Material de

estudio
Dirección de canales presenciales
Enero de 2019
Este material de estudio contendrá los tips claves para la
prestación de los servicios registrales en sede, teniendo en
cuenta las buenas prácticas que facilitan y aseguran la calidad de
la información que se transmite al empresario.

Abordaremos

Inscripción de documentos
{ Nombramientos
Reformas de capital
Otras reformas
Generalidades
 Mi nombre es Camarita Bogotá y en
esta oportunidad los acompañaré en el
repaso y la generación de tips claves
para inscripción de documentos
(Nombramientos, reformas de capital,
otras reformas). Y las generalidades
de la operación de nuestras sedes
CCB.

Mi nombre es Pepe Inquietudes

y en compañía de Camarita,
diseñamos un documento con
los tips claves que permitirán
un mejor servicio.

Comencemos…
 m
o Inscripción de documentos
e
alic Nombramientos
xtu
nte s Es el acto mediante el cual, el órgano competente de una sociedad o ESAL de
Co
acuerdo con los estatutos o con la Ley y cumpliendo los requisitos legales y
estatutarios para ese fin, designa a las personas que se harán cargo del
ejercicio de funciones necesarias para el correcto funcionamiento de la
n sociedad o ESAL, tales como la representación legal, la administración y la
e s u to?
ué n revisoría fiscal.
¿Q ramie
b
nom

Los actos posibles a

registrar en
C u á l e s t os
¿ n nombramientos a inscribir
ra m ie
b n son
nom e debe n la
s re
s c ribi ? Administradores de la sociedad Revisores Fiscales
in CCB o ESAL

Representantes Miembros de Persona Jurídica Persona Natural

Liquidador Junta directiva
legales

* También pueden inscribirse otros órganos de administración como el

Consejo de Administración, Comité de Administración, o el que esté creado
estatutariamente con otra denominación.
 Inscripción de documentos
Nombramientos
¿Qué debo tener en Recuerda que siempre
cuenta para radicar que el documento
un documento con principal sea una
algún escritura pública,
nombramiento? Para recibir el acto de nombramiento en caja, debes revisar el acta
debes tener en cuenta lo siguiente: para verificar que no
existan actos
1. Validar que el formulario de localización de adicionales a registrar.
usuarios cuente con los requerimientos
mínimos exigidos. Debes indicarle al
usuario que debe diligenciarlo con los datos
de la persona que conozca del trámite en
curso.
2. Verificar en el documento entregado por el
cliente, el número de la
matrícula/inscripción para las ESAL o
número de NIT, para afectar
correctamente la matrícula/ inscripción para
las ESAL; con el fin de evitar reprocesos o
dificultades para el cliente.
3. Leer el contenido del acta verificando los
actos sujetos a registro, es importante tener
en cuenta que se pueden tratar puntos que
no estén indicados en el orden del día
 Inscripción de documentos
Nombramientos
¡Recuerda! Es importante que
verifiques la matrícula o
inscripción que se va a afectar, la
cual debe corresponder en donde
se solicita el registro

Muchas gracias.
Seguido de esto,
¿Qué hago?

Una vez validado el acto que se va ha

registrar; ingresas a SIREP, y luego al
servicio ”inscripción de
documentos”, con el número de
matrícula/ inscripción para las ESAL o
NIT.
 Inscripción de documentos
Nombramientos
Ya he ingresado a
Debes validar en la parte superior, que el nombre SIREP con el
de la sociedad o ESAL corresponda al que se número de
encuentra en el documento. Seguido de esto, matrícula/
ingresas el acto que haga referencia en el inscripción para
contenido del acta. las ESAL.
¿cómo continuo?
Para este caso, será nombramiento de
Representante legal (En caso que hubiese más
actos, se deben buscar en el aplicativo y adicionar
al acto inicialmente registrado).

Después de esto, ¿Qué

debo hacer?

Posteriormente, continua diligenciando los

datos del documento, según corresponda
(Tipo de documento, número del documento,
origen del documento, municipio de
procedencia y fecha del documento)
 Inscripción de documentos
Nombramientos

Es decir, ¿debo
diligenciar estos
campos?

Exacto. ¡Muy bien!

