie sich auch mit den unter-
»» Wenn Sie einen Vorlagentyp unter Office.com-Vorla-
schiedlichen Ansichten beschäftigen, die Ihnen das Pro-
gen gewählt haben, werden Sie zunächst – voraus-
gramm zur Verfügung stellt. Außerdem sollten Sie die
gesetzt, Sie sind online – mit der entsprechenden
einzelnen Arbeitsebenen kennen.
Microsoft-Seite im Internet verbunden und das Er-
gebnis wird Ihnen im Fenster angezeigt. Zusätzlich
zur Vorschau der ersten Folie können Sie sich darü- 21.2.1 Die Ansichten
ber informieren, wie gut diese Vorlage auch anderen Zum Bearbeiten einer Präsentation stehen mehrere An-
Personen gefällt. sichten zur Verfügung. Die Auswahl finden Sie auf der
Registerkarte Ansicht des Menübands in der Gruppe
Nachdem Sie hier eine geeignete Präsentati-
Präsentationsansichten zusammengefasst (à Abbildung
on markiert haben, wird die erste Folie der
21.5). Über die Schaltflächen Normal, Foliensortierung,
Wahl im rechten Bereich des Fensters Neu an-
Notizenseite und Leseansicht können Sie zu diesen An-
gezeigt. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Erstellen
sichten wechseln. Zusätzlich finden Sie in dieser Gruppe
und die Präsentation wird in PowerPoint angezeigt.
auch die Schaltflächen zum Wechsel in die für jedes Ele-
ment einer Präsentation verfügbaren Masteransichten.

554
 Ansichten und Arbeitsebenen

Abbildung 21.5  Die Registerkarte Ansicht mit der Gruppe Präsentationsansichten bestimmt die Form der Darstellung
auf dem Bildschirm.

Die Ansicht Normal »» Klicken Sie in der Ansicht Normal im Navigations-

Standardmäßig wird die Ansicht Normal ange-
zeigt. In dieser Ansicht können Sie Texte und an-
dere Elemente auf den Folien eingeben oder die
bei einer Vorlage vorhandenen Platzhalter durch Ihre
eigenen Inhalte ersetzen. Beachten Sie, dass in dieser
Ansicht im Navigationsbereich zwei Unterformen der
Ansicht zur Verfügung stehen, zwischen denen Sie über
die beiden Register am linken Rand des Bildschirms
wechseln können:
bereich auf das Register Folien , um in diesem
Bereich Miniaturansichten der einzelnen Folie anzu-
zeigen. Diese Unterform der Ansicht Normal erlaubt
es Ihnen, schnell zu einer einzelnen Folie zu wech-
seln, indem Sie im Navigationsbereich darauf klicken
(à Abbildung 21.6).
»» Wenn Sie im Navigationsbereich das Register Gliede-
rung wählen, werden darin nicht mehr die ein-
zelnen Folien, sondern nur noch der Textinhalt der

Abbildung 21.6 
Die Ansicht Normal dient zum
Anzeigen einzelner Folien.

555
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010

Abbildung 21.7 
Die Gliederung zeigt die Struktur
Ihrer Argumentation.

Abbildung 21.8 
Die Ansicht Foliensortierung
ermöglicht das Ändern der
Reihenfolge.

556

Präsentation auf dem Bildschirm angezeigt (à Abbil-
dung 21.7). Das hilft Ihnen, auf schnelle Weise Ihren
Argumentationsfluss zu kontrollieren. Aber auch
hier können Sie den Text für jede Folie Ihrer Präsen-
tation in Form einer Gliederung eingeben. Sie finden
in dieser Unterform der Ansicht Normal mehrere
Ebenen: Die oberste stellt den Titel der Folie dar, die
Ebene(n) darunter die einzelnen Aufzählungspunkte
auf den Folien.
Die Ansicht Foliensortierung
In der Ansicht Foliensortierung können Sie
die in der Präsentation vorhandenen Folien zusammen
anzeigen und bequem sortieren (à Abbildung 21.8). In
dieser Ansicht sehen Sie Miniaturabbildungen aller Fo-
lien einer Präsentation mit sämtlichen Grafikelementen
und Texten. Zum Ändern der Reihenfolge markieren Sie
Ansichten und Arbeitsebenen
die gewünschten Folien und ziehen Sie sie mit der Maus
vor die Folie, vor der Sie sie einfügen wollen (à unten).
Über die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Fens-
ters können Sie – falls vorhanden – weitere Folien anzei-
gen lassen.
Die Leseansicht
Über den Befehl Leseansicht auf der Regis-
terkarte Ansicht startet eine Art von Vorschau auf die
Bildschirmpräsentation (à Abbildung 21.9). Diese zeigt
die von Ihnen erstellten Folien in der Vollbildansicht an.
Hier können Sie sich im Vorfeld über einen reibungs-
losen Ablauf einer Bildschirmpräsentation informieren,
indem Sie – beispielsweise – Einblendezeiten der ein-
zelnen Folien testen, Folienübergänge und Animations-
effekte überprüfen sowie die Verzweigung zu anderen
Folien und anderen Anwendungen kontrollieren.
Abbildung 21.9 
Bei der Leseansicht wird eine
Vollbilddarstellung im Fenster
benutzt.
557
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010
In dieser Ansicht können Sie mit Hilfe der Schaltflächen
mit den Pfeilen in der Statusleiste zur nächsten und zur
vorherigen Folie wechseln. Ein Klick auf die Schaltflä-
che Menü dazwischen blendet ein kleines Menü ein,
in dem Sie weitere Befehle finden. Um zurück zu einer
anderen Ansicht zu wechseln, verwenden Sie die Schalt-
fläche für die entsprechende Ansicht in der Statusleiste
oder drücken Sie die È-Taste.
Die Ansicht Notizenseite
Über die Ansicht Notizenseite können Sie zu
einer Folie Notizen zu Ihrem Vortrag vermerken (à Ab-
bildung 21.10). Diese Notizen sind während der Präsen-
tation nicht für das Publikum sichtbar. Um während des
Vortrags auf sie zugreifen zu können, müssen Sie sie
vorher ausdrucken. Beachten Sie, dass Sie die Möglich-
keit zur Eingabe von Notizen auch in der Ansicht Nor-
mal haben; allerdings ist der dafür standardmäßig zur
Verfügung gestellte Platz relativ klein. Ein sinnvolles
Vorgehen könnte darin bestehen, beim Erstellen der
558
Präsentation auf der Ansicht Normal Stichpunkte zu
den Notizen einzugeben und diese dann in der Ansicht
Notizenseite auszuarbeiten.
21.2.2 Die Arbeitsebenen
Einen wichtigen Punkt sollten Sie noch
wissen, bevor Sie sich an die Arbeit mit
konkreten Inhalten machen: Die eben an-
gesprochenen Elemente Folien, Hand­
zettel und Notizen verfügen im Hintergrund über eine
Masterebene. Diese dient dazu, allen Elementen ein ein-
heitliches Erscheinungsbild zuzuweisen. Auf diesem
Master sind Schriftformate, Einzugsebenen, Design so-
wie Position und Größe von Bereichen für alle Folien ei-
ner Präsentation, die mit diesem Master verbunden
sind, festgelegt. Auf einem Master können Sie Zusatzin-
formationen wie Datum, Seitenzahl, Firmenname und
Firmenlogo hinzufügen, die durchgehend auf allen Foli-
en oder Notizenseiten Ihrer Präsentation erscheinen
Abbildung 21.10 
In der Ansicht Notizenseite
können Sie Kommentare
eingeben.

sollen. Weiterhin können Sie einen eigenen Master er-
stellen und in diesem Einstellungen für den Hintergrund
und für verschiedene Layouts vornehmen. Mit densel-
ben Methoden ändern Sie auch vorhandene Mastervor-
lagen ab. Das gilt sowohl für den eigentlichen Folien-
master als auch für den Notizzettelmaster. Wie Sie das
tun, beschreiben wir Ihnen später.
21.3 Folieninhalte bearbeiten
Nachdem Sie im vorherigen Abschnitt die wesentlichen
Bestandteile des Programms kennengelernt haben,
können Sie sich jetzt daranmachen, eine Präsentation
mit konkreten Inhalten zu erstellen. Zum Erstellen ei-
ner Präsentation können Sie ohne jede Vorlage – also
mit einer vollständig leeren Präsentation – beginnen. In
der Mehrzahl der Fälle empfiehlt es sich aber, die vor-
handenen Vorlagen – auch die, die Sie aus dem Internet
herunterladen können – durchzusehen und sich für eine
zu entscheiden, die die Arten von Folien beinhaltet, die
man benutzen will. Damit können Sie sich etwas Arbeit
sparen. Sie müssen sich dann mit zwei Arbeitsschritten
beschäftigen, die in der Praxis meist nicht nacheinan-
der, sondern nebeneinander durchgeführt werden:
»» Einerseits wollen Sie sicherlich weitere Folien an den
gewünschten Stellen hinzufügen und nicht benötig-
te löschen. Auch wenn Sie die Arbeit an einer neuen
Präsentation mithilfe einer der Vorlagen begonnen
haben, werden Sie diese Arbeit meist erledigen müs-
sen. Dazu wählen Sie das jeweils geeignete Layout
aus dem zugrunde liegenden Master aus.
»» Andererseits müssen Sie die auf dem Layout vorhan-
denen Platzhalter durch die von Ihnen gewünschten
Aussagen ersetzen. Das werden Sie meist in der An-
sicht Normal tun, da die Folien in dieser Ansicht am
einfachsten zu bearbeiten sind. Wenn Sie in einer
Präsentation arbeiten, die viele Punkte und Unter-
punkte enthält, empfiehlt es sich, hier die Gliederung
zu bearbeiten, die es erlaubt, den Argumentations-
fluss besser im Auge zu behalten. In einer solchen
Ansicht können Sie auch ein Textdokument aus
Word in PowerPoint importieren.
Bei dieser Arbeit sollten Sie sich über die Grundstruktur
der Präsentation im Klaren sein. Eine Präsentation be-
steht meist aus drei Hauptteilen:
Folieninhalte bearbeiten
»» In der Einleitung sollten Sie auf einer Titel- oder
Textfolie das Thema und das Hauptziel der Präsen-
tation angeben. Lenken Sie die Aufmerksamkeit der
Zielgruppe auf Ihren Vortrag, indem Sie mit einer
anregenden Frage oder provokanten These auf der
Titelfolie beginnen. Zeigen Sie anschließend eine
Textfolie mit einer Anekdote oder einem bekannten
Zitat, um zum Hauptteil der Präsentation überzulei-
ten.
»» Im Hauptteil präsentieren Sie Informationen, Fakten
und Bilder, indem Sie die Folien mit Listendiagram-
men, Textdiagrammen, Organigrammen, Datendia-
grammen oder Diagrammkombinationen versehen.
Kombinieren Sie die Titelfolien mit Bildern, um die
Hauptabschnitte der Präsentation abzutrennen und
einzuleiten.
»» In einem Schlussteil können Sie gegliederte Listen
anzeigen, um die Hauptthesen der Präsentation
noch einmal zusammenzufassen und hervorzuhe-
ben. Als letzte Folie ist eine Wiederholung des Titels
oder ein Bild gut geeignet. Sie können auch eine
leere Folie vorführen, um das Ende der Präsentation
anzuzeigen.
21.3.1 Folien erstellen und Layout wählen
Um die Präsentation auf Basis einer Vorlage
aufzubauen, werden Sie sicherlich weitere Fo-
lien hinzufügen und nicht benötigte löschen
wollen. Einige dieser Aufgaben müssen Sie
auch ausführen, wenn Sie mit einer leeren Präsentation
beginnen. Anschließend können Sie den neuen Folien
ein geeignetes Layout zuweisen. Für solche Tätigkeiten
benutzen Sie die Werkzeuge in der Gruppe Folien der
Registerkarte Start.
Standardfolien hinzufügen
Markieren Sie im Navigationsbereich die Miniatur-
ansicht der Folie, nach der Sie die neue Folie hin-
zufügen wollen, und klicken Sie auf der Register-
karte Start auf die Schaltfläche Neue Folie. Eine neue
Folie wird hinter der aktuellen eingefügt. Der Hinter-
grund und das Layout der vorher markierten Seite wer-
den für die neue Folie übernommen, Sie können sie aber
anschließend noch ändern (à unten). Die neue Folie be-
sitzt – bis auf die vorhandenen Platzhalter – natürlich
noch keinerlei Inhalte.
559
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010
 
Layout gezielt auswählen
Meist werden Sie aber beim Einfügen einer neuen
Folie gleich auch entscheiden wollen, auf welchem
der vorhandenen Layouts die neue Folie beruhen
soll. Markieren Sie wieder im Navigationsbereich die Mi-
niaturansicht der Folie, nach der Sie die neue Folie hin-
zufügen wollen, und öffnen Sie den Katalog zur Schalt-
fläche Neue Folie (à Abbildung 21.11 links). Wählen Sie
aus den dort aufgelisteten Layouts das gewünschte aus.
Was Ihnen hier angeboten wird, hängt zum Teil auch von
der verwendeten Vorlage ab. Wenn Sie beispielsweise
darauf hinweisen wollen, dass mehrere Schritte zum Er-
reichen eines Ziels notwendig sind, sollten Sie ein Lay-
out mit einer Überschrift und mehreren Unterpunkten
wählen. In der Überschrift können Sie dann das Ziel an-
geben, die einzelnen Schritte fassen Sie in den Unter-
punkten zusammen.
Folien kopieren
Wenn Sie ähnliche Folien mehrfach in der Präsen-
tation benötigen, lohnt es sich oft, erst einmal
eine davon zu entwerfen und dann durch Kopie-
ren die ähnlichen zu erstellen und abzuwandeln. Das ist
dann besonders sinnvoll, wenn Sie – wie später be-
schrieben – bereits komplexe grafische Elemente in ei-
ner Folie eingefügt haben. Markieren Sie dazu die Folie,
560
Abbildung 21.11 
Der Katalog zur Schaltfläche
Neue Folie zeigt verschiedene
Layouts an; mehrere Layouts
stehen zur Verfügung.
die Sie duplizieren wollen, in der Ansicht Normal und
klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Neue Folie.
Wählen Sie im Katalog den Befehl Ausgewählte Folien
duplizieren auf. Die Kopie der vorher markierten Folie
wird im Anschluss an diese eingefügt. Sie können sie
später – beispielsweise über die Ansicht Foliensortie-
rung – an eine andere Stelle bringen.
Folien löschen
Eine nicht benötigte Folie können Sie löschen. Markie-
ren Sie dazu die Folie im Navigationsbereich und kli-
cken Sie sie mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie
Folie löschen aus dem Kontextmenü oder drücken Sie
die ¢-Taste. Die Folie wird aus der Präsentation ent-
fernt. Wenn Sie mehrere Folien in einem Arbeitsgang
löschen möchten, markieren Sie sie zuerst gemeinsam:
Für aufeinanderfolgende Folien benutzen Sie die Taste
Á, für mehrere nicht aufeinanderfolgende Folien die
Ÿ-Taste.
Das Layout ändern
Das beim Einfügen einer Folie automatisch oder von
Ihnen gezielt gewählte Layout können Sie nachträglich
ändern. Verwenden Sie jeweils das Layout, das den ak-
tuellen Aussageschritt unterstreicht. Dazu stehen Ihnen
in PowerPoint diverse Entwürfe zur Verfügung (à Abbil-
dung 21.11 rechts). Markieren Sie zuerst die gewünschte
 Folieninhalte bearbeiten

Folie und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in len. Jeder Klick verschiebt den gesamten Abschnitt
der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Layout . Wäh- hinter bzw. vor den nächsten Abschnitt.
len Sie dann in der Palette die gewünschte Folienvorla-
ge aus. Sie wird für die Folie übernommen. Die bereits 21.3.2 Texte eingeben
auf der Folie eingegebenen Texte bleiben erhalten.
Im nächsten Schritt geht es darum, die Folien mit Ihren
Abschnitte Aussagen zu versehen. Dafür werden Sie meist in der
Ansicht Normal arbeiten und darin die Unteransichten
Neu bei PowerPoint 2010 ist die Möglichkeit, dass Sie
Folien oder Gliederung im Navigationsbereich benutzen.
sehr große Foliengruppen mit Hilfe von Abschnitten or-
ganisieren können, um so die Verwaltung und die Na- Arbeiten in der Unteransicht Folien
vigation innerhalb einer Präsentation zu vereinfachen.
Wenn Sie sich auf die Textstruktur innerhalb einer Folie
Das dient zur Arbeitserleichterung und zur besseren
konzentrieren möchten, werden Sie sich wahrscheinlich
Organisation, da beispielsweise jeder Mitarbeiter für die
in der Ansicht Normal im Navigationsbereich die
Vorbereitung der Folien eines bestimmten Abschnitts
Unterform Folien wählen (à oben). Beim Bearbeiten ei-
verantwortlich sein kann.
ner Präsentation auf Basis einer Vorlage weisen die da-
»» Um einen Abschnitt hinzuzufügen, markieren Sie im rin enthaltenen Folien bereits Beispieltexte auf. In neu
Navigationsbereich die Folie, mit der der Abschnitt erstellten Folien sind dafür Platzhalter – wie Titel durch
beginnen soll. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Klicken hinzufügen – vorhanden (à Abbildung 21.12). Die-
Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Ab- se beiden Formen müssen Sie durch Ihre eigenen Texte
schnitt und dann auf Abschnitt hinzufügen. Auf ersetzen.
dieselbe Weise können Sie den nächsten und noch
»» Vorhandene Beispieltexte in Vorlagen müssen zu-
weitere Abschnitte hinzufügen.
erst gelöscht oder überschrieben werden. Der ein-
»» Nachdem Sie einzelne Anschnitte erstellt haben, fachste Weg dazu besteht darin, den gewünschten
können Sie sie benennen. Markieren Sie den Ab- Bereich durch einen Klick mit der Maus auszuwählen
schnitt, dem Sie einen Namen geben wollen. Klicken und anschließend den Beispieltext mit einem Dop-
Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien pelklick vollständig zu markieren. Wenn Sie dann mit
auf Abschnitt und wählen Sie Abschnitt umbenen- der Eingabe Ihres eigenen Textes beginnen, wird der
nen. Geben Sie im so aufgerufenen Dialogfeld die Be- vorher vorhandene Beispieltext überschrieben.
zeichnung ein. Wählen Sie hierbei eine Überschrift,
die der Thematik der Folien dieses Abschnitts ent-
spricht. Bestätigen Sie mit Umbenennen.
»» Sie können dann auch dafür sorgen, dass im Naviga-
tionsbereich statt der Folien nur noch die Abschnitt-
überschriften angezeigt werden. Klicken Sie auf der
Registerkarte Start auf Abschnitt und wählen Sie
Alles reduzieren. Wenn Sie anschließend auf Alle er-
weitern klicken, werden alle Folien wieder angezeigt.
»» Um einen ganzen Abschnitt in der Abfolge zu ver-
schieben, wechseln Sie in die Foliensortieransicht
und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
Abschnittsüberschrift der Folien eines Abschnitts,
die Sie verschieben wollen. Wählen Sie im so auf-
gerufenen Kontextmenü, ob Sie den gesamten Ab-
Abbildung 21.12  Folien beinhalten anfangs Beispieltexte oder
schnitt nach oben bzw. nach unten verschieben wol- Platzhalter.

561
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010

» Bei einem Platzhalter reicht es aus, nur in den Be-

reich zu klicken (à Abbildung 21.13). Daraufhin wird
die Einfügemarke sichtbar. Der vorher angezeigte
Inhalt wird damit automatisch entfernt und Sie kön-
nen sofort mit der Eingabe beginnen.

Abbildung 21.14 Unterpunkte auf einer Folie werden mit Aufzäh-

lungstext erzeugt.

Arbeiten in der Unteransicht Gliederung

Reine Texte können Sie auch in Form einer Gliederung
eingeben (à Abbildung 21.15). Klicken Sie dazu im Navi-
Abbildung 21.13 Der Bereich wird markiert oder die Schreibmar-
gationsbereich auf die Registerlasche Gliederung .
ke erscheint im Bereich.
Existieren bereits Folien, finden Sie hier die schon vor-
handenen Titel und Aufzählungstexte. Andere Inhalte
Nach dem Markieren der gewünschten Stelle geben Sie
der Folien – wie beispielsweise Diagramme – werden in
den Text ein. Zur Eingabe gehen Sie vor wie in der Text-
dieser Ansicht nicht angezeigt. Die Ansicht eignet sich
verarbeitung. Das Programm führt automatisch einen
darum vordringlich zur Kontrolle und Änderung des
Zeilenumbruch innerhalb des Platzhalterbereichs am
Argumentationsflusses.
Zeilenende durch.
Bei einer neuen leeren Präsentation sind in dieser An-
» Durch Æ erzeugen Sie einen neuen Absatz im Be-
sicht zunächst nur die Foliennummer und das Folien-
reich. Überladen Sie die Folie nicht mit zu viel Text.
symbol der ersten Folie abgebildet, neben dem die Ein-
Speziell im Bereich der Titel sind mehrere Absätze in
fügemarke blinkt (à Abbildung 21.16). Zur Eingabe von
einem Rahmen nicht notwendig.
Texten in leeren Präsentationen benutzen Sie ähnliche
» Anders verhält es sich in Bereichen der Aufzählungs- Techniken wie bei der Eingabe in der Ansicht Normal:
listen. Hier sind immer nur mehrere Absätze sinn-
» Mit der Eingabe des Titels der bereits vorhandenen
voll. Auch hier erzeugen Sie einen neuen Absatz auf
ersten Folie können Sie sofort beginnen.
derselben Aufzählungsebene durch die Taste Æ.
» Durch Betätigung von Æ am Ende des Titels der
» Um Absätzen Unterpunkte auf der nächsten Ebene
Folie erzeugen Sie eine neue Folie.
hinzuzufügen, verwenden Sie die Taste Å (à Ab-
bildung 21.14). » Um zur ersten Ebene einer untergeordneten Aufzäh-
lungsliste zu schalten, benutzen Sie die Taste Å,
nachdem Sie mit Æ eine neue Zeile erzeugt hat-
Mithilfe mehrerer Schaltflächen in der
HINWEIS Registerkarte Start der Gruppe Absatz
ten. Mit dieser Taste können Sie auch weitere – also
tiefere – Unterebenen anzeigen.
können Sie die Aufzählungspunkte nachträglich noch
ändern (à Tabelle 21.1).

562

»» Eine weitere Betätigung von Æ nach der Bearbei-
tung eines Unterpunkts führt zur Anzeige eines wei-
teren Unterpunkts derselben Ebene.
»» Drücken Sie nach dem letzten Eintrag für die erste
Folie die Tastenkombination Ÿ+Æ, um eine wei-
tere Folie zu erstellen. Sie gelangen dann automa-
tisch wieder auf die Titelebene dieser neuen Folie.
Um Text für weitere Folien einzugeben, wiederholen Sie
die entsprechenden Schritte.
Folieninhalte bearbeiten
Abbildung 21.15 
Folientexte in der Gliederungsansicht
erlauben eine bessere Sicht auf den
Argumentationsfluss.
Abbildung 21.16 
Einen Gliederungstext auf einer
weiteren Folie eingeben
Gliederung bearbeiten
Die einzelnen Gliederungspunkte, die Sie eingegeben
haben, können Sie nachträglich noch bearbeiten. So
können Sie Text in verschiedenen Ebenen anordnen,
ganze Abschnitte verschieben sowie nur bestimmte
Ebenen der gesamten Gliederung oder einzelner Foli-
en anzeigen lassen. Nachdem Sie den Bereich, den Sie
bearbeiten wollen, markiert haben, nehmen Sie diese
Einstellungen über ein Kontextmenü vor, das Sie durch
einen Klick mit der rechten Maustaste aufrufen (à Ab-
bildung 21.16).
563
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010

Abbildung 21.17 
Gliederungstext über das
Kontextmenü bearbeiten

Gliederung importieren
Wenn Sie eine Präsentation auf der Grundlage eines
Symbol
vorhandenen Berichts oder eines anderen geglieder-
ten Word-Dokuments erstellen möchten, können Sie
die Gliederungsstruktur des gegliederten Dokuments
nutzen, indem Sie das Dokument in PowerPoint 2010
einfügen. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der
Gruppe Folien auf Neue Folie und dann auf Folien aus
Gliederung (à Abbildung 21.11 auf Seite 560). Suchen Sie
die Datei mit der Gliederung, die Sie einfügen möchten,
und doppelklicken Sie darauf. Die Datei wird in PowerPoint
geöffnet. Wenn die Quelldatei keine Überschriftenforma-
te enthält, erstellt Office PowerPoint eine Gliederung auf
der Grundlage der Absätze in der Quelldatei. Also ist es
immer besser, zuerst das Word-Dokument mit geeigneten
Überschriftenformaten zu versehen (à Kapitel 6).
21.3.3 Texte formatieren
Wie Microsoft Word verfügt PowerPoint über die Mög-
lichkeit, Absatz- und Zeichenformate zuzuweisen.
Name und Wirkung
Aufzählungszeichen: klappt eine Palette mit
unterschiedlichen Aufzählungszeichen zur
Auswahl auf.
Nummerierung: klappt eine Palette auf, über die
Sie den Absätzen eine Nummerierung zuweisen
können.
Listenebene verringern: verkleinert die Ein-
zugsebene.
Listenebene erhöhen: vergrößert die Einzugs­
ebene.
Zeilenabstand: öffnet eine Liste, über die Sie den
Abstand zwischen den einzelnen Aufzählungs-
punkten erweitern oder verringern können.
Über Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig und
Blocksatz können Sie dem markierten Absatz
eine Form der Ausrichtung zuweisen.

Tabelle 21.2  Schaltflächen dienen zur Steuerung der

Absatzformatierung
Die Mehrzahl der Befehlsschaltflächen zur Absatzfor-
matierung kennen Sie vielleicht schon von anderen
Office-Programmen her (à Tabelle 21.2). Markieren Sie
vor dem Einsatz zuerst eine beliebige Stelle im Absatz.
Aufzählungs­ebene.
Daneben verfügt die Gruppe Absatz bei PowerPoint
aber noch über spezielle Befehlsschaltflächen (à Tabel-
le 21.3).

564

Symbol Name und Wirkung
Spalten:.erlaubt.die.Aufteilung.des.Textes.in.mehrere.
Spalten ..Die.Liste.zur.Schaltfläche.stellt.die.häufigs-
ten.Alternativen.zur.Verfügung ..Für.Feinheiten.dazu.
arbeiten.Sie.mit.dem.Befehl.Weitere Spalten .
Textrichtung:.Sie.können.die.Richtung.des.Textflusses.
in.Schritten.von.90°.drehen ..Beachten.Sie.aber.die.
Lesbarkeit .
Text ausrichten:.bestimmt.die.vertikale.Ausrichtung.
des.markierten.Abschnitts.auf.der.Folie ..Sie.können.
ihn.oben,.in.der.Mitte.oder.unten.anzeigen.lassen .
In SmartArt konvertieren:.Sie.können.aus.einem.
Textbereich.einer.Folie.eine.SmartArt-Grafik.erzeu-
gen ..Unterebenen.werden.in.der.Grafik.zusammen.
dargestellt .
Tabelle 21.3 Weitere Schaltflächen zum Formatieren
Zeichenformatierung
Die Zeichenformatierung gibt dem
Text einer Präsentation den letzten
Schliff. Das generelle Formatieren
von Texten auf den Folien wird man
im Allgemeinen auf der Ebene des Masters vornehmen
(à unten). Auf diese Weise garantieren Sie ein in sich ge-
schlossenes Erscheinungsbild. Eine Ausnahme bildet
das Formatieren von einzelnen Wörtern oder Abschnit-
ten, die Sie auf der Folie besonders hervorheben wollen.
Dazu müssen Sie den Textabschnitt, den Sie formatie-
ren wollen, zuerst markieren. Anschließend können Sie
im Menüband auf der Registerkarte Start die Befehls-
schaltflächen der Gruppe Schriftart benutzen.
Folieninhalte bearbeiten
Weitere Hinweise zur Zeichenformatie-
HINWEIS rung erhalten Sie in den entsprechenden
Abschnitten zu den Standardbefehlen und zum Pro-
gramm Word (à Kapitel 4 und Kapitel 6).
21.3.4 Objekte einfügen
Wesentlich für einen überzeugenden Gesamteindruck
Ihrer Präsentation sind nicht nur die aussagekräftigen
Texte in Form von Aufzählungspunkten auf den einzel-
nen Folien. PowerPoint bietet Ihnen eine Vielzahl von
Möglichkeiten, Ihre Aussagen durch Hinzufügen von un-
terschiedlichen Objekten zu unterstreichen.
Einfügen über das Menüband
Zum Hinzufügen von Objekten, wie Tabellen, Diagram-
me und diverse grafische Objekte, arbeiten Sie über das
Menüband auf der Registerkarte Einfügen, wo Sie vor-
wiegend in der Gruppe Illustrationen die Befehlsschalt-
flächen zum Einfügen von unterschiedlichen Objekten
ansprechen können (à Abbildung 21.18 und Kapitel 26).
Durch Anklicken der Befehlsschaltflächen öffnen Sie
– dem gewählten Objekt entsprechend – Dialogfelder,
über die Sie weitere Einstellungen vornehmen können.
Einfügen direkt über die Folie
Viel bequemer und PowerPoint-spezifisch ist es aller-
dings, gleich eine Folie zu wählen, die unterschiedliche
Bereiche mit Platzhaltern zum Einfügen von Objekten
aufweist. Diese Folien wählen Sie, indem Sie auf der Re-
gisterkarte Start auf den Pfeil unter Neue Folie klicken
und sich dort die geeignete Folie aussuchen (à Abbil-
dung 21.18).
Abbildung 21.18
Die Optionen der Regis-
terkarte Einfügen
565
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010
Je nachdem, was Sie einfügen wollen, sind in jedem
Bereich sechs Schaltflächen verfügbar, auf die Sie nur
klicken müssen, um die Optionen für das Objekt, das
Sie einfügen wollen, zur Verfügung zu haben (à Tabelle
21.4).
Symbol Name und Wirkung
Tabelle einfügen: öffnet ein Dialogfeld, über das Sie
Spalten und Zeilen für eine Tabelle eingeben können.
Diagramm einfügen: öffnet ein Dialogfeld, über das
Sie einen Diagrammtyp auswählen können.
SmartArt-Grafik einfügen: in einem Dialogfeld eine
spezielle Form auswählen.
Grafik aus Datei einfügen: zeigt das Dialogfeld zum
Öffnen einer auf Ihrem System verfügbaren Grafik
an.
ClipArt: öffnet ein zusätzliches Fenster zur Auswahl
eines Clips aus der ClipArt-Galerie.
Mediaclip einfügen: zeigt das Dialogfeld zum Öffnen
einer auf Ihrem System verfügbaren Mediendatei an.
Tabelle 21.4  Symbole auf Platzhaltern zum Einfügen von
Objekten
566
Abbildung 21.19 
Eie Folie mit Platzhaltern zum
Einfügen von Objekten
Je nachdem, welches Objekt Sie eingefügt haben, wird
im Menüband zusätzlich eine kontextbezogene Regis-
terkarte angezeigt – beispielsweise Tabellentools, wenn
Sie eine Tabelle eingefügt haben (à Kapitel 26 und Ka-
pitel 27). Auf dieser Registerkarte finden Sie sämtliche
Befehlsschaltflächen, um das Objekt zu bearbeiten.
21.4 Am Master arbeiten
Wir hatten es oben schon erwähnt: Sämt-
liche Folien einer Präsentation sind mit
einem Master verbunden. Auf diesem
Master sind Schriftformate, Einzugsebe-
nen, Design sowie Position und Größe von Bereichen für
alle Folien einer Präsentation, die mit diesem Master
verbunden sind, festgelegt. Auf einem Master können
Sie Zusatzinformationen wie Datum, Seitenzahl, Fir-
menname und Firmenlogo hinzufügen, die durchgehend
auf allen Folien/Notizenseiten Ihrer Präsentation er-
scheinen sollen. Weiterhin können Sie einen eigenen
Master erstellen und in diesem Einstellungen für den
Hintergrund und für verschiedene Layouts vornehmen.
Mit denselben Methoden lassen sich auch vorhandene

Mastervorlagen abändern. Das gilt sowohl für den ei-
gentlichen Folienmaster als auch für den Notizzettel-
master.
21.4.1 Der Folienmaster
Um den aktuellen Master anzuzeigen, wechseln Sie im
Menüband zur Registerkarte Ansicht und klicken Sie
auf die Befehlsschaltfläche Folienmaster (à Abbildung
21.20). Das Menüband in der Ansicht Folienmaster ver-
fügt über eine weitere Registerkarte mit dem Namen
Folienmaster, über deren Befehlsschaltflächen Sie
sämtliche Optionen zum Ändern des Folienmasters nut-
zen können.
Am Master arbeiten
Wichtig in diesem Bildschirm sind zu-
ACHTUNG nächst einmal die Miniaturansichten in
der Spalte links:
» Oben finden Sie ein etwas größeres Symbol. Wenn
Sie dieses markiert haben, gelten die nachfolgend
durchgeführten Einstellungen für alle Folien in der
Präsentation. Wenn Sie beispielsweise auf dieser
Ebene einen Hintergrund zuweisen, ist dieser bei
allen Folien sichtbar.
» Darunter finden Sie Miniaturansichten für die ein-
zelnen Layouts. Änderungen darin wirken sich nur
auf Folien aus, die dieses Layout benutzen. Wenn Sie
einige – aber nicht alle – dieser Master auf dieselbe
Weise ändern wollen, markieren Sie sie vorher mit
gedrückt gehaltener Ÿ-Taste.
Abbildung 21.20
Der Master
erstellt eine Basis-
präsentation.
567
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010

Gruppe Name und Wirkung

Master bearbeiten:.In.dieser.Gruppe.können.Sie.der.Präsentation.einen.neuen.Folienmaster.sowie.ein.
benutzerdefiniertes.Layout.hinzufügen.und.weiterhin.den.Namen.des.geänderten.Masters.umbenennen.
oder.beibehalten ..

Masterlayout:.über.diese.Gruppe.können.Sie.dem.Master.zusätzliche.Platzhalter.zum.Einfügen.von.Elemen-
ten.sowie.Felder.für.Titel.und.Fußzeilen.hinzufügen .

Design bearbeiten:.Sie.können.dem.Master.eines.der.bereits.vorhandenen.Designs.zuweisen.oder.auch.ein.
neues.Design.erstellen .

Hintergrund:.weist.neue.Hintergrundformate.zu.und.hier.können.Sie.bewirken,.dass.dem.Hintergrund.
hinzugefügte.Grafiken.nicht.angezeigt.werden .

Seite einrichten:.dient.vorwiegend.dazu,.die.Seitengröße.und.die.Ausrichtung.festzulegen .

Schließen:.beendet.die.Arbeit.am.Master.und.kehrt.zur.vorher.gewählten.Ansicht.zurück .

Tabelle 21.5 Die Gruppen der Registerkarte Folienmaster

Nachdem Sie diese wichtige Markierung vorgenommen
haben, können Sie die Befehle in der Registerkarte
Folienmaster verwenden, um den gerade markierten
Master zu bearbeiten (à Tabelle 21.5).
Einen neuen Master erstellen
Wenn Sie einen eigenen Master für die Folien
der Präsentation erstellen wollen, klicken Sie
in der Ansicht Folienmaster in der Gruppe Mas-
ter bearbeiten auf die Befehlsschaltfläche Folienmaster
einfügen. Sie bewirken damit die Anzeige einer weiteren
Gruppe von Masterfolien, die bereits einige Angaben
enthält (à Abbildung 21.21).
Auch hier gilt wieder: Wenn Sie jetzt einzelne Master
darin bearbeiten wollen, müssen Sie sie vorher in der
linken Spalte markieren (à oben).
Der neu hinzugefügte Folienmaster ist im
TIPP linken Bereich mit einer Nummer versehen.
Mithilfe dieser Grundstruktur können Sie – wie in den
folgenden Abschnitten beschrieben – Ihren eigenen
Master aufbauen.
Das Seitenformat festlegen
Zuerst sollten Sie das eingestellte Seitenformat
zumindest kontrollieren. Stellen Sie sicher, dass
der gewünschte Master markiert ist, und wählen
Sie im Menüband in der Gruppe Seite einrichten die Be-
fehlsschaltfläche Seite einrichten. Dadurch öffnen Sie
ein gleichnamiges Dialogfeld (à Abbildung 21.22).

568

Abbildung 21.22  Kontrollieren Sie das Seitenformat.
Wichtig beim Programm PowerPoint sind vor allem die
Optionen im Feld Papierformat. Wählen Sie eines der
aufgelisteten Formate aus oder definieren Sie ein eige-
nes. Im Feld Nummerierung beginnt bei stellen Sie die
gewünschte Nummerierung ein.
Am Master arbeiten
Abbildung 21.21 
Der Folienmaster
erstellt eine Basis-
präsentation.
Das Design festlegen
Wie (fast) alle Programme der Genera-
tion Office 2010 verfügt auch Power­
Point über die Möglichkeit, ein Design
festzulegen oder zu einem anderen zu
wechseln. Dazu verwenden Sie die Befehle in der Grup-
pe Design bearbeiten. Sie können darüber ein anderes
vorgefertigtes Design zuweisen und/oder einzelne Ele-
mente des Designs verändern.
Ein Design ist – wie bei den anderen Office-Program-
men – eine Kombination aus einem Farbdesign, einem
Schriftartendesign und einem Effekt­design und kann
mit einer einzigen Auswahl auf das ganze Dokument
angewendet werden. Jedes Dokument, das Sie in Mi-
crosoft PowerPoint erstellen, verfügt über ein Design –
selbst leere, neue Präsentationen. Das Standarddesign
ist das Office-Design, mit einem weißen Hintergrund
und dunklen, sanften Farben.
569
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010

Um ein anderes Design zu benutzen, wählen Sie es aus

dem Katalog zur Schaltfläche Designs in der Gruppe
Design bearbeiten (à Abbildung 21.23).

Abbildung 21.23 
Wählen Sie ein
Design aus.

Nachdem Sie durch Wahl eines Designs einen Vorlagen-
Abbildung 21.24  Farben und Schriftarten
satz eingestellt haben, können Sie über die Kataloge zu
den Schaltflächen von Farben, Schriftarten oder Effek-
te in der Gruppe Design bearbeiten die Parameter des die Option Hintergrundformate. Im Katalog zu dieser
Designs noch zusätzlich ändern (à Abbildung 21.24). Schaltfläche haben Sie zunächst einmal die Wahl zwi-
schen mehreren Standardoptionen (à Abbildung 21.25).
»» Über Farben stehen Ihnen eine Vielzahl von einzel-
nen Farbpaletten zur Verfügung (à Abbildung 21.24
links). Zusätzliche Farben können Sie nach einem
Klick auf Neue Design­farben erstellen selbst definie-
ren.
»» In der Liste zu Schriftarten finden Sie mehrere Sätze
von Kombinationen zweier Schriftarten. Beispiels-
weise sorgt die Kombination Larissa 2 dafür, dass für
Überschriften die Schriftart Calibri verwendet wird Abbildung 21.25 
und für den normalen Fließtext die Schriftart Cam- Einige Optionen
bria (à Abbildung 21.24 rechts). für den Hinter-
grund
Den Hintergrund festlegen
Das Design bestimmt ebenso den Hintergrund, Sie kön- Nach einem Klick auf die Option Hintergrund forma-
nen aber auch nach der Wahl eines Designs einen an- tieren können Sie aber den Hintergrund frei gestalten
deren Hintergrund einstellen. Dazu wählen Sie auf der (à Abbildung 21.26). Ihnen stehen hier in etwa dieselben
Registerkarte Folienmaster in der Gruppe Hintergrund Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie auch für die For-

570

matierung von Diagrammflächen im Programm Excel
2010 finden (à Kapitel 11). Im Bereich Füllung finden Sie
mehrere Optionen:
Abbildung 21.26  Den Hintergrund können Sie frei gestalten.
Nach der Wahl von Einfarbige Füllung, Farbverlauf oder
Bild- oder Tex­tur­füllung können Sie das gewünschte De-
sign über mehrere spezifische Optionen einstellen.
»» Die einfarbige Füllung erlaubt es, die Farbe und die
Transparenz festzulegen.
»» Bei einem Farbverlauf als Hintergrund können Sie
aus Paletten für voreingestellte Farben, Richtung
sowie Designfarben das geeignete auswählen (à Ab-
bildung 21.26). Mit der Wahl eines Typs können Sie
eine Option aus der Liste auswählen, die die Rich-
tung beim Zeichnen der graduellen Füllung angibt.
Der ausgewählte Typ bestimmt die verfügbare Rich-
tung. Bei Farbverlaufstopps handelt es sich um Ein-
stellungen, die Sie vornehmen können, wenn Sie
beispielsweise einen Farbverlauf erstellen möchten,
der von Rot über Grün zu Blau verläuft. Hierbei müs-
sen Sie drei Farbverlaufstopps hinzufügen – einen
für jede Farbe. Wenn Sie einen Farbverlauf erstellen
möchten, der nur in der Ecke einer Form angezeigt
wird, benötigen Sie Farbverlaufstopps, um den Farb-
verlauf nicht linear zu gestalten. Über die Stopplis-
Am Master arbeiten
te können Sie jeweils nur einen Farbverlaufstopp
ändern. Wenn Sie auf den Farbverlaufstopp klicken,
den Sie in der Liste bearbeiten möchten, geben die
Positions-, Farben- und Transparenzoptionen die
aktuellen Einstellungen für den Farbverlaufstopp
wieder. Wenn Sie den Standort für die Farben- und
die Transparenzänderung in der graduellen Füllung
festlegen wollen, verschieben Sie den Regler Stopp-
position oder geben Sie im Feld neben dem Regler
eine Zahl in Prozent ein.
»» Mit Bild- oder Texturfüllung können Sie eine Grafik-
datei als Hintergrund wählen (à Abbildung 21.27). Sie
können hierbei nach einem Klick auf Datei ein Bild
als Folienhintergrund wählen.
Abbildung 21.27  Die Optionen für Bild- oder Texturfüllung
Über den Bereich Bildkorrekturen im Dialogfeld Hinter-
grund formatieren können Sie – nachdem Sie als Hinter-
grundfüllung ein Bild ausgewählt haben – verschiedene
Einstellungen bezüglich Kontrast, Helligkeit etc. für die-
ses Bild auswählen (à Abbildung 21.28).
Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen und sämtliche Einstel-
lungen vorgenommen haben, bestätigen Sie sie durch
Für alle übernehmen. Falls Ihnen die Änderungen nicht
zusagen, können Sie sie durch einen Klick auf Hinter-
grund zurücksetzen wieder rückgängig machen.
571
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Abbildung 21.28 Hintergrundfüllung, Bild bearbeiten
Wenn Sie nur den Hintergrund einer Folie
HINWEIS ändern möchten, benutzen Sie die An-
sicht Normal. Ein Hintergrund, der auf einer einzelnen
Folie angezeigt wird, hat Vorrang vor dem Hintergrund
der Hintergrundseite. Die Objekte auf der Hintergrund-
seite bleiben jedoch sichtbar.
Textelemente hinzufügen
Standardmäßig verfügt ein neu erstellter Folienmaster
über Platzhalter, die auch die Formate der Texteingaben
als Standard beinhalten. Um diese Formate einzustellen,
markieren Sie den Bereich zunächst durch einen Klick
darauf. Im Hauptbereich der Folie können Sie so zwei
Bereiche separat ansprechen – den für den Titeltext und
den für den Gliederungstext. Führen Sie dann die For-
matierung über die entsprechenden Schaltflächen auf
der Registerkarte Start in den Gruppen Schriftart und
Absatz durch. Die Techniken entsprechen denen, die Sie
vom Programm Word her kennen.
Zusätzliche Masterelemente
Im Folienmaster finden Sie drei zusätzliche Be-
reiche – den Datumsbereich, den Fußzeilenbe-
reich und den Foliennummernbereich. Sie kön-
nen hier dem Folienmaster Platzhalter für Kopfzeilen,
Fußzeilen, Datum und Foliennummern hinzufügen
(à Abbildung 21.29). Wählen Sie dazu im Menüband auf
der Registerkarte Einfügen den Befehl Kopf- und Fuß-
572
zeile. Angezeigt wird das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile,
das über die Registerkarten Folie und Notizblätter und
Handzettel verfügt. Die Optionen auf diesen beiden Re-
gisterkarten sind im Wesentlichen identisch, nur bezie-
hen sie sich einerseits auf die Anzeige auf den Folien
selbst, andererseits auf die Anzeige in Notizblättern
und Handzetteln (à folgende Abschnitte).
Abbildung 21.29 Sie können zusätzliche Angaben auf den Folien
zeigen.
Sie finden unter In Folie einschließen einige Abschnitte,
über die Sie wählen können, was auf den Folien ange-
zeigt werden soll:
» Durch Aktivieren von Datum und Uhrzeit fügen Sie
den Folien Datum und Uhrzeit hinzu. Wenn Sie da-
runter die Option Fest einstellen, werden die Werte
für das Datum und die Uhrzeit angezeigt, die Sie in
das Textfeld daneben eingeben. Die Voreinstellung
in diesem Feld zeigt die Daten zu dem Zeitpunkt, zu
dem die Folie erstellt wurde. Alternativ können Sie
über die Option Automatisch aktualisieren dafür sor-
gen, dass das Datum und die Uhrzeit mit jedem La-
den der Folien auf den aktuellen Tag angepasst wird.
Wählen Sie unter Sprache ein Datumsformat in der
Liste aus.
» Foliennummer fügt die Foliennummer bzw. die Sei-
tenzahl zur Fußzeile der Folie hinzu.
» Nach Aktivieren von Fußzeile wird der Text, den Sie
im Feld Text für die Fußzeile eingegeben haben, un-
ten auf der Folie eingefügt.

Klicken Sie dann auf Für alle übernehmen, wenn Sie die-
se Einstellungen an allen Folien in der Präsentation an-
zeigen lassen wollen, einschließlich der entsprechenden
Masterdias. Im Gegensatz dazu wendet Übernehmen die
aktuellen Einstellungen auf die ausgewählten Folien an.
Wenn Sie die zusätzliche Option Auf Titelfolie nicht an-
zeigen aktivieren, wird die Anzeige dieser Informatio-
nen für die erste Folie deaktiviert.
Änderungen am Masterlayout rückgängig machen
Über die Schaltfläche Masterlayout in der
gleichnamigen Gruppe öffnen Sie ein Dialog-
feld, in dem wichtige Elemente des Layouts –
wie der Platzhalter für den Titel oder die Datumsanzei-
ge in der Fußzeile – angezeigt werden. Nur dann, wenn
Sie Elemente im Master gelöscht haben, können Sie in
diesem Dialogfeld das jeweilige Element wieder anzei-
gen lassen. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kon-
trollkästchen (à Abbildung 21.30).
Am Master arbeiten
Abbildung 21.30 
Vorher gelöschte Masterelemente
können wieder eingeschaltet werden.
21.4.2 Der Notizenmaster
Über die Befehlsschaltfläche Notizenmaster
auf der Registerkarte Ansicht wechseln Sie in die Hin-
tergrundansicht für Notizen, in der Sie Formate für No-
tizen definieren können (à Abbildung 21.31). In diesem
Modus können Sie das Layout und die Formate für die
Notizenseiten zu allen Folien ändern. Die Einstellungen
für den Folienmaster werden davon nicht betroffen.
Wenn Sie auf einen der darin angezeigten Bereiche kli-
cken, können Sie ihn verschieben und auch in seiner
Abbildung 21.31 
Legen Sie den Master
für die Notizen fest.
573
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010

Größe ändern. Über die in dieser Ansicht angezeigte 21.4.4 Die Arbeit am Master beenden
Registerkarte Notizenmaster können Sie sämtliche Op-
Zum Abschluss der Arbeit am Master klicken
tionen anwählen, die Sie für das Erscheinungsbild der
Sie auf die Schaltfläche Masteransicht schlie-
Notizenseite benötigen. Außerdem stehen Ihnen nach
ßen auf der Registerkarte zum jeweiligen Mas-
einem Markieren des unteren Bereichs, der die eigent-
ter (Folienmaster, Handzettelmaster, Notizenmaster).
lichen Notizen aufnimmt, praktisch alle Werkzeuge
Sie kehren damit zurück zur vorher eingestellten An-
für die Textverarbeitung zur Verfügung. Sie können in
sicht.
dieser Ansicht dem Master im Notizseitenmodus auch
Platzhalter für Kopfzeilen, Fußzeilen, Datum und Folien-
Ein Präsentationslayout, das Sie in der Mas-
nummern hinzufügen bzw. diese entfernen. TIPP teransicht entworfen haben – beispielsweise
ein spezielles Firmendesign –, können Sie als Vorlage
21.4.3 Weitere Master speichern. Damit steht Ihnen diese Vorlage bei Bedarf
Auch für die Handzettel gibt es Mastervorlagen. Die für weitere Präsentationen zur Verfügung. Wählen Sie
Ansicht Handzettelmaster schaltet zur Handzettelseite dazu auf der Registerkarte Datei den Bereich Speichern
um (à Abbildung 21.32). Sie können diese Ansicht ver- unter und stellen Sie im Dialogfeld Speichern unter den
wenden, um ein Konzept für einen Ausdruck mit den Dateityp PowerPoint-Vorlage ein. Beim nächsten Start
Inhalten Ihres Vortrags zu entwickeln. Die Anzahl der des Programms finden Sie Ihre gespeicherte Vorlage
verkleinerten Folienabbildungen, die Sie auf einer Sei- über den Bereich Neu unter Meine Vorlagen.
te anzeigen möchten, ändern Sie mit dem Befehl Folien
pro Seite, indem Sie zur neu angezeigten Registerseite
Handzettelmaster des Menübands wech-
seln.

Abbildung 21.32
Handzettel fassen
mehrere Folien auf einer
Seite zusammen.

574

21.5 Präsentation einrichten und
vorführen
Nachdem Sie alle Folien einer Präsentation erstellt und
auch die gewünschten Objekte hinzugefügt haben, ste-
hen jetzt noch einige letzte Schritte an, bevor Sie eine
Präsentation vorführen: Für diese Aufgaben arbeiten
Sie am besten in der Ansicht Foliensortierung, die Sie
über die Registerkarte Ansicht über die entsprechende
Schaltfläche anzeigen lassen.
»» Wenn Sie Ihre Präsentation auf unterschiedliche Zu-
hörergruppen ausrichten möchten, können Sie für
jede dieser Gruppen aus Ihren Folien eine Auswahl
zusammenstellen, in der die jeweiligen Interessen-
schwerpunkte der Gruppe abgehandelt werden. Man
spricht dann von einer zielgruppenorientierten Prä-
sentation.
»» Anschließend können Sie für die einzelnen Folien
noch weitere Eigenschaften festlegen. Solche Folien-
eigenschaften beinhalten unterschiedliche Aspekte:
Sie beschreiben beispielsweise, in welcher Form und
mit welchen optischen Effekten zur nächsten Folie
gewechselt wird oder ob eine Klangdatei während
der Anzeige wiedergegeben werden soll. Die Über-
gänge von Folie zu Folie während einer Bildschirm-
präsentation können Sie durch eine Vielzahl von op-
tischen Spezialeffekten fließender gestalten. Durch
das Zuweisen bestimmter Tasten vereinfachen Sie
die Navigation innerhalb Ihrer Präsentation.
»» Im vorletzten Abschnitt kommen wir zum eigent-
lichen Ziel der Arbeit: der Vorführung der Präsen-
tation. Nach dem Starten können Sie manuell zwi-
schen den Folien navigieren und auch bei gedrückt
gehaltener rechter Maustaste Elemente auf der Folie
durch Unterstreichen betonen. Sie können auch eine
transportierbare Version einer Präsentation erstel-
len, die auf jedem beliebigen Computer ausgeführt
werden kann, auf dem ein Windows-Betriebssystem
verwendet wird.
»» PowerPoint bietet eine umfassende Auswahl an
Druckoptionen. Sie können eine gesamte Präsenta-
tion, mehrere aufeinanderfolgende Folien und Sei-
ten, bestimmte Folien und Seiten drucken. Ebenfalls
gedruckt werden können Zusammenfassungen oder
Notizen für den Referenten. Die Techniken zur end-
Präsentation einrichten und vorführen
gültigen Durchführung des Ausdrucks sind für alle
Programme in Microsoft Office 2010 und die darin
erzeugbaren Dokumente nahezu identisch (à Kapitel
24).
21.5.1 Arbeiten in der Foliensortierung
Wenn Sie mit den Strukturen innerhalb der einzelnen
Folien zufrieden sind und nur noch an der Reihenfolge
der einzelnen Folien feilen wollen, sollten Sie die Folien
in der Ansicht Foliensortierung anzeigen
(à Abbildung 21.33). In dieser Ansicht wird der Folienbe-
reich ausgeblendet und die Folien werden in verkleiner-
ter Form im Hauptbereich des Bildschirms abgebildet.
Wählen Sie den Vergrößerungsmaßstab so, dass Sie den
Inhalt der Dias noch identifizieren können.
Allgemeiner Ablauf
Sie können jetzt die Folien in der Präsentation sortie-
ren, indem Sie sie mit der Maus markieren und an die
gewünschte Stelle ziehen. Sie können auch mehrere Fo-
lien gemeinsam markieren und dann die Gruppe an die
gewünschte Position ziehen.
»» Um mehrere aufeinanderfolgende Folien zu verschie-
ben, müssen Sie diese zuerst gemeinsam markieren:
Halten Sie die Taste Á gedrückt und klicken Sie
dann auf die erste und die letzte Folie in der Reihe
der Folien, die Sie verschieben wollen.
»» Mehrere nicht aufeinanderfolgende Folien markie-
ren Sie, indem Sie die Taste Ÿ gedrückt halten
und dann auf jede gewünschte Folie klicken.
Zielgruppenorientierte Präsentation
In vielen Fällen werden Sie eine bestimmte Präsentati-
on vor verschiedenen Gruppen von Zuhörern vortragen
wollen. In diesem Fall sollten Sie zunächst eine Basis-
präsentation mit allen Folien erstellen, in denen alle –
meist unterschiedlichen – Schwerpunkte der Interessen
dieser Gruppen abgehandelt werden. Einzelne Folien
der gesamten Präsentation können Sie dann als soge-
nannte zielgruppenorientierte oder individuelle Präsen-
tation für einen bestimmten Teilnehmerkreis definieren.
Das hat den Vorteil, dass Sie mit einer einheitlich gestal-
teten Präsentation verschiedene Gruppen ansprechen
können und nicht mehrere Präsentationen mit fast glei-
chem Inhalt erstellen müssen.
575
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010

Abbildung 21.33 
Die Folien in der Ansicht
Foliensortierung

Sie können aus einer aktuellen Präsentation beliebig vie-

le zielgruppenorientierte Präsentationen erstellen. Öff-
nen Sie zunächst die Präsentation, aus der Sie einzelne
Folien als zielgruppenorientierte Präsentation definieren
wollen, und zeigen Sie sie in der Ansicht Foliensortierung Abbildung 21.34 
Eine neue ziel-
an. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Bildschirmprä-
gruppenorientier-
sentation. Klicken Sie dort auf die Befehlsschaltfläche te Präsentation
Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und wäh- erstellen
len Sie darin die Option Zielgruppenorientierte Präsenta-
tion. Im gleichnamigen Dialogfeld werden im Hauptfeld
die zur aktuellen Präsentation schon definierten Varian-
ten angezeigt. Beim ersten Aufruf dieses Befehls ist die-
ses Feld aber noch leer (à Abbildung 21.34).
Klicken Sie zunächst auf Neu, um eine Kopie der Origi-
nalpräsentation zu erstellen. Im Dialogfeld Zielgruppen-
orientierte Bildschirmpräsentation definieren können Sie
dann dieser Kopie im Feld Name der Bildschirmpräsen-
tation einen eigenen Namen geben (à Abbildung 21.35).
»» In der Liste Folien in der Präsentation werden die Fo-
lien der zur aktuellen Präsentation gehörenden Foli- Abbildung 21.35  Eine neue zielgruppenorientierte Präsentation
erstellen
en in der festgelegten Reihenfolge aufgelistet. Mar-
kieren Sie darin die Folien, die Sie für die Zielgruppe

576
 Präsentation einrichten und vorführen

benutzen wollen. Sie können bei gedrückt gehalte- 21.5.2 Folienübergänge festlegen
ner Taste Ÿ mehrere Folien auswählen. Benutzen
PowerPoint verfügt über eine Vielzahl von optischen
Sie dann die Schaltfläche Hinzufügen in der Mitte
Spezialeffekten, die beim Übergang von einer Folie zur
zwischen den beiden Listen, um die ausgewählte(n)
nächsten während einer Bildschirmpräsentation ausge-
Folie(n) in die Liste Folien in der zielgruppenorien-
führt werden können. Um einen solchen Übergang fest-
tierten Präsentation zu übernehmeWenn Sie Folien
zulegen, wechseln Sie zunächst im Menüband zur Regis-
in die zielgruppenorientierte Präsentation übernom-
terkarte Übergänge. In der Gruppe Übergang zu dieser
men haben, die Sie nicht wünschen, können Sie die-
Folie finden Sie sämtliche Optionen, die Sie für einen
se nach dem Markieren in der entsprechenden Liste
optischen Spezialeffekt benötigen, der ausgeführt wird,
über die Schaltfläche Entfernen wieder aus der Liste
wenn Sie während einer Bildschirmpräsentation zur
befördern.
nächsten Folie wechseln (à Abbildung 21.36).
»» Über die Pfeiltasten am rechten Rand können
Sie die Reihenfolge der Folien, die Sie zuvor in Optische Effekte
der Liste markiert haben, nachträglich noch um-
Den gewünschten optischen Effekt des Über-
stellen.
gangs können Sie über die Schaltflächen links
Nach der Bestätigung über OK wird die Präsentation in dieser Gruppe zuweisen. Oder Sie klappen
unter dem vergebenen Namen im Dialogfeld Zielgrup- im Menü­band auf der Registerkarte Übergänge die Pa-
penorientierte Präsentationen angezeigt. Erstellen Sie lette der verfügbaren Übergangseffekte auf. Klicken Sie
so viele Kopien, wie Sie benötigen. Diese Varianten wer- dann den geeigneten Effekt an, um ihn zuzuweisen
den alle in derselben Datei gespeichert. Nachdem Sie (à Abbildung 21.37).
Varianten erstellt haben, können Sie über dasselbe Dia-
logfeld zwischen diesen Kopien wechseln.

Abbildung 21.36 
Die Gruppe Übergang
zu dieser Folie

Abbildung 21.37 
Folienübergang über das
Menüband, Registerkarte
Übergänge zuweisen

577
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010

Der Effekt wird während des Zuweisens ausge-

führt. Um den zugewiesenen Effekt nochmals zu
betrachten, klicken Sie auf die Schaltfläche Vor-
schau links auf der Registerkarte Übergänge. Um den
Effekt gleich am Bildschirm kontrollieren zu können,
können Sie sowohl die Ansicht Normal als auch die
Folien­sortierung nutzen. Markieren Sie die Folie(n), für
die der Übergang zum nächsten bestimmt werden soll.
Sie können wiederum mehrere Folien bei gedrückt ge-
haltener Ÿ-Taste markieren.

Die Anzeigedauer
Über die restlichen Befehlsschaltflächen in der Gruppe
Anzeigedauer können Sie weitere Effekte zuweisen.
»» Wenn Sie beim Übergang zusätzlich einen Klang Abbildung 21.38 
benutzen, machen Sie die Zuhörer darauf aufmerk- Liste der verfügbaren
sam, dass es wieder etwas Neues zu sehen gibt. Soundeffekte
In der Liste zum Feld Klang stehen Ihnen mehrere
Standardklänge zur Verfügung, Sie können aber
Einblendezeiten testen
nach Auswahl von Anderer Sound auch eine ande-
re Klangdatei wählen (à Abbildung 21.38). Wenn Sie Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Wechsel von ei-
Wiederholen bis zum nächsten Sound aktivieren, ner Folie zur nächsten automatisch ablaufen zu lassen
wird der Klang so lange wiederholt, bis der nächste und nicht durch einen Mausklick oder das Drücken einer
Klang gestartet wird. Taste zu steuern, können Sie die Einblendezeiten für die
einzelnen Folien auch aufnehmen lassen. Markieren
»» Im Bereich unter der Überschrift Nächste Folie kön-
Sie dazu die erste Folie der Präsentation und wechseln
nen Sie auswählen, mit welchen Methoden zur fol-
Sie zur Registerkarte Bildschirmpräsentation. Aktivie-
genden Folie gewechselt werden soll: Sie haben hier
ren Sie dort die Befehlsschaltfläche Neue Einblende­
die Wahl, den Wechsel manuell oder nach Ablauf ei-
zeiten testen .
ner bestimmten Zeitspanne vorzunehmen.
Eine Bildschirmpräsentation wird
»» Wenn Sie auf die Schaltfläche Für alle Folien über-
gestartet. Nach dem Einblenden
nehmen klicken, wird die oben eingestellte Form des
einer Folie wird links unten in ei-
Übergangs auf alle Folien der Präsentation ange-
nem kleinen Dialogfeld die aktuelle Anzeigezeit wieder-
wendet, nicht nur auf die gerade markierte(n). Seien
gegeben. Wenn Sie über einen Mausklick oder eine Tas-
Sie also vorsichtig damit. Es empfiehlt sich, zunächst
te zur nächsten Folie wechseln, wird diese Zeit notiert
einen Übergang zu definieren, der für die Mehrzahl
und für spätere Präsentationsabläufe gespeichert.
der Folien gelten soll, und dann – wenn notwendig –
einzelne Übergänge abzuwandeln.
21.5.3 Animation
Nachdem Sie die Übergangseffekte zugewiesen und an-
In einem weiteren Schritt können Sie praktisch alle Ele-
dere Einstellungen vorgenommen haben, werden in der
mente einer Folie auf unterschiedliche Weisen animie-
Ansicht Foliensortierung Ihre Einstellungen zum Über-
ren. Um den Effekt gleich am Bildschirm zu kontrollie-
gangseffekt durch ein kleines Symbol und die – wenn
ren, sollten Sie in der Ansicht Normal arbeiten. Zeigen
eingestellt – festgelegten automatischen Einblendezei-
Sie die Folie, deren Elementen Sie einen Animationsef-
ten unterhalb der Folie angezeigt (à Abbildung 21.39).
fekt hinzufügen wollen, im Hauptfenster an. Wählen Sie
dann das Objekt auf der Folie aus. Dabei kann es sich um

578

ein Textobjekt – wie einen Titel oder einen Punkt einer
Aufzählungsliste – oder ein bereits eingefügtes grafi-
sches Objekt handeln.
Zeigen Sie im Menüband die Registerkarte Animatio-
nen an. Über die anfänglich etwas dürftig aussehende
Gruppe Animationen steht Ihnen eine Riesenauswahl an
Animationseffekten zur Verfügung (à Abbildung 21.40).
Danach können Sie wählen, ob Sie dem Objekt eine
einfache Animation hinzufügen wollen oder ob Sie zu-
sätzlich benutzerdefinierte Einstellungen vornehmen
wollen.
Einfache Animation
Bei der Liste der einfachen Animation, die Sie
durch Anklicken des Pfeils im Feld Animati-
onsstil aufklappen, haben Sie die Möglichkeit,
die Auswirkung des entsprechenden Effekts direkt in
der Ansicht Normal anzeigen zu lassen, wenn der Maus-
zeiger auf den Effektbefehl zeigt. Welche Animationsef-
fekte in der Liste verfügbar sind, hängt davon ab, wel-
Präsentation einrichten und vorführen
Abbildung 21.39 
Folienabbildungen mit
­Symbolen für Übergangs-
effekte und Einblende-
zeit – Sie finden diese
unterhalb der Folie.
ches Objekt bzw. welchen Bereich einer Folie Sie zuvor
markiert haben (à Abbildung 21.41). Nachdem Sie den
passenden Effekt gefunden haben, weisen Sie ihn durch
einen Mausklick zu.
»» Über Eingang stellen Sie den Effekt ein, mit dem das
Objekt auf der Folie erscheinen soll.
»» Bei Betont können Sie verschiedene Effekte zum
Hervorheben eines Objekts auswählen.
»» Beenden liefert eine Auswahl von unterschiedlichen
Abschlusseffekten für das Objekt aus den Effektka-
tegorien.
»» Die vierte Kategorie mit dem Namen Animationspfa-
de beschreibt, mit welchem Pfad sich das Objekt auf
dem Bildschirm bewegen soll.
»» Bei allen Kategorien finden Sie den Befehl Weitere
Effekte. Damit rufen Sie dem Effekt entsprechende
Dialogfelder auf, über die Sie die Palette der insge-
samt verfügbaren Animationseffekte anzeigen las-
sen können (à Abbildung 21.42).
Abbildung 21.40 
Die Registerkarte
­Animationen
579
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010

Effekte einstellen
Nach der Wahl einer Animation können Sie
auch den Katalog zur Schaltfläche Effektopti-
onen öffnen und darüber einige Feinheiten
festlegen. Welche Optionen Ihnen darin zur Verfügung
stehen, hängt vom vorher festgelegten Animationsstil
ab (à Abbildung 21.43).

Weitere Einstellungen
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Animationsbe-
reich in der Gruppe Erweiterte Animation
wird rechts auf dem Bildschirm der Animationsbereich
eingeblendet, in dem die definierten Animationseffekte
einzeln aufgelistet werden (à Abbildung 21.44).
»» Die gewählten Effekte werden bei der Bildschirmprä-
sentation in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie
in der Liste aufgeführt sind. Sie können diese Rei-
henfolge im Aufgabenbereich durch Klicken auf die
Schaltflächen mit den Pfeilen ändern, nachdem Sie
den Effekt markiert hatten.
»» Über die Befehle im Menü zu einem Effekt regeln Sie,
wann mit dem Effekt begonnen werden soll.
»» Um einen Animationseffekt aus der Liste der Anima-
tionen zu löschen, markieren Sie ihn und klicken auf
Entfernen.
Abbildung 21.41  Die Optionen für die einfache Animation

Abbildung 21.42 
Weitere Animationseffekte
bzw. Animationspfade
  hinzufügen

580

Abbildung 21.43  Zusätzliche Optionen stehen zur Verfügung.
21.5.4 Die Einstellungen zum Ablauf
Je nachdem, welche Anforderungen Sie haben, stehen
Ihnen zur Durchführung einer Bildschirmpräsentation
verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Einerseits
können Sie über die Optionen der Registerkarte Bild-
schirmpräsentation im Menüband arbeiten (à Abbildung
21.45).
Andererseits können Sie über den Befehl
Bildschirmpräsentation einrichten auf der
Registerkarte Bildschirmpräsentation des
Menübands ein Dialogfeld aufrufen, über das Sie sämtli-
che Einstellungen für die Bildschirmpräsentation kon­
trollieren und zusätzliche Parameter in einem Schritt
Präsentation einrichten und vorführen
Abbildung 21.44 
Der Animationsbereich
festlegen können (à Abbildung 21.46). Hierzu gehören
unter anderem die Entscheidung, ob die Bildschirmprä-
sentation in voller Größe oder in einem Fenster ablau-
fen soll, die Frage, wie der Folienwechsel erfolgen soll,
sowie Zeigeroptionen, die Sie während der laufenden
Präsentation einsetzen können. Die Optionen sind iden-
tisch mit den Befehlen, die Sie über das Menüband vor-
nehmen können.
»» Unter Art der Präsentation geben Sie an, ob eine Prä-
sentation in voller Bildschirmgröße unterstützt von
einem Vortragenden oder in einem Standardfenster
mit benutzerdefinierten Befehlen und einer Bildlauf-
leiste ablaufen soll. Weiterhin können Sie festlegen,
dass eine Präsentation in voller Bildschirmgröße
selbst abläuft und nach einigen Minuten ohne Einga-
be wieder gestartet wird.
»» Unter Optionen anzeigen finden Sie mehrere zusätz-
liche Einstellungen: Wiederholen, bis „Esc“ gedrückt
wird bewirkt, dass die Präsentation in einer Endlos-
schleife abläuft, bis sie durch Drücken der È-Taste
beendet wird. Auch wenn Sie den Vortrag aufge-
Abbildung 21.45 
Optionen für
eine Bildschirm­
präsentation
581
Kapitel 21  •  Präsentationen mit PowerPoint 2010
zeichnet haben, führt die aktivierte Option Präsen-
tation ohne Kommentar dazu, dass die Präsentation
ohne Vertonung abläuft. Präsentation ohne Anima-
tion bedeutet, Sie zeigen die einzelnen Folien einer
Bildschirmpräsentation ohne Animationseffekte an.
»» Unter Folien anzeigen legen Sie fest, welche Folien
angezeigt werden sollen: Sie können alle Folien oder
nur bestimmte Folien anzeigen lassen. In zusätzli-
chen Feldern können Sie den Bereich angeben, bei-
spielsweise Folie 1 bis Folie 4. Weiterhin können Sie
den Ablauf einer zielgruppenorientierten Präsenta-
tion einstellen.
»» Zusätzlich lässt sich vorab einstellen, ob der Wech-
sel von Folie zu Folie manuell oder mit den von Ihnen
vorab festgelegten Einblendezeiten erfolgen soll.
»» Wenn Sie eine Präsentation von einem Podium aus-
führen wollen, während die Zuschauer die Präsenta-
tion gleichzeitig auf einem zweiten Bildschirm ver-
folgen, aktivieren Sie die Optionen unter Mehrere
Monitore. Bedenken Sie dabei, dass der vorführende
Rechner über zwei Grafikkarten verfügen muss.
»» Unter Stiftfarbe wählen Sie eine Farbe aus, mit der
Sie während einer Bildschirmpräsentation durch ei-
nen Redner bestimmte Punkte unterstreichen kön-
nen. Auch eine Laserpointerfarbe können Sie ein-
stellen.
582
Abbildung 21.46 
Die Optionen des
Dialogfelds Bildschirm­
präsentation einrichten
21.5.5 Die Bildschirmpräsentation starten
Eine Bildschirmpräsentation starten
Sie, indem Sie im Menüband in der
Registerkarte Bildschirmpräsentati-
on auf die gewünschte Schaltfläche
in der Gruppe Bildschirmpräsentation starten klicken.
Sie können hierbei wählen, ob Sie die Präsentation von
Beginn an, nur ausgesuchte Folien oder eine zielgrup-
penorientierte Präsentation starten wollen. Sie können
auch die gleichnamige Schaltfläche am rechten unteren
Rand in der Statusleiste benutzen oder einfach Í drü-
cken. Die Präsentation wird mit den gewählten Einstel-
lungen gestartet (à Abbildung 21.47).
»» Wenn Sie im Dialogfeld Bildschirmpräsentation ein-
richten unter Art der Präsentation die standard-
mäßig gewählte Option Präsentation durch einen
Redner gewählt hatten, wird die Oberfläche von
PowerPoint ausgeblendet und die Folien werden in
voller Bildschirmgröße wiedergegeben. Am linken
unteren Rand werden Symbole eingeblendet, über
die Sie vorwiegend den Ablauf und anderes beein-
flussen können. Diese sind erst sichtbar, nachdem
Sie den Mauszeiger in diesen Bereich bewegt haben.
»» Über den nach links zeigenden Pfeil können Sie die
vorher angezeigte Folie erneut auf den Bildschirm
rufen. Ein Klick auf den nach rechts zeigenden Pfeil
wechselt zur nächsten Folie.
 Präsentation einrichten und vorführen

Abbildung 21.47 
Die Bildschirm-
präsentation
ausführen

»» Über das Stiftsymbol aktivieren Sie die Stiftfunktio- »» Mit einem Klick auf den Befehl Präsentation been-
nen und rufen ein Menü auf, über das Sie während den verschwindet die Präsentation vom Bildschirm,
der Bildschirmpräsentation verschiedene Mauszei- der in die normale Programmansicht wechselt.
gerformen sowie Stiftfarben einstellen können. Die
»» Ein Klick mit der linken Maustaste oder das Drücken
mit dem Stift hinzugefügten Linien etc. verschwin-
der Taste Æ, þLeerÿ, ~ oder ¥ wechselt zur
den nach dem nächsten Übergang.
nächsten Folie, ein Klick mit der rechten Maustaste
»» Ein Klick auf die Schaltfläche neben dem Stiftsymbol oder der Taste | oder ¦ führt Sie zurück zur
öffnet ein Menü, über das Sie zu bestimmten Folien, vorherigen Folie.
zielgruppenorientierten Präsentationen sowie zu
»» Die laufende Präsentation können Sie durch Drü-
anderen Programmen wechseln können. Weiterhin
cken von È abbrechen.
können Sie hier festlegen, was während der Präsen-
tation auf dem Bildschirm angezeigt wird.

583
Kapitel 22
Publikationen mit
Publisher 2010
Mit Hilfe von Microsoft Publisher 2010 können Sie Texte
und grafische Elemente in einem professionellen Lay-
out zusammenfassen und so wirkungsvolle Publikatio-
nen erstellen. Wie man das tut, beschreibt dieses Ka-
pitel. Wir wollen uns aber hier auf diejenigen Aspekte
beschränken, die Sie nicht schon von anderen Program-
men her kennen. Sie sollten sich also in Dingen wie der
Texteingabe mit Microsoft Word bereits auskennen.
» Zunächst wollen wir Ihnen die wichtigsten Elemen-
te der Oberfläche des Programms vorstellen (à Ab-
schnitt 22.1). Dazu gehören auch die Hilfsmittel, die
Ihnen zur Anordnung der Elemente in der Publikati-
on zur Verfügung stehen.
» Der erste – und vielleicht wichtigste – Schritt beim
Erstellen einer Publikation besteht im Festlegen des
Layouts (à Abschnitt 22.2). Die wichtigsten Elemen-
te des Layouts – wie Seitenformate, Farbschema
usw. – können Sie unabhängig vom Inhalt zentral
steuern und ändern.
» Dann wollen wir uns mit den Methoden beschäfti-
gen, die Sie zum Füllen des Dokuments mit Inhalten
verwenden werden. Die Inhalte – vordringlich Texte
584
– werden in Rahmen eingegeben, die ein einfaches
Anordnen und Ändern dieser Anordnung ermögli-
chen (à Abschnitt 22.3). In diese Rahmen können Sie
einerseits Texte aus anderen Anwendungen impor-
tieren oder direkt in diesen eingeben.
» Außerdem können Sie natürlich auch grafische Ele-
mente – wie Zeichnungen, Bilder oder Fotos – in ei-
ner speziellen Form von Rahmen eingeben, die auch
einen variablen Textfluss um die Grafik ermöglicht
(à Abschnitt 22.4).
Vielleicht sind noch einige Vorbemerkun-
ACHTUNG gen zum Programm Publisher ange-
bracht: Dieses Programm wird im professionellen Be-
reich selten verwendet. Der Grund ist teilweise, dass es
professionelle Layout- und Satzprogramme gibt, die
leistungsfähiger sind als Publisher – beispielsweise Ado-
be InDesign. Ein weiterer Grund besteht darin, dass mit
dem Erstellen von Vorlagen für den Druck bzw. die
Druckvorstufe oft erhebliche Kosten verbunden sind.
Als Anwender geht man eventuell erhebliche Risiken
ein, wenn man kein Standardprogramm für Aufgaben
des Desktoppublishings benutzt. Wenn Sie also einen
professionellen Druckservice mit der Herstellung Ihrer
Publikation beauftragen wollen, sollten Sie auf jeden
Fall vorher sicherstellen, dass das Ergebnis Ihrer Arbeit
mit Publisher 2010 den von dieser Stelle her gestellten
Anforderungen entspricht.

22.1 Die Programmoberfläche
Im Gegensatz zu manchen anderen Office-Programmen
wird nach dem Starten von Publisher 2010 nicht sofort
ein neues leeres Dokument erstellt. Das liegt hier dar-
an, dass die Wahl des Seitenformats ein entscheiden-
des Merkmal einer Publikation ist und Sie dieses erst
individuell festlegen müssen. Sie sollten an dieser Stelle
gleich wissen, dass dieser Wahl bei einem Publikations-
programm ein sehr hoher Stellenwert zukommt. Wäh-
rend Sie bei einem Textverarbeitungsprogramm wie
Word das Format der Seiten auch nach dem Erstellen
von Eingaben jederzeit ändern können, legen Sie bei
Publisher die wichtigsten Randbedingungen für die
Erstellung der Publikationen fest. Wesentlich bei der
Arbeit mit diesem Programm ist ja die Anordnung der
einzelnen Elemente auf der Seite. Erfahrungsgemäß ist
das die Aufgabe, die beim Erstellen einer Publikation
die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Sie sollten sich dar-
um möglichst früh für ein Format entscheiden. Spätere
Änderungen sind zwar möglich, erfordern aber immer
einen Mehraufwand an Arbeit.
Die Programmoberfläche
22.1.1 Eine Publikation erstellen
Nach dem Starten meldet sich darum zuerst die Back-
stage-Ansicht des Programms mit dem Bereich Neu
(à Abbildung 22.1). Darin können Sie das zu verwenden-
de Format für die Publikation wählen.
In diesem Dialogfeld können Sie entscheiden, ob Sie mit
einer leeren Publikationsseite beginnen oder eine der
vorhandenen Vorlagen verwenden wollen. Unter den
Vorlagen im unteren Bereich finden Sie diverse Publika-
tionsentwürfe – wie beispielsweise für Magazine, Hand-
zettel oder Geschäftspapiere –, von denen sich zumin-
dest eines als Vorentwurf für Ihre Zwecke eignen sollte.
Die Standardformate
Die beiden Optionen A4 blanko (Hochfor-
mat) und A4 blanko (Querformat) erstellen
eine leere Präsentation im Format A4. Inter-
essant an dieser Stelle ist auch die Option
Weitere Formate für leere Seiten (à Abbil-
dung 22.2). Wenn Sie darauf klicken, haben
Sie neben dem Standardformat A4 auch die Wahl zwi-
schen diversen anderen allgemein üblichen Formaten –
sowohl als Hoch- als auch als Querformat. Außerdem
Abbildung 22.1 
Eine neue Publikation erstellen
585
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010

Abbildung 22.2 
Einige weitere
Seitenformate. Hier
finden Sie bereits die
meisten gängigen
Abmessungen.

können Sie in diesem Fenster auch gleich die gewünsch- abändern oder weitere komplett neu erstellen (à Ab-
ten Einstellungen für das Farbschema und das Schrift- bildung 22.3 links).
schema vornehmen.
»» Ein Schriftartenschema beinhaltet eine Schriftart
für die Überschriften eines Textkörpers. Auch diese
Das Farbschema und das Schriftartenschema
Schemata können Sie abändern oder neu aufbauen
Microsoft Publisher 2010 hält eine größere Menge pro- (à Abbildung 22.3 rechts).
fessionell entworfener und aufeinander abgestimmter
»» Unten im Bereich Anpassen finden Sie außerdem ei-
Farbschemata bereit. Die Arbeit mit einem Farbschema
nen mit Unternehmensinformationen benannten Be-
erlaubt es, die gewählte Farbe später zentral und in ei-
reich. Wenn Sie darin auf Neu erstellen klicken, wird
nem Arbeitsgang zu ändern. Zusätzliche Farben außer-
ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gewisse Anga-
halb des gewählten Schemas können Sie aber außer-
ben zu Ihren Unternehmen an einer zentralen Stelle
dem verwenden.
eingeben und später auch ändern können (à Abbil-
»» Ein Farbschema besteht aus fünf aufeinander abge- dung 22.4). Diese Informationen können Sie später
stimmten Farben. Sie können diese Schemata auch an geeigneter Stelle in Ihre Publikation einfügen.

586
 Die Programmoberfläche

 
Abbildung 22.3  Farbschema und Schriftartenschema Abbildung 22.4  Wählen Sie die Unternehmensinformationen aus.

Bestätigen Sie nach der Wahl über die Schalt- haben, wird die eigentliche Programmoberfläche ange-
fläche Erstellen. Erst nachdem Sie über die zeigt (à Abbildung 22.5). Diese beinhaltet bei der Pro-
Backstage-Ansicht ein Blankoformat oder grammversion 2010 das für alle Programme typische
eine Vorlage für Ihre Publikation gewählt Menüband.

Abbildung 22.5 
Eine leere Publikation

587
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010

Wir wollen Sie mit den wichtigsten Elementen dieser Beachten Sie gleich, dass die Nullpunkte in diesen Li-
Oberfläche vertraut machen, bevor wir daran gehen, nealen standardmäßig zunächst mit den Seitenrändern
die eigentlichen Eingaben vorzunehmen, Zu diesen Ele- übereinstimmen.
menten gehören der Navigationsbereich, die Lineale
und die Führungslinien. Lineale verschieben
Um näher an den Elementen auf einer Seite zu arbeiten,
22.1.2 Der Navigationsbereich können Sie die Lineale an geeignete Stellen auf dem
Bildschirm verschieben. Halten Sie die Taste Á ge-
Den Navigationsbereich finden Sie links
drückt und bewegen Sie den Mauszeiger auf das senk-
im Programmfenster. Darin werden die
rechte oder waagerechte Lineal, bis sich der Zeiger in
von Ihnen erstellten Seiten aufgelistet.
einen Doppelpfeil verwandelt. Halten Sie die Maustaste
Wenn Sie von einem der Blankoformate
gedrückt und verschieben Sie die Maus zusammen mit
ausgegangen sind, finden Sie darin zu-
dem Lineal an die gewünschte Stelle auf der Seite. Las-
nächst nur eine Seite – weitere müssen
sen Sie dort die Maustaste los (à Abbildung 22.6). Sie
Sie erst noch anlegen. Diese Seiten sind nummeriert,
können zum Verschieben der Lineale auch einfach den
können aber auch mit einem Namen versehen werden.
Schnittpunkt der beiden Lineale durch Ziehen mit der
Haben Sie beim Erstellen eine Vorlage verwendet, fin-
Maus auf die gewünschte Stelle bewegen.
den Sie im Navigationsbereich meist bereits mehrere
Seiten.
»» Der Navigationsbereich dient dazu, Seiten zur An-
zeige und Bearbeitung auszuwählen. Wenn Sie auf
ein Symbol darin klicken, wird die Seite im Haupt-
bereich des Bildschirms angezeigt. Im Navigations-
bereich wird die gerade markierte Seite mit einem
gelben Rahmen versehen.
»» Manche Befehle im Programm gelten für die gera-
de ausgewählte Seite. Wenn sich der Befehl auf ver-
schiedene Seiten auswirken soll, müssen Sie diese
zuerst gemeinsam auswählen. Halten Sie dazu die
Taste Ÿ gedrückt und klicken Sie im Navigations-
bereich auf die Symbole für die gewünschten Seiten.

22.1.3 Die Lineale

Den Linealen kommt bei einem Publikationsprogramm
eine weitaus höhere Bedeutung zu als bei der Textverar-
beitung. Sie können darüber die Position des Mauszei-
gers sowie die Position und die Größe von markierten
Objekten ablesen:
»» Die jeweilige Position des Mauszeigers wird in den
Linealen markiert. Durch diese Anzeige wissen Sie,
an welchem Punkt der Seite Sie arbeiten.
»» Haben Sie einen Objektrahmen markiert, werden
dessen Umgrenzungen in den Linealen markiert.
Abbildung 22.6  Die Lineale wurden auf die Seite verschoben.
Das kann zum genauen Ablesen der Maße dienlich sein.
Die Nullpunkte verschieben
Wir hatten es gerade schon erwähnt: Die Nullpunkte in
den Linealen stimmen in der Grundeinstellung mit den
Seitenrändern überein. Oft ist es aber sinnvoll, diesen
Nullpunkt zu verschieben – beispielsweise auf den Rand
eines eingefügten Objekts. Dazu halten Sie die Á-Tas-
te und die Ÿ-Taste gedrückt und klicken Sie mit der
Maus im Lineal die gewünschte Stelle an (à Abbildung
22.7).

588

Abbildung 22.7  Die Lineale wurden auf die Seite verschoben und
die Nullpunkte wurden versetzt.
22.2 Seiten
Nachdem Sie die wichtigsten Hintergrundwerkzeuge
der Oberfläche kennen gelernt haben, können Sie sich
an die Feinheiten der Gestaltung der Seite(n) machen.
Theoretisch können Sie die hier erwähnten Parameter
später zu jeder Zeit umstellen. Sie müssen aber damit
rechnen, dass die bereits ausgerichteten Objekte nach
einer Änderung nicht mehr auf die neu eingestellte Sei-
te passen. Nehmen Sie also die Einstellungen besser
vor, bevor Sie die Seite mit Objekten füllen.
Seiten
Die Gestaltung des Layouts
Durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche mit dem
Pfeil neben der Gruppenbezeichnung Seite einrich-
ten auf der Registerkarte Seitenentwurf bringen Sie ein
Dialogfeld auf den Bildschirm, das es Ihnen erlaubt, ein
Layout für den späteren Ausdruck einzustellen (à Abbil-
dung 22.8).
Wichtig ist zu wissen, dass das Programm hinsichtlich
des Begriffs Seite und deren Maßen zwischen zwei Din-
gen unterscheidet. Der Größe der Publikation und die
Größe des für den Ausdruck zu verwendenden Papiers.
Diese beiden Größen müssen nicht übereinstimmen. Bei
kleineren Publikationsformaten ist es beispielsweise
möglich, zwei oder mehr Exemplare der Publikation auf
einer Druckseite unterzubringen. Im Dialogfeld Seite
einrichten finden Sie die Maße der Publikation links un-
ter Seite. Die Papiermaße werden unter Zielpapiergröße
angezeigt.
Über das Listenfeld Layouttyp können Sie angeben, wie
diese beiden Seitengrößen kombiniert werden sollen.
»» Die Option Broschüre darin erzeugt beispielsweise
ein Layout, in dem zwei Seiten der Publikation auf
dem Papier nebeneinander gedruckt werden (à Ab-
bildung 22.9 links). Durch Falten des Papiers nach
dem Ausdruck erzeugen Sie ein buchähnliches Pro-
dukt.
»» Gefaltete Karte funktioniert ähnlich, allerdings ste-
hen hier mehrere Formen der Faltung zur Verfügung
Abbildung 22.8 
Die Seite einrichten. Wählen Sie in diesem
Dialogfeld immer zuerst den Layouttyp.
589
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010
   
(à Abbildung 22.9 Mitte). Standardmäßig werden
vier Seiten der Publikation auf einem Blatt Papier
gedruckt. Das Ergebnis können Sie dann doppelt fal-
ten.
»» Mehrere Seiten pro Blatt nimmt an, dass Sie das
Druckergebnis nach dem Ausdruck zuschneiden
(à Abbildung 22.9 rechts).
22.2.1 Die Seite einrichten
Das Prinzip der Seiteneinrichtung entspricht dem von
Microsoft Word 2010. Die Werkzeuge dazu finden Sie in
der Gruppe Seite einrichten der Registerkarte Seiten-
entwurf (à Abbildung 22.10).
Standardformate für die Seiteneinrichtung
Über die Kataloge zu Seitenränder, Ausrichtung und
Größe können Sie zwischen diversen Grundeinstellun-
gen wählen (à Abbildung 22.11).
Wenn Sie andere als die Standardseitenränder wün-
schen, klicken Sie im Katalog zum Befehl Seitenränder
auf Benutzerdefinierte Seitenränder. Das Dialogfeld
Layoutführungslinien wird angezeigt. Sie finden darin
drei Registerkarten, auf deren Bedeutung wir kurz ein-
gehen wollen.
590
Abbildung 22.9 
Drei Beispiele zum Einrichten der Seite –
Broschüre, Gefaltete Karte und Mehrere
Seiten pro Blatt
Abbildung 22.10 
Die Registerkarte
Seiten­entwurf liefert die
Werkzeuge zur allgemeinen
Gestaltung der Seite.
Layoutführungslinien
Layoutführungslinien erzeugen ein Gitter, das sich auf
jeder Seite einer Publikation wiederholt. Diese Füh-
rungslinien können nicht gedruckt werden, Sie dienen
dazu, das Einpassen von Objekten zu erleichtern, damit
Ihre Publikation ein einheitliches Erscheinungsbild er-
hält. Diese Führungslinien wirken auf dem Bildschirm
nur insofern als Rand, als Sie die Objekte daran ausrich-
ten können. Es besteht aber durchaus die Möglichkeit,
dass Ihre Objekte den Rand oder sogar die Seite über-
lappen. Objekte außerhalb der Seite werden übrigens
nicht gedruckt.
Auf der Registerkarte Äußere Führungslinien des Dia-
logfelds Layoutführungslinien können Sie die Ränder
über die Felder Links, Rechts, Oben und Unten einstellen
(à Abbildung 22.12). Der zu bedruckende Bereich einer
Seite wird Satzspiegel genannt und von Stegen – Kopf-
steg, Fußsteg und Seitenstegen – eingerahmt. Im Feld
Vorschau wird eine Seite abgebildet, an der Sie die opti-
sche Wirkung der Seitenränder in etwa abschätzen kön-
nen. Durch Aktivieren der zusätzlichen Option Zweiseiti-
ge Gestaltungsvorlage können Sie ein Layout erzeugen,
das – wie bei einem Buch – zwischen rechten und linken
Seiten unterscheidet. Statt der Ränder Links und Rechts
finden Sie dann die Ränder Innen und Außen.
 Seiten

Abbildung 22.11 
Die Standards für Seitenränder,
Ausrichtung und Größe. Sie können
aber auch benutzerdefinierte Ein-
    stellungen verwenden.

»» Ein ästhetisch ansprechender, großzügiger Satzspie-

gel ergibt sich, wenn man die Stege aufteilt im Ver-
hältnis 2 : 3 : 4 : 5 für Innensteg : Kopfsteg : Außen-
steg : Fußsteg. Denken Sie aber dabei daran, dass
diese Zahlenwerte noch keinen Raum zum Binden
oder Heften der Seiten beinhalten.
Die Registerkarte Innere Führungslinien im Dialogfeld
Layoutführungslinien erlaubt das Festlegen von Füh-
rungslinien für Spalten und Zeilen (à Abbildung 22.13).
Benutzen Sie diese inneren Führungslinien gezielt dazu,
Anschläge für die Lage der Objektrahmen zu schaffen.
Beispielsweise sind Bilder im Satz leichter einzupassen,
wenn man mit zusätzlichen waagerechten und senk-
Abbildung 22.12  Die äußeren Führungslinien festlegen –
rechten Führungslinien arbeitet. Für einen mehrspalti-
im Prinzip sind das die Ränder des Dokuments.
gen Text selbst benötigen Sie die Führungslinien aber
nicht unbedingt. Die Aufteilung eines Textes in Spalten
»» Der Fußsteg sollte bei klassischen Dokumenten et-
regeln Sie über die Rahmeneigenschaften.
was größer als der Kopfsteg gewählt werden und der
Kopfsteg wiederum größer als der Seitensteg.

591
Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Abbildung 22.13 Die inneren Führungslinien festlegen.
Sie können mehrere Spalten und/oder Zeilen benutzen.
Über die Drehfelder Spalten und Zeilen können Sie die
gewünschte Anzahl einstellen. Sobald Sie hier einen
höheren Wert als 1 einstellen, können Sie zusätzlich re-
geln, welche Abstände dazwischen eingestellt werden
sollen (à Abbildung 22.14).
Eine spezielle, aber auch typische Anwen-
TIPP dung für die inneren Linien ist der Marginal-
satz. Zum Einstellen der Führungslinien für einen Margi-
nalsatz können Sie beispielsweise vier senkrechte
Linien verwenden. Daraus ergeben sich vier Spalten,
von denen entweder die äußere oder die linke Spalte
dazu benutzt wird, die Marginalien aufzunehmen.
592
Linealführungslinien
Wir sagten es schon: Die eben angesprochenen Layout-
führungslinien erzeugen ein Gitter, das sich auf jeder
Seite einer Publikation wiederholt. Zusätzlich dazu gibt
es noch Linealführungslinien, die Sie bei Bedarf einzel-
nen Seiten hinzufügen können. Benutzen Sie diese Li-
nealführungslinien gezielt dazu, Anschläge für die Lage
der Objektrahmen zu schaffen. Beispielsweise sind Bil-
der im Satz leichter einzupassen, wenn man mit zusätz-
lichen waagerechten und senkrechten Führungslinien
arbeitet. Für einen mehrspaltigen Text selbst benötigen
Sie übrigens die Führungslinien nicht unbedingt. Die
Aufteilung eines Textes in Spalten können Sie über die
Rahmeneigenschaften regeln.
Zur Anzeige dieser Linien lassen Sie die Registerkarte
Seitenentwurf im Menüband anzeigen und öffnen Sie in
der Gruppe Layout den Katalog zu Führungslinien. Wäh-
len Sie dann eine Option (à Abbildung 22.15). Wenn die
Linien auf mehreren Seiten angezeigt werden sollen,
markieren Sie diese vorher gemeinsam.
Die Führungslinien werden nach dieser Wahl auf der
Seite angezeigt. Wenn Sie sie verschieben wollen, set-
zen Sie den Mauszeiger auf die Linie. Der Mauszeiger
wird als Doppelpfeil angezeigt. Halten Sie die Maustaste
gedrückt und verschieben Sie die Linie in die gewünsch-
te Richtung. Eine Änderung der Zahl der Führungslinien
über den Katalog macht eine vorherige manuelle Ände-
rung in der Lage übrigens wieder rückgängig.
Abbildung 22.14
Drei Spalten, drei Zeilen und
drei Spalten und Zeilen
 Seiten

Führungslinien ein- und ausblenden

Über die Registerkarte Ansicht können Sie in der Grup-
pe Anzeigen festlegen, welche Elemente auf der Seite
angezeigt werden sollen (à Abbildung 22.16). Beispiels-
weise bewirkt ein Deaktivieren von Führungslinien ein
Ausblenden derselben. Ein Aktivieren blendet sie wie-
der ein.

Optionen zum Ausrichten

In der Gruppe Layout auf der Registerkar-
te Seitenentwurf finden Sie neben dem
Katalog Führungslinien noch zwei weitere
Optionen: Führungslinien und Objekte.
Wenn Sie Führungslinien aktivieren, sorgen Sie dafür,
dass beim Einfügen und Verschieben von Objekten die-
se an den Führungslinien etwas zu »kleben« scheinen.
Sobald der Rand eines Objekts beim Verschieben auf
eine Führungslinie trifft, müssen Sie den Mauszeiger
weiter als üblich verschieben, um das Objekt über die
Führungslinie hinauszuführen. Wenn Sie Objekte akti-
vieren, lassen sich neu eingefügte Objekte einfacher an
bereits vorhandenen Objekten ausrichten. Wenn Sie
eine spezielle Feinpositionierung vornehmen wollen,
sollten Sie diese Optionen ausschalten.

22.2.2 Neue Seiten einfügen

Beim Anlegen einer neuen leeren
Abbildung 22.15  Führungslinien erleichtern später das Publikation wird zunächst nur
Positionieren.
eine Seite erstellt. Eine Ausnah-
me bilden die gefalteten Publika-
tionslayouts, die aus zwei oder
vier Seiten bestehen können. In
allen Fällen können Sie zusätzliche Seiten selbst erstel-
len. Wenn Sie für die neuen Seiten bestimmte Elemente

Abbildung 22.16  Legen Sie fest, was auf der Seite angezeigt werden soll.

