1.

RESPONSABLES
Todas las personas que emiten comunicados internos y externos

2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

2.1. Oficio: Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre con las Entidades externas
a la empresa y particulares. Es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos,
agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
2.2. Memorando: Es una comunicación escrita de circulación interna; se debe redactar en forma breve con el objeto de realizar
indicaciones puntuales, tales como: Realizar pedidos, Dar una orden o instrucción, Solicitar documentos, Dar cuenta de
gestiones específicas, Dar conformidad a otro documento, Brindar información de difusión general, con respecto de algún
hecho que es de cumplimiento o conocimiento general, etc.
2.3. Informe: Comunicación escrita en la cual se reporta acerca de Trabajos Encomendados, hechos ocurridos, asunto de interés
para quien lo recibe, entre otros.
2.4. Acta: Es el documento que recoge los problemas tratados y los acuerdos que se han adoptado en una reunión.
Constituye documentación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, la certificación del resultado de una
votación o de una elección.
2.5. Correo Electrónico: Es la comunicación escrita y enviada por medio electrónico y puede sustituir al memorando y la
citación en papel. Opcionalmente, será válido el uso de correos electrónicos, para comunicaciones no oficiales como por
ejemplo concertar reuniones, recordatorios, remisión de archivos, etc., pero para su uso es necesario poseer Firma para
Correos Electrónicos. Debiendo cursar las copias necesarias a los servidores y funcionarios que requieren conocer de la
remisión de tales Correos Electrónicos.

3. DESCRIPCIÓN

3.1 Nociones Generales:

Las comunicaciones se ejecutan utilizando las diferentes formas de comunicación en sentido vertical y horizontal.
La comunicación vertical descendente se genera de un nivel superior hacia niveles inferiores y se realiza a través de Memorando;
en tanto que la comunicación ascendente se ejecuta a través de Informes.
La comunicación horizontal se efectúa entre personas u órganos de similar jerarquía y se efectúa a través de Memorando.
En el caso del memorando, en ningún caso un funcionario podrá dirigirse directamente a los subalternos de otra área. Ni ningún
subalterno podrá dirigirse a otro funcionario a la cual no pertenece.
La comunicación que se realiza para dirigirse a instituciones públicas o privadas o personas naturales se hace a través del Oficio

La redacción y ortografía de cada documento deben ser cuidadosamente revisados, bajo responsabilidad de quienes lo elaboran
y suscriban, se debe tener en cuenta los siguientes criterios al redactar:
- Orden
- Precisión
- Síntesis
- Claridad
- Hilacion
- Cortesía

Solamente se imprimirá un (1) ejemplar de cada documento que sea emitido, quedando uno de ellos como original y el otro como
cargo. En caso de requerirse copias adicionales, se obtendrán mediante el fotocopiado de los ejemplares antes señalados.

Para nominar el documento a elaborar, se tener en consideración la siguiente codificación (No aplica para actas de Reunión):

TIPO DE DOCUMENTO Nº XXX-YYY-WWW

Donde:
Tipo Dcto.: Oficio, Memorando, Informe, etc. en Mayúsculas. .
XXX : Siglas de la Unidad Orgánica que emite el documento.
YYY : Es el número correlativo único, empieza en 001.
WWWW : Año en curso
Nota 01: Cada Área deberá llevar control de la Numeración de los documentos que emiten

Se utilizará las siglas por cada Área correspondiente, conforme se detalla a continuación:

AREA SIGLAS

1. Gerencia General GG
2. Gerencia Comercial GC
3. Área de Ingeniería ING
4. Área de Operaciones PRO
5. Área de Control de Calidad CC
6. Área de Mantenimiento MTO
7. Área de Logística LOG
8. Área de Almacén ALM
9. Área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente SSO
10. Área de Sistema Integrado de Gestión SIG
11. Área de Administración, Contabilidad y Finanzas ADM
12. Área de Recursos Humanos RRHH
13. Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo CSST
14. Comité de Crisis CCRI
15. Brigada de Emergencia BRE

El documento deberá ser firmado solo por el funcionario que remite la documentación, o por aquel funcionario de igual o menor nivel
al que se le haya delegado en forma expresa tal facultad. Además, deberá usarse solo el sello que corresponde al funcionario

El documento deberá firmarse solo el original a remitirse y tanto el cargo como las copias a derivarse, deben ser fotocopias.

Los documentos deben ser impresos en ambas caras (anverso y reverso), cuando el sistema de impresión utilizado así lo permita y
teniendo cuidado en no alterar el orden del texto.

Las especificaciones aplicables para la presentación de los documentos son las siguientes:
- Tipo de Papel: Hoja bond, tamaño A4.
- Tipo de letra: Tahoma 8.
- Espaciado: 3, Interlineado: sencillo
- Márgenes de la página:
o Superior: 2.5 cm
o Inferior: 2.5 cm
o Derecho: 2 cm
o Izquierdo: 2cm

Deberá utilizarse las siglas respectivas para cada Área a la cual se le remita una copia, en orden jerárquico, siendo la última
la que va al archivo del Área remitente, indicándose al final el total de documentos generados entre el original y copias.

