PROGRAMA DE AUDITORIA

ESTUDIO Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

CLIENTE: CIA.: “MAR & CO.S.A.”
PERIODO DE REVISION: Del 01.01.84 al 31.12.1984

COMPRAS Y GASTOS – CUENTAS POR PAGAR

INVENTARIOS Y EGRESOS DE CAJA
Para aplicar el Enfoque de Auditoria P.C.M., efectiva y eficientemente en el examen de esta
área, observar lo siguiente:

P/T Marcas Hecho

Ref. usadas Por Fecha
Procedimientos de auditoria

1. Obtener conocimiento del sistema contable del

cliente, incluyendo los procedimientos y
controles en el incorporados, por medio de
dialogo con el personal del cliente, etc.
2. Describir el sistema contable del cliente por
medio de flujogramas.
3. Rastrear una transacción de esta área para
confirmar si el sistema descrito en el punto
anterior ha sido suficientemente conocido y
registrado de acuerdo a la selección relativa a
esta área en el cuestionario de control interno.
4. En base al cuestionario de control interno
general seleccionar las preguntas apropiadas
que deben ser absueltas por el contador o
funcionario responsable de esta área. Igual
procedimiento aplicar con el cuestionario
tributario (tenerlos presente permanentemente
durante la revisión).
5. Si el cliente es permanente verificar si los
procedimientos de esta área, registrados en el
archivo permanente, (A/P) son os mismos o
han sufrido variación. En este último caso el
flujograma debe ser corregido
apropiadamente, dejando constancia de este
hecho adicionalmente en un “memo” interno
que debe quedar archivado en los P/T del
presente año.
6. Identificar cualquier debilidad en el control por
las respuestas NO a las preguntas del CCI,
determinando si estas debilidades en el
sistema de control se encuentran
compensadas con otros controles, y evaluar
 sus posibles efectos sobre el alcance de las
pruebas de auditoria.
7. Recabar y/o actualizar los documentos en uso,
y las firmas y Vo.Bo. usados en este circuito de
operaciones.
8. Preparar un cuadro resumen de las
operaciones registradas en el libro de compras
(cedulas AT 3.8.3.) (Si el registro de compras
no incluye operaciones relativas a cuentas de
gastos preparar un detalle de gastos de
administración y de ventas mensuales por
subcuentas).
9. Seleccionar el mes o meses que revelen
mayor número de documentos y efectuar los
siguientes procedimientos:
a) Verificar sumas del registro
b) Verificar el “voucher” con el registro de
compras y su respectivo pase a las
tarjetas de mayor auxiliar.
c) Verificar en el “voucher” los Vos.Bos.
de confección, autorización, etc.
d) Comprobar la corrección de la
distribución contable y exactitud
aritmética.
e) Del registro de cuentas por pagar
efectuar una selección que asegure la
cobertura de todas las principales
transacciones (excluir cargos a cuentas
que son revisadas en relación con otras
áreas del examen; ej. Activos fijos).
10. Para las transacciones seleccionadas, obtener
la documentación sustentatoria y revisarlas
desde su inicio hasta su término, para
determinar si los procedimientos seguidos
aseguran un bue control interno. La revisión
debe incluir, pero no necesariamente
restringirse a, los puntos que se indica a
continuación. (Considerar que
frecuentemente, son autorizadas por distinto
personal y/o están sustentadas por
documentos de variada naturaleza).
a) Comparar las requisiciones de compra,
cotizaciones solicitadas, órdenes de
compra, facturas de acreedores e
informes de recepción.
b) Examinar la documentación
sustentatoria para determinar si ha sido
apropiadamente revisada, autorizada y
anulada (después del pago).
c) Determinar si se toman todos los
descuentos disponibles.
d) Examinar los cheques pagados por el
banco (solo si son devueltos por este)
en cancelación de estas operaciones.
e) Comprobar los pases a los registros
auxiliares (ej. Costos y gastos,
 inventarios permanentes (kardex)
cuentas corrientes de proveedores,
etc.).
f) Revisar la razonabilidad de la
distribución contable.
g) Verificar la conformidad y razonabilidad
del ingreso a almacén en cuanto a:
fechas Vo.Bo. del almacenista, Vo.Bo.
control de calidad.
h) Comparar los precios entre: órdenes de
compra, facturas y/o guías de remisión.
i) Verificar la conformidad de la orden de
compra en cuanto a: firma autorizada,
Vo.Bo., y que los precios sean los más
convenientes de acuerdo a la mejor
cotización recibida.
j) Con relación a los egresos de caja por
las transacciones seleccionadas,
proceder a cruzar información con las
pruebas realizadas en CI 2. Caja y
Bancos en cuanto a:
 A través de la tarjeta de:
“cuentas corrientes
proveedores”, identificar el
pago de la transacción en
examen y proceder como sigue:
 Tomar nota del número de
cheque, importe y fecha de
pago.
 Verificar que el importe de la (o
las) factura(s) cancelada(s),
concilie(n) con el importe del
cheque.
 Verificar el cheque en el libro
auxiliar de bancos y en el libro
de caja.
 Verificar que los descuentos en
factura, si los hay, han sido
tomados en cuenta.
11. Análisis de los gastos de administración y de
ventas.
- Conseguir o preparar un detalle de gastos
mensuales, por subcuentas, conciliarlo con
las tarjetas de mayor auxiliar y libro mayor.
- Investigar los montos más significativos y
los que revelen anormalidad dentro del
periodo de revisión.
- Investigar cualquier fluctuación importante
tomando como referencia los montos del
año anterior, justificando las razones,
mediante pruebas selectivas.