593
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010
des Layouts übernehmen möchten, sollten Sie die zu-
sätzlichen Seiten erst dann erstellen, wenn Sie das
Layout für die bereits vorhandenen festgelegt haben.
Zusätz­liche Seiten erstellen Sie über die Registerkarte
Einfügen mit den Befehlen in der Gruppe Seiten. Sie
können darüber leere Seiten einfügen, eine vorhandene
Seite duplizieren oder sich einer der vorgefertigten
Katalogseiten bedienen.
Leere Seiten einfügen
Wenn Sie bereits mehrere Seiten erstellt haben, markie-
ren Sie zuerst die Seite, nach der die neue Seite einge-
fügt werden soll. Klicken Sie dann in der Registerkarte
Einfügen in der Gruppe Seiten auf Seite und wählen Sie
Leere Seite einfügen. Wenn Sie in der gleichen Befehls-
liste auf Seite einfügen klicken, können Sie auch direkt
zusätzliche Einstellungen vornehmen (à Abbildung 22.17):
Abbildung 22.17 
Eine oder mehrere Seite(n)
einfügen. Beachten Sie auch
die zusätzlichen Optionen.
»» Geben Sie bei Anzahl neuer Seiten die Zahl der Sei-
ten ein, die Sie einfügen wollen.
»» Geben Sie über die beiden Alternativen darunter an,
wo – bezüglich der aktuellen Seite – die neu zu erstel-
lenden Seiten eingefügt werden sollen.
»» Unter der Überschrift Optionen können Sie wäh-
len, ob eine vollständig leere Seite eingefügt oder
bei jeder neu erstellten Seite automatisch ein neuer
Textrahmen erstellt wird, dessen Rand sich mit den
äußeren Führungslinien der Seite deckt. Sie können
auch fordern, dass eine Kopie einer Seite erstellt
wird. Kopiert werden Textrahmen ohne Text, alle an-
deren Rahmen und Objekte aber mit Inhalt und sons-
tigen festgelegten Eigenschaften. Sie können auch
die Nummer der Seite angeben, deren Inhalt kopiert
werden soll.
594
Die Reihenfolge der Seiten ändern
Markieren Sie die Seite, deren Position Sie ändern wol-
len. Lassen Sie dann im Menüband die Registerkarte
Seitenentwurf anzeigen und wählen Sie in der Gruppe
Seiten den Befehl Verschieben . Im Dialogfeld
Seite verschieben wählen Sie erst eine der Optionen
Vor oder Nach und dann die Seite, vor bzw. nach der die
markierte Seite erscheinen soll.
Seite benennen
Wenn Sie in einer Publikation mit vielen Seiten arbeiten,
ist es manchmal sinnvoll, den Seiten eigene Namen zu
geben. Markieren Sie die Seite, die Sie benennen wollen.
Lassen Sie dann wieder im Menüband die Registerkarte
Seitenentwurf anzeigen und wählen Sie in der Gruppe
Seiten den Befehl Umbenennen . Weisen Sie
der Seite im Feld Seitentitel einen Namen zu.
Seiten löschen
Nicht benötigte Seiten können Sie löschen. Markieren
Sie die Seite, die Sie löschen wollen. Lassen Sie dann
im Menüband die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen
und wählen Sie in der Gruppe Seiten den Befehl Lö-
schen .
22.2.3 Schemas für Farben und Schriften
Microsoft Publisher 2010 hält eine größere Menge pro-
fessionell entworfener und aufeinander abgestimmter
Farbschemata bereit. Die Arbeit mit einem Farbsche-
ma erlaubt es, die gewählte Farbe später zentral und in
einem Arbeitsgang zu ändern. Zusätzliche Farben au-
ßerhalb des gewählten Schemas können Sie außerdem
verwenden.
Ein Farbschema wählen
Wenn Sie das zu verwendende Farb-
schema nicht bereits beim anfängli-
chen Erstellen der Publikation festge-
legt haben, sollten Sie das tun, bevor Sie weitere
Arbeiten auf den Seiten durchführen. Lassen Sie im
Menüband die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen
und öffnen Sie in der Gruppe Schemas den Katalog zu
Weitere (à Abbildung 22.18 links). Wählen Sie hier ein
Farbschema aus.

 
Ein eigenes Farbschema erstellen
Ein Farbschema besteht aus mindestens vier aufeinan-
der abgestimmten Farben. Sie können diese Schemata
abändern oder weitere komplett neu erstellen. Wählen
Sie am besten zuerst ein Farbschema aus, das Ihren
Vorstellungen am ehesten entspricht. Klicken Sie dann
unten im Katalog mit den Farbschemas auf Neues Farb-
schema erstellen. Im gleichnamigen Dialogfeld werden
die Farben des aktuellen Schemas angezeigt (à Abbil-
dung 22.19). Wählen Sie hier die Hauptfarbe und maxi-
mal fünf Akzentfarben.
Seiten
Abbildung 22.18 
Schemas für Farben
und Schriftarten
Um eine Farbe zu wechseln, öffnen Sie das jeweilige
Listenfeld und wählen Sie eine Farbe aus. Oder klicken
Sie auf Weitere Farben, um eine neue Farbe im Dialog-
feld Farben zu mischen. Nachdem Sie Änderungen am
Schema vorgenommen haben, sollten Sie dem neuen
Schema einen eigenen Namen zuweisen. Klicken Sie
dann auf Speichern. Das neu erstellte Schema wird für
die Publikation übernommen.
Zusätzliche Farben
Wenn Ihnen die in der Liste angezeigten Farben nicht
ausreichen, können Sie neue Farben mischen. Das er-
reichen Sie über das Dialogfeld Farben, das Sie über die
Schaltfläche Weitere Farben in der Liste zur Farbwahl
anzeigen lassen. Markieren Sie aber vor dem Aufruf im
Dialogfeld Neues Farbschema erstellen das Feld mit der
Schemafarbe, die Sie ersetzen wollen. Sie können hier
entweder die Auswahl über die verfügbaren Basisfarben
vornehmen oder die Farben vollkommen frei mischen
(à Kapitel 4). Dafür stehen Ihnen mehrere Farbmodelle
595
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010
zur Verfügung. Neben den für alle Office-Programme
üblichen Registerkarten Standard und Benutzerdefi-
niert bietet Ihnen Publisher eine weitere, über die Sie
die Farbe nach dem Pantone-Muster auswählen können
(à Abbildung 22.20). Dabei handelt es sich um ein Farb-
system, das hauptsächlich in der Grafik- und Druckin-
dustrie eingesetzt wird. Es enthält Sonderfarben, die
nicht im herkömmlichen Vierfarbdruck erreicht werden
können, und ordnet diesen Farben eindeutige Num-
mernbezeichnungen zu.
Abbildung 22.20  Benutzen Sie das Pantone-Muster
zur Auswahl der Farbe.
596
Abbildung 22.19 
Ein Farbschema erstellen.
Über die Listenfelder können
Sie die Farben wählen.
Ein Schriftschema wählen
Neben dem Farbschema ist das Schriftschema
entscheidend für die Optik der Publikation. Was
darunter zu verstehen ist, wird gleich klar wer-
den. Zur Auswahl eines Schemas lassen Sie im Men-
üband die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen und
öffnen Sie in der Gruppe Schemas den Katalog zu
Schriftarten. Wählen Sie in der Liste ein Schema aus
(à Abbildung 22.18 rechts).
Ein Schriftschema erstellen
Klicken Sie unten im Katalog mit den Schriftschemas auf
Neues Schriftartenschema erstellen. Im gleichnamigen
Dialogfeld können Sie für die Überschriften und für den
Textkörper zwei Schriftarten aus den auf Ihrem Rechner
installierten Schriften wählen (à Abbildung 22.21).
Abbildung 22.21  Ein Schriftschema erstellen

Wenn Sie ein neues Schema erstellt haben, sollten Sie
diesem auch einen Namen geben. Klicken Sie dann auf
Speichern. Das neu erstellte Schema wird für die Publi-
kation übernommen.
22.2.4 Hintergrundgestaltung
Wenn Sie nicht gerade mit fertig bedrucktem Papier ar-
beiten, könnten die Optionen der Gruppe Seitenhinter-
grund auf der Registerkarte Seitenlayout für Sie inter-
essant sein. Sie können darüber eine Hintergrundfarbe
festlegen, die Seiten mit Rahmenlinien an den Rändern
versehen oder ein Wasserzeichen auf den Seiten simu-
lieren. Eine Hintergrund- oder Seitenfarbe wird in erster
Linie in einem Webbrowser verwendet, um einen Hinter-
grund für die Onlineansicht interessanter zu gestalten.
Sie können Hintergründe aber auch in den meisten an-
deren Publikationen verwenden.
Hintergrundfarbe
Um die gesamte Seite mit einem Hintergrund – bei-
spielsweise einer Farbe oder einem Muster oder Bild
– zu versehen, benutzen Sie die Liste zur Schaltfläche
Seitenfarbe in der Gruppe Seitenhintergrund. Nach dem
Öffnen der Liste zu dieser Schaltfläche können Sie eine
Farbe auswählen. Es stehen Ihnen mehrere Designfar-
ben und einige Standardfarben zur Verfügung (à Abbil-
dung 22.22).
Abbildung 22.22 
Für den Hintergrund
können Sie eine ein-
zelne Farbe oder einen
Farbverlauf wählen.
Beachten Sie auch
die Option Weitere
Hintergründe.
Seiten
Beachten Sie, dass sich die gewählte Hintergrundfarbe
von der verwendeten Schriftfarbe deutlich unterschei-
den sollte, um die Schrift lesbar zu halten.
Individuelle Hintergrundgestaltung
Nach einem Klick auf Weitere Farben in dieser Liste wird
das Dialogfeld Fülleffekte geöffnet, mit dessen Hilfe Sie
Ihre Seiten mit speziellen Hintergrundeffekten versehen
können. Auf vier Registerkarten können Sie zwischen
verschiedenen Verläufen, Strukturen, Mustern und Gra-
fiken die gewünschte Hintergrundgestaltung auswählen
(à Kapitel 4).
22.2.5 Gestaltungsvorlagen
Gestaltungsvorlagen benutzen Sie für Fälle, in denen
Sie bei einer mehrseitigen Publikation bestimmte Dinge
auf allen Seiten an derselben Stelle der Seite anzeigen
lassen wollen. Sie erzeugen damit eine Art von Hinter-
grundseite, die durch alle im Vordergrund liegenden
Seiten durchscheint. Diese Seite kann jede Art von Ob-
jekten enthalten. Typische Beispiele dafür wären ein die
gesamte Seite umgebender Rahmen oder ein Firmen-
logo.
Eine Gestaltungsvorlage einsetzen
Standardmäßig wird keine Gestaltungsvorlage verwen-
det. Um eine zu benutzen, lassen Sie die Registerkarte
Seitenentwurf anzeigen, öffnen die Gruppe Seitenhin-
tergrund und klicken darin auf Gestaltungsvorlagen. Die
Option Gestaltungsvorlage A (A) ist zunächst noch leer
(à Abbildung 22.23).
Abbildung 22.23 
Der Katalog der
­Gestaltungsvorlagen
ist anfangs noch
recht leer.
597
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010
Eine Gestaltungsvorlage bearbeiten
Um eine Gestaltungsvorlage mit Inhalten zu versehen,
lassen Sie die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen
und wählen im Katalog der Gestaltungsvorlagen die Op-
tion Gestaltungsvorlagen bearbeiten. Die Bildschirman-
zeige wechselt dann zur Darstellung des Hintergrund-
bereichs (à Abbildung 22.24). Im Navigationsbereich
finden Sie ein Symbol für die aktive Gestaltungsvorlage.
Gestaltungsvorlagen sind darin nicht mit Nummern ge-
kennzeichnet, sondern mit Buchstaben.
Im Menüband wird die Registerkarte Gestaltungsvorla-
ge angezeigt. Sie finden darin die Befehle, die Sie nur
auf diese Vorlage anwenden können. Sie können aber
für die Vorlage auch die Befehle der anderen Register-
karten benutzen.
Kopf- und Fußzeilen anzeigen
Typische Elemente für eine Gestaltungsvorla-
ge sind Kopf- und Fußzeilen, in denen Sie bei-
spielsweise Angaben zur Person – wie Name
und Adresse –, Seitenzahlen und Datumsangaben einge-
ben können. Ein Klick auf Kopf-/Fußzeile anzeigen im
der Gruppe Kopf- und Fußzeile zeigt einen Bereich für
diese Zeilen an. Durch einen nochmaligen Klick auf die-
598
se Schaltfläche wechseln Sie zwischen der Kopf- und
der Fußzeile. Sie können dann darin die gewünschten
Eingaben vornehmen.
Seitenzahlen, Datum und Uhrzeit
Zur Angabe von Seitenzahlen, Datum und Uhrzeit kön-
nen Sie Platzhalter verwenden. Diese Informationen
können Sie genauso formatieren wie gewöhnlichen
Text.
»» Über den Befehl Seitenzahlen in der Gruppe
Kopf- und Fußzeile erreichen Sie bei mehr-
seitigen Publikationen eine automatische
Seitennummerierung. Bei gegenüberliegenden Sei-
ten geben Sie den Platzhalter für die Seitennummer
auf einer der beiden Seiten ein. Der Rahmen mit
dem Platzhalter wird dann auf der gegenüberliegen-
den Seite gespiegelt. Als Platzhalter für die Seiten-
zahl erscheint im Rahmen das Seitennummerie-
rungszeichen #. Wenn Sie später zum Vordergrund
der Publikation schalten, wird dieser Platzhalter
durch die aktuelle Seitenzahl ersetzt. Wenn Sie ne-
ben der Seitennummer eine zusätzliche Angabe
wünschen – beispielsweise die Bezeichnung Seite –,
fügen Sie diese Angabe auf der Hintergrundseite ne-
Abbildung 22.24 
Eine leere Gestaltungs­
vorlage auf dem Bild-
schirm

ben dem Platzhalter ein. Auf der Vordergrundseite
werden diese Angaben zusammen mit der Seiten-
zahl angezeigt.
»» Um das Datum und/oder die Uhrzeit
einzufügen, wählen Sie Datum einfü-
gen bzw. Uhrzeit einfügen in der Grup-
pe Kopf- und Fußzeile. Diese beiden Typen von Ele-
menten werden nicht als Platzhalter, sondern als
feste Größen eingefügt.
Weitere Gestaltungsvorlagen erstellen
Wenn Sie auf den verschiedenen Seiten
einer­ Publikation unterschiedliche Gestal-
tungsvorlagen verwenden wollen, müssen
Sie diese natürlich zuerst erstellen. Dazu klicken Sie auf
der Registerkarte Gestaltungsvorlage in der Gruppe Ge-
staltungsvorlage auf Gestaltungsvorlage hinzufügen.
Das zeigt zunächst einmal das Dialogfeld Neue Gestal-
tungsvorlage an, in dem Sie dem Element eine aus
einem Zeichen bestehende Identifikationsnummer –
besser noch einen Buchstaben – zuweisen können
(à Ab­bildung 22.25). Nach der Bestätigung über OK wird
eine neue Vorlage erstellt und im Navigationsbereich
angezeigt.
Abbildung 22.25  Eine neue Gestaltungsvorlage erstellen –
geben Sie ihr einen Namen, die ein schnelles Wiedererkennen
ermöglicht.
Einseitige und zweiseitige Gestaltungsvorlagen
Es gibt einseitige und zweiseitige Gestaltungsvorlagen.
Zweiseitige Gestaltungsvorlagen benutzen Sie, wenn
bei der Publikation zwischen rechten und linken Seiten
unterschieden werden soll. Sie können damit beispiels-
weise erreichen, dass auf der rechten Seite andere
Kopfzeilen angezeigt werden als auf der linken.
Wenn Sie eine neue zweiseitige Gestal-
tungsvorlage erstellen wollen, aktivieren
Sie im Dialogfeld Neue Gestaltungsvorlage
Seiten
das Kontrollkästchen Zweiseitige Gestaltungsvorlage.
Sie können aber auch eine bereits vorhandene einseiti-
ge Vorlage umstellen. Dazu benutzen Sie den entspre-
chenden Befehl in der Gruppe Gestaltungsvorlage.
Wenn Sie bereits Eingaben auf der Vorlage gemacht ha-
ben, müssen Sie darüber entscheiden, wie mit diesen
verfahren werden soll.
Gestaltungsvorlagen für einzelne Seiten
übernehmen
Nachdem Sie Gestaltungsvorlagen definiert haben, kön-
nen Sie diese den einzelnen Seiten der Publikation zu-
weisen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
»» Wenn die Gestaltungsvorlagen noch auf dem Bild-
schirm angezeigt werden, können Sie über die Be-
fehlsliste zu Anwenden auf in der Gruppe Gestal-
tungsvorlage wählen, ob Sie diese Auf alle Seiten
anwenden oder Auf aktuelle Seite anwenden wollen.
Der Befehl Gestaltungsvorlage übernehmen in die-
ser Liste zeigt ein Dialogfeld an, über das Sie außer-
dem einen Bereich von aufeinanderfolgenden Seiten
zur Übernahme der Vorlage auswählen können.
»» Wenn Sie bereits zu den Vordergrundseiten gewech-
selt haben, wählen Sie die Registerkarte Seitenent-
wurf und öffnen Sie dort den Katalog zum Befehl Ge-
staltungsvorlagen in der Gruppe Seitenhintergrund.
Klicken Sie unten im Katalog auf den Befehl Gestal-
tungsvorlage übernehmen. Im dazugehörenden Dia-
logfeld können Sie aus den definierten Vorlagen die
gewünschte auswählen (à Abbildung 22.26). Wenn
Sie eine Vorlage für mehrere nicht aufeinanderfol-
gende Seiten benutzen wollen, sollten Sie diese vor-
her gemeinsam markieren.
Abbildung 22.26 
Eine Gestaltungs­
vorlage auf die
Seiten der Publikation
­anwenden
599
Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Weitere Aktionen mit Gestaltungsvorlagen
Gestaltungsvorlagen können Sie übrigens – wie norma-
le Vordergrundseiten – duplizieren, umbenennen oder
löschen. Benutzen Sie dazu die Befehle in der Gruppe
Gestaltungsvorlage der gleichnamigen Registerkarte im
Menüband.
Gestaltungsvorlage schließen
Wenn Sie die Arbeit an der Gestaltungsvor-
lage beendet haben, können Sie zurück zu
den Vordergrundseiten wechseln. Klicken
Sie dazu in der Registerkarte Gestaltungsvorlage in der
Gruppe Schließen auf Gestaltungsvorlage schließen.
Elemente in den Hintergrund verschieben
Um ein Element von einer Vordergrundseite auf die für
diese Seite gewählte Gestaltungsvorlage zu verschie-
ben, markieren Sie es zunächst. Lassen Sie dann die Re-
gisterkarte Seitenentwurf im Menüband anzeigen und
öffnen Sie in der Gruppe Seitenhintergrund den Katalog
zu den Gestaltungsvorlagen. Wählen Sie dort den Befehl
An Gestaltungsvorlage senden. Das vorher markierte
Element wird aus der Vordergrundseite entfernt und ist
dann Bestandteil der Gestaltungsvorlage.
22.3 Texte einfügen und bearbeiten
Um eine Seite mit Text zu versehen, müssen Sie zu-
nächst einen Textrahmen dafür erstellen. Sie können
Texte im Programm direkt in einen Textrahmen einge-
ben. Wenn es sich um längere Textpassagen handelt,
werden Sie diese in der Praxis im Allgemeinen aus vor-
handenen Textdateien importieren.
600
Bevor Sie den Umbruch festlegen, sollten
ACHTUNG Sie die Texte formatieren, da sich die
Länge eines Textabschnitts durch die Wahl entspre-
chender Formate ändern kann.Dazu müssen Sie einen
Textrahmen erstellen und verschiedene Eigenschaften
– wie Spalten, Abstände usw. – für diesen festlegen und
dann den gewünschten Text aus einem anderen Anwen-
dungsprogramm importieren. Gegebenenfalls müssen
Sie Textrahmen verbinden und den vorhandenen nicht
angezeigten Text in Textrahmen einfließen lassen und –
wenn noch notwendig – den Text bearbeiten.
22.3.1 Textfelder
Der erste Schritt – den Sie vor dem Importieren einer
Textdatei in Microsoft Publisher 2010 durchführen soll-
ten – besteht also darin, für den Text einen Rahmen
erstellen. Für diesen Rahmen können Sie bestimmte
Eigenschaften festlegen: Sie können beispielsweise den
Abstand von Text zum Rahmen definieren, die Spalten-
zahl und den Abstand zwischen den einzelnen Spalten
definieren sowie weitere Optionen festlegen.
Ein Textfeld erstellen
Lassen Sie im Menüband die Registerkarte Start
anzeigen und klicken Sie in der Gruppe Objekte
auf Textfeld erstellen. Wegen der überragenden
Bedeutung dieses Befehls ist die Schaltfläche Textfeld
erstellen auch in der Registerkarte Einfügen vorhanden.
Dann können Sie in zwei Weisen vorgehen:
» Entweder Sie führen den Mauszeiger an die Stelle,
an der Sie das Textfeld einrichten wollen und klicken
mit der linken Maustaste. Das Textfeld wird in einer
Standardgröße erstellt. Über die Ziehpunkte können
Sie die Größe des Rahmens ändern.
Abbildung 22.27
Die Registerkarte Einfügen
liefert die Werkzeuge zum
Erstellen der Elemente der
Publikation.

»» Oder Sie ziehen nach der Wahl von Textfeld erstel-
len einen Rahmen in der gewünschten Größe auf.
Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf eine Ecke der
beabsichtigten Rahmenposition, halten Sie die linke
Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Maus-
zeiger auf die gegenüber liegende Ecke. Wenn Sie
die Maustaste loslassen, wird der Rahmen erstellt.
Die Anzeigen in der Statusleiste können Ihnen bei
der Entscheidung über die Größe helfen.
In beiden Fällen zeigt sich der Vorteil der Führungslini-
en: Verwenden Sie diese Führungslinien als Anschläge
für den Rahmen. Wenn Sie den Mauszeiger beim Ein-
fügen in die Nähe einer Führungslinie positionieren,
wird der Rahmen dabei auf diese gesetzt (à Abbildung
22.28).
Abbildung 22.28  Ein Textfeld wurde eingefügt. Über die
Ziehpunkte können Sie die Größe ändern.
Texte einfügen und bearbeiten
Beachten Sie, dass dabei nicht der Rahmen selbst auf
die Führungslinie gesetzt wird, sondern die Stelle, an
der der Text später im Rahmen erscheinen wird. Diese
Stelle erkennen Sie an der blinkenden Textmarke. Die
Abstände zwischen Text und Rahmenrand regeln Sie
über die Rahmeneigenschaften (à unten).
22.3.2 Textfeldeigenschaften einstellen
Solange Sie ein Textfeld markiert haben, ist die Regis-
terkarte Textfeldtools/Format wählbar. Über dessen Be-
fehle können Sie diverse Eigenschaften für den Rahmen
einstellen (à Abbildung 22.29).
Ausrichtung
Wichtig ist zunächst einmal die Ausrichtung
des Textes im Rahmen. Benutzen Sie dazu eine
der neun Schaltflächen in der Gruppe Ausrich-
tung. Sie regeln damit sowohl die waagerechte
als auch die senkrechte Positionierung des Textes im
Rahmen.
Spalten
Wenn Sie eine Aufteilung des Textes in Spalten vorneh-
men wollen, können Sie das innerhalb eines Rahmens
tun. Dazu benutzen Sie den Katalog zum Befehl Spalten
in der Gruppe Ausrichtung (à Abbildung 22.30 links).
Die Wahl von Weitere Spalten darin erlaubt zusätzlich
das Einstellen von Abständen zwischen den Spalten
(à Abbildung 22.30 rechts).
Abbildung 22.29 
Die Registerkarte Text-
feldtools/Format wird
angezeigt, solange ein
Textfeld markiert ist.
601
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010

stellung ist Größe nicht automatisch anpassen. Die

Größe des Felds ändert sich also nicht, wenn der
Text darin länger oder kürzer ist als der im Feld ver-
fügbare Platz. Wenn Sie stattdessen Größe anpassen
wählen, wird die Schriftgröße des Texts so gewählt,
dass der Text in den Rahmen passt. Text bei Über-
lauf verkleinern bewirkt, dass der Text zunächst in
der eingestellten Größe im Feld erscheint. Wird er zu
lang, wird die Schriftgröße verkleinert. Mit Textfeld
 
vergrößern ändert sich die Größe des Felds, wenn
Abbildung 22.30  Der Text im Rahmen kann in mehreren Spalten
der Text darin zu lang wird.
angezeigt werden.

Ränder
Wichtig ist ferner der Befehl Seitenränder in der Grup- Abbildung 22.32 
pe Ausrichtung. Hiermit stellen Sie einen zusätzlichen Die automatische Anpassung
Rand ein. Standardmäßig ist hier die Option Schmal ein- des Textfelds
gestellt (à Abbildung 22.31).
»» Durch einen Klick auf den Befehl Textrichtung kön-
nen Sie den Text – statt von rechts nach links – von
oben nach unten im Feld darstellen. Beachten Sie,
dass sich nach einem solchen Umschalten auch die
Optionen in der Gruppe Ausrichtung etwas ändern.
Ein nochmaliger Klick auf Textrichtung schaltet zu-
rück zur normalen Darstellung.
Abbildung 22.31 
Stellen Sie die »» Über Silbentrennung können Sie regeln, ob und in
Ränder ein. Über die welchen Abständen für den Text im Feld eine auto-
Option Benutzerdefi- matische Silbentrennung durchgeführt werden soll
nierte Seitenränder
haben Sie Zugriff auf
(à Abbildung 22.33).
ein Dialogfeld zum
Einstellen weiterer
Details.

Der Text
Über die Befehle in der Gruppe Text der
Registerkarte Textfeldtools/Format kön-
nen Sie mehrere zusätzliche Optionen
regeln.
»» Die Optionen zum Befehl Textanpassung werden
eigentlich erst dann interessant, nachdem Sie Text
im Feld haben einfließen lassen. Sie können darüber
festlegen, ob und wie sich die Größe des Textfelds
ändern soll, wenn der Text nicht genau in den Text-
rahmen passt (à Abbildung 22.32). Die Standardein-
Abbildung 22.33 
Stellen Sie die Parameter für
die Silbentrennung ein.
Die Einstellungen zentral regeln
Wenn Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem Pfeil
rechts neben der Gruppenbezeichnung Text klicken,
wird ein Dialogfeld angezeigt, über das Sie fas alle Ein-
stellungen zum Textfeld zentral regeln können (à Abbil-
dung 22.34). Sie finden darin die Optionen für die Aus-
richtung, die Ränder, die automatische Anpassung und
die Textrichtung.

602

Abbildung 22.34  Über dieses Dialogfeld können Sie alle Einstel-
lungen zum Textfeld vornehmen.
Textfelder verknüpfen
Wenn Sie vermuten, dass der später anzuzeigende Text
nicht in den Rahmen passen wird, können Sie auch
gleich mehrere Textrahmen erstellen und diese in einer
bestimmten Reihenfolge miteinander verknüpfen. Da-
mit erreichen Sie, dass ein später in den ersten Rahmen
eingegebener Text in dem Folgerahmen fortgesetzt
wird, wenn der Platz im ersten Rahmen nicht ausreicht.
Dazu erstellen Sie zunächst mindestens zwei Textfelder.
Diese können sich auf derselben Seite oder aber auch
auf verschiedenen Seiten befinden.
»» Markieren Sie das Textfeld, in dem später
die Texteingabe beginnen soll, und wählen
Sie die Registerkarte Textfeldtools/Format.
Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Verknüpfung
erstellen in der Gruppe Verknüpfen. Im ursprüngli-
chen Rahmen zeigt der Mauszeiger die Form eines
Kännchens.
Texte einfügen und bearbeiten
Abbildung 22.35  Mehrere Textfelder wurden erstellt. Die Rah-
men sind nur sichtbar, wenn das Textfeld markiert ist.
»» Wenn Sie den Mauszeiger jetzt auf ein anderes ein-
gefügtes Textfeld bewegen, zeigt der Mauszeiger das
Symbol eines kleinen Kännchens , das seinen In-
halt ausgießt. Klicken Sie damit auf das Textfeld, das
auf das anfänglich markierte folgen soll. Welches
der bereits vorhandenen Textfelder Sie benutzen, ist
gleichgültig. Beachten Sie aber, dass Sie mit dieser
Aktion die Reihenfolge festlegen, in der später der
Text in die Felder fließt.
»» Damit haben Sie die ersten beiden Textfelder mitein-
ander verknüpft. Wenn Sie noch weitere miteinander
verknüpfen wollen, gehen Sie genauso vor: Markie-
ren Sie das erste Feld, klicken Sie auf die Schaltflä-
che Verknüpfung erstellen und klicken Sie dann auf
das damit zu verknüpfende Feld. Auf diese Weise
können Sie eine Kette von miteinander verknüpften
Textfeldern erzeugen (à Abbildung 22.36).
»» Dass ein Textfeld mit einem anderen verknüpft ist,
erkennen Sie an einem Symbol mit einer Pfeilspitze
. Befindet sich ein Textfeld in der Mitte einer Ket-
te von miteinander verknüpften Feldern, finden Sie
zwei dieser Symbole im Rahmen. Wenn Sie auf ein
solches Symbol klicken, wird das nächste bzw. vor-
herige Textfeld markiert.
»» Sie können zur Navigation zwischen den miteinan-
der verknüpften Textfeldern auch die Schaltflächen
Weiter oder Zurück in der Gruppe Verknüpfen
603
Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
benutzen. Damit können Sie durch die Kette der Ver-
knüpfung wandern und so kontrollieren, ob die Rei-
henfolge Ihren Vorstellungen entspricht.
Solche Verknüpfungen können Sie auch wieder auflö-
sen. Markieren Sie dazu das Textfeld, bei dem die Ver-
knüpfung zu seinem Vorgänger gelöst werden soll, und
klicken Sie in der Gruppe Verknüpfen auf Umbruch .
Dass die Verknüpfung gelöst wurde, erkennen Sie an
den nicht mehr vorhandenen Symbolen mit einer Pfeil-
spitze.
22.3.3 Text in den Rahmen einfügen
Sie können Texte direkt in Microsoft Publisher 2010 ein-
geben und bearbeiten. Klicken Sie dazu in ein Textfeld
und schreiben Sie den Text. Längere Texte werden Sie
wahrscheinlich zunächst – so weit wie möglich – mit ei-
nem entsprechenden Spezialprogramm – beispielsweise
Word 2010 – erstellen.
Text importieren
Markieren Sie den Textrahmen, in den Sie den Text im-
portieren wollen. Hatten Sie bereits mehrere Textfelder
miteinander verknüpft, markieren Sie das erste in der
Kette. Haben Sie im Rahmen bereits Text eingegeben,
markieren Sie zusätzlich die Stelle im Text, an der der
604
Abbildung 22.36
Vier Textfelder wurden miteinander verknüpft.
Die Rahmenelemente sind nur sichtbar, wenn
das Textfeld markiert ist.
neue Text eingefügt werden soll. Lassen Sie dann die
Registerkarte Einfügen anzeigen und wählen Sie in der
Gruppe Text den Befehl Datei einfügen . Das
öffnet das Dialogfeld Text einfügen, in dem Sie die Text-
datei wählen müssen, deren Inhalt im Textfeld erschei-
nen soll. Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen
denen in den Dialogfeldern Öffnen oder Speichern un-
ter. Bestätigen Sie nach der Wahl über OK.
Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass Sie
ACHTUNG die Schreibmarke vor dem Import in den
Textrahmen setzen, in dem der Text beginnen soll. Hat-
ten Sie vorher kein Textfeld markiert, erstellt Publisher
beim Importieren automatisch einen neuen Textrahmen
und importiert den Text dort hinein.
Nach der Bestätigung wird Text importiert (à Abbildung
22.37). In den meisten Fällen werden vorher im Textver-
arbeitungsprogramm gesetzte Formatangaben wie Ab-
satz- und Zeichenformatierung bei der Konvertierung
der Importdateien übernommen. Bei Dateien von Text-
verarbeitungsprogrammen, die Formatvorlagen benut-
zen, werden diese als Formatvorlagen mit importiert.
Wenn der Text in den oder die Rahmen passt, ist die Ar-
beit damit schon abgeschlossen. Zu große Textrahmen
können Sie nach dem Textimport verkleinern.

Textüberlauf
Ist der Text zu lang, wird er nur so weit wie möglich in
dem oder den von Ihnen erstellten Rahmen angezeigt.
Dass ein Text zu lang ist, erkennen Sie daran, dass der
letzte in der Kette der von Ihnen erstellten Textrahmen
ein Verknüpfungssymbol zu einem weiteren Rahmen
aufweist (à Abbildung 22.38).
Texte einfügen und bearbeiten
Abbildung 22.37 
Text wurde in miteinander
verknüpfte Rahmen importiert.
Außerdem wird in der Standardeinstellung automatisch
ein weiterer Textrahmen erstellt, um den restlichen Text
aufzunehmen (à Abbildung 22.39). Dazu wechselt Mi-
crosoft Publisher 2010 automatisch zur nächsten voll-
ständig leeren Seite. Sind keine Seiten mehr vorhanden,
werden eine oder mehrere neue hinzugefügt. Darin wird
ein ganzseitiges Textfeld erstellt. Dieses neue Textfeld
Abbildung 22.38 
Ein importierter Text ist zu lang für
die vorher erstellten Textfelder. Der
Pfeil rechts weist Sie darauf hin.
605
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010
wird automatisch mit dem vorherigen verknüpft. Sollte
der so erstellte Rahmen für den Text auch nicht aus-
reichen, werden automatisch neue Textrahmen auf den
– gegebenenfalls selbstständig erstellten – Folgeseiten
eingefügt und der Text wird darin abgelegt.
Sie müssen dann entscheiden, was Sie tun wollen:
»» Einerseits können Sie den Text kürzen, so dass er in
die vorhandenen Textrahmen passt.
»» Sie können auch die Schriftparameter so ändern,
dass der zur Verfügung gestellte Platz ausreicht.
»» Außerdem lässt sich die Größe der von Ihnen vor-
her erstellten Textfelder so verändern, dass der Text
passt. Beim Ändern der Größe wird der Umbruch
automatisch angepasst: Wenn Sie die Größe von
verbundenen Textrahmen ändern, nachdem Sie Text
darin abgelegt haben, bewirkt das, dass der Text an-
ders auf die Rahmen verteilt wird. Das gilt unabhän-
gig von der Frage, ob sich die Rahmen auf einer oder
auf mehreren Seiten befinden. Wenn Sie also den
ersten Rahmen verkleinern, wird der Text, der jetzt
nicht mehr hineinpasst, in den zweiten verschoben.
Auch zwischen die Textrahmen eingefügte andere
Objekte beeinflussen die Verbindung nicht.
»» Schließlich können Sie sich dafür entscheiden, der
Publikation eine neue Seite hinzuzufügen.
606
Abbildung 22.39 
Ein ganzseitiges Textfeld auf einer
Folgeseite nimmt den Überlauf auf.
Text aus der Zwischenablage einfügen
Statt eine Textdatei zu importieren, können Sie
den Text auch aus der Zwischenablage einfügen.
Sorgen Sie zuerst dafür, dass der Text in der Ab-
lage vorhanden ist, indem Sie ihn aus einer Quelldatei
dorthin kopieren. Markieren Sie dann wieder das ge-
wünschte Textfeld und wählen Sie Einfügen in der Grup-
pe Zwischenablage der Registerkarte Start. Denken Sie
daran, dass der Befehl Einfügen über mehrere Optionen
verfügt (à Kapitel 4).
Beim Einfügen aus der Zwischenablage wird standard-
mäßig nicht – wie beim oben beschriebenen Importieren
– ein zusätzlicher Textrahmen erzeugt, in den der Text-
bereich fließt, der für die bereits erstellten Textrahmen
zu lang ist. Stattdessen wird signalisiert, dass der Text
nicht vollständig eingefügt werden konnte (à Abbildung
22.40).
Der noch nicht angezeigte Text befindet sich in einem
Überlaufbereich und geht nicht verloren. Dazu wird der
Textrahmen – bzw. der letzte Textrahmen in der Kette –
mit roten Ziehpunkten versehen. Außerdem finden Sie
am rechten Rand ein Symbol mit drei Punkten . Die-
ses Symbol zeigt an, dass der Text in den unsichtbaren
Überlaufbereich zur weiteren Verwendung eingefügt
wurde.
 Texte einfügen und bearbeiten

Abbildung 22.40 
Ein Text konnte nicht vollständig eingefügt
werden – das erkennen Sie an der Marke
mit den drei Punkten.

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, zeigt der Mauszei- Wenn Sie noch keinen leeren Textrahmen zur Verfü-
ger wieder das Symbol eines kleinen Kännchens , gung haben, können Sie mit dem Symbol des kleinen
das seinen Inhalt ausgießt. Wenn bereits ein noch nicht Kännchens auch auf eine Stelle außerhalb der Seite kli-
verknüpftes Textfeld vorhanden ist, können Sie mit die- cken. Damit wird an dieser Stelle automatisch ein neues
sem Symbol darauf klicken, um es zu der Verknüpfungs- Textfeld erstellt, in das der Überlauf – zumindest zum
kette hinzuzufügen. Teil – hineinfließt (à Abbildung 22.41).

Abbildung 22.41 
Der Überlauf wurde neben der
Seite abgelegt. Sie können ihn
später noch in die Publikation
einfügen.

607
Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Viele Anwender benutzen diese Technik des
TIPP Ablegens von Texten außerhalb der Seite ge-
nerell. Dazu legen Sie zunächst einen oder mehrere Tex-
trahmen am Seitenrand an und importieren den Text
zunächst einmal dort hinein. Anschließend werden Ab-
schnitte daraus in Textfelder auf der Seite kopiert.
22.3.4 Texte bearbeiten
Nachdem Sie einen Text in einem Rahmen – entweder
durch direkte Eingabe, Import oder den Befehl Einfü-
gen – abgelegt haben, können Sie ihn bearbeiten. Dazu
stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie
können manuelle Korrekturen durchführen, Textteile
verschieben, Sonderzeichen hinzufügen, nach bestimm-
ten Zeichenketten suchen und diese durch andere erset-
zen lassen oder die Rechtschreibprüfung des Microsoft
Publisher 2010 einsetzen.
Bevor Sie einen Text korrigie-
ren, sollten Sie ihn so weit
vergrößern, dass er lesbar ist.
Benutzen Sie dazu die Werk-
zeuge in der Gruppe Zoom der Registerkarte Ansicht.
Beispielsweise können Sie ein Textfeld markieren und
dann auf den Befehl Ausgewählte Objekte in dieser
Gruppe klicken, um den Inhalt des Textfelds in voller
Fenstergröße dazustellen.
Markieren
Bevor Sie einen Textteil bearbeiten, müssen Sie zuerst
den Textrahmen und dann den gewünschten Textteil da-
rin selbst markieren. Hierzu können Sie die Maus oder
Tastenkombinationen benutzen.
» Um eine Stelle im Text zu markieren – beispielsweise
um dort eine Korrektur durchzuführen –, klicken Sie
sie mit der linken Maustaste an.
» Mehrere Zeichen markieren Sie, indem Sie mit ge-
drückter Maustaste über die gewünschten Zeichen
ziehen. Ein Wort markieren Sie, indem Sie auf das
Wort doppelklicken.
» Durch einen schnellen dreifachen Klick markieren
Sie einen Absatz.
» Ein markierter Textbereich wird invers angezeigt.
Die Markierung bleibt bestehen, bis Sie eine andere
Stelle im Text anklicken.
608
Den gesamten Text in einem Rahmen markieren Sie, in-
dem Sie den Befehl Gesamten Text im Textfeld auswäh-
len in der Liste zu Markieren der Gruppe Bearbeiten der
Registerkarte Start benutzen. Ist der Text auf mehrere
verbundene Textrahmen verteilt, wird damit der Text in
allen Rahmen markiert.
Kopieren und verschieben
Einzelne markierte Textteile, wie Zeichen,
Wörter und ganze Abschnitte können Sie
innerhalb der Publikation verlagern oder
kopieren. Benutzen Sie dazu die entspre-
chenden Befehle der Gruppe Zwischenablage der Regis-
terkarte Start.
Auch über die Maus können Sie Textteile mittels Drag
& Drop verschieben. Dabei wird der Inhalt nicht in der
Zwischenablage abgelegt. Markieren Sie zuerst den zu
verschiebenden Bereich und verschieben Sie ihn an-
schließend mit gedrückt gehaltener Maustaste an die
gewünschte Stelle. Wenn Sie zusätzlich die Ÿ-Taste
gedrückt halten, können Sie die Markierung kopieren,
statt sie zu verschieben.
Wenn Sie den Textbereich auf eine andere
TIPP Seite verschieben wollen, können Sie ihn zu-
nächst neben der Seite ablegen. Auch dafür können Sie
die Zwischenablage oder Drag & Drop benutzen. Mit
Drag & Drop verschieben Sie den vorher markierten
Textbereich einfach an eine Stelle außerhalb des Seiten-
rands. Wechseln Sie dann die Seite und verschieben Sie
ihn anschließend an die gewünschte Stelle.
22.3.5 Texte formatieren
Wenn Sie Textdaten in das Programm Publisher über-
nehmen, empfiehlt es sich natürlich, diese Texte vorher
in Word zu formatieren. Benutzen Sie dazu am besten
die in Word integrierten Formatvorlagen. Sie werden
beim Import übernommen, können aber natürlich auch
danach noch geändert werden.
Formatvorlagen
Wenn Sie hinsichtlich der Formatierung flexibel bleiben
wollen, sollten Sie sich ausschließlich der im Katalog
zur Schaltfläche Formatvorlagen auf der Registerkar-
te Start aufgelisteten Elemente bedienen (à Abbildung
22.42). So können Sie später durch Wechsel des Designs
 Texte einfügen und bearbeiten

lenabstand passt sich automatisch an die maximal

Abbildung 22.42  Textbereich des Dokuments markiert haben (à Abbil-
Wenn Sie den Katalog der Format-
vorlagen benutzen, bewahren Sie
sich die Flexibilität hinsichtlich
späterer Änderungen.
vorhandene Zeichengröße an. Um diese Einstellun-
gen zu ändern, setzen Sie die Einfügemarke an einer
beliebigen Stelle in den gewünschten Absatz und
­benutzen Sie die Werkzeuge im Bereich Absatz der
Registerkarte Start.
»» Für die Darstellung einzelner
oder mehrerer Zeichen können
Sie die Schriftart, deren Größe,
den Schriftstil, die Position sowie
die Farbe und einige weitere Effekte festlegen. Im
Unterschied zur Absatzformatierung müssen Sie vor
der Vergabe eines Zeichenformats den zu forma­
tierenden Textbereich markieren. Zum Formatieren
eines einzelnen Worts reicht es aber aus, die Einfü-
gemarke an einer beliebigen Stelle im Wort zu posi-
tionieren.
Die Elemente zur Steuerung dieser Größen finden Sie
zunächst einmal im Bereich Schriftart der Registerkarte
Start. Die Mehrzahl davon wird aber auch automatisch
in einer Minisymbolleiste eingeblendet, sobald Sie einen
dung 22.43).

oder eines Designelements – wie des Farbschemas oder

des Schriftartenschemas – alle so formatierten Text­
elemente zentral in einer anderen Form oder Farbe dar-
stellen lassen.

Individuelle Formate
Bei kürzeren Texten – beispielsweise solchen, die Sie di-
rekt über die Tastatur im Programm eingeben – lohnt
sich die Verwendung einer Vorlage oft nicht. Sie können
dann natürlich auch die Methoden der »harten« Forma-
tierung benutzen. Allerdings verzichten Sie damit auf
den Komfort von Formatvorlagen bei einem späteren
Wechsel des Formats! Zum Formatieren von Texten auf
diese Weise gehen Sie im Programm Publisher im Prin-
zip genauso vor wie bei Word.
»» Der Standardabsatz eines Doku-
Abbildung 22.43  Sie können zum Formatieren auch die Mini­
ments ist linksbündig ausgerichtet
symbolleiste verwenden.
und zeigt weder Einzüge noch An-
fangs- oder Endabstände. Der Zei-

609
Kapitel 22  •  Publikationen mit Publisher 2010

Abbildung 22.44 
Die Registerkarte Einfügen
liefert die Werkzeuge zum
Erstellen weiterer Elemente.

22.4 Weitere Elemente einfügen

Texte sind zwar meist das wichtigste Element einer Pub-
likation, in fast allen Fällen aber nicht das einzige. In der
Regel werden Sie außerdem weitere Elemente benutzen
wollen. Das sind häufig grafische Darstellungen – wie
Bilder, Fotos oder Zeichnungen –, aber auch andere Din-
ge wie Tabellen oder Objekte aus anderen Programmen.
Zum Einfügen benutzen Sie wiederum die Registerkarte
Einfügen (à Abbildung 22.44).
Die Techniken dafür sind bei Publisher 2010 dieselben,
die Sie auch bei anderen Programmen benutzen. Wir ha-
ben sie darum in einem separaten Kapitel zusammenge-
fasst (à Kapitel 26 und 27). Auf einige Besonderheiten
bei Publisher wollen wir aber anschließend eingehen.

22.4.1 Seitenbestandteile benutzen

Mit dem Begriff Seitenbestandteile sind vor-
gefertigte Elemente gemeint, die Sie auf
der Seite einfügen können. Diese beinhal-
ten zum großen Teil Text und grafische Elemente sowie
einen eigenen Hintergrund. Nach dem Einfügen können
Sie die darin vorhandenen Platzhalter durch Ihre eige-
nen Angaben ersetzen. Wählen Sie dazu das Element
Abbildung 22.45  Der Katalog der Seitenbestandteile beinhaltet
aus dem Katalog zur Schaltfläche Seitenbestandteile in vorgefertigte Elemente, die Sie auf der Seite einfügen können.
der Gruppe Bausteine aus (à Abbildung 22.45).
Der gewählte Baustein wird auf der aktuellen Seite ein- 22.4.2 Grafische Elemente
gefügt. Er ist in ein Textfeld eingefügt, das ein Positio-
nieren und ein Ändern der Größe erlaubt. Klicken Sie Neben Textelementen sind die eingefügten grafischen
dann auf das Element des Bausteins, dessen Inhalt Sie Elemente – wie Zeichnungen, Bilder, Fotos oder Ähnli-
ändern wollen und führen Sie die Änderungen durch. ches – die zweite wichtige Gruppe der Bestandteile ei-
Textelemente können Sie direkt überschreiben oder ner Publikation. Zum Einfügen benutzen Sie wiederum
aber auch – wie bereits beschrieben – durch das Impor- die Registerkarte Einfügen (à Abbildung 22.46).
tieren von Textdaten ersetzen.
Beim Einfügen eines solchen Elements wird wiederum
ein Rahmen erstellt, mit dessen Hilfe Sie Position und

610
 Weitere Elemente einfügen

Abbildung 22.46 
Eine Grafik in der Publikation.
Beachten Sie, dass sie frei
positioniert werden kann.

Abmessungen anschließend einstellen können (à Ab-

bildung 22.46). Die Führungslinien helfen Ihnen bei der
Gestaltung.
Solange die Grafik markiert ist, wird im Menüband die
Registerkarte Bildtools/Formatieren angezeigt. Sie fin-
den darin diverse Werkzeuge zum Bearbeiten der Grafik
(à Kapitel 26).
Wichtig bei der Arbeit in Publisher ist auch das Dialog-
feld Grafik formatieren, das Sie am einfachsten über
den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmenü zur
Grafik auf den Bildschirm bringen.
»» Neben diversen Möglichkeiten zur Feineinstellung
der Anzeige finden Sie darin auf der Registerkarte
Layout unter Umbruchart fünf Alternativen, wie ein
bereits vorhandener Text um die Grafik herum flie-
ßen soll (à Abbildung 22.47). Diese Alternativen gel-
ten besonders dann, wenn die Grafik nur teilweise in
den Text hineinragt.
»» Außerdem können Sie auf der Registerkarte Grafik
des Dialogfelds über den Bereich Zuschneiden von
einen Rand um die Grafik legen. Abbildung 22.47  Die Registerkarte Layout im Dialogfeld
Grafik formatieren.

611
Kapitel 23

Notizen mit OneNote 2010 »» Außerdem können Sie auch noch Elemente aus an-
deren Programmen in das Notizbuch einfügen (à Ab-
schnitt 23.3). Beispielsweise integriert sich OneNote
in diverse Office-Anwendungen und ermöglicht so
OneNote 2010 ist ein Notizbuchprogramm, in das Sie
eine Übernahme von Notizen von Microsoft Word
Bemerkungen, Gedanken, Ideen, Skizzen, Erinnerungen
oder Kontaktinformationen in Microsoft Outlook.
und viele andere Arten von Informationen eintragen
können. Im Gegensatz zu anderen Programmen ist die-
ses Werkzeug nicht an ein Seitenformat für Dokumente 23.1 Notizbücher, Abschnitte und
gebunden, sondern es benutzt zur Eingabe einen frei-
en Zeichenbereich, in dem Sie Text, Grafik und Bilder
Seiten
an beliebiger Stelle anordnen können. Die Techniken
Wir beginnen mit einigen Organisationsaufgaben: Wie
der Eingabe sind identisch mit denen, die Sie auch in
eben erwähnt, kann ein OneNote-Notizbuch in Ab-
anderen Programmen der Microsoft Office 2010-Fami-
schnitte mit Unterabschnitten gegliedert sein, die je-
lie verwenden. Wir können uns also in diesem Kapitel
weils mehrere Seiten enthalten können. Diese Organisa-
auf die wesentlichen Besonderheiten bei der Arbeit mit
tionsebenen kennenzulernen, sollte Ihre erste Tätigkeit
OneNote beschränken:
mit OneNote 2010 sein.
»» Ein OneNote-Notizbuch ist in Abschnitte mit Unter-
abschnitten gegliedert, die jeweils mehrere Seiten 23.1.1 Die Programmoberfläche
enthalten können. Wir wollen zunächst auf die Pro-
Sie starten OneNote 2010 wie jedes andere Microsoft-
grammoberfläche eingehen und dann darauf, wie
Office-Programm – also über Start/Alle Programme/
man diese Elemente organisiert (à Abschnitt 23.1).
Microsoft Office und dann mit Microsoft OneNote 2010.
»» Im Anschluss wollen wir die wichtigsten Dinge an- Der Bildschirm ist für den mit diesem Programm uner-
sprechen, die Sie bei der Eingabe von Daten in den fahrenen Anwender zunächst noch etwas gewöhnungs-
einzelnen Seiten beachten müssen (à Abschnitt bedürftig (à Abbildung 23.1).
23.2). Dazu gehören meist Texteingaben, aber auch
Zeichnungen; diese können Sie über die Tastatur
oder ein geeignetes Zeichengerät eingeben.

612

Die wichtigsten Elemente
Sie sollten sich schnell mit den wichtigsten Elementen
davon vertraut machen:
»» Das Menüband oben unter der Titelleiste funktio-
niert wie bei allen anderen Office-Programmen.
»» Die Symbolleiste für den Schnellzugriff beinhaltet
mehr Inhalte als die der meisten anderen Program-
me – auch solche zur Fensterdarstellung.
»» Direkt darunter finden Sie mehrere Register für die
bereits angelegten Abschnitte des gerade aktuel-
len Notizbuchs. Sie können auch selbst weitere Ab-
schnitte hinzufügen oder nicht mehr benötigte Ab-
schnitte entfernen.
Notizbücher, Abschnitte und Seiten
Abbildung 23.1 
Der Bildschirm nach
dem ersten Starten
zeigt ein Beispiel.
»» Am linken Fensterrand befindet sich ein erster Na-
vigationsbereich, mit dessen Hilfe Sie zwischen den
angelegten Notizbüchern und auch den Abschnitten
darin wechseln können. Dieser Navigationsbereich
ist zunächst minimiert. Sie können ihn durch einen
Klick auf die Schaltfläche Navigationsleiste vergrö-
ßern voll anzeigen lassen.
»» Einen zweiten Navigationsbereich finden Sie rechts
im Fenster. Darin werden die einzelnen Seiten inner-
halb des gerade angezeigten Abschnitts aufgelistet.
Sie können darüber auch weitere Seiten anlegen.
»» Über das Suchen-Feld darüber können Sie einzelne
Programmbereiche nach Inhalten durchsuchen las-
sen. Klicken Sie auf die Pfeilspitze in diesem Feld, um
den zu durchsuchenden Bereich auszuwählen.
613
Kapitel 23  •  Notizen mit OneNote 2010

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff 23.1.2 Notizbücher

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff beinhaltet auch
Elemente zur Fensterdarstellung (à Tabelle 23.1).
Symbol Wirkung
Zurück: bringt Sie nach einem Wechsel der Seite zurück
zur vorher angezeigten Seite.
Rückgängig: macht den zuletzt ausgeführten Befehl oder
die letzte Eingabe rückgängig.
An Desktop andocken: sorgt dafür, dass das OneNote-
Fenster rechts am Bildschirm angedockt wird. Die anderen
geöffneten Fenster werden entsprechend verkleinert
dargestellt. Ein nochmaliger Klick schaltet zurück zur
normalen Darstellung.
Ganzseitenansicht: zeigt die aktuell gewählte Seite so an,
dass ihr Inhalt das Fenster voll ausfüllt. Ein nochmaliger
Klick schaltet zurück zur normalen Darstellung.
Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen: zeigt die
Optionen zur Anpassung der Symbolleiste an.
Wir hatten es bereits angedeutet: Die oberste Organisa-
tionsebene im Programm ist die Ebene der Notizbücher.
Standardmäßig ist bereits ein Notizbuch vorhanden und
dieses trägt den Namen Persönlich. Innerhalb eines sol-
chen Notizbuchs können Sie einzelne Abschnitte und
einzelne Seiten anlegen. Sie können aber auch gleich
mit mehreren Notizbüchern arbeiten. Verschiedene No-
tizbücher sollten Sie beispielsweise in dem Fall anlegen,
dass Sie zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen
– wie Privat und Beruf – trennen möchten. Separate No-
tizbücher empfehlen sich auch, wenn anderenfalls die
Zahl der Seiten in einem Notizbuch ein gewisses Maß
überschreitet, so dass die Übersicht gefährdet ist.
Neue Notizbücher anlegen
Zum Anlegen eines neuen Notizbuchs öffnen Sie die
Registerkarte Datei und wählen Sie den Befehl Neu
(à Abbildung 23.3).

Tabelle 23.1  Die Schaltflächen der Symbolleiste für den

Schnellzugriff

Die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff

anpassen beinhaltet übrigens weitere Optionen (à Ab-
bildung 23.2). Sie können darüber auch verschiedene
Stifte einschalten, die Ihnen das Zeichnen auf der Seite
ermöglichen.

Abbildung 23.2 
Die Symbolleiste für den
Schnellzugriff kann auch ver- Abbildung 23.3  Die Kategorie Neu in der Registerkarte Datei
schiedene Stifte anzeigen.

614

»» Wählen Sie im oberen Bereich, wo das Notizbuch
gespeichert werden soll. Wenn Sie das Notizbuch
nur auf dem aktuellen Rechner verwenden wollen,
wählen Sie die Option Arbeitsplatz. Mit Web oder
Netzwerk können Sie das Notizbuch auch von an-
deren Rechnern aus aufrufen – die Möglichkeit des
Zugangs ist natürlich vorausgesetzt.
»» Geben Sie im zweiten Schritt dem Notizbuch einen
Namen.
»» Klicken Sie dann auf Notizbuch erstellen.
Das Notizbuch wird erstellt. Im Navigationsbereich am
linken Fensterrand finden Sie ein Symbol dafür. Außer-
dem wird gleich ein Register darin angelegt, das den
Namen Neuer Abschnitt 1 trägt.
Weitere Befehle zu Notizbüchern
Wenn Sie ein Notizbuch später umbenennen wollen,
markieren Sie es im Navigationsbereich am linken Fens-
terrand und wählen Sie Umbenennen aus dem Kontext-
menü dazu. In diesem Kontextmenü finden Sie auch
Befehle, die für die Arbeit mit Notizbüchern interessant
sein können:
»» Speichern unter erlaubt das separate Speichern der
Inhalte des Notizbuchs als selbstständiges OneNo-
te-Paket. Sie können damit Notizbücher auf andere
Rechner übertragen. Eleganter wäre es aber, das
Notizbuch gleich an einem Ort anzulegen, auf den
mehrere Rechner Zugriff haben.
»» Dieses Notizbuch schließen bewirkt, was Sie vermu-
ten. Das Notizbuch wird aus der Anzeige im Pro-
gramm entfernt. Es steht auch nach dem Schließen
des Programms und einem erneuten Öffnen nicht
mehr automatisch zur Verfügung. Wenn Sie es
wieder benötigen, öffnen Sie das Menü Datei und
wählen Sie Öffnen. Die zuletzt geschlossenen No-
tizbücher werden in diesem Bereich aufgelistet und
können durch einen Klick wieder geöffnet werden.
Sollten Sie das Notizbuch darin nicht finden, klicken
Sie auf Notizbuch öffnen und wählen Sie die Datei
aus.
»» Über Nach oben und Nach unten können Sie die Rei-
henfolge der Anzeige der Notizbücher im Navigati-
onsbereich ändern.
Notizbücher, Abschnitte und Seiten
23.1.3 Abschnitte im Notizbuch
Theoretisch könnten Sie alle Eingaben im Notizbuch
in einem Abschnitt – sprich auf einer Seite – unterbrin-
gen. Natürlich führt das dazu, dass man nach mehreren
Eingaben schnell die Übersicht verliert. Legen Sie also
für Ihre Arbeitsbereiche innerhalb eines Notizbuchs
verschiedene Abschnitte an. Sie können die in einem
Abschnitt vorgenommenen Eingaben später schnell in
einen anderen Abschnitt kopieren oder verschieben.
Einen neuen Abschnitt anlegen
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Abschnitt er-
stellen rechts neben den bereits vorhandenen
Abschnittregistern am oberen Fensterrand. Sie können
auch den Befehl Neuer Abschnitt aus dem Kontextmenü
zum Abschnittsregister oder zum Navigationsbereich
benutzen. Ein neuer Abschnitt wird erstellt, der stan-
dardmäßig den Namen Neuer Abschnitt mit einer fort-
laufenden Nummer erhält. Auf Neuer Abschnitt 1 folgt
Neuer Abschnitt 2 usw.
Einen Abschnitt umbenennen
Direkt nach dem Erstellen eines neuen Abschnitts ist
der Name bereits markiert. Sie können ihm dann sofort
einen eigenen Namen geben. Um einen Abschnitt spä-
ter umzubenennen, doppelklicken Sie auf seinen Na-
men im Abschnittsregister und überschreiben Sie oder
editieren Sie den Namen . Sie können auch
den Befehl Umbenennen aus dem Kontextmenü zum
Abschnittsregister benutzen.
Abschnittgruppen benutzen
Mithilfe von Abschnittsgruppen lassen sich Abschnitte
zusammenfassen, sie dienen also als organisatorische
Zwischenebenen zwischen dem Notizbuch und dem Ab-
schnitt. Um eine Abschnittsgruppe anzulegen, wählen
Sie den Befehl Neue Abschnittsgruppe
aus dem Kontextmenü zum Abschnittsregister. Eine
neue angelegte Abschnittsgruppe enthält zunächst
noch keine Abschnitte. Sie müssen erst angelegt wer-
den.
Farben
Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich, Abschnit-
te mit geeigneten Farben zu versehen. Das Programm
tut das bereits automatisch. Um die Farbe eines Ab-
schnittsregisters zu ändern, wählen Sie Abschnittsfarbe
615
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
aus dem Kontextmenü zum einzufärbenden Abschnitts-
register und legen Sie dann die Farbe fest.
Die Reihenfolge von Abschnitten ändern
Zum Verschieben eines Abschnitts innerhalb einer Ab-
schnittsgruppe klicken Sie auf das Register für diesen
Abschnitt, halten die Maustaste gedrückt und ziehen
das Register nach rechts oder links, bis ein kleiner Pfeil
angezeigt wird. Lassen Sie dann die Maustaste kos.
23.1.4 Seiten
Innerhalb der Abschnitte arbeiten Sie mit Seiten. Beim
Erstellen eines Abschnitts wird automatisch auch eine
Seite angelegt. Wenn Sie in einem Abschnitt mehrere
Seiten benutzen wollen, müssen Sie diese erstellen. Sie
können dabei von leeren Seiten ausgehen oder eine
Vorlage benutzen. Diese Vorlagen liefern ein einheit-
liches Layout und Design für die Seiten und können
durch eine übereinstimmende Verwendung von Farben,
Hintergrundbildern und Textformatierung das Erschei-
nungsbild Ihrer Notizen verbessern.
Eine neue leere Seite anlegen
Um eine neue Seite anzulegen, kli-
cken Sie im Navigationsbereich auf
der rechten Seite des Programm-
fensters auf die nach unten zeigende
Pfeilspitze und wählen Sie Neue Sei-
te. Eine neue Seite wird erstellt. Diese trägt zunächst
die Bezeichnung Seite ohne Titel, was rechts angezeigt
wird. Im Hauptbereich des Fensters wird die Seite ange-
zeigt. Sie verfügt bereits über einen Container für den
Seitentitel. Geben Sie darin die gewünschte Bezeich-
nung für die Seite ein. Das Datum und die Uhrzeit des
616
Anlegens werden automatisch hinzugefügt (à Abbil-
dung 23.4).
Sie können auch eine neue Seite erstellen,
TIPP indem Sie einfach auf Neue Seite oberhalb
der Seitenregister klicken.
Eine Seitenvorlage benutzen
OneNote stellt verschiedene Seitenvorlagen bereit, um
Ihnen den Einstieg zu erleichtern: vom dekorativen Hin-
tergrund bis zu funktionalen Notizseiten wie Planungs-
oder Aufgabenlisten. Um eine davon beim Erstellen
einer neuen Seite zu verwenden, verwenden Sie die fol-
genden Schritte:
» Erstellen Sie eine neue leere Seite (à oben). Neh-
men Sie aber darin zunächst noch keine Eingaben
vor. Viele Vorlagen enthalten Seiteninhalt, der an
bestimmten Stellen angezeigt wird. Deshalb können
Vorlagen nur auf neue Seiten angewendet werden,
die nicht bereits Notizen enthalten. Wenn Sie für
bereits erstellte Notizen eine Vorlage verwenden
möchten, erstellen Sie aus dieser Vorlage eine neue
Seite und kopieren Sie die vorhandenen Notizen auf
die Seite.
» Öffnen Sie dann nochmals im Seitenregister die Lis-
te zu Neue Seite und wählen Sie Seitenvorlagen. Da-
durch wird rechts im Fenster der Aufgabenbereich
Vorlagen angezeigt (à Abbildung 23.5).
» Klicken Sie dort unter Seite hinzufügen auf eine
Kategorie in der Liste und anschließend auf den
Namen der gewünschten Vorlage – beispielsweise
auf Projektübersicht unterhalb von Business. Das
Abbildung 23.4
Eine neue Seite wurde erstellt und
mit To Do benannt. Das Datum wurde
automatisch hinzugefügt.

Programm erstellt eine neue Seite im aktuellen
Abschnitt basierend auf der ausgewählten Vorlage
(à Abbildung 23.6).
» Sie können dann den Aufgabenbereich durch einen
Klick auf die entsprechende Schaltfläche schlie-
ßen.
Über den Abschnitt Standardvorlage aus-
TIPP wählen im Aufgabenbereich Vorlagen kön-
nen Sie festlegen, welche Vorlage benutzt werden soll,
wenn Sie eine neue leere Seite anlegen.
Eine eigene Vorlage erstellen
Falls Sie eine vollständig neue Vorlage nicht selbst er-
stellen möchten, können Sie problemlos den Inhalt und
das Erscheinungsbild einer vorhandenen Vorlage än-
dern und sie als benutzerdefinierte Vorlage speichern.
Sie können auch von einer leeren Seite ausgehen und
diese als Vorlage speichern.
» Erstellen Sie zunächst eine neue Seite. Sie können
eine leere Seite oder eine der bereits vorhandenen
Vorlagen benutzen (à oben).
Notizbücher, Abschnitte und Seiten
Abbildung 23.5
Sie können Vorlagen für neue Seiten
benutzen. Im Bereich rechts finden
Sie die Möglichkeiten dazu.
» Ändern Sie den Inhalt der Seite so, dass neue Seiten,
die anhand der geänderten Vorlage erstellt werden,
Ihren Vorstellungen entsprechend angezeigt wer-
den: Geben Sie darauf alle Elemente ein, die später
auf der Seite erscheinen sollen, wenn Sie die Vorlage
benutzen. Wenn Sie von einer vorhandenen Vorlage
ausgehen, löschen Sie die Elemente der Vorlage, die
Sie nicht benötigen.
» Über die Befehle der Gruppe Seite einrichten auf der
Registerkarte Ansicht können Sie außerdem diverse
Parameter für die Seite – beispielsweise die Seiten-
farbe oder Hilfslinien – einstellen (à Abbildung 23.7).
» Sie können über den Befehl Papierformat in
derselben Gruppe auch das Format der Sei-
te festlegen. Auf dem Bildschirm hat ein
vom Standard abweichendes Format nur wenig Aus-
wirkungen, wohl aber bei einem späteren Ausdruck.
Wählen Sie zunächst im Feld Größe das gewünschte
Papierformat und die Ausrichtung aus. Die Ränder
können Sie dann auch festlegen.
617
Kapitel 23  •  Notizen mit OneNote 2010

Abbildung 23.6 
Eine Seite wurde auf Basis einer
Vorlage erstellt.

»» Nachdem Sie alle Parameter für die Seitenvorlage

festgelegt haben, klicken Sie unten im Aufgabenbe-
reich Vorlagen auf Aktuelle Seite als Vorlage spei-
chern.
»» Geben Sie im Dialogfeld Als Vorlage speichern ei-
nen Namen in das Feld Vorlagenname ein. Wenn Sie
das Kontrollkästchen Als Standardvorlage für neue
Seiten im aktuellen Abschnitt festlegen einschalten,
wird diese Vorlage auf jede neue Seite angewendet,
die Sie dem aktuellen Abschnitt im Notizbuch hin-
  zufügen.
Abbildung 23.7  Wählen Sie die Seitenfarbe und Hilfslinien aus.
»» Klicken Sie auf Speichern. Von Ihnen angepasste
oder neu erstellte Vorlagen werden automatisch der
Liste Vorlagen im Aufgabenbereich Vorlagen hinzu-
gefügt.

618
 Notizen

Seiten löschen 23.2 Notizen

Wenn Sie eine Seite nicht mehr benötigen, können Sie
Das Erstellen von Notizen in OneNote ist so einfach
sie löschen. Markieren Sie die Seite im Bereich rechts
wie das Schreiben von Text in einem Programm wie Mi-
und wählen Sie Löschen aus dem zugehörigen Kontext-
crosoft Word. Der wichtige Unterschied besteht darin,
menü. Wenn Sie die letzte Seite aus einem Abschnitt
dass Sie die Eingaben an einer beliebigen Stelle auf der
gelöscht haben, wird angezeigt, dass dieser leer ist. Sie
Seite durchführen können.
können dann diesen ebenfalls löschen oder wieder Sei-
ten darin anlegen.
23.2.1 Tippen oder Schreiben von Notizen
Texteingaben können Sie über die Tastatur oder über
ein Stifteingabegerät vornehmen. Beginnen wir mit der
Eingabe von Text über die Tastatur.

Notizen eingeben
Wenn Sie Text über die Tastatur eingeben
möchten, klicken Sie auf die Stelle der Sei-
te, an der der Text angezeigt werden soll, und beginnen
Sie mit der Eingabe. Das Programm erstellt für jeden
Text einen Notizencontainer (à Abbildung 23.9).

Notizen verschieben
Nach der Eingabe können Sie eine Notiz auf der Seite
Abbildung 23.8  Eine Seite löschen
oder in andere Seiten des Notizbuchs verschieben.
»» Zum Verschieben auf der aktuellen Seite setzen Sie
den Mauszeiger auf die Titelleiste des Containers
und verschieben diesen mit gedrückt gehaltener
Maustaste (à Abbildung 23.10).

Abbildung 23.9 
Eine Notiz wurde eingetippt.

619
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
Abbildung 23.10 Das Verschieben erledigen Sie über die Maus.
» Um eine Notiz zu einer anderen Seite, ei-
nem anderen Abschnitt oder zu einem
anderen Notizbuch zu verschieben, be-
nutzen Sie die Zwischenablage. Sie fin-
den diese Gruppe auf der Registerkarte Start. Be-
achten Sie, dass Ihnen die Befehle Ausschneiden,
Kopieren und Einfügen auch über das Kontextmenü
zu einem Container bzw. zu einer leeren Stelle auf
einer Seite zur Verfügung stehen. Darüber können
Sie auch eine eingegebene Notiz löschen.
Vergrößern des verfügbaren Platzes auf der Seite
Wenn Sie den Platz unten in der Seite schnell vergrö-
ßern möchten, klicken Sie in der vertikalen Bildlaufleiste
auf Halbe Seite Bildlauf nach unten .
Speichern von Notizen
Wenn Sie Notizen erstellen, wird Ihre Arbeit beim Wech-
seln auf eine andere Seite oder einen Abschnitt oder
beim Schließen von Abschnitten und Notizbüchern fort-
laufend automatisch gespeichert. Sie müssen die Noti-
zen auch dann nicht manuell speichern, wenn Sie sie
fertiggestellt haben.
620
Wenn Sie eine Kopie eines Abschnitts an einem ande-
ren Ort speichern möchten, verwenden Sie dafür den
Befehl Speichern unter auf der Registerkarte Datei. Das
Programm speichert automatisch alle weiteren Ände-
rungen des Notizabschnitts an der neuen Stelle.
23.2.2 Formatieren und kennzeichnen
Eingegebene Texte können wie
in der Textverarbeitung mit Zei-
chenformaten versehen wer-
den. Markieren Sie den zu for-
matierenden Bereich und benutzen Sie die Werkzeuge
in der Gruppe Basistext auf der Registerkarte Start.
Auch einige Absatzformate – wie Aufzählungszeichen
oder Nummerierungen – können hierüber ausgewählt
werden.
Die Schnellformatvorlagen in der Gruppe
ACHTUNG Formatvorlagen auf der Registerkarte
Start erlauben aber nur ein Formatieren des gesamten
Inhalts eines Textcontainers.
Aufzählungen und Nummerierungen
Um eine Liste mit Aufzählungszeichen zu erstellen,
klicken Sie in der Gruppe Basistext auf Aufzählungs-
zeichen oder öffnen Sie den Katalog dazu und wählen
Sie ein Symbol aus (à Abbildung 23.11 links). Geben Sie
Abbildung 23.11
Sie können Aufzählungen und
Nummerierungen verwenden.

den gewünschten Text für das erste Element in der Lis-
te ein und drücken Sie die Taste Æ. Automatisch wird
ein neues Aufzählungszeichen für das nächste Listen-
element erstellt. Um die Liste mit Aufzählungszeichen
zu beenden und anschließend einen normalen Absatz
einzugeben, drücken Sie zweimal Æ. Sie können eine
Liste mit Aufzählungszeichen auch beginnen, indem Sie
ein Sternchen eingeben und dann die Taste Å drü-
cken.
Zum Erstellen einer nummerierten Liste klicken Sie in
der Gruppe Basistext auf Nummerierung oder öffnen
den Katalog dazu und wählen ein Symbol aus (à Abbil-
dung 23.11 rechts). Geben Sie dann den gewünschten
Text für das erste Element in der Liste ein und drücken
Notizen
Sie die Taste Æ. Sie können eine nummerierte Liste
auch beginnen, indem Sie »1.« eingeben und dann die
Taste Å drücken. Nach dem Drücken von Æ wird
automatisch eine neue Nummer für das nächste Listen-
element erstellt.
Kategorien
Durch Zuweisen einer Kategorie kön-
nen Sie einzelne Elemente mit klei-
nen Bildelementen kennzeichnen
(à Abbildung 23.12). Das kann Ihnen später helfen, be-
stimmte Eintragungen schneller wiederzufinden. Benut-
zen Sie dazu den Katalog in der Gruppe Kategorien auf
der Registerkarte Start.
Abbildung 23.12 
Sie können den Eintragungen Katego-
rien zuweisen. Dies erleichtert später
das Wiederfinden.
621
Kapitel 23  •  Notizen mit OneNote 2010
23.2.3 Suchen im Notizbuch
Ein wichtiger Vorteil beim Verwenden von Kategorien
besteht auch darin, dass Sie später nach den so gekenn-
zeichneten Teilen suchen lassen können. Sie können
aber auch ohne solche Kennzeichnungen nach Eintra-
gungen suchen lassen.
Nach Kategorien suchen
Ein Klick auf den Befehl Kategorien suchen in der
Gruppe Kategorien der Registerkarte Start öffnet den
Arbeitsbereich Kategorienzusammenfassung (à Abbil-
dung 23.13).
Hier sind im Hauptbereich alle Elemente aufgelistet, de-
nen Sie eine Kategorie zugewiesen haben. Ein Klick auf
einen Eintrag markiert die Notiz im Hauptbereich des
Fensters.
»» Über das Feld Kategorien gruppie-
ren nach legen Sie fest, in welcher
Form die Elemente aufgelistet wer-
den sollen. Sie können nach Kategoriename, Ab-
schnitt, Titel usw. sortieren lassen.
622
»» Über das Feld Durchsuchen bestim-
men Sie, welcher Bereich des Pro-
gramms durchsucht werden sollen.
Standardmäßig wird zunächst nur
im aktuellen Notizbuch gesucht.
Sie können aber die Suche durch
Optionen wie Dieser Abschnitt oder Diese Ab-
schnittsgruppe einschränken oder mit Alle Notizbü-
cher ausdehnen. Auch eine Suche nach einzelnen
Zeiträumen – wie etwa Notizen letzter Woche – ist
möglich.
»» Wenn Sie Änderungen an den Notizen durchführen,
während der Arbeitsbereich Kategorienzusammen-
fassung geöffnet ist, müssen Sie auf die Schaltfläche
Ergebnisse aktualisieren klicken, wenn die Änderun-
gen im Arbeitsbereich übernommen werden sollen.
Nach Texteintragungen suchen
Natürlich können Sie auch direkt nach Texten suchen
lassen, die Sie in Ihren Notizen verwendet haben. Dazu
benutzen Sie das Suchen-Feld rechts oben im Pro-
grammfenster. Wenn Sie darin klicken, wird Ihnen eine
Abbildung 23.13 
Nach Kategorien suchen

Liste der aktuellen Notizbücher angezeigt (à Abbildung
23.14). Durch Klicken auf die kleinen Schaltflächen mit
den Pluszeichen können Sie auch einzelne Seiten anzei-
gen lassen. Sie können hier bereits einen Bereich aus-
wählen, in dem gesucht werden soll – notwendig ist das
aber nicht.
Abbildung 23.14  Sie können wählen, wo gesucht werden soll.
Notizen
Sobald Sie in das Suchen-Feld einen Text eingeben, wer-
den die Stellen aufgelistet, an denen dieser Text in Ihren
Notizen vorkommt (à Abbildung 23.15). Ist der Text auf
der aktuell angezeigten Seite vorhanden, wird er zu-
sätzlich markiert. Zu anderen Seiten, auf denen der Text
ebenfalls auftaucht, können Sie jetzt schnell wechseln,
indem Sie auf den Namen der Seite klicken.
Einen umfassenden Überblick über die Fundstellen er-
halten Sie, nachdem Sie unten in der Liste auf Such-
ergebnisbereich öffnen geklickt haben (à Abbildung
23.16). Dann wird rechts im Programmfenster der Be-
reich Suchergebnisse angezeigt, in dem alle Ergebnisse
der Suche aufgelistet werden. Sie können darin festle-
gen, in welchen Notizbüchern gesucht werden soll, und
auch die Ergebnisse sortieren lassen.
Abbildung 23.15 
Das Suchen nach einer
Texteintragung
623
Kapitel 23  •  Notizen mit OneNote 2010

Abbildung 23.16 
Der Überblick über die
Fundstellen

Abbildung 23.17 
In der Registerkarte Zeichnen
können Sie zwischen mehreren
Zeichenwerkzeugen auszuwählen.

23.2.4 Werkzeuge zum Zeichnen benutzen sen und anschließend wieder drücken, erzeugen Sie
einen neuen Strich.
Über die Registerkarte Zeichnen stehen Ihnen mehre-
re Werkzeuge zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie über »» Wollen Sie zur Zeigefunktion der Maus zurückkeh-
ein Grafiktablett – oder auch über die Maus – einfache ren, klicken Sie wieder auf Auswählen und eingeben
Zeichnungen erstellen können (à Abbildung 23.17). oder drücken Sie die Taste È. Ihre Zeichnung wird
in einem Container angezeigt, den Sie – wie Textein-
»» Standardmäßig ist darin der Befehl Auswählen und
tragungen – verschieben können (à Abbildung 23.18).
eingeben aktiviert. Solange das so ist, können Sie
die Maus dazu benutzen, einzelne Elemente auf der
Seite anzuklicken und dann Text über die Tastatur
einzugeben.
»» Sobald Sie einen anderen Befehl aus der Gruppe
Tools wählen, hat der Mauszeiger dessen Funktion.
Sie können dann mit diesem Werkzeug auf der Sei-
Abbildung 23.18  Auch Zeichnungen werden in einem
te zeichnen. Halten Sie die Maustaste während des
Container angesiedelt.
Zeichnens einer Linie gedrückt. Wenn Sie sie loslas-

624

Zeichnen
Über die Schaltflächen mit den
farbigen Wellenlinien in der Grup-
pe Tools können Sie eine Farbe für
den Stift auswählen. Wenn Sie den Katalog dazu öffnen,
stehen Ihnen noch mehr Möglichkeiten zur Verfügung
(à Abbildung 23.19).
Abbildung 23.19 Der Katalog zu den Tools zum Zeichnen
Der Befehl Weitere Optionen für Farbe und Linienstärke
darin zeigt das Dialogfeld Stifteigenschaften an (à Ab-
bildung 23.20). Sie können hier die Strichstärke und
eine Farbe wählen. Nach der Bestätigung über OK wird
die gewählte Kombination mit im Katalog angezeigt.
Abbildung 23.20 Hierüber können Sie einen eigenen Stift
definieren.
Notizen
Radieren
Über die Liste zur Schaltfläche Ra-
dierer haben Sie die Wahl zwischen
vier Formen. Der Mauszeiger wird da-
nach als Rechteck angezeigt. Wenn
Sie dieses mit gedrückt gehaltener
Maustaste über ein gezeichnetes – Objekt bewegen,
wird der Teil der Zeichnung unter dem Rechteck ent-
fernt. Der Pinselstrichradierer entfernt den gesamten
zusammenhängenden Strich, wenn Sie auf diesen kli-
cken.
Auswählen
Mit Hilfe der Lassoauswahl können Sie ge-
zeichnete Bereiche markieren. Setzen Sie nach der
Wahl dieses Werkzeugs den Mauszeiger an einen Punkt
außerhalb des zu markierenden Bereichs und führen
Sie den Zeiger in einem Bogen um den Bereich herum.
Nach dem Loslassen wird der Bereich markiert.
Weitere Werkzeuge zum Zeichnen
Das Werkzeug Verschiebehand in der Grup-
pe Tools der Registerkarte Zeichnen macht aus dem
Mauszeiger ein Handsymbol. Damit können Sie den im
Programmfenster angezeigten Seitenausschnitt ver-
schieben oder eine Markierung auf der Seite durchfüh-
ren. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Ihre Zeichnung
erweitern wollen.
Über die Gruppe Formen einfügen kön-
nen Sie einige Standardformen einfü-
gen lassen. Wählen Sie zunächst die ge-
wünschte Form aus dem Katalog und klicken Sie dann
auf die Seiten, um die Form in einer Standardgröße ein-
zufügen. Sie können die Form aber auf der Seite auch
nach der Auswahl aufziehen.
Mehr Informationen zum Einfügen und
HINWEIS Bearbeiten von Formen finden Sie in Ka-
pitel 27.
625
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010

Abbildung 23.21
Die Registerkarte
Einfügen erlaubt das
Hinzufügen der übli-
chen Elemente.

23.3 Elemente einfügen
Die Registerkarte Einfügen erlaubt das Einfügen diver-
ser Elemente in die Seite (à Abbildung 23.21).
Einige der auf der Registerkarte Einfügen
HINWEIS vorhandenen Werkzeuge werden in die-
sem Buch im Teil über die gemeinsamen Tools und Funk-
tionen behandelt. Hinweise zum Arbeiten mit Tabellen
finden Sie in Kapitel 27. Die Vorgehensweise beim Arbei-
ten mit Bildern und sonstigen grafischen Elementen be-
schreibt das Kapitel 26.
23.3.1 Datum und Uhrzeit
Wenn Sie das aktuelle Datum und
die Uhrzeit des Computers zum
Markieren oder Nachverfolgen Ih-
rer Notizen verwenden möchten,
platzieren Sie den Mauszeiger auf
der Stelle, an der Sie einen Datums-
und Zeitstempel hinzufügen möch-
ten. Benutzen Sie dann die Befehle
Datum, Zeit oder Datum und Uhrzeit in der Gruppe Zeit-
stempel der Registerkarte Einfügen. Sie können auch
Tastenkombinationen benutzen (à Tabelle 23.2).
Tasten Wirkung
Ç+Á+F das.aktuelle.Datum.und.die.Uhrzeit.einzufügen.
Ç+Á+D nur.das.Datum.einzufügen.
Ç+Á+T nur.die.Uhrzeit.einzufügen.
Tabelle 23.2 Tasten für Datum und Uhrzeit
Wenn Sie den automatisch bei jedem Erstellen einer
neuen Seite eingefügten Zeitstempel ändern wollen, kli-
cken Sie auf das Datum oder die Uhrzeit und anschlie-
ßend auf das Kalender- oder Uhrsymbol (à Abbildung
23.22).
Standardmäßig wird in OneNote das in der Systemsteu-
erung von Microsoft Windows angegebene Datums- und
Zeitformat verwendet. Wenn Sie dieses ändern, werden
die neuen Formate nur für neue Notizenseiten über-
nommen, nicht jedoch für bereits erstellte Notizen-
seiten.

Abbildung 23.22
Automatisch eingefügte Zeitstempel
können geändert werden.

626

23.3.2 Dokumente oder Dateien
In den Notizbüchern können Sie alle Arten von Infor-
mationen an einer zentralen Stelle sammeln und spei-
chern. Auch wenn Sie OneNote hauptsächlich für eige-
ne Notizen verwenden, können Sie durch das Einfügen
relevanter Informationen aus anderen Quellen sehr viel
Zeit sparen. Statt Informationen erneut einzugeben
oder sich auf Hyperlinks zu Dokumenten und Dateien
zu verlassen, die möglicherweise nicht mehr verfüg-
bar sind, wenn Sie offline arbeiten, können Sie die ge-
wünschten Inhalte direkt in OneNote 2010 übertragen,
entweder als Anlage oder als Ausdruck, dem Sie Kom-
mentare hinzufügen können.
Eine Datei anfügen
Wenn Sie die Kopie eines Dokuments oder einer
Datei als Teil der Notizen speichern möchten,
können Sie sie an die Notizbuchseite anfügen.
Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe
Dateien auf Datei anfügen. Das öffnet das Dialogfeld
Eine Datei oder eine Gruppe von Dateien zum Einfügen
auswählen. Markieren Sie darin die Datei(en), die Sie
einfügen wollen, und klicken Sie auf Einfügen. Auf der
aktuellen Seite wird eine Kopie der Datei eingefügt und
als Symbol angezeigt, auf das Sie doppelklicken können,
um das Dokument oder die Datei zu öffnen oder anzu-
zeigen (à Abbildung 23.23).
Abbildung 23.23 Die Kopie eines Dokuments wurde eingefügt.
Elemente einfügen
ACHTUNG
Das Programm fügt die Kopie des Quell-
dokuments an, ohne eine Verknüpfung
zur Quelldatei beizubehalten. Wird die Quelldatei zu ei-
nem späteren Zeitpunkt aktualisiert, werden die vorge-
nommenen Änderungen in der angefügten Kopie nicht
angezeigt.
Einfügen von Dokumenten als Ausdruck
Wenn Sie nur die Inhalte und nicht die Datei selbst benö-
tigen, können Sie mit dem OneNote-Druckertreiber ein
Bild bzw. eine Art von Ausdruck dieser Informationen
einfügen. Dabei wird der Ausdruck vom Druckertreiber
an das Notizbuch gesendet, wo er an der gewünschten
Position auf einer Seite angeordnet werden kann. Ein
Ausdruck kann zwar im Gegensatz zur Originaldatei
nicht geöffnet und bearbeitet werden, aber Sie können
Text aus dem Ausdruck kopieren und zur Bearbeitung
an beliebiger Stelle einfügen. An den Ausdruck lassen
sich durch Eingeben oder Überschreiben weitere Noti-
zen anfügen.
» Wenn Sie zum Einfügen aus OneNote heraus arbei-
ten wollen, klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen
in der Gruppe Dateien auf Dateiausdruck .
Das öffnet das Dialogfeld Einzufügendes Dokument
wählen. Markieren Sie darin die Datei(en), die Sie
einfügen wollen, und klicken Sie auf Einfügen. One-
Note öffnet das Quellprogramm für die Datei und
druckt deren Inhalt direkt auf die Seite (à Abbildung
23.24). Zusätzlich wird ein Hyperlink zur Datei selbst
erstellt.
» Sie können den OneNote-Druckertreiber auch von
praktisch jedem anderen Office-Programm und auch
von anderen Programmen her ansprechen. Öffnen
Sie dazu im entsprechenden Programm die zu dru-
ckende Datei und anschließend das Menü Datei.
Wählen Sie den Bereich Drucken und legen Sie un-
ter Drucker die Option An OneNote 2010 senden fest
(à Abbildung 23.25 links).
627
Kapitel 23  •  Notizen mit OneNote 2010

Abbildung 23.24 
Der Inhalt einer Textdatei wurde
auf der Seite gedruckt.

Abbildung 23.25 
Dateiinhalte können direkt an
  OneNote gesendet werden.

628
 Elemente einfügen

» Wenn Sie dann auf die Schaltfläche Drucken klicken, 23.3.3 Audio und Video
wird zunächst das Dialogfeld Speicherort in OneNote
Zum Erstellen von Notizen können Sie auch Audio- und
auswählen angezeigt (à Abbildung 23.25 rechts). Sie
Videonotizen aufzeichnen. Dazu benötigen Sie natür-
können darin das Notizbuch, den Abschnitt und –
lich eine entsprechende Ausstattung an Hardware.
nach Klicken auf die kleinen Schaltflächen mit dem
Solche Aufnahmen können in vielen Fällen beim Auf-
Pluszeichen – die Seite bestimmen, in die gedruckt
zeichnen von Notizen hilfreich sein, beispielsweise bei
werden soll. Der Druck startet nach einem Klick auf
Besprechungen und Vorlesungen. Interessant ist, dass
OK.
Audio- oder Videoaufnahmen direkt mit allen während
Die automatische Seitenwahl für den Ausdruck der Aufnahme gemachten Notizen verknüpft sind. Bei
der Wiedergabe der Aufnahme zeigt OneNote die zuge-
Unten im Dialogfeld finden Sie eine Option, mit der Sie
hörigen Notizen an, die Sie erstellt haben. Sie können
festlegen können, dass alle Druckvorgänge ihr Ergeb-
die Notizen deshalb später nach Stichwörtern oder be-
nis immer auf derselben Seite ablegen sollen. Wenn Sie
stimmtem Text durchsuchen, der mit einer bestimmten
diese aktivieren, wird das Dialogfeld Speicherort in One-
Aufnahme verbunden ist.
Note auswählen beim Drucken nicht mehr angezeigt.
Diese Einstellung können Sie später über die Optionen
Zum Aufzeichnen von Audio- und Video-
zum Programm ändern. Wählen Sie darin die Kategorie ACHTUNG clips in OneNote sind Microsoft DirectX
An OneNote senden (à Abbildung 23.26). Sie können für
9.0a oder höher und Microsoft Windows Media Player 9
einzelne Programme festlegen, wie beim Senden ver-
oder höher erforderlich.
fahren werden soll.

Abbildung 23.26
Unter den Optionen können Sie
das Druckziel auf Basis einzelner
Programme festlegen.

629
Kapitel 23  •  Notizen mit OneNote 2010

Abbildung 23.27 
Die Registerkarte Audio und
Video/Aufzeichnung

Aufzeichnen aufzeichnen kombiniert OneNote Audio und Video in ei-

ner .wmv-Datei. Sobald eine Videoaufnahme in OneNote
Klicken Sie auf die Stelle der Seite, an
erstellt wurde, kann der Audioteil in den Notizen nicht
der Sie die Aufzeichnung platzieren
mehr vom Videoteil getrennt werden.
möchten. Wählen Sie dann auf der Re-
gisterkarte Einfügen in der Gruppe Auf-
nahme einen der Befehle Audio aufnehmen oder Video
aufnehmen. Auf der Seite wird ein Zeitstempel platziert.
Außerdem wird die kontextbezogene Registerkarte
Audio und Video/Aufzeichnung angezeigt (à Abbildung
23.27).
»» Wollen Sie die Aufnahme kurzzeitig unterbre-
chen, klicken Sie auf die Schaltfläche Pause.
Abbildung 23.28  Eine Aufzeichnung auf einer Seite
Dass die Aufnahme angehalten wurde, erken-
nen Sie an der Markierung dieser Schaltfläche. Ein
nochmaliger Klick auf diese Schaltfläche setzt die
Wiedergabe
Aufnahme fort. Zur Wiedergabe öffnen Sie die Seite mit der
Audio- oder Videoaufnahme und klicken Sie
»» Wenn Sie die Aufzeichnung beenden möch-
auf das Symbol mit der Pfeilspitze neben dem
ten, klicken Sie in dieser Registerkarte auf die
Container mit der Aufzeichnung. Sie können auch auf
Schaltfläche Beenden.
Wiedergabe in der Registerkarte Audio und Video kli-
Als Ergebnis wird ein Container erstellt, in dem der Zeit- cken. Die Schaltflächen auf der Registerkarte Audio und
stempel und ein Symbol für die aufgenommene Datei Video/Wiedergabe erlauben dann ein kurzzeitiges Un-
angezeigt werden (à Abbildung 23.28). Wenn Sie Audio terbrechen oder ein Anhalten der Wiedergabe oder
aufzeichnen ausgewählt haben, wird der Soundclip als auch ein Vor- und Zurückspulen um jeweils 10 Sekunden
.wma-Datei aufgezeichnet. Bei der Auswahl von Video oder 10 Minuten (à Abbildung 23.29).

Abbildung 23.29 
Die Registerkarte Audio und
Video/Wiedergabe

630
 Elemente einfügen

Textnotizen während der Aufzeichnung

Während einer Aufzeichnung können Sie außerdem
Textkommentare in den Container eingeben. Nach Be-
enden der Aufzeichnung finden Sie links neben jedem
dieser Kommentare ein Symbol mit einer kleinen Pfeil-
spitze. Wenn Sie darauf klicken, springt die Wiedergabe
automatisch zu dem Teil des Clips, der bei der Eingabe
des Kommentars aufgezeichnet wurde. Dadurch wählt
OneNote abwechselnd jedes Element aus, das Sie wäh-
rend der Aufzeichnung erstellt haben. Umgekehrt wird
bei einer vollständigen Wiedergabe des Clips auch im-
mer der bei der Aufnahme eingegebene Kommentar
markiert (à Abbildung 23.30). Aufnahme und Textkom-
mentare sind also synchronisiert. Abbildung 23.30  Aufnahme und Textkommentare sind
synchronisiert.
Anpassen der Einstellungen für Aufnahmen
Falls die Qualität der Aufnahmen in OneNote nicht Ih-
ren Erwartungen entspricht, können Sie die Audio- und
Videostandardeinstellungen anpassen. Öffnen Sie über
das Menü Datei die Optionen zum Programm (à Abbil-
dung 23.31).

Abbildung 23.31 
Die Optionen zu Audio- und
Videoaufzeichnungen

631
Teil 7
Gemeinsame Aufgaben

Kapitel 24
Druck und Seriendruck 636

Kapitel 25
Teamarbeit und Freigabe 668

Kapitel 26
Grafische Elemente und zugehörige Tools 696

Kapitel 27
Weitere gemeinsam benutzte Funktionen 726

Kapitel 28
Automatisieren mit Makros und VBA 744

Kapitel 29
Die Anpassung mit XML 764
Teil 5  •  Gemeinsame Aufgaben
In diesem letzten Teil des Buchs
beschäftigen wir uns mit einigen
Aspekten, die allen – oder zumindest
fast allen – Programmen der Microsoft
Office 2010-Familie gemeinsam sind.