Debe consignarse como pie de pagina (Tipo de Fuente: Tahoma, Tamaño de Letra: 7)

Nota 02: Se debe registrar todas las comunicaciones escritas generadas por el área antes de ser derivadas a su destinatario en un
Listado que registre los Documentos generados por Área incluyendo el Destinatario, la Fecha de emisión y el Asunto
De enviarse anexos al documento, es decir documentos como tablas, resúmenes, estadísticas, proyectos de convenios, etc. que
son parte del documento a remitirse, éstos deben ser visados en todas sus páginas por quien firma el documento.

3.2 Disposiciones Especificas

• Oficio
Las partes constitutivas del oficio son:

Año: Conmemoración Anual

Membrete: Logo e identificación corporativa de la institución.
Título: Se codificará de la codificación propuesta en el presente instructivo
Lugar y Fecha: Nombre de la localidad y fecha de emisión del documento.
ENCABEZADO
Destinatario: Nombre de la persona, cargo de la persona y despacho de la
persona o institución a la cual se dirige el oficio.
Asunto: Descripción general del mensaje
Referencia: Documento de referencia del tema a tratar

Saludo: Introducción agradable y de respeto para la persona a la cual se

escribe.
Introducción: Generalmente corresponde a las primeras palabras o frases o a
CUERPO:
un pequeño párrafo de encabezamiento.
Descripción: Exposición clara, directa y escueta del asunto que motiva el
mensaje.

Frase de despedida
Nombres y apellidos del remitente
FINAL:
Nombre del puesto del remitente
Anexos se especifican abajo al lado izquierdo de ser necesario.

• Memorando
Las partes constitutivas del memorando son:

Membrete: Logo e identificación corporativa de la institución.

Título: Se codificará de la codificación propuesta en el presente instructivo
De: Emisor
ENCABEZADO:
Para: Receptor
Lugar y Fecha
Asunto: Descripción general del mensaje

Descripción: Exposición clara, directa y escueta del asunto que motiva el

CUERPO:
mensaje.

Frase de despedida
Nombres y apellidos del remitente
FINAL:
Nombre del puesto del remitente
Anexos se especifican abajo al lado izquierdo de ser necesario.

• Informe
Las partes constitutivas del informe son:

ENCABEZADO: Membrete: Logo e identificación corporativa de la institución.

Título: Se codificará de la codificación propuesta en el presente instructivo
De: Emisor
Para: Receptor
Lugar y Fecha
Asunto: Descripción general del mensaje

CUERPO: Descripción: Exposición clara, directa y escueta del asunto que motiva el mensaje.
 Conclusiones
Recomendaciones
Frase de despedida
FINAL:
Nombres y apellidos del remitente
Nombre del puesto del remitente
Anexos se especifican abajo al lado izquierdo de ser necesario.

• Acta de Reunión
Las comunicaciones de Actas de Reunión se realizarán según el Formato

• Correos Electrónicos
Para la redacción de los correos electrónicos la fuente tendrá las siguientes características:
− Tipo de Fuente: Tahoma
− Tamaño : 8 pto
− Color : Negro

La firma para correo electrónico debe contener lo siguiente:

- Logo Institucional
- Nombre completo y Cargo del remitente
- Nombre de la Empresa
- Dirección de la Empresa
- Teléfono y anexo
- Página web institucional

4. REGISTROS

Tiempo de retención/
Nombre del Registro Código Medio Responsable
Disposición final

Acta de Reunión L-SIG-FOR-047 Físico Coordinador SIG 5 años / Back up

5. ANEXOS
• Anexo 01 – Modelo de Oficio
• Anexo 02 – Modelo de Memorando
• Anexo 03 – Modelo de Informe
 ANEXO 01: Modelo de Oficio

AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCION Y LA IMPUNIDAD

Oficio XX - N° 001-2019

(Nombre del Departamento, Día de Mes del año)

Señor (a)
(Nombres y Apellidos del Destinatario)
(Nombre del Puesto del Destinatario)
(Nombre del Despacho del Destinatario)

Asunto: Nombre del Asunto

Referencia: Nombre del Asunto

Colocar la descripción del Oficio

Atentamente.
 (Nombres y Apellidos del remitente)
(Nombre del Puesto del remitente)

c.c.- Código de las Áreas (Numero Copias)

ANEXO 02: Modelo de Memorando

MEMORANDUM N° XX - XXX-20__

De: (Nombres y Apellidos)

(Nombre del puesto)

Para: (Nombres y Apellidos)

(Nombre del puesto)

Lugar y Fecha: (Nombre del Departamento, Día de Mes del año)

Asunto: Nombre del Asunto.
________________________________________________________________________
Colocar la descripción del memorándum.

Atentamente.

(Nombres y Apellidos del remitente)

(Nombre del Puesto del remitente)
 c.c.- Código de las Áreas (Numero Copias)

ANEXO 03: Modelo de Informe

INFORME XX - N° 001-2019

De: (Nombres y Apellidos)

(Nombre del puesto)

Para: (Nombres y Apellidos)

(Nombre del puesto)

Lugar y Fecha: (Nombre del Departamento, Día de Mes del año)

Asunto: Nombre del Asunto.
________________________________________________________________________
Colocar la descripción del Informe
Ejm: En base al evento suscitado el día x del mes x se informa:

Conclusiones:

Recomendaciones:
Atentamente.

(Nombres y Apellidos del remitente)

(Nombre del Puesto del remitente)

c.c.- Código de las Áreas (Numero Copias)