El Backlog o Acumulacion de Trabajo PDF

El Backlog o Acumulación de
Trabajo
Juan Carlos Orrego Barrera

Ingeniero Mecánico
Especialista en Finanzas – Preparación y Evaluación de Proyectos
www.mantonline.com
Medellín - Colombia
servicio@mantonline.com www.mantonline.com
Que es el Backlog
Es la acumulación de trabajos o son todos los trabajos, que han sido
identificados, pero que no han sido completados, hace referencia al
trabajo incompleto o hecho a medias ( mientras tanto, mientras hay
una parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas.
Flujo de la Orden de Trabajo
AVISO
MANTENIMIENTO
Falla PREVENTIVO
PRIORIZACION PRIORIZACION
PLANIFICACION PLANIFICACION
PROGRAMACION PROGRAMACION
EJECUCION EJECUCION
Problema Resuelto CONTROL CONTROL
Puntos de Generación del
Backlog
AVISO
Falla
MANTENIMIENTO
PRIORIZACION PREVENTIVO
PLANIFICACION
PROGRAMACION BACKLOG
EJECUCION
Problema Resuelto CONTROL

Problema Resuelto
Síntomas del Backlog
Alta accidentalidad
Ausentismo en alza
Estrés del personal
Aumento de stocks de partes
Altos costos de mantenimiento
Ordenes de trabajo Duplicadas
Disminución o baja Disponibilidad
Aumento de pagos en horas extras
Reducción del Tiempo medio entra Fallas
Quejas permanentes de los clientes del área
Nivel Optimo para el Backlog
Depende de cada empresa, mundialmente
es aceptado entre 2 y 4 semanas.
Relativo
Análisis
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”
No hay suficiente trabajo

disponible para elaborar una
buena programación
¿Por que?
La gerencia de mantenimiento Poco personal

tiene mas trabajo del que Falta de control
puede manejar bajo
las condiciones actuales Presupuesto bajo
Baja capacitación
Falta de programación
Poca o nula herramienta
disponible para elaborar una Desmotivación del personal
buena programación Escasa cantidad de repuestos
¿Por que?
La gerencia de mantenimiento
tiene mas trabajo del que
puede manejar bajo
las condiciones actuales
Falta de control
Baja capacitación
Demasiado personal
disponible para elaborar una Falta de programación
buena programación Exceso de trabajo contratado
Los mayores generadores
• El jefe
• El clima
• El clima laboral
• El jefe de mi jefe
• La falta de control
• El desconocimiento
• Repetición de trabajos
• La falta de jerarquización
• El trabajo de emergencias
• Los repuestos poco confiables
• El software usado para mantenimiento ( Si su
programación fue inadecuada)
Claves para el éxito de la
gestión del Backlog
• Establecimiento de objetivos
• Configuración de prioridades
• Establecimiento de responsabilidades
• Implementación de procesos para cumplir los
objetivos
• Medición del desempeño
• Revisión de la interpretación o ejecución
• Auditoría del proceso
Gestión del Backlog
1. La gestión de las ordenes de trabajo.
2. El desarrollo de las órdenes de trabajo,
preparación y procedimientos de
reparación.
3. Programación del Trabajo.
4. Seguimiento de la ejecución de los
trabajos
Manejo del Backlog
Zona A Zona B
Organización de actividades
acumuladas por antigüedad
Zona C Zona D
Manejo del Backlog
Zona B
Priorización de actividades
acumuladas según prioridad Prioridad 0 Prioridad 1
inicial
Prioridad 2 Prioridad 3
Prioridad 4
Como calcularlo
Cuanto de lo programado bajo estas
características representa ese tiempo
en %
3
2
1
1
2
O.Ts = Ordenes de Trabajo

HE = Horas Estimadas para realizar el trabajo
IA = Indicador de Acumulación ( % de Horas programadas del total de O.Ts)
Como calcularlo
3 10 100%
2 2 20%
1
1
2
Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenían programadas 3 OT que

supuestamente tardarían 10 horas, y 3 quedaron acumuladas, es decir que
IA=.100%
Por su parte de prioridad 1 (uno) se tenían programadas 4 OT que debian de
tardar 10 horas, y las dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran
2 horas, entonces el IA=20%
Como calcularlo
3 10 100% 90%
2 2 20% 80%
1 8
1 200
2 100
320
Representa el % de lo que en verdad

se puede ejecutar de lo que se encuentre
sobre esta línea
Como calcularlo
Si solo se cuenta con un

técnico y este trabaja en
Colombia, es decir 48
horas a la semana,
entonces
Semanas de Acumulación = 320/48 = 6,67 semanas
Como calcularlo
El N° Total de técnicos para realizar el

trabajo pendiente en 6.67 semanas sería
según la ecuación igual a:
= 320/ (6,67 * 48) = 1 Técnico adicional

Si deseamos que se haga en una semana,
deberíamos usar 6,67 = 7 técnicos
Que más podemos encontrar?
• Sobrecargas de trabajo
• Ajuste de tareas pendientes con recurso adicional
• Costo de horas extras para atender la sobrecarga de trabajo
• Costo de personal adicional para atender la sobrecarga de trabajo
• Elección de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal
adicional
A que nos ayuda?
• Reducción de costos de mantenimiento
• Reducción en perdidas de producción
• Aumento de la responsabilidad de los técnicos
• Fortalecimiento de la unidad de mando
log
Back
Competitividad
Gracias
Preguntas
Juan Carlos Orrego Barrera
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Medellín - Colombia

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El Backlog o Acumulación de

Juan Carlos Orrego Barrera

Problema Resuelto CONTROL CONTROL

Problema Resuelto CONTROL

Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”

No hay suficiente trabajo

La gerencia de mantenimiento Poco personal

O.Ts = Ordenes de Trabajo

Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenían programadas 3 OT que

Representa el % de lo que en verdad

Si solo se cuenta con un

Semanas de Acumulación = 320/48 = 6,67 semanas

El N° Total de técnicos para realizar el

= 320/ (6,67 * 48) = 1 Técnico adicional

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