634

Kapitel 24: Druck und Seriendruck
Zunächst geht es um das Drucken von Dokumenten.
Praktisch alle zum Drucken notwendigen Befehle sind
bei den Office-2010-Programmen im Bereich Drucken
in der Registerkarte Datei zusammengefasst. Diese un-
terscheiden sich teilweise je nach dem aktuellen Office-
Programm, zum Teil sind sie aber auch identisch. Wir
werden Ihnen zunächst die allgemein gültigen Befehle
vorstellen und dann auf die Besonderheiten bei den ein-
zelnen Programmen der Familie eingehen. Außerdem
können Sie mit Office 2010 ohne großen Aufwand eine
Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruck-
te Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie
benötigen dazu eine Datenquelle und ein Hauptdoku-
ment, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen
Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen.
Davon handelt der zweite Abschnitt des Kapitels.
Kapitel 25: Teamarbeit und Freigabe
Unter dem Begriff »Freigabe« wird – jedenfalls bei Mi-
crosoft Office – alles verstanden, was irgendwie mit
der Verteilung von Dokumenten in elektronischer Form
zusammenhängt. Dazu gehören sowohl einfache Dinge
wie das Versenden eines Dokuments über das Internet
als auch das Speichern an einem Ort, zu dem auch an-
dere Benutzer Zugriff haben – beispielsweise im priva-
ten Netzwerk oder im Internet. Wenn Sie ein Dokument
nicht in gedruckter Form verbreiten, sondern als Datei
anderen Personen zukommen lassen möchten, kommen
zusätzliche Aspekte ins Spiel. Diese betreffen beispiels-
weise die Sicherheit, aber auch andere Dinge. In diesem
Kapitel wollen wir diese Aspekte zusammenfassend an-
sprechen.
Kapitel 26: Grafische Elemente und
zugehörige Tools
Anschließend finden Sie ein Kapitel, das Ihnen Hinweise
zu den Feinheiten der Bearbeitung von grafischen Ele-
menten liefert, die Sie in ein Office-Dokument eingefügt
haben. Dazu gehören beispielsweise einfache Zeich-
nungsobjekte, Bilddateien, WordArt- und ClipArt-Ob-
Gemeinsame Aufgaben
jekte, schematische Darstellungen mit SmartArt oder
einfach nur Textfelder. Je nachdem, welche Elemente
Sie eingefügt haben, liefern die Office-2010-Programme
unterschiedliche Möglichkeiten zu deren Bearbeitung.
Kapitel 27: Weitere gemeinsam benutzte
Funktionen
Außerdem verfügen die Office-2010-Programme noch
über mehrere Werkzeuge und Funktionen, die Sie fast
überall verwenden können. Dazu gehören beispielswei-
se die Tabellen, das Einfügen von Objekten aus anderen
Programmen oder das Arbeiten mit Hyperlinks und die
Darstellung von wissenschaftlichen Formeln.
Kapitel 28: Automatisieren mit Makros
und VBA
Häufig wiederkehrende Abläufe können Sie mithilfe von
Makros automatisieren. Die einfachste Methode, ein
solches Makro zu erstellen, ist die Verwendung des Ma-
krorekorders. Dieser Rekorder arbeitet wie ein Kasset-
tenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um
jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt
werden zu können. Mit Visual Basic können Sie darüber
hinaus auch eigene Prozeduren und Funktionen definie-
ren. Wir liefern Ihnen in diesem Kapitel eine Einführung
in das Arbeiten mit dieser Programmiersprache.
Kapitel 29: Die Anpassung mit XML
Im letzten Kapitel gehen wir auf einige Möglich­keiten
zur Anpassung der Oberfläche eines Office-Programms
mit Hilfe von XML ein. Dabei werden wir uns auf den
Einsatz in Microsoft Word beschränken, aber auch eini-
ge Hinweise zur Anwendung in Access liefern. Sie fin-
den hier zunächst eine kurze Einführung zu XML und
Bemerkungen zum Einsatz in Office 2010. Auch das
Menüband verwendet ein textbasiertes XML-Markup,
wodurch das Erstellen und Anpassen der Benutzerober-
fläche vereinfacht wird. Mit ein paar XML-Zeilen können
Sie genau die passende Benutzeroberfläche für den Be-
nutzer erstellen.
635
Kapitel 24

Druck und Seriendruck
Das Ziel der Arbeit mit den Programmen Microsoft Word
und Microsoft Publisher besteht meist darin, einen Aus-
druck auf Papier zu erzeugen. Deswegen werden Sie die
wichtigsten Parameter für den Ausdruck – wie beispiels-
weise das Papierformat, die Ausrichtung oder die Sei-
tenränder – im Allgemeinen relativ früh erledigen und
nicht erst dann, wenn Sie den Ausdruck beginnen wol-
len. Bei Microsoft Publisher ist das Festlegen der Seiten-
einstellungen ja eigentlich der erste Schritt der Arbeit.
Anders ist das bei Programmen, bei denen man sich
im Allgemeinen mit der Darstellung der Ergebnisse auf
dem Bildschirm begnügt. Das trifft zu für Microsoft Ex-
cel, Microsoft Access, Microsoft Outlook und im Wesent-
lichen auch für Microsoft PowerPoint. Natürlich können
Sie auch hier die Resultate zu Papier bringen, Sie müs-
sen aber die Parameter für den Ausdruck noch festle-
gen. Dabei gibt es zwischen diesen Programmen einige
Unterschiede, die Sie kennen sollten.
»» Praktisch alle zum Drucken notwendigen Befehle
sind bei den Office-2010-Programmen im Bereich
Drucken innerhalb der Registerkarte Datei des je-
weiligen Office-Programms zusammengefasst. Viele
Befehle darin sind bei den meisten dieser Program-
me identisch. Diese wollen wir zuerst ansprechen
(à Abschnitt 24.1).
»» Natürlich gibt es wieder einmal auch Besonderhei-
ten. Auf diese wollen wir in den anschließenden Ab-
schnitten eingehen. Wir liefern Ihnen darin Hinweise
zum Drucken unter Word (à Abschnitt 24.2), Excel
(à Abschnitt 24.3) und den weiteren Office-2010-
Programme (à Abschnitt 24.4).
»» Mit Office 2010 können Sie ohne großen Aufwand
eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe,
bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – er-
stellen. Davon handelt der letzte Abschnitt dieses
Kapitels (à Abschnitt 24.5). Sie benötigen dazu eine
Datenquelle und ein Hauptdokument, in dem die Ele-
mente vorliegen, die in allen Exemplaren des Serien-
dokuments erscheinen sollen.
24.1 Druckeinstellungen für alle
Office-Programme
Die Registerkarte Datei hält bei allen Programmen des
Pakets den Bereich Drucken bereit, in dem die wesent-
lichsten Einstellungen für den Ausdruck vorgenommen
werden können. Alle zum Drucken wichtigen Befehle
sind darin zusammengefasst (à Abbildung 24.1).
»» Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau auf
das zu erwartende Ergebnis. Bei mehrseitigen Do-
kumenten können Sie hier zwischen den einzelnen
Seiten wechseln .
»» Der Schieberegler Zoom ermöglicht das Einstellen
eines Vergrößerungsfaktors für diese Druckvor-
schau.

636

24.1.1 Den Drucker wählen
Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können
Sie über die Liste Name den gewünschten Drucker aus­
wählen.
»» Neben den eigentlichen Druckergeräten finden Sie
in dieser Liste auch die Optionen Microsoft Office
Document Image Writer und Microsoft XPS Docu-
ment Writer. Darüber können Sie eine Datei erstel-
len, die Sie auf elektronischem Weg verteilen kön-
nen (à Kapitel 25).
»» Wenn Ihr Rechner über ein Faxmodem verfügt, kön-
nen Sie darüber das Dokument auch als Fax versen-
den (à unten).
»» Haben Sie Microsoft OneNote 2010 installiert, kön-
nen Sie veranlassen, dass das Dokument auf einer
Notizseite dieses Programms abgelegt wird.
Druckeinstellungen für alle Office-Programme
Abbildung 24.1 
Der Bereich Drucken auf der
Registerkarte Datei fasst alle
wichtigen Befehle zusammen –
hier bei Microsoft Word.
Die Druckereigenschaften
Durch einen Klick auf den Link Druckereigenschaften
öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie die Parameter
des aktuell gewählten Druckers festlegen können. Was
in diesem Dialogfeld angezeigt wird, hängt vom jeweili-
gen Drucker ab. Bei (fast) allen Druckern finden Sie hier
beispielsweise die Möglichkeit, die Standardeinstellun-
gen für das Seitenformat und die Orientierung – also
Hochformat oder Querformat – oder die Druckqualität
festzulegen. Mehrere dieser Parameter entscheiden
über die Qualität des Ausdrucks. Beispielsweise können
Sie hierüber im Allgemeinen die Druckauflösung oder
die Option Schwarzweiß/Farbdruck einstellen. Lesen Sie
bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellmög-
lichkeiten in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem
Drucker nach. Bestätigen Sie Ihre Wahl über OK.
637
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Die Anzahl der Exemplare
Um die Anzahl der zu druckenden Exemplare festzule-
gen, benutzen Sie das Feld Exemplare . Tippen
Sie die Anzahl direkt ein oder klicken Sie auf die Pfeil-
spitzen, um die Zahl zu erhöhen oder zu verringern.
24.1.2 Der Ausdruck
Wenn Sie den Ausdruck starten wollen, kli-
cken Sie auf Drucken. Wenn Sie beispielswei-
se einen Drucker wie Microsoft Office Docu-
ment Image Writer oder Microsoft XPS
Document Writer eingestellt haben, wird das Dialogfeld
Datei speichern als geöffnet, in dem Sie der Druckdatei
einen Namen geben müssen. Nach einer Bestätigung
über Speichern wird die Datei erstellt.
24.1.3 Fax
Wenn Sie über ein geeignetes Faxmodem verfügen, kön-
nen Sie zum Senden von Faxen jede beliebige Windows-
Anwendung verwenden. Nach der Auswahl von Fax un-
ter Drucker wird nach einem Klick auf die Schaltfläche
Drucken ein Teil des Programms Windows-Fax und -Scan
gestartet. Hier ist die Nachricht bereits als Anhang ein-
gefügt.
Bevor Sie mit einem Faxmodem arbeiten
ACHTUNG können, müssen Sie dieses Gerät zu-
nächst einrichten. Verbinden Sie es mit dem entspre-
chenden Anschluss Ihres Computers. Welcher dies ist,
entnehmen Sie bitte der Dokumentation des Herstel-
lers. Möglicherweise müssen Sie die Installation älterer
Geräte manuell vornehmen. Kontrollieren Sie dann die
Eigenschaften des verwendeten Geräts. Dazu öffnen
Sie die Systemsteuerung von Windows. Bei Windows 7
wählen Sie dort den Bereich Geräte und Drucker.
» Im Allgemeinen werden Sie ein Fax mit der Eingabe
des Empfängers starten. Dazu haben Sie mehrere
Möglichkeiten: Sie können einfach die Faxnummer
des Empfängers eingeben. Wenn Sie sich mit dem
allgemein verwendeten kanonischen Format der
Faxnummer nicht so gut auskennen, sollten Sie auf
die Schaltfläche Faxnummer richtig formatieren …
in der Symbolleiste klicken und dann die einzelnen
638
Daten im Dialogfeld Faxnummereigenschaften ein-
geben. Den Namen können Sie hier auch weglassen.
Nach der Bestätigung wird die Nummer im Fenster
Neues Fax angezeigt.
» Geben Sie anschließend den Inhalt für die Titelseite
ein. Klicken Sie dazu zunächst in den Hauptbereich
des Fensters. Sollte das Fax nur aus Text bestehen,
geben Sie ihn hier ein. Wenn Sie bestimmte Forma-
te wünschen, können Sie diese über die Befehle des
Menüs Format oder über die Schaltflächen in der
gleichnamigen Symbolleiste bestimmen.
» Anschließend können Sie das Fax senden. Dazu kli-
cken Sie auf die Schaltfläche Senden in der
Symbolleiste des Fensters. Der Status der Sendung
wird angezeigt.
24.1.4 Die weiteren Einstellungen
Unterhalb des Abschnitts Drucker finden Sie in der Back-
stage-Ansicht im Bereich Drucken eine größere Anzahl
von Optionen für den Ausdruck. Diese unterscheiden
sich teilweise je nach dem aktuellen Office-Programm,
zum Teil sind sie aber bei manchen Programmen iden-
tisch. Wir werden in den anschließenden Abschnitten
darauf eingehen.
24.2 Drucken unter Microsoft Word
Wie sagten es weiter vorne schon: Bei Word werden Sie
die wichtigsten Parameter für den Ausdruck – wie bei-
spielsweise das Papierformat, die Ausrichtung oder die
Seitenränder – im Allgemeinen relativ früh erledigen
und nicht erst dann, wenn Sie den Ausdruck beginnen
wollen.
24.2.1 Die Einstellungen für Textseiten
Einige der bei Word im Bereich Drucken vorhandenen
Einstellungen betreffen auch wiederum das Seitenlay-
out – die Ausrichtung, die Randeinstellungen und das
Papierformat. Sie können damit diese Parameter für
den Ausdruck schnell ändern. Wenn Sie vor dem Schlie-
ßen des Dokuments dieses speichern, werden die hier
festgelegten Einstellungen für das Dokument übernom-
men.

Die zu druckenden Seiten bestimmen
Über das erste Feld unter den Einstellungen können Sie
festlegen, was gedruckt werden soll (à Abbildung 24.2).
Abbildung 24.2 Legen Sie fest, was gedruckt werden soll.
Bei mehrseitigen Dokumenten müssen Sie zunächst ein-
mal festlegen, welche Seiten zu Papier gebracht werden
sollen.
» Die Grundeinstellung liefert Alle Seiten drucken.
» Wenn Sie vor dem Aufruf der Registerkarte Datei
einen Bereich im Dokument markiert haben, kön-
nen Sie diesen über Auswahl drucken ausdrucken
lassen. Beachten Sie dabei, dass der Seitenumbruch
in diesem Fall automatisch neu geregelt wird, wenn
Sie keine Seitenumbruchmarken manuell eingefügt
haben.
Drucken unter Microsoft Word
» Aktuelle Seite drucken druckt nur die Seite, auf der
sich die Schreibmarke befindet.
» Wenn Sie Benutzerdefinierten Bereich drucken wäh-
len, können Sie anschließend über das darunter an-
gezeigte Feld Seiten die zu druckenden Seiten oder
Seitenbereiche angeben; verwenden Sie einen Bin-
destrich zur Angabe von Seitenbereichen und tren-
nen Sie einzelne Seiten oder Seitenbereiche durch
ein Semikolon voneinander ab, beispielsweise in der
Form 2-7;9;11-12. In diesem Fall würden die Seiten 2
bis 7, die Seite 9 und die Seiten 11 und 12 gedruckt.
Über den Bereich Dokumenteigenschaften im zweiten
Teil der Liste können Sie zusätzliche Dinge zu Papier
bringen, die mit dem Dokument verbunden sind – bei-
spielsweise die Dokumenteigenschaften oder eine Liste
der verwendeten Formatvorlagen.
Beachten Sie auch die standardmäßig
ACHTUNG eingeschaltete Option Markup drucken.
Diese bewirkt, dass eingefügte Kommentare oder nach-
verfolgte Änderungen mit gedruckt werden. Durch Ab-
schalten dieser Option können Sie das vermeiden.
Mehrseitiger Druck
Wenn Sie beide Seiten des Papiers bedrucken wollen,
wählen Sie Beidseitiger manueller Druck und legen Sie
das Papier nach dem Bedrucken der Vorderseite noch-
mals umgekehrt in den Drucker (à Abbildung 24.3 links).
Sortieren der Seiten
Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Do-
kuments drucken wollen, können Sie festlegen, wie die
Kopien ausgegeben werden sollen (à Abbildung 24.3
rechts). Durch Wahl von Sortiert werden zuerst alle Sei-
ten des ersten Exemplars vollständig gedruckt, bevor
das nächste ausgegeben wird. Bei Wahl von Getrennt
werden erst alle Exemplare der ersten Seite gedruckt,
dann die der zweiten usw.
Abbildung 24.3
Die Optionen für den mehrseitigen
Druck und zum Sortieren
639
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck

Das Seitenlayout beim Ausdruck ändern

Darunter finden Sie im Bereich Drucken drei Optionen,
die das Seitenlayout für den Ausdruck betreffen – die
Ausrichtung, die Randeinstellungen und das Papierfor-
mat. Bei Word werden Sie diese Parameter wahrschein-
lich schon über die Registerkarte Seitenlayout bestimmt
haben (à Kapitel 6). Sie können hier aber noch eine
schnelle Änderung durchführen, beispielsweise wenn
Sie ein anderes Papierformat testen wollen (à Abbil-
dung 24.4).

Abbildung 24.5  Die Einstellungen für die Seitenränder

mat passt. Bei Wahl einer anderen Einstellung als Kei-

ne Skalierung wird die Größe der Schrift und der grafi-
schen Elemente entsprechend geändert.

 
Abbildung 24.4  Legen Sie die Ausrichtung und das Papierformat
fest.

Mit den Seitenrändern bestimmen Sie den Abstand

zwischen dem Rand des Papiers und dem bedruckten
Bereich (à Abbildung 24.5). Dafür liefert Ihnen Word
zunächst einmal mit den Einstellungen Normal, Schmal,
Mittel, Breit und Gespiegelt fünf Alternativen.

Skalierung
Das letzte Optionsfeld im Bereich Drucken ermöglicht
es, mehr als eine Seite pro Blatt zu drucken ( Abbildung
24.6). Sie können bis zu 16 Seiten auf einem Blatt Papier
drucken. Mit der Option An Papiergröße anpassen be-
wirken Sie, dass die Formateinstellungen so geändert  
werden, dass das Dokument auf ein anderes Papierfor- Abbildung 24.6  Die Optionen zum Skalieren

640
 Drucken unter Microsoft Word

24.2.2 Briefumschläge und Etiketten

Sie können auch Briefumschläge oder Eti-
ketten für Ihre Briefe ausdrucken lassen.
Die Befehle dazu finden Sie bei Word 2010
in der Gruppe Erstellen auf der Register-
karte Sendungen des Menübands.

Umschläge
Wenn Sie nicht bereits ein vorhandenes Um-
schlagdokument geöffnet haben, müssen Sie es
zuerst anlegen. Nach der Wahl von Umschläge
in der Liste zu Erstellen wird das Dialogfeld Umschläge
und Etiketten geöffnet ( Abbildung 24.7). Geben Sie
darin in den Feldern Empfänger(adresse) und Absender-
adresse die erforderlichen Daten ein.
Beachten Sie darin auch die Anzeigen in den Feldern
Vorschau und Einzug. In Letzterem wird die Richtung
angezeigt, in der Sie die Umschläge in den Drucker ein- Abbildung 24.7  Das Dialogfeld für den Umschlag
führen müssen.
Standardmäßig wird für den Umschlag ein Format von
links). Im mittleren Bereich geben Sie die Position
110 x 220 mm angenommen. Ein anderes Format müs-
der Empfängeradresse und der Absenderadresse an.
sen Sie erst einstellen, indem Sie auf Optionen klicken:
Die zu verwendende Schriftart können Sie getrennt
»» Im Dialogfeld Umschlagoptionen können Sie auf der für Empfängeradresse und Absenderadresse einstel-
Registerkarte Umschlagoptionen ein anderes For- len, nachdem Sie auf die Schaltfläche Schriftart ge-
mat für den Umschlag auswählen ( Abbildung 24.8 klickt haben.

Abbildung 24.8 
Format, Schriftart
und Zufuhr festlegen

641
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck
»» Über die Registerkarte Druckoptionen in diesem
Dialogfeld können Sie die Zufuhrmethode für die
Umschläge im Drucker festlegen ( Abbildung 24.8
rechts).
Etiketten
Wenn Sie statt Umschlägen lieber Etiketten
verwenden wollen, wählen Sie in der Liste zu
Erstellen die Option Beschriftungen. Auch da-
bei wird das Dialogfeld Umschläge und Etiketten geöff-
net, diesmal ist die Registerkarte Etiketten aktiviert.
Geben Sie auch darin im Feld Adresse die erforderlichen
Daten ein.
»» Hier empfiehlt es sich, auf die Schaltfläche Optio-
nen zu klicken und damit das Dialogfeld Etiketten
einrichten anzuzeigen. Darin müssen Sie das zu
verwendende Etikettenformat festlegen. Sie sollten
zunächst im oberen Bereich den zu verwendenden
Druckertyp wählen, da sich daraus unterschiedliche
Optionen ergeben. Anschließend werden die markt-
gängigen Etiketten für den Typ angezeigt. Wählen
Sie im Dropdown-Listenfeld Etikettenhersteller den
Hersteller bzw. die Marke der Etiketten aus. Unter
Etikettennummer wählen Sie dann den Typ der ver-
wendeten Etiketten aus.
»» Wenn Sie unter diesen Einträgen nicht das Format
der gewünschten Etiketten finden, können Sie es
über die Schaltfläche Neues Etikett selbst einstel-
len. Geben Sie dem Format einen Namen und legen
Sie die Maße fest. Im oberen Bereich des Dialogfelds
wird die Bedeutung der einzelnen Felder erklärt.
Das Ergebnis
Nachdem Sie die Formate für den Umschlag oder das
Etikett festgelegt haben, kehren Sie mit der Bestätigung
automatisch zum Dialogfeld Umschläge und Etiketten
zurück. Darin haben Sie dann mehrere Optionen für das
weitere Vorgehen.
»» Sowohl bei Umschlägen als auch bei Etiketten finden
Sie die Schaltfläche Drucken. Den Ausdruck darüber
nehmen Sie dann wie oben für das Dokument selbst
beschrieben vor.
642
»» Bei Umschlägen finden Sie die Schaltfläche Zum Do-
kument hinzufügen. Wenn Sie darauf klicken, wird
der Inhalt des Umschlagdokuments als separater
Abschnitt vor das eigentliche Dokument – also den
Brief – gesetzt und kann anschließend zusammen
mit diesem gespeichert werden. Den Effekt kön-
nen Sie auch über die Druckvorschau kontrollieren
( Abbildung 24.1). Wenn Ihr Drucker nicht über se-
parate Einzüge für den Umschlag und den Brief ver-
fügt, müssen Sie sowohl den Umschlag als auch das
normale Briefpapier im Drucker in der richtigen Rei-
henfolge bereitstellen. Sie können aber auch über
das Dialogfeld Drucken zuerst die erste Seite mit
den Daten für den Umschlag und dann die restlichen
Daten für den Brief drucken ( oben).
»» Bei Etiketten finden Sie stattdessen die Schaltfläche
Neues Dokument. Ein Klick darauf bewirkt, dass die
für das Etikett eingegebenen Daten in einem neu
erstellten Dokument abgelegt werden. Sie können
dieses speichern und bei Bedarf auch separat aus-
drucken.
24.3 Drucken unter Microsoft Excel
Alle Elemente einer Arbeitsmappe – also Tabellen und
Diagramme – können Sie natürlich ausdrucken. Oft wer-
den Sie gleich zum Ausdruck schreiten, ohne weitere
Einstellungen vornehmen zu müssen. Das können Sie –
wie bei Word – über den Bereich Drucken auf der Regis-
terkarte Datei bewirken ( Abbildung 24.9).
24.3.1 Besondere Einstellungen
Der Großteil der Möglichkeiten zur Einstellung bei Ex-
cel entspricht denen in Word (à oben). Zwei zusätzliche
Optionen sind aber vorhanden: die Auswahl der zu dru-
ckenden Blätter und die Möglichkeit zur Skalierung.
Die Auswahl der Blätter und Seiten
Über die erste Option unter den Einstellungen können
Sie schnell entscheiden, welche Inhalte der aktiven Ar-
beitsmappe gedruckt werden sollen ( Abbildung 24.10
links).

Abbildung 24.10 Wählen Sie die zu druckenden Bereiche aus.
» Die Grundeinstellung steht auf Aktive Tabellen dru-
cken. Dabei wird das vorher ausgewählte Blatt ge-
druckt. Wenn Sie mehrere Blätter in einem Arbeits-
gang drucken wollen, markieren Sie diese, bevor Sie
die Registerkarte Datei öffnen.
» Alternativ dazu können Sie auch die Gesamte Ar-
beitsmappe drucken.
Drucken unter Microsoft Excel
Abbildung 24.9
Der Bereich Drucken bei Excel.
Die Einstellungen können Sie
aber auch über die Register-
karte Seitenlayout festlegen.
» Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich eines Blatts
drucken wollen, markieren Sie ihn vorher und wäh-
len Sie Auswahl drucken.
» Wenn ein Ausdruck mehrere Seiten benötigt, erken-
nen Sie das an der Anzeige der Seitenzahl unterhalb
der Vorschau (à Abbildung 24.10 rechts). Sie kön-
nen dann einzelne Seiten davon ausdrucken lassen,
indem Sie im Bereich Seiten die Anfangs- und die
Endeseite oder eine bestimmte Seite festlegen.
Wenn Sie bereits Druckbereiche auf den
ACHTUNG einzelnen Blättern der Mappe definiert
haben, werden standardmäßig nur diese Bereiche ge-
druckt. Wollen Sie das gesamte Blatt drucken, aktivie-
ren Sie die Option Druckbereich ignorieren.
643
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck

Abbildung 24.11
Die Registerkarte Seitenlayout
bei Excel

Die Skalierung Wenn Sie mehrere Bereiche in einem Blatt ausdrucken

wollen, müssen Sie diese dafür nacheinander markie-
Wenn Sie bei der Kontrolle der Vorschau feststellen,
ren. Wenn Sie mehrere Blätter einer Mappe ausdrucken
dass eine Tabelle beim Ausdruck nicht ganz auf das Pa-
wollen, müssen Sie diese Auswahl für jedes Blatt der Ar-
pier passt, können Sie den Skalierungsfaktor ändern.
beitsmappe einzeln vornehmen.
Die Optionen dazu erklären sich eigentlich selbst.
» Um den ersten zu druckenden
Seitenränder und Spaltenbreiten Bereich festzulegen, markieren
Ein Klick auf die Schaltfläche Seitenränder anzeigen Sie in der Tabelle den Bereich,
bewirkt, dass in der Vorschau Marken für die Seitenrän- der gedruckt werden soll. Wählen Sie dann die Regis-
der und die einzelnen Spalten angezeigt werden. Sie terkarte Seitenlayout und klicken Sie in der Gruppe
können diese über die Maus verschieben. Seite einrichten auf Druckbereich. Wählen Sie Druck-
bereich festlegen. Der zu druckende Bereich wird
24.3.2 Die Druckvorbereitung mit einem gestrichelten Rahmen versehen (à Abbil-
dung 24.12).
Bei Word wird man meist ein Druckergebnis erhalten
wollen, in dem alle Seiten eines Dokuments dieselben
Einstellungen verwenden. Anders ist das bei Excel:
Wenn eine Arbeitsmappe sowohl breite als auch hohe
Tabellen beinhaltet, wird man beispielsweise oft die
breiten im Querformat und die hohen Tabellen im Hoch-
format ausdrucken wollen. Das können Sie aber nicht
über den Bereich Drucken der Registerkarte Datei steu-
ern. Sie müssen stattdessen die Einstellungen auf der
Ebene der einzelnen Blätter vornehmen. Dafür verwen-
den Sie die Registerkarte Seitenlayout im Menüband
(à Abbildung 24.11). Die finden darin alle Befehle, die die Abbildung 24.12 Druckbereiche werden mit einem gestrichelten
Darstellung auf dem Papier betreffen. Dazu gehören Rahmen versehen.
das Papierformat, die Orientierung und die Seitenrän-
der. Excel benutzt hierfür zunächst einmal bestimmte » Wenn Sie einen weiteren Bereich für den Druck fest-
Standardeinstellungen – beispielsweise das Format DIN legen wollen, Markieren Sie den nächsten Bereich,
A4 für das Papier im Hochformat. der gedruckt werden soll. Öffnen Sie die Liste zu
Druckbereich auf der Registerkarte Seitenlayout und
Die zu druckenden Bereiche festlegen wählen Sie Zum Druckbereich hinzufügen.
Standardmäßig druckt Excel eine Tabelle immer voll-
ständig aus – angefangen von der Zelle A1 in der oberen Über den Befehl Druckbereich aufheben
linken Ecke bis zu der letzten Zelle unten rechts, die Ein-
ACHTUNG in der Liste zu Druckbereich entfernen
gaben enthält. Wenn Sie das nicht wünschen, müssen Sie alle auf dem Blatt festgelegten Druckbereiche!
Sie die zu druckenden Bereiche vorher festlegen. Es spielt keine Rolle, welche Zelle Sie vorher markiert
haben.

644
 Drucken unter Microsoft Excel

Die Ausrichtung und das Papierformat Legen Sie die vier Ränder der Seite einzeln fest und
klicken Sie auf OK.
Tabellen können im Hoch- oder im Querformat ausge-
druckt werden. Ist eine größere Tabelle breiter als hoch, Im Dialogfeld Seite einrichten können Sie mit den bei-
sollte man das Querformat benutzen. Ist sie mehr hoch den Kontrollkästen Horizontal und Vertikal dafür sor-
als breit, benutzen Sie das Hochformat. Standardmäßig gen, dass die Tabelle auf der Seite waagerecht und
geht Excel davon aus, dass Sie den Ausdruck auf Pa- senkrecht zentriert gedruckt wird. Über die Felder Kopf-
pier im Format DIN A4 vornehmen wollen. Wenn Sie ein zeile und Fußzeile bestimmen Sie den Abstand dieser
anderes Format wünschen, müssen Sie das zuerst fest- Zeilen vom oberen bzw. unteren Seitenrand.
legen. Das Programm liefert Ihnen dazu eine Liste der
gängigsten Alternativen. Die Überschriften wiederholen lassen
Wenn Tabellen so lang sind, dass sie nicht mehr auf eine
»» Um die Ausrichtung zu bestimmen,
Papierseite passen, erscheinen die von Ihnen eingege-
wählen Sie das Blatt, für das die Ein-
benen Spaltenüberschriften beim Ausdruck nur auf der
stellungen gelten sollen. Wählen Sie
ersten Seite. Der Leser weiß auf den Folgeseiten nicht
die Registerkarte Seitenlayout und
mehr, was die einzelnen Spalten bedeuten. Das können
klicken Sie in der Gruppe Seite ein-
Sie vermeiden, indem Sie die Überschriften auf allen
richten auf Ausrichtung. Wählen Sie Hochformat
Seiten automatisch wiederholen lassen. Sie müssen
oder Querformat.
dazu nur angeben, welche Zeile(n) oder Spalte(n) auf
»» Zur Wahl des Papierformats aktivieren Sie das Blatt, den entsprechenden Folgeseiten mit ausgedruckt wer-
für das die Einstellungen gelten sollen. Öffnen Sie den sollen.
dann die Registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie in
»» Wählen Sie das Blatt, für das die Einstellungen gelten
der Gruppe Seite einrichten auf Größe und wählen
sollen. Lassen Sie die Registerkarte Seitenlayout an-
Sie das gewünschte Papierformat aus.
zeigen und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten
Die Seitenränder festlegen auf Drucktitel. Die Registerkarte Blatt im Dialogfeld
Seite einrichten wird angezeigt ( Abbildung 24.13).
Mit den Seitenrändern legen Sie den Abstand zwischen
dem Rand des Papiers und dem bedruckten Bereich
fest. Dafür liefert Ihnen Excel zunächst einmal mit den
Einstellungen Normal, Breit und Schmal drei Alternati-
ven. Sie können aber die vier Ränder einer Seite auch
einzeln festlegen. Auf diese Weise können Sie beispiels-
weise auch für den oberen und den unteren Rand oder
für den rechten und den linken Rand verschiedene Ein-
stellungen bestimmen.
»» Wenn Sie eine der Standardalternativen für den Sei-
tenrand benutzen wollen, wählen Sie das Blatt oder
die Blätter aus, für das bzw. die die Einstellungen gel-
ten sollen. Öffnen Sie die Registerkarte Seitenlayout
und klicken Sie dann in der Gruppe Seite einrichten
auf Seitenränder. Wählen Sie die Einstellung für die
Seitenränder aus dem Katalog aus.
»» Wenn Sie die Seitenränder individuell festlegen
möchten, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Seiten-
ränder unten in der Liste. Die Registerkarte Seiten-
ränder im Dialogfeld Seite einrichten wird angezeigt.
Abbildung 24.13  Die Überschriften wiederholen lassen

645
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
» Klicken Sie in das Feld Wiederholungszeilen oben
und dann in der Tabelle auf den Kopf der Zeile, die
auf allen Druckseiten wiederholt gedruckt werden
soll. Bestätigen Sie mit OK.
Auf dieselbe Weise können Sie auch dafür sorgen, dass
bei sehr breiten Tabellen die erste(n) Spalte(n) der Ta-
belle auch auf den Folgeseiten mit ausgedruckt werden.
Klicken Sie im Dialogfeld in das Feld Wiederholungsspal-
ten links und dann in der Tabelle auf die Überschriften
der gewünschten Spalten.
Im Dialogfeld können Sie beispielsweise auch
TIPP festlegen, ob eingefügte Kommentare mit
ausgedruckt werden sollen oder in welcher Reihenfolge
die Seiten sortiert werden sollen.
Den Umbruch gestalten
Wenn ein Blatt für den Ausdruck mehrere Seiten benö-
tigt, kommt es vor, dass eine neue Seite an einer von
Ihnen nicht gewünschten Stelle beginnt. Dieser Sei-
tenwechsel lässt sich aber kontrollieren. Die Umbruch-
vorschau können Sie verwenden, um Seitenumbrüche
schnell anzupassen. Sie können in dieser Ansicht die
Position der Seitenumbrüche ändern, indem Sie sie mit
der Maus verschieben.
646
» Um die Stellen für den Um-
bruch festzulegen, wäh-
len Sie zunächst das Blatt,
für das Sie den Umbruch
einstellen wollen. Markieren Sie dann die Zelle, mit
der eine neue Seite beginnen soll, und klicken Sie in
der Gruppe Seite einrichten auf Umbrüche. Wählen
Sie Seitenumbruch einfügen. Die Stelle des Um-
bruchs wird markiert.
» Wenn Sie den Umbruch kontrollieren wollen, lassen
Sie die Registerkarte Ansicht anzeigen und klicken
Sie in der Gruppe Arbeitsmappenansichten auf Um-
bruchvorschau . Manuell eingefügte Seitenum-
brüche werden als durchgehende Linien angezeigt.
Mit gestrichelten Linien wird angegeben, wo auto-
matisch ein Seitenumbruch erfolgt (à Abbildung
24.14). Durch einen Klick auf Normal kehren Sie zur
gewohnten Ansicht zurück.
Die Kontrolle des Seitenlayouts
Die Ansicht Seitenlayout von Excel ermöglicht
es Ihnen, das Erscheinungsbild einer Seite zu
kontrollieren. Über diese Ansicht ändern Sie
auch die Breite von Spalten und die Höhe von Zeilen.
Um die Ansicht Seitenlayout einzuschalten, wählen Sie
die Registerkarte Ansicht und klicken Sie in der Gruppe
Arbeitsmappenansichten auf Seitenlayout (à Abbildung
24.15).
Abbildung 24.14
Die Umbruchvorschau erlaubt
eine Kontrolle der Aufteilung
auf die einzelnen Seiten.

In dieser Ansicht können Sie auch die Spaltenbreiten,
Zeilenhöhen und die Ränder ändern:
»» Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, deren
Breite Sie ändern wollen. Setzen Sie den Mauszeiger
auf die Trennlinie zur nächsten Spalte. Der Zeiger
wird als Doppelpfeil angezeigt. Halten Sie die Maus-
taste gedrückt und verschieben Sie die Maus in hori-
zontaler Richtung.
»» Klicken Sie auf die Überschrift der Zeile, deren Höhe
Sie ändern wollen. Setzen Sie den Mauszeiger auf
die Trennlinie zur nächsten Zeile. Der Zeiger wird
als Doppelpfeil angezeigt. Halten Sie die Maustaste
gedrückt und verschieben Sie die Maus in vertikaler
Richtung.
»» Setzen Sie den Mauszeiger im Lineal auf die Stelle,
an der der obere oder untere Seitenrand beginnt.
Der Zeiger wird als Doppelpfeil angezeigt. Halten
Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die
Maus in horizontaler Richtung.
Drucken unter Microsoft Excel
Abbildung 24.15 
Die Seitenlayoutansicht erlaubt auch ein
Ändern von Spaltenbreiten, Zeilenhöhen
und Rändern.
Wenn Sie wieder zur gewohnten Ansicht zurückwech-
seln wollen, klicken Sie in der Gruppe Arbeitsmappen-
ansichten auf Normal.
Kopf- und Fußzeilen einrichten
Die Ansicht Seitenlayout erlaubt es Ihnen bei Excel
ebenfalls, Kopf- und Fußzeilen einzufügen. Solche Zeilen
beherbergen meist konstante Angaben wie den Namen
des Dokuments oder automatisch wechselnde Angaben
für die Seitenzahlen oder das Druckdatum. Die Kopf-
und Fußzeilen von Excel-Tabellen verfügen immer über
drei Abschnitte – einen linksbündigen, einen zentrierten
und einen rechtsbündigen. In jedem dieser Abschnitte
können Sie entweder einen Text eintippen oder einen
Standardeintrag dafür auswählen.
»» Um einen Texteintrag für eine Kopfzeile festzulegen,
klicken Sie in der Ansicht Seitenlayout auf den Be-
reich der Kopfzeile, für den Sie einen Eintrag fest-
legen wollen. Geben Sie dort den gewünschten Text
ein.
647
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck

» Wenn Sie einen Standardeintrag verwenden wollen, Wenn Sie später feststellen, dass eine
klicken Sie in der Ansicht Seitenlayout auf den Be- Tabelle beim Ausdruck nicht ganz auf
reich der Kopfzeile, für den Sie einen Eintrag festle- das Papier passt, können Sie den Ska-
gen wollen. Öffnen Sie dann in der Gruppe Kopf- und lierungsfaktor ändern. Dazu benutzen
Fußzeile den Katalog zu Kopfzeile und wählen Sie Sie die Werkzeuge in der Gruppe An Format anpassen
einen Eintrag aus. der Registerkarte Seitenlayout. Aktivieren Sie das ge-
wünschte Blatt oder die entsprechenden Blätter. Im Feld
» Sie können auch komplexere Kopf- und Fußzeilenele-
Skalierung legen Sie fest, ob Sie das Tabellenblatt beim
mente selbst gestalten. Beispielsweise können Sie
Drucken vergrößern oder verkleinern wollen. Sie kön-
erreichen, dass bei einem vierseitigen Dokument auf
nen einen Wert zwischen 10% und 400% wählen. Die-
der ersten Seite die Angabe Seite 1 von 4 steht, auf
ser Parameter ist bei einigen Druckern nicht verfügbar.
der zweiten Seite die Angabe Seite 2 von 4 usw. Kli-
Alternativ zur direkten Eingabe der Skalierung können
cken Sie in der Ansicht Seitenlayout auf den Bereich
Sie über die Felder Breite und Höhe die Ausgabe so ska-
der Kopfzeile, für den Sie einen Eintrag festlegen
lieren, dass sie auf eine angegebene Anzahl von Seiten
wollen. Wenn Sie die Seitennummer eingeben wol-
passt.
len, klicken Sie in der Gruppe Kopf- und Fußzeilen-
elemente auf Seitenzahl. Der Platzhalter &[Seite] er-
scheint dann im Bereich der Kopfzeile. Fügen Sie ein 24.4 Drucken bei anderen
Leerzeichen und den Text von ein. Fügen Sie noch
ein Leerzeichen hinzu. Klicken Sie in der Gruppe
Office-Programmen
Kopf- und Fußzeilenelemente auf Anzahl der Seiten.
Auch die Office-Programme ermöglichen natürlich den
Ausdruck. Trotz des Versuchs von Microsoft, allen Pro-
Wenn Sie einen Eintrag in einer Kopf- oder
TIPP Fußzeile formatieren wollen, markieren Sie
grammen eine einheitliche Struktur der Bedienung zu
verleihen, gibt es hier immer noch große Unterschiede
den gewünschten Bereich in der Zeile und benutzen Sie
beim Festlegen der notwendigen Druckparameter.
die üblichen Methoden dazu. Hinweise zum Formatieren
in Excel finden Sie im Teil über dieses Programm
(à Kapitel 11). 24.4.1 Drucken bei Microsoft Access
Bei Microsoft Access müssen Sie zuerst dafür sorgen,
Weitere Optionen dass das zu druckende Objekt geöffnet oder zumindest
im Navigationsbereich markiert ist. Öffnen Sie dann die
Standardmäßig werden die vom
Registerkarte Datei und wählen Sie Drucken. Sie finden
Bildschirm her gewohnten Spalten-
in diesem Bereich die Befehle Schnelldruck, Drucken
überschriften – also A, B usw. – und
und Seitenansicht.
Zeilenüberschriften – also 1, 2 usw.
– sowie die Gitternetzlinien nicht mit ausgedruckt. Wenn Die Seitenansicht
diese auf dem Papier erscheinen sollen, müssen Sie das
Um das zu erwartende Ergebnis vor dem Ausdruck zu
extra festlegen. Um Gitternetzlinien und Überschriften
kontrollieren, wählen Sie zunächst Seitenansicht. Damit
mit ausdrucken zu lassen, wählen Sie zunächst das Blatt
wird das zu druckende Objekt in einer separaten Seiten-
oder die Blätter aus, für das/die die Einstellungen gelten
ansicht angezeigt (à Abbildung 24.16).
sollen. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout
und schalten Sie in der Gruppe Blattoptionen unter Auf der Registerkarte Seitenansicht finden Sie alle
Überschriften das Kontrollkästchen Drucken ein, um die Möglichkeiten zur Einstellung der Druckparameter:
Spalten- und Zeilenüberschriften mit auszudrucken.
» Zur Wahl des Papierformats aktivieren Sie das
Schalten Sie in der Gruppe Blattoptionen unter Gitter-
Blatt, für das die Einstellungen gelten sollen.
netzlinien das Kontrollkästchen Drucken ein, um das
Öffnen Sie dann die Registerkarte Seitenlay-
Gitternetz mit auszudrucken.
out. Klicken Sie in der Gruppe Seitengröße auf Größe

648

und wählen Sie das gewünschte Papierformat. Stan-
dardmäßig geht Access davon aus, dass Sie den Aus-
druck auf Papier im Format DIN A4 vornehmen wol-
len. Wenn Sie ein anderes Format wünschen, müssen
Sie das zuerst festlegen. Das Programm liefert Ihnen
dazu eine Liste der gängigsten Alternativen.
»» Mit den Seitenrändern legen Sie den Ab-
stand zwischen dem Rand des Papiers und
dem bedruckten Bereich fest. Dafür liefert
Ihnen auch Access mit den Einstellungen Normal,
Breit und Schmal drei Alternativen.
»» Aktivieren Sie in der Gruppe Seitengröße die Option
Nur Daten drucken, um Bezeichnungsfelder, Steue-
relementumrandungen, Rasterlinien und Grafiken
wie beispielsweise Linien und Kästchen beim Dru-
cken eines Formulars oder Berichts wegzulassen.
Drucken bei anderen Office-Programmen
Abbildung 24.16 
Die Seitenansicht bei Access 2010
»» Access-Objekte können im Hoch- oder
im Querformat ausgedruckt werden.
Verwenden Sie zur Einstellung die Optio-
nen in der Gruppe Seitenlayout. Ist ein
Objekt mehr breit als hoch, sollte man das Querfor-
mat benutzen. Ist es mehr hoch als breit, benutzen
Sie das Hochformat.
»» Über die Befehle in der Gruppe Zoom re-
geln Sie den Vergrößerungsmaßstab der
Anzeige in der Seitenansicht. Die Liste zur
Schaltfläche Zoom darin verfügt über
mehrere numerische Einstellungen. Standardmäßig
ist An Fenster anpassen eingeschaltet. Damit wird
der Vergrößerungsfaktor durch die Fenstergröße
auto­matisch geregelt.
649
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck

Abbildung 24.17 
Die Registerkarte Druckoptionen
im Dialogfeld Seite einrichten.
Legen Sie Ränder, Größe und
  Ausrichtung fest.

Ein Klick auf die Schaltfläche Seite einrichten in der Bestätigen Sie die Einstellungen durch einen
Gruppe Seitenlayout öffnet das gleichnamige Dialogfeld Klick auf Seitenansicht schließen. Die Normal-
(à Abbildung 24.17). Wenn Sie eine Tabelle oder Abfrage ansicht des Objekts wird wieder angezeigt. Um
zum Ausdruck vorgesehen haben, finden Sie in diesem mit dem Drucken fortzufahren, müssen Sie erst wieder
Dialogfeld nur die Registerkarte Druckoptionen. die Registerkarte Datei und darin den Bereich Drucken
anzeigen lassen.
Auf der Registerkarte Druckoptionen bestimmen Sie die
Randeinstellungen. Für alle Objekte finden Sie hier vier Drucken
Felder zum Festlegen der Ränder. Die Optionen im unte-
Ein Klick auf Drucken im gleichnamigen Bereich der Re-
ren Bereich unterscheiden sich je nach dem auszudru-
gisterkarte Datei zeigt bei Access das klassische Dialog-
ckenden Objekt:
feld Drucken an ( Abbildung 24.18).
»» Bei tabellarischen Objekten finden Sie hier das Kon-
trollkästchen Überschriften drucken. Aktivieren Sie
dieses, um beim Drucken eines Datenblatts Spalten-
überschriften auszugeben.
»» Wenn Sie ein Formular oder einen Bericht zum Aus-
druck gewählt haben, gelangen Sie über die Regis-
terkarte Spalten zu den Optionen, mit denen die An-
ordnung und die Größe von einzelnen zu druckenden
Elementen und deren Anordnung auf der Druckseite
festgelegt werden. Viele dieser Parameter können
Sie zum Drucken von mehrspaltigen Berichten oder
Bezeichnungsfeldern benutzen: Über die Optionen
unter Rastereinstellungen legen Sie fest, wie vie-
le Spalten auf dem Papier erscheinen sollen. Unter Abbildung 24.18  Bei Access gibt es noch das klassische Dialog-
Spaltengröße bestimmen Sie die Dimension der feld Drucken.
Spalten. Wenn Sie mehrere Spalten auf der Seite
drucken wollen, können Sie über den Bereich Spal- »» Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können
tenlayout bestimmen, in welcher Anordnung die Da- Sie im Dropdown-Listenfeld Name den gewünschten
tensätze auf dem Papier angeordnet werden sollen. auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, kön-
Eine kleine Vorschau erklärt die Bedeutung der bei- nen Sie auch dieses hierüber ansteuern.
den Optionen.

650

»» Über die Schaltfläche Eigenschaften stellen Sie dru-
ckerspezifische Parameter ein, wenn Sie von den
in Windows als Standard gewählten Einstellungen
abweichen wollen. Welche Optionen hier zur Verfü-
gung stehen, hängt vom gewählten Drucker ab.
»» Um die Ausgabe des Dokuments in eine Datei um-
zuleiten, aktivieren Sie das betreffende Kontrollkäst-
chen. Mit dieser Datei können Sie dann beispiels-
weise auch einen Ausdruck von einem Rechner aus
durchführen, auf dem Access nicht installiert ist.
»» Legen Sie unter Druckbereich fest, was gedruckt
werden soll: Wählen Sie die Option Alles, um das
komplette Dokument zu drucken. Sie können auch
im Feld Seiten die zu druckenden Seiten oder Seiten-
bereiche angeben; verwenden Sie einen Bindestrich
zur Angabe von Seitenbereichen und trennen Sie
einzelne Seiten oder Seitenbereiche durch ein Se-
mikolon voneinander ab, beispielsweise in der Form
2-7; 9; 11-13.
»» Geben Sie im Bereich Exemplare die Anzahl der vom
aktuellen Dokument auszudruckenden Kopien an.
Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen
Dokuments drucken wollen, können Sie über das
Kontrollkästchen Exemplare sortieren festlegen,
dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird,
bevor das nächste ausgegeben wird.
Starten Sie den Ausdruck durch einen Klick auf OK. Beim
Drucken wird das Dokument in eine Druckwarteschlan-
ge in Windows gestellt und von dort aus im Hintergrund
gedruckt. Sie können Ihre Druckaufträge jederzeit über
das Druckerfenster von Windows steuern.
Schnelldruck
Über die Schaltfläche Schnelldruck im Bereich Drucken
der Registerkarte Datei wird das aktuelle Objekt mit
den im Dialogfeld Drucken derzeit festgelegten Einstel-
lungen gedruckt, ohne dass das Dialogfeld vorher an-
gezeigt wird. Es empfiehlt sich also, den Druckvorgang
zumindest einmal über den entsprechenden Befehl
auszulösen, wenn Sie von den in Windows festgelegten
Einstellungen für den Drucker abweichen wollen. Än-
derungen in den Druckereinstellungen für das aktuelle
Doku­ment werden mit dem Dokument gespeichert.
Drucken bei anderen Office-Programmen
24.4.2 Drucken bei Microsoft Outlook
Bei Microsoft Outlook sind mit jedem Ansichtstyp spe-
zielle Standarddruckformate verbunden, in denen die
Standardeinstellungen für Papier- und Seitengrößen
und andere Parameter festgelegt sind. Sie müssen zu-
nächst den Programmbereich – also E-Mail, Kontakte,
Kalender usw. – wählen, dessen Elemente Sie ausdru-
cken wollen. Auch den Ordner, in dem sich die zu dru-
ckenden Elemente befinden, müssen Sie öffnen. Öffnen
Sie dann die Registerkarte Datei und wählen Sie den
Bereich Drucken ( Abbildung 24.19).
Die Vorschau
Den Vergrößerungsmaßstab der Vorschau können Sie in
zwei Stufen einstellen. Nach einem Klick auf die Schalt-
fläche Aktuelle Größe zeigt der Mauszeiger das Sym-
bol einer Lupe an. Sie können auf einen Bereich in der
Vorschau klicken, um diesen vergrößert darzustellen.
Ein weiterer Klick verkleinert die Anzeige wieder.
Der Druckbereich
Welche Optionen Ihnen unter Druckbereich zur Verfü-
gung stehen, hängt vom aktuellen Outlook-Ordner ab.
Verwenden Sie beispielsweise das Memoformat zum
Drucken von einzelnen Elementen und ein beliebiges
anderes der Standarddruckformate zum Drucken von
ganzen Ansichten.
Die Druckoptionen
Zum Einstellen weiterer Druckparameter klicken Sie
im Bereich Drucken auf Druckoptionen . Legen Sie die
verbleibenden Einstellungen im Dialogfeld Drucken fest
( Abbildung 24.20).
»» Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können
Sie im Listenfeld Name den gewünschten auswählen.
»» Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie
druckerspezifische Parameter einstellen. Die dabei
verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach
Druckermodell.
»» Um den Ausdruck des Dokuments in eine Datei um-
zuleiten, aktivieren Sie die gleichnamige Option.
»» Geben Sie im Feld Exemplare die Anzahl der vom
aktuellen Dokument auszudruckenden Exemplare
an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrsei-
651
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck

Abbildung 24.19 
Der Bereich Drucken bei
Microsoft Outlook. Wählen Sie
unter den Einstellungen das
Format für den Ausdruck.

tigen Dokuments drucken wollen, können Sie über

das Kontrollkästchen Exemplare sortieren festlegen,
dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird,
bevor das nächste ausgegeben wird.
»» Legen Sie im Bereich Seitenbereich fest, was ge-
druckt werden soll: Wählen Sie die Option Alle, um
den gesamten Inhalt zu drucken.
»» Um Papierseiten beidseitig zu bedrucken, können
Sie im Bereich Seitenzahlen nacheinander die Optio-
nen Ungerade und Gerade verwenden.

Die Seite einrichten

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Seite einrichten
im Dialogfeld Drucken wird das Dialogfeld Seite einrich-
ten angezeigt, in dem Sie die Parameter auf drei Regis-
terkarten einstellen können. Die Standardeinstellungen
für diese Parameter werden mit dem vorher gewählten
Druckformat festgelegt.

Abbildung 24.20  Das Dialogfeld Drucken erlaubt bei Outlook die

Wahl des Druckformats.

652

» Auf der Registerkarte Format können Sie die für
den Ausdruck gewünschte Schriftart und Schriftgrö-
ße einstellen. Für unterschiedliche Elemente – bei-
spielsweise Titel und Felder – können verschiedene
Einstellungen benutzt werden. Die sonstigen Opti-
onen auf dieser Registerkarte unterscheiden sich
deutlich je nach dem gewählten Standarddruckfor-
mat. Viele Variationsmöglichkeiten zeigt beispiels-
weise das Kartenformat: Mit den Optionen unter der
Überschrift Abschnitte können Sie deren Aufteilung
auf die einzelnen Seiten festlegen. Für den Ordner
Kontakte sind diese Abschnitte beispielsweise die
Gruppen von Elementen mit gleichem Anfangs-
buchstaben. Standardmäßig werden die einzelnen
Abschnitte nacheinander gedruckt. Mit der Option
beginnen auf einer neuen Seite sorgen Sie für einen
Seitenumbruch zwischen den Abschnitten.
» Auf der Registerkarte Papier können Sie die Abmes-
sungen des zu verwendenden Papierformats, dessen
Aufteilung und die Ränder für den Druck festlegen:
Die Begriffe Papier (Typ) und Seite (Größe) haben
in Microsoft Outlook eine besondere Bedeutung.
Papier bezieht sich auf die eigentliche Papierseite,
die Sie in den Drucker einlegen. Mit Seite wird der
Bereich auf dem Papier definiert, in dem die Druck-
ausgabe erfolgt. Durch Wahl geeigneter Einstellun-
gen können Sie mehrere Seiten auf einem einzigen
Blatt Papier drucken. Beispielsweise können Sie zwei
Seiten eines Hefts auf einem einzigen Blatt drucken,
indem Sie als Seitengröße Heft (1/2-Blatt) wählen.
» Über die Registerkarte Kopfzeilen/Fußzeilen legen
Sie den Ausdruck von Zeilen fest, die auf allen Sei-
ten des Ausdrucks in derselben Form angezeigt wer-
den sollen. Für jede Zeile stehen drei Felder für die
Eingabe von linksbündigen, zentrierten und rechts-
bündigen Elementen zur Verfügung. Markieren Sie
zuerst das gewünschte Feld und nehmen Sie dann
die Eingaben vor. Mit Hilfe der Schaltflächen der klei-
nen Symbolleiste im unteren Bereich des Dialogfelds
bewirken Sie die Anzeige von automatischen Infor-
mationen (à Tabelle 24.1). Markieren Sie vor der Wahl
einer Schaltfläche den gewünschten Teil der Kopf-/
Fußzeile im Dialogfeld Seite einrichten, in dem die
Information angezeigt werden soll.
Drucken bei anderen Office-Programmen
Symbol Wirkung
Fügt.die.aktuelle.Seitenzahl.ein .
.
Fügt.die.Gesamtzahl.der.Seiten.des.Dokuments.ein .
.
Fügt.das.aktuelle.Datum.zur.Zeit.des.Ausdrucks.ein .
.
Fügt.die.aktuelle.Uhrzeit.zur.Zeit.des.Ausdrucks.ein .
.
Fügt.den.Namen.des.Benutzers.ein .
.
Tabelle 24.1 Schaltflächen der Registerkarte Kopfzeilen/Fußzeilen
24.4.3 Drucken bei Microsoft PowerPoint
Bei Microsoft PowerPoint verfügt der Bereich Drucken
der Registerkarte Datei über die Möglichkeit, die zu dru-
ckenden Elemente auszuwählen (à Abbildung 24.21).
Alle Fragen, die mit der Verteilung einer
HINWEIS Präsentation auf elektronischem Weg zu-
sammenhängen – wie beispielsweise das Erstellen von
Videos oder das Verpacken der Präsentation –, behan-
deln wir im Zusammenhang mit der Freigabe (à Kapitel
25).
Das Layout bestimmen
Über das zweite Element unterhalb der Einstellungen
können Sie einstellen, was von der aktuellen Präsenta-
tion gedruckt werden soll. Im Bereich Drucklayout des
Katalogs haben Sie hier die Wahl zwischen Ganzseitige
Folien, Notizenseiten und Gliederung. Darunter stehen
verschiedene Formate für den Ausdruck von Handzet-
teln zur Verfügung (à Abbildung 24.22 links).
Farben
Für alle zu druckenden Elemente einer Präsentation
können Sie zwischen verschiedenen Farbeinstellungen
wählen (à Abbildung 24.22 rechts).
653
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck
Kopf- und Fußzeilen
Wenn Sie Ihre Ausdrucke mit Kopf- und/oder Fußzei-
len versehen wollen, klicken Sie auf den Link Kopf- und
Fußzeile bearbeiten unten im Bereich Drucken. Im dann
angezeigten Dialogfeld können Sie diese Eingaben ge-
trennt für die Folien einerseits und die Notizblätter
und Handzettel andererseits vornehmen ( Abbildung
 
654
Abbildung 24.21 
Der Bereich Drucken im
­Programm PowerPoint
24.23). Die Vorgehensweise ist in beiden Fällen iden-
tisch.
Bei Folien sind nur Fußzeilen möglich: Sie können ein
linksbündiges Datum, eine zentrierte Foliennummer
und einen frei wählbaren rechtsbündigen Text einge-
ben. Hinsichtlich des Datums haben Sie die Wahl, ob das
jeweils aktuelle Datum oder ein festes Datum erschei-
Abbildung 24.22 
Die Optionen für das Layout
und für die Farbeinstellungen

Abbildung 24.23 Folien können mit Kopf- und Fußzeilen verse-
hen werden.
nen soll. Außerdem können Sie dafür sorgen, dass die
Eingaben auf der Titelfolie nicht erscheinen.
Abbildung 24.24 Für Notizblätter und Handzettel sind andere
Kopf- und Fußzeilen möglich.
Bei Notizblättern und Handzetteln erscheinen Datum
und Uhrzeit rechts in der Kopfzeile (à Abbildung 24.24).
Links darin ist eine beliebige Eingabe möglich. Die Sei-
tenzahl wird rechts in die Fußzeile gesetzt.
Wenn Sie mehr Flexibilität hinsichtlich
HINWEIS der Anordnung benötigen, können Sie die
Kopf- und Fußzeilen auch über die Registerkarte Ein-
fügen auf den Folien und anderen Elementen selbst
einfügen.
Drucken bei anderen Office-Programmen
24.5 Seriendokumente
Mit Word können Sie ohne großen Aufwand eine Viel-
zahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte
Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie
benötigen dazu eine Datenquelle – beispielsweise eine
Datenbank aus einer Microsoft-Office-Anwendung oder
ein Adressbuch – und ein Hauptdokument – das heißt
ein Textgerüst, in dem die Elemente vorhanden sind, die
in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen
sollen. Beim Drucken wird dann für jeden Datensatz aus
der Datenquelle ein Exemplar des Dokuments mit den
entsprechenden Feldinhalten erstellt.
» Einige Vorbereitungen sind natürlich notwendig: Sie
müssen dem Hauptdokument die zu verwendende
Datenquelle bereitstellen und dafür gibt es mehrere
Möglichkeiten (à Abschnitt 24.5.1). Einerseits können
Sie in Word selbst eine solche Quelle erstellen, ande-
rerseits können Sie dafür auch eine bestehende Da-
tei aus Excel, Access, Outlook oder einem anderen
Programm verwenden.
» Im weiteren Vorgehen müssen Sie zunächst den Typ
des Dokuments festlegen, dann die zu verwenden-
de Datenquelle auswählen, den gewünschten Text
verfassen und die Seriendruckfelder einfügen (à Ab-
schnitt 24.5.3). Das Ergebnis sollten Sie zuerst noch
einmal am Bildschirm kontrollieren; dann können Sie
den Ausdruck vornehmen.
Zur Abwicklung solcher Aufgaben verwenden Sie die
Registerkarte Sendungen im Menüband von Word (à Ab-
bildung 24.25).
Beachten Sie den folgenden wichtigen
ACHTUNG Punkt: Wenn Sie für den Seriendruck
eine Datenquelle festlegen, wird auf Ihrem Rechner im
Standardordner ein Unterordner mit dem Namen Meine
Datenquellen angelegt, in dem die Daten für die Daten-
verbindung gespeichert werden. Diese Dateien können
Sie später auch für andere Seriendruckaufgaben ver-
wenden. Wenn Sie ein Seriendruckdokument auf einen
anderen Rechner übertragen, stehen dort die Datei für
die Datenverbindung nicht zur Verfügung.
655
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck

Abbildung 24.25 
Die Registerkarte Sendungen
im Menüband von Word

24.5.1 Vorbereitungen aus Word heraus

Abbildung 24.26 
Wir sagten es gerade: Sie müssen Wählen Sie aus, woher die
zunächst festlegen, woher Word die Daten bezogen werden sollen.
Daten erhalten soll, die in die einzel-
nen Seriendokumente eingefügt Neue Liste erstellen
werden sollen. Dies wird als Datenquelle bezeichnet.
Wenn Sie noch über keine Empfängerliste verfügen
Eine Datenquelle ist eine Datei mit Daten, die in jeder
oder wenn das aktuelle Dokument an Empfänger gesen-
Kopie eines Seriendokuments unterschiedlich sind. Sie
det werden soll, die bisher in keiner vorhandenen Liste
können sich eine Datenquelle als Tabelle vorstellen.
enthalten sind, benutzen Sie darin den Befehl Neue Lis-
Jede Spalte der Datenquelle entspricht einer Informati-
te eingeben. Das Dialogfeld Neue Adressliste wird dann
onskategorie oder einem Datenfeld, beispielsweise Vor-
angezeigt ( Abbildung 24.27). Geben Sie darin die er-
name, Nachname, Adresse und Postleitzahl. Der Name
forderlichen Daten manuell ein.
jedes Datenfelds ist in der ersten Tabellenzeile aufge-
führt und wird als Steuersatz bezeichnet. Jede nachfol-
gende Zeile enthält einen Datensatz, der über einen
vollständigen Satz zusammengehöriger Informationen
verfügt. Bei der Verwendung der Seriendruckfunktion
werden die Daten der einzelnen Empfänger in die Felder
in Ihrem Hauptdokument eingefügt. Zum Festlegen ei-
ner solchen Quelle benutzen Sie bei Word die Befehle
der Gruppe Seriendruck starten auf der Registerkarte
Sendungen.
Sie sollten in diesem Zusammenhang auch gleich be-
achten, dass Sie den Prozess der Serienbrieferstellung
auch von anderen Office-Programmen aus starten kön-
nen ( unten). Je nachdem, von welchem Programm Sie
ausgehen, sind jeweils einige unterschiedliche Vorarbei-
ten erforderlich. Abbildung 24.27  Eine neue leere Adressliste in Word. Die Feldna-
men sind bereits vorhanden.
Datenquelle bereitstellen
Für die Datenquelle können Sie unterschiedliche Grund- Markieren Sie nacheinander die einzelnen Feldspalten
lagen benutzen. In vielen Fällen wird dabei eine Daten- und geben Sie die Daten ein. Nach Abschluss einer Zeile
bankverbindungsdatei erzeugt, die die Kommunikation klicken Sie auf Neuer Eintrag und fahren mit der nächs-
zwischen Word und dem Quellprogramm ermöglicht. ten Zeile fort. Falls dann in einer dieser Zeilen ein Feld-
Zur Auswahl verwenden Sie die Liste zur Schaltfläche eintrag auftaucht, den Sie vorher schon einmal verwen-
Empfänger auswählen ( Abbildung 24.26). Hier haben det haben, können Sie diesen auch aus dem Listenfeld
Sie die Wahl zwischen mehreren Alternativen. zur jeweiligen Überschrift auswählen. Mit den weiteren

656
 Seriendokumente

Abbildung 24.28 
Die Adressleiste anpassen. Sie können
  weitere Felder hinzufügen.

Optionen in dieser Liste können Sie die Einträge bei- Adressliste speichern. Ein Speichern ist notwendig,
spielsweise auch sortieren lassen. wenn Sie mit der Liste weiterarbeiten wollen! Außerdem
ist es natürlich auch für den Fall sinnvoll, dass Sie die
Die verfügbaren Feldspalten reichen für die Mehrzahl
Liste später in einem anderen Seriendokument erneut
der Seriendokumente aus. Wenn Sie weitere Felder
verwenden wollen.
wünschen, klicken Sie auf Spalten anpassen. Links im
Dialogfeld Adressliste anpassen werden dann die be- Auf Outlook zugreifen
reits vorhandenen Feldnamen angezeigt ( Abbildung
Einfach ist auch die Übernahme von Kontakten aus Mi-
24.26 links). Für weitere Felder klicken Sie auf Hinzu-
crosoft Outlook. Dazu wählen Sie die Option Aus Out-
fügen, geben den Namen des Felds ein und bestätigen
look-Kontakten auswählen in der Liste zur Schaltfläche
( Abbildung 24.26 rechts). Sie können die Reihenfolge
Empfänger auswählen. Anschließend müssen Sie gege-
der Felder auch über die Schaltflächen Nach oben und
benenfalls ein Profil und danach einen Ordner im Pro-
Nach unten anders gestalten.
grammbereich Kontakte auswählen. Danach werden die
Nach einer abschließenden Bestätigung im Dialogfeld Daten angezeigt ( Abbildung 24.29).
Neue Adressliste erscheint automatisch das Dialogfeld

Abbildung 24.29 
Die Seriendruckempfänger aus
den Outlook-Kontakten

657
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck
Daten aus Access oder Excel verwenden
Die oben beschriebene Eingabe der Daten im Dialog-
feld Neue Adressliste kann mühselig werden. Wenn also
bereits irgendeine andere Datei mit den erforderlichen
Daten vorhanden ist, die Sie für Ihre Zwecke benötigen,
sollten Sie diese auch nutzen. Dazu wählen Sie die Opti-
on Vorhandene Liste verwenden in der Liste zur Schalt-
fläche Empfänger auswählen. Das zeigt das Dialogfeld
Datenquelle auswählen an.
»» Anfangs finden Sie hierin oft noch keine Einträge,
mit deren Hilfe Sie eine Datenbankverbindungsdatei
erzeugen können. Nach einem Klick auf Neue Quelle
wird der Datenbankverbindungs-Assistent gestartet,
über den Sie zunächst den Typ der Datenquelle fest-
legen müssen ( Abbildung 24.30).
Abbildung 24.30  Der erste Schritt des Datenverbindungs-
Assistenten
»» Wenn Sie eine Access-Datenbank oder eine Excel-Ta-
belle als Datenquelle verwenden wollen, wählen Sie
darin die Option ODBC DSN – ODBC steht für Open
Database Connectivity und ist ein Standardprotokoll,
das es Anwendungen erlaubt, zu einer Vielzahl von
externen Datenquellen wie Datenbanken oder Da-
teien eine Verbindung herzustellen. DSN hingegen
steht für Data Source Name und enthält alle Infor-
mationen, um zu einer Datenbank zu verbinden.
Der nächste Schritt zeigt dann die weiteren Verbin-
dungsmöglichkeiten zu einer ODBC-Datenquelle an.
658
»» Nach dieser Wahl öffnet sich nach einer Bestätigung
über Weiter ein Dialogfeld, in dem Sie den Typ der
gewünschten Datei auswählen müssen.
»» Wenn Sie den Microsoft-Access-Treiber verwenden,
heißt das nächste Dialogfeld Datenbank auswählen.
Bei Wahl des Excel-Treibers heißt es Arbeitsmappe
auswählen. Navigieren Sie darin zum Speicherort
und zur Datei, die die Adressdaten enthält.
»» Wenn die gewählte Datei mehr als eine möglich Da-
tenquelle enthält, müssen Sie angeben, welche ver-
wendet werden soll ( Abbildung 24.31).
Abbildung 24.31  Die Datenbankverbindungsdatei stellt die
Verbindung her.
»» Nach dem Bestätigen über OK kehren Sie zum Da-
tenbankverbindungs-Assistenten zurück. Die Daten-
bankverbindungsdatei ist bereit zum Speichern. Le-
gen Sie hier gegebenenfalls den Namen fest, unter
dem die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen
angezeigt werden soll, und bestätigen Sie über Fer-
tig stellen.
Die Datenbankverbindungsdatei wird dann im Dialog-
feld Datenquelle auswählen mit aufgelistet.
Falsche Zuordnung der Felder
Microsoft Word benutzt für die Serienbrieferstellung
Standardfeldnamen und ermittelt selbstständig, welche
Felder aus der Datenquelle den einzelnen im Programm

benutzten Standardfeldnamen zugeordnet werden sol-
len. Sollten später bei der Anzeige der Feldinhalte im
Seriendokument falsche Angaben – beispielsweise die
Angabe eines Landes statt eines Ortsnamens oder Ähn-
liches – auftreten, können Sie das in den meisten Fällen
über das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen
korrigieren, das Sie über die gleichnamige Schaltfläche
im der Gruppe Felder schreiben und einfügen der
Register­karte Sendungen öffnen ( Abbildung 24.32).
Abbildung 24.32  Felder aus der Datenquelle können anders
zugeordnet werden. Meist ist das aber nicht notwendig.
Die Bezeichnungen auf der linken Seite kennzeichnen
die von Microsoft Word verwendeten Feldnamen. Über
die rechts daneben stehenden Dropdown-Listenfelder
können Sie diesen Feldnamen die von der Datenquelle
verwendeten Feldbezeichnungen zuordnen.
24.5.2 Empfängerliste bearbeiten
Wenn Sie nicht gerade eine spezielle Liste für das ak-
tuelle Seriendokument manuell erstellt, sondern auf
eine vorhandene Liste zurückgegriffen haben, werden
Sie wahrscheinlich aus den darin enthaltenen Adressen
eine Auswahl treffen oder diese beispielsweise noch
sortieren wollen. Klicken Sie dazu auf Empfängerliste
bearbeiten in der Gruppe Seriendruck
Seriendokumente
starten. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird an-
gezeigt ( Abbildung 24.29 auf Seite 657). Hierin werden
alle Datensätze aus der vorher gewählten Datenquelle
aufgelistet, diese sind standardmäßig für den Serien-
druck aktiviert. Darin können Sie die Auswahl vorneh-
men. Die blau eingefärbten Links im unteren Bereich
des Dialogfelds erlauben beispielsweise ein Sortieren
oder Filtern der einzelnen Datensätze.
24.5.3 Vorbereitungen aus anderen
Programmen heraus
Statt von Word aus zu starten, können Sie auch von
demjenigen Programm ausgehen, das die Datenquelle
enthält – also beispielsweise Outlook oder Access.
Starten von Outlook 2010 aus
Sie können die Microsoft-Outlook-Kontakte als Daten-
quelle für eine Vielzahl von Seriendokumenten – wie
Serienbriefe, Adressetiketten oder bedruckte Briefum-
schlägen – verwenden. Mit Hilfe der zahlreichen Sortier-
und Filterfunktionen von Outlook können Sie Ihre Kon-
takte so organisieren, dass Ihr Seriendokument genau
die richtigen Ansprechpartner erreicht. Überlegen Sie
sich aber vorher, welche Strategie mit dem geringsten
Aufwand das gewünschte Ergebnis erreicht:
»» Wollen Sie nur ein einzelnes Seriendokument an
eine geringe Zahl von Kontakten senden, können
Sie diese Kontakte in einer beliebigen Ansicht durch
Mehrfachauswahl markieren und auf dieser Basis
die Seriendruckfunktion starten. Die Kontakte, die
Sie für den Seriendruck ausgewählt haben, werden
in eine temporäre Quelldatei für den Seriendruck
übertragen. Diese Datei wird nach drei Tagen wieder
gelöscht.
»» Wollen Sie für die so definierte Gruppe – über län-
gere Zeit hinweg – mehrere Seriendokumente er-
stellen, können Sie beim Erstellen des ersten Doku-
ments die Daten der Gruppe speichern und später
wieder verwenden.
»» Wenn Sie häufiger Seriendokumente an eine Gruppe
senden wollen und sich die Zahl der Mitglieder der
Gruppe durch Zu- oder Abgänge über die Zeit än-
dert, lohnt es sich, dafür eine eigene Ansicht oder
659
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
gar einen Unterordner zu erstellen. Sie könnten eine
solche Ansicht auf der Basis einer bestimmten Ka-
tegorie – beispielsweise Kunden – erstellen und die
so gefilterten Kontakte als Datenbasis für das Se-
riendokument verwenden. Sie können auch benut-
zerdefinierte Felder verwenden, beispielsweise das
Datum Ihres letzten Kontakts mit dem Kunden. Neue
Kontakte in der Kategorie Kunden werden dann au-
tomatisch in die Gruppe mit aufgenommen.
Öffnen Sie zunächst den Ordner, der die
gewünschten Kontakte enthält. Sie können
einen Seriendruck immer nur von einem
einzigen Kontakte-Ordner ausführen. Wenn
Sie das Seriendokument nur für einige der in dieser
Ansicht vorhandenen Kontakte durchführen wollen,
markieren Sie diese durch Mehrfachauswahl. Benutzen
Sie dann die Befehle der Gruppe Aktionen in der Regis-
terkarte Start.
Wählen Sie darin den Befehl Seriendruck. Bestimmen
Sie dann im Dialogfeld Kontakte zusammenführen
die zu verwendenden Kontakte, die zu verwendenden
Felder, das Dokument und den Typ des Dokuments
(à Abbildung 24.33). Sie können Ihre Einstellungen für
eine spätere Verwendung speichern.
Abbildung 24.33 Das Dialogfeld Kontakte zusammenführen. Sie
können alle oder nur vorher ausgewählte Kontakte verwenden.
660
» Wählen Sie unter der Überschrift Kontakte, wel-
che Kontakte Sie für den Druck verwenden wollen.
Möchten Sie alle Kontakte in der aktuellen Ansicht
für den Seriendruck verwenden, wählen Sie Alle
Kontakte in aktueller Ansicht. Über Nur ausgewählte
Kontakte können Sie festlegen, dass nur die vorher
markierten Elemente als Ziel für das Dokument be-
nutzt werden.
» Legen Sie fest, welche Felder für den Seriendruck
zur Verfügung stehen sollen. Mit der Option Alle
Kontaktfelder sehen Ihnen später alle Felder des
Ordners Kontakte zur Verfügung – auch die in der
aktuellen Ansicht nicht angezeigten. Über Kontakt-
felder in aktueller Ansicht ist die Auswahl später auf
diese beschränkt. Für Standardfälle ist diese Option
aber meist ausreichend – es sei denn, Sie verwen-
den eine selbst erstellte Ansicht ohne die üblichen
Adressfelder.
» Wählen Sie mit den Optionen unter der Überschrift
Dokument, ob Sie für den Seriendruck ein neues
Dokument – beispielsweise einen vollständig neuen
Brief – erstellen oder ein bereits vorhandenes benut-
zen wollen. Im zweiten Fall geben Sie Pfad und Na-
men der bestehenden Datei ein oder verwenden Sie
die Schaltfläche Durchsuchen, um diese Parameter
festzulegen.
» Wählen Sie im Listenfeld Dokument-
typ die Art der Aufgabe für den Seri-
endruck. Wollen Sie mehrere Aufga-
ben durchführen – beispielsweise einen Serienbrief
und zusätzlich Umschläge dafür erstellen, wählen
Sie zuerst eine Aufgabe und später – nach deren
Abschluss – die nächste.
» Im Feld Zusammenführung an bestim-
men Sie, welche Art von Übermittlung
des Seriendokuments Sie wünschen.
Wenn Sie die Daten der gewählten Kontakte
TIPP später für weitere Dokumente erneut ver-
wenden wollen, können Sie sie im Dialogfeld Kontakte
zusammenführen speichern, indem Sie das Kontroll-
kästchen Permanente Datei aktivieren und im Feld da-
neben Pfad und Namen für die Datei eingeben.
 Seriendokumente

Nach der Bestätigung des Dialogfelds Kontakte zusam- 24.5.4 Adressinformationen einfügen
menführen kann es einen kleinen Moment dauern, bis
Nachdem Sie über die eine oder andere Methode die
Microsoft Word geöffnet ist und die gewählten Kontakte
Datenquelle festgelegt haben, können Sie das Seriendo-
dorthin exportiert sind. In Microsoft Word wird entweder
kument erstellen. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkei-
ein leeres Dokument oder – wenn Sie es im Dialogfeld
ten zur Verfügung: Zum einen können Sie die einzelnen
Kontakte zusammenführen so festgelegt haben – auto-
Schritte – sozusagen manuell – direkt über Schaltflä-
matisch ein bereits vorhandenes Dokument geöffnet.
chen in der Registerkarte Sendungen des Menübands
Starten von Access 2010 her durchführen. Dazu benutzen Sie die Schaltfläche in der
Gruppe Felder schreiben und einfügen. Zum anderen
Öffnen Sie die Quelldatenbank und wählen Sie im Navi-
können Sie auch über den Seriendruck-Assistenten be-
gationsbereich die als Datenquelle für den Seriendruck
ziehungsweise den Aufgabenbereich Seriendruck eine
zu verwendende Tabelle oder Abfrage aus. Klicken
gewisse Unterstützung anfordern. Beide Verfahrenswei-
Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe
sen werden im Folgenden beschrieben.
Expor­tieren auf Word-Seriendruck . Der
Micro­soft-Word-Seriendruck-Assistent wird gestartet. Typ des Dokuments festlegen
»» Wählen Sie aus, ob die Verknüpfung in einem vor- Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck starten
handenen oder in einem neuen Dokument erstellt in der gleichnamigen Gruppe der Re-
werden soll, und klicken Sie dann auf OK. Wenn Sie gisterkarte Sendungen des Menübands und wählen Sie
die Verknüpfung mit einem vorhandenen Dokument in der Liste die gewünschte Option aus ( Abbildung
erstellen, suchen Sie die Datei im Dialogfeld Mi- 24.34). Für einen Serienbrief wählen Sie hier natürlich
crosoft Word-Dokument auswählen und wählen Sie die Option Briefe. Über die Befehle dieses Dialogfelds
sie aus. Klicken Sie dann auf Öffnen. können Sie später auch weitere Aufgaben mit dersel-
ben Datenquelle – beispielsweise das Bedrucken von
»» Word wird gestartet. Je nachdem, was Sie ausge-
Umschlägen nach dem Erstellen der Briefe – erledigen.
wählt haben, wird das angegebene Dokument oder
ein neues Dokument geöffnet. Sie können dann zum
Erstellen der Seriendruckelemente den rechts ange-
zeigten Aufgabenbereich benutzen oder direkt mit
den Befehlsschaltflächen des Menübands arbeiten.
»» Sie haben dann mindestens zwei Möglichkeiten, ein
Seriendruckdokument mit dem entsprechenden Zu-
behör – wie Umschläge und Etiketten – zu erstellen:
Am besten benutzen Sie den Befehl Seriendruck
starten in der gleichnamigen Gruppe und legen da- Abbildung 24.34  Legen Sie den Typ des Seriendokuments fest.
rin zunächst den Typ des Dokuments fest. Anschlie-
ßend können Sie das Dokument – beispielsweise den Adressblock
Brief – erstellen. Nachdem Sie das getan haben, kön-
Die Informationen zur Adressen des Empfängers – also
nen die bereits vorhandenen Eingaben dazu benutzt
Vorname, Nachname, Straße und Wohnort – können Sie
werden, Etiketten und/oder Umschläge dafür zu be-
als Block übernehmen. Setzen Sie dazu die Schreibmar-
drucken.
ke an die gewünschte Stelle im Dokument und klicken
Sie auf die Schaltfläche Adressblock im Be-
reich Felder schreiben und einfügen. Sie müssen dann
im Dialogfeld Adressblock einfügen die Form der Adres-
se festlegen ( Abbildung 24.35).

661
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck

Abbildung 24.35 
Den Adressblock einfügen. Rechts sehen
Sie eine Vorschau auf den Datensatz.

Abbildung 24.36 
Die Platzhalter und ein Beispiel für
  die Daten dazu im Dokument

Nach der Bestätigung erscheint im Dokument
der Ausdruck «Adresse». Wenn Sie auf die
Schaltfläche Vorschau Ergebnisse in der gleich-
namigen Gruppe im Menüband klicken, können Sie zur
Anzeige der endgültigen Daten umschalten ( Abbildung
24.36).
gen an, in dem Sie einzelne Komponenten für Adressfel-
der auswählen können. Nach dem Bestätigen wird die
Grußzeile an der aktuellen Cursorposition in das Doku-
ment eingefügt.

Grußzeile einfügen
Über die entsprechende Schaltfläche im Bereich Felder
schreiben und einfügen des Menübands definieren Sie
die zu verwendende Anrede im Dialogfeld Grußzeile
( Abbildung 24.37).
Über die drei Drop-down-Listenfelder unter Format für
Grußzeile lassen sich die Anrede, die Form des Namens
und das abschließende Satzzeichen bestimmen. Im
Drop-down-Listenfeld Grußzeile für ungültige Empfän-
gernamen legen Sie den Text für die Fälle fest, in denen
beispielsweise nur der Firmenname in der Datenbank
angegeben ist. Über die Schaltfläche Felder wählen zei- Abbildung 24.37  Im Dialogfeld geben Sie die Form der
gen Sie das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festle- Anrede an.

662
 Seriendokumente

Weitere Felder
Wenn nicht bereits erfolgt, sollten Sie nun noch den
Standardtext, der in allen Briefen gleich ist, in das Do-
kument einfügen. Wenn Sie darin weitere Felder aus
der Tabelle benötigen, setzen Sie die Schreibmarke
an die gewünschte Stelle im Text und benutzen Sie
die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen in der Grup-
pe Felder schreiben und einfügen des Menübands. Sie
müssen anschließend das gewünschte Feld auswählen
( Abbildung 24.39).
Vergessen Sie nicht, aufeinanderfolgende Platzhalter
– wie in einem normalen Text – durch Leerzeichen zu
trennen, da sie sonst ohne Zwischenraum gedruckt wer-
den ( Abbildung 24.39).

Regeln bilden
Es gibt sehr oft Sonderfälle, in denen Sie die Felder der
Datenquelle nicht nur in das Dokument einfach über-
nehmen wollen, sondern beispielsweise bestimmte Ab-
fragen an den Inhalt des Feldinhalts knüpfen wollen.
Wenn Sie beispielsweise einen Serienbrief an Perso-
nen beiderlei Geschlechts senden wollen, stellt bereits Abbildung 24.38 
die Konstruktion der Anrede – also Sehr geehrter Herr Wählen Sie das Serien-
… und Sehr geehrte Frau … – ein kleines Problem dar. druckfeld aus.
Für solche Fälle liefert Word eine Vielzahl von Möglich-
keiten, die Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche
Regeln­ in der Gruppe Felder einfügen und schreiben
anzeigen­lassen können ( Abbildung 24.40).

Abbildung 24.39 
Ein zusätzliches Feld wurde
  in einen Text integriert.

663
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck
Abbildung 24.40 
Die Liste der Alternativen
zur Bildung von Regeln
Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der sich
das Feld mit der Regel im Hauptdokument befinden soll.
Für das eben genannte Beispiel könnten Sie eine Wenn…
Dann…Sonst-Regel verwenden. Ein Klick auf diese Opti-
on zeigt ein Dialogfeld an, in dem Sie die Bedingung und
die Aktionen formulieren können ( Abbildung 24.41).
Sie benötigen dafür natürlich in der Empfängerliste ein
Feld, anhand dessen Inhalts Word entscheiden kann,
welche Aktion benutzt werden soll. Für unser Beispiel
wäre dies das in den meisten Datenquellen vorhandene
Feld Titel.
Abbildung 24.41  Eine Regel einsetzen
Oder Sie können eine Firmenadresse drucken, wenn die
Spalte Firma in der Empfängerliste die entsprechende
Information enthält. Ist die Spalte Firma für einen Emp-
fänger aber leer, wird die Privatadresse gedruckt. Ein
anderes Feld ist Datensatz zusammenführen, über das
eine fortlaufende Nummer entsprechend den Empfän-
gern in der Liste eingefügt wird.
664
Kontrolle
Nach dem Einfügen werden die Felder im Doku-
ment in Form eines Platzhalters angezeigt. Sie
können das Ergebnis kontrollieren und dann
zum Ausdruck schreiten. Wenn Sie auf die Schaltfläche
Vorschau Ergebnisse in der gleichnamigen Gruppe im
Menüband klicken, können Sie zur Anzeige der endgül-
tigen Daten umschalten. Die eingegebenen Feldnamen
werden daraufhin durch die entsprechenden Informati-
onen aus der Datenquelle ersetzt.
Fünf Schaltflächen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse
erlauben das Navigieren zwischen den angezeigten Da-
tensätzen ( Tabelle 24.2).
Symbol Bewirkt einen Sprung ...
... zum ersten Datensatz.
... zum vorherigen Datensatz.
... zum Datensatz der angegebenen Nummer.
... zum nächsten Datensatz.
... zum letzten Datensatz.
Tabelle 24.2  Die Schaltflächen zum Wechseln zwischen den
Datensätzen
Über die Schaltfläche Empfänger suchen
in der Gruppe Vorschau Ergebnisse rufen Sie ein Dialog-
feld auf, mit dessen Hilfe Sie nach bestimmten Daten-
sätzen suchen lassen können.
Ausdruck
Die Ausgabe der Seriendruckergebnisse erfolgt auf ver-
schiedene Weise: Der einfachste Weg dazu besteht in
der Wahl von Dokumente drucken in der Liste zur Schalt-
fläche Fertig stellen und zusammenführen ( Abbildung
24.42 links).
Abbildung 24.42  Die Optionen zur Ausgabe des Seriendrucks

Danach können Sie entscheiden, ob Sie den Serien-
druck für alle Datensätze, nur für den aktuellen oder für
eine bestimmte Anzahl aufeinanderfolgender Datensät-
ze durchführen möchten ( Abbildung 24.42). Ein Klick
auf OK zeigt das Dialogfeld Drucken an, über das Sie
wei­tere Parameter für den Druck einstellen können.
Dokumente erzeugen
Wenn Sie in der Liste zur Schaltfläche Fertig stellen
und zusammenführen die Option Einzelne Dokumente
bearbeiten wählen, wird ein mit Serienbriefe … benann-
tes Word-Dokument erstellt, in dem alle Exemplare des
Seriendrucks enthalten sind. Auch hier können Sie ent-
scheiden, ob Sie den Seriendruck für alle Datensätze,
nur für den aktuellen oder für eine bestimmte Anzahl
aufeinanderfolgender Datensätze durchführen möch-
ten. Die damit erzeugten Dokumente können Sie dann
nochmals prüfen – und dabei beispielsweise nicht ge-
wünschte Exemplare entfernen – und anschließend wie
ein normales Word-Dokument ausdrucken ( oben).
E-Mail
Durch Klicken auf die Schaltfläche E-Mail-Nachrichten
senden können Sie die Ergebnisse als einzelne E‑Mail-
Nachrichten versenden. Nach Wahl dieser Option
­werden die einzelnen Nachrichten an Ihr Standardpro-
Seriendokumente
Abbildung 24.43 
Über das Dialogfeld können Sie die
weiteren Einstellungen festlegen.
gramm für den Nachrichtenaustausch – beispielsweise
Microsoft Outlook – gesendet und dort meist im Ordner
Postausgang abgelegt. Sie haben dort noch die Möglich-
keit, die einzelnen Nachrichten wieder zu öffnen und bei
Bedarf zu editieren. Voraussetzung für das Funktionie-
ren ist, dass Word ein Feld findet, das eine E-Mail-Ad-
resse des Empfängers beinhaltet. Das ist beispielsweise
meist automatisch garantiert, wenn Sie eine Verbin-
dungsdatei zu den Kontakten von Outlook verwenden.
Auch hier können Sie bestimmen, welche Datensätze
gesendet werden sollen ( Abbildung 24.44). In dem
automatisch angezeigten Dialogfeld Seriendruck an E-
Mail können Sie ferner einen Text für die Zeile Betreff
eingeben und das zu verwendende Format bestimmen.
Abbildung 24.44 
Seriendruck kann
auch als E-Mail vor­
genommen werden.
665
Kapitel 24  •  Druck und Seriendruck
Fehlerbehandlung
Fehler im Seriendruck haben meist die Vergeudung grö-
ßerer Mengen von Papier oder aber die Notwendigkeit
zum Nachdrucken einzelner Exemplare zur Folge. Durch
einen Klick auf die Schaltfläche Automatische Fehler-
prüfung in der Gruppe Vorschau Ergebnisse können Sie
zumindest einen Teil der möglichen Fehlerquellen vom
Programm auffangen lassen. Legen Sie im Dialogfeld
Fehlerbehandlung fest, welche Art von Prüfung durch-
geführt werden soll ( Abbildung 24.45).
Abbildung 24.45  für Office 2010.
Sie sollten das Seriendokument
auf Fehler prüfen.
24.5.5 Über den Assistenten
Alternativ können Sie dieselben Aufgaben über den Se-
riendruck-Assistenten durchführen. Wählen Sie hierzu
Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisun-
gen in der Liste zur Schaltfläche Seriendruck starten.
Daraufhin wird der Aufgabenbereich Seriendruck ange-
zeigt, in dem Sie in sechs Schritten durch den gesamten
Prozess des Seriendrucks geleitet werden. Wechseln Sie
nach Abschluss der Arbeit an einem Schritt über den
Link Weiter ganz unten im Aufgabenbereich zum nächs-
ten Schritt.
In diesem Aufgabenbereich können Sie das eigentliche
Druckdokument und die zu verwendende Datenquelle
definieren oder abändern und die Daten von Druckdo-
kument und Datenquelle zusammenführen.
»» Wählen Sie im ersten Schritt, was Sie tun wollen. Sie
können Briefe, E-Mail-Nachrichten, Etiketten, Um-
schläge oder ein Verzeichnis erstellen.
»» Im nächsten Schritt können Sie entweder das aktu-
elle Dokument verwenden, ein neues Dokument er-
stellen oder ein vorhandenes Dokument öffnen.
666
»» Im dritten Schritt müssen Sie angeben, welche Da-
tenbank als Quelle für die Daten verwendet werden
soll. Mit Vorhandene Liste verwenden können Sie im
Dialogfeld Datenquelle auswählen eine vorhandene
Datenliste bestimmen. Mit Neue Liste eingeben er-
stellen Sie anschließend »manuell« die betreffende
Empfängerliste. Sie können aber natürlich auch die
in Ihrer Outlook-Kontaktliste gespeicherten Daten
verwenden.
»» Anschließend können Sie im vierten Schritt den
Brief schreiben. Die Links Adressblock, Grußzeile,
Elektronisches Porto und Weitere Elemente erlauben
das Einfügen der entsprechenden Elemente in das
Dokument. Die Funktion Elektronisches Porto hat
übrigens bereits bei den Vorgängerversionen nicht
funktioniert und das gilt – zumindest bisher – auch
»» Im fünften Schritt des Seriendruck-Assistenten wer-
den die für den Seriendruck ausgewählten Datensät-
ze im Dokument angezeigt. Mithilfe der Navigations-
schaltflächen mit den doppelten Pfeilspitzen können
Sie zwischen den Datensätzen wechseln. Empfänger
suchen erlaubt es, den Brief für einen bestimmten
Empfänger anzeigen zu lassen. Über die Schaltflä-
che Empfänger ausschließen können Sie verhindern,
dass später ein Brief für den aktuell angezeigten
Empfänger ausgedruckt wird. Mit Empfängerliste
bearbeiten können Sie die gewünschten Empfänger
im Dialogfeld Seriendruckempfänger auswählen.
»» Im letzten Schritt können Sie entweder das Ergebnis
Drucken oder Individuelle Briefe bearbeiten.
24.5.6 Briefumschläge und Etiketten
Sie können auch Briefumschläge oder Eti-
ketten für Ihre Serienbriefe ausdrucken
lassen. In der Praxis werden Sie meist
Briefe und Umschläge oder Etiketten mit
derselben Datenbasis drucken wollen. Es empfiehlt sich
deshalb, zunächst den Serienbrief zu erstellen und dann
die gewünschten Zusatzdokumente über die Befehle in
der Gruppe Erstellen der Registerkarte Sendungen aus-
zuwählen.

Umschläge
Wenn Sie nicht bereits ein vorhandenes Um-
schlagdokument geöffnet haben, müssen Sie es
zuerst anlegen. Nach dem Wählen von Umschlä-
ge in der Liste zu Erstellen wird das Dialogfeld Umschlä-
ge und Etiketten geöffnet ( oben). Hatten Sie im Seri-
enbrief selbst bereits zumindest einen Adressblock
eingegeben, wird auch schon eine Adresse darin ange-
zeigt. Beachten Sie darin wieder die Anzeigen in den
Feldern Vorschau und Einzug. In Letzterem wird die
Richtung angezeigt, in der Sie die Umschläge in den
Drucker einführen müssen.
Seriendokumente
Etiketten
Wenn Sie statt Umschlägen Etiketten verwen-
den wollen, wählen Sie in der Gruppe Erstel-
len die Option Beschriftungen. Auch dabei
wird das Dialogfeld Umschläge und Etiketten geöffnet,
diesmal ist die Registerkarte Etiketten aktiviert. Hatten
Sie im Serienbrief selbst bereits wenigstens einen Ad-
ressblock eingegeben, wird schon eine Adresse darin
angezeigt.
Hier empfiehlt es sich wieder, auf die Schaltfläche Opti-
onen zu klicken und damit das Dialogfeld Etiketten ein-
richten anzuzeigen ( oben). Darin müssen Sie das zu
verwendende Etikettenformat festlegen. Wenn Sie un-
ter diesen Einträgen nicht das Format der gewünschten
Etiketten finden, können Sie es über die Schaltfläche
Neues Etikett selbst einstellen.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben. Den Ausdruck nehmen
Sie dann wie oben beschrieben vor.
667
Kapitel 25
Teamarbeit und Freigabe
Unter dem Begriff Freigabe wird – jedenfalls bei Mi-
crosoft Office – alles verstanden, was irgendwie mit
der Verteilung von Dokumenten in elektronischer Form
zusammenhängt. Dazu gehören sowohl einfache Dinge
wie das Versenden eines Dokuments über das Internet
als auch das Speichern an einem Ort, zu dem auch an-
dere Benutzer Zugriff haben – beispielsweise im priva-
ten Netzwerk oder im Internet. Wenn Sie ein Dokument
nicht in gedruckter Form verbreiten, sondern als Datei
anderen Personen zukommen lassen möchten, kommen
zusätzliche Aspekte in Spiel. Diese betreffen beispiels-
weise sowohl die Sicherheit als auch andere Dinge. In
diesem Kapitel wollen wir diese Dinge zusammenfas-
send ansprechen.
»» Zunächst wollen wir auf einige wichtige Punkte ein-
gehen, die Sie durchführen sollten oder zumindest
könnten, bevor Sie eine elektronische Kopie eines
Office-Dokuments anderen Personen zukommen
lassen ( Abschnitt 25.1). Dazu gehört beispielsweise
das Prüfen des Dokuments auf unerwünschte Daten
oder das Festlegen der Bereiche, die der Empfänger
bearbeiten darf.
»» Dann wollen wir auf die einzelnen Methoden zur Frei-
gabe eingehen ( Abschnitt 25.2). Viele davon kön-
nen bei allen Office-2010-Programmen auf dieselbe
Weise eingesetzt werden, andere nicht. Die gemein-
668
sam nutzbaren Elemente wollen wir Ihnen zunächst
anhand von Word vorstellen.
»» Anschließend werden wir aber noch jene Dinge an-
sprechen, bei denen sich die einzelnen Programme
unterscheiden ( Abschnitt 25.3). Sie finden einige
Besonderheiten der Programme Excel, Access,
Power­Point und Publisher.
25.1 Die Freigabe vorbereiten
Bevor Sie ein Dokument freigeben, können bzw. sollten
Sie einige Vorbereitungen treffen. Einen guten Einstieg
in die Themenkreise zu dieser Vorbereitung finden Sie
in den Optionen im Bereich Informationen der Regis-
terkarte Datei ( Abbildung 25.1). Wichtig sind darin die
Befehle zu den Schaltflächen Dokument schützen und
Auf Probleme überprüfen. Diese Optionen finden Sie bei
mehreren Office-2010-Programmen.
25.1.1 Die Problemprüfung
Beginnen wir mit dem Abschnitt Auf Probleme überprü-
fen. Unter den Befehlen zu dieser Schaltfläche finden
Sie drei unterschiedliche Werkzeuge:
»» Sie können mit Dokument prüfen die Eigenschaften
des Dokuments auf unerwünschte persönliche Infor-
mationen prüfen.
»» Über Barrierefreiheit überprüfen lässt sich fest-
stellen, welche Inhalte von behinderten Personen
schwer zu lesen sind.

