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2018

4 étapes clés pour un encadrement


optimal de vos sous-traitants
LA SÉCURITÉ EST
L’AFFAIRE DE TOUS

ASSURER LA SÉCURITÉ DE SES


EMPLOYÉS EST FONDAMENTAL

Pour que la démarche de prévention soit complète, elle ne peut


pas se limiter aux membres de son personnel. En effet, comment
garder l’adhésion et l’engagement des employés s’ils voient des
sous-traitants avoir des comportements à risque dans l’entreprise
sans être repris ?

Alors quels sont les étapes à suivre pour encadrer


l’intervention de sous-traitants dans son entreprise ?

Ce guide décliné en 4 étapes clés devrait vous aider dans cette


démarche.
PHASE 1 BIEN FICELER SES
CONTRATS (1/3)

BORNER L’INTERVENTION

Tout d’abord, vous devez définir la zone d’intervention, c’est-


à-dire la localisation au sein de votre entreprise. Cette zone ne
se limite pas seulement au poste de travail. Elle doit prévoir a
minima les voies de circulation et les zones de stockage de
“ Le contrat passé avec le
sous-traitant doit soutenir
votre démarche. Pour qu’il y
arrive, il doit borner
l’intervention et définir vos
attentes et exigences.
matériel. En effet, ce sont trois espaces de travail présentant
des risques et contraintes différentes qu’il faudra prévenir et
supprimer ou encadrer durant l’intervention du sous-traitant.

Vous ne pouvez pas vous permettre d’omettre la possibilité de


travailler en espace confiné par exemple. Vous ne pouvez pas
non plus négliger de prévenir que la zone de stockage se
trouve en extérieur et que des déplacements fréquents
pourront être à prévoir. Impossible d’oublier de mentionner que
les voies de circulations seront potentiellement empruntées par
des piétons dans la journée non plus.
ETAPE 1 BIEN FICELER SES
CONTRATS (2/3)

DÉFINIR LES RÔLES

Les rôles de chacun doivent également être établis que ce


La définition des rôles implique de vérifier les capacités de
soit pour la mise en sécurité des zones de travail ou des chacun. En effet, si votre sous-traitant doit consigner du matériel
équipements que pour la réalisation des travaux. par exemple, assurez-vous qu’il ait les moyens humains et
matériels adéquats pour le faire. Le balisage de la zone peut
Pour garantir une intervention dans les meilleurs conditions, paraître anodin, mais si vous en donnez la charge à votre
soyez le plus exhaustif possible : sous-traitant et si vous voulez qu’il utilise des barrières rigides
plutôt que de la rubalise, encore faut-il l’avoir prévenu en amont.
● Allez-vous procéder à tout ou partie des consignations
de matériels ? Pour l’humain, définissez de façon exhaustive les besoins attendus
● Allez-vous éteindre le matériel en amont ? en termes d’effectifs mais aussi en termes de formations et
d’habilitations. Pour le matériel, avoir des exigences précises peut
● Allez-vous baliser les zones de travail, de stockage ou
s’avérer plus compliqué. Il vous appartient cependant d’indiquer
de circulation ?
clairement les contraintes techniques pouvant affecter le choix de
● Allez-vous procéder à certains travaux préparatoires ? celui-ci. Il dépendra aussi fortement de la zone d’intervention,
... aussi, soyez le plus précis possible dans cette partie.

La liste des questions à balayer est longue, mais prenez le


temps d’en aborder un maximum pour limiter les risques
de déconvenues lors de l’intervention.
PHASE 1 BIEN FICELER SES
CONTRATS (3/3)

DÉFINIR LES ATTENTES


ET EXIGENCES

Enfin, indiquez les moyens matériels et humains que vous Par exemple, prévoyez-vous en tant que QHSE d’auditer le
prévoyez de mettre à disposition et ceux que vous chantier ? Si oui, combien de fois durant les travaux ? sur
attendez en retour. Comme vu précédemment signalez à quelles parties ?
vos sous-traitants votre intention de procéder à toute ou
partie des travaux, mises en sécurité…. … Surtout, exigez-vous de leur part la visite d’un QHSE de leur
entreprise sur le chantier. Si oui, à quelle fréquence ? Doit-il
En découle la mise à disposition ou non de personnel de être présent au quotidien ? Disponible à tout instant ? Ou
votre part. Indiquez-leur qui sera en charge du suivi des seulement disponible le temps des éventuels audits ?
travaux, du suivi des équipes, du respect des règles QHSE
sur le chantier. Qui seront leurs interlocuteurs et quels seront Pour le matériel, vous avez compris la logique…
leurs attributions.
QUESTIONS

? RÉPONSES

1 UNE FOIS LE CONTRAT RÉDIGÉ, EST-CE


UTILE DE CONSULTER PLUSIEURS
ENTREPRISES ?
2 FAUT-IL DÉFINIR DES EXIGENCES EN TERMES
DE CERTIFICATIONS LIÉES AU QHSE ?

