Evaluación de sistemas de control interno en las organizaciones

Nombre Alumno: Serjio Arturo Obando González

Nombre Asignatura: Auditoría y control interno

Instituto IACC

14/005/2018
INSTRUCCIONES:

Lea atentamente el siguiente caso y realice lo solicitado al final.

Usted es el auditor externo que se encuentra realizando una evaluación del sistema de
control interno para la empresa OXM (supermercado), pero con un alcance solo al proceso
de compras.

En la revisión de este proceso, usted identifica 3 grandes subprocesos, que son: emisión de
órdenes de compra, recepción de mercaderías y pago proveedores.

En su recorrido por este proceso, usted pudo evidenciar lo siguiente:

1. Para las compras, un reponedor hace un inventario de sus productos, proyecta las
ventas de la semana y, según su experiencia, entrega al jefe de la sección un
“pedido sugerido”, que el mismo jefe ingresa al módulo de órdenes de compra del
sistema. El jefe de sección confía en la experiencia de los reponedores, ya que son
ellos, en definitiva, los que viven cada día con sus productos. Estos reponedores
son internos y externos, y en este último caso (externos), además son vendedores
de sus productos, es decir, ganan comisión por cada venta al supermercado; no así
por las que se hagan en caja de sus productos a los clientes finales.

2. La orden de compra una vez generada en el sistema, queda cargada a la espera de

ser recibida y, luego, es enviada a los proveedores por medio de correo electrónico.
El jefe de sección confirma la recepción de la orden de compra con el comando
“confirmación de lectura” que le entrega el Outlook.

3. Al momento de la recepción, el recepcionista solicita al proveedor su orden de

compra. En caso de que este no la traiga, el recepcionista imprime una copia desde
el sistema de órdenes de compra. Si no hay orden de compra en el sistema, el
recepcionista la genera en el minuto, dependiendo de lo que indique la factura del
proveedor, así se le da más agilidad al proceso. Las órdenes de compra se ajustan,
en definitiva, a lo que se está recibiendo, de esta forma se evita estar pidiendo notas
de crédito o débito a los proveedores, pues finalmente la mercadería se venderá
igual.

4. El recepcionista realiza la operación de “recibir las mercaderías” directamente con el

proveedor, efectúan el conteo entre los dos y, posteriormente, pone un timbre y
firma la copia de la factura para que se la lleve el proveedor y efectúe el cobro de
sus facturas. De vez en cuando, dependiendo del movimiento en la recepción, él
mismo ingresa y ordena físicamente las mercaderías en la bodega, para lo cual pide
ayuda a algún reponedor que se encuentre en las bodegas. Por la complejidad de
la operación
diaria, los jefes de sección están preocupados de la atención de público y no
desvían su atención a la recepción. El recepcionista lleva 15 años trabajando en
dicho puesto, por lo tanto, tiene experiencia suficiente y se maneja prácticamente
solo.

5. Una vez que se termina la jornada de recepción, a eso de las 16:00 horas, el
recepcionista ingresa las facturas al módulo de proveedores, para actualizar los
stocks y generar los pagos a los proveedores. Para el ingreso, el recepcionista digita
el RUT del proveedor, el detalle de todos y cada uno de los productos recibidos en
la factura y el monto bruto de la misma, también ingresa la fecha de pago según el
 documento. Por cada factura ingresada al módulo de proveedores, se genera un
registro contable que carga existencias e IVA y abona Proveedores por RUT.

6. Los pagos a proveedores se procesan los jueves en la mañana. Ese día, un

administrativo contable de compras ingresa al sistema de proveedores y pincha
todas las facturas que aparezcan pendientes de pago, según lo ingresado por el
recepcionista.

7. Posteriormente, genera cheques a través de una impresora especialmente

reservada para estos efectos. Al generar los cheques, se genera un registro
contable que carga Proveedores por RUT y abona una de las 3 cuentas de banco
que maneja el supermercado, específicamente la cuenta 3 de pago proveedores.

8. Los cheques son firmados solo por el administrador del local los días jueves en la
tarde, y se ha acordado hacerlo entre las 21:00 y 22:00 horas, porque a esa hora
tiene más tiempo disponible.

9. El administrador del local recibe una nómina en papel con la lista de los cheques y
los comprobantes de egreso que tienen el cheque con prepicado. Firma el cheque y
el comprobante.

10. El administrador no revisa las facturas una a una, porque requiere mucho tiempo.
Además, las facturas son custodiadas por el administrativo contable en una bodega
de documentos y todas tienen el timbre de recepción.

11. Los pagos se efectúan los días viernes de cada semana, entre las 10:00 y 12:00
horas, momento en el cual los proveedores llegan a la oficina y el administrativo
contable les hace entrega del documento. El proveedor firma “recepción conforme”
en el comprobante de egreso y, posteriormente, se archiva en correlativo por N° de
egreso.
Conforme a estos datos se pide:

 Elabore un flujograma del proceso de compras, según el detalle del recorrido

que se detalló anteriormente.

Este flujograma fue realizado con el programa recomendado en el foro.

https://www.lucidchart.com/pages/es/ejemplos/diagrama-de-flujo
 Identifique, mediante un listado, los controles internos existentes que haya
identificado en el proceso.