»» Mit Kompatibilität prüfen ermitteln Sie die Kompa-
tibilität des Dokuments hinsichtlich der Möglichkeit
der Weiterverarbeitung mit älteren Versionen des
jeweiligen Programms.
Dokument prüfen
Ein Dokument kann ausgeblendete Daten oder persön-
liche Informationen enthalten, die im Dokument selbst
oder in den Dokumenteigenschaften gespeichert sein
könnten. Da diese Informationen Details über Sie oder
Ihr Unternehmen preisgeben können, die Sie nicht
öffent­lich bekannt machen möchten, sollten Sie diese
unter Umständen entfernen, bevor Sie das Dokument
für andere Personen freigeben.
Mit dem früher als Dokumentinspektor bezeichneten
Werkzeug können Sie solche Daten in Dokumenten
suchen und entfernen lassen. Durchsucht wird bei-
spielsweise nach Kommentaren, Überarbeitungsmar-
kierungen aus nachverfolgten Änderungen, Freihand­
Die Freigabe vorbereiten
Abbildung 25.1 
Der Bereich Informationen
der Registerkarte Datei –
hier bei Word
anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche
Informationen, Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzei-
chen sowie nach ausgeblendetem Text. Nicht erkannt
werden – natürlich – Dinge wie weißer Text auf weißem
Grund.
Gehen Sie zur Prüfung und zum Entfernen in den fol-
genden Schritten vor:
»» Öffnen Sie das gewünschte Dokument und speichern
Sie eine Kopie davon unter einem anderen Namen
oder einem anderen Speicherort. Sie sollten die Prü-
fung auf eine Kopie des Dokuments anwenden, da es
nicht immer möglich ist, die vom Dokumentinspek-
tor entfernten Daten wiederherzustellen.
»» Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie
darin den Bereich Informationen. Klicken Sie auf die
Schaltfläche Auf Probleme überprüfen und wählen
Sie Dokument prüfen. Das Dialogfeld Dokumentprü-
fung wird angezeigt ( Abbildung 25.2).
669
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Abbildung 25.2 Die Dokumentprüfung liefert mehrere Optionen.
» Aktivieren Sie die betreffenden Kontrollkästchen,
um festzulegen, welche Inhalte geprüft werden sol-
len, und klicken Sie dann auf Prüfen.
» Überprüfen Sie die Ergebnisse im zweiten Schritt des
Dialogfelds Dokumentprüfung (à Abbildung 25.3).
Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die
Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem
Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.
Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus Ih-
ACHTUNG rem Dokument entfernen, können Sie
diesen eventuell nicht mehr durch Klicken auf Rückgän-
gig wiederherstellen. Deswegen empfehlen wir Ihnen
dringend, diese Arbeit nur mit einer Kopie des Doku-
ments durchzuführen.
Barrierefreiheit
Mit Barrierefreiheit ist die Tatsache gemeint, dass be-
hinderte Personen mit dem Dokument ohne Schwierig-
keiten arbeiten können. Gefundene Problemstellen wer-
den als Fehler, Warnung oder Tipp klassifiziert.
» Fehler werden für Inhalte gemeldet, die eine Datei
für Menschen mit Behinderungen sehr schwer ver-
ständlich oder sogar unverständlich machen.
670
Abbildung 25.3 Ein Beispiel für das Ergebnis der Prüfung.
Sie können jetzt nicht gewünschte Elemente entfernen.
» Warnungen werden meistens für Inhalte gemeldet,
die eine Datei für Menschen mit Behinderungen
schwer verständlich machen.
» Tipps werden zu Inhalten abgegeben, die für Men-
schen mit Behinderungen zwar verständlich sind,
aber durch eine geänderte Struktur oder Darstel-
lung noch barrierefreier gestaltet werden könnten.
Nach einer Prüfung wird rechts auf dem Bildschirm ein
Aufgabenbereich eingeblendet, der Sie darüber infor-
miert, warum der Inhalt möglicherweise nicht barriere-
frei ist. Wenn Sie ein Problem auswählen, werden Anlei-
tungen zur Problembehebung angezeigt.
Kompatibilität mit Vorgängerversionen
Falls die Personen, denen Sie eine elektronische Ko-
pie des Dokument zukommen lassen wollen, mit einer
früheren Version des jeweiligen Office-Programms ar-
beiten, sollten Sie für die Freigabe ein Format verwen-
den, das von den Programmen dieser Personen gelesen
werden kann (à unten). Bei einem solchen Wechsel des
Dateiformats kann es passieren, dass einige Elemente
aus dem Dokument entfernt werden. Es empfiehlt sich
daher, das Dokument vorher zu prüfen.

Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie darin
den Bereich Informationen. Klicken Sie auf die Schaltflä-
che Auf Probleme überprüfen und wählen Sie Kompati-
bilität überprüfen. Im Dialogfeld werden gegebenenfalls
die Kompatibilitätsprobleme angezeigt (à Abbildung
25.4).
Abbildung 25.4 Ein Beispiel für Kompatibilitätsprobleme
bei Word
Die Freigabe vorbereiten
Sie können dann davon ausgehen, dass die angezeigten
Elemente beim Wechsel des Dateiformats nicht umge-
wandelt werden können. Prüfen Sie Ihr Dokument be-
züglich der Frage, ob ein Entfernen dieser Elemente die
Aussage beeinflusst.
Sie können die Notwendigkeit dieser Prüfung
TIPP vermeiden, indem Sie eine neue Datei erstel-
len und diese direkt in einem geeigneten Format –bei-
spielsweise im Format Word 97-2003 – speichern. Ihre
Programmversion verfügt dann nur noch über Befehle
bzw. Elemente, die mit diesem Format kompatibel sind.
Beispielweise können alle Elemente, die mit dem Design
zusammenhängen, nicht mehr genutzt werden.
25.1.2 Schutzfunktionen
Der zweite interessante Abschnitt im Bereich Informati-
onen der Registerkarte Datei betrifft die Schutzfunkti-
onen für das Dokument (à Abbildung 25.5). Sie können
darüber beispielsweise das Dokument verschlüsseln
und die Berechtigungen zur Bearbeitung einschränken.
Abbildung 25.5
Die Befehle zum
Schützen bei Word
(links) und bei
Excel (rechts)
671
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Dokument verschlüsseln
Durch Verschlüsseln können Sie sicherstellen, dass kein
Unbefugter das Dokument öffnen kann. Dazu müssen
Sie mit einem Kennwort arbeiten, das Sie den Personen
zukommen lassen müssen, die zum Öffnen berechtigt
sind. Öffnen Sie die Liste der Befehle zur Schaltfläche …
schützen und wählen Sie Dokument verschlüsseln. Das
gleichnamige Dialogfeld wird angezeigt (à Abbildung
25.6 links). Darin müssen Sie ein Kennwort eingeben.
Nach einem Klick auf OK müssen Sie das Kennwort wie-
derholen. Zum Öffnen muss das Kennwort erneut ein-
gegeben werden (à Abbildung 25.6 rechts).
Lesen Sie auch die Hinweise im Dialog-
ACHTUNG feld Dokument verschlüsseln! Denken Sie
daran, dass auch Sie das Kennwort wieder eingeben
müssen, um an dem Dokument weiterarbeiten zu kön-
nen.
Um einen Kennwortschutz später wieder zu entfernen,
öffnen Sie das Dokument – dazu müssen Sie erneut das
Kennwort benutzen – und wählen Sie nochmals den Be-
fehl Mit Kennwort verschlüsseln. Entfernen Sie dann in
den beiden Dialogfeldern das Kennwort und speichern
Sie das Dokument.
Digitale Signatur hinzufügen
Ein Dokument kann aus denselben Gründen digital sig-
niert werden, aus denen Sie auch ein Papierdokument
unterzeichnen. Eine digitale Signatur wird zum Authen-
tifizieren verwendet. Sie können damit sicherstellen,
dass die signierende Person tatsächlich jene ist, die
sie zu sein vorgibt, und dass der Inhalt des Dokuments
seit dem digitalen Signieren nicht geändert oder mani-
672
Abbildung 25.6
Ein Dokument verschlüsseln
und danach öffnen
puliert wurde. Empfänger des Dokuments können über
eine Anzeige in der Statusleiste am unteren Bildschirm-
rand feststellen, dass das Dokument digital signiert wur-
de.
» Wenn Sie damit arbeiten wollen, öffnen Sie die Liste
der Befehle zur Schaltfläche Dokument schützen Σ
bzw. Arbeitsmappe schützen oder ähnlich – und wäh-
len Sie Digitale Signatur hinzufügen. Standardmäßig
wird zunächst ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie
über den Sinn der Aktion aufgeklärt werden. Wenn
Sie darin auf die Schaltfläche Signaturdienste von
Office Marketplace klicken, werden Sie mit einer Sei-
te im Internet verbunden, über die Sie einen Vertrag
mit einem Signaturdienst – beispielsweise VeriSign
– eingehen können.
» Wenn Sie stattdessen auf OK klicken und noch über
keinen entsprechenden Vertrag verfügen, können
Sie zumindest die Funktion des Signierens auspro-
bieren. In diesem Fall ist die Signatur aber nicht
rechtlich verbindlich. Das Dialogfeld Signieren wird
angezeigt (à Abbildung 25.7). Optional können Sie
im Textfeld den Zweck der Signierung eingeben.
Abbildung 25.7 Signieren

»» Wenn Sie über mehrere Zertifikate auf dem Rechner
verfügen, können Sie nach einem Klick auf Ändern
das zu verwendende auswählen. Haben Sie nur ein
Zertifikat auf dem Rechner installiert, wird nur eine
Bestätigung dafür angezeigt ( Abbildung 25.8).
Abbildung 25.8  Ein Zertifikat auswählen
»» Klicken Sie dann im Dialogfeld Signieren auf Signie-
ren. Sie erhalten eine Bestätigung. Außerdem wird
rechts im Fenster der Arbeitsbereich Signaturen
angezeigt. Nachdem ein Dokument digital signiert
wurde, ist es schreibgeschützt, um Änderungen am
Inhalt des Dokuments zu verhindern.
 
Die Freigabe vorbereiten
Unten in der Statusleiste wird ein Signatursymbol an-
gezeigt. Daran kann ein Empfänger erkennen, dass das
Dokument signiert wurde. Er kann auch den Arbeits­
bereich Signaturen anzeigen lassen.
Als abgeschlossen kennzeichnen
Bevor Sie eine endgültige Version eines Dokuments
für andere Personen freigeben, können Sie den Be-
fehl Als abgeschlossen kennzeichnen verwenden, um
den Schreibschutz für das Dokument zu aktivieren und
anderen mitzuteilen, dass Sie eine endgültige Versi-
on des Dokuments freigeben. Wenn ein Dokument als
abgeschlossen gekennzeichnet ist, sind Eingaben, Be-
arbeitungsbefehle und Überarbeitungsmarkierungen
deaktiviert und Leser können das Dokument nicht unbe-
absichtigt ändern. Der Befehl Als abgeschlossen kenn-
zeichnen ist aber keine Sicherheitsfunktion. Dokumen-
te, die als abgeschlossen gekennzeichnet sind, können
von jedem bearbeitet werden, indem Als abgeschlossen
kennzeichnen deaktiviert wird.
Bearbeitungseinschränkungen
Über die Option Bearbeitung einschränken in der Liste
der Befehle zu Dokument schützen können Sie festle-
gen, ob und welche Einschränkungen für die Bearbei-
tung gelten sollen. Die Wahl dieses Befehls zeigt rechts
im Programmfenster den Aufgabenbereich Formatie-
rung und Bearbeitung einschränken an (à Abbildung
25.9 links).
Abbildung 25.9 
Das Bearbeiten des Dokuments
kann eingeschränkt werden.
673
Kapitel 25  •  Teamarbeit und Freigabe

»» Wenn Sie Einschränkungen wünschen, aktivieren

Sie zunächst das Kontrollkästchen unterhalb von
Bearbeitungseinschränkungen und legen Sie dann
im zugehörigen Drop-down-Listenfeld fest, was ein
Bearbeiter am Dokument tun darf. Bei Word können
Sie beispielsweise alternativ Überarbeitungen, Kom-
mentare oder das Ausfüllen von Formularen zulas-
sen oder alle Änderungen verbieten.
»» Zu den so festgelegten generellen Einschränkungen
können Sie auch Ausnahmen definieren, die es allen
oder bestimmten Bearbeitern erlauben, bestimmte
Bereiche im Dokument uneingeschränkt zu bearbei-
ten. Aktivieren Sie dann im Aufgabenbereich entwe-
der das Kontrollkästchen Jeder oder legen Sie über
Weitere Benutzer die Personen fest, die diese Be-
reiche bearbeiten dürfen (à Abbildung 25.9 rechts).
Aktivieren Sie anschließend die betreffenden Kont-
rollkästchen.
»» Wenn Sie die Möglichkeiten zum Formatieren be- Abbildung 25.10  Im Aufgabenbereich Dokument schützen
schränken wollen, aktivieren Sie das Kontrollkäst- schränken Sie auch die Formatierungsmöglichkeiten ein.
chen unterhalb von Formatierungseinschränkungen
und klicken Sie anschließend auf Einstellungen. Im
daraufhin angezeigten Dialogfeld werden die For- Berechtigung nach Personen einschränken
matvorlagen zum Dokument aufgelistet (à Abbil- Sicherheitssensitive Informationen werden im Allge-
dung 25.10). Standardmäßig sind zunächst alle For- meinen durch Einschränken des Zugangs zu den Datei-
matvorlagen zugelassen; das erkennen Sie an den en geschützt. Ist einem Benutzer der Zugang zu einem
aktivierten Kontrollkästchen vor den Vorlagenbe- Dokument gestattet, besteht keine Beschränkung, die
zeichnungen. Direkte Formatierungen im Text sind ihm beispielsweise anschließend verbieten könnte, das
dann generell nicht möglich, es können nur diese Dokument an andere Personen weiterzuleiten. Die Pro-
Vorlagen durch einen Bearbeiter eingesetzt werden, gramme der Microsoft-Office-Familie verfügen mit dem
die aber auch nicht verändert werden können. Durch Information Rights Management (IRM) genannten Werk-
einen Klick auf Empfohlenes Minimum schalten Sie zeug über eine Möglichkeit, diese Weitergabe zumindest
die Markierung für die Vorlagen ab, die nicht durch einzuschränken. Der Autor eines Dokuments kann ange-
den zusätzlichen Hinweis (empfohlen) gekennzeich- ben, ob ein Benutzer das Dokument lesen oder ändern
net sind. darf und kann auch eine zeitliche Beschränkung für
den Zugriff setzen. So können Sie beispielsweise einem
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt
Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, ein Dokument zu
anwenden im Aufgabenbereich schalten Sie den Schutz
drucken, ohne es jedoch bearbeiten zu dürfen, oder Sie
ein. Sie können den Schutz aber jederzeit wieder über
beschränken den Zugriff auf fünf Tage. Die Einschrän-
die entsprechende Schaltfläche im Aufgabenbereich
kung der Rechte kann auch schnell wieder abgeschal-
Formatierung und Bearbeitung einschränken abschal-
tet werden. Theoretisch schaffen Sie durch Verwenden
ten.
dieses Dienstes eine Sicherheitslücke in Ihrem System.
Microsoft versichert jedoch, dass dabei Ihre Dokumente
selbst nicht an Microsoft weitergeleitet werden.

674
 Die Freigabe vorbereiten

Bevor Sie Information Rights Management benutzen diese jeweils durch ein Semikolon voneinander ab. Nach
können, müssen Sie zunächst einige Voraussetzungen einem Klick auf Lesen oder Ändern können Sie die Ad-
schaffen: ressen auch aus dem aktuell eingestellten Adressbuch
auswählen. Gruppennamen können ebenfalls verwen-
»» Dazu wählen Sie in der Liste zur Schaltfläche Doku-
det werden.
ment schützen den Befehl Berechtigung nach Perso-
nen einschränken und dann zunächst Anmeldeinfor-
mationen verwalten. Lesen Sie den Text im Fenster
Dienstanmeldung durch, aktivieren Sie unten die
Option für die Anmeldung und klicken Sie auf Weiter.
»» Geben Sie dann an, ob Sie bereits im Besitz einer
Windows Live ID sind. Wenn Sie noch über keine
verfügen, können Sie an dieser Stelle eine anlegen.
Klicken Sie dann wieder auf Weiter.
»» Melden Sie sich anschließend bei Windows Live an.
Geben Sie dazu Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Kenn-
wort ein und klicken Sie auf Weiter.
»» Sie erhalten daraufhin eine E-Mail. Öffnen Sie diese
und folgen Sie den darin enthaltenen Anweisungen.
Dabei geht es nur darum, Ihre E-Mail-Adresse zu be-
stätigen. Damit wird das nicht autorisierte Erstellen
von Konten verhindert.
»» Kehren Sie dann zum Anmeldeassistenten für die
Rechteverwaltung zurück und klicken Sie auf Weiter.
Nun müssen Sie noch angeben, ob Sie einen priva- Abbildung 25.11  Zwei Typen von Grundrechten können vergeben
werden.
ten oder einen öffentlichen Computer verwenden,
und den Vertragsbedingungen zustimmen.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weitere Optio-
»» Nachdem Sie auf Ich stimme zu geklickt haben, wird nen im Dialogfeld Berechtigung öffnet sich ein weiteres
Ihr Rechner für die Verwendung dieses Dienstes Dialog­feld, in dem Sie zusätzliche Berechtigungen for-
konfiguriert. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die mulieren können (à Abbildung 25.12).
Einrichtung abzuschließen.
»» In der Liste im oberen Bereich werden die Personen
Nachdem die eben genannten Voraussetzungen ge- beziehungsweise deren E-Mail-Adressen aufgelistet,
schaffen sind, können Sie für ein Dokument eine Zu- für die Sie Lese-/Änderungsberechtigungen verge-
griffsbeschränkung für bestimmte Personen, die auf ben haben. Auch Sie selbst gehören mit der Zugriffs-
den Inhalt zugreifen, erstellen. Dazu wählen Sie in der ebene Vollzugriff dazu. Weitere Personen können
Liste zu Dokument schützen den Befehl Berechtigung Sie nach einem Klick auf Hinzufügen angeben; zum
nach Personen einschränken und dann Eingeschränk- Löschen eines Benutzereintrags markieren Sie die
ter Zugriff. Das Dialogfeld Berechtigung wird angezeigt entsprechende Zeile und klicken dann auf Entfernen.
(à Abbildung 25.11). Aktivieren Sie zunächst die Option
»» Unter Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer kön-
Berechtigung für diese(s) Dokument einschränken und
nen Sie die vorher angegebenen Rechte modifizie-
geben Sie anschließend in den Feldern Lesen und Än-
ren: Sie können beispielsweise ein zeitliches Limit
dern die E-Mail-Adressen der Personen an, denen Sie die
für die Berechtigungen setzen oder das Drucken des
entsprechenden Rechte erteilen möchten. Sie können
Dokuments zulassen.
in jedes Feld mehrere Adressen eingeben; trennen Sie

675
Kapitel 25  •  Teamarbeit und Freigabe
Abbildung 25.12  Über dieses Dialogfeld können Sie die vergebe-
nen Berechtigungen weiter spezifizieren und verwalten.
»» Im Textfeld zu Benutzer kann hier weitere Berechti-
gungen anfordern wird standardmäßig automatisch
Ihre E-Mail-Adresse als Verweisadresse angezeigt;
diese Angabe können Sie jedoch beliebig ändern.
Klicken Sie abschließend auf OK, speichern Sie das
Dokument und leiten Sie es dann an die betreffenden
Personen weiter. Benutzer, die Inhalte mit Zugriffsbe-
schränkung erhalten, können – nachdem sie ein Nut-
zungszertifikat von einem Lizenzierungsserver herun-
tergeladen haben – das Dokument genauso öffnen, wie
sie Inhalte ohne Zugriffsbeschränkung öffnen würden.
Wenn auf dem jeweiligen Computer Office 2003 oder
höher nicht installiert ist, kann auch ein Programm her-
untergeladen werden, mit dessen Hilfe diese Inhalte im
Webbrowser angezeigt werden können.
676
25.2 Allgemeine Funktionen zum
Freigeben
Nachdem die Vorarbeiten erledigt sind, können wir uns
jetzt mit den unterschiedlichen Möglichkeiten beschäf-
tigen, ein Office-Dokument freizugeben. Sie finden die-
se im Bereich Speichern und Senden der Registerkarte
Datei (à Abbildung 25.13). Je nach Office-Programm bie-
ten sich Ihnen hier teilweise unterschiedliche Alternati-
ven, einige davon können aber bei allen Programmen
der Familie verwendet werden. Wir wollen uns zunächst
den Funktionen zuwenden, die für mehrere oder alle
Programme gültig sind.
25.2.1 Dokumente per E-Mail versenden
Die vielleicht einfachste Form der Freigabe besteht da-
rin, das Dokument per E-Mail an andere Personen zu
versenden. Dazu stehen Ihnen mehrere Optionen zur
Verfügung: Sie können das Dokument selbst als Anhang
zu einer Nachricht versenden, nur einen Hyperlink ver-
schicken, eine PDF-Kopie als Anhang versenden oder
einen Internetfaxdienst benutzen.
Eine Kopie über E-Mail senden
Wenn Sie über einen Intranet- oder Internet-
zugang verfügen, können Sie Ihr Word-Do-
kument anderen Benutzern hierüber zur
Verfügung stellen. Dazu müssen Sie das Do-
kument zunächst speichern. Öffnen Sie dann die Regis-
terkarte Datei, wählen Sie den Bereich Speichern und
Senden und darin den Abschnitt Per E-Mail senden. Kli-
cken Sie rechts auf Als Anlage senden. Daraufhin öffnet
sich Ihr Standardprogramm für den Nachrichtenaus-
tausch – beispielsweise Microsoft Outlook – und darin
das Formular für eine neue Nachricht. Der Name des
aktiven Dokuments wird dabei automatisch in der Be-
treff-Zeile angezeigt. Sie können diesen Eintrag bei Be-
darf editieren. Außerdem wird das vorher gespeicherte
Dokument als Anlage eingefügt.
»» Geben Sie in den Feldern im oberen Bereich des For-
mulars die Adresse(n) des oder der Empfänger(s) ein.
Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an
den/die die Nachricht geschickt werden soll. Cc steht
für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit

dem oder den hier eingetragenen Empfänger(n) eine
Kopie der E-Mail zukommen.
» Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Sen-
den, um die Mail auf den Weg zu bringen.
Je nach gewählten Sendeeinstellungen
ACHTUNG befinden sich Ihre E-Mails nach dem Ab-
schicken gegebenenfalls erst in der Ablage des Postaus-
gangs. Wechseln Sie in diesem Fall dorthin und senden
Sie dann die Mails an den/die Empfänger.
Als PDF oder XPS senden
Wenn Sie dem Empfänger keine
Kopie des Originaldokuments zu-
kommen lassen möchten, son-
dern ihm lediglich die Möglich-
keit geben wollen, den Inhalt zu lesen, sollten Sie ihm
Allgemeine Funktionen zum Freigeben
Abbildung 25.13
Der Bereich Speichern
und Senden bei Word
eine PDF- oder XPS-Datei übermitteln. Öffnen Sie in
diesem Fall die Registerkarte Datei, wählen Sie den Be-
reich Speichern und Senden und darin den Abschnitt
Per E-Mail senden. Klicken Sie rechts auf Als PDF sen-
den oder auf Als XPS senden. Daraufhin wird zunächst
eine PDF- bzw. XPS-Datei des Dokuments erstellt und
diese dann als Anlage in eine noch zu vervollständigen-
de Nachricht eingefügt. Benutzen Sie dabei die Option,
die der Empfänger anzeigen kann. Was der Empfänger
an einem solchen Dokument noch ändern kann, ist ab-
hängig von der Softwareausstattung seines Rechners.
Wie beim Senden des Dokuments selbst wird Ihr Stan-
dardprogramm für den Nachrichtenaustausch – bei-
spielsweise Microsoft Outlook – geöffnet und darin das
Formular für eine neue Nachricht angezeigt. Der Name
der erzeugten Datei wird dabei automatisch in der Be-
treff-Zeile eingefügt. Vervollständigen Sie die Nachricht
und versenden Sie sie an den Empfänger.
677
Kapitel 25  •  Teamarbeit und Freigabe
Einen Link senden
Die Option Einen Link senden benutzen Sie
dann, wenn Sie andere Personen darauf hin-
weisen wollen, dass Sie ein Dokument an
einem freigegebenen Speicherort abgelegt
haben. Dazu können Sie beispielsweise die gleich an-
schließend angesprochene Option Im Web speichern
benutzen. Das Dokument, auf das sich der Link bezie-
hen soll, muss vor dem Senden vom freigegebenen
Speicherort aus geöffnet werden.
Das Ergebnis ist, dass Ihr Standardprogramm für den
Nachrichtenaustausch und darin das Formular für eine
neue Nachricht geöffnet wird. Im Textbereich der Nach-
richt befindet sich ein Hyperlink zum Speicherort des
Dokuments. Es empfiehlt sich natürlich, noch etwas Text
hinzuzufügen, um dem Empfänger den Sinn des Links
zu vermitteln. Geben Sie die restlichen Bestandteile für
die Nachricht ein und bringen Sie sie auf den Weg.
25.2.2 Im Web speichern
Mit den Office Web Apps werden die Funktionen von
Office 2010 in abgespeckter Form als Webanwendung
678
zur Verfügung gestellt. Über den Abschnitt Im Web spei-
chern im Bereich Speichern und Senden können Sie ein
Dokument im Web speichern und haben so von jedem
internetfähigen Computer die Möglichkeit des Zugriffs
darauf ( Abbildung 25.14). Die Möglichkeiten dazu ha-
ben Sie bei den Programmen Word, Excel und Power-
Point.
Ihre Dokumente werden in Office Web Apps praktisch
genau wie in dem Programm angezeigt, in dem Sie es er-
stellt haben. Sie können damit von überall aus arbeiten
und brauchen lediglich einen Browser für den Zugriff auf
Ihre Dokumente. Außerdem können auch andere Perso-
nen unabhängig von der von ihnen verwendeten Office-
Version gemeinsam mit Ihnen Änderungen an den Do-
kumenten vornehmen. Ein Programm unter Office Web
Apps hat das bekannte Erscheinungsbild der Originalan-
wendung, allerdings werden nicht alle Werkzeuge davon
unterstützt oder sie funktionieren manchmal nicht auf
dieselbe Weise. Wenn Sie an einem im Web gespeicher-
ten Dokument Änderungen vornehmen möchten, die
in Office Web Apps nicht möglich sind, können Sie das
Dokument auf dem lokalen Rechner öffnen, ändern und
anschließend wieder auf dem Server speichern.
Abbildung 25.14 
Rechts im Fenster werden
später die verfügbaren
Ordner angezeigt.

Anmeldung
Vor der ersten Nutzung müssen Sie sich zu-
nächst anmelden. Dazu benötigen Sie eine
Windows Live ID. Öffnen Sie anschließend die
Registerkarte Datei, wählen Sie den Bereich
Speichern und Senden und darin den Abschnitt Im Web
speichern. Klicken Sie rechts auf Anmelden. Geben Sie
Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Wenn Sie
bereits Hotmail, Messenger oder Xbox Live verwenden,
können Sie sich mit der dafür benutzten ID ebenfalls bei
Windows Live anmelden.
Nach der Bestätigung über OK wird die Verbindung
zum Laufwerk hergestellt. Auf der Registerkarte Datei
werden auf der rechten Seite die verfügbaren Ordner
angezeigt. Standardmäßig finden Sie dort die Ordner
Persönliche Ordner und Freigegebene Ordner. Erstere
sind nur für Sie freigegeben – bzw. für jeden, der über
Ihre Zugangsdaten verfügt.
Dokument speichern
Um das aktuelle Dokument im Web zu spei-
chern, klicken Sie zunächst unterhalb von
Persönliche Ordner auf den gewünschten
Ordner. Anschließend klicken Sie auf Spei-
chern unter. Das altbekannte Dialogfeld Speichern un-
ter wird angezeigt. Die Möglichkeiten zur Navigation
sind darin allerdings auf den gewählten Webordner
beschränkt. Sie können aber beispielsweise über die
Schaltfläche Neuer Ordner einen Unterordner erstellen.
Geben Sie dem Dokument gegebenenfalls noch einen
Namen und klicken Sie auf Speichern.
Neue Ordner erstellen
Neben den standardmäßig angezeigten Ordnern Per-
sönliche Ordner und Freigegebene Ordner können Sie
weitere Ordner erstellen. Klicken Sie dazu im Abschnitt
Im Web speichern der Registerkarte Datei rechts oben
im Fenster auf die Schaltfläche Neu. Das öffnet die Web-
seite dieses Dienstes.
Allgemeine Funktionen zum Freigeben
Geben Sie dem Ordner einen Namen.
Über das Listenfeld Freigeben für kön-
nen Sie angeben, für welche Personen
der Inhalt des Ordners zugänglich sein soll. Wenn Sie da-
rin die Option Personen auswählen benutzen, können Sie
neben den Personen in Ihrem Netzwerk auch zusätzli-
chen Einzelpersonen den Zugriff erlauben, indem Sie den
Namen oder die Adresse als Zugangsdaten angeben.
Aktualisieren
Über Aktualisieren im Abschnitt Im Web speichern der
Registerkarte Datei sorgen Sie dafür, dass Änderungen,
die andere Personen am Dokument vorgenommen ha-
ben, in Ihre Kopie übernommen werden.
Dokument vom Web öffnen
Im Bereich Zuletzt verwendet der Registerkarte Datei
werden auch Dokumente aufgelistet, die Sie im Web ge-
speichert haben. Klicken Sie darauf, um das Dokument
wieder zu öffnen. Wenn Sie die Zugangsdaten nicht ge-
speichert haben, müssen Sie diese zuerst wieder einge-
ben. Nach dem Öffnen finden Sie auf dem Bildschirm
einen Hinweis, in dem Sie vor möglichen Gefahren ge-
warnt werden ( Abbildung 25.15). Wenn Sie der Datei
vertrauen, klicken Sie darin auf Bearbeitung aktivieren.
Erst danach wird der Inhalt vollständig heruntergeladen.
25.2.3 Dokumente im Web bearbeiten
Über Office Web Apps können Sie Dokumente problem-
los und direkt im Browser anzeigen sowie neue Doku-
mente erstellen und einfache Änderungen vornehmen,
wobei Ihnen die vertraute Office-Benutzeroberfläche
zur Verfügung steht. Diese Anwendungen sind vollstän-
dig webbasiert, daher muss keine zusätzliche Software
heruntergeladen oder installiert werden. Office Web
Apps werden in den Browsern Internet Explorer 7.0, In-
ternet Explorer 8.0, Firefox 3 und Safari für Mac 3 bzw.
eine höhere Version des jeweiligen Programms unter-
stützt.
Abbildung 25.15 
Im Web gespeicherte Dateien
verfügen über einen Schutz­
mechanismus.
679
Kapitel 25  •  Teamarbeit und Freigabe

Abbildung 25.16 
Die Dokumente im
selbst angelegten
Ordner Eigene Dateien
unter SkyDrive

Anzeigen, Lesen und Drucken von Dokumenten »» Alternativ können Sie auch das entsprechende
Office-2010-Programm zur Navigation zu Ihren
Voraussetzung für das Anzeigen, Lesen und Drucken
Webordnern benutzen. Öffnen Sie die Registerkarte
eines Dokuments über das Web – wie auch eine weitere
Datei und wählen Sie Speichern und Senden. Klicken
Bearbeitung – ist natürlich, dass Sie es im Web gespei-
Sie auf Im Web speichern und dann rechts im Fens-
chert haben ( oben). Sie können von den entsprechen-
ter auf den Link Windows Live. Auch hier werden
den Office-2010-Programm oder von Ihrem Browserpro-
anschließend die für Sie verfügbaren Ordner Ihres
gramm ausgehen:
Kontos angezeigt.
»» Melden Sie sich beispielsweise über einen Browser
Öffnen Sie nun den Ordner, in dem das Dokument ge-
bei Windows Live an. Zur obersten Ebenen dieses
speichert ist. Ihre dort gespeicherten Dokumente wer-
Dienstes gelangen Sie durch Eingabe der Adresse
den aufgelistet ( Abbildung 25.16).
http://www.windowslive.de/. Navigieren Sie von die-
ser Seite aus zu SkyDrive. Melden Sie sich an. Auto- Klicken Sie auf die Datei und klicken Sie dann erneut
matisch werden dann die für Sie verfügbaren Ordner darauf. Das Dokument wird im Ansichtsmodus geöffnet
Ihres Kontos angezeigt. ( Abbildung 25.17).

Abbildung 25.17 
Das Word-Dokument im
Ansichtsmodus

680

Das Layout und die Formatierung entsprechen der
Drucklayoutansicht des in Word geöffneten Dokuments.
Drei Befehle können zum Lesen dienlich sein:
» Sie können das Dokument seitenweise durchblättern
oder zu einer bestimmten Seite wechseln. Geben Sie
die Nummer der gewünschten Seite ein oder ver-
wenden Sie die Schaltflächen Vorherige Seite und
Nächste Seite . Start und Einfügen.
» Über den Befehl Zoom können Sie die Anzeige ver-
größern oder verkleinern.
» Mit dem Befehl Suchen können Sie darüber hinaus
nach Wörtern oder Ausdrücken suchen. Die Sucher-
gebnisse werden in dem Dokument hervorgehoben.
Wie bei einer Webseite können Sie Text in
TIPP dem Dokument markieren und kopieren und
anschließend in eine andere Anwendung einfügen.
Sie können das Dokument
so ausdrucken lassen, wie
es im Lesemodus angezeigt
wird. Öffnen Sie im Lese-
modus die Registerkarte
Datei und wählen Sie dann
Drucken, um ein Dokument
zu drucken. Zum Ausdru-
cken ist ein PDF-Viewer erforderlich. Wenn Sie noch kei-
nen installiert haben, werden Sie dazu aufgefordert, ein
entsprechendes Programm zu installieren.
Allgemeine Funktionen zum Freigeben
Das Dokument im Web bearbeiten
Wenn Sie Änderungen an dem Dokument vornehmen
möchten, klicken Sie auf Bearbeiten. Dann stellt Ihnen
Windows Live eine etwas eingeschränkte Funktiona-
lität zur Bearbeitung des Dokuments zur Verfügung
(à Abbildung 25.18). Sie finden auf dem Bildschirm ein
vereinfachtes Menüband mit den Registerkarten Datei,
Im Bearbeitungsmodus können Sie Inhalte hinzufügen
und löschen sowie Text formatieren. Die Bearbeitung
eines Dokuments im Browser eignet sich gut für schnel-
le Änderungen – beispielsweise die Durchführung von
Korrekturen im Text oder das Einfügen eines Bilds. Be-
achten Sie aber, dass dieser Modus zum Bearbeiten von
Inhalten dient, nicht zum Anzeigen von Dokumenten.
Das hat einige Auswirkungen:
» Das Layout ist darin vereinfacht dargestellt und Ele-
mente, die dort nicht angezeigt werden können, wer-
den als Platzhalter dargestellt. Die Platzhalter ver-
hindern, dass Sie unabsichtlich Inhalte löschen, die
in der Word-Webanwendung zwar angezeigt, aber
nicht bearbeitet werden können.
» Sie können wie gewohnt schreiben und auch die Be-
fehle zum Kopieren und Einfügen sowie zum Rück-
gängig machen und Wiederherstellen verwenden.
Sie können Text formatieren, indem Sie Formatvor-
lagen zuweisen und alle auf der Registerkarte Start
enthaltenen Formatierungsoptionen nutzen.
Abbildung 25.18
Das Bearbeiten eines Dokuments
über den Browser – hier ein Excel-
Arbeitsmappe
681
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
» Darüber hinaus können Sie über die Registerkarte
Einfügen Bilder oder ClipArts sowie Tabellen und
Hyperlinks hinzufügen.
» Wenn Sie anzeigen möchten, wie sich die Änderun-
gen in dem Dokument auswirken, wechseln Sie wie-
der zum Lesemodus. Klicken Sie auf der Register-
karte Ansicht auf Leseansicht.
» Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Spei-
chern, nachdem Sie die Bearbeitung des Dokuments
abgeschlossen haben.
Weitere Bearbeitung auf dem lokalen Rechner
Wenn Sie eine umfangreichere Bearbeitung des Doku-
ments wünschen, können Sie es auf Ihrer lokalen Office-
2010-Installation öffnen. Wenn Sie beispielsweise für
ein Dokument weitere Word-Funktionen benötigen, kli-
cken Sie auf die Registerkarte Datei und anschließend
auf In Word öffnen. Das öffnet das Dokument direkt
in der Word-Desktopanwendung. Übrigens kann auch
Office Word 2003 dazu verwendet werden. Bei Excel
verwenden Sie den entsprechenden Befehl.
Abbildung 25.19
Das Dateimenü für Excel
bei Office Web Apps
Wenn Sie im gerade verwendeten lokalen
ACHTUNG Office-Programm – beispielsweise Word
– auf Speichern klicken, wird das Dokument wieder auf
dem Webserver gespeichert, nicht lokal.
682
Die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments
Wichtig ist, dass ein auf SkyDrive abgelegtes Dokument
durch mehrere Anwender gemeinsam bearbeitet wer-
den kann. Wenn Sie den Ordner nicht bereits für andere
Benutzer freigegeben haben, müssen Sie dazu aber erst
einige Einstellungen vornehmen:
» Melden Sie sich bei Windows Live an und klicken Sie
in SkyDrive auf einen Ihrer Ordner, in dem das Doku-
ment gespeichert ist. Ihre dort gespeicherten Doku-
mente werden aufgelistet (à Abbildung 25.16).
» Klicken Sie neben Freigegeben für auf Nur ich. Die
Seite Berechtigungen für Dokumente wird ange-
zeigt. Klicken Sie darin auf den Link Berechtigungen
bearbeiten.
» Geben Sie unter Einzelne Personen die entsprechen-
den E-Mail-Adressen ein.
» Klicken Sie auf Speichern. Die Seite Benachrichti-
gung für Dokumente senden wird angezeigt.
» Verfassen Sie eine E-Mail-Nachricht, in der Sie den
ausgewählten Benutzern mitteilen, dass Sie ihnen
die Berechtigung erteilen, auf Ihren Ordner zuzu-
greifen, und sie zu der Arbeitsmappe weiterleiten,
die sie bearbeiten sollen. Die Empfänger erhalten
dann in der E-Mail-Nachricht einen Link zum Ordner.
Die Empfänger der Nachricht können auf den von Ih-
nen gesendeten Link klicken und die Arbeitsmappe zum
gleichen Zeitpunkt wie Sie bearbeiten. Die jeweils vor-
genommenen Änderungen werden sofort angezeigt.
Dokumente direkt auf SkyDrive erstellen
Sie können Dokumente auch gleich auf SkyDrive erstel-
len: Melden Sie sich über den Browser bei SkyDrive an
und wählen Sie einen Ordner. Klicken Sie danach auf
die Schaltfläche Neu und wählen Sie Microsoft Word-
Dokument. Geben Sie dem neuen Dokument im Feld
Name einen Namen und bestätigen Sie über Erstellen.
Word Web App wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.
Anschließend können Sie das Dokument mit Inhalten
füllen. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen wer-
den automatisch gespeichert.
Wiederum gilt: Wenn Sie Arbeiten am Dokument durch-
führen wollen, die über die Möglichkeiten im Browser

hinausgehen, können Sie das Dokument ganz einfach
auf dem Computer in Word öffnen. Dazu klicken Sie auf
der Registerkarte Start in der Gruppe Office auf In Word
öffnen. Word wird dann auf Ihrem Rechner geöffnet und
das Dokument kann damit weiterbearbeitet werden. An-
schließend können Sie es dann wieder im entsprechen-
den Ordner in SkyDrive speichern.
Dateiverwaltung auf SkyDrive
Wir wollen noch einige Worte über die Dateiverwaltung
auf SkyDrive verlieren. Die Befehle dazu finden Sie in
der Zeile oben im Fenster.
»» Über die Schaltfläche Herunterladen sorgen Sie da-
für, dass das vorher ausgewählte Dokument direkt
auf Ihrem lokalen Rechner verfügbar wird. Bestäti-
gen Sie die Nachfrage über Speichern und legen Sie
dann im Dialogfeld Speichern unter die Parameter
fest.
»» Über Verschieben können Sie die aktuell gewählte
Datei in andere Ordner auf SkyDrive verschieben.
Navigieren Sie dann durch Klicks auf die entspre-
chenden Symbole zum gewünschten Zielordner.
»» Über Löschen können Sie ein Dokument aus dem
SkyDrive-Ordner entfernen. Das müssen Sie noch
bestätigen.
Allgemeine Funktionen zum Freigeben
»» Über das Menü zu Mehr können Sie ein Dokument
umbenennen oder kopieren.
25.2.4 In SharePoint speichern
Auch wenn Sie ein Dokument in einer Bibliothek auf
der SharePoint-Website speichern, verfügen Sie über
einen zentralen Speicherort für den Zugriff auf das
Dokument. Damit sind Sie in der Lage, ein Dokument
mit mehreren Personen gleichzeitig zu bearbeiten. Je
nach der in Ihrem Unternehmen verwendeten Version
von SharePoint stehen auch weitere Funktionen für die
Zusammenarbeit zur Verfügung: SharePoint kann auch
verschiedene Versionen eines Dokuments verfolgen, für
den Fall, dass Sie eine vorherige Version abrufen müs-
sen. Sie können außerdem festlegen, dass Sie per E-Mail
benachrichtigt werden, wenn Änderungen an einem
Doku­ment vorgenommen werden.
»» Verwenden Sie den Abschnitt In SharePoint spei-
chern im Bereich Speichern und Senden der Regis-
terkarte Datei, um Ihr Dokument auf dem Server ab-
zulegen ( Abbildung 25.20).
»» Wenn Sie das Dokument zum ersten Mal auf dem
Server speichern wollen, klicken Sie auf Speicherort
suchen und legen Sie im Dialogfeld Speichern unter
den Ort fest. Dazu geben Sie im Feld Dateiname die
Abbildung 25.20 
Der Bereich In SharePoint spei-
chern bei Microsoft Word
683
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Webadresse der Dokumentbibliothek an – beispiels-
weise http://Server/Dokumente. Drücken Sie dann
die Taste Æ. Wenn Sie das Dokument an einem
SharePoint-Speicherort ablegen wollen, den Sie be-
reits verwendet haben, können Sie einfach auf des-
sen Namen klicken.
» Geben Sie einen Namen für die Datei ein und klicken
Sie dann auf Speichern.
Zur gemeinsamen Nutzung mit anderen Per-
TIPP sonen empfiehlt es sich wiederum, einen
Link anstelle eines Anhangs zu versenden (à oben).
Bei Excel beachten Sie hier die Optionen für Excel Ser-
vices: Ein Klick auf diese Schaltfläche zeigt das gleich-
namige Dialogfeld an.
» In der Registerkarte Anzeigen können Sie wählen,
was von der Arbeitsmappe angezeigt werden soll
(à Abbildung 25.21). Wenn Sie statt der Standardein-
stellung Gesamte Arbeitsmappe die Einstellung Blät-
ter wählen, können Sie angeben, welche Blätter der
Mappe später angezeigt werden sollen.
Abbildung 25.21 Geben Sie an, was angezeigt werden soll.
» Über die Registerkarte Parameter können Sie ein-
stellen, welche Zellen später in Excel Services bear-
beitet werden können. Die Zellbereiche müssen vor-
her mit Namen gekennzeichnet werden.
684
Speichern Sie die Arbeitsmappe in einer Dokument-
bibliothek. Andere Personen können dann über einen
Browser auf die Arbeitsmappe zugreifen, sie anzeigen
und sogar Daten aktualisieren, wenn die Arbeitsmappe
mit einer externen Datenquelle verbunden ist.
25.2.5 Das Dateiformat ändern
Der Bereich Speichern und Senden auf der Registerkar-
te Datei beinhaltet auch einige Werkzeuge zum Ändern
des Dateiformats.
Dateityp ändern
Wenn Sie feststellen, dass die Personen, denen Sie Ihr
Dokument zukommen lassen wollen, nicht über die aktu-
elle Programmversion des jeweiligen Office-Programms
verfügen, können Sie dafür ein anderes Dateiformat
wählen. Öffnen Sie das Dokument, lassen Sie die Regis-
terkarte Datei anzeigen und wählen Sie Speichern und
Senden. Nach der Wahl von Dateityp ändern werden Ih-
nen rechts im Fenster die Dateiformate angezeigt, in die
Sie das Dokument konvertieren können (à Abbildung
25.22). Welche Typen Ihnen hier angeboten werden,
hängt vom jeweiligen Programm ab.
Ein Klick auf eines dieser Dateiformate öffnet das Di-
alogfeld Speichern unter, in dem dann das Format im
Feld Dateityp bereits eingestellt ist. Geben Sie einen Na-
men ein und bestätigen Sie über Speichern. Sie können
denselben Namen wie im Originaldokument verwenden
– die automatisch vergebene Namenserweiterung sorgt
für die Unterscheidung.
Denken Sie daran, dass in dem anderen
ACHTUNG Dateiformat bestimmte Einstellungen
am Office-2010-Dokument verloren gehen. Überprüfen
Sie also das Ergebnis, bevor Sie die Datei anderen Per-
sonen zukommen lassen.
PDF/XPS-Dokument erstellen
Als besondere Dateitypen stehen Ihnen die Formate
PDF und XPS zur Verfügung. Sie erzeugen damit ein
Dokument, das im Prinzip über dieselben Inhalte ver-
fügt, aber nur noch mit Spezialprogrammen inhaltlich
geändert werden kann.

Öffnen Sie das Dokument, lassen Sie den
Inhalt der Registerkarte Datei anzeigen
und wählen Sie Speichern und Senden.
Nach der Wahl von PDF/XPS-Dokument
erstellen und einem Klick auf die gleichnamige Schalt-
fläche rechts im Fenster wird das Dialogfeld Als PDF und
XPS veröffentlichen angezeigt. Im Feld Dateityp können
Sie zwischen den beiden Alternativen PDF und XPS-Do-
kument wählen. Beachten Sie auch die beiden Optionen
unter der Überschrift Optimieren für: Hier können Sie
eine Entscheidung hinsichtlich der Qualität auswählen.
In der Regel benutzen Sie die Einstellung Standard für
die höchste Qualitätsstufe. Geben Sie dem Dokument
dann einen Namen und bestätigen Sie über Speichern.
Sie können wieder denselben Namen wie im Original­
dokument verwenden – die automatisch vergebene
Namens­erweiterung sorgt für die Unterscheidung.
Allgemeine Funktionen zum Freigeben
Abbildung 25.22 
Den Dateityp ändern –
hier bei Word
25.3 Besonderheiten bei einzelnen
Programmen
Neben den in den vorherigen Abschnitten beschriebe-
nen Befehlen zur Freigabe, die für Microsoft Word und
viele andere Office-Programme gelten, verfügen die
einzelnen Office-Programme noch über diverse Beson-
derheiten für derartige Aufgaben.
25.3.1 Microsoft Access 2010
Bei Access 2010 gibt es noch einige Besonderheiten,
die Sie kennen sollten. Dazu gehört zunächst einmal
die Möglichkeit, mithilfe von Access Services eine Da-
tenbank innerhalb Ihrer Firma oder über das Internet
freizugeben. Außerdem beinhaltet der Bereich Spei-
chern und Veröffentlichen bei Access auch noch diver-
se Möglichkeiten zum Sichern der Datenbank und zum
Speichern in anderen Formaten.
685
Kapitel 25  •  Teamarbeit und Freigabe
Randbedingungen für Webdatenbanken
Beim Speichern über Access Services werden alle Da-
tenbankobjekte mit den Daten in SharePoint-Listen zu
dieser Website verschoben. Andere Personen können
dann über einen Webbrowser auf die Daten zugreifen.
Zum Erstellen einer solchen Webdatenbank benötigen
Sie die Berechtigung Vollzugriff für die SharePoint-Web-
site, in der die Webdatenbank veröffentlicht werden soll.
Wenn Sie später Änderungen an dieser Webdatenbank
durchführen wollen, öffnen Sie sie wieder in Access,
führen die Korrekturen durch und synchronisieren dann
den Datenbestand.
Beachten Sie gleich noch die folgenden Hinweise hin-
sichtlich der Funktionsweise und der Einschränkungen:
»» Ohne SharePoint ist keine Veröffentlichung möglich.
»» Alle Tabellen werden zu SharePoint-Listen und Da-
tensätze zu Listenelementen. Dadurch können Sie
anhand von SharePoint-Berechtigungen sowohl den
Zugriff auf Ihre Webdatenbank steuern als auch an-
dere SharePoint-Funktionen nutzen.
»» Verknüpfte Tabellen können nicht in einer Webda-
tenbank verwendet werden. Auch sonstige Verknüp-
fungen – beispielsweise die Inhalte von Feldern mit
dem Datentyp OLE – müssen vor dem Veröffentli-
chen importiert werden.
»» Auch Formulare, Berichte und die meisten Makros
können im Browser ausgeführt werden. Der Naviga-
tionsbereich steht in einem Webbrowser aber nicht
zur Verfügung. Sie können ein Formular erstellen,
um den Benutzern die Navigation in Ihrer Anwen-
dung zu erleichtern.
Außerdem gibt es einige Funktionen, die Sie für eine lo-
kale Datenbank einsetzen können, nicht aber bei einer
Webdatenbank:
»» Die Entwurfsansicht können – bzw. sollten – Sie nicht
verwenden. Sie müssen zum Aufbau der einzelnen
Objekte mit der Datenblattansicht bzw. der Layout-
ansicht arbeiten.
»» Zum Erstellen zusammengefasster Berechnungen –
wie Summen oder Mittelwerten – können Sie in Ab-
fragen oder Formularen keine Gruppenfunktionen
einsetzen. Stattdessen können Sie mit Datenmakros
686
arbeiten oder die Berechnungsfunktionen in Berich-
ten nutzen.
»» VBA können Sie nicht benutzen. Erledigen Sie die
Automatisierung über Makros. Einige Makroaktio-
nen und -ausdrücke sind aber zu vermeiden.
»» Außerdem sind einige Abfragetypen – wie Union-Ab-
fragen oder Kreuztabellenabfragen – nicht zulässig.
»» Die bedingte Formatierung kann nicht verwendet
werden.
Es gibt sicherlich noch zusätzliche Einschränkungen,
die wir nicht getestet haben. Es empfiehlt sich daher,
vor der Veröffentlichung eine Kompatibilitätsprüfung
durchzuführen (à unten). Dabei werden die Datenbank­
objekte auf Probleme überprüft, die der Verwendung
auf SharePoint im Wege stehen.
Eine für das Web geeignete Datenbank erstellen
Zum Erstellen einer Webdatenbank gehen Sie zunächst
genauso vor wie beim Anlegen einer lokalen Datenbank:
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu.
»» Es empfiehlt sich aber, die Vorlage Leere Webda-
tenbank zu benutzen. Wenn Sie das tun, werden
gleich die Funktionen auf der Programmoberfläche
abgeschaltet, die dazu führen könnten, dass Sie mit
SharePoint unverträgliche Elemente in der Daten-
bank benutzen. Beispielsweise können die einzelnen
Datenbankobjekte bei Verwendung der Vorlage Lee-
re Webdatenbank nicht mehr in der Entwurfsansicht
angezeigt werden.
»» Überprüfen Sie den im Feld Dateiname vorgeschla-
genen Dateinamen. Sie können diesen ändern, in-
dem Sie einen neuen Namen in das Feld Dateiname
eingeben. Klicken Sie dann auf Erstellen.
Die Webdatenbank wird mit einer neuen leeren Tabelle
geöffnet.
Datenbankobjekte anlegen
Beim Anlegen der Objekte in einer für das Web geeig-
neten Datenbank müssen Sie einige Besonderheiten
beachten. Zwar können Sie vor der Veröffentlichung
prüfen, ob die Datenbank dafür geeignet ist, Sie erspa-
ren sich aber Korrekturarbeit, wenn Sie die nachfolgend
beschriebenen Einschränkungen berücksichtigen:

»» Zum Anlegen von Feldern in der Tabelle müssen Sie
die Datenbankansicht verwenden. Wenn Sie die Vor-
lage Leere Webdatenbank für die Datenbank benutzt
haben, ist ein Umschalten zur Entwurfsansicht so-
wieso nicht möglich. Mit den Befehlen auf den Re-
gisterkarten Felder und Tabelle können Sie Felder,
Indizes, Gültigkeitsprüfungsregeln und Datenmakros
hinzufügen. Klicken Sie bei geöffneter Tabelle auf
Zum Hinzufügen klicken und wählen Sie dann den
Feldtyp aus. Geben Sie dem Feld einen Namen, der
den Feldinhalt beschreibt. Wiederholen Sie den Vor-
gang für jedes Feld, das Sie anlegen möchten.
»» Sie können dann die Einstellungen für die einzelnen
Felder so ändern, dass sich das Feld wie von Ihnen
gewünscht verhält. Wählen Sie das Feld mit der For-
matierung und den Eigenschaften aus, die Sie än-
dern möchten. Klicken Sie auf dem Menüband auf
die Registerkarte Felder. Ändern Sie die Einstellun-
gen über die Befehle in den Gruppen Formatierung
und Eigenschaften.
»» Zum Erstellen einer Beziehung in einer Webdaten-
bank verwenden Sie den Nachschlage-Assistenten,
mit dem ein Nachschlagefeld erstellt wird. Das Nach-
schlagefeld wird der Tabelle mit der n-Seite der Be-
ziehung hinzugefügt und verweist auf die Tabelle mit
der 1-Seite der Beziehung. Öffnen Sie die Tabelle, die
sich auf der n-Seite der Beziehung befinden soll. Kli-
cken Sie auf den Pfeil neben Zum Hinzufügen klicken
und anschließend auf Nachschlagen und Beziehung.
Führen Sie die Schritte des Nachschlage-Assistenten
aus, um das Nachschlagefeld zu erstellen.
»» Wenn Sie eine so definierte Beziehung später än-
dern wollen, öffnen Sie die Tabelle, die das Nach-
schlagefeld enthält. Klicken Sie darin mit der rech-
ten Maustaste auf das Nachschlagefeld, wählen Sie
dann Suchen ändern und führen Sie die Schritte des
Nachschlage-Assistenten erneut aus.
»» Sie können als Grundlage für Formulare und Berich-
te eine Abfrage verwenden. Abfragen werden auf
dem Server ausgeführt und tragen so zu einer Mi-
nimierung des Netzwerkverkehrs bei. In diesem Fall
können Sie die Entwurfsansicht fast wie gewohnt
nutzen.
»» Zum Eingeben und Bearbeiten von Daten in der
Webdatenbank sollten Sie Formulare verwenden.
Besonderheiten bei einzelnen Programmen
Diese werden im Browser ausgeführt und sorgen so
für eine optimale Leistung. Wenn Sie ein Formular
öffnen, ruft der Browser die erforderlichen Daten
vom SharePoint-Server ab. Die Daten im Formular
können dann gefiltert und sortiert werden, ohne
sie erneut vom Server abrufen zu müssen. Wählen
Sie eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle aus
und klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in
der Gruppe Formulare auf eine der entsprechenden
Schaltflächen – also beispielsweise Formular, Daten-
blatt oder Mehrere Elemente. Es empfiehlt sich, die
Anzahl der Datensätze zu begrenzen, die von Ihren
Formularen abgerufen werden.
»» Auch Berichte werden im Browser ausgeführt. Wenn
Sie einen Bericht öffnen, ruft der Browser die er-
forderlichen Daten vom SharePoint-Server ab. Die
Daten im Bericht können gefiltert und sortiert wer-
den, ohne sie erneut vom Server abrufen zu müssen.
Zum Erstellen wählen Sie zunächst die Tabelle oder
Abfrage als Datenquelle aus und klicken dann auf
der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte
auf Bericht. Auch hier sollten Sie zur Optimierung
der Leistung die Anzahl der Datensätze begrenzen,
die von Ihnen abgerufen werden.
»» Die Benutzer benötigen eine Möglichkeit zur Navi-
gation durch die Anwendung. Da der Navigations-
bereich in einem Webbrowser nicht verfügbar ist,
sollten Sie ein Navigationsformular erstellen und
angeben, dass es immer dann angezeigt werden soll,
wenn jemand Ihre Anwendung in einem Webbrowser
öffnet. Erstellen Sie dieses Formular erst, nachdem
Sie alle gewünschten sonstigen Objekte hinzugefügt
haben. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkar-
te Erstellen, klicken Sie in der Gruppe Formulare auf
Navigation und wählen Sie dann in der Liste ein Na-
vigationslayout aus. Wenn Sie ein Element hinzufü-
gen möchten, ziehen Sie es aus dem Navigationsbe-
reich auf das Navigationssteuerelement. Fügen Sie
andere gewünschte Steuerelemente dem Textkörper
des Navigationsformulars hinzu. Einem Navigations-
steuerelement können nur Formulare und Berichte
hinzugefügt werden. Sie können beispielsweise auch
eine alle Formulare übergreifende Suchfunktion
bereit­stellen, indem Sie Ihrem Navigationsformular
einige Steuerelemente hinzufügen.
687
Kapitel 25  •  Teamarbeit und Freigabe

Prüfen, Veröffentlichen und Synchronisieren
Nachdem Sie die Struktur der Datenbank festgelegt
haben, können Sie sie veröffentlichen. Sie sollten aber
eine Kompatibilitätsprüfung durchführen, bevor Sie das
tun. Bei der Kompatibilitätsprüfung werden die Daten-
bankobjekte auf Probleme überprüft, die einer problem-
losen Veröffentlichung im Wege stehen. Diese Prüfung
ist besonders dann zu empfehlen, wenn Sie eine bisher
als Desktopdatenbank verwendete Datenbank in das
Web stellen wollen.
»» Öffnen Sie die Registerkarte Datei.
»» Klicken Sie unter Speichern und Veröffentlichen
auf In Access Services veröffentlichen und dann auf
Kompatibilitätsprüfung ausführen.
Werden keine Probleme gefunden, wird die Datenbank
von der Kompatibilitätsprüfung als webkompatibel
gemeldet. Werden Probleme erkannt, wird von der
Kompatibilitätsprüfung eine Tabelle erstellt, in der die
Pro­bleme aufgelistet werden.
Wenn die Kompatibilitätsprüfung keine Probleme ge-
meldet hat, können Sie die Veröffentlichung vornehmen
( Abbildung 25.23):
»» Öffnen Sie – wenn noch notwendig – die Datenbank
und klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Spei-
chern und Veröffentlichen.
»» Klicken Sie auf In Access Services veröffentlichen.
»» Geben Sie als nächstes im Feld Server-URL die
Webadresse des SharePoint-Servers ein, auf dem
die Datenbank veröffentlicht werden soll – also
http://<Servername>/.
»» Geben Sie im Feld Websitename einen Namen für
die Datenbank ein, unter dem sie auf dem Server
geführt werden soll. Dieser Name wird an die Ser-
ver-URL angehängt und bildet mit ihm die URL der
Anwendung – in der Form http://<Servername>/
<Datenbankname>.
»» Klicken Sie auf In Access Services veröffentlichen.

Abbildung 25.23  Speichern über Access Services

688

Nachdem Sie Änderungen am Datenbankentwurf vor-
genommen oder eine Datenbank offline geschaltet
haben, soll schließlich eine Synchronisierung erfolgen.
Durch die Synchronisierung werden Unterschiede zwi-
schen der Datenbankdatei auf Ihrem Computer und auf
der SharePoint-Website beseitigt. Öffnen Sie die Web-
datenbank in Access. Klicken Sie auf die Registerkarte
Datei und dann auf Alle synchronisieren.
Datenbank speichern
Wie bei anderen Office-Programmen können Sie auch
bei Access 2010 die Datenbank in einem anderen For-
mat speichern. Tun Sie das dann, wenn Sie feststellen,
dass die Personen, denen Sie die Datenbank zukommen
lassen wollen, nicht über die aktuelle Programmversion
des jeweiligen Office-Programms verfügen. Öffnen Sie
die Datenbank, lassen Sie die Registerkarte Datei an-
zeigen und wählen Sie Speichern und Veröffentlichen.
Besonderheiten bei einzelnen Programmen
Nach der Wahl von Datenbank speichern als werden Ih-
nen rechts im Fenster die Dateiformate angezeigt, in die
Sie die Datenbank konvertieren können ( Abbildung
25.24).
Datenbank sichern
Sie sollten von Ihren Datenbanken in regelmäßigen zeit-
lichen Abständen eine Sicherungsdatei anlegen, um
gegen Datenverluste geschützt zu sein.
»» Sorgen Sie dafür, dass die zu sichernde Datenbank
geöffnet ist. Speichern und schließen Sie aber alle
Objekte in dieser Datenbank.
»» Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie
darin den Bereich Speichern und Veröffentlichen.
Klicken Sie zunächst auf Datenbank speichern als
und anschließend rechts daneben auf Datenbank
sichern. Klicken Sie nun noch auf die Schaltfläche
Abbildung 25.24 
Die Datenbank in einem
anderen Format speichern
689
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Speichern unter, um das gleichnamige Dialogfeld zu
öffnen. Geben Sie dort den Namen und den Speicher-
ort für die Sicherungskopie an. Als Name der Siche-
rungsdatei wird standardmäßig den Originalname
der Datenbank zusammen mit dem aktuellen Datum
verwendet – beispielsweise Datenbank11_2010-03-23.
» Klicken Sie auf Speichern. Die aktuelle Datenbank
wird unter dem eingegebenen Namen als Siche-
rungsdatei gespeichert.
Sie können diese Sicherungsdatei bei Bedarf direkt wie-
der in Access öffnen. Wenn Sie eine Sicherheitsdatei in
Zukunft als Original verwenden möchten, können Sie
sie über den Windows-Explorer umbenennen.
Sie können eine Sicherungskopie von einzel-
TIPP nen Datenbankobjekten erstellen, indem Sie
eine leere Datenbank erstellen und dann die gewünsch-
ten Objekte aus der Originaldatenbank importieren.
ACCDE erstellen
Erwähnenswert bei Access 2010 ist hier die Option AC-
CDE erstellen. Bei einer .accde-Datei handelt es sich um
die 2010-Version der von den Vorgängern her vielleicht
690
bekannten .mde-Datei. Das ist eine gesperrte Version
der ursprünglichen Datenbank. Darin werden Ihre For-
mulare und Berichte besser geschützt. Ihre Datenbank
funktioniert weiterhin wie gehabt; Sie können nach wie
vor Daten aktualisieren und Berichte ausführen. Der Be-
nutzer einer .accde-Datei kann aber Formulare, Berich-
te oder Module nicht in der Layoutansicht oder in der
Entwurfsansicht anzeigen, kann also keine Änderungen
darin vornehmen. Wenn in der .accdb-Datei VBA-Code
enthalten war, wird nur der kompilierte Code in die Datei
übernommen; der VBA-Code selbst kann vom Benutzer
weder angezeigt noch geändert werden.
25.3.2 Microsoft PowerPoint 2010
Auch PowerPoint verfügt über einen größere Zahl von
zusätzlichen Optionen für die Freigabe.
Bildschirmpräsentation übertragen
Mit Hilfe der Optionen Bildschirmpräsentation übertra-
gen im Bereich Speichern und Senden der Registerkarte
Datei können Sie erreichen, dass andere Personen eine
Ihrer Präsentationen in einem Webbrowser betrachten
können (à Abbildung 25.25).
Abbildung 25.25
Eine Bildschirmpräsentation
übertragen

Um die Übertragung einzuleiten, öff-
nen Sie die gewünschte Präsentation,
lassen Sie die Registerkarte Datei an-
zeigen und wählen Sie Speichern und
Senden ( Abbildung 25.25). Nach der Wahl von Bild-
schirmpräsentation übertragen und einem Klick auf die
gleichnamige Schaltfläche rechts im Fenster wird ein
weiteres Fenster angezeigt, das Sie – unter anderem –
darüber informiert, dass Sie zur Nutzung dieses Diens-
tes eine Windows Live ID benötigen. Klicken Sie auf
Übertragung starten.Automatisch wird Ihnen ein Link
zu einer Adresse zur Verfügung gestellt, den andere
Personen anklicken können. Um die Präsentation anse-
hen zu können, muss dem Betrachter dieser Link mitge-
teilt werden ( Abbildung 25.26).
Abbildung 25.26  Unter dieser Adresse können andere Benutzer
Ihre Präsentation betrachten.
Besonderheiten bei einzelnen Programmen
Wenn Sie auf den Link Als E-Mail senden klicken, wird Ihr
Standardprogramm für den Nachrichtenaustausch und
darin das Formular für eine neue Nachricht geöffnet. Im
Textbereich der Nachricht befindet sich der eben ange-
sprochene Hyperlink. Es empfiehlt sich, noch etwas Text
hinzuzufügen, um dem Empfänger den Sinn des Links
zu erklären. Machen Sie auch eine Angabe hinsichtlich
der Uhrzeit, zu der Sie die Übertragung durchführen
wollen. Geben Sie die restlichen Bestandteile für die
Nachricht ein und bringen Sie sie auf den Weg.
Starten Sie dann die eigentliche Übertragung durch ei-
nen Klick auf Bildschirmpräsentation starten. Der dann
folgende Ablauf ist derselbe wie bei einer Präsentation
auf Ihrem Rechner. Wenn Sie keine Angaben zu einem
automatischen Ablauf festgelegt haben, klicken Sie zum
Wechsel zur nächsten Folie auf die Maustaste. Andere
Personen können die Präsentation über den Browser
verfolgen.
Nach Abschluss der Präsentation klicken Sie auf die
Schaltfläche Übertragung beenden ( Abbildung 25.27).
Sie werden darauf hingewiesen, dass die Verbindung zu
anderen Betrachtern getrennt wird.
Video erstellen
Wenn Sie von Ihrer Präsentation ein Video erstellen,
können Sie dieses später auf unterschiedliche Weise
nutzen. Öffnen Sie die gewünschte Präsentation, lassen
Sie die Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie
Speichern und Senden ( Abbildung 25.25). Nach der
Wahl von Video erstellen werden Sie auf der rechten
Seite des Fensters über die Vorteile dieses Werkzeugs
informiert ( Abbildung 25.28). Wenn Sie Hilfe zum
Abbildung 25.27 
Die Übertragung wird beendet.
691
Kapitel 25  •  Teamarbeit und Freigabe

Abbildung 25.28 
Ein Video einer Präsentation
erstellen

Brennen benötigen, klicken Sie auf den entsprechenden Bildschirmpräsentation für CD verpacken
Link in diesem Bereich.
Wenn Sie Ihre Präsentation auf einem anderen Rechner
vorführen möchten, sollten Sie sich vorher des Werk-
Wählen Sie über das zunächst mit Computer und HD-
zeugs Bildschirmpräsentation für CD verpacken bedie-
Anzeigen beschriftete Feld aus, welche Auflösung Sie
nen. Damit stellen Sie sicher, dass alle in die Präsentati-
wünschen. Geben Sie über das Feld darunter an, was
on eingefügten oder damit verknüpften Elemente – wie
aufgezeichnet werden soll: Standardmäßig werden An-
Bilder, Videos und Klangdateien – mit übernommen
zeigezeiten und Kommentare nicht mit aufgezeichnet.
werden. Beachten Sie gleich, dass die damit erzeugten
Jede Folie wird mit der im Feld Sekunden, die jede Folie
Dateien recht groß werden können.
angezeigt werden soll eingestellten Zeitspanne aufge-
zeichnet. Alternativ können Sie aber die festgelegten Öffnen Sie die Präsentation, lassen Sie die
Zeitabläufe verwenden. Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie
Speichern und Senden. Nach der Wahl von
Klicken Sie zum Starten der Aufzeichnung auf
Bildschirmpräsentation für CD verpacken kön-
die Schaltfläche Video erstellen. Das Dialog-
nen Sie auf die Schaltfläche Verpacken für CD klicken.
feld Speichern unter wird angezeigt, in dem
Dann meldet sich das gleichnamige Dialogfeld auf dem
Sie die zu erstellende Videodatei benennen
Bildschirm ( Abbildung 25.29).
müssen. Nach einem Klick auf Speichern wird das Video
erstellt.

692
 Besonderheiten bei einzelnen Programmen

Beim Brennen wird automatisch auch eine Autorun-Da-

tei auf der CD abgelegt, die dafür sorgt, dass die Prä-
sentation automatisch wiedergegeben wird wenn Sie
die CD in ein Laufwerk einlegen.

Handzettel erstellen
Über den Abschnitt Handzettel erstellen im
Bereich Speichern und Senden der Register-
karte Datei können Sie ein Dokument für Mi-
crosoft Word erstellen, das die Folieninhalte
mit Ihren Notizen zusammenfasst. Klicken Sie dann auf
die Schaltfläche Handzettel erstellen. Sie können in dem
Abbildung 25.29  Das Verpacken einer Präsentation für CD
dann angezeigten Dialogfeld angeben, in welchem For-
mat die Handzettel erstellt werden sollen ( Abbildung
Sie können darin die CD benennen. Über Hinzufügen
25.31). Die in diesem Dialogfeld angezeigten Symbole
können Sie weitere Präsentationen der CD hinzufügen.
beschreiben die Bedeutung der Optionen darin.
Deren Reihenfolge können Sie danach über die Schalt-
flächen mit den Pfeilspitzen links im Dialogfeld ändern.
Ein Klick auf Auf CD kopieren startet den Brennvorgang.
Über In Ordner kopieren speichern Sie die Datei für ein
späteres Brennen zunächst auf der Festplatte.
Es empfiehlt sich, vor dem Starten des Brennvorhangs
nach einem Klick auf Optionen zu kontrollieren, welche
Elemente beim Erstellen der Datei mit berücksichtigt
werden sollen ( Abbildung 25.30). Sie können über die-
ses Dialogfeld auch Kennwörter zum Öffnen und zum
Ändern vergeben.

Abbildung 25.31  Handzettel erstellen mit Hilfe von Microsoft

Word

Nach einem Klick auf OK wird das Dokument in Word

erstellt. Sie können es dort weiterbearbeiten – beispiels-
weise formatieren.
Abbildung 25.30  Die Optionen für das Verpacken

693
Kapitel 25  •  Teamarbeit und Freigabe

Abbildung 25.32 
Eine Publikation für den pro-
fessionellen Druck speichern

25.3.3 Microsoft Publisher 2010

Bei Microsoft Publisher 2010 finden Sie für die Freigabe
teilweise andere Optionen.

Für professionellen Druck speichern

Der Abschnitt Für professionellen Druck speichern er-
laubt es Ihnen, eine Datei zu erzeugen, die von einem
Druckdienst verarbeitet werden kann ( Abbildung
25.32). Beachten Sie aber gleich, dass Publisher bei sol-
chen Diensten nicht so stark verbreitet ist wie die Pro-
dukte der Konkurrenz in diesem Bereich. Sie sollten sich
also vorher mit diesem Dienst zusammensetzen und
klären, welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen.
Über die Liste zu der standardmäßig mit Professionel-
ler Druck beschrifteten Schaltfläche können Sie die
gewünschte Druckqualität auswählen. Wenn Sie darin
die Option Benutzerdefiniert wählen, wird Ihnen ein Dia-
logfeld angezeigt, über das Sie weitere Details angeben
können ( Abbildung 25.33).

Abbildung 25.33  Die Optionen zum Veröffentlichen einer

Publikation

694

Wichtig ist auch das Dialogfeld Druckoptionen, das Sie
durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche auf
den Bildschirm holen ( Abbildung 25.34).
Abbildung 25.34  Die Druckoptionen für den professionellen
Druck
Besonderheiten bei einzelnen Programmen
Für einen anderen Computer speichern
Ähnlich wie beim Programm PowerPoint
2010 können Sie auch bei Publisher 2010 da-
für sorgen, dass alle in einer Publikation ver-
wendeten Elemente zusammengefasst wer-
den, wenn Sie Ihre Arbeit daran an einem anderen
Rechner fortsetzen wollen. Öffnen Sie die Publikation,
lassen Sie die Registerkarte Datei anzeigen und wählen
Sie Speichern und Senden. Nach der Wahl von Für einen
anderen Computer speichern klicken Sie auf Pack Go-
Assistent. Das startet einen Assistenten.
»» Bestätigen Sie auf der einführenden Seite durch ei-
nen Klick auf Weiter. Anschließend können Sie ange-
ben, wo die Kopie gespeichert werden soll.
»» Nach einem erneuten Klick auf Weiter müssen Sie
festlegen, ob die im Dokument verwendeten Schrift-
arten und Grafiken mit gespeichert werden sollen.
Auf der letzten Seite des Assistenten klicken Sie auf
Fertig stellen, um die Datei zu erzeugen.
695
Kapitel 26
Grafische Elemente und
zugehörige Tools
Dieses Kapitel liefert Ihnen Hinweise zu den Feinheiten
der Bearbeitung von grafischen Elementen, die Sie in
ein Office-Dokument eingefügt haben. Dazu gehören
beispielsweise einfache Zeichnungsobjekte, Bilddatei-
en, WordArt- und ClipArt-Objekte, schematische Dar-
stellungen mit Smart­Art oder einfach nur Textfelder. Je
nachdem, welche Elemente Sie eingefügt haben, liefern
die Programme auch unterschiedliche Möglichkeiten zu
deren Formatierung.
»» Wir wollen mit den Befehlen beginnen, die Sie zum
Einfügen der unterschiedlichen Typen von grafi-
schen Elementen benötigen (à Abschnitt 26.1).
»» Dann werden wir uns den Werkzeugen zuwenden, die
Sie zum Bearbeiten bei (fast) allen dieser Elemente
benutzen können. Dazu gehören beispielsweise die
Befehle zum Ändern der Größe oder der Position im
Dokument (à Abschnitt 26.2).
696
»» Alle grafischen Elemente verfügen aber noch über
spezielle Werkzeuge, mit deren Hilfe Sie das Erschei-
nungsbild abändern können. Diese unterscheiden
sich je nach Typ des Grafikelements. Je nachdem,
welchen Typ von Element Sie eingefügt haben, wer-
den verschiedene Registerkarten im Menüband ein-
geblendet. Unterschiede gibt es zwischen Zeichen-
tools (à Abschnitt 26.3), Bildtools (à Abschnitt 26.4),
SmartArt-Tools (à Abschnitt 26.5) und Videotools
(à Abschnitt 26.6).
26.1 Grafische Objekte einfügen
Diverse Formen von grafischen Objekten können Ihre
Dokumente interessanter gestalten. Dazu gehören
beispielsweise Grafikdateien oder -clips, geometrische
Formen, verschiedene Diagramme oder auch grafisch
aufgearbeiteter Text. Die Befehle dazu sind bei der
Mehrzahl der Office-Programme zum größten Teil in der
Gruppe Illustrationen in der Registerkarte Einfügen an-
gesiedelt (à Abbildung 26.1).
Abbildung 26.1 
Die Werkzeuge zum Erstellen
grafischer Elemente finden
Sie auf der Registerkarte
Einfügen – hier bei Word.

26.1.1 Zeichnungsobjekte
Über die Schaltflächen Formen in der Gruppe
Illustrationen haben Sie Zugriff auf diverse Typen
von einfachen und auch etwas komplizierteren
Zeichnungsobjekten (à Abbildung 26.2).
Abbildung 26.2 
Der Katalog zum Befehl
Formen liefert ein Vielzahl
von Objekten.
Grafische Objekte einfügen
Einfache Zeichnungsobjekte erstellen
Um eines der in dieser Liste gezeigten Objekte in ein
Dokument einzufügen, klicken Sie im Katalog auf die
gewünschte Option. Anschließend bewegen Sie den
Mauszeiger, der jetzt die Form eines Kreuzes hat, auf die
gewünschte Stelle im Dokument und klicken diese an.
Das Objekt erscheint dann in einer Standardgröße und
‑form im Dokument und kann anschließend hinsichtlich
Lage, Form und Größe geändert werden (à Abbildung
26.3).
Beim Erstellen von einfachen Zeichnungsobjekten – bei-
spielsweise über die Schaltflächen Linie, Rechteck, Ellip-
se und Pfeil – wenden Sie immer einige Grundprinzipien
an:
»» Zum Zeichnen einer Linie setzen Sie nach dem
Klicken auf die entsprechende Schaltfläche den
Mauszeiger auf einen Endpunkt der geplanten Linie,
halten die Maustaste gedrückt und führen dann den
Zeiger zum anderen Ende. In der Grundeinstellung
können Sie so Linien in jedem gewünschten Winkel
zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der Á-Tas-
te schränken Sie den Winkel der Linie auf Schritte
von jeweils 15° ein. Damit wird auch das Zeichnen
von senkrechten oder waagerechten Linien verein-
facht. Wenn Sie gleichzeitig die Ÿ-Taste drücken,
können Sie die Linie aus ihrem Mittelpunkt heraus
aufziehen.
»» Zum Zeichnen eines Rechtecks setzen Sie den
Mauszeiger nach Klicken auf die Schaltfläche Recht-
eck auf einen der vier Eckpunkte des geplanten
Abbildung 26.3 
Zeichnungsobjekte wurden in
einem Dokument eingefügt;
zum Bearbeiten verwenden Sie
die Befehle auf der Register-
karte Zeichentools/Format.
697
Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools

Rechtecks, halten die Maustaste gedrückt und füh-
ren dann den Zeiger auf die Position des diagonal
gegenüberliegenden Eckpunkts. Damit können Sie
Rechtecke mit beliebigen Proportionen zeichnen.
Durch gleichzeitiges Drücken der Á-Taste lässt
sich bewirken, dass nur Quadrate – also Rechtecke
mit gleicher Höhe und Breite – gezeichnet werden.
Wenn Sie während des Zeichnens die Ÿ-Taste
drücken, können Sie die Form von ihrem Mittelpunkt
aus aufziehen.
» Entsprechend funktioniert die Schaltfläche Ellipse
. Durch gleichzeitiges Drücken der Á-Taste be-
wirken Sie, dass ein Kreis gezeichnet wird.
» Wenn Sie einen Pfeil zeichnen möchten, benutzen
Sie die Schaltfläche Pfeil und zeichnen diesen in
der Grundeinstellung vom Ende zur Spitze.
In der Grundeinstellung zeichnen Sie einfache For-
men mit einer durchgezogenen Linie in der Stärke von
0,75 Punkt. Die Stärke und Art der Linie können Sie
anschließend ändern. Linien können nachträglich mit
Pfeilspitzen versehen werden. Nachdem Sie ein solches
Zeichenelement in das Dokument eingefügt oder spä-
ter markiert haben, meldet sich eine neue kontextbezo-
gene Registerkarte mit dem Namen Zeichentools/For-
mat, über deren Befehle Sie diese und andere Arbeiten
durchführen können (à unten).
» Nachdem Sie das Zeichnungsobjekt erstellt haben,
können Sie die Form mit der Maus an eine andere
Position verschieben. Über die Größenziehpunkte
können Sie die Größe der Form verändern – siehe
hierzu gleich mehr.
Die Mehrzahl dieser Formen hat zusätzlich
TIPP die Eigenschaften von Textfeldern. Sie kön-
nen also Text darin eingeben und bearbeiten. Sie erken-
nen diese AutoFormen an dem zusätzlichen gestrichel-
ten Rahmen, der sie umgibt, solange sie markiert sind.
26.1.2 Bilddateien
Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem
Dokument anzuzeigen, können Sie auf Ihrem lokalen
System gespeicherte Bilddateien hinzufügen.
Bild einfügen
Nach einem Klick auf den Befehl Grafik in der
Gruppe Illustrationen auf der Registerkarte Einfü-
gen wird das Dialogfeld Grafik einfügen angezeigt,
das bei Windows 7 als Betriebssystem den Inhalt der
Bibliothek Bilder anzeigt (à Abbildung 26.4).

AutoFormen aufziehen
Neben einfachen Formen – wie Rechtecken, Ovalen und
Linien – haben Sie die Auswahl zwischen vielen ver-
schiedenen mehr komplexen Elementen, die früher als
AutoFormen bezeichnet wurden. Dabei handelt es sich
um grafische Objekte – beispielsweise Pfeilsymbole,
Sterne, Sprechblasen und Ähnliches. Sie finden diese
Objekte in der Palette unterhalb von Standardformen,
Blockpfeile usw.
» Klicken Sie in der Palette auf das Symbol der ge-
wünschten Form und ziehen Sie dann die Form in der
gewünschten Größe auf. Dazu setzen Sie den Maus-
zeiger auf einen Eckpunkt der geplanten Form, hal-
ten die Maustaste gedrückt und bewegen den Maus- Abbildung 26.4 Eine Grafik einfügen
zeiger auf die gegenüberliegende Ecke. Wenn Sie
stattdessen nur einfach auf eine Stelle im Dokument Navigieren Sie zum entsprechenden Speicherort, mar-
klicken, wird die Form in der Standardgröße erstellt kieren Sie die gewünschte Grafik und bestätigen Sie
– Sie können die Größe dann nachträglich anpassen. Ihre Wahl mit Einfügen. Die sonstige Vorgehensweise

698

in diesem Dialogfeld ist identisch mit der beim Öffnen
oder Suchen von Dateien im Dialogfeld Öffnen. Nach
dem Einfügen können Sie die Größe und Position der
Grafik wie üblich bei eingefügten Objekten ändern
(à Abbildung 26.5). Nach dem Einfügen meldet sich die
Registerkarte Bildtools/Format im Menüband (à unten).
Sie können diese auch anzeigen lassen, nachdem Sie
später das Bild erneut markiert haben.
Die Optionen zum Einfügen
Wenn Sie im Dialogfeld Grafik einfü-
gen die Liste zur Schaltfläche Einfü-
gen aufklappen, finden Sie darin drei
Optionen: Wenn eine Grafik oder ein
anderes Objekt verknüpft wird, werden die Informatio-
nen nur aktualisiert, wenn die Quelldatei geändert wird.
Verknüpfte Daten werden in der Quelldatei gespeichert.
Die Zieldatei speichert nur den Speicherort der Quellda-
tei und zeigt eine Darstellung der verknüpften Daten an.
Wenn Sie ein Objekt einbetten, werden die Informationen
in der Zieldatei bei einer Änderung der Quelldatei nicht
aktualisiert. Eingebettete Objekte werden nach dem Ein-
fügen zum Bestandteil der Zieldatei und sind nach dem
Einbetten nicht mehr Bestandteil der Quelldatei.
Grafische Objekte einfügen
Abbildung 26.5 
Ein Bild wurde eingefügt; zum
Bearbeiten verwenden Sie die
Befehle auf der Registerkarte
Bildtools/Format.
Probleme beim Ändern des Bildpfads
Ein – seit der Version 2007 vorhandenes – Problem
müssen wir an dieser Stelle noch ansprechen. Bis zur
Programmversion 2003 konnte man den Pfad zu einer
verknüpften Grafikdatei durch Anzeigen der Feldfunk­
tionen anzeigen lassen. Dazu mussten Sie nur die
Tastenkombination Ç+Ñ drücken. Hatten Sie bei-
spielweise eine Grafikdatei mit dem Namen Foto1.bmp
eingefügt, wurde eine Feldfunktion wie {INCLUDE­
PCTURE "Foto1.bmp \* MERGEFORMAT\d"} angezeigt.
Sie konnten dann einfach den Namen der Grafikdatei
ändern – beispielsweise in Foto2.bmp. Nach dem Ab-
schalten der Anzeige der Feldfunktionen über Ç+Ñ
wurde nach Drücken von Ñ die Anzeige im Dokument
aktualisiert.
Seit der Programmversion 2007 funktioniert das nicht
mehr. Auch nach der Anzeige der Feldfunktionen er-
scheint die Grafikdatei im Dokument. Wenn Sie den
Namen oder den Pfad der Grafikdatei ändern wollen,
müssen Sie sich einer der nachfolgend beschriebenen
Verfahrensweisen bedienen:
»» Sie können das Dokument im Format Word97-2003-
Dokument speichern. Denken Sie aber daran, dass
699
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools
dabei wichtige Formateinstellungen verloren gehen
können. Im damit erzeugten Kompatibilitätsmodus
können Sie aber mit Ç+Ñ die Feldfunktion an-
zeigen lassen (à Abbildung 26.6). Beachten Sie auch,
dass sich Word 2010 beim Verknüpfen absoluter Pfa-
de bedient.
Abbildung 26.6  Im Kompatibilitätsmodus werden die
Feldfunktionen angezeigt.
»» Eine etwas bessere Alternative besteht darin, die
Grafikdatei über den Befehl Feld im Katalog zu
Schnellbausteine der Registerkarte Einfügen in das
Dokument zu integrieren. Wählen Sie im Dialogfeld
die Feldfunktion IncludePicture aus, tragen Sie den
Dateinamen ein und aktivieren Sie die Kontrollkäst-
chen Daten nicht im Dokument gespeichert sowie
Formatierung bei Aktualisierung beibehalten (à Ab-
bildung 26.7). Nach der Bestätigung erscheint die
Grafik im Dokument. Über Ç+Ñ können Sie zwi-
schen der Anzeige der Grafik und der Feldfunktion
umschalten. Das ist etwas umständlich, funktioniert
aber ohne die Formatverluste der vorherigen Alter-
700
native. Allerdings können Sie auf eine so eingefügte
Grafik eine Vielzahl der Effekte des Programms nicht
mehr anwenden.
26.1.3 WordArt
Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wol-
len, gestalten Sie ihn am besten mit WordArt. Sie kön-
nen damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen,
die mit den Werkzeugen der Textformatierung nicht ver-
fügbar sind. Sie geben hierbei zwar Textelemente – wie
Buchstaben oder Zahlen – ein, bearbeiten diese aber
als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der
Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das
Suchen und Ersetzen – innerhalb eines WordArt-Objekts
nicht angewendet werden.
Um ein WordArt-Objekt einem Dokument hinzuzufü-
gen, positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle
im Dokument, an der das Objekt angezeigt werden soll.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche WordArt
in der Gruppe Text auf der Registerkarte Einfügen des
Menübands. Dadurch wird eine Liste mit vorgefertigten
Designs angezeigt (à Abbildung 26.8).
Klicken Sie auf ein Feld in diesem Katalog, um das ent-
sprechende Design für den Schriftzug auszuwählen.
Das WordArt-Objekt wird mit dem Platzhaltertext Hier
steht Ihr Text in das Dokument eingefügt.
Abbildung 26.7 
Eine Grafikdatei über eine
Feldfunktion einfügen

Abbildung 26.8  um eine Vorauswahl unter den Clips durchzuführen.
Wählen Sie ein
WordArt-Design aus.
Da der Platzhaltertext bereits markiert ist, können Sie
ihn jetzt gleich direkt durch Eintippen des von Ihnen ge-
wünschten Textes ersetzen. Bei längeren Texten können
Sie – wie in einem normalen Textfeld – mit der Tasten-
kombination Á+Æ einen Zeilenumbruch und mit
der Taste Æ eine Absatzschaltung durchführen.
Der Schriftzug weist einen Markierungsrahmen mit acht
Ziehpunkten auf, über die Sie mit der Maus Verände-
rungen bezüglich Größe, Form und Positionierung vor-
nehmen können. Die Methoden dafür sind dieselben wie
oben für andere grafische Objekte beschrieben. Außer-
dem meldet sich nach dem Einfügen die Registerkarte
Zeichentools/Format im Menüband (à Abbildung 26.9).
Grafische Objekte einfügen
26.1.4 ClipArt
Über den Befehl ClipArt können Sie unter ande-
rem vorgefertigte Grafiken in ein Dokument ein-
setzen. Um eine solche Grafik einem Dokument
hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche ClipArt in
der Gruppe Illustrationen auf der Registerkarte Einfü-
gen. Daraufhin wird der Aufgabenbereich ClipArt ange-
zeigt, der Ihnen die Suche nach einem geeigneten Clip
ermöglicht (à Abbildung 26.10).
»» Geben Sie im Feld Suchen nach einen Begriff ein,
der den Inhalt der gesuchten Grafik beschreibt. Sie
können hier auch mehrere Stichwörter eingeben,
Im Listenfeld Ergebnisse geben Sie an, nach welcher
Art von Clip gesucht werden soll – beispielsweise
Illustrationen, Videos oder Fotos.
»» Sie starten die Suche durch einen Klick auf OK. Die
gefundenen Clips werden anschließend im Listenfeld
des Aufgabenbereichs angezeigt. Über die Schaltflä-
che mit dem Pfeil neben einer markierten Abbildung
aktivieren Sie ein Menü mit den Befehlen zum Einfü-
gen, Anzeigen und Verwalten des Clips.
Nach dem Einfügen ist das Objekt mit Ziehpunkten ver-
sehen. Außerdem meldet sich nach dem Einfügen die
Registerkarte Bildtools/Format im Menüband (à Ab-
schnitt 26.4). Der Aufgabenbereich ClipArt bleibt nach
dem Einfügen des Clips weiterhin angezeigt. Um ihn
wieder auszublenden, klicken Sie auf die Schließen-
Schaltfläche.
Abbildung 26.9 
Ein Platzhalter für den
WordArt-Text wurde
eingeben; zum Bearbeiten
verwenden Sie die Befehle
auf der Registerkarte
Zeichentool/Format.
701
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools

Abbildung 26.10 
Im Aufgabenbereich
ClipArt können Sie nach
einem Clip suchen und
diesen dann einfügen.

26.1.5 Schematische Darstellungen hung. Ein Typ fasst jeweils mehrere unterschiedliche
mit SmartArt Layouts zusammen.
Eine SmartArt-Grafik ist eine visuelle Darstellung Ihrer
Informationen und Ideen. Sie können damit Ideen und
Fakten anschaulicher präsentieren und Dokumente le-
bendiger gestalten. Welche Vielfalt hinter diesem Werk-
zeug steht, merkt man erst, nachdem man einmal etwas
intensiver damit gearbeitet hat. Denn das Erstellen von
Illustrationen in professioneller Qualität kann eine He-
rausforderung sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn
Sie kein professioneller Grafiker sind oder keinen be-
schäftigen können.

Einfügen
Klicken Sie in der Gruppe Illustrationen der Re-
gisterkarte Einfügen auf die Schaltfläche Smart-
Art. Wählen Sie dann im Dialogfeld SmartArt-
Grafik auswählen den gewünschten Diagrammtyp aus
(à Abbildung 26.11). Dazu wählen Sie zunächst den Typ
– beispielsweise Prozess, Hierarchie, Zyklus oder Bezie-
Abbildung 26.11  Die Sammlung stellt acht Diagrammtypen zur
Verfügung.
»» Sie sollten sich bei dieser Auswahl darüber im Klaren
sein, was Sie mitteilen möchten und ob Ihre Informa-
tionen auf eine bestimmte Weise dargestellt werden
sollen (à Tabelle 26.1). Aber da Sie später das Layout

702
 Grafische Objekte einfügen

wechseln können, probieren Sie verschiedene Lay- Typ Funktion

outs aus, bis Sie das Layout gefunden haben, das
Ihre Botschaft am besten veranschaulicht. Experi- Liste Zeigen Sie nicht sequenzielle Informationen an.
mentieren Sie mit unterschiedlichen Typen und Lay- Prozess Zeigen Sie Schritte in einem Prozess oder auf einer
outs, indem Sie die folgende Tabelle als Ausgangs- Zeitachse an.
punkt verwenden.
Zyklus Zeigen Sie einen kontinuierlichen Prozess an.
»» Berücksichtigen Sie außerdem die Textmenge, die Hierarchie Erstellen Sie ein Organigramm.
Sie in die einzelnen Elemente einfügen wollen, da die
Textmenge und die Anzahl der erforderlichen For- Hierarchie Zeigen Sie eine Entscheidungsstruktur an.
men oftmals das Layout bestimmen, das am besten Beziehung Veranschaulichen Sie Verbindungen.
aussehen wird. Im Allgemeinen sind die Grafiken am
effektivsten, wenn sich die Anzahl der Formen und Matrix Zeigen Sie an, wie sich Teile auf ein Ganzes beziehen.
die Textmenge auf Kernpunkte beschränken. Pyramide Zeigen Sie proportionale Beziehungen mit der größ-
ten Komponente auf der Ober- oder Unterseite an.
Bestätigen Sie nach der Wahl von Form und Unterform
durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Die Grafik Tabelle 26.1  Typen und Aufgaben von Darstellungen
wird in das Dokument eingefügt (à Abbildung 26.12).
Beim Erstellen oder Ändern wird das Diagramm mit ei-
nem nicht druckbaren Rahmen versehen, dessen Zieh-
punkte Sie zum Ändern der Größe des Gesamtobjekts
verwenden können.

Abbildung 26.12 
Eine SmartArt-Grafik wurde
eingefügt; um sie zu bear-
beiten, verwenden Sie die
Registerkarten SmartArt-
Tools/Entwurf und Smart-
Art-Tools/Format.

703
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools

Text hinzufügen
Innerhalb der einzelnen Elemente der Grafik wird zu-
nächst Platzhaltertext – wie [Text] – angezeigt. Wenn
Sie diese Platzhalter so belassen, werden sie nicht mit
ausgedruckt. Der Sinn einer SmartArt-Grafik besteht
natürlich darin, den Text durch Ihre eigenen Inhalte zu
ersetzen. Ihre nächste Aufgabe besteht dann darin, die
im Diagramm verwendeten Platzhalter mit den richti-
gen Texten zu versehen.

Verfeinern und formatieren

Anschließend können Sie die Grafik verfeinern und forma-
tieren. Dazu stehen Ihnen zwei kontextbezogene Regis-
terkarten zur Verfügung: SmartArt/Entwurf und Smart-
Art/Format. Klicken Sie außerhalb der SmartArt-Grafik,
wenn Sie den Bearbeitungsvorgang beendet haben.

26.1.6 Textfelder
Textfelder sind Rahmen, die Sie nach dem Einfü-
gen in ein Dokument frei innerhalb des Doku-
ments bewegen können. Um ein Textfeld einzufü-
gen, benutzen Sie den Katalog zur Schaltfläche Textfeld
in der Gruppe Text auf der Registerkarte Einfügen. Sie
finden darin eine größere Menge von Grundformen
(à Abbildung 26.13). Abbildung 26.13  Der Katalog für die Textfelder beinhaltet bereits
mehrere Grundformen.
Nach der Wahl einer davon wird das Textfeld im Doku-
ment erstellt (à Abbildung 26.14).

Abbildung 26.14 
Ein Textfeld wurde in das
Dokument eingefügt; zum
Editieren benutzen Sie die
Befehle auf der Register­
karte Zeichentools/Format.