La démarche est discutable. En effet, les


On parle souvent de 3 devis pour prise de décision. certifications sont “un gage de”. Elles ne sont pas
Vous verrez que dans beaucoup de cas, l’un sera un garant immuable. On peut trouver dommage de
“Trop”, l’autre sera “Trop Peu” et le troisième sera un laisser pour compte une entreprise non certifiée
équilibre entre les deux. mais tout aussi engagée dans la démarche que si
elle l’était.
Ceci vaudra pour le prix, mais la partie qui devra vous
intéresser en tant que QHSE c’est la réponse aux
Les certifications représentent un coût non
exigences que vous aurez définis dans le contrat,
c’est-à-dire la description des moyens humains, négligeable. Elles sont parfois laissées de côté par
matériels, organisationnels…. que l’éventuel choix pour rester compétitif. Certaines entreprises
sous-traitant propose de déployer pour y répondre. non certifiées sont parfois plus engagées que
d’autres certifiées. Il peut être judicieux de
demander les certificats quand ils existent, mais de
ne pas placer la certification comme critère
éliminatoire.
PHASE 2 ORGANISER LA
PRÉVENTION (1/3)

LE SOUS-TRAITANT CHOISI,
A NOTER
ORGANISEZ LA VISITE PRÉALABLE
Cette visite doit également vous
Cela commence par l’organisation d’une visite préalable de servir à présenter les règles QHSE
votre entreprise et des zones de travaux bien avant leur inhérentes à votre site en vue de
commencement. Celle-ci vise à vérifier ce qui a été prévu dans leur respect par tous les
le contrat en termes humains, matériels et organisationnels. intervenants. Enfin, c’est le moment
idéal pour présenter les locaux mis
L’objectif est aussi de coordonner les travaux pour les à disposition de vos sous-traitants
fluidifier, mais surtout, de prévenir les risques qui seront lors des travaux. En effet,
générés par la co-activité entre votre entreprise et votre l’entreprise doit fournir à ses
sous-traitant. Ces risques doivent être répertoriés et des sous-traitants sanitaires, vestiaires
moyens mis en oeuvre par les deux parties pour les supprimer et lieux de restauration selon
ou les maîtriser. Par exemple, un sous-traitant ne peut en l’article R4513-8 du code du travail.
aucun cas se trouver dans une situation de travail isolé (article
R4512-13 du code du travail).

Si une telle situation devait être envisagée lors de l’annonce du


phasage des travaux, vous devrez trouver une solution pour y
remédier avec votre sous-traitant.
PHASE 2 ORGANISER LA
PRÉVENTION (2/3)

LE PLAN DE PRÉVENTION
La visite préalable aux travaux doit, selon l’article R4512-7 du Selon l’article R4512-8 du code du travail, les mesures
code du travail, être accompagnée de la rédaction d’un plan prévues par le plan de prévention comportent au moins
de prévention dans les deux cas suivants* : les dispositions suivantes :

● Dès lors que l'opération à réaliser par les entreprises ● La définition des phases d'activité dangereuses et des
extérieures, y compris les entreprises sous-traitantes moyens de prévention spécifiques correspondants ;
auxquelles elles peuvent faire appel, représente un ● L'adaptation des matériels, installations et dispositifs à
nombre total d'heures de travail prévisible égal au moins la nature des opérations à réaliser ainsi que la
à 400 heures sur une période inférieure ou égale à douze définition de leurs conditions d'entretien ;
mois, que les travaux soient continus ou discontinus. Il en ● Les instructions à donner aux travailleurs ;
est de même dès lors qu'il apparaît, en cours d'exécution ● L'organisation mise en place pour assurer les
des travaux, que le nombre d'heures de travail doit premiers secours en cas d'urgence et la description
atteindre 400 heures ; du dispositif mis en place à cet effet par l'entreprise
utilisatrice ;
● Quelle que soit la durée prévisible de l'opération, lorsque ● Les conditions de la participation des travailleurs
les travaux à accomplir sont au nombre des travaux d'une entreprise aux travaux réalisés par une autre en
dangereux figurant sur une liste fixée, respectivement, vue d'assurer la coordination nécessaire au maintien
par arrêté du ministre chargé du travail et par arrêté du de la sécurité et, notamment, de l'organisation du
ministre chargé de l'agriculture (voir l’arrêté du 19 Mars commandement.
1193).