 Inscripción de documentos
Nombramientos

Selecciona la opción siguiente para

generar una cotización.
Éste es el momento en el que puedes
confirmar nuevamente los datos de la
matricula que se va ha afectar.

¡Si, así es! Únicamente nos ¡Súper!... ¡Puedo confirmar los

hace falta recibir el recaudo datos del cliente antes de
para entregarle al cliente el afectarla directamente!
recibo de pago para que el
pueda continuar con su
proceso.
 Inscripción de documentos
Nombramientos
1. Debes ingresar nuevamente por el servicio
de inscripción de documentos.
2. Seleccionar “orden de pago”.
3. Ingresar los datos de la
matrícula/inscripción para las ESAL y el
número de orden
generado
anteriormente.
4. Debes realizar la
validación en certihuella.
5. Efectuar el pago de acuerdo a
ebo con los medios de pago
, ¿c ómo d establecidos.
Ahora r el pago? 6. Finalmente puedes validar el nombre de la
recibi
empresa en el recibo de pago antes de
entregárselo al cliente, con el fin de confirmar
para que el continúe con su trámite.
 Inscripción de documentos
Nombramientos
que debes
Recuerda l
l cliente, e
indicarle a e
n el cual s
proceso co o de Me recuerdas, por favor,
e d e v ali dar el estad ¿Cuáles son los pasos?
pu .
su trámite

Por supuesto. El cliente puede

consultar el estado de su trámite a
través de la línea de respuesta
inmediata, página Web (opción
“trámites y consultas”) ó finalmente
acercándose a la sede. Además de lo
anterior, informar los tiempos de ¡Muchas gracias
respuesta que la CCB tiene por cada Camarita!, eres muy
uno de los trámites. amable.

Recuerda que si se trata de un

nombramiento debes solicitar copia
legible del documento de identidad de
la(s) persona(s) que esté nombrando, a
menos que en el documento se indique
el número de identificación y la
respectiva fecha de expedición”.
 Ahora compartiremos con
ustedes los aspectos
claves para asegurar la
calidad en servicio de
inscripción de documentos,
puntualmente para las
reformas de capital.
 m
o Inscripción de documentos
e
alic Reforma de capital
xtu
nte s
Antes de definir que es una reforma de capital debemos entender qué es capital
Co
societario. El capital societario, es un rubro fijado de manera precisa, el cual podrá
aumentarse o disminuirse en virtud de la correspondiente reforma estatutaria,
aprobada y formalizada conforme a la ley, lo que constituiría una reforma de capital.
na
e su e
ué d
¿Q orma ? Las reformas de capital,
f
Re pital deben protocolizarse y
ca
registrarse de manera
diferente dependiendo el tipo
de sociedad y de la casuística
n especial en cada caso.
d ebe s
mo s ta
¿Có arse e
ic s? Sociedades por acciones Sociedades de
rad forma (Capital) Personas
re

Sociedades Sociedades por Sociedades Sociedades Sociedades

Sociedades en acciones Empresas
anónimas comandita por unipersonale en comandita Limitadas colectivas
simplificadas simple
acciones s
* Estas sociedades tienen capital autorizado, suscrito y * Estas sociedades tienen capital social.
pagado.
 Inscripción de documentos
Reforma de capital autorizado
Explícame por favor
Ten presente, las
¿Qué debo tener en
recomendaciones de los tips
cuenta para radicar básicos de la inscripción de
un documento con nombramientos, para la
una reforma de capital recepción de documentos
en una sociedad por (Localización de usuarios,
verificación de NIT)
acciones?

Recuerda que el aumento en una

Siendo así, ¿Qué debo
tener en cuenta para
radicar el aumento
de capital
autorizado?
sociedad de acciones, se puede
generar para el capital autorizado,
suscrito y pagado. Estos aumentos
son actos independientes, y se
pueden efectuar en un mismo
momento (asamblea, reunión, junta,
etc.)

Los aumentos de capital autorizado son reformas

que a menos de que la sociedad se hubiese
constituido por escritura pública, pueden realizarse
en documento privado.