704

26.1.7 Screenshot erstellen und einfügen
Mit der Screenshot-Funktion erstellen Sie
schnell eine Bildschirmabbildung und fügen Sie
diese Ihrer Datei hinzu. Dieses Werkzeug eignet
sich besonders für Dokumentationen. Durch einen Klick
auf die Befehlsschaltfläche Screenshot öffnen Sie einen
Katalog, in dem im oberen Teil Miniaturansichten aller
Programmfenster angezeigt werden, die nicht mini-
miert sind (à Abbildung 26.15). Das Programmfenster,
von dem aus Sie den Befehl aufgerufen haben, ist darin
nicht mit aufgelistet.
Abbildung 26.15  neue Stelle verschieben. Setzen Sie dafür
Der Katalog zeigt Miniatur­
ansichten der nicht mini­
mierten Fenster an.
Wenn Sie auf eine dieser Miniaturansichten klicken, wird
ein Bildschirmabbild dieses Fensters in das Dokument
eingefügt. Alternativ können Sie auch gleich einen Aus-
schnitt eines Bildschirms einfügen. Nachdem Sie im
Menü zur Schaltfläche Screenshot auf den Befehl Bild-
schirmausschnitt geklickt haben, wird der Bildschirm
leicht abgeblendet und der Mauszeiger erscheint in
Form eines Kreuzes. Setzen Sie den Zeiger an eine Ecke
des abzubildenden Bereichs, halten Sie die Maustaste
gedrückt und bewegen Sie den Zeiger dann auf die ge-
genüberliegende Ecke. Sobald Sie die Maustaste loslas-
sen, wird ein Bild des so ausgewählten Ausschnitts im
Dokument abgelegt.
26.2 Gemeinsam nutzbare
Werkzeuge zur Bearbeitung
Alle grafischen Elemente verfügen nach dem Einfügen
in ein Dokument über mehrere Werkzeuge, mit denen
Sie ihr Erscheinungsbild auf (fast) dieselbe Weise än-
dern können. Mit diesen wollen wir uns jetzt beschäf-
tigen.
Gemeinsam nutzbare Werkzeuge zur Bearbeitung
26.2.1 Einfache Einstellungen über die
Maus
Nachdem Sie ein Zeichnungsobjekt erstellt haben, kön-
nen Sie sein Erscheinungsbild, generell seine Position
und seine Größe, direkt mit der Maus ändern. Bei eini-
gen AutoFormen können Sie auch seinen Drehwinkel
und manchmal Proportionen der Form variieren. In allen
Fällen müssen Sie das zu ändernde Objekt zuerst durch
einen Klick darauf markieren. Welche Parameter so ver-
änderbar sind, erkennen Sie dann an den angezeigten
Punkten.
Position
Im Allgemeinen können Sie die Position ei-
nes grafischen Objekts im Doku­ment ver­
ändern, indem Sie es mit der Maus an eine
den Mauszeiger auf das Element, so dass er sich in
einen Vierfachpfeil verwandelt. Ziehen Sie dann das
Zeichnungsobjekt an die gewünschte Position.
Größe
Die Höhe und Breite eines markierten Ob-
jekts können Sie über die Größenziehpunkte
ändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf
einen der kleinen Kreise und verschieben
Sie dann den Zeiger in die gewünschte Richtung. Benut-
zen Sie die Punkte an den Ecken, wenn Sie gleichzeitig
Höhe und Breite ändern wollen. Diese können Sie auch
diagonal verschieben. Wenn Sie gleichzeitig die Taste
Ÿ gedrückt halten, bleiben die eingestellten Propor-
tionen – also des Verhältnis von Höhe zu Breite – erhal-
ten. Die Punkte in der Mitte lassen nur ein waagerechtes
oder senkrechtes Vergrößern bzw. Verkleinern zu.
Drehwinkel
Komplexere Zeichnungsobjekte verfügen
zusätzlich über einen grünen Punkt, über
den Sie den Drehwinkel des Objekts verän-
dern können. Setzen Sie den Mauszeiger auf
diesen Punkt und halten Sie die Maustaste gedrückt.
Der Zeiger wechselt daraufhin sein Aussehen in vier in
einem kleinen Kreis angeordnete Pfeile. Durch Verschie-
ben dieses Symbols drehen Sie das Objekt in die ent-
sprechende Richtung. Bei gleichzeitigem Drücken der
Taste Á ist nur noch ein Drehen in Schritten von 15°
möglich.
705
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools
 
Proportionen
Einige Objekte zeigen im markierten Zu-
stand zusätzlich eine gelb eingefärbte Rau-
te. Diese dient dazu, die Proportionen der
Form zu ändern. Setzen Sie – wie üblich –
den Mauszeiger auf dieses Symbol, so dass er sein Aus-
sehen in eine kleine Pfeilspitze ändert. Durch Verschie-
ben können Sie dann die Proportionen der Form ändern.
Welche Änderungen sich ergeben, hängt auch von der
konkret benutzten AutoForm ab.
26.2.2 Detaileinstellungen
Zum Einstellen der Feinheiten benutzen Sie die Befeh-
le in den beiden Gruppen Anordnen und Größe in der
jeweiligen Format-Registerkarte – also beispielsweise
Zeichentools/Format (à Abbildung 26.16).
Größe
Zum Einstellen der Größe können Sie nach dem Mar-
kieren der Grafik auch die Drehfelder der Gruppe Größe
in der jeweiligen Format-Registerkarte benutzen. Darin
können Sie Höhe und Breite separat einstellen. Durch ei-
nen Klick auf die kleine Schaltfläche neben der Grup-
penbezeichnung Größe öffnen Sie ein Dialogfeld, über
das Sie die für das ausgewählte Objekt einstellbaren
Änderungen vornehmen können. Das dann angezeigte
Dialogfeld Layout lässt sich auch über das Kontextmenü
zum Objekt anzeigen.
Ein Arbeiten über dieses Dialogfeld ist beispielsweise
dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Objekte mit densel-
ben Maßen abbilden oder exakte Werte angeben wollen.
Stellen Sie in den Feldern Höhe und Breite die Maße (in
cm) des markierten Objekts ein. Über das Feld Drehen
können Sie einen Winkel definieren, um den das mar-
kierte Objekt gedreht werden soll. Im Bereich Skalierung
lässt sich die Größe proportional um einen Prozentsatz
verändern. Ist Seitenverhältnis sperren aktiviert, bleibt
das Verhältnis von Höhe zu Breite konstant.
706
Abbildung 26.16 
Die Feinheiten der Einstellung
regeln Sie über die Gruppen
Anordnen und Größe.
Position
Wichtig ist auch die Schaltfläche Position in der
Gruppe Anordnen. Damit bestimmen Sie, wo das
Zeichenelement auf der Seite erscheinen soll
(à Abbildung 26.17 links).
»» Die Option unter Mit Zeile in Text setzt das Zeichen-
element direkt in die Zeile, in der es eingefügt wur-
de. Sie können es aber wie gewohnt an andere Stel-
len verschieben.
»» Die neun Optionen unter Mit Textumbruch setzen
das Zeichenelement an die horizontalen oder verti-
kalen Ränder bzw. zentrieren es.
Noch mehr Details zur Positionierung finden Sie im Dia-
logfeld Layout, das Sie durch die Wahl von Weitere Lay-
outoptionen auf den Bildschirm bringen (à Abbildung
26.17 rechts). Damit die Parameter darin ansprechbar
sind, müssen Sie vorher eine der neun Optionen un-
ter Mit Textumbruch für das Zeichenelement gewählt
haben. Dann können Sie – getrennt für Horizontal und
Vertikal – die Lage des Zeichenelements bestimmen.
»» Zum Festlegen der horizontalen Position bestehen
drei Möglichkeiten: Sie können entweder mit Absolu-
te Position eine genaue Lage bezüglich des Seiten-
rands, der Seite, der Spalte oder des Zeichens ange-
ben. Bei Buchlayout wählen Sie zwischen Innen und
Außen bezogen auf den Seitenrand oder die Seite –
beispielsweise am linken Seitenrand bei ungeraden
und am rechten bei geraden Seitenzahlen. Ausrich-
tung ermöglicht die Wahl zwischen Links, Zentriert
und Rechts bezogen auf Seitenrand, Seite, Spalte
oder Zeichen.
»» Das Festlegen der vertikalen Position funktioniert
ähnlich, allerdings haben Sie hier nur zwei Möglich-
keiten der Gestaltung: Sie können entweder wieder
die Absolute Position bezogen auf Seitenrand, Seite,
Absatz oder Linie festlegen oder die Ausrichtung mit

Oben, Zentriert, Unten, Innen oder Außen bestim-
men.
»» Wenn die geraden und ungeraden Seiten des Doku-
ments über ein unterschiedliches Layout verfügen
sollen, finden Sie in der Zeile Buchlayout die Positi-
onsangaben Innen und Außen.
»» Die Zeile Absolute Position ermöglicht das Festlegen
einer Maßangabe für die Entfernung des Elements
vom Seitenrand, Seite, Spalte usw.
Die zusätzlichen Optionen im unteren Bereich der Re-
gisterkarte sind interessant im Zusammenhang mit dem
Bearbeiten des Fließtextes:
»» Wenn Sie die Option Objekt mit Text verschieben ak-
tivieren, wird die Grafik immer zusammen mit dem
Absatz verschoben, zu dem sie gehört, wenn Sie bei-
spielsweise im Bereich davor zusätzlichen Text ein-
fügen oder Text löschen.
»» Durch Verschieben der Grafik mit der Maus können
Sie den zu ihr gehörenden Absatz wechseln. Ist aber
das Kontrollkästchen Verankern eingeschaltet, bleibt
sie stets mit demselben Absatz verbunden.
»» Durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollkäst-
chens können Sie ein Überlappen von Objekten mit
derselben Umbruchart ermöglichen.
Gemeinsam nutzbare Werkzeuge zur Bearbeitung
Abbildung 26.17 
Mit Position regeln Sie auch den
Textumbruch um die Grafik.
Zeilenumbruch
Sehr wichtig ist auch der Textumbruch. Nach
einem Klick auf die Schaltfläche Zeilenum-
bruch in der Gruppe Anordnen können Sie
diesen regeln. Über die Optionen dazu legen Sie fest,
wie der im Dokument vorhandene Text um eine einge-
fügte Grafik herumfließt. Die Symbole in der Liste zu
diesem Befehl liefern einen Hinweis zur Bedeutung der
einzelnen Optionen (à Abbildung 26.18 links).
Wiederum finden Sie im Dialogfeld Layout, das Sie durch
die Wahl von Weitere Layoutoptionen auf den Bildschirm
bringen, mehr Details und auch größere Symbole für die
Grundoptionen (à Abbildung 26.18 rechts). Benutzen
Sie hierfür die Registerkarte Textumbruch.
Legen Sie durch Aktivieren einer der unter Umbruchart
aufgeführten Optionen den Textfluss fest (à Tabelle
26.2).
Auf der Registerkarte Textumbruch im Dialogfeld Lay-
out finden Sie unter Umbruchart noch zwei zusätzliche
Optionen: Transparent und Oben und unten. Die Optio-
nen darunter sind – je nach gewählter Umbruchart – nur
zum Teil verfügbar. Über Textfluss legen Sie fest, wo der
Zeilenumbruch des Fließtextes stattfinden soll. Ganz
unten auf der Registerkarte können Sie den Abstand
zwischen eingefügtem Objekt und Text festlegen.
707
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools

Abbildung 26.18 
Die Optionen zum Textumbruch. Die
Registerkarte Textumbruch zeigt die
  Details zur Form des Textflusses.

Symbol Beschreibung
Standardmäßig ist Mit Text in Zeile aktiviert. Die Grafik wird an der aktuellen Position eingefügt, kann aber durch Eingabe zusätzlicher
Zeichen, beispielsweise Leerzeichen, verschoben werden. Wenn der Zeilenabstand automatisch eingestellt ist, ändert er sich entspre-
chend der Höhe der Grafik.
Rechteckbewirkt, dass der Text die Grafik in rechteckiger Form umfließt. Die genaue Position der Grafik kann durch die Einstellungen
unter Horizontal und Vertikal im Dialogfeld Erweitertes Layout (à folgende Abschnitte) eingestellt werden.

Mit Passend wird der Fließtext so weit wie möglich an die Form des Grafikinhalts angepasst. Bei Bedarf können Sie über die Schaltflä-
che Rahmenpunkte bearbeiten in der Grafik-Symbolleiste die Passform verändern.

Mit Hinter den Text wird die Grafik hinter den Fließtext gelegt. Damit die Schrift im Vordergrund gelesen werden kann, empfiehlt es
sich, auf der Registerkarte Bild des Dialogfelds die Option für Farbe auf Ausgeblichen zu stellen.

Mit Vor den Text wird die Grafik vor den Fließtext gelegt und verdeckt diesen.

Tabelle 26.2  Einige Alternativen zum Textfluss

26.3 Die Zeichentools 26.3.1 Formen ändern und zusätzliche

Elemente
Wir wollen uns nun mit den unterschiedlichen Tools be-
schäftigen, die Ihnen nach dem Einfügen bestimmter Über die Elemente der Gruppe Formen einfügen auf die-
Grafikelemente zur Verfügung stehen. Beginnen wir mit ser Registerkarte können Sie schnell neue Formen er-
der Registerkarte Zeichentools/Format, die angezeigt stellen oder bereits vorhandene ändern.
werden, wenn Sie eine Form oder ein WordArt-Objekt
in das Dokument eingefügt oder später markiert haben
(à Abbildung 26.19).

708
 Die Zeichentools

Abbildung 26.19 
Die Registerkarte Zeichen-
tools/Format

Neue Formen und Formen ändern

Über den Katalog zu Formen in der Gruppe For-
men einfügen können Sie über diese Registerkar-
te schnell eine weitere Form erstellen. Gehen Sie
dazu genauso vor wie bei der Registerkarte Einfügen.
Nach Wahl eines Formsymbols wird der Mauszeiger in
Form eines Kreuzes angezeigt. Sie können dann damit
auf eine Stelle im Dokument klicken, um eine Form in
Standardgröße zu erstellen, oder Sie ziehen eine Form
in der gewünschten Größe auf.
Wenn Sie eine bereits eingefügte Form in eine andere
umwandeln und dabei die schon eingestellten sonstigen
Formate beibehalten wollen, benutzen Sie die Optionen
zur Schaltfläche Form ändern . Markieren Sie aber
die Form vorher. Der Katalog liefert Ihnen dieselben Al-
ternativen wie der Katalog zu Formen einfügen.
Mit Punkte bearbeiten im Menü der Schalt- Abbildung 26.20  Der Katalog zu den Formenarten
fläche Form bearbeiten fügen Sie der Form
einen weiteren Satz von Ziehpunkten an den Wenn Sie hier kein Element finden, können Sie sich
Ecken der Form hinzu, die Sie verwenden können, um auch der nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten zur
ihr Aussehen zu ändern. individuellen Einstellung bedienen.

26.3.2 Farben, Linien, Schatten und Formkontur und Fülleffekt

3D-Effekte
Jedes von Ihnen erstellte Zeichnungsobjekt können
Sie nachträglich noch verändern. Dafür benutzen Sie
die Befehle in der Gruppe Formenarten. Dabei lassen
sich beispielsweise Füll- und Linienfarben neu bestim-
men und Schatten mit unterschiedlichen Einfallswinkeln
oder 3D-Effekte zuweisen.
Akzente setzen
Zuerst sollten Sie prüfen, ob im Katalog in der Gruppe
Formenarten nicht bereits eine Variante der Form vor-
handen ist, die Ihren Vorstellungen entspricht (à Abbil-
dung 26.20).
Sie können Farben eines Objekts – getrennt für Linien,
Flächen und den gegebenenfalls darin vorhandenen
Text – ändern. Markieren Sie dazu das Zeichnungsobjekt
und benutzen Sie die Befehle Formkontur und Fülleffekt
(à Abbildung 26.21). Wählen Sie anschließend in der an-
gezeigten Palette die gewünschte Einstellung aus.
»» Weiterhin können Sie über die Schaltfläche Form-
kontur eine geeignete Linie aus einer Liste mit un-
terschiedlichen unterbrochenen Linien auswählen.
Die Linienstärke stellen Sie über die Palette zur ent-
sprechenden Schaltfläche ein.
»» Die Schaltfläche im Bereich Pfeile zum Aufklappen
der Palette mit verschiedenen Pfeiloptionen lässt

709
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools
  
sich nur dann aktivieren, wenn Sie als Zeichnungs-
objekt eine Linie oder einen Pfeil markiert haben.
Wählen Sie dort unter verschiedenen Pfeilarten die
gewünschte aus.
3D-Effekte und Schatten
Eine große Zahl zusätzlicher Effekte stehen Ihnen über
den Katalog zu Formeffekte zur Verfügung.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche Schatten, um die Pa-
lette mit den verschiedenen Schattenwürfen anzu-
zeigen. Wählen Sie hier einen Schattenwurf aus. Die
Option unter Kein Schatten entfernt einen bereits
zugewiesenen Schatten (à Abbildung 26.22 links).
»» Bei 3D-Drehung können Sie Tiefe, Farbe und Dre-
hung sowie den Winkel und die Richtung des Licht-
einfalls ändern (à Abbildung 26.22 rechts).
Weitere Akzente
Den Zugriff auf eine Vielzahl von sonstigen Einstellun-
gen haben Sie, nachdem Sie auf die kleine Schaltfläche
mit dem nach unten rechts weisenden Pfeil neben
710
Abbildung 26.21 
Formkontur für die Linien und
Fülleffekt für die Flächen
der Gruppenbezeichnung Formenarten klicken. Das
dann angezeigte Dialogfeld Form formatieren verfügt
links über mehrere Bereiche, über die Sie die einzelnen
Elemente einer Form auf unterschiedliche Weise be-
einflussen können. Darüber können Sie beispielsweise
auch dreidimensionale Varianten einstellen.
26.3.3 WordArt
Auch nach dem Einfügen eines
WordArt-Objekts meldet sich die Re-
gisterkarte Zeichentools/Format im
Menüband. Über die Befehle in der
Gruppe WordArt-Formate können Sie den markierten
WordArt-Text bearbeiten.
Die Schnellformatvorlagen
Über den Katalog der Schnellformatvorlagen in dieser
Gruppe können Sie aus einer Liste eines der vorgefer-
tigten Designs wählen (à Abbildung 26.23 links). Die
Optionen darin kennen Sie schon vom Erstellen eines
WordArt-Schriftzugs her.
 Die Zeichentools

Abbildung 26.22 
Schatteneffekte und
   3D-Effekte

Abbildung 26.23 
Die Schnellformatvorlagen und
   die Füllfarben bei WordArt

711
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools
Textfüllung
Die Farben können Sie auch separat ändern. Benutzen
Sie dazu den Befehl Textfüllung . Besonders interes-
sant darin ist vielleicht die Option Farbverlauf (à Abbil-
dung 26.23 rechts).
26.3.4 Anordnen und gruppieren
In den Befehlen der Gruppe Anordnen auf der Regis-
terkarte Zeichentools/Format finden Sie Möglichkeiten
zum Anordnen und Gruppieren von Objekten. Wenn Sie
mit mehreren Zeichnungselementen auf einer Seite ar-
beiten, können Sie noch mit weiteren Werkzeugen ar-
beiten:
»» Objekte werden in der Reihenfol-
ge, in der Sie sie erstellen, überei-
nander auf der Arbeitsfläche ab-
gelegt (à Abbildung 26.24 links). Daraus ergeben
sich unter Umständen unerwünschte Effekte; bei-
spielsweise kann in einer AutoForm eingegebener
Text durch eine andere AutoForm verdeckt werden.
Wenn Sie ein Objekt in einem solchen Stapel auf eine
andere Ebene setzen wollen, markieren Sie es zu-
erst. Klicken Sie dann auf eine der Schaltflächen
Eine Ebene nach vorne oder Eine Ebene nach hinten
(à Abbildung 26.24 rechts). Über die Befehle in den
Listen zu diesen Schaltflächen können Sie bei sich
überlappenden Objekten das jeweils markierte In
den Vordergrund oder In den Hintergrund schieben.
Auch ein Platzieren vor oder hinter dem Text ist
möglich.
Abbildung 26.24  Die Reihenfolge der Darstellung der Objekte
ändern
»» Sie können mehrere Objekte zu einer Gruppe zu-
sammenfassen und diese Objektgruppe anschlie-
ßend als zusammenhängendes, einzelnes Objekt
712
bearbeiten. Das empfiehlt sich besonders dann,
wenn Sie eine komplexe Zeichnung aus mehreren
Freihandobjekten erstellt haben und deren Zusam-
menhang sichern wollen. Markieren Sie dazu alle
nebeneinander liegenden Objekte, die Sie zu einer
Gruppe zusammenfassen wollen, indem Sie mit der
Maus einen Rahmen um die betreffenden Objekte
ziehen (à Abbildung 26.25 links). Nicht benachbar-
te Objekte können Sie gemeinsam markieren, indem
Sie die Ÿ-Taste gedrückt halten und die Objekte
nacheinander anklicken. Wählen Sie dann den Befehl
Gruppieren und darin Gruppieren, um die
markierten Objekte zu einer Objektgruppe zusam-
menzufassen. Die Objekte, die zu einer Objektgruppe
zusammengefasst wurden, sind mit einem gemein-
samen Markierungsrahmen versehen, der auch ei-
nen gemeinsamen Satz von Ziehpunkten aufweist
(à Abbildung 26.25 rechts). Sie können nun Größe
und Position der Gruppe gemeinsam ändern. Jede
Änderung, die Sie an diesem Objekt hinsichtlich Grö-
ße, Farbe, Position usw. vornehmen, wirkt sich auf
die gesamte Gruppe aus.
Abbildung 26.25  Zwei Formen wurden zuerst gemeinsam mar-
kiert und dann gruppiert.
»» Wenn Sie eine markierte Objektgruppe wieder auf-
lösen wollen – um beispielsweise ein einzelnes Ob-
jekt darin zu bearbeiten –, verwenden Sie den Befehl
Gruppierung aufheben in der Befehlsliste zu Grup-
pieren.
»» Über den Befehl Drehen können Sie Objek-
te in einem festgelegten Winkel horizontal, vertikal,
nach links oder nach rechts kippen oder in einem be-
stimmten Winkel drehen.
»» Über den Befehl Ausrichten legen Sie fest,
wie mehrere markierte Objekte aneinander ausge-
richtet werden sollen.

26.3.5 Zeichnungsbereich
Eine Zeichnung lässt sich auf unterschiedliche Weise in
ein Dokument einfügen: Sie können zum einen die ge-
wünschte Form auswählen und sie direkt im Dokument
aufziehen, positionieren und formatieren. Das empfiehlt
sich aber nur bei Grafiken, die lediglich aus einem Ele-
ment – etwa einem Kreis oder einem Rechteck – beste-
hen. Wenn Sie eine komplexere Zeichnung einfügen
wollen – beispielsweise ein eigenes Firmenlogo, das sich
aus mehreren Zeichnungsobjekten und Bildern zusam-
mensetzt –, empfiehlt es sich, diese Objekte innerhalb
eines speziell dafür vorgesehenen Zeichnungsbereichs
zu erstellen. Der Vorteil dabei besteht darin, dass Sie
alle in diesem Zeichnungsbereich abgelegten Elemen-
te gemeinsam behandeln können; Sie können sie bei-
spielsweise innerhalb des Dokuments verschieben oder
kopieren, ohne dass sich die Zusammenstellung ändert.
Einen Zeichnungsbereich definieren Sie, indem Sie aus
der Liste zur Schaltfläche Formen in der Gruppe Illustra-
tionen der Registerkarte Einfügen den Befehl Neuer Zei-
chenbereich wählen. Daraufhin wird der Zeichnungsbe-
reich in Form eines rechteckigen Rahmens angezeigt. In
diesem Bereich können Sie Zeichnungsobjekte erstellen
oder vorhandene Grafiken einfügen. Der Rahmen wird
nicht gedruckt und nur angezeigt, solange der Zeich-
nungsbereich aktiviert ist.
Der Zeichnungsbereich kann wie ein norma-
TIPP ler Absatz behandelt werden. Sie können ihn
zusammen mit den in ihm angesiedelten Objekten – die
Sie natürlich auch einzeln bearbeiten können – als eine
Einheit verschieben, ausschneiden, kopieren und an
anderer Stelle wieder einfügen.
26.3.6 Textfelder
Für eingefügte Textfelder gelten fast dieselben Befehle
zur Bearbeitung, die wir eben beschrieben haben. Die
Gruppe Text auf der Registerkarte Zeichentools/Format
ist aber speziell für Textfelder gedacht: Sie können hie-
rüber neue Textfelder erstellen, die Ausrichtung ändern
oder auch Verknüpfungen zwischen Textfeldern erstel-
len oder diese auflösen.
Die Zeichentools
Textrichtung ändern
Sie können den Inhalt eines Textfelds vertikal ausrich-
ten. Dazu markieren Sie das Textfeld und klicken auf die
Schaltfläche Textrichtung . Standardmäßig
fließt der Text von links nach rechts. Es empfiehlt sich
für die Eingabe zur normalen Darstellung umzuschalten
und die gewünschte Richtung erst danach zu wählen. Es
ist allerdings nicht möglich, Text auf den Kopf zu stellen.
Hierfür könnten Sie aber WordArt benutzen.
Abbildung 26.26
Die Ausrichtung eines Textes
kann frei gewählt werden.
Textfelder verknüpfen
Wenn Sie mehrere Textfelder in einem Dokument erstel-
len, können Sie Text in einem Textfeld beginnen lassen
und in einem anderen Textfeld fortsetzen.
» Zum Verknüpfen von Textfeldern markieren Sie zu-
nächst das erste Textfeld. Dazu bewegen Sie den
Mauszeiger über den Rahmen des Textfelds, bis
dieser die Form eines Vierfachpfeils annimmt, und
klicken dann auf den Rahmen. Klicken Sie anschlie-
ßend auf die Schaltfläche Verknüpfung erstellen
in der Gruppe Text der Registerkarte
Zeichentools/Format. Der Mauszeiger ändert dar-
aufhin seine Form in einen kleinen Krug.
» Klicken Sie dann auf das Textfeld, in dem der Text
fortgesetzt werden soll. Wenn der Krug über einem
Textfeld positioniert wird, für das eine Verknüpfung
erstellt werden kann, nimmt er die Form eines Krugs
an, aus dem Buchstaben herausfallen. Um Verknüp-
fungen mit weiteren Textfeldern zu erstellen, kli-
cken Sie auf das Textfeld, für das Sie soeben eine
Verknüpfung erstellt haben, und wiederholen den
beschriebenen Vorgang.
713
Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
» Geben Sie im ersten Textfeld den gewünschten Text
ein oder fügen Sie ihn aus der Zwischenablage ein.
Nimmt das Textfeld keinen weiteren Text mehr auf,
wird der Text in den anderen verknüpften Textfel-
dern fortgesetzt.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Verknüpfung
TIPP erstellen geklickt haben und sich dann ent-
scheiden, doch keine Verknüpfung mit einem anderen
Textfeld erstellen zu wollen, drücken Sie die È-Taste,
um den Verknüpfungsvorgang abzubrechen.
Form des Textfelds ändern
Sie können für ein Textfeld auch eine andere Form als
die eines Rechtecks wählen. Erstellen Sie hierfür zuerst
das Textfeld und markieren Sie es. Öffnen Sie dann die
Liste zur Schaltfläche Form bearbeiten , klicken Sie
auf Form ändern und wählen Sie dort die gewünschte
Form.
Weitere Formatierungsoptionen
Zum Formatieren von Textfeldern stehen Ihnen etwa
dieselben Optionen zur Verfügung wie zum Formatie-
ren von Formen oder Grafiken. Eine zusammenfassende
Darstellung der für die Formatierung eines Textfelds zur
Verfügung gestellten Parameter können Sie einblenden
lassen, indem Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem
nach unten rechts weisenden Pfeil neben der Gruppen-
bezeichnung Formenarten klicken. Mithilfe der Optio-
nen im daraufhin angezeigten Dialogfeld Form forma-
tieren können Sie im Bereich Textfeld viele Änderungen
am vorher markierten Textfeld zentral vornehmen.
» Über die Felder unter Innerer Seitenrand bestimmen
Sie den Abstand zwischen dem Rahmen des Text-
felds und dem darin enthaltenen Text.
714
» Die beiden Optionen unterhalb der Randeinstellun-
gen beziehen sich auf den Fall, in dem Sie das Text-
feld in eine AutoForm umgewandelt haben: Ist das
Kontrollkästchen Text in Form umbrechen aktiviert,
wird der Text in mehrere Zeilen umbrochen, wenn
die Breite der AutoForm nicht ausreicht, um ihn
in einer Zeile darzustellen. Außerdem können Sie
über Größe der Form dem Text anpassen dafür sor-
gen, dass sich die Größe der AutoForm automatisch
ändert, damit der gesamte Inhalt sichtbar wird.
Sie können natürlich auch die Befehle der anderen Re-
gisterkarten des Dialogfelds Form formatieren auf Text-
felder anwenden und so beispielsweise dreidimensiona-
le Einstellungen erzeugen.
26.4 Bildtools
Für eingefügte Bilder und auch für ClipArt wird die
Registerkarte Bildtools/Format angezeigt, solange das
betreffende Element markiert ist (à Abbildung 26.27).
26.4.1 Das Bild anpassen
In der Gruppe Anpassen finden Sie einige Befehle, die
es Ihnen erlauben, das eingefügte Bild selbst zu bear-
beiten. Sie können darüber beispielsweise den Kontrast
und die Helligkeit regeln, aber auch bestimmte Bereiche
im Bild ausblenden.
Korrekturen für Helligkeit und Kontrast
Über den Katalog zu Korrekturen finden Sie die Möglich-
keit, die Helligkeit und den Kontrast des vorher markier-
ten Bilds zu verändern (à Abbildung 26.28). Zusätzlich
können Sie auch die Schärfe regeln.
Abbildung 26.27
Die Leiste Bildtools/Format

Abbildung 26.28  Helligkeit und Kontrast des Bilds festlegen
Einfärben
Über den Katalog zur Befehlsschaltfläche Farbe können
Sie dem markierten Bild einen Farbton zuweisen Abbil-
dung 26.29).
Abbildung 26.29  Bildern können Sie Farbeffekte zuweisen.
Bildtools
»» Unter Farbsättigung bestimmen Sie, wie stark die be-
reits vorhandenen Farben erscheinen sollen. Mit der
Option ganz links in dieser Zeile können Sie auch die
Farben ganz verschwinden lassen und eine schwarz-
weiße Darstellung erzeugen.
»» Im Bereich Farbton können Sie eine Art von Farb-
stich für das Bild wählen. Auch dabei wird von den
bereits vorhandenen Farben ausgegangen.
»» Über Neu einfärben können Sie eine zusätzlich Farbe
einstellen. Im Prinzip arbeiten diese Optionen mit ei-
nem Schwarzweißbild als Grundlage und einer über-
lagerten Farbe.
Künstlerische Effekte
Die Befehlsschaltfläche Künstlerische Effekte erlaubt
es, verschiedene künstlerische Effekte auf ein Bild anzu-
wenden, damit es eher wie eine Skizze, eine Zeichnung
oder ein Gemälde aussieht (à Abbildung 26.30). Die
neuen künstlerischen Effekte umfassen Bleistiftskizze,
Strichzeichnung, Wasserfarbenschwamm, Mosaikblasen,
Glas, Pastellfarben-Weichzeichner, Klarsichtfolie, Foto-
kopie, Farbstriche und mehr.
Abbildung 26.30  Sie können einem Bild auch Effekte zuweisen.
715
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools
26.4.2 Bildbereiche freistellen
Wenn Sie bestimmte Teile eines Bilds nicht an-
zeigen wollen, klicken Sie nach dem Markieren
des Bilds in der Gruppe Anpassen auf den Befehl
Freistellen. Daraufhin wird im Menüband die zusätzliche
Registerkarte Freistellen angezeigt (à Abbildung 26.31).
Abbildung 26.31  Die zusätzliche Registerkarte Freistellen bein-
haltet Werkzeuge, mit deren Hilfe Sie einzelne Bereiche ausblen-
den können.
Rechteckigen Bereich festlegen
Zunächst einmal wird das Bild mit einem zusätzlichen
Rahmen versehen. Nur der Bereich des Bilds, der sich in-
nerhalb dieses Rahmens befindet, wird nach Abschluss
dieses Bearbeitungsvorgangs beibehalten.
»» Sie können diesen Rahmen verschieben, um seine
Lage auf dem Bild zu ändern. Setzen Sie dazu den
Mauszeiger auf seinen Rand und verschieben Sie ihn
mit gedrückt gehaltener Maustaste.
»» Verwenden Sie die Ziehpunkte im Rahmen, um seine
Größe zu ändern. Setzen Sie den Mauszeiger auf ei-
nen Ziehpunkt und verschieben Sie ihn mit gedrückt
gehaltener Maustaste.
Bildbereiche ausblenden
Außerdem können Sie einzelne Bereiche im Bild aus-
blenden. Das Arbeiten mit diesen Werkzeugen ist etwas
716
gewöhnungsbedürftig, nach einiger Zeit stellt sich aber
ein intuitives Verständnis ein.
»» Wählen Sie das Werkzeug Zu entfernen-
de Bereiche markieren und klicken Sie
dann auf den Bildbereich, der später
nicht mehr angezeigt werden soll. Der Bereich wird
mit einem Kreissymbol mit einem Minuszeichen ver-
sehen.
»» Sie können auch umgekehrt vorgehen
und das Werkzeug Zu behaltende Berei-
che markieren benutzen. Klicken Sie
dann auf einen Bereich im Bild, der später angezeigt
bleiben soll. Der Bereich wird mit einem Kreissymbol
mit einem Pluszeichen versehen.
»» Haben Sie sich bei der Wahl eines Bildbe-
reichs geirrt, können Sie die Markierung
wieder rückgängig machen, indem Sie zu-
erst auf Markierung löschen und dann auf das ent-
sprechende Kreissymbol im Bild klicken.
»» Durch Anwenden dieser Werkzeuge können
Sie die Bereiche festlegen, die beibehalten
werden sollen. Wenn Sie das Endergebnis
kontrollieren wollen, klicken Sie auf Änderungen bei-
behalten. Das Ergebnis wird im Dokument angezeigt.
»» Sie können aber auch alle durchgeführ-
ten Markierungen wieder rückgängig
machen, indem Sie auf Alle Änderungen
verwerfen klicken.
Einstellungen zurücksetzen
Wenn Sie nach einer Änderung in Farbe, Kontrast oder
Helligkeit oder aber auch nach dem Zuweisen einer
Formatvorlage wieder zum Ausgangszustand nach
dem Einfügen zurückkehren wollen, klicken Sie auf Bild
zurücksetzen in der Gruppe Anpassen.
Bild austauschen
Wenn Sie ein eingefügtes Bild gegen ein anderes aus-
tauschen wollen, markieren Sie es und wählen Sie Bild
ändern in der Gruppe Anpassen. Wie beim ursprüng-
lichen Einfügen wird das Dialogfeld Grafik einfügen an-
gezeigt, über das Sie ein anderes Bild wählen können.
Die schon vorgenommen Einstellungen für die Bildfor-
matvorlagen werden übrigens für das neu gewählte Bild
übernommen.
 Bildtools

Abbildung 26.32 
  Rahmen für ein Bild und Bildeffekte

Bild komprimieren
Besonders bei sehr großen Bilddateien und/oder beim
Erstellen von Webseiten sollten Sie sich überlegen, ob
Sie den Umfang der Datei nicht reduzieren sollten. Da-
mit können Sie Speicherplatz auf der Festplatte sparen
und die zum Download erforderliche Zeit verringern.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bilder komprimie-
ren in der Gruppe Anpassen. Wenn Sie eine bestimm-
te Einstellung für die Kompressionsrate wünschen, kön-
nen Sie diese im unteren Bereich unter Zielausgabe das
Dialogfelds Bild komprimieren einstellen. Die weiteren
Komprimierungsoptionen erlauben es, dass die Aktion
beim Speichern automatisch ausgeführt wird oder dass
abgeschnittene Teile eines Bilds gelöscht werden.
»» Die Farbe des Rahmens können Sie über die Liste zur
Schaltfläche Grafikrahmen einstellen.
»» Weitere – aber wiederum nur den Rahmen betreffen-
de – Effekte wählen Sie über die Liste zu Bildeffekte
(à Abbildung 26.32 rechts).
Bildform
Statt einen Rahmen um ein Bild zu setzen, können
Sie es auch in eine AutoForm zwängen. Dazu markie-
ren Sie das Bild, klicken auf die Schaltfläche Bildlayout
und wählen die gewünschte Form aus (à Ab-
bildung 26.33).

26.4.3 Formatvorlagen für Bilder

Für weitere Formatierungsaufgaben benutzen Sie die
Befehle der Gruppe Formatvorlagen auf der Register-
karte Bildtools/Format. Sie können damit einen Rahmen
um das Bild setzen und diesen auf unterschiedliche Wei-
se gestalten.

Rahmen
Über den Katalog in der Gruppe Rahmen haben Sie Zu-
griff auf unterschiedliche Formen von Rahmen (à Abbil-
dung 26.32 links). Beachten Sie, dass Sie darüber zu-
nächst nur die Form des Rahmens wählen.
Abbildung 26.33  Ein Bild in eine Form zwingen

717
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools

26.4.4 Zuschneiden »» Über den Befehl Seitenverhältnis lassen Sie einen

Beschnittrahmen mit einem bestimmten Verhältnis
Sie können eine Grafik direkt mithilfe der Maus zu-
von Seite zu Höhe einblenden. Sie können diesen
schneiden. Dazu können Sie Randbereiche des Bilds ab-
Rahmen auf der Grafik verschieben und so den ge-
schneiden oder auch zusätzliche Funktionen benutzen.
wünschten Ausschnitt festlegen.
Ränder abschneiden »» Mit Auf Form zuschneiden können Sie eine Form
Klicken Sie dazu zunächst in der Gruppe Größe wählen, in die das Bild dann eingepasst wird.
auf die Schaltfläche Zuschneiden. Die Ecken
und die Seitenränder des vorher markierten
Bilds werden dann mit Beschnittkanten versehen (à Ab- 26.5 SmartArt-Tools
bildung 26.34). Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf eine
Nach dem Einfügen einer SmartArt stehen Ihnen zwei
dieser Kanten, halten Sie die Maustaste gedrückt und
kontextbezogene Registerkarten für die weitere Bear-
verschieben Sie die Kante. Zum Zuschneiden einer be-
beitung und Formatierung zur Verfügung: SmartArt-
stimmten Seite verwenden Sie die Kante an der betref-
Tools/Entwurf und SmartArt-Tools/Format. Klicken Sie
fenden Seite. Mit der Kante in einer Ecke können Sie
außerhalb der SmartArt-Grafik, wenn Sie den Bearbei-
zwei benachbarte Seiten gleichzeitig zuschneiden.
tungsvorgang beendet haben.

Weitere Werkzeuge zum Zuschneiden

26.5.1 Entwurf
Der Befehl Zuschneiden hält aber noch weitere Werk-
Über SmartArt-Tools/Entwurf können Sie am bereits
zeuge bereit, auf die Sie zugreifen können, wenn Sie
eingefügten Objekt weitere Änderungen und Verfeine-
nach dem Markieren des Bilds die Liste der Befehle zur
rungen durchführen (à Abbildung 26.35).
Schaltfläche öffnen:

Abbildung 26.34 
Grafiken können zuge-
schnitten werden

718

Elemente hinzufügen
Um der SmartArt weitere Elemente hinzuzufügen, be-
nutzen Sie die Befehle in der Gruppe Grafik erstellen der
Leiste SmartArt-Tools/Entwurf.
»» Form hinzufügen erlaubt es, der Grafik ein zusätzli-
ches Element hinzuzufügen. Besteht eine SmartArt-
Grafik beispielsweise aus mehreren Rechtecken,
können Sie darüber ein zusätzliches Rechteck ein-
fügen. In der Liste zur Schaltfläche
finden Sie meist Befehle wie Form danach hinzufü-
gen oder Form davor hinzufügen. Markieren Sie also
immer zuerst das Element in der Grafik, auf das sich
der Befehl beziehen soll.
»» Die Option Von rechts nach links bezieht sich auf
Formen, deren Elemente eine Flussrichtung andeu-
ten – beispielsweise Formen, die Pfeilsymbole oder
Ähnliches beinhalten. Mit dieser Schaltfläche kön-
nen Sie wählen, ob diese Elemente von links nach
rechts oder in die umgekehrte Richtung zeigen sol-
len.
»» Einige der SmartArt-Elemente unterstützen die
Möglichkeit, eine Liste von Aufzählungszeichen zu-
zulassen. In diesem Fall können Sie nach dem Mar-
kieren eines Elements auf die Schaltfläche Aufzäh-
lungszeichen hinzufügen klicken. Dieses wird dann
zunächst als Punkt unter dem bereits vorhandenen
Text eingefügt.
»» Wenn Sie mit solchen Aufzählungszeichen arbeiten
wollen, sollten Sie die beiden Schaltflächen Höher
stufen und Tiefer stufen kennen. Hatten Sie die Ebe-
ne eines Aufzählungszeichens markiert, können Sie
damit hierarchische Strukturen aufbauen.
SmartArt-Tools
Abbildung 26.35 
Die Leiste SmartArt-
Tools/Entwurf
Oft ist es aber einfacher, in solchen Fällen über den
Textbereich zu arbeiten. Ein Klick auf die gleichnami-
ge Schaltfläche zeigt diesen an (à Abbildung
26.37). Dieser Textbereich funktioniert wie eine Glie-
derung oder Aufzählung, in der die Informationen di-
rekt der SmartArt-Grafik zugeordnet werden. In jeder
SmartArt-Grafik wird eine eigene Zuordnung zwischen
den Aufzählungszeichen im Textbereich und den For-
men in der Grafik definiert. Unten im Textbereich kön-
nen zusätzliche Informationen zur SmartArt-Grafik an-
gezeigt werden.
»» Oben im Textbereich können Sie den Text bearbei-
ten, der in Ihrer SmartArt-Grafik angezeigt wird. Die
Verwendung der Taste Æ erstellt eine neue Zeile
derselben Ebene. Abhängig vom ausgewählten Lay-
out werden alle Aufzählungszeichen im Textbereich
in der SmartArt-Grafik durch eine neue Form oder
durch ein Aufzählungszeichen in einer Form darge-
stellt.
»» Benutzen Sie die Schaltflächen Höher stufen und
Tiefer stufen, um die Ebene zu wechseln. Sie können
auch für einen Einzug die Taste Å oder für einen
negativen Einzug Á+Å im Textbereich drücken.
»» In SmartArt-Grafiken, die eine festgelegte Anzahl an
Formen enthalten, wird nur ein Teil des Texts im Text-
bereich in Ihrer SmartArt-Grafik anzeigt. Text, Bilder
oder sonstiger nicht angezeigter Inhalt werden im
Textbereich mit einem roten X angegeben. Nicht an-
gezeigter Inhalt steht nach wie vor zur Verfügung,
wenn Sie zu einem anderen Layout wechseln. Behal-
ten Sie jedoch dasselbe Layout bei und schließen Sie
es, werden die Informationen nicht gespeichert.
719
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools

Abbildung 26.36 
Der Textbereich er-
laubt die Eingabe von
Texten außerhalb der
Grafik.

»» Zwar können Zeichenformatierungen wie Schriftart,

Schriftgrad, fett, kursiv und unterstrichen im Textbe-
reich auf Text angewendet werden, die Zeichenfor-
matierung wird im Textbereich aber nicht angezeigt.
Die Formatierungsänderungen werden jedoch in der
SmartArt-Grafik wiedergegeben.

Layout wechseln
Benutzen Sie den Katalog in der Gruppe Layouts, um ein
anderes Layout für die Grafik zu wählen (à Abbildung
26.37). Das funktioniert auch, nachdem Sie bereits Text­
elemente hinzugefügt haben. Beachten Sie aber, dass
immer nur zwischen Layouts einer Kategorie – wie Lis-
te, Prozess, Zyklus usw. – gewechselt werden sollte. Bei
einem Wechsel zu einer anderen Kategorie kann es zu
Verlusten kommen. Sie können es trotzdem versuchen, Abbildung 26.37  Das Layout wechseln
indem Sie unten im Katalog auf den Befehl Weitere Lay-
outs klicken und dann eine andere Kategorie wählen.

720
 SmartArt-Tools

Abbildung 26.38
Formatvorlagen und Farben

Formatvorlagen vorheben von unterschiedlichen Schritten in einer

SmartArt-Grafik des Typs Prozess eine beliebige
Auf der Registerkarte SmartArt-Tools/Entwurf befin-
Kombination unter Farbig verwenden. Wenn Sie den
den sich zwei Kataloge, mit deren Hilfe Sie das Erschei-
Grafiktyp Zyklus haben, können Sie eine beliebige
nungsbild Ihrer SmartArt-Grafik rasch ändern können –
Option aus den Optionen unter Farbverlaufbereich –
Schnellformatvorlagen und Farben ändern (à Abbildung
Akzent n-Farben verwenden, um die Kreisbewegung
26.38). Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Miniatur-
hervorzuheben. Diese Farben verlaufen entlang ei-
ansicht in einem dieser Kataloge setzen, können Sie se-
nes Farbverlaufs bis zur mittleren Form und kehren
hen, wie sich eine SmartArt-Formatvorlage oder Farb-
dann zur ersten Form zurück.
variation auf Ihre SmartArt-Grafik auswirkt, ohne diese
tatsächlich anzuwenden.
Bei der Auswahl von Farben sollten Sie auch
» Über den Katalog in der Gruppe Schnellformatvor- TIPP bedenken, ob das Publikum Ihre SmartArt-
lagen können Sie zwischen unterschiedlichen Vorla- Grafik ausdrucken oder online anzeigen soll. Die Primär-
gen wählen (à Abbildung 26.38 links). Diese Format- designfarben sind übrigens auch auf den Schwarzweiß-
vorlagen umfassen Fülleffekte, Kanten, Schatten, druck ausgerichtet.
Linienarten, Farbverläufe und dreidimensionale Per-
spektiven und werden auf die gesamte SmartArt- Zurücksetzen
Grafik angewendet.
Durch einen Klick auf Grafik zurücksetzen keh-
» Außerdem haben Sie über die Liste zu Farben än- ren Sie zum Ausgangszustand nach dem Ein-
dern die Möglichkeit, verschiedene Designfarben fügen der SmartArt-Grafik zurück.
und Akzentsetzungen einzusetzen (à Abbildung
26.38 rechts). Beispielsweise können Sie zum Her-

721
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools
26.5.2 Formatieren
Über die Registerkarte SmartArt-Tools/Format können
Sie die Linienstärke und -art ändern sowie Füllbereiche,
Strukturen und Hintergründe hinzufügen (à Abbildung
26.39). Die Optionen unterscheiden sich teilweise je
nach dem eingefügten Objekt.
Formen verändern
Die Gruppe Formen auf dieser Registerkarte erlaubt ein
Ändern einzelner Elemente einer SmartArt-Grafik. Mar-
kieren Sie dieses Element zuerst.
»» In 2D bearbeiten ist nur wählbar, wenn Sie
vorher über die Schnellformatvorlagen der
Registerkarte SmartArt-Tools/Entwurf eine
dreidimensionale Darstellungsweise gewählt hatten.
Da das Bearbeiten der Grafik – beispielsweise die
Eingabe von neuem Text – in einer 3D-Form etwas
schwierig ist, können Sie mit diesem Befehl kurzfris-
 
722
Abbildung 26.39 
Die Registerkarte
SmartArt/Format
tig zur zweidimensionalen Darstellung umschalten.
Nach der Bearbeitung kehren Sie durch einen erneu-
ten Klick auf diese Schaltfläche zur 3D-Darstellung
zurück.
»» Über die Liste zu Form ändern können Sie einem
vorher markierten Element einer SmartArt-Grafik
die Optik einer der schon angesprochenen AutoFor-
men geben.
»» Mit den beiden Schaltflächen Größer und Kleiner
können Sie ein vorher markiertes Element einer
SmartArt-Grafik schrittweise vergrößern oder ver-
kleinern. Die Größe der anderen Elemente wird da-
von nicht beeinflusst.
Formatvorlagen
Zwei Kataloge von Formatvorlagen stehen Ihnen in den
Gruppen Formenarten und WordArt-Formate zur Verfü-
gung. Markieren Sie vor der Anwendung immer zuerst
das Element der Grafik, das Sie formatieren wollen.
Abbildung 26.40 
Formenarten und
WordArt-Formate

»» Mit Formenarten können Sie einzelne Elemente
durch unterschiedliche Farbgebung für Flächen
und Ränder verschieden akzentuieren (à Abbildung
26.40 links). Der Katalog zeigt immer nur abgerun-
dete Rechtecke an, unabhängig von der bereits ein-
gestellten Form, die damit auch nicht geändert wird.
»» Über WordArt-Formate können Sie Text in einer
WordArt-ähnlichen Form darstellen lassen (à Abbil-
dung 26.40 rechts). Die Optionen im oberen Bereich
gelten für einen vorher markierten Textbereich, die
im unteren für das vorher markierte Element.
26.6 Videotools
Nur im Programm PowerPoint finden Sie die Mög-
lichkeit, Videos einzufügen und diese auch in ge-
wissen Grenzen zu bearbeiten. Dazu markieren
Sie die gewünschte Folie, wählen im Menüband die Re-
gisterkarte Einfügen und klicken auf Video. Navigieren
Sie dann im Dialogfeld Video einfügen zum gewünsch-
ten Speicherort, markieren Sie die Videodatei und kli-
cken Sie auf Einfügen. Ein Bereich für die Wiedergabe
wird auf der Folie eingerichtet und die Registerkarten
Videotools/Format und Videotools/Wiedergabe werden
im Menüband angezeigt.
Videotools
26.6.1 Wiedergabe
Den Effekt des eingefügten Videos können Sie jederzeit
kontrollieren (à Abbildung 26.41):
»» Zur Wiedergabe klicken Sie in der Gruppe
Vorschau auf Wiedergabe. Wird die Regis-
terkarte Videotools momentan nicht ange-
zeigt, können Sie auch die gleichbedeutende Schalt-
fläche in der Steuerleiste benutzen.
»» Wollen Sie die Wiedergabe stoppen, klicken
Sie in der Gruppe Vorschau auf Anhalten.
Auch hier können Sie die Schaltfläche links in
der Steuerleiste benutzen.
»» Die Zahlen rechts in dieser Leiste zeigen die aktuelle
Position im Video an. Klicks auf die beiden kleinen
Schaltflächen im rechten Bereich der Steuerleis-
te bewegen das Video um einige Bilder in die ge-
wünschte Richtung. Ein Verschieben der Bildposition
können Sie auch durch Verschieben des Bildlaufbe-
reichs in der Steuerleiste erreichen.
26.6.2 Das Videoformat
Über die Registerkarte Videotools/Format legen Sie
fest, mit welchen optischen Effekten das Video präsen-
tiert werden soll.
Abbildung 26.41 
Die Position können Sie
über die Maus regeln.
723
Kapitel 26  •  Grafische Elemente und Tools
Effekte für die Wiedergabe
Videos können Sie ähnlich korrigieren oder verfremden
wie eingefügte unbewegte Bilder. Dazu benutzen Sie die
Werkzeuge in der Gruppe Anpassen der Registerkarte
Videotools.
»» Über den Katalog zur Befehlsschaltfläche Korrektu-
ren können Sie Helligkeit und Kontrast der Wieder-
gabe regeln (à Abbildung 26.42).
Abbildung 26.42  Sie können Helligkeit und Kontrast
eines Videos regeln.
»» Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Video
mit einer Farbe zu tönen. Dazu benutzen Sie den Ka-
talog zur Schaltfläche Farbe (à Abbildung 26.43).
Abbildung 26.43  Videos können eingefärbt werden.
724
»» Mit Posterrahmen können Sie bewirken, dass
statt des rechteckigen Rahmens um das Video ein
Grafikrahmen verwendet wird.
»» Die Videoeffekte in der gleichnamigen
Gruppe erlauben es, dass das Video inner-
halb eines Grafikrahmens – beispielsweise
in Form einer Ellipse – abgespielt wird. Diese Rah-
men können auch leicht gedreht werden.
»» Stattdessen können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Vi-
deoform auch einen Rahmen aus einer der bekann-
ten Standardformen wählen.
»» Die Farbe dieses Rahmens können Sie über den Ka-
talog zur Schaltfläche Videorahmen einfärben.
Das wirkt sich sowohl auf Rahmen aus Videoeffekte
aus als auch auf solche aus Videoform.
»» Ein Klick auf Entwurf zurücksetzen entfernt die ein-
gefügten Effekte wieder und zeigt das Video im nor-
malen rechteckigen Abspielbereich an.
Das Video zuschneiden
Nachdem Sie in der Gruppe Größe auf Zu-
schneiden geklickt haben, wird der Abspielbe-
reich mit Ziehpunkten versehen. Setzen Sie
den Mauszeiger auf einen davon und verschieben Sie
ihn mit gedrückt gehaltener Maustaste, um nur einen
Teilbereich des Videos wiederzugeben. Die Größe wird
auch in den beiden Feldern rechts von der Schaltfläche
angezeigt.
26.6.3 Wiedergabeoptionen
Die Registerkarte Videotools/Wiedergabe ermöglicht
auch einige Änderungen am Video selbst. Sie können
beispielsweise Sprungmarken setzen oder auch Anfang
oder Ende des Videos abschneiden.
Das Video beschneiden
PowerPoint 2010 erlaubt es auch, ein Video zu
schneiden. Dabei wird die Originaldatei nicht be-
einflusst, nur die Wiedergabe. Wählen Sie nach
dem Einfügen des Videos die Registerkarte Videotools/
Wiedergabe und klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten
auf Video kürzen.
 Videotools

Im Dialogfeld Video kürzen können Sie die beiden Die Videooptionen

Marken für den Start und das Ende des Videos mit der
Über die Befehle zur Gruppe Videooptionen nehmen
Maus nach links bzw. rechts verschieben und so den
Sie diverse zusätzliche Einstellungen vor (à Abbildung
Anfang und/oder das Ende der Sequenz abschneiden
26.45): Sie können beispielsweise die Lautstärke festle-
(à Abbildung 26.44).
gen oder bestimmen, dass die Wiedergabe im Vollbild-
modus erfolgt oder dass die Sequenz in einer Endlos-
schleife wiedergegeben wird.

Abbildung 26.45  Die Videooptionen erlauben zusätzliche

Einstellungen.

Abbildung 26.44  Der Videoschnitt – beachten Sie die

Marken in der waagerechten Leiste.

725
Kapitel 27
Weitere gemeinsam
benutzte Funktionen
In diesem Kapitel wollen wir uns noch einigen weiteren
Objekten zuwenden, die Sie in mehreren Office-2010-
Programmen einfügen können. Dazu gehören Tabellen,
Diagramme, wissenschaftliche Formeln, Hyperlinks zu
anderen Stellen und Objekte aus anderen auf Ihrem
Rechner installierten Programmen.
»» Einige Informationen lassen sich besser in einer
Tabellenstruktur darstellen als in einem Fließtext
(à Abschnitt 27.1). Solche Tabellen bestehen aus ein-
zelnen Zellen, die in vertikalen Spalten und horizon-
talen Zeilen angeordnet sind. Diese Zellen können
Text, Zahlen, Grafiken usw. enthalten.
»» Sie können auch die üblichen Geschäftsgrafiken als
Diagramme in Ihren Text oder in Präsentationen
oder Publikationen einfügen (à Abschnitt 27.2).
726
»» Abhängig von den auf Ihrem Computer installierten
Programmen besteht die Möglichkeit, dass Sie in
den Programmen erstellte Objekte oder Dateien in
einem anderen Programm als Objekt anzeigen las-
sen (à Abschnitt 27.3). So können Sie beispielsweise
in einem Microsoft-Word-Dokument die Zahlen aus
einer Excel-Tabelle anzeigen.
»» Hyperlinks dienen zum Navigieren zwischen den ein-
zelnen Bestandteilen des Dokuments sowie zu ande-
ren Dokumenten etc. (à Abschnitt 27.4).
»» Für Spezialisten auf diesem Gebiet ist vielleicht
die Darstellung von mathematischen und wissen-
schaftlichen Gleichungen und ähnlichen Ausdrü-
cken interessant (à Abschnitt 27.5). Die Vorteile
eines Werkzeugs dafür wird jeder verstehen, der
einmal versucht hat, eine komplexere Formel als nur
E = m * c2 auf dem Bildschirm zu notieren.
Zur Arbeit mit diesen Werkzeugen verwenden Sie auch
hier die Befehle der Registerkarte Einfügen der jeweili-
gen Programme (à Abbildung 27.1).
Abbildung 27.1 
Die Registerkarte Einfügen –
hier bei Word

27.1 Tabellen
Einige Informationen lassen sich besser in einer Tabel-
lenstruktur darstellen als in einem Fließtext. Sie finden
die Möglichkeiten dazu in den Programmen Word, Po-
werPoint und Publisher. Solche Tabellen bestehen aus
einzelnen Zellen, die in vertikalen Spalten und hori-
zontalen Zeilen angeordnet sind. Diese Zellen können
Text, Zahlen, Grafiken usw. enthalten. Der wesentliche
Vorteil der Verwendung einer Tabelle gegenüber dem
Einsatz von Tabulatorstopps besteht darin, dass in den
einzelnen Spalten auch mehrzeilige Eintragungen ohne
zusätzlichen Aufwand vorgenommen werden können.
Einträge in solchen Tabellen können im Prinzip wie
normaler Text bearbeitet werden. Außerdem verfügt
die Tabellenfunktion über recht einfache Formatie-
rungsmethoden, wie beispielsweise das Anpassen der
Spaltenbreiten, den Einsatz von Gitternetzlinien usw.
Auch Berechnungen können Sie in einer Word-Tabelle
durchführen. Sollten Sie größere Datenmengen bear-
beiten und/oder kompliziertere Berechnungen in Tabel-
len durchführen wollen, empfiehlt es sich, dafür eine
Microsoft-Excel-Tabelle zu verwenden (à unten).
Tabellen
27.1.1 Eine Tabelle erstellen
Zum Einfügen einer Tabelle stehen mehrere Mög-
lichkeiten zur Verfügung. Setzen Sie in jedem Fall
die Einfügemarke vorher an die gewünschte Stelle
im Dokument. Öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche
­Tabelle im gleichnamigen Bereich der Registerkarte Ein­
fügen. Sie haben dann mehrere Möglichkeiten, eine
­Tabelle zu erstellen.
Zahl der Felder auswählen
Spezifizieren Sie im Raster unter Tabelle die Abmessun-
gen der Tabelle. Führen Sie den Mauszeiger über das
Rasterfeld (à Abbildung 27.2). Während der Bewegung
wird im Dokument eine Tabelle in der entsprechenden
Größe skizziert. Wenn die Tabelle den gewünschten Ab-
messungen entspricht, klicken Sie das aktuelle Feld im
Raster an. Die Tabelle wird dann erstellt.
Das Dialogfeld benutzen
Weitere Einstellungsmöglichkeiten hinsichtlich der Ge-
staltung der einzufügenden Tabelle haben Sie, wenn Sie
das Dialogfeld nutzen, das Sie über den Befehl Tabelle
Abbildung 27.2 
Zum Erstellen einer Tabelle können
Sie ein Raster verwenden.
727
Kapitel 27  •  Gemeinsam benutzte Funktionen

einfügen im Katalog zur Schaltfläche Tabelle aufrufen
können (à Abbildung 27.3). Setzen Sie die Schreibmarke
vorher wieder zuerst an die Stelle im Dokument, an der
die Tabelle erscheinen soll.
Abbildung 27.3 
Über das Dialogfeld können
Sie die Spalten- und Zeilenzahl
sowie andere Größen einstellen
– hier im Programm Word.
Vorhandenen Text in eine Tabelle umwandeln
Wenn Sie in ein Word-Dokument bereits Text eingege-
ben haben, den Sie in eine Tabelle umwandeln wollen,
sollten Sie Folgendes beachten:
»» Die Zeilen der zu erstellenden Tabelle sollten als
einzelne Absätze eingegeben worden sein. Notwen-
dig ist das zwar nicht, er erleichtert aber die Arbeit
(à Abbildung 27.4).
»» Innerhalb dieser Absätze sollten die einzelnen Spal-
ten immer durch dieselben Trennzeichen – am bes-
ten durch Tabulatorstopps – voneinander getrennt
sein.

»» Geben Sie in den Feldern Spaltenanzahl und Zeilen-

anzahl die gewünschten Werte ein oder benutzen
Sie die Drehfelder zum Einstellen. Sie können auch
noch zu einem späteren Zeitpunkt die Anzahl erwei-
tern oder reduzieren. Bei den Programmen Power-
Abbildung 27.4  Absätze mit Tabulatorstopps können in Tabellen
Point und Publisher sind das die einzigen Parameter,
umgewandelt werden.
die Sie an dieser Stelle für eine einzufügende Tabelle
einstellen können.
Nachdem Sie alle diese Absätze – und nur diese – mar-
»» Bei Word können Sie im Bereich Einstellung für opti- kiert haben, wählen Sie im Katalog zum Befehl Tabelle
male Breite die gewünschte Breite der Spalten fest- den Befehl Text in Tabelle umwandeln. Das Dialogfeld
legen: Über die Option Feste Spaltenbreite geben Sie entspricht dem oben angesprochenen zum Befehl Ta-
eine bestimmte Breite an oder Sie wählen den Ein- belle einfügen – zusätzlich können Sie im Bereich Text
trag Auto, um Spalten gleicher Größe auf Satzspie- trennen bei angeben, welche Trennzeichen zwischen
gelbreite einzufügen. Optimale Breite: Inhalt passt den einzelnen Spalten verwendet werden sollen (à Ab-
je nach eingegebener Textmenge automatisch die bildung 27.5).
Breite der Spalten in der Tabelle an. Optimale Breite:
Fenster passt die Größe der Tabelle an die Darstel-
lung in der Weblayoutansicht oder im Fenster des
Webbrowsers an.
»» Wenn Sie bei Word das Kontrollkästchen Abmessun-
gen für neue Tabellen speichern aktivieren, werden
für jede neue Tabelle die im Dialogfeld festgelegten
Einstellungen vorgeschlagen.
Nach dem Bestätigen der Einstellungen im Dialogfeld
Abbildung 27.5 
über OK wird die Tabelle in der festgelegten Art und
Das Dialogfeld erlaubt zusätz-
Größe an der aktuellen Position der Schreibmarke ein- lich die Festlegung des im Text
gefügt. Wenn Sie im Dialogfeld die Option Optimale verwendeten Trennzeichens.
Breite: Inhalt gewählt haben, sind die Spalten der Ta-
belle zunächst recht schmal. Das ändert sich, sobald Sie
die Zellen mit Inhalten gefüllt haben.

728

»» Wie Sie sehen können, sind Tabulatorstopps nicht
die einzige Art von Trennzeichen im Text, mit denen
Sie Word anweisen können, den folgenden Bereich
in die nächste Zelle der Tabelle zu setzen. Auch Ab-
satzmarken, Semikola oder andere frei wählbare Zei-
chen sind dafür geeignet. Seien Sie etwas vorsichtig
mit der Absatzmarke. Vor dem Erstellen der Tabelle
können Sie dabei schwer entscheiden, welche Absät-
ze später in welchen Zellen auftauchen. Ein genaues
Abzählen der Absätze ist notwendig.
»» Prüfen Sie im Bereich Tabellengröße die Anzahl der
Zeilen und Spalten. Wenn die hier vorgeschlagene
Spaltenzahl geringer ist als vermutet, haben Sie
wahrscheinlich vergessen, im Text einen Tabstopp zu
setzen. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Vorgang
zunächst abzubrechen und den Fehler zu korrigie-
ren. Anderenfalls müssen Sie die Zellinhalte mit viel
Aufwand verschieben.
Nach der Bestätigung mit OK wird die Tabelle erstellt.
Tabelle zeichnen
Ferner können Sie bei Word oder PowerPoint die Tabel-
le auch einfach zeichnen. Nachdem Sie im Katalog zum
Befehl Tabelle auf die Option Tabelle zeichnen geklickt
haben, wird der Mauszeiger zu einem Bleistift, mit dem
Sie eine einzelne Zelle zeichnen können, indem Sie ei-
nen Rahmen aufspannen (à Abbildung 27.6).
Abbildung 27.6 
Sie können das
Tabellenraster auch
mit einem »Stift«
zeichnen.
Anschließend können Sie daraus eine komplexe Tabel-
le erstellen, die beispielsweise Zellen unterschiedlicher
Höhe oder unterschiedlich viele Spalten pro Zeile ent-
hält. Dazu zeichnen Sie innerhalb dieses Rechtecks ein-
fach die gewünschten Spalten- und Zeilenlinien.
Diagramme
27.1.2 Eingaben in Tabellen
Um Eingaben in einer Tabelle vorzunehmen, aktivieren
Sie zunächst die gewünschte Zelle. Klicken Sie dazu in
die Zelle oder wählen Sie sie über die Tastatur an. Geben
Sie dann die Inhalte ein. Ein Zeilenumbruch wird auto-
matisch erzeugt, sobald Sie das Ende der Zelle erreicht
haben. Über die Taste Æ erzeugen Sie innerhalb einer
Zelle einen neuen Absatz. Mittels der Taste Å wech-
seln Sie zur nächsten Zelle. Wenn sich die Schreibmar-
ke aber in der letzten Zelle einer Tabelle befindet, wird
durch Drücken der Taste Å eine weitere Tabellenzeile
erzeugt.
Nachdem Sie eine Tabelle in Ihr Dokument eingefügt
haben, können Sie jederzeit Änderungen darin vor-
nehmen. So lassen sich die Position und Größe einer
vorhandenen Tabelle ändern, Spalten und/oder Zei-
len in die Tabelle einfügen und solche Elemente auch
wieder löschen. Sie können nebeneinander liegende
Zellen verbinden und eine Zelle auch in mehrere Zel-
len unterteilen. Zum Bearbeiten einzelner Bereiche der
Tabelle müssen Sie gegebenenfalls vorher die Tabelle,
eine Spalte, eine Zeile oder zumindest eine Zelle darin
markieren.
27.1.3 Tabellen editieren
Solange eine Tabelle markiert ist, zeigt das Menüband
gleich zwei zusätzliche Registerkarten an: Auf der Re-
gisterkarte Tabellentools/Entwurf finden Sie Werkzeuge
zur weiteren Gestaltung der Tabelle. Außerdem können
Sie bei einer markierten Tabelle auch zu einer Register-
karte namens Tabellentools/Layout wechseln. Wenn Sie
an den Details zu diesen Werkzeugen interessiert sind –
im Teil B dieses Buchs finden Sie ausführliche Hinweise
zu deren Benutzung.
27.2 Diagramme
Sie können auch die üblichen Geschäftsgrafiken
als Diagramme in Ihren Text einfügen. Die Mög-
lichkeiten dazu finden Sie beispielsweise bei
Word und PowerPoint. Dazu markieren Sie die ge-
wünschte Stelle im Dokument und klicken auf der Regis-
terkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf die
Schaltfläche Diagramm.
729
Kapitel 27  •  Gemeinsam benutzte Funktionen
Abbildung 27.7  Die Diagrammtypen
730
27.2.1 Den Diagrammtyp wählen
Nach Anwahl der Schaltfläche Diagramm wird das Dia-
logfeld Diagramm einfügen geöffnet, über das Sie einen
Typ wählen können ( Abbildung 27.7). Für jeden Typ
finden Sie hier diverse Untertypen. Sie können später
den Typ und Untertyp jederzeit ändern ( Kapitel 11).
Sie finden darin zunächst einmal wichtige Grundformen
wie Säule, Linie, Kreis, Balken und Punkt (à Kapitel 11).
Außerdem finden Sie hier auch noch eine Reihe von
weiteren Typen, die Sie vielleicht weniger häufig ver-
wenden werden.
Nach der Wahl eines Typs wird ein Diagramm entspre-
chend Ihren Vorgaben angezeigt (à Abbildung 27.8). Die
darin dargestellten Daten sind zunächst lediglich Platz-
halter.
Die konkreten Inhalte müssen Sie noch eingeben. Ist Mi-
crosoft Excel auf Ihrem Rechner installiert, erscheint –
bei Word – auf dem Bildschirm ein Fenster mit der Über-
schrift Diagramm in Microsoft Word – Microsoft Excel
(à Abbildung 27.9).
Abbildung 27.8 
Ein Platzhalterdiagramm

27.2.2 Inhalte festlegen
Die darin angezeigten Daten bilden die Grundlage für
das Diagramm und müssen jetzt noch angepasst wer-
den. Auch wenn Sie sich in Excel nicht zu Hause füh-
len, ist das eine einfache Angelegenheit. Sie müssen im
Prinzip nur zwei Dinge tun: Sie müssen die Zahlenwerte
und Beschriftungen eingeben und dann den anzuzei-
genden Bereich so anpassen, dass im Diagramm genau
die gewünschten Daten wiedergegeben werden.
Zahlenwerte und Beschriftungen anpassen
Es ist sinnvoll – aber nicht notwendig –, zuerst die Zah-
lenwerte und Beschriftungen anzupassen. Durch Ver-
gleich der beiden Fenster für das Diagramm einerseits
und die zugrunde liegende Tabelle andererseits können
Sie leicht herausfinden, welche Daten Sie ändern müs-
sen. Klicken Sie die zu ändernde Zelle in der Tabelle ein-
fach an, geben Sie den neuen Inhalt ein und bestätigen
Sie mit (¢).
Den darzustellenden Bereich anpassen
Der in der Tabelle mit einer blauen Linie umrandete
Bereich enthält die Daten, die im Diagramm angezeigt
werden. Wenn Sie weniger oder mehr Daten anzeigen
lassen wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf den unte-
ren rechten Eckpunkt dieses Bereichs und verschieben
Sie diesen Punkt.
Diagramme
Abbildung 27.9 
Eine Excel-Tabelle dient als
Datengrundlage.
»» Wenn Sie ihn nach rechts verschieben, können Sie
beispielsweise in einem Säulendiagramm weitere
Datenreihen anzeigen lassen. Ein Verschieben nach
links reduziert die Anzahl der Datenreihen.
»» Wenn Sie den Eckpunkt nach unten verschieben,
können Sie mehr Kategorien abbilden. Ein Verschie-
ben nach oben reduziert die Anzahl der Kategorien.
Nach einer Änderung wird das Diagramm automatisch
aktualisiert. Nach dem Erstellen des Diagramms kön-
nen Sie die Tabelle durch einen Klick auf die Schließen-
Schaltfläche ausblenden.
27.2.3 Diagramm ändern
Solange das Diagramm markiert ist, werden die kon-
textbezogenen Registerkarten Diagrammtools/Entwurf,
Diagrammtools/Layout und Diagrammtools/Format im
Menüband angezeigt. Darüber lassen sich nach dem Er-
stellen eines Diagramms viele Parameter mit wenigen
Schritten abändern. Für grundlegende Änderungen be-
nutzen Sie die Befehlsschaltflächen der Gruppen in der
Registerkarte Entwurf. Wenn Sie an den Details zu den
Werkzeugen für die Bearbeitung eines Diagramms inte-
ressiert sind – im Teil C dieses Buchs finden Sie ausführ-
liche Hinweise zu deren Benutzung (à Kapitel 11).
731
Kapitel 27  •  Gemeinsam benutzte Funktionen

27.3 Objekte aus anderen
Programmen
Abhängig von den auf Ihrem Computer
installierten Anwendungen können Sie
in den Programmen erstellte Objekte
oder Dateien in einem anderen Programm als Objekt
anzeigen. Beispielsweise können Sie in einem Microsoft-
Word-Dokument die Zahlen aus einer Excel-Tabelle an-
zeigen lassen. Bei einer vollständigen Installation von
Microsoft Office lassen sich beispielsweise Excel-Ar-
beitsblätter oder -Diagramme, Publisher-Publikationen
oder PowerPoint-Folien in ein Dokument einfügen. Bei
allen Standardinstallationen von Microsoft Windows
können Sie außerdem Video- und Sounddateien integ-
rieren. Benutzen Sie dazu auf der Registerkarte Einfü-
gen des Menübands in der Gruppe Text den Befehl Ob-
jekt einfügen. Das Dialogfeld Objekt wird angezeigt
(à Abbildung 27.10 und Abbildung 27.13).
27.3.1 Ein leeres Objekt erstellen
Über die Registerkarte Neu erstellen können Sie ein Ob-
jekt aus einem der auf Ihrem Rechner installierten Pro-
gramme erstellen und anschließend mit Inhalten füllen
(à Abbildung 27.10). Wählen Sie dazu im Listenfeld den
einzufügenden Objekttyp aus. Welche Typen hier ange-
zeigt werden, hängt von den auf dem System installier-
ten Anwendungen ab. Um das Objekt nur als Symbol im
Dokument anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkäst-
chen Als Symbol anzeigen. Bestätigen Sie dann mit OK.
Das Objekt wird dann in das aktuelle Dokument einge-
fügt. Solange Sie das so erstellte Objekt markiert ha-
ben, steht Ihnen ein Großteil der Befehle des jeweiligen
Programms zur Verfügung. Sie können die Größe und
die Position eines auf diese Art und Weise eingefügten
Objekts wie üblich über die acht Ziehpunkte verändern.
Eine leere Excel-Tabelle in Word einfügen
Zu den wahrscheinlich am häufigsten in ein Word-
Dokument eingefügten Objekten zählen Excel-
Kalkulationstabellen und dazugehörige Diagram-
me. Bei Word oder PowerPoint besteht der ein­fachste
Weg dazu über die Liste zur Schaltfläche Tabelle in der
Gruppe Tabellen der Registerkarte Einfügen. Wählen Sie
darin die Option Excel-Kalkulationstabelle. Alternativ
können Sie eine Excel-Tabelle auch über die Option
Micro­soft Excel-Arbeitsblatt auf der Registerkarte Neu
erstellen im Dialogfeld zum Befehl Objekt erstellen. Eine
leere Tabelle wird erstellt und die Oberfläche des ver-
wendeten Programms wird mit der von Excel über­
lagert. Anschließend können Sie die Tabelle mit den ge-
wünschten Daten füllen (à Abbildung 27.11).
Wenn Sie außerhalb der Tabelle klicken, werden die Ele-
mente der Excel-Oberfläche entfernt, das heißt, es wird
wieder zur Oberfläche des verwendeten Programms zu-
rückgekehrt und die Tabelle wird im Dokument in einem
Rahmen angezeigt (à Abbildung 27.11 rechts).
Beachten Sie noch die folgenden Hinweise:
»» Wollen Sie zum Bearbeiten der Daten in der Tabelle
zurückkehren, müssen Sie auf die Tabelle doppelkli-
cken.
»» Auch um den Bereich der Tabelle festzulegen, der im
Dokument angezeigt wird, müssen Sie zunächst wie-
der doppelklicken und dann den anzuzeigenden Be-
reich durch Verschieben der Ziehpunkte markieren.
»» Wenn Sie die Ziehpunkte außerhalb der Anzeige der
Excel-Oberfläche benutzen, ändern Sie damit nur
den Maßstab der Anzeige der Tabelle innerhalb des
Word- oder PowerPoint-Dokuments.

Abbildung 27.10  Die Registerkarte Neu erstellen zum Einfügen

eines Objekts

732
 Objekte aus anderen Programmen

Abbildung 27.11 
Geben Sie in die Tabelle
die Daten ein.

Abbildung 27.12 
Eine Tabelle innerhalb eines Dokuments

733
Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen

Eine vorhandene Excel-Tabelle einfügen

Um die Daten einer vorhandenen Excel-Datei in einem
Word-Dokument anzuzeigen, verwenden Sie die Regis-
terkarte Aus Datei erstellen im Dialogfeld zum Befehl
Objekt. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen und
den Pfad der zu verwendenden Excel-Datei ein oder
wählen Sie die Angaben über die Schaltfläche Durch-
suchen aus. Nach dem Bestätigen wird der Inhalt des
aktuellen Tabellenblatts in der Arbeitsmappe im Doku-
ment angezeigt. Um ein anderes Blatt zu wählen oder
Daten zu ändern, müssen Sie auf die Anzeige doppelkli-
cken und dann die Änderungen vornehmen. Wenn Sie
außerhalb der Tabelle klicken, werden die Elemente der
Excel-Oberfläche entfernt und es wird wieder die Word- Abbildung 27.13 Die Registerkarte Aus Datei erstellen erlaubt das
Oberfläche mit der im Dokument eingefügten Tabelle Einfügen von bereits vorhandenen Dateien.
angezeigt.
» Wählen Sie gegebenenfalls die Option Als Symbol
Wenn Sie an den Details zu diesen Werk-
HINWEIS zeugen interessiert sind – im Teil B dieses
anzeigen, um das Objekt lediglich als Symbol im
Dokument anzuzeigen. Sie können die Inhalte dann
Buchs finden Sie ausführliche Hinweise zu deren Benut-
anzeigen lassen, indem Sie auf das Symbol doppel-
zung (à Kapitel 9).
klicken.

27.3.2 Objekte aus vorhandenen Dateien
erstellen
Über die Registerkarte Aus Datei erstellen im Dialogfeld
Objekt können Sie auf eine vorhandene Datei zurück-
greifen (à Abbildung 27.13). Geben Sie hier im Feld Datei-
name den Namen der Datei zusammen mit dem entspre-
chenden Pfad ein. Oder verwenden Sie die Schaltfläche
Durchsuchen, um die Datei auszuwählen. Daraufhin
öffnet sich das Dialogfeld Durchsuchen, in dem bei Win-
dows 7 die Bibliothek Dokumente eingestellt ist.
Beachten Sie noch die folgenden Hinweise zum Einfü-
gen von Dateien:
» Um die ausgewählte Datei zu verknüpfen und nicht
einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Verknüpfen. Verknüpfte Objekte bleiben mit ihrer
Quelldatei verbunden, das heißt, wenn im Quelldo-
kument Änderungen vorgenommen werden, werden
diese auch in das Dokument übertragen, in dem sich
das verknüpfte Objekt befindet.
27.3.3 Text aus Datei einfügen
Über den Befehl Text aus Datei in der Liste zur Schalt-
fläche Objekt können Sie Inhalte aus einer vorhandenen
Datei in das Dokument einfügen. Diese werden nicht als
Objekt, sondern direkt als Text im Dokument dargestellt.
Sie sind auch nicht verknüpft, ändern sich also nicht,
wenn Sie den Inhalt der Quelldatei ändern.
27.4 Textmarken und Hyperlinks
Wenden wir uns nun den erweiterten Navi-
gationsmöglichkeiten zu, die Bildschirm-
dokumente mit sich bringen. Hyperlinks
dienen im Allgemeinen zum Navigieren zwi-
schen den einzelnen Bestandteilen der Webseite sowie
zu anderen Webseiten, Dokumenten etc. Sie können da-
mit beispielsweise auch zu bestimmten Stellen in einem
Dokument springen, die Sie durch eine Textmarke
gekennzeichnet hatten. Sowohl Hyperlinks als auch
Textmarken definieren Sie bei Word durch Elemente in
der Gruppe Hyperlinks auf der Registerkarte Einfügen.
Hyperlinks können Sie aber in allen Office-2010-Pro-
grammen einsetzen.

734
 Textmarken und Hyperlinks

27.4.1 Textmarken Textmarken einsetzen

Textmarken dienen bei Word dazu, Markierungen im
Text zu definieren, zu denen Sie später schnell wech-
seln können.
Textmarken definieren
Setzen Sie zum Definieren einer Textmarke zu-
nächst die Einfügemarke an die gewünschte
Stelle im Dokument. Sie können auch einen Be-
reich markieren, wenn die Textmarke diesen enthalten
soll. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Einfügen in
der Gruppe Hyperlinks die Schaltfläche Textmarke und
nehmen Sie die Eingaben im Dialogfeld vor (à Abbildung
27.14).
Abbildung 27.14  Textmarken müssen benannt werden.
Nachdem Sie Textmarken definiert haben, können Sie
sie an mehreren Stellen einsetzen:
»» Die einfachste Form der Verwendung besteht in der
Navigation auf dem Bildschirm: Über das Dialogfeld
Suchen und Ersetzen, das Sie über Erweiterte Suche
im Katalog zu Suchen in der Gruppe Bearbeiten des
Registers Start auf den Bildschirm bringen, können
Sie schnell zu einer Textmarke im Dokument sprin-
gen. Wählen Sie darin die Registerkarte Gehe zu,
dann im Listenfeld Gehe zu Element die Option Text-
marke und schließlich die gewünschte Textmarke.
Ein Klick auf OK markiert die entsprechende Stelle.
»» Wichtig ist auch der Einsatz von Textmarken für
ein gedrucktes Dokument. Sie können damit einen
Querverweis zu der Stelle – beispielsweise der Seite
– anzeigen lassen, an der sich die Marke befindet:
Markieren Sie zuerst die Stelle im Dokument, an der
dieser Querverweis erscheinen soll, und klicken Sie
auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Be-
schriftungen auf Querverweis einfügen (à Abbildung
27.15). Wählen Sie als Verweistyp die Option Text-
marke. Über das Listenfeld Verweisen auf können
Sie angeben, was als Querverweis angezeigt werden
soll. Oft werden Sie hier die Option Seite verwenden.
Markieren Sie dann unten im Dialogfeld die Textmar-
ke, auf die verwiesen werden soll. Nach der Bestäti-
gung über Einfügen wird der Verweis angezeigt.

»» Geben Sie im Feld Textmarkenname eine Bezeich-

nung ein. Dieser Name muss mit einem Buchstaben
beginnen, der Rest kann aus bis zu 40 Buchstaben,
Zahlen und Unterstrichen bestehen; Leerzeichen
sind nicht zugelassen.
»» In der darunter stehenden Liste werden die bereits
definierten Textmarken angezeigt. Diese können Sie
alphabetisch oder nach ihrer Position im Dokument
sortieren lassen.
»» Bestätigen Sie über Hinzufügen, um die neue Text-
marke in die Liste aufzunehmen. Über Löschen kön-
nen Sie die in der Liste markierte Textmarke entfer-
nen. Abbildung 27.15  Textmarken können als Querverweis benutzt
werden.

735
Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
27.4.2 Hyperlinks
Um einen Hyperlink zu erstellen, markieren Sie
zunächst einmal das Element, das als Hyperlink
formatiert werden soll. Sie können sowohl Text
als auch jedes andere in das Dokument eingefügte Ob-
jekt als Hyperlink formatieren. Wählen Sie anschließend
den Befehl Hyperlink in der Gruppe Hyperlinks. Im Dia-
logfeld Hyperlink einfügen legen Sie zuerst über die mit
Link zu überschriebene Leiste fest, welche Art von Hy-
perlink eingefügt werden soll, und bestimmen dann das
konkrete Hyperlinkziel (à Abbildung 27.16 bis Abbildung
27.17).
Wenn Sie einen eingefügten Hyperlink später
TIPP bearbeiten möchten, markieren Sie zunächst
das als Hyperlink formatierte Element im Dokument
und wählen dann die Schaltfläche Hyperlink.
Link zu Datei oder Webseite
Wenn Sie einen Hyperlink einfügen wollen, der einen
Sprung zu einer bestimmten Webseite oder einer Datei
bewirken soll, wählen Sie in der Leiste Link zu am linken
Rand des Dialogfelds die Option Datei oder Webseite
(à Abbildung 27.16).
» Über die zweite Leiste im inneren Bereich des Dia-
logfelds können Sie mit Aktueller Ordner, Besuchte
Webseiten und Zuletzt verwendet eine weitere Vor-
auswahl der im Listenfeld angezeigten Ziele treffen.
» Wählen Sie das gewünschte Ziel im Listenfeld aus
oder geben Sie im Feld Adresse die Seite oder Datei
736
an, zu der der Sprung erfolgen soll. Über das Drop-
down-Listenfeld Suchen in können Sie – wie in den
Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen – den Ord-
ner wählen, dessen Inhalt im Listenfeld darunter an-
gezeigt werden soll.
» Im Feld Anzuzeigender Text geben Sie an, welcher
Text für den Hyperlink verwendet werden soll. Hier
wird in der Grundeinstellung die gewählte Zielad-
resse beziehungsweise der im Dokument markierte
Textbereich verwendet. Zum Ersetzen der Zieladres-
se können Sie einen beliebigen Text angeben.
» Über die Schaltfläche Textmarke können Sie darü-
ber hinaus zu einer bestimmten Stelle im Dokument
springen. Dazu müssen Sie entweder bereits Text-
marken im Zieldokument eingefügt oder die Stan-
dardvorlagen für die Überschriften benutzt haben.
Sie können dann im Dialogfeld Stelle im Dokument
auswählen zwischen den so gekennzeichneten Stel-
len die gewünschte Sprungmarke bestimmen. Stan-
dardmäßig erfolgt ein Sprung zum Anfang des Do-
kuments.
Link zu aktuellem Dokument
Mit der Option Aktuelles Dokument in der Leiste Link
zu können Sie ein Sprungziel innerhalb des aktuellen
Dokuments festlegen. Auch hier müssen Sie bei Word
entweder bereits Textmarken im Dokument eingefügt
oder die Standardvorlagen für die Überschriften be-
nutzt haben. Bei PowerPoint oder Excel können Sie zu
den bereits vorhandenen Elementen des Dokuments
– beispielsweise Blätter oder Folien – navigieren (à Ab-
Abbildung 27.16
Hyperlinks können zu einer Datei, einer
Webseite oder einer E-Mail-Adresse führen.
 Wissenschaftliche Formeln

Abbildung 27.17
Auch eine Navigation im aktuellen Dokument
ist möglich – hier bei PowerPoint.

bildung 27.17). Sie können dann unter den angezeigten 27.5 Wissenschaftliche Formeln
Stellen die gewünschte auswählen.
Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit einem speziellen
Link zu neuem Dokument Themenbereich – der Darstellung von mathematischen
Die Option Neues Dokument erstellen in der Leiste Link und wissenschaftlichen Gleichungen und ähnlichen
zu ist eher für den Einsatz auf dem lokalen System oder Ausdrücken. Die Vorteile eines solchen Werkzeugs wird
einem Intranet gedacht. Hiermit wird eine neue Datei jeder verstehen, der einmal versucht hat, eine komple-
erstellt. Sie können den Namen für die Datei im entspre- xere Formel als nur E = m * c2 auf dem Bildschirm zu
chenden Feld angeben und den Speicherort dafür über notieren.
die Schaltfläche Ändern festlegen.
27.5.1 Grundbegriffe
Link zu E-Mail-Adresse
Um eine Formel in einem Dokument einzufügen, setzen
Mit der Option E-Mail-Adresse in der Leiste Link zu er-
Sie die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Do-
stellen Sie einen Hyperlink, der den E-Mail-Editor des
kument. Öffnen Sie dann auf der Registerkarte Einfü-
Benutzers öffnet. Die Adresse, die Sie im Feld E-Mail-
gen in der Gruppe Symbole die Liste zur Schaltfläche
Adresse festlegen, wird dann im Mailformular bereits
Formeln . In dieser Liste finden Sie regelmäßig
angezeigt. Beispielsweise können Sie hier Ihre eigene
verwendete oder vorformatierte Formeln (à Abbildung
Adresse angeben, wenn Sie dem Betrachter Ihrer Web-
27.18). In vielen Fällen empfiehlt es sich, diese Liste
seite eine bequeme Möglichkeit bieten wollen, mit Ihnen
einmal durchzusehen. Möglicherweise finden Sie darin
Kontakt aufzunehmen. Sie können auch gleich einen
eine Formel, die der gewünschten zumindest ähnelt. Sie
Betreff vorgeben.
können diese dann direkt übernehmen und nach dem
Hyperlink-QuickInfo festlegen Einfügen editieren.
Auf allen Registerkarten des Dialogfelds Hyperlink ein-
Einige Formeln im Katalog – beispielswei-
fügen finden Sie die Schaltfläche QuickInfo, über die ACHTUNG se der binomische Lehrsatz – sind nicht
Sie das Dialogfeld Hyperlink-QuickInfo festlegen öffnen.
richtig. Kontrollieren Sie die Formel besser über eine
Hier lässt sich ein zusätzlicher Text angeben, der an-
vertrauenswürdige Formelsammlung.
gezeigt wird, wenn der Mauszeiger auf dem Hyperlink
ruht.

Sie können einen eingefügten Hyperlink tes-

TIPP ten, indem Sie mit gedrückter Ÿ-Taste auf
den betreffenden Hyperlink klicken.

737
Kapitel 27  •  Gemeinsam benutzte Funktionen

Nach der Wahl einer Formel wird diese in einem sepa-

raten Feld eingefügt (à Abbildung 27.19). Beachten Sie
auch gleich, dass eine Registerkarte Formeltools/Ent-
wurf im Menüband angezeigt wird, solange dieses For-
melfeld markiert ist.
»» Die Formel wird in einem Eingabereich angezeigt.
Durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche mit
den drei Punkten am linken Rand können Sie diesen
Bereich insgesamt markieren. Dieser Eingabebe-
reich verfügt über ein eigenes Menü, das Sie durch
einen Klick auf die Pfeilspitze rechts unten im Rah-
men anzeigen lassen können. Auf die Befehle darin
werden wir noch eingehen.
»» Direkt nach dem Einfügen oder immer dann,
wenn die Formel insgesamt markiert ist, kön-
nen Sie über die Liste zur Schaltfläche Formel
in der Gruppe Tools die gesamte Formel durch eine
andere aus dem Katalog ersetzen.

Ansichten für Formeln

Für die Darstellung einer Formel gibt es drei Alternati-
ven: Professionell, Linear und Normaler Text.
»» Über den Katalog Formel eingefügte Formeln wer-
den gleich in der Ansicht Professionell
angezeigt. Das ist auch die Form, in der man sich
wahrscheinlich die Darstellung wünscht (à Abbil-
dung 27.20 links). Sie können Änderungen an der
Abbildung 27.18  Der Katalog der Formeln – hier bei Excel
Formel direkt in dieser Ansicht vornehmen. Wenn

Abbildung 27.19 
Eine Formel wurde eingefügt –
hier bei Word.

738
 Wissenschaftliche Formeln

Abbildung 27.20 
Die Ansichten Professionell
  und Linear

Sie die Schreibmarke in die Formel setzen, können Optionen

Sie die einzelnen Elemente schnell über die Pfeiltas-
Durch einen Klick auf das kleine Pfeilsymbol unten
ten Ÿ+} und Ÿ+{ ansteuern.
rechts in der Gruppe Tools lassen Sie das Dialogfeld For-
»» Die Ansicht Linear ist aber eher zum Durch- meloptionen anzeigen (à Abbildung 27.22). Sie finden
führen von Änderungen geeignet – jedenfalls bei darin eine Reihe von Einstellungen, auf die wir hier nicht
einigen Formeln. In dieser Ansicht werden die Ele- weiter eingehen können. Von einer gewissen Bedeutung
mente der Formel in einer Zeile geschrieben (à Ab- sind aber die Schaltflächen in diesem Dialogfeld.
bildung 27.20 rechts). Neben den Zeichen, die Sie
auch in der Ansicht Professionell sehen, finden Sie
in dieser Zeile zusätzliche Zeichen, die die Position
der Elemente in der Formel steuern. Beispielsweise
bewirkt ein Unterstrich _ zwischen dem Σ-Zeichen
und dem nachfolgenden Ausdruck (k=0), dass k=0
als Startwert unter das Σ-Zeichen gesetzt wird, der
dann folgende Ausdruck ^n setzt den Endwert n
über das Σ-Zeichen. Diese Ansicht kann in vielen Fäl-
len das Editieren erleichtern, da Sie dabei nicht – wie
bei der Ansicht Professionell – auf die Posi­tion der
einzelnen Elemente achten müssen.
»» Die Ansicht Normaler Text kommt zur
Wirkung, wenn Sie nichtmathematischen Text in
dem mathematischen Bereich der Formel verwen-
den möchten. Setzen Sie dazu die Schreibmarke an
eine geeignete Stelle im Eingabebereich und geben
Sie den gewünschten Text ein. Markieren Sie den
Text und klicken Sie auf Normaler Text (à Abbildung
27.21). Der Erfolg ist, dass Sie diesen Text mit allen
Zeichenformaten im Bereich Zeichen der Register-
karte Start formatieren können. Sie können auch die
Abbildung 27.22  Die Formeloptionen
Schriftart wechseln, was für die Elemente der For-
mel selbst nicht möglich ist.
Autokorrektur für Mathematik
Die Funktion AutoKorrektur kennen Sie schon (à Kapi-
tel 4). Wenn Sie im Dialogfeld Formatoptionen auf die
Schaltfläche AutoKorrektur für Mathematik klicken,
wird die gleichnamige Registerkarte des Dialogfelds Au-
Abbildung 27.21  Normaler Text im Eingabebereich toKorrektur angezeigt (à Abbildung 27.23). Im Hauptbe-
reich des Fensters finden Sie unter Ersetzen eine Liste
von Eingaben, die durch die Elemente in der Liste unter
Durch ersetzt wird.

739
Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
» Standardmäßig gilt diese Automatik nur für Ein-
gaben, die Sie im Formelbereich vornehmen. Über
AutoKorrekturregeln … in anderen als mathemati-
schen Bereichen verwenden können Sie das ändern.
» Das automatische Ersetzen wird aber nur durchge-
führt, wenn die Option Wählend der Eingabe erset-
zen eingeschaltet ist.
» Darunter finden Sie eine Liste von Codes, die durch
die AutoKorrektur in ein mathematisches Zeichen
umgewandelt werden. Geben Sie einen dieser Codes
gefolgt von einem Trennzeichen ein. Geben Sie bei-
spielsweise nach einem Code ein Satzzeichen ein
oder drücken Sie die Taste þLeerÿ oder Æ. Bei den
Codes muss die Groß-/Kleinschreibung beachtet
werden. Damit diese Symbole im Dokument so an-
gezeigt werden wie im Dialogfeld, wählen Sie auf der
Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Op-
tion Cambria Math aus.
Abbildung 27.23 Die AutoKorrektur für Mathematik
740
Ein Klick auf Erkannte Funktionen liefert eine
TIPP Liste der mathematischen Ausdrücke, die au-
tomatisch erkannt werden. Diese Liste ist bereits sehr
ausführlich. Sie können aber auch weitere Ausdrücke
hinzufügen.
27.5.2 Formeln selbst erstellen
In vielen Fällen werden Sie eigene Formeln erstellen
wollen bzw. müssen. Dafür gibt es mehrere Möglichkei-
ten.
27.5.3 Von Grund auf selbst aufbauen
Sie können einerseits Formeln von Grund auf selbst
aufbauen. Dazu wählen Sie im Katalog zur Schaltfläche
Formel die Option Neue Formel einfügen. Ein
Eingabefeld mit der Bezeichnung Geben Sie hier eine
Formel ein wird angezeigt (à Abbildung 27.24).
Abbildung 27.24 Eine Formel eingeben
Einfache Formeln
Dann können Sie direkt über die Tastatur arbeiten und
die Formel damit aufbauen. Das empfiehlt sich aber nur
bei rein linearen Ausdrücken – beispielsweise bei einer
Gleichung wie p * v = const. – oder ähnlich einfachen
Dingen. Schreiben Sie die Gleichung einfach in der An-
sicht linear und schalten Sie dann später zu Professio-
nell um. Verwenden Sie das Zeichen / für Brüche, ^ für
Exponenten und _ für Indizes (à Tabelle 27.1).
An die Eingabe von Leerzeichen brauchen Sie dabei
nicht zu denken: Die Ansicht Professionell fügt automa-
tisch Lücken an den entsprechenden Stellen ein.
 Wissenschaftliche Formeln

Typ/Element Linear Professionell

Lineare.Gleichung

Brüche

Exponenten

Indizes

Klammern

Tabelle 27.1 Direkte Eingabe über die Tastatur

Sonderzeichen
Griechische Buchstaben und andere Sonder-
Sonderzeichen – etwa mathematische Zeichen wie ≤, ≈ TIPP zeichen können Sie dank der AutoKorrektur
oder ≠, griechische Buchstaben wie α, β, γ sowie diver-
für Mathematik ebenfalls direkt über die Tastatur einge-
se andere Sonderzeichen – können Sie über den Kata-
ben (à oben). Beispielsweise bewirkt die Eingabe /alpha
log in der Gruppe Symbole einfügen. Eigentlich handelt
die Anzeige α. So wird aus \alpha \approx \beta nach
es sich hier um mehrere Kataloge, zwischen denen Sie
dem Tippen des nächsten Leerzeichens der Ausdruck
über das Listenfeld in der Überschriftenzeile wechseln
α ≈ β.
können (à Abbildung 27.25). Setzen Sie vor dem Einfü-
gen eines solchen Sonderzeichens die Schreibmarke an
die gewünschte Stelle.

