DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO EN

LA FERRETERÍA MUNDO UBICADA EN EL MUNICIPIO DE

BARRANCABERMEJA

MARILUZ LUNA BARRAZA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ

ESCUELA INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
PROGRAMA DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BARRANCABERMEJA
2018
 DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO EN
LA FERRETERÍA MUNDO UBICADA EN EL MUNICIPIO DE
BARRANCABERMEJA

MARILUZ LUNA BARRAZA

Trabajo de grado presentado para optar al título de Ingeniero de Producción

Director
Carolina Díaz Betancur
Especialista en Alta Gerencia

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ

ESCUELA INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
PROGRAMA DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BARRANCABERMEJA
2018
 NOTA DE ACEPTACIÓN

_________________________________

_________________________________

_________________________________

_______________________________
Firma del presidente del jurado

_______________________________
Firma del jurado

_______________________________
Firma del jurado

_______________________________
Firma del jurado

Barrancabermeja, 29 junio 2018

 DEDICATORIA

Agradezco primeramente a Dios que siempre está a mi lado, por permitirme superar
cada obstáculo a lo largo de mi carrera, llenarme día a día de sus grandes
bendiciones, a mis familiares, en especial a mis padres que gracias a su apoyo,
consejos y confianza pude culminar esta etapa de mi vida, de igual modo a mis
hermanos, amigos y compañeros de estudio que siempre estuvieron para brindarme
su amistad en los momentos más difíciles.

MARILUZ LUNA BARRAZA

 AGRADECIMIENTO

Inicialmente agradezco a Dios por bendecirme y darme la fuerza necesaria para

llegar hasta donde he llegado, porque hiciste realidad este sueño anhelado.
Agradezco a mi familia quienes siempre han estado en mis logros, lo cual los
convierte en un papel importante en la toma de mis decisiones, su apoyo
incondicional, las palabras de superación y esfuerzo que son día a día de suma
importancia en el proceso de aprendizaje.

Agradezco a la institución por brindarme la gran oportunidad de formarme tanto

académicamente como personalmente, por proyectarme hacia un mejor futuro lleno
de triunfos, también agradecer a los profesores que con su inmensa paciencia y
enseñanza nos guiaron en todo momento para que nuestras metas se hicieran
realidad. En especial agradezco a mi asesora de proyecto CAROLINA DIAZ
BETANCUR, por su tiempo, conocimientos y experiencias transmitidas que fueron
de mucha ayuda en todo momento de mi carrera, ya que siempre estuvo para
orientarme en las dificultades presentadas.
 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 20

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 21

JUSTIFICACIÓN 23

OBJETIVOS 25

3.1 OBJETIVO GENERAL 25

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 25

MARCO REFERENCIAL 26

4.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA 26

4.1.1 Misión 26
4.1.2 Visión 26
4.1.3 Portafolio de servicios 26
4.1.4 Proveedores 26
4.1.5 Clientes 27
4.1.6 Estructura organizacional 27

4.2 MARCO HISTÓRICO 28

4.3 MARCO TEORÍCO 31

4.3.1 Desarrollo de una red logística. 32

4.3.2 La estructura empresarial evolutiva. 33
4.3.3 Introducción de datos. 33
4.3.4 Sistema de gestión de control. 34
4.3.5 Razones por las cuales se requiere mantener inventario. 34
4.3.6 Modelo de inventario (EOQ). 35
4.3.7 Los costos básicos. 38
4.4 MARCO CONCEPTUAL 40

4.5 MARCO ESPACIAL 43

DISEÑO METODOLÓGICO 44

5.1 ALCANCE DEL ESTUDIO 44

5.2 DISEÑO NO EXPERIMENTAL (TRANSVERSAL) 44

5.3 DISEÑO DE INVESTIGACIÒN 45

5.4 FUENTE DE RECOLECCIÓN DE DATOS 45

5.4.1 Fuente de recolección primaria. 45

5.4.2 Fuentes de recolección secundaria. 46

5.5 DESARROLLO METODOLOGICO 46

RESULTADOS Y DISCUSIÓN 48

6.1 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS. 48

6.1.1 Diagnóstico general de los procesos de gestión de inventario y

administración de la Ferretería Mundo. 48
6.1.2 Actividad 1. Visita de campo para identificar las principales inconsistencias
que se presentan en el área de trabajo. 52
6.1.3 Actividad 2. Documentar las fallas evidenciadas. 66
6.1.4 Actividad 3. Implementar una serie de alternativas de solución enfocadas a la
minimización de factores críticos y satisfacción del cliente. 70

6.2 MODELOS DE CONTROL DE INVENTARIO APLICADA EN LA EMPRESA 73

6.2.1 Análisis del modelo de control de inventario implementado en la Ferretería

Mundo 84
6.2.2 Establecer factores que permitan a la empresa dar marcha a los enfoques
establecidos en la política de inventario 87
6.2.3. Alternativa de formato bajo MS Excel. 89

6.3 EFECTUAR EL ANÁLISIS BENEFICIO COSTO DEL SISTEMA DE

INVENTARIO PROPUESTO EN LA FERRETERÍA MUNDO, CON EL OBJETIVO
DE EVALUAR SU IMPLEMENTACIÓN. 93
6.3.1 Análisis costos-beneficio EXCEL. 93
6.3.2 Análisis costo-beneficio SAP. 96
6.3.3 Valorización de inventario para mercancías. 98
6.3.4 Análisis comparativo del sistema actual vs sistema propuesto. 99

6.4 DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 105

6.4.1 Política de inventarios, máximos y mínimos. 107

6.4.2 Procedimiento de uso - software SAP 109

CONCLUSIONES 118

RECOMENDACIONES 120

BIBLIOGRAFÍA 122

ANEXOS 124
 LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. Procesos de gestión 48

Cuadro 2.. Matriz DOFA 66
Cuadro 3. Factores que repercuten la efectividad productiva de la Ferretería Mundo
69
Cuadro 4. Definición de estrategias. 71
Cuadro 5. Preguntas encuesta para los 8 (ocho) empleados de Ferretería Mundo
74
Cuadro 6. Principales falencias identificadas en la Ferretería Mundo. 86
Cuadro 7. Costos de ordenar 88
Cuadro 8. Ventajas del sistema SAP 91
Cuadro 9. Tabla de comparación de los sistemas. 92
Cuadro 10. Ingreso por optimización de la gestión de inventarios usando la plantilla
de Excel 94
Cuadro 11. Egresos causados por la herramienta Excel 95
Cuadro 12. Egresos por diferir ocasionados por el uso de la herramienta 95
Cuadro 13. Gastos que conlleva el inventario de mercancías 97
Cuadro 14. Continuación. 98
Cuadro 15. Sistemas de valorización de inventarios 99
Cuadro 16. Análisis comparativo de sistema de inventario actual vs propuesto 100
Cuadro 17. Continuación cuadro de análisis comparativo de sistema de inventario
actual vs propuesto 101
Cuadro 18. Costo de implementación de inventario 101
Cuadro 19. Pago mensual de empleados 102
Cuadro 20. Inversión a la implementación de propuestas 103
Cuadro 21. Ingresos implementación modulo inventarios SAP 104
Cuadro 22. Egresos implementación SAP 104
Cuadro 23. Descripción de columnas Formato de inventario 106
Cuadro 24. Descripción de columnas Formato de inventario 107
Cuadro 25. Responsabilidades 111
Cuadro 26. Codificación 112
Cuadro 27. Módulos para proceso SAP 112
Cuadro 28. Continuación cuadro de proceso SAP 113
Cuadro 29. Indicadores de proceso de inventario 114
 LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Organigrama Ferretería Mundo 27

Figura 2. Ciclos logisticos conectados 32
Figura 3. Geometría del inventario EOQ 37
Figura 4. Proceso logístico Ferretería Mundo 49
Figura 5. Agenda de registro 50
Figura 6. Proceso actual de gestión de inventario en la Ferretería Mundo 51
Figura 7. Plano actual Ferretería Mundo 53
Figura 8. Área de ingreso y servicio al público en la ferretería mundo 54
Figura 9. Área de atención al cliente 54
Figura 10. Sistema de ventilación e iluminación 55
Figura 11. Área de bodega 56
Figura 12. Almacenamiento de arena y cemento/ingreso ferretería 57
Figura 13. Área de atención al cliente obstruida 58
Figura 14. Almacenamiento de pegante para cerámica en el área principal de la
ferretería. 59
Figura 15. Zona o área de administración 60
Figura 16. Almacenamiento de pintura en estantería 61
Figura 17. Exceso de luminosidad 62
Figura 18. Iluminación interna área bodega principal 63
Figura 19. Área de venta 64
Figura 20. Mostrador principal 65
Figura 21. Matriz de riesgo 68
Figura 22. Factores críticos prioritarios Ferretería Mundo 69
Figura 23. Encuesta dirigida a los 8 (ocho) trabajadores de la Ferretería Mundo 75
Figura 24. Socialización de encuesta Ferretería Mundo 76
Figura 25. ¿En promedio cuantos minutos tarda en atender a un cliente? 77
Figura 26. ¿Qué distancia debe realizar para adquirir el producto requerido? 78
Figura 27. ¿Cuánto tiempo tarda en encontrar el producto requerido? 79
Figura 28. Pregunta número 4 de la encuesta dirigida a los trabajadores 80
Figura 29. ¿Qué proceso de trabajo se puede suprimir para mejorar el rendimiento?
81
Figura 30. ¿Nivel de dificultad para el orden y almacenamiento de los productos?
82
Figura 31. ¿Nivel de dificultad de realizar inventario de productos? 83
Figura 32. Control de inventario 84
Figura 33. Diagrama de limitaciones Ferretería Mundo 87
Figura 34. Formato propuesto para el registro y control de inventario 89
Figura 35. Ejemplo de uso de la plantilla. 90
Figura 36. Socialización de propuestas 93
Figura 37. Análisis beneficio costo. 96
Figura 38. Evaluación Cotos-Beneficio SAP 105
Figura 39. Ejemplo de uso para el formato para el registro y control de inventario
106
Figura 40. Sistema informático SAP 115
Figura 41. Ejemplo de registro del inventariado de mercancía 116
Figura 42. Menú principal software SAP 117
 LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo 1. Esquema de procesos aplicables Ferretería Mundo 124

Anexo 2. Socialización de encuesta 124
Anexo 3. Menú de inventario Software SAP 125
Anexo 4. Caracterización de articulo 125
Anexo 5. Menú principal de articulo 126
Anexo 6. Informes operacionales 126
Anexo 7. Módulo de Socio de negocios 127
Anexo 8. Entrevista personal a cargo Ferretería Mundo 127
 GLOSARIO

ALMACENAJE: Se refiere a la administración del espacio físico necesario para el

mantenimiento de las existencias.

CLASIFICACIÓN ABC: Un ABC sobre líneas es una ordenación y categorización

de las referencias según la frecuencia de salida en el periodo de tiempo en el que
se ha efectuado el estudio.

CÓDIGO DE ARTÍCULO Entidad alfa-numérica, que designa un artículo

determinado. Es inherente al artículo y diferencia cualquier otro.

CONTROL DE INVENTARIO: Permite el registro detallado y ordenado de un

artículo. Transmiten información relativa a la producción prevista y a su
estacionalidad, a la eficacia de la planificación y la seguridad de las fuentes de
suministros

INDICADOR DE CALIDAD: Indica que todo el proceso de almacenaje o producción

cumple con todas las normas de calidad exigidas por la administración para la venta
final al cliente.

GESTIÓN LOGÍSTICA: Es el proceso de planificación, implementación y control del

flujo y almacenamiento eficiente y económico de la materia prima, productos
semiterminados y acabados, así como la información asociada.
 RESUMEN

TITULO: Diseño de un sistema de gestión de inventario en la Ferretería Mundo

ubicada en el municipio de Barrancabermeja

AUTOR: Mariluz Luna Barraza

Palabras claves: Inventario, Diseño, ferretería, investigación.

“El proceso de gestión de inventario es una herramienta muy importante para el

desarrollo y progreso de las empresas, pues, de este depende la correcta
distribución y movimiento interno que tiene la organización para ofertar las
mercancías”1. Lo que hace necesario la implementación de estrategias de calidad
que permitan una eficiente operación al momento de despachar las mercancías, de
ahí que, se debe llevar un control de los procesos de inventarios internos y que
estos cumplan con un índice de calidad que permita la confiabilidad de la operación
que va a realizar.

La característica principal de este tipo de estrategias, es encaminada a la

organización que debe tener una empresa, en este caso la Ferretería Mundo, en la
que se busca reducir o mitigar las falencias que actualmente se presentan en el
sector por la falta de una adecuada programación de los pedidos, atraso de los
procesos operativos, y demás actividades en las que se repercute directamente el
cumplimiento del servicio prestado al cliente. La investigación se ejecuta con el
interés de evaluar los procesos que generan inconsistencias e impactos negativos
hacia los clientes, con el propósito de establecer una pronta alternativa de solución,
en las que se establecen una serie de estándares de calidad y técnicas operativas
las cuales comprenden los métodos de trabajo para las áreas de producción que
debe tener la empresa para erradicar estas falencias.

Asimismo, se plantea la realización de un análisis de los procesos, para así

diagnosticar los puntos críticos que afectan las actividades, y de esta forma
establecer estrategias que permitan medir y organizar el sistema interno de
inventarios mejorando la eficiencia productiva de la empresa y el reconocimiento de
la misma, por el cumplimiento y competitividad en la calidad y servicios prestados a
los clientes.

1GONZÁLEZ, Manuel. Logística y distribución comercial: modelos de gestión de inventarios con

patrón de demanda potencial. España: Universidad de La Laguna, U.L.L. 2013. p. 28.
 ABSTRACT

TITULO: Design of an inventory management system in Mundo Hardware in the

municipality of Barrancabermeja.

AUTOR: Mariluz Luna Barraza

Keywords: Inventory, Design, hardware, research

The process of inventory management is a very important tool for the development
and progress of companies, since this depends on the correction and internal
movement that the organization has to offer the goods. What needs an
implementation of quality strategies that allows an operation at the moment of
unloading the merchandise, for that reason, it is necessary to carry out a control of
the processes of internal inventories and that comply with an index of quality that
allows the reliability of the operation that you are going to perform.

The main characteristic of this type of strategy, that is, the organization that a
company must have, in this case the Mundo Hardware Store, in which the aim is to
reduce or mitigate the shortcomings that currently arise in the sector due to the lack
of an adequate scheduling of orders, backlog of operating processes, and other
activities in which the fulfillment of the service provided to the client is directly
affected.

The research has been generated with the interest of evaluating the processes that
generate inconsistencies and negative impacts for customers, with the purpose of
establishing a solution alternative, which allows a series of quality standards and
operational techniques. working methods for the production areas that the company
must have to eradicate these shortcomings. The management of the processes, the
development of the processes, the development of the tools and the internal system
of inventories improving the productive efficiency of the company and the recognition
of it, for the compliance and competitiveness in the quality and services provided to
the customers.
 INTRODUCCIÓN

En los últimos años el incremento en los esfuerzos por parte de diversas

corporaciones a nivel mundial, se ha enfocado en la disminución de costos,
incremento de la productividad y demás factores relevantes que conlleven al
cumplimiento de cada una de las necesidades impuestas por las políticas
productivas. Con base a esto, son innumerables las empresas de pequeño, mediano
y gran tamaño que han tornado por el uso de sistemas metódicos que permitan
controlar de forma adecuada la gestión diaria y registro de actividades efectuadas,
esto con el propósito de generar un aumento en la eficiencia, factibilidad y calidad
de sus productos al momento de ingresar en el mercado competitivo.

Actualmente las estrategias impartidas por las industrias están orientadas a la

optimización de actividades logísticas, sistemas de gestión y control interno de
inventario, las cuales están enlazadas la una a la otra, por lo que se considera de
gran fundamento para la estructuración de programas técnicos dirigidos a asegurar
un comportamiento estable en los procesos y servicios. Garantizando así, el
crecimiento económico, confiable y satisfactorio.

Con base al desarrollo practico realizado en la Ferretería Mundo, encargada de la

comercialización de servicios y mercancía que abarca una amplia gama de equipos
y accesorios para el sector industrial, en la que se realizaron actividades
establecidas por la compañía tales como procesos administrativos, logísticos,
cartera, para el control de inventario y servicios al consumidor final.

Se realizó un proyecto investigativo el cual permitió evaluar e identificar aspectos

cualitativos que implican la derivación de parámetros con relación al sistema interno
de inventario operado por la organización en los últimos años, el cual ha venido
presentando una serie de factores responsables de disminuir desfavorablemente la
eficiencia en el área. Con base a los hallazgos encontrados se determinó el diseño
de un sistema de gestión de inventario orientado a mejorar la problemática
intervenida en la investigación.

En cuanto a la identificación de falencias que presenta el campo de gestión de

suministros, se estudió el comportamiento que genera esta en los costos y
desempeño de la empresa, con el fin de establecer el impacto negativo generado
en el proceso de prestación de servicios y demás actividades ligadas a la compra y
venta de mercancía. Del mismo modo, se concretó una línea de estrategias de
calidad, guiadas a disminuir la problemática señalada por el proyecto, en cuanto al
mejoramiento del sistema de gestión de inventario operado en la Ferretería Mundo.

20
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En las últimas tres décadas, los esfuerzos corporativos por reducir costos y
aumentar la eficiencia productiva se han orientado al adecuado control de los
recursos materiales. Por lo tanto, algunas empresas a nivel global buscan la
implementación de nuevos sistemas metodológicos que permitan la correcta gestión
y registro de las actividades efectuadas día a día, con el fin de conocer el impacto
que generan estas en los niveles de eficiencia, desempeño, confiabilidad y mejora
en la calidad del servicio prestado.

La implementación de procesos logísticos ha demostrado ser un factor de gran

importancia en las empresas actuales, debido a que se fundamenta en operar
estratégicamente el movimiento y almacenamiento de las diferentes actividades
productivas a efectuar, así como el control detallado de la información inferida por
parte de proveedores, procesos realizados en la compañía, y demás indicaciones
que favorezcan netamente el cumplimiento de la demanda de servicios requeridos
por el cliente. A raíz de esto, emplear este sistema ha venido aumentando de forma
vertiginosa con el transcurrir de los años. “En la actualidad Colombia se ha
caracterizado por el incremento de sus ventas y mejora en el desempeño de
actividades en las áreas de operación, almacenamiento, costos, transporte,
distribución y servicio al cliente. Sin embargo, ante los rangos de eficiencia a nivel
mundial Colombia ocupa el puesto 94 de 160 países de acuerdo a estadísticas de
índice logístico publicadas por el Banco mundial”2.

Actualmente, en los diferentes sectores de Barrancabermeja, Santander se ha

llevado a cabo la construcción de entidades encargadas de suplir la demanda y
satisfacción en el comercio y distribución de materiales, además de diferentes
productos de acuerdo a la solicitud y requerimientos inferidos por los usuarios. En
el municipio “se encuentran aproximadamente 250 ferreterías, siendo el 60% micro
empresas y el 40% pequeñas empresas, especializadas en el área de venta de
artículos de ferretería de uso estructural, pinturas y demás materiales, las cuales se
mantienen en constante crecimiento competitivo y de calidad”3. De igual forma, “el
impacto que han generado estas, en el entorno social económico ha sido de gran
magnitud, esto es debido a que por cada establecimiento se genera un promedio de
entre 2 a 13 oportunidades de empleo según el porcentaje de ingresos por ventas

2 THE WORLD BANK. [sitio web]. Banco Mundial: PROCESO LOGISTICO EN COLOMBIA Y A
NIVEL GLOBAL. [Consulta: 15 de junio 2017]. Disponible en: http://www.worldbank.org/.
3 CENTRO DE ATENCION EMPRESARIAL. [sitio web]. Barrancabermeja: CAMARA DE

COMERCIO. [Consulta: 22 de mayo 2017]. Disponible en: https://www.ccbarranca.org.co/.

21
de la entidad”4. En la ciudad de Barrancabermeja la Ferretería Mundo, cuenta con
un recurso humano de ocho trabajadores, dedicada al suministro de materiales y
herramientas en general, que incluye productos de excelente calidad y a precios
bajos.

A pesar de su permanente búsqueda de diversas estrategias que posibiliten innovar

notoriamente las actividades efectuadas y evaluar los procesos logísticos de la
empresa, se evidencia en ella la falta de un sistema que permita llevar una guía
sobre el flujo de información del proceso logístico en cuanto al control de los tiempos
de aprovisionamiento y ordenes de cada pedido e inventario, esto, ha contribuido
demoras continuas en el tiempo de entrega. Teniendo en cuenta que la falta de
mantenimiento preventivo y correctivo de los medios de transporte que posee la
empresa interfiere excesivamente en el desplazamiento del producto, esto
contribuye al incremento de clientes insatisfechos. Afectando la economía,
confiabilidad e imagen de la empresa ante clientes actuales y potenciales en cuanto
a otros competidores del sector.

