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1. Definición de auditoría
El cliente y el auditado pueden pero no tienen por qué ser la misma persona u
organización.
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2. Norma ISO 19011 (Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de
la calidad y/o ambiental)
Las series de Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 ponen énfasis en la
importancia de las auditorías como una herramienta de gestión para el seguimiento y
la verificación de la implementación eficaz de una política de organización para la
gestión de la calidad y/o ambiental.
3. Clases de auditorías
El cliente y el auditado
son la misma
organización. Es decir,
es organizada por la
propia empresa, en sus
propias instalaciones.
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El auditor puede ser en este caso un miembro de la misma organización o una
persona o grupo de personas subcontratadas, es decir, externas a la
organización.
Esta auditoría la
solicita la empresa a un
organismo
independiente y
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reconocido. Tiene por objeto la evaluación de la organización con la intención
de encuadrar sus actividades en el marco de un modelo determinado (por
ejemplo la norma ISO 9001)
Estas auditorías otorgan la concesión, conservación o revocación de una
homologación, certificación, calificación, consentimiento o habilitación
concreta. Este tipo de auditorías tienen una serie de reglamentos (distintos
según el tipo de evaluación). La auditoría del sistema de calidad más conocida
es la efectuada a partir de la norma internacional ISO 9001. Estas son
certificaciones del sistema de calidad, pero también pueden efectuarse
certificaciones de productos y servicios.
Las auditorías ofrecen una comparación de lo que “es“ y lo que “debería ser“, por lo
que se convierten en la base para lograr un proceso de mejora continua en la
empresa. Para lograrlo hay que seguir los siguientes pasos:
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5. Principios de auditoría (ISO 19011)
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7. Fases de una auditoría de calidad
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9. Preparar Checklist o lista de chequeo: Al terminar la fase de planificación
de la auditoría hay que elaborar la lista de chequeo que se va a emplear en la
auditoría. En algunos casos no será necesario preparar dichas Checklist
porque ya estarán disponibles de auditorías previas
Es importante advertir que no todas las fases se presentan cada vez que se lleva a
cabo una auditoría. Dependerá en gran medida de la complejidad, amplitud de la
misma y si es la primera vez que se realiza o ya se ha realizado en otras ocasiones.
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El grado de aplicación de las disposiciones de cada una de las actividades depende
del alcance y complejidad de cada auditoría y del uso previsto de las conclusiones de
la misma.
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1. Inicio de la auditoria
Designación del líder del equipo auditor: Designar un líder del equipo auditor para cada
auditoría específica.
Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría: Los objetivos definen qué
es lo que se va a lograr con la auditoría. El alcance describe la extensión y los límites de la
auditoría. Los criterios se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la
conformidad.
Selección del equipo auditor: Se debe seleccionar un equipo auditor teniendo en cuenta la
competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. Cuando hay un solo auditor, éste
debe desempeñara todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor
Establecimiento del contacto inicial con el auditado: El propósito del contacto inicial es:
a) establecer los canales de comunicación con el representante del auditado,
b) confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría,
c) proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y la composición
del equipo auditor,
d) solicitar acceso a los documentos pertinentes
e) determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar,
f) hacer los preparativos para la auditoría, y
g) acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor.
2. Revisión de la documentación
Antes de las actividades de auditoría in situ, la documentación del auditado debería ser revisada para
determinar la conformidad del sistema, según la documentación, con los criterios de auditoría.
En algunas situaciones puede posponerse hasta el inicio de las actividades in situ, si esto no
perjudica la eficacia de la realización de la auditoría.
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3. Preparación de las actividades de auditoría in situ.
Preparación del plan de auditoría: Es la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoría, el
equipo auditor y el auditado, respecto a la realización de la auditoría. Este plan debe facilitar el
establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de la auditoría. El nivel de detalle
proporcionado en el plan de auditoría debe reflejar el alcance y la complejidad de ésta. El plan de
debe ser suficientemente flexible para permitir cambios.
Debe incluir lo siguiente:
a) los objetivos
b) los criterios y los documentos de referencia;
c) el alcance (unidades de la organización y unidades funcionales y los procesos que van a
auditarse)
d) las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades
e) la hora y la duración estimadas de las actividades
f) las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los
acompañantes;
g) la asignación de los recursos necesarios.
Preparación de los documentos de trabajo: Los miembros del equipo auditor deben revisar la
información pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean
necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoría. Tales documentos de trabajo
pueden incluir:
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4. Realización de las actividades de auditoría in situ
Realización de la reunión de apertura: Se debe realizar una reunión de apertura con la dirección
del auditado y/o, cuando sea apropiado, con aquellos responsables para las funciones o procesos
que se van a auditar. El propósito de una reunión de apertura es:
a) Confirmar el plan de auditoría.
b) Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades
c) Confirmar los canales de comunicación
d) Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
Generación de hallazgos de auditoria: La evidencia de la auditoría debe ser evaluada frente a los
criterios de auditoría para generar los hallazgos. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto
conformidad como no conformidad y pueden identificar una oportunidad para la mejora. Las no
conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deben registrarse
Preparación del informe de la auditoría: El líder del equipo auditor debe ser responsable de la
preparación y del contenido del informe de la auditoría.