1. Emisión órdenes de compra

a. Inventario de productos en compra, es un control puesto que puede
confirmar los productos con stock cero.
b. Pedido sugerido revisado por jefe de sección, es un control ya que da el
visto bueno a lo que realizo el reponedor.
c. El jefe de sección confirma la recepción de la orden de compra.

2. Recepción
a. El recepcionista realiza la operación de “recibir las mercaderías”
directamente con el proveedor, efectúan el conteo entre los dos y,
posteriormente, pone un timbre y firma la copia de la factura para que
se la lleve el proveedor, en la mayoría de los casos la recepción se
revisa por el cliente y el proveedor para dar conformidad a ambas
partes.

3. Pagos.
a. El administrador del local recibe una nómina en papel con la lista de los
cheques y los comprobantes de egreso que tienen el cheque con
prepicado. Firma el cheque y el comprobante, esta actividad puede ser
tomada como control puesto que se asumo que la nomina le sirve para
verificar los cheques y comprobantes de egreso.
b. Los cheques son firmados solo por el administrador, se puede tomar
como control puesto que es una función específica y cualquier pago que
se realice solo podrá ser aprobado por una persona de confianza
reduciendo los fraudes.
c. El proveedor firma “recepción conforme” en el comprobante de egreso y,
posteriormente, se archiva en correlativo por N° de egreso, mantener un
registro de los egresos es un control, ya que a veces el proveedor
insiste en que un pago no se ha realizado, en ese caso con el
comprobante de egreso y la firma son pruebas suficientes del pago.
 Realice con los datos obtenidos en las etapas anteriores, un análisis
preliminar de los procesos, evidenciando sus consideraciones respecto a falta
de seguridad en el proceso, controles no cumplidos, etc.

1. un reponedor hace un inventario de sus productos, proyecta las ventas de la semana

En esta situación, no se duda de las capacidades del trabajador aun así sería bueno
que las cifras se complementaran con la cantidad de ventas que el sistema muestra en
cierto periodo para luego realizar el pedido.
2. Resalta que el reponedor externo otorgue una cifra de los productos que se deban
pedir por los cuales el gana comisión por venta, el control se debe realizar a los
productos para que estos no ocupen mas espacio que el contratado en la góndola.
3. “Si no hay orden de compra en el sistema, el recepcionista la genera en el minuto,
dependiendo de lo que indique la factura del proveedor, así se le da más agilidad al
proceso”, a este proceso le falta un control puesto que está realizando una orden de
compra sin siquiera saber si el producto falta en las góndolas, y lo que es peor se salta
el visto bueno del jefe de sección. lo otro que cabe la duda es según el procedimiento,
de la orden de compra nace la factura, por lo que cada factura está asociada a una
orden de compra, esa factura que se decepciono derechamente es un fraude o no
pertenece al local.
4. En el punto 5 del enunciado, al ingresar las facturas al sistema, lo que falta es que otra
persona se asegure que lo ingresado concuerda en todos los datos, proveedor, rut,
productos, monto de factura.
5. En el punto 6, “el administrativo contable de compras ingresa al sistema de
proveedores y pincha todas las facturas que aparezcan pendientes de pago”, lo que
significa que nadie asegura que los datos ingresados por el recepcionistas son reales,
puede ocurrir el caso que a un proveedor se le pague 2 veces.
6. En el punto 10, “El administrador no revisa las facturas una a una”, el timbre de
recepción no es suficiente, puesto que puede recibir facturas de cualquier cosa sin
tener oc, debiese haber una revisión de una segunda persona.
  Determine a qué partes del proceso de compras aplicaría pruebas de
cumplimiento, cuáles serían esas pruebas, y explique el porqué de esta
determinación. Para ello, utilice el formato de registro presentado en los
contenidos de semana 7.

Pruebas de cumplimiento: Área compras

Se
Evaluación
Referencia confiara
Descripción del control teórica Prueba de cumplimiento
papel de en el
existente efectivo
trabajo control
Si no Si no Tipo descripción
se verificara en el
inventario de productos en Inspección
Reponedor Si lugar si se cumple
compra fisica
con el inventario.
Se conversa con
el jefe de sección
Jefe de Pedido sugerido revisado por Observación e
Si y se verifica como
sección jefe de sección indagación
revisa el pedido
sugerido.
Se verifica que
ambas partes
queden
conformes, y que
Recepción de mercaderías
Observación e se recepcione
recepcionista entre recepcionista y si
indagación solo las
proveedor
mercaderías que
contienen una
factura con su
respectiva oc.
Se verifica que la
El administrador del local
nomina y los
recibe una nómina en
Observación e cheques tengan
administrador papel con la lista de los si
indagación relación con los
cheques y los
montos de las
comprobantes de egreso
facturas.
Se observa si los
cheques en su
totalidad son
firmados y
Los cheques son firmados Observación e
administrador si timbrados por el
solo por el administrador indagación
administrador
(puesto que su
firma puede ser
falsificada)
Bibliografía

IACC (2018).Implementación de Control Interno. Auditoría y Control Interno.

Diagrama de flujo.https://www.lucidchart.com/pages/es/ejemplos/diagrama-de-flujo