Abbildung 27.25
Die Kataloge und zwei
Listenfelder dazu

741
Kapitel 27  •  Gemeinsam benutzte Funktionen
Strukturen
Für etwas komplexere Bestandteile in der Formel sollten
Sie die Elemente aus den Katalogen unter Strukturen
verwenden (à Abbildung 27.26). Dazu gehören beispiels-
weise schon Brüche in unterschiedlicher Form, aber auf
jeden Fall Elemente wie Wurzelzeichen, Integrale, Sum-
men usw.
Auch hier empfiehlt es sich manchmal, zunächst mit
der Ansicht Linear zu arbeiten. Setzen Sie die Schreib-
marke an die gewünschte Stelle in der Gleichung und
wählen Sie die gewünschte Struktur aus der jeweiligen
Liste aus. Beachten Sie, dass es für viele Symbole ver-
schiedene Varianten gibt. Beispielsweise können Sie das
Σ-Zeichen nur mit einem Argument oder aber gleich mit
Platzhaltern für den Start- und den Endwert oder nur
mit einem Startwert auswählen. Diese Platzhalter wer-
den im Katalog und auch nach dem Einfügen durch ein
kleines graues Rechteck symbolisiert. Ähnliches gilt für
das ∫-Symbol oder das √-Symbol. Wählen Sie die für Sie
am besten geeignete Form. In Zweifelsfällen sollten Sie
die Variante mit den meisten Platzhaltern benutzen, da
Sie die Platzhalter anschließend auch löschen können.
Platzhalter einsetzen
Nachdem Sie eine mit Platzhaltern versehene Struktur
eingefügt haben, müssen Sie die Platzhalter noch durch
konkrete Daten ersetzen (à Abbildung 27.27 links). Zum
Markieren eines Platzhalters können Sie ihn mit der
Maus markieren. Oft ist es aber einfacher, die Schreib-
marke zuerst vor die Struktur zu setzen und dann die
Taste } so oft zu drücken, bis der zu ersetzende Platz-
halter markiert ist. Geben Sie dann den gewünschten
Wert ein (à Abbildung 27.27 Mitte).
   
742
Abbildung 27.26 
Die Gruppe Strukturen
Sie können dafür auch die Ansicht Linear benutzen, al-
lerdings werden beim Verwenden der eben angespro-
chenen Strukturen darin Symbole verwendet, an deren
Bedeutung Sie sich erst gewöhnen müssen (à Abbil-
dung 27.27 rechts). Wenn Sie in dieser Ansicht arbeiten,
schalten Sie häufiger um zur Ansicht Professionell, um
den Erfolg zu kontrollieren.
27.5.4 Formel editieren
Mit denselben Methoden können Sie eine vorhande-
ne Formel auch editieren. Beachten Sie die folgenden
Punkte:
»» Wenn Sie einen Bestandteil einer Formel löschen
wollen, markieren Sie ihn besser zuerst und löschen
Sie ihn dann mit der Taste ¢. Wenn Sie stattdes-
sen über à arbeiten, kommen Sie leicht durchei-
nander. Denken Sie auch daran, eventuell vorange-
stellte Positionierungszeichen wie _ oder ^ ebenfalls
zu löschen, da diese sich sonst auf das jeweils nach-
folgende Element beziehen und dessen Position
­ändern würden.
»» Sie können auch einzelne Bestandteile aus der For-
mel selbst oder einer anderen Formel in eine Formel
kopieren. Markieren Sie den Bestandteil wie üblich
über die Maus oder – besser – nach dem Drücken von
Ð über die Pfeiltasten. Benutzen Sie dann die Be-
fehle der Gruppe Zwischenablage auf der Register-
karte Start oder Tastenkombinationen.
»» Schalten Sie wieder häufiger um zur Ansicht Profes-
sionell, um den Erfolg zu kontrollieren.
Abbildung 27.27 
Platzhalter ersetzen und die Ansicht Linear
 Wissenschaftliche Formeln

27.5.5 Die Formeln im Dokument Absatz befand. Beachten Sie, dass sich bei Formeln,
die sich in der Mitte eines längeren Textabsatzes be-
Hinsichtlich der Frage, wo die Formel im Text auftau-
finden, der Zeilenabstand in diesem Absatz automa-
chen soll, gibt es zwei Alternativen: Anzeige und Inline.
tisch an die Höhe der Formel anpasst.
»» Einerseits können Sie die Formel direkt in die Text-
»» Wenn Ihnen diese Form der Anzeige nicht gefällt,
zeile setzen. Dazu wählen Sie In ‚Inline‘ ändern im
können Sie alternativ dazu zur Option In ‚Anzeige‘
Menü zum Eingabebereich für die Formel (à Abbil-
ändern zurückkehren. Der Eingabebereich erscheint
dung 27.28). Diese Form wird auch automatisch
dann als separater Absatz innerhalb des Textes
eingestellt, wenn sich die Schreibmarke vor dem
(à Abbildung 27.29).
Einfügen der Formel in einem bereits vorhandenen

Abbildung 27.28 
Eine ‚Inline‘-Formel

Abbildung 27.29 
Eine ‚Anzeige‘-Formel

743
Kapitel 28
Automatisieren mit
Makros und VBA
In diesem Kapitel dreht es sich um die Möglichkeiten zur
Automatisierung; denn wer mit einem der Office-Pro-
gramme arbeitet, hat nach dem Überwinden der manch-
mal typischen Anfangsschwierigkeiten sicherlich den
Wunsch, die bereits vorhandene Funktionsvielfalt der
Programme weiter zu vergrößern und auch bestimmte
Vorgänge zu automatisieren. Dafür stehen Ihnen zwei
Werkzeuge zur Verfügung: Das sind die Makros und die
Programmiersprache Visual Basic for Applications –
abgekürzt mit VBA.
» Zunächst wollen wir uns mit Makros beschäftigen.
Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle
oder Eingaben –, die vom Programm automatisch
ausführt werden, nachdem Sie das Makro aufgeru-
fen haben. Bei Word und Excel können Sie Makros
aufzeichnen, indem Sie den Makrorekorder starten
und dem Programm die auszuführenden Schritte
vorführen (à Abschnitt 28.1). Nachdem Sie ein Makro
erstellt haben, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten
zur Verfügung, um dieses auszuführen.
» Die Anwendung von VBA liefert Ihnen ein mäch-
tiges Werkzeug zur Automatisierung. Im zweiten
Abschnitt dieses Kapitels wollen wir Ihnen eine
Einführung in diesen interessanten Aspekt liefern
(à Abschnitt 28.2). VBA ist so weit vereinheitlicht,
744
dass sich die Sprache in vielen Punkten nicht zwi-
schen den einzelnen Office-Anwendungen unter-
scheidet. Sowohl in Word, Excel als auch Access
werden Sie beim Programmieren mit VBA immer auf
dieselben Konzepte, Prinzipien und Schlüsselwörter
treffen. Damit sind Sie auch in der Lage, bestimmte
VBA-Elemente aus einem Office-Programm in einem
anderen zu verwenden.
Einen anderen Weg für Makros beschrei-
HINWEIS tet das Programm Microsoft Access. Hier
sind Makros eigene Datenbankobjekte. Darauf sind wir
schon im Teil über dieses Programm eingegangen (à Ka-
pitel 16).
28.1 Makros bei Word und Excel
Wir sagten es gerade: Makros sind Anweisungen – bei-
spielsweise Befehle oder Eingaben –, die ein Programm
wie Microsoft Excel oder Word automatisch ausführt,
nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Sie können
Makros aufzeichnen, indem Sie den Makrorekorder star-
ten und dem Programm die auszuführenden Schritte
vorführen. Dabei können Makros praktisch alle Befehle
beinhalten, die Sie normalerweise über Tastatur oder
Maus eingeben. Anschließend können Sie ein aufge-
zeichnetes Makro über verschiedene Methoden ausfüh-
ren lassen.
Die aufgezeichneten Aktionen werden zusammen als
sogenannte Sub-Prozeduren in der Programmierspra-

che Visual Basic gespeichert (à unten). Sie können über
den Visual-Basic-Editor das Makro korrigieren oder wei-
tere Makros ohne den Makrorekorder direkt manuell
erstellen.
28.1.1 Ein Makro erstellen
Die einfachste Methode zur Erstellung eines Makros be-
steht bei Word und Excel in der Verwendung des Makro-
rekorders. Dieser Makrorekorder arbeitet wie ein Kas-
settenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet
und können anschließend jederzeit wieder abgespielt
beziehungsweise ausgeführt werden.
Aufzeichnung starten
Um ein Makro aufzuzeichnen, öff-
nen Sie die Liste zur Schaltfläche
Makros in der gleichnamigen Grup-
pe der Registerkarte Ansicht und
wählen dann den Befehl Makro auf-
zeichnen. Im Dialogfeld Makro auf-
zeichnen können Sie dann dem Makro einen Namen zu-
weisen und – falls erwünscht – eine Tastenkombination
vereinbaren, die Sie zum späteren Aufruf nutzen möch-
ten (à Abbildung 28.1).
»» Geben Sie unter Makroname einen Namen für das
Makro ein oder editieren Sie die Vorgabe. Der Name
sollte verständlich und eindeutig sein, so dass Sie
daran die Wirkung des Makros auch dann sofort er-
kennen, wenn Sie mit dem Dokument oder der Ar-
beitsmappe längere Zeit nicht mehr gearbeitet ha-
ben. Optional können Sie unter Beschreibung einen
 
Makros bei Word und Excel
zusätzlichen Kommentar zu dem Makro eingeben,
der beispielsweise die Arbeitsweise genauer be-
schreibt. Der Name eines Makros darf nicht mehr als
255 Zeichen beinhalten. Er muss mit einem Buchsta-
ben beginnen und darf nicht die folgenden Zeichen
aufweisen: Leerzeichen, Punkt, Ausrufezeichen, @,
&, $ und #. Benutzen Sie auch keine Bezeichnungen,
die bereits in Visual Basic verwendet werden.
»» Bei Excel bewirken Sie durch Eingabe eines Zeichens
im Feld Tastenkombination, dass Sie das Makro durch
gleichzeitiges Drücken von Ÿ und dem in diesem
Feld angegebenen Zeichen starten können. Bei Word
müssen Sie dazu zuerst auf die Schaltfläche Tasta-
tur klicken. Die Zuweisung einer Tastenkombination
zu einem Makro ist besonders dann sinnvoll, wenn
Sie das Makro häufiger verwenden wollen. Eine von
Ihnen zum Starten eines Makros definierte Tasten-
kombination überschreibt im Programm eventuell
vorhandene vordefinierte Tastenkombinationen.
»» Geben Sie außerdem an, wo das Makro gespeichert
werden soll. Wenn Sie bei Excel das Makro in einer
sogenannten persönlichen Makroarbeitsmappe spei-
chern, steht es für alle Arbeitsmappen zur Verfügung.
Wählen Sie bei Excel die Option Diese Arbeitsmappe,
wenn das Makro nur in der aktuellen Arbeitsmappe
verfügbar sein soll. Alternativ können Sie das Makro
in einer neuen Arbeitsmappe speichern. Benutzen
Sie diese Option, wenn Sie das Makro nur bei Bedarf
verwenden wollen. Entsprechende Optionen finden
Sie auch bei Word. Hier lauten diese Alle Dokumente
(Normal.dotm) bzw. <Dokumentname>(Dokument).
Abbildung 28.1 
Legen Sie einen Namen und
eine Tastenkombination für
das Makro fest (links bei
Word und rechts bei Excel).
745
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA

Aufzeichnung durchführen Einen Befehl verwenden

Sie starten die Aufzeichnung eines
Makros durch Wahl von OK im Dia-
logfeld Makro aufzeichnen. Von
diesem Augenblick an werden alle
Ihre Aktionen protokolliert, die Sie
per Maus oder Tastatur ausführen.
Führen Sie dann die Aktionen aus, die Sie aufzeichnen
möchten. Es spielt keine Rolle, ob Sie dabei die Maus
oder die Tastatur benutzen. Um die Aufzeichnung abzu-
schließen, wählen Sie entweder den Befehl Aufzeich-
nung beenden im Untermenü zur Schaltfläche Makros
auf der Registerkarte Ansicht oder Sie klicken auf die
Schaltfläche Aufzeichnung beenden in der Statusleiste.
Zum Ausführen eines aufgezeich-
neten Makros öffnen Sie die Liste
zur Schaltfläche Makros in der
gleichnamigen Gruppe der Regis-
terkarte Ansicht und wählen dann
den Befehl Makro anzeigen. Im Dia-
logfeld werden die Namen aller definierten Makros an-
gezeigt (à Abbildung 28.2). Bei Excel 2010 hat dieses
Dialogfeld ein etwas anderes Aussehen (à Abbildung
28.3 links). Bei mehreren Makros in der Mappe wird spä-
testens an dieser Stelle klar, warum Sie dem Makro bei
der Aufzeichnung einen verständlichen und eindeutigen
Namen geben sollten.

Wenn beim Aufzeichnen eines Makros ein fal-

TIPP scher Befehl gewählt oder eine falsche Ein-
gabe vorgenommen wird, wird dieser »Fehler« mit auf-
gezeichnet. Setzen Sie in einem solchen Fall – falls
möglich – die Aufzeichnung fort. Öffnen Sie nach Ab-
schluss der »fehlerhaften« Aufzeichnung die Liste zur
Schaltfläche Makros in der gleichnamigen Gruppe der
Registerkarte Ansicht und wählen Sie dann den Befehl
Makros anzeigen. Markieren Sie im Dialogfeld den Na-
men des gerade aufgezeichneten Makros und klicken
Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (à Abbildung 28.2).
Im Microsoft Visual Basic-Editor können Sie anschlie-
ßend das Makro editieren (à unten). Sollten Ihre Kennt-
nisse in Visual Basic dazu nicht ausreichen, empfiehlt es
sich, die Aufzeichnung zu wiederholen. Abbildung 28.2 Makros können über das entsprechende Dialog-
feld gestartet werden – hier bei Word.

28.1.2 Ein Makro ausführen » Um eines der vorhandenen Makros auszuführen,

Um ein aufgezeichnetes Makro auszuführen, können
Sie es über das Dialogfeld Makro auswählen, die verein-
barte Tastenkombination verwenden oder es mit einer
Schaltfläche oder einem anderen Element verbinden
und zum Ausführen einfach darauf klicken.
» Sollte das Makro nicht wie gewünscht funktionie-
Wenn Sie ein Makro aufgezeichnet haben
TIPP und dieses nach dem erneuten Öffnen des
Dokuments nicht mehr funktioniert, haben Sie es wahr-
scheinlich an einem anderen Ort aufgezeichnet (à oben).
Die zur Verfügung stehenden Speicherorte können Sie
über das Listenfeld Makros in anzeigen lassen.
markieren Sie es und klicken dann auf die Schalt-
fläche Ausführen. Sie können den gewünschten
Makronamen aber auch direkt im Feld Makroname
eingeben.
ren, können Sie es schrittweise ausführen lassen,
indem Sie es markieren und dann auf die Schaltflä-
che Schritt klicken. Sie wechseln damit zum Visual-
Basic-Editor im Unterbrechen-Modus, in dem Sie das
Makro Schritt für Schritt durchgehen können. Das
empfiehlt sich besonders zum Testen von kompli-
zierten Makros.

746
 Grundlagen der Arbeit mit VBA

»» Nicht mehr in der Mappe benötigte Makros können mit einem Symbol gekennzeichnet, auf dem Sie ein klei-
Sie entfernen. Markieren Sie dazu das betreffende nes Banner mit einem Ausrufezeichen finden.
Makro und klicken Sie dann auf die Schaltfläche
Löschen.
28.2 Grundlagen der Arbeit mit VBA
Tastatur verwenden
VBA ist heute eine objektorientierte, vollwertige Pro-
Wenn Sie im Dialogfeld Makro aufzeichnen über die Op-
grammiersprache, die sich an Visual Basic anlehnt. Sie
tion Tastenkombination eine solche vereinbart haben,
verfügt über umfassende Objektmodelle für alle Office-
können Sie diese zum Starten des Makros verwenden.
Anwendungen und erlaubt dafür eine strukturierte und
Wollen Sie bei Excel die vereinbarte Tastenkombination
modulorientierte Programmierung. Das Erstellen von
nachträglich ändern, markieren Sie das betreffende Ma-
selbstständig laufenden Anwendungen wie über Visu-
kro im Dialogfeld Makro und klicken dann auf die Schalt-
al Basic .NET ist darüber aber nicht möglich. VBA ist
fläche Optionen. Sie können anschließend im Dialogfeld
so weit vereinheitlicht, dass sich die Sprache in vielen
Makrooptionen ein neues Zeichen im Feld Ctrl+ ange-
Punkten nicht zwischen den einzelnen Office-Anwen-
ben (à Abbildung 28.3 rechts). Außerdem lässt sich hier
dungen unterscheidet. Sowohl in Word, Excel als auch
die Beschreibung für das Makro ändern.
Access werden Sie beim Programmieren mit VBA immer
auf dieselben Konzepte, Prinzipien und Schlüsselwörter
28.1.3 Speichern von Dokumenten mit treffen. Damit sind Sie auch in der Lage, bestimmte
Makros VBA-Elemente aus einem Office-Programm in einem
Sie sollten auch berücksichtigen, dass für Dokumente anderen zu verwenden.
mit Makros ein spezielles Dateiformat zur Verfügung
steht. Wenn Sie ein Makro in einem schon gespeicher- 28.2.1 Den Editor anzeigen
ten Dokument erstellen und diese Änderung im Doku-
Die Programmierung mit VBA werden Sie fast aus-
ment durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern
schließlich in dem allen Office-Programmen eigenen
erneut speichern wollen, erhalten Sie eine Meldung,
VBA-Editor erledigen. Dieses Werkzeug ist im Prinzip
dass dies nicht möglich ist.
mit einem Texteditor vergleichbar, leistet aber bedeu-
Sie müssen bei Word im Dialogfeld Speichern unter im tend mehr.
Listenfeld Dateityp die Option Word-Dokument mit Ma-
kros bzw. Word-Vorlage mit Makros wählen. Bei Excel Der Zugang zum Editor
lauten die Formate Excel-Arbeitsmappe mit Makros bzw. Wenn Sie in Word oder Excel mit VBA arbeiten wollen,
Excel-Vorlage mit Makros. Solche Dateitypen werden müssen Sie zuerst dafür sorgen, dass die Registerkarte

Abbildung 28.3 
Das Starten eines Makros bei Excel.
Die Tastenkombination kann
  geändert werden.

747
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
Entwicklertools im Menüband angezeigt wird. Dazu öff-
nen Sie über die Registerkarte Datei das Fenster zu den
jeweiligen Programmoptionen. Im Bereich Menüband
anpassen dieses Fensters müssen Sie im rechten Lis-
tenfeld die Option Entwicklertools aktivieren. Das sorgt
nach einer Bestätigung über OK dafür, dass eine zusätz-
liche Registerkarte mit diesem Namen angezeigt wird
(à Abbildung 28.4).
Klicken Sie darin auf die Befehlsschaltfläche Visu-
al Basic oder verwenden Sie die Tastenkombina-
tion Ç+Ó. Der Editor wird angezeigt. Bei
Access finden Sie diese Schaltfläche bereits in der
Grundeinstellung des Programms in der Gruppe Makro
der Registerkarte Datenbanktools.
748
Abbildung 28.4
Die Registerkarte Entwickler-
tools ermöglicht auch den
Zugang zu VBA.
Im Gegensatz zu Programmen wie Microsoft
TIPP Word oder Excel steht bei Outlook keine Mög-
lichkeit zum Aufzeichnen von Makros zur Verfügung.
Wenn Sie bei Outlook selbst VBA-Code erstellen wollen,
müssen Sie ebenfalls über die Registerkarte Entwickler-
tools arbeiten.
Die Übersicht über die Fenster
Der Editor zeigt in der Grundeinstellung zunächst meist
nur den Projekt-Explorer und das Eigenschaftenfenster
an (à Abbildung 28.5).
» Im Projekt-Explorer werden die vorhandenen Projek-
te und deren Elemente in einem Verzeichnisbaum
Abbildung 28.5
Der Visual-Basic-Editor verfügt
über mehrere Fenster.

angezeigt. Hier können Sie das zu bearbeitende Pro-
jekt auswählen und als Ganzes bearbeiten. Über drei
Schaltflächen unterhalb der Titelleiste des Projekt-
Explorer-Fensters steuern Sie später die Anzeige
( Tabelle 28.1).
Symbol Beschreibung
Code anzeigen – zeigt den Code des markierten Objekts im
Codefenster an. Denselben Zweck erfüllt ein Doppelklick auf
den Namen des Objekts im Projekt-Explorer.
Objekt anzeigen – zeigt das Objektfenster des markierten
Objekts an, beispielsweise eine Tabelle.
Ordner wechseln – blendet Unterordner ein oder aus. Sie
können auf ein Pluszeichen klicken, um untergeordnete Ele-
mente anzuzeigen. Der Klick auf ein Minuszeichen blendet
diese Elemente wieder aus.
Tabelle 28.1  Über drei Schaltflächen regeln Sie die Anzeige.
»» Im Eigenschaftenfenster werden die Eigenschaften
eines ausgewählten Objekts angezeigt. Viele Ele-
mente, mit denen Sie in Visual Basic arbeiten, haben
Attribute oder Eigenschaften. Die Eigenschaften
sind Informationen, die das Element beschreiben,
wie beispielsweise der Name eines Dokuments oder
Grundlagen der Arbeit mit VBA
die Farbe eines Elements. Nach dem Erstellen eines
solchen Objekts werden dessen Eigenschaften auf
Standardwerte gesetzt. Sie haben aber über die Op-
tionen im Eigenschaftenfenster die Möglichkeit, sie
zu modifizieren. Angezeigt werden darin immer die
Eigenschaften des aktuell markierten Objekts. Über
das Drop-down-Listenfeld ganz oben im Fenster kön-
nen Sie das Objekt auswählen, dessen Eigenschaften
angezeigt werden sollen. Über die beiden Register-
karten Alphabetisch und Nach Kategorien legen Sie
fest, in welcher Reihenfolge die Eigenschaften im
Fenster aufgelistet werden sollen. Zum Bearbeiten
einer nicht abgeblendeten Eigenschaft klicken Sie
auf die Zelle rechts neben der Eigenschaftenbe-
zeichnung und nehmen dann die Änderungen vor.
28.2.2 Codefenster erstellen
Der gesamte Visual-Basic-Code ist in einem Projekt
enthalten. Ein Projekt kann Codemodule und Benut-
zerformularmodule enthalten. Nur auf die Codemodu-
le soll hier eingegangen werden. Um ein Codemodul zu
erstellen, doppelklicken Sie im Projekt-Explorer auf das
Modul, in dem das Makro enthalten sein soll. Daraufhin
wird ein Codefenster für ein neues Makroprojekt geöff-
net ( Abbildung 28.6).
Abbildung 28.6 
Ein neues leeres Projekt
749
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
Um die Fenster anzuordnen, verwenden Sie
TIPP die entsprechenden Befehle im Menü Fens-
ter. Bei Bedarf können Sie die Anzeige der Fenster über
die Befehle Code, Projekt-Explorer und Eigenschaften-
fenster im Menü Ansicht beziehungsweise über die ent-
sprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste regeln.
28.2.3 Prozeduren
Visual-Basic-Code wird immer in Prozeduren geschrie-
ben. Eine Prozedur ist ein Block von Visual-Basic-Anwei-
sungen, die von einer Deklarationsanweisung und einer
End-Anweisung umschlossen sind. Zum Erstellen einer
Prozedur wählen Sie Prozedur im Menü Einfügen. Im
Dialogfeld Prozedur hinzufügen benennen Sie die Pro-
zedur (à Abbildung 28.7). Der Name eines Makros darf
nicht mehr als 255 Zeichen beinhalten. Er muss mit ei-
nem Buchstaben beginnen und darf nicht die folgenden
Zeichen aufweisen: Leerzeichen, Punkt, Ausrufezei-
chen, @, &, $ und #. Benutzen Sie auch keine Bezeich-
nungen, die bereits in Visual Basic verwendet werden.
Wählen Sie dann den Typ aus. Drei Typen von Proze-
duren werden unterschieden: Sub-Prozeduren (Sub),
Funktionen (Function) und Eigenschaftenprozeduren
(Property). Sub-Prozeduren führen Aktionen aus, geben
jedoch keinen Wert an den Aufrufcode zurück. Function-
Prozeduren geben Werte an den Aufrufcode zurück.
Property-Prozeduren geben Eigenschaftenwerte an Ob-
jekte oder Module zurück oder weisen sie diesen zu. De-
tails zu diesen Typen werden anschließend beschrieben.
Abbildung 28.7
Drei Typen von Proze-
duren sind möglich.
Der Gültigkeitsbereich und die Möglichkeit zum Zugriff
auf Prozeduren können als Public oder als Private ein-
gerichtet sein.
750
» Mit Public kann die Prozedur von jeder anderen
Stelle der Anwendung aus aufgerufen werden. Dies
ist die Standardeinstellung, wenn Sie kein anderes
Schlüsselwort angeben.
» Über Private kann die Prozedur nur von einer ande-
ren Prozedur innerhalb des gleichen Moduls oder
der gleichen Klasse aufgerufen werden, in dem be-
ziehungsweise der sie definiert ist.
Klicken Sie abschließend auf OK. Die Vorlage für die Ma-
kro-Unterroutine wird jetzt im Fenster für das Codemo-
dul angezeigt. Geben Sie dann Code ein, der im Textkör-
per der Unterroutine ausgeführt werden soll. Nach dem
Erstellen des Makros müssen Sie es durch einen Klick
auf die entsprechende Schaltfläche speichern. Wenn
Sie nach dem Erstellen mehrerer Prozeduren zu einer
bestimmten Prozedur im Codefenster wechseln wollen,
können Sie dazu die Drop-down-Listenfelder am oberen
Rand des Codefensters benutzen.
Sub-Prozeduren
Prozeduren vom Typ Sub können Aktionen ausführen,
geben aber keine Ergebnisse zurück. Sie können außer-
dem Argumente, wie Konstanten, Variablen oder Aus-
drücke, aufnehmen, die durch den Aufrufcode an sie
übergeben werden.
» Um eine Sub-Prozedur zu erstellen, wählen Sie im
Dialogfeld Prozedur hinzufügen die Option Sub. Im
Codefenster wird daraufhin der Coderahmen für die
neue Sub-Prozedur erstellt – die erste und die letz-
te Zeile werden automatisch eingefügt (à Abbildung
28.8). Eine solche Prozedur beginnt mit dem Schlüs-
selwort Sub. Anschließend kommt der gewählte
Name der Subroutine, gefolgt von zwei runden
Klammern. Das Schüsselwort End Sub beendet die
Prozedur in der letzten Zeile des Abschnitts.
Abbildung 28.8
Der Coderahmen
der Prozedur
wird automatisch
erstellt.

»» Geben Sie zwischen den Zeilen Public Sub … und End
Sub den gewünschten Code ein. Nach der Eingabe
einer Visual-Basic-Funktion werden in einer Qui-
ckInfo die dazu notwendigen Parameter angezeigt
( Abbildung 28.9). Durch Drücken von Æam Ende
einer Zeile erzeugen Sie eine neue leere Zeile.
Als Hilfe bei der Codeeingabe können Sie einen Kata-
log benutzen, in dem alle Eigenschaften, Methoden,
Ereignisse und Konstanten angezeigt werden. Diesen
bringen Sie durch Wählen des Befehls Objektkatalog im
Menü Ansicht oder durch Klicken auf die Schaltfläche
Objektkatalog auf den Bildschirm ( Abbildung 28.10).
Über das Drop-down-Listenfeld in der oberen linken
Ecke können Sie die gewünschte Bibliothek auswählen.
Um nach einem Schlüsselwort zu suchen, geben Sie den
Suchtext im Feld darunter ein. Klicken Sie dann auf die
Schaltfläche Suchen , um die Suche zu starten und
die Suchergebnisse anzeigen zu lassen.
Abbildung 28.10  Der Objektkatalog
Grundlagen der Arbeit mit VBA
Abbildung 28.9 
Dieser Code erzeugt eine Anzeige.
Funktionen
Function-Prozeduren ähneln Sub-Prozeduren, geben je-
doch auch Werte an das aufrufende Programm zurück.
Sie können damit also beispielsweise Berechnungs-
vorschriften definieren, deren Inhalt über die in Excel
eingebauten Funktionen hinausgeht. Eine Function-Pro-
zedur ist eine Folge von Visual-Basic-Anweisungen, die
zwischen den Anweisungen Function und End Function
eingeschlossen sind. Auch Function-Prozeduren können
Argumente wie Konstanten, Variablen oder Ausdrücke
aufnehmen, die durch den Aufrufcode an sie übergeben
wurden. Eine Funktion kann nicht über den Makrorekor-
der aufgezeichnet werden.
»» Um eine neue Funktion zu erstellen, wählen Sie im
Dialogfeld Prozedur hinzufügen die Option Function.
Die erste und die letzte Zeile der Prozedur werden
im Codefenster automatisch eingefügt. Der vorher
gewählte Name wird angezeigt ( Abbildung 28.11).
Abbildung 28.11 
Der Rahmen der
Funktion wird
auto­matisch
erstellt.
»» Wenn die Funktion zur Ausführung einen Wert über-
nehmen soll, müssen Sie dafür durch Eingabe eines
Namens in die Klammern in der ersten Zeile eine Va-
riable definieren. Sie können hierfür eine beliebige
Bezeichnung verwenden – beispielsweise einen Aus-
druck wie Wert. Benutzen Sie aber keine Bezeichnun-
gen, die in Visual Basic Verwendung finden.
»» Geben Sie dann zwischen den beiden Zeilen des
Code­rahmens die gewünschten Anweisungen ein,
die beim späteren Ansprechen der Funktion aus-
751
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
geführt werden sollen (à Abbildung 28.12). Wichtig
ist hierbei der von der Function-Prozedur erzeugte
Rückgabewert – also der Wert, den die Prozedur an
das aufrufende Element zurücksendet. Dazu können
Sie dem Namen der Prozedur in mindestens einer
Anweisung einen Wert zuweisen. Außerdem kann
mit der Return-Anweisung ein Rückgabewert ange-
geben werden.
» Wenn Sie zusätzliche Kommentare einfügen wollen
– die bei der Ausführung nicht als Programmcode
berücksichtigt werden sollen –, beginnen Sie solche
Zeilen mit einem einfachen Anführungszeichen.
Abbildung 28.12
Eine Funktion
kann einen Wert
berechnen.
Über das Drop-down-Listenfeld in der oberen
TIPP rechten Ecke des Codefensters können Sie
wählen, welche Sub-Prozedur im Codefenster angesteu-
ert werden soll.
28.2.4 Steueranweisungen
Steueranweisungen können in allen Typen von Prozedu-
ren verwendet werden. Mithilfe von solchen Steueran-
weisungen bringen Sie ein Programm dazu, bestimmte
Zeilen oder Abschnitte im Code auszuführen und andere
nicht. Grundlage einer solchen Entscheidung über den
Programmablauf ist im Allgemeinen eine Bedingung,
in der zunächst einmal geprüft wird, ob eine bestimm-
te Situation zutrifft oder nicht. Diese Bedingung ist der
Ausgangspunkt für die nachfolgenden Entscheidungen.
» Eine typische Situation dafür finden Sie in einer Ab-
frage, die Sie einsetzen, wenn in einigen Fällen ein
bestimmter Codeabschnitt ausgeführt werden soll,
in anderen Fällen aber nicht.
» Es gibt auch die Fälle, in denen ein Programm einen
bestimmten Abschnitt des Codes mehrfach durch-
laufen soll – beispielsweise um einen Näherungs-
752
wert schrittweise zu berechnen. Dann redet man
von Schleifen. Auch hier kommt meist wieder eine
Bedingung ins Spiel, anhand derer das Programm
entscheidet, wie oft der Durchlauf durch die Schleife
erfolgen soll.
In Visual Basic stehen verschiedene Abfrage- und
Schleifentypen zur Verfügung, von denen jeder fast alle
zu diesem Bereich gehörenden Aufgaben bewältigen
kann. Wir wollen Ihnen zwei davon kurz vorstellen.
Die If-Anweisung
Die simpelste Abfrage – und eine, über die fast jede Pro-
grammiersprache verfügt – ist die If-Anweisung. In ih-
rer einfachsten Form besagt die If-Anweisung nur, dass
ein Stück Code dann – und nur dann – ausgeführt wird,
wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist. Zwei Formen
der Syntax sind möglich:
» Eine einzeilige Variante bietet sich bei einfachen,
kurzen Tests an. Wird die Bedingung zur Laufzeit als
True ausgewertet, dann wird die Zeile ausgeführt.
Zwar ermöglicht diese Form auch die Ausführung
mehrerer Anweisungen. Dazu müssen sich jedoch
alle Anweisungen in einer Zeile befinden und durch
Doppelpunkte voneinander getrennt sein.
» Die mehrzeilige Variante ist dagegen strukturierter
und flexibler und kann in der Regel leichter gelesen
und gepflegt werden. Hier wird der Code zwischen
der ersten Zeile der Anweisung – If Bedingung Then
– und der letzten – End If – platziert. Wird die Bedin-
gung zur Laufzeit als True ausgewertet, dann wird
der Codeblock ausgeführt. Wenn sie False ist, dann
wird der Codeblock übersprungen und die Ausfüh-
rung wird mit der Zeile nach End If fortgesetzt. Bei
der mehrzeiligen Variante darf es außer der If-An-
weisung keine weitere Anweisung in der ersten Zeile
geben.
Wenn Sie – je nach Wahrheitswert der angewendeten
Bedingung – zwei verschiedene Codeblöcke ausführen
lassen wollen, können Sie die sogenannte erweiterte
If-Anweisung benutzen. Beginnen Sie dazu wie bei der
einfachen If-Anweisung. Nach Eingabe des Codes, der
ausgeführt wird, wenn die Bedingung wahr ist, fügen
Sie das Schlüsselwort Else ein. Danach folgt der Code,
der ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung nicht
wahr ist. Den Abschluss bildet wieder End If.

Die For...Next-Schleife
Die For-Schleife beinhaltet eine Zählervariable zum Zäh-
len der Wiederholungen des Durchlaufs (à Abbildung
28.13). Diese Zählervariable beginnt mit einem Anfangs-
wert. Jedes Mal, wenn Visual Basic auf die Next-Anwei-
sung trifft, wird der Zähler hochgezählt. Dann kehrt Vi-
sual Basic zur For-Anweisung zurück. Der Zähler wird
wieder mit dem Endwert verglichen und wieder wird,
abhängig vom Ergebnis, entweder der Block ausgeführt
oder die Schleife beendet. Dieser Prozess ist so lange
aktiv, bis der Zähler den Endwert überschreitet. Nach
dem Beenden der Schleife fährt das Programm in der
Zeile fort, die direkt auf die abschließende Next-Anwei-
sung folgt.
Abbildung 28.13
Eine For...Next-
Schleife zum Zäh-
len der Durchläufe
In einer For-Schleife wird die Zählervariable
TIPP bei jedem Durchlauf der Schleife um einen
bestimmten Wert – das sogenannte Inkrement – erhöht.
Die Standardversion der For-Schleife verwendet ein In-
krement von 1. Es ist aber auch möglich, durch eine zu-
sätzliche Angabe mit anderen Inkrementen als 1 zu ar-
beiten. Dazu müssen Sie nach dem Endwert das
Schlüsselwort Step setzen und das gewünschte Inkre-
ment angeben – beispielsweise bewirkt For I = 1 To 9
Step 2, dass für I nur die Werte 1, 3, 5 usw. benutzt wer-
den.
28.2.5 Variable und Konstante
Wenn Sie in Visual Basic Berechnungen durchführen,
müssen Sie Werte häufig für eine gewisse Zeit behalten,
um später mit ihnen weiterarbeiten zu können. Wie die
meisten Programmiersprachen speichert VBA Werte in
Variablen, für die im Arbeitsspeicher ein Platz reser-
viert wird. Beispielsweise könnte in einer Variablen der
Grundlagen der Arbeit mit VBA
Name einer Person abgelegt werden, solange sich der
Code mit den Daten dieser Person beschäftigt. Wenn
der Code zur nächsten Person schreitet, wird deren
Name in derselben Variablen abgelegt. Die konkreten
Inhalte einer Variablen ändern sich also meist während
der Ausführung.
Arbeiten mit einfachen Variablen
Fast alle Variablen können immer nur Werte eines ein-
zigen Datentyps aufnehmen. Die einzelnen Typen darin
unterscheiden sich einerseits in der Form des Inhalts,
andererseits auch im erforderlichen Speicherbedarf.
» Ganzzahlen-Variablen bilden die erste Untergrup-
pe und dienen zum Speichern von ganzen Zahlen –
also Zahlen, die keine Dezimalstellen besitzen. VBA
benutzt mit den Typen Byte, Integer und Long drei
unterschiedliche Typen von solchen Ganzzahlen-Va-
riablen, die unterschiedlich große Zahlen speichern
können und damit unterschiedlich viel Speicher be-
legen (à Tabelle 28.2). Als Standard können Sie fast
immer den Datentyp Integer verwenden.
Datentyp/Größe Wertebereich/Hinweise
(Bytes)
Byte Unterstützt.im.Gegensatz.zu.den.anderen.
(1.) Ganzzahlen-Datentypen.keine.negativen.Zahlen .
0.bis.255
Integer Das.ist.die.Standard-Ganzzahlen-Variable.und.
(4) meist.der.schnellste.Typ,.da.er.dem.Computer.am.
wenigsten.Arbeit.macht .
–2 .147 .483 .648.bis.2 .147 .483 .647
Long Der.ideale.Typ,.wenn.Sie.mit.großen.Zahlen.arbei-
(8) ten.–.beispielsweise.beim.Zählen.in.bestimmten.
Problembereichen.der.Naturwissenschaft .
–9 .223 .372 .036 .854 .775 .808.
bis.9 .223 .372 .036 .854 .775 .807
Tabelle 28.2 Datentypen für Ganzzahlvariablen
» Die zweite Gruppe wird für Zahlen mit Dezimalstel-
len – also Gleitkommazahlen – verwendet (à Tabelle
28.3). Die Typen Single, Double, Decimal und Cur-
rency unterscheiden sich zwar nicht sehr hinsicht-
lich der Größe der Werte, wohl aber im Grad der
753
Kapitel 28  •  Automatisieren mit Makros und VBA

Datentyp/Größe Wertebereich/Hinweise
(Bytes)
Single Dient zum Speichern von Gleitkommazahlen mit einfacher Genauigkeit. Das kann zu Rundungsfehlern führen.
(4)
–3,4… x 1038 bis –1,4… x 10–45 bei negativen Zahlen; 1,4…. x 10–45 bis 3,4… x 1038 bei positiven Zahlen.
Double Verfügt im Vergleich zu Single über die doppelte Genauigkeit, kann also 15 Dezimalstellen enthalten.
(8)
-1,79769313486231 x 10308 bis –4,94065645841247 x 10–324 bei negativen Zahlen;
4,94065645841247 x 10–324 bis 1,79769313486232 x 10308 bei positiven Zahlen
Decimal Speichert Zahlen mit Vorzeichen mit einer variablen Potenz zur Basis 10. Die Potenz zur Basis 10 wird als Skalierungsfaktor
(12) verwendet und bestimmt die Anzahl der Nachkommastellen, die in einem Bereich von 0 bis 28 liegen kann.
Beim Skalierungsfaktor von 0 liegt der größtmögliche Wert bei +/-79.228.162.514.264.337.593.543.950.335.
Bei 28 Nachkommastellen liegt der größte Wert bei +/–7,9228162514264337593543950335 und der kleinste Wert, der ungleich
Null ist, bei +/–0,0000000000000000000000000001.
Currency Eignet sich besonders für Berechnungen mit Geldbeträgen und für Festkommaberechnungen, die eine hohe Genauigkeit
(8) erfordern.
–922.337.203.685.477,5808 bis 922.337.203.685.477,5807.

Tabelle 28.3  Datentypen für Gleitkommazahlen

Genauigkeit, mit der die Daten gespeichert werden. Datentyp Hinweis

Für eine mittlere Genauigkeit verwenden Sie Double.
Der Datentyp Currency eignet sich besonders für Be-
rechnungen mit Geldbeträgen und für Festkomma-
berechnungen, die eine hohe Genauigkeit erfordern.
»» Variablen zur Aufnahme von alphanumerischen
Zeichen oder Zeichenketten – also Text – bilden
die dritte Untergruppe (à Tabelle 28.4). Für diese
alphanumerischen Größen existieren zwei Daten-
typen: String kann Zeichenketten variabler Länge
speichern, String*Länge speichert eine Folge mit
fester Länge – beispielsweise akzeptiert String*3
nur Folgen mit drei Zeichen. Die Codes für Zeichen
vom Datentyp String liegen im Bereich von 0 bis ein-
schließlich 255. Die ersten 128 Zeichen entsprechen
den Buchstaben und Symbolen auf einer US-ameri-
kanischen Standardtastatur und stimmen mit den im
ASCII-Zeichensatz definierten Zeichen überein. Die
zweiten 128 Zeichen sind Sonderzeichen – beispiels-
weise Buchstaben aus internationalen Alphabeten,
Akzentzeichen, Währungssymbole und Symbole für
mathematische Brüche.
String Zeichenfolgen variabler Länge können bis zu
2 Milliarden Zeichen enthalten.
String * Länge Zeichenfolgen fester Länge können 1 bis etwa
64 KB (2^16) Zeichen enthalten.
Tabelle 28.4  Datentypen für alphanumerische Zeichen
»» Der Typ Boolean dient zum Speichern von Wahr-
heitswerten – also Daten, die nur die beiden Werte
True (wahr) oder False (falsch) annehmen können.
Boolean benötigt 2 Bytes zur Speicherung. Beim Um-
wandeln anderer numerischer Datentypen in Werte
des Typs Boolean wird 0 zu False und alle anderen
Werte werden zu True. Beim Umwandeln von Werten
des Datentyps Boolean in andere Datentypen wird
False zu 0 und True zu –1.
»» Variablen vom Datentyp Date werden mit 8 Bytes
gespeichert und können ein Datum im Bereich vom
01. Januar 100 bis zum 31. Dezember 9999 und eine
Uhrzeit im Bereich von 0:00:00 bis 23:59:59 spei-
chern. Jeder gültige Wert eines Datums- oder Zeit-
literals kann einer Variablen vom Datentyp Date
zugewiesen werden. Ein Datumsliteral muss durch

754
 Grundlagen der Arbeit mit VBA

das Zeichen # eingeschlossen sein – beispielsweise » Setzten Sie die Schreibmarke im Codefenster an die
#January 1, 1993# oder #1 Jan 93#. Beim Umwan- gewünschte Stelle, beispielsweise an den Anfang
deln anderer numerischer Datentypen in Werte des einer Prozedur.
Datentyps Date repräsentieren die Vorkommastellen
» Geben Sie das Schlüsselwort Dim, gefolgt vom ge-
das Datum und die Nachkommastellen die Uhrzeit.
wünschten Namen der Variablen ein und fügen Sie
Mitternacht entspricht dem Wert 0 und Mittag ent-
das Schüsselwort As hinzu – beispielsweise Dim Vor-
spricht dem Nachkommawert 0,5. Negative ganze
name As.
Zahlen repräsentieren ein Datum vor dem 30. De-
zember 1899. » Fügen Sie ein weiteres Leerzeichen hinzu und geben
Sie den gewünschten Datentyp ein oder wählen Sie
» Der Datentyp Variant ist ein besonderer Datentyp,
ihn aus der Liste aus. Die Variable wurde deklariert
der beliebige Daten – mit Ausnahme von String-Da-
und kann – beispielsweise in einer Anweisung – ver-
ten fester Länge – aufnehmen kann. Dieser Daten-
wendet werden.
typ kann also anstelle jedes anderen Datentyps ver-
wendet werden, um im Umgang mit Daten flexibler
zu sein. Das ist zwar bequem, führt aber zu einem 28.2.6 Zugriff auf Zellinhalte bei Excel
höheren Speicherbedarf und damit zu einem etwas Eine sehr häufig in Excel durchzuführende Aufgabe um-
langsameren Code. fasst das Festlegen einer Zelle oder eines Zellbereichs
für die anschließende Bearbeitung – beispielsweise für
Wenn Sie im Code eine Variable verwenden, das Eingeben einer Formel oder das Ändern eines For-
TIPP die Sie nicht vorher deklariert haben, wird mats.
diese Variable von Visual Basic selbst – man sagt impli-
» Gewöhnlich können Sie dies in einer einzigen An-
zit – deklariert. Solche implizit deklarierten Variablen
weisung durchführen, die sowohl den Bereich iden-
sind automatisch vom Typ Variant, können also fast alle
tifiziert als auch eine Eigenschaft ändert bzw. eine
Arten von Daten aufnehmen. Sie erfordern aber mehr
Methode anwendet. Sie benutzen dafür ein Range-
Speicherressourcen als die meisten anderen Variablen.
Objekt, das entweder eine einzelne Zelle oder einen
Bereich aus mehreren Zellen enthalten kann.
Variablen deklarieren
» Auf der Excel-Oberfläche selbst müssen Sie eine
Im Allgemeinen führen Sie Variablen über eine Deklara-
Zelle oder einen Bereich zuerst markieren, wenn
tionsanweisung in Ihren Code ein. Eine solche Deklarati-
Sie darin Werte eingeben oder das Format festlegen
onsanweisung kann innerhalb einer Prozedur zur Erstel-
wollen. In VBA ist das nicht notwendig: Sie können
lung einer Variablen auf Prozedurebene oder zu Beginn
Arbeiten an einem Zellbereich durchführen, wäh-
eines Moduls im Deklarationsabschnitt zur Erstellung ei-
rend ein anderer Bereich in derselben oder einer an-
ner Variablen auf Modulebene platziert werden. Zur De-
deren Tabelle markiert ist. Dementsprechend müs-
klaration von Variablen verwenden Sie normalerweise
sen Sie hier zwischen zwei wichtigen Eigenschaften
eine Dim-Anweisung und legen ihren Datentyp mit Hilfe
des Range-Objekts unterscheiden: Mit der Select-
der As-Klausel fest. Wenn Sie beispielsweise eine Vari-
Eigenschaft wählen Sie einen Zellbereich aus, eine
able mit dem Namen Vorname zur Aufnahme von Text
vorher markierte andere Zelle bleibt weiterhin mar-
deklarieren wollen, benutzen Sie als Datentyp String
kiert. Die Eigenschaft Activate hingegen wählt einen
und verwenden Sie die Deklarationsanweisung Dim Vor-
Bereich aus und markiert ihn auch.
name As String. Für die Namensgebung von Variablen
gelten dieselben Richtlinien wie bei Modulen. Die aktive Zelle
Setzen Sie alle Deklarationsanweisungen möglichst an Zunächst sollten Sie wissen, wie man die gerade aktive
den Anfang des jeweiligen Codebereichs, beispielsweise Zelle anspricht. Um die gerade aktive Zelle zu ermitteln,
des Moduls oder der Prozedur. Das vereinfacht später benutzen Sie die Eigenschaft ActiveCell. Wenn Sie bei-
die Suche danach. spielsweise die gerade aktive Zelle markieren und mit
einem roten Hintergrund versehen wollen, können Sie

755
Kapitel 28  •  Automatisieren mit Makros und VBA

einen Ausdruck wie Interior.ColorIndex = 3 verwen- Daten eingeben

den. Dabei beschreibt Interior den Zellhintergrund und
Einer der Gründe für das Markieren von Zellen und Be-
Color­Index ist für die Farbe verantwortlich.
reichen einer Tabelle liegt darin, Daten in die Markie-
Public Sub AktiveZelle1() rung einzugeben. Bei der Arbeit mit Microsoft Excel
ActiveCell.Interior.ColorIndex = 3 markieren Sie gewöhnlich eine Zelle bzw. Zellen und
End Sub führen dann Aktionen aus, wie beispielsweise das Ein-
geben von Werten in diese Zellen. In Visual Basic ist es
Absolutes Verweisen auf Zellen und Bereiche in der Regel nicht notwendig, Zellen vor einer Änderung
Wenn Sie in einer bestimmten Bereichsadresse eine Ar- zu markieren – Sie können diese Arbeit in einem Schritt
beit vornehmen wollen, werden Sie einen Zellbereich durchführen.
direkt ansprechen wollen, also unabhängig davon, wel-
Wenn Sie in Visual Basic beispielsweise einen Text oder
cher andere Bereich gerade aktuell ist. Sie können eine
einen Zahlenwert eingeben wollen, brauchen Sie den
Zelle oder einen Zellbereich verweisen, indem Sie die
entsprechenden Bereich nicht zu markieren. Sie müs-
Range-Methode verwenden. Als Parameter von Range
sen nur das Range-Objekt zurückgeben und dann für
können Sie einzelne Zellen, Bereich, Spalten oder Zeilen
den gewünschten Wert festlegen.
benutzen (à Tabelle 28.5).
Public Sub Eingabe1()
With Worksheets(»Tabelle1«)
Bezug Bedeutung
Range(»A2«) = »Umsatz«
Range(»A1«) Zelle A1 End With
End Sub
Range(»A1:B5«) Zellen A1 bis B5
Range(»C5:D9;G9:H16«) Eine Mehrfachmarkierung eines Bereichs Daten aus der Tabelle übernehmen
Range(»A:A«) Spalte A Um Daten aus einer Tabelle in Ihren VBA-Code zu über-
nehmen, gehen Sie im Prinzip genauso vor wie bei der
Range(»1:1«) Zeile 1 Eingabe von Daten in die Tabelle – nur in umgekehrter
Range(»A:C«) Spalten A bis C Richtung. Wichtig sind hier natürlich wieder die am
Anfang beschriebenen unterschiedlichen Techniken zur
Range(»1:5«) Zeilen 1 bis 5
Markierung.
Range(»1:1;3:3;8:8«) Zeilen 1, 3 und 8
Wenn Sie die Zelleinträge innerhalb des Codes weiter-
Range(»A:A;C:C;F:F«) Spalten A, C und F verarbeiten wollen, werden Sie im allgemeinen Variab-
len verwenden, mit deren Hilfe Sie den Inhalt innerhalb
Tabelle 28.5  Benutzen Sie Range zum Verweisen.
von VBA weiterverwenden können. Das verstehen Sie
am besten an Hand eines Beispiels: Im folgenden Code
Beispielsweise könnten Sie in der ersten Routine des
werden zwei Variablen deklariert. Diesen werden die In-
folgenden Codes die Zelle B2 in Tabelle1 auswählen, in
halte von zwei Zellen der Tabelle1 zugewiesen. Die Vari-
der zweiten wird die Zelle C3 markiert. In beiden Fällen
ablen werden miteinander verknüpft und das Ergebnis
wird die Zelle rot eingefärbt.
wird in eine andere Zelle der Tabelle geschrieben.
Public Sub ZelleAuswählen1()
Sub TexteVerbinden()
Worksheets(»Tabelle1«).Range(»B2«).Select
Dim Vorname As String
ActiveCell.Interior.ColorIndex = 3
Dim Nachname As String
End Sub
Dim Name As String
Public Sub ZelleMarkieren1() Vorname = Worksheets(»Tabelle1«)-Range(»A2«).Value
Worksheets(»Tabelle1«).Range(»C3«).Activate Nachname = Worksheets(»Tabelle1«)-Range(»B2«).Value
ActiveCell.Interior.ColorIndex = 5
End Sub

756

Name = Vorname & » » & Nachname
Worksheets(»Tabelle1«)-Range(»C2«).Value = Name
End Sub
28.2.7 Auswahl und Aktionen bei Word
Wenn Sie in Word manuell an einem Dokument arbeiten,
müssen Sie normalerweise den Text zum Durchführen
einer Aktion vorher markieren. In VBA können Sie dies
durch Verwenden des Selection-Objekts oder eines Ran-
ge-Objekts erreichen.
»» Das Selection-Objekt stellt die aktuelle Auswahl in
einem Fenster oder einem Fensterausschnitt dar.
Es kann nur jeweils ein Selection-Objekt pro Fens-
terausschnitt eines Dokuments vorhanden sein und
lediglich ein Selection-Objekt kann in der gesamten
Anwendung aktiv sein.
»» Range-Objekte haben mit Selection-Objekten viele
Methoden und Eigenschaften gemein. Range-Ob-
jekte sind jedoch unabhängig von der Markierung.
Das heißt, Sie können damit einen Bereich definie-
ren, ohne die sichtbare Markierung im Dokument zu
ändern.
Sowohl Selection- als auch Range-Objekte stellen Me-
thoden zur Verfügung, mit denen Sie den ausgewählten
Text anschließend bearbeiten können.
Selection-Objekte
Ein Selection-Objekt stellt den in einem Dokument mar-
kierten Bereich dar. Haben Sie keinen Bereich markiert,
beschreibt dieses Objekt die Position der Schreibmar-
ke. Das ist ähnlich wie beim manuellen Arbeiten: Wenn
Sie nur die Pfeiltasten benutzen, wird die Einfügemarke
verschoben, wenn Sie vorher Ð gedrückt hatten, wird
ein Bereich markiert. Es kann nur jeweils ein Selection-
Objekt pro Dokument existieren und dieses greift stets
auf die aktuelle Markierung zu.
Zunächst geht es einmal darum, einen Bereich zu mar-
kieren. Falls Text nicht bereits vorher manuell markiert
wurde, können Sie dazu die Select-Methode verwenden.
Diese Eigenschaft gibt ein Selection-Objekt zurück, das
die aktive Markierung in einem Dokumentfensteraus-
schnitt darstellt, sofern bereits Text markiert ist. Die
Select-Methode steht von mehreren Objekten aus zur
Grundlagen der Arbeit mit VBA
Verfügung – beispielsweise vom Objekt ActiveDocu-
ment, welches das aktive Word-Dokument darstellt.
»» Das erste Wort im aktiven Dokument wird markiert.
Das Element in der Words-Auflistung enthält sowohl
das Wort als auch die Abstände nach dem Wort.
Sub ...
ActiveDocument.Words(1).Select
End Sub
»» Die ersten vier Absätze im aktiven Dokument wer-
den markiert. Die Range-Methode wird zum Erstel-
len eines Range-Objekts verwendet, das sich auf die
ersten vier Absätze bezieht (à unten). Die Select-
Methode wird dann auf das Range-Objekt angewen-
det. Mit Paragraphs(Index) geben Sie ein einzelnes
Paragraph-Objekt zurück. Index ist dabei die laufen-
de Nummer der Absätze.
Sub ...
Dim Absatz As Range
Set Absatz = ActiveDocument.Range( _
Start:=ActiveDocument.Paragraphs(1).Range.
Start, _
End:=ActiveDocument.Paragraphs(4).Range.End)
Absatz.Select
End Sub
»» Die erste Tabelle im aktiven Dokument wird markiert.
Sub ...
ActiveDocument.Tables(1).Select
End Sub
In einem zweiten Schritt wollen wir daran gehen, eine
bestehende Markierung zu ändern. Hier wird es etwas
komplizierter, da Sie bei den nachfolgend beschriebe-
nen Techniken immer diverse Parameter – wie die Rich-
tung der Verschiebung, die Maßeinheit und Ähnliches
– angeben müssen. Wir wollen zunächst auf die Parame-
ter eingehen – deren praktische Wirkung erkennen Sie
dann anhand der nachfolgenden Beispiele:
»» Die Bewegungsrichtung bestimmen Sie mit Metho-
den wie MoveUp, MoveDown usw. (à Tabelle 28.6).
Die Methode muss auf einen Ausdruck angewendet
werden, der ein Selection-Objekt darstellt, also eine
bestehende Bereichsmarkierung oder die Position
der Schreibmarke (à oben).
757
Kapitel 28  •  Automatisieren mit Makros und VBA

Richtung Ausdruck Name Wert Beschreibung

Oben Ausdruck.MoveUp(Unit, Count, Extend) wdExtend 1 Das Ende einer vorhandenen Markierung wird bis
zum Ende der angegebenen Einheit erweitert.
Unten Ausdruck.MoveDown(Unit, Count, Extend)
wdMove 0 Die Markierung wird zu einer Einfügemarke redu-
Rechts Ausdruck.MoveRight(Unit, Count, Extend)
ziert und an das Ende der angegebenen Einheit
Links Ausdruck.MoveLeft(Unit, Count, Extend). verschoben.

Zum Anfang Ausdruck.HomeKey(Unit, Extend) Tabelle 28.8  Die WdMovementType-Konstanten

Zum Ende Ausdruck.EndKey(Unit, Extend)

»» Der Parameter Unit gibt an, dass Sie die Schreibmar-
Zum Anfang der Ausdruck.StartOf(Unit, Extend) ke um unterschiedliche Maßeinheiten bewegen bzw.
nächsten Texteinheit eine Markierung um solche Maßeinheiten erweitern
Zum Ende der Ausdruck.EndOf(Unit, Extend) wollen. Zum Festlegen dieser Einheit benutzen Sie die
nächsten Texteinheit Elemente der WdUnits-Enumeration (à Tabelle 28.9).

Tabelle 28.6  Bewegungen durchführen

Name Wert Beschreibung
»» Beachten Sie die Parameter Unit, Count und Extend.
wdCell 12 Zelle
Damit regeln Sie die Details der Verschiebung. Diese
Parameter sind optional, da die Methoden über ei- wdCharacter 1 Zeichen
nen Standardwert verfügen (à Tabelle 28.7). wdColumn 9 Spalte
wdLine 5 Zeile
Name Datentyp Beschreibung
wdParagraph 4 Absatz
Unit Variant Die Einheit, um die die Markierung verschoben
werden soll. Dabei kann es sich um eine der wdRow 10 Zeile
folgenden WdUnits-Konstanten handeln: wdLine, wdScreen 7 Bildschirmabmessungen
wdParagraph, wdWindow oder wdScreen. Der
Standardwert ist wdLine. wdSection 8 Abschnitt

Count Variant Die Anzahl der Einheiten, um die die Markierung wdSentence 3 Satz
verschoben werden soll. Der Standardwert ist 1. wdStory 6 Artikel
Extend Variant Gibt an, ob die Markierung verschoben oder wdTable 15 Tabelle
erweitert wird.
wdWindow 11 Fenster
Tabelle 28.7  Optionale Parameter
wdWord 2 Wort
»» Über den Parameter Extend regeln Sie beispielswei- Tabelle 28.9  Wichtige Einheiten in der WdUnits-Enumeration
se, ob die Einfügemarke verschoben oder eine Mar-
kierung erstellt oder erweitert werden soll. Als Werte Berücksichtigen Sie diese etwas theoretischen Angaben
für diesen Parameter dienen zwei WdMovement­ bei den nachfolgenden Beispielen:
Type-Konstanten (à Tabelle 28.8). Der Standardwert
»» Die Markierung wird an den Anfang des Absatzes
ist wdMove, was die Einfügemarke verschiebt.
verschoben.
Sub ...
Selection.StartOf _
Unit:=wdParagraph, Extend:=wdMove
End Sub

758
 Grundlagen der Arbeit mit VBA

»» Die Markierung wird an den Anfang des nächsten Der Parameter Direction ist erforderlich und beschreibt
Absatzes verschoben. die Richtung, in die die Markierung reduziert werden
soll. Es kann sich dabei um eine der WdCollapseDirec-
Sub ...
tion-Konstanten wdCollapseEnd oder wdCollapseStart
Selection.MoveRight
handeln. Der Standardwert ist wdCollapseStart.
Selection.MoveDown Unit:=wdParagraph, _
Count:=1, Extend:=wdMove »» Die Markierung wird auf eine Einfügemarke am An-
End Sub fang der Markierung reduziert.
»» Die Markierung wird an das Ende der aktuellen Zeile Sub ...
verschoben und die Anzahl der Zeichen, um die ver- Selection.Collapse Direction:=wdCollapseStart
schoben wurde, wird der Variablen pos zugewiesen. End Sub
Der Wert von pos wird angezeigt.
»» Die Type-Eigenschaft des Selection-Objekts gibt In-
Sub ... formationen zur Art der Markierung zurück. Eine
pos = Selection.EndKey(Unit:=wdLine, _ Meldung wird angezeigt, wenn die Markierung eine
Extend:=wdMove) Einfügemarke ist – also kein Bereich markiert ist.
MsgBox pos
Sub ...
End Sub
If Selection.Type = wdSelectionIP Then
»» Die Markierung wird um ein Zeichen nach rechts ver- MsgBox „Nichts ausgewählt“
schoben. Wenn der Vorgang erfolgreich ausgeführt Else
wurde, gibt MoveRight den Wert 1 zurück und der MsgBox Selection.Text & „ wurde ausgewählt“
Erfolg wird gemeldet. End If
End Sub
Sub ...
If Selection.MoveRight = 1 Then MsgBox „Bewegung _ Range-Objekte
erfolgreich“
Wir sagten es am Anfang dieses Abschnitts schon:
End Sub
Range-Objekte haben mit Selection-Objekten viele Me-
»» Die Markierung wird bis an das Ende des Absatzes thoden und Eigenschaften gemein. Range-Objekte sind
erweitert. jedoch unabhängig von der Markierung. Das heißt, Sie
können einen Bereich definieren und modifizieren, ohne
Sub ...
eine aktuell vorhandene und optisch sichtbare Markie-
charmoved = Selection.EndOf(Unit:=wdParagraph, _
rung im Dokument zu ändern. Sie können mit Range in
Extend:=wdExtend)
einem Dokument auch mehrere Bereiche definieren,
If charmoved = 0 Then MsgBox „Erweiterung nicht
während es mit Selection immer nur eine Markierung
erfolgreich“
pro Dokument gibt.
End Sub
Ähnlich wie bei Textmarken werden Range-Objekte
»» Die Markierung wird um eine Zeile nach unten er-
zur Identifizierung bestimmter Abschnitte eines Doku-
weitert.
ments verwendet. Jedes Range-Objekt wird durch eine
Sub ... Anfangs- und eine Endzeichenposition definiert. Ein
Selection.MoveDown Unit:=wdLine, Count:=1, Range-Objekt kann so klein wie die Einfügemarke sein
Extend:=wdExtend oder so groß wie das gesamte Dokument. Ein Range-
End Sub Objekt ist im Gegensatz zu einer Textmarke jedoch nur
während der Ausführung der das Objekt definierenden
Wenn Sie eine bestehende Bereichsmarkierung auf­
Prozedur vorhanden.
heben wollen, verwenden Sie die Collapse-Methode.
Damit setzen Sie die Schreibmarke auf den Anfangs- Die Range-Methode des Document-Objekts wird zum Er-
bzw. Endpunkt der vorher vorhandenen Markierung. stellen eines Range-Objekts verwendet, das über einen

759
Kapitel 28  •  Automatisieren mit Makros und VBA

vorgegebenen Start- und Endpunkt verfügt. Start- und »» Am Ende des aktiven Dokuments wird Text einge-
Endpunkt können identisch sein, wenn Sie damit nur fügt.
eine Stelle in einem Dokument markieren wollen. Ein
Sub ...
Range-Objekt wird erstellt, das am Anfang des ersten
ActiveDocument.Content.InsertAfter Text:=“ENDE“
Zeichens des Dokuments beginnt und sich bis zum zehn-
End Sub
ten Zeichen erstreckt. Der Inhalt wird wiedergegeben.
»» Vor der Markierung wird Text eingefügt.
Sub ...
Dim Bereich As Range Sub ...
Set Bereich = ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=10) Selection.InsertBefore Text:="NEUER TEXT: "
MagBox Bereich End Sub
End Sub
Nach Anwendung der InsertBefore- oder InsertAfter-
Wenn Sie sich mehrmals auf ein Range-Objekt beziehen Methode wird das Range- oder Selection-Objekt erwei-
wollen, können Sie die Anweisung Set verwenden, mit tert, damit es auch den neuen Text einschließt. Verwen-
der Sie eine Variable mit dem Range-Objekt gleichset- den Sie die Collapse-Methode zum Reduzieren eines
zen können. Wenn Sie jedoch an einem Range-Objekt Selection- oder Range-Objekts zum Anfangs- oder End-
nur eine einzige Aktion durchführen wollen, ist das punkt.
nicht notwendig.
Absätze einfügen
»» Ein Bereich wird als aktuelle Markierung definiert.
Beim Einfügen von Text kommt man manchmal in die
Die SetRange-Methode definiert den Bereich neu,
Verlegenheit, einen neuen Absatz erstellen zu müssen.
so dass er die aktuelle Markierung und die nächsten
zehn Zeichen umfasst. Der Inhalt wird wiedergege- »» Mit der Selection.InsertParagraphAfter-Methode fü-
ben. gen Sie nach einer Auswahl eine Absatzmarke ein.
Sub ... »» Mit der Selection InsertParagraphBefore-Methode
Dim Bereich As Range wird vor der angegebenen Auswahl oder dem Be-
Set Bereich = Selection.Range reich ein neuer Absatz eingefügt.
Bereich.SetRange Start:= Bereich.Start,
Nach dem Verwenden einer dieser Methoden wird die
End:= Bereich.End + 10
Auswahl erweitert, um den neuen Absatz einzuschlie-
MagBox Bereich
ßen. Gegebenenfalls müssen Sie also anschließend re-
End Sub
duzieren.
Einfügen von Text »» Ein neuer Absatz wird nach dem aktuellen Absatz
Nachdem Sie über das Selection-Objekt oder das Range- eingefügt.
Objekt eine Markierung festgelegt haben, können Sie
Sub ...
darauf verschiedene Eigenschaften einsetzen und Me-
With Selection
thoden anwenden, um Änderungen an der Markierung
.Move Unit:=wdParagraph
durchzuführen. Sie können dieses Objekt in einer Varia-
.InsertParagraphAfter
blen speichern und auf diese dann Eigenschaften oder
.Collapse Direction:=wdCollapseStart
Methoden anwenden. Wenn Sie mehrere Eigenschaften
End With
oder Methoden auf dasselbe Objekt anwenden müssen,
End Sub
können Sie die Struktur With...End With verwenden.
Verwenden Sie die InsertAfter- oder InsertBefore-
Methode­ zum Einfügen von Text vor oder nach einem
Selection- bzw. Range-Objekt.

760
 Grundlagen der Arbeit mit VBA

»» In diesem Beispiel wird am Ende des aktiven Do- Die Zwischenablage benutzen
kuments ein Absatz eingefügt. Die Content-Eigen-
Durch Anwendung der Methoden Copy, Cut und Paste
schaft gibt ein Range-Objekt zurück.
auf das Selection-Objekt können Sie die Befehle der
Sub ... Zwischenablage ansteuern.
ActiveDocument.Content.InsertParagraphAfter
»» Die aktuelle Auswahl wird vom aktiven Dokument
End Sub
kopiert.
Ändern von Text Selection.Copy
Sie können vorhandenen Text ändern, indem Sie den
»» Die Auswahl aus dem dritten Dokument in der Do-
Inhalt eines Bereichs ändern.
cuments-Auflistung wird gelöscht. Das Dokument
»» Das erste Wort im aktiven Dokument wird geändert, muss nicht aktiv sein, um dessen aktuelle Auswahl
indem die Text­eigenschaft auf Dies festgelegt wird. aufzurufen.
Sub ...() Documents(3).ActiveWindow.Selection.Cut
ActiveDocument.Words(1).Text = "Dies "
»» Die Auswahl im ersten Ausschnitt des aktiven Doku-
End Sub
ments wird kopiert und im zweiten Ausschnitt ein-
»» Der erste Satz im aktiven Dokument wird markiert gefügt.
und durch einen neuen Absatz ersetzt.
ActiveDocument.ActiveWindow.Panes(1).Selection.Copy
Options.ReplaceSelection = True ActiveDocument.ActiveWindow.Panes(2).Selection.Paste
ActiveDocument.Sentences(1).Select
Das Aufrufen der Methoden Cut oder Copy verursacht
Selection.TypeText "Die folgende Information ist
jedoch einen Fehler, wenn keine Auswahl vorgenommen
vertraulich."
wurde. Es empfiehlt sich also, vorher über Selection.
Selection.TypeParagraph
Text zu prüfen, ob ein Bereich markiert wurde.
Löschen von Text
Die Formatierung ändern
Sie können auch die Delete-Methode zum Löschen von
Das Selection-Objekt enthält verschiedene Methoden
vorhandenem Text verwenden und dann mithilfe der
und Eigenschaften, mit denen Sie die Formatierung der
InsertAfter- oder InsertBefore-Methode neuen Text ein-
aktuellen Auswahl ändern können.
fügen.
»» Die Schriftart der aktuellen Auswahl wird von Calibri
Der erste Absatz im aktiven Dokument wird gelöscht
in Times New Roman geändert.
und neuer Text wird eingefügt.
Sub ...
Sub ...
If Selection.Font.Name = "Calibri" Then _
Dim Absatz As Range
Selection.Font.Name = "Times New Roman"
Set Absatz = ActiveDocument.Paragraphs(1).Range
End Sub
With Absatz
.Delete »» Dem markierten Text wird Fettformatierung zuge-
.InsertAfter Text:="Das ist der neue Absatz" wiesen.
.InsertParagraphAfter
Sub ...
End With
Selection.Font.Bold = True
End Sub
End Sub

761
Kapitel 28  •  Automatisieren mit Makros und VBA
»» Den ersten zehn Zeichen im aktiven Dokument wird
eine Fettformatierung zugewiesen.
Sub SetBoldRange()
Dim rngDoc As Range
Set rngDoc = ActiveDocument.Range(Start:=0,
End:=10)
rngDoc.Bold = True
End Sub
»» Dasselbe Ergebnis kann mit nur einer Anweisung er-
reicht werden, die den Bereich kennzeichnet und die
Bold-Eigenschaft ändert.
Sub BoldRange()
ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=10).Bold
= True
End Sub
»» Der zweite Absatz im aktiven Dokument wird mar-
kiert. Anschließend wird die Markierung zentriert.
Sub FormatRange()
ActiveDocument.Paragraphs(2).Range.Select
Selection.ParagraphFormat.Alignment =
wdAlignParagraphCenter
End Sub
28.2.8 Daten in Access auslesen und
zurückgeben
Auch um in Access Berechnungen mit Daten durchfüh-
ren zu können, müssen Sie zunächst einmal Inhalte aus
einem Access-Objekt in den VBA-Code übernehmen.
Daten aus Steuerelementen lesen
Wenn Sie den aktuellen Inhalt eines Steuerelements in
einem Access-Objekt im Code benutzen wollen, können
Sie diesen einer Variablen zuweisen. Welche Syntax Sie
dabei verwenden müssen, hängt davon ab, welches Ob-
jekt gerade aktuell ist.
»» Allgemein gilt eine Form, in der Sie den Objekttyp,
den Namen des Objekts und den Namen des Steuer­
elements angeben müssen. Weisen Sie diesen Aus-
druck der Variablen zu.
Variable = Forms!Formularname!Steuerelementname
762
»» Wenn der Code sich auf das aktuelle Objekt bezieht,
können Sie eine kürzere Form verwenden. Weisen
Sie einfach der Variablen den Namen des Steuerele-
ments zu, in dem sich der gewünschte Wert befindet.
Variable = Steuerelementname
»» Wie bei Microsoft Access allgemein üblich, müssen
Sie die Namen von Steuerelementen mit darin ent-
haltenen Leerzeichen in eckigen Klammern ange-
ben. Benutzen Sie also beispielsweise die folgende
Syntax:
Variable = [Name Steuerelement]
Daten in Steuerelemente schreiben
Entsprechendes gilt für den Fall, dass Sie den aktuellen
Wert in ein Steuer­element schreiben wollen. Auch hier
können Sie zwei Formen der Syntax verwenden.
»» Allgemein gilt wieder die Form, in der Sie den Ob-
jekttyp, den Namen des Objekts und den Namen des
Steuerelements angeben müssen. Weisen Sie die-
sem Ausdruck die Variable zu.
Forms!Formularname!Steuerelementname = Variable
»» Wenn der Code sich auf das aktuelle Objekt bezieht,
können Sie eine kürzere Form verwenden. Weisen
Sie einfach der Variablen den Namen des Steuerele-
ments zu, in dem sich der gewünschte Wert befindet.
Steuerelementname = Variable
28.2.9 Ereignisprozeduren bei Outlook
Auch für Outlook können Sie Ereignisprozeduren ver-
wenden. Beispielsweise können Sie eine Ereignisproze-
dur schreiben, die automatisch das Fenster maximiert,
wenn Outlook gestartet wird. Ereignisse sind bestimm-
ten Objekten zugeordnet. Das Application-Objekt ist das
oberste Objekt und es ist immer verfügbar – es muss
also nicht erst erstellt werden. Sie können eine Ereig-
nisprozedur dafür erstellen, indem Sie in den Listenfel-
dern unterhalb der Titelleiste des Codefensters einfach
Application in der linken Liste und anschließend das
Ereignis in der rechten Liste auswählen.
 Grundlagen der Arbeit mit VBA

Als Ereignisse für Application stehen Ihnen eine Reihe eingefügt und kann danach zur Auswahl des Ereignisses
von Möglichkeiten zur Verfügung ( Tabelle 28.10). Ge- in der Prozedurenliste benutzt werden. Im Anschluss
ben Sie anschließend den Code ein, der ausgeführt wer- geben Sie den Code ein, der verwendet werden soll,
den soll, wenn das Ereignis eintritt. wenn das Ereignis eintritt. Im letzten Schritt wird Code
eingefügt, um die Objektvariable auf das Objekt festzu-
legen, dessen Ereignis Sie bearbeiten möchten.
Ereignis Tritt ein …
AdvancedSearchComplete … wenn die erweiterte Suche abgeschlos- 28.2.10 Kompilieren und testen
sen ist.
Wenn Sie ein Makro in Visual Basic bearbeitet oder eine
AdvancedSearchStopped … wenn die erweiterte Suche abgebro- neue Prozedur erstellt haben, kann der Code dafür in
chen wurde. Maschinencode übersetzt werden. Dieser Vorgang wird
ItemSend … wenn ein Element vom Benutzer als Kompilieren bezeichnet. Dabei wird der Quellcode
gesendet wird. geprüft und Visual Basic gibt eine Fehlermeldung aus,
wenn etwas nicht stimmt. Falls Sie einen Fehler nicht auf
MAPILogonComplete … nachdem der Benutzer sich beim
den ersten Blick finden, sollten Sie das Programm mit-
System angemeldet hat.
hilfe der Befehle im Menü Debuggen testen ( Abbildung
NewMail … wenn mindestens eine neue E-Mail- 28.14):
Nachricht im Posteingang eingegangen
ist.
NewMailEx … wenn ein oder mehrere Elemente im
Posteingang eingehen.
Quit … wenn Microsoft Outlook geschlossen
wird.
Reminder … unmittelbar vor dem Anzeigen einer
Erinnerung.
Startup … wenn Microsoft Outlook gestartet
wird, jedoch erst, nachdem alle Add-In-
Programme geladen worden sind. Abbildung 28.14 
Das Menü Debuggen
Tabelle 28.10  Einige Ereignisse für Application

Um anderen Objekten einen Ereignishandler hinzuzufü-
gen, sind einige weitere Schritte erforderlich. Hinweise
dazu finden Sie in der Programmhilfe unter dem Stich-
wort Verwenden von Ereignissen mit Automation. In Kür-
ze besteht die Vorgehensweise dazu in drei Schritten:
Zuerst müssen Sie mithilfe des WithEvents-Stichworts
eine Variable deklarieren, um das Objekt zu bestimmen,
dessen Ereignis Sie bearbeiten wollen. Dieses Element
wird anschließend in der Objektliste des Modulfensters
»» Einzelschritt führt die Prozedur Anweisung für An-
weisung durch.
»» Ausführung bis Cursor-Position führt die Prozedur
bis zu der Stelle aus, die durch die Einfügemarke ge-
kennzeichnet ist, und markiert diese Anweisung.
»» Überwachung hinzufügen zeigt ein Dialogfeld an, in
dem Sie einen Ausdruck definieren können, der wäh-
rend der Ausführung ausgewertet werden soll.

763
Kapitel 29
Die Anpassung mit XML
Im letzten Kapitel gehen wir auf einige Möglichkeiten
zur Anpassung der Oberfläche eines Office-Programms
mit Hilfe von XML ein. Dabei beschränken wir uns meist
auf den Einsatz in Microsoft Word, aber wir liefern auch
einige Hinweise zur Verwendung in Microsoft Access.
» Den Anfang macht eine kurze Einführung in XML
(à Abschnitt 29.1).
» Dann zeigen wir Ihnen, welche Funktionen man in
Microsoft Word hinsichtlich XML benutzen kann
(à Abschnitt 29.2).
» Wir wollen an dieser Stelle auch noch auf die seit
der Version 2007 neuen Dateiformate des Pro-
gramms etwas intensiver eingehen. Bei genauerem
Hinsehen stellt man fest, dass es sich dabei um eine
.zip-komprimierte Datei mehrerer XML-Dateien han-
delt. XML ermöglicht es Ihnen hier, Daten über ver-
schiedene Speicher- und Abfragesysteme hinweg
zu bearbeiten. Da XML visuell lesbar ist, können Sie
eine beschädigte Datei im Editor öffnen und zumin-
dest einen Teil der Informationen wiederherstellen
(à Abschnitt 29.3).
» Im Anschluss wollen wir uns mit den Möglichkeiten
der Manipulation der Oberfläche von Word 2010
beschäftigen. Im Wesentlichen geht es dabei um
die Änderung des Menübands auf der Ebene der
einzelnen Dokumente (à Abschnitt 29.4). Sie wis-
sen wahrscheinlich bereits, dass Sie das Menüband
764
bei Office 2010 generell so anpassen können, dass
sich bei jedem Starten des Programms immer die
gewünschten Einstellungen ergeben. In diesem Ab-
schnitt wollen wir Ihnen Techniken vorstellen, die die
Elemente des Menübands über das jeweils geöffnete
Dokument automatisch regeln.
» Zum Anpassen der Registerkarten im Menüband
müssen Sie bei Microsoft Access bedeutend weniger
Aufwand betreiben als beispielsweise bei Microsoft
Excel oder Word. Sie können – sozusagen – mit Bord-
mitteln arbeiten (à Abschnitt 29.5). Das Prinzip be-
steht darin, eine Systemtabelle zu erstellen, darin
XML-Code einzugeben und dann das Programm an-
zuweisen, diesen Code zu verwenden.
Im Ordner 29 auf der Begleit-CD finden Sie
TIPP die beiden Unterordner XML und Menüband.
Diese beinhalten Beispiele zu den in diesem Kapitel an-
gesprochenen Themen. Denken Sie auch hier wieder
daran, dass sich Code in den darin vorhandenen Doku-
menten befindet. Klicken Sie in der Statusleiste auf In-
halt aktivieren, um den Zugang dazu zu ermöglichen.
29.1 Einführung in XML
Dies ist kein Buch über XML. Wir wollen aber darauf ein-
gehen, welche Funktionen man zumindest in Microsoft
Word hinsichtlich XML benutzen kann, und dazu müssen
Sie zumindest die Grundprinzipien der Arbeit mit XML
verstanden haben. Ein grundlegendes XML-System be-
steht aus einer Datendatei mit Markups, einem Schema

und einer Transformation. In den folgenden Abschnitten
wollen wir Ihnen die Funktionen und die wesentlichsten
Elemente davon vorstellen.
29.1.1 Markups und Tags
XML ist eine Abkürzung für Extensible Markup Langua-
ge – englisch für erweiterbare Auszeichnungssprache.
Der Name deutet schon die Funktion an: Sie können da-
mit in Dateien einzelne wichtige Daten kennzeichnen,
auf die andere Werkzeuge zugreifen können – etwa so,
als würden Sie in Ihren Akten wichtige Stellen mit einem
Marker kennzeichnen. Der Vorgang der Kennzeichnung
wird als Markup – also Markieren – bezeichnet. Dabei
werden als Tags oder Token bezeichnete Codeelemente
in den Datenbestand eingefügt, die die Bedeutung der
einzelnen Elemente definieren.
Das ist ähnlich wie bei HTML: Wenn Sie eine Webseite
im Internet Explorer anzeigen lassen, mit der rechten
Maustaste auf die Seite klicken und dann im Kontext-
menü den Befehl Quelltext anzeigen wählen, finden Sie
eine Mischung aus lesbarem Text und HTML-Tags wie
beispielsweise <p> und <h2>. Bei HTML definieren die
Tags im Prinzip nur die Darstellungsweise der Daten
und man ist dabei auf eine vordefinierte Gruppe von
Tags beschränkt, die von allen Benutzern gemeinsam
verwendet wird. Bei XML hingegen wird ein System der
verwendbaren Tags von den dafür in der Organisation
verantwortlichen Mitarbeitern definiert. Wenn Sie ein
solches System beispielsweise auf Ihre einzelnen Ver-
kaufsdaten konsequent anwenden, kann eine Daten-
bank darauf zugreifen und zusammenfassende Berichte
erstellen. Wichtig ist, dass XML außerdem plattformun-
abhängig ist. Sie können den Code in jedem für die Ver-
wendung von XML konzipierten Programm lesen und
verarbeiten, wobei weder Hardware noch Betriebssys-
tem eine Rolle spielen.
Abbildung 29.1  crosoft Office 2010 Professional-Programmen verwen-
Daten mit Tags
Einführung in XML
Tags sind sowohl in HTML- als auch in XML-Dokumenten
leicht daran zu erkennen, dass sie von spitzen Klammern
umgeben sind. Sie treten immer paarweise auf, verfü-
gen also über einen Anfangs-Tag – wie beispielsweise
<Tag1> – und einen End-Tag – beispielsweise </Tag1>. Den
Unterschied zwischen Anfangs- und End-Tag erkennen
Sie daran, dass der End-Tag einen zusätzlichen Schräg-
strich beinhaltet. Ein damit zu kennzeichnender Wert
würde also mit <Tag1>Wert</Tag1> markiert werden.
Es gibt Fälle, in denen alle in einer Datei vorhandenen
Daten mit Tags ausgezeichnet sind. Beispielsweise könn-
ten sämtliche Bestandteile einer Anschrift markiert sein
( Abbildung 29.1). Häufiger ist jedoch der Fall, in dem
nur bestimmte Elemente so markiert sind ( Abbildung
29.2). Sie können also mithilfe von XML-Tags genau er-
kennen, welche Art von Daten markiert werden.
Tags treten nicht nur paarweise mit Anfangs-Tag und
End-Tag auf, sie unterliegen meist auch gewissen
hierarchischen Strukturen. Beispielsweise kann man
einen Block der Daten einer Anschrift mit den Tags
<ANSCHRIFT> und </ANSCHRIFT> insgesamt markieren
und dann die einzelnen Bestandteile darin wiederum
individuell kennzeichnen – beispielsweise den Namen
mit <NAME> und </NAME>. Welche Tag-Strukturen ein-
gesetzt werden können, wird man im Allgemeinen ent-
sprechenden Experten überlassen. Diese entwickeln ein
System, das die Struktur der Markierung beschreibt.
Wenn die in einem Datenbestand vorgenommenen Mar-
kierungen den durch das System geforderten Voraus-
setzungen genügen, spricht man von wohlgeformtem
XML. Dies bedeutet meist, dass die Markierungen so-
wohl einen Anfangs-Tag und einen End-Tag aufweisen
als auch den Forderungen hinsichtlich der hierarchi-
schen Struktur genügen.
Mit den entsprechenden XML-Tags können Sie beispiels-
weise ein Desktopprogramm verwenden, um Daten auf
einem Standardcomputer zu öffnen und zu verwenden.
Und unabhängig davon, wer einen XML-Datenblock
erstellt, können dieselben Daten in verschiedenen Mi-
det werden. Da XML so gut übertragbar ist, hat es sich
Abbildung 29.2 
Daten mit Text und Tags
765
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML

zu einer der beliebtesten Technologien für den Daten-
austausch zwischen Datenbanken und Benutzerdesk-
tops entwickelt.
29.1.2 Schemas und Transformationen
Neben wohlgeformten, mit Tags versehenen Daten ver-
wenden XML-Systeme im Allgemeinen noch zwei weite-
re Komponenten: Schemas und Transformationen.
XML-Schemas
Wir sagten es gerade: Welche Tags-Strukturen einge-
setzt werden können, wird man im Allgemeinen ent-
sprechenden Experten überlassen. Diese entwickeln ein
System, das die Struktur der Markierung beschreibt.
Diese Struktur wird als Schema bezeichnet ( Abbildung
29.3). Ein Schema ist einfach eine XML-Datei, die die
Regeln dazu enthält, was sich in einer XML-Datendatei
befinden kann. Schemadateien haben meist die Datei-
namenerweiterung .xsd, während XML-Datendateien
die Erweiterung .xml verwenden. Schemas ermöglichen
es einem Programm, Daten zu überprüfen. Damit wird
sichergestellt, dass die Datenstruktur sowohl für die
Person, die die Datei erstellt hat, als auch für andere
Benutzer Sinn ergibt.
»» Dann folgt die Deklaration der einzelnen Ele-
mente innerhalb von EINTRAG: Mit <xsd:element
name="VORNAME" …/> definieren Sie beispielswei-
se den Tag VORNAME. Solche Deklarationen können
außerdem die Arten von Daten steuern, die Benut-
zer eingeben können. In unserem Beispiel werden
mit type="xsd:string" alle Daten als Text definiert.
Stattdessen könnten Sie auch andere Datentypen
wie decimal, integer oder date und time verwenden.
»» Beachten Sie, dass die Anfangs-Tags später wieder
durch einen Ende-Tag geschlossen werden. Bei-
spielsweise schließt </xsd:element> das einleitende
<xsd:element name="EINTRAG">.
Wenn die Daten in einer XML-Datei mit den in dem Sche-
ma vorgegebenen Regeln konform gehen, werden die
Daten als gültig angesehen.
Transformationen
Wenn Sie die durch den Markup gekennzeichneten Da-
ten an anderen Stellen verwenden wollen, können Sie
eine Transformation durchführen. Beispielsweise könn-
ten Sie damit die Adressdaten in den mit Word erstellten
Briefen in eine Adressliste für Excel umwandeln. Dieser
Vorgang wird auch als Extensible Stylesheet Language
Transformation – abgekürzt mit .xslt – bezeichnet.
Für diesen Vorgang benötigen Sie wiederum eine XML-
Datei, die beschreibt, wie das Ergebnis der Transforma-

Abbildung 29.3  Ein einfaches Schema

Schemas können komplex aufgebaut sein, das Prinzip

ist jedoch recht unkompliziert. Beachten Sie einfach die
folgenden Punkte:
»» Die Zeilenelemente werden Deklarationen genannt.
Der <xsd:element name="EINTRAG"> ist der Anfangs-
Tag für einen Datenblock mit dem Namen EINTRAG.
»» Die Deklaration <xsd:sequence> weiter unten bedeu-
tet, dass die nachfolgenden Tags – wie <NAME> und
<VORNAME> – in einer bestimmten Reihenfolge plat-
ziert sein müssen. Abbildung 29.4  Eine Transformationsdatei

766

tion aussehen soll. Wie deren Elemente aussehen, hängt
vom gewünschten Ergebnis ab. Beispielsweise könnten
Sie die Daten in einer HTML-Datei darstellen lassen
( Abbildung 29.4).
29.2 XML in Microsoft Word
Microsoft Word 2010 bietet eine gewisse Unterstützung
hinsichtlich des Einsatzes von XML. Aber gleich ein
Wort zur Vorsicht: Wer an den Leistungsumfang und die
Zuverlässigkeit eines speziellen XML-Editors gewöhnt
ist, wird für diese Arbeit sicherlich nicht zu Word wech-
seln wollen. Die Funktionen zur Bearbeitung von XML-
Dokumenten fallen sehr begrenzt aus und der Umgang
damit ist nicht besonders anwenderfreundlich. Mit XML
erfahrene Anwender werden die Arbeit damit vielleicht
auch als schlichtweg inakzeptabel finden. Dieses Buch
beschäftigt sich aber auch mit der Verarbeitung von
XML in Word und die anfangs angesprochenen Sche-
mas, Transformationen und Daten können in Word ver-
wendet werden, solange es sich um wohlgeformtes XML
handelt. Die anschließend beschriebenen Verfahren
funktionieren am besten, wenn die Datenstruktur in Ih-
rer Organisation mithilfe eines XML-Schemas definiert
wird.
Einführung in XML
Die Werkzeuge dazu finden Sie wieder auf der Regis-
terkarte Entwicklertools, speziell in der Gruppe XML
( Abbildung 29.5).
29.2.1 Öffnen von XML-Dateien
Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass Sie in Word
eine XML-Datendatei mit Markups anzeigen lassen kön-
nen ( Abbildung 29.6). Öffnen Sie die Datei wie ge-
wohnt. Unter Umständen müssen Sie im Dialogfeld Öff-
nen die Option Alle Dateien wählen, um die Symbole für
diesen Dateityp sichtbar zu machen. Nur wenn bereits
ein XML-Schema mit dieser Datei verknüpft ist, werden
die damit definierten Tags mit angezeigt ( unten).
Wenn Sie in der Gruppe XML auf die Schaltfläche
Struktur klicken, wird rechts auf dem Bildschirm
der Aufgabenbereich XML-Struktur angezeigt,
aus dem die Struktur des Markups ersichtlich wird.
Standardmäßig sind die eingefügten Tags sichtbar, sie
können aber auch durch Abschalten des Kontrollkäst-
chens XML-Tag im Dokument anzeigen im Aufgaben­
bereich ausgeblendet werden. Die Stellen mit den drei
Punkten im Aufgabenbereich geben an, dass hier im
Doku­ment Daten vorhanden sind, die nicht mit einem
Markup versehen sind.
Abbildung 29.5 
Die Registerkarte
­Entwicklertools
Abbildung 29.6 
Eine XML-Datendatei in Word
767
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML

29.2.2 Arbeiten mit XML-Schemas

Sie können aber auch in einem normalen Word-Doku-
ment einen Markup durchführen. Dazu benutzen Sie
sinnvollerweise ein Schema ( oben). Die Schemas, die
an ein Dokument angefügt werden können, sind in der
Schemabibliothek zusammengefasst, also für alle Doku-
mente verfügbar. Diese Bibliothek ist anfangs noch leer.
Abbildung 29.8  Die Schemaeinstellungen
Hinzufügen von Schemas zur Schemabibliothek
Um Schemas zur Schemabibliothek hinzuzufügen, ge- Schemas verwalten
hen Sie in den folgenden Schritten vor: Die angefügten Schemas können Sie über die Sche-
mabibliothek verwalten. Klicken Sie zur Anzeige auf
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in
Schema in der Gruppe XML der Registerkarte
der Gruppe XML auf Schema . Im Dialogfeld
Entwicklertools und dann im Dialogfeld auf die Schalt-
Dokumentvorlagen und Add-Ins wird die Register-
fläche Schemabibliothek. Im gleichnamigen Dialogfeld
karte XML-Schema angezeigt ( Abbildung 29.7).
können Sie weitere Schemas hinzufügen, das markierte
löschen oder auch über Schema bearbeiten das Dialog-
feld Schemaeinstellungen auf den Bildschirm bringen
( Abbildung 29.9).

Abbildung 29.7  Dokumentvorlagen und Add-Ins

»» Klicken Sie auf Schema hinzufügen, navigieren Sie

zum gewünschten XML-Schema und klicken Sie dann
auf Öffnen. Sie können die Datei Schema1.xsd auf
der Begleit-CD als Beispiel benutzen.
Abbildung 29.9  Die Schemabibliothek
»» Geben Sie im Dialogfeld Schemaeinstellungen ei-
nen Namen für das Schema in das Feld Alias ein
( Abbildung 29.8). Dieser Name wird dann in der
Liste der verfügbaren Schemas im Dialogfeld Vorla-
gen und Add-Ins angezeigt. Klicken Sie abschließend
auf OK.