Revisado por:………………………………………………………..Fecha:.…/……/……
 CIA. MAR & CO. S.A.
DEL 01-01-84 AL 31-12-84

COMPRAS NACIONALES
MEMORANDUM DE COMPRENSION
Los procedimientos que operan en esta área son las siguientes:
1. El departamento de compras inicia sus actividades con la elaboración del plan de compras,
autorizado previamente por el gerente de dicho departamento.

2. Una vez elaborado el plan, previa selección del proveedor (si es nacional en base a la guía
de proveedores emitido por el ministerio de industria turismo e integración, si es proveedor
del exterior, en base a la guía del proveedor del pacto andino emitida por la junta del acuerdo
de Cartagena) se les remite una solicitud de cotización a cada proveedor clasificado.
Posteriormente los proveedores remiten sus presupuestos cotizando las mercaderías con la
cual se procede a seleccionar al proveedor en cuanto a calidad del artículo, precio,
condiciones de pago y capacidad de producción.
Luego se procede a emitir el reporte de material nacional autorizado el cual es preparado por
los compradores.
Sr. Víctor Alarcón Motta Sector I Ensamblaje
Sr. Miguel Díaz Ugarte Sector II Pilas y artefactos; parte de importación de insumos de pilas.
Dicho reporte es autorizado previamente por el superintendente de planta que solicita el
producto, por el gerente de compras y por el gerente general, el reporte es preparado cada
vez que existe un incremento en los precios de materiales o cambio de un proveedor.

3. El departamento de compras utiliza tarjetas (amarillas) denominados “tarjetas de control de

existencias” con la finalidad de ejercer control de materiales por cada uno de los proveedores,
estableciendo saldos por cada una de las órdenes de compra, en cuanto a las cantidades
solicitadas, al calendario de entregas y su correspondiente ingreso al almacén según guía de
remisión del proveedor.

4. El departamento de compras emite una orden de compra que tiene por finalidad solicitar al
proveedor los artículos con indicación de las características de los productos, precios y
calendario de entregas, la emisión d este documento se hace en original y cuatro copias,
efectuándose la siguiente distribución:

- Original y copia blanca para el proveedor, regresa la copia blanca firmada.