Para lo cual, debes leer el orden día del documento

y proceder a ingresar los datos a SIREP.
 Inscripción de documentos
Reforma de capital autorizado
Debes validar en la parte superior, que el
nombre de la sociedad corresponda al que se Ya he ingresado a
encuentra en el documento. Seguido de SIREP ¿Cúal es el
esto, ingresas el acto que haga referencia en paso a seguir?
el contenido de este.

Después de esto, ¿Qué

debo hacer?

Posteriormente, continua diligenciando los

datos del documento, según corresponda
(Tipo de documento, número del documento,
origen del documento, municipio de
procedencia y fecha del documento).
 Inscripción de documentos
Reforma de capital autorizado
Selecciona la opción siguiente para
generar una cotización.
Éste es el momento en el que
puedes confirmar nuevamente los
datos de la matrícula/inscripción
para las ESAL que se va ha afectar.
¡Súper!... ¡Puedo confirmar los
datos del cliente antes de
afectar la
matrícula/inscripción para las
¡Si, así es! Únicamente nos ESAL directamente!
hace falta recibir el recaudo
para entregarle al cliente el
recibo de pago para que el
pueda continuar con su
proceso.

¡Muchas gracias Camarita!. Es

decir, ¿Debo proceder de igual
forma para el aumento de
capital suscrito y pagado?
¡No!, recuerda que aunque se
pueden registrar los actos al
mismo tiempo, no se hacen de
la misma forma.
 Inscripción de documentos
Reforma de capital suscrito
Sin embargo, ten
Entonces, ¿Cómo presente que bajo
debo hacer el ninguna
aumento de El aumento de capital suscrito, se circunstancia
capital suscrito? puede dar por diferentes podemos
alternativas: abstenernos de
• Emisión de acciones: se debe recibir el
adjuntar la certificación del documento al
contador o revisor fiscal. empresario
• Capitalización, únicamente con
Para el caso de la
emisión, si el el documento (acta o documento
empresario no privado).
adjunta la
certificación ¿cómo
procedo?

Revisas el punto de acta, y con

base en ello continuas con el
proceso de liquidación del
documento, que a continuación
lo veremos….
 Inscripción de documentos
Reforma de capital suscrito: Emisión de acciones
Recuerda las
Perfecto, es claro. recomendaciones de la
Ahora ¿cómo inscripción de
procedo a liquidar nombramientos, con
el acto? los tips básicos para la
recepción de
documentos.

Posteriormente se debe validar la

Después de haber certificación de capital adjunta, ó el
calculado el documento para verificar la
monto, ¿Debo composición final del capital suscrito.
ingresar el acto a Con este valor debemos calcular la
SIREP, como lo he diferencia entre el valor registrado en
venido haciendo SIREP y el nuevo valor, el cual será el
en los anteriores principal rubro para el cobro.
actos? Existen casos especiales que incluyen
prima de colocación de acciones, la
cual debes tener en cuenta
adicionalmente al momento de hacer la
liquidación.

¡Así es, Pepe!, se nota que

has consultado nuestro
material de tips.
 Inscripción de documentos
Reforma de capital suscrito: capitalización
Pepe, de lo que
hemos visto hasta
¡No Camarita! Hasta
ahora, ¿Tienes
el momento todo
alguna duda?
esta muy claro.
¿Continuemos?

Esa es la actitud
Pepe. Continuamos
con el aumento de
capital suscrito Después de esto,
por capitalización. ¿ingreso el acto a SIREP?

Debes tener en cuenta los tips

básicos de inscripción de
nombramientos; adicionalmente el
cálculo de la diferencia como en el
anterior caso, solo que en los datos Es decir, hemos visto:
del documento son los mismos del Aumento de capital
acta. autorizado, Aumento de
capital suscrito (Emisión
¡Si!... Cómo lo has y capitalización).
venido haciendo. Ahora,
continuemos con el
aumento de capital
pagado.
 Inscripción de documentos
Recuerda que estos actos,
pueden ser liquidados en
conjunto y en estos casos, lo
Reformas de capital pagado
único que requieres en SIREP
es dar clic en “Doc o matrícula
adicional”.

El aumento de capital
pagado, es un acto muy
sencillo, ya que no implica
realizar un cálculo adicional, ¡Súper!... Entonces
además de estar exento de solamente debo validar el
impuesto de registro. acto en el documento del
empresario y seguir a la
liquidación como lo he venido
haciendo, ¿cierto?

