TATA USAHA

12.1. Pendahuluan
Tata usaha adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam
organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam
kantor yang bersangkutan. Tata usaha merupakan sub sistem dalam organisasi
kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan
organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar
organisasi. Tata usaha berbeda dengan administrasi perkantoran. Faktor
pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat
pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang
merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian
yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada
umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. Namun keduanya
mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu: 1) pelayanan terhadap
pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi pada umumnya, dan
pelayanan manajemen pada khususnya, 2) pengumpulan, penyediaan dan
penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi manajemen guna
mengambil putusan, 3) membantu kelancaran tugas dan perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai hubungan erat dengan
pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan tata
usahaberpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya
adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Tata usaha sebagai salah satu unsur dari administrasi merupakan kegiatan
pelayanan terhadap penyelenggaraan usaha kerjasama, yang meliputi kegiatan
pencatatan, pengiriman dan penyimpanan bahan keterangan. Wujud dari pada
keterangan-keterangan yang merupakan sasaran pokok dari kegiatan tata usaha
dapat berupa surat-surat, formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar foto-foto dan
benda lainnya yang dapat memberi keterangan. Keterangan-keterangan ini sangat
berguna bagi setiap usaha kerjasama apapun, sebagai bahan peringatan, bahan
perhitungan, dasar untuk berbuat atau melakukan tindakan untuk mengadakan
kegiatan operasional suatu organisasi dalam rangka pengembangan dan
pencapaian tujuan. Pada umumnya kegiatan tata usaha itu dilaksanakan di dalam
kantor, sehingga sering pula tata usaha itu diistilahkan sebagai “office work”.
Pelaksanaan kegiatan tata usaha pada suatu kantor dapat berupa bermacam-macam
pekerjaan misalnya mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan warkat,
menelpon, menstensil, mengirim surat dan sebagainya.