En su proceso de organización la ferretería carece de un stock de inventario que

optimice y defina detalladamente los elementos que la constituyen. De igual forma,
no cuenta con la debida codificación de cada material según el estante de ubicación,
el control de los insumos y pedidos no posee una adecuada programación, lo cual
ha generado que el proceso no se cumpla de la manera más eficiente y eficaz,
reduciendo las ventas por falta de productos requeridos por el usuario. Esto conlleva
a un desbalance laboral, que genera un aumento de las pérdidas económicas para
la empresa.

El desconocimiento de métodos que ayuden a medir y analizar continuamente la

gestión de la empresa ha afectado rotundamente el incremento productivo en la
Ferretería Mundo. Con base a lo expuesto anteriormente se llega a la necesidad de
realizar la siguiente pregunta problema ¿Cómo diseñar un sistema de gestión de
inventario que ayude al mejoramiento de la calidad en la Ferretería Mundo ubicada
en el municipio de Barrancabermeja, Santander?

4 CENTRO DE ESTUDIOS REGIONALES. [sitio web]. Colombia: Boletín de mercado laboral y

servicios de gestión y colocación de empleo [Consulta: 20 octubre 2017] Disponible en:
http://cer.org.co

22
 JUSTIFICACIÓN

“El incremento de la demanda de materiales de construcción por parte de las

empresas, genera un acelerado crecimiento en el número de ferreterías, debido a
esto surge la necesidad de adquirir nuevos sistemas que minimicen las perdidas,
hurtos y faciliten el control de la producción e inventario, siendo este una de las
herramientas de mayor relevancia en el sector comercial”5. De igual forma, el
surgimiento de diversas teorías enfocadas a la implementación de cálculos,
formulas, análisis estadístico y demás factores que permitan la derivación de
variables enfocadas a la optimización de los procesos de gestión y administración
de productos, es uno de los temas más evaluados a nivel global.

Por lo expuesto anteriormente, se estructura el desarrollo del proyecto investigativo

con el diseño de un sistema de gestión, debido a la falta de control de inventario
que presenta la Ferretería Mundo al momento de planear, coordinar actividades de
egresos e ingresos, registro de ventas, acceso al almacenamiento, generación de
órdenes de envíos y compras. Asimismo, se presenta la ausencia en la actualización
de estrategias e innovación de indicadores y herramientas de trabajado, que
orienten a la organización e implementación de nuevas metodologías que optimicen
los procesos actuales en la empresa.

Por tal motivo, se plantea el diseño de un sistema de gestión para el control de

inventario en la Ferretería Mundo ubicada en el sector de Barrancabermeja,
Santander, con el objetivo de mejorar, beneficiar e incrementar razonablemente la
productividad y desempeño de los procesos diarios de la empresa, a través de
nuevos parámetros de políticas de calidad y modelos técnicos de control, que
fomenten la coordinación y crecimiento interno de la organización, a partir de
sistemas de calidad, orientados a evaluar los costos y diagnosticar las falencias del
establecimiento.

Del mismo modo, se promueve la planificación administrativa, el reajuste de los

criterios establecidos en base a los tiempos de entrega, abastecimiento y
almacenamiento de mercadería, costo y fijación de productos, mejora en el orden
interno y optimización de los recursos humanos. Concretando de forma adecuada
las ordenes de pedido, teniendo en cuenta los objetivos propuestos por la
investigación, los cuales conlleven a la solución de la problemática encontrada

5FIERROS. [sitio web]. Colombia: Ventajas de sistematizar su ferretería [Consulta: 11 agosto 2017]
Disponible en: http://fierros.com.co

23
actualmente en la empresa y al cumplimiento de factores dirigidos al desarrollo de
nuevas alternativas que permitan un ingreso solido al mercado competitivo.

24
 OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar de un sistema de gestión de inventario en la ferretería mundo ubicada en el

municipio de Barrancabermeja, Santander

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Realizar un diagnóstico situacional de los procesos y estándares de calidad

efectuados actualmente en el manejo de gestión de inventario, los cuales puedan
ser objeto de mejora en la Ferretería Mundo.

 Evaluar a través de modelos de control la política de inventario aplicada en la

empresa, la cual permita medir, organizar y optimizar el proceso de pedido,
desempeño diario y reorden adecuado, según las operaciones a realizar.

 Efectuar el análisis beneficio costo del sistema de inventario propuesto en la

Ferretería Mundo, con el objetivo de evaluar su implementación.

 Elaborar un manual de procedimientos que permita comunicar, registrar y

transmitir la información, sobre el funcionamiento del Sistema de Gestión de
Inventario propuesto, permitiendo al personal en la Ferretería Mundo emplearlo
de forma guiada y correcta.

25
 MARCO REFERENCIAL

4.1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA

4.1.1 Misión

Ferretería mundo es una empresa dedicada al asesoramiento y comercialización de

productos para la construcción. Contribuye a satisfacer las necesidades de los
clientes, dando soluciones efectivas, prestando un servicio ágil y eficiente.

4.1.2 Visión

En el 2015 ser competitivos en el mercado ferretero, liderar la comercialización de

productos, ampliar el portafolio de servicios, disponer de un equipo de técnicos
orientados a la distribución de productos de alta calidad y contar con procesos de
calidad para dar soluciones efectivas a nuestros clientes a nivel nacional.

4.1.3 Portafolio de servicios

Ferretería Mundo se encuentra ubicada en la calle 49 # 16-41 Barrancabermeja,

Santander, con un tiempo de funcionamiento de 30 años y ocho trabajadores
presenta una actividad económica orientada a la comercialización de productos
eléctricos, cerraduras, materiales de construcción, fontanería y demás elementos
según los requisitos del cliente.

4.1.4 Proveedores

 Al día S.A y C.H.P

 Construcciones S.A
 RG distribuciones
 Dyna & compañía Ltda
 Induruedas y Tex comercial
 Odín y Electro industrial
 Electronevera
 Grainguer

26
  Polokcorbeta
 Jensa

4.1.5 Clientes

 Cafaba y Comultrasan
 Escuela Normal Cristo Rey
 Mactodo hierros
 Jose Bedoya

4.1.6 Estructura organizacional

En el municipio de Barrancabermeja, la Ferretería Mundo, solo cuenta con 8

trabajadores con las siguientes características

1. Administrador y tres Vendedores

2. Personal auxiliar
3. Bodeguero y servicios varios
4. Supervisor de zona (jefe o encargado de coordinar con el administrador las
actividades que serán desarrolladas).

Figura 1. Organigrama Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia.

27
El organigrama de la Ferretería Mundo consta del gerente, teniendo una subdivisión
en el área administrativa y servicio al cliente, cada uno de ellos se desglosa al
contador, personal de bodega, vendedores y auxiliar de varios oficios como se logra
evidenciar en la Figura 1.

4.2 MARCO HISTÓRICO

De acuerdo a investigaciones realizadas por autores los cuales por medio de

evidencias en implementación de sistemas de gestión de inventario corroboran las
ventajas de este en las empresas. Este marco histórico cumple el papel de
demostrar referencias con bases sostenibles de estos sistemas de gestión.

Julian Lemos6, analiza en su tesis de grado mediante la implementación del sistema

de inventarios más adecuado se podrían controlar los productos que se compran y
se venden, para generar una mejor utilidad. Esta investigación tiene como objetivos
identificar el método de inventario que más se adecue a las necesidades de la
empresa. Establecer orden en las variables más sobresalientes según su
importancia y aplicación, que darán forma al nuevo modelo de inventarios mediante
el uso de un diagrama A, B, C. Analizar el sistema de inventario para determinar la
eficiencia del método escogido, en cuanto a utilidad, control y planeación. Por medio
de los indicadores de inventarios. Diseñar una herramienta computacional que
permita controlar el manejo de los inventarios de la empresa Comercializadora,
frenos y radiadores Kennedy.

“El alcance de esta tesis se contempla en los modelos de inventarios necesarios

para el debido desarrollo de un nuevo modelo a implementar, describiendo la mejor
solución para el manejo del inventario en base al costo y al almacenamiento, donde
se trabajarán sobre estos aspectos: Encontrar el modelo adecuado, por medio del
sistema de variables cruzadas”7. Diseño e implementación del software que
controlara físicamente las cantidades existentes.

“Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Puesto
que en el inventario se equilibran la línea de producción si algunas máquinas operan
a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio

6 LEMOS, Julián. Diseño del sistema de inventarios, para la buena administración de la empresa
comercializadora, exostos, frenos y radiadores Kennedy. Colombia. Universidad Distrital Francisco
José de Caldas. 2012. 19p.
7 Ídem.

28
es proporcionando inventarios temporales o bancos, de esta manera se organiza
los elementos existentes”8.

Deisy Laguna9, presenta en su tesis de grado una propuesta de un sistema de

gestión de inventarios para una empresa comercializadora de productos de Plástico.
La cual tiene como objetivo. Mejorar el servicio de atención a los clientes
fortaleciendo su imagen y calidad, así como también la rápida atención de las
necesidades de los clientes. Lograr un incremento de las ventas en 12% con
respecto al año anterior. Incrementar más personal en la empresa para crear nuevas
áreas como pueden ser las de Marketing y Recursos Humanos y posiblemente más
adelante fabricar los productos en Perú.

Para analizar los problemas que existen en la gestión de inventarios, se realizó entrevistas al
personal de operaciones y comercial para poder identificar los problemas de la gestión de
inventarios y la causa. De acuerdo a lo conversado con personas de la empresa que poseen
mayor conocimiento en la gestión de la fábrica se determinó que los principales problemas son:
La pérdida de ventas por falta de stock en el almacén Diferencia de inventario físico con el sistema
Sobre stock de productos con merma. El primer punto a analizar es la pérdida de ventas, debido
a que el almacén se queda sin stock para poder afrontar los pedidos de los clientes 10.

Laguna11, concluye que por medio del estudio realizado, se logró establecer un
enfoque apropiado hacia los problemas que generan no llevar una adecuada gestión
de inventarios. Asimismo, a partir del proyecto realizado se lograron establecer
propuestas específicas que se enfocan directamente sobre los problemas más
relevantes en la empresa. Para la selección de un adecuado sistema de gestión de
inventarios se quiere de un estudio profundo sobre las condiciones en las que se
desarrolla la empresa. Debido, a que es importante tomar en cuenta los modelos
establecidos por diversos autores. Pero, además, se debe considerar
primordialmente la realidad en la que la empresa opera.

David González12, señala en su investigación para planteamiento de trabajo de

grado un diseño de un modelo de gestión de inventarios para la empresa
importadora de vinos y licores global Wine and Spirits LTDA. La cual tiene como
objetivos. Determinar un modelo de pronóstico que se ajuste a las características

8 Ídem.
9 LAGUNA, Deisy. Propuesta de un sistema de gestión de inventarios para una empresa
comercializadora de productos de Plástico”. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas. 2010. 5p.
10 Ídem.
11 Ibíd., p. 6.
12 GONZALEZ, David. Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la empresa importadora

de vinos y licores global Wine and Spirits LTDA. Pontificia Universidad Javeriana. Colombia. 2010.
13p.

29
de la demanda, e incremente la efectividad del pronóstico actual. Determinar el
sistema de inventarios que mejor se ajuste a las características del negocio de GWS
LTDA, y a las restricciones financieras existentes. Diseñar una herramienta de
gestión de inventarios, efectuando una prueba piloto para su validación. Diseñar
una propuesta de implantación del modelo de gestión de inventarios. Evaluar el
modelo de gestión de inventarios en términos financieros y cualitativos.

La investigación surge la crisis presentada en el cuadro comparativo de los años pasados. Puesto
que según el análisis realizado se infiere que los productos almacenados en las bodegas de renta
y consumo no estuvieron ni en la cantidad ni el momento requerido por el cliente. El exceso de
capital estático invertido en inventario de estas bodegas y las mencionadas ventas perdidas, han
causado un problema de iliquidez para la empresa. La carencia de efectivo detiene el flujo del
proceso, pues impide la nacionalización de los productos almacenados en Zona Franca 13.

Teniendo en cuenta el desarrollo de la investigación y la implementación del sistema

de gestión de inventarios se pudo concluir que “el modelo de inventarios propuesto,
mejora los problemas fundamentales del sistema actual de desabastecimiento y
existencia de roturas de inventario, al definir políticas de órdenes de compra,
nacionalización y distribución de la mercancía que sincronizan los procesos de la
cadena, y en consecuencia garantizan el flujo idóneo de la mercancía hasta las
bodegas de consumo”14.

Lissette Granda15, presenta en su trabajo de grado el diseño de un sistema de

control basado en el Método ABC de gestión de inventarios, a través de indicadores
de medición, aplicado a un estudio fotográfico en la ciudad de Machala, tiene como
objetivos. Evaluar el estado actual del sistema de gestión de inventarios
implementado por la administración. Aplicar un modelo de gestión de inventarios
basado en el método ABC. Establecer una comparación del sistema vigente con el
método ABC y evaluar los resultados. Definir indicadores de medición adecuados
para evaluar la eficiencia y eficacia en la administración y control del inventario.

“El propósito de la investigación es conocer si es conveniente la implementación de

un sistema basado en el método ABC e indicadores de medición para la
administración y control del inventario que se acople a la realidad y necesidad de
un estudio fotográfico”16.

13 Ibíd., p. 14.
14 Ibíd., p. 119.
15 GRANDA, Lissette. Diseño de un sistema de control basado en el Método ABC de gestión de

inventarios, a través de indicadores de medición, aplicado a un estudio fotográfico en la ciudad de

Machala. Escuela Superior Politécnica Del Litoral. Ecuador. 2013. 34p.
16 Ibíd., p. 35.

30
Una vez establecida la metodología ABC se puede concluir que “El inventario, como
en la mayoría de empresas, representa una inversión que se recupera en el tiempo
a medida de la gestión de ventas o producción que posee la compañía; por tal
motivo debe ser administrado y controlado eficientemente”17.

Diana Cantor18, señala en su tesis de grado una Propuesta para la implementación

de un sistema de control en el manejo de los inventarios en mercantil de
confecciones LTDA, la cual tiene como objetivos. Identificar cada uno de los
procesos actuales y sus deficiencias en el manejo de inventarios mediante la
revisión de procesos y funciones de sus encargados, con el propósito de mejorar
dichas gestiones. Estudiar cada uno de los procedimientos realizados por los
empleados en la empresa MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA, por medio de
la revisión y análisis de documentos, archivos, procedimientos y funciones en el
manejo de inventarios, con el fin de identificar las debilidades que se presentan
actualmente en el proceso de inventarios y así mejorar la eficiencia. Realizar un
análisis de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA) de la
Empresa para conocer los puntos críticos y llegar a sugerir estrategias que permitan
la corrección de las dificultades que hacen que la empresa no mejore la eficiencia
en el proceso de inventarios.

Realizando la minuciosa labor de investigación y la obtención de los resultados teniendo en cuenta

los objetivos planteados y la implementación del sistema de control, el cual según el análisis
realizado con la herramienta DOFA se puede concluir. La importancia en el control de inventarios
reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. Pero si bien la obtención de
utilidades obviamente reside en gran parte en las ventas, ya que éste es el motor de la empresa,
sin embargo, sin la función del inventario las ventas no operarían con efectividad, pues se
desconocería la disponibilidad real de material suficiente para poder trabajar, el cliente se
inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. En síntesis, sin inventarios,
simplemente no hay ventas19.

4.3 MARCO TEORÍCO

El buen manejo de los bienes de una empresa y el correcto orden de inventarios de

los activos fijos es uno de los factores fundamentales en que inciden en el
desempeño y ganancia puesto que se tiene una administración de los recursos y
planeación de las necesidades, por esta razón es de vital importancia contar con un
inventario controlado que enfoque un nivel óptimo para no generar costos

17 Ibíd., p. 180.
18 CANTOR, Diana. Propuesta para la implementación de un sistema de control en el manejo de los
inventarios en mercantil de confecciones LTDA. Universidad de la Salle. Colombia. 2008
19 Ibíd., p. 81.

31
innecesarios. Los inventarios son estratégicos en toda empresa, determinación de
los métodos de registro, clasificación y modelos de control.

Anaya Julio, estableció “la logística integral como el proceso de planificación,

implementación y control eficiente del flujo efectivo de costes y almacenaje de
materiales, inventarios en curso y producto terminados, así como la información
relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el fin de atender a
las necesidades del cliente”20.

La logística integral cambia sustancialmente el problema, creando sistemas de

información y control para conseguir un flujo continuo de productos con los mínimos
costes operativos posibles, dando a su vez la máxima satisfacción al cliente.
“Gráficamente se podrían representar como tres ruedas dentadas que giran acordes
con el ritmo que les impone el ciclo de distribución, que a su vez responde a las
necesidades reales de suministro del mercado”21, tal y como se representa en la

Figura 2. Ciclos logisticos conectados

Fuente: ANAYA, J. Logística Integral. La gestión operativa de la empresa. 3ed. Madrid: Esic Editorial.
2007. 20 p.

4.3.1 Desarrollo de una red logística. Casanoba August22, afirma que la red
logística se convierte en soporte que hace posible que el producto de la empresa

20 ANAYA, J. Logística Integral. La gestión operativa de la empresa. 3ed. Madrid: Esic Editorial. 2007.
20 p.
21 Ibíd., p.21
22 CASANOBA, A. Manual de logística. Barcelona: Profit Editorial 2011. 92p.

32
llegue desde el proveedor hasta el consumidor. Para que esto sea posible, la red
está conformada por una serie de centro de producción, distribución y almacenes,
todos ellos interconectados entre sí a través de medios de transporte. Todo sistema
logístico es una combinación del flujo de información y de flujo de materiales entre
clientes y proveedores.

4.3.2 La estructura empresarial evolutiva. Serra Vicente23, asegura que la

organización de la empresa se define por la integración de las diversas actividades
productivas necesarias para la producción de un bien complejo y por la distribución
de las funciones entre las diferentes personas que ejecutan este objetivo de
producción, en cuanto a la forma de entender la organización, combina los principios
de la psicología social, con el concepto de empresa entendida como sistema que
tiene lugar un proceso complejo de información.

“El objetivo de la empresa se confunde con los objetivos de los empresarios, cuando
las posiciones de los demás agentes o trabajadores se afirman como parte
integrante de la misma, sus objetivos deben ser considerados también como propios
de la empresa, al mismo tiempo, en la actualidad se generan nuevas funciones junto
con las tradicionales de aprovisionamiento, fabricación, comercialización y
administración, por la influencia del entorno actual”24.

4.3.3 Introducción de datos. Equipos y funcionamientos Morillo Amelia, asegura

que “un WMS (Warehouse Management System o sistema de gestión de
almacenes) es el paquete de herramientas ideales para muchas empresas” 25.Los
paquetes que permiten llevar a cabo una correcta gestión de almacenes suelen
tener módulos como:

4.3.3.1 Módulos de gestión de inventario. “Ofrecen la posibilidad de reducir el

volumen de material almacenado y mejorar la eficacia al preparar los pedidos,
aumenta el ritmo de rotación de inventarios y optimiza la precisión a la hora de
establecer ubicaciones exactas”26.

4.3.3.2 Módulo de gestión de mano de obra. “Esta herramienta resulta ideal a la

hora de administrar la asistencia de personal de una compañía, llevando un registro
23 SERRA, V. Sistema de gestión. Metodología para el diseño e implantación. España: Gestión 2000
Editorial 2005. 32p.
24 Ídem.
25 MORILLO. A. Diseño y organización del almacén. Certificados de profesionalidad. España. Edición

Nobel SAS. Editorial 2015. 64p.

26 Ídem.

33
de las tareas de cada trabajador, alcanzando un mayor nivel de organización,
aumentando la productividad y mejorando la planificación de mano de obra”27.

4.3.3.3 Módulo de inventarios y facturación de propiedades múltiples. “Es una

herramienta para rastrear y hacer el seguimiento de inventarios para varios clientes
de manera simultánea también facilita una facturación precisa para cada cliente”28.

4.3.4 Sistema de gestión de control. Serra Vicente29, afirma que es una técnica
de dirección, porque constituye un conjunto sistematizado de procedimiento,
métodos y formas (infraestructura de carácter formal) que da soporte al conjunto de
sistema, y que configura, al mismo tiempo, un estilo y una cultura, es decir, una
forma de entender la gestión.

Es una técnica de dirección porque es la dirección de la empresa la que a través de

la implantación del sistema de control de gestión se involucra en el proceso del
cambio y transmite el propio estilo al resto de la organización. La dirección se
convierte en una función fundamentalmente de coordinación, motivación, animación
del equipo, que pasa hacer un grupo de personas dirigido y coordinado
especializado en la gestión y toma de decisiones de su área de responsabilidad.

4.3.5 Razones por las cuales se requiere mantener inventario. “El control de
inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que
esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de
productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las
condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias”30.