768

 
Anfügen eines Schemas an ein Dokument
Wenn mit dem vorher genannten Schritt Schemas in der
Bibliothek verfügbar sind, können Sie eines oder mehre-
re davon an ein Dokument anfügen. Die Liste im Aufga-
benbereich XML-Struktur enthält die Elemente aus allen
angefügten Schemas.
»» Öffnen Sie das Dokument in Word, klicken Sie auf
der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML
auf Schema .
»» Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentvorlagen und
Add-Ins im Feld Markierte Schemas sind angefügt
das Kontrollkästchen für jedes XML-Schema, das Sie
an das Dokument anfügen möchten ( Abbildung
29.7).
»» Nach der Bestätigung wird der Aufgabenbe-
reich XML-Struktur rechts im Programmfens-
ter angezeigt ( Abbildung 29.10 links). Sie
können ihn übrigens über die Schaltfläche Struktur
in der Gruppe XML ein- und ausblenden.
XML in Microsoft Word
Abbildung 29.10 
Der Aufgabenbereich
XML-Struktur
29.2.3 Übernehmen von XML-Tags
Wenn ein benutzerdefiniertes XML-Schema an ein Do-
kument angefügt ist, bietet der Aufgabenbereich XML-
Struktur eine Liste der im Schema definierten Elemen-
te. Sie wenden XML-Tags auf das Dokument an, indem
Sie Dokumentinhalt markieren und dann ein Element
aus der Liste auswählen. Wenn das Schema Attribute
für ein Element definiert, können Sie diese ebenfalls im
Aufgabenbereich XML-Struktur angeben.
Hinzufügen von XML-Tags
Anschließend müssen Sie dem Dokument XML-Tags hin-
zufügen. Um die Auswahl der Elemente und Attribute
zu begrenzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur
untergeordnete Elemente des aktuellen Elements auf­
listen ( Abbildung 29.10 rechts). Dann führen Sie eine
der folgenden Aktionen aus:
»» Markieren Sie im Dokument den Inhalt, den Sie in
Tags einschließen möchten. Im Prinzip können Sie
ein Wort, einen Ausdruck, einen Absatz, eine Zelle,
eine Zeile, eine Spalte, ein Feld, ein Bild oder ein Ob-
jekt im Dokument markieren.
»» Wählen Sie im Aufgabenbereich XML-Struktur in der
Liste Wählen Sie ein Element, das für Ihre aktuelle
Auswahl übernommen werden soll ein Element aus.
Beim ersten Arbeitsschritt dieser Art müssen Sie
angeben, ob Sie die Auswahl für das gesamte Doku-
ment übernehmen möchten ( Abbildung 29.11).
769
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
» Die Tags werden im Dokument angezeigt (à Abbil-
dung 29.12). Gegebenenfalls müssen Sie das Kon-
trollkästchen XML-Tag im Dokument anzeigen im Auf-
gabenbereich XML-Struktur einschalten. Zum Anzei-
gen oder Ausblenden können Sie auch einfach die
Tastenkombination Ÿ+Á+X drücken.
Wenn Ihr Schema Attribute enthält, können Sie ein At-
tribut für das Element angeben. Dazu klicken Sie im
Aufgabenbereich XML-Struktur unter Elemente im Do-
kument mit der rechten Maustaste auf das Element und
dann auf Attribute. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare
Attribute das gewünschte Attribut aus und geben Sie
in das Feld Wert den Wert des Attributs ein. Klicken Sie
dann auf Hinzufügen.
770
Abbildung 29.11
Für das gesamte Dokument
übernehmen?
Wenn Sie das Dokument zusammen mit den
TIPP Tags drucken wollen, sorgen Sie dafür, dass
das Kontrollkästchen XML-Tags drucken in der Kategorie
Erweitert im Fenster zu den Word-Optionen eingeschal-
tet ist.
Entfernen von XML-Tags
Tags können nur paarweise entfernt werden, wenn der
entstehende Code wohlgeformt bleiben soll. Um einen
schon eingefügten Tag wieder zu entfernen, sorgen
Sie über die Option XML-Tags im Dokument anzeigen
im Aufgabenbereich XML-Struktur dafür, dass die Tags
angezeigt werden. Setzen Sie den Mauszeiger im Doku-
ment auf einen Start- oder Endtag. Klicken Sie darauf
mit der rechten Maustaste und wählen Sie Tag … entfer-
nen, um den Tag zu entfernen, ohne den eigentlichen
Inhalt zwischen den Tags zu löschen.
Abbildung 29.12
Die Tags im Dokument

Anzeigen von XML-Elementnamen
Wenn das Dokument leere XML-Elemente enthält, kön-
nen Sie diese Elemente über den Namen im Dokument-
text auch dann anzeigen, wenn die Option XML-Tag im
Dokument anzeigen abgeschaltet ist. Klicken Sie dazu
auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe
XML auf Schema und dann auf XML-Optionen (à unten).
Aktivieren Sie im Abschnitt XML-Ansichtoptionen das
Kontrollkästchen Platzhaltertext für alle leeren Elemen-
te anzeigen.
Sie können einen eigenen Platzhaltertext für Elemente
angeben, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ei-
nen Tag klicken, auf Attribute klicken und dann in das
Feld Platzhaltertext Text eingeben.
Verhindern von unbeabsichtigtem Löschen
» Wenn Sie möchten, dass Benutzer Daten in einem
Dokument bearbeiten können, ohne die dafür verge-
benen Tags zu ändern oder zu löschen, können Sie
den Dokumentschutz verwenden. Dazu aktivieren
Sie gegebenenfalls im Aufgabenbereich XML-Struk-
tur das Kontrollkästchen XML-Tag im Dokument an-
zeigen.
» Klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwickler-
tools in der Gruppe Schützen auf Bearbeitung ein-
schränken.
» Aktivieren Sie im Aufgabenbereich Formatierung
und Bearbeitung einschränken das Kontrollkästchen
Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen und
wählen Sie Keine Änderungen (Schreibgeschützt)
aus.
» Wählen Sie im Dokument den Inhalt des nicht zu
schützenden Elements aus und aktivieren Sie im
Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung
einschränken im Bereich Ausnahmen (optional) das
Kontrollkästchen Jeder.
» Wiederholen Sie diese Schritte für jeden XML-Tag,
dessen Inhalt von Benutzern bearbeitet werden soll.
» Klicken Sie abschließend auf Ja, Schutz jetzt anwen-
den.
Sie können auch noch ein Kennwort für den Schutz ein-
geben oder auch das Dokument verschlüsseln.
XML in Microsoft Word
Überprüfen von XML-Daten
Word kann ein XML-Dokument entsprechend den Regeln
eines XML-Schemas, das an das Dokument angefügt ist,
auf Gültigkeit überprüfen. Um Gültigkeitsfehler beim
Anwenden von XML-Tags zu vermeiden, aktivieren Sie
im Aufgabenbereich XML-Struktur das Kontrollkästchen
Nur untergeordnete Elemente des aktuellen Elements
auflisten.
Zum Einschalten der Kontrollfunktion klicken Sie auf
der Registerkarte Entwickler in der Gruppe XML auf
Schema. Unter Schemaüberprüfungsoptionen finden
Sie im Dialogfeld zwei Optionen (à Abbildung 29.7).
» Um eine Gültigkeitsprüfung zu erzwingen, aktivieren
Sie das Kontrollkästchen Dokument gegen ange-
hängte Schemas prüfen.
» Um zu verhindern, dass Word ein ungültiges Doku-
ment speichert, deaktivieren Sie das Kontrollkäst-
chen Speichern auch bei ungültigem XML zulassen.
Die Gültigkeit eines Dokuments wird während der Be-
arbeitung im Aufgabenbereich XML-Struktur angezeigt.
Symbole neben jedem Element zeigen an, ob das Ele-
ment ungültig ist und um welche Verletzung es sich
gegebenenfalls handelt. Außerdem werden Schemaver-
letzungen im Dokument mit violetten, wellenförmigen
Linien markiert (à Abbildung 29.13).
Beachten Sie dazu aber auch den folgenden Punkt: Ein
Schema kann verlangen, dass Sie alle darin aufgeführ-
ten Tags verwendet haben. Die violetten Linien werden
in diesem Fall so lange angezeigt, bis das geschehen
ist. Die Anzeige bezieht sich also dabei nicht auf einen
Fehler in der Eingabe, sondern nur auf die Unvollstän-
digkeit.
Wenn Sie im Dialogfeld XML-Optionen das
HINWEIS Kontrollkästchen Schemaverletzungen in
diesem Dokument ausblenden einschalten, werden die-
se violetten, wellenförmigen Linien nicht mehr ange-
zeigt.
771
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML

Abbildung 29.13 
Hier wurde das Element VORNAME be-
nutzt. Schemaverletzungen werden –
wenn vorhanden – ebenfalls angezeigt.

29.2.4 Speichern von XML-Daten

Beim Speichern eines XML-Dokuments in Word sollten
Sie Vorsicht walten lassen. Sie benutzen natürlich wei-
terhin dafür das Dialogfeld Speichern unter und darin
stehen Ihnen einige Dateitypen für XML-Dateien und zu-
sätzliche Optionen zur Verfügung ( Abbildung 29.14).

Als XML-Datendatei speichern

Wenn Sie Änderungen an einer in Word geöffneten XML-
Datendatei vorgenommen haben und diese speichern
wollen, sollten Sie den Dateityp Word 2003 XML-Doku-
ment benutzen und auf jeden Fall das Kontrollkästchen
Nur Daten speichern einschalten! Dies führt dann dazu,
dass das bisherige Dateiformat beibehalten wird, was
Sie anschließend über einen Editor kontrollieren kön-
nen ( Abbildung 29.15).
Abbildung 29.14  Das Dialogfeld Speichern unter
Wenn Sie das Kontrollkästchen Nur Daten speichern
nicht einschalten, werden diverse Daten aus Word über-
nommen – beispielsweise das Seitenlayout und die For-
matierung des Word-Dokuments –, was meist zu Konflik-
ten führt ( Abbildung 29.16).

Abbildung 29.15  Die Option Nur Daten speichern wurde einge-

schaltet.

772

Abbildung 29.16 Das Kontrollkästchen Nur Daten speichern
wurde nicht eingeschaltet.
Verwenden einer XML-Transformation
Wenn Sie eine Transformationsdatei zum Formatieren
des Dokuments verwenden möchten, stehen Ihnen da-
für zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Wenn Sie beim Speichern der Datei eine
ACHTUNG .xslt-Datei übernehmen, verwirft Word
alle Daten, die die Transformationsdatei nicht verwen-
det. Das ist zwar auch Teil des Sinns einer Transforma-
tion – benutzen Sie aber vorsichtshalber immer einen
anderen Dateinamen.
» Wenn Sie beim Speichern eine spezielle .xslt-Datei
für das gerade aktive Dokument verwenden wollen,
wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter den Datei-
typ Word 2003 XML-Dokument, geben Sie im Feld
Dateiname den Dokumentnamen ein und aktivieren
Sie das Kontrollkästchen Transform anwenden. Kli-
cken Sie dann auf Transformation, wählen Sie die ge-
wünschte .xslt-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
Klicken Sie abschließend auf Speichern.
» Wenn bei jedem Speichern des Dokuments immer
dieselbe .xslt-Datei verwendet werden soll. können
Sie es sich einfacher machen und anders vorgehen:
Lassen Sie vor dem Speichern das Dialogfeld Vor-
lagen und Add-Ins anzeigen und wählen Sie darin
XML in Microsoft Word
die Registerkarte XML-Schema. Klicken Sie auf XML-
Optionen (à unten). Aktivieren Sie das Kontrollkäst-
chen Benutzerdefinierte Transformation anwenden
und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die immer
zu verwendende .xslt-Datei zu suchen. Bestätigen
Sie diese Einstellung. Die gewählte .xslt-Datei wird
dann bei jedem Speichervorgang verwendet.
Sie können diese Standarddatei aber bei ei-
TIPP nem Speichervorgang wechseln, indem Sie
das Kontrollkästchen Transform anwenden, im Dialog-
feld Speichern unter aktivieren und eine andere .xslt-
Datei auswählen.
29.2.5 XML-Optionen
Über die XML-Optionen können Sie Einstellungen zum
Speichern von XML-Dateien, zum Prüfen der XML-Struk-
tur für das angefügte XML-Schema sowie zum Anzeigen
der XML-Struktur im Dokument und im Aufgabenbe-
reich XML-Struktur festlegen (à Abbildung 29.17). Die
Einstellungen werden auf das derzeit geöffnete Doku-
ment angewendet. Sie rufen das Dialogfeld durch einen
Klick auf XML-Optionen im Aufgabenbereich XML-Struk-
tur oder im Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins
auf den Bildschirm.
Abbildung 29.17 Die XML-Optionen
XML-Speicheroptionen
Wenn Sie das Kontrollkästchen Nur Daten speichern ak-
tivieren, werden lediglich die XML-Tags und der Inhalt
aus dem angefügten Schema gespeichert. Ist das Kon-
773
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML
trollkästchen abgeschaltet, werden Word-spezifische
Tags, Eigenschaften, Formatierungen und Layoutinfor-
mationen gespeichert.
Mit Benutzerdefinierte Transformation anwenden be-
stimmen Sie, dass beim Speichern standardmäßig eine
.xslt-Datei verwendet wird, auch wenn Sie im Dialogfeld
Speichern unter keine ausgewählt haben. Legen Sie die-
se Standarddatei hier über das Feld Benutzerdefinier-
te Transformation fest. Die gespeicherte Datei enthält
dann nur die Ergebnisse der Transformation ( oben).
Schemaüberprüfungsoptionen
Unter den Schemaüberprüfungsoptionen können Sie
die Art und Weise der Prüfung festlegen:
»» Wählen Sie Dokument gegen angefügte Schemas
prüfen aus, um die Gültigkeit des Dokuments gegen
alle angefügten Schemas zu prüfen.
»» Wenn Schemaverletzungen in diesem Dokument aus-
blenden eingeschaltet ist, werden die lilafarbenen
wellenförmigen Linien ausgeblendet, die ungültige
XML-Tags im Dokument kennzeichnen. Anderenfalls
wird ein Gültigkeitsprüfungsfehler angezeigt.
»» Ist Gemischte Inhalte ignorieren aktiviert, wird im
Aufgabenbereich XML-Struktur der Text ausgeblen-
det, der sich außerhalb der Tags für das unterge-
ordnete Element des angefügten Schemas befindet.
Alle auf dieses Schema bezogenen Gültigkeitsüber-
prüfungsfehler werden für diese Art von Text eben-
falls ausgeblendet. Schalten Sie diese Option ab, um
diesen Text im Aufgabenbereich XML-Struktur als
Punkte anzuzeigen.
»» Wenn Sie Speichern auch bei ungültigem XML zulas-
sen einschalten, können Sie das Dokument als XML-
Datei mit XML-Markup jederzeit speichern, selbst
wenn die Regeln des angefügten Schemas verletzt
werden.
XML-Ansichtsoptionen
Beachten Sie auch die drei XML-Ansichtsoptionen:
»» Namespacebezeichnung im XML-Strukturbereich aus­
blenden führt dazu, dass die Elementnamen ohne
ihre Namespacebezeichner angezeigt werden. Das
erleichtert das Lesen der XML-Elementhierarchie.
774
»» Wenn Sie Erweiterte XML-Fehlermeldungen anzeigen
einschalten, werden ausführliche Fehlermeldungen
angezeigt. Das Abschalten bewirkt die Anzeige von
vereinfachten, weniger ausführlichen Fehlermeldun-
gen.
»» Über Platzhaltertext für alle leeren Elemente anzei-
gen können Sie Elementnamen als Platzhaltertext
anzeigen, was Sie darauf aufmerksam macht, dass
ein Dokument leere XML-Elemente enthält.
29.3 Die neuen Office-Dateiformate
XML wird auch als Grundlage der seit der Version 2007
bei den meisten Office-Programmen verwendeten Datei-
formate benutzt. Das bringt beispielsweise einfachere
Möglichkeiten zur Informationswiederherstellung und
damit mehr Sicherheit. Da XML visuell lesbar ist, können
Sie eine beschädigte Datei im Editor öffnen und zumin-
dest einen Teil der Informationen wiederherstellen.
29.3.1 Die Struktur
Sie sollten zunächst wissen, dass die neu-
en Office-Dateiformate – bei Word bei-
spielsweise .docx und .doxm – eine Art von
.zip-komprimiertem XML darstellen. Um das zu verste-
hen, sollten Sie einmal in Word ein Testdokument erstel-
len, dieses mit einigen Inhalten versehen und speichern.
Wir haben für die folgenden Ausführungen einfach den
Text Das ist ein Test eingegeben und die Datei als test.
docx abgelegt.
Dann können Sie die Datei außerhalb von Word von
test.docx in test.docx.zip umbenennen. Es ist sinnvoll,
bei Windows dafür zuerst die Option Erweiterungen bei
bekannten Dateitypen ausblenden auf der Registerkar-
te Ansicht im Dialogfeld zu den Ordneroptionen abzu-
schalten. Beim Umbenennen taucht ein Warnhinweis
auf, den Sie aber missachten können, wenn es sich hier
wirklich um eine Testdatei handelt und wenn Sie keine
anderen Änderungen an den Inhalten vornehmen.
Durch dieses Umbenennen ändert sich
das Dateisymbol in das eines komprimier-
ten Ordners. Sie können dann den damit
angezeigten Ordner wie einen normalen komprimierten
Ordner öffnen ( Abbildung 29.18). Sie finden darin
mehrere Unterordner und Dateien.

Abbildung 29.18  Der Inhalt einer umbenannten .docx-Datei
Abbildung 29.19  Der Inhalt der Ordners word
Die neuen Office-Dateiformate
29.3.2 Die einzelnen Bestandteile
Die einzelnen Dateien in dieser Struktur können Sie mit
einem normalen Editor oder in Ihrem Browser öffnen.
Die Eingaben im Word-Dokument
Der Ordner word darin beinhaltet den größten Teil der
Tätigkeiten, die Sie am Dokument in Word durchgeführt
haben ( Abbildung 29.19).
In der Datei document.xml darin sind auch beispielswei-
se die eigentlichen Texteingaben im Dokument abge-
legt – in unserem Beispiel die Eingabe Das ist ein Test
( Abbildung 29.20). Hier zeigt sich der Vorteil der Ver-
wendung von XML: Da XML-Daten in einem Textformat
und nicht in einem Binärformat gespeichert werden,
sind sie direkt lesbar.
Abbildung 29.20 
Die Word-Daten im Browser
775
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML
Sie könnten diese Verfahrensweise als allerletzten Ver-
such der Datenrettung in Fällen benutzen, in denen sich
eine Word-Datei mit anderen Mitteln nicht mehr öffnen
lässt.
Die weiteren Ordner und Dateien
Die weiteren Ordner und Dateien in dieser Struktur sind
vielleicht weniger interessant, können aber in Ausnah-
mefällen wichtig werden:
»» Im Ordner _rels werden die Abhängigkeiten zwischen
den einzelnen Bestandteilen gespeichert und zwar
je Part in einer eigenen Datei mit der Erweiterung
.rels. Wenn Sie beispielsweise in Word einen Test mit
eingebetteten Bildern gespeichert haben, finden Sie
– wie gerade beschrieben – den Text in der Datei do-
cument.xml im Ordner word und die Verweise auf die
eingebetteten Bilder in der Datei /word/_rels/docu-
ment.xml.rels. Es gibt auch immer eine Datei /_rels/.
rels, in der der Gesamtzusammenhang der einzelnen
Bestandteile festlegt wird. Diese Datei ist die erste
Datei, die beim Öffnen in Word gelesen wird.
»» Der Ordner docProps enthält in den Dateien core.
xml, app.xml und custom.xml diverse Metadaten zu
Dokumenteigenschaften wie beispielsweise Autor,
Speicherdatum und mehr ( Abbildung 29.21).
776
29.4 Die Gestaltung der
Word-Oberfläche
In diesem Abschnitt des Kapitels zu XML wollen wir uns
mit den Möglichkeiten der Manipulation der Oberfläche
eines Office-2010-Programms beschäftigen. Im Wesent-
lichen geht es dabei um die Änderung des Menübands
auf der Ebene der einzelnen Dokumente. Sie wissen
wahrscheinlich bereits, dass Sie das Menüband bei Of-
fice 2010 generell so anpassen können, dass sich bei
jedem Starten des Programms immer die gewünsch-
ten Einstellungen ergeben. In diesem Abschnitt wollen
wir Ihnen Techniken vorstellen, die die Elemente des
Menübands über das jeweils geöffnete Dokument au-
tomatisch regeln. Wir wollen hierfür nur exemplarisch
vorgehen und uns bei den folgenden Hinweisen auf das
Programm Word beschränken. Bei Excel können Sie
eine ähnliche Vorgehensweise benutzen, bei Access ist
eine Methodik erforderlich ( unten).
Das Menüband der neueren Office-Programme verwen-
det ein XML-Markup, wodurch das Erstellen und Anpas-
sen der Benutzeroberfläche vereinfacht wird. Mit ein
paar XML-Zeilen können Sie genau die passende Benut-
zeroberfläche für den Benutzer erstellen. Das XML-Mar-
kup ist in einer einzigen Datei enthalten, weshalb das
Anpassen der Benutzeroberfläche bei geänderten An-
Abbildung 29.21 
Der Inhalt von core.xml
im Browser

forderungen relativ einfach ist. Sie können damit auch
die Produktivität verbessern, indem Sie die Befehle so
anordnen, dass sie von den Benutzern leicht aufzufin-
den sind.
Sie können zur Manipulation des Men-
HINWEIS übands auch COM- oder .NET-Add-Ins ver-
wenden. Eine solche Vorgehensweise ist aber recht
kompliziert. Sie machen es sich viel einfacher, wenn Sie
mit XML arbeiten und dafür einen geeigneten Editor
verwenden. Dabei benötigen Sie auch kein tiefer gehen-
des Wissen hinsichtlich XML.
» Damit Sie einen ersten Einblick in die Möglichkeiten
erhalten, wollen wir Ihnen zunächst das Prinzip der
Vorgehensweise vorstellen. Dazu zeigen wir, wie man
mit Hilfe einer zusätzlichen XML-Datei alle Inhalte im
Menüband vollständig abschaltet. Das dabei verwen-
dete Prinzip können Sie dann für alle nachfolgend
beschriebenen Anpassungen verwenden.
» Anschließend gehen wir auf die Ressourcen ein, die
Sie zur Manipulation des Menübands verwenden
können. Dabei handelt sich um Dinge wie die Typen
und Namen von Steuerelementen, die Sie in einem
selbst gestalteten Menüband einsetzen können.
» Der letzte Abschnitt liefert eine größere Zahl von
Beispielanwendungen mit Änderungen im Menü-
band. Darin werden wir uns mit der Manipulation
der wichtigsten Elemente beschäftigen. Wir werden
auch auf das programmgesteuerte Regeln der Ein-
stellungen in den Word-Optionen eingehen.
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Eine einleitende Bemerkung ist vielleicht noch notwen-
dig: In früheren Versionen von Microsoft Office – also
auch Word – wurde die Benutzeroberfläche mithilfe des
CommandBars-Objekts über VBA geändert. In Office
2010 – und auch schon bei der Version 2007 – kann die-
ser Code in den meisten Fällen unverändert weiterver-
wendet werden. Änderungen an Symbolleisten in Office
2003 werden in der Version 2010 auf einer speziellen
Registerkarte mit dem Namen Add-Ins angezeigt. Darin
enthält die Gruppe Menübefehle Elemente, die der vor-
herigen Menüstruktur hinzugefügt wurden. Die Gruppe
Symbolleistenbefehle zeigt Elemente, die vorherigen
integrierten Symbolleisten hinzugefügt wurden. Benut-
zerdefinierte Symbolleisten werden in der Gruppe Be-
nutzerdefinierte Symbolleisten innerhalb der Register-
karte Add-Ins angezeigt.
29.4.1 Das Prinzip der Manipulation
Um einen ersten Überblick der vorhandenen Möglich-
keiten zu gewinnen, können Sie die Datei leer.docm im
Ordner Menüband von der Begleit-CD öffnen. In die-
ser Datei ist das Menüband vollständig verschwunden
(à Abbildung 29.22). Nach dem Schließen der Datei
zeigt sich das Menüband wieder in voller Pracht. Die
Manipulation geschieht also über das Dokument, nicht
über das Programm.
Um zu bewirken, dass eine Datei beim Öffnen in Word
das Menüband des Programms manipuliert, müssen Sie
der Word-Datei eine weitere .xml-Datei als Anpassungs-
datei hinzufügen und außerdem eine Beziehung dazu
herstellen.
Abbildung 29.22
Word ohne Menüband – bis auf
die Registerkarte Datei
777
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Die folgenden Ausführungen beschrei-
ACHTUNG ben die Vorgehensweise. Sie ist etwas
umständlich, beschreibt aber das Prinzip. Wenn Sie es
sich einfacher machen wollen, benutzen Sie das an-
schließend beschriebene Tool Custom UI Editor.
Sollen die Änderungen im Menüband gene-
TIPP rell bei jedem Öffnen von Word automatisch
erscheinen, müssen Sie die gewünschten Anpassungen
in der standardmäßig benutzten Dokumentvorlage Nor-
mal.dotx durchführen.
Die Anpassungsdatei erstellen
Zunächst müssen Sie wieder die einzelnen .xml-Be-
standteile der Word-Dokumentdatei sichtbar machen.
Dazu müssen Sie Ihre Word-Datei umbenennen und den
Inhalt des damit erstellten .zip-komprimierten Ordners
extrahieren und anzeigen lassen.
» Erstellen Sie eine neue Word-Datei, speichern Sie
sie beispielsweise unter dem Namen Test.docm und
schließen Sie sie dann wieder. Fügen Sie der Datei die
zusätzliche Namenerweiterung .zip hinzu (à oben).
» Entpacken Sie den Inhalt dieser Datei über den Be-
fehl Alle extrahieren aus dem Kontextmenü zum
Dateisymbol.
Die nachfolgende Bearbeitung muss auf Basis des ent-
packten Ordners erfolgen. Verwenden Sie die folgenden
Schritte, um die Anpassung vorzunehmen:
» Öffnen Sie den Stammordner der Datei durch einen
Doppelklick auf das Symbol darin und erstellen Sie
innerhalb dieses Ordners einen neuen Ordner mit
dem Namen customUI durch Wahl von Neu/Ordner
aus dem Kontextmenü.
» In diesem Ordner erstellen Sie die Anpassungsdatei
mit Hilfe eines beliebigen Texteditors. In dieser ge-
778
ben Sie den XML-Code ein, der dem Menüband neue
Komponenten hinzufügt. Im folgenden Code wird
nur das Attribut startFromScratch zum Anpassen
des Menübands verwendet. Dabei werden alle inte-
grierten Komponenten im Menüband ausgeblendet.
Die Tastenkombinationen bleiben aber erhalten.
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2009/07/customui" >
<ribbon startFromScratch="true" >
</ribbon>
</customUI>
» Speichern Sie die Datei unter dem Namen custo-
mUI14.xml und schließen Sie sie.
Die Anpassungsdatei einbinden
» Dann müssen Sie noch festlegen, dass die von Ihnen
erstellte Anpassungsdatei auch benutzt wird.
» Navigieren Sie nach dem Speichern und Schließen
der Anpassungsdatei eine Ebene aufwärts und öff-
nen Sie im vorher extrahierten Ordner den Ordner
_rels und darin die Datei .rels mit Hilfe eines Textedi-
tors. Der Name steht für relationships – also Bezie-
hungen –, denn die Angaben in dieser Datei regeln
die Beziehungen zwischen den einzelnen Kompo-
nenten des Ordners. Sie finden darin bereits XML-
Markups (à Abbildung 29.23).
» Fügen Sie darin als vorletztes Element – also zwi-
schen der Endmarke ... /> und dem </Relationships>-
Tag – eine Zeile hinzu.
<Relationship Type="http://schemas.microsoft.com/
office/2007/relationships/ui/extensibility" Target="/
customUI/customUI14.xml" Id="Red4f0d2c632b4325" />
<Relationship Id="Rb4eafeb8ec3e47a7" Type="http://
schemas.microsoft.com/office/2006/relationships/ui/
extensibility" Target="customUI/customUI.xml"/>
Abbildung 29.23
Bereits vorhandene
XML-Markups

» Auf diese Weise wird eine Beziehung zwischen der
Dokumentdatei und der Anpassungsdatei erstellt
(à Abbildung 29.24).
» Speichern Sie die geänderte Datei und schließen Sie
den Editor.
» Navigieren Sie aufwärts, bis der Ordner Test.docm
angezeigt wird. Komprimieren Sie diesen Ordner
wieder durch Wahl des Befehls Senden an/ZIP-kom-
primierter Ordner aus dem Kontextmenü. Das er-
stellt standardmäßig einen Ordner mit dem Namen
Test.docm (2).zip.
» Diesen können Sie jetzt wieder in eine von Word
lesbare Datei verwandeln, indem Sie ihn in Test(2).
docm umbenennen.
Wenn Sie diese Datei in Word öffnen, erhalten Sie
die in dem einleitenden Beispiel gezeigte Oberfläche
(à Abbildung 29.22).
Sollten Sie bei der Eingabe des zusätzlichen
TIPP XML-Markup einen Fehler gemacht haben,
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Abbildung 29.24
Eine weitere Zeile
wurde eingefügt.
kann Word Sie darauf hinweisen. Wählen Sie die Katego-
rie Erweitert unter den Word-Optionen und schalten Sie
im Abschnitt Allgemein die Option Fehler in Benutzer-
oberflächen in Add-ins anzeigen ein.
Einen Editor verwenden
Die eben beschriebene Vorgehensweise
funktioniert, ist aber wegen der Notwen-
digkeit zum andauernden Umbenennen
sehr umständlich. Es gibt aber einen für
diesen Zweck hervorragend geeigneten Editor, den Sie
im Internet auf der Seite http://openxmldeveloper.org/
articles/customuieditor.aspx finden. Laden Sie ihn von
dort aus herunter und installieren Sie ihn. Automatisch
wird auf dem Desktop eine Verknüpfung zu diesem Pro-
gramm angelegt.
» Öffnen Sie den Custom UI Editor. Wählen Sie Open
im Menü File, navigieren Sie zum Speicherort für
die zu manipulierende Word-Datei, markieren und
öffnen Sie sie. Im Hauptfenster Custom UI sehen Sie
zunächst noch nicht viel (à Abbildung 29.25).
Abbildung 29.25
Der Editor mit der geöffneten
Word-Datei
779
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML

Abbildung 29.26 
Die XML-Markup-Datei
im Custom UI Editor

»» Beachten Sie, dass Sie in diesem Editor zunächst Die Typen von Steuerelementen
einstellen sollten, ob Sie eine Datei für Office 2007
Oft werden Sie zum Aufbau eines benutzerdefinierten
oder eine für Office 2010 ansprechen wollen. Das
Menübands bereits in Word vorhandene Steuerelemen-
tun Sie über das Kontextmenü zum Dateinamen im
te verwenden. Wenn Sie das tun, haben Sie den Vorteil,
linken Bereich des Fensters. Viele Elemente der Ma-
dass Sie die Funktionalität dieser Elemente nicht erst
nipulation von Office 2007 funktionieren auch bei
selbst definieren müssen – sie wird gleich mitgeliefert,
Office 2010. Es gibt aber Fälle, in denen Sie speziell
wenn Sie ein solches Element in das Menüband einbau-
die Einstellung für Office 2010 benutzen müssen –
en. Wenn Sie sich das Menüband anschauen, merken Sie
beispielsweise zum Anpassen der Inhalte der Regis-
sofort, dass diese verschiedene Typen von Steuerele-
terkarte Datei ( unten).
menten beinhaltet. Wenn Sie solche Elemente in benut-
»» Sie können dann dort die Daten für die XML-Markup- zerdefinierte Stellen des Menübands einbinden wollen,
datei direkt eingeben ( Abbildung 29.26). müssen Sie sie mit dem englischen Namen ansprechen
( Tabelle 29.1).
»» Nach dem Speichern über File/Save und dem Verlas-
sen des Editors können Sie die so manipulierte Datei
Die Namen der vorhandenen Steuerelemente
direkt wieder in Word öffnen. Die Anpassungsdatei
wird automatisch eingebunden. Um herauszufinden, welche Namen für die einzelnen
Gruppen und Befehlsschaltflächen verwendet werden,
Dieser Editor beinhaltet noch einige weitere interes-
können Sie sich eines Tricks bedienen: Lassen Sie die
sante Eigenheiten, die für Sie interessant sein könnten:
Kategorie Menüband anpassen oder auch Symbolleiste
Beispielsweise sagt Ihnen ein Klick auf die Schaltfläche
für den Schnellzugriff unter den Word-Optionen anzei-
Validate , ob der von Ihnen eingegebene XML-Code
gen. Wählen Sie über die Liste Befehle auswählen im
korrekt ist. Auf weitere Vorzüge werden wir noch ein-
linken Bereich die gewünschte Befehlsgruppe aus. Be-
gehen.
wegen Sie dann den Mauszeiger auf den gewünschten
Befehl und schauen Sie auf den automatisch angezeig-
29.4.2 Ressourcen ten Tipp ( Abbildung 29.27). Der letzte – in Klammern
Nachdem Sie das Prinzip verstanden haben, wollen wir gesetzte – Ausdruck ist der Name des Elements – bei-
uns jetzt den Details des dafür notwendigen XML-Mark­ spielsweise ParagraphMarks für die Schaltfläche Alle
ups zuwenden. Dazu wollen wir Ihnen zunächst eini- anzeigen.
ge Ressourcen vorstellen, auf die Sie zum Aufbau des
Beachten Sie auch die kleinen Symbole rechts von den
Mark­up zum Anpassen des Menübands zugreifen kön-
einzelnen Befehlen ( Tabelle 29.2). Zeilen ohne zusätz-
nen.
liche Symbole beschreiben eine einfache Schaltfläche.

780
 Die Gestaltung der Word-Oberfläche

Bezeichnung Typ Beispiel

Menüband ribbon
Registerkarte tab Start
Gruppe group Start/Zwischenablage
Menü menu Seitenlayout/Seite einrichten/Umbrüche
Galerie gallery Start/Formatvorlagen/Formatvorlagen
Schaltfläche button Start/Zwischenablage/Ausschneiden
Umschaltfläche toggleButton Start/Schriftart/Fett
Schaltfläche mit Dropdown-Elementen splitButton Start/Zwischenablage/Einfügen
Optionskästchen checkBox Ansicht/Einblenden/Lineal
Kombinationsfeld comboBox Start/Schriftart/Schriftart
Bezeichnung labelControl Reiner Text

Tabelle 29.1  Typen von Steuerelementen um das Menüband

Abbildung 29.27  Die Kategorie Symbolleiste für den Schnellzugriff unter den Word-Optionen

781
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML

Symbol Bedeutung
Wenn.dort.ein.Symbol.auftaucht,.das.einer.Schaltfläche.für.eine.Drop-down-Liste.ähnelt,.handelt.es.sich.bei.dem.links.daneben.
stehenden.Element.um.eine.Gruppe.in.einer.Registerkarte.–.wie.beispielsweise.bei.der.Zeile.Absatz, die.mit.GroupParagraph.gekenn-
zeichnet.ist ..Um.solche.Elemente.anzusprechen,.müssen.Sie.das.zusätzliche.Schlüsselwort.group.verwenden.–.beispielsweise.in.einem.
Ausdruck.wie.<group idMso="GroupParagraph" /> .
Wenn.in.dieser.Art.von.Symbol.ein.zusätzliches.Zeichen.erscheint,.das.einer.Schreibmarke.ähnelt,.repräsentiert.die.Befehlszeile.ein.
aufklappbares.Listenelement.–.wie.beispielsweise.bei.Schriftart ..Hier.verwenden.Sie.zur.Ansprache.das.Schlüsselwort .
. Symbole.mit.einer.Pfeilspitze.beschreiben.ein.Menü.mit.Elementen.beispielsweise.die.Schaltfläche.Seiten- und Abschnittsumbrüche
einfügen,.die.den.Namen.BreaksGallery.trägt .
Ist.die.Pfeilspitze.mit.einem.zusätzlichen.Strich.versehen,.beschreibt.die.Zeile.einen.Befehl,.der.eine.Bibliothek.öffnet .

Tabelle 29.2 Die einzelnen Symbole für die Befehle

In der Datei Controls auf der Begleit-CD fin-
CD-ROM den Sie eine Word-Tabelle, in der alle in
Word benutzten Steuerelemente mit Typ und Namen
aufgelistet sind (à Abbildung 29.28). Unter demselben
Namen finden Sie dort auch eine Excel-Tabelle gleichen
Inhalts. Diese ist leichter lesbar. Wir haben diese Infor-
mationen aus einer Excel-Datei übernommen, die Sie
von der Adresse http://www.microsoft.com/downloads/
details.aspx?displaylang=en&FamilyID=3f2fe784-610e-
4bf1-8143-41e481993ac6 herunterladen können.

Abbildung 29.28
Die Datei Controls

782
 Die Gestaltung der Word-Oberfläche

Die Steuerung des Erscheinungsbilds
Außerdem sollten Sie zur Definition eigener Steuerele-
mente noch eine Reihe von Schlüsselwörtern kennen,
die das Erscheinungsbild des Elements im Menüband
steuern. Nicht alle Attribute können auf alle Typen von
Steuerelementen angewendet werden. Eine vollständi-
ge Liste aller Elemente in englischer Sprache können
Sie über das Microsoft Developer Network herunter­
laden.

Attribute Werte Beschreibung

align "topLeft", "top", "topRight", "left", "center, "right", Definiert die Ausrichtung eines Steuerelements
"bottomLeft", "bottom" oder "bottomRight"
alignLabel "topLeft", "top", "topRight", "left", "center, "right", Definiert die Ausrichtung eines Steuerelements
"bottomLeft", "bottom" oder "bottomRight"
autoScale "true" oder "false" Legt fest, ob den Inhalt einer Gruppe automatisch in der Größe ange-
passt werden soll
boxStyle "horizontal" oder "vertical" Horizontales oder vertikales Gruppieren einer Textfelds
centerVertically "true" oder "false" Legt fest, ob der Inhalt einer Gruppe vertikal zentriert sein soll
columns Integer Die Zahl der Spalten in einer Gallery
description String Legt die Beschreibung eines Steuerelements fest
enabled "true" oder "false" Gibt an, ob ein Steuerelement an- oder abgeschaltet ist
id String Control-ID für benutzerdefinierte Steuerelemente. Kann nicht mit idMso
oder idQ kombiniert werden.
idMso Control ID Control-ID für ein eingebautes Steuerelement. Darf nicht mit ID oder idQ
kombiniert werden.
image String Legt ein benutzerdefiniertes Bild für ein Steuerelement fest
imageMso Control ID ID für ein Standardbild
insertAfterMso Control ID Setzt das neue Steuerelement hinter das mit der Control ID
insertBeforeMso Control ID Setzt das neue Steuerelement vor das mit der Control ID
itemHeight Integer Die Höhe des Eintrags in einer Gallery
itemWidth Integer Die Breite eines Eintrags in einer Gallery
keytip String Legt eine Zugriffstaste für das Steuerelement fest
label String Bezeichnung für ein Steuerelement
maxLength Integer Maximale Anzahl der Zeichen in einer Text- oder Combobox
rows Integer Anzahl der Zeilen in einer Gallery
screentip String Der Text zur Hilfeinfo für ein Steuerelement
showImage "true" oder "false" Legt fest, ob ein Bild im Steuer­element angezeigt wird
showItemImage "true" oder "false" Legt fest, ob ein Bild für einen Eintrag angezeigt wird
showItemLabel "true" oder "false" Legt fest, ob eine Bezeichnung für einen Eintrag angezeigt wird
showLabel "true" oder "false" Legt fest, ob eine Bezeichnung für einen Steuerelement angezeigt wird
size "large" oder "normal" Bestimmt die Größe des Steuerelements
sizeString String Ein Text, der die Breite eines Steuerelements angibt
startFromScatch "true" oder "false" true entfernt die Standardregisterkarten, false blendet sie aus
style "normal", "borderless", oder "large" Bestimmt den Stil einer Schaltfläche
target String Legt das Ziel eines Hyperlinks fest
visible "true" oder "false" Gibt an, ob ein Steuerelement sichtbar ist
Tabelle 29.3  Einige wichtige Attribute und Einstellungen dafür

783
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML
Symbole für benutzerdefinierte Elemente
Wie Sie gleich sehen werden, können Sie neben den
bereits in Word vorhandenen Steuerelementen auch ei-
gene definieren, die Sie mit einer benutzerdefinierten
Funktionalität ausstatten können. Als Symbole für diese
benutzerdefinierten Steuerelemente können Sie stan-
dardisierte Bilder benutzen. Sie finden deren Namen
in der Datei Icons auf der Begleit-CD. Wenn Sie eine
der rechts auf der Registerkarte Entwicklertools ange-
zeigten Bibliotheken öffnen, wird Ihnen eine Liste von
Symbolen angezeigt ( Abbildung 29.29). Der Name des
Symbols wird geliefert, wenn Sie den Mauszeiger darauf
ruhen lassen. Ein Klick auf ein Symbol zeigt ein kleines
Dialogfeld an, in dem das Symbol in großer und in klei-
ner Form angezeigt wird. Notieren Sie deren Namen und
verwenden Sie sie bei der Erstellung des XML-Markup.
784
Die Größe der Symbole legen Sie beispielsweise über
das Schlüsselwort size fest. Sie können als Parameter
normal oder large benutzen – beispielsweise in der Form
size="large".
29.4.3 Anwendungen für
Standardelemente
Die eben beschriebenen Ressourcen können Sie beim
Erstellen des XML-Markup einsetzen. Wir liefern Ihnen in
den nachfolgenden Abschnitten zuerst eine Bemerkung
zur Reihenfolge der Markups und zeigen Ihnen dann
Beispiele für die Anwendung.
Die Reihenfolge
Wichtig ist, dass die Reihenfolge einer bestimmten
Struktur folgt, die Sie beachten müssen; sonst funk-
Abbildung 29.29 
Die Symbole in der Datei Icons
 Die Gestaltung der Word-Oberfläche

tioniert die Sache nicht! Am Anfang steht die Ebene Wenn Sie den oben erwähnten Custom UI-Editor ver-
<commands>, über die beispielsweise die Word-Optionen wenden, finden Sie im Menü Insert unter Sample XML
deaktiviert werden können. Erst dann kommen Sie mit einige Anwendungsbeispiele für den Einsatz dieses Edi-
<ribbon> zum Menüband und anderen Elementen. Darin tors: Wenn Sie darin den Befehl Word – Group on Insert
können Sie zu Beginn mit <qat> die Symbolleiste für den Tab wählen, wird im Hauptfenster ein Code erzeugt, der
Schnellzugriff beeinflussen. Es folgen mit <backstage> in der Registerkarte Einfügen von Word eine zusätzli-
die Angaben zur Liste der Befehle zur Registerkarte che Gruppe mit einer Schaltfläche erzeugt ( Abbildung
Datei. Dann können mit <tabs> die einzelnen Register- 29.30).
karten und mit <group> die einzelnen Gruppen darin an-
gesprochen werden. Die Ebene Command
Beginnen wir aber mit der Command-Ebene. Mit Com-
<customUI ... onLoad="onLoad">
mands können mehrere Befehlsschaltflächen außerhalb
<commands>
des Menübands deaktiviert werden. Dieses Deaktivieren
...
von Befehlschaltflächen muss zwingend vor den Ein-
</commands>
stellungen zum Menüband – also vor dem Tag <ribbon>
<ribbon>
– erfolgen.
<qat>
...> Der folgende Markup schaltet die Hilfeschaltfläche in
</qat> der Titelleiste und die Schaltflächen für die Optionen
<backstage> und Schließen in der Registerkarte Datei ab ( Abbildung
... 29.31). Sie finden ihn in der Datei Command.docm.
</backstage>
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
<tabs>
office/2006/01/customui" >
<tab>
<commands>
...
<command idMso="Help" enabled="false"/>
<group>
<command idMso="ApplicationOptionsDialog"
...
enabled="false"/>
</group>
<command idMso="FileExit" enabled="false" />
</tab>
</commands>
<tab>
</customUI>
</ribbon>
</customUI>

Abbildung 29.30 
Ein Anwendungsbeispiel
im Custom UI-Editor

785
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML

Abbildung 29.31
Mehrere Schaltflächen können nicht
mehr angesprochen werden – bei-
spielsweise das Hilfe-Symbol oben
rechts sowie die Befehle Optionen
und Beenden.

Alle integrierten Registerkarten ausblenden In der XML-Markup-Datei können Sie an-

HINWEIS geben, dass die Befehle Neu, Öffnen,
Die nächste Ebene ist <ribbon>. Das Element <ribbon>
Speichern, Drucken und Schließen ausgeblendet wer-
steht für das Menüband und hat ein Attribut namens
den sollen. Dies müssen Sie explizit in der XML-Markup-
startFromScratch. Dieses ist standardmäßig auf False
Datei angeben, indem Sie das Attribut visible für das
gesetzt, was nicht explizit angegeben werden muss.
spezielle Steuerelement auf False setzen. Danach lässt
Wenn Sie das Attribut auf True setzen, werden die inte-
sich die Anwendung jedoch nur noch durch Schließen
grierten Hauptregisterkarten ausgeblendet. Dies kann
der Datei wiederherstellen.
sinnvoll sein, wenn Sie eine eigene Benutzeroberfläche
erstellen und eigene benutzerdefinierte Komponenten
Den folgenden Code kennen Sie schon aus dem einlei-
hinzufügen möchten. Wenn Sie das tun, müssen Sie
tenden Beispiel aus der Datei Leer.docm (à Abbildung
auch nicht mehr die Eigenschaft visible für alle Regis-
29.22). Darin wird nur das Attribut startFromScratch
terkarten manuell und die Gruppen auf False setzen.
zum Anpassen des Menübands verwendet. Dabei wer-
Wenn Sie das Attribut startFromScratch auf True set- den alle integrierten Komponenten im Menüband aus-
zen, geschieht Folgendes: geblendet.
» Standardmäßig werden alle Registerkarten, ein- <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
schließlich der Registerkarte Add-Ins, ausgeblendet. office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="true" >
» Die Symbolleiste für den Schnellzugriff wird ausge-
</ribbon>
blendet.
</customUI>

Die Tastenkombinationen bleiben aber erhalten. Wenn

Sie diese Datei wieder schließen und Word beenden wol-
len, drücken Sie Ç+Ì.

786

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
Das Wort qat steht für Quick Access Toolbar und bedeu-
tet Symbolleiste für den Schnellzugriff. Die Manipulati-
on dieses Elements muss noch vor dem Einstellen von
Registerkarten und deren Bestandteile erfolgen. Sie
funktioniert nur, wenn Sie startFromScratch="true" ver-
wenden. Damit werden zunächst die Elemente der Sym-
bolleiste für den Schnellzugriff ausgeblendet. Sie kön-
nen aber dann manuell wieder eingeblendet werden.
Der folgende Code in der Datei qat.docm blendet alle in-
tegrierten Komponenten im Menüband aus und schaltet
die Schaltflächen Speichern, Rückgängig, Wiederher-
stellen, Schließen und Neu in der Symbolleiste für den
Schnellzugriff wieder ein ( Abbildung 29.32).
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="true" >
<qat>
<documentControls>
<control idMso="FileSave"/>
<control idMso="Undo"/>
<control idMso="Redo" />
<control idMso="FileClose"/>
<control idMso="FileNewDefault"/>
</documentControls>
</qat>
</ribbon>
</customUI>
Abbildung 29.32  Die Symbolleiste für den Schnell­zugriff wurde
manipuliert.
Ein Klick auf die neue Schaltfläche Schließen in der
Symbolleiste für den Schnellzugriff schließt das Do-
kument. Word verfügt dann wieder über die gewohnte
Oberfläche.
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Die Befehle in der Registerkarte Datei ändern
Sie können auch die Liste der Befehle auf der Register-
karte Datei beeinflussen. Dies muss noch vor dem Er-
stellen der Registerkarte und deren Elemente erfolgen.
Der folgende Code hat zur Folge, dass die Befehle Neu,
Öffnen, Speichern unter sowie Speichern und Senden
deaktiviert werden. Sie finden ihn in der Datei Datei.
docm ( Abbildung 29.33).
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="false">
</ribbon>
<backstage>
<button idMso="FileSave" visible="false"/>
<button idMso="FileSaveAs" visible="false"/>
<button idMso="FileOpen" visible="false"/>
<button idMso="FileClose" visible="true"/>
<tab idMso ="TabInfo" visible="false"/>
<tab idMso ="TabRecent" visible="true"/>
<tab idMso ="TabNew" visible="false"/>
<tab idMso ="TabPrint" visible="false"/>
<tab idMso ="TabShare" visible="false"/>
<tab idMso ="TabHelp" visible="false"/>
<button idMso="ApplicationOptionsDialog"
visible="true"/>
<button idMso="FileExit" visible="false"/>
</backstage>
</customUI>
Abbildung 29.33  Die Mehrzahl der Elemente auf der Register­
karte Datei wurde ausgeblendet.
787
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML

Registerkarten und Gruppen darin ausblenden <tab idMso="TabHome">

<group idMso="GroupFont" visible="false"
Sie können ebenfalls einzelne Registerkarten oder
/>
Gruppen darin ausblenden. Sie müssen wieder das At-
</tabs>
tribut idMso= verwenden, um auf das gewünschte Ele-
</ribbon>
ment zu verweisen – wie beispielsweise die Registerkar-
</customUI>
te TabHome (Start). Einzelne Steuerelemente in einer
Gruppe können aber nicht geändert werden!
»» Sie können beispielsweise alle Bestandteile einer
integrierten Registerkarte gemeinsam ausblenden:
Der folgende Code in der Datei OhneStart.docm blen-
det die Registerkarte Start aus ( Abbildung 29.34).
Verwenden Sie das Attribut idMso=, um auf ein in
Word integriertes Element zu verweisen – wie bei-
spielsweise TabHome, was auf die Registerkarte Start
verweist. die Anweisung startFromScratch="false" Abbildung 29.35  Die Gruppe Schriftart wurde entfernt.
können Sie auch weglassen.
Hinzufügen von benutzerdefinierten Elementen
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" > Dann wollen wir uns der Aufgabe zuwenden, eigene Ele-
<ribbon startFromScratch="false" > mente einzubauen. Sie können damit eigene Register-
<tabs> karten erstellen, in denen Sie die gewünschten Steuer-
<tab idMso="TabHome" visible="false" /> elemente ansiedeln.
</tab>
»» Der folgende Code in der Datei RegisterX.docm fügt
</ribbon>
eine zusätzliche – zunächst noch leere – Register-
</customUI>
karte mit dem Namen Register X hinzu ( Abbildung
29.36). Die Standardregisterkarten werden dabei
nicht angetastet.
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="false" >
<tabs>
<tab id="RegisterX" label="Register X">
</tab>
Abbildung 29.34  Die Registerkarte Start wurde ausgeblendet. </tabs>
</ribbon>
»» Auf fast dieselbe Weise können Sie auch integrier- </customUI>
te Gruppen ausblenden. Das folgende Codebei-
spiel in der Datei OhneSchriftart.docm blendet die
Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start aus
( Abbildung 29.35).
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="false" >
<tabs>
Abbildung 29.36  Eine neue leere Registerkarte

788
 Die Gestaltung der Word-Oberfläche

»» Wenn dies die einzige anzuzeigende Registerkarte

sein soll, müssen Sie mit startFromScratch="true"
arbeiten. Der Code in der Datei RegisterY.docm fügt
als einzige Registerkarte das leere Register Y hinzu
( Abbildung 29.37).
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="true" > Abbildung 29.38  Eine Registerkarte mit zwei Gruppen
<tabs>
<tab id="RegisterY" label="Register Y"> »» Das folgende Codebeispiel in der Datei Start12.docm
</tab> erstellt die leeren Gruppen Gruppe 1 und Gruppe 2
</tabs> in der integrierten Registerkarte Start ( Abbildung
</ribbon> 29.39).
</customUI>
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="false" >
<tabs>
<tab idMso="TabHome">
<group id="Gruppe1" label="Gruppe 1"/>
<group id="Gruppe2" label="Gruppe 2"/>
</tab>
</tabs>
Abbildung 29.37  Eine leere Registerkarte als einzige Register- </ribbon>
karte </customUI>

»» Der folgende Code in der Datei RegisterZ.docm ent-

fernt die Standardregisterkarten, fügt eine leere Re-
gisterkarte mit dem Namen Register Z ein und er-
stellt darin die leeren Gruppen Gruppe 1 und Gruppe
2 ( Abbildung 29.38).
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="true" > Abbildung 29.39  Zwei neue Gruppen in der Registerkarte Start
<tabs>
<tab id="RegisterZ" label="Register Z"> Hinzufügen von Gruppen mit Steuerelementen
<group id="Gruppe1" label="Gruppe 1">
Leere Gruppen bringen natürlich keine zusätzliche
</group>
Funktionalität. Sie sollten Sie mit Steuerelementen fül-
<group id="Gruppe2" label="Gruppe 2">
len. Dazu können Sie integrierte oder auch benutzerde-
</group>
finierte Steuerelemente verwenden.
</tab>
</tabs> »» Im folgenden Beispiel in der Datei Format.docm
</ribbon> wird zunächst die Gruppe Schriftart aus der Regis-
</customUI> terkarte Start entfernt. Dann wird darin eine neue
Gruppe Format erstellt und darin werden die inte­

789
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML

grierten Umschaltflächen Kursiv und Fett angesie- <group id="CustomGroup" >

delt ( Abbildung 29.40). Beachten Sie, dass die <toggleButton id="Einfuegen"
Funk­tionalität der Schaltflächen bereits erfüllt ist, imageMso="HappyFace"
ohne dass Sie zusätzlichen Code schreiben mussten. size="large" label="Einfügen"/>
<checkBox id="Zulassen" label="Änderungen
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
zulassen" />
office/2006/01/customui" >
<dropDown id="Auswahl" showLabel="true"
<ribbon startFromScratch="false" >
label="Auswahl">
<tabs>
<item id="Option1" label="Gross" />
<tab idMso="TabHome">
<item id="Option2" label="Mittel" />
<group idMso="GroupFont" visible="false"
<item id="Option3" label="Klein" />
/>
</dropDown>
<group id="Format" insertBeforeMso="Group
</group>
Paragraph"
</tab>
label="Format">
</tabs>
<toggleButton idMso="Italic" />
</ribbon>
<toggleButton idMso="Bold" />
</customUI>
</group>
</tab>
</tabs>
</ribbon>
</customUI>

Abbildung 29.41  In der Registerkarte Start wurde eine neue

Gruppe mit einigen Befehlen eingerichtet.

29.4.4 Anwendungen für benutzer­

Abbildung 29.40  Die Gruppe Format mit zwei Standard­ definierte Steuerelemente
schaltflächen
Die bisher vorgestellten Beispiele benutzen insgesamt
Steuerelemente, die bereits in Word integriert waren.
»» Sie können das folgende Codebeispiel in der Datei
Der Vorteil dieser Verfahrensweise besteht darin, dass
NeueGruppe.docm dazu verwenden, eine benut-
die Funktionalität der Steuerelemente nicht erst defi-
zerdefinierte Gruppe in der Registerkarte Start zu
niert werden musste, sondern bereits eingebaut ist. Sie
erstellen. Dieser Gruppe werden dann benutzerde-
können auch selbst definierte Steuerelemente benut-
finierte Steuerelemente hinzugefügt – eine Schalt-
zen, deren Funktionalität Sie erst festlegen müssen.
fläche, ein Kontrollkästchen mit Beschriftung und
ein Listenfeld mit Beschriftung. Drei Listeneinträge Sie können beispielsweise im Menüband eine neue Re-
wurden definiert ( Abbildung 29.41). gisterkarte mit dem Namen Dokumente einfügen, die in
die beiden Gruppen Verwalten und Drucken aufgeteilt
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
ist. Dieses Beispiel finden Sie in der Datei Verwalten.
office/2006/01/customui" >
docm ( Abbildung 29.42). Ein Klick auf eine der darin
<ribbon startFromScratch="false" >
vorhandenen Schaltflächen öffnet das entsprechende
<tabs>
Dialogfeld, das Sie schon von der Arbeit mit den Ele-
<tab idMso="TabHome">
menten der Registerkarte Datei her kennen.

790

Abbildung 29.42  Word mit einer neuen Registerkarte
Wenn Sie solche Systeme selbst erstellen wollen, müs-
sen Sie in zwei Schritten vorgehen:
»» Die Optik der Registerkarten, Gruppen und Schaltflä-
chen legen Sie – wie bisher – über einen XML-Markup
fest.
»» Die Funktionalität der Schaltflächen bestimmen Sie
über einen entsprechenden VBA-Code.
Die XML-Bearbeitung
In einem ersten Schritt müssen Sie die Anpassungsda-
tei erstellen. Das Prinzip ist recht einfach: Sie geben
Rückrufe an, um zur Laufzeit über die Benutzeroberflä-
che Eigenschaften zu aktualisieren und Aktionen aus-
zuführen. Wenn Sie beispielsweise den Code <button
id="Schalter" onAction="Aktion" /> verwenden, wird
Word angewiesen, beim Klicken auf die Schaltfläche
Schalter die Funktion Aktion aufzurufen. Aktion ent-
spricht den Namen der noch zu erstellenden VBA-Code-
elemente. Darauf gehen wir später ein.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon>
<tabs>
<tab id="Dokumente" label="Dokumente">
<group id="Verwalten" label="Verwalten">
<button id="Neu" label="Neu"
imageMso="FileNew" size="large"
onAction="myButton_Neu" />
<button id="Oeffnen" label="Öffnen"
imageMso="FileOpen" size="large"
onAction="myButton_Oeffnen" />
<button id="SpeichernUnter" label="Speichern
unter"
imageMso="FileSave" size="large"
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
onAction="myButton_SpeichernUnter" />
</group>
<group id="Drucken1" label="Drucken">
<button id="Drucken" label="Drucken"
imageMso="FilePrint" size="large"
onAction="myButton_Drucken" />
</group>
</tab>
</tabs>
</ribbon>
</customUI>
»» Speichern Sie die Datei unter dem Namen customUI.
xml und schließen Sie sie.
Bevor wir fortfahren, wollen wir noch einige Worte über
den Sinn der einzelnen Anweisungen verlieren. In unse-
rem Beispiel werden die folgenden Änderungen in der
angezeigten Reihenfolge im Menüband von Word vor-
genommen:
»» Die neue Registerkarte Dokumente wird hinzuge-
fügt. Verwenden Sie das Attribut id=, um ein benut-
zerdefiniertes Element zu erstellen, wie beispiels-
weise eine benutzerdefinierte Registerkarte.
...
<ribbon>
<tabs>
<tab id="Dokumente" label="Dokumente">
...
»» Für diese Registerkarte wird eine Gruppe mit dem
Namen Verwalten angelegt. Verwenden Sie wiede-
rum das Attribut id=, um eine benutzerdefinierte
Gruppe zu erstellen.
...
<group id="Verwalten" label="Verwalten">
...
»» Innerhalb dieser Ebene werden die Schaltflächen
Neu, Öffnen und Speichern unter hinzugefügt. Dafür
werden mit dem Schlüsselwort imageMso Symbole
hinzugefügt ( oben). Diese Symbole können ver-
schiedene Größen haben. Im Beispiel wird dafür das
Argument size="large" verwendet. Mit dem Schlüs-
selwort onAction wird der Schaltfläche in diesen
Fällen eine VBA-Routine zugewiesen.
791
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML

... Die Funktionalität bereitstellen

<button id="Neu" label="Neu"
Dann müssen Sie den für die Funktionalität der Schalt-
imageMso="FileNew" size="large"
flächen notwendigen VBA-Code erzeugen. Öffnen Sie
onAction="myButton_Neu" />
dazu die Datei in Word und wechseln Sie zum VBA-Edi-
<button id="Oeffnen" label="Öffnen"
tor.
imageMso="FileOpen" size="large"
onAction="myButton_Oeffnen" /> Geben Sie die Routinen für den Code ein, die beim Kli-
<button id="SpeichernUnter" label="Speichern cken auf die noch zu erstellenden neuen Schaltflächen
unter" ausgeführt werden sollen. Beispielsweise könnten Sie
imageMso="FileSave" size="large" Routinen zur Anzeige der Dialogfelder Neu, Öffnen,
onAction="myButton_SpeichernUnter" Speichern unter und Seitenansicht verwenden.
/>
Sub myButton_Neu(control As IRibbonControl)
...
Dialogs(wdDialogFileNew).Show
»» Die Zeilen darunter funktionieren entsprechend: End Sub
Eine Gruppe mit dem Namen Drucken wird angelegt,
die eine gleichnamige Schaltfläche enthält. Sub myButton_SpeichernUnter(control As IRibbonControl)
Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show
...
End Sub
<group id="Drucken1" label="Drucken">
<button id="Drucken" label="Drucken"
Sub myButton_Oeffnen(control As IRibbonControl)
imageMso="FilePrint" size="large"
Dialogs(wdDialogFileOpen).Show
onAction="myButton_ClickHandler" />
End Sub
...

Wenn Sie den oben erwähnten Custom UI-Editor ver- Sub Drucken_ClickHandler(control As IRibbonControl)
wenden, leistet dieser Ihnen eine sinnvolle Hilfestellung: Dialogs(wdDialogFilePrint).Show
Sie finden in der Menüleiste des Editors eine Schaltflä- End Sub
che mit dem Namen Generate Callbacks . Wenn Sie
Wenn Sie vom VBA-Editor zu Word zurückkehren, erhal-
darauf klicken, wird der Rahmen für den notwendigen
ten Sie die in dem eingehenden Beispiel gezeigte Ober-
VBA-Code skizziert ( Abbildung 29.43). Sie können
fläche ( Abbildung 29.42). Das Menüband verfügt über
diese Angaben in die Zwischenablage kopieren und spä-
eine neue Registerkarte mit dem Namen Dokumente,
ter im VBA-Editor einfügen. Die erste Zeile darin dient
die in die beiden Gruppen Verwalten und Drucken auf-
als Kommentar. Die eigentliche Aktion müssen Sie je-
geteilt ist. Speichern Sie dann die Datei – beispielswei-
weils noch zwischen der zweiten und dritten Zeile eines
se unter dem gewünschten Namen im Format .docm.
Blocks eingeben.
Schließen Sie sie anschließend.

Benutzerdefinierte Katalog-Steuerelemente
Sie können auch beispielsweise Katalog-Steuerelemen-
te mit Elementen hinzuzufügen.
Der folgende Code in der Datei Monate.docm entfernt
die Gruppe Schriftart aus der Registerkarte Start, er-
stellt dann eine neue Gruppe namens Auswahl und fügt
darin Katalog-Steuerelemente mit Elementen und ein
benutzerdefiniertes Schaltflächen-Steuerelement hinzu
Abbildung 29.43  Ein Callback im Editor
( Abbildung 29.44).

792

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="false" >
<tabs>
<tab idMso="TabHome">
<group idMso="GroupFont" visible="false" />
<group id="CustomGroup" label="Auswahl">
<gallery id="Gallery1" imageMso="HappyFace"
label="
Monat auswählen:" columns="3" rows="4" >
<item id="Monat1" label="Januar" />
<item id="Monat2" label="Februar"/>
<item id="Monat3" label="März"/>
<item id="Monat4" label="April"/>
<item id="Monat5" label="Mai"/>
<item id="Monat6" label="Juni"/>
<item id="Monat7" label="Juli"/>
<item id="Monat8" label="August"/>
<item id="Monat9" label="September"/>
<item id="Monat10" label="Oktober"/>
<item id="Monat11" label="November"/>
<item id="Monat12" label="Dezember"/>
<button id="Calendar"
label="Kalender..."/>
</gallery>
</group>
</tab>
</tabs>
</ribbon>
</customUI>
Bei diesen Prozeduren müssen Sie die Element-Steue-
relemente vor den Schaltflächen-Steuerelementen de-
finieren.
Abbildung 29.44 Ein neuer Katalog wurde eingefügt.
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Sie füllen die Katalog-Steuerelemente bei Laufzeit durch
Verwendung von Rückrufen. Im folgenden Beispiel ruft
die Methode getItemCount die Anzahl der Elemente, die
Methode getItemImage ein benutzerdefiniertes Bild für
jedes Element und die Methode getItemLabel eine be-
nutzerdefinierte Bezeichnung für jedes Element ab.
29.4.5 Programmoptionen einstellen
Auf der Word-Oberfläche regeln Sie die Programmein-
stellungen über das Dialogfeld zum Befehl Optionen in
der Registerkarte Datei. Sie wissen wahrscheinlich auch,
dass sich einige Einstellungen in diesem Dialogfeld auf
das Verhalten der Anwendung Word allgemein bezie-
hen, andere auf das gerade aktuelle Dokument oder
das aktive Fenster. Dementsprechend müssen Sie zum
Einstellen dieser Optionen über VBA auch verschiedene
Objekte benutzen: Application regelt Einstellungen zur
Anwendung – hier Microsoft Word –, ActiveDocument
ist verantwortlich für die aktive Arbeitsmappe und Ac-
tiveWindow bestimmt Regelungen zum aktiven Fenster.
Wir zeigen Ihnen anschließend Möglichkeiten für die
Optionen der wichtigsten Registerkarten dieses Dialog-
felds.
Die einfachste Möglichkeit zum Erstellen ei-
TIPP nes geeigneten VBA-Codes besteht darin, die
Aktion der Änderung der Einstellungen als Makro aufzu-
zeichnen und anschießend an die entsprechenden Stel-
len zu übertragen.
Wenn Sie beispielsweise auf einige Einstellungen der
Word-Optionen direkt über das Menüband zugreifen
wollen, erstellen Sie ein XML-Markup, der Ihnen eine
spezielle Registerkarte mit den notwendigen Schalt-
flächen dafür bereitstellt. Viele Einstellungen in den
Word-Optionen verwenden Kontrollkästchen, die Sie
über einen ToggleButton – also eine Umschaltfläche –
ansprechen können (à Abbildung 29.45). Sie könnten
dafür aber auch Kontrollkästchen verwenden.
793
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML

Der VBA-Code prüft zunächst mit If pressed, ob die

Schaltflächen aktiviert sind, und sorgt dann dafür, dass
die Word-Optionen entsprechend eingestellt werden.
Sub Schalter1(control As IRibbonControl, pressed As
Boolean)
If pressed = True Then
Options.ShowDevTools = True
Else
Abbildung 29.45  Eine Registerkarte zum Einstellen von
Optionen Options.ShowDevTools = False
End If
End Sub
Der folgende Markup sorgt dafür, dass die Registerkarte
Optionen mit den Gruppen Häufig verwendet und An-
Sub Schalter2(control As IRibbonControl, pressed As
zeigen und den Schaltflächen Entwicklertools, Absatz-
Boolean)
marken, Tabulatoren und Ausgeblendeter Text darin
If pressed = True Then
angezeigt wird.
ActiveWindow.View.ShowParagraphs = True
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ Else
office/2006/01/customui"> ActiveWindow.View.ShowParagraphs = False
<ribbon> End If
<tabs> End Sub
<tab id="CustomTab" label="Optionen">
<group id="Haeufig" label="Häufig verwendet"> Sub Schalter3(control As IRibbonControl, pressed As
<toggleButton id="ToggleButton1" Boolean)
imageMso="ControlsGallery" size="large" If pressed = True Then
label="Entwicklertools" onAction="Schalter1"/> ActiveWindow.View.ShowTabs = True
</group> Else
<group id="Anzeigen" label="Anzeigen"> ActiveWindow.View.ShowTabs = False
<toggleButton id="ToggleButton2" End If
imageMso="ParagraphMarks" End Sub
size="normal" label="Absatzmarken"
onAction="Schalter2"/> Sub Schalter4(control As IRibbonControl, pressed As
<toggleButton id="ToggleButton3" imageMso="T" Boolean)
size="normal" label="Tabulatoren" If pressed = True Then
onAction="Schalter3"/> ActiveWindow.View.ShowHiddenText = True
<toggleButton id="ToggleButton4" Else
imageMso="UnderlineWords" ActiveWindow.View.ShowHiddenText = False
size="normal" label="Ausgeblendeter Text" End If
onAction="Schalter4"/> End Sub
</group>
</tab>
</tabs>
</ribbon>
</customUI>

794

Damit die benutzten Word-Optionen beim Öffnen des
Dokuments zunächst abgeschaltet sind, wurde noch
ein Codeelement eingefügt, das beim Öffnen des Doku-
ments automatisch ausgeführt wird.
Private Sub Document_Open()
Options.ShowDevTools = False
ActiveWindow.View.ShowParagraphs = False
ActiveWindow.View.ShowTabs = False
ActiveWindow.View.ShowHiddenText = False
End Sub
29.5 Das Prinzip der Anpassung
bei Access
Zum Anpassen der Registerkarten im Menüband müs-
sen Sie bei Microsoft Access bedeutend weniger Auf-
wand betreiben als beispielsweise bei Microsoft Excel
oder Word. Sie können – sozusagen – mit Bordmitteln
arbeiten. Der zu verwendende XML-Code bleibt im Prin-
zip derselbe wie bei Word, der Ort, an dem der Code ein-
gegeben werden muss, ändert sich aber. Die Methode
besteht darin, in Access eine Systemtabelle zu erstellen,
darin XML-Code einzugeben und dann das Programm
anzuweisen, diesen Code zu verwenden.
Das Prinzip der Anpassung bei Access
29.5.1 Vorarbeiten
Zunächst müssen Sie einige Vorarbeiten durchführen.
Systemtabellen werden in der Standardeinstellung nicht
im Navigationsbereich angezeigt. Das sollten Sie zu-
nächst ändern, damit die von Ihnen noch zu erstellende
Tabelle später angezeigt wird:
»» Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Über-
schrift des Navigationsbereichs und wählen Sie
Navigations­optionen aus dem Kontextmenü.
»» Schalten Sie im gleichnamigen Dialogfeld die Option
Systemobjekte anzeigen ein ( Abbildung 29.46).
»» Bestätigen Sie über OK. Im Navigationsbereich wer-
den dann einige Systemtabellen angezeigt, die Sie
aber für die jetzt anstehenden Aufgaben nicht wei-
ter interessieren müssen.
Stellen Sie auch sicher, dass die Option Fehler des
Benutzer­oberflächen-Add-Ins anzeigen im Abschnitt
Allgemein der Kategorie Clienteinstellungen unter den
Access-Optionen aktiviert ist ( Abbildung 29.47).
Das bewirkt, dass Fehler, die Sie bei der Eingabe des
XML-Markup gemacht haben, nach dem Öffnen der
Daten­bank in einem Dialogfeld gemeldet werden.
Abbildung 29.46 
Lassen Sie die ausgeblendeten
Systemobjekte anzeigen.
795
Kapitel 29  •  Die Anpassung mit XML
29.5.2 Eine Systemtabelle erstellen
Wir empfehlen Ihnen, das Prinzip der Anpassung ein-
mal selbst auszuprobieren. Erstellen Sie dazu eine neue
Datenbank. Benennen Sie sie beispielsweise mit dem
Namen Test. Zur Anpassung der Datenbank müssen
Sie eine neue Systemtabelle einrichten. Dabei gehen
Sie wie beim Erstellen einer normalen Tabelle vor. Dass
das Programm die Tabelle als Systemtabelle verwendet,
wird durch den Tabellennamen – und auch durch die
Feldnamen – sichergestellt.
796
Abbildung 29.47 
Die Fehler anzeigen zu lassen,
kann hilfreich sein.
Die Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen
Verwenden Sie zum Erstellen der Tabelle die folgenden
Arbeitsschritte:
»» Falls notwendig, wählen Sie im Menüband der bereits
geöffneten Datenbank die Registerkarte Erstellen.
»» Klicken Sie auf dieser Registerkarte in der Gruppe
Erstellen auf Tabellenentwurf. Als Erfolg wird im
Arbeits­bereich das Fenster für den Tabellenentwurf
angezeigt.
»» Definieren Sie dann zumindest die drei Felder mit
den Namen ID, RibbonName und RibbonXml. Achten
Sie auf die exakte Schreibweise!
»» Verwenden Sie die Feldtypen AutoWert für ID, Text
mit einer Größe von 255 für RibbonName und Memo
für RibbonXml ( Abbildung 29.48).
Abbildung 29.48 
Die Systemtabelle in der
Entwurfsansicht

» Markieren Sie die Feldzeile ID und sorgen Sie dafür,
dass sie als Primärschlüsselfeld verwendet wird. Kli-
cken Sie dazu in der Registerkarte Tabellentools/
Entwurf in der Gruppe Tools auf Primärschlüssel.
» Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen USys-
Ribbons und schalten Sie um zur Datenblattansicht
der Tabelle.
Die Eingaben
Im nächsten Schritt müssen Sie in der Tabelle Einga-
ben vornehmen. Dazu müssen Sie im Feld RibbonName
der Symbolleiste einen Namen geben und im Feld Rib-
bonXML einen XML-Code eingeben, der die gewünschte
Manipulation bewirkt. Um die Eingabearbeit dafür ge-
ring zu halten, können Sie zum ersten Ausprobieren des
Prinzips einen Code benutzen, der alle integrierten Re-
gisterkarten nur abschaltet. Auf weitere Schritte – wie
das Erstellen von neuen Registerkarten, Gruppen und
Befehlen – gehen wir in den anschließenden Abschnit-
ten ein.
» Geben Sie im Feld RibbonName einen Namen ohne
Leerzeichen ein – beispielsweise Test. Sie können
auch jeden anderen Namen benutzen.
» Im Feld RibbonXML geben Sie den folgenden XML-
Code ein:
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/
office/2006/01/customui" >
<ribbon startFromScratch="true" >
</ribbon>
</customUI>
Sie erleichtern sich die Eingabe eines mehrzeiligen
Codes in eine Tabelle, indem Sie die Zeilenhöhe vergrö-
ßern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die Trenn-
Das Prinzip der Anpassung bei Access
Abbildung 29.49
Geben Sie die Daten ein.
linie zur nächsten Zeile, halten Sie die Maustaste ge-
drückt und verschieben Sie die Trennlinie nach unten
(à Abbildung 29.49). Sie können aber auch ein Formular
zur Eingabe erstellen und das Feld entsprechend groß
gestalten.
Schließen Sie die Tabelle und auch die Datenbank.
Nach Wunsch können Sie der neuen System-
TIPP tabelle weitere Felder hinzufügen, beispiels-
weise ein Kommentarfeld, um die Funktion des XML-
Codes für die Multifunktionsleiste zu beschreiben.
29.5.3 Die Anpassung wählen
Im letzten Schritt müssen Sie angeben, wie die eben
über die Systemtabelle erstellte Manipulation in der
Datenbank benutzt werden soll. Sie haben hier zwei
Möglichkeiten: Entweder wird die Manipulation für die
gesamte Datenbank benutzt oder nur für einzelnen
Datenbankobjekte. Um das einmal auszutesten, öffnen
Sie die Datenbank erneut.
Die Anpassung für die gesamte Datenbank
Damit ein angepasstes Menüband für die gesamte
Datenbank verwendet wird, verwenden Sie die Option
Namen des Menübands. Sie finden sie in den Access-Op-
tionen in der Kategorie Aktuelle Datenbank im Abschnitt
Menüband- und Symbolleistenoptionen (à Abbildung
29.50). Wenn Sie – wie eben beschrieben – in der Da-
tenbank eine geeignete Systemtabelle angelegt hatten,
finden Sie im Listenfeld zu Namen des Menübands den
oder die Werte aus dem Feld RibbonName der System-
tabelle. Wählen Sie hier den Namen aus: Benutzen Sie
zum Ausprobieren die Eintragung Test.
797
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Nach der Bestätigung werden Sie darauf hingewie-
sen, dass Sie die Datenbank schließen und wieder öff-
nen müssen, um die Einstellung wirksam zu machen.
Tun Sie das. Nach dem Öffnen der Testdatenbank wird
im Menüband nur noch das Register Datei angezeigt
(à Abbildung 29.51). Dafür sorgte der XML-Markup <rib-
bon startFromScratch="true" > in der Spalte RibbonXML
der Systemtabelle. Damit haben Sie Access angewiesen,
ganz von vorn zu beginnen. Natürlich sind auch andere
Formen der Anpassung möglich (à unten).
Beachten Sie, dass sich diese Form der
ACHTUNG Anpassung nur auf die aktuelle Daten-
bank bezieht. Wenn Sie eine andere Datenbank öffnen,
ist das Menüband wieder in der gewohnten Pracht vor-
handen.
798
Abbildung 29.50
Wählen Sie den Namen
des Menübands aus.
Zur Standardeinstellung zurückkehren
Wenn Sie hinsichtlich der Anzeige des Menübands in
der Datenbank zur Standardeinstellung zurückkehren
möchten – also die Komponenten des Menübands wie-
der voll anzeigen wollen –, öffnen Sie die Datenbank und
lassen Sie die Access-Optionen dafür anzeigen. Wählen
Sie die Kategorie Aktuelle Datenbank und entfernen Sie
den Eintrag im Feld Namen des Menübands. Bestätigen
Sie und schließen Sie die Datenbank. Nach einem weite-
ren Öffnen ist das Menüband wieder in der gewohnten
Form vorhanden.
Die Anpassung für ein Datenbankobjekt
Alternativ können Sie das eben erstellte Menüband
auch nur für den Fall anwenden, dass ein bestimmtes
Formular oder ein Bericht geöffnet wird.
Dazu öffnen Sie das entsprechende Formular oder den
Bericht über den Navigationsbereich. Lassen Sie durch
Drücken von Ì das Eigenschaftenblatt anzeigen. Sor-
gen Sie dafür, dass im Fenster für die Eigenschaften
das gesamte Formular oder der gesamte Bericht aus-
gewählt ist.
Abbildung 29.51
Nur noch die Registerkarte
Datei wird angezeigt.

Wählen Sie im Eigenschaftenblatt die Registerkarte
Andere. Über die Eigenschaft Name der Multifunkti-
onsleiste können Sie den Namen des in der Systemta-
belle USysRibbons definierten Menübands auswählen
( Abbildung 29.52).
Abbildung 29.52  Das Menüband für ein Formular auswählen
Das Prinzip der Anpassung bei Access
Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das
Formular oder den Bericht. Öffnen Sie dann das Objekt
erneut – diesmal in einer Datenansicht. Das von Ihnen
ausgewählte Menüband wird angezeigt ( Abbildung
29.53). Hierbei ist diese Form der Anzeige aber nur
so lange wirksam, solange das entsprechende Formu-
lar oder der Bericht aktuell ist. Wenn Sie dieses Objekt
schließen oder ein anderes Objekt öffnen, wird das
Menü­band wieder in voller Form angezeigt.
Die Systemdateien ausblenden
Nachdem Sie ausgetestet haben, ob das benutzerdefi-
nierte Menüband ordnungsgemäß funktioniert, können
Sie die Systemtabellen wieder ausblenden. Klicken Sie
mit der rechten Maustaste oben im Navigationsbereich
auf die Navigationsleiste und wählen Sie aus dem Kon-
textmenü die Navigationsoptionen. Deaktivieren Sie im
gleichnamigen Dialogfeld unter Anzeigeoptionen das
Kontrollkästchen Systemobjekte anzeigen und bestäti-
gen Sie über OK.
Abbildung 29.53 
Das Menüband bei
einem Formular
799
Stichwortverzeichnis

Stichwortverzeichnis

Dieses Stichwortverzeichnis besteht aus mehreren Abschnitten: im ersten Abschnitt finden Sie das vollständige
Stichwortverzeichnis. Anschließend folgen Abschnitte zu den einzelnen Programmen Word, Excel, Access,
Outlook, PowerPoint, Publisher und OneNote. Die dortigen Stichwortverzeichniseinträge betreffen nur das
jeweilige Programm.

Gesamtindex

Symbole — zum Aktualisieren 388

1:1-Beziehung 360, 378 — zum Erstellen von Tabellen 387
1:n-Beziehung 360, 379 — zur Auswahl 375
3D-Effekte 710 Abfrage-Assistent 373
32 Bit, 64 Bit 31 Abfrage (VBA) 752
1000er-Trennzeichen (Format) 285 Absatz
.accde-Datei 690 — Abstand 137
+, –, *, / (mathematische Operatoren) 383 — Aufzählungsliste 177
.mde-Datei 690 — Ausrichtung 171
=, >, <,<> (Vergleichsoperatoren) 381 — Dialogfeld 173
& (Verkettungsoperator) 382 — Einzug 171
— Format 158
A — formatieren 171
Abfrage — Kontrolle 174
— Aktionen 386 — Marke (nicht druckbares Zeichen) 137
— alle Felder übernehmen 372 — Muster 181
— Ansichten 372 — nicht trennen 175
— Auswertungen 377 — Nummerierte Liste 177
— berechnen darin 382 — Rahmen 181
— Beziehungen zwischen Tabellen 378 — Schattierung 181
— Daten sortieren 375 — Seitenumbruch 174
— Eigenschaften 374 — Tabulatorstopps 175
— Entwurf 371 — Zeilenabstand 171
— erstellen 370 — Zeilenumbruch 174
— Feld umbenennen 376 Absatzformatierung 564
— Felder übernehmen 371 Abschnitt 561, 615
— Filter 379 — erstellen 159
— Kreuztabellenabfrage 373 — Farben 615
— Navigation im Entwurf 371 — Gruppe darin 615
— Parameter 381 — neuen anlegen 615
— Spalten ausblenden 374 — Reihenfolge ändern 616
— Spalten markieren 374 — umbenennen 615
— speichern 372 — Umbruch 159
— Spitzenwerte 377 — Wechsel 159
— über den Entwurf erstellen 370 Abs (Funktion) 384

800
 Stichwortverzeichnis

ABS (Funktion) 264 — Foliensortierung 557

Absolute Bezüge 261 — Gliederung 154, 210
Absolutes Verweisen 756 — Kartenansicht 455
Absolutwert 264 — Leseansicht 557
Abstand 182 — Menü 451
Absteigend (Schaltfläche) 366 — Normal 555
Access-Optionen 426, 437 — Notizenseite 558
— Aktuelle Datenbank 438 — Optionen 220
— Allgemein 437 — Seitenlayout 151
— Clienteinstellungen 442 — Tabellenansicht 454
— Datenblatt 440 — Tages-/Wochen-/Monatsansicht 455
— Objekt-Designer 440 — Vollbild-Lesemodus 151
Achse 304 — Vorschau 456
— Beschriftung 300, 306 — Weblayout 153
— horizontale 305 Ansichten
— Titel dafür 307 — Tabelle 346, 354
— vertikale 305 Ansichtsbereich 453
Add-Ins 68 — Ansichten dafür 454
Aero Snap 47 Antworten auf E-Mail 483
Aggregatfunktion 422 Anweisung, Bedingung 752
Aktionsabfragen 370, 386 Anwendungsfenster 232
Aktive Zelle 755 Anwendungssymbol (Option) 438
Aktivieren 37 Anwendungstitel (Option) 438
Aktivierfolge 419 Anzahl 366
Aktualisieren (Schaltfläche) 386 Anzahl (Auswertungsfunktion) 377
Aktualisierungsabfrage 388 Anzeigeaktualisierungsintervall 445
Aktualisierungsweitergabe 361 Anzeigedauer 578
Aktuelle Datenbank (Optionen dafür) 438 Arbeitsbereich 236
Alle Bilddaten in Bitmaps konvertieren (Option) 439 — speichern 236
Alle Felder ausgeben (Eigenschaft) 374 — wiederherstellen 236
Alle Felder ausgeben (Option) 441 Arbeitsblatt 232
Alle Sortierungen löschen (Schaltfläche) 367 Arbeitsebenen 554
Allgemein (Bereich in den Optionen) 57 Arbeitsmappe 232
Als abgeschlossen kennzeichnen 673 — Blätter darin 237
An Desktop andocken 614 ARBEITSTAG (Funktion) 265
Änderungen für Objektnamenautokorrektur Arbeitswoche 510
protokollieren (Option) 440 Archivierung 543
Animation 578 Argument (Funktion) 262
— Effekte 580 Assistent
— einfache 579 — zur Eingabe von Funktionen 262
— weitere Einstellungen 580 As (VBA-Schlüsselwort) 755
Animationen anzeigen (Option) 444 Audio 629
Anlage 484 — aufzeichnen 630
— Behandlung 537 — Einstellungen 631
— Datei 484 — Wiedergabe 630
— Element 485 Auf abgeschnittene Zahlenfelder prüfen (Option) 439
— verarbeiten 485 Aufgabe 524
Anlage (Datentyp) 355 — als erledigt markieren 533
Anordnen, eingefügte Objekte 712 — eintragen 527
Anordnung 456 — Erinnerung 530
Ansicht 151, 454, 554 — Formular dafür 528
— Aufgaben 524 — korrigieren 530

801
Stichwortverzeichnis

— Optionen dafür 542 AutoText. Siehe Schnellbaustein

— Sortierung 525 AutoVerknüpfung aktivieren (Option) 441
— übertragen 532 AutoVervollständigen 316
— Vorschau 526 AutoWert
— wiederkehrende 530 — (Datentyp) 355, 357
Aufgabenanfrage 531 — Eingabe darin 363
— ablehnen 533 AutoWiederherstellen 327
— beantworten 533
— senden 532 B
— übernehmen 533 Backstage-Ansicht 55
— weiterreichen 533 Balkendiagramm 294
Aufgabenbereich Barrierefreiheit 670
— Recherchieren 112 Barwert 266
— Seriendruck 666 Bearbeitungseinschränkung 673
— Zwischenablage 118 Bearbeitungsleiste 233, 242
Aufgabenleiste 457, 511, 526, 527 Bearbeitungsmodus 371
Aufsteigend (Schaltfläche) 366 Bearbeitungssprache 59
Aufzählung 620 Bedingte Formatierung 291, 419
Aufzählungsliste 177 — Manager dafür 292
Aufzählungszeichen 176 Bedingter Trennstrich 194
Aufzeichnen (Audio und Video) 630 Bedingung 752
Ausblenden Beenden
— Blatt 241 — Programm 38
— Fenster 235 Befehl
— Spalte 289 — rückgängig machen 125
— Zeile 289 — wiederherstellen 125
Ausfüllen 251 Befehlsschaltfläche (Steuerelement) 408
— AutoAusfüllen 253 Befehlszeilenargumente (Option) 445
— Datenreihen 252 Beim Schließen komprimieren (Option) 438
Ausgeblendete Objekte anzeigen 439 Beim Speichern persönliche Daten aus
Ausrichten 593 Dateieigenschaften entfernen (Option) 438
Ausrichtung 171, 282 Benutzerinformationen 34
Ausschneiden 248 Benutzername 58
Auswahl (Schaltfläche) 368, 386 Benutzeroberflächenoptionen 57
Auswahlabfrage 350, 370 Benutzerwörterbuch 109
AutoAusfüllen 253 Berechnen 258
AutoFilter 317 — Tastenkombinationen 261
— benutzerdefinierter 319 Berechnet (Datentyp) 355
AutoForm 698 Berechnungen 382
— erstellen 698 — Formular 419
AutoFormat 115, 316 Berechnungsoptionen 325
AutoGliederung 275 Bereich
AutoIndex beim Importieren/Erstellen (Option) 441 — benennen 272
Autokorrektur 440 — einfügen 254
AutoKorrektur 113 — löschen 255
— Ausnahmen 115 — markieren 243
— AutoFormat 115 Bericht
— Optionen 114 — Ansichten 399
AutoMakro 69 — Assistent 397
Automatischer Download 538 — auswerten 421
Autor, Hinweise dazu 25 — Berechnungen 421
AutoSumme 264 — Bindung an Tabellen oder Abfragen 404

802
 Stichwortverzeichnis

— Entwurf 399 — Aufgaben 524

— erstellen 396 — E-Mail 474
— gruppieren 423 — Kalender 509
— Kopfzeile und Fußzeile 410 — Kontakte 463
— sortieren 423, 424 — PowerPoint 550
— zusätzliche Bereiche anzeigen 403 Bildschirmpräsentation 582
Berichtfehler prüfen (Option) 442 Bildtools 714
Berichtsassistent 397 Blatt 237
Berichtsvorlage (Option) 442 — aus- und einblenden 241
Beschriftung 200 — Darstellungsoptionen 240
— Diagramm 306 — einfügen 238
— einfügen 200 — farbiges Register 241
— zusätzliche Optionen 201 — formatieren 241
Beschriftung (Feldeigenschaft) 355 — Hintergrundbild 242
Besprechung 517 — kopieren 239
— absagen 519 — löschen 239
— Serien dafür 520 — mehrere markieren 238
— zusagen 519 — navigieren dazwischen 237
Bestätigen — organisieren 238
— Eingabe 242 — Tastenkombinationen 237
— Tastenkombinationen 242 — teilen 240
Bestätigen (Option) 443 — umbenennen 241
Betreff 479 — verschieben 239
Beziehung 360 — wechseln 237
— bearbeiten 360 Blattregister 237
— definieren 358 Blocksatz 283
— zwischen Tabellen 378 BOGENMASS (Funktion) 264
Beziehungen (Schaltfläche) 358, 361 Boolean (Variablentyp) 754
Bezug 259, 261 Briefumschläge 641
— absoluter 261 BRTEILJAHRE (Funktion) 265
— Art 326 Bruch
— durch Namen ersetzen 273 — Eingabe 246
— Eingabe 261, 262 — Format 285
— kopieren 251 Buch (Seitenformat) 163
— relativer 261 Buchhaltung (Format) 285
Bild BW (Funktion) 266
— anpassen 714 Byte (VBA-Datentyp) 753
— austauschen 716
— Bereiche ausblenden 716 C
— Bereiche freistellen 716 Callback 792
— einfügen 698 ClipArt 701
— Form 717 Code anzeigen (Schaltfläche) 749
— Formatvorlagen dafür 717 Cos (Funktion) 384
— komprimieren 717 COS (Funktion) 264
— Optionen dazu 699 Cursor mit Eingabetaste bewegen (Option) 442
— Pfad dazu 699 Cursor stoppt beim ersten/letzten Feld (Option) 443
— Rahmen 717 Cursorbewegung (Option) 443
— Ränder abschneiden 718 Cursorverhalten bei Eintritt in Feld (Option) 442
— zuschneiden 718 Custom UI Editor 779
Bildeigenschaften-Speicherformat (Option) 439
Bildlaufleiste 233 D
Bildschirmelemente 44, 135, 232, 450 Date (Datentyp) 754

803
Stichwortverzeichnis

Datei Datendefinition (Schaltfläche) 386

— als Anlage einfügen 484 Datenmakro 430
— Eigenschaften 103 — ereignisgesteuertes 431
— gesperrte Typen 538 — löschen 432
Dateiformat 76, 87, 338, 774 — verwalten 432
— ändern 684 Datenquelle 658
— Bestandteile 775 Datenreihe (Diagramm) 300
— Struktur 774 — ändern 297
Dateiname 86, 337 Datenreihen
Datei (Registerkarte) 55 — ausfüllen 252
Dateisicherheit 92 Datensatz 346
Daten — bearbeiten 364
— aus Access importieren 314 — filtern 367
— aus dem Web importieren 314 — löschen 365
— auslesen 762 — markieren 364
— aus Textdateien importieren 313 — neuen anlegen 362
— automatisch aktualisieren lassen 315 — sortieren 366
— eingeben 242, 362, 363 Datensatzsperrung 444
— eingeben und bearbeiten 232 Datenschnitt 79, 323
— ersetzen 369 Datenschutzoptionen 37, 71
— importierte aktualisieren 315 Datentabelle (Diagramm) 301, 308
— in Steuerelemente schreiben 762 Datentypen 354
— konsolidieren 274 Datum 265
— kopieren 248 — einfügen 196
— korrigieren 243 — Format 285
— speichern 364 — in der Kopfzeile 166
— über VBA auslesen 756 — Tastenkombinationen 248
— über VBA eingeben 756 Datum und Uhrzeit 598, 626
— verschieben 248 Datum und Uhrzeit (Felddatentyp)
— zurückgeben 762 — Eingabe darin 363
— zusammenfassen 274 Datum und Uhrzeit (Schaltfläche) 411
Datenaktualisierungsintervall 445 DATUM (Funktion) 265
Datenaktualisierungsversuche 445 Datumsnavigator 509
Datenanalysen 274 Datums- und Uhrzeitangabe 247
Datenbank Datum/Zeit (Datentyp) 355
— auf Basis einer Vorlage erstellen 338 DAvg (Domänenaggregatfunktion) 385
— neue erstellen 336 DCount (Domänenaggregatfunktion) 385
— öffnen 338 DDE-Vorgänge (Option) 445
— Optionen festlegen 437 Decimal (VBA-Datentyp) 753
— sichern 387, 689 Deinstallation 34
Datenbankdesign 356 Deklarationsanweisung 755
Datenbankentwurf 356 Deklarieren
— Beziehung definieren 358 — Variable 755
— Grundprinzip 356 Design 186, 290, 416, 569
— Primärschlüssel 357 — Elemente zuweisen 188
— referentielle Integrität 361 Details ausblenden (Schaltfläche) 423
— Verknüpfungstyp festlegen 359 Dezimalstelle 284
Datenbankfenster 336, 339 — feste 327
Datenbeschriftungen (Diagramm) 308 Dezimalstellenanzeige (Feldeigenschaft) 354
Datenblatt (Optionen) 440 Dezimalzahlen 245
Datenblattansicht 350, 362 DFirst (Domänenaggregatfunktion) 385
Datendatei 463 DFÜ-Verbindungen 545

804

Diagramm 293
— Achsen 304
— Achsenbeschriftungen 306
— bearbeiten 296, 731
— Beschriftungen 306
— Daten markieren 293
— Datenbeschriftungen 308
— Datenreihen ändern 297
— Datentabelle 308
— Diagrammfläche 300
— Element auswählen 300
— Elemente 298
— erstellen 293
— Fehlerindikatoren 309
— Fenstergröße anpassen 296
— Fläche 300
— Gesamtlayout ändern 298
— Gitternetz ein- und ausschalten 306
— Gitternetzlinien 304
— Größe ändern 296
— Hintergrundfläche 301
— Inhalte festlegen 731
— Legende 307
— löschen 296
— Ort der Anzeige ändern 296
— PivotTable 324
— Position ändern 296
— Titel 306
— Trendlinien 308
— Typ ändern 296
— Typ auswählen 294
— Typ wählen 730
— Vorlage 298
— Vorzugsform 293
— Zeichnungsfläche 300
Dialogfelder 50
Digitale Signatur 672
Dim (VBA-Schlüsselwort) 755
DLast (Domänenaggregatfunktion) 385
DLookup (Domänenaggregatfunktion) 385
DMax (Domänenaggregatfunktion) 385
DMin (Domänenaggregatfunktion) 385
Dokument 82
— als abgeschlossen kennzeichnen 673
— als Ausdruck einfügen 627
— Bearbeitungseinschränkung 673
— direkt auf SkyDrive erstellen 682
— Eigenschaften 103
— im Web bearbeiten 681
— neues erstellen 82
— öffnen 95, 97
— prüfen 669
Stichwortverzeichnis
— schließen 94
— speichern 85
— suchen 99
— umbenennen 90
— verschlüsseln 672
— vom Web öffnen 679
— Vorlage 84
— wiederherstellen 102
Dokumentfenster 123, 232
Dokumentfensteroptionen (Option) 438
Dokumentformat 158
Dokumentnavigationsbereich 78, 144
Dokumentprüfung 56
Dokumentregisterkarten 438
Dokumentvorlage 186
Domänenaggregatfunktionen 384
Doppelklicken (Option) 439
Double (VBA-Datentyp) 753
Drag & Drop 116, 249, 327
Drehen, eingefügtes Objekt 712
Drucken 636
— Anzahl der Exemplare 638
— Ausrichtung 645
— bei Microsoft Access 648
— bei Microsoft Excel 642
— bei Microsoft Outlook 651
— bei Microsoft PowerPoint 653
— bei Microsoft Word 638
— Bereiche festlegen 644
— Blätter auswählen 642
— Briefumschläge 641, 666
— Einstellungen für alle Office-Programme 636
— Etiketten 642
— Kontrolle 646
— mehrseitig 639
— Seitenlayout 640
— Seitenränder festlegen 645
— Skalierung 640, 644
— Sortieren der Seiten 639
— Überschriften 650
— Überschriften wiederholen lassen 645
Drucken (Option) 444
Drucker
— Eigenschaften 637
— wählen 637
DStDev (Domänenaggregatfunktion) 385
DStDevP (Domänenaggregatfunktion) 385
DSum (Domänenaggregatfunktion) 386
Durchstreichen (Zeichenformat) 122
DVar (Domänenaggregatfunktion) 386
DVarP (Domänenaggregatfunktion) 386
805
Stichwortverzeichnis

E — Texte 248
Eckige Klammern 381, 382 — verschieben 248
Eigene Dateien (Ordner) 338 — verwerfen 242
Eigenschaften — Zahlenwerte 245
— alle anzeigen 105 Eingabe erforderlich (Feldeigenschaft) 356
— Dokument 103 Eingabeformat (Feldeigenschaft) 354
— im Dokument anzeigen 104 Eingabemodus 371
Eigenschaftenblatt (Schaltfläche) 402, 409 Eingebettetes Makros 430
Eigenschaftenfenster (Visual Basic-Editor) 749 Einstellungen für Makros 68, 69
Einblenden Einzug 171, 173, 282
— ausgeblendetes Blatt 241 — erste Zeile 173
— ausgeblendetes Fenster 235 — vergrößern 172, 179
— Blatt 241 — verkleinern 172, 179
— Fenster 235 Element
Einblendezeiten 578 — als Anlage einfügen 485
Einfaches Klicken (Option) 439 — einfügen 610
Einfärben 715 — erinnern daran 498
Einfügemarke 45, 135, 136 — in den Hintergrund verschieben 600
— bewegen 140 — kennzeichnen 498
Einfügen 117, 626 — löschen 499
— Audio 629 — suchen 489
— Datum und Uhrzeit 196, 626 Ellipse zeichnen 698
— Diagramm 729 Else (VBA-Schlüsselwort) 752
— Dokumente als Ausdruck 627 E-Mail
— Dokumente oder Dateien 627 — Adresse eingeben 465
— Elemente in ein Dokument 192 — Anlage hinzufügen 484
— Excel-Tabelle 732 — Anlagen 485
— Inhalte 118, 250 — beantworten 483
— Initiale 198 — Betreff 479
— Objekte aus anderen Programmen 732 — empfangen 481
— Optionen 249 — Empfänger festlegen 478
— Signaturzeile 197 — Format wählen 477
— Sonderzeichen 194 — Nachricht eingeben 479
— Tabelle 727 — öffnen 483
— Text aus Datei 734 — Optionen 479
— Textelemente 193 — Programmoberfläche 474
— Video 629 — Regeln verwenden 500
— Zellen und Bereiche 254 — senden 480
Einfügen-Optionen (Schaltfläche) 117 — übertragen 480
Einfügevorschau 77, 79 — verschlüsseln 535
Eingabe 242 — weiterleiten 483, 484
— AutoVervollständigen 316 E-Mail-Sicherheit 534
— bestätigen 242 Empfänger festlegen 478
— Bezüge 261, 262 End If (VBA-Schlüsselwort) 752
— Datums- und Uhrzeitangaben 247 End Sub (VBA-Schlüsselwort) 750
— editieren 248 Endnote 199
— falsche Anzeige 247 — einfügen 199
— Formeln 259 — zusätzliche Option 199
— kopieren 248 Entwicklertools (Registerkarte) 61
— korrigieren 243 Entwurf (Ansicht) 155
— logische Konstante 248 Entwürfe 475
— Taste zum Bestätigen der 242