12.2. Korespondensi
 Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara
terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua,
yakni:
1. Korespondensi eksteren
Yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-
bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen
Yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam
suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Fungsi surat dalam suatu organisasi secara umum antara lain:
a. Surat sebagai media komunikasi.
b. Surat sebagai barometer.
c. Surat sebagai duta penulis.
d. Surat sebagai bukti tertulis.
e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria
berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan
aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang
menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat,
tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai
yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku,
sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata,
ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah
efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam
pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan
simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang
padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal
berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang
ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur
dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan
mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim,
lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
 5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-
bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan
oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan
Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau
badan-badan serta perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan
tujuan mencari laba. Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan-perdagangan,
perindustrian atau usaha lainnya seperti perusahaan jasa angkutan, perbankan,
asuransi dan lain-lain. Dalam dunia usaha, surat niaga memegang peranan yang
sangat penting, sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan pihak luar
ataupun relasi banyak dilakukan dengan surat menyurat. Adapun surat-surat niaga
adalah sebagai berikut:
1. Surat Perkenalan
Surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang
isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai
keterangan-keterangan selengkapnya. Syarat membuat surat perkenalan ialah:
a. Pergunakanlah bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat tetapi padat.
b. Perlu memperkenalkan:
Nama perusahaan.
Alamat perusahaan dan nomor telepon.
Bidang usaha.
Manfaat atas barang yang diperkenalkan.
c. Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
d. Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu
berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.
e. Jika surat perkenalan dimaksudkan untuk mengikuti tender, perlu
dilampirkan:
Surat rekomendasi dari bank (garansi bank).
Surat rekomendasi dari instansi yang telah menjadi relasinya.
Susunan pengurus perusahaan.
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang, calon
pembeli atau organisasi perusahaan yang isinya meminta pengiriman daftar
barang beserta harganya. Langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun
surat penawaran ialah :
a. Menetapkan barang yang diperlukan.
b. Menentukan kapan barang diperlukan.
c. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
d. Menanyakan diskon.
e. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog atau monster barang yang
diperlukan.
3. Surat Penawaran
Adakalanya suatu persaingan akan memaksa penjual untuk menawarkan
dagangannya. Untuk menawarkan dagangannya itu agar dapat ditempuh
beberapa cara. Salah satu caranya adalah dengan mengirimkan surat
penawaran atau offerta. Penawaran itu dapat dibuat karena adanya
 permintaan penawaran dari calon pembeli. Disamping itu, dapat juga penjual
sendiri yang harus aktif menawarkan dagangannya supaya dikenal oleh
umum (atas inisiatif sendiri). Surat penawaran sering juga disebut dengan
surat jual. Surat jual merupakan surat yang memuat atau menawarkan
barang-barang yang hendak dijual. Oleh karena itu, surat penawaran tidak
harus dibuat berdasarkan permintaan pembeli.
Cara Menyusun Surat Penawaran :
a. Hendaknya disusun sebaik-baiknya agar menarik perhatian pembeli.
b. Harus memuat keterangan-keterangan yang lengkap dan jelas agar
pembeli tidak ragu-ragu untuk membeli barang yang ditawarkan
kepadanya.
c. Jika perlu, dikirimkan contoh barang yang ditawarkan agar pembeli
merasa yakin benar akan kualitas barang yang akan dibelinya.
d. Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman dan penyerahan barang
e. Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang mudah dan
ringan
f. Menyebutkan apakah harga sudah termasuk pajak-pajak (PPN).
Umumnya surat penawaran memuat:
a. nama dan macam barang;
b. kualitas barang;
c. banyaknya barang;
d. harga satuan;
e. syarat penyerahan barang;
f. syarat pembayaran;
g. sifat penawaran.
Penyusunan surat penawaran berpedoman pada hal-hal berikut:
a. Hubungkanlah jawaban tersebut dengan menunjukkan tanggal dan nomor
surat permintaannya.
b. Berikanlah keterangan-keterangan yang jelas tentang barang-barang yang
ditawarkan secara terperinci.
c. Lampirkanlah keterangan-keterangan yang dapat menunjang keberhasilan
penawaran, misalnya brosur-brosur.
d. Akhirilah surat dengan ucapan terima kasih dan nyatakan penghargaan
atas perhatiannya.
4. Surat Pesanan dan Balasan
Surat pesanan adalah surat yang dikirimkan calon pembeli kepada penjual
untuk membeli barang atau jasa yang diperlukan. Surat pesanan dapat
digolongkan sebagai surat beli dan memiliki kedudukan yang kuat sehingga
pihak penjual pun berusaha menanggapi isi surat tersebut untuk
menunjukkan kesanggupan kepada pihak penjual. Hal-hal yang perlu
dipertimbangkan sebelum membuat surat pesanan:
a. Apakah persediaan uang cukup atau tidak
b. Apakah barang yang dipesan sesuai kebutuhan
c. Bagaimana dengan syarat pembayaran
d. Bagaimana cara pengiriman dan penyerahannya.
 5. Surat Tuntutan/Klaim
Surat klaim adalah surat yang sifatnya pemberitahuan pihak penjual yang
isinya mengenai penerimaan barang karena tidak sesuai dengan pesanan.
Surat klaim biasanya disertai dengan permintaan ganti rugi. Dasar pembuatan
surat klaim:
a. Pengiriman barang terlambat
b. Barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan
c. Adanya kerusakan barang yang dikirim
d. Adanya kekurangan barang yang dikirim (baik beratnya maupun jumlah)
e. Adanya kesalahan mutu atau kualitas barang yang dikirim
6. Surat Tagihan
Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pihak
pembeli ketika pembeli belum memenuhi kewajibannya membayar uang atas
barang-barang yang diterimanya, walaupun jangka waktu pembayaran sudah
melampaui batas waktu yang sudah disepakati bersama. Bahasa yang
digunakan dalam menuliskan surat penagihan haruslah sopan dan ramah,
mencerminkan maksud yang pasti dan tindakan yang hati-hati. Jika hal
tersebut diperhatikan, kemungkinan akan berhasil tanpa merugikan
hubungan baik yang telah dibina sebelumnya. Pemakaian bahasa yang baik
dimaksudkan supaya kreditur tidak hanya memperoleh uangnya, tetapi juga
mempertahankan goodwill atau hubungan baiknya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila membuat surat penagihan
antara lain:
a. Mempergunakan kata-kata yang sopan dan ramah.
b. Perlu membuat catatan yang teratur dalam pembukuan terutama mengenai:
1). Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya;
2). Jumlah uang yang belum dilunasi;
3). Waktu dan tanggal kesanggupan pembeli melunasi pembayaran faktur
tersebut yang tercantum dalam surat perjanjian sebelumnya.
c. Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual membuat surat penagihan
pertama yang sifatnya mengingatkan pembeli.
d. Apabila surat penagihan pertama belum mendapatkan jawaban, penjual
dapat menyusulkan surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi
surat tagihan pertama.
e. Apabila surat penagihan kedua ini pun belum mendapatkan jawaban yang
memuaskan, kreditur dapat membuat surat tagihan ketiga yang sifatnya
penegasan dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama dan kedua.
f. Apabila surat tagihan ketiga ini pun belum mendapatkan jawaban
sebagimana mestinya, kreditur membuat surat tagihan keempat dengan
terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada pengadilan setempat dan
membuat surat tuntutan atau gugatan.
7. Dokumen Niaga
a. Faktur
Faktur adalah ikhtisar sejumlah barang yang sudah dikirim kepada
pemesan. Faktur terdiri atas bagian-bagian kepala faktur, tanggal, nomor,
alamat tujuan, isi dan perincian barang, tanda tangan, dan penutup
(biasanya menyatakan faktur tersebut telah dilunasi).
 Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai faktur adalah sebagai berikut:
a. Harus dibuat atas nama pemohon kredit (pembeli), kecuali ada ketentuan
lain sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual.
b. Keterangan-keterangan barang pada faktur harus sama dan sesuai
dengan keterangan-keterangan yang tertera dalam surat pesanan.
c. Keterangan tentang harga pokok, potongan, nomor pokok wajib pajak
(NPWP), materai seperlunya dan mencantumkan petunjuk tertentu.
d. Faktur dianggap sah bila ditandatangani oleh yang berhak menjual atau
kuasanya dan dibubuhi stempel oleh penjual.
e. Pada umumnya faktur dibuat rangkap tiga dengan perincian penggunaan
sebagai berikut: salinan berwarna diberikan sebagai arsip bagian
penjualan, untuk pembeli barang yang sudah melunasi pembayarannya,
dan untuk laporan keuangan pada bagian penjualan.
b. Kuitansi
Kuitansi adalah tanda penerimaan pembayaran atau bukti pembayaran yang
dikeluarkan atau diberikan oleh yang menerima uang. Pihak yang
membayar atau menerima kuitansi biasanya dibebankan tambahan
pembayaran materai sebanyak yang ditentukan oleh peraturan. Kuitansi
biasanya ditulis dengan beberapa rekaman karbon sesuai dengan keperluan.
Di dalam kuitansi harus memuat:
a. nomor kuitansi;
b. nama orang yang membayar dan alamatnya;
c. jumlah orang yang dibayarnya (dinyatakan dalam huruf dan angka);
d. tujuan pembayaran;
e. tempat dan tanggal pengeluaran kuitansi;
f. tanda tangan yang menerima.
C. Packinglist
Packing list disebut juga dengan daftar perincian harga barang. Daftar
perincian harga barang adalah suatu data yang berguna untuk mengetahui
jenis barang yang sudah dikirimkan, berat dan isinya, serta dapat dijadikan
petunjuk bagi petugas bea cukai pada saat pemeriksaan. Daftar perincian
barang biasanya berbentuk kolom-kolom yang berisikan: nomor faktur,
nomor peti; isi atau nama barang; ukuran peti; berat (neto atau bruto).
Contoh : Surat Perkenalan

