BAB VIII

PELAPORAN

A. Definisi Pelaporan

Laporan mempunyai peranan penting dalam organisasi, karena dalam

organisasi terjadi hubungan atasan dengan bawahan atau sebaliknya

ang merupakan bagian dari keberhasilan organisasi. Dengan adanya

hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa

hubungan atasan dan bawahan ataupun antara sesama karyawan yang

terjalin baik maka sistem delegation of authority dan accountability akan

terlaksana secara efektif dan efisien.

Laporan merupakan bentuk penyajian fakta yang berkenaan

dengan tanggung jawab yang ditugaskan tentang suatu keadaan atau

kegiatan. Fakta ya

berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh pelapor (dilihat,

didengar, atau dirasakan sendiri) ketika pelapor melakukan suatu

kegiatan. Akdon (2011:204) mengemukakan pelaporan adalah komuni-

kasi objektif dan teratur mengenai informasi fakta yang melayani tujuan

manajeme.

ng disajikan merupakan bahan atau keterangan

Laporan berhubungan erat dengan tujuan organisasi maka

laporan dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan. Brinkerhof

(1983) menyebutka

laporan yaitu sebagai

n sembilan manfaat yang dapat diberikan oleh

1. Pertanggungjawaban
2. Menjelaskan dan meyakinkan

3. Mendidik

4. Meneliti

5. Dokumen

6. Turut terlibat

7. Mendapat dukungan

8. Menambah pengertian

9. Hubungan masyarakat

Pelaporan

B.

Prinsip Penulisan Laporan

Laporan pada dasarnya merupakan alat komunikasi. Supaya laporan

dapat digunakan sebagai alat komunikasi efektif, laporan harus

memenuhi syarat-syarat berikut ini. (Faizul, faizul-myblog.blogspot.com:2)

1. Lengkap, artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus

lengkap.

2. Jelas, sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak

memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang

berbeda. Hal ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan

komunikatif.

3. Benar/akurat, data dan fakta yang salah dapat menuntut pembaca

membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan

keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

4. Sistematis, laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa dengan

sistem pengkodean yang teratur sehingga mudah dibaca dan diikuti

oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur

kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur-unsur bahasa

5. Objektif yakni penulis laporan tidak boleh memasukkan selera

pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan

memakai ukuran umum dalam menilai sesuatu

6. Tepat waktu, ketepatan waktu mutlak diperlukan karena keterlam-

batan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan

keputusan.

C. Jenis Pelaporan

Akdon (2011:205-207) menyatakan bahwa laporan terdiri atas beberapa

jenis yaitu menurut formalitas, unit organisasi, fungsi, waktu, status

wewenang, hubungan penulis dan pembaca, dan lahirian. Faizul

menuliskan jenis laporan berdasarkan tiga golongan yaitu maksud

laporan, bentuk laporan, dan waktu penyampaian.

. Laporan menurut formalitas

a. Laporan formal disajikan secara lahiriah dengan kebutuhan

peristiwa resmi.

Pelaporan

b. Laporan informal disajikan secara lahiriah dan disampaikan

dengan kalimat yang cocok dengan kebutuhan peristiwa tidak

resmi

2.

Laporan menurut unit organisasi

a. Laporan keuangarn

b. Laporan akunting

c. Laporan produksi

d. Laporan pemasaran

e. Laporan keorganisasian

Laporan menurut maksud pelaporan

a. Laporan informatif yaitu laporan yang dimaksudkan untuk

3.

memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk mem

analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian

informasi yang akurat dan terinci

aporan rekomendasi yaitu laporan yang di samping memberi-

kan informasi juga menyertakan pendapat pelapor dengan

maksud memberikan rekomendasi (usul yang tidak mengikat)

beri

b. L

mikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan

supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

Laporan analitis yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran

pelapor bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis

yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis

berada pada kategori ini.

c.

d. Laporan pertanggungjawaban, dimana pelapor memberi gam

baran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (progress

report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif)

e. Laporan kelayakan (feasihility report). Pelapor menganalisis suatu

situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian

yang bersifat pilihan (layak atau tidak). Berbagai alternatif

dianalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

4. Laporan menurut fungsi

a. Laporan informatif yang menyajikan data mengenai suatu

b.

Laporan eksaminatif yang menyajikan data terolah, analisa, dan

interpretasi atas data tersebut.

Pelaporan

b. Exception report

Laporan ini seperti variance report, tetapi beberapa kuota atau batasarn

dibuat untuk suatu proses atau aktivitas. Laporan ini dibuat hanya

ketika beberapa proses atau aktivitas tidak sesuai dengan batasan atau

kuota.

D. Pertanggungjawaban (Akuntabilitas)

Evaluator sangat berperan terhadap kemajuan organisasi, oleh karena itu

evaluator harus mencerminkan perannya dalam mengevaluasi setiap

kegiatan (Farida Yusuf Tayibnafis, 2000:136-137). Pertama, sebagai peno-

long dan penasihat terhadap perencana dan pengembang program. Pada

waktu program baru mulai dikerjakan, evaluator akan dipanggil untuk

menerangkan dan memonitor kegiatan program, memeriksa kemajuan

dan pencapaian program, perubahan sikap, melihat masalah-masalalh

yang potensial, dan melihat bagian-bagian yang memerlukan perbaikan

Kedua, evaluator bertanggung jawab dan bertugas membuat pernyataan

singkat tentang pengaruh umum dan pencapaian program. Dalam

ini evaluator harus menyiapkan laporan tertulis yang harus diserahkan

kepada pimpinan atau direktur program. Laporan berisi tentang

penjelasan program, pencapaian tujuan umum program, pencatatan

hasil-hasil yang diharapkan, dan pembuatan perbandingan dengan

program-program alternatif

McKinsey dan Howard (Akdon, 2011:208) menyatakan akuntabi-

itas adalah suatu keadaan dimana seseorang yang memiliki dan

menggunakan sesuatu kewenangan tertentu diharapkan dapat diken-

dalikan, dan pada kenyatannya memang terbatasi ruang lingkup

penggunaan kekuasaan dan kewenangannya itu oleh instrumen pengen

dalian eksternal, termasuk oleh sistem nilai internal yang berlaku dalam

institusi yang bersangkutan.

