DISEÑO DE UN PLAN DE MEJORA PARA LA DISMINUCION DE LOS

COSTOS EN EL PROCESO DE COMPRAS Y ALMACENAMIENTO

Estimacion de los costos de no calidad en una empresa de xxxxxxxx como

herramienta de mejoramiento continuo para la gestión de procesos

Rina Mercedes Marmolejo García Yina Marcela Martínez Herrera

Fundación Universitaria Tecnológico Fundación Universitaria Tecnológico
Comfenalco Comfenalco
Rina.marmolejo@hotmail.com yinapaola2612@gmail.com

Sharon Tatiana Padilla Garcés Johanna Patricia Díaz Hernández

Fundación Universitaria Tecnológico Fundación Universitaria Tecnológico
Comfenalco Comfenalco
Sharonpadilla0711@gmail.com Johanadiiaz0821@gmail.com

Edwin José González Pacheco

Fundación Universitaria Tecnológico Comfenalco
EJGP-11@hotmail.com

RESUMEN la interacción entre las actividades;

El objetivo de este proyecto es esta actividad sirvió de base para la
proponer un plan de mejora para la construcción del Análisis de modo
disminución de costos de no calidad, de falla (AMEF), que tuvo como fin
generados en el proceso de identificar las posibles fallas en cada
producción a partir de la etapa del proceso, destacando sus
identificación de fallas internas y causas, consecuencias y la
externas. valoración de los impactos de las
Para lograr los objetivos propuestos mismas, con la priorización de los
se establecieron tres etapas en el tratamientos. En la segunda etapa
proyecto: en la etapa uno se realizó del proyecto se identificaron los
un diagnóstico del procesos costos de no calidad asociados a
productivo, el cual inicia con la fallas internas y externas, que se
descripción del procesos a través de habían identificados en el
una caracterización, permitiendo diagnóstico, valorando a partir de la
con esto conocer las condiciones y construcción de una tabla de costeo,
variables que intervienen, así como
1
en esta tabla se valoraron los
principales elementos del costo,
como son mano de obra maquinaria
,materia prima, y costos indirectos
de fabricación(CIF), todo se llevó al
costo mensual, para con estos datos
realizar la propuesta de un sistema
correctivo, para el tratamiento de los
costos de no calidad.
En la tercera etapa se realizó un
análisis de las causas de las fallas
internas y externas, con el fin de
proponer inversión en costos de
calidad que a futuro fortalezcan el
proceso productivo, de igual forma
se realizó un análisis de los costos
de prevención, detección y
evaluación que permitió proponer
acciones correctivas, tendientes a
eliminar la causa raíz de las fallas
identificadas. Por último, se realiza la
propuesta de indicadores de costos
que permitirá medir el porcentaje de
participación de las medidas
tomadas sobre los costos totales de
la organización, brindando
herramientas de análisis para la
toma de decisiones por parte de la
gerencia de la empresa.Palabras
clave: gastos, sobrecostos,
almacenamiento, fallas, compras.
ABSTRACT
The objective of this project is to present
an improvement plan for the reduction of
costs generated in the production process
and avoid generating unnecessary
expenses due to failures in the company's
process.
To achieve the proposed objectives, an
activity can be carried out to verify the
conditions and elements that are part of
the process as well as the inputs and
outputs of each activity. After the
characterization a failure mode analysis
2
(FMEA) was carried out in order to
identify the causes of the process of
increasing the cost of the product in the
budget for the lack of financing
realization of the AMEF served as a
basis for the detection of modes of
failure and for the initial development of
a preventive system. Subsequently, the
calculations of the costs that were
generating the lack of quality of the
products were made and a proposal was
presented to improve the costs.
The costs of quality and non-quality help
to interpret how the company works and
how it behaves, through studies
conducted to the processes by an
observation guide, evidenced flaws in
the process of purchases and storage.
Bringing a 10% loss in the coffee
grinding process, causing reprocessing at
work and cost overruns.
Keywords: wast overruns, storage,
failure, purchase.
INTRODUCCIÓN
La calidad a lo largo del tiempo ha
abarcado diferentes ámbitos, desde la
producción de un bien hasta la forma de
cómo se presta un servicio. Esto último
siendo algo de suma importancia en una
ciudad que es histórica y turística como
Cartagena, en la cual se encuentran
diferentes establecimientos comerciales
que desean que sus servicios sean de
mayor calidad para así mejorar sus
ganancias y reducir pérdidas
considerables.
La aplicación de herramientas de mejora
como instrumento para la gestión de
procesos brinda al empresario
alternativas para abordar
Siendo una de las mas importantes la
estimación de los costos de calidad,
metodología introducida por que se
aplica principalmente en empresas tipo y
que en el paso del tiempo ha logrado
En Cartagena existen que se dedican a el
turismo con el fin de tener una
diagnostico claro de la situación de la
organización se aplico una guía de
observación, se evidenciaron fallas en
cuanto al tratamiento y almacenamiento
de materia prima. Trayendo consigo una
pérdida del 10% en el proceso de
molienda del café, ocasionando
reproceso en el trabajo y sobrecostos del