RANAKA CIPTA SUKSES

Jl. PDAM Griya Tiga Putri BLOK.DB.05
Kel. Bukit Lama Ilir Barat I
Palembang

Nomor : 001/RCS-PT/I/2014 14 Januari 2014

Lampiran : Brosur
Perihal : Pengenalan Perawatan Gedung

Yth. Manajer Operasional

PT Hotel Jayakarta Daira
Jl. Jend. Sudirman No.1 99
Palembang

Dengan hormat,

Anda tentu setuju bahwa kebersihan dan keindahan gedung merupakan salah satu
syarat utama dalam persaingan bisnis hotel. Sebagai seorang eksekutif tentu Anda
membutuhkan penampilan hotel yang prima ditunjang dengan kebersihan gedung
yang baik.
Dalam usaha untuk membantu kebersihan dan keindahan gedung, kami telah
membuka usaha jasa perawatan gedung secara professional dan ditangani oleh para
karyawan terbaik.
Untuk mengetahui apakah kebersihan dan keindahan gedung hotel yang Bapak
kelola selalu terjaga maka kami menawarkan jasa perwatan gedung. Tenaga ahli
kami yang ramah dan berpengalaman akan membantu Anda untuk mendapatkan
solusi yang tepat bagi perawatan kebersihan dan keindahan gedung hotel.
Hubungi kami sekarang juga, dan rasakan bagaimana cara Ranaka Cipta Sukses
membantu kebersihan dan keindahan hotel Anda.