- Copia rosada, se envía a IBM y luego pasa a contabilidad.
- Copia amarilla pasa a planta.
- Copia celeste se envía al almacén central, para que efectúen su registro en las tarjetas
de kardex para sustentar la autorización del ingreso y a su vez controlar los ingresos
del proveedor.
5. El almacén central está a cargo del señor enrique burga Gonzales dividiéndose en dos
secciones: administración y operación.
- La sección administración: tiene por función controlar a través de las tarjetas los
artículos solicitados según la orden de compra y el ingreso d los mismos según guía
de remisión del proveedor.
- La sección operaciones: se encarga de verificar la cantidad física de artículos
ingresados al almacén, según guía de remisión del proveedor y pone un sello
indicando “sujeto a chequeo de cantidad y calidad en un tiempo de 5 días útiles”.
6. Toda la documentación de compra así como la del correspondiente ingreso de los artículos
al almacén, son enviados a IBM para su procesamiento mediante la siguiente documentación:
- De compras: reporte e material nacional autorizado y orden de compra.
- De almacén central: guía de remisión y orden de salida del almacén con esta
documentación IBM prepara un listado de movimiento de materiales el cual es enviado
a contabilidad para control físico del stock y para su valorización.
7. El departamento de contabilidad una vez que ha recepcionado las guías de remisión del
proveedor, procede a efectuar su valorización tomando como base el precio fijado en el
reporte de material nacional autorizado, asentando su registro en tarjetas para el control de
material y factura del proveedor, si la factura del proveedor no coincide con los precios
indicados en el reporte de material autorizado, contabilidad devuelve esta factura al
departamento de compras para las gestiones de regularización correspondiente, previa
conformidad de las facturas del proveedor por el departamento de compras y control de
calidad, estas facturas regresan a contabilidad para la autorización y programación de pagos.

NOTA: personas entrevistadas del departamento de compras:

- Sr Percy Arrué Ch., encargado del Sector I
- Sr Víctor Dávila A., encargado del Sector II

 Control de calidad retiene 5 días la guía del proveedor, esto ocasiona un

retraso en la emisión del listado “movimiento de materiales” que sirve de base
para el control físico del stock y para su valorización.
Para lo expuesto se recomendaría, anticipar la fecha de entrega del producto
por parte del proveedor.
También cabe mencionar el comentario del Sr. Arrué en el sentido de que:
actualmente el departamento de compras lleva el control de precios de los
materiales y efectúa un “cálculo de tendencias” (proyección de los precios a
seis meses en función al proceso inflacionario que afronta el país).
 CIA. MAR & CO. S.A.
DEL 01-01-84 AL 31-12-84

COMPRAS AL EXTERIOR
Los procedimientos que operan en esta área son las siguientes:
1. Con el plan de producción y los listados de partes por modelos, se prepara el plan
anual de producción de insumos a importarse, el cual es enviado al ministerio de
industria, turismo e integración para que emita el dictamen de importación. Copia de
este dictamen es entregado a cada superintendente de planta quien en base a este
dictamen (el cual indica las partidas arancelarias aceptadas para la importación) y el
plan anual, prepara un borrador de la orden de compra y la emite a relaciones
gubernamentales para su chequeo y Vo.Bo. (Sr Juan Ruiz) quien a su vez entrega a
gerencia general para su aprobación (pone un sello anaranjado).
2. Con la aprobación relaciones gubernamentales, prepara la orden de compra, pone un
sello y Vo.Bo. y luego la remite a la superintendencia de planta.
3. El superintendente de planta pone un Vo.Bo., hace firmar la orden de compra por el
gerente general y luego la remite al proveedor por télex.
4. Posteriormente, el proveedor del exterior envía la confirmación (nota de venta) del
pedido indicando: plan de embarque, barco, fecha probable de salida, forma de pago
y listado de partes. Esta confirmación se registran el “libro de importaciones” que es
llevad en relaciones gubernamentales quien envía una copia de la confirmación a
planta.
5. El proveedor envía un “avance notice” en donde se confirma el banco con el cual se
va a efectuar la transacción, fecha de embarque y carta de crédito. En el libro de
importaciones se registra la fecha de recepción de este documento y luego se envía
una copia del mismo a planta.
Los puntos (4) y (5) se hacen generalmente con CENTRAL MATRIZ & CO LTDA. Los
demás proveedores solo envían las facturas (ver punto 6 siguiente).
6. Aproximadamente después de 10 días del embarque llegan las facturas originales por
el banco y las copias por correo (Sistema DHL - Servicio - Rápido) así como el
“Packing List” que se reciben son 5, efectuándose la distribución siguiente:
a. Control administrativo (IBM), codifica de acuerdo al dictamen adjuntando
formato “resumen de control (IBM) facturas”. Esto se realiza solo para control.
b. Almacén central, quien luego la remite a contabilidad.
c. Planta
d. Archivo (Relaciones Gubernamentales)