*Hormis pour les entreprises du BTP et pour les chantiers clos, qui sont soumis au PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé),
PHASE 2 ORGANISER LA
PRÉVENTION (2/3)

A NOTER
CHARGEMENT DÉCHARGEMENT,
LE CAS PARTICULIER les visites préalables, les plans de prévention
ou le protocoles de sécurité ne sont pas
Pour les opérations de chargement et de déchargement, obligatoirement réalisés par le QHSE. Ces
n’oubliez pas que vous vous trouvez dans un cas particulier. Ce étapes peuvent être gérées par n’importe
n’est pas un plan de prévention qu’il convient d’établir mais quelle personne chargée des travaux. Vous
un protocole de sécurité. Bien que la finalité soit la même, ce pouvez être présent mais seulement en tant
document est spécifique à ces opérations qui concernent un que personne consultée. Tout dépend du
corps d’activité bien particulier, le transport. niveau d’intégration de la politique QHSE par l’
équipe d’encadrement, et donc plus
Si vous le souhaitez, des trames de plans de prévention et de généralement de la politique QHSE déployée
protocoles de sécurité ont été mise à disposition sur internet dans votre entreprise.
notamment par l’INRS :
Nombreux sont les QHSE seuls responsables
http://www.inrs.fr/media.html?refINRS=ED%20941 de cette partie dans leur entreprise, mais ce
n’est pas par obligation légale, mais plutôt par
obligation organisationnelle.
PHASE 2 ORGANISER LA
PRÉVENTION (3/3)

LA VÉRIFICATION DES CAPACITÉS


HUMAINES, MATÉRIELLES ET DES
MODES OPÉRATOIRES

La préparation de l’intervention passe également par la Si vous en avez les moyens, prévoyez un accueil QHSE a
vérification des capacités humaines et matérielles et par la minima pour les personnes chargées de l’encadrement
validation des modes opératoires proposés. A vous les des équipes durant les travaux. L’idéal serait de réaliser
longues heures de lecture ! Habilitations, documentations un accueil QHSE de l’ensemble des intervenants mais
techniques du matériel spécifique, rapports de vérifications c’est souvent compliqué pour des raisons de
réglementaires, plans de levage, modes opératoires, disponibilités, de coûts...
procédures et instructions de travail... sont autant de documents
qui méritent une attention particulière. Cet accueil sera plus efficace pour inculquer votre
culture QHSE à vos sous-traitants mais surtout pour
Leur vérification est une pierre de plus apportée à votre échanger avec eux à ce sujet et lever d’éventuelles
démarche de prévention. Faites vous aider par des personnes incompréhensions ou questions.
plus techniques sur les sujets qui le nécessitent et n’hésitez pas
à aller sur le terrain vérifier que la théorie puisse bien être
appliquée dans la pratique.
PHASE 3 LA PRÉVENTION
EN DIRECT (1/6)

AVANT DE COMMENCER

La prévention en direct commence par un accueil de l’entreprise par la


ou les personnes précédemment désignées comme “référent” dans
votre entreprise.

Les sous-traitants ne doivent pas être lâchés dans la nature, mieux


vaut les accueillir et les accompagner sur la zone d’intervention pour un
dernier point avant commencement des travaux.

C’est le moment de voir si des travaux spécifiques sont prévus dans la


journée :

● Travaux par points chauds


● Travaux dans des espaces confinés
● Consignations
● Travaux de fouille….

Ces travaux nécessitent un encadrement supplémentaire du fait de


leurs risques particuliers. On agrémente alors le plan de prévention de
documents complémentaires, appelés permis de travaux.
LA PRÉVENTION
PHASE 3
EN DIRECT (2/6)

LE PERMIS DE TRAVAIL

Ces interventions présentent des risques importants pour Ils sont établis le jour même de l’intervention.
lesquels le personnel concerné doit être conscient des Généralement, ces permis ne sont pas établis par les QHSE.
risques et consignes de sécurité liées, être formé et Ils sont établis, vérifiés et signés par les chargés de travaux
posséder le matériel adéquat. désignés par les deux parties.