Hormat kami,

M. Darel Obama, M.B.A

Direktur Utama
Contoh : Surat Permintaan Penawaran

RANAKA CIPTA SUKSES

R.C.S Jl. PDAM Griya Tiga Putri BLOK.DB.05

Kel. Bukit Lama Ilir Barat I
Palembang

No. : 003/RCS-PT/II/2014 5 Januari 2014

Kepada
Yth. Bapak Pimpinan
PT Multicom Jaya
u.p. Bapak Edgar Onasis
Jl. Dempo No. 38
Palembang

Hal : Permintaan Penawaran Komputer

Dengan hormat,
Sehubungan rencana membuka kantor cabang yang baru, kami membutuhkan alat-
alat kantor berupa komputer, filing kabinet, faksimili dan meja kantor.
Untuk itu, kami minta Saudara mengajukan penawaran barang-barang tersebut.
Akan lebih baik, bila dikirimkan seorang sales untuk mengadakan demo
penggunaan alat-alat tersebut.
Disamping itu, kami memerlukan penjelasan tentang:
1. Harga satuan
2. Cara pembayaran
3. Cara penyerahan barang
4. Jumlah barang yang tersedia
5. Katalog atau brosur barang yang ditawarkan

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

M. Darel Obama, M.B.A

Direktur Utama
Contoh : Surat Penawaran

PT Multicom Jaya
Jl. Dempo No. 38
Palembang

No. : 034/MJ/XI/2014 7 Januari 2014

Lamp. : 1(satu) lembar

Kepada
Yth. Bapak Direktur Utama
PT Ranaka Cipta Sukses
Jl. PDAM Griya Tiga Putri BLOK.DB.05
Kel. Bukit Lama Ilir Barat I
Palembang

Hal : Penawaran Komputer

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat permintaan penawaran Bapak No.003/RCS-

PT/II/2014 tanggal 5 Januari 2014 dengan ini kami mengajukan penawaran
peralatan komputer sebagaimana terperinci di bawah ini :
1. Jenis Barang : Komputer
2. Merk : Toshiba
3. Tipe : Core i3 7.5 Ghz
4. Harga : Rp 9.750.000,00
5. Jumlah : 10 unit
6. Pembayaran : Cash on delivery
7. Penyerahan : Franco pembeli

Agar lebih jelas kami sertakan brosur komputer tersebut. Atas perhatian
Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

M. Daffa Arrafi, S.E. M.M

Kabag. Pemasaran
Contoh : Surat Pesanan

PT MITRA CIPTA SUKSES

M.C.S Jalan Jend. Sudirman No. 10 Telp. (07111) 5290538
Palembang – Sumatera Selatan

Nomor : 011/MCS/II/2014 30 Januari 2014

Hal : Pesanan Barang

Kepada
Yth. Direktur
PT Puncak Mulia Jaya
Jalan Tidar Mulia No. 23
Malang

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat penawaran Bapak No. 072/PMJ/IV/2014 tanggal 20 Januari
2014 yang lalu. Kami tertarik dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya
kami menetapkan untuk memesan barang-barang sebagai berikut:
a. 20 set Meja kayu jati ukir katalog no. 014
b. 15 lemari jati motif klasik katalog no. 007
c. 5 set sofa jati katalog no. 031
d. 10 set meja makan jati katalog no. 026

Penyerahan barang paling lambat tanggal 7 Maret 2014 dan pembayaran akan kami
lakukan setelah barang kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Aurelia Putri, S.E., M.M.

Manajer Pemasaran
Contoh : Surat Balasan Pesanan

PT Multicom Jaya
Jl. Dempo No. 38
Palembang

Nomor : 042/MJ/XI/2014 5 Februari 2014

Yth. Direktur Utama

PT Ranaka Cipta Sukses
Jl. PDAM Griya Tiga Putri BLOK.DB.05
Kel. Bukit Lama Ilir Barat I
Palembang

Dengan hormat,

Hal : Pengiriman Komputer

Kami beritahukan bahwa pesanan berupa 10 unit komputer Toshiba Core i3

7.5 Ghz melalui pesanan Nomor : 011/MCS/II/2014 telah kami kirimkan hari ini ke
kantor Bapak.
Bersama ini pula kami kirimkan dokumen barang berupa 3 lembar faktur, 1
lembar packing list, 2 lembar konosemen, dan 3 lembar kuitansi.
Kami harap sisa pembayaran 50% lagi segera dikirimkan melalui Bank
Mandiri cabang Palembang. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Zazili Hasan, S.E.

