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3/1/2016 Oracle Apps: Third Party Payments in Oracle Payables R12

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ORACLE APPS
O R A CLE A P P LI CA T I O NS R ELA T ED I NFO R MA T I O N, EX P ER I ENCES

Third Party Payments in Oracle Payables R12 NA V I G A T E!

Payments are generally made to the original supplier providing Home
the goods or services; however there can be specific Third Party Payments in Oracle
arrangements made wherein the suppliers can specify a Payables R12
different party to be paid on their behalf. The payments made to Approval Management Options for AP
other parties on behalf of the suppliers are termed as Third and OIE

Party Payments. Tightly Secured ERP! Customer
Invoice goes missing in Oracle AR?

Third Party payments help parties involved in business to set off
their liabilities without directly paying them. This reduces the BLOG ARCHIVE
direct funds movements and transactions are settled easily.
▼  2011 (2)
▼  December (2)
When customers make payments from their Payables system, Approval Management options
there might be instructions from the supplier to make the for AP and OIE
payment to a different party that is the Third Party. In that case, Third Party Payments in Oracle
the remittance of the payment goes to the Third Party. For all Payables
legal purpose including 1099, it is treated as a payment to the
original supplier. ►  2012 (1)
►  2013 (1)
The Payables department maintains the Supplier information.
Establishing Third Party
Payment relationship is part of the supplier maintenance activity.

The Payables clerk may also have information of the Third Party
at the time of entering the invoices. The Payables clerk can have
the right to override the Third Party defaulted at the time of
invoice entry.

The Payments clerk processes the payment for the invoices that
are due for payment.
Generally the payments clerk is aware of the Third Party
suppliers to whom the payments can be released on behalf of
the supplier. The Payment's department has the right to override
the actual party to whom the payment can be made at the time
of making payments.

This functionality lets you do the following:

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• Establish Third Party relationship

• Default Third Party supplier information when creating invoice
and processing payments

• Override Third Party supplier information on the Invoice and
Payments windows

• Default Remit To Bank Account for the Third Party supplier on
Invoice and Payment windows

• While processing payments to Third Party Supplier:

     => Uses the address of the Third Party supplier,
when Payment Process Type is Printed
     
     =>  Uses the Bank and Bank Account information of the Third
Party supplier, when the           Payment Process Type is
Electronic to transfer funds

Oracle Payables introduced third party payments functionality in
release 12.1.1.

Setup Supplier Third Party

Third Party supplier needs to be setup in Oracle prior to using
the third party payments functionality. In addition to the regular
setup of supplier third party supplier needs to be setup, add a
relationship between the first party supplier and third party
supplier has to be setup.
Supplier relationship is established between suppliers at the site
(address) level.

Ex: ASG Shoes Inc is a supplier who requests the payments be
made to Fashion Domestic.
In order to establish a third party relationship, ASG Shoes
supplier record will need to be related to Fashion Domestic
supplier record. Fashion Domestic supplier record needs to be
setup in oracle for the purpose of establishing a relationship with
the primary supplier.

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Supplier can have relationships with multiple third parties, but at
any point of time only one third parties can have a relationship
that is classified as Primary. During invoice entry and payment
entry the third party suppliers that have an established
relationship with the main supplier are available to be keyed in
the field Remit­To Supplier Name.  Remit­To supplier name
field is the key field in the functionality of third party payments.

Manage Supplier Third Party

Third parties (Remit­To suppliers) that have been setup for a
given supplier can be managed from the Relationship menu
option on the supplier’s page. New relationships can be setup,
existing relationships inactivated from this page.

Payables Invoice options useful for Third
Party Payments

Third Party supplier functionality has been introduced by
providing additional fields on the Invoice and Payment entry
screens. These fields are “Remit To Supplier Name”, “Remit To
Supplier Site”.

Remit To Supplier information is defaulted to the Invoice entry

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screen based on the setup of the supplier, if there is a primary
relationship that exists the third party supplier is used as remit to
supplier. The ability to change the Remit to Supplier information
during invoice entry is controlled by the payables system option
for invoices. Allow Remit­To Supplier override has to be
checked if during invoice entry the Remit To Supplier
information can be allowed to change.

Payable Options ­

Allow Remit­to Account Override. Check this check box if
you want to allow users to change the default primary supplier
site bank account during Quick payment and payment batch
creation. If you enable this option, you can override the
Payables default of the Remit­to field of the Payments window
and the Modify Payment Batch window. You can then select
an alternate Remit­to account from a list of the supplier site's
active bank accounts that use the same payment currency.
Allow Remit To Supplier Override. If this option is enabled,
then you can override the default Remit To Supplier Name and
Site values at the Invoice windows

Payables Payment options useful for Third
Party Payments

Allow Remit To Supplier Override. If this option is enabled,
then you can override the default Remit To Supplier Name and Site
values at the Payment windows.

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Using Third Party Payments Functionality in
AP

Third party payment functionality is useful in many situations, but
a few common situations are as below:

Supplier’s who do not collect their receivables themselves but
Factor to another party.

Supplier has gone Bankrupt and as per the court order the
payment needs to be made to a different party.

The key to making third party payments is by establishing a
relationship in the supplier screen, making sure the payable
options for Remit to supplier are setup in the system as desired
to provide the ability to change the Remit information in Invoice
Entry and Payment Entry.

Paying close attention to the field’s Remit to Supplier, Remit to
Supplier Site and in case of electronic payment Remit to Bank
Account during invoicing and payments is very important.

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