806
 Stichwortverzeichnis

Entwurfsänderungen für Tabellen in der — Datentypen 354

Datenblattansicht aktivieren (Option) 439 — Eigenschaften 354
Entwurfsbereich (Abfrage) 370 — umbenennen 376
Ereignis 509, 515 Feldgröße (Feldeigenschaft) 354
— einmaliges 515 Feldname 353
— wiederkehrendes 516 Fenster 234
Erinnerung 498, 530 — andocken 47
Ersetzen 149, 256, 257, 369 — aus- und einblenden 235
— einfaches 149 — automatisch anordnen 235
— mit Optionen 150 — Bereiche fixieren 240
— Optionen 257 — Darstellung 124, 235
ERSETZEN (Funktion) 265 — dazwischen wechseln 124
Ersetzen (Schaltfläche) 369 — für Programme 46
Erstinstallation 30 — ganzer Bildschirm 235
Erstzeileneinzug 173 — mehrere Arbeitsmappen 234
Erweitern — nebeneinander vergleichen 235
— Menüband 52 — neues 235
Erweiterungsmodus 142 — wechseln 235
Etiketten 642, 667 fett (Zeichenformat) 121
Excel-Optionen 325 Filialdokument 215
— Anzeige von Elementen 328 — erstellen 216
— Ausschneiden, kopieren und einfügen 328 — öffnen 218
— Erweitert 327 — reduzieren 217
— Formeln 325 — speichern 217
— Speichern 327 — sperren 220
Excel-Tabelle 315, 732 — Verknüpfung aufheben 218
— erstellen 316 — weiter aufteilen 218
— filtern 317 — zusammenführen 219
Exklusiv 444 Filtern 317, 366, 367
Exponentialfunktion 264 — Abfrage 379
Exponential (Funktion) 384 — andere Filterkriterien 380
— AutoFilter 317
F — Ergebnisse an andere Stelle kopieren 320
Falsche Anzeige 247 — Kriterien 380
False (Wert bei VBA) 754 — nach Feldeinträgen 317
Farbe des Fehlerindikators (Option) 442 — nach Feldinhalt 367
Farben 127 — Platzhalter 380
— zusätzliche 127 — Schaltfläche 367
Farbschema 58, 586, 594 — Spezialfilter 319
— eigenes erstellen 595 — Top 10 318
Favoritenordner 453 — weitere Filtermethoden 368
Fax 638 Fixieren, Bereiche 240
Feedback mit Sound (Option) 444 Flächendiagramm 294
Fehlerindikator 309, 442 Folie
Fehlermeldung 269 — Abschnitte 561
Fehlerüberprüfung 326 — bearbeiten 559
— Optionen dazu 326 — erstellen 559
— Regeln dazu 326 — kopieren 560
Fehlerüberprüfung aktivieren (Option) 442 — löschen 560
Feiertage hinzufügen 542 — sortieren 575
Feld 346 — Übergänge 577
— berechnen 382 Format

807
Stichwortverzeichnis

— ersetzen 149 — Grundbegriffe dazu 737

— suchen 148 — im Dokument 743
— übertragen 419 — korrigieren 261
Format für E-Mail 477 — Optionen dafür 739
Format (Feldeigenschaft) 354 — Platzhalter 742
Format (Schaltfläche) 419 — Registerkarte 263
Formatieren 608, 620 — selbst erstellen 740
— Absatz 171, 564 — Sonderzeichen darin 741
— Abschnittswechsel 160 — Strukturen 742
— Aufzählung 620 — Überwachung 269
— Aufzählungszeichen 176 — Überwachungsmodus 270
— Ausrichtung 282 Formelüberwachung 270
— AutoFormat 316 Formular
— bedingtes 291, 419 — Ansichten 395
— Blatt 241 — Assistent dafür 394
— Datenreihen im Diagramm 302 — Berechnungen darin 419
— Formatvorlage 158, 186, 608 — Bindung an Tabellen oder Abfragen 404
— Formular 417 — einfaches 392
— gegliederte Listen 179 — erstellen 391
— Hintergrund 418 — formatieren 416, 417
— Individuelle Formate 609 — für Aufgaben 528
— Kategorien bilden 621 — für E-Mail 476
— Linien 287 — für Kontakte 463
— Muster 288 — geteiltes 392
— Nummerierung 176, 620 — Kopfzeile und Fußzeile 410
— Papierformat 161 — leer 394
— Rahmen 170, 181, 287 — mit mehreren Datensätzen 393
— Schattierung 170, 181 — zusätzliche Bereiche anzeigen 403
— Seitenumbruch 185 Formular anzeigen (Option) 438
— Silbentrennung 184 Formular (Schaltfläche) 391
— Spalten 164, 289 Formularbasierter Filter 440
— Steuerelement 418 Formularentwurf (Schaltfläche) 391
— Zahlenformat 284 Formularvorlage (Option) 441
— Zeichen 182, 565 For...Next-Schleife 753
— Zeichenabstand 182 Fortlaufend (Abschnittswechsel) 160
— Zeilen 289 Freigabe 668
— Zellen 281 — allgemeine Funktionen dazu 676
Formatierung — als abgeschlossen kennzeichnen 673
— ändern 122 — als PDF oder XPS senden 677
— Vorgehensweise 120 — Barrierefreiheit 670
— Zeichnungsobjekte 709 — Bildschirmpräsentation für CD verpacken 692
Formatvorlage 158, 186, 187, 290 — Bildschirmpräsentation übertragen 690
— Design wählen 290 — Für einen anderen Computer speichern 695
— zuweisen 290 — Für professionellen Druck speichern 694
Formatvorlagensatz 186 — Handzettel erstellen 693
Formel 78, 737 — Kompatibilität mit Vorgängerversionen 670
— Ansichten dafür 738 — Kopie über E-Mail senden 676
— Auswertung 270 — Link senden 678
— Berechnungsstrukturen verfolgen 271 — Microsoft Access 2010 685
— editieren 742 — Microsoft PowerPoint 690
— Eingabe durch Zeigen 260 — Microsoft Publisher 2010 694
— eingeben 259, 260 — Problemprüfung 668

808
 Stichwortverzeichnis

— Schutzfunktionen 671 Gitternetzlinien 157, 300, 304

— Video erstellen 691 — ein- und ausschalten 306
— vorbereiten 668 Gitternetzlinien und Zelleffekte (Option) 440
Freigegeben (Option) 444 Glätten (Funktion) 382
Führungslinien 593 GLÄTTEN (Funktion) 265
— ein- und ausblenden 593 Gliederung 210, 562
Funktion — Ansicht 154
— Assistent 262 — AutoGliederung 275
— Datum und Uhrzeit 265 — bearbeiten 212, 214, 563
— eingeben 262 — benutzerdefinierte 276
— Finanzmathematik 266 — Ebenen anzeigen 213
— logisch 267 — Ebenen ein- und ausblenden 276
— mathematisch und trigonometrisch 264 — Einzugsebenen ändern 215
— Nachschlagen und Verweisen 267 — importieren 564
— Text 265 — Tabelle 275
— VBA 751 Gliederungsansicht 210
— verschachteln 268 — Ebene des Textkörpers 212
Funktion der Pfeiltasten (Option) 443 — Eingaben darin 211
Funktionsbibliothek 263 — oberste Ebene 211
Für einen anderen Computer speichern. Siehe Freigabe — untere Ebenen 212
im Stichwortverzeichnis Allgemein Grafik
Fußnote 199 — 3D-Effekte 710
— einfügen 199 — Akzente setzen 709
— zusätzliche Option 199 — als Hintergrund 129
Fußzeile — Bilddateien 698
— bearbeiten 165 — ClipArt 701
— Position 167 — Drehwinkel ändern 705
— einfügen 696, 699
G — Formkontur 709
Ganzer Bildschirm (Ansicht) 235 — Größe ändern 705, 706
Ganzzahl 264 — Position ändern 705, 706
GANZZAHL (Funktion) 264 — Proportionen ändern 706
Gedankenstrich 194 — Schatten 710
Gegliederte Liste 179 — Screenshot 705
Gehe zu (Befehl) 144, 245 — SmartArt 702
Gehe zu (Schaltfläche) 365 — Textfeld 704
Gelöschte Elemente — Tools dafür 705
— leeren 500 — WordArt 700
Gemischte Bezüge 261 — Zeilenumbruch 707
Generator (Schaltfläche) 374 Grammatikprüfung 138
Geschützte Ansicht 70 GROSS (Funktion) 265
Geschützter Trennstrich 194 GROSS2 (Funktion) 265
Gesendete Elemente 475 Großbst (Funktion) 382
Gesperrte Dateitypen 538 Große Nachrichten 476
Gestaltungsvorlage 597 Größenachse 300
— bearbeiten 598 Groß-/Kleinschreibung (Zeichenformat) 122
— einseitige und zweiseitige 599 Gruppe 49, 341
— einsetzen 597 — hinzufügen 343
— schließen 600 Gruppieren 423
— übernehmen 599 — eingefügte Objekte 712
— weitere 599 Gruppieren und Sortieren (Schaltfläche) 423
Geteiltes Formular (Schaltfläche) 391 Grußzeile (Seriendruck) 662

809
Stichwortverzeichnis

Gültigkeitsbereich — weitere Optionen 205

— Private 750 Initial 58, 198
— Public 750 Installation
Gültigkeitsmeldung (Feldeigenschaft) 356 — aktivieren 37
Gültigkeitsregel (Feldeigenschaft) 355 — Alle früheren Versionen entfernen 32
— ändern 35
H — anpassen 32
Halbgeviertstrich 194 — benutzerdefiniert 32
Helligkeit 714 — Benutzerinformationen 34
Herausgeber 66 — Dateispeicherort 34
HEUTE (Funktion) 265 — durchführen 34
Hijri-Kalender 444 — Erstinstallation 30
Hilfe 72 — Komponenten 35
— Offline- und Online-Inhalte 74 — Optionen 33
— Startseite 73 — reparieren 35
— Symbolleiste darin 74 — starten 31
— Zugang 73 — Upgrade 32
Hilfeschaltfläche über XML abschalten 785 — Wartung 34
Hinter den Text (Schaltfläche) 708 Integer (VBA-Datentyp) 753
Hintergrund 418, 597 Internetkonten 458
— eigenen gestalten 597
— einfärben 570, 597 J
Hintergrundbild 242 JAHR (Funktion) 265
Hintergrundfläche (Diagramm) 300, 301 Ja/Nein (Datentyp) 355
Hochgestellt (Zeichenformat) 122 Ja/Nein (Felddatentyp)
HTML 537 — Eingabe darin 364
Hyperlink 736 JETZT (Funktion) 265
— QuickInfo festlegen 737 Junk-E-Mail 475
— zu aktuellem Dokument 736 Junk-E-Mail-Filter 505
— zu Datei 736 — allgemeine Optionen dazu 505
— zu E-Mail-Adresse 737 — erweiterte Optionen dazu 507
— zu neuem Dokument 737
— zu Webseite 736 K
Hyperlink (Datentyp) 355 Kalender 363
— Aufgabenleiste 511
I — auf Microsoft Office Online veröffentlichen 523
If (VBA-Anweisung) 752 — Ereignis 515
IKV (Funktion) 266 — Optionen dafür 542
IME-Modus 443 — Programmelemente 509
Index 202, 357 — Termine darin 516
— Eintrag erstellen 202 — Termin eintragen 511
— erstellen 203 — Terminplanung 520
INDEX (Funktion) 268 — über E-Mail senden 522
Indiziert (Feldeigenschaft) 356, 357 — veröffentlichen 521
Information Rights Management 674 Kalenderansicht
Informationen für Objektnamenautokorrektur — Arbeitswoche 510
protokollieren (Option) 440 — Tagesansicht 510
Informationen zu Sicherheitslücken 38 — weitere Ansichten 510
Inhalte Kalender (Steuerelement) 453
— einfügen 118, 250 Kanonisches Adressformat 465
— suchen 257 Kartenansicht 455
Inhaltsverzeichnis 204 Kataloge 49

810
 Stichwortverzeichnis

— aufklappen 50 — kontextbezogenes Register 165

Kategorien 341, 496, 621 Kopfzeile
— danach suchen 622 — bearbeiten 165
— neue erstellen 497 — Position 167
— Schnellklick 497 Kopie über E-Mail senden 676
Keine Duplikate (Eigenschaft) 374 Kopieren 142
Kennwort 92 — Bezüge 251
— zum Ändern 93 — Blatt 239
— zum Öffnen 92 — Daten 248
Kennzeichnen 620 — Text 116
Kennzeichnung — über Zwischenablage 117
— durchführen 498 Korrektur 106, 140
— durch Schnellklick 499 — AutoKorrektur 113
— löschen 499 — Grammatikprüfung 138
Kerning 182 — Rechtschreibprüfung 107
Kleibst (Funktion) 382 Korrigieren
KLEIN (Funktion) 265 — Eingaben 243
Kommazahlenformat (Schaltfläche) 419 — Formeln 261
Kommentar Kosinus 264
— Makro 427 Kreis zeichnen 698
Kommunikation Kreisdiagramm 293, 294
— Fax 638 Kreuztabellenabfrage 373
Kompatibilität zu den Vorversionen 89 Kreuztabelle (Schaltfläche) 386
Kompatibilitätsmodus 99 Kriterien 380
Kompilieren, Makro 763 Künstlerische Effekte 78, 715
Konsolidieren 274 kursiv (Zeichenformat) 122
Kontakte 463
— Bild 467 L
— Bildschirmelemente 463 Länge (Funktion) 382
— Daten eingeben 463 LÄNGE (Funktion) 265
— Daten korrigieren 469 Lassoauswahl 625
— Daten speichern 468 Layout 589
— Gruppen 469 — ändern 560
— Hauptfenster 463 — Ausrichtung festlegen 415
— Optionen dafür 541 — mit Zeilen und Spalten arbeiten 413
— Visitenkarte 467 — wählen 559
— weitere Informationen 468 — wechseln 413
Kontaktverwaltung 338 Layoutansicht für diese Datenbank aktivieren (Option)
Kontextmenü 54 439
Kontextmenüleiste (Option) 439 Layoutführungslinien 590
Konto 458 Leeres Formular (Schaltfläche) 391
— Assistent zum Einrichten 460 Leerraum zwischen Seiten 151
— bearbeiten 462 Leerzeichen (nicht druckbares Zeichen) 137
— einrichten 459 Legende 300, 307
— Einstellungen testen 462 Lesebereich 456
— löschen 463 — anpassen 540
— manuell einrichten 461 Lesebestätigung
— reparieren 462 — Standardeinstellung dafür 541
— Typen von Internetkonten 458 Ligatur 183
Kontrast 714 Lineal 155, 588
Kontrollkästchen (Steuerelement) 407 — Nullpunkte verschieben 588
Kopf- und Fußzeile 598 — verschieben 588

811
Stichwortverzeichnis

Linealführungslinien 592 — Tastenkombinationen 244

Linie (Steuerelement) 409 — Text 141
Linie zeichnen 697 — über das Namenfeld 244
Linien 287 — über die Maus 243
Liniendiagramm 294 — über die Tastatur 244
Linksbündig (Ausrichtung) 282 Markierungsverhalten (Option) 441
Liste Master 566
— Anzeigen von Werten in (Option) 440 — Design 569
— benutzerdefinierte 330 — erstellen 568
— benutzerdefinierte bearbeiten 330 — Folien 567
Listenfeld (Steuerelement) 408 — Hintergrund 570
Livevorschau 57 — Notizen 573
Lizenzvertrag 32 — Textelemente 572
LN (Funktion) 264 — zusätzliche Elemente 572
LOG10 (Funktion) 265 Masterdokument 215
Logarithmus 264 Mathematische Gleichungen 78
Logarithmus (Funktion) 384 Max Datensätze (Eigenschaft) 374
Logische Konstante 248 Maximieren (Fenster) 46
Logo (Schaltfläche) 410 MDI 124
Long (VBA-Datentyp) 753 Mehrere Elemente (Schaltfläche) 391
Löschen 344 Memo (Datentyp) 355
— Bereich 255 — Eingabe darin 364
— Blatt 239 Menüband 47, 233
— Diagramm 296 — anpassen 60, 776
— Element 499 — Anpassungen exportieren 62
— Zeichen 140 — Anpassungen zurücksetzen 63
— Zelle 255 — Anpassungsdatei einbinden 778
Löschen (Schaltfläche) 386 — Anpassungsdatei erstellen 778
Löschweitergabe 362 — arbeiten damit 51
— Befehle hinzufügen 62
M — Callbacks dafür 792
Makro 349, 426, 744 — Editor zum Anpassen 779
— Aktionen 427 — erweitern 52
— Aktionen hinzufügen 429 — für die gesamte Datenbank 797
— Aktionsargumente 429 — für ein Datenbankobjekt 798
— aufzeichnen 745 — Gruppen benennen 62
— ausführen 429, 746 — minimieren 52
— benennen 429 — Nachteile 48
— Dateiformat 747 — Namen der Steuerelemente darin 780
— eingebettetes 430 — neue Gruppen 62
— Entwurf 430 — neue Registerkarte 61
— erstellen 745 — Prinzip der individuellen Anpassung 777
— Kommentar 427 — Register ein- und ausblenden 61
— kompilieren 763 — Registerkarte 47
— manuelle Ausführung 429 — Registerkarten umbenennen 62
— Name 745 — Reihenfolge der Elemente festlegen 62
— Tastatur zum Starten verwenden 747 — steuern über Tastatur 52
Makrofenster 426 — Symbole darin 784
Mappe1 83 — Typen von Steuerelementen darin 780
Markieren 141, 243 — Vorteile 48
— für Diagrammerstellung 293 Menübandoptionen 439
— in der Gliederungsansicht 214 Microsoft Office

812
 Stichwortverzeichnis

— Version 2003 47 NETTOARBEITSTAGE (Funktion) 266

— Version 2007 47, 55 Neu
Microsoft Office Tools 36 — Datenbank 336
Miniaturansichten 157 — Dokument 82
Minimieren — Leeres Dokument 83
— Fenster 46 — Tabelle 351, 353
— Menüband 52 Neue Werte (Feldeigenschaft) 355
Minisymbolleiste 54, 57 Neuheiten
Minuszeichen 245 — bedingte Formatierung 80
Mit Text in Zeile (Schaltfläche) 708 — bei Access 2010 80
Mittelwert 366 — bei Excel 2010 78
Mittelwert (Auswertungsfunktion) 378 — bei OneNote 2010 81
Mittig (Ausrichtung) 282 — bei Outlook 2010 81
Mod (Operator) 383 — bei PowerPoint 2010 81
Modul 349 — bei Word 2010 78
MONAT (Funktion) 266 — Datenschnitte 79
Multifunktionsleiste. Siehe Menüband — Dokumentnavigationsbereich 78
Multiple-Document Interface 124 — Einfügevorschau 77
Muster 128, 181, 288 — Freigabe 76
— auf der Seite 168 — künstlerische Effekte 78
— mathematische Gleichungen 78
N — Menüband 47
Nach Gruppe filtern 342 — Registerkarte Datei 55
Nachschlageassistent (Datentyp) 355 — Screenshot 78
Nachschlagefeld (Felddatentyp) — Sparklines 80
— Eingabe darin 363 — Suche 78
Nächste Seite (Abschnittswechsel) 160 — weitere 76
Name 272 NICHT (Funktion) 267
— als Bezug 273 Nicht druckbare Zeichen 137
— als Sprungadresse 245 Nicht gespeicherte Dokumente 96
— einfügen 272 Notiz 619
— übernehmen 272 — eingeben 619
— verwenden 273 — eintippen 619
— zum Markieren verwenden 273 — speichern 620
Namensfeld 244, 273 — verschieben 619
Navigationsbereich 86, 144, 156, 206, 339, 452, 588 Notizbuch 614
— allgemeine Einstellungen 452 — Abschnitte darin 615
— anzeigen lassen 207 — neues anlegen 614
— Favoriten 453 — suchen darin 622
— Navigation darin 207 — weitere Befehle dazu 615
— oberer Abschnitt 453 Notizenmaster 573
— Register 207 Nullpunkte verschieben 588
— Struktur des Dokuments ändern 208 Nummerierte Liste 177
— unterer Abschnitt 452 Nummerierung 176, 620
— weitere Aktionen darin 210
Navigationsbereich anzeigen (Option) 439 O
Navigationsformular 395 Oben (Ausrichtung) 282
Navigationsmodus 371 Objekt 732
Navigationsoptionen 439 — aus vorhandenen Dateien erstellen 734
Navigationsschaltflächen 364 — einfügen 565
Navigieren zu Kategorie 341 — Entwurf ändern 345
Nebeneinander vergleichen, Dokumente 235 — leeres erstellen 732

813
Stichwortverzeichnis

Objekt anzeigen (Schaltfläche) 749 — Sortieren 321

Objekt-Designer 440 — Speichern 90
Objektfeld (Steuerelement) 409 — Suchen 257
Objektnamenautokorrektur ausführen (Option) 440 — zu Programmen 56
Objektnamen-Autokorrektur (Option) 440 Optionsfeld (Steuerelement) 408
ODER (Funktion) 267 Optionsgruppe (Steuerelement) 408
ODER (Verknüpfung) 380 Optische Effekte 577
Office (Schaltfläche bei 2007) 55 Ordner 493
Office Web Apps 76, 678, 679 — darin verschieben oder kopieren 494
Office-Tools 36 — für E-Mail 474
Office-Zwischenablage 118 — neue anlegen 493
Öffnen 97 — verwalten 493
— als Kopie 97 Ordner (Liste) 86
— Datenbank 338 Ordner wechseln (Schaltfläche) 749
— Dialogfeld 96 Outlook
— Dokument 95 — automatisch öffnen 42
— Dokumente aus älteren Programmversionen 99 Outlook Heute 457
— Formular 427 Outlook-Leiste 452
— frühere Versionen eines Dokuments 101
— kennwortgeschütztes Dokument 93 P
— Kompatibilitätsmodus 99 Papier
— mehrere Dokumente gleichzeitig 98 — Format 161
— nicht gespeicherte Dokumente 96 — Seitenränder 162
— Schnellzugriff 96 Parameterabfragen 381
— schreibgeschützt 97 Passend (Schaltfläche) 708
— Tabelle 362 Pass-Through-Abfrage (Schaltfläche) 386
— über Sprunglisten 98 PDF-Dokument 684
— vom Desktop aus 98 Pfeil zeichnen 698
— Vorlage 84 PI (Funktion) 265
— zuletzt verwendete Dokumente 95 Pin-Symbole 95
Öffnen (Schaltfläche) 56 PivotChart 324
Öffnen und reparieren 97 PivotChart (Schaltfläche) 391
OLE-Objekt (Datentyp) 355 PivotTable 321
OLE-Objekt (Felddatentyp) — Datenschnitt 323
— Eingabe darin 364 — Diagramm 324
OpenDocument (Dateiformat) 76 — erstellen 321
Operatoren Platzhalter 369, 380
— arithmetische 383 Postausgang 475
Optimierung (Zielwertsuche) 278 Posteingang 475
Optionen 325, 534 Postleitzahl 286
— Anlagenbehandlung 537 Potenz 265
— Aufgaben 542 POTENZ (Funktion) 265
— Automatischer Download 538 PowerPoint
— Balken- und Säulendiagramme 303 — Bildschirmelemente 550
— E-Mail 539 Präsentation
— E-Mail-Sicherheit 534 — einrichten 575
— Erweitert 542 — Übergänge 577
— Kalender 542 — zielgruppenorientierte 575
— Kontakte 541 Primärschlüssel 353, 357
— Kreis- und Ringdiagramme 303 — einzelne Felder 358
— Netzdiagramme 304 Problemprüfung 668
— Recherche 113 Product Key 32

814
 Stichwortverzeichnis

Produktschlüssel. Siehe Product Key Referentielle Integrität 361

Programmgesteuerter Zugriff 539 Referenz 199
Programmhilfen 72 — Beschriftung 200
Programmoberfläche 44, 135, 232, 450, 585, 612 — Endnoten 199
— Aufgaben 524 — Fußnoten 199
— Outlook — Index und Verzeichnisse 202
— — E-Mail 474 — Inhaltsverzeichnis 204
— — Kalender 509 — Querverweis 202
— — Kontakte 463 — Verzeichnisse 204
— Symbolleiste für den Schnellzugriff 614 Regeln 500
— wichtige Elemente 613 — anwenden 503
Programmoptionen 56 — auf Basis einer Nachricht erstellen 500
— Allgemein 56, 57 — erstellen 501
— Menüband anpassen 60 — — aus Vorlage 501
— Spracheinstellungen 58 — — ohne Vorlage 502
— über XML einstellen 793 — exportieren 504
Programmwartung 34 — für Anfragen 504
Projekt-Explorer (Visual Basic-Editor) 748 — importieren 504
Prozedur (Visual Basic) 750 Registerfarbe 241
Prozent (Format) 246, 285 Registerkarte 48
Prozentformat (Schaltfläche) 419 — Befehle darin 49
Publikation — benutzerdefinierte über XML erstellen 788
— erstellen 585 — Gruppe mit Steuerelementen über XML erstellen 789
— Farbschema 586 — Gruppen darin 47
— Schriftartenschema 586 — im Menüband 47
— Standardformate dafür 585 — Kataloge darin 49
Punktdiagramm (XY) 294 — kontextbezogene 51
— neue Gruppe über XML erstellen 789
Q — über XML ausblenden 786, 788
Quadratwurzel 265 Registerkarte Datei
Quellbildformat beibehalten (Option) 439 — Befehle über XML ausblenden 787
Querverweis 202 Registerlasche 237
QuickInfo-Format 58 Reihenachse 300
QuickSteps 495 Relative Bezüge 261
QWurzel (Funktion) 384 Reparieren 35
Rest einer Division 265
R REST (Funktion) 265
Radieren 625 Return (VBA-Schlüsselwort) 752
Rahmen 170, 181, 287 ribbon (Steuerelement im Menüband) 797, 798
Range (VBA-Methode) 756 Ringdiagramm 293
Range-Objekt 759 RMZ (Funktion) 266
Recherchieren 112 Rubrikenachse 300
— Optionen 113 Rückgängig
Rechteck (Schaltfläche) 708 — Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff 53
Rechteck (Steuerelement) 409 Rückgängig machen 125
Rechteck zeichnen 697 — Eingabe 242
Rechtsbündig (Ausrichtung) 282 Runden (Funktion) 384
Rechtschreibprüfung 107
— Einstellungen 108 S
— im Hintergrund 138 SÄUBERN (Funktion) 265
— Sprache dafür festlegen 110 Säulendiagramm 294
Rechts (Funktion) 382 Schatten 710

815
Stichwortverzeichnis

Schattierung 170, 181 — Standardformate 590

Schleife 752 — Vorlage benutzen 616
— For...Next 753 — Vorlage erstellen 617
— Zählervariable 753 — Wasserzeichen 169
Schließen Seitenansicht 648
— Dokument 94 Seitenbestandteile 610
— Fenster 46 Seitenformat 568
Schnellbaustein 195 Seitenhintergrund 168
— bearbeiten 196 Seitenlayout
— einfügen 196 — Abschnitte 160
— erstellen 195 Seitenlayout (Ansicht) 151
Schnelldruck 651 Seitenlayout (Register) 158
Schnellformatvorlage 186, 187 Seitenumbruch 174, 185
Schnellklickkategorie 497 Seitenumbruch (Steuerelement) 409
Schnellzugriff auf Dokumente 96 Seitenvorlage 616
Schreibschutz 93 Seitenzahl 165, 598
Schriftart 120, 121, 281 — einfügen 167
— Standard 325 — Format 168
Schriftart zum Erstellen von Abfragen (Option) 441 Selection-Objekt 757
Schriftartenschema 586 Seriendruck 655
Schriftfarbe (Zeichenformat) 122 — Adressblock 661
Schriftformat — Adressinformationen einfügen 661
— Tastenkombinationen 281 — Aufgabenbereich 666
Schriftgrad 121, 325 — auf Outlook zugreifen 657
Schriftgröße 121, 281 — aus anderen Programmen heraus 659
Schriftschema 596 — aus Word heraus 656
— eigenes erstellen 596 — Ausdruck 664
— wählen 596 — Briefumschläge 666
Schriftstil 281 — Daten aus Access oder Excel verwenden 658
Screenshot 78, 705 — Datenquelle auswählen 658
SDI 123 — Datenquelle bereitstellen 656
Seite 589, 616 — Dokumenttyp wählen 661
— 2 pro Blatt 163 — drucken 665
— benennen 594 — E-Mail erzeugen 665
— einrichten 161, 590, 652 — Empfängerliste bearbeiten 659
— Farben 168 — Fehlerbehandlung 666
— gegenüberliegende 163 — Felder zuordnen 658
— Gestaltungsvorlage 597 — Grußzeile einfügen 662
— Hintergrund 168 — Kontrolle 664
— Hintergrundgestaltung 597 — Liste in Word erstellen 656
— Layout 589 — Regeln bilden 663
— Layoutführungslinien 590 — Starten von Access 2010 her 661
— leere anlegen 616 — Starten von Outlook 2010 her 659
— leere einfügen 594 — weitere Felder einfügen 663
— Linealführungslinien 592 Seriendruck-Assistent 666
— löschen 594, 619 Serifen 120
— mehrere 163 SharePoint 683
— Muster 168 SharePoint-Listen (Schaltfläche) 351
— neue einfügen 593 Sicherheitscenter 65
— Platz schaffen 620 — Add-Ins 68
— Ränder 162 — Datenschutzoptionen 71
— Reihenfolge 594 — Einstellungen für Makros 68, 69

816
 Stichwortverzeichnis

— Statusleiste 71 Spalten löschen (Schaltfläche) 374

— Vertrauenswürdige Dokumente 70 Spaltenkopf 244
— Vertrauenswürdige Herausgeber 66 SparkLine 310
— Vertrauenswürdige Speicherorte 67 — Trend anzeigen 311
Sicherungskopie 225 — verfeinern 311
Signaturzeile 197 Sparklines 80
— erstellen 197 Speichern
Signieren 197 — Änderungen 90
Silbentrennung 184 — Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff 53
— automatische 184 — Dateiformat 87
— Kontrolle 184 — Dateiname 86
— manuelle 185 — Dateisicherheit 92
Sin (Funktion) 384 — Daten 364
SIN (Funktion) 265 — Dokument 85
Single (VBA-Datentyp) 753 — Navigationsbereich 86
Sinus 262, 265 — Optionen 90
SkyDrive 680, 682 — Optionen dazu 327
— Dateiverwaltung 683 — Speicherort 85
— Dokument bearbeiten 681 — über Titelleiste navigieren 87
— Dokument erstellen 682 — Vorlagen 94
SmartArt 702 — zum ersten Mal 85
— einfügen 702 Speichern unter (Schaltfläche) 56, 352
— Elemente hinzufügen 719 Speichern unter-Dialogfeld 85
— Formatieren 722 Speicherort 85, 338
— Formatvorlagen 721, 722 Sperren (Zeichen) 182
— Formen verändern 722 Spezialfilter 319
— Layout wechseln 720 Spitzenwerte 377
— Text hinzufügen 704 Sprache
— Verfeinern und formatieren 704 — festlegen 110
— Zurücksetzen 721 — in Windows 7 aktivieren 59
SmartArt-Tools 718 Spracheinstellungen 58
Softwarevoraussetzungen 24 Sprungliste 98
Sonderformat 286 Spur zum Fehler (Option) 442
Sonderzeichen 193, 194 Spur zum Nachfolger 271
Sortieren 320, 366, 424 Spur zum Vorgänger 271
— Abfrage 375 SQL Server-kompatible Syntax (Option) 441
— nach mehreren Feldern 376 Standard (Format) 285
— Optionen 321 Standardbefehle 106
Sortieren und filtern (Gruppe in der Multifunktionsleiste) Standarddateiformat (Option) 437
366 Standarddatenbankordner (Option) 437
Sortierreihenfolge bei neuer DB (Option) 438 Standardfeldtyp (Option) 441
Soziale Netzwerke 471 Standardgitternetzlinien (Option) 440
— Add-Ins bereitstellen 472 Standardkontextmenüs zulassen (Option) 439
— Connector einrichten 471 Standardöffnungsmodus (Option) 444
— deaktivieren 472 Standardrichtung (Option) 443
— Personenbereich 473 Standardschriftart 325
— Personenbereich anzeigen 471 Standardschriftart (Option) 440
Spalte 164 Standardspaltenbreite (Option) 440
— ausblenden 289 Standardspeicherort 91
— einfügen (Schaltfläche) 374 Standardtextfeldgröße (Option) 441
— formatieren 289 Standardwert (Feldeigenschaft) 355
SPALTE (Funktion) 267 Standardzahlenfeldgröße (Option) 441

817
Stichwortverzeichnis
Standardzelleffekt (Option) 440
Starten
— automatisch 40
— Eigenschaften dafür festlegen 41
— Hilfsmittel dazu 39
— Optionen dazu 42
— über das Menü Start 36
— über eine Verknüpfung 40
— von Office-Programmen 36
— zum ersten Mal 36
Start-Menü 36, 39
Statistische Auswertung 365, 377
Statusleiste 45, 135, 233, 444
Statusleiste (Sicherheitscenter) 71
Statusleiste anzeigen (Option) 438
Steueranweisung (VBA) 752
Steuerelement
— anordnen 411
— editieren 416
— Eigenschaften 409
— formatieren 418
— Hilfsmittel zur Ausrichtung 411
— markieren 418
— Methoden zum Einfügen 405
— über das Menüband einfügen 407
— über die Feldliste einfügen 406
Steuerelementassistent 410
Stichwortverzeichnis 202
String, Zeichenkettenvariable 754
StrReverse (Funktion) 382
StrVgl (Funktion) 382
Sub-Prozeduren (VBA) 750
Sub (VBA-Schlüsselwort) 750
Suchen 99, 145, 256, 368, 489, 622
— alle Fundstellen markieren 148
— andere Methoden 369
— Dokument 99
— erweitert 490
— erweiterte Suche 147
— Filterfunktionen 100
— Formate 148
— im Navigationsbereich 145, 208, 344
— Kategorien 622
— nach Inhalten 257
— Optionen 257
— Optionen dazu 146
— Platzhalter 369
— sonstige Elemente 148
— Text 144
— Texteintragungen 622
— über das Menü Start 99
— über den Windows-Explorer 99
818
— über ein Dialogfeld 99, 147
— von der Programmoberfläche aus 150
Suchen/Ersetzen-Standard 443
Suchen (Gruppe in der Multifunktionsleiste) 368
Suchen (Schaltfläche) 368
Suchen und Ersetzen 368
Suchoptionen 491
Suchordner 476, 492
— vordefinierte 492
— weitere hinzufügen 492
Summe 265, 365, 377
Summe (Auswertungsfunktion) 377
SUMME (Funktion) 264, 265
Summen (Schaltfläche) 365, 423
Summenzeile 365
SVERWEIS (Funktion) 267
Symbol
— einfügen 193
— Tastenkürzel dafür 194
Symbolleiste
— Vollbild-Lesemodus 153
Symbolleiste für den Schnellzugriff 53, 614
— anpassen 53, 64
— über XML anpassen 787
— unter dem Menüband anzeigen (Option) 54
— verschieben 54
Symbolleistenoptionen 439
Systemanforderungen 31
Systemobjekte anzeigen (Option) 439
Systemtabelle 795
— Eingaben darin 797
— ein- und ausblenden 795
— erstellen 796
Szenario 277
T
Tabelle 233, 727
— anlegen 351, 353
— Beziehungen 360
— Daten eingeben 362, 363
— Datensätze bearbeiten 364
— Datensatz markieren 364
— Daten speichern 364
— definieren 351
— editieren 354, 729
— Eingaben darin 729
— erstellen 727
— öffnen 362
— Text dahin umwandeln 728
— verknüpfen 358
— zeichnen 729
Tabelle (Schaltfläche) 351
 Stichwortverzeichnis

Tabelle anzeigen (Schaltfläche) 361, 370, 374 Terminplanung 517

Tabelle erstellen (Schaltfläche) 386 — eigene Termine 520
Tabelle1 237 — Gruppentermine 521
Tabellen und damit verbundene Sichten 341 Text
Tabellenansicht 454 — aus Zwischenablage einfügen 606
Tabellenentwurf (Option) 440 — automatisierte Eingabe 141
Tabellenentwurf (Schaltfläche) 351 — bearbeiten 141, 600, 608
Tabellenerstellungsabfrage 387 — einfügen 600
Tabellennamen anzeigen (Option) 441 — eingeben 136, 561, 619
Tabulatorsprung (nicht druckbares Zeichen) 137 — ersetzen 149
Tabulatorstopp 175 — formatieren 564, 608
— über das Dialogfeld setzen 175 — importieren 604
— über das Lineal setzen 176 — in eine Tabelle umwandeln 728
Tages-/Wochen-/Monatsansicht 455 — in Gliederung 562
TAG (Funktion) 266 — in Rahmen 604
Tan (Funktion) 384 — kopieren 116, 142, 608
TAN (Funktion) 265 — korrigieren 138
Tangens 265 — löschen 140
Taskleiste 40, 46 — markieren 141, 608
Tastatur — suchen 144
— für das Menüband benutzen 52 — Überlauf 605
Tastenkombinationen — überschreiben 140
— aktuelles Datum und Uhrzeit einfügen 248 — verschieben 116, 142, 608
— anpassen 63 — während der Aufzeichnung notieren 631
— Bearbeitungs-/Navigationsmodus 371 Text (Datentyp) 355
— Blattwechsel 237 Texteingaben 248
— eckige Klammern 381 — bearbeiten 382
— Eingabe bestätigen 242 Textfeld 600, 704, 713
— Feldeigenschaften 354 — Ausrichtung 601
— für Makro 745, 747 — Eigenschaften einstellen 601
— für Schriftformate 281 — erstellen 600
— für Zahlenformate 286 — Form ändern 714
— für Zeilenumbruch in WordArt 701 — Ränder 602
— neuer Datensatz 363 — Spalten 601
— Speichern 364 — Text anpassen 602
— spezielle Feldinhalte 364 — Textrichtung ändern 713
— Zellen markieren 244 — verknüpfen 603, 713
— zum Bewegen in Tabellen 729 Texthervorhebungsfarbe (Zeichenformat) 122
— zum manuellen Berechnen 261 Textmarke 735
Tastenkombinationsfehler prüfen (Option) 442 Textrichtung ändern 713
Tausendertrennzeichen 285 Thesaurus 112
Teilen, Blatt 240 Tiefgestellt (Zeichenformat) 122
TEIL (Funktion) 265 Titel (Diagramm) 306
Telefon Titelleiste 45, 135
— Nummern eingeben 465 Titel (Schaltfläche) 410
Termin 508 Top 10, Filter 318
— einmaliger 511 Trendlinien 308
— Serie 514 Trennstrich
— — bearbeiten 515 — bedingter 194
— — definieren 514 — geschützter 194
— verschieben 517 True (Wert bei VBA) 754
— wiederkehrender 514

819
Stichwortverzeichnis
U — im Startmenü 40
Überlappende Fenster 438
Übermittlungsgruppen 481
Überschreiben, Zellinhalte 327
Überschreibmodus 140
Überschriften (Ausdruck) 650
Übersetzung 110
Übertragung 481
Uhrzeit
— einfügen 196
— Tastenkombinationen 248
Uhrzeit (Format) 285
Umbenennen 344
— Blatt 241
Umbruch
— Tastenkombinationen 283
Umschaltfläche (Steuerelement) 408
Umschläge 667
UND (Funktion) 267
UND (Verknüpfung) 380
Ungelesene Nachrichten 476
Union-Abfrage (Schaltfläche) 386
Unten (Ausrichtung) 282
Unterhaltung 487
Unterschneidung 182, 183
Unterstreichen (Zeichenformat) 122
Upgrade 32
V — Optionen dafür 725
Variable
— deklarieren 755
Variant (Datentyp) 755
VBA 750
— bei Access 762
— bei Excel 755
— bei Outlook 762
— bei Word 757
— Codefenster erstellen 749
— Editor anzeigen 747
— Editor aufrufen 747
— Fenster 748
— For...Next-Schleife 753
— Funktionen 751
— If-Anweisung 752
— Prozeduren 750
— Steueranweisung 752
— Variable und Konstante 753
Vergleichsoperatoren 380
Vergrößerungsmaßstab 126, 235
Verkleinerungsleiste 339
Verknüpfung 39
— auf dem Desktop 40
820
— in der Taskleiste 40
— über das Programm selbst 40
— zum Programmstart verwenden 40
Verknüpfungseigenschaften 359, 360
Verknüpfungstyp 359
Verschieben 142
— Blatt 239
— Daten 248
— Text 116
— über die Zwischenablage 117
Verteilerliste 469
— anzeigen 471
— definieren 469
Vertrauensstellungscenter. Siehe Sicherheitscenter
Vertrauenswürdige Dokumente 70
Vertrauenswürdige Herausgeber 66
Vertrauenswürdige Speicherorte 67
Verweisen
— absolutes 756
— auf die aktive Zelle 755
Verzeichnis 202
Video 629, 723
— aufzeichnen 630
— beschneiden 724
— Effekte für die Wiedergabe 724
— Einstellungen 631
— Format 723
— Wiedergabe 630, 723
— Wiedergabeoptionen 724
— zuschneiden 724
Vierstellige Jahreszahlenformatierung (Option) 444
Visitenkarte 467
Visual Basic für Applikationen 349
Vollbild-Lesemodus (Ansicht) 151
Vollständige Menüs zulassen (Option) 439
Vor den Text (Schaltfläche) 708
Vorlage 84, 186, 338, 552
— auf Office.com 84
— eigene erstellen 94, 617
— nutzen 616
— öffnen 84
— speichern 94
— zuletzt verwendete 84
Vorlagensatz zuweisen 188
Vorschau
— Aufgaben 526
Vorzchn (Funktion) 384
Vorzeichen 265
VORZEICHEN (Funktion) 265
Vorzugsform (Diagramm) 293
 Stichwortverzeichnis

W Word-Tabelle 727
Währung (Datentyp) 355 Wörter zählen 137
Währung (Format) 285 Wörterbuch (Recherche) 112
Währungsformat 246 Wurzel 265
Währungsformat (Schaltfläche) 419 WURZEL (Funktion) 265
Wasserzeichen 169 Wurzel ziehen 383
Web WVERWEIS (Funktion) 267
— Dokument dort bearbeiten 679
— Dokument dort speichern 678 X
— Dokument von dort öffnen 679 XML 764
— neuen Ordner erstellen 679 — Anpassung des Menübands 764, 795
Web Apps 678, 679 — Ansichtsoptionen 774
Webdatenbank 686 — Datei in Word öffnen 767
— Datenbank erstellen 686 — Daten speichern 772
— Datenbankobjekte anlegen 686 — Daten überprüfen 771
— Prüfen, Veröffentlichen und Synchronisieren 688 — Einführung dazu 764
— speichern 689 — Markups 765
Weblayout (Ansicht) 153 — Optionen 773
Weboptionen 227 — Schema 766, 768
Weitere Felder 663 — Schema an ein Dokument anfügen 769
Weitere Formulare (Schaltfläche) 391 — Schemabibliothek 768
Weiterleiten 483 — Schemaeinstellungen 768
Weitersuchen (Schaltfläche) 369 — Schemas verwalten 768
WENN (Funktion) 267 — Schemaüberprüfungsoptionen 774
WERT (Funktion) 265 — Speicheroptionen 773
Wie (Ausdruck) 380 — Tags 765
Wiedergabe (Audio und Video) 630 — Tags aus dem Schama übernehmen 769
Wiederherstellen — Tags entfernen 770
— Arbeitsbereich 236 — Transformation 766
— Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff 53 XPS-Dokument 684
Wiederholen
— Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff 53 Z
Windows-Explorer Zahl (Datentyp) 355
— Navigation 86 Zahlenformat 284
Windows Live ID 679 — Tastenkombinationen 286
Windows XP 24 Zahlenwerte 245
WOCHENTAG (Funktion) 266 — berechnen 258
Word — eingeben 245
— Gestaltung der Oberfläche 776 Zahlenzeichen (Darstellung) 183
— Programmoberfläche 44, 135 Zählervariable 753
WordArt 700, 710 Zahl (Format) 285
— Füllfarben 712 Zahlung 266
— Schnellformatvorlagen 710 Zehnerpotenz 246
Word-Optionen 220 Zeichen
— Ansicht 220 — einfügen 140
— Anzeigen von Elementen 224 — löschen 140
— Ausschneiden, Kopieren und Einfügen 222 — nicht druckbare 137
— Dateispeicherorte 226 — überschreiben 140
— Dokumentinhalt 223 Zeichenabstand 182
— Drucken 221, 224 Zeichenformat 158
— Erweitert 221 Zeichenformatierung 120, 182, 565
— Speichern 225 Zeichentools 708

821
Stichwortverzeichnis

— Formen ändern 708 — benennen 272

Zeichnen 624, 625 — Bezug 259
— Radieren 625 — einfügen 254
— weitere Werkzeuge 625 — formatieren 281
— Werkzeuge dazu 624 — löschen 255
Zeichnungsbereich 713 — markieren 243
Zeichnungsfläche (Diagramm) 300 — überschreiben 327
Zeichnungsobjekt 697 Zellen (Tabellen) 727
— AutoFormen 698 Zentraldokument 215
— einfaches 697 — erstellen 216
— formatieren 709 — in Filialdokumente aufteilen 215
— Grafik 697 — speichern 217
Zeile 233 Zentriert (Ausrichtung) 282
— ausblenden 289 Zertifikate 536
— formatieren 289 Zielgruppenorientierte Präsentation 575
Zeile einfügen (Schaltfläche) 374 Zielwertsuche 278
ZEILE (Funktion) 268 ZINS (Funktion) 266
Zeile löschen (Schaltfläche) 374 Zinsfuß 266
Zeilenabstand 137, 171, 173 Zinssatz 266
Zeilenkopf 244 Zirkelbezüge 325
Zeilenumbruch 174, 283 Zoom 126, 364, 371
Zeilenwechsel (nicht druckbares Zeichen) 137 Zukunftswert 266
Zelladresse 233 Zuletzt verwendete Dokumente 95
Zellbearbeitung Zur Nachverfolgung 476
— direkte 327 Zusammenfassen, Daten 274
Zelle 233 Zuschneiden 718
— abhängige 259 ZW (Funktion) 266
— Adresse 233 Zwischenablage 117, 118, 249
— aktive 233, 755 ZZR (Funktion) 266

822
 Stichwortverzeichnis

Word2010

A — einfügen 196
Absatz — in der Kopfzeile 166
— Abstand 137 Design 186
— Aufzählungsliste 177 — Elemente zuweisen 188
— Ausrichtung 171 Dokumentformat 158
— Dialogfeld 173 Dokumentnavigationsbereich 144
— Einzug 171 Dokumentvorlage 186
— Format 158
— formatieren 171 E
— Kontrolle 174 Einfügemarke 135, 136
— Marke (nicht druckbares Zeichen) 137 — bewegen 140
— Muster 181 Einfügen
— nicht trennen 175 — Datum und Uhrzeit 196
— Nummerierte Liste 177 — Elemente in ein Dokument 192
— Rahmen 181 — Initiale 198
— Schattierung 181 — Signaturzeile 197
— Seitenumbruch 174 — Sonderzeichen 194
— Tabulatorstopps 175 — Textelemente 193
— Zeilenabstand 171 Einzug 171, 173
— Zeilenumbruch 174 — erste Zeile 173
Abschnitt — vergrößern 172, 179
— erstellen 159 — verkleinern 172, 179
— Umbruch 159 Endnote 199
— Wechsel 159 — einfügen 199
Abstand 182 — zusätzliche Option 199
Ansicht 151 Entwurf (Ansicht) 155
— Gliederung 154, 210 Ersetzen 149
— Optionen 220 — einfaches 149
— Seitenlayout 151 — mit Optionen 150
— Vollbild-Lesemodus 151 Erstzeileneinzug 173
— Weblayout 153 Erweiterungsmodus 142
Aufzählungsliste 177
Aufzählungszeichen 176 F
Ausrichtung 171 Filialdokument 215
AutoText. Siehe Schnellbaustein — erstellen 216
— öffnen 218
B — reduzieren 217
Bedingter Trennstrich 194 — speichern 217
Beschriftung 200 — sperren 220
— einfügen 200 — Verknüpfung aufheben 218
— zusätzliche Optionen 201 — weiter aufteilen 218
Bildschirmelemente 135 — zusammenführen 219
Buch (Seitenformat) 163 Format
— ersetzen 149
D — suchen 148
Datum Formatieren

823
Stichwortverzeichnis

— Absatz 171 K
— Abschnittswechsel 160 Kerning 182
— Aufzählungszeichen 176 Kopf- und Fußzeile
— Formatvorlage 158, 186 — kontextbezogenes Register 165
— gegliederte Listen 179 Kopfzeile
— Nummerierung 176 — bearbeiten 165
— Papierformat 161 — Position 167
— Rahmen 170, 181 Kopieren 142
— Schattierung 170, 181 Korrektur 140
— Seitenumbruch 185 — Grammatikprüfung 138
— Silbentrennung 184
— Spalten 164 L
— Zeichen 182 Leerraum zwischen Seiten 151
— Zeichenabstand 182 Leerzeichen (nicht druckbares Zeichen) 137
Formatvorlage 158, 186, 187 Ligatur 183
Formatvorlagensatz 186 Lineal 155
Fortlaufend (Abschnittswechsel) 160 Löschen
Fußnote 199 — Zeichen 140
— einfügen 199
— zusätzliche Option 199 M
Fußzeile Markieren 141
— bearbeiten 165 — in der Gliederungsansicht 214
— Position 167 — Text 141
Masterdokument 215
G Miniaturansichten 157
Gedankenstrich 194 Muster 181
Gegliederte Liste 179 — auf der Seite 168
Gehe zu (Befehl) 144
Geschützter Trennstrich 194 N
Gitternetzlinien 157 Nächste Seite (Abschnittswechsel) 160
Gliederung 210 Navigationsbereich 144, 156, 206
— Ansicht 154 — anzeigen lassen 207
— bearbeiten 212, 214 — Navigation darin 207
— Ebenen anzeigen 213 — Register 207
— Einzugsebenen ändern 215 — Struktur des Dokuments ändern 208
Gliederungsansicht 210 — weitere Aktionen darin 210
— Ebene des Textkörpers 212 Nicht druckbare Zeichen 137
— Eingaben darin 211 Nummerierte Liste 177
— oberste Ebene 211 Nummerierung 176
— untere Ebenen 212
Grammatikprüfung 138 P
Papier
H — Format 161
Halbgeviertstrich 194 — Seitenränder 162
Programmoberfläche 135
I
Index 202 Q
— Eintrag erstellen 202 Querverweis 202
— erstellen 203
Inhaltsverzeichnis 204 R
— weitere Optionen 205 Rahmen 170, 181
Initial 198 Rechtschreibprüfung

824
 Stichwortverzeichnis

— im Hintergrund 138 — Formate 148

Referenz 199 — im Navigationsbereich 145, 208
— Beschriftung 200 — Optionen dazu 146
— Endnoten 199 — sonstige Elemente 148
— Fußnoten 199 — Text 144
— Index und Verzeichnisse 202 — über ein Dialogfeld 147
— Inhaltsverzeichnis 204 — von der Programmoberfläche aus 150
— Querverweis 202 Symbol
— Verzeichnisse 204 — einfügen 193
— Tastenkürzel dafür 194
S Symbolleiste
Schattierung 170, 181 — Vollbild-Lesemodus 153
Schnellbaustein 195
— bearbeiten 196 T
— einfügen 196 Tabulatorsprung (nicht druckbares Zeichen) 137
— erstellen 195 Tabulatorstopp 175
Schnellformatvorlage 186, 187 — über das Dialogfeld setzen 175
Seite — über das Lineal setzen 176
— 2 pro Blatt 163 Text
— einrichten 161 — automatisierte Eingabe 141
— Farben 168 — bearbeiten 141
— gegenüberliegende 163 — eingeben 136
— Hintergrund 168 — ersetzen 149
— mehrere 163 — kopieren 142
— Muster 168 — korrigieren 138
— Ränder 162 — löschen 140
— Wasserzeichen 169 — markieren 141
Seitenhintergrund 168 — suchen 144
Seitenlayout — überschreiben 140
— Abschnitte 160 — verschieben 142
Seitenlayout (Ansicht) 151 Titelleiste 135
Seitenlayout (Register) 158 Trennstrich
Seitenumbruch 174, 185 — bedingter 194
Seitenzahl 165 — geschützter 194
— einfügen 167
— Format 168 U
Sicherungskopie 225 Überschreibmodus 140
Signaturzeile 197 Uhrzeit
— erstellen 197 — einfügen 196
Signieren 197 Unterschneidung 182, 183
Silbentrennung 184
— automatische 184 V
— Kontrolle 184 Verschieben 142
— manuelle 185 Verzeichnis 202
Sonderzeichen 193, 194 Vollbild-Lesemodus (Ansicht) 151
Spalte 164 Vorlage 186
Sperren (Zeichen) 182 Vorlagensatz zuweisen 188
Statusleiste 135
Stichwortverzeichnis 202 W
Suchen 145 Wasserzeichen 169
— alle Fundstellen markieren 148 Weblayout (Ansicht) 153
— erweiterte Suche 147 Weboptionen 227

825
Stichwortverzeichnis

Word Zeichen
— Programmoberfläche 135 — einfügen 140
Word-Optionen 220 — löschen 140
— Ansicht 220 — nicht druckbare 137
— Anzeigen von Elementen 224 — überschreiben 140
— Ausschneiden, Kopieren und Einfügen 222 Zeichenabstand 182
— Dateispeicherorte 226 Zeichenformat 158
— Dokumentinhalt 223 Zeichenformatierung 182
— Drucken 221, 224 Zeilenabstand 137, 171, 173
— Erweitert 221 Zeilenumbruch 174
— Speichern 225 Zeilenwechsel (nicht druckbares Zeichen) 137
Wörter zählen 137 Zentraldokument 215
— erstellen 216
Z — in Filialdokumente aufteilen 215
Zahlenzeichen (Darstellung) 183 — speichern 217

826
 Stichwortverzeichnis

Excel 2010

Symbole Bearbeitungsleiste 233, 242

1000er-Trennzeichen (Format) 285 Bedingte Formatierung 291
— Manager dafür 292
A Berechnen 258
ABS (Funktion) 264 — Tastenkombinationen 261
Absolute Bezüge 261 Berechnungsoptionen 325
Absolutwert 264 Bereich
Achse 304 — benennen 272
— Beschriftung 300, 306 — einfügen 254
— horizontale 305 — löschen 255
— Titel dafür 307 — markieren 243
— vertikale 305 Beschriftung
Anwendungsfenster 232 — Diagramm 306
Arbeitsbereich 236 Bestätigen
— speichern 236 — Eingabe 242
— wiederherstellen 236 — Tastenkombinationen 242
Arbeitsblatt 232 Bezug 259, 261
Arbeitsmappe 232 — absoluter 261
— Blätter darin 237 — Art 326
ARBEITSTAG (Funktion) 265 — durch Namen ersetzen 273
Argument (Funktion) 262 — Eingabe 261, 262
Assistent — kopieren 251
— zur Eingabe von Funktionen 262 — relativer 261
Ausblenden Bildlaufleiste 233
— Blatt 241 Bildschirmelemente 232
— Fenster 235 Blatt 237
— Spalte 289 — aus- und einblenden 241
— Zeile 289 — Darstellungsoptionen 240
Ausfüllen 251 — einfügen 238
— AutoAusfüllen 253 — farbiges Register 241
— Datenreihen 252 — formatieren 241
Ausrichtung 282 — Hintergrundbild 242
Ausschneiden 248 — kopieren 239
AutoAusfüllen 253 — löschen 239
AutoFilter 317 — mehrere markieren 238
— benutzerdefinierter 319 — navigieren dazwischen 237
AutoFormat 316 — organisieren 238
AutoGliederung 275 — Tastenkombinationen 237
AutoSumme 264 — teilen 240
AutoVervollständigen 316 — umbenennen 241
AutoWiederherstellen 327 — verschieben 239
— wechseln 237
Blattregister 237
B Blocksatz 283
Balkendiagramm 294 BOGENMASS (Funktion) 264
Barwert 266 BRTEILJAHRE (Funktion) 265

827
Stichwortverzeichnis

Bruch — erstellen 293

— Eingabe 246 — Fehlerindikatoren 309
— Format 285 — Fenstergröße anpassen 296
Buchhaltung (Format) 285 — Fläche 300
BW (Funktion) 266 — Gesamtlayout ändern 298
— Gitternetz ein- und ausschalten 306
C — Gitternetzlinien 304
COS (Funktion) 264 — Größe ändern 296
— Hintergrundfläche 301
D — Legende 307
Daten — löschen 296
— aus Access importieren 314 — Ort der Anzeige ändern 296
— aus dem Web importieren 314 — PivotTable 324
— aus Textdateien importieren 313 — Position ändern 296
— automatisch aktualisieren lassen 315 — Titel 306
— eingeben 242 — Trendlinien 308
— eingeben und bearbeiten 232 — Typ ändern 296
— importierte aktualisieren 315 — Typ auswählen 294
— konsolidieren 274 — Vorlage 298
— kopieren 248 — Vorzugsform 293
— korrigieren 243 — Zeichnungsfläche 300
— verschieben 248 Dokumentfenster 232
— zusammenfassen 274 Drag & Drop 249, 327
Datenanalysen 274
Datenbeschriftungen (Diagramm) 308
Datenreihe (Diagramm) 300 E
— ändern 297 Einblenden
Datenreihen — ausgeblendetes Blatt 241
— ausfüllen 252 — ausgeblendetes Fenster 235
Datenschnitt 323 — Blatt 241
Datentabelle (Diagramm) 301, 308 — Fenster 235
Datum 265 Einfügen
— Format 285 — Inhalte 250
— Tastenkombinationen 248 — Optionen 249
DATUM (Funktion) 265 — Zellen und Bereiche 254
Datums- und Uhrzeitangabe 247 Eingabe 242
Design 290 — AutoVervollständigen 316
Dezimalstelle 284 — bestätigen 242
— feste 327 — Bezüge 261, 262
Dezimalzahlen 245 — Datums- und Uhrzeitangaben 247
Diagramm 293 — editieren 248
— Achsen 304 — falsche Anzeige 247
— Achsenbeschriftungen 306 — Formeln 259
— bearbeiten 296 — kopieren 248
— Beschriftungen 306 — korrigieren 243
— Daten markieren 293 — logische Konstante 248
— Datenbeschriftungen 308 — Taste zum Bestätigen der 242
— Datenreihen ändern 297 — Texte 248
— Datentabelle 308 — verschieben 248
— Diagrammfläche 300 — verwerfen 242
— Element auswählen 300 — Zahlenwerte 245
— Elemente 298 Einzug 282

828
 Stichwortverzeichnis

Ersetzen 256, 257 Formatvorlage 290

— Optionen 257 — Design wählen 290
ERSETZEN (Funktion) 265 — zuweisen 290
Excel-Optionen 325 Formel
— Anzeige von Elementen 328 — Auswertung 270
— Ausschneiden, kopieren und einfügen 328 — Berechnungsstrukturen verfolgen 271
— Erweitert 327 — Eingabe durch Zeigen 260
— Formeln 325 — eingeben 259, 260
— Speichern 327 — korrigieren 261
Excel-Tabelle 315 — Registerkarte 263
— erstellen 316 — Überwachung 269
— filtern 317 — Überwachungsmodus 270
Exponentialfunktion 264 Formelüberwachung 270
Funktion
F — Assistent 262
Falsche Anzeige 247 — Datum und Uhrzeit 265
Fehlerindikator 309 — eingeben 262
Fehlermeldung 269 — Finanzmathematik 266
Fehlerüberprüfung 326 — logisch 267
— Optionen dazu 326 — mathematisch und trigonometrisch 264
— Regeln dazu 326 — Nachschlagen und Verweisen 267
Fenster 234 — Text 265
— aus- und einblenden 235 — verschachteln 268
— automatisch anordnen 235 Funktionsbibliothek 263
— Bereiche fixieren 240
— Darstellung 235
— ganzer Bildschirm 235 G
— mehrere Arbeitsmappen 234 Ganzer Bildschirm (Ansicht) 235
— nebeneinander vergleichen 235 Ganzzahl 264
— neues 235 GANZZAHL (Funktion) 264
— wechseln 235 Gehe zu (Befehl) 245
Filtern 317 Gemischte Bezüge 261
— AutoFilter 317 Gitternetzlinien 300, 304
— Ergebnisse an andere Stelle kopieren 320 — ein- und ausschalten 306
— nach Feldeinträgen 317 GLÄTTEN (Funktion) 265
— Spezialfilter 319 Gliederung
— Top 10 318 — AutoGliederung 275
Fixieren, Bereiche 240 — benutzerdefinierte 276
Flächendiagramm 294 — Ebenen ein- und ausblenden 276
Formatieren — Tabelle 275
— Ausrichtung 282 GROSS (Funktion) 265
— AutoFormat 316 GROSS2 (Funktion) 265
— bedingtes 291 Größenachse 300
— Blatt 241
— Datenreihen im Diagramm 302 H
— Linien 287 HEUTE (Funktion) 265
— Muster 288 Hintergrundbild 242
— Rahmen 287 Hintergrundfläche (Diagramm) 300, 301
— Spalten 289
— Zahlenformat 284 I
— Zeilen 289 IKV (Funktion) 266
— Zellen 281 INDEX (Funktion) 268

829
Stichwortverzeichnis

Inhalte N
— einfügen 250 Name 272
— suchen 257 — als Bezug 273
— als Sprungadresse 245
J — einfügen 272
JAHR (Funktion) 265 — übernehmen 272
JETZT (Funktion) 265 — verwenden 273
— zum Markieren verwenden 273
K Namensfeld 244, 273
KLEIN (Funktion) 265 Nebeneinander vergleichen, Dokumente 235
Konsolidieren 274 NETTOARBEITSTAGE (Funktion) 266
Kopieren NICHT (Funktion) 267
— Bezüge 251
— Blatt 239 O
— Daten 248 Oben (Ausrichtung) 282
Korrigieren ODER (Funktion) 267
— Eingaben 243 Optimierung (Zielwertsuche) 278
— Formeln 261 Optionen 325
Kosinus 264 — Balken- und Säulendiagramme 303
Kreisdiagramm 293, 294 — Kreis- und Ringdiagramme 303
— Netzdiagramme 304
L — Sortieren 321
LÄNGE (Funktion) 265 — Suchen 257
Legende 300, 307
Linien 287 P
Liniendiagramm 294 PI (Funktion) 265
Linksbündig (Ausrichtung) 282 PivotChart 324
Liste PivotTable 321
— benutzerdefinierte 330 — Datenschnitt 323
— benutzerdefinierte bearbeiten 330 — Diagramm 324
LN (Funktion) 264 — erstellen 321
LOG10 (Funktion) 265 Postleitzahl 286
Logarithmus 264 Potenz 265
Logische Konstante 248 POTENZ (Funktion) 265
Löschen Programmoberfläche 232
— Bereich 255 Prozent (Format) 246, 285
— Blatt 239 Punktdiagramm (XY) 294
— Diagramm 296
— Zelle 255 Q
Quadratwurzel 265
M
Markieren 243 R
— für Diagrammerstellung 293 Rahmen 287
— Tastenkombinationen 244 Rechtsbündig (Ausrichtung) 282
— über das Namenfeld 244 Registerfarbe 241
— über die Maus 243 Registerlasche 237
— über die Tastatur 244 Reihenachse 300
Menüband 233 Relative Bezüge 261
Minuszeichen 245 Rest einer Division 265
Mittig (Ausrichtung) 282 REST (Funktion) 265
MONAT (Funktion) 266 Ringdiagramm 293
Muster 288 RMZ (Funktion) 266

830
 Stichwortverzeichnis

Rubrikenachse 300 — Eingabe bestätigen 242

Rückgängig machen — für Schriftformate 281
— Eingabe 242 — für Zahlenformate 286
— Zellen markieren 244
S — zum manuellen Berechnen 261
SÄUBERN (Funktion) 265 Tausendertrennzeichen 285
Säulendiagramm 294 Teilen, Blatt 240
Schriftart 281 TEIL (Funktion) 265
— Standard 325 Texteingaben 248
Schriftformat Titel (Diagramm) 306
— Tastenkombinationen 281 Top 10, Filter 318
Schriftgrad 325 Trendlinien 308
Schriftgröße 281
Schriftstil 281 U
SIN (Funktion) 265 Überschreiben, Zellinhalte 327
Sinus 262, 265 Uhrzeit
Sonderformat 286 — Tastenkombinationen 248
Sortieren 320 Uhrzeit (Format) 285
— Optionen 321 Umbenennen
Spalte — Blatt 241
— ausblenden 289 Umbruch
— formatieren 289 — Tastenkombinationen 283
SPALTE (Funktion) 267 UND (Funktion) 267
Spaltenkopf 244 Unten (Ausrichtung) 282
SparkLine 310
— Trend anzeigen 311 V
— verfeinern 311 Vergrößerungsmaßstab 235
Speichern Verschieben
— Optionen dazu 327 — Blatt 239
Spezialfilter 319 — Daten 248
Spur zum Nachfolger 271 Vorzeichen 265
Spur zum Vorgänger 271 VORZEICHEN (Funktion) 265
Standard (Format) 285 Vorzugsform (Diagramm) 293
Standardschriftart 325
Statusleiste 233 W
Suchen 256 Währung (Format) 285
— nach Inhalten 257 Währungsformat 246
— Optionen 257 WENN (Funktion) 267
Summe 265 WERT (Funktion) 265
SUMME (Funktion) 264, 265 Wiederherstellen
SVERWEIS (Funktion) 267 — Arbeitsbereich 236
Szenario 277 WOCHENTAG (Funktion) 266
Wurzel 265
T WURZEL (Funktion) 265
Tabelle 233 WVERWEIS (Funktion) 267
Tabelle1 237
TAG (Funktion) 266 Z
TAN (Funktion) 265 Zahlenformat 284
Tangens 265 — Tastenkombinationen 286
Tastenkombinationen Zahlenwerte 245
— aktuelles Datum und Uhrzeit einfügen 248 — berechnen 258
— Blattwechsel 237 — eingeben 245

831
Stichwortverzeichnis

Zahl (Format) 285 — Bezug 259

Zahlung 266 — einfügen 254
Zehnerpotenz 246 — formatieren 281
Zeichnungsfläche (Diagramm) 300 — löschen 255
Zeile 233 — markieren 243
— ausblenden 289 — überschreiben 327
— formatieren 289 Zentriert (Ausrichtung) 282
ZEILE (Funktion) 268 Zielwertsuche 278
Zeilenkopf 244 ZINS (Funktion) 266
Zeilenumbruch 283 Zinsfuß 266
Zelladresse 233 Zinssatz 266
Zellbearbeitung Zirkelbezüge 325
— direkte 327 Zukunftswert 266
Zelle 233 Zusammenfassen, Daten 274
— abhängige 259 ZW (Funktion) 266
— Adresse 233 Zwischenablage 249
— aktive 233 ZZR (Funktion) 266
— benennen 272

832

Access 2010
Symbole
1:1-Beziehung 360, 378
1:n-Beziehung 360, 379
+, –, *, / (mathematische Operatoren) 383
=, >, <,<> (Vergleichsoperatoren) 381
& (Verkettungsoperator) 382
A Änderungen für Objektnamenautokorrektur protokollie-
Abfrage
— Aktionen 386
— alle Felder übernehmen 372
— Ansichten 372
— Auswertungen 377
— berechnen darin 382
— Beziehungen zwischen Tabellen 378
— Daten sortieren 375
— Eigenschaften 374
— Entwurf 371
— erstellen 370
— Feld umbenennen 376
— Felder übernehmen 371
— Filter 379
— Kreuztabellenabfrage 373
— Navigation im Entwurf 371
— Parameter 381
— Spalten ausblenden 374
— Spalten markieren 374
— speichern 372
— Spitzenwerte 377
— über den Entwurf erstellen 370
— zum Aktualisieren 388
— zum Erstellen von Tabellen 387
— zur Auswahl 375
Abfrage-Assistent 373
Abs (Funktion) 384
Absteigend (Schaltfläche) 366
Access-Optionen 426, 437
— Aktuelle Datenbank 438
— Allgemein 437
— Clienteinstellungen 442
— Datenblatt 440
— Objekt-Designer 440
Aggregatfunktion 422
Aktionsabfragen 370, 386
Aktivierfolge 419
Aktualisieren (Schaltfläche) 386
Stichwortverzeichnis
Aktualisierungsabfrage 388
Aktualisierungsweitergabe 361
Aktuelle Datenbank (Optionen dafür) 438
Alle Bilddaten in Bitmaps konvertieren (Option) 439
Alle Felder ausgeben (Eigenschaft) 374
Alle Felder ausgeben (Option) 441
Alle Sortierungen löschen (Schaltfläche) 367
ren (Option) 440
Animationen anzeigen (Option) 444
Anlage (Datentyp) 355
Ansichten
— Tabelle 346, 354
Anwendungssymbol (Option) 438
Anwendungstitel (Option) 438
Anzahl 366
Anzahl (Auswertungsfunktion) 377
Anzeigeaktualisierungsintervall 445
Auf abgeschnittene Zahlenfelder prüfen (Option) 439
Aufsteigend (Schaltfläche) 366
Ausgeblendete Objekte anzeigen 439
Auswahl (Schaltfläche) 368, 386
Auswahlabfrage 350, 370
AutoIndex beim Importieren/Erstellen (Option) 441
Autokorrektur 440
AutoVerknüpfung aktivieren (Option) 441
AutoWert
— (Datentyp) 355, 357
— Eingabe darin 363
B
Bearbeitungsmodus 371
Bedingte Formatierung 419
Befehlsschaltfläche (Steuerelement) 408
Befehlszeilenargumente (Option) 445
Beim Schließen komprimieren (Option) 438
Beim Speichern persönliche Daten aus Datei­
eigenschaften entfernen (Option) 438
Berechnet (Datentyp) 355
Berechnungen 382
— Formular 419
Bericht
— Ansichten 399
— Assistent 397
— auswerten 421
— Berechnungen 421
833
Stichwortverzeichnis

— Bindung an Tabellen oder Abfragen 404 Datenmakro 430

— Entwurf 399 — ereignisgesteuertes 431
— erstellen 396 — löschen 432
— gruppieren 423 — verwalten 432
— Kopfzeile und Fußzeile 410 Datensatz 346
— sortieren 423, 424 — bearbeiten 364
— zusätzliche Bereiche anzeigen 403 — filtern 367
Berichtfehler prüfen (Option) 442 — löschen 365
Berichtsassistent 397 — markieren 364
Berichtsvorlage (Option) 442 — neuen anlegen 362
Beschriftung (Feldeigenschaft) 355 — sortieren 366
Bestätigen (Option) 443 Datensatzsperrung 444
Beziehung 360 Datentypen 354
— bearbeiten 360 Datum und Uhrzeit (Felddatentyp)
— definieren 358 — Eingabe darin 363
— zwischen Tabellen 378 Datum und Uhrzeit (Schaltfläche) 411
Beziehungen (Schaltfläche) 358, 361 Datum/Zeit (Datentyp) 355
Bildeigenschaften-Speicherformat (Option) 439 DAvg (Domänenaggregatfunktion) 385
DCount (Domänenaggregatfunktion) 385
C DDE-Vorgänge (Option) 445
Cos (Funktion) 384 Design 416
Cursor mit Eingabetaste bewegen (Option) 442 Details ausblenden (Schaltfläche) 423
Cursor stoppt beim ersten/letzten Feld (Option) 443 Dezimalstellenanzeige (Feldeigenschaft) 354
Cursorbewegung (Option) 443 DFirst (Domänenaggregatfunktion) 385
Cursorverhalten bei Eintritt in Feld (Option) 442 DLast (Domänenaggregatfunktion) 385
DLookup (Domänenaggregatfunktion) 385
D DMax (Domänenaggregatfunktion) 385
Dateiformat 338 DMin (Domänenaggregatfunktion) 385
Dateiname 337 Dokumentfensteroptionen (Option) 438
Daten Dokumentregisterkarten 438
— eingeben 362, 363 Domänenaggregatfunktionen 384
— ersetzen 369 Doppelklicken (Option) 439
— speichern 364 Drucken (Option) 444
Datenaktualisierungsintervall 445 DStDev (Domänenaggregatfunktion) 385
Datenaktualisierungsversuche 445 DStDevP (Domänenaggregatfunktion) 385
Datenbank DSum (Domänenaggregatfunktion) 386
— auf Basis einer Vorlage erstellen 338 DVar (Domänenaggregatfunktion) 386
— neue erstellen 336 DVarP (Domänenaggregatfunktion) 386
— öffnen 338
— Optionen festlegen 437
— sichern 387 E
Datenbankdesign 356 Eckige Klammern 381, 382
Datenbankentwurf 356 Eigene Dateien (Ordner) 338
— Beziehung definieren 358 Eigenschaftenblatt (Schaltfläche) 402, 409
— Grundprinzip 356 Einfaches Klicken (Option) 439
— Primärschlüssel 357 Eingabe erforderlich (Feldeigenschaft) 356
— referentielle Integrität 361 Eingabeformat (Feldeigenschaft) 354
— Verknüpfungstyp festlegen 359 Eingabemodus 371
Datenbankfenster 336, 339 Eingebettetes Makros 430
Datenblatt (Optionen) 440 Entwurfsänderungen für Tabellen in der Datenblatt­
Datenblattansicht 350, 362 ansicht aktivieren (Option) 439
Datendefinition (Schaltfläche) 386 Entwurfsbereich (Abfrage) 370

834
 Stichwortverzeichnis

Ersetzen 369 Freigegeben (Option) 444

Ersetzen (Schaltfläche) 369 Funktion der Pfeiltasten (Option) 443
Exklusiv 444
Exponential (Funktion) 384 G
Gehe zu (Schaltfläche) 365
F Generator (Schaltfläche) 374
Farbe des Fehlerindikators (Option) 442 Geteiltes Formular (Schaltfläche) 391
Feedback mit Sound (Option) 444 Gitternetzlinien und Zelleffekte (Option) 440
Fehlerindikator 442 Glätten (Funktion) 382
Fehlerüberprüfung aktivieren (Option) 442 Großbst (Funktion) 382
Feld 346 Gruppe 341
— berechnen 382 — hinzufügen 343
— Datentypen 354 Gruppieren 423
— Eigenschaften 354 Gruppieren und Sortieren (Schaltfläche) 423
— umbenennen 376 Gültigkeitsmeldung (Feldeigenschaft) 356
Feldgröße (Feldeigenschaft) 354 Gültigkeitsregel (Feldeigenschaft) 355
Feldname 353
Filtern 366, 367 H
— Abfrage 379 Hijri-Kalender 444
— andere Filterkriterien 380 Hintergrund 418
— Kriterien 380 Hyperlink (Datentyp) 355
— nach Feldinhalt 367
— Platzhalter 380 I
— Schaltfläche 367 IME-Modus 443
— weitere Filtermethoden 368 Index 357
Format Indiziert (Feldeigenschaft) 356, 357
— übertragen 419 Informationen für Objektnamenautokorrektur
Format (Feldeigenschaft) 354 protokollieren (Option) 440
Format (Schaltfläche) 419
Formatieren J
— bedingtes 419 Ja/Nein (Datentyp) 355
— Formular 417 Ja/Nein (Felddatentyp)
— Hintergrund 418 — Eingabe darin 364
— Steuerelement 418
Formular K
— Ansichten 395 Kalender 363
— Assistent dafür 394 Kategorien 341
— Berechnungen darin 419 Keine Duplikate (Eigenschaft) 374
— Bindung an Tabellen oder Abfragen 404 Kleibst (Funktion) 382
— einfaches 392 Kommazahlenformat (Schaltfläche) 419
— erstellen 391 Kommentar, Makro 427
— formatieren 416, 417 Kontaktverwaltung 338
— geteiltes 392 Kontextmenüleiste (Option) 439
— Kopfzeile und Fußzeile 410 Kontrollkästchen (Steuerelement) 407
— leer 394 Kreuztabellenabfrage 373
— mit mehreren Datensätzen 393 Kreuztabelle (Schaltfläche) 386
— zusätzliche Bereiche anzeigen 403 Kriterien 380
Formular anzeigen (Option) 438
Formular (Schaltfläche) 391 L
Formularbasierter Filter 440 Länge (Funktion) 382
Formularentwurf (Schaltfläche) 391 Layout
Formularvorlage (Option) 441 — Ausrichtung festlegen 415

835
Stichwortverzeichnis

— mit Zeilen und Spalten arbeiten 413 Neu

— wechseln 413 — Datenbank 336
Layoutansicht für diese Datenbank aktivieren (Option) — Tabelle 351, 353
439 Neue Werte (Feldeigenschaft) 355
Leeres Formular (Schaltfläche) 391
Linie (Steuerelement) 409 O
Liste Objekt
— Anzeigen von Werten in (Option) 440 — Entwurf ändern 345
Listenfeld (Steuerelement) 408 Objekt-Designer 440
Logarithmus (Funktion) 384 Objektfeld (Steuerelement) 409
Logo (Schaltfläche) 410 Objektnamenautokorrektur ausführen (Option) 440
Löschen 344 Objektnamen-Autokorrektur (Option) 440
Löschen (Schaltfläche) 386 ODER (Verknüpfung) 380
Löschweitergabe 362 Öffnen
— Datenbank 338
— Formular 427
M — Tabelle 362
Makro 349, 426 OLE-Objekt (Datentyp) 355
— Aktionen 427 OLE-Objekt (Felddatentyp)
— Aktionen hinzufügen 429 — Eingabe darin 364
— Aktionsargumente 429 Operatoren
— ausführen 429 — arithmetische 383
— benennen 429 Optionsfeld (Steuerelement) 408
— eingebettetes 430 Optionsgruppe (Steuerelement) 408
— Entwurf 430
— Kommentar 427 P
— manuelle Ausführung 429 Parameterabfragen 381
Makrofenster 426 Pass-Through-Abfrage (Schaltfläche) 386
Markierungsverhalten (Option) 441 PivotChart (Schaltfläche) 391
Max Datensätze (Eigenschaft) 374 Platzhalter 369, 380
Mehrere Elemente (Schaltfläche) 391 Primärschlüssel 353, 357
Memo (Datentyp) 355 — einzelne Felder 358
— Eingabe darin 364 Prozentformat (Schaltfläche) 419
Menübandoptionen 439
Mittelwert 366 Q
Mittelwert (Auswertungsfunktion) 378 Quellbildformat beibehalten (Option) 439
Mod (Operator) 383 QWurzel (Funktion) 384
Modul 349
R
Rechteck (Steuerelement) 409
N Rechts (Funktion) 382
Nach Gruppe filtern 342 Referentielle Integrität 361
Nachschlageassistent (Datentyp) 355 Runden (Funktion) 384
Nachschlagefeld (Felddatentyp)
— Eingabe darin 363 S
Navigationsbereich 339 Schriftart zum Erstellen von Abfragen (Option) 441
Navigationsbereich anzeigen (Option) 439 Seitenumbruch (Steuerelement) 409
Navigationsformular 395 SharePoint-Listen (Schaltfläche) 351
Navigationsmodus 371 Sin (Funktion) 384
Navigationsoptionen 439 Sortieren 366, 424
Navigationsschaltflächen 364 — Abfrage 375
Navigieren zu Kategorie 341 — nach mehreren Feldern 376

836
 Stichwortverzeichnis

Sortieren und filtern (Gruppe in der Multifunktions­ Summen (Schaltfläche) 365, 423
leiste) 366 Summenzeile 365
Sortierreihenfolge bei neuer DB (Option) 438 Symbolleistenoptionen 439
Spalte Systemobjekte anzeigen (Option) 439
— einfügen (Schaltfläche) 374
Spalten löschen (Schaltfläche) 374 T
Speichern Tabelle
— Daten 364 — anlegen 351, 353
Speichern unter (Schaltfläche) 352 — Beziehungen 360
Speicherort 338 — Daten eingeben 362, 363
Spitzenwerte 377 — Datensätze bearbeiten 364
Spur zum Fehler (Option) 442 — Datensatz markieren 364
SQL Server-kompatible Syntax (Option) 441 — Daten speichern 364
Standarddateiformat (Option) 437 — definieren 351
Standarddatenbankordner (Option) 437 — editieren 354
Standardfeldtyp (Option) 441 — öffnen 362
Standardgitternetzlinien (Option) 440 — verknüpfen 358
Standardkontextmenüs zulassen (Option) 439 Tabelle (Schaltfläche) 351
Standardöffnungsmodus (Option) 444 Tabelle anzeigen (Schaltfläche) 361, 370, 374
Standardrichtung (Option) 443 Tabelle erstellen (Schaltfläche) 386
Standardschriftart (Option) 440 Tabellen und damit verbundene Sichten 341
Standardspaltenbreite (Option) 440 Tabellenentwurf (Option) 440
Standardtextfeldgröße (Option) 441 Tabellenentwurf (Schaltfläche) 351
Standardwert (Feldeigenschaft) 355 Tabellenerstellungsabfrage 387
Standardzahlenfeldgröße (Option) 441 Tabellennamen anzeigen (Option) 441
Standardzelleffekt (Option) 440 Tan (Funktion) 384
Statistische Auswertung 365, 377 Tastenkombinationen
Statusleiste 444 — Bearbeitungs-/Navigationsmodus 371
Statusleiste anzeigen (Option) 438 — eckige Klammern 381
Steuerelement — Feldeigenschaften 354
— anordnen 411 — neuer Datensatz 363
— editieren 416 — Speichern 364
— Eigenschaften 409 — spezielle Feldinhalte 364
— formatieren 418 Tastenkombinationsfehler prüfen (Option) 442
— Hilfsmittel zur Ausrichtung 411 Text (Datentyp) 355
— markieren 418 Texteingaben
— Methoden zum Einfügen 405 — bearbeiten 382
— über das Menüband einfügen 407 Titel (Schaltfläche) 410
— über die Feldliste einfügen 406
Steuerelementassistent 410 U
StrReverse (Funktion) 382 Überlappende Fenster 438
StrVgl (Funktion) 382 Umbenennen 344
Suchen 368 Umschaltfläche (Steuerelement) 408
— andere Methoden 369 UND (Verknüpfung) 380
— im Navigationsbereich 344 Union-Abfrage (Schaltfläche) 386
— Platzhalter 369
Suchen/Ersetzen-Standard 443 V
Suchen (Gruppe in der Multifunktionsleiste) 368 Vergleichsoperatoren 380
Suchen (Schaltfläche) 368 Verkleinerungsleiste 339
Suchen und Ersetzen 368 Verknüpfungseigenschaften 359, 360
Summe 365, 377 Verknüpfungstyp 359
Summe (Auswertungsfunktion) 377 Vierstellige Jahreszahlenformatierung (Option) 444

837
Stichwortverzeichnis

Visual Basic für Applikationen 349

Vollständige Menüs zulassen (Option) 439
Vorlage 338
Vorzchn (Funktion) 384

W
Währung (Datentyp) 355
Währungsformat (Schaltfläche) 419
Weitere Formulare (Schaltfläche) 391
Weitersuchen (Schaltfläche) 369
Wie (Ausdruck) 380
Wurzel ziehen 383

Z
Zahl (Datentyp) 355
Zeile einfügen (Schaltfläche) 374
Zeile löschen (Schaltfläche) 374
Zoom 364, 371

838
 Stichwortverzeichnis

Outlook 2010

A Bildschirmelemente 450
Anlage 484 — Aufgaben 524
— Behandlung 537 — E-Mail 474
— Datei 484 — Kalender 509
— Element 485 — Kontakte 463
— verarbeiten 485
Anordnung 456 D
Ansicht 454 Datei
— Aufgaben 524 — als Anlage einfügen 484
— Kartenansicht 455 — gesperrte Typen 538
— Menü 451 Datendatei 463
— Tabellenansicht 454 Datumsnavigator 509
— Tages-/Wochen-/Monatsansicht 455 DFÜ-Verbindungen 545
— Vorschau 456
Ansichtsbereich 453 E
— Ansichten dafür 454 Element
Antworten auf E-Mail 483 — als Anlage einfügen 485
Arbeitswoche 510 — erinnern daran 498
Archivierung 543 — kennzeichnen 498
Aufgabe 524 — löschen 499
— als erledigt markieren 533 — suchen 489
— eintragen 527 E-Mail
— Erinnerung 530 — Adresse eingeben 465
— Formular dafür 528 — Anlage hinzufügen 484
— korrigieren 530 — Anlagen 485
— Optionen dafür 542 — beantworten 483
— Sortierung 525 — Betreff 479
— übertragen 532 — empfangen 481
— Vorschau 526 — Empfänger festlegen 478
— wiederkehrende 530 — Format wählen 477
Aufgabenanfrage 531 — Nachricht eingeben 479
— ablehnen 533 — öffnen 483
— beantworten 533 — Optionen 479
— senden 532 — Programmoberfläche 474
— übernehmen 533 — Regeln verwenden 500
— weiterreichen 533 — senden 480
Aufgabenleiste 457, 511, 526, 527 — übertragen 480
Automatischer Download 538 — verschlüsseln 535
— weiterleiten 483, 484
E-Mail-Sicherheit 534
B Empfänger festlegen 478
Besprechung 517 Entwürfe 475
— absagen 519 Ereignis 509, 515
— Serien dafür 520 — einmaliges 515
— zusagen 519 — wiederkehrendes 516
Betreff 479 Erinnerung 498, 530

839
Stichwortverzeichnis

F — durch Schnellklick 499

Favoritenordner 453 — löschen 499
Feiertage hinzufügen 542 Kontakte 463
Format für E-Mail 477 — Bild 467
Formular — Bildschirmelemente 463
— für Aufgaben 528 — Daten eingeben 463
— für E-Mail 476 — Daten korrigieren 469
— für Kontakte 463 — Daten speichern 468
— Gruppen 469
G — Hauptfenster 463
Gelöschte Elemente — Optionen dafür 541
— leeren 500 — Visitenkarte 467
Gesendete Elemente 475 — weitere Informationen 468
Gesperrte Dateitypen 538 Konto 458
Große Nachrichten 476 — Assistent zum Einrichten 460
— bearbeiten 462
H — einrichten 459
HTML 537 — Einstellungen testen 462
— löschen 463
I — manuell einrichten 461
Internetkonten 458 — reparieren 462
— Typen von Internetkonten 458
J
Junk-E-Mail 475 L
Junk-E-Mail-Filter 505 Lesebereich 456
— allgemeine Optionen dazu 505 — anpassen 540
— erweiterte Optionen dazu 507 Lesebestätigung
— Standardeinstellung dafür 541
K Löschen
Kalender — Element 499
— Aufgabenleiste 511
— auf Microsoft Office Online veröffentlichen 523 N
— Ereignis 515 Navigationsbereich 452
— Optionen dafür 542 — allgemeine Einstellungen 452
— Programmelemente 509 — Favoriten 453
— Termine darin 516 — oberer Abschnitt 453
— Termin eintragen 511 — unterer Abschnitt 452
— Terminplanung 520
— über E-Mail senden 522 O
— veröffentlichen 521 Optionen 534
Kalenderansicht — Anlagenbehandlung 537
— Arbeitswoche 510 — Aufgaben 542
— Tagesansicht 510 — Automatischer Download 538
— weitere Ansichten 510 — E-Mail 539
Kalender (Steuerelement) 453 — E-Mail-Sicherheit 534
Kanonisches Adressformat 465 — Erweitert 542
Kartenansicht 455 — Kalender 542
Kategorien 496 — Kontakte 541
— neue erstellen 497 Ordner 493
— Schnellklick 497 — darin verschieben oder kopieren 494
Kennzeichnung — für E-Mail 474
— durchführen 498 — neue anlegen 493

840
 Stichwortverzeichnis

— verwalten 493 Suchordner 476, 492

Outlook Heute 457 — vordefinierte 492
Outlook-Leiste 452 — weitere hinzufügen 492

P T
Postausgang 475 Tabellenansicht 454
Posteingang 475 Tages-/Wochen-/Monatsansicht 455
Programmgesteuerter Zugriff 539 Telefon
Programmoberfläche 450 — Nummern eingeben 465
— Aufgaben 524 Termin 508
— Outlook — einmaliger 511
— — E-Mail 474 — Serie 514
— — Kalender 509 — — bearbeiten 515
— — Kontakte 463 — — definieren 514
— verschieben 517
Q — wiederkehrender 514
QuickSteps 495 Terminplanung 517
— eigene Termine 520
R — Gruppentermine 521
Regeln 500
— anwenden 503 U
— auf Basis einer Nachricht erstellen 500 Übermittlungsgruppen 481
— erstellen 501 Übertragung 481
— — aus Vorlage 501 Ungelesene Nachrichten 476
— — ohne Vorlage 502 Unterhaltung 487
— exportieren 504
— für Anfragen 504 V
— importieren 504 Verteilerliste 469
— anzeigen 471
S — definieren 469
Schnellklickkategorie 497 Visitenkarte 467
Soziale Netzwerke 471 Vorschau
— Add-Ins bereitstellen 472 — Aufgaben 526
— Connector einrichten 471
— deaktivieren 472 W
— Personenbereich 473 Weiterleiten 483
— Personenbereich anzeigen 471
Suchen 489 Z
— erweitert 490 Zertifikate 536
Suchoptionen 491 Zur Nachverfolgung 476

841
Stichwortverzeichnis

PowerPoint 2010

A L
Absatzformatierung 564 Layout
Abschnitt 561 — ändern 560
Animation 578 — wählen 559
— Effekte 580
— einfache 579 M
— weitere Einstellungen 580 Master 566
Ansicht 554 — Design 569
— Foliensortierung 557 — erstellen 568
— Leseansicht 557 — Folien 567
— Normal 555 — Hintergrund 570
— Notizenseite 558 — Notizen 573
Anzeigedauer 578 — Textelemente 572
Arbeitsebenen 554 — zusätzliche Elemente 572

B N
Bildschirmelemente, PowerPoint 550 Notizenmaster 573
Bildschirmpräsentation 582
O
D Objekt einfügen 565
Design 569 Optische Effekte 577

E P
Einblendezeiten 578 PowerPoint, Bildschirmelemente 550
Präsentation
F — einrichten 575
Folie — Übergänge 577
— Abschnitte 561 — zielgruppenorientierte 575
— bearbeiten 559
— erstellen 559 S
— kopieren 560 Seitenformat 568
— löschen 560
— sortieren 575 T
— Übergänge 577 Text
Formatieren — eingeben 561
— Absatz 564 — formatieren 564
— Zeichen 565 — in Gliederung 562

G V
Gliederung 562 Vorlage 552
— bearbeiten 563
— importieren 564 Z
Zeichenformatierung 565
H Zielgruppenorientierte Präsentation 575
Hintergrund einfärben 570

842
 Stichwortverzeichnis

Publisher 2010

A N
Ausrichten 593 Navigationsbereich 588
Nullpunkte verschieben 588
D
Datum und Uhrzeit 598 P
Programmoberfläche 585
E Publikation
Element — erstellen 585
— einfügen 610 — Farbschema 586
— in den Hintergrund verschieben 600 — Schriftartenschema 586
— Standardformate dafür 585
F
Farbschema 586, 594 S
— eigenes erstellen 595 Schriftartenschema 586
Formatieren 608 Schriftschema 596
— Formatvorlage 608 — eigenes erstellen 596
— Individuelle Formate 609 — wählen 596
Führungslinien 593 Seite 589
— ein- und ausblenden 593 — benennen 594
— einrichten 590
G — Gestaltungsvorlage 597
Gestaltungsvorlage 597 — Hintergrundgestaltung 597
— bearbeiten 598 — Layout 589
— einseitige und zweiseitige 599 — Layoutführungslinien 590
— einsetzen 597 — leere einfügen 594
— schließen 600 — Linealführungslinien 592
— übernehmen 599 — löschen 594
— weitere 599 — neue einfügen 593
— Reihenfolge 594
H — Standardformate 590
Hintergrund 597 Seitenbestandteile 610
— eigenen gestalten 597 Seitenzahl 598
— einfärben 597
T
K Text
Kopf- und Fußzeile 598 — aus Zwischenablage einfügen 606
— bearbeiten 600, 608
L — einfügen 600
Layout 589 — formatieren 608
Layoutführungslinien 590 — importieren 604
Lineal 588 — in Rahmen 604
— Nullpunkte verschieben 588 — kopieren 608
— verschieben 588 — markieren 608
Linealführungslinien 592 — Überlauf 605
— verschieben 608

843
Stichwortverzeichnis

Textfeld 600
— Ausrichtung 601
— Eigenschaften einstellen 601
— erstellen 600
— Ränder 602
— Spalten 601
— Text anpassen 602
— verknüpfen 603

844
 Stichwortverzeichnis

OneNote 2010

A — eintippen 619
Abschnitt 615 — speichern 620
— Farben 615 — verschieben 619
— Gruppe darin 615 Notizbuch 614
— neuen anlegen 615 — Abschnitte darin 615
— Reihenfolge ändern 616 — neues anlegen 614
— umbenennen 615 — suchen darin 622
An Desktop andocken 614 — weitere Befehle dazu 615
Audio 629 Nummerierung 620
— aufzeichnen 630
— Einstellungen 631 P
— Wiedergabe 630 Programmoberfläche 612
Aufzählung 620 — Symbolleiste für den Schnellzugriff 614
Aufzeichnen (Audio und Video) 630 — wichtige Elemente 613

D R
Datum und Uhrzeit 626 Radieren 625
Dokument als Ausdruck einfügen 627
S
E Seite 616
Einfügen 626 — leere anlegen 616
— Audio 629 — löschen 619
— Datum und Uhrzeit 626 — Platz schaffen 620
— Dokumente als Ausdruck 627 — Vorlage benutzen 616
— Dokumente oder Dateien 627 — Vorlage erstellen 617
— Video 629 Seitenvorlage 616
Suchen 622
F — Kategorien 622
Formatieren 620 — Texteintragungen 622
— Aufzählung 620 Symbolleiste für den Schnellzugriff 614
— Kategorien bilden 621
— Nummerierung 620 T
Text
K — eingeben 619
Kategorien 621 — während der Aufzeichnung notieren 631
— danach suchen 622
Kennzeichnen 620 V
Video 629
L — aufzeichnen 630
Lassoauswahl 625 — Einstellungen 631
— Wiedergabe 630
N Vorlage
Notiz 619 — eigene erstellen 617
— eingeben 619 — nutzen 616

845
Stichwortverzeichnis

W
Wiedergabe (Audio und Video) 630

Z
Zeichnen 624, 625
— Radieren 625
— weitere Werkzeuge 625
— Werkzeuge dazu 624

846
 Die Platin-Edition!

Der Bestseller zu Windows 7 - jetzt 900 Seiten stark und natürlich komplett in Farbe.
Mit neuen Workshops zu den Themen Sicherheit, Multimedia und Deployment. An
Administratoren richtet sich ein Extra-Kapitel zum Zusammenspiel von Windows 7 und
Windows Server 2008 R2. Darüber hinaus gibt es zahlreiche verblüffende Tricks und
Schnellanleitungen, die keine Wünsche offen lassen.
Thomas Joos
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