4.3.5.1 Reducir costos de pedir. “Al pedir un lote de materias primas de un

proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento
de la orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor
cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo, se harán
menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán
los costos anuales de pedir”31.

27 Ídem.
28 Ídem.
29 SERRA, V. Sistema de gestión. Metodología para el diseño e implantación. España: Gestión 2000

Editorial 2005. 32p.

30 ESPINOZA. O. La administración eficiente de los inventarios. 1ed. Madrid. La ensenada, Editorial

2011. 20p.
31 Ídem.

34
4.3.5.2 Reducir costos por material faltante. “Al no tener material disponible en
inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se
incurren en costos. Entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los
clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una
protección para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido
como inventario de seguridad”32.

4.3.5.3 Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de

lotes más grandes puede incrementar los costos de materias primas, sin embargo, los costos
menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de
flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote más grande
incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo, los costos
unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnología
se distribuyen sobre lotes más grandes 33.

4.3.6 Modelo de inventario (EOQ). Méndez, C34. explica que la cantidad

económica de pedido La cantidad económica de pedido busca encontrar el monto
de pedido que reduzca al mínimo el costo total del inventario de la empresa Una de
las herramientas que se utilizan para determinar el monto óptimo de pedido para un
artículo de inventario es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP).

Tiene en cuenta los diferentes costos financieros y de operación y determina el monto de pedido
que minimice los costos de inventario de la empresa. El modelo de la cantidad económica de
pedido se basa en tres supuestos fundamentales, el primero es que la empresa conoce cuál es
la utilización anual de los artículos que se encuentran en el inventario, segundo que la frecuencia
con la cual la empresa utiliza el inventario no varía con el tiempo y por último que los pedidos que
se colocan para reemplazar las existencias de inventario se reciben en el momento exacto en
que los inventarios se agotan35.

4.3.6.1. Cantidad económica de pedido

Para el modelo EOQ se deben cumplir una serie de criterios en relación a la política
de inventarios aplicada, así pues, se supone el siguiente ambiente en el sistema de
inventario establecido:

- Existe un solo artículo en el sistema de inventario

32 Ídem.
33 Ídem.
34 MENDÉZ, C. Metodología diseño y desarrollo del proceso de investigación con énfasis en ciencias

empresariales. 4ªed. México, Limusa. 2013. 35p.

35 Ídem.

35
 - No se permiten faltantes
- No hay tiempo de entrega
- Toda la cantidad ordenada llega al mismo tiempo

Este modelo es adecuado para la compra de materia prima en producción o para el

ambiente de ventas al por menor, así se menciona lo menciona Sipper & Bulfi, 1998.
La variable de decisión para este modelo es Q, el número de unidades a ordenar,
un número entero positivo. Los parámetros de costo se conocen con certidumbre y
son los siguientes:

c = costo unitario ($/unidad)

i = costo total anual de mantener el inventario (% por año)
h = ic - costo total anual de mantener el inventario ($ por unidad por año)
A = costo de ordenar ($/orden)

Además, se define:

D = demanda por unidad de tiempo

T = longitud de ciclo, el tiempo que transcurre entre la colocación (o recepción)
de órdenes sucesivas de abastecimiento K(Q) = costo total anual
promedio como una función del tamaño de lote Q
It = inventario disponible en el tiempo t (cantidad real de material que hay en
almacén)

El concepto básico de este modelo es crear un balance entre dos costos opuestos,
los costos de ordenar y los costos de almacenar. El costo de ordenar es un costo
fijo; si se ordena más, el costo por unidad será menor. El costo de almacenar es un
costo variable que disminuye si el inventario que se tiene disminuye. Este balance
se logra minimizando K(Q) el costo total anual promedio. Una herramienta útil al
analizar los sistemas de inventarios es la geometría del inventario, una descripción
gráfica, que se muestra en la Figura 1. 36

36 Sipper & Bulfi. Planeación y control de la producción. México: The McGraw-Hill. 1998.
P.253.

36
Figura 3. Geometría del inventario EOQ

Fuente: Sipper & Bulfi. Planeación y control de la producción. México: The McGraw-Hill. 1998.
P.253.

Se supone que el nivel de inventario es Q en el tiempo cero. A medida que avanza

el tiempo, el inventario se debe agotar a una tasa de D unidades por año, llegando
a cero, se ordenan las unidades Q. Dado que el tiempo de entrega es cero el nivel
de inventario se elevará a Q unidades de manera inmediato. De la construcción y
esquematización del modelo representado en la gráfica se puede determinar que:

T=Q/D
Sea I el inventario promedio:
I= (Área bajo la curva de inventario) / T
I=1/T* QT/2= Q/2

Existen tres tipos de costos: Costo de compra, costo de ordenar y coste mantener
el inventario definidos así:

cQ=Costo de compra
A=Consto de ordenar
hT*Q/2= Costo promedio de mantener inventario.

De lo cual se asocia el costo promedio de la cantidad económica de pedido (EOQ)

es:

cQ+A+hT*Q/2

37
Para obtener el costo promedio anual K(Q), se multiplica el costo promedio por el
ciclo por el número de ciclos, que es I/T, se obtiene entonces:

K(Q)(cQ)/T + A/T +hQ/2

Como í/T = D/Q, el costo total anual promedio es:

K(Q)= cD+AD/Q+h*Q/2

Se quiere encontrar el valor de la variable de decisión Q que minimiza K(Q). Esto

se logra resolviendo la ecuación:

K’(Q)=dK(Q)/dQ=-AD/Q2 + h/2=0

Como la segunda derivada de K{Q) es positiva, K(Q)es una función convexa y

alcanza su mínimo en el punto donde la derivada es cero. Al resolver la ecuación
anterior se llega a:

2𝐴𝐷
𝑄∗ = √
ℎ

Q*se conoce como la cantidad económica a ordenar o lote económico o EOQ. La

figura 6-5 es una descripción gráfica de K(Q). La curva de K{Q) es la suma de tres
curvas individuales, que representan las componentes de la función K(Q). Q* ocurre
en el punto de intersección de las curvas para hQ/2 y AD/Q; ahí es donde se
balancean los dos costos opuestos, el costo de ordenar y el costo de mantener el
inventario.

4.3.7 Los costos básicos. que se deben tener en cuenta para la implementación
de este modelo están:

4.3.7.1 Costos de pedido. “Son los que incluyen los costos fijos de oficina para
colocar y recibir un pedido, o sea, el costo de preparación de una orden de compra,

38
procesamiento y la verificación contra entrega. Estos se expresan en términos de
gastos o costos por pedido”37.

4.3.7.2 Costos de mantenimiento del inventario. “Son los costos variables

unitarios de mantener un artículo en el inventario por un periodo determinado. Entre
los más comunes se encuentran los costos de almacenamiento, los costos de
seguro, los costos de deterioro y obsolescencia y el costo de oportunidad. Estos son
expresados en términos de costos por unidad por periodo”38.

4.3.7.3 Costos totales. “Es que se determina en la suma del pedido y de los costos
de mantenimiento del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que
los minimice. Este (Modelo de cantidad económica de producto) modelo puede
utilizarse para controlar los artículos en existencia en los inventarios de la
empresa”39.

“Para realizar un inventario es importante el análisis y administración que determina

los artículos midiendo con esto el uso del dinero y justificación consecuente
inmovilización monetaria, teniendo en cuenta, que artículos son necesarios ni los de
mayor precio unitario, ni los que consumen en mayor proporción si no aquellos cuya
valorización constituye elevados valores dentro del inventario total”40.

“El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta
que permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos
son de mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario
y permitiendo tomas de decisiones más eficientes”41. Según este método, se
clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A, B o C), permitiendo dar
un orden de prioridades a los distintos productos.

ARTÍCULOS A: Los más importantes a los efectos del control.

ARTÍCULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.
ARTÍCULOS C: Los de importancia reducida.

37 Ídem.
38 Ídem.
39 Ídem.
40 Ídem.
41 FUCCI, Tomas. Grafico ABC. Como técnica de gestión de inventarios. Junio 1999. 30p.

39
La designación de las clases corrobora el porcentaje exacto de artículos de cada
clase las cuales varían según el inventario realizado en el stock de la empresa.

4.4 MARCO CONCEPTUAL

4.4.1 Logística integral. La palabra logística se relaciona de una forma más o menos directa
con todas las actividades inherentes al proceso de aprovisionamiento, fabricación, almacenaje y
distribución de proceso. Se comprende fácilmente que, desde que existió la actividad industrial,
siempre hubo problemas relacionados con el aprovisionamiento, fabricación, almacenaje y
distribución de productos; sin embargo, no existía el concepto de logística tal y como hoy día lo
entendemos. La razón fundamental es que la logística no es simplemente la palabra de nueva
acuñación, sino una filosofía especifica en la forma de gestionar una empresa42.

4.4.2 Administrador de materiales. Administra el inventario de materias primas

y/o partes necesarias para la producción. Responsable de los niveles del inventario
de insumos. Coordinación con compras, producción y proveedores para asegurar la
confiabilidad y la eficiencia de la provisión de insumos tal que permita la planificación
de la producción. “Frecuentemente responsable de la recepción, el depósito, el
programa de abastecimiento y los movimientos internos”43.

4.4.3 Inventario o stock. “Se consideran mercancías los bienes susceptibles de

compra o venta, es decir, los productos objeto de intercambio entre partes. Desde
el punto de vista, la mercancía, pensada para circular, necesita ser almacenada
para su conservación en depósitos seguros, lo que constituye en esta circunstancia
lo que se denomina stock o inventario”44.

“Las empresas se aprovisionan de diferentes productos para poder llevar a cabo

sus actividades productivas. En todos los casos necesitan disponer de espacios
para guardar y conservar estos productos en buenas condiciones. El stock referido
a cualquier producto, está constituido por el número de unidades existentes en la
empresa en un momento determinado”45.

42 ANAYA, J. Logística integral. Innovación y mejora de procesos logísticos. 2ed. Madrid: Esic
Editorial. 2007. 20 p
43 MENDÉZ, C. Metodología diseño y desarrollo del proceso de investigación con énfasis en ciencias

empresariales. 4ªed. México, Limusa. 2013.

44 MINGUEZ Pérez, Mónica y BASTOS Boubeta, Ana. Introducción a la gestión de stocks. 2ª ed.

España, Ideas propias. 2006. 245p.

45 Ídem.

40
“Los pedidos formulados a los proveedores llevan siempre aparejados unos costes
fijos que se reducen proporcionalmente al volumen de mercancía adquirida. Los
inventarios aparecen entonces, porque se compra más de los que necesita en ese
momento, con el propósito de beneficiarse de estos pedidos de mayor tamaño” 46.
Sin embargo, tampoco deben rebasarse determinados límites, no solo por la
capacidad de almacenamiento de los depósitos, sino también por las variaciones
que afectan los costos.

4.4.4 Tipos de inventarios. Existen varios tipos de inventarios, como diferentes

notables entre las distintas industrias, los más comunes son los siguientes:

4.4.4.1 Inventarios de materias primas. “La industria necesita artículos y

materiales para poder producir. Las materias primas se adquieren en grandes
cantidades para su posterior manipulación y necesitan estar almacenadas para
disponer de ellas con comodidad. Se denominan inventarios de materias primas los
que están constituidos por los productos que van a ser procesados” 47. Transmiten
información relativa a la producción prevista y su estacionalidad, a la eficacia de la
planificación y a la seguridad de las fuentes de suministro.

4.4.4.2 Inventarios de mercancías. Estos inventarios incluyen aquellos bienes

adquiridos por la empresa, que van a ser vendidos sin someterse a procesos de transformación.
Aquí se integran todas las mercancías disponibles para la venta que deben reflejarse en una
contabilidad diferenciada, ya que existen otros tipos de mercancías, como son mercancías en
camino (las que están compradas pero todavía no se recibieron) y mercancías pignoradas o en
consignación (las que son propiedad de las empresas y se ceden a terceros como garantía) 48.

4.4.4.3 Inventario de productos en procesos. “Están formados por los bienes en

proceso de manufactura, es decir, por aquellos artículos que se estén utilizando
durante el proceso de producción. Se trata de productos parcialmente
terminados”49.

4.4.4.4 Los inventarios de productos. “En proceso aumentan su valor en la

medida que el producto se transforma, y su cuantificación tiene en cuenta no solo

46 Ídem.
47 MULLER, M. Fundamentos de administración de inventarios. Bogotá, Grupo Editorial Norma. 2004.
67p.
48 Ídem.
49 Ídem.

41
la cantidad de materiales, sino también elementos de otra índole como la mano de
obra y los gastos de fabricación aplicables a la fecha de cierre”50.

“Este tipo de inventarios se ve directamente afectados por la duración del proceso

productivo. La rotación puede incrementarse si se reduce el periodo de producción,
para lo que se vale de dos fórmulas: el perfeccionamiento de las técnicas de
ingeniería que aceleran el proceso de producción y la adquisición de productos para
reducir el trabajo”51.

4.4.4.5 Inventario de productos terminados. “Agrupan todos aquellos productos

transformados y manipulados por la empresa mediante los procesos de producción.
Estos productos se almacenan en espera de ser vendidos. El nivel de estos
inventarios se ve directamente afectado por la coordinación existente entre la
producción y la demanda”52. Desde los departamentos financieros deben animarse
las ventas mediante estímulos en los créditos, con el fin de facilitar la obtención de
efectivo.

4.4.4.6 Inventarios de materiales y suministros. “Están constituidos por aquellos

elementos necesarios para la elaboración de los productos. Estos inventarios
incluyen materias primas secundarias que se diferencia por industrias; productos de
consumo necesarios para el proceso de producción (combustibles, pinturas, etc.,),
y material para mantenimiento, necesario para la reparación y conservación de las
maquinaria”53.

4.4.5 Valoración de las existencias. El stock tiene una gran importancia en la

gestión, ya que “debe cubrir las ventas, permitir la presentación del producto en el
lineal y cubrir las posibles variaciones. Además, el stock implica gastos de
almacenaje, conservación y mantenimiento y las deficiencias se traducen en
pérdidas de ventas e incomodidades para los clientes, por lo que debe ejercerse
sobre el un control oportuno”54.

A efecto de gestión, se diferencia los siguientes tipos de stocks.

50 Ídem.
51 Ibíd., p.68
52 Ídem.
53 Ídem.
54 BASTIDAS BONILLA, Edwin. Énfasis en logística y cadena de abastecimiento, Guía 11. Facultad

de Ingeniería. 2010. 30p.

42
4.4.5.1 Stock total. “Se obtiene con la suma del stock de presentación y el stock de
reserva, en el caso de los artículos de ventas tradicional, y por la suma del stock
activo y stock de seguridad, en los artículos de venta de autoservicio” 55.

4.4.5.2 Stock de reserva. “Está conformado por las unidades que se necesitan para
alimentar la venta durante el tiempo que se sucede entre los pedidos. Se ve
condicionado por los plazos de entrega del proveedor”56.

4.4.5.3 Stock de seguridad. “Es la cantidad de producto que se sitúa por encima
de la demanda y que garantiza el nivel mínimo de servicio, ya que permite hacer
frente a las oscilaciones de venta”57.

4.4.5.4 Stock activo. “Está constituido por la mercancía necesaria para abastecer
las ventas hasta el siguiente aprovisionamiento, sin necesidad de reponer el
lineal”58.

4.4.5.5 Stock de sección. “Representa el volumen máximo que puede acoger una
sección”59.

4.4.6 Ferretería. “Se considera como una entidad dedicada al comercio de

materiales, en ella se pueden adquirir, piezas y útiles de hierro, venta de útiles para
el bricolaje, construcción y necesidades del hogar, cerraduras, clavos, tornillos,
silicona”60.

4.5 MARCO ESPACIAL

La realización del proyecto investigativo se lleva a cabo en la ciudad de

Barrancabermeja, Santander. El proceso investigativo se efectúa en las
instalaciones de la Ferretería Mundo, ubicada en la calle 49 # 16-41. El desarrollo
practico abarca el área operativa de la empresa para la respectiva atención al
cliente, almacenamiento y demás procesos de inventario.

55 Ídem.
56 Ibíd., p. 31
57 Ídem.
58 Ídem.
59 Ídem.
60 MONREAL, Jose luis. Diccionario enciclopédico ilustrado Océano. Barcelona: GEO, 1982, p. sd.

43
 DISEÑO METODOLÓGICO

Para el desarrollo del proyecto investigativo se evalúan una serie de metodologías

como lo son la explicativa, correlacional, descriptiva y exploratoria las cuales se
consideran como una necesidad ineludible para la orientación optima de la
investigación, hacia el cumplimiento de los objetivos establecidos en la
estructuración del mismo. De igual forma, la metodología empleada permite la
derivación de diferentes factores que conllevan a determinar e identificar
paulatinamente los parámetros requeridos por el proyecto investigativo.

5.1 ALCANCE DEL ESTUDIO

Inicialmente se implementa una metodología descriptiva la cual describe de forma

sistemática una serie de variables, fundamentadas con datos estadísticos,
información relevante en cuanto a los lineamientos empleados para el control de
inventario de la Ferretería Mundo y argumentos expuestos por antecedentes que
efectuaron actividades de igual magnitud a la presentada por los autores lo cual
funciona como base fundamental para la estructuración clara y concisa de una
columna de datos sólida que sirva como guía para los autores del proyecto al
momento de evaluar la viabilidad del diseño de un sistema de gestión para el control
de inventario de la ferretería mundo ubicada en el municipio de Barrancabermeja.

5.2 DISEÑO NO EXPERIMENTAL (TRANSVERSAL)

En la estructuración del proyecto investigativo se emplea un diseño no experimenta

transversal debido a que “los datos empleados son determinados bajo un momento
dado de la investigación en los que se analiza la interrelación de cada una de las
variables implementadas, con el propósito de determinar la forma en que se
presentaron los hechos”61. Con base a esto se establecen los principales factores
que interceden en la problemática establecida en el proyecto investigativo la cual
está orientada a la falta de un diseño de sistema de gestión para el control de
inventario de la ferretería mundo que permita el control de cada uno de los procesos
efectuados en la instalación.

61SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Tecnología en logística del transporte. Investigación y

diseño experimental y no experimental. Sd: SENA, 2014. p. 24.

44
5.3 DISEÑO DE INVESTIGACIÒN

Se aplica un enfoque cualitativo para la recopilación de datos en el que se realiza

un análisis exhaustivo y de validación lo cual conlleva la “selección de una base
conceptual estructurada, esta genera una serie de alternativas de solución
direccionadas al diseño de un sistema de gestión de inventario”62. Con esto se
comprueba si la hipótesis trazada en la investigación puede ser veraz, se establecen
diversos instrumentos técnicos de recolección de datos de modo que permita
observar, conferir y correlacionar los datos obtenidos.

De igual forma la investigación emplea un enfoque cuantitativo, el cual por medio

de variables comparativas y cálculos matemáticos determina la relevancia y
viabilidad de la información. Se lleva a cabo un análisis el cual está sujeto a los
procesos diarios, políticas de calidad, lineamientos de seguridad y control que se
deben elaborar en el campo laboral por parte de los trabajadores, logrando así,
mejorar notoriamente la problemática inferida en el proyecto e incrementar
vertiginosamente los índices de desempeño, confiabilidad y eficiencia requeridos
por la empresa para el aumento productivo de sus actividades.

5.4 FUENTE DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Los datos recopilados para la elaboración del proyecto son el resultado de dos tipos
de fuente de información como lo es la primaria y secundaria, señaladas a
continuación.

5.4.1 Fuente de recolección primaria. “Es aquella que proporciona directamente

documentos completos, originales y variables”63. Por lo que los datos adquiridos en
el proyecto son producto de la fuente principal, adquirida por parte del investigador
como lo son, investigaciones con igual objeto de estudio al presentado, libros,
documentos, estadísticas con base la aplicación de modelos de control, artículos,
bibliografías y demás variables directas relacionadas con el tema, para su posterior
estudio y análisis en cuanto el problema planteado.

62 EL CICLO DE LA VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACION. [sitio web]. España: Informática

Avanzada [Consulta: 23 octubre 2017] Disponible en: http://elvex.ugr.es
63 GALLARDO, Yolanda y MORENO, Adonay. Aprender a investigar. Recolección de la información.

Bogotá: ARFO, 2.000. p. 28.

45
5.4.2 Fuentes de recolección secundaria. “El análisis inferido por fuentes
secundarias se estructura con estudios, argumentos realizados, recogidos e
interpretados por otros autores con propósitos diferentes”64. Con el objetivo de
apropiar una columna solida conceptual, que direccione de forma clara y ordenada
el estudio investigativo, se evalúan las conclusiones adquiridas de la extracción de
estadísticas, cuadros comparativos, hipótesis, formatos, guías de trabajo y demás
factores, según análisis efectuados por otros autores, los cuales ayuden a la
fundamentación adecuada de la investigación.