Manajer Penjualan
Contoh : Surat Tuntutan/Klaim

PT MITRA CIPTA SUKSES

M.C.S Jalan Jend. Sudirman No. 10 Telp. (07111) 5290538
Palembang – Sumatera Selatan

No. : 032/MCS/II/2014 16 Maret 2014

Hal : Keberatan terhadap Pengiriman Meja Jati

Yth. Direktur
PT Puncak Mulia Jaya
Jalan Tidar Mulia No. 23
Malang

Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa 20 meja jati ukir kemasan kotak besar sejumlah 20
buah dengan menggunakan truk “Puncak Mulia” telah kami terima dengan senang
hati. Namun, ketika kotak-kotak tersebut kami buka ternyata di dalam kotak nomor
4, 6, 9, dan 13 kondisi meja dalam keadaan rusak, sehingga meja jati tersebut tidak
dapat kami jual kembali.
Kerusakan meja jati tersebut mungkin disebabkan oleh kealpaan pada saat
pengemasan dan pengangkutan. Sehubungan dengan hal tersebut, kami minta agar
Saudara dapat mengganti meja jati yang rusak tersebut dengan meja jati dari tipe
dan jenis yang sama.
Kami menunggu berita dari Saudara secepatnya. Atas perhatian Saudara,
kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Aurelia Putri, S.E., M.M.

Manajer Pemasaran
Contoh : Faktur

PT SIDAYU LESTARI MAKMUR

Jalan Bedilan II No. 124
Kebumen – Jawa tengah

Toko Puncak Mulia

Jalan Pasar Gumawang Puncak I
Belitang OKU Timur

No. 14/PM/II/2014

Jumlah Harga Satuan Jumlah

Nama Barang
Barang (Rp) (Rp)
20 rim Kertas HVS 40.000,00 800.000,00
100 tube Tinta printer Canon 50.000,00 5.000.000,00
30 rim Kertas Duplikator 20.000,00 600.000,00
20 dos Karbon Atom 15.000,00 300.000,00
40 botol Tinta Spidol 5.000,00 200.000,00
Jumlah 2.600.000,00
Potongan 10% 260.000,00
Jumlah yang dibayar 1.340.000,00