mismo.
Ahora bien, con la realización de este
proyecto se busca mejorar la
problemática que se da por los
sobrecostos en el proceso de producción
en la empresa café del mural, respecto al
tratamiento y almacenamiento de la
materia prima, al igual se establece la
importancia de realizar este proyecto
dentro de nuestra formación académica
dado a la puesta en práctica de saberes a
partir de conocimientos aprendidos
dentro de la etapa lectiva.
Para lograr este fin se empleará
estrategias que lleven al alcance de los
objetivos, mediante una serie de análisis
tales como DOFA, diagrama causa
efecto, diagrama de riesgo, mapa de
procesos, análisis de costos de calidad y
no calidad, entre otras herramientas para
así conocer, identificar y plantear
propuesta para el mejoramiento de
costos de calidad y no calidad a partir de
una mejora a el almacenamiento y
conservación del café, disminuyendo y
eliminando la perdida en los principales
procesos de manera que impacte
positivamente el crecimiento económico
en la organización.
FUNDAMENTOS
TEÓRICOS
PLAN DE CALIDAD
La intención del Plan de Calidad se debe
demostrar como el Sistema de Gestión de
la Calidad aplicado a un caso concreto,
por ejemplo, cuando en la organización
se llevan a cabo los procesos más
complejos o algunos procesos que
necesitan información adicional.
Además, se utilizan para cumplir con los
requisitos legales reglamentarios y los
3
clientes para optimizar la utilización de
los recursos en el cumplimiento de los
objetivos de calidad, para minimizar el
riesgo de no conformidades y otros
propósitos. La belleza del Plan de
Calidad es que puedan contener una gran
cantidad de información muy importante
de forma sencilla y sistemática, además
de ser útil para los procedimientos
convencionales.
(ISO 9000:2015)
COSTOS DE MALA CALIDAD
Son aquellos en los que se incurre por no
haber hecho las cosas bien. Los costos de
mala calidad se clasifican en dos
categorías:
• Falla interna: todos los costos en
los que incurre la empresa por no
cumplir con las especificaciones de
calidad de los productos y/o servicios,
antes de que ellos estén en manos del
cliente.
• Falla externa: todos los costos en
los que incurre la empresa por no
cumplir con las especificaciones de
calidad de los productos y/o servicios,
una vez están en manos del cliente.
(MOWEN, Hansen, “Administración de
los costos de calidad”, En: Thomson
(ed). Administración de Costos,
Contabilidad y Control. Impreso en
México. p.p 644 – 645)
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un plan de mejora para la
disminución de costos generados en el
proceso de producción asociado a las
actividades de almacenamiento de
materia prima
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Diagnosticar el proceso tostado y
molienda de almacenamiento de materia
prima con el fin de disminuir los costos
de no calidad.
• Analizar las causas de las fallas
internas y externas con el fin de evitar
sobrecosto en el proceso.
• proponer estrategias para la
disminución de costos de no calidad.
METODOLOGÍA
A través de visitas programadas a la
empresa Café del Mural S.A.S Para
verificar su estado actual, se aplicó un
diagnóstico y entrevistas, los cuales nos
suministraron la información necesaria
para tomar medidas de mejora e
identificación de costos de calidad y de
no calidad en la empresa. Además, se
caracterizaran los procesos misionales
con el apoyo de los responsables de cada
área determinada identificando sus
entradas y salidas.
Se analizó la empresa mediante un
AMEF para identificar las fallas internas
y externas y posteriormente se realizaron
los cálculos de los costos que estaban
generando la no calidad de los productos
y se presentó una propuesta para mejorar
los costos.
4
RESULTADOS
Como resultados de la investigación se
obtuvo:
En el proceso de tostado y
molienda del café se realizan las
siguientes actividades: Búsqueda de
proveedores, compra de materia prima,
inspección de materia prima y
almacenamiento en buenas
condiciones. A través de estudios
realizados a los procesos mediante una
guía de observación, se evidenciaron
fallas en cuanto al proceso de compras
y almacenamiento. Trayendo consigo
una pérdida del 10% en el proceso de
molienda del café, ocasionando
reproceso en el trabajo y sobrecostos
del mismo; para ello se realizó un
diagrama de flujo se muestran las
actividades realizadas en la producción
de tostado y café haciendo énfasis en el
proceso de compras y almacenamiento.
Luego de seleccionar el proceso de
compra y almacenamiento de materia
prima se le realizo una caracterización
para verificar condiciones y elementos
que hacen parte del proceso al igual que
las entradas y salidas de cada actividad
Posterior a la caracterización se realizó
un Análisis de modo de falla (AMEF)
con el fin de identificar las causas
potenciales del proceso y las variables
que se controlaran.
Anteriormente, las causas no eran
completamente validadas por lo que no
existían soluciones reales, sino medidas
de contingencia y contramedidas no
permanentes. Al estar buscando la causa
raíz del problema se encontraron
información muy útil para el proceso de
compras y almacenado. Este AMEF
sirvió como una base para la detección
de posibles modos de falla y para el
desarrollo inicial de un sistema
preventivo.