¡Si, así
es!.
Entendido, es igual de
fácil al acto que vimos
en inscripción de
documentos
(nombramientos).
 Inscripción de documentos
Reformas de capital social

Camarita, ¿Cómo
debo radicar el Debes validar el contenido del
aumento de capital documento (Escritura o Acta
en las sociedades de protocolizada) y leer el punto
personas? enunciado, seguido continuar
con el proceso como en los
demás actos, es decir, ingreso a
SIREP, liquidación y pago.

Muchas gracias.

Ten presente que al ser una reforma

de capital, debes calcular la
diferencia del aumento.
Existen casos especiales como por
ejemplo aporte de bienes
inmuebles, que hacen que el acto
sea exento de impuesto de registro.
Para estos casos, si tienes alguna
duda adicional busca ayuda con el
abogado de sede.
 Inscripción de documentos
Reformas de capital
nto
irar que ta
Vamos a m ndido. ¡Muy Fácil Camarita!. Las
has apre les son
n ta m e nte, ¿Cuá indicaciones son:
C u e bes
d ic ac io nes que de El cliente puede consultar el estado
las in vez
ente, una de su trámite a través de la línea de
darle al cli
el pago? respuesta inmediata, página Web
registrado
(opción “trámites y consultas”) ó
finalmente acercándose a la sede.
Además de lo anterior, informar los
tiempos de respuesta que la CCB
tiene por cada uno de los trámites.

¡Perfecto Pepe!

Gracias Camarita.
Por último ¡Los tendré en
concluiremos con cuenta!
tips generales para
el éxito del
proceso.
 Iniciaremos ahora con los
aspectos claves para el servicio
de inscripción de documentos,
puntualmente para otras
reformas.
 o
Inscripción de documentos
m

xtu
alic
e
Otras reformas
nte s Se entiende por reforma estatutaria cualquier modificación,
Co
variación o alteración que se introduzca al contrato social, más
exactamente a los estatutos sociales, que no contraríe normas de
orden público, ni que esté en contra de la naturaleza jurídica del
tipo societario escogido.
¿Qué son
reformas Las reformas estatuarias, pueden
generarse mediante escritura
estatutarias pública ó documento privado,
? dependiendo del documento con
el que se constituyó la sociedad o
ESAL.
tos
¿Qué documen
contienen
reformas?
Algunos de los actos más representativos son:
• Adjudicación de cuotas o aportes
• Cambio de naturaleza
• Cambio de domicilio
¿Cuáles son los • Disminución de capital
actos a los que • Disolución/liquidación de sociedades
aplica? • Modificación de facultades de representante
legal/ Objeto social/ Razón social/ Vigencia.
• Otras reformas
• Transformación.
 Inscripción de documentos
Otras reformas
Además, ten presente, las
¿Qué debo tener recomendaciones de los
en cuenta para tips básicos de inscripción
recibir este tipo de documentos
de actos en (nombramientos), para la
sede? recepción de documentos
(Localización de usuarios,
verificación de NIT)
Si es una escritura pública, debes
validar que sea la segunda copia, la
cual se encuentra dirigida a la CCB.
Muchas gracias, En caso de ser acta o documento
Camarita. privado, se recibe conforme a la
solicitud del cliente.

Sin embargo, ten en cuenta que se pueden

presentar reformas a través de sentencias
judiciales o actos administrativos, los
cuales deben ser radicados por
correspondencia, para el caso de nuestras
sedes, deben ser recibidos por la secretaría,
con el fin de no afectar los tiempos de
respuesta.
 Inscripción de documentos
Otras reformas
¡Fácil!.. Recuerda siempre las generalidades
He recibido el
que hemos visto en las dos semanas
documento del
anteriores, es decir, debes validar el
cliente ¿Cuál es
contenido del documento para que logres
el paso a seguir?
identificar la reforma que será sujeta a
registro.