5.5 DESARROLLO METODOLOGICO

ETAPA 1. Realizar un diagnóstico situacional de los procesos y estándares de

calidad efectuados actualmente en el manejo de gestión de inventario, los cuales
puedan ser objeto de mejora en la Ferretería Mundo.

Actividad 1. Efectuar una visita de campo en la que se logre identificar las

principales inconsistencias que se presentan en el área de trabajo. Asimismo, se
interactúa con el personal de trabajo con el objetivo de conocer los principales
problemas que interfieren en el cumplimiento de las actividades diarias.

Actividad 2. Documentar a través de estadísticas cada una de las fallas

evidenciadas, con la finalidad de realizar un análisis en el que se logre indicar el
nivel de riesgo de cada uno.

Actividad 3. Implementar una serie de alternativas de solución enfocadas a la

minimización de factores críticos y satisfacción del cliente.

ETAPA 2. Evaluar a través de modelos de control la política de inventario aplicada

en la empresa, la cual permita medir, organizar y optimizar el proceso de pedido,
desempeño diario y reorden adecuado, según las operaciones a realizar.

Actividad 1. Determinar a través de modelos de control un estudio en el que se

deriven los lineamientos empleados por la Ferretería Mundo, en cuanto a las
políticas de control, orden y desempeño diario. Teniendo en cuenta los registros y
documentos empleados actualmente.

64 Ídem.

46
Actividad 2. Establecer una serie de factores que permitan a la empresa dar
marcha a cada uno de los enfoques establecidos en la política de inventario para la
reducción de fallas e incremento en el desempeño de los procesos diarios.

ETAPA 3. Efectuar el análisis beneficio costo del sistema de inventario propuesto

en la Ferretería Mundo, con el objetivo de evaluar su implementación.

Actividad 1. A través de herramientas estadísticas y analíticas se efectúa un

análisis costo beneficio en el que se indica el nivel de impacto que genera el sistema
de inventario ya sea positivo o negativo.

Actividad 2. Con base a los datos adquiridos se exponen una serie de estrategias
guiadas a señalar un registro en el que se indiquen nuevos costos con relación a la
variación de los mismos. Buscando así, la satisfacción del cliente, sin dejar de lado
la calidad del producto.

ETAPA 4. Elaborar un manual de procedimientos que permita comunicar, registrar

y transmitir la información, sobre el funcionamiento del Sistema de Gestión de
Inventario propuesto, permitiendo al personal en la Ferretería Mundo emplearlo de
forma guiada y correcta.

Actividad 1. Se recopilan los lineamientos requeridos para la estructuración del

sistema de gestión de inventario, formatos, reglamentos y demás factores que
conformen el mismo.

Actividad 2. Realizar el diligenciamiento de los formatos con el área de talento

humano en la Ferretería Mundo para la respectiva socialización del modo de uso
del sistema de gestión de inventario.

47
 RESULTADOS Y DISCUSIÓN

En el siguiente capítulo se presenta el desarrollo de cada uno de los objetivos

propuesto que permitieron llevar a cabo el diseño el sistema de gestión de inventario
de la Ferretería Mundo ubicada en el municipio de Barrancabermeja.

6.1 DIAGNÓSTICO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS.

Para el diagnóstico situacional asociado se realizaron visita de campo con el

propósito de mejorar las condiciones actuales de la empresa en ese sentido. De
igual forma, se realizó una encuesta al personal que labora en la ferretería, con lo
que se evaluó el cumplimiento por parte de estos de estos a la gestión de inventario.

A partir de los resultados obtenidos se realizó un análisis, identificando las fortalezas

y debilidades inherentes al proceso analizado, lo que permitió generar alternativas
de mejora ante la problemática intervenida en la investigación.

6.1.1 Diagnóstico general de los procesos de gestión de inventario y

administración de la Ferretería Mundo. A continuación, se indican los diferentes
procesos que intervienen en la productividad y área administrativa de la empresa.

Cuadro 1. Procesos de gestión

ITEMS ÁREA PROCESO
Relacionados con el director
1 Gestión comercial
administrador y socios.
Procesos sustantivos
(Consulta de archivo, Personal de atención directa al
2
prestación de servicios, cliente.
entre otros).
Área de apoyo (Sistemas
Sistema de información, base
3 de información, base de
de datos, limpieza y varios.
datos, limpieza y varios).

4 Servicio auxiliar técnico Domicilio y mensajería.

Fuente: Elaboración propia

48
En el Cuadro 1 se representan los procesos que conforman las áreas de gestión en
la Ferretería Mundo, los cuales están orientados a generar un conjunto de
actividades que permitan mejorar el desempeño operativo y satisfacción de los
requisitos establecidos por el cliente.

Figura 4. Proceso logístico Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia

La Figura 4, esquematiza el proceso logístico de la ferretería Mundo. Se resalta

dentro del mismo, los procesos, la documentación utilizada, la persona encargada
y la relación entre factores que confluyen para que se lleve a cabo este proceso. Se
evidencia según lo consultado, como un proceso crítico susceptible de mejora
porque en el proceso de inventario no existe una gestión correcta de las existencias
y de este proceso dependen el proceso de compra pues determina la cantidad a
ordenar a los proveedores y el proceso de venta que establece los ingresos de
acuerdo a la disponibilidad de productos para los clientes.

El proceso logístico en la empresa consta de las siguientes actividades: Proceso de

compra, proceso de inventario y proceso de venta. El primero, abarca la solicitud
del producto a los proveedores en promedio cada 15 días; sin embargo, el registro
de pedido varía según el agotamiento del material (Ver Figura 4); el segundo, es
efectuado por el equipo de ventas y personal de bodega quienes se encargan de
identificar el nivel de inventario, con el propósito de señalar los materiales
requeridos para el respectivo suministro de mercancía en términos de tiempo,
calidad y precio de acuerdo a la actividad comercial. Finalmente, el proceso de venta
representa la atención al cliente para la respectiva comercialización, pago y
facturación de mercancía.

49
Es importante mencionar que el registro de los agotados se realiza de manera
manual a través del reporte realizado en una libreta de apuntes destinada para tal
fin, como se logra observar en el la Figura 5.

Figura 5. Agenda de registro

Fuente: Elaboración propia

Este registro se realiza en la libreta guiada por tres columnas; en la primera se anota
el nombre y descripción de los productos agotados. En la segunda columna se
registra el número de referencia con el que se hace el pedido al proveedor
determinado. Y, la tercera columna se anota el número de existencias al momento
de realizar la revisión del inventario. Esta información, es de pertinencia para el
administrador porque realiza los pedidos a los proveedores basado en los datos que
se registran en la libreta.

De acuerdo con lo expuesto, se puede definir mediante un diagrama de flujo la

manera en que se gestiona el inventario actualmente en la ferretería Mundo. Para
esto definen dos preguntas que se deben responder en la gestión de los inventarios:

 ¿Cuánto pedir?
 ¿Cuándo pedir?

50
Figura 6. Proceso actual de gestión de inventario en la Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia.

A partir del proceso de gestión de inventario efectuado en la Ferretería mundo (Ver

Figura 6) se considera la revisión visual de la mercancía y verificación de materiales
mediante el registro de documentos con el fin de disminuir la probabilidad de
agotamiento de productos por la falta de control de inventario. Asimismo, dentro del
mismo se responde a las preguntas asociadas a la gestión de los inventarios:

51
  ¿Cuánto pedir?: Lo que determine el administrador luego de tener la
información registrada en la libreta por parte de los asesores
 ¿Cuándo pedir?: La revisión de las existencias se realiza cada 15 días,
tiempo en el cual se envía la información de las mismas al administrador.

6.1.2 Actividad 1. Visita de campo para identificar las principales

inconsistencias que se presentan en el área de trabajo.

Para dar cumplimiento a esta actividad se visitaron las instalaciones de la empresa,

además se entrevistó al personal involucrado en el proceso. La instalación de la
ferretería consta de 248 metros cuadrados de superficie en una sola planta, la cual
está distribuida como se muestra en el plano representado en la Figura 6. Su
distribución de planta está dada por:

 Área de ventas: Consta de 13.2 metros cuadrados, allí se encuentra vitrinas

que forman una “L” limitando el espacio en que los clientes son atendidos.

 Área administrativa: ocupa un área de 10.5 metros cuadrados, allí se ubica

el administrador y el gerente. Esta área también se encarga del recibo del
dinero producto de las ventas diarias.

 Área de exhibición de producto: 3.3. metros cuadrados, esta área está

ocupada por rollos y carretes de diferentes productos como alambres,
cuerdas, mallas, bultos de arena, etc.

 Almacén: esta área está compuesta por 7 stands, los cuales permiten
almacenar mercancía disponible para la venta de manera que sea fácil de
identificar por parte del asesor de ventas.

 Bodega: En esta área se almacena los productos de construcción, productos

químicos y ferretería en general y tiene una extensión de 71, 7 metros
cuadrados.

52
Figura 7. Plano actual Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia

La Figura 7, permite ilustrar la distribución de planta que corresponde a la Ferretería

Mundo.

53
Figura 8. Área de ingreso y servicio al público en la ferretería mundo

Fuente: Elaboración propia

En el ingreso a la Ferretería Mundo, Figura 8, realizando una toma frontal del local,
se logra denotar inicialmente que gran parte de los materiales y artículos de venta,
se encuentran amontonados o almacenados al lado derecho e izquierdo del acceso
principal de la ferretería y también fuera del mismo, generando inconformidad e
incomodidad para cualquier persona que ingrese al negocio o a transeúntes que se
desplazan por esta zona. En cuanto al aspecto de la fachada, no da una excelente
impresión estética y distributiva de sus materiales a sus servicios.

Figura 9. Área de atención al cliente

Fuente: Elaboración propia

54
La ferretería dispone de un área para la prestación de servicio (5 metros), dicho
espacio es muy confinado, esto impide que la prestación del servicio se efectué de
forma eficiente y se disminuya la atención que se pueda prestar al cliente. Esta área
consta de dos vitrinas en forma de “ele” (L) (con dimensión de 2 metros), y en este
se encuentran almacenados artículos o material para trabajos eléctricos,
construcción, gas, en general (puntillas, tornillos, tuercas, abrazaderas para
manguera de gas, varios).

La Figura 9 permite observar que la mayoría de los materiales, se encuentran

ubicados en la parte superior, lo cual podría ser riesgoso para los vendedores, como
para el cliente, afectando la integridad física del personal y los clientes, debido a
que un mal o inadecuado anclaje de estos artículos podría llegar a caer y lastimar a
cualquier que se encuentre bajo estos.

Por otro lado, el almacenamiento en este espacio (aunque es aprovechado

vertiginosamente toda parte posible en esta área tan limitada), también en su
desplazamiento interno se logra visualizar material a la venta como aceites,
cemento por kilo, pinturas, laminas galvanizadas, entre otros, puede generar
inconformidad a los trabajadores por el espacio reducido, con el que cuentan para
acceder al público, haciendo forzoso el desplazamiento al interior de la instalación,
lo que conlleva a reducir el tiempo de atención a la clientela (2-5 minutos).

Figura 10. Sistema de ventilación e iluminación

Fuente: Elaboración propia

En la Figura 10, se puede notar que la saturación de elementos exhibidos para la

venta, impide que el sistema de ventilación el cual consta de 2 ventiladores, se limite
o reduzca su completa operación para generar un ambiente fresco y no cumpla con

55
la finalidad por la cual es instalada esta clase de sistema, esto afectando a nivel
general a todo el contexto, creando grandes molestias para los trabajadores,
posibles clientes o usuarios. Hay que tener en cuenta el anclaje que le realizan a
estos artículos, si no es el adecuado, podría quedar atrapado en el movimiento de
las aspas del ventilador y generar un accidente que podría ser riesgoso para
cualquier persona, no olvidando los daños materiales generados por esta clase de
situaciones.

Igualmente, es claro observar que no hay una iluminación idónea (aparte de la que
es obtenida por la luz solar al ingreso de la ferretería), debido a que los elementos
que se encuentran en el techo, aferrados en una estructura metálica, impide que
haya un esparcimiento uniforme de la luz, provocando que se realice un esfuerzo
visual, tanto de los clientes como del personal que labora, además, esta clase de
distribución de los objetos, puede ser generado por una ineficiente práctica de
seguridad en el trabajo, restringiendo las capacidades del personal.

Figura 11. Área de bodega

Fuente: Elaboración propia

Desde este punto (imagen izquierda) es contemplada la bodega de la ferretería,

Figura 11, es notable la desorganización en la parte superior (imagen derecha) que
está en el acceso. La falta de clasificación de la tornillería que esta es dispuesta
sobre un viejo estante de madera, el cual se encuentra a unos metros de la bodega
principal (interior y total almacenamiento de los materiales, se ubican uno sobre
otros, generando un montón que sobresale en el pasillo), se hace notable el
desorden por la falta de clasificación de los materiales, entre tanto desorden y con
una alta probabilidad de sufrir un golpe por la caída de objetos o tropezón por el
exceso de elementos juntos.

56
Figura 12. Almacenamiento de arena y cemento/ingreso ferretería

Fuente: Elaboración propia

Como se puede observar en la Figura 12, la ubicación de la arena y el cemento gris

marca Holcim, que están sobre estibas de madera, se encuentra justo en la entrada
que da al pasillo de la bodega principal (imagen de la izquierda), en lo que
corresponde a la medida de la entrada al pasillo, es de 1 metro al paso de esta
(imagen de la derecha), dejando claro que obstaculiza el posible paso de clientes y
empleados (más aún, cuando estos trabajadores o los consumidores se desplazan
con material ya cancelado por alguno de los usuarios). Ilustrando que no es la más
adecuada para los clientes y empleados, pues podría ser por los siguientes factores
como:

 El cemento en este lugar, obstruye el paso libre con otra clase de materiales
 Puede ocasionar lesiones tanto para los clientes, como para los trabajadores,
por tropezón u otra acción en el desplazamiento de las personas
 La pila que se demuestra en la imagen, podría colapsar y caer sobre las
personas o causar daños en la vidriería de las vitrinas, generando un mayor
riesgo de lesión
 En caso de alguna emergencia, las personas no podrán salir de manera rápida
y segura, por el reducido espacio que se tiene de las instalaciones y ubicación
de cada estantería, material entre otros
 Aunque el piso (cerámica o tableta) el administrador mencione que es
antideslizante, en este se aprecia lo desgastado y deteriorado en que se
encuentra, aumentando la probabilidad de alguna clase de riesgo a accidente

57
Figura 13. Área de atención al cliente obstruida

Fuente: Elaboración propia

Como se menciona en la figura anterior (Fig. 12), la medida de acceso hacia el área
de bodega principal consta de 1 metro, en esta instancia de identificación y
ubicación de los materiales tales como: ladrillo arrobero, cemento blanco marca
Ultracem, pegante para cerámicas (pego perfecto), reduce el espacio a 0.80 metros
(equivalentes a 80 centímetros), lo cual reduce el pequeño espacio existente en esta
área.

Está en ejemplo la ubicación de una compradora Figura 6, en el que se puede

apreciar el caso del espacio; si un trabajador decide desplazarse con material para
entregar a algún cliente, lo hará de manera incomoda, dificultosa y con riesgo de
generar algún impase con cualquier otro cliente. Todas estas acciones es debido al
mal funcionamiento de almacenamiento de los materiales y al actual procedimiento
de inventariado, accesos y salidas infraestructural de la ferretería.

58
Figura 14. Almacenamiento de pegante para cerámica en el área principal de la
ferretería.

Fuente: Elaboración propia

En la Figura 14 se observa que los bultos de material pego perfecto se encuentran

apilados, esto por sí solo, genera una dificultad al momento de ingresar al
establecimiento, reduciendo el área de desplazamiento de las personas (clientes).
La incorrecta distribución del material, y aún más en la forma que se encuentra
apilada, ocasionando:

 Riesgo a las personas que laboran.

 Riesgo para los clientes que se encuentran en el establecimiento.
 Daños de infraestructura o inmobiliario (vitrinas, objetos eléctricos, transeúntes).

59
Figura 15. Zona o área de administración

Fuente: Elaboración propia

El área administrativa es un espacio limitado y reducido, consta de un escritorio,

silla, computador de escritorio y poca luminosidad. En este espacio, existe una
enorme probabilidad de accidente para la persona encargada de desarrollar las
actividades administrativas, puesto que, como se visualiza en la imagen 15, en la
parte superior, derecha e izquierda (mayor probabilidad en la superior) se
encuentran apilados y suspendidos los materiales y productos que oferta la
ferretería, y un descuido por parte de los funcionarios y/o trabajadores al mal anclaje
de los materiales y artículos, pueden generar un accidente para aquellas personas
que estén esta área.

60
Figura 16. Almacenamiento de pintura en estantería

Fuente: Elaboración propia

En esta imagen se puede apreciar el orden y excelente distribución en que se

encuentra todo lo relacionado con acabados esteticos en pintura, ya sea para el
hogar o para cualquier otra clase de actividades en la industria. Como se ilustra en
la Figura 16, se encuntran:

 Pinturas de aceite, pinturas vinilicas

 Productos sika como (acelerantes, hipermehabilizantes, otros)
 Elementos de proteccion personal como (guantes, mascarillas para polvo,
gafas de seguridad, entre otros)
 Equipos rotativos como pulidoras y taladros

En esta ocasión, se evidencia en el sector una adecuada distribucion, manejo de

los equipos y articulos a disposicion de los trabajadores y clientes, los cuales
aprecian con tal facilidad la mercancia que desean comprar. Sin embargo, se logra
notar que los articulos de pintura no se encuentran debidamente clasificados por un
sistema de codificacion que permita el control de venta de los mismos.

61
Figura 17. Exceso de luminosidad

Fuente: Elaboración propia

En un contexto externo a la distribucion y almacenamiento (inventario) de los

elemento ferreteros, un factor negativo que se logra apreciar en la Ferreteria Mundo
es la falta de un recubrimiento y proteccion para las horas en que el sol esta
radiando su energia.

Como se evidencia en la Figura 17, la ferretería no cuenta con un protector frontal

solar, para reducir la radiacion de esta en la entrada del local, en la imagen de la
derecha (foto tomada desde la ascera vecina) se logra identificar lo carente de luz
“luminosidad” que desde afuera se observa hacia adentro de la ferretería. Pero, en
la imagen de la izquierda (foto tomada desde el area principal), se encuentra un
sistema de ventilacionn el cual se encuentra fuera de servicio, por la falta del
recubrimiento, la intensidad de luz es alta, dificultando el registro fotografico y a la
vez, visualizar propiamente en el lugar. Esta clase de intensidad de luz producida
por el sol en la ferreteria se puede evidenciar tambien en las figuras (1,2,5,7,13),
dejando claro que esto puede entropecer con el continuo proceso de crecimiento
para los objetivos de la Ferreteria Mundo y sus trabajadores.

62
Figura 18. Iluminación interna área bodega principal

Fuente: Elaboración propia

No obstante, a la figura anterior (fig.17), en la Figura 18, se aprecia la desigualdad

de visibilidad que se tiene en el área de la bodega principal. La flecha roja muestra
la energía eléctrica (foco) se encuentra encendido, y de esta no se tiene ningún
resultado que beneficie al trabajador en el momento de realizar sus labores en la
entrega de cualquier material ferretero. Esta clase de situaciones, podría causar
daños no solo físicos temporales, sino que también permanentes, los cuales se
pueden considerar en la perdida de la vista por el exceso de esfuerzo que debe
realizar algún funcionario de la ferretería para su proceso de selección, ubicación y
entrega del material solicitado.

63
Figura 19. Área de venta

Fuente: Elaboración propia

Con base a las figuras anteriores, en la Figura 19, se puede mencionar que esta es
la mayor y única área sin problema alguno en el cual el vendedor y comprador
pueden lograr realizar la transacción de compra y venta de los artículos. En esta
imagen se puede apreciar al vendedor aun con incomodidad para desplazarse en
su espacio de venta, por los materiales y mercancía que se encuentra tras de él,
logra el proceso de venta de los productos de la ferretería. Y de igual manera para
el comprador, logra apreciar los elementos que son de su interés y poder llevarlos.

64
Figura 20. Mostrador principal

Fuente: Autor del proyecto

Esta zona, es identificada justo a la entrada de la ferretería, y como otra de las

áreas, es afectada por ubicar ciertos elementos que interfieren con la visibilidad y
desplazamiento factible para los clientes como para los trabajadores. En la Figura
20, es fácil exponer que un mostrador como el que se distingue en la imagen, es
obsoleto para la función que está realizando. Una estructura como esta que no
cuenta con los artículos necesarios para que el cliente tenga opciones de materiales
(solo la mitad de la estructura tiene carretes de cuerdas en oferta) la otra parte solo
ocupa espacio que es indispensable y muy necesario para aquellos que se
encuentra en este lugar.