Belitang, 12 Januari 2014

Penerima, Bagian Penjualan,

…………..…………. Seli Andini, S.Pd

12.3. Kearsipan
Pengertian arsip menurut Undang-Undang 1971 tentang Ketentuan-
ketentuan pokok kearsipan, arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga
Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip
adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik secara
lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi masih memiliki
nilai guna yang suatu saat dibutuhkan kembali.
Secara umum pola penanganan arsip dapat dibedakan menjadi sebagai
berikut:
1. Sentralisasi
Pola penanganan arsip terpusat yaitu tempat penanganan dan penyimpanan
arsip pada satu bagian, biasanya bagian itu disebut tata usaha atau sekretariat.
Ciri dari pola ini dalam penanganan arsip adalah dengan digunakannya kartu
kendali. Kartu kendali ini terdiri atas 3 lembar yang akan dipegang oleh
Arsiparis, kepala tata usaha dan sekretaris/bagian yang mempunyai arsip.
Guna dari kartu kendali ini untuk memudahkan pencarian dari masing-
masing bagian yang mempunyai arsip tersebut untuk ditemukan oleh
arsiparis.
2. Desentralisasi
Suatu Pola Penanganan arsip yang dilakukan oleh masing-masing bagian
yang mempunyai arsip, baik itu penyusunan dan penyimpanannya. Ciri dari
pola ini adalah setiap bagian akan mempunyai tempat penyimpanan arsip
tersendiri.
Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu:
1. Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi
negara. Arsip dinamis terbagi dalam dua, yaitu : Arsip Dinamis aktif ( active
file), yaitu arsip yang menyimpan warkat-warkat yang masih berada dalam
proses penyelesaiannya. Warkat-warkat dalam arsip aktif ini asih dikeluarkan
untuk kepentingan tertentu. Arsip Dinamis inaktif ( in active file), yaitu arsip
yang enyimpan warkat-warkat yang jarang dipergunakan karena sudah selesai
dalam prosesnya, tetapi kadang masih diperlukan. Dalam penyimpanan ini
sering pula dimaksudkan untuk menunggu saat-saat pemusnahan bagi warkat-
arkat yang tidak berlaku lagi.
2. Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip Statis
 merupakan arsip yang menyimpan warkat-warkat vital yang akan disimpan
selama-lamanya. Pemusnahan arsip-arsip instansi pemerintahan dilakukan
oleh Arsip Nasional. Oleh karena itu setiap instansi berkewajiban untuk
memisahkan warkat-warkat antara warkat-warkat yang dapat dimusnahkan
dan yang perlu disimpan selama-lamanya.
Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip secara
sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan
dan penerimaan), penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding),
penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan dan perawatan) dan penyusutan arsip
(pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa
mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan
oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara
tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan
bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti (2003: 104) menjelaskan bahwa nilai
guna arsip dapat dibedakan atas:
1. Nilai guna primer
Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu
sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi, Nilai administrasi dapat diartikan sebagai
kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan
kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut
berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa
arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan
sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologiArsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder
Adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan
perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan
berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskantentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan,
diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya
itu
 b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung
berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
Secara umum lingkaran hidup kearsipan melalui tahapan-tahapan sebagai
berikut:
1. Tahap pembuatan arsip
Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu dalam
bentuk konsep, daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini disebut juga tahap
dari korespondensi management, jadi sebenarnya tidak terdapat dalam records
management, tetapi karena kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali,
maka perlu juga diketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan.
2. Tahap Pengurusan dan Pengendalian
Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau surat keluar diregistrasi
atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat
tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit Kerja yang akan memproses
surat-surat.
3. Tahap Referensi
Pada tahap ini surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi
sehari-hari, dan surat tersebut diklasifikasikan, diindeks, selesai digunakan
defiling dan bila perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.
4. Tahap Penyusutan
Tahap ini merupakan tahap pengurangan arsip dengan cara memindahkan
arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan dalam Lingkungan
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. Dari
kegiatan ini akan terdapat tiga jenis arsip, yaitu;
a. Arsip yang masih aktif yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari tetapi
disimpan di Unit Pengolah,
b. Arsip yang tidak penting atau non arsip misalnya formulir kosong,
tembusan yang rangkap (dobbel). Arsip yang tidak penting langsung
dimusnahkan, sedang arsip penting tetapi sudah menurun penggunaannya
langsung dipindahkan ke Unit Kearsipan, menjadi arsip inaktif. Kegiatan
penyusutan ini dapat terjadi pula di Unit Kearsipan, yaitu penyusutan arsip
inaktif. Kegiatan ini biasanya dilaksanakan oleh suatu panitia penyusustan
atau pemusnahan arsip yang dibentuk oleh suatu Lembaga-lembaga Negara
atau badan pemerintah masing-masing dan diikutsertakan pula Arsip
Nasional atau BAKN atau Bepeka sesuai dengan informasi yang terkandung
dalam arsip tersebut, misalnya masalah kepegawaian atau keuangan. Arsip
inaktif yang masih digunakan dalam kegiatan lembaga Negara akan tetap
disimpan di tempatnya (Unit Kearsipan), sedangkan arsip yang sudah turun
nilai kegunaannya dan tidak atau jarang digunakan dalam kegiatan sehari-
hari, diserahkan ke Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis.
Jelaslah bahwa arsip Nasional adalah tahap Pemerintahan atau swasta untuk
kepentingan penelitian ilmiah dalam segala bidang atau menjamin
keselamatan atau memelihara bahan pertanggungjawaban nasional tersebut
tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan. Sebenarnya dalam kenyataan sesungguhnya masalah
 penyusutan atau pemusnahan arsip di Indonesia belum diselenggarakan
sebagaimana mestinya.
5. Tahap Pemusnahan
Sesuai dengan aturan maka pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh lembaga-
lembaga negara atau badan pemerintahan, terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan
sebagaimana tercantum dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-masing.
Maka dibentuklah panitia pemusnahan arsip yang dalam pelaksanaannya
harus disaksikan oleh 2 orang pejabat dari bidang hukum atau perundangan
atau dari bidang pengawasan dari lembaga-lembaga negara atau badan
pemerintahan yang bersangkutan. Pelaksanaan pemusnahan kearsipan harus
melalui tahap yang telah ditentukan, supaya lebih obyektif dalam penilaian
arsip dan selalu dibuatkan Daftar Pertelaan arsip yang akan dimusnahkan,
serta Berita Acara Pemusnahan Arsip.
6. Tahap Penyimpanan
di Unit Kearsipan Arsip aktif setelah diseleksi menjadi 2 jenis arsip yaitu:
a. Arsip yang masih tetap digunakan dalam kegiatan sehari-hari (aktif)
b. Arsip yang sudah menurun kegunaannya sehingga disebut arsip inaktif dan
arsip inaktif ini didaftar, kemudian dipindahkan ke Unit Kearsipan di
Instansi masing-masing.
7. Tahap Penyerahan ke Arsip Nasional/Ke Arsip Wilayah
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkungan hidup arsip (Life Span of
Record). Arsip inaktif yang sudah menjadi arsip statis diserahkan oleh setiap
lembaga negara atau badan-badan hukum pemerintah di Pusat Kearsipan .
Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip
adalah :
1. Filing cabinet
Lemari arsip terdiri dari laci-laci yang digunakan untuk menyimpan dokumen
atau warkat yang telah menjadi arsip.