L’établissement d’un permis de travail pour ces activités Ces chargés de travaux ont été choisis pour leur
assure la vérification des prérequis obligatoires. Mais compétences et connaissances sur l’intervention en
surtout, il vous permet de savoir où et quand ces risques question.
seront rencontrés dans votre entreprise et de prévoir les
moyens nécessaire pour les encadrer. Pour ces raisons, les
permis de travaux ne sont pas rédigés en amont.
LA PRÉVENTION
PHASE 3
EN DIRECT (3/6)

DURANT L’INTERVENTION...

Avoir l’oeil sur son sous-traitant c’est bien mais se Pensez à ne pas être trop présent. vous pouvez parfois
transformer en “épée de Damocles” ... Pas du tout ! Il faut observer le chantier de loin, regarder rapidement que
trouver un juste équilibre. Le sous-traitant ne doit pas se toutes les règles de sécurité sont respectées, sans entrer
sentir trop à l’aise, au risque de voir plus facilement arriver dans la zone de travaux, ni parler aux sous-traitants.
des dérives, mais il ne doit pas non plus être totalement
étouffé. Soyez discret et non invasif et cette vérification sera
indolore et incolore. Lors de visites clairement affichées,
Il peut être judicieux de répartir la tâche entre personnes prenez le temps de discuter avec les sous-traitants. Grâce à
référentes. Chacun peut passer à intervalle régulier sur la ces deux mesures, ils subiront moins votre venue comme
zone d’intervention, mais inutile de rester en continu sauf si un “flicage” et seront d’autant plus à l’écoute de votre
votre présence est indispensable et/ou prévue pour une démarche de prévention. Si vous constatez un
partie de l’intervention. manquement au respect des règles, comme une bouteille
de gaz de poste à souder non stockée debout et non
Inutile également de prévoir le passage de référents avant attachée par exemple, lors de visites officielles ou non, vous
que la partie des travaux les concernant ne soit atteinte. En pourrez intervenir facilement et obtenir rapidement et
tant que QHSE, on a souvent tendance à vouloir passer très efficacement des rectifications de la part de vos
régulièrement. sous-traitants.
LA PRÉVENTION
PHASE 3
EN DIRECT (4/6)

N’OUBLIEZ DE COMMUNIQUER AVEC LES


EMPLOYÉS...

Si ça n’a pas été fait en amont, c’est le moment !

Elle peut porter sur :


● La nature et l’objectif des travaux
● Le phasage des travaux
● les risques apportés …

Cette communication vous aidera à gérer la co-activité au


quotidien.

EFFECTUEZ AUSSI DES ÉVALUATIONS...

Voici une occasion de sortir vos formulaires d’audits ! N’en


abusez pas, mais utilisez-les pour avoir une trace de votre
jugement quant au comportement QHSE du ou des
sous-traitant(s).

Ces audits, réalisés avec parcimonie, sont également un


bon moyen pour faire des piqûres de rappel concernant les
politiques et démarches QHSE déployées.
LA PRÉVENTION
PHASE 3
EN DIRECT (5/6)

EN CAS DE PROBLÈMES...
La charpente de mon usine est plus haute que prévue, Mon sous-traitant ou l’un des membres de l’équipe
le panier de ma nacelle ne monte pas assez haut, sous-traitante ne respecte pas mes consignes QHSE
comment faire ? malgré ma démarche de prévention, que faire ?

Ne cédez pas à la tentation, pas de PRÉ-CI-PI-TA-TION ! Quand il s’agit du sous-traitant dans son ensemble, n’oubliez
Dans une telle situation, la pression et le stress augmente pas que vous aviez rédigé un contrat que vous aviez pris le
très rapidement. Pour autant, il vous appartient encore plus temps de bien le ficeler. Ce contrat est votre arme la plus
qu’aux autres de rester calme et pragmatique : Quelles sont puissante pour que les choses rentrent dans l’ordre. Vous
les options ? Quels sont les avantages et inconvénients ? pouvez commencer par contacter votre homologue chez le
Quels sont les coûts ? Quel délai ajouter ? … sous-traitant pour traiter avec lui dans un premier temps.