La mala distribución de cada una de las mercancías a ofertar en la Ferretería

Mundo, genera pérdidas que posiblemente no son vistas a simple criterio, pero con
un procedimiento idóneo, se podría llegar a identificar cuáles son y cómo se puede
minimizar y de una vez mejorar las técnicas administrativas, distributivas en la
empresa ferretera. Con el diseño del sistema de gestión de inventario, se realizará
de modo sencillo y práctico, que podría ser implementado a cualquier empresa
encargada de distribuir materiales y/o elementos para la construcción o distribución
del hogar o industrial.

65
Cuadro 2.. Matriz DOFA

FORTALEZA-F- DEBILIDADES –D-

1.Soporte financiero y de ventas 1.Horarios continuo pero limitado

2.Horario continuo 2.Espacio reducido
3. Única en la zona 3. Poca gestión de clientes
4. Reconocida en el municipio 4. No existe una clara dirección
5. Clientes fijos estratégica

OPORTUNIDADES –O- AMENAZAS –A-

1. Extender horario de acuerdo al
sector.
2. Modificar aspecto frontal para
mejorar visibilidad de la
fachada.
3. Rediseño de área
administrativa.
4. Incentivar a los trabajadores al
incremento de las ventas según
las metas de cumplimiento
establecidas por la empresa.
1. Retraso en la atención del cliente
debido a la mala distribución de
mercancía.
2. Riesgo de accidente por ubicación de
materiales.
3. Falta de incentivación en el personal
para el desarrollo adecuado de los
procesos logísticos.

Fuente: Elaboración propia

6.1.3 Actividad 2. Documentar las fallas evidenciadas. Con el propósito de

analizar las fallas encontradas se evalúan los aspectos físicos asociados a las
existencias, cuya disposición espacial, distribución de planta, entre otras
características, generan no solo riesgos para cliente y trabajadores, sino que
ocasionan falla en el control de los inventarios.

66
6.1.3.1. Fallas en el control de los inventarios: Para la realización de la
documentación es necesario partir de la teoría de inventarios, y, evidentemente
como se ha mencionado, las preguntas que concluyen un sistema de inventario a
groso modo es un tema de partida. En este orden de ideas la empresa Ferretería
Mundo, con ocasión de sus procesos misionales, que son parte de un grupo de
procesos logísticos que repercuten en la generación de ingresos basado en la
compra y venta de productos, no tiene la noción de la necesidad del alcance que
tendrían sus ingresos operacionales si destinaran un rubro ara la implementación
de un sistema de inventarios que se ajustara a sus necesidades.

Con lo investigado y observado en la visita empresarial a sus instalaciones, se

pueden documentar las siguientes fallas evidencias:

 No facilita la obtención de información acerca de los inventarios: esto es

asociado a la dificultad de generar reportes así sea manuales de la cantidad
de existencias, pues la organización de la estantería y bodega a través de la
operación diaria termina al final del día con la desubicación de muchos
productos, que por lo general son de dimensiones pequeñas pero que
generan volumen.

 No integra en el primer nivel de jerarquización tecnología: los asesores de

ventas u operarios, utilizan libretas y lapiceros para anotar los requerimientos
de productos agotados, pudiendo esto ser reemplazado por hojas de cálculo
de Excel en menor medida.

 No se inspeccionan periódicamente le desempeño de la manera en que se

gestionan los faltantes: desconocen el valor del costo de faltantes, es decir
no se calcula cuantos cliente y ventas por ende se han dejado de realizar por
no tener productos requeridos.

 El proceso de venta está aislado del proceso de inventario: El no tener un

sistema de información o integración mínima de sistemas que permitan
conocer en tiempo real el estado de los inventarios al momento de realizar
una posible venta; esto se ve reflejado en el tiempo que pasa un cliente
esperando a ver si hay o no en existencias un producto determinado, que, en
el mejor de los casos la espera ocasionada suscite en realizar la venta, de lo
contrario además de perder la venta se causa disgusto en el cliente cuya
probabilidad de retornar al servicio pueda ser nula.

67
6.1.3.2. Fallas en el control de los espacios destinados para las existencias.
El nivel de riesgo de los trabajadores, para lo cual se utilizó una herramienta de
gestión que permite determinar el nivel de los riesgos más relevantes encontrados
en la instalación. Dicha herramienta contempla tres niveles de calificación (Alto,
medio, bajo).

Figura 21. Matriz de riesgo

Fuente: MINISTERIO DE SALUD. Matriz de riesgos. Perú: MDS, 2018. p. 2.

La Figura 21, permite evidenciar una herramienta de gestión, caracterizada por

determinar de forma efectiva los peligros prioritarios que afectan un proceso. A partir
del formato ilustrado se lleva a cabo la señalización de riesgos que repercuten el
funcionamiento productivo de la Ferretería Mundo, concretados en el Cuadro 3.

68
Cuadro 3. Factores que repercuten la efectividad productiva de la Ferretería
Mundo
NIVEL ALTERNATIVAS DE
FALENCIAS
CRÍTICO SOLUCIÓN
Alquiler de bodegas cercanas
al punto de venta para
Aglomeración de materiales. Alto
almacenar material
voluminoso
Mal aspecto de la fachada Medio
Riesgo de accidente por materiales Redistribución de estantes y
colgados en la parte superior del Alto carretes
área de ventas.
Instalar puntos extras de
Ventilación e iluminación reducida Alto
iluminación y ventiladores
Inseguridad en el cliente y personal Redistribución de estantes y
Alto
de trabajo carretes
No hay una clasificación adecuada
Aplicación de herramientas
de los materiales según el área de Medio
5s
ubicación de cada uno.
Fuente: Autor del proyecto

El cuadro 3, permite ilustrar los problemas derivados de la ausencia de una política

de control adecuada que permita identificar claramente cómo medir, organizar y
mejorar los procesos de gestión de inventario para satisfacer las necesidades de
los clientes.

Figura 22. Factores críticos prioritarios Ferretería Mundo

Fuente: Autor del proyecto

69
La Figura 22, permite observar los riesgos prioritarios hallados en la Ferretería
Mundo, los cuales se caracterizan principalmente por la aglomeración de materiales,
riesgo de accidentes, manejo inapropiado de los productos y limitación en la
ventilación e iluminación del sector. Con el establecimiento de estos factores como
riegos principales se procede a la definición de posibles alternativas de solución en
torno a la gestión de los inventarios que de una u otra forma atacan con sus
estrategias los riesgos identificados.

6.1.4 Actividad 3. Implementación de alternativas de solución. Los pilares del

mejoramiento del proceso de la Ferretería Mundo abarcan una serie de factores
como:

 Adaptar los procesos generando, minimizando, empleando proyectos para

alcanzar los resultados deseados.
 Estandarizar el proceso de inventario según los criterios de calidad establecidos
por la empresa.
 Adaptarse a los clientes y necesidades.
 Disminuir factores de riesgo y/o accidentes al personal de trabajo y clientes.
 Identificar modelos de control de inventario
 Establecer métodos de distribución acorde a la disposición del sector.
 Consolidar actividades diarias que permitan la identificación de inconsistencias
que afectan el proceso productivo.
 Planear modelos estratégicos orientados a mejorar el proceso logístico y control
de inventario.

Esa iniciativa, permite que exista una organización controlada de la compañía de

esta manera, el aumento al igual que la capacidad de manejo genera un tipo de
estrategia, del mismo modo suministra métodos para realizar un desarrollo en la
evaluación competente de las áreas.

Una representación esquemática de la concepción de las estrategias planteadas

anteriormente nace del análisis DOFA mostrado en el Cuadro 4, Análisis DOFA,
cuya evaluación permite conformarlas como se muestra en la Cuadro 4.

70
Cuadro 4. Definición de estrategias.
Fortalezas-F-
Debilidades –D-
1.Soporte financiero
1.Horarios continuo pero
y de ventas
limitado
2.Horario continuo
2.Espacio reducido
3. Única en la zona
3. Poca gestión de clientes
4. Reconocida en el
4. No existe una clara
municipio
dirección estratégica
5. Clientes fijos

Estrategia DO
Oportunidades –O- Estrategia FO
-Consolidar actividades
1. Extender horario de acuerdo al -Adaptar los
diarias (D4O4)
sector. procesos acordes al
2. Modificar aspecto frontal para sistema de
-Adaptarse a los clientes y
mejorar visibilidad de la fachada. información (F1O3)
necesidades. (D3O1)
3. Rediseño de área
-Establecer métodos de
administrativa.
distribución (D2O1)
Amenazas-A- Estrategia FA Estrategia DA

1. Retraso en la atención del -Disminuir factores -Estandarizar el proceso de

cliente debido a la mala de riesgo y/o inventario (D4A1)
distribución de mercancía. accidentes (F1A2)
2. Riesgo de accidente por
ubicación de materiales. -Planear modelos -Identificar modelos de
3. Falta de incentivación en el estratégicos control de inventario(D2A1)
personal para el desarrollo orientados a mejorar
adecuado de los procesos el proceso logístico
logísticos. (F1A3).
Fuente: Elaboración propia

La matriz DOFA planteada permite la obtención a través de la técnica de cruces de

variables interna y externas, las alternativas iniciales de solución que repercuten en
los riesgos hallados, en los cruces de los siguientes factores atacan los problemas
de inventarios.

Estrategias FO: Adaptar los procesos acordes al sistema de información

(F1O3). Esta estrategia está enfocada al asocie de todos los procesos que se
ejecutan en la ferretería a sistemas de información que provean a cada colaborar
de información fiable y en tiempo real.

71
Estrategia DO:

-Consolidar actividades diarias (D4O4). En referencia a la desorganización

ocasionada por las actividades de ventas del día anterior. Esto causaría una cultura
de organización diaria de trabajo acorde a l planeación mensual de la gerencia.

-Adaptarse a los clientes y necesidades. (D3O1). Esta estrategia está enfocada

en el recurso más importante para la empresa, sus clientes. De acuerdo a ella cada
uno de los procesos misionales de la ferretería debe estructurarse pensando en la
diversificación de los clientes y sus necesidades.

-Establecer métodos de distribución (D2O1). En la gestión de las ventas se

obtuvo esta estrategia la cual lo que busca es establecer nuevos métodos de
distribución como recambio a los actuales, buscando la generación de valor para el
cliente en cuanto a tiempos y formas de entregas de los productos comprados.

Estrategia FA:

-Disminuir factores de riesgo y/o accidentes (F1A2). Con el conocimiento de los

principales factores de riesgo, la estrategia consiste en atacar a través de
modificaciones estructurales de la empresa para la redistribución de algunos
estantes y productos que representan una alta probabilidad de causar daños físicos
a trabajadores y cliente.

-Planear modelos estratégicos orientados a mejorar el proceso logístico

(F1A3). Dicha estrategia radica en la parte más alta de la organización, donde el
gerente y dueños deben planificar, soportados en análisis y estudios de tiempos,
métodos, inventarios las nuevas políticas para mejorar un proceso crítico como el
de logística.

Estrategia DA:

-Identificar modelos de control de inventario(D2A1). Los sistemas de inventarios

son diversos y se ajustan cada uno a los requerimientos de la demanda de los
productos, costos de adquisición, de mantener, de ordenar y por faltantes, en este
sentido se establece una estrategia para la identificación de los modelos de
inventarios que más se ajusten a los procesos misionales de la ferretería Mundo

72
-Estandarizar el proceso de inventario (D4A1). Con la identificación de un
proceso de inventario bastante manual, se establece como estrategia, no solo la
selección de un sistema de inventario acorde a las necesidades de la empresa, sino
la estandarización de dicho proceso con el fin de mantener y mejorar los indicadores
que se definan.

Según Julián Vélez65, el principal objetivo consiste en garantizar que la organización

tenga procesos que, eliminen los errores, minimicen las demoras, maximicen el uso
de los activos, reduzcan el exceso de personal, sean fáciles de emplear, promuevan
el entendimiento, sean amistosos con el cliente, sean adaptables a las necesidades
cambiantes de los clientes y proporcionen a la organización una ventaja competitiva.

De conformidad con lo expuesto anteriormente, es importante vislumbrar el

propósito, esto es particularmente indiscutible cuando la tarea implica una
renovación de la forma como se dirige la compañía. No se lance a la etapa de
mejoramiento hasta tanto su plan esté bien definido y evaluado. Asegúrese de
colocar a la persona idónea en el oficio apropiado.

6.2 MODELOS DE CONTROL DE INVENTARIO APLICADA EN LA EMPRESA

Una de las características fundamentales en una organización, es tener un orden

óptimo de cada una de las dependencias que lo componen, esto con el fin de poder
llevar un control y medición de la manera correcta de los recursos necesarios, para
poder ser más competitivos en el mercado, es así, como se hace indispensable el
poder contar con una codificación clara y específicas de los activos existentes,
puesto que en el momento de ser requeridos se tenga claridad de la disponibilidad
de este.

El control y optimización constante del inventario es un factor de carácter

significante para la empresa, dado a que de este depende la distribución y
comercialización adecuada de los productos los cuales se encuentran sujetos a
formatos y reportes de la situación de disponibilidad de venta y compra del producto.

De conformidad con lo anterior, se establece a continuación la implementación de

una encuesta a los ocho empleados de la Ferretería Mundo, con el propósito inicial
de conocer cualitativamente la política de inventario actual e identificar los
parámetros de control impuestos por la empresa para la codificación y

65 VELEZ, Julián. Mejoramiento de los procesos de la empresa. Medellín: sd, 2014.p. 7.

73
almacenamiento de los productos. A partir de los resultados obtenidos se indican
las falencias encontradas y se replantea la estructuración de una serie de
actividades encaminadas a mejorar y dinamizar el sistema de inventario actual, con
el propósito de adquirir mayor claridad y agilidad al momento de referir la búsqueda
de un material.

Los procesos de control empleados tienen como principal objetivo, adoptar

procedimientos para limitar el costo total del inventario, es decir, la obtención de
utilidades, puesto que en el momento en el que el inventario no opere con
efectividad, no se tendrá el material suficiente para poder trabajar lo cual generar
inconformidad con el cliente, y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.

El cumplimiento de la política de inventario y cambios efectuados deben ser

socializados y explicados detalladamente con la estructura organizacional de la
empresa, con la objetividad de que sean utilizados y entendidos por las personas
que componen la empresa, puesto que en el momento de realizar alguna compra a
un proveedor se tenga en cuenta las cantidades exactas y los faltantes necesarios,
para no recurrir a gastos mayores y conllevar a perdidas en los recursos económicos
de la empresa.

Cuadro 5. Preguntas encuesta para los 8 (ocho) empleados de Ferretería Mundo

ÍTEM PREGUNTAS

1 ¿En promedio cuantos minutos tarda en atender a un cliente?

¿Aproximadamente cuantos pasos debe dar para alcanzar el

2
producto que el cliente solicita?
¿En promedio, cuanto tarde en encontrar el producto que el cliente
3
solicita?

4 ¿Qué tan accesible se encuentra el producto que el cliente solicita?

¿Considera que hay procesos de trabajo que podría suprimir

5 mejorando el rendimiento y sin afectar sus labores? ¿Por favor,
indíquenos por qué?
¿Qué tanto se le facilita organizar los productos al momento de
6
almacenarlos?

7 ¿Qué tanto se le facilita la tarea de realizar inventario de productos?

Fuente: Elaboración propia

74
El Cuadro 5 se conforma de las preguntas efectuadas a los 8 (ocho) trabajadores
de la Ferretería Mundo, a la cual se le desarrolla una investigación detallada para el
diseño de un sistema de gestión de inventario. Inicialmente se plantea la realización
de un diagnostico situacional de los procesos y estándares de calidad, que
comprende la evaluación a través de modelos de control de la política que
implementa la empresa actualmente; con el fin de conocer el desempeño diario al
momento de llevar a cabo las operaciones (Figura 24).

Figura 23. Encuesta dirigida a los 8 (ocho) trabajadores de la Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia

75
Figura 24. Socialización de encuesta Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia

La primera pregunta pretende conocer el tiempo promedio que deben esperar los
clientes a la hora de hacer una compra, a lo cual la mayoría de los empleados
afirmaron durar un estimado de uno a tres minutos. Esto resulta ser un resultado
moderado que puede ser aceptable, sin embargo, se evidenció que en la opción de
sugerencias se propuso hacer un balance de las personas que atienden en las horas
pico, y menguar estos valores.

En la pregunta seis se evidencia la facilidad para almacenar los productos, lo cual

no suele ser tan fácil, como lo indicaron tres personas, que deben reacomodar los
productos que ya se encuentran de modo que se les pueda dar espacio a los nuevos
y ubicarlos de manera que todos queden bien distribuidos, dejando a la vista los
más antiguos.

En la Figura número 23 se detalla el modelo de encuesta elaborada para conocer

opiniones y eficiencias de cada empleado que forma parte de la nómina de la
Ferretería Mundo, ubicada en el municipio de Barrancabermeja, Santander.

76
Figura 25. ¿En promedio cuantos minutos tarda en atender a un cliente?

Fuente: Elaboración propia

A continuación, se indica el tiempo promedio que los clientes deben esperar para
ser atendidos. Este valor varía dependiendo de la hora y del tipo de producto, debido
a que en algunos casos se deben ir hasta los más alto de los estantes y resulta ser
un poco demorado. En la Figura 25 se logra evidenciar los resultados mediante una
gráfica de barras verticales, donde el color azul corresponde a la opción uno (0 – 1
Minuto). Se puede concluir que, a pesar de la gran variación y de otros factores que
afectan este ítem, en promedio, un cliente es atendido a los 2 minutos. Con esto se
profundiza en la investigación para conocer los detalles y optar por una mejora en
este aspecto.

77
Figura 26. ¿Qué distancia debe realizar para adquirir el producto requerido?

Fuente: Elaboración propia

En la Figura 26 se muestran los resultados obtenidos de la pregunta numero dos

realizada a los trabajadores de la Ferretería Mundo. En ella se detallan las personas
que respondieron que usan entre 5 y 10 pasos, a lo que agregan la necesidad de ir
hasta el fondo del local por algún producto en bodega, o en los estantes más lejanos.

Con la implementación de un sistema de gestión de inventario, es posible optimizar

este factor, debido a que se evalúan los modelos de control actuales, y al identificar
falencias, se procede a crear estrategias de mejora en beneficio de la empresa.

78
Figura 27. ¿Cuánto tiempo tarda en encontrar el producto requerido?

Fuente: Elaboración propia

Actualmente la Ferretería Mundo cuenta con un local con suficiente mercancía y lo

que es notable, es una empresa bien surtida de productos contando con diferentes
marcas a lo que es posible brindar más de una alternativa al cliente. Esto conlleva
a que se requieran de muchos estantes para situar los materiales de venta,
organizándolos de modo accesible para la venta, sin embargo, a pesar de que existe
una clasificación física para el inventario y almacenaje, se requiere de una
reorganización que permita mejorar el desempeño diario desarrollado.

En la Figura 27 se logra evidenciar los resultados derivados por la encuesta a cerca

del tiempo estimado en encontrar un producto según lo solicitado por el cliente. El
promedio es de dos minutos, siendo un tiempo moderado, sin embargo, hay que
aclarar que muchas veces la demora es por un material del cual no recuerdan su
ubicación.

79
Figura 28. Pregunta número 4 de la encuesta dirigida a los trabajadores

Fuente: Elaboración propia

En la Figura 28 se visualizan tres barras verticales, que representan las respuestas

de los clientes, donde la mayoría afirmó que les es muy accesible el encontrar un
producto solicitado por el cliente. En la Ferretería Mundo hay un total de ocho
empleados laborando, los cuales se turnan para prestar el servicio de venta, sin
embargo, no todos los empleados conocen la ubicación de los materiales
requeridos, ni su valor exacto.

Por tanto, cabe aclarar que este ítem arrojó resultados positivos debido a que la
mayoría son trabajadores con experiencia. Se recomienda aplicar una propuesta de
mejora en el diseño de la distribución y organizar los productos por categorías
ubicando en ellos, etiquetas con su valor monetario en tamaño legible y visible, de
modo que sea fácil acceder al producto y conocer inmediatamente su precio.

80
Figura 29. ¿Qué proceso de trabajo se puede suprimir para mejorar el rendimiento?

Fuente: Elaboración propia

La pregunta número 5 tiene la objetividad de conocer por parte de los trabajadores,

alguna idea de mejora que pueda ser aplicada a las labores que se llevan a cabo.
Tres personas contestaron que, si es posible suprimir procesos, uno de ellos es el
de evitar transportar los ladrillos tres veces, debido a que primero deben descargarlo
del camión y situarlo a las afueras de la ferretería, luego se almacena en bodega,
donde se recibe la mercancía, para su posterior organización.

El sistema de gestión busca generar mejoras enfocadas al inventario de la empresa,

de allí que se tienen en cuenta todos los factores importantes a los que se les pueda
brindar una alternativa de solución. En la Figura 29, se detallan los resultados de la
pregunta ¿Considera que hay procesos de trabajo que podría suprimir mejorando
el rendimiento y sin afectar sus labores? ¿Por favor, indíquenos por qué?

