GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA Y EMPRESARIAL

1. . FEDATARIOS PÚBLICOS
Las empresas, para su constitución, realizan una serie de trámites y acuerdos que deben
ser legalizados. En este apartado vamos a estudiar a las personas que tienen la autoridad del
Estado para legalizarlos, que son los llamados
fedatarios públicos.
Concepto
El fedatario, según el Diccionario de la Real Academia Española, hace referencia a un
notario u otro funcionario que da fe pública.
La fe pública es el poder que se otorga por parte del Estado para autorizar o legalizar actos
o acuerdos, proporcionando seguridad jurídica a los mismos.
Los documentos que elaboran los particulares o sociedades en el ejercicio de sus
actividades pueden ser públicos o privados:
Son documentos privados todos aquellos escritos en los que se recogen las declaraciones
o voluntad del que los otorga, capaces de producir efectos jurídicos, pero en los que no
interviene un fedatario público.
Los documentos públicos se diferencian de los privados porque son autorizados por un
notario o empleado público competente, además otorgan una serie de garantías como mayor
seguridad jurídica, es un medio de prueba en sí mismo, permite la posibilidad de acceso a
determinadas instituciones como el Registro Mercantil, el Registro de la Propiedad, etc., y a
veces es necesario para poderse constituir, como por ejemplo, en el caso de las sociedades.
Así, podemos encontrarnos con documentos públicos, como por ejemplo:
La resolución administrativa, autorizada por el secretario de un ayuntamiento.
La resolución judicial, autorizada por el letrado de la Administración de Justicia.
La escritura pública, autorizada por el notario.
Y podemos diferenciar entre:
La fe pública notarial que corresponde a los documentos públicos otorgados con la
intervención del notario.
La fe pública judicial que les corresponde a los letrados de la Admnistración de Justicia
respecto a los documentos que expiden en el proceso judicial.
La fe pública registral, que se corresponde a los asientos extendidos en los Registro
Públicos, y a las certificaciones extendidas por los registradores.

Los funcionarios que dan fe pública con su trabajo son entre otros:
Los notarios son a la vez funcionarios públicos y profesionales del Derecho,
correspondiendo a este doble carácter la organización del Notariado (integrado por todos los
notarios de España, con idénticas funciones y los derechos y las obligaciones que las leyes y
reglamentos determinan).

1
 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA Y EMPRESARIAL

• Como funcionarios ejercen la fe pública notarial, que implica la exactitud de los hechos, y
la autenticidad y fuerza probatoria de las declaraciones de voluntad de las partes. Acceden a
dicha condición a través de oposiciones públicas, sin embargo, no cobran del presupuesto
público, sino que sus honorarios son pagados por sus clientes, de acuerdo con unos aranceles
públicos aprobados por el Ministerio, asumiendo el coste de su propia actividad.
• Como profesionales del Derecho tienen la misión de asesorar a quienes reclaman su
trabajo y aconsejarles los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que
aquellos se proponen alcanzar.
El Notariado disfrutará de plena autonomía e independencia en su función, y en su
organización jerárquica depende directamente del Ministerio de Justicia y de la Dirección
General de los Registros y del Notariado.Sin perjuicio de esta dependencia, el régimen del
Notariado se estimará descentralizado a base de colegios notariales, regidos por juntas directivas
con jurisdicción sobre los notarios de su respectivo territorio.
Registradores Son funcionarios públicos y profesionales del Derecho cuya función es
controlar la legalización y autorización de los documentos: calificarán bajo su responsabilidad la
legalidad de las formas extrínsecas de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicita la
inscripción, así como la capacidad y legitimación de los que los otorguen o suscriban y la validez
de su contenido, por lo que resulta de ellos y de los asientos del Registro.
Cada registrador tiene la obligación de mantener su Registro en condiciones óptimas de
funcionamiento prestando especial atención a la tecnología, además de informar sobre el
contenido de sus asientos a cualquier persona interesada en el mismo.
Al frente de cada Registro hay un registrador
Existen varios tipos de Registros:

l Registro de la Propiedad sirve para inscribir y dar publicidad a la propiedad de los
bienes inmuebles y de los derechos que recaen sobre los mismos.

E Registro Mercantil sirve para dar seguridad al tráfico mercantil publicando los datos
jurídicos y económicos de las sociedades y demás personas que se inscriben en el mismo y
quiénes son sus representantes.


E Registro de Bienes Muebles es un Registro llevado por los Registradores de la
Propiedad y Mercantiles, bajo la dependencia del Ministerio de Justicia, que tiene por objeto la
publicidad de la propiedad y de las cargas y gravámenes sobre bienes muebles, así como las
condiciones generales de la contratación.

Si quieres profundizar más en estos contenidos, te recomiendo que eches un vistazo a los
siguientes enlaces:
Consejo General del Notariado
(http://www.notariado.org/liferay/web/notariado/inicio)
Colegio de Registradores de España
(http://www.registradores.org/).

2
 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA Y EMPRESARIAL

Notarios y registradores (http://www.notariosyregistradores.com/web/)

Agenda electrónica Notarial (http://www.notariosenred.com/2015/09/quieres-
solicitar-cita-en-una-notaria-la-agenda-electronica-notarial-te-lo-permitira/)
Notarios en red (http://www.notariosenred.com/)

PROYECTO
Después de echar un vistazo a las páginas web recomendadas, tendrás que
desarrollar los siguientes puntos:
Funciones de los notarios y de los registradores.
Principales documentos notariales y registrales.
Consecuencias de no realizar los trámites oportunos.