Sumber : www.scraptv.com
2. Guide
Pembatas untuk memisahkan arsip berdasarkan jenisnya, sesuai sistem
penyimpanan arsip yang digunakan. Biasanya guide ini dilengkapi dengan tab
untuk mencantumkan pokok masalah.

Sumber : www.greenlightofile.com Sumber : www.officebella.com

3. Map Gantung/ Hanging folder

Suatu tempat atau folder yang dgunakan untuk menyimpan dokumen arsip.
Biasanya Apabila kita menyimpan arsip dalam lemari arsip atau filing cabinet,
dapat menggunakan hanging folder atau map gantung.

Sumber : www.swmfg.com Sumber : www.shopbulldog.com

4. Ordner Map
Untuk menyimpan dokumen arsip, apabila menggunakan didtem
penyimpanan kronologis atau wilayah. Alat ini biasanya digunakan oleh
perusahaan kecil. Bagian dalam ordner dilengkapi dengan besi untuk mengikat
arsip yang telah diberi lubang sebelumnya.
5. Kotak sortir
Kotak untuk penyimapanan dokumen yang telah dikelompokan atau disortir
sesuai klasifikasinya

Sumber : www.e-dukasi.net
Kotak Sortir
6. Buku arsip
Buku arsip dipegunakan untuk mencatat semua surat yang telah selesai
diproses (baik surat masuk maupun surat keluar). Buku arsip berfungsi
sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip.

Tanggal
peneirmaan Tanggal surat Nomor surat Asal/Tujuan Perihal Surat
No. Urut Ket.
surat
Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar

7. Komputer
Alat untuk menyimpan dan mengelola arsip dalam bentuk digital.

Sumber : bobbyfiles.wordpress.com
 8. Scanner
Alat untuk memindai dokumen yang akan disimpan secara digital

Sumber : enablingtechnology.com

12.4. Penggandaan dokumen

Penggandaan dokumen adalah kegiatan membuat salinan, data dari suatu
media ke media lain. Pembuatan salinan tersebut dimaksudkan untuk memperoleh
salinan cadangan (back-up), atau digunakan pada media yang lain. Penggandaan
data tidak boleh melanggar hak cipta. Mesin-mesin pengganda dokumen adalah
mesin yang digunakan untuk menggandakan naskah/dokumen sesuai dengan
kebutuhan. Beberapa mesin pengganda dokumen yang umum digunakan antara
lain:
1. Mesin Fotocopy
Komponen yang terdapat pada mesin foto copy adalah:
a. Baki kertas berfungsi untuk menaruh kertas fotocopy
b. Baki penadah untuk menampung hasil fotocopy
c. Tombol on dan off untuk menghidupkan dan mematikan mesin
d. Tombol start untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi
e. Enlargement untuk memperbesar salinan ukuran
f. Reduction untuk memperkecil ukuran salinan
g. Fullsize sesuai dengan ukuran asli
h. Paper out (kertas habis) toner out (tinta habis) exes useste tone terjadi
kerusakan mesin (tombol-tombol isyarat)
i. Open yaitu untuk membuka mesin
j. Tabung tinta
k. Kunci kertas: - menjepit kertas, bila ditarik ke atas, - menetralkan kertas bila
ditarik ke bawah
l. Tabung oli untuk menempatkan oli mesin
m. Tombol exposi ure control lever untuk mengatur ketajaman tinta
n. Copy number indicator tombol yang menunjukkan jumlah pengopian
o. Clear key untuk membersihkan input key (number indicator)
p. Input key strap yaitu tombol untuk memasukkan jumlah angka yang akan
dicopy
q. Copy stop key untuk menghentikan pengkopian
r. Copy start key untuk memulai pengkopian
s. Interapht key untuk menghentikan fotocopy yang sifatnya sementara
t. Ready indicator menunjukkan kesiapan dari fotocopy untuk dioperasikan.
 Mesin fotocopy