81
Figura 30. ¿Nivel de dificultad para el orden y almacenamiento de los productos?

Fuente: Elaboración propia

Al momento de recibir los camiones de los proveedores que surten la ferretería, es

dispendioso el organizar cada producto, debido a un déficit en la agrupación y
clasificación de los mismo, sin dejar de lado que la instalación no cuenta con un
sistema digital que permita revisar y almacenar detalladamente la mercancía
recibida.

Esto mismo se refleja en los resultados de la pregunta número 7, detallada en la

Figura 30, donde se muestra que tres de los trabajadores mencionaron que no es
tan fácil el almacenar los nuevos productos, y 2 empleados afirmaron que requiere
de mucho trabajo. Con lo anterior se concluye que el desempeño de este factor no
es muy positivo, por lo cual se procede a la aplicación de mejoras que optimicen el
proceso, debido a que, si se almacenan de forma ordenada y organizada, es posible
agilizar el despacho de pedidos de forma eficiente.

82
Figura 31. ¿Nivel de dificultad de realizar inventario de productos?

Fuente: Elaboración propia

De manera que sea posible medir, organizar y optimizar procesos de pedido y

labores de inventario, se realiza una encuesta a los trabajadores de la Ferretería
Mundo, conociendo sus puntos de vista y opiniones. En la Figura 31 se muestra la
última pregunta realizada, con sus resultados. Es posible concluir, la dificultad que
representa la ejecución de inventario y almacenamiento de los materiales.

A partir de las falencias evidenciadas, para el segundo objetivo se plantea la

evaluación a través de modelos de control, de modo que se permita el análisis de
nuevas estrategias con procedimientos e información necesaria para las mejoras en
el desempeño diario y la reorganización adecuada por parte de la Ferretería Mundo.

83
6.2.1 Análisis del modelo de control de inventario implementado en la
Ferretería Mundo.

Figura 32. Control de inventario

Fuente: Elaboración propia

La política de inventario consiste en poder determinar el número de productos

existentes más convenientes para la compañía, respondiendo a preguntas como:
cuanto y cuando pedir, haciendo eficiente las labores de despacho de pedidos.
Durante el tiempo que lleva de existencia la Ferretería Mundo, se ha ido surtiendo
de productos según la necesidad que genera la demanda por parte de sus clientes,
los cuales han crecido en los últimos años.

Con base a la Figura 32, se logra evidenciar un formato en Excel el cual representa
los ítems cumplidos por parte de la Ferretería Mundo para el control de inventario.
El formato presentado, es impreso y llenado por el personal a cargo del inventario
según las actividades de almacenamiento a realizar. Una vez cumplido el proceso
se realiza el traspaso de la información física a digital, con la objetividad de llevar
un registro de los ingresos y egresos de activos logrados.

Sin embargo, pese a los modelos de control y registro implementados por la

instalación se evidencia que estos no son de total confiabilidad al momento de
establecer la veracidad de los productos encontrados en bodega.

84
Sin dejar de lado, que la información recopilada no es del todo completa debido a
que la estructura de la plantilla no permite determinar y concretar en tiempo real la
ubicación de la mercancía por falta de códigos de registro que sean compatibles
con la ubicación de estantería, por lo que gran parte de las veces los insumos y
pedidos a distribuidores no se programan debidamente.

Según la representante de la empresa (Alba Duperly Jurado Torres), en la

actualidad la instalación dispone de productos (materiales de construcción,
herramientas de mano, instrumentos industriales, entre otros). Al no contar con un
control estricto y planeado, es posible que en algunos casos se encuentre agotado
uno o varios productos de rotación media, por lo que el administrador de la empresa
está constantemente comunicándose con sus proveedores para solicitar los
productos a medida que los mismos van escaseando, como lo es el caso del
cemento con una frecuencia de pedido diaria.

Con base a la perspectiva de los empleados encuestados se referencian ejemplos

puntuales de la existencia de productos muy cotizados como los tubos de PVC
marca Pavco y varillas metálicas para la fabricación de columna de construcción. El
modelo de abastecimiento se basa en los stocks mínimos, y análisis realizados por
el administrador, el cual solicita nuevos productos cuando se van agotando.
Asimismo, cuando hay stocks máximos se llevan a cabo promociones como
alternativa de solución para la rotación rápida de los mismos.

A pesar de no contar con una política de inventario acorde a las necesidades de

productividad y registro adecuado de los materiales, es posible identificar
consideraciones con base a la experiencia del dueño de la Ferretería Mundo para
efectuar los procesos de pedido y control de inventarios. A partir de las encuestas,
se logra evidenciar las principales falencias en el modelo de política de inventario
que actualmente ejerce la empresa.

85
Cuadro 6. Principales falencias identificadas en la Ferretería Mundo.
NIVEL ALTERNATIVA DE
ÍTEM FALENCIAS
CRÍTICO SOLUCIÓN
Inexistencia de un modelo apto para
1 Alto
el control de inventario.
Necesidad obligatoria de
implementación de descuentos para Diseño de un
2 Alto sistema de
la salida de productos con excesivo
stock. inventarios basado
en históricos
Rompimiento de stock por
3 incumplimiento de tiempos de Alto
entrega por parte del proveedor.

Entradas y salidas de productos con

4 base al promedio de ventas sin tener Medio
Implementar
en cuenta valores estadístico reales
software de gestión
Gastos innecesarios por la solicitud de inventarios
5 de varios pedidos al mismo Medio
proveedor dentro del mismo mes.
Fuente: Elaboración propia

Cuadro 6 muestra las principales falencias identificadas en cuando a los modelos

de control que dispone la compañía para una política de inventario que permita la
adecuada elaboración de las actividades diarias. Tal como se evidencia en el primer
ítem, la ferretería no dispone de esta política, ni de otro modelo estandarizado o
valorado como funcional y eficiente, teniendo en cuenta de que en la actualidad
existen diversas metodologías aplicables y comprobadas, de manera que pueden
ser funcionales para la operación. Asimismo, se evidencian aspectos negativos en
las instalaciones y/o áreas de la Ferretería Mundo como:

 El área de bodega de almacenamiento carece de una idónea distribución de

mercancía, el registro es trabajado de forma manual y no sistematizado de
acuerdo a los procesos de control.
 Falta de codificación de mercancía según su ubicación.
 No existe una adecuada comunicación entre trabajadores, área de
administración y bodega que permita identificar minuciosamente el registro de
mercancía.

86
Figura 33. Diagrama de limitaciones Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia

La Figura 33, permite ilustrar las limitaciones de la empresa. Está la constante falta
de existencias en los productos de bodega (tubos de PVC, varilla, tubería, entre
otros) lo cual es reflejo del inadecuado manejo del proceso de inventario. Este
análisis pretende mejorar las técnicas de control empleadas en la Ferretería para el
manejo y control de inventario en la bodega.

6.2.2 Establecer factores que permitan a la empresa dar marcha a los enfoques
establecidos en la política de inventario. El ejercicio conceptual, realizado con el
modelo EOQ permite determinar una política de inventario que permitiría comparar
los costos causados por la no toma decisiones por parte de los dueños de Ferretería
Mundo para el establecimiento de un sistema de inventarios, sin embargo, los datos
de los costos asociados a los inventarios son escasos o nulos y no comprenden un
alcance para este proyecto, lo que conlleva al planteamiento del modelo de acuerdo
a lo que se halló en el diagnóstico. En este orden de ideas se define:

6.2.2.1. Costos de ordenar: Determinar este costo en Ferretería Mundo pasa por
la observación directa y la indagación realizada a través de la encuesta. De esta
manera se identifica el formato de orden de compra, las actividades y los recursos
usados como papelería, personal que realiza la inspección directa, energía
eléctrica, etc.

87
Cuadro 7. Costos de ordenar

Tiempo Salario por

Recurso Actividad Costo
empleado hora
Revisión de
Asesor de
las ½ hora $3,255 $1,600
ventas
existencias
Asesor de Diligencia de
¼ hora $3,255 $813
ventas formatos
Papelería (Fijo) n/a n/a $2.000
Fuente: Elaboración propia

6.2.2.2. Costo de mantener: Este costo está asociado a los costos que se incurren
en las actividades o recursos que se utilizan para proteger, mantener y almacenar
las existencias. En Ferretería Mundo, estos costos se ven asumidos en los seguros
de los productos, de la bodega y en general activos relacionados con la gestión de
los inventarios.

En Ferretería Mundo se identifican los siguientes costos de mantener:

- Costos por obsolescencia: Según la información suministrada por los

asesores y la gerente, en la ferretería se deben hacer descuentos sobre
productos que no tienen rotación y están estancados por un largo periodo de
tiempo. Este costo se estima en una pérdida de porcentaje de utilidad sobre
la venta de dichos productos estimada en 2% de las ventas totales anuales.
- Seguros: Seguros de los productos, de la bodega.
- Costo de oportunidad: Activos relacionados con la gestión de los inventarios.

6.2.2.3. Costo de faltantes: Este costo supone que se causa a la posible pérdida
de un cliente o clientes por la no disponibilidad de un producto, en otros aspectos
puede darse por demoras en entregas y penalizaciones con clientes con los cuales
se pacta tiempos de entrega o cantidades, a los cuales debe cumplirse según lo
pactado en caso contrario se generará en contra del vendedor una multa.

Para Ferretería Mundo es difícil calcular este costo, sin embargo, se puede
evidenciar la existencia de este coste cuando se deja de vender un artículo por la
mala gestión de los inventarios.

88
6.2.3. Alternativa de formato bajo MS Excel. La Figura 34 permite evidenciar la
estructuración de un nuevo formato conformado por nuevos ítems que detallan la
información y referencias requeridas en el proceso de inventario. Este nuevo
modelo, es planteado como propuesta de mejora en la Ferretería Mundo, teniendo
en cuenta los ítems del antiguo formato operado por la empresa. El cuadro
propuesto contribuye a la caracterización del material como lo es el nombre de la
empresa, fecha de inventario, código del producto con relación a la numeración
establecida en estantería, nombre, descripción u observación, precio por unidad,
entre otros.

Se plantea un modelo de control de inventario según los registros físicos llevados a

cabo en la instalación, con el objetivo de estructurar un diseño acorde a las
necesidades diarias llevadas a cabo en el proceso operativo de la Ferretería Mundo.

Figura 34. Formato propuesto para el registro y control de inventario

Fuente: Elaboración propia

 Identificador de inventario: Es el código de representación del articulo

ingresado
 Nombre: nombre del producto.
 Descripción: Son las características que puedan dar una visibilidad al
producto en torno al proceso de venta e inventario
 Precio por unidad
 Cantidad en existencia: El número de productos que hasta el instante en que
se revise el inventario se encuentren.
 Valor de inventario: es el costo total del inventario por producto.
 Nivel máximo: Es el número de existencias en que debe estar el inventario
del producto
 Cantidad de nuevo pedido: cantidad de productos a ordenar en tiempo entre
pedidos para completar el nivel de máximo de inventario

89
Un ejemplo de la utilización del modelo planteado para cuatro productos utilizados
en la Ferretería Mundo se muestra en la Figura 35.

Figura 35. Ejemplo de uso de la plantilla.

Fuente: Elaboración propia

En la Figura 35, se muestra el uso de la plantilla con cuatro productos vendidos en

el negocio de ferretería, donde se puede observar el diligenciamiento de los campos
de la plantilla.

Para identificar los artículos a pedir, de este ejemplo, se desarrolla la fórmula de

nivel máximo de pedido, donde se lanza una alerta sobre los productos que no
tienen existencias por encima del nivel máximo de inventario, identificándose dicho
producto en la celda con una bandera roja (tipología Excel)

6.2.3.1. Limitaciones.

La plantilla de Excel propuesta, presenta una forma que de ser trabajada

minuciosamente en aras de desarrollar un archivo macro en desarrollo complejo
puede constituir una herramienta paliativa a las dificultades en la gestión de
inventarios que tiene Ferretería mundo.

Estas limitaciones de la plantilla de Excel se dan por la dificultad de ingreso de los

datos y el no soporte de bases de datos robustas para el tratamiento de la
información de la empresa, es decir se debe contar con un software confiable para
tener información precisa, en tiempo real y de calidad para gestionar eficientemente
el inventario.

90
6.2.3.2 Alternativa de propuesta para el control de inventario mediante
software SAP. Teniendo en cuenta el promedio de ingreso mensual de la empresa
por un valor de $ 70.000.000 de los cuales se destina un aproximado del 10% para
adecuaciones e implementación de sistemas internos, se establece un análisis del
formato de diseño presentado anteriormente, con el propósito de concretar una
propuesta adicional la cual comprende la aplicación de un sistema informático “SAP”
el cual permite a las empresas la administración de información según los datos
procesados dentro del entorno operacional. La aplicación de este sistema abarca el
uso de información, adquirida mediante el formato propuesto anteriormente el cual
está estructurado según los requisitos establecidos en el software.

“SAP ( Sistema, aplicaciones y productos) ofrece herramientas ideales para cubrir

las necesidades de gestión empresarial entorno a sistemas contables, control de
inventario, administración de operaciones y procesos logísticos según el entorno
laboral”66. Este sistema integral controla los diferentes procesos de la empresa
relacionados entre sí. El software es adaptable a la realidad de la Ferretería Mundo,
esto se logra mediante la configuración de procesos de acuerdo a las necesidades
y requerimientos de cada uno de ellos.

Cuadro 8. Ventajas del sistema SAP

FUNCIONALIDADES SISTEMA SAP
Incluye funcionalidades de compra, movimientos de
Administración inventario, cuentas por pagar y un archivo maestro de
de materiales. materiales, que contiene la información de todos los
materiales y servicios usados en la compañía.
Ventas y Incorpora el proceso desde la orden del cliente hasta él
Distribución. envió del producto a este.
Asegura y mejora la calidad de los productos. Incluye la
Administración
planeación y ejecución de inspecciones de calidad de
de la calidad.
compra.
Servicio al Administra el servicio que la compañía provee a sus
cliente. clientes por reparos y garantías
Gestiona con precisión el inventario y maximiza la
Administrador capacidad de almacenaje. Reduce el tiempo de colocar y
de bodega. remover ítems desde la bodega por sugerencia de la más
eficiente ubicación del almacenamiento del material.
Fuente: CÁRDENAS, Camilo. Optimización del canal de distribución para la Ferretería la escuadra
LTDA. Bogotá: PUJ, 2012. p. 8.

66CÁRDENAS, Camilo. Optimización del canal de distribución para la Ferretería la escuadra LTDA.
Bogotá: PUJ, 2012. p. 8.

91
Cuadro 8, permite evidenciar las ventajas que representa la implementación del
sistema SAP, estas se orientan principalmente a la gestión y control de procesos de
inventario, compra y venta de productos.

Cuadro 9. Tabla de comparación de los sistemas.

SISTEMA VENTAJAS
-Bajo costo y administración
EXCEL -Permite modificarse con
pocos recursos (a corto plazo)
-Plataforma con soporte
tecnológico de alta calidad
-Bajo costo de administración
(a largo plazo)
SAP -Integración de otros módulos
-Seguridad en la información
-Calidad y fiabilidad de la
información en tiempo real
DESVENTAJAS
-Alcances limitados
-Alta probabilidad de
desajuste
-Baja seguridad en la
información
- A largo plazo representa
costos de actualización
-Alto costo de
implementación
-Alto nivel de complejidad
y adaptación

Fuente: Elaboración propia

La adopción de alguna de las propuestas permite a la empresa la posibilidad de

llegar a reducir los tiempos de espera y demoras generadas por el empleado, el cual
puede simplificar los procesos generando un mejor servicio, registrado esto, la
realidad problemática corporativa se presenta por la inadecuada tecnificación del
personal.

Asimismo, el personal a cargo de completar el registro debe exponer de forma

detallada y clara los datos evidenciados, además de una serie de indicaciones que
individualicen las medidas e inconsistencias halladas según los requisitos de calidad
exigidos por la empresa y el cliente, en caso de encontrar anormalidades en el
producto, estas deben ser distinguidas en la ficha de inventario para ser notificadas
al personal responsable de tomar e implementar medidas de solución requeridas en
el proceso.

Se establece la importancia de promover la programación administrativa, la

modificación de los criterios señalados con relación a los espacios de entrega, orden
interno, suministro y almacenamiento de productos, costo y fijación de mercancías.

92
Concretando de forma adecuada las ordenes de pedido, teniendo en cuenta los
objetivos propuestos, los cuales conlleven a la solución de la problemática
encontrada actualmente en la empresa y al cumplimiento de factores dirigidos al
desarrollo de nuevas alternativas que den acceso a un ingreso solido al mercado
competitivo.

Figura 36. Socialización de propuestas

Fuente: Elaboración propia

De igual forma, se sugiere a la empresa el diseño de infraestructuras de

manufactura, recapitula el mal uso al igual que la desorganización de las
instalaciones físicas, la compañía referida a este contexto con el fin de promover el
uso eficiente de sus recursos, personal, equipo, materiales y herramientas de
trabajo. Infortunadamente por no disponer de instalaciones idóneas debe incluir
como necesidad la ubicación de la planta y el diseño de inmueble, la distribución de
la planta exactamente para el manejo de materiales.

6.3 EFECTUAR EL ANÁLISIS BENEFICIO COSTO DEL SISTEMA DE

INVENTARIO PROPUESTO EN LA FERRETERÍA MUNDO, CON EL OBJETIVO
DE EVALUAR SU IMPLEMENTACIÓN.

6.3.1 Análisis costos-beneficio EXCEL. Con el desarrollo de una plantilla de

inventarios en Excel se pueden solventar algunas fallas en la gestión de los
inventarios, pero como se mencionaba anteriormente no supone una herramienta
eficiente para la gestión correcta de los inventarios. Dicho esto, es importante
recalcar que la herramienta de Excel debe ser desarrollada más allá de la plantilla

93
y programar bajo Visual Basic muchas de las funciones que robustecerían un poco
el sistema de inventarios.

Teniendo en cuenta el flujo de efectivo de acuerdo con la información suministrada

se toman como valores iniciales en ingresos totales los 70 millones mensuales
proyectados a un año por 840 millones. Los egresos se toman con base a la
proyección de los gastos de ventas y administrativos como un 70% de los ingresos.
Para la plantilla de Excel la inversión fija corresponde al desarrollo del macro
realizado por un experto, por valor de 1 millón 500 mil pesos, que tendrán que ser
reinvertidos en el mantenimiento y actualización año por medio debido a las
actualizaciones de los sistemas operativos y demás herramientas ofimáticas
utilizadas. más un servidor físico, un computador, impresora. Los costos diferidos
se indican como los que se gastan en periodos de tiempo como el servicio de la
energía eléctrica, la conexión a internet, telefonía.

El Cuadro 9 relaciona los ingresos ocasionados por el uso de la plantilla en Excel y

el Cuadro 10 los egresos causados por la implementación.

Cuadro 10. Ingreso por optimización de la gestión de inventarios usando la

plantilla de Excel
INGRESOS ANUAL
Reducción de costos de pedir 52.956,00
Reducción de faltantes 1.680.000,00
Reducción por costos de obsolescencia 4.200.000,00
TOTAL $ 6.409.956,00
Fuente: Elaboración propia

Los valores de los ingresos que se obtienen de implementar la plantilla de Excel

para la gestión de inventarios en la Ferretería Mundo registrados en el Cuadro 10,
se obtienen de la siguiente relación

Reducción de los costos de pedir: Teniendo en cuenta los costos de ordenar que
se generan cada vez que se hacen usos de los recursos para generar una orden de
producto a proveedores. El valor diario que puede verse discriminado en el Cuadro
7.

94
Reducción por faltantes: Este ingreso se daría por la reducción en los niveles de
productos faltantes al momento de que un cliente llegue por dicho producto. este
valor se determinó aproximadamente en un 0,2% del valor de las ventas netas
anuales

Reducción por obsolescencia: Este coste se trasforma en ingreso al momento

de que se recupera los gastos ocasionados por la pérdida de producto por
caducidad, por daños ocasionados por tiempo de almacenaje, etc. Para el cálculo
de este ingreso se determinó que la ferretería Mundo tenía un 0,5% de costos por
obsolescencia anual.

Cuadro 11. Egresos causados por la herramienta Excel

EGRESOS ANUAL
Herramienta Excel
1.500.000,00
(Se causa año por medio)
Servidor Hpe Servidor Ml30 Gen9 Intel
2.699.900,00
Xeon E3-1220v6 - 873227-001
Impresora Laser Color Samsung Sl-
542.900,00
c430w Wifi Nfc 19 Ppm 4 Ppm
Hp Computador Pc 280 G2 Core I3 +
1.899.000,00
Monitor Hp V194 W5y88lt
TOTAL $ 6.641.800,00
Fuente: Elaboración propia

Cuadro 12. Egresos por diferir ocasionados por el uso de la herramienta

Egresos diferidos Anual
Servicio de energía 130.000,00
Servicio de internet 1.200.000,00
Fuente: Elaboración propia

De acuerdo con esto el análisis costos beneficio de la propuesta de manejo de

inventarios bajo Excel se realiza con la ayuda del formato de análisis financiero de
AgroProyectos.