2. DOCUMENTOS BÁSICOS DE LAS SOCIEDADES.

La necesidad de gestionar la empresa eficazmente y de cumplir los trámites y exigencias
legales exige que los gestores de las sociedades conozcan, elaboren y presenten unos
documentos básicos:
Escritura de constitución.
Estatutos sociales.
Actas
 Libros contables: obligatorios y voluntarios.

2.1. Escritura de constitución y estatutos sociales.

Una escritura de constitución es el contrato de constitución de la sociedad, debe ser

firmado por todos los socios fundadores y se unirán al mismo los estatutos sociales
¿Cuál es el contenido mínimo de la escritura de constitución de una sociedad
de responsabilidad limitada?.
Según el artículo 22 de la Ley de sociedades de capital:
a) La identidad del socio o socios.
b) La voluntad de constituir la sociedad de responsabilidad limitada.
c) Las aportaciones que cada socio realice y la numeración de las participaciones
atribuidas a cambio.
d) Los estatutos de la sociedad.
e) La identidad de la persona o personas que se encarguen inicialmente de la
administración y de la representación de la sociedad.

3
 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA Y EMPRESARIAL

f) El modo concreto en que inicialmente se organice la administración, si los estatutos

prevén diferentes alternativas.

Los estatutos sociales son una especie de reglamento que recoge las normas pactadas por
los socios que han de regir el funcionamiento de la sociedad
¿Qué debe contener los estatutos sociales de una sociedad de responsabilidad
limitada?.
Según el artículo 23 de la Ley de sociedades de capital:
a) La denominación de la sociedad.
b) El objeto social, determinando las actividades que lo integran. c) El domicilio social.
d) El capital social, las participaciones en que se divida, su valor nominal y su
numeración correlativa.
e) El modo o modos de organizar la administración de la sociedad, el número de
administradores o, al menos, el número máximo y el mínimo, así como el plazo de
duración del cargo y el sistema de retribución, si la tuvieren.
f) El modo de deliberar y adoptar sus acuerdos los órganos colegiados de la sociedad
2.2. Actas.
Las actas son certificaciones o testimonios escritos en los cuales se da cuenta de lo
sucedido, tratado o pactado a propósito de una situación, suceso, reunión o acto.
Podemos estructurar un acta en las siguientes partes:
INICIO: comienza citándose el nombre de la sociedad que celebra la reunión, la
localidad, la fecha, la hora y el lugar concreto. Posteriormente se mencionan los asistentes y
ausentes, indicando su cargo. A continuación figura el orden del día (los temas se ordenan
de mayor a menor importancia)
NÚCLEO: se da cuenta de lo que realmente se dice y se acuerda en la reunión ,
normalmente en el orden en que sucede
FINAL: se redacta una nota sobre el lugar y hora a la que se levantó la reunión, con la
frase “Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión en…………. a las …… horas”. No debe
faltar la antefirma y firma del secretario y el visto bueno del presidente

2.3. Libros contables.

En nuestro país, la normativa que regula las operaciones mercantiles se encuentra
encabezada por el Código de Comercio de 1885.
El Código de Comercio regula la obligación por parte de los empresarios de llevar una
contabilidad, en los siguientes términos: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad
ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de
todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará
necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro
de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.
4
 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA Y EMPRESARIAL

La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras

personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos.
Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el
procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco ni
interpolaciones, sin tachaduras ni raspaduras, sin abreviaturas o símbolos difíciles de
identificar, etc. Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en
euros, con un máximo de dos decimales
Con carácter general, los empresarios conservarán los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante
seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

- LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES -.

El artículo 25 del Código de Comercio establece que todo empresario llevará
necesariamente un libro de Inventarios y Cuentas anuales. Por lo tanto, es un libro contable
principal y obligatorio.
El artículo 28 del Código de Comercio dispone que:
Dicho libro se abrirá con el balance inicial detallado (inventario) de la empresa. Al
menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de
comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas
anuales

- LIBRO DIARIO -.
El artículo 25 del Código de Comercio establece que todo empresario llevará
necesariamente un libro Diario. Por lo tanto, es un libro contable principal y obligatorio.
Asimismo, el artículo 28 del Código de Comercio dispone que dicho libro registrará día a
día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. No obstante, se permite la
anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al
trimestre, debiéndose reflejar el detalle de estas operaciones en otros libros o registros
auxiliares.

- LIBRO MAYOR -.
El Código de Comercio no obliga a los empresarios a llevar un libro Mayor. No obstante,
es conveniente llevarlo pues sirve de complemento al libro Diario. Por lo tanto, el libro Mayor
es un libro contable principal y no obligatorio.
A diferencia del libro Diario, donde las operaciones se registran día a día, en el libro
Mayor las operaciones se registran cuenta por cuenta.

- OTROS LIBROS CONTABLES -.

Las sociedades mercantiles, además del libro de Inventarios y Cuentas Anuales y del
libro Diario, están obligadas a llevar:
5
 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA Y EMPRESARIAL

Libro de actas: deben constar, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas
generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los
datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos
debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos
adoptados y los resultados de las votaciones.

Libro-registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas, incluidas las

laborales, y en las sociedades comanditarias por acciones.

Libro-registro de socios en las sociedades limitadas (incluidas las laborales), en el que se

harán constar la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de
las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes
sobre las mismas.

Libro-registro de contratos celebrados entre el socio único y su propia sociedad

(sociedades anónimas y de responsabilidad limitada con un único socio). En él se transcribirán
dichos contratos que deberán constar por escrito o en la forma documental que exija la ley.