2. Mesin Risograph
Mesin yang digunakan untuk memperbanyak naskah dengan cara
dicetak/dicopy yang memiliki keistimewaan:
a. Mudah digunakan dan serba otomatis
b. Mencetak dengan menggunakan pengaturan ukuran/kecepatan pencetakan
c. Fitur dengan pengamanan (rahsia terjaga)
d. Kemampuan mengecilkan naskah dari aslinya sesuai keinginan
e. Jenis cetakan fila dapat diprogram
f. Mencetak dapat bolak balik atau bersebelahan (kiri–kanan)
g. Pilihan cetak warna
Komponen yang terdapat pada mesin risograph adalah:
a. Panel kontrol utama
b. Panel kontrol tambahan
c. Baki penyedia kertas
d. ADF unit untuk penyedia materi yang akan dicetak
e. Tombol daya (untuk mematikan dan menghidupkan mesin)
f. Tombol pembebas ADF Unit
g. Lembaran putih
h. Glass Scanner
i. Original Stoper
Bagian-bagian penyedia kertas:
a. Menyimpan master yang sudah tak dipakai
b. Tombol pengatur kecepatan kertas
c. Tombol pengatur penahan kertas
d. Petunjuk untuk baki kertas yang akan digunakan
e. Penyangga kertas
f. Pengunci ukuran kertas
g. Tombol pengunci cetak master
Bagian-bagian pembuat master:
1) Rol
2) Print head
3) Unit pemasang master
 4) Tombol pembebas pemasang master
Bagian-bagian depan:
1) Silinder pencetak (tabung silinder)
2) Penutup tabung
3) Tombol untuk pendorong
4) Kotak tinta
5) Pegangan untuk kotak tinta
6) Pembebas kotak tinta

Mesin Risograph

FORMULIR PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN

Yang bertandatangan dibawah ini,

nama : _______________________________________________
NIK : ________________ Bagian/Unit : ______________________
mohon kepada bagian/unit penggandaan untuk menggandakan dokumen dengan
perincian sebagai berikut,
jenis/judul dokumen :
_________________________________________________________________________
jumlah : ______________________________________
jumlah gandaan yang diinginkan : _________________________
kualitas yang diinginkan : Standar/Baik/Sangat Baik
untuk dipergunakan sebagai : _______________________________________

Palembang, 31 Januari 2014

Pemohon,

Zalfa Azza Mufiida, S.E., M..B.A

 PT RANAKA CIPTA SUKSES
Jl. PDAM Griya Tiga Putri BLOK.DB.05
Kel. Bukit Lama Ilir Barat I
Palembang
RESEARCH BUSINESS & TRAINING SPECIALIST

Nomor : 103/RCS-PT/IIi/2014
Perihal : Permohonan Penggandaan Dokumen
Lampiran : 1 lembar copy identitas

Yang Terhormat,
Kepala Unit Dokumentasi
Kantor Arsip Kota Palembang

Dengan hormat,

Saya yang bertandatangan dibawah ini,

Nama :
Jabatan :
menyampaikan permohonan kepada bagian/unit yang Bapak/Ibu pimpin agar dapat
menyediakan dokumen yang akan kami gunakan untuk kebutuhan penggandaan dokumen
untuk keperluan dinas dengan perincian sebagai berikut,

jenis dokumen :
nomor/judul dokumen :

Demikian surat ini kami buat dan sampaikan. Atas kerjasama yang baik, kami sampaikan
banyak terimakasih.

Palembang, 31 Januari 2014

Direktur Utama

M. Darel Obama, S.E., M.B.A

12.5. Kegiatan Mengirim Surat
Untuk mencapai tujuan organisasi, surat mempunyai arti penting sebagai alat
komunikasi dalam kerja sama antara organisasi, salah satu cara yang dilakukan yaitu secara
tertulis. Dalam ruang lingkup kegiatan administrasi salah satunya adalah menangani surat.
Dalam proses menangani surat dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu surat masuk dan surat
keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melaui pos (kantor pos) maupun yang diterinma dari kurir
(pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Sedangkan surat
keluar adalah surat sudah lengakap (bertanggal, bernama, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh instansi, kantor atau
lembaga lain. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengolahan surat
madui dan keluar. Kegiatan tersebut antara lain menerima, mancatat, mengarahkan,
mendistribusiakan, memproses lebih lamjut dan menyimpan surat diselenggarakan oleh
satu bagian khusus, yaitu oleh bagian arsip atau ekspedisi.
Ekspedisi adalah kegiatan penyampaian surat keluar untuk ditujukan kepada unit
bagian yang ada pada suatu kantor. Berdasarkan waktu penyelesaian, pengurusan surat
masuk dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam, yaitu surat penting, surat biasa dan surat
rahasia. Sedangkan prosedur keluar dapat dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu surat
penting dan surat biasa. Pendistribusian surat merupakan kegiatan dalam mengirimkan
surat-surat baik dalam lingkungan instansi sendiri (intern) maupun ke instansi lain (ekstern)
di dalam perusahaan dalam mendistribusikan surat menggunakan buku ekspedisi,
tujuannya untuk memudahkan pencarian kembali surat atau arsip yang keluar pada bagian
kearsipan. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim
dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut. Berikut ini contoh format buku ekspedisi.

Contoh: Format Buku Ekspedisi

No Tgl Surat Jumlah Isi Alamat Paraf
Mengirim Surat Tujuan
Tgl NO Surat Lampiran