¡Súper!, pero de acuerdo

con lo que acabas de
decir, ¿hay actos que no
¡Así es!, no todos los actos son sujetos son sujetos a registro?
a registro, hay actos que corresponden
únicamente a la administración de la
sociedad o ESAL, que no son de
información pública para terceros.
Recuerda siempre, si tienes alguna
duda respecto a un acto que no sea
familiar, debes acercarte al abogado de
sede o subdirector quien te ayudará.
 Inscripción de documentos
Otras reformas
¡Muchas gracias Camarita!,
Ahora en SIREP, ¿Debo seguir
Así es Pepe, ¡Eres un los mismos pasos de los
auxiliar ejemplar!... actos que hemos visto en
Entonces, cuéntame semanas pasadas?
¿Cómo se deben ingresar
estos actos a SIREP?
Claro Camarita.
Debo ingresar a SIREP con el número de
matrícula/inscripción para las ESAL o NIT,
validar en la parte superior, que el
nombre de la sociedad o ESAL
Después de esto,
corresponda al que se encuentra en el
¿Qué debes hacer?
documento. Seguido de esto, ingreso el
acto que haga referencia en el contenido
de este.

¡Muy bien, Pepe!

Tienes muy claro el Posteriormente, continuo diligenciando los
proceso en SIREP datos del documento, según corresponda
(Tipo de documento, número del documento,
origen del documento, municipio de
procedencia y fecha del documento).
 Inscripción de documentos
¡Súper!... Únicamente nos
hace falta recibir el recaudo
para entregarle al cliente el
recibo de pago para que el
pueda continuar con su
proceso.
¡Así es Pepe! Por
último concluiremos
con tips generales
para el éxito del
proceso.
Otras reformas
Luego, Selecciono la opción
siguiente para generar una
cotización.
Éste es el momento en el que
confirmo los datos de la
matrícula/inscripción para las ESAL
que se va ha afectar.
Perfecto. Después del pago, Debo
informarle al cliente las formas con las
que puede consultar el estado de su
trámite:
A través de la línea de respuesta
inmediata, página Web (opción
“trámites y consultas”) ó finalmente
acercándose a la sede. Además de lo
anterior, informar los tiempos de
respuesta que la CCB tiene por cada
uno de los trámites.
 Finalmente, señalaremos los
factores claves para la
justificación adecuada de gastos
administrativos, la gestión de
recuperación de formularios de las
salidas no conformes, el proceso
de depósito de estados
financieros, y finalmente
recomendaciones para brindar
Información oportuna y precisa a
nuestros empresarios.
 Gastos administrativos
Los gastos administrativos son resultado de certificados que no cumplen con las necesidades
del empresario, principalmente por errores atribuibles a algún proceso de la CCB y requieren
ser generados y reimpresos sin costo para el empresario.
¿Qué son
Gastos Las causas definidas para la reimpresión de certificados bajo la modalidad de
administrativos gastos administrativos son:
• Fallas técnicas: Fallas de electricidad, falla impresora, atasco de papel, además
? de toda falla que se derive de equipos y aplicativos.
• Errores de digitación: Certificado corregido por error en su contenido.
Únicamente, el director o subdirector debe autorizar la reimpresión de certificados
por estas causas.

¿Cuáles son las

causas para la
reimpresión de un Fácil Pepe, para la generación de un gasto
certificado? administrativo se debe:
• Diligenciar de manera completa y correcta
el formato “Certificados reimpresos por
no conformidad”, teniendo en cuenta los
datos básicos del formato, los datos del
¿Qué se requiere certificados rechazados y la autorización de
para la generación reimpresión y la firma del cajero/recaudador.
de un gasto • Dirigirse al Director o Subdirector, quien
administrativo? firmará el formato y autorizará la
reexpedición del certificado con el soporte
que justifique la reimpresión.
 Gestión Salidas No conformes
Las salidas no conformes son productos o servicios resultantes de un proceso que no
cumple con las características de calidad definidas en la matriz de salidas no conformes,
la cual se encuentra en las caracterizaciones de los procesos y se controla con el fin de
cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes.
¿Qué son
Salidas no
conformes
(SNC)? Para los servicios de Inscripción de documentos,
constitución de sociedades y ESAL, las salidas
no conformes son identificadas por el abogado
que estudia el documento.
¿Quién identifica
SNC para los Para los servicios de matrículas, reliquidaciones
servicios y renovaciones, son identificados por el auxiliar
de registro encargado, quien con la nueva
registrales? actualización debe realizar el registro en el
sistema de información de gestión.