Posteriormente se analizaron los costos

de calidad y no calidad¸ los cuales
ayudan a interpretar como funciona la
empresa y cómo se comporta la misma.
A través de los costos de calidad y no
calidad, prevención evaluación y fallas
notamos el comportamiento de la
compañía si se le aplicará los controles
debidos. Es muy cierto que, a través de
análisis, a la compañía le costaría más
aplicar los costos de calidad para mitigar
las fallas que está obteniendo. Pero esos
costos sería por un año, a medida que la
empresa se vaya adaptando a la calidad
esos costos de fallas se eliminarán y
disminuirán los costos de calidad, dado
al estar más sistemática, funcionaran
todos sus procesos de la mejor manera.

5
TABLAS Y FIGURAS
Para toda empresa empezar a realizar sus labores, obedecer su razón social Genera algunos costos y gastos, si bien sabemos que los costos pueden
ser de calidad y no calidad, los cuales toda organización debe identificarlos para analizar y tomar decisiones respecto a su estabilidad financiera.

En la tabla 1 Para calcular los costos de no calidad que producen las fallas tanto internas como externas que en su mayoría están ocasionados por
reprocesos, tiempo desperdiciado y defectos en la materia prima, para esto es indispensable conocer el valor que representa para la empresa realiz
ar sus operaciones de producción, en esto podemos incluir el costo de la materia prima, el costo de tiempo malgastado y reprocesos.
Tabla 1: Calculo de los costos

CALCULO DE LOS COSTOS DE LAS FALLAS

Concepto valor
Costo promedio del kilo de café $ 6.000,00
Costo promedio del reproceso por cada 15 kg semanales $ 22.125,00
Costo promedio de kg comprados mensuales $ 360.000,00
Costo promedio de una hora laboral $ 5.445,26
Costo promedio de una hora laboral de estudio de proveedores $ 4.887,075000
20 min de demora $ 1.815,09
Valor de un minuto de trabajo $ 90,7544
Valor de kg perdido a causa del almacenamiento mensual $ 3.600,00
Valor de tiempo gastado para la verificación $ 36.301,75
Valor del turno gastado en búsqueda de personal $ 43.562,100
Fuente: Los autores

6
En la tabla 2 encontraremos los costos de calidad que tiene la empresa café del mural, se entiende que estos costos son a los que se incurre para
identificar, reparar y prevenir fallas o defectos que presentes los productos o procesos que se llevan a cabo la organización, mediante esta tabla
podemos observar la información de los costos que poseen características similares como lo son las actividades que ejecuta la empresa, sus costos,
el periodo en que hace seguimiento, y el valor total que genera la calidad respecto a estas características.

Tabla 2: Costos de calidad en la empresa café del Mural

COSTOS DE CALIDAD EN LA EMPRESA CAFÉ DEL MURAL S.A.S.