Ruang lingkup akuntabilitas menurut McKinsey dan Howard

(Akdon, 2011:209) mencakup hal berikut.

1. Akuntabilitas fiskal yaitu pertanggungjawaban atas penggunaan

atau pemanfaatan dana publik.

Pelaporan

275

Akuntabilitas hukum/legal yaitu pertanggungjawaban untuk

penataan atas aturan-aturan hukum dan perundang-undangan yang

2.

berlaku
3. Akuntabilitas program yaitu pertanggungjawaban atas pelaksanaan

4. Akuntabilitas proses yaitu pertanggungjawaban atas pelaksanaan

5. Akuntabilitas kinerja yaitu pertanggungjawaban atas hasil-hasil

JD Steward mengemukakan lima tingkatan akuntabilitas publik

1. Level 1. Akuntabilitas kebijakan (policy accountability) yaitu seleksi

suatu program tertentu

aturan tata kerja atau prosedur kerja.

pelaksanaan pekerjaan/tugas yang diberikan.

yaitu sebagai berikut (Akdon, 2011:209-210)

kebijakan yang ditetapkan dan ditolak (mencakup nilai-nilai).

2. Level 2. Akuntabilitas program (programme accountability)

pemenuhan atau pencapaian sasaran-sasaran program (outcomes and

efectiveness

3.

Level 3. Akuntabilitas kinerja (performance accountability), mencakup

nilai-nilai efisiensi operasional pemerintahan

4. Level 4. Akuntabilitas proses (process accountability mencakup

penggunaan dan pelaksanaan prosedur-prosedur kerja dan

instrumen-instrumen kerja yang memadai dalam penyelenggaraan

tugas-tugas pemerintahan

5. Level 5. Akuntabilitas hukum dan perundang-undangan (probity and

legality accountability) yaitu pertanggungjawaban yang meliputi

kepatuhan dan ketaatan pada hukum dan peraturan perundang-

undangan ataupun kepatuhan terhadap rencana

E.
Laporan Pelaksanaan Program

Waktu merupakan hal yang amat penting diperhatikan apabila infor-

masi akan dipakai. Serahkan hasil evaluasi sesuai dengan waktu darn

pola kerja pembuat keputusan. Apabila informasi datang terlalu dini,

maka pengaruhnya akan hilang, dan jika informasi datang terlambat,

jelas pelaporan tidak ada gunanya lagi.

Keputusan yang kurang benar dan tepat dapat terjadi karena

informasi yang tidak lengkap. Hal tersebut dapat dihindari apabila

Pelaporan

276

diketahui sebelumnya, apa, siapa, dan bagaimana keputusan dilakukan.

Tidak kalah pentingnya yaitu mengetahui pemakai primer dan sekun-

der, kebutuhan mereka, dan waktu yang tepat ketika mereka memakai

informasi

Dalam membentuk kepekaan terhadap kebutuhan pemakai, maka

harus digalang hubungan baik dengan pemakai. Seorang evaluator yang

baik harus dapat berempati dengan klien, mengerti dan mengenalnya,

dapat membina hubungan akrab yang tulus, menjadi pendengar yang

baik, dapat menerjemahkan dengan tepat kebutuhan dan keinginan

sponsor atau pemakai sambil membangun kepercayaan terhadap

penemuannya sebagai dasar untuk pemakaian apa yang ditemukannya

Membuat atau mengembangkan rencana laporan merupakan

tugas yang rumit. Banyak faktor harus diingat selama membuat dan

mengembangkannya. Buaah tabel atau peta yang up to date dan

menggambarkan pemakai yang dimaksud, minat mereka, dan

mekanisme laporan (Farida Yusuf Tayibnafis, 2000:145).

Buatlah daftar pemakai primer, dan bila ada juga pemakai sekunder

yang akan dipengaruhi. Buatlah jadwal pertemuan yang diinginkan

bagi setiap orang, Hal tersebut dapat mengingatkan berapa lama

telah berlaku sejak pertemuan terakhir, tetapi kontak merupakan

1.

hal penting untuk lebih meyakinkan pemakaian penemuan.

2. Tambahkan dalam daftar keterangan singkat tentang apa yang

an program,

ciri-ciri khusus, minat khusus mereka terhadap evaluasi, dan

diketahui tentan

g pemakai, hubungan mereka deng

seleranya dalam berkomunikasi.

3.

Buatlah garis besar tentang semua kegiatan evaluasi, dan tandailah

semua jatuh tempo untuk laporan-laporan yang formal

4. Catatlah hal-ha lain dalam proses evaluasi dan dalam rencana

pemakaian bila Anda dapat memberikan informasi yang relevan.

Apabila sumber memungkinkan, tambahkan hal-hal penting lain-

nya, misalnya memo, laporan-laporan tentang rapat, dan beberapa

kegiatan yang diperkirakan akan dilakukan, pertemuan-pertemuan

yang dianggap penting dengan orang-orang program.

5. Gunakan informasi dari chart tersebut, aturlah waktu atau jadwal

kan sehingga tanggal-tanggal laporan tertentu dapat dilacak,

jadwalkan bagi tiap pemakai dan saat laporan Anda telah selesai
untuk diserahkan.

Pelaporan

277

271