El informe de la auditoría debería proporcionar un registro completo de la auditoría, preciso, conciso y
claro, y debería incluir, o hacer referencia a lo siguiente:
a) los objetivos
b) el alcance
c) la identificación del cliente
d) la identificación del líder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor;
e) las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades
f) los criterios
g) los hallazgos (No conformidades)
h) las conclusiones
6. Finalización de la auditoría
La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado
y el informe de la auditoría aprobado se haya distribuido.
Los documentos pertenecientes a la auditoría deberían conservarse o destruirse de común acuerdo
entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y los
requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
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Las fuentes de información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y
la complejidad de la auditoria y pueden incluir:
a) Entrevistas con empleados y con otras personas
b) Observación de las actividades y del ambiente de trabajo y condiciones
circundantes
c) Documentos, tales como política, objetivos, planes, procedimientos, normas,
instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y
pedidos
d) Registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de
auditorias, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones;
e) Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño
f) Información sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los
procedimientos para el control de los procesos de muestreo y medición
g) Informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, otra
información pertinente de partes externas y la calificación de los proveedores
h) Bases de datos informáticas y sitios de Internet.
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Evidencia: Información que puede ser probada, basada en hechos obtenidos a
través de la observación, conducción de entrevistas, documentos u otros medios.
Objetiva: Algo sobre lo que existe prueba a diferencia de algo que se piensa que
existe; sin predisposición, no influenciado por emociones o prejuicios personales.
Características:
a) Información de primera mano
b) Basada en Hechos
c) Basada en la observación directa (Entrevistas, Documentación, Resultado de
una actividad)
9.3 Hallazgos:
9.4 No conformidades:
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El enfoque de cualquier auditoria de sistema de gestión es determinar si se ha
desarrollado dicho sistema, está implementado eficazmente y se mantiene. De este
modo, el énfasis de una auditoria del sistema de gestión debería estar en verificar la
conformidad, no en documentar no conformidades.
Los auditores deben conservar un enfoque positivo y buscar los hechos, no las fallas.
No obstante, cuando la evidencia de la auditoria determina que existe una no
conformidad, entonces es importante que se documente correctamente la no
conformidad.
1. Evidencia de auditoria
2. Registro del requisito
3. Declaración de no conformidad.
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Formato sugerido para redactar la declaración de no conformidad
Ejemplo:
Durante la auditoría a la Bodega de Despacho el auditor pudo verificar, respecto a las inspecciones
de los productos que se despachan, que:
Varios empleados manifestaron, periódicamente, ellos despachan el producto a los clientes sin haber
realizado y documentado actividades de inspección.
Elemento 1: Requisito del PSIG 10.3- Inspección en despacho, el cual especifica que los productos
que se despachan al cliente deben ser inspeccionados.
Elemento 2: Evidencia verbal de varios empleados corroborando que ellos despachan los productos
a los clientes sin realizar ni documentar actividades de inspección.
Declaración de no conformidad:
“Varios empleados corroboraron que ellos despachan el producto a los clientes sin realizar ni
documentar actividades de inspección. Por lo que no se está cumpliendo con los requisitos
del sistema de gestión establecidos en su PSIG 10.3”
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9.5 Conclusiones de la auditoria:
Hay una serie de requisitos generales o cualidades que todo auditor debe reunir:
Atributos personales
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d) Observador (activamente consciente del entorno físico y las actividades)
e) Perceptivo (instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones)
f) Versátil (adaptarse fácilmente a diferentes situaciones)
g) Tenaz (persistente, orientado hacia el logro de los objetivos)
h) Decidido (alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y
razonamiento lógicos)
i) Seguro de sí mismo (actúa y funciona de forma independiente a la vez que se
relaciona eficazmente con otros).
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Los “diez mandamientos de la comunicación efectiva”
Los atributos personales y profesionales del auditor son indispensables para el desarrollo de
las acciones de auditoría.
INTERFERENCIA NO CRÍTICA
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Problemas de comportamiento en las auditorias (Fuente: OPS – Organización
Panamericana de la Salud)
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Los auditados comienzan
Señalar claramente el desvío
a buscar otros responsables
Búsqueda de como propio del sistema, por
para los desvíos detectados
responsables medio del análisis detallado del
que se hallan bajo su
problema, y no tratar de definir
responsabilidad.
responsables.
Enfatizar que para el cumplimiento
Los auditados comienzan total del programa de auditoría, es
a mostrar una actitud necesario atenerse solamente a
excesivamente explicativa para las preguntas que se formulan;
Búsqueda de
las no conformidades o fallas posteriormente, los auditados
justificaciones
detectadas y buscan deben discutir sobre las causas de
justificaciones para cada una de las no conformidades y de las
ellas. fallas. Resaltar que no se buscan
culpables ni justificaciones.
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