COSTO
ACTIVIDAD CLAVE COSTOS DE CONFORMIDAD SEGUIMIENTO BASE DEL CALCULO COSTO ANUAL
ASIGNADO
Compras a costo de estudio de mercado de tiempo total empleado para
provedores de proveedores/ costo de mano de obra para el estudio por valor de la
matéria prima el estudio SEMANAL hora laboral del especialista $ 17.104,7625 821028,6
Verificación de
condiciones de la
materia prima TIEMPO EMPLEADO EN LA
cuando se le recibe al ACTIVIDAD POR VALOR DE
proveedor costos de verificación de materia prima SEMANAL LA HORA LABORAL $ 27226,3125 1306863
Costo de revisiones y
acondicionamiento del
Almacenamiento de
ambiente en la
materia prima
infraestructura para el $
costos de adecuación de ambiente MENSUAL almacenamiento $ 250000 3.000.000,00
Valor de la evaluación y
tratar antes de entrar costos de evaluación de la materia prima, verificación de la materia $
al proceso verificación de condiciones para procesarla SEMANAL prima $ 100.000,00 4.800.000,00
TOTAL $394.331,08 $9.927.891,60
Fuente: Los autores

7
Identificando posibles problemas que puedan ocurrir por situaciones económicas, es necesario poner en marcha una planificación de acciones de
prevención para disminuir cualquier tipo de riesgo, esto conlleva a un costo, y en la siguiente tabla podemos observar las acciones preventivas que
se desean tomar con el objetivo de reducir costos por problemas económicos en la materia prima, a su vez también veremos la forma en que
podemos calcular el costo de dichas acciones y el valor que representa.
Tabla 3: Acciones preventivas

COSTO DE LA
ACCION PREVENTIVA FUENTE DATOS SEGUIMIENTO BASE DEL CALCULO COSTO ANUAL
PREVENCION
costo promedio de un
Contratar compras a largo plazo que turno laboral en el
estudio de fallas-
mantengan los mismo precios por cierto Diario tiempo gastado en
AMEF
periodo de tiempo./ Búsqueda de fuentes de búsqueda y negociación $ $
financiación. de proveedores 1.306.863,00 15.682.356,00
verificar controles de calidad en el cultivo y costo promedio de una
selección de los granos de café/ Lista de estudio de fallas- hora laboral entre el
Semanal
materia prima que se gasta en cierto periodo AMEF tiempo gastado para la $ $
de tiempo verificación 1.016.449,00 48.789.552,00
revisar de manera manual la materia prima y costo promedio de hora
estudio de fallas-
tomar muestras para luego ser enviadas al Diario laboral entre tiempo $ $
AMEF
laboratorio gastado en verificación 544.526,25 6.534.315,00
$
TOTAL 2.867.838,25 $71.006.223,00
Fuente: Los autores

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En la tabla 4 encontraremos los costos de no calidad, que, si bien sabemos, son aquellos que se pueden llamar precios de incumplimiento o el valor
de no hacer las cosas bien, estos son generados por fallas internas o externas, las organizaciones deben evitar que estos superen los de calidad,
porque en cierto caso la empresa tendría muchas pérdidas respecto a su utilidad. Esta tabla cumple con las mismas características que la anterior,
la identificación del costo de actividades claves y su valor representativo.
Tabla 4: Costos de no calidad en la empresa Café del Mural

COSTOS DE NO CALIDAD EN LA EMPRESA CAFE DEL MURAL S.A.S.

COSTO DE COSTO ANUAL DE
ACTIVIDAD CLAVE COSTOS DE NO CONFORMIDAD SEGUIMIENTO BASE DEL CALCULO
LA FALLA LA FALLA
costos de la materia prima que cantidad en kg de materia prima
no está en condiciones para ser defectuosa por precio de 1 kg de
Materia prima defectuosa utilizada en el proceso SEMANAL materia prima $22500 $ 1080000
tiempo de demora del proveedor por
Recibimiento de los costos en demora de atención a valor de hora de la persona que
proveedores los proveedores SEMANAL recibe la materia prima $1815,0875 $ 87124,2
tiempo empleado para la inspección
Inspección de materia Costos en la inspección de la por el valor de la hora laboral del $
prima materia prima defectuosa SEMANAL inspeccionista 5445,2625 $ 261372,6
Cantidad en kg de materia prima que
Daño de materia prima por mal se daña*valor de un kg de materia
Condiciones de almacenado almacenamiento SEMANAL prima $ 3000 $ 144000
verificación previa para costos de evaluación de materia kg de materia prima perdidos x precio
enviarla al proceso prima almacenada SEMANAL del kg de café $ 3600 $ 172800