95
Figura 37. Análisis beneficio costo.

Fuente: Elaboración propia

Como se puede observar en la Figura 37 se relacionan la TIR con un valor de 3,9%

y una relación de beneficio costo de la implementación de una herramienta de
gestión de inventarios basado en MS Excel de B/C= 1,03, lo cual lleva a concluir
que con esta herramienta existe una posibilidad de orientación al beneficio bajo la
implementación de esta propuesta, sin embargo si se analiza la TIR es un valor bajo
para la tasa de oportunidad del mercado en Colombia, determinada por la tasa de
CDT a 360 días que está al 8,14 %.

6.3.2 Análisis costo-beneficio SAP. Actualmente la Ferretería Mundo dispone de

un promedio de ventas mensual de $ 70.000.000 de pesos del cual dispone
aproximadamente un 10 % mensual (valor variable según las necesidades de la
empresa) como reserva destinadas a disposiciones legales, fines específicos y
justificados. Con base a las reservas de la empresa se evalúa el uso del 2% para
adecuaciones internas relacionadas con factores administrativos y de control, como
lo es el caso de la implementación de sistemas digitales y/o modelos estratégicos
que den cabida a mejorar los procesos de rutina e inspección de inventario.

En el presente proyecto de investigación se plantea el diseño de un sistema de

gestión para el control de inventario, implementando unas estrategias de mejora
para el beneficio de la compañía. Para dar cumplimiento al tercer objetivo, se
desarrolla el análisis financiero aplicado al campo de inventariado, donde se tiene
en cuenta los costos que conllevaría la ejecución de esta propuesta y las variables
de interés para realizar los cambios respectivos.

96
Este apartado busca inicialmente valorar la viabilidad que conlleva la aplicación del
sistema de gestión de inventarios presentado, analizando los costos que la misma
acarrearía y los beneficios potenciales para la ferretería, logrando concluir con un
reporte positivo que puede ser tomado en cuenta para la toma de decisiones con
respecto a los resultados obtenidos en esta investigación.

6.3.2.1 Costo de inventario. El proceso de inventario requiere de inversión y

tiempo, de modo que se logre obtener la información necesaria y deseada a fin de
ser usada para propósitos comerciales y privados. En la realización de esta tarea
se deben tener en cuenta las siguientes variables:

Cuadro 13. Gastos que conlleva el inventario de mercancías

Variable Descripción Costo
Esto comprende el personal que se
requiere para hacer el conteo de los
productos, su debido registro y el
Mano de control de calidad si es preciso. Alto
obra Además, es la persona encargada de
guardar, retirar, empacar, enviar y/o
responsabilizarse.
Hace referencia al lugar dedicado para
el almacenamiento de los productos.
Se debe tener en cuenta que el hecho
Espacio de contar con n cantidad de metros Moderado
cuadrados disponibles representa un
costo para la empresa.

Es el gasto que te genera por la

caducidad de productos o afectaciones
Deterioro debido a terceros, como lo pueden ser
Alto
o daño roedores o animales que suelen
producir daños, o el medio ambiente
que causa corrosiones en los metales.
Es un costo que se genera cuando un
producto se encuentra obsoleto, debido
a que su referencia es muy antigua y los
Obsolencia clientes ya no desean adquirirla. Por lo
Moderado
general estos productos se terminan
vendiendo a un precio muy bajo con tal
de recuperar parte de la inversión
invertida en el mismo.
Fuente: Elaboración propia

97
Cuadro 14. Continuación.
Variable Descripción Costo

Es un evento que no suele ocurrir con

frecuencia, sin embargo, se debe tener en
cuenta que existen personas inescrupulosas
que se aprovechan de la confianza de su jefe
Hurto Alto
para robar parte de la mercancía de la
empresa de manera silenciosa. Es un costo
que dependiendo de su naturaleza puede
acarrear grandes pérdidas.

Son las utilizadas para codificar los

productos y/o referenciarlos, además de
Etiquetas Bajo
agregarles el precio para que el mismo sea
visible y de fácil acceso.
Fuente: Elaboración propia

Cuadro 13 y 14, detalla las descripciones de los gastos que pueden acarrear la labor
de inventariado. Teniendo en cuenta que los costos detallados anteriormente
representan los recursos económicos que han sido, deben o deberían invertirse
como destino para el desarrollo de las labores y alcanzar los objetivos de manera
medible.

Es posible realizar una comparación pertinente, que en este caso aplica para el
análisis beneficio costo asimilando las contribuciones que le daría a la ferretería
Mundo la implementación de la propuesta de un sistema de gestión de inventario
estipulada en este proyecto de investigación, el cual se fundamenta con recopilación
de datos de otros autores de similar temática y el acompañamiento directo a las
labores de la empresa, identificando los factores que presentan déficit en cuento a
la eficiencia de la misma.

6.3.3 Valorización de inventario para mercancías. El inventario de mercancías

incluye los bienes o productos adquiridos por las empresas, que se destinan a ser
vendidos sin tener que someterlos a un proceso de transformación. El costo de
dicho inventario contempla todos los gastos derivados por su adquisición y la
transformación del mismo, al igual que otros egresos en los que se deba incurrir
para poder darle su condición y ubicación actuales.

El almacenamiento de productos de por sí, se considera un gasto que es sumado

al valor agregado en la venta al cliente final, es por esto que es importante tener en

98
cuenta el espacio que dispone la empresa para el almacenaje de su mercancía y el
tiempo que la misma tarda en ese lugar. De tal modo que a continuación se presenta
un cuadro con los sistemas de valorización conocidos para los inventarios,
estudiados con el fin de extraer información pertinente para el análisis deseado.

Cuadro 15. Sistemas de valorización de inventarios

Ítem Sistemas Descripción
Se entiende por ponderar, el dar a cada artículo o
producto su valor comercial que se dispone al público, y
Promedio esto depende de la suma en los registros. La fórmula
1
ponderado general es el valor total de los productos de igual
característica dividido en el número de unidades. Del
promedio resulta el valor de venta o compra.
Partiendo de la subvaloración que puede presentarse en
Últimas en productos de referencias antiguas, se realiza la salida de
entrar, las últimas unidades que se ingresan al inventario en las
2
primeras primeras expediciones. De modo que al término del
en salir ejercicio, se logre una pérdida significativa del inventario
con respecto a los precios del mercado.
Primeros
Con este sistema de valoración, se propone la salida de
en entrar,
3 las primeras unidades de cada producto que hicieron su
Primeros ingreso; en las primeras remisiones
en salir
Fuente: Elaboración propia

El cuadro 15, muestra los diferentes sistemas para la valorización de inventarios, lo

cual se tiene en cuenta, debido a que en este objetivo se presenta el análisis de
costo beneficio, de lo cual se desprenden distintas variables que involucran la labor
de inventariado.

6.3.4 Análisis comparativo del sistema actual vs sistema propuesto. Se

establece una relación entre ambos formatos de inventario (actual y propuesto) con
el propósito de identificar los pros y contra de cada formato.

99
Cuadro 16. Análisis comparativo de sistema de inventario actual vs propuesto
Costos Sistema Actual
Invierte mucho en recurso de
Mano de personal para elaborar el
obra inventario, haciendo muy
costosa la labor.
Utiliza gran parte del local para
el almacenaje de todos los
productos. Además de ser
Espacio ineficiente, esto representa un
aspecto deprimente a los ojos
de los clientes que visitan el
lugar.
Se invierte en las mismas, sin
Etiquetas embargo no se le da un uso
eficiente y eficaz.
Actualmente la ferretería no
dispone de cámaras de
Hurto
seguridad, por lo que no es un
tema controlado.
Representa pérdidas para la
empresa, que muchas veces no
son tenidas a en cuenta debido
Daños o a que al final de cuenta
deterioro obtienen ganancias de todas
sus ventas, sin embargo, no
aprovechan al máximo su
potencial.
Muchos productos, en especial
los electrodomésticos, han
perdido su valor al cual fueron
Obsolencia
comprados, haciéndolos casi
imposibles de vender, lo cual
representa grandes pérdidas.
Fuente: Elaboración propia
100
Sistema Propuesto
Requiere de una sola
inspección controlada de
forma periódica y asertiva.
El orden es primordial, por lo
que se denota la estructura de
la clasificación de materiales
disponibles en la ferretería.
Además del precio, contiene
información sobre el código de
referencia para cada producto.
Se recomienda el uso de
cámaras de seguridad, con el
propósito de monitorear y
controlar el local y mercancía,
evitando así, el hurto y pérdida
constante de material.
Es un aspecto más controlado,
debido a la organización que
se plantea para el
almacenamiento adecuado de
los productos, donde el orden
prevalece, teniendo en
cuentas factores como,
primeros en llegar y salir.
Control de entradas y salidas
implementando la estrategia
en compras de productos con
un ratio de rotación aceptable
y el sistema de primeros en
llegar – primeros en salir.
Cuadro 17. Continuación cuadro de análisis comparativo de sistema de inventario
actual vs propuesto
Costos Sistema Actual Sistema Propuesto

Las cuentas suelen quedar en Control sobre el registro de

papeles de registro que se
Control de deterioran con el tiempo. En
registro ocasiones no hay manera de
comprar si hacen falta productos
o no.
actividades, en cuanto a compra
y venta de cada producto,
manteniendo en conocimiento la
cantidad exacta disponible en
bodega.

Control sobre tiempos de compra

En muchos casos en un gasto
de productos. Contacto periódico
incensario al que se recurre con
con proveedores y coordinación
Transporte tal de no quedarse sin mercancía,
con fechas de entrega en
y esto se debe a una falta de
cantidades que para la demanda
control en el stock de productos.
requerida.
Fuente: Elaboración propia

Cuadro 18. Costo de implementación de inventario

Horario
Costo de
de Horas Pago
Área Actividad horas
oficina requeridas mensual
requeridas
diario
Efectuar actividades de
Auxiliar de
orden y ubicación de 8 Horas 3 Horas $ 650.000 $243.750
bodega
mercancía recibida.
Diligenciar la
aprobación de
Almacenista mercancía recibida y 8 Horas 3 Horas $ 780.000 $292.500
productos existentes en
bodega.
Atención al Surtir mercancía y
8 Horas 3 Horas $ 800.000 $200.000
cliente solicitud de la mima.
Efectuar el control y
pedido a los
Admin. 8 Horas 3 Horas $ 950.000 $356.250
proveedores según la
mercancía requerida.
Total 29 Horas 12 Horas $ 3.180.000 $ 1.092.500
Fuente: Elaboración propia

101
Actualmente la Ferretería Mundo cuenta con 8 trabajadores, los cuales realizan
actividades de 8 am a 12 pm y de 2 pm a 6 pm para un total de 8 horas diarias. El
cuadro 18, permite identificar un análisis de los costos que implica llevar a cabo las
propuestas planteadas anteriormente.

El trabajador es instruido en un lapso de tiempo de 3 horas (mensualmente), donde

se socializa temáticas con relación al orden y ubicación de la mercancía. Las charlas
brindadas son alternadas, por lo que se dividen las actividades del día con el fin que
una parte del personal efectué acciones de venta, mientras que el otro grupo recibe
la conferencia establecida.

La capacitación puntualiza actividades para el almacenista y personal encargado de

prestar atención al cliente, por lo que estos deben llevar a cabo el diligenciamiento
de los productos existentes, la mercancía agotada y/o solicitud de la misma en caso
de ser necesario. En el área administrativa se enfoca la relevancia de recopilar
información de inventario con el propósito de crear una lista sistematizada de los
productos requeridos por la instalación.

La inversión abarca un promedio de $ 1.092.000 al mes, valor que permite dar una
solución puntual a la empresa en el área operativa de gestión de inventario con el
propósito de disminuir tiempos muertos e ineficiencia en los procesos operativos.

Cuadro 19. Pago mensual de empleados

Núm. de Pago mensual Pago
Área 1 Hora
empleados (8 horas diarias) diario
Auxiliar de
2 $ 650.000 $ 21.666 $2.708
bodega
Almacenista 1 $ 780.000 $ 26.000 $3.250
Atención al
4 $ 800.000 $26.666 $3.333
cliente
Admin. 1 $ 950.000 $31.666 $3.958

Total 8 $ 3.180.000 $105. 998 $ 13.249

Fuente: Elaboración propia

A partir de los registros y recopilación de información por parte del personal a cargo
de la empresa, el cuadro 19, permite evidenciar el costo asociado al pago mensual,

102
diario y por hora de cada trabajador en la Ferretería Mundo según el área
desempeñada.

Cuadro 20. Inversión a la implementación de propuestas

Actividad Costo

Licencia Software SAP Global $800.000

Capacitación personal (2 Horas

48 Horas $ 145.000
Diarias x 3 días)

Socialización formatos ( 2 Horas

16 Horas $ 48.000
x 1 Día )
Total 64 Horas $993.000
Fuente: Elaboración propia

Para la implementación de la propuesta formulada anteriormente en cuanto el uso

de un formato estructurado acorde a las necesidades de ubicación y codificación de
la mercancía, adicionalmente del uso de un software (SAP) identificado por su
confiabilidad, versatilidad y acceso a diversas áreas operacionales, las cuales
permiten al personal organizacional llevar un registro puntual de cada uno de los
procesos llevados a cabo. La inversión de estas propuestas abarca un promedio de
$ 993.000 pesos, valor que abarca un periodo de 12 meses. Este valor varía según
el tiempo de uso habilitado.

Seguidamente, la determinación de un promedio de 2 horas diarias para cada

trabajador, en tres días equivale a 48 horas, con el propósito de reunir al personal,
para una debida capacitación encaminada a describir el uso del software y que
elementos debe considerar al momento de tomar el registro de las variables en el
formato presentado. Homólogamente a la propuesta de la herramienta ofimática se
evalúa el proyecto mediante la plantilla de AgroProyectos desarrollada para tal fin.
Teniendo en cuenta los valores mencionados y los calculados de acuerdo a los
costos de implementación del módulo de inventarios de SAP, relacionado en el
cuadro 21.

103
Cuadro 21. Ingresos implementación modulo inventarios SAP
INGRESOS ANUAL

Reducción de costos de pedir 52.956,00

Reducción de faltantes 8.400.000,00

Reducción por costos de obsolescencia 8.400.000,00

TOTAL 16.852.956,00
Fuente: Elaboración propia

Cuadro 22. Egresos implementación SAP

EGRESOS COSTO

SAP Modulo inventarios (anual) 800.000,00

Impresora Laser Color Samsung Sl-c430w Wifi Nfc
542.900,00
19 Ppm 4 Ppm
Hp Computador Pc 280 G2 Core I3 + Monitor Hp
1.899.000,00
V194 W5y88lt
Capacitación (anual) 193.000,00

costo de implementar (anual) 13.110.000,00

TOTAL 16.544.900,00
Fuente: Elaboración propia

De acuerdo a la investigación realizada, se puede aproximar los ingresos con

respecto a la reducción de faltantes en el uso de SAP al 1% del valor de los ingresos
anuales de Ferretería Mundo gracias a la gestión eficiente que permite el sistema
de inventarios. Además de tiene un ingreso del mismo valor por la reducción de
artículos obsoletos por la veracidad e instantaneidad de la información brindada por
el sistema.

104
Figura 38. Evaluación Cotos-Beneficio SAP

Fuente: Elaboración propia

Como puede observarse en la Figura 38 la implementación del SAP causa una TIR
del 14,33% lo que indica que el proyecto bajo la compra de este módulo y lo que
implica, aunque parezca más costoso, tendría una recuperación de la inversión
mucho más alta, y, comparado con la tasa de oportunidad del mercado del 8,14%
se sustenta con la relación del beneficio/costo que arroja un margen del 2,12, lo cual
hace que esta implementación sea más rentable a largo plazo.

6.4 DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Para el cumplimiento del objetivo se lleva a cabo la descripción de cada una de las
variables estructuradas en el formato de registro y control de inventario. Asimismo,
se indica el significado de las casillas y como representar cada producto según el
área de ubicación.

Posteriormente, se establece un paso a paso de cómo manipular el software SAP,

con el propósito de generar una herramienta clara que permita transmitir de forma
clara y sencilla los parámetros requeridos del producto, dando cabida a que el
personal de la Ferretería Mundo lleve a cabo el registro y transmisión de la
información física a un sistema digital, el cual permita mejorar el orden y seguimiento
de los procesos ejecutados.

105
Figura 39. Ejemplo de uso para el formato para el registro y control de inventario

Fuente: Elaboración propia

En la Figura 39 se muestra el formato para el registro y control de inventario

diligenciado a modo de ejemplo, evidenciando los valores para ser asignados en las
casillas. Se debe tener en cuenta que en la fecha de expedición se ingresa el día
de vencimiento para la garantía del producto, de no contarse con un plazo estimado
de caducidad.

En la columna de código de inventario se puede notar que cada ítem inicia el nombre
del producto, lo cual ayuda a identificar rápidamente y aprenderse con facilidad el
mismo. En la columna de descripción es posible agregar alguna observación como
el color o característica particular que ayude a la clasificación de los elementos a
modo de diferenciarlos del resto.

Al final del inventario se firma a pie de página el responsable inmediato, es decir, el

administrador a cargo y seguidamente la persona quien elabora la labor de
inventariado.

Cuadro 23. Descripción de columnas Formato de inventario

ITEM VARIABLE

1 Identificador de inventario

2 Nombre
3 Descripción

4 Precio por unidad

Fuente: Elaboración propia

106
Cuadro 24. Descripción de columnas Formato de inventario
ITEM VARIABLE

5 Cantidad de existencia
6 Valor de inventario
7 Nivel máximo de inventario
8 Cantidad del nuevo pedido
Fuente: Elaboración propia

Hay casillas que marcan la diferencia y generan un aporte positivo al momento de

realizar el proceso de inventario, como por ejemplo ¿Resaltar los artículos a pedir?
Que aplica para clasificar y organizar los productos que no están al nivel máximo de
inventario (Cuadro 24).

6.4.1 Política de inventarios, máximos y mínimos. Los niveles máximos y

mínimos son términos muy conocidos por todos, incluso es una manera de realizar
los pedidos en la actualidad por parte del administrador encargado. Sin embargo,
esta labor se hace sin ninguna medida ni control, sencillamente cuanto se dan
cuenta de que hay un producto agotado o por agotarse, se procede a comunicarse
con el proveedor. Esto genera costos o gastos innecesarios y la perdida de ventas
por falta de stock.

Se presentan las fórmulas matemáticas vinculadas a esta política de inventario para

su debida implementación, logrando mejoras en el control de las operaciones para
un beneficio económico y funcional en la Ferretería Mundo. De este modo, el
inventario es revisado en un periodo fijo para la verificación de sus niveles y se
ordena o solicita la diferencia que haya entre el máximo y la existencia actual del
total para cada tipo de producto.

Sin embargo, es posible que se presenten casos especiales en los que la demanda
sea anormalmente alta, llevando al mínimo el stock existente antes de su próxima
revisión. En los sistemas que se encuentran automatizados, esta situación está
controlada, debido a que se tiene una alerta para el momento de requerir la compra
a proveedores.

107
Se establece un análisis de los criterios definidos por Casanoba67, el cual plantea
una serie de fórmulas determinar el punto de pedido, con el fin de calcular los niveles
de existencia actual, cantidad requerida, consumo promedio y tiempo de reposición
de inventario de una manera sencilla y eficaz, la cual puede ser empleada por la
empresa como alternativa a los métodos de control empleados actualmente.

𝑃𝑃 = 𝑃𝑢𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜
𝑇𝑟 = 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑝𝑜𝑠𝑖𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 (𝑑í𝑎𝑠)
𝐶𝑃 = 𝐶𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 (𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜)
𝐶𝑀 = 𝐶𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑜 (𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜)
𝐶𝑚 = 𝐶𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑚í𝑛𝑖𝑚𝑜 (𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜)
𝐸𝑀 = 𝐸𝑥𝑖𝑠𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑎
𝐸𝑚 = 𝐸𝑥𝑖𝑠𝑡𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑚í𝑛𝑖𝑚𝑎 (𝑜 𝑑𝑒 𝑠𝑒𝑔𝑢𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑)
𝐶𝑃 = 𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜
𝐸 = 𝐸𝑥𝑖𝑠𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙

𝑃𝑃 = 𝐶𝑃 ∗ 𝑇𝑟 + 𝐸𝑚
𝐸𝑚 = 𝐶𝑀 ∗ 𝑇𝑟
𝐸𝑀 = 𝐶𝑀 ∗ 𝑇𝑟 + 𝐸𝑚
𝐶𝑃 = 𝐸𝑀 − 𝐸

De igual forma, se adquiere un mayor control de la existencia de productos y la

solicitud de pedidos, debido a que es posible hacer cálculos sobre el flujo anual y/o
diario de ventas, para conocer la cantidad promedio a comprar, disminuyendo el
almacenaje de excesivos elementos que no generan beneficio económico. Además
de contar con un stock que permita abastecer la demanda mensual promedio que
dispone la compañía.