Posez-vous calmement toutes ces questions et, en Ce contact peut être doublé d’un appel au N+1 du chargé de
collaboration avec les autres référents, choisissez la travaux sous-traitant. Leur intervention conjointe sur l’
meilleure. Une décision hâtive prise à l’instant “t” peut être équipe en question sera d’autant plus efficace. En fonction
très regrettable. Plus vous arriverez avec une explication de la gravité des écarts, vous n’aurez pas d’autre choix que d’
claire et des arguments construits sur des faits devant émettre des menaces de sanctions pour vous faire entendre.
votre direction, plus elle sera à même de prendre une Si tel est le cas, faites vous aidez de votre service achat, vous
décision, même si celle-ci est la plus contraignante pour le aurez ainsi plus de poids.
budget ou les délais par exemple. Votre sérénité est un gage
pour eux que c’est “la bonne solution”.
LA PRÉVENTION
PHASE 3
EN DIRECT (6/6)

ET POUR LES CAS ISOLÉS ?

Pour les cas isolés, se référer au contrat n’est pas la meilleure


chose à faire. Après plusieurs avertissements, vous pouvez Attention à bien réfléchir à cette décision car nous parlons
commencer par convoquer la personne à un accueil QHSE ici d’êtres Humains. Les conséquences peuvent être
personnel et renforcé. Accompagnez cette convocation d’un dramatiques sur le plan personnel pour l’intervenant
courrier à ses responsables pour les en informer mais concerné. Malheureusement, un accident grave peut l’être
également pour indiquer que le retard sur l’avancement des encore plus si cette personne se met excessivement en
travaux ne pourra pas vous être imputé. danger, de façon répétée, sans écouter, comprendre et
intégrer votre démarche de prévention...
Les conditions étaient claires, elles ne sont pas respectées,
charge à eux d’assumer les conséquences. Suivant le degré Dans le cas d’un accident, c’est à l’employeur de la
de gravité des écarts, convoquer le manager à l’accueil personne accidentée d’effectuer la déclaration d’accident
sécurité renforcé est envisageable. Votre action sera d’autant du travail conformément à la réglementation en vigueur.
plus lourde de sens.

Si cette mesure n’est pas suffisante, vous pouvez proposer


l’exclusion temporaire ou définitive du chantier pour cette
personne.
PHASE 4 FAIRE LE BILAN

L’INTERVENTION EST TERMINÉE


A NOTER

...Vous n’avez plus à vous soucier des risques de co-activités, Certaines entreprises appliquent
des risques apportés. La plupart du temps, vous n’êtes pas non une majoration des paiements en
plus en charge de la réception des travaux qui correspond à un fonction du respect ou non du
cahier des charges techniques. cahier des charges QHSE. Ce n’est
pas la règle, mais si votre
Votre rôle sera de faire un bilan de l’intervention du point de entreprise a les moyens pour le
vue QHSE. Ce bilan sera basé sur vos diverses observations, sur faire, alors pourquoi ne pas
les résultats de vos audits et sur les éventuels désagréments essayer ?
rencontrés. Prenez le temps de faire ce travail d’évaluation
pour établir un ”classement” QHSE des entreprises. Celui-ci
sera votre allié dans le choix d’un sous-traitant lors d’une
prochaine intervention.

Vous aurez également une meilleure appréhension de ce qu’il


est possible d’attendre d’une entreprise par corps d’activité, par
tranche de chiffre d’affaires, par effectif global…
Par Cathy PETILLON
Ingénieur QHSE EN CONCLUSION
Experte en digitalisation
@BlueKanGo

PENSEZ NUMÉRIQUE
Bien que la tâche ne soit pas aisée, les QHSE ne sont pas Ce travail reste lourd, chronophage et fait appel à de multiples
démunis de moyens pour encadrer les sous-traitants au formulaires. A l’heure du numérique,
sein de leur entreprise.
il est peut être temps de penser à digitaliser lesdits
Il faut simplement prendre le temps nécessaire pour : formulaires pour faciliter les échanges avec vos
sous-traitants, limiter l’utilisation du papier et gagner du
● Les encadrer dès la demande de travaux via le contrat temps.
● Prévoir leur intervention en interne avec tous les
interlocuteurs Cette simplification ira dans le sens d’une démarche de
● Amorcer la démarche de prévention avec eux avant le prévention toujours plus efficace.
début des travaux via les documents réglementaires
et les accueils sécurité
● Continuer la démarche de prévention tout au long des
travaux
● Evaluer le sous-traitant pendant et à la fin de son
intervention
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