TOTAL $36.360,35 $1.745.296,80

Fuente: Los autores

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Luego de identificar problemas que afectan la parte económica de la empresa, es necesario que se tomen medidas correctivas con el objetivo de e
liminar la causa de estos problemas, al igual que la tabla anterior, observaremos como nos cuesta aplicar acciones para corregir problemas encont
rados en el análisis de fallas internas y externas en la empresa café del mural, cuya finalidad es buscar balancear los costos de no calidad que esta
s fallas están generando.
Tabla 5: Acciones correctivas

ACCION COSTO ANUAL DE LA

FUENTE DATOS SEGUIMIENTO BASE DEL CALCULO COSTO DE LA CORRECCION
CORRECTIVAS FALLA
Establecer qué tipo de
proveedores se compra costos asociados a los kg
la materia prima/ comprados mensuales/
establecer condiciones costos por reproceso por
de almacenamiento costos de no calidad trimestral cada lote procesado $ 1.464,407 $ 5.857,62712
Mejorar los tiempos
en cuanto a recibido
y manejo de
proveedores costos de no calidad semanal 0 0
Mejorar y
acondicionar el
espacio de
estudio de fallas-
almacenado y
AMEF
regular la costo promedio valor
temperatura con un perdido de materia prima
termómetro Diario por lote almacenado $ 216.000,00 $ 2.592.000,00

TOTAL $ 217.464,407 $2.597.857,63

Fuente: Los autores

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Para una empresa tener certeza de su rentabilidad, es necesario realizar una descripción de los costos que nos servirá para obtener información
sobre el estado de las deudas, la disponibilidad de bienes que posee, entre otras cosas, para esto se hace una clasificación de los costos que ya
tenemos para así conocer las limitaciones de recursos y bienes con los que cuenta la empresa para tomar medidas o decisiones entre posibles
alternativas de mejora.

Tabla 6: Tipo de costo

TIPO DE COSTO P Y G ($) ACTIVO ($) PASIVO ($)

PREVENCION Capacitación para buen manejo de maquinaria 300000
Capacitación para buen manejo de maquinaria 300000
Verificación constante de lista de chequeo 100000

DETECCION Verificación de materia prima 100000

Análisis de laboratorio de granos de café 300000
Chequeos diarios de las condiciones del almacén 400000

COSTO DE FALLAS Daño en maquinaria 5000000

Reparaciones 1000000

INVERSIONES Compra de equipos para mantener la temperatura 1000000

Inversión en acondicionamiento de una habitación 2000000
compra de establos para organizar la materia prima 500000
Préstamo bancario 2000000
OTRAS INVERSIONES Intereses bancarios 20000
TOTALES 7500000 3500000 2020000
Fuente: Los autores

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CONCLUSIONES
 Para finalizar este proyecto
posteriormente Se llevó a cabo
un análisis DOFA sobre el
proceso de compra y satisfacción del cliente y la
almacenamiento, de lo que se
pudo deducir que se debía
realizar un análisis de los costos
que se presentan en la empresa.
 Se realizó un análisis de fallas
internas y externas evidenciadas
en el proceso de compra y
almacenamiento, mediante la
herramienta AMEF, la cual
permitió conocer las causas que
generaban sobrecostos y asi
poder aplicar acciones
correctivas con la finalidad de
reducirlos.
 A raíz del el análisis realizado a
través del cálculo de costos de
calidad y no calidad se llegó una
propuesta para la eliminación de
fallas y sobrecostos. Al observar
en el cálculo los costos de
calidad, una suma mayor que la
se los costos de no calidad se
llega a la conclusión de que la
empresa no cuenta con un
sistema de control no gestión
para la optimización de procesos
y al ser implementados los gastos
por la mejora de las fallas serán
mayores. Pero al momento de
aplicarlos, los costos de no
calidad disminuirán y se
eliminaran. Haciendo que la
empresa tenga un estándar y
12
mejorar el proceso de tostado y
molido da, eliminando
reprocesos y futuros daños a
través de un buen control,
siempre teniendo en cuenta la
calidad del servicio. La cual
consiste en implementar un
sistema de gestión de calidad que
por medio de controles de
seguimiento permita conocer
cómo y de qué manera se están
llevando a cabo los costos que
implican tener una buena calidad
en los procesos que se estén
realizando
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13
14