Uno de los productos más vendidos por la empresa es el tubo PVC como se
mencionó anteriormente. A continuación, se muestra un ejemplo utilizando las
formulas presentadas con valores reales facilitados por el administrador de la
ferretería Mundo, quien menciona que en promedio se venden 148 tubos al mes.

Promediando a un valor diario, se obtiene 8 tubos debido a que el máximo vendido

en un día fue de 10. Se tiene en cuenta que a la hora de efectuar este cálculo se
dispone de un stock de 125 tubos. Con base en esto, se realizan los cálculos.

67 CASANOBA, A. Op. cit., p. 43.

108
𝐸𝑚 = 𝐶𝑀 ∗ 𝑇𝑟
𝐸𝑚 = 5 ∗ 30 = 150 𝑡𝑢𝑏𝑜𝑠
𝐸𝑀 = 𝐶𝑀 ∗ 𝑇𝑟 + 𝐸𝑚
𝐸𝑀 = 10 ∗ 30 + 150 = 450 𝑡𝑢𝑏𝑜𝑠
𝑃𝑃 = 𝐶𝑃 ∗ 𝑇𝑟 + 𝐸𝑚
𝑃𝑃 = 8 ∗ 30 + 150 = 390 𝑡𝑢𝑏𝑜𝑠
𝐶𝑃 = 450 − 125 = 325 𝑡𝑢𝑏𝑜𝑠

Teniendo en cuenta que el consumo promedio es de 325 tubos, la empresa

referencia un valor de pedido, evitando comprar en exceso y/o saturar los espacios
de almacenamiento disponibles para la ferretería, o en caso extremo, agotamiento
de los tubos para el abastecimiento mensual promedio.

Adicionalmente a las variables matemáticas aplicadas anteriormente como

alternativa de solución a las actividades empleadas por la empresa para lograr
determinar un valor exacto de materiales requeridos, se considera a continuación la
aplicación de un nuevo modelo físico de control de inventario el cual representa
minuciosamente los diferentes factores requeridos para identificar y mantener un
orden de los materiales almacenados en bodega.

6.4.2 Procedimiento de uso - software SAP. Teniendo en cuenta que el software

SAP es considerado como un sistema que permite la integración de varios
departamentos en una plataforma de datos especializada para el registro y control
requerido por cada área de la empresa en tiempo real. Se establece a continuación
la determinación de un paso a paso que permita comunicar y transmitir la
información sobre el funcionamiento del sistema propuesto.

109
 Rev.: 01
Fecha:
Manual de procedimiento SAP
20/05/2018

Página X de
Procedimiento para la gestión de inventarios Y

Revisado
Realizado por: Mariluz Luna Barraza
por:

1. OBJETO

Describir los pasos a dar para cumplimiento a la gestión de inventarios a través del
Software SAP módulo inventarios.

2. ALCANCE DEL PROCESO

DEFINICIONES

Inventarios: Relaciona las actividades necesarias para detallar, conocer, visualizar,

contar y registrar las existencias de productos que estén en físico bajo la propiedad
de Ferretería Mundo.

Formato de registro: Formato físico para el registro de información obtenida de

observación directa de los inventarios

SAP: sistema de información tipo ERP para la gestión multimodulos de los procesos
operativos y de apoyo de la organización

ERP: Enterprise Resource Planning, o sistema de planeación de recursos

empresariales. Son los sistemas de información que manejan múltiples negocios
asociados con las operaciones principales y de apoyo de la organización.

110
2.2. LUGARES DONDE DEBE REALIZARSE:

- Bodegas y estanterías
- Espacio físico en fachada y pasillos de la organización
- Área administrativa

3. RESPONSABILIDADES

Cuadro 25. Responsabilidades

Supervisión de la gestión de
GERENCIA
inventarios
ASISTENTE Órdenes de compra según los
ADMINISTRATIVO requerimientos del inventario
ASESOR DE Revisión de las existencias
VENTAS (recolección de información)
Fuente: Elaboración propia

4. DESARROLLO

4.1. REVISIÓN DEL NIVEL DE INVENTARIOS

4.1.1. Los asesores de ventas encargados del inventario, revisan el nivel de las
existencias de productos especificados en el alcance del proceso a demanda,
normalmente una vez por semana

4.1.2. Cualquier persona que detecte que se haya agotado o este por agotar una
existencia en el proceso de venta de algún producto debe informar al encargado de
la recolección de información.

4.1.3. Contacto con el área administrativa para la debida gestión.

111
4.2. IDENTIFICACIÓN DE EXISTENCIAS

A continuación, se enumeran de acuerdo a la siguiente clasificación los distintos

artículos que se puedan encontrar y que no estén registrados en el catálogo se la
siguiente manera:

Cuadro 26. Codificación

Articulo PROCEDENCIA
Construcción CTC
Madera MDR
Electricidad ETC
Herramientas HRT
Baños y fontanería BFT
Ferretería FRR
Pintura PTR
Fuente: Elaboración propia

4.2.1. Cada grupo de artículos irá identificado por su etiqueta correspondiente:

- Nombre del articulo

- código procedente
- Proveedor
- Responsable que realizó la última revisión
- Fecha de última revisión

Cuadro 27. Módulos para proceso SAP

ITEM MODULO PROCEDIMIENTO
-Las transacciones que provocan una modificación en
Gestión de
el stock se introducen en tiempo real, igual que las
1 stocks por
actualizaciones del stock que se derivan de estas
cantidad.
modificaciones.
Cuando está activada la administración de números
de serie, los números de serie individuales se
Integración en
2 introducen para cada movimiento de mercancías. Los
Mantenimiento
números de serie se gestionan en el sistema de
Mantenimiento.
Fuente: Elaboración propia

112
Cuadro 28. Continuación cuadro de proceso SAP
ITEM MODULO PROCEDIMIENTO
-Incluyen movimientos "externos" (entradas de
Planificación,
mercancías desde aprovisionamiento, salidas de
entrada y
mercancías para pedidos de cliente) y movimientos
documentación
"internos" (mercancías desde fabricación).
3 de todos los
-Para cada movimiento de mercancías, se crea un
movimientos
documento que el sistema utiliza para actualizar
de
cantidades y valores y que sirve de comprobante para
mercancías.
los movimientos de mercancías.
Entrada de mercancías (EM) se contabiliza la entrada
de una mercancía desde un proveedor o desde
fabricación.
Movimiento de Una salida de mercancías (SM) se contabiliza una
4
mercancías toma o una salida de materiales, un consumo de
materiales o un envío de mercancías a un cliente.
Un traslado consiste en retirar un material de un
almacén y trasladarlo a otro almacén.
Si ha cometido un error tipográfico o de entrada (por
Cancelación
ejemplo, una cantidad o una clase de movimiento
de un
5 erróneas) al introducir un documento de material,
documento de
deberá cancelar el documento puesto que ya no es
material
posible modificar estos datos.
 ¿Qué? (¿qué material?)
Planificación  ¿Cuánto? (¿qué cantidad?)
6 de entradas de  ¿Cuándo? (¿en qué fecha de entrega?)
mercancías  ¿De dónde? (¿de qué proveedor o centro?)
 ¿A dónde? (¿a qué destino, a qué stock?)
-Permite elaborar un inventario de los stocks en
almacén de su empresa para el balance.
-El inventario está conectado al Sistema de
información para logística (SIL). Cuando se actualizan
diferencias de inventario en SIL, se visualizan según
una cantidad y un valor.
7 Inventario
-Las posiciones de inventario se agregan a nivel de
número de inventario, de centro, de almacén y de
material. Si precisa información más detallada sobre
las diferencias de inventario en el SIL, puede acceder
directamente a la lista de diferencias de inventario
desde el SIL y continuar el análisis a nivel de posición.
Fuente: SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS. Modelo SAP. [sitio web]. sd: SAP. [consulta:
6 marzo 2018]. Disponible en: www.sap.com

113
Cuadro 27 y 28 permite evidenciar la descripción de cada módulo según el proceso
a efectuar. De igual forma la creación de un módulo que permita el flujo de procesos
lo que incluye el recuento de materiales, materiales objeto de recuento y stocks. En
el registro maestro de materiales (datos de almacén), se marcan todos los
materiales que se van a incluir en el inventario cíclico mediante un indicador de
inventario cíclico.

Cuadro 29. Indicadores de proceso de inventario

INDICADOR PROCESO
 Creación de un documento para inventario
Preparación
 Bloqueo de contabilizaciones de material
1 del
 Impresión y distribución del documento para
inventario
inventario
Recuento  Recuento de stocks
2 de  Introducción del resultado del recuento en la
inventario impresión del documento para inventario
 Introducción del resultado del recuento en el
sistema
Análisis de  Inicio de un nuevo recuento, en caso necesario
3
inventario  Compensación de diferencias de inventario

Fuente: SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS. Modelo SAP. [sitio web]. sd: SAP. [consulta:
6 marzo 2018]. Disponible en: www.sap.com/

El indicador de inventario cíclico se utiliza para agrupar los materiales en diversas

categorías de inventario cíclico (por ejemplo, A, B, C y D). Independientemente del
método de inventario, el proceso de inventario puede dividirse en tres fases (ver
Cuadro 29).

114
Figura 40. Sistema informático SAP

Fuente: Elaboración propia

Una vez instalada la licencia se procede a dar inicio de sesión, el registro del sistema
abarca el ingreso de variables como: Mandante (área de trabajo), Usuario (Personal
a cargo), Contraseña (Definida por el personal) y registro de idioma. Posteriormente
se da inicio de sesión y aparecerá una imagen similar a la evidenciada en la Figura
40. Cada personal tendrá un número de identificación, otorgado por parte de la
empresa para poder ejecutar el ingreso al sistema. El usuario debe registrar
variables como nombre, apellido, fecha de nacimiento, genero, razón de acción,
código otorgado por la empresa, área operacional y cargo, posteriormente se hace
clic en guardar.

115
Figura 41. Ejemplo de registro del inventariado de mercancía

Fuente: Elaboración propia

Cada uno de los procesos que se realizan en la Ferretería Mundo de

Barrancabermeja, se registra en la base de datos de SAP evidenciada en la Figura
41. En este sistema, cada una de las acciones como: (compra, venta, prestación de
servicio, inventariado, pagos, gastos, entre otras características), es suministrado
en el programa, el cual deja constancia de cada una de las actividades efectuadas
al transcurrir el día, semana y mes, para gestionar los resultados contables a final
de año. En caso de no contar con algún campo, se deja en blanco. La codificación
de la mercancía es pertinente para la identificación de los proveedores,
caracterización del producto, fecha de agotamiento, cantidad existente, cantidad
requerida, costo unitario y valor global.

116
Figura 42. Menú principal software SAP

Fuente: Elaboración propia

La Figura 42, permite ilustrar los diferentes módulos existentes en el área de

inventario siendo esta la objetividad principal de la investigación. Al hacer Clic se
derivan una serie casillas como operaciones de stock, en esta sección el personal
debe identificar la mercancía existente según el área intervenida. En la entrada y
salida de mercancías se lleva un balance de forma automática de cada uno de los
movimientos de mercancía, modificaciones, precios, artículos agotados y costos
asociados. En caso de que el inventario no complete la cantidad de pedido
establecida deberá aparecer una alarma que indique el incumplimiento del pedido.

El módulo de legalizaciones permite la actualización de presiones, monedas y datos

de negocios. Asignación de retenciones y facturas derivadas de compras.
Asimismo, permite la gestión de pagos de compra a proveedores y venta a clientes.

117
 CONCLUSIONES

Se hace entrega al Instituto Universitario la Paz, la estructuración de un proyecto

investigativo el cual permite señalar los aspectos cualitativos y cuantitativos que
implica la derivación de parámetros, con relación al sistema interno de inventario
operado por la instalación de la empresa Ferretería Mundo.

De igual modo, la investigación permite identificar las falencias que presenta el

campo de gestión de suministros, evaluando el comportamiento que genera este,
en los costos de la empresa. A través de la formulación del proyecto, se concretó
una línea de estrategias de calidad, encaminadas al mejoramiento del sistema
interno de inventario operado en la Ferretería Mundo. También se establecen
estrategias para lograr optimizar el proceso interno de inventario establecido por la
organización, y de esta forma mejorar los niveles de eficiencia en el área productiva

Al diagnosticarse los puntos críticos que afectan la actividad de verificación, análisis

y control del sistema interno de inventario, los cuales puedan ser objeto de mejora,
se logra apreciar de que, no existe formularios o instructivos específicos creados
para el manejo de los inventarios que respalden las actividades de cada proceso.
De ahí, la importancia de implementar un sistema informático (SAP) que, le permite
a la empresa, administrar sus recursos humanos, financieros, contables,
productivos y logísticos para gestionar de una manera exitosa todas las fases de
sus modelos de negocios.

En efecto, la empresa debe permanecer con un análisis continuo de la demanda

tanto de pedidos como de sus servicios, por medio de la logística de procesos de
distribución. Esto le permitirá perfeccionar cada vez más los procedimientos para la
planeación e inspección de calidad y el manejo de inventarios; ajustándose cada
vez más, fielmente al comportamiento del mercado, manteniendo su nivel de
servicio y minimizando los costos en mantener su posición dentro del mercado y así
lograr consolidarla aún más. El modelo de inventarios que se elija debe operarse
por un período de tiempo suficiente rápido y conciso que conlleve a la obtención de
resultados e indicativos en cuanto a sus costos de sostenimiento.

A fin de que, los objetivos, políticas y estrategias oportunas en el área de

inventarios, promuevan la eficiencia del personal, a través de la capacitación
constante que permitirá la localización de errores administrativos, contables y
financieros, lo que facilitará la toma oportuna de medidas correctivas en el lugar y

118
momentos indicados. Por esta razón, la comunicación debe ser activa y fluida a fin
de evitar la incertidumbre y poder crear un clima laboral favorable.

119
 RECOMENDACIONES

A partir del cumplimiento de la presente investigación, se indican las siguientes

recomendaciones:

Las empresas dedicadas al ámbito del servicio ferretero, tienden a tener

desorganización, mala distribución de los puestos de trabajos, materia prima
destrozada y procesos de inventario en absoluto descuido. Referente a lo anterior,
Ferretería Mundo, no es la excepción; por lo que, se sugiere el establecer de
estrategias de un plan de mejoramiento continuo donde se conlleve a las técnicas
de control, que permitan medir, organizar y optimizar el proceso interno de inventario
establecido por la organización. Con el propósito de elevar los niveles de eficiencia
en el área productiva.

Se recomienda explorar otras alternativas de métodos tecnológicos para el control

de inventarios, para el proceso logístico de distribución, como el método u modelo
del PICKING, a través del reconocimiento de voz como solución. Esto entonces, se
adoptan tanto para los almacenes de materias primas como también para las
bodegas de productos terminados no solo en las plantas, sino también, en los
centros de distribución.

Con la finalidad de que, al efectuarse un análisis de los procesos, estándares de

calidad y tiempo de entrega, los procesos operativos estén al tanto de la información
exacta de los productos ofertados en la empresa. para el despacho de mercancía,
se ha de llevar a cabo y de forma exitosa las actividades al control de inventarios.
No obstante, se recomienda realizar registros semestrales y evitar el conteo de
forma mecánica. Además, debe existir luego de un contaje en físico, un control
mensual de las existencias, solicitando semanalmente las facturas estimadas con
las notas de salidas, emitidas desde la bodega.

Se recomienda el análisis de un modelo de gestión enfocado a la creación de flujo,

para poder hacer entrega de un máximo valor a los clientes, utilizando para ello los
recursos necesarios, es decir, ajustados y que pueden servir de beneficio al proceso
productivo de las mismas, adoptándolo a la necesidades y estructura de la empresa.

Se sugiere que el modelo de inventarios establecido, debe operarse por periodo de

tiempo suficiente, para que genere resultados indicativos y sostenidos los costos de

120
funcionamiento. no obstante, la empresa debe permanecer con un análisis continuo
de la demanda por medio de las estadísticas.

121
 BIBLIOGRAFÍA

ANAYA, J. Logística Integral. La gestión operativa de la empresa. 3ed. Madrid: Esic

Editorial. 2007. 20 p.

BASTIDAS BONILLA, Edwin. Énfasis en logística y cadena de abastecimiento, Guía

11. Facultad de Ingeniería. 2010. 30p.

CANTOR, Diana. Propuesta para la implementación de un sistema de control en el

manejo de los inventarios en mercantil de confecciones LTDA. Universidad de la
Salle. Colombia. 2008.

CASANOBA, A. Manual de logística. Barcelona: Profit Editorial 2011. 92p.

CENTRO DE ATENCION EMPRESARIAL. [sitio web]. Barrancabermeja: CAMARA

DE COMERCIO. [Consulta: 22 de mayo 2017]. Disponible en:
https://www.ccbarranca.org.co/.

CENTRO DE ESTUDIOS REGIONALES. [sitio web]. Colombia: Boletín de mercado

laboral y servicios de gestión y colocación de empleo [Consulta: 20 octubre 2017]
Disponible en: http://cer.org.co.

EL CICLO DE LA VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACION. [sitio web]. España:

Informática Avanzada [Consulta: 23 octubre 2017] Disponible en: http://elvex.ugr.es.
ESPINOZA. O. La administración eficiente de los inventarios. 1ed. Madrid. La
ensenada, Editorial 2011. 20p. .

FIERROS. [sitio web]. Colombia: Ventajas de sistematizar su ferretería [Consulta:

11 agosto 2017] Disponible en: http://fierros.com.co.

FUCCI, Tomas. Grafico ABC. Como técnica de gestión de inventarios. Junio 1999.
30p.

GALLARDO, Yolanda y MORENO, Adonay. Aprender a investigar. Recolección de

la información. Bogotá: ARFO, 2.000. p. 28. .

GONZALEZ, David. Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la empresa

importadora de vinos y licores global Wine and Spirits LTDA. Pontificia Universidad
Javeriana. Colombia. 2010. 13p.

González, Manuel. 2013. Logística y distribución comercial: modelos de gestión de

inventarios con patrón de demanda potencial. España : Universidad de La Laguna,
U.L.L., 2013.

122
GRANDA, Lissette. Diseño de un sistema de control basado en el Método ABC de
gestión de inventarios, a través de indicadores de medición, aplicado a un estudio
fotográfico en la ciudad de Machala. Escuela Superior Politécnica Del Litoral.
Ecuador. 2013. 3.

LAGUNA, Deisy. Propuesta de un sistema de gestión de inventarios para una

empresa comercializadora de productos de Plástico”. Universidad Peruana de
Ciencias Aplicadas. 2010. 5p.

LEMOS, Julian. Diseño del sistema de inventarios, para la buena administración de

la empresa comercializadora, exostos, frenos y radiadores Kennedy. Colombia.
Universidad Distrital Francisco José de Caldas. 2012. 19p.

MENDÉZ, C. Metodología diseño y desarrollo del proceso de investigación con

énfasis en ciencias empresariales. 4ªed. México, Limusa. 2013.

MINGUEZ Pérez, Mónica y BASTOS Boubeta, Ana. Introducción a la gestión de

stocks. 2ª ed. España, Ideaspropias. 2006. 245p.

MONREAL, Jose luis. Diccionario enciclopédico ilustrado Océano. Barcelona: GEO,

1982, p. sd.

MORILLO. A. Diseño y organización del almacén. Certificados de profesionalidad.

España. Edición Nobel SAS. Editorial 2015. 64p.

MULLER, M. Fundamentos de administración de inventarios. Bogotá, Grupo

Editorial Norma. 2004. 67p.

SERRA, V. Sistema de gestión. Metodología para el diseño e implantación. España:

Gestión 2000 Editorial 2005. 32p.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Tecnología en logística del transporte.

Investigación y diseño experimental y no experimental. Sd: SENA, 2014. p. 24.

THE WORLD BANK. [sitio web]. Banco Mundial: PROCESO LOGISTICO EN

COLOMBIA Y A NIVEL GLOBAL. [Consulta: 15 de junio 2017]. Disponible en:
http://www.worldbank.org/.

VELEZ, Julián. Mejoramiento de los procesos de la empresa. Medellín: sd, 2014.p.

7.

123
 ANEXOS

Anexo 1. Esquema de procesos aplicables Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia

Anexo 2. Socialización de encuesta

Fuente: Elaboración propia

124
Anexo 3. Menú de inventario Software SAP

Fuente: Elaboración propia

Anexo 4. Caracterización de articulo

Fuente: Elaboración propia

125
Anexo 5. Menú principal de articulo

Fuente: Elaboración propia

Anexo 6. Informes operacionales

Fuente: Elaboración propia

126
Anexo 7. Módulo de Socio de negocios

Fuente: Elaboración propia

Anexo 8. Entrevista personal a cargo Ferretería Mundo

Fuente: Elaboración propia

127