¿Ahora se realiza
el proceso de
registro y gestión
a través del
¡Así es Pepe! De acuerdo con el “Lineamiento
sistema de de salidas no conformes”, el cual se
información de encuentra publicado en el sistema de
gestión? información de gestión. El proceso tiene 3
etapas: Registro de la SNC, tratamiento y cierre.
Toda la gestión se lleva acabo en la herramienta.
 Depósito de estados financieros
¿Qué es el depósito El depósito de estados financieros, es
de estados un requisito de ley consagrado en el
financieros? artículo 41 de la Ley 222 de 1995, el
cual señala que todas las sociedades
comerciales, sin importar el tipo
social, antigüedad o tamaño, deben
depositar una copia de sus estados
financieros de propósito general en la
¿Qué documentos Cámara de Comercio de su domicilio
se deben depositar social.
y cuál es el plazo
para cumplir con
esta obligación?

El representante legal de la sociedad correspondiente

deberá depositar en la Cámara de Comercio: (I) Los
estados financieros de propósito general, (II) Las notas
correspondientes y (III) El dictamen del revisor fiscal, si lo
hubiere.

El plazo para cumplir con esta obligación es de un (1) mes

contado a partir de la fecha en que el máximo órgano
social apruebe los estados financieros del respectivo
ejercicio social.
 Depósito de estados financieros
Camarita, no me
queda claro. ¿Me Ten presente que durante el proceso de
puedes explicar por registro en SIREP del depósito de estados
favor? financieros, es necesario incluir el número
folios, cuyo conteo se realiza incluyendo el
anverso y reverso de cada hoja. Es decir, en
una hoja de uso dúplex serán 2 folios.
Muchas gracias
Camarita.

Claro que si Pepe.

Veámoslo en el

1 siguiente ejemplo

1
2
Entrega de información completa y oportuna
Me alegra Pepe, que estés Hasta el
aprovechando todo este material. Sin momento
embargo, recuerda que no solamente Camarita, ¡He
debemos aprender conocimiento aprendido
técnico, hay herramientas mucho!
conductuales que debemos reforzar
constantemente.

¡Súper!, porque
aprendemos contenido
técnico y práctico para
¡Así es! El éxito de nuestra labor el éxito de nuestra labor.
consiste en entregarle todo
nuestro conocimiento al cliente,
escuchando la necesidad e
indagando a profundidad los
requerimientos; esto permite
asegurar la comprensión de toda
la información que el cliente Gracias Camarita, escucharé las
requiere de forma efectiva. necesidades del cliente para brindar
la información completa y evitar que
el cliente deba desplazarse
nuevamente a nuestras sedes, por
falta de información de los requisitos
para cada trámite.
 Factores claves
stos
im o , p re cisemos e Te agradezco.
Por últ acerca
re s c la ves básicos de
Todo esto contribuye al
facto e recepción mejoramiento continuo
c e s o d
del pro s en sede
. de nuestro servicio.
do c u m e nto

• Recuerda verificar siempre la jurisdicción de la sociedad o

• ESAL antes de ingresar el documento.
• De acuerdo con la circular 002 de la SIC, se deben recibir
copias simples de todos los documentos.
• Al momento de realizar el pago, siempre debes solicitar el
documento de identificación en original de la persona que
radica.
• Si estamos atendiendo alguna matrícula/inscripción para
las ESAL inactiva debemos actuar de acuerdo con el
procedimiento establecido.
• Debes ingresar la fecha correcta del documento, ya
que en algunos casos se genera mora en el impuesto de
registro.
• Si el empresario requiere que revisión previa de su
documento, debes remitirlo a la página web de la CCB
 ¡Pepe! recuerda nuevamente,
siempre que tengas alguna duda ó
inquietud acerca de los trámites
antes de recibirlos debes dirigirte
al subdirector o al abogado de
sede quien te ayudará con el fin de
brindar una respuesta precisa al
cliente.

¡Pepe! Muchas gracias

Con mucho gusto. Camarita.
Espero verte en